Un buon inizio La conclusione Restare concisi
Il destinatario dovrebbe avere ben chiaro di cosa tratta la mail prim’ancora di aprirla. Dev’essere anche breve; un oggetto lungo risulterà scomodo. Per una mail di presentazione, dovrebbe andare benissimo scrivere “Presentazione – (nome cognome)”.  Accertati di scrivere subito l’oggetto! Un classico errore è lasciare l’oggetto per ultimo, che spesso porta a dimenticarlo del tutto. I dispositivi mobili solitamente mostrano solo 25-30 caratteri dell’oggetto, perciò limita la lunghezza. Niente “ciao” o “ehi”. Potrai usare saluti simili una volta conosciuta la persona. Parti in modo professionale. Evita di usare il nome del destinatario nel saluto.  “Gentile signor/signora/signorina” – Se non sei sicuro dello stato civile della donna a cui scrivi, è meglio optare per “signorina” o “dottoressa”. “A chi di competenza” – Da usare solo quando non si sa chi riceverà il messaggio. Nella prima frase dovresti presentarti al destinatario. In questo modo collegherà un nome al resto del messaggio.  "Mi chiamo..." Inserisci il tuo titolo, se ne hai uno (dottore, presidente…). In caso di più titoli, non elencarli tutti, basta quello più importante o rilevante. A nessuno piace leggere tutte le mail, perciò accertati di ringraziarlo per aver investito parte del suo tempo nella tua mail. Questa semplice accortezza migliorerà l’umore del destinatario e aumenterà le possibilità di risposta.  “La ringrazio per l’attenzione”. “Grazie per aver trovato il tempo di leggere questa mia”. Chiedi al destinatario di risponderti, chiamarti, pensare alla proposta o qualsiasi altra cosa per restare in contatto. Chiedere qualcosa è un ottimo modo per far proseguire la conversazione.  “Mi chiami appena ha del tempo a disposizione”. “Organizziamo un pranzo di lavoro nei prossimi giorni”. “Cosa pensa di…?”. “Attendo con trepidazione la sua risposta”. Nelle mail professionali, accertati di chiudere in modo cortese ma conciso. Un semplice commiato manterrà la tua mail professionale pur esprimendo gratitudine.  "Cordialmente," "Grazie," "Distinti saluti," "Cordiali saluti," Evita “con affetto”, “tuo”, “ciao!”, “pace” o “grazie per la considerazione”. Se non hai configurato la tua mail per inserire la firma digitale, accertati di concludere con nome, cognome, titolo e contatti. Non sovraccaricare questa parte con 5 numeri di telefono, 2 indirizzi mail e 3 siti. Chiudi con semplicità in modo che il destinatario sia al corrente del miglior modo per mettersi in contatto con te. Evita d’inserire citazioni nella firma.  Joe Smith   joe.smith@mail.com (555)555-1234   www.joesmithswebsite.com Prima di cliccare “invia”, prenditi un momento per rileggere la mail un paio di volte, correggendo eventuali errori. Poiché la mail sarà verosimilmente il tuo primo contatto con la persona in questione, vorrai fare la miglior impressione possibile. Refusi ed errori grammaticali renderanno rapidamente la tua mail molto meno professionale. Fagli sapere come l’hai conosciuto. In questo modo dimostri di aver sfruttato canali leciti per raggiungerlo.  “Il suo responsabile mi ha passato il suo contatto”. “Ho trovato quest’indirizzo sul suo sito”. “Tizio mi ha suggerito di contattarla”. Rinfrescare la memoria della persona può portare a un maggior interesse.  “Abbiamo chiacchierato alla conferenza di settimana scorsa”. “Ci siamo sentiti ieri al telefono”. “Ho assistito alla sua presentazione riguardo a…” Può aiutarti a relazionarti col destinatario e rendere meno fredde le mail professionali. Per stabilire interessi in comune, potresti dover fare qualche ricerca sul destinatario. Possibili ambiti di ricerca includono Facebook, Twitter e LinkedIn.  Accertati di far sapere alla persona dove hai scoperto l’interesse condiviso, o sembrerai uno stalker. Se possibile, cerca di trovare un interesse legato al vostro lavoro, ad esempio nello stesso ambito o una passione professionale che vi accomuna. Non aspettare troppo per arrivare al punto. Nessuno leggerà una mail di svariati paragrafi prima di arrivare al punto. Spiega chiaramente e direttamente cosa vuoi e perché lo stai contattando. Se stai chiedendo un consiglio o hai altre richieste, accertati che siano gestibili, soprattutto se è la tua prima mail verso questa persona.  “Sarei interessato a maggiori informazioni su…”. “Vorrei incontrarla per discutere…”. “Vorrei chiedere la sua opinione riguardo a…”. La divagazione può disinteressare il destinatario o fargli dimenticare il motivo della mail. Non complicare troppo la mail di presentazione e chiedi una cosa sola.
Scrivi un oggetto esaustivo. Inizia con un saluto professionale. Presentati. Ringrazia il destinatario per l’attenzione. Fornisci un’istruzione. Concludi. Non dimenticare di firmare. Rileggi la mail. Spiega come hai ottenuto l’indirizzo del destinatario. Racconta del vostro incontro più recente (se c’è stato). Condividi un interesse in comune. Illustra la ragione della tua mail. Non divagare rispetto all’argomento della mail.
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