Entscheiden, wie und wann man antwortet Mit automatisierten E-Mails umgehen und Fehler beheben Deine Antwort erstellen
Dein erster Schritt und deine erste Entscheidung sind zu bestimmen, ob du tatsächlich zu einem Ereignis gehen wirst. Du solltest darüber nachdenken, ob du zu dem Ereignis gehen wirst oder nicht, sobald du die E-Mail, in der du um eine Antwort gebeten wirst (auch RSVP-Einladung genannt), erhältst.  Denke über den Ort der Veranstaltung nach und ob du dorthin reisen musst. Wenn dich jemand zum Beispiel zu einer Hochzeit außerhalb deiner Stadt einlädt, musst du vielleicht ein Flugticket kaufen, um dorthin zu gelangen. Das könnte teuer sein. Plane so, dass sichergestellt ist, dass du keine anderen Ereignisse an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit hast. Sprich mit deinem Partner oder anderen Familienmitgliedern, um dafür zu sorgen, dass sie den Tag frei haben. Möglicherweise wirst du für manche Familienmitglieder absagen und für andere zusagen. Unterschiedliche Arten von Anlässen erfordern jeweils einen unterschiedlichen Ton und unterschiedliche Formen. Deswegen musst du über den Anlass nachdenken, bevor du auf die Einladung antwortest. Das hilft sicherzustellen, dass du keinen sozialen Fehltritt begehst.  Ist es ein formloses Ereignis? Ist es zum Beispiel ein Grillfest, das dein Nachbar ohne bestimmten Anlass plant und zu dem er dir eine informelle E-Mail geschickt hat? Bei dieser Art von Ereignis ist wohl eine informellere Sprache bei deiner Antwort passend und du hast vielleicht weniger Zeit zum Antworten. Ist es ein formelles Ereignis? Ereignisse wie Hochzeiten, Geburtstagspartys, Bar-Mizwas oder Bat-Mizwas erfordern, dass du in einem formellen Ton antwortest, so wie du auch eingeladen wurdest. Letztendlich ist das einer der wichtigsten Aspekte des Beantwortens solcher E-Mails, denn du musst der Person gegenüber frühzeitig eine Mitteilung machen, ob du an dem Ereignis teilnehmen wirst oder nicht.  Lies die Einladung auf der Suche nach einem „Um Antwort wird gebeten bis“. Dieses Datum ist kein reiner Vorschlag, achte darauf, bis zu diesem Datum geantwortet zu haben. Antworte so schnell du kannst. Auch wenn die Person, die dich eingeladen hat, dir einen Monat oder zwei für die Antwort gegeben hat, heißt das nicht, dass du dir das ganze Zeitfenster nehmen solltest. Es ist besser zu antworten, sobald du eine konkrete Entscheidung getroffen hast, ob du teilnehmen wirst oder nicht. Viele Leute, die formelle Ereignisse planen, verlassen sich zunehmend auf automatisierte Dienste beim Versenden der E-Mails, um Antworten zu erhalten. Wenn jemand einen solchen Dienst nutzt, um dir eine E-Mail zu schicken, auf die eine Antwort erwartet wird, wird die E-Mail vermutlich von einer Drittpartei erstellt. Darüber hinaus werden vermutlich Buttons in die E-Mail eingebettet sein, auf die du klicken kannst, um anzunehmen oder abzusagen.  Es ist nicht notwendig, der Person tatsächlich eine E-Mail zu schreiben, wenn du eine solche E-Mail erhältst. Wenn du die Einladung angenommen oder abgelehnt hast, wird diese Information an den Mailer der Drittpartei gesandt und an die Person weitergeleitet, die das Event geplant hat. Automatisierte Dienste von Drittparteien zum Einholen von Antworten werden oft bei halb-formellen Ereignissen wie Geburtstagsfeiern, Versammlungen an Feiertagen und mehr verwendet. Wenn du dir Sorgen machst, dass die Person deine Antwort nicht bekommen könnte, kannst du in Betracht ziehen, die Option „Empfangsbestätigung“ bei deinen E-Mails zu aktivieren. Wenn du darauf klickst, wird von deinem E-Mail-Anbieter eine Bestätigungsmail erstellt, wenn die Person, der du antwortest, deine Antwort erhält oder öffnet. So kannst du wissen, ob sie die Nachricht bekommen hat.  Die Option zur Empfangsbestätigung kann je nachdem, welchen E-Mail-Anbieter du verwendest, an unterschiedlichen Stellen sein. Manche E-Mail-Anbieter  bieten diese Option nicht. In manchen seltenen Fällen musst du deine Antwort vielleicht ändern. Wenn du angenommen hast und herausfindest, dass du doch nicht teilnehmen kannst oder abgesagt hast und plötzlich doch hingehen kannst, musst du die Person kontaktieren, die dich eingeladen hat, und es sie wissen lassen.  Wenn du unabsichtlich eine automatisierte E-Mail mit einem Button angenommen hast, solltest du der Person direkt schreiben, um den Fehler zu korrigieren. Wenn du eine Einladung absagen musst, die du ursprünglich angenommen hast, dann lasse es die Person wissen. Schicke zum Beispiel eine E-Mail mit dem Betreff „Änderung meiner Antwort“ und schreibe so etwas wie „Wegen unvorhergesehener Ereignisse können Sarah und ich leider nicht zu der Feier zu deinem 20. Geburtstag am 14. d. M. kommen. Wir entschuldigen uns für die Änderung und hoffen, dich bald wieder zu sehen.” Wenn du eine Einladung annehmen musst, die du bereits abgelehnt hast, dann sage es der Person. Schicke zum Beispiel eine E-Mail mit dem Betreff „Änderung meiner Antwort“ und schreibe „Ich würde gerne an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, wenn die Möglichkeit besteht, weitere Gäste anzunehmen.” Änderungen deiner Antwort auf E-Mails, die um eine Antwort bitten, solltest du so bald wie möglich mitteilen. Bei informellen Anlässen kann jedoch mehrere Tage vor dem Ereignis eine Änderung vorgenommen werden, bei Antworten zu formellen Ereignissen jedoch (wie Hochzeiten), sollten die Änderungen aber mindestens einen Monat davor geschehen. Nachdem du entschieden hast, wie und wann du antwortest, musst du deinen Brief entwerfen. Dabei fängst du bei der Betreffzeile an. In der Betreffzeile sollten deine Zusage oder Absage stehen und sie sollte den Ton des Ereignisses widerspiegeln.  Bei formellen Veranstaltungen solltest du einen formellen Sprachton einsetzen. Schreibe zum Beispiel „Roland und Anne sagen eure Einladung zum Ball am 11. Mai ab“. Bei informellen Veranstaltungen, wie das Grillen bei deinem Nachbarn, kannst du schreiben „Kann am 11. nicht zum Grillen kommen“. Die richtige Anrede in deinem Brief zu verwenden ist wichtig, weil es den Ton deiner Antwort bestimmt. Darüber hinaus gibst du der Person, die dich eingeladen hat, durch die Verwendung einer angemessenen Anrede eine Vorstellung davon, wie du sie siehst.  Mögliche Anreden könnten „Liebe“, „An“ oder „Mein lieber Freund“ enthalten. Bei einem informellen Anlass ist eine simple Anrede an die Person, die dir geschrieben hat, passend. Zum Beispiel „Lieber Thomas“. Der Hauptteil der Nachricht ist vielleicht der wichtigste Teil der E-Mail. In ihm spiegelt sich der Stil des Ereignisses wieder und es wird direkt auf die Einladung geantwortet. Ein paar Beispiele, wie du eine Einladung annehmen oder ablehnen kannst, sind:  Bei einem informellen Anlass ist eine informelle Antwort angebracht, zum Beispiel: „Wir haben uns wirklich über eure Einladung zum Grillen gefreut, Tom, wir sind an dem Tag aber nicht in der Stadt.” Bei einem formellen Anlass ist ein formellerer Ton angebracht. Zum Beispiel: „Familie Hintermaier nimmt Ihre Einladung zur Hochzeit von Jonas und Melissa am 5. November 2019 an.“ Ein weiteres Beispiel ist: „Jonas und Sarah Appelmann nehmen mit Freude die Einladung zu Marta Rodriguez 15. Geburtstag an.“ Eine formelle Absage könnte so aussehen: „Familie Pramer wird nicht an Jonas und Melissas Hochzeit am 5. November 2019 teilnehmen können.” Nachdem du deine Nachricht geschrieben hast, musst du eine E-Mail, mit der du auf eine Einladung antwortest, unterschreiben. Die E-Mail zu unterschreiben ist mehr als eine reine Formalität. Es zeigt auch, wie du der Person gegenüber empfindest.  Wähle eine formelle Grußformel. Entscheide dich zum Beispiel für „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll“, „Herzliche Grüße“ oder „Mit besten Grüßen“. Wähle eine informelle Grußformel wie „Dein“, „Liebe Grüße“, „Gruß“ oder „Mit besten Grüßen“. Wähle eine Verabschiedung, die dazu passt, ob du ablehnst oder zusagst. Wähle zum Beispiel „Mit Bedauern“ oder „Herzlichen Dank“. Schreibe deinen Namen ans Ende der Schlussphrase. Bei informellen Ereignissen kannst du ruhig deinen Vornamen und die Vornamen aller anderen schreiben, die eingeladen wurden. Bei eher formellen Anlässen zeichnest du mit dem Vornamen aller, die eingeladen wurden, und dem Nachnamen nach dem Namen der letzten Person. In manche Fällen, zum Beispiel wenn du mit der Person sehr vertraut bist, kannst du mit „Familie Schmidt“ unterzeichnen.
Denke darüber nach, ob du hingehen wirst. Stelle fest, um was für eine Art von Anlass es sich handelt. Antworte frühzeitig Nachdem du deine Entscheidung getroffen und über das Ereignis nachgedacht hast, musst du rechtzeitig antworten. Drücke auf ablehnen oder annehmen, wenn in der E-Mail ein automatisierter Button enthalten ist. Klicke auf die Option Empfangsbestätigung. Schicke eine Folge-E-Mail, wenn sich deine Pläne verändern. Fülle die Betreffzeile aus. Wähle eine Anrede für den Brief. Schreibe den Hauptteil der Nachricht. Grüße und gib deinen Namen ein.
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Deciding How and When to Reply Dealing with Automated Emails and Troubleshooting Crafting Your Reply