Minimizzare le Distrazioni Usare il Tempo in Maniera Produttiva Attenersi a una Programmazione Giornaliera
Quando possibile, dovresti spegnerlo; durante tutto il giorno il telefono fa perdere un sacco di tempo che potresti invece impiegare in maniera più produttiva. Quando è facile accedere a Facebook o dare un'occhiata alle email personali, è molto più probabile che tu lo faccia; fai un favore a te stesso e spegni il cellulare mentre stai svolgendo altri compiti. Se ti accorgi che tendi a curiosare istintivamente il telefono per perdere tempo, ti ritrovi con uno schermo spento. Se il cellulare è invece importante per il tuo lavoro, mettilo nell'angolo opposto della stanza; se non è così facile da raggiungere, sei meno tentato di guardarlo. Puoi anche disattivare tutte le notifiche che non riguardano direttamente il lavoro. Al giorno d'oggi molte persone si affidano al computer o a internet per portare a termine i propri compiti; lavorare tenendo aperti Facebook, Twitter o altri siti in background può influire negativamente sulle tue abilità di gestione del tempo; se tieni attive troppe schede di vecchi progetti o di ricerche online irrilevanti, ti distrai. Prendi l'abitudine di chiudere le finestre non appena hai finito di svolgere la ricerca necessaria e focalizza tutta la tua concentrazione solo sui siti che sono importanti per il lavoro. Imponiti di tenere aperte solo una o due finestre alla volta. A volte, la tentazione di accedere a pagine come Facebook o Twitter è troppo grande per riuscire a resistere; se dipendi troppo da questi siti web, sappi che esistono molte applicazioni e website che puoi utilizzare per bloccare temporaneamente tali fonti di distrazione.   Self Control è un'applicazione per Mac che permette di bloccare l'accesso per un determinato periodo di tempo a vari siti definiti; puoi scaricarla gratuitamente. Se devi restare sconnesso tutto il tempo, puoi usare l'applicazione Freedom che impedisce l'accesso a internet fino a otto ore alla volta. Per il browser Firefox puoi utilizzare Leechblock, che limita l'accesso a determinati siti per un certo periodo di tempo. Sono quelle che disturbano il flusso di lavoro; se ti trovi nel bel mezzo di un compito e lo interrompi per qualche motivo, diventa poi difficile riprenderlo in maniera efficiente. Quando sei impegnato in una mansione, cerca di portarla a termine prima di alzarti e fare qualcos'altro; le altre cose possono aspettare mentre ti stai impegnando per completare qualche lavoro.  Per esempio, se sai che devi rispondere a una email mentre ti stai occupando di un'altra questione, non interromperla per dedicarti alla posta, ma scrivi un appunto per ricordartelo e concludi quello che stai facendo. Tieni tuttavia presente che a volte è inevitabile dover interrompere un compito; se per esempio ricevi una telefonata urgente, devi necessariamente rispondere. Fai comunque del tuo meglio per evitare fonti esterne di distrazione, ma non affliggerti troppo se si verificano ogni tanto durante il lavoro. Può aiutarti a migliorare la produttività in generale; non esistono regole rigide in questo campo, trova quindi quello che è giusto per te. Circondati di abbellimenti che ti ispirino e che ti aiutino a sentirti entusiasta e appassionato; questi sentimenti ti permettono di "restare in carreggiata" ed essere produttivo.  La tua fonte di ispirazione potrebbe essere un particolare artista; procurati alcune stampe dei suoi quadri e appendile alle pareti. Se puoi scegliere un determinato spazio in cui lavorare, opta per uno libero da distrazioni; lavorare di fronte al televisore potrebbe non essere una buona idea, ma puoi forse mettere la scrivania in un angolo della camera da letto e lavorare lì. Prima di affrontare il carico di lavoro che ti aspetta per il giorno, dai una priorità alle cose da fare. Gli elenchi sono ottimi strumenti, ma devi organizzarli un po' e non limitarti ad annotare le attività da portare a termine; raggruppa gli impegni in ordine di importanza.  Prima di redigere la lista, annota le categorie distinguendole per importanza. Per esempio, i compiti definiti "urgenti" devono essere svolti oggi stesso; quelli invece etichettati come "importante, ma non urgente" sono comunque da portare a termine, ma possono aspettare. Le cose classificate come "priorità minore" possono essere rimandate, se necessario. Elenca le mansioni dividendole per categorie. Per esempio, se devi terminare una relazione per il lavoro, potrebbe trattarsi di una questione urgente; se devi invece iniziare un nuovo progetto, ma non è necessario portarlo a termine prima di due settimane, potresti definirlo "importante, ma non urgente". Se ti piace andare a correre finito il lavoro, ma non è una questione vitale, potrebbe essere classificato come "bassa priorità". Terminare le cose cruciali fin dal mattino lascia un senso di raggiungimento di un traguardo; la giornata inizia già con una sensazione di soddisfazione e gran parte dello stress si affievolisce. Inizia ogni giornata concludendo le cose più importanti della lista. Per esempio, se hai cinque e-mail a cui devi rispondere e devi controllare una relazione, procedi quanto prima possibile, non appena arrivi in ufficio. Approfitta dei momenti di inattività per svolgere alcune mansioni. Se hai alcuni minuti liberi sull'autobus, usali per leggere qualcosa per la scuola o per il lavoro; se sei in coda alla cassa del supermercato, rivedi alcune email di lavoro sul cellulare. Avere sempre del lavoro con te ti permette di rendere più produttivo il tuo tempo. Se sei uno studente, valuta di procurarti qualche audiolibro o registra le lezioni; mentre aspetti in coda o cammini per andare a scuola, puoi ascoltare il materiale per il corso. Molte persone ritengono che questo stile sia un'ottima soluzione per fare quotidianamente più cose e gestire il tempo al meglio; tuttavia, concentrandoti su più compiti alla volta puoi essere in realtà meno produttivo. È probabile che tu impieghi più tempo per portarli a termine, perché non stai dedicando tutta l'attenzione necessaria. Concentrati invece su una sola mansione alla volta; in questo modo, riesci a concludere ogni compito più velocemente ottimizzando di conseguenza il tempo. Per esempio, rispondi a tutte le e-mail, dopodiché sconnettiti dall'account di posta elettronica e passa a un altro compito. Non preoccuparti più delle e-mail per ora; se durante il resto della giornata dovrai rispondere ad altri messaggi, potrai farlo dopo aver completato le altre mansioni. La tecnologia è un ottimo strumento per gestire il tempo e tenere traccia dei vari compiti, appuntamenti e così via. Attiva un calendario sul cellulare e sul computer annotando gli impegni di ogni giorno, come gli appuntamenti e gli orari di lavoro o di scuola. Crea dei promemoria; per esempio, fai in modo che il cellulare ti avvisi una settimana prima della scadenza della consegna di una relazione; organizzati in tempo per determinate cose, come studiare e lavorare a un progetto. Oltre a un calendario digitale, può esserti utile anche uno fisico come "riserva", che puoi tenere sulla scrivania o portarlo con te in un'agenda; a volte, annotare su carta le cose da fare può aiutarti a ricordarle meglio. Persone diverse sono più efficienti in momenti differenti della giornata; può esserti utile sapere quando sei maggiormente attivo e quando riesci a impiegare meglio il tuo tempo, in modo da organizzare il lavoro in funzione di questa caratteristica. Per esempio, se ti accorgi di essere più energico al mattino, dovresti svolgere la maggior parte del lavoro in questa fascia oraria; durante la sera puoi riposarti e fare cose più rilassanti e che ti piacciono. Potrebbe volerci un po' di tempo prima di capire quali sono i tuoi picchi energetici; tienine traccia per circa una settimana, insieme ai momenti in cui hai la massima capacità di concentrazione generale, in modo da capire quando sei più produttivo. Può esserti di aiuto pianificare fin da subito gli impegni del giorno. Non appena ti alzi, pensa alle cose che devi fare e abbozza un programma approssimativo dei momenti in cui svolgerle; tieni bene in mente i vari impegni di lavoro, così come quelli sociali e le varie commissioni.  Per esempio, supponi che il tuo orario di lavoro sia dalle 8:00 alle 16:00 e che devi chiamare tua nonna per il suo compleanno, oltre a ritirare gli indumenti dal lavasecco dopo l'ufficio. Fai in modo di stabilire fin dal mattino l'ordine in cui dovrai eseguire queste attività. Se tua nonna vive in una regione geografica con un altro fuso orario, programma di chiamarla subito dopo il lavoro se non è troppo tardi per lei, dopodiché vai al lavasecco. Nessuno è in grado di lavorare ininterrottamente senza una pausa o qualche distrazione e non c'è nulla di male nel prevedere delle interruzioni ogni tanto durante la giornata. Può quindi essere utile programmare questo tipo di distrazioni dagli impegni, in maniera da rendere meno probabili altre pause impreviste che potrebbero compromettere la pianificazione.  Programma alcune pause lunghe, oltre a dei brevi momenti di distrazione dal lavoro durante tutto il giorno. Per esempio, prevedi di prenderti quotidianamente un'ora per il pranzo verso le 13:00 e un'altra mezz'ora in cui guardare la TV per rilassarti quando torni a casa dal lavoro. Puoi anche programmare delle brevi interruzioni durante i compiti giornalieri; per esempio, sai che devi redigere un documento, puoi quindi concederti cinque minuti per guardare Facebook ogni 500 parole che scrivi. Il weekend è importante per riposarti e rilassarti e non dovresti esagerare; tuttavia, può essere utile completare alcune piccole mansioni in queste giornate. Pensa a quei compiti minori che si accumulano sulla scrivania a fine settimana e che rendono difficile la ripresa del lunedì; per esempio, puoi inviare alcune email il sabato mattina, in modo da avere una mole minore di lavoro il lunedì. Ricorda che le pause sono importanti; fai alcuni lavori il fine settimana, ma concediti anche la possibilità di riposarti e divertirti. Se vuoi gestire bene il tuo tempo, è fondamentale seguire un solido ritmo di sonno-veglia per poterti alzare presto al mattino ed essere pronto per affrontare la giornata. Per mantenere un orario costante, dovresti andare a letto e alzarti sempre agli stessi orari, anche durante il weekend; in questo modo, il corpo si abitua a un ciclo regolare inviando segnali di stanchezza quando è ora di coricarsi e di energia al mattino.
Spegni il cellulare. Chiudi le schede non necessarie del browser. Blocca i social media. Evita il più possibile le interruzioni. Crea l'ambiente di lavoro corretto. Elenca le mansioni in ordine di importanza. Esegui i compiti importanti per primi. Tieni sempre con te qualche compito da fare. Non fare più cose contemporaneamente. Usa un calendario digitale. Individua i momenti in cui sei più produttivo. Dedica la prima mezz'ora del mattino a organizzare la giornata. Stabilisci gli orari per le pause e le interruzioni. Porta a termine un po' di lavoro durante il fine settimana. Rispetta una programmazione del sonno.
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Minimizing Distractions Using Your Time Productively Adhering to a Daily Schedule