Far Sentire Apprezzati i Dipendenti Essere un Buon Manager Essere un Buon Esempio
Se uno dei tuoi dipendenti ha lavorato alacremente, dovresti riconoscere il duro impegno che ha messo nel suo lavoro. Puoi far girare un'e-mail, dare un annuncio, offrire una ricompensa in denaro o addirittura consegnare all'impiegato un biglietto con dei fiori. Dovresti farlo con l'intenzione di motivare gli altri dipendenti a realizzare un simile successo, non di renderli gelosi. Se il dipendente ha lavorato duramente, premiandolo per ciò che ha portato a termine, incrementerai la sua soddisfazione sul posto di lavoro e la sua stima nei tuoi confronti. Naturalmente, il denaro è un grande mezzo per motivare le persone, e talvolta nessuna ricompensa è meglio di un bonus in contanti. Tuttavia, non è l'unica cosa che stimola i dipendenti, altrimenti si concentreranno soltanto su come ottenere più bonus, senza preoccuparsi di essere metodici e attenti nel loro lavoro. Spesso gli obiettivi concreti stimolano di più delle ricompense in denaro, e non dovrai nemmeno spendere soldi da dare ai tuoi dipendenti. I dipendenti devono avere l'obiettivo di impegnarsi, che si tratti di entrare in contatto con numero X di clienti entro la fine dell'anno, di raggiungere una quantità Y di vendite o di ottenere un numero Z di guadagni dal loro ultimo progetto. Dai degli obiettivi, parla del modo in cui possono raggiungerli e discuti anche di eventuali ricompense che potranno ricevere se faranno del loro meglio. Avendo qualcosa in cui mettere tutto il loro impegno, saranno molto più motivati quando vengono a lavorare ogni mattina.  Gli obiettivi concreti dovrebbero essere basati sui risultati, non sulla quantità di ore lavorate. Se dai ai tuoi dipendenti l'obiettivo di lavorare un certo numero di ore a settimana, tecnicamente lavoreranno in quell'arco di tempo, ma probabilmente non lo useranno saggiamente. Ogni dipendente ha un diverso modo di lavorare e non è motivato dagli stessi obiettivi di un altro. Uno può essere stimolato a creare il maggior numero di relazioni possibili, mentre un altro può essere motivato a produrre una relazione più completa o comprensibile su un dato argomento. Alcune persone effettivamente si sentono oppresse o demoralizzate se i loro unici obiettivi riguardano il tempo o numeri, anziché la qualità del lavoro. Anche se probabilmente non avrai il tempo o il modo per farlo, se intendi migliorare il tuo ruolo di capo, allora dovresti organizzare incontri individuali con i tuoi dipendenti per capire meglio come lavorano e per dimostrare che ti prendi cura di loro. Se puoi, cerca di programmare gli incontri almeno una volta al mese e vedrai che apprezzeranno il fatto che trovi del tempo per fare due chiacchiere con loro. Dimostrerai di essere un capo premuroso, anche se si tratta soltanto di quindici minuti.  Mostra un interesse che va al di là del lavoro negli incontri con il personale. Anche se gli incontri verteranno principalmente sui compiti aziendali e sui feedback relativi ai progetti in corso, dovresti anche fare qualche domanda su ciò che i tuoi dipendenti fanno al di fuori del lavoro. Non si tratta di ficcare il naso nella vita privata degli impiegati, ma se sai che sono sposati o che hanno figli, chiedi come vanno le cose in famiglia, se i ragazzi hanno cominciato ad andare a scuola, se prevedono di fare qualche vacanza o qualsiasi altra cosa che ti mostri interessato alla loro situazione senza dare l'impressione di essere invadente. Naturalmente, ogni capo ha i suoi dipendenti preferiti, ma se vuoi fare del tuo meglio nel lavoro, devi essere bravo a nascondere le tue preferenze. Ricorda che tutti in azienda danno il loro contributo e che, se favorisci palesemente alcuni dipendenti rispetto ad altri, le tue simpatie saranno note, rischiando l'insorgere di rancori da parte dei non prediletti, che si sentiranno incapaci di distinguersi. Anche se si può scontrarti con il carattere di alcuni dipendenti, cerca di essere gentile con ognuno e di non fare differenze, offrendo gli stessi benefici a tutti gli impiegati. Non lasciare che un dipendente che ti sta simpatico faccia una pausa pranzo più lunga, mentre riprendi qualcun altro per aver perso troppo tempo. Non dare diverse aspettative o scadenze a due persone che devono portare a termine lo stesso lavoro. È poco professionale e porterà il personale a non fidarsi di te. Non dovrai organizzarli da solo, se metterai qualcuno a capo di un collegio aziendale che aiuti i dipendenti a sentirsi parte della squadra. Non è necessario partecipare agli happy hours o andare a pranzo fuori con i tuoi dipendenti se ti sembra strano, ma puoi intervenire alla festa annuale per il Natale, al campionato di calcetto organizzato tra gli impiegati o entrare a far parte di una squadra aziendale di volontariato per conoscere meglio il personale, facendolo sentire più felice nel suo ambiente lavorativo.  Gli eventi sociali possono aiutare i dipendenti a conoscersi meglio e a trovare un modo nuovo per lavorare insieme, che si tratti di capire quanti stuzzichini bisogna ordinare per l'happy hour o qual è il colore più bello per dipingere la casa di un progetto. I dipendenti si sentiranno più felici quando approfondiscono le reciproche conoscenze e ti saranno anche più grati per l'interesse che dimostri nel fatto che siano d'accordo l'uno con l'altro. Un buon capo si preoccupa sempre che i dipendenti costruiscano solide relazioni tra loro. Anche se può sembrarti sciocco, far girare un'e-mail, portare una torta di compleanno o scrivere un biglietto può fare davvero la differenza, che si tratti di apprezzare o meno un impiegato prettamente nell'ambito lavorativo. Questi piccoli riconoscimenti dimostreranno che consideri i tuoi dipendenti come persone, non come macchine, e che ti preoccupi della loro vita e delle loro realizzazioni. In questo modo, si sentiranno presi in considerazione e valorizzati. Puoi anche far girare un biglietto in modo che tutti i dipendenti lo firmino per un'occasione speciale destinata a un dipendente. Così facendo, dimostrerai che non solo tu, ma l'intera azienda, lo tiene in considerazione. Se vuoi che i tuoi dipendenti facciano del loro meglio, allora l'obiettivo principale dovrebbe essere quello di chiarire le tue aspettative. Se anteponi i numeri e la produzione al servizio clienti o al tempo speso per portare a termine altri compiti, sii chiaro su questo punto in modo che i dipendenti non continuino a sbagliare e non si sentano confusi quando sei insoddisfatto. Se c'è qualcosa che desideri o ti aspetti, sii molto preciso su questo, invece di nascondere le tue reali aspettative, anche se sono alte.   Se vuoi che i tuoi dipendenti elaborino cinque rapporti a settimana, per esempio, metti in chiaro che è ciò che ti aspetti, invece di dire che stanno facendo un ottimo lavoro e di continuare su questa strada, per poi dare un giudizio negativo in sede di analisi delle loro prestazioni. Una cosa importante è sapere effettivamente che cosa vuoi prima di parlare con i tuoi dipendenti, in modo da non cambiare idea nel bel mezzo della conversazione. A volte, le tue aspettative cambiano in base alla direzione presa dall'azienda e ad altri cambiamenti interni. Se dovesse accadere, sii aperto su questi punti invece di lasciare che i tuoi dipendenti capiscano la situazione da soli. Se si è verificato qualche cambiamento in azienda, i dipendenti apprezzeranno se li metti a conoscenza del motivo. Se è stata licenziata una persona importante, è opportuno che i dipendenti sappiano qual è la ragione (anche se non entri nei particolari) in modo che non si sentano minacciati sul lavoro. Se hai constatato che un dipendente non è particolarmente adatto a un determinato progetto, sii onesto riguardo alle ragioni effettive, invece di tenergliele nascoste. I dipendenti apprezzano il fatto di sentirsi parte di una squadra e venire a conoscenza di ciò che accade, invece di esserne lasciati all'oscuro. Non è bello che i dipendenti considerino tutto ciò che fai o dici come un incarico trasmesso da Dio. Dai un'impronta umana alle tue decisioni e mostra ai tuoi dipendenti perché la cosa migliore per l'azienda è agire in un determinato modo, invece di dire soltanto che cosa devono fare. È importante mantenere i dipendenti aggiornati sui progressi che l'azienda sta facendo, che siano positivi o negativi. Non basta dire loro che le cose stanno migliorando settimana dopo settimana. Presenta numeri, dati o feedback particolari per dimostrarlo. Se l'azienda ha iniziato a gestire i clienti in modo diverso, se è stata assunta una nuova persona o se sono state apportate altre modifiche, allora è meglio mettere al corrente i dipendenti di questi aspetti, invece di lasciarli all'oscuro. In questo modo li farai sentire parte delle situazioni e avranno una considerazione più alta del tuo ruolo di leader. Puoi anche tenere riunioni in cui le persone che lavorano in diversi reparti parlino con il resto degli impiegati per dare loro un'idea di come procedono le cose in azienda. Dopo aver preso atto del quadro generale della situazione, i dipendenti si legheranno maggiormente ai progetti in corso. Anche se probabilmente non vorrai sentire giudizi altrui sul tuo lavoro, chiedendo un feedback, potrai effettivamente diventare un capo migliore e venire a conoscenza di quello che i tuoi dipendenti hanno davvero bisogno. Puoi dire loro: "Mi piacerebbe sapere come migliorare il mio lavoro" in modo serio. Forse saranno restii a dirti effettivamente che cosa potresti cambiare in meglio, ma puoi realizzare sondaggi anonimi ogni mese, invitarli a incontri individuali o anche inviare brevissime e-mail in cui chiedi la loro opinione sui progetti terminati. Ti rispetteranno per il feedback che hai chiesto, mentre le loro risposte ti aiuteranno a migliorare il tuo lavoro.  Quando ricevi un feedback, anche se è severo, ringrazia i tuoi dipendenti per la loro sincerità. Se li penalizzi per l'onestà che hanno dimostrato, allora non ti diranno mai la verità oppure un'altra volta non si fideranno di te. Se senti lo stesso feedback da molti dipendenti – per esempio ritengono di meritare una retribuzione molto più elevata per il lavoro che stanno svolgendo o di non avere obiettivi concreti – è importante affrontare la situazione. Se non fai altro che ignorare qualcosa che in azienda evidentemente non funziona, i dipendenti penseranno che fingi di preoccuparti senza prendere di fatto alcuna misura. Naturalmente, non puoi risolvere tutti i problemi messi in luce dai feedback e rendere completamente felice ogni dipendente, soprattutto se ricevi messaggi contraddittori. Se c'è qualcosa che lamentano e che non puoi assolutamente risolvere, comunica perché bisogna prendere una certa direzione. Assumendoti tutte le responsabilità, forse penserai di diventare un capo migliore e che in questo modo potrai dimostrare quanto sei intelligente, capace e laborioso. Tuttavia, accollandoti ogni obbligo, non solo sarai sottoposto a uno stress maggiore, ma darai ai tuoi dipendenti l'idea che non li tieni nella giusta considerazione e che non riponi fiducia in loro. Quando ti trovi davanti un compito che ritieni possa fare un altro dipendente, dovresti delegarlo a chi ha la giusta preparazione ed esperienza negli aspetti della micro-gestione aziendale. Così facendo, semplificherai il tuo lavoro e mostrerai ai tuoi dipendenti che conosci le loro capacità.  Certo, in un primo momento delegare responsabilità può comportare uno sforzo molto gravoso, perché dovrai destinare nuovi compiti agli impiegati. Ma nel corso del tempo risparmierai molto tempo, che potrai impiegare a valorizzare i tuoi dipendenti. Ciò detto, se i tempi sono duri e i dipendenti non svolgono, come dovrebbero, i compiti in più che hai loro affidato, provvedi a render conto di ciò che succede. Parla con loro del modo in cui puoi aiutarli, invece di addossare colpe. Quando sei il capo, può essere difficile non lasciarti ossessionare dai numeri, che riguardino le centinaia di commenti pubblicati su un blog o la vendita di scarpe. Anche se i numeri sono importanti, non sono l'unica chiave del tuo successo. Dovresti concentrarti, infatti, su ogni singolo dipendente, sul modo in cui lavora e sui suoi obiettivi personali, cercando di adattarlo agli obiettivi della produzione. Quando sei il capo, devi ricordare che non è il caso di applicare il principio del "one size fits all" ("standard universale") e che devi considerare singolarmente ciascun dipendente per vedere il contributo che può dare in vista degli obiettivi richiesti dai numeri. Se sei il capo di una grande azienda, naturalmente, può essere difficile non considerare ogni dipendente più di un semplice numero. Eppure, se non puoi farlo da solo, dovresti avere un manager sotto la tua direzione, responsabile delle risorse umane impiegate e del trattamento che ricevono. Forse non penserai mai che arrivare in ufficio con 15 minuti di anticipo possa influire sul modo in cui i tuoi dipendenti ti vedono, ma in realtà, questo atteggiamento può cambiare l'intero corso della tua giornata. Presentandoti in anticipo, avrai il tempo di sistemarti, non dimenticherai appuntamenti o riunioni importanti e sarai meno stressato e oberato di lavoro quando un impiegato vuole parlare con te. Così facendo, lavorerai in modo straordinario e sarai più disponibile verso gli impiegati. D'altro canto, non sentendosi sempre dire frasi come "Sono super impegnato", gli impiegati saranno più contenti di parlare con te.  Arrivare in anticipo è anche un buon esempio per i dipendenti, che capiranno quanto realmente ti sta a cuore l'azienda, dal momento che ti rechi al lavoro così presto. Dovresti, tuttavia, stimolare anche loro a presentarsi in anticipo, altrimenti resterai al punto di partenza. La verità è che la mattina può essere il momento in cui hai più impegni, perché dovrai controllare la posta elettronica, fare telefonate e parlare con venti dipendenti che desiderano incontrarti. Forse scoprirai che, arrivando in anticipo, puoi anche concludere il lavoro in anticipo. Naturalmente, tutti noi possano perdere il controllo. Se sei a capo di un'azienda, avrai un'infinità di motivi per cui perdere la calma ogni tanto. Eppure, quando senti che stai per perdere le staffe, scusati con gli altri e torna quando sei più tranquillo. Forse dovrai chiuderti nel tuo ufficio e fare qualche respiro profondo prima di poter tornare a quello che stavi facendo. E se hai perso la calma di fronte ai dipendenti, comportati in modo maturo e chiedi scusa. Succede alla maggior parte delle persone e non c'è bisogno di abbattersi per questo. Detto questo, impara a riconoscere i segnali di una possibile sfuriata in modo da scusarti prima che avvenga veramente. Se sei il capo, tutto ciò che va storto in azienda in gran parte è colpa tua. Se un dipendente è poco efficiente, può darsi che hai assunto una persona che non andava bene per quel compito o che non sei stato chiaro sulle aspettative che nutrivi per un determinato progetto. Pertanto, è opportuno ammettere che avresti potuto fare meglio ogni volta che si pone un problema, e se hai commesso un errore dopo l'altro, insultando un dipendente, mancando a una riunione o arrivando in ritardo, chiedi scusa.  Anche se la tua agenda è piena di impegni, dovresti comunque chiedere scusa se manchi a un incontro con un impiegato. Non basta dire: "Avevo troppe cose da fare". Piuttosto, scusati dicendo: "Mi dispiace non averti dedicato il tempo che meritavi". Non fare in modo che il dipendente si senta trascurato a causa dei tuoi impegni. Affronta i problemi in modo rapido. Se vedi che qualcosa è andato storto, affronta il problema a testa alta prima che peggiori, anziché metterlo sotto il tappeto. Se vedi che una relazione non è pervenuta, un dipendente sconvolto o un nuovo programma di lavoro che non è partito, non aspettare un mese per poi assistere a un peggioramento delle cose, sperando che si risolvano da sole in poco tempo. Invece, trova un modo per affrontare il problema affinché l'azienda continui a funzionare senza difficoltà. I tuoi dipendenti saranno colpiti dall'impegno che dimostri nel tuo lavoro. Un'altra cosa da fare per migliorare il proprio ruolo di capo è avere coerenza nelle aspettative. Se desideri che i dipendenti si concentrino sui servizi forniti al cliente, non arrabbiarti se uno di loro trascorre molto tempo con un acquirente che alla fine non ha comprato nulla. Chiarisci le tue priorità e le tue aspettative, in modo che i dipendenti sappiano che cosa desideri. Non li lodare per qualcosa una settimana per poi pretendere che quella dopo si comportino in modo diverso. Se avvertono incoerenza da parte tua, si convinceranno di non poter farcela.  Se in qualche modo hai cambiato le priorità o le aspettative, dovresti dirlo francamente ai tuoi dipendenti, invece di lasciare che lo capiscano da soli. Va bene correggere la messa a fuoco su un determinato progetto, ma è importante mettere subito al corrente gli impiegati in modo che possano regolare il loro modo di lavorare. Oltre alla coerenza, è importante seguire gli obiettivi stabiliti e mantenere le promesse che hai fatto. Se i dipendenti pensano che le tue non sono che vane promesse, allora non si fideranno di te. Forse penserai fare il capo consista solo dare ordini, dire ai dipendenti esattamente cosa devono fare e sputare fuori numeri, ma in realtà la cosa più importante è ascoltare i dipendenti in modo da avere un'idea migliore di come svolgere il tuo lavoro. Se trovi il tempo per ascoltare gli altri durante le riunioni, fai molte domande e chiedi feedback molto dettagliati, allora avrai mille idee su come portare avanti il lavoro senza problemi. Inoltre, i dipendenti non ti vedranno come una persona che vomita parole e numeri tutto il tempo, ma come un dirigente che si cura di quello che deve dire. Quando i dipendenti cercano di dirti qualcosa, non continuare a mangiare il tuo panino, smetti di controllare il cellulare e non leggere le relazioni proprio di fronte a loro. Dai loro la massima attenzione per dimostrare che ti preoccupi di quello che dicono. Anche se puoi dare soltanto cinque minuti del tuo tempo, è molto meglio che darne quindici facendo mille cose contemporaneamente. Non devi fare l'amico dei dipendenti – e, in effetti, non è consigliabile frequentare i propri dipendenti, in quanto un simile atteggiamento rischia di dare messaggi contrastanti sul posto di lavoro. Tuttavia, nulla ti impedisce di salutarli, fermarti a chiacchierare con loro, se hai un minuto, o fare un sorriso quando passi davanti a loro. Se hai una discussione senza nemmeno guardarli negli occhi, penseranno che non te ne importa.  Va da sé che avere un appuntamento galante o fare avance al personale non è per niente professionale e va evitato in quasi tutti i casi. Se vuoi che i dipendenti si sentano accolti nel tuo ufficio, ricevili facendo loro qualche complimento. Fai in modo che vedano che sei felice della loro presenza e che sei un capo al di sopra della media.
Ricompensa l'impegno. Dai ai tuoi dipendenti obiettivi concreti. Organizza incontri individuali con i dipendenti. Non prediligere nessuno. Organizza eventi sociali per i dipendenti. Ricorda i compleanni o le date importanti dei tuoi dipendenti. Cerca di avere aspettative chiare. Spiega il ragionamento che sta dietro le tue decisioni. Comunica ai dipendenti i progressi realizzati dall'azienda. Chiedi un feedback su come migliorare il tuo lavoro. Delega le responsabilità. Gestisci persone invece di numeri. Arriva con 15 minuti di anticipo. Non perdere la calma. Prenditi la responsabilità dei tuoi errori. Sii coerente. Ascolta più di quanto parli. Sii amichevole senza sforzarti di essere il migliore amico dei tuoi impiegati.
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