Heutzutage sind Unternehmen mehr denn je auf einen leistungsfähigen E-Mail-Dienst angewiesen. Die Nutzung einer Hosted Exchange, bei der die E-Mails in die Cloud verlagert werden, ist für Betriebe unterschiedlicher Größe der klügste Schritt. Was spricht dafür, herkömmliche E-Mail-Dienste hinter sich zu lassen?
Das steckt hinter Hosted Exchange
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung müssen Unternehmen jedes Detail berücksichtigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Zeitgemäße Hosting-Lösungen für E-Mails bilden da keine Ausnahme. Das Grundprinzip von Hosted-Exchange-Lösungen ist simpel: Der IT-Provider stellt dem Unternehmen Speicherplatz zur Verfügung. Im nächsten Schritt kümmert er sich um die Installation des E-Mail-Dienstes Microsoft Exchange. Auf den geschaffenen Arbeitsbereich hat ausschließlich das Unternehmen Zugriff. Die Sicherung und die Zugänglichmachung der gespeicherten Daten sind die vorrangige Aufgaben des Host-Unternehmens.
Welche Vorteile bietet eine Hosted Exchange?
Die Gründe dafür, einen E-Mail-Dienst hosten zu lassen, sind sehr vielfältig, sodass die folgenden fünf keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben.
1. Planbare und geringe Kosten
Die Kosten für Hosted-Exchange-Dienste, die in der Regel auch Hosting und Wartung beinhalten, fallen üblicherweise auf monatlicher Basis und pro Nutzer an. Dadurch ist es für das Unternehmen leicht, die Kosten zu planen.
Ins Gewicht fallen vor allem die niedrigen Gesamtkosten. Durch die Zusammenarbeit mit einem Host-Unternehmen fallen viele Kostenpunkte weg, um die sich das Unternehmen sonst kümmern müsste:
- Anschaffungs- und Betriebskosten für eigenen Server
- Kosten für eigene IT-Infrastruktur inklusive Wartungskosten
Insbesondere für kleinere Unternehmen kann es einen großen finanziellen Unterschied bedeuten, die monatliche Gebühr für eine Hosted Exchange zu zahlen, anstatt selbst eine Lösung für Microsoft Exchange verwalten zu müssen. Wartungen oder teure Neuanschaffungen müssen sie nicht mehr fürchten.
2. Steigerung der Produktivität
Eine Hosted-Exchange-Lösung erlaubt es den Mitarbeitern, deutlich produktiver zu arbeiten. Sie macht es zu einem Kinderspiel, Kalender, Aufgaben und Kontakte mit einem Höchstmaß an Effizienz zu verwalten. Je nach Aufgabenbereich ist es möglich, spezielle Berechtigungen zuzuteilen, sodass nur befugte Nutzer auf bestimmte Dienste zugreifen können. Die Zeiten, in denen die verschiedenen Betriebsabläufe in eine Vielzahl von Diensten zerfallen sind, gehören somit der Vergangenheit an.
3. Stressfreier Umgang mit E-Mails
Die Arbeit mit E-Mails wird durch gehostete Exchange-Dienste deutlich vereinfacht. Sie erlauben es, versehentlich gelöschte E-Mails zu einem viel späteren Zeitpunkt als bisher wieder herzustellen. Ein noch größerer Vorzug betrifft jedoch das Archivieren. Mit einer Hosted Exchange kann das Unternehmen E-Mails in einem einzigen Archiv zusammenführen und sicher aufbewahren, ohne dass dadurch die Schnelligkeit der Dienste leiden würde. Da in der Regel eine unbegrenzte Archivierung möglich ist, ist es nicht mehr nötig, Mails zu löschen, um Speicherplatz freizugeben.
4. Automatische Synchronisierung
Ist das E-Mail-System nicht auf allen Geräten synchronisiert, sind frustrierende Erfahrungen die häufige Folge. Es kann ohne weiteres vorkommen, dass Einstellungen, die auf einem Gerät funktionieren, auf einem anderen ein wahres Chaos verursachen. Dank einer Hosted Exchange ist jedoch sichergestellt, dass auf jedem Endgerät genau dasselbe zu sehen ist. Egal ob ein Nutzer eine E-Mail bearbeitet, löscht oder etwas anderes tut, die Aktion wird in jedem System angezeigt. Das ist beispielsweise dann von Vorteil, wenn eine Aufgabe unterwegs erledigt werden muss. Aufgrund der automatischen Synchronisierung fällt keine zusätzliche Arbeit an.
5. Mehr Zeit fürs Kerngeschäft
Dank eines gehosteten Exchange-Servers haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen. Niemand muss Zeit investieren, um Postfächer oder Spamfilter zu pflegen. Auch die Durchführung wichtiger Updates läuft automatisch ab, sodass auch dieser administrative Mehraufwand entfällt. Selbst die Sicherung des E-Mail-Servers fällt nicht mehr in den Aufgabenbereich des Administrators, ganz im Gegenteil. Betriebliche Risiken wie ein Internet- oder Stromausfall können besser aufgefangen werden, da der Server nicht vor Ort, sondern üblicherweise in einem modernen Rechenzentrum betrieben wird.
Fazit
Gehostete Exchange-Lösungen bergen für Unternehmen zahlreiche Vorzüge, sei es in Sachen Zeitersparnis, Produktivität oder Effizienz. Hinzu kommt, dass Hosting-Anbieter ihrerseits viele Aufgaben übernehmen, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für das Wesentliche haben.