E-Mail systematisch angehen Zeit zu deinem Gunsten nutzen Manage deine Zeit und deinen Arbeitsplatz Bleibe physisch und psychisch gesund
Wir müssen nicht an unserer Inbox festkleben, da viele Nachrichten gar nicht so schnell beantwortet werden müssen, wie wir es oft annehmen. Wenn an deinem Arbeitsplatz E-Mails keine sofortige Antwort verlangen, solltest du diese zu festen Zeiten und auch nur drei- oder viermal am Tag checken. Benutze Ordner und Flaggen, um E-Mail zu ordnen, statt sie in deine Inbox ansammeln zu lassen. Ordner und Unterordner in Outlook z.B. oder Gmails Labels und eine Reihe von Inboxen kannst du zu deinem Vorteil einsetzen. Als Journalist könntest du deine Ordner aktuelle Stories, zukünftige Stories, Alte Stories, Interviews & Quellen und Ideen & Pläne nennen. Lösche und benutze das Archiv. Archiviere wichtige, ältere Nachrichten und lösche den Rest. Im obigen Beispiel sind “Alte Geschichten” im Archiv-Ordner des Journalisten. Wenn du einmal mit dem Löschen beginnst, wirst du merken, wie viele E-Mails eher in den Papierkorb statt in einen Ordner gehören. Manche Leute schwören auf “Inbox 0”, d.h. gar keine ungelesenen E-mails in der Inbox zu haben. Neben Ordnern und Labels kannst du das Ziel Inbox 0 auch erreichen, indem du gezielt dein Archiv einsetzt, alte E-Mails während ruhiger Zeiten im Büro löschst und E-Mail Decluttering Apps einsetzt.. Ein kurzer Anruf kann manchmal das Hin und Her von mehr als 10 E-Mails ersetzen. Rufe an! Wenn du im voraus schon weißt, dass eine E-Mail eine Diskussion nach sich ziehen wird und viel Hin und Her erfordert, dann räumt ein Anruf viele Diskussionspunkte schneller vom Tisch. Am Telefon lassen sich Details einfacher besprechen, und ihr erspart euch das Schreiben langer, zeitaufwendiger E-Mails. Es ist auch in Ordnung eine kurze Mail zu schicken und zu sagen: “Ich habe eine Menge mit dir zu besprechen. Kann ich dich in 5 Minuten anrufen?” Strategische Pausen sind hilfreich, doch Unterbrechungen während geplanter Arbeitszeit eher nicht. Unterbrechungen machen dich  langsamer, stern deinen Arbeitsrhythmus und unterbrechen deine Gedankengänge. Versuche Abwesenheitsmitteilungen und Anrufbeantworter einzusetzen, wenn du weißt, dass du viel zu tun hast. Setze diese nicht nur dann ein, wenn du tatsächlich nicht anwesend bist. Benutze sie, wenn du ungestört arbeiten willst. In vielen Büros stehen bleiben die Türen offen, doch man muss dies nicht ohne Ausnahme praktizieren. Du kannst eine freundliche Notiz an die Tür hängen mit der Mitteilung “Telefonkonferenz - bitte später vorbeischaun” oder “Besetzt - schau bitte später vorbei oder schicke eine e-mail” Cloud-Computing hat Vorteile, da es billiger, leichter anzupassen, effizienter und einfacher zu aktualisieren sein kann. Content in der Cloud ist besonders nützlich, da du von allen digitalen Geräten darauf zugreifen kannst: vom Laptop, Tablett, Smartphone usw. Cloud-Storage dient auch als sinnvolle erste oder zweite Form des digitalen Backups. Ein großer Vorteil ist auch, dass du jederzeit auf der ganzen Welt Zugriff auf deine Daten hast. Frage deinen IT Manager oder Software Provider nach Speicherplatz in der Cloud. Es kann gut sein, dass dir bereits freier Speicherplatz zur Verfügung steht oder für eine geringe jährliche Gebühr erhältlich ist. Die wichtigsten Browser haben alle die Möglichkeit Bookmarks zu setzen, damit man die meist besuchten Webseiten sichern und organisieren kann. Auf diese Weise hat man immer schnell Zugang zu täglich besuchten Seiten. Nutze diese Funktion, damit du wichtige Seiten immer parat hast und wichtige Nachrichten und Updates überprüfen kannst. Alle Experten sind sich in diesem Punkt einig.  Es mag sich vielleicht cool anhören oder im Fernsehen gut aussehen, doch Multitasking ist nicht effizient und kann deine organisatorischen Effektivität sogar schaden. Widme deine ganze, ungeteilte Aufmerksamkeit einer Aufgabe, erledige diese vollständig und gehe dann zur nächsten Aufgabe auf deiner Liste. Zum Glück erfordern die meisten Berufe kein stundenweises Planen. Es kann aber sehr hilfreich sein, einen groben Plan vor Augen zu haben, damit du die Highlights, Events und wichtigen Aufgaben des Tages im Blick behältst.  Setze zeitliche Grenzen für die Erledigung bestimmter Aufgaben. Manche Aufgaben erfordern keine Zeitlimits, doch bei anderen erhöhen Zeitlimits die Produktivität. Wenn dir auffällt, dass bestimmte Tätigkeiten mehr Zeit brauchen als notwendig, kannst du beim nächstenmal testen, ob Zeitlimits das Problem lösen. Nimm dir  zusätzliche Zeit für andere Aufgaben. Wie du aus Erfahrung weißt, erfordern manche Aufgaben mehr Zeit als erwartet, und das ist manchmal gut so. Für diese Art von Tätigkeiten, wie z.B. wichtige Events und Meetings solltest du sowohl vorher als auch nachher einfach mehr Geit veranschlagen. Wenn man sie nur selten einsetzt, können diese Timer effektiv sein. Manche Leute stellen den Timer so, dass er 10, 15 oder 30 Minuten vor einem wichtigen Meeting klingelt, damit sie genug Zeit zur Vorbereitung oder zum Übergang haben. Eine andere Möglichkeit ist es, den Timer als Erinnerung einzusetzen. Frage dich, ob das Aufschieben wirklich notwendig ist oder ob dies in die Kategorie Verschleppen oder Verzögern fällt. Wenn das Letzte der Fall ist, lass dich nicht darauf ein und arbeite lieber durch! Wenn das Aufschieben jedoch unvermeidlich ist, mache dir eine Notiz, wie weit du gekommen bist und plane so konkret wie möglich neu. Du kannst auch einen Alternativplan entwerfen. Wenn du z.B. ein persönliches Treffen absagen musstest, kannst du stattdessen eine Telefonkonferenz oder Webkonferenz vorschlagen. Verbringe ein paar Tage damit, deine täglichen Aktivitäten aufzuschreiben. Nur so wirst du genau sehen, was du tust und deine Liste gibt einen ersten Einblick in organisatorische Lücken oder mangelnde Produktivität. Bei dieser Übung solltest du dein Endziel im Blick behalten. Eine Aktivitätenliste zeigt dir, welche Tätigkeiten Zeit verschwenden und welche die Produktivität fördern. Manche Menschen sind morgens am produktivsten, andere sind morgens zu gar nichts fähig. Du hast wahrscheinlich bereits eine Ahnung, zu welchen Zeiten du am besten arbeitest. Egal ob du den Abend, den Morgen, die Mittagszeit oder den späteren Nachmittag bevorzugst; diese Stunden solltest du besonders nutzen, um deine Produktivität zu maximieren. Wir wissen alle, dass manche Aufgaben wichtiger sind als andere. Trotzdem setzen wir nicht immer dementsprechende Prioritäten. Entwickle ein Ranking-System, indem du wichtigere Aufgaben mit Sternchen oder Flaggen versiehst. Sei ehrlich mit dir selber und bleibe flexibel. Benutze Erinnerungen in einem digitalen Kalender oder indem du dir Haftnotizen am Computer oder Schreibtisch aufhängst. Widme den wichtigsten Aufgaben auf deiner Liste mehr Zeit. Beispiele sind Aufgaben, die z.B. bis am Ende des heutigen Tages oder des folgenden Tages erledigt sein müssen. Es kann auch sein, dass die Kundenkommunikation, die Kommunikation mit deinem Vorgesetzten oder dem Geschäftsverwalter Priorität einnimmt. Wenn du dir nicht sicher bist, was die Sensitivität oder Wichtigkeit einer Aufgabe betrifft, ist es am besten nachzufragen. Nicht alle Aufgaben müssen später erledigt werden. Manche Aufgaben sind so schnell erledigt, dass es sich gar nicht lohnt, sie in einen Kalender oder auf eine Liste einzutragen. Wenn dem so ist und du diese Aufgaben schnell abarbeiten kannst, mach das! Diese Methode verhindert auch das lästige Aufschieben. Unordentliche Schreibtische entwickeln sich schnell in ein Disaster, wenn es an der Organisation fehlt. Manche Leute arbeiten aus Prinzip nur an einem leeren, aufgeräumten Schreibtisch. Auch wenn dies nicht unbedingt notwendig ist, solltest du dich bemühen, deinen Arbeitsplatz so frei wie möglich zu halten.  Halte Ordnung. Wirf deinen Müll in den Abfalleimer und ordne deine Akten systematisch. Ordne deine Sachen immer auch einmal zwischendurch: während der ruhigeren Stunden am Arbeitsplatz oder auch zwischen der Erledigung verschiedener Projekte. Räume immer gleich auf. Dann wird das Ordnung halten zur Routine. Du vermeidest dann das Ärgernis, dass die heutige Unordnung Teil der morgigen Unordnung wird. Bewahre notwendiges Arbeitsmaterial in der Nähe auf. Bestimmte Dinge gehören an deinen Arbeitsplatz. Die Arbeitsgeräte, die du brauchst, sollten in greifbarer Nähe sein. So sparst du Zeit und nutzt deinen vorhandenen Platz optimal. Manche Leute planen nur Meetings (Termine) und erlauben keine Zeit für Aktivitäten auf ihrem Kalender. Es ist hilfreich, die wichtigsten Aufgaben, wie auch Termine zu planen. Du kannst auch bestimmte Tage für Meetings reservieren, d.h. Meetings finden nur am Dienstag und am Donnerstag statt. Verplane nicht jede Minute. Freie Stunden im Terminkalender sind wichtig für kreative Tätigkeiten, Zeit nur für dich selbst und unerwartete Ereignisse.  Benutze einen Planer und einen Kalender. Dieses kann ein einfacher Papierkalender sein, den du von Hand ausfüllst oder auch eine Software, eine App, wie z.B. iCalendar oder Google Now. Kategorisiere deine Tätigkeiten. Tätigkeiten zu kategorisieren oder sogar mit bestimmten Farben im Planer zu versehen, gibt dir eine visuelle Übersicht, was wann erledigt werden muss. Unterschiedliche Kategorien können Korrespondenz, Projekte, Events, Meetings, Brainstorms, aber auch Pausen, Sport und Zeit im Fitness Studio sein. Verbinde und straffe deine Technologie. Online Organizers und E-Mail-Dienste, wie z.B. Outlook können Aufgabenlisten, Kalender und Adressen kombinieren. Dies ist nicht nur effektiver, sondern hilft auch klarer zu denken.  Delegiere, wann immer möglich. In der Hektik des Alltags, vergisst du leicht, dass du nicht alles selbst erledigen musst. Delegiere Aufgaben an Assistenten und wenn du dich ganz besonders überwältigt fühlst, bitte eine/n Kollegin/en um einen Gefallen, so dass sie/er dir bei einer Aufgabe hilft. Du kannst dich immer revanchieren, wenn sich die Lage entspannt hat. Es ist wichtig bei geistiger Arbeit Pausen zu machen. Unser Gehirn braucht es und es nutzt unserer Produktivität.. We get so caught up in our work sometimes that we don’t stop to take much-needed breaks. Taking breaks gives us needed rest that improves our productivity, but it also gives us the opportunity to take a step back and ask whether or not what we’ve been doing is the most efficient use of our time. Ohne ausreichenden Schlaf fühlst du dich angeschlagen, müde oder lethargisch am nächsten Tag. Dies kann deine Produktivität bei der Arbeit beeinträchtigen. Nimm dir vor jede Nacht sieben bis acht Stunden ununterbrochen zu schlafen. Die Arbeit deiner Mitarbeiter unterscheidet sich von deiner Arbeit und jeder entwickelt seine eigenen Methoden der Organisation. Eine Methode, die für jemand anderes funktioniert, mag für dich nicht die Richtige sein und umgekehrt. Erwarte keine Perfektion. Den Überblick über anstehende Aufgaben zu haben, fordert stete Aufmerksamkeit. Es wird dir nicht täglich optimal gelingen, doch ein wenig mehr Organisation bringt dich einen großen Schritt weiter. Du wirst damit wesentlich effizienter arbeiten.
Rufe Email zu festen Zeiten ab. Sortiere E-Mails. Benutze auch andere Formen der Kommunikation, wenn sie dir effizienter erscheinen. Begrenze Unterbrechungen auf ein Minimum. Arbeite mit der Cloud. Benutze Bookmarks online. Vermeide Multitasking. Mach dir einen Stunden- , oder Tagesplan. Benutze einen Wecker oder eine Stoppuhr. Schiebe keine Arbeiten auf. Beobachte deine Aktivitäten. Erkenne die Stunden, in denen du produktiv bist. Priorisiere deine Aufgaben. Erledige einfache Aufgaben sofort. Manage dein Durcheinander und deine Arbeitsmaterialien. Plane Aktivitäten und Termine. Gönne dir Pausen. Schlafe besser. Vergleiche dich nicht mit deinen Mitarbeitern oder Kollegen. Akzeptiere, dass das Organisieren ein andauernder Prozess ist.
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Tackling Email Systematically Using Time to Your Advantage Managing Your Space and Time Staying Healthy Physically and Mentally