Einen Bewerber per Anruf informieren Eine Absage in einer E-Mail schreiben
Obwohl es angenehmer scheint, eine Absage per Mail zu erteilen, da du unter Umständen kein peinliches Gespräch führen musst, ist es höflicher und professioneller mit dem Bewerber am Telefon zu sprechen. Rufe jeden Bewerber an, der persönlich zu einem Vorstellungsgespräch gekommen ist. Rufe den Kandidaten zu normalen Geschäftszeiten an, sodass du ihn nicht beim Abendessen störst. Plane, die Unterhaltung kurz zu halten, idealerweise sollte sie weniger als fünf Minuten dauern. Stelle dich kurz vor und komme dann sofort zum Grund deines Anrufs. Das zeigt der Person, die du anrufst, dass du auch ihre Zeit respektierst und sie nicht unnötig aufhalten möchtest. Frage die Person nicht nach ihrem Privatleben, mache keine Witze oder frage, wie das Wetter ist.  Es ist zum Beispiel nicht angebracht, zu sagen: „Ist da Ben? Hier spricht Susanne von Vitamin World. Es war toll, dich persönlich während des Interviews kennengelernt zu haben. Wie ist denn das Wetter bei dir? Ich habe gehört, es gab mit starken Regenfällen Probleme in eurer Region?“ Sage der Person höflich, dass du dich gefreut hast, sie kennenzulernen und du sie ernsthaft als einen Kandidaten für den Job in Betracht gezogen hast. Allerdings hast du dich dann entschieden, die Stelle an eine andere Person zu vergeben. Es ist am besten, dass du das so früh wie möglich sagst. Also versuche, dies direkt nach der gegenseitigen Begrüßung anzubringen. Sage beispielsweise: „Hallo Jennifer, hier ist Claudia Fitz von AAA Tech Service. Danke noch mal, dass du zu dem Jobinterview gekommen bist. Wir haben uns alle gefreut, dich kennenzulernen und fanden auch deinen Lebenslauf beeindruckend. Allerdings muss ich dir leider sagen, dass wir uns dazu entschieden haben, den Job einem anderen Bewerber anzubieten.“ Viele abgelehnte Bewerber sind generell daran interessiert zu erfahren, warum eine andere Person den Job bekommen hat und nicht sie. Obwohl es eher unpraktisch ist, durch den ganzen Lebenslauf zu gehen und dem abeglehnten Kandidaten Feedback für das Jobinterview zu geben, ist es angebracht ein paar Stärken des angestellten Bewerbers zu erwähnen, die er im Vergleich zu der Person am Telefon hat.   Bei einigen Jobabsagen kann es angebracht sein zu sagen: „Obwohl wir deine Erfahrung schätzen, die du über die Jahre hinweg in diesem Berufsfeld gesammelt hast, hat der von uns ausgewählte Bewerber einen Master in einem relevanten Bereich und diese Art von Ausbildung ist für uns sehr wichtig.“ Oder: „Die Person, für die wir uns entschieden haben, hat in der exakt gleichen Position für eine andere Firma gearbeitet, daher wissen wir, dass der Übergang reibungslos verlaufen wird.“ Bewerber, die für den Job qualifiziert sind, können sich oft betrogen fühlen, wenn sie das Jobangebot nicht bekommen. In diesen Fällen kann es hilfreich sein, das Individuum daran zu erinnern, dass er mit vielen anderen qualifizierten Kandidaten um den Job konkurriert hat. Sage etwa: „Obwohl du ein starker Kandidat gewesen bist, war die Konkurrenz in Bezug auf diese Stelle sehr hoch. Es tut mir leid, dir sagen zu müssen, dass du den Job leider nicht bekommen hast.“ Es kann eine schwierige Unterhaltung für den Bewerber sein, wenn du mit ihm am Telefon sprichst. Lockere das Gespräch auf, in dem du die Person einlädst, der Firma in den sozialen Medien zu folgen.  Sage daher etwas wie: „Wir würden gerne mit dir in Verbindung bleiben, wenn es eine weitere freie Stelle in unserer Firma gibt. Kannst du unserer Personalabteilung eine Einladung via LinkedIn schicken?“ Oder sage: „Wir würden gerne weiterhin mit dir in Kontakt bleiben, da in der Firma viele neue Projekte anlaufen. Folge uns auf Twitter oder Facebook und schau dort nach entsprechenden Postings.“ In einigen Fällen kann es passieren, dass ein Kandidat sagt: „Wenn ich eine zweite Chance in einem weiteren Jobinterview bekomme, dann wirst du es nicht bereuen!“ Oder: „Das ist ein Fehler. Ich weiß, dass ich der beste Kandidat für diesen Posten war.“ Wenn das passiert, dann lass dich nicht auf eine Diskussion ein, wie der Kandidat sein Interview besser gestaltet haben könnte oder was genau die Schwächen und Stärken in seinem Lebenslauf gewesen sind. Um dich höflich zurückzuziehen, kannst du sagen: „Obwohl wir eine andere Person einstellen, solltest du nicht glauben, dass du etwas falsch gemacht hast. Ich bin sehr zuversichtlich, dass du bald schon eine Stelle findest, die genau auf dich zugeschnitten ist.“ Nur weil sich ein Bewerber nicht für eine Stelle geeignet hat, heißt das nicht, dass es in der Firma niemals für diese Person eine Stelle geben wird. Um zu vermeiden, dass du eine bereits bestehende Verbindung verschwendest, erkläre einem guten Bewerber, dass du gerne mit ihm in Kontakt bleiben möchtest, obwohl er für die ausgeschriebene Stelle nicht genommen wurde. Erkläre ihm, dass wahrscheinlich in der Zukunft eine weitere Stelle frei wird, für die der Kandidat besser geeignet ist.  Also sage etwas wie: „Zögere nicht, dich noch mal auf eine freie Stelle in unserer Firma zu bewerben! Wir hätten dich fast eingestellt und daher solltest du dich unbedingt noch einmal hier bewerben.“ Wenn du einen Kandidaten ausgewählt hast (oder die Personalabteilung oder der leitende Manager), sende den Kandidaten, die du abgelehnt hast und nicht in einem Vorstellungsgespräch gesehen hast, relativ zeitnah eine Absage per Mail. So machen sich die übrigen Bewerber keine falschen Hoffnungen und sie können damit beginnen, sich auf neue Stellenangebote zu bewerben. Idealerweise solltest du eine Absage per Mail am nächsten Werktag nach deiner Einstellungsentscheidung verschicken. Da dieser Bewerber niemals zu einem Bewerbungsgespräch gekommen ist, kannst du die Absage relativ kurz halten. Schreibe den ganzen Namen des Bewerbers aus und verfasse dann einen Text, der etwa so lauten kann: „Vielen Dank für Deine Bewerbung auf die Stelle als Creative Director in unserer Firma ABC Advertising. Obwohl wir von Deinem Lebenslauf beeindruckt waren, haben wir uns letztendlich dazu entschlossen, die Stelle mit einem anderen Kandidaten zu füllen. Für Deine berufliche Zukunft wünschen wir Dir alles Gute.” Schreibe am Ende der E-Mail deinen vollen Namen. Bevor du die Mail sendest, überprüfe, dass du keine Tippfehler oder Ähnliches gemacht hast. Es kann für Bewerber ein schwerer Schlag sein, herauszufinden, dass ihre Bewerbung abgelehnt wurde. Allerdings solltest du dich aus Gründen der Professionalität nicht entschuldigen oder so tun, als ob du mit der Einstellungsentscheidung deiner Firma nicht einverstanden bist. Lasse niemals durchblicken, wenn es in Bezug auf die Jobvergabe unterschiedliche Meinungen gab. Schreibe zum Beispiel nicht: „Obwohl ich dich sehr gerne eingestellt hätte, hatte unserer Personalleiter eine andere Person im Sinn.“ Wenn der Bewerber zurückschreibt und von dir wissen will, welche Stärken der eingestellte Kandidat im Vergleich zu ihm hatte, dann beantworte diese Mail ebenfalls mit drei bis vier kurzen Sätzen. Schreibe deine Mail kurz und bündig beziehungsweise relativ objektiv, sodass du nicht in einen längeren E-Mail-Austausch verwickelt wirst. Schreibe beispielsweise: „Obwohl wir deinen Lebenslauf überzeugend fanden, lag es an deinem Karriereverlauf. Es gab dort einige Lücken, die sich über mehrere Jahre strecken, was dazu geführt hat, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben.“
Rufe den Bewerber an. Plaudre nicht und halte auch keinen Small-Talk. Erkläre, dass die Firma den Job einem anderen Bewerber angeboten hat. Erwähne ein paar spezifische Stärken, die der eingestellte Kandidat gezeigt hat. Erkläre, dass sich viele weitere qualifizierte Kandidaten auf die Stelle beworben haben. Lade den Bewerber ein, der Firma in den sozialen Netzwerken zu folgen. Nimm Abstand, wenn der Bewerber versucht, dich umzustimmen. Ermutige starke Kandidaten dazu, sich in der Zukunft erneut zu bewerben. Schicke der Person eine E-Mail, sobald du einen anderen Kandidaten eingestellt hast. Schreibe eine Mail, die nicht länger als drei bis vier Sätze ist. Entschuldige dich nicht in der E-Mail, wenn du einen Kandidaten nicht angestellt hast. Biete an, kurz auf die Fragen einzugehen, wenn der Kandidat welche haben sollte.
https://www.wikihow.com/Tell-Someone-They-Didn%27t-Get-the-Job https://www.wikihow.com/Tell-Someone-They-Didn%27t-Get-the-Job
Informing a Candidate over the Phone Writing a Rejection Email