Usare il Formato Giusto Prepararsi alla Richiesta Perfezionare il Contenuto
Su internet puoi trovare diversi modelli e campioni di lettere che richiedono sponsorizzazioni. Alcuni sono a pagamento, ma molti sono gratis. Dovresti darci un'occhiata per farti un'idea del formato e del contenuto .  Tuttavia, non copiare nell'esattezza una lettera campione. Devi personalizzarla per l'associazione a cui la spedirai, in modo che sia specifica e non troppo stereotipata . Per esempio, se sai che un CEO che ha esperienze personali in qualche modo associate alla tua causa, puoi scrivere una lettera mirata per questo destinatario. Dovresti conoscere la storia delle persone o delle aziende a cui farai questa richiesta. Inoltre, le lettere vanno scritte in un modo tale da trasmettere sensazioni di calore e identificazione. Questo dipende dal destinatario. In ogni caso, una lettera di sponsorizzazione dovrebbe sempre essere professionale, evita di usare un tono troppo colloquiale.  Usa della  carta intestata con il logo e il nome della tua organizzazione. La richiesta sembrerà così più professionale. Se vuoi richiedere una sponsorizzazione a titolo personale, puoi comunque utilizzare della carta intestata con il tuo nome scritto in alto con un bel carattere tipografico. Se devi scrivere a un'azienda o a un'altra organizzazione, è preferibile essere più formale. Se invece ti rivolgi a un familiare o a un amico, puoi rilassarti un po' di più, ma la lettera non dovrebbe essere talmente informale da sfociare nella mancanza di rispetto. Scrivere un'e-mail grossolana difficilmente ti darà buoni risultati, in nessun caso . Una classica lettera di sponsorizzazione si basa sul formato tipico di molte lettere commerciali. Dovresti impiegare la struttura giusta, altrimenti non sembrerà professionale.  Inizia a scrivere la lettera indicando la data, seguita dal nome e dall'indirizzo dello sponsor. Lascia una riga vuota e saluta il destinatario. Scrivi: "Gentile (nome),". Non dilungarti. La lettera di sponsorizzazione non dovrebbe superare una pagina. Il destinatario difficilmente avrà il tempo di leggere oltre. Nella maggior parte dei casi, viene dedicato circa un minuto alla lettura. Quindi, oltre a non scrivere più di una pagina, assicurati che il linguaggio sia conciso e chiaro . Spediscila per posta. Le richieste via e-mail trasmettono una sensazione di scarsa cura e interesse. Quando concludi la lettera, dovresti ringraziare il destinatario per la sua attenzione. Assicurati di lasciare una riga vuota fra un paragrafo e l'altro. Inoltre, lascia dello spazio per apporre una firma a mano.  Concludi con un saluto rispettoso e professionale. Esempio: "Distinti Saluti". Poi, scrivi il tuo nome e il tuo titolo. Firma a mano. Includi dell'altro materiale. Per far conoscere meglio l'evento che hai organizzato o la tua azienda, potresti spedire un volantino insieme alla lettera. Ti renderà più credibile e il destinatario potrebbe sentirsi maggiormente stimolato ad appoggiarti. Analogamente, se i mezzi di comunicazione hanno parlato della tua organizzazione, potresti includere un articolo a titolo esemplificativo per dimostrare quello che hai fatto. Nello specifico, che cosa speri di ottenere con la  lettera di sponsorizzazione? Che cosa vuoi che faccia lo sponsor? Qual è la finalità del suo contributo e perché è importante? Prima di scriverla, dovresti rispondere a queste domande.  Una lettera di sponsorizzazione dovrebbe essere specifica e mirata. Se è troppo vaga, non sai che cosa cerchi o perché, non sarà molto efficace. Stabilisci perché vuoi raggiungere questi obiettivi. Le richieste di sponsorizzazione hanno più successo se sono giustificate da uno scopo o una passione. Convinci il destinatario del motivo per cui è importante donare tempo o soldi a questa causa, magari raccontando una storia su come il tuo impegno ha aiutato una persona o l'intera comunità in passato . Chi potrebbe avere la motivazione giusta per sostenere la tua causa? Magari un imprenditore è intenzionato ad appoggiarti per una ragione personale. Forse esiste un'associazione senza scopo di lucro che ha sostenuto iniziative simili. In passato, chi ha contribuito a eventi di questo tipo? Devi fare una ricerca mirata.  Assicurati di considerare imprese o persone con cui tu o i tuoi collaboratori avete un rapporto personale. Mai sottovalutare il potere delle conoscenze . Non sottovalutare le piccole aziende o i negozi che non hanno vetrine. Anche questi potrebbero essere disposti a fare una donazione. Ricorda che puoi fare leva sul senso della comunità. Le imprese e i negozi spesso pensano che sia vantaggioso mantenere un rapporto con i membri della propria città. Se lavori in squadra, assegna a ciascun membro un determinato numero di aziende da contattare, in modo che ogni collaboratore possa instaurare un dialogo con certe imprese e negozi. Una sponsorizzazione può avvenire in diversi modi. Prima di scrivere una lettera, devi decidere che cosa vuoi.  È possibile fare donazioni in contanti o in natura. Queste ultime consistono nell'offerta di materiali o prodotti che possono essere usati durante l'evento stesso. A volte avvengono sotto forma di servizi anziché beni materiali. Forse sei disposto ad accettare volontari anziché prodotti. In ogni caso, devi essere molto chiaro e specifico in merito a quello che stai cercando. Spesso le lettere di sponsorizzazione permettono di scegliere fra diversi tipi di finanziamenti. Ciò consente di fare donazioni eque, infatti le piccole imprese non hanno la stessa disponibilità economica di quelle più grandi.  Stabilisci i livelli di sponsorizzazione. Dovresti elencare chiaramente i benefici apportati dai vari gradi di finanziamento. Le persone che offrono di più dovrebbero ricevere di più. Potresti offrire diversi benefici, come un cartellone pubblicitario, un annuncio pubblico sull'impresa o sulla sponsorizzazione e la promozione del logo aziendale attraverso siti web, materiali o programmi pubblicitari. Mai usare una formula generica, come "A chi di competenza". Sembrerebbe troppo impersonale.  Spesso il destinatario dovrebbe essere il responsabile delle risorse umane o il CEO. Dovresti telefonare all'azienda stessa o controllare il sito web per capire chi si occupa delle sponsorizzazioni. Non tirare a indovinare. Una lettera efficace deve assolutamente essere indirizzata alla persona giusta. Scrivi correttamente il suo nome e il suo titolo . Dovresti anche capire se l'organizzazione ha politiche ben precise in merito alla beneficenza, in modo da non sprecare tempo e adattare la tua richiesta al regolamento . Nel paragrafo di apertura, dovresti presentare immediatamente te stesso o la tua impresa e la tua causa. Fallo in maniera specifica. Non girarci intorno. Il destinatario deve trovare subito tutte le informazioni necessarie.  Non presumere che il destinatario sappia chi sei o che cosa fa la tua organizzazione. Spiegalo chiaramente. Innanzitutto, descrivi la tua impresa (se è una lettera aziendale) o te stesso (se è per una sponsorizzazione personale). Esempio: "X è un'organizzazione senza scopo di lucro che si dedica alla riabilitazione di...". Sottolineare subito qualche successo della tua organizzazione chiarirà perché non è rischioso darti un contributo. Spiega nel dettaglio come verrà impiegato il denaro. Nel primo paragrafo o nel secondo, devi richiedere direttamente la sponsorizzazione e spiegare perché lo fai. Prima di concederti una sponsorizzazione, un'azienda o una persona deve convincersi del fatto che questo le permetterà di guadagnare qualcosa. Dunque, nei paragrafi centrali della lettera, illustra chiaramente i vantaggi che ne ricaverà. Ovviamente, devi parlare del giovamento che otterrà il destinatario, non del tuo.  Per esempio, se gli sponsor ricaveranno dei vantaggi dal punto di vista pubblicitario, spiega come succederà. Devi essere molto specifico. L'evento verrà trasmesso in televisione? Quante persone parteciperanno? Ci saranno VIP? Se altre imprese importanti o i loro concorrenti lo stanno sponsorizzando, dovresti dichiararlo. Offri varie opzioni agli sponsor. Apprezzeranno il fatto di avere diverse scelte, in modo da poterle adeguare alle proprie esigenze o risorse economiche. Questo significa che devi indicare qualche cifra, come le dimensioni del pubblico o le fasce demografiche interessate dall'evento.  Inoltre, non dimenticare di aggiungere un elemento che faccia appello all'emotività del destinatario. Per esempio, la storia di una persona che verrà aiutata grazie a questa sponsorizzazione può essere piuttosto commovente, ma raccontala in maniera concisa (una o due frasi). Spiega come darai visibilità agli sponsor. Potrebbero avere uno stand gratuito all'evento in cambio di un contributo . Comunica dettagli fondamentali sull'accordo di sponsorizzazione: sono necessari per prendere una decisione. Non dimenticare di includere i tuoi dati di contatto. Dovresti inoltre fornire una busta affrancata e prestampata con il tuo indirizzo, in modo che sia facile risponderti. Indica la data in cui ti aspetti di ricevere notizie. Chiedi agli sponsor di indicarti le loro preferenze in merito alla visibilità che otterranno. Per esempio, dove vogliono che compaia il loro nome? Desiderano essere riconosciuti? Offri diverse possibilità, però mai presupporre. Chiedi. Nella lettera dovresti fornire dettagli concreti per confermare la validità della tua organizzazione o dell'iniziativa.  Per esempio, se devi scrivere una lettera per un'associazione di beneficenza, dovresti raccontare la sua storia: quando è stata fondata, chi la gestisce, a quale causa si dedica, quali premi o riconoscimenti ha ricevuto. Fatti, non parole. Non devi semplicemente dire che il tuo gruppo o il tuo evento è buono o utile. Convinci il destinatario dimostrando nel dettaglio perché vale la pena di aiutarti. Generalmente, le prove sono più persuasive dei superlativi . Mandare una lettera a un'impresa non è il modo più efficace per instaurare un rapporto. Sicuramente serve a gettare le basi, ma poi approfondisci la relazione.  Se non ricevi risposta entro 10 giorni, potresti telefonare o passare personalmente. Ricorda però che molti CEO sono piuttosto impegnati e potrebbero esserne infastiditi. Di conseguenza, ti conviene fissare un appuntamento o telefonare prima di andarci. Assicurati di trasmettere entusiasmo quando parli del progetto. Evita di essere negativo. Non devi dare l'impressione di implorare o provare a far sentire in colpa il destinatario per spronarlo a donare. Se la risposta è "Forse", non demordere e prova a farti sentire. L'importante è non farlo immediatamente o esagerare, altrimenti rischi di infastidire il destinatario. Mai essere presuntuoso. Non presupporre che verrà fissato un appuntamento o ti verrà concessa la sponsorizzazione. Ti basta ringraziare il destinatario per la sua attenzione . Se ottieni una sponsorizzazione, non dimenticare di spedire un biglietto di ringraziamento. 
Esamina delle lettere simili. Scegli il tono giusto. Usa un formato da  lettera commerciale standard. Dimostrati grato. Determina i tuoi obiettivi. Fai una lista di negozi e imprese. Determina che cosa stai cercando. Determina che cosa offri. Devi conoscere il nome esatto del destinatario. Scrivi una buona introduzione. Elenca i benefici. Convinci il destinatario servendoti di prove concrete. Dai informazioni sui retroscena dell'evento. Fatti sentire di persona. Ecco un esempio:
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Understanding the format Preparing to ask for Sponsorship Perfecting the Content