การสร้างคู่มือฝึกสอนงานที่มีประสิทธิภาพ การเลือกแพลตฟอร์มการสื่อสาร การตรวจตราพนักงาน
การเตรียมเอกสารให้พนักงานจะทำให้พวกเขารู้แนวทางเมื่อมีคำถามเกิดขึ้น อีเมล์คู่มือนี้ให้พนักงานหรือโพสต์ลงในระบบจัดเก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถเตรียม:  ความรับผิดชอบหลักๆ ในงาน วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับบริษัท วิธีการทำงานโดยใช้ซอฟต์แวร์ โปรแกรมออนไลน์หรือเครื่องมืออื่นๆ วิธีติดต่อผู้จัดการ พยายามระบุปัญหาหรือคำถามที่พนักงานอาจจะมีและระบุรายละเอียดเหล่านี้ลงในคู่มือ รายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงจะช่วยให้พนักงานเข้าใจอย่างรวดเร็วว่าต้องทำอย่างไร   เช่น อย่าเพียงแต่พูดว่า “ส่งงานเมื่อทำเสร็จ” คุณต้องเขียนว่า “กดปุ่มที่เขียนว่า ‘ส่ง’ เพื่อส่งงานเมื่อทำเสร็จ จากนั้นหน้าเพจจะรีเฟรชและพาคุณกลับมายังหน้าหลัก” อย่าลืมลงรายละเอียด เช่น วิธีการรายงานชั่วโมง ควรส่งงานที่ไหนหรือติดต่อใครถ้าเกิดเหตุขัดข้อง นอกเหนือจากการบอกพนักงานว่าต้องทำอะไรแล้วคุณยังต้องทำให้พวกเขาเข้าใจกฏเกณฑ์ เป้าหมายหรือแนวทางที่พวกเขาควรทำตาม พวกเขาควรทำให้ได้เท่าไหร่ต่อสัปดาห์? พวกเขาควรติดต่อคุณบ่อยแค่ไหน? พวกเขาควรส่งงานเมื่อไหร่?  เช่น คุณสามารถพูดว่า “เราคาดหวังให้คุณโทรศัพท์ 5 ครั้งต่อชั่วโมง” หรือ “เราต้องการให้คุณเช็คอีเมล์อย่างน้อย 1 ครั้งต่อชั่วโมงระหว่าง 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น” ถ้าหากพนักงานต้องใช้โปรแกรมหรืออุปกรณ์พิเศษ คุณควรเตรียมสื่อที่สามารถมองเห็นได้เพื่อแสดงให้พวกเขาวิธีการใช้นอกเหนือจากคู่มือที่เป็นลายลักษณ์อักษร   ถ้าหากคุณทำงานด้วยแพลตฟอร์มคอมพิวเตอร์ คุณสามารถใช้โปรแกรมคัดลอกหน้าจอเพื่อถ่ายภาพหรืออัดวีดีโอหน้าจอคอมพิวเตอร์เพื่อแสดงการทำงานแต่ละขั้นตอน แผนภูมิและกราฟิกสามารถเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานที่ต้องติดตั้งอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์พิเศษ ถ้าหากคุณมีพนักงานทางไกลมากมาย คุณอาจจะต้องจ้างบริษัทเพื่อออกแบบโปรแกรมการฝึกสอนงานที่ใช้อินเตอร์เน็ตเพื่อช่วยในขั้นตอนการฝึกสอนงาน บริษัทเหล่านี้จะช่วยคุณสร้างแพลตฟอร์มสำหรับบริษัทของคุณโดยใช้วีดีโอและเครื่องมือเชิงโต้ตอบ  บริษัทเหล่านี้อาจจะเรียกตัวเองว่าเป็นผู้ให้คำปรึกษาด้านการฝึกสอนงานหรือจัดหาพนักงาน ถึงแม้ว่าทางเลือกนี้อาจจะมีราคาสูงแต่มันจะช่วยคุณประหยัดเวลาถ้าหากคุณต้องฝึกสอนงานพนักงานเป็นประจำ ถึงแม้ว่าพนักงานจะอยู่ไกลแต่คุณอาจจะสามารถขอให้พวกเขาเข้ามาที่ออฟฟิศเพื่อฝึกสอนงาน วิธีนี้มักจะเป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการฝึกสอนงานพนักงานที่อยู่ใกล้กับออฟฟิศหรือสาขา อย่างไรก็ตาม ถ้าหากพวกเขาอยู่ไกลคุณก็อาจจะใช้วิธีนี้ไม่ได้ การประชุมสายโทรศัพท์หรือวิดีโอช่วยเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับการฝึกสอนงานและสามารถช่วยทำให้รายละเอียดที่สำคัญเกี่ยวกับเนื้องานกระจ่างชัดมากขึ้น การพูดคุยรายสัปดาห์จะช่วยให้คุณตรวจสอบความก้าวหน้าของพนักงานในขณะที่ให้อิสระการทำงานกับพวกเขา   การประชุมสายได้ผลดีสำหรับพนักงานที่อยู่ไกลมีส่วนร่วมในแผนงานและการตลาดของบริษัทเพราะวิธีนี้ช่วยให้คุณพูดถึงแผนการและแนวคิดกับพวกเขาได้อย่างอิสระ ถ้าหากคุณและพนักงานอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกันก็ควรเลือกเวลาที่สะดวกสำหรับทั้งสองฝ่าย ซอฟต์แวร์ที่ดีสำหรับการประชุมทางวิดีโอได้แก่ Skype Zoom หรือ Slack สำหรับบริษัทที่ต้องใช้การร่วมมือหรือการสื่อสารระหว่างพนักงานบ่อยครั้ง การส่งข้อความทันทีอาจจะเป็นทางเลือกที่สะดวกมากที่สุดเพราะมันช่วยให้พนักงานพูดคุยและสื่อสารในเวลาเดียวกัน  ถ้าหากพนักงานทางไกลมีคำถามระหว่างการฝึกสอนงาน พวกเขาสามารถติดต่อคุณได้โดยการใช้แพลตฟอร์มและได้คำตอบที่รวดเร็ว ยิ่งไปกว่านั้น การส่งข้อความทันทีจะช่วยให้คุณส่งผลตอบรับและข้อความที่เกี่ยวกับงานไปหาพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์ที่ไม่มีค่าใช้จ่ายซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับบริษัทของคุณได้แก่ Skype Google+ Hangouts และ Spark การส่งข้อความทันทีอาจไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุดถ้าหากพนักงานที่อยู่ไกลของคุณทำงานในช่วงเวลาที่แตกต่างกันคนอื่นในทีม อีเมล์คือทางเลือกที่ดีถ้าหากพนักงานที่อยู่ไกลของคุณทำงานในช่วงเวลาที่แตกต่าง อยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกันหรือมีตารางการทำงานเป็นของตัวเอง ส่งข้อความ คู่มือการทำงานและไฟล์ได้อย่างง่ายดายผ่านทางอีเมล์ ทำให้มั่นใจว่าพนักงานเข้าใจว่าพวกเขาควรตอบอีเมล์รวดเร็วแค่ไหน สร้างระยะเวลาของการทำงานสำหรับพนักงานและตั้งเป้าหมายเพื่อให้พนักงานบรรลุภายในระยะเวลาที่กำหนด วิธีนี้ช่วยให้พนักงานทางไกลของคุณมีทิศทางการทำงานและกระตุ้นให้พวกเขาทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น  เช่น คุณสามารถพูดว่า “เราอยากให้คุณเรียนรู้วิธีการใช้ซอฟต์แวร์สื่อสารให้ได้ภายในสัปดาห์แรกและเมื่อสิ้นสุดเดือนแรกคุณควรมียอดขายอย่างน้อย 10,000 บาท” ให้ผลตอบรับที่เป็นรูปเป็นร่างสำหรับงานแต่ละชิ้นในช่วง 2-3 สัปดาห์แรกหรือจนกว่าพวกเขาจะสามารถทำงานแต่ละส่วนได้อย่างคล่องแคล่ว ผลตอบรับประเภทนี้สามารถช่วยให้พนักงานเรียนรู้แนวทางและความคาดหวังสำหรับประเภทของงานที่พวกเขากำลังทำอยู่  เช่น คุณสามารถพูดว่า “การออกแบบรูปภาพเหล่านี้ของคุณดีมากแต่ฉันคิดว่าคุณต้องเลือกสีใดสีหนึ่งเพื่อให้เหมาะกับแบรนด์ของบริษัทนี้ได้ดีขึ้น เราอยากได้ฟันที่เล็กกว่านี้ด้วย” งานชิ้นแรกของพวกเขาควรเป็นงานที่เล็กและมีกำหนดส่งงานที่รวดเร็ว เช่น คุณสามารถขอให้พวกเขาเขียนบทความหรือแผ่นชีทให้เสร็จภายในวันแรก วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีผลตอบรับให้พวกเขาอย่างรวดเร็ว กระตุ้นให้พนักงานถามคำถามที่พวกเขามี เมื่อการฝึกสอนงานจบลงก็ควรขอผลตอบรับที่จริงใจเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานจากพวกเขา วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำขั้นตอนให้ได้ชัดเจนขึ้นสำหรับพนักงานทางไกลในอนาคต   ถ้าหากพนักงานถามคำถามก็ควรตอบอย่างดีที่สุดเท่าที่คุณทำได้ ถ้าหากคุณรู้สึกว่าคำถามนี้มีอยู่ในคู่มือการฝึกสอนงานก็ควรแนะนำให้พนักงานกลับไปดูในส่วนนั้น ถ้าพนักงานใหม่ไม่ถามคำถามคุณ คุณสามารถส่งข้อความที่เป็นมิตรเพื่อถามว่า “ฉันเพียงอยากดูว่าขั้นตอนการฝึกงานของคุณไปถึงไหนแล้ว? มีคำถามอะไรหรือเปล่า?” ทำผลตอบรับแบบไม่เปิดเผยเพื่อให้พนักงานรู้สึกว่าพวกเขาสามารถพูดคุยอย่างจริงใจได้ถ้าต้องการ ใช้เว็บไซต์ทำแบบสอบถามเพื่อสร้างแบบฟอร์มผลตอบรับ ติดต่อกับพนักงานทางไกลในระหว่างและหลังจากการฝึกสอน บอกให้พวกเขารู้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นในบริษัท คุณสามารถใช้วารสาร การประชุมออนไลน์หรือแม้แต่การประชุมสายประจำสัปดาห์เพื่อติดต่อกับพวกเขา พนักงานทางไกลอาจจะรู้สึกโดดเดี่ยวหรือไม่เป็นส่วนหนึ่งของการตัดสินใจที่สำคัญของบริษัท ข่าวสารหรือเหตุการณ์ กระตุ้นให้พวกเขาสื่อสารหรือติดต่อกับพนักงานคนอื่นในทีมและบริษัทผ่านทางสื่อโซเชียลการส่งข้อความในทันทีหรือการพูดคุยทางวีดีโอเพื่อช่วยสนับสนุนพนักงานเหล่านี้
เขียนคู่มือหรือสมุดฝึกสอนงานสำหรับพนักงาน. ระบุรายละเอียดวิธีการทำงาน. ตั้งเป้าหมายและความคาดหวังของงานแต่ละชิ้น. รวบรวมวีดีโอและรูปภาพการใช้งานซอฟต์แวร์หรืออุปกรณ์. ลงทุนใช้โปรแกรมการฝึกสอนงานที่ใช้อินเตอร์เน็ตสำหรับบริษัทขนาดใหญ่. ขอให้พวกเขามาที่ออฟฟิศเพื่อฝึกสอนงานถ้าหากเป็นไปได้. จัดตั้งการประชุมสายเพื่อฝึกสอนงาน. ใช้การส่งข้อความทันทีเพื่อตอบคำถามอย่างรวดเร็ว. ส่งอีเมล์ถ้าหากพนักงานทำงานตามเวลาของตัวเอง. ตั้งเป้าหมายเพื่อให้พนักงานบรรลุ. ให้ผลตอบรับที่เฉพาะเจาะจงสำหรับงาน 2-3 ชิ้นแรก. ถามหาผลตอบรับและคำถามจากพนักงาน. สื่อสารกับพนักงานทางไกลเป็นประจำ.
https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees https://www.wikihow.com/Train-Remote-Employees
Creating Effective Training Materials Choosing a Communication Platform Supervising the Employee