Scrivere il Primo Paragrafo Prepararsi per Scrivere l'Email Scrivere il Secondo Paragrafo Terminare l'Email
Sulla prima riga dell'email, scrivi: "Spettabile Dottor/Signor/Signorina/Signora Rossi" a seconda del nome, del titolo e del sesso del referente. Non scrivere "Ehi, Marco!" o "Ciao". Utilizza la stessa formalità che riserveresti a una lettera professionale. Se non sei sicuro del sesso del destinatario, rivolgiti a questa persona con il nome completo. Per esempio, scrivi: "Gentile Andrea Rossi". Il destinatario deve sapere immediatamente il tuo nome e la tua situazione (esempio: "Frequento il terzo anno della facoltà di Biologia presso l'Università X"). Spiega come sei venuto a conoscenza dello stage (online, su un quotidiano o mediante un referente). Se avete un conoscente in comune, indicalo il prima possibile. Per esempio, potresti scrivere: "[Il direttore del programma/Il mio professore] [titolo e nome] mi ha suggerito di contattarLa". Stabilisci orientativamente la data d'inizio e la data finale, poi spiega se sei flessibile. Per esempio, se puoi fare lo stage durante il secondo semestre, per poi proseguire con un tirocinio estivo a tempo pieno, affermalo chiaramente. Specifica per quante ore alla settimana sei disposto a lavorare . Ti serve per i crediti universitari? Se è il caso, spiega che al momento sei alla ricerca di uno stage innanzitutto per fare esperienza, e che quindi sei flessibile per quanto riguarda responsabilità lavorative e compenso. Elenca le competenze che speri di acquisire grazie al tirocinio . Se sai o pensi che l'impresa abbia certi aspetti di cui va fiera, nominali. Evita invece di fare riferimento a notizie negative. Il tono dell'email deve essere positivo. Per esempio, potresti affermare: "[Nome dell'azienda] ha una reputazione eccellente e apprezzo molto l'impegno dedicato allo [stanziamento di risorse per la cura degli animali abbandonati]". Per la corrispondenza lavorativa utilizza un indirizzo professionale e chiaro. Evita soprannomi, simboli e numeri inutili. Una variante del tuo nome può andare bene. Esempio: maria.bianchi@azienda.com. Se il tuo attuale indirizzo e-mail è collegato a un profilo su un social network che ha contenuti poco professionali, creane un altro. Inoltre, modifica le impostazioni sulla privacy degli account aperti sulle reti sociali. Prima di richiedere uno stage, informati sull'impresa in cui ti piacerebbe lavorare. Visita il sito web, leggi tutte le notizie e gli articoli che trovi. Se l'azienda ha un prodotto accessibile, come un'applicazione o un social network, utilizzalo per una settimana in modo da testarlo. Usa le tue conoscenze per scrivere la lettera. I potenziali datori di lavoro apprezzano i candidati che hanno una buona familiarità con l'impresa e che sono in grado di dimostrare concretamente la propria dimestichezza. È utile conoscere qualcuno che lavora nell'azienda. Utilizza social network come LinkedIn e Facebook per realizzare ricerche sull'impresa mediante parole chiave. Se compaiono diverse persone, controlla le posizioni che rivestono. Scegline una e chiedile educatamente un numero di telefono o un incontro personale. Fatti consigliare in merito alla tua candidatura per uno stage.  Con LinkedIn, puoi vedere quali sono i contatti della tua rete di collegamenti che lavorano in una certa azienda. Non esitare a chiedere a un tuo amico o ex collega di metterti in contatto con qualcuno. Cerca però di avere tatto e non riempire di richieste sempre la stessa persona. Alcune università offrono database online di ex studenti. Attraverso questi siti puoi cercare persone che svolgono certe professioni o che lavorano in un determinato posto. Gli ex studenti che indicano i propri dati di contatto spesso sono disposti a ricevere email o telefonate da chi ricerca informazioni. Quando parli dell'azienda con il tuo referente, spiega che sei interessato a uno stage. Chiedigli di parlarti della struttura organizzativa aziendale, dell'ambiente lavorativo, degli obiettivi e così via. L'annuncio dello stage indica il nome del referente? In tal caso, utilizza questo indirizzo e rivolgiti alla persona in questione. Se non disponi di questa informazione, chiama l'impresa per chiedere chi si occupa della selezione per i tirocini. Qualora non avesse un impiegato preciso per questa mansione, manda l'email a un responsabile presso il dipartimento di risorse umane dell'azienda. Se invece ti rivolgi a un dipendente qualsiasi, all'inizio del messaggio puoi spiegare che non hai trovato informazioni più specifiche al riguardo. Quando non riesci a trovare il nome di un dipendente, indirizza la lettera scrivendo "A chi di competenza:". Devi farti notare tra le migliaia di email ricevute. Per esempio, potresti scrivere: "Candidatura per lo stage presso l'Impresa X: Maria Bianchi". Se necessario, utilizza l'oggetto specifico richiesto dal datore di lavoro. Approfitta del secondo paragrafo per condividere informazioni su materie di studio, esperienze lavorative passate e altre competenze utili. Dimostra che le tue conoscenze possono apportare un beneficio all'azienda. Includi informazioni sulle posizioni di volontariato che hai ricoperto, su come ti hanno arricchito e preparato per il ruolo a cui aspiri. Sottolinea il contributo che puoi dare all'impresa . Il tuo potenziale datore di lavoro deve convincersi che tu sia in grado di gestire i compiti che ti verranno assegnati .  Descrivi le esperienze lavorative con verbi che esprimano dinamismo. Invece di scrivere "Sono stato stagista del dipartimento di marketing per due anni", afferma: "Come stagista del dipartimento di marketing, ho creato contenuti freschi, disegnato brochure digitali e cartacee, gestito i social network di un'impresa composta da 50 dipendenti" . Le competenze possono essere numerose, tra cui gestione dei social network e organizzazione di eventi. Parla delle tue qualifiche universitarie. Se hai avuto ruoli di leadership, descrivi i tuoi compiti e/o traguardi. Hai capeggiato un comitato? Allenato una squadra? Le spiegazioni devono essere brevi, in modo da non perdere l'attenzione del lettore. Invece di usare degli aggettivi per descriverti, utilizza esempi concreti per dimostrare le tue qualità. Per esempio, non dire "Sono uno studente ambizioso", preferisci: "Ho sempre mantenuto la media del 30" . Spiega quando e come contatterai il datore di lavoro per aggiornarti sullo status della tua candidatura. Elenca i tuoi dati, ovvero nome, indirizzo email, numero di telefono e reperibilità. Potresti scrivere: "Sono rintracciabile via telefono o email. Se non riesce a contattarmi, La chiamerò [lunedì prossimo]". È educato ringraziare il lettore per avere dedicato del tempo alla tua candidatura. Concludi in maniera cortese, per esempio con "Cordiali saluti". Se in passato hai parlato con il destinatario per telefono o di persona, potresti utilizzare "Saluti". Non usare "Grazie" o "Ci sentiamo", perché non sono idonei per la corrispondenza formale. Firmati con il tuo nome completo, per esempio "Maria Bianchi", non semplicemente "Maria". Se si tratta di un'email per una candidatura non sollecitata, non allegare il curriculum. A meno che l'azienda non stia effettivamente cercando stagisti, difficilmente aprirà la copia del CV, specialmente se il posto di lavoro ha un regolamento preciso al riguardo. Se l'annuncio richiede un curriculum, allega il documento in PDF (non in formato Word, perché nel momento in cui viene aperto con un altro programma, la formattazione potrebbe andare perduta o essere alterata). Alcuni datori di lavoro specificano di non aprire allegati. In tal caso, includi la lettera di presentazione e il curriculum nel corpo dell'email. Assicurati di dividere le varie sezioni, così per il destinatario sarà più facile distinguere ogni documento. Se l'azienda non risponde, manda un'altra email o, preferibilmente, telefona. Potresti scrivere: "Gentile Dottor Rossi, mi chiamo [nome]. Le scrivo nuovamente per sapere se può darmi degli aggiornamenti sulla mia proposta di candidatura per uno stage in autunno. Mi piacerebbe avere l'opportunità di discuterne. La ringrazio. Cordiali saluti, Maria Bianchi".
Rivolgiti formalmente al destinatario. Presentati. Indica la tua disponibilità. Afferma lo scopo del tirocinio. Spiega il motivo per cui ammiri l'azienda. Apri un indirizzo email professionale. Fai una ricerca sull'azienda. Cerca un referente. Cerca di capire chi sarà il destinatario dell'email. Sii specifico quando scrivi l'oggetto. Parla delle tue qualifiche ed esperienze. Nomina i tuoi successi accademici o extracurricolari. Indica quando ti metterai in contatto con l'azienda. Chiudi l'email. Decidi se aggiungere degli allegati. Come promesso, mantieniti in contatto.
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