La acumulación de documentos, ya sean escrituras, contratos, notas escolares o recetas médicas, es una realidad en nuestras vidas. Aunque la era digital avanza, el papeleo persiste. Cuando nos enfrentamos a la tarea de organizar los archivos, es esencial entender por cuánto tiempo debemos conservar la documentación básica, y la OCU nos proporciona esta información.
Es fácil verse abrumado por la montaña de papeles, ya sea porque los guardamos todos o porque no encontramos el momento adecuado para deshacernos de ellos. Sin embargo, tanto el exceso de documentación como la falta de ella pueden conllevar una serie de problemas. La clave está en conservar aquellos documentos que puedan ser relevantes para ejercer nuestros derechos o demostrar el cumplimiento de nuestras obligaciones financieras.
La OCU explica qué documentos hay que guardar siempre
La tenencia de documentos de titularidad es crucial para respaldar la posesión de diversos activos, como vehículos, propiedades inmobiliarias o sepulturas. Estos papeles deben conservarse de forma permanente mientras mantengas la titularidad del bien, ya que son indispensables en caso de transferencia de propiedad.
Los comprobantes de compra y pago de bienes raíces, así como los planos y especificaciones de construcción, son igualmente esenciales. Del mismo modo, las facturas de reparaciones y mantenimiento de vehículos son documentos que deben preservarse permanentemente.
En cuanto a los documentos de identificación, como el DNI, el pasaporte y la tarjeta de la Seguridad Social, así como el libro de familia, deben estar siempre disponibles.
Finalmente, lo registros académicos y profesionales, como títulos, certificados y cualquier otra documentación que respalde la educación y la experiencia laboral, también deben conservarse indefinidamente. Estos documentos son fundamentales para respaldar los logros y cualificaciones a lo largo del tiempo.
Otros
Los tiques y facturas son documentos importantes que debemos gestionar adecuadamente:
- Hay que conservar los tiques y facturas durante al menos tres años, como mínimo, ya que este es el períido de garantía estándar para muchos bienes. Estos documentos son fundamentales para demostrar la fecha de compra y ejercer nuestros derechos en caso de reclamación.
- Mientras seamos propietarios de un bien, es aconsejable conservar las facturas relacionadas con muebles, electrodomésticos grandes, dispositivos electrónicos, joyas, objetos de valor, colecciones y cualquier mejora o obra realizada en tu hogar. Estas facturas son útiles para respaldar reclamaciones ante el seguro en caso de robo o daño.
Por otro lado, es recomendable conservar las pólizas de seguros y la documentación adicional hasta dos años después de la finalización del contrato. Este periodo abarca no solo la duración del contrato en sí, sino también un tiempo adicional para cubrir cualquier acción posterior, como la resolución de reclamaciones. Además, es importante guardar los documentos de cancelación para demostrar que hemos comunicado la intención de finalizar el contrato, lo que puede ser útil en caso de disputa sobre futuras facturaciones.
Para seguros de personas, como los que cubren el fallecimiento o accidentes, entre otros, se recomienda conservar la documentación hasta cinco años después de la finalización del contrato. Esto garantiza que tengas acceso a información relevante en caso de necesidad futura.
En cuanto a los contratos de alquiler, es aconsejable conservarlos durante cinco años después de la finalización del contrato. Esto es especialmente importante para respaldar el pago de rentas y tener pruebas ante cualquier disputa relacionada con el estado de la propiedad al entrar y salir, así como la recuperación de la fianza.
Durante el tiempo que permanezcamos empleados en una empresa, es recomendable conservar el contrato de trabajo y otros documentos profesionales. Estos registros son importantes hasta la edad de jubilación o hasta que se reconozca el derecho a pensión. El certificado de vida laboral también tenemos que guardarlo hasta el momento en que comencemos a recibir la pensión.
Respecto a la documentación fiscal, se aconseja conservarla hasta cuatro años después de presentar la declaración. Esto incluye justificantes de pago de gastos deducibles y cualquier otro documento que pueda respaldar el derecho a beneficios fiscales en el futuro, siempre y cuando no haya prescrito.
Y, por último, los documentos sanitarios también son importantes y debemos conservarlos durante varios años. Aunque algunos registros médicos, como análisis de sangre o radiografías, tienen una validez limitada, es recomendable mantener los resultados de pruebas diagnósticas y cualquier otra información relevante para profesionales de la salud en el futuro, incluyendo datos sobre intervenciones médicas y resultados de análisis clínicos.
Digitalización
Ahora bien, la gestión de documentos se simplifica considerablemente cuando se cuenta con herramientas como el DNI electrónico, certificado electrónico o el sistema Cl@ve PIN.
Estas opciones permiten un acceso fácil y seguro a una variedad de datos importantes, tanto fiscales como administrativos, laborales y de la Seguridad Social, así como información sobre multas y otros asuntos relevantes.
A través de estas plataformas, podemos acceder a una «carpeta ciudadana» digital que alberga toda la información relevante de forma organizada y accesible.