Verschiedene E-Mail-Konten zu haben, ist durchaus sinnvoll. Zum Beispiel ein Postfach für die E-Mails mit Freunden und Familie, eines für Online-Shopping, eines für Newsletter. Dabei müssen Sie sich nicht bei allen Anbietern einzeln einloggen, es gibt einen Sammeldienst, der die unterschiedlichen Postfächer abklappert und die E-Mails mitbringt.
E-Mail-Konten verknüpft und zentral verwaltet
Alle großen Anbieter unterstützen die Möglichkeit, dass man dort auch E-Mails aus anderen Accounts abruft - oder sie zumindest weitergeleitet bekommt. Das geht zum Beispiel bei Gmail, Outlook, aber auch bei GMX oder Web.de.
Um E-Mails aus verschiedenen Konten zu verwalten, gibt es mehrere Möglichkeiten: Man kann das mit einem Programm machen, zum Beispiel mit Microsoft Outlook oder mit dem kostenlosen Thunderbird, und dort die unterschiedlichen Konten anlegen. Das funktioniert auch bei mobilen Endgeräten mit den entsprechenden Mail-Apps. Es geht aber auch über die Weboberfläche eines Anbieters.
Der perfekte E-Mail-Account für den Sammeldienst
Es sollte ein E-Mail-Konto sein, bei dem mir die Mail-Adresse zusagt: Also zum Beispiel Vorname(Punkt)Nachname@Provider(Punkt)de. Und dann sollte der Account natürlich genügend Speicherplatz haben. Am Ende ist es wahrscheinlich ein Kompromiss.
Wichtige Fragen dabei sind: Wo habe ich bisher E-Mail-Adressen und wie lauten sie? Wie viel Speicherplatz gibt es dort kostenlos oder bin ich bereit, Geld auszugeben, um ihn zu erweitern? Im Zweifel muss ich vielleicht nochmal eine neue Adresse anlegen, um dort alle Accounts zusammenzuführen.
Umzug von alten E-Mails von ungenutzten Konten
Wer E-Mails aus nicht mehr genutzten Konten trotzdem behalten will, kann das bequem mit einem E-Mail-Programm wie Microsoft Outlook oder Thunderbird machen. Wer sich darin die Zugänge zu den verschiedenen Konten eingerichtet hat, kann Mails per Drag and Drop verschieben. Das ist praktisch, wenn es um größere Mengen an Mails geht.
Manche Mailanbieter oder Dienstleister bieten auch an, im Auftrag E-Mails und teils auch Kontakte, Termine und Dateien aus dem alten Postfach auf ein neues zu übertragen. Manchmal ist das kostenlos, teils kostet es eine Gebühr. Dafür muss man dann aber die Zugangsdaten der Konten weitergeben, die synchronisiert werden sollen. Wer diese Postfächer weiter behalten will, sollte die Passwörter danach ändern.
Vorsicht: bei länger ungenutzten Konten droht Löschung
Ob ein Anbieter nicht mehr genutzte E-Mail-Konten löscht, lässt sich nicht pauschal sagen. Das kommt auf den Anbieter an und was er in seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen dazu festgelegt hat.
Manche verschicken vorher eine Warnung, andere nicht. Manchmal werden auch zuerst Mails und Dateien gelöscht, bevor die gesamte Adresse dran ist. Bei Gmx oder Web.de muss man sich mindestens alle sechs Monate einloggen, damit das nicht passiert. Bei Google werden inaktive Konten dagegen erst nach zwei Jahren gelöscht.