จัดระเบียบงานส่งมอบ คิดถึงการพัฒนาในระยะยาว จัดการเรื่องต่างๆ ในช่วงส่งมอบงาน
คุณควรเริ่มจากการเข้าไปปรึกษากับผู้จัดการอย่างละเอียดเพื่อให้รู้ว่าเขาต้องการให้คุณจัดการเรื่องการส่งมอบงานอย่างไร คุณอาจจะต้องจัดการเรื่องการส่งมอบงานต่อมากหน่อยแล้วแต่ว่างานและผู้จัดการของคุณอยากให้งานออกมาเป็นอย่างไร ซึ่งอาจจะรวมถึงการให้คนใหม่เข้ามาดูการทำงานของคุณสัก 2-3 วันหรือนานกว่านั้นด้วย  ในกรณีส่วนใหญ่อย่างน้อยคุณจะต้องเตรียมเอกสารส่งมอบงานอย่างเป็นทางการ ปรึกษากับผู้จัดการเพื่อให้รู้ว่าผู้จัดการคาดหวังให้คุณทำมากน้อยแค่ไหน และอยากให้งานส่งมอบเน้นเรื่องอะไร พอคุณรู้ชัดเจนแล้วว่าสิ่งที่ผู้จัดการคาดหวังคืออะไร คุณก็เริ่มเขียนเอกสารส่งมอบงานคร่าวๆ ขึ้นมาได้เลย ซึ่งจะช่วยให้คุณได้จัดระเบียบตัวเอง เขียนรายการภาระงาน และข้อมูลต่างๆ ที่คุณจะต้องแจ้งให้คนใหม่ทราบในช่วงส่งมอบงาน เอกสารที่ว่านี้อาจเป็น   ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมที่คุณทำในแต่ละวัน ภาระงาน และลำดับความสำคัญของงานอย่างละเอียด โครงร่างจุดสำคัญของตำแหน่งงาน โครงร่างที่ชัดเจนว่าผู้ที่มารับงานต่อจะต้องรับความคาดหวังอะไรบ้าง รายการไฟล์สำคัญที่จะต้องส่งต่อ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลการติดต่อหรือโปรแกรมการทำงานเฉพาะ ถ้าคุณรู้ว่าคุณจะออกจากตำแหน่งในเร็ววันนี้ การทำงานเพิ่มอีกสักนิดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอุดรอยรั่วทั้งหมดไว้แล้วอาจเป็นประโยชน์กับคุณ เพราะคุณจะรู้สึกดีที่ทำงานนี้สำเร็จ และยังได้ช่วยให้คนที่มารับตำแหน่งต่อจากคุณได้เริ่มต้นใหม่แบบไม่มีอะไรค้างคาด้วย การทำเช่นนี้ยังทำให้คุณจากไปด้วยดีและได้ชื่อเสียงที่ดีติดตัวไปด้วย  คุณอาจจะไม่สามารถทำได้ในทุกกรณี แต่ถ้าคุณมีสิ่งที่เกือบจะทำเสร็จแล้ว ก็ให้พยายามมากอีกสักหน่อยเพื่อจัดการให้เสร็จ คนที่เข้ามารับตำแหน่งต่อตอนที่งานใกล้จะเสร็จแล้วอาจจะมีปัญหาในการปิดงานได้เพราะว่าเขาไม่คุ้นเคยรายละเอียดที่ซับซ้อนต่างๆ ก่อนที่คนที่มารับงานต่อจะเริ่มงาน พยายามหาเวลาคุยกับเพื่อนร่วมงานเรื่องการส่งมอบงานและถามเพื่อนร่วมงานว่ามีเรื่องไหนที่เขาคิดว่าคุณควรเน้นเป็นพิเศษบ้าง ถ้ามีประเด็นเกิดขึ้นใหม่ที่คุณยังไม่รู้ ก็ถือเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้สอบถามและหาข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้  ประเด็นที่เพิ่งเกิดขึ้นใหม่น่าจะไม่กระทบกับการทำงานในวันท้ายๆ ของคุณ แต่ถ้าคุณรู้เรื่องนี้ก่อนคุณก็จะสามารถแจ้งเรื่องนี้กับคนที่มารับงานต่อได้ นี่ยังเป็นโอกาสดีที่คุณจะแน่ใจได้ด้วยว่าทุกคนรู้ว่าคุณกำลังจะออกและจะออกเมื่อไหร่ บอกให้เพื่อนร่วมงานทราบเรื่องช่วงส่งมอบงานเพื่อที่เขาจะได้เก็บเรื่องนี้ไปพิจารณา ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณมักจะน้อยลงในช่วงส่งมอบงาน เพราะฉะนั้นคุณจึงควรแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบไว้ก่อนล่วงหน้า ขั้นตอนสุดท้ายของการเตรียมตัวส่งมอบงานก็คือการเขียนเอกสารส่งมอบงานฉบับทางการให้เสร็จ คุณอาจจะปรับจากเอกสารฉบับร่างก็ได้ แต่พยายามอธิบายให้ละเอียดและเขียนข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดลงไป คุณจะต้องพูดคุยเรื่องเอกสารนี้กับผู้จัดการและพนักงานหลักคนอื่นๆ ที่จะได้รับผลกระทบจากเรื่องนี้ด้วย พยายามจัดทำเอกสารให้สมบูรณ์และส่งให้ผู้ที่มารับช่วงต่ออย่างน้อย 2-3 วันก่อนกำหนดเริ่มงาน เนื้อหาในเอกสารจะแตกต่างกันไปแล้วแต่งาน แต่อาจจะมีเนื้อหาดังต่อไปนี้  รายการตารางการทำงาน สรุปประเด็นที่เกิดขึ้น ปฏิทินงานที่กำลังจะเกิดขึ้นและกำหนดส่งงาน รหัสผ่านและข้อมูลการล็อกอิน รายการรายชื่อติดต่อที่เป็นประโยชน์  วิธีการหาไฟล์และโฟลเดอร์ต่างๆ ในระบบคอมพิวเตอร์ พยายามคิดว่าการส่งมอบงานครั้งนี้คือโอกาสที่คุณจะได้ช่วยให้คนๆ หนึ่งมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จริงๆ คุณไม่ได้แค่พยายามส่งต่อภาระและงานที่มีอยู่ แต่คุณยังมองในเรื่องของความก้าวหน้าด้านหน้าที่การงานของคนที่จะมารับช่วงต่อและความสำเร็จในระยะยาวของเจ้านายเก่าคุณด้วย  คุณสามารถทำเช่นนี้ได้โดยการบอกโอกาสการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องที่คุณรู้ว่ามีอยู่ เป็นไปได้ว่าตอนที่คุณเริ่มงานนี้ คุณอาจจะผ่านโปรแกรมการฝึกอบรมที่ช่วยให้คุณสามารถปรับตัวและพัฒนาตัวเองได้ อย่าลืมบอกเรื่องนี้กับคนที่มารับตำแหน่งต่อ และสนับสนุนให้เขาสำรวจความเป็นไปได้ต่างๆ ถ้าคุณได้มีเวลาอยู่กับคนที่จะเข้ามาแทนตำแหน่งคุณสักระยะ คุณจะต้องไม่เน้นไปที่ด้านเทคนิคของการทำงานเพียงอย่างเดียว เพราะแต่ละที่มีสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมการทำงานที่ไม่เหมือนกัน ซึ่งมันอาจสร้างความหวาดกลัวหรือความสับสนให้กับคนที่เพิ่งเข้ามาใหม่ได้ คุณต้องแบ่งเวลาเพื่อบอกให้คนใหม่รู้ข้อเท็จจริงที่สำคัญว่าออฟฟิศนี้ทำงานกันอย่างไร   พยายามหาโอกาสพาคนที่มาใหม่เดินรอบออฟฟิศและแนะนำให้ทุกคนรู้จัก อย่าลืมระบุหน้าที่ของพนักงานใหม่และพนักงานเดิมให้ชัดเจน ถ้าลักษณะงานของคนที่มาใหม่ต่างจากของคุณเล็กน้อย หรือเน้นความรับผิดชอบและมีลำดับความสำคัญของงานที่ต่างไปจากเดิม คุณต้องแจ้งให้พนักงานเดิมทราบเรื่องนี้ด้วย ถ้าคุณอยากจะช่วยเหลือเพิ่มเติมจริงๆ คุณอาจจะให้ข้อมูลติดต่อกับพนักงานใหม่ไว้ คุณอาจจะบอกเขาว่าเขาสามารถติดต่อคุณได้ถ้ามีปัญหาใหญ่ๆ เกิดขึ้นหรือต้องการแนวทางเล็กน้อย แต่ไม่ใช่ทุกคนที่เต็มใจจะทำแบบนี้ และมันมักจะขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับเจ้านายเก่าด้วย   ส่วนมากแค่ส่งเมลหากันธรรมดาก็น่าจะช่วยแก้ปัญหาได้แล้ว การเสนอความช่วยเหลือหลังจากที่คุณออกมาแล้วยังสร้างความประทับใจที่ดีและยังช่วยเพิ่มชื่อเสียงในทางที่ดีของคุณด้วย เมื่อคนที่เข้ามารับตำแหน่งต่อเริ่มงานที่ออฟฟิศ คุณอาจจะต้องอยู่คอยช่วยก่อนและเขาอาจจะขอให้คุณส่งมอบงานที่สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น ระยะเวลาที่คุณอยู่ต่ออาจแตกต่างกันไป แต่ในบางกรณีคุณอาจจะอยู่ต่ออีก 2-3 วันหรือนานกว่านั้นเพื่อช่วยให้คนที่มาใหม่เข้าใจระบบการทำงานมากยิ่งขึ้น โดยทั่วไปแล้วยิ่งคุณมีเวลาในการส่งมอบงานอย่างสมบูรณ์มากเท่าไหร่ คุณก็จะสามารถส่งต่อข้อมูลได้มากเท่านั้น มันจะต้องมีเรื่องที่คุณลืมบอกอยู่แล้ว และการมีคนมาคอยดูการทำงานของคุณก็เป็นวิธีที่ดีที่เขาจะได้เห็นกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำในแต่ละวัน ในช่วงส่งมอบงาน การจัดการข้อมูลและการจัดเตรียมเอกสารสำคัญให้ครบถ้วนและส่งมอบด้วยตนเองถือเป็นสิ่งที่ควรปฏิบัติ เพราะจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณได้จัดการกับสิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างเหมาะสมแล้วและมีการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างชัดเจน การส่งมอบเอกสารต่อหน้ายังเปิดโอกาสให้คุณได้พูดคุยเกี่ยวกับข้อมูลที่ซับซ้อนได้อย่างครบถ้วนก่อนไปอีกด้วย  โอกาสในการได้อธิบายข้อมูลสำคัญ และการที่คนที่มารับตำแหน่งต่อจะได้ถามคำถามกับคุณได้โดยตรงถือเป็นสิ่งสำคัญของการส่งมอบงานที่ดี และนี่ยังเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้พูดคุยเกี่ยวกับความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ และบริบทที่คุณอาจมองข้ามไปหากไม่ได้คุยกัน ถ้าคุณอยู่ในออฟฟิศกับคนที่มารับตำแหน่งต่อ คุณจะต้องคอยเอาใจใส่และพร้อมตลอดเวลา พยายามอธิบายและช่วยแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น คนที่มารับตำแหน่งต่อจากคุณอาจจะเขินอายนิดหน่อยหรือรู้สึกกลัวๆ ในวันแรกๆ และอาจจะไม่อยากถามโน่นถามนี่คุณมากนัก  คุณต้องแสดงออกให้ชัดเจนว่าคุณอยู่ตรงนี้เพื่อช่วยเขา และคุณยินดีที่จะตอบคำถาม การทำเช่นนี้จะเป็นการช่วยทำให้สถานการณ์ที่ต้องมีการส่งมอบงานเป็นการแบ่งเบาความรับผิดชอบกันระหว่างคุณกับผู้ที่มารับตำแหน่งต่อ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำก่อนออกจากตำแหน่งและส่งมอบงานอย่างเสร็จสมบูรณ์ก็คือการประชุมส่งมอบงานครั้งสุดท้ายกับคนที่มารับตำแหน่งต่อ ให้คนที่มารับตำแหน่งต่อนำเอกสารมาพร้อมกับคำถามสำคัญๆ และโน้ตที่เขาเขียนไว้ การประชุมครั้งนี้เป็นโอกาสดีที่คนใหม่จะมั่นใจได้ว่าเขาเข้าใจบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของตัวเองจริงๆ  ความไม่แน่ใจต่างๆ จะได้รับความกระจ่างในระหว่างการประชุม การเชิญผู้จัดการหรือหัวหน้ามาเข้าร่วมประชุมด้วยอาจเป็นสิ่งที่ควรทำ แล้วแต่ว่าคุณทำงานที่ไหน คุณต้องแจ้งผู้จัดการว่าคุณจะประชุมที่ไหนเมื่อไหร่ และถามเขาว่ามีอะไรที่เขาอยากจะเพิ่มเติมหรือไม่
พูดคุยเรื่องการส่งมอบงานกับผู้จัดการ. วางโครงร่างเอกสารส่งมอบงานคร่าวๆ. อุดรอยรั่วให้หมด. พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน. เขียนเอกสารส่งมอบงานฉบับทางการ. เน้นการสนับสนุนและการฝึกอบรมที่มีอยู่. อย่าละเลยวัฒนธรรมการทำงาน. ให้ข้อมูลติดต่อ. อยู่ให้ได้นานที่สุด. ส่งมอบเอกสารสำคัญด้วยตัวเอง. พยายามช่วยเหลือ. ประชุมส่งมอบงานครั้งสุดท้าย.
https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office https://www.wikihow.com/Do-a-Handover-in-an-Office
Organising Your Handover Thinking of Long-Term Development Managing the Handover Period