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accueillir et integrer un nouveau salarie
l’accueil et l’integration representent 50 % de l’efficacite d’une procedure de recrutement. decouvrez les principaux conseils pour favoriser l’autonomie de votre nouvel employe – quel que soit son statut ou la nature de son contrat – et le rendre rapidement operationnel.
avant le jour j : preparez l’arrivee de votre nouveau collaborateur
lundi matin, 9 heures. un nouvel employe arrive dans les bureaux…
prevenez l’equipe de l’arrivee du futur collaborateur
(son prenom et son poste) avant son 1er jour afin de l’accueillir dans des bonnes conditions.
les jours precedents l’arrivee du nouvel employe, il est egalement necessaire de :
verifier les conditions materielles
(bureau, materiel, outils) de façon à ce qu’il puisse travailler dès son arrivee,
identifier la personne responsable de son accueil
et de son accompagnement sur le poste de travail,
evaluer le temps que vous et vos collaborateurs pouvez lui accorder
pour l’aider à decouvrir son environnement de travail,
prevoir si necessaire une formation.
le jour j : accueillez personnellement le nouveau salarie
souhaitez la bienvenue au nouveau membre de l’equipe et soulignez votre volonte de l’aider à s’integrer au mieux dans l’entreprise. après être revenu sur les sujets administratifs (contrat de travail, horaires), il s’agit d’
un moment privilegie pour lui donner une vue d’ensemble de l’entreprise.
il est recommande de :
presenter le lieu de travail
(bureaux, service, atelier, magasin)
et chacun des membres de l’equipe
afin qu’il s’approprie son nouvel environnement,
presenter les habitudes de l’entreprise
, qu’il s’agisse des habitudes de travail (reunions hebdomadaires) ou des moments de convivialite entre collègues,
transmettre des documents d’information
sur les produits et les activites de l’entreprise.
les premières semaines : accompagnez la prise de poste
quelle que soit l’experience, un nouvel emploi necessite toujours une periode d’adaptation : l’employe decouvre une nouvelle manière de travailler et des nouveaux outils ou logiciels. dès sa prise de fonction, rappelez au salarie ce que vous attendez de lui en vous appuyant sur la fiche de poste. ensuite,
accompagnez le en lui indiquant clairement les tâches à realiser les premières semaines
. la clarte et la precision des demandes facilitent l’integration d’un employe avant qu’il ne prenne sa pleine autonomie.
d’autres modalites d’integration peuvent être envisagees :
le tutorat et le parrainage
: le tuteur aide le nouveau salarie à acquerir la pratique professionnelle indispensable à la bonne tenue de son poste. il est volontaire, suffisamment disponible, experimente et possède des qualites pedagogiques. le parrain, personne exterieure au service, va conseiller et orienter le nouveau salarie tout au long de son integration dans l’entreprise.
le passage de relais
: en cas de remplacement sur un poste, mettez en place un “doublon” avec l’ancien titulaire pour qu’il transmette au nouveau salarie les consignes et informations necessaires. anticipez le passage de relais pour que le salarie sur le depart soit encore disponible. cette solution offre l’avantage d’une transition en douceur, cependant elle presente le risque d’une transmission de mauvaises pratiques ou habitudes.
le parcours de decouverte
: organiser un circuit sur plusieurs postes de travail, au sein de differentes equipes, se justifie pour une activite complexe. il donne une vision globale de l’activite de l’entreprise et de son organisation et permet de mieux apprehender les relations avec les autres et de preparer les cooperations futures.
integration et motivation
les capacites d’un individu ne peuvent s’exprimer pleinement que s’il est motive. chaque entreprise detient des leviers de motivation à valoriser qui la caracterise (prendre des responsabilites, gerer des relations avec des clients, beneficier d’une remuneration evolutive ou d’avantages attractifs…). s’assurer de leur convergence avec les attentes d’un individu facilitera son implication, son engagement et la qualite de son integration dans l’entreprise. pour information, les principales sources de demotivation decoulent le plus souvent de la remuneration, du temps de trajet, des conditions de travail, des relations de travail, des modes de communication et de la stabilite de l’entreprise (turn over, demenagement).
appreciez l’integration du nouvel embauche avant la fin de la periode d’essai
pour vous permettre d’evaluer ensemble le deroulement de l’integration, vous devez faire le point regulièrement avec le nouveau salarie, à l’oral (echange informel, entretien) ou à l’ecrit (rapport d’etonnement). il est en effet le mieux place pour vous expliquer ses eventuelles difficultes. qu’est ce qui a plu ou moins plu lors des premières semaines ?
un œil neuf et critique est toujours benefique pour votre entreprise et identifier des pistes d’amelioration
.
ces echanges doivent notamment permettre de discuter avec le salarie :
de la maîtrise de chacune des activites dont il est responsable,
de sa capacite à utiliser certains outils ou techniques,
de sa connaissance des circuits d’information ou de production,
du respect des règles et procedures,
du respect des consignes de securite ou confidentialite,
de son appreciation du poste (au regard de ce qu’il en avait compris, de ce que vous lui aviez decrit, de ses attentes),
de ses relations avec ses collègues, sa hierarchie, les clients, les fournisseurs,
et le cas echeant, de ses difficultes pour accomplir ses missions.
en fonction des difficultes rencontrees, vous deciderez alors de poursuivre ou de modifier le parcours d’integration.
ces ajustements suffisent souvent à corriger une incomprehension et eviter une separation prematuree.
periode d’essai, periode d’integration : quelle difference ?
la periode d’essai
est une « borne juridique » au cours de laquelle chacune des deux parties (entreprise ou employe) s’autorise à poursuivre ou à interrompre le contrat de travail d’un commun accord, sans prejudice.
la periode d’integration
est le temps necessaire pour que le salarie devienne suffisamment autonome. la duree de cette periode est très variable et peut être egale, inferieure ou superieure à la periode d’essai.
pour aller plus loin :
accueillir et integrer un jeune en alternance
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