所管法令によって個人番号が記載された書類を一定期間保存することが義務付けられている場合には、その期間、事業者がシステム内で個人番号を保管することができますか。
所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、当該書類だけでなく、システム内においても保管することができると解されます。（平成27年4月更新）
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）第 29 条の４第１項に基づき、個人番号利用事務等実施者は、番号法第 29 条の４第１項及び第２項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する規則第２条各号に定める事態を知ったときは、個人情報保護委員会に報告を行う必要があります（義務規定）。
税理士法は、税理士又は税理士法人でない者は、原則として、「税理士業務」を行ってはならないと規定しています（税理士法第52条）。

ここでいう「税理士業務」とは、他人の求めに応じて、租税に関し、税務代理、税務書類の作成又は税務相談を業として行うことをいいます（税理士法第2条第1項）。

また、の税務書類とは、申告書のほか、法定調書や源泉徴収票などの租税に関する法令の規定に基づき作成し、かつ、税務官公署に提出する書類をいいます（税理士法第2条第1項第2号、税理士法施行規則第1条）。
したがって、税務書類の提出義務者、税理士又は税理士法人以外の者が税務書類の作成を行うことはできません。
ただし、の作成とは、税務書類を自己の判断に基づいて作成することをいいますので（税理士法基本通達2－5）、提出義務者である事業者自身が税務書類の記載事項のうち番号以外の部分を自己の判断に基づき作成したのであれば、個人番号関係事務の受託者が事業者に代わり収集等した番号のみをその税務書類に記載したとしても、上記の「税務書類の作成」に該当しません。

なお、税理士法第52条の規定に違反した場合には、税理士法第59条の規定により2年以下の懲役又は100万円以下の罰金に処せられる場合があります。
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、 のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから、本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認を不要とすることも認められます。 なお、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。 詳しくは 本人確認の措置（PDF／724KB） をご覧ください。 マイナンバーカードの表面のコピーにより本人確認を行う場合、表面は臓器提供意思表示欄など高度な個人情報も含まれることから、マイナンバーカード交付時にお渡しするカードケースに入れたままでのコピーを可としますが、裏面はマイナンバーを表示しなければならないことから、ケースを外してコピーをしてください。 ※「通知カード」は2020年5月25日に廃止されましたが、通知カードに記載された氏名、住所等が住民票に記載されている事項と一致している場合に限り、引き続き通知カードを番号確認書類として使用できます。 （2020年5月更新）
当該事業者が当該契約内容を履行するに当たって個人番号をその内容に含む電子データを取り扱うのかどうかが基準となります。当該事業者が個人番号をその内容に含む電子データを取り扱わない場合には、そもそも、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けたとみることはできませんので、番号法上の委託には該当しません。
扶養控除等申告書については、法令で様式を定めているものではないため、法令で定められた記載事項が記載されていれば、適宜の様式を用いることができます。


したがって、一定の帳簿を備えているため扶養控除等申告書への従業員等のマイナンバー（個人番号）の記載を不要とすることができる場合において、個人番号欄のない扶養控除等申告書の様式を用いることや、個人番号欄に斜線を引く等の措置を行っても差し支えありません。


なお、この場合に、給与支払者に初めて扶養控除等申告書を提出する従業員や新たに控除対象となる配偶者を有することになった従業員がいるなど、マイナンバー（個人番号）の記載が必要な場合においてマイナンバー（個人番号）が記載されないといったことがないよう気を付けていただく必要があります。
退職した社員の個人情報についても、取得時に特定した利用目的の範囲内で利用することは可能ですが、当該利用目的が達成されたときには、利用する必要がなくなった場合に該当し、当該請求に応じる義務があると考えられます（法第35条第６項）。（令和３年９月追加）
マイナンバーは、社会保障制度、税制、災害対策などの、法令又は条例で定められた行政手続以外で利用することはできません。また、これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、特定個人情報を提供したり、収集・保管したりすることもできません。 券面入力事項補助APの詳細は、 マイナンバーカードとは（4. マイナンバーカードに搭載されている情報について） をご確認ください。
お客様がマイナンバーで年金相談や届書の提出をするとき、日本年金機構ではマイナンバー法に基づいて本人確認※を行います。マイナンバーカードなどの書類の提示をお願いします。本人確認に使用できる書類は、「マイナンバー法に基づく本人確認措置について」をご覧ください。※マイナンバー法に基づく本人確認では、次の2つを確認します。番号確認マイナンバーが正しい番号であることの確認（個人番号通知書はマイナンバーの番号確認書類としては利用できません）身元（実存）確認お客様がマイナンバーの正しい持ち主であることの確認マイナンバーを記入した届書を郵送で提出する際に、本人確認書類（マイナンバーカードの写し（両面）等）が不足している場合、届書をお返しすることがありますのでご留意ください。