電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、一度、出力して書面にしたものを、スキャナ保存することは認められますか。
電子取引の取引情報に係る電磁的記録を出力した書面について、スキャナ保存することは認められません。
【解説】
令和３年度税制改正においては、真実性確保のための要件（改ざん防止要件）が特段課されていない出力した書面等は、他者から受領した電子データとの同一性が必ずしも十分に確保できているとは言えないことから、出力書面等による保存措置が廃止されたところです。したがって、他者から受領した電子データを書面等に出力して保存することは、電子帳簿保存法や他の税法に基づくものではありませんので、当然、その出力書面等は電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存の対象となりません。
ただし、電子帳簿保存法に従った電子データの保存が適切に行われている前提で、それとは別に各納税者が社内経理の便宜などのために書面等への出力を行うことや、スキャナで読み取るなどの処理を行うこと自体を禁止するものではありません。
必ずしも書面によることを要しませんが、紛争回避の観点から書面（電磁的記録を含む）によることが望ましいところです。口頭で同意を得る場合にも、同意を得た方法、日時などを記録しておくことが望ましいところです（例えば、「2017 年５月 30 日16:00、本人に対し電話により連絡し、同意を得る。担当○○」といった記録を残しておくなど。）。
法人自体が、本店所在地の所轄税務署長に対して法第８条第４項（（過少申告加算税の軽減措置))の規定の適用を受ける旨等を記載した届出書（以下「特例適用届出書」といいます。）を提出する必要があります。【解説】法人税に係る国税関係書類については、これを事業所の所在地に保存することも認められています（法人税法施行規則59①、同67②）が、①電子帳簿保存法では、特例適用届出書の提出主体を保存義務者とし（規則５①）、また、その保存義務者を「国税に関する法律の規定により……保存をしなければならないこととされている者」と定義している（法２四）こと、一方、②法人税法では、法人税に係る国税関係帳簿書類の保存義務者を法人自体としていること（法人税法126①及び150の２①）から、各事業所の長は保存義務者には該当しません。また、特例適用届出書は、納税地等の所轄税務署長に対して提出する必要があり（規則５①）、この場合の「納税地等」については、「保存義務者が、国税関係帳簿書類に係る国税の納税者（国税通則法第２条第５号に規定する納税者をいう。）である場合には当該国税の納税地をいい……」と定義されています（規則２二）。したがって、法人税に係る特例国税関係帳簿を各事業所に保存することとしている場合であっても、それに係る特例適用届出書は、その法人自体が、その法人の法人税法上の納税地（本店又は主たる事務所の所在地）の所轄税務署長に対して提出する必要があります。なお、法第８条第４項の規定の適用を受けるためには、事業所単位で作成しているものも含めて全ての特例国税関係帳簿（法人税法施行規則第54条に規定する帳簿）を優良な電子帳簿の要件を満たして保存する必要があります。
特定業務に係る取引について、当該取引において収受した財産が犯罪による 収益である疑いがあるかどうか、又は顧客等が当該取引に関し組織的犯罪処罰 法第 10 条の罪若しくは麻薬特例法第６条の罪（いわゆるマネー・ローンダリン グ罪）に当たる行為を行っている疑いがあるかどうか（注）を判断し、これらの 疑いがあると認められる場合においては、速やかに、政令で定めるところにより、政令で定める事項を届け出る義務があります（犯収法第８条第１項、同法施行令 第 16 条）。また、上記届出を行おうとすること又は行ったことを顧客等又はその関係者に漏らすことは禁じられています（同法第８条第３項）。なお、捜査機関等からの捜査関係事項照会書や個別の要請に応じる場合であ っても、別途調査及び検討し、疑わしい取引に該当すると判断したものについて、疑わしい取引の届出を行う必要があります。（注）マネー・ローンダリング罪の前提犯罪には、詐欺、入管法違反、覚せい剤取締法違反等のほか、平成 29 年６月の組織的犯罪処罰法の改正によって前提犯罪の対象が拡大され、例えば、法人税法や所得税法等の各種税法違反も含まれていることについても、ご留意ください。
規則第２条第２項第１号のシステム関係書類等については、書面以外の方法により備え付けることもできることとしています(取扱通達４－６本文なお書き)ので、いわゆるオンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能に操作説明書と同等の内容が組み込まれている場合には、それが整然とした形式及び明瞭な状態で画面及び書面に、速やかに出力することができるものであれば、操作説明書が備え付けられているものとして取り扱って差し支えありません。
契約を成立させる書面の形式に定めはありません。例えばメールやSNS、メッセージアプリを用いたやり取りでも契約は成立し得ます。
しかし、これらのやりとりでは、
①契約成立の時点があいまいになる可能性がある。
②契約条件等について不明確さを残す可能性がある。
③後日に、相手方からメール等でのやりとりを根拠として、意図せぬ契約条件に合意したと主張されてしまう可能性がある。
④特に相手方が企業等の法人である場合、メール等の内容は担当者限りの意見であり法人として正式に決定した内容ではない等と言われる恐れがある。
といった問題があります。
そのため、「契約書」、「確認書」、「発注書」といった名称は問いませんので、契約条件を可能な限り具体的に明記した紙媒体へ双方が署名押印すること、若しくは電子署名を用いた電子契約を行うことにより、一定の内容に関する双方の合意を一義的・明示的に証明できるようにすることが、後日のためにはより望ましいと言えます。
とはいえ、口頭のみの場合と比較すれば、メールやSNS、メッセージアプリでも客観的な証拠になり得ますので、もし契約書等の正式な書面が用意できない場合であっても、最低限の証拠として残すようにしましょう。
従前の借入れが継続しているものとして取り扱って差し支えありません。
【関係法令通達】 法人税法第61条の8第1項
発注書面には，下請代金の額を具体的な金額で記載しなければなりませんが，具体的な金額を記載することが困難なやむを得ない事情がある場合，下請代金の額として算定方法を記載することが認められています。ただし，算定方法は，下請代金の具体的な金額を自動的に確定するものでなければならず，算定方法を定めた書面と発注書面が別のものである場合においては，これらの書面の関連性を明らかにしておく必要があります。また，下請代金の具体的な金額を確定した後，速やかに下請事業者へ書面にて交付しておく必要があります（算定の根拠となる数値についても記載することが望まれます。ただし，発注書面の形での再発行は要しません。）。（「下請取引適正化推進講習会テキスト」24 ページ）https://www.jftc.go.jp/shitauke/sitauke_qa.html
DVD-R か書面のいずれか一方での受取になります。特許庁は、承諾がある場合は相手方から電子特殊申請により提出された書面を記録したDVD-R を送付し、承諾がない場合は当該書面を紙出力したものを送付します。そのため、承諾を得られた者には、電子特殊申請により提出された書面を紙出力したものの送付は行いません。