マイナンバーカードは、どのように利用できますか。
マイナンバーカードには、大きく分けて3つの利用箇所があります。 表面は金融機関等本人確認の必要な窓口において本人確認書類として、また裏面は個人番号の提示を求められた際に使用できます。 マイナンバー制度導入後は、就職、転職、出産育児、病気、年金受給、災害等、多くの場面で個人番号の提示が必要となります。その際、マイナンバーカードがあれば、一枚で番号確認と本人確認が可能となります。 マイナンバーカードのICチップには空き領域があります。この領域は、市町村・都道府県等は条例で定めるところ、また国の機関等は総務大臣の定めるところにより、それぞれの独自サービスが可能となります。 独自サービスについて マイナンバーカードのICチップには「署名用電子証明書」と「利用者証明用電子証明書」という、公的個人認証サービスによる2つの電子証明書が格納されています。詳細は、「2.電子証明書に関する情報」をご参照ください。
マイナンバーでは申し込みできません。基礎年金番号が必要です。
平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象となる配偶者及び控除対象扶養親族等のマイナンバー（個人番号）を記載する必要がありますので、前年と変更がない場合であっても、原則、マイナンバー（個人番号）の記載を省略することはできません。


しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバー（個人番号）については給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等のマイナンバー（個人番号）を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等のマイナンバー（個人番号）を記載しなくても差し支えありません。


なお、給与支払者において保有しているマイナンバー（個人番号）とマイナンバー（個人番号）の記載が省略された者に係る扶養控除等申告書については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。


        また、平成29年1月以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、給与支払者が扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類の提出を受けて作成した従業員等のマイナンバー（個人番号）等が記載された帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載された従業員等のマイナンバー（個人番号）については、扶養控除等申告書に記載する必要はないこととされています。この場合に、上記の方法により提出された「マイナンバー（個人番号）と紐付け管理された扶養控除等申告書」も帳簿作成の基となる扶養控除等申告書として取り扱って差し支えありません。（Q1-3-5参照）
    
（注）
1 この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく給与支払者が保管することとされている扶養控除等申告書について、給与支払者のマイナンバー（個人番号）に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、マイナンバー（個人番号）の記載方法として認めるものです。このため、マイナンバー（個人番号）以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。
2 「給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨が記載された扶養控除等申告書について、税務署長から提出を求められ


○　住宅ローン控除の適用申請書の提出時点において海外に居住している等の理由によりマイナンバーを保有していない方については、マイナンバーの代わりに、e-Taxの利用者識別番号を記載してください。

○　なお、e-Taxの利用者識別番号をお持ちでない方は、e-Taxホームページ「ご利用の流れ」の「１　利用者識別番号の取得」をご確認ください。
ご質問のように、法定調書の提出の要否が判断できた段階でマイナンバー（個人番号）を収集することができます。
また、収集した番号が不要となった場合には、毎年度末に廃棄を行う等の通常の事務の廃棄のタイミング等を捉えるなど、マイナンバー（個人番号）及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等勘案し、適切に対応してください。

（参考） 「特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン（事業者編）」に関するQ&A Q6-5
国外に滞在されている方などで、国内に住民票がない場合はマイナンバーは通知されないので、個人番号通知書は送付されません。日本国内に転入し住民票が作成されれば、個人番号通知書が送付されます。（2020年5月更新）
マイナンバー（個人番号）は、番号法で規定する場合以外は提供をしてはならないとされています。国税分野において、特定個人情報の提供を行うことができる場合としては、

 個人番号関係事務実施者からの提供（例：民間事業者が自身のマイナンバー（個人番号）及び従業員等のマイナンバー（個人番号）を記載した源泉徴収票を税務署へ提出）【番号法第19条第2号】


 本人（代理人）から個人番号関係事務実施者への提供（例：従業員等が本人のマイナンバー（個人番号）を記載した扶養控除等申告書を勤務先へ提出）【番号法第19条第3号】


 本人（代理人）から個人番号利用事務実施者である国税庁長官（税務署等）への提供（例：本人又は代理人が、本人のマイナンバー（個人番号）を記載した申告書等を税務署等へ提出）【番号法第19条第3号】


 本人から委託者への提供（例：申告書等作成のため、本人から税理士へマイナンバー（個人番号）を提供）【番号法第19条第5号】


 地方税法等に基づく、国税庁長官から市区町村長等への国税又は地方税情報の提供（例：国税庁長官から、マイナンバー（個人番号）を含む所得税申告書の情報を地方税当局へ提供）【番号法第19条第9号】


 租税に関する法律の規定による質問、検査等が行われる際の提供（例：税務調査の際、調査対象者がマイナンバー（個人番号）を含む情報を税務署へ提供）【番号法第19条第14号】

などがあります。
個人データを残して利用することができると考えられます。
法人番号は、マイナンバーとは異なり利用範囲の制約がありませんので、どなたでも自由にご利用いただけます。