Comporre la Lettera Usare il Tono Giusto Scegliere il Formato Giusto
Numerose ricerche di mercato hanno dimostrato che quasi tutti i messaggi rivolti ai clienti sono quasi completamente inefficaci se il nome del cliente non è stato scritto correttamente. È critico e importante assicurarsi quindi che l'ortografia che utilizza un cliente corrisponda esattamante a ciò che appare in cima a una nota di ringraziamentoEsempio: Gentile signor Rossi, Rendila più specifica possibile. Dire qualcosa di semplice come "Grazie per il tuo acquisto" va bene, ma è utile indicare anche ciò che il cliente ha ordinato e com’è stato consegnato. Questo aiuta a focalizzare il lettore nel suo rapporto unico con la tua azienda.Esempio: Gentile signor Rossi,La ringraziamo per essere venuto all’inaugurazione del nostro nuovo negozio di cartoleria a Cagliari il 15 maggio 2013.  Questo è il momento di esprimere sinceramente la riconoscenza com’è meglio possibile. L'aggiunta di poche righe che fanno riferimento a una conversazione avuta con il cliente è appropriata. Fai del tuo meglio per evitare frasi scontate, o far sembrare la nota di ringraziamento la stessa trasmessa a centinaia di persone. Una lettera di ringraziamento per un cliente è l’occasione opportuna per porre alcune domande di base per sapere come il cliente ha considerato il servizio e per assicurarti che il cliente si senta soddisfatto. Un buon rapporto con il cliente spesso lo induce a ritornare e consolida la tua attività. Non devi dare l’impressione di essere troppo coinvolto riguardo a quest’argomento in una nota di ringraziamento, ma essere attento alle esigenze del cliente è una parte importante del servire il pubblico.Esempio:Gentile signor Rossi,La ringraziamo per essere venuto all’inaugurazione del nostro nuovo negozio di cartoleria a Cagliari il 15 maggio 2013.Grazie a lei e a tutti gli altri clienti che condividono la passione per l’uso creativo della carta, è stata la più grande inaugurazione nella storia della nostra azienda!  Menziona che speri che il cliente sia soddisfatto del suo acquisto, e che sei a disposizione se ha domande o dubbi. Chiedi al cliente se c'è qualcosa che puoi fare per aumentare la sua soddisfazione. Di solito è utile presentare il nome della società, il logo o altre informazioni del marchio nella nota di ringraziamento. Ancora una volta, questo dà visibilità all’azienda.Esempio:Gentile signor Rossi,La ringraziamo per essere venuto all’inaugurazione del nostro nuovo negozio di cartoleria a Cagliari il 15 maggio 2013.Grazie a lei e a tutti gli altri clienti che condividono la passione per l’uso creativo della carta, è stata la più grande inaugurazione nella storia della nostra azienda!  Oltre un migliaio di voi si è fermato per salutarci e per visitare il nostro nuovo negozio, e non potremmo essere più felici per avervi accolto in questa nuova sede. La preghiamo di tornare presto; ci piacerebbe incontrarla ancora!  Se stai scrivendo la tua nota di ringraziamento su un biglietto, assicurati di menzionare il nome della tua attività. Se la nota di ringraziamento è scritta su carta intestata, il logo della tua azienda sarà visibile, quindi non è necessario menzionare il nome nella lettera. Se la nota di ringraziamento è sotto forma di email, il nome dell'azienda e il logo dovrebbero apparire sotto la tua firma. Dovrebbe essere in sintonia con il rapporto stabilito con il cliente e lo stile che intendi dare alla tua azienda. Ad esempio, "distinti saluti", che a volte è troppo formale, potrebbe essere sostituito con "stai bene" o un’altra simile informale espressione di chiusura, se appropriata. Altre chiusure adatte per un’azienda si possono scegliere per dare a queste note di ringraziamento un tono personale.Esempio:Gentile signor Rossi,La ringraziamo per essere venuto all’inaugurazione del nostro nuovo negozio di cartoleria a Cagliari il 15 maggio 2013.Grazie a lei e a tutti gli altri clienti che condividono la passione per l’uso creativo della carta, è stata la più grande inaugurazione nella storia della nostra azienda! Oltre un migliaio di voi si è fermato per salutarci e per visitare il nostro nuovo negozio, e non potremmo essere più felici per avervi accolto in questa nuova sede. La preghiamo di tornare presto; ci piacerebbe incontrarla ancora!  Con riconoscenza per la cortese partecipazione, Se possibile, utilizza la tua firma per chiudere la lettera. Le grandi aziende spesso hanno il problema di fare apparire personale una lettera stampata. Anche una firma sformata fatta con il computer spesso è meglio di un nome digitato, perché dà un aspetto più personale alla lettera.Esempio:Gentile signor Rossi,La ringraziamo per essere venuto all’inaugurazione del nostro nuovo negozio di cartoleria a Cagliari il 15 maggio 2013.Grazie a lei e a tutti gli altri clienti che condividono la passione per l’uso creativo della carta, è stata la più grande inaugurazione nella storia della nostra azienda! Oltre un migliaio di voi si è fermato per salutarci e per visitare il nostro nuovo negozio, e non potremmo essere più felici per avervi accolto in questa nuova sede. La preghiamo di tornare presto; ci piacerebbe incontrarla ancora!  Con riconoscenza per la cortese partecipazione,Anna AnselmiFondatore e Amministratore Delegato, CartaCreativa Stai scrivendo una lettera per ringraziare un cliente che fa affari con te, quindi non è più necessario bombardarlo di pubblicità. Tieni un buon rapporto a questo punto. Fai sentire il cliente come uno di casa.  Frasi come "Speriamo di fare affari con voi presto" suonano come frasi fatte; meglio tralasciarle. Non dire qualcosa che non avresti detto a un conoscente. Non includere note su prodotti, e non menzionare un'imminente vendita o qualsiasi altra cosa che potrebbe essere interpretata come una forma di pubblicità. Anche se devi spedire decine di lettere, è meglio non usare una macchina affrancatrice. Questo è un indizio che la nota di ringraziamento è una tra tante, e farà sentire il cliente meno speciale. Infatti, può significare che la nota di ringraziamento finirà nel mucchio della posta indesiderata. Ancora una volta, più è personalizzata la nota di ringraziamento, più sarà gradita. Se non hai tempo di occuparti di buste e d’indirizzi, trova qualcun altro che lo faccia. Anche se non sei la persona che in realtà ha scritto l'indirizzo, il cliente sarà impressionato nel vedere la grafia a mano. Assicurati che il tuo numero di telefono e l’indirizzo siano inclusi nella corrispondenza, e incoraggia caldamente il cliente a mettersi in contatto per qualsiasi motivo. Se il cliente ti contatta, sii pronti a soddisfare le sue esigenze tempestivamente. Stampare una lettera in formato standard è come inviare al cliente un volantino di pubblicità. Invece di far sentire speciale e apprezzato il cliente, potrebbe avere l'effetto opposto e causare fastidio. Programma di scrivere le tue note di ringraziamento individualmente con la tua grafia.  Se hai troppe note di ringraziamento da scrivere per poterlo fare a mano da solo, chiedi a un altro dipendente di aiutarti. Varrà davvero la pena il tempo necessario per scrivere le lettere singolarmente. Se è impossibile scrivere le note a mano, è necessario trovare un modo diverso per personalizzarle. Per lo meno, il nome del cliente e la tua firma vera dovrebbero essere inclusi in ogni nota di ringraziamento. In alcuni casi potrebbe essere opportuno scrivere un’email di ringraziamento, anziché inviare una nota scritta a mano. Questo può essere appropriato quando si ha un rapporto personale con il cliente. La cosa importante è assicurarsi che sia personalizzata e sincera. Se c'è qualche possibilità che la tua email possa essere scambiata per un annuncio, invia invece una nota manoscritta. Sia i biglietti di ringraziamento sia la carta da lettere della società sono appropriati per una lettera di ringraziamento di affari. Se hai solo poche note da scrivere, un biglietto di ringraziamento elegante, del tipo che si acquista in una cartoleria, farà sentire i clienti al top. In caso contrario, utilizza carta pesante con l’intestazione della società.  Evita di usare carta normale di stampante per una nota di ringraziamento. Scegli biglietti di ringraziamento che sono appropriati in qualsiasi contesto aziendale. Se la tua attività è eccentrica e divertente, è bene usare carte colorate che evochino lo spirito della tua azienda. Evita l'uso di biglietti con immagini inadeguate o troppo personali o con messaggi prestampati. Se vuoi andare ancora oltre per esprimere il tuo apprezzamento, puoi inviare un piccolo regalo insieme con la tua nota. Questo non è per niente necessario, ma potrebbe essere la cosa giusta per clienti speciali. Il regalo dovrebbe essere piccolo e utile. Può essere un simbolo dei servizi offerti dalla tua attività, o qualcosa di estraneo alle tue attività ma professionale in natura.  Le idee per piccoli regali includono segnalibri, magneti, dolci, una t-shirt o un buono regalo. Il regalo non deve superare il valore di €20 - €40. Alcune aziende hanno regolamenti etici che non consentono di accettare regali costosi.
Scrivi il nome del cliente correttamente nel saluto. Identifica il motivo per la nota di ringraziamento. Includi alcune righe rivolte ad avere un seguito. Includi il tuo marchio. Usa una chiusura adatta. Firma la lettera a mano. Resisti alla tentazione di promuovere ancora la tua azienda. Affranca la lettera con un vero e proprio francobollo. Indirizza la lettera a mano se possibile. Indica le informazioni di contatto e manifesta la tua disponibilità alla comunicazione. Scrivi la lettera a mano. Scegli una buona carta da lettere per la nota di ringraziamento. Prendi in considerazione l'invio di un dono.
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Composing the Letter Striking the Right Tone Getting the Format Right