Sbarazzarsi delle Distrazioni Usare una Tabella di Marcia Usare un Elenco
Questa abitudine porta a delle continue "fermate e partenze" durante la giornata che ti fanno perdere tempo. Non aprire continuamente le e-mail, soprattutto se in quel momento la mansione programmata è un'altra. Dedica tre momenti della giornata al controllo della posta elettronica: al mattino presto, dopo pranzo e a metà pomeriggio. In questo modo, sei certo di non distrarti con il continuo flusso di messaggi e di avere tempo a sufficienza per gestire la posta. Lo stesso principio può essere applicato agli altri mezzi di comunicazione, come la segreteria telefonica, le chiamate e i messaggi di testo. Cerca di non essere costantemente disponibile, a meno che non tu non stia aspettando un messaggio o una telefonata importante. Questo metodo ti permette di limitare il numero di interruzioni durante il flusso di lavoro e di rispettare l'agenda. Se possibile, scegli almeno un'ora della giornata lavorativa in cui ignorare il telefono e spegnere internet. Così facendo, puoi concentrarti sull'attività che deve essere svolta con la massima concentrazione e senza distrazioni. Eliminare ogni facile distrazione può essere utile anche quando devi scrivere un saggio per la scuola o una lunga relazione. Impostare la suoneria del cellulare in modalità silenziosa ti permette di non avere la scusa di controllare il telefono ogni cinque minuti o di essere "risucchiato" dai social network. Cerca di non incoraggiarli a distoglierti dal lavoro e non essere tu stesso una fonte di distrazione per loro, informando tutti che stai lavorando. Questo significa chiudere la porta dell'ufficio oppure mettere un cartello in cui annunci che sei occupato. Puoi anche inviare una e-mail ai colleghi dell'ufficio per ricordare a tutti che hai stabilito un periodo "di silenzio" a una certa ora. Quando hai stabilito una lista o un'agenda e hai fatto di tutto per eliminare le distrazioni, fai affidamento sulla forza di volontà e concentrati per rispettare le tempistiche. La maggior parte delle persone riconosce la differenza tra il tempo sfruttato bene e quello perso, fai in modo quindi di evitare di sprecare il tuo. Usa la tabella di marcia, alla fine della giornata potrai assaporare la sensazione di avere portato a termine i tuoi compiti e usato il tempo in maniera proficua. Prendi un foglio di carta o usa la funzione "calendario" del computer per creare delle fasce orarie durante le giornate lavorative o quelle di vita attiva. Potrebbero occupare il periodo compreso tra le 9:00 e le 17:00 oppure tra le 10:00 e le 19:00. Sebbene non sia necessario suddividere tutte le fasce minuto per minuto, è utile verificare che siano programmate e prese in considerazione tutte le ore.  Inizia inserendo in agenda le varie mansioni del giorno. Puoi iniziare con quelle più importanti e continuare con quelle via via sempre meno urgenti. Allo stesso modo, se ti ritieni una persona mattiniera, dovresti programmare le attività più complesse nelle prime ore della giornata; mentre se ritrovi un nuovo slancio dopo pranzo, puoi inserirle nel pomeriggio. Cerca di personalizzare la tabella di marcia in base alle tue esigenze e abitudini di lavoro, perché è la maniera migliore per avere successo attraverso questo strumento. Puoi creare un modello di agenda sulla lavagna bianca oppure usando l'applicazione di un calendario del computer per aggiornarlo ogni giorno con gli appuntamenti previsti. È difficile concentrarsi su un impegno o una serie di mansioni per più di questo periodo. Ricorda di programmare dieci minuti di riposo almeno ogni paio d'ore (o anche meno), per non sentirti stressato o oberato di lavoro. Durante la breve pausa dovresti camminare un po' nell'ufficio o chiacchierare con un collega nella saletta del caffè. Puoi bere un caffè o fare una rapida passeggiata all'aperto. Cerca di rispettare i 10  minuti concessi (o meno) per evitare di "rovinare" la tabella di marcia. Puoi anche fare 10 respiri lunghi e lenti al termine di ogni ora per schiarire la mente e fare una pausa; in questo modo, puoi mantenere il giusto approccio sul lavoro che stai svolgendo o che stai per eseguire e mantenere il controllo su di te, nonostante la giornata molto intensa. Anziché tentare di portare a termine frettolosamente tutto quello che devi fare e affrontare ogni lavoro rapidamente, prenditi il tempo necessario per farlo bene fin dall'inizio. Scrivere o rispondere alle e-mail in modo sbrigativo potrebbe causare un lungo scambio di messaggi con il cliente, soprattutto se ti esprimi in maniera poco chiara o confusa. Rallenta il ritmo e prenditi il tempo per redigere delle lettere comprensive o leggi accuratamente gli appunti di scuola. Portare correttamente a termine un lavoro al primo tentativo ti permette di risparmiare un sacco di tempo nel lungo termine. A volte, è necessario il supporto di qualcun altro per restare concentrati sul compito del momento. Chiedi a un amico fidato, un genitore, un fratello o un collega di verificare i tuoi progressi ogni due ore circa, per assicurarsi che "stai mantenendo il passo". Potrebbe portarti una tazza di caffè o rivolgerti una battuta amichevole per ridere o sorridere insieme prima di tornare agli impegni quotidiani. Anche se sei occupato, un breve momento con un amico risolleva lo spirito e aiuta a gestire meglio il tempo. Per prima cosa, siediti e procurati carta e penna. Pensa alle varie attività che prevedi di svolgere quel determinato giorno o gli impegni che hai e annotali sul foglio. Potrebbe essere un elenco di questo tipo: "Spesa, lavanderia, pulizie, faccende domestiche" oppure: "Relazione sulla situazione per i clienti, controllare le e-mail, incontri di valutazione, lavori d'ufficio". Annota tutti i compiti che ti vengono in mente, da quello di minore importanza a quello più impegnativo. Dovresti pensare a tutte le possibili mansioni o impegni della giornata, in modo da essere certo di inserirli nell'elenco delle priorità. Una maniera intelligente di lavorare è di concentrarti prima sull'attività che ha una priorità più alta e di procedere via via pensando a quelle che hanno un'importanza minore. Questa viene chiamata la regola 80/20, dove le attività che portano i maggiori benefici dovrebbero richiedere l'80% del tempo; per i compiti che hanno invece una priorità minore, dovresti dedicare il 20% del tuo tempo. Rispetta la lista redatta e numera ogni compito partendo da quello che ha la maggiore priorità; procedi quindi con gli altri elencati in ordine decrescente per importanza e benefici che offrono. Una volta numerate ed elencate per urgenza, dovresti iniziare a inserirle in piccoli gruppi per impostare una fase di lavoro. Per esempio, puoi riunire tra loro i compiti, come rispondere alle e-mail e telefonare ai clienti, in un'unica fase della durata di un'ora, definita "comunicazioni ai clienti". Puoi quindi procedere con le diverse attività entro un arco di tempo stabilito in maniera semplice e lineare. Dovresti procedere in questo modo per tutte le diverse mansioni, in modo da non dover cambiare procedure e perdere tempo per capire quale deve essere svolta successivamente. Raggruppando insieme i diversi compiti simili, puoi gestire meglio il tempo e ridurre i livelli di stress, per il fatto di avere elaborato la lista delle priorità. Secondo la Legge di Parkinson - un libro che ironizza sull'organizzazione - avere meno tempo per portare a termine le diverse attività permette di ridurre quello necessario per svolgerle. Anziché investire troppe ore per ogni mansione, limita la quantità di tempo che assegni a ogni incombenza, in modo da essere costretto a portarla a termine più rapidamente. Puoi procedere gradualmente, riducendo via via il tempo per ogni compito finché non raggiungi un livello ideale che non ti faccia sentire sotto pressione, ma che contemporaneamente ti impedisca di rimandare o perdere tempo. A un certo punto, sei in grado di sviluppare una buona gestione del tempo, soprattutto se sei obbligato a dedicare dei momenti ben definiti a ogni compito. Questo "trucco" è molto utile se tendi ad avere la stessa routine o se devi eseguire mansioni simili ogni giorno. Una volta spuntate tutte le mansioni previste per la giornata, dovresti premiarti. Potrebbe trattarsi di una buona cena, un bicchiere di vino o del tempo libero per fare qualcosa di rilassante e divertente. La ricompensa ti incentiva a terminare tutte le incombenze di ogni giorno. Puoi anche decidere il premio prima di iniziare la giornata lavorativa e sfruttarlo come motivazione. Ad esempio, supponi di dover studiare per un esame e di avere programmato anche una cena con gli amici. Usa la serata come ricompensa per motivarti a studiare e finire i compiti entro la giornata, così potrai partecipare alla cena.
Evita di controllare la posta elettronica in maniera casuale. Imposta la modalità silenziosa alla suoneria del cellulare e disattiva il traffico dati. Fai sapere alle persone che ti circondano che non desideri essere disturbato. Cerca di non uscire dalla routine. Fai una programmazione di massima per ogni ora della giornata. Concediti 10 minuti di pausa ogni una o due ore. Cerca di svolgere ogni mansione in maniera corretta al primo tentativo. Chiedi a un amico o collega di controllarti, in modo da rispettare il programma. Crea una lista degli impegni della giornata. Scrivi gli impegni in ordine di importanza, da quello principale a quello meno urgente. Raggruppa le mansioni associate tra loro. Dedica meno tempo per ogni compito. Concediti una ricompensa quando la lista è completa.
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Eliminating Distractions Using a Schedule Using a List