会社の他の部署へ個人データを提供する場合、あらかじめ本人の同意を得る必要はありますか。
同一事業者内での個人データの提供は、第三者提供には該当しないため、第三者提供に関する本人の同意は必要ありません。ただし、他の部署によって、当初特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報が利用される場合には、あらかじめ、目的外利用に関する本人の同意を得る必要があります（法第 18 条第１項）。
照会に回答を行う際に本人の同意を得ることとした場合には適切な給付ができなくなるため、本件のような労働者災害補償保険法（昭和 22 年法律第 50 号）に定める事務を遂行する場合は「国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき」（法第 27 条第１項第４号）に該当し、本人の同意なく回答することが可能であると考えられますが、本人の同意を容易に得ることができる場合には、あらかじめ本人の同意を得た上で回答することが望ましいと考えます。
通報に関する秘密保持や個人情報保護の徹底を図るため、行政機関向けガイドライン(外部の労働者等からの通報)では、通報対応の段階ごとに遵守すべき事項をあらかじめ取り決めて、通報又は相談への対応に関与する者に対して十分周知することとしています。 同ガイドラインは、通報への対応を行うに際して共通して遵守すべき事項のうち、特に重要なものとして、•情報を共有する範囲及び共有する情報の範囲を必要最小限に限定すること•通報者等の特定につながり得る情報(通報者等の氏名、所属等の個人情報のほか、調査が通報を端緒としたものであること、通報者等しか知り得ない情報等を含む。)については、調査等の対象となる事業者に対して開示しないこと•調査等の対象となる事業者に対し、通報対応を適切に行う上で真に必要な最小限の情報を開示する場合には、通報者等の書面、電子メール等による明示の同意を取得すること•上記の同意を取得する際には、開示する目的及び情報の範囲並びに当該情報を開示することによって生じ得る不利益について、明確に説明することなどを例示的に掲げています。このように、同ガイドラインでは、当該調査が通報を端緒としたものであること等、通報者の特定につながり得る情報については、調査等の対象となる事業者に対して開示しないことが定められており、通報等があったことを事業者に伝えることも適切ではありません。やむを得ず伝えることが必要な場合には、通報者の意向を確認するため、通報者本人の書面、電子メール等による明示の同意を取得することが必要と考えられます。
提供先の外国にある第三者にとって個人情報に該当しないデータの取扱いを委託する場合において、委託契約において当該提供先が元となった個人情報を復元しないことが定められている等、当該提供先が元となった個人情報に係る本人を識別しないこととなっているときは、結果として、施行規則第16条で定める基準に適合する体制を整備しているものと解されます。
当該事業が健康管理事業推進を目的とした共同事業として位置づけられ、当該提供が法第 27 条第５項第３号に定める「共同利用」の要件を満たす場合、本人同意は必要ありません。ただし、トラブル回避の観点から、人間ドック未受診者に対し、健保組合から受診勧奨を実施し、その際に未受診の場合は法定健診にかかる受診勧奨が事業主から実施される旨を通知することが望ましいと考えます。
「遅滞なく」が示す具体的な期間は、個人データの取扱状況等により異なり得ますが、業務の遂行上の必要性や引き続き当該個人データを保管した場合の影響等も勘案し、必要以上に長期にわたることのないようにする必要があると解されます。他方で、事業者のデータ管理のサイクル等、実務上の都合に配慮することは認められます。
医療機関等については、実習を行うに当たり患者等の個人情報を利用する場合には、あらかじめ院内掲示等により利用目的を公表しておくか、個人情報を利用する段階で当該利用目的について患者本人から同意を得る必要があります。なお、実習を行う際には、事前に十分かつ分かり易い説明を行った上で同意を得る必要があり、その同意を患者・家族と文書で取り交わすことが望ましいと考えています。
個人情報保護法第 27 条第２項において、個人データを構成する要配慮個人情報については、オプトアウト手続によって第三者提供することができないとされています。
国民年金保険料の納付のご案内は、日本年金機構法に基づき日本年金機構の業務として規定されていますが、同法では業務の一部を委託することが認められています。委託された民間事業者の業務は、日本年金機構が行ったものとみなされるため、個人情報の取り扱いは「利用」にあたり、「提供」にはあたりません。このためご本人の同意は不要となりますことをご理解ください。なお、民間事業者が納付のご案内以外の用件でお電話をすることはありません。