Inoltrare la Richiesta Creare un Pacchetto di Sponsorizzazione Identificare i Potenziali Sponsor
Potresti essere tentato di inviare più pacchetti possibile nei luoghi più diversi, usando un metodo generico progettato per raggiungere quante più situazioni possibile. Sbagliato. Cerca di essere giudizioso nell'invio dei pacchetti, riservandoli alle società che pensi possano davvero essere affini con la tua iniziativa. Personalizza ogni singola e-mail, pacchetto e corrispondenza che mandi. Prendendo la soluzione più comoda il progetto non troverebbe mai la sponsorizzazione che merita. Attendi un paio di giorni e poi chiama la gente a cui hai inviato i pacchetti di sponsorizzazione. Chiedi se hanno ricevuto la richiesta. Scopri se hanno domande. Assicurati che sappiano come contattarti quando avranno preso una decisione. Se un'azienda contribuisce con 10.000 euro al tuo evento, come la tratterai rispetto all'altra società che contribuisce con qualche centinaia di euro? La differenza dovrebbe essere notevole e sostanziale, dai vantaggi offerti per la pubblicità al modo in cui parli con loro al telefono. È il momento di invitarli a cena per assicurarti di mantenerli felici e interessati. Un pacchetto di sponsorizzazione deve sempre iniziare con un piano esecutivo o una dichiarazione di intenti relativi all'evento o attività per cui speri di ottenere il finanziamento. Questa dovrebbe essere di circa 250-300 parole e descrivere in dettaglio l'iniziativa per la quale chiedi la sponsorizzazione, il motivo che ti spinge a organizzarla e i vantaggi per lo sponsor.  Questo sommario è la tua unica possibilità di convincere il tuo potenziale sponsor, quindi non deve essere una lettera standard. Personalizzalo in base allo sponsor a cui fai la richiesta in maniera da fargli percepire il tuo profondo interesse nella compagnia o persona a cui ti rivolgi. Questo dimostrerà inoltre che rispetterai i patti di sponsorizzazione per tutta la durata della collaborazione. Ricordati di ringraziare lo sponsor per aver preso in considerazione la tua offerta. Usa un tono amichevole e professionale per dimostrargli il tuo livello di serietà e professionalità. Devi sempre fornire diversi livelli di sponsorizzazione tra cui lo sponsor possa scegliere. Spiega che cosa chiedi a ogni livello e perché hai bisogno di sponsor a diversi livelli. Spiega i vantaggi per lo sponsor. Invoglia i potenziali sponsor usando la tua conoscenza del loro modello di business, del target e dei loro obiettivi, spiegando come la sponsorizzazione andrà a loro beneficio. Potresti includere argomentazioni in merito a copertura della stampa e altre occasioni promozionali. L'invito può essere un modulo da compilare e inviarti oppure un biglietto con i tuoi dati per far sì che lo sponsor ti contatti e avvii il patrocinio. Assicurati che lo sponsor abbia un compito specifico da adempiere per portare avanti il procedimento. Cerca di facilitarli. Più è facile per loro completare l'attività che richiedi, più è probabile che accettino. Stai scrivendo a esperti di marketing, imprenditori e uomini d'affari, non ad accademici. Questo non è il momento di allungare il tuo scritto con nobile dizione e artificiosità nel tentativo di sembrare intelligente. Presenta la tua argomentazione, delinea i vantaggi per il business degli sponsor e concludi brevemente. Se stai cercando una sponsorizzazione per un evento speciale, per una marcia o una corsa, informati sulle altre corse nella tua zona e vedi gli sponsor che hanno partecipato. Questo potrebbe essere un buon punto di partenza.  Se il tuo evento è di natura atletica, prendi in considerazione Nike, Adidas, Livestrong e altre organizzazioni relative allo sport. Se si tratta di un evento musicale o di un concerto, prendi in considerazione stazioni radio locali, etichette discografiche e altre attività che abbiano interessi simili. Se si tratta di un evento culinario, prendi in considerazione una rivista specializzata e i grandi gruppi alimentari. Punta in alto. È bene avere una lunga lista di potenziali sponsor, ma non devi semplicemente chiedere a ogni persona e società che conosci che ti faccia da sponsor. Il tuo elenco deve essere una lista di potenziali sponsor reali, il che significa persone o aziende che possano effettivamente prendere in considerazione la tua richiesta. In questo elenco ci devono essere quelle aziende che ti hanno già sponsorizzato in passato, quelle che hanno sponsorizzato altre idee simili alle tue e le persone o aziende con le quali hai un legame personale e che potrebbero essere in grado di farti da sponsor. Avere delle informazioni di base sul tuo potenziale sponsor ti aiuterà molto nell'ottenere ciò che cerchi. Identifica i vantaggi che l'azienda potrebbe ottenere sponsorizzandoti. Se conosci il target, il modello di business e gli obiettivi del tuo potenziale sponsor, puoi iniziare a sviluppare qualche idea del modo in cui potresti impostare la sponsorizzazione.  Per questo motivo, più imprese locali sono spesso una scommessa più sicura delle grandi aziende come la Nike. Sebbene quest'ultima abbia certamente soldi da buttare, probabilmente devono anche sponsorizzare diverse centinaia di richieste ogni settimana. La stazione radio locale o il negozio di articoli sportivi? Probabilmente molto meno. E se la tua clientela si amplia, è un potenziale reddito anche per loro. Considera di mettere in competizione fra loro i potenziali sponsor, in modo da avere migliori margini di trattativa. Se per esempio un negozio di articoli sportivi del lato ovest della città si è già impegnato con te a un determinato livello, accennalo al negozio concorrente sul lato est della città. Capiranno l'antifona.
Evita l'approccio a tappeto. Invia i pacchetti personalizzati a ogni potenziale sponsor sulla tua lista. Prosegui con una telefonata. Personalizza il tuo approccio a ogni sponsor nel momento in cui partecipa. Scrivi un riassunto esecutivo. Fai una lista dei diversi livelli di sponsorizzazione e a che cosa saranno destinati. Fornisci un invito all'adesione. Vieni al punto. Cerca le aziende che sponsorizzano altre manifestazioni o attività simili alla tua. Fai un elenco di possibili sponsor. Fai ricerche su qualunque società o persona nella tua lista. Anticipa le esigenze di ogni potenziale sponsor.
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