Dare un Tono Amichevole al Messaggio Revisione Comunicare il Messaggio
Se stai scrivendo per lavoro, potresti dover usare un saluto standard, come "Egregio tal dei tali". Tuttavia, sono sempre più comuni le e-mail personalizzate. Ecco alcuni esempi di saluti che possono aiutarti a dare un tono amichevole alla comunicazione sin dalla prima riga:  Ciao Giovanni Salve Non ci vediamo da tempo Ehi! Se passassi subito al promemoria, il tuo messaggio potrebbe sembrare freddo. Fai riferimento al vostro rapporto personale, includendo frasi che citano la vostra amicizia e le esperienze che avete vissuto insieme. Puoi scrivere:  Come va la scuola? Amico mio, come stai? Mi sono divertito moltissimo con te sabato scorso. Quando ci siamo parlati l'ultima volta, un mese fa? Il viaggio che abbiamo fatto insieme è stato fantastico! Dobbiamo ripartire presto. Questo è particolarmente importante per il promemoria vero e proprio. Se è da qualche tempo che non parli con il destinatario, potresti scusarti con delicatezza perché gli stai scrivendo solo per ricordargli qualcosa. Ecco alcuni esempi di frasi che puoi inserire:  So che è molto che non ci sentiamo, ma volevo ricordarti di... Le cose sono diventate davvero caotiche con l'arrivo del nuovo bambino, mi è appena venuto in mente di ricordarti di... So che sei stato impegnato, quindi non volevo infastidirti, ma ti invio questo promemoria per... Se il promemoria è importante, è facile sembrare troppo aggressivo. Ricorda che il destinatario ha degli impegni. Scrivi "per favore", "grazie" e altre espressioni simili, ad esempio:  Mi dispiace infastidirti, ma volevo assicurarmi che... Se potessi rispondere a questa e-mail appena hai tempo... Grazie per aver trovato il tempo di leggere e rispondere a questo promemoria. Lo apprezzo molto. Attendo la tua risposta. Ti basta scorrerla rapidamente una o due volte per eliminare molti errori banali che potrebbero esserti sfuggiti durante la scrittura. Al termine della composizione, cerca gli errori di ortografia e di grammatica.  Molti programmi di scrittura delle e-mail offrono strumenti gratuiti di controllo della grammatica e dell'ortografia. La loro qualità dipende dal client. In alcuni casi, potrebbero non essere accurati. Ricorda di controllare l'oggetto, i saluti e la parte finale. Capita spesso di trascurarli e pensare solo al corpo del testo. Se stai scrivendo una comunicazione importante o se desideri davvero apparire particolarmente amichevole o educato, leggi il messaggio dall'inizio alla fine. Il tono è adatto a una conversazione? Se la risposta è sì, puoi cliccare Invia. Riscrivi le frasi o i passaggi che non suonano bene. Usa il buon senso in questa valutazione. Questo consiglio ha un significato diverso da persona a persona, in base al tuo stile di comunicazione. Per le comunicazioni più importanti, ad esempio quelle di lavoro, puoi chiedere a qualcuno di controllare il promemoria prima di inviarlo. Se hai scritto un messaggio conciso, di solito non serve molto tempo ed eviterai anche gli errori più piccoli.  Apri il servizio di messaggistica istantanea che usi più spesso. Invia un messaggio a un amico online chiedendo, "Ehi, potresti leggere una breve e-mail che devo inviare? Servirà solo un minuto". Ricorda di esprimere la tua gratitudine a tutte le persone che leggono la tua e-mail. Dopotutto, ti stanno facendo un favore. Non devi trovare un oggetto particolarmente ricercato, i più efficaci sono quelli chiari e diretti. In questo modo il destinatario saprà subito lo scopo della tua e-mail. Ecco alcune scelte molto comuni per i promemoria amichevoli:  Controllo Veloce promemoria su... Prossimo viaggio/evento/eccetera Conferma partecipazione per viaggio/evento/eccetera Se cerchi a tutti i costi di essere amichevole ed educato, è facile dimenticare la parte più importante del messaggio. Fai la tua richiesta nella prima parte dell'e-mail, subito dopo il saluto e qualche frase che parla del rapporto che hai con il destinatario. Ad esempio:  "Ciao Carlo,è da qualche tempo che non ci sentiamo. Come stanno moglie e figli? I miei mi hanno tenuto davvero occupato, ma volevo scriverti per sapere se..." "Ehi Nonna!Volevo mandarti un messaggio, mi dispiace di essere stato così impegnato. Volevo ricordarti del nostro appuntamento a pranzo..." Di solito uno stile di scrittura cortese richiede espressioni più lunghe. Ad esempio, la frase "Lavora di più" può essere scritta in modo più educato come "Potrebbe essere una buona idea impegnarti di più al lavoro". Anche se sembrerai più garbato, queste lunghe espressioni possono offuscare l'obiettivo del messaggio. Usa una struttura semplificata per l'e-mail. Prova: saluto (introduzione) → connessione personale → promemoria → saluti finali Per ogni frase o parola, chiediti "È necessaria?". In alcuni casi la risposta può essere "È necessaria perché altrimenti il mio tono sembrerebbe troppo freddo". Cancella le parti che non servono. Di solito puoi eliminare gli avverbi (come "molto", "veramente", "davvero", "estremamente" e "decisamente") per rendere il messaggio più conciso. Puoi usare espressioni come "Saluti", "Distinti saluti", "Cordiali saluti", poi aggiungere la tua firma. Tuttavia, queste formule formali possono essere considerate impersonali. Prova le frasi seguenti se desideri:  Il tuo amico Ciao Ti auguro il meglio Passa una bella giornata Ci sentiamo presto Non vedo l'ora di vederti
Saluta il destinatario. Parla del legame che hai con il destinatario. Ammorbidisci il tuo tono. Sii educato. Rileggi l'e-mail. Leggi l'e-mail ad alta voce. Chiedi a un'altra persona di leggere l'e-mail. Scrivi l'oggetto. Ricorda di includere il promemoria. Usa un linguaggio conciso. Elimina le informazioni inutili. Chiudi l'e-mail con un saluto finale.
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