Stabilire il proprio Ruolo come Leader Fornire una Guida Sicura Stabilire un Rapporto con il proprio Team
I leader inadeguati non sono soltanto quelli che si comportano da tiranni ed esigono un vuoto rispetto, ma nemmeno coloro che non stabiliscono una scala gerarchica chiara e trasparente all’interno del team. Se sei il leader, tu sei al vertice dell’organizzazione, pertanto a te spetta prendere le decisioni finali e assegnare i compiti alla tua squadra.  Organizza una riunione con il tuo team, specialmente se sei al primo incarico come leader oppure se il tuo team è stato appena costituito. Durante la riunione definisci con la massima chiarezza e oggettività possibile i ruoli di ognuno e gli obiettivi comuni. Disegna un organigramma che raffiguri il tuo nome e il tuo ruolo al vertice e la posizione di ogni altro componente del team secondo un ordine gerarchico ben definito. Metti in evidenza che intendi rispettare la posizione di ciascun componente del team, in quanto determinante per il successo della squadra. Ciò non solo comporta una comunicazione costante e aperta con il team e il contributo necessario per rispondere a qualsiasi domanda, ma anche la disponibilità a colmare eventuali lacune, risolvere ogni genere di problema e lavorare più intensamente e, spesso, più a lungo.  Un cattivo leader assegna i compiti e i progetti e rientra a casa presto dal lavoro. Un buon team leader si assicura sempre che tutti seguano la direzione indicata ed è pronto a prendere in mano le redini. Dimostra la tua disponibilità al team quando è necessario. Dovresti anche fissare dei limiti a cui tutti dovranno attenersi. Il tuo team merita la tua attenzione al momento opportuno, ma non ogni volta in cui insorge un problema. Inoltre stabilisci dei limiti sul carico di lavoro. Prima di accettare una posizione manageriale, affronta il tuo capo per ricalibrare il tuo carico di lavoro o per affrontare i cambiamenti necessari per gestire meglio il tuo team. In qualità di team leader talvolta sarai costretto a trattenerti in ufficio oltre gli orari lavorativi, a recarti prima al lavoro e perfino a lavorare durante i weekend. Il tuo scopo è quello di evitare di sovraccaricare i componenti del tuo team, affinché non si sentano oberati di impegni o si stressino troppo. In qualità di leader di un gruppo potresti usufruire di maggiori benefici, come uno stipendio più alto e un giorno o due in più di vacanza, ma devi anche assumerti responsabilità maggiori. Quando un membro del tuo team commette un errore, tu ne sei responsabile.  Tratta tutti i componenti del team con rispetto. Crea un clima in grado di favorire un dialogo aperto e onesto e dimostra ai tuoi collaboratori che sei sempre pronto a risolvere qualsiasi problema o ad apportare dei cambiamenti da cui potrebbe trarre vantaggio l’intero team. Porta rispetto agli altri gruppi e ai dipendenti di reparti differenti. Non criticare mai gli altri, specialmente in presenza del tuo team. Dopotutto, se ti comportassi in maniera scorretta, i tuoi collaboratori si sentirebbero autorizzati ad assumere atteggiamenti poco consoni, che non solo denotano mancanza di rispetto e professionalità, ma si ritorcono contro di te. Sebbene il tuo lavoro non consista soltanto nell’assegnare i compiti, se vuoi emergere come un bravo leader devi sapere quando affidare delle mansioni chiave ai collaboratori, con lo scopo di coinvolgerli, responsabilizzarli e far esprimere tutto il loro potenziale.  Cerca di essere risoluto. Probabilmente i tuoi collaboratori ti rispetteranno maggiormente se dimostrerai di essere in grado di prendere delle decisioni veloci e chiare. Incertezza e tentennamenti sono nocivi all'organizzazione e minano l'autorevolezza del leader. Tu hai il compito specifico di guidare il team e prendere le decisioni, quindi preparati. Quando sei di fronte a una decisione che potrebbe avere un impatto negativo su qualsiasi componente del gruppo, oppure non disponi di tutte le informazioni necessarie al caso, rivolgiti al tuo team chiedendo una relazione aggiornata sul progetto in corso. Parla con i membri del tuo team delle varie opzioni e accogli le loro idee. Per essere un buon team leader devi conoscere la differenza tra gestire tutti i progetti su cui il tuo team sta lavorando e dirigere il team che lavora su quegli stessi progetti. Sebbene tu debba tenere sotto controllo tutti i componenti del team e tutti i progetti in corso, dovresti consentire ai tuoi collaboratori di svolgere autonomamente il proprio lavoro.  In un’organizzazione orientata agli obiettivi è necessario che tutti siano messi al corrente di incontri ed eventi, che si stabiliscano e si rispettino i programmi di ciascun collaboratore e che siano concessi il tempo e le risorse necessarie per portare a termine i progetti con successo. Il segreto di una leadership efficace risiede nell’offrire aiuto e sostegno, limitando le imposizioni. Un bravo leader non esercita un controllo eccessivo, dicendo ai membri del team come fare qualsiasi cosa, ma li sostiene nel potenziamento dell'efficienza e nella crescita professionale. Se i componenti del tuo team sono confusi quanto te, non sapranno come agire. In qualità di leader, devi approfondire le tue ricerche, e ottenere maggiori informazioni sul progetto in corso per sapere a chi assegnare i compiti.  Svolgi delle ricerche approfondite su un argomento o un progetto, in modo tale da disporre delle conoscenze necessarie per rispondere alle domande di ciascun componente del tuo team. Presta attenzione ai tuoi collaboratori e cerca di individuare i punti di forza e le capacità di ciascuno di essi. È fondamentale saper valutare atteggiamenti e attitudini per assegnare i ruoli e i compiti adeguati. Imparando quanto più possibile sui membri del tuo gruppo di lavoro e sui progetti su cui stai lavorando, hai la possibilità di fornire ai tuoi collaboratori gli strumenti e le risorse necessarie per diventare più efficienti. Sebbene il tuo ruolo richieda requisiti come serietà, professionalità e maggiori responsabilità, non c’è ragione per cui tu non debba divertirti, ovviamente senza esagerare. Cerca di allineare gli obiettivi del lavoratore agli obiettivi dell’organizzazione.  Talvolta potresti avere una giornata negativa, o potrebbe averla un qualsiasi componente del tuo team. Se uno di essi ha difficoltà nello svolgere un compito oppure si sente frustrato, è il tuo momento di gloria. Usa la tua grande personalità e lo humour per dargli una mano. Chiedigli il motivo della sua frustrazione e aiutalo a trovare una soluzione. Aiutare il team è la parte divertente del tuo lavoro. Tutta la pianificazione, l’assegnazione dei compiti e ogni ragionevole sforzo per garantire che tutti i progetti siano portati a termine entro le scadenze previste e secondo gli standard prestabiliti, potrebbero metterti sotto pressione. Goditi i momenti in cui puoi renderti utile. Devi creare uno spirito positivo, chiarire gli obiettivi e dimostrare come il lavoro sia fattibile e possibile. Nessuno è disposto a impegnarsi per raggiungere un traguardo oggettivamente irrealizzabile.  Se il tuo team ha il morale basso, cerca di incoraggiare un dialogo aperto e trasparente. Alla base della frustrazione del gruppo ci potrebbero essere questioni cruciali difficili da risolvere velocemente, ma in ogni caso potresti escogitare delle idee creative per aiutare i tuoi collaboratori, limitatamente alle tue possibilità. Organizza degli “incontri a piedi”. Nessuno ama restare seduto in un ambiente chiuso per discutere degli aspetti pratici di un progetto. Se ti è possibile, porta il tuo team a fare una passeggiata fuori dall’ufficio o anche al suo interno e lascia che le idee fluiscano mentre camminate e parlate.  Organizza dei giochi per stimolare nuove idee. Oppure lanciatevi la palla durante le riunioni per pianificare gli obiettivi aziendali. Stabilisci degli obiettivi stimolanti e premia i traguardi raggiunti. Probabilmente hai già fissato degli obiettivi specifici per un determinato progetto o per un percorso lavorativo ad ampio spettro, ma potresti anche escogitarne altri. Forse è stato fissato il termine di una parte del progetto entro una data prestabilita. Se il tuo team persegue questo obiettivo, offrigli da bere a spese tue, oppure organizza un’uscita in un posto divertente, ma allo stesso tempo utile ai fini del progetto. Questo non è sempre fattibile, ma se lavori in un contesto lavorativo più stimolante, potresti organizzare una gita, per dare spazio alle relazioni interpersonali o per approfondire una ricerca su qualcosa di pertinente al lavoro da svolgere. Se noti che un membro del tuo team è insoddisfatto o demotivato, non aspettare che la situazione precipiti. Affronta il problema con l’interessato e trovate una soluzione insieme. In tal modo dimostrerai di essere attento ai suoi bisogni e che ti preoccupi per lui. Molto probabilmente ti sei conquistato la tua posizione manageriale e non ti è stata assegnata perché ti spettava di diritto, pertanto considerala un privilegio.  Sebbene tu sia responsabile del tuo team e di conseguenza stia al vertice dell’organigramma aziendale, il tuo ruolo merita rispetto.  I dipendenti sono maggiormente leali ed entusiasti quando lavorano in un ambiente gestito da persone in cui possono riporre fiducia. Assumi un atteggiamento positivo nei confronti del team nel suo complesso e mostra interesse per i tuoi collaboratori anche al di fuori del contesto lavorativo. Impara ad ascoltarli e ad accettare i loro suggerimenti. Talvolta dovrai affrontare determinati ostacoli con creatività e prendere decisioni tempestive e critiche, che non sempre saranno condivise dal resto del team. Spiega chiaramente il motivo che ti ha indotto a prendere una determinata decisione e chiedi un suggerimento o un feedback. Ascolta il punto di vista dei tuoi collaboratori e vaglia le loro idee. Essi saranno maggiormente propensi ad accettare il tuo ruolo, sapendo che le loro opinioni sono apprezzate e prese in considerazione. Rispetta i programmi. Se i tuoi collaboratori ritengono che gli orari di lavoro non siano conciliabili con la propria vita privata, oppure che non siano rispettati, il morale del team potrebbe abbassarsi, indebolendo il tuo ruolo come leader, oltre che la produttività dell’organizzazione. Concedi a tutti i propri spazi. Stabilisci esattamente il programma settimanale, e ogni lunedì tieni un incontro per pianificare gli impegni di ciascuno. Inoltre concedi ai componenti del tuo team il tempo necessario per portare a termine un progetto. Se sospendi un progetto per iniziarne un altro, potrebbero sorgere dei conflitti. Nello stesso momento in cui apprendi che un compito è stato eseguito, informa il tuo team. Se salta fuori la richiesta di un progetto imprevisto da parte di un altro reparto o del tuo capo, in quanto leader talvolta dovrai rimandare il compito. Devi proteggere il tuo team da eventuali pressioni esterne. Anche se sei il team leader e spetta a te prendere le decisioni, dovresti ascoltare le idee e le opinioni del tuo team, quando è possibile, e cercare di accettare i loro suggerimenti – se sono fattibili. Incoraggia le loro idee su come risolvere un determinato problema o completare un compito.  Accetta i suggerimenti degli altri. Quando qualcuno ti suggerisce un’idea, cerca di rielaborarla e migliorarla. Un buon leader è capace di ascoltare, oltre che di parlare. Dimostra di essere elastico. Se qualcuno ti propone una soluzione o un’idea, non ignorarlo dicendo che hai già tentato quel tipo di approccio senza ottenere risultati. Anche le affermazioni “Sì, ma...” dovrebbero essere evitate. Invece di sottovalutare una proposta, rielaborala e probabilmente questa volta funzionerà. Discuti dei problemi con il tuo team. Poni delle domande per ottenere altre idee o informazioni. Il tuo lavoro come leader non è quello di ignorare un’idea che potrebbe non funzionare, bensì quello di aiutare il team a trovare la soluzione ottimale. Se qualcuno è indietro rispetto alla tabella di marcia, aiutalo. Mantieni un atteggiamento positivo e passa un po’ di tempo con lui per scoprire la fonte del problema. Affida un compito a tutti i tuoi collaboratori, indipendentemente dalle loro capacità.  Se aiuti qualcuno che ha difficoltà nell’eseguire un compito specifico, non limitarti a dimostrargli come dovrebbe svolgerlo. In questo modo non solo non contribuirai alla sua crescita professionale, ma abbasserai anche il suo morale. A nessuno piace sentirsi incapace o inadeguato. Se qualcuno ha bisogno di aiuto, cogli l'opportunità per stabilire delle relazioni di lavoro positive. Facilita le prestazioni e la crescita dei membri del team fornendo loro il supporto necessario per l’espletamento di un compito. Se sei oberato di lavoro, cerca di ritagliarti del tempo libero. Quando i tuoi collaboratori non sono produttivi per timore di essere valutati negativamente, deve entrare in gioco la tua capacità di costruire un solido rapporto con il tuo team, per creare entusiasmo, infondere fiducia ed essere fonte di ispirazione. Dimostra che il compito è fattibile, sebbene sia difficile, e rendilo divertente. Festeggia e premia i risultati positivi.  L’entusiasmo è contagioso. Se infonderai fiducia ed entusiasmo e getterai le basi per una situazione costruttiva e produttiva, il tuo team ti rispetterà e ti considererà un vero leader e il tuo entusiasmo stimolerà la creatività e la voglia di impegnarsi. Elogia il tuo team per un lavoro ben fatto, anche se di piccola entità. I complimenti e i riconoscimenti faranno sentire i tuoi collaboratori apprezzati e miglioreranno il clima aziendale. Anche se non puoi premiare un lavoro svolto bene con un aumento salariale, le parole di apprezzamento contano molto più di altri privilegi. Se il tuo team sta svolgendo un ottimo lavoro, prendi in considerazione l’idea di portarli fuori a pranzo per festeggiare i traguardi raggiunti. Durante il pranzo cerca di rafforzare le relazioni con i tuoi collaboratori, dando loro la possibilità di parlare in un ambiente informale di questioni sia personali che professionali. Metti in agenda di dire un semplice “grazie” ai tuoi collaboratori. Questo piccolo accorgimento, apparentemente semplice, a lungo andare aumenterà il senso di fiducia, orgoglio e cameratismo.
Stabilisci una scala gerarchica. Trova il tempo e le modalità per guidare il tuo gruppo di lavoro. Dai il buon esempio. Quando è necessario, delega i compiti. Gestisci i progetti e dirigi le persone. Conosci a fondo ciò di cui parli. Divertiti. Non sottovalutare il morale del tuo team. Guadagnati il rispetto, non esigerlo. Ascolta gli altri. Non escludere nessuno. Incoraggia il tuo team.
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Establishing Your Role as a Leader Providing Guidance Relating to Your Team