Possedere le Giuste Competenze
I receptionist rappresentano il volto dell'azienda -- sono coloro con cui i clienti parlano per primi e coloro a cui si rivolgono le persone e i colleghi per informazioni e per la programmazione di eventi. Oltre a fare chiamate e a indirizzare gli ospiti, spesso hanno a che fare con i clienti, organizzano eventi, predispongono incontri ecc. Con tutte queste responsabilità, i receptionist devono necessariamente essere molto ben organizzati, dovendo affrontare più di una problematica alla volta. Non farai molta strada se non riuscirai a destreggiarti tra più di una mansione alla volta e a gestirle in maniera ordinata.  Un bel modo per tenersi organizzati è investire in un sistema di archiviazione che sia adatto alle tue esigenze. È importante sapere quali documenti e informazioni possano servire al tuo capo, ai tuoi colleghi o ai clienti. Tieni queste informazioni in cartelle separate -- sia che si tratti di file del tuo computer che di copie cartacee. Organizza il tuo archivio come meglio credi -- se senti il bisogno di attaccare post-it fosforescenti in ogni dove, fallo. Essere organizzati significa anche sapersi motivare -- non è necessario che altri ti dicano ciò che devi fare, o che ti controllino. Se sei organizzato, sai quali compiti devono essere completati giorno per giorno, e quali sono le priorità. Tieni a portata di mano i numeri di telefono come, per esempio, quelli dei colleghi, degli impiegati, degli imprenditori, dei venditori e di emergenza. Prima o poi, ne avrai bisogno. Organizza i numeri in uno schedario per biglietti da visita o in un programma per computer. Lo strumento tecnologico principale con cui i receptionist devono interagire è il telefono -- e tutti i pulsanti e le differenti linee correlate. Anche le competenze informatiche sono indispensabili -- la maggior parte dei receptionist è tenuto a saper usare le e-mail e deve essere capace di usare un programma di elaborazione di testi. Può tornare utile anche saper creare dei fogli di calcolo, e conoscere dei programmi specifici per il settore. Tieni presente che la fotocopiatrice, lo scanner o la stampante sono vicino alla tua scrivania, e che probabilmente sarai incaricato di usarli (e di risolvere i problemi dei colleghi che cercano di usarli). Quando saprai il tipo di attrezzature che vengono usati in ufficio, dai un'occhiata alle funzioni principali e scopri come puoi risolvere i problemi più comuni. Una receptionist è tenuto a presidiare la propria postazione in ogni momento -- se nessuno rispondesse al telefono sarebbe deleterio per l'azienda, o se una persona che ha bisogno di aiuto venisse messo in attesa. Fai dell'affidabilità una priorità -- se il capo sa di poter contare su di te perché sei sempre disposto a dare una mano, diventerai indispensabile. Un aspetto importante dell'attività del receptionist sta nel saper ascoltare le persone -- che sia al telefono, o quando un cliente rivolge una domanda, o riguardo informazioni che ti sono state passate. Ascoltare con attenzione ti renderà più efficiente -- sarai capace di risolvere problemi più velocemente quando avrai compreso già la prima volta cosa ti viene chiesto, e metterai velocemente in contatto i clienti con la persona che stanno cercando. Se il capo ti chiede di fare qualcosa, prendine nota in dettaglio. Se un cliente chiama, assicurati di scrivere le informazioni base (nome, contatto, richieste ecc.). Prendere nota è un bel modo di tenersi organizzato e ricordarsi di tutte le piccole cose che devono essere fatte durante il giorno. Appunta le tue note su un taccuino e portalo sempre con te. Sarai sorpreso da quanto tornerà utile, specialmente quando cercherai di ricordarti cosa voleva la persona che ha chiamato quattro ore prima. Premurati di scrivere dei messaggi in dettaglio e rileggere ciò che è scritto e, ancora più importante, assicurati di ripetere il messaggio e le informazioni di contatto che ti sono state date, prima di riagganciare. Il mio nome è…, in cosa posso aiutarla?”. Assicurati di rispondere dopo uno o due squilli. Non far aspettare una persona per più di un minuto (l’attesa è sempre lunga, soprattutto in questi casi).  Ascolta attentamente il nome della persona richiesta. Se necessario, ripetilo. I cellulari, spesso, distorcono i suoni. Scrivi il nome della persona cui la chiamata è diretta nel caso in cui la pronuncia sia difficile. Inoltra la telefonata educatamente usando frasi come “Resti in linea, la metto subito in contatto con il Signor Rossi” o “Mi dispiace, ma il Signor Rossi è al telefono in questo momento. Desidera attendere in linea o vuole lasciargli un messaggio?”. Ringrazia la persona educatamente e fai quello che ti è stato richiesto. Se ti chiedono di firmare, assicurati che la firma sia leggibile. Il personale delle consegne potrebbe aver bisogno di indicazioni rispetto a dove lasciare i pacchi. Assicurati di chiamare gli impiegati responsabili delle questioni del genere. Dopo che il cliente si è presentato e ti ha detto il nome di chi sta cercando, mettiti in contatto con la persona in questione per farle sapere che ha delle visite. Potresti dire “Signor Rossi, è arrivato il Signor Bianchi dell’XYZ Corporation per l’appuntamento delle due”. Chiedi sempre il nome e il cognome della persona che si rivolge a te, il nome dell’organizzazione da cui proviene e se ha un appuntamento. Sarà poi la persona con cui è stato fissato tale appuntamento a dirti dove e per quanto tempo il visitatore dovrà aspettare (potresti dire “Il Signor Rossi la riceverà tra un istante” o “Il Signor Rossi è in riunione e sarà disponibile tra cinque minuti. La prego, si accomodi qui”).
Devi avere eccellenti capacità organizzative. È importante avere delle conoscenze di strumenti tecnologici. Sii affidabile. Eccellenti capacità di ascolto sono fondamentali. Prendi nota di tutto. Rispondi al telefono educatamente dicendo “Buongiorno, grazie per essersi messo in contatto con la nostra azienda. Rivolgiti al personale incaricato delle consegne con la stessa professionalità e la stessa educazione che usi per qualsiasi altro visitatore. Rivolgiti ai clienti che visitano la tua azienda con disponibilità e gentilezza.
https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Receptionist
Having the Right Skills