Verfassen des Briefs Den richtigen Ton anschlagen Die richtige Formatierung
Viele Marktrecherchen haben gezeigt, dass fast alle Nachrichten an den Kunden fast komplett wirkungslos sind, wenn der Name des Kunden nicht richtig geschrieben ist. Es ist kritisch wichtig, dass du sicherstellst, dass die Schreibweise, die ein Kunde nutzt, die ist, die im Kopf eines Dankesbriefes steht. Mache es so spezifisch wie möglich. Wenn du etwas so Einfaches wie "Vielen Dank für Ihren Kauf" sagst, ist das gut, aber es ist hilfreich zu identifizieren, was der Kunde bestellt hat und wie es geliefert wurde. Dies hilft dem Kunden bei der Orientierung auf seine einzigartige Beziehung mit deiner Firma.  Dies ist deine Gelegenheit, so aufrichtig dankbar zu sein wie möglich. Es ist angemessen, ein paar Zeilen hinzuzufügen, die sich auf eine Unterhaltung beziehen, die du mit dem Kunden hattest. Gib dein Bestes, um zu vermeiden, dass es sich einstudiert anhört oder so aussieht, als würde der gleiche Dankesbrief an Hunderte Leute gehen. Ein Dankesbrief an einen Kunden ist eine passende Gelegenheit, einige einfache Fragen zum Nachhalten zu stellen, um sicherzugehen, dass der Kunde das Gefühl hat, dass seine Bedürfnisse erfüllt werden. Eine gute Kundennachverfolgung bringt die Kunden oft dazu, dass sie wiederkommen und bildet das Fundament eines Geschäfts. Du musst dich nicht zu sehr mit dieser Art von Nachverfolgung in einem Dankesbrief beschäftigen, aber es ist ein wesentlicher Teil deiner Dienstleistung, dass du aufmerksam für die Bedürfnisse des Kunden bist.  Erwähne, dass du hoffst, dass der Kunde mit seinem Kauf zufrieden ist und dass du ihm zur Verfügung stehst, wenn er Fragen oder Anliegen hat. Frage den Kunden, ob du etwas tun kannst, um seine Zufriedenheit zu steigern. Es ist fast immer hilfreich, in einem Dankesbrief an den Kunden den Firmennamen, das Logo oder andere Markeninformationen darzustellen. Dies verstärkt die Sichtbarkeit deines Business.  Wenn du deine Dankesnotiz auf einer Karte schreibst, achte darauf, dass du deinen Firmennamen nennst. Wenn deine Dankesnotiz auf einem Briefbogen geschrieben ist, ist dein Firmenlogo zu sehen, daher ist es nicht notwendig, den Namen im Brief zu nennen. Wenn deine Dankesnotiz in Form einer E-Mail ist, sollte dein Firmenname und das Logo unterhalb deiner Signatur erscheinen. Du solltest darauf hinweisen, dass du die aufgebaute Beziehung zu deinem Kunden schätzt, und deine Grußformel sollte der Persönlichkeit deines Business entsprechen. "Hochachtungsvoll" kann sich z.B. manchmal zu formell anhören und kann durch "Alles Gute" oder eine ähnlich informell klingende Grußformel ersetzt werden, wenn es angemessen ist. Andere geschäftsorientierte Grußformeln sind ebenfalls beliebt, damit diese Dokumente persönlich klingen. Wenn irgendwie möglich, unterzeichne den Brief selbst, um den Brief zu schließen. Größere Firmen haben öfter Schwierigkeiten mit der Vorstellung, wie man einen formellen Brief persönlich erscheinen lassen kann. Selbst eine vom Computer gezeichnete Signatur ist oft besser als ein getippter Name, indem sie den Brief so erscheinen lässt, als wäre er persönlich geschickt worden. Du schreibst den Brief, um deinem Kunden zu danken, dass er mit dir ein Geschäft gemacht hat, es ist also nicht notwendig, die Person Werbung auszusetzen. Gehe an diesem Punkt von einem guten Rapport aus. Gib dem Kunden das Gefühl, ein Insider zu sein.  Sätze wie "Wir hoffen, dass Sie bald wieder bei uns kaufen" klingen wie Slogans; am besten lässt du diese aus. Sage nichts, das du nicht zu einem Bekannten sagen würdest. Schließe keine Produktwerbung, die Erwähnung eines bevorstehenden Ausverkaufs oder irgendetwas anderes, das als Werbung angesehen werden könnte, ein. Selbst wenn du Dutzende Briefe verschickst, ist es besser, keine Stempelmaschine zu nehmen. Dies verrät, dass dieser Dankesbrief einer von vielen ist und der Kunde fühlt sich weniger besonders. Tatsächlich kann es sein, dass dein Dankesbrief auf dem Stapel mit Werbepost landet. Je persönlicher du den Dankesbrief gestaltest, desto besser wird er angenommen. Wenn du nicht die Zeit hast, Umschläge zu beschriften, lasse es jemand anders tun. Selbst wenn du nicht die Person bist, die die Adresse tatsächlich schreibt, wird der Kunde beeindruckt sein, Handschrift zu sehen. Stelle sicher, dass deine Telefonnummer und die Adresse angegeben sind und ermutige den Kunden herzlich, mit dir in Kontakt zu treten. Wenn dein Kunde dich kontaktiert, sei bereit, seine Bedürfnisse prompt zu erfüllen. Das Ausdrucken eines Standardbriefs ist, als würdest du deinem Kunden einen Werbe-Flyer schicken. Statt dass du deinem Kunden das Gefühl gibst, etwas Besonderes und wertgeschätzt zu sein, könnte es den gegenteiligen Effekt haben und zu Verärgerung führen. Schreibe Dankesbriefe individuell in deiner eigenen Handschrift.  Wenn du zu viele Dankesbriefe zu schreiben hast, um jeden einzelnen von Hand schreiben zu können, bitte einen anderen Angestellten, dir zu helfen. Es lohnt die Zeit wirklich, die es braucht, um die Briefe einzeln zu schreiben. Wenn es nicht möglich ist, die Briefe von Hand zu schreiben, musst du eine andere Möglichkeit finden, sie zu personalisieren. Im Mindesten sollten der Name des Kunden und deine echte Unterschrift in jeden Dankesbrief aufgenommen werden. In manchen Fällen könnte es angemessen sein, eine E-Mail statt einer handschriftlichen Notiz als Dank zu schreiben. Dies kann angemessen sein, wenn du eine etablierte persönliche Beziehung mit dem Kunden hast. Der Schlüssel ist es, sicherzustellen, dass sie persönlich und aufrichtig ist. Wenn irgendeine Chance besteht, dass deine E-Mail als Werbung missverstanden werden könnte, schreibe stattdessen eine handschriftliche Notiz. Sowohl Dankeskarten als auch Firmenbriefpapier sind für einen geschäftlichen Dankesbrief angemessen. Wenn du nur ein paar Notizen zu schreiben hast, gibt eine elegante Dankeskarte wie die, die du im Schreibwarenladen kaufst, deinem Kunden das Gefühl, dass er oberste Priorität hat.  Verwende ansonsten schweres, mit deinem Briefkopf bedrucktes Papier.  Vermeide die Nutzung von normalem Druckerpapier für deinen Dankesbrief. Wähle Dankeskarten, die für geschäftliche Korrespondenz angemessen sind. Wenn deine Firma ungewöhnlich und spaßig ist, ist es ok, wenn du farbenfrohe Karten nimmst, die deine Firma so repräsentieren, wie du sie repräsentieren willst. Vermeide Karten mit unangemessenen oder zu persönlichen Bildern oder Aufschriften. Wenn du noch weiter gehen willst, um deine Dankbarkeit auszudrücken, kannst du mit deiner Notiz ein kleines Geschenk mitschicken. Dies ist überhaupt nicht notwendig, aber für spezielle Kunden könnte es genau das Richtige sein. Das Geschenk sollte klein und nützlich sein. Es kann für die Dienstleistungen deiner Firma stehen oder irgendetwas anderes sein, das nicht mit deiner Firma in Verbindung steht, aber professionell ist.  Kleine Geschenkideen sind Lesezeichen, Magnete, Süßigkeiten, ein T-Shirt oder ein Gutschein. Das Geschenk sollte einen Wert von 20 bis 40 € nicht überschreiten. Manche Firmen haben moralische Richtlinien, die tatsächlich verbieten, dass sie teure Geschenke annehmen.
Buchstabiere den Namen des Kunden in der Anrede richtig. Identifiziere den Grund für den Dankesbrief. Füge ein paar Zeilen zum Nachhalten bei. Nenne deine Marke. Schließe richtig ab. Unterzeichne den Brief von Hand. Widerstehe dem Versuch, deine Firma noch einmal zu bewerben. Verschicke den Brief mit einem echten Poststempel. Adressiere den Brief wenn möglich per Hand. Nenne deine Kontaktdaten und sei offen für Kommunikation. Schreibe den Brief von Hand. Wähle Briefpapier für deinen Dankesbrief. Denke darüber nach, ein Geschenk zu senden.
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