Den Zeitplan erstellen Deine wichtigsten täglichen Aufgaben aufschreiben Deinen Zeitplan optimieren
Erstelle auf der linken Seite des Arbeitsblatts eine Spalte mit Uhrzeiten und am oberen Rand eine Zeile für die Wochentage. Beginne mit den Aktivitäten, die täglich zu einer bestimmen Uhrzeit erledigt werden müssen. Füge die Aufgaben anhand deiner vorherigen Beurteilung in die jeweiligen Zellen ein, basierend darauf, wann du glaubst, dass es am meisten Sinn macht, sie in Angriff zu nehmen. Achte auch darauf, eine oder mehrere Pausen im Verlauf des Tages einzuplanen. Zeitspannen von einer Stunde sind meist lang genug. Allerdings kann es etwas dauern, bis du in den Flow-Zustand kommst, den du für manche Aufgaben benötigst, weshalb du vielleicht 90 Minuten oder sogar zwei Stundenblöcke brauchst. Vergiss nicht, auch Aufgaben einzubauen, die 30 Minuten dauern. Nimm dich vor der Neigung in Acht, deinen Zeitplan zu vollzupacken. Um größere Zeiteinheiten zu erstellen, kannst du Zellen zusammenführen. Es ist schwer vorherzusagen, wie lange jede Aktivität dauert. Achte deshalb darauf, dass sich dein Zeitplan bei Bedarf in beide Richtungen anpassen lässt. Du solltest auch einen kurzen Zeitpuffer für unerwartete Verzögerungen einkalkulieren. Gerate auch nicht in die Falle, deine Erholungszeiten als Pufferzeit zu verwenden. Erholungszeiten sollten nicht als Luxus, sondern genauso wichtig wie jede andere Aktivität betrachtet werden. Meist ist es hilfreich, mehrere Kopien auszudrucken – klebe eine auf deinen Kühlschrank, hänge eine in deinem Schlafzimmer und eine im Badezimmer auf. Unterstreiche oder hebe wichtige Aktivitäten hervor. Verwende für deine einzelnen Lebensbereiche einen Marker mit unterschiedlicher Farbe. Du könntest etwa gelb für die Arbeit, rot für Sport und blau für die Schule verwenden. Auf diese Weise bekommst du auf einen Blick eine gute Vorstellung davon, wie dein Tag geplant ist. Wenn zum Beispiel ein großer Teil blau ist, weißt du, dass du im Moment viel für die Schule zu tun hast. Mach dir keine Gedanken darum, ob die Liste geordnet ist oder nicht. Im Moment geht es nur ums Brainstorming, nicht um eine To-Do-Liste. Nimm dir etwa eine Stunde lang Zeit und notiere dir kurz alles, was du jeden Tag tun musst (einschließlich alles, was du nicht tust, aber tun solltest). Wenn es dir schwer fällt, an alles zu denken, kannst du ein kleines Notizbuch mit dir herumtragen und deine Aktivitäten im Laufe des Tages aufschreiben. Zu Beginn solltest du keine Aktivität als zu klein betrachten. Alles, was du tun musst, muss auch auf der Liste stehen. Wenn du zum ersten Mal einen Zeitplan erstellst, ist es besser, alles aufzuzählen und bei Bedarf später zu bearbeiten. Wenn du morgens und abends mit deinem Hund spazieren gehen musst, solltest du dies notieren. Welche Aufgaben musst du erledigen, um dafür zu sorgen, dass du dich gut ernährst? Welche Aufgaben musst du täglich erledigen, damit du zur Arbeit gehen kannst? Was musst du tun, um dafür zu sorgen, dass deine Tochter von der Schule abgeholt wird? Du wirst wahrscheinlich darüber überrascht sein, um wie viele kleine Aufgaben du dich kümmern musst, um deine größeren Verantwortungen zu erfüllen. Aber es gibt ein Licht am Ende des Tunnels. Ein Zeitplan hilft dir dabei, Aktivitäten zu finden, die dir nicht viel nutzen und daran zu arbeiten, diese zu eliminieren. Wenn du feststellst, dass du keine oder nur wenig verfügbare Zeit hast, solltest du die Aufgaben erneut bewerten um zu sehen, ob sie wirklich notwendig sind. Eventuell findest du heraus, dass manche Verantwortungen auf eine effizientere Weise erfüllt oder delegiert werden können. Wenn du feststellst, dass du mehr Zeit hinter dem Herd verbringst, als du möchtest, könntest du mit einem Nachbarn darüber reden, ob ihr das Kochen aufteilen wollt. Ihr könntet ein paar Gerichte finden, die ihr beide mögt und euch ein- oder zweimal die Woche dabei abwechseln, diese zu kochen. Bei den meisten Menschen ist die Fähigkeit zum kritischen Denken und die Kreativität morgens am stärksten ausgeprägt. Allerdings neigen diese Fähigkeiten dazu, im Tagesverlauf abzunehmen. Falls dies auch auf dich zutrifft, solltest du deine Aktivitäten, bei denen du kognitive Aufgaben meistern musst, wie etwa beim Schreiben, für den Morgen einplanen. Vielleicht verrichtest du deine kreative Arbeit aber auch nachts. Es gibt keine falsche Zeit. Das Ziel besteht einfach darin, einen effektiven Zeitplan zu entwerfen, der an dich und deine Bedürfnisse angepasst ist. Wenn du so bist, wie die meisten Menschen, ist deine Energie bis zum Nachmittag bereits etwas aufgebraucht. Falls du dem zustimmst, ist der Nachmittag eine gute Zeit, um etwas langweiligere Routineaufgaben zu erledigen. Prinzipiell sind damit Aufgaben gemeint, bei denen du nicht viel nachdenken musst. Ziehe es in Erwägung, diese Tageszeit für Terminvereinbarungen, Besorgungen und dem Antworten von Emails, etc. zu verwenden. Bei vielen Menschen ist der Abend eine gute Zeit, um den nächsten Tag zu planen und vorzubereiten. Zu den Aufgaben, die du erledigen musst, um dich für den kommenden Tag bereitzumachen, gehört vielleicht Lunchpakete vorzubereiten, deine Kleidung herauszulegen und Ordnung zu schaffen und aufzuräumen. Verpflichte dich dazu, täglich 30 Minuten damit zu verbringen, deinen Roman zu schreiben, deine Garage aufzuräumen oder das Gärtnern zu lernen. Jeden Tag deinem Ziel etwas näherzukommen hilft dir dabei, die guten Gewohnheiten zu entwickeln und sie aufrechtzuerhalten. Der Grund dafür ist, dass du auf Autopilot sein wirst. Grundsätzlich wird alles, was du regelmäßig tust, egal ob gut oder schlecht, schließlich zu einer Gewohnheit. Wie fühlt er sich an? Hast du deine Aktivitäten sinnvoll für die jeweiligen Zeiten eingeplant? Muss etwas angepasst werden? Mach von Fall zu Fall Änderungen, falls sich etwas nicht ausgeht. Du musst nicht bis zum Ende der Woche oder des Monats warten. Passe den Plan alle paar Tage an, bis er für dich ausführbar wirkt. Wahrscheinlich wirst du am Plan auch jeden Monat große und kleine Veränderungen machen müssen, da im Leben nur eines sicher ist: Die Veränderung.
Öffne Microsoft Excel oder ein ähnliches Tabellenkalkulationsprogramm. Ordne den Zeiten die Aufgaben zu. Organisiere Aktivitäten in längere Zeiteinheiten. Sorge dafür, dass der Zeitplan flexibel bleibt. Drucke dein Arbeitsblatt aus. Markiere unterschiedliche Bereiche mit verschiedenen Farben. Bereite eine Liste aller Aufgaben vor, die du täglich erledigen musst. Schreib die großen und kleinen Aufgaben auf. Stell dir selbst Fragen über deine Aktivitäten. Analysiere deine Liste. Schätze ein, wie viel Energie du morgens hast. Schätze ein, wie viel Energie du am Nachmittag hast. Schätze ein, wie viel Energie du abends hast. Beginne, die Gewohnheiten zu bilden, die du benötigst, um deine Ziele zu erreichen. Experimentiere mit dem Zeitplan.
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