Die Vorstellung schreiben Den Brief überarbeiten und ausfeilen Den Hauptteil des Briefes schreiben
Vorstellungsschreiben sollten immer, wenn die Möglichkeit besteht, an die Person adressiert sein, die ihn lesen wird. Wenn du es an die allgemeine Buchhaltung oder ein einstellendes Unternehmen schickst und dir nicht sicher bist, wer der Empfänger ist, ist es auch angemessen, einen Brief mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ einzuleiten oder an den Personalverantwortlichen oder die jeweilige Stellenbezeichnung zu adressieren. Beginne den Brief, indem du deine Position im Unternehmen, deinen Titel oder deine Rolle anführst und erklärst, warum du der Person schreibst. Meist musst du deinen Namen nicht im Brief angeben, weil dein Name in der Unterschrift enthalten sein wird. In einem Vorstellungsschreiben solltest du so früh wie möglich deinen Grund für deine Anfrage darlegen. Was möchtest du damit erreichen? Warum schreibst du? Wenn diese Fragen bei einem Arbeitgeber oder Unternehmen aufkommen, wird dein Brief wahrscheinlich im Mülleimer landen, anstatt dir zu einem persönlichen Gespräch zu verhelfen. Bring es auf den Punkt: „Ich schreibe Ihnen heute, um mich über offene Stellen für Rechnungsprüfer zu erkundigen“ oder „Ich schreibe Ihnen, um die Features eines neuen Produktes, das mein Unternehmen kürzlich enthüllt hat, kurz zusammenzufassen“ sind vollkommen effektive Erläuterungen des Zweckes und sollten einer der ersten Sätze im Brief sein. Beim Verfassen eines Vorstellungsschreibens ist es empfehlenswert, einen durchgängigen, kompetenten Schreibstil zu verwenden, der nie allzu familiär wird oder letztendlich zu steif oder mechanisch wirkt. In einem Vorstellungsschreiben sollte dein Umgangston professionell, jedoch nicht kalt oder roboterhaft sein. Es ist wichtig, dass der Brief eine gewisse menschliche Wärme enthält, während der allgemeine Inhalt professionell bleibt.  Ein häufiger Fehler, den unerfahrene Schreiber machen, besteht darin, um jeden Preis intelligent klingen zu wollen, wodurch der Brief letztendlich so klingt als wäre er übersetzt, anstatt geschrieben worden. Verwende einen lockeren, jedoch professionellen Ton. Sorge dafür, dass der Brief dich repräsentiert. Versuche nicht, klug zu klingen, indem du Wörter, die du normalerweise verwenden würdest, mit Synonymen ersetzt. Dies ist keine Masterarbeit, sondern ein Vorstellungsschreiben. Verwende die angemessenen Ausdrücke und fasse dich kurz. Erläutere, wie du von der Stelle, der Möglichkeit oder dem Unternehmen erfahren hast, an welches du schreibst und gib in wenigen Worten deinen Bezug dazu an. Nach dem Lesen eines Vorstellungsschreibens sollte der Arbeitgeber oder Personalbeauftragter eine deutliche Vorstellung davon haben, wer du bist, warum du den Job möchtest und ob du gut zu der Stelle passt. Wenn diese Verbindung stark genug ist, wirst du eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch und die Chance, den Job zu bekommen, erhalten. Wenn du irgendein persönliches Verhältnis mit jemanden hast, der beim Unternehmen arbeitet, dir jemand geraten hat, dich zu bewerben oder du jemanden kennst, dem von deinem Institut ein Zuschuss für seine Arbeit gewährt wurde, wärst du gut beraten, dies bereits früh im Vorstellungsschreiben zu erwähnen. Dies kann eine gute Methode sein, um jemandes Gedächtnis auf die Sprünge zu helfen („Oh, das ist der-/diejenige, von dem/der Paul mir erzählt hat!“) oder um erstmals in seinem Gedächtnis zu bleiben. Nachdem du einen Entwurf geschrieben hast, ist es absolut unerlässlich, dass du deinen Brief erneut durchgehst und ihn auf Satzebene und darüber hinaus ausbesserst. Alle guten Schreiber wissen, dass ein Schriftstück nicht vollendet ist, bis es überarbeitet wurde. Sobald du deinen Brief geschrieben hast, hast du den schwierigen Teil erledigt, jedoch musst du dir trotzdem genug Zeit nehmen, um ihn von Fehlern zu bereinigen und seine Qualität zu verbessern.  Eine Überarbeitung bedeutet mehr als nur deine Tippfehler und Rechtschreibfehler auszubessern. Wirf einen Blick auf deinen gesamten Brief und achte darauf, dass all die Subjekte und Verben übereinstimmen, dass die Bedeutung klar ist und dass dein Brief alle Zwecke erfüllt, die er erfüllen sollte. Sobald dir die Formulierung so gut wie möglich gelungen ist, ist es in Ordnung, mit dem Korrekturlesen und dem Suchen nach „letzten Bedenken“ zu beginnen; damit sind die allerletzten Belange, wie das Korrigieren von Tippfehlern, Rechtschreibfehlern und die Formatierung deines Briefs gemeint. Vorstellungsschreiben sollten im Allgemeinen nicht mehr als eine Seite oder zwischen 300 und 400 Wörter lang sein. Egal, aus welchem Grund du schreibst, wird der Brief wahrscheinlich eine Person erreichen, die sich tagtäglich durch viel Papierkram arbeiten muss und nicht ein besonders langes, überformuliertes Vorstellungsschreiben durchsehen möchte. Es wäre schade, wenn deine ganze harte Arbeit im Müll landen würde, weshalb es wichtig ist, dich kurz zu halten. Konzentriere dich nur darauf, in deinem Brief die wichtigsten Informationen zu vermitteln. Der Text des Briefs muss auf der Seite richtig angeordnet sein und getrennte Absätze für die Einleitung, den Textkörper und eine knappe Zusammenfassung aufweisen. Wenn du einen einzigen durchgehenden Paragraph ohne Kontaktinformationen oder eine Grußformel einreichst, wirst du weder die Stelle, noch eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommen.  Füge dem Vorstellungsschreiben gegebenenfalls einen Lebenslauf  hinzu. Die Einführung sollte in den Bewerbungsunterlagen das Erste sein, was der Empfänger sieht. Füge nützliche Kontaktinformationen bei. Bei der letzten Bearbeitung des Vorstellungsschreibens solltest du darauf achten, dass deine wichtigen Kontaktinformationen enthalten sind, vor allem in der oberen, rechten Ecke in der Kopfzeile. Füge hier deine Email-Adresse, Telefonnummer und andere grundlegende Kontaktinformationen ein. Manche Lehrer für Unternehmenskorrespondenz und professionelle Kommunikatoren empfehlen, die relevantesten oder dringendsten Informationen in einem Postskriptum (P.S.) am Ende des Briefs anzugeben. Der Grund, warum dies oft gut wirkt, hat damit zu tun, wie Menschen Informationen in Form eines Briefs verarbeiten. Im Vergleich zur Anführung von wichtigen Informationen im Fazit kann ein Postskriptum oder P.S. effektiver sein. Obwohl dies für manche Personen informell aussehen mag, könnte es eine effektive Methode sein, um die wichtigen Informationen hervorzuheben und dazu führen, dass dein Brief sich von den anderen abhebt. Wenn du versuchst, deine Qualifikationen, Kompetenzen und deine Fähigkeit, Aufgaben oder Projekte zu übernehmen, darzulegen, ist es wichtig, diese Verknüpfungen in einigen wenigen Sätzen klar anzuführen und zu erklären, wie deine Erfahrungen beim Ausführen anderer Tätigkeiten mit dieser neuen Beschäftigung, sei es eine neue Arbeitsstelle, eine Versetzung oder ein gänzlich neuer Job, zusammenhängen.  Fasse in wenigen Worten deine Erfahrungen zusammen, die du im jeweiligen Bereich oder der Branche hast, auf welche du dich im Brief beziehst. Wenn du das Vorstellungsschreiben wie hier angegeben gezielt formuliert hast, sollte es an ein bestimmtes Berufsfeld oder eine Gewerbebranche gerichtet sein. Um dafür zu sorgen, dass der Brief seine Wirkung erzielt, ist es hilfreich, konkrete Fähigkeiten und Erfahrungen in den Text einzufügen.  Einen Job zu wollen ist nicht dasselbe, wie sich für ihn zu qualifizieren. Wenn du im Vorstellungsschreiben anführst, dass du an einem Bewerbungsgespräch interessiert bist, da du dich ausgezeichnet für die Stelle eignen würdest, musst du dich nicht den ganzen Text hindurch 50 Mal wiederholen. Wenn du schreibst, dass du „den Job wirklich wirklich dringend brauchst“, macht dies dich nicht zu einem attraktiveren Kandidaten. Lege eine Zeit fest, in der du dich persönlich mit der Person treffen kannst, oder teile mit, welche Reaktion du auf auf deinen Brief erwartest. Wenn du im Rahmen eines Gesprächs deine Qualifikationen weiter besprechen möchtest, solltest du dies im Brief erwähnen. Wenn du den Job haben möchtest, dann sage es unumwunden. Bringe so viel wie möglich über den Einstellungs- oder Bewerbungsprozess, für welche du den Brief schreibst, in Erfahrung und frage dann über den nächsten Schritt des Vorgangs nach. Richte im Vorstellungsschreiben das Hauptaugenmerk auf eine bestimmte Stellenebene. Diese Art von Job oder Stelle muss nicht ausdrücklich erwähnt werden, jedoch solltest du im Sinne behalten, nach welchem Ergebnis du strebst, damit der Brief relevant bleibt. Deine Abschlüsse und Auszeichnungen aufzulisten und die Namen deiner Kontakte zu nennen ist eine schlechte Idee. Die Wiederholung von Informationen, die einfach in deinem Lebenslauf eingesehen werden können, ist in deinem Brief eine Platzverschwendung. Du versuchst schließlich nicht, über Informationen zu schreiben, welche anderswo schneller und einfacher zugänglich sind. Du schreibst, um dich selbst zu vermarkten und um einen Fuß in die Tür zu bekommen. Es ist unwahrscheinlich, dass du allein nur durch die Überzeugungskraft eines Briefs jemals einen Job bekommen oder irgendwas verliehen bekommen wirst. Dadurch, dass du den Brief schreibst, bekommst du einen Fuß in die Tür und eine Chance, dich selbst und deine Fähigkeit, die Person oder der Angestellte zu sein, den der Leser des Briefs benötigt, unter Beweis zu stellen. Aus diesem Grund ist es ratsam, auf den Punkt zu kommen, deine Qualifikationen und deine Beziehung zu der angestrebten Stelle hervorzuheben und zu versuchen, zur nächsten Phase des Verfahrens zu gelangen, sei dies ein Bewerbungsgespräch oder ein anderer Schritt des Einstellungsprozesses. Wiederhole die wichtigsten Informationen im Fazit. Unmittelbar bevor du den Brief mit einer angemessenen Grußformel abschließt, ist es empfehlenswert, kurz und knapp das nochmals zu bekräftigen, was du erreichen möchtest.
Richte deinen Brief, wenn möglich, an eine bestimmte Person. Gib klar den Zweck an. Verwende im Brief einen angemessenen Ton oder Schreibstil. Bau eine persönliche Verbindung auf. Überarbeite und korrigiere deinen Brief. Halte den Brief einfach und präzise. Formatiere den Brief angemessen. Überlege dir, ob du ein Postskriptum hinzufügst. Stelle eine Verbindung zwischen deinen Qualifikationen und den Anforderungen der Stelle her. Sei so konkret wie möglich. Führe keine Informationen an, die in deinem Lebenslauf enthalten sind. Schreibe, um einen Termin für ein Vorstellungsgespräch zu erhalten.
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