Einbindung in bestehende digitale Bearbeitungsprozesse bringt Vorteile.
Wien. Österreich ist ins Netz gegangen: Drei von vier Haushalten und die überwiegende Mehrheit der Unternehmen sind online. Für die Verwaltung bedeutet dieser Umstand nicht nur eine Herausforderung, sondern auch die Aussicht auf ein großes Einsparungspotenzial. In der Stadt Wien schickt man sich an, dieses unter anderem mit einer Innovation im Schriftverkehr zu heben: der elektronischen, oder, um genauer zu sein, dualen Zustellung.
Brigitte Lutz, Mitarbeiterin der Gruppe Informations- und Telekommunikationstechnologie der Magistratsdirektion Wien, erläutert, was darunter zu verstehen ist: Die duale Zustellung sei nicht als Ersatz für den physischen Versand gedacht, sondern als Ergänzung dazu - ein Kompromiss, der auf der Tatsache beruht, dass die elektronische Erreichbarkeit der Empfänger vielfach noch nicht gegeben ist, wie Lutz betont. Grundlage für jede nachweisliche elektronische Zustellung, das elektronische Pendant zum RSa- oder RSb-Brief, ist nämlich eine Anmeldung und Authentifizierung des Empfängers etwa per Bürgerkarte oder Handysignatur.
Für die Stadt Wien weist die Etablierung dieses dualen Systems erhebliche Vorteile auf. Konkret wird diese Organisation der Zustellung in die etablierten elektronischen Bearbeitungsprozesse eingebunden. Im elektronischen Akt der Verwaltung verfügt der Mitarbeiter etwa über die Möglichkeit, per Klick eine Abfertigung zu veranlassen, die dann die Umwandlung von Schriftstücken in eine Datei, deren Amtssignierung und schließen die Versendung - auf elektronischem und physischem Wege - auslöst.
"Primär ist damit eine Kostenreduktion verbunden", sagt Lutz. "Gerade wenn man durchgängige elektronische Prozesse hat, wie das bei der Stadt Wien der Fall ist, erzielt man Einsparungen beim Manipulationsaufwand und schafft eine Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter", sagt Lutz.
"Aufgrund der dualen Zustellung ist es für uns als absendende Stelle nebensächlich, ob Empfängerinnen und Empfänger elektronisch erreichbar sind, oder nicht", erläutert Lutz die Vorzüge des zweigleisigen Systems.
Klar ist aber auch, dass noch größere Einsparungen - etwa durch einen Wegfall der Portokosten - bei einer rein elektronischen Zustellung erzielt werden könnten. Um das zu erreichen, will man im Rahmen der Initiative "Wien stellt e' zu", die Zahl jener Empfänger erhöhen, die ein elektronisches Postfach eröffnen und so eine rein elektronische Zustellung akzeptieren.
Unternehmen stehen im Fokus der Anstrengungen
Hauptaugenmerk liegt dabei auf der Wirtschaft: "Die Privatperson hat im Durchschnitt 1,4 Behördenkontakte pro Jahr, Unternehmen und andere Kommunikationspartner kommen da auf ein Vielfaches", erklärt Lutz. Mit Foldern, Anschreiben und mündlicher Information bemüht sich die Stadt, jenen Kommunikationspartnern, mit denen der intensivste Austausch besteht, die Vorzüge der elektronischen Erreichbarkeit schmackhaft zu machen.
"Die Nachfrage ist in der Wirtschaft deutlich größer als in Privathaushalten", weiß auch Josef Schneider, Geschäftsführer der Firma Hpc Dual, die als Versand-Partner der Stadt die technischen Lösungen entwickelt. Der Grund für dieses Interesse liegt für Schneider auf der Hand: "Die elektronische Zustellung hat für Unternehmen deutliche Prozesskostenvorteile." Die Bearbeitungsprozesse, die in den meisten Betrieben längst digital erfolgen, würden mit einer angeschlossenen elektronischen Versendung deutlich günstiger werden. Beim Versand von Schriftstücken sieht Schneider ein Einsparungspotenzial von bis zu 90 Prozent.
Die Pläne, die das Unternehmen rund um die elektronische Zustellung hat, gehen dabei noch weiter. Als nächster Schritt soll aus der einseitigen Zustellung von Behördenschreiben eine wechselseitige elektronische Kommunikationsstruktur entstehen, die im Gegensatz zum Email einen sicheren und garantierten Versand und Empfang von Schriftstücken erlaubt. "Wir wollen weg von der Einwegkommunikation und hin zum elektronischen Dialog", umschreibt Schneider das Ziel, Unternehmen und Privatpersonen zum kompletten Umstieg auf die elektronische Kommunikation zu ermuntern. Als Beispiel nennt Schneider das Produkt Brief.Butler, ein Programm, das elektronische Zusendungen automatisiert abholt, aber etwa auch das sofortige elektronische Bezahlen integriert - für Schneider nicht nur eine Frage der Kostenreduktion, sondern auch des Komforts, zumal die
Aktivierung dafür einfach auf sendstation.at zu bewerkstelligen ist.
Ganz so rasant sieht Lutz den kompletten Umstieg nicht kommen. Zwar sei es durchaus ein Ziel, den Anteil der elektronisch erreichbaren Kommunikationspartner deutlich zu erhöhen, "aber das wird noch lange dauern", gibt sich Lutz realistisch.
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