Dein Inventar auf den neuesten Stand bringen Die richtige Vorratsmenge unterhalten Dein Inventar bestimmen
Software für die Verwaltung des Inventars kann nützlich sein, um die Übersicht über dein Inventar zu behalten, weil die Aufzeichnungen über das Inventar automatisch auf den neuesten Stand gebracht werden, wenn neue Verkäufe oder Käufe in die Software eingegeben werden. Es ist aber wichtig, ein System zu haben, mit dem du euer Inventar von Hand überprüfst, damit du eine Möglichkeit hast, die Richtigkeit der Software zu überprüfen (oder wenn du dich entscheidest, überhaupt keine Software zu verwenden).  Du musst ein Zeitintervall auswählen, um das Inventar regelmäßig durch eine Sichtkontrolle und physische Zählung des Inventars durchzuführen. Das hängt davon ab, wie schnell sich dein Inventar bewegt. Dann musst du eine Liste von sämtlichen Anschaffungen von Inventar für diesen Zeitraum (zum Beispiel eine Woche) erfassen, sowie eine Liste der Verkäufe, die während der Woche geschehen sind (was für den Abgang von Inventar steht). Dann nimmst du die Seite mit der anfänglichen Zählung und führst eine vollständige Zählung des gesamten Inventars durch. Dein aktuelles Inventar sollte der Zählung der letzten Woche entsprechen, abzüglich der Verkäufe der Woche plus der neuen Ankäufe von Inventar. Sorge dafür, deine wöchentlichen Überprüfungen (oder welchen Zeitraum du wählst) in ordentlichen Mappen und Ordnern aufzubewahren, die nach Monaten geordnet sind. So kannst du, wenn du die Informationen zum Inventar in einer bestimmten Woche suchst, leicht fündig werden. Es ist auch nützlich, sollte dein Buchhalter Informationen benötigen. Du solltest auch die Informationen deiner manuellen Zählung mit der Software abgleichen, die du verwendest, bevor du auswählst sie abzuspeichern. Die Lagerbestände in der Software und bei der manuellen Prüfung sollten gleich sein. Wenn nicht, kann es sein, dass falsche Daten in die Software eingegeben wurden, dass Inventar verloren gegangen ist oder dass du einen Fehler bei der Zählung von Hand gemacht hast. In diesem Fall solltest du sie noch einmal durchführen. POS-Bestandsverwahrung  wird am Verkaufsplatz (Point of Sale) durchgeführt, was bedeutet, dass die Registrierkasse oder der Computer, die du zum Kassieren in deinem Unternehmen verwendest, das Inventar mitzählt. Das ermöglicht dir, am Ende des Geschäftstages, des Monats, des Zeitraums der Verkaufsberichte oder jedes anderen gewählten Zeitraums Berichte zu erstellen.  Wenn dein Unternehmen ein sehr großes Inventar hat und wenn während eines Tages viele Verkäufe gemacht werden, ermöglicht ein POS-System dir, dein Inventar in Echtzeit nachzuverfolgen. Diese Systeme bestehen normalerweise aus Computern mit POS-Software, die mit einem Drucker für Kassenbelege und einer Kassenschublade ausgestattet sind. Sie bringen dein Inventar automatisch jedes Mal, wenn eine Transaktion gemacht wird, auf den neuesten Stand, und helfen dir außerdem festzustellen, wann eine Nachbestellung notwendig ist oder Betriebsmittel knapp werden. Wenn du ein POS-System kaufst, solltest du im Hinterkopf behalten, dass du vor allem nach Anwenderfreundlichkeit und Funktionalität Ausschau hältst und dich erst dann darauf konzentrierst, fortgeschrittenere Funktionen hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst. Du kannst die POS-Software mit deiner Software zur Bestandsverwaltung oder Buchhaltung verbinden, sodass die Buchhaltungssoftware jedes Mal automatisch aktualisiert wird, wenn ein Verkauf getätigt wird. Das Ziel der Bestandsverwaltung ist es, mit der Nachfrage Schritt zu halten, und das bedeutet, dass du ausreichend Inventar brauchst, um die jeweiligen prognostizierten Verkäufe decken zu können. Wenn du für eine Weile im Geschäft bist, kannst du vergangene Verkäufe heranziehen, um ungefähr vorherzusagen, wie hoch die zukünftigen Verkäufe sein werden. Wenn du neu im Geschäft bist, musst du die Voraussagen zu deinen Verkäufen auf die Art von Unternehmen stützen, das du hast, deinen Standort oder ähnlich große Unternehmen in deiner Region/Industrie und auf die Verträge oder Kunden, die du bereits beschafft hast.  Du solltest sehen, wie viel von jeder Art Produkt monatlich verkauft wird und dafür sorgen, dass du genug Inventar bestellst, um diesen Betrag zu decken plus zusätzliches Inventar für den Fall, dass mehr Nachfrage als erwartet auftritt. Wie viel du zusätzlich bestellst, hängt von der Art deines Unternehmens ab. Tendiert dein Unternehmen zu starken Schwankungen bei der Nachfrage? Wenn ja, dann solltest du mehr Inventar halten, um vorbereitet zu sein. Wie viel Bestand du lagerst und wie viel du bestellst, hängt von deinem Umsatz, der Art von Bestand und wie viel Platz dir zur Verfügung steht ab.   Wenn dein Bestand aus verderblichen Gütern besteht oder du wenig Raum hast, solltest du dir Daten zu vorherigen Verkäufen ansehen, um dafür zu sorgen, dass du nur ein wenig mehr hast als du brauchst, um die vorhergesagte Nachfrage plus mögliches Wachstum zu decken. Die Bestandsverwaltung ist sehr wichtig, wenn du wenig Raum oder verderbliche Güter hast, und du solltest den Stand streng überwachen, um sicherzustellen, dass dir nicht die Waren ausgehen. Du solltest immer verlässliche Lieferanten wählen, die dir schnell und pünktlich neues Inventar liefern können. Wenn du ein vertrauenswürdiges Unternehmen zur Lieferung deines Bestandes hast und es regelmäßig liefern kann, kannst du dein Reserveinventar verringern. Wenn die Artikel nicht verderblich sind und du den Raum hast, kannst du in Betracht ziehen, Rabatte für Großmengen zu nutzen und mehr Inventar zu kaufen. Das ist eine nützliche Herangehensweise, wenn deine Verkäufe schwer vorauszusagen sind, stark schwanken oder wenn deine Produkte nicht in einem Markt vertrieben werden, bei dem sich die Vorlieben der Kunden schnell ändern. Ein weiterer Faktor, den du beachten musst, ist, wie schnell Artikel geliefert werden können, wenn du sie bestellst. Wenn es zum Beispiel eine Woche dauert, bis ein bestellter Artikel geliefert wird, dann wirst du wahrscheinlich größere Mengen dieses Artikels bestellen, damit du sie auf Lager hast und sie nicht ausgehen, während du auf die nächste Lieferung wartest. Wenn die Waren jedoch am nächsten Tag geliefert werden können, dann weißt du, dass du einen schwindenden Bestand schnell auffüllen kannst und nicht so viel Reserve haben musst. Dein Ziel ist es, genug Bestand zu haben, um die Nachfrage der Kunden zu bedienen, ohne zu viel Inventar zu haben, weil das dein Kapital unnötig bindet. Um sicherzustellen, dass du zu jeder Zeit den richtigen Warenbestand hast, musst du wissen, wann es Zeit ist nachzubestellen.  Eine Herangehensweise ist einen Mindestbestand festzulegen, bei dem du immer nachbestellst. Du könntest  zum Beispiel den Vorrat an Shirts nie unter 100 fallen lassen. Sobald er diesen Punkt erreicht, erfolgt eine Nachbestellung. So stellst du sicher, dass sie nie ausverkauft sind. Bei Produkten, die sich schnell bewegen oder das Potential haben, sich schnell zu bewegen, setzt du einen höheren Mindestbestand an. Wenn es sich um ein Saisongeschäft handelt, könntest du in der Zeit, in der ein jahreszeitbedingter Aufschwung stattfindet, den Mindestbestand für ein paar Monaten anheben,. Wenn du zum Beispiel Artikel führst, die vor allem für kaltes Wetter gedacht sind, dann lagere mehr von bestimmten Artikeln, für den Fall, dass ein großer Wintereinbruch kommt. Dieser Sicherheitsbestand (oder Mindestbestand) verhindert einen Fehlbestand, der zwischen der Bestellung und dem Eintreffen der Waren auftreten könnte. Die Menge an Sicherheitsbestand, die du hast, sollte davon abhängen, wie anfällig dein Unternehmen für schnelle Veränderungen des Bedarfs ist, sowie davon, welche Jahreszeit es ist, wenn es sich um ein Saisongeschäft handelt. Das ist besonders nützlich, wenn es sich um ein großes Einzelhandelsgeschäft handelt oder du eine gründliche Jahresinventur oder Inventur am Ende einer großen Verkaufsperiode brauchst. Die Agentur wird deinen gesamten Bestand zählen, die Nachbestellung ausschreiben und sogar unerwünschte Werbeartikel über vorher festgelegte Vereinbarung an den Hersteller zurücksenden . Ein System zur Verwaltung des Inventars oder Warenwirtschaftssystem soll drei wesentliche Ziele erfüllen. Diese Ziele zu kennen hilft dir zu wissen, ob dein aktuelles System effektiv ist, ob es verbessert werden kann, sowie auch, wie es verbessert werden kann.  Dein System sollte dich zu jeder Zeit wissen lassen, was in deinem Inventar ist. Dein System sollte ein Mittel bieten, Veränderungen in deinem Inventar aufzuspüren und auf den neuesten Stand zu bringen. Dein System sollte einen Plan enthalten, wie viel Inventar du bestellst und aufbewahrst, sowie wann du erneut bestellst. Der erste Schritt zu einer Kontrolle über dein Inventar ist tatsächlich darüber bescheid zu wissen, wie viel Inventar du zu jedem beliebigen Zeitpunkt auf Lager hast, wo das Inventar sich befindet und wie es sich im Verlauf der Zeit verändert. Es gibt heutzutage einige Softwareanwendungen, die dir bei diesem Prozess helfen können.  Verwende etwas Zeit darauf, den Softwaremarkt zu untersuchen. Es gibt ausführliche Bewertungen und Analysen im Internet für die erhältlichen Pakete und diese Bewertungen können dich wissen lassen, ob die Software deine speziellen Bedürfnisse erfüllt. Wenn du gerade erst anfängst, könntest du ein Warenwirtschaftssystem besorgen, das in ein Buchhaltungsprogramm integriert ist. Das ermöglicht dir, alle deine Finanzdaten in einem Programm aufzubewahren und sie zu koordinieren. Ziehe Quickbooks oder Peachtree in Betracht. Das sind Buchhaltungsprogramme, sie enthalten aber auch Funktionen zur Verwaltung des Inventars, die dir helfen können, den Überblick über dein Inventar zu behalten und sie enthalten eine zentrale Datenbank, die dafür sorgt, dass alle Mitarbeiter einheitliche Daten haben. POS Maid ist ein kostenloses Programm zur Verwaltung des Inventars, das für kleine Einzelhandelsgeschäfte sehr nützlich sein kann. Jeder Artikel in deinem Inventar sollte eine Inventarnummer, eine Menge und eine einfache Beschreibung haben, zu der der Name des Lieferanten und alle anderen wichtigen Einzelheiten gehören. Das erleichert es, genau zu bestimmen, was der Artikel ist. Wenn du zum Beispiel Shirts in Schachteln bestellst, die 12 Shirts enthalten, sollte die Schachtel eine Beschriftung tragen, zu der die Artikelnummer für das Shirt, die Menge (12) und eine Beschreibung gehört.  Das macht das Nachverfolgen einfacher, indem sichergestellt wird, dass du weißt, was jede Schachtel enthält und wie viel sie enthält. Wenn du eine umfangreiche Menge in deinem Inventar hast, dann sieh dir Barcodelesesysteme an. Das ermöglicht dir, einen Barcode auf jedem Artikel anzubringen, damit die Mitarbeiter schnell Informationen zu dem Inventar einscannen, bestimmen und in die Software, die ihr verwendet, übertragen können. Das ist eine Alternative zu manuellen Beschriftungen. Auch wenn du eine Software verwendest, ist es wichtig, von Zeit zu Zeit eine physische Inventur zu machen. Man beginnt dabei mit einer anfänglichen Zählung des Lagerbestandes. Zu Beginn solltest du eine Tabelle erstellen, in der die Artikelnummer steht, gefolgt von Spalten, die die Mengen angeben.  Dann zählst du einfach alle vorhandenen Artikel, die du hast, und notierst die Menge. Wenn du eine Software verwendest, gibst du das anfängliche Inventar ein. Du musst die Artikelnummer, Kaufdaten und den Lieferanten angeben. So wird der Artikel in die Software eingespeist und wenn du zu einem späteren Zeitpunkt neuen Lagerbestand kaufst, wird die Software automatisch das Inventar auf den neuesten Stand bringen. Wenn Verkäufe getätigt werden, wird es vom Inventar abgezogen. Eine physische Zählung ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Software fehlerfrei ist. Eine physische Zählung schützt dich auch vor unbekanntem Schwund und Veralterung. Das Inventar sollte regelmäßig gezählt werden, es kann aber auf statistischen Vorgängen beruhen oder darauf, die Artikel zu zählen, die sich am meisten bewegen oder am wertvollsten sind.
Bringe dein Inventar händisch auf den neuesten Stand. Bewahre die aktuellen Dokumente gut organisiert auf. Gehe zu einem POS-Bestandsverwahrungssystem über, wenn dein Unternehmen groß genug wird, dass eine anspruchsvollere Art der Lagerbestandskontrolle notwendig ist. Analysiere die Verkaufsdaten. Entscheide, wie viel Bestand du bestellen und behalten möchtest. Denke über die Zeiten der Bestellung und Lieferung nach. Wähle einen Punkt, an dem du nachbestellst. Richte einen "Sicherheitsbestand" ein, der dich durch Engpässe durch unerwartete Ereignisse bringt. Denke darüber nach, eine externe Agentur zur Bestandsverwaltung anzuheuern. Verstehe den Zweck eines Systems zur Verwaltung des Inventars. Investiere in eine Software für die Verwaltung deines Inventars. Erstelle deutliche Beschriftungen. Führe eine anfängliche Zählung deines Lagerbestandes durch.
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Updating Your Inventory Maintaining the Right Level of Inventory Assessing Your Inventory