Die E-Mail formattieren und beginnen Den Empfänger berücksichtigen Die Anrede wählen
Die oberste Zeile sollte die Anrede beinhalten, die du ausgewählt hast, gefolgt vom Namen des Empfängers. Verwende, wo möglich, eine Höflichkeitsform für die Person, wie beispielsweise Herr, Frau oder Dr. gefolgt vom Vor- und Nachnamen. Üblicherweise solltest du nach der Anrede ein Komma setzen. In formellen Briefen kannst du auch einen Doppelpunkt wählen, allerdings wird dies generell als zu förmlich für E-Mails angesehen, sogar für formelle E-Mails. Ein Komma reicht in den meisten Fällen vollkommen aus, obwohl du einen Doppelpunkt in Erwägung ziehen solltest, wenn du ein Bewerbungsschreiben in einer E-Mail formulierst. Die Anrede hat eine eigne Zeile zuoberst, sodass du, wenn diese fertig ist, die Eingabetaste drücken musst, um in der nächste Zeile fortzufahren. Falls du Zeilenumbrüche nutzt, anstatt den Text bei neuen Absätzen einzurücken, brauchst du eine Leerzeile zwischen der Anrede und dem ersten Absatz. Wenn du jemandem zum ersten Mal schreibst, solltest du dich zunächst vorstellen, selbst wenn du die Person im wahren Leben kennst. Indem du dich dem Empfänger vorstellst, wird dieser zum Weiterlesen angeregt.  Du könntest zum Beispiel schreiben, „Mein Name ist Jessica Hills und ich bin die Marketingleiterin beim Unternehmen XYZ“. Du kannst auch mit einfließen lassen, woher du den Empfänger kennst: „Mein Name ist Robert Smith und ich nehmen ebenfalls an Ihrem Marketing-Kurs teil (Marketing 101 immer Dienstags und Donnerstags mittags)“. Wenn du die Person bereits kennst und es zuvor schon E-Mail-Verkehr gab, kannst du den Einleitungssatz als Gruß nutzen. Dafür kannst du beispielsweise Folgendes schreiben, „Vielen Dank für die schnelle Antwort“, oder „Ich hoffe es geht Ihnen gut“. In den meisten formellen E-Mails muss man schnell zur Sache kommen. Das heißt, dass dein erster oder zweiter Satz den Grund für die E-Mail an den Empfänger darlegen sollte. Bedenke dabei, dass du deine Absichten so prägnant wie möglich beschreiben solltest. Du kannst zum Beispiel schreiben, „Ich möchte Sie mit dieser E-Mail um Unterstützung bei einem Marketing-Problem bitten“, oder „Ich schreibe Ihnen, da ich Schwierigkeiten im Kurs habe und Sie um Empfehlungen bezüglich zusätzlichem Lesematerial bitten wollte, das mir gegebenenfalls helfen könnte“. Bei einer „formellen“ E-Mail hängt es immer vom Empfänger ab, wie formell die E-Mail genau sein sollte. Du würdest beispielsweise nicht das gleiche Maß an Formalität verwenden, wenn du deinem Professor schreibst, wie wenn du dich um einen Stellung bewirbst. Wenn du eine Person das erste Mal kontakierst, ist es immer besser, sich etwas förmlicher zu geben als vielleicht notwendig, um auf der sicheren Seite zu sein. Falls du den Namen nicht bereits weißt, solltest du etwas Recherche betreiben, um den Namen des Empfängers herauszufinden. Es wirkt sympathischer, den Name der Person in der Anrede zu verwenden, selbst wenn du ansonsten formell mit der E-Mail verfährst. Wenn die Person dich bereits per E-Mail kontaktiert hat, ist es in Ordnung, deren Art der Anrede zu imitieren. Wurde beispielsweise „Hi“ gefolgt von deinem Vornamen verwendet, ist es vertretbar, dass du ebenfalls diese Art der Anrede nutzt und du deine E-Mail mit „Hi“ gefolgt von dem Vornamen der Person beginnst. „Sehr geehrte/r” (gefolgt vom Namen der Person) ist nicht ohne Grund eine altbewehrte Option. Es ist förmlich, ohne dabei altmodisch zu wirken und, weil es so häufig verwendet wird, erscheint es als Anrede eher unauffällig, was gut ist. Du möchtest schließlich nicht, dass deine Anrede als unpassend heraussticht. „Guten Tag“ ist eine relativ formelle Anrede, die in Geschäfts-E-Mails genutzt werden kann, besonders wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst. Es ist jedoch immer besser, falls möglich, den Namen der Person herauszufinden. Du kannst ebenfalls „An die zuständige Abteilung“ verwenden, wenn die E-Mail besonders förmlich ist und du den Namen des Empfängers nicht kennst. Diese Anrede kann auf manche Menschen allerdings etwas unsympathisch wirken. E-Mails sind im Allgemeinen tendenziell weniger förmlich als Briefe, daher kannst du dir eine Anrede wie „Hi“ in etwas weniger formellen E-Mails erlauben. Wenn du zum Beispiel eine E-Mail an deinen Professor formulierst, dürfte ein „Hi“ oder „Hallo“ absolut in Ordnung sein, insbesondere wenn du mit diesem auch tatsächlich interagierst. Während „Hi” in weniger förmlichen E-Mails akzeptiert wird, ist dies bei „Hey“ nicht der Fall. Hierbei handelt es sich um eine Anrede, die selbst in Gesprächen sehr informell wirkt, daher solltest du sie für jede Art von formeller E-Mail vermeiden. Selbst wenn du beispielsweise deinen Vorgesetzten recht gut kennst, solltest du „Hey“ in E-Mails mit diesem wahrscheinlich vermeiden. Es kann manchmal vorkommen, dass du von dem Empfänger, an den die E-Mail gehen soll, nur die Berufsbezeichnung innerhalb des Unternehmens oder der Organisation kennst. In dem Fall kannst du einfach die Berufsbezeichnung der Person anstelle des Namens benutzen, wie zum Beispiel „Sehr geehrte/r Personalverantwortliche/r“, „Sehr geehrter Personalausschuss“ oder „Sehr geehrte/r Professor/in“. Du solltest, wo möglich, “Herr”, “Frau”, “Dr.” oder “Prof.” vor dem Namen der Person einfügen, um die Anrede förmlicher zu machen. Verwende außerdem den Nachnamen oder den vollständigen Namen anstatt einfach des Vornamens für eine fromellere Anrede.
Platziere die Anrede in der ersten Zeile. Verwende ein Komma. Fahr mit der nächsten Zeile fort. Stell dich im Einleitungssatz vor, falls nötig. Komm zügig zur Sache. Entscheide, wie förmlich du sein musst. Finde den Namen der Person heraus. Folge dem Beispiel des Empfängers. Greif auf „Sehr geeherte/r“ zurück. Versuch es mit „Guten Tag“, falls du den Namen der Person nicht kennst. Zieh bei weniger förmlichen E-Mails „Hi” oder „Hallo” in Betracht. Vermeide „Hey” in der Anrede. Verwende, falls notwendig, eine Berufsbezeichnung anstelle eines Namens. Ergänze die Höflichkeitsform der Person, um die Anrede noch formeller zu machen.
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Formatting and Beginning the Email Considering the Recipient Choosing a Greeting