Die Aufbewahrung von Daten wegen möglicher offener Ansprüche steht im Spannungsverhältnis zu datenschutzrechtlichen Löschungspflichten.
Den meisten Arbeitgebern ist bewusst, dass der Tag des Ausscheidens eines Arbeitnehmers nicht völlig mit der Beendigung aller gegenseitigen Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis einhergeht. Aus datenschutzrechtlicher Sicht steht das Bedürfnis des Arbeitgebers, sich durch die Aufbewahrung von Daten für den Fall einer möglichen Geltendmachung von noch (vermeintlich) offenen Ansprüchen des Arbeitnehmers abzusichern, in einem Spannungsverhältnis zu gleichzeitig bestehenden, datenschutzrechtlichen Löschungspflichten.
Nicht zuletzt vor dem Hintergrund der mit 25. Mai 2018 in Kraft tretenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den darin vorgesehenen, hohen Geldbußen ist Arbeitgebern dringend anzuraten, ihre unternehmensinternen Abläufe, insbesondere betreffend das Human Resources bezogene "Löschungsmanagement", neu zu gestalten.
Im Mittelpunkt aller Überlegungen steht dabei das in Art 17 DSGVO festgehaltene "Recht auf Löschung". Dieses sieht in bestimmten Situationen eine aktive Handlungspflicht des Arbeitgebers vor, die endgültige Löschung personenbezogener Daten des Arbeitnehmers vorzunehmen. Allem voran wird in der genannten Bestimmung angeordnet, dass eine Löschung zu erfolgen hat, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr gebraucht werden. Im Zusammenhang mit der Beendigung von Arbeitsverhältnissen ist diese Anordnung freilich zu relativieren. Aus rechtlicher Sicht ist es nämlich nicht nur zulässig, sondern notwendig, bestimmte Daten, die vorerst im laufenden Arbeitsverhältnis erhoben und gebraucht wurden, über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus aufzubewahren. Die maximal zulässige Speicherdauer variiert dabei jedoch erheblich und richtet sich vor allem danach, welche Ansprüche der Arbeitnehmer wie lange gegen den Arbeitgeber geltend machen kann, sowie nach den abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Während ehemalige Mitarbeiter beispielsweise 30 Jahre lang Zeit haben, um die Ausstellung eines (einfachen) Dienstzeugnisses zu verlangen, verjähren die meisten sonstigen Ansprüche bereits nach sechs Monaten oder drei Jahren. Unabhängig davon sieht das Steuer- und Sozialversicherungsrecht eine eigene, lange Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren vor; diese gilt für sämtliche Daten, die für die Gehalts- beziehungsweise Lohnabrechnung relevant sind (daher unter anderem auch für sämtliche Urlaubs-, Verhinderungszeiten sowie Krankenstands- oder Feiertagsdaten, für Arbeitszeitaufzeichnungen sowie Details zu Sachbezügen). Darüber hinaus müssen auch noch allfällige kollektivvertragliche Verfallsfristen berücksichtigt werden. Einzelne Daten (wie Privatkontaktdaten des Mitarbeiters) sind sofort zu löschen. Je nachdem, welche Daten mit Blick auf die Ansprüche eventuell benötigt werden, sind somit verschiedene Löschfristen einzuhalten. Überdies ist die Dokumentation der zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ergriffenen Maßnahmen (darunter insbesondere die Sicherung von sensiblen Daten, worunter zum Beispiel Angaben zu Gewerkschaftszugehörigkeit oder Religionsbekenntnis fallen) zu empfehlen.
Insgesamt bleibt Arbeitgebern im Zusammenhang mit der Beendigung von Arbeitsverhältnissen jedenfalls anzuraten, die Löschung von Daten ausgeschiedener Mitarbeiter einem verlässlichen, möglichst automatisierten und abgestuften Lösungsmanagement zu unterwerfen.