Neue E-Mails schreiben Ein paar grundlegende Tabus Auf E-Mails antworten
Von Empfängern im "An"-Feld wird erwartet, dass sie handeln, während "CC" nur der Information von Kollegen und Chefs dient.  Sei vorsichtig, wenn du im "An"-Feld von mehr als einer Person eine AKTION verlangst. Dies kann zu mehreren Anstrengungen für die gleiche Aufgabe führen oder zu gar keiner, weil angenommen wird, dass jemand anderes die Anfrage übernimmt. Wenn du eine E-Mail an eine Liste von Leuten schickst, deren Adressen du vertraulich halten willst, setze sie in das BCC-Feld und setze deine eigene Adresse in das "An"-Feld. Wenn du jemanden aus dem Gesprächsverlauf ausgliedern willst (wenn eine Person dich z.B. jemand anderem vorgestellt hat und jetzt bist du die Person, die Details ausarbeitet, und du den Posteingang der Person, die dich vorgestellt hat, nicht fluten willst), verschiebe die Adresse der Person vom "An"- oder CC-Feld in das Feld BCC. Ein guter Betreff bietet eine hilfreiche Zusammenfassung des Inhalts der E-Mail und bereitet den Leser so schnell vor. Posteingänge werden häufig überschwemmt, ein guter Betreff hilft dem Empfänger also die Priorität deiner E-Mail zu bestimmen. Er hilft auch zu verhindern, dass deine E-Mail gelöscht wird, bevor sie überhaupt gelesen wurde. Da der Betreff das Erste ist, was dein Empfänger sieht, halte ihn fehlerfrei, prägnant und vermeide allgemeine Dinge wie "Hallo", "Wie schaut es aus" oder den Namen des Empfängers (das Letzte könnte von Spamfiltern blockiert werden). Vermeide ein Priorisieren deiner Nachrichten für den Empfänger. Lege die Gewohnheit ab, jede E-Mail als "Dringend!" oder "Hohe Priorität" zu markieren, ansonsten werden deine E-Mails alle als falscher Alarm behandelt und ignoriert. Es ist irritierend und anmaßend anzunehmen, dass deine E-Mail-Anfrage höher in der Warteschlange steht, als die von jemand anderem, vor allem in einem Arbeitsumfeld. Sei liebenswürdig genug, um dem Empfänger zuzugestehen, dass er selbst herausarbeiten kann, wie er deine Nachricht priorisieren soll. Vermeide es z.B. eine E-Mail mit einem Geheimnis weiterzuleiten, vor allem wenn die Person, mit der du schreibst, nicht will, dass du das tust. Wenn du das tust, kann dies dazu führen, dass der Empfänger sein Vertrauen in dich verliert und es könnte passieren, dass eure Beziehung in die Brüche geht. Du möchtest sicherlich nicht, dass das passiert. Wenn du dich dazu versucht führst, versetze dich in die andere Person und denke darüber nach, wie du dich fühlen würdest, wenn diese Person Gerüchte über dich verbreiten würde. Wenn dein Freund z.B. den Ruf hat, dass er gemein und herrschsüchtig ist, denke darüber nach, wie du dich fühlen würdest, wenn dein Freund deinen anderen Freunden über eine deiner Eigenarten erzählen würde. Du wärst nicht sonderlich glücklich, stimmt's? Vermeide es z.B., deiner Freundin zu erzählen, dass ihre Freundin sich von ihrem Ex-Freund getrennt hat. E-Mail ist nicht komplett privat, es ist also möglich, dass die Person, deren Angelegenheiten du diskutierst, die E-Mails sehen und sauer auf dich werden oder in Verlegenheit geraten könnte, und dies könnte deine Beziehung mit der Person ruinieren. "Flames" sind im Wesentlichen Beleidigungen, die über das Internet verschickt werden, um dich anzugreifen, es ist also wichtig, dass du keine Beleidigungen über andere Leute verschickst und auch keine "Flame Wars" anzettelst. Dies könnte die andere Person wütend machen und es könnte auch passieren, dass dein Account deswegen stillgelegt wird. Dies kann alles sein, vom Alter der Person bis zum Namen der Schule, auf die die Person geht. Versetze dich in die Lage der anderen Person - wie würdest du dich fühlen, wenn jemand einem Freund deine Adresse gäbe? Du wärst nicht sonderlich glücklich, also achte darauf, dass du dir die Erlaubnis einholst, bevor du persönliche Daten von jemandem mit anderen über E-Mail austauschst, oder mache es erst gar nicht. Sie wird zeigen, dass du wütend bist und du kannst die Person verärgern. Wenn du z.B. sauer auf jemanden auf der Arbeit bist und du dieser Person in Großbuchstaben eine Schimpftirade schickst, könnte dies die Person, der du die E-Mail geschrieben hast, irritieren. Dies ist das Gleiche mit dem Antworten auf E-Mails; wenn du sauer auf jemanden bist, weil er dir eine bestimmte Nachricht geschrieben hat, warte mit der Antwort, bis du dich beruhigt hast. Wenn du auf eine Nachricht antwortest und dann eine dritte Person in Kopie setzt, die der ursprüngliche Absender nicht aufgenommen hat, sei dir vorher sicher, dass der ursprüngliche Absender darüber nicht verärgert sein wird. Es kann sein, dass diese Information sogar "nur für deine Augen" gedacht ist. Dies ist besonders wichtig, wenn der ursprüngliche Absender dein Vorgesetzter auf der Arbeit ist. Sei vorsichtig mit der Nutzung von BCC: Dies kann nach hinten losgehen, wenn der in Blindkopie gesetzte Empfänger antwortet und nicht gesehen hat, dass er nur in BCC war. E-Mails, die nur an dich gesendet wurden, verlangen im Allgemeinen, dass du nur dem Absender antwortest. Aber bei den E-Mails, die an mehrere Personen gingen, kann es sein, dass du die Option "An alle antworten" auswählen musst, um deine Antwort an jeden zu schicken. Sei umsichtig; wenn du immer "An alle" verwendest, führt das zu einer Fülle von Antworten und hinterlässt Nachrichten in den Posteingängen von vielen Leuten. Denke über die Folgen davon nach: du bekommst eine E-Mail, drückst auf "Allen antworten" und sie geht an 20 Leute raus, dann antworten diese 20 Leute wieder an alle; dies kann sich sehr schnell zu Hunderttausenden E-Mails ansammeln und jeder fühlt sich berufen, auf "An alle" zu drücken, um alle informiert zu halten, weil keiner weiß, wer es lesen soll und wer nicht. Manche Leute wollen keine "Danke"-E-Mail. Es kostet zusätzliche Zeit, die E-Mail zu öffnen und sie zu lesen, nur um zu lesen, was du schon weißt. Manche Leute fügen eine Zeile "NTN" ein – "No Thanks Needed" (kein Dank erforderlich). Durch Seiten von Antworten zu scrollen, um eine Diskussion zu verstehen, ist lästig. Statt dass du einen Nachrichtenstrang immer wieder weiterleitest, nimm dir eine Minute und fasse sie für deine(n) Leser zusammen. Viele Leuten und Firmen schreiben und antworten auf hunderte Mails täglich. Vermeide das Senden einer unklaren E-Mail, die nur "Ja" enthält. Schließe die Frage des Empfängers ein, damit er weiß, worauf du antwortest. Vermeide es, den Empfänger dazu zu bringen, mehr als eine Nachricht in der Historie nach unten scrollen zu müssen. Wenn du etwas recherchieren oder überlegen musst, bevor du auf eine E-Mail antwortest, oder wenn du zu beschäftigt bist, sofort eine komplette Antwort zu schreiben, dann schicke eine kurze Antwort, in der du den Absender wissen lässt, dass du die E-Mail bekommen hast und ihn informierst, wann du antworten wirst. Wenn du auf eine E-Mail antwortest, kannst du allen Zeit sparen, indem du Fragen oder Bedenken, die deine Antwort auslösen könnte, erahnst. Behandle diese im Voraus in deiner Antwort, bevor jemand eine neue E-Mail schicken muss, um die Frage zu stellen.
Verwende die Felder für die Empfänger richtig. Gib einen hilfreichen Betreff an. Leite keine vertraulichen E-Mails weiter. Verbreite keine Gerüchte über Leute. Vermeide es, die Privatsachen anderer Leute zu diskutieren. Vermeide das "Flaming". Vermeide das Teilen von persönlichen Daten anderer ohne deren Erlaubnis. Schicke keine E-Mail, wenn du wütend bist. Sei vorsichtig, wen du bei Antworten in Kopie setzt. Bestimme, wem du antworten solltest. Denke zweimal darüber nach, bevor du antwortest, um einfach danke zu sagen. Fasse lange Diskussionen zusammen. Achte darauf, dass du die Info angibst, dass du antwortest. Antworte prompt. Sei proaktiv.
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