तैयारी बैठक में सात बिम्सटेक देशों-बांग्लादेश, भूटान, भारत, नेपाल, श्रीलंका, म्यांमार तथा थाईलैंड-के प्रतिनिधियों के अतिरिक्त गृह मंत्रालय, विदेश मंत्रालय, एनडीएमए, एनडीआरएफ, भारतीय आपदा प्रबंधन संस्थान (एनआईडीएम) के वरिष्ठ अधिकारी भाग ले रहे हैं।