Prevenirea fraudei în mediul corporativ nu este neapărat o chestiune de politici și proceduri, ci ține de crearea unei culturi a integrității și vigilenței în rândul angajaților. Conform unui sondaj realizat de Asociația Examinatorilor de Fraudă Certificați (ACFE), 42% din cazurile dovedite de fraudă au fost descoperite cu ajutorul sistemelor interne de raportare din cadrul organizațiilor, ceea ce evidențiază rolul-cheie pe care îl au angajații în detectarea fraudelor, precum și importanța oferirii acestora unei pregătiri adecvate prin intermediul programelor de formare și awareness.
Integritatea în organizație se poate manifesta în multiple feluri, de la furnizarea de informații corecte și complete în interacțiunea cu clienții, inclusiv atunci când apar provocări sau greșeli, până la diverse evenimente de networking sau întâlniri de afaceri, unde aceasta se traduce prin reprezentarea corectă a valorilor și obiectivelor companiei, prin onorarea angajamentelor asumate și evitarea oricărei forme de manipulare sau promovare care induce în eroare interlocutorul. În mod similar, integritatea se reflectă în modul în care un manager deleagă sarcini și responsabilități echipei sale; un manager integru acționează echitabil, luând în considerare abilitățile și contribuția fiecărui membru al echipei, evitând favoritismul sau discriminarea.
Ce mituri comune despre fraudă și integritate pot afecta gestionarea riscurilor și reputația?
Dezvoltarea unei culturi organizaționale care promovează comportamentul etic stă la baza prevenirii fraudei. Astfel, abordarea miturilor legate de fraudă este crucială pentru înțelegerea modului în care acestea pot afecta capacitatea unei organizații de a gestiona riscurile și de a-și proteja cele mai valoroase active: integritatea și reputația.
Mitul încrederii. Unul dintre miturile predominante gravitează în jurul încrederii și al concepției că "așa ceva nu se va întâmpla în compania noastră" sau, la un nivel mai personal, că "mie nu mi se va întâmpla". O astfel de abordare poate fi rezultatul unui nivel scăzut de conștientizare a riscurilor și metodelor de fraudă existente, ceea ce duce la o încredere excesivă în nivelul de protecție a companiei împotriva fraudelor interne sau externe.
Mitul reacției. O altă preconcepție, legată de reacție de această dată, este aceea că "dacă se întâmplă ceva, ne vom da seama rapid". Într-adevăr, schemele de fraudă se întind adesea pe perioade mari de timp, generând indicii care permit identificarea lor; cu toate acestea, uneori schemele de fraudă evoluează în timp sau sunt abandonate în favoarea altora, ceea ce le face mult mai greu de identificat.
Mitul pierderilor. În cele din urmă, un mit comun se leagă de ideea că "pierderile nu vor fi oricum atât de mari". În realitate, potrivit raportului ACFE din 2022, durata medie pe care se întinde un caz înainte de detectare este de 12 luni, provocând pierderi lunare de aproximativ 8.300 de dolari. Este, deci, important ca nu numai daunele directe să fie luate în calcul, ci și alte costuri asociate schemelor de fraudă, care pot include întreruperea activității, pierderea unor clienți, costurile asociate consultanților și avocaților care participă la remedierea situației sau costurile pe care le implică punerea în aplicare a procedurilor post-factum pentru a reduce riscurile, precum și impactul asupra reputației.
Impactul trainingurilor specializate în prevenirea fraudei
Programele de instruire sunt esențiale în a ajuta organizațiile să prevină frauda, prin crearea unei culturi a onestității și a vigilenței în organizație. Potrivit raportului Asociației Examinatorilor de Fraudă Certificați (ACFE) din 2022, efectul programelor de awareness în rândul angajaților și managerilor crește probabilitatea detectării prin avertizări de integritate. Mai precis, raportul menționează că situațiile detectate pornind de la dezvăluiri ale unui angajat care participase anterior la un training au fost mai multe (45%) decât cele detectate similar, dar fără ca angajatul să fi urmat o instruire prealabilă (37%). În plus, este mai probabil ca raportarea unor fraude să fie făcută prin intermediul liniilor telefonice dedicate dacă angajatul a participat la o instruire – 58% dintre cazuri –, comparativ cu 42%, în care raportările au fost făcute de persoane care nu urmaseră anterior un training.
Aceste programe sunt adesea disponibile online, facilitând învățarea de oriunde, în ritmul și timpul fiecărui angajat. Acestea includ activități interactive care implică direct participanții, ajutându-i să înțeleagă și să asimileze conduita și practicile antifraudă.
Articol de opinie de Denisa Simion, Manager, Consultanță Financiară, Servicii Corporate Forensics, Deloitte România