Den Geschäftsbrief formatieren Den Geschäftsbrief verfassen
Der Geschäftsbrief repräsentiert dein Unternehmen. Er muss sich also abheben und hochwertig aussehen. Das Unternehmenslogo oder die Marke dürfen ebenfalls nicht fehlen. Du kannst einen Briefkopf gestalten, indem du vorgefertigte Briefkopfvorlagen in Farbe von Microsoft Word benutzt. Achte darauf, dein bestehendes Logo oder die existierende Marke im Briefkopf zu verwenden. Einen Geschäftsbrief solltest du grundsätzlich auf dem Rechner erstellen.  Erstelle ein neues Dokument und richte die Seitenränder ein. Der rechte Seitenrand sollte 2 cm und der linke Seitenrand 2,5 cm breit sein.  Benutze eine Serifenschrift wie z.B. Times New Roman, Georgia oder Arial. Achte darauf, dass die Schriftgröße 12 Punkt, mindestens aber 11 Punkt beträgt. Der Brief sollte einfach und flüssig zu lesen sein. Achte auf einen einfachen Zeilenabstand. Die Blockform ist das gängigste Format für Geschäftsbriefe. Sie ist am einfachsten einzurichten und zu befolgen. Jede Überschrift muss linksbündig ausgerichtet und von einer Leerzeile gefolgt sein. Von oben angefangen sollte dein Geschäftsbrief folgende Überschriften aufweisen:  Das heutige Datum oder das Datum, an dem du den Brief versendest. Das Datum ist wichtig, um den eigenen Unterlagen und den Unterlagen des Empfängers eine Ordnungsgrundlage zu verschaffen. Auch für alle rechtlichen Belange spielt es eine Rolle, weshalb du sehr auf die Richtigkeit der Daten achten solltest. Die Absenderadresse. Hier kommt deine Anschrift hin, standardmäßig formatiert. Falls deine Anschrift bereits im Briefkopf enthalten ist, kannst du diese Überschrift auslassen. Die Empfängeradresse. Hier sollten Name und Adresse der Person stehen, der du schreibst. Solltest du nicht sicher sein, ob es sich beim Empfänger um eine weibliche oder männliche Person handelt, kannst du die Anrede Herr/Frau vorsichtshalber weglassen. Die Anrede. Die Anrede könnte z.B. „Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Sehr geehrte Frau Müller“ lauten. Wenn nicht sicher ist, wer genau diesen Brief zu lesen bekommt, empfiehlt sich die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Der Haupttext. Dem Haupttext widmen wir uns im nächsten Abschnitt dieses Artikels. Die Grußformel und Unterschrift. Der Brief endet mit einer Grußformel wie „Freundliche Grüsse“. Der Brief sollte grundsätzlich in einem professionellen Ton gehalten werden, egal an wen er sich richtet. Du wirst aber deine Sprache und Wortwahl anpassen wollen, je nachdem wer der Briefempfänger ist. Schreibst du an die Personalabteilung eines anderen Unternehmens, magst du einen formelleren Stil bevorzugen. Wenn du einem bestimmten Kunden schreibst, darf der Stil ruhig lockerer und umgangssprachlicher sein.  Deine Zielgruppe zu identifizieren bedeutet auch, sie nicht zu verwechseln. Vermeide Ausdrücke, die dein Leser möglicherweise nicht versteht. Ein Kunde wird z.B. die Kürzel für das Raumfahrtprogramm deiner Firma eher nicht kennen, vermeide sie also lieber in deinem Brief. Die wichtigste Regel für einen guten Geschäftsbrief lautet: klar, präzise und höflich schreiben. Was ist der Zweck deines Briefes? Soll er z.B. Kunden über deine neue Adresse in einem neuem Stadtbezirk informieren? Soll er eine unbezahlte Rechnung oder ausstehende Beträge anmahnen? Oder ist es eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde? Erarbeite eine aussagekräftige Betreffzeile, die sich auf den identifizierten Zweck bezieht, damit dem Leser gleich in der ersten Zeile klar ist, worum es im Brief geht. Vermeide vage Aussagen und bring es auf den Punkt.  Beginne mit „ich“ falls du als Unternehmensführer Stellung beziehst. Benutze „wir“, wenn du im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation schreibst.  Bevorzuge direkte Aussagen wie: „Wir schreiben Ihnen, um Sie zu informieren“ oder „Wir möchten Sie mit diesem Schreiben bitten“. Als Geschäftsinhaber kannst du auch schreiben: „Ich kontaktiere Sie hiermit, weil“ oder „Ich habe neulich erfahren, dass...und würde gerne mehr darüber wissen, wie...“ Nehmen wir an du, als Geschäftsinhaber, schreibst Herrn Müller wegen der letzten, unbezahlten Monatsrechnung an. Beginne den Brief mit: „Ich wende mich wegen der Außenstände Ihres Kontos vom März 2015 an Sie.“ Oder nehmen wir an du antwortest als Angestellter im Namen deiner Firma auf eine Kundenbeschwerde, die euer Raumfahrtprogramm betrifft. Beginne mit: „Wir haben Ihre Beschwerde über das Raumfahrtprogramm zum Mars erhalten.“ Falls du deinen Leser über den Gewinn in einem Wettbewerb oder die Zusage für einen Studienplatz informieren möchtest, beginnst du dein Schreiben mit: „Ich freue mich außerordentlich, Sie zu informieren, dass...“ oder „Wir sind hoch erfreut Ihnen mitzuteilen...“ Falls du schlechte Nachrichten auszurichten hast, beginne den Satz mit: „Wir bedauern sehr Ihnen mitteilen zu müssen...“ oder „Nach eingehender Prüfung habe ich beschlossen, nicht mehr...“ Umgangssprachlich benutzen wir ständig das Passiv. Aber es kann dein Schreiben kraftlos und verwirrend machen. Das Aktiv ist viel wirkungsvoller in einem Geschäftsbrief, weil es Entschlossenheit vermittelt.  Ein Beispiel für das Passiv wäre: „Welche spezifischen Beschwerden können für Sie angesprochen werden?“ Die Hauptperson „Sie“, der Kunde also, steht am Ende des Satzes, anstatt am Anfang. Ein Beispiel für das Aktiv könnte lauten: „Wie kann ich Ihren Beschwerden begegnen?“ Diese aktive Aussage ist für den Leser wesentlich klarer und einfacher zu verstehen. Das Passiv eignet sich gut, wenn etwas vermittelt werden soll, ohne Fehler oder Unschmeichelhaftes hervorzuheben. Benütze es aber nur in solchen Situationen. Grundsätzlich entfaltet das Aktiv mehr Wirkung in Geschäftsbriefen. Vielleicht hast du Herrn Müller bereits im letzten Monat wegen einer unbezahlten Rechnung kontaktiert. Oder der Kunde hat seine Beschwerde über das Raumfahrtprogramm schon auf einer Konferenz im letzten Monat geäußert. Falls du den Leser zu einem früheren Zeitpunkt bereits kontaktiert hast, nimm darauf Bezug. Dein Leser wird dadurch an den letzten Kontakt erinnert, was den Geschäftsbrief unmittelbarer und wichtiger erscheinen lässt. Beginne z.B. mit: “In meinem letzten Brief bezüglich Ihres ausstehenden Betrags...“ oder „Herzlichen Dank für Ihre Überweisung im März...“, oder „Mit großem Interesse haben wir, anlässlich der Maikonferenz, Ihre Bedenken zum Raumfahrtprogramm aufgenommen.“ Schaffe einen positiven Umgangston, indem du Unterstützung in Form einer Zusammenarbeit anbietest.  Angenommen du versuchst als Unternehmer einen Kunden zur Bezahlung seiner Rechnung zu motivieren. Benutze einen Satz wie: „Ich wäre Ihnen für Ihre umgehende Aufmerksamkeit, bezüglich des ausstehenden Betrags, sehr dankbar.“ Angenommen du schreibst im Auftrag deiner Firma. Benutze einen Satz wie: “Wir würden gerne ein persönliches Treffen mit Ihnen und Ihrem Personalchef vereinbaren.“ Du solltest außerdem anbieten, eventuelle Fragen oder Bedenken deiner Kunden zu beantworten. Benutze einen Satz wie: „Ich würde mich freuen Fragen oder Bedenken bezüglich Ihrer Rechnung entgegenzunehmen.“ Oder „Können wir Ihnen mit weiteren Informationen zum Programm dienen?“ Schließe den Brief mit einer Handlungsaufforderung an dich oder deinen Leser. Das kann eine Zahlungsaufforderung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder eine Vereinbarung bezüglich eines formellen Treffens mit dem Leser sein.  Füge einen Satz hinzu, der den Leser auf etwas Zukünftiges anspricht. „Ich freue mich auf ein Wiedersehen mit Ihnen bei der Haushaltsbesprechung in der nächsten Woche.“ Oder „Ich sehe der weiteren Erörterung des Themas mit Ihnen, anlässlich Ihres Besuchs im Hauptsitz, mit Freude entgegen."  Vermerke alle beigelegten Dokumente. Ergänze Sätze wie: „Anbei die ausstehende Rechnung im Anhang“ oder „Eine Kopie unseres Beratungsprogramms für die Raumfahrt finden Sie anbei.“ Beende den Brief mit einer Schlussformel. Benutze „Hochachtungsvoll“ oder „Mit den besten Grüßen“ für Kunden und Klienten. Benutze „Freundliche Grüße” für formelle Schreiben an Personen, die du überhaupt nicht kennst. Benutze Formulierungen wie „Viele Grüße“ oder „Herzlichst“ nur, wenn du den Empfänger gut kennst oder eine Arbeitsbeziehung besteht. Deine sorgfältig aufgesetzten und formulierten Schreiben werden vergebene Mühe sein, wenn dein Brief vor Schreibfehlern strotzt!  Halte Ausschau nach passiven Sätzen und versuche sie aktiv zu formulieren. Ändere Sätze, die zu lang, unklar oder indirekt wirken. Für Geschäftsbriefe gilt „weniger ist mehr“, darum versuche, dich nach Möglichkeit kurz zu fassen.
Benutze einen professionellen Briefkopf. Öffne ein Textverarbeitungsprogramm. Lege die Blockform fest. Identifiziere deine Zielgruppe. Beginne mit einer aussagekräftigen Betreffzeile. Benütze das Aktiv anstelle des Passiv. Beziehe dich auf ein vorangegangenes Ereignis oder eine vorherige Konversation, wenn möglich. Biete Unterstützung an. Bring den Brief zu einem Abschluss. Korrekturlesen.
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