診療又は調剤に関する情報は、全て要配慮個人情報に該当しますか。
本人に対して医師等により行われた健康診断等の結果及びその結果に基づき医師等により指導又は診療若しくは調剤が行われたことは、要配慮個人情報に該当します（施行令第２条第２号及び第３号）。
受領者にとって個人データに該当しない場合であっても、個人情報に該当するときは、個人情報に係る規定である法第17条から第21条まで及び第40条の規定を遵守する必要があります。
退職した従業者に関する在籍状況や勤務状況等が個人データ（個人情報データベース等を構成する個人情報）になっている場合、問合せに答えることは個人データの第三者提供に該当し、本人の同意がある場合や第三者提供制限の例外事由に該当する場合を除いて、第三者に提供することはできません。
ご質問のように、法定調書の提出の要否が判断できた段階でマイナンバー（個人番号）を収集することができます。
また、収集した番号が不要となった場合には、毎年度末に廃棄を行う等の通常の事務の廃棄のタイミング等を捉えるなど、マイナンバー（個人番号）及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等勘案し、適切に対応してください。

（参考） 「特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン（事業者編）」に関するQ&A Q6-5
個人情報データベース等を事業の用に供している者であれば、当該個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数の多寡にかかわらず、個人情報取扱事業者に該当します。
公開情報であっても、生存する個人に関する情報であって特定の個人を識別できる情報（他の情報と容易に照合できる場合を含みます。）は、個人情報に該当し、このような情報を集めて、新たに特定の個人情報を検索できるように作成したデータベ ースは、原則として、個人情報データベース等に該当します。
患者・利用者等が利用しやすいように配慮することが重要です。このため、医療・介護関係事業者の規模等に応じ、
通話内容から特定の個人を識別することが可能な場合には個人情報に該当します。個人情報に該当する場合、個人情報取扱事業者は、個人情報保護法上、利用目的を通知又は公表する義務を負いますが、録音していることについて伝える義務までは負いません。（令和４年４月更新）
従業者の私的な使用のみに用いられているのであれば、企業にとっての個人情報データベース等に該当しないと考えられます。しかし、従業者が企業における業務の用に供するために使用しているのであれば、企業の個人情報データベース等に該当することになり得ます。