Warten auf den Firmenwagen: Bei langen Lieferzeiten halten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter oft mit Mietwagen mobil. Wie die Dienstwagensteuer zur Kostenfalle werden kann.
Unternehmen müssen je nach Automarke und Modell mehrere Monate, teils sogar noch länger, auf die bestellten Firmenwagen warten. Das ist nicht nur für die Unternehmen ärgerlich, die ihre Mitarbeiter mobil halten müssen, sondern auch für die Dienstwagenfahrer und die Autohersteller selbst.
Mietwagen als Übergangslösung
Um Kunden bei der Stange zu halten, bieten viele Autohersteller während der Wartezeit Mietwagen zu günstigen Konditionen an. Alternativ weichen Fuhrparkverantwortliche auf Fahrzeuge von Vermietern wie Europcar, Sixt oder anderen Anbietern aus - oder mieten sie über ihre Leasinggesellschaft.
Geldwerter Vorteil auch bei Mietwagen
Natürlich müssen die Mitarbeiter auch bei diesen Autos ihre Privatfahrten versteuern, entweder per Fahrtenbuch oder über die sogenannte Ein-Prozent-Regelung bzw. die 0,5-Prozent-Regelung bei Plug-in-Hybriden und die 0,25-Prozent-Regelung bei rein elektrischen Fahrzeugen. Doch zu welchen Konditionen? Bekommt der Kollege über den gesamten Wartezeitraum nur einen Ersatzwagen, ist es einfach: Dann wird der Bruttolistenpreis dieses Autos angesetzt.
Dienstwagen-Steuer bei wechselnden Mietwagen
Häufig tauschen die Hersteller die Mietwagen aber kurzfristig. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine Mercedes C-Klasse 200d zum Bruttolistenpreis von 50.000 Euro bestellt und muss einige Monate warten. Mercedes hält den Mitarbeiter mit wechselnden Autos mobil, zu einer fixen Rate, die das Unternehmen bezahlt. Den Kollegen freut's erst mal, kann er doch so sogar teurere Autos als sein bestelltes fahren. Stellt sich die Frage, wie genau das zu versteuern ist. Tagesgenau wäre für die Buchhaltung zu viel Aufwand und auch das Finanzamt spielt nicht mit.
Da es sich bei der Ein-Prozent-Methode um eine pauschalierte Nutzungsbewertung handelt, muss der Mitarbeiter das Auto also immer für den gesamten Monat mit einem Prozent des Bruttolistenpreises versteuern. Selbst wenn das Fahrzeug nur zeitweise zur Verfügung stand. Das regelt die Lohnsteuer-Richtlinie (R 8.1 Abs. 9 Nr. 1, S. 4).
Listenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs zählt
Wechselt er den Firmenwagen innerhalb eines Monats, so ist der Listenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs heranzuziehen (H 8.1 Abs. 9 "Überlassung mehrerer Kraftfahrzeuge", zweiter Spiegelstrich "Lohnsteuer-Hinweise"). Das heißt: Wenn ein Mitarbeiter während eines Kalendermonats 17 Tage mit einem Mietwagen, dessen Bruttolistenpreis bei 70.000 Euro liegt und 13 Tage mit einem Mietwagen dessen Bruttolistenpreis bei 50.000 Euro liegt, wird für den gesamten Monat der geldwerte Vorteil für den 70.000 Euro teuren Dienstwagen bezahlen. Also im Falle eines Diesels wären das 700 Euro, die versteuert werden müssen.
Alternative I: Fahrtenbuch führen
Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Ein-Prozent-Methode zu teuer finden und der Chef keine Privatfahrten erlauben will, bleibt nur das Führen eines Fahrtenbuchs übrig. Das birgt Risiken für den Arbeitgeber, weil Beanstandungen zu seinen Lasten gehen, wenn das Fahrtenbuch nicht korrekt geführt wird. Man könnte sagen: Es ist nicht fair, wenn der Hersteller nur sehr teure Fahrzeuge als Übergangslösung zur Verfügung stellt, obwohl das Unternehmen ein günstigeres Modell bestellt hat. Schließlich ist es für viele Mitarbeiter schwierig, die steuerliche Mehrbelastung von 100 Euro oder mehr zu bezahlen.
Alternative II: Arbeitgeber verbietet Privatfahrten
Wenn der Mitarbeiter die private Nutzung nicht versteuern möchte, weil es zu teuer ist, kann der Arbeitgeber Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit verbieten. Wenn ein solches Verbot eingehalten wird, entsteht kein zusätzlicher geldwerter Vorteil. Andernfalls kann das Unternehmen nur ein günstigeres Auto vom Hersteller fordern und das teurere Luxusauto ablehnen.
Bedeutung Bruttolistenpreis und rechtliche Folgen
Egal, ob Leasing- oder Mietwagen, die Ein-Prozent-Methode gilt ebenso wie bei einem gekauften Fahrzeug (Lohnsteuer-Richtlinie, R 8.1 Abs. 9, S. 6). Folglich braucht das Unternehmen den Bruttolistenpreis, um den geldwerten Vorteil exakt ermitteln zu können. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber den korrekten geldwerten Vorteil ermitteln. Einen niedrigeren Bruttolistenpreis anzusetzen, würde zu Beanstandungen des Finanzamtes und der Deutschen Rentenversicherung führen und kann sogar strafrechtliche Konsequenzen haben. Wer denkt, dass er der Einfachheit halber den teuersten Wert ansetzt, obwohl der Bruttolistenpreis wesentlich niedriger ist, würde den Arbeitnehmer benachteiligen. Dies könnte zu Streitigkeiten vor dem Arbeitsgericht führen, da es eine Nebenpflicht des Arbeitgebers aus dem Arbeitsverhältnis ist, die Lohnabrechnung gewissenhaft durchzuführen.
Wie findet man den korrekten Bruttolistenpreis?
- Informationen vom Vermieter oder Hersteller: Oft kann der Vermieter oder der Hersteller des Fahrzeugs den Bruttolistenpreis direkt angeben.
- Datenbankrecherche: Falls die Informationen nicht direkt verfügbar sind, kann der Bruttolistenpreis mithilfe der Fahrzeugidentifikationsnummer (Fahrgestellnummer) in kostenpflichtigen Datenbanken recherchiert werden.
- Hersteller-Website: Manchmal bieten Autohersteller auf ihren Websites Informationen zu den Listenpreisen ihrer Fahrzeuge an.
- Kfz-Steuerbescheid: In einigen Ländern ist der Bruttolistenpreis auch im Kfz-Steuerbescheid angegeben.