Partire dalle Basi Gestire l'Evento Vero e Proprio Verso il Traguardo Concretizzazione dell'Evento Risoluzione Problemi
Sembra fin troppo logico dare un consiglio del genere, ma devi mettere tutto nero su bianco per considerare ogni singolo fattore: posto ideale ai fini dell'evento, budget, natura delle presentazioni, quantità (o tipologia) di ospiti, strategie da implementare nello specifico. Qual è il risultato ideale? Cosa vuoi ottenere?  Dopo aver definito l'evento (celebrazione, raccolta fonti, formazione, vendita, proposte, ecc.), pensa al perché lo stai organizzando. Essere consapevole delle ragioni può aiutarti a concentrarti e motivarti. Avere qualche obiettivo può anche darti una mano a incanalarti nella direzione giusta. Non puoi insistere se in mente hai un risultato vago. Per esempio, se stai organizzando una raccolta fondi per arrivare a 5000 euro e ora ne hai 4000, questo scopo può motivarti a correre verso il traguardo sicuro di quello che vuoi. Indubbiamente, è uno degli aspetti più importanti della pianificazione. Basta stabilire una data e un orario in cui nessuno può presentarsi per vanificare ogni preparativo, per quanto fosse grandioso. Inoltre, evita di scegliere un giorno troppo in là nel futuro o fin troppo vicino: nel primo caso, gli ospiti se ne dimenticheranno, nel secondo, avranno altri piani. Ecco a voi la sindrome di Riccioli d'Oro applicata all'organizzazione di eventi! In teoria, gli ospiti devono venire a conoscenza dell'evento due settimane prima circa. Questo momento è ideale: difficilmente hanno preso altri impegni, e poi è più semplice ricordare a tutti l'invito una o due volte prima dell'effettiva data. Quindi, cerca di mandare gli inviti un paio di settimane prima, se ci riesci. Ora che ti sei fatto un'idea della portata dell'evento, della data e dell'orario, puoi iniziare a pensare ai saloni. Mettiti in contatto con quelli che ti interessano per sapere se sono liberi e possono soddisfare le tue esigenze. In che tipo di edificio vuoi organizzare l'evento? Come verrà gestito lo spazio? Gli ospiti si accomoderanno su sedie disposte in fila, panche o tavoli? Hai intenzione di fare un picnic all'aperto e ti servono tovaglie? Le condizioni meteorologiche costituirebbero un problema? C'è bisogno di spazio per ballare, collocare il palco su cui saliranno i relatori o suoneranno i musicisti? In tal caso, organizzati per non rimanere a corto di spazio.  È sempre bene visitare il posto in anticipo e disegnare una mappa dell'area. Puoi usarla come “piano di battaglia”, in modo da fare uno schizzo e collocare tavoli, passaggi per i camerieri, vie d'accesso e uscita per i disabili (se necessario) e attrezzature varie. Dovresti inoltre segnare dove si trovano il generatore di elettricità (se richiesto), le attrezzature esterne (come frigorifero, macchina per fare il ghiaccio, barbecue, fornelli, ecc.), le prese elettriche e i cavi (che potresti coprire discretamente con un tappeto). Una corretta sistemazione consente anche di prevenire rischi per la sicurezza. È obbligatorio richiedere un permesso municipale? Nella maggior parte dei casi, questi documenti sono necessari per un bar, ma anche per emissioni acustiche potenzialmente fastidiose, accesso di veicoli, parcheggio, costruzione di tendoni e altri spazi al coperto, ecc. Considerando il budget e la capienza del salone, quante persone puoi invitare? In alcuni casi, si lascia entrare solo ed esclusivamente chi ha un biglietto o un invito. Ciò facilita infatti la pianificazione. Molti hanno invece ritardatari o invitati extra, quali bambini, partner o amici. E tieni a mente che, più gente partecipa, di più personale avrai bisogno.  Siccome questo può dar luogo a enormi problemi logistici, è sempre più saggio assicurarti che ci sia abbastanza spazio affinché possano muoversi tutti agevolmente in questo posto. Negli stabilimenti più vecchi, solitamente la quantità di gente che può essere accolta viene indicata con espressioni come “Capienza: 150 persone”; in questo caso, è possibile ricevere appunto 150 invitati. Se riesci a organizzarti bene, dovresti contare su un gruppo di persone per calcolare la somma di denaro necessaria. Dovrai pagare uno staff? Noleggiare il salone e le attrezzature? Offrire cibo e bevande? Pubblicare volantini o mandare cartoline? Determina una somma fattibile e modifica il piano per adattarlo. Non vuoi di certo finire per pagare di tasca tua quando non devi. Magari hai la possibilità di ottenere sponsorizzazioni o donazioni, ma la maggior parte di noi non è così fortunata. Se non prevedi alcun finanziamento in arrivo, è fondamentale fare tagli laddove è necessario. Invece di scegliere un servizio di catering, chiedi agli invitati di portare da bere o da mangiare (pur togliendoti di torno la spesa al supermercato, dovrai comunque mettere a disposizione tavoli, stoviglie e frigoriferi). Invece di chiamare un fotografo, gira per l'evento e fai tu stesso scatti. Sii creativo all'occorrenza! Prepara il team che si occuperà del servizio (per quanto si tratti di amici, parenti o altri volontari). Ogni membro deve gestire una determinata sezione. Questo è importante anche se è un piccolo evento familiare, non lo fai per professione. Su grande scala, un'organizzazione efficace è possibile solo se tutti i coinvolti si dedicano a determinate aree della sala, consapevoli del ruolo che rivestono. Lo staff che ti assisterà personalmente va chiamato intorno allo stesso periodo in cui assumi altri team e inviti gli ospiti. Assegna gli incarichi il prima possibile, stabilendo priorità. E cerca di avere un personale di riserva: qualcuno potrebbe tirarsi indietro per un problema. Non puoi proseguire con l'organizzazione se non sai cosa succederà nell'esattezza. Quando parleranno i relatori? Sono previsti giochi, attività o presentazioni da pianificare? Di quanto tempo hanno bisogno gli ospiti per mangiare? Traccia una cronologia piuttosto dettagliata delle attività della giornata. Lascia sempre un piccolo margine di manovra. Nessun evento andrà mai esattamente come l'hai pianificato, non filerà tutto liscio. La gente arriva tardi, i discorsi durano più del previsto, la fila per il buffet è disordinata e così via. Quindi, se da un lato hai bisogno di farti un'idea di come scorrerà l'evento, ricorda che è a fini organizzativi e niente è scritto nella pietra. Devi essere il primo ad arrivare per supervisionare i preparativi. Assicurati che siano tutti ai blocchi di partenza. Manca qualcuno? Inizia a fare telefonate. Assisti i collaboratori che hanno bisogno di aiuto, dirigi chi non sa che pesci pigliare e togliti di mezzo quando non è necessaria la tua presenza. E che nessuno si faccia male! Facendo una lista di spunta, ti sentirai leggermente più calmo. Suddividila in sezioni: una per il tuo staff, una per i collaboratori esterni, una per le decorazioni e i preparativi di base e una per le attrezzature. Una volta spuntato tutto, potrai finalmente tirare un respiro di sollievo. Non aver paura di farlo. Quando si organizza un evento, il fattore più stressante è il tempo. Per risparmiarlo, devono intervenire più persone e occuparsi di quello che sanno fare meglio. Se una non è tanto utile quanto potrebbe, assegnale un altro incarico. È questo il tuo lavoro. Non ti stiamo dicendo di comportarti in maniera autoritaria o scavalcare confini. La tua professione consiste proprio nell'ottimizzazione dell'organizzazione. Sii fermo ma educato quando deleghi. Di': “Giacomo, puoi venire qui ad aiutare con il catering? Grazie”. Gestire lo staff è uno dei tuoi compiti principali. Fai in modo che venga fatto tutto in maniera coordinata e comportati da leader quando devi. Questo significa assicurarti che il programma venga rispettato, assistere e avere piani di emergenza in caso di necessità. Non lasciarti prendere dallo sconforto al solo pensiero che compaia un problema, devi accettarlo. Se inizi a stressarti, perderai la testa. E non ne uscirà niente di buono. Di conseguenza, quando un relatore supera il limite massimo consentito e non smette di parlare, ignorando i tuoi segnali o l'infarto che stai fingendo per creare un diversivo, rilassati. Devi semplicemente regolarti diversamente con l'aperitivo e nessuno noterà la differenza. Missione compiuta. I problemi si presentano puntualmente. Si sa, hanno questo viziaccio. Non c'è modo di prevedere tutto, e prima lo accetti, meglio è. Un manager calmo e tranquillo può fare meraviglie in qualsiasi contesto, un organizzatore ansioso e teso no. Dunque, rilassati e segui la corrente: presto sarà tutto finito. Controlla che il numero di invitati sia rimasto invariato il giorno dell'evento. Ripassa le loro esigenze. In caso di cambiamenti, avvisa i membri del team non appena ne hai l'opportunità. Dovresti essere il primo a notare quello che non va. Parla con i clienti per conoscere le loro emozioni. Potrebbero essere eccitati, nervosi, preoccupati, annoiati, mentalmente prosciugati o avere qualche problema con l'evento. Generalmente, puoi alleviare il problema mostrandoti comprensivo, usando parole gentili e assistendo concretamente. È saggio usare questo momento per rinvigorire l'entusiasmo degli ospiti e della squadra, soprattutto se sembrano tesi. Fidati dei collaboratori e rispettali: se li hai scelti, sai che sono in grado di fare il proprio lavoro. Siccome hai dato a tutti le istruzioni giuste, non dovrebbero esserci problemi. Offri assistenza al momento opportuno, ma dovrebbero essere abbastanza esperti da non averne bisogno. Ecco alcuni fattori da tenere a mente:  Al principio, quando devi salutare gli ospiti che arrivano, comportati da portinaio o receptionist (se appropriato). Passa le redini al conduttore dell'evento. Il ruolo del manager più che altro è attivo:  deve risolvere problemi e assicurarsi da dietro le quinte che che tutti i meccanismi (cibo, servizio e così via) funzionino. Tieni d'occhio gli ospiti e rimani in contatto con il conduttore. Se vuole cambiare i piani (o è necessario), parlatene discretamente. Tieniti rispettosamente a distanza dagli ospiti principali. Dopotutto, l'evento è dedicato a loro. D'altra parte, mostrati facilmente accessibile per avvicinarti al momento giusto e chiedere cosa ne pensano, se ci sono problemi, richieste o suggerimenti. Vuoi che gli ospiti ricordino la bellissima serata trascorsa. A dire il vero, però, probabilmente vuoi anche di più. Desideri che visitino un sito web, facciano donazioni, parlino della tua impresa e così via. Per essere certo che l'evento si converta nella leggenda che si merita di diventare, prepara dei regali. Che sia una foto, un buono sconto o una penna, gli invitati devono ripensare positivamente all'esperienza e tenerti presente. La maggior parte degli eventi tende a gestirsi da sola una volta iniziata, ma nessuno vede tutta la preparazione che una serata ha alle spalle. Quindi, datti una pacca sulla spalla: te lo meriti! Adesso, però, torniamo a noi. Il lavoro non è ancora finito! Dopo l'evento, organizzati per incontrare e ringraziare il cliente. È sempre consigliabile fargli un regalo appropriato e premuroso per ricordargli il momento trascorso insieme. Sono i piccoli dettagli che arricchiscono questa esperienza e spronano la clientela a raccomandare i tuoi servizi in futuro. Se hai mandato già un pacco scegliendo un dono dalla lista regali, allora basta un pensierino, come un mazzo di fiori, una fotografia incorniciata del tuo momento preferito dell'evento (per esempio, il taglio del nastro, il culmine dello spettacolo, la cerimonia di premiazione, il primo bacio scambiato dagli sposi, l'istante in cui sono state soffiate le candeline su una torta, ecc.) o un altro dono del genere. Dai retta a una delle frasi tipiche di tua madre: “Lascia la stanza nelle stesse condizioni in cui l'hai trovata”. Vale anche in questo caso. Tutto deve essere nello stesso stato di partenza. In questo settore, è sempre sbagliato bruciare ponti. Di conseguenza, chiedi allo staff di mettersi all'opera e non permettere a nessuno di andarsene finché tutto non sarà come prima. Aiuta anche tu a ripulire! Oltre a essere un gesto civile, ripulire previene eventuali addebiti imprevisti. Molti saloni colgono ogni opportunità possibile per far pagare tariffe salate. Quindi, fai in modo che la sala brilli come uno specchio per evitare costi nascosti. Devi organizzarti per restituire quello che hai noleggiato o preso in prestito. Successivamente, prendi appuntamento con i clienti per sapere cosa ne hanno pensato dell'esperienza. Per quanto tu abbia organizzato questo evento senza volere nulla in cambio, ringraziali per averti dato l'opportunità di fare questa splendida esperienza e collaborare con loro. Chiedi un biglietto da visita. Ringrazia anche il tuo staff. Assicurati di pagare tutti i collaboratori in base a quanto pattuito, consegna le fatture e non trascurare nessuno. Dovresti essere l'ultimo a uscire da quella porta, e assicurarti di chiuderla a chiave. Molto prima dell'evento, ti conviene esaminare in lungo e in largo il posto in cui si terrà per capire come organizzarlo. Magari è necessario apportare ulteriori modifiche per adattarlo al piano e fare in modo che le attrezzature (prolunghe, luci, ecc.) funzionino adeguatamente. Inoltre, prendi in considerazione l'ubicazione: se per te è stato difficile trovarlo, lo sarà anche per gli ospiti. Se le decisioni ti spettano in tutto e per tutto, fai una mappa accurata. Non c'è spazio per un oggetto? Escludilo. Parla con il manager della sala per sapere se è disposto ad aiutare, cosa può fare per migliorare l'organizzazione e se ci sono regolamenti municipali da rispettare, soprattutto per quanto riguarda le emergenze. Lo staff lavorerà sodo, su questo non ci piove. Al fine di dimostrare la tua gratitudine e fare in modo che non perda la motivazione, prepara un sacchetto da offrire a ciascun membro all'inizio dell'evento. Dovrebbe contenere una bottiglia d'acqua, barrette di cereali, cioccolatini e qualsiasi altro prodotto utile. Inoltre, il personale va incoraggiato verbalmente per tenere alto il morale. Potresti inoltre preparare dei distintivi o dare anche ai collaboratori gli omaggi previsti per gli ospiti. Si sentiranno parte dell'evento e lo ricorderanno. Assicurati che mangino e si idratino. Ricorda sempre che il team è una risorsa che potrebbe tornarti utile in occasione di eventi futuri, quindi va tutelata. Prima dell'evento, è importante avere tutto in ordine. Fornisci istruzioni chiare al personale in merito a come arrivare al salone, il tuo numero di telefono o, preferibilmente, un biglietto da visita. Potranno chiamarti in caso di emergenza. Devono essere tutti sicuri di cosa fare. Chiedi se hanno domande. Assicurati che siano tutti soddisfatti dei propri incarichi. Qualcuno magari non è disposto a esprimere ad alta voce la propria insoddisfazione, quindi cerca di guardare oltre la superficie per capirli. Sembrano tranquilli e sicuri di sé? In caso contrario, rassicurali, ripassa insieme a loro i compiti e fai domande basilari. Nel dubbio, mettili in coppia con collaboratori più esperti. La tua organizzazione personale è importante tanto quanto quella dell'evento. Se hai pianificato ogni cosa nel minimo dettaglio, andrà tutto bene nonostante qualcosa sfugga sempre al controllo. Se non lo hai fatto, si scatenerà l'inferno. Ecco alcuni metodi per prepararti:  Crea una lista di contatti con numeri di telefono e indirizzi. Il pasticciere era convinto che passassi tu a prendere la torta? Non c'è problema. Chiama Alice, che vive a due passi dalla pasticceria: può occuparsene prima di andare all'evento. Prepara una lista di spunta. Con l'arrivo dei collaboratori, dei prodotti e delle attrezzature, segna tutto per sapere se manca qualcosa. Quando è necessario, prepara le fatture. Più ti porti avanti con il lavoro ora, meno problemi avrai in seguito. Potrebbero esserci frequenti modifiche decorative? I matrimoni purtroppo sono noti proprio per questo: i clienti hanno ripensamenti due giorni prima. Come prevenirlo? Dovresti stabilire una scadenza: superata questa data, nessuno potrà più intervenire. Solitamente, determinarla una settimana prima è già una bella sfida, ma offre una certa flessibilità al cliente. Evita inoltre modifiche all'ultimo minuto, impossibili da implementare per motivi di praticità o costo. Se si tratta di cambiamenti semplici, sottili o basilari riguardanti decorazioni ormai sistemate, non è irragionevole accogliere tali richieste. Cerca di essere il più accomodante possibile, soprattutto se si tratta di un evento dall'elevata carica emotiva. È la prima cosa da fare! E dovresti anche farla bene, non prenderla sotto gamba. L'invito è il “biglietto da visita” dell'evento. È la prima impressione che si fa la gente in merito a cosa aspettarsi, serve a decidere se andarci o meno. Insomma, deve essere convincente. Considera gli inviti tipici: biglietti, volantini, ecc. Puoi anche usare il computer: e-mail, newsletter, Facebook, Twitter e siti come Eventbrite. Sono ottimi per mandare inviti, sapere chi parteciperà e fissare un promemoria. D'altro canto, valuta la portata dell'evento. Se hai intenzione di richiamare il maggior numero possibile di persone, devi assolutamente utilizzare Facebook e Twitter. Se preferisci invitare poca gente e organizzare un incontro esclusivo, queste piattaforme sono da evitare, perché creeresti situazioni scomode. Hai bisogno di avere un numero più o meno preciso per sapere di cosa avrai bisogno e in che quantità. Insomma, questo calcolo è fondamentale per un'organizzazione concreta. Probabilmente non avrai mai il numero esatto di chi assisterà, ma puoi farti un'idea generale. I siti web progettati per l'organizzazione di eventi possono darti una mano, però a tal proposito tornano utili anche Facebook ed Excel. Devi cercare, chiamare, prenotare, delegare fotografi, costruttori, designer, arredatori, relatori invitati, sponsor, intrattenitori, band, sacerdoti, partner per ballare o modelli? Meglio includerli nel calcolo dei presenti, in modo da poter offrire anche a loro da mangiare e un posto. In caso contrario, rischi di non avere sufficiente cibo, bevande o spazio.  Sarai tu a offrire cibo e bevande? In tal caso, assegna gli incarichi a ciascun membro del team in modo che ci siano persone che cucinino, servano e puliscano. Che tipo di piatti proporrai? Sai se ci sono ospiti allergici, vegetariani, vegani, diabetici, a dieta per motivi religiosi (halal o kosher) o intolleranti al glutine? Ci saranno neonati, bambini, persone anziane o in fase di guarigione che non possono consumare cibi solidi? Hai pensato all'intrattenimento e alla logistica? A questo punto, devi occuparti di impianti musicali, gazebi, tendoni, materiali decorativi, microfoni, amplificatori, luci, prese di corrente, proiettori e schermi per diapositive, macchine del fumo e altri effetti da palcoscenico (come specchi, striscioni, loghi aziendali, ecc.). Se prepari un subcontratto per un'impresa di intrattenimento, chiarisci subito determinati aspetti. Sono in grado di fornire tutte le attrezzature e montarle? Devono anche sapere dove si trovano il palco e tutto quello che serve ai fini dello spettacolo. Infine, manda loro il programma dell'evento. Tutto questo ti permetterà di capire fino a che punto hanno bisogno della tua assistenza.  L'impresa di catering, i fiorai, gli intrattenitori e gli altri professionisti preferiscono disporre di tutto il tempo necessario per prepararsi, dal momento che di solito è più costoso procurarsi attrezzature o assumere uno staff urgentemente. Inoltre, c'è un altro vantaggio: se non dovessero riuscire a onorare l'impegno preso, hai comunque tempo per trovare un'alternativa. Questa figura non sempre organizza l'evento nella sua interezza, principalmente riveste il ruolo di presentatore. Solitamente, è un partecipante che fa discorsi o annuncia eventi, quali portate, balli, ospiti d'onore o momenti di intrattenimento. Tieniti spesso in contatto con lui e aggiornatevi. Se ci sa fare, sarà una risorsa preziosa. A volte, devi essere tu a ricoprire questo ruolo. In tal caso, il lavoro diventa molto più duro e dovrai essere presente fino alla fine. E poi è importante formare un team nutrito e suddiviso in gruppi a loro volta guidati da leader. Ciò ti consente di delegare la maggior parte dei classici compiti. Quando assumi una squadra, assicurati più di una volta che abbia a disposizione tutto l'occorrente. In alcuni casi, magari ti offrono unicamente la loro presenza o i loro prodotti, mentre tu devi occuparti separatamente del resto. In tal caso, puoi noleggiare, comprare o prendere in prestito quello che ti serve facendo affidamento sul tuo ampio social network. Rivedi la lista di spunta e non tralasciare nulla, tovaglioli, altoparlanti e prolunghe inclusi. Le decorazioni sono parte integrante di qualsiasi evento. La biancheria da tavola, i fiori, le bomboniere, le candele, i palloncini, gli striscioni, gli sfondi per le fotografie, i tappeti rossi e così via vanno cercati tutti con largo anticipo. Chi organizza un evento per la prima volta nella propria vita spesso dimentica dettagli riguardanti attrezzature e aspetti talmente banali da finire per essere trascurati. È tutto in ordine? Le toilette, i bagni, i parcheggi, le rampe di accesso per le sedie a rotelle, gli spogliatoi, i magazzini, la cucina, i bidoni dell'immondizia, i secchielli per il vino, le prese per la corrente elettrica e così via bastano? Ci sono ostacoli che puoi superare solo se li prevedi sin da subito. Inoltre, allarga gli orizzonti e vai oltre l'evento. È necessario prenotare mezzi di trasporto e alberghi per gli ospiti internazionali o che vengono da fuori? Occupati in anticipo anche di questo aspetto, in modo che non abbiano problemi a presentarsi. Capire la gerarchia sociale dell'evento, se non è interamente tuo, è fondamentale per sapere come gestire ogni singola situazione. È essenziale che il cliente si fidi di te, quindi devi scoprire quanto segue:  Chi sono gli ospiti principali. Solitamente è evidente quando si tratta di una celebrazione. Nel caso di un matrimonio, sono gli sposi. Il cliente non sempre corrisponde all'invitato d'onore: può appartenere al resto del gruppo o non essere nemmeno presente. Chi sono gli ospiti che si occupano dell'accoglienza e guidano gli invitati. Spesso queste persone danno il benvenuto ai propri tavoli, tendono a facilitare la socializzazione e motivano i partecipanti. Sono indispensabili per mantenere un'atmosfera conviviale e intavolare conversazioni quando piomba il silenzio. Incoraggiano la gente a ballare e presentano gli ospiti tra di loro per far nascere nuove amicizie. Queste persone non mancano mai e puoi contare su di loro, però è meglio sapere immediatamente chi riveste un ruolo del genere. Possono infatti tenerti informato, intervenire per fare un discorso, condurre l'evento durante un'emergenza e farlo scorrere nella maniera più tranquilla possibile in prima linea. Chi sono i conciliatori. Dovresti essere sempre al corrente della loro identità, perché sono partecipanti chiave. In effetti, devi informarli di eventuali problemi, coinvolgerli affinché li gestiscano e stabiliscano chi ha ragione e chi ha torto. Generalmente, è un ruolo ricoperto dal capofamiglia, da persone influenti o da addetti alla sicurezza professionali. Chi prende le decisioni più importanti. Nella maggior parte dei casi, lo fai tu perché sei l'organizzatore. Tuttavia, quando devi consultare gli ospiti e non è il caso di rivolgerti a quelli d'onore (perché solitamente sono impegnati a intrattenere gli invitati), è necessario avere qualcuno su cui poter contare non appena si manifesta un'emergenza. In linea di massima, dovrebbe essere la persona che paga il conto (se organizzi per lavoro), altrimenti individua quel soggetto che per un motivo o per un altro ha il diritto di dire l'ultima parola. Molto spesso capita, quindi è meglio prepararti al peggio. In linea di massima, i ritardi sono comprensibilmente difficili da evitare (e lo stesso vale per gli imbottigliamenti) e perdonati dagli invitati puntuali. Detto questo, ci sono alcuni trucchi da mettere in atto. Fai del tuo meglio per prevenire certe difficoltà:  Assicurati che gli inviti siano chiari, soprattutto per quanto riguarda data, orario e obbligo di confermare la propria presenza. Mettiti in contatto (usando la lista preparata prima) con il conduttore dell'evento, gli invitati principali (spesso leader dei gruppi che parteciperanno), gli intrattenitori e il personale della cucina non appena vieni a conoscenza di un problema difficilmente risolvibile. Se i ritardatari fossero gli ospiti d'onore (come gli sposi), le soluzioni classiche sono le seguenti: Contatta direttamente gli ospiti ritardatari per sapere quando pensano di arrivare. Avverti immediatamente la cucina di tutti gli sviluppi, affinché possano rallentare o accelerare la preparazione. Morditi la lingua prima di dire pubblicamente che c'è stato un ritardo a causa di certi ospiti (perché la festa può comunque andare avanti). D'altra parte, avvisa gli invitati o i membri principali dell'evento, in modo che sappiano cosa sta succedendo. Spiega cosa intendi fare, ma lascia che diano suggerimenti, in quanto conoscono i ritardatari e hanno familiarità con situazioni del genere. Presta particolare attenzione agli orari dei discorsi, in modo da poterti organizzare diversamente in caso di emergenza. Se i relatori sono in ritardo, servi un secondo aperitivo (ovvero la prima portata) e/o da bere per evitare che gli invitati puntuali si annoino. Si manterranno occupati. Se gli ospiti arriveranno con un ritardo eccessivo e non è possibile aspettare (soprattutto se hai una scaletta o devi servire certi cibi), avvia l'evento. Una volta che ci saranno anche loro, lascia che partecipino e assaggino il piatto servito in quel momento (anche se ormai è il dessert). Organizza un ballo, un gioco, un discorso o un'altra forma di intrattenimento extra (specialmente se musicale) per assicurarti che i presenti si distraggano. Potrebbero scattarsi foto di gruppo. Un'alternativa è passare tra i tavoli e invitarli a mettersi in posa. Una volta arrivati i ritardatari, prosegui con il programma. Considera il giorno prima questa strategia di emergenza. Se si tratta di ospiti intenzionalmente ritardatari, considerala una scelta personale. Non è colpa tua, quindi pensa ad assecondare i presenti e prendertene cura. In buona sostanza, comportati come se niente fosse e prosegui tranquillo. È una difficoltà che si presenta raramente dopo un'attenta pianificazione. Tuttavia, gli incidenti sono all'ordine del giorno (un ospite fa cadere un vassoio o si verifica un problema in cucina). Devi conoscere sin da subito le identità degli invitati. Tienile a mente per decidere come e quando esporre il cibo (per esempio, puoi fare un buffet se sono tutti adulti, altrimenti, servi ai tavoli nel caso in cui ci siano molti bambini) e dove si siederanno gli ospiti.  Tutto quello che viene riversato va ripulito subito per motivi di sicurezza, anche se ciò dovesse significare togliere un tappeto rosso, una decorazione o un mobile. Se è impossibile nascondere una macchia senza interessare negativamente l'aspetto o l'integrità di un oggetto (come un pezzo d'antiquariato), allora è meglio eliminarlo. Hai un ricambio? Usalo. In caso contrario, sposta questo elemento senza dare nell'occhio e senza far capire che manca. Meglio usare una barriera morbida, come una piantana con corda, una tenda o un paravento, ogni volta che devi nascondere l'area in cui si trova il cibo. È qui che verranno messi i tavoli con i portavivande per il buffet e i vari piatti portati dai camerieri. Si tratta di una buona disposizione soprattutto quando vuoi creare entrate “scenografiche” con il cibo. Certi ospiti pensano di poter mangiare quando vogliono se i vassoi sono a portata di tutti, non in una zona delimitata, e questo non sempre è il caso. Rivedi il menu. In caso di imprevisto (per esempio un contorno si è bruciato), escludi completamente un piatto, trova un'alternativa, riduci le porzioni per servire più portate, ma incrementa le porzioni degli altri cibi per ritrovare un equilibrio. Avvisa i camerieri in base alle diverse esigenze. Potresti ritrovarti inaspettatamente dinnanzi a persone vegetariane, astemie, allergiche o che seguono un'alimentazione specifica (magari per motivi religiosi). Non sorprenderti: succede anche dopo aver pianificato con cura un evento. Infatti, gli ospiti ogni tanto portano con sé familiari, partner o amici stretti senza nemmeno avvisare, soprattutto se non indichi che è obbligatorio avere un invito. Solitamente è facile trovare una soluzione. Conta gli ospiti mentre arrivano. Una volta varcata la soglia, chiedi se hanno particolari esigenze alimentari e avvisa immediatamente la cucina e lo staff. Se si tratta di grandi gruppi inattesi (non imbucati), manda un membro del team a calcolare le scorte e, se necessario, andare a fare la spesa. Le cucine spesso hanno più cibo del necessario proprio per rimediare a questi incidenti, e generalmente ci sono più cancellazioni che ospiti inaspettati. Puoi servire porzioni limitate dei cibi che scarseggiano insieme a riempitivi come pane, insalata, verdure o altri ingredienti che possono essere comprati velocemente al supermercato. È bene ricordare che molti manager commettono un grave errore: sottovalutare l'intelligenza o dimenticare le esigenze e i desideri degli invitati più piccoli. Infatti, proprio come gli adulti, hanno necessità e vogliono divertirsi, di certo non annoiarsi. Tieni inoltre a mente che i genitori spesso si offendono se l'organizzatore di un evento non ha pensato ai figli. In pratica, quando mandi un invito, è meglio chiedere di confermare anche la partecipazione di eventuali bambini.  Ai bambini più piccoli (sotto i 10 anni) è meglio offrire piatti o snack presto. Molte cene iniziano intorno alle otto di sera, se non più tardi, e magari sono abituati a mangiare prima. Il menu proposto dovrebbe essere gustoso, sano e speciale almeno quanto quello dei “grandi”. I genitori apprezzano che vengano riservate attenzioni speciali ai bambini: facilita il loro lavoro, così giustamente possono divertirsi come tutti gli altri. I bambini più grandi (dai 10 anni in su) solitamente mangiano cibi e porzioni da adulti. Tuttavia, offri comunque il menu pensato per i più piccoli (con il permesso dei genitori), specialmente se non sembrano attratti dalle proposte per i grandi. È inoltre risaputo che i giovani adulti, quelli di età compresa tra i 13 e i 18 anni, spesso preferiscono gli stessi piatti dei bambini, come hamburger e patatine, mentre non apprezzano le classiche pietanze da ristoranti formali. Un trucco usato di frequente è ribattezzare “Menu Alternativo” il menu dei bambini per questo tipo di ospiti. È meglio andare sul sicuro e discutere con gli invitati principali dei piani per evitare che i più giovani abbiano problemi. Fallo in anticipo. Dovresti mettere a punto un'area discreta per le mamme con neonati, le quali hanno particolarmente bisogno di fare pause al bagno per cambiare il pannolino o allattare. Inoltre, prepara un posto in cui i bimbi più piccoli possano riposare. In teoria, questi problemi non dovrebbero presentarsi affatto, ma capita, sia agli eventi familiari sia a quelli aziendali. Questi incontri spesso sono intrisi di politica e drammi: siccome sei un estraneo, non sempre ne sarai a conoscenza. Preparati.  Prima dell'evento, chiedi al cliente o agli ospiti principali quali sono le probabilità che si verifichi una situazione del genere. In alternativa, rivolgiti agli ospiti che si occupano dell'accoglienza se non è appropriato parlarne con gli invitati d'onore. In questo modo, sarai sicuro di organizzare i posti senza provocare diverbi. Chiedi al personale o ai clienti di assumere il ruolo di osservatori non ufficiali. Terranno gli occhi aperti in caso di litigi e interverranno al momento opportuno. Strettamente parlando, il tuo compito è assicurarti che l'evento fili liscio come l'olio, ma devi farti avanti solo se è appropriato. Generalmente, bisogna tenersi alla larga da questioni private. Di conseguenza, devi sapere chi sono i conciliatori del gruppo in occasione di un evento. Siccome può essere difficile rifiutarsi di offrire alcool a un ospite ubriaco o avere a che fare con un invitato arrabbiato o violento che ha alzato un po' troppo il gomito, meglio selezionare un pacificatore. Dovrà farsi coinvolgere da un problema solo se è necessario e dopo aver consultato gli invitati d'onore. È altrettanto importante prestare attenzione agli eventi più piccoli o che si tengono in giardino: l'alcool spesso viene conservato in un piccolo frigorifero portatile, quindi possono tutti servirsi da soli. Gli imbucati sono difficili da gestire. Qualora dovesse presentarsene uno, mandalo via con discrezione, se è il caso. Consulta gli invitati d'onore per verificare il da farsi. Se invece arriva un gruppo consistente di intrusi fastidiosi o invadenti, il tuo compito è proteggere i presenti fino a quando ti è possibile. Non vanno via nemmeno dopo che tu o gli altri ospiti glielo avete chiesto educatamente? Chiama la polizia. Gli ospiti spesso cambiano le postazioni e si siedono altrove, quindi finiscono per sconvolgere l'equilibrio stabilito. È meglio chiedere agli invitati d'onore fino a che punto, secondo loro, è sostenibile un cambiamento del genere. Solitamente, dovresti organizzare in anticipo la disposizione dei posti a sedere e farla approvare dal cliente. Se la gente non dovrebbe spostarsi dal proprio tavolo, è preferibile aspettare che arrivino tutti prima di aprire la sala. Spesso l'atrio, l'entrata o il bar ha questo scopo, il che permette di prevenire molti problemi familiari. Ti conviene raggruppare gli ospiti e lasciare che il personale li accompagni contemporaneamente ai propri posti. In questo modo, si siederanno ordinatamente. In molte zone, può iniziare a piovere o nevicare all'improvviso. Analogamente, un'ondata di calore o un fronte freddo può rappresentare un problema non indifferente. Se da una parte il clima solitamente non genera difficoltà al chiuso, organizzare un evento all'aperto porta con sé numerosi rischi. Le previsioni annunciano maltempo? Allora sarebbe meglio spostare l'incontro altrove. Nel caso in cui non sia possibile o decida di riprogrammarlo, noleggia un tendone o un gazebo grande (anche se bisogna dire che può essere costoso all'ultimo momento). Tenere costantemente d'occhio gli sviluppi meteorologici è importante. Non puoi intervenire più di tanto per salvare un evento dal brutto tempo, quindi fai del tuo meglio per prevenire. Informati per sapere se è possibile stipulare un'assicurazione allo scopo di tutelarti in caso di maltempo o altri problemi. Se vivi in una zona nota per le condizioni climatiche inaspettatamente mutevoli, è caldamente raccomandato fare una ricerca al riguardo, così ti proteggerai qualora fossi costretto a riorganizzare l'evento. L'assicurazione dovrebbe coprire almeno il costo del noleggio prolungato delle attrezzature, la prenotazione del salone e l'assunzione del personale.
Determina lo scopo dell'evento e i relativi obiettivi. Scegli la data e l'ora. Scegli il posto. Calcola il numero di invitati. Stabilisci un budget. Organizza una squadra. Stabilisci alla perfezione il programma dell'evento. Prepara tutto. Delega. Sii flessibile. Aggiorna tutti. Fai quello che devi. Per quanto riguarda gli eventi di marketing, offri un regalino. A evento concluso, congratulati con te stesso. Pulisci e vai via. Occupati delle attrezzature da restituire, dei pagamenti e dei ringraziamenti. Conosci a menadito il salone. Potresti creare un kit per il team. Consulta tutti i team e i collaboratori esterni. Se necessario, prepara una lista di contatti e altri documenti. Evita i cambiamenti all'ultimo minuto. Manda gli inviti, altrimenti la gente come farà a sapere che hai organizzato un evento? Tieni il conto delle persone che accettano l'invito. Occupati di tutto quello che devi noleggiare e delle persone da assumere. Trova un conduttore. Procurati le attrezzature. Non lasciare niente al caso. Esamina gli invitati. Impara a gestire ospiti ritardatari o che provocano problemi. Impara a gestire i problemi con il cibo. Impara a gestire i bambini. Impara ad affrontare gli ospiti turbolenti o ubriachi, gli imbucati e tutte quelle persone che disturbano. Impara a gestire il tempo inclemente.
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