( 1 ) ويمكن ان يكون الرقم القياسي والسجل الذي يحتوي على جميع عناصر البيانات المطلوبة ( 1 ) وثيقة النسخ الصلبة المكتملة يدويا , ( 2 ) ملف الي يحتفظ به الكترونيا , او ( 3 ) مجموعة من السجلات المؤتمتة وال دليل .
- ويمكن تجميع عناصر البيانات في عدد من الاشكال .