Preparare lo Spazio del Workshop Coordinare il Workshop Dopo il Workshop Prepararsi per il Workshop
Ritagliati abbastanza tempo per organizzare lo spazio e metterti a tuo agio. A volte è necessario vedere i tecnici, la ditta di catering o i membri del proprio team prima che inizi il workshop. Prenditi tutto il tempo che ti serve, non si sa mai: potresti ritrovarti a dover risolvere un problema o fare modifiche all'ultimo minuto . Computer, proiettori e casse vanno messi a punto in anticipo. Dopotutto, il tempo dedicato al workshop vero e proprio deve essere produttivo: non vorrai di certo dedicarlo a risolvere problemi tecnici. Se possibile, chiedi a un tecnico della sala di aiutarti con la preparazione. Magari non hai familiarità con le attrezzature tecnologiche del posto, quindi un esperto può darti una mano a organizzare tutto con maggiore efficienza. L'organizzazione dei posti a sedere dipende dalle dimensioni del gruppo, dalla grandezza della stanza e dalle attività che hai pianificato. In teoria, il gruppo dovrebbe essere abbastanza piccolo da potersi sedere in cerchio o in semicerchio: ciò aiuterà a rompere il ghiaccio e faciliterà la conversazione . Se i partecipanti devono guardare video o una dimostrazione dal vivo, è preferibile un semicerchio o lasciare che si siedano in fila . Se hai quaderni o altri materiali da distribuire, organizzali in anticipo sui tavoli o sulle sedie per risparmiare tempo durante il workshop. Assicurati che siano nell'ordine giusto e con etichette chiare. Alcune altre cose che dovresti preparare nello spazio del workshop:  Snack e bevande. Cartellini dei nomi e segnaposti. Penne e matite. Prepararti in anticipo ti permette di organizzare tutto, rilassarti e conoscere i partecipanti prima che inizi il workshop. Ciò ti aiuta a instaurare un rapporto con i presenti. Una volta che si saranno seduti tutti, dovrai fare un'introduzione. Ricorda di dire il tuo nome e di confermare quale titolo usare per rivolgersi a te. Spiega brevemente il motivo per cui vieni considerato un esperto del settore e perché hai iniziato ad avere questo interesse. Illustra l'obiettivo del workshop e la ragione per cui è importante. È inoltre utile spiegare a grandi linee come si svolgerà l'incontro, in modo che tutti possano prepararsi. Cerca di limitare la presentazione a un paio di minuti.  Per quanto l'argomento sia serio, prova a fare dell'umorismo per alleggerire l'atmosfera e mettere tutti a proprio agio. Spiega ai partecipanti di quali materiali dispongono e come usarli. Per esempio, puoi invitarli a scrivere il proprio nome sulle etichette, a servirsi una tazza di caffè e ad assicurarsi di avere le proprie dispense. Se preferisci che i partecipanti non prendano subito i testi o i computer, puoi spiegare in quale momento saranno necessari tali strumenti. Chiedi ai partecipanti di presentarsi. Limita la presentazione a un paio di frasi chiedendo a tutti di rispondere a due o tre domande specifiche, per esempio come si chiamano e quali aspettative hanno. Non tirare la presentazione per le lunghe, è importante che i partecipanti si sentano a proprio agio parlando davanti al gruppo. Puoi anche rompere il ghiaccio facendo domande leggere, come: "Qual è il tuo film preferito?" o "Qual è la tua canzone preferita?". È in questa fase che concretizzerai tutto quello che hai preparato. Tieni davanti a te la scaletta e cerca di seguirla il più possibile. Puoi dire chiaramente ai partecipanti che cosa stai facendo e perché. Il programma non deve essere una sorpresa, inoltre ai partecipanti farebbe piacere sapere perché hai organizzato il workshop in questo modo. Per esempio, potresti dire loro:  "Per iniziare, vedremo i nostri casi di studio per assicurarci di averli capiti a fondo. In seguito, ci divideremo in piccoli gruppi per trovare una soluzione ideale al problema". "Dedicheremo del tempo all'apprendimento di parole chiave che vi saranno utili per imparare a usare questo nuovo software. Spiegati questi termini, faremo un quiz per assicurarci di essere sulla stessa lunghezza d'onda. Infine, ne discuteremo insieme". "Invito ognuno di voi a presentarsi alla persona seduta al proprio fianco. In pochi minuti dovrete fare un gioco di ruolo, fingendo di avere un'interazione insegnante-studente". È importante avere un programma, ma preparati a modificarne il contenuto in base alle reazioni e alle esperienze dei partecipanti. Calcola del tempo extra nel programma, in modo da poter rispondere alle loro domande, dubbi e interessi . Puoi anche proporre delle attività e invitare il gruppo a votare quali preferisce. Ciò ti permette di concentrarti su quello che conta davvero per i partecipanti, saltando i contenuti ripetitivi o inutili. Ogni volta che finisci di spiegare un concetto, proponi un'attività di gruppo per aiutare i partecipanti a fissarlo nella propria mente. Il lavoro di gruppo interattivo è un metodo particolarmente efficace per insegnare tecniche di problem solving . Un workshop non è come una conferenza, quindi devi dare particolare importanza ai pensieri e alle opinioni dei presenti. Fai in modo che i partecipanti si insegnino i concetti a vicenda, oltre a insegnarli tu stesso. Per esempio puoi:  Spiegare un concetto alla volta, invitando i partecipanti a fare domande ogni volta che termini una spiegazione. Dividere i partecipanti in gruppetti per svolgere un compito e invitarli a condividere i risultati con l'intero gruppo. Mostrare un video e invitare i partecipanti a discutere delle proprie reazioni in coppia. Offrire consigli su come gestire una situazione difficile, quindi dividere i partecipanti in piccoli gruppi affinché possano fare un gioco di ruolo immaginando questa circostanza. Chiedere a un esperto di mostrare una tecnica, quindi invitare gli studenti a fare un quiz collaborativo in merito. Non devi controllare con eccessiva pignoleria ogni singola tappa del workshop. I partecipanti, altrimenti, potrebbero annoiarsi o infastidirsi . Ricorda che un workshop si distingue da una conferenza o da una classica riunione: è un formato che può avere successo solo con interazione, attività e lavoro di gruppo . Aiutano i partecipanti ad assimilare le informazioni e a riflettere. Spiega con quale frequenza sono previste delle pause e quanto dureranno, per permettere ai presenti di organizzarsi per andare in bagno, fare telefonate e occuparsi di altre faccende personali. Non saltare le pause, anche se dovessi avere problemi con i tempi. La curva dell'attenzione inizia a calare dopo aver fatto la stessa attività per 20 minuti. Non pensare che sia un problema: approfittane per organizzare il workshop in maniera creativa. Cambia attività, chiedi ai partecipanti di riorganizzare le sedie o prevedi una pausa almeno ogni 20-30 minuti per fare in modo che siano tutti attenti e motivati . Pur trattando un argomento serio, l'umorismo può essere molto utile per sottolineare certe informazioni e stimolare l'attenzione di tutti . Considera come servirtene in un modo responsabile ed etico all'interno di presentazioni, discussioni e attività. Ciò incoraggia i partecipanti a rilassarsi, stare attenti e sentirsi a proprio agio. Tutti i partecipanti dovrebbero essere trattati in maniera equa e rispettosa . Ciò significa che tutti i ruoli di leadership (come guidare una discussione di gruppo) dovrebbero essere distribuiti equamente fra i presenti. Incoraggia i partecipanti silenziosi e timidi a parlare: tutti devono sentirsi ascoltati e rispettati. Analogamente, nessuno deve prevalere nella discussione (nemmeno tu, se è per questo). In genere, i workshop filano liscio. Dopotutto, si presume che i partecipanti ci vadano perché lo desiderano e vogliono imparare. Tuttavia, in alcuni casi possono andarci persone che non hanno voglia di partecipare o che magari non hanno alcun riguardo nei confronti dei propri colleghi. Cerca di essere sempre professionale e di stimolare un atteggiamento rispettoso, presentandoti come un modello da seguire . Chiarisci che cosa ti aspetti dai partecipanti. Se uno dei presenti si comporta male o prova a fare il bullo, cerca di parlargli in privato. Sottolinea l'importanza di quello che stai insegnando, ricordagli che pretendi un comportamento adulto e professionale da tutti i presenti. Sintetizza tutto quello che i partecipanti hanno imparato nel corso dell'incontro . Ciò ti aiuterà a sottolineare quali risultati hanno ottenuto e quali competenze hanno acquisito. Fai esplicitamente riferimento agli obiettivi che hai definito all'inizio del workshop, quindi, alla luce di questo, spiega quali traguardi sono stati raggiunti e come. Congratulati con loro per essersi impegnati e per aver imparato qualcosa di nuovo. Prepara un modulo di valutazione e invita i partecipanti a compilarlo negli ultimi minuti dell'incontro. Lascia che abbiano abbastanza tempo per commentare e considerare attentamente le tue domande . Un feedback immediato non solo ti aiuterà a migliorare il workshop, permetterà ai partecipanti di fissare meglio le nuove conoscenze . Alcune domande utili:  Qual era l'obiettivo di questo workshop? Tale obiettivo è stato soddisfatto? Quali attività ti hanno permesso di imparare meglio? Quali sono state meno efficaci a tal proposito? La durata del workshop è stata appropriata? Quali pensi che siano stati i materiali più utili (dispense, letture, quiz...)? Quali meno? Che cosa hai imparato grazie a questo workshop? Che cosa pensi che abbiano imparato i tuoi colleghi? Come cambieresti questo workshop per il futuro? Suggerimenti per migliorare? Ci sono argomenti che ti piacerebbe imparare o approfondire in un altro workshop? Chiedi ai presenti se puoi contattarli in futuro affinché ti diano le proprie opinioni. Qualcuno ha bisogno di tempo per riflettere sull'esperienza del workshop, quindi sentirti con i partecipanti alcuni giorni o settimane dopo potrebbe far emergere nuovi punti di vista. Puoi anche porre ulteriori domande, come:  Hai immagazzinato bene le informazioni acquisite durante il workshop? Ti capita di ripensare al workshop? Il workshop ti ha aiutato dal punto di vista lavorativo? Avrebbe potuto aiutarti in altri modi? Quali materiali hai trovato utili in seguito al workshop? Quali materiali hai buttato o dimenticato? Se un buon numero di partecipanti fosse interessato a una versione più avanzata del workshop, potresti organizzarne un altro. In questa occasione potrai rispondere ad altre domande, approfondire l'argomento o parlare delle varianti più avanzate delle tecniche insegnate durante il primo incontro. Assicurati che il secondo workshop non sia ripetitivo e che sia adatto a un pubblico più esperto. Che tu debba insegnare una tecnica, spiegare certi concetti o stimolare una maggiore consapevolezza, elenca gli obiettivi del workshop. Che cosa vuoi insegnare ai partecipanti? Tale analisi può aiutarti a definire la lista delle tecniche specifiche che spiegherai, gli argomenti concreti che tratterai o una semplice sensazione che intendi trasmettere ai partecipanti. Pensa attentamente a quello che desideri ottenere e al motivo per cui è importante . Ecco alcuni esempi di obiettivi:  Imparare a scrivere una lettera di presentazione persuasiva. Imparare a dare cattive notizie a un paziente. Imparare cinque tecniche per incoraggiare uno studente riluttante a parlare in classe. Imparare a creare una presentazione efficace su PowerPoint. I partecipanti si conoscono o sono perfetti sconosciuti? Posseggono già delle conoscenze sull'argomento in questione o ne sono totalmente all'oscuro? Hanno deciso personalmente di assistere al workshop o sono obbligati a farlo per scopi lavorativi? Le risposte a queste domande incideranno sul modo in cui organizzerai l'incontro . Per esempio, se i partecipanti si conoscono già, sarà piuttosto facile introdurre le attività di gruppo. Se non si conoscono, è necessario calcolare del tempo in più per rompere il ghiaccio e presentarsi. È in questi orari che i partecipanti saranno più svegli e attenti . Devi infatti assicurarti che siano coinvolti dal workshop e concentrati. Se possibile, evita di organizzarlo a fine giornata, quando sono tutti stanchi e impazienti di tornare a casa. Assicurati una maggiore affluenza distribuendo volantini, affiggendo cartelli o contattando le aziende giuste. Avere un titolo accattivante aiuta, così come aiuta spiegare in poche parole il motivo per cui il workshop è importante e necessario . Serviti sia di immagini sia di testi per attirare l'attenzione della gente. Un workshop non ha le stesse modalità di svolgimento di una conferenza. Il gruppo deve essere abbastanza piccolo da permettere ai partecipanti di fare domande, praticare le proprie conoscenze e collaborare. Il workshop deve però essere anche abbastanza grande da stimolare i partecipanti e non annoiarli. In teoria, dovrebbe accogliere 8-15 persone . A volte non sarai tu a decidere quante persone potranno partecipare. Se il gruppo è molto ampio, spremiti le meningi per assicurarti che questo non minacci il successo del workshop. Per esempio, un gruppo di 40 partecipanti può essere suddiviso in 5 gruppetti, ognuno composto da 8 persone. Potresti anche invitare facilitatori e copresentatori per gestire gruppi più grandi del normale. Per alcuni workshop i partecipanti devono prepararsi con largo anticipo. Magari devono studiare articoli, scrivere un breve racconto o scambiarsi i propri lavori. Se nel tuo caso i partecipanti devono fare dei compiti prima del workshop, assicurati di chiarire le aspettative sin dal principio. Se i partecipanti devono presentare un lavoro in anticipo, stabilisci delle scadenze rigide, chiarendo le modalità di invio del progetto (dove e come). Dovranno darti una copia fisica o è possibile far circolare il materiale tramite e-mail? La maggior parte dei workshop è soggetta a limiti di tempo. Alcuni possono durare solo 30 minuti, altri fino a tre giorni. Qualunque sia la durata, hai pochissimo tempo a disposizione per impartire delle conoscenze ai partecipanti . Invece di provare a trattare assolutamente tutti gli argomenti che desideri in un breve arco di tempo, pensa alle competenze, alle tecniche e alle informazioni più importanti che vuoi trasmettere al pubblico. Assegna loro delle priorità mentre prepari il programma. Gli adulti imparano in diversi modi: visivamente, oralmente, con la pratica o con una combinazione di tutti questi metodi . Molto spesso non conoscerai gli stili di apprendimento dei partecipanti, quindi dovrai preparare vari materiali, a seconda dell'argomento e dell'obiettivo del workshop. Potresti mettere a disposizione dispense, supporti audiovisivi, lezioni per computer e giochi di ruolo . Ti conviene aiutarti con materiali di supporto all'insegnamento quali letture, casi di studio, liste di parole chiave e quiz. Meglio prepararli con largo anticipo, in modo da rimediare a errori di battitura o di altro tipo. Assicurati di usare caratteri grandi e facili da leggere. Etichetta chiaramente ogni singolo documento e segna la data, affinché i partecipanti possano usare questi appunti in futuro.  Se le letture sono lunghe, considera di inviarle ai partecipanti in anticipo, in modo che possano prepararsi per tempo . Se hai numerosi documenti da gestire, potresti dare ai partecipanti una cartellina o un raccoglitore per mantenerli in ordine e organizzati. Se tieni spesso questo workshop, potresti persino compilare i materiali e rilegarli prima di darli ai partecipanti. Se intendi realizzare una presentazione su PowerPoint, far vedere video o ascoltare tracce audio, devi preparare i materiali in anticipo. Provali in casa per assicurarti che funzionino. Verifica che siano in un formato utilizzabile nello spazio in cui si terrà il workshop. Consulta i tecnici del luogo dove si terrà il workshop per assicurarti di poter presentare senza problemi i tuoi materiali. Per esempio, non tutti i proiettori sono compatibili con un Mac, e alcune sale non dispongono di dispositivi audio. Devi essere sicuro di avere a disposizione tutti gli strumenti tecnologici che desideri usare. Se i partecipanti dovranno fare un quiz sul computer o intervenire in un forum di discussione online, dovrai organizzare questi materiali in anticipo . Considera se i partecipanti dovranno portarsi i propri computer o altri dispositivi, quindi avvisali di conseguenza. Se i partecipanti dovranno svolgere attività online, consulta il tecnico del posto in cui si terrà il workshop. Devi assicurarti che lo spazio sia provvisto di wi-fi, e probabilmente dovrai chiedere la password in anticipo. Considera l'argomento e le dimensioni del workshop: in base a questi fattori può essere necessario coinvolgere altre persone per facilitare l'apprendimento. Un esperto può offrire una dimostrazione dal vivo di una nuova tecnica medica. Un relatore esterno potrebbe raccontare un aneddoto interessante sul motivo per cui è importante l'argomento del workshop. Un assistente può aiutarti a gestire un grande gruppo. Se hai bisogno di una mano, organizzati con largo anticipo; più preparate sono queste persone, migliore sarà il workshop. L'interazione fra i partecipanti è una delle caratteristiche principali di un workshop, e lo contraddistingue da altri tipi di incontri. Raccogli delle idee su attività di gruppo formative che si prestino agli obiettivi del tuo workshop. Ricorda che possono essere svolte in coppia, in gruppetti o coinvolgendo tutti i presenti. Assicurati che ogni singolo partecipante abbia l'opportunità di dare un contributo significativo. Ecco alcune proposte:  Dibattiti. Suddividi i partecipanti in due gruppi e invitali a sostenere il proprio punto di vista. Riflettere sui propri pensieri e condividerli. Fai una domanda ai partecipanti per stimolare una conversazione. Invitali a pensarci su e a discuterne con un partner, per poi condividere le proprie conclusioni con l'intero gruppo. Sessioni di domande e risposte. Se hai molte informazioni da presentare, coinvolgi i partecipanti nella discussione permettendo loro di porre domande sui materiali. Puoi rispondere tu stesso o chiedere ad altri partecipanti di farlo. Giochi di ruolo. Assegna dei ruoli ai partecipanti allo scopo di mettere in pratica le nuove tecniche che stanno imparando. Sessioni di brainstorming. Invita i partecipanti a dire ad alta voce il maggior numero di idee che vengono loro in mente. Scrivile tutte su una lavagna, quindi chiedi ai presenti di trarre delle conclusioni. La gente si concentra meglio quando ha la possibilità di fare una breve pausa , inoltre in questo modo è anche più predisposta a ricordare che cosa ha imparato. Quando organizzi il programma, includi almeno una pausa di 5 minuti per ogni ora di workshop. Accorcerai la durata dell'insegnamento vero e proprio, ma ne guadagnerai in qualità. Ogni attività può spesso avere un'effettiva durata del 10-20% in più rispetto alla durata stimata . Se pensi che una sessione di domande e risposte durerà 10 minuti, è assolutamente possibile che ne duri 15 o di più. Calcola abbastanza tempo per ogni attività o argomento importante che vuoi trattare. Non provare ad accumulare il maggior numero di tematiche possibile in un breve intervallo di tempo: la stanchezza e l'ansia potrebbero prendere il sopravvento sui partecipanti. Se temi che il workshop finisca prima del previsto, puoi sempre preparare un paio di attività aggiuntive per fissare meglio i concetti insegnati. Se avrai tempo per affrontarle, bene, altrimenti avrai fatto comunque il tuo dovere. I workshop prosciugano impegno ed energie. Aiuta i partecipanti a mantenersi svegli e attenti offrendo cibi e bevande sani . In teoria, i costi degli snack dovrebbero rientrare nella quota di partecipazione pagata dai presenti o dall'ente che ti ha chiesto di condurre il workshop, non dovresti di certo pagarli di tasca tua. Cerca di evitare il cibo spazzatura, che dà un breve picco di energia seguito da un crollo repentino. I partecipanti si sentirebbero quindi stanchi e annoiati in fretta. Preferisci snack sani ed energizzanti, come frutta, verdura, hummus e cereali integrali .
Arriva in anticipo. Prepara tutte le attrezzature prima che arrivino i partecipanti. Prepara in anticipo le sedie. Distribuisci i materiali. Saluta i partecipanti a mano a mano che arrivano. Presenta te stesso e il tema del workshop. Inizia a rompere il ghiaccio. Implementa il programma. Cerca di essere flessibile. Aiuta a chiarire e a memorizzare le informazioni servendoti di esercizi interattivi. Non parlare troppo. Attieniti alle pause che hai stabilito. Cambia attività ogni 20-30 minuti. Alleggerisci l'atmosfera. Fai in modo che l'atmosfera sia sempre all'impronta del rispetto e della democrazia. Preparati agli imprevisti. Concludi il workshop riassumendo gli argomenti insegnati. Richiedi un feedback subito dopo il workshop. Contatta i partecipanti qualche giorno o settimana dopo. Se necessario, organizza un secondo workshop. Definisci l'obiettivo del workshop. Inquadra il tuo pubblico. Organizza il workshop di mattina o nel primo pomeriggio. Pubblicizza il workshop. Recluta 8-15 partecipanti. Prepara i partecipanti. Assegna delle priorità ai tuoi obiettivi. Prepara diversi supporti per insegnare. Prepara del materiale cartaceo. Organizza i materiali audiovisivi. Organizza i materiali informatici. Recluta esperti, relatori e assistenti. Stabilisci le attività di gruppo. Calcola del tempo per fare una pausa. Evita di comprimere le attività. Chiama una ditta di catering.
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Setting Up the Workshop Running the Workshop Following Up After the Workshop Preparing for the Workshop