Das Angebot schreiben Effektivere Angebote schreiben Vor dem Schreiben des Angebots
Beginne dein Angebot, wie du einen Brief beginnen würdest: mit einem kurzen Absatz, der knapp erklärt, dass du für den Kunden arbeiten willst und der beste Bewerber für das Projekt bist (die Einzelheiten kommen nachher). Hier ist es in Ordnung, irgendwie „herzlich“ und persönlich zu klingen, auch wenn du stets professionell bleiben solltest.   Sprich den Kunden namentlich an. Wenn ihr euch gut kennt, sind Vornamen in Ordnung. Wenn nicht, verwende „Herr“ oder „Frau“. Du willst dem Kunden schließlich zeigen, dass dieses Angebot speziell für ihn angefertigt wurde. Greife dabei auf die Projektbesprechungen zurück, die du bereits mit dem Kunden geführt hast. Erkläre in wenigen Sätzen, dass du weißt, was zu tun ist. Zeige, dass du das Problem, das gelöst werden muss, die von dir erwarteten Pflichten und den Umfang deiner Arbeit (einmaliges Projekt, langfristige Zusammenarbeit, etc.) verstanden hast.      Sei hierbei klar, was das Projekt angeht, aber gehe noch nicht auf Details wie Bezahlung, Stunden und so weiter ein – das kommt später. Hier versuchst du, dich als bestmöglichen Kandidaten für dieses Projekt darzustellen. Betone Dinge wie deine Ausbildung und vergangene Projekte, auf die du positives Feedback bekommen hast. Du kannst auch deine Einstellung und deine Werte erwähnen, allerdings sollten konkrete Qualifikationen im Vordergrund stehen. Bedenke, dass du mit anderen Beratern in Konkurrenz stehst. Versuche, darzustellen, wie du dem Kunden einen messbaren Vorteil bietest, was gespartes Geld oder gesparte Zeit angeht. Auf diese Weise kannst du dir einen Vorsprung gegenüber einem Konkurrenten mit ähnlichen oder besseren Qualifikationen verschaffen, der diese Vorteile nicht so klar formuliert. Liste auf, was du tun wirst, um das Problem des Kunden zu lösen und verwende dabei klare Ausdrücke und spezifische Einzelheiten. Zeige die exakten Ergebnisse auf, die deine Beratung dem Kunden bringen werden. Sei dabei genau, was deine Methoden und den Zeitrahmen betrifft. Um später Probleme zu vermeiden, ist es auch klug, zu beschreiben, was du von dem Kunden während deiner Arbeit im Bezug auf Personal, Zugang zum Arbeitsstätten und Ausrüstung erwartest. Nenne zum Beispiel die Menschen, mit denen du Vollzeit zusammenarbeiten möchtest, die Bereiche, zu denen du Zugang benötigst, etc. Als Berater solltest du das Problem der „schleichenden Ausweitung deiner Mission“ vermeiden. Verhindere, dass deine Verantwortungen nach und nach mehr werden, ohne dass du dafür extra bezahlt wirst.  Isoliere das Problem, das du angehen wirst und zeige klar auf, welche verwandten Probleme in deinem Vorschlag nicht inbegriffen sind.  Eine gute Art, dies darzustellen, ist eine Liste mit Aufzählungspunkten. So ist es für deinen Kunden schwieriger, relevante Informationen zu übersehen. Das hängt davon ab, was du machst und wer dein Kunde ist. Bedenke, dass du mit anderen Beratern konkurrierst, halte dein Honorar also entsprechend der Branche und Situation wettbewerbsfähig.  Du solltest auch zusätzliche Kosten, wie Essen, Hotelzimmer, Transportmittel, etc. aufzählen, die dein potentieller Kunde für dich bezahlen müssen wird. Eine Vorgehensweise für die Kostenübernahme zu haben, ist eine gute Idee (zum Beispiel könntest du angeben, dass du deine Rechnungen am Ende jeden Monats vorlegen wirst). Das wird es deinem Kunden erschweren, sich zu weigern, zu bezahlen, „weil nie vereinbart wurde, dass wir so viel bezahlen“. Wie in einem akademischen Aufsatz ist es auch das Ziel des letzten Absatzes eines Angebots, kurz und knapp zusammenzufassen, worum es im Rest des Angebots ging. Wiederhole, warum du für den Job geeignet bist, wie du darauf vorbereitet bist und wie sicher du dir bist, die gewünschten Resultate erzielen zu können. Hier, ebenso wie im ersten Absatz, kannst du ein bisschen „herzlicher“ sein und den Kunden namentlich ansprechen.   Wenn du fertig bist, unterschreibe und datiere das Angebot und lass einen Platz für die Unterschrift des Kunden frei. Halte dein Angebot so kurz wie möglich, um dich und das Projekt genau beschreiben zu können.  Qualität ist dein Ziel, nicht Quantität. Du solltest dein Angebot zu einer kurzen Lektüre werden lassen, damit dein Kunde nicht in Versuchung gerät, es beim Lesen wegzulegen und ein anderes Angebot in die Hand zu nehmen.   Für die meisten Beratungsangebote sind zwei Seiten ausreichend. Wenn du in deinem Angebot auf lange Datensätze verweist, gib diese in den Anhang, um die Länge des eigentlichen Angebots kurz zu halten. Während du immer etwas Platz für deine Qualifikationen einräumen solltest, bist du nicht die wichtigste Person in deinem Angebot; diese ist dein Kunde. Selbst wenn du über dich sprichst, drücke dich auf eine Weise aus, die darstellt, wie gut du die Bedürfnisse deines Kunden erfüllen kannst (und nicht, wie toll du bist).   Vermeide langwierige Ausführungen über deine vergangen Projekte (oder die deiner Firma, wenn du kein unabhängiger Berater bist). Viele Kunden (besonders Firmenkunden) verbringen den ganzen Tag damit, leere, bedeutungslose Phrasen aus den Mündern von Leuten zu hören, die sich wichtigmachen wollen. Erspare ihnen diese unnötige Langeweile. Schreibe dein Angebot stattdessen in klarer, deutlicher Sprache. Versuche nicht, deine Vorschläge durch glitzernden Fachjargon spanender wirken zu lassen, als sie sind. Mach stattdessen einfach spannende Vorschläge.  Beispiele für Modewörter sind „Best Practice“, „Synergien“, „bahnbrechend“, „optimiert“ und viele mehr; in jeder Branche gibt es bestimmte. Diese Wörter haben durch übertriebene Nutzung und breite Definition definitiv bereits ihre Stärke verloren. Das mag erbsenzählerisch erscheinen, aber es ist absolut notwendig. Selbst wenn du dich für eine Stelle bewirbst, die keinerlei Schreibarbeit erfordert, zeigt eine saubere, professionelle Kommunikation, dass du die Zeit und Mühe, dich von deiner besten Seite zu präsentieren, nicht gescheut hast. Fehler bedeuten nicht, dass du weniger qualifiziert bist, aber sie bedeuten, dass du zu wenig Augenmerk darauf gelegt hast, dein Angebot perfekt zu machen. In einem starken Konkurrenzkampf zwischen zwei Beratern könnte dies der entscheidende Faktor sein.  Nachdem du dein Angebot fertiggestellt hast, achte darauf, es noch einmal durchzusehen und überarbeite es auf Grammatik und Stil. Wenn du Zeit hast, lass es auch von einem Kollegen oder Familienmitglied durchlesen; diese werden Fehler eher bemerken, da sie nicht am Schreiben beteiligt waren. Ein Beratungsangebot ist nicht wie ein Lebenslauf; es ist keine gute Idee, einfach eines zu schreiben und dieses an so viele potentielle Kunden wie möglich zu schicken, um Aufträge zu bekommen. Jedes Angebot sollte speziell für den Kunden, den du gewinnen möchtest, maßgeschneidert sein. Je mehr du über den Kunden und seine Bedürfnisse weißt, desto besser kannst du dein Angebot schreiben. Daher sollte dein erster Schritt immer sein, dich zu informieren.   Es gibt viele Wege, auf die du das tun kannst:    Der beste und direkteste Weg ist, dich einfach mit dem Kunden zu treffen und das vorgeschlagene Projekt zu diskutieren. Mach dir gründliche Notizen und stelle spezifische Fragen, damit du ganz genau verstehst, worum es bei dem Projekt geht. Danach kannst du via E-Mail und telefonisch darauf zurückkommen und verbleibende Fragen klären. Wenn du das Angebot schreibst (siehe unten) kann es sinnvoll sein, zuvor ein bisschen unabhängig zu recherchieren. Zum Beispiel, wenn du zu beweisen versuchst, dass deine Dienste dem Kunden zum Erfolg verhelfen werden, solltest du wirtschaftliche Studien finden, die belegen, dass deine Idee gut ist. Du solltest keinen Beratervertrag unterschreiben, nur um dann von deinem Kunden unter Druck gesetzt zu werden, Arbeiten zu machen, denen du nicht zugestimmt hast. Es ist wichtig, ein genaues Bild davon zu haben, was der Kunde von dir erwartet; auf diese Weise kannst du dein Angebot so formulieren, dass deine Arbeit sich ausschließlich auf das beschränkt, was im Vorhinein vereinbart wurde. Dinge, die du beachten solltest, sind unter anderem:   Deine genauen Pflichten und die Resultate, die dein Kunde zu erzielen hofft. Der¬ Zeitrahmen für deine Arbeit. Spezifische Projektabschnitte, die bis zu einem bestimmten Datum fertiggestellt sein müssen. Manchmal wirst du mit mehreren Menschen sprechen müssen. Zum Beispiel, wenn du in einem Konflikt zwischen Management und Angestellten beratend tätig sein möchtest, wäre es klug, mit Vertretern beider Seiten sowie dem Kunden, der dich beauftragt hat, zu sprechen. Das ist vielleicht die wichtigste Information von allen. Wenn der Kunde nicht bereit ist, das zu bezahlen, was du denkst, dass deine Arbeit wert ist, kannst du dir die Mühe, ein Angebot zu schreiben, ersparen. Komme mit dem Kunden zu einer Übereinkunft, wie viel (und wie oft) du bezahlt wirst, bevor du das Angebot zu schreiben beginnst. Auf diese Weise kannst du dich in deinem Angebot auf die im Vorhinein vereinbarte Bezahlung beziehen. Der Kunde wird das Angebot unterschreiben und deiner Bestellung zustimmen müssen.    Zusätzlich zum Honorar für deine Dienste solltest du mit deinem Kunden auch eine Vereinbarung zu  Spesen treffen, die während der Arbeit anfallen können (z.B. Treibstoff, Verköstigung, Reisekosten, etc.). Du solltest im Vorhinein sicherstellen, dass dein Kunde bereit ist, diese Kosten für dich zu übernehmen. Schreibe kein Beratungsangebot, wenn dein Kunde nicht sicher zu wissen scheint, wie viel er dir bezahlen wird (oder wann). Viele Berater geben Ratschläge, die so ähnlich klingen, wie „Es ist einfacher, eine Auftragsbestätigung zu schreiben als ein Angebot.“  Beachte, dass ein Beratungsangebot genau das ist, wonach es klingt: ein „Angebot“, das dir noch nicht garantiert, dass du den Job bekommst. Es ist absolut möglich, dass Kunden mehrere Angebote einholen und dann nur eines auswählen. Wenn möglich, versuche also, den Kunden im Vorhinein dazu zu bringen, dass er zustimmt, deine Dienste in Anspruch zu nehmen und schreibe erst dann das Angebot. Auf diese Weise wird der Kunde nach Erhalt deines Angebots nur bestätigen, dass du mit der Arbeit beginnen kannst, anstatt erst zu entscheiden, ob er dich auswählt oder nicht.
Beginne dein Angebot mit einem Gruß an deinen potentiellen Kunden. Beschreibe im ersten Absatz das Projekt. Beschreibe im zweiten Absatz deine Qualifikationen. Im nächsten Absatz solltest du die Arbeit, die du vorschlägst, beschreiben. Lege dar, was du während deiner Beratung  nicht tun wirst. Schlage einen Preis für deine Beratung vor. Schließe dein Angebot mit einer Zusammenfassung ab. Halte dich kurz und bündig. Konzentriere dich auf den Kunden. Vermeide Modewörter. Achte auf Rechtschreibung und Grammatik. Lerne so viel wie möglich über das vorliegende Projekt. Werdet euch einig dazu, was genau deine Verantwortung sein wird. Finde heraus, was der Kunde bereit ist zu bezahlen. Wenn möglich, versuche, den Auftrag ohne Angebot zu bekommen.
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