1-ويزيل المكتب توصية من قاعدة بياناتها بعد ان يقرر ان ( 1 ) قد نفذت الوكالة التوصية او اتخذت اجراءات تفي في جوهرها بنية التوصية او ( 2 ) تغيرت الظروف ولم تعد التوصية ذات صلة بالموضوع ..
اما قاعدة بيانات مكتب المحاسبة العام فهي اما على الانترنت او مخزنة جسديا في بعض المواقع .