Geeignetes Schulungsmaterial erstellen Wahl einer Kommunikationsplattform Betreuung des Mitarbeiters
In einem bereitgestellten Dokument können Mitarbeiter eventuell aufkommende Fragen nachschlagen. Sende dieses Mitarbeiterhandbuch per E-Mail oder stelle es in ein gemeinsam genutztes, Cloud-basiertes Speichersystem. Du solltest dort folgendes festlegen:  Vorrangige Pflichten der Position Die bewährten Praktiken für deine Firma Wie man die Aufgaben erledigt mit Software, Online-Schnittstellen oder anderem Arbeitsgerät Wie man die Geschäftsführung erreichen kann Versuche etwaige Probleme oder Fragen, die die Mitarbeiter haben könnten, vorherzusehen und füge diese Details im Handbuch ein. Konkrete Angaben helfen dem Mitarbeiter zu verstehen, was er schneller tun soll.  Sage beispielsweise nicht nur “Schicke deine Arbeit, wenn du fertig bist.” Stattdessen schreibe “Klicke auf die Taste ‘Absenden’, um deine Arbeit abzuliefern, wenn sie beendet ist. Damit wird die Seite aktualisiert und du kommst zurück auf die Hauptseite.” Stelle sicher, dass du alles im Detail erklärt hast, wie etwa die Arbeitsstunden melden, wo die Arbeiten einzureichen sind oder an wen der Mitarbeiter sich wenden kann, falls etwas schiefläuft. Sage außerdem deinen Mitarbeitern nicht nur, wie sie etwas zu tun haben, sondern stelle auch sicher, dass sie die Regeln, Vorgaben und Richtlinien verstehen, die sie einhalten sollen. Wie viel müssen sie erwartungsgemäß wöchentlich leisten? Wie oft sollten sie mit dir in Verbindung treten? Wann sollten sie ihre Arbeit einreichen? Du kannst zum Beispiel sagen: „Wir erwarten, dass du fünf Anrufe pro Stunde entgegennimmst” oder „Wir möchten, dass du zwischen 9 und 17 Uhr deine E-Mails mindestens einmal pro Stunde durchgehst.” Wenn es spezielle Programme oder Ausstattung gibt, die der Mitarbeiter benutzen muss, stelle klare visuelle Anweisungen zur Verfügung, die dem Mitarbeiter die Anwendung zeigen, zusätzlich zu den schriftlichen Anleitungen.  Wenn du eine Computerplattform verwendest, nimm ein Screenshot-Programm, um jeden Schritt des Ablaufs zu zeigen und Bilder oder Videos aufzunehmen  Abbildungen und Grafiken können für Mitarbeiter nützlich sein, die spezielle Hard- oder Software installieren müssen. Wenn du viele externe Mitarbeiter hast, lohnt es sich vielleicht, eine Firma zu beauftragen, ein Online-Schulungsmodul zu entwickeln das dir hilft, einen Teil des Schulungsprozesses zu automatisieren. Diese Firmen werden mit dir zusammenarbeiten, um eine personalisierte Plattform mit Videos und interaktiven Tools zu schaffen.  Diese Firmen können sich als Schulungs- oder Personalberater vermarkten. Das kann zwar eine teurere Lösung sein, aber es erspart dir viel Zeit, wenn du oft Mitarbeiter schulen musst. Auch wenn externe Mitarbeiter weiter weg wohnen, könntest du sie vielleicht für Schulungen ins Büro bitten. Das ist normalerweise die schnellste und beste Schulungsmöglichkeit für Homeoffice-Mitarbeiter, die in der Nähe einer Filiale oder einer Niederlassung wohnen. Wenn sie jedoch weit weg wohnen, ist das vielleicht nicht möglich. Telefonate und Videokonferenzen geben der Schulung eine persönliche Note und können helfen, wichtige berufsbezogene Einzelheiten klarzulegen. Wöchentliche Gespräche erlauben dir die Fortschritte der Mitarbeiter zu verfolgen, während sie immer noch die Flexibilität haben, ihre Arbeit zu machen.  Konferenzanrufe funktionieren am besten für Homeoffice-Mitarbeiter, die mit der Strategie und dem Marketing der Firma zu tun haben, denn es gibt dir die Gelegenheit, Pläne und Ideen offen zu besprechen. Falls du und deine Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen seid, muss du sicherstellen, dass du einen Termin wählst, der für euch beide passend ist. Einige tolle Videokonferenz-Software gibt es bei  Skype, Zoom oder Slack. Für Firmen, die eine Zusammenarbeit oder häufige Gespräche zwischen den Mitarbeitern erfordern, kann Instant Messaging die passendste Option sein. Dies gibt ihnen die Möglichkeit in Echtzeit zu sprechen und zu kommunizieren.  Falls deine Homeoffice-Mitarbeiter während der Schulung Fragen haben, können sie sich über die Plattform an dich wenden und erhalten eine schnelle Antwort. Außerdem kannst du ihnen schnell Feedback und Nachrichten über ihre Arbeit schicken. Skype, Google+ Hangouts, und Spark haben einige tolle und kostenlose Programme für Video-Konferenzen, die du für deine Firma benutzen kannst. Instant Messaging ist vielleicht nicht die richtige Wahl, wenn deine auswärtigen Mitarbeiter andere Arbeitszeiten haben als der Rest des Teams. E-Mails sind eine tolle Option, wenn der Homeoffice-Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten hat, in einer anderen Zeitzone wohnt oder seinen eigenen Zeitplan festlegt. Verschicke Mitteilungen, Schulungsmaterial, Links und Anhänge ganz einfach per E-Mail. Stelle sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wie schnell sie auf E-Mails antworten sollen. Lege einen Zeitplan fest für die Aufgaben des Mitarbeiters und setze spezifische Ziele, die er innerhalb eines gewissen Zeitraums erreichen soll. Dies hilft, den Homeoffice-Mitarbeitern eine gewisse Orientierung zu geben und ermutigt sie, schneller produktiv zu werden. Du kannst beispielsweise sagen: “Wir möchten, dass du lernst, bis zum Ende der ersten Woche unsere Telefonsoftware zu bedienen. Bis zum Ende des ersten Monats solltest du einen Umsatz von mindestens 10.000 Euro machen.” Gib konstruktive Rückmeldungen in den ersten zwei bis drei Wochen oder bis sie die diversen Bereiche ihrer Arbeit gemeistert haben. Die Art von Feedback kann den Mitarbeitern helfen die Richtlinien und Erwartungen für die Art der Arbeit, die sie verrichten, zu verstehen.  Zum Beispiel könntest du sagen: “Dein Design auf diesen Bildern ist wirklich gut, aber ich denke, du sollten dich an das einfarbige Farbkonzept halten, das besser zu unserer Marke passt. Auch ziehen wir kleinere Schriftarten vor.” Ihre erste Aufgabe sollte eher klein sein, mit einer kurzen Terminvorgabe. Du könntest sie, zum Beispiel, um einen kurzen Artikel oder eine Tabellenkalkulation bis zu Ende des Tages bitten. Dadurch kannst du ihnen schnell Feedback geben. Ermutige ihn mit allen Fragen, die er haben könnte, zu dir zu kommen. Wenn die Schulung beendet ist, bitte alle um ehrliches Feedback über den Ablauf. Dies kann dir helfen, den Prozess für künftige Homeoffice-Mitarbeiter zu verbessern.  Wenn ein Mitarbeiter mit einer Frage zu dir kommt, beantworte sie so gut wie möglich. Wenn du das Gefühl hast, dass die Antwort im Schulungslehrbuch zu finden ist, weise den Mitarbeiter auf den entsprechenden Abschnitt hin. Wenn der neue Mitarbeiter nicht mit Fragen auf dich zukommt, könntest du ihm eine nette Nachricht senden, wie etwa: „Ich wollte mich nur mal kurz melden. Wie läuft die Schulung? Hast du irgendwelche Fragen?" Wenn du willst, kannst du das Feedback auch anonym halten, damit der Mitarbeiter das Gefühl hat, dass er ehrlich sein kann. Verwende eine Website für Online-Umfragen, um ein Feedback-Formular zu erstellen. Bleibe sowohl während, als auch nach der Schulung mit deinen externen Mitarbeitern in Kontakt. Lass sie wissen, was es Neues in der Firma gibt. Newsletters, Webinare oder sogar wöchentliche Telefonkonferenzen können die Mitarbeiter auf dem Laufenden halten. Externe Mitarbeiter können sich isoliert oder sich von wichtigen Entscheidungen, Nachrichten oder Ereignissen in der Firma ausgeschlossen fühlen. Um diese Mitarbeiter zu unterstützen, ermutige sie mit anderen Mitgliedern des Teams und der Firma durch soziale Medien, Instant Messaging oder Video-Chats in Verbindung zu treten oder mit ihnen zusammenzuarbeiten.
Ein Lehrbuch für die Schulung oder eines Handbuchs für Mitarbeiter schreiben. Beschreibe detailliert, wie die Aufgaben zu erledigen sind. Setze Vorgaben und Ziele für jede Aufgabe. Einfügen von Lehrvideos und Bilder für Hard- und Software. Investiere in ein webbasiertes Schulungsprogramm für große Unternehmen. Bitte sie, wenn möglich, für die Schulungen ins Büro zu kommen. Für individuelle Schulungen richtest du Telefonkonferenzen ein. Benutze einen Instant Messaging-Service, um Fragen schnell beantworten zu können. Sende E-Mails, wenn die Mitarbeiter nach ihrem eigenen Zeitplan arbeiten. Gib dem Mitarbeiter Vorgaben, die er erreichen soll. Gib konkretes Feedback zu jeder der ersten Aufgaben. Bitte den Mitarbeiter um sein Feedback und seine Fragen. Regelmäßige Kommunikation mit allen externen Mitarbeitern.
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