"Für die Privatnutzung wurden 40% der Kosten ausge-schieden!" - Der stereotype Hinweis am Steuerbescheid bringt für den Steuerzahler - je nach Temperament - Ärger oder Resignation. Die starre Kürzung bei den Anschaffungskosten und beim Verbrauchsmaterial eines Berufscomputers ist für viele User unverständlich und treibt die Zahl der Rechtsmittel in die Höhe, freilich mit wenig Chance auf vollen Erfolg. Die Finanz ist nicht grundsätzlich gegen den beruflichen Einsatz der PC, aber sie argwöhnt den privaten Missbrauch. Trotzdem sind die angeblichen 40% verhandelbar.
Am einfachsten ist es natürlich, wenn das Gerät im betrieb-lichen Einsatz steht. Hier sind Kürzungen der Ausgaben nicht üblich, weil der volle betriebliche Zweck kaum anzu-zweifeln ist. Die übliche Amortisationsquote ist 25% p.a. (was natürlich längst nicht der tatsächlichen wirtschaftlichen Ein-satzdauer eines EDV-Geräts entspricht), aber weil Unter-nehmen für die Rechner in der Regel den Investitions-freibetrag beanspruchen, muss man die vierjährige Nutzungs- und Behaltedauer akzeptieren.
Workstation als Einheit
Die in früheren Jahren in der Praxis übliche Aufsplittung der Anschaffungskosten in die einzelnen Konfigurationsteile (wie Zentraleinheit, Monitor, Tastatur, usw.), um sie nach Möglichkeit als einzelne "geringwertige" Wirtschaftsgüter im Anschaffungsjahr gleich voll abzuschreiben, ist jetzt nicht mehr möglich. Die Finanz betrachtet die erwähnten drei Hauptkomponenten als Einheit, was bedeutet, dass sie auch eine einheitliche AfA-Grundlage bilden. Nur Maus, Drucker, Scanner, Modem und sonstige Adapter dürfen noch einzeln bewertet und - da sie meistens innerhalb der 5.000 S-Preis-grenze liegen - sofort voll abgesetzt werden. Die sofortige Vollabsetzung gilt natürlich auch für das Verbrauchsmaterial, die entsprechende Fachliteratur und die Betriebskosten.
Die Berücksichtigung einer Privatnutzung im betrieblichen Computer-Einsatz ist nicht vorgesehen (wäre auch schwer zu argumentieren). Desgleichen kommt auch ein lohnsteuer-pflichtiger Sachbezug für die (denkbaren) privaten E-Mails des PC-anwendenden Mitarbeiters ebenso wenig in Frage, wie etwa ein Sachbezug für private Gespräche übers Firmentelefon. (Obgleich mancher Steuerprüfer über diese Möglichkeit natürlich schon nachgedacht hat).
PC als Arbeitsmittel
Der relativ einfache Durchmarsch der EDV-Anlagen im betrieblichen Bereich findet im Dienstnehmer-Bereich leider keiner Analogie. Im Regelfall sieht sich der PC-Anwender vor der bürokratischen Hürde, erst einmal die Notwendigkeit des Computereinsatzes zu begründen. Wobei in der Praxis zwei Einsatzmöglichkeiten zu rechtfertigen sind.
Üblicherweise dient der Computer (gleichgültig ob Stand-gerät, Laptop bzw. Notebook) als Arbeitsmittel, das heißt als Unterstützung für die berufliche Arbeit. Dabei kann das Ding - obgleich im Eigentum des Dienstnehmers - am betrieb-lichen Arbeitsplatz stehen oder daheim oder sich im mobilen Einsatz befinden.
Rechtfertigung des Bedarfs
Dazu bedarf es weder einer unbedingten Notwendigkeit noch einer Zustimmung des Dienstgebers. Der Computer-einsatz muss einfach "unzweifelhaft sinnvoll" sein (hat das Höchstgericht einmal judiziert). Und schon als simples Schreibgerät ist es das.
Problematischer wird der "sinnvolle" Nachweis, wenn der Rechner des Dienstnehmers nicht an seinem betrieblichen Arbeitsplatz steht, sondern bei ihm zu Hause. Hier beginnt die Grauzone zwischen Berufs- und Privatsphäre und hier beginnen die Zweifel der Finanz.
Natürlich ist es sinnvoll, der Behörde eine Bestätigung des Dienstgebers vorzulegen, wonach der Einsatz des (häuslichen) PCs im Sinne des Betriebes sinnvoll bzw. tatsächlich erforderlich ist. Eine solche Bestätigung stellt freilich höchstens ein Indiz dar, beweisen kann sie nur wenig.
PC zur Berufsfortbildung
Das andere häufigste Einsatzgebiet eines Dienstnehmer-Computers ist der Fortbildungsbereich. Der Rechner kann im Rahmen beruflicher Weiterbildung "sinnvoll", bei manchen Schulungen (etwa im Rechnungswesen) geradezu unum-gänglich sein. Dazu wird der Nachweis der Nutzung nicht schwer sein, wenngleich auch hier natürlich die Frage nach dem Ausmaß privater Nutzung offen bleibt.
Dienstnehmer machen berufliche oder fortbildungsbedingte Computer-Ausgaben im Bereich der Werbungskosten geltend. Die amtlichen Lohnsteuerrichtlinien von 1999 geben dazu die Leitlinien der steuerlichen Absetzbarkeit vor.
PC als Werbungskosten
Wie im betrieblichen Bereich geht die Finanz auch bei den Werbungskosten von einer vierjährigen PC-Nutzungsdauer aus und lässt nur eine 25%ige Jahresabschreibungsquote zu (die bei Anschaffung in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres zunächst nur zur Hälfte zusteht). Von der AfA-Quote wird dann ein 40%iger "Privatanteil" abgezogen, so dass der beruflich anerkannte Steuerabsetzposten sich auf 60% reduziert.
Die erst seit 1999 geltende, überraschend hohe 40%-Quote (die bis 1998 bloß 30% betrug) wird auch auf die geltend gemachten Kosten für das Verbrauchsmaterial angewendet, also auf die Ausgaben für Toner, Disketten, Druckerpapier und Fachliteratur. Auch angemeldete Betriebskosten (Strom, Telefongebühren, Wartungskosten) werden derartig gekürzt. Die von der Behörde unterstellte 40%ige Privatnutzung ist natürlich eine grobe Schätzung, die kein unerschütterliches Dogma darstellt, sondern - so sehen es die amtlichen Richt-linien ausdrücklich vor - beeinsprucht werden kann. Immer dann, wenn berufsspezifische Programme nachgewiesen werden können oder wenn durch Arbeitsproben der starke berufliche Einsatz des Rechners glaubhaft gemacht werden kann, sollte man sich gegen den 40%-Schematismus wenden. Im Regelfall wird daraus zwar ein Kuhhandel wie am persischen Markt, aber durchaus mit Erfolgschancen.