Mannstunden für ein Projektangebot einschätzen Über Mannstunden für Auftragsarbeiten Bericht erstatten
Der erste Teil zur Berechnung von Mannstunden, die du für das Erledigen einer Arbeit benötigen wirst, ist das Projekt in kleinere Bestandteile aufzuspalten. Dann schätzt du die Anzahl der Stunden, die erforderlich sind, um jeden Bestandteil abzuschließen. Diese Bestandteile sollten eine Bezeichnung erhalten, abhängig davon, welche Art von Arbeit involviert ist. Wenn du eine Apartmentanlage baust, wirst du den Aushub, die Errichtung, die Elektroarbeiten, die Sanitärinstallation und so weiter brauchen. Vergewissere dich, dass jeder Bestandteil deines Projektes in die Schätzung aufgenommen wurde. Das hängt stark von der Komplexität der Aufgaben ab, die durchgeführt werden müssen. Du brauchst keinen Meister, um jede einzelne Arbeit zu erledigen. Ein paar einfachere Aufgaben können von Assistenten oder Lehrlingen durchgeführt werden. Das herauszufinden ist schwieriger bei größeren Tätigkeiten, bei denen eine Mischung aus Arbeitskräften gebraucht wird, um simple bis komplexe Aufgaben zu erledigen. Wenn du die Bestandteile und die Art von Arbeiten festgestellt hast, die erforderlich sind, schätzt du die Gesamtzahl der Mannstunden, die es erfordern würde, um einen Schritt von Anfang bis Ende durchzuführen. Berechne keine Pausen ein. Diese Zahl sollten die Stunden an engagierter Arbeit sein, die gebraucht wird, um einen Schritt abzuschließen.  Wenn du mit der Art von Arbeit vertraut bist, die für einen Schritt erforderlich ist, kannst du dich auf abgeschlossene Projekte beziehen, um Zeitschätzungen zu bekommen. Wenn du zum Beispiel weißt, dass ein Mitarbeiter zehn Stunden gebraucht hat, um vier neue Fenster zu installieren oder 2,5 Stunden pro Fenster, wird es bei deinem neuen Projekt wahrscheinlich ähnlich sein. Wenn für einen Schritt in einem Projekt eine Art von Arbeit benötigt wird, mit der du nicht vertraut bist, solltest du im Vorfeld deiner Schätzung Nachforschungen durchführen. Abhängig von der Art des Projekts könntest du im Internet oder von einem anderen Auftragnehmer wertvolle Informationen einholen. Du kannst auch einen Berater anheuern, der mit der erforderlichen Art von Arbeit vertraut ist. Diese Person kann dir helfen, die erforderlichen Stunden für einen bestimmten Schritt zu schätzen. Beziehe Dinge wie die Schwierigkeit der Arbeit ein, wenn du eine Schätzung machst. Wenn die Fenster für dein bevorstehendes Projekt im siebten Stock eines Gebäudes angebracht werden müssen und die Fenster im alten Projekt im ersten Stockwerk lagen, dann erhöhe die Zeit pro Fenster, um diesen Unterschied widerzuspiegeln. Beziehe Schätzungen für die Zeit mit ein, die für Verwaltungsaufgaben gebraucht wird, die für den Vertrag erforderlich sind. Du kannst auch Projektstunden für einen Vorarbeiter oder Manager einbeziehen, der das Team der Arbeiter leitet und Einzelheiten zu Berichten und der Einhaltung von Zeitplänen verwaltet. Bei manchen Projekten könnte mehr als ein Aufseher oder Vorarbeiter gebraucht werden, die unterschiedliche Bestandteile des Projektes verwalten. Bei anderen Projekten könnten mehrere Ebenen der Aufsicht erforderlich sein. Du könntest einen Vorarbeiter haben, der Arbeiter in verschiedenen Bestandteilen des Projektes unter seiner Leitung hat, und einen allgemeinen Aufseher, der die Vorarbeiter leitet. Dein Kunde wird vermutlich eine Zeit für die Fertigstellung des Projektes vorgeben. Vielleicht wird er dich auffordern, in deinem Angebot anzugeben, wann du deine Arbeit abschließen kannst. Du kannst die Schritte und Stunden, die du berechnet hast, verwenden, um eine Projektzeitlinie zu entwickeln. Bestimme, welche Bestandteile gleichzeitig abgeschlossen werden können und welche aufeinander folgend abgeschlossen werden müssen, wobei das Einsetzen des einen Vorgangs von dem Ergebnis des vorherigen Vorgangs abhängig ist. Wenn du weißt, wann jeder Schritt des Projekts abgeschlossen sein muss, kannst du die Anzahl der Stunden, die für den Abschluss eines Schrittes benötigt werden, auf 8-Stunden-Arbeitstage in diesem Zeitrahmen aufteilen. Du könntest die Projektzeitlinie ausweiten oder abkürzen, indem du Arbeiter hinzuziehst oder abziehst. Je mehr Arbeiter du hast, desto schneller kannst du einen Schritt abschließen.  Bei manchen Projekten könnten mehr als 8-Stunden-Tage oder 40-Stunden-Wochen nötig sein, um den Zeitplan einzuhalten. Es werden Überstunden notwendig sein, die bei der Arbeit eingerechnet werden sollten. Wenn du zum Beispiel einen Monat hast, um den Grundstein für ein neues Haus zu legen, und du weißt, dass dafür 1000 Arbeitsstunden notwendig sind, teilst du 1000 durch die Anzahl der 8-Stunden-Arbeitstage in dem Monat, um die Anzahl der Arbeiter zu berechnen, die du brauchst, um diesen Schritt pünktlich abzuschließen. (1000 Projektstunden / 20 Arbeitstage im Monat = 50 Stunden pro Tag; 50 Stunden pro Tag / 8 Stunden pro Arbeiter = 6,25 benötigte Arbeiter). Runde die Anzahl der Arbeiter, die du brauchst, nach oben auf eine ganze Zahl und passe die Anzahl der erforderlichen Arbeitstage entsprechend an. Sei realistisch bei der Anzahl der Arbeiter, die du für einen bestimmten Zeitraum anheuern kannst. Wenn du sieben Elektriker brauchst, um die Verkabelung in einer Woche abzuschließen, könnte das unrealistisch sein, je nachdem wieviele Elektriker in deiner Gegend verfügbar sind. Du musst vielleicht den Zeitrahmen anpassen, um die Verfügbarkeit von Arbeitern für dein Projekt einzubeziehen. Wenn du vorhast, mehrere Schritte zur gleichen Zeit auszuführen, wirst du verschiedene Arbeiter brauchen, die an jedem Schritt arbeiten. Addiere die Stunden, die du für jede Art von Arbeit brauchst, damit du eine Gesamtanzahl für jede Art hast. Wenn du nur eine Art von Arbeit brauchst, kannst du alle Projektstunden zu einer Zahl vereinigen. Wenn du mehrere Arten von Arbeit brauchst, sollte in deinem Angebot die Gesamtstundenzahl für jede Art angegeben sein. Du solltest alle Arbeitskosten inklusive Steuern und Abgaben einbeziehen. Bei manchen Arbeiten könnte ein Mindestlohn für manche Kategorien von Arbeitern Anwendung finden. Nimm auch jeden Aufschlag auf, den du gedenkst in Rechnung zu stellen. Stelle dir zum Beispiel vor, du wurdest eingestellt, um eine neue Küche in einem mittelgroßen Haus zu installieren. Du hast das Projekt in Schritte aufgespalten, für die jeweils Installationsarbeiten, Elektroarbeiten und allgemeine Bauarbeiten notwendig sind. Dein Angebot sollte die gesamten Mannstunden für Elektriker, für Installateure und für allgemeine Arbeiter wiedergeben, sowie die Lohnsätze für jede Art von Arbeit. Weil Zeitschätzungen in Wirklichkeit nur Vermutungen sind, musst du deine Schätzungen berichtigen, während das Projekt voranschreitet. Du wirst deinem Kunden vermutlich die tatsächlichen Stunden in Rechnung stellen, die dein Team arbeitet, du solltest ihm also im Laufe der Zeit regelmäßig aktualisierte Stundenschätzungen liefern. Das hilft, böse Überraschungen für deinen Kunden zu vermeiden, wenn die Zeit der Abrechnung eintritt.  Schließe einen "Korrekturfaktor" ein, einen Anstieg der geschätzten Zeit aus unbekannten Gründen. Die Größe des Korrekturfaktors hängt von der Komplexität der Arbeit ab, der Verfügbarkeit von Arbeitskräften, der Abhängigkeit von außenstehenden Mittelsmännern und dem Verhältnis von einem Arbeitsvorgang zum nächsten. Die meisten Auftragnehmer stellen es klar, dass ihr Angebot nur eine Schätzung ist, dass die tatsächlichen Stunden schwanken können und dass die Kunden für die im Verlauf der Arbeit tatsächlich gearbeiteten Stunden bezahlen werden. Es ist jedoch möglich, dass dein Kunde dir einen Pauschalbetrag basierend auf deiner Schätzung bezahlen möchte und nicht die tatsächlich geleisteten Stunden. Achte genau auf die Vertragssprache, die eine solche Vereinbarung erkennen lassen könnte, denn das erfordert eine sehr sorgfältige Schätzung von Seiten des Auftragnehmers. Wenn dein Kunde dich basierend auf den tatsächlich gearbeiteten Stunden bezahlen wird, dann merke dir, dass dein Angebot als eine Schätzung gedient hat und dass du nicht erheblich mehr Stunden in Rechnung stellen solltest, als du geplant hattest, außer wenn du eine angemessene Begründung dafür nennen kannst. Wenn du auf Schwierigkeiten stößt und weißt, dass du die Zeitschätzungen überschreiten wirst, solltest du den Kunden darüber informieren, um eine Fehlkommunikation zu vermeiden. Mache eine schriftliche Vereinbarung, die unvorhergesehe Ausgaben und außergewöhnliche Arbeiten definiert. Gehe auf die Vorgehensweise ein, um diese Veränderungen zu bestimmen und zu genehmigen, zum Beispiel die notwendigen Genehmigungen und Dokumentation. Unterhalte sorgfältige Akten über jeden deiner Mitarbeiter, der an dem Projekt mitarbeitet. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen und rechtlich erforderliche Dokumente. Wenn du Ingenieure, Elektriker, Installateure und andere Facharbeiter einsetzt, musst du in ihrer Akte Belege ihrer Zeugnisse aufbewahren. Das ist bei den meisten ingenieurwissenschaftlichen Arbeiten und Arbeiten im Baugewerbe notwendig, unabhängig davon, ob sie in Regierungsauftrag geschehen oder nicht. Es ist deine Pflicht sicherzustellen, dass jeder, der für dich arbeitet, ordnungsgemäß befugt ist, auch Unterauftragnehmer.  Du brauchst vielleicht Personen, die nicht deine Angestellten sind, aber an deinem Projekt mitarbeiten. Diese "Unterauftragnehmer" arbeiten für dich, den Auftragnehmer, und du stellst deinem Kunden ihre Arbeit in Rechnung. Auch wenn Unterauftragnehmer nicht tatsächlich deine Angestellten sind, solltest du Informationen zu ihren Zertifikaten einholen und sie aufbewahren. Als Auftragnehmer bist du dafür verantwortlich sicherzustellen, dass jeder, den du anheuerst an einem Projekt mitzuarbeiten, dafür qualifiziert ist, außer es ist in ihrem Vertrag anders angegeben. Bei Regierungsaufträgen sind häufig zusätzliche Informationen zu Mitarbeitern und Unterauftragnehmern erforderlich, um die Beachtung der Gesetze zu belegen. Dazu können Berichte über die Nationalität der Mitarbeiter und ihre Lohnsätze gehören, um sicherzustellen, das keine Diskriminierung auf der Baustelle stattfindet. Wenn du einen Regierungsauftrag erhalten hast, dann lies ihn genau durch und befolge alle Anweisungen zum Einstellen und zur Berichterstattung, um Schwierigkeiten bei der Bezahlung vorzugreifen. Um fehlerfreie Berichte an deinen Kunden zu übergeben, brauchst du eine verlässliche Methode um aufzuzeichnen, wieviele Stunden deine Arbeiter mit ihrer Arbeit verbracht haben. Du kannst eine Zeituhr oder handgeschriebene Blätter einsetzen, diese Aufzeichnungen sollten aber nachgeprüft werden, um sicherzustellen, dass sie richtig sind. Abhängig von deinem Vertrag wirst du vielleicht regelmäßigen Kontrollen unterzogen und musst belegen, dass die Stunden, die du einreichst, gerechtfertigt sind.  Eine Möglichkeit, die Richtigkeit der Zeitberichte sicherzustellen, ist Aufseher für jeden Mitarbeiter oder jede Mitarbeitergruppe einzustellen. Am Ende der Woche, wenn ein Mitarbeiter seine oder ihre Zeitkarte einreicht, kann der Aufseher die Karte überprüfen und unterzeichnen und somit bestätigen, dass die Informationen richtig sind. Das verhindert, dass Mitarbeiter Zeitkarten für Stunden einreichen, die sie nicht gearbeitet haben. Du könntest auch erwägen, ein elektronisches System mit Zeitkontrollkarten anzuwenden, um die Arbeit deiner Mitarbeiter zu verfolgen. Sorge dafür, dass das System kontrolliert wird, um Missbrauch zu verhindern. Du musst in der Lage sein das zu beweisen, wenn deine Stundenberichterstattung angezweifelt wird. Regierungen sind per Gesetz häufig dazu verpflichtet, all diese Informationen einzuholen, bevor sie den Auftragnehmer bezahlen, weil Steuergelder eingesetzt werden, um für die Arbeit zu bezahlen. Du kannst eine gesteigerte Prüfung erwarten, wenn du für Regierungsaufträge Zeitberichte erstellst. Befolge sorgfältig alle Anweisungen zu den Berichten, die im Vertrag angegeben sind. In deinem Vertrag sollte genau angegeben sein, wie oft du deinem Kunden über die Mannstunden Bericht erstatten musst, um Zahlungen zu erhalten. Wenn du diese Berichte einreichst, überträgst du vermutlich Informationen aus deinen Dokumenten zur Gehaltsabrechnung und Arbeitszeiterfassung in einen zweckbestimmten Bericht für deinen Kunden, in dem die Anzahl der Stunden, die du in Rechnung stellst, mit den Schätzungen verglichen wird, die du bei der Angebotsstellung gemacht hast. Wenn es große Abweichungen zwischen den tatsächlichen Stunden und deinen Schätzungen gibt, wirst du deinem Kunden Erklärungen für diese Veränderungen liefern müssen. Am Ende eines Projektes werden deine Informationen zur Zeitaufzeichnung außerordentlich wertvoll sein, denn sie nennen dir Einzelheiten dazu, wie lange es gedauert hat, bestimmte Arbeiten zu erledigen. Du kannst diese Daten nutzen, um Stundenschätzungen zu erstellen, wie die Anzahl an Stunden pro Quadratmeter verlegter Fliesen oder die Ausfallzeit, nachdem frischer Zement gegossen wurde. Nutze diese Informationen, um zukünftige Angebote zu verbessern und dein Unternehmen ertragreich zu bleiben zu lassen.
Teile das Projekt in Bestandteile auf. Entscheide, welche Art von Mitarbeitern du brauchen wirst. Schätze die Zeit, die erforderlich ist, um jeden Bestandteil abzuschließen. Beziehe Stunden für Aufsichtspersonen ein. Verwende deine Schätzungen, um eine Zeitlinie für das Projekt vorzubereiten. Bereite dein Angebot vor und reiche es ein. Passe deine Schätzungen für die Mannstunden an, wenn das Projekt voranschreitet. Sammle Informationen über deine Arbeiter. Zeichne die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter auf. Sende deinem Kunden in regelmäßigen Abständen Berichte zur Gehaltsabrechnung. Verwende deine Aufzeichnungen, um zukünftige Schätzungen vorzubereiten.
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