Den ersten Absatz schreiben Deine E-Mail vorbereiten Den zweiten Absatz schreiben Die E-Mail abschließen
In der ersten Zeile solltest du deine E-Mail mit “Lieber Dr./Herr/Frau Schmidt” beginnen, abhängig vom Namen, Titel und Geschlecht der Kontaktperson. Schreibe nicht: “Hallo Marie” oder nur “Hallo”. Sei genauso förmlich, wie du das in einem Geschäftsbrief wärst. Wenn du nicht herausfinden kannst, welches Geschlecht die Person hat, dann rede sie mit ihrem vollen Namen an. Schreibe zum Beispiel: “Liebe(r) Flori Reinold”. Sage dem Empfänger, wie du heißt und was dein derzeitiger Status ist (z.B. Bachelorstudent im dritten Jahrgang an Universität X). Sage, wie du von dem Praktikum gehört hast – ob übers Internet, eine Zeitung oder durch eine Kontaktperson. Wenn es einen gemeinsamen Kontakt gibt, solltest du das so bald wie möglich sagen. Du könntest zum Beispiel schreiben: [Der Studienleiter / Mein Professor / usw.] [Titel und Name] hat vorgeschlagen, dass ich Sie anschreibe. Gib deine möglichen Termine für Beginn und Ende des Praktikums an und wie flexibel du diesbezüglich wärst. Wenn du zum Beispiel für ein Praktikum während des Frühlingssemesters verfügbar wärst und zusätzlich auch eine volles Sommerpraktikum machen könntest, dann solltest du das auch sagen. Führe auch an, wie viele Wochenstunden du arbeiten könntest. Brauchst du ein Praktikum für das Studium? Wenn zutreffend, dann schreibe, dass du einen Praktikumsplatz suchst, weil du gerne praktische Erfahrung sammeln würdest und dass du flexibel bist, was die Bezahlung und genauen Aufgaben angeht. Schreibe auch, was für Fähigkeiten du dir während des Praktikums gerne aneignen würdest. Erwähne etwas, von dem du weißt oder denkst, dass die Firma stolz darauf ist. Vermeide es, negative Pressegeschichten zu erwähnen. Halte dein Schreiben positiv. Du könntest zum Beispiel schreiben: [Name der Firma] hat einen exzellenten Ruf und ich bewundere Ihren ehrenamtlichen Einsatz für [ausgesetzte Tiere]. Wenn es um Geschäftskorrespondenz geht, solltest du eine professionelle, klare E-Mailadresse verwenden. Vermeide Spitznamen oder unnötige Symbole und Zahlen. Eine Variation deines Namens kann gut funktionieren. Zum Beispiel wäre S.Schmidt@firma.com in Ordnung. Wenn deine derzeitige E-Mailadresse mit einem Konto in den sozialen Netzwerken verbunden ist, auf dem sich unprofessioneller Inhalt befindet, solltest du eine andere E-Mailadresse kreiieren und verwenden. Stelle auch die Einstellungen zu deiner Privatsphäre in den sozialen Netzwerken dementsprechend ein. Bevor du um einen Praktikumsplatz bittest, solltest du Erkundigungen über die Firma einziehen, bei der du arbeiten willst. Sieh dir ihre Internetseite an. Lies alle Presseartikel über sie. Wenn die Firma ein verfügbares Produkt herstellt, wie zum Beispiel ein soziales Netzwerk, dann verwende das Produkt eine Woche lang, um es zu testen. Nütze deine Erkenntnisse, um deinen Brief aufzusetzen. Potenzielle Arbeitgeber wissen es zu schätzen, wenn ein Kandidat etwas über die Firma weiß und dieses Wissen auch verständlich mitteilen kann. Es ist günstig, wenn du einen Kontakt in der Firma hast. Verwende soziale Netzwerke wie LinkedIn und Facebook, um eine Stichwort-Suche zur Firma zu starten. Wenn dabei Kontakte von dir aufscheinen, dann sieh dir an, welche Stellen sie innehaben. Bitte höflich um entweder ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch. Bitte dann um Rat betreffend deiner Praktikumsbewerbung.  Bei LinkedIn kannst du sehen, welche deiner Kontakte bei einer Firma arbeiten. Scheue dich nicht davor, deine Kontaktperson zu bitten, dich mit einem ihrer Kontakte zu verbinden. Gehe dabei aber taktvoll vor und bitte dieselbe Person nicht andauernd um Hilfe. Viele Universitäten bieten auch Zugang zu einer Datenbank mit ehemaligen Studenten. Du kannst auf diesen Seiten nach Leuten mit bestimmten Berufen oder Arbeitsplätzen suchen. Ehemalige Studenten, die ihre Kontaktinformation zur Verfügung stellen, sind oft offen für E-Mails oder Telefonanrufe von aktuellen Studenten. Wenn du die Firma mit deiner Kontaktperson besprichst, solltest du erwähnen, dass du an einem Praktikumsplatz interessiert bist. Erkundige dich nach der Firmenstruktur, dem Arbeitsplatzklima, den Zielen, usw. Enthält die Praktikumsausschreibung den Namen einer Kontaktperson? Wenn ja, verwende den Namen und die E-Mailadresse dieser Person. Wenn keine Kontaktperson angegeben wird, dann solltest du bei der Firma anrufen und fragen, wer für die Einstellung von Praktikanten verantwortlich ist. Wenn niemand verantwortlich ist, dann richte deine E-Mail an eine Führungsperson in der Personalabteilung der Firma. Wenn du mit jemandem in der Firma gesprochen hast, kannst du das am Anfang deines Schreibens angeben. Wenn du gar keine Namen von Mitarbeitern herausfinden kannst, dann richte deine E-Mail an “Sehr geehrte Damen und Herren”. Du möchtest, dass deine E-Mail in einem hochfrequenten Postfach auffällt. Du könntest zum Beispiel schreiben: “Firma X Praktikumsbewerbung: Johanna Schmidt”. Wenn zutreffend, könntest du auch einen bestimmten Betreff verwenden, der vom Arbeitgeber verlangt wird. Verwende mehrere Sätze darauf, etwas über deine akademische Arbeit, deine bisherige Arbeitserfahrung und alle anderen relevanten Fähigkeiten zu erzählen. Mache klar, wie die Organisation von deinem Wissen profitieren könnte. Erwähne auch, was für Jobs und ehrenamtliche Stellen du bisher hattest und wie diese Erfahrungen dich auf die jetzige Rolle vorbereitet haben. Betone, wie du etwas zu der Firma beitragen könntest.  Dein potenzieller Arbeitgeber muss glauben, dass du auch fähig bist, dir übertragene Aufgaben zu bewältigen.   Beschreibe deine Arbeitserfahrung mit starken Verben. Anstatt zu schreiben: “Ich war zwei Jahre lang Marketing-Praktikantin,” solltest du behaupten: “Als Marketing-Praktikantin habe ich neuen Content erschaffen, Digital- und Druckbroschüren entworfen und die sozialen Netzwerkseiten von einer Firma mit fünfzig Mitarbeitern betreut. “ Unter Fähigkeiten kannst du auch Dinge wie die sozialen Netzwerke, Eventorganisation oder tausende andere Dinge auflisten. Schreibe über deine akademischen Qualifikationen. Wenn du Führungspositionen innehattest, beschreibe deine Pflichten und/oder Erfolge. Bist du schon einmal einem Ausschuss vorgesessen? Hast du ein Team trainiert? Halte dich in deinen Erklärungen kurz, damit du nicht die Aufmerksamkeit deiner Leser verlierst. Anstatt Adjektive zu verwenden, um dich selbst zu beschreiben, kannst du konkrete Beispiele angeben, die deine Qualitäten hervorkehren. Anstatt zum Beispiel zu sagen: “Ich bin ein ehrgeiziger Student,” schreibe: “Ich befinde mich durchwegs unter den höchsten 10 Prozent meiner Kurse.” Beschreibe, wann und wie du den Arbeitgeber kontaktieren wirst, um den Status deiner Bewerbung zu erfahren. Gib deine Kontaktinformation an, d.h.: Name, E-Mailadresse, Telefonnummer und Verfügbarkeit. Du könntest schreiben: “Sie können mich telefonisch oder per E-Mail erreichen. Wenn Sie nicht dazu kommen, sich zu melden, werde ich Sie [nächsten Montag] anrufen.” Es ist höflich, dem Leser dafür zu danken, dass er sich die Zeit nimmt, deine Materialien anzusehen. Schließe mit einem höflichen Gruß ab, wie “Hochachtungsvoll”. Wenn du mit der Person telefoniert oder persönlich gesprochen hast, könntest du auch einen Gruß wie “Mit freundlichen Grüßen” verwenden. Verwende bei förmlicher Korrespondenz nicht “Danke” oder einfach “Beste Grüße”. Unterschreibe mit deinem vollen Namen, z.B. Johanna Schmidt – anstatt einfach nur “Johanna” zu schreiben. Hänge deinen Lebenslauf nicht an, wenn es sich um eine Initiativbewerbung handelt. Wenn die die Firma nicht aktiv Praktikanten sucht, wollen Sie vielleicht keine Anhänge öffnen, besonders, wenn es eine Firmenregel zu E-Mailanhängen gibt. Wenn die Stellenausschreibung um einen Lebenslauf gebeten hat, dann hänge dein Dokument als ein PDF an (und nicht als ein Word-Dokument, bei dem die Formatierung verloren gehen oder verändert werden könnte, wenn es aus einem anderen Programm geöffnet wird). Manche Arbeitgeber geben vielleicht an, dass sie keine E-Mailanhänge öffnen. Wenn das der Fall ist, dann kopiere dein Motivationsschreiben und deinen Lebenslauf in den Körper der E-Mail. Achte darauf, einen Abstand zwischen den beiden zu lassen, damit es dem Arbeitgeber leichter fällt, die beiden Dokumente auseinander zu halten. Wenn du nichts von der Firma hörst, dann schicke Ihnen noch eine E-Mail – oder, noch besser, rufe an. Du könntest schreiben: “Lieber Dr. Hansen, mein Name ist [Name] und ich habe sie letzte Woche betreffend eines [Herbst-]Praktikums kontaktiert. Ich würde mich sehr über eine Gelegenheit freuen, diese Stelle mit Ihnen zu besprechen. Vielen Dank. Hochachtungsvoll, Johanna Schmidt.”
Sprich den Empfänger förmlich an. Stelle dich vor. Erwähne, wann du verfügbar wärst. Gib den Zweck des Praktikums an. Teile mit, was du an der Firma bewunderst. Verschaffe dir eine professionelle E-Mailadresse. Betreibe Nachforschungen zu der Firma. Finde einen gemeinsamen Kontakt. Finde den Empfänger heraus. Sei in deiner Betreffszeile konkret. Besprich deine Qualifikationen und deine Erfahrung. Erwähne akademische Erfolge oder Erfolge außerhalb des Studiums. Gib an, wann du dich wieder melden wirst. Schließe die E-Mail. Überprüfe etwaige Anhänge. Melde dich wie versprochen.
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