Schwammige Formulierungen, fehlende Informationen und unklare Anweisungen: Für 75 Prozent der deutschen Angestellten ist ineffektive schriftliche Kommunikation eine Belastung, findet der Schreibassistenten-Entwickler Grammarly heraus. Mails durchzulesen und zu bearbeiten, kostet Arbeitskräfte Zeit und Energie, für die Unternehmen aufkommen müssen. "Schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz kann zum Totalausfall führen", weiß Marion Ruppert als langjährige Unternehmenscoach.
Die betroffenen Fachkräfte verschwenden Zeit für Mails und Chatnachrichten, die sie anderweitig nutzen könnten. Bis zu zwei Stunden pro Woche – also 11,5 Arbeitstage im Jahr – kostet ineffiziente schriftliche Kommunikation. Bei der Gen Z ist die Situation besonders gravierend: 38 Prozent der jüngeren Generation berichten von einem Zeitverlust von drei bis fünf Stunden.
Aber wieso kommt es zu Frust mit Mails und Chats? Für die meisten Befragten (44 Prozent) waren unpräzise Textnachrichten der Grund für den Zeitverlust. Wenn der Absender sich nicht klar ausdrückt, führt das zu unnötigen und zeitraubenden Fragen. Auf der anderen Seite geben auch viele Befragte (36 Prozent) an, ihre bereits gesendeten Nachrichten im Nachhinein noch präzisieren zu müssen.
Wie schreibe ich eine bessere Nachricht? 9 Tipps:
Vermeiden Sie zu viele Empfänger, so wird Kommunikation unübersichtlich. Fragen Sie sich, wen Sie mit Ihrer Nachricht erreichen wollen. Vermeiden Sie jemanden "in CC zu setzen", denn das sorgt für überfüllte Posteingänge.
Aus der Betreffzeile sollte hervorgehen, um was es in der Mail geht. Das hilft dem Empfänger, die Mail schneller einordnen zu können. Aber auch Sie wissen in Zukunft schneller, aus welchem Grund Sie eine Mail verfasst haben.
Halten Sie sich kurz. Nutzen Sie gefettete und unterstrichene Überschriften. Vermeiden Sie Fließtext und arbeiten Sie mit Bullet Points. Außerdem: Markieren Sie nie etwas rot, das wirkt aggressiv.
Halten Sie Ihre Texte möglichst sachlich und positiv.
Nutzen Sie Emojis, um Gefühle zu kommunizieren, aber in Maßen. Haben Sie keine Scheu vor lautsprachlichen Ergänzungen, wie zum Beispiel: "Puuuh – da muss ich überlegen…". Das macht Ihre Nachrichten menschlicher.
Ironie sollten Sie in schriftlicher Kommunikation grundsätzlich weglassen. Der Empfänger versteht die Nachricht wohlmöglich falsch.
Fragen im Text können helfen, den Empfänger gedanklich mehr einzubinden. Fragen Sie die angesprochene Person nach seiner oder ihrer Meinung. Was halten Sie von dieser Idee?
Vermeiden Sie persönliche Themen in Mails anzusprechen und nutzen Sie lieber direkte Gespräche.
Wenn Sie eine Rückfrage haben, rufen Sie am besten an. Nach Telefonaten kann es helfen, die wichtigsten Erkenntnisse in einer kurzen Mail festzuhalten. Bei längeren und komplexeren Sachverhalten sollten Sie sich fragen: Muss das eine Mail sein?
Um Ärger mit Mails vorzubeugen, rät David Neumann, studierter Psychologe und Coach mit Schwerpunkt Digitalisierung: "Blocken Sie Zeiten, in denen Sie sich um E-Mails kümmern – und Zeiten, in denen Sie das nicht tun." Kurze Nachrichten sollten Angestellte sofort bearbeiten, längere Zuschriften hingegen können sich Angestellte mehr Zeit lassen.
Nachrichten mit dem Eisenhower-Prinzip sortieren
Um seine eingegangenen Nachrichten zu priorisieren, empfiehlt Neumann das Eisenhower-Prinzip. Hierbei sortieren Empfänger eingehende Nachrichten nach zwei Kriterien: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Bei dringlichen Nachrichten empfiehlt sich eine sofortige Antwort. Wichtige Anfragen, die aber nicht dringlich sind, könnten warten, sagt Neumann. Der Coach weist drauf hin, dass nicht alle Aufgaben die höchste Priorität haben: "Wir verwechseln leider oft Wichtigkeit mit Dringlichkeit."
Grundsätzlich appelliert Neumann für mehr Ruhe am Arbeitsplatz. "Ich darf auch mal Pausen machen", erinnert der Coach. Durch ständige Pop-up-Nachrichten auf unseren Bildschirmen erhielten Arbeitskräfte den Eindruck, sofort auf alles reagieren zu müssen. "Ich kann auch mal eine Nacht drüber schlafen, dann kommen mir vielleicht noch bessere und wichtige Erkenntnisse", sagt Neumann.
Besonders wichtig wird das am Ende der Woche. "Je näher das Wochenende kommt, desto verletzter wird der Ton", so die Beobachtung von Unternehmenscoach Ruppert. Angestellte sollten es sich überlegen, "ob sie am Freitag noch eine dringende Mail rausschicken."
Beide Coaches empfehlen: Im Zweifelsfall anrufen. Bei Unklarheiten sollten Mitarbeiter direkt beim Absender nachfragen, so könne man offene Fragen am schnellsten beantworten. "Auch jemand, der nicht gerne telefoniert, sollte besser einmal zum Telefonhörer greifen", ermutigt Ruppert.
Die Folgen von ineffizienten Mails und Chats spüren die Fachkräfte deutlich. 43 Prozent der Teilnehmer der Grammarly-Umfrage gaben an, dass sie weniger produktiv waren, aufgrund mangelhafter Kommunikation. Rund ein Drittel erlebt erhöhten Stress, fühlt sich unsicher bezüglich anstehender Aufgaben oder ist sogar mit ihrem Arbeitsplatz unzufrieden.
Führungskräfte warnen vor den Kosten der schlechten Kommunikation für die Unternehmen. 25 Prozent gaben an, dass ineffektive Kommunikation zu höheren Kosten führt. Und 15 Prozent gaben sogar zu, dass sie aufgrund unzureichender Kommunikation Geschäftsabschlüsse mit Kunden verloren haben. Dabei ist Mails verfassen und Chatnachrichten schreiben ein großer Bestandteil der Arbeit. Eine durchschnittliche Fachkraft verbringt pro Woche 13,4 Stunden damit – davon allein sieben Stunden nur für E-Mails.
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