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Datenqualität ist für alle Systeme wichtig, und das gilt auch für ERP-Daten. Führungskräfte in der Lieferkette müssen sicherstellen, dass ihre ERP-Daten sauber sind, damit ihr Unternehmen weiterhin erfolgreich arbeiten kann.
Hohe Fluktuation und fehlende Geschäftsprozessdokumentation können zu schlechter ERP-Datenqualität führen. Eine mangelhafte Softwareintegration und eine schlechte Leistung der Mitarbeiter – zum Beispiel die Eingabe von Daten nach einer bestimmten Frist – können ebenfalls zu Problemen führen.
Warum ist ERP-Datenqualität wichtig?
Verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen nutzen ERP-Daten, so dass sich eine schlechte Datenqualität auf viele Aspekte des Betriebs auswirken kann. So können ungenaue ERP-Daten beispielsweise zu Problemen in der Buchhaltung führen. Für die Verantwortlichen der Lieferkette wird es schwierig, für die Zukunft zu planen, wenn schlechte Daten zu ungenauen Rohstoffbestellungen führen. Kunden können sich entscheiden, woanders einzukaufen, wenn ungenaue Daten zu Bestandsengpässen führen.
Außerdem kann ein Mitarbeiter, der Daten nach Ablauf einer Frist in die ERP-Software eingibt, zu verspäteten Lieferungen und verpassten Aufträgen führen.
Die 5 Standards für Datenqualität
Jedes Unternehmen sollte fünf Schlüsselstandards für Daten einhalten, um die Qualität zu gewährleisten. Hier sind die fünf Standards, die Daten erfüllen sollten.
1. Genauigkeit
Die Daten in einem System müssen genügend Informationen enthalten, um für die Benutzer hilfreich zu sein.
Wenn zum Beispiel die Verkaufsergebnisse nicht die Zahlen von vor einem Jahr enthalten, können die Mitarbeiter die Verkaufsergebnisse nicht mit anderen Daten vergleichen.
2. Aktualität
Die rechtzeitige Dateneingabe unterstützt Unternehmen auch dabei, Datenqualitätsstandards einzuhalten.
So kann es beispielsweise sein, dass Mitarbeiter Daten bis zu einem bestimmten Termin in das ERP-System eingeben müssen, um weitere Prozesse im Unternehmen zu unterstützen. Zu diesen zeitkritischen Datenelementen können QS-Prüfungen, Kundenaufträge, Bestandskontrollen, Stundenzettel und Produktionsdaten gehören.
3. Verlässlichkeit
Zuverlässigkeit ist ein weiterer wichtiger Maßstab für die Datenqualität.
Wenn eine Umsatzzahl am Monatsende in einem System 2.345 Euro und in einem anderen System 2.335 Euro beträgt, dann sind die Daten nicht zuverlässig. Die Benutzer sollten sicherstellen, dass ihre Daten konsistent sind.
4. Gültigkeit
Die Bestätigung der Datengültigkeit kann auch dazu beitragen, dass die in das ERP-System eingegebenen Daten korrekt sind. So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Benutzer die letzten beiden Ziffern einer Jahreszahl eingibt, das System aber alle vier Ziffern benötigt.
Wenn die ERP-Software nicht in der Lage ist, ungültige Daten automatisch zu erkennen, können regelmäßige Audits und Berichte helfen, Qualitätsprobleme zu identifizieren.
5. Integrität
Die Datenintegrität kann dazu beitragen, dass die Informationen von hoher Qualität sind. Wenn zum Beispiel ein Benutzer den Namen eines Mitarbeiters bei der Eingabe in das System versehentlich falsch schreibt, dann sind die Daten nicht integer.
4 Schritte zur Sicherstellung der ERP-Datenqualität
Die Mitarbeiter müssen die Qualität der ERP-Daten proaktiv sicherstellen. Hier sind einige Schritte, die Supply-Chain-Führungskräfte und andere Verantwortliche unternehmen können, um sicherzustellen, dass die in der ERP-Software gespeicherten Daten sauber sind.
1. Schulung der Endanwender
Eine der besten Möglichkeiten zur Verringerung oder Vermeidung von Datenqualitätsproblemen besteht darin, die Benutzer entsprechend zu schulen und zu betonen, dass die Einhaltung der Datenqualitätsstandards Teil der täglichen Arbeit sein muss.
Lernmanagementsysteme können interaktive Schulungen für Benutzer anbieten, einschließlich Tests zu deren Kenntnissen über ERP-Systeme.
2. Validierungsfunktionen der ERP-Software nutzen
Viele ERP-Plattformen können Daten bei der Eingabe durch die Benutzer validieren und eine Fehlermeldung anzeigen, wenn die Daten nicht den Standards entsprechen.
Manches ERP-System ermöglicht es Administratoren auch, benutzerdefinierte Geschäftsregeln zu implementieren, so dass die Benutzer Fehlermeldungen erhalten, wenn ihre Dateneingabe nicht mit diesen Regeln übereinstimmt. Einige Systeme verhindern beispielsweise, dass ein Benutzer eine neue Bestellung für ein bestimmtes Produkt eingibt, wenn das Produkt nicht verfügbar ist.
3. Ausnahmeberichte erstellen
Berichte können alle abnormalen Datenelemente kennzeichnen.
Die Ausnahmeberichte der ERP-Software können den Benutzern eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung von Geschäftselementen wie Bestellungen oder Rechnungen liefern, so dass die Benutzer die Berichte überprüfen und die Richtigkeit der Daten bestätigen können.
4. Vollständige Systemdokumentation
Die Dokumentation von Geschäftsprozessen kann ebenfalls zur Sicherung der Datenqualität beitragen.
Ein Manager, der einen neuen Mitarbeiter schult, erinnert sich vielleicht nicht mehr an einen bestimmten Aspekt der Dateneingabe oder der Auszubildende versteht nicht, wie bestimmte Daten einzugeben sind. Durch die Dokumentation von Prozessen kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die Daten auf die gleiche Weise eingeben und so Fehler vermieden werden.