Die Ziele deines Unternehmens beschreiben Rechtliche Angelegenheiten verstehen Die Richtlinien für dein Unternehmen schreiben Ein Handbuch zusammenstellen Verfahrensweisen beschreiben
Als Manager oder Unternehmer weißt du am besten, was die Ziele deines Unternehmens sind. Bedenke Dinge wie Verkaufsziele, Ziele für die Angestellten und das Management und wo du dein Unternehmen in ein paar Jahren siehst.    Versuche, die Ziele nicht nur so genau wie möglich, sondern auch erreichbar und erstrebenswert zu machen. Setze zum Beispiel finanzielle Ziele, die für dein Unternehmen im Bereich des Möglichen liegen und setze deinen Angestellten Ziele, die sie erreichen können, wenn sie die Richtlinien und Verfahrensweisen, die du festlegst, befolgen.     Sobald du die Ziele festgelegt hast, achte darauf, dass du bereit bist, dich als Unternehmer oder Manager selbst diesen Zielen zu verpflichten. Ziele zu setzen ist ein erster wichtiger Schritt wenn es darum geht, Richtlinien und Verfahrensweisen festzulegen. Natürlich ist es ebenso wichtig, sich auch daran zu halten. Denke über die alltäglichen Abläufe und Pflichten in deinem Unternehmen nach. Schreibe jede Aufgabe auf, die jeden Tag erledigt werden muss, damit der Betrieb reibungslos abläuft.   Bedenke Folgendes: Welche Aufgaben erfordern schriftliche Erklärungen oder Anweisungen? Welche Abläufe müssen konsequent auf gleiche Weise durchgeführt werden? Anstatt dich auf nebensächliche Aufgaben zu konzentrieren, die keine ausführlichen Erklärungen erfordern, solltest du das größte Augenmerk auf die wichtigeren Punkte legen. Richtlinien existieren, damit der Unternehmensbetrieb reibungslos abläuft und um den Angestellten und Managern einen bestimmten Leistungsmaßstab zu bieten. Denke über Probleme nach, die auftreten könnten, wenn es keine Richtlinien gäbe. Das wird dir helfen, die Richtlinien festzulegen.    Während du über potentielle Probleme nachdenkst, überlege dir kurz, wie du diese lösen oder korrigieren könntest. Denke an Probleme, die bei den alltäglichen Aktivitäten deines Betriebs auftreten könnten. Berücksichtige dabei die Finanzen, die Interaktionen zwischen Angestellten und Kunden sowie das Verhalten und Benehmen der Angestellten. Alle Unternehmer müssen sich an bestimmte gesetzliche Antidiskriminierungsgesetze halten. Achte darauf, Informationen zu diesen Richtlinien und deine Erwartungen an deine Angestellten, wie sie sich daran halten sollten, miteinzubeziehen.   Informationen zu Chancengleichheit am Arbeitsplatz, sowie die Gesetze zur Beschäftigungen von Arbeitnehmern mit Behinderungen und Gesetze gegen Belästigung. Du kannst diese Informationen vom für Wirtschaft oder Gleichberechtigung zuständigen Ministerium erhalten. Finde mithilfe des Wirtschaftsministeriums,  des für Gleichberechtigung zuständigen Ministeriums oder der Arbeitnehmervertretungen heraus, ob alle deine Richtlinien legal und fair sind. Du kannst auf deren jeweiligen Websites Informationen für Unternehmer zu diesen Themen finden.   Du könntest auch einen auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt einen Blick auf deine Richtlinien werfen lassen, bevor du sie deinen Angestellten gibst. Für Unternehmer ist es nützlich, einen Anwalt zu haben, den sie regelmäßig zurate ziehen können. Neue Angestellte sollten dem Dokument mit den Richtlinien und Verfahrensweisen zustimmen und es unterschreiben, sowie eine Kopie davon zum Nachschlagen erhalten. Außerdem sollten jegliche Änderungen von allen Angestellten nochmals unterschrieben werden. Das wird helfen, dass diese Richtlinien im Fall eines Rechtsstreits zwischen Angestellten und Arbeitgeber Gültigkeit haben.   Minderjährige können rechtlich keinen Verträgen zustimmen. Wenn du Menschen unter 18 Jahren einstellst, achte darauf, dass diese die Erlaubnis der Eltern oder Erziehungsberechtigen haben, einen Vertrag zu unterschreiben, da diese den Vertrag sonst aufheben könnten. Sobald du an verschiedene Probleme gedacht hast, die die Richtlinien vermeiden helfen sollen, ordne sie in Kategorien ein. Zum Beispiel könntest du unterschiedliche Kategorien wie Sicherheit, Planung, Verhalten, Bezahlung, Zusatzleistungen, Urlaub oder Zeitausgleich und Diskriminierung verwenden.   Bei der Zusammenstellung eines Handbuchs wird es dir helfen, die Richtlinien bereits in Kategorien eingeteilt zu haben. Du kannst das Handbuch so besser organisieren und die jeweiligen Abschnitte zusammenstellen. Es wird dir auch helfen, zu entscheiden, was am wichtigsten ist und dir helfen, diese Dinge genauer zu behandeln. Eine Gliederung ermöglicht dir, auf die tiefgründigeren Aspekte jeder Richtlinie oder Kategorie einzugehen und nach Bedarf Vorgaben und Details hinzuzufügen. Nummeriere jeden Abschnitt oder jede Kategorie.   Beginne mit einem knappen, stichwortartigen Überblick. Danach, sobald du damit fertig bist und alle deine ersten Gedanken notiert hast, kannst du an den Anfang zurückkehren und alle Abschnitte entsprechend ausführen. Richtlinien ermöglichen einen ordnungsgemäßen Unternehmensbetrieb und ziehen Angestellte und Management anhand gewisser Maßstäbe zur Verantwortung. Sie dienen auch als schriftliche Festlegung der Konsequenzen, die im Fall von Regelbrüchen oder Störungen des Betriebsablaufs gezogen werden. Das ist besonders wichtig, wenn nach bestimmten Zwischenfällen Maßnahmen ergriffen werden müssen.     Richtlinien in Form eines offiziellen Dokuments können gesetzliche Rechte und Pflichten der Angestellten und des Unternehmens enthalten. Das kann Informationen zu Arbeitnehmern mit Behinderungen, Steuerrecht und arbeitsplatzrelevanten Antidiskriminierungs- und Antibelästigungsgesetzen enthalten. Vergiss nicht, Informationen zu gültigen Bundes- und Ländergesetzen in deine Richtlinien miteinzubeziehen, wenn du sie verfasst. Solltest du je einen Angestellten wegen Regelverstoß entlassen müssen, werden die schriftlichen Richtlinien als Beweismittel gelten, falls der Angestellte behauptet, unrechtmäßig gekündigt worden zu sein. Achte darauf, einen Abschnitt in deine Richtlinien einzubeziehen, der genau darlegt, welche Regelverstöße zu Kündigung führen können.   Du solltest auch Richtlinien zur Einstellung von neuen Mitarbeitern miteinbeziehen. Du könntest zum Beispiel die Überprüfung  von Leumundszeugnissen vor der Einstellung oder eine Probezeit, nach deren Ablauf die Anstellung unbefristet wird, festlegen. Achte darauf, diese Vorgaben klar zu beschreiben. Achte darauf, die Richtlinien auf klare und unmissverständliche Weise zu verfassen. Wenn andere Interpretationen für eine Richtlinie möglich sind, solltest du überlegen, diese neu zu schreiben.  Zum Beispiel, anstatt etwas zu schreiben, wie „Unter gewissen Umständen sind zusätzliche Krankentage möglich“, könntest du schreiben „Zusätzliche Krankentage können nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis des verantwortlichen Managers genehmigt werden.“ Beginne mit den umfassenderen Themen und gehe dann auf kleinere Bereiche ein. Zum Beispiel, anstatt das Handbuch mit der Kategorie der Bezahlung zu beginnen, könntest du zunächst die Einstellungsprozesse und Eignungskriterien behandeln.   Überlege, das Handbuch mit einer klaren Beschreibung der Unternehmensziele, die du am Anfang skizziert hast, zu beginnen. Schreibe einen schlüssigen, klaren Absatz, der eine Übersicht über das Handbuch bietet, sowie darüber, was das Unternehmen von den Angestellten erwartet und was diese vom Unternehmen erwarten können. Verwende den Stil der Übersicht für die Unterkategorien innerhalb des Handbuchs. Erstelle am Schluss ein Inhaltsverzeichnis, um schnelles Nachschlagen zu ermöglichen. Manche Menschen sind visueller als andere, daher können Diagramme, Tabellen oder Bilder in deinem Handbuch manchen Angestellten helfen, die Konzepte darin zu verstehen. Diese Darstellungen können unterschiedliche Verfahren und Richtlinien gleichermaßen vereinfachen.    Zum Beispiel könntest du eine Grafik oder Tabelle erstellen, die verschiedene Stellenbezeichnungen und die dazugehörigen Pflichten zum schnellen Nachschlagen darstellt. Du könntest auch eine Tabelle miteinbeziehen, die Fragen und Antworten enthält, die die Angestellten bei Bedarf verwenden können. Im Idealfall bekommen neue Angestellte bei Arbeitsantritt ein Handbuch ausgehändigt und bestehende Angestellte immer dann, wenn Änderungen daran vorgenommen wurden. Du könntest alle Angestellten einen Vertrag unterschreiben lassen, der bestätigt, dass sie den Inhalt des Handbuchs verstanden haben und ihm zustimmen.   Habe Kopien des Handbuchs am Arbeitsplatz zur Hand und bewahre digitale Versionen davon auf, um Änderungen vornehmen zu können. Das Ziel ist, sicherzustellen, dass diese Richtlinien und Verfahrensweisen sowohl verstanden als auch befolgt werden. Wenn Probleme auftreten, kann das Handbuch das weitere Vorgehen bestimmen. Nicht jede Aufgabe oder jedes Vorkommnis wird genaue Anweisungen für die Durchführung oder den Umgang damit erfordern. Priorisiere die Aufgaben oder Vorgehensweisen, die immer auf die gleiche Weise durchgeführt werden müssen, wie die Bezahlung oder Zeitplanung.   Wenn du überlegst, welche Verfahren du im Detail beschreiben solltest, bedenke Folgendes: Ist der Vorgang langwierig oder komplex? Wären die Konsequenzen schwerwiegend, wenn der Vorgang falsch ausgeführt würde? Wurde kürzlich an der Vorgehensweise etwas Grundlegendes verändert? Erfordert der Vorgang irgendwelche umfassenden oder wichtigen Verwaltungsarbeiten? Sind Angestellte häufig bei dieser Aufgabe verwirrt? Bevor du den Vorgang im Detail beschreiben kannst, musst du jeden Aspekt davon kennen. Bedenke Fragen der Angestellten sowie Probleme, die in der Vergangenheit bereits aufgetreten sind.  Selbst wenn du alles über den Vorgang weißt, solltest du dich an die entscheidenden Grundlagen halten, wenn du ihn beschreibst. Überlege, was der Leser oder Angestellte wirklich wissen muss, um den Vorgang durchzuführen oder zu verstehen. Beschreibe die Vorgänge im Aktiv. Vermeide zu wortreiche Beschreibungen. Achte darauf, keine Ausdrücke zu verwenden, die schwer zu verstehen sind und vermeide Fachjargon, den manche Angestellte vielleicht noch nicht kennen.  Zum Beispiel, anstatt zu sagen, „Die Lohnabrechnungen müssen in der Buchhaltung abgelegt werden“, könntest du sagen, „Lohnabrechnungen in der Buchhaltung ablegen“.
Schreibe eine Liste mit Zielen. Schreibe eine Liste mit Aufgaben und Vorgehensweisen auf. Erstelle eine Liste mit möglichen Problemen und ihren Lösungen. Beziehe einen Abschnitt zu Antidiskriminierungsgesetzen mit ein. Achte darauf, dass deine Richtlinien legal sind. Lass Angestellte neue Versionen von Richtlinien und Verfahrensweisen unterschreiben. Mach eine Liste mit den verschiedenen Kategorien für deine Richtlinien. Verwende ein Gliederungsformat, um unterschiedliche Richtlinien in jeder Kategorie näher auszuführen. Finde passende Konsequenzen für eventuelle Regelwidrigkeiten. Verfasse klare Richtlinien zum Thema Kündigung. Verwende eine klare, aktive Sprache. Organisiere die Informationen in logischer Reihenfolge. Verwende Bilder, Tabellen oder Diagramme. Stelle das Handbuch allen Angestellten zur Verfügung. Lege fest, welche Aufgaben im Detail beschriebene Vorgehensweisen erfordern. Sammle die nötigen Informationen für jeden Vorgang. Verwende alle Informationen, um klare Verfahrensweisen zu schreiben.
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