Wer sich seine Zeit gut einteilt, hat mehr davon. Was wie eine Binsenweisheit klingt, kann - nicht nur - im Geschäftsleben in Extremfällen zur Existenzfrage werden.
Wie sieht Ihr Kalender aus? Und führen Sie nur einen einzelnen oder jeweils einen privaten und einen beruflichen? Kommen Sie mit Ihrer Zeit aus oder wird Sie Ihnen regelmäßig knapp? Haben Sie womöglich zu viele Termine, zwischen denen Sie sich hin und her stressen?
Die Zeit ist unsere zentrale Ressource. "Die wichtigste Frage lautet: Wie setze ich sie ein, wofür wende ich mehr oder weniger Zeit auf?", sagt Heinz Jarmai, Geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatergruppe Neuwaldegg. Damit bezieht er sich zwar in erster Linie auf die Management-Ebene, aber was für Führungskräfte gilt, trifft im Grunde auch auf jede andere Personengruppe zu. Besonders in Unternehmen kommt der Zeit eine enorme soziale Bedeutung zu, sagt Jarmai. "Da muss ich entscheiden: Wer ist mir wichtig? Für wen habe ich mehr Zeit? Für wen habe ich schnell Zeit?" Bei Führungskräften ist es zum Beispiel nicht unbedeutend, ob sie sich Zeit für die Kantine nehmen. "Es ist eine Frage der Sichtbarkeit, des sozialen Anschlusses oder Ausschlusses. Es wird unglaublich wahrgenommen, ob sich der Chef zu Mittag unter die Mitarbeiter mischt oder eben nicht."
Wer seinen Mitarbeitern viel Zeit schenkt, kann auch starken Einfluss nehmen. Umgekehrt kann man, wenn man sich wenig Zeit für sie nimmt, damit entweder große Unabhängigkeit und Selbständigkeit suggerieren - oder ihnen das Gefühl geben, mit ihren Anliegen alleingelassen zu werden. "Es ist ein schmaler Grad. Man muss ein Gespür dafür entwickeln, wie man seine Zeit am besten dosiert", sagt Jarmai. "Man darf vor allem nicht den Fehler machen, einen Führungsanspruch zu erheben und dann keine Zeit zu investieren, denn dieser Widerspruch irritiert nur." Widersprüchlichkeiten, totale Überforderung und Zwickmühlen - das sind auch die Probleme, mit denen Günter Lueger, Geschäftsleiter des Solution Management Center, oft konfrontiert wird. "Zu mir kommen Leute, die unter Druck sind. Dass es ihnen an Zeit fehlt, höre ich aber nie, das Thema Zeit wird eigentlich nur selten direkt angesprochen." Wenn, dann geht es nicht genuin um das Thema Zeit, sondern um mehr Wirksamkeit, mehr Leichtigkeit und mehr Klarheit und Ausrichtung.
Ein wesentlicher Faktor im Zeitmanagement ist die Strukturierung. Unternehmensberater Jarmai hat dabei die Erfahrung gemacht, dass Personen, die eher auf der Ordnungsseite angesiedelt sind, auch in ihrer Zeitstrukturierung mehr Wert auf Planungssicherheit, Vorhersehbarkeit und Einteilung legen als Menschen, die eher situationsorientiert sind, Flexibilität schätzen und spontan Chancen und Gelegenheiten nutzen, die sich auftun. "Wenn diese beiden Typen zusammentreffen, wird es meist ein bisschen schwierig." Das sieht auch Lueger so: "Manche Menschen tun sich leicht mit einer Monats-, Wochen- und Tagesplanung, andere nicht. Die kann man auch nicht dazu zwingen. Sie machen es vielleicht ein paar Tage lang, scheitern dann aber daran."
Delegieren, drüberschlafen
Wer jammert, dass er keine Zeit hat, sollte einmal überlegen, was zum Zeitmangel führt, meint Jarmai: "Sind die Prioritäten schief? Habe ich mir zu viel vorgenommen? Oder habe ich es mir schlecht eingeteilt? Was ist dringlich, und was ist wichtig? Halten mich dringliche Dinge von wichtigen Dingen ab?" Die größte Gefahr liege in der Fremdsteuerung und darin, mit den für andere dringlichen Dingen anzufangen. "Wer nicht imstande ist, ein läutendes Handy einmal nicht abzuheben, ist schon in einer gefährlichen Situation. Mir hat einmal jemand, der eine große Weltorganisation führt, erklärt, dass er seine Mails nicht vor 11 Uhr anschaut, sondern zuerst andere Dinge erledigt, die für ihn persönlich wichtig sind", berichtet der Unternehmensberater. Auch Lueger rät, die Energie auf das Wesentliche zu fokussieren: "Man kann sich zum Beispiel am Morgen fünf Minuten vor den Spiegel stellen und drei Dinge fixieren, die man an diesem Tag auf jeden Fall schaffen will."
Vor allem sollte man sich überlegen, ob man die Dinge, die man erledigen soll und will, überhaupt selbst schafft, meint Jarmai. Delegieren lautet hier das Zauberwort. Andererseits sieht er auch die Gefahr, dass man sich in Dingen, die einem Spaß machen, verzettelt und dafür unangenehme, aber vielleicht wichtigere Dinge zu lange vor sich herschiebt. Interessanterweise werden übrigens ungeliebte Erledigungen viel zeitintensiver empfunden, als sie tatsächlich sind. Dabei haben objektive Untersuchungen hier überraschend aufgedeckt, dass die eigentlichen Zeitfresser oft ganz andere sind.
Trotzdem schadet es nach Ansicht Luegers manchmal gar nicht, schwierige Aufgaben, die einem vielleicht sogar den Schlaf rauben könnten, für eine Weile beiseitezuschieben und stattdessen auf etwas anderes zu fokussieren. "Manches sieht tatsächlich nach ein paar Tagen anders aus. Und dann kann man einen neuen Anlauf wagen - und dabei überlegen, ob man eine ähnliche Aufgabe schon einmal lösen musste und sich dort Anleihen nehmen." Er plädiert generell dafür, "zu einer gewissen Gelassenheit zu finden". Denn wer sich zusätzlich zum Ärger von außen auch noch selbst aufregt, schmälert die eigenen Ressourcen, warnt Lueger. "Und wenn schon mein Umfeld nicht veränderbar ist, vielleicht kann ich mich ja selbst ein bisschen ändern?" Wer genau schaut, findet seiner Meinung nach in den meisten Fällen irgendwo noch ein bisschen Handlungsspielraum.
Gelassenheit setzt Lueger übrigens nicht unbedingt gleich mit entspannen, meditieren oder auf der faulen Haut liegen, sondern damit, Ruhe zu bewahren. Es geht immer auch um das Verhältnis zwischen Anspannung und Lösung, sagt Jarmai: "Man kann nicht immer nur angespannt sein, es braucht auch Phasen der Entspannung, im Beruf genauso wie im Privatleben." Als ehemaliger Basketballer und Bundesligatrainer zieht er einen Vergleich mit dem Leistungssport: "Auch der Körper braucht sogenannte aktive Erholung. Wenn ich die Muskeln nicht wirklich lösen kann, bekomme ich in der nächsten Anspannungsphase nicht die notwendige Leistung."
Powernapping gegen Burnout
Manchmal helfen - Stichwort Powernapping - schon ein paar Minuten zwischendurch zur Regeneration. Wichtig ist, dass diese Regenerationszeit nicht als verlorene Zeit empfunden wird. Und dass man zu einem gesunden Verhältnis zwischen Leistung und Ruhephase findet. "Wenn man da den nächtlichen Schlaf mit einrechnet und auf ein Verhältnis von 50:50 kommt, ist das schon sehr böse", sagt Jarmai. Wer ständig unter Strom steht, sich im wahrsten Sinn des Wortes durch den Tag hechelt - "man merkt den Stress auch an der Atmung", stellt der Berater fest - und regelmäßig abends beim Heimkommen das Gefühl hat, er müsse erst herunterkommen, ist laut Jarmai "akut Burnout-gefährdet". Für ihn ist die neue Volkskrankheit kein leeres Schlagwort, sondern eine echte Gefahr. Jarmai sieht das Problem darin, dass die Dichtheit an Aufgabenstellungen immer größer wird, sowohl was die Produktivität betrifft als auch die Vielfalt und die Qualitätserwartung. "Leistung wird immer mehr kontinuierlich beobachtet und hinterfragt. Früher hat eine Putzfrau einfach geputzt, heute muss sie einen Putzplan ausfüllen - das gilt für den administrativen Bereich genauso." Geht also das Qualitätsmanagement auf Kosten der Menschen? Möglicherweise. Umso wichtiger findet Jarmai ein soziales Netz aus Familie und Freunden, in das man sich fallen lassen kann, wo man sich aufgehoben fühlt, ohne Leistungsdruck und Versagensängste. Auch ein Betriebsarzt sei diesbezüglich eine sehr sinnvolle Einrichtung. Lueger rät außerdem zu Ausgleichsaktivitäten, um Stress abzubauen. "Die Zeit dafür muss man sich dann halt nehmen."
Genauso schlimm wie zu wenig Zeit für zu viel Leistung ist aber auch der umgekehrte Fall: Wenn man zu viel Zeit hat und gar nicht mehr in die Leistung hineinkommt. Jarmai spricht hier von der "Generation Arbeitslos, den Couch Potatoes, deren Zeit nicht mehr strukturiert ist, sondern nur noch irgendwie totgeschlagen wird". Das kann aber nicht nur junge Arbeitslose betreffen, sondern auch Pensionisten. Wer das Berufsleben verlässt (sei es freiwillig oder unfreiwillig), sollte sich deshalb seine Zeit zumindest grob einteilen, um nicht in eine Art Zeitloch zu fallen.
Wie aber geht man nun am besten mit der eigenen Zeit um? Jarmai würde jedem empfehlen, einmal sich selbst zu beobachten oder auch Freunde und Familie zu fragen, wie das eigene Zeitmanagement eingeschätzt wird. "Wie gehe ich mit meiner Zeit um? Wie sieht mein Zeitplan aus, wenn ich gut vorankomme und mir Dinge gelingen? Und wie sieht er aus, wenn mir Dinge nicht gelingen? Wenn man hier ein Muster findet, ist das ein wichtiger Schritt." Was in der Vergangenheit gut funktioniert habe, klappe wahrscheinlich auch später wieder, meint Lueger. Zur Lösung könne jeder selbst viel beitragen, "das Wissen ist allerdings meistens latent und will erst entdeckt werden".
Glück mit dem Zeitmanagement
Und wie seht der persönliche Kalender der beiden Experten aus? Jarmai führt einen Bleistiftkalender, der auf nur zwei A4-Seiten ein ganzes Jahr umfasst: "Da stehen nur die allerwichtigsten Termine drin." Daneben führt er Aufgabenlisten. "Aus denen wähle ich dann, wenn ich Zeit habe, dringliche Termine aus, die eingeschoben werden." Sein Rezept: nicht auf die Minute genau planen, sondern eher in Blöcken. "Ich plane inhaltlich und ordne dann die Zeit den Aufgaben zu." Dass nicht jeder so arbeiten kann, dessen ist sich Jarmai bewusst. "Bei mir passt zum Glück die Art der Arbeit zu meiner Persönlichkeit und macht auch noch Spaß. Früher war es anders, aber jetzt funktioniert mein Zeitmanagement bestens." Nicht zuletzt, weil der Geschäftsführer der Beratungsgruppe seinen Job selbst mitgeschaffen hat.
Als Chef hat sich auch Lueger leichter dabei getan, seinen persönlichen Kalender in den vergangenen Jahren zu lichten. "Vor allem seit der Geburt meiner Tochter vor sechs Jahren nehme ich mir mehr Zeit für die Familie, um nicht bloß ein Wochenend-Papa zu sein", erzählt er. An vielen Tagen steht da jetzt einfach nur der Name seiner Tochter. Lueger hatte den Mut zur Lücke - und dabei merkte er, dass er tatsächlich vieles einfach weglassen konnte, "weil es eigentlich relativ wenige Dinge sind, bei denen ich mich immer persönlich reinhängen muss und die er nicht abgeben kann. Und ich muss auch nicht dauernd allen Leuten Mails nachschicken, jeder Veranstaltung hinterherlaufen und dauernd den Kasperl runterreißen". Und so kommt es, dass Lueger am Wochenende und am Dienstag grundsätzlich am Handy nicht erreichbar ist - und das funktioniert. Die Mitarbeiter haben sich noch nicht darüber beschwert, und die Ziele wurden bisher erreicht. "Es ist ja auch eine Botschaft an meine Mitarbeiter: Wir führen keine Stricherlliste, sondern es geht um das Ergebnis. Und wenn sie die Ziele erreichen, ist es mir egal, ob sie dafür weniger Stunden Arbeitszeit brauchen als vorgesehen." Denn Überaktivität, zu der einen die Leistungsgesellschaft oft treibe, habe nicht zwingend mit Wirksamkeit zu tun, stellt Lueger klar. Er kann sich an nur einen Fall erinnern, in dem ein Kunde aus Deutschland kein Verständnis dafür hatte, dass der Firmenchef nicht ständig erreichbar war, und wandte sich vom Solution Management Center ab. Aber wer weiß, was sich Lueger dadurch letztlich erspart hat . . .
Buchtipps:
Lothar J. Seiwert: Die Bären-Strategie -In der Ruhe liegt die Kraft. Ariston Verlag; 10,30 Euro
Lothar J. Seiwert & Werner Tiki Küstenmacher: Simplify your life. Droemer/Knaur; 10,30 Euro
Lothar J. Seiwert: Simplify your time - Kalender 2012. Irisiana Verlag; 12,99 Euro
Peter Heintel: Innehalten - Gegen die Beschleunigung, für eine andere Zeitkultur. Herder Verlag; 8,30 Euro
Artikel erschienen am 17. Februar 2012 in: "Wiener Zeitung", Beilage "Wiener Journal", S. 14-17