Das Schriftstück erstellen Die Analyse planen Die Analyse durchführen
Es kommt zwar ganz auf das Publikum an, doch manche Formate bieten sich besser an als andere. Wenn die Formatentscheidung noch nicht durch deinen Arbeitgeber getroffen wurde, wählst du selbst ein Format aus, von dem du denkst, dass es am besten für das Publikum passt.  Wenn deine Zielgruppe das Dokument liest und gleichzeitig nebenbei etwas tun muss, wie zum Beispiel bei einer Bedienungsanleitung, bieten sich Stichpunkte und möglicherweise auch Zeichnungen an.  Andererseits, wenn du darauf abzielst, Experten über neue Erkenntnisse zu informieren, ist es besser, dies in einem Newsletter-Format zu kommunizieren. Bevor du überhaupt mit dem Schreiben des Dokuments beginnst, erstellst du dir eine Gliederung, um den Inhalt des Schriftstücks zu planen. Das macht nicht nur das Schreiben einfacher, sondern stellt auch sicher, dass man nur die allerwichtigsten Informationen integriert. Außerdem hat so der Leser auch einen Artikel vor sich liegen, den er leicht versteht und kann deinen Argumentationen gut folgen. Mit einer Gliederung kommt man auch leicht auf Überschriften, die man jedem Abschnitt zuweisen kann. Diese sind für den Leser praktisch, da er so schnell nach den Informationen suchen kann, die ihn auch wirklich interessieren. Eine der wertvollsten Aspekte einer Leseranalyse ist, dass man sich für einen Schreibstil entscheiden kann, der für den Leser unwiderstehlich klingt und so tatsächlich den Leser erreicht. Die richtige Wort- und Satzwahl macht einen großen Unterschied, wenn es darum geht, seine Botschaft zu kommunizieren.  Hier ein Beispiel: Wenn du ein Publikum mit hohem Bildungsniveau ansprichst bzw. es sich sehr gut mit der Materie auskennt, musst du zwingend spezielles, technisches Vokabular benutzen. Handelt es sich bei den Lesern um den Durchschnittsleser, muss man natürlich sein Sprachniveau dementsprechend anpassen und vielleicht auch Fachvokabular vermeiden.  Wenn dein Rezipient liest und gleichzeitig eine Tätigkeit durchführt und deshalb abgelenkt ist, benutzt du am besten kurze und prägnante Sätze. Liest der Leser deinen Artikel aber zu Hause und konzentriert sich voll und ganz auf das Geschriebene, kannst du gerne längere Satzkonstruktionen verwenden, was das Schriftstück unterhaltsamer macht. Es ist am wichtigsten, dass du weißt, was der Leser aus deinem Dokument herauslesen möchte. Deshalb musst du sicherstellen, dass im Schriftstück auch die notwendigen Informationen enthalten sind und  diese übersichtlich dargestellt werden, damit er nicht lange nach ihnen suchen muss und sie sofort versteht. Anders ausgedrückt: Wer wird deine Schriftstücke später lesen? Du wirst wahrscheinlich nicht in der Lage sein, eine genaue Antwort auf die Frage schon jetzt liefern zu können; aus diesem Grund führt man ja auch die Leseranalyse durch. Du solltest aber trotzdem jetzt schon ungefähr beantworten können, um wen es sich bei deinem Publikum handelt.  Hier ein Beispiel: Wird dein Artikel für jemanden geschrieben sein, der  vorhat, ein Regal zusammenzubauen? Angestellte einer bestimmten Firma? Programmierer, die versuchen, ein Bug in einer Software zu beheben? Frage dich, warum das Publikum gerade dein Dokument lesen möchte. Bei welcher Aufgabe hilft dein Schriftstück und was wollen deine Rezipienten überhaupt wissen? Es kommt nämlich sehr darauf an, für wen du schreibst. Es gibt verschiedene Arten von Informationen, die dir beim Erstellen des Dokuments helfen können, damit es nützlich und so überzeugend wie möglich klingt.  Stelle stets vorab fest, auf welchem Niveau sich dein Publikum in Bezug auf das Themenfeld befindet und wie viel es schon über die Materie weiß.  Es kommt ganz auf das Publikum, die Situation und auf den Dokumententyp an, den du vorbereitest, doch gibt es auch viele andere Informationsarten, die sich als wertvoll herausstellen können. Dazu gehört zum Beispiel, wo sich dein Zielpublikum befindet, dessen Alter, Beruf, kultureller Hintergrund, Bildung usw. Die Publikumsanalyse kann nämlich ganz formal, das heißt mit einer Meinungsumfrage bzw. einem Fragebogen gemacht werden oder informell, wenn sie sich auf saloppe Unterhaltungen mit Leuten des Zielpublikums bezieht. Welche die ideale Methode ist, kommt ganz auf das Zielpublikum an und wie viele Informationen du brauchst. Außerdem kommt es ebenfalls darauf an, welche Mittel dir für die Analyse zu Verfügung stehen. Manchmal findest du Informationen, die schon jemand anderes gesammelt hat, die du dann selbst übernehmen kannst. Dieses Tool ist eine Art Auswertungshilfe, mit der du Informationen sammelst. Hierzu zählen Fragebögen und Interviewfragen.  Vermeide es, Fragen zu stellen, die den Teilnehmer zu einer bestimmten Antwort führen. Hier ein Beispiel: „Jetzt wissen wir ja, wie effektiv unser Produkt ist, denken Sie, dass Sie es sich jetzt eher kaufen werden?“ oder „Was denken Sie über die erdrückenden Steuermaßnahmen der Regierung?“ Vermeide es Fragen zu stellen, auf die man mehr als eine Antwort geben kann, sonst kann es schnell dazu kommen, dass du deine Teilnehmer verwirrst und du am Schluss nur unzuverlässiges Datenmaterial erhältst. Du darfst zum Beispiel nicht so fragen: „Wie oft lesen Sie naturwissenschaftliche Artikel und besprechen diese mit Freunden?“ Stattdessen macht man daraus lieber zwei Fragen: „Wie oft lesen Sie Artikel über Naturwisschenschaften“ und dann: „Wie oft reden Sie über Artikel, die etwas mit Naturwissenschaften zu tun haben, mit anderen Leuten?“ Wenn du eine Umfrage machst, musst du sie so einfach und so kurz wie möglich durchführen. Sobald du dich dafür entschieden hast, welche Fragen du stellen möchtest, ist es an der Zeit zu überlegen, wem du sie stellst. Wenn du nicht jeden in deine Leseranalyse integrieren kannst, kannst du dich auch nur für eine bestimmte Gruppe von Menschen entscheiden, bei denen du sicher bist, dass diese auch repräsentativ sind.  Hier ein Beispiel: Wenn du der Meinung bist, dass dein Publikum hauptsächlich aus Frauen besteht, dann entscheide dich für ein Thema, welches nur diese Zielgruppe anspricht. Weitere Aspekte, die bei der Wahl des Publikums eine Rolle spielen, sind Beruf bzw. Arbeitgeber, die ethnische Herkunft, der Wohnsitz usw. Welche Merkmale die wichtigsten sind, hängt ganz davon ab, welche Art von Analyse du durchführst und welches Publikum du ansprechen möchtest. Mache Umfragen, Interviews und führe mit deinem potentiellen Zielpublikum Gespräche.  Wenn du dich für eine Umfrage entscheidest, ist es keine schlechte Idee, die Teilnehmer anonym zu halten, vor allem wenn du ihnen persönliche bzw. heikle Fragen stellst. Dadurch erhältst du viel ehrlichere Antworten.  Wenn du persönlich Teilnehmer befragst, ist es nützlicher, seine Fragen so zu stellen, indem man etwas sagt wie zum Beispiel „Können Sie mir zu diesem Thema vielleicht mehr erzählen?“ oder „Warum sind sie gerade dieser Meinung?“ Gleichzeitig kommt es ganz auf die Fragestellung an, wenn es darum geht, eine gute Antwort zu erhalten. Deshalb musst du die Fragen so stellen, dass du deine eigene Meinung darin integrierst bzw. darfst du den Teilnehmer mit deiner Fragetechnik soweit beeinflussen, dass er gar keine andere Möglichkeit hat, eine ganz bestimmte Antwort zu geben.  Bei Interviews bzw. zwanglosen Unterhaltungen ist es oft ratsam, die Gespräche aufzuzeichnen, damit man später wieder darauf zurückgreifen kann. Mache das aber nur, wenn der Teilnehmer damit einverstanden ist. Du darfst keinesfalls Gespräche ohne die Zustimmung des Teilnehmers aufzeichnen! Jetzt ist es an der Zeit, einen genauen Blick auf die gesammelten Informationen zu nehmen, um herauszufinden, was dir dein Publikum genau gesagt hat. Wie sachkundig bzw. interessiert waren deine Teilnehmer dem Thema gegenüber, über das du einen Artikel verfassen wirst? Wie alt ist der Durchschnittsteilnehmer in deiner Stichprobe? Wie hoch ist der Anteil der Befragten, die sich deinen Artikel durchlesen?  Wenn du eine gründliche statistische Analyse der gesammelten Daten durchführst, gibt es Software, wie zum Beispiel State oder SPSS, die dir bei der Auswertung helfen. Diese Software ist teuer, die Prozentzahlen selbst auszurechnen reicht auch voll und ganz aus. Programme wie zum Beispiel Excel helfen dir dabei, deine Daten zu analysieren und auszuwerten. Platziere die Fragen in die obere Reihe und die Antworten jedes Teilnehmers daneben. So kannst du alle Antworten und Fragen gut zusammenfassen und auswerten. Wenn du bei der Analyse offene Fragen gestellt hast und dabei die Antwortmöglichkeiten offengelassen hast wie zum Beispiel: „Wie findest du Firma X?“, dann ist es schlau, die Antworten in Kategorien einzuteilen, wie zum Beispiel: skeptisch, ablehnend, fraglich bzw. positiv. Dadurch stellst du fest, wie eine große Anzahl aus Teilnehmern geantwortet hat und findest heraus, ob die Mehrzahl ein negatives Bild in Bezug auf Firma X hat. Sobald du die Daten ausgewertet hast, sammelst du deine Erkenntnisse in einem Dokument. Dieses Dokument gibt wieder, was deine Zielgruppe lesen möchte. Sammelst du alle Informationen in einer Datei, kannst du deine Gedanken so organisieren und sie zu einem schlüssigen Bild zusammenfügen und erhältst eine Vorstellung deines Zielpublikums. Schaue dich im Internet nach Vorlagen für diese Art von Musterdokument um.
Überlege dir, welches Format das Schriftstück haben soll. Erstelle eine Gliederung. Verleihe dem Dokument eine ganz eigene Note. Sprich mit deinem Artikel die Bedürfnisse und Vorstellungen deiner Leser an. Finde heraus, wer überhaupt dein Zielpublikum ist. Finde heraus, was du über dein Zielpublikum wissen musst. Entscheide dich, wie du deine Analyse durchführen möchtest. Erstelle dein eigenes Analysetool an. Lege dein Zielpublikum fest. Beschaffe dir die Daten. Werte die Erkenntnisse aus. Erstelle ein Profil deines Publikums.
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