ขจัดสิ่งรบกวน จัดตารางเวลา เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ
การคอยตรวจดูอีเมลอยู่เสมอจะทำให้เราไม่สามารถทำภารกิจได้ “อย่างต่อเนื่อง” และทำให้เสียเวลามากขึ้น ฉะนั้นจงอย่าคอยตรวจดูอีเมลตลอดทั้งวัน โดยเฉพาะถ้าเราควรจดจ่ออยู่กับงานอื่น ให้ตรวจดูอีเมลแค่สามครั้งต่อวัน คือตอนเช้าตรู่ หลังอาหารกลางวัน และช่วงบ่าย เราจะได้ไม่ถูกอีเมลที่ส่งมาอยู่เรื่อยๆ ตลอดวันรบกวนการทำงาน และมีเวลาจัดการอีเมลด้วย  ใช้วิธีเดียวกันนี้กับช่องทางการสื่อสารแบบอื่นๆ ได้ เช่น จดหมายเสียง ข้อความ หรือโทรศัพท์ พยายามอย่าเปิดช่องทางการสื่อสารพวกนี้ไว้ตลอดเวลา ยกเว้นแต่ว่ากำลังรอให้มีการส่งข้อความหรือโทรศัพท์มาในเรื่องที่สำคัญ การเปิดช่องทางสื่อสารเหล่านี้เป็นเวลาจะช่วยลดสิ่งรบกวนการทำงานและช่วยให้เราทำภารกิจต่างๆ สำเร็จตามตารางเวลา ถ้าไปเป็นได้ ปิดมือถือและอินเตอร์เน็ตอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมง เราจะได้มีสมาธิอย่างเต็มที่ในการทำงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จในวันนั้นและไม่มีเสียงโทรศัพท์หรือเสียงข้อความไลน์มารบกวน  การปิดสิ่งรบกวนพวกนี้ยังช่วยเราในการทำงานที่ต้องอาศัยเวลา เช่น การเขียนรายงานส่งครู หรือการเขียนรายงานเล่มหนา การปิดโทรศัพท์มือถือจะทำให้เราไม่มีข้ออ้างในการคอยตรวจหน้าจอโทรศัพท์ทุกห้านาที หรือเผลอเลื่อนหน้าจอเข้าเล่นสื่อสังคมโดยไม่รู้ตัว พยายามอย่าให้ผู้อื่นมารบกวนหรือไปรบกวนคนอื่น บอกคนรอบข้างว่าเรากำลังทำงานอยู่ อาจปิดประตูหรือติดป้ายห้ามรบกวน อาจส่งอีเมลภายในออฟฟิศแจ้งให้ทุกคนรู้ช่วงเวลาทำงานของเรา พวกเขาจะได้ไม่มารบกวนช่วงเวลาดังกล่าวนั้น พอเขียนรายการภารกิจที่ต้องทำหรือตารางการทำงานเรียบร้อย และเตรียมมาตรการป้องสิ่งรบกวนไว้แล้ว ก็จงรวบรวมกำลังใจและตั้งใจทำตามตารางเวลาที่กำหนดไว้ คนส่วนใหญ่จะรู้ตัวว่าตนกำลังใช้เวลาอย่างคุ้มค่าหรือเปล่าประโยชน์กันแน่ ฉะนั้นพยายามอย่าเผลอออกนอกลู่นอกทาง ทำตามตารางเวลาจนจบวัน แล้วเราจะรู้สึกว่าตนประสบความสำเร็จและใช้เวลาอย่างคุ้มค่า จะใช้กระดาษหรือใช้เครื่องมือปฏิทินในคอมพิวเตอร์วาดตารางเวลาก็ได้และเขียนช่วงเวลาลงไป เริ่มตั้งแต่เวลาที่เราเริ่มภารกิจหรือเริ่มตั้งแต่เวลาตื่นนอน ตารางนี้อาจเริ่มเวลาที่เก้าโมงเช้า สิ้นสุดที่เวลาห้าโมงเย็น หรือเริ่มที่เวลาสิบโมงเช้า สิ้นสุดที่เวลาหนึ่งทุ่ม เราไม่จำเป็นต้องแยกย่อยแต่ละชั่วโมงละเอียดเป็นนาที เพราะตารางนี้ก็ช่วยเราให้มั่นใจได้ว่าใช้เวลาทุกชั่วโมงได้อย่างคุ้มค่าแล้ว    เริ่มเขียนภารกิจที่ต้องทำลงในตารางแต่ละช่อง อาจเริ่มด้วยภารกิจที่สำคัญมากที่สุดไล่ลงมาจนถึงภารกิจที่สำคัญน้อยที่สุด ถ้าเราเป็นคนตื่นเช้า อาจจัดตารางโดยการกำหนดให้ภารกิจที่ยุ่งยากซับซ้อนเป็นสิ่งที่ต้องทำก่อนในวันนั้น แต่ถ้าเราเป็นคนที่มักจะกระปรี้กระเปร่ายามบ่าย เราอาจกำหนดให้ตนเองทำภารกิจที่ยุ่งยากตอนบ่ายวันนั้น พยายามจัดตารางเวลาให้เข้ากับความต้องการและนิสัยการทำงานของตน เพราะเมื่อนำตารางไปใช้งานแล้ว เราจะได้ทำภารกิจต่างๆ สำเร็จ เราอาจสร้างแม่แบบตารางเวลาบนกระดานไวท์บอร์ดหรือเครื่องมือปฏิทิน จะได้ปรับตารางเวลาแต่ละวันไปตามภารกิจที่ต้องทำในวันนั้นได้โดยสะดวก การจดจ่ออยู่กับภารกิจเดียวหรือหลายภารกิจนานกว่าหนึ่งหรือสองชั่วโมงอาจเป็นเรื่องยากลำบาก เพราะฉะนั้นเราจึงต้องมีเวลาพักสักสิบนาทีทุกหนึ่งหรือสองชั่วโมงเพื่อจะได้ไม่รู้สึกว่าตนเองทำงานหนักเกินไปหรือวิตกกังวลมากเกินไป ระหว่างที่พักสั้นๆ ให้ลุกขึ้นและเดินไปทั่วออฟฟิศ หรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในห้องพัก จะออกไปซื้อกาแฟหรือเดินเร็วข้างนอกก็ได้ พยายามหยุดพัก 10 นาที หรือน้อยกว่านั้นเพื่อจะได้สามารถทำตามกำหนดการต่างๆ ที่วางไว้ได้ อาจใช้เวลา 10 นาทีนั้นสูดลมหายใจเข้าลึกๆ เพื่อทำให้จิตใจผ่องใสขึ้นและหยุดพัก วิธีนี้อาจช่วยให้เราได้มุมมองบางอย่างในภารกิจที่เรากำลังทำอยู่หรือกำลังจะทำ และได้มีโอกาสประเมินตนเองถึงแม้วันนั้นจะยุ่งมากแค่ไหนก็ตาม แทนที่จะเร่งรีบทำภารกิจต่างๆ ตามตารางเวลาและจัดการทุกอย่างให้เสร็จสิ้นโดยเร็ว ให้ใช้เวลาทำงานแต่อย่างให้ออกมาถูกต้องตั้งแต่แรก การรีบโต้ตอบอีเมลอาจทำให้เกิดความผิดพลาดจนต้องทำงานนี้ยืดเยื้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเราเกิดส่งอีเมลที่มีเนื้อหากำกวมหรือสับสนให้ลูกค้าไป เราก็ต้องเสียเวลาแก้ไขเนื้อหาใหม่ ฉะนั้นค่อยๆ เขียนอีเมล ตรวจความชัดเจนของเนื้อหาก่อนส่ง ในการเรียนก็เช่นกัน ให้อ่านสิ่งที่เราจดจากชั่วโมงเรียนให้ครบ การทำภารกิจต่างๆ ให้ถูกต้องตั้งแต่แรกช่วยเราประหยัดเวลาในระยะยาวได้ บางครั้งเราก็ต้องการแรงสนับสนุนจากผู้อื่นเพื่อให้ตนเองยังคงจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ตรงหน้าต่อไปได้ ขอให้เพื่อนสนิท พ่อแม่ พี่น้อง หรือเพื่อนร่วมงานมาตรวจสอบเราทุกสองชั่วโมงเพื่อให้แน่ใจว่าเรานั้นยังคงทำภารกิจตามตารางเวลาที่กำหนดไว้  พวกเขาอาจยกกาแฟมาให้เราดื่มหรือหาเรื่องตลกสนุกสนานมาเล่าให้เราได้ยิ้มหรือหัวเราะ จากนั้นจึงค่อยกลับไปจดจ่อกับงานที่อยู่ตรงหน้าต่อไป ถึงแม้เราจะยุ่งมาก แต่การมีเวลาอยู่เพื่อนสักครู่ก็สามารถช่วยให้เรามีจิตใจที่เบิกบานขึ้นและจัดการเวลาได้ดีขึ้น เตรียมกระดาษและปากกาแล้วนั่งลง คิดถึงภารกิจซึ่งต้องทำให้เสร็จในวันนั้น หรือหน้าที่ความรับผิดชอบในวันนั้น และเขียนลงไปทั้งหมด ตัวอย่างภารกิจเช่น ไปซื้อของ ซักผ้ารีดผ้า ทำความสะอาดบ้าน ทำการบ้าน หรือในกรณีที่เป็นคนทำงาน ตัวอย่างหน้าที่ความรับผิดชอบอาจเป็นเขียนรายงานสถานะให้ลูกค้า โต้ตอบอีเมล เข้าประชุม จัดการพวกเอกสารต่างๆ  เขียนภารกิจลงไปในกระดาษให้มากที่สุดเท่าที่เราคิดออก เขียนลงไปตั้งแต่ภารกิจเล็กๆ ไปจนภารกิจใหญ่ๆ คิดถึงหน้าที่ความรับผิดชอบหรือภารกิจทุกอย่างที่ต้องทำในวันนั้น เราจะได้นำมาเรียงลำดับความสำคัญได้ในภายหลัง วิธีทางหนึ่งที่จะสามารถใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่าคือเน้นทำภารกิจที่สำคัญที่สุดเป็นอันดับแรกแล้วค่อยทำภารกิจที่สำคัญรองลงมาไปเรื่อยๆ จนกระทั่งถึงภารกิจที่สำคัญน้อยที่สุด การทำเช่นนี้เรียกว่ากฎ 80/20 นั้นคือกิจกรรมที่สำคัญมากที่สุดควรใช้เวลา 80 % ส่วนกิจกรรมที่มีความสำคัญน้อยที่สุดควรใช้เวลา 20%  ทบทวนสิ่งที่เขียนและใส่ตัวเลขเรียงตามลำดับโดยเริ่มจากภารกิจที่มีความสำคัญมากที่สุดไปสู่ภารกิจที่มีความสำคัญน้อยที่สุด เมื่อใส่ตัวเลขแล้วนำมาเขียนใหม่ตามลำดับตัวเลขโดยเรียงจากภารกิจที่มีความสำคัญมากที่สุดไปสู่ภารกิจที่มีความสำคัญน้อยที่สุด พอเรียงลำดับความสำคัญตามเลขที่ใส่เรียบร้อยแล้ว ก็ให้เริ่มรวมภารกิจที่เกี่ยวข้องกันเป็นภารกิจเดียวกัน ตัวอย่างเช่น เราอาจจัดงานโต้ตอบอีเมลและโทรศัพท์หาลูกค้าเป็น "การติดต่อลูกค้า” โดยให้เวลาในการทำภารกิจนี้หนึ่งชั่วโมง เราจะได้สามารถทำภารกิจแต่ละอย่างภายในระยะเวลาที่กำหนดได้อย่างราบรื่นและง่ายดาย  เราควรพยายามจัดภารกิจที่เกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกัน เราจะได้ไม่ต้องเปลี่ยนการทำภารกิจไปมาและเสียเวลาในการคิดว่าควรทำภารกิจใดต่อไป การจัดภารกิจที่เกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกันจะช่วยให้เราจัดการเวลาได้ดีขึ้นและลดระดับความเครียดขณะที่เราพยายามทำงานให้เสร็จตามลำดับความสำคัญ ตามกฎพาร์กินสันการให้เวลาทำภารกิจน้อยจะทำให้เราใช้เวลาทำภารกิจน้อยลง แทนที่จะให้เวลามากเกินไป ให้จำกัดเวลาทำแต่ละภารกิจ เราจะได้รีบทำภารกิจให้เสร็จเร็วขึ้น ค่อยๆ ลดเวลาทำภารกิจแต่ละภารกิจลงจนถึงระยะเวลาที่ดีที่สุดซึ่งไม่รู้สึกว่าต้องเร่งรีบ แต่ก็ไม่มีเวลาพอให้ผัดวันประกันพรุ่ง หรือประวิงเวลาออกไป  หลังจากทำตามกฎนี้ไปได้สกพัก เราจะเริ่มจัดการเวลาได้ดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเรามีเวลาทำภารกิจแต่ละภารกิจจำกัด วิธีนี้จะเป็นประโยชน์ ถ้าเรามักจะต้องทำกิจวัตรเดิมๆ หรือทำภารกิจเดิมๆ ทุกวัน พอจัดการภารกิจทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว หลังจากเลิกงาน ให้รางวัลตนเองสักเล็กน้อย อาจไปกินอาหารที่อยากกิน สั่งเครื่องดื่มที่โปรดปราน หรือใช้เวลาว่างทำกิจกรรมที่ชื่นชอบหรือช่วยให้ผ่อนคลาย การให้รางวัลตนเองจะเป็นแรงจูงใจในการทำภารกิจต่างๆ ให้สำเร็จในแต่ละวัน   เรากำหนดรางวัลประจำวันก่อนเริ่มภารกิจในวันนั้นก็ได้ เราจะใช้รางวัลนั้นเป็นแรงจูงใจในการทำภารกิจต่างๆ ให้เสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่น เราต้องทบทวนบทเรียนเพื่อเตรียมตัวสอบและตอนเย็นก็มีนัดไปกินข้าวกับเพื่อน ให้ใช้การนัดไปกินข้าวกับเพื่อนเป็นเหตุผลในการทบทวนบทเรียนและทำภารกิจต่างๆ ในวันนั้นให้เสร็จ เราจะได้ไม่พลาดนัดกินข้าวกับเพื่อน
หลีกเลี่ยงการดูอีเมลไม่เป็นเวลา. ปิดเสียงมือถือและอินเตอร์เน็ต. ให้คนอื่นรู้ว่าอย่ารบกวนเราตอนที่กำลังทำงาน. พยายามทำตามตารางเวลาที่กำหนดไว้. วาดตารางและเขียนช่วงเวลาลงไป. ให้เวลาตนเองพักสัก 10 นาทีทุกหนึ่งหรือสองชั่วโมง. พยายามตั้งใจทำงานแต่ละอย่างให้ถูกต้องตั้งแต่แรก. ขอให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานช่วยมาตรวจสอบเราว่ายังทำงานตามกำหนดเวลาหรือเปล่า. เขียนภารกิจที่ต้องทำลงกระดาษ. จัดลำดับภารกิจตามความสำคัญโดยเรียงลำดับจากสำคัญมากที่สุดไปสำคัญน้อยที่สุด. จัดภารกิจที่เกี่ยวข้องกันไว้ด้วยกัน. ให้เวลาทำภารกิจน้อย. ให้รางวัลตนเองเมื่อทำภารกิจทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว.
https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time https://www.wikihow.com/Develop-a-Routine-to-Stop-Wasting-Time
Eliminating Distractions Using a Schedule Using a List