Besondere Fälle handhaben
Manchmal ist es sinnvoll, Dokumente basierend auf Schlüsselworten einzuordnen, unabhängig von der Reihenfolge, in der Wörter im Titel oder der Bezeichnung auftreten. Das sorgt dafür, dass ein Dokument unter dem logischsten Begriff indexiert und gefunden werden kann. Zum Beispiel: “First Bank of Chicago“ würde indexiert und eingeordnet werden als „Chicago, First Bank of“. “Chicago” ist der Schlüsselbegriff für diesen Eintrag, anstelle von „First“ oder „Bank“, besonders wenn du weitere Einträge mit ähnlichen Namen haben könntest wie „First Bank of Tulsa“ oder „Chicago Bank and Trust“. Die üblichen Ordnungssysteme empfehlen, Personen nach ihrem Nachnamen einzuordnen, da der Nachname als der bedeutende Begriff gesehen wird.  Daher wird „Jane A. Doe“ als „Doe, Jane A.“ indexiert und eingeordnet. Stelle Titel (Dr., Mag., Major usw.) ans Ende. “Dr. Jane A. Doe” zum Beispiel würde als „Doe, Jane A., Dr.“ indexiert und eingeordnet werden. Im Allgemeinen werden Namen eingeordnet, wie sie geschrieben werden, Buchstabe für Buchstabe. „MacDonald“ kommt zum Beispiel vor „McDonald“. Ebenso werden „D’“, „L’“, „Le“, „de“ usw. als Teil des Namens angesehen, nicht als getrennte Einheiten. Ordne Dokumente mit dem Namen „Heinlein“, „Le Guin“, L'Engle“ und „Wolfe“ zum Beispiel in dieser Reihenfolge (und NICHT „L'Engle“, „Le Guin“, „Heinlein“ und „Wolfe“). Eine häufig auftretende Ausnahme zu diesen Regeln zu Namen ist, wenn der Name einer Person Teil der Bezeichnung eines Unternehmens oder einer Organisation ist. In diesen Fällen behandelt man den Namen der Person als Bestandteil der Unternehmensbezeichnung. Zum Beispiel würde man „Jane A. Doe Hundestation“ unter „J“ abheften, NICHT indexiert als „Doe, Jane A. Hundestationl“. Artikel (wie „ein“, „eine“ und „der“), Konjunktionen (wie „und“, „aber“, „bloß“) und Präpositionen (wie „für“, „von“ und „in“) werden üblicherweise beim Indexieren und alphabetischen Einordnen ausgelassen, da sie nicht als bedeutende Begriffe erachtet werden. Das ist dann der Fall, wenn sie am Anfang eines Dokumentnamens stehen. Zum Beispiel:  “Eine Untersuchung über die Fütterungsmethoden von Emus“ würde unter „E“ für „Emu“ (dem bedeutenden Wort für den Titel dieses Dokuments) eingeordnet werden, anstatt unter „E“ für „Eine“. “Doe und Schmidt Tierstation” würde nach „Doe, Jane A.“ eingeordnet werden. Beide indexierten Namen beginnen mit dem Wort „Doe“, also gehst du zum jeweils nächsten bedeutenden Begriff über („Schmidt“ und „Jane“), um die Reihenfolge der Dokumente zu bestimmen. Ignoriere das Wort „und“, denn es ist nicht von Bedeutung. Wenn du Dokumente indexierst und abheftest, könntest du auf Abkürzungen wie „Fa.“ (für Firma) oder „GmbH (für Gesellschaft mit beschränkter Haftung) stoßen. Gemeinhin sollte man solche Dokumente indexieren und einordnen, als wären diese Abkürzungen ausgeschrieben, anstatt nur eine Buchstabenfolge. “Farbenhandel Jane A. Doe“ würde zum Beispiel vor „Fa. Jane A. Doe“ eingeordnet werden. Wenn man Dokumente alphabetisch ordnet, stößt man bisweilen auf Zahlen in ihren Titeln. Im Allgemeinen werden Zahlen ihrer Reihenfolge nach eingeordnet, nicht als ob sie ausgeschrieben wären. Zahlen werden auch vor Buchstaben eingeordnet.  “3M Company“ zum Beispiel würde man vor „100 großartige Geschäftsideen“ einordnen (da „3“ vor „100“ kommt). “Großartige Geschäftsideen“ und „Großartige Geschäftsführer“ würden nach „100 großartigen Geschäftsideen“ eingeordnet werden, da Zahlen vor Buchstaben kommen. Zahlen, die schon ausgeschrieben sind, werden wie Worte behandelt, nicht wie Zahlen. Ordne Dokumente mit den Namen „100 große Geschäftsführer“, „Großartige Geschäftsideen“ und „Zweihundert großartige Geschäftsideen“ zum Beispiel in der Reihenfolge. Wenn es zu dem Zweck deines Ordnungssystems passt, kannst du jedoch eine Ausnahme machen und Zahlen immer einordnen, als wären sie ausgeschrieben. Alle nicht-alphabetischen und nicht-numerischen Zeichen, auf die du beim Indexieren und Abheften stößt, müssen mitberücksichtigt werden. Was du jedoch mit diesen Zeichen machst, hängt von ihrer Art ab:  Interpunktion (wie Apostrophe, Punkte und Kommata) wird allgemein beim Indexieren und Einordnen ignoriert. Man ordnet  zum Beispiel “Washington’s Best Coffee” und “Washington State Fair” in dieser Reihenfolge ein. Diakritische Zeichen werden wie der entsprechende Buchstabe ohne das diakritische Zeichen behandelt.  Ordne „Éclair“ zum Beispiel wie „Eclair“ ein und „Piñata“ wie „Pinata“. Das gilt aber nicht, wenn du in einer Sprache ordnest, in der diakritische Zeichen eingesetzt werden, dann verwendet man die alphabetische Reihenfolge dieser Sprache. Im Allgemeinen werden Leerzeichen (sowie Interpunktion und andere Elemente, die ausgelassen werden) ignoriert, wenn man alphabetisch ordnet. In manchen Fällen jedoch, wenn man Dokumente hat, die gleich beginnen, kann man das Leerzeichen berücksichtigen oder die Regel „nichts vor etwas“ anwenden, um die Reihenfolge festzulegen.  Ordne „North East Bank“, „Northeast Bank“ und „North East Manufacturing“ zum Beispiel in dieser Reihenfolge.  Gleichermaßen würde „Doe, Jane A.“ vor „Doe, Jane A., Dr.“ eingeordnet werden In eher seltenen Fällen sind die alphabetischen Daten nicht ausreichend, um die Reihenfolge von Dateien festzulegen. In diesen Fällen musst du zusätzliche Informationen verwenden, um Artikel zu indexieren und zu ordnen. Bringe diese zusätzlichen Informationen auf den jeweiligen Dokumenten an, um dir zu helfen, sie zu unterscheiden. Zum Beispiel:  Wenn du Artikel über zwei verschiedene Personen mit dem Namen Jane A. Doe hast, könntest du sie nach ihrem Geburtsjahr abheften. Das Dokument „Doe, Jane A. (geb. 1853)" würde demzufolge vor dem Dokument „Doe, Jane A. (geb. 1967)" kommen. Du kannst Dokumente auch nach geographischen Daten ordnen, wenn du Unterscheidungen treffen musst. Wenn du Dokumente zu drei verschiedenen Banken an drei verschiedenen Orten hast und jede Bank den Namen „First United Bank and Trust“ trägt, könntest du sie alphabetisch in der Reihenfolge „First United Bank and Trust (Georgia)”, „First United Bank and Trust (Oklahoma)” und „First United Bank and Trust (South Dakota)” ordnen. Ebenso würdest du, wenn du Dokumente zu zwei verschiedenen Bärenarten hast, sie zusätzlich basierend auf der Gattung, Lebensraum usw. ordnen. Du hast zum Beispiel Dokumente zu „Elefant, Afrikanischer“ und „Elefant, Indischer“ oder „Nashorn, schwarzes“ und „Nashorn, weißes“ (in der Reihenfolge). Sorge dafür, dass jeder, der die Dokumente verwendet, über Ausnahmen zu den allgemeinen Richtlinien Bescheid weiß, die in deinem System Anwendung gefunden haben. Das hilft sicherzustellen, dass jeder das Ordnungssystem richtig und effizient nutzen kann.
Ordne Dokumente unter einem bedeutsamen Begriff ein. Ordne Namen nach dem Nachnamen ein. Ignoriere Artikel, Konjunktionen und Präpositionen. Behandle Abkürzungen als wären sie ausgeschrieben. Ordne Zahlen wie gewohnt ein. Behandle Sonderzeichen. Wende die allgemeine Regel „nichts vor etwas an“, wenn nötig. Unterscheide Dokumente nach detaillierteren Informationen, wenn es notwendig ist. Mache Ausnahmen und Sonderregeln bekannt.
https://www.wikihow.com/File-Alphabetically
Dealing With Special Cases