Usare un Linguaggio Efficace Organizzare le Informazioni Formattazione del Report
Questi permettono ai lettori di individuare rapidamente le sezioni specifiche del report per loro rilevanti o che servano contestualizzare meglio le tue conclusioni o raccomandazioni.  Fai in modo che titoli e sottotitoli descrivano il contenuto della sezione o sottosezione in modo diretto e preciso. Per esempio, se stai redigendo un riepilogo vendite settimanale potresti includere sezioni come "Tendenze nell'Abbigliamento Femminile", "Tendenze nella Moda Uomo" e "Marchi di Successo per l'Infanzia". All'interno di queste sezioni, puoi aggiungere sottotitoli per evidenziare particolari tendenze o marchi di successo. Usa la stessa struttura grammaticale per tutti i titoli in modo che il resoconto risulti logico e coerente. Per esempio, se il primo titolo è "Stabilire un Traguardo nella Moda Uomo", quello successivo dovrebbe essere del tipo "Raggiungere il Primato nell'Abbigliamento Femminile" e non "Dati Vendite nel Settore Femminile". Una scrittura puntuale con frasi strutturate nell'ordine standard "soggetto-verbo-oggetto" mostra chiarezza di pensiero e sicurezza sulle tue raccomandazioni o conclusioni.  Dopo aver redatto il rapporto rileggilo e sfrondalo di tutte le parole superflue. Individua le azioni in ogni frase e sposta il soggetto dell'azione accanto al verbo. Pensa alle frasi in termini di "chi fa cosa". Elimina le ridondanze e le frasi riempitive come "l'uso di", "allo scopo di", "al fine di". Questo tipo di scrittura potrebbe sembrarti piatto, ma l'obiettivo di un report settimanale non è di divertire. Questo stile è quello che più va diretto al dunque e trasmette le informazioni al lettore. Anche se formuli delle raccomandazioni, queste devono essere basate su dati fattuali, non opinioni o sensazioni. Convinci il lettore con fatti concreti e uno stile chiaro.  Evita gli aggettivi e altre parole o frasi che abbiano una connotazione positiva o negativa. Attieniti invece alle motivazioni fattuali. Per esempio, se in un rapporto vendite stai consigliando di promuovere un collega, supporta questa raccomandazione con fatti che dimostrino il valore dell'impiegato piuttosto che dettagli soggettivi o emotivi. "Sally realizza sistematicamente il numero di vendite più alto pur lavorando solo 15 ore a settimana" è meglio di "Sally è la persona più gentile dello staff e che si prodiga di più, anche se ha dovuto ridurre le ore di lavoro per prendersi cura della madre malata". Quando scrivi in forma attiva, c'è una parola che comunica al lettore l'azione in corso: il verbo. Usa verbi brevi e incisivi che descrivano chiaramente che cosa si sta svolgendo.  Opta per verbi semplici. Per esempio "usare" è meglio di "utilizzare". I verbi che descrivono processi del pensiero (pensare, sapere, capire, credere) sono a volte necessari, ma solitamente di minor impatto rispetto a quelli che descrivono azioni. Puoi sciogliere delle frasi per trasporle in forma di azione. Per esempio se scrivi "credo che le vendite aumenteranno nei prossimi mesi", riformula la frase e indica il motivo per cui hai questa convinzione. Quindi riscrivi la frase in termini di azione, del tipo: "solitamente le vendite aumentano nel periodo delle feste. Prevedo che le vendite aumenteranno a novembre e dicembre". Per mantenere la scrittura orientata all'azione, scorri il documento cercando di eliminare le preposizioni e sostituire le parole che finiscono in –ione con verbi più incisivi. Per esempio, "consenso di opinioni" può diventare semplicemente "consenso" oppure, se qualcuno "fornisce protezione", è più efficace dire che "protegge". Quando scrivi in forma passiva sottrai importanza al soggetto dell'azione ed enfatizzi invece l'oggetto. In alcuni casi è necessario farlo per motivi politici o diplomatici, ma solitamente crea una scrittura poco limpida e confusa.  La voce attiva rende merito a chi ha eseguito un'azione e indica al lettore chi ne è il responsabile. Per capire l'importanza di questo fattore, immagina di leggere un articolo su un terribile incendio in cui si dice che "fortunatamente tutti i bambini sono stati tratti in salvo". Identificare chi ha salvato i bambini è importante. Se la frase fosse invece "il pastore locale John Goodlace è rientrato nell'orfanotrofio numerose volte per salvare tutti i bambini", saprai chi ha il merito di essersi comportato eroicamente in quella circostanza. La voce attiva è importante anche per indicare l'autore di azioni che possono avere conseguenze negative. Se scrivi che "sono stati commessi degli errori" nel rapporto, il tuo datore di lavoro vorrà sapere chi ha commesso quegli errori in modo prendere provvedimenti disciplinari. Se sei stato tu a commettere degli errori, sarà molto più apprezzato se lo ammetti e ti assumi la tua responsabilità. Per individuare ed eliminare le voci passive, cerca le espressioni con essere/venire + participio passato. Quando le trovi, identifica l'azione nella frase e il suo agente e impostale nell'ordine soggetto-verbo. Diagrammi e grafici sono più semplici da leggere e da seguire di un paragrafo contenente le stesse informazioni – in particolare se queste consistono per lo più in cifre.  Scegli l'elemento visuale adatto a trasmettere le informazioni in un modo che faciliti la lettura e che rispecchi l'obiettivo del report. Per esempio, puoi scegliere un grafico lineare per mostrare le tendenze positive nelle vendite dei cappotti di lana. Questa modalità di visualizzazione mostra la crescita in modo più efficace di una tabella con le cifre delle vendite mensili, perché la tabella implica che le cifre siano lette, confrontate e infine identificate come una crescita. Tutto questo può essere fatto con una rapida occhiata in un grafico lineare. Tieni a mente che lo sguardo è attratto dagli elementi visuali. Assicurati che siano nitidi, chiari e ben formattati nella pagina. Inseriscili solo se sono indispensabili per le tue raccomandazioni o conclusioni. Ogni settore industriale o disciplina accademica prevede inevitabilmente termini tecnici oppure parole che diventano di moda sulla scia di libri o articoli di successo. Per quanto a volte questi termini possano essere utili, solitamente non aggiungono un valore al contenuto e non trasmettono le informazioni in modo efficace.  Può essere utile scrivere un elenco di termini in voga nel settore, in modo da non abusarne nel tuo resoconto. Quando hai finito di scrivere, puoi eseguire una ricerca sul documento per individuare questo tipo di parole e sostituirle opportunamente. Ricorda che un uso eccessivo di termini trendy non darà l'impressione che tu sia un esperto del settore, semmai il contrario. Dirigenti e manager di solito sono più anziani e hanno visto centinaia di parole diventare di moda e poi decadere. Se usi spesso queste espressioni potrebbero pensare che tu sia pigro, che non conosci bene la materia o che stai solo cercando di fare colpo su di loro. Cerca di evitare anche termini eccessivamente complicati. Per esempio, anche se scrivi un rapporto che riassume una questione legale, non devi per forza infarcirlo con un eccesso di termini giuridici. Se il rapporto è pieno di refusi ed errori grammaticali, distrarrà il lettore e ti metterà in cattiva luce. Scrivi il rapporto con largo anticipo sulla scadenza in modo da avere tempo abbondante per fare una revisione accurata.  Esegui un controllo grammaticale e ortografico sul tuo software di scrittura, ma non farvi troppo affidamento. Questi programmi non riconoscono vari tipi di errori, in particolare quelli creati da parole omofoniche con significati diversi (per esempio "anno" per "hanno"). Fare una revisione a ritroso nel testo è un buon metodo per assicurarti di non aver tralasciato degli errori. In particolare se hai dimestichezza con l'argomento trattato, ti sfuggiranno errori quali parole mancanti perché il tuo cervello correggerà meccanicamente i vuoti nella lettura. Questo non succederà se invece fai una revisione procedendo dalla fine all'inizio. Leggere ad alta voce è un altro modo per individuare gli errori e migliorare lo stile. Se ti ritrovi a incespicare nella lettura di una frase o di un periodo, è probabile che quella sezione sia di difficile lettura e che anche il lettore incespicherà mentalmente. Rielabora le parti problematiche in modo che risultino più scorrevoli. Anche se magari ti è richiesto di compilare un rapporto settimanale come parte delle tue mansioni, mantenere il tuo posto di lavoro non è in sé l'obiettivo del report. Determinare perché il tuo datore di lavoro lo richieda ti aiuterà a decidere esattamente quale tipo di informazioni debba contenere e quali siano gli elementi più importanti.  Solitamente, un resoconto ha lo scopo di aggiornare i tuoi superiori sull'andamento dei tuoi progetti o indirizzarli nel prendere decisioni. Per esempio, se sei il gestore di un'attività commerciale potrebbe esserti richiesto di presentare un riepilogo delle vendite della settimana. Il tuo datore di lavoro lo userà per valutare le performance, i prezzi di vendita e gli ordini di merce per la tua attività. Se invece devi presentare un rapporto settimanale per un tirocinio o un progetto di ricerca, lo scopo sarà di mostrare al datore di lavoro o supervisore che progressi hai fatto e tenerlo informato di ogni novità o svolta significativa. Identificare i destinatari è determinante per organizzare il rapporto. Se non sai chi leggerà il documento (e perché), non hai modo di sapere quali sono le informazioni più importanti.  Sapere a chi è rivolto il rapporto ti aiuterà anche a capire in che modo scriverlo e che tipo di linguaggio usare. Per esempio, se dovessi rivolgerti a un gruppo di bambini scriveresti in modo totalmente rispetto a come faresti per i dirigenti di una grande compagnia. Avrai anche un'idea più chiara di quello che il lettore sa già e di che cosa  devi invece approfondire o supportare con ulteriori fonti. Per esempio, se scrivi un rapporto settimanale su una questione legale che verrà letto da giuristi, non sarà necessario fornire anche un riepilogo dettagliato della legge. Tuttavia, un approfondimento di questo genere potrebbe servire se invece scrivessi per dirigenti o amministratori che non abbiano una formazione legale. Se il tuo rapporto è richiesto nell'ambito di un tirocinio, progetto di ricerca o altre attività formative, tieni presente che i lettori non saranno il tuo professore o supervisore, anche se magari è a loro che lo consegnerai. In questo caso per identificare i destinatari puoi basarti sul tipo di progetto e sulla disciplina in generale. Anche se devi fare in modo che il documento sia quanto più conciso possibile, è comunque probabile che il destinatario non lo leggerà per intero. Considerato questo, dovrai mettere le informazioni più importanti o il bilancio finale all'inizio del testo.  Per esempio, se lo scopo del rapporto è di mettere a confronto tre fornitori e consigliare quello che consideri migliore per la compagnia, questa conclusione dovrà andare all'inizio del testo. Poi continuerai argomentando la tua scelta. In generale, la prima pagina del testo dovrebbe consistere in un riepilogo di risultati, raccomandazioni o conclusioni. Nel resto del documento puoi invece entrare nel dettaglio, in modo che il lettore andrà avanti se sente il bisogno di valutare più approfonditamente le tue conclusioni. Nella maggior parte dei casi i rapporti settimanali sono richiesti per motivi di documentazione e saranno catalogati di conseguenza. Solitamente è raro che vengano letti dall'inizio alla fine e probabilmente anche il tuo non sarà letto per intero.  Tuttavia, questa non è una scusa per riportare informazioni sbagliate o presentare un lavoro di bassa qualità. Il report dovrebbe rispecchiare te e la tua etica del lavoro. Un documento sciatto verrà notato e il fatto che normalmente i rapporti non vengano letti per intero non giustifica un prodotto approssimativo. Anche se il rapporto deve essere di buona qualità e ben scritto nella sua interezza, concentrati in particolare sulle parti che con più probabilità verranno lette, ovvero il riepilogo generale e le conclusioni o raccomandazioni. Queste sezioni devono essere impeccabili. Tieni a mente che il motivo per cui il tuo datore di lavoro non leggerà il report non è perché non gli interessi o perché non sia importante. Gli alti funzionari o dirigenti sono molto impegnati, per cui hanno l'attitudine a estrapolare rapidamente le informazioni necessarie per prendere decisioni in modo efficace. Non leggeranno il rapporto interamente - a meno che non sia necessario - ma lo conserveranno nel caso in cui vogliano consultarlo in seguito. Molte compagnie hanno un modello standard per i rapporti settimanali e i manager o dirigenti potrebbero essere abituati a ricevere informazioni in questo formato. Usandone uno diverso potresti creare frustrazione e confusione.  Questo vale in particolare per i resoconti delle vendite. I manager sono abituati a dare una rapida occhiata al documento, sapendo dove trovare una cifra specifica o un'informazione. Se usi un formato diverso dovranno effettivamente leggerlo interamente per trovare ciò che cercano, per cui il rapporto risulterebbe di scarsa utilità. Chiedi agli assistenti amministrativi se c'è un modello da seguire per la formattazione, in modo da non doverlo creare da zero sul tuo software di scrittura. Molte compagnie hanno un format di documenti con impostazioni predefinite, inclusi i margini, le tabelle, lo stile dei paragrafi e il font. Se stampi un documento su carta o lo invii in formato digitale lo formatterai in modo diverso da come faresti se lo inserissi nel testo di una mail.  Per esempio, se invii un resoconto come allegato di una mail dovresti includere il riassunto esecutivo nel testo della mail. In questo modo il lettore non dovrà aprire l'allegato per cogliere il nocciolo del documento. Se presenti un rapporto cartaceo è consigliabile includere una lettera di accompagnamento o un frontespizio in modo che il documento possa essere identificato e catalogato adeguatamente. A prescindere da come consegni il rapporto, assicurati che il tuo nome compaia in ogni pagina e che le pagine siano numerate in formato "x di tot". Così, anche se le pagine venissero scorporate, sarebbe facile capire a prima vista se il rapporto è completo e da chi è stato redatto. Puoi inserire facilmente le informazioni necessarie come intestazione di ogni pagina. Per esempio l'intestazione potrebbe essere "Riepilogo Vendite di Mario Rossi, 32esima settimana, pagina 3 di 7". Si tratta di un breve riepilogo dell'intero rapporto (normalmente soltanto uno o due paragrafi), con un paio di frasi per ogni sezione del documento. L'idea di base è che un direttore esecutivo possa leggere il riassunto e - qualora questo confermi le sue aspettative sull'argomento trattato - possa agire di conseguenza senza dover leggere ulteriormente.  Per il riassunto esecutivo è particolarmente importante usare un linguaggio chiaro e conciso che sia facile da leggere. Evita i gerghi o tecnicismi che richiedano spiegazioni, anche se sai che il lettore ha familiarità con questi termini. Scrivi il riassunto esecutivo per ultimo, dopo che avrai scritto l'intero documento. In fondo non puoi riassumere qualcosa che non hai ancora scritto. Anche se hai una scaletta dettagliata sui cui baserai il tuo resoconto, qualche elemento potrebbe cambiare durante la stesura. Una volta stabilito il formato in cui presentare il rapporto, prepara una bozza delle varie sezioni che sia coerente con lo scopo del documento.  Rivedi la bozza per assicurarti che segua un filo logico da una sezione all'altra e fai in modo che sia concepita per i destinatari specifici che hai individuato. Il report includerà di norma un riassunto esecutivo, un'introduzione, conclusioni e raccomandazioni, risultati commentati e un elenco di fonti. Puoi includere appendici con dati rilevanti e, per rapporti più estesi, anche un indice (ma non è il caso dei report settimanali). Ogni sezione del rapporto deve trattare un solo argomento; all'interno della sezione, ogni paragrafo analizza un singolo concetto. Per esempio, se una sezione di un riepilogo vendite settimanale si intitola "Marchi di Successo per l'Infanzia", potresti suddividere ogni singola marca in paragrafi distinti. Se separi l'abbigliamento maschile da quello femminile puoi creare dei sottoparagrafi (con relativi sottotitoli) per ogni marca, quindi un paragrafo che tratti il vestiario per i bambini e un altro quello per le bambine. I resoconti brevi non necessitano di un frontespizio a sé, ma quelli più lunghi dovrebbero avere una pagina singola che ti identifichi come autore del documento e ne descriva brevemente gli obiettivi.  Il frontespizio è diverso dal riassunto esecutivo e include le informazioni necessarie a fini amministrativi, in modo che il report venga catalogato correttamente. Probabilmente il tuo datore di lavoro avrà una copertina specifica per i report settimanali; se è così assicurati di usare esattamente quel modello. Il frontespizio dovrebbe includere almeno il titolo o la descrizione del report (del tipo "Riepilogo Vendite Settimanale"), il tuo nome e quello di altri autori, il nome della compagnia e la data di stesura o di consegna del rapporto.
Crea titoli e sottotitoli efficaci. Scrivi con frasi chiare e semplici. Mantieni il contenuto oggettivo e imparziale. Usa verbi di forte impatto. Evita la forma passiva. Usa elementi visuali per trasmettere le informazioni. Elimina i termini gergali. Esegui un'attenta revisione. Individua lo scopo del tuo resoconto. Stabilisci chi leggerà il tuo report. Stabilisci gli elementi principali del report. Cerca di conoscere la destinazione del tuo report. Richiedi un modello da seguire. Tieni presente la modalità di consegna. Includi un riassunto esecutivo. Organizza il testo in paragrafi e sezioni. Aggiungi un frontespizio o una lettera di accompagnamento se necessario.
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