Creare il Corpo dell'E-mail Fare una Buona Prima Impressione Concludere l'E-mail
Gli insegnanti hanno moltissimi studenti, quindi non possono ricordarli tutti. Scrivi il tuo nome e il corso che segui con quel professore, incluso l'orario, come "Scienze dei materiali a mezzogiorno". I professori sono molto impegnati, quindi non dilungarti nella tua e-mail. Scrivi la tua domanda nella maniera più breve possibile, evitando tutti i dettagli irrilevanti. Per esempio, se hai una domanda su un compito che devi svolgere, scrivi: "Ho una domanda sul compito che ci ha assegnato martedì scorso. Dobbiamo completarlo in gruppo o da soli?". Questa e-mail non è un post di Facebook né un messaggio per un amico. Questo significa che devi scrivere al tuo professore usando frasi complete, altrimenti sembrerai poco professionale.  Per esempio, non scrivere "Lezione spettacolare prof... bellissima!". Prova invece "Nell'ultima lezione la sua spiegazione è stata illuminante". Quando scrivi a un professore per la prima volta, il tuo tono e il linguaggio devono essere molto professionali. Questo significa niente emoji! Se invece avete già comunicato in passato, puoi prenderti più libertà con il passare del tempo. Questo vale soprattutto se è il professore a scrivere in modo meno formale per primo (per esempio aggiungendo una faccina a uno dei suoi messaggi). Molti studenti provano a pretendere favori dal proprio professore. Questo atteggiamento non ti porterà a nulla. Al contrario, esprimi il tuo problema come una richiesta che il professore può accettare o no. Per esempio, potresti chiedere a un professore di concederti un prolungamento della scadenza per la consegna di una relazione. Non scrivere "Mia nonna è morta. Mi conceda un'estensione per la relazione". Al contrario, prova con "Questa settimana per me è stata molto difficile a causa della scomparsa di mia nonna. Posso chiederle cortesemente un'estensione per la consegna della relazione?". Nelle e-mail che scrivi agli amici non è un problema saltare i punti e le virgole. Tuttavia, quando scrivi al tuo professore, assicurati di non commettere errori di punteggiatura. Per quanto le abbreviazioni dei messaggi si stiano diffondendo anche su internet, le e-mail professionali sono una delle poche occasioni in cui devi evitarle. Non scrivere "cmq" al posto di "comunque" o "xké" al posto di "perché". Utilizza l'ortografia corretta. Non dimenticare di fare il controllo ortografico del messaggio. Le prime parole dei periodi devono iniziare con la maiuscola, così come i nomi propri. Non commettere l'errore comune che si fa nei messaggi, di scrivere con la maiuscola solo le parole che preferisci. Assicurati di seguire le regole della grammatica. Spesso, alle domande più comuni è possibile rispondere leggendo il materiale che il professore consegna agli alunni all'inizio del corso. Chiedendo informazioni a un professore su qualcosa che dovresti sapere già dai l'impressione di non essere uno studente serio, causando la sua frustrazione perché per lui è una perdita di tempo.  Nel programma possono essere contenute informazioni sulle prove da sostenere per il corso, sul formato che devono avere, sulle scadenze e sulle regole del corso. Se il professore ti ha assegnato solo una lista di libri da leggere, puoi mandargli un'e-mail se la tua domanda non trova risposta nel programma. I professori ricevono decine di e-mail tutti i giorni. Usando il tuo account scolastico, avrai maggiori probabilità di evitare il filtro antispam. Inoltre, l'e-mail della tua università è più professionale e fa subito sapere al professore chi è il mittente, perché di solito l'account conterrà il tuo nome. Con il soggetto fai capire al tuo professore qual è il contenuto del messaggio ancora prima che lo apra. Questo può essere utile, perché così saprà quanto tempo deve dedicargli. Assicurati che l'oggetto sia chiaro e diretto. Per esempio, puoi scrivere "Domanda sulla relazione di questo mese" o "Saggio finale". Potresti essere tentato di passare subito alla tua richiesta. Tuttavia, quando scrivi a un professore, devi considerare che si tratta di una lettera formale. Inizia con "Gentile Dott. Rossi", seguito da una virgola. Assicurati di usare il cognome del professore.  Se non sei certo che il professore abbia un dottorato, puoi scrivere "Professor Rossi". Se hai già avuto rapporti personali con il professore, puoi utilizzare un saluto più informale, come "Salve Prof. Rossi". Assicurati di scrivere esattamente che cosa desideri dal professore alla fine dell'e-mail. Per esempio, se vuoi una risposta, comunicalo. Se hai bisogno di un incontro, scrivilo. Cerca eventuali errori. Quasi sempre troverai almeno una o due imperfezioni da correggere. Pensa ai contenuti del messaggio e assicurati di non avere pretese. Inoltre, assicurati di essere conciso. Non rivelare troppi dettagli sulla tua vita personale, perché non sarebbe professionale. Concludi così come hai iniziato, cioè in modo formale. Usa un'espressione come "Distinti saluti", seguita da una virgola e il tuo nome completo. Una volta spedita l'e-mail, non infastidire il professore per ricevere una risposta. Tuttavia, se dopo sette giorni il professore non si è fatto vivo, puoi riprovare a scrivergli, perché il tuo primo messaggio potrebbe essere andato perso. Una volta che il professore ti risponde, assicurati di fargli sapere che hai ricevuto il suo messaggio. Può bastare un semplice "Grazie". Se necessario, scrivi un'e-mail più lunga seguendo gli stessi passaggi dell'articolo per mantenere un tono professionale. Se il tuo problema o la tua domanda non sono stati risolti adeguatamente dalla risposta del professore, chiedi un incontro di persona.  Per esempio, potresti scrivere "La ringrazio per aver risposto alla mia domanda. Alla prossima lezione". Se preferisci incontrarlo, puoi scrivere: "Apprezzo la sua opinione sul problema. Le dispiacerebbe fissare un incontro di persona per discuterne in modo più approfondito?".
Ricorda al professore chi sei. Vai dritto al punto. Scrivi usando frasi complete. Cura il tono. Esponi le tue richieste con educazione. Usa la punteggiatura corretta. Non usare abbreviazioni. Usa le lettere maiuscole nel modo giusto. Controlla innanzitutto se la risposta che cerchi si trova nel programma del corso. Usa il tuo account accademico. Scrivi un oggetto chiaro. Inizia con un saluto, utilizzando il titolo e il cognome del professore. Specifica che cosa vorresti che facesse il tuo professore. Rileggi l'e-mail e controlla la grammatica. Rileggi l'e-mail dal punto di vista del tuo professore. Chiudi l'e-mail con un saluto. Manda un secondo messaggio dopo una settimana. Conferma di aver letto la risposta.
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