一定の帳簿を備えているため扶養控除等申告書へのマイナンバー（個人番号）の記載を不要とする場合に、マイナンバー（個人番号）が記載されないように、例えば、個人番号欄のない扶養控除等申告書を使用してもよいですか。また、個人番号欄に斜線等を引いてもよいですか。（平成28年5月17日追加）

扶養控除等申告書については、法令で様式を定めているものではないため、法令で定められた記載事項が記載されていれば、適宜の様式を用いることができます。


したがって、一定の帳簿を備えているため扶養控除等申告書への従業員等のマイナンバー（個人番号）の記載を不要とすることができる場合において、個人番号欄のない扶養控除等申告書の様式を用いることや、個人番号欄に斜線を引く等の措置を行っても差し支えありません。


なお、この場合に、給与支払者に初めて扶養控除等申告書を提出する従業員や新たに控除対象となる配偶者を有することになった従業員がいるなど、マイナンバー（個人番号）の記載が必要な場合においてマイナンバー（個人番号）が記載されないといったことがないよう気を付けていただく必要があります。
法定調書の提出が必要とされている金額に満たない支払金額であるため、法定調書を提出しないことが明らかな場合には、マイナンバー（個人番号）の提供を求めることはできません。 

ただし、年の途中に契約を締結するなど、その年は法定調書の提出が不要であっても、翌年に法定調書の提出が必要とされることが明らかな場合には、翌年の法定調書作成・提出事務のためにマイナンバー（個人番号）の提供を求めることができます。 


        （「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び「（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するQ&A Q4-2参照（個人情報保護委員会ホームページへ移動します））
平成28年1月1日以後に支払うべき給与等に係る給与所得の源泉徴収票にマイナンバー（個人番号）を記載することとなります。

（参考） 所規改正附則（平成二六年七月九日財務省令第五三号）74
ご質問のように、法定調書の提出の要否が判断できた段階でマイナンバー（個人番号）を収集することができます。
また、収集した番号が不要となった場合には、毎年度末に廃棄を行う等の通常の事務の廃棄のタイミング等を捉えるなど、マイナンバー（個人番号）及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等勘案し、適切に対応してください。

（参考） 「特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン（事業者編）」に関するQ&A Q6-5
国税分野の手続においては、事業者が従業員からマイナンバー（個人番号）の提供を受ける場合に、その従業員が明らかに本人であると対面で確認することができる場合には、身元確認書類の提示を受ける必要はありません。（関係告示はこちら）  また、申告書を提出する方が配偶者や扶養親族からマイナンバー（個人番号）の提供を受ける場合や、法定調書を提出する方が継続して取引を行っている同一の者からマイナンバー（個人番号）の提供を受ける場合にも、明らかに本人であると対面で確認することができる場合には、身元確認書類の提示は必要ありません。（関係告示はこちら）  ただし、例えば従業員であれば従業員の入社時や、取引先であれば取引開始時などに、番号法や税法で定めるものと同程度の本人確認書類により身元確認を行っている必要があります。 なお、身元確認書類の提示を受ける必要がない場合であっても番号確認は必要となりますのでご留意ください。
年末調整関係書類の作成に当たって使用する年調ソフトについては、スマートフォン版（Android、iOS）がありますので、スマートフォンをお持ちであれば年末調整申告書及び控除証明書等を電子データで提供できます。なお、マイナポータル連携（第４章参照）を利用する場合及び、勤務先からの指示に基づき、提出する控除申告書データにマイナンバーカードまたはスマホ用電子証明書を利用した電子署名を付す場合は、マイナンバーカードの読取に対応したスマートフォンまたはスマホ用電子証明書を搭載可能なスマートフォンが必要となります。


○　住宅ローン控除の適用申請書の提出時点において、債務者の方が海外に居住している等の理由によりマイナンバーを保有していない場合については、「調書方式」を選択している債権者においても、マイナンバーの代わりに、e-Taxの利用者識別番号を記載してください。
マイナンバーの提供を受けた時点で利用目的として特定されていなかった事務のためにそのマイナンバーを利用することは、あらかじめ特定した利用目的を超えてマイナンバーを利用することになります。当該事務のためにそのマイナンバーを利用するには、利用目的を明示し、あらためて本人からマイナンバーの提供を受けるか、利用目的を変更した上で変更後の利用目的を本人に通知または公表する必要があります。 なお、利用目的の変更が可能な場合については、個人情報保護法第17条第2項において「個人情報取扱事業者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。」と規定されています。 また、Q4-2-3のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。 （2023年6月更新）
マイナンバーは、社会保障制度、税制、災害対策などの、法令又は条例で定められた行政手続以外で利用することはできません。また、これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、特定個人情報（マイナンバーをその内容に含む個人情報（Q5-6参照））を提供したり、収集・保管したりすることもできません。 また、法令や条例で定められた手続き以外の事務でも、マイナンバーカード（個人番号カード）を身分証明書として顧客の本人確認を行うことができますが、その場合は、マイナンバーカードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることはできません。 なお、身分証明書としてマイナンバーカードを提示する場合に、意図せずに裏面のマイナンバーを見られてしまうことや、意図せずにマイナンバーカードの裏面に記載されたマイナンバーを見てしまうことは、マイナンバー法の提供制限等の規定に抵触しないとされています。 （2023年6月更新）