従業員からマイナンバー（個人番号）の提供を拒否された場合、どのように対応すればよいですか。（平成30年4月27日更新）
従業員等に対してマイナンバー（個人番号）の記載は、法令で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。従業員等との間でマイナンバー（個人番号）の提供の有無を判別できますので、特定個人情報保護の観点からも経過等の記録を行うことが望ましいものと考えられます。
（注）　マイナンバー（個人番号）の提供を受けられない場合における、「提供を求めた経過等の記録、保存」は法令上の義務ではありません。「いつ提供を求め、その結果として提供を受けられなかった事実」を事後的に明らかにすることが可能であればよく、提供を受けることができなかった個別の事情までは記録する必要はありません。
日本年金機構では、マイナンバーカード（個人番号カード）を提示することで、年金に関する相談や年金記録に関する照会を行うことができるほか、各種手続き・届出をマイナンバーで行うことができます。マイナンバーを記入する届書等一覧は、「マイナンバーを記載する届書等一覧」をご覧ください。また、マイナンバーが収録済みの被保険者、受給権者の方は、住所変更届、氏名変更届などの提出を原則として省略できます。（平成30年3月5日以降の変更が対象です。）さらに、マイナンバーを利用した行政機関同士の情報連携によって、年金に関するお手続きの際に必要な添付書類を一部省略できるようになっています。ただし、戸籍関係の書類等は、添付を省略できません。省略できる添付書類は、「情報連携を行う届書等一覧」をご覧ください。
前年の講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に提供を受けたマイナンバーは、翌年以降も継続的に講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができる為、改めて本人確認を行う必要はございません。 ただし、番号の変更に伴い再度マイナンバーの提供を受ける場合には、番号確認と身元確認が必要になります。 （2015年9月回答）
所得税法上、扶養控除等申告書の提出者は、必要事項（氏名、住所、マイナンバー（個人番号）等）を記載した申告書を給与支払者に提出することとされていますので、一般的には従業員自身が必要事項を記載し、給与支払者に提出する必要があります。

しかしながら、給与支払者が扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー（個人番号）を印字し、従業員に交付して、従業員本人がその印字されたマイナンバー（個人番号）を確認することにより従業員本人がマイナンバー（個人番号）を記載した状況と同様の状態とすることについて、従業員本人と給与支払者の間で合意しているのであれば、ご質問による方法をとることも、番号法上可能であると解されます。
適法に保管しているマイナンバーは、当初特定した利用目的の範囲内であれば、改めてマイナンバーの提供を受けることなく、新しい契約に基づいて発生する個人番号関係事務に利用することができます。 （2015年9月回答）
個人番号関係事務に関連する一連の業務の中で、個人番号関係事務を他の事務と区分し、個人番号を取り扱う従業者を限定する必要はありません。事業者が適切に「事務の範囲の明確化」、「事務取扱担当者の明確化」を行った上で、その明確化した事務・担当者の範囲を超えて個人番号の利用等ができないようアクセス制御等を行い、必要かつ適切な監督・教育を行えば十分であるという趣旨です。（平成30年3月更新）
個人番号を含む特定個人情報の提供を受ける使用者等は、提供元が従業者等から同意を取得していることを確認する義務はありません。（令和３年９月追加）
個人情報保護法第33条に基づいて開示の請求を行った本人に開示を行う場合は、支払調書等の写しを本人に送付することができます。その際の開示の請求を受け付ける方法として、書面による方法のほか、口頭による方法等を定めることも考えられます。なお、当該支払調書等の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、本人以外の個人番号を記載しない措置や復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となります。（平成29年5月更新・令和４年４月更新）
代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、（1）代理権、（2）代理人の身元、（3）本人の番号の3つを確認する必要があります。 原則として、 ※「通知カード」は2020年5月25日に廃止されますが、通知カードに記載された氏名、住所等が住民票に記載されている事項と一致している場合に限り、引き続き通知カードを番号確認書類として使用できます。 （2020年5月更新）