Перефразуйте це речення: такі пункти не включаються до попереднього порядку денного, якщо відповідні супровідні документи не були надіслані секретарям до дати розсилки порядку денного.
Якщо відповідна документація не була розіслана секретарям до дати подання порядку денного, питання не включаються до попереднього порядку денного.