Due Settimane Prima Qualche Mese Prima 24 Ore Prima Il Giorno dell'Evento
Fissa la data della manifestazione, la sede, conferma l'ospite d'onore, il titolo dell'evento e la tagline. C'è qualcosa che può andare storto? Un imprevisto/cambiamento dell'ultimo minuto che potrebbe presentarsi? In questa fase, tutto deve essere deciso in maniera definitiva. Approva il budget, il programma e via discorrendo, sia con i membri del gruppo che con i supervisori. Questo è il momento di porre eventuali domande. Tutti conoscono i propri compiti? Ognuno sa come affrontare i problemi che potrebbero sorgere?  Ancora una volta, incontrati con i volontari e i membri del team per analizzare e discutere di tutte le difficoltà che potrebbero nascere. Questo è il momento giusto per creare un piano d'azione. Assicurati che non ci siano problemi interni al gruppo. Resta in contatto con tutti i supervisori ma anche con i volontari e i membri della squadra. Se si tratta di un evento maestoso, devi avere diversi coordinatori per ogni attività che fanno però riferimento a un solo supervisore. Il "capo-squadra" deve essere una persona di cui il gruppo si fida. Vale la pena avere una o due persone che si occupino di accogliere, salutare e parlare dell'evento man mano che le persone s'interessano alla manifestazione e questa prende forma. In pratica, si tratta di un comitato di accoglienza che mantenga alto il morale e che rassicuri le persone. Probabilmente hai già una pagina Facebook e Twitter, ma ci sono migliaia di altri siti che puoi utilizzare per pubblicizzare la manifestazione. Ad esempio Eventbrite e Meetup sono fra i maggiori siti web studiati allo scopo di supportare degli eventi. Anche se non ne hai mai sentito parlare, vale la pena fare qualche ricerca online.  Non dimenticare il sito web della manifestazione, il tuo blog o la pagina Facebook. Puoi inviare dei promemoria, delle foto e controllare quante persone hanno accettato l'invito. Più sei attivo e più la manifestazione sarà conosciuta. Ci sono molte spese a cui fare fronte durante le settimane precedenti la manifestazione e non vorrai certo pagarle di tasca tua! Cerca di raccogliere del denaro per pagare almeno le prime incombenze, come la sede, il materiale, il buffet e così via. Alcuni di questi obblighi devono essere onorati prima che l'evento abbia inizio. Accertati di avere un sistema di ricevute, conferme di pagamento, fatture e così via. Devi essere in grado di poter monitorare e controllare le entrate e le uscite, quindi più è capillare la tua organizzazione fin dall'inizio e meglio è. Soprattutto se un fornitore con cui stai lavorando sta cercando di raggirarti. Crea dei volantini, prepara degli annunci, informa i mezzi di comunicazione, invia delle email, chiama direttamente le persone, invia degli SMS e incontra i potenziali partecipanti e gli sponsor. Cos'altro deve sapere la gente per partecipare? Accertati che ogni informazione sia completa, così che le persone abbiano solo poche domande da porre, dopo tutto devi anche solleticare un po' la curiosità! Pensa al tuo tipo di pubblico. Se dovrai rivolgerti a persone anziane non è il caso di trascorrere molto tempo sulle chat per interagire con loro. Recati sul posto e utilizza gli stessi mezzi di comunicazione che usa il tuo pubblico. Cerca di essere disponibile e di rendere la cosa il più normale possibile. Potresti avere bisogno di medaglie, ricordi, premi, certificati e così via. Ci sono moltissimi dettagli e gadget che passano del tutto inosservati a un occhio non attento, ma che svolgono un ruolo specifico e soddisfano determinate esigenze (e tu lo sai). Non dimenticare i tavoli, le sedie, gli strumenti audio, le tovaglie, i segnaposto e tutte le altre cose importanti. Questo è un altro elemento che dovresti studiare. Non smettere finché non hai trovato almeno 5 dettagli a cui non avevi pensato; devi annotare tutto, dal kit di primo soccorso alle batterie, dal ghiaccio alle prolunghe. Accertati di essere preparato a ogni evenienza. Questo include le fotografie e i video, i trasporti, il cibo e le squadre di pulizia. La lista potrebbe essere infinita!  Accordati per il cibo e le bevande. Questo è anche un buon momento per pensare a coloro che hanno disabilità o problemi di mobilità. Verifica se ci sono ospiti vegetariani o che hanno altre esigenze alimentari. Disponi che vengano preparate le sedie, i tavoli, gli sfondi, i microfoni, gli altoparlanti, i computer, i proiettori LCD, il podio. Nella sede della manifestazione tutto deve essere pronto. Devi avere a portata di mano i numeri di telefono, gli indirizzi e le e-mail dei membri della tua squadra. Allo stesso modo prepara un elenco dei contatti dei VIP e dei fornitori. Quando qualcuno non si presenta o è in ritardo, devi esserne a conoscenza.   Supponiamo che il fornitore del catering sia in ritardo, cosa fai? Prendi la tua rubrica e lo chiami. Ti risponde che credeva che avresti ritirato tu i 100 kg di straccetti di maiale. Ok, niente panico. Prendi l'elenco dei contatti, chiama Luigi che con il suo camion può andare a ritirare la carne. Crisi scongiurata e sai che non ti affiderai mai più a quel servizio di catering oppure cercherai di essere più esplicito con le tue richieste. Controlla il posto e valuta il parcheggio, il bagno, il backstage, rivedi gli accordi che avevi stipulato, controlla le entrate e le uscite. Controlla se nei paraggi c'è una copisteria, un luogo dove fare delle telefonate e comprare ogni cosa in caso di emergenza. In pratica devi conoscere la zona come le tue tasche. Parla anche con la persona di riferimento. Egli dovrebbe conoscere la sede dell'evento meglio di chiunque altro. Ci sono dei problemi che dovresti conoscere? Dei vincoli di orario? Le porte vengono chiuse a una certa ora? Gli estintori, i rilevatori di fumo e l'allarme antincendio sono a norma? Sapere qual è l'obiettivo ti aiuterà a gestire e a "condurre per mano" tutta l'organizzazione nella giusta direzione. Vuoi sviluppare un progetto educativo? Vuoi convincere a donare per una raccolta di fondi? Vuoi celebrare una persona o un gruppo di persone? Cerca di essere il più specifico possibile. Qualunque sia l'obiettivo della manifestazione (istruzione, raccolta fondi, festeggiamenti e così via) perché la stai organizzando?   Pensa a una dichiarazione d'intenti. Questa è la cornice del tuo successo. Quando sai esattamente quello che vuoi e che cosa devi fare, sarà tutto più facile. Cosa vuoi ottenere esattamente? Non pensare a scopi secondari, come a quante persone vuoi che partecipino o a realizzare l'evento di per sé. Valuta davvero quale "tornaconto" desideri dalla manifestazione. Vuoi che almeno 5 persone entrino a far parte della tua organizzazione? Vuoi raccogliere almeno 1000 € di fondi? Vuoi cambiare il modo di pensare della gente o solo emozionare? Pensa alle tre cose più importanti che vorresti accadessero grazie all'evento e concentrati per realizzarle. Potrebbero essere obiettivi nel settore finanziario, sociale oppure personale. Dipende solo da te. Hai bisogno di una squadra con persone che abbiano abilità diverse fra loro. Possono aiutarti in ogni cosa, dalla scaletta al budget, dal preparare gli inviti e manifesti fino ad accogliere gli invitati e fare "il lavoro sporco" di pulizia alla fine dell'evento. In altre parole, un team che ti permetta di svolgere tutto il lavoro. Se ti è possibile, scegli dei volontari di cui ti fidi!  Accertati di "tenere al passo" con il progetto sia i membri della squadra che i supervisori. La collaborazione rende il lavoro più semplice. Quando chiedi aiuto ai volontari, cerca di essere il più completo possibile nello spiegare cosa ti aspetti da loro e quale deve essere il loro livello di coinvolgimento nel progetto. Se ti trovi nell'impossibilità di avvalerti di volontari, assumi un'equipe! Tutto dipende dal tipo di evento che devi organizzare. Forse i proprietari della sede dove si svolgerà la manifestazione sono in grado di fornirti una squadra oppure dovrai rivolgerti a un'agenzia specializzata. Devi includere tutte le spese possibili, tutte le entrate, le sponsorizzazioni e anche gli imprevisti. Senza un piano economico, ti ritroverai con una manciata di ricevute, il portafoglio vuoto e nessuna idea di cosa è successo. Sii realistico fin dal primo giorno e non avrai mai sorprese. Trova un modo per contenere i costi. Puoi trovare dei volontari che lavorino gratuitamente? Puoi ottenere una sede poco costosa (come l'abitazione di qualcuno)? Ricorda: una piccola riunione raccolta che si svolge alla perfezione è sempre meglio di un gigantesco party hollywoodiano mal gestito. Questo è il passaggio fondamentale per l'evento. Il posto e il momento giusto ti assicureranno la partecipazione della gente. Devi valutare quando le persone sono libere e una sede che sia comoda da raggiungere. Non dimenticare che deve essere anche un luogo che puoi permetterti di prenotare!  Considera il pubblico a cui ti rivolgi e controlla il calendario della comunità dove vivi. Se devi coinvolgere un gruppo di mamme casalinghe, il momento migliore è sicuramente durante il giorno ed è opportuno che la sede sia nei paraggi (magari potresti anche offrire un servizio di babysitter). Se il pubblico è composto da giovani studenti, organizza la manifestazione una sera del fine settimana, in centro. Se ti è possibile, scegli il luogo dove si trova già il tuo pubblico. Ovviamente alcune sedi devono essere prenotate.Contatta la proprietà il prima possibile, i locali potrebbero essere ben più occupati di quanto lo sia tu! Questo è un termine vago che indica praticamente tutti gli aspetti pratici. Come sarà il parcheggio? Ci saranno gli accessi per i disabili? Come organizzare lo spazio a disposizione? Quale attrezzatura servirà? Quali oggetti in più (acqua da bere per i relatori, badge, volantini) saranno necessari e rappresenteranno una spesa extra? Qual è il numero di persone di cui hai bisogno affinché tutto proceda senza intoppi? È molto importante prenderti qualche minuto per pensare con il tuo team e considerare tutta l'organizzazione nel suo insieme. Ci sono degli ostacoli che possono essere previsti ed evitati? Ci sono degli ospiti speciali per i quali bisogna anche pensare a una sistemazione alberghiera? Ci sono delle eccezioni da considerare? Mentre sei sulla cresta dell'onda del progetto, prepara uno schizzo per un manifesto. Dovresti abbozzare un'ipotesi di data, ora, sede, ospite d'onore, il nome dell'evento e una tagline. Dato che è abbastanza presto per i manifesti, puoi prenderti del tempo per studiarli, ma è sempre meglio cominciare a dare loro una forma preliminare e vedere poi come si svilupperanno! Valuta altri mezzi per coinvolgere il pubblico. Puoi inviare delle email di massa? Della posta normale? Creare una pagina Facebook dell'evento o utilizzare Twitter? Ci sono decine di siti web dove poter pubblicizzare la manifestazione. Cosa devi fare prima dell'evento per attirare il pubblico e cosa devi fare il giorno stesso dell'evento per tenerlo coinvolto? Molto probabilmente ti sentirai sempre con l'acqua alla gola in questo periodo. Fai un respiro profondo e apri un foglio di calcolo Excel. Prepara una bozza del programma delle attività per l'evento. Compila alcuni fogli per organizzare le tue idee. Per ora può sembrarti una burocrazia inutile, ma nell'arco di un paio di  mesi sarai grato di averla preparata in anticipo. Prepara una scaletta (con delle scadenze) per ogni attività. Scrivi il nome della persona che ne sarà responsabile, dove dovrà svolgere il compito ed entro quale giorno/ora. In questo modo puoi organizzarti e rispondere prontamente a domande future. Puoi farcela. È determinante controllare il livello di ansia e non farsi prendere dal panico. Ti sei preparato per mesi! Tutto andrà bene. Più sei tranquillo, più la tua squadra sarà calma e tutto procederà come da programma. In ogni caso, tutto finirà entro breve! Ce la puoi fare, hai pensato a tutto, hai organizzato tutto e hai previsto ogni inconveniente. Se si presentasse un problema, sai come gestirlo. Ricorda che nessuno darà la colpa a te. Se ci fosse un ospite chiassoso o del cibo pessimo, non preoccuparti, la gente sa che non puoi avere il controllo di ogni cosa. Rilassati. Ricordati di dire a tutti come raggiungere la sede dell'evento e a che ora devono presentarsi. L'ultima cosa che desideri è che il tuo team ti chiami il giorno della manifestazione chiedendoti dov'è la porta posteriore del locale!. Anche se nessuno ti pone delle domande aperte, fai del tuo meglio per stimare il comportamento dei tuoi collaboratori. Hai l'impressione che tutti abbiano ben chiaro il loro compito? Il gruppo è affiatato? Se così non fosse, parla con loro e cerca di capire qual è il problema. Forse qualcuno si sente più adatto per un altro incarico oppure preferisce lavorare con gente diversa. Fai una lista degli invitati su un foglio excel e cerca un riscontro per ciascuno. Ricordati che nella maggioranza dei casi il numero delle conferme che hai ricevuto non corrisponde al numero delle persone che ci saranno davvero. Forse 50 persone ti hanno assicurato della loro presenza ma potresti ritrovarti con 5 invitati o magari 500. Quindi, sebbene dovresti conoscere il numero dei partecipanti, preparati a dover gestire un pubblico ben differente! Ricorda l'evento agli ospiti principali. Rimarrai sorpreso di quante persone ti risponderanno: "Oh, è vero! Sarà domani, giusto?" Una semplice telefonata o un SMS può evitarti brutte sorprese. La stanza è pulita e accessibile ? Tutta l'attrezzatura elettronica è installata e funzionante? Puoi caricare in anticipo i dispositivi? Lo staff ti sembra preparato? Controlla che ci sia un numero sufficiente di persone per gestire l'evento. Ovviamente è sempre meglio sbagliare per eccesso in questi casi. Hai bisogno di qualcuno per delle commissioni d'emergenza, che sappia affrontare un problema o che si prenda cura di un ospite che non vedi arrivare. O anche solo che ti porti un caffè. Potrebbe includere una bottiglia di acqua, una barretta energetica, un quaderno, una penna e un volantino con tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Questa è anche l'occasione giusta per inserire alcuni oggetti ricordo. Si tratta di un gesto gentile che dona alle persone la sensazione che l'organizzazione ha pensato proprio a tutto. Inoltre l'ospite si sentirà apprezzato! Questo vale anche per il tuo staff! Chi non ama uno snack e una penna gratuiti? Si tratta della lista con tutte le informazioni necessarie suddivise per ora o durata. Un'agenda precisa al minuto è fondamentale per le attività importanti. Il formato dipende da te, fai solo in modo che non sia troppo dettagliata altrimenti sarà difficile da leggere. Se sei una persona davvero diligente e pignola, puoi preparare diverse scalette. Per gli oratori potrebbe essere utile una scaletta con l'elenco di tutti coloro che prenderanno la parola, ordinato secondo criteri cronologici. Lo staff può avere una lista con le attrezzature, le tempistiche e il protocollo di pulizia. Se hai tempo di preparare questi elenchi, saranno davvero utili. Sarebbe terribile se all'inizio della manifestazione, quando tutti sono arrivati, ti accorgessi di avere dimenticato a casa 12.000 bicchieri! Avresti rovinato tutto! Quindi fai una lista dettagliata! Se il materiale è distribuito in più posti, assegna a ciascun membro del team un compito specifico. In questo modo non passerai 8 ore a raccogliere tutto e a impazzire! Suddividere il lavoro lo rende più leggero. Controlla che tutta l'elettronica funzioni. Ci sono domande dell'ultimo minuto? Se hai tempo a disposizione, beviti un caffè, fai un discorso di incoraggiamento e una pausa. Sei preparato e ce la puoi fare! Accertati che gli organizzatori siano riconoscibili tramite un badge o altro, così che gli ospiti non fatichino a identificarli. Devi mettere dei palloncini vicino alla cassetta della posta? In quell'angolo è meglio attaccare un manifesto? Le porte all'ingresso sono aperte? Se gli ospiti devono districarsi in un labirinto per trovare la sede della manifestazione, più cartelli metti e meglio è.   Metti i cartelli di benvenuto e altre informazioni davanti all'edificio. Devi essere certo che il luogo dell'evento sia visibile dalla strada. Non ci devono essere dubbi in questo. Organizza un banco di accoglienza e di registrazione. Quando gli ospiti fanno il loro ingresso, dovrebbero vedere esattamente quello che devono fare. Altrimenti cominceranno a girovagare senza meta, insicuri e a disagio. Ricordi il gruppo di accoglienza descritto nelle sezioni precedenti? Fai in modo che ci sia qualcuno all'ingresso che accolga le persone e risponda a eventuali domande. Metti un po' di musica. La musica è in grado di dissipare ogni imbarazzo che altrimenti potrebbe generarsi. Se un oratore è in ritardo, devi trovare un modo per "riempire" questo tempo. Se il rinfresco si sta dilungando oltre il previsto, bisogna avvertire tutti che il programma ha subito delle variazioni. Gli eventi molto raramente seguono la pianificazione a tavolino, quindi man mano che devi apportare delle modifiche accertati che tutti ne siano a conoscenza. Vorrai certo qualche ricordo! Inoltre la presenza di un fotografo emoziona sempre la gente. Immortala i manifesti degli sponsor, i tuoi personali, fai le foto all'ingresso, alla reception e così via. Potrebbero essere utili per il prossimo anno! Chiedi a un amico di occuparsi delle fotografie o assumi un professionista, se possibile. Hai già tanto di cui occuparti. Devi socializzare con gli ospiti e chiacchierare con loro, quindi fai in modo che ci sia qualcun altro per le fotografie. Probabilmente avrai lasciato un segno nella mente dei tuoi ospiti e certamente desideri che si pongano delle domande o che cerchino un modo per supportare il vero motivo per cui hai organizzato la manifestazione. Quindi puoi preparare delle brochure o un altro oggetto che consigli loro come collaborare in prima persona anche dopo l'evento.  Potresti organizzare dei momenti di discussione per ottenere un feedback. Offri ai tuoi ospiti un modo per interagire con te e proporti i loro pensieri. Dai loro modo di consigliarti dei miglioramenti e di esprimere cosa vorrebbero vedere l'anno successivo. In questo modo capirai anche il loro grado di coinvolgimento. Controlla il contatore dell'elettricità, togli i manifesti, i tavoli e tutto il materiale. Devi lasciare la sede come l'hai trovata, soprattutto se hai pagato per affittarla e vorrai usarla ancora in futuro. Inoltre la proprietà potrebbe importi delle "multe" se non ottemperi a questo dovere. Cerca di suddividere i compiti così che il lavoro sia il più rapido e meno pesante possibile.  Controlla e accertati di non avere dimenticato nulla di prezioso. Se trovi degli oggetti personali degli ospiti/pubblico, organizza un “ufficio oggetti smarriti”. Se hai fatto dei danni, contatta la proprietà e informala personalmente dell'accaduto. È meglio essere onesti. Occupati al meglio della spazzatura. Le operazioni di pulizia partono proprio da lì. In base al tipo di evento che hai organizzato potrebbe non esserci nulla da fare oppure potresti avere una lunga lista di ringraziamenti da scrivere e ricevute da presentare. Ecco qualche suggerimento:  Ringrazia tutti i membri del team, soprattutto gli sponsor e i volontari. Non avresti potuto far nulla senza di loro! Chiudi e salda i conti. Questo andrebbe fatto il prima possibile; meno pendenze restano aperte e meglio è. Organizza una festa di ringraziamento per tutti coloro che ti hanno aiutato. Vuoi che il tuo staff si senta apprezzato e che percepisca di avere fatto la differenza per una buona causa. Distribuisci dei souvenir o altri omaggi alle persone importanti. Rilascia le ricevute agli sponsor e a chi ti ha finanziato. Pubblica le foto dell'evento sul sito web. Dopo tutto quello che hai fatto e detto, ci sono cose che organizzeresti in maniera diversa? Cosa ha funzionato e cosa no? Ti impegneresti in un lavoro simile un'altra volta? Cosa hai imparato dall'esperienza? Se hai ricevuto dei feedback, rileggili. Se gli ospiti non hanno espresso alcun giudizio, chiedi al tuo staff! Quali sono le loro opinioni? Si sono divertiti? Dopotutto, anche questo è un incentivo, proprio come lo snack e la penna omaggio!
Assicurati che ogni cosa rispetti la pianificazione. Fai una riunione con il tuo team. Delega il lavoro a persone diverse e lascia che quelle con maggiore esperienza coordinino le varie attività. Accertati di aggiornare i siti web che sono collegati all'evento. Trova degli sponsor e altri modi per raccogliere dei fondi. Pubblicizza l'evento. Procurati tutto il necessario per la manifestazione. Prendi accordi per qualunque cosa. Stila una lista dei contatti. Recati alla sede della manifestazione con la tua squadra. Determina lo scopo dell'evento. Fissati degli obiettivi. Trova dei volontari. Prepara il budget. Decidi il luogo e il giorno. Logistica. Marketing e pubblicità. Organizzati. Resta calmo. Fai un ultimo controllo con il team. Controlla gli inviti e le conferme. Ritorna alla sede della manifestazione e controlla che tutto sia pronto. Prepara il kit per i partecipanti. Prepara una scaletta. Prepara una checklist delle cose che devono essere portate alla sede. Arriva prima con il tuo team e i volontari. Prepara tutto dentro e fuori la sede. Accertati che le persone che contano sappiano cosa accadrà. Scatta delle fotografie! Consegna del materiale informativo. Pulisci tutto! Ricordati di tutti i doveri "post-manifestazione". Organizza una riunione post-evento per analizzarlo e trovare soluzioni migliori per l'anno successivo.
https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event https://www.wikihow.com/Organise-an-Event
Organising 2 Weeks Beforehand Planning Months Ahead Working 24 Hours Before the Event Managing the Day of the Event