ส่งแฟ้มข้อมูลหาสปอนเซอร์ เตรียมแฟ้มข้อมูลสำหรับส่งให้สปอนเซอร์ มองหาสปอนเซอร์
คุณอาจจะอยากส่งแฟ้มข้อมูลไปให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้หรืออยากไปจ้างคนออกแบบป้ายประกาศเพื่อที่จะได้โฆษณาไปทั่วทุกหัวมุมถนน แต่นั่นเป็นความคิดที่ผิด คุณควรจะคิดให้ดีก่อนว่าน่าจะส่งแฟ้มไปหาใครบ้างและส่งไปให้บริษัทที่คุณคิดว่าน่าจะอยากสนับสนุนธุรกิจของคุณเท่านั้น เตรียมเอกสารที่แตกต่างกันไปให้แต่ละบริษัท ไม่ว่าจะเป็นอีเมล แฟ้มหรือจดหมายติดต่อ การทำตัวขี้เกียจมีแต่จะทำให้ไม่มีใครสนใจลงทุนเป็นสปอนเซอร์ให้คุณแม้ว่าโครงการนั้นจะน่าสนใจแค่ไหนก็ตาม รอซักสองสามวันแล้วค่อยโทรหาคนที่คุณส่งแฟ้มข้อมูลไปให้ ถามทางนั้นว่าได้รับคำขอของคุณหรือยังและมีคำถามอะไรอยากรู้เพิ่มเติมไหม สปอนเซอร์ต้องรู้ว่าจะติดต่อคุณได้อย่างไรเมื่อตัดสินใจได้แล้ว ถ้ามีบริษัทนึงช่วยเงินคุณ 300,000 บาท คุณก็ต้องดูแลที่นี่แตกต่างจากอีกบริษัทที่ช่วยเหลือไม่กี่พันบาทใช่ไหมล่ะ? ความเอาใจใส่ที่คุณมีแต่สปอนเซอร์นั้นต้องแตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัดและเป็นรูปธรรม ไม่ว่าจะเป็นผลประโยชน์เพิ่มเติมด้านการโฆษณาที่คุณจะให้ได้หรือวิธีการพูดจาทางโทรศัพท์ก็ตาม คุณต้องเลี้ยงดูปูเสื่ออีกฝ่ายให้ดีเพื่อที่สปอนเซอร์จะได้มีความสุขและติดใจอยากช่วยเหลือคุณอีก แฟ้มข้อมูลที่คุณจะส่งให้สปอนเซอร์ต้องเริ่มด้วยข้อมูลสรุปหรือแถลงการณ์เกี่ยวกับเป้าหมายของการจัดอีเวนต์หรือการลงทุนที่คุณอยากได้สปอนเซอร์มาช่วย โดยควรเขียนข้อความยาวประมาณ 250–300 คำเพื่ออธิบายว่าเงินลงทุนที่ได้มาจากสปอนเซอร์จะนำไปใช้ในส่วนใดบ้าง ทำไมคุณถึงต้องการสปอนเซอร์ และสปอนเซอร์จะได้ประโยชน์อะไรจากการช่วยเหลือคุณ   อย่าส่งจดหมายที่มีเนื้อหาเหมือนกันให้ทุกหน่วยงาน หน่วยงานนั้นๆ จะอ่านข้อมูลของคุณจนจบหรือไม่ก็วัดกันตรงนี้แหละ ส่งจดหมายที่แตกต่างกันไปหาแต่ละที่เพื่อที่หน่วยงานต่างๆ จะได้รู้สึกว่าคุณได้ใช้เวลาศึกษาเกี่ยวกับบริษัทของพวกเขาจริงๆ นอกจากนี้ จดหมายนี้ยังเป็นเหมือนเครื่องยืนยันให้หน่วยงานต่างๆ เห็นว่าคุณจะรักษาสัญญาที่ตกลงไว้กับสปอนเซอร์ไปตลอดการร่วมงานกัน อย่าลืมขอบคุณสปอนเซอร์ที่รับพิจารณาข้อเสนอของคุณ ส่งจดหมายที่เขียนด้วยภาษาเป็นกันเองแต่ยังรักษาความเป็นมืออาชีพไปให้สปอนเซอร์เพื่อแสดงว่าคุณจริงจังกับงานและมีความเป็นมืออาชีพมากพอ ถ้าคุณยังไม่ได้ทำก็ลองเขียนงบประมาณที่ต้องการให้มีคนมาช่วยสนับสนุนเพื่อทำธุรกิจหรือร่วมลงทุนดูและคิดดูว่าคุณต้องการเงินลงทุนเท่าไหร่จากสปอนเซอร์เจ้าใดบ้าง แบ่งสปอนเซอร์ออกเป็นระดับต่างๆ เพื่อที่หน่วยงานที่สนใจจะมาช่วยลงทุนจะได้ให้เงินตามระดับที่คุณแบ่งไว้โดยคุณต้องอธิบายได้ว่าทำไมคุณถึงต้องการเงินสนับสนุนและอยากมีให้สปอนเซอร์มาช่วยเท่านั้นเท่านี้  อธิบายได้ว่าสปอนเซอร์จะได้อะไรจากการช่วยคุณบ้าง ใช้ความรู้เกี่ยวกับแผนธุรกิจ กลุ่มลูกค้าและเป้าหมายของบริษัทนั้นๆ ที่คุณหามาเพื่อดึงดูดใจสปอนเซอร์และชี้แจงได้ว่าทางนั้นจะได้อะไรจากการช่วยลงทุนให้คุณ โดยคุณอาจพูดถึงพื้นที่สื่อหรือโอกาสในการโฆษณาสินค้าที่สปอนเซอร์จะได้จากงานนี้ก็ได้ โดยจดหมายนี้อาจเป็นแบบฟอร์มที่หน่วยงานต่างๆ สามารถกรอกและส่งกลับมาให้คุณหรือเป็นข้อมูลติดต่อของคุณที่อีกฝ่ายสามารถติดต่อกลับมาได้เพื่อพูดคุยกันเรื่องเป็นสปอนเซอร์  คุณต้องมีอะไรที่ชัดเจนให้สปอนเซอร์ทำเพื่อที่จะได้ดำเนินไปสู่ขั้นตอนต่อไป ทำให้อีกฝ่ายรู้สึกสะดวกสบายเข้าไว้ ยิ่งอีกฝ่ายดำเนินการเรื่องต่างๆ ได้ง่ายดายเท่าไหร่ โอกาสที่จะตอบตกลงก็จะยิ่งสูง คุณกำลังเขียนจดหมายหานักการตลาด เจ้าของกิจการและนักธุรกิจไม่ใช่นักวิชาการ ฉะนั้น นี่ไม่ใช่เวลาจะมาเขียนภาษาเลิศหรูโชว์ศัพท์สูงเพื่อให้ตัวเองดูฉลาด คุณต้องนำเสนอตัวเอง เขียนประโยชน์ทางธุรกิจที่สปอนเซอร์จะได้และจบการนำเสนอให้รวดเร็วที่สุด เขียนจดหมายออกมาให้สั้นแต่ดูดีน่ะ เข้าใจป่ะ? ลองศึกษาข้อมูลของหน่วยงานอื่นๆ ที่เคยทำมาก่อนเพื่อหาแนวทางเข้าหาสปอนเซอร์ ถ้าคุณกำลังมองหาสปอนเซอร์ที่สนับสนุนกิจกรรมเกี่ยวกับการเดินหรือวิ่งเป็นพิเศษก็ลองศึกษาดูว่าใครเคยลงเงินสนับสนุนงานเดิน-วิ่งอื่นๆ ที่เคยจัดมาแล้วบ้าง การค้นคว้าจากข้อมูลที่มีอยู่แล้วเป็นการเริ่มต้นที่ดีเลยล่ะ   ถ้าอีเวนต์ที่คุณจะจัดเกี่ยวข้องกับกีฬาโดยตรง ลองขอให้ Nike, Adidas, Livestrong หรือหน่วยงานเกี่ยวกับกีฬาอื่นๆ มาช่วยเป็นสปอนเซอร์ให้คุณดูสิ ถ้าคุณจะจัดอีเวนต์เกี่ยวกับดนตรีหรือคอนเสิร์ต ลองติดต่อสถานีวิทยุท้องถิ่น สื่อสิ่งพิมพ์เกี่ยวกับดนตรี หรือหน่วยงานธุรกิจอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับแวดวงดนตรีดูก็ดีนะ ถ้าคุณกำลังจะจัดงานอีเวนต์เกี่ยวกับอาหาร ลองติดต่อนิตยสารเกี่ยวกับอาหาร รายการโทรทัศน์เกี่ยวกับอาหารชื่อดัง หรือบริษัทผลิตอาหารยักษ์ใหญ่ดูไหมล่ะ? หวังสูงๆ ไว้น่ะดีแล้ว การหาหน่วยงานที่น่าจะสนใจเป็นสปอนเซอร์ไว้เยอะๆ ก็ดีอยู่หรอก แต่ก็ใช่ว่าคุณต้องเที่ยวขอร้องทุกคนหรือทุกบริษัทที่คุณรู้จักให้มาเป็นสปอนเซอร์ให้นะ รายชื่อที่ว่านี้ควรจะมีแต่ชื่อของหน่วยงานที่มีโอกาสจะช่วยคุณจริงๆ เท่านั้นซึ่งก็คือคนหรือบริษัทที่จะพิจารณาคำร้องขอสปอนเซอร์ของคุณอย่างจริงจัง เขียนรายชื่อของบริษัทที่เคยเป็นสปอนเซอร์ให้คุณมาก่อนและบริษัทที่เคยเป็นสปอนเซอร์จัดงานอะไรที่ใกล้เคียงกับงานที่คุณจะจัด แล้วก็อย่าลืมเขียนรายชื่อบริษัทที่คุณรู้จักคนในนั้นเป็นการส่วนตัวด้วยล่ะเผื่อจะหาสปอนเซอร์ได้จากที่นั่นไง การมีข้อมูลของหน่วยงานที่มีโอกาสเป็นสปอนเซอร์เก็บไว้จะช่วยให้คุณหาสปอนเซอร์ได้มากกว่าเดิมเยอะเลยล่ะ ลองคิดดูดีๆ ว่าหน่วยงานต่างๆ จะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการเป็นสปอนเซอร์ให้คุณ คุณอาจวางแผนเข้าหาหน่วยงานเพื่อขอให้เป็นสปอนเซอร์ได้ด้วยการศึกษาข้อมูลสถิติ แผนการธุรกิจและเป้าหมายของหน่วยงานนั้นๆ   การติดต่อขอให้ธุรกิจในชุมชนมาเป็นสปอนเซอร์ให้อาจจะง่ายกว่าการติดต่อบริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Nike ถึงแม้ Nike จะมีเงินลงทุนมหาศาล แต่บริษัทใหญ่ๆ แบบนี้ก็อาจจะได้รับการติดต่อขอสปอนเซอร์จากหน่วยงานมากมายอยู่เกือบทุกอาทิตย์อยู่แล้ว ในขณะที่อาจจะไม่ค่อยมีคนติดต่อขอสปอนเซอร์จากสถานีวิทยุหรือร้านขายเครื่องกีฬาในท้องถิ่นเท่าไหร่นัก ถ้าลูกค้าของคุณกับธุรกิจท้องถิ่นเหล่านั้นเป็นกลุ่มเดียวกัน โอกาสที่คุณจะสร้างรายได้ให้สปอนเซอร์ก็จะมากขึ้นไปด้วย ลองพูดถึงสปอนเซอร์รายหนึ่งให้อีกรายฟัง ถ้าร้านขายเครื่องกีฬาร้านใหญ่รายหนึ่งมีทีท่าจะตกลงเป็นสปอนเซอร์ให้คุณประมาณหนึ่งแล้ว ลองพูดเรื่องนี้ให้ร้านขายเครื่องกีฬาอีกร้านฟังแล้วเขาก็จะเข้าใจเจตนาคุณเองแหละ
อย่าหว่านส่งแฟ้มไปทั่ว. แต่ละแฟ้มข้อมูลที่คุณส่งหาสปอนเซอร์ต้องมีความเฉพาะเจาะจง. โทรศัพท์ไปหาเพื่อติดตามข่าวสาร. ดูแลสปอนเซอร์แต่ละรายอย่างเป็นการเฉพาะเมื่อทางนั้นได้ตกลงช่วยเหลือคุณแล้ว. เขียนสรุปข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุน. แบ่งระดับของสปอนเซอร์. ส่งจดหมายตอบรับเป็นสปอนเซอร์ไปให้ด้วย. สนใจแต่เรื่องที่สำคัญ. มองหาบริษัทที่เคยออกเงินสนับสนุนอีเวนต์หรือกิจกรรมที่คล้ายกับที่คุณจะจัด. สรุปรายชื่อหน่วยงานที่อาจสนใจเป็นสปอนเซอร์ให้คุณ. หาข้อมูลเกี่ยวกับทุกบริษัทและทุกคนที่คุณเขียนสรุปไว้. คาดการณ์ความต้องการของว่าที่สปอนเซอร์.
https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships https://www.wikihow.com/Seek-Sponsorships
Sending out Packets Creating a Sponsorship Packet Identifying Potential Sponsors