จัดระเบียบที่ทำงาน จัดระเบียบบ้าน จัดระเบียบระยะยาว จัดระเบียบความคิด
เดี๋ยวนี้หาซื้อได้ง่ายๆ จะสั่งซื้อออนไลน์หรือแวะไปเลือกชมตามห้างสรรพสินค้าต่างๆ หรือร้านขายของแต่งบ้านโดยเฉพาะอย่าง IKEA ไม่ก็ร้านขายอุปกรณ์สำนักงานอย่าง OfficeMate ก็ได้ เลือกมาสัก 10 กล่องเป็นอย่างน้อย คละขนาดด้วย จะได้แยกเก็บกระดาษ ปากกา และอื่นๆ ที่ขนาดใหญ่กว่า  ซื้อกล่อง ตะกร้าเก็บของ ลิ้นชักเก็บเอกสาร และอื่นๆ ตามลักษณะการใช้งาน จะมีประโยชน์อะไรถ้าเก็บของใส่กล่องซะดิบดีแต่ไม่รู้ว่าอะไรอยู่กล่องไหน? ใช้เครื่องติดฉลากหรือสติ๊กเกอร์นี่แหละแยกประเภทให้เรียบร้อย เช่น กล่องหนึ่งเขียนว่า “เครื่องเขียน” เอาไว้เก็บพวกดินสอ ปากกา ไฮไลต์ ส่วนอีกกล่องติดว่า “อุปกรณ์” ไว้เก็บกรรไกร แมกซ์ ที่แกะแมกซ์ แล้วก็ที่เจาะกระดาษ  ติดฉลากแยกประเภทให้หมด กระทั่งแฟ้ม ลิ้นชัก แล้วก็ตู้เอกสาร แทนที่จะจัดเอกสารลงแฟ้มแยกตามที่มา ให้เก็บตามการใช้งานในอนาคตจะดีกว่า เช่น ถ้ามีเอกสารจองโรงแรมแถวเขาใหญ่ที่คุณต้องไปพักช่วงสัมนา ก็ให้เก็บไว้ในแฟ้มที่เขียนว่า “เขาใหญ่” แทนที่จะไปเก็บในแฟ้ม “โรงแรม”  ทำแฟ้มแยกย่อยลงมา เช่น ถ้าคุณเป็นคนเดินทางบ่อยๆ ถึงมีแฟ้ม “โรงแรม” แล้วก็ควรมีแฟ้มแยกย่อยของแต่ละ “จังหวัด” ไปเลย โดยเฉพาะจังหวัดที่ไปบ่อยๆ เพราะถึงจะเป็นระเบียบเรียบร้อย แต่ถ้าจำไม่ได้ว่าอะไรอยู่ที่ไหนก็ไม่มีประโยชน์ ให้ไล่รายชื่อของแต่ละกล่อง รวมถึงของทุกชิ้นข้างในด้วย อีกหน่อยจะใช้ก็หาเจอทันที แถมพอใช้เสร็จ ถ้ามีรายการนี้คุณก็สามารถเก็บของคืนที่ได้อย่างง่ายดาย ใช้พื้นที่บางส่วนของโต๊ะวางกองงานที่ต้องทำ (เอกสารที่ต้องเซ็น รายงานที่ต้องอ่าน และอื่นๆ) ส่วนอีกกองหนึ่งเป็นงานที่เสร็จแล้ว พอแยกกันชัดเจนแบบนี้คุณก็ไม่สับสนแล้ว ว่างานไหนทำแล้ว งานไหนยังไม่ทำ ตอนเก็บของเข้ากล่องที่ซื้อมาก็ให้ทิ้งของที่ไม่ใช้แล้วไปด้วยพลางๆ อย่างอะไรที่ร้อยวันพันปีไม่เคยกระทั่งหยิบขึ้นมาดูหรือเปิดใช้ พวกของที่เสียแล้ว ส่วนอะไรที่สำรองไว้แต่ยังไม่ใช้ก็เก็บลืมไปก่อน   เอกสารที่ไม่ใช้แล้วก็ทำลายซะ ส่วนอุปกรณ์ของใช้สำนักงานทั้งหลายก็ลองถามเพื่อนร่วมงานดู ว่าเขาจะใช้หรือเปล่า ถ้าคุณตัดใจทิ้งอะไรไม่ลง ให้ลองขนไปบริจาคแทน อย่างน้อยก็คิดซะว่าของพวกนี้จะไปทำประโยชน์ให้คนอื่นไง ถึงจะจัดของรอบตัวซะนิ้งแค่ไหน แต่ถ้าปล่อยไฟล์ในคอมพิวเตอร์อยู่กันแบบตามมีตามเกิด ก็อาจทำให้งานของคุณไม่ค่อยลื่นไหล สุดท้ายก็ยังหงุดหงิดใจเพราะความรกรุงรังอยู่ รีบคลิก new folder เร็ว หรือจะสร้าง subfolder (โฟลเดอร์ย่อย) ไว้เก็บไฟล์ด้วยก็ได้ หน้า desktop อย่าปล่อยให้รก จะได้หาอะไรสะดวกๆ ไฟล์ไหนซ้ำซ้อนก็ลบไปซะ เวลาตั้งชื่อไฟล์ก็ลงรายละเอียดหน่อย ส่วนแอพไหนไฟล์ไหนไม่จำเป็นก็ลบให้เกลี้ยง De-cluttering หรือการกำจัดของรกหูรกตานี่แหละขั้นตอนแรกที่สำคัญในการจัดบ้าน เทลิ้นชักออกมาเลย แล้วเก็บของที่ไม่จำเป็นออกให้เรียบ อาหารหมดอายุก็ทิ้งไป เสื้อผ้าและรองเท้าที่ไม่ได้หยิบมาใช้เป็นปีก็ทิ้งหรือบริจาคซะ ยาหมดอายุทิ้งได้แต่ต้องมิดชิด ส่วนสารพัดของใช้ในห้องน้ำ อันไหนขวดเปล่า อันไหนเหลือครึ่งๆ แต่ไม่ค่อยได้ใช้ก็ต้องถูกกำจัด ของอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นกับคุณอีกต่อไปแล้วก็เช่นกัน ติดป้ายกำกับแต่ละช่องไว้ด้วย ว่า “ประกันรถ”, “พักร้อน”, “ใบเสร็จ”, “งบประมาณ” และอื่นๆ ที่จำเป็นหรือสำคัญต่อชีวิตคุณ  กำหนดสีให้แต่ละช่องไปเลย เช่น สีฟ้าคือใบเสร็จ (ค่าน้ำมัน ของชำ เสื้อผ้า) สีแดงคือประกัน (ประกันรถ บ้าน ประกันชีวิต) เป็นต้น เก็บแฟ้มไว้บนชั้นให้เป็นระบบระเบียบ ถ้าในบ้านคุณมีที่แคบๆ ในแนวตั้งแล้วใช้ประโยชน์อะไรไม่ค่อยได้ ให้ลองซื้อตะขอมาติดผนังไว้แขวนจักรยานในโรงรถหรือห้อยของอื่นๆ ในบ้าน และหาชั้นวางของ (ชั้นแบบตอกตะปูติดผนัง ไม่ใช่ตู้) มาเพิ่มพื้นที่ใช้สอยและตกแต่งบ้านอย่างมีประสิทธิภาพ อย่างถ้าจะจัดออฟฟิศ ก็ให้จัดเก็บลงกล่องและตะกร้าให้เป็นระเบียบ เก็บของประเภทละกล่อง แล้วจัดระบบตามใจคุณ (แต่ต้องยึดตามนี้นะ) ถ้าจะจัดบ้านก็ต้องซื้อกล่องหรือตะกร้าหลายๆ ขนาด สำหรับช้อนส้อมจานชาม เครื่องสำอาง ตุ๊กตุ่นตุ๊กตา อาหาร รองเท้า และของกระจุกกระจิกทั้งหลาย ไหนๆ ก็อุตส่าห์เสียเวลาจัดระเบียบ เก็บทุกอย่างเป็นที่เป็นทางแล้ว ลองสละเวลามาเก็บงานอีกนิดในแต่ละวัน จะได้เรียบร้อยในระยะยาวไง ทุกคืนให้จับเวลาสัก 10 นาที แล้วใช้เวลานี้เก็บของเข้าที่ เช็คด้วยว่ากล่องและตะกร้าต่างๆ ยังอยู่ดีตามที่จัดไว้หรือเปล่า ก่อนจะซื้อหนังสือเล่มใหม่ ให้สำรวจชั้นหนังสือของตัวเองก่อน ว่ามีเล่มไหนไม่เคยอ่านหรือจะไม่อ่านอีกแล้ว จากนั้นก็ทิ้งไป แต่จริงๆ แล้วบริจาคให้คนที่เขาได้ประโยชน์จะดีที่สุด จะได้ไม่เสียของ  หรือก้าวกระโดดไปกำจัดของเก่า 2 - 3 ชิ้น เพื่อแทนที่ด้วยของใหม่ 1 ชิ้นเลยก็ได้ หากล่องมาตั้งไว้เลย คุณอยากขนอะไรไปบริจาคจะได้ใส่กล่องได้ทันควัน พอเห็นของที่ไม่ใช้แล้วเมื่อไหร่ก็หย่อนลงกล่องบริจาคเลย ถ้าของชิ้นนั้นไม่เหมาะจะเอาไปบริจาค ก็ทิ้งลงถังเลยจะรออะไร ไม่ต้องรอ 10 นาทีทองประจำวันแล้วค่อยทำ เห็นอะไรผิดที่ผิดทางก็เก็บเข้าที่ได้ทันทีตลอดวัน ถังขยะเต็มก็รีบเปลี่ยนถุง กระดาษวางเกลื่อนก็เก็บด่วน เรียกว่าจัดระเบียบกันจนติดเป็นนิสัยเลยทีเดียว แต่ก็อย่าลงทุนถึงขนาดทิ้งงานทิ้งการมาจัดของ รีบไปไหนมีอะไรต้องทำก็อย่าเพิ่งเดินย้อนกลับมาปิดลิ้นชัก ไว้ถ้าตื่นมา จะเตรียมตัวไปประชุม แล้วลิ้นชักหน้าบ้านเปิดอยู่ แบบนั้นก็ปิดตอนจะออกจากบ้านได้ แต่ถ้าการปิดลิ้นชักจะไปขัดจังหวะการทำงานของคุณ บอกเลยว่าประสิทธิภาพการทำงานอาจลดลงถึง 25% เลยทีเดียว! เดี๋ยวนี้มีแอพเป็นร้อยเป็นพันที่ช่วยคุณจัดระเบียบชีวิตได้ ทั้งแอพ to do list อย่าง Evernote, แอพเตือนความจำอย่าง Beep Me, แอพจัดทริปอย่าง TripIT แล้วก็แอพจัดระบบการทำงานอย่าง Last Time  เลือกแอพที่ใช้แล้ว sync ข้อมูลกันทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าอยู่ที่ไหนหรือเมื่อไหร่จะได้ใช้งานได้ทันที เขียนทุกอย่างที่ต้องทำวันนี้ลงไป พอทำข้อไหนเสร็จก็ขีดฆ่าข้อนั้นออก พอเขียนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันออกมาแบบนี้ คุณก็ไม่ต้องมานั่งจำนั่งเตือนตัวเองให้เครียด แถมเวลาได้ขีดฆ่าสิ่งที่ทำเสร็จแล้วออก มันรู้สึกว่าตัวเองขยันน่าดู เพราะฉะนั้นถ้าทำอะไรแล้วในวันนั้นก็เขียนลงไปแล้วขีดทิ้งด้วยก็ได้  จัดลำดับความสำคัญของแต่ละเรื่องใน to-do list โดยเรียงจากสำคัญมากไปสำคัญน้อย คุณจะรู้ได้ว่าอันไหนควรทำก่อนหลัง โดยดูว่าเรื่องไหนเร่งด่วนและสำคัญกว่าอีกเรื่อง ถามตัวเองว่า “ถ้าวันนี้เลือกทำได้อย่างเดียว จะทำอะไร?” นั่นแหละข้อแรกสุดใน to do list ของคุณ   ถ้าเป็นไปได้ให้ทำ to-do list ของวันรุ่งขึ้นเตรียมไว้เลยแล้วอ่านทวนว่าต้องทำอะไรก่อนเข้านอน แบบนั้นพอตื่นเช้ามาสมองจะได้ตื่นตัว พร้อมลงมือ อย่างถ้ามีหนังสือที่คุณอยากอ่าน หรือร้านอาหารที่อยากแวะไปชิม ก็จดไว้ใน running list หรือลิสต์ที่ไม่มีกำหนดเวลาชัดเจนแล้วพกติดตัวไว้ตลอดเวลา ถ้าคุณอยากดูหนังก็ไม่ได้แปลว่าคุณต้องดูภายในวันนี้ ก็เลยยังไม่ต้องใส่ไว้ใน to-do list ประจำวัน การมี running list จะช่วยเตือนความจำคุณเรื่องสิ่ง “นอกเหนือ” ที่ต้องทำ  จะเขียน running list ไว้ในสมุดเล่มเล็กๆ จะได้พกติดตัว หรือใช้โปรแกรมออนไลน์อย่าง Dropbox ก็ได้ แบบนั้นก็เข้าไปดูได้ตลอดเวลา เวลาคุยกับใครให้จดบทสนทนาเก็บไว้ ถือเป็นเรื่องสำคัญมากโดยเฉพาะการติดต่อพูดคุยกันทางธุรกิจ แต่ถึงเป็นเพื่อนหรือครอบครัวก็มีประโยชน์เหมือนกัน การจดโน้ตจะทำให้คุณจำเรื่องสำคัญที่คู่สนทนาพูดได้ หรือสิ่งที่ต้องทำ ไม่ก็เก็บไว้ระลึกถึงประสบการณ์ดีๆ ที่เคยมีร่วมกันกับคนสำคัญ  ไม่ต้องถึงขนาดพกสมุดไว้ตลอดแล้วจดทุกคำพูดของคนอื่น แค่หาเวลามาจดเรื่องสำคัญสัก 1 - 2 อย่างทุกครั้งที่คุยกับใครก็พอ สมุด planner แบบรายปีนี่แหละที่จะรวบรวมทุกความคิดของคุณไว้เป็นอย่างดี จดไปเลยเวลานัดกับใคร ไปเที่ยวที่ไหน และเรื่องสำคัญอื่นๆ จากนั้นก็อ่านทวนความจำทุกวัน และจดสิ่งที่คุณจะทำในระยะยาวลงไป เช่น ถ้าต้องโทรคุยกับลูกค้า 6 เดือนนับจากนี้ ก็เขียนลงไปใน planner เลยจะได้ไม่ลืม ก็เหมือนเวลาคุณโละของที่ไม่ได้ใช้หรือไม่สำคัญทิ้งไปจากบ้านหรือที่ทำงานนั่นแหละ คุณก็ต้องหมั่นล้างความคิดต่างๆ ที่ไม่จำเป็นออกจากสมองเหมือนกัน ลองนั่งสมาธิดูเพื่อให้จิตใจและสมองปลอดโปร่ง คลายเครียดคลายกังวล
ซื้อกล่องหรือตะกร้าเก็บของ. ซื้อเครื่องติดฉลากหรือสติ๊กเกอร์. แยกประเภทตาม “การใช้งาน”. เวลาจัดออฟฟิศให้ทำโครงร่างหรือ “สารบัญ” ด้วย. แบ่งงานเป็น “จะทำ” กับ “เสร็จแล้ว”. อะไรไม่ใช้ก็ทิ้งไป. จัดระเบียบคอมพิวเตอร์. อะไรไม่ใช้ก็ทิ้งไป. ทำแฟ้มจัดการสิ่งต่างๆ ที่สำคัญในชีวิต. ติดชั้นวางของกับตะขอที่ผนัง. ซื้อกล่องหรือตะกร้าเก็บของ. หมั่นเก็บของเข้าที่ แค่ 10 นาทีต่อวัน. ถ้าจะเพิ่มของใหม่ในชีวิต ให้แลกกันกับของเก่า. วางกล่อง “บริจาค” ไว้ให้เห็นเด่นชัด. ลิ้นชักไหนเปิดค้างอยู่ให้รีบปิด. จัดระเบียบด้วยเทคโนโลยี. ทำ to-do list. ทำลิสต์แบบยืดหยุ่น เพิ่มสิ่งที่อยากทำเข้าไปเรื่อยๆ. เวลาคุยกับใครให้จดไว้. ใช้สมุด planner. กำจัดเรื่องรกสมอง.
https://www.wikihow.com/Improve-Organizational-Skills https://www.wikihow.com/Improve-Organizational-Skills https://www.wikihow.com/Improve-Organizational-Skills https://www.wikihow.com/Improve-Organizational-Skills
Improving Your Organization at the Workplace Organizing at Home Staying Organized Organizing Your Thinking