Schwierige Situationen ansprechen Effektiv kommunizieren Übereinstimmung mit anderen aufbauen
Mache es, wenn ihr beide ruhig seid, falls du mit jemandem eine Unterhaltung über etwas Ernstes führen musst. Das hilft dabei, sicherzustellen, dass ihr eine vernünftige Unterhaltung führen könnt. Glätte die Stimmung mit etwas positivem Feedback oder guten Neuigkeiten, bevor du unangenehme Informationen überbringen musst. Das erhält die andere Person ruhig und  baut Vertrauen auf.  Möglicherweise lehnst du eine Hochzeitseinladung ab. Schicke eine Karte, in der steht: "Herzlichen Glückwunsch zu Eurer bevorstehenden Hochzeit! Es wird bestimmt ein schöner Tag. Leider habe ich eine Arbeitsveranstaltung, aber ich wünsche Euch alles Gute und schicke euch mein Geschenk mit der Post", anstatt einfach nur mit "nein" zu antworten. Mache es auf jeden Fall auch, wenn du konstruktive Kritik übst. Berücksichtige vor einer größeren Unterredung die Fakten. Du solltest dich nicht auf zu viel Emotion oder Meinung verlassen, wenn du in eine Unterhaltung hinein gehst, sondern stattdessen auf Vernunft und Logik. Vielleicht wird dein Büro umgestaltet. Sage: "Hier Einschnitte vorzunehmen wirkt sich ernsthaft auf unsere Fähigkeit aus, Gewinn zu machen, wo unsere Abteilung doch im letzten Quartal unsere Verkäufe verdoppelt hat", anstatt zu deinem Chef zu gehen und zu sagen: "Mir gefallen diese Veränderungen nicht". Bestimme sowohl dein Ziel, als auch die Ziele anderer. Denke darüber nach, was du zu erreichen wünschst, sowie was dein Gegenüber möchte und suche nach einer Lösung, diese Wünsche miteinander zu vereinbaren.  Zum Beispiel möchte dein Ehepartner vielleicht umziehen, damit die Kinder auf eine bessere Schule gehen können. Du möchtest möglicherweise bleiben, weil es nahe an deinem Büro ist. Ziehe Privatschulen in Erwägung, oder sucht eine Stadt in der Nähe. Suche nach Methoden, um zu verhandeln, wenn du über jedes deiner Ziele gesprochen hast. Diplomatie beinhaltet oftmals, einige Sachen aufzugeben, so dass du andere Sachen haben kannst, die du dir wünschst. Sei um des Kompromisses und des Fortschritts Willen dazu bereit. Vielleicht erstellst du eine Aufgabenliste für dich und deinen Mitbewohner. Es macht dir möglicherweise nichts aus, den Abwasch zu machen, aber du kannst es nicht ausstehen, draußen zu arbeiten. Möglicherweise empfindet Mitbewohner es genau andersherum. Biete an, anstelle der Gartenarbeit das schmutzige Geschirr zu übernehmen. Vielleicht sagt dein Chef dir, dass dir gekündigt wird, oder dein Ehepartner sagt dir, dass er dich verlässt. Zeige dadurch Reife, dass du ruhig bleibst, anstatt zu brüllen, mit Beleidigungen um dich zu werfen oder einen Nervenzusammenbruch zu haben. Atme mehrmals tief ein und aus. Reagiere positiv und gehe bei Bedarf weg, um dich zu sammeln. Zum Beispiel könntest du zu deinem Chef sagen: "Es tut mir sehr leid, das zu hören. Gibt es einen bestimmten Grund dafür, und ist die Entscheidung endgültig?" Gieße kein Öl ins Feuer, wenn andere tratschen. Du arbeitest womöglich in einer vergifteten Umgebung, in der oft Gerüchte verbreitet werden, aber sei kein Teil davon. Auf Klatsch zu verzichten zeigt anderen, dass du Charakter und Integrität besitzt. Ein Hauptelement davon, diplomatisch zu sein, ist echt zu sein. Wenn du diese schweren Unterhaltungen hast, ist es unerlässlich, anderen gegenüber wahrheitsgetreu zu sein. Falls nicht, kannst du nicht bekommen, was du möchtest., und die Leute können keine aufrichtigen Beziehungen mit dir bilden. Möglicherweise hast du bei einem Projekt einen Fehler gemacht, der sich auf dein Team ausgewirkt hat. Sage: "Ich habe bei dem Bericht einen Fehler gemacht, und deshalb haben wir heute so viele Anrufe bekommen. Ich entschuldige mich und arbeite daran, es in Ordnung zu bringen. Lasst es mich wissen, falls ihr Fragen habt oder Hilfe braucht.", anstatt die Schuld abzuschieben. Vermeide es, auf der Stelle schwierige Entscheidungen zu treffen. Gehe für einen Moment weg, um nachzudenken, anstatt Entscheidungen zu treffen, die du bereust.  Zum Beispiel könntest du ein Vorgesetzter sein, der mit einem Angestellten zusammen arbeitet, der darum bittet, einen Tag die Woche von zuhause aus zu arbeiten. Berücksichtige seine Bedürfnisse und Begründungen, bevor du sofort 'nein' sagst. Suche nach Möglichkeit nach einem Kompromiss und biete diese Flexibilität auch anderen Mitarbeitern an. Vergiss nicht, dass deine Worte anderen manchmal wehtun können, obwohl deine Absichten möglicherweise gut sind. Frage dich, ob das, was du zu sagen im Begriff bist, wahr, hilfreich und freundlich ist, bevor du über ein sensibles Thema sprichst. Gebrauche "Ich"-Aussagen, um deine eigenen Gedanken zu beschreiben, anstatt zu raten, was andere denken oder fühlen.  Zum Beispiel kannst du sagen: "Ich fühle mich mit der Entscheidung unwohl, die heute im Meeting getroffen wurde" , anstatt zu sagen: "Sie sollten wegen der heutigen Entscheidung aufgebracht sein." Übe deine Worte im Voraus, falls du mit jemandem etwas Ernstes besprechen musst. Kenne immer dein Publikum, bevor du eine Botschaft ablieferst. Das hilft dabei, sicherzustellen, dass sie gut aufgenommen und verstanden wird. Bestimme, ob eine E-Mail oder eine persönliche Kommunikation am besten geeignet ist, oder ob die Neuigkeit am besten in Gruppen oder unter vier Augen übermittelt wird.  Zum Beispiel musst du vielleicht deinem Personal sagen, dass es Budgetkürzungen geben wird. In der Vergangenheit hast du möglicherweise E-Mails benutzt, um sensible Informationen zu übermitteln, aber festgestellt, dass es Verwirrung gestiftet hat. Berufe stattdessen ein Personal-Meeting ein und liefere die Fakten ab, während du Zeit für Fragen bereitstellst. Plane bei Bedarf oder auf Anfrage Einzel-Meetings. Höre dir die Sichtweisen anderer an, anstatt Entscheidungen immer allein zu treffen. Danke ihnen dafür, dir zu sagen, wie es ihnen geht, damit sie sich dabei immer wohlfühlen. Nimm dir die Zeit, die Meinungen anderer zu berücksichtigen. Stehe aber fest zu deinen eigenen Entscheidungen, wenn du das Gefühl hast, die beste Wahl getroffen zu haben. Sage: "Danke für Ihre Ehrlichkeit, Herr Jansen. Ich werde darüber nachdenken, was Sie über universelle Gesundheitsfürsorge gesagt haben, und weiter recherchieren." Sei nicht aggressiv, wenn du mit anderen sprichst, aber durchaus selbstsicher. Sprich langsam und mit Bedacht. Sitze, ohne deine Beine und Arme zu verschränken, und schaue Personen in die Augen, wenn sie sprechen. Füge ein paar Belanglosigkeiten hinzu, anstatt bezüglich deiner Gedanken und Gefühle übermäßig direkt zu sein. Mache Vorschläge, anstatt den Leuten zu sagen, was sie tun sollen. Eine diplomatische Person bellt keine Befehle, sondern sucht stattdessen nach Methoden, um andere zur Handlung zu inspirieren.  Falls du zum Beispiel einen Konflikt zwischen deinen Kindern regelst, könntest du sagen: "Ihr beide solltet euch eventuell eine bessere Art überlegen, um den Platz in eurem Zimmer aufzuteilen, damit ihr euch weniger streitet." Du kannst zu einem Angestellten, der oftmals zu spät kommt, sagen: "Haben Sie sich schon einmal überlegt, auf dem Weg zur Arbeit lieber die Umgehungsstraße zu nehmen? Nach meiner Erfahrung geht es dort ein bisschen schneller." Sage es zu jemandem, mit dem du eine gute Beziehung hast, falls du dich dazu entschließt, es so zu sagen. In einigen Zusammenhängen könnte es als passiv-aggressiv aufgefasst werden. Gutes Benehmen ist der Schlüssel zur Diplomatie. Warte, bis du mit dem Sprechen an der Reihe bist, und unterbrich andere niemals. Sei aufmunternd und vermeide es, mit Beleidigungen um dich zu werfen. Halte deine Stimme auf einer natürlichen und neutralen Lautstärke und vermeide es, zu fluchen oder zu brüllen. Vielleicht musst du mit Menschen zusammen arbeiten, die du wirklich nicht magst oder deren Handlungen du als beleidigend betrachtest. Diplomatisch zu sein ist jedoch nicht nur für diejenigen gedacht, mit denen du auskommst. Übe Tiefenatmungs-Techniken, um dich zu beruhigen, wenn andere dich stressen. Gehe für einen Moment zur Toilette, falls du das Gefühl hast dass du weinen oder schreien wirst. Ein Großteil der Diplomatie besteht darin, anderen dabei zu helfen, sich bei dir wohl zu fühlen. Baue ein gewisses Maß an Freundlichkeit anderen gegenüber auf, anstatt gleich mit einer ernsten Unterredung anzufangen. Redet über das Wochenende, den Ehepartner, die Kinder oder die Hobbys des jeweils anderen. Redet über die neuesten Nachrichten oder über Fernsehsendungen, die ihr euch anseht. Hilf ihnen dabei, sich ungezwungen zu fühlen, indem du ihnen dein Interesse an ihrem Leben zeigst. Wirf Humor ein, wo du kannst. Zeige Empathie für sie, indem du ihre Gestik und Haltung nachahmst. Mache dasselbe, falls sie mit den Händen unter ihrem Kinn dasitzen. Das zeigt, dass du dich auf die Unterhaltung einlässt. Lächle sie außerdem zunächst an, wenn du sie siehst. Die Menschen reagieren oftmals positiv auf die Verwendung ihres eigenen Namens. Benutze hin und wieder ihren Namen, während du redest. Es kann etwas Einfaches sein wie: "Wo möchtest du zu Mittag essen, Kai?" oder etwas Ernsteres wie: "Andrea, das mit deiner Mutter tut mir so leid." Vermeide es, dein Handy zu benutzen oder zu träumen, wenn du mit jemandem redest. Höre ihm stattdessen aktiv zu, damit du seine Sichtweise verstehst. Komme auf das zurück, was er gesagt hat, um zu beweisen, dass du ihn gehört hast. Zum Beispiel könntest du sagen: "Es klingt so, als belastete es wirklich deine Gesundheit, dich um deine Mutter und dein kleines Kind kümmern zu müssen." Zeige ihnen, dass du ihnen zuhörst, indem du mehr darüber erfährst, was sie besprechen. Stelle ihnen offene Fragen, die Nachdenken und mehr als ein 'Ja' oder 'Nein' als Antwort erfordern. Frage so etwas wie: "Wow, du bist nach Griechenland gefahren? Warum hast du dich dazu entschlossen, dorthin zu fahren und was hat dir am besten gefallen?"
Suche dir eine stressarme Zeit zum Reden aus. Fange mit einer positiven Bemerkung an, wenn du schlechte Nachrichten überbringen musst. Konzentriere dich auf die Fakten der Situation. Suche nach Methoden, um mit anderen Kompromisse zu schließen. Bringe deine Vorlieben und Abneigungen zum Ausdruck, um vorteilhafte Situationen für alle zu schaffen. Reagiere ruhig, wenn du schlechte Nachrichten bekommst. Rede gut über andere. Sei ehrlich und zeige den Leuten dein wahres Ich. Tritt einen Schritt von der Konversation zurück. Wähle deine Worte sorgfältig. Passe deinen Kommunikationsstil an die Situation an. Sei offen für neue Ideen. Sei mit deinen Worten und deiner Körpersprache bestimmt. Gebrauche indirekte Sprache. Achte auf deine Manieren. Halte deine Emotionen unter Kontrolle. Mache Smalltalk, um Behaglichkeit zu schaffen. Spiegle ihre Körpersprache. Gebrauche in der Unterhaltung ihren Namen. Sei ein aktiver Zuhörer. Stelle ihnen Fragen.
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Addressing Difficult Situations Communicating Effectively Building Rapport with Others