Import รายชื่อ Contacts เข้า Word ใช้ Mail Merge สร้าง Contact Sheet
ไอคอนของ Word จะเป็นตัว "W" สีขาวบนพื้นน้ำเงิน คลิกแล้วหน้า "New" จะเปิดขึ้นมาเหมือนของ Excel ถ้ามีเอกสาร Microsoft Word ที่จะ import contacts ของ Excel อยู่แล้ว ก็ให้ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดขึ้นมา แล้วไม่ต้องทำขั้นตอนถัดไป ที่เป็นช่องสีขาว ด้านซ้ายบนของหน้า เพื่อเปิดเอกสาร Microsoft Word ว่างๆ ที่เป็น tab ด้านบนของหน้าต่าง Microsoft Word แล้ว toolbar จะโผล่มาล่างแถว tab ต่างๆ ในหัวข้อ "Start Mail Merge" ของ toolbar Mailings แล้วเมนูจะขยายลงมา ที่เป็นตัวเลือกในเมนูที่ขยายลงมา เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่  ถ้าอยากใช้ contacts ของ Outlook แทน ให้เลือก Choose from Outlook Contacts ในเมนูที่ขยายลงมา หรือพิมพ์รายการข้อมูล contact ชั่วคราว ใน Word โดยเลือก Type a New List สะดวกเวลาจะทำข้อมูล contacts แค่นิดเดียว ทางซ้ายของหน้าต่าง ให้คลิกโฟลเดอร์ที่เซฟ sheet ของ Excel ไว้ แล้วคลิกเพื่อเลือก sheet นั้น มุมขวาล่างของหน้าต่าง คลิกชื่อ sheet ของ Excel ในหน้าต่าง pop-up แล้วคลิก OK ทางด้านล่างของหน้าต่าง เพื่อเลือก sheet Excel นั้นเป็นตำแหน่งโหลด contacts อย่าลืมติ๊กช่อง "First row of data contains column headers" ทางด้านล่างของหน้าต่างด้วย หาจุดที่จะใส่ข้อมูล contact (เช่น หัวเอกสาร) แล้วคลิกเพื่อให้เคอร์เซอร์โผล่มา ที่เป็นตัวเลือกในหัวข้อ "Write & Insert Fields" ของ tab Mailings แล้วเมนูจะขยายลงมา อาจจะต้องคลิก tab Mailings อีกรอบซะก่อน ในเมนูที่ขยายลงมา ให้คลิกชื่อหนึ่งใน headers จากไฟล์ Excel เพื่อใส่ เช่น ให้คลิก FirstName ในเมนูที่ขยายลงมา ถ้าจะใส่แท็กของชื่อ contacts เช่น ที่อยู่ นามสกุล เบอร์โทร และอื่นๆ ของ contacts ที่ด้านขวาสุดของ toolbar ใน tab Mailings เพื่อขยายเมนูลงมา คลิกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้   Edit Individual Documents - เปิดไฟล์ของแต่ละผู้รับ เพื่อปรับแต่งเฉพาะไฟล์ไป  Print Documents... - พริ้นท์เอกสารของแต่ละคนใน contact sheet  Send Email Messages... - ส่งเอกสารไปทางอีเมล อีเมลของ contacts จะถูกเลือกเป็นอีเมลปลายทาง อันนี้แล้วแต่ว่าคุณเลือกอะไรไป อาจจะมีแบบฟอร์มเพิ่มเติม (เช่น ถ้าเลือก Email จะมีให้ใส่ subject แล้วคลิก OK) เพื่อทำขั้นตอน mail merge ให้เสร็จสิ้น ไอคอนของ Microsoft Excel จะเป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียวเข้ม คลิกแล้วหน้า "New" ของ Excel จะเปิดขึ้นมา ถ้ามี contact sheet ใน Excel อยู่แล้ว ก็ข้ามไปอ่านวิธีการ import รายชื่อ contacts จาก Excel ได้เลย ที่ด้านซ้ายบนของหน้า "New" เพื่อเปิดเอกสารใหม่ว่างๆ ขึ้นมาใน Excel เริ่มจากเซลล์ A1 แล้วขยับไปทางขวา ให้ใส่ headers ดังต่อไปนี้   FirstName - ชื่อของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ A1)  LastName - นามสกุลของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ B1)  Tel - เบอร์โทรของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ C1)  StreetAddress - ที่อยู่ของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ D1)  City - เมือง/อำเภอ/เขตของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ E1)  State - รัฐ/จังหวัดของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ F1)  ZIP - รหัสไปรษณีย์ของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ G1)  Email - อีเมลของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ H1) เริ่มจากคอลัมน์ A เซลล์ 2 ให้กรอกข้อมูล contact ของแต่ละคนที่จะใช้ mail merge ต้องตรวจทานความถูกต้องของข้อมูลก่อนไปต่อ โดย   Windows - คลิก File คลิก Save As ดับเบิลคลิก This PC คลิกเลือกตำแหน่งเซฟไฟล์ ทางซ้ายของหน้าต่าง พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง "File name" แล้วคลิก Save   Mac - คลิก File คลิก Save As... พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง "Save As" เลือกตำแหน่งเซฟไฟล์ โดยคลิกช่อง "Where" แล้วคลิกโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก Save  จดจำตำแหน่งเซฟไฟล์ไว้ให้ดี เพราะเดี๋ยวต้องมาหา spreadsheet ของ Excel นี้ทีหลัง คลิก X มุมขวาบนของ Excel (Windows) หรือวงกลมสีแดง มุมซ้ายบน (Mac) เท่านี้ก็ไปสร้าง mail merge ใน Microsoft Word ได้แล้ว
เปิด Microsoft Word. คลิก Blank document. คลิก tab Mailings. คลิก Select Recipients. คลิก Use an Existing List…. เลือก contact sheet ของ Microsoft Excel. คลิก Open. ยืนยันตัวเลือก. ไปยังตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูล contact. คลิก Insert Merge Field. เลือกประเภทข้อมูล. ใส่ข้อมูลอื่นๆ ตามต้องการ. คลิก Finish & Merge. เลือก merge option. ทำตามขั้นตอนในหน้าจอ. เปิด Microsoft Excel. คลิก Blank workbook. ใส่ contact headers. พิมพ์ข้อมูลของ contacts. เซฟเอกสาร. ปิด Excel.
https://www.wikihow.com/Mail-Merge-in-Microsoft-Word https://www.wikihow.com/Mail-Merge-in-Microsoft-Word https://www.wikihow.com/Mail-Merge-in-Microsoft-Word
Importing Contacts to Word Using Mail Merge Creating a Contact Sheet