MitarbeitergesprächDie fünf Phasen des Kritikgesprächs
Was Sie beim Kritikgespräch beachten
Beim Kritikgespräch sollten Sie zwei wichtige Grundsätze beachten:
- Grundsatz: Trennung von Person und Sache. Kritisieren Sie niemals den Mitarbeiter persönlich. Kritisieren Sie nur Tatsachen oder die Ergebnisse des Verhaltens.
- Grundsatz: Ein Kritikgespräch sollte immer lösungsorientiert ablaufen. Nicht das Fehlverhalten, nicht die Schuldfrage oder die schlimmen Folgen werden diskutiert. Ziel des Mitarbeitergesprächs ist es, gemeinsam eine Lösung zu finden.
Emotionen spielen beim Kritikgespräch immer mit und sind auch erlaubt, zeigen sie doch auch Engagement und Interesse. Tabu sind aber Emotionen, die sich gegen den Gesprächspartner richten. Dazu zählen Beleidigungen, Sticheleien, verletzende Ironie oder Zynismus.
Beim Kritikgespräch sollte nur kurz behandelt werden, wer die Verantwortung für einen Fehler trägt oder welche Dinge falsch gelaufen sind. Viel wichtiger ist die Frage: "Was können wir in Zukunft tun, damit der Fehler nicht noch einmal passiert?" Dieser lösungsorientierte Ansatz ist in die Zukunft gerichtet und hat weniger mit Vorwürfen und Rechtfertigungen zu tun, als mit Ideen und möglichen Veränderungen.
Damit ein Kritikgespräch lösungsorientiert abläuft, kann es in die folgenden fünf Phasen eingeteilt werden.
Phase 1: Objektive Beschreibung des Kritikpunkts
Zunächst geht es darum, das Problem, das Fehlverhalten oder den Kritikpunkt aus Sicht der Führungskraft darzustellen. Die oft gelehrte "Sandwich-Taktik", also jedes Kritikgespräch erst einmal mit einem Lob zu beginnen, dann zu kritisieren und am Schluss wieder zu loben, führt hier nicht weiter. Bei dieser Taktik weiß keiner, woran er ist.
Deshalb: Haben Sie Mut zu klaren Äußerungen! Als Führungskraft sollten Sie auch die Meinung und Sichtweise des Mitarbeiters einholen. Hören Sie aktiv zu und zeigen Sie Interesse für die Meinung des Mitarbeiters. Abschließend fassen Sie das Wichtigste zusammen.
Phase 2: Lösungsvorschläge sammeln und bewerten
Wenn das Problem beschrieben ist, kann die Suche nach einer Lösung beginnen. Am besten ist es, wenn der Mitarbeiter eigene Ideen zur Problemlösung vorbringt, die für die Führungskraft tragbar sind. Mit eigenen Ideen identifiziert sich der Mitarbeiter leichter als mit Vorgaben. Gegebenenfalls ist es auch hilfreich, den Gesprächspartner durch Fragen zu einer eigenen Lösung zu führen.
Versuchen Sie, mehrere Lösungsansätze zu erarbeiten und verbeißen Sie Sich nicht gleich in die erstbeste Idee. Sammeln Sie, wie beim Brainstorming, zunächst Lösungsvorschläge und bewerten Sie sie dann.
Phase 3: Entscheidung für eine Lösung treffen
Wenn mehrere Lösungsmöglichkeiten auf dem Tisch liegen und bewertet wurden, muss die Entscheidung für eine der Möglichkeiten fallen. Die Entscheidung sollte für eine Lösung fallen, hinter der beide Seiten stehen. Eine Lösung, die von der Führungskraft vorgegeben wird, birgt immer die Gefahr, dass der Mitarbeiter hinterher nicht viel Aufwand in die Umsetzung steckt und Sie als Führungskraft mehr Umsetzungsdruck entwickeln müssen.
Treffen Sie eine eindeutige und klare Vereinbarung. Belassen Sie es nicht bei freundlichen Absichtserklärungen nach dem Motto: "Ich werde mich bemühen." Solche Erklärungen weisen schon von vornherein darauf hin, dass die Vereinbarung wohl scheitern wird.
Phase 4: Umsetzung der Lösung planen
Die Lösung ist nach Phase 3 klar formuliert. Jetzt geht es um die Umsetzung der Lösung und um die Festlegung der nächsten Schritte. Wer macht was bis wann und wie wird kontrolliert? Legen Sie in dieser Phase klar die Verantwortlichkeiten fest und vereinbaren Sie konkret, was getan wird. Also: Handlungsschritte fixieren und ein klares Ziel festlegen.
Außerdem sollten Sie festhalten, bis wann Sie eine Veränderung erwarten und an welchem Termin Sie die Umsetzung der getroffenen Vereinbarung überprüfen. Nach dieser Phase endet das Mitarbeitergespräch und die Gespächspartner gehen auseinander. Doch zum Kritikgespräch gehört noch das Feedbackgespräch.
Phase 5: Erfolg der Lösung im Feedbackgespräch beurteilen
In der letzten Phase wird die Umsetzung der Lösung geprüft. Die Fortschritte werden im einem gemeinsamen Feedbackgespräch diskutiert. Kam es in der vereinbarten Zeit zu keiner Veränderung, sollten Sie weitere Konsequenzen besprechen. Ist eine Verbesserung eingetreten, geben Sie dem Mitarbeiter ein positives Feedback.
Falls Sie in dieser Phase Grund zur Kritik haben, behandeln Sie den Mitarbeiter auch hier stets mit Respekt. Akzeptieren Sie aber auch, dass es andere Meinungen geben kann. Drohungen, Erziehungsversuche, Zynismus oder Vergleiche mit anderen Personen haben in einem Kritikgespräch nichts zu suchen. Andererseits sollten Sie des lieben Friedens willen auch keine faulen Kompromisse akzeptieren, die auf Dauer sowieso nicht tragfähig sind.