従業員からマイナンバー（個人番号）の提供を受ける際にも本人確認書類は毎回必要ですか。
番号法上、本人からマイナンバー（個人番号）の提供を受ける場合は、その提供の都度本人確認を実施する必要があります。


ただし、本人確認のうち番号確認については、確認書類の提示を受けることが困難な場合には、過去に本人確認を行った上でマイナンバー（個人番号）を収集し、作成した特定個人情報ファイル（マイナンバー（個人番号）をその内容に含む個人情報ファイル）を参照することにより、番号確認を実施することができます。


また、本人確認のうち身元確認については、雇用契約成立時等に番号法や税法で定めるものと同程度の本人確認を行っている従業員であって、その従業員が明らかに本人であると対面で確認することができる場合には、確認書類の提示を受ける必要がありません。
平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー（個人番号）の記載を不要とできる取扱いは、給与支払者が扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類の提出を受けて作成された帳簿を備えていることが要件となっています(Q1-3-2参照)。


したがって、帳簿作成に当たっては、最初にマイナンバー（個人番号）の記載された扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類が提出されていることが前提とされています。


なお、一定の場合には、扶養控除等申告書に直接マイナンバー（個人番号）を記載せずに、「記載すべきマイナンバー（個人番号）は給与支払者に提供済のマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載して提出することができることを明らかにしている（Q1-5-1）ところであり、この方法により提出を受けた扶養控除等申告書及びその申告書と紐付けられるよう管理されたマイナンバー（個人番号）に基づき帳簿を作成することは可能です。
子会社の従業員等となった時点で、子会社との雇用関係に基づいて親会社からストックオプションの交付を受けることが予想されるのであれば、個人番号関係事務を処理する必要性があるものと認められますので、親会社においてはその時点で個人番号の提供を受けることができると解されます。
年調ソフトにおけるマイナポータル連携の手順は以下のとおりです。

1 年調ソフトを起動し、従業員が本人の氏名、住所等を入力
2 「証明書電子データのインポート」画面から、「証明書の電子データをインポートする」を選択し、「マイナポータルから取得」を選択
3 マイナポータルへの認証画面が表示されるため、4桁の暗証番号（マイナンバーカード受領の際に設定したもの）を入力の上、マイナンバーカードをセット
4 画面の案内に従い、表示された一覧から必要な電子データを選択して取得指示
これらの手順で、取得した控除証明書等データが年調ソフトに自動入力されます。
5 取得結果画面に4桁の「取得用コード」が表示されるため、年調ソフトに「取得用コード」を入力
6 取得用コード入力後、データが取得されるので、任意のフォルダに保存（PC版）
※スマートフォン版については、自動で端末内の所定のフォルダに保存され、データ取得時に端末内の保存先フォルダが表示されます。
7 画面内の「インポートする電子データを選択」を押下し、6にて保存したファイルを選択
8 画面内に取得したデータが表示されるので、画面下部の「実行」を押下
※1 5において、取得用コードの入力を誤った場合、データの取得ができませんので、2からもう一度手続を実施してください。
※2 市販の年末調整申告書作成用のソフトウェアの場合、手順が異なることがありますので、ご利用の年末調整申告書作成用のソフトウェアのマニュアル等をご確認ください。
番号法上、身元確認は、マイナンバーカード（個人番号カード）や運転免許証等の写真表示等の措置がされたものによることが原則とされています。原則的な身元確認書類の提示が困難な場合には、源泉徴収票等により身元確認を行います。

（参考） 身元確認書類として使用できる本人交付用の税務関係書類（原則的な身元確認書類の提示が困難な場合）
（給与などの支払を受ける方に交付するものに限ります）

給与所得の源泉徴収票
退職所得の源泉徴収票
公的年金等の源泉徴収票
配当等とみなす金額に関する支払通知書
オープン型証券投資信託収益の分配の支払通知書
上場株式配当等の支払に関する通知書
特定口座年間取引報告書
未成年者口座年間取引報告書
特定割引債の償還金の支払通知書
給付型奨学金の申込者が、所得の要件を満たしているのか、申込者から提出されたマイナンバーを活用してJASSOが市町村民税の課税状況などの情報を確認しますので、申込者本人とその生計維持者（原則、父母）のマイナンバー関係書類をJASSOに送付する必要があります。資産についても、JASSOに申告する必要があります。  給付型奨学金と授業料等減免を受けるための要件は同一であるため、授業料等減免の申込者については、給付型奨学金の対象者として認定されていることをもって、授業料減免の対象者の認定を受けられますので、大学 等において重ねて所得や資産を確認する必要はありません。給付型奨学金の支援区分等の情報は、本人の同意のもと、JASSOのシステムを通じて授業料等減免を実施する大学等と連携する仕組みになります。  
国際的租税回避の防止を目的として、銀行等の口座情報を税務当局間で自動的に交換するための国際的な統一基準（以下「共通報告基準」）がOECDにおいて策定されているところであり、交換の対象となる情報にはマイナンバー（個人番号）も含まれています。

そのため、日本と共通報告基準に基づく自動的情報交換が可能な租税条約等がある国・地域(注)に所在する金融機関から、所在地国・地域の法令に基づいて、税務当局へ報告を行うためにマイナンバー（個人番号）の提供を求められることがあります。この場合、当該外国金融機関にマイナンバー（個人番号）を提供することは問題ありません。

 (注) 令和4年9月1日現在、共通報告基準に基づく自動的情報交換の実施に参加する又は今後参加を予定している164カ国・地域（日本を除く。）のうち、日本と共通報告基準に基づく自動的情報交換が可能な租税条約等がある国・地域は※2のとおりです。 

※1 非居住者に係る金融口座情報の自動的交換のための報告制度の導入について（平成28年7月）（PDF/233KB）

 ※2 自動的情報交換の実施時期に関する国際的な状況（令和4年9月1日現在）（PDF/269KB） 

    ※3 AEOI：STATUS OF COMMITMENTS（OECDホームページ内の自動的情報交換の実施時期に関する国際的な状況の一覧へ移動します。）
個人番号関係事務実施者である事業者（事業者から個人番号を収集する事務の委託を受けた者を含む。）は、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人又は他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができます。
書類の添付は不要です。扶養親族等申告書に記載いただく、控除対象となる配偶者、扶養親族の個人番号（マイナンバー）については、提出者が確認のうえ、記載して提出いただくこととされています。そのため、番号を証明する書類の写し等の添付は不要です。