Einen Beschäftigungsnachweis erstellen Vorbereitung
Wenn du einen Beschäftigungsnachweis erstellst, solltest du immer das Briefpapier der Firma verwenden. Wenn du der Arbeitgeber bist, solltest du dies immer parat haben; wenn du der Arbeitnehmer bist, solltest du deinen Arbeitgeber fragen, ob du das offizielle Briefpapier verwenden darfst. Dadurch wird das Schreiben legitimiert und der Empfänger kann auf den Inhalt des Briefs vertrauen. Wenn du kein offizielles Briefpapier hast, kannst du auf dem Computer einen Briefkopf erstellen. Wenn du das machst, sollte der Name, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse der Firma angegeben werden. Außerdem sollte angegeben werden, wer den Brief schreibt (inklusive Stellenbezeichnung), und an welchem Datum das Schreiben erstellt wird. Wenn du den Namen des Empfängers kennst, adressiere das Schreiben direkt an ihn. Wenn du nicht weißt, wer dein Schreiben lesen wird, adressiere es an die Organisation allgemein und erkläre in einer Aufmerksamkeitszeile, worum es in dem Schreiben geht.  Wenn du z. B. die Adresse und den Namen der Person kennst, an die der Brief geht, schreibe dies direkt unter den Briefkopf. Schreibe anschließend eine angemessene Anrede wie etwa "Sehr geehrter Herr Schmidt". Wenn du nicht weißt, an wen du den Brief adressieren sollst, schicke ihn an eine allgemein passende Abteilung und erkläre in einer Aufmerksamkeitszeile, worum es in dem Schreiben geht. Wenn du das Schreiben z. B. an ein Finanzinstitut schickst, damit ein Angestellter einen Kredit bekommt, kannst du es an die lokale Filiale schicken. In der Aufmerksamkeitszeile sollte stehen "Beschäftigungsnachweis für [Angestellter] zum Zweck einer Kreditvergabe". Schreibe anschließend eine angemessene Anrede wie z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren". Im ersten Textabsatz des Beschäftigungsnachweises solltest du angeben, wer du bist und was der Sinn des Schreibens ist. Du nennst deinen Titel in der Firma, wie lange du dort schon arbeitest und wie lange du den Arbeitnehmer kennst, für den du den Brief schreibst. Selbst wenn du den Brief als Arbeitnehmer selbst schreibst, solltest du das Schreiben dennoch so verfassen, als käme es vom Arbeitgeber, da er es unterzeichnen wird. Du könntest z. B. schreiben "Mein Name ist Johann Meyer und ich bin der Senior Vice President im Bereich Sales & Marketing der Firma ABC. Ich arbeite seit zwölf Jahren bei Firma ABC und kenne den Arbeitnehmer seit sieben Jahren. Seit drei Jahren bin ich der direkte Vorgesetzte des Arbeitnehmers." Im nächsten Absatz wird die Anstellung des Arbeitnehmers in deiner Firma zusammengefasst. Dazu gehören Anstellungsdaten, sein Titel in der Firma, ob der Job vorübergehend oder dauerhaft ist und ob der Arbeitnehmer noch dort arbeitet. In diesem Absatz werden falls erforderlich die finanziellen Daten des Arbeitnehmers genannt.  Ein akzeptabler Absatz könnte z. B. so aussehen: "Mit diesem Schreiben wird die Anstellung des Arbeitnehmers bestätigt. Der Arbeitnehmer arbeitet seit sieben Jahren für die Firma ABC. Beginn der Anstellung war der 7. September 2009. Der Arbeitnehmer trägt den Titel als Associate Sales Director. Dies ist eine dauerhafte Position in der Firma ABC. Der Arbeitnehmer hat diese Position seit dem 7. Januar 2013 inne." Ein weiteres Beispiel kann so aussehen: "Dieses Schreiben bestätigt, dass der Arbeitnehmer seit sieben Jahren für Firma ABC arbeitet. Der Arbeitnehmer arbeitete vom 7. September 2009 bis 7. Januar 2017 als Associate Sales Director bei Firma ABC. Der Arbeitnehmer war die gesamten sieben Jahre in Vollzeit bei Firma ABC angestellt und erhielt ein Jahresgehalt von 65.000 €." In diesem Absatz werden die Aufgaben des Arbeitnehmers in deiner Firma beschrieben. Diese Informationen sind besonders nützlich, wenn du einen Beschäftigungsnachweis für einen Mitarbeiter schreibst, der sich für einen anderen Job bewirbt. Während ein Beschäftigungsnachweis kein Empfehlungsschreiben ist, schadet es nicht, dein positives Feedback über den Arbeitnehmer mit aufzunehmen. Dies dient deinem Ruf als Arbeitgeber und hilft deinem Arbeitnehmer bei seiner Suche nach einem neuen Job, einer neuen Immobilie oder einem Kredit. Eine Möglichkeit, wie du  diesen Absatz schreiben könntest, wäre: "Zu den Aufgaben des Arbeitnehmers bei Firma ABC gehörten: Der Arbeitnehmer war für den Verkauf von Heizungen in der Region Baden-Württemberg in Deutschland verantwortlich. Er hatte eine leitende Position und war für die Motivation eines Vertriebsteams aus sieben bis neun Personen verantwortlich. Der Mitarbeiter musste die Kundenzufriedenheit sicherstellen, mit Kundenbeschwerden umgehen und vierteljährlich die Umsatzentwicklung an die Hauptniederlassung berichten." In den meisten Staaten gibt es Gesetze, die bestimmen, was du in Arbeitnehmerreferenzen und anderen Aussagen gegenüber angehenden Arbeitgebern sagen darfst und was nicht. In einigen Staaten darfst du Informationen über einen Arbeitnehmer nur mit dessen Zustimmung bereitstellen. In anderen Staaten darf ein Arbeitnehmer fast alles über einen Arbeitnehmer preisgeben, solange er ehrlich ist und die Aussage in gutem Glauben trifft. Bevor du irgendwelche sensiblen Daten preisgibst, informiere dich über die lokalen Gesetze.  In Alaska darf ein Arbeitgeber z. B. Informationen über die Leistung im Job angeben und muss dafür nicht haften, es sei denn, er macht wissentlich oder bewusst falsche oder irreführende Angaben oder Angaben, die gegen die bürgerlichen Rechte des Arbeitnehmers verstoßen.  Ein weiteres Beispiel ist Connecticut, wo ein Arbeitgeber jede wahrheitsgemäße Aussage treffen darf, sofern sie den Fakten entspricht. Der letzte volle Absatz des Beschäftigungsnachweises sollte deine Kontaktdaten als Arbeitgeber enthalten. Du musst diese Daten nennen, falls der Empfänger des Schreibens Fragen oder Anliegen hat. Gib an, dass es okay ist, wenn dich der Empfänger kontaktiert. Im letzten Absatz könnte z. B. stehen: "Wenn du irgendwelche Fragen hast oder weitere Informationen benötigst, scheue dich nicht, mich unter 1234 56789 oder js@FirmaABC.de zu kontaktieren." Wenn du das Schreiben fertiggestellt hast, nimmst du eine Grußformel auf, unterzeichnest es und gibst es entweder dem Arbeitnehmer oder schickst es selbst an den Empfänger.  Beende den Brief mit "Mit freundlichen Grüßen". Unterzeichne den Brief immer mit deiner offiziellen Signatur und deiner Stellenbezeichnung. Versieh das Schreiben mit dem offiziellen Stempel der Firma, wenn deine Firma einen solchen hat. Je nachdem, für wen du den Beschäftigungsnachweis schreibst, kann der Inhalt und der Tonfall abweichend sein. Wenn du einen Beschäftigungsnachweis für ein Finanzinstitut schreibst, kannst du einen professionelleren Tonfall an den Tag legen und musst vielleicht auch finanzielle Daten bereitstellen (z. B. Gehälter, Provisionen, Gehaltserhöhungen und Boni). Wenn du im Gegensatz dazu einen Beschäftigungsnachweis für einen Mitarbeiter schreibst, der sich für einen neuen Job bewirbt, kann dein Tonfall freundlicher sein und du kannst finanzielle Daten wahrscheinlich auslassen. Wenn du den Zweck und den Umfang des Beschäftigungsnachweises verstehst, hilft dir das beim Entwurf eines Schreibens, das am besten den Bedürfnissen des Empfängers entspricht. Normalerweise werden solche Beschäftigungsnachweise im Auftrag der Angestellten von deren Arbeitgeber geschrieben. In diesem Fall kommt der Angestellte wahrscheinlich auf dich, den Arbeitgeber, zu und bittet dich um einen Beschäftigungsnachweis für einen bestimmten Zweck. Es kann aber auch möglich sein, dass ein Arbeitnehmer den Beschäftigungsnachweis selbst erstellt und du als Arbeitnehmer das Schreiben unterzeichnest und gegebenenfalls vorher noch anpasst. Wenn möglich sollte der Arbeitgeber das Schreiben im Auftrag des Arbeitnehmers schreiben, nicht umgekehrt.  Wenn du als Arbeitgeber ein Schreiben für einen Arbeitnehmer schreibst, kannst du das Schreiben entsprechend deiner Spezifikationen anpassen und die überbrachte Botschaft bestimmen. Wenn du den Beschäftigungsnachweis außerdem als Arbeitgeber selbst schreibst, verleiht ihm dies mehr Echtheit und Authentizität. Der wesentliche Nachteil ist allerdings die Zeit, die das Erstellen eines solchen Schreibens erfordert. Als Arbeitgeber hast du wahrscheinlich einen vollen Terminkalender und das Ausstellen solcher Beschäftigungsnachweise kann zeitaufwändig werden. Abgesehen davon sind Beschäftigungsnachweise oft kurz und knapp, daher musst du vielleicht nicht allzu viel Zeit dafür aufwenden, vor allem, wenn du das vorher schon einmal gemacht hast. Wenn du als Arbeitnehmer dein eigenes Schreiben erstellst, kannst du bestimmen, welche Informationen dem Empfänger übermittelt werden und musst keine Zeit damit vertun, deinem Arbeitgeber deine Vorstellungen zu nennen. Außerdem kann es den zeitlichen Druck deines Arbeitgebers zum Erstellen des Schreibens verringern (d.h. es kann deinen Chef glücklich machen, wenn du es selbst erstellst, weil er es dann nicht machen muss). Der Arbeitgeber muss das Schreiben aber immer unterzeichnen und vielleicht möchte er nichts unterzeichnen, das du geschrieben hast. Wenn dies der Fall ist, musst du vielleicht noch mehr Zeit dafür aufwenden, den Brief umzuschreiben, oder du musst deinen Arbeitgeber dazu drängen, den Beschäftigungsnachweis für dich zu schreiben. Wenn du weißt, für wen der Beschäftigungsnachweis ist und wer das Schreiben erstellt, musst du die benötigten Informationen zusammenstellen, um einen vollständigen Beschäftigungsnachweis zu erstellen.  Wenn du der Arbeitgeber bist, musst du dich mit dem Arbeitnehmer darüber unterhalten, was er mit dem Schreiben bezwecken möchte. Dazu gehören Informationen, an wen das Schreiben geht, welchen Zweck es hat, welche Angaben es enthalten muss und wann es abgeschickt werden muss. Wenn du der Arbeitnehmer bist und das Schreiben selbst erstellst, wirst du alle Informationen haben, die es braucht, um den Brief zu schreiben, auch wenn du vielleicht zuerst mit deinem Arbeitgeber sprechen und ihn fragen möchtest, was er von einem Beschäftigungsnachweis erwartet. Dies hilft dafür zu sorgen, dass du das Schreiben nach den Angaben des Arbeitgebers erstellst, damit er es anschließend auch unterschreibt.
Verwende den Firmenbriefkopf. Adressiere den Brief so genau wie möglich. Nenne, wer du bist. Weise die Beschäftigung nach. Fasse die Aufgaben des Arbeitnehmers zusammen. Vermeide die Preisgabe sensibler oder illegaler Daten über den Arbeitnehmer. Nenne dem Empfänger deine Kontaktdaten. Unterschreibe den Brief und schicke ihn ab. Überlege dir, warum du einen Beschäftigungsnachweis erstellst. Denke darüber nach, wer den Beschäftigungsnachweis schreiben sollte. Stelle die erforderlichen Informationen zusammen.
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