b'\n_START_ARTICLE_\nEwidencja archiwum zak\xc5\x82adowego\n_START_PARAGRAPH_\nEwidencja archiwum zak\xc5\x82adowego ca\xc5\x82o\xc5\x9b\xc4\x87 dokumentacji przechowywanej w archiwum, czyli materia\xc5\x82y archiwalne i dokumentacja niearchiwalna musi by\xc4\x87 uj\xc4\x99ta w ewidencji. S\xc4\x85 dwa powody takiego post\xc4\x99powania: ewidencja przechowywanych akt umo\xc5\xbcliwia okre\xc5\x9blenie kategorii akt, ich ilo\xc5\x9bci oraz stanu, jak r\xc3\xb3wnie\xc5\xbc umo\xc5\xbcliwia odszukanie i ewentualne udost\xc4\x99pnianie ich._NEWLINE_Na ewidencj\xc4\x99 archiwum zak\xc5\x82adowego sk\xc5\x82adaj\xc4\x85 si\xc4\x99 nast\xc4\x99puj\xc4\x85ce druki:\n_START_SECTION_\nSpisy zdawczo-odbiorcze\n_START_PARAGRAPH_\nSporz\xc4\x85dzane s\xc4\x85 osobno dla dokumentacji niearchiwalnej i osobno dla materia\xc5\x82\xc3\xb3w archiwalnych, w dw\xc3\xb3ch egzemplarzach. Spisy zdawczo-odbiorcze stanowi\xc4\x85 r\xc3\xb3wnocze\xc5\x9bnie inwentarz akt przechowywanych w archiwum od pocz\xc4\x85tku istnienia, a w zwi\xc4\x85zku z tym numeracja ich musi by\xc4\x87 ci\xc4\x85g\xc5\x82a. Nie mo\xc5\xbcna te\xc5\xbc nadawa\xc4\x87 numer\xc3\xb3w spis\xc3\xb3w w obr\xc4\x99bie roku. Drugie egzemplarze, tzw. robocze, gdy\xc5\xbc na nie nanosi si\xc4\x99 informacje np. o brakowaniu dokumentacji, powinny by\xc4\x87 u\xc5\x82o\xc5\xbcone w teczkach narastaj\xc4\x85co, w spos\xc3\xb3b, kt\xc3\xb3ry odzwierciedla uk\xc5\x82ad organizacyjny jednostki, pozwala to na \xc5\x82atwiejsze korzystanie z zasobu archiwum._NEWLINE_Przy sporz\xc4\x85dzaniu spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji nale\xc5\xbcy przestrzega\xc4\x87 zasady, aby nie umieszcza\xc4\x87 razem na jednym spisie dokumentacji o r\xc3\xb3\xc5\xbcnych okresach przechowywania oraz stara\xc4\x87 si\xc4\x99 umieszcza\xc4\x87 jednostk\xc4\x99 archiwaln\xc4\x85 jako osobn\xc4\x85 pozycj\xc4\x99 na spisie (rubryka nr 6); przy du\xc5\xbcych ilo\xc5\x9bciach dokumentacji przejmowanej np. z kom\xc3\xb3rki finansowej pozwala to na zachowanie kontroli nad przejmowan\xc4\x85 dokumentacj\xc4\x85.\n_START_SECTION_\nWykaz spis\xc3\xb3w zdawczo odbiorczych\n_START_PARAGRAPH_\nS\xc5\x82u\xc5\xbcy do rejestracji nap\xc5\x82ywaj\xc4\x85cych do archiwum spis\xc3\xb3w zdawczo-odbiorczych. Kolejno\xc5\x9b\xc4\x87 ich rejestracji decyduje o nadawanym spisom numerze, a to z kolei wp\xc5\x82ywa na sygnatur\xc4\x99 nadawan\xc4\x85 aktom w archiwum zak\xc5\x82adowym.\n_START_SECTION_\nSpisy materia\xc5\x82\xc3\xb3w archiwalnych\n_START_PARAGRAPH_\nSpisy na materia\xc5\x82y archiwalne przekazane do archiwum pa\xc5\x84stwowego powinny by\xc4\x87 przechowywane w oddzielnej teczce, w uk\xc5\x82adzie chronologicznym.\n_START_SECTION_\nEwidencja udost\xc4\x99pnionych akt\n_START_PARAGRAPH_\nSk\xc5\x82adaj\xc4\x85 si\xc4\x99 na ni\xc4\x85 rejestr akt udost\xc4\x99pnionych oraz karty udost\xc4\x99pnienia akt. Karty uk\xc5\x82adane i wpisywane s\xc4\x85 do rejestru chronologicznie wed\xc5\x82ug dat udost\xc4\x99pnienia. Obowi\xc4\x85zkiem archiwisty jest wyst\xc4\x85pi\xc4\x87, najp\xc3\xb3\xc5\xbaniej na koniec roku, do wypo\xc5\xbcyczaj\xc4\x85cego o zwrot akt do archiwum.\n_START_SECTION_\nProtok\xc3\xb3\xc5\x82 o braku lub zniszczeniu akt\n_START_PARAGRAPH_\nPrzechowuje si\xc4\x99 je w oddzielnej teczce, w uk\xc5\x82adzie chronologicznym.\n_START_SECTION_\nSpisy dokumentacji przeznaczonej na makulatur\xc4\x99 lub zniszczenie\n_START_PARAGRAPH_\nPrzechowuje si\xc4\x99 je w osobnych teczkach wraz z protoko\xc5\x82ami oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz zezwoleniem na wybrakowanie wydanym przez w\xc5\x82a\xc5\x9bciwe archiwum pa\xc5\x84stwowe. Spisy akt brakowanych powinny odpowiada\xc4\x87 w\xc5\x82a\xc5\x9bciwym pozycjom spis\xc3\xb3w zdawczo-odbiorczych, na kt\xc3\xb3rych znajdowa\xc5\x82y si\xc4\x99 brakowane akta. R\xc3\xb3wnie istotnym jest, aby w rubryce 8 spis\xc3\xb3w zdawczo-odbiorczych odnotowa\xc4\x87 przy kolejnej pozycji fakt wybrakowania dokumentacji (umieszcza si\xc4\x99 zazwyczaj dat\xc4\x99 oraz numer zgody).\n_START_SECTION_\nSpis teczek akt\n_START_PARAGRAPH_\nZak\xc5\x82adany jest w ka\xc5\xbcdej kom\xc3\xb3rce jednostki w oparciu o wykaz akt. Podstawowym jego zadaniem jest bie\xc5\xbc\xc4\x85ca kontrola kompletno\xc5\x9bci akt przejmowanych z danej kom\xc3\xb3rki do archiwum zak\xc5\x82adowego. Powinny by\xc4\x87 sporz\xc4\x85dzane corocznie.\n_START_SECTION_\nPodsumowanie\n_START_PARAGRAPH_\nWszystkie pomoce ewidencyjne pr\xc3\xb3cz om\xc3\xb3wionych w punktach 1.4 i 1.7 nale\xc5\xbcy traktowa\xc4\x87 jako materia\xc5\x82y archiwalne i powinno je si\xc4\x99 przechowywa\xc4\x87 przez ca\xc5\x82y okres funkcjonowania jednostki. W przypadku je\xc5\xbceli likwidowana jednostka by\xc5\x82a pod nadzorem archiwum pa\xc5\x84stwowego ewidencja przekazywana jest tam\xc5\xbce.'