Kalendarz programu Outlook jest w pełni zintegrowany z pocztą e-mail, kontaktami i innymi funkcjami. Dzięki temu kalendarz jest jedną z najbardziej popularnych funkcji programu Outlook. W tym artykule pokażemy, jak korzystać z różnych funkcji kalendarza. Oprócz tego przedstawimy udoskonalenia wprowadzone w kalendarzu w celu zapewnienia łatwiejszej obsługi.
Uwaga: Wiele ulepszeń kalendarza zostało dodanych w nowszych Outlook Service Pack 2007. Mimo że Outlook 2007 zakończyło się cykl pomocy technicznej, wiele z tych wczesnych ulepszeń nadal można znaleźć w Outlook 2010, Outlook 2013 i Outlook 2016.
Przesyłanie dalej wezwań na spotkania
Jeśli używasz programu Outlook 2010 lub nowszego i jesteś uczestnikiem spotkania, możesz przesyłać dalej spotkanie do innej osoby używającej programu Outlook 2010 lub nowszego za pomocą funkcji Powiadomienie o przesyłaniu dalej spotkania. Jeśli używasz programu Outlook 2010 lub nowszego w celu przekazania spotkania do osoby, która nie została pierwotnie zaproszona na spotkanie, program Outlook wysyła powiadomienie o przesyłaniu dalej spotkania do organizatora spotkania. Kiedy organizator otrzyma powiadomienie, nowy uczestnik zostanie dodany do spotkania tego organizatora. Jeśli dotychczasowi uczestnicy powinni się dowiedzieć, że do spotkania dodano kolejnego uczestnika, organizator musi otworzyć spotkanie i wysłać wszystkim uczestnikom jego aktualizację.
Uwaga: Jeśli chcesz poinformować inne osoby o spotkaniu, ale nie chcesz ich zapraszać, po prostu przeciągnij wezwanie na spotkanie z kalendarza na ikonę Poczta u dołu po lewej stronie okna programu Outlook. Spowoduje to otwarcie gotowej do wysłania wiadomości e-mail z informacjami o spotkaniu. Pamiętaj, że ta wiadomość e-mail nie dodaje adresatów do spotkania i zawiera tylko informacje o spotkaniu, takie jak data, godzina, temat i plan spotkania.
Informacje dla użytkowników programu Microsoft Exchange
W programie Microsoft Exchange Server 2007 również wprowadzono powiadomienia o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie w ramach funkcji Pomocnik kalendarza. Jeśli łączysz się ze skrzynką pocztową w organizacji korzystającej z programu Exchange Server za pomocą programu Outlook, działanie funkcji powiadamiania o przesyłaniu dalej spotkań może podlegać Exchange skonfigurowanym przez administratora Exchange. Administrator programu Exchange mógł na przykład zablokować możliwość wysyłania do domen zdalnych powiadomień o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie.
Jeśli uczestnik spotkania nie znajduje się w tej samej organizacji programu Exchange co jego organizator, raczej nie powinien przesyłać dalej spotkania, o ile nie są spełnione wszystkie poniższe warunki:
-
Uczestnik korzysta z programu Microsoft Outlook 2010 lub nowszego.
-
Administrator programu Exchange uczestnika zezwolił na wysyłanie do domen zdalnych powiadomień o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie.
-
Organizator korzysta z klienta programu Microsoft Outlook.
W przypadku uczestnika, który korzysta z systemu poczty Exchange, zasadniczo nie zalecamy przesyłania dalej spotkania, o ile nie są spełnione wszystkie poniższe warunki:
-
Uczestnik korzysta z programu Microsoft Outlook 2010 lub nowszego.
-
Organizator korzysta z klienta programu Microsoft Outlook.
Jeśli z jakiejś przyczyny organizator spotkania nie otrzyma powiadomienia o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie, uczestnicy spotkania nie zostaną dodani do spotkania organizatora. Jeśli organizator zmodyfikuje później spotkanie i roześle zaktualizowane informacje, trafią one jedynie do osób uwzględnionych w oryginalnym wezwaniu. Uczestnicy, którzy wcześniej otrzymali przesyłaną dalej kopię spotkania, nie dostaną tej aktualizacji.
Jeśli powyższe ograniczenia uniemożliwią pomyślne i spójne przesyłanie dalej zaproszeń na spotkania, najlepiej poprosić organizatora spotkania o dodanie do niego uczestników. Jeśli nie masz pewności, czy środowiska używane przez Ciebie i uczestników, których chcesz dodać do spotkania, spełniają powyższe warunki, poproś organizatora spotkania o dodanie tych uczestników.
Uwaga: Pełnomocnicy programu Outlook nie otrzymują powiadomień o przesłaniu dalej wezwania na spotkanie.
Przetwarzanie wszystkich wezwań na spotkania i anulowań spotkań
Wezwanie na spotkanie można usunąć bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej, ale prawidłową procedurą jest jego zaakceptowanie lub odrzucenie. Zawsze używaj polecenia Usuń z kalendarza, aby przetwarzać anulowanie spotkania ze skrzynki odbiorczej. Informacji dotyczących spotkań nie należy przetwarzać bezpośrednio w module kalendarza.
Praca ze spotkaniami cyklicznymi
Ustawianie dat zakończenia i ograniczanie liczby wystąpień
Program Outlook ułatwia planowanie spotkania występującego wielokrotnie w regularnych odstępach czasu. Zalecamy, aby zawsze ustawiać datę zakończenia i ograniczać serię cykliczną do określonej liczby wystąpień. Prawdopodobnie w pewnym momencie spotkania cykliczne będą wymagały modyfikacji. Na przykład uczestnicy zostaną dodani do jednego wystąpienia lub usunięci z jednego wystąpienia albo lokalizacja lub czas spotkania zmienią się z powodu urlopu lub nieprzewidzianych okoliczności. Program Outlook zapisuje każdą taką unikatową zmianę jako wyjątek dotyczący spotkania. Jeśli spotkanie cykliczne ma bardzo dużo wyjątków, zarządzanie taką serią spotkań jest utrudnione. Może też wystąpić nieoczekiwane działanie. Po zakończeniu bieżącej serii spotkań można zawsze utworzyć nową serię. Rozważając liczbę wystąpień, warto zastanowić się nad częstotliwością. W okresie roku spotkanie dwa razy w tygodniu będzie miało o 90 wystąpień więcej niż spotkanie comiesięczne w tym samym okresie.
Kończenie spotkania cyklicznego przed pierwotną datą zakończenia
Spotkanie cykliczne można wprawdzie anulować, ale lepszym rozwiązaniem jest zmiana daty zakończenia serii. Dzięki temu uczestnicy spotkania zachowują dostęp do informacji o spotkaniach, które już się odbyły. Anulowanie spotkania cyklicznego powoduje natomiast usunięcie tej historii. Najlepszym rozwiązaniem jest ustawienie nowej daty zakończenia i rozesłanie aktualizacji do wszystkich uczestników. W ten sposób seria spotkań zakończy się wcześniej, a dane dotyczące wcześniejszych spotkań zostaną zachowane.
Uwagi:
-
Jeśli wcześniej zakończysz serię spotkań, wyjątki skojarzone ze spotkaniem cyklicznym zostaną utracone. Aby dowiedzieć się więcej o wyjątkach, zobacz "Ustawianie dat zakończenia i ograniczanie liczby wystąpień" powyżej.
-
To najlepsze rozwiązanie obowiązuje również wtedy, gdy trzeba zmienić temat istniejącej serii spotkań. Zakończ wcześniej serię spotkań i utwórz nowe spotkanie cykliczne, używając innego tematu.
Aby uzyskać więcej informacji o anulowaniu wszystkich przyszłych spotkań w ramach serii, zobacz Anulowanie wszystkich przyszłych spotkań w serii.
Zmienianie organizatora
Program Outlook nie umożliwia zmiany organizatora spotkania. Aby zmienić organizatora spotkania cyklicznego, po prostu zakończ to spotkanie. W tym celu ustaw wcześniejszą datę zakończenia i wyślij aktualizację wszystkim uczestnikom. Następnie nowy organizator powinien utworzyć nowe spotkanie cykliczne.
Aby uzyskać więcej informacji na temat ustawiania wcześniejszej daty zakończenia, zobacz Anulowanie spotkania.
Unikanie udostępniania załączników za pośrednictwem spotkania cyklicznego
Załączniki powodują zwiększenie złożoności wyjątków dotyczących spotkań cyklicznych. Każdy wyjątek zawiera własną kopię załączników. Dodawanie wyjątków do spotkań cyklicznych powoduje tworzenie nowych kopii załączników. Zmiany wprowadzone w jednym zestawie załączników nie są propagowane w pozostałych wyjątkach. Jeśli wszyscy uczestnicy mają mieć najnowszą kopię zmian dotyczących danego spotkania, udostępnij dokumenty za pośrednictwem usługi udostępniania, takiej jak OneDrive. Użytkownicy w przedsiębiorstwach mogą w tym celu korzystać z programu SharePoint lub innego serwera plików udostępnianych w sieci.
Unikanie kopiowania spotkań
Program Outlook domyślnie usuwa wszelkie linki między skopiowanym a oryginalnym spotkaniem. Pomaga to zapobiec niespójnościom. W nowszych wersjach programu Outlook do tematu jest dodawany ciąg tekstowy „Kopia:”. Dzięki temu można łatwo rozpoznać kopie spotkania.
Działania związane ze skopiowanym spotkaniem mogą przynieść nieoczekiwane wyniki, dlatego nie zaleca się kopiowania spotkań. Ma to zastosowanie zarówno do spotkań skopiowanych z kalendarza innego użytkownika, jak i do spotkań skopiowanych z innego folderu kalendarza, którego jesteś właścicielem.
Aby uzyskać więcej informacji na temat przenoszenia spotkań, których jesteś organizatorem, do innego folderu kalendarza, zobacz:
Obsługa urządzeń łączących się z kalendarzem
Upewnij się, że każde urządzenie, które łączy się z Twoim kalendarzem, ma zainstalowane wszystkie najnowsze aktualizacje. Część urządzeń synchronizuje dane z kalendarzem i innymi folderami, korzystając z programu Exchange ActiveSync. Do tych urządzeń należą Windows Phone, Windows RT, Apple iOS i Android. Z kalendarzem można również synchronizować urządzenia BlackBerry firmy Research In Motion (RIM) oraz inne urządzenia.
Aby uzyskać więcej informacji o niektórych znanych problemach, zobacz: Bieżące problemy z usługą Microsoft Exchange ActiveSync urządzeniami innych firm.
Uwaga: W niektórych sytuacjach wiele urządzeń i klientów programu Outlook może jednocześnie modyfikować elementy, co może doprowadzić do wystąpienia konfliktów. W celu zminimalizowania tego ryzyka nie należy w krótkim czasie przetwarzać tego samego elementu na dwóch lub większej liczby klientów bądź urządzeń.
Obsługa dodatków integrujących się z programem Outlook
Większość dodatków, jeśli nie wszystkie, Outlook uzyskać dostęp Outlook danych. Dodatek może zmienić element programu Outlook, który edytujesz w tym samym czasie — w programie Outlook lub na innym urządzeniu. Może to doprowadzić do wystąpienia konfliktów. Aby ograniczyć to ryzyko, zainstaluj najnowsze aktualizacje wszelkich dodatków lub programów integrujących się z programem Outlook. Odinstaluj lub wyłącz wszelkie programy i dodatki, których nie używasz lub które nie muszą być zintegrowane z programem Outlook.
Uwaga: W niektórych sytuacjach wiele urządzeń i klientów programu Outlook może jednocześnie modyfikować elementy, co może doprowadzić do wystąpienia konfliktów. W celu zminimalizowania tego ryzyka nie należy w krótkim czasie przetwarzać tego samego elementu na dwóch lub większej liczby klientów bądź urządzeń.
Dodatkowe zalecenia dla użytkowników programu Microsoft Exchange
Praca w scenariuszu z uwzględnieniem menedżera/pełnomocnika
Jeśli dana organizacja to umożliwia, skonfiguruj program Outlook tak, aby łączył się ze skrzynką pocztową programu Exchange przy użyciu trybu buforowanej wymiany. Zapewni to najlepszą wydajność.
Nowsze wersje programów Microsoft Outlook, Microsoft Entourage i Microsoft Outlook dla komputerów Mac zawierają wiele usprawnień dotyczących funkcji pełnomocnictwa. Aby uzyskać więcej informacji o tych wersjach, zobacz:
Ograniczanie liczby pełnomocników
Program Outlook umożliwia dodanie dowolnej liczby pełnomocników. Jednak zalecamy, aby uprawnienia Edytor nadać tylko jednemu (1) pełnomocnikowi. Dzięki temu można śledzić czas i sposób przetwarzania spotkania. Pełnomocnik może uzyskiwać dostęp do Twoich danych za pośrednictwem wielu urządzeń, więc istnienie wielu pełnomocników z uprawnieniami Edytor znacznie utrudnia sprawdzanie, dlaczego brakuje określonych spotkań lub są one nieaktualne.
Nawet jeśli nadajemy uprawnienia Edytor tylko jednem pełnomocnikom, unikaj dodawania dużej liczby pełnomocników z uprawnieniami Recenzent lub Współautor. Wynika to z tego, że dodanie dużej liczby pełnomocników może spowodować wyczerpanie innych zasobów. Na przykład można osiągnąć limit rozmiaru danych reguły. Dodanie pełnomocnika pozwala wprowadzać różne zmiany:
-
Program Outlook nadaje uprawnienia do odpowiednich folderów.
-
Atrybut PublicDelegates usługi Active Directory zostaje zaktualizowany w celu nadania pełnomocnikowi uprawnień „Wyślij w imieniu”.
-
Program Outlook dodaje pełnomocnika do reguły przesyłania dalej w skrzynce pocztowej menedżera. Dzięki temu wezwania na spotkania są przesyłane dalej do pełnomocnika.
-
Program Outlook zapisuje dodatkowe informacje o pełnomocniku w skrzynce pocztowej menedżera.
Poszczególne obszary składowe mogą mieć różne ograniczenia. Osiągnięcie wartości bliskich granicznym może mieć wpływ na wydajność i stabilność działania.
Uwagi:
-
Podczas opracowywania i testowania tego produktu firma Microsoft używała konfiguracji z najwyżej czterema (4) pełnomocnikami. Pełnomocnicy korzystali tylko z programu Outlook. Podczas testowania nie uwzględniano urządzeń.
-
Jeśli pełnomocnik z uprawnieniami Edytor musi zostać zamieniony (tymczasowo lub trwale), należy zmienić uprawnienie Edytor na uprawnienie Przeglądający lub brak. Następnie należy nadać uprawnienia Edytor nowemu pełnomocnikowi lub zastępcy dotychczasowego pełnomocnika.