@JosefinaRomanV
Comisionada del INAI
Para el efectivo desarrollo del actuar público, es necesario que los sujetos obligados cuenten con archivos debidamente organizados, lo cual permitirá transparentar la gestión administrativa, la toma de decisiones y una efectiva rendición de cuentas, ya que la adecuada gestión de los documentos, posibilitará, en principio, atender el cumplimiento del mandato constitucional; la detección oportuna de alguna responsabilidad administrativa o hecho de corrupción; promover la ética y la eficacia para fortalecer la confianza de las personas en las instituciones públicas; simplificar los procesos de auditoría y el combate a la corrupción, aportando los elementos probatorios necesarios.
En nuestro país, se vivirá próximamente un inédito proceso electoral en múltiples niveles de la administración pública, que conllevará ajustes, modificaciones o asignaciones, en las cuales deberá mediar un proceso de entrega- recepción, que garantice el acceso a la información de la gestión pública.
La Ley General de Responsabilidades Administrativas establece en su artículo 49 fracción V que incurrirían en faltas administrativas no graves, aquellos servidores públicos cuyos actos u omisiones incumplieran o transgredieran la obligación de "registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tengan bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos".
Por su parte, el artículo 206 fracción IV de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, también estableció como causa de sanción por incumplimiento de las obligaciones en la materia de dicho ordenamiento, el "usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o parcialmente, sin causa legítima, conforme a las facultades correspondientes, la información que se encuentre bajo la custodia de los sujetos obligados y de sus Servidores Públicos o a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión".
Todo lo anterior, se reforzó en la Ley General de Archivos, en cuyo artículo 116, se detallaron cada uno de los supuestos que se consideran infracciones administrativas en materia de archivos contemplando (como grave) la fracción V. "Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona al separarse de un empleo, cargo o comisión;" y serán sancionadas ante la autoridad competente en términos de la ley aplicable en materia de responsabilidades administrativas, según corresponda; además, se podrán imponer multas de 10 y hasta 1,500 veces el valor diario de la unidad de medida y actualización, así como individualizar las sanciones bajo los criterios de la gravedad; los daños o perjuicios; y la reincidencia en su caso, que podrán duplicar las multas.
Asimismo, serán consideradas infracciones graves, aquellas que se cometan en contra de documentos que contengan información relacionada con violaciones graves a derechos humanos.
En conclusión, las diversas normativas ponen de manifiesto la importancia de la adecuada organización y conservación de los documentos en los procesos de rendición de cuentas, que transparentan el actuar público y garantizan el acceso a la información de las organizaciones y de los servidores públicos, resultando trascendental para consumación de los procesos democráticos.