ระบุวัตถุประสงค์และขอบเขต แบ่งประเภทต้นทุน คำนวณต้นทุน
ขอบเขตของการวิเคราะห์จะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของตัวมันเอง ดังนั้น ก่อนที่คุณจะพิจารณาความกว้างของการวิเคราะห์ คุณต้องรู้ปัญหาสำคัญที่คุณต้องวิเคราะห์หาคำตอบก่อน   ถ้าคุณกำลังวิเคราะห์ต้นทุนเพื่อตั้งงบประมาณหรือวางแผนกลยุทธ์เพื่ออนาคต คุณอาจจะต้องวิเคราะห์ต้นทุนที่ครอบคลุมระดับองกรณ์ ในทางกลับกัน วัตถุประสงค์ที่แคบกว่าหรือเฉพาะเจาะจงมากกว่า เช่น พิจารณาเพื่อทำใบชำระหนี้สำหรับบริการ (และจำนวนเงิน) อาจจะต้องวิเคราะห์ด้วยข้อมูลที่แคบลง โดยใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนของบริการนั้นๆ เพียงอย่างเดียว นอกจากการหาเหตุผลผลแล้ว คุณยังต้องรู้ว่าต้นทุนที่คุณกำลังจะวิเคราะห์นั้นเป็น “ของใคร” โดยพิจารณาจากข้อมูลที่คุณรวบรวมและวิธีที่คุณแบ่งประเภทข้อมูล   ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะสนใจวิเคราะห์ต้นทุนของลูกค้าที่ได้รับการเสนอบริการ คุณอาจจะดูที่ต้นทุนจากมุมมองของลูกค้า พิจารณาจำนวนเงินที่คุณจะออกใบแจ้งหนี้ (หรือวางแผนออกใบแจ้งหนี้) สำหรับบริการ การเดินทางไปยังพื้นที่ของคุณ และต้นทุนอื่นๆ ถ้าคุณกำลังพิจารณาต้นทุนของโครงการสำหรับองค์กร คุณจะต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายโดยรวมขององค์กร อาจจะดูที่ต้นทุนทางโอกาส เช่น การนำเสนอโครงการหนึ่งหมายถึงคุณอาจจะไม่สามารถนำเสนอโครงการอื่นๆ ได้ วิธีที่คุณวางแผนโครงการจะบ่งบอกวิธีการจัดสรรต้นทุนเพื่อการวิเคราะห์ต้นทุน ถ้าองค์กรของคุณดำเนินโครงการที่แตกต่างกันมากๆ การแบ่งประเภทอาจจะทำให้ชัดเจนขึ้น สำหรับโครงการที่ซ้อนทับกันหรือโครงการที่ใช้ทรัพยากรร่วมกัน ให้พิจารณาดูว่าควรจะแบ่งแยกอย่างไรให้ชัดเจน   โครงการที่ซ้อนทับกันในระดับที่ใหญ่มากๆ อาจจะรวมกันเป็นโครงการเดียวได้แทนที่จะประเมินแยกกัน ให้คิดถึงสิ่งที่สมเหตุสมผลที่สุดในดำเนินงานขององค์กร และหลีกเลี่ยงการพยายามทำโครงการที่เหมือนกันให้มากที่สุด ในการพิจารณาว่าโครงการควรจะแบ่งแยกออกจากกันหรือไม่ ให้ดูบริการที่นำเสนอผ่านโครงการนั้นๆ ทรัพยากรที่ต้องใช้ในการให้บริการ และเป้าหมายที่ต้องให้บริการ ถ้าโครงการมีส่วนที่ซ้อนทับกัน 2 ใน 3 ข้อ คุณก็ควรจะพิจารณารวมเป็นโครงการเดียวกับเพื่อทำการวิเคราะห์ต้นทุน วิธีที่คุณจะจัดประเภทและคำนวณต้นทุนนั้นขึ้นอยู่กับช่วงเวลาที่คุณต้องการวิเคราะห์ (เช่น เป็นเดือนหรือเป็นปี) หรือเป็นระยะเวลาสั้นๆ (เช่น 2-3 สัปดาห์ หรืออาจจะเป็นโครงการๆ ไป)   ตัวอย่างเช่น  ถ้าคุณพยายามตัดสินใจจะเรียกเก็บเงินสำหรับบริการเฉพาะ คุณอาจจะต้องพิจารณาว่าต้นทุนของบริการที่คุณให้นั้นคือเท่าใด จากนั้นคุณถึงจะเริ่มทำการวิเคราะห์ต้นทุนระยะยาว เพื่อพิจารณาว่าองค์กรของคุณจะขาดทุนจากการให้บริการได้หรือไม่ การเลือกช่วงเวลาที่คุณสามารถหาข้อมูลที่เที่ยงตรงเป็นวิธีที่ดีที่สุดแทนที่จะมานั่งคาดเดา ซึ่งจะช่วยได้ถ้าคุณมีแผนที่จะใช้การวิเคราะห์ต้นทุน เพื่อต่อยอดไปยังการประเมินความคุ้มค่าในรูปแบบอื่นๆ ต่อไป ถ้าองค์กรเคยทำการวิเคราะห์ต้นทุนมาก่อน ก็ให้แบ่งประเภทต้นทุนโดยใช้วิธีที่เคยทำมา การรักษาความต่อเนื่องในที่นี้หมายถึงผลการรายงานต้องเปรียบเทียบกันได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในอนาคต  คุณอาจจะการดูต้นทุนที่วิเคราะห์โดยองค์กรที่มีโครงการลักษณะคล้ายกันหรือให้บริการที่คล้ายกันได้ ต้นทุนโดยตรงประกอบไปด้วยเงินเดือน ผลประโยชน์สำหรับสมาชิกทีม วัสดุอุปกรณ์ และเฟอร์นิเจอร์หรือเครื่องตกแต่งที่จำเป็น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการหรือบริการที่จะนำเสนอ คุณอาจจะมีต้นทุนจากสัญญา ใบอนุญาต หรือหลักประกัน   ต้นทุนทางตรงจะชี้เฉพาะไปที่โครงการหรือบริการที่คุณกำลังประเมินในการวิเคราะห์ต้นทุน ซึ่งจะไม่ใช้ข้อมูลร่วมกันโครงการอื่นๆ ต้นทุนผลิตสินค้า (Overhead costs) เช่น สาธารณูปโภคหรือค่าเช่า ซึ่งอาจจะเป็นต้นทุนทางตรงถ้าโครงการหรือบริการมีพื้นที่เป็นของตัวเอง ต้นทุนทางอ้อมจะรวมไปถึงการบริหารงานทั่วไปหรือเงินเดือนและผลประโยชน์จากการบริหาร สิ่งอำนวยความสะดวก เครื่องมือ และสิ่งอื่นๆ ที่ใช้ร่วมกับโครงการหรือบริการอื่นๆ สิ่งที่คุณจัดว่าเป็นต้นทุนทางอ้อมจะขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณแบ่งแยกโครงการ หรือบริการที่องค์กรของคุณนำเสนอ  ที่สำคัญ เมื่อคุณคำนวณต้นทุนของบริการหรือโครงการเดี่ยวๆ คุณจะต้องจัดสรรต้นทุนทางอ้อมเหล่านี้ด้วย คุณจะต้องทำให้รายงานผลการวิเคราะห์ต้นทุนสะท้อนถึงวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ ให้แบ่งประเภทข้อมูลที่สะท้อนถึงวิธีใช้ผลการวิเคราะห์มากกว่าการแบ่งประเภทตามหลักการเงิน  การแบ่งประเภทตามมาตรฐานอาจจะแบ่งเป็น ต้นทุนฝ่ายบุคคล ต้นทุนการดำเนินการ และต้นทุนเริ่มโครงการ ภายในประเภทเหล่านี้ ให้พิจารณาดูว่าต้นทุนใดที่เป็นทางตรงและทางอ้อม สำหรับต้นทุนแต่ละประเภทที่คุณวางแผนจะใช้ในการวิเคราะห์นั้น ให้สังเกตว่าคุณวางแผนหาข้อมูลที่จะคำนวณต้นทุนจากที่ใด ถ้าคุณต้องการคาดการณ์ต้นทุน ให้พิจารณาดูว่าข้อมูลจากที่ใดที่ทำให้การคาดการณ์น่าเชื่อถือ และทำรายการข้อมูลออกมา   ใช้ข้อมูลที่เที่ยงตรงที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความเป็นประโยชน์และความน่าเชื่อถือของการวิเคราะห์ต้นทุน   ในการคาดการณ์นั้น ให้หาแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่สามารถใช้ในวงที่แคบที่สุด ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องคาดการณ์การจ่ายเงิน ให้ใช้อัตราเฉลี่ยของพนักงานในพื้นที่ ไม่ใช่ในภาพรวมทั้งหมด ในการใช้ข้อมูลจากสถิติที่คุณรวบรวมมานั้น ให้เพิ่มข้อมูลเงินเดือน เสบียง วัสดุ และต้นทุนอื่นๆ ที่ใช้กับโครงการที่คุณกำลังจะประเมิน แล้วขยายต้นทุนเหล่านี้ให้มีช่วงเวลาที่ยาวมากขึ้นเพื่อการวิเคราะห์   ถ้าคุณกำลังวิเคราะห์ต้นทุนระยะยาว ให้คำนวณต้นทุนทางตรงก่อนโดยใช้ข้อมูลรายสัปดาห์หรือรายเดือน จากนั้นจึงค่อยขยายขอบเขตช่วงเวลา เมื่อต้องคำนวณต้นทุนฝ่ายบุคคล ดูให้ดีว่าคุณได้ใส่ข้อมูลต้นทุน (หรือมูลค่า) ของผลประโยชน์ที่เสนอต่อลูกจ้างที่ทำงานโครงการนั้นๆ ในการจัดสรรต้นทุนทางอ้อมนั้น พิจารณาว่าต้นทุนดังกล่าวสามารถแบ่งไปให้กับโครงการอื่นๆ ได้อย่างไร จากนั้น คำนวณจำนวนต้นทุนที่โครงการต้องใช้  ยกตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังจัดสรรเงินเดือนของผู้จัดการฝ่ายจัดการทรัพยากรมนุษย์ เพราะพวกเขารับผิดชอบฝ่ายบุคคล ดังนั้น การแบ่งเงินเดือนของพวกเขาตามจำนวนพนักงานจึงสมเหตุสมผล ถ้าคุณมีลูกจ้างทั้งหมด 10 คน และมี 2 คนที่ทำโครงการหรือบริการที่คุณกำลังประเมินอยู่ คุณสามารถจัดสรรเงินเดือน 20% ของเงินเดือนผู้จัดการให้กับโครงการในการวิเคราะห์ต้นทุนของคุณ ถ้าสินทรัพย์ลงทุนขององค์กรคุณ รวมไปถึง เฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ เครื่องตกแต่ง และสิ่งที่ต้องใช้เพื่อสนับสนุนโครงการหรือบริการที่คุณกำลังประเมิน การเสื่อมราคาของสินทรัพย์เหล่านี้ควรจะต้องคำนวณเป็นต้นทุนสุทธิของโครงการหรือบริการ  การคำนวณค่าเสื่อมราคาเป็นอะไรที่ยุ่งยาก ถ้าคุณไม่มีประสบการณ์มาก่อน ให้พิจารณาจ้างนักบัญชี ขึ้นอยู่กับองค์กรและโครงการที่คุณกำลังประเมิน ต้นทุนอาจจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่ได้ปรากฏบนรายงานงบประมาณหรือบันทึกทางการเงิน รวมไปถึงการคาดการณ์ต้นทุนเหล่านี้ในการวิเคราะห์ของคุณจะช่วยให้การประเมินมีความน่าเชื่อถือ   ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังวิเคราะห์ต้นทุนของโครงการไม่แสวงหาผลกำไร ต้นทุนแฝงอาจจะเป็นค่าชั่วโมงอาสาสมัคร ของบริจาค หรือพื้นที่บริจาค ต้นทุนแฝงยังรวมไปถึงต้นทุนทางโอกาส ยกตัวอย่างเช่น การเปิดตัวโครงการอาจจะส่งผลต่อศักยภาพขององค์กรในการนำเสนอโครงการอื่นๆ ย้อนกลับไปยังวัตถุประสงค์ของคุณในการวิเคราะห์ต้นทุนและพิจารณาว่าควรทำอะไร คุณอาจจะเพิ่มผลการคาดการณ์ต้นทุนในอนาคตของโครงการหรือบริการไปด้วย   อย่างน้อยการวิเคราะห์ของคุณควรจะทำให้องค์กรเห็นต้นทุนที่แท้จริงในการดำเนินโครงการหรือบริการ การวิเคราะห์ต้นทุนของคุณอาจจะก่อให้เกิดคำถามเพิ่มเติม ดังนั้น การเสนอแนะการวิเคราะห์ในอนาคตเป็นสิ่งที่สำคัญก่อนทำการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
คิดหาเหตุผลในการวิเคราะห์ต้นทุน. กำหนดมุมมองในการวิเคราะห์. แยกความแตกต่างของโครงการที่คุณนำเสนอ. กำหนดช่วงเวลาที่ต้องการประเมิน. ทบทวนรายงานผลการวิเคราะห์ต้นทุนก่อนหน้าถ้าเป็นไปได้. ทำรายชื่อต้นทุนของโครงการที่จะประเมิน. คิดต้นทุนทางอ้อม. จัดการต้นทุนให้สะท้อนวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์. รวบรวมบันทึกและข้อมูลทางการเงิน. ทำต้นทุนโดยของโครงการให้สุทธิ. จัดสรรต้นทุนทางอ้อมของโครงการที่กำลังวิเคราะห์. คำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์. คิดถึงต้นทุนแฝง. สรุปผลตามผลการวิเคราะห์.
https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis https://www.wikihow.com/Do-a-Cost-Analysis
Defining Your Purpose and Scope Categorizing Costs Calculating Costs