Den Inhalt der E-Mail erstellen Einen guten ersten Eindruck machen Deine E-Mail beenden
Professoren haben es mit vielen Studenten zu tun und müssen daher daran erinnert werden, wer du bist. Teil ihm deinen Namen und den Kurs mit, den du bei ihm hast, inklusive der Zeit des Kurses wie „Montags um 13 Uhr“. Professoren sind beschäftigte Menschen, daher sollte deine E-Mail nicht zu lang werden. Sag so knapp wie möglich, was du sagen musst, und lass unnötige Details weg. Wenn du zum Beispiel eine Frage zu einer Aufgabe hast, dann komm zum Punkt: „Ich habe eine Frage zu der Aufgabe, die Sie uns letzten Dienstag aufgegeben habe. Sollen wir in Gruppen oder einzeln arbeiten?“ Diese E-Mail ist kein Beitrag auf Facebook oder eine SMS an einen Freund. Das bedeutet, dass du deinem Professor in ganzen Sätzen schreiben musst. Alles andere sieht unprofessionell aus.  Schreib zum Beispiel nicht „Super Kurs, Mann… Echt cool!“ Schreib stattdessen „Die letzte Kurseinheit hat mir interessante Einblicke geboten.“ Wenn du einen Professor zum ersten Mal kontaktierst, sollten dein Ton und deine Sprache sehr professionell sein. Das heißt, keine Emojis! Wenn es zu einem Nachrichtenaustausch mit deinem Professor kommt, könntest du im Verlauf des Semesters merken, dass dein Ton etwas lockerer werden kann. Das gilt besonders, wenn dein Professor informeller wird (zum Beispiel einer E-Mail an dich ein Emoji hinzufügt). Viele Studenten verlangen etwas von ihrem Professor. Das bringt dich nicht weiter. Formuliere dein Problem stattdessen als Anfrage, die dein Professor genehmigen oder ablehnen kann. Du möchtest deinen Professor vielleicht bitten, die Frist für eine Hausarbeit zu verlängern. Schreib nicht: „Meine Großmutter ist gestorben. Verschieben Sie den Abgabetermin für die Hausarbeit.“ Schreib stattdessen: „Ich hatte aufgrund des Todes meiner Großmutter eine schwierige Woche. Würden Sie bitte den Abgabetermin für die Hausarbeit für mich verschieben?“ Bei einer E-Mail an einen Freund kann man mal Punkte und Kommata weglassen. Wenn du allerdings deinem Professor schreibst, musst die Zeichensetzung richtig sein. Die SMS-Sprache übernimmt zwar immer mehr das Internet, aber in professionellen E-Mails hat sie nichts zu suchen. Verwende also zum Beispiel nicht „mgn“ für „morgen“. Schreib die Wörter richtig aus. Vergiss nicht, die Rechtschreibprüfung über deine E-Mail laufen zu lassen. Wörter am Anfang eines Satzes und Substantive müssen großgeschrieben werden. Schreibe nicht wie in einer SMS, wo einfach die meisten Wörter klein geschrieben werden. Achte immer darauf, die Wörter großzuschreiben, bei denen es nötig ist. Oft wird deine Frage schon in den Materialien beantwortet, die der Professor zu Beginn des Kurses ausgeteilt hat. Wenn du den Professor bittest, diese noch einmal durchzuschauen, wirkst du nicht wie ein ernsthafter Student. Zudem frustriert es den Professor, da es seine Zeit verschwendet.  Dein Lehrplan könnte Informationen über Aufgaben, Fristen, Kursregeln und die Formatierung von Aufgaben enthalten. Wenn dein Professor dir nur eine Literaturliste gibt, ist es in Ordnung, ihm per E-Mail eine Frage zu stellen, die nicht im Lehrplan beantwortet ist. Professoren bekommen jeden Tag zahlreiche E-Mails. Wenn du deine akademische E-Mail-Adresse verwendest, landet deine Nachricht nicht so leicht im Spam-Ordner. Zudem schaut diese E-Mail-Adresse professioneller aus. Zudem weiß der Professor so gleich, von wem die Nachricht kommt, da akademische E-Mail-Adressen normalerweise auf deinem Namen basieren. Die Betreffzeile verrät deinem Professor, worum es in der E-Mail geht, ohne dass er sie öffnen muss. Das kann hilfreich sein, da er sich dann ausreichend Zeit für deine Nachricht reservieren kann. Achte darauf, dass die Betreffzeile eindeutig und präzise ist. Du könntest zum Beispiel schreiben „Frage zur aktuellen Aufgabe“ oder „Abschlussarbeit“. Es kann verführerisch sein, einfach mit deiner Frage loszulegen. Wenn du allerdings einem Professor schreibst, musst deine Nachricht eher einem formellen Brief entsprechen. Beginne deine Nachricht mit „Sehr geehrter Herr Professor Jones“, gefolgt von einem Komma. Denk daran, den Nachnamen des Professors zu verwenden.  Viele Professoren haben einen Doktortitel, den du bei E-Mails allerdings weglassen kannst. Du kannst eine informellere Grußformel wie „Hallo, Professor Jones“ verwenden, wenn du schon persönlich mit dem Professor zu tun hattest. Achte darauf, dass du zum Ende der E-Mail hin genau beschrieben hast, was du von deinem Professor erwartest. Wenn du eine Antwort möchtest, sag ihm das. Wenn du ein Treffen möchtest, solltest du das schreiben. Schau in deiner E-Mail nach Grammatikfehlern. Oft findet man ein, zwei Fehler, die man korrigieren muss. Denk noch einmal über den Inhalt der E-Mail nach und stell sicher, dass du nichts forderst. Achte zudem darauf, dass sie so kurz und knapp wie möglich ist. Du solltest nicht zu viel von deinem Privatleben erzählen, da das nicht sehr professionell ist. Genauso wie du die E-Mail formell begonnen hast, musst du sie auch formell beenden. Verwende eine Abschiedsformel wie „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von einem Komma und deinem vollen Namen. Wenn du die E-Mail gesendet hast, darfst du den Professor nicht wegen einer Antwort nerven. Wenn du allerdings nach einer Woche nichts von ihm gehört hast, kannst du sie noch einmal senden, da sie vielleicht übersehen wurde. Wenn du eine Antwort erhalten hast, solltest du den Empfang bestätigen. Ein einfaches „Danke schön“ könnte genügen. Schreib wenn nötig eine längere E-Mail und halte dich an die hier beschriebenen Ratschläge, damit sie professionell ist. Wenn dein Problem oder deine Frage in der Antwort nicht wirklich gelöst wurde, bitte um ein persönliches Treffen.  Du könntest zum Beispiel schreiben: „Danke, dass Sie meine Frage beantwortet haben. Ich sehe Sie dann im Kurs.“ Wenn du ein Treffen möchtest, könntest du schreiben: „Ich bedanke mich für Ihre Meinung zu dem Thema. Könnten wir uns persönlich treffen, um es genauer zu besprechen?“
Erinnere den Professor daran, wer du bist. Bleib beim Thema. Schreib ganze Sätze. Achte auf deinen Ton. Anfragen sollten höflich formuliert sein. Benutz die richtige Zeichensetzung. Schreib Wörter aus. Schreib die richtigen Wörter groß. Such erst im Lehrplan nach der Antwort. Verwende deine akademische E-Mail-Adresse. Schreib eine aussagekräftige Betreffzeile. Beginne mit einer Grußformel, bei der du den Titel und den Nachnamen des Professors verwendest. Beschreib, was dein Professor tun soll. Lies deine E-Mail noch einmal und achte auf die Grammatik. Lies die E-Mail noch einmal aus der Sicht deines Professors. Beende die E-Mail mit einer Abschiedsformel. Frag nach einer Woche nochmal nach. Bestätige den Erhalt einer Antwort.
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