Als Arbeitnehmer bekommt man jeden Monat vom Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung als PDF oder ausgedruckt auf Papier. In einem ordentlichen Haushalt heftet man diese Lohnabrechnungen ab. Wie lange sollte man die Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Nach einigen Monaten füllt sich der Dokumentenordner, schließlich bekommt man den Gehaltszettel normalerweise für jeden Abrechnungsmonat. Man muss die Dokumente aber nicht endlos in seinem Schrank behalten. Es gibt eine Aufbewahrungsfrist. Bis zur Rente müsst ihr die Nachweise über das Gehalt also nicht behalten.
Lohnabrechnung gut aufbewahren: Wie lange & warum ist es so wichtig?
Eine gesetzliche Regel darüber, wie lange man die Lohnabrechnung aufbewahren sollte, gibt es für Arbeitnehmer nicht. Ihr müsst die Zettel also nicht 10 Jahre lang oder bis zum Renteneintritt aufbewahren. Ihr solltet den Gehaltszettel aber auch nicht sofort nach dem Erhalt wegschmeißen.
- Die Gehaltszettel solltet ihr zumindest solange behalten, bis ihr die jährliche Lohnsteuerbescheinigung erhaltet. Die Informationen benötigt ihr gegebenenfalls für die Rente. Die Daten der monatlichen Lohnabrechnungen sind auf der Steuerbescheinigung normalerweise zusammengefasst zu finden.
- Stimmen die Daten auf der Lohnsteuerbescheinigung mit den Gehaltsabrechnungen überein, benötigt ihr die Lohnzettel nicht mehr unbedingt.
- Wollt ihr einen Kredit beantragen, eine Kreditkarte erhalten oder euch für eine neue Wohnung bewerben, solltet ihr zumindest die letzten 3 Gehaltszettel vorweisen können (Online-Kredit bei Auxmoney ansehen).
- Für andere Anträge, etwa für Wohngeld, solltet ihr die Abrechnungen für mindestens 12 zurückliegende Monate bereithalten.
- Auf der sicheren Seite seid ihr, wenn ihr die Lohnabrechnungen also mindestens ein Jahr aufbewahrt. Darüber hinaus sind sie nur in Einzelfällen noch nötig.
- Die Daten sind unter anderem auch notwendig, um Zahlungen zur Rentenversicherung nachzuweisen. In der Regel werden solche Informationen automatisch vom Arbeitgeber gemeldet. Es kann aber vorkommen, dass das nicht passiert oder es Unstimmigkeiten gibt. Für solche Fälle könnt ihr mit der jeweiligen Lohnabrechnung alle Beitragszahlungen nachweisen. So empfiehlt die "Deutsche Rentenversicherung", alle Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise so lange aufzubewahren, "bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist".
Warum sollte man seine Gehaltsabrechnung behalten?
Arbeitnehmer können mit den Lohnzetteln Arbeitsverhältnisse und Rentenzahlungen nachweisen. Für den Fall, dass ihr frühere Dokumente benötigt, aber nicht mehr zu Hause habt, könnt ihr gegebenenfalls beim jeweiligen Arbeitgeber nachfragen, ob ihr dort noch eine Ausfertigung erhalten könnt.
Die Entgeltabrechnung ist laut § 108 Gewerbeordnung (GewO) vorgesehen. Ein Arbeitgeber ist also dazu verpflichtet, die Informationen zur Auszahlung in Textform bereitzustellen. Das kann entweder ausgedruckt auf Papier oder als digitales PDF-Dokument geschehen. Unternehmen müssen die Gehaltsabrechnungen 6 Jahre lang zur Verfügung stellen können, um sie für die Lohnsteuer nachzuweisen.