Die Details der Party planen Dich auf die Party vorbereiten Das Wann und Wo bestimmen
Mottopartys können echt Spaß machen, aber können auch sehr kostspielig werden, weil zusätzliche Dekoration beschafft werden muss, damit auch alles zum Motto passt.  Wiege die Vor- und Nachteile einer Mottoparty ab. Mache es vom Geburtstagskind abhängig: würde ihm eine Mottoparty gefallen? Denke dabei daran, ob es sich um einen Kindergeburtstag oder um eine Party für Erwachsene handelt. Wähle ein Thema, das dem Alter angemessen ist, wenn es eine Mottoparty sein soll. Angemessene Themen für einen Kindergeburtstag wären zum Beispiel Fernsehserien oder Filme für Kinder, Zirkus, Kino, ein Kinderbuch oder Karneval. Für Erwachsene sieht es da schon anders aus: Casino, 70er oder 80er Jahre oder ein Film bzw. eine Fernsehserie für Erwachsene. Sobald du dich um die ersten Details gekümmert hast, ist es an der Zeit, den Personen auf der Gästeliste ihre Einladungen zukommen zu lassen.  Am besten ist es, die Einladungen etwa 3-4 Wochen vor der Party abzuschicken, damit die Gäste genug Zeit haben, um die Party in ihre Planungen einzubeziehen. Denk dran, um Rückmeldungen zu beten, damit du weißt, mit wem du rechnen kannst. Bevor du die Einladungen verschickst musst du dir allerdings sicher sein, dass die Gästeliste nun feststeht, ob du eine Mottoparty veranstalten möchtest, etc. Frage einige der geladenen Gäste um Hilfe. Sie können dir beim Aufbauen, beim Saubermachen, beim Beschaffen der Verpflegung beim Dekorieren und bei vielen anderen Dingen helfen. Du musst nicht alles allein tun! Je nachdem, was für eine Party es sein wird, gibt es hier verschiedene Möglichkeiten.  Entscheide, welche Art von Verpflegung für die Party am besten wäre. Wenn es sich um eine Mottoparty handelt, sollte auch das Essen dazu passen. Erkundige dich, ob einige Gäste an Nahrungsmittelallergien leiden. Wenn das der Fall ist, solltest du für Alternativen sorgen, damit niemand Gefahr laufen muss, eine allergische Reaktion zu bekommen. Du kannst sie auch wissen lassen, dass sie sich gern selbst etwas mitbringen können, wenn sie mögen. Sei bei der Planung von Essen und Getränken realistisch. Beziehe die Länge der Party in deine Überlegungen mit ein. Für eine Party, die nur ein oder zwei Stunden dauern soll, brauchst du wahrscheinlich kaum mehr als einige Erfrischungen und einen Geburtstagskuchen, während bei einer Party, die die ganze Nacht anhalten soll, wesentlich mehr gegessen werden wird.  Sorge dafür, dass für alle Gäste auf jeden Fall genug zu essen und zu trinken bereitgestellt ist. Hier gilt: Lieber zu viel als zu wenig. Je nachdem, wo die Party veranstaltet werden wird, musst dich entweder gar nicht, nur zum Teil oder ganz um die Verpflegung kümmern.  Wenn die Party bei dir oder jemand anderem zuhause geschmissen wird, musst du dir überlegen, ob du das ganze Essen selbst machen möchtest. Wenn das nicht der Fall ist, kannst du dir von anderen helfen lassen. Es könnte auch jeder etwas mitbringen! Wenn du für die Party in einem Restaurant reserviert hast, musst du dich dich um das Essen natürlich nicht kümmern, denn da wird das Restaurant für sorgen. Hast du einen Festsaal für die Party angemietet, solltest du dich mit den Verantwortlichen in Verbindung setzen, um herauszufinden, ob es ein Catering gibt oder du selbst für Essen sorgen musst. Vielleicht haben sie auch Verbindungen zu Cateringservices, die du dann günstiger in Anspruch nehmen kannst. Entscheide dich, ob auch Alkohol ausgeschenkt werden soll, sofern es sich um den Geburtstag einer volljährigen Person handelt. Wenn das Geburtstagskind selbst nicht trinkt und viele Verwandte und Freunde von ih ebenfalls nicht, dann wäre Alkohol wohl überflüssig. Das ist einer der spaßigsten Teile der Planung!  Wenn du dich für eine Mottoparty entschieden hast, macht es das natürlich einfach, da du einfach nur Dekorationen kaufen musst, die zum Thema passt. Wenn es keine Mottoparty ist, kannst du dir überlegen, was dem Geburtstagskind gefallen würde. Mag es viele Dekorationen, zum Beispiel Ballons, Konfetti, etc.? Oder ist es vielleicht eher von der entspannten Sorte und interessiert sich nicht so für die Deko? Für Erwachsene ist die Deko vielleicht nicht wichtig, aber auf einem Kindergeburtstag kann sie eine richtige Attraktion sein. Kinder haben eine lebhafte Fantasie, weshalb du auch normale Haushaltsgegenstände zur Dekoration umfunktionieren kannst, um etwas Geld zu sparen. Es gibt verschiedene Arten des Entertainments, auf die du zurückgreifen kannst.  Für Kindergeburtstage gibt es unzählige Möglichkeiten. Spiele sind toll, aber setzen oft Ausrüstungen voraus, was du bedenken solltest. Wenn es zum Motto des Geburtstags passt, könnte eine Geschichte erzählt werden. Musik ist ebenfalls toll. Du könntest auch einen Entertainer engagieren, zum Beispiel einen Clown oder einen Zauberer, wenn das ins Budget passt.  Bei einer Party für Erwachsene können Spiele natürlich auch angebracht sein. Auch Musik ist immer dabei, sei es via DJ oder über einen Computer oder ein Smartphone, das an Boxen angeschlossen wird. Wenn ihr die Party in der Stadt veranstaltet, könnte auch in Form von einer Liveband oder einer Aktivität für Unterhaltung gesorgt werden, zum Beispiel durch den Besuch einer Comedyshow. Bei einigen Partys ist das der wichtigste Teil überhaupt!  Meist bekommt das Geburtstagskind eine Geburtstagstorte, besonders dann, wenn es sich um ein Kind handelt. Überlege dir, ob du selbst einen Kuchen backen oder eine Torte aus der Bäckerei besorgen möchtest. Wisse, was für eine Art von Torte das Geburtstagskind am liebsten mag, und mache dir Gedanken über die Lebensmittelallergien der Gäste. Wenn die Torte für sie unverträglich sein sollte, solltest du eine Alternative in der Hinterhand haben. Wenn das Geburtstagskind keine Torte möchte, dann versorge es mit dem, was es möchte! Muffins, Brownies, Küchlein, Kekse und Eiscreme sind absolut akzeptabler Ersatz für eine Geburtstagstorte. Bereite eine alternative Location vor und richte ein System ein, damit du die Gäste rechtzeitig davon in Kenntnis setzen kannst, wenn die Party an einen anderen Ort verlegt wird. Du hast sie darum gebeten, also sorge auch dafür, dass sie dir wirklich zur Hand gehen!  Sorgt, wenn nötig, für Dekoration und Verpflegung. Wenn ihr die Verpflegung noch zur Location bringen müsst, dann sorgt dafür, dass ihr es rechtzeitig tut. Plane genug Zeit ein, um alles herzurichten. Eile führt fast unausweichlich zu Fehlern. Verstaue alles, was du brauchst, an einem Ort, oder setze Helfer ein, die sich auf eine ganz bestimmte Sache konzentrieren, damit es keine Unordnung gibt. Wisse auch selbst, wo sich alles befindet, damit alles glatt läuft. Wenn du einen Cateringservice oder ein Restaurant dafür engagiert hast, werden diese sich darum kümmern. Wenn das Essen bei dir oder einem Freund zuhause serviert sind, dann sei vorsichtig, dass du das Essen nicht zu früh auftischst. Es könnte verderben, wenn es nicht gekühlt oder warmgehalten wird. Wenn eine Party im Freien geplant war, das Wetter dir aber einen Strich durch die Rechnung gemacht hat, dann sollten die Gäste umgehend benachrichtigt werden, wo die Party denn nun stattdessen stattfinden wird. Gehe mit ihnen so gut wie möglich um. Es ist kein Beinbruch.  Für den Fall, dass ein Kind während der Party wütend werden sollte, solltest du einen Ort bestimmen, an welchem es sich beruhigen kann. Am besten ist dieser Ort nicht in unmittelbarer Nähe der Gäste gelegen. Habe stets einen Erste-Hilfe-Kasten parat, nur für den Fall, dass während der Party jemand verletzt werden sollte. Wenn du Haustiere hast, solltest du sie während der Party von den Gästen fernhalten. Sofern deine Haustiere nicht sehr gut erzogen sind, könnten sie zu einem Problem werden; sei es, dass ein Gast Angst vor ihnen hat oder das Tier wild wird. Je früher sie stattfindet, desto früher kannst du auch damit beginnen, die anderen Elemente der Party zu planen.  Sprich mit dem Geburtstagskind, um herauszufinden, wann ein guter Tag für die Party wäre. Wirf einen Blick auf den Terminkalender der Person und achte auf Feiertage zu dieser Zeit. Denk dran, dass an verschiedenen Feiertagen oft verreist wird. Es ist ratsam, die Party am Wochenende anzusetzen. Am Wochenende ist man eher dazu bereit, auf eine Party zu kommen, denn unter der Woche muss man in der Regel eben früh aufstehen. Welche Zeit angemessen ist hängt natürlich ganz davon ab, für wen die Party geschmissen wird und wie alt diese Person ist.  Wenn du eine Geburtstagsparty für ein Kind schmeißen möchtest, dann veranstalte sie am Morgen oder am frühen Nachmittag. Das passt den meisten Familien am besten. Wen du eine Party für einen Erwachsenen schmeißt, ist wohl der Abend angemessener. Partys können schnell ganz schön kostspielig werden, daher ist es wichtig, im Voraus ein Budget festzulegen und sich an dieses zu halten.  Lege ein Gesamtbudget fest, also eine Geldmenge, die du für die Party auszugeben bereit bist. Die meisten Menschen glauben, das ein Budget von 200-300€ realistisch ist, während andere der Meinung sind, eine tolle Geburtstagsparty für unter 100€ schmeißen zu können.  Plane jedes Element der Party, seien es die Einladungen, das Essen, die Getränke, Dekorationen oder die Location. Entscheide dann, wie viel Geld du für welchen Bereich auszugeben bereit bist. Es gibt einige Gründe dafür, das zu tun.  Eine Gästeliste sorgt dafür, dass niemand beim Verschicken der Einladungen vergessen wird. Eine Gästeliste zu erstellen hilft dir auch bei deinen Überlegungen dazu, wo du die Party veranstaltet werden sollte. Eine Gästeliste mit 12 Personen bedeutet, dass du die Party bei jemandem zuhause schmeißen kannst, wenn du es denn so möchtest, aber eine Liste mit 50 Leuten bedeutet, dass unbedingt eine andere Location gefunden werden muss. Auf diese Weise wird auch dafür gesorgt, dass niemand auftaucht, den das Geburtstagskind nicht auf seiner Party haben möchte. Auch bei der Kalkulation von Essen und Getränken ist es hilfreich, wenn du eine Anzahl von Gästen im Hinterkopf hast, sofern du selbst für die Verpflegung verantwortlich bist. Dazu musst du das Geburtstagskind gut kennen.  Das bedeutet, dass du die Wünsche des Geburtstagskindes in deine Planungen einbeziehen solltest. Wenn die Person eine größere Party wünscht, dann solltest du eine Location einplanen, die das auch möglich macht. Wenn sie lieber eine gemütliche Feier unter Freunden möchte, dann solltest du dafür etwas Geeignetes suchen. Überlege, ob es möglich ist die Party bei dir zuhause oder im Haus eines Freundes zu veranstalten, damit du kein Geld für eine Location ausgeben musst. Wenn es sich um eine gemütliche Feier in größerem Rahmen handelt, könntest du dir überlegen, vielleicht eine Reservierung in einem Restaurant zu machen. Die meisten Restaurants können ohne größere Probleme Personengruppen von bis zu 25 Leuten aufnehmen, wenn rechtzeitig reserviert wird. Eine weitere Möglichkeit ist es, einen Festsaal zu mieten. Das ist eine kostspieligere Variante, aber dort können durchaus viele Personen untergebracht werden. Denke an die Gästeliste und überlege, ob auf einige Gäste besondere Rücksicht genommen werden. Gehe sicher, dass der Ort, den du anmietest, auch für jeden erreichbar ist, zum Beispiel für den Fall, dass ein Gast im Rollstuhl sitzen sollte.
Entscheide, ob es sich um eine Mottoparty handeln soll. Kaufe Einladungen und schicke sie ab. Plane die Versorgung mit Essen und Getränken. Wisse, ob du dich überhaupt um die Verpflegung kümmern musst. Trage Dekorationen für die Party zusammen. Kümmere dich um die Unterhaltung für die Party. Überlege dir, was es als Dessert geben wird. Wenn die Party im Freien stattfinden soll, solltest du einen Plan B in der Hinterhand haben, nur für den Fall, dass das Wetter nicht mitspielen sollte. Lasse dir bei deinen Vorbereitungen von einigen Gästen helfen. Sorge dafür, dass das Essen warm oder kalt bleibt, je nachdem, worum es sich handelt. Benachrichtige die Gäste, wenn die Party an einen anderen Ort verlegt werden muss. Sei auf Missgeschicke vorbereitet, denn diese geschehen immer. Lege ein Datum für die Party fest. Lege eine Uhrzeit für die Party fest. Lege ein Budget für die Party fest. Erstelle eine Gästeliste für die Party. Überlege dir, wo die Party veranstaltet werden soll.
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Planning Out the Party Details Getting Ready for the Party Deciding When and Where to Have the Birthday Party