เขียนย่อหน้าแรก เตรียมเขียนอีเมลของตัวเอง เขียนย่อหน้าที่สอง จบอีเมล
ในบรรทัดแรก ให้เริ่มต้นอีเมลด้วยการเขียนว่า “ถึง คุณ...” โดยขึ้นอยู่กับชื่อ เพศและตำแหน่งของผู้รับ อย่าเขียนไปว่า “ว่าไง แมรี่”​ หรือ “หวัดดี” เชียวล่ะ เขียนอีเมลด้วยภาษาสุภาพพอ ๆ กับเวลาที่คุณเขียนจดหมายสมัครงานจริงๆ เลยนะ หากคุณไม่สามารถรู้ได้ว่าบุคคลนั้นเพศอะไรให้เขียนชื่อเต็มของคนๆ นั้นไปเลย เช่น เขียนว่า "เรียน คุณ บ๊อบบี้ เรโนลด์" แนะนำแก่ผู้รับอีเมลว่าคุณชื่ออะไรและกำลังทำอะไรอยู่ (เช่น เป็นนักเรียนชั้นปีที่สาม สาขาชีววิทยาที่มหาวิทยาลัย ก.) อธิบายว่าคุณทราบเกี่ยวกับการฝึกงานนี้ได้อย่างไร เช่น เจอบนอินเตอร์เน็ต หนังสือพิมพ์ หรือมีคนบอกมา หากคุณมีคนรู้จักทำงานในบริษัทก็ให้บอกเร็วเท่าที่ทำได้ เช่น คุณอาจจะเขียนว่า หัวหน้าผู้ดูแลโครงการ/อาจารย์/ฯลฯ (ตำแหน่งและชื่อ) แนะนำให้คุณติดต่อมา บอกไปว่าคุณสามารถเริ่มฝึกงานได้ตั้งแต่วันไหนถึงวันไหนและระยะเวลายืดหยุ่นได้หรือไม่ เช่น ถ้าคุณสามารถฝึกงานช่วงฤดูใบไม้ผลิและยังสามารถทำงานเต็มเวลาได้ในช่วงฤดูร้อนก็บอกไปด้วย ระบุจำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่คุณสามารถทำงานได้ไปด้วยล่ะ คุณต้องฝึกงานเพื่อเก็บหน่วยกิตหรือเปล่า? ถ้าเป็นไปได้ก็เขียนบอกว่าคุณฝึกงานก็เพราะมีเป้าหมายหลักคือเพื่อสะสมประสบการณ์และคุณค่อนข้างยืดหยุ่นเรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบและผลตอบแทน นอกจากนี้ก็เขียนไปด้วยว่าคุณคาดหวังจะได้เรียนรู้ทักษะอะไรจากการฝึกงานนี้ เขียนอะไรที่คุณรู้หรือคิดว่าบริษัทให้ความสำคัญ หลีกเลี่ยงไม่พูดถึงข่าวแง่ลบ พยายามทำให้อีเมลสมัครงานฟังดูดี ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่าบริษัทนี้มีชื่อเสียงถึงศักยภาพอันดีเลิศและคุณยังชื่นชมที่บริษัทให้เงินสนับสนุนช่วยเหลือสัตว์ถูกทอดทิ้ง เป็นต้น คุณควรใช้อีเมลที่ดูเป็นทางการและมีความชัดเจนเมื่อต้องติดต่อด้านหน้าที่การงาน หลีกเลี่ยงไม่ใช้ชื่อเล่นหรือการใส่สัญลักษณ์ที่ไม่จำเป็นรวมถึงตัวเลขลงไปอีเมลแล้วตั้งชื่อจากชื่อตัวเองน่าจะดีกว่า ตัวอย่างอีเมลเช่น Smith.smith@company.com ก็ถือว่าใช้ได้อยู่  ถ้าอีเมลปัจจุบันที่คุณใช้เชื่อมต่อกับบัญชีโซเชียลมีเดียที่มีเนื้อหาที่ดูไม่เป็นมืออาชีพ คุณควรสร้างและใช้อีเมลใหม่แล้วก็ตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของโซเชียลมีเดียใหม่เสียด้วย ก่อนที่คุณจะสมัครฝึกงาน หาข้อมูลของบริษัทที่คุณอยากทำงานด้วยเสียก่อน เข้าไปดูเว็บไซต์ของบริษัท อ่านบทความข่าวต่าง ๆ เกี่ยวกับบริษัท ถ้าบริษัทขายสินค้าที่คุณสามารถเข้าถึงได้ เช่น โซเชียลมีเดีย ก็ลองใช้สินค้านั้นดูสักอาทิตย์นึง ใช้ข้อมูลเชิงลึกที่คุณได้มาเพื่อช่วยเขียนจดหมายขอฝึกงาน นายจ้างที่มีวิสัยทัศน์จะชื่นชมผู้สมัครที่มีความรู้เกี่ยวกับบริษัทและสามารถแสดงความรู้นั้นออกมาได้อย่างเป็นรูปธรรม การที่รู้จักคนในบริษัทนั้นเป็นประโยชน์มาก ลองใช้โซเชียลมีเดียเช่นลิงค์อินหรือเฟสบุ๊คค้นหาคนที่ทำงานในบริษัทนั้น เมื่อชื่อขึ้นมาก็ดูว่าเขาทำงานตำแหน่งอะไร จากนั้นก็ติดต่อขอสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือตัวต่อตัวอย่างสุภาพ ลองถามพวกเขาดูว่าพอจะมีคำแนะนำอะไรสำหรับการสมัครฝึกงานของคุณบ้างไหม  หากใช้ลิงค์อิน คุณจะสามารถทราบได้ว่าคนรู้จักของคุณคนใดทำงานที่บริษัทนี้บ้าง อย่าลังเลที่จะขอให้คนรู้จักช่วยแนะนำคนที่ทำงานให้  แต่ต้องรู้จักมีกาลเทศะด้วยการไม่ขอให้คน ๆ เดิมช่วยหลายครั้งเกินไปนะ หลาย ๆ มหาวิทยาลัยจะเก็บฐานข้อมูลศิษย์เก่าไว้ คุณสามารถค้นหาคนที่ทำงานบางอย่างหรือบางที่ได้จากเว็บไซต์เหล่านี้ ศิษย์เก่าที่ให้ข้อมูลติดต่อของตัวเองไว้มักจะเป็นคนที่พร้อมตอบอีเมลหรือรับโทรศัพท์จากเหล่านักศึกษาเลยล่ะ เมื่อพูดคุยเรื่องบริษัทกับคนในที่หาได้ บอกคน ๆ นั้นว่าคุณสนใจจะฝึกงานที่นั่นแล้วก็ลองถามเรื่องแผนผังองค์กรของบริษัท สภาพแวดล้อมในการทำงาน เป้าหมายในงานทำงาน ฯลฯ ด้วยล่ะ ประกาศรับสมัครนักศึกษาฝึกงานได้ให้ชื่อของคนที่ต้องติดต่อไว้ไหม? ถ้ามีก็เขียนถึงชื่อนั้นและส่งอีเมลไปหา ถ้าไม่มีชื่อของคนที่ต้องติดต่อก็โทรไปที่บริษัทแล้วถามว่าใครมีหน้าที่ในการหาเด็กฝึกงาน ถ้าไม่มีใครก็ส่งอีเมลหาเจ้าหน้าที่อาวุโสในแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัท ถ้าคุณได้พูดคุยกับคนในบริษัทบ้างแล้วก็อ้างชื่อของคน ๆ นั้นไปตรงต้นอีเมลได้เลย หากไม่สามารถหาชื่อของพนักงานคนใดได้เลย ให้เขียนขึ้นต้นอีเมลว่า "เรียน ผู้จัดการแผนกทรัพยากรบุคคล" อีเมลของคุณต้องดูโดดเด่นแม้จะอยู่ท่ามกลางอีเมลมหาศาล เช่น เขียนว่า “ใบสมัครฝึกงานบริษัท ก. นางสาวโจอานนา สมิธ” หรือหากทางบริษัทกำหนดว่าต้องเขียนหัวข้ออีเมลอย่างไรก็ปฏิบัติตามนั้น เขียนเล่าถึงวิชาที่คุณเรียน ประสบการณ์ฝึกงานก่อนหน้านี้และบอกว่าคุณมีทักษะอะไรที่เกี่ยวข้องกับงาน แสดงให้เห็นว่าความรู้ของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร ให้ข้อมูลถึงเรื่องงานและกิจกรรรมอาสาสมัครที่คุณเคยทำและบอกไปว่าทำไมประสบการณ์ต่างๆ เหล่านี้ถึงได้ทำให้คุณกลายเป็นคนที่เหมาะสมกับงานนี้ เน้นย้ำว่าคุณจะทำอะไรให้กับบริษัทได้บ้าง ทั้งนี้ก็เพื่อทำให้ว่าที่นายจ้างมีความเชื่อมั่นว่าคุณจะสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้นั่นเอง  ใช้คำกิริยาที่แสดงความหนักแน่นเพื่ออธิบายถึงประสบการณ์การทำงานของคุณ แทนที่จะเขียนว่า "ผมเคยเป็นเด็กฝึกงานด้านการตลาดอยู่สองปี" ก็เขียนไปว่า “ตอนที่เป็นเด็กฝึกงานด้านการตลาด ผมได้ช่วยสร้างเนื้อหาที่น่าสนใจ ช่วยออกแบบแผ่นพับทั้งแบบดิจิตัลและแบบตีพิมพ์และยังได้ช่วยดูแลเนื้อหาบนโซเชียลมีเดียให้กับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนห้าสิบคน” แทน ทักษะการทำงานอาจรวมไปถึงการใช้โซเชียลมีเดีย การจัดการกิจกรรมหรืออะไรต่าง ๆ ได้อีกมากมาย เขียนถึงคุณสมบัติด้านการศึกษาของคุณไปเสียด้วย หากคุณเคยมีบทบาทเป็นหัวหน้าก็อธิบายหน้าที่และ/หรือความสำเร็จที่ได้รับ คุณเคยเป็นผู้นำสภานักศึกษาไหม? คุณเคยเป็นผู้ฝึกสอนทีมนักกีฬาไหม? อธิบายถึงกิจกรรมเหล่านี้สั้นๆ คนอ่านจะได้ไม่สูญเสียความสนใจไปเสียก่อน แทนที่จะหาถ้อยคำมาอธิบายตัวตน คุณควรยกตัวอย่างที่เป็นชิ้นเป็นอันเพื่ออธิบายว่าคุณมีดีอย่างไร ตัวอย่างเช่น แทนที่จะบอกว่า “ดิฉันเป็นนักเรียนที่มุ่งมั่น” ก็เขียนไปว่า “ดิฉันมักมีผลการเรียนเป็นสิบเปอร์เซ็นต์แรกของชั้นเรียนเสมอ” แทน อธิบายว่าคุณจะติดต่อกลับมายังผู้ว่าจ้างเมื่อไหร่และอย่างไรเพื่อติดตามสถานะใบสมัคร ให้ข้อมูลการติดต่อ เช่น ชื่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์และเวลาที่สะดวกไว้ เช่น คุณควรเขียนว่า “สามารถติดต่อผมได้ทางโทรศัพท์หรืออีเมล หากคุณไม่สามารถติดต่อกลับมาได้ ผมจะเป็นฝ่ายโทรไปในวันจันทร์หน้า” เป็นต้น การแสดงความขอบคุณผู้อ่านที่อุตส่าห์เสียเวลาพิจารณาเอกสารการสมัครนั้นเป็นเรื่องสุภาพ จบด้วยคำลงท้ายแสดงความนับถือ เช่น “ด้วยความเคารพ” หากคุณเคยพูดคุยกับคน ๆ นั้นทางโทรศัพท์หรือพบกันก่อนหน้านี้แล้ว คุณอาจจะลงท้ายได้ว่า “ขอแสดงความนับถือ” แต่อย่าลงท้ายแค่ว่า “ขอบคุณครับ/ค่ะ”​ แต่เพียงอย่างเดียวในการส่งอีเมลอย่างเป็นทางการ จากนั้นก็ลงท้ายด้วยชื่อเต็มของคุณ เช่น โจอานนา สมิธ ไม่ใช่แค่โจอานนาเฉย ๆ อย่าแนบเรซูเม่ไปในอีเมลขอฝึกงานในกรณีที่คุณเป็นฝ่ายติดต่อไปเอง บริษัทอาจจะไม่เปิดอ่านเอกสารที่แนบมาเลยก็ได้เว้นเสียแต่ว่าบริษัทนั้นๆ จะกำลังต้องการเด็กฝึกงานอย่างหนัก โดยเฉพาะถ้าบริษัทนั้นๆ มีนโยบายเรื่องการเปิดเอกสารแนบ หากประกาศรับสมัครขอเรซูเม่ด้วยก็แนบเอกสารไปเป็นแบบพีดีเอฟ (แทนที่จะแนบเอกสารเวิร์ดไปเพราะรูปแบบเอกสารอาจจะไม่สมบูรณ์หรือเปลี่ยนแปลงไปเมื่อเปิดจากระบบที่แตกต่างกัน) ผู้ว่าจ้างบางรายอาจจะระบุไว้ว่าบริษัทไม่มีนโยบายเปิดเอกสารแนบ หากเป็นเช่นนั้น คุณควรใส่จดหมายแนะนำตัวและเรซูเม่ไปในตัวเนื้อหาอีเมลเลย โดยต้องแยกส่วนจากกันให้ชัดเจนเพื่อที่นายจ้างจะได้แยกเอกสารแต่ละอย่างได้ง่ายๆ หากคุณไม่ได้ข่าวคราวจากบริษัทก็ส่งอีเมลไปหา หรือถ้าจะให้ดีก็โทรไปเลย คุณอาจเขียนว่า “เรียน ด็อกเตอร์ฮันเซน ดิฉันชื่อ (ชื่อคุณ) และที่ดิฉันเขียนมาหาก็เพราะต้องการทราบความคืบหน้าจากอีเมลที่ดิฉันส่งมาเพื่อขอฝึกงานในช่วงฤดูใบไม้ร่วง ดิฉันจะรู้สึกซาบซึ้งมากหากได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณถึงตำแหน่งนี้ ขอบคุณค่ะ ด้วยความเคารพ โจอานนา สมิธ
เขียนถึงผู้รับอย่างสุภาพ. แนะนำตัวเอง. บอกว่าคุณสะดวกฝึกงานเมื่อไหร่. พูดถึงเป้าหมายของการฝึกงาน. เขียนว่าคุณชื่นชมอะไรเกี่ยวกับบริษัทนี้. สร้างบัญชีอีเมลให้ดูเป็นงานเป็นการ. หาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท. หาคนรู้จักในบริษัท. เจาะจงผู้รับอีเมล. เขียนหัวข้ออีเมลให้เฉพาะเจาะจง. อธิบายถึงคุณสมบัติและประสบการณ์ของคุณ. เขียนถึงความสำเร็จทางการศึกษาหรือกิจกรรมนอกหลักสูตร. เขียนบอกว่าคุณจะติดต่อกลับมาเมื่อไหร่. จบอีเมล. คิดให้ดีก่อนแนบเอกสาร. ติดต่อกลับมาตามที่ได้บอกไว้.
https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship
Writing Paragraph One Preparing to Write Your Email Writing Paragraph Two Closing the Email