Mitarbeiterdaten digital gespeichert. | Welche Daten ein Betrieb auswerten darf, ist fraglich. | Wien. Von der Bewerbung bis zum Protokoll eines Mitarbeitergesprächs - was Firmen bisher in Papier-Personalakten dokumentierten, wird heute zunehmend elektronisch in Form von digitalen Personalakten abgespeichert. Wie eine Befragung der Forschungs- und Beratungsstelle Arbeitswelt (Forba) im Auftrag der Arbeiterkammer ergeben hat, haben 192 der 600 befragten Betriebe die digitale Personalakte eingeführt. Weitere zehn Prozent der Firmen planen eine Umstellung.
Die Generali-Gruppe hat in Österreich vor zwei Jahren die Personalakten ihrer rund 5500 Mitarbeiter digitalisiert. "Firmen sollten mit einem halben Jahr Vorlaufzeit rechnen", sagt Andreas Rauch, Betriebsrat bei der Generali. Bei der Digitalisierung werden alle Papierdokumente mit einem Hochleistungs-Scanner eingescannt und mit Schlagworten versehen. "Um die Dateien zu finden, muss der Betrieb vorher die Schlagworte zur Benennung der Dokumente genau festlegen", sagt Rauch.
Die Computerprogramme zur Verwaltung der elektronischen Akten sind meist ein Baustein von Software zur Personalverrechnung und -verwaltung. Besonders für Großbetriebe eignet sich die digitale Personalakte, sagt Thomas Riesenecker-Caba von Forba: "Bei kleinen Firmen ist der Nutzen im Vergleich zu den Kosten nicht groß genug."
Zugriffsrechte regeln
Die Vorteile der digitalen Personalakte liegen auf der Hand: Statt einen Papierordner im Archiv zu suchen, reichen nun ein paar Klicks mit der Computermaus, um sich über einen Beschäftigten zu informieren. "Mit der digitalen Personalakte hat der Aktentourismus ein Ende", sagt Eberhard Kiesche von der Arbeitnehmerorientierten Beratung (AoB). Außerdem können Informationen über Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig eingesehen werden. "Damit kann es nicht passieren, dass ein Mitarbeiter die Akte mit nach Hause nimmt und der Ordner nicht im Betrieb auffindbar ist", so Kiesche. "Es können außerdem mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Akte zugreifen", sagt Riesenecker-Caba. Das papierlose Büro bleibt allerdings weiterhin Utopie: "Viele Mitarbeiter drucken Dokumente aus, also wird manchmal sogar mehr Papier als vorher verbraucht", so Riesenecker-Caba.
Heikel wird es allerdings, wenn neben allgemeinen Informationen wie dem Arbeitsvertrag auch Leistungsbeurteilungen und Ermahnungen gespeichert werden. "Werden sensible Daten erfasst, muss der Betriebsrat zustimmen", sagt Riesenecker-Caba.
In einer Betriebsvereinbarung sollte auch geregelt werden, welche Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen dürfen und welche Daten ausgewertet werden dürfen - ein heikles Thema ist etwa die Auswertung von Krankenständen. Um die Zugriffe im Nachhinein überprüfen zu können, sollten die Zugriffe elektronisch aufgezeichnet werden. "Sind alle Datenschutzaspekte geklärt, dann ist auch von Seiten der Arbeitnehmer die digitale Personalakte positiv zu sehen", so Kiesche.