ControllingNachvollziehbare Reports erstellen
Was ist bei der Erstellung von Reports wichtig?
Führungskräfte wollen in der Regel nicht alle verfügbaren Daten und Fakten im Auge behalten. Sie benötigen nur wenige, aber aussagekräftige Zahlen. Dabei kommt es auf zweierlei an: auf die Auswahl und die Darstellung. Es gilt, die wirklich wichtigen Zahlen auszuwählen und sie leicht verständlich darzustellen.
Reporting oder Berichtswesen meint in den meisten Fällen Dokumente, die Tabellen und Zahlen enthalten. In unserer Arbeitswelt sind Zahlen und Daten eine wichtige Sache. Sie stellen verdichtete Fakten in vergleichbarer Form dar und ermöglichen dem Leser, viele Daten in kurzer Zeit zu verarbeiten. Entscheidend ist aber, dass der Leser aus den Unterlagen einen Nutzen ziehen kann.
Bloße Zahlen machen noch kein gutes Reporting. Der Autor des Reports bewegt sich immer auf einer Gratwanderung zwischen zu wenig und zu viel Informationen.
Kernziele von Reporting
Die Datenlage für das Reporting ist in den Unternehmen sehr unterschiedlich. Während manche beim Reporting quasi in Informationen zu ertrinken drohen, verfügen andere über so wenige Informationen, dass sie ihre Aufgaben nicht erfolgreich bewältigen können. Doch unabhängig davon, wie viele Daten zur Verfügung stehen, hat das Reporting im Kern zwei Ziele:
- Das Reporting liefert gute und klare Steuerungsinformation für den Empfänger.
- Das Reporting ist einfach und schnell zu erstellen.
Daher benötigen wir zum einen eine klare Zielorientierung, um nur die Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten, die auch einen Mehrwert für die Zielgruppe darstellen. Zum anderen brauchen wir eine gute Struktur, um den Leser durch den Report leiten zu können. Der richtige Zuschnitt eines Reports ist keine einfache Aufgabe und kann nur in engem Dialog zwischen dem Ersteller und den Empfängern gelöst werden.
Auswahl und Darstellung der Daten
Im Report sollen die zielorientiert ausgewählten Informationen zu exakten Steuerungsinformationen verarbeitet werden. Diese müssen so klar dargestellt sein, dass der Leser sie leicht verarbeiten kann und keinerlei Missverständnisse entstehen. Ein gutes Reporting reduziert somit die Menge an Daten und vermeidet Komplexität.
Die Grundlagen des kurzen Berichts sind:
- klare, zielorientierte Auswahl der Daten
- empfängerorientierte Aufbereitung
- ansprechende Optik
- Grafiken statt Tabellen
- einzelne wichtige Kennzahlen statt Vollständigkeit
Der Autor muss den Leser an die Hand nehmen und durch den Report führen.
Interpretation der Zahlen
Zahlen unterliegen ebenso wie Worte der Interpretation des Betrachters. Die Auswahl und die Darstellung von Zahlen können bei Menschen ganz unterschiedlich wirken. Eine Zahl wirkt nur im Vergleich mit einer anderen oder in einem entsprechenden Zusammenhang. Dessen sollte sich der Autor eines Berichts bewusst sein.
Sobald die Gefahr besteht, dass Zahlen vom Leser fehlinterpretiert oder falsche Schlussfolgerungen gezogen werden können, muss der Autor zu der Zahl einen Kommentar liefern. Ergänzend zur Zahl selbst kommt etwa eine Textzeile mit folgender Aussage hinzu: "Der Umsatzrückgang ist hoch. Allerdings wurde dies durch normale saisonale Schwankungen verursacht und ist daher unbedenklich".
Erst der Kommentar schafft die Dramaturgie im Report und lenkt die Wahrnehmung des Lesers auf die entscheidenden Punkte. Diese Aufgabe kann der Autor nur erfüllen, wenn er neben den reinen Fakten die Zusammenhänge kennt und mit den Wechselwirkungen vertraut ist. Gute Kenntnisse des Geschäfts sind also unerlässlich. Zur ersten inhaltlichen Abgrenzung des Reports können wir uns auf einige Standardfragen stützen:
- Wie lautet das Ziel?
- Was wollen wir erreichen?
- Warum wird der Report erstellt?
- Was erwarten die Empfänger vom Report?
Ziele und Zielgruppe definieren
Im folgenden Schritt müssen wir entscheiden, welche Daten im Sinne dieser Antworten wichtig sind und welche nicht. Dies geschieht vor dem Hintergrund der Ziele und der Zielgruppe. Diese ohnehin schwierige Aufgabe wird noch deutlich verschärft, wenn eine sehr kurze Darstellung erwartet wird.
Es gilt präzise abzuklären, was wir in der Kürze leisten können und wie dann der Inhalt aussehen muss. Wer mit dem Thema umfassend vertraut ist und Ziel sowie Zielgruppe genau abgeklärt hat, für den stellt diese Aufgabe kein Hindernis dar.
Um den Report auch rechtzeitig fertigzustellen, sind Routine und Standards wichtige Elemente. Als Vorgehen kann hier das Prinzip "Vom Groben zum Detail" helfen. Mit dieser Vorgehensweise bleibt das Ziel immer im Blick, der Bericht komplett zielkonform und für den Leser ist ein roter Faden erkennbar.
Muss-, Soll- und Kann-Informationen für den Report auswählen
Doch welche Fakten müssen unbedingt dargestellt werden? Auf welche kann verzichtet werden? Bei der zielorientierten Auswahl der Daten kann die Aufteilung in drei Kategorien helfen:
Muss-Informationen
Sie stellen die Kernfakten des Themas dar, den roten Faden. Wird davon etwas weggelassen, entsteht eine Lücke in der logischen Abfolge. Würden nur diese Informationen dargestellt, wäre die inhaltliche Dichte extrem hoch und nur Experten könnten sie verstehen.
Soll-Informationen
Dies sind keine neuen Informationen, sondern sie beziehen sich exakt auf die Muss-Informationen. Soll-Informationen unterstützen den Leser, den Inhalt leichter zu verstehen. Inhaltliche Dichte und Schwierigkeit werden geringer, Erläuterungen und Beispiele werden genutzt. Der Report wird meistens interessanter.
Kann-Informationen
Sie helfen, den Lesern das Verarbeiten der Inhalte so angenehm wie möglich zu machen. Bei komplexen Sachverhalten, die Laien vermittelt werden, kommt dieser dritten Informationsart eine hohe Bedeutung zu. Neben inhaltlichen Vertiefungen können Stimulanzien eingebaut werden, die auflockern und Spannung schaffen. Dazu zählen etwa Anekdoten, Bilder oder passende Zitate.
Für die Standardisierung ist eine grundsätzliche Orientierung des Berichtswesens notwendig. Dabei sollten die sechs Kernbereiche der folgenden Grafik abgestimmt werden.
Je kürzer zum Beispiel der Zyklus eines Reports, desto geringer sein Umfang. In schwierigen Jahren lässt sich eine Verkürzung der Berichtsrhythmen beobachten. Das führt zu einem deutlich höheren Aufwand bei den reportenden Bereichen. Berichte sollten vor dem Hintergrund dieser aktuellen Situation neu diskutiert und die Reports zwischen den ursprünglichen Rhythmen auf wesentliche Kennzahlen und Aussagen reduziert werden.
Der umfassende Bericht wird dann weiterhin im alten Rhythmus erstellt. Wichtig: Der Bericht wird nicht an der Qualität gemessen. Es spielt also keine Rolle, ob der Ersteller dafür zu wenig Zeit hatte.
Reporting an veränderte Bedürfnisse anpassen
Ein gutes Reporting muss den Austausch zwischen Autor und Leser herstellen. Entscheidend ist der Transfer der vermittelten Fakten. Es genügt nicht, dass der Leser die Fakten aufnehmen kann; er muss anschließend auch danach handeln und richtige Entscheidungen treffen können.
Wer Reports erstellt, sollte bei unerwarteten Zahlen sensibel sein. Häufig kommt es dadurch zu Konflikten. Diese Fakten müssen deshalb richtig "verkauft" werden. Ein Reporting muss außerdem ständig beobachtet und immer wieder an sich ändernde Bedürfnisse angepasst werden.
Ändert sich der Verteiler, ergeben sich eventuell neue Zuschnitte und Darstellungsformen. Weniger ist aber auch in diesem Fall mehr: Von Standards sollte nur abgewichen werden, wenn gute Gründe dafür vorliegen.
Umfang des Reports ist entscheidend
Das Internet und technische Lösungen wie etwa Business-Intelligence-Systeme erlauben es, schnell auf Informationen zugreifen zu können. Die Qualität der Daten muss aber durch die Klarheit der Recherchekriterien vom Ersteller des Reports geschaffen werden.
Das Medium selbst schafft nur Möglichkeiten, es schafft keine Lösungen. Die Anzahl der dargestellten Informationen kann nicht beliebig reduziert werden, nur damit der Report schön übersichtlich bleibt.
Genauso wenig darf der Report so umfangreich werden, dass es dem Zufall überlassen bleibt, welche Informationen noch verarbeitet werden. Vor dem Hintergrund der zunehmenden Arbeitsbelastung geht es darum, Informationen zu selektieren – schriftliche wie mündliche. Mengen müssen begrenzt und die Qualität durch Nachfragen und präzise Ziele definiert werden.