Affrontare le Situazioni Difficili Comunicare in Modo Efficace Instaurare dei Buoni Rapporti con gli Altri
Se devi confrontarti con qualcuno su una questione piuttosto seria, fallo quando sei calmo. In questo modo, ti assicurerai che la conversazione non degeneri. Prima di dare informazioni che potrebbero turbare il tuo interlocutore, distendi un po' l'atmosfera con considerazioni o notizie positive. Questo approccio ti permetterà di stabilire un clima di calma e fiducia.  Supponiamo che tu debba declinare l'invito a un matrimonio. Invece di rispondere direttamente "no", invia un biglietto con su scritto: "Congratulazioni per il vostro imminente matrimonio! So che sarà una bella giornata. Purtroppo, ho un impegno di lavoro, ma vi faccio i miei migliori auguri e ben presto vi spedirò il mio regalo". Utilizza questo metodo anche quando devi fare una critica costruttiva. Prima di una discussione importante, considera i fatti. Non devi parlare basandoti sulle tue convinzioni o seguendo le tue emozioni, ma devi fare affidamento sulla ragione e sulla logica. Supponiamo che in azienda sia in atto un ridimensionamento dell'organico. Invece di andare dal tuo capo ed esclamare: "Non sono d'accordo con questi cambiamenti!", digli: "Il nostro dipartimento ha raddoppiato le vendite nell'ultimo trimestre. I tagli effettuati comprometteranno gravemente la nostra capacità di aumentare i profitti". Individua i tuoi obiettivi e quelli degli altri. Chiediti che cosa vuoi ottenere e che cosa desidera la tua controparte, e trova un modo per soddisfare le esigenze di entrambi. Ad esempio, supponi che tuo marito ti proponga di cambiare casa in modo che i vostri figli possano frequentare una scuola più prestigiosa. Tuttavia, preferisci rimanere dove abitate per non allontanarti dal tuo ufficio. Considera le scuole private o la possibilità di spostarvi nel quartiere accanto. Una volta messi in luce i tuoi obiettivi, prova a negoziare. Spesso la diplomazia comporta la rinuncia di determinate cose in cambio di altre. Sii disposto a trovare un compromesso e andare avanti. Supponi che a un certo punto tra te e il tuo coinquilino nasca la necessità di dividere le faccende domestiche. A te non dispiace lavare i piatti, ma detesti i lavori di manutenzione. Magari per l'altra persona può essere il contrario. In questo caso, proponi di occuparti della pulizia della cucina se si fa carico delle riparazioni e della cura del giardino. Se il tuo capo ti comunica che verrai licenziato o se tuo marito vuole divorziare, mostra la tua maturità mantenendo la calma invece di urlare, lanciare insulti o avere una crisi di nervi. Respira profondamente, riempendo i polmoni e cacciando l'aria. Reagisci positivamente e, se necessario, allontanati un secondo per riprenderti. Ad esempio, potresti dire al tuo capo: "Mi dispiace molto di apprendere questa notizia. C'è una ragione in particolare? È una decisione definitiva?". Se qualche pettegolezzo giunge alle tue orecchie, non versare benzina sul fuoco. Probabilmente lavori in un ambiente ostile dove spesso circolano voci, ma non farti coinvolgere. Astenendoti, dimostrerai di essere corretto e avere carattere. Uno degli ingredienti della diplomazia è l'affidabilità. Durante le conversazioni più spinose devi essere leale con i tuoi interlocutori, altrimenti non riuscirai a ottenere quello che vuoi e gli altri non saranno in grado di relazionarsi con te in modo autentico. Supponi di aver commesso un errore che ha pregiudicato tutta la tua squadra di lavoro. Invece di incolpare qualcun altro, ammetti: "Ho commesso un'imprecisione sul rapporto, per questo abbiamo ricevuto tante chiamate oggi. Mi scuso, ma sto cercando di risolvere il problema. Ditemi se avete domande o bisogno di aiuto". Non prendere decisioni difficili in fretta e furia. Invece di fare scelte di cui potresti pentirti, assentati un momento per pensare. Ad esempio, se sei un supervisore e un dipendente ti chiede di lavorare da casa un giorno a settimana, considera le sue esigenze e le sue motivazioni prima di rispondere immediatamente "no". Se puoi, trova un compromesso e offri questo genere di flessibilità anche al resto del personale. Ricorda che a volte le parole possono ferire le persone anche se le intenzioni sono buone. Quindi, prima di parlare di un argomento delicato, chiediti se quello che stai per dire è vero, utile o gentile. Esprimiti in prima persona per spiegare i tuoi pensieri anziché tirare a indovinare quello che gli altri pensano o stanno provando.  Ad esempio, potresti dire: "Mi sento scombussolato per la decisione che è stata presa durante la riunione di oggi" anziché: "Dovresti essere sconvolto per la decisione presa oggi". Se devi discutere con qualcuno di un argomento importante, prepara il tuo discorso. Devi conoscere i tuoi interlocutori prima di far passare un messaggio. In questo modo, ti assicurerai che verrà ricevuto e compreso. Determina se è meglio inviare un'e-mail o parlare di persona o se è preferibile annunciare una notizia in gruppo o individualmente.  Per esempio, supponiamo che tu debba comunicare al tuo staff che avverranno dei tagli al bilancio. In passato hai inviato delle e-mail per fornire informazioni delicate, ma hai scoperto che creavano confusione. In questo caso, organizza una riunione di personale e spiega la situazione in modo che i tuoi collaboratori abbiano la possibilità di chiarire i loro dubbi. Programma degli incontri individuali secondo le necessità o le richieste. Invece di prendere sempre le decisioni da solo, ascolta il punto di vista degli altri. Ringraziali per averti esposto quello che pensano in modo che continuino a farlo anche in futuro. Trova il tempo per valutare le opinioni altrui, ma resta fermo sulle tue decisioni quando credi di aver fatto la scelta migliore. Rispondi: "Grazie per la tua onestà, Marco. Prenderò in considerazione quello che mi hai detto riguardo all'assistenza sanitaria per tutti e farò ulteriori ricerche". Quando interagisci con gli altri, non essere aggressivo, ma cerca di mostrarti sicuro di te. Parla lentamente e con disinvoltura. Siediti senza accavallare le gambe o incrociare le braccia e guarda negli occhi il tuo interlocutore mentre parla. Invece di comunicare esplicitamente i tuoi pensieri e le tue sensazioni, usa qualche filtro. Offri suggerimenti anziché dire che cosa bisogna fare. Una persona diplomatica non sta seduta a sbraitare ordini, ma trova il modo per spingere gli altri ad agire.  Ad esempio, se devi gestire una situazione conflittuale tra i tuoi figli, prova a dire: "Dovreste considerare una soluzione migliore per dividere lo spazio in camera in modo da non litigare più". Puoi dire a un dipendente che arriva spesso in ritardo: "Hai mai considerato di prendere la strada statale per venire al lavoro? Per quello che ho visto, è a scorrimento veloce". Tuttavia, ti conviene rivolgerti in questo modo se hai un buon rapporto con il tuo interlocutore, altrimenti in determinati contesti potrebbe pensare che ti comporti in modo passivo-aggressivo. L'educazione è la chiave della diplomazia. Aspetta il tuo turno per prendere la parola e non interrompere mai le altre persone. Sii incoraggiante ed evita di insultare. Esprimiti con un tono di voce naturale e non conflittuale. Non imprecare e non urlare. Probabilmente sei costretto a lavorare con colleghi indisponenti o che hanno atteggiamenti provocatori. Tuttavia, la diplomazia non è un'arte che si usa solo con le persone che apprezzi. Impara le tecniche di respirazione profonda per calmarti quando gli altri ti stressano. Se senti il bisogno di piangere o sfogarti, esci e vai un secondo in bagno. Se vuoi essere più diplomatico, devi aiutare gli altri a sentirsi a loro agio. Invece di affrontare di punto in bianco un discorso serio, cerca di entrare in confidenza con le persone. Parla dei loro programmi per il fine settimana, della vita matrimoniale, dei figli o delle loro passioni. Discuti delle notizie che hai appreso tramite i giornali o delle tue trasmissioni televisive preferite. Mettile a proprio agio dimostrando interesse per la loro vita privata. Quando è opportuno, fai qualche battuta. Comunica empatia riproducendo i gesti e la postura di chi hai di fronte. Se sta seduto con il mento poggiato sulla mano, fai altrettanto. In questo modo, dimostrerai interesse per la conversazione. Sorridi non appena lo incontri. Le persone reagiscono bene quando sentono pronunciare il loro nome. Quindi, usalo ogni tanto mentre stai parlando. Potresti semplicemente dire: "Dove ti piacerebbe pranzare, Maria?" o pronunciarlo in occasioni più gravi come: "Andrea, mi dispiace per tua madre". Quando parli con qualcuno, evita di giocare col telefono o vagare con la mente. Piuttosto, presta attenzione in modo da comprendere il suo punto di vista. Ripeti quello che ha detto per fargli capire che hai ascoltato. Ad esempio, potresti dire: "Quindi, le cure che stai prestando a tua madre e la crescita di tuo figlio ti stanno mettendo a dura prova fisicamente". Dimostra attenzione verso il tuo interlocutore approfondendo il suo discorso. Formula domande che richiedono una maggiore riflessione e non un semplice "sì" o "no" come risposta. Ad esempio, potresti chiedere: "Fantastico! Sei stato in Grecia? Che cosa ti ha portato a questa scelta e che cosa ti è piaciuto di più?".
Trova il momento giusto per parlare. Comincia con un commento positivo quando devi comunicare una cattiva notizia. Concentrati sui fatti. Trova un modo per negoziare con le persone. Esprimi le tue preferenze in modo che la situazione sia vantaggiosa per tutti. Reagisci con calma quando ricevi una brutta notizia. Parla bene degli altri. Sii onesto e mostra la tua vera personalità. Allontanati dalla conversazione. Scegli con attenzione le tue parole. Adatta il tuo stile di comunicazione in base alla situazione. Sii aperto alle nuove idee. Sii assertivo con le parole e il linguaggio del corpo. Non essere troppo diretto. Presta attenzione alle tue maniere. Controlla la tua emotività. Fai quattro chiacchiere per creare un clima più sereno. Imita il linguaggio del corpo del tuo interlocutore. Chiama per nome. Ascolta attentamente. Poni qualche domanda.
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Addressing Difficult Situations Communicating Effectively Building Rapport with Others