Politik und Verwaltung haben unterschätzt, wie komplex die DigitalisierungDigitalisierung der VerwaltungVerwaltung ist. Nach dem Scheitern des Onlinezugangsgesetzes (OZG) ist jetzt der Moment, um aus Fehlern zu lernen und einen neuen Anlauf zu wagen. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de Alles zu Public IT auf CIO.de
Wenn man mit ein wenig Erfahrungswissen - und ein wenig Selbstironie - auf die Struktur der öffentlichen Verwaltung schaut, so lassen sich aus organisationstheoretischer Sicht drei Kategorien von Handlungsträgerinnen und Handlungsträgern unterscheiden. Da sind zum einen die Leistungsträger. Diese Gruppe von Beschäftigten begreift Digitalisierung und technologische Innovation als Chance für die Weiterentwicklung der eigenen Fachaufgabe - oder des Business, wie man in der Privatwirtschaft vielleicht zu sagen pflegt. Diese Gruppe ist offen für Neues, ambitioniert und bringt sich gerne mit Ideen und Talent bei der Optimierung der eigenen Verwaltungsprozesse ein.
Die zweite Kategorie lässt sich als Gruppe der Bedenkenträgerinnen und Bedenkenträger charakterisieren: Jedwede Veränderung wird skeptisch gesehen, die bestehende analoge Aufgabenwahrnehmung gilt für diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als nicht verbesserungsfähig. Innovationsimpulse werden als Risiko für das traditionelle, regelbasierte Handeln erachtet. "Ich habe verfassungsrechtliche Bedenken", ist der Generaleinwand in der Argumentation. Und dann gibt es die Gruppe der Würdenträgerinnen und Würdenträger: Erhaben und würdevoll schreitet die Amts- oder Behördenleitung durch die Flure der Organisation. Sie möchte geliebt, aber wenig aufgehalten werden. Innerbehördliche Störungen sind ungern gesehen.
Pragmatisches Vorgehen zählt
Wir, die Gruppe der IT-Verantwortlichen, Digitalisierer, Organisationsentwickler, CIOs und CDOs zählen uns zu den Leistungsträgerinnen und Leistungsträgern. Das haben wir aktuell im Ministerium für Infrastruktur und Digitales in Sachsen-Anhalt bewiesen. Unter schwierigen politischen Rahmenbedingungen haben wir mit Mut zu Entscheidungen und Pragmatismus für Lösungswege eine zentrale digitale Plattform mit einem Projektpartner entwickelt - ohne Datenbestand oder Zugang zu Registern.
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it dieser leicht bedienbaren Plattform war es möglich, die Einmalzahlung an Studierende sowie Schülerinnen und Schüler in Höhe von 200 Euro unkompliziert auf den Weg zu bringen. Durch ein Höchstmaß an Automation, die kaum des manuellen Einsatzes von Sachbearbeitern bedurfte, wurden auch Missbrauch und kriminelle Energie weitgehend verhindert. Wir haben schlichtweg einen neuartigen Zahlungsverkehr an natürliche Personen entwickelt, den es vorher so nicht gab und mit dem es möglich war, innerhalb kürzester Zeit an knapp fünf Prozent der bundesdeutschen Bevölkerung Hilfsgelder auszuzahlen.
Der Mut zu Entscheidungen fehlt noch zu oft in der öffentlichen Verwaltung. Diese Beobachtung mache ich insbesondere in den jeweiligen Fachabteilungen. Sie erkennen Digitalisierung nicht als Teil der Fortentwicklung ihrer Aufgabe und verweisen häufig auf die Haus-Nerds in ihrer Organisation. Aber die Nerds wissen im Detail nicht, worum es inhaltlich eigentlich geht, und wir begeben uns in eine schwierige Spirale. Das ist nur eine Ursache für das Verfehlen der eigenen politischen Ziele.
- Markus Richter, Bundes-CIO
BAMF-Vizepräsident Markus Richter ist Bundes-CIO. Er löste Klaus Vitt ab, der Ende April 2020 in den Ruhestand ging. - Christian Pfromm, CDO von Hamburg
Christian Pfromm ist seit Januar 2018 neuer CDO der Stadt Hamburg Sein genauer Titel lautet: "Chief Digital Officer / Leiter des Amtes für IT und Digitalisierung". Der CDO berichtet an den 1. Bürgermeister der Stadt Hamburg und an den Chef der Senatskanzlei. Zuvor war Pfromm von Juni 2011 bis Dezember 2017 Group CIO der BHF-Bank AG. CIO Jörn Riedel berichtet an ihn. - Andreas Meyer-Falcke, Beauftragter der Landesregierung NRW für Informationstechnik (CIO)
Der langjährige nordrhein-westfälische Landes-CIO Hartmut Beuß verabschiedet sich zum 31. August 2020 in den Ruhestand. Seine Nachfolge im Wirtschafts- und Digitalministerium als Beauftragter für Informationstechnik tritt Andreas Meyer-Falcke an. Meyer-Falcke kommt von der Landeshauptstadt Düsseldorf, wo er seit August 2012 als Beigeordneter für die Bereiche Personal, Organisation, IT, Gesundheit und Bürgerservice tätig ist. In der Rolle trägt er unter anderem die Verantwortung für die Digitalisierung der Kommunalverwaltung. - Bernd Schlömer, Landes-CIO von Sachsen-Anhalt
Bernd Schlömer ist seit Oktober 2021 CIO des Landes Sachsen-Anhalt. Er folgte auf Rüdiger Malter, der das Amt seit April 2020 innehatte. - Fedor Ruhose, Landes-CIO von Rheinland-Pfalz
Staatssekretär Fedor Ruhose (SPD) verantwortet als CIO und CDO die IT und digitale Transformation des Landes Rheinland-Pfalz. - Hartmut Schubert, CIO in Thüringen
Hartmut Schubert ist seit Dezember 2014 Staatssekretär im Thüringer Finanzministerium. Der Titel CIO kommt in der "Richtlinie für die Organisation des E-Government und des IT-Einsatzes in der Landesverwaltung des Freistaats Thüringen" nicht vor. Dennoch erfüllt Schubert, der Beauftragte des Freistaats Thüringen für E-Government und IT, genau die Aufgaben und die Funktion des CIO. Mit dem Kabinettbeschluss der Richtlinie vom 7. Juli 2015 erhält Thüringen deshalb als letztes Bundesland einen Landes-CIO. - Thomas Popp, Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung als Mitglied der Sächsischen Staatsregierung (CIO)
Im Januar 2020 ernannte Sachsens Ministerpräsident Michael Kretschmer (CDU) CIO Thomas Popp zum Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung als Mitglied der Staatsregierung (CIO). Popp war bisher Landes-CIO in Sachsen. - Ina-Maria Ulbrich, Staatsekretärin, Mecklenburg-Vorpommern
Ina-Maria Ulbrich ist seit November 2016 Staatsekretärin im neu geschaffenen Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung Mecklenburg-Vorpommern. Aus "Landesentwicklung" wurde nun "Digitalisierung". Die Juristin wurde 2002 Regierungsrätin und Referentin im Umweltministerium, beim Landkreis Ostvorpommern und im Wirtschaftsministerium. Von 2006 bis 2008 leitete sie das Büros des Ministers für Verkehr, Bau und Landesentwicklung, von 2008 bis 2011 war Ulbrich Leiterin des Büros des Ministerpräsidenten. Ulbrich vertritt das Land auch im IT-Planungsrat. - Stefan Krebs, CIO in Baden-Württemberg
Seit dem 1. Juli 2015 leitet Stefan Krebs die IT-Geschicke des Landes Baden-Württemberg als Beauftragter der Landesregierung für Informationstechnologie (CIO/CDO). Der Diplom-Verwaltungswirt kennt sich mit Banken und IT-Sicherheit aus. Zu seinen ersten Aufgaben gehörte die Feinplanung für die schrittweise Bündelung der bisher dezentralen IT-Einheiten der Landesverwaltung. - Sven Thomsen, CIO von Schleswig-Holstein
Seit Mitte Juli 2013 lenkt Sven Thomsen als CIO des Landes Schleswig-Holstein die Geschicke des Zentralen IT-Management Schleswig-Holstein (ZIT-SH). Im ZIT-SH sind die Aufgaben der ressortübergreifenden IT- und Finanzensteuerung für alle Fragen der Informations- und Kommunikationstechnologie zentralisiert. Wie auch in Hamburg ist Sven Thomsen nicht Staatssekretär und gehört nicht dem IT-Planungsrat an. Im IT-Planungsrat wird Schleswig-Holstein durch Knud Büchmann, Beauftragter der Landesregierung Schleswig-Holstein für Zentrale IT-, Organisations- und Personalentwicklung vertreten. Seit Mitte 2017 ist Thomsen an das neue Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung (MELUND) angedockt. - Elena Yorgova-Ramanauskas, CIO im Saarland
Elena Yorgova-Ramanauskas, ist seit Juni 2022 Chief Digital Officer (CIO) im Saarland. Seit 2022 ist sie Staatssekretärin im Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitales und Energie. - Judith Gerlach, Staatsministerin für Digitales in Bayern
Die Landtagsabgeordnete und Rechtsanwältin Judith Gerlach (CSU) ist seit November 2018 Staatsministerin für Digitales in Bayern. Das Ministerium wurde neu geschaffen. Das neue Staatsministerium übernimmt die Grundsatzangelegenheiten und die Koordinierung der Digitalisierung Bayerns, die bisher bei der Staatskanzlei angesiedelt waren. Das Ministerium soll sich außerdem um die strategischen Fragen der digitalen Verwaltung kümmern. - Kristina Sinemus, hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung
Seit 18. Januar 2019 ist Kristina Sinemus hessische Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung. Das Ministerium wurde neu geschaffen. 1998 wurde die promovierte Biologin geschäftsführende Gesellschafterin der Beratungsfirma Genius. Seit 2014 war sie Präsidentin der Industrie- und Handelskammer Darmstadt. 2011 wurde sie zur Professorin an der Privathochschule Quadriga in Berlin berufen. - Jörn Riedel, CIO von Hamburg
Seit 2008 hat Hamburg einen CIO. Den Posten hat seitdem Jörn Riedel inne. Angesiedelt ist er bei der Finanzbehörde der Hansestadt. Beim dortigen Amt für Organisation und Zentrale Dienste ist Riedel Abteilungsleiter für E-Government und IT-Steuerung. Anders als in anderen Bundesländern ist CIO Riedel nicht Staatssekretär - und gehört nicht dem IT-Planungsrat an. Hamburg vertritt in dem Bund-Länder-Gremium der Staatsrat der Finanzbehörde, Jens Lattmann. CIO Jörn Riedel verantwortet derzeit gleich mehrere übergreifende IT-Projekte in Hamburg. - Cornelius Everding, CPIO von Brandenburg
In Brandenburg fließen die Fäden in IT-Angelegenheiten nicht bei einem CIO zusammen sondern beim CPIO - dem Chief Process Innovation Officer. Mit dieser Bezeichnung soll die Orientierung an Prozessen betont werden, sagte gegenüber CIO.de Cornelius Everding, der das Amt seit seiner Schaffung im August 2008 innehat. Everding sieht sich nicht als alleine für IT zuständig an, sondern setzt auf einen Dreiklang: Mit dem CPIO kümmern sich um IT-Themen der zentrale IT-Dienstleister von Brandenburg und der sogenannte RIO-Ausschuss, die Runde der Ressort Information Officers. Aktuelles Thema ist das Forschungsprojekt "Stein-Hardenberg 2.0". Der Bund, Hamburg und Berlin, der öffentlich-rechtliche IT-Dienstleister Dataport und das Potsdamer Institut für E-Government bearbeiten die Frage, wie sich das Gemeinwesen mit modernen Werkzeugen organisieren lässt. Den CPIO hat Brandenburg beim Innenministerium angesiedelt. Amtsinhaber Everding ist nicht Staatssekretär, weshalb er - wie Kollegen aus anderen Ländern - nicht im IT-Planungsrat sitzt. Dort spricht Innenstaatssekretär Rudolf Zeeb für das Bundesland. - Hans-Henning Lühr, Staatsrat im Bremer Finanzressort
In Bremen ist die CIO-Funktion beim Staatsrat des Finanzressorts angesiedelt, Hans-Henning Lühr. Ihm direkt zugeordnet ist die Stabsstelle "Zentrales IT-Management und E-Government", die von Martin Hagen geleitet wird. Ein aktuelles Projekt der Bremer IT ist der einheitliche "Verwaltungs-PC": Ziel ist eine Standardisierung und die Professionalisierung des IT-Supports über alle Dienststellen hinweg. Im IT-Planungsrat vertritt Lühr Bremen. - Horst Baier, CIO von Niedersachsen
Das Land Niedersachsen hat am 20. März 2020 Horst Baier zum IT-Bevollmächtigten ernannt. Formal agiert der 57-Jährige als IT-Bevollmächtigter und leitet die Stabsstelle "Informationstechnik der Landesverwaltung". - Stefan Latuski, CIO der Bundesagentur für Arbeit
Stefan Latuski leitet ab 1. August 2023 als CIO die IT-Geschicke der Bundesagentur für Arbeit - zunächst kommissarisch.
Bis Ende 2022 sollten Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anbieten und diese Portale zu einem Verbund verknüpfen. So verlangte es das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen, kurz Onlinezugangsgesetz (OZG), das am 18. August 2017 bundesweit in Kraft getreten ist. Daraus resultierte, dass fast 7.000 Verwaltungsleistungen auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene (zusammengefasst in 580 sogenannten OZG-Leistungsbündeln) digitalisiert werden müssen. Darüber hinaus muss über die jeweiligen staatlichen Ebenen hinweg eine IT-Infrastruktur entstehen, die Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen einen einfachen Zugriff auf diese Leistungen ermöglicht.
OZG nicht wie geplant umgesetzt
Flächendeckend ist über alle Ebenen festzustellen, dass das OZG bei Weitem nicht so umgesetzt werden konnte, wie es ursprünglich geplant war. Die Gründe sind, wie beschrieben, vielschichtig und über alle Ebenen gleichermaßen ernüchternd. Mit meinen Kolleginnen und Kollegen, den CIOs der Länder, haben wir daher vor dem Hintergrund der aktuell laufenden Anpassung des bisherigen OZG Verbesserungsvorschläge zur künftigen Verwaltungsdigitalisierung formuliert.
Diese sollen in einem Nachfolgegesetz des OZG bestmöglich umgesetzt werden, um eine nachhaltige Verbesserung der rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung zu erreichen. Im Kern müssen wir Länder die Kommunen schon früher in die planerischen und strategischen Prozesse nicht nur einbinden, sondern auch über interoperable Datenaustausch-Formate verknüpfen.
Ein Beispiel aus meinem Bundesland: Die nötige Information, ob ein sehbehinderter Mensch in einer Kommune Hundesteuer zahlen muss, liegt zwar dem Land als strukturierter Datensatz vor, aber die Kommune kommt im Backoffice nicht an diese Information. Das Amt muss erneut abfragen. Auskunftspflichtige oder Nutzerinnen des Bürgerservice müssen aktuell mehrmals aufs Amt, um Nachweise einzuholen und abzugeben. Wären die Register der Verwaltung interoperabel, könnte das alles automatisiert ablaufen. Die Grundsteuererklärung wäre für Eigentümerinnen und Eigentümer kinderleicht, wenn es verknüpfte Register gäbe. Hier ziehen wir jetzt die richtigen Schlüsse.
Enge Zusammenarbeit mit Kommunen
Zum einen zielt die gerade begonnene, enge Zusammenarbeit mit unseren Kommunen auf die Nachnutzung anwendungsbereiter ausgewählter digitaler Lösungen. Wir modernisieren unsere bundesweit vorhandenen Register und betreiben konsequent den Einstieg in die Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Dabei stehen aktuell schnelle Umsetzungen von Massenverfahren wie die An- und Ummeldung, das Elterngeld, der Unterhaltsvorschuss oder die internetbasierte Kfz-Zulassung im Vordergrund.
In Sachsen-Anhalt wollen wir eine flächendeckende Nutzung von effizienten und auf einen realen Mehrwert bedachten durchgängigen Verfahren in der Verwaltung. Die Identifikation und Beseitigung organisatorischer, technischer, rechtlicher und finanzieller Hürden werden dabei konsequent verfolgt. Zum anderen gibt die Modernisierung aller Register selbst neue Schubkraft. Sie ist eine wesentliche Säule der Verwaltungsdigitalisierung und damit mindestens so wichtig wie das OZG selbst.
Zwei Dinge gilt es abschließend anzusprechen. In der öffentlichen Verwaltung muss die Verbindlichkeit von Standards und Normung stärker verankert werden. Dabei geht es neben der Erhebung von Daten auch um die verbindliche Festlegung von Datenaustauschformaten sowie um einheitliche Terminologien und Schnittstellen. Das lese ich auch aus dem Whitepaper des Deutschen Instituts für Normung (DIN). Hier erwarte ich mehr Mut vom Bund, solche Standards vorzugeben und auch dafür zu sorgen, dass sie durchgesetzt werden.
Für jede Verwaltungsleistung muss darüber hinaus klar verständlich in öffentlich zugänglichen Verzeichnissen beschrieben werden, welche Daten, Informationen und Nachweise in welchem Format benötigt werden und wie diese technisch bei den Behörden eingereicht werden können. Die Schnittstellenspezifikation ist neben den verwendeten Standards verbindlich zu machen.
Hemmnisse abbauen
Schließlich darf der Abbau von Digitalisierungshemmnissen nicht aus den Augen verloren werden. Bürokratisierung hemmt die Nutzung neuer Technologien. Der Bund hat jetzt die Chance, die Erkenntnisse aus fünf Jahren OZG konsequent zu nutzen. Dazu gehört die Überarbeitung des Verwaltungsverfahrensrechts mit klaren Hinweisen zur Digitalisierung und der Abkehr von der Schriftformerfordernis alter Art. Auch solche Vorschriften, die immer als Begründung herhalten müssen, warum Digitalisierung nicht geht, wie etwa die Bundeshaushaltsordnung, müssen einem Digitalcheck unterzogen werden.
Wir können jetzt bei der Verwaltungsdigitalisierung einen neuen Anlauf wagen.
Wagen wir es doch einfach!
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