Die E-Mail optimieren und versenden Deine Antwort formatieren
Sobald du die E-Mail erhalten hast, auf die du schon so lange wartest, setze dich hin und verfasse dein Antwortschreiben, so schnell es dir möglich ist. Wenn du so schnell, wie möglich antwortest, zeigt es dem Personalvermittler, dass du schnell arbeitest und den Zeitplan ernst nimmst. Außerdem gibt es dir mehr Zeit, alle nötigen Informationen herauszufinden und dich vorzubereiten.  Gewöhne dich daran, deinen E-Mail Posteingang  ein- oder zweimal täglich nach geschäftlichen Mails zu überprüfen.  Aktiviere die E-Mail Benachrichtigung auf deinem Handy, so dass du jedes mal benachrichtigt wirst, wenn du eine neue Nachricht erhalten hast. Bevor du deine Antwort sendest, lies sie dir von oben bis unten durch, um sicherzustellen, dass du keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler eingebaut hast. Achte besonders auf die Verwendung der Groß- und Kleinschreibung, Interpunktion und Abstandseinhaltungen. Eine professionelle E-Mail mit vielen Tippfehlern ist nicht der erste Eindruck, den du hinterlassen möchtest!  Die integrierte Rechtschreibprüfung auf deine E-Mail Plattform kann dir dabei helfen, unnötige Fehler zu erkennen, die du vielleicht gar nicht bemerkst. Lasse die Nachricht von einem Freund oder Kollegen korrigieren. Andere Menschen sind manchmal besser darin, Fehler zu entdecken, als die Person, die das Schreiben verfasst hat. Wenn das Einladungsschreiben weitere Namen enthält, wähle die Option “Allen Antworten”, anstatt nur einem einzelnen Absender zu schreiben. Dieses Verfahren trägt dazu bei, dass jeder deine Antwort sieht, der sie aussehen soll und somit über den Interviewprozess auf dem Laufenden gehalten wird.  Ausnahmen zu dieser Regel sind Fälle, in denen in der Einladung explizit darauf hingewiesen wird, auf nur eine bestimmte Person oder Adresse zu antworten oder wenn es sich bei den anderen eingefügten Namen im Einladungsschreiben um andere Bewerber handelt. Es ist für Personalvermittler nicht ungewöhnlich, andere Unternehmensvertreter, wie Büroleitungen oder Personalmitarbeiter mit in die E-Mail an potenzielle Bewerber in Kopie zu setzen. Wenn du dein Antwortschreiben fertiggestellt hast, klicke auf die Schaltfläche: Senden. Gehe dann zu deinem Posteingang und klicke auf gesendete Nachrichten, um einzusehen, ob die E-Mail versendet wurde. Wenn es ein Problem mit einer falschen E-Mail-Adresse oder einem unerwarteten Internetausfall gibt, solltest du dich dessen versichern, bevor es zu einem größeren Problem wird. Eine lange Verzögerung deines Antwortschreibens kann sich negativ auf deinen Eindruck hinsichtlich deiner Kommunikationsfähigkeiten auswirken oder sogar darin resultieren, dass du gute Gelegenheiten verpasst. Lies dir die Einladung vollständig durch und suche nach Details, die den Ablauf deines Vorstellungsgesprächs beschreiben. In der Regel erhältst du einen genauen Zeitraum und Ort, an dem das Interview stattfindet, genauso wie den Namen der Person, die das Interview durchführt und eine Wegbeschreibung zu dem Treffpunkt, sofern es schwierig sein sollte, diesen zu finden. All diese Dinge müssen dir bekannt sein, um ein angemessenes Antwortschreiben per E-Mail verfassen zu können.  Andere wichtige Informationen, wie den Dresscode, Parkmöglichkeiten sowie der Kontaktperson, die du beim Betreten des Gebäudes ansprechen musst, wirst du sehr wahrscheinlich auch im Text der Einladung finden können. Finde zudem heraus, ob das Interview persönlich oder telefonisch durchgeführt wird. Das macht einen großen Unterschied, in der Art und Weise, wie der Rest des Schriftverkehrs durchgeführt wird. Wenn die E-Mail von einer individuellen Person stammt und nicht maschinell erstellt wurde, ist es höflich und respektvoll, den Namen dieser Person in der Anrede anzugeben. Dies zeigt außerdem, dass du die E-Mail aufmerksam gelesen hast. Die Verwendung des Namens hilft dir dabei, beim Verfassen deiner Anrede kein Rätselraten zu müssen -  in den meisten Fällen reicht es vollkommen aus, den Namen der Person anzugeben, gefolgt von einem Komma.  Eine Überschrift, die mit der Aufschrift “Frau Menendez,...”  verfasst ist, klingt weitaus sympathischer als ein einfaches “An die zuständige Abteilung,...” oder “Sehr geehrte Damen und Herren,...” Wenn sich in der Adresse oder Unterschrift keine spezifische Person finden lässt, ist es in Ordnung eine allgemeine Anrede zu verwenden, wie beispielsweise “Sehr geehrter Acme Inc. - Einstellungskoordinator”. Beginne die erste Zeile damit, dich dafür zu bedanken, die Gelegenheit zu bekommen, an dem Vorstellungsgespräch teilzunehmen. Der Ausspruch der Dankbarkeit ist eine kleine Geste, die nicht lange dauert, aber einen gewaltigen Unterschied machen kann. Dieses Zeichen der Wertschätzung wird dem Rest des Schriftverkehrs einen herzlichen und vernünftigen Umgangston beifügen und dir dabei helfen, die richtigen Grundsteine zu legen.  Greife zu einer ausdrucksstarken Wortwahl, um damit zu zeigen, wie enthusiastisch du bist und zu vermeiden, dass deine Antwort roboterhaft klingt. Anstatt zu sagen “Danke für die Möglichkeit, ein Vorstellungsgespräch mit Ihnen zu führen”, versuche es mit “Mit Begeisterung habe ich Ihre E-Mail erhalten und mir gleichzeitig über die einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen Gedanken gemacht, die ich in naher Zukunft in das Forschungs- und Entwicklungsteam von CompuTech einbringen könnte.” Höflichkeit kann viel bewirken. Ein Kandidat, der liebenswürdig ist und zudem Anstand und Benehmen hat, wird eher als neuer Mitarbeiter in Betracht gezogen als einer, der auf die allgemeinen Höflichkeitsformen verzichtet. Nachdem du dich bei dem Absender bedankt hast, verwende die nächste Zeile darauf, die vom Absender erhalten Informationen zu wiederholen. Wenn beispielsweise vorgeschlagen wurde, das Vorstellungsgespräch auf den folgenden Mittwochmorgen um 10 Uhr zu legen, könntest du so etwas schreiben wie: “Mittwoch, den 14. um 10 Uhr, ist perfekt für mich! Ich werde meinen restlichen Zeitplan an diesem Tag entsprechend einrichten.” Es ist wichtig, deutlich zu machen, dass Einigkeit über die Informationen und den Termin besteht.  Wenn dir der vorgeschlagene Zeitraum aus irgendeinem Grund nicht passt, teile es dem Absender im Voraus mit, damit ihr euch auf einen geeigneten Termin einigen könnt, der beiden Parteien passt. Halte den Text in deiner Nachricht kurz. Du solltest dem Personalvermittler nicht zu viel Zeit wegnehmen und nicht riskieren, dass er die Aufmerksamkeit verliert. Wenn du noch Fragen hast, zögere nicht, sie in der zweiten Hälfte deiner E-Mail zustellen. Möglicherweise wurde dir nicht mitgeteilt, welche Dokumente du mitbringen musst, um beispielsweise einen Besucherausweis für eingeschränkte Bereiche zu erhalten. Das Einfordern weiterer Informationen zeigt dem Personalvermittler, dass du organisiert bist und eifrig daran arbeitest, die Dinge richtig zu machen.  Versuche, deine Fragen so taktvoll wie möglich zu stellen, um zu vermeiden, dass der Absender denkt, er wäre schuld gewesen, die Dinge nicht erwähnt zu haben. "Wie kann ich das Bürogebäude am besten von der Bahnhofstraße erreichen?" klingt besser, als "Sie haben nicht erwähnt, wie Ihr Bürogebäude zu erreichen ist." Bitte den Absender ausdrücklich darum, dir zu antworten, wenn du etwas sehr dringendes zu klären hast, bevor du deine Nachricht beendest. Eine Schlusszeile, wie "Es wäre schön, wenn Sie sich bei mir melden könnten, damit ich weiß, wie ich weiter vorzugehen habe" zeigt deutlich, was der Absender tun soll. Unterschreibe am Ende der E-Mail mit deinem Vor- und Nachnamen, deiner Berufsbezeichnung oder -beschreibung sowie deiner Telefonnummer und E-Mail-Adresse, unter der du zu erreichen bist und füge weitere relevante Kontaktinformationen an. Außerdem kannst du Links zu externen Quellen angeben, von denen du glaubst, dass der Personalvermittler davon wissen sollte, wie beispielsweise deiner persönlichen Website oder deinem LinkedIn-Profil. Denke jedoch daran, dass deine Unterschrift das Letzte ist, was der Absender sieht, deswegen sollte sie dich in einem guten Licht darstehen lassen.  Vermeide es, deine Unterschrift mit unnötigen Informationen zu überladen, wie beispielsweise Konten von Sozialen Medien oder inspirierenden Zitaten. Die besten Signaturen sind übersichtlich, informativ und auf einem Blick gut lesbar.  Eine einfache und gut gestaltete Unterschrift könnte in etwa so aussehen: Christa Peterson | Senior Marketing Analyst, Taffet Media Corp. | www.taffetmedia.com | 888-723-4968
Antworte sofort auf das Einladungsschreiben. Überprüfe dein Antwortschreiben auf Rechtschreibfehler. Setze alle anderen vorgesehenen Empfänger in Kopie. Überprüfe nochmals, ob deine E-Mail gesendet wurde. Lies dir die E-Mail des Personalvermittlers sorgfältig durch, um jegliche relevanten Informationen zu dem Gespräch zu erhalten. Verwende den Namen des Absenders in deiner Anrede. Danke der Person oder dem Unternehmen für das Interesse. Bestätige die Einzelheiten des Vorstellungsgesprächs. Frage nach weiteren relevanten Details, die du möglicherweise benötigst. Beende deine E-Mail mit einer professionellen Unterschrift.
https://www.wikihow.com/Respond-to-an-Interview-Invitation https://www.wikihow.com/Respond-to-an-Interview-Invitation
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