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PORTARIA 5, de 14/03/2002 de 14/03/2002 (Texto Original)

O 1º
Secretário e o Diretor-Geral da Secretaria da Assembléia
Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições,
considerando a necessidade de fixação dos procedimentos
a serem adotados para a realização de eventos
institucionais nos espaços da Casa, resolvem:


Art. 1º
- Compete ao titular do órgão responsável pela
promoção de evento institucional:
I -
proceder, em formulário próprio, à reserva de
espaço com os órgãos responsáveis pela
sua administração com, no mínimo, duas semanas
de antecedência;
II -
encaminhar o formulário por meio do qual se efetuou a reserva
de espaço à Coordenação de Relações
Públicas e Cerimonial, com, no mínimo, uma semana de
antecedência, para a adoção das providências
de que trata o art. 2º;
III -
indicar um servidor para ser responsável, durante a realização
do evento, pelo bom uso das instalações e dos
equipamentos disponibilizados, observado o disposto nos §§
2º e 3º deste artigo;
IV -
providenciar, quando for necessário, os equipamentos e
materiais específicos para a realização do
evento, com os órgãos competentes.
§
1º - Para fins de atendimento do pedido de reserva de espaço,
será observada a precedência do registro de sua entrega
no órgão da Secretaria responsável pela
administração do espaço.
§
2º - O servidor a que se refere o inciso III do “caput”
deste artigo deverá comparecer ao local do evento com, no
mínimo, 30 (trinta) minutos de antecedência, a fim de
conferir os preparativos e receber os participantes, e permanecer até
o encerramento do mesmo.
§
3º - A utilização de equipamento instalado dentro
do espaço em que se realizar o evento poderá ser
permitida, desde que:
I - a
solicitação expressa de utilização de
equipamento seja aprovada pelo órgão responsável
pela administração do espaço;
II - o
Chefe de Gabinete ou o servidor a que se refere o inciso III do
“caput” deste artigo assine o termo de responsabilidade
por dano ou extravio de equipamento.


Art. 2º
- Compete à Coordenação de Cerimonial e Relações
Públicas:
I -
proceder à inclusão dos eventos na Agenda
Institucional;
II -
comunicar a realização do evento:
a) ao
órgão responsável pela administração
do espaço, para confirmação da reserva efetuada
e para providências quanto à infra-estrutura necessária;
b) à
Coordenação de Orientação e Segurança,
para conhecimento, liberação do espaço e
designação de seguranças, se for o caso,
especialmente para os eventos a serem realizados fora do expediente
ordinário da Casa;
c) à
Gerência-Geral de Manutenção e Serviços,
para as providências relativas à preparação
do local, tais como limpeza, instalação e operação
de equipamentos de som;
d) à
Gerência-Geral de Administração de Material e
Patrimônio, para as providências relativas à
movimentação de mobiliário, se for o caso;
e) a
outros setores, se houver necessidade.


Art. 3º
- Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.


Secretaria
da Assembléia Legislativa, aos 14 de março de 2002.


Deputado
Mauri Torres, 1º-Secretário
João
Franco Filho, Diretor-Geral