Viele Chefs agieren unbeholfen. | Freitag eignet sich nicht als Tag für eine Kündigung. | Wien. Viele Führungskräfte agieren peinlich und unprofessionell, wenn sie sich von Mitarbeitern trennen müssen, schreibt Ex-Nestlé-Manager Andreas Nentwich in seinem Buch "Rausfliegen mit Erfolg". Nentwich wurde selbst gekündigt und arbeitet nun als Berater bei DBM - The Outplacement Company und gründete die Interim Agents.
Manche Führungskräfte drücken sich beim Überbringen der Botschaft zu vage aus: "Es kommt öfters vor, dass Mitarbeiter nach dem Gespräch gar nicht wissen, dass sie gerade gekündigt wurden", sagt Walter Reisenzein, Geschäftsführer von DBM. "Das Gespräch ist mit keinem anderen vergleichbar, denn es gibt keinen Kompromiss. Der Betroffene ist immer der Verlierer", sagt Reisenzein.
Management-Beraterin und Coach Astrid Ewald begleitet selbst breite Abbauprozesse in großen Unternehmen und berichtet von Managern, bei denen aufgrund der hohen Belastung durch das Kündigen von Mitarbeitern psychosomatische Probleme auftreten. "Es ist ein Fehler, um den heißen Brei herumzureden, man kann den Mitarbeitern Klarheit zumuten", ist Ewald überzeugt.
Die Trennung sollte so ablaufen, dass beide Gesprächspartner ihr Gesicht wahren und wenige zusätzliche persönliche Verletzungen entstehen.
Small Talk zu Beginn ist fehl am Platz
Das Gespräch führen sollte der direkte Vorgesetzte, denn Personalverantwortliche oder höhere Vorgesetzte kennen die private Situation des Betroffenen - etwa Schulden oder Beziehungsprobleme - oft nicht.
Muss ein Mitarbeiter abgebaut werden, sollte der Vorgesetzte ihn kurzfristig um ein Gespräch bitten, am besten am selben Tag. "Die Betroffenen sollten nicht auf die Folter gespannt werden. Wenn mehrere Mitarbeiter im Unternehmen gekündigt werden, dann dämmert es sofort, was los ist", sagt Ewald. Im ersten Gespräch sollte die Trennungsbotschaft überbracht werden, in einem zweiten Gespräch ein bis zwei Tage danach die Bedingungen verhandelt werden. "Das ist fair, weil die Betroffenen im Schock nicht gut verhandeln können", so Ewald. Außerdem haben sie so Zeit, um sich beraten zu lassen.
Zu Beginn des Gespräches sollte der Chef den Betroffenen darauf gefasst machen, was kommt - etwa mit dem Satz: "Wir haben etwas Unangenehmes miteinander zu besprechen", rät Ewald. Small Talk können sich Manager sparen.
Wichtig ist, die Botschaft klar zu formulieren: Dabei passieren oft grobe Fehler, sagt Reisenzein. Die Kernbotschaft sollte sich auf vier bis fünf Sätze beschränken, in den ersten 5 bis 7 Minuten sollte die Botschaft überbracht werden.
Eine geeignete Phrase ist "...kündige ich hiermit ihr Arbeitsverhältnis. Es endet am.. .". Wenn der Mitarbeiter nicht wegen seiner schwachen Leistung gekündigt wird, kann der Chef "persönlich bedauere ich das sehr" hinzufügen.
Die zwei häufigsten Fehler beim Überbringen der Trennungsmitteilung sind einerseits Verhärtung und andererseits Unklarheit und Unabgegrenztheit. Die meisten unnötigen Verletzungen entstehen, weil Führungskräfte die Trennung wie einen juristischen Fall kalt abhandeln und weder Mitgefühl noch Verständnis für die Situation des Gekündigten aufbringen. Will man den Mitarbeiter schonen und leidet mit, erzeugt das allerdings Unklarheiten und die Tatsache der Trennung wird aufgeweicht oder verschleppt. "Da muss man sich professionell abgrenzen, das heißt mitfühlen, aber nicht mitleiden", so Ewald.
Das Gespräch dauert meist eine Viertelstunde bis eine Stunde. Nachdem die Kündigung heraus ist, sollte dem Betroffenen Gelegenheit gegeben werden, Fragen zu stellen und seine Emotionen auszuleben.
Da jeder Mitarbeiter anders reagiert, wenn er seinen Job verliert, müssen die Führungskräfte die Reaktion aushalten und zuhören. Manche sind geschockt und sagen gar nichts, andere reagieren beherrscht, einige aggressiv. Werden Arbeitnehmer ausfällig oder laut, sollte der Vorgesetzte nicht zum Gegenangriff übergehen.
Schriftliche Kündigung ruft Widerstand hervor
Vor einem Wochenende oder einem Urlaub sollte nicht gekündigt werden. Freitag ist ein schlechter Tag, "weil nicht alle eine Familie haben, von der sie aufgefangen werden und dann in ein Loch fallen können", sagt Ewald.
Sich fair von Mitarbeitern zu trennen, ist wichtig, weil das Image des Unternehmens und auch die Wirkung nach innen auf dem Spiel steht. "Die Integrität der Führungskraft steht auf dem Prüfstand", sagt Ewald. Die Trennung sollte so verlaufen, dass der Mitarbeiter bereit wäre, zu einem späteren Zeitpunkt wieder in den Betrieb zurückzukommen.
"Die Gespräche müssen persönlich geführt werden", betont Reisenzein. Wird schriftlich oder per E-Mail gekündigt, ruft dies oft Rachegedanken hervor. Wenn sich Mitarbeiter ungerecht behandelt fühlt, kann dies auch vor Gericht enden, warnt der Berater. Damit eine leistungsbezogene Kündigung nicht unerwartet kommt, sollten Mitarbeitergespräche zuvor genutzt werden, um Kritik und Verbesserungsvorschläge anzubringen, betont Ewald.