Zeit sparenE-Mails effizient bearbeiten
Wer E-Mails effizient bearbeitet, kennt das Problem vieler Banken und Versicherungen aus dem eigenen Berufsalltag nicht: Viele elektronische Kundenanfragen bleiben unbeantwortet – die Mitarbeiter ignorieren eingehende E-Mails schlichtweg.
Diese Vogelstrauß-Taktik müssen Sie nicht anwenden, wenn Sie sich mithilfe der folgenden Tipps der E-Mail-Flut stellen.
Nicht von der Mail-Flut ablenken lassen
Wenige schaffen es, ihre Neugierde zu bezwingen, wenn das Fenster auf dem Computermonitor aufpoppt oder ein Tonsignal "You have mail!" signalisiert.
Während der Postbote nur einmal am Tag klingelt, landen E-Mails im 10-Minuten-Takt in unseren Postkästen. Ärgerlich nur, dass der Arbeitstag hier keineswegs von relevanten Informationen und Arbeitsanweisungen unterbrochen wird, sondern in der Regel von Werbemails, wenig relevanten Mail-Kopien und Newslettern.
Indem Sie dem Drang widerstehen, alle neuen Mails sofort anzusehen, gehen Sie den ersten Schritt hin zu mehr Effizienz.
Tipps für Unternehmen und Mitarbeiter
Unternehmen müssen sich grundsätzlich überlegen, dass und wie sie Regeln für den meist ungesteuerten, planlosen Umgang mit der E-Post aufstellen. Er nennt drei Möglichkeiten, um die E-Mail-Flut und den dadurch verursachten Stress zu reduzieren.
1. E-Mail Spielregeln einführen
Geklärt werden müssen folgende wichtige Gesichtspunkte, die in einer E-Mail-Policy berücksichtigt werden sollten:
- Welche Konventionen und Sicherheitsauflagen müssen beim E-Mailversand eingehalten werden? Möglich ist z.B. bestimmte Codes für den BETREFF abzusprechen. Auch dies hilft, Mails effizient zu filtern.
- Welche Sicherheitsauflagen müssen beim E-Mailempfang eingehalten werden?
- Was muss bei Archivierung und Löschung von E-Mails beachtet werden?
- Unter welchen Umständen darf ein Kollege oder Vorgesetzter notfalls die elektronische Korrespondenz eines Mitarbeiters einsehen?
- Ist privater Mail-Verkehr erlaubt?
2. Optimierung der Infrastruktur
Definierte E-Mail-Verteilerlisten oder auch Intranet-Foren für bestimmte Gruppen können die Produktivität erhöhen. Denn dann erreichen die Nachrichten die richtigen Mitarbeiter, und diese haben die Möglichkeit, effiziente Filter für ihre Mails zu installieren. So landet jedes Mail im richtigen Ordner und kann beizeiten bearbeitet werden.
Vertrauliche Daten sollten mit einem E-Mail-Verschlüsselungsprogramm versendet werden. Nützlich sein können auch Programme, die doppelte E-Mails und Viren löschen und entfernen.
3. Regeln für den Umgang mit E-Mails festlegen
Mitarbeiter müssen wissen, wie Filter verwendet werden und wie eine effiziente Ordnerstruktur in ihrem Mailprogramm eingerichtet und genutzt werden kann. Sie sollten über gängige Kürzel im Betreff informiert werden.
Leisten Sie einen Beitrag mit der Einführung folgender Regeln:
Vertrauliche Informationen mündlich kommunizieren
Nicht alle Informationen eignen sich für die E-Mail-Kommunikation. Vertrauliche Informationen sind in einem Brief besser aufgehoben, viele Absprachen mit Kollegen sind oft am Telefon schneller getroffen und Fragen geklärt.
Aussagekräftigen Titel wählen
Achten Sie auf aussagekräftige Titel im Betreff. Das hilft dem Adressaten, sich schneller zu orientieren. Möglich sind hier auch Vereinbarungen, wie sie in vielen Mailinglisten gelten: z.B. reine Info-Mails mit "FYI" (For your Information) zu kennzeichnen oder Fragen mit "F", Aufgaben mit "A" und Ähnliches. Wenn sich alle im Unternehmen daran halten, ist schon viel an Zeit gewonnen, denn Mails können schneller eingeordnet werden.
cc: und bc: nutzen
Nutzen Sie die cc: und bc: mit Bedacht. Es ist für den Absender zwar bequem, eher einen Kollegen zu viel als zu wenig zu informieren. Doch langfristig hilft es, die Mailflut beträchtlich zu reduzieren, wenn Sie sich wieder mehr Gedanken darüber machen, wer über bestimmte Themen mit informiert werden soll und wer nicht.
Wer im cc: steht, muss üblicherweise nichts tun, aber Bescheid wissen. Bei Adressaten, die nichts miteinander zu tun haben, ist es angemessener, alle in den "bcc" zu stellen. Nicht jeder freut sich darüber, wenn seine E-Mail-Adresse in großen cc:-Verteilern herumgereicht wird.
Sprache und Form bewusst wählen
Achten Sie auf Sprache und Form der E-Mails. Vermeiden Sie Full-Quotes (komplett zitierte Mails) und verwenden Sie Internet-typische Formen der E-Mail-Kommunikation, wie z.B. Emoticons oder Kommentierung direkt im Text des Absenders nur, wenn der Adressat sie sicher versteht.
Eingehende E-Mails effizient bearbeiten
Versuchen Sie, sich feste Lesezeiten einzurichten und beantworten Sie die eingegangenen Mails in einem Arbeitsgang.
Öffnen Sie jede Mail möglichst nur einmal und tun Sie gleich, was zu tun ist: Beantworten, löschen oder weiterleiten.
Reduzieren Sie die Zahl Ihrer eingehenden E-Mails: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie diesen Newsletter und jene Mailinglisten wirklich brauchen – und bestellen Sie konsequent unwichtige ab. Die Gefahr, etwas zu verpassen, ist gering.
Informieren Sie Bekannte und Freunde freundlich darüber, dass Sie keine weiteren Informationen über angebliche Viren, Würmer und sonstige Hoax benötigen. (Und leiten Sie diese auch selbst nicht weiter!)
E-Mails in Kategorien einteilen
Filter helfen, die ankommenden E-Mails automatisch zu verteilen und in Kategorien einzuteilen. Viele Anwender nutzen die Eingangs-Mailbox als To-do-Liste.
Es bietet sich, die Mails in drei Kategorien einzuteilen:
- diejenigen, die bedenkenlos weitergeleitet werden
- diejenigen, die zunächst im Eingangskorb bearbeitet werden
- Spam-Mails, die in einem separaten Mailordner landen
Sinnvoll ist es auf jeden Fall, Newsletter und E-Mails aus Diskussionslisten gleich in entsprechende "Lese-Ordner" zu stellen. Hier landet nur, was gelegentlich gelesen werden kann.
E-Mails zeitsparend beantworten
Auch beim Beantworten von Mails können Sie Zeit sparen:
- Sie müssen nicht alle Nachrichten beantworten. Reine Danke-Mails oder "Sehe ich auch so!" können Sie sich getrost sparen.
- Antworten Sie nur, wenn Sie im To:-Feld stehen.
- Speichern Sie Standard-Antworten und verwenden Sie diese immer wieder.