Bereite dich auf das Verfassen der E-Mail vor Verfasse und sende die E-Mail
In manchen Sekundarschulen (und vielen Kursen an der Universität) gibt der Lehrer oder Professor spezifische Bestimmungen für das Versenden von E-Mails im Kursplan an. Falls dies zutrifft, stelle sicher, dass du die Bestimmungen befolgst, selbst wenn sie mit den Informationen in diesem Artikel in Konflikt stehen. Lehrer und Professoren stellen diese spezifischen Bestimmungen für das Versenden von E-Mails aus zwei Gründen bereit: Persönliche Präferenzen und Bestimmungen der Einrichtung. In jedem Fall ist es besser, den Kursplan so gut wie möglich einzuhalten. Du wirst diese normalerweise im Kursplan finden, doch wenn du keinen Zugang zu diesem hast oder die Lehrkraft ihre E-Mail-Adresse darauf nicht angegeben hat, kannst du auf der Webseite der Schule nachschauen oder einen Mitschüler bzw. Kommilitonen fragen. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass deine Lehrkraft keine Bestimmungen zu E-Mails angegeben hat, versuche nicht ihr dennoch eine E-Mail zu senden. Bitte stattdessen einen Freund eine schriftliche Mitteilung an sie weiterzugeben. Du kannst auch das Sekretariat anrufen, um rechtzeitig über deine Abwesenheit zu informieren. Es ist wichtig den spezifischen Grund für das Fehlen bei einem Ausflug oder Kurs zu kennen, da es deine Aufgabe ist die Lehrkraft zu überzeugen, dass dieser Grund für die Fehlzeit ausreicht.  Gängige Gründe umfassen Krankheit, Termine, Notfälle, Fehlen einer Transportmöglichkeit und Sportveranstaltungen. Wenn du dir eine Ausrede ausdenken musst, wähle etwas zeitliche Begrenztes (zum Beispiel Krankheit oder eine Fahrzeugpanne) anstatt eines schwerwiegenden Vorfalls (zum Beispiel einem Notfall in der Familie). Je weniger Leute von deiner Ausrede betroffen sind, desto schwieriger wird es für jemanden sein sie aufzudecken. Wenn du den Unterricht an einem Tag verpasst, an welchem du eine Aufgabe abgeben oder präsentieren solltest, kannst du sie im Anhang der E-Mail mitversenden, falls es sich um ein digitales Dokument handelt. Wenn du nur eine physische Kopie hast, musst du die Aufgabe entweder früher abgeben oder der Lehrkraft einen anderweitigen Vorschlag für die Abgabe machen. Es hat wenig Sinn deiner Lehrkraft eine E-Mail zu senden, nachdem du den Unterricht verpasst hast, und es kann sein, dass sie dann annimmt, dass du verschlafen hast oder aus einem anderen verantwortungslosen Grund nicht erschienen bist. Selbst wenn du krank bist oder einen sonstigen Notfall hast, solltest du deiner Lehrkraft so schnell wie möglich eine E-Mail senden, wenn du weißt, dass du nicht am Unterricht teilnehmen kannst. Besonders wenn du krank bist oder mehrere Tage in Folge aufgrund von Terminen verpasst hast, kann deine Lehrkraft ein Attest oder eine Entschuldigung deiner Eltern verlangen. Wenn du am Tag einer Präsentation oder einer Prüfung oder mehrere Tage am Stück fehlst, solltest du in deiner E-Mail erwähnen, dass du ein Entschuldigung deiner Eltern oder eines anderen berechtigten Dritten vorweisen kannst. Gehe zum E-Mail-Dienst, den du an der Schule oder Universität verwendest und melde dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort an. Viele Schulen oder Universitäten haben ihren eigenen E-Mail-Dienst. Diese Option befindet sich entweder auf der linken Seite oder oberhalb deines E-Mail-Posteingangs. Klicke auf das „An:“ Feld und tippe dann die E-Mail-Adresse deiner Lehrkraft ein. Dies wird üblicherweise die E-Mail sein, die zur Schule oder Universität gehört. Wenn du die private E-Mail-Adresse deiner Lehrkraft hast, verwende diese nicht, es sei den deine Lehrkraft hat ausdrücklich erklärt, dass du diese anstatt der geschäftlichen E-Mail-Adresse verwenden sollst. Klicke auf das Textfeld „Betreff” und tippe dann einen kurzen Betreff wie „Unterricht heute” oder „Teilnahme am Unterricht” ein.  Wenn du eine E-Mail an einen Lehrer in der Sekundarschule sendest, erwäge auch die betroffenen Stunden deiner Klasse in der Betreffzeile anzugeben. Du solltest auch das Datum angeben, wenn du in einem Unterricht mit vielen Leuten fehlen wirst. Tippe in der ersten Zeile der E-Mail “Sehr geehrte(r)“, dann den Nachnamen der Lehrkraft und ein Komma ein.  Vermeide den Vornamen der Lehrkraft zu verwenden, es sei denn du kontaktierst einen Universitätsprofessor, mit welchem du „per du“ bist. Wenn du eine E-Mail an einen Professor sendest, verwende kein Pronomen, sondern tippe „Professor [Name]“ ein (zum Beispiel „Sehr geehrter Professor Schmidt“). Dies wird einen einzeiligen Abstand zwischen deiner Anrede und dem Rest der E-Mail erzeugen. Die erste Zeile in deiner E-Mail sollte die Lehrkraft darüber informieren, dass du an einem bestimmten Datum oder über einen bestimmten Zeitraum nicht am Unterricht teilnehmen können wirst.  Du kannst beispielsweise schreiben: „Ich schreibe Ihnen eine E-Mail, um Sie wissen zu lassen, dass ich am Montag, den 17. Dezember nicht am Unterricht teilnehmen werde." Es ist nicht notwendig sich hier für die Abwesenheit zu entschuldigen, doch du kannst eine Entschuldigung einfügen, wenn du möchtest (wie zum Beispiel: „Ich entschuldige mich im Voraus, aber…“). Zwar benötigt dein Lehrer oder Professor keine Einzelheiten der Umstände, jedoch solltest du den Grund für dein Fehlen in wenigen Worten erklären. Wenn du beispielsweise einen Arzttermin hast, kannst du Folgendes schreiben: „Ich habe einen Arzttermin um 13:00 Uhr, also werde ich ab der fünften Stunde fehlen." Wenn du einen Abgabetermin für eine Aufgabe verpasst, sage der Lehrkraft, wie du die Aufgaben rechtzeitig übermitteln wirst.  Wenn du zum Beispiel die Aufgabe(n) hochladen kannst, schreibe etwas wie: „Ich bin mir bewusst, dass der Abgabetermin für meinen Essay am Montag ist, also füge ich ihn in dieser E-Mail an.“ Du kannst auch deinen Entschuldigungsgrund in deiner Erklärung einarbeiten, indem du etwas wie Folgendes sagst: „Ich schreibe Ihnen diese E-Mail, um Sie wissen zu lassen, dass ich aufgrund eines Arzttermins den Unterricht am Montag, den 17. Dezember verpassen werde." Wenn du zwischen dem Versand der E-Mail und deinen Fehltagen am Unterricht teilnimmst, sage der Lehrkraft, dass du die Aufgabe früher abgeben wirst: „Mir ist bewusst, dass wir am Montag einen Essay abgeben müssen, also werde ich diesen bereits am Freitag einreichen.” Beende die E-Mail, indem du zweimal auf Eingabe drückst, um einen einzeiligen Absatz zu erstellen und tippe eine Abschlussformulierung wie „vielen Dank” ein und gib deinen vollen Namen (Vor- und Nachname) nach dieser Abschlussformulierung an. Es ist am besten eine formale Abschlussformulierung wie „vielen Dank”, „Mit freundlichen Grüßen” oder „Herzliche Grüße“ zu wählen, anstatt Informelle wie „Grüße“ oder „Danke“. Du kannst Aufgaben zu deiner E-Mail hinzufügen, indem du Folgendes machst:  Klicke auf das Büroklammer {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/6\/6e\/Android7paperclip.png","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/6\/6e\/Android7paperclip.png","smallWidth":460,"smallHeight":460,"bigWidth":760,"bigHeight":760,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} Symbol in deinem E-Mail-Fenster. Wähle deinen Computer als Speicherort, falls nötig. Klicke auf eine Datei (oder halte Strg oder die Befehlstaste, während du jede Datei anklickst, die du hochladen möchtest). Klicke auf Öffnen, um die Dateien hochzuladen. Schaue über die E-Mail drüber, um sicherzustellen, dass du keine Leerstellen, Großbuchstaben oder Zeichensetzungen vergessen hast und schaue nach Rechtschreibfehlern. Klicke auf den Senden Button, um dies zu tun. Stelle sicher, dass du deinen Posteingang auf Antworten überprüfst, da deine Lehrkraft mit Anweisungen oder Fragen auf dich zukommen könnte.
Überprüfe den Kursplan nach Bestimmungen für das Versenden von E-Mails. Finde die E-Mail-Adresse der Lehrkraft. Lege deinen Entschuldigungsgrund fest. Füge Aufgaben in den Anhang an, falls nötig. Stelle sicher, dass du die Lehrkraft rechtzeitig informierst. Stelle dich darauf ein, dass deine Lehrkraft einen Nachweis sehen möchte. Öffne den Posteingang deiner E-Mail. Klicke auf Verfassen oder Neu. Gib die E-Mail-Adresse deines Lehrers oder Professors ein. Erstelle die Betreffzeile. Adressiere die Lehrkraft. Drücke zweimal auf Eingabe. Gib an, dass du im Unterricht fehlen wirst. Erkläre kurz deinen Grund. Erkläre, dass du fällige Aufgaben hochladen wirst. Füge eine Unterschrift hinzu. Lade fällige Aufgaben im Anhang hoch. Lies die E-Mail Korrektur. Sende die E-Mail.
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