Eliminiere alle Ablenkungen Schreibe einen Zeitplan Schreibe eine Liste
Willkürliches Checken deiner E-Mails kann zu einem unproduktiven „Start-Stop-Start“-Muster in deinem Arbeitstag führen, was im Endeffekt viel verschwendete Zeit bedeutet. Vermeide es, dein E-Mail-Postfach im Laufe des Tages ständig zu willkürlichen Zeiten zu öffnen – besonders, wenn du dich eigentlich auf andere Aufgaben konzentrieren solltest. Plane drei konkrete Zeitfenster ein, in denen du täglich deine E-Mails abrufst: Einmal morgens, einmal nach dem Mittagessen und einmal am Nachmittag kurz vor Feierabend. So kannst du sicherstellen, dass du nicht während des gesamten Arbeitstages von einem konstanten Schwall an E-Mails abgelenkt wirst, sondern stattdessen konkrete Zeiten hast, in denen du dich konzentriert deinen E-Mails widmen kannst. Dieses Prinzip solltest du auch auf alle anderen Kommunikationsformen anwenden, wie z.B. deinen Anrufbeantworter, SMS und andere Textnachrichten und Anrufe. Versuche, nicht ständig erreichbar zu sein – es sei denn, du erwartest einen wichtigen Anruf oder eine dringende E-Mail. So kannst du konstante Unterbrechungen deiner Arbeitsroutine vermeiden und du wirst dich gewissenhafter an deinen Zeitplan halten können. Wenn möglich, solltest du mindestens eine Stunde pro Tag einplanen, in der du dein Handy auf lautlos stellst und dich aus dem Internet ausloggst. Dadurch wirst du in der Lage sein, dich voll und ganz auf jene Aufgaben zu konzentrieren, die deine gesamte Aufmerksamkeit erfordern, ohne dass du von deinem Handy oder dem Internet abgelenkt wirst. Wenn du diese subtilen Ablenkungen entfernst, wird es dir außerdem leichter fallen, einen detaillierten Bericht oder einen langen Essay für die Schule zu verfassen, weil du dich besser auf diese langwierigen Aufgaben konzentrieren wirst können. Wenn du dein Handy immer auf lautlos stellst, kannst du sicherstellen, dass du keine billige Ausrede hast, um alle fünf Minuten dein Handy zu checken oder deine Zeit auf sozialen Medien zu vertrödeln. Versuche, andere Menschen nicht dazu zu ermutigen, dich oder andere abzulenken, indem du ihnen klar mitteilst, dass du gerade arbeitest. Das kannst du zum Beispiel erreichen, indem du deine Tür schließt oder ein Schild aufstellst. Du kannst auch eine büroweite E-Mail versenden, um alle Mitarbeiter daran zu erinnern, dass eine gewisse Zeitspanne pro Tag als stumme Arbeitszeit veranschlagt ist. Sobald du eine Aufgabenliste oder einen Zeitplan erstellt und alle Ablenkungen verbannt hast, solltest du deine ganze Willensstärke mobilisieren und dich darauf konzentrieren, dich an deine Routine zu halten – komme, was wolle. Die meisten Menschen können den Unterschied zwischen sinnvoll genutzter Zeit und verschwendeter Zeit erkennen, daher solltest du es vermeiden, in die Falle zu tappen und gedankenlos deine Zeit zu vertrödeln. Halte dich an deinen Zeitplan und am Ende des Tages wirst du dich an dem Gefühl erfreuen können, dass du heute etwas erreicht und deine Zeit sinnvoll genützt hast. Nimm dir ein Blatt Papier oder nutze die Kalender-App auf deinem Handy oder Computer, um jede Stunde deines Arbeitstages oder der Zeit, in der du wach bist, in konkrete Zeitfenster einzuteilen. Vielleicht erstreckt sich dein persönlicher Zeitplan von neun bis sechs oder von zehn bis sieben. Obwohl du natürlich nicht jedes Zeitfenster auf die Minute genau einteilen musst, kann es hilfreich für dich sein, wenn du dafür sorgst, dass jede Stunde deines Tages einer bestimmten Tätigkeit zugeordnet ist.  Beginne damit, jede Stunde deines (Arbeits)-Tages mit jenen Pflichten auszufüllen, die du an dem konkreten Tag erledigen musst. Du solltest mit den wichtigsten Aufgaben beginnen und dich dann Schritt für Schritt zu den weniger wichtigen Aufgaben vorarbeiten. Wenn du eher ein Morgenmensch bist, solltest du dafür sorgen, dass du dir die komplizierteren Aufgaben früher am Tag einteilst, wenn du hingegen erst nachmittags so richtig in Schwung kommst, wäre es in deinem Fall besser, wenn du dir die schwierigen Dinge für die Zeit nach dem Mittagessen aufsparst. Versuche, deinen Zeitplan so gut es geht auf deine persönlichen Bedürfnisse und Arbeitsgewohnheiten abzustimmen, denn dadurch wirst du viel erfolgreicher sein können, wenn du dich an deinen Zeitplan hältst. Du könntest dir auf einer Wandtafel oder in deiner Kalender-App eine Vorlage für deinen Zeitplan erstellen, den du jeden Tag einfach und schnell an die tagesaktuellen Aufgaben anpassen kannst. Es kann schwierig sein, sich länger als zwei Stunden mit voller Konzentration auf eine Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben zu konzentrieren. Stelle sicher, dass du alle ein bis zwei Stunden eine zehnminütige Pause einplanst, damit du dich am Ende des Tages nicht überarbeitet oder gestresst fühlst. Während dieser Mini-Pause solltest du aufstehen und kurz eine Runde durchs Büro gehen oder einen Arbeitskollegen im Pausenraum treffen. Du kannst dir auch einen Kaffee holen oder kurz nach draußen gehen, um dir die Beine zu vertreten oder etwas frische Luft zu schnappen. Versuche, die Pause auf zehn Minuten oder weniger zu beschränken, damit du mit deiner Pause nicht deinen gesamten Zeitplan über den Haufen wirfst. Alternativ kannst du auch einfach am Ende jeder vergangenen Stunde zehn lange, tiefe Atemzüge nehmen, um deinen Kopf freizubekommen und deinem Gehirn eine kurze Pause zu gönnen. Diese Methode könnte hilfreich sein, um einen neuen Blickwinkel auf deine Aufgabe zu erhalten, wenn du das Gefühl hast, nicht weiterzukommen und sie stellt sicher, dass du trotz deines stressigen Arbeitstages auf deinen Körper hörst und dich regelmäßig auf dich selbst besinnst. Anstatt zu versuchen, durch deinen Zeitplan zu hetzen und jeden Punkt so schnell wie möglich abzuhaken, solltest du dir wirklich die Zeit nehmen, jeden Punkt direkt beim ersten Mal korrekt und gründlich zu erledigen. Wenn du hastig und unkonzentriert deine E-Mails beantwortest, könnte das zu einem langwierigen Mailverkehr führen, in dem du versuchen musst, Unklarheiten aus dem Weg zu räumen, weil du im Stress kryptische oder verwirrende E-Mails an einen Kunden geschickt hast. Gehe deine Aufgaben langsamer und besonnener an und nimm dir die Zeit, um klare und unmissverständliche E-Mails zu verfassen oder nimm dir immer die Zeit, um deine Notizen noch einmal gründlich durchzulesen und mögliche Ungenauigkeiten auszubessern. Wenn du deine Aufgaben gleich beim ersten Mal richtig erledigst, wirst du im Endeffekt viel Zeit sparen können, da du sie nicht doppelt und dreifach erledigen musst. Manchmal benötigen wir die Unterstützung anderer Menschen, um konzentriert bei der aktuellen Aufgabe bleiben zu können. Bitte einen engen Freund, ein Elternteil, deine Geschwister oder einen geschätzten Arbeitskollegen, sich alle paar Stunden bei dir zu melden, um sicherzustellen, dass du dich auch an deinen Zeitplan hältst. Deine Liebsten könnten dir einen Kaffee vorbeibringen oder dir ein paar nette, motivierende Wort mitgeben, wodurch du einen Moment erhältst, in dem du dich freuen oder herzhaft lachen kannst. Danach wird es dir leichter fallen, dich wieder deinen Aufgaben zu widmen. Auch wenn du vielleicht extrem beschäftigt oder sogar gestresst bist, können kleine, angenehme Momente mit Freunden oder anderen wichtigen Menschen deine Laune wieder heben und deine Motivation ankurbeln, was sich im Endeffekt positiv auf dein Zeitmanagement auswirken wird. Beginne den Tag, indem du dich mit Papier und einem Stift bewaffnet hinsetzt. Denke über alle deine Aufgaben und Verpflichtungen nach, die du am heutigen Tag erledigen musst oder gerne erledigen würdest und schreibe alle Punkte auf. Deine Liste könnte z.B. folgendermaßen aussehen: „Einkaufen gehen, Wäsche waschen, aufräumen und putzen, Hausaufgaben“ oder „Statusbericht für die Kunden, E-Mails, Besprechung, Papierkram“. Füge so viele Aufgaben zu deiner Liste hinzu wie dir einfallen – egal, wie groß oder klein eine Aufgabe ist. Versuche, dich an jede noch so kleine oder unbedeutende Verpflichtung für den Tag zu erinnern, damit es auch wirklich alle tagesaktuellen Punkte auf deine Prioritätenliste schaffen. Ein effektiver Trick für cleveres Arbeiten ist, sich auf jene Dinge zu konzentrieren, die höchste Priorität haben. Danach kannst du dich nach und nach den Pflichten mit niedrigerer Relevanz widmen. Diese Taktik wird auch als die 80-20-Regel oder das Pareto-Prinzip bezeichnet und beschreibt die Idee, dass jene Aktivitäten, die dir die meisten Vorteile bringen werden, sobald du sie erledigt hast, ungefähr 80 Prozent deiner Zeit beanspruchen sollten. Jene Aktivitäten, die dir vergleichsweise die geringsten Vorteile verschaffen, sollten hingegen nur 20 Prozent deiner Zeit einnehmen. Gehe deine Liste durch und gib jeder Aufgabe eine Nummer, geordnet von der höchsten bis zur niedrigsten Priorität. Danach solltest du deine Liste neu anordnen, um deine Liste von höchster nach niedrigster Priorität zu ordnen, was Wichtigkeit und erwartete Vorteile betrifft. Sobald du eine nummerierte oder geordnete Liste deiner Prioritäten in deinen Händen hältst, solltest du damit beginnen, kleinere Aufgaben zu gruppieren, um einen umfassenden Arbeitsprozess zu erhalten. Ein Beispiel: Du könntest Aufgaben wie E-Mails beantworten und Kunden zurückrufen unter dem Prozess „Kundenkommunikation“ zusammenfassen, für den du eine Stunde deiner Zeit veranschlagst. Innerhalb dieses zugeordneten Zeitfensters kannst du entspannt die zugehörigen Aufgaben abarbeiten. Du solltest versuchen, diese Methode bei all deinen Aufgaben anzuwenden, damit du nicht ständig zwischen verschiedenen Prozessen hin- und herwechseln musst und dazwischen wertvolle Zeit verlierst, weil du erst noch darüber nachdenken musst, welche Aufgabe du als nächstes in Angriff nehmen sollst. Wenn du verwandte Aufgaben gruppierst, kannst du dein Zeitmanagement erheblich verbessern und deinen Stresspegel drastisch senken, während du deine Prioritätenliste abarbeitest. Laut dem Parkinsonschen Gesetz, kannst du die Zeitspanne, die du für die Erledigung einer Aufgabe brauchst, erheblich verkürzen, indem du dir weniger Zeit dafür erlaubst. Anstatt deine Zeit also zu großzügig zu bemessen, solltest du die Zeitspanne, die du für jede Aufgabe veranschlagst, absichtlich kürzen, damit du gezwungen bist, sie schneller zu erledigen. Du kannst das langsam und kontinuierlich erreichen, indem du über einen längeren Zeitraum schrittweise die Zeitspanne verkürzt, die du dir selbst für eine gewisse Aufgabe erlaubst, bis du das ideale Zeitfenster erreicht hast, in dem du dich nicht gehetzt fühlst, aber auch nicht unnötig prokrastinierst, weil du viel zu viel Zeit hast. Nach einem gewissen Punkt wirst du ein gutes Gespür für Zeitmanagement entwickeln – besonders, wenn du gezwungen bist, für jede Aufgabe nur einen gewissen, strikt vordefinierten Zeitraum aufzuwenden. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn du oft dieselbe Routine hast oder jeden Tag eine sehr ähnliche Aufgabenliste abarbeiten musst. Sobald du jede Aufgabe von deiner Liste streichen konntest, was für gewöhnlich am Ende des Arbeitstags der Fall ist, solltest du dir selbst eine kleine Belohnung gönnen. Das könnte ein leckeres Abendessen sein, ein gutes Glas Wein oder lustige oder entspannende Freizeitaktivitäten. Wenn du dir vornimmst, dich für das Abhaken aller Punkte auf deiner To-do-Liste selbst zu belohnen, hast du einen perfekten Anreiz, um jeden Tag alle deine Punkte gewissenhaft abzuarbeiten. Du kannst auch bereits zu Beginn des Tages bestimmen, welche Belohnung du dir am Ende des Tages gönnen wirst. Die Vorfreude darauf kannst du als Motivation nutzen, um alle deine Aufgaben schnell abarbeiten zu können. Ein Beispiel: Nehmen wir an, dass du dich auf einen Test vorbereiten musst und abends mit Freunden zum Abendessen verabredet bist. Nutze deine Dinner-Pläne als guten Grund, um weiterhin konzentriert zu lernen und deine Aufgabe im Laufe des Tages zu erledigen, damit du nicht aus Stress oder schlechtem Gewissen deine abendlichen Pläne absagen musst.
Vermeide es, zwischendurch oder zu zufälligen Zeiten deine E-Mails abzurufen. Stelle dein Handy auf lautlos und trenne die Verbindung zum Internet. Teile den Menschen in deinem Umfeld mit, dass du nicht gestört werden willst. Versuche, nicht von deiner Routine abzuweichen. Ordne jeder einzelnen Stunde deines gesamten Tages eine bestimmte Tätigkeit in deinem Zeitplan zu. Gönne dir alle ein bis zwei Stunden eine zehnminütige Pause. Versuche, jede Aufgabe gleich beim ersten Mal korrekt zu erledigen. Bitte einen Freund oder Arbeitskollegen, öfter mal nachzufragen, ob du noch konzentriert arbeitest und ob du dich an deinen Zeitplan gehalten hast. Schreibe dir eine Liste mit allen Aufgaben des aktuellen Tages. Sortiere die verschiedenen Aufgaben, beginnend bei den Punkten mit höchster Priorität, bis hin zu den Aufgaben mit der niedrigsten Priorität. Gruppiere verwandte Aufgaben. Erlaube dir selbst weniger Zeit für jede einzelne Aufgabe. Belohne dich selbst, nachdem die Liste vollständig abgearbeitet ist.
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Eliminating Distractions Using a Schedule Using a List