Daten zur Dokumentation der Arbeitszeit
Grundlage zur Überprüfung der Arbeitszeit ist, dass die Arbeitszeit erfasst wird. Im einfachsten Fall erfolgt dies dadurch, dass die Beschäftigten die Uhrzeit aufschreiben, zu der sie an einem bestimmten Tag mit der Arbeit beginnen und wann sie die Arbeit beenden. Dazu schreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf:
- Tag (Datum)
- Uhrzeit Beginn der Arbeit mit Stunde und Minute (HH:MM)
- Uhrzeit Ende der Arbeit mit Stunde und Minute (HH:MM)
Außerdem schreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Pausenzeiten auf. Diese werden von der Dauer zwischen Beginn der Arbeit und Ende der Arbeit abgezogen. Pausenzeiten können erfasst werden in der Form:
- Pause von Uhrzeit … bis Uhrzeit … oder
- Dauer der Pause in Minuten
Dieser Aufschrieb kann auf Papier oder elektronisch in einem dafür zur Verfügung gestellten Programm erfolgen. Viele Unternehmen nutzen dazu auch Lesegeräte, Karten oder Smartphone-Apps speziell für die Zeiterfassung.
Die Arbeitszeit muss spätestens nach sieben Tagen erfasst und für die Auswertung bereit sein.
Art der Arbeitszeit erfassen
Die Arbeitszeit ist die Zeit, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre jeweiligen Aufgaben erfüllen, also arbeiten, oder für die Arbeit bereit sind und jederzeit mit der Arbeit beginnen können.
Es gibt aber auch andere Arten der Arbeitszeit, die gesondert erfasst werden müssen. Welche das sind, hängt davon ab, was das Unternehmen in Bezug auf die Arbeitszeit dokumentieren muss und was es gesondert dokumentieren will. Beispiele für besondere Arten von Arbeitszeiten sind:
- Urlaub
- Krankheit
- Schulungen
- freie Tage (zur Reduzierung der angesammelten Überstunden)
- Reisezeiten (für Dienst- oder Geschäftszeiten)
- Bereitschaftsdienst
Neben der Arbeitszeit kann außerdem erfasst werden, wofür die Arbeitszeit genutzt wurde. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schreiben dazu die entsprechenden Tätigkeiten und die dafür jeweils aufgebrachte Zeit mit Beginn und Ende oder Dauer auf.
Wenn Sie die Arbeitszeiten durch Selbstaufschreibung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen wollen, können Sie sich an folgendem Raster orientieren (siehe folgende Abbildung).
Verteilen Sie dazu an alle Beschäftigten ein entsprechendes Formular und lassen Sie die Arbeitszeiten erfassen. Täglich, wöchentlich oder monatlich geben die Beschäftigten diesen Aufschrieb ab, damit er von Ihnen oder dem Unternehmen ausgewertet und für die Dokumentation genutzt werden kann.
Nutzen Sie dazu eine der folgenden Excel-Vorlagen.
Diese Excel-Vorlagen sind unterschiedliche Varianten des in der vorigen Abbildung dargestellten Grundrasters zur Arbeitszeiterfassung.
Dabei können spezielle Prüfungen der Arbeitszeiten automatisch durchgeführt werden. Zum Beispiel werden die Pausenzeiten berechnet oder eine zu lange Arbeitszeit ohne Pausen markiert.
Beispiel: Maximal sind sechs Stunden Arbeitszeit ohne Pausen erlaubt, was in der vorigen Abbildung am 06.03.2024 nicht eingehalten und deshalb farblich markiert wurde.