Vorbereitung Seriendruckfunktion in MS Office Seriendruckfunktion in OpenOffice.org
Dies kann eine Tabellenkalkulation, eine Datenbank oder sogar ein Textdokument mit der richtigen Formatierung sein. Tabellenkalkulationen werden am häufigsten verwendet; in dieser Anleitung wird davon ausgegangen, dass du eine Kalkulationstabelle verwendest.  Deine Datei sollte alle Informationen enthalten, die sich von Kopie zu Kopie ändern. Wenn du einen Serienbrief schreiben willst, wird die Datei beispielsweise die Namen und eventuell die Adressen aller Empfänger des Briefes enthalten. Setz die verschiedenen Informationen jeweils in ein Feld entlang einer Linie, sodass die Informationen (Vorname, Nachname, Ehrentitel und so weiter) in einer eigenen Spalte sind.  Mach vernünftige Spaltennamen. Beim Seriendruck werden Daten in Spalten gelesen. Es wird angenommen, dass der erste Eintrag in jeder Spalte der Informationen die allgemeine Bezeichnung für diese Art von Informationen ist, verwend dort also sinnvolle Namen. Beginn z. B. mit einer Spalte mit Vornamen und schreib "Vorname" in das erste Feld. Schreib dann alle Vornamen jeweils in ein neues Feld darunter. Wenn du gefragt wirst, welches Feld in deinem Brief eingefügt werden soll, findest du die Option "Vorname" und weißt, was in dieser Spalte enthalten ist.  Benutzer von Microsoft Office, die Outlook für die E-Mail-Nachrichten verwenden, können auf Wunsch ihr Outlook-Adressbuch als Datei verwenden. Speicher sie, wo sie leicht zu finden ist, und gib ihr einen Namen, an den du dich leicht erinnern wirst. Dies ist das Dokument, in das du die Informationen einfügen wirst. Wenn du einen Serienbrief schreibst, ist das primäre Dokument zum Beispiel der Brief. Alles das, was durch die Seriendruckfunktion eingefügt werden wird (z. B. Namen), lassen wir im Moment leer. Klick vom primären Dokument aus auf den Bereich, um ihn zu öffnen. Wenn es nicht angezeigt wird, öffne das Menü Extras und wähl die Option Seriendruck aus der Liste. Die Seriendruckfunktion in Office enthält ein paar Schritte, die dir das Leben einfacher machen werden, indem es dich deine Dateien auf intelligente  Weise und präzise zusammenführen lässt.  Beginn, indem du sagst, welche Art von Dokument du schreibst. Klick auf die Option, die am besten passt und dann auf weiter. Wähl das "Startdokument" (primäre Dokument), das du verwenden möchtest. Wenn du diese Schritte ausgeführt hast, solltest du in der Lage sein, "Aktuelles Dokument verwenden" zu wählen. Klick auf weiter. Dies ist die Datei mit den Informationen, die du zuvor erstellt hast. Wähl das entsprechende Optionsfeld und klick weiter, um nach der Dateiquelle zu suchen, und klick auf öffnen, um sie mit dem primären Dokument zu verbinden. Wenn du dein Outlook-Adressbuch verwenden möchtest, klick stattdessen auf die entsprechende Option. Du kannst Zeilen mit Informationen ganz nach Wunsch aktivieren oder deaktivieren. Dadurch kannst du die Elemente von Informationen in der Datenquelle auswählen, die du in das primäre Dokument importieren möchtest. Dies erlaubt dir, im Laufe der Zeit die Datenquelle für verschiedene andere Dinge zu verwenden. Wenn du zufrieden bist, klick auf weiter. Die Daten können sortiert werden durch Klicken auf die Überschriften der einzelnen Spalten. Dies kann nützlich sein, wenn du schnell eine Menge von Informationen durchsuchen musst. Auf der nächsten Seite des Aufgabenbereichs wirst du aufgefordert werden, dein Dokument zu schreiben, wenn du dies nicht bereits getan hast. Dann werden dir eine Reihe von Optionen zum Einfügen von Daten aus der Datei in das Dokument präsentiert werden.  Füg ein Datenfeld ein, indem du den Cursor im Feld platzierst, und klick dann auf die entsprechende Schaltfläche im Aufgabenbereich, um es dort einzufügen. Du kannst falsche oder doppelte Datenfelder mit der ENTF-Taste löschen, genau wie du gewöhnliche Buchstaben oder eine Zahl entfernen würdest.  Die voreingestellten Optionen können sich leicht basierend auf der Art von Dokument ändern. Die Software wird ihr Bestes tun, die entsprechenden Informationen aus der von dir gewählten Datenquelle einzugeben. Beispielsweise triffst du bei einem Geschäftsbrief auf die Option, einen Adressblock einzufügen, der jeden Empfänger mit Vor- und Nachnamen und vollständiger Anschrift organisiert auf ein paar Zeilen enthält.  Einige der voreingestellten Optionen werden zusätzliche Fenster öffnen, damit du geeignete Informationen ausfüllen kannst. Diese sind alle mehr oder weniger einfach und leicht zu verstehen. Wenn du eine Voreinstellung verwendest und nicht in der Lage bist, die richtigen Informationen zu finden, klick auf den Button "Abgleichsfelder einfügen" um das Programm zu lehren, dass deine Feldnamen seinen Standard-Namen entsprechen. Beispielsweise kannst du ihm klarmachen, dass es die Kategorie "Familienname" in der Dateiquelle verwenden soll, um den "Nachnamen" in einem Adressfeld auszufüllen.   Um deine eigenen Felder zu verwenden, klick auf "Weitere Optionen". Du wirst die von dir angewandten Namen in jeder Spalte sehen und kannst sie stattdessen verwenden. Seriendruck zeigt dir nicht die spezifischen Informationen der Felder in deinem primären Dokument, bis du es ausdruckst, aber Office bietet eine Vorschaufunktion, mit der du überprüfen und sicherstellen kannst, dass Informationen korrekt erscheinen, genau wie du die Felder in deinem Dokument platziert hast. Zöger nicht, es zu benutzen bis du zufrieden bist und weißt, dass alles in Ordnung ist. Im letzten Fenster des Aufgabenbereichs Seriendruck wirst du informiert werden, dass alles bereit ist, deine Dokumente zu drucken. Ein Satz von Informationen erscheint für jedes gedruckte Dokument, und das Programm wird so viele Kopien ausdrucken, wie es Sätze von Informationen gibt. Wenn du individuelle Änderungen an bestimmten Briefen vornehmen möchtest, kannst du dies tun, indem du im Aufgabenbereich zuerst auf "individuelle Briefe bearbeiten" klickst. In OpenOffice.org ist immer eine Datenbankdatei für den Seriendruck erforderlich; jedoch kannst du deine Daten in einer Tabellenkalkulation erstellen.  Aus deinem primären Dokument öffne das Menü Datei und wähl, eine neue Datenbankdatei erstellen. Im Fenster, das angezeigt wird, wähl die Option "Verbinden mit einer vorhandenen Datenbank". Wähl aus dem Drop-Down-Menü "Tabelle", und klick dann auf weiter. Auf dem nächsten Bildschirm, führ OpenOffice.org zu der zu verwendenden Tabellenkalkulationsdatei. Du kannst durch Ankreuzen wählen, ob du die Datenbank mit einem Passwort schützen willst. Klick auf weiter, wenn du fertig bist. Auf dem nächsten Bildschirm wähl aus, ob die Datenbank registrieren willst, damit du später leichter darauf zugreifen kannst, und entscheid, ob du die Datenbankdatei jetzt zur Bearbeitung öffnen möchtest. (Wahrscheinlich musst du das nicht, wenn du jetzt gerade die Tabellenkalkulationsdatei erstellst.) Klick auf fertigstellen, um die Datenbank zu speichern. Stell sicher, der Datenbank einen Namen zu geben, den du dir leicht merken kannst. Nachdem du deine Daten mit einer Datenbank verknüpft hast, die OpenOffice.org verstehen kann, ist es eine einfache Sache, diese Datenbank für Mail zusammenzuführen, solange du weißt, wo du suchen musst.  Über das Menü Einfügen wählst du "Felder" und dann "andere..." im Untermenü. Alternativ kannst du das Steuerelement F2 verwenden. Im sich öffnenden Fenster, klick auf die Registerkarte "Datenbank". Klick auf die Browse-Schaltfläche im unteren rechten Teil des Fensters und such die Datenbankdatei, die du gerade erstellt hast. Nachdem du deine Datenbank ausgewählt hast, erscheint sie in der Liste mit dem Titel "Datenbankauswahl" auf der rechten Seite des Fensters.  Aus der Liste "Typ" auf der linken Seite des Fensters wähl "Seriendruckfelder." Klicken auf das + neben deiner Datenbank und eine Tabellenkalkulationsdatei wird darunter angezeigt werden. Klick auf das "+" daneben, und du wirst die Feldnamen sehen, die du gewählt hast, als du deine Tabelle erstellt hast. Wähl welches Feld einzufügen ist, und klick auf Einfügen, um das Feld in das primäre Dokument einzufügen.  Vergiss nicht, den Cursor zu setzen, wo dein Feld eingefügt werden soll, bevor du es einfügst, oder du musst es ausschneiden und in der richtigen Position wieder neu einfügen. Wie in MS Office, werden Textfelder in deinem primären Dokument wie alphanumerische Zeichen behandelt werden. Du kannst sie mit der Leertaste verschieben und mit der ENTF-Taste löschen. Überprüf jedes Feld auf eine ordnungsgemäße Platzierung hin. Wenn du bereit bist, druck das primäre Dokument. Seriendruck druckt eine Kopie für jeden Satz von Einträgen in der Datei, die du dem Dokument zugeführt hast.
Erstellen eine Datei. Speicher die Datei. Schreib dein primäres Dokument. Öffne den Aufgabenbereich Seriendruck. Beantworte die Fragen von MS-Office. Wähl die Datei zum Zusammenführen. Wähl die zu verwendenden Daten. Einfügen von Datenfeldern. Überprüf deine Briefe. Stell den Seriendruck fertig. Erstell eine Datenbank. Füg deine Felder ein. Stell den Seriendruck fertig.
https://www.wikihow.com/Do-a-Mail-Merge https://www.wikihow.com/Do-a-Mail-Merge https://www.wikihow.com/Do-a-Mail-Merge
Preparation Mail Merge in MS Office Mail Merge in OpenOffice.org