


DECRETO Nº 15.573 DE 12/28/2020





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ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL

DECRETO  Nº 15.573, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2020.


Institui o Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS), e aprova o Manual de Normas e Procedimentos de Gestăo de Protocolo para a Administraçăo Pública do Executivo do Estado de Mato Grosso do Sul, e dá providências.



Publicado no Diário Oficial nº 10.363, de 29 de dezembro de 2020, páginas 16 a 45.



O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no exercício da competência que lhe confere o art. 89, inciso VII, da Constituiçăo Estadual,

Considerando que é dever do Poder Público promover a gestăo documental e as providências para franquear aos cidadăos as informaçơes contidas na documentaçăo governamental, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituiçăo Federal e com o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

Considerando que a padronizaçăo de normas e procedimentos de protocolo é atividade necessária à política estadual de gestăo documental, nos termos do Decreto nº 13.664, de 25 de junho de 2013;

Considerando que as atividades de protocolo săo aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do suporte da informaçăo ou da natureza do documento; e

Considerando a implantaçăo no Estado de Mato Grosso do Sul, do Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS),

D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇƠES PRELIMINARES
Art. 1º Institui-se o Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS), como sistema oficial de autuaçăo, produçăo, tramitaçăo e consulta de documentos avulsos e processos administrativos no âmbito dos órgăos da Administraçăo Direta, das autarquias e das fundaçơes do Poder Executivo Estadual.

§ 1º A implantaçăo, o uso e a gestăo do Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS) observará as regras estabelecidas no Manual de Normas e Procedimentos de Gestăo de Protocolo, parte anexa, integrante deste Decreto.

§ 2º As empresas públicas e as sociedades de economia mista e os Municípios do Estado de Mato Grosso do Sul, poderăo utilizar o sistema, caso manifestem interesse, seguindo as mesmas regras estabelecidas neste ato.

§ 3º Caberá à Secretaria de Estado de Administraçăo e Desburocratizaçăo (SAD), atuar como órgăo central para gestăo e normatizaçăo complementar das atividades administrativas que impactam a tramitaçăo e a informaçăo física e eletrônica de documentos.

§ 4º Caberá à Secretaria de Estado da Fazenda por meio da Superintendência de Gestăo da Informaçăo, atuar como mantenedor tecnológico do Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS), para gestăo do registro eletrônico dos documentos.

Art. 2º Fica aprovado o “Manual de Normas e Procedimentos de Gestăo de Protocolo” para a Administraçăo Pública do Estado de Mato Grosso do Sul, de observância obrigatória em todos seus órgăos e entidades, nos termos do Anexo, parte integrante deste Decreto.

§ 1º O Manual de que trata o caput deste artigo, estará disponível no sítio da SAD www.sad.ms.gov.br, menu Gestăo Documental.

§ 2º A implantaçăo, o uso e a gestăo do Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS) observará as regras estabelecidas no Manual de Normas e Procedimentos de Gestăo de Protocolo, parte anexa, integrante deste Decreto.
CAPÍTULO II 
DA IMPLANTAÇĂO DO MÓDULO PROTOCOLO NO SISTEMA DE COMUNICAÇĂO ELETRÔNICA (e-DOCMS)

Art. 3º A implantaçăo do Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS) nos órgăos da Administraçăo Direta, nas autarquias e nas fundaçơes do Poder Executivo Estadual, iniciar-se-á a partir de 1º de janeiro de 2021.

Art. 4º Todos os processos administrativos deverăo ser autuados exclusivamente pelo novo Sistema.

Parágrafo único. A Superintendência de Gestăo da Informaçăo (SGI) responsabilizar-se-á pela migraçăo de todos os dados legados do Sistema de Protocolo Integrado (SPI), para a disponibilizaçăo no Módulo Protocolo do Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS), para fins de tramitaçăo de protocolos năo encerrados, bem como para consulta dos protocolos encerrados.

Art. 5º Os assuntos de processos administrativos analógicos disponíveis no Módulo Protocolo (e-DOCMS), possuem Código de Classificaçăo vinculados ao Plano de Classificaçăo de Documentos de cada órgăo ou entidade, e das atividades-meio, definidos segundo a legislaçăo vigente, e năo podem ser alterados pelos usuários.

Parágrafo único. Caso năo haja Plano de Classificaçăo de Documento produzido, aprovado e publicado, serăo adotados código de classificaçăo temporários.

Art. 6º O órgăo ou a entidade para iniciar a implantaçăo do Módulo Protocolo (e-DOCMS) deverá indicar, no mínimo, dois servidores para atuarem como ponto focal setorial perante a Secretaria de Administraçăo e Desburocratizaçăo (SAD) / Coordenadoria Especial de Gestăo Documental (CEGD).

§ 1º O ponto focal setorial exercerá a funçăo de administrador do Módulo Protocolo (e-DOCMS) no seu respectivo órgăo ou entidade.

§ 2º O servidor designado como ponto focal setorial năo fará jus a nenhum tipo de remuneraçăo em decorrência dessa atividade.

Art. 7º Compete ao ponto focal setorial:

I - estimular e compartilhar conhecimento sobre o uso do Módulo Protocolo no (e-DOCMS);

II - articular os setores internos com informaçơes e demais açơes necessárias à implantaçăo do Módulo Protocolo no (e-DOCMS);

III - participar dos cursos de capacitaçăo de usuários oferecidos pela SAD;

IV - cadastrar os servidores do seu órgăo ou entidade como usuários internos do Módulo Protocolo no (e-DOCMS);

V - atribuir perfis de acesso aos usuários, de acordo com os parâmetros definidos pela SAD;

VI - zelar pela manutençăo da integridade e atualidade dos dados cadastrados no sistema.

Art. 8º O cadastro dos órgăos e das entidades do Estado do Mato Grosso do Sul e a configuraçăo de sua estrutura hierárquica no Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS) serăo realizados de acordo com o Sistema de Gestăo de Estrutura Organizacional (SGEO), observando-se a estrutura do respectivo órgăo ou entidade conforme publicaçăo em diário oficial.
CAPÍTULO III 
DO USO DO SISTEMA

Seçăo Única
Da Autuaçăo dos Processos
Art. 9º As regras estabelecidas no Manual de Gestăo de Protocolo, aprovado por este Decreto, serăo aplicadas aos documentos avulsos e processos autuados e tramitados pelo Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS) no que couber, devendo ser observadas as exceçơes estabelecidas em lei.

Art. 10. A geraçăo da Numeraçăo Única de Protocolo (NUP) para documentos avulsos e processos administrativos serăo realizadas somente por intermédio do Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS).

Parágrafo único. A Numeraçăo Única de Protocolo (NUP) de documentos avulsos e dos processos abertos no Módulo Protocolo (e-DOCMS) seguirá a forma estabelecida no Manual de Gestăo de Protocolo, sem a barra que separa o número de identificaçăo da secretaria ou órgăo, tendo o seguinte formato: XX.JJJ.JJJ-YYYY, em que:

I - XX - código que identifica o órgăo ou a entidade emitente no Sistema (e-DOCMS) Módulo Protocolo, conforme o Sistema de Gestăo de Estrutura Organizacional (SGEO) do Estado de Mato Grosso do Sul;

II - JJJ.JJJ - com 6 (seis) dígitos que identifica a numeraçăo sequencial crescente do processo, a ser reiniciado a cada ano;

III - YYYY - ano da emissăo com 4 (quatro) dígitos, identifica o ano corrente do cadastro.
CAPÍTULO IV
DOS USUÁRIOS DO SISTEMA

Seçăo Única
Dos Usuários Internos
Art. 11. Poderăo ser cadastrados como usuários internos, com autorizaçăo de acesso no Módulo Protocolo do (e-DOCMS), os servidores ativos do Estado do Mato Grosso do Sul, bem como, os servidores terceirizados, mirins e estagiários, desde que, tenham realizado o registro no sistema de Gestăo de Segurança Integrada (GSI), que irá validar a identificaçăo digital do usuário, mediante login e senha, para a utilizaçăo no Módulo Protocolo do (e-DOCMS).

Art. 12. É de responsabilidade do usuário interno:

I - cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informaçăo e à proteçăo da informaçăo sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;

II - acessar e utilizar as informaçơes do sistema no estrito cumprimento de suas atribuiçơes profissionais;

III - manter sigilo da senha relativa ao seu usuário, sendo intransferível a qualquer outro;

IV - encerrar a sessăo de uso do Módulo Protocolo no (e-DOCMS) sempre que se ausentar do computador, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informaçơes por pessoas năo autorizadas;

V - responder pelas consequências decorrentes das açơes ou omissơes que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para os quais esteja habilitado;

VI - respeitar o fluxo processual, justificando eventuais trâmites diversos no despacho de encaminhamento.

Parágrafo único. Presumem-se de autoria do usuário os atos praticados com lastro em sua identificaçăo e senha pessoal.

Art. 13. A atribuiçăo do perfil de acesso ao usuário interno será sempre vinculada à(s) sua(s) unidade(s) de trabalho.

§ 1º O usuário interno poderá estar associado a mais de uma unidade do Módulo Protocolo (e-DOCMS), devendo o perfil de acesso ser compatível com suas atribuiçơes em cada unidade.

§ 2º No caso de transferência de lotaçăo do servidor para nova unidade, a chefia imediata da unidade de destino deve solicitar ao ponto focal setorial a definiçăo de novo perfil de acesso, bem como a revogaçăo do perfil anterior.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇƠES FINAIS
Art. 14. O recebimento de documentos no âmbito dos órgăos da Administraçăo Direta, das autarquias e das fundaçơes do Poder Executivo Estadual deverá ser acompanhado da conferência da integridade do documento.

§ 1º A conferência prevista no caput deste artigo deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 2º A Administraçăo poderá, conforme definido em ato de cada órgăo ou entidade, determinar que a protocolizaçăo de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, e, devolverá o documento original imediatamente ao interessado.

Art. 15. O acesso ao Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS), será disponibilizado à Administraçăo no sítio www.edoc.ms.gov.br.

§ 1º O acompanhamento aos processos pelos interessados, ocorrerá pelo sítio eletrônico www.edoc.ms.gov.br, no ícone consulta a protocolo.

§ 2º Nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restriçăo à consulta pública, o acesso será limitado, na forma da Lei.

Art. 16. Todo processo e documento incluídos no Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS), deverăo ser classificados pelo usuário, observada a legislaçăo vigente, quanto ao nível de acesso, que poderá ser ostensivo ou sigiloso.

§ 1º Deverăo ser classificados como ostensivos todos os documentos e processos sob os quais năo incidam nenhuma hipótese de sigilo.

§ 2º Deverăo ser classificados como sigilosos documentos e processos que possuam informaçơes pessoais ou tratem de assunto coberto por sigilo previsto em lei.

Art. 17. Năo poderăo ser incluídos no Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS), documentos que possuam informaçơes classificáveis nos níveis de sigilo estabelecidos nos arts. 23 e 24 da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e nos arts 19 e 20 da Lei Estadual nº 4.416, de 16 de outubro de 2013.

Art. 18. Os atos processuais praticados no Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS), serăo considerados realizados no dia e na hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial do Estado de Mato Grosso do Sul e legislaçăo processual aplicável.

Art. 19. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com este Decreto, restituindo-os às unidades que os encaminharam, para a sua regularizaçăo.

Art. 20. O uso inadequado do registro do processo administrativo que cause prejuízo aos interessados ou à Administraçăo Pública Estadual está sujeito à apuraçăo de responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicaçăo de sançơes administrativas.

Art. 21. Cursos de Formaçăo para candidatos aprovados em concurso público do Estado de Mato Grosso do Sul, deverăo incluir em sua grade curricular o curso para usuário do Módulo Protocolo no Sistema de Comunicaçăo Eletrônica (e-DOCMS) com carga horária mínima de 8 horas.

Art. 22. As dúvidas e os casos omissos neste Decreto serăo dirimidos pela Secretaria de Administraçăo e Desburocratizaçăo (SAD), podendo disciplinar este Decreto mediante ato próprio.

Art. 23. Revoga-se o Decreto nº 39, de 1º de janeiro de 1979.

Art. 24. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicaçăo, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2021.

Campo Grande, 28 de dezembro de 2020.
REINALDO AZAMBUJA SILVA
Governador do Estado

ANA CAROLINA ARAUJO NARDES
Secretária de Estado de Administraçăo e Desburocratizaçăo

FELIPE MATTOS DE LIMA RIBEIRO
Secretário de Estado da Fazenda