Mandare Inviti Via Posta Mandare Inviti sui Social Approccio Generale Invitare per Telefono Invitare per Email Invitare di Persona
La posta tradizionale ci mette un po' per essere smistata, consegnata, letta e confermata. A volte, se si scrive con troppo anticipo, le persone possono pensare: “Non so ancora cosa mangerò a colazione, come posso sapere cosa farò il prossimo mese?”. Altre volte, gli invitati hanno già molti impegni per il mese successivo. Diciamo che 2 settimane di anticipo vanno bene. Un indirizzo sbagliato o scritto male può significare non avere uno dei tuoi migliori amici alla festa! Se non sei sicuro, contatta l'interessato e chiedi conferma. Un invito spedito via posta è un'ottima occasione per dare una buona impressione. Non esagerare con le decorazioni, però, se si tratta di una festa semplice: questo potrebbe intimorire gli ospiti. In fondo li stai solo invitando per una bella serata in compagnia! Metti sulla busta qualcosa che attiri l'attenzione: non rischiare che la tua lettera finisca inosservata nella pila della posta indesiderata! Usa gli strumenti messi a disposizione dal social per creare l'evento e invitare chi vuoi. Leggi anche Come creare un evento su Facebook. Metti una o due immagini che ti piacciono. Più l'evento è completo, più darà una bella immagine della tua festa. Sii creativo! Dire "Hey ragazzi, faccio una festa venerdì alle 7" non è poi così coinvolgente. Rispondi sempre alle domande e ai commenti degli altri. In questo modo diventi un buon padrone di casa già prima dell'inizio della festa. Coinvolgere le persone nei preparativi ti garantisce la loro presenza e li farà sentire parte del gioco. Spesso il numero di persone che inviti sui social e quello delle persone che vengono sono molto diversi. Considera il numero degli invitati confermati online sempre come orientativo.   Di solito poche persone si presentano senza aver confermato, ma la discrepanza può esserci sia per eccesso che per difetto. Soprattutto se l'invito è aperto e si possono portare altri amici. In genere, più persone accettano l'invito e più c'è la possibilità che la festa diventi più grande di quella che avevi programmato. Per esempio, una festa a tema “discoteca” potrebbe avere come disegno una luce a sfera da discoteca. Le persone in genere si fanno già un'idea alla prima occhiata: fai in modo che questo primo colpo d'occhio sia divertente e trasmetta le giuste informazioni. Se la tua festa non è a tema, fai il modo che il biglietto rispecchi la formalità dell'evento. Se stai mandando l'invito per una serata in giacca e cravatta, disegnalo molto semplice con un bordo essenziale, un font decorativo e un testo molto diretto. Se stai organizzando un rave, fai l'invito più selvaggio che puoi. Queste, di solito, sono: data e ora della festa, luogo, contatto per chiedere altre informazioni, e se gli ospiti devono confermare la presenza o no. O ancora: devono portare qualcosa (cibo, costume da bagno, ecc.)? La festa termina a un orario preciso? Puoi magari aggiungere altre informazioni per “vendere” meglio la tua festa. Ci sarà un premio per il miglior vestito? Birra e vino per tutti? Ci saranno i 50 migliori formaggi europei? Dai agli ospiti un assaggio di quello che li aspetta, per far venir loro l'acquolina in bocca. Una festa formale richiede un invito female, ad esempio una lettera. Per una festa informale decidi tu: telefonata, email o evento social, andranno bene comunque. Gli eventi formali in genere richiedono un po' di preavviso, preferibilmente intorno alle due settimane. Ci sono vari aspetti da considerare quando pianifichi il numero degli invitati.  Quanto è grande lo spazio in cui si svolgerà la festa? Il tuo appartamento può ospitare 10, 50, 200 persone? Gli invitati possono portare altri amici con loro? Quanti? Vuoi dare tu l'ok su quali sono questi amici? Per quante persone riesci a fornire cibo e bevande? Nel numero sono compresi gli amici degli amici? Se la festa si svolgerà in un club, bar, hotel, sala in affitto ecc., il proprietario ha fissato dei limiti sul numero massimo di persone? Senza sotterfugi: puoi chiedere il numero tramite email o chiedere a un amico comune di farvelo avere. Saranno molto meno felici del tuo invito se li chiamerai nel bel mezzo di una riunione o di un pasto!  Prima o dopo cena di solito è un buon momento. Le persone sono in genere più libere dalle 6 alle 7 e dopo le 8. Valuta il loro orario solito per la cena (culture diverse, orari diversi) e prova. È una buona idea anche telefonare a inizio settimana. Non telefonare troppo tardi! Chiama sempre prima delle 21:30-22. Non vorrai certo svegliare o disturbare persone che vorresti invitare con gentilezza. Chiacchiera con i tuoi invitati mentre fornisci dettagli della festa. La tua personalità sarà un buon biglietto da visita per l'evento!  Inizia la conversazione con un approccio di base. "Come stai?", "Come va il lavoro?" e "Come stanno tutti in famiglia?" sono buoni punti di partenza. Scegli un momento di pausa della conversazione per passare al discorso sulla festa. Dopo aver dato tutte le informazioni, rispondi alle eventuali domande degli invitati, e usa il tuo tono di voce per aumentare il loro interesse. Le parole non scritte possono essere facilmente dimenticate e potrebbe essere necessario mandare comunque un messaggio, un SMS o un'email per confermare alcuni dettagli. Può sempre succedere che gli invitati siano distratti da altre mille cose, anche se sono davvero interessati alla festa.  Assicurati che abbiano capito cosa ti aspetti da loro. A volte essere coinvolti nell'organizzazione (ad esempio portando qualcosa da mangiare) può aumentare il loro interesse e anche la loro voglia di partecipare. Non è per essere assillanti: hai solo bisogno di avere una risposta in modo da organizzarti per tempo. Se non riescono a risponderti nemmeno la seconda volta, meglio non contarli. Se si presentano, bene, se no, non è un problema tuo. La festa si farà comunque e andrà alla grande. Ci sono molti siti che ti permettono di creare inviti elettronici carini e divertenti. È un modo simpatico e spesso gratuito di invitare a una festa. E fa aumentare l'adrenalina!  Gli inviti elettronici si mandano via email come un messaggio normale, ma includono immagini, suoni e a volte piccole animazioni. Gli inviti elettronici sono anche adatti a feste un po' formali, se si sceglie il tema adatto. Se preferisci mandare una email normale, metti semplicemente tutte le informazioni necessarie, eventualmente un messaggio aggiuntivo, e se vuoi un'immagine. Se vuoi altre informazioni, leggi Come scrivere un'email a un amico. Evite, Socializr e MyPunchBowl sono tre esempi. Scegli uno stile in linea con il tema e/o il tono della festa e inserisci tutte le informazioni che servono. Ci sono tanti siti del genere. Se quello che hai scelto non ti piace, provane un altro! Scrivi un messaggio originale, se vuoi. Rendi il tuo invito unico, non usare solo un template standard! Più tempo investi nella creazione, più farà effetto! Considera anche di aggiungere un orario di inizio e fine, dettagli per i costumi e per il cibo, ecc. Tutto quello che può dare agli ospiti un'idea più dettagliata della festa può essere utile. In genere si elencano gli indirizzi intervallandoli con una virgola. Alcuni siti controllano anche che l'invito sia stato aperto e gestiscono la corrispondenza per te. Approfittane e scegli questa opzione prima di mandare gli inviti! Controllerà tutti gli invii e registrerà le risposte. Pensa magari a mandare una email a parte ai tuoi amici più impegnati! A volte le email si perdono sotto una valanga di comunicazioni! Magari in un'occasione in cui li avresti incontrati comunque. Fate qualche attività insieme? Altrimenti, programma qualcosa da fare insieme in modo da vedervi in un momento comodo per entrambi. Più tempo avete, più sarà piacevole la conversazione. Non devono sentirsi in dovere di dire di sì. La festa deve essere divertente e non intimidatoria. Se non possono, devono sentirsi dispiaciuti, non in colpa! Per esempio, non dire "Verrai alla mia festa questo weekend, giusto?". Prova piuttosto a dire qualcosa come "Hey *nome*, sto organizzando una festa per il prossimo weekend, mi piacerebbe che tu venissi!". Come in una telefonata, è sempre possibile che si dimentichino cose che non si hanno per iscritto. Assicurati di dire luogo e data, che cosa si festeggia e se devono portare qualcosa.  Per evitare che gli ospiti dimentichino informazioni importanti, puoi comunque consegnare un invito scritto, anche se non si tratta di un invito vero e proprio: puoi consegnare una semplice nota per ricordare le informazioni importanti. Più semplicemente, puoi offrirti di scrivere un appunto o di mandare un SMS. Un invito di persona ti dà la possibilità di far aumentare l'interesse dei tuoi invitati, soprattutto in una chiacchierata di gruppo. Più sei entusiasta dell'evento, più riesci a dare dettagli, e più i tuoi ospiti ricorderanno tutto e si entusiasmeranno.  Descrivi come sarà la tua festa, e mostrati entusiasta. Puoi dire qualcosa come: "Non vedo l'ora! Sarà una festa fantastica!". Puoi anche usare il tono della voce e i gesti per aumentare l'effetto. Se non hai ancora tutti i dettagli della festa, chiedi suggerimenti ai tuoi invitati. Saranno più invogliati a venire, se avranno contribuito in qualche modo alla preparazione. Muoviti sempre con discrezione quando inviti di persona: stai attento a non far ascoltare la conversazione a chi non vuoi invitare. Se questo è un problema, di’ agli invitati che non puoi ospitare più di un tot di persone e di non spargere la voce. Si sentiranno ancora più speciali sapendo di essere nella lista VIP!
Assicurati di mandare gli inviti con almeno 2-3 settimane di anticipo. Controlla di avere l'indirizzo corretto e aggiornato di tutti gli invitati. Decora il tuo invito in modo appropriato. Scegli il social network che la maggior parte dei tuoi amici usa. Inserisci tutte le informazioni necessarie. Se puoi, inizia tu la conversazione nella pagina dell'evento. Controlla quante persone inviti. Progetta i tuoi inviti a tema con la festa. Inserisci tutte le informazioni importanti che i tuoi ospiti devono sapere. Rispetta il livello di formalità della tua festa. Decidi quante persone in totale vuoi avere alla tua festa. Se non hai gli indirizzi, trova i numeri di telefono per contattare gli invitati. Chiama gli invitati a un orario in cui non hanno altri impegni. Usa quel contatto umano che il telefono ti permette. Assicurati che i tuoi invitati abbiano memorizzato le informazioni principali. Se gli invitati non riescono a dare una conferma subito, decidete un giorno in cui risentirvi. Crea un invito elettronico. Vai su un sito che offre inviti gratuiti per email. Inserisci le informazioni di base necessarie, come luogo, data, orario ecc. Scrivi l'email delle persone che vuoi invitare. Vedi l'anteprima degli inviti e mandali tramite il sito. Vai dai tuoi invitati in un momento adatto. Lascia agli invitati una via di uscita. Assicurati di dare tutte le informazioni necessarie. Parla con i tuoi invitati. Tieni presente che i non invitati possono offendersi, se vengono a sapere della festa.
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