個人番号が記載された書類等を利用して、個人番号関係事務以外の事務で個人情報データベース等を作成したい場合は、どのように作成することが適切ですか。
個人情報保護法においては個人情報データベース等の作成に制限を設けていないことから、個人番号部分を復元できないようにマスキング処理をして個人情報保護法における個人情報とすることにより、個人情報保護法の規定に従って個人情報データベース等を作成することができます。
個別の事案ごとに判断することとなりますが、提供先の第三者が、提供元の個人関連情報取扱事業者に対して、提供を受けた個人関連情報を個人データとして利用しない旨の誓約書を提出した場合には、通常、提供先の第三者は当該誓約に従って個人関連情報を取り扱うものと考えられるため、原則として、「個人データとして取得する」ことは想定されず、法第31条第１項は適用されないと考えられます。
複数の利用目的を特定して個人番号の提供を受けている場合、事務ごとに別個のファイルで個人番号を保管しているのであれば、それぞれの利用目的で個人番号を利用する必要がなくなった時点で、その利用目的に係る個人番号を個別に廃棄又は削除することとなります。
ここでの「当該個人情報を含む個人情報データベース等」とは、当該個人情報取扱事業者が匿名加工情報を作成する際に加工対象とする個人情報データベース等を想定しています。すなわち、匿名加工情報を作成する個人情報取扱事業者が保有する加工とは無関係の個人情報を含む全ての個人情報データベース等の性質を勘案することを求めるものではありません。
「特定個人情報」とは、マイナンバー（個人番号）やマイナンバーに対応する符号をその内容に含む個人情報のことです。マイナンバーに対応する符号とは、マイナンバーに対応し、マイナンバーに代わって用いられる番号や記号などで、住民票コード以外のものをいいます。マイナンバーを規則的に変換した番号などが漏えいすれば、マイナンバー自体が漏えいする場合と同様のリスクがあることから、マイナンバーと同様に取り扱うことにしています。 また、「特定個人情報ファイル」とは、マイナンバーやマイナンバーに対応する符号をその内容に含む個人情報ファイルのことです。民間事業者の場合、個人情報ファイルとは個人情報保護法に定める「個人情報データベース等」と同義です。 （2014年7月回答）
日本年金機構では、マイナンバーカード（個人番号カード）を提示することで、年金に関する相談や年金記録に関する照会を行うことができるほか、各種手続き・届出をマイナンバーで行うことができます。マイナンバーを記入する届書等一覧は、「マイナンバーを記載する届書等一覧」をご覧ください。また、マイナンバーが収録済みの被保険者、受給権者の方は、住所変更届、氏名変更届などの提出を原則として省略できます。（平成30年3月5日以降の変更が対象です。）さらに、マイナンバーを利用した行政機関同士の情報連携によって、年金に関するお手続きの際に必要な添付書類を一部省略できるようになっています。ただし、戸籍関係の書類等は、添付を省略できません。省略できる添付書類は、「情報連携を行う届書等一覧」をご覧ください。


○　住宅ローン控除の適用を受けようとする納税者は、住宅ローンの債権者である金融機関等に対して、「氏名」、「生年月日」、「住所」及び「マイナンバー」を記載した適用申請書を提出する必要があります。

○　この適用申請書については、書面又は電子データにより提出を受け付けていただくこととなります。適用申請書のひな型は以下のとおりですが、この様式によらず、金融機関における適宜の書式としても差し支えありません。
　なお、住宅ローンの契約の際の契約関係書類に当該適用申請書に係る申請事項を含めるなど、金融機関等において定める所定の方法で受け付けていただいても差し支えありません。
・住宅ローン控除の適用申請書（ひな型）
○　なお、マイナンバーの提供を受ける場合には、マイナンバーカード等により、マイナンバー法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）の「本人確認」が必要となりますのでご注意ください。

○　納税者からのマイナンバーの取得については、

・　適用申請書への記載によらず、別途の方法（マイナンバーのみの別書式の使用や、Web・アプリなどの利用）により取得する

・　その納税者から過去にマイナンバーの提供を受けている場合において、適用申請書に「既に提供済のマイナンバーと相違ない」旨を記載していただく

  などの方法によっても差し支えありません。

○　なお、併用方式を採用されている金融機関等につきましては、債務者の方に、マイナンバーの代わりにe-Taxの利用者識別番号を記載していただく必要がありますが、利用者識別番号については、マイナンバーのような確認書類に基づく確認は必要ありません。

（注）e-Taxの利用者識別番号の取得方法については、e-Taxホームページ「ご利用の流れ」の「１　利用者識別番号の取得」をご確認ください。なお、既に利用者識別番号を取得されている納税者の方は、マイナンバーカードを用いてe-Taxにログインすることにより、ご自身の利用者識別番号を確認することができます。
従業員等に対してマイナンバー（個人番号）の記載は、法令で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。従業員等との間でマイナンバー（個人番号）の提供の有無を判別できますので、特定個人情報保護の観点からも経過等の記録を行うことが望ましいものと考えられます。
（注）　マイナンバー（個人番号）の提供を受けられない場合における、「提供を求めた経過等の記録、保存」は法令上の義務ではありません。「いつ提供を求め、その結果として提供を受けられなかった事実」を事後的に明らかにすることが可能であればよく、提供を受けることができなかった個別の事情までは記録する必要はありません。
最初に基本契約書に記録を作成し、継続的に又は反復して個人データを授受する対象期間内に、随時、提供される個人データによって識別される本人の氏名に係る記録を、別途、当該基本契約書に付帯する資料などをもって作成する方法も認められるものと考えられます。