個人情報が含まれている文書は全て信書になるのですか
信書に該当するか否かは、個人情報を含むか否かによってではなく、その文書の内容が、特定の受取人に対して、差出人の意思を表示したり、事実を通知するものであるか否かによって判断されます。（よくある質問 Q3 参照）
特定の個人を識別することができる映像情報であれば、個人情報に該当しますが、特定の個人情報を検索することができるように「体系的に構成」されたものでない限り、個人情報データベース等には該当しないと解されます。すなわち、記録した日時について検索することは可能であっても、特定の個人に係る映像情報について検索することができない場合には、個人情報データベース等には該当しないと解されます。（令和５年５月更新）
「不特定多数の者」は、事業者（委託先で特定個人情報を取り扱う従業者を含む。）以外の者が前提ですので、例えば、誤ってインターネット上に特定個人情報を掲載した場合や情報システムに保存した特定個人情報が事業者の外部から容易にアクセス可能な状態になっていた場合を想定しています。（令和４年４月追加）
ABTC交付申請についてご提出いただいている全ての文書は「外務省行政文書管理規則」等に基づき行政文書として取り扱われています。一度ご提出いただいた書類を返送することは出来ません（PDFやFAX等での写しの送付を含む）。
　また、個人情報に係る部分は「行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律」に規定する個人情報として取り扱われることから、ご提出いただいた書類の写しの提供もできませんのでご了承下さい。
社会保障・税番号＜マイナンバー＞制度の導入に伴い、平成28年1月1日以後の支払に係る「不動産の使用料等の支払調書」には、支払を受ける方の氏名及び住所のほか、マイナンバー（個人番号）の記載が必要になりました。

税法上、法人又は不動産業者である個人の方（主として建物の賃貸借の代理や仲介を目的とする事業を営んでいる個人の方を除きます。）は、同一人に対するその年中の不動産の使用料などの支払金額が15万円を超える場合には、税務署へ「不動産の使用料等の支払調書」の提出が必要となるため、その支払を受ける方（貸主）に対してマイナンバー（個人番号）の提供を求めることになります。

ご質問の場合については、不動産の借主である法人が「不動産の使用料等の支払調書」を税務署へ提出する場合には、当該調書に支払を受ける方のマイナンバー（個人番号）を記載する必要があるため、支払を受ける方は、当該法人に対し、マイナンバー（個人番号）を提供する必要があります。

なお、マイナンバー（個人番号）を提供する場合には、マイナンバー（個人番号）の提供を受ける方が本人確認を行うため、マイナンバーカード等の提示等が必要になります。詳しくは、本人確認に関するFAQのQ1-1を参照してください。

また、マイナンバー（個人番号）の提供を受ける不動産の使用料などの支払をする方は、提供を受けたマイナンバー（個人番号）を含む特定個人情報を取り扱う際には、それら特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません。詳しくは、Q3-5を参照してください。

※　不動産の使用料などの支払を受ける方（貸主）が法人の場合には、支払をする方（借主）に法人番号を提供する必要があります。

（参考）不動産の売主・貸主のみなさまへ 取引先へマイナンバーの提供をお願いします（PDF/114KB）
免許証、資格等の認定書、検査などの結果を通知する検査成績票や商品の品質証明書など証明書や許可書の類については、その許可や証明等を行う者からその許可や証明等を受ける者に対して送付する場合は、差出人から特定の受取人に対して意思を表示し、又は事実を通知する文書であるため、信書の送達に該当します。一方、許可や証明を受けてその許可書や証明書等を受領した者が、その証明書の原本やコピーを他所へ送付する場合は、信書の送達に該当しません。（例）・契約書の写しを支店から本社法務担当部署に送付する場合・旅行申込書の控えを旅行会社から申し込んだ顧客に送付する場合・納品伝票の写しを納品業者に返送する場合
個別の事案ごとに判断することとなりますが、メールアドレスについて、個人情報に該当しない場合には、通常、当該メールアドレスに係るアカウントの利用者に関する情報として、「個人に関する情報」に該当し、個人関連情報に該当することとなると考えられます。
所得税法等により本人に交付することが義務付けられている支払通知書（配当等とみなす金額に関する支払通知書等）については、平成27年10月2日に所得税法施行規則等が改正され、本人の個人番号を記載しないで本人に交付することとされました。したがって、個人番号を記載していない支払通知書を本人に交付することとなります。
禁止されていません。従前どおり、「証明する書面」へ押印又は署名（サイン）していただいても問題ありません。押印又は署名は、出願人名（法人の場合は、法人名又は法人を代表する者の名義）で行ってください。なお、当該欄については押印や署名を省略した場合であっても、少なくとも証明者の記名は必要です。空欄の場合には新規性喪失の例外の適用を受けられない場合がありますのでご注意ください。また、押印又は署名（サイン）の法的な意味等については、内閣府の規制改革推進会議の「押印についてのＱ＆Ａ」をご参照ください。・押印についてのＱ＆Ａ　URL:https://www8.cao.go.jp/kisei-kaikaku/kisei/publication/document/200619document01.pdf