Creare la Tabella Annotare gli Impegni Quotidiani più Importanti Ottimizzare la Tabella
Crea una colonna relativa al tempo sulla sinistra della pagina e una riga in cui indicare i giorni nella parte superiore della tabella. Inizia con quelle attività che devono essere svolte obbligatoriamente a un'ora precisa. Basati sulla lista di compiti che hai creato poco fa, quindi inseriscili nella tabella in base all'orario che ritieni più sensato. Non dimenticare di prevedere alcune pause durante l'intero corso della giornata. Suddividere la giornata in termini di ore generalmente è la cosa migliore, ma in alcuni casi potrebbe volerci più tempo per portare a termine una data attività, per esempio 90 minuti o anche due ore. Compila la tua tabella di conseguenza, senza dimenticare di dare spazio anche ai compiti più brevi, per esempio quelli di mezz'ora. Cerca di essere realistico nel determinare quanto tempo ci vuole per svolgere ogni attività, altrimenti rischierai di essere in ritardo per quella successiva. Unendo due o più celle riuscirai a creare degli intervalli di tempo di durata superiore a un'ora. In alcuni casi non è semplice prevedere quanto tempo ci vorrà per portare a termine un incarico. Per questo motivo devi fare in modo che i tuoi programmi possano adattarsi facilmente a eventuali cambiamenti. Cerca inoltre di prevedere un breve intervallo di tempo extra che ti consenta di far fronte agli eventuali ritardi improvvisi. Non cedere alla tentazione di usare il tuo tempo libero per far fronte agli impegni inaspettati. I momenti che dedichi a rilassarti non vanno considerati come un lusso di cui puoi fare a meno: devi imparare a dare loro la stessa importanza che dai a qualunque altra attività. Generalmente, è utile crearne più di una copia; potrai appenderne una sul frigorifero, una in camera da letto e una in bagno. Sottolinea o evidenzia le attività più importanti. Usa un pennarello differente per ogni settore della tua vita; per esempio, il giallo per il lavoro, il rosso per l'attività fisica, il blu per la scuola e così via. In questo modo ti basterà dare un rapido sguardo alla tabella per sapere esattamente come dovrà svilupparsi la tua giornata. Se per esempio vedi che ci sono diversi appuntamenti evidenziati in blu, saprai che devi dedicare buona parte del tuo tempo allo studio. Non preoccuparti di creare una lista ben organizzata; in questa fase devi solo raccogliere le idee, inizierai a creare la tabella più avanti. Prenditi un'ora libera e dedicala a fare una lista completa di tutti i tuoi impegni quotidiani (includi anche le cose che dovresti fare, ma che ancora non fai). Se fai fatica a ricordarti di ogni singolo compito, porta con te un blocco degli appunti in cui annotare i tuoi impegni mano a mano che si presentano. Nessuna attività deve essere considerata poco importante a priori; se si tratta di qualcosa che devi fare, devi farla e basta. Quando crei una tabella oraria per la prima volta, è meglio inserire tutte le attività previste; se necessario, potrai eliminarle in seguito. Se devi portare fuori il cane al mattino e alla sera, scrivilo nell'elenco. Quali sono gli incarichi che garantiscono che tu possa mangiare bene? Quali invece quelli che ti assicurano di poter andare al lavoro? Che cosa devi fare per avere la garanzia che qualcuno vada a prendere tua figlia a scuola? È probabile che rimarrai sorpreso nell'accorgerti di quanti sono i piccoli compiti di cui ti devi occupare per far fronte alle tue responsabilità maggiori. Comunque non temere, c'è una luce in fondo al tunnel: la tua tabella oraria ti aiuterà a riconoscere quali sono le attività che si stanno dimostrano poco produttive e che pertanto possono essere gradualmente eliminate. Se ti accorgi di avere pochissimo tempo libero (o di non averne affatto), rivaluta ogni compito per capire se è assolutamente necessario. Potresti accorgerti che alcuni obblighi possono essere affrontati in modo più efficiente o delegati. Se ti senti costretto a passare più tempo ai fornelli di quello che vorresti, valuta di chiedere a un amico, a un familiare o a un vicino se vuole condividere le mansioni di cucina. Potreste scegliere insieme alcune ricette che piacciono a entrambi e cucinarle a turno in quantità maggiori. La maggior parte delle persone riesce a ragionare in modo più efficiente e creativo nelle prime ore della giornata; mano a mano che il tempo passa, l'attenzione tende invece a diminuire. Se pensi che questo valga anche per te, programma le attività che richiedono buone capacità di analisi e di ragionamento, per esempio scrivere, per le prime ore del mattino. Per alcuni, la notte è il momento più creativo. Non esiste un orario sbagliato, ciò che conta è creare una tabella che si riveli efficace e utile nel tuo caso, in base alle tue caratteristiche e alle tue esigenze personali. Se sei come la maggior parte delle persone, è probabile che la tua energia tenda a diminuire con il passare delle ore. Se così fosse, il pomeriggio potrebbe essere il momento perfetto per occuparti dei compiti più noiosi e di routine. In pratica, è meglio fare qualcosa che non ti costringa a ragionare troppo. Potresti per esempio fissare gli appuntamenti dei giorni successivi, rispondere alle mail meno importanti, sbrigare le commissioni ecc. Per la maggior parte delle persone, la sera è il momento migliore per pianificare e fare i preparativi per il giorno seguente. I compiti necessari a farti "trovare pronto" il mattino dopo potrebbero includere preparare il pranzo, scegliere i vestiti, riordinare il materiale scolastico o lavorativo ecc. Decidi di dedicare 30 minuti al giorno a scrivere il tuo romanzo, a organizzare il garage o a fare l'orto. Compiere ogni giorno un piccolo passo verso la meta finale ti aiuterà a sviluppare quelle buone abitudini che sono necessarie per raggiungerla. In pratica, devi istruire il tuo pilota automatico: ogni cosa che fai regolarmente, buona o cattiva che sia, diventa presto o tardi un'abitudine. Hai ottenuto dei buoni risultati? Hai pianificato le tue attività a orari consoni? Credi che sarebbe meglio apportare qualche cambiamento? Valuta ogni casella della tabella con attenzione, quindi modifica tutto ciò che non si sta rivelando utile. Non c'è bisogno di aspettare la fine della settimana o del mese; modificala a poco a poco, ogni 2-3 giorni, fino a renderla perfetta per le tue esigenze. Dato che, come dice il detto, "l'unica certezza della vita è il cambiamento", è probabile che ogni mese dovrai apportare delle ulteriori modifiche per adattarla alle novità.
Apri Microsoft Excel o un programma di calcolo simile. Abbina ogni compito a un determinato orario. Organizza ogni parte della tabella in base all'intervallo di tempo corretto. Crea una tabella flessibile. Stampa la tabella. Codifica le diverse aree usando i colori. Elenca tutte le cose che devi fare ogni giorno. Registra tanto i compiti più rilevanti quanto quelli più piccoli. Fatti delle domande inerenti alle tue attività. Analizza la tua lista. Valuta quanta energia hai al mattino. Valuta quanta energia hai nel pomeriggio. Valuta quanta energia hai nelle ore serali. Inizia a sviluppare le abitudini necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi. Metti in pratica la tua tabella.
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