Scrivere una bozza Completare la Lettera Prepararsi a Scrivere
Per fare una buona impressione, occorre usare il formato giusto, professionale.   Nell'angolo in alto a sinistra, devi indicare il tuo indirizzo completo, la data e l'indirizzo completo del destinatario.  Lascia una riga tra ognuna di queste informazioni. Puoi inserire anche l'oggetto dopo l'indirizzo del destinatario, ma non è obbligatorio. Comincia la lettera con una forma di saluto, rispettosa e adatta.   Se conosci la persona cui scrivi, puoi cominciare usando il suo nome, ad esempio "Caro Tim". Altrimenti, dovrai usare il cognome e il titolo (ad esempio, Dott., Sig., Sig.ra).   Se non sai il cognome della persona a cui stai scrivendo, usa una forma di saluto come "Egregio Signore", "Gentile Signora" oppure "A chi di competenza". Nel primo paragrafo di ogni lettera di richiesta devi presentarti e spiegare chiaramente, ma brevemente, il motivo della lettera; per esempio "Le scrivo nella speranza che voglia considerare la possibilità di donare un contributo all'Associazione Tal dei Tali".   Se hai già avuto un contatto precedente con il destinatario della lettera, il paragrafo di apertura sarà l'occasione per ricordare la natura della tua associazione o il contatto che avete avuto in passato.   Per esempio: "Sono uno studente del vostro corso di Letteratura" o "Sono il presidente della Fondazione di Beneficienza Pinco Pallino, un'organizzazione a cui avete contribuito con somme generose negli ultimi dieci anni" oppure "Vi ho contattato il mese scorso in merito alla possibilità di una gita scolastica presso il vostro luna park". Stabilire un contatto non è utile solo per il destinatario, ma serve anche a sottolineare l'affinità con te, il che potrebbe aumentare le possibilità che la tua richiesta sia esaudita. Nel corpo della lettera dovrai fornire informazioni più specifiche riguardo alla tua richiesta.  È l'occasione per dire esattamente che cosa stai chiedendo e perché la tua richiesta dovrebbe essere soddisfatta.   Sii preciso, ma breve. Devi spiegare chiaramente che cosa stai chiedendo e perché la questione sia degna di attenzione, ma non devi raccontare la storia della tua vita.   Vai diretto al punto di quello che stai chiedendo. Il tuo interlocutore deve capire per bene che cosa vuoi.  Ad esempio: "Spero che vorrà prendere in considerazione la possibilità di ripetere il suo generoso contributo anche quest'anno", oppure "Vorrei chiedere la possibilità di sottoporle di nuovo questo scritto." Sii cortese e usa un tono appropriato per il lettore.   Limitati ai fatti e controlla le emozioni. Se devi parlare delle tue impressioni ed emozioni, limitati ai fatti e non farti trascinare dalle emozioni, ad esempio "Sono rimasto molto deluso dal voto", non "Sono così arrabbiato per questo voto!" Nel paragrafo conclusivo, informa il destinatario di ogni eventuale scadenza con la quale devi confrontarti e ringrazia per la considerazione che vorranno dare alla tua richiesta.   Ad esempio, se hai bisogno d'informazioni o di un appuntamento con qualcuno prima di una certa data, fallo presente nella conclusione della lettera in modo educato ma chiaro. Anche se in definitiva la tua richiesta non sarà esaudita, il fatto che abbiano dedicato del tempo alla tua lettera è meritevole di ringraziamenti. Occorre una forma di chiusura educata e appropriata. Alcune opzioni sono, "Rispettosamente", "Sinceramente", "Cordiali saluti", seguite dal tuo nome.   Se mandi una lettera tradizionale, lascia alcune righe vuote tra i saluti e il tuo nome stampato. In questo spazio, fai la tua firma a penna. Se alleghi qualcosa alla lettera lo devi indicare dopo i saluti, "Allegati: 2." Ti darà la possibilità di una prospettiva diversa quando la riprenderai in mano. Leggi attentamente la lettera per assicurarti che ciò che hai scritto sia chiaro, scorra bene e raggiunga gli obiettivi che ti eri prefissato nella parte 1. Fai tutti i cambiamenti necessari.  Un buon modo per valutare se la tua lettera è scritta bene consiste nel leggerla ad alta voce. Questo ti aiuta a trovare delle parole che potresti aver saltato e ti fa capire se scorre bene e se ha il tono giusto. Dopo avere fatto le opportune correzioni, fai un ultimo controllo per verificare che non ci siano errori di battitura o errori grammaticali.  Sarebbe bene farla leggere a un'altra persona. È facile lasciarsi sfuggire i propri errori. Manda la lettera al destinatario. Fai una copia da conservare fino a che la questione non sia conclusa. Per scrivere una chiara ed efficace lettera, è fondamentale che tu abbia ben chiaro il senso e l'obiettivo della stessa.  Un buon sistema per avere le idee chiare è prendere tre fogli bianchi e intitolarli "perché sto scrivendo questa lettera", "il fine di questa lettera", e "altri pensieri".   Senza preoccuparsi troppo dei dettagli, prenditi un po' di tempo per scrivere le tue idee sui tre fogli. Fai una lista delle motivazioni che ti hanno spinto a scrivere la lettera, cosa speri di ottenere e ogni altra informazione che ritieni opportuno includere. Per utilizzare il tono giusto, è essenziale capire chi è il tuo interlocutore.  Dopo avere fatto una prima riflessione, scrivi su un altro foglio quello che sai sul destinatario della lettera.   Ad esempio, qual è la posizione di questa persona, come può esserti utile? Toccherà a questa persona prendere la decisione finale riguardo alla tua richiesta, o deciderà se passarla a chi di competenza? Sarebbe opportuno considerare la competenza del destinatario riguardo all'argomento per cui scrivi.  Se il lettore non è particolarmente competente, servirà un modo diverso di scrivere (ad esempio usando un linguaggio più semplice e fornendo più informazioni), che non se il lettore è esperto della materia. Prima di iniziare a scrivere la lettera vera e propria, fai una bozza per organizzare i pensieri in modo logico e coerente.  Prendi in considerazione i punti principali e quelli secondari a supporto dei primi. Fai in modo che le tue idee siano organizzate in modo che abbiano senso per il lettore.
Usa il formato corretto. Comincia con i saluti. Scrivi un paragrafo introduttivo. Scrivi il corpo della lettera. Scrivi un paragrafo conclusivo. Aggiungi una formula di saluto. Dopo aver finito la prima stesura, se possibile, lascia la lettera da parte per qualche giorno. Correggi e riscrivi la lettera. Controlla la versione finale. Spedisci la lettera. Raccogli le idee. Considera il tuo interlocutore. Fai una bozza.
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Writing a Draft Finalizing the Letter Preparing to Write