Stimare le Ore-Uomo per un'Offerta di Appalto Comunicare le Ore-Uomo in Lavori a Contratto
Il primo passo per calcolare le ore-uomo necessarie per un lavoro è dividere il progetto in componenti più piccole; in seguito si fa una stima delle ore necessarie a completare ciascuna di esse. La divisione in parti più piccole va fatta in base al tipo di lavoro specifico. Se devi costruire un palazzo avrai bisogno di una componente di scavo, una di costruzione, una elettrica, una idraulica e così via. Assicurati di includere tutti gli elementi che costituiscono il progetto nella stima dei costi. Questa decisione è in gran parte dettata dalla complessità del lavoro da svolgere. Un caposquadra, per esempio, non è necessario per tutti i lavori: per le operazioni più semplici possono bastare assistenti o apprendisti. La scelta del personale è più complicata quando il lavoro che ci troviamo di fronte comporta un misto di compiti semplici e complessi. Una volta stabilite le componenti del lavoro e il tipo di manodopera richiesto, devi stimare il numero totale di ore-uomo che i lavoratori impiegherebbero per completare del tutto una parte del lavoro. Non includere le pause in questo numero, considera solo le ore di lavoro attivo.  Se conosci bene le operazioni necessarie a compiere una parte del lavoro, usa i tuoi progetti passati per stimarne i tempi. Quindi se sai che in passato un lavoratore ha installato quattro finestre in 10 ore, nel tuo attuale progetto puoi calcolare 2,5 ore a finestra. Se una parte del tuo progetto prevede un tipo di lavoro di cui tu non hai esperienza, fai delle ricerche prima di preparare una stima. In base al tipo di progetto puoi trovare informazioni utili online o da qualcuno che lavora nel campo. Per la stima puoi anche avvalerti di un consulente che conosca bene l’ambito di cui dovrai trattare. La difficoltà del lavoro deve essere riflessa nella stima. Se in questo progetto devi installare finestre al settimo piano, sarà più complicato di un vecchio progetto in cui le finestre erano al piano terra, dunque dovrai stimare più ore di lavoro per ogni finestra. Includi anche stime del tempo necessario a sbrigare attività amministrative richieste dal contratto. Puoi anche includere le ore di lavoro di un caposquadra o un direttore che gestisca la squadra e si occupi di stilare relazioni e far rispettare le scadenze. Alcuni progetti richiedono più di una di queste figure per gestire le diverse componenti del lavoro. In altri casi avrai bisogno di più livelli di supervisione. Per esempio, potresti avere bisogno di vari capisquadra che dirigono i lavoratori e di un supervisore che coordina e gestisce tutti i capisquadra. È probabile che il cliente indichi un tempo massimo per il completamento del progetto, o magari ti verrà richiesto di indicare nell’offerta i tempi necessari per finire il lavoro. Puoi utilizzare le componenti che hai individuato e le ore che hai calcolato per stabilire i tempi del progetto. Alcune parti del progetto possono essere compiute contemporaneamente, altre invece in sequenza perché per l’avvio di un’operazione è necessario aspettare la fine di un’altra. Conoscendo la data di scadenza di una parte del progetto puoi dividere il numero di ore necessarie al suo completamento per il numero di giorni lavorativi da 8 ore presenti in quel periodo. Puoi allungare o accorciare i tempi diminuendo o aumentando il numero di lavoratori. Più persone lavorano a un progetto, meno tempo ci vorrà.  Per rispettare la scadenza, in alcuni casi, è necessario che gli impiegati lavorino più di 8 ore al giorno o 40 ore settimanali. In questo caso bisognerà aggiungere gli straordinari al computo dei costi da addebitare. Per esempio, se le fondamenta di una casa devono essere pronte entro un mese, e hai calcolato che la costruzione richiede 1000 ore di lavoro, dividi 1000 per il numero di giornate lavorative da 8 ore presenti in quel mese in modo da calcolare il numero di lavoratori di cui hai bisogno per rispettare la scadenza (1000 ore lavorative / 20 giornate lavorative = 50 ore al giorno; 50 ore al giorno / 8 ore per lavoratore = 6,25 lavoratori). Arrotonda il numero di lavoratori per eccesso o per difetto e adegua di conseguenza il numero di giornate necessarie al completamento del progetto. Sii realistico riguardo al numero di lavoratori che puoi assumere o utilizzare in un dato periodo di tempo. Se ti servono sette elettricisti per completare l'impianto elettrico entro una settimana, potrebbero non essercene così tanti disponibili nella tua zona, e dunque potrebbe rivelarsi inevitabile aumentare il tempo necessario al completamento. Se conti di completare più fasi contemporaneamente avrai bisogno di lavoratori diversi per ciascuna di esse. Somma le ore che hai calcolato per ciascun tipo di lavoro, ottenendo i totali. Se serve un solo tipo di lavoro, ricava un singolo numero da tutte le ore necessarie per il progetto. Se hai bisogno di diversi tipi di lavoro, specifica le ore di ognuno quando fai l'offerta. Includi tutti i costi del lavoro, come tasse ed eventuali bonus o indennità. Alcuni contratti per enti pubblici potrebbero prevedere un salario minimo per ciascun tipo di impiegato. Aggiungi anche qualsiasi maggiorazione che conti di applicare. Come esempio, poniamo che sei stato incaricato di montare una cucina nuova in una casa di dimensioni normali. Hai dunque diviso il progetto in fasi, ognuna delle quali necessita di lavori dal punto di vista idraulico, elettrico ed edile. L'offerta deve riflettere il totale delle ore-uomo necessarie ai tre tipi di lavoro e i diversi compensi di ognuno. Dato che, per quanto ci si possa impegnare, le stime restano semplici ipotesi, dovrai aggiornarle durante il progetto. Probabilmente al cliente fatturerai le ore di lavoro effettive, dunque tienilo informato fornendogli di volta in volta delle stime aggiornate. In questo modo non avrà sorprese quando gli presenterai il conto finale!  Includi un "fattore di correzione", ossia un aumento delle ore stimate per compensare problemi dovuti a cause sconosciute. Di quanto debba aumentare la stima varia in base alla complessità del progetto, alla disponibilità del lavoro, a quanto quest'ultimo dipenda da fattori esterni e dalle correlazioni tra un processo e l'altro. Nella maggior parte dei casi le ore riportate sull'offerta valgono solo come stima e i clienti sanno che le ore effettive di lavoro svolto possono variare, emettendo pagamenti in base a queste ultime. Tuttavia è possibile che un cliente voglia pagarti un'unica somma basata sulla stima invece che sulle ore di lavoro effettive. Controlla con attenzione se qualcosa nel contratto indica un accordo su termini di questo genere; in questa situazione la stima deve essere compiuta con estrema cura. Se il cliente pagherà in base alle ore effettive di lavoro, ricorda che hai comunque presentato una stima e che quindi non è accettabile fatturare molte più ore del previsto senza giustificazione adeguata. Se ti imbatti in un problema che ti causa perdite di tempo significative, informa il cliente per evitare incomprensioni. Richiedi la firma di un accordo scritto che definisca le contingenze e il lavoro escluso dal campo di applicazione. È importante avere in archivio dati accurati su tutti quelli che lavorano al progetto, inclusi tutti i documenti richiesti per legge e le buste paga. Se alle tue dipendenze hai lavoratori che svolgono mansioni che richiedono una qualifica, conserva anche copia di un documento a tale riguardo. Questo è obbligatorio per la gran parte dei lavori ingegneristici ed edili che siano svolti per un ente pubblico o meno. È tua responsabilità assicurarti che tutti quelli che lavorano con te abbiano le certificazioni necessarie, inclusi i subappaltatori.  È possibile che per te lavori qualcuno che non è un tuo impiegato. Questi "subappaltatori" lavorano per te, l'appaltatore, e tu addebiti il costo del loro lavoro al cliente. Anche se non sono a tutti gli effetti tuoi impiegati, dovresti tenere in archivio anche le copie delle loro certificazioni. In quanto appaltatore ti assumi la responsabilità del fatto che tutti quelli che lavorano al progetto per conto tuo siano qualificati, a meno che il contratto non specifichi in maniera diversa. I contratti stipulati con enti pubblici di solito richiedono informazioni aggiuntive sugli impiegati e i subappaltatori. Se questo è il tuo caso, leggi con cautela il contratto e segui tutte le istruzioni che contiene riguardo l’assunzione di manodopera e le informazioni da comunicare, in modo da evitare problemi nei pagamenti. Avrai bisogno di un modo affidabile per tenerne traccia per poter presentare un rendiconto accurato al cliente. Puoi usare un orologio marcatempo o un foglio di presenza che riporti le ore. Verifica però che questi metodi siano accurati, dato che in base al tipo di contratto potrebbero esserci verifiche periodiche, durante le quali devi provare che le ore dichiarate corrispondono a quelle reali.  Un modo per assicurarti che le ore dichiarate siano accurate è assegnare un supervisore a ciascun impiegato o gruppo di impiegati. A fine settimana, quando ogni impiegato consegna il proprio cartellino con gli orari, il supervisore può verificarlo e firmarlo per certificare la correttezza delle informazioni riportate. In tal modo gli impiegati non potranno riportare ore non lavorate. Per tracciare le ore di lavoro svolte dai tuoi impiegati puoi anche affidarti a rilevatori di presenze marcatempo elettronici. Tienilo sotto controllo per evitare che si verifichino abusi. Nel caso in cui le ore dichiarate venissero messe sotto scrutinio è importante poter dimostrare che tutto è stato svolto in modo regolare. Dato che impiegano i soldi dei contribuenti, gli enti pubblici raccolgono tutte queste informazioni prima di pagare gli appaltatori. Puoi aspettarti maggiori livelli di controllo sulle ore lavorate quando svolgi un progetto per conto di enti pubblici, quindi segui attentamente tutte le indicazioni a riguardo contenute nell’accordo firmato. La frequenza con cui farlo dovrebbe essere specificata sul contratto. Probabilmente dovrai trasferire le informazioni dai documenti salariali e da quelli di tracciamento delle ore a un apposito documento destinato al cliente, in cui vengono messe a confronto il numero di ore effettivamente addebitate con le stime presentate inizialmente. Se ci sono grosse discrepanze tra le ore effettive e quelle stimate, dovrai spiegarne il motivo al cliente. Alla fine di un progetto avrai una quantità di informazioni dettagliate e preziosissime circa le ore necessarie a completare dei lavori specifici. Puoi usare queste informazioni per creare stime da riutilizzare in futuro, come il numero di ore necessarie per la posa di un metro quadro di piastrelle o i tempi di inattività inevitabili dopo aver messo il cemento fresco. Per le prossime offerte potrai ottenere stime più accurate, quindi la tua attività diventerà più redditizia.
Dividi il progetto in diverse componenti. Stabilisci che tipo di manodopera ti servirà. Fai una stima del tempo necessario per il completamento di ogni componente. Includi le ore di lavoro dei supervisori. Usa le stime che hai prodotto per stabilire le tempistiche del progetto. Prepara e presenta l'offerta. Ricalcola le stime lungo il corso del progetto. Raccogli informazioni sui tuoi impiegati. Monitora le ore lavorate dai tuoi impiegati. Presenta rendiconti sulle ore lavorate a intervalli regolari. Riutilizza le informazioni per le stime future.
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Estimating Man-Hours for a Project Bid Reporting Man Hours for Contract Jobs