Notwendige Fähigkeiten
Rezeptionisten sind das Aushängeschild des Unternehmens. Kunden sprechen mit ihnen zuerst. Auch andere Mitarbeiter werden von ihnen Informationen erhalten und bei der Veranstaltungsplanung ihre Hilfe in Anspruch nehmen. Abgesehen vom Telefondienst und der Weiterleitung von Besuchern, beschäftigen sie sich oft mit Kunden, organisieren Veranstaltungen, Sitzungen usw. Rezeptionisten müssen wirklich gut organisiert sein, um mit mehreren Aufgaben gleichzeitig umgehen zu können. Eine Person wird als Rezeptionist nicht erfolgreich sein, wenn er oder sie nicht mehrere Dinge gleichzeitig handhaben und ordnungsgemäß erledigen kann.  Um immer gut organisiert zu bleiben, ist es den Zeitaufwand für die Entwicklung eines für dich geeigneten Ablagesystems wert. Es ist wichtig zu wissen, welche Papiere und Informationen dein Chef, deine Kollegen und deine Kunden benötigen könnten. Bewahr diese Informationen in separaten Ordnern auf – sei es auf deinem Computerdesktop oder in Papierform. Organisier dein Ablagesystem so, wie es für dich am besten ist. Wenn dazu neonfarbene Haftnotizen nötig sind, ist das auch in Ordnung. Gut organisiert zu sein bedeutet auch, Selbstmotivation zu haben. Du kannst selbstständig arbeiten und die Übersicht behalten. Wenn du gut organisiert bist, wirst du dir über deine täglichen Aufgaben und ihre Prioritäten im Klaren sein. Hab Telefonnummern zur Hand. Du wirst die Telefonnummern von Mitarbeitern, des Arbeitgebers, von Auftragnehmern und Verkäufern, sowie Notfallnummern usw. haben. Du wirst sie alle zum einen oder anderen Zeitpunkt benötigen. Halt die Telefonnummern auf einem Rolodex organisiert, oder auf einem entsprechenden Computerprogramm. Die Telefonanlage ist die Nummer eins für Rezeptionisten -- und sie sollten den gesamten Aufbau und alle Knöpfe, sowie die Konfiguration und die Durchwahlen kennen. EDV-Kenntnisse sind auch ein Muss -- die meisten Rezeptionisten müssen wissen, wie sie E-Mail effektiv nutzen können und gute Fähigkeiten bei der Textverarbeitung haben. Es ist auch hilfreich zu wissen, wie man in Excel Kalkulationstabellen erstellt, und branchenspezifische Programme verwendet. Wenn sich Kopierer, Scanner oder Drucker in der Nähe deines Schreibtischs befinden, wirst du wahrscheinlich die Ansprechperson für deren Verwendung sein (und für Mitarbeiter, die bei deren Handhabung auf Probleme stoßen.) Sobald du weißt, welche Maschine in deinem Büro verwendet wird, mach dich mit den wichtigsten Funktionen vertraut und mit Lösungen für die häufigsten Probleme. Auf Empfangsmitarbeiter muss man jederzeit zählen können – es wirft ein schlechtes Licht auf die Firma, wenn niemand den Hörer abnimmt, oder wenn es eine Warteschlange gibt. Mach es dir zur Priorität, zuverlässig zu sein -- wenn dein Chef weiß, dass du zuverlässig und immer da bist, um zu helfen, bist du unentbehrlich geworden. Es ist für den Empfangsmitarbeiter besonders wichtig, ein guter Zuhörer zu sein - ob am Telefon, bei der Beantwortung von Fragen eines Klienten, oder bezüglich erhaltener Informationen. Durch gutes Zuhören wirst du effizienter -- du wirst in der Lage sein, Probleme schneller zu lösen, wenn du Fragen beim ersten Mal verstehst, und du Kunden mit der gewünschten Person schnell verbindest. Wenn dein Chef dich um etwas bittet, mach dir detaillierte Notizen dazu. Wenn ein Kunde anruft, notier dir ihre Daten (Name, Kontaktdaten, worum es geht, usw.) Notizen sind gut, um organisiert zu bleiben und erinnern dich an all die kleinen Dinge, die im Laufe des Tages anfallen. Verwend für deine Notizen einen Notizblock und hab ihn jederzeit zur Hand und nimm ihn mit. Du wirst überrascht sein, wie hilfreich Notizen sind, vor allem, wenn du versuchst, dich fünf Stunden später daran zu erinnern, worum es bei einem bestimmten Anruf ging. Schreib Nachrichten im Detail auf und lies dir noch einmal durch, was du geschrieben hast. Noch wichtiger ist es, dass du bei der Annahme einer Nachricht diese wiederholst und einschließlich der Kontaktinformationen noch einmal bestätigen lässt. Dadurch kannst du sicher sein, dass alles seine Richtigkeit hat, bevor du auflegst. " Stell sicher, dass das Telefon nach dem ersten oder zweiten Klingeln beantwortet wird. Es ist nicht gut, wenn Leute für mehr als eine Minute in der Warteschleife warten müssen.  (Es ist länger, als du vielleicht denkst.)  Hör genau hin, wenn der Anrufer den Namen der Person sagt, an die du den Anruf weiterleiten sollst. Wiederhol ihn, wenn nötig. Handys klingen oft verzerrt. Schreib den Namen des Anrufers und der Person auf, an die der Anruf weitergeleitet wird, wenn die Aussprache schwierig ist. Leit den Anruf höflich mit Worten wie "Einen Moment bitte, Herr Schmidt" weiter. Wenn diese Person am Telefon ist, sag: "Tut mir leid, Herr Schmidt. Herr Meier ist im Moment am Telefon. Möchten Sie warten oder möchten Sie ihm eine Voicemail hinterlassen?"  Bedank dich höflich und leit den Aufruf entsprechend weiter. Du musst für Lieferungen unterzeichnen. Stell sicher, dass deine Unterschrift lesbar ist. Lieferanten könnten Anweisungen darüber benötigen, wo sie Pakete hinterlassen sollen. Stell sicher, dass du den richtigen Mitarbeiter für solche Angelegenheiten kontaktierst. Nachdem sich die Besucher vorgestellt haben und du weißt, wen sie suchen, wend dich an diese Person und lass sie wissen, wer da ist. Beispielsweise könntest du sagen: "Herr Meier, Herr Schmidt von XYZ ist hier für seinen Termin um 2 Uhr". Du solltest immer den Vornamen und Nachnamen sowie den Namen der Firma erfragen. Es kann auch hilfreich sein den Besucher zu fragen, ob er einen Termin mit Herrn Meier hat. Herr Meier wird dir Anweisungen darüber geben, wo der Besucher warten soll und für wie lange. Du kannst dann dem Besucher sagen: "Herr Meier wird sofort kommen", oder "Herr Meier beendet gerade eine Besprechung und wird Ihnen in 5 Minuten zur Verfügung stehen. Nehmen Sie bitte Platz. Danke."
Erstklassige organisatorische Fähigkeiten. Benötigte technische Kenntnisse. Sei zuverlässig. Sei ein guter Zuhörer. Mach dir über alles Notizen. Beantwort das Telefon höflich mit einem Standardgruß wie "(Firmenname) - Guten Tag, mein Name ist ___, wie darf ich Ihren Anruf weiterleiten? Begrüß Lieferanten mit der gleichen Professionalität und Höflichkeit wie alle anderen Besucher. Behandel Kunden, die dein Unternehmen persönlich aufsuchen, mit Effizienz und Höflichkeit.
https://www.wikihow.com/Be-a-Good-Receptionist
Having the Right Skills