Migliorare il Modo di Lavorare Migliorare l'Attenzione Fisica e Mentale Creare uno Spazio di Lavoro Efficiente
La chiave per aumentare la produttività è lavorare in modo efficiente. Se hai diversi compiti da svolgere, stabilisci le priorità in modo da mantenerti sempre attivo e laborioso. Anche se ciascuno di noi ha un suo proprio modo di lavorare, questo consiglio dovrebbe consentirti un significativo incremento della produttività.    In genere è preferibile iniziare svolgendo i compiti che non ci piacciono. Se inizi svolgendo le attività più divertenti, quando passerai ai lavori meno piacevoli ti sentirai stanco e probabilmente li rimanderai. Evita di saltare da una mansione a un altra. Quando è possibile, metti tutta la tua energia nel completare un singolo compito. Se devi dividere la tua attenzione fra più mansioni, dedica almeno un'ora alla volta a ciascuna mansione. Ridurre il tempo a 5-10 minuti per ogni impegno e passare continuamente da un'attività all'altra è un modo inefficiente di lavorare. Se vai avanti a lavorare senza interruzioni, ti consumerai rapidamente. Il tuo cervello ha bisogno di riposo per rimanere attento e concentrato. Tutte le volte che ti senti stanco o sei arrivato a buon punto con il lavoro da svolgere, concediti una pausa, che trascorrerai passeggiando, bevendo un po' d'acqua o conversando.    Durante le pause evita attività che potrebbero distrarti dal tuo lavoro. Se trascorri del tempo davanti al computer o al televisore la pausa potrebbe prolungarsi esageratamente. Se l'esaurimento da lavoro è un problema serio per te, utilizza un segnale acustico che ogni una o due ore ti ricordi che è tempo di fare una pausa. Organizza un programma di lavoro che sia realistico, servendoti di un calendario cartaceo o digitale. Se il tuo programma di lavoro assume una forma tangibile, poterlo vedere concretamente ti motiverà a proseguire l'attività con maggiore energia.    Nel tuo programma di lavoro inserisci anche delle pause brevi e delle pause più lunghe per consumare i pasti. Pianifica una giornata alla volta, specialmente all'inizio. Alla fine della giornata di lavoro, prenditi qualche minuto per stilare l'elenco delle attività del giorno successivo. Stabilisci degli obiettivi a breve e a lungo termine per ogni progetto e, per ciascun obiettivo raggiunto, assegnati un premio. Per le mansioni più elementari, come pulire la cucina o concludere un piccolo progetto quotidiano, regalati un cono gelato o una mezz'ora di relax per coccolarti un po'. Per gli obiettivi più grandi, come la laurea o la promozione, regalati una vacanza o un weekend all'insegna dell'avventura. Al lavoro dai il meglio di te stesso, ma evita inutili esagerazioni. I risultati veloci e professionali spesso sono più apprezzati di una settimana di lavoro extra. Serba i momenti di lavoro straordinario per i progetti veramente importanti. Questa raccomandazione è di vitale importanza per rimanere vigile e produttivo per tutta la settimana di lavoro. Anche nei giorni in cui non lavori, cerca di mantenere il ritmo sonno-veglia il più regolare possibile. La tua dieta dovrebbe contenere molte proteine, vitamine, carboidrati, grassi sani e fibre. Se mangi cibi ad alto contenuto di carboidrati — come i cibi da fast food, i cibi elaborati e i dolci — avrai un crollo degli zuccheri nel sangue che ti renderanno difficile affrontare la giornata. Tieni a portata di mano degli spuntini salutari, specialmente se tendi a perdere tempo preparandoteli da solo. Il caffè e le bevande energetiche ti danno una momentanea carica di energia, ma a lungo andare causano un crollo dell'organismo.  Assumi queste sostanze in quantità moderate oppure riservale alle circostanze particolari. Consumare caffeina ogni giorno crea dipendenza, costringendoti a berne in continuazione per raggiungere un livello minimo di comfort e di vigilanza. Se questo accade anche a te, smetti subito e lavorerai in modo più piacevole ed efficiente. Fai ginnastica per almeno 30 minuti al giorno per mantenerti vigoroso e in salute. Anche soltanto restare in piedi mentre si lavora o durante le pause ci permette di essere più vigili. Quando hai terminato la tua giornata di lavoro, concediti del tempo per rilassarti. Organizza qualsiasi cosa ti possa aiutare a ricaricarti, che sia una cena fuori con gli amici o una tranquilla serata a casa. Una volta ogni tanto prenditi un giorno tutto per te.  Assumi una babysitter per i bambini. Se stai lavorando, prenditi un giorno di ferie. Evitare i problemi domestici o quelli relazionali non aiuta a superarli, inoltre trasferisci le tue emozioni nel lavoro e nei periodi più difficili non potrai essere concentrato al 100%. Se possibile, cerca di affrontare questi problemi. Allo stesso tempo, prima di iniziare a lavorare, libera la tua mente meditando, facendo ginnastica  o parlando con un amico fidato. Se la tua scrivania è piena zeppa di fogli, impiega 15 o 30 minuti al giorno per fare un po' d'ordine. Questa attività produttiva serve a rendere meno monotona la tua giornata di lavoro; inoltre, una volta conclusa, contribuisce a migliorare l'efficienza e la produttività. Ecco alcuni semplici consigli:  I materiali che utilizzi più spesso devono essere collocati in un luogo facile da individuare e da raggiungere senza doverti alzare in piedi. Se ti dimentichi spesso dove hai messo qualcosa, apponi delle etichette sui cassetti e sugli schedari. Dopo aver usato qualsiasi cosa, rimettila correttamente al suo posto. Se lavori in un'area pubblica con frequenti interruzioni, cerca uno spazio più riservato per lavorare. Se non è possibile, cerca di lavorare insieme a persone produttive e positive a cui piacciono i lavori ben fatti. Evita le persone che non lavorano attivamente e che cercano sempre distrazioni.  Anche se lavori davanti allo schermo di un computer, cerca di svolgere i tuoi incarichi in uno spazio più tranquillo. Se gran parte del tuo lavoro si svolge al telefono o al computer, può essere molto difficile minimizzare queste distrazioni. Spegni tutti i dispositivi non necessari e segui anche i seguenti suggerimenti per evitare le distrazioni:   Blocca i siti web che ti distraggono. Chiudi i siti web non necessari. Se hai bisogno del telefono per ricevere le chiamate, disattiva il Wi-Fi per rallentare la velocità di connessione a internet. Se tendi a distrarti giocando ai videogiochi o con altri programmi, crea un account di lavoro separato sul tuo computer. Se perdi un sacco di tempo per cercare i documenti cartacei, passa al digitale. La maggior parte delle banche permette di ricevere i documenti e gli estratti conto online. Se hai a che fare con documenti di lavoro, realizzane delle copie digitali.  Come ultima risorsa, scansiona da solo i documenti e convertili in formato PDF. Che tu debba lavorare su file digitali o in un archivio fisico, crea un sistema intuitivo per accedere ai documenti. Utilizza gli stessi criteri di denominazione per tutti i file. Organizza i file digitali all'interno di cartelle etichettate in modo chiaro. Iniziare il nome del file con la data in formato GG-MM-AA è un sistema universale e semplice. In alternativa, fai in modo che inizi con il nome del cliente o del progetto.
Stabilisci le priorità mettendo al centro l'efficienza. Concediti delle pause frequenti ma brevi. Organizza il tuo tempo. Lavora sulla motivazione personale concedendoti dei premi. Evita di gonfiare eccessivamente i tuoi progetti. Attieniti strettamente a un regime di sonno regolare. Segui un regime alimentare salutista. Stai attento alla caffeina. Fai esercizio fisico. Concediti un sano relax. Presta attenzione alle tue emozioni. Organizza il tuo spazio di lavoro. Cerca uno spazio privato. Riduci al minimo le distrazioni digitali. Passa dalla versione cartacea dei documenti a quella digitale. Crea un affidabile sistema di archiviazione.
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