Gerekli tüm veri öğelerini içeren bir T ve A kaydı (1) elle tamamlanmış bir basılı kopya belgesi, (2) elektronik olarak saklanan otomatik bir dosya veya (3) otomatik ve manuel kayıtların birleşimi olabilir.
Veri öğeleri bir dizi formatta derlenebilir.
Verileri biçimlendirmenin tek bir yolu vardır.