ตั้งเป้าหมาย สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ แจกจ่ายความรับผิดชอบ
แนวคิดดังกล่าวนี้ยังนำไปใช้ได้ในด้านอื่นๆ ของชีวิตคุณด้วย แต่ในเรื่องการบริหารงานเช่นนี้ คาถาดังกล่าวเรียกว่าทีเด็ดเลยล่ะ คุณอยากเป็นคนที่ตั้งเป้าเลิศเลอขายฝัน แต่ไม่ได้เนื้องานเป็นชิ้นเป็นอันสักอย่าง หรือเป็นคนที่ตั้งเป้าหมายแบบถ่อมตัวและเป็นไปได้ แถมทำได้สำเร็จมากกว่าที่วางเป้าหมายไว้เสียอีก แม้ว่านี่จะเป็นเพียงเรื่องของภาพลักษณ์ แต่ภาพลักษณ์ที่ดีย่อมมีผลต่อคุณอย่างใหญ่หลวง อย่าเป็นคนที่ไม่กล้าตั้งเป้าสูงๆ การตั้งเป้าหมายตามหลักความเป็นจริง ไม่ได้หมายความว่าจะต้องตั้งแบบปลอดภัยไว้ก่อน หรือไม่ยอมตั้งเป้าสูงๆ ผู้จัดการแบบที่ไม่เคยชกข้ามรุ่น มักจะถูกมองว่าขาดความทะเยอทะยาน แม้แต่นักโป๊กเกอร์ที่เล่นอย่างระมัดระวังเต็มที่ ก็ยังมีบางจังหวะที่กล้าทุ่มหมดหน้าตักเมื่อโอกาสมาถึง การมีเป้าหมายที่ชัดเจน จะช่วยกระตุ้นพนักงานและควบคุมพวกเขาให้จดจ่อกับหน้าที่ของตน ดังนั้น คุณควรบอกคร่าวๆ ถึงสิ่งที่คุณคาดหวังจากพวกเขา อีกกี่วันจึงจะครบกำหนดส้นตาย และคุณจะทำอย่างไรกับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น เป็นต้น การแสดงฟีดแบคหรือความเห็นต่อผลการทำงานของพนักงาน แบบกระชับและรวดเร็ว โดยเอาเป้าหมายในการทำงานเป็นหลัก จะช่วยกระตุ้นให้พวกเขาอยากพัฒนาตัวเอง คุณสามารถเรียกพวกเขามาเป็นกลุ่มเล็กๆ หรือบอกพวกเขาทีละคนก็ได้ โดยระบุความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของคุณให้ละเอียดที่สุด การจัดตารางในการให้ฟีดแบคเป็นประจำและสม่ำเสมอ จะช่วยย้ำให้พนักงานรู้จักหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง เพื่อเตรียมการในแผนดำเนินงานของแต่ละคนได้ล่วงหน้า เราต่างเคยพบเห็นผู้จัดการแบบที่ชอบตะโกนหรือบ่นอย่างขมขื่นเมื่อเกิดความผิดพลาดในงานขึ้น แต่พอตัวเองทำพลาดบ้าง กลับเงียบเฉย อย่าเป็นผู้จัดการแบบนั้น เด็ดขาด ตรงกันข้าม ผู้จัดการแบบที่เป็นแบบอย่างที่ดี ต้องเฆี่ยนตีตัวเองให้หนักกว่าคนอื่น ซึ่งการวางตัวในลักษณะน้ มีผลพลอยได้ที่ดีคือ เมื่อลูกน้องได้เห็นว่า คุณตั้งเป้าหมายและมาตรฐานสำหรับตัวเองเช่นนั้น พวกเขาย่อมที่จะเอาเป็นแบบอย่าง เพราะลูกน้องมักยกหัวหน้าเป็นต้นแบบเสมอ พวกทีมงานของคุณว่า เมื่อใดที่พวกเขามีปัญหาหรือความกังวลใดๆ คุณพร้อมเปิดใจรับฟังเสมอ การเปิดช่องทางให้พวกเขาสามารถเข้าถึงคุณได้ ย่อมมีส่วนช่วยให้การสื่อสารเกี่ยวกับปัญหาเรื่องงาน เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถหาวิธีแก้ไขได้ทันท่วงที  อย่าทำตัวเหมือนผู้จัดการห่วยๆ เหล่านั้น ที่ชอบทำท่าหงุดหงิดทุกครั้ง เวลาที่ลูกน้องเข้าไปขอคำปรึกษาหรือมีคำถาม แทนที่จะมองว่าพวกเขานำปัญหามาให้ปวดหัวอีกแล้ว คุณควรมองเป็นโอกาส ในการที่จะแสดงให้ลูกน้องเห็นว่า  คุณนั้นมีความตั้งใจในการทำให้องค์กรนี้เป็นสถานที่ๆ สมบูรณ์แบบและน่าอยู่สำหรับพวกเขาแค่ไหน อย่ามองข้ามหรือเห็นความกังวลของลูกน้องเป็นเรื่องเล็ก พยายามตอบคำถามของพวกเขาอย่างละเอียดทุกครั้ง อย่าเอาแต่พูดคุยเรื่องงานกับลูกน้อง คุยแบบกันเองบ้าง ถามไถ่สารทุกข์สุกดิบพวกเขา และสร้างความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น  การปรับตัวเข้าหาลูกน้องและใส่ใจชีวิตส่วนตัวของพวกเขาบ้าง จะช่วยให้คุณสามารถเห็นปัญหาและรับมือได้ล่วงหน้า เช่น กรณีลูกน้องคนใดอาจจำเป็นต้องลากิจกะทันหัน เพราะเพิ่งได้ข่าวว่าญาติของเขาหรือเธอเสียชีวิต เป็นต้น หากคุณทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นที่พึ่งยามฉุกเฉินให้ได้ พวกเขามักจะรู้สึกดีที่ได้ทำงานรับใช้คุณอย่างจงรักภักดี รู้ขอบเขตตัวเอง อย่าเข้าไปจุ้นจ้านเรื่องส่วนตัวลึกซึ้งเกินไป เช่น เรื่องทัศนคติความเชื่อทางการเมือง ศาสนา และความสัมพันธ์ส่วนตัว การเป็นกันเองกับพวกเขา ไม่จำเป็นต้องเอาเรื่องเหล่านั้นมาก้าวก่าย สมมติว่าคุณจะให้ฟีดแบคแก่ลูกน้อง ในการประเมินผลงานของพวกเขา หากคุณเริ่มด้วยการบอกว่า ยินดีที่ได้พวกเขามาร่วมงาน และต่อด้วยการกล่าวชมเชยทักษะหรือจุดแข็งของพวกเขาอีกสองสามอย่าง จากนั้นคุณกลับตำหนิจุดบกพร่องของพวกเขา เช่น “ยอดขายตกลงไปเยอะมาก” หรือ “ลูกค้าด่ายับเลยเนี่ย” หากคุณเป็นลูกน้องคนนั้น คุณคิดว่าเขาจะจดจำคำพูดไหนของคุณได้แจ่มชัดที่สุดล่ะ เรื่องลบหรือเรื่องบวก?  เวลาที่คุณผสมฟีดแบคแบบเมื่อสักครู่ ทุกอย่างมันจะหักล้างกันไปหมด เรื่องในเชิงบวกกลับถูกปกคลุมด้วยเรื่องเชิงลบ ส่วนเรื่องเชิงลบก็ไม่สามารถสร้างผลกระทบหรือความเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้นได้เลย แน่นนอนว่า ย่อมมีบางสถานการณ์ที่คุณสามารถให้ฟีดแบคในรูปแบบติชมผสมกันได้ แต่โดยทั่วไปแล้ว มันรังแต่จะทำให้การสื่อสารด้อยประสิทธิภาพลง หากคุณแยกช่วงเวลาในการให้ฟีดแบคเชิงบวกและลบออกจากกัน เรื่องในเชิงบวกก็จะถูกทีมงานนำไปต่อยอดหวังผลบวกได้อีกเยอะ ส่วนฟีดแบคในเชิงลบ ก็จะถูกนำไปถกเป็นปัญหาเร่งด่วนให้ต้องแก้ไข รับฟังเรื่องที่ลูกน้องและเพื่อนร่วมงานต้องการจะพูด คุณไม่จำเป็นต้องควบคุมการประชุมอยู่คนเดียว หรือกันท่าคนอื่นโดยยืนถือไมค์ไว้คนเดียว พยายามรับฟังอย่างตั้งใจจริง และให้ความใส่ใจเป็นพิเศษ โดยเฉพาะในสถานการณ์ต่อไปนี้:  เวลาที่ลูกน้องคุณอยากแบ่งปันไอเดีย: อย่าเข้าไปแทรกขัดจังหวะเพียงเพื่อที่จะเสนอหน้าตัวเอง เพราะมันอาจทำให้ไอเดียดีๆ กลายเป็นหมัน เมื่ออารมณ์เริ่มอยู่เหนือการควบคุม: พยายามดูแลการประชุมให้เรียบร้อย และปล่อยให้พนักงานไประบายในที่ๆ เหมาะสม หากให้พวกเขาเก็บกดไว้อาจกลายเป็นระเบิดเวลาในภายหลัง และทำลายสัมพันธภาพในที่งานของพวกคุณ ในทางกลับกัน หากปล่อยให้อารมณ์ระอุกันเกินไป ย่อมส่งผลกระทบต่อการถกเถียงอย่างมีตรรกะเหตุผล ซึ่งเป็นนโยบายที่ควรรักษาไว้ในบรรยากาศการทำงานขององค์กร เมื่อลูกทีมกำลังแลกเปลี่ยนหรือสานสัมพันธ์กัน: พยายามทำตัวเป็นเพียงผู้ฟังที่ดี เวลาที่พวกเขากำลังแลกเปลี่ยนไอเดียสร้างสรรค์ดีๆ และเริ่มที่จะคุ้นเคยในการเข้าหากัน ผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จไม่เพียงแต่พยายามแสดงจุดยืนตัวเองเท่านั้น แต่ยังต้องรู้จักพยายามทำความเข้าใจกับสิ่งที่คนอื่นต้องการสื่อด้วย คุณสามารถช่วยกล่าวทวนบางประเด็นที่พวกเขาได้พูดอออกมา ซึ่งคุณยังสามารถใช้เทคนิคนี้ ในกรณีที่คุณไม่แน่ใจความหมายของพวกเขาได้ด้วย แทนที่จะถามพวกเขาว่า “โทษนะครับ/คะ ช่วยพูดทวนให้ฟังอีกรอบได้ไหม ผมยังไม่ค่อยเข้าใจเลย” คุณก็อาจจะพูดว่า “คุณกำลังหมายความว่า เราสามารถเพิ่มผลผลิตได้ด้วยการเพิ่มค่าตอบแทนสินะ ว่าแต่…ทุกอย่างจะออกมาเป็นอย่างที่คุณว่าไว้เมื่อสักครู่หรือเปล่า” การถามอย่างชาญฉลาด เป็นการแสดงให้พวกเขาเห็นว่า คุณตามพวกเขาทันและสามารถช่วยขยายความได้เมื่อถึงคราวจำเป็น อย่ากลัวที่จะถามเพียงเพราะคุณกลัวกระทบภาพลักษณ์ตัวเอง หรือกลัวถูกมองว่าโง่ ผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จจะให้ความสำคัญกับการเข้าใจในทุกเรื่อง ที่สำคัญ จะไม่แคร์ด้วยว่าต้องแลกมาด้วยอะไร คุณควรตระหนักด้วยว่า อาจมีบางคนที่ไม่กล้าถามเวลาประชุมงานกัน ดังนั้น คุณควรทำหน้าที่เป็นผู้คอยกระตุ้นและประสาน ให้ลูกทีมช่วยกันแสดงออกและมีส่วนร่วมให้มากที่สุด นั่นแหละคือความเป็นผู้จัดการที่แท้จริง คุณได้เป็นผู้จัดการเพราะคุณเก่งในเรื่องที่ตนเองทำ แต่ไม่ได้หมายความว่าต้องทำคนเดียวไปทุกเรื่อง หน้าที่หลักของผู้จัดการที่ดีคือ การสอนให้ลูกน้องให้ทำงานออกมาดี   เริ่มจากเรื่องเล็กๆ จ่ายงานในลักษณะที่สามารถแก้ไขได้เมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้น พยายามหาโอกาสสอนและจูงใจลูกน้องอยู่เสมอ จากนั้น จึงค่อยๆ จ่ายงานที่ต้องรับผิดชอบเพิ่มขึ้น เพราะตอนนี้คุณย่อมรู้จุดอ่อนจุดแข็งของพวกเขาดีกว่าเดิมแล้ว พยายามนึกภาพดูว่า พวกเขาอาจต้องเจอปัญหาอะไรบ้าง เพื่อที่คุณจะได้แนะแนวทางแก้ไขให้พวกเขาได้ล่วงหน้า หลังจากที่ลูกน้องของคุณเริ่มมีความรับผิดชอบงานมากขึ้น และแสดงศักยภาพให้คุณเห็นแล้ว คุณก็ควรเริ่มมอบหมายงานในลักษณะที่กระตุ้นให้พวกเขาต้องพัฒนาทักษะ และรู้จักรับผิดชอบในผลลัพธ์ของงานดังกล่าวมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่เพียงแต่คุณจะได้รู้ขีดจำกัดของพนักงานแต่ละคน แต่คุณยังจะช่วยส่งเสริมให้พวกเขามีประโยชน์และคุณค่าต่อบริษัทมากขึ้นด้วย เมื่อผู้ใต้บังคับบัญชาคนใดของคุณเกิดทำผิดพลาดขึ้นมา อย่าโบ้ยความผิดไปให้พวกเขาหมด แต่คุณควรออกรับแทนด้วย ต่อให้คุณไม่ได้มีส่วนในความผิดพลาดเลยก็ตาม การทำเช่นนี้จะช่วยหนุนใจและสร้างวัฒนธรรมให้พวกเขาไม่กลัวที่จะทำพลาด ซึ่งถือเป็นแนวคิดที่สำคัญมาก: วัฒนธรรมดังกล่าว ยังช่วยให้ทีมงานรู้จักคิดค้นนวัตกรรมในการทำงาน กล้าเรียนรู้ และเติบโตอยู่เสมอ พนักงานที่เรียนรู้จากความผิดพลาด ย่อมกลายมาเป็นพนักงานที่เก่งขึ้น ส่วนพนักงานที่ไม่เคยทำอะไรพลาด มักเป็นพวกที่เอาแต่สงวนตัว ไม่กล้าที่คิดค้นหรือลงมือสร้างสรรค์อะไรใหม่ๆ ให้พวกเขาแต่ละคนได้ความดีความชอบไป จะเป็นการกระตุ้นให้พวกเขาอยากได้ความสำเร็จมาครอบครองอีก ผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จย่อมเป็นเสมือนวาทยกร ผู้คอยประสานเครื่องดนตรีแต่ละชิ้นหรือนักดนตรีแต่ละคนให้สร้างสรรค์ผลงานร่วมกันออกมาอย่างดีที่สุด ซึ่งวาทยกรระดับโลก ก็มักมีความเป็นแบบอย่างผู้นำที่ดีและทำตัวกลมกลืน ไม่พยายามโดดเด่นกว่าใครๆ  ผลของการขโมยไอเดียคนอื่นหรือเอาหน้าแทนลูกน้อง ก็คือมันเป็นเสมือนการส่งสาส์นบอกลูกน้องว่า คุณเห็นแก่ภาพลักษณ์ของตัวเองเท่านั้น และเหี้ยมถึงขนาดที่กล้าเหยียบหัวลูกน้องเพื่อก้าวขึ้นที่สูง ซึ่งนั่นไม่ใช่ภาพลักษณ์ที่ดีของผู้จัดการ แถมเป็นการบั่นทอนกำลังใจของลูกน้องอย่างสาหัส คุณอาจกำลังคิดว่า ให้ฉันออกรับความผิดแทนลูกน้อง แถมยังไม่ให้เอาเครดิตจากผลงานพวกเขาด้วย แล้วฉันจะเหลืออะไรล่ะ? อย่างไรก็ตาม หากคุณทำงานได้ดีและเป็นผู้จัดการที่ยอดเยี่ยม คุณก็ไม่ควรต้องกังวลเกี่ยวกับภาพลักษณ์อะไรเลย คนอื่นจะรับรู้ในผลงานของคุณได้เอง ที่สำคัญคือ พวกเขาจะประทับใจกับการที่คุณรู้จักจูงใจลูกน้อง มีความถ่อมตน และเป็นคนยอมประนีประนอมให้ผู้อื่น หากคุณทำงานหนักพอ เดี๋ยวผลตอบแทนก็มาเอง เมื่อทุกอยางไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ จงทบทวนว่าคุณสามารถจะทำให้มันถูกต้องได้อย่างไร และถ่ายทอดเรื่องราวดังกล่าวให้ลูกทีมคุณฟังด้วย นี่เป็นการแสดงให้เห็นว่า ผู้จัดการก็ยังทำพลาดได้เลย และเป็นการสอนให้พวกเขารู้จักรับผิดชอบความผิดพลาดของตนเองด้วย  หากคุณได้ทำบางสิ่งที่เคยล้มเหลว ให้กลับมาบรรลุผลสำเร็จได้ในภายหลัง คุณควรอธิบายเป็นวิทยาทานให้แก่ลูกน้องที่กำลังอยู่ร่วมในเหตุการณ์ ได้ทราบด้วย เช่นบอกว่า “ที่ผมสามารถวางแผนทำยอดขายได้ขนาดนี้ เพราะผมเรียนรู้จากประสบการณ์คราวที่แล้วว่า ในช่วงหน้าฝน คนจะไม่ค่อยออกมาจับจ่ายซื้อของ พอมาปีนี้ ผมก็เลยเปลี่ยนมาลองจัดบู้ทแคมเปญในหน้าหนาวดูบ้าง หลักการมีเพียงเท่านั้นเอง”
ทำให้มากๆ แต่รับปากน้อยๆ. จงแน่ใจว่า พนักงานแต่ละคนรู้ถึงหน้าที่ของตน. แสดงความเห็นโดยเอาเป้าหมายเป็นตัวตั้ง. ตั้งมาตรฐานกับตัวเองให้สูงเข้าไว้. เปิดประตูค้างไว้เลย. ให้ความสนใจในตัวทีมงานแต่ละคน. อย่ามอบฟีดแบคในเชิงบวกผสมกับเชิงลบ. รับฟัง. ช่วยขยายความสิ่งที่พวกเขาต้องการสื่อ. รู้จักถาม. จ่ายงานออกไป. มอบหมายงานที่สามารถกระตุ้นให้พวกเขาใช้ความพยายามสักหน่อย. ออกตัวแทนลูกน้อง. อย่าแย่งเครดิตจากความสำเร็จของทีมงาน. จงยอมรับเมื่อก้าวพลาด.
https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Manager https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Manager https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Manager
Setting Goals Communicating Effectively Delegating Responsibility