Pianificare il Dibattito Moderare un Dibattito Preparare il Dibattito
Assicurati che tutti i partecipanti sappiano con largo anticipo il motivo per cui è stato organizzato, in modo da avere tempo per prepararsi. La tavola rotonda potrebbe provare a presentare soluzioni concrete a un problema, condurre una discussione complessa e astratta o avere funzione informativa. I partecipanti dovrebbero sapere se si tratta di un'introduzione basilare a una tematica o se aspettarsi un pubblico abbastanza preparato e in cerca di consigli avanzati o sfumature specifiche. Nella maggior parte dei casi, specialmente per le tavole rotonde che si tengono durante conferenze o altri grandi eventi, la durata raccomandata è pari a 45-60 minuti . Se il dibattito è un evento unico, oppure tratta di un argomento particolarmente importante e popolare, una tavola rotonda di 90 minuti potrebbe essere più appropriata. Se possibile, chiedi ai partecipanti di fermarsi per una mezz'oretta dopo la sessione, in modo da poter parlare di persona con gli spettatori. L'obiettivo principale di un dibattito dovrebbe sempre essere quello di alimentare una discussione. A ogni modo, se la tavola rotonda ha una funzione prevalentemente informativa, questo potrebbe essere un metodo utile per presentare la discussione . Fai in modo che ogni partecipante spieghi l'argomento dal suo punto di vista o illustri la propria argomentazione in merito alla tematica; non calcolare più di 10 minuti per persona. Questo metodo potrebbe richiedere ai partecipanti una preparazione di gruppo più lunga, dal momento che ciascuno di essi dovrebbe fondare il proprio intervento sulle argomentazioni presentate precedentemente dagli altri, non sarà possibile partire dalla stessa base. A meno che non sia assolutamente necessario per l'argomento, evita presentazioni e slide su PowerPoint. Tendono a rallentare la discussione, possono diminuire il coinvolgimento del pubblico e spesso annoiano gli ascoltatori. Usa una quantità ridotta di diapositive, e fallo solo quando le informazioni o i diagrammi da presentare non possono essere spiegati solo a parole. Se un partecipante chiede il permesso di preparare una presentazione, suggeriscigli di portare con sé degli oggetti o delle diapositive da presentare mentre parla, invece di stampare fogli da distribuire al pubblico durante la discussione. Cerca di farti venire in mente diverse domande aperte; i partecipanti potranno poi rispondere in base alla direzione che meglio si adatta all'andamento della discussione e alla loro expertise . Puoi anche preparare quesiti specifici aggiuntivi da rivolgere a ogni partecipante, ma cerca di suddividerli equamente tra tutti i presenti. Prevedi le domande che potrebbero porre gli spettatori, e includile. Organizzale in un ordine di importanza approssimativo (dalla più importante alla meno importante), e ricorda che è meglio preparare più domande di quante pensi che verranno fatte. Tuttavia, cerca di collegare in maniera sensata l'ordine cronologico dei quesiti per evitare un cambiamento d'argomento improvviso.  Chiedi al moderatore o a un'altra persona che non partecipa direttamente di rivedere le domande, e magari suggerire modifiche o ulteriori quesiti. Se hai problemi a farti venire in mente le domande, chiedi a ogni singolo partecipante quali sono i quesiti che vorrebbe porre agli altri. Includi le migliori nella tua lista. Stabilisci quanto tempo metterai a disposizione per le domande; solitamente, i quesiti occupano almeno la metà della durata del dibattito. Dedica gli ultimi 20-30 minuti alle domande del pubblico, oppure, se i tempi stringono o hai previsto un formato più simile a quello di una lezione o una conferenza, 15 . Lascia che si conoscano di persona o che partecipino  a una videoconferenza almeno una settimana prima del dibattito. Descrivi il formato della tavola rotonda, e dai loro la chance di presentarsi velocemente. Lascia che determinino a grandi linee chi dovrebbe rispondere a certe domande, ma non fornire loro i quesiti specifici in anticipo. La discussione dovrebbe essere spontanea, non va provata . Più vicini sono i partecipanti ai membri del pubblico, più energica e coinvolgente sarà l'atmosfera. Potresti offrire piccoli omaggi alle persone che si spostano davanti, come spille o caramelle . Usa solo un paio di frasi per introdurre l'argomento di discussione, dal momento che la maggior parte degli spettatori probabilmente ha già familiarità con l'idea di partenza. Presenta concisamente ogni partecipante, nominando solo un paio di fatti rilevanti sulla sua esperienza e sul suo impatto nel settore. Evita di illustrare una biografia completa: l'introduzione di tutti i partecipanti non dovrebbe superare un totale di 10 minuti . Sprona gli spettatori a intervenire durante il dibattito richiedendo immediatamente il loro coinvolgimento. Un metodo semplice e veloce per riuscirci è cominciare a fare un veloce sondaggio allo scopo di conoscere la loro opinione sull'argomento; è possibile farlo per alzata di mano o intensità degli applausi . In alternativa, fai un sondaggio tra il pubblico per conoscere il livello di conoscenza della tematica. I risultati dovrebbero aiutarti a concentrare il dibattito sugli argomenti più rilevanti per gli spettatori. Inizia affrontando i quesiti nell'ordine preimpostato, ma non esitare a modificarlo qualora la discussione si spostasse verso una direzione diversa e interessante. Suddividi i quesiti tra i partecipanti in base alla loro preparazione individuale sui vari punti. Dai agli altri partecipanti qualche minuto per rispondere, poi passa alla domanda successiva. Non lasciare che ogni partecipante dica la propria su ogni domanda. Lascia che rispondano naturalmente quando hanno qualcosa da dire, oppure, se la discussione vacilla, sprona un esperto a intervenire. Potresti deviare dall'ordine prestabilito ogni volta che pensi possa essere di beneficio per il dibattito. In particolare, se credi che la risposta di un partecipante sia incompleta, fai subito un'altra domanda. Prova a riformulare il quesito originale o, meglio ancora, crea una domanda dalla sfumatura diversa che leghi l'ultima risposta a un altro punto della discussione o a una precedente affermazione. Se fuori scena o su un muro è stato appeso un orologio e riesci a vederlo chiaramente, tienilo sotto controllo. In caso contrario, chiedi a una persona disposta sul retro della sala di farti dei segni visibili per indicarti lo scorrimento del tempo: "10 minuti", "5 minuti" e "1 minuto". Quando ti avvicini alla fine di una sezione, dovrebbe farlo in maniera appropriata e cadenzata. Quando un invitato non la smette più di parlare o va fuori tema, riporta educatamente la discussione in carreggiata. Mentre fa una pausa per riprendere fiato, intervieni con una frase che abbia a che vedere con l'argomento vero e proprio. Magari, fai sapere in anticipo ai partecipanti quali saranno le frasi che userai per ricondurli alla tematica di cui stavano parlando .  "Questo punto di vista è molto interessante, ma torniamo a parlare di...". "Vediamo se gli altri partecipanti vogliono aggiungere qualcosa su questo argomento, specialmente per quanto riguarda...". Gli spettatori dovrebbero sapere come intendi farlo; per esempio, puoi richiedere che alzino la mano o invitarli ad aspettare il proprio turno mentre passi il microfono tra il pubblico. Ascolta una domanda alla volta, ripetila chiaramente in modo che tutti i presenti possano sentirla, e poi invita un partecipante che sembra interessato a rispondere.  Prepara un paio di domande di scorta da fare tu stesso, oppure cerca di avere un assistente nel pubblico che se ne occupi. Infatti, può darsi che non ci siano spettatori abbastanza coraggiosi da porre un quesito per primi . Se uno spettatore si sta prendendo troppo tempo, interrompilo educatamente per chiedergli "Quindi la sua domanda è ___, vero?" o "Mi dispiace, abbiamo poco tempo a disposizione. Quale sarebbe la sua domanda?". Quando hai tempo sufficiente solo per due o tre domande in più, dillo chiaramente. Ringrazia i partecipanti, i presentatori, gli organizzatori dell'evento e il pubblico. Se si tratta di un simposio o una conferenza, fornisci informazioni sul posto e l'argomento dell'evento successivo. In teoria, l'argomento di discussione dovrebbe essere importante per un numero abbastanza elevato di persone, in modo da poter coinvolgere partecipanti dagli interessi e dai background significativamente diversi . In ogni caso, non cadere nella trappola di scegliere una questione talmente generica o vaga da perdere di vista il punto focale della discussione . Se hai difficoltà a trovare un equilibrio tra questi obiettivi, ricorda che l'argomento non deve essere controverso. Alcune tavole rotonde vengono create per offrire consigli o informazioni, e non sempre presentano punti di vista contrastanti. Un dibattito a cui prendono parte tre-cinque persone solitamente è quello che crea discussioni più interessanti . Cerca persone ben informate dai background variegati. Per esempio, un membro del pubblico coinvolto dalla tematica, un esperto che lavora a stretto contatto con la questione in un'impresa o un'organizzazione no profit e un ricercatore universitario che ha studiato l'argomento. Crea una tavola rotonda piuttosto variegata in fatto di età, sesso ed etnia, dal momento che la formazione personale di un individuo può avere un effetto notevole sulla sua prospettiva.  Invitare almeno quattro persone potrebbe essere la decisione più sicura, perché magari qualcuno si tira indietro all'ultimo minuto. Invita queste persone con diverse settimane d'anticipo, come minimo, affinché abbiano tutto il tempo necessario per prepararsi. Inoltre, tu stesso avrai il tempo di trovare dei sostituti qualora uno di loro dovesse tirarsi indietro. Scegli un'altra persona; non parteciperà al dibattito, la sua funzione sarà quella di moderare. In teoria, dovrebbe avere già esperienza in questo ambito. Dovrebbe capire l'argomento abbastanza bene da seguire la discussione e avere buone competenze interpersonali. L'obiettivo principale del moderatore è quello di far concentrare i partecipanti sul pubblico, mantenere attiva la discussione e aiutare gli invitati quando si bloccano . Le sedie singole fanno sembrare i partecipanti più vicini al pubblico rispetto a un tavolo vero e proprio, incoraggiando dunque gli spettatori a intervenire . Organizzare le sedie creando una sorta di cerchio, con i volti comunque rivolti verso il pubblico, può aiutare i partecipanti a discutere dell'argomento tra di loro. Includi tavolini o banchetti per appoggiare gli appunti, e offri un bicchiere d'acqua a ogni partecipante. A meno che la sala non abbia una capacità massima di 30 persone, calcola almeno un microfono per ogni due partecipanti, e danne uno personale al moderatore. Valuta la possibilità di far sedere il moderatore in mezzo ai partecipanti per aiutarlo a rivolgersi a tutti e guidarli efficientemente. Chiedergli di sedersi su una pedana rialzata laterale potrebbe complicargli il lavoro.
Cerca di capire gli obiettivi del dibattito. Stabilisci la durata del dibattito. Considera la possibilità di iniziare con lezioni individuali (facoltativo). Cerca di evitare le presentazioni visive. Scrivi le domande per i partecipanti. Organizza il resto del dibattito. Presenta i partecipanti tra di loro in anticipo. Convinci il pubblico a sedersi in prima fila. Presenta velocemente ciascun partecipante al dibattito. Coinvolgi il pubblico sin da subito. Fai le domande che hai preparato ai partecipanti. Fai le domande che hai preparato basandoti sull'andamento del dibattito. Procurati un cronometro. Non lasciare che i partecipanti divaghino. Raccogli le domande del pubblico. Ringrazia tutti i coinvolti. Scegli una tematica. Ingaggia partecipanti di diverso tipo. Invita un moderatore. Pianifica l'organizzazione dello scenario.
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Planning the Panel Discussion Moderating a Panel Discussion Putting a Panel Together