Das Jahresende bedeutet für die Lohnverrechnung nicht bloß eine rechnerische Zäsur, sondern auch die Notwendigkeit, nachzuprüfen, ob die Palette der vom Gesetz vorgesehenen Formulare und sonstigen Unterlagen vollständig vorhanden ist.
In einem kürzlich veröffentlichten Erlass erinnert die Finanz an die wichtigsten "Unterlagen, die zum Lohnkonto zu nehmen sind". Es sind vor allem diese:
-das Antragsformular für den Alleinverdiener-Absetz-betrag (Neuauflage 2004!);
-das Formular für das Pendlerpauschale;
-die amtliche Mitteilung über den dem Dienstnehmer gewährten Steuerfreibetrag;
-den Nachweis über die beanspruchten Mehrarbeitsstunden, die ausbezahlten Kilometergelder und die Privatnutzung (oder Nichtnutzung) des Firmenwagens;
-bei Auszahlung von freiwilligen Abfertigungen (alte Ansprüche): die Bestätigung über die berücksichtigten Vordienstzeiten;
-bei Mitarbeiterbeteiligungen und bei Maßnahmen der Zukunftssicherung (300 Euro-System): Nachweis der Hinterlegung der Unterlagen;
-bei Stock options Kopien der bezüglichen Vereinbarungen;
-bei Expatriates: Belege über Miet- und Betriebskosten sowie Schulbesuchsbestätigungen;
-bei Übernahme von Studienkosten der Werkstudenten durch den Dienstgeber: die Original-Zahlungsbelege dieser Kosten;
-bei der Dezember Aufrollung: Belege über berücksichtigte ÖGB-Beiträge und Kirchensteuerzahlungen.
Die Unterlagen können papiermäßig oder auf Datenträgern gespeichert aufbewahrt werden; bei gesonderter Ablage sollte am Lohnkonto ein Hinweis über den "Fundort" der Unterlagen ersichtlich sein.