Prepararsi a Scrivere le Istruzioni Sistemare le Istruzioni Terminare le Istruzioni Scrivere le Istruzioni
La prima cosa da fare quando ti appresti a scrivere delle istruzioni è capire a chi sono dirette. Per chi stai scrivendo? Sono esperti o novellini? Identificare i destinatari ti aiuterà a scegliere le parole, il livello di specificità e il modo in cui strutturare le istruzioni.  Per esempio, se stai spiegando a uno chef professionista come preparare una torta, non dovrai soffermarti su come incorporare gli ingredienti, sul perché è importante che le uova siano a temperatura ambiente o sulla differenza tra la farina 0, 00 e quella con lievito. Se invece ti rivolgi a qualcuno che non sa cucinare, queste spiegazioni possono fare la differenza tra una buona e una cattiva torta. Presta molta attenzione e non trattare i tuoi lettori come se fossero degli esperti. Così sarai certo che le istruzioni saranno chiare e facili da seguire. Prima di cominciare, devi assicurarti di spiegare cosa serve per portare a termine il compito per cui stai scrivendo le istruzioni. Potrebbe trattarsi di un elenco di ingredienti o di un gruppo di strumenti. Un ottimo modo per scrivere delle istruzioni chiare, è provare a eseguire il processo in prima persona. In questo modo potrai scrivere tutti i passaggi specifici. Se provi a fare qualcosa usando la memoria, potresti non ricordare tutto. Perciò, chiedi a qualcun altro di eseguire quel compito. Poi chiedi un riscontro sui passaggi che ti sembrano poco chiari.  Fai attenzione a non tralasciare nulla. Se dimentichi di inserire dei passaggi fondamentali, l’utente potrebbe non riuscire a completare il lavoro. Inoltre, assicurati di scrivere tutti i passaggi nell’ordine giusto di esecuzione. Per esempio, se scrivi “Mescola gli ingredienti con il robot da cucina. Metti nel forno preriscaldato a 180 gradi”, qualcuno potrebbe pensare che devi mettere la ciotola del robot da cucina nel forno. Prima di entrare nel dettaglio delle istruzioni, dovrai fornire all’utente una breve introduzione. Questa servirà a spiegare cosa sarà in grado di fare dopo aver seguito le istruzioni. Inoltre, fornirà una panoramica generale della procedura. Devi scrivere l’introduzione usando un linguaggio chiaro e semplice.  Metti in chiaro lo scopo delle istruzioni, chi dovrebbe leggerle e qual è il contesto necessario per eseguire la procedura. Puoi parlare di quello che la procedura non fa. Nell’introduzione puoi anche inserire delle informazioni di contorno. L’introduzione può contenere avvertenze e importanti informazioni che il lettore deve conoscere prima di iniziare il processo. Ricordati però che la maggior parte delle persone salteranno l’introduzione, quindi non inserire niente di importante che non inserirai anche altrove. Per esempio, “Questa ricetta ti spiegherà come preparare una torta al cioccolato. La prima parte spiega come miscelare gli ingredienti umidi e quelli asciutti, mentre la seconda è dedicata al processo di preparazione vero e proprio”. Scrivi i passaggi in ordine logico. Le istruzioni devono essere scritte secondo un ordine preciso. Il passaggio da un punto a quello successivo deve avere una logica. Si dovrà completare il Passaggio 1 prima di passare al Passaggio 2. L’organizzazione è un elemento cruciale per scrivere delle istruzioni. Se l’ordine di esecuzione non è fondamentale, inizia con i passaggi più importanti. Le istruzioni sono composte da una serie di passi consequenziali e collegati tra loro. Prima di iniziare a scrivere le istruzioni, devi decidere quali di questi sono fondamentali. Ciò significa che dovrai determinare cosa deve essere fatto per primo per poter completare l’intera procedura. Per esempio, se stai preparando una torta, devi riscaldare il forno, mescolare gli ingredienti e preparare la glassa prima di poter completare la torta. Molte istruzioni sono formate da passaggi intermedi che devono essere completati per portare a termine la procedura. Organizza il testo in modo da dedicare una parte a ognuno di essi: così le istruzioni saranno più semplici da seguire per l’utente.  Per esempio, se stai lavorando su una macchina, ci sono diverse cose che devi fare prima di arrivare al motore. Devi mettere la macchina su un cric, smontare parti dell’auto o della carrozzeria. Ognuno di questi passaggi avrà bisogno delle sue specifiche istruzioni. Dovrai suddividere ogni passo in diverse parti corredate da un proprio set di istruzioni. Queste parti, così come i vari passaggi, dovranno essere consequenziali. Non puoi smontare la copertura del motore prima di aver messo la macchina sul cric o prima di aver tolto gli elementi che la bloccano. Queste parti dovranno essere elencate nell’ordine in cui vanno eseguite. Cerca di dividere ogni compito in non più di 10 passaggi. Se superi i 10 passaggi, aggiungi un altro compito o un altro passaggio per suddividere la procedura. Ciò aiuta l’utente a tornare indietro e a tracciare i suoi progressi, e saprà con certezza quando avrà terminato una parte. Inoltre, se dovesse fare un errore, sarà in grado di fare un passo indietro e rimediare senza dover ricominciare tutto da capo. Per aiutare il lettore a comprendere le istruzioni, nomina ogni sezione con chiarezza. Il titolo della sezione dovrà riassumere quale specifico compito o parte riguarda. L’utente dovrà capire qual è il compito che andrà ad eseguire prima di iniziarlo. Le frasi dovranno essere brevi e spiegare un solo passaggio per volta. Così sarai sicuro di suddividere ogni compito in diverse azioni anziché mettere più azioni in un unico passaggio. Se un passaggio prevede azioni tra loro correlate che devono essere fatte contemporaneamente, spiegale in ordine di esecuzione nella stessa frase. Per esempio, “Prima di versare l’impasto nello stampo, rivestilo con carta da forno” oppure “Rivesti lo stampo con carta da forno. Poi, versa l’impasto nella teglia”. Una cosa fondamentale dello scrivere delle istruzioni è aiutare l’utente a tenere traccia dei suoi progressi. Crea dei passaggi intermedi che gli permettano di verificare se ha fatto tutto correttamente. Potrebbero essere formulati così: "Quando avrai ___________, vedrai _________". Per esempio, “Quando la torta sarà pronta, inserisci uno stuzzicadenti nel mezzo. Se quando lo estrai è pulito, significa che il dolce è cotto”. In alcuni casi, ci sono passaggi che possono essere fatti in diversi modi. Assicurati di spiegarli tutti.  Se ci sono delle situazioni in cui un modo è preferibile rispetto a un altro, specificalo. Se un’alternativa è più facile, più economica o più efficace, assicurati di spiegarlo. Alcune procedure dovranno essere ulteriormente suddivise in passaggi intermedi. Dovrai usarli solo se sono troppo poco significativi da essere considerati dei passaggi principali. Aiutano a dividere i principali in parti separate o in una sequenza di eventi. Nei passaggi intermedi aggiungi informazioni secondarie. Serviranno a fornire maggiori dettagli su quel passaggio, come l’aspetto che dovrà avere una cosa prima o dopo quel passaggio o perché è importante. Se ci sono cose che l’utente deve sapere, fare o capire prima di cominciare, assicurati di indicarlo all’inizio di un passaggio. Pensa ai punti in cui il lettore potrebbe incontrare dei problemi. Poi, offri le possibili soluzioni. Puoi anche fare degli esempi di cosa potrebbe andare storto se completasse un passaggio in modo sbagliato. Questa parte è molto importante. Se hai provato in prima persona la procedura, allora saprai dov’è probabile incontrare dei problemi. Per questo è importante sperimentare il processo mentre scrivi le istruzioni. Questa parte è molto importante. Alcune procedure non sono complete quando hai martellato l’ultimo chiodo o tirato fuori la torta dal forno. Pensa a ciò che l’utente deve ancora fare. Se in testa hai ancora qualcosa da spiegare, significa che devi aggiungere dei passaggi. Assicurati di dare alle istruzioni una struttura chiara. Questo aiuterà l’utente a capire come leggerle e a non confondersi.  Usa un titoletto per nominare ogni parte delle istruzioni. Usa i numeri per elencare i passaggi in ordine. Usa gli elenchi puntati per descrivere le alternative, le informazioni addizionali o qualunque altra cosa all’interno di un passaggio. Separa visivamente i passaggi. Lascia uno spazio in modo da evidenziare la differenza. Questo dovrà dare subito un’idea chiara dello scopo delle istruzioni. Per esempio, “Ricetta per una torta al cioccolato senza uova” è più specifico di “Ricetta per una torta al cioccolato”. Alcuni tipi di istruzioni hanno bisogno di diagrammi, foto, grafici o altri supporti visivi per essere chiari. Se è il tuo caso, aggiungili. Le illustrazioni dovranno spiegare gli stessi concetti contenuti nel testo, non aggiungere nuove informazioni. Si tratta comunque di materiale opzionale. Assicurati che le illustrazioni siano vicine al testo cui si riferiscono. Dovrebbero trovarsi sopra, sotto o di fianco al passaggio. Le istruzioni più efficaci sono quelle semplici. Non usare paragrafi lunghi e complessi. Piuttosto, usa frasi brevi e chiare, elenchi puntati e immagini o diagrammi. Le istruzioni dovrebbero essere piene di parole descrittive e di azione. Inizia i vari passaggi con verbi in forma attiva. Ciò darà al lettore una chiara indicazione da seguire. Ogni passaggio deve essere letto come se fosse un ordine. Perciò, usa l’imperativo.  Quando definisci o spieghi qualcosa, usa un linguaggio che sia il più possibile descrittivo. Per esempio, scrivi “Aggiungi due uova” anziché “Si devono aggiungere due uova all’impasto”. Se includi anche informazioni aggiuntive, assicurati che si tratti solo di cose necessarie. Chiedi a te stesso “All’utente serve sapere questa definizione per comprendere le istruzioni?” o “Il lettore ha bisogno di questo suggerimento per riuscire a portare a termine il lavoro?”. Evita di aggiungere dettagli non necessari. Inutili definizioni, consigli, passaggi o informazioni possono confondere il lettore, rendendo difficile seguire le istruzioni. Quando scrivi le istruzioni, dovresti parlare direttamente al lettore. Per questo, usa il “tu”. Così condurrai personalmente l’utente attraverso le istruzioni. Nello scrivere le istruzioni, cerca di essere il più possibile specifico. Schematizza dettagliatamente i passaggi. Ciò significa spiegare in che modo girare una chiave inglese, per quanti metri bisogna camminare o che consistenza dovrebbe avere una torta quando è pronta.  Dai le misure precise. Se è necessario tagliare 1,6 cm di legno, scrivilo, non approssimare. Per esempio, se stai preparando una torta, non aspettare il passaggio 4 per scrivere “Prima di mescolare gli ingredienti, setaccia la farina e tira fuori le uova dal frigo in modo che siano a temperatura ambiente”. Gli avverbi aiutano a collegare i passaggi tra loro e le idee. Nelle istruzioni userai sequenze e avverbi di tempo. Così sarà più facile per il lettore seguire le istruzioni passo passo. Alcuni avverbi di questo tipo sono: innanzitutto, successivamente, poi, infine, dopo, prima.
Identifica chi sono i destinatari. Metti in chiaro quali sono gli strumenti necessari. Esegui tu stesso il compito. Aggiungi un’introduzione. Organizza la procedura individuando i passaggi fondamentali. Suddividi le istruzioni in compiti separati. Nomina ogni sezione. Racchiudi un passaggio in una frase. Costruisci un percorso tracciabile. Includi anche possibili alternative. Se necessario, utilizza dei passaggi intermedi. Metti avvertenze e raccomandazioni all’inizio. Anticipa possibili problemi. Termina le istruzioni. Struttura le istruzioni. Scegli un titolo ad effetto. Se necessario, utilizza illustrazioni e diagrammi. Non complicare le cose. Usa la forma attiva delle parole. Inserisci solo le informazioni necessarie. Rivolgiti all’utente. Sii specifico. Usa sequenze e avverbi temporali.
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