จัดวางรูปแบบของจดหมายธุรกิจ เขียนจดหมายธุรกิจ
ตัวอักษรธุรกิจจะเป็นตัวแทนของบริษัทของคุณ ดังนั้น ตัวอักษรควรจะมีความโดดเด่นและมีคุณภาพสูง เพราะจะเป็นตัวแสดงโลโก้ของบริษัทหรือยี่ห้อขอคุณ  คุณสามารถสร้างหัวกระดาษโดยใช้รูปแบบที่ออกแบบสำเร็จรูปในโปรแกรม Microsoft word ได้ ดูให้ดีว่าคุณได้ใช้โลโก้หรือยี่ห้อของคุณในการเขียนหัวกระดาษ คุณควรจะเขียนจดหมายธุรกิจด้วยคอมพิวเตอร์เสมอ   สร้างเอกสารใหม่และตั้งค่าระยะห่างจากขอบกระดาษไว้ที่ 1 นิ้ว   ใช้รูปแบบตัวอักษรประเภท serif เช่นTimes New Roman, Georgia หรือ Ariel ขนาดขอตัวอักษรต้องไม่ใหญ่เกิน 12 และไม่เล็กกว่า 10 จดหมายไม่ควรจะอ่านยากเพราะใช้รูปแบบตัวอักษรหรือขนาดของตัวอักษร ตรวจสอบให้ดีว่าเอกสารนั้นเว้นระยะห่างระหว่างบรรทัดที่ 1 กล่องข้อความเป็นรูปแบบที่ใช้บ่อยที่สุดในการเขียนจดหมายธุรกิจ และยังเป็นรูปแบบที่ง่ายที่สุดในการจัดวางและติดตาม หัวเรื่องแต่ละหัวจะต้องชิดด้านซ้าย และจะต้องเว้นบรรทัด 1 บรรทัดในแต่ละหัวเรื่อง จดหมายธุรกิจตลอดทั้งฉบับควรจะมีหัวเรื่องดังต่อไปนี้:  วันที่เขียน หรือวันที่คุณส่งจดหมาย วันที่เป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะสามารถใช้เพื่อบันทึกการส่งจดหมายทั้งของตัวเองและผู้รับ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในแง่ของกฎหมาย ดังนั้น ดูให้ดีว่าคุณได้ลงวันที่ได้ถูกต้อง ที่อยู่ของผู้ส่ง หมายถึงที่อยู่ของคุณ และจัดวางรูปแบบตามมาตรฐาน ถ้าที่อยู่ของคุณปรากฎบนหัวกระดาษแล้ว คุณสามารถข้ามหัวเรื่องนี้ได้ทันที ที่อยู่ภายใน เป็นชื่อและที่อยู่ของผู้รับ การใช้คำนำหน้าชื่อ เช่น นาย นางสาย Mr Mrs นั้นจะใช้หรือไม่ใช้ก็ได้ ดังนั้น ถ้าคุณกำลังเขียนจดหมายถึงนีน่า บราวน์ คุณสามารถละคำนำหน้าชื่อนางหรือนางสาวได้ ถ้าคุณไม่แน่ใจสถานะการสมรสของบุคคลดังกล่าว ความเคารพ ซึ่งอาจจะเขียนว่า “Dear Ms Brown” หรือ “Dear Nina Brown” ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าใครจะอ่านจดหมายฉบับนี้ ให้ใช้ “Dear Sir, or Dear Madam”  หรือจะใช้ว่า  “To Whom It May Concern” แต่ควรใช้ประโยคนี้ในกรณีที่ไม่เหลือตัวเลือกคำให้ใช้ในกรณีที่คุณไม่ทราบว่าใครจะเป็นคนอ่าน เนื้อความของจดหมาย เราจะพูดถึงส่วนนี้ในส่วนถัดไปของบทความ ประโยคปิดจดหมาย พร้อมลงชื่อ โดยอาจจะใช้คำว่า “Sincerely” หรือ “Kind Regards” น้ำเสียงของจดหมายจะต้องมีความเป็นมืออาชีพอยู่เสมอ ไม่ว่าผู้อ่านจะเป็นใครก็ตาม แต่คุณสามารถปรับเปลี่ยนภาษาหรือการเลือกคำโดยขึ้นอยู่กับคนที่คุณเขียนถึงได้ ถ้าคุณกำลังเขียนถึงฝ่ายจัดการทรัพยากรมนุษย์ของบริษัทอื่น คุณอาจจะต้องใช้ภาษาที่สุภาพมากกว่าปกติ แต่ถ้าคุณกำลังเขียนจดหมายถึงลูกค้าเฉพาะบุคคล คุณอาจจะต้องใช้ภาษาที่สุภาพน้อยลงหรือภาษาแบบเป็นกันเอง   การระบุผู้อ่านยังช่วยหลีกเลี่ยงการทำให้ลูกค้าเกิดความสับสนได้ หลีกเลี่ยงการใช้คำเฉพาะทางที่ผู้อ่านจะไม่เข้าใจ ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้าส่วนใหญ่จะไม่รู้จักคำเฉพาะที่ใช้ในโครงการอวกาศของบริษัทคุณ ดังนั้น หลีกเลี่ยงการใช้คำเหล่านี้ในจดหมาย กฎอันดับหนึ่งของการเขียนจดหมายธุรกิจคือต้องมีความชัดเจน กระชับ และสุภาพ พิจารณาจุดมุ่งหมายของของจดหมาย ว่าจุดมุ่งหมายของคุณคือบอกให้ลูกค้ารับรู้ถึงที่อยู่ใหม่ที่อยู่ในส่วนอื่นของเมืองใช่หรือไม่ ว่าเป็นการเตือนลูกค้าให้แจ้งชำระหนี้หรือวงเงินเกินใช่หรือไม่ ว่าเป็นการตอบรับคำร้องเรียนของลูกค้าใช่หรือไม่ หากมีจุดมุ่งหมายอยู่ในใจ ให้เขียนจดหมายบรรทัดแรกที่ช่วยให้ผู้อ่านรู้ได้ทันทีว่าจดหมายนี้มีเนื้อหาอย่างไร อย่าเขียนจุดมุ่งหมายของจดหมายแบบคลุมเครือ เข้าถึงประเด็นทันที.   เริ่มต้นด้วยการใช้คำว่า “I” ถ้าคุณกำลังกล่าวถึงความเห็นของคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจ  ใช้คำว่า “we” ถ้าคุณกำลังเขียนในฐานะตัวแทนของบริษัทหรือหน่วยงาน   มุ่งเน้นที่การเขียนประโยคกล่าวโดยตรง เช่น: “We are writing to inform you” หรือ “We are writing to request” คุณสามารถใช้คำว่า “I” ถ้าคุณเขียนจดหมายในฐานะเจ้าของธุรกิจ เช่น: “I am contacting you because”  หรือ “I recently heard about...and would like to know more about…” ยกตัวอย่างเช่น คุณ (เจ้าของธุรกิจ) กำลังเขียนถึงนีน่า บราวน์ เกี่ยวกับการค้างชำระหนี้ในเดือนที่แล้ว  ให้เริ่มต้นจดหมายว่า:  “I am contacting you because you have an outstanding balance on your account from March 2015.” หรือ คุณเป็นลูกจ้างที่บริษัทและกำลังเขียนจดหมายตอบรับคำร้องเรียนของลูกค้าเกี่ยวกับโครงการอวกาศของบริษัท ให้เริ่มต้นจดหมายว่า: “We received your complaint about our Mars space program.” คุณอาจจะเขียนจดหมายเพื่อบอกข้อมูลแก่ผู้อ่านว่าชนะการประกวด หรือได้รับรางวัลในหลักสูตรบัณฑิตศึกษา ให้เริ่มต้นประโยคว่า: “I am delighted to inform you…” หรือ “We are excited to inform you…”. ถ้าคุณต้องการจะบอกข่าวร้าย ให้เริ่มต้นประโยคว่า  “We regret to inform you…” หรือ “After careful consideration, I have decided not to…”. เราใช้ประโยคกรรมวาจกตลอดในการพูดโดยทั่วไป แต่ประโยคแบบนี้จะทำให้จดหมายของคุณดูสับสนและคลุมเครือ ประโยคกัตตุวาจกนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าในการเขียนจดหมายธุรกิจ เพราะประโยคนี้จะทำให้น้ำเสียงดูมีความแน่วแน่มากกว่า   ตัวอย่างของการใช้ประโยคกรรมวาจกอาจเขียนว่า:  “What specific complaints can I address for you?” ประธานของประโยคคือลูกค้า ("you") ปรากฎในส่วนท้าของประโยคมากกว่าขึ้นต้นประโยค ตัวอย่างของการใช้ประโยคกัตตุวาจกอาจเขียนว่า:  “What can I do to address your complaints?” ประโยคแบบนี้ในรูปแบบกัตตุวาจกนั้นชัดเจนและทำให้ลูกค้าเข้าใจได้ง่ายกว่า การใช้ประโยคกรรมวาจกอาจจะเป็นวิธีที่ดีในการสื่อสารโดยไม่มุ่งเน้นที่ความผิดพลาดหรือการประจบ แต่ให้ใช้ประโยคแบบนี้ในตัวอย่างนี้เท่านั้น โดยทั่วไปแล้ว ประโยคกัตตุวาจกนั้นให้ผลดีมากกว่าในการเขียนจดหมายธุรกิจ คุณอาจจะติดต่อนีน่า บราวน์เมื่อเดือนที่ผ่านมาด้วยการเตือนค้างชำระหนี้ หรือลูกค้าแสดงความไม่พอใจกับโครงการอวกาศที่ประกาศในการประชุมเมื่อเดือนที่แล้ว ถ้าคุณติดต่อผู้อ่านไปก่อนหน้านี้ ให้กล่าวถึงด้วย เพราะจะช่วยเตือนผู้อ่านว่าเคยติดต่อมาแล้วและทำให้จดหมายธุรกิจดูมีความรวดเร็วและสำคัญ  ใช้ประโยคทำนองว่า:  “Per my previous letter about your unpaid bill…” หรือ “Thank you for your payment in March." หรือ “It was very useful to hear about your issues with the space program at the conference in May.” การสร้างน้ำเสียงเชิงบวกด้วยการร้องขอหรือให้ความช่วยเหลือแบบสุภาพจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานได้   สมมติว่าคุณเป็นเข้าของธุรกิจที่พยายามทำให้ลูกค้าชำระหนี้  ใช้ประโยคทำนองว่า:  “I would appreciate your immediate attention in the matter of your unpaid bill.” สมมติว่าคุณกำลังเขียนในฐานะตัวแทนของบริษัท ใช้ประโยคทำนองว่า: “We would like to set up a face to face meeting with you and our head of Human Resources.” คุณควรจะให้คำตอบกับคำถาทุกข้อหรือพิจารณาว่าผู้อ่านน่าจะมีปัญหาดังกล่าว ใช้ประโยคทำนองว่า: “I would be happy to answer any questions or concerns you may have about your bill.” หรือ “Would you like us to provide you with more details about the program?” เขียนประโยคที่นำไปสู่การกระทำในส่วนของคุณหรือส่วนของผู้อ่าน ซึ่งอาจจะเป็นคำร้องให้ชำระภายในเวลาที่กำหนด หรือแจ้งเตือนเกี่ยวกับการประชุมอย่างเป็นทางการให้ผู้อ่านรับรู้   เขียนประโยคที่พูดถึงผู้รับจดหมายในอนาคต  “I look forward to seeing you at the budget meeting next week." หรือ “Looking forward to discussing this further with you during your visit to our headquarters.”  กล่าวถึงเอกสารทุกฉบับที่คุณแนบมาในจดหมาย และเขียนประโยคทำนองว่า “Please find enclosed your unpaid bill” หรือ “You will find enclosed a copy of our space outreach program.” จบการเขียนจดหมายด้วนประโยคปิด ใช้คำว่า “Sincerely” หรือ “Sincerely yours” กับลูกค้า ใช้คำว่า “Yours faithfully” กับจดหมายทางการที่ส่งให้กับบุคคลที่คุณไม่รู้จักมาก่อน ใช้คำว่า “Regards” หรือ “Best” เท่านั้นในกรณีที่คุณกำลังเขียนให้กับคนที่คุณรู้จักดีหรือมีความสัมพันธ์ในการทำงานกันมาก่อน การวางรูปแบบจดหมายและการเขียนจดหมายที่คุณทำมาทั้งหมดจะไร้ค่าถ้าจดหมายของคุณเต็มด้วยการสะกดคำผิด   ลองดูตัวอย่างการใช้ประโยคกรรมวาจก และพยายามปรับเปลี่ยนประโยคให้เป็นกัตตุวาจก สังเกตทุกประโยคที่ยาวหรือไม่ชัดเจน แล้วเปลี่ยนให้เป็นประโยคทางตรง ในจดหมายธุรกิจ ยิ่งสั้นยิ่งดี ดังนั้น ให้ลดความยาวของประโยคให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้
ใช้ตัวอักษรหัวเรื่องแบบมืออาชีพ. เปิดโปรแกรมพิมพ์เอกสาร. จัดรูปแบบกล่องข้อความ. ระบุผู้อ่าน. กล่าวถึงจุดมุ่งหมายของจดหมายตั้งแต่บรรทัดแรก. ให้ใช้ประโยคกัตตุวาจก (Active voice) มากกว่าประโยคกรรมวาจก (Passive voice). กล่าวถึงเหตุการณ์ก่อนหน้าหรือการติดต่อกันทางจดหมายครั้งที่ผ่านมา ถ้ามี. ร้องขอหรือให้ความช่วยเหลือ. สรุปเนื้อหาในจดหมาย. ตรวจสอบจดหมาย.
https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter-to-Customers https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter-to-Customers
Formatting the Business Letter Writing the Business Letter