Kläre die Absicht des Absenders Dir zusätzliche Hilfe holen Eine Antwort schreiben
Es ist verlockend, eine Antwort abzufeuern. Beruhige dich und atme ein paar Mal tief durch. Frage dich dann, ob diese Mail wirklich deine Aufmerksamkeit verlangt. Du fühlst dich vielleicht angegriffen, lass aber nicht zu, dass diese Person deine Gefühle oder deine Stimmung des Tages diktiert.  Konzentriere dich darauf, was wichtig für dich ist. Frage dich: „Was erreiche ich damit? Was wird passieren, wenn ich diese Person konfrontiere? Was, wenn ich es nicht tue?“ Jeder kommuniziert anders und nicht jeder kann gut schreiben. Was einer für ein professionelles, direktes Statement hält, klingt für einen anderen dreist oder unhöflich. Gehe nicht sofort davon aus, dass es unhöflich gemeint ist.  Sprache und regionale Unterschiede können zu Missverständnissen führen. Wenn Menschen in einer E-Mail Sarkasmus oder Humor verwenden, dann wird das oft fälschlicherweise als unhöflich verstanden. Zitiere in deiner Antwort bestimmte Aussagen, zu denen du Klarstellungen möchtest. Manchmal sind unhöfliche Botschaften einfach nur schlecht formuliert. Ein Kollege könnte dir z.B. folgende Mail schicken: „Ich hoffe, du findest heute endlich die Zeit, deine Berichte fertigzustellen.“  Dann könntest du antworten: „Alle meine Berichte sind fertig, bis auf den, der erst morgen fällig ist. Brauchst du eine Kopie des Entwurfs für ein Projekt heute?“ Verlange nicht zu wissen, was gemeint ist und sei nicht brüsk. Frage z.B. nicht: „Was soll das denn heißen?“ oder „Was willst du damit sagen?“ Bei einem Gespräch kannst du den Tonfall besser hören. Gehe zum Arbeitsplatz der Person oder rufe sie an, um gemeinsame Arbeiten oder mit der Mail zusammenhängende Themen zu besprechen. Bitte sie, die unhöfliche Aussage der E-Mail zu erklären.  Sage: „Ich wollte mich bezüglich des Projekts auf dem Laufenden halten und dachte, ich mache das lieber persönlich. Hast du eine Minute?“ Du könntest auch sagen: „In deiner Mail klingt es so, als müssten die Berichte schon alle fertig sein. Mir wurde aber mitgeteilt, dass sie erst nächste Woche fällig sind. Arbeite ich nach falschen Angaben?“ Wenn die Mail Bedrohungen oder persönliche Attacken enthält, mache eine Kopie und besprich sie mit deinem Vorgesetzten und der Personalabteilung. Stelle sicher, dass die Sache auf der Arbeit dokumentiert wird und bitte darum, dass sie genauer untersucht wird. Sage, wenn du das Gefühl hast, dass der Inhalt der E-Mail für eine feindliche Arbeitsatmosphäre sorgt. Notiere Datum und Zeit jedes Vorfalls, um Verhaltensmuster zu dokumentieren. Wenn du häufig unhöfliche E-Mails erhältst, die dein Arbeitsumfeld beeinträchtigen, bringe deine Notizen zum Vorgesetzten oder zur Personalabteilung. Bringe auch Kopien der E-Mails mit, so dass jeder weiß, wovon du redest. Wenn du darüber nachdenkst, wem du die Sache meldest, überlege, welche Firmenpolitik bei euch herrscht. Wenn z.B. dein Vorgesetzter der betreffenden Person sehr nahe steht, dann solltest du besser in die Personalabteilung gehen. Die Abteilung oder der Vorgesetzte deines Vorgesetzten können dir helfen. Bevor du den Vorfall meldest, solltest du erklären können, warum du die E-Mail für unhöflich hältst. Je nachdem, was dort steht, wirst du ggf. gebeten, einen Bericht zu schreiben, sollst an einer Mediation teilnehmen oder wirst in eine andere Abteilung versetzt. Nur wenn du unhöfliche Mails meldest, kann die Personalabteilung etwas unternehmen, sollte sich das Verhalten deines Vorgesetzten nicht ändern. Dann musst du einen offiziellen Bericht einreichen. Verlangt die E-Mail keine Reaktion, dann ist es vielleicht das Beste, nicht zu antworten. E-Mails, die am Thema vorbeigehen und auf die du nicht reagieren musst, könntest du unbeantwortet lassen. Kollegen nehmen manchmal z.B. Dinge an, was deine Arbeitsgewohnheiten angeht. Antworte nicht auf eine E-Mail, in der steht: „Es muss schön sein, besonders lange Mittagspausen zu machen.“ oder „Jeder weiß, dass deine Meetings nicht den ganzen Nachmittag dauern.“ Solange dein Vorgesetzter die Wahrheit kennt, halte dich vom Büroklatsch fern. Ist eine Antwort nötig, dann sollte der Ton professionell sein, selbst wenn der Absender es nicht war. Lies deine E-Mail laut vor, bevor du sie abschickst, um sicherzugehen, dass sie nicht unhöflich oder emotional ist, sondern professionell. Sei nicht zu direkt in der Antwort, das könnte sonst unhöflich klingen. Schreibe deshalb nicht in Eile. Die meisten E-Mails sind nicht eilig, deshalb kannst du dir den ganzen Tag Zeit lassen, wenn das nötig ist.  Nachdem du eine Antwort geschrieben hast, lass sie eine Stunde liegen. Wenn du weißt, dass du voller Emotionen geschrieben hast, mach etwas anderes, bis du dich wieder beruhigt hast. Gib die E-Mail-Adresse zuletzt ein, um ein versehentliches Absenden zu vermeiden. Versuche nicht, auf alles einzugehen und schreibe keine lange, persönliche Verteidigung. Wenn du gegen unhöfliches Verhalten vorgehen willst, dann muss deine Mail sich auf Arbeitsthemen konzentrieren. Wähle ein arbeitsbezogenes Thema, auf das du dich konzentrierst. Eine Methode, um sicherzugehen, dass deine E-Mail professionell bleibt ist, nur über die Fakten zu reden. Dazu zählen spezifische Dinge wie, welche Arbeitsaufgaben verteilt und vollendet wurden, Termine, Zeitabläufe, Daten und dazugehörende Themen.  Wenn die E-Mail z.B. unhöflich nach dem Status eines Berichts fragt, antworte: „Danke der Nachfrage. Ich habe die neuen Daten heute Morgen erhalten, d.h. dass ich meinen Bericht auf den neuen Stand bringe. Heute Nachmittag ist er fertig.“ So konzentriert sich deine Antwort darauf, welche Arbeit du machen solltest und wie weit vorangeschritten sie ist. So gehst du nicht auf die unhöfliche Frage des Kollegen ein. Es ist verlockend, auf eine aggressive E-Mail defensiv oder unhöflich zu antworten. Das macht die Situation aber nur schlimmer. Reagiere stattdessen professionell und klug.  Beschuldige den anderen nicht, unhöflich zu sein. Halte deine Gefühle aus der Mail heraus. Bevor du die Mail abschickst, frage dich, ob du dich in irgendeinem Teil davon verteidigst.
Überlege, ob du Zeit und Energie investieren solltest. Ziehe keine voreiligen Schlüsse. Bitte den Absender um weitere Informationen. Sprich mit dem Absender. Melde aggressive Sprache oder persönliche Angriffe. Mach den Mund auf, wenn aus Unhöflichkeit Belästigung wird. Wende dich an die Personalabteilung, wenn dein Vorgesetzter unhöfliche E-Mails schickt. Schreibe keine Antwort, wenn das nicht nötig ist. Bleibe professionell. Nimm dir Zeit für die Antwort, denn sie sollte ruhig und professionell sein. Halte deine Nachricht kurz und einfach. Halte dich an die Fakten und gehe nicht zu tief. Lass deine Gefühle außen vor.
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