Creare la Struttura del Sistema di Archiviazione Elettronico Passaggi Iniziali Gestire l'Archivio Elettronico
È possibile creare e denominare una nuova cartella vuota sia sui computer Windows sia su Mac. Segui queste istruzioni:   Windows: seleziona un punto vuoto (del desktop o della cartella in cui vuoi creare l'archivio) con il tasto destro del mouse, seleziona la voce Nuovo dal menu contestuale apparso, clicca su Cartella, digita il nome che vuoi assegnare alla cartella e premi il tasto Invio.  Mac: accedi al punto del computer in cui vuoi creare la nuova cartella, clicca il menu File, clicca l'opzione Nuova cartella, digita il nome che vuoi assegnare alla cartella e premi il tasto Invio. Anziché usare abbreviazioni o un gergo tutto tuo per denominare le cartelle, utilizza nomi concisi e descrittivi in modo che il contenuto risulti subito chiaro ed evidente.  Per esempio la cartella che conterrà i tuoi documenti dovrebbe chiamarsi "Documenti" o in un modo simile anziché semplicemente "Doc". Una buona regola generale prevede di denominare le cartelle del tuo archivio come se dovesse essere utilizzato da una persona estranea che non dovrà avere problemi nel gestirne e organizzarne il contenuto. Se hai scelto di crearlo direttamente sul desktop del computer, assicurati di trovarti in questo punto prima di continuare. Gli utenti di sistemi Windows non possono creare una nuova cartella all'interno della voce "Questo PC". Si tratta della directory in cui verrà conservata tutta la struttura di cartelle che comporrà il tuo archivio elettronico. Per questo motivo scegli un nome come "Archivio" o "File personali". Fai doppio clic sull'icona corrispondente. Si tratta del punto in cui memorizzerai tutti i file che non dovranno rimanere nel computer per più di qualche giorno (per esempio i documenti di un progetto di lavoro su cui stai lavorando a casa). La cartella "Temporanei" dovrebbe sempre essere memorizzata all'interno della cartella principale dell'archivio, in modo da risultare di facile accesso. Immagina che queste cartelle corrispondano esattamente ai raccoglitori di uno schedario da ufficio. La procedura da seguire in questo caso varia in base alle tue necessità, ma una struttura del genere dovrebbe includere i seguenti elementi:  Documenti. Musica. Immagini. Video. Lavoro. Accedi a una cartella, quindi crea tutte le sottocartelle che saranno necessarie per organizzare al meglio i file appartenenti alla categoria di dati in esame.  Per esempio, all'interno della cartella principale "Documenti" potresti creare tre sottocartelle denominate "Documenti di Word" (o "Documenti di testo"), "PDF" e "Fogli di Excel" (o "Fogli elettronici"). Ripeti questo passaggio anche per le sottocartelle. All'interno di ognuna di queste crea altre cartelle. Immagina che le sottocartelle siano le singole sezioni di ogni raccoglitore presente nello schedario di un ufficio (dove le cartelle principali rappresentano i singoli raccoglitori). Adesso che hai creato la struttura da usare per organizzare al meglio i tuoi documenti puoi iniziare a usarla spostando al suo interno i tuoi file di testo, le immagini, i video e la musica, utilizzando la cartella appropriata per ogni tipologia di file. Il modo più semplice per eseguire questo passaggio consiste nel selezionare i file e trascinarli all'interno della cartella corretta. Se stai usando un computer Windows puoi selezionare i file da spostare, premere la combinazione di tasti Ctrl+X (che copia gli elementi selezionati e li elimina dalla posizione originale), accedere alla cartella di destinazione e premere la combinazione di tasti Ctrl+V. se necessario. Se hai la necessità di nascondere determinati file da occhi indiscreti, puoi spostarli all'interno di una cartella nascosta e disabilitare la visualizzazione di questo tipo di oggetti all'interno del computer. In questo modo chi userà il computer non sarà in grado di avere accesso ai tuoi file più sensibili e importanti. Ricorda che alcuni programmi di indicizzazione di file e cartelle potrebbero essere comunque in grado di visualizzare anche gli oggetti nascosti del file system del computer. I termini che devi imparare a conoscere e padroneggiare prima di poter creare il tuo archivio elettronico sono tre:   File: rappresenta ogni singolo elemento che andrà conservato nell'archivio, per esempio un'immagine o un documento di testo.  Cartella: si tratta del contenitore in cui verranno memorizzati i file e le altre cartelle.  Sottocartella: rappresenta semplicemente una cartella memorizzata all'interno di una cartella principale. Ogni computer è già dotato di un programma che gestisce tutto il contenuto di un computer all'interno di cartelle e sottocartelle ("Esplora file" in Windows e "Finder" su Mac) che normalmente viene chiamato "file manager". Per questo motivo il tuo archivio dovrebbe essere dedicato all'organizzazione e alla gestione di tutti i file personali che usi normalmente, cioè tutti quegli elementi che vuoi mantenere separati dai dati del sistema operativo e dai programmi installati nel computer. Ricorda che tentare di spostare le cartelle predefinite del computer all'interno del tuo archivio elettronico causerà il blocco critico del sistema (o di un programma specifico). La posizione più semplice dove creare il tuo archivio è il desktop del computer, dato che è il punto più facile e veloce da raggiungere dell'intero sistema, quindi sarà più semplice accedere ai tuoi dati rispetto a crearlo in un'altra cartella del disco rigido. Se vuoi creare il tuo archivio personale all'interno di una cartella predefinita del sistema operativo (per esempio la cartella "Documenti"), ricorda che prima di poter consultare i dati presenti nell'archivio dovrai aprire ogni volta la cartella documenti. In Windows quasi tutti i programmi ti danno la possibilità di scegliere la cartella di installazione. A meno che tu non stia utilizzando un programma "portabile", cioè che non necessita di essere installato sul computer per poter essere eseguito e usato, usa sempre la cartella predefinita dalla procedura di installazione per installare i programmi sul computer.  In alcuni casi non utilizzare il corretto percorso di installazione può causare un malfunzionamento futuro del programma. Sui Mac non è possibile selezionare un percorso di installazione personalizzato diverso da quello predefinito. Si tratta di un passaggio molto importante, dato che ti garantirà di avere sempre a disposizione i tuoi dati e il disco rigido del computer sarà sempre organizzato in modo corretto. Il modo più semplice per eseguire il backup dell'archivio consiste nel selezionare la cartella principale e premere la combinazione di tasti Ctrl+C (su Windows) o ⌘ Command+C (su Mac), accedere a un disco rigido esterno o a una chiavetta USB e incollare i file copiati premendo la combinazione di tasti Ctrl+V (su Windows) o ⌘ Command+V (su Mac). A questo punto puoi rinominare la cartella principale dell'archivio aggiungendo la data del backup.  Se lo desideri puoi conservare il backup del tuo archivio elettronico su un servizio di clouding, come Google Drive, iCloud Drive, OneDrive o DropBox. Assicurati di conservare i backup dell'archivio per almeno un anno. In questo modo sarai certo di poter recuperare tutti i tuoi dati nel caso in cui il computer dovesse rompersi o tu dovessi eliminare per errore uno o più documenti. Il suo scopo è quello di mantenere organizzati i tuoi file, quindi, se vuoi poter trarre il massimo vantaggio dall'utilizzo di un sistema di archiviazione di questo tipo, dovrai seguire scrupolosamente le regole che ti sei dato per utilizzarlo al meglio. Di seguito trovi una serie di linee guida su come usare un archivio elettronico:  Non conservare mai dei file all'interno di una cartella in cui sono presenti altre sottocartelle (dovrebbero essere sempre collocati nella directory di competenza). Svuota regolarmente la cartella di lavoro "Temporanei" (almeno una volta alla settimana). Evita di cancellare documenti,  ricevute, conferme d'ordine o qualsiasi altro file che potrebbe essere utile in futuro. Non conservare file che hanno esaurito la loro funzione o che non sono più necessari. Esegui il backup dell'intero archivio almeno una volta alla settimana. Con il passare del tempo è del tutto normale che alcuni elementi contenuti nell'archivio non siano più necessari perché hanno esaurito la loro funzione o perché sono stati sostituiti da una versione più aggiornata. Potresti avere la tendenza a conservare questi file con l'idea che non sai cosa potrebbe accadere, ma è sempre meglio cancellarli per liberare spazio su disco e mantenere organizzato l'archivio.  Se esegui il backup dell'archivio con regolarità utilizzando un disco rigido esterno o un servizio di clouding, esegui la pulizia dei file non più necessari solo dopo aver effettuato il backup. Cancellare dall'archivio i file non più necessari solo dopo aver eseguito il backup ti assicurerà di averne comunque una copia di sicurezza e di essere in grado di ripristinarli nel momento in cui dovessero servirti nuovamente. Quando crei un nuovo documento o scarichi dal web un nuovo file normalmente hai la possibilità di scegliere la cartella di destinazione. Anche se la maggior parte dei programmi usa una propria cartella predefinita memorizzata in un punto specifico del disco rigido del computer, premendo il pulsante Sfoglia o scegliendo l'opzione Salva con nome potrai selezionare la cartella più idonea del tuo archivio in cui memorizzare il file in esame in base alla tipologia o allo scopo. Normalmente quando devi salvare un documento creato con un programma (per esempio un file di Microsoft Word) dovrai usare la funzione Salva con nome. Se invece scarichi un file dal web hai la possibilità di selezionare la cartella di destinazione oppure di cliccare il pulsante Sfoglia.... Per impostazione predefinita quasi tutti i file che vengono scaricati dal web adottano un nome che è stato creato in base a regole precise. Per fare in modo che il tuo archivio risulti visivamente organizzato e in ordine puoi rinominare questi file utilizzando le tue regole:   Windows: seleziona il file in esame con il tasto destro del mouse, clicca la voce Rinomina dal menu contestuale che apparirà, digita il nuovo nome che segue le tue regole di denominazione e premi il tasto Invio.  Mac: clicca il nome del file con il tasto sinistro del mouse, premi il tasto Invio della tastiera, digita il nuovo nome che segue le tue regole di denominazione e premi il tasto Invio. Come per ogni aspetto della vita, anche imparare a utilizzare in modo adeguato un archivio elettronico richiede pratica e costanza. Se ti ricorderai di usarlo ogni giorno seguendo le regole che hai scelto, memorizzando al suo interno tutti i tuoi file personali nel modo corretto, mantenendolo organizzato e in ordine, saprai sempre dove si trova un determinato documento e sarai molto più efficiente nello svolgere i tuoi compiti.
Impara come si crea una nuova cartella all'interno del computer. Ricorda di utilizzare dei nomi intuitivi e descrittivi per le cartelle. Accedi alla cartella in cui vuoi creare la struttura del tuo archivio personale. Crea la cartella principale. Accedi alla cartella principale che hai appena creato. Crea la cartella "Temporanei". Crea una cartella per ogni tipologia o categoria di documenti che andrai a conservare nel tuo archivio. Crea le sottocartelle all'interno di ogni cartella che hai creato nel passaggio precedente. Sposta i tuoi file personali all'interno dell'archivio. Crea una cartella nascosta Comprendi la terminologia che sta alla base di un sistema elettronico di archiviazione di documenti. Determina il tipo di file che vuoi gestire mediante il tuo archivio elettronico. Scegli il punto in cui creare la struttura del tuo archivio elettronico. Non utilizzare il tuo archivio documentale per l'installazione dei programmi. Esegui con regolarità il backup dell'intero archivio. Stabilisci una serie di regole per la gestione dell'archivio. Cancella tutti i file presenti nell'archivio che non sono più necessari. Ricorda di salvare i nuovi file e i nuovi documenti direttamente all'interno della cartella corretta del tuo archivio. Rinomina un file in modo che il contenuto di una cartella appaia visivamente ordinato. Abituati a usare il tuo archivio elettronico seguendo le regole che ti sei dato.
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Creating the Filing System Setting Up Maintaining Your Filing System