Performanța în business înseamnă tot mai mult adaptarea la noile tehnologii și utilizarea inteligentă a resurselor firmei. Ca să atingă aceste obiective, companiile investesc în gestionarea eficientă a datelor și informațiilor de afaceri. O soluție populară este implementarea sistemelor de management al documentelor (DMS). Vă prezentăm în continuare avantajele acestor structuri automatizate pentru sortarea, păstrarea și accesarea diferitelor tipuri de date.
Simplificarea accesului la documente prin crearea unui sistem dedicat
Un sistem pentru managementul documentelor oferă posibilitatea de a accesa rapid și ușor documentele necesare, indiferent de locație. Simplifică procesul de căutare și accesare a informațiilor, economisind timp prețios. Facilitățile acestor aplicații includ căutarea după cuvinte cheie, sortarea documentelor în funcție de datele de creare sau modificare și filtrarea după diferite criterii.
Implementarea unui sistem de permisiuni ușurează accesul la documente. Există opțiuni de control pentru persoanele care pot utiliza anumite documente, pentru a preveni folosirea lor neautorizată. Sistemul de permisiuni trebuie să fie flexibil și să permită administratorilor să atribuie diferite niveluri de acces, în funcție de rolul fiecărei persoane în cadrul organizației.
Îmbunătățirea securității documentelor
Sistemele de management al documentelor asigură protecția datelor prin audituri de securitate, garantând că numai persoanele autorizate pot accesa informațiile sensibile. Pentru documentele digitale, se utilizează aplicații software care oferă criptare puternică, pentru a proteja documentele stocate pe dispozitive sau transmise prin internet.
Sunt implementate politici stricte de parole pentru a accesa documentele digitale, inclusiv cerințe de complexitate și schimbare periodică a parolelor. Se realizează backup-uri regulate ale documentelor, pentru a preveni pierderea datelor în caz de defecțiune hardware sau atacuri cibernetice. De asemenea, în cadrul sistemelor de management al documentelor, se dezvoltă un plan de recuperare în caz de dezastre, pentru a restabili rapid accesul la documente după un incident.
Optimizarea proceselor de lucru prin managementul documentelor
Automatizarea fluxurilor de lucru și integrarea cu alte aplicații software sunt avantajele majore ale sistemelor de management al documentelor. Aceste caracteristici permit o gestionare mai eficientă a proceselor operaționale, pentru creșterea productivității. Astfel, firmele pot să utilizeze soluții de stocare în cloud, ce asigură accesul și partajarea documentelor într-un mod securizat, de oriunde și oricând.
Companiile sunt ajutate să creeze o structură de dosare logică și intuitivă, care să reflecte modul în care funcționează organizația respectivă. Prin colaborarea cu firme specializate, se implementează un sistem digital de management al documentelor, însoțit de servicii de mentenanță și formare a angajaților, pentru utilizarea noilor tehnologii din firmă.
Reducerea costurilor prin implementarea unui sistem de management al documentelor
Implementarea unui sistem de management al documentelor (DMS) contribuie la economii importante și reduce semnificativ costurile operaționale. Firmele scapă de necesitatea stocării fizice a documentelor și optimizează utilizarea resurselor informaționale. Scad cheltuielile cu hârtia, imprimarea rapoartelor, multiplicarea analizelor interdepartamentale.
Procesele repetitive sunt automatizate, iar cheltuielile cu forța de muncă sunt diminuate, pentru redirecționarea fondurilor către activitățile cu valoare adăugată. Prin digitalizarea arhivelor de documente, organizațiile reduc și chiar elimină nevoia de spații fizice dedicate arhivării. Acest lucru se traduce în economii substanțiale, mai ales în zonele cu chirii mari.
Facilitarea conformității cu reglementările legale
Un sistem de management al documentelor ajută organizațiile să înțeleagă și să aplice reglementările legale într-un mod mai ușor, deoarece poate fi programat să alerteze utilizatorii cu privire la anumite cerințe legale. În acest fel, firmele se asigură că toate documentele sunt conforme cu reglementările în vigoare și evită sancțiuni sau amenzi.
Mai mult, un sistem de management al documentelor oferă monitorizarea și trasabilitatea documentelor. Sunt livrate dovezi clare și transparente privind păstrarea documentelor, aspect esențial în cazul unui audit legal sau al unei investigații. Această funcționalitate asigură o protecție suplimentară împotriva riscurilor legale și previne apariția unor probleme pe termen lung.