In einer Zeit, in der Kostendruck, die wirtschaftliche Unsicherheit und Ressourcenknappheit die Landschaft für Unternehmen prägen, können OKR dabei helfen, Dinge anzugehen. Ein Problem, das dabei oftmals entsteht: Es ist gar nicht so einfach, die ausgearbeiteten Ziele auch wirklich umzusetzen.
Eine Orientierung, wie die Umsetzung von ambitionierten Zielen auch wirklich auf der operativen Ebene gelingen kann, gibt das Wort ZIEL selbst – wenn man es als Akronym betrachtet. Durch Zerlegen, Ignorieren, Elaborieren und Lernen können Organisationen ihre Ziele auch in turbulenten Zeiten konsequent verfolgen und das Gefühl der Kontrolle behalten. Wie das konkret funktioniert, liest du hier.
Zerlegen: Die Kunst der Priorisierung
Die metaphorische Frage "Wie isst man einen Elefanten?" wird oft so schön simpel beantwortet: "Stück für Stück." Ähnlich ist es auch mit der Erreichung der eigenen OKR: eine Aufgabe nach der anderen.
Das Zerlegen von Zielen in kleinere, handhabbare Teile ist entscheidend, um den Fokus zu wahren und Fortschritte zu machen. Es ermöglicht Mitarbeiter:innen, die Ziele in kleinere Iterationen zu zerlegen, Woche für Woche in konkrete Handlungen zu übersetzen und diese anhand der kurzfristigen Ergebnisse entsprechend anzupassen. Indem man sich immer nur auf den nächsten sinnvollen Schritt konzentriert, steigt die Wahrscheinlichkeit, die gesetzten Ziele langfristig zu erreichen.
Ignorieren: Die Fähigkeit, Ablenkungen zu minimieren
Ablenkungen und Nebensächlichkeiten können erhebliche Zeit und Ressourcen verschlingen, die besser auf die Kernziele ausgerichtet wären. Menschen müssen lernen, Nebengeräusche zu ignorieren und sich stattdessen auf die Dinge zu konzentrieren, die tatsächlich zum Erfolg beitragen. Dies erfordert Disziplin und die Fähigkeit, Aufgaben selektiv zu ignorieren, selbst wenn diese auch wichtig sind. Falls also mal wieder Anfragen von außen auf einen einprasseln, hilft es, zu sagen: "Ja, kann ich machen, aber nicht jetzt."
Elaborieren: Alle Aufgaben wöchentlich durch das gleiche System priorisieren
Es heißt: Gut geplant ist halb gewonnen. Und das stimmt. Um einen Überblick über seine Aufgaben und seine verfügbare Zeit zu haben, ist es wichtig, seine Aufgaben Woche für Woche zu planen. Aus der Summe aller Aufgaben lässt sich für jede kommende Woche ein Plan erstellen, in dem man die Aufgaben den einzelnen Tagen zuordnen kann.
Eine spannende Methode für die Aufgabenplanung auf Tagesebene ist die 1-2-3-Methode. Es geht darum, die eine Aufgabe zu definieren, die einen bei den wichtigen Themen einen entscheidenden Schritt nach vorne bringt. Die zwei Aufgaben beziehen sich auf dringende Aufgaben und die drei Aufgaben sind kleinere Aufgaben, die sich vielleicht rund um Organisatorisches drehen oder eher in die Kategorie Business-Housekeeping fallen, aber eine Menge Arbeit nach sich ziehen, wenn man sie nicht jetzt erledigt.
Täglich startet man seinen Tag dann idealerweise mit einem kleinen Check-in, um die Intention für den Tag zu setzen. Dabei stellt man sich bewusst die Frage, was man heute eigentlich erreichen will, bevor man mit der eigentlichen Arbeit beginnt. Solange man die drei wichtigsten Themen des Tages regelmäßig abhaken kann, hat man ein Gefühl der Selbstwirksamkeit und des Fortschritts und es fällt deutlich leichter, auch die kommenden Tage am Ball zu bleiben.
Du willst mehr über OKR und die Benefits der Methode erfahren? Einen Leitfaden zur Implementierung des Frameworks "Objektives and Key-Results" im eigenen Unternehmen hat t3n mit der OKR-Beratung Murakamy umgesetzt: https://t3n.de/guides/okr/
Lernen: Aus Erfahrungen Kapital schlagen
Man kann gar nicht oft genug betonen, wie wichtig eine schriftliche Reflexion ist. Zum einen ist es deutlich einfacher, klare Gedanken zu formulieren, wenn man sie aufschreibt. Zum anderen lässt sich im Nachhinein leichter ein roter Faden erkennen, wenn man seine wöchentlichen Rückschlüsse mit etwas Abstand noch einmal im Ganzen betrachtet, statt sich zu erinnern versucht, woran es denn nun im Einzelnen gelegen haben könnte.
Mithilfe dieser vier Fragen, der "four reflections" (4R), gelingt das gut:
- Was sind die zentralen Errungenschaften der letzten Woche?
- Welche Erkenntnisse hast du gewonnen?
- Vor welchen inhaltlichen Herausforderungen stehst du gerade?
- Worauf fokussierst du dich in der kommenden Woche?
Die Antworten auf diese Fragen werden bei uns zum Beispiel in einem Slack-Channel mit allen Mitgliedern des Teams geteilt. So hat man einen Überblick, wo die Kolleg:innen stehen oder vielleicht Unterstützung brauchen könnten, ohne die Themen in einem wöchentlichen Meeting mit allen diskutieren zu müssen. So bleibt das Meeting reserviert für die Diskussion von Themen, bei denen mehrere Beteiligte einen relevanten Teil zur Lösung beitragen können und man schafft gleichzeitig Transparenz auf der individuellen Ebene.
Zudem fühlt es sich gut an, die eigenen Errungenschaften mit den anderen Mitgliedern des Teams teilen zu können – aber sich auch mal selbstkritisch damit auseinanderzusetzen, wenn es die ein oder andere Woche nicht wirklich vorangeht. Anhand der Formulierung der Antworten durchläuft man in der Regel einen Denkprozess, der dabei hilft, die Herausforderungen deutlich besser benennen und verstehen zu können – und das ist schon ein großer Teil der Lösung.
Die grundlegenden Herausforderungen bei der Umsetzung von OKR
Die grundlegenden Probleme bei der Umsetzung der eigenen Ziele sind in der Regel die Überschätzung der eigenen Ressourcen und die Unterschätzung der tatsächlichen Aufwände für bestimmte Aufgaben. Umso wichtiger ist es, dass man im Rahmen seiner Möglichkeiten konsequent "Nein" sagt zu Bitten, die von außen an einen herangetragen werden. Außerdem ist der letzte Schritt – das Lernen – wichtig. Nur wenn wir schauen, wie viel Zeit wir beispielsweise am Ende für eine Aufgabe wirklich aufgewendet haben, können wir unsere Ressourcen und Aufwände künftig besser einschätzen.
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