Stark beginnen Beenden Halte es knapp
Dein Empfänger sollte eine gute Vorstellung davon haben, worum es in deiner E-Mail geht, bevor er sie überhaupt öffnet. Halte sie außerdem kurz; ein langer Betreff kann umständlich sein. Bei einer E-Mail zur Vorstellung ist es normalerweise absolut akzeptabel "Vorstellung - Dein Name" zu schreiben.  Achte darauf, die Betreffzeile zuerst zu schreiben. Ein üblicher Fehler ist es, sich den Betreff bis zum Schluss aufzuheben, was dazu führen kann, dass du vergisst, sie überhaupt zu schreiben. Mobile Geräte zeigen normalerweise nur etwa 25 bis 30 Zeichen des Betreffs an, halte ihn also kurz. Beginne nicht mit "Hallo" oder "Hi". Du kannst Grußworte wie diese nutzen, wenn du die Person kennengelernt hast. Beginne mit einer altbewährten Geschäftsbegrüßung. Vermeide in der Begrüßung die Verwendung des Vornamens des Empfängers.  "Sehr geehrte Frau/ sehr geehrter Herr" "Sehr geehrte Damen und Herren" - Dies sollte nur verwendet werden, wenn du dir nicht sicher bist, wer die Nachricht erhält. Dein erster Satz sollte dich deinem Empfänger vorstellen. Dies ermöglicht es ihm, einen Namen mit dem Rest der Nachricht in Verbindung zu bringen.  "Mein Name ist..." Nenne deinen Titel, wenn du einen hast. Wenn du mehrere Titel hast, dann liste sie nicht alle auf, nur den wichtigsten oder relevantesten. Niemand geht gerne durch seine gesamten E-Mails, also achte darauf, dass du deinem Empfänger dafür dankst, dass er sich die Zeit genommen hat, deine zu lesen. Diese einfache Aufmerksamkeit wird die Stimmung deines Empfängers stark heben und die Chancen steigern, dass du eine Antwort erhältst.  "Ich danke Ihnen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese E-Mail zu lesen." "Danke, dass Sie sich die Zeit freigemacht haben, um dies zu lesen." Bitte den Empfänger, dir zurückzuschreiben, dich anzurufen, über deinen Vorschlag nachzudenken, oder irgendetwas anderes, um ihn zu engagieren. Eine Frage zu stellen ist eine weitere tolle Möglichkeit, das Engagement zu steigern.  "Rufen Sie mich an, wenn Sie etwas Zeit haben." "Lassen Sie uns bald zu einem Mittagessen treffen." "Was denken Sie über...?" "Ich freue mich auf Ihre Antwort." Stelle beim Beenden einer beruflichen E-Mail sicher, dass dein Abschluss dankbar aber kurz ist. Ein einfacher Abschiedsgruß hält deine E-Mail professionell, während du dennoch deine Dankbarkeit ausdrückst.  "Mit freundlichen Grüßen," "Besten Dank," "Herzliche/ Freundliche Grüße," "Beste Grüße," Vermeide "Hochachtungsvoll", "Ihr/e sehr ergebene/r", "Tschüss!", "Friede", "Danke für Ihre Berücksichtigung". Wenn du deinen E-Mail-Dienst noch nicht eingerichtet hast, sodass deine Signatur beigefügt wird, dann stelle sicher, dass du mit deinem Namen, Titel und deinen Kontaktdaten abschließt. Überlade diesen Teil nicht mit 5 Telefonnummern, zwei E-Mailadressen und drei Webseiten. Halte es einfach, damit der Empfänger die beste Möglichkeit kennt, um sich mit dir in Verbindung zu setzen. Vermeide das Einschließen von Zitaten in deiner Signatur.  Johannes Schmidt   johannes.schmidt@mail.com (555)555-1234   www.johannesschmidtswebseite.de Bevor du auf den "Senden"-Button klickst. Nimm dir etwas Zeit, deine E-Mail einige Male durchzulesen und Fehler zu korrigieren, die du dabei findest. Da diese E-Mail wahrscheinlich dein erster Kontakt mit dem Empfänger ist, musst du den best möglichen Eindruck hinterlassen. Rechtschreib- und Grammatikfehler lassen deine E-Mail schnell deutlich weniger professionell erscheinen. Lass den Empfänger wissen, wie du seine Kontaktdaten herausgefunden hast. Dies hilft zu zeigen, dass du die richtigen Kanäle verfolgt hast, um ihn zu erreichen.  "Ihre Sekretärin hat mich auf diese E-Mailadresse verwiesen". "Ich habe diese E-Mailadresse auf Ihrer Webseite gefunden". "Soundso sagte, dass ich mit Ihnen in Kontakt treten solle". Das Anschubsen des Gedächtnisses der Person kann zu mehr Engagement führen.  "Wir haben uns bei der Konferenz letzte Woche kurz unterhalten". "Wir haben gestern telefoniert". "Ich habe Ihre Präsentation am... gesehen". Dies kann helfen, eine Verbindung zu deinem Empfänger aufzubauen und bewahrt dich davor, dass deine geschäftlichen E-Mails zu kühl erscheinen. Um gemeinsame Interessen zu bestimmen, kann es sein, dass du etwas über den Empfänger recherchieren musst. Mögliche Bereiche hierfür sind Facebook, Twitter und LinkedIn.  Stelle sicher, dass du die Person wissen lässt, woher du dieses gemeinsame Interesse kennst, anderenfalls kommst du als Stalker herüber. Versuche das gemeinsame Interesse wenn möglich geschäftsbezogen zu halten, wie etwas in deinem Gebiet oder eine professionelle Leidenschaft, die ihr beide teilt. Warte nicht zu lange, bis du auf den Punkt kommst. Niemand liest eine E-Mail mit mehreren Absätzen, bevor irgendetwas auftaucht, das einem Punkt ähnelt. Erkläre klar und direkt, was du möchtest und warum du diese Person deswegen kontaktierst. Wenn du um Rat bittest oder eine andere Bitte stellst, dann achte darauf, dass sie machbar ist, vor allem, wenn dies dein erster Kontakt ist.  "Ich interessiere mich dafür, mehr über ... zu erfahren". "Ich würde Sie gerne einmal treffen, um über ... zu sprechen". "Ich wüsste gerne Ihre Meinung zu ...". Wenn deine E-Mail ausschweift, kann das dazu führen, dass dein Empfänger das Interesse verliert oder vergisst, weshalb du in erster Linie die E-Mail schreibst. Halte deine Vorstellungs-E-Mail einfach und bitte den Empfänger nur um eine Sache.
Stelle deine Betreffzeile klar heraus. Beginne mit einer geschäftlichen Begrüßung. Stelle dich vor. Danke dem Empfänger für seine Zeit. Biete einen Aufruf zur Handlung. Schließe die E-Mail ab. Füge deine Signatur bei. Lies die E-Mail Korrektur. Erkläre, wie du an die E-Mailadresse des Empfängers gelangt bist. Sprich über das letzte Mal, als ihr euch getroffen habt (wenn dem so ist). Teile ein gemeinsames Interesse. Gib deinen Grund an, warum du Kontakt aufnimmst. Halte deine E-Mail auf ein Thema konzentriert.
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