Sozialberatungsstellen weisen immer wieder darauf hin, dass die beim Jobcenter eingereichten Unterlagen für den Bezug des Bürgergeldes am Empfang mit Empfangsbestätigung quittiert werden sollten. Die Jobcenter in Berlin gehen nun eigene Wege: Sie scannen die Unterlagen ein, geben aber nur eine Quittung über die Anzahl der Seiten.
Unterlagen gehen in den Jobcentern häufig verloren
Es kommt immer wieder vor, dass Unterlagen in der Behörde verschwinden. Die Leidtragenden sind dann die Leistungsberechtigten. Denn wenn angeforderte Unterlagen nicht oder nicht rechtzeitig eingereicht werden, drohen Leistungskürzungen oder sogar Leistungseinstellungen wegen angeblich fehlender Mitwirkungspflichten.
Die Beweislast für die Vorlage der Unterlagen liegt bei den Leistungsberechtigten. Sie müssen – oft auch später vor dem Sozialgericht – nachweisen können, dass sie dem Jobcenter alle Unterlagen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung gestellt haben.
Quittungen für eingescannte Unterlagen nicht ausreichend
In Berlin werden statt Eingangsbestätigungen nun Quittungen für eingescannte Unterlagen ausgestellt. Die Erwerbslosenini Berlin warnt jedoch vor diesem Vorgehen.
"Im Jobcenter soll man jetzt seine Unterlagen einscannen, bekommt aber nur eine Quittung über die Zahl der Seiten. Das wird nicht als Nachweis gewertet!"
Einem Betroffenen ist dies nach Angaben der Beratungsstelle ähnlich ergangen. Der Scanbericht wurde nicht als Nachweis akzeptiert, dass die Unterlagen vollständig eingereicht wurden.
Die Sozialberatungsstelle möchte daher davor warnen, sich in der trügerischen Sicherheit zu wiegen, dass der Scanbericht ausreicht. Stattdessen wird ein Faxbericht empfohlen.
Schritt für Schritt: Abgegebene Unterlagen dem Jobcenter oder Sozialgericht nachweisen
Um sicher zu gehen, dass die Nachweise von den Jobcentern und vor allem im Streitfall vor dem Sozialgericht akzeptiert werden, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise bei Abgabe von geforderten Unterlagen:
- ein Deckblatt mit der Aufschrift "Eilige Unterlagen – bitte sofort bearbeiten", auch als Deckblatt, um den Datenschutz zu wahren.
- "Folgende Unterlagen wurden eingereicht" für den Mitarbeiter, auch eine Kopie für den Transferempfänger als Nachweis, die Unterlagen beiheften
- Informationsschreiben für den Sachbearbeiter des Jobcenters, falls Unterlagen im Haus verloren gehen.
- Empfangsbestätigung in der Behörde unterschreiben lassen
- bei Faxversand Sendebericht aufbewahren
- Brief unter Zeugen einwerfen
- Brief mit Empfangsbestätigung per Post versenden
Danach sind die Jobcenter in der Nachweispflicht
Auch wenn dies einen Mehraufwand bedeutet, lohnt es sich, da Leistungsberechtigte nicht mehr in den Verdacht geraten, ihrer Mitwirkungspflicht nicht nachgekommen zu sein. Denn die Sachbearbeiter in der Behörde sind nunmehr in der Beweispflicht, dass die Unterlagen ordnungsgemäß weitergeleitet wurden.