


DECRETO Nº 13.664 DE 06/25/2013





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ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL
Revogada
DECRETO  Nº 13.664, DE 25 DE JUNHO DE 2013.


DISPƠE SOBRE A POLÍTICA DE ARQUIVOS PÚBLICOS DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL.



Publicado no Diário Oficial nº 8.459, de 26 de junho de 2013, páginas 7 a 9.
Revogado pelo Decreto nº 15.876, de 21 de fevereiro de 2022.



O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no uso da atribuiçăo que lhe confere o inciso VII do art. 89 da Constituiçăo Estadual, e,
Considerando que é dever do Poder Público promover a gestăo dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informaçơes neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituiçăo Federal e com o art. 1º da Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Considerando que ao Estado cabe a definiçăo dos critérios de organizaçăo e vinculaçăo dos arquivos estaduais, bem como a gestăo e o acesso aos documentos de arquivo público, de acordo com o art. 21 da Lei Federal n. 8.159/1991;
Considerando o disposto no Decreto n. 13.358, de 31 de janeiro de 2012, que constituiu a Comissăo para a elaboraçăo do Plano de Classificaçăo de Documentos e da Tabela de Temporalidade dos Documentos das atividades-meio do Estado de Mato Grosso do sul; e,
Considerando a necessidade urgente de se definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos da Administraçăo Estadual, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informaçơes indispensáveis ao processo decisório e à preservaçăo da memória institucional,

DECRETA:

Art. 1º Constitui dever do Estado a gestăo documental e a proteçăo especial dos documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administraçăo, à cultura, ao desenvolvimento educacional e científico e como elementos de prova e informaçăo das atividades efetuadas, para a efetividade dos direitos e garantias dos cidadăos.

Art. 2º Para os efeitos deste Decreto, considera-se:
I - arquivos - os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgăos públicos, autarquias, fundaçơes, empresas públicas, sociedades de economia mista e entidades privadas encarregadas da gestăo de serviços públicos;
II - gestăo de documentos - o conjunto de procedimentos e operaçơes técnicas referentes à sua produçăo, tramitaçăo, uso, avaliaçăo e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminaçăo ou recolhimento para guarda permanente;
III - documentos correntes - aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras, em razăo de sua vigência e da frequência com que săo consultados;
IV - documentos intermediários - aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescriçăo e precauçăo nas unidades que tenham atribuiçơes de arquivo nos órgăos e entidades do Estado;
V - documentos permanentes - aqueles com valor histórico, probatório e informativo e que devem ser definitivamente preservados.

Art. 3º A gestăo de Documentos de Arquivo da Administraçăo Pública Estadual fica sob a responsabilidade da Superintendência de Documentaçăo e Informaçăo Técnico-Administrativa/SAD em conjunto com o Arquivo Público Estadual/FCMS, com a finalidade de propor, acompanhar e coordenar a execuçăo da política estadual de gestăo de documentos.
Parágrafo único. Cabe aos órgăos e às entidades estaduais preservar a memória do Estado, protegendo seu acervo arquivístico, para servir como referência, informaçăo, prova ou fonte de pesquisa científica.

Art. 4º Săo instrumentos básicos da gestăo de documentos os Planos de Classificaçăo de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Art. 5º O Plano de Classificaçăo de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
Parágrafo único. Entende-se por classificaçăo de documentos a sequência das operaçơes técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os ao mesmo assunto, classe e subclasse do órgăo produtor, responsável pelos documentos produzidos ou acumulados.

Art. 6º Os Planos de Classificaçăo de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim dos órgăos da Administraçăo Pública Estadual deverăo adotar o método duplex, que classifica os documentos em classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades do órgăo ou entidade. 

Art. 7º O código de classificaçăo da espécie documental é a referência numérica do documento produzido, sendo composto pelas seguintes unidades de informaçăo:
I - órgăo produtor;
II - classe;
III - subclasse;
IV - assunto;
V - espécie documental.

Art. 8º Cada classe ou subclasse de assunto possui um código numérico correspondente, que se refere ao assunto ou espécie documental produzidos nas atividades-meio, comuns a todos os órgăos ou entidades, como: 
I - organizaçăo administrativa;
II - comunicaçăo institucional;
III - gestăo de recursos humanos;
IV - gestăo de bens materiais e patrimoniais;
V - gestăo orçamentária e financeira;
VI - gestăo de documentos e informaçơes;
VII - gestăo de atividades complementares.

Art. 9º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliaçăo documental, aprovado pela autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinaçăo documental.
Parágrafo único. Entende-se por avaliaçăo documental o processo de análise que permite a identificaçăo dos valores dos documentos, para fim da definiçăo dos prazos de guarda e de sua destinaçăo.

Art. 10. As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos órgăos e entidades da Administraçăo Pública Estadual deverăo indicar os órgăos produtores, as espécies documentais, os prazos de guarda e a destinaçăo dos documentos, bem como sua fundamentaçăo jurídica ou administrativa, quando houver.
§ 1º Entende-se por destinaçăo a decisăo decorrente da avaliaçăo documental, que determina o seu encaminhamento.
§ 2º Será destinado para eliminaçăo, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que năo apresentar valor que justifique sua guarda permanente.
§ 3º Será destinado para guarda permanente o documento que for considerado de valor histórico, probatório e informativo.
§ 4º Para cada espécie documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade de Documentos deverăo ser registrados, a título de observaçơes, os atos legais e as razơes de natureza administrativa que fundamentaram a indicaçăo dos prazos propostos ou ainda informaçơes relevantes sobre a produçăo, guarda ou conteúdo do documento.

Art. 11. Para cada espécie documental deverá ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos arquivos indicados, a saber:
I - unidade produtora (arquivo corrente): deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido;
II - unidade com atribuiçơes de arquivo (arquivo intermediário) de cada órgăo ou entidade: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer na unidade com atribuiçơes de arquivo intermediário, cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.

Art. 12. Os prazos considerados para a definiçăo do tempo de guarda na unidade produtora (arquivo corrente) ou na unidade com atribuiçơes de arquivo (arquivo intermediário) de cada órgăo ou entidade săo os seguintes:
I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produçăo;
II - prazo de prescriçăo: intervalo de tempo durante o qual se pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupçăo ou suspensăo da prescriçăo, em conformidade com a legislaçăo vigente;
III - prazo de precauçăo: intervalo de tempo durante o qual se guarda o documento por precauçăo, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.
Parágrafo único. Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua eliminaçăo, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuiçơes de arquivo (arquivo intermediário) de cada órgăo ou entidade.

Art. 13. As Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo, instituídas pelos órgăos e entidades da Administraçăo Pública Estadual, deverăo elaborar e atualizar o Plano de Classificaçăo de Documentos e a Tabelas de Temporalidade de Documentos relativas às suas atividades-fim, e encaminhar para aprovaçăo da Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos e pelo Arquivo Público do Estado, antes de sua oficializaçăo.
Parágrafo único. Os prazos para elaboraçăo, aprovaçăo e oficializaçăo dos Planos de Classificaçăo de documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim dos órgăos e das entidades da Administraçăo Pública Estadual é de 6 seis meses, a contar da data da publicaçăo deste Decreto.
Obs: prazo prorrogado por mais 6 meses pelo Decreto nº 13.852, de 23 de dezembro de 2013

Art. 13. As Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo, instituídas pelos órgăos e entidades da Administraçăo Pública Estadual, deverăo elaborar e atualizar o Plano de Classificaçăo de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativa às suas atividades-fim, e encaminhar, antes de sua oficializaçăo, à Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos e concomitantemente ao Arquivo Público do Estado, para aprovaçăo. (redaçăo dada pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
§ 1º O prazo para elaboraçăo, aprovaçăo e oficializaçăo dos Planos de Classificaçăo de documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim dos órgăos e das entidades da Administraçăo Pública Estadual é de 6 (seis) meses, a contar da data da publicaçăo deste Decreto. (redaçăo dada pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
Obs: mantido o prazo prorrogado por mais 6 meses pelo Decreto nº 13.852, de 23 de dezembro de 2013

§ 2º Compete à Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo estabelecer procedimentos para a elaboraçăo e aprovaçăo do Plano de Classificaçăo e da Tabela de Temporalidades de Documentos das atividades-fim dos órgăos e entidades do Executivo Estadual. (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
§ 3º Compete às Comissơes Setoriais de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo: (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
I - analisar a existência de açơes judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Pública Estadual e demais entidades descritas no art. 32 do Decreto n.13.664, de 25 de junho de 2013 figurem como autora ou ré; (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
II - analisar quanto à aplicaçăo dos prazos prescricionais e guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da atividade-fim, e da oportunidade e conveniência da preservaçăo ou eliminaçăo dos documentos. (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
§ 4º Os coordenadores das Comissơes Setoriais de Avaliaçăo de Documentos deverăo anexar aos documentos a serem enviados, o parecer emitido pela consultoria/assessoria jurídica do órgăo/entidade, aprovando a temporalidade e destinaçăo dos documentos, bem como a pertinência das referências legais constantes na Tabela de Temporalidade de Documentos. (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
§ 5º O encaminhamento do Plano de Classificaçăo de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos à Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos e ao Arquivo Público de Estado será realizado através de Memorando Externo, instrumento de comunicaçăo administrativa entre setores dos órgăos ou entidades da Administraçăo Pública. (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
§ 6º A análise do Plano de Classificaçăo de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos, de que trata este Decreto, efetuada pela Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos observará a consistência técnico-arquivística do trabalho realizado e năo os prazos nele estipulados. (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
§ 7º A Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos após análise do Plano de Classificaçăo e da Tabela de Temporalidade de Documentos irá encaminhá-los para as Comissơes Setoriais com parecer conclusivo com sugestơes de aperfeiçoamento técnico na área arquivística, e/ou indicando eventuais correçơes. (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)
§ 8º Após a aprovaçăo pela Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos, e pelo Arquivo Público do Estado, o Plano de Classificaçăo de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim deverăo ser submetidos ao Titular da Pasta para apreciaçăo e posterior publicaçăo no Diário Oficial do Estado, mediante Resoluçăo Conjunta com a Secretaria de Estado de Administraçăo. (acrescentado pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)

Art. 14. A eliminaçăo de documentos nos órgăos e nas entidades da Administraçăo Pública Estadual é decorrente do trabalho de avaliaçăo documental conduzido pelas respectivas Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo e deverá ser executada de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos neste Decreto.

Art. 15. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de “Relaçăo de Eliminaçăo de Documentos”, conforme modelo constante no Anexo I, que faz parte integrante deste Decreto.

Art. 16. Toda e qualquer eliminaçăo de documentos públicos que năo constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio, ou da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos órgăos e entidades da Administraçăo Pública Estadual, será realizada mediante autorizaçăo da Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos e pelo Arquivo Público do Estado.

Art. 17. Os órgăos e as entidades da Administraçăo Pública Estadual que ainda năo oficializaram sua Tabela de Temporalidade de Documento da atividades-fim e pretendam proceder à eliminaçăo destes documentos, deverăo encaminhar a respectiva Relaçăo de Eliminaçăo de Documentos a Comissăo Central de Avaliaçăo de Documentos e ao Arquivo Público do Estado, para aprovaçăo.

Art. 18. As Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo, em decorrência da aplicaçăo das Tabelas de Temporalidade de Documentos, deverăo publicar no Diário Oficial do Estado os “Editais de Ciência de Eliminaçăo de Documentos”, conforme modelo constante do Anexo II, parte integrante deste Decreto.
§ 1º O “Edital de Ciência de Eliminaçăo de Documentos” tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminaçăo de documentos, devendo conter informaçơes sobre os documentos a serem eliminados e sobre o órgăo ou entidade por eles responsável.
§ 2º O “Edital de Ciência de Eliminaçăo de Documentos” deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestaçơes ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.

Art. 19. O registro das informaçơes relativas à execuçăo da eliminaçăo deverá ser efetuado por meio do “Termo de Eliminaçăo de Documentos”, preenchido conforme modelo constante do Anexo III, parte integrante deste Decreto.
Parágrafo único. Uma cópia de cada “Termo de Eliminaçăo de Documentos” deverá ser encaminhada à Superintendência de Documentaçăo e Informaçăo Técnico-Administrativa/SAD e ao Arquivo do Público do Estado para a consolidaçăo de dados e a realizaçăo de estudos técnicos na área de gestăo de documentos.

Art. 20. Dos documentos destinados à eliminaçăo serăo selecionadas amostragens para guarda permanente.
Parágrafo único. Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminaçăo, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos.

Art. 21. A eliminaçăo de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentaçăo manual ou mecânica dos suportes de registro das informaçơes.
Parágrafo único. Os fragmentos dos documentos em suporte-papel serăo doados nos termos da legislaçăo vigente.

Art. 22. Săo considerados documentos de guarda permanente:
I - os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que serăo definitivamente preservados;
II - os de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da lei.

Art. 23. Os documentos de guarda permanente năo poderăo ser eliminados após a microfilmagem, digitalizaçăo ou qualquer outra forma de reproduçăo, devendo ser preservados pelo próprio órgăo produtor ou recolhidos ao Arquivo Público do Estado.
Parágrafo único. Os documentos de guarda permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo Público do Estado, deverăo estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificaçăo, acesso e controle.

Art. 24. As Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo deverăo aplicar, em suas respectivas áreas de atuaçăo, os Planos de Classificaçăo e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administraçăo Pública do Estado de Mato Grosso do Sul.

Art. 25. Compete às Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo analisar a existência de açơes judiciais encerradas ou em curso nas quais a Secretaria de Estado de Fazenda figure como autora ou ré, bem como quanto à aplicaçăo dos prazos prescricionais e de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, e da oportunidade e conveniência da preservaçăo ou eliminaçăo dos documentos.

Art. 25. Compete às respectivas Comissơes Setoriais de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo analisar a existência de açơes judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Pública Estadual e demais entidades descritas no art. 32 deste Decreto figure como autora ou ré, bem como quanto à aplicaçăo dos prazos prescricionais e de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, e da oportunidade e conveniência da preservaçăo ou eliminaçăo dos documentos. (redaçăo dada pelo Decreto nº 13.957, de 6 de maio de 2014)

Art. 26. Para garantir a efetiva aplicaçăo dos Planos de Classificaçăo e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, as Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo deverăo solicitar as providências necessárias para sua inclusăo nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos órgăos e entidades.

Art. 27. À Superintendência de Documentaçăo e Informaçăo Técnico-Administrativa/SAD compete prestar orientaçăo técnica na área arquivística às Comissơes de Avaliaçăo de Documentos de Arquivo e aos servidores dos órgăos e das entidades estaduais, para elaboraçăo e aplicaçăo de Planos de Classificaçăo e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Art. 28. Ao Arquivo Público do Estado cabe estabelecer normas e procedimentos para o recolhimento de documentos ao seu acervo.
Parágrafo único. O recolhimento de documentos deverá observar o cronograma definido pelo próprio Arquivo Público do Estado.

Art. 29. As disposiçơes deste Decreto aplicam-se também aos documentos arquivísticos eletrônicos, nos termos da lei pertinente e em vigor.

Art. 30. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislaçăo em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.

Art. 31. Os Municípios poderăo aplicar na gestăo dos documentos de arquivos, no que couber e a seu critério, a política de arquivos públicos estabelecida neste Decreto.

Art. 32. As disposiçơes deste Decreto aplicam-se, às autarquias estaduais, às fundaçơes instituídas ou mantidas pelo Poder Público, às empresas públicas, às sociedades de economia mista, às entidades privadas encarregadas da gestăo de serviços públicos e às organizaçơes sociais.

Art. 33. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicaçăo.

CAMPO GRANDE-MS, 25 DE JUNHO DE 2013.
ANDRÉ PUCCINELLI
Governador do Estado

SIMONE TEBET 
Secretária de Estado de Governo

THIE HIGUCHI VIEGAS DOS SANTOS
Secretária de Estado de Administraçăo

AMÉRICO FERREIRA CALHEIROS
Diretor-Presidente da Fundaçăo de Cultura
de Mato Grosso do Sul