Bereite dich auf den Anruf vor Erstelle ein Manuskript Recherchiere gründlich Mache den Anruf
Nutze die Firmen-Homepage und deine eigenen Recherchen über den potentiellen Arbeitgeber, um die geeignetste Uhrzeit für den Anruf zu bestimmen. Den ersten Anruf solltest du gleich zu Beginn des Arbeitstags machen. Versuche, nicht mitten am Tag zu einer Zeit anzurufen, die naturgemäß stressig in deiner Branche ist. Außerdem solltest du es vermeiden, während der Mittagspause anzurufen. Mache deinen Anruf von einem ruhigen Ort aus, an dem du ein ungestörtes, professionelles Gespräch führen kannst. Stelle sicher, dass du nicht von Straßenlärm oder Geräuschen in deinem Haus abgelenkt wirst. Wenn noch andere Menschen in der Nähe sind, solltet du ihnen mitteilen, dass du Ruhe für einen Anruf brauchst und nicht gestört werden darfst. Lege einen Bleistift oder Kugelschreiber und Papier bereit, damit du Notizen machen kannst. Stelle sicher, dass du die Tabelle mit den recherchierten Informationen vor dir hast, damit du während des Gesprächs schnell darauf Bezug nehmen kannst. Nutze am besten das Festnetztelefon, um eine bessere Verbindung zu haben und zu verhindern, dass dein Gespräch durch eingehende Handy-Anrufe gestört wird. Stelle ein Glas Wasser bereit, falls dein Mund trocken wird.  Lasse niemals den Personalmitarbeiter des Unternehmens warten, um einen anderen Anruf entgegenzunehmen. Abgesehen von Wasser solltest du während des Gesprächs nicht essen, trinken, rauchen oder Kaugummi kauen. Beziehe dich auf deinen Lebenslauf, wenn du Fragen über deine Berufserfahrung beantwortest. Auf diese Weise werden die von dir im Laufe des Gesprächs zur Verfügung gestellten Informationen mit jenen Informationen übereinstimmen, die der Personalverantwortliche später in deinem Lebenslauf lesen wird. Stelle sicher, dass du deinen Lebenslauf aktualisierst, bevor du den Anruf tätigst, damit du immer die aktuellsten Informationen weitergibst. Wenn du deinen Lebenslauf bei der Hand hast, wird es dir außerdem leichter fallen, flüssig auf alle Fragen zu antworten – auch, wenn du vielleicht sehr nervös bist. Beginne, indem du dir Gliederungspunkte überlegst, die die wichtigsten Dinge, die du sagen willst, umfassen. Schreibe alle Phrasen auf, die du verwenden möchtest, um dich vorzustellen, sage dann ein paar Sätze zu deiner bisherigen Erfahrung und beschreibe die Art von Stelle, für die du dich interessierst. Achte beim Verfassen des Manuskripts darauf, dass du Phrasen und Wörter verwendest, die du in der alltäglichen, gesprochenen Sprache verwenden würdest, damit du natürlich klingst.  Stelle dich vor. Verwende deinen vollen Namen. Zum Beispiel: “Guten Morgen Herr Mayer. Mein Name ist Angela Musterfrau“. Besprich deine bisherigen Leistungen, wenn sie relevant für deine Anfrage sind. Ein Beispiel: „Ich bin eine erfahrene Web-Designerin und IT-Spezialistin mit zehn Jahren Erfahrung und suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung“. Sage, warum du anrufst. Ein Beispiel: “Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie sich eine Minute Zeit nehmen könnten, ich würde mich nämlich gerne über offene Stellen in Ihrer IT-Abteilung erkundigen”. Als Vorbereitung auf das Telefongespräch solltest du alle Fragen aufschreiben, die du über das Unternehmen hast. Du könntest zum Beispiel fragen, welche Arten von Stellen in deinem Bereich gerade frei sind und wie du dich am besten bewerben sollst. Erkundige dich auch über andere Informationen, die das Unternehmen von dir brauchen könnte.  Denke auch über potentielle Fragen nach, die man dir stellen könnte und bereite vorsorglich deine Antworten vor. Du könntest beispielsweise gefragt werden, warum du dich ausgerechnet für eine Stelle bei der Firma XY interessierst, wo du vom Unternehmen gehört hast, wann du für ein Interview oder als neuer Mitarbeiter zur Verfügung stehen würdest und welches Gehalt du erwartest. Setze dich an einem ruhigen Ort mit deinem Manuskript und der Liste an Fragen hin und übe das Telefonat. Probiere verschiedene Formulierungen und Phrasen aus, damit deine Sätze auch natürlich klingen. Stoppe die Zeit, damit du weißt, wie lange du brauchst, um alles loszuwerden. Versuche, für deine Hauptpunkte nicht länger als insgesamt eine Minute zu brauchen.  Übe deutliches Sprechen. Übe außerdem, während des Sprechens zu lächeln. So kannst du erreichen, dass du selbstbewusster klingst. Nimm dich selbst auf und höre dir an, wie du am Telefon klingst. Ändere Dinge, die du an deinem Klang oder deiner Sprechweise nicht magst, z.B. wenn du häufig „ähm“ sagst oder wenn du zu schnell oder monoton sprichst. Nutze LinkedIn, Facebook, Google und die Firmen-Homepage, um die Kontaktinformationen der Personalabteilung herauszufinden. Alternativ kannst du auch in der Telefonzentrale des Unternehmens anrufen. Dort wird man dich entweder gleich weiterleiten oder dir die korrekten Durchwahlen geben, wenn du mit einer bestimmten Person sprechen willst. Mache deine Hausaufgaben und bringe so viel wie möglich über die Firma in Erfahrung. Informiere dich über die Unternehmensphilosophie und verstehe, welche übergeordneten Ziele das Unternehmen verfolgt. Sieh dir auch die Beschreibungen der aktuellen Angestellten und Stellen an, um mehr darüber herauszufinden, welche Arten von Menschen häufig eingestellt werden und welche Verantwortungen die Mitarbeiter in ihren Jobs übernehmen.  Nutze LinkedIn, die Firmen-Homepage und andere soziale Medien für deine Recherchen. Identifiziere Aspekte des Unternehmens, die dich ansprechen, bevor du zum Telefon greifst, falls du gefragt wirst, warum du genau für dieses Unternehmen arbeiten möchtest. Wenn du planst, dich mit mehreren Unternehmen telefonisch in Verbindung zu setzen, solltest du alle Informationen zu den jeweiligen Unternehmen in einer (Excel-)Tabelle eintragen. Die Kontaktinformationen sollten dabei an der prominentesten Stelle stehen, damit du schnell darauf zugreifen kannst. Nachdem du ein Telefonat durchgeführt hast, solltest du wieder zu deiner Tabelle zurückgehen und das Anrufdatum, das Resultat des Gesprächs und den Namen der Person am anderen Ende der Leitung notieren, damit du im Falle eines erneuten Anrufs später darauf Bezug nehmen kannst. Während des Anrufs solltest du so viele Details wie möglich notieren. Schreibe auf, mit wem du gesprochen hast, den Titel der Person, das Datum des Anrufs, was gesagt wurde und welche Aktionen du von deiner Seite aus angekündigt hast. Schreibe außerdem Fragen auf, die dich überrascht haben und auf die du keine Antwort hattest, damit du nachforschen kannst und beim nächsten Anruf eine Antwort hast.  Gib diese Informationen auch wieder in die Tabelle. Am Ende des Anrufs solltest du noch einmal zusammenfassen, welche nächsten Schritte von dir erwartet werden und überprüfen, ob du die richtigen Kontaktinformationen deines Gesprächspartners aufgeschrieben hast. Ein Beispiel: Bevor du dich bedankst und auflegst, könntest du sagen: “Wie versprochen werde ich in den nächsten zwei Tagen meinen Lebenslauf und meine Empfehlungsschreiben schicken”. Antworte auf den Terminvorschlag nicht mit „Wann auch immer“. Antworte direkt und im Detail, wann du verfügbar bist, beispielsweise mit: „Ich habe Dienstag- und Mittwochvormittag oder Freitagnachmittag Zeit“. Lege dir deinen Kalender bereit, damit du während des Gesprächs eine genaue und prompte Antwort geben kannst.  Bereite dich auf das Gespräch vor, indem du deine Verfügbarkeit für die nächsten zwei Wochen nach dem Anruf abklärst. Verschiebe keine vereinbarten Termine – es sei denn, du hast einen echten Notfall. Sei betont höflich zu jeder Person, die du am Apparat hast, von der Sekretärin über den Assistenten bis hin zur Chefin. Wenn du zu einem normalen Angestellten unfreundlich bist, könnten die Vorgesetzten ebenfalls davon erfahren. Rede die Person am Telefon immer mit „Herr“ und „Frau“ an, es sei denn, man teilt dir etwas anderes mit. Höre aufmerksam zu, wenn die andere Person spricht und unterbrich sie nicht. Am Ende des Gesprächs solltest du der anderen Person höflich für ihre Zeit und Aufmerksamkeit danken – auch, wenn du mit deiner Anfrage nicht erfolgreich warst. Erkundige dich immer zu Beginn des Telefongesprächs, ob die Person ein paar Minuten Zeit für dich hat. Falls nicht, solltest du anbieten, später noch einmal anzurufen. Frage nach, wann der beste Zeitpunkt ist. Schreibe der Person, mit der du gesprochen hast, eine formelle E-Mail, in der du dich höflich für das Gespräch bedankst. Versende die E-Mail am selben Tag, an dem auch das Telefonat stattgefunden hast. Schiebe diese E-Mail niemals länger als maximal einen Tag auf. Hänge auch deinen Lebenslauf, ein auf den Job zugeschnittenes Bewerbungsschreiben inklusive der Informationen, die du im Gespräch erfahren hast, und deine Referenzen an – außer, dir wurde im Gespräch mitgeteilt, dass du lieber davon absehen solltest, dich bei diesem Unternehmen zu bewerben.
Überlege dir, welche Uhrzeit am besten wäre. Finde einen ruhigen Ort. Bereite den Raum vor. Während des Gesprächs solltest du deinen Lebenslauf bei der Hand haben. Schreibe genau auf, was du sagen willst. Liste deine Fragen auf. Übe das Gespräch. Recherchiere die besten Kontakte in jener Firma, bei der du dich bewerben willst. Erfahre mehr über das Unternehmen. Organisiere deine Informationen zu jedem Unternehmen, das du anrufen willst. Mache dir Notizen. Bereite dich darauf vor, ein Datum für ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren. Nutze gute Telefon-Etikette. Schicke ein Dankeschön.
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