相続税の申告書の控えを保管するに当たって、注意する点はありますか。（平成28年7月8日掲載）
マイナンバー（個人番号）は、番号法で規定する場合を除き、他人のマイナンバー（個人番号）を収集又は保管することができないことから、他の相続人等のマイナンバー（個人番号）が記載された状態で相続税の申告書の控えを保管することはできません。
 したがって、相続税の申告書の控えを保管する場合は、その控えにはマイナンバー（個人番号）を記載しない（複写により控えを作成する場合は、マイナンバー（個人番号）部分が複写されないようにマスキングするなどの措置を講じる。）など、マイナンバー（個人番号）の取扱いには十分ご注意ください。
こちらの二次元コードは、届書の入力内容をコード化し、年金事務所等にて機械で読み取るためのものですので、汚したり、文字を書き込んだりしないようお願いします。また、郵送で提出する場合は、二次元コードに折り目がつかないようにご注意願います。
本人確認には、相続税の申告書等に記載されたマイナンバー（個人番号）が正しい番号であることの確認（番号確認）と、申告書等を提出する者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要とされています。
 住民票の写しに同一世帯の方に係るマイナンバー（個人番号）が記載されているものを番号確認書類とする場合には、相続税の申告をする方以外の方のマイナンバー（個人番号）をマスキングするなどの対応をお願いします。
（本人確認について、詳しくは本人確認のページを参照してください。）
給与支払者が作成し備えている帳簿は、マイナンバー（個人番号）の記載が不要であるとして従業員がマイナンバー（個人番号）の記載をせずに提出した扶養控除等申告書のうち、その従業員が最後に提出したものの法定保存期限（扶養控除等申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日）まで保存する必要があります。 


なお、従業員の退職から一定期間が経過したことなどにより、その従業員が最後に提出した扶養控除等申告書の保存期限が経過した場合には、一定の帳簿に記載されたその従業員（控除対象となる配偶者、控除対象扶養親族等を含みます。）のマイナンバー（個人番号）をできるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。


【参考】

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」第4－3－（3）収集・保管制限 

 B 保管制限と廃棄
 個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。また、個人番号が記載された書類等については、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものがあるが、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなる。
 一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。
「個人情報保護委員会ホームページ」はこちら。
平成28年1月以後に勤務先等及び金融機関に提出する申告書等には、マイナンバー（個人番号）の記載が必要とされていましたが、所得税法等の改正が行われ、勤務先等や金融機関にマイナンバー（個人番号）を提供済みの方が、平成31年4月1日以後に提出する申告書等（個人番号を変更した場合に提出する「財産形成非課税住宅（年金）貯蓄に関する異動申告書」を除きます。）には、マイナンバー（個人番号）の記載が不要とされました（注）。

なお、この場合において、その申告書等を受理した勤務先等の長や金融機関の営業所等の長は、その申告書等に提出者の個人番号を付記する必要があります。

（注） 勤務先等や金融機関にマイナンバー（個人番号）を提供済みの方が提出する「財産形成非課税住宅（年金）貯蓄に関する異動申告書」のうち、提出事由が提出者の氏名又は住所の変更のみである申告書については、平成30年4月1日以後に提出する申告書からマイナンバー（個人番号）の記載が不要となっています。
預貯金通帳は、比較的長期間継続して使用されるのが通例になっていますが、通帳関係については、1年以上にわたって使用すると1年区切りで1冊の通帳を作成したものとみなされることになっています（法第4条第2項）。預貯金通帳は、数量も多く、常に1年経過分について注意しておくことは煩雑ですから簡便な納付方法が定められています（法第12条）。これは、預貯金通帳の数と預貯金口座の数がほぼ同じであることに着目して、所轄税務署長の承認を受けた場合には、毎年4月1日現在の預貯金口座の数によって申告納税し、その後改帳などによって新たに通帳を交付しても、印紙税の納付関係は発生させないことにするものです。この方法が認められる預貯金通帳は、普通預金通帳、通知預金通帳、定期預金通帳、当座預金通帳、貯蓄預金通帳、勤務先預金通帳、複合預金通帳及び複合寄託通帳となっており、預貯金通帳には定められた一定の表示をすることになっています。この一括納付の特例の承認を受けるためには、承認を受けるための申請書を承認を受けようとする最初の課税期間（4月1日から翌年3月31日までの期間）の開始の日の属する年の3月15日までに税務署長に提出する必要があります。
【関係法令通達】 印紙税法第4条第2項、第12条、印紙税法施行令第11条、第12条
退職後に繰延支給される賞与が給与所得に該当し、源泉徴収票の作成が必要な場合には、繰延支給が行われなくなることが確認できるまで個人番号を保管することができると解されます。（平成27年4月更新）
一覧表を作成し、個々の保存ファイル名と対応させること（いわゆる索引簿方式）により検索機能を確保する方法はスキャナ保存についても適用しても差し支えありません。また、スキャナ保存と電子取引に係る取引情報に係る電磁的記録の保存について、同じ索引簿や保存システムを使用することとしている場合であっても、明瞭な状態で確認でき、速やかに出力できれば問題ありません。
一方で、スキャナ保存を行う場合には、スキャンしたデータのヴァージョン管理などその他の要件を満たす必要があることに留意してください。
なお、この索引簿等を使用した方法による検索機能の確保は、令和３年度の税制改正が適用される前のスキャナ保存においても認められます。
就学支援金の支給額を判断するための収入状況の確認は、毎年度行います（１年生については４月と７月の２回、２・３年生については７月の１回。）。判定に用いる地方住民税情報は、毎年６月頃に前年中の所得に基づくものが出されます。確認にあたっては、それぞれのタイミングで最新の情報を基に判断します。例えば、令和２年４月に入学される方の申し込み・届出の時期と、それに添付する課税証明書等の年度、就学支援金の支給期間については、以下のとおりです。

＜申請・届出時期＞：＜提出いただく課税証明書等＞：＜就学支援金の支給期間＞
・令和２年４月頃：令和元年度（平成30年１月１日～平成30年12月31日の収入に対する税額）：令和２年４月～令和２年６月
・令和２年７月頃：令和２年度（平成31年１月１日～令和元年12月31日の収入に対する税額）：令和２年７月～令和３年６月
・令和３年７月頃：令和３年度（令和２年１月１日～令和２年12月31日の収入に対する税額）：令和３年７月～令和４年６月
・令和４年７月頃：令和４年度（令和３年１月１日～令和３年12月31日の収入に対する税額）：令和４年7月～令和５年６月

入学時に支給対象外であっても、その後の世帯状況等によって支給基準を満たすようになった場合、認定を受けることで支給を受けることができます。この場合はその都度の申請が必要ですので通われている学校に御相談の上、必ず申し込みを行ってください。

なお、就学支援金支給対象外の世帯が、保護者の失職、倒産などの家計急変により収入が激減した場合の支援については、Q25を御確認ください。