Hii ni kwa sababu mifumo ya kiotomatiki na rekodi ni haraka kubadilisha taratibu za kikuli na nyaraka za karatasi , ambazo katika kesi nyingi hazipatikani tena kama chelezo iwapo mifumo otomatiki inafaa kushindwa .
Mifumo otomatiki ni rekodi za karatasi lakini sio taratibu za kikuli .