外部の労働者等からの通報に対応するに際して、通報又は相談に関する秘密保持や個人情報保護の徹底を図るためには、どのような点に留意することが必要ですか。とりわけ、2号通報を受けて所管部署が事業者に調査に入るに際し、事業者の納得性の観点からも事業者へ通報の情報を伝えて差し支えありませんか。少なくとも情報提供があったことを伝えないと、事業者は納得して調査に応じないことが懸念されます。
通報に関する秘密保持や個人情報保護の徹底を図るため、行政機関向けガイドライン(外部の労働者等からの通報)では、通報対応の段階ごとに遵守すべき事項をあらかじめ取り決めて、通報又は相談への対応に関与する者に対して十分周知することとしています。 同ガイドラインは、通報への対応を行うに際して共通して遵守すべき事項のうち、特に重要なものとして、•情報を共有する範囲及び共有する情報の範囲を必要最小限に限定すること•通報者等の特定につながり得る情報(通報者等の氏名、所属等の個人情報のほか、調査が通報を端緒としたものであること、通報者等しか知り得ない情報等を含む。)については、調査等の対象となる事業者に対して開示しないこと•調査等の対象となる事業者に対し、通報対応を適切に行う上で真に必要な最小限の情報を開示する場合には、通報者等の書面、電子メール等による明示の同意を取得すること•上記の同意を取得する際には、開示する目的及び情報の範囲並びに当該情報を開示することによって生じ得る不利益について、明確に説明することなどを例示的に掲げています。このように、同ガイドラインでは、当該調査が通報を端緒としたものであること等、通報者の特定につながり得る情報については、調査等の対象となる事業者に対して開示しないことが定められており、通報等があったことを事業者に伝えることも適切ではありません。やむを得ず伝えることが必要な場合には、通報者の意向を確認するため、通報者本人の書面、電子メール等による明示の同意を取得することが必要と考えられます。
通話内容から特定の個人を識別することが可能な場合には個人情報に該当します。個人情報に該当する場合、個人情報取扱事業者は、個人情報保護法上、利用目的を通知又は公表する義務を負いますが、録音していることについて伝える義務までは負いません。（令和４年４月更新）
個人関連情報取扱事業者は、一般に、提供先の第三者における個人関連情報の取扱いを確認する義務を負うものではありません。しかし、提供先の第三者の事業内容、提供先の第三者との取引状況、提供する個人関連情報の項目、提供先の第三者における個人データの利用状況等の客観的事情に照らし、提供先の第三者が個人関連情報を個人データとして利用することが窺われる場合には、提供先の第三者における個人関連情報の取扱いを確認した上で、「個人データとして取得する」ことが想定されるかどうかを判断する必要があります。
患者・利用者の氏名は、個人を識別できる情報であり、「個人情報」に該当します。このため、入院患者・入所者から、面会者等の外部からの問合せへの回答をやめて欲しい旨の要望があった場合には、医療・介護関係事業者は、誠実に対応する必要があります。
個人情報取扱事業者は、外国にある第三者への個人データの提供に関する本人の同意を得ようとする時点において、個人データの提供先の第三者が所在する外国が特定できない場合、本人に以下の情報を提供した上で、本人から当該第三者への個人データの提供を認める旨の同意を得る必要があります（個人情報保護法第28条第１項及び第２項並びに個人情報保護法施行規則第17条第３項）。
健保組合が個人データの取扱いを委託している場合において、委託先において個人データの漏えい等が発生した場合には、委託先から速やかに報告を受け、健保組合としても、事業者内における漏えい等事案の発生時の対応と同様に、迅速かつ適切に対応する必要があります。（「問２０２」参照）このため、個人データの取扱いを委託する際には、委託先において個人データの漏えい等が発生した場合における委託先と健保組合との間の報告連絡体制を整備しておくことが必要です。
個人情報保護委員会のホームページに報告フォームを設置していますので、当該報告フォームから報告してください。なお、報告先が事業所管大臣となるときは、事業所管大臣が報告方法を定めている場合にはその方法により、定めがない場合には報告書を提出する方法により報告してください。
本ガイダンスでは、利用目的を院内掲示等により公表するに当たり、個人データの取扱いに係わる業務を委託している場合には、その旨を公表することを求めています（参照：ガイダンス別表２）。具体的には個別の事例に応じて対応が異なりますので、医療・介護関係事業者において検討した上で判断すべきですが、委託する業務の内容により、患者・利用者等の関心が高い分野については、委託先の事業者名をあわせて公表することも考えられます。
外部事業者に対する委託と整理した上で、委託先である当該外部事業者において提供を受けた個人データを本人ごとに突合して統計情報を作成する場合には、A 社及びB 社においてそれぞれに対する第三者提供に関する本人の同意を取得する等の対応を行う必要があります。