Den Problembericht polieren Deinen eigenen Problembericht schreiben
Wenn es eine Sache gibt, die man beim Schreiben von Problemberichten beachten muss, dann diese: Sie sollten nicht länger als nötig sein, um ihre Aufgabe zu erfüllen, das Problem und seine Lösung für den Leser darzustellen. Kein Satz sollte verschwendet werden. Jeder Satz, der nicht direkt zu den Zielen der Problembericht beiträgt, sollte entfernt werden. Verwende eine klare, direkte Sprache. Verliere dich nicht in kleinen Details. Problemberichte sollten sich nur mit dem Wesentlichen des Problems und der Lösung befassen. Im Allgemeinen sollte sie so kurz wie möglich gehalten werden, ohne ihre Aussagekraft zu verlieren. Ein Problembericht ist kein Ort, an dem du einen persönlichen Kommentar oder "Geschmack" hinzufügen kannst, da der Problembericht dann keinen praktischen Nutzen mehr hat. Je nach der Ernsthaftigkeit des Themas und der Zuhörer kannst du dich im Hauptteil deines Dokuments länger damit beschäftigen, oder auch nicht. Wenn du einen Problembericht schreibst, solltest du daran denken, dass du für jemand anderen schreibst, nicht für dich selbst. Unterschiedliche Zuhörer haben unterschiedliche Kenntnisse, unterschiedliche Gründe für das Lesen und unterschiedliche Einstellungen zum Problem. Also versuche, dein Zielpublikum beim Schreiben im Auge zu behalten. Du willst, dass deine Problemaussage für dein Publikum so klar und leicht verständlich ist wie möglich. Das bedeutet, dass du vielleicht deinen Ton, deinen Stil und deine Diktion von einem Publikum zum anderen ändern musst. Versuche, dir während des Schreibens Fragen zu stellen wie:  "Für wen schreibe ich eigentlich?" "Warum wende ich mich an dieses Publikum?" "Kennt dieses Publikum alle die gleichen Begriffe und Konzepte wie ich?" "Hat dieses Publikum die gleiche Einstellung zu diesem Problem wie ich?" "Warum sollte sich mein Publikum für dieses Problem interessieren?" Wie oben erwähnt, sollte dein Problembericht so geschrieben sein, dass er für deine Zuhörer so einfach wie möglich zu verstehen ist. Das bedeutet, dass du vermeiden solltest, zu viel Fachjargon zu verwenden, sofern du nicht für ein technisches Publikum schreibst, das sich im beschriebenen Fachgebiet wahrscheinlich gut auskennt. Zudem solltest du sicherstellen, dass du jeden Fachterminus definierst, den du verwendest. Geh niemals davon aus, dass dein Publikum automatisch über das gesamte technische Wissen verfügt, das du besitzt. Sonst riskierst du, es zu verprellen und Leser zu verlieren, sobald sie auf Begriffe und Informationen stoßen, mit denen sie nicht vertraut sind. Wenn wir z.B. für ein Gremium von hoch qualifizierten Ärzten schreiben, kann man davon ausgehen, dass diese wissen, was der Begriff "Metakarpal" bedeutet. Wenn wir jedoch für ein Publikum schreiben, das sowohl aus Ärzten als auch aus wohlhabenden Krankenhausinvestoren besteht, die medizinisch ausgebildet sein können oder auch nicht, ist es eine gute Idee, das Wort "Metakarpal" mit „Mittelhandknochen“ sowie seiner Definition - dem Knochen zwischen den ersten beiden Fingergelenken - einzuführen. Die besten Problemberichte sind keine ausufernden, weitläufigen Texte. Stattdessen konzentrieren sie sich auf ein einziges, leicht zu identifizierendes Problem und dessen Lösung. Im Allgemeinen lassen sich enge, definierte Themen leichter überzeugend beschreiben als große, vage Themen. Wenn immer möglich, solltest du daher den Umfang deines Problemberichts (und damit den Hauptteil deines Dokuments) gut fokussiert schreiben. Wenn dein Problembericht (oder der Hauptteil deines Dokumentes) dadurch kurz wird, ist das normalerweise eine gute Sache (außer in akademischen Situationen, in denen du eine minimale Seitenzahl für deine Aufgabe hast).  Eine gute Faustregel ist es, nur Probleme anzusprechen, die man zweifelsfrei und endgültig lösen kann. Wenn du dir nicht sicher bist, ob du eine endgültige Lösung für dein gesamtes Problem finden kannst, solltest du den Umfang deines Projekts eingrenzen und deinen Problembericht ändern, um diesem neuen Schwerpunkt Rechnung zu tragen. Um den Umfang einer Problemaussage unter Kontrolle zu halten, sollte man damit warten, bis der Hauptteil des Dokuments oder des Vorschlags fertig ist. In diesem Fall kannst du beim Schreiben deines Problembericht unser eigentliches Dokument als Richtlinie verwenden, so dass du nicht raten musst, welchen Bereich du beim Schreiben abdecken „könntest“. Problemberichte sollten so informativ wie möglich sein und so wenig Worte wie möglich enthalten, aber nicht in kleinste Details gehen. Wenn du jemals Zweifel hast, was du in deiner Problembericht aufnehmen sollst, solltest du die fünf Ws ("wer, was, wo, wann" und "warum") und das "wie" beantworten. Durch die Beantwortung der fünf Ws erhält der Leser einen guten Grundkenntnisstand, um das Problem und die Lösung zu verstehen, ohne unnötig ins Detail zu gehen. Wenn du z.B. eine Problembericht schreibst, um deinem örtlichen Stadtrat eine neue Bebauung vorzuschlagen, könntest du die fünf Ws ansprechen, indem du erklärst, "wem" die Bebauung zugute kommen würde, "was" die Bebauung erfordern würde, "wo" die Bebauung sein sollte, "wann" mit dem Bau begonnen werden sollte und "warum" die Bebauung letztlich eine kluge Idee für die Stadt ist. Problemberichte werden fast immer für ernsthafte Vorschläge und Projekte verwendet. Aus diesem Grund solltest du einen formalen, vollendeten Schreibstil (denselben wie im Hauptteil des Dokuments) darin verwenden. Halte deinen Text klar, deutlich und direkt. Versuche nicht, den Leser durch einen freundlichen oder lockeren Ton in deinem Problembericht zu überzeugen. Verwende keinen Humor und keine Witze. Füge keine sinnlosen Nebenbemerkungen oder Anekdoten ein. Verwende keinen Slang und keine Umgangssprache. Gute Problemberichte wissen, dass sie eine Aufgabe zu erfüllen haben, und verschwenden keine Zeit oder Tinte für unnötige Inhalte. Am ehesten kann man in der Regel rein "unterhaltsame" Inhalte in das akademische Schreiben in den Geisteswissenschaften aufnehmen. Hier kann man gelegentlich auf Problemaussagen stoßen, die mit einem Zitat oder einem Epigramm beginnen. Aber selbst in diesen Fällen hat das Zitat einen gewissen Bezug zu dem diskutierten Problem, und der Rest des Problemberichts wird mit einem formalen Tonfall geschrieben. Das ist ein Muss für alle Formen ernsthaften Schreibens - es hat nie einen ersten Entwurf gegeben, der nicht von dem sorgfältigen Auge eines guten Korrekturlesers profitiert hätte. Wenn du deinen Problembericht beendet hast, lies ihn schnell durch. Scheint er richtig zu "fließen"? Präsentiert er die Ideen kohärent? Scheint er logisch organisiert zu sein? Wenn nicht, nimm diese Änderungen jetzt vor. Wenn du schließlich mit der Struktur deines Problembericht zufrieden bist, überprüfe ihn auf Rechtschreib-, Grammatik- und Formatierungsfehler. Du wirst es nie bereuen, deinen Problembericht noch einmal gelesen zu haben, bevor du ihn einreichst. Da ein Problembericht naturgemäß in der Regel der erste Teil eines Vorschlags oder Berichts ist, den jemand lesen wird, werden Fehler hier besonders peinlich sein und können sich sogar negativ auf das gesamte Dokument auswirken. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Problembericht zu verfassen. Einige Quellen empfehlen, direkt zum Problem selbst zu springen, während andere empfehlen, zuerst den Hintergrundkontext anzugeben, damit das Problem (und seine Lösung) für den Leser leichter verständlich ist. Wenn du unsicher bist, wie du anfangen sollst, dann wähle die letztere Möglichkeit. Während jeder Text prägnant sein sollte, ist es noch wichtiger, gut verstanden zu werden. Beginne damit zu beschreiben, wie die Dinge funktionieren „sollten". Bevor du das Problem auch nur erwähnst, erkläre in ein paar Sätzen, wie die Dinge wären, wenn es das Problem nicht gäbe. Nehmen wir z.B. an, du arbeitest bei einer großen Fluggesellschaft und hast bemerkt, dass die Art und Weise, wie die Passagiere in deine Flugzeuge einsteigen, eine ineffiziente Nutzung von Zeit und Ressourcen ist. In diesem Fall könntest du den Problembericht damit beginnen, dass du eine ideale Situation beschreibst, in der das Boarding-System nicht ineffizient ist. Diese Situation sollte vom Unternehmen angestrebt werden: "Die von ABC Airlines verwendeten Boarding-Prozesse sollten darauf abzielen, die Passagiere jedes Fluges schnell und effizient an Bord zu bringen, damit das Flugzeug so schnell wie möglich abheben kann. Der Prozess des Einstiegs sollte auf Zeiteffizienz optimiert werden, aber auch so einfach sein, dass er für alle Passagiere leicht verständlich ist.“ Mit den Worten des Erfinders Charles Kettering: "Ein gut formuliertes Problem ist ein halb gelöstes Problem." Eines der wichtigsten Ziele (wenn nicht sogar "das" wichtigste Ziel) jedes Problembericht ist es, dem Leser das angesprochene Problem in einer klaren, einfachen und leicht verständlichen Weise zu erläutern. Fasse das zu lösende Problem kurz und bündig zusammen. Das bringt das Problem sofort auf den Punkt und positioniert die wichtigsten Informationen im Problembericht ganz oben, wo sie am sichtbarsten sind. Wenn du, wie oben vorgeschlagen, gerade mit einem "idealen" Zustand begonnen hast, solltest du deinen Satz mit Formulierungen wie "Jedoch ..." oder "Leider, ...“ beginnen. So zeigst du, dass das Problem, das du identifiziert hast, die ideale Vision daran hindert, Wirklichkeit zu werden. Nehmen wir an, du hättest ein schnelleres und effizienteres System entwickelt, um Passagiere an Bord der Flugzeuge zu bringen, als das typische „Von hinten nach vorn"-System. In diesem Fall könntest du mit ein paar Sätzen fortfahren, wie z.B.: "Das derzeitige System der ABC Airline zum Einsteigen der Passagiere ist jedoch eine ineffiziente Nutzung der Zeit und der Ressourcen des Unternehmens. Durch die Verschwendung von Arbeitsstunden der Mitarbeiter macht das derzeitigen Boarding-System das Unternehmen weniger wettbewerbsfähig und trägt zu einem langsamen Boarding-Prozess bei, was zu einem ungünstigen Markenimage führt." Nachdem du dein Problem dargelegt hast, solltest du bald erklären, warum es eine große Sache ist - schließlich hat niemand die Zeit oder die Ressourcen, um jedes einzelne kleine Problem zu lösen. In der Geschäftswelt ist Geld fast immer das Entscheidende. Deshalb solltest du versuchen, die finanziellen Auswirkungen deines Problems auf das Unternehmen oder die Organisation, für die du schreibst, hervorzuheben. Verhindert das genannte Problem z.B., dass das das Unternehmen mehr Geld verdient? Kostet es das Unternehmen aktiv Geld? Schädigt es das Markenimage und kostet das Unternehmen dadurch indirekt Geld? Sei so genau und spezifisch wie möglich, was die finanzielle Last deines Problems betrifft - versuche, einen genauen Euro-Betrag (oder eine gut untermauerte Schätzung) für die Kosten deines Problems anzugeben. Für unser Beispiel einer Fluggesellschaft könntest du die finanziellen Kosten des Problems so erläutern: "Die Ineffizienz des derzeitigen Boarding-Systems stellt eine erhebliche finanzielle Belastung für das Unternehmen dar. Im Durchschnitt verschwendet das derzeitige Boarding-System etwa vier Minuten pro Boarding, was zu insgesamt 20 verschwendeten Arbeitsstunden pro Tag auf allen ABC-Flügen führt. Dies entspricht einer Verschwendung von etwa 400 Euro pro Tag oder 146.000 Euro pro Jahr". Ganz gleich, wie viel Geld das Problem das Unternehmen angeblich kostet, wenn du deine Behauptungen nicht mit vernünftigen Beweisen untermauern kannst, wirst du möglicherweise nicht ernst genommen. Sobald du konkrete Behauptungen darüber aufstellst, wie ernst dein Problem ist, musst du damit beginnen, deine Behauptungen mit Beweisen zu untermauern. In einigen Fällen kann das aus eigener Forschung, aus Daten aus einer verwandten Studie oder einem Projekt oder sogar aus seriösen Quellen Dritter stammen.  In einigen Situationen in Unternehmen und im akademischen Bereich musst du vielleicht explizit auf deine Beweise im Text deiner Problembericht verweisen, während es in anderen Situationen vielleicht ausreicht, einfach eine Fussnote oder eine andere Form der Kurzschrift für deine Zitate zu verwenden. Wenn du dir unsicher bist, bitte deinen Chef oder Lehrer um Rat. Lass uns die im vorigen Schritt verwendeten Sätze noch einmal überprüfen. Du beschreibst die Kosten des Problems, erklärst aber nicht, wie diese Kosten gefunden wurden. Eine gründlichere Erklärung könnte das beinhalten: "...Basierend auf internen Daten zur Leistungsverfolgung,[1] verschwendet das derzeitige Boarding-System im Durchschnitt etwa vier Minuten pro Boarding, was zu insgesamt 20 verschwendeten Arbeitsstunden pro Tag auf allen ABC-Flügen führt. Das Terminalpersonal erhält durchschnittlich 20 Euro pro Stunde, so dass dies eine Verschwendung von etwa 400 Euro pro Tag oder 146.000 Euro pro Jahr darstellt. Beachte die Fußnote - in einer tatsächlichen Problembericht würde sie einer Referenz oder einem Anhang mit den genannten Daten entsprechen. Wenn du erklärt hast, "was" das Problem ist und "warum" es so wichtig ist, schlägst du, "wie", damit umzugehen ist. Wie bei der anfänglichen Erklärung des Problems sollte deine Lösung so klar und prägnant wie möglich beschrieben werden. Halte dich an große, wichtige, konkrete Konzepte und hebe alle kleinen Details für später auf. Du wirst reichlich Gelegenheit haben, auf jeden kleinen Aspekt deines Lösungsvorschlags im Hauptteil deines Textes einzugehen. In unserem Beispiel einer Fluggesellschaft ist unsere Lösung für das Problem der ineffizienten Einstiegspraktiken dieses neue System, das du entdeckt hast. Also solltest du kurz die Grundzüge dieses neuen Systems erklären, ohne auf die kleinen Details einzugehen. Du könntest etwas sagen wie: "Mit einem modifizierten Boarding-System, das von Dr. Edward Right vom Kowlard Business Efficiency Institute vorgeschlagen wurde und bei dem die Passagiere von den Seiten nach innen und nicht von hinten nach vorn in das Flugzeug einsteigen, kann ABC Airlines diese vier Minuten einsparen. Du könntest dann das neue System in seinen Grundzügen erklären. Aber du solltest dafür nicht mehr als ein oder zwei Sätze verwenden, da das "Fleisch" unserer Analyse im Hauptteil des Vorschlags enthalten sein wird. Noch einmal: Nachdem du deinen Lesern jetzt gesagt hast, "was" mit dem Problem geschehen soll, solltest du erklären, "warum" diese Lösung gut ist. Da Unternehmen immer versuchen, ihre Effizienz zu steigern und mehr Geld zu verdienen, solltest du dich in erster Linie auf die finanziellen Auswirkungen deiner Lösung konzentrieren, welche Ausgaben sie reduzieren, welche neuen Einnahmequellen sie generieren wird und so weiter. Du kannst auch nicht greifbare Vorteile erklären, z.B. eine verbesserte Kundenzufriedenheit. Deine Gesamterklärung sollte jedoch nicht viel länger als ein paar Sätze bis hin zu einem Absatz sein. In unserem Beispiel könntest du kurz beschreiben, wie unser Unternehmen möglicherweise von dem mit unserer Lösung eingesparten Geld profitieren könnte. Ein paar Sätze in dieser Richtung könnten funktionieren: "ABC Airlines wird von der Annahme dieses neuen Boarding-Programms erheblich profitieren. So können beispielsweise die geschätzten 146.000 Dollar an jährlichen Einsparungen auf neue Einnahmequellen umgelenkt werden, z.B. für die mehr Flüge auf stark nachgefragten Märkten. Darüber hinaus wird ABC als erste deutsche Fluggesellschaft, die diese Lösung anwendet, als Trendsetter der Branche in den Bereichen Wert und Bequemlichkeit erheblich an Anerkennung gewinnen.“ Nachdem du die ideale Vision für dein Unternehmen vorgestellt, das Problem identifiziert hast, das dieses Ideal unmöglich macht, und eine Lösung vorgeschlagen hast, bist du fast fertig. Es bleibt nur noch, mit einer Zusammenfassung der Hauptargumente zu schließen, die es dir ermöglicht, leicht in den Hauptteil deines Vorschlags überzugehen. Es ist nicht nötig, diese Schlussfolgerung länger zu ziehen als sie sein muss. Versuche, in nur wenigen Sätzen den grundlegenden Kern des Problemberichts und deinen vorgeschlagenen Ansatz aus dem Hauptteil des Artikels wiederzugeben. In unserem Beispiel einer Fluggesellschaft könntest du so schließen: "Die Optimierung der aktuellen Boarding-Prozesse oder die Annahme neuer, effektiverer Wege ist für die weitere Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens entscheidend. In diesem Vorschlag werden die von Dr. Right entwickelten alternativen Boarding-Prozesse auf ihre Durchführbarkeit analysiert und Schritte für eine effektive Umsetzung vorgeschlagen.“ Das fasst den Hauptpunkt des Problemberichts zusammen, dass das derzeitige Boarding-Verfahren nicht sehr gut ist und dass dieses neue besser ist - und sagt den Zuhörern, was sie erwarten können, wenn sie weiterlesen. Wenn du einen Problembericht eher für die Schule als für die Arbeit schreiben musst, wird der Prozess weitgehend derselbe sein. Es kann aber zusätzliche Punkte geben, die du berücksichtigen musst, um eine gute Note zu bekommen. In vielen Fächern musst du z.B. eine These in deine Aufgabenstellung aufnehmen. Die These ist ein einziger Satz, der deine gesamte Argumentation zusammenfasst und sie auf das Wesentliche reduziert. Eine gute These identifiziert sowohl das Problem als auch die Lösung so kurz und klar wie möglich.  Nehmen wir an, du schreibst eine Abhandlung über das Problem von Unternehmen, die vorgefertigte und/oder maßgefertigte Arbeiten verkaufen, die von Studenten gekauft und als ihre eigenen Arbeiten abgegeben werden können. Als These könntest du diesen Satz verwenden, der das Problem und die vorgeschlagene Lösung anerkennt: "Die Praxis des Kaufs von akademischen Aufsätzen, die den Lernprozess untergräbt und reichen Studenten einen Vorteil verschafft, kann bekämpft werden, indem man Professoren mit stärkeren digitalen Analysewerkzeugen ausstattet. In einigen Fächern wird ausdrücklich verlangt, dass du die These an einer bestimmten Stelle in deiner Aufgabenstellung (z.B. als ersten oder allerletzten Satz) anbringen musst. In anderen Fällen hast du mehr Freiheit. Frag deinen Lehrer, wenn du dir nicht sicher bist. Nicht alle Problemberichte befassen sich mit praktischen, konkreten Problemen. Einige, besonders in der Wissenschaft (und besonders in den Geisteswissenschaften), befassen sich mit konzeptuellen Problemen - Probleme, die mit der Art und Weise zu tun haben, wie man über abstrakte Ideen denkt. In diesen Fällen kannst du immer noch den gleichen grundlegenden Problembericht-Rahmen verwenden, um das vorliegende Problem zu präsentieren (während du dich offensichtlich von einem geschäftlichen Schwerpunkt abwendest). Mit anderen Worten: Du musst das Problem identifizieren (bei konzeptuellen Problemen ist es oft so, dass eine Idee nicht gut verstanden wird), erklären, warum das Problem wichtig ist und wie du es zu lösen gedenkst. Anschließend solltest du all das in einer Schlussfolgerung zusammenfassen. Nehmen wir z.B. an, dass wir einen Problembericht über die Bedeutung der religiösen Symbolik in Die Brüder Karamasow von Fjodor Dostojewski schreiben sollen. In diesem Fall sollte unser Problembericht einen schlecht verstandenen Aspekt der religiösen Symbolik im Roman aufzeigen, erklären, warum das wichtig ist (man könnte z.B. sagen, dass es durch ein besseres Verständnis der religiösen Symbolik im Roman möglich ist, neue Erkenntnisse aus dem Buch zu ziehen), und darlegen, wie du die Argumentation zu unterstützen gedenkst.
Sei prägnant. Schreibe für dein Publikum. Verwende keinen Fachjargon, ohne ihn zu definieren. Halte dich an ein eng umrissenes, definiertes Problem. Denke an die "fünf Ws". Verwende einen formellen Ton. Lies immer Korrektur. Beschreibe den "idealen" Stand der Dinge. Erkläre das Problem. Erkläre die finanziellen Kosten des Problems. Belege deine Behauptungen. Schlage eine Lösung vor. Erkläre die Vorteile der Lösung. Fasse abschließend das Problem und die Lösung zusammen. Vergiss bei der akademischen Arbeit nicht die These. Bei konzeptionellen Problemen ist der gleiche Prozess zu befolgen.
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