b'\n_START_ARTICLE_\nGesti\xc3\xb3 documental\n_START_PARAGRAPH_\nLa gesti\xc3\xb3 documental \xc3\xa9s el conjunt d\'operacions i t\xc3\xa8cniques relatives a la concepci\xc3\xb3, el desenvolupament, la implantaci\xc3\xb3 i l\'avaluaci\xc3\xb3 dels sistemes administratius necessaris, des de la creaci\xc3\xb3 dels documents fins a la seva destrucci\xc3\xb3 o transfer\xc3\xa8ncia a l\'arxiu, per tal de garantir l\'efic\xc3\xa0cia i l\'efici\xc3\xa8ncia en la gesti\xc3\xb3 administrativa.\n_START_SECTION_\nDefinicions de Gesti\xc3\xb3 documental\n_START_PARAGRAPH_\nLa gesti\xc3\xb3 documental ha estat tractada de diferent manera al llarg de la hist\xc3\xb2ria i en funci\xc3\xb3 de molts factors. Els diversos estudis fets entorn de l\'evoluci\xc3\xb3 dels sistemes de gesti\xc3\xb3 documental ens permeten constatar que fa uns 7.000 anys, en temps de la civilitzaci\xc3\xb3 sum\xc3\xa8ria, ja es mostrava una certa preocupaci\xc3\xb3 entorn del tema._NEWLINE_Tot i aix\xc3\xad, no ser\xc3\xa0 fins a mitjan segle XX quan la tradici\xc3\xb3 arxiv\xc3\xadstica dels pa\xc3\xafsos anglosaxons posin sobre la taula els principis de l\'anomenat Records Management, que inauguraran un per\xc3\xadode de debat extens i productiu sobre el tractament de la documentaci\xc3\xb3. Aquest sistema prioritza la documentaci\xc3\xb3 administrativa com a \xc3\xa0rea exclusiva a tenir en compte, oblidant la documentaci\xc3\xb3 anomenada hist\xc3\xb2rica. Amb el temps es pret\xc3\xa9n una gesti\xc3\xb3 integral dels documents, entenent que si s\xc3\xb3n gestionats correctament en el moment de la seva generaci\xc3\xb3, i aquests en algun moment esdevenen d\'inter\xc3\xa8s hist\xc3\xb2ric, es donar\xc3\xa0 una continu\xc3\xaftat en el tractament dels documents al llarg de tota la seva exist\xc3\xa8ncia. La idea de tractar la documentaci\xc3\xb3 d\'una manera integral est\xc3\xa0 pr\xc3\xa0cticament acceptada arreu. No existeix una funci\xc3\xb3 documental administrativa i una altra d\'hist\xc3\xb2rica. Carol Couture i C. P\xc3\xa9tillat ho han anomenat arxiv\xc3\xadstica integrada i engloba el tractament de la documentaci\xc3\xb3 des dels seus or\xc3\xadgens en el proc\xc3\xa9s administratiu fins a la seva conservaci\xc3\xb3 definitiva, fet que aglutina el cicle de vida dels documents._NEWLINE_El Diccionari de terminologia ling\xc3\xbc\xc3\xadstica del Consell Internacional d\'Arxius (CIA) defineix la gesti\xc3\xb3 de documents com "un aspecte de l\'administraci\xc3\xb3 general relacionat amb la recerca de l\'economia i l\'efic\xc3\xa0cia en la producci\xc3\xb3, el manteniment, l\'\xc3\xbas i la destinaci\xc3\xb3 final dels documents"._NEWLINE_La norma ISO 15489-1 defineix la gesti\xc3\xb3 documental com "l\'\xc3\xa0rea de gesti\xc3\xb3 que \xc3\xa9s responsable de controlar de manera eficient i sistem\xc3\xa0tica la creaci\xc3\xb3, la recepci\xc3\xb3, el manteniment, la utilitzaci\xc3\xb3 i la disposici\xc3\xb3 dels documents; els processos que serveixen per a incorporar i mantenir en forma de documents tant la prova com la informaci\xc3\xb3 de les activitats i les operacions del negoci"._NEWLINE_El Diccionari de Terminologia Arxiv\xc3\xadstica del Ministeri de Cultura d\'Espanya denomina el Sistema de Gesti\xc3\xb3 Documental com "tractament de documents administratius", i el defineix com "el conjunt de procediments o operacions t\xc3\xa8cniques que, basades en l\'estudi i l\'an\xc3\xa0lisi de la producci\xc3\xb3, tramitaci\xc3\xb3, utilitzaci\xc3\xb3 i informaci\xc3\xb3 continguda en els documents, t\xc3\xa9 com a resultat l\'establiment de normes sobre les transfer\xc3\xa8ncies, l\'eliminaci\xc3\xb3 i/o conservaci\xc3\xb3 permanent, i accessibilitat de les s\xc3\xa8ries documentals"._NEWLINE_La Llei 10/2001, de 13 de juliol d\'arxius i documents (art. 2) descriu un sistema de gesti\xc3\xb3 documental com "el conjunt d\'operacions i de t\xc3\xa8cniques integrades en la gesti\xc3\xb3 administrativa general, basades en l\'an\xc3\xa0lisi de la producci\xc3\xb3, la tramitaci\xc3\xb3 i els valors dels documents que es destinen a la planificaci\xc3\xb3, el control, l\'\xc3\xbas, la conservaci\xc3\xb3 i l\'eliminaci\xc3\xb3 o la transfer\xc3\xa8ncia dels documents a un arxiu, amb l\'objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gesti\xc3\xb3 efica\xc3\xa7 i rendible".\n_START_SECTION_\nImplantaci\xc3\xb3 d\'un SGD\n_START_PARAGRAPH_\nEls beneficis d\'incorporar un bon sistema de gesti\xc3\xb3 documental es fan palesos tant al conjunt de l\'administraci\xc3\xb3 p\xc3\xbablica com de l\'empresa privada. Parlem de beneficis econ\xc3\xb2mics, ja que facilita la identificaci\xc3\xb3, la quantificaci\xc3\xb3 i la disposici\xc3\xb3 dels documents permetent economitzar en recursos materials i humans. La gesti\xc3\xb3 integral efica\xc3\xa7 ens porta a una millor organitzaci\xc3\xb3 i gesti\xc3\xb3 de la informaci\xc3\xb3, encaminada a optimitzar novament recursos humans i tecnol\xc3\xb2gics i a permetre un acc\xc3\xa9s m\xc3\xa9s democr\xc3\xa0tic a la informaci\xc3\xb3, assentant els principis b\xc3\xa0sics entorn dels drets humans._NEWLINE_La norma internacional ISO 15489:2001 estableix una s\xc3\xa8rie de principis sobre els que s\'assentarien els programes de gesti\xc3\xb3 dels documents, entenent que aquests s\xc3\xb3n creats, rebuts i utilitzats per les organitzacions en l\'exercici de les seves activitats. Per tant, els documents han de ser aut\xc3\xa8ntics, fidedignes i utilitzables alhora que han de ser conservats \xc3\xadntegrament. Per aconseguir-ho les organitzacions han d\'establir i dur a terme un programa de gesti\xc3\xb3 de documents que inclogui els seg\xc3\xbcents principis:_NEWLINE_1. Determinar els documents que han de ser creats en cada proc\xc3\xa9s i quina informaci\xc3\xb3 \xc3\xa9s necess\xc3\xa0ria que sigui recollida._NEWLINE_2. Decidir la forma i l\'estructura amb la qual els documents han de ser creats i capturats i les tecnologies aplicables._NEWLINE_3. Determinar les metadades que s\'han de crear amb cada document i en els processos documentals, i com han de ser vinculats i gestionats de forma constant._NEWLINE_4. Determinar els requisits per a la recuperaci\xc3\xb3, \xc3\xbas i transmissi\xc3\xb3 dels documents entre processos i altres usuaris, i establir durant quant temps cal mantenir-los per a satisfer aquests requisits._NEWLINE_5. Decidir com organitzar els documents per tal de satisfer els requisits del seu \xc3\xbas._NEWLINE_6. Valorar els riscos d\'error per als documents vitals de cada activitat._NEWLINE_7. Conservar els documents i fer-los accessibles en tot moment, per complir els requisits de l\'organitzaci\xc3\xb3 i les expectatives de la col\xc2\xb7lectivitat._NEWLINE_8. Complir els requisits legals i reglamentaris, les normes i les pol\xc3\xadtiques organitzatives aplicables._NEWLINE_9. Assegurar la conservaci\xc3\xb3 dels documents en entorns segurs._NEWLINE_10. Assegurar la retenci\xc3\xb3 dels documents sempre que aquests siguin necessaris._NEWLINE_11. Identificar i avaluar les oportunitats de proporcionar efic\xc3\xa0cia, efici\xc3\xa8ncia o qualitat en els processos, les decisions i les accions resultants d\'una millor creaci\xc3\xb3 o gesti\xc3\xb3 dels documents.\n_START_SECTION_\nPlanificaci\xc3\xb3\n_START_PARAGRAPH_\nL\'apartat 8 de la norma ISO 15489-1:2001 descriu les caracter\xc3\xadstiques fonamentals dels sistemes de gesti\xc3\xb3 documental i estableix un marc per a la seva implantaci\xc3\xb3 que inclou persones, processos eines i tecnologia. En aquest sentit cal recollir aspectes sobre els punts seg\xc3\xbcents:_NEWLINE_1. L\'establiment de pol\xc3\xadtiques integrades i est\xc3\xa0ndards._NEWLINE_2. L\'assignaci\xc3\xb3 de compet\xc3\xa8ncies i responsabilitats._NEWLINE_3. La promulgaci\xc3\xb3 de procediments i directrius._NEWLINE_4. La integraci\xc3\xb3 de la gesti\xc3\xb3 documental en els sistemes i els processos de negoci._NEWLINE_5. L\'establiment de mecanismes de control i qualitat.\n_START_SECTION_\nObjectius\n_START_PARAGRAPH_\n1. Contribuir a la millora dels processos administratius._NEWLINE_2. Garantir que es cre\xc3\xafn, capturin i gestionin documents adequats._NEWLINE_3. Garantir la preservaci\xc3\xb3 i la conservaci\xc3\xb3 dels fons documentals i la informaci\xc3\xb3 que contenen. La persona que fa d\'arxiver vetlla per les demandes dels usuaris d\'avui i els de dem\xc3\xa0, garantint la correcta conservaci\xc3\xb3 del patrimoni documental._NEWLINE_4. Garantir l\'acc\xc3\xa9s a la informaci\xc3\xb3 i els documents de manera m\xc3\xa9s efectiva, efica\xc3\xa7 i r\xc3\xa0pida._NEWLINE_5. Afavorir els principis de publicitat, transpar\xc3\xa8ncia administrativa i democratitzaci\xc3\xb3 de la informaci\xc3\xb3._NEWLINE_6. Preservar els drets de les persones, la seva privacitat i la seva propietat intel\xc2\xb7lectual._NEWLINE_7. Garantir que l\'estructura de l\'SGD actu\xc3\xaf en benefici de la racionalitzaci\xc3\xb3 de l\'administraci\xc3\xb3, de l\'organitzaci\xc3\xb3 i dels principis b\xc3\xa0sics competencials i d\'exist\xc3\xa8ncia de l\'organitzaci\xc3\xb3 on s\'implanti._NEWLINE_8. Integrar el servei d\'arxiu en l\'estructura administrativa i participar en tot el seu desenvolupament.\n_START_SECTION_\nDeclaraci\xc3\xb3 de pol\xc3\xadtica\n_START_PARAGRAPH_\nCada organitzaci\xc3\xb3 defineix i documenta les seves pol\xc3\xadtiques de gesti\xc3\xb3 documental per garantir-ne la implantaci\xc3\xb3 i el manteniment a tots els nivells de l\'organitzaci\xc3\xb3._NEWLINE_Una declaraci\xc3\xb3 de pol\xc3\xadtica no \xc3\xa9s m\xc3\xa9s que una declaraci\xc3\xb3 d\'intencions. Aix\xc3\xb2 no garanteix per si mateix una bona gesti\xc3\xb3 documental. Les organitzacions hauran de proporcionar els recursos necessaris per a la seva implantaci\xc3\xb3 i garantir que la pol\xc3\xadtica de gesti\xc3\xb3 documental s\'adopti, i tamb\xc3\xa9 que rebi el suport del rang m\xc3\xa9s alt en la presa de decisions._NEWLINE_Per aconseguir-ho, la declaraci\xc3\xb3 d\'aquesta pol\xc3\xadtica anir\xc3\xa0 acompanyada de procediments, directrius, plans estrat\xc3\xa8gics i altres documents que en conjunt formen el r\xc3\xa8gim de gesti\xc3\xb3 documental.\n_START_SECTION_\nResponsabilitats i autoritats dins l\'organitzaci\xc3\xb3\n_START_PARAGRAPH_\nL\'apartat 2.3.2 de l\'ISO/TR15489-2:2001 estableix que les organitzacions hauran de definir quines s\xc3\xb3n les autoritats i el repartiment de responsabilitats entre tots els treballadors. Tot el personal de l\'organitzaci\xc3\xb3 ha de saber en tot moment quines s\xc3\xb3n les seves responsabilitats respecte de la gesti\xc3\xb3 documental, incorporades de manera senzilla en les tasques quotidianes, amb uns procediments i unes directrius clarament establertes.\n_START_SECTION_\nLa integraci\xc3\xb3 dels sistemes\n_START_PARAGRAPH_\nEl model catal\xc3\xa0 ha basat el seu sistema en la interacci\xc3\xb3 integrada dels sistemes clau:_NEWLINE_Sistema de captura: \xc3\xa9s el proc\xc3\xa9s en el qual es determina la necessitat de crear i mantenir un document. L\'arxiver juga un paper actiu en la planificaci\xc3\xb3, la creaci\xc3\xb3, la recepci\xc3\xb3 i el registre dels documents i tamb\xc3\xa9 en l\'estudi i el disseny dels circuits documentals._NEWLINE_Sistema de classificaci\xc3\xb3: cal disposar d\'un sistema de classificaci\xc3\xb3 \xc3\xbanic que permeti estructurar de manera jer\xc3\xa0rquica i vinculada el conjunt dels documents que ha produ\xc3\xaft l\'organitzaci\xc3\xb3 i que produeixi successivament._NEWLINE_Els documents produ\xc3\xafts o rebuts per un organisme sempre s\'identifiquen amb els assumptes per als quals han estat creats, agrupats en els expedients o dossiers corresponents._NEWLINE_Sistema de disposici\xc3\xb3: permetr\xc3\xa0 determinar la durada i el suport de conservaci\xc3\xb3 de tots els documents en estat actiu i semiactiu, i indicar\xc3\xa0 quins documents indicatius s\'han de conservar de manera permanent o quins es poden eliminar at\xc3\xa8s que no han assolit el valor secundari._NEWLINE_Sistema de descripci\xc3\xb3 i recuperaci\xc3\xb3: ens permet la descripci\xc3\xb3 de tots els nivells possibles de classificaci\xc3\xb3 de la documentaci\xc3\xb3 jer\xc3\xa0rquicament organitzada, i de tots els documents integrats dins el sistema al llarg dels diferents estadis del seu cicle de vida.'