勤務先から、年末調整手続を電子化するため、年末調整申告書及び控除証明書を電子データで提供するよう言われました。年末調整申告書データはどのように作成すればよいですか。【令和３年６月更新】
年末調整申告書データは年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して作成しますが、どのソフトウェアを利用するか及びその入手方法等については勤務先にお問合せください。なお、国税庁では、勤務先に提出するための年末調整申告書データを作成することができる年調ソフトを提供しています（第５章参照。）。年調ソフトを利用して作成するよう勤務先から指示があった場合は、公式アプリストア等から年調ソフトをダウンロードし、画面の案内に従って年末調整申告書データを作成してください。


○　改正後の制度においては、原則として、マイナンバーを記載した適用申請書の提出が必要とされております。一方で、年末残高調書の提出にあたって、マイナンバーに関する本人確認などの事務に係る準備が間に合わない金融機関等については、税務署に届出書を提出することで、年末残高調書にマイナンバーを記載せず、代わりにe-Taxの利用者識別番号を記載する方式（以下「併用方式」といいます。）を採用することができることとされています。

○　併用方式を採用している金融機関等からの借入れについて、住宅ローン控除の適用を受ける場合に提出する住宅ローン控除の適用申請書については、マイナンバーに代えて、e-Taxの利用者識別番号を記載する必要があります。

○　なお、e-Taxの利用者識別番号の取得方法については、e-Taxホームページ「ご利用の流れ」の「１　利用者識別番号の取得」をご確認ください。

（注）既にe-Taxの利用者識別番号を取得されている方は、マイナンバーカードを用いてe-Taxにログインすることにより、ご自身のe-Tax利用者識別番号を確認することができます。

【金融機関等の方向け】
過去に紙で請求した労災のレセプトを、レセプトコンピューターで電子レセプトとして作成していただき、これを利用して確認試験を実施してください。また、過去に労災の請求を行ったことがない場合は、記録条件仕様に沿った内容で模擬の電子レセプトを作成していただき、確認試験を実施してください。なお、レセプトコンピューターにおける電子レセプトの作成方法及び操作方法等については、導入しているレセプトコンピューターメーカーにご確認ください。
相手方から適格請求書の交付に代えて、適格請求書に係る電磁的記録による提供を受けた場合、仕入税額控除の適用を受けるためには、その電磁的記録を保存する必要があります（法30二）。提供を受けた電磁的記録をそのまま保存しようとするときには、以下の措置を講じる必要があります（令50、規15の５）。
優良な電子帳簿に係る電磁的記録を月次決算単位でファイルに保存し、その単位ごとにディスプレイの画面及び書面に出力することができ、入力月と入力された取引年月日の関係からその画面及び書面により追加入力の事実が確認できる場合には、規則第５条第５項第１号イ⑵に規定する要件を満たすこととなります。【解説】規則第５条第５項第１号イ⑵では、電磁的記録の記録事項を通常の業務処理期間が経過した後に入力した場合に、その事実を確認することができるシステムを使用することとされていますが、質問のケースについては、入力月ごとに電磁的記録が独立しており、入力月と入力された取引月日の関係から、通常の業務処理期間経過後に入力されたことを確認することができるので、要件を満たすこととなります。
平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー（個人番号）の記載を不要とできる取扱いは、給与支払者が扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類の提出を受けて作成された帳簿を備えていることが要件となっています(Q1-3-2参照)。


したがって、帳簿作成に当たっては、最初にマイナンバー（個人番号）の記載された扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類が提出されていることが前提とされています。


なお、一定の場合には、扶養控除等申告書に直接マイナンバー（個人番号）を記載せずに、「記載すべきマイナンバー（個人番号）は給与支払者に提供済のマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載して提出することができることを明らかにしている（Q1-5-1）ところであり、この方法により提出を受けた扶養控除等申告書及びその申告書と紐付けられるよう管理されたマイナンバー（個人番号）に基づき帳簿を作成することは可能です。


○　適用申請書の提出を受けた債権者である金融機関等は、国税庁の指定するファイル形式で「年末残高調書」を作成し、債務者が居住を開始した最初の年は翌年１月31日までに、２年目以降はその年の10月31日までにe-Tax又は認定クラウド等を用いた方法で提出する必要があります。

（注）国税庁の指定するファイル形式は、XML形式又はCSV形式となります。なお、調書に係るこれらのデータ形式については、その仕様を以下のページで一般公開しています。

「住宅取得資金に係る借入金等の年末残高等調書に係る仕様書一覧」
○　年末残高調書の提出期間は、適用申請書の提出を受けた年から、債務者の住宅ローン控除の控除期間の終了する年までとなります。ただし、控除期間が不明な場合の提出期間は、法令上、14年間となります。
 なお、システム上、債務者ごとに提出期間を個別に設定する対応が難しい場合には、一律、14年間提出することとしても差し支えありません。
貴事業所が年末調整をした期間（源泉徴収票に記載するものと同じ内容）により作成してください。

《例》
画像　調査票作成における年末調整対象期間の例
控除証明書は、令和5年中（令和5年1月1日から令和5年12月31日）に納付した国民年金保険料の納付額を証明する書類です。国民年金保険料について、社会保険料控除の適用を受ける場合には、年末調整・確定申告の際にこの控除証明書や領収証書を申告書に添付することが義務付けられています。控除証明書の詳細については「令和5年分社会保険料（国民年金保険料）控除証明書の発行について」をご覧ください。