Якщо відповідна документація не була розіслана секретарям до дати подання порядку денного, питання не включаються до попереднього порядку денного.
Перефразуйте це речення: такі пункти не включаються до попереднього порядку денного, якщо відповідні супровідні документи не були надіслані секретарям до дати розсилки порядку денного.