Den Chef informieren Kollegen informieren Ein Kündigungsschreiben verfassen
Es wäre gut, deinen Chef bei guter Laune zu erwischen, aber dafür gibt es nie Garantie. Versuche an einem Freitag zu kündigen. So hat dein Chef das ganze Wochenende, um sich zu beruhigen und die Nachricht zu verarbeiten.  Wenn du eine offizielle Beziehung zu deinem Chef hast, musst du vielleicht ein Treffen mit seiner Sekretärin vereinbaren. Sage der Sekretärin, dass du ein kurzes Treffen vereinbaren musst und dass es wichtig ist. Die Zeit zum Kündigen ist auch dann gut, wenn du dich dem Ende eines großen Projekts näherst. Taktvoll kündigen bedeutet, dass du unerledigte Arbeiten abschließen musst. Wahrscheinlich wirst du nervös sein, wenn du mit der Kündigung anrückst. Deshalb solltest du dich frühzeitig darauf vorbereiten, was du deinem Chef sagen wirst. Beachte dabei die folgenden Regeln:  Werde nicht negativ. Jetzt ist nicht die richtige Zeit, sich an deinem Chef auszulassen, auch wenn du deinen Job gehasst hast. Die Vergangenheit gehört in die Vergangenheit. Nimm eine positive Einstellung ein. Fass dich kurz. Du musst nicht lange und detailliert erklären, warum du kündigst. Du hast dich entschieden, eine Veränderung vorzunehmen – das ist alles, was dein Chef wissen muss. Finde etwas, wofür du dankbar bist. Wenn möglich, solltest du deinem Chef dafür danken, dass er dir den Job gegeben hat. Erwähne ein oder zwei Dinge, die du gelernt hast. Wenn der große Tag kommt, gehe selbstbewusst zur Tür deines Chefs und klopfe an. Sag: „Greg, kann ich dich kurz sprechen?“ Lächle und schließe die Tür hinter dir, um es privat zu halten. Setz dich und beginne mit einem Smalltalk über das bevorstehende Wochenende oder ein großes Ereignis.  Es wäre gut, wenn du sonst niemandem auf der Arbeit gesagt hast, dass du einen neuen Job angenommen hast. Wenn doch, dann weiß es dein Chef womöglich schon. Es kann auch sein, dass dein neuer Arbeitgeber bereits angerufen und nach einer Referenz gefragt hat. Wenn dein Boss sagt: „Du willst kündigen, stimmt´s?“, dann spiel einfach mit. Lächle und nicke mit dem Kopf. Nimm deinen Mut zusammen und sag deinem Chef, dass du kündigst. Benutze eine einfache Sprache, um leicht verstanden zu werden. Sei nicht zu entschuldigend.  Du kannst zum Beispiel sagen: „Ich möchte Sie wissen lassen, dass ich einen Job bei XYZ Marketing angenommen habe. In zwei Wochen fange ich an.“ Gib deinem Chef eine Sekunde Zeit, um zu antworten, wenn er etwas zu sagen hat. Wenn du ein guter Angestellter warst, kannst du erwarten, dass dein Chef versuchen wird, dich zu behalten. Du kannst ein Gegenangebot mit mehr Geld oder mehr Urlaub erhalten. Lehne höflich ab und erkläre, dass du deine Entscheidung bereits getroffen hast. Zum Beispiel kannst du sagen: „Danke für das Angebot, aber ich habe mich bereits entschieden. Es ist nicht wirklich das Geld, sondern die Möglichkeit zu avancieren. Mir wurde gesagt, sie würden mich nach drei Monaten für eine Beförderung in Betracht ziehen und ich kann es kaum erwarten anzufangen.“ Dein Chef ist eine zukünftige Referenz und auch ein potentieller Geschäftspartner in der Zukunft. Tatsache ist, dass du nie wissen kannst, wo sich eure Wege wieder kreuzen werden. Deshalb ist es gut, die Firma unter den bestmöglichen Bedingungen zu verlassen. Bedanke dich also bei deinem Chef für die Hilfe, die du von ihm erhalten hast. Zum Beispiel kannst du sagen: „Ich hätte diesen Job nie bekommen, wenn Sie mich nicht direkt nach der Uni eingestellt hätten. Ich weiß das wirklich zu schätzen. Was ich hier gelernt habe, wird die Grundlage meines Erfolges sein.“ Bevor du gehst, solltest du klären, auf welche Weise der Rest des Büros über deine Entscheidung informiert wird. In einem großen Unternehmen wird dein Chef wahrscheinlich eine E-Mail versenden wollen. Wenn du in einem kleinen Büro arbeitest, will dein Chef es womöglich allen während eines Team-Meetings mitteilen. Im Idealfall solltest du die Leute, die dir wichtig sind, persönlich informieren. Bitte deinen Chef, mit der E-Mail abzuwarten, bis du die Möglichkeit hattest, mit ihnen zu sprechen. Jedes Unternehmen ist anders. Möglicherweise musst du einen Brief an die Personalabteilung schreiben, um deine Kündigung offiziell zu erklären. Frage deinen Chef, ob du einen Brief schreiben musst und an wen du ihn richten solltest. Vergiss niemanden, der als offizieller oder inoffizieller Mentor fungiert hat. Denk auch an diejenigen, die dir vielleicht geholfen haben, den Job oder eine Beförderung zu bekommen. Du solltest diesen Personen selbst sagen, dass du deinen Job kündigst. Schau in ihrem Büro vorbei, um sie persönlich zu sprechen.  Gehe sicher, dass sie deine neue Arbeits-E-Mail-Adresse haben. Das Mentoring sollte auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weitergeführt werden. Vergiss nicht, ihnen dafür zu danken, dass sie dir geholfen haben. Sag so etwas wie: „Du warst der beste Resonanzboden, Kathy. Ich hoffe, wir bleiben in Kontakt.“ Als nächstes solltest du es den Kollegen sagen, die dir nahe waren. Die Chancen stehen gut, dass ihr auch außerhalb der Arbeit in Kontakt bleibt, also ist es besser es ihnen persönlich mitzuteilen, damit sie sich nicht ignoriert fühlen. Geh in ihr Büro und sag ihnen Bescheid. Es ist nicht deine Pflicht, anderen zu sagen, warum du kündigst, aber sie werden es trotzdem wissen wollen. Entscheide dich für eine Geschichte und halte dich an sie. Deine Kollegen werden miteinander reden und Informationen austauschen. Sage nicht einer Person, dass du kündigst, weil du den Stress nicht ertragen kannst und jemandem anderen, dass du gehst, weil die neue Arbeit näher gelegen ist.  Wähle am besten eine Version, die unumstritten ist. Zum Beispiel kannst du einfach sagen: „Dort habe ich Beförderungsmöglichkeiten, die ich nutzen will.“ Jeder wird verstehen, dass du aus diesem Grund die Firma wechseln willst. Was auch immer du tust, sag nie etwas Schlechtes über jemanden, nicht einmal während eines Drinks nach der Arbeit. Wenn du Luft ablassen musst, dann ruf deine Eltern oder deinen Therapeuten an. Wenn noch andere Leute wissen müssen, dass du kündigst, kannst du es ihnen per E-Mail mitteilen. Mach es kurz und freundlich. Sag ihnen bis wann du noch da bist und sei bereit Fragen zu beantworten.  Beispielsweise sollten andere Teammitglieder, mit denen du gelegentlich zusammenarbeitest, vorzugsweise eine individuelle E-Mail erhalten. Möglicherweise werden sie sich noch über den Status eines Projekts informieren wollen. Wenn du unter Zeitdruck stehst, kannst du eine allgemeine E-Mail schreiben und Blindkopien an alle Interessenten senden. Individuelle E-Mails sind jedoch besser, wenn du die Zeit dafür hast. Schicke niemals eine E-Mail an Personen, die du nicht kennst. In größeren Unternehmen ist es besonders unangenehm, eine Abschieds-E-Mail von jemandem zu lesen, den man nie zuvor getroffen hat. Lass deinen Chef oder die Personalabteilung diese Leute darüber informieren, dass du das Unternehmen verlässt. Unterdrücke absolut deinen Drang, in deiner Abschieds-E-Mail über das Unternehmen herzuziehen. Egal wie wütend du bist, aus solchen Aktionen ist noch nie etwas Gutes rausgekommen. Manchmal landen sie sogar in den Nachrichten. Erstelle deinen Brief als Standard-Geschäftsbrief. Wähle eine leicht lesbare Schriftart, wie z.B. Times New Roman 12 Punkt.  Dein Chef sollte dir sagen, an wen du den Brief adressieren sollst. Wenn du es nicht weißt, dann ruf die Personalabteilung an, um sicher zu gehen. Zögere nicht, den Brief zu schreiben. Du solltest ihn verfassen, sobald du mit deinem Chef gesprochen hast. Im ersten Satz solltest du sagen, dass du kündigst und deinen letzten Tag anzeigen. So verleihst du nicht den Eindruck, dass du offen für ein Gegenangebot oder andere Verhandlungen bist, die dich im Unternehmen halten könnten. Du kannst zum Beispiel schreiben: „Hiermit kündige ich zum 22. Mai 2017 mein Arbeitsverhältnis als Marketingassistent bei der Firma ABC.“ Selbst wenn du den Brief an die Personalabteilung schreibst, solltest du dem Unternehmen danken. Dieser Brief wird in deine Personalakte aufgenommen, und du willst schließlich nicht als undankbar in Erinnerung behalten werden. Du kannst deinem Chef dafür danken, dass er dich eingestellt hat und für alles andere, wofür du ihm tatsächlich dankbar bist. Zum Beispiel kannst du schreiben: „Ich kann Ihnen nicht genug danken, dass Sie mich vor neun Monaten als Ihren Marketingassistenten eingestellt haben. Dieser Job hat es mir ermöglicht, meine Hochschulausbildung sofort in die Tat umzusetzen. Es war eine Erfahrung, die mir mehr beigebracht hat als ich je hätte an der Universität lernen können.“ Es kann sein, dass es negative Kommentare oder Leistungsbewertungen in deiner Personalakte gibt. Jetzt ist es an der Zeit, solche Einträge zu korrigieren, indem du den Kontext mitteilst.  Wenn du zum Beispiel in der Vergangenheit kritisiert wurdest, weil du dich oft verspätet hast, kannst du subtil erklären, warum das so war. Du könntest so etwas schreiben wie: „Die Firma hat unglaublich viel Verständnis gezeigt. Selbst als ich durch meine Chemotherapie ging und etwas Zeit bei der Arbeit verpasste, konnte ich dank der rücksichtsvollen Mitarbeiter von Firma ABC meine gesamte Arbeit beenden.“ Denke daran, konkret und professionell zu bleiben. Du solltest keine langatmige Verteidigung geben, in der du Punkt für Punkt jede Kritik widerlegst, die jemals dir gegenüber geäußert wurde. Erkläre stattdessen ein oder zwei der wichtigsten Kritikpunkte. Wiederhole, wie dankbar du dafür bist, dass du die Chance hattest, diese Arbeit aufzunehmen, und sende dem Unternehmen deinen herzlichsten Grüße. Lass das Unternehmen auch wissen, ob du es akzeptierst, dass man im Fall von Fragen mit dir Kontakt aufnimmt. Wenn ja, gib deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Zum Beispiel kannst du schreiben: „Noch einmal möchte ich mich für die neun Monate bedanken, während der ich mit dem Unternehmen lernen und wachsen konnte. Ohne die Hilfe meines direkten Vorgesetzten Greg Jones und meiner Kollegen Caron Smith und Abbi Johnson wäre ich heute nicht da, wo ich bin.“ Mach eine Kopie des Briefes für deine Unterlagen und überreiche ihn der Personalabteilung. Auch deinem Chef solltest du eine Kopie des Briefes geben, damit er lesen kann, was du geschrieben hast.
Wähle den richtigen Zeitpunkt. Bereite vor, was du sagen willst. Beginne mit einem Smalltalk. Überbringe die Nachricht. Lehne Gegenangebote ab. Bedanke dich bei deinem Chef. Überlege, wie du es anderen übermittelst. Frage, ob du die Personalabteilung informieren musst. Informiere als erstes deine Mentoren. Informiere nahe Mitarbeiter. Halte dich konsequent an eine Version. Schicke anderen Personen individuell eine E-Mail. Vermeide es, eine unternehmensweite E-Mail zu senden. Formatiere deinen Brief. Komm auf den Punkt. Zeig dich dankbar. Stelle die Situation klar. Beende den Brief herzlich. Sende den Brief ab.
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Telling Your Boss Letting Colleagues Know Writing a Resignation Letter