เตรียมการล่วงหน้า เขียนรายงานการประชุม จดรายงานการประชุม ใช้แบบฟอร์มรายงานการประชุม
ถ้าคุณต้องจดรายงานการประชุมแบบทางการละก็ให้ถามคนในบริษัทก่อนเลยว่าทางบริษัทใช้รูปแบบตามเว็บไซต์กฎของโรเบิร์ตหรือใช้วิธีจดรูปแบบอื่น ถ้าเป็นการจดแบบไม่เป็นทางการ ก็ให้ไปถามว่าควรจะเพิ่มอะไรในรายงานไหมหรือรูปแบบไหนเป็นรูปแบบที่บริษัทใช้กันอยู่  ในฐานะที่คุณต้องจดรายงานการประชุม คุณไม่จำเป็นที่จะต้องชินกับรูปแบบทั้งหมด แต่ว่าถ้าคุณได้สำเนา(หรือยืมจากหัวหน้าก็ได้)รูปแบบรายงานการประชุมมาละก็ มันจะมีประโยชน์มากเลยทีเดียว โดยเฉพาะตอนที่ต้องตอบคำถาม รู้หน้าที่ เลขานุการบางคนจะไม่ได้จดรายงานระหว่างเข้าร่วมการประชุม บางคนก็ได้จดระหว่างประชุมไปด้วย ไม่ว่าจะกรณีใดก็ตาม เลขานุการก็ไม่ควรทำงานล้ำเส้น เช่น ท่านประธานการประชุม หรือท่านผู้ช่วย เป็นต้น การประชุมแต่ละครั้งจะมีรูปแบบของข้อมูลเหมือนๆกัน รูปแบบรายงานการประชุมจะช่วยจัดรูปแบบให้กับข้อมูลพวกนี้ได้ Include space for the following information at minimum.  ชื่อองค์กรหรือบริษัท รูปแบบการประชุม การประชุมประจำสัปดาห์หรือประจำปี การประชุมคณะกรรมการขนาดเล็กหรือการประชุมเนื่องในวาระพิเศษ วันเวลาสถานที่ เว้นพื้นที่สำหรับเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุดการประชุด ชื่อของประธานหรือผู้นำการประชุมและชื่อเลขานุการ (หรือผู้ช่วย) รายชื่อ"ผู้เข้าร่วม"และ"ผู้ที่ลาการประชุม" ใบเช็คผู้เข้าร่วมการประชุม เลขานุการต้องเช็คว่าจำนวนผู้เข้าประชุมมีมากพอจะโหวตได้ไหม เว้นที่สำหรับลายเซ็นของคุณ ในฐานะผู้จดรายงานการประชุม คุณต้องเซ็นกำกับทุกครั้งที่จดรายงาน ลายเซ็นอื่นๆอาจจะจำเป็นตอนที่รายงานการประชุมได้รับการตรวจสอบแล้ว แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับกฎของบริษัทแต่ละบริษัท ระเบียบวาระการประชุม (ถ้ามี) ถ้าท่านประธานหรือผู้ช่วยคนอื่นๆไม่ได้ขอให้คุณร่างวาระ พวกเขาก็ควรจะมีวาระอยู่ในมีแล้ว คุณก็ควรจะมีด้วยเพื่อช่วยให้คุณเขียนรายงานการประชุมได้ง่ายขึ้น คุณควรใช้โน้ตบุ๊คเครื่องที่คุณใช้ถนัด ถ้าคุณต้องจดรายงานการประชุมบ่อยๆ ตั้งค่าโน้ตบุ๊คให้เหมาะกับการจดรายงานการประชุมไปเลย  ถ้าคุณจดรายงานการประชุมของการประชุมครั้งที่แล้วแต่รายงานนั้นยังไม่ได้รับการรับรอง ให้คุณนำมันมาเข้าที่ประชุมครั้งใหม่ด้วย เครื่องอัดเสียงสามารถช่วยคุณแกะคำพูดระหว่างประชุมเป็นรายงานการประชุมได้ในภายหลัง แต่ว่าเครื่องอัดเสียงก็มาแทนที่การจดรายงานไม่ได้ ถ้าคุณอัดเสียงระหว่างการประชุม คุณต้องมั่นใจว่าทุกคนโอเคหรือหลีกเลี่ยงการแกะเทปแบบคำต่อคำ เรียนชวเลขเพื่อเพิ่มความเร็วในการจด แต่ว่าคุณไม่ต้องจดทุกคำในที่ประชุม ที่จริงแล้ว อย่าทำด้วยซ้ำ ถ้าคุณโดนเรียกให้จดรายงานการประชุมระหว่างที่ประชุมอยู่ ให้ใช้เครื่องโปรเจคเตอร์หรือแท่นนำเสนอ แล้วอย่าลืมเอาบันทึกที่จดไว้กลับบ้านไปพิมพ์เป็นรายงานด้วย เวลาเขียนรายงานการประชุมที่ดีที่สุดคือหลังจากการประชุมทันที เพราะคุณจะยังจำรายละเอียดต่างๆได้ดี คุณอาจจะพิมพ์รายงานการประชุมลงคอมพิวเตอร์ไปแล้ว ถ้าคุณใช้โน้ตบุ๊คในระหว่างที่ประชุมกันอยู่ แยกไฟล์บันทึกที่คุณจดกับไฟล์รายงานการประชุมทางการออกชัดเจน แล้วคุณจะได้เขียนรายงานโดยเทียบกับบันทึกของคุณได้ตลอดเวลาอีกด้วย ในแต่ละญัตติหรือประเด็นต่างๆต้องขึ้นหน้ากระดาษใหม่ ตอนที่คุณจัดหน้ากระดาษ คุณควรจะตรวจสอบด้วย  พิมพ์ให้ถูกหลักภาษา คำศัพท์สะกดและใช้อย่างถูกต้อง ถ้าไม่มั่นใจก็ไปตรวจสอบซะ ใช้ภาษาให้ลื่นไหลเป็นเนื้อเดียวกัน อย่าเปลี่ยนระดับภาษาไปมา เป็นกลางให้มากเข้าไว้ ความคิดเห็นของคุณไม่ควรจะลงไปอยู่ในรายงานการประชุม คุณต้องเขียนรายงานการประชุมที่เป็นกลางให้ทุกคนในหน่วยงานคุณ ใช้ภาษาที่เรียบง่าย อย่าใช้ภาษาวิบัติ และอย่าใช้คำวิลิศมาหรา เขียนแต่ว่าทำอะไรไปบ้าง ไม่ใช่เขียนบทสนทนาในที่ประชุมลงไป เว้นแต่ว่าคุณถูกร้องขอให้จดเท่านั้น คุณควรจะสนใจว่าในที่ประชุม “ทำ” อะไรมากกว่า “พูด” อะไร ใส่เลขหน้าประกอบด้วย โดยส่งสำเนาผ่านวิธีติดต่อที่พวกเขาเขียนไว้ ถ้าไม่มีวิธีติดต่อ ให้ผู้นำการประชุมช่วยติดต่อให้ คุณอาจจะต้องอ่านรายงานการประชุมออกเสียงในการประชุมครั้งถัดไปและรอการอนุมัติ ถ้าญัตตินั้นผ่าน ก็จดได้เลยว่ารายงานการประชุมเล่มที่คุณอ่านได้รับการอนุมัติแล้ว  ถ้าคุณต้องแก้รายงานการประชุมก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ ให้เขียนไว้ที่ตอนท้ายรายงานด้วยว่ารายงานนี้ผ่านการแก้ไข แต่คุณไม่ต้องเขียนรายละเอียดการแก้ไขลงไปนะ ถ้าคุณต้องแก้ไขเนื้อหาญัตติในรายงานการประชุมหลังจากที่ได้รับการอนุมัติแล้ว ไม่ว่าญัตตินั้นจะผ่านที่ประชุมหรือไม่ คุณต้องเอารายละเอียดใหม่นั้นเขียนลงในรายงานการประชุมอย่างละเอียด ถ้าทุกคนมาพร้อมกันแล้ว ให้แจกกระดาษเปล่าให้ที่ประชุมเขียนชื่อและข้อมูลติดต่อลงไป (แจกมากกว่าหนึ่งแผ่น ถ้าเป็นการประชุมขนาดใหญ่) คุณสามารถใช้ข้อมูลเหล่านั้นกรอกในช่องผู้เข้าร่วมการประชุมในรายงานได้ หรือแนบไปกับรายงานการประชุมที่ทำเสร็จสมบูรณ์แล้วก็ได้  ถ้าในที่ประชุมมีผู้เข้าร่วมที่คุณไม่คุ้นหน้าหลายคน ให้คุณจดตำแหน่งที่นั่งในที่ประชุมไว้แล้วจดชื่อลงไประหว่างที่ผู้เข้าร่วมการประชุมแนะนำตัว จดไว้ให้ดีแล้วคุณจะสามารถใช้ข้อมูลนี้อ้างอิงชื่อบุคคลได้อย่างถูกต้องเมื่อจำเป็น ระหว่างรอการประชุมเริ่มให้คุณจดชื่อบริษัท วันเวลาสถานที่และประเภทการประชุม (เช่น ประชุมรายสัปดาห์ ประชุมวาระพิเศษ ฯลฯ) แล้วเมื่อการประชุมเริ่มขึ้น ให้จดเวลาเริ่มด้วย  ถ้าคุณไม่มีฟอร์มรายงานการประชุม ให้จดข้อมูลเหล่านี้ลงบนหัวกระดาษจดรายงานการประชุม ถ้าการประชุมเป็นแบบประชุมวาระพิเศษ ให้เก็บใบแจ้งการประชุมจากผู้เข้าร่วมที่เป็นคนเปิดการประชุมด้วย คุณควรเอาเอกสารนี้แนบไปกับรายงานประชุมของคุณ การประชุมแบบเป็นทางการส่วนใหญ่มักจะเริ่มด้วยญัตติในวาระการประชุมนั้นๆ ขั้นตอนที่จะบอกต่อไปเป็นแค่ตัวอย่าง ถ้าสมมติการประชุมเริ่มด้วยญัตติอื่นๆ คุณก็แค่เปลี่ยนมาจดข้อมูลสำคัญในญัตติอื่นๆนั้น  คำสำคัญในการเริ่มญัตติคือ “ผม/ดิฉันมีมติเห็นชอบ” ปกติแล้วจะพูดกันว่า “ผม/ดิฉันมีมติเห็นชอบต่อวาระการประชุมนี้” รายชื่อผู้ให้ผ่านวาระ (ผู้ที่มีมติเห็นชอบ) ผลการลงเสียง ถ้าญัตติได้รับเสียงข้างมาก ให้จดไว้ว่า “ญัตติผ่านที่ประชุม” แต่ถ้าไม่ ให้จดว่า “ญัตติไม่ผ่านที่ประชุม” คุณสามารถขอเอกสารญัตติได้ถ้าคุณไม่สามารถจดมันได้อย่างถูกต้อง หรือถ้าเกิดปัญหาอะไรขึ้น ญัตติการประชุมสับสนมาก ให้คุณแจ้งต่อที่ประชุมว่าสามารถตั้งชื่อญัตติให้เป็นทางการในรูปแบบลายลักษณ์อักษรได้หรือไม่  ถ้าคุณเป็นคนร่างวาระการประชุม คุณอาจจะเป็นผู้มีมติเห็นชอบในฐานะเลขานุการที่ประชุม คุณสามารถทำได้ตราบใดการกระทำของคุณไม่ก่อปัญหาใดๆตามมา ตั้งใจฟังการถกเถียงแลกเปลี่ยนความคิดเห็น แต่ว่าอย่าไปจดมัน เมื่อการประชุมเข้าสู่ญัตติใหม่ ให้จดเนื้อหาสำคัญของญัตติลงไป   จำไว้ว่าแต่ละญัตติจะมีคำสำคัญของมัน ชื่อผู้มีมติเห็นชอบและผลการออกเสียง บางญัตติต้องการผู้สนับสนุนก่อนการลงคะแนนเสียง ถ้ามีใครพูดว่า “ผม/ดิฉันสนับสนุนญัตตินี้” หรือคำพูดทำนองเดียวนั้น ให้จดชื่อคนนั้นในฐานะผู้สนับสนุนญัตติ ถ้าคุณไม่รู้ชื่อของผู้มีมติเห็นชอบหรือต้องการให้ทวนญัตติ ให้กล่าวขออนุญาตที่ประชุมอย่างสุภาพ การจดข้อมูลที่ถูกต้องสำคัญมากพอที่จะให้คุณต้องรบกวนการประชุม ญัตติมีการเปลี่ยนแปลง ให้จดลงไปด้วย เว้นแต่ว่าญัตติที่เปลี่ยนนั้นสร้างความขัดแย้งในที่ประชุม คุณก็ไม่ต้องจดญัตตินั้นลงไป เมื่อมีรายงาน ใบประกาศหรือเอกสารอ่านออกเสียงอะไรก็ตาม ให้จดชื่อรายงานและผู้รายงานเอาไว้ (หรือชื่อของคณะกรรมการย่อยที่ร่างรายงานนั้นขึ้นมา) ถ้ารายงานพวกนั้นมีญัตติเข้ามาด้วย ก็จดเอาไว้เหมือนคุณกำลังจดรายละเอียดญัตติอยู่   คุณควรจะได้รับสำเนาเอกสารหลังจากการประชุมเสร็จสิ้น แต่ถ้าไม่ได้ให้ทำโน้ตไว้ว่าต้องไปขอสำเนารายงานกับผู้รายงานหรือผู้นำการประชุม (ท่านประธาน) ในภายหลัง คุณต้องเอาสำเนารายงานพวกนั้นแนบไปกับรายงานการประชุมด้วย ถ้าไม่ได้สำเนามาจริงๆ ให้จดไว้ว่าต้นฉบับเก็บไว้ที่ไหน เพราะคุณอาจจะต้องขอข้อมูลจากรายงานเหล่านั้นในภายหลัง ถ้าสมาชิกในที่ประชุมรายงานปากเปล่า (แทนการอ่านรายงาน) เขียนจับใจความ อย่าไปจดคำพูดหรือรายละเอียดทั้งหมดที่เขารายงาน ในที่นี้รวมถึงการตรวจงานที่สั่งไปเมื่อการประชุมที่แล้วด้วย มีใครได้รับมอบหมายให้เขียนจดหมายหรือเปล่า ให้คุณจดชื่อและงานที่พวกเขาได้รับมอบหมาย   ความยากง่ายของการจดงานที่ได้รับมอบหมายขึ้นอยู่กับว่าการประชุมเป็นทางการขนาดไหน เพราะบางทีการมอบหมายอาจจะแทรกไปในญัตติไปแล้ว ไม่ได้พูดแยกต่างหาก สำหรับการประชุมที่ไม่เป็นทางการนัก คุณอาจจะต้องตั้งใจฟังให้มากๆแล้วละ เพื่อที่จะได้รู้ว่าเขามอบหมายงานหรือลงมติอะไรไป จดเหตุผลประกอบการลงมติหรืองานด้วย (ถ้ามี) เมื่อเริ่มกระบวนการทำงาน ให้จดเป้าหมายการทำงาน จุดมุ่งหมายงานและคำสั่งจากท่านประธานด้วย อย่าลืมที่จะอ้างอิงวิธีเขียนการประชุมแบบโรเบิร์ท (ถ้าใช้รูปแบบของเขา) กฎระเบียบต่างๆของบริษัทด้วย เพราะปกติแล้วรายงานการประชุมคือรายงานที่จดว่าทำอะไรบ้างในที่ประชุม ไม่ใช่พูดอะไรไปบ้างในที่ประชุม แต่ถ้ามีคนมาร้องขอ คุณก็ทำสรุปไปให้เขา  เมื่อคุณจดบทสนทนาในที่ประชุม เป็นกลางให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ จดประเด็นสำคัญในบทสนทนา ไม่จดความคิดเห็นของแต่ละคน แล้วก็พยายามอย่าใช้คำคุณศัพท์หรือคำขยายต่างๆในการจดด้วย การจดที่ทื่อ ไม่มีสีสัน น่าเบื่อคือการจดบทสนทนาในที่ประชุมที่ดี  อย่าอ้างชื่อใครในรายงานสรุปบทสนทนาหรือรายงานสรุปการถกเถียง เพราะอาจจะทำให้เกิดความขัดแย้งขึ้นมาได้ โดยเฉพาะในหัวข้อที่ยังมีความขัดแย้งรุนแรงอยู่ ถ้าการประชุมโดนเลื่อน ก็ให้จดวันเวลาเอาไว้ อย่าลืมที่จะขอสำเนารายงานหรือไปเตือนใครสักคนให้เขาส่งสำเนามาให้คุณ  อ่านบันทึกของคุณคร่าวๆ ตรวจทานว่ามีอะไรผิดไหม ถ้าคุณต้องการถามคำถาม ให้รีบถามก่อนที่พวกเขาจะออกจากที่ประชุม แบบฟอร์มเหล่านี้สามารถช่วยย่นเวลาการเตรียมตัวของคุณ แถมยังลดความผิดพลาดลงได้อีกด้วย ใช้ช่องค้นหาแล้วอ่านรายละเอียดต่างๆ จนกว่าจะเจออันที่คุณถูกใจ ถ้าคุณต้องการแบบฟอร์มแบบพิเศษ ทั่วไปหรือมาตรฐาน อย่างเช่น หาจนเจอเว็บไซต์ที่มีแบบฟอร์มที่คุณต้องการ ให้คุณคลิกปุ่มดาวน์โหลดโหลดมันลงมาหรือกดคำว่า “ใช้แบบฟอร์ม” ตรวจให้แน่ใจว่าคุณบันทึกแบบฟอร์มที่คุณต้องการในที่ที่คุณหาใช้ได้ง่าย คุณดาวน์โหลดเสร็จแล้วให้แตกไฟล์ออกแล้วเปิดขึ้นมาด้วยโปรแกรมเวิร์ดหรือเอกเซล เพื่อคุณภาพสูงสุดแล้ว แนะนำให้ใช้เวิร์ดรุ่นใหม่ล่าสุด อัพเดทเวิร์ดจะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นและสามารถใช้ลูกเล่นใหม่ๆ ในโปรแกรมได้ด้วย ลบตราตัวอย่างออก แต่ก่อนลบให้อ่านเงื่อนไขให้แตกฉานก่อนว่าลบได้ไหม คุณคงไม่อยากมีปัญหาทางกฎหมายหรอกใช่ไหม ในพื้นที่หัวข้อ ให้เน้นย้ำคำว่า “การประชุม” หรือ “กลุ่ม” แล้วพิมพ์ชื่อหัวข้อรายงานการประชุมของคุณ (ตัวเลือกเสริม) วิธีทำให้แบบฟอร์มรายงานการประชุมของคุณดูดีมีชาติตระกูล มีความเป็นมืออาชีพมากขึ้นคือ เปลี่ยนสี หรือใช้รูปแบบสำเร็จรูปในเวิร์ด วิธีทำก็ง่ายๆกดไปที่ “เค้าโครงหน้ากระดาษ” แล้วคลิกเลือก “สีและรูปแบบ” หลังจากนั้นคุณจะออกแบบฟอร์มของคุณให้มีสีสันตามที่คุณต้องการได้เลย หรือแม้แต่ทำสีแบบฟอร์มให้เข้ากับสีตราบริษัทก็ยังได้ ในหนึ่งแบบฟอร์มควรจะชื่อแต่ละตอนกำกับ บางทีคุณต้องใส่เยอะ บางทีคุณต้องใส่น้อย หรือบางทีคุณอาจไม่ชอบแบบที่เขาทำมาให้ คุณสามารถปรับรูปแบบให้เข้ากับการประชุมของคุณได้เลย คุณจะได้เอาไปใช้จดรายงานการประชุมได้ ถ้าคุณใช้โปรแกรมเวิร์ด ทุกอย่างก็จะเร็วและง่าย คุณจะสามารถดำเนินการการประชุมได้อย่างเป็นระเบียบและจดเนื้อหาได้อย่างแม่นยำ แต่ถ้าคุณไม่ชอบพิมพ์ในโน้ตบุ๊ค คุณก็สามารถปริ้นแบบฟอร์มออกมาเขียนมือได้เช่นกัน แต่ว่าก่อนปริ้นคุณต้องมั่นใจก่อนว่าในแบบฟอร์มมีพื้นที่มากพอให้คุณเขียน ยินดีด้วย รายงานการประชุมของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว เมื่อคุณมีแบบฟอร์มช่วยชี้นำทางแล้ว สมรรถภาพการทำงานและความแม่นยำของคุณที่แสดงออกมาระหว่างการประชุมควรจะมีมากขึ้น ไม่ว่าจะงานอะไรก็ตาม อ่านรายละเอียดในแบบฟอร์มว่ามีอะไรขาดตกบกพร่องไหม เมื่อคุณมั่นใจว่าทุกอย่างถูกต้องแล้ว แบบฟอร์มก็พร้อมใช้ในการประชุมครั้งหน้าได้เลย
รู้กฎของบริษัท. เตรียมรูปแบบรายงานการประชุมให้พร้อม. เอาโน้ตบุ๊คติดตัวไปด้วย. เริ่มเขียนให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้. ใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์รายงานการประชุม. จัดหน้ากระดาษให้ดี. แจกร่างรายงานการประชุมให้สมาชิกการประชุม. ส่งรายงานการประชุมให้ผ่านความเห็นชอบ. แจกเอกสารตรวจสอบผู้เข้าร่วมการประชุม. กรอกข้อมูลในฟอร์มรายงานการประชุมให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้. จดผลการประชุมในญัตติแรก. จดญัตติอื่นๆ ในระหว่างการประชุมด้วย. ผลการรายงานและขอสำเนาการรายงานไว้เสมอ. จดงานที่ได้รับมอบหมายในที่ประชุม. จดทุกประเด็นและทุกคำสั่งในที่ประชุม. ให้คุณสรุปบทสนทนาในระหว่างการประชุมเมื่อมีคนร้องขอเท่านั้น. สรุปท้ายการประชุม. ลองดูเว็บไซต์ที่แจกฟอร์มรายงานการประชุมดู. ใช้เวลาดูแต่ละเว็บไซต์. เปิดไฟล์ขึ้นมา. ใส่ตราบริษัทและตราลิขสิทธิ์ลงไปที่หัวกระดาษ. เปลี่ยนชื่อหัวข้อ. เปลี่ยนรูปแบบแบบฟอร์ม. เขียนชื่อแต่ละส่วนของแบบฟอร์มให้ชัดเจน. บันทึกแบบฟอร์มไว้ที่โน้ตบุ๊ค. อ่านทวนแบบฟอร์มของคุณ.
https://www.wikihow.com/Take-Minutes https://www.wikihow.com/Take-Minutes https://www.wikihow.com/Take-Minutes https://www.wikihow.com/Take-Minutes
Preparing in Advance Transcribing the Minutes Taking Meeting Notes By Using Meeting Minutes Templates