Die richtige Einstellung Effektiv delegieren
Viele Menschen haben Schwierigkeiten Aufgaben zu delegieren, weil sie die landläufige Meinung hegen, dass nur was man selbst erledigt auch ordentlich erledigt wird. Aber du bist nicht die einzige Person auf der Welt, die es richtig machen kann. Vielleicht bist du momentan die einzige Person, aber wenn du jemanden anleitest, kann dieser es sehr wahrscheinlich bald genauso gut. Es könnte sogar sein, dass diese Person es sogar schneller oder besser als du machst und das solltest du nicht nur akzeptieren, sondern begrüßen. Denke logisch und realistisch - kannst du diese Arbeit selbst erledigen? Musst du dich zu Tode schuften, um die Arbeit zu schaffen und deine normalen Verpflichtungen vernachlässigen? Falls ja, solltest du dich davon überzeugen, dass du einige Aufgaben jemand anderem übertragen musst. Fühle dich nicht inkompetent und schäme dich nicht, weil du bei etwas Hilfe benötigst - du bist tatsächlich ein effektiverer Arbeiter, wenn du dir die Hilfe holst, die du benötigst. Wenn du damit haderst Arbeiten zu übertragen, hast du vielleicht einen leichteren Fall das Märtyrersyndroms - du wirst fast erdrückt von deiner Arbeit und fragst dich häufig, warum dir niemand Hilfe anbietet. Sei ehrlich zu dir - wenn dir jemand Hilfe anbietet, schlägst du sie aus, nur um höflich zu sein? Fragst du dich insgeheim, warum der Andere nicht darauf bestanden hat, dir zu helfen? Denkst du, dass du der Person sofort helfen würdest, wenn sie in deiner Lage wäre? Wenn du diese Fragen bejahen musst, solltest du daran arbeiten, deine Situation in den Griff zu bekommen. Hole dir die Hilfe, die du brauchst, warte nicht bis sie zu dir kommt, denn vielleicht passiert das nicht. Vielen Menschen ist relativ egal, was Andere durchmachen und ihr Verhalten lässt sich nicht leicht ändern. Sei nicht frustriert, weil dir niemand eine hilfende Hand reicht, denn letztlich ist es deine Aufgabe zu kommunizieren, wenn du etwas brauchst. Vielen Menschen fühlen sich unbehaglich, wenn sie jemanden um Hilfe bitten. Vielleicht fühlst du dich schuldig, weil du Anderen eine Bürde auferlegst oder du schämst dich, weil du aus irgendeinem Grund glaubst, dass du alles selbst schaffen musst. Unter Umständen bist du auch stolz auf deine Anstrengungen, weil du dich deshalb wie ein guter Mensch fühlst (eine weitere Manifestation des Märtyrersyndroms). Falls du eine Bitte um Hilfe als Schwäche wahrnimmst, solltest du schnellstens deine Einstellung ändern. Es ist tatsächlich umgekehrt: Zu versuchen alles selbst zu machen, ist ein Zeichen von Schwäche, weil es impliziert, dass du deine eigenen Fähigkeiten nicht realistisch einschätzen kannst. Wenn du Angst hast Aufgaben zu übertragen, weil du denkst, dass sie keiner so gut erledigen kann wie du, behalte zwei Dinge im Auge: Erstens kann jeder in etwas gut werden, wenn er genug Übung hat und zweitens, dass du wahrscheinlich nicht so begabt bist, wie du denkst. Wenn du Arbeiten überträgst, hast du nicht nur mehr Zeit für dich selbst, sondern du gibst deinem Helfer auch die Chance eine neue Fähigkeit zu lernen und eine Aufgabe zu bewältigen. Sei geduldig - mit etwas Übung kann dein Helfer die Arbeit bald so gut ausführen wie du selbst. Wenn die Arbeit nicht enorm wichtig ist, kannst du deinem Helfer wahrscheinlich etwas Zeit dafür geben. Ist die Arbeit hingegen sehr wichtig, denke lieber zweimal darüber nach, ob du sie jemand anderem überlassen willst! Selbst wenn du die Arbeit, die du delegieren willst, am besten kannst, hast du durch das Übertragen von Aufgaben mehr freie Zeit zur Verfügung. Wenn du im Büro am besten darin bist Festplatten zu montieren, aber eine wichtige Präsentation vorbereiten musst, ist es in Ordnung, wenn du die Aufgabe an jemand anderen überträgst. Es ist besser, schwierigen, komplexen Aufgaben Priorität einzuräumen, fühle dich nicht schlecht, wenn du einfache, monotone Aufgaben delegierst, wenn du Wichtigeres zu tun hast. Der erste Schritt ist der schwierigste, aber auch der wichtigste. Du musst es über dich bringen, jemanden um Hilfe zu bitten (oder wenn du der Chef bist, jemanden anzuweisen dir zu helfen). Fühle dich deshalb nicht schlecht - solange du höflich, nett und liebenswürdig vorgehst, ist es nicht unhöflich eine Person um Hilfe zu bitten oder anzuweisen. Versuche liebenswürdig und rücksichtsvoll zu sein und gleichzeitig der Ernsthaftigkeit deiner Bitte Nachdruck zu verleihen.  Wenn du dir unsicher bist, wie genau du jemanden darum bitten sollst eine Arbeit für dich zu übernehmen, versuche es knapp und freundlich. Sage etwas wie: "Hey, kann ich mit dir einmal eine Minute sprechen? Ich habe mich gefragt, ob du mir dabei helfen kannst die Festplatten zu montieren, die wir gerade bekommen haben. Ich kann es leider nicht machen, weil ich heute auswärts unterwegs bin. Kannst du mir helfen?" Setze deinen Helfer nicht unter Druck, aber mache ihm oder ihr klar, dass ihre oder seine Hilfe wirklich benötigt wird. Bitte und dir wird (wahrscheinlich) entsprochen. Habe keine Angst zu delegieren, weil du unhöflich oder bedrückend wirken könntest. Betrachte die Sache so: Wie fühlst du dich, wen dich Menschen um etwas bitten? Bist du verletzt und beleidigt oder macht es dir gewöhnlich nichts aus, jemandem zu helfen? Wahrscheinlich letzteres! Manchmal haben Menschen einfach keine Zeit dir zu helfen - traurig, aber wahr. Das kann verschiedene Gründe haben, häufig hat die Person schon selbst so viel um die Ohren, dass einfach keine Zeit mehr bleibt. Nimm es nicht persönlich. Nur weil jemand momentan nichts für dich tun kann, bedeutet das nicht, dass er dich nicht leiden kann. Normalerweise ist derjenige einfach beschäftigt oder faul und das ist schon alles. Wenn du zurückgewiesen wirst, denke über deine Optionen nach. Häufig kannst du höflich, aber nachdrücklich darauf bestehen, dass du die Hilfe dieser Person unbedingt benötigst (das funktioniert besonders gut, wenn du ihr Chef oder eine andere Autorität bist), außerdem kannst du versuchen jemand anderen zu fragen oder die Arbeit doch selbst erledigen. Wenn du wirklich Hilfe brauchst, schrecke nicht vor der ersten und/oder zweiten Option zurück! Dies ist der Schlüssel, um nicht ein Albtraum von einem Manager zu sein. Stelle klar, welche Ergebnisse du erwartest und zeige der Person, wie du es machen würdest, aber sage ihr, dass sie es machen kann, wie sie will, solange es gut gemacht ist und rechtzeitig fertig wird. Gebe ihr nicht nur genug Zeit, um zu lernen, sondern auch um zu experimentieren und Vorgänge zu verbessern. Trainiere sie nicht wie einen Roboter, sondern bilde sie aus wie einen Menschen - jemanden, der Abläufe adaptieren und verbessern kann. Das ist auch klug, weil es dir Zeit und Nerven spart. Du willst sicher die gewonne Zeit für etwas Wichtiges nutzen und dir nicht ständig Sorgen darum machen, wie dein Helfer vorankommt. Du hast diese Arbeit jemandem übertragen, also solltest du weniger gestresst und nicht noch gestresster sein. Du solltest fast immer etwas Zeit zur Verfügung haben, um deinem Helfer zu zeigen, wie er oder sie die Aufgabe erledigen soll, auch wenn es sich um etwas sehr Einfaches handelt. Du solltest dir vor Augen führen, dass Prozesse, die dir logisch und einfach erscheinen, für jemanden, der damit nicht vertraut ist, unter Umständen nicht sind. Erkläre deinem Helfer nicht nur die Arbeit, die er oder sie erledigen soll, sondern stelle dich auch möglichen Fragen, die er oder sie haben könnte. Die Zeit, die du dafür aufwendest, um deinen Helfer anzuleiten, könnte sich langfristig als gute Investition entpuppen. Wenn du etwas Zeit darauf verwendest deinem Helfer die Aufgabe ordentlich zu erklären, kannst du später Zeit einsparen, die du ansonsten aufgewendet hättest, um seine oder ihre Fehler zu korrigieren. Vielleicht hast du alles, was man braucht, um die Aufgabe zu erfüllen, aber dein Helfer hat dazu keinen Zugang. Dinge wie passwortgeschützte Daten, spezielles Equipment und bestimmte Werkzeuge können entscheidend für die Bewältigung der Aufgabe sein, stelle also sicher, dass dein Helfer alles hat, was er benötigt. Wenn dir jemand hilft, geht er nicht seinen/ihren gewöhnlichen Verpflichtungen nach. Ebenso wie du, hat dein Helfer wahrscheinlich wenig Zeit. Frage dich, wieviel Zeit ihm zur Verfügung steht, um deine Aufgabe zu bewältigen. Du solltest die Antwort auf diese Frage kennen, wenn du eine Aufgabe auf jemanden überträgst. Die Person, der du die Arbeit anvertraut hast, wird Fehler machen, während sie lernt, wie man diese Aufgabe bewältigt. Es ist Teil des Lernprozesses. Plane es ein. Denke nicht, dass die Person eine Aufgabe in perfekter Weise ausführen wird, wenn sie nicht eine nachgewiesene Erfolgsbilanz vorweisen kann. Wenn ein Projekt sich nicht so entwickelt, wie du gedacht hast, weil dein Partner eine völlig neue Aufgabe nicht erfüllen kann, die du ihm oder ihr übertragen hast, ist es dein Fehler und nicht seiner oder ihrer. Biete deine Hilfestellung an und er oder sie kann durch die übertragene Arbeit lernen, anstatt sich damit herumzuquälen. Wenn du jemandem etwas beibringst, tätigst du eine Investition. Dies wird dich anfangs etwas aufhalten, aber langfristig wird deine Produktivität sprunghaft ansteigen, weil du an die Sache mit einer positiven und realistischen Haltung herangegangen bist. Behalte einen alternativen Plan im Hinterkopf und mische dich ein, wenn die Dinge schief laufen. Du solltest darüber informiert sein, was passiert, wenn ein Benchmark oder eine Deadline nicht eingehalten werden. Hindernisse und unerwartete Herausforderungen treten immer wieder auf, ob du in der Arbeit oder zu Hause bist und auch Technik funktioniert mal nicht. Lasse deinen Helfer wissen, dass er auf dich zählen kann und du ihm oder ihr hilfst, um die Deadline zu schaffen und ihn oder sie nicht gleich bei den ersten Schwierigkeiten im Stich lässt. Dies zu tun ist auch in deinem eigenen Interesse, denn wenn dein Helfer Angst davor hat, zur Verantwortung gezogen zu werden, wird er sehr viel mehr Zeit darauf verwenden sich abzusichern als die Aufgabe abzuschließen. Es ist unbedingt notwendig Aufgaben zu übertragen, wenn du mehr und mehr Verantwortung übernimmst. Es ist jedoch kontraproduktiv, wenn du jemandem eine Arbeit anvertraust, deinen Helfer hart arbeiten lässt und dann das ganze Lob selber einheimst. Erkenne die Bemühungen von Anderen an und lobe sie, wenn sie dir geholfen haben. Achte darauf, dass du deinen Helfer namentlich erwähnst, wenn du für eine Arbeit gelobt wirst, bei der dir geholfen wurde. Wenn jemand etwas für dich tut, ist es wichtig ihm oder ihr dafür zu danken, die Bedeutung seiner oder ihrer Hilfe anzuerkennen und den Helfer wissen zu lassen, dass du sie oder ihn schätzt. Andernfalls erscheinst du undankbar, sogar wenn du es nicht bist. Du solltest dich immer daran erinnern, dass Menschen nicht deine Gedanken lesen können. Menschen werden dir sehr wahrscheinlicher Hilfe anbieten, wenn sie sich wertgeschätzt fühlen. Sei liebenswürdig. Eine einfache herzliche Würdigung wie, "Ohne dich hätte ich das nicht geschafft!", kann dich sehr weit bringen. Wenn die Arbeit, welche die Person für dich getan hat, umfangreich war, solltest du ihm oder ihr vielleicht ein Essen oder einen Drink spendieren oder eine Dankeskarte oder ein kleines Geschenk geben.
Halte dich zurück. Warte nicht auf Freiwillige. Eine Bitte um Hilfe ist nichts Negatives. Lerne Anderen zu vertrauen. Bringe den Ball ins Rollen. Nehme Absagen nicht persönlich. Delegiere die Aufgabe, nicht die Art der Ausführung. Sei dazu bereit deinen Helfer anzuleiten. Sammle alle Dinge, die zur Fertigstellung der Aufgabe notwendig sind. Verstehe, dass dein Helfer nur eine Sache auf einmal erledigen kann. Sei geduldig. Stelle dich auf Schwierigkeiten ein. Schenke deinem Helfer Anerkennung. Sage "Danke".
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Getting in the Right Mindset Delegating Effectively