แปลงรายการ แปลงตาราง
เวลา import เอกสารเป็น Excel บางอักขระจะใช้กำหนดว่าข้อมูลไหนต้องไปอยู่ในเซลล์ไหนของ Excel spreadsheet ถ้าปรับฟอร์แมต 2 - 3 ขั้นตอนก่อน import เอกสาร ก็จะคงหน้าตา spreadsheet ไว้ได้ และลดจุดที่ต้องมานั่งปรับฟอร์แมตเอง เหมาะมากสำหรับคนที่จะ import รายการยาวๆ จากเอกสาร Word เป็น Excel วิธีการนี้เหมาะกับเอกสารที่มีรายการหลายๆ entries ในฟอร์แมตเดียวกัน (รายการที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล และอื่นๆ) ก่อนจะเริ่มขั้นตอนการแปลงไฟล์ ต้องเช็คให้แน่ใจก่อน ว่าฟอร์แมตของแต่ละ entry นั้นเหมือนกัน โดยแก้ไขวรรคตอนที่ผิด หรือเรียง entries ต่างๆ ซะใหม่ให้ตรงกัน จะได้แน่ใจว่าถ่ายโอนข้อมูลถูกต้อง ให้เลือกแสดงอักขระกำหนดฟอร์แมตเอกสาร ที่ปกติจะถูกซ่อนไว้ จะได้รู้ว่าต้องแบ่ง entries ต่างๆ ยังไง คุณเลิกซ่อนอักขระที่ว่า ได้โดยคลิกปุ่ม "Show / Hide Paragraph Marks" ใน tab Home หรือโดยกด Ctrl+⇧ Shift+* รายการส่วนใหญ่จะมีสัญลักษณ์บอกย่อหน้าแค่ 1 อัน ท้ายแต่ละบรรทัด หรือ 1 อันที่ท้ายบรรทัด และอีก 1 อันที่บรรทัดว่างระหว่าง entries ต่างๆ คุณใช้ paragraph mark นี้ใส่อักขระที่ Excel ใช้ เพื่อให้แต่ละเซลล์ต่างกัน Excel จะใช้ที่ว่างระหว่าง entries กำหนดแถว แต่ตอนนี้ต้องลบทิ้งก่อน เพื่อให้แปลงไฟล์ได้ ไม่ต้องกลัวจะหายไป เพราะเดี๋ยวเราต้องใส่กลับเข้ามา วิธีนี้เหมาะกับกรณีที่มี paragraph mark ท้าย entry และอีกจุดที่บรรทัดว่างระหว่าง entries (2 จุดติดกัน)  กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่าง Find and Replace พิมพ์ ^p^p ในช่อง Find นี่คือโค้ดแทน 2 paragraph marks ติดกัน ถ้าแต่ละ entry มีบรรทัดเดียว ไม่มีบรรทัดว่างคั่น ให้ใช้ ^p อันเดียวแทน ใส่อักขระคั่น (delimiting character) ในช่อง Replace เช็คว่าไม่ใช่อักขระที่โผล่มาตรงในไหนเอกสาร เช่น ~  คลิก Replace All จะเห็นว่าแต่ละ entries ควบรวมกัน แต่ยังไม่ต้องกังวล ขอแค่ delimiting character อยู่ถูกตำแหน่งก็พอ (คั่นแต่ละ entry) พอแยก entries ต่างๆ ออกจากกันเป็นแถวต่อเนื่องกันแล้ว เราต้องมากำหนดว่าข้อมูลไหนจะโผล่มาในแต่ละช่อง เช่น ถ้าแต่ละ entry เป็นชื่อในบรรทัดแรก ที่อยู่ในบรรทัดที่ 2 และจังหวัดกับรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดที่ 3 ให้  กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่าง Find and Replace ลบหนึ่งในสัญลักษณ์ ^p ในช่อง Find เปลี่ยนอักขระในช่อง Replace เป็นลูกน้ำ ,  คลิก Replace All เพื่อเปลี่ยนสัญลักษณ์ย่อหน้าที่เหลือเป็นตัวคั่น comma separator ใช้แยกแต่ละบรรทัดออกเป็นแต่ละช่อง พอทำ 2 ขั้นตอน Find and Replace ด้านบนแล้ว รายการที่ได้จะดูไม่เป็นรายการอีกต่อไป ทุกอย่างจะอยู่ในบรรทัดเดียวกัน มีลูกน้ำคั่นแบ่งข้อมูลแต่ละส่วน ซึ่งขั้นตอน Find and Replace สุดท้าย จะเปลี่ยนข้อมูลกลับเป็นรายการ โดยที่คงลูกน้ำที่ใช้แบ่งช่องไว้  กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่าง Find and Replace พิมพ์ ~ (หรืออักขระที่เลือกไว้แต่แรก) ในช่อง Find พิมพ์ ^p ในช่อง Replace คลิก Replace All เพื่อแบ่ง entries กลับเป็นกลุ่มของใครของมัน แยกกันด้วยลูกน้ำ พอจัดฟอร์แมตแล้ว ก็เซฟเอกสารเป็นไฟล์ text ได้เลย Excel จะได้อ่านและ parse ข้อมูลไปตามช่องที่ถูกต้อง  คลิก tab File แล้วเลือก "Save As" คลิกเมนู "Save as type" ให้ขยายลงมา แล้วเลือก "Plain Text" ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ แล้วคลิก Save  ถ้าหน้าต่าง File Conversion โผล่มา ก็แค่คลิก    OK พอเซฟไฟล์เป็น plain text แล้ว ก็เปิดใน Excel ได้เลย  คลิก tab File แล้วเลือก Open คลิกเมนู "All Excel Files" ให้ขยายลงมา แล้วเลือก "Text Files" คลิก Next > ในหน้าต่าง Text Import Wizard เลือก "Comma" ใน Delimiter list จะมีตัวอย่างให้ดูที่ด้านล่าง ว่า entries ต่างๆ จะถูกแบ่งออกเป็นยังไง ให้คลิก Next >  เลือกฟอร์แมตข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ แล้วคลิก Finish ถ้ามีรายการข้อมูลใน Word ก็แปลงเป็นตาราง แล้ว copy ตารางไปที่ Excel ได้รวดเร็วทันใจ ถ้าข้อมูลเป็นตารางอยู่แล้ว ก็ข้ามไปขั้นตอนถัดไปได้เลย  เลือกข้อมูลทั้งหมดที่จะแปลงเป็นตาราง คลิก tab Insert แล้วคลิกปุ่ม Table เลือก "Convert Text to Table" ใส่จำนวนบรรทัดต่อบันทึกข้อมูล ในช่อง "Number of columns" ถ้ามีบรรทัดว่างคั่นแต่ละบันทึก ให้ใส่ว่า 1 คลิก    OK Word จะสร้างตารางตาม settings ที่คุณกำหนด ให้ตรวจทานดีๆ ว่าไม่มีอะไรผิดพลาด จะโผล่มาตอนเลื่อนเมาส์ไปจ่อที่ตาราง คลิกแล้วเท่ากับเลือกข้อมูลทั้งหมดในตาราง Ctrl+C เพื่อ copy ข้อมูล. หรือคลิกปุ่ม "Copy" ใน tab Home พอ copy ข้อมูลแล้ว ก็เปิด Excel ได้เลย ถ้าจะใส่ข้อมูลใน spreadsheet ที่มี ก็ต้องเปิดขึ้นมาก่อน จากนั้นคลิกเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่อยากให้เซลล์ซ้ายบนของตารางโผล่มา Ctrl+V เพื่อ paste ข้อมูล. แต่ละเซลล์ที่ได้จากตาราง Word จะแยกเป็นเซลล์ต่างๆ ใน spreadsheet ของ Excel อันนี้แล้วแต่ประเภทข้อมูลที่จะ import บางทีก็ต้องปรับฟอร์แมตเพิ่มเติม เช่น ถ้าจะ import ที่อยู่ บางทีอำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ก็มากระจุกกันอยู่ในเซลล์เดียว ก็ให้ Excel แบ่งข้อมูลออกจากกันอัตโนมัติได้  คลิกชื่อ (heading) ของคอลัมน์ที่จะแบ่ง (split) เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์ เลือก tab "Data" แล้วคลิกปุ่ม "Text to Columns" คลิก Next > แล้วเลือก "Comma" ในช่อง Delimiters ถ้าเป็นตามตัวอย่างด้านบน ก็จะแบ่งอำเภอออกจากจังหวัดและรหัสไปรษณีย์ คลิก Finish เพื่อเซฟค่าใหม่ เลือกคอลัมน์ที่ยังต้อง split แล้วทำซ้ำตามขั้นตอน โดยเลือก delimiter เป็น "Space" แทน "Comma" เพื่อแบ่งจังหวัดออกจากรหัสไปรษณีย์
รู้จักขั้นตอนการแปลงไฟล์. ตรวจทานเอกสารหาจุดผิด. แสดงอักขระกำหนดฟอร์แมตในเอกสาร Word. เปลี่ยน paragraph marks ระหว่างแต่ละ entry เพื่อไม่ให้มีที่ว่างส่วนเกิน. แบ่งแต่ละ entry เป็นช่องๆ ไป. เปลี่ยน delimiting character เพื่อจบขั้นตอนการจัดฟอร์แมต. เซฟไฟล์เป็น plain text. เปิดไฟล์ใน Excel. สร้างตารางใน Word ด้วยข้อมูลที่มี. เช็คฟอร์แมตของตาราง. คลิกปุ่ม "+" เล็กๆ ที่โผล่มามุมซ้ายบนของตาราง. กด . เปิด Excel. กด . แบ่งคอลัมน์ที่เหลือ.
https://www.wikihow.com/Convert-Word-to-Excel https://www.wikihow.com/Convert-Word-to-Excel
Converting a List Converting a Table