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LEI 19420, de 11/01/2011 - Texto Original


Estabelece a política estadual de arquivos.



O GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS,
O Povo
do Estado de Minas Gerais, por seus representantes, decretou e eu, em
seu nome, promulgo a seguinte Lei:


CAPÍTULO
I
DISPOSIÇÕES
PRELIMINARES


Art. 1°
A política estadual de arquivos, que compreende as ações
do Estado relacionadas com a produção, a classificação,
o uso, a destinação, o acesso e a preservação
de arquivos públicos e privados, atenderá ao disposto
nesta Lei.
Parágrafo
único. Para os fins desta Lei, considera-se arquivo o conjunto
de documentos de qualquer natureza produzidos e recebidos por pessoa
natural ou jurídica, qualquer que seja o suporte da
informação.


Art. 2°
A política estadual de arquivos tem como objetivos:
I –
fortalecer a rede de instituições arquivísticas
públicas;
II –
assegurar a adequada administração dos documentos
públicos;
III –
preservar o patrimônio arquivístico público e
privado de interesse público e social;
IV –
atender às demandas informacionais do Estado para apoiar o
processo decisório;
V –
assegurar o acesso às informações contidas nos
arquivos, observadas as disposições legais;
VI –
promover o reconhecimento dos arquivos como recursos fundamentais
para o desenvolvimento do Estado e da sociedade;
VII –
contribuir para a promoção da transparência do
poder público por meio da documentação de suas
ações;
VIII –
garantir o livre fluxo de informações entre o Estado e
a sociedade;
IX –
proteger o direito individual à privacidade na prestação
das informações contidas nos arquivos;
X –
incentivar o uso de arquivos como fonte de pesquisa e de informação
científica e tecnológica;
XI –
promover a adoção de inovações e o
intercâmbio de informações científicas e
tecnológicas na área arquivística;
XII –
contribuir para a constituição e a preservação
da memória estadual e da nacional;
XIII –
apoiar tecnicamente a constituição e a manutenção
de arquivos nos Municípios;
XIV –
estimular a participação da sociedade na constituição
de arquivos públicos e privados de interesse social.


Art. 3°
A política estadual de arquivos será coordenada pelo
Conselho Estadual de Arquivos – CEA –, órgão
colegiado de natureza deliberativa, normativa, propositiva e
consultiva, ao qual compete estabelecer normas técnicas de
organização dos arquivos públicos e dos arquivos
privados de interesse público e social.
§
1° Integram o CEA representantes das instituições
arquivísticas públicas estaduais e de instituições
da sociedade, na forma do regulamento.
§
2° O CEA instituirá câmaras temáticas para
dar suporte às ações de sua competência.


Art. 4°
Para os fins desta Lei, são documentos:
I –
correntes os que se conservam nas instituições de
origem em razão de sua vigência e de seu uso para fins
administrativos, legais e fiscais;
II –
intermediários os que, originários dos documentos
correntes, mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por
essa razão, aguardam destinação, até que
possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente;
III –
permanentes os que, originários dos documentos intermediários,
são definitivamente preservados devido a seu valor informativo
ou probatório.
§
1° Os documentos permanentes de valor probatório, a que se
refere o inciso III do caput deste artigo, são os que
dizem respeito à origem, à estrutura e ao funcionamento
de instituição ou registram informações
sobre pessoa natural.
§
2° Os documentos permanentes de valor informativo, a que se
refere o inciso III do caput deste artigo, são os que
contêm informações relevantes para a pesquisa
histórica, cultural ou científica.


Art. 5°
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas relativas à
produção, à classificação, à
tramitação, ao uso, à avaliação e
ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou a seu recolhimento para
guarda permanente.


Art. 6°
Os documentos permanentes constituem o patrimônio
arquivístico-documental de Minas Gerais.


Art. 7°
Os documentos permanentes são inalienáveis, e a sua
guarda, imprescritível.


CAPÍTULO
II
DOS
ARQUIVOS PÚBLICOS


Art. 8°
São arquivos públicos aqueles cujos documentos tenham
sido produzidos ou recebidos pelos órgãos e pelos
Poderes do Estado, bem como pelas entidades por ele constituídas.
Parágrafo
único. Para os efeitos desta Lei, consideram-se arquivos
públicos, além dos previstos no caput deste
artigo, os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
entidade privada prestadora de serviço público.


Art. 9°
A gestão dos arquivos públicos cabe ao poder público,
que manterá órgãos especializados e garantirá
os recursos indispensáveis à guarda e à
conservação dos documentos.


Art.
10. A gestão, o recolhimento, a guarda permanente, a
preservação e a garantia de acesso aos documentos
públicos, bem como a implementação da política
estadual de arquivos, competem às instituições
arquivísticas públicas estaduais, no âmbito de
sua esfera de atuação.
Parágrafo
único. A gestão de documentos públicos será
coordenada pelas instituições arquivísticas
públicas em conjunto com os órgãos e as
entidades que lhes deram origem, no âmbito de sua esfera de
atuação.


Art.
11. São instituições arquivísticas
públicas de Minas Gerais os arquivos mantidos pelos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário, pelo Ministério
Público e pelo Tribunal de Contas do Estado.


Art.
12. Serão constituídas comissões de avaliação
de documentos de arquivo em cada unidade administrativa dos órgãos
e dos Poderes do Estado, nas entidades por ele constituídas,
bem como nas entidades privadas prestadoras de serviço
público, sob a coordenação da instituição
arquivística pública responsável, com o objetivo
de selecionar os documentos de guarda permanente e os que,
destituídos de valores probatório e informativo,
deverão ser eliminados.
Parágrafo
único. As comissões a que se refere o caput deste
artigo elaborarão os instrumentos técnicos de gestão
de documentos, os quais serão submetidos à aprovação
das instituições arquivísticas competentes.


Art.
13. A eliminação de documentos públicos depende
da aprovação das instituições
arquivísticas públicas a que se refere o art. 11 desta
Lei.


Art.
14. Serão publicados no órgão oficial do Estado
os editais de eliminação de documentos, com a
divulgação dos prazos decorrentes da aplicação
das tabelas de temporalidade dos órgãos a que os
documentos pertencem.
Parágrafo
único. Os interessados nos documentos a serem eliminados terão
prazo de trinta a quarenta e cinco dias, nos termos de regulamento,
para manifestarem sua discordância em relação à
medida ou para requererem desmembramento de documentos ou cópias
de peças de processos.


Art.
15. É assegurado a todos o acesso aos documentos públicos,
salvo aqueles considerados sigilosos, nos termos da legislação
vigente.


Art.
16. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância,
determinar a exibição reservada de qualquer documento
sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito
próprio ou ao esclarecimento de situação pessoal
da parte.


CAPÍTULO
III
DOS
ARQUIVOS PRIVADOS


Art.
17. São privados os arquivos cujos documentos tenham sido
produzidos ou recebidos por pessoa natural ou jurídica de
direito privado, exceto os previstos no parágrafo único
do art. 8°.


Art.
18. Arquivos privados poderão ser declarados de interesse
público e social, mediante parecer do CEA aprovado pela
autoridade competente no âmbito dos Poderes Executivo,
Legislativo ou Judiciário, do Ministério Público
ou do Tribunal de Contas do Estado.


Art.
19. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente à vigência do Código Civil são
considerados de interesse público e social.


Art.
20. A declaração de que um arquivo privado é de
interesse público e social não implica a transferência
do acervo para guarda em instituição arquivística
pública nem exclui a responsabilidade por parte de seus
detentores pela guarda e pela preservação do acervo.
Parágrafo
único. O acesso aos documentos de arquivo privado de interesse
público e social dependerá de autorização
expressa de seu proprietário ou possuidor.


Art.
21. Os arquivos privados de interesse público e social poderão
ser depositados, a título revogável, ou doados, a
título irrevogável, a instituição
arquivística do Estado de Minas Gerais.


Art.
22. Os arquivos privados declarados de interesse público e
social não poderão ser alienados com dispersão
ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.


Art.
23. O Estado incentivará a proteção e o acesso
aos arquivos privados de interesse público e social.


Art.
24. A perda acidental, total ou parcial, de arquivo privado de
interesse público e social será comunicada ao CEA por
seu proprietário ou detentor.


CAPÍTULO
IV
DISPOSIÇÕES
FINAIS


Art.
25. O poder público manterá cadastro centralizado e
atualizado dos arquivos públicos e dos arquivos privados de
interesse público e social do Estado.


Art.
26. A destruição ou a adulteração de
documento de valor permanente sujeitam o responsável a
penalidades administrativas, civis e criminais, nos termos da
legislação em vigor.


Art.
27. Na hipótese de cessação das atividades de
órgão ou entidade responsável pela guarda e pela
gestão de documentos arquivísticos públicos e
privados de interesse público, o acervo será
transferido à instituição sucessora ou recolhido
em instituição arquivística pública da
mesma esfera de competência.


Art.
28. Ficam revogados os arts. 26 a 40 da Lei n° 11.726, de 30 de
dezembro de 1994.


Art.
29. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.


Palácio
Tiradentes, em Belo Horizonte, aos 11 de janeiro de 2011; 223º
da Inconfidência Mineira e 190º da Independência do
Brasil.


ANTONIO
AUGUSTO JUNHO ANASTASIA
Danilo
de Castro
Maria
Coeli Simões Pires
Renata
Maria Paes de Vilhena