Ordnungsmäßigkeit des elektronischen Fahrtenbuchs
Essen – Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, weist darauf hin, dass das Finanzgericht Düsseldorf (FG Düsseldorf, Urteil v. 24.11.2023 – 3 K 1887/22 H(L) (GR): NWB GAAAJ-57862) entschieden hat, dass ein elektronisches Fahrtenbuch nicht die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis des tatsächlichen Umfangs der Privatnutzung eines betrieblichen Kfz erfüllt, wenn nachträgliche Änderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert sind.
Der Grundsatz:
"Der als Lohnzufluss zu erfassende geldwerte Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung eines Kfz zu privaten Zwecken ist grundsätzlich nach der sogenannten 1 Prozent- Regelung zu berechnen. Der tatsächliche Umfang der Privatnutzung wird nur berücksichtigt, wenn der Steuerpflichtige dies durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweist", erklärt Steuerberater Roland Franz.
Zu dem o.a. Urteilsfall:
Der Kläger führte für die Fahrzeuge elektronische Fahrtenbücher mit der Software "Fahrtenbuch Express". Neben dem eigentlichen Fahrtenbuch wurden damit auch Aufstellungen über die angefallenen Kosten erstellt. Die Einsichtnahme in die Originaldaten durch das Gericht ergab, dass die Eintragungen nicht zeitnah erfolgten, sondern eine Aktualisierung im 3 bis 6-Wochenrhythmus erfolgte. Das Fahrtenbuch ist deshalb zu verwerfen und der geldwerte Vorteil ist unter Anwendung der sogenannten 1 Prozent- Regelung zu ermitteln.
Hierzu führte das FG Düsseldorf weiter aus:
– Die dem Gericht vorgelegten Fahrtenbücher erfüllen die Voraussetzungen nicht: Zum einen fehlt die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form und zum anderen wurden die Fahrtenbücher nicht zeitnah geführt.
– Dem Erfordernis der zeitnahen Führung eines solchen Fahrtenbuchs wird nicht genügt, wenn die – zwischenzeitlich auf Notizzetteln festgehaltenen – Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der betreffenden Fahrten vorgenommen werden.
So sollte man es also nicht machen.
Erinnerung an die Anforderungen an ein (elektronisches) Fahrtenbuch:
– Allgemeine IT-Sicherheit des Fahrtenbuchs: Die erste Anforderung an ein elektronisches Fahrtenbuch ist die Reglementierung von grundsätzlichen IT-Bereichen. Diese Reglementierung sieht vor, dass jegliche Änderungen und Updates des Systems einen gewissen Change Management Prozess durchlaufen. Des Weiteren müssen alle Schnittstellen überwacht und geprüft werden. Steuerberater Roland Franz führt aus: "Damit ein Fahrtenbuch steuerlich anerkannt wird, müssen die Zugriffe der Benutzer auf Funktionen und buchhalterisch relevante System-Daten über eine sogenannte Berechtigungsstruktur geregelt werden".
– Klare Daten-Verantwortlichkeit bei Fahrtenbuch-Nutzung: Eine weitere Fahrtenbuch-Anforderung schreibt eine klare System-Verantwortlichkeit bezüglich der Datenverarbeitung vor. Es muss zu jedem Zeitpunkt eindeutig dokumentiert werden, wer die Verantwortung für externe und interne Datenflüsse, wie zum Beispiel zur Buchhaltung, trägt. Rechtssicherheit ist nur gegeben, wenn die Datenverantwortlichkeit bei Nutzung der Fahrtenbuch-Software definiert ist und ordnungsgemäß Anwendung findet.
– Datensicherheit des Fahrtenbuchs: Da das elektronische Fahrtenbuch extrem sensible Datensätze wie beispielsweise GPS-Standorte mit zugehörigen Personennamen und Privatadressen speichert, gilt hier die höchste Sicherheitsstufe. Diesbezüglich gelten grundsätzliche Datenschutz-Anforderungen nach GDPR und DSGVO, die gegen Diebstahl, Verlust und Vernichtung sichern.
– Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs und Änderungsprotokoll: Eine weitere Anforderung an ein Fahrtenbuch mit Finanzamt Konformität beschreibt die lückenlose Aufzeichnung der Fahrten eines Firmenwagens oder Poolfahrzeugs. Wenn Firmenwagen durch die Fahrtenbuch-Software verwaltet werden, müssen deren Bewegungen im System aufgezeichnet werden. Wenn Poolfahrzeuge über die Fahrtenbuch-Software verwaltet werden sollen, müssen alle Buchungen vom System aufgezeichnet werden. Wichtig ist hierbei, dass die Inhalte grundsätzlich unveränderlich sind. Wenn man genauer hinsieht, dürfen ursprüngliche Inhalte eigentlich schon verändert werden – aber alle vorgenommenen Änderungen müssen retrospektiv feststellbar sein. Das heißt, dass das System ein Änderungsprotokoll vorweisen muss, um bezüglich der Steuer aufweisbar zu sein.
– Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörde müssen alle Einträge und Fahrtenbuch-Dokumente leicht nachvollziehbar sein. "Denn es nutzt niemandem, wenn zwar alle Informationen dokumentiert wurden, aber diese vom Finanzamt nicht gelesen oder verstanden werden können. Außerdem sollten alle elektronisch generierten Fahrtenbücher sachlich und formell korrekt sein und damit eine Prüfbarkeit einzelner Fahrten sowie des Gesamtsystems zulassen", ergänzt Steuerberater Roland Franz.
– Vollständigkeit/ Unmittelbarkeit/ Ordnungsmäßigkeit: Diese Anforderungen meinen die vollständige und unveränderliche Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle – egal ob Firmenwagen oder Poolfahrzeug. Es ist essenziell, dass elektronische Fahrtenbücher lückenlos geführt werden – andernfalls bleibt dem Finanzamt Interpretationsspielraum, der sich negativ auswirken kann. Außerdem sollten alle Fahrtenbücher zeitnah geführt und unmittelbar kategorisiert werden. Der Gesetzgeber empfiehlt hier eine Kategorisierung einer Fahrt nach spätestens 7 Tagen.
– Aufbewahrung und Archivierung der Fahrtenbuch-Datensätze: Jeder kennt sie – die Aufbewahrungspflicht von Daten – diese gilt natürlich auch für ein elektronisches Fahrtenbuch.
"Viele Hersteller werben damit, dass ihr elektronisches Fahrtenbuch zertifiziert ist. Dazu muss man wissen, dass das Finanzamt für keine Software eine Zertifizierung erteilt. Diese stammt in der Regel von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer und schützt bei möglichen Programmfehlern nicht vor der steuerlichen Unwirksamkeit der Aufzeichnungen", warnt Steuerberater Roland Franz.
Strafrechtliche Beurteilung bei "Fehleintragungen"
Das Fahrtenbuch stellt, wie auch Rechnungen, eine Urkunde dar, weil es zum Beweis im Rechtsverkehr geeignet und bestimmt ist.
Die Einzelheiten:
Das Fahrtenbuch ist eine Urkunde im Sinne des § 267 Strafgesetzbuch. Bei falschen Eintragungen und/oder bewussten Manipulationen macht man sich wegen Steuerhinterziehung strafbar. Hinzu kommt: Wenn die Bußgeld- und Strafsachenstelle, die für die Aufklärung und Verfolgung von Steuerhinterziehung zuständig ist, z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Urkundenfälschung (strafbar gem. § 267 StGB), also inhaltlich falsche oder erfundene Eintragungen feststellt, gibt sie den Fall an die Staatsanwaltschaft ab.
Fazit: Zu dem Verfahren wegen Steuerhinterziehung kommt noch ein Verfahren wegen Urkundenfälschung hinzu.
Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.
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