記録の保存の方法は、電磁的記録による保存でも良いでしょうか。また、保存期間について、顧客の属性やリスク等に応じて判断するという理解で良いでしょうか。
記録の保存の方法は、電磁的記録による保存も含まれます。記録の保存期間については、一律に一定期間の保存を求める趣旨ではありませんが、関係法令に保存期間の定めがある記録については、当該保存期間に従う必要があります。いずれにせよ、関係法令による要請等を踏まえつつ、各金融機関等の規模や特性、顧客のリスク等に応じて、個別具体的に判断することになりますが、分析可能な形で整理するなど、適切に管理することが求められます。
個人情報保護法令及び本ガイダンスにおいては、個人情報の入力者を記録しておくことは求めていません。医療・介護関係事業者において、安全管理措置の一環として入力者の記録が必要と判断する場合には、当該記録を保存することも考えられます。
ご質問の方法については、法令上はいずれも「電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置」（〔問２－９〕参照）を講ずることで、電子データによる提供に該当することとなりますが、これらの方法では控除証明書等データを利用した申告書への自動入力ができないほか、勤務先側でも記載内容の確認事務の削減につながらないなどのデメリットがあります。なお、国税庁が提供する「年調ソフト」（第５章参照）においては、年末調整申告書のＰＤＦファイルを作成することができますが、年調ソフトでは当該ＰＤＦファイルに対し、「電子的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置」を講ずることはできません。あくまで書面印刷して提出するためのファイルです。
令和５年度の税制改正後の法第８条第４項((過少申告加算税の軽減措置))の規定は、令和６年１月１日以後に法定申告期限が到来する国税について適用されます。具体的には、個人事業者であれば令和５年分の所得税について、法人であれば令和５年10月決算期分（例えば、３月決算法人の場合には令和６年３月決算期分）の法人税について、それぞれ適用が可能となります。（参考）令和６年１月１日前に法定申告期限が到来する国税（令和４年１月１日以後に法定申告期限が到来する国税に限ります。）については、令和６年１月１日前において、現に令和５年度の税制改正前の要件で法第８条第４項の規定の適用を受ける旨等を記載した届出書を提出している国税関係帳簿について電磁的記録による保存等を行っている場合には、改めて、本措置の適用を受ける国税関係帳簿が変更となる旨を記載した届出書を提出することなく本措置の適用が可能です
継続的な顧客管理の実施には、前提として、商品・サービス、取引形態、取引に係る国・地域、顧客属性等のリスクを包括的かつ具体的に検証して得られたリスク評価を踏まえ、全顧客に顧客リスク評価がなされていることが必要となります。既存顧客に対する顧客リスク評価は、既存の顧客情報に基づく暫定的な顧客リスク評価を行った上、最新の顧客情報に基づいて当該仮の顧客リスク評価を見直し、そのリスクに応じた頻度により、あるいは、随時に顧客情報を更新する必要があります。
電磁的記録で保存することができる国税関係書類は、「自己が一貫して電子計算機を使用して作成する」ものでなければなりません(法４②)。したがって、電子計算機により作成した国税関係書類を書面に出力し、それに手書により新たな情報を付加したものは、一貫して電子計算機を使用して作成したものではないので、その書類については、書面により保存しなければならないこととなります。
平成 23 年３月末までに金融機関が把握している情報が、昨年の決算書のみであるならば、差し支えありません。なお、例えば、仮基準日における査定で勘案した情報等が他にあれば、これを勘案することが考えられます。
一覧表を作成し、個々の保存ファイル名と対応させること（いわゆる索引簿方式）により検索機能を確保する方法はスキャナ保存についても適用しても差し支えありません。また、スキャナ保存と電子取引に係る取引情報に係る電磁的記録の保存について、同じ索引簿や保存システムを使用することとしている場合であっても、明瞭な状態で確認でき、速やかに出力できれば問題ありません。
一方で、スキャナ保存を行う場合には、スキャンしたデータのヴァージョン管理などその他の要件を満たす必要があることに留意してください。
なお、この索引簿等を使用した方法による検索機能の確保は、令和３年度の税制改正が適用される前のスキャナ保存においても認められます。
情報公開法では「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録...であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの」とされています。つまり、経済産業省の職員が公的立場において作成又は取得し、経済産業省の組織において、業務上必要なものとして利用又は保存されている状態で、保持しているものが対象になります。
なお、電磁的記録には、電子的方式で作られたいわゆる電子情報の記録、録音テープ、ビデオテープなどが含まれます。