Inviare la RFP Scrivere la RFP Pianificare la RFP Determinare i Bisogni
Le grandi aziende, anche se spesso si avvalgono di parecchi consulenti, cercano di proteggere la propria reputazione e immagine, perciò è improbabile che abbiano dipendenti non all’altezza del loro livello di aspettative.  Ricerca recensioni online sull'azienda.  Le recensioni online non sono perfette, ma sono spesso un buon punto di partenza.  Prendi le recensioni negative con un granello di sale, tuttavia.  Assicurati di leggere i particolari di eventuali reclami e ignora il linguaggio emozionale. Chiedi a un collega o a un conoscente di una società simile alla tua a chi suggerirebbe di inviare la RFP.  Anche le aziende concorrenti sono ben disposte, di solito, a dare un consiglio onesto su aziende rinomate. Chiama una ditta e informati per le referenze.  Non è insolito chiedere referenze ai singoli consulenti, così anche un'impresa dovrebbe essere disposta a fornirne.  Alle referenze indicate rivolgi domande specifiche sul processo di lavoro con l'impresa e sulla disponibilità a coinvolgerla ancora in progetti futuri. Se la RFP è spedita a chiunque, riceverai troppe proposte da considerare realisticamente, oppure la RFP non sarà presa sul serio.  Sviluppare una proposta richiede una notevole quantità di tempo, ed è improbabile che un'azienda o un consulente siano disposti a prendere sul serio la tua richiesta, e a dedicare tempo e risorse se la tua RFP salta fuori in troppi luoghi diversi. Concentrati piuttosto sull’obiettivo di ricevere poche proposte di grande qualità. Dare tempo sufficiente alle aziende e ai consulenti per leggere e assimilare la RFP, per creare la propria visione per il progetto, e per mettere insieme una proposta di qualità, ti consentirà di avere una migliore percezione di come sarà il progetto finale. Un'azienda che invia in ritardo una proposta rischia di essere in ritardo anche sulla scadenza del progetto.  Se sei serio sulle tue scadenze, non considerare le proposte presentate dopo il termine assegnato.  Se le scadenze ti preoccupano meno di un prodotto di qualità, puoi comunque prendere in considerazione le proposte presentate in ritardo. Mentre non è consigliabile sommergere i lettori della tua RFP con informazioni inutili, è necessario includere tutti i dettagli importanti.  Questi possono comprendere:  Chi sei e quali sono gli obiettivi della tua azienda Perché hai bisogno di un consulente per il progetto Quali risultati ci si aspetta alla conclusione del progetto Come si lavorerà con l’azienda Quanto sei in grado di pagare Come e quando presentare la proposta Come desideri che la proposta sia formattata Quando hai bisogno del completamento di ogni fase del progetto Come valuterai e selezionerai le proposte Quando intendi rendere noto il consulente selezionato o l'impresa Chi contattare per chiarimenti Mentre è consigliabile che la tua RFP sia chiara e precisa sul tipo di progetto e sul consulente desiderato, non è consigliabile renderla precisa al punto di escludere buoni candidati.  Trovare un giusto equilibrio può essere difficile.  Se non sei abbastanza preciso, riceverai probabilmente una marea di proposte che possono essere vaghe o non in linea con la tua visione. Se sei troppo preciso, non riceverai abbastanza proposte e potresti ritenere di non avere sufficienti opportunità di scelta. Potrebbe essere necessario riscrivere la RFP se le proposte sono troppo vaghe o non ne ricevi abbastanza. Siccome stai fornendo molte informazioni in poco spazio, l’organizzazione è la chiave per una RFP efficace.  Prevedi sezioni chiare.  Le sezioni possono aiutare a organizzare le diverse parti della proposta in bocconi facilmente digeribili. Utilizza il grassetto e la sottolineatura per enfatizzare i punti più importanti, ma usali con parsimonia.  Meno del 10% del testo dovrebbe essere in grassetto o sottolineato. Spezza le lunghe sezioni di testo con punti elenco, o dividile in sottosezioni più brevi. Aggiungi un po’ di grafica ben progettata per aggiungere interesse visivo e interrompere il testo. Assicurati di chiedere referenze nella RFP.  Dovresti essere in grado di scoprire se i clienti passati sono rimasti soddisfatti sia dal processo di lavoro con un consulente o un'azienda, sia dal progetto finale. Assicurati di chiamare davvero le referenze indicate dal consulente.  Chiedi se il cliente passato sarebbe disposto ad assumere di nuovo il consulente, e assicurati, quando chiedi, di riferirti sia al processo, sia al prodotto finito. L'invio di una RFP poco chiara o piena di errori di battitura e grammaticali è poco professionale e potrebbe costare alcune buone proposte.  Per essere preso sul serio come azienda, dovresti inviare un prodotto di qualità.  Trova anche qualcuno che verifichi la RFP.  Individuare i propri errori può essere difficile. Si consiglia di trovare qualcuno estraneo al progetto, o esterno all'azienda, che legga la RFP per verificarne la chiarezza d’intenti. Uno dei modi migliori per scrivere una RFP efficace è leggere le richieste di altre persone.   Questo ti darà la percezione delle informazioni da includere, del tipo di layout più facile da leggere e capire, e del tipo di effetti visivi aggiuntivi utili.  Cerca esempi di RFP online.  Ci sono molti esempi disponibili che descrivono in dettaglio la struttura e le informazioni importanti. Leggi RFP reali di altre aziende.  Immagina di essere un consulente che cerca di mettere insieme una proposta.  Leggi le RFP di altre persone e osserva se sono presenti informazioni che possono aiutarti a scrivere una proposta migliore.  Assicurati di includere queste informazioni nella tua RFP. Cerca di trovare RFP di aziende che operano nel tuo settore di attività.  Se hai conoscenze in un'altra azienda, chiedi se hanno RFP obsolete da utilizzare come modello. Dai uno sguardo a modelli di RFP online.  Possono essere un ottimo punto di partenza, tuttavia utilizzali per imparare a scrivere la tua RFP, quindi predisponine una per avere maggiore flessibilità sia per la formattazione, sia per i dettagli. Prima di scrivere la RFP, dovresti conoscere l’ambito e i limiti del progetto.  Potrebbe essere necessario ridimensionare il progetto, se ti rendi conto che stai chiedendo troppo in troppo poco tempo.  Può aiutare la predisposizione di un elenco di temi che questo progetto specifico non affronterà, anche se si prevede di riconsiderarli in futuro.  (Probabilmente non includerai queste informazioni nella RFP). Essere chiaro riguardo all’ambito progettuale nella RFP consentirà ai consulenti di formulare proposte migliori. Sii realistico riguardo ai risultati attesi, considerando il budget e i vincoli di tempo indicati. Un modo per sapere cosa si vuole veramente in risposta alla tua richiesta di offerta è fare una lista delle esigenze e delle preferenze.  Tutte le esigenze, o i "requisiti", dovrebbero essere incluse nella RFP.  Si consiglia di includere alcune o la maggior parte delle "preferenze", ma assicurati che la RFP non diventi troppo irrealistica o farraginosa.  Si consiglia di distinguere nella RFP gli elementi necessari e quelli preferiti. Troppe preferenze possono scoraggiare potenziali consulenti che potrebbero non sentirsi qualificati in base alla descrizione idealizzata. Tieni aggiornato l'elenco delle "preferenze" per la valutazione delle proposte, una volta che queste arriveranno. La persona che leggerà le proposte inviate come risposta alla RFP dovrebbe probabilmente almeno leggere, se non scrivere, la RFP prima di inoltrarla. Assicurati che le aspettative riguardo alla persona siano indicate chiaramente nella RFP. Oltre ai requisiti specifici di progetto e alle preferenze, è auspicabile delineare le tue aspettative riguardo alla preparazione, formazione ed esperienza dei consulenti che dovranno lavorare sul progetto. Farlo prima di inviare la RFP può aiutarti a definire meglio le tue esigenze e aspettative prima di scriverla.  In questo modo sarai sicuro di includere e dare enfasi agli elementi più importanti della RFP.  Stabilisci un sistema di punteggio per le proposte.  Considera più categorie con una scala da 1 a 10 e un punteggio totale. Le proposte con i punteggi più alti soddisferanno le tue esigenze in modo più evidente e probabilmente saranno selezionate. Alcune categorie da prendere in considerazione nella tabella dei punteggi sono: estetica/progettazione, visione, realizzazione, piano economico e finanziario, esperienza e referenze, capacità di rispettare le scadenze, integrazione del tuo modello di business nel design proposto, innovazione, tecnologia, professionalità, attitudine al feedback costruttivo e capacità di comunicazione. Il primo passaggio è stabilire il tipo di risultato che desideri ottenere da un progetto.   Avere una visione ti aiuterà a porre le domande appropriate sui servizi di un consulente.  Identifica il tipo di progetto che intendi sviluppare ed elenca i passaggi che occorrono per realizzarlo. Stabilisci il tipo di collaborazione di cui hai bisogno.  Hai esigenze tecniche, relative alla progettazione, o entrambe?  Hai bisogno di una persona o di un team per lavorare sul progetto?  Il lavoro può essere fatto in remoto o hai bisogno di trovare qualcuno in zona con cui incontrarti? Chiediti che tipo di sviluppatori o specialisti è necessario impiegare per realizzare il progetto. Avere una visione iniziale non significa che il progetto deve (o sarà) realizzato esattamente come lo hai immaginato. La missione e gli obiettivi generali dell’azienda possono essere importanti quanto i particolari del progetto.  Rileggi la dichiarazione di missione dell’azienda, anche se l’hai scritta tu. Spiega con chiarezza in che modo il progetto sarà utile alla missione dell'azienda. Modifica la visione del progetto se non è coerente con gli obiettivi generali dell'azienda. Chiarisci in che modo il progetto migliorerà l’azienda, soddisferà le esigenze dei soci o degli azionisti, o contribuirà al servizio ai clienti. Scrivi una frase sul modo in cui il progetto concorre al conseguimento degli obiettivi aziendali.  È consigliabile includere la frase nella RFP, ma scriverla ti aiuterà anche a focalizzare gli obiettivi specifici del progetto. Devi avere una cifra definita per la somma di denaro che sarai in grado di spendere per il progetto.   Essere franco riguardo al budget autorizzato favorirà il rapporto nel lungo periodo con il consulente che impiegherai.  Parla con il reparto contabilità o finanza per tempo.  Non presumere di conoscere quanti soldi sarai in grado di spendere per un progetto. Assicurati di includere tutte le parti del progetto e tutte le persone da impiegare per aiutarti a far fronte alle esigenze. Pianifica per le spese extra.  I progetti — soprattutto quelli importanti — raramente rispettano il budget.  Assegnare fin dall’inizio somme aggiuntive per le spese impreviste aiuta a non andare in rosso. Offri un prezzo competitivo.  Ricorda che pagare meno comporta spesso una qualità peggiore.  Allo stesso tempo, pagare di più rispetto al “prezzo di mercato” potrebbe non garantire un progetto migliore. Dovrai predisporre un cronoprogramma dettagliato con le scadenze sia per la proposta, sia per progetto.   È consigliabile suddividere il progetto in passi o fasi e assegnare una scadenza diversa per ciascuno.  Prepara un calendario inverso.  Inizia con la scadenza finale per il progetto finito e procedi a ritroso, fissando le altre scadenze in sequenza. Assegna un termine per la proposta di 2-6 settimane dopo l’invio della RFP, basandoti sul livello di dettaglio e la personalizzazione che occorre.  Stabilisci una scadenza anche per la preparazione della RFP da parte tua.
Invia la RFP a società rispettabili di consulenza. Limita il numero di aziende o persone cui inviare la RFP. Stabilisci un'adeguata quantità di tempo per consentire agli interessati di mettere insieme una proposta di qualità. Insisti sulla scadenza. Includi tutti i dettagli importanti. Sii preciso, ma non troppo. Organizza la RFP in modo efficace. Chiedi referenze. Correggi la RFP prima di inviarla. Leggi altre RFP. Definisci l'ambito progettuale e i limiti. Elenca i "requisiti" e le "preferenze". Decidi chi leggerà le proposte e assegnerà il progetto. Specifica le qualifiche minime di un candidato. Traccia una tabella di valutazione da utilizzare per le proposte. Definisci le esigenze. Valuta gli obiettivi e la missione. Stabilisci il budget. Predisponi un cronoprogramma.
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