Den Brief fertigstellen Den Brief beginnen Den Text verfassen Den Brief beenden
Das Gesamtbild ist besonders wichtig, wenn du professionell sein willst. Stelle sicher, dass der Empfänger dich als kompetent wahrnimmt, indem du deinen Brief auf Fehler überprüfst. Lasse die Rechtschreibprüfung in deinem Textverarbeitungsprogramm laufen, aber lies dir das Schreiben auch gründlich durch, bevor du es abschickst.  Frage dich, ob der Brief klar und knapp ist. Gibt es Absätze, die aus mehr als drei oder vier Sätzen bestehen? Wenn ja, dann sieh, ob du unnötige Aussagen löschen kannst. Wenn das Schreiben besonders wichtig ist, kannst du vielleicht einen Freund oder eine Kollegin bitten, es sich anzusehen. Manchmal ist ein zweites Paar Augen hilfreich, um Fehler oder komisch klingende Ausdrücke zu finden, die du vielleicht nicht bemerkt hast. Wenn du mehrere Seiten hast, dann solltest du Heftklammern eher vermeiden. Wenn du sichergehen möchtest, dass deine Seiten in der richtigen Reihenfolge bleiben, dann verwende eine Büroklammer im linken oberen Eck. Wenn du den Brief per Post sendest, dann nimm ein Geschäftskuvert. Wenn möglich nimm eines, auf dem das Firmenlogo gedruckt ist. Drucke deine Absendeadresse sauber darauf, sowie die Adresse des Empfängers. Falte den Brief auf drei Teile auf, und zwar so, dass der Empfänger zuerst das obere Drittel auffaltet und dann die unteren. Achte auf ausreichendes Porto und schicke den Brief ab.   Wenn du das Gefühl hast, dass deine Handschrift unsauber ist und nicht zu deiner professionellen Persönlichkeit passt, dann tippe die Adressen auf deinem Computer und verwende deinen Drucker, um sie aufs Kuvert zu drucken. Wenn dein Brief besonders wichtig und/oder zeitsensibel ist, solltest du erwägen, ihn durch einen Botendienst zu schicken. Wenn du das Schreiben per E-Mail versenden willst, dann wandle den Brief in HTML um oder speichere ihn als ein PDF ab, um die Formatierung zu bewahren. Es ist jedoch besser, den tatsächlichen Brief physisch abzuschicken. Egal, was der Inhalt deines Briefes ist, es gibt hinsichtlich der Optik ein paar Normen bei Geschäftskorrespondenz, denen du folgen musst. Geschäftsbriefe sollten getippt werden und in einer gängigen Schrift wie Arial oder Times New Roman verfasst sein. Schreibe in Blocksätzen. Das bedeutet, dass du einen neuen Absatz beginnst, indem du die Eingabetaste zweimal drückst. Rücke die Zeile bei Blocksätzen nicht ein.  Die Seitenränder sollten auf allen Seiten 2,5 cm betragen. Auch ein Geschäftsbrief, der per E-Mail versandt wird, sollte in einer gängigen Schrift verfasst sein. Verwende in einer Geschäfts-Email keine Handschriften oder andere Farben außer Schwarz und Weiß. Der Brief sollte auf auf einem Papier mit den Maßen 21 x 29,7 cm getippt sein (auch bekannt als DIN A4). Außerhalb von Europa und besonders innerhalb der USA ist auch das Letter-Format gängig (21,6 x 27,9 cm) oder für Verträge das Legal-Format (21,6 x 35,6 cm). Wenn du den Brief zum Versenden ausdruckst, solltest du erwägen, ihn auf Firmenpapier mit Logo zu drucken. Dadurch wirkt er professioneller und enthält auch gleich das Logo und die Kontaktinformationen deiner Firma. Gib deinen Firmennamen und die Geschäftsadresse an, wobei jeder Teil der Adresse in einer neuen Zeile stehen sollte. Wenn du eigenständig oder ein unabhängiger Unternehmer bist, dann kannst du deinen Namen entweder anstelle des Firmennamens angeben, oder über dem Firmennamen.   Wenn deine Firma ein vorgedrucktes Briefpapier hat, kannst du das verwenden und musst deine Firma und Adresse nicht noch einmal abtippen. Wenn du die Adresse tippst, sollte sie ganz oben auf der Seite entweder rechts oder links bündig ausgerichtet stehen -- je nachdem, was dir oder deiner Firma lieber ist. Wenn du einen internationalen Brief versendest, dann tippe das Land in Großbuchstaben aus. Es wirkt am professionellsten, wenn du das Datum ganz ausschreibst. Zum Beispiel könntest du “1. April 2017” schreiben. Das Datum sollte links ein paar Zeilen unter der Adresse des Absenders stehen und bündig ausgerichtet sein.  Wenn du deinen Brief über mehrere Tage verfasst hast, dann nimm das Datum, an dem er fertiggestellt wurde. Schreibe den vollen Namen des Empfängers aus, seinen Titel (wenn zutreffend), den Firmennamen und die Firmenadresse, in dieser Reihenfolge. Dabei sollte jeder Teil der Information in einer separaten Zeile stehen. Wenn nötig, gib eine Referenznummer an. Name und Adresse des Empfängers sollten bündig ausgerichtet links stehen, ein paar Zeilen unter dem Datum. Es ist am besten, wenn du den Brief an eine bestimmte Person richtest. Dadurch kann eine konkrete Person deinen Brief beantworten. Wenn du den Namen der Person nicht weißt, an die der Brief gerichtet sein sollte, dann recherchiere ein bisschen. Rufe die Firma an, um den Namen und Titel der Person herauszufinden. Die Anrede ist ein wichtiges Respektsymbol und welche Anrede du verwendest, hängt davon ab, ob du die angeschriebene Person kennst, wie gut du sie kennst und wie förmlich euer Verhältnis ist.  Die folgenden Optionen kommen in Betracht:  Nimm “Sehr geehrte Damen und Herren” nur dann, wenn du nicht weißt, wen du konkret anschreiben sollst. Wenn du den Empfänger nicht gut kennst, ist “Sehr geehrte(r) Herr/Frau” eine gute Wahl. Du kannst auch den Titel des Empfängers angeben, wie in “Sehr geehrter Herr Dr. Schmidt”. Wenn du die Empfängerin gut kennst und ein weniger förmliches Verhältnis zu ihr hast, kannst du auch “Liebe Frau Schmidt” schreiben. Wenn ihr euch duzt, ist auch die Anrede mit Vornamen möglich: “Lieber Oskar!” Wenn du unsicher bist, welches Geschlecht der Empfänger oder die Empfängerin hat, dann schreibe einfach den ganzen Namen aus, wie in: “Guten Tag, Alex Schmidt”. Vergiss nicht, ein Komma nach der Anrede zu setzen, oder ein Ausrufezeichen nach einer vertraulichen Anrede. Zeit ist sprichwörtlich Geld und die meisten Geschäftsleute hassen es, Zeit zu verschwenden. Der Ton deines Schreibens sollte deshalb knapp und geschäftsmäßig sein. Mache deinen Brief zu einem schnellen Lesestoff, indem du direkt zum Punkt kommst und deine Anmerkungen im ersten Absatz kurz hältst. Du kannst zum Beispiel immer mit: “Ich schreibe Ihnen betreffend…” beginnen und dann von dort ausgehen.  Verschwende keine Zeit auf blumige Übergänge, schwierige Wörter oder lange, verschachtelte Sätze – es sollte deine Absicht sein, das Notwendige so schnell und klar wie möglich zu sagen. Sei in deinem Brief überzeugend. Die Absicht deines Schreibens ist es wahrscheinlich, deine Leser davon zu überzeugen, etwas zu tun: ihre Meinung ändern, ein Problem lösen, Geld schicken oder handeln. Argumentiere für deinen Standpunkt. Es ist völlig in Ordnung, “ich”, “wir” und “Sie” in einem Geschäftsbrief zu verwenden. Sprich von dir selbst als “ich” und von deinem Leser als “Sie”. Sei vorsichtig, wenn du den Brief für eine Firma schreibst. Wenn du den Standpunkt der Firma vertrittst, solltest du “wir” verwenden, damit die Leser wissen, dass die Firma hinter deinen Aussagen steht. Wenn du deine eigene Meinung vertrittst, dann bleibe beim “ich”. Lasse deine Leser genau wissen, was du sagen möchtest. Du wirst nur dann eine schnelle Antwort bekommen, wenn deine Bedeutung glasklar ist. Das ist besonders wichtig, wenn es ein Ergebnis oder eine Handlung gibt, das oder die du mit deinem Brief anregen willst. Sage ganz klar, was das ist und erkläre deine Haltung in so wenigen Worten wie möglich. Wenn du eine Situation beschreibst oder eine Anfrage stellst, solltest du sichergehen, dass du das im Aktiv tust. Sätze im Passiv können deinen Text zweideutig oder unpersönlich wirken lassen. Außerdem ist das Aktiv dynamischer und direkter.  Zum Beispiel:  Passiv: Beim Design und der Herstellung der Sonnenbrillen wurde nicht auf ihre Haltbarkeit geachtet. Aktiv: Ihre Firma stellt Sonnenbrillen her, ohne auf deren Haltbarkeit zu achten. Briefe werden von Menschen an Menschen geschickt. Vermeide Musterbriefe, wenn möglich – mit unpersönlichen “Fertigbriefen” kannst du keine persönliche Beziehung aufbauen. Trotzdem solltest du Umgangssprache und Slang vermeiden, wie “Sie wissen schon”, “ich meine” oder “,oder”. Halte deinen Ton geschäftsmäßig, aber sei dabei freundlich und hilfsbereit.  Wenn du den Empfänger gut kennst, ist es in Ordnung, mit einer freundlichen Zeile zu enden, in der du deine besten Wünsche schickst. Setze deine Urteilskraft ein, wenn es darum geht, wie persönlich du sein willst. Manchmal kann es sogar hilfreich sein, wenn du in einer Geschäftssituation ein wenig Humor einbringst. Dennoch solltest du eher auf der Seite der Vorsicht irren, bevor du einen Witz machst. Selbst wenn du aufgrund einer Beschwerde oder eines Problems schreibst, kannst du höflich bleiben. Versetze dich in die Lage des Empfängers und biete an, zu tun, was du innerhalb vernünftiger Grenzen kannst, um entgegenkommend und hilfreich zu sein. Ein unhöflicher Beschwerdebrief liest sich zum Beispiel vielleicht so: “Ich finde Ihre Sonnenbrillen Mist und werde sie nie wieder kaufen.” Eine höfliche Beschwerde könnte sich so lesen: “Die Konstruktion Ihrer Sonnenbrillen hat mich enttäuscht und ich habe vor, meine Brillen in Zukunft woanders zu erwerben.” Die meisten Geschäftsbriefe sollten knapp genug sein, um mit einer Seite auszukommen. Aber wenn du etwas Längeres hast, wie einen Vertrag oder ein juristisches Urteil, dann brauchst du vielleicht zusätzliche Seiten. Setze die Seitenzahl zentriert in die Kopfzeile und weise in der Fußzeile auf weitere Seiten hin. Alle Seiten sollten aus dem gleichen Papier sein und im Briefkopf eine verkürzte Adresse aufweisen.  Abgesehen von der Seitenzahl könntest du bei weiteren Seiten auch den Namen des Empfängers und das Datum oben auf dem Papier angeben. Im letzten Absatz fasst du deine Punkte zusammen und umreißt klar, wie du entweder weiter vorgehen wirst, oder was du vom Empfänger erwartest. Erwähne auch, dass der Empfänger dich bei Fragen oder Unklarheiten gerne kontaktieren kann und danke ihm für seine Zeit oder sein Entgegenkommen. Die Schlussformel ist wie die Anrede ein Symbol für Respekt und Höflichkeit. “Mit freundlichen Grüßen”oder “Mit freundlichem Gruß” ist im Allgemeinen eine sichere Sache, aber du könntest auch “Hochachtungsvoll” oder “Mit ausgezeichneter Hochachtung” schreiben. Etwas weniger förmliche, aber immer noch geschäftsmäßige Schlussformeln sind zum Beispiel: “Mit besten Grüßen”, Mit sonnigen/herbstlichen/vorweihnachtlichen Grüßen aus [Stadt]”, “Für heute grüßt Sie freundlich” oder “Vielen Dank”. Setze nach deiner Schlussformel ein Komma. Lasse ungefähr vier Zeilen für deine Unterschrift frei. Unterschreibe den Brief, nachdem du ihn ausgedruckt hast oder scanne ein Bild von deiner Unterschrift ein und füge es in die E-Mail ein. Blaue oder schwarze Tinte eignet sich am besten. Wenn du für jemand anderen unterschreibst, dann schreibe “i.A.” oder i.V. vor deine Unterschrift. Das bedeutet “im Auftrag” oder “in Vertretung”. International und bei Prokuristen ist auch ppa. gängig, was für “per procura autoritate” steht und ebenfalls soviel bedeutet wie “im Auftrag”. Unter deiner Unterschrift tippst du deinen Namen, deinen Titel, deine Telefonnummer, deine Emailadresse und andere zutreffende Kontaktmöglichkeiten. Jedes Stück Information sollte in einer eigenen Zeile stehen. Wenn jemand anderer als du den Brief getippt hat, dann sollten die Initialen dieser Person unter der eigenen Unterschrift stehen. Manchmal stehen auch die Initialen des Briefverfassers dabei. Dadurch ist klar, wer alles an dem Brief gearbeitet hat.  Wenn du zum Beispiel nur die Initialen der Schreibkraft angibst, dann schreibst du diese klein: mj Wenn du auch die Initialen des Verfassers hinzufügst, dann schreibst du diese groß, mit den Initialen der Schreibkraft in Klein dahinter: RW:mj. Manchmal sieht man auch einen Schrägstrich zwischen den beiden Initialen: RW/mj Wenn du zusätzliche Dokumente für die Ansicht des Empfängers angehängt hast, dann solltest du das drei bis vier Zeilen unter deiner Kontaktinformation erwähnen, indem du die Art und Anzahl der Anhänge angibst. Schreibe zum Beispiel: “Anlagen (2): Lebenslauf, Brochüre.”  Bei E-Mails kannst du statt “Anlage” auch “Anhang” schreiben. Wenn du eine Kopie des Schreibens an eine andere Person schickst, dann solltest du das im Brief angeben. Das wird angegeben, indem man unter der “Anlagen”-Zeile “cc:” tippt. Das bedeutet “carbon copy” und sollte vom Namen und Titel der Person gefolgt sein.   Schreibe zum Beispiel: “cc: Marie Schmidt, Vorstand der Marketing-Abteilung” Wenn du mehr als einen Namen hinzufügst, dann schreibe den zweiten Namen direkt unter den ersten, aber ohne das “cc:”.
Lies den Brief Korrektur. Hefte deinen Brief nicht zusammen. Gib den Brief auf. Kenne das Format. Nimm das richtige Papier. Schließe auch Informationen zu deiner Firma ein. Gib das Datum an. Gib den Namen und die Adresse des Empfängers an. Wähle eine Anrede aus. Triff den richtigen Ton. Verwende persönliche Pronomen. Sei klar und knapp. Schreibe im Aktiv. Sei persönlich, wenn das passend ist. Sei höflich. Nummeriere die Seiten bei mehrseitigen Briefen ab der zweiten Seite. Beschließe dein Schreiben. Suche dir eine Schlussformel aus. Unterschreibe den Brief. Schreibe deinen getippten Namen und deine Kontaktinformation hin. Gib die Initialen der Schreibkraft an. Erwähne Anlagen. Gib die Namen von zusätzlichen Empfängern an.
https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter https://www.wikihow.com/Write-a-Business-Letter
Finalizing the Letter Beginning the Letter Composing the Body Closing the Letter