Schriftlich Mündlich
Wenn sich jemand an dich wendet, damit du ein Empfehlungsschreiben ausstellst, denke zuerst darüber nach. Wenn du gute Erfahrungen mit der Person gemacht hast und ihre Kandidatur für eine Stelle positiv unterstützen kannst, dann biete ihr an, einen positiven Brief zu schreiben. Es ist jedoch wichtig, dass du ehrlich bist, denn dein Ruf könnte leiden, wenn sich die Person an ihrem neuen Arbeitsplatz nicht so verhält, wie du es beschrieben hast.  Biete nicht an, einen Brief zu schreiben, wenn du nichts wahrheitsgemäß Positives schreiben kannst. Du darfst die Chancen der Person, einen Job zu bekommen, nicht schmälern.  Gib nur dann eine Referenz, wenn du schon längere Zeit mit der Person gearbeitet hast. Es ist schwer, nach nur ein paar Monaten ein Gefühl für die Fähigkeiten und den Arbeitsstil einer Person zu bekommen.  Vergewissere dich, dass du die geeignete Person bist, um die Referenz abzugeben. Dazu kann es erforderlich sein, die Richtlinien deines Unternehmens in Bezug auf Referenzen zu überprüfen. Bitte die Person, dir Informationen über die Stelle zu geben, für die sie sich bewirbt, sowie alle anderen relevanten Daten, die du kennen solltest, einschließlich ihres Lebenslaufs. Du solltest auch alle Informationen sammeln, die für die Stelle der Person für dich relevant sind, wie z.B. Leistungsbeurteilungen.  Bitte die Person, für die du ein Referenzschreiben schreibst, dir mehr über die Stelle zu erzählen, für die du sie empfehlen wirst. Dazu kommen ein aktualisierter Lebenslauf und andere Informationen z.B. wie die Person denkt, dass sie zu deinem Unternehmen oder deinen Projekten beigetragen hat und wie sie von ihrem neuen Arbeitsplatz profitieren könnte.  Lies deine Korrespondenz mit der Person durch, um eine Einschätzung ihrer Professionalität und ihrer Arbeitsweise zu erhalten. Dazu könntest du auch Leistungsbewertungen verwenden. Bevor du deinem ehemaligen Mitarbeiter oder Kollegen ein positives Empfehlungsschreiben gibst, verwende die von dir gesammelten Informationen, um einen vorläufigen Brief zu verfassen. So stellst du sicher, dass deine Referenz positiv und umfassend ist.  Ein Referenzschreiben sollte zwischen einer und zwei Seiten lang sein. Wenn du mehr schreibst, kann es sein, dass der potenzielle Arbeitgeber nicht den gesamten Text liest und wichtige Informationen über den Bewerber überliest.  Eine kurze Einführung sollte den Namen der Person, die Stelle, für die sie sich bewirbt, und die Empfehlung für die Position angeben. Du könntest z.B. schreiben: "Ich empfehle Christopher Schmitt gern für die Position des Brand Managers. Christopher hat einen bedeutenden Beitrag zu meiner Arbeit/zu diesem Unternehmen geleistet, und ich denke, er könnte eine große Bereicherung für Ihr Team sein. Der Hauptteil des Schreibens kann ein bis drei Absätze umfassen und sollte besprechen, wie lange du die Person schon kennst, in welcher Eigenschaft du mit ihr zusammengearbeitet hast, ihre Fähigkeiten nennen und hervorheben und darauf eingehen, wie die Person dem potenziellen Arbeitgeber zugute kommen könnte. Du solltest handlungsfähige Beweise dafür liefern, warum die Person der beste Kandidat für die Stelle ist. Du kannst auch den Charakter der Person im Hauptteil des Briefes besprechen, wobei du allerdings darauf achten solltest, keine persönlichen Informationen anzugeben, die einen potenziellen Arbeitgeber nicht nur voreingenommen machen, sondern auch illegal sein könnten. Du solltest mit einem kurzen zusammenfassenden Absatz abschließen, in dem du darauf hinweist, dass du die Person sehr empfiehlst, und in dem du anbietest, dem potentiellen Arbeitgeber Fragen zu beantworten, z.B.: "Aufgrund meiner Erfahrungen mit Christopher Schmitt würde ich ihn für die Position des Brandmanager bei Brand Management, Inc. empfehlen. Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, können Sie mich gern per E-Mail oder telefonisch kontaktieren". Wenn du das Referenzschreiben verfasst und später überarbeitest, dann solltest du bei der Beschreibung des Bewerbers sowohl positive als auch aktive Worte verwenden. Das kann dem potentiellen Arbeitgeber helfen, ein besseres Gefühl für den Kandidaten zu bekommen und kann auch ein positiveres Bild von ihm vermitteln.  Verwende Verben wie: zusammenarbeiten, kooperieren und fördern.  Verwende Substantive wie: Teamplayer, Aktivposten und Verantwortung.  Nutze Adjektive wie: zuverlässig, intelligent, gutmütig, fleißig.  Du kannst diese Worte in Sätzen formen wie: "Christopher und ich haben bei einem Marketingprojekt zusammengearbeitet, und er war ein wichtiger Aktivposten bei der Gewinnung mehrerer neuer Kunden. Er ist ein verantwortungsbewusster und freundlicher Teamplayer, der einen positiven Einfluss auf Ihr Unternehmen haben wird." Du willst den Kandidaten so gut wie möglich verkaufen und gleichzeitig ehrlich über seine Qualifikationen sein.  Es gibt einen schmalen Grat zwischen Ehrlichkeit und Übertreibung. Letzteres solltest du vermeiden, damit potenzielle Arbeitgeber dein Schreiben nicht als unaufrichtig empfinden. Man muss nicht unbedingt sagen, dass die Person die beste oder die größte ist, es sei denn, sie ist es tatsächlich. Erwäge stattdessen, etwas zu schreiben wie: "Christopher ist einer der verantwortungsvollsten und kollegialsten Mitarbeiter, mit denen ich das Vergnügen hatte, zusammenzuarbeiten". Wenn du die technischen Fähigkeiten und Fertigkeiten von jemandem beurteilst, kannst du etwas in der Art schreiben: "Christopher gehört zu den besten 5% der Brandmanager, mit denen ich je gearbeitet habe". Sobald du einen vorläufigen Brief entworfen hast, überarbeite den Text, um ihn zu verbessern und alle Bereiche zu bereinigen, die weitere Ausarbeitung benötigen. Auf diese Weise kannst du den Brief auch auf Rechtschreib-, Zeichensetzungs- oder Grammatikfehler hin korrigieren und bearbeiten.  Stelle sicher, dass dein überarbeiteter Entwurf auch die nötigen Teile wie Einleitung, Hauptteil und Abschlusses enthält, die ehrlich sind, ein positives Vokabular beinhalten und das bestmögliche Bild des Kandidaten darstellen.  Du könntest den Brief laut vorlesen, um mögliche Fehler zu hören und um sicherzustellen, dass er professionell klingt.  Stelle sicher, dass die Informationen im Schreiben auf die neue Stelle zugeschnitten sind. Bevor du ein Referenzschreiben verschicken kannst, musst du es richtig formatieren. Das trägt dazu bei, dass der potenzielle Arbeitgeber dein Referenzschreiben ernst nimmt.  Stelle sicher, dass der Brief auf dem Briefpapier des Unternehmens steht.  In die erste Textzeile schreibe das Datum des Referenzschreibens. Direkt unter das Datum schreibe die Adresse des potentiellen Arbeitgebers. Richte den Brief entweder an den möglichen Vorgesetzten des Kandidaten oder an die Personalabteilung. Schreibe deine Kontaktadresse unter die Informationen des potentiellen Arbeitgebers. Nach der Begrüßung solltest du über der gedruckten Version deines Names mit schwarzer Tinte unterschreiben. Wenn du möchtest, kannst du deinen Titel, deine E-Mail und deine Telefonnummer angeben. Bevor du das Referenzschreiben abschickst, lies den Text ein letztes Mal durch. So stellst du sicher, dass du keine Fehler gemacht oder wichtige Informationen ausgelassen hast. Einige Unternehmen gestatten es ihren Mitarbeitern nur, über grundlegende Informationen wie z.B. die Beschäftigungsdauer zu sprechen. Einige erlauben möglicherweise nur schriftliche Referenzen. Indem du die Richtlinien deines Unternehmens für Referenzen bestätigst, kannst du sicherstellen, dass du das bestmögliche mündliche Zeugnis gibst. Wenn ein Mitarbeiter oder ein Kollege dich bittet, ihm eine Referenz zu geben, vergewissere dich, dass du den Antrag positiv annehmen kannst. Wenn du gute Erfahrungen mit der Person gemacht hast und ihre Bewerbung unterstützen kannst, dann biete an, dem potenziellen Arbeitgeber eine Referenz zu geben.  Biete nicht an, als Referenz zu dienen, wenn du nichts Positives über die Person sagen kannst. Du willst ja ihre Chancen auf die Stelle nicht zunichte machen.  Stimme nur zu, mit einem potenziellen Arbeitgeber zu sprechen, wenn du schon eine Weile mit der Person gearbeitet hast. Es kann schwierig sein, Fragen zu einer Person oder ihren Fähigkeiten nach wenigen Monaten zu beantworten.  Vergewissere dich, dass du die geeignete Person bist, um die Referenz bereitzustellen, was möglicherweise eine Überprüfung mit deinem Chef oder den Richtlinien des Unternehmens für Referenzen erfordert. Du benötigst einige grundlegende Informationen von der Person über die Stelle, auf die sie sich bewirbt, sowie alle anderen relevanten Daten, die du wissen solltest.  Bitte um Informationen über die potenzielle Stelle des Kandidaten und einen aktualisierten Lebenslauf. Vielleicht brauchst du sogar eine Einschätzung, wie sie ihrer Meinung nach zu deinem Unternehmen oder deinen Projekten beigetragen hat und wie sie von ihrem neuen Arbeitsplatz profitieren könnte.  Du solltest auch alle Informationen sammeln, die für den Job der Person relevant sind, z.B. Leistungsbeurteilungen.  Lies dir auch deine Korrespondenz mit der Person durch, um eine Einschätzung ihrer Professionalität und ihrer Arbeitsweise zu erhalten. Du kannst zu diesem Zweck auch Leistungsbewertungen verwenden. Die meisten mündlichen Referenzen werden telefonisch erteilt, und du solltest einen Termin für ein Gespräch mit dem potenziellen Arbeitgeber des Kandidaten vereinbaren. Wenn du eine bestimmte Zeit für ein Gespräch über den Kandidaten einplanst, kannst du  eine umfassende, professionelle und positive Empfehlung abgeben.  Entweder kann der Bewerber deine Kontaktdaten an den potenziellen Arbeitgeber weitergeben oder bitte den Bewerber um die Daten des neuen Unternehmens. Stelle sicher, dass du den Termin für eine Zeit planst, in der du entspannt bist und nicht unter Druck stehst, weil gleich ein Meeting ansteht. Sobald du einen Termin vereinbart und einige relevante Informationen gesammelt hast, skizziere einige Notizen über den Kandidaten. So vermeidest du, dass du wichtige Informationen über die Fähigkeiten oder das Verhalten des Kandidaten beim Telefonat vergißt. Da du nicht weißt, welche Fragen der potenzielle Arbeitgeber stellen wird, solltest du dir Notizen zu verschiedenen Aspekten des Kandidaten machen, z.B. woher und wie lange du ihn kennst, in welcher Eigenschaft du mit ihm zusammengearbeitet hast und eine Bewertung seiner Fähigkeiten. Bei einer mündlichen Empfehlung musst du oft Fragen beantworten, die ein potenzieller Arbeitgeber über den Bewerber hat. Wenn du dir Notizen machst und die Fragen so detailliert und ehrlich wie möglich beantwortest, kann das dem Bewerber helfen, die Stelle zu bekommen.  Achte darauf, dass du die Qualifikationen der Person nicht übertreibst. Du musst nicht unbedingt sagen: "Er ist der Größte aller Zeiten", sondern kannst objektiv sagen "Er ist einer der besten Kollegen/Angestellten, die ich je hatte". Denke daran, dass Zögern bei einer Antwort den Eindruck erwecken kann, dass du unehrlich bist. Wenn du die Fragen des potenziellen Arbeitgebers beantwortest, achte darauf, dass du Worte einbaust, die den Bewerber attraktiv machen. Das kann dem Kandidaten einen Vorteil gegenüber anderen Personen für die Stelle verschaffen.  Du kannst eine Vielzahl von Verben, Substantiven und Adjektiven verwenden, um die Person zu beschreiben. Je beschreibender du bist, desto hilfreicher ist es für den potentiellen Arbeitgeber.  Du kannst z.B. Dinge sagen wie: "Christopher ist ein sehr kreativer Problemlöser" oder "Er kommuniziert seine Ideen klar."  Vergewissere dich, dass du eine Sprache benutzt, die auch die Fähigkeiten einbezieht, die die Person in ihrer neuen Position benötigt. Sprich nur über Dinge, die für die Arbeitsleistung der Person relevant sind, z.B. ihre überlegenen Führungsqualitäten oder die Fähigkeit, Streitigkeiten unter Kollegen zu lösen. Sprich nicht über ihr Privatleben, weil es sie - und dich - in den Augen potenzieller Arbeitgeber weniger professionell erscheinen lassen könnte.  Diskutiere nichts Persönliches, das betrifft z.B. Religion, Familienstand, Alter oder Gesundheit. Die Angabe persönlicher Informationen könnte die Chancen des Kandidaten gefährden, eingestellt zu werden. Je nach der Art der Informationen, die du preisgibst, kann sie auch illegal sein. Du kannst Fragen stellen, wenn du es für notwendig hältst oder wenn du die Person weiter beleuchten willst. Danke dem potenziellen Arbeitgeber und biete ihm an, gegebenenfalls weitere Informationen zu liefern.
Biete an, einen positiven Brief zu schreiben. Informiere dich über die Position und die Details für die Stelle. Schreibe einen Entwurf. Benutze positive und aktive Worte. Sei ehrlich und übertreibe nicht. Überarbeite und schreibe deinen Brief. Formatiere den Brief. Lies ein letztes Mal Korrektur. Prüfe die Richtlinien deines Unternehmens in Bezug auf mündliche Referenzen. Stimme zu, eine mündliche Referenz abzugeben. Bitte die Person um Informationen, die du für deine Referenz verwenden kannst. Vereinbare einen Termin für ein Telefongespräch. Stelle Notizen für die telefonische Empfehlung zusammen. Beantworte die Fragen gründlich und ehrlich. Integriere positive und beschreibende Wörter und Sätze. Meide persönliche Themen. Beende das Bewerbungsgespräch am Telefon, sobald du die Fragen des potenziellen Arbeitgebers beantwortet hast.
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