Strukturier deine Zeit Erstell einen Zeitplan Halt dich an deinen Zeitplan
Es ist relativ einfach, deine festen Termine einzutragen, aber es kann ein wenig tricky sein, den Rest deiner Zeit zu strukturieren. Fang damit an, dass du alles auf ein Blatt Papier oder in ein neues Dokument auf deinem Telefon oder Computer schreibst, was du zu erledigen hast. Priorisiere deine Aufgaben, indem du sie durchnummerierst oder ihnen Buchstaben zuordnest.  Schreib neben die wichtigste Aufgabe etwa eine 1 oder ein A. Das sind die Aufgaben, die du zuerst in deinen Zeitplan eintragen wirst. Die mittelmäßig wichtigen Aufgaben bekommen eine 2 oder ein B und die weniger wichtigen eine 3 oder ein C. Wenn du eine Aufgabe in deinen Kalender einträgst, kannst du sie auch dort mit der entsprechenden Priorität markieren oder die besonders wichtigen Aufgaben mit einem Ausrufezeichen oder einem Stern kennzeichnen. Wenn du deine Woche planst, erstell eine Liste der wöchentlichen Aufgaben, planst du jeweils nur für einen Tag, notier die täglichen Aufgaben. Trag zunächst die A-Aufgaben ein. Schätz ab, wie lange du für jede dieser Aufgaben brauchen wirst, und setz sie in Zeitblöcke, von denen du weißt, dass du während dieser Zeiten nicht abgelenkt wirst und dich gut konzentrieren kannst. Damit du diese wichtigen Dinge nicht übersiehst, kannst du sie unterstreichen oder mit Textmarker hervorheben.  Wenn du etwa tendenziell morgens besonders produktiv bist, plan besonders wichtige Erledigungen vor dem Mittagessen. Papiere ausfüllen und Mails löschen kannst du auch noch nachmittags. Hab realistische Erwartungen an dich selbst. Versuch nicht, deine komplette Hausarbeit oder ein Meeting mit einem Kunden in einen Block von 30 Minuten zu quetschen, wenn du genau weißt, dass es eher eine Stunde dauern wird. Nachdem du die wichtigsten Dinge eingetragen hast, kannst du die kleineren Aufgaben ergänzen, etwa die Wäsche oder den Lebensmitteleinkauf. Wenn du deine Erledigungen in deinen Zeitplan einträgst, sei dabei möglichst spezifisch, damit du nicht vergisst, was jeder einzelne Eintrag bedeutet. Schreibst du nur ein oder zwei Wörter, weißt du nachher möglicherweise nicht mehr, was du mit „Meeting“ oder „Nachforschungen anstellen“ gemeint hast.  Wenn du zu einem Meeting musst, schreib auf, wer dabei sein wird, wann, wo und warum das Meeting stattfindet. Mach dir eventuell sogar noch Notizen zu Themen, die du ansprechen willst. Du musst jedoch auch nicht für jede Aufgabe einen halben Roman schreiben. Füg einfach die Details an, die notwendig sind, damit du die Aufgabe erfüllen kannst. Ob du eine App oder einen Notizblock benutzt, der Zeitrahmen wird dir helfen, die Orientierung zu behalten. Du bekommst einen besseren Überblick darüber, wie dein Tag verlaufen wird und wo du zu bestimmten Tageszeiten sein wirst.  Zum Beispiel: Du musst von 9:30 bis 10:30 einen Bericht schreiben, von 11:00 bis 12:15 Uhr in ein Meeting,um 12:30 Uhr zu einem geschäftlichen Mittagessen und hast dann wieder von 13:00 bis 13:45 Uhr ein Meeting. Denk daran, realistische Erwartungen zu haben. Schau in das ursprüngliche Dokument, in dem du notiert hast, wie lange jede Aktivität normalerweise dauert, um einen praktikablen Zeitplan erstellen zu können. Du kannst nicht rund um die Uhr produktiv sein. Nimm dir Zeit für deine Lieben und das Leben. Wenn du zu den Menschen gehörst, die gern mal vergessen, sich um sich selbst zu kümmern, trag deine Freizeit ebenso wie deine Aufgaben in deinen Planer ein. Schreib etwa: “Dienstag, 18:30 Uhr – Abendessen mit Sam und Phil (Feierabend um 17:45!)” Oder: “Samstag, 12:00 Uhr – Mit Joey in den Park”. Wenn du deinen Tag von vorn bis hinten vollstopfst, hast du nicht mehr viel Platz für kurzfristige Änderungen. Bereite dich auch darauf vor, dass es überall Verzögerungen oder Unterbrechungen geben könnte. Du solltest wenigstens 15 Minuten Puffer zwischen den einzelnen Aufgaben lassen, damit du nicht ins Schwimmen kommst.  Wenn du zu einem Termin hinfahren musst, solltest du weitere 10 bis 15 Minuten als Puffer für den Verkehr einplanen. Sollte alles nach plan laufen, kannst du diese kleinen Pufferzeiten als Pausen nutzen, etwas Sport treiben oder ich freuen, weil du mehr erledigt bekommst, als du ursprünglich geglaubt hast. Notier dir, wie lange es dauert, bis du morgens fertig bist, wie lange du isst, wie lange du Wäsche wäschst, einkaufst, Mails beantwortest, Hausarbeiten erledigst und andere normale Dinge tust.  Wenn du eine Woche lang Buch über deine Routine führst, wirst du relativ akkurat einschätzen können, was wie lange dauert und wie viel Zeit du entsprechend einplanen musst. Möglicherweise findest du darüber hinaus Wege, wie du produktiver werden kannst. Möglicherweise hast du zehn Stunden nur mit Computerspielen verbracht, die du eigentlich gut zum Lernen hättest gebrauchen können. Spiel mit den altmodischen und digitalen Möglichkeiten, wenn du anfängst, deine Zeitpläne zu machen. Möchtest du mit einem weißen Blatt anfangen, liegt dir vermutlich ein Notizbuch oder auch eine Notepad-App. Möchtest du, dass alles schon fertig ausgearbeitet ist und du nur noch deine Daten eintragen musst, besorg dir einen Planer oder eine Kalender-App.  Entscheide dich für die Methode, die dir am ehesten entspricht. Wenn du keinen Papierkram magst, arbeite mit einer App. Kannst du dich besser konzentrieren, wenn du mit der Hand schreibst, nimm ein Notizbuch und einen Bleistift. Bei der Benutzung deines Zeitplans wirst du schnell feststellen, was dir liegt und was nicht. Wenn du die richtige Methode gefunden hast, bleib dabei. Organisier alle deine Aufgaben an einem Ort, sei es ein Notizbuch, ein Planer oder eine App. Sind die Datumsangaben nicht voreingetragen, schreib sie oben auf jede Seite. Widme jedem Tag eine Seite, sodass du dich auf aktuell anstehende Aufgaben konzentrieren kannst und zur Not auch noch Platz für Notizen hast.  Der Wochentag hilft dir dabei, regelmäßig wiederkehrende Aktivitäten an spezifischen Tagen nicht zu vergessen, etwa Musikunterricht jeden Montag und Mittwoch. Wenn du ein weißes Notizbuch verwendest, kannst du etwa auf der linken Seite einen chronologischen Zeitplan eintragen und die rechte Seite für tägliche Prioritäten und andere Notizen nutzen. Kurse, regelmäßige Meetings und andere wiederkehrende Termine bilden den Rahmen deines Zeitplans. Füll zunächst diese nicht verschiebbaren Zeitblöcke aus, wie “8:30 Uhr Psychologie-Vorlesung“ oder “16:00 Uhr – Yoga-Kurs”.  Wenn du ein leeres Notizbuch oder eine leere Tabelle benutzt, kann es hilfreich sein, deine Zeit auf der linken Seite in Blöcke von jeweils einer halben Stunde einzuteilen. Lass zwei oder drei Zeilen Platz zwischen den einzelnen halbstündigen Intervallen, damit du unter jeder Aufgabe noch Platz für Notizen hast. Wenn du einen Planer oder eine App benutzt, sind die Zeitblöcke vermutlich vorgegeben. Wenn du dich jeden Tag zu einer festen Zeit hinsetzt und deine Zeit strukturierst, wird es bald zu einem festen Teil deiner Routine werden. Dabei ist es völlig egal, ob du den Plan über deinem Morgenkaffee machst oder erst am Vorabend, solange du ihn regelmäßig machst. Möglicherweise hilft es dir, die ganze kommende Woche am Samstag oder Sonntag zu planen und dann jeweils am Vorabend oder Morgen des jeweiligen Tages kurzfristige Anpassungen zu machen. Ob es ein Notizbuch ist, ein Planer oder eine App, du solltest deinen Tagesplan immer griffbereit haben. Lässt du ihn Staub ansetzen, wirst du dich vermutlich auch nicht konsequent daran halten.  Wenn du eine App benutzt, installier sie und synchronisiere deinen Account auf allen Geräten, die du regelmäßig benutzt. Versuch es mit einem Widget für deinen Desktop oder Homescreen, sodass du Aufgaben an den Desktop deiner elektronischen Geräte anheften kannst. Häng ein Whiteboard oder einen großen Kalender in deinem Arbeitsbereich auf, damit du im Vorbeigehen auf einen Blick ablesen kannst, was an diesem Tag oder diese Woche noch ansteht. So einfach es ist, so befriedigend ist es auch, den sprichwörtlichen Haken an eine Aufgabe setzen zu können. Dieses kleine Symbol gibt dir das Gefühl, etwas erreicht zu haben und hilft dir dabei, den Überblick über deine Verantwortlichkeiten zu behalten. Gerate nicht in Panik, wenn du nicht alle Aufgaben schaffst. Wenn dir heute etwas durchgegangen ist, geh deinen Zeitplan noch einmal durch und schreib der entsprechenden Aufgabe für morgen eine höhere Priorität zu. Hast du etwas, worauf du dich freuen kannst, wird es dir leichter fallen, auch nervige Aufgaben konzentriert und motiviert zu erledigen. Hast du beispielsweise einen langen Tag voller Präsentationen vor dir, versprich dir im Anschluss daran einen Eisbecher oder einen Kinobesuch mit deinem besten Freund. Zusätzlich zu den kleinen Belohnungen für jede erfolgreich erledigte Aufgabe kannst du dir am Ende eines langen Tages eine große Belohnung zugestehen. Nimm ein langes, entspannendes Bad, spiel Computerspiele, schau einen Film oder tu, was dir eben am meisten Spaß macht. Wenn du dazu neigst, im Internet zu surfen,obwohl du arbeiten solltest, lad dir eine App wie StayFocused oder Focusbar. Diese Apps blockieren ablenkende Webseiten während der eingestellten Zeiten. Es ist zudem hilfreich, dein Telefon in der Tasche zu lassen und nicht ausgerechnet gut sichtbar eben dich auf den Tisch zu legen. Es ist da, wenn du es brauchst, aber wenn du es nicht die ganze Zeit siehst, lenkt es dch auch weniger ab. Ein übervoller Zeitplan ohne Pausen wirkt überwältigend und führt beinahe unweigerlich zu Aufschieberitis. Zudem wirst du nicht deine beste Leistung abrufen können, wenn du dich überforderst. Nimm dir auch mal frei, damit du deinen Körper und Geist auftanken und deine Arbeit in Zukunft weiterhin bewältigen kannst.  Das Wochenende eignet sich zum Beispiel hervorragend, um Aufgaben im Haus zu erledigen. Wenn du allerdings Samstag schon den Rasen mähst, die Wäsche machst und das Haus putzt, nimm dir den Sonntag wirklich frei und entspann dich. Tu dein Bestes, um jeden Abend ein bis zwei Stunden Zeit zu finden, in denen du dich einfach nur entspannst. Lies ein Buch, nimm ein Bad oder hör entspannende Musik.
Schreib eine Liste deiner Aufgaben auf einem separaten Blatt. Plan die wichtigsten Dinge für die Zeiten des Tages, an denen du am leistungsfähigsten bist. Notier auch Details zu den Aufgaben, damit du genau weißt, was du zu tun hast. Weise jeder Aktivität eine Startzeit und eine Endzeit zu. Plan Zeit für Familie, Freunde und Entspannung ein. Lass 25 Prozent der Zeitblöcke leer. Achte darauf, wie lange du für bestimmte routinemäßige Aktivitäten brauchst. Experimentiere mit einem Notizbuch, einem Planer oder verschiedenen Zeitplanungsapps. Trag bei Bedarf die Daten und Wochentage ein. Teil deine Zeit in fixe Blöcke ein. Bereite deinen Zeitplan jeden Tag zur gleichen Zeit vor. Trag deinen Tagesplan bei dir oder bewahr ihn irgendwo auf, wo du ihn sehen kannst. Hak erledigte Aufgaben ab, um motiviert zu bleiben. Belohn dich dafür, wenn du eine Aufgabe erledigt hast. Benutz eine Produktivitätsapp, um Ablenkungen ein Schnippchen zu schlagen. Schaufle dir regelmäßig Zeit für dich selbst frei, damit du keinen Burnout bekommst.
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Structuring Your Time Creating Your Schedule Sticking to Your Schedule