自社のメールシステムでは受領した取引情報に係る電子データについて検索機能を備えることができません。その場合に、メールの内容をＰＤＦ等にエクスポートし、検索機能等を備えた上で保存する方法でも認められますか。
認められます。
【解説】
当該メールに含まれる取引情報が失われないのであれば、メールの内容をＰＤＦ等にエクスポートするなど合理的な方法により編集したもので保存することとしても差し支えありません。
日本年金機構で保持しているお勤め先の名称の情報がカナで登録されている場合があるため、カタカナで検索してみてください。なお、「お勤め先の名称候補表示」には、名称の前方一致や後方一致、部分一致で検索できる機能があります。完全一致で候補が表示されない場合は、これらの検索方法を選択し、お勤め先の名称の一部を入力して検索してみてください。※　部分一致を選択すると、検索に時間がかかる場合があります。上記の方法を試してもお探しの名称が表示されない場合は、「上記の中にない」を選択してください。「お勤め先の名称」欄に入力した文字が「お勤め先の名称および年代一覧」にそのまま追加されます。
運営協議会等において、「協議が調った状態でなくなったこと」を協議事項として、特に、定める必要がないと判断されたのであれば、問題ありません。
「検索結果表示停止要請」は、Google等の検索サービスのプラットフォーム事業者に対して、検索サービスによる「検索結果」に海賊版コンテンツが表示されないよう要請するものです。「アプリの配信停止要請」は、アプリ配信プラットフォームに対して、海賊版コンテンツを拡散するアプリの配信停止を要請するものです。これらは、ユーザーが海賊版コンテンツにアクセスする導線を断つという観点から、関連事業者に対して協力を要請する方法として、位置付けられます。

出典/参考情報：
ハンドブック総論編（令和4年度）（ https://www.bunka.go.jp/seisaku/chosakuken/kaizoku/assets/pdf/93952901_01.pdf ）144頁
優良な電子帳簿に係る電磁的記録を月次決算単位でファイルに保存し、その単位ごとにディスプレイの画面及び書面に出力することができ、入力月と入力された取引年月日の関係からその画面及び書面により追加入力の事実が確認できる場合には、規則第５条第５項第１号イ⑵に規定する要件を満たすこととなります。【解説】規則第５条第５項第１号イ⑵では、電磁的記録の記録事項を通常の業務処理期間が経過した後に入力した場合に、その事実を確認することができるシステムを使用することとされていますが、質問のケースについては、入力月ごとに電磁的記録が独立しており、入力月と入力された取引月日の関係から、通常の業務処理期間経過後に入力されたことを確認することができるので、要件を満たすこととなります。
帳簿の処理方法（税込経理/税抜経理）に合わせるべきと考えられますが、受領した国税関係書類に記載されている取引金額を検索要件の記録項目とすることとしても差し支えありません。
【解説】
検索機能の確保の要件は、税務調査の際に必要なデータを確認することを可能とし、調査の効率性の確保に資するために設けられているものと考えられます。また、税務調査では帳簿の確認を基本とし、帳簿に関連する書類や取引情報の確認を行っていくことが想定されることから、基本的には帳簿と同じ金額で検索できるようにしておくべきと考えられます。
他方で、受領した国税関係書類に記載されている金額を記録項目としていても問題はありません。
電磁的記録で保存することができる国税関係書類は、「自己が一貫して電子計算機を使用して作成する」ものでなければなりません(法４②)。したがって、電子計算機により作成した国税関係書類を書面に出力し、それに手書により新たな情報を付加したものは、一貫して電子計算機を使用して作成したものではないので、その書類については、書面により保存しなければならないこととなります。
検索開始から終了までも速やかにできる必要があります。【解説】「速やかに出力する」とは、具体的には、閲覧対象データを出力するために行った電子計算機の操作の開始時点から出力時点までを速やかにできることを意味していると考えられます。この場合、その閲覧対象データを出力するに当たり、データの抽出作業が伴うときには、まず始めに検索を行い、その結果抽出されたデータを画面及び書面に出力することから、当然にその検索を開始した時から、該当する書類が画面及び書面に出力されるまでを速やかにできなければならないと考えられます。したがって、「速やかに出力する」とは、抽出されたデータについて速やかに出力することができるだけでなく、検索についても速やかにできることが必要であると考えられます。なお、条件に該当する記録事項の全てが、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で出力される場合のほか、視認性の観点から、重複する項目等について画面及び書面への表示を省略しているときについても、記録事項をデータとして保持しているときは、「電磁的記録の記録事項を検索することができる機能」を有していると考えられます。
年調ソフトにおけるマイナポータル連携の手順は以下のとおりです。

1 年調ソフトを起動し、従業員が本人の氏名、住所等を入力
2 「証明書電子データのインポート」画面から、「証明書の電子データをインポートする」を選択し、「マイナポータルから取得」を選択
3 マイナポータルへの認証画面が表示されるため、4桁の暗証番号（マイナンバーカード受領の際に設定したもの）を入力の上、マイナンバーカードをセット
4 画面の案内に従い、表示された一覧から必要な電子データを選択して取得指示
これらの手順で、取得した控除証明書等データが年調ソフトに自動入力されます。
5 取得結果画面に4桁の「取得用コード」が表示されるため、年調ソフトに「取得用コード」を入力
6 取得用コード入力後、データが取得されるので、任意のフォルダに保存（PC版）
※スマートフォン版については、自動で端末内の所定のフォルダに保存され、データ取得時に端末内の保存先フォルダが表示されます。
7 画面内の「インポートする電子データを選択」を押下し、6にて保存したファイルを選択
8 画面内に取得したデータが表示されるので、画面下部の「実行」を押下
※1 5において、取得用コードの入力を誤った場合、データの取得ができませんので、2からもう一度手続を実施してください。
※2 市販の年末調整申告書作成用のソフトウェアの場合、手順が異なることがありますので、ご利用の年末調整申告書作成用のソフトウェアのマニュアル等をご確認ください。