От масок до приказов: всё о выходе на работу после режима самоизоляции
31 мая 2020 года для многих регионов России может завершиться режим самоизоляции и вероятно возобновление нормального графика работы. Например, в Тюменской области приостановка выхода из режима самоизоляции и режима повышенной готовности ориентирует граждан на 31 мая, но с учетом эпидемической ситуации (на основании постановления правительства Тюменской области № 304-п от 17 марта 2020 года с изменениями на 17 мая 2020 года). Фактически регионы уже начали подготовку процесса выхода из режимов повышенной готовности из-за пандемии коронавируса. Однако перед среднестатистическим работодателем — ИП или руководителем организации в настоящее время стоит непростая задача: подготовить план выхода работников из режима нерабочих дней, из удаленной работы, чтобы это было по закону. Обо всем по порядку.
Необходимо отметить, что ежедневные сводки «с полей» свидетельствуют о том, что вероятность заражения становится все менее очевидной, предпринимаются конкретные шаги в том, чтобы «открыть» работу, но есть достаточное количество рисков, которые могут стать для работодателя фатальными, то есть привести к обращениям работников в суды или трудовую инспекцию.
Основой для начала «выхода» из режима самоизоляции работников тех предприятий, которые вынуждены были приостановить свою работу, был Указ президента РФ от 11 мая 2020 г. № 316 «Об определении порядка продления действия мер по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения в субъектах Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)». В соответствии с этим нормативным актом была предписана руководителям регионов задача решения ряда вопросов, таких как: определение необходимости продления ограничительных мер, направленных на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения, определения особенностей режима работы и численности работников из числа тех, кто может выйти на работу, а также установление особого порядка передвижения тех, кто осуществляет перевозки. Что из этого важно для обычного работодателя? Можно ли массово вызывать работников на работу?
Разберем поэтапно.
Этап 1. Руководитель издает приказ о начале работы после карантина. Так как приказ относится ко всей организации, то его необходимо оформить, как все локальные акты, с занесением записи в журналы с присвоением номера и последующим ознакомлением с приказом работников. Важно указать отметку об отмене нерабочих дней и поставить число, с которого возобновляется работа.
Допускать к работе то или иное предприятие — это зависит от решения региональных властей в зависимости от эпидемиологической ситуации в регионе. Например, в Тюменской области было разрешено с 18 мая начать работу предприятиям сферы услуг. В Москве и Подмосковье, в соответствии с Указом мэра Москвы от 21 мая 2020 года № 59-УМ «О внесении изменений в указ мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ», выход на работу стал возможен для промышленных и строительных предприятий и ряда других, а с 21 мая 2020 года в Москве стало возможным, например, возобновить работу служб по краткосрочной аренде автомобилей (каршеринговых служб).
Этап 2. Подготовка сотрудников к выходу из карантина — подготовка приказа об установлении численности работников. Важно продумать, кто из работников действительно сейчас может быть задействован для работы в офисе. По этим работникам должен быть отдельно составлен список, пофамильно, с указанием должности. Для тех, кто будет выходить на работу, необходимо составить небольшие памятки-алгоритмы поведения, в которых должны быть прописаны меры профилактики от коронавируса на рабочем месте, существующие правила применения труда в организации в условиях эпидемии и их подкорректированные обязанности в трудовых отношениях. Теоретически могут остаться на рабочих местах работники служб охраны, работники непрерывно действующих производств, а также работники бухгалтерии, ответственные за расчеты и выдачу заработной платы.
Приказ о возобновлении деятельности организации является кадровым, и с ним необходимо ознакомить работников. По-прежнему актуальным является ознакомление работников с помощью электронных образов документов, предусмотренное в пункте 3 Приказа Минтруда России от 27 марта 2020 г. «Дополнение к Рекомендациям работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25 марта 2020 г. № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» — то есть путем обмена электронными образами документов при необходимости с последующим их оформлением в установленном порядке. Электронные образы документов — это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов, как сказано в п. 5.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. После ознакомления с приказом о возобновлении деятельности организации работники могут приступить к работе, но с соблюдением социальной дистанции и масочно-перчаточного режима (об этом — чуть позже).
По поводу приказа об установлении численности работников надо отметить, что далеко не все работники могут вернуться к работе сразу. При этом, например, в п. 6.2. Указа мэра Москвы от 21 мая 2020 года сказано, что принятие решений (то есть приказов) об установлении численности работников (исполнителей по гражданско-правовым договорам) предполагается, когда такие работники не подлежат переводу на дистанционный (удаленный) режим работы в связи с необходимостью их непосредственного участия в обеспечении непрерывных технологических и иных процессов, необходимых для обеспечения функционирования организаций и ИП; подлежат переводу на дистанционный (удаленный) режим работы; или в отношении них установлен режим работы нерабочего дня с сохранением заработной платы. Работодателям следует составить списки работников, которым подлежит выйти на работу. Это нужно для того, чтобы задействовать в рабочем процессе только тех лиц, без которых производство не может быть возобновлено.
Если не все работники нужны на рабочих местах, значит, необходимо продлить для них режим нерабочих дней или предложить алгоритмы продолжения выполнения обязанностей удаленно. Кроме того, работники старше 65 лет или имеющие хронические заболевания, если они есть в организации, также должны остаться дома.
Этап 3. Подготовка приказа о графике работы для выходящих с удаленки работников. В таком случае важно подкорректировать графики работы, чтобы соблюсти установленные требования Роспотребнадзора РФ об удаленности работников на рабочих местах и отсутствии скопления работников. Опять же — если это возможно, если нет, то работники могут сохранить свое право на нерабочие дни или на удаленную работу. Что конкретно может сделать работодатель? Например, в распорядок рабочего дня будут внесены изменения о времени начала и окончания рабочего дня работника или групп работников, чтобы они не «пересекались» в течение рабочего дня, либо, как вариант, режим неполного рабочего времени в соответствии со ст. 93 ТК РФ. Чтобы не возникало вопросов у работников, необходимо обсудить этот вопрос и получить от них письменное согласие, опять же воспользовавшись правом уведомления с помощью электронных образов документов. Такая возможность позволит заключить с работниками дополнительные соглашения на период поэтапного начала деятельности организации.
Этап 4. В некоторых случаях может потребоваться оформление пропуска для свободного перемещения к месту работы и обратно. Такие вопросы согласовываются, при необходимости с местными органами власти и, как показывает столичный опыт, являются эффективными. В таких пропусках должно быть указано ФИО работника, наименование организации или ИП, его время работы, контактный телефон руководителя организации или ИП. Такой пропуск должен иметь печать и подпись руководителя организации.
Этап 5. В регионах действует правило о том, что организация, которая в соответствии с распоряжением местного органа власти может приступить к работе, должна в явочном порядке сообщить об этом. В Тюменской области, например, до 18 мая 2020 года салонам красоты необходимо было подать заявку об их готовности оказывать услуги, такая заявка рассматривалась в трехдневный срок, и в уведомительном порядке организация приступала к работе с соблюдением установленных требований Роспотребнадзора.
Как было уже выше сказано, речь идет о социальном дистанцировании либо об установлении временной перегородки, а в местах общего пользования, например столовые организации, должна быть нанесена разметка, исходя из расчета 1,5 метра между людьми.
Помимо установленных норм о социальном дистанцировании, важно, чтобы соблюдались и санитарные правила, такие как: если работник был на больничном, то допускать его к работе можно только при предъявлении им листа нетрудоспособности, не допускается привлекать к работе лиц с высокой температурой или признаками простуды. Важное значение имеют СИЗ: маски, перчатки, антибактериальные средства. Устанавливается исключение только для работников, выполняющих обязанности в одиночку, без контакта с другими работниками. Необходимо оформить журнал посетителей, в который должна вноситься информация обо всех приходящих на работу в начале рабочего дня или в середине его, рекомендуется измерять температуру. Обычным правилом, которое вполне допустимо в совокупности борьбы с распространением инфекции, является проветривание в помещении. Вообще желательно сократить контакты с другими лицами, ввести запрет на посещение офисов, а также отменить все командировки.
В столичном регионе и Подмосковье работодателям в качестве дополнительной обязанности по охране труда работников вменяется: отправление не менее 10% работников на тестирование по наличию коронавируса в специальные центры по проведению подобных тестов, это необходимо сделать до 31 мая 2020 года. А с 1 июня 2020 года работодатели будут обязаны направлять 10% своего коллектива на анализы по обнаружению/отсутствию коронавируса, а том числе на платной основе за счет средств работодателя организовывать забор крови на обнаружение этой инфекции и наличия иммунитета к ней специальными методами. Если будет обнаружен вирус, то в такой ситуации работодатель обязан немедленно уведомить об этом Роспотребнадзор РФ.
Таким образом, при соблюдении всех установленных требований работодатель будет действовать по закону, что позволит избежать в будущем большого количества судебных споров по поводу правильности и своевременности подготовки выхода из нерабочих дней и проверок со стороны государства.