Überzeugende Sprache verwenden Die Informationen ordnen Dem Bericht ein Format geben
Deine Titel und Untertitel sollten den Lesern ermöglichen, bestimmte Abschnitte des Berichts, die sie interessieren oder die sie lesen wollen, um mehr Hintergrundwissen, Schlussfolgerungen oder Empfehlungen zu bekommen, schnell zu finden.   Achte darauf, dass deine Titel und Untertitel den Inhalt des jeweiligen Abschnitts oder Absatzes klar und genau beschreiben. Zum Beispiel, wenn du einen wöchentlichen Verkaufsbericht entwirfst, könntest du Abschnitte zu „Trends bei Damenkleidung“, „Trends bei Herrenbekleidung“ und „Beliebte Marken für Kinder“ miteinbeziehen. Innerhalb dieser Abschnitte kannst du Untertitel hinzufügen, die bestimmte Trends oder beliebte Marken unterstreichen. Verwende den gleichen grammatischen Aufbau für alle Überschriften, sodass dein Bericht logisch und schlüssig wird. Zum Beispiel, wenn deine erste Überschrift lautet „Im Bereich Herrenmode Fuß fassen“ könnte deine zweite Überschrift lauten „Im Bereich Damenbekleidung führen“ und nicht etwas wie „Verkaufszahlen Damenmode“. Knappe Sätze in der üblichen Satzstruktur „Subjekt – Verb – Objekt“ zeigen, dass deine Gedanken klar sind und du deine Empfehlungen und Schlussfolgerungen selbstbewusst gibst.    Nachdem du einen Bericht entworfen hast, lies ihn durch und streiche alles, was unnötig ist. Finde die Handlung in jedem Satz und stelle die Person, die diese Handlung ausführt neben das Verb. Denke über jeden Satz als „wer macht was“ nach. Lösche Überflüssiges und Verlegenheitsphrasen wie „unter Einbeziehung von“,  „zum Zweck der“ oder „im Hinblick auf“. Du findest vielleicht, dass dieser Schreibstil langweilig ist, aber der Zweck deines wöchentlichen Berichts ist nicht, zu unterhalten. Dieser Stil wird deine Aussage am effektivsten übermitteln und deinen Lesern die Informationen mitteilen, die sie brauchen. Auch wenn du vielleicht Empfehlungen abgibst, sollten diese auf Tatsachen – und nicht Meinungen oder Gefühlen – beruhen. Überzeuge deine Leser mit starken Fakten und einem klaren Stil.     Vermeide Adjektive und andere überladene Formulierungen, sowie positiv oder negativ behaftete Sätze. Konzentriere dich stattdessen auf die Fakten. Nimm zum Beispiel an, dass dein wöchentlicher Verkaufsbericht die Empfehlung enthält, einen der Verkäufer zu befördern. Unterstreiche diese Empfehlung mit Fakten, die die Leistung des Angestellten betonen, anstatt subjektive Details oder emotionale Appelle einzufügen. „Sally hat konsequent die besten Verkaufszahlen in unserem Laden, obwohl sie nur 15 Stunden pro Woche arbeitet“ ist besser als „Sally ist unsere netteste Mitarbeiterin und ist immer besonders fleißig, obwohl sie ihre Arbeitszeit reduzieren musste, um ihre kranke Mutter pflegen zu können.“ Wenn du in einem aktiven Tonfall schreibst, hast du eine Wortart, die deinen Lesern mitteilt, was in dem Satz passiert – das Verb. Verwende kurze, starke Verben, die die Handlung, die stattfindet, klar beschreiben.   Bevorzuge einfache Verben. Zum Beispiel „nutzen“ ist besser als „sich zunutze machen“. Verben, die Gedankenprozesse beschreiben – denke, wissen, verstehen, glauben – sind manchmal notwendig aber im allgemeinen weniger aussagekräftig als Verben, die eine Handlung beschreiben. Du musst vielleicht auf deine Aussage zurückkommen und sie neu formulieren, um sie aktiv klingen zu lassen. Angenommen, du hast geschrieben, „Ich glaube, dass unsere Verkaufszahlen sich in den kommenden Monaten verbessern werden“. Nimm diese Aussage auseinander und überlege, warum du das glaubst. Dann kannst du sie in einen aktiven Satz verwandeln, wie „Traditionell erhöhen sich die Verkaufszahlen in der Zeit vor den Feiertagen. Es ist vorherzusehen, dass sie sich im November und Dezember verbessern werden.“ Um deinen Schreibstil handlungsorientiert zu halten, lies deinen Bericht durch, entferne Präpositionen und ersetze Substantive wenn möglich durch Verben. Zum Beispiel „durch einstimmigen Beschluss“ ist schwächer als „einstimmig beschlossen“  und „schützen“ klingt besser als „Schutz bieten“. Wenn du im Passiv schreibst, nimmst du die Betonung vom Ausführenden der Handlungen und betonst das Objekt der Handlung. In manchen Situationen ist das aus politischen oder diplomatischen Gründen notwendig, aber meistens sorgt es nur für Schwammigkeit und Verwirrung.    Aktive Formulierungen honorieren die Person, die die Handlung ausgeführt hat und zeigt den Lesern des Berichts, wer für diese Handlungen verantwortlich ist. Um zu verstehen, warum das wichtig ist, stelle dir vor, dass du einen Artikel über ein zerstörerisches Feuer liest, in dem steht, „Zum Glück wurden die Kinder gerettet“. Es ist jedoch wichtig, festzuhalten, wer diese Kinder gerettet hat. Wenn in dem Artikel stehen würde „Der Dorfpfarrer ging ein Dutzend Mal in das Waisenhaus und rettete alle Kinder“, weißt du, wer die Anerkennung dafür verdient, in dieser Situation der Held gewesen zu sein. Die aktive Ausdrucksweise ist auch wichtig, um für Handlungen einzustehen, die negative Konsequenzen haben könnten. Wenn du in deinem Bericht schreibst „Es wurden Fehler gemacht“, wird dein Arbeitgeber wissen wollen, wer diese Fehler gemacht hat, sodass der Verantwortliche entsprechend diszipliniert werden kann. Wenn du Fehler machst, wird es einen großen Unterschied machen, die Verantwortung dafür zu übernehmen und dazu zu stehen. Um passive Formulierungen zu entfernen suche nach „Sein-Verben“. Wenn du sie findest, finde heraus, was die Handlung in dem jeweiligen Satz ist, finde heraus, wer sie durchführt und stelle diese Person in den Vordergrund. Diagramme und Grafiken sind viel einfacher zu lesen und zu verstehen als ein Absatz, der die gleichen Informationen bietet – besonders, wenn die Informationen, die du überbringen musst, viele Zahlen enthalten.    Wähle das richtige visuelle Element, um deinem Leser die Informationen auf hilfreiche und dem  Zweck des Berichtes entsprechende Weise zu übermitteln. Zum Beispiel könntest du ein Liniendiagramm wählen, um den steigenden Trend beim Verkauf von Wollmänteln zu zeigen. Diese Darstellung würde den Anstieg effektiver zeigen als eine Tabelle mit den monatlichen Wollmantel-Verkäufen, da diese den Leser zwingen würde, alle Zahlen anzusehen, sie zu vergleichen und zu erkennen, dass sie ansteigen. All das kann mit einem einfachen kurzen Blick auf das Liniendiagramm geschehen. Beachte, dass sich das Auge zu visuellen Elemente hingezogen fühlt. Achte darauf, dass diese ordentlich, klar und am richtigen Platz sind. Beziehe visuelle Elemente nur mit ein, wenn sie für deine Empfehlungen oder Schlussfolgerungen notwendig sind. Jede Branche oder akademische Sparte hat bestimmte Begriffe, von denen es kein Entkommen zu geben scheint, sowie Modewörter die auf beliebten Büchern oder Artikeln entstammen. Auch wenn sie gelegentlich nützlich sein können, überbringen sie normalerweise keine Nachricht oder überbringen diese nicht effektiv.    Es kann hilfreich sein, eine Liste mit in der Branche häufig verwendeten Modewörtern zu machen, sodass du diese in deinen Berichten nicht zu oft verwendest. Wenn dein Bericht vollständig ist, kannst du einfach das Dokument nach diesen Wörtern absuchen und sie nach Bedarf ersetzen. Beachte, dass der exzessive Gebrauch von Modewörtern deinen Lesern keineswegs zeigt, dass du dich in dem bestimmten Bereich auskennst, sondern eher das Gegenteil. Führungskräfte und Manager sind normalerweise älter und haben hunderte von diesen Modewörtern kommen und gehen gesehen. Wenn du sie zu oft verwendest, werden sie denken, dass du faul bist, nicht genau weißt, worüber du sprichst oder nur versuchst, sie zu beeindrucken. Du solltest auch die übertriebene Verwendung von komplizierten Ausdrücken verwenden. Zum Beispiel, nur weil du einen Bericht schreibst, in dem du ein rechtliches Thema zusammenfasst, heißt das nicht, dass du diesen Bericht mit tonnenweise Anwaltskauderwelsch durchsetzen musst. Wenn dein Bericht voller Rechtschreib- und Grammatikfehler ist, wird das deine Leser ablenken und einen schlechten Eindruck von dir hinterlassen. Verfasse deinen Bericht früh genug vor dem Abgabetermin, sodass du genug Zeit hast, um ihn gründlich durchzulesen.   Aktiviere in deinem Textverarbeitungsprogramm eine Rechtschreib- und Grammatikkorrektur, aber verlass dich nicht gänzlich darauf. Diese Programme übersehen eine Menge Fehler, besonders, wenn es um Wörter geht, die zwar im Kontext falsch sind, aber existieren, wie „währen“ oder „während“. Deinen Bericht vom Ende zum Anfang durchzulesen ist ein gute Art, um sicherzustellen, dass du keine Fehler übersehen hast. Besonders, wenn du mit dem, was du geschrieben hast, vertraut bist, wirst du es leicht übersehen, wen du Wörter ausgelassen hast, weil dein Gehirn diese automatisch einfügt. Das wird nicht passieren, wenn du rückwärts liest. Deinen Bericht laut zu lesen, ist eine weitere gute Methode, um Fehler zu finden und den Stil zu verbessern. Wenn du merkst, dass du dich beim Lesen eines bestimmten Satzes oder Absatzes verhaspelst, ist es wahrscheinlich, dass dieser Teil deines Berichts schwer leserlich ist – deine Leser werden sich geistig auch darin verhaspeln. Überarbeite schwierige Abschnitte, sodass sie leichter zu lesen sind. Auch wenn es vielleicht zu deinem Job gehört, wöchentliche Berichte einzureichen, ist der Hauptzweck der Berichte nicht, deinen Job zu behalten. Stelle fest, warum dein Arbeitgeber wöchentliche Berichte will, damit du genau weißt, welche Informationen darin enthalten sein sollten und welche Punkte am wichtigsten sind.    Üblicherweise wird dein Bericht dazu dienen, die Manager über den Stand deiner Projekte zu informieren und ihnen beim Treffen von Entscheidungen zu helfen. Wenn du zum Beispiel als Manager im Einzelhandel tätig bist, musst du vielleicht wöchentliche Berichte über die Verkaufszahlen schreiben. Dein Arbeitgeber könnte diesen Bericht verwenden, um die Leistung, die Preise und die Bestellungen für deinen Laden zu evaluieren. Wenn du wöchentliche Berichte für ein Praktikum oder ein Forschungsprojekt einreichst, ist der Zweck davon, deinem Arbeitgeber oder Betreuer über diene Fortschritte zu informieren und große Erfolge oder Entdeckungen bekanntzugeben. Festzustellen, wer dein Publikum ist, ist für die Planung deines Berichtes entscheidend. Ohne zu wissen, wer deinen Bericht lesen wird (und warum) hast du keine Möglichkeit, zu wissen, welche Informationen am wichtigsten sind.    Dein Publikum zu  kennen hilft dir auch bei der Auswahl deines Sprachstils. Du würdest zum Beispiel in einem Bericht für eine Gruppe Fünfjähriger eine völlig andere Sprache verwenden als für die Führungskräfte eines Großunternehmens. Du wirst so auch eine bessere Vorstellung davon bekommen, was dein Publikum bereits weiß und was du noch genauer erklären musst oder wofür du auf zusätzliches Material verweisen musst. Zum Beispiel, wenn du einen wöchentlichen Bericht über ein rechtliches Thema schreiben musst, der von einer Gruppe Anwälten gelesen werden wird, ist es nicht notwendig, eine genaue Zusammenfassung des Gesetzes zu bieten. So eine Zusammenfassung könnte jedoch vonnöten sein, wenn du über das gleiche Thema für Führungskräfte oder Angestellte schreibst, denen eine rechtliche Ausbildung fehlt. Wenn dein Bericht im Zusammenhang mit einem Praktikum, einem Forschungsprojekt oder einer anderen schulischen Aktivität geschrieben wird, beachte, dass dein Publikum nicht dein Professor oder Betreuer ist, selbst wenn du diesen deinen Bericht gibst. Um dein Zielpublikum in diesem Zusammenhang zu finden, konzentriere dich auf die Art des Projekts und den Fachbereich im Ganzen. Während du deinen Bericht so knapp wie möglich halten solltest, ist es trotzdem wichtig zu beachten, dass dein Publikum den Bericht nicht im Ganzen lesen wird. Im Zusammenhang damit musst die wichtigsten Informationen oder die Schlussfolgerung am Anfang deines Berichtes anführen.    Wenn der Zweck deines Berichts zum Beispiel ist, drei verschiedene Marken von Geräten zu vergleichen und gegenüberzustellen und dann diejenige zu empfehlen, von der du denkst, dass sie für die Firma am besten geeignet ist, sollte deine Schlussfolgerung am Anfang stehen. Dann kannst du weitermachen, indem du erklärst, warum. Im Allgemeinen sollte die erste Seite deines Berichts aus einer Zusammenfassung der Resultate, der Empfehlungen oder Schlussfolgerungen bestehen. Verwende den Rest deines Berichts um weiter auszuführen, und es den Lesern zu ermöglichen, ihr Wissen über deine Resultate zu vertiefen, wenn sie das wollen oder benötigen. In den meisten Fällen werden wöchentliche Berichts zum Zweck der Dokumentation erstellt und dementsprechend archiviert. Es ist in den meisten Situationen selten, dass ein wöchentlicher Bericht von vorne bis hinten durchgelesen wird und du solltest das nicht erwarten.    Verwende das jedoch nicht als Rechtfertigung, um dich durch den Bericht zu schummeln oder nachlässige Berichte in schlechter Qualität einzureichen. Ein nachlässig geschriebener Bericht wird wahrscheinlich auffallen und zu sagen, „Ich wusste doch, dass ihn niemand wirklich lesen würde“ ist keine Entschuldigung dafür, achtlos zu arbeiten. Auch wenn du möchtest, dass der Bericht als Ganzes qualitativ hochwertig und gut geschrieben ist, solltest du dich besonders auf die Abschnitte des Berichts konzentrieren, die dein Publikum am ehesten lesen wird. Das werden üblicherweise die Kurzfassung und die Schlussfolgerungen oder Empfehlungen sein. Diese sollten fehlerlos sein. Beachte, dass dein Vorgesetzter deinen Bericht nicht deshalb nicht liest, weil er ihm egal ist oder weil er nicht wichtig ist. Führungskräfte haben sehr viel zu tun und sind kompetent darin, die Informationen zu sammeln, die sie für das effiziente Treffen von Entscheidungen brauchen. Sie werden nicht den ganzen Bericht lesen, sofern sie das nicht tun müssen – aber werden ihn aufbewahren, für den Fall dass sie ihn später wiedermal brauchen. In vielen Unternehmen gibt es standardisierte Formate für wöchentliche Berichte und die Manager oder Führungskräfte sind daran gewöhnt, ihre Information auf diese Weise zu erhalten. Ein anderes Format zu verwenden kann Frust und Verwirrung auslösen.    Das ist bei Verkaufsberichten besonders wichtig. Manager gewöhnen sich daran, einen Bericht zu überfliegen und genau zu wissen, auf welcher Seite sie ein bestimmte Zahl oder Information finden können können. Wenn du ein anderes Format verwendest, wird der Bericht so gut wie nutzlos für sein, weil sie ihn tatsächlich als Ganzes durchlesen müssen, um zu finden, was sie brauchen. Sprich mit den Assistenten in der Verwaltung, um zu erfahren, ob es Formatvorlagen gibt, du verwenden kannst, sodass du sie nicht ganz neu in deinem Textverarbeitungsprogramm erstellen musst. Viele Firmen haben Dokumentvorlagen, mit den richtigen Einstellungen, inklusive Rändern, Tabellen, Absatzstilen und Schriftarten. Wenn du ein Dokument ausdruckst oder es als digitalen Anhang in einer E-Mail verschickst, wird es anders gestaltet sein müssen als wenn du die Informationen schlicht im Textteil einer E-Mail übermittelst.    Wenn du deinen Bericht zum Beispiel als Anhang einer E-Mail versendest, solltest du die Kurzfassung in den Text der E-Mail schreiben. So muss dein Leser nicht den Anhang öffnen, um zu erfahren, worum es in deinem Bericht geht. Wenn du einen Bericht in Papierform einreichst, musst du eher ein Begleitschreiben oder ein Titelblatt hinzufügen, damit er richtig identifiziert und abgelegt werden kann. Ganz egal, wie du deinen Bericht einreichst, solltest du darauf achten, dass dein Name auf allen Seiten angegeben ist und alle Seiten im Format „X von Y“ nummeriert sind. Die Seiten können leicht auseinanderfallen und die Leute sollten auf den ersten Blick erkennen können, ob der Bericht vollständig ist und wer ihn geschrieben hat. Du kannst die erforderlichen Informationen ganz leicht als Kopfzeile auf jeder Seite einfügen. Zum Beispiel könnte die Kopfzeile lauten „Sally Sunshine Verkaufsbericht, Woche 32, Seite 3 von 7.“ Die Kurzfassung, auch Executive Summary genannt, ist eine kurze Zusammenfassung des gesamten Berichts – normalerweise in einem oder zwei Absätzen, mit ein paar Sätzen für jeden Abschnitt des Berichts. Der Hintergedanke dabei ist, dass eine Führungskraft diese Zusammenfassung lesen und anhand dieser, ohne weiter lesen zu müssen, eine Entscheidung treffen kann, sofern die Resultate ihrer ursprünglichen Erwartungen zum Thema entsprechen.   Bei einer Kurzfassung ist es besonders wichtig, eine klare, knappe Sprache zu verwenden, die leicht lesbar ist. Vermeide Fachjargon und Ausdrücke, die eine Erklärung erfordern könnten, selbst wenn du weißt, dass dein Publikum mit diesen Begriffen vertraut ist. Schreibe die Kurzfassung am Schluss, nachdem du mit allen anderen Teilen deines Berichts fertig bist. Immerhin kannst du nichts zusammenfassen, das noch nicht geschrieben wurde. Selbst wenn du einen genauen Entwurf dafür hast, wie du deinen Bericht gestalten wirst, können sich die Dinge während des Schreibens ändern. Sobald du das Format, indem du deinen Bericht verfassen wirst, verstanden hast, solltest du einen Überblick der Abschnitte gestalten, der zum Zweck deines Berichts passt.    Überprüfe die Struktur, um sicherzustellen, dass ein Abschnitt logisch in den nächsten übergeht und achte darauf, dass sie genau auf das Zielpublikum, das du für deinen Bericht identifiziert hast, abgestimmt ist. Dein Bericht wird üblicherweise eine Kurzfassung, eine Einleitung, Schlussfolgerungen und Empfehlungen, Resultate und eine Diskussion davon, sowie eine Liste mit Referenzen enthalten. Du könntest auch Anhänge mit relevanten Daten, sowie bei längeren Berichten ein Inhaltsverzeichnis miteinbeziehen – aber wöchentliche Berichte sind normalerweise nicht lang genug dafür. Jeder Abschnitt deines Berichts behandelt ein einzelnes Thema. Innerhalb dieses Abschnitts behandelt jeder Absatz einen einzigen Aspekt davon. Zum Beispiel, wenn dein Bericht einen Abschnitt namens „Beliebte Marken für Kinder“ enthält, könntest du für jede Marke einen eigenen Absatz beginnen. Wenn du in Kleidung für Jungs und Mädchen unterteilst könntest du auch dafür bei jeder Marke separate Absätze verfassen. Kürzere Berichte erfordern vielleicht kein eigenes Deckblatt, aber längere sollten eine einzelne Seite haben, die dich als Verfasser des Berichts identifiziert und den Zweck des Berichts kurz identifiziert.    Die Titelseite ist anders als die Kurzfassung und behandelt im Grunde die Informationen, die für die Verwaltung notwendig sind, d.h. damit der Bericht richtig archiviert werden kann. Dein Arbeitgeber könnte für wöchentliche Berichte eine bestimmte Vorlage haben, die verwendet werden sollte. Wenn das der Fall ist, achte darauf, genau dieses Format zu verwenden. Zumindest sollte dein Deckblatt den Titel oder die Beschreibung deines Berichts enthalten (wie zum Beispiel „Wöchentlicher Verkaufsbericht“), sowie deinen Namen und die Namen aller anderen, die am Bericht mitgearbeitet haben, den Namen der Firma und das Datum, an dem der Bericht fertiggestellt oder eingereicht wurde.
Erstelle effektive Titel und Untertitel. Schreibe in einfachen, klaren Sätzen. Halte deinen Bericht objektiv und unvoreingenommen. Verwende starke Verben. Vermeide passive Ausdrucksweisen. Übermittle Daten mit visuellen Elementen. Entferne Fachjargon. Lies deinen Bericht gründlich durch. Stelle den Zweck deines Berichts fest. Stelle fest, wer deinen Bericht lesen wird. Priorisiere die wichtigsten Punkte in deinem Bericht. Beachte das übliche „Schicksal“ deines Berichts. Bitte um Vorlagen. Bedenke die Methode der Einreichung. Füge eine Kurzfassung hinzu. Strukturiere deine Absätze und Abschnitte. Erstelle, wenn nötig, ein Deckblatt oder ein Begleitschreiben.
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