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ORDEM DE SERVIÇO 2, de 25/03/2013 - Texto Original


Altera
a Ordem de Serviço nº 1, de 28 de abril de 2009, que
estabelece procedimentos para programação e organização
de viagens no âmbito da Assembleia Legislativa, e a Ordem de
Serviço nº 2, de 22 de junho de 2012, que estabelece
procedimentos internos para a programação de viagem de
servidor por meio da utilização de veículo
exclusivo da Assembleia Legislativa e define competências e
deveres de órgãos e servidores participantes do
processo, e dá outras providências.


O
Presidente, o 1º-Secretário e o Diretor-Geral da
Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas
atribuições,


RESOLVEM:


Art.
1º – O art. 1º, o caput e o § 1º do
art. 2º, os arts. 3º, 4º e o § 2º do art. 6º
da Ordem de Serviço nº 1, de 28 de abril de 2009, passam
a vigorar com a seguinte redação:


"Art.
1º – A Assembleia Legislativa contratará empresas
para a prestação de serviços necessários
à realização de viagem que não sejam
prestados por órgão da própria Assembleia.
Parágrafo
único – Para a realização de viagem a que
se refere o caput deste artigo, a Gerência de Suporte a
Eventos, subordinada à Gerência-Geral de Suporte
Logístico – GSL –, credenciará servidor
para solicitar os serviços à empresa contratada. 



Art.
2º – A solicitação dos serviços para
a realização de viagem de servidor e de convidado a
participar de atividade institucional promovida pela Assembleia
Legislativa será encaminhada, por meio do formulário
constante do Anexo desta ordem de serviço, à
Diretoria-Geral – DGE –, à qual compete:
I
– em caso de viagem nacional, autorizar a viagem e encaminhar a
solicitação à GSL; 

II
– em caso de viagem internacional, encaminhar a solicitação
ao Presidente e/ou ao 1º-Secretário para autorização
da viagem e posterior encaminhamento à GSL.
§
1º – A solicitação de serviços
referentes à viagem de servidor responsável pelo
acompanhamento de trabalhos de comissão permanente ou
temporária, no exercício de atividades das comissões,
poderá ser feita pelo Presidente da respectiva comissão.
(...)


Art.
3º – Para a realização de viagem a que se
refere o caput do art. 2º desta ordem de serviço,
compete à Gerência de Suporte a Eventos:
I
– adquirir passagem aérea ou terrestre; 

II
– reservar hotel e alugar veículo no Município de
destino; 

III
– providenciar seguro de viagem, no caso de viagem
internacional;
IV
– conferir e adequar as solicitações das reservas
de passagens e de hotel, atestar a liquidação da
despesa relativa aos serviços realizados, instruir o processo
para as providências relativas ao pagamento e encaminhá-lo
à Gerência-Geral de Finanças e Contabilidade –
GFC –;
V
– encaminhar à GFC cópias de solicitações
de reembolso de bilhetes não utilizados, quando for o caso; 

VI
– providenciar, no caso de viagem internacional, o reembolso ao
usuário das despesas com hospedagem, quando não for
possível o faturamento;
VII
– providenciar o cancelamento de passagem aérea e de
reserva de hotel, quando for o caso.
§
1º – Para fins de aquisição de passagens
aéreas, a Gerência de Suporte a Eventos, observados a
data, o horário do voo e a companhia aérea quando for o
caso, fará pesquisa, por meio do sistema operacional de
reserva e emissão de bilhetes aéreos, em sítios
eletrônicos especializados em busca de passagens de menor preço
ou em sítios eletrônicos das companhias aéreas,
para aquisição na menor tarifa ofertada,
preferencialmente para voos diretos, e informação à
agência de viagens contratada sobre os dados para compra e
emissão do bilhete aéreo.
§
2º – Para fins de solicitação de serviços
de reserva de hotéis e locação de veículos,
a Gerência de Suporte a Eventos, observados os requisitos
definidos pela Assembleia Legislativa, fará pesquisa em sítios
eletrônicos especializados em hospedagem e locação
de veículos, em sítios eletrônicos de hotéis
ou locadoras ou por telefone, para busca do preço da diária
de hotel ou da diária de veículo na localidade de
destino, com ou sem motorista, e informação à
agência de viagens contratada sobre os valores pesquisados das
diárias que servirão de parâmetro de preço
de mercado para a aquisição desses serviços.
§
3º – Para os fins da liquidação da despesa a
que se refere o inciso IV do caput deste artigo, a Gerência
de Suporte a Eventos encaminhará à GFC formulário
com os resultados das pesquisas de que tratam os §§ 1º
e 2º e o demonstrativo dos respectivos valores dos serviços
efetivamente contratados, contendo, entre outras, as seguintes
informações:
I
– especificação do serviço: passagem ou
hospedagem;
II
– nome do usuário do serviço;
III
– descrição do evento relacionado à
viagem;
IV
– data da passagem ou período da hospedagem;
V
– nome da companhia aérea ou do hotel;
VI
– valor da(s) passagem(s) ou da(s) diária(s);
VII
– meio de consulta utilizado para verificação de
preço de referência de mercado;
VIII
– valor do preço de referência de mercado
encontrado;
IX
– observações ou esclarecimentos, se necessários;
X
– nome e matrícula do servidor responsável pelas
informações.


Art.
4º – Se a solicitação de viagem tiver como
finalidade a participação em treinamentos ou cursos,
ela será feita, em formulário próprio, à
Gerência-Geral de Gestão de Pessoas – GGP –,
que, após examinar a solicitação, a encaminhará
à DGE para autorização e posterior
encaminhamento à GSL, para a contratação dos
serviços de viagem.
(...)


Art.
6º – (...)
§
2º – A reserva de hotéis para a hospedagem de
servidores será feita preferencialmente em quartos
individuais.".


Art.
2º – A Ordem de Serviço nº 1, de 2009, passa a
vigorar acrescida do Anexo constante do Anexo desta ordem de serviço.


Art.
3º – O art. 2º, o caput e os §§ 2º
e 3º do art. 3º, o art. 4º, o caput e o §
1º do art. 5º, os arts. 6º, 7º, o caput do
art. 8º, o § 1º do art. 10, o § 2º do art.
11 e o art. 13 da Ordem de Serviço nº 2, de 22 de junho
de 2012, passam a vigorar com a seguinte redação:


"Art.
2º – A Gerência de Suporte a Eventos, subordinada à
Gerência-Geral de Suporte Logístico – GSL –,
é a instância responsável por articular o
planejamento e a organização das viagens de servidores
e convidados a participar de atividade institucional, a partir do
recebimento das informações necessárias por
parte do órgão responsável pelo evento fora da
sede da Assembleia e dos demais órgãos cujos servidores
sejam integrantes da equipe de viagem, observado o disposto no art.
6º desta ordem de serviço.


Art.
3º – Em cada veículo estará presente um
coordenador, responsável pela interlocução entre
a Gerência de Suporte a Eventos, o motorista e os servidores
ocupantes do veículo, escolhido conforme a seguinte ordem de
precedência:
I
– um servidor do órgão responsável pelo
evento que motiva a viagem;
II
– um servidor da Gerência de Relações
Públicas; ou
III
– um jornalista da Gerência-Geral de Imprensa e
Divulgação – GID – ou um repórter da
Gerência-Geral de Rádio e Televisão – GTV. 

(...)
§
2º – A escolha do coordenador entre os servidores a que se
refere o inciso III do caput deste artigo será feita
por meio de rodízio controlado pela Gerência de Suporte
a Eventos. 

§
3º – O coordenador do veículo poderá fazer
uso do telefone corporativo que se encontra no veículo para se
comunicar com a Gerência de Suporte a Eventos, com a Gerência
de Transportes ou com outro órgão da Assembleia
Legislativa quando necessário.


Art.
4º – Cada veículo disporá de formulário
de avaliação da viagem para registro de ocorrências
relativas a transporte, hospedagem e demais condições
da viagem, que será recolhido pelo coordenador, ao final da
viagem, e entregue à Gerência de Suporte a Eventos.
(...)


Art.
5º – O órgão responsável pelo evento
institucional que motiva a viagem fica encarregado de repassar aos
outros órgãos participantes e à Gerência
de Suporte a Eventos, com antecedência de, no mínimo,
dez dias, as especificações sobre o local do evento e
as informações necessárias à programação
da viagem.
§
1º – Cada um dos órgãos participantes da
viagem fica responsável por: 

I
– informar à Gerência de Suporte a Eventos, com
antecedência de, no mínimo, sete dias, nome e telefone
celular dos respectivos servidores que participarão da viagem;
II
– manter atualizadas as listas de servidores segurados até
o dia vinte e cinco de cada mês, a fim de garantir a validade
do seguro a partir do primeiro dia do mês subsequente.
(...)


Art.
6º – Compete à Gerência de Suporte a Eventos:
I
– definir, em parceria com a Gerência de Transportes, as
datas e os horários de saída e de retorno, o tipo e a
quantidade de veículos necessários para o deslocamento
e o atendimento da equipe de viagem, a ocupação dos
veículos e as demais condições de transporte;
II
– avaliar a possibilidade de utilização de outros
meios de transporte e providenciá-los quando necessário;
III
– solicitar providências para hospedagem da equipe quando
necessário;
IV
– consolidar e repassar informações sobre a
viagem para os órgãos e os servidores participantes;
V
– consolidar as informações constantes dos
formulários de avaliação de viagem e
encaminhá-las para a Diretoria de Infraestrutura – DIF
–, a fim de que esta dê conhecimento aos órgãos
competentes para as providências cabíveis quando for o
caso.


Art.
7º – Compete à Gerência de Transportes:
I
– cuidar da manutenção e da revisão
periódica da frota, conforme recomendação dos
fabricantes;
II
– manter atualizadas, nos veículos, as informações
referentes à sua manutenção e prestar
informações adicionais quando forem solicitadas; 

III
– gerir a alocação de veículos para as
viagens;
IV
– cuidar da orientação de motoristas e da
contratação de condutores;
V
– oferecer, nos veículos, envelopes contendo formulários
de avaliação de viagem.
Art.
8º – Compete ao coordenador do veículo:
I
– informar-se previamente sobre a programação da
viagem e propor ajustes, se for o caso, em conjunto com a Gerência
de Suporte a Eventos;
II
– autorizar a partida do veículo, tanto na saída
para a viagem quanto no retorno a Belo Horizonte, conforme horários
predefinidos com a Gerência de Suporte a Eventos,
responsabilizando-se, em conjunto com o motorista, por sua alteração
quando necessário e pela comunicação da
alteração aos demais servidores participantes da
viagem;
III
– organizar as paradas durante a viagem, em conjunto com o
motorista e os demais servidores ocupantes do veículo;
IV
– comunicar à equipe eventuais ajustes na programação
e no trajeto da viagem;
V
– coordenar a utilização do veículo na
cidade onde acontecerá o evento, observado o disposto no art.
11 desta ordem de serviço;
VI
– oferecer aos servidores ocupantes de cada veículo
formulário de avaliação da viagem;
VII
– preencher o formulário de avaliação da
viagem, visando ao aprimoramento do processo de sua organização;
VIII
– recolher os formulários de avaliação
preenchidos pelos demais servidores e pelo motorista e encaminhá-los,
juntamente com seu próprio formulário, à
Gerência de Suporte a Eventos;
IX
– verificar e assinar o formulário da GSL sobre a carga
horária da viagem.
(...)


Art.
10 – (...)
§
1º – Caso não se sinta apto a seguir viagem, o
motorista entrará em contato com a Gerência de
Transportes, que tomará as providências necessárias
e comunicará os novos procedimentos ao coordenador do veículo.
(...)


Art.
11 – (...)
§
2º – A utilização dos veículos para
as atividades previstas nos incisos do caput deste artigo
dependerá de sua disponibilidade em cada caso, respeitadas as
orientações do titular do órgão
responsável pelo evento, da Gerência de Suporte a
Eventos e do coordenador. 

(...)


Art.
13 – Em caso de incidentes ou eventuais sinistros durante a
viagem, o motorista ou o coordenador do veículo entrarão
em contato com a Gerência de Transportes e seguirão as
orientações recebidas, responsabilizando-se por
comunicar aos demais servidores os procedimentos a serem
observados.".


Art.
4º – Fica revogada a Ordem de Serviço nº 2, de
17 de maio de 2000.


Art.
5º – Esta ordem de serviço entra em vigor na data
de sua publicação.


Palácio
da Inconfidência, 25 de março de 2013. 



Deputado
Dinis Pinheiro
Presidente




Deputado
Dilzon Melo
1º-Secretário


Eduardo
Vieira Moreira 

Diretor-Geral


ANEXO
(a
que se refere o art. 2º da Ordem de Serviço nº 2, de
25 de março de 2013)


“ANEXO
(a
que se refere o art. 2º da Ordem de Serviço nº 1, de
28 de abril de 2009)








ASSEMBLEIA
                           LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS
FORMULÁRIO
                           PARA SOLICITAÇÃO DE TRANSPORTE
AÉREO,
                           TERRESTRE E HOSPEDAGEM


1
Requisição
                           nº ....... /......
Data:
                           .../.../....




2
                           – Órgão solicitante:
                           ......................................................
Titular:
                           ....................................................................
                           Ramal:..........................Matrícula:
                           ...................




3
                           – Especificações:
Serviço
                           solicitado:
                           ......................................................
Servidor
                           responsável pelo evento que motiva a viagem:
                           ....................
Usuário(s):
..............................................................................................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................................................................................
.....................................
Origem:
                           ..................................................
                           Destino:
                           .........................................................................................
Data
                           de saída: .......... /.......... /..........
                                Data de retorno: .......... /.......... /..........




4
                           – Motivo da viagem:
........................................................................................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................




5
                           – Data: .......... /.......... /..........
Assinatura
                           do titular da Gerência-Geral ou do Presidente de Comissão
                           Permanente ou Temporária:
_____________________________________________


De
                           acordo (do titular da Diretoria, Procuradoria-Geral ou
                           Secretaria-Geral da Mesa):
_____________________________________________


De
                           acordo (do Diretor-Geral):
_____________________________________________


À
                           Gerência-Geral de Suporte Logístico, 

para
                           as providências necessárias.


Em
                           ..../...../.....