Die Sitzung vorbereiten Übernimm die Leitung Eine Sitzung effektiv leiten
Sobald du weißt, dass du die Leitung einer bevorstehenden Sitzung hast, lohnt es sich, dich ein wenig mit den Teilnehmenden zu unterhalten (vor allem mit wichtigen oder ranghohen Personen). Frage sie, ob es bestimmte Punkte gibt, die sie gerne besprechen möchten. Notiere dir ihre Antworten und beachte diese Notizen, wenn du die Tagesordnung planst. Die Teilnehmenden zu fragen, was sie an der Sitzung gerne besprechen möchten, ist aus verschiedenen Gründen wichtig und klug: Es erleichtert dir das Schreiben der Tagesordnung, erhöht aber auch das Interesse der Teilnehmenden an der Sitzung und involviert sie in den Prozess, bevor die Sitzung überhaupt angefangen hat. Menschen nehmen eher an einer Sitzung teil und sind aufmerksamer, wenn sie wissen, dass Themen besprochen werden, die wichtig für sie sind. Eine Tagesordnung ist ein wichtiges Instrument, nicht nur für den Leiter der Sitzung, sondern auch für die Teilnehmer. Eine Tagesordnung enthält wichtige Informationen über die Sitzung: Wann und wo sie stattfindet, wer teilnimmt und vor allem auch, welche Themen auf der Sitzung besprochen werden. So können sich die Teilnehmenden auf die Themen vorbereiten. Verschicke die Tagesordnung im Vorfeld der Sitzung — je wichtiger die Sitzung ist, desto früher solltest du die Tagesordnung verschicken. Deine Tagesordnung sollte unbedingt festlegen, wie viel Zeit du den jeweiligen Themen zugedacht hast. Wenn du einen ungefähren Zeitplan aufstellst, bevor die Sitzung anfängt, wird es dir viel leichter fallen, fokussiert zu bleiben. Auch wenn du vielleicht für einige Themen mehr Zeit aufwenden musst, als du eingeplant hast (und andere schneller abgehakt werden können), so wird es doch einfacher sein, den Überblick über die verschiedenen Themen zu behalten und das Zeitmanagement entsprechend anzupassen. Die Sitzungsteilnehmer sind vielleicht nicht über alle Themen, die auf der Tagesordnung stehen, auf dem Laufenden — einige von ihnen haben vielleicht frühere Sitzungen verpasst, während andere die Themen schlichtweg vergessen haben. Als Leiter der Sitzung ist es wichtig, den Stand der Dinge zu kennen. Sprich mit Leuten, die an vorherigen Sitzungen teilgenommen haben und erkundige dich nach Diskussionspunkten, die du in der anstehenden Sitzung aufgreifen solltest. Es ist auch immer eine gute Idee, das Protokoll der letzten Sitzung zu lesen. Das erleichtert dir die Planung und Leitung der Sitzung um einiges. Die Protokolle der vorangegangenen Sitzungen sind eine wichtige Informationsquelle. Sie fassen die Diskussionen und Entscheidungen der letzten Sitzungen zusammen. So verschaffst du dir einen schnellen und einfachen Überblick über den Stand der Dinge. Wenn dir ein Protokoll besonders wichtig erscheint, kannst du es auch zusammen mit der Tagesordnung an alle Teilnehmenden verschicken. Vergewissere dich, dass das Sitzungszimmer sauber und ordentlich ist und dass alles vorhanden ist, was du für die Sitzung brauchst. Wenn du für Präsentationen oder Ähnliches technische Geräte (wie zum Beispiel Laptop oder Beamer) brauchst, stelle sicher, dass diese einwandfrei funktionieren und einsatzbereit sind — Patzer in diesem Bereich kosten dich wertvolle Zeit und bringen die Sitzung vom Thema ab. Wenn du mit einer Präsentationssoftware (wie zum Beispiel Powerpoint) arbeitest, mache dich mit der Fernbedienung vertraut, mit der du die einzelnen Folien wechselst. Es wäre peinlich und schade um jedermanns Zeit, wenn du vor versammelter Menge an der Fernbedienung rumfummeln musst. Wenn alle Teilnehmenden (oder zumindest alle wichtigen Teilnehmer) anwesend sind und die Zeit gekommen ist, gewinne die Aufmerksamkeit der Anwesenden. Stelle dich vor und erwähne, dass du die Sitzung leiten wirst. Gib dann das Ziel der Sitzung bekannt und informiere über den groben Zeitrahmen der Sitzung — vielleicht wirst du dich nicht an diesen Zeitrahmen halten können, aber es hilft, die Sitzung strukturierter und auf Kurs zu halten, wenn du bekannt gibst, wann die Sitzung geschlossen wird. Wenn sich nicht alle Teilnehmer kennen, führe einen kurzen Appell durch und stelle wichtige Personen der Runde vor. Vergiss nicht, dass gewisse Firmen und Organisationen strikte Vorgehensweisen haben, wie eine Sitzung zu eröffnen und zu leiten ist. Erkundige dich im Vorfeld bei deinen Vorgesetzten über die Gepflogenheiten. Wenn die Sitzung, die du leitest, Teil eines längerfristigen Projekts ist, musst du vielleicht ganz kurz alle Anwesenden auf den gleichen Wissensstand bringen. Fasse wichtige Ereignisse und Entscheidungen zusammen. Da nicht alle gleich viel über die zu besprechenden Themen wissen, kann dieser Schritt helfen, die Sitzung effizienter und erfolgreicher zu gestalten.  Wenn du die Entscheidungen und Ereignisse vorheriger Sitzungen nicht selbst zusammenfassen möchtest oder kannst, kannst du diese Aufgabe dem Protokollanten der vorherigen Sitzung übertragen. Bitte ihn, die Protokolle vorheriger Sitzungen vorzulesen oder kurz zusammenzufassen. So erhält dieser Teil der Sitzung auch einen formalen Rahmen. Wenn es seit der letzten Sitzung wichtigen Schriftverkehr gegeben hat, kannst du in Betracht ziehen, diesen kurz vorzulesen. Das Vorlesen der Protokolle kannst du dir ersparen, wenn du die Protokolle zusammen mit der Tagesordnung verschickt hast. Als Nächstes sollten Leute sprechen, die gut über das Projekt oder Thema der Sitzung Bescheid wissen. In diesem Schritt wird darüber informiert, was seit der letzten Sitzung passiert ist. Das kann vieles sein — neue Probleme, mit denen sich deine Firma oder Organisation konfrontiert sieht, personelle Wechsel, Projektentwicklungen oder strategische Anpassungen. Die Sitzungsteilnehmer möchten sicher auch über jegliche Ergebnisse von bestimmten Maßnahmen informiert werden, die auf der letzten Sitzung beschlossen worden sind. Wenn es Probleme gibt, die seit der letzten Sitzung ungelöst geblieben oder Entscheidungen, die nicht getroffen worden sind, solltest du diese kurz besprechen, bevor du dich der Tagesordnung widmest. Je länger die Lösung von Problemen aufgeschoben wird, desto weniger wird jemand Verantwortung dafür übernehmen wollen. Versuche also, Unerledigtes zu nennen und zu lösen. Offene Punkte oder unerledigte Angelegenheiten werden in den Protokollen meist als „noch nicht entschieden“ oder „noch zu diskutieren“ aufgeführt.  Deine Firma oder Organisation schreibt vielleicht ein bestimmtes Prozedere vor, das bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen ist — das kann zum Beispiel ein Mehrheitsentscheid sein. Es kann aber auch sein, dass eine kleinere Gruppe von höher gestellten Teilnehmern die Entscheidungen treffen. Vergiss auch nicht, dass gewisse Dinge zu komplex oder zu groß sind, um von einer Sitzung auf die nächste gelöst zu werden. Du musst daher nicht unbedingt viel Zeit für langfristige Projekte aufwenden, die noch nicht zu Ende gebracht worden sind. Du solltest aber auf alle Fälle diejenigen Entscheidungen und Projekte besprechen, bei denen unmittelbares Handeln angesagt ist. In einem weiteren Schritt kannst du „neue“ Probleme, Bedenken und Themen ansprechen, die diskutiert werden müssen. Dies sollten Themen sein, die sich aus den vorherigen Entwicklungen ergeben haben. Versuche dabei, konkrete und eindeutige Entscheidungen von den Sitzungsteilnehmern zu erhalten — je mehr Punkte du unbearbeitet oder unentschieden lässt, desto länger wird die nächste Sitzung werden. Wenn alle Punkte besprochen worden sind, nimm dir einen Moment Zeit, um die Beschlüsse der Sitzung für alle Anwesenden zusammenzufassen. Beschreibe in kurzen Sätzen, welche Entscheidungen auf der Sitzung getroffen worden sind. Falls nötig, beschreibe die nächsten Schritte und Handlungen, die die einzelnen Sitzungsteilnehmenden vor der nächsten Sitzung unternehmen müssen. Dieser Schritt ist enorm wichtig — das ist die letzte Chance, um sicherzustellen, dass alle genau wissen, wo das Projekt steht und was sie als Nächstes zu tun haben. Informiere alle Anwesenden darüber, was sie von der nächsten Sitzung erwarten können. Wenn bereits feststeht, wann und wo die Sitzung stattfinden wird, gib das bekannt. So stellst du die einzelnen Sitzungen in einen größeren Zusammenhang und die Teilnehmer erhalten einen Zeitrahmen, in dem sie ihre Aufgaben erledigen müssen. Beachte, dass du nicht unbedingt eine weitere Sitzung planen musst. Wenn bereits alles besprochen ist, ist das vielleicht gar nicht nötig. Sind aber gewisse Punkte noch offen oder möchtest du gewisse Projektentwicklungen näher verfolgen, ist eine nächste Sitzung sicher keine schlechte Idee. Eine deiner Aufgaben als Sitzungsleiter ist, die Diskussion im Gang zu halten und darauf zu achten, dass die Runde nicht vom Thema abkommt. Es ist hingegen nicht deine Aufgabe, zu jedem Thema deine Meinung bekannt zu geben oder die Diskussion in einen engen Zeitplan zu zwängen. Sei etwas flexibel, lass die anderen Sitzungsteilnehmer frei sprechen und lasse genügend Freiraum für neue Themen, die während einer Diskussion aufkommen können. Damit die Diskussion nicht zu sehr ausufert, musst du vielleicht ab und zu ein Thema beenden oder den Fokus langsam auf ein anderes Thema lenken. Mache das aber immer mit dem nötigen Feingefühl. Es sollte sich nicht so anfühlen, als müsstest du jede kleinste Entwicklung der Sitzung kontrollieren. Diese Treffen sind schließlich dazu da, um gemeinsam Entschlüsse und Lösungen zu finden. Behalte die Tagesordnung im Auge. Wenn du merkst, dass ihr im Rückstand seid, musst du eventuell gewisse Punkte auslassen oder verschieben, damit ihr die Sitzung pünktlich beenden könnt. Scheue nicht davor zurück, solche Maßnahmen zu ergreifen, vor allem dann nicht, wenn die Themen, die "wirklich" diskutiert werden, für das Projekt sehr wichtig sind. Als Sitzungsleiter ist es deine Aufgabe, für eine offene und fruchtbare Diskussion zu sorgen. Wenn du merkst, dass sich gewisse Sitzungsteilnehmende nicht an der Diskussion beteiligen, ermutige sie dazu. Dies gilt vor allem dann, wenn du denkst, dass sie relevantes Wissen beisteuern könnten. Natürlich musst du sie nicht direkt auffordern — Sätze wie, „Ich denke, Frau Schmids Sachkenntnis könnte uns hier weiterhelfen“ helfen weniger lebhaften Menschen, sich an der Diskussion zu beteiligen. Manchmal wird vergessen, dass nicht alle Sitzungsteilnehmer auf dem gleichen Wissensstand sind oder dieselbe Erfahrung mitbringen. Damit niemand das Gefühl bekommt, seine Zeit auf der Sitzung zu verschwenden, kannst du komplexe Themen oder Probleme kurz erklären, wenn sie zur Sprache kommen. Diejenigen mit weniger Erfahrung oder Fachkenntnis werden das sehr zu schätzen wissen. Wenn solche Fragen ignoriert und von der Sitzungsleitung nicht unter Kontrolle gehalten werden, können Sitzungen sehr schnell unproduktiv werden. Versuche, alle wichtigen Themen zu diskutieren. Verhindere, dass Teilnehmer anderen die Schuld für gewisse Probleme zuschieben oder mit undeutlichen Erklärungen versuchen, gewisse Themen zu vermeiden. Versuche, Themen und Fragen zu besprechen und zu beantworten, die niemand wirklich angehen will. Das mag zwar nicht unbedingt das sein, was alle Sitzungsteilnehmer wollen, aber schwierige und unangenehme Fragen sind genau das, was an Sitzungen besprochen werden muss. Ansonsten nützt die Sitzung nicht sehr viel. Vergewissere dich, dass wichtige Entscheidungen dokumentiert werden (wenn du einen offiziellen Protokollanten hast, betraue ihn mit dieser Aufgabe). Wenn du schon die Mühe auf dich nimmst, schwierige Fragen anzugehen, musst du auch sichergehen, dass die Antworten dazu detailliert aufgeschrieben werden. Sitzungen haben nicht ohne Grund einen schlechten Ruf — viele sehen sie als reine Zeitverschwendung an. Um zu verhindern, dass deine Sitzung länger als geplant dauert, setze deine Autorität als Sitzungsleiter ein, um die Diskussionen voranzutreiben. Scheue nicht davor zurück, gewisse Themen oder Diskussionen auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, wenn du merkst, dass die Sitzung sonst länger dauern würde. Sei bereit und auch willens, die Tagesordnung spontan anzupassen, damit die Sitzungsteilnehmer nicht den Eindruck gewinnen, sie verschwendeten ihre wertvolle Zeit auf der Sitzung.
Besprich die bevorstehende Sitzung mit den Teilnehmenden. Erstelle eine Tagesordnung und lasse sie den Teilnehmenden zukommen. Informiere dich über die Themen, die auf der Tagesordnung stehen und auch über frühere Sitzungen und Sitzungsbeschlüsse. Bereite das Sitzungszimmer frühzeitig vor. Eröffne die Sitzung. Fasse wichtige Punkte vorheriger Sitzungen zusammen. Gib wichtigen Sitzungsteilnehmern die Möglichkeit, über den aktuellen Stand der Dinge zu berichten. Sprich offene Punkte und unerledigte Angelegenheiten an. Besprich neue Punkte auf der Tagesordnung. Fasse die Beschlüsse der Sitzung zusammen. Beende die Sitzung, indem du skizzierst, was an der nächsten Sitzung besprochen werden wird. Steuere die Diskussionen, aber beherrsche sie nicht. Ermutige alle Sitzungsteilnehmer, sich an der Diskussion zu beteiligen. Achte darauf, dass alle verstehen, worum sich die Diskussion dreht. Gehe unbedingt auf schwierige oder unangenehme Fragen ein. Behalte die Zeit im Auge.
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Preparing for the Meeting Acting as Chair During the Meeting Leading the Meeting Effectively