「b　取扱規程等に基づく運用」における特定個人情報等の利用状況等の記録の項目及び保存期限は、どのように考えることが適切ですか。
記録を保存することは、取扱規程等に基づく確実な事務の実施、情報漏えい等の事案発生の抑止、点検・監査及び情報漏えい等の事案に対処するための有効な手段です。記録として保存する内容及び保存期間は、取り扱う情報の種類、量、取り扱う職員の数、点検・監査の頻度等を総合的に勘案し、適切に定めることが重要であると考えます。（平成30年9月更新）
可能です。この場合、報告書の様式における行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第 29 条の４第１項及び第２項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する「規則第２条各号該当性」については、「非該当（上記に該当しない場合の報告）」として報告を行うことになります。なお、（別添２）特定個人情報の漏えい等に関する報告等（事業者編）３Ａ（※１）において、特定個人情報を取り扱う事業者は委員会に報告するよう努めることとされています。（令和４年４月追加）
一般的に、構成員は機関に対し、雇用契約に基づき、又は雇用契約に付随する信義則上の義務として、機関の規則等を遵守しなければならないなどの義務を既に負っていますが、不正の問題の重要性に鑑み、別途その内容を誓約書等に明確に示した上で提出を求めることにより、構成員の不正に対する意識の向上が一層図られると考えられることから、誓約書等の提出を求めることとしています。また、誓約書等の提出が拒否されたことのみをもって、何らかの処分を講じることは不当な処分とみなされる可能性があります。そうした場合は、機関内において、構成員のコンセンサスを形成した上で、誓約書等の提出について、内部規程やその他適切な方法で明確に定めておくことが必要となります。なお、誓約書等が提出されない場合には、機関の管理責任が果たされているかという観点から、少なくともコンプライアンス教育の受講管理の記録などを整理しておくことが必要です。そのほか、配分機関が別途、誓約書等の提出を求めている場合は、配分機関の指示に従ってください。 
データの利用者のうち、申出者の範囲は、Q7に記載したとおりです。　そのうち、学術研究の発展に資することを目的とする申出者の範囲は、大学等に所属する研究者であって、専ら研究に従事する者に限られます。　しかしながら、大学院生も、研究等又は高等教育振興の目的及び内容に照らし、最小限かつ必要な者と認められれば、申出者以外の利用者となれる場合があります。ただし、その場合も、他の利用者と同様にガイドラインや利用規約等を遵守していただく必要があります。　なお、大学院生が利用者となる場合、当該者が個票データ等の保管及び管理をすることはできません。
試験期間中の排出量の報告者については「当該施設の設置・更新権限がある者」の観点に基づき判断してください。
貴事業所が年末調整をした期間（源泉徴収票に記載するものと同じ内容）により作成してください。

《例》
画像　調査票作成における年末調整対象期間の例
通報に関する秘密保持や個人情報保護の徹底を図るため、行政機関向けガイドライン(外部の労働者等からの通報)では、通報対応の段階ごとに遵守すべき事項をあらかじめ取り決めて、通報又は相談への対応に関与する者に対して十分周知することとしています。 同ガイドラインは、通報への対応を行うに際して共通して遵守すべき事項のうち、特に重要なものとして、•情報を共有する範囲及び共有する情報の範囲を必要最小限に限定すること•通報者等の特定につながり得る情報(通報者等の氏名、所属等の個人情報のほか、調査が通報を端緒としたものであること、通報者等しか知り得ない情報等を含む。)については、調査等の対象となる事業者に対して開示しないこと•調査等の対象となる事業者に対し、通報対応を適切に行う上で真に必要な最小限の情報を開示する場合には、通報者等の書面、電子メール等による明示の同意を取得すること•上記の同意を取得する際には、開示する目的及び情報の範囲並びに当該情報を開示することによって生じ得る不利益について、明確に説明することなどを例示的に掲げています。このように、同ガイドラインでは、当該調査が通報を端緒としたものであること等、通報者の特定につながり得る情報については、調査等の対象となる事業者に対して開示しないことが定められており、通報等があったことを事業者に伝えることも適切ではありません。やむを得ず伝えることが必要な場合には、通報者の意向を確認するため、通報者本人の書面、電子メール等による明示の同意を取得することが必要と考えられます。
大学病院（又は大学病院の医師）（注：個人情報保護法の適用に基づきここでは私立大学をいいます。）、その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者が学術研究に供する目的で個人情報等を取り扱う場合には、個人情報保護法における個人情報取扱事業者の義務等が課せられないとされています。
インターネット販売事業者（デジタルプラットフォーム取引透明化法第２条第３項に基づく「商品等提供利用者」をいう。以下、本問中同じ。）が飲食店等の取扱事業者に対して、業務向けとして、特定第一種水産動植物等を販売する場合は、インターネット販売事業者に対して、届出、漁獲番号等の伝達、取引記録の作成・保存の義務が課せられます。