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Schaue in deinem Mitarbeiterhandbuch nach oder frage einen Vorgesetzten, wie die Urlaubsrichtlinien an deinem Arbeitsplatz aussehen. Finde heraus, wie viele Tage dir zur Verfügung stehen, wie und wann sie anfallen und ob du Anspruch auf eine bezahlte Freistellung hast.  Das Dienstalter kann sich auch darauf auswirken, wie viele Tage du dir frei nehmen kannst und wann du Urlaub nehmen kannst. Wenn du ein neuer Mitarbeiter bist, prüfe, ob du schon Anspruch auf Urlaub hast. Als neuer Mitarbeiter kann es schwierig sein, sich freizunehmen und dein Vorgesetzter ist möglicherweise nicht begeistert. Es wird einfacher sein, sich freizunehmen, wenn du nicht an einem laufenden Projekt beteiligt bist oder wenn keine Termine anstehen. Wenn dein Unternehmen zu einer bestimmten Zeit des Jahres sehr beschäftigt ist, solltest du versuchen, während dieser Zeit keine freien Tage zu nehmen.  Wenn du während einer arbeitsreichen Zeit wegen eines unerwarteten Notfalls oder einer unerwarteten Gelegenheit eine Auszeit benötigst, gib eine überzeugende Erklärung für dein Anliegen ab. Wenn möglich, frage, ob jemand anderes erwägt, sich zu den von dir gewünschten Terminen freizunehmen. Wenn dein Arbeitsplatz unterbesetzt ist, wird es für deinen Vorgesetzten schwieriger sein, deiner Bitte nachzukommen.  Wenn deinem Antrag auf Freistellung stattgegeben wird, erinnere deine Kollegen etwa eine Woche vor deiner Freistellung daran, dass du ein paar Tage weg sein wirst. Du solltest mindestens zwei Wochen vor dem Datum, an dem du deine Freizeit beginnen möchtest, um freie Tage bitten. Im Allgemeinen gilt: Je früher du fragst, desto besser sind deine Chancen, frei zu bekommen. Wenn du deinen Vorgesetzten mehrere Wochen (oder sogar einen Monat) vor deiner geplanten Abreise darüber informierst, dass du dir freinehmen willst, kann sich dein Arbeitsplatz auf deine Abwesenheit vorbereiten. Je länger du planst, dir freizunehmen, desto früher solltest du dies im Voraus ankündigen. Eine Vorankündigung von zwei Wochen für ein paar freie Tage ist ausreichend. Wenn du für eine Woche oder länger weg bist, solltest du versuchen, deinen Chef mindestens einen Monat vor deiner geplanten Abreise zu informieren. Wenn es Aufgaben und Verantwortlichkeiten gibt, die du zu der Zeit deines Urlaubs erledigt hättest, erledige so viele davon, wie du kannst, bevor du gehst. Wenn du deinen Mitarbeitern versicherst, dass deine Abwesenheit sie nicht übermäßig belastet, wird dies sehr geschätzt und es deinem Vorgesetzten erleichtern, deinem Antrag stattzugeben. Wenn du Aufgaben hast, die nicht vor deiner Abreise erledigt werden können, triff mit deinen Kollegen die Vereinbarungen dich zu vertreten. Vergewissere dich, dass sie die Aufgaben, die sie für dich erledigen müssen, vollständig verstehen. Stelle ihnen Kontaktinformationen zur Verfügung, falls sie deine Hilfe benötigen. Dein Vorgesetzter sollte deine Anfrage sofort verstehen, ohne die E-Mail überhaupt zu öffnen. Gib in der Betreffzeile ausdrücklich an, dass du eine Freistellung beantragst (gib auch die Daten deiner Freistellung an). Eine Betreffzeile könnte zum Beispiel sein: „Marie Schmidt bittet um Urlaubstage vom 10/10/2020 bis zum 25/10/2020". Sprich deinen Vorgesetzten direkt mit Namen an und füge eine Begrüßung hinzu. Das mag unnötig oder unwichtig erscheinen, setzt aber einen warmen Ton und lässt die E-Mail professioneller aussehen.  Deine Begrüßung muss nicht unbedingt etwas Ausgefallenes sein. Etwas so Einfaches wie „Hey Jane", „Hello Dave" oder „Ich grüße dich Aden" zu sagen, ist völlig in Ordnung. Achte auf den Titel und die Vorlieben deiner Vorgesetzten, wie sie angesprochen werden. Wenn deine Dienststelle in der Regel Nachnamen in der Kommunikation verwendet, könnte die Verwendung des Vornamens deines Vorgesetzten in einer E-Mail respektlos erscheinen. Wenn dein Vorgesetzter eine Titelpräfix (wie Arzt, Professor, Richter usw.) verwendet, solltest du diese in deiner Begrüßung ebenfalls verwenden. Auch wenn du die gewünschten Daten bereits in die Betreffzeile der E-Mail eingegeben hast, solltest du sie in der ersten Zeile deiner E-Mail erneut angeben. Gib diese Informationen in Form einer Anfrage an. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Ich möchte um eine Urlaubszeit von Mittwoch, dem 10. Oktober, bis Donnerstag, dem 25. Oktober, bitten. Gib unmittelbar nach der Angabe der Daten den Grund für deinen Antrag an. Du solltest ehrlich darüber sein, warum du dich freistellen lassen möchtest, auch wenn du glaubst, dass dein Grund keine positive Antwort erhalten wird. Wenn du darüber lügst, warum du eine Auszeit brauchst, könnte das schwerwiegende Folgen haben. Außerdem wird es für dich in Zukunft viel schwieriger sein, eine Auszeit zu beantragen.  Du kannst beispielsweise schreiben: „Ich beantrage diese freien Tage, weil meine Familie in den Urlaub nach Hawaii fährt." Wenn du wegen eines Notfalls oder eines unerwarteten Ereignisses um Urlaub bittest, solltest du dies in deiner Erklärung unbedingt hervorheben. Beerdigungen, medizinische Probleme oder sogar Überraschungshochzeiten sind einige Beispiele für unerwartete Ereignisse, die deinen Vorgesetzten dazu veranlassen würden, einer Bitte in letzter Minute nachzukommen. Lasse deinen Arbeitgeber wissen, dass du sorgfältig überlegt hast, wie sich deine Abwesenheit auf den Arbeitsplatz auswirken könnte. Wenn du Vorkehrungen treffen musst, damit jemand für dich einspringt oder wenn bestehende Projekte und Kunden deine Aufmerksamkeit benötigen, erkläre wie du diese Probleme lösen wirst. Je mehr Arbeit und Frustration du deinem Vorgesetzten ersparen kannst, desto wohler wird er sich fühlen, wenn du dir freinimmst.  Sie könnten zum Beispiel schreiben: „Ich habe dafür gesorgt, dass meine Pflichten erfüllt werden, wenn ich nicht da bin. Ich habe dafür gesorgt, dass Charlie sich um meine Kunden kümmert. Außerdem habe ich bereits den gesamten Papierkram erledigt, den ich während meiner Abwesenheit erledigen müsste.“ Es ist immer eine gute Idee, deinem Vorgesetzten mitzuteilen, wie du während deiner Abwesenheit kontaktiert werden kannst. Wenn du keine Telefonnummer oder E-Mail angeben kannst oder willst, unter der du während deiner Abwesenheit erreichbar bist, musst du dies in deiner Anfrage angeben. In der letzten Zeile deiner E-Mail solltest du fragen, ob dein Arbeitgeber mit dem von dir gestellten Antrag einverstanden ist. Du solltest deinem Vorgesetzen auch danken, bevor du dich mit deinem Namen abmeldest. So bleibt der freundliche und professionelle Ton erhalten, der mit deiner Begrüßung begann. Zum Beispiel könnte der Schlussteil deiner E-Mail so aussehen: „Klingt das alles in Ordnung? Danke, Marie."
Prüfe die Richtlinien deines Unternehmens zur Beantragung von Freistellungen. Plane deine freien Tage zu einer günstigen Zeit. Stelle deinen Antrag mindestens zwei Wochen im Voraus. Stelle vor deinem Urlaub so viel Arbeit wie möglich fertig. Gib deine Anfrage in die Betreffzeile der E-Mail ein. Eröffne die Email mit einer freundlichen Begrüßung. Gib deine Urlaubsdaten an. Erkläre, warum du Urlaub haben möchtest. Versichere deinem Vorgesetzten, dass du einen Plan für deine Abwesenheit hast. Beende die Email mit einer positive Anmerkung.
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