เริ่มให้ดี จบหัวข้อ เขียนให้กระชับ
ผู้รับจะต้องเข้าใจว่าอีเมลนี้พูดถึงเรื่องอะไร ก่อนที่จะเปิดอ่านเสียอีก คุณควรเขียนให้สั้นกระชับ หัวข้อยาวๆอาจจะดูเยิ่นเย้อ ในการเขียนอีเมลแนะนำตัว เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนว่า "แนะนำตัว - ชื่อของคุณ"   ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณเขียนหัวข้อเป็นอันดับแรก! ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อย คือการเก็บหัวข้อไว้เขียนทีหลัง ทำให้ลืมเขียนไปเลย อุปกรณ์มือถือโดยทั่วไป จะโชว์ตัวอักษรแค่ประมาณ 25-30 ตัว จึงต้องเขียนให้สั้นเข้าไว้ อย่าเริ่มด้วย "สวัสดี" หรือ "หวัดดี" คุณสามารถใช้คำทักทายแบบนี้ได้ เมื่อคุณรู้จักคนคนนั้นแล้ว คุณควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการใช้เฉพาะชื่อตัวหรือชื่อเล่นของผู้รับ   "เรียนคุณ หรือ นาย/นาง/นางสาว" - ถ้าคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับสถานภาพสมรสของผู้หญิงที่คุณจะส่งอีเมลถึง คุณควรเริ่มด้วยการใช้ "คุณ" เพื่อความเกรงใจ "เรียนท่านผู้ที่เกี่ยวข้อง" - ประโยคนี้ควรใช้เฉพาะกรณีที่คุณไม่แน่ใจว่าใครเป็นคนรับข้อความ ประโยคแรกของคุณ ควรเป็นการแนะนำตัวเองให้ผู้รับ มันทำให้ผู้รับเชื่อมโยงชื่อกับส่วนที่เหลือของอีเมล   "ผม/ดิฉันชื่อ..." ใส่ตำแหน่งของคุณถ้ามี หากคุณมีหลายตำแหน่ง อย่าใส่มาหมดทุกอัน ให้ใส่อันที่สำคัญหรือเกี่ยวข้องกับเรื่องที่สุด ไม่มีใครชอบอ่านอีเมลบานเบอะของพวกเขาหรอก คุณจึงควรขอบคุณผู้รับของคุณ ที่สละเวลาในการอ่านอีเมลของคุณ เรื่องเล็กน้อยแบบนี้จะช่วยให้อารมณ์ของผู้รับดีขึ้น และยังเพิ่มโอกาสของคุณให้ได้รับการตอบกลับด้วย   "ขอบคุณที่สละเวลาอ่านอีเมลนี้ครับ" "ขอบคุณที่กรุณาสละเวลาอันมีค่าของท่าน" ขอให้ผู้รับตอบกลับ โทรกลับ พิจารณาเกี่ยวกับข้อเสนอของคุณ หรืออะไรก็ตามที่ให้พวกเขามีส่วนร่วม การถามคำถามเป็นอีกวิธีที่ดีที่จะเพิ่มความมีส่วนร่วม   "กรุณาติดต่อกลับเมื่อท่านมีเวลา" "หากมีโอกาสผมขอเชิญรับประทานมื้อกลางวันด้วยกันเพื่อหารือ" "ท่านมีความความคิดเห็นอย่างไรเรื่อง..." "ผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการติดต่อจากท่าน" เมื่อสิ้นสุดอีเมลธุรกิจ ให้แน่ใจว่าตอนจบของคุณนั้นแฝงความรู้สึกขอบคุณและกระชับ คำลาตอนจบที่เรียบง่าย จะทำให้อีเมลของคุณเป็นมืออาชีพ แต่ก็ยังแสดงความรู้สึกขอบคุณอยู่   "ขอแสดงความนับถือ" "ขอขอบพระคุณเป็นอย่างสูง" "ด้วยความเคารพ" หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นกันเองเกินไป หรือประโยค"ขอบคุณที่รับพิจารณา" ถ้าคุณยังไม่ได้ตั้งค่าอีเมลของคุณที่ให้ใส่ลายเซ็นลงไปด้วย ให้คุณจบการเขียนด้วย ชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อของคุณ อย่าใส่เบอร์โทรศัพท์เกิน 5 เบอร์ ที่อยู่อีเมลเกิน 2 ที่อยู่ และเว็บไซต์เกิน 3 เว็บ ควรทำให้เรียบง่ายเพื่อให้ผู้รับรู้วิธีที่ดีที่สุด ที่จะติดต่อคุณ หลีกเลี่ยงการใส่คำพูดในลายเซ็นของคุณ   โจ สมิธ   joe.smith@mail.com (555)555-1234   www.joesmithswebsite.com ก่อนที่จะคลิกปุ่ม "ส่ง" ให้ตรวจทานอีเมลของคุณดีๆ แก้ไขคำผิดที่เจอ เพราะอีเมลนี้อาจจะเป็นการติดต่อครั้งแรกของคุณกับผู้รับ คุณต้องสร้างความประทับใจแรกให้ดีที่สุด การสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ จะทำให้อีเมลของคุณดูไม่เป็นมืออาชีพ ให้ผู้รับได้รู้ว่าคุณเจอข้อมูลการติดต่อของเขาได้ยังไง เพื่อช่วยให้เห็นว่าคุณหาช่องทางที่เหมาะสมในการติดต่อพวกเขา   "ผู้จัดการบริษัทของท่านให้อีเมลนี้กับผม" "ผมเจออีเมลนี้ในเว็บไซต์ของท่าน" "มีคนแนะนำให้ผมติดต่อท่าน" กระตุ้นความจำของคนคนนั้น สามารถทำให้เกิดการมีส่วนร่วมมากขึ้น   "เราได้คุยกันในที่ประชุมสัปดาห์ที่แล้ว" "เราได้คุยกันทางโทรศัพท์เมื่อวานนี้" "ผมเห็น presentation ของท่านเรื่อง..." ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์กับผู้รับ และทำให้อีเมลทางธุรกิจของคุณไม่ดูเย็นชาเกินไป เพื่อหาความสนใจร่วมกัน คุณอาจต้องทำวิจัยเล็กน้อยเกี่ยวกับผู้รับ คุณสามารถหาได้ทาง Facebook, Twitter, หรือ LinkedIn   ให้แน่ใจว่า คุณแจ้งกับผู้รับว่าคุณเจอความสนใจร่วมกันจากไหน ไม่อย่างนั้นคุณจะดูเหมือนพวกโรคจิต ถ้าเป็นไปได้ พยายามให้ความสนใจร่วมกันนั้นเกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่นบางอย่างที่เกี่ยวกับงานของคุณ หรือความรักในอาชีพที่คุณทั้งสองมีร่วมกัน ไม่ต้องรอนานเกินที่จะมุ่งไปยังจุดประสงค์ของคุณ ไม่มีใครหรอกที่จะอ่านอีเมลหลายย่อหน้าจนกว่าจะเจอจุดประสงค์ของอีเมล อธิบายอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา ว่าอะไรคือสิ่งที่คุณต้องการและเหตุผลที่คุณติดต่อเขา หากคุณกำลังขอคำแนะนำหรือขอความช่วยเหลือ ให้แน่ใจว่าเป็นเรื่องที่สามารถจัดการได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อเขา   "ผมอยากรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ..." "ผมอยากขอเข้าพบท่านเพื่อหารือเกี่ยวกับ..." "ผมอยากฟังความคิดเห็นของท่านเรื่อง..." การปล่อยให้อีเมลของคุณเนื้อหาวกวน อาจทำให้ผู้รับเลิกสนใจ หรือลืมเหตุผลที่คุณส่งอีเมลมาตั้งแต่แรก พยายามทำให้อีเมลแนะนำตัวของคุณเข้าใจง่าย และขออะไรจากผู้รับเพียงสิ่งเดียว
เขียนหัวข้อเรื่องให้ชัดเจน. เริ่มต้นด้วยคำทักทายแบบธุรกิจ. แนะนำตัวเอง. ขอบคุณผู้รับที่สละเวลา. เพิ่มการเรียกร้องให้ดำเนินการบางอย่าง. จบอีเมล. ลงลายเซ็นของคุณ. พิสูจน์อักษรอีเมล. อธิบายว่าคุณมีที่อยู่อีเมลของผู้รับได้ยังไง. พูดถึงครั้งสุดท้ายที่คุณเจอเขา (ถ้ามี). แชร์ความสนใจที่มีร่วมกัน. บอกเหตุผลในการติดต่อของคุณ. ทำให้อีเมลของคุณมุ่งเน้นไปที่เรื่องๆเดียว.
https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email https://www.wikihow.com/Introduce-Yourself-Via-Email
Starting Strong Signing Off Keeping it Concise