Во время IV всероссийской бухгалтерской конференции «Клерка» бухгалтеры узнали, как без ошибок вести воинский учет и что делать для их исправления. Об этом рассказала Эдислава Красных — руководитель участка «Зарплата и кадры» в Первой Экспертной Бухгалтерии, главный эксперт по воинскому учету.
У одной компании, которая обратилась к нам за помощью с постановкой на воинский учет, не оказалось сведений по адресам регистрации сотрудников. Кадровая служба компании просто не запрашивала эти данные при трудоустройстве и не вносила их в учет, — описала ситуацию спикер.
Проблему решили следующим образом. Параллельно с постановкой компании на воинский учет запустили процесс кадрового аудита — чтобы выявить, каких еще необходимых данных нет в учете и вовремя исправить ошибки.
Паспортные данные сотрудников, в том числе и сведения о регистрации, обязательно должны быть в кадровой службе. Эти данные пригодятся, например, в случае если компании нужно разыскать сотрудника, направить ему уведомление и т. д.
Почему возникают проблемы с кадровым учетом
Основная причина ошибок — слишком большая нагрузка на штатного бухгалтера. Специалист не успевает выполнять все задачи, поэтому сдает отчеты с опозданиями или ошибками, а это приводит к большим штрафам. Основные типы ошибок:
отсутствуют персональные данные сотрудников;
некорректно заносятся должности;
некорректные данные по приемам, переводам или увольнениям;
некорректные данные по зарплате;
некорректно занесены данные по отсутствиям;
неверные данные в графиках работы и табелях учета рабочего времени.
Сотрудники ничего не рассказывают работодателю
Работодатель, как и военкоматы, может не знать об изменениях в жизни своих сотрудников. Особенно это касается тех сведений, которые они не обязаны предоставлять.
Эдислава Красных рекомендует сделать 3 шага, чтобы получить актуальные сведения:
Шаг 1 — объяснить ответственность. Военнообязанные должны по закону уведомлять военкоматы об изменениях в сведениях. За нарушение им грозит штраф от 1000 до 5000 рублей за каждое нарушение.
Шаг 2 — показать выгоду. Сотруднику выгоднее предоставить своему работодателю такие сведения, чтобы в будущем не получить штрафы.
Шаг 3 — предложить мотивацию. В некоторых крупных компаниях при рождении ребенка сотруднику назначают материальную помощь.