Einen Plan zur Bewältigung von Organisationsveränderungen schreiben Veränderungen zu Projekten begleiten
Liste Faktoren auf, die dazu geführt haben, sich für die Veränderung zu entscheiden. Dies können beispielsweise Leistungslücken, Einführung neuer Technologien oder eine Verlagerung des Unternehmenszwecks sein. Eine Möglichkeit ist, die jetzige Situation des Unternehmens zu beschreiben und die zukünftig gewünschte Situation vorzustellen, die der Change-Management Prozess erbringen soll. Umschreibe kurz den zukünftig erwarteten Zustand des Change-Management Projektes. Bestimme, ob das Projekt auf die Tätigkeitsfelder, Arbeitsprozesse, Strategieänderungen oder Strukturveränderungen innerhalb der Organisation oder des Unternehmens abzielt. Liste die Abteilungen, Arbeitsgruppen, Systeme oder andere Bereiche auf, die von der Veränderung betroffen sind. Liste alle Stakeholder (Interessenvertreter) auf, die von dem Plan betroffen sind. Zu den Betroffenen zählen oftmals Führungskräfte, Projektmanager, Projektsponsoren, Endverbraucher und/oder Mitarbeiter. Notiere für jeden einzelnen Interessenvertreter, ob die Veränderung von ihm unterstützt wird.  Zur anschaulichen Darstellung und Verdeutlichung ziehe in Betracht, Graphiken zu nutzen. Eine mögliche Vorlage wäre, das Auflisten von Bewusstseinsdasein für die Veränderung, Unterstützungsgrad und Einfluss jedes Stakeholders mit Hilfe einer Prioritätenskala (niedrig, mittel, hoch).  Sofern möglich, führe Einzelinterviews durch, um den jeweiligen Unterstützungsgrad der Stakeholder beurteilen zu können. Das Team steht in der Verantwortung mit allen Stakeholdern zu kommunizieren, sich deren Anliegen anzuhören und sicherzustellen, dass die Veränderung planmäßig verläuft. Stelle das Team aus Personen zusammen, die innerhalb der Organisation als glaubwürdig angesehen werden und gute Kommunikationsfähigkeiten besitzen. Das Team sollte jemanden einfassen, der Veränderungen fördert und vorantreibt und auf der Ebene der leitenden Angestellten ist. Betone, dass es sich hierbei um aktive Arbeit handelt, die Veränderungen voranzutreiben, und nicht um simples Abhaken einer vorgefertigten Liste. Die komplette Unterstützung von der Führungsetage zu haben, ist entscheidend für den Erfolg der Veränderung. Gib jedem Mitglied in einer leitenden Position die Möglichkeit, Feedback zur geplanten Veränderung zu geben. Arbeite eng mit ihnen zusammen, damit sie eine aktive Rolle in der Demonstration und Befürwortung der Veränderung einnehmen. Bewerte und schätze sowohl die Risiken, als auch die Anliegen für jeden Stakeholder ein. Fasse auch diejenigen Stakeholder ein, die die Veränderung bereits unterstützen. Gib dem Change-Management Team die Aufgabe, sich mit den Anliegen auseinanderzusetzen. Kommunikation ist die wichtigste Komponente im Change-Management. Kommuniziere regelmäßig mit allen Personen, die von der Veränderung betroffen sind. Bestärke stets die Gründe, die hinter der Veränderung stehen und die Vorteile, die aus ihr entstehen.  Stakeholder sollten dies durch wechselseitige Kommunikation erfahren. Persönliche Gespräche sind notwendig.  Die Kommunikation sollte von der leitenden Person ausgehen, die Hauptunterstützer des Change-Vorhabens ist, sowie von den direkten Vorgesetzten und allen weiteren Vertretern, die das Vertrauen der Stakeholder innehalten. Die gesamte Kommunikation soll stets eine einheitliche Nachricht überbringen. Veränderung bringt immer Widerstand mit sich. Widerstand beläuft sich auf individuellem Level, kommuniziere daher persönlich mit den Stakeholdern, um die Gründe für den Widerstand herauszufinden. Habe einen Überblick über die Beschwerden, sodass das Change-Management Team auf diese eingehen kann. Zu diesen Angelegenheiten zählen häufig:  Keine Motivation für den anstehenden Wandel oder kein Dringlichkeitsbewusstsein vorhanden Keine Kenntnis über den größeren Zusammenhang und Unwissen über die Notwendigkeit zur Veränderung Mangel an Beiträgen während des Veränderungsprozess Unsicherheit gegenüber der Jobsicherheit, der zukünftig gegebenen Rolle oder der zukünftig erwarteten Fähigkeiten und Anforderungen Versagen des Managements, die Erwartungen hinsichtlich der Veränderungsimplementierung und Kommunikation zu treffen Die meisten Beschwerden sollten mit Hilfe zunehmender Kommunikation oder einer Änderung der Kommunikationsstrategie adressiert werden. Eine Änderung der Kommunikationsstrategie sollte, hinsichtlich einer besseren Kommunikation für spezifische Probleme, optimiert werden. Andere Beschwerden könnten zusätzliche Herangehensweisen benötigen. Diese zusätzlichen Herangehensweisen könnten Teil deines Plans sein, oder dem Change-Management Team überlassen werden. Überlege, welche der folgenden Vorgänge passend für deine Organisation ist:  Priorisiere Schulungen und Mitarbeitertrainings für jede Veränderung, die den Bereich von Arbeitsrollen oder Arbeitsprozessen betrifft.  Solltest du einen stressigen Übergang oder eine schlechte Moral während des Veränderungsprozesse erwarten, lindere dies mit einem Firmenevent oder Mitarbeiterboni.  Wenn die Stakeholder der Veränderung demotiviert gegenüberstehen, schaffe Anreize.  Wenn sich die Stakeholder ausgeschlossen fühlen, halte ein Meeting mit allen Beteiligten ab, um Feedback zu sammeln und Änderungen am bestehenden Plan in Erwägung zu ziehen. Schreibe Rollen auf, die dem Projekt zugeschrieben sind. Beschreibe die Verantwortungen und notwendigen Fähigkeiten für jede Rolle. Beziehe mindestens einen Projektmanager ein, der täglich Änderungen vornehmen kann und einen Hauptprojektunterstützer, der den Gesamtfortschritt verfolgt und hochrangige Change-Management Entscheidungen treffen kann. Für umfassende Projekte, in großen Organisationen, muss die Projektmanagement Rolle möglicherweise auf mehrere Mitglieder mit ausgeprägtem Fachwissen verteilt werden. Softwareprojekte setzen üblicherweise einen Change-Kontrollausschuss ein, der aus Repräsentanten jeder Stakeholder Gruppe besteht. Anstatt des Projektmanagers, stimmt das Gremium den Änderungsanfragen zu. Dieser Ansatz funktioniert gut in Projekten mit vielen Stakeholdern sowie in Projekten, dessen Umfang und Ziele einer regelmäßigen Neubewertung bedarf. Wie können die Ideen von Projektteilnehmern einfließen, die erkennen, wie das Projekt Fortschritte machen kann? Wie kann dies in die Realität umgesetzt werden? Beschreibe diesen Prozess, so wie es mit dem Team abgesprochen worden ist. Hier ist ein Beispiel:  Teammitglieder füllen ein Änderungsantragsformular aus und leiten es an den Projektmanager weiter. Der Projektmanager fügt das Formular in das Änderungsprotokoll ein und aktualisiert das Protokoll hinsichtlich der Zustimmung oder Ablehnung von Anträgen. Der Projektmanager wählt ein Teammitglied aus, welches einen spezifischen Plan erstellt und den Arbeitsaufwand einschätzt. Der Projektmanager leitet den Plan an die Projektunterstützer zur Abstimmung weiter Die Veränderung wird umgesetzt. Stakeholder werden regelmäßig über Fortschritte informiert. Die folgenden Informationen sollten in jedem Änderungsantrag sowie Veränderungsprotokoll vorkommen:  Datum der Änderungsanfrage Änderungsanfragenummer, vom Projektmanager zugeteilt Titel und Beschreibung Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Antragstellers Priorität (hoch, mittel, niedrige). Dringende Change-Management Pläne können besondere Fristen erfordern.  Produktnummer und Versionsnummer (für Softwareprojekte) Im Änderungsprotokoll müssen ebenfalls Entscheidungen und Umsetzungen dokumentiert werden. Außer den Informationen von dem Änderungsantragsformular, muss für folgende Informationen Platz gelassen werden:  Zustimmungsvermerk oder Ablehnungsvermerk Unterschrift der Person, die dem Antrag zustimmt oder ablehnt Veränderungsumsetzungsfrist Veränderungsfertigstellungsdatum Das Projekt kann, zusätzlich zum täglichen Veränderungsprotokoll, von der Aufzeichnung wichtiger Entscheidungen profitieren. Dieses Erfassen kann sowohl bei der Beobachtung von langfristigen Projekten helfen als auch bei Projekten, die einen Führungswechsel durchleben. Weiterhin kann diese Aufzeichnung bei Gesprächen mit Kunden oder der Geschäftsleitung eine Unterstützung darstellen. Bei jeglichen Änderungen hinsichtlich von Fristen, Projektumfängen, Projektanforderungen, Dringlichkeitsstufen oder Strategien, gib die folgenden Informationen an:  Wer hat die Entscheidung getroffen Wann wurde die Entscheidung getroffen Eine Zusammenfassung über die Gründe für die Entscheidung und der Prozessvorgang, der zur Erreichung geführt hat. Füge mögliche Dokumente hinzu, die zu diesem Prozess dazugehören.
Zeige Gründe für den Wandel auf. Definiere Art und Umfang der Veränderung. Beschreibe den Unterstützungsgrad einzelner Stakeholder. Erstelle ein Change-Management Team. Entwickle eine Vorgehensweise mit dem Führungsmanagement. Stelle einen Plan für jeden Stakeholder zusammen. Erstelle einen Kommunikationsplan. Beobachte den Widerstand. Sich mit Hindernissen befassen. Definiere Change-Management Rollen. Ziehe einen Change-Kontrollausschuss in Betracht. Erstelle einen Prozess zur Erlassung von Änderungsanträgen. Erstelle ein Änderungsantragsformular. Füge weitere Informationen zum Veränderungsprotokoll hinzu. Verfolge große Entscheidungen.
https://www.wikihow.com/Write-a-Change-Management-Plan https://www.wikihow.com/Write-a-Change-Management-Plan
Writing a Plan to Manage Organizational Change Tracking Changes to Any Project