Inaugurazione dell'Evento Preparazione per il Giorno dell'Evento Conoscenza dell'Evento Conduzione e Conclusione dell'Evento
Se ti trovi in un ambiente rumoroso, questa è la migliore occasione di ottenere l'attenzione di tutti. Puoi procedere con un urlo controllato e provato in anticipo, con un rumore acuto come il tintinnare di un bicchiere, oppure qualche esclamazione come: "Alzate il pollice se mi sentite". Cerca di rispondere alla domanda: "Perché siamo tutti riuniti qui oggi?" Inizia con un breve e divertente aneddoto per migliorare l'umore generale. Spendi qualche istante per ciascuna persona coinvolta nell'organizzazione, e su quanti in precedenza ti sono stati segnalati come importanti e da ringraziare (come gli sponsor dell'evento, ad esempio). Dall'inizio del tuo primo intervento fino alla fine dell'evento, dovrai mantenere un tono allegro e sorridere continuamente. Ti servirà tempo per metterti a tuo agio, immedesimarti negli spazi a disposizione, e per fare delle prove. Tu sei il punto focale dell'evento, e quindi ti dovrai sentire come a casa tua, dimostrando questa tua sicurezza a tutti. Cerca di stabilire un buon rapporto con i tecnici, e di avere almeno una persona di fiducia che sappia risolvere facilmente qualsiasi intoppo dovesse presentarsi in ambito tecnico. Ognuna di queste persone potrebbe essere di grande aiuto in caso di necessità. Sarai il conduttore dell'evento, e in caso di emergenza dovresti almeno saper indirizzare le perone nella giusta direzione. Se qualcuno dovesse non presentarsi, devi essere in grado di passare alla persona successiva. Informa i vari partecipanti di quando è prevista la loro presenza. Questo vecchio consiglio è di estrema importanza per chi fa il conduttore, perché ti devi presentare in modo professionale e ben curato. Decidi in anticipo se vestirti in modo formale o più casual, in base al tono dell'evento. In alcuni casi, chi organizza è al tempo stesso il conduttore (o conduttrice) dell'evento. Chiedi se hanno necessità particolari per quanto riguarda la presentazione di ciascuno. Se necessario, verifica con la persona interessata la pronuncia del suo nome completo, in modo che ti sarà più facile annunciarlo al pubblico. Visita i siti web, ascolta brani o estratti che trovi in rete, leggi qualcosa sui blog o chiedi informazioni più dettagliate sulla carriera di ognuno, in modo da poter fare qualche riferimento o battuta aggiuntiva anche se fuori programma. Se conosci gli aspetti più profondi dell'evento, puoi più facilmente rimanere in tema e condurlo in modo professionale. Un tema può fare da linea guida attraverso varie esibizioni, aumentando la coesione ed unendo stili e persone anche diverse. Non limitarti ad improvvisare, altrimenti rischi di sbagliare i riferimenti o i tempi dei tuoi interventi. Qui de seguito alcune buone regole per quando scrivi le introduzioni:  Non fare umorismo di difficile comprensione. Se non è chiara per tutto il pubblico, una battuta può rovinare l'atmosfera dell'evento. Non usare linguaggio offensivo e stai lontano dagli stereotipi. Se non riesci a fare una battuta senza offendere qualcuno, è meglio che ti astieni dall'umorismo e resti sincero/a. Evita le glorificazioni quando introduci qualcuno. Non dire: "E' la migliore persona del mondo", ma attieniti alla realtà: "Ha vinto il premio per l'impegno civile negli scorsi tre anni di fila". Lascia che i fatti parlino della persona per quanto più possibile. Non andare per le lunghe. Dedica ad ogni persona lo stesso tempo e cura nell'introduzione. Per controllare l'evento, devi essere vicino all'azione. Se ti serve una pausa o hai qualche urgenza, progetta il tuo allontanamento con anticipo e delega il controllo dei tempi a qualcuno di fiducia. Tu sei responsabili per il rispetto dei tempi stabiliti. Se le cosa vanno per le lunghe, decidi per tempo se riesci a tagliare qualcosa o stringere i tempi in un'altra fase dll'evento. Tieni pronta una storiella da raccontare in caso ti serva guadagnare qualche minuto, magari perché la prossima persona che devi presentare non è ancora pronta. Le persone che stanno sedute per qualche tempo sono molto influenzabili dal tuo stato d'animo, e reagiranno in linea a come ti presenti. Ringrazia in particolare gli organizzatori, gli artisti o oratori e tutti coloro che hanno contribuito a rendere l'evento reale. In caso ci sia un seguito, o una futura occasione a cui fare riferimento, non dimenticarti di menzionarla e di dare informazioni a tutti su come partecipare.
Richiama il pubblico all'ordine. Ringrazia il pubblico e accoglilo con un benvenuto amichevole e sincero. Presenta te stesso/a. Introduci gli organizzatori dell'evento. Sorridi. Recati dove si terrà l'evento con alcune ore di anticipo. Fai una prova microfono, inclusi illuminazione e ogni altro dispositivo che sarà impiegato durante l'avvenimento, almeno un'ora prima che arrivi il pubblico. Presentati a tutti i lavoranti che partecipano all'organizzazione e all'evento stesso, compresi coloro che sono lì per l'evento specifico e quanti invece dovessero lavorare per la struttura dove questo viene ospitato. Informati sulle procedure di sicurezza. Ripassa in anticipo e nuovamente il giorno stesso l'ordine di apparizione dei vari personaggi. Vestiti con cura. Incontrati con l'organizzatore dell'evento in modo da assimilare ogni informazione utile alla conduzione. Parla personalmente con ogni artista o persona che parteciperà. Approfondisci la tua conoscenza delle persone o artisti che presenterai. Informati se ci sono argomenti che è meglio non affrontare durante l'evento, o che sono sensibili per partecipanti o pubblico. Stabilisci il tema dell'evento. Scrivi le introduzioni per ciascun partecipante. Resta nei pressi del palco o del centro della scena durante tutte le esibizioni o comparse. Tieni un occhio all'orologio. Passa al finale con grande entusiasmo. Ringrazia tutti i partecipanti ed il pubblico. Promuovi il prossimo evento.
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