Der Umstieg auf E-Dienstwagen läuft. Doch in der Praxis gibt es insbesondere bei der Abrechnung der Ladekosten noch zahlreiche Probleme. Welche Lösungsansätze es für Fuhrparks gibt.
Die wohl größte Herausforderung im elektrischen Fuhrpark liegt für die meisten Unternehmen in der Abrechnung der Ladevorgänge. Laden am Arbeitsplatz, zu Hause, unterwegs und an anderen Standorten – es gibt viele Anwendungsfälle, die es gilt zu managen. "Wir sehen immer noch Fuhrparks, die nur mit einer rudimentären Ladesoftware ausgestattet sind und die Abrechnung demnach manuell durchführen", sagt Experte Christian Kurtenbach vom Softwarehaus Monta.
Manuelle Abrechnung ist zu zeitintensiv
Das wiederum führt zu erheblichem Zeitaufwand, wenn Fuhrparkmanager am Monatsende die Ladevorgänge ihrer Mitarbeiter aus verschiedenen Systemen herunterladen und manuell bearbeiten müssen. Gleichzeitig sollten die Ladevorgänge auch den richtigen Personen zugeordnet werden und die Daten korrekt sein. Hinzu kommt: Um Ladevorgänge, die von Mitarbeitern zu Hause getätigt wurden, richtig zuzuordnen, muss die Wallbox zu Hause richtig gemappt werden. Auch das Erfassen von Ladevorgängen, die unterwegs und zu unterschiedlichen Preisen getätigt wurden, bedeutet deutlichen Mehraufwand. "All diese Ladevorgänge werden in ein internes Abrechnungssystem gespielt und dort von der Finanz- und Personalabteilung verarbeitet – und schlussendlich zum Beispiel in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt", so Kurtenbach.
Mitarbeiter-Pauschale für Ladekosten
Laut Experten kann die manuelle Abrechnung im Fuhrpark je nach Größe oft mehrere Tage in Anspruch nehmen. Aufgrund begrenzter Ressourcen entscheiden sich viele Unternehmen für eine pauschale Auszahlung an ihre Mitarbeiter für das Laden zu Hause, anstatt eine genaue Abrechnung vorzunehmen. Dies geschieht aus der Befürchtung heraus, dass Mitarbeiter die Möglichkeit zur genauen Abrechnung ausnutzen könnten, indem sie beispielsweise höhere Stromkosten angeben oder ihr Zuhause als Ladestation für zusätzliche Fahrzeuge nutzen.
Abrechnungs-Pauschalen bergen Probleme
Diese Pauschalen führen jedoch oft zu zwei Problemen: Entweder laden die Mitarbeiter an öffentlichen Ladestationen, die eigentlich teurer sind, um die Pauschale zu maximieren, oder es kommt zu Ungerechtigkeiten, da nicht alle Mitarbeiter gleichbehandelt werden. Kurtenbach betont, dass es wichtig ist, den Mitarbeitern zu vertrauen, aber auch sicherzustellen, dass sie fair bezahlt werden. Ein besonderes Vertrauen werde oft langjährigen Mitarbeitern entgegengebracht im Vergleich zu temporären Mitarbeitern, die Firmenfahrzeuge mit nach Hause nehmen.
Intelligente Ladesoftware für genaue Abrechnung
Um dieses Problem zu lösen und eine gerechte Abrechnung zu ermöglichen, setzen Software-Anbieter wie Monta auf intelligente Ladesoftware. Diese Software ermöglicht eine genaue Abrechnung bei minimalem Aufwand für Fahrer und Management. Durch die direkte Abfrage der Stromkosten zu Hause können Mitarbeiter genau abrechnen, und das Management kann dies überprüfen und genehmigen. Damit soll Transparenz und Fairness bei der Abrechnung gewährleistet werden.
Optimales Lastmanagement für Elektrofahrzeug-Ladestationen
Ohne Lastmanagement kann es bei großen Gebäuden und vielen Ladepunkten zu einer Überlastung des Stromnetzes kommen. Monta verwendet Cloud-basiertes Lastmanagement, um die Last automatisch zu verteilen und die verfügbare Kapazität optimal zu nutzen – nach Wunsch auch mit Priorisierung einzelner Ladepunkte, Gruppierungen nach Sicherungskreisen, und auch Phasenrotation.
Potenzial von E-Autos für Netzstabilität und Kosteneinsparung
Darüber hinaus sei vielen Fuhrparkverantwortlichen nicht bewusst, welches Potenzial noch in der Nutzung von E-Fahrzeugen liegt, wenn diese auch als Flexibilität im Netz eingesetzt werden. Die Auto-Akkus könnten unter anderem das Stromnetz stabilisieren. Und die Netzbetreiber würden dies auch entlohnen. So könnten die Total Cost of Ownership einer E-Flotte sinken. Weiteres Ausbaupotenzial sieht Kurtenbach in der Bereitstellung von Ladepunkten für Mitarbeiter mit Privatfahrzeugen. Weil nicht alle Mitarbeiter die Möglichkeit einer eigenen Wallbox zu Hause haben, sind Lademöglichkeiten am Unternehmensstandort für Angestellte häufig entscheidend für ihre Bereitschaft, auf Elektrofahrzeuge umzusteigen. "Für ein typisches Fahrprofil reichen ein bis zwei Ladungen pro Woche völlig aus. Mit der richtigen Software kann der Arbeitgeber dabei ohne Probleme kostendeckend arbeiten, einen Beitrag zur Mobilitätswende leisten und gleichzeitig wesentlich attraktiver für hoch qualifizierte Fachkräfte werden", so Kurtenbach.
Hintergrund
Monta ist eine Plattform für das Laden von Elektrofahrzeugen. Mit einer App verbindet Monta nach eigenen Angaben Fahrer, Standorteigentümer und Installateure, um ein offenes, zugängliches Netzwerk von Ladestationen zu schaffen. Mit der Monta-Software soll jedes Unternehmen, jede Organisation und öffentliche Einrichtung, die verfügbare Standorte und Flächen besitzt, Ladestationen für Mitarbeitende, Gäste und E-Fahrer anzeigen, verwalten und einrichten können.