Organizzare una Lettera Motivazionale Scrivere la Lettera Motivazionale Rifinire la Lettera Motivazionale
Prima di iniziare a scrivere, dedica qualche minuto a descrivere le esperienze di lavoro che hai fatto nella tua carriera e che trovi rilevanti per la posizione per cui ti stai proponendo, oltre alle competenze che ti rendono un candidato interessante. Non perdere tempo con le capacità ed esperienze non rilevanti. Vuoi dimostrare che sei perfetto per quello specifico lavoro, non per uno qualsiasi. Per esempio, diciamo che ti stai candidando per un lavoro nell’amministrazione come tecnico informatico. Se hai esperienze passate nel campo della tecnologia e dei computer dovrai sicuramente includerle. Meglio non includere, invece, esperienze non rilevanti, come il lavoro estivo su una barca da pesca, sebbene di grande valore. Inoltre includi ogni competenza che potrebbe aiutarti in quell'ambito, per esempio la conoscenza di un certo linguaggio informatico di programmazione. Molte fonti concordano nel dire che una lettera motivazionale dovrebbe essere il più chiara e concisa possibile. Per facilitare il compito può essere utile ridurre il fulcro a una sola frase (come potresti fare per il titolo riassuntivo di una tesi scolastica). Visto che potrebbe sembrare un po’ arrogante o da mercenari scrivere semplicemente “Voglio che questa lettera mi faccia ottenere il posto”, prova a concentrarti su quello che il lavoro significa per te, personalmente e professionalmente, e in che modo potresti eccellere in quella posizione. Per esempio, nel precedente esempio riguardante la posizione di tecnico informatico, l’obiettivo della lettera motivazionale si potrebbe ridurre a qualcosa di questo genere: “L’obiettivo di questa lettera è dimostrare come posso utilizzare le mie competenze ed esperienze uniche in un ruolo informatico di così alto livello”. Meglio non esagerare nell’essere presuntuosi, come nel seguente esempio: “L’obiettivo di questa lettera è mostrare che sono il migliore e dovrei ottenere questo lavoro”. In teoria una persona che si candida per una posizione potrebbe avere molte altre scelte. Così come la lettera motivazionale dovrebbe spiegare al tuo potenziale datore di lavoro perché sei la persona giusta per quell'incarico, dovrebbe anche dire perché quell'impiego sia giusto per te. Che cosa lo rende più interessante di altri? In che modo corrisponde ai tuoi obiettivi personali e professionali? Ai datori di lavoro piace sentirsi dire perché la loro professione è più interessante di altre. Inoltre, sembrerai subito più leale.  Non esagerare con la franchezza in questo punto, ma non essere nemmeno del tutto disonesto. Per esempio, se ti stai candidando esclusivamente per ragioni di denaro, non dirlo direttamente, perché la maggior parte dei datori di lavoro potrebbe esitare ad assumere una persona che non è leale a nient’altro che al proprio stipendio. Prova invece a concentrarti sugli altri aspetti che rendono l'impiego interessante per te, anche se non sono fondamentali, come la flessibilità degli orari, il valore dell’esperienza che otterrai, le opportunità che avrai in quella posizione. Per esempio, se ti stai candidando come tecnico informatico nella pubblica amministrazione, potresti dire che un lavoro del genere ti darebbe l’opportunità di usare le tue competenze per il bene della comunità. Non conviene dire invece: “Voglio questo lavoro per la paga mensile e i benefit aggiuntivi”. Fondamentalmente la tua lettera motivazionale dovrebbe dimostrare al tuo potenziale datore di lavoro che sei il più adatto, tra tutti i candidati, per quella posizione. Concediti del tempo per pensare perché proprio tu dovresti essere preferibile ad altre persone con le tue stesse esperienze. Pensa alle qualità intangibili che porteresti a quel lavoro. Queste sono le cose che potresti considerare:  Personalità. Qualcuno magari ben qualificato per una certa posizione potrebbe non ottenerla semplicemente perché non è adeguato a quell’ambiente di lavoro. Per esempio, in una posizione di vendita, avere una personalità comunicativa e aperta è fondamentale. Disponibilità. Diversi lavori richiedono un diverso impegno di ore; mentre alcuni vengono svolti nell’orario canonico dalle 9 alle 5, altri hanno orari più vari e potrebbe essere necessario lavorare la sera o durante i weekend. Percorso lavorativo. I datori di lavoro potrebbero essere incoraggiati ad assumere persone per cui quel lavoro è il passo successivo naturale nella loro carriera. Cioè, potrebbero non assumere una persona per cui quella posizione rappresenta un cambiamento totale nel proprio percorso lavorativo, perché sarebbe meno probabile il suo impegno sul lungo termine. Le lettere motivazionali sono documenti di lavoro, perciò assicurati di tenere un tono formale dal principio. Per esempio, anche i saluti (i “Cari Tizio e Caio” all’inizio della lettera) meritano un certo controllo. La prima impressione è fondamentale, perciò comincia con il piede giusto rimanendo sul lato della formalità. In questo senso la scelta migliore è rivolgere la lettera alla persona che si occupa specificamente di selezionare i candidati – di solito il capo dell’ufficio Risorse Umane – con un semplice “Gentile (cognome)”; se non sai chi sia questa persona, puoi chiamare l’azienda per chiederlo oppure usa un saluto generico come “Gentile Responsabile del personale”.  Un’altra opzione possibile è iniziare semplicemente con la prima riga saltando i saluti a pie’ pari. Molte fonti professionali raccomandano di non usare la formula “A chi di competenza”, che potrebbe risultare impersonale e disinteressata. Dopo i saluti, non sprecare tempo e comincia subito a dire chi sei, quali sono le tue esperienze precedenti e perché stai scrivendo. Questa sezione introduttiva può riassumersi in un solo paragrafo lungo non più di qualche frase. Ricorda, il personale delle risorse umane probabilmente deve leggere decine di lettere motivazionali, perciò più velocemente riescono a farsi un’idea di chi sei, maggiori sono le probabilità che arrivino alle informazioni principali: le tue passate esperienze professionali, competenze, personalità e così via. Per esempio, nel suddetto caso della posizione di tecnico informatico, quella che segue potrebbe essere una buona sezione introduttiva, perché dice chi è e perché sta scrivendo in appena tre frasi: “Mi chiamo Maria Rossi. Le scrivo in risposta all’annuncio per “Tecnico informatico” trovato sul vostro sito. Avendo oltre dieci anni di esperienza nel campo informatico ed essendo una persona per cui l’informatica è prima di tutto una passione, sarei la persona giusta per questa posizione”. Poi, vai dritto ai tuoi requisiti. Comincia con le esperienze sul campo, soprattutto se sono importanti. Non c’è bisogno qui di essere specifici come nel proprio curriculum, di solito è sufficiente dire qualcosa come “Ho lavorato per cinque anni nella società X in un ruolo direttivo”, piuttosto che fare l’elenco dei lavori (compresi di data di inizio e fine) e delle proprie responsabilità, come si fa nel curriculum. Ovviamente cerca di essere breve, concentra le informazioni in un solo breve paragrafo ogni volta che è possibile. Se non hai nessuna esperienza di lavoro rilevante (per esempio se ti stai candidando per una posizione di base), non ti preoccupare. Concentrati invece su capacità, personalità, etica professionale e ogni attività a cui hai preso parte che potrebbe darti qualche vantaggio. Se per esempio ti stai candidando per il primo lavoro in assoluto come aiuto cuoco in un ristorante locale, potresti parlare della tua preparazione in ambito culinario (incluse le lezioni di cucina o la scuola culinaria) ma anche delle mansioni che non hai svolto in cucina (come il servizio ai tavoli, l’accoglienza ecc.). L’esperienza di lavoro non sempre è tutto: alle volte abilità specifiche di alto valore posso fare di te un candidato molto più interessante rispetto alla quantità di ore che hai trascorso lavorando in posizioni simili. Cita ogni tua conoscenza o competenza specifica che potrebbe renderti più adatto a quel ruolo. C’è un’ampia gamma di possibilità che potresti inserire; alcune di queste sono elencate qui sotto:  Competenze linguistiche. Conosci molto bene o sai parlare un’altra lingua? Questo potrebbe essere un grosso vantaggio negli ambienti internazionali. Competenze tecnologiche. Conosci un linguaggio di programmazione? Sei un esperto di Excel? Sai progettare siti web? Per società informatiche e nuove imprese, queste capacità sono spesso molto richieste. Certificazioni speciali. Sei abilitato a operare con il carrello elevatore? A saldare? A guidare camion? A maneggiare il cibo? Per lavori qualificati, questo genere di certificazioni sono fondamentali. Verso la fine della lettera motivazionale di solito vale la pena sfruttare qualche riga per spiegare perché sei la persona giusta per quel lavoro. A meno che tu non conosca già la politica dell’azienda per cui ti stai candidando, non dire che saresti perfetto per la loro politica aziendale o che saresti immediatamente il migliore amico di tutti. Concentrati invece sui tratti che fanno di te un prezioso collaboratore. Sotto puoi trovare il genere di cose che potresti far emergere:  Personalità. Sei amichevole e onesto? Sei generalmente andato d’accordo con i colleghi nei lavori precedenti? Ai datori di lavoro piace assumere persone che sanno lavorare in gruppo, persone che hanno un’attitudine positiva al lavoro e tengono alto il morale della società. Attitudini sociali. Sei una persona estroversa a cui piace la compagnia? Sei un introverso silenzioso e concentrato? Le abitudini nell’interagire con le persone possono influire sulle prestazioni professionali – alcuni lavori richiedono grandi chiacchieroni, altri no. Obiettivi e passioni. Questo è un lavoro che ami fare? Può aiutarti a raggiungere gli obiettivi dei tuoi sogni? Ai datori di lavoro piace assumere persone che vogliono quel lavoro per grandi motivazioni personali. Quando hai detto tutto ciò che era necessario per descriverti come un candidato altamente qualificato e perfetto per quel lavoro, puoi chiudere, perciò termina la lettera nel modo più succinto possibile, rimanendo cortese. Non perdere tempo con saluti lunghi o esagerati: è più probabile che un potenziale datore di lavoro sia infastidito dal dover leggere più del necessario, piuttosto che lusingato da una prosa troppo elaborata. Per esempio, seguendo l’esempio dell’informatico di cui si è detto sopra, potresti concludere così:  “Per qualunque cosa mi contatti via telefono o e-mail. Spero di sentirla presto. Grazie per il tempo che mi ha dedicato. Cordiali saluti, Maria Rossi” Come già detto, una lettera motivazionale dovrebbe essere un documento asciutto e breve. Perché la lettera motivazionale sia il più semplice possibile occorre diventare dei correttori spietati. Quando hai finito la prima stesura, leggila almeno un’altra volta, cercando i contenuti superflui. Ogni volta che una frase che si allunga più del dovuto prima di arrivare al punto, tagliala. Ogni volta che vedi una parola troppo complicata, che potrebbe facilmente essere sostituita con una più corta, sostituiscila. La lettera motivazionale è un documento funzionale, non l’occasione di mostrare le proprie capacità letterarie, perciò rendila semplice. Se puoi, fa passare un po’ di tempo tra la stesura della lettera motivazionale e la correzione. Molti scrittori lo suggeriscono perché così si prendono le distanze da ciò che si è scritto e si riescono a vedere gli sbagli più facilmente. Le lettere motivazionali dovrebbero essere sempre scritte con un tono formale e distaccato, come ogni altra scrittura di lavoro. Evita di usare termini dialettali, espressioni colloquiali o umoristiche. Tieni a mente che la tua lettera motivazionale verrà letta da persone che non ti conoscono, perciò non avranno modo di capire se stai usando questi elementi con buone intenzioni o per mancanza di rispetto. Una buona regola generale suggerita da molti scrittori è scrivere come se dovessi fare un discorso importante, piuttosto che parlare a un amico o a un membro della famiglia. Ecco un esempio piuttosto evidente: se ci si riferisce alle esperienze professionali passate, la frase “Dal 2002 al 2006 ho lavorato come consulente esterno per numerosi contatti personali” sembra molto più formale di “Dal 2002 al 2006, ho fatto un po’ di consulenze per qualche amico”, anche se il significato è quasi lo stesso. Quando hai finito il contenuto della lettera, dedica un po’ di tempo a controllare che abbia il formato giusto, affinché rispetti le convenzioni formali delle scritture di lavoro e che sia il più facile possibile da leggere. Di solito è lo stesso formato delle lettere di presentazione o degli altri tipi di scrittura d’affari. Qui di seguito sono elencati alcuni problemi di formato che sono fonte comune di confusione.  Intestazione: nell’angolo in alto a sinistra della lettera scrivi nome e cognome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo mail (uno per riga; lascia una riga tra l’intestazione e il saluto iniziale). Spaziatura: il testo nei paragrafi deve avere interlinea singola. Lascia una linea vuota prima di ogni paragrafo. Rientri: o metti il rientro nella prima frase di ogni paragrafo o le lasci allineate con il lato sinistro della pagina. Molte fonti raccomandano di non usare i rientri se lasci una riga tra i paragrafi.  Conclusioni: lascia 3 righe tra la conclusione (come “Cordiali saluti”) e il tuo nome. Quando pensi che sia pronta per l’invio, assicurati di darle un’ultima occhiata generale cercando gli errori minori che potrebbero esserti sfuggiti. Fai attenzione a ortografia, uso inappropriato delle parole, errori grammaticali e contenuti non necessari. Qui puoi trovare alcuni suggerimenti generali per la correzione:  Lavora su una pagina stampata e non su computer. Vedere il tuo lavoro in un formato diverso ti mostra come appare sulla pagina e può aiutare a evitare l’effetto “occhi sfocati” dopo ore a fissare lo schermo di un computer. Leggi ad alta voce. Ascoltare il testo, oltre che leggerlo, ti darà un aiuto ulteriore a trovare gli errori. Questo è un metodo particolarmente indicato per trovare le frasi troppo lunghe che altrimenti potrebbero sfuggire. Fatti aiutare da un amico. Una persona che non ha mai letto prima il testo potrebbe trovare errori che tu non hai visto. Spesso passare molto tempo a scrivere un documento può renderti “cieco” nei confronti degli errori che ti sei ormai abituato a vedere.
Fai il punto della situazione sulle tue competenze ed esperienze passate. Dai alla tua lettera motivazionale un solo fulcro, o “punto” principale. Spiega esattamente perché vuoi “questo” lavoro. Pensa al motivo per cui sei una scelta migliore di altri candidati. Inizia con un saluto formale. Presentati brevemente. Parla delle tue esperienze professionali e in che modo ti qualificano per quel lavoro. Elenca la tue capacità di rilievo. Spiega perché proprio tu sei la scelta perfetta. Concludi in modo cortese ma conciso. Rileggi e taglia i contenuti non necessari. Mantieni un tono formale. Assicurati di usare il giusto formato. Controlla ortografia e grammatica prima di inviare la lettera.
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