Pianificare l'Evento La Sorpresa Prepararsi all'Evento
Esistono tre categorie di persone: coloro che non amano le sorprese perché vogliono avere tutto sotto controllo, coloro che non le apprezzano perché credono di essere stati dimenticati e coloro che impazziscono per le feste a sorpresa. Assicurati che il festeggiato ricada nel terzo gruppo! Se tuttavia il festeggiato è nel primo o secondo gruppo, hai a disposizione ancora un paio di soluzioni. Se vuole avere sempre tutto sotto controllo, digli che dovete recarvi in un determinato luogo per una certa occasione in modo che si vesta e sia dell'umore giusto. Se invece è una persona che crede di essere stata dimenticata, organizza qualcosa in anticipo. Se si tratta di una festa di compleanno, è difficile che sia una vera sorpresa se si svolge proprio il giorno del compleanno, soprattutto se conosci il festeggiato da molto tempo. Per evitare che questo accada (e che la persona pensi che ti sei dimenticato di lei, cosa che la renderebbe sospettosa), organizza la festa con un po' di anticipo. Oltre a questo dettaglio, ricorda di scegliere un giorno in cui tutti gli amici del festeggiato sono liberi e possono partecipare (e anche il festeggiato!). Dato che è impossibile conoscere gli impegni di una persona senza chiedere, cerca di aumentare le possibilità che tutti possano partecipare dando un largo preavviso e scegliendo una data/ora in cui sei certo non ci siano altri impegni. Se gli dici che state andando nel ristorante migliore della città, capirà che c'è qualcosa di organizzato. Invece, se gli comunichi che andrete al solito ristorante del giovedì sera, allora i sospetti saranno minimi. Scegli un luogo che sembri "normale" per le sue abitudini, che si tratti di un ristorante, del bowling o la casa di amici. Se hai deciso per un ristorante, ricorda di prenotare con anticipo. Devi essere certo che ci sia spazio per tutti. Un modo per eccitare le persone all'idea di una festa è quello di scegliere un tema, in questo modo gli invitati possono vestirsi in maniera bizzarra e tu potrai sbizzarrirti con le decorazioni, i regali e i giochi. Sai qual è la cosa migliore? Non ci sono limiti! Puoi organizzare una festa ispirata ai cartoni animati, a un colore, a una festività (perché non organizzare a giugno una festa con il peggior maglione di Natale?). Tuttavia, ricorda che se anche non c'è un tema, il tuo party sarà comunque fantastico! Sarà poco formale e per questo motivo non desterà sospetti. L'ospite d'onore potrebbe perfino trovarsi alla festa e non capire che è proprio per lui! Inoltre, se non c'è un tema, il festeggiato non si sentirà fuori luogo dato che non è preparato. Hai due possibilità: festa per pochi intimi o party oceanico! Ecco cosa tenere in considerazione:   Piccolo gruppo. È più semplice da gestire, le persone manterranno il segreto e l'atmosfera sarà più intima (il ristorante sarà più facile da prenotare e così via). Tuttavia, l'impatto è più discreto e alcune persone potrebbero offendersi per non essere state invitate.  Gruppo numeroso. È più difficile da gestire e coordinare, qualche parola potrebbe trapelare, trovare il luogo giusto è impegnativo, ma, alla fine, il festeggiato sarà emozionato nel ritrovare tutte le persone che lo amano nella stessa stanza (oppure sopraffatto, dipende dal carattere). La parte più complessa di una festa a sorpresa è di non farsi scoprire dall'ospite d'onore, non farlo sapere alle persone che non vuoi invitare, che nessun altro organizzi qualcosa con il festeggiato e che nessuno si offenda se non può partecipare. Proprio per evitare questi inconvenienti, per quanto possibile, parla a ciascuno individualmente, di persona, al telefono o inviando un'email privata. In questo modo non c'è il rischio che un grande gruppo di persone ne parli con il rischio di spifferare tutto.  Una chiacchierata faccia a faccia è la cosa migliore per moltissime ragioni: sei certo che gli invitati abbiano compreso tutto, puoi porre l'accento sull'importanza di mantenere il segreto e sei sicuro che nessun altro vi ascolti. Se gli invitati hanno delle domande da porti, verranno da te senza chiedere in giro. Ricorda che dovrai mentire ad alcune persone, quelle che non sanno tenere il segreto. Ma non pensare a ciò come a una bugia! Stai solo proteggendo la buona riuscita della festa. Puoi dire a queste persone che state per uscire a cena o per una serata, ma non svelare tutto il retroscena. Tuttavia, ricorda loro che ci saranno poche persone così non corri il rischio che ne facciano parola con altri. Questo non significa dirgli: "Hey, c'è una festa per te venerdì prossimo!". Devi fingere di avere altri "piani" in modo che si tenga libero per l'occasione, così sei certo che non fisserà altri appuntamenti che dovrai chiedergli di cancellare. Quindi non è importante che cosa gli racconti, accertati solo che si vesta in modo adeguato! Chiedi alle altre persone di non organizzare altri impegni con il festeggiato. Questa è una parte un po' complicata; anche se qualcuno non è stato invitato alla festa, devi però chiedergli di non fissare altri progetti con l'ospite d'onore. Fagli capire che stai organizzando qualcosa di speciale (solo un piccolo evento) in modo che tenga libera l'agenda. Se la festa inizia alle 19.00, chiedi che tutti siano sul posto alle 18.00. La gente arriva sempre tardi alle feste; in questo modo sei sicuro che per le 18.30 tutti saranno presenti e potrai organizzare la sorpresa. Solo poche persone saranno puntuali, assicurati di avere cibo e bevande pronte per loro così che non si annoino o abbiano fame. Questo è il motivo per cui è opportuno che i migliori amici dell'ospite di onore ti aiutino. Possono stare con il festeggiato e intrattenerlo mentre tu puoi comunicare con loro, ti faranno sapere a che punto sono e se si stanno avvicinando al luogo della festa; nel frattempo puoi gestire il party e gli invitati. Accertati che ti informino su cosa stanno facendo e quanto sono lontani. In questo modo puoi avvisare gli ospiti che mancano "10 minuti" all'arrivo del festeggiato e preparare la sorpresa. Alcuni preferiscono le classiche luci spente e tutti gli ospiti nascosti dietro il divano. Altri invece fingono che si tratti di una normale festa e l'ospite d'onore capirà che si tratta di un party per lui solo quando vedrà il suo nome sulla torta. Qualunque cosa tu scelga, assicurati che i tuoi "complici" siano bene informati. Pensa a tutti i dettagli logistici. Il festeggiato può entrare nella stanza? La porta non deve essere chiusa a chiave altrimenti dovrai brancolare in una stanza buia per aprirla. Il parcheggio potrebbe essere un problema? Qualcuno è rimasto in bagno mentre l'ospite d'onore sta salendo le scale? Fallo uscire subito! Il tuo party ben organizzato è stato un successo! Si spera… l'ospite d'onore se lo aspettava? Anche se così fosse, gradirà tutti gli sforzi che hai fatto per farlo sentire amato. Organizzare una festa a sorpresa tutto da solo è una cosa molto faticosa e stressante. Per suddividere le responsabilità, chiedi a qualche amico di cooperare alla fase preparatoria. Inoltre avrai bisogno di qualcuno che resti con il festeggiato mentre tu ricevi gli ospiti. Assicurati che siano persone vicine all'ospite d'onore. Se scegli degli aiutanti che non sono veramente interessati al festeggiato, potrebbero darti dei suggerimenti sbagliati o parlare con persone che non dovrebbero venire a conoscenza della festa. Se la festa si terrà a casa di qualcuno, devi preoccuparti di tutto, dalle decorazioni, al cibo, fino ai giochi. Se invece si terrà al ristorante, fornisci qualche decorazione come dei palloncini o dei festoni. Se la festa è a tema, la scelta dei cibi e delle decorazioni sarà un po' più semplice. Accertati che ci siano degli antipasti, delle bibite e, se si tratta di un compleanno, della torta! Il problema è che l'ospite d'onore non deve vedere il cibo né le decorazioni. Se apre il frigorifero e vede che è stracolmo, probabilmente ti porrà delle domande. Quindi trova un luogo sicuro (ad esempio a casa di un amico) per conservare tutto quello che serve alla festa e portalo sul luogo del party il giorno stesso.  Questo include anche la posta/corrispondenza. Non lasciare un messaggio per un invitato dove il festeggiato può trovarlo! La sera prima, chiama gli amici e tutti i partecipanti alla festa per gli ultimi dettagli e le conferme. Non mandare delle email, gli invitati potrebbero non leggerle fino al giorno dopo. Telefona e riferisci loro ogni informazione aggiuntiva. Allo stesso tempo, devi informare gli invitati a cui avevi raccontato delle "mezze verità" del vero scopo della serata e ovviamente tutti i dettagli. Ricorda loro che volevi solo essere sicuro di mantenere il segreto e che non c'è bisogno di arrabbiarsi per questo! Per rendere le cose più semplici fai in modo che tutto sia pronto il giorno stesso. In questo modo, se il festeggiato dovesse arrivare all'improvviso, non dovrai affannarti a nascondere tutto. Prenditi del tempo in più per accertarti di non avere dimenticato nulla o per affrontare eventuali imprevisti. Gli invitati che devono portare qualcosa (come i piatti) devono arrivare con un certo anticipo, se possono. Inoltre potrebbe essere necessario che facciano qualche commissione mentre tu allestisci l'ambiente.
Assicurati che il festeggiato gradisca le feste a sorpresa. Scegli una data precedente all'evento. Scegli un luogo che il festeggiato frequenta normalmente per evitare dei sospetti. Se lo desideri, scegli un tema per la festa. Scegli gli invitati. Parla con gli invitati individualmente. Organizzati con l'ospite d'onore. Fai in modo che gli invitati arrivino un'ora prima dell'ospite d'onore. Fai in modo che ci sia una persona con gli ospiti e una con il festeggiato. Accertati che tutti sappiano come si svolgerà l'accoglienza. Sorprendi il festeggiato! Fai in modo che qualche miglior amico del festeggiato ti aiuti. Acquista tutto il necessario, le decorazioni e il cibo. Trova un posto sicuro dove raccogliere tutto il necessario. Chiedi conferma agli invitati per la loro presenza. Il giorno della festa prepara il luogo.
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Planning the Event Delivering the Surprise Preparing for the Event