รู้ทักษะสำคัญที่ใช้ในงาน
พนักงานต้อนรับคือหน้าตาของบริษัท เพราะเป็นคนแรกที่ได้พูดคุยกับลูกค้า เป็นคนที่เพื่อนร่วมงานและใครๆ ต่างก็มาถามข้อมูลรวมไปถึงแผนการจัดงานต่างๆ นอกจากงานรับโทรศัพท์และบอกทางให้คนที่เข้ามาในบริษัทแล้ว ยังต้องทำงานร่วมกับลูกค้า จัดการประชุมและงานต่างๆ อีก ด้วยหน้าที่รับผิดชอบเหล่านี้ พนักงานต้อนรับจึงต้องมีทักษะการจัดการเป็นเลิศ สามารถทำงานหลายอย่างได้ในเวลาเดียวกัน ใครที่ไม่สามารถทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้อย่างเป็นระเบียบจะไม่สามารถทำงานในตำแหน่งนี้ได้นานนัก  วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยก็คือ การลงทุนสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกกับคุณมากที่สุด คุณต้องรู้ว่าเอกสารหรือข้อมูลไหนที่เจ้านาย เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้าต้องใช้บ้าง เก็บเอกสารเหล่านี้แยกแฟ้มทั้งเอกสารที่เป็นกระดาษและที่รวมกันเป็นโฟลเดอร์อยู่ในหน้า Desktop หาวิธีที่จัดเก็บเอกสารที่คุณสามารถทำงานได้สะดวก ถ้ารู้สึกว่าแปะ Post-It สีนีออนไว้น่าจะเวิร์ก ก็แปะเลย การมีทักษะการจัดการที่ดีรวมไปถึงการมีแรงกระตุ้นในการทำงานด้วย ไม่ต้องให้ใครมาบอกว่าต้องทำอะไรบ้างหรือมาจี้ให้คุณทำงาน ถ้าคุณมีทักษะการจัดการที่ดี คุณจะรู้ว่าแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง และต้องทำงานไหนให้เสร็จก่อน เก็บเบอร์โทรศัพท์ไว้ใกล้ตัว ไม่ว่าจะเป็นของเพื่อนร่วมงาน นายจ้าง ผู้รับจ้าง ผู้จำหน่าย เบอร์โทรศัพท์ติดต่อกรณีฉุกเฉิน เป็นต้น เพราะคุณต้องได้ใช้แน่ จัดระเบียบเบอร์โทรศัพท์ไว้ให้ดีในสมุดโทรศัพท์หรือในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทักษะเทคโนโลยีลำดับแรกที่พนักงานต้อนรับทุกคนต้องมีคือ โทรศัพท์ รู้ว่าปุ่มไหนทำงานอย่างไรและรู้ว่าสายไหนเป็นสายไหน ทักษะคอมพิวเตอร์ก็เป็นอีกหนึ่งทักษะที่จำเป็น ต้องรู้ว่าอีเมลใช้อย่างไรและต้องใช้โปรแกรมพิมพ์งานได้อย่างคล่องแคล่ว ยิ่งถ้าทำ Spreadsheet และใช้โปรแกรมเฉพาะของแต่ละอุตสาหกรรมได้ยิ่งดีใหญ่  จำไว้ว่าถ้าเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกนเนอร์ และเครื่องปริ้นเตอร์อยู่ใกล้โต๊ะทำงานของคุณ นั่นหมายความว่าคุณจะต้องคอยบอกคนอื่น ๆ ด้วยว่าเครื่องนี้ใช้งานอย่างไร (และคอยแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นขณะที่คนอื่นใช้งานด้วย) เมื่อรู้ว่าที่ออฟฟิศใช้เครื่องอะไรบ้าง ให้ไปทบทวนการทำงานหลักๆ ของเครื่องและวิธีแก้ปัญหาติดขัดที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ พนักงานต้อนรับต้องนั่งติดโต๊ะตลอดเวลา เพราะถ้ามีคนโทรศัพท์มาแล้วไม่มีใครรับสายเลยหรือปล่อยให้รอนาน ภาพพจน์ของบริษัทก็คงไม่ดีแน่ หน้าที่สำคัญที่สุดของคุณคือเป็นที่พึ่งให้คนอื่น ถ้าเจ้านายรู้ว่าคุณพึ่งได้และคอยช่วยเหลืออยู่เสมอ คุณจะกลายเป็นคนที่บริษัทขาดไม่ได้เลยทีเดียว ภาระหน้าที่ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของการเป็นพนักงานต้อนรับคือ การรับฟังผู้อื่น ไม่ว่าจะการรับฟังทางโทรศัพท์ คำถามที่ลูกค้ากำลังถาม หรือข้อมูลที่ส่งผ่านมายังคุณ การมีทักษะการฟังที่ดีจะทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะคุณถ้าคุณเข้าใจสิ่งที่อีกฝ่ายถามตั้งแต่ครั้งแรก คุณก็จะแก้ปัญหาต่างๆ และติดต่อคนที่ลูกค้าต้องการพบได้เร็วขึ้น เวลาเจ้านายสั่งงานอะไร ให้จดโน้ตอย่างละเอียด ถ้าลูกค้าโทรศัพท์มา ต้องจดข้อมูลต่างๆ เอาไว้ (เช่นชื่อ ข้อมูลการติดต่อ สิ่งที่ลูกค้าต้องการ) การจดโน้ตเป็นวิธีที่ช่วยจัดระเบียบงานและคอยเตือนเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวัน จดโน้ตต่างๆ ไว้ในกระดาษโน้ตและพกติดตัวไว้ตลอดเวลา แล้วคุณจะประหลาดใจว่ามันมีประโยชน์ขนาดไหน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวลาที่คุณนึกแล้วนึกอีกว่าคนที่โทรศัพท์มาเมื่อ 5 ชั่วโมงที่แล้วเขาต้องการอะไรนะ จดโน้ตอย่างละเอียดและอ่านทวนซ้ำ ขั้นตอนสำคัญที่สุดของการจดโน้ตคือ อ่านทวนข้อความและข้อมูลการติดต่อให้อีกฝ่ายฟังซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ได้รับนั้นถูกต้องก่อนวางสายและส่งต่อข้อความ และไม่ควรปล่อยให้โทรศัพท์ดังนานเกินกว่า 2 ครั้ง เพราะการปล่อยให้ใครถือสายรอนานกว่า 1 นาทีนั้นไม่ดีแน่  (เชื่อเถอะว่ามันนานกว่าที่คุณคิด)  ฟังชื่อคนที่เขาต้องการพูดสายด้วยให้ดี ถ้าจำเป็นให้ทวนชื่อซ้ำอีกครั้งเพราะเสียงจากโทรศัพท์มือถือมักไม่ค่อยชัด ถ้าฟังไม่ถนัดจริงๆ ให้สะกดชื่อลงในกระดาษ ต่อสายอย่างสุภาพด้วยการพูดประโยคมาตรฐานอย่าง " กรุณาถือสายรอคุณสมพงศ์สักครู่นะคะ" หรือถ้าคนนั้นติดสายอยู่ ให้พูดว่า "ขออภัยค่ะ คุณสมพงศ์ติดสายอยู่ ไม่ทราบว่าสะดวกถือสายรอหรือว่าจะฝากข้อความเสียงไว้คะ" กล่าวขอบคุณอย่างสุภาพแล้วต่อสายไปหาคนที่เขาต้องการจะพูดด้วย ถ้าต้องเซ็นใบรับของ ต้องเขียนให้อ่านง่าย ถ้าพนักงานส่งของถามคุณว่าจะให้เอาของไปวางไว้ที่ไหน ให้ติดต่อพนักงานที่รับผิดชอบเรื่องนี้โดยตรง หลังจากที่แขกผู้มาเยือนแนะนำตัวเองและแจ้งว่ามาพบใครแล้ว ให้ติดต่อบุคคลนั้นและแจ้งว่าใครต้องการพบ ประโยคมาตรฐานที่ใช้กันทั่วไปก็คือ  "คุณสมพงศ์คะ คุณจรัญจากบริษัท กขค มาพบคุณตามที่นัดไว้ตอนบ่ายสองค่ะ" พยายามบอกชื่อ นามสกุล และชื่อบริษัทให้ครบ นอกจากนี้ควรถามแขกด้วยว่าได้นัดกับคุณสมพงศ์ไว้แล้วหรือเปล่า แล้วคุณสมพงศ์ก็จะบอกคุณว่าจะให้แขกไปรอที่ไหนและให้รอนานเท่าไหร่ จากนั้นให้คุณแจ้งแขกว่า "กรุณารอสักครู่นะคะ คุณสมพงศ์กำลังออกมาพบคุณแล้วค่ะ" หรือ "คุณสมพงศ์แจ้งว่ากำลังจะเลิกประชุม อีก 5 นาทีจะออกมาพบคุณค่ะ เชิญนั่งก่อนนะคะ ขอบคุณค่ะ"
มีทักษะการจัดการเป็นเลิศ. พอมีความรู้เรื่องเทคโนโลยีบ้าง. เป็นที่พึ่งให้คนอื่น. มีทักษะการฟังที่ดี. จดทุกอย่าง. รับโทรศัพท์อย่างสุภาพด้วยการทักทายตามมารยาทสากล เช่น "สวัสดีค่ะ ขอบพระคุณที่ติดต่อมายังบริษัทเรานะคะ ดิฉันชื่อ ___ ค่ะ ไม่ทราบว่ามีอะไรให้ดิฉันรับใช้คะ". ทักทายพนักงานส่งของด้วยท่าทีที่เป็นมืออาชีพและสุภาพเหมือนที่ทักทายแขกคนอื่นๆ. ปฏิบัติต่อลูกค้าที่มาติดต่ออย่างสุภาพและมีประสิทธิภาพ.
https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Receptionist
Having the Right Skills