les outils collaboratifs permettent de partager des fichiers, echanger des savoir faire ou encore faciliter les echanges en interne entre les salaries. nos conseils pour choisir et reussir le deploiement d’un tel outil dans l’entreprise.
le saviez vous ? en moyenne, un salarie reçoit
88 e mails par jour
. ces e mails proviennent des clients, des prestataires, des partenaires, des newsletters… mais aussi très largement des collaborateurs à l’interieur même de l’entreprise. ces derniers echangent entre eux pour faire un point sur les projets en cours, partager des documents ou planifier les reunions.
au milieu de ces flux quotidiens,
comment faciliter le travail des collaborateurs et le travail en equipe ?
c’est le rôle des outils collaboratifs – des logiciels ou des applications installes sur un ordinateur ou directement accessibles en ligne. leur mission : accompagner les salaries dans la conduite de leurs projets. ils synchronisent les donnees en temps reel (e mail, agenda, flux d’informations, modifications de fichier, base de donnees clients…) afin de travailler plus efficacement en equipe.
3 usages des outils collaboratifs pour simplifier la vie des salaries
partager des documents
: les fichiers en ligne sont accessibles par tous les collaborateurs, partout et à chaque instant (au bureau ou en mobilite, sur ordinateur ou terminal mobile).
participer, collaborer, echanger de façon plus efficace
: plus besoin d'echanger par e mail ou d'organiser des reunions pour se tenir au courant de « qui a fait quoi » et de ce qu’il reste à faire grâce aux outils de gestion de projets.
valoriser les differents points de vue
: plusieurs collaborateurs interviennent sur les documents et peuvent laisser leurs commentaires afin de croiser les expertises
choisir un outil collaboratif : impliquer et former les salaries
les entreprises sont de plus en plus nombreuses à integrer des outils collaboratifs afin de faciliter les echanges entre leurs equipes. en 2014, les trois quarts des responsables it ont declare avoir mis en place des outils collaboratifs ou des reseaux sociaux internes en sein de leur entreprise (
etude voirin pour le journal du net, 2014
).  les usages principaux servent à partager des documents entre les collaborateurs (78 %) et echanger autour des projets (76 %).
quelques règles sont neanmoins à respecter avant le deploiement d’un tel outil. la première est d’
impliquer les collaborateurs dans le choix du logiciel ou de l’application
. futurs utilisateurs, ce sont eux qui sont les plus à même de determiner l’outil qui convient le mieux pour l’exercice de leur metier !
demander l’avis aux premiers concernes permet aussi de preparer la transition
: il est plus difficile de mettre en œuvre un nouvel outil de façon arbitraire que d’en parler en amont avec l’equipe. au cours de cette periode de reflexion, quelques collaborateurs peuvent se porter volontaires pour tester l’outil et partager leur retour d’experience.
quels outils collaboratifs pour votre entreprise ?
pour le partage de fichiers : dropbox, google drive, microsoft skydrive, office 365, oodrive…
ces solutions proposent de sauvegarder des donnees en ligne pour echanger des fichiers. certaines permettent d’aller plus loin et de collaborer à plusieurs en simultane sur un document texte, un tableur ou une presentation.
pour les video conferences : ma visioconference, microsoft office live meeting, glowbl, skype, webex…
la visioconference facilite la collaboration entre l'entreprise et ses interlocuteurs distances (clients, partenaires, distributeurs, filiales).
pour la gestion de projet : asana, azendoo, basecamp, doodle, genius project, intra’know, mattermost, slack, talkspirit, trello, wimi, wunderlist...
ces outils permettent de planifier et piloter des projets à plusieurs, par exemple en creant des listes de tâche collectives ou des discussions specifiques.
pour les reseaux sociaux d'entreprise : bluekiwi, jive, tibbr, yammer ou bientôt facebook at work…
les reseaux sociaux d’entreprise sont un lieu privilegie aussi bien pour travailler en equipe que creer du lien social entre les salaries (ex. : organiser un afterwork, partager un evenement). en 2016, 58 %  des grandes entreprises françaises possèdent un reseau social d’entreprise.
si vous preferez une solution « made in france », des start ups françaises tirent leur epingle du jeu. c’est le cas d’azendoo, intra’know, talkspirit, wimi (gestion de projet), glowbl ou ma visioconference (video conferences).
une fois l’outil selectionne, il reste à planifier son deploiement au sein de l’entreprise : à quelle date et quels sont les collaborateurs concernes ? il est egalement necessaire de planifier une formation prealable pour expliquer à la fois le fonctionnement technique de l’outil et les raisons pour lesquelles il a ete choisi (utilite).
les formations sont essentielles pour preparer la mise en place reussie d’un outil collaboratif
. mal prepare, cela peut être source de stress (nouvelles responsabilites, peur de ne pas utiliser l’outil correctement) ou d’incomprehension (communication via un outil informatique vs. interaction en face à face) de la part des salaries. ces formations sont d’ailleurs un moment privilegie pour reunir l’ensemble des collaborateurs et renforcer l’esprit d’equipe !
pour aller plus loin sur les tendances du marche du travail :
comment le team building dynamise l’entreprise
pour aller plus loin sur les tendances du marche du travail
comment le team building dynamise l’entreprise
consulter l'article
les outils collaboratifs en entreprise