Den Bericht verfeinern Den Vorfall beschreiben
Überprüfe, ob die grundlegenden Informationen (Schreibweise der Namen, Datums-, Zeit- und Adressangaben, Kennzeichen usw.) mit denen übereinstimmen, die du in deinem Bericht aufgeführt hast. Versuche nicht, die Aussagen in deinem Bericht mit denen deiner Kollegen abzugleichen. Individuell eingereichte Berichte garantieren, dass mehr als ein Bericht eines Vorfalls überlebt. Vorfallberichte können später vor Gericht vorgelegt werden. Wenn du die Fakten deines Berichts so änderst, dass sie mit denen eines anderen übereinstimmen, könntest du strafrechtlich verfolgt  werden. Lies ihn durch, um sicherzustellen, dass er stimmig und leicht verständlich ist. Achte darauf, dass du keine Informationen ausgelassen hast, die hätten aufgenommen werden sollen. Suche nach offensichtlichen Lücken in der Erzählung, die du vielleicht ausfüllen musst.  Überprüfe den Bericht noch einmal auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Entferne alle Wörter, die als subjektiv oder wertend angesehen werden könnten, wie Wörter, die Gefühle und Emotionen beschreiben. Finde den Namen der Person oder Abteilung heraus, an die dein Bericht gesendet werden muss. Reiche, wenn möglich, einen Vorfallsbericht persönlich ein und stehe für weitere Fragen oder zur Klärung zur Verfügung. In Situationen, in denen ein Vorfallbericht per E-Mail oder Post verschickt werden muss, solltest du innerhalb von zehn Tagen telefonisch nachfragen, ob dein Bericht eingegangen ist. Schreibe eine chronologische Erzählung darüber, was genau passierte, als du an den Tatort kamst.  Verwende die vollständigen Namen aller im Bericht aufgeführten Personen. Identifiziere alle Personen, die zum ersten Mal in deinem Bericht genannt werden, indem du folgende Angaben machst: Vor-, Zweit- und Nachname; Geburtsdatum, Herkunft, Geschlecht und verweise auf eine von der Regierung ausgestellte Identifikationsnummer.  In den folgenden Sätzen kannst du dich dann nur mit dem Vor- und Nachnamen auf sie beziehen: „Mustermann, Max" oder „Max Mustermann". Beginne einen neuen Absatz, um die Handlungen jeder Person separat zu beschreiben. Beantworte das Wer, Was, Wann, Wo und Warum dessen, was passiert ist. Wenn zum Beispiel der oben erwähnte Polizeibeamte in der Wohnung ankommt, aus der der Anruf kam, könnte er sagen: „Bei der Ankunft beobachtete der Beamte einen männlichen Weißen, jetzt bekannt als Mustermann, Max; Geburtsdatum: 15.03.1998; Deutscher Führerschein 00789142536, der eine weibliche Weiße, bekannt als Mustermann, Jane, im Vorgarten des oben genannten Ortes (die früher angegebene Adresse) anschrie. Der Beamte trennte die beiden beteiligten Parteien und führte Befragungen vor Ort durch. Der Beamte erfuhr von Herrn Max Mustermann, dass er von der Arbeit nach Hause gekommen war und entdeckte, dass das Abendessen nicht für ihn zubereitet worden war. Er erklärte dann, dass er sich über seine Frau, Frau Jane Mustermann, ärgerte, weil das Abendessen nicht für ihn zubereitet wurde. Wenn möglich, achte darauf, direkte Zitate von Zeugen und anderen an dem Vorfall beteiligten Personen aufzunehmen. Im obigen Szenario könnte der Beamte zum Beispiel schreiben: "Jane Mustermann sagte zu mir: „Johnny war sauer, weil ich das Abendessen nicht rechtzeitig fertig hatte.“ Schreibe eine genaue Beschreibung deiner eigenen Rolle im Verlauf der Ereignisse. Wenn du körperliche Gewalt anwenden musstest, um jemanden festzuhalten, beschönige es nicht. Berichte, wie du mit der Situation und den Folgen umgegangen bist. Schreibe so viel auf, wie dir noch einfällt - je mehr Details, desto besser. Lasse den Leuten, die den Bericht lesen, keinen Raum, um etwas falsch zu interpretieren. Mache dir keine Sorgen, dass dein Bericht zu lang oder zu wortreich ist. Wichtig ist, dass du ein vollständiges Bild von den Ereignissen meldest.  Zum Beispiel, anstatt zu sagen: „Als ich ankam, war sein Gesicht rot", könntest du sagen: "Als ich ankam, schrie er außer Atem und sein Gesicht war rot vor Wut". Das zweite Beispiel ist besser als das erste, da es mehrere Gründe dafür gibt, dass das Gesicht eines Menschen rot ist, nicht nur, dass er wütend ist. Oder anstatt zu sagen: „Nachdem ich am Tatort angekommen war, stürmte er auf mich zu", solltest du sagen: „Als ich am Tatort ankam, verlangte ich, dass beide Parteien aufhören zu streiten. Nachdem er tief Luft geholt und mich angesehen hatte, rannte er schnell auf mich zu und hielt die Hand hoch, als wollte er mich schlagen." Schreibe nichts in den Bericht, von dem du nicht sicher bist, dass es wirklich passiert ist. Berichte von Hörensagen nur als Hörensagen und nicht als Tatsachen.  Wenn ein Zeuge dir zum Beispiel erzählt, er habe jemanden über einen Zaun springen und weglaufen sehen, gib deutlich an, dass dein Bericht auf einem Zeugenbericht basiert (es ist noch keine bewiesene Tatsache). Zusätzlich, wenn du berichtest, was der Zeuge dir erzählt hat, solltest du alles aufschreiben, woran du dich über das Verhalten des Zeugen erinnerst. Wenn die Aussage des Zeugen später zu Kontroversen führt, kann sich dein Bericht als nützlich erweisen. Zum Beispiel wäre es hilfreich zu wissen, ob ein Zeuge aufgeregt aussah, als er dir erzählte, was passiert ist oder ob er sehr ruhig und unparteiisch wirkte. Benutze keine blumige, verwirrende Sprache, um zu beschreiben, was passiert ist. Deine Schrift sollte klar und prägnant sein. Verwende kurze, sachbezogene Sätze, die keinen Raum für Interpretationen lassen.  Bleibe beim Schreiben klar und prägnant. Benutze außerdem keine juristischen oder technischen Wörter: Sage zum Beispiel „persönliches Fahrzeug" anstatt „P.F.". (persönliches Fahrzeug) und „Tatort" statt des typischen nummerierten Codes, den die Polizei normalerweise verwendet, um andere über ihre Ankunft zu informieren. Verwende kurze, auf den Punkt gebrachte Sätze, die Fakten betonen und keinen Raum für Interpretationen lassen. Anstatt „Ich glaube, der Verdächtige wollte sich an seiner Frau rächen, denn er schien böse Absichten zu haben, als er auf sie zuging und sie packte", schreibe „Der Verdächtige [Name] ging zu seiner Frau [Name] und packte sie gewaltsam am Handgelenk. Auch wenn du nicht stolz darauf bist, wie du mit der Situation umgegangen bist, ist es unerlässlich, dass du einen ehrlichen Bericht schreibst. Wenn du etwas Unwahres schreibst, kann es später an die Oberfläche kommen, deinen Job gefährden und Probleme für die Beteiligten verursachen. Bewahre deine Integrität und die der Institution, die du vertrittst, indem du die Wahrheit sagst.
Überprüfe die grundlegenden Fakten. Lies deinen Bericht Korrektur und bearbeite ihn. Reiche deinen Vorfallsbericht ein. Schreibe aus der Ich-Perspektive, was passiert ist. Sei gründlich. Sei genau. Sei deutlich. Sei ehrlich.
https://www.wikihow.com/Write-an-Incident-Report https://www.wikihow.com/Write-an-Incident-Report
Polishing the Report Describing What Happened