Die Vorbereitungen Der Inhalt Vertrauen und Fachwissen vermitteln
Seminare können in verschiedenen Formen stattfinden. Sprich mit dem Organisator der Veranstaltung und frage, welche Erwartungen er an deinen Vortrag hat. Vielleicht möchte er, dass du ein vorab in Umlauf gebrachtes Papier besprichst oder, dass du einen Vortrag mit weniger Interaktion mit dem Publikum hältst.  Du könntest fragen: "Suchen Sie ein Vortragsformat, das sich auf die Forschung oder eine interaktivere Zuhörererfahrung konzentriert? In den meisten Fällen solltest du planen, das Publikum durch interaktive Aktivitäten einzubeziehen. Auch wenn sich die Arten von Aktivitäten unterscheiden können, werden sie dem Publikum die Teilnahme erleichtern. Du solltest wissen, zu wem du sprichst, und solltest deine Informationen auf das Interessen- und Erfahrungsniveau der Zuhörer abstimmen. Wenn du mit der Gruppe nicht vertraut bist, bitte den Seminarveranstalter, dir ein paar Informationen über den Background der Zuhörer zu geben. Wenn du schon einmal mit dieser Gruppe gearbeitet hast, dann benutze die bekannten Informationen, um deinen Vortrag auf das zuzuschneiden, wovon sie und du am meisten profitieren.  Bei einem wissenschaftlichen Vortrag vor einer Gruppe von Spezialisten muss man z.B. nicht den gesamten Fachjargon erklären und kann schneller in tiefere Themen einsteigen.  Abhängig vom Publikum kannst du dich auch direkt mit kontroversen Themen befassen oder sie meiden. Du kannst sogar etwas früher zum Veranstaltungsort kommen und versuchen, mit einigen Zuhörern zu sprechen, um vor dem Seminar ein besseres Gefühl für den Raum zu bekommen. Du könntest einen der Teilnehmer fragen: "Was hat dich dazu bewogen, dieses spezielle Seminar zu besuchen?“ Wenn du dich in einer professionellen Umgebung befindest, könntest du vorab mit einigen der Teilnehmer sprechen, um zu sehen, was sie gern lernen würden. Vergewissere dich, dass du mit der Technologie im Vortragsraum vertraut bist. Das kann bedeuten, dass du PowerPoint wirklich gut beherrschen musst. Oder vielleicht musst du üben, wie man mit Hilfe eines automatischen Klickers oder einer Eingabeaufforderung die Folie wechseln kann. Vielleicht solltest du sogar darüber nachdenken, wie du das Mikrofon einrichten willst, falls du vorhast, eines zu benutzen. Wenn du z.B. die Verwendung einer Diapräsentation planst, dann solltest du sicherstellen, dass der Raum mit einem guten Projektionssystem ausgestattet ist. Denke bei der Erstellung deiner Präsentation darüber nach, ob dein Publikum tatsächlich mit deinem Bildmaterial interagieren kann oder nicht. Wenn du z.B. Diafolien verwendest, dann müssen sie sichtbar, klar und leicht lesbar sein. Verwende eine große Schriftart und eine klare Beschriftung. Vermeide zu viele zusätzliche Grafiken und füge nur minimalen Text ein.  Sei dir bewusst, dass es zwischen ein bis zwei Minuten dauert, bis ein Zuhörer mit dir zusammen eine Folie durchgelesen hat. Überlade deine Präsentation daher nicht mit Folien, sonst wirst du nie fertig. Verwende stattdessen Bilder, die die Informationen, die du Publikum direkt gibst, begleiten können.  Du kannst auch andere visuelle Hilfsmittel verwenden, z.B. Modelle, Plakate, Flyer oder Broschüren. Du musst nicht bei Dias bleiben. Du kannst stattdessen auch kreativ werden, wenn das Seminarformat das erlaubt. Wenn sich dein Seminar auf die Diskussion eines Dokuments bezieht, dann solltest du mit dem Veranstalter zusammenarbeiten, um eine Kopie des Papiers mindestens einige Tage vor dem Treffen an potenzielle Zuhörer zu verteilen. So können sich die Zuhörer mit fortgeschrittenen Fragen und Kommentaren vorbereiten. Außerdem kannst du dann sofort tiefer in die Materie eintauchen, da du einen gewissen Grad an Allgemeinwissen voraussetzen kannst. Wenn das Papier, das in Umlauf gebracht wird, ein laufendes Projekt ist, dann solltest du das auf dem Dokument bemerken. Auf diese Weise wissen die Zuhörer, dass du konstruktive Kritik und andere Ideen begrüßt. Sobald du einen Entwurf erstellt und dein visuelles Material vorbereitet hast, solltest du so oft wie möglich üben. Bitte Freunde, Familienangehörige, Kollegen oder einen Mentor, als Scheinpublikum für einen Probelauf zu fungieren. Nimm dich selbst auf Video auf und spiele es dann ab, damit du Verbesserungsmöglichkeiten erkennen kannst. Übe so lange, bis du dich mit dem Material und dem Prozess vollkommen wohl fühlst.   Mache nach jeder Übungseinheit Notizen zu den Abschnitten, die gut funktionieren und zu denjenigen, die noch verfeinert werden müssen. Das ist empfehlenswert, damit du sehen kannst, wie der Raum eingerichtet ist. Du kannst auch deine Präsentation hochladen und Handzettel oder Broschüren verteilen. So kannst du dich auch in letzter Minute mit dem Seminarveranstalter treffen, um eventuelle Probleme zu klären. Wenn du 15 - 30 Minuten vorher ankommst, ist das normalerweise genug Zeit, um alles zu erledigen, was du vor dem Beginn der Veranstaltung tun musst. Wenn es sich um ein großes Seminar handelt oder um eins, das stark von der Technologie abhängig ist, dann solltest du bis zu einer Stunde früher ankommen. Beginne dein Seminar, indem du zum Podium oder nur zur Vorderseite des Raumes gehst und eine vollständige Einführung gibst. Erzähle den Zuhörern ein wenig über deinen beruflichen Hintergrund. Erkläre kurz, warum du dich für das Projekt interessierst, das du heute besprechen wirst. Das soll dem Publikum das Zuhören erleichtern und das Vertrauen zum Redner aufbauen.  Sei bescheiden, wenn du dich vorstellst, aber betone deine Glaubwürdigkeit bei diesem Thema. Anstatt davon auszugehen, dass du mehr über dein Publikum weißt, lass es einfach wissen, welche Erfahrungen du gemacht hast. Wenn dich jemand anders vorstellt, dann sollte derjenige vorab ein Exemplar deiner Biographie haben. Bringe ein zusätzliches Exemplar mit. Wenn es an der Zeit ist, das Wort zu ergreifen, kannst du ein paar kurze Worte über deine Leidenschaft für dieses Projekt sagen und dich bei den Organisatoren für die Gelegenheit bedanken, heute mit deinem Publikum zu sprechen. Dein Vortrag sollte sich von einem logischen Punkt zum anderen bewegen. Selbst wenn du den gesamten Vortrag auswendig gelernt hast, könnte es nützlich sein, ein Papier mit Gesprächspunkten oder Notizkarten vor sich zu haben. Das kann auch beim Timing helfen. Eine gute Faustregel bei der Durchführung eines Seminars lautet: "Sage dem Publikum, was du ihm sagen wirst, sage ihm dann, was du ihm gesagt hast".  Handelt es sich z.B. um ein Seminar zu einem chronologischen Thema, z.B. die Entwicklung des US-Bürgerkriegs, solltest du die Zuhörer warnen, wenn du Zeiträume überspringst. Um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu erhalten und ihnen beim Lernen zu helfen, solltest du sicherstellen, dass sie sich mit dem Material beschäftigen. Spiele, Diskussionen, Quizfragen und Umfragen werden ihnen helfen, am Seminar teilzunehmen. Eine Aktivität zu Beginn des Seminars, um das Eis zu brechen, hilft, die Stimmung zu lockern und die Aufmerksamkeit der Leute zu erregen. Du kannst große Gruppen in kleine Gruppen aufteilen, damit sie ein Problem, eine Frage oder einen Punkt diskutieren können. Sobald du dich bereit erklärst, das Seminar zu machen, finde heraus, welche Zeitbeschränkungen du hast, und gestalte deine Präsentation danach. Strebe eine Präsentation an, die genau der Zeitbegrenzung entspricht oder knapp darunter liegt. Überschreite niemals die Zeit. Wenn du dich dem Zeitlimit näherst, finde einen schnellen Weg, um das Ganze abzuschließen. Biete an, während der Fragestunde mehr zu erklären. Du kannst z.B. sagen: "Nun, ich bin am Ende meiner Zeit angelangt, aber ich spreche gern über jedes dieser Themen, um auf Fragen zu antworten.“ Beginne mit der Wiederholung der Frage, um sicherzustellen, dass das gesamte Publikum hören kann, was diskutiert wird. Nimm dir dann möglichst einen Moment Zeit, um deine Antwort zu gestalten, bevor du loslegst. Versuche, deine Antwort, wann immer möglich, mit deiner Gesamtpräsentation zu verknüpfen und vielleicht Informationen hinzuzufügen, die du aus Zeit- oder Formatgründen nicht einbeziehen konntest.  Achte bei der Planung deines Seminars darauf, dass du am Ende Zeit für die Beantwortung von Fragen hast. Bereite eine kurze Erklärung vor, um den Vortrag nach der Frage- und Antwortrunde abzuschließen. Versuche, dich nach der Beantwortung der Frage beim Fragesteller zu bedanken. Wenn ein Fragesteller die Debatte dominieren will, biete an, danach mit ihm zu sprechen. Wenn du die Antwort auf eine bestimmte Frage nicht kennst, ist es in Ordnung zu sagen: "Das ist eine ausgezeichnete Frage, aber ich habe nicht genug Informationen, um sie zu beantworten." Sieh dich im Raum um, während du sprichst, und versuche, während deiner Präsentation mit fast jedem im Raum Augenkontakt herzustellen. Wenn du nur auf einen Teil des Raumes schaust, dann zwinge dich, in die andere Richtung zu schauen. Konzentriere dich auch nicht nur auf den hinteren Teil des Raumes, sondern schau dir die Leute an, damit du ihre Reaktionen auf das, was du sagst, beurteilen kannst. In deinen Videotrainingssitzungen wirst du feststellen, ob deine Stimme schwankt oder nicht weit genug trägt. Versuche, deine Stimme zu projizieren, so dass du ggf. auch ohne Mikrofon sprechen kannst. Sprich jedes Wort langsam und sorgsam aus, so dass alle verstehen können, was du sagst.  Es könnte hilfreich sein, an den Rand deiner Präsentationsnotizen zu schreiben: "Sprich deutlich". Das wird dich daran erinnern, deine Stimme während der Präsentation weiter zu heben. Um die Projektion deiner Stimme zu üben, streck deine Zunge ganz heraus und sag ein Kinderlied, wie „Alle meine Entchen". Sage danach ganz normal denselben Reim. Du wirst feststellen, dass du deine Stimme nach dieser Übung deutlicher projizieren kannst. Wenn du beim Sprechen irgendwelche Fehler machst, ist es wahrscheinlich, dass dein Publikum es nicht einmal bemerkt hat. Aber wenn du dir Sorgen machst, kannst du deinen Fehler sehr schnell einräumen, bevor du wieder zu deiner Präsentation übergehst. Das ist eine weitere Gelegenheit, Vertrauen beim Publikum aufzubauen. Du kannst z.B. sagen: "Ich habe gerade bemerkt, dass die Zahl in Spalte drei nicht mehr aktuell ist, also wäre die genauere Zahl..." Halte Arme und Hände unter Kontrolle und zapple nicht mit einem Stift oder einem anderen Gegenstand herum. Achte auf deine Gehgewohnheiten und versuche, dich ein wenig zu bewegen, aber nicht so sehr, dass es ablenkt. Während du deine Körpersprache analysierst, überlege, ob deine Bewegungen vom Inhalt ablenken. Falls ja, versuche, sie zu minimieren oder zu eliminieren.  Um den Übergang zwischen den Punkten zu erleichtern, gehe in einen anderen Teil des Raumes oder wechsle den Platz, wenn du dich durch bestimmte Punkte bewegst. Wenn du einen Punkt hervorheben möchtest, halte komplett inne. Stelle deine Füße zusammen und mache eine Pause, bevor du den Satz sagst.
Verstehe das erwartete Format. Betrachte dein Publikum. Finde heraus, welche Technologie angeboten wird und was du mitbringen solltest. Erstelle publikumsfreundliche Diafolien und visuelle Hilfsmittel. Verbreite alle Materialien im Voraus, falls erforderlich. Übe, dein Seminar anhand deines Entwurfs zu halten. Komme früh zum Seminarort. Stelle dich vor. Folge dem Entwurf der Redepunkte. Stelle einen interaktiven Teil vor. Halte dich an die zugeteilte Zeit. Beantworte alle Fragen so vollständig wie möglich. Halte einen beständigen und konstanten Blickkontakt aufrecht. Sprich deutlich und mit Autorität. Bleibe nach einem Fehler ruhig. Kontrolliere deine Körpersprache.
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