調書には、原則として債務者のマイナンバーを記載することとされていますが、住宅ローン控除の適用申請書の時点で債務者がマイナンバーを保有していない場合には、どうすればいいでしょうか。


○　住宅ローン控除の適用申請書の提出時点において、債務者の方が海外に居住している等の理由によりマイナンバーを保有していない場合については、「調書方式」を選択している債権者においても、マイナンバーの代わりに、e-Taxの利用者識別番号を記載してください。
番号法整備法や税法の政省令の改正により、税務署等に提出する申告書や法定調書等の税務関係書類にマイナンバー（個人番号）・法人番号を記載することが義務付けられました。

したがって、申告書や法定調書等を税務署等に提出する場合には、その提出される方や、扶養親族など一定の方に係るマイナンバー（個人番号）・法人番号の記載が必要となります。

マイナンバー（個人番号）の記載が必要な税務関係書類には、個人番号欄が設けられていますので、国税庁ホームページの「税務手続の案内」にて、書類の様式をご確認ください。
マイナンバーを記載した法定調書などを行政機関などに提出する時までに取得してください。 （2023年6月更新）
扶養控除等申告書については、法令で様式を定めているものではないため、法令で定められた記載事項が記載されていれば、適宜の様式を用いることができます。


したがって、一定の帳簿を備えているため扶養控除等申告書への従業員等のマイナンバー（個人番号）の記載を不要とすることができる場合において、個人番号欄のない扶養控除等申告書の様式を用いることや、個人番号欄に斜線を引く等の措置を行っても差し支えありません。


なお、この場合に、給与支払者に初めて扶養控除等申告書を提出する従業員や新たに控除対象となる配偶者を有することになった従業員がいるなど、マイナンバー（個人番号）の記載が必要な場合においてマイナンバー（個人番号）が記載されないといったことがないよう気を付けていただく必要があります。
ご質問のように、法定調書の提出の要否が判断できた段階でマイナンバー（個人番号）を収集することができます。
また、収集した番号が不要となった場合には、毎年度末に廃棄を行う等の通常の事務の廃棄のタイミング等を捉えるなど、マイナンバー（個人番号）及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等勘案し、適切に対応してください。

（参考） 「特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン（事業者編）」に関するQ&A Q6-5
お客様がマイナンバーで年金相談や届書の提出をするとき、日本年金機構ではマイナンバー法に基づいて本人確認※を行います。マイナンバーカードなどの書類の提示をお願いします。本人確認に使用できる書類は、「マイナンバー法に基づく本人確認措置について」をご覧ください。※マイナンバー法に基づく本人確認では、次の2つを確認します。番号確認マイナンバーが正しい番号であることの確認（個人番号通知書はマイナンバーの番号確認書類としては利用できません）身元（実存）確認お客様がマイナンバーの正しい持ち主であることの確認マイナンバーを記入した届書を郵送で提出する際に、本人確認書類（マイナンバーカードの写し（両面）等）が不足している場合、届書をお返しすることがありますのでご留意ください。
マイナンバー（個人番号）・法人番号の告知について6年間の猶予規定の適用を受けていた方は、令和4年1月1日以後、最初に株式・投資信託等の売却代金や配当金等の支払を受ける日までに、金融機関等へマイナンバー（個人番号）又は法人番号の告知を行う必要があり、金融機関等は、告知を受けたマイナンバー（個人番号）又は法人番号を記載して法定調書を提出する必要があります。
　なお、6年間の猶予期間の終了後も、なおマイナンバー（個人番号）又は法人番号の告知がない顧客に対しては、「Q1-2 従業員や講演料等の支払先等からマイナンバー（個人番号）の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいですか。」に準じて対応をお願いします。
（2） 法定調書関係（給与所得の源泉徴収票）
個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。 なお、廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、マイナンバー及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。 （2015年9月回答）
敷金、保証金等の返還されないことが確定した都度、その年分の「不動産の使用料等の支払調書」を提出することになります。
【関係法令通達】 所得税法第225条第1項第9号、所得税基本通達36-7