Bald ist es so weit Es geht los Das eigentliche Event managen Problembehandlung
Eventuell müssen letzte Dinge noch verändert werden.   Achte darauf, dass es genug Notausgänge gibt und du einen genauen Plan über den Ablauf hast. Gib deinem Team T-Shirts oder zumindest Anstecker, damit es sich wie ein Team fühlt. Je wohler sich deine Leute fühlen, desto länger wirst du mit ihnen zusammenarbeiten. Jeder muss wissen, was er zu tun hat!  Jeder sollte über seine Aufgaben Bescheid wissen und sich auch damit wohlfühlen. Mach dir eine Liste mit allen Kontakten. Wenn der Bäcker absagt, solltest du eine Alternative parat haben. Mach dir eine Checkliste, damit am Ende nichts fehlt. Bereite Rechnungen im Voraus vor, so vergisst du am Ende nichts. Das wird dem Kunden sicher nicht gefallen. Eine Woche vor dem Event ist die absolute Schmerzgrenze für Veränderungen.   Wenn es doch zu unangenehmen Veränderungen kommen sollte, musst du alles daran setzen, dass sich der Kunde wohlfühlt. Und in diesem Punkt solltest du nicht nachsichtig sein, denn deine Einladung ist das Erste, mit dem deine Gäste in Berührung kommen. Sie muss einfach perfekt sein!  Du solltest den traditionellen Postweg mit Karten und Flyern wählen, aber dennoch auch online Werbung via Facebook und Co. machen. Wenn du jedoch so viele Gäste wie möglich haben möchtest, sind soziale Netzwerke unverzichtbar. Heutzutage überreicht man über solche Kanäle die meisten Menschen. So kannst du viel besser planen, auch wenn die Zahl wohl kaum deiner endgültigen Gästeanzahl entsprechen wird. Willst du Dekorateure, Fotografen, DJs und Co. engagieren? Wenn ja, brauchst du evtl. einen VIP Bereich.    Ist für das leibliche Wohl gesorgt? Du solltest auch auf Allergiker oder kleine Kinder achten, die nicht alles essen können. Vielleicht sind auch Vegetarier unter den Gästen? Passt die technische Ausstattung? Hast du genug Lautsprecher, Mikrofone, ein DJ Pult und eine Tanzfläche? Brauchst du evtl. einen Pavilion? Wenn du eine Firma für die Unterhaltung beauftragt hast, solltest du sie unterrichten, welches Equipment bereits zur Verfügung steht und ihr bei der Installation der Anlage helfen.  Du solltest das lange im Voraus planen, denn je spontaner du solche Leute brauchst, desto teuer wird es. Außerdem kannst auch du dir im Notfall eine Alternative suchen. Mit ihm solltest du in engem Kontakt stehen.  Oftmals bist du selbst der Organisator und hast dann nicht viel Spaß auf der Party, weil du dich um alles kümmern musst. Es kann sein, dass deine Auftragsfirma ihr Equipment selbst mitbringt, aber oft wird auch erwartet, dass du es stellst.  Die Dekoration muss vor der Party schon tipp top sein! Wie möchtest du deinen Veranstaltungsort verschönern? Stehen genug Toiletten zur Verfügung, hast du genug Parkplätze und genug Mülleimer?  Können deine Gäste in der Nähe übernachten und steht ein Shuttleservice zur Verfügung? Das mag jetzt komisch klingen, aber es wird dir in der Planung sehr hilfreich sein:   Wer sind die Hauptgäste? Zum Beispiel Braut und Bräutigam. Der Kunde muss nicht immer der Hauptgast sein. Du solltest die Veranstalter gut kennen. Sie sind meistens sehr tolerant und extrovertiert und können die Meute im Notfall gut unterhalten. Du solltest dich auch mit den Familienbeziehungen auskennen, falls es Streitereien gibt und du einen Schlichter brauchst. Außerdem musst du wissen, wer Entscheidungen trifft. Normalerweise natürlich du als Manager, aber in vielen Situationen musst du doch noch die Kunden fragen. Leiste dort Hilfe, wo noch Hilfe benötigt wird.   Wenn du dir eine Checkliste machst, wirst du dich sicherer fühlen, weil du dann auf jeden Fall nichts vergessen hast. Verteile die Aufgaben, sodass jeder etwas zu tun hat und auch das tut, was er am besten kann.   Wenn du delegierst, solltest du zwar bestimmend, aber dennoch höflich zu deinem Team sein. Wenn etwas nicht klappt wie geplant, darfst du auf keinen Fall in Panik geraten.  Du kannst nicht alles vorhersehen und selbst, wenn etwas Schlimmes passiert. Es ist sicher kein Weltuntergang! Wenn sich die Gästezahl am letzten Tag noch ändert, sollten das alle wissen.  Kümmere dich auch um deine Auftraggeber. Wenn sie aufgeregt sind, solltest du ihnen versichern, dass alles geplant ist. Hier sind ein paar Tipps:   Hilf deinem Team, indem du dich um solche Sachen wie die Begrüßung der Gäste kümmerst. Solange kann sich dein Team zum Beispiel um das Buffet kümmern. Beobachte deine Gäste und die Auftraggeber, falls sie etwas ändern wollen. Halte dich respektvoll im Hintergrund. Du bist der Manager, aber dennoch heute nicht die Hauptperson. So werden die Gäste noch lange an die tolle Veranstaltung erinnert. Es ist noch nicht vorbei, aber du hast schon jetzt einen tollen Job erledigt.   Nach der Veranstaltung solltest du deinen Kunden danken. Es ist nicht selbstverständlich, dass sie dir so viel Vertrauen entgegenbringen. Wenn du dich mit einem Blumenstrauß oder Ähnlichem bedankst, kommt das sicher gut an. Dein Team muss das im Vornherein wissen und planen können.   Natürlich ist das Aufräumen nicht der schönste Teil, aber dafür zahlst du nicht auch noch extra für eine Reinigungsfirma. Danke deinem Team und schließe als Letzter ab! Hier ein paar Tipps:   Die Einladung musst so detailliert wie möglich sein, sodass es keine Missverständnisse geben kann. Dein Team sollte immer etwas eher da sein und wenn die Hauptgäste fehlen, hilft Folgendes: Kontaktiere die fehlenden Personen und sage in der Küche Bescheid, dass sie mit dem Essen noch warten soll. Du solltest es auch nicht sofort öffentlich machen und allen Gästen Bescheid sagen. Vielleicht fällt es am Ende gar nicht auf! Wenn Gäste zu spät sind, die zum Beispiel eine Rede halten sollten, könntest du die Wartezeit mit einer weiteren Nachspeise überbrücken. Wenn du mit dem Essen schlecht warten kannst, weil das Eis zum Beispiel schmilzt, lässt du einfach alles wie geplant und die verspäteten Gäste bekommen ihr Essen dann halt später. Im Notfall kannst du immer auch ein Spiel veranstalten oder extravagante Musik spielen lassen. Wenn Leute mit Absicht zu spät kommen, musst du dennoch ruhig bleiben und so tun als wäre alles wie geplant. So etwas passiert meist sowieso selten, aber oftmals hast du sowieso mehr Essen als geplant oder noch Reserven vorhanden.    Wenn zum Beispiel Essen auf dem Boden gelandet ist, kannst du sicher einen Hocker oder einen Teppich darüber legen. Wenn du das Essen noch solange bedecken möchtest, bis alle Gäste eingetroffen sind, eignet sich ein roter Vorhang ebenfalls hervorragend. Wenn du merkst, dass nicht genug Essen vorhanden ist, kannst du die Portionen verkleinern oder ein Gericht ganz auslassen. Wenn die Leute kommen, kannst du sie gleich nach Allergien fragen. So kannst du in der Küche frühgenug Bescheid sagen, dass sie extra kochen muss. Wenn überraschenderweise mehr Gäste kommen als geplant, solltest du jemanden wegschicken können, der noch einkauft. So kannst du locker mit der gewachsenen Menschenmasse umgehen. Kinder haben andere Ansprüche als Erwachsene und am besten informierst du dich vor der Veranstaltung bei den Eltern.   Kleinkinder tun sich mit kleinen Portionen leichter und auch die Eltern werden es begrüßen, wenn es für ihre Kinder Nahrung gibt. Kinder, die älter als 10 Jahre alt sind, können das normale Essen der Erwachsenen essen. Wenn Mütter mit Kleinkindern dabei sind, solltest du eine Still- und Wickelecke einplanen. Bereite dich darauf vor.   Informiere dich im Voraus bei deinen Auftraggebern über solche Dinge. Dein Team sollte dann Bescheid wissen und gegebenfalls korrekt eingreifen können. Auch, wenn es schwer sein kann, einem Gast den Alkohol zu verbieten, weil er eindeutig genug hatte, ist es am Ende doch immer die bessere Entscheidung. Wenn es Leute gibt, die Probleme machen, solltest du mit den Gästen reden und bei deinem Auftraggeber fragen, ob du das Problem beseitigen sollst. Wenn sich die Leute wo anders hinsetzen, als es ihre Tischkärtchen eigentlich vorgesehen hätten, solltest du mit deinen Auftraggebern besprechen, inwiefern das okay ist. Du solltest also auch immer ein Auge auf den Wetterbericht werfen und eine Auswahlmöglichkeit parat haben.  Manchmal ist es auch ratsam eine Versicherung abzuschließen, die dafür haftet, falls etwas schiefgeht.
Schau dir den Veranstaltungsort noch einmal an. Du kannst deinem Team eine kleine Freude machen, indem du deinen Leuten ein „Überlebenspaket“ mit Wasser und Schokoriegeln schenkst. Vor der Party solltest du noch einmal mit allen Leuten den Ablauf durchgehen. Du solltest dir eine Liste mit allen Kontakten anlegen, damit im Notfall immer jemand erreichbar ist: Du solltest nicht kurzfristig etwas ändern. Nun musst du deine Gäste einladen. Du solltest dir außerdem merken, wer zu- und wer absagt. Überlege dir, von wem du Hilfe brauchst. Du kannst dir auch selbst einen Organisator besorgen, der sich um alles kümmert und den Überblick behält. Du musst dich um die passende Ausstattung kümmern. Es ist wichtig, dass du auch an banale Dinge denkst. Es ist wichtig zu wissen, aus welcher Schicht deine Gäste kommen werden. Du solltest früh beim Veranstaltungsort sein und alles kontrollieren. Delegiere. Du musst unbedingt flexible sein und immer einen Plan B haben. Alle sollten auf dem neuesten Stand sein. Du solltest dein Team auch gut unterstützen und ihm ein gutes Gefühl geben. Für Marketingzwecke eignet sich ein Gästegeschenk hervorragend. Du darfst ruhig stolz auf dich sein! Am Ende musst du natürlich dafür sorgen, dass alles so hinterlassen wird, wie es war bevor ihr aufgebaut habt. Nun musst du dich noch um das Bezahlen der Rechnungen kümmern und dafür sorgen, dass alles Equipment wieder zurückgegeben wird. Verspätete Gäste können manchmal problematisch sein. Wenn etwas mit dem Essen schief geht, solltest du auch niemals in Panik geraten. Wenn Kinder auf der Gästeliste stehen, solltest du das auch im Puncto Essen beachten. Wenn Kleinkinder dabei sind, kann es auch sehr laut und stürmisch werden. Das Wetter kann immer einen Strich durch die Rechnung machen.
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