Jörg Zimmermann, Vorstand der Stadtentwässerung, sagt es klar und deutlich: "Für uns war von Anfang an klar, wenn, dann machen wir das ganz oder gar nicht." Soll heißen,
alles wurde digitalisiert, auch die alten Pläne und über 25 Jahre alte Dokumente. "Hängeregister haben wir jetzt keine mehr, alles ist nur noch online verfügbar." Und genau so muss es sein, wenn Digitalisierung etwas bringen soll.
Deutschlandweit die Nummer eins
Konkret geht es um die Entwässerungsgenehmigung, die Teil des Bauantrags ist, wie Nils Simon, Abteilungsleiter für die Grundstücksentwässerung, aufklärt. "Wir sind die Ersten, die deutschlandweit ein komplett digitales Verfahren anbieten können", erklärt er. Dazu seien zunächst die Pläne von rund 25.000 Grundstücken, die bis ins Jahr 1890 zurückgehen, eingescannt und in ein digitales Format gebracht worden. "Bei den Hausakten ist alles dokumentiert, Eigentümerwechsel, wo der Kanalanschluss liegt, wo welche Leitungen verlaufen", erläutert Simon. Das habe ein externes Unternehmen digital umgesetzt. Werde heute neu gebaut, könne die Entwässerungsgenehmigung komplett digital erteilt und abgelegt werden, Aktenschränke und Hängeordner haben ausgedient.
Dazu mussten im Vorfeld auch rechtliche Belange geklärt werden, "wir brauchten ja eine elektronische Signatur, da werden ganz strenge Anforderungen an die Sicherheit gestellt", so Simon. Das funktioniere im Ergebnis gut, Architekten und Bauherren seien begeistert, "die Rückmeldungen sind positiv, zumal dieser Prozess für alle Beteiligten nur Vorteile bringt".
Keine Suche mehr nach der relevanten Akte
Intern können jetzt alle Abteilungen parallel auf die digitalen Akten zugreifen. "Früher musste man im Zweifelsfall erst nachfragen, bei wem sich die Unterlagen gerade befinden", erklärt Zimmermann. Es sei alles viel übersichtlicher geworden, was beispielsweise wichtig sei, wenn Widerspruchsfristen einzuhalten seien. Der Eingang der Dokumente werde ganz genau dokumentiert, so Simon. Auch das sei eine feine Sache in Zeiten, in denen es auf dem Postweg häufig zu Verzögerungen komme. "Früher hatten die Mitarbeiter Stempel-Batterien auf dem Schreibtisch stehen, alles musste dreifach ausgedruckt und eingereicht werden", erinnert Zimmermann. Das sei jetzt alles elektronisch verfügbar. Das neue Verfahren spare außerdem Papier und Porto, "vor allem aber sind wir viel schneller. Wir sind definitiv effektiver in der Bearbeitung geworden, alles ist einheitlich", betont Simon. Auch wenn Nachbesserungen verlangt würden, funktioniere das in der Regel ohne großen Zeitverlust.
Die Investitionskosten seien sehr überschaubar gewesen im Vergleich zum Benefit, sagt Zimmermann. "Es hat uns in Summe nicht einmal 20.000 Euro gekostet." Und wo früher die Akten lagerten, gebe es heute neue Büros, fügt Simon hinzu. Die Stadtentwässerung mit Sitz im Blechhammerweg beschäftigt 70 Mitarbeiter.