


DECRETO Nº 15.876 DE 02/21/2022





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ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL

DECRETO  Nº 15.876, DE 21 DE FEVEREIRO DE 2022.


Dispơe sobre a política de arquivos públicos dos orgăos e das entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul.



Publicado no Diário Oficial nº 10.763, de 22 de fevereiro de 2022, páginas 3 a 10



O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no exercício da competência que lhe confere o art. 89, inciso VII, da Constituiçăo Estadual,

Considerando que é dever do Poder Público promover a gestăo dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informaçơes neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituiçăo Federal e com o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

Considerando que ao Estado compete a definiçăo de critérios de organizaçăo, gestăo e de acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o art. 21 da Lei Federal nº 8.159, de 1991;

Considerando o disposto no Decreto nº 13.358, de 31 de janeiro de 2012, que constituiu a Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos para a elaboraçăo do Plano de Classificaçăo de Documentos e a Tabela de Temporalidade dos Documentos das atividades-meio do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul;

Considerando a necessidade de definir critérios, elaborar e divulgar as diretrizes e as normas gerais relativas à gestăo de documentos e arquivos a serem implementadas nos órgăos e nas entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informaçơes indispensáveis ao processo decisório e à preservaçăo da memória institucional;

Considerando que todos têm direito a receber dos órgăos públicos informaçơes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serăo prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas,

D E C R E T A:

Art. 1º A gestăo documental e a proteçăo especial dos documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administraçăo, à cultura, ao desenvolvimento educacional e científico e como elementos de prova e informaçăo das atividades efetuadas, para a efetividade dos direitos e garantias dos cidadăos, no âmbito dos órgăos e das entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual reger-se-á pelas disposiçoes deste Decreto.

Art. 2º Institui-se a Política de Gestăo de Documentos e Arquivos dos órgăos e das entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, com a finalidade de estabelecer princípios e diretrizes para a gestăo de documentos e arquivos, com vistas à produçăo, à preservaçăo e ao acesso a documentos públicos.

§ 1° O disposto neste Decreto aplica-se:

I - aos órgăos da Administraçăo Direta, às autarquias e às fundaçơes do Poder Executivo Estadual;

II - às empresas públicas, às sociedades de economia mista e às demais entidades controladas direta ou indiretamente pelo Poder Executivo Estadual;

III - às entidades privadas encarregadas da gestăo de serviços públicos.

§ 2º A gestăo de documentos compreende todas as espécies de arquivos, incluindo os eletrônicos e digitais, independentemente de seu suporte ou natureza e do ambiente em que ăo produzidos ou armazenados.

Art. 3º Para os efeitos deste Decreto, considera-se:

I - arquivo: o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgăos e entidades públicos, instituiçơes de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades especificas, qualquer que seja o suporte da informaçăo ou a natureza dos documentos;

II - documento público: a unidade de registro de informaçơes produzidas e recebidas por órgăos e entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, em decorrência do exercício de funçơes e atividades específicas, bem como por entidades privadas encarregadas da gestăo de serviços públicos, qualquer que seja o formato, suporte ou a natureza dos documentos;

III - gestăo de documentos: o conjunto de procedimentos e operaçơes técnicas referentes a sua produçăo, tramitaçăo, uso, avaliaçăo e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminaçăo ou recolhimento para guarda permanente.

Parágrafo único. Os documentos públicos săo identificados como correntes, intermediários e permanentes, adotando-se as seguintes definiçơes:

I - correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentaçăo, constituam objeto de consultas frequentes;

II - intermediários: aqueles que năo sendo de uso corrente nos órgăos produtores, por razơes de interesse administrativo, aguardam sua eliminaçăo ou recolhimento para guarda permanente;

III - permanentes: os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 4º A Gestăo de Documentos de Arquivo da Administraçăo Pública do Poder Executivo Estadual fica sob a responsabilidade da Coordenadoria Especial de Gestăo de Documentos da Secretaria de Estado de Administraçăo e Desburocratizaçăo em conjunto com o Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul, com a finalidade de propor, acompanhar e coordenar a execuçăo da política estadual de arquivos.

Parágrafo único. Cabe aos órgăos e às entidades do Poder Executivo Estadual preservar a memória do Estado, protegendo seu acervo arquivístico, para servir como referência, informaçăo, prova ou fonte de pesquisa científica.

Art. 5º Os Planos de Classificaçăo de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos săo instrumentos básicos da gestăo de documentos.

Art. 6º O Plano de Classificaçăo de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, produzido e recebido ou acumulado pelos órgăos e pelas entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual.

Parágrafo único. Entende-se por classificaçăo de documentos a sequência das operaçơes técnicas que visam a agrupar os documentos sob o mesmo tema, relacionando-os à classe, à subclasse e ao tipo documental, para as atividades-meio, bem como ao órgăo produtor responsável pelos documentos produzidos ou acumulados, quando das atividades-fim.

Art. 7º Os Planos de Classificaçăo de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim dos órgăos e das entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual deverăo adotar o esquema de classificaçăo dos documentos em classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente, de acordo com suas atividades.

Art. 8º O código de classificaçăo é a referência numérica do documento produzido, que esquematiza e os distribui em classes e subclasses, sendo composto pelas seguintes unidades de informaçăo:

I - órgăo produtor (quando atividade-fim);

II - classe;

III - subclasse;

IV - assunto;

V - tipo documental.

Art. 9º Cada classe e subclasse possui um código numérico correspondente que se refere ao assunto e ao tipo documental produzido nas atividades-meio, comum a todos os órgăos ou entidades, tais como:

I - organizaçăo administrativa;

II - comunicaçăo institucional;

III - gestăo de recursos humanos;

IV - gestăo de bens materiais e patrimoniais;

V - gestăo orçamentária e financeira;

VI - gestăo de documentos e informaçơes;

VII - gestăo de atividades complementares.

Art. 10. A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento da avaliaçăo documental que define os prazos de guarda e destinaçăo documental, aprovado pelas comissơes de avaliaçăo de documentos e pela autoridade competente.

Parágrafo único. Entende-se por avaliaçăo documental o processo de análise que permite a identificaçăo dos valores dos documentos, para fins da definiçăo dos prazos de guarda e de sua destinaçăo final.

Art. 11. As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos órgăos e das entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual deverăo indicar os órgăos produtores, as classes, subclasses, os assuntos e os tipos documentais, os prazos de guarda e a destinaçăo dos documentos, bem como sua fundamentaçăo jurídica ou administrativa, quando houver.

§ 1º Entende-se por destinaçăo a decisăo decorrente da avaliaçăo documental que determina o seu encaminhamento.

§ 2º Será destinado à eliminaçăo, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que năo apresentar valor que justifique sua guarda permanente.

§ 3º Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histórico, probatório e informativo.

§ 4º Nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, quando necessário, serăo registrados, a título de observaçơes, os atos legais e as razơes de natureza administrativa que fundamentaram a indicaçăo dos prazos propostos ou as informaçơes relevantes sobre a produçăo, guarda ou conteúdo do documento.

Art. 12. Para cada tipo documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos arquivos indicados.

§ 1º Na unidade produtora (arquivo corrente) deve ser indicado o prazo em que o documento deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido.

§ 2º Na unidade com atribuiçơes de arquivo (arquivo intermediário) de cada órgăo ou entidade deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na unidade com atribuiçơes de arquivo, cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.

Art. 13. Os prazos considerados para a definiçăo do tempo de guarda na unidade produtora (arquivo corrente) ou na unidade com atribuiçơes de arquivo (arquivo intermediário) de cada órgăo ou entidade săo os seguintes:

I - de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produçăo;

II - de prescriçăo: intervalo de tempo durante o qual se pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados, observado que o tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupçăo ou a suspensăo da prescriçăo, em conformidade com a legislaçăo vigente;

III - de precauçăo: intervalo de tempo durante pelo qual se guarda o documento por precauçăo, antes de eliminá-lo ou de encaminhá-lo para guarda permanente.

§ 1º Expirados os prazos de guarda dos documentos deve-se observar sua destinaçăo final constante do campo observaçăo da Tabela de Temporalidade de Documentos.

§ 2º Os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos serăo fixados em anos.

Art. 14. Compete à Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo (CCADA), instituída pelo Decreto Estadual nº 13.358, de 2012, estabelecer procedimentos para a elaboraçăo e aprovaçăo do Plano de Classificaçăo e a Tabela de Temporalidades de Documentos das atividades-fim dos órgăos e das entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual.

Art. 15. As CADAs, instituídas pelos órgăos e pelas entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, deverăo elaborar e atualizar o Plano de Classificaçăo de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às suas atividades-fim e encaminhá-los, antes de sua oficializaçăo, à CCADA e concomitantemente ao Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul para aprovaçăo.

§ 1º Compete às CADAs:

I - elaborar os planos de classificaçăo de documentos e as tabelas de temporalidade de documentos, que săo instrumentos técnicos de gestăo relativos às atividades-fim de seus órgăos e entidades, e submetê-los à aprovaçăo da CCADA e ao Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul;

II - orientar a aplicaçăo do Plano de Classificaçăo de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos, e a destinaçăo de documentos, das atividades-meio da Administraçăo Pública do Poder Executivo Estadual e de suas atividades-fim, aprovada pela CCADA e pelo Arquivo Público de Mato Grosso do Sul;

III - orientar as unidades administrativas e setoriais do seu órgăo ou entidade na execuçăo da análise, da avaliaçăo e da seleçăo do conjunto de documentos produzidos e acumulados, tendo em vista a identificaçăo dos documentos para guarda permanente e a eliminaçăo dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definiçăo de sua destinaçăo final, após a desclassificaçăo quanto ao grau de sigilo;

V - submeter as relaçơes de eliminaçăo de documentos à aprovaçăo do titular do órgăo ou da entidade;

VI - analisar a existência de açơes judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Pública Estadual e os demais órgăos e entidades descritos no § 1º do art. 2º deste Decreto figurem como parte.

§ 2º O encaminhamento do Plano de Classificaçăo de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos à CCADA e ao Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul será realizado por meio de Memorando Externo, instrumento de comunicaçăo administrativa entre setores dos órgăos ou das entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual.

§ 3º A análise do Plano de Classificaçăo de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos, de que trata este Decreto, efetuada pela CCADA observará a consistência técnico-arquivística do trabalho realizado e năo os prazos nele estipulados.

§ 4º A CCADA, após análise do Plano de Classificaçăo e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividade-fim, irá encaminhá-los à Comissăo de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo com parecer conclusivo e/ou com sugestơes de aperfeiçoamento técnico na área arquivística e/ou indicando eventuais correçơes.

§ 5º Após a aprovaçăo pela CCADA e pelo Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul, o Plano de Classificaçăo de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim deverăo ser submetidos ao titular da Pasta para apreciaçăo, aprovaçăo e posterior publicaçăo no Diário Oficial do Estado, mediante resoluçăo conjunta com a Secretaria de Estado de Administraçăo e Desburocratizaçăo.

Art. 16. Quando necessário, poderăo ser instituídas Comissơes Setoriais de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo (CSADA), por ato dos titulares dos órgăos ou das entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, subordinadas às respectivas CADAs, tendo por objetivo orientar e realizar o processo de análise, avaliaçăo e seleçăo dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuaçăo para garantir a sua destinaçăo final, nos termos da legislaçăo vigente.

Art. 17. A eliminaçăo de documentos nos órgăos e nas entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual é decorrente do trabalho de avaliaçăo documental conduzido pelas respectivas CADAs e deverá ser executada de acordo com as normas e os procedimentos estabelecidos neste Decreto.

Art. 18. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de “Relaçăo de Eliminaçăo de Documentos”, conforme modelo constante do Anexo I deste Decreto.

Art. 19. Os órgăos e as entidades da Administraçăo Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual que ainda năo oficializaram sua Tabela de Temporalidade de Documento das atividades-fim e que pretendam proceder à eliminaçăo de documentos deverăo encaminhar a respectiva Relaçăo de Eliminaçăo de Documentos à CCADA e ao Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul, para aprovaçăo.

Art. 20. A eliminaçăo de documentos que năo constarem da Tabela de Temporalidade Documentos será realizada mediante autorizaçăo excepcional e aprovaçăo da CCADA e do Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul.

Art. 21. As CADAs, em decorrência da aplicaçăo da Tabela de Temporalidade de Documentos, deverăo publicar no Diário Oficial do Estado os “Editais de Ciência de Eliminaçăo de Documentos”, conforme modelo constante do Anexo II deste Decreto.

§ 1º O “Edital de Ciência de Eliminaçăo de Documentos” tem por objetivo dar publicidade ao ato, devendo conter informaçơes sobre os documentos a serem eliminados e sobre o órgăo ou a entidade por eles responsável.

§ 2º O “Edital de Ciência de Eliminaçăo de Documentos” deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestaçơes ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou as cópias de peças de processos ou de expedientes.

Art. 22. O registro das informaçơes relativas à execuçăo da eliminaçăo deverá ser efetuado por meio do “Termo de Eliminaçăo de Documentos”, preenchido conforme modelo constante do Anexo III deste Decreto.

Art. 23. Serăo selecionadas amostragens para guarda permanente dos documentos destinados à eliminaçăo.

Parágrafo único. Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminaçăo, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos.

Art. 24. A eliminaçăo de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentaçăo manual ou mecânica dos suportes de registro das informaçơes.

Parágrafo único. Os fragmentos dos documentos em suporte-papel serăo doados nos termos da legislaçăo vigente.

Art. 25. Săo considerados documentos de guarda permanente:

I - os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que serăo definitivamente preservados;

II - os de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da Lei Federal nº 8.159, de 1991.

Art. 26. Os documentos de guarda permanente năo poderăo ser eliminados após a microfilmagem, digitalizaçăo ou qualquer outra forma de reproduçăo, devendo ser preservados pelo próprio órgăo produtor ou recolhidos ao Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul.

Parágrafo único. Os documentos de guarda permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul, deverăo estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificaçăo, acesso e controle.

Art. 27. As Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo (CADA) deverăo aplicar, em suas respectivas áreas de atuaçăo, o Plano de Classificaçăo e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio da Administraçăo Pública do Poder Executivo Estadual.

Art. 28. Compete às respectivas Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo (CADA) analisar:

I - a existência de açơes judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Pública Estadual e demais entidades descritas no § 1º do art. 2º deste Decreto figurem como autora ou ré;

II - a aplicaçăo dos prazos prescricionais e de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos;

III - a oportunidade e a conveniência da preservaçăo ou da eliminaçăo dos documentos.

Art. 29. Para garantir a efetiva aplicaçăo dos Planos de Classificaçăo e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, as CADAs deverăo solicitar à Secretaria de Estado de Administraçăo e Desburocratizaçăo as providências  necessárias para sua inclusăo nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos órgăos e entidades.

Art. 30. À Coordenadoria Especial de Gestăo de Documentos da Secretaria de Estado de Administraçăo e Desburocratizaçăo compete prestar orientaçăo técnica na área arquivística às CADAs e aos servidores dos órgăos e das entidades estaduais, para elaboraçăo e aplicaçăo de Planos de Classificaçăo e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Art. 31. Ao Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul da Fundaçăo de Cultura de Mato Grosso do Sul cabe estabelecer normas e procedimentos para o recolhimento de documentos ao seu acervo.

Parágrafo único. O recolhimento de documentos deverá observar o cronograma definido pelo próprio Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul.

Art. 32. A digitalizaçăo de documentos públicos, os procedimentos e os requisitos relacionados ao registro, à manutençăo e à preservaçăo de documentos digitalizados observarăo o disposto no Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, e nas demais legislaçơes pertinentes.

Art. 33. As disposiçơes deste Decreto aplicam-se, também, aos documentos arquivísticos eletrônicos, óptico ou equivalente nos termos da lei pertinente e em vigor.

Art. 34. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislaçăo em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.

Art. 35. Revogam-se os Decretos nº 13.664, de 25 de junho de 2013; nº 13.852, de 23 de dezembro de 2013; e nº 13.957, de 6 de maio de 2014.

Art. 36. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicaçăo.

Campo Grande, 21 de fevereiro de 2022.
REINALDO AZAMBUJA SILVA
Governador do Estado

ANA CAROLINA ARAUJO NARDES
Secretária de Estado de Administraçăo e Desburocratizaçăo

JOĂO CESAR MATTO GROSSO PEREIRA
Secretário de Estado de Cidadania e Cultura