Formattare e Iniziare l’Email Valutare il Destinatario Scegliere il Saluto
La prima riga deve contenere la forma di saluto che hai scelto seguita dal nome del destinatario. Usa il titolo, se possibile, come “Sig.”, “Sig.ra” o “Dott.” seguito da nome e cognome. Generalmente si usa la virgola dopo il saluto. Nelle lettere formali puoi usare il punto e virgola, ma è spesso troppo formale nelle e-mail – anche in quelle più formali. Una virgola è sufficiente nella maggior parte dei casi, ma puoi usare il punto e virgola se stai scrivendo una lettera di motivazione della tua e-mail. Il saluto va scritto all’inizio, quindi una volta che l’hai scritto schiaccia il tasto Invio per passare alla riga successiva. Se stai usando l’interruzione di linea invece del rientro per scrivere i paragrafi, dovrai lasciare una linea vuota tra il saluto e il primo paragrafo. Se stai scrivendo a qualcuno per la prima volta, devi scrivere una tua presentazione, anche se conosci il destinatario di persona. Dare un’idea di chi sei indurrà il destinatario a continuare a leggere.  Per esempio potresti scrivere: “Mi chiamo Carla Rossi e sono il direttore marketing della compagnia XYZ”. Puoi anche descrivere come conosci il destinatario: “Il mio nome è Fabio Bianchi e sono nella sua stessa classe di marketing (Marketing 101 del martedì e mercoledì a mezzogiorno)”. Se conosci già la persona e vi siete già scritti, puoi usare la prima frase come un saluto. Per esempio, potresti dire:“Grazie per avermi risposto così velocemente” o “Spero lei stia bene”. Generalmente le e-mail formali arrivano al punto velocemente. Questo significa che nella prima o seconda frase devi già introdurre la ragione per cui stai scrivendo al destinatario. Ricorda di essere il più conciso possibile quando devi descrivere il tuo scopo. Potresti scrivere, per esempio, “Le sto scrivendo per chiederle assistenza per un problema di marketing” oppure “Le sto scrivendo perché sto avendo dei problemi a capire l’argomento, e spero che lei possa aiutarmi suggerendomi del materiale aggiuntivo da leggere”. Anche se stai scrivendo una e-mail “formale”, la sua formalità dipende da chi ne è il destinatario. Per esempio, non useresti lo stesso livello di formalità quando scrivi a un professore e quando ti candidi per un lavoro. Quando contatti una persona per la prima volta è sempre meglio essere più formale di quanto dovresti, giusto per essere sicuro. Fai qualche ricerca per trovare il suo nome, se non lo sai già. Sapere il nome della persona farà sì che il saluto sia personalizzato, anche se nella tua e-mail stai usando uno stile formale. Se questa persona ti ha già scritto, puoi copiare il suo stile di saluto. Per esempio, se hanno scritto “Ciao” e il tuo nome è accettabile che tu risponda con “Ciao” e il nome della persona che ti ha scritto. "Caro/a" (seguito dal nome della persona) è un metodo vecchio e sicuro. È formale senza essere soffocante, e poiché viene usato spesso diventa un saluto “invisibile”, il che è positivo: il tuo saluto non deve risultare inappropriato. “Buongiorno” è un saluto relativamente formale che puoi usare nelle e-mail di lavoro, specialmente se non sai il nome del destinatario. Tuttavia è sempre meglio scoprire il nome della persona, se possibile. Puoi anche usare “A chi di competenza”, nel caso l’e-mail debba essere particolarmente formale e non riesci a trovare il nome della persona. Tuttavia questo saluto potrebbe risultare sgradevole per alcune persone. Le e-mail generalmente sono meno formali delle lettere, quindi puoi sempre usare qualcosa come “Salve” in una e-mail semi-formale. Per esempio, se stai scrivendo a un professore con cui hai una certa confidenza puoi usare “Salve”. Anche se “Ciao” può essere accettato in una e-mail semi-formale, “Hey” non lo è. È un saluto informale anche nella lingua parlata, quindi dovresti evitare di scriverlo nelle e-mail formali. Anche se conosci bene il tuo capo, dovresti evitare di scrivergli “Hey” quando gli mandi una e-mail. A volte, quando scrivi a qualcuno, sei a conoscenza solamente del suo titolo o del suo ruolo nell’azienda. In quel caso puoi scrivere il suo ruolo al posto del suo nome, come “Gentile Responsabile delle Risorse Umane”, “Gentile Consiglio di Amministrazione” o “Gentile Professore”. Se possibile, aggiungi “Sig.”, “Sig.ra”, “Dott.” o “Prof.” prima del nome della persona per renderlo più formale. Inoltre, scrivi il cognome della persona prima del suo nome, oppure il suo nome completo.
Scrivi il saluto nella prima riga. Usa la virgola. Passa alla riga successiva. Presentati nella prima frase, se necessario. Arriva al punto. Stabilisci quanto devi essere formale. Trova il nome della persona. Segui lo stile del mittente. Ripiega su "Caro/a". Prova “Buongiorno”, se non sai il nome della persona. Valuta se usare “Salve” o “Ciao” nelle e-mail non troppo formali. Evita “Hey”. Usa un titolo vicino al nome quando è necessario. Aggiungi il titolo onorifico per rendere l’e-mail più formale.
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Formatting and Beginning the Email Considering the Recipient Choosing a Greeting