ฝึกเทคนิคการเขียน เขียนส่วนเนื้อหาของรายงาน เขียนหน้าปกในและกำหนดรูปแบบรายงาน
ก่อนเริ่มเขียนส่วนเนื้อหาของรายงาน ให้คุณแบ่งประสบการณ์การทำงานของคุณออกมาเป็นส่วนๆ ก่อน เขียนโครงร่างพื้นฐานลงบนกระดาษ จากนั้นเขียนรายการประเด็นที่คุณต้องการจะใส่ลงไปในแต่ละหัวข้อย่อย วิธีนี้จะช่วยให้รายงานของคุณเป็นระเบียบ เนื้อหาลื่นไหล และไม่มีข้อมูลส่วนไหนซ้ำซ้อนกัน ประเมินพื้นที่ในรายงานให้เพียงพอที่จะเล่าประสบการณ์ได้อย่างละเอียด แต่ระวังอย่าออกนอกเรื่อง เพราะรายงานขนาดยาวอาจจะดูไม่ค่อยมีประเด็นและไม่ได้ผ่านการขัดเกลามากนัก ความยาวปานกลางถือว่าเหมาะสมสำหรับรายงานส่วนใหญ่  ถ้าคุณไม่มีเนื้อหามากพอที่จะขยายเพิ่มเติมในรายงาน ก็เลือกเขียนรายงานสั้นๆ ดีกว่า คุณอาจจะต้องเขียนมากกว่า 10 หน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นการฝึกงานอย่างเข้มข้นหรือคุณกำลังศึกษาในระดับอุดมศึกษา จำนวนหน้าที่กำหนดอาจจะต่างกันไปแล้วแต่โปรแกรมการฝึกงาน รายงานของคุณเป็นเอกสารวิชาการ เพราะฉะนั้นคุณก็ควรจะเขียนด้วยภาษาเชิงวิชาการ นำเสนอตัวเองในเชิงบวกด้วยการใช้ข้อเท็จจริงและตัวอย่างที่ชัดเจนอธิบายประสบการณ์ของคุณ เขียนรายงานด้วยความรอบคอบ และอย่าใช้น้ำเสียงที่เป็นการวิพากษ์วิจารณ์มากเกินไป  เช่น คุณอาจจะพูดว่า “ดิฉันประสบช่วงเวลาที่ยากลำบากในระหว่างการฝึกงานที่บริษัท เวย์น อินดัสทรี จำกัด แต่ดิฉันก็ได้เรียนรู้อะไรมากมาย” แต่อย่าพูดว่า “บริษัท เวย์น อินดัสทรีเป็นบริษัทที่แย่มาก” ตัวอย่างการเขียนจากข้อเท็จจริงก็เช่น “บริษัท เวย์น อินดัสทรีมีส่วนแบ่งในตลาดอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อยู่ที่ 75%” อย่าพูดกว้างๆ แต่ให้เล่าประสบการณ์ลงในรายงานด้วยการยกตัวอย่างเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณเขียน รายละเอียดที่ชัดเจนจะช่วยให้ผู้อ่านนึกภาพประสบการณ์การทำงานของคุณออก  เช่น เขียนว่า “บริษัทแอกซ์เมทิ้งชุดระเบิดไดนาไมต์ที่ไม่มีสลักไว้ด้านนอก ดิฉันจึงรู้สึกไม่ปลอดภัยระหว่างการทำงานที่นั่น” คุณอาจจะเขียนว่า “หัวหน้าให้ดิฉันไปถ่ายรูปโลมาเกยตื้นที่หน้าหาดบางแสน” ความเข้าใจชีวิตอยู่เหนือขอบเขตของการบ้าน ความเข้าใจชีวิตอาจรวมถึงองค์กรที่คุณฝึกงานด้วย คนที่ทำงานที่นั่น และภาพรวมของโลก ซึ่งความเข้าใจที่ว่านี้จะแตกต่างกันไปแล้วแต่ขอบเขตของการฝึกงาน แต่ถ้าคุณมีความเข้าใจในเรื่องเหล่านี้ มันก็จะแสดงให้เห็นว่าคุณได้เติบโตในฐานะมนุษย์คนหนึ่ง  คุณอาจจะฝึกงานในห้องปฏิบัติการวิทยาศาสตร์และเขียนลงไปว่า “พนักงานยืนตลอดทั้งวัน แต่พวกเขารู้ว่าเขากำลังช่วยเหลือผู้อื่นอยู่ พวกเขาจึงมาทำงานในตอนเช้าด้วยพลังที่เปี่ยมล้น” อีกตัวอย่างก็เช่น “ออสคอร์ปเป็นบริษัทที่งานยุ่งมาก และพนักงานก็คงจะมีความสุขกว่านี้หากพวกเขาได้รับการช่วยเหลือเพิ่มเติม ซึ่งปัญหานี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นในหลายบริษัททั่วประเทศ” ค่อยๆ อ่านรายงานตั้งแต่ต้นจนจบอย่างน้อย 1 ครั้ง โน้ตประโยคที่อ่านแล้วยังไม่ค่อยลื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของประสบการณ์ที่คุณอธิบายในรายงานและน้ำเสียงโดยรวมของรายงาน รายงานทั้งฉบับจะต้องปะติดปะต่อกัน อยู่บนพื้นฐานของความจริง และชัดเจน  การอ่านออกเสียงและการขอให้คนอื่นอ่านงานให้สามารถช่วยคุณได้ คุณอาจจะต้องย้อนกลับไปอ่านสัก 2-3 ครั้งและแก้ไขตามจุดต่างๆ ขัดเกลารายงานให้มากที่สุดเท่าที่จำเป็นเพื่อให้รายงานออกมาสมบูรณ์แบบ เมื่อคุณพอใจกับผลงานแล้ว ให้ส่งให้ที่ปรึกษาอ่านประสบการณ์ของคุณ อย่าลืมดูกำหนดส่งงานของทางโปรแกรมด้วย เผื่อเวลาแก้ไขเยอะๆ ด้วยการเขียนรายงานตั้งแต่เนิ่นๆ เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณขึ้นหัวข้อใหม่ในรายงาน ให้ขึ้นหน้าใหม่ คิดชื่อหัวข้อที่สื่อถึงรายละเอียดข้างใน และให้ชื่อหัวข้ออยู่ตรงกลางด้านบนของหน้ากระดาษและใช้ตัวหนา  เช่น ชื่อหัวข้ออาจจะเป็น “ภาพรวมของธนาคารกรุงไทย” ชื่อหัวข้อทั่วไปก็เช่น “บทนำ” “ภาพสะท้อนการฝึกงาน” และ “บทสรุป” ใช้บทนำขยายสิ่งที่คุณกล่าวไปในบทสรุป โดยเริ่มจากการให้รายละเอียดเกี่ยวกับการบริหารงานของนายจ้างอย่างลึกซึ้ง อธิบายองค์กร ตำแหน่งของเขาในสาขาอาชีพ สิ่งที่เขาทำ และจำนวนคนที่เขาจ้าง เช่น เขียนว่า “แรมแจ๊คเป็นผู้จัดหาหุ่นยนต์รับใช้ไปยังประเทศต่างๆ ทั่วโลก  และในฐานะที่เป็นผู้บุกเบิกด้านอุตสาหกรรมหุ่นยนต์ แรมแจ๊คได้รับสิทธิ์ในการดูแลความเสียหายที่เกิดจากเหตุภัยพิบัติด้านสิ่งแวดล้อม” ทุกบริษัทหรือองค์กรประกอบด้วยแผนกต่างๆ  เขียนรายละเอียดเกี่ยวกับแผนกที่คุณเข้าไปฝึกงาน โดยพยายามเขียนให้เจาะจงมากที่สุด ใช้ส่วนนี้ของบทนำในการเกริ่นเข้าหัวข้อประสบการณ์ส่วนตัว  เช่น เขียนว่า “ในเดือนพฤษภาคม - มิถุนายน พ.ศ. 2561 ดิฉันได้ฝึกงานในแผนกวิศวกรรมไฟฟ้าที่บริษัท แรมแจ๊คร่วมกับพนักงานอีก 200 คน” จำไว้ว่ารายงานนี้เป็นเรื่องราวของคุณ เพราะฉะนั้นให้ใช้สไตล์การเขียนส่วนตัวในการดึงดูดผู้อ่าน อธิบายว่าช่วงฝึกงานคุณทำอะไรบ้าง พยายามใส่รายละเอียดให้ได้มากที่สุด แม้ว่างานที่ทำจะดูเป็นงานซ้ำซากในช่วงแรก เช่น ทำความสะอาดหรือเขียนบันทึกข้อความ แต่มันก็สิ่งที่ทำให้รายงานของคุณมีคุณค่า คุณอาจจะเขียนว่า “หน้าที่รับผิดชอบของดิฉันขณะทำงานที่แรมแจ๊คคือการบัดกรีสายไฟฟ้า แต่นอกจากนี้ดิฉันก็ยังได้ทำหน้าที่ในส่วนของการบำรุงรักษาส่วนประกอบของหุ่นยนต์ด้วย” เปลี่ยนจากการอธิบายหน้าที่รับผิดชอบในงานมาเป็นการอธิบายผลลัพธ์ ยกตัวอย่างสิ่งที่คุณได้จากการฝึกงานมาสัก 2-3 ตัวอย่าง อธิบายอย่างละเอียดว่าการเปลี่ยนแปลงที่ว่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร  ลองคิดดูว่าตัวเองเปลี่ยนไปอย่างไรในด้านของการเติบโตที่มากไปกว่าการเป็นพนักงานคนหนึ่ง เช่น คุณอาจจะบอกว่า “ฉันได้เรียนรู้วิธีการสื่อสารกับคนในชุมชนที่ต่างจากฉันมากๆ” คุณสามารถวิจารณ์องค์กรที่คุณไปฝึกงานด้วยได้ แต่ให้วิจารณ์ด้วยเหตุผลและเป็นกลางให้มากที่สุด เน้นข้อเท็จจริงและตัวอย่างที่ชัดเจน เน้นสิ่งที่คุณได้เรียนรู้และสิ่งที่คุณสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ในอนาคต และอย่าพูดถึงใครในทางที่ไม่ดี คุณอาจจะเขียนว่า “แรมแจ๊คน่าจะได้ประโยชน์จากการสื่อสารที่ดีกว่านี้ เพราะบ่อยครั้งที่หัวหน้ามีความไม่ชัดเจนในการสั่งงานว่าต้องการอะไรจากดิฉัน” สรุปรายงานด้วยการเล่าว่าประสบการณ์การฝึกงานเป็นไปอย่างไร เล่าอย่างเป็นกลางโดยเล่าประสบการณ์ทั้งดีและไม่ดีระหว่างการฝึกงาน คุณอาจจะเขียนข้อเสนอแนะที่คุณได้รับระหว่างการฝึกงานลงไปด้วยก็ได้ คุณอาจจะเขียนประมาณว่า “ตอนแรกดิฉันเงียบเกินไป แต่ดิฉันก็ได้เรียนรู้ที่จะกล้าแสดงความคิดเห็นและมั่นใจมากขึ้น จนฝ่ายบริหารนำความคิดของดิฉันไปพิจารณาอย่างจริงจัง” ภาคผนวกเป็นส่วนที่รวบรวมสมุดบันทึก ผลงานตีพิมพ์ ภาพถ่าย บันทึกภาพและเสียง และเอกสารประกอบอื่นๆ ที่คุณมี ปริมาณเอกสารในภาคผนวกจะขึ้นอยู่กับหน้าที่รับผิดชอบของคุณในช่วงฝึกงาน พยายามใส่เอกสารที่จะทำให้ผู้อ่านเข้าถึงรสชาติของความสำเร็จในช่วงฝึกงาน  เช่น ถ้าคุณทำงานในแผนกสื่อสาร ให้ใส่ข่าวประชาสัมพันธ์ โฆษณา จดหมาย หรือเทปที่คุณเป็นคนทำ ถ้าคุณไม่มีอะไรใส่เพิ่มเติม คุณอาจจะเขียนอธิบายอีกย่อหน้าหนึ่งว่าทำไมคุณถึงไม่มีเอกสารประกอบ อย่าลืมใส่เลขหน้าตรงมุมบนขวามือของแต่ละหน้ายกเว้นหน้าปกใน คุณสามารถใส่เลขหน้าอัตโนมัติได้ด้วยการใช้ตัวเลือกเมนูที่อยู่ในตำแหน่งแถบงานของโปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ แล้วมันจะสร้างเลขหน้าอัตโนมัติให้คุณเลย  การใส่เลขหน้าจะทำให้ผู้อ่านสามารถดูเลขหน้าจากสารบัญได้เลย เลขหน้าจะช่วยให้คุณจัดลำดับรายงานได้อย่างเป็นระเบียบและแทนที่หน้าที่หายไปได้ หน้าปกเป็นหน้าแรกที่ผู้อ่านเห็น พิมพ์ชื่อรายงานตรงด้านบนของกระดาษด้วยตัวหนา ชื่อรายงานที่ดีควรจะอธิบายว่าคุณทำอะไรในช่วงฝึกงาน แต่อย่าใส่มุกตลกหรือคำวิจารณ์เกี่ยวกับการฝึกงานลงไปในชื่อรายงาน  เช่น คุณอาจจะเขียนว่า “รายงานการฝึกงานด้านวาณิชธนกิจที่ธนาคารกรุงไทย” ชื่อรายงานทั่วไปอย่าง "รายงานการฝึกงาน" ก็เป็นชื่อที่ยอมรับได้ถ้าคุณคิดชื่ออื่นไม่ออก ใต้ชื่อเรื่องให้ใส่วันที่ฝึกงาน ชื่อ ชื่อมหาวิทยาลัย และที่ปรึกษา และอย่าลืมใส่ชื่อและข้อมูลติดต่อขององค์กรที่คุณไปฝึกงานด้วย  เช่น เขียนว่า "รายงานการฝึกงาน ณ บริษัทกรุงเทพประกันภัย พฤษภาคม - มิถุนายน 2561" จัดเรียงข้อมูลบนหน้าปกให้เรียบร้อย ให้ข้อความอยู่ตรงกลางและเว้นที่ว่างระหว่างบรรทัด หน้าถัดจากหน้าปกให้ตั้งชื่อหัวข้อว่า “กิตติกรรมประกาศ” หน้านี้เป็นหน้าที่เปิดโอกาสให้คุณขอบคุณใครก็ตามที่ช่วยเหลือคุณตลอดการฝึกงาน  คุณอาจจะขอบคุณอาจารย์ที่ปรึกษา หัวหน้างาน และใครก็ตามที่คุณทำงานด้วย เช่น กล่าวว่า “ดิฉันขอขอบพระคุณดร. นิคมที่ให้โอกาสดิฉันได้ฝึกงานในครั้งนี้” หน้าสารบัญมีประโยชน์มากหากรายงานของคุณประกอบด้วยหัวข้อต่างๆ ตั้งแต่ 8 หัวข้อขึ้นไป ในสารบัญให้ใส่รายชื่อหัวข้อที่อยู่ในรายงานและเลขหน้าของแต่ละหัวข้อลงไป ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านสามารถเปิดไปยังหัวข้อที่เขาต้องการอ่านได้อย่างง่ายดาย  หน้ากิตติกรรมประกาศควรจะอยู่ในสารบัญด้วย แต่ไม่ต้องใส่หน้าปกในในสารบัญ ถ้ารายงานของคุณมีกราฟหรือตัวเลข คุณอาจจะใส่สารบัญสำหรับกราฟและตัวเลขต่างหากเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าเขาจะต้องเปิดไปที่หน้าไหน บทคัดย่อหรือที่เรียกกันว่าบทสรุปเป็นส่วนที่ทำให้ผู้อ่านเห็นภาพรวมของหน้าที่รับผิดชอบในระหว่างการฝึกงานแบบคร่าวๆ  ในบทคัดย่อจะต้องบอกว่าคุณทำงานให้ใครและทำอะไรให้เขา เขียนบทคัดย่อให้กระชับด้วยการเล่างานและประสบการณ์ของคุณให้ฟังแบบคร่าวๆ ในย่อหน้าเดียว เช่น ขึ้นต้นว่า “รายงานฉบับนี้แสดงรายละเอียดการฝึกงานภาคฤดูร้อนที่บริษัท สตาร์ค อุตสาหกรรม จำกัด กรุงเทพมหานคร โดยดิฉันได้ฝึกงานในแผนกบัญชี”
จัดเรียงข้อมูลออกมาเป็นโครงร่างก่อนเขียน. เขียนอย่างน้อย 5-10 หน้า. รักษาน้ำเสียงในรายงานให้เป็นกลางตลอดทั้งฉบับ. ใช้ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงในการอธิบายประสบการณ์การฝึกงาน. ใส่ข้อสังเกตเกี่ยวกับชีวิตจริง. อ่านรายงานทวนอีกครั้งหลังจากเขียนเสร็จ. แก้ไขรายงานก่อนส่ง. ตั้งชื่อแต่ละหัวข้อในรายงาน. ขึ้นต้นบทนำด้วยข้อเท็จจริงเกี่ยวกับนายจ้าง. อธิบายแผนกในองค์กรที่คุณไปฝึกงาน. อธิบายความรับผิดชอบในช่วงฝึกงาน. เขียนสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ระหว่างการฝึกงาน. ประเมินประสบการณ์การฝึกงาน. ทบทวนการปฏิบัติงานในช่วงฝึกงาน. ใส่แหล่งที่มาอื่นๆ ลงไปในภาคผนวก. ใส่เลขหน้าในรายงาน. เขียนชื่อรายงานในหน้าปก. ใส่ชื่อของคุณและข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกงานลงบนหน้าปก. ใส่กิตติกรรมประกาศในหน้าถัดไป. ถ้ารายงานยาวให้ใส่หน้าสารบัญด้วย. เขียนบทคัดย่อที่สรุปการฝึกงานคร่าวๆ.
https://www.wikihow.com/Write-a-Report-After-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-a-Report-After-an-Internship https://www.wikihow.com/Write-a-Report-After-an-Internship
Practicing Good Writing Techniques Writing the Body of the Report Creating the Title Pages and Formatting the Document