Pubblicizzare il tuo evento Gestire l’evento Le audizioni Organizzare l’evento
Devi far girare la voce per avere pubblico! Ci sono molti modi per fare pubblicità. Stampa volantini con data, orario e luogo dell’evento. Accertati di specificare le esibizioni presenti, per creare aspettativa.  Promuovi con largo anticipo, in modo che la gente possa organizzarsi. Se conosci qualche buon grafico, assumilo! Può essere un modo molto economico per creare volantini professionali. Distribuisci i volantini nelle università, nei teatri e nei bar per attrarre non solo spettatori ma anche performer.  Se vendi biglietti, fai sapere dove comprarli. Se vendi biglietti in prevendita o su internet, accertati di specificarlo. Crea una pagina Facebook, un account Twitter e Google+ per il tuo evento. Manda inviti e promemoria su data e orario. Metti in evidenza gli artisti per far parlare le persone sui social. Trova un membro della comunità disposto a creare un sito per l’evento con tutti i dettagli. Se hai i fondi, assumi qualcuno che se ne occupi. Questo numero servirà a rispondere alle eventuali domande dei performer o degli spettatori. Chiedi ai volontari di rispondere al telefono. Accertati di stabilire degli orari in modo che i volontari non siano troppo sfruttati. Parlane con tutti i tuoi amici e invitali a fare altrettanto. Più sarai entusiasta della cosa, più sarà probabile che lo dicano ad altri. È uno dei modi migliori e più economici per promuovere il tuo evento. Accertati che tutti arrivino sul posto almeno un’ora e mezza prima. In quel modo hai tempo per gestire qualsiasi grossa questione prima che inizi lo spettacolo.  Usa questo tempo per ripassare tutta la logistica dell’evento con comitato e volontari. Accertati che tutti siano al corrente delle modifiche dell’ultimo minuto. Crea una linea telefonica d’emergenza. Compra proprio una nuova scheda o usa il telefono di qualcuno per le chiamate d’emergenza. Tieni questo numero separato dalla linea per le informazioni. Sarà dedicata solo ai performer in ritardo o che disdicono all’ultimo. Convoca i tecnici per accertarti che luci e suoni siano funzionanti. Insieme al responsabile di palco, verifica che siano arrivati tutti e che siano dietro le quinte a prepararsi.  Fai controllare le luci. Accertati di avere pezzi di ricambio in caso di lampadine fulminate. Fai controllare anche il suono. Tieni da parte dei cavi e delle attrezzature di riserva in caso di guasti. Accertati che i performer abbiano tutto il necessario per lo spettacolo, come strumenti musicali, computer, schermi… Metti un tavolino all’ingresso. Incarica due volontari alla biglietteria. Raccoglieranno i biglietti da chi li ha comprati in anticipo, e ne venderanno anche. Disponi una cassa con più resto possibile. Accertati che il tesoriere conti i soldi nella cassa prima e dopo, per controllare che corrispondano ai biglietti venduti. Decidi che tipo di alimenti vendere prima dell’evento. Gli snack confezionati richiedono molto meno sforzo dei piatti caldi. Se vorrai servire piatti caldi, avrai molte più cose da pulire e preparare.  Rispetta le leggi locali per evitare multe. Molto probabilmente avrai bisogno che siano dei professionisti a occuparsi del cibo. Dovrai anche rispettare le norme di sicurezza riguardo agli incendi. Munisciti di posate e piatti usa e getta, per non doverli lavare in seguito. Prepara zone per il riciclaggio. Porta accessori per le pulizie, come stracci e secchi in cui sciacquarli. Aggiungi candeggina all’acqua nei secchi, per tenerli puliti. Procurati una cassa separata anche per il cibo. Chiedi al conduttore d’iniziare lo spettacolo e presentare i performer. Concediti il lusso di goderti lo spettacolo, ma sii pronto a gestire eventuali domande o situazioni che potrebbero emergere. Accertati di avere un annunciatore o un maestro di cerimonie che tenga alto l’interesse del pubblico tra un esibizione e l’altra. In questo modo la gente sarà sempre coinvolta e i tecnici avranno il tempo di preparare la scena per l’esibizione successiva. Accertati di lasciare tutto pulito dopo l’evento. Se hai dei volontari, raggruppali tutti mentre la gente se ne va. Il luogo dell’evento dev’essere lasciato in condizioni migliori di quelle in cui l’avete trovato. Dividetevi in squadre per pulire le singole zone. In questo modo la pulizia sarà più veloce e organizzata. I moduli tengono il conto dei partecipanti, e allo stesso tempo dettano parametri e accordi legali. Così puoi organizzare i partecipanti in base alle categorie e tenere traccia delle necessità tecniche. Indica eventuali divieti dell’evento, ad esempio nudità o fuochi d’artificio, e specificali nel modulo.  Accertati che i candidati minorenni abbiano il modulo firmato dai rispettivi tutori legali. Elenca le categorie del talent in modo che i candidati possano sceglierne una. Aggiungi una tassa d’iscrizione per aumentare il valore dei premi e contribuire ai costi dell’evento. Indica quando i premi verranno recapitati. Stampa volantini con data, orario e luogo dei casting. Indica il raggio d’età, la tipologia di performance e i premi. Specifica le modalità d’iscrizione.  Specifica la tassa d’iscrizione, se ce n’è una. Indica se è necessario presentarsi coi costumi di scena. Fornisci i contatti in caso qualcuno abbia domande sulla propria performance nel tuo evento. Hai bisogno di un posto in cui tutti possano esibirsi a massimo volume con tutto lo spazio necessario. Scegli un buon orario sia per i giudici che per i candidati. Ad esempio, se i giudici lavorano di giorno o i candidati vanno a scuola, organizza le audizioni una sera durante la settimana o nel weekend.  Saloni, scuole di danza o palestre sono luoghi ideali per le audizioni. Non usare la casa di qualcuno. Non riuscirai a contenere tutti i partecipanti, e ti porterai a casa moltissimi estranei. In caso qualcosa vada storto, il proprietario di casa ne sarebbe responsabile.  Accertati che i performer abbiano un’area per attendere il proprio turno e ripassare la propria esibizione. Prepara un modulo d’accoglienza. In questo modo terrai traccia di quante persone sono presenti e potrai programmare gli orari al meglio. La tabella dipenderà da quanti saranno arrivati e l’avranno firmata. Fai sapere ai performer l’orario di ogni singola audizione, in modo che possano andare e tornare, se necessario. In questo modo hanno tutti gli stessi minuti, e la tabella di marcia può essere rispettata. Usa un segnale luminoso o sonoro per notificare il tempo scaduto ai candidati. Decidi se vuoi uno spettacolo a concorso o per raccogliere fondi. Scegli il genere di performance che cerchi e se sarà una sfida. Una volta deciso, puoi scegliere il luogo e lo staff più adatti.  Se si tratta di una sfida, stabilisci i premi per i vincitori. Calcola un primo, un secondo e un terzo classificato con premi corrispondenti. Considera la scelta di un vincitore per ogni categoria. Crea dei criteri di giudizio. Se hai dei giudici, crea delle categorie e un sistema per calcolare il punteggio. Per esempio, 20 punti per l’originalità, 20 per i costumi… Crea delle penalità per il superamento del tempo massimo, in modo da mantenere correttezza nella competizione. Il budget è la linea della vita del tuo evento. Dovrai presentarlo in un luogo, promuoverlo e comprare le attrezzature. Determina le dimensioni del tuo evento e di quanti soldi hai bisogno perché abbia successo.  Trova degli sponsor che ti aiutino a raccogliere i fondi necessari per l’evento e per i premi. Le tasse d’iscrizione e i biglietti aiuteranno a ripagare l’investimento iniziale. Stabilisci un limite di spesa per ogni categoria, come la promozione e i noleggi. Metti insieme un gruppo di membri della comunità – genitori, negozianti, insegnanti… - e forma un comitato. Il comitato aiuterà a pianificare, promuovere e organizzare il talent show.  Un comitato organizzativo non solo aiuterà a toglierti parte della pressione, ma sarà anche molto utile per gestire le eventuali emergenze. Nomina un tesoriere che tenga traccia del budget e delle spese. Pensa alle dimensioni dell’evento. Vuoi che sia abbastanza grande da accogliere tutti. Se l’evento è piccolo e i performer hanno bisogno di poca assistenza tecnica, basta una piccola sala conferenze. Le sale più grandi richiedono impostazioni tecniche più avanzate.  Trova una scuola locale o un teatro disponibili a ospitare l’evento. Se lavori con qualcuno che ha un posto adatto, contatta l’addetto al palinsesto. Non dimenticarti del pubblico. In base al luogo scelto, dovrai fornire posti a sedere a sufficienza. Se scegli un salone vuoto, ad esempio, puoi scegliere tra le file di sedie o i tavoli a cui sedersi. Pianifica la data prima possibile. Vuoi accertarti che il luogo sia disponibile, e prenotarlo. Cerca di evitare accavallamenti di date con altri grandi eventi a cui i tuoi partecipanti sono invitati. Ad esempio, se è un evento pieno di studenti, evita i periodi d’esame. Avrai bisogno di persone che ti aiutino a gestire l’evento, e che non siano impegnate come performer o giudici. Avrai bisogno come minimo di elettricisti e direttori di palco, tecnici audio e luci, e giudici (in caso di sfida). Coinvolgi persone della comunità che vogliono aiutare senza volersi esibire.  È importante pensare a ogni aspetto del tuo evento. Avrai bisogno di persone che allestiscano tutto, portino avanti l’evento, si occupino del pubblico e ripuliscano alla fine. Organizza una giornata di formazione tecnica. Alcune persone senza esperienza potrebbero voler aiutare negli aspetti tecnici. Una giornata di formazione li aiuterà ad acquisire esperienza per aiutarti nella gestione dell’evento.
Promuovi lo spettacolo. Usa internet. Fornisci un numero dedicato. Usa il passaparola. Fai arrivare tutti con largo anticipo. Fai un giro di ricognizione. Prepara la biglietteria. Prepara chioschi per il cibo. Inizia lo spettacolo. Metti in ordine. Crea un modulo di partecipazione. Promuovi le audizioni. Trova un luogo per le audizioni. Chiedi ai candidati di firmare all’arrivo. Crea una tabella di marcia. Dai un tempo-limite. Scegli il tipo di talent che preferisci. Stabilisci il budget. Crea un comitato organizzativo. Scegli un luogo. Scegli una data. Crea uno staff di sostegno.
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