


DECRETO Nº 15.847 DE 12/29/2021





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ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL

DECRETO  Nº 15.847, DE 29 DE DEZEMBRO DE 2021.


Institui o Sistema Administrativo de Processo Eletrônico (e-SAP), vinculado à Secretaria de Estado de Fazenda, para fins de formalização, registro, gestão, tramitação e prática de atos e de formalidades, de natureza não litigiosa, tendentes à formação do convencimento e à manifestação da vontade da Administração Tributária Estadual ou à sua execução, e dá outras providências.



Publicado no Diário Oficial nº 10.720, de 30 de dezembro de 2021, páginas 5 a 9.



O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no exercício da competência que lhe confere o art. 89, inciso VII, da Constituição Estadual, e tendo em vista o disposto no inciso XVI do caput do art. 2º, na alínea “c” do inciso II do caput do art. 14 e no art. 15 da Lei Estadual nº 2.315, de 25 de outubro de 2001, e

Considerando a necessidade de reduzir custos financeiros e ambientais associados à impressão, à entrega e ao armazenamento de processos, bem como de agilizar a abertura, manipulação, localização e a tramitação de processos, com redução de procedimentos em meio físico, gerando aumento da produtividade e dando celeridade à tramitação processual,

D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Este Decreto institui o Sistema Administrativo de Processo Eletrônico (e-SAP), vinculado à Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ) e disponibilizado no Portal do ICMS Transparente, dispondo sobre o seu uso na formalização, no registro, na gestão e na tramitação dos processos administrativos relativos aos assuntos listados em Cartas de Serviços nele disponibilizadas, sem prejuízo da sua aplicação a outros assuntos, a critério da Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ), observadas, no que couber, as disposições da Lei nº 2.315, de 25 de outubro de 2001.
CAPÍTULO II
DO SISTEMA ADMINISTRATIVO DE PROCESSO ELETRÔNICO (e-SAP)
Art. 2º O sistema eletrônico instituído por este Decreto, denominado e-SAP, vinculado à SEFAZ:

I - não se aplica aos processos administrativos sujeitos ao Processo Administrativo Tributário Digital (e-PAT), instituído pelo Decreto nº 15.345, de 15 de janeiro de 2020;

II - constitui a ferramenta eletrônica que possibilita a formalização, o registro, a gestão, a tramitação e a prática de todos os atos e formalidades, de natureza não litigiosa, tendentes à formação do convencimento e à manifestação da vontade da Administração Tributária Estadual ou à sua execução.

Parágrafo único. Para os efeitos deste Decreto consideram-se:

I - meio eletrônico: forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

II - processo administrativo eletrônico: processo criado e tramitado de forma eletrônica, constituído por documentos digitais, assinados eletronicamente, dispensando o uso de papel, com envio e recebimento por meio de um sistema disponível na intranet ou na internet;

III - autos do processo administrativo eletrônico: conjunto de atos administrativos produzidos eletronicamente ou digitalizados, acumulados no curso de um processo administrativo eletrônico;

IV - transmissão eletrônica: forma de comunicação a distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a Internet;

V - documento eletrônico: aquele cujas informações são armazenadas, exclusivamente, em meios eletrônicos;

VI - assinatura eletrônica: as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário:

a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei específica;

b) acesso por usuário e senha: meio de acesso seguro e inviolável por meio de código e por senha privada cadastrada pelos usuários nos termos do art. 5º deste Decreto.

Art. 3º A utilização da assinatura eletrônica assegura a autenticidade e integridade dos documentos produzidos eletronicamente.

Art. 4º Compete à SEFAZ adotar todos os meios necessários à implementação, à operacionalização e à tramitação dos processos administrativos no e-SAP, de forma digitalizada, resguardando o sigilo, a proteção dos dados e a segurança do acesso às informações, nos termos da legislação pertinente.
CAPÍTULO III
DO CREDENCIAMENTO E DO ACESSO AO e-SAP

Seção I
Do Credenciamento
Art. 5º Para realizar o credenciamento, inclusive dos seus representantes, obrigatório para acesso e uso do e-SAP, o interessado, pessoa física ou jurídica, contribuinte ou não do ICMS, deve estar cadastrado no Portal do ICMS Transparente, na forma disciplinada no Decreto nº 12.863, de 14 de dezembro de 2009.
Seção II
Do Acesso
Art. 6º O acesso e o uso do e-SAP dar-se-á no ambiente do Portal do ICMS Transparente, no endereço www.icmstransparente.ms.gov.br, por pessoas previamente credenciadas, nos termos do art. 5º deste Decreto.

§ 1º Podem acessar e fazer uso do e-SAP:

I - as pessoas físicas ou os seus representantes;

II - os representantes das pessoas jurídicas, com poderes para atuar no respectivo processo administrativo;

III - os servidores da SEFAZ que, em razão da atividade que exerçam, devam ou possam atuar nos processos administrativos.

§ 2º O disposto neste artigo não impede o acesso de pessoas, integrantes ou não da SEFAZ, credenciadas para a realização de serviços técnicos de manutenção e de atualização do e-SAP.

Art. 7º É de exclusiva responsabilidade dos usuários do e-SAP:

I - os meios externos de acesso ao sistema (equipamentos, programas, etc.);

II - o sigilo da assinatura eletrônica, não se admitindo, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

III - a preparação das petições, dos requerimentos e dos documentos eletrônicos ou digitalizados e anexos, em conformidade com as condições e os requisitos estabelecidos no e-SAP, inclusive no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos produzidos eletronicamente ou digitalizados;

IV - a preservação dos originais dos documentos digitalizados e enviados pelo e-SAP para compor processo, até que o assunto objeto do processo seja considerado definitivamente solucionado pela SEFAZ, observando-se o prazo decadencial, apresentando-os para conferência quando intimado por autoridade fiscal a fazê-lo;

V - a verificação da autuação e o registro do processo administrativo eletrônico relativo aos respectivos pedidos, bem como, o recebimento e o registro dos demais atos e termos processuais subsequentes;

VI - a realização de consulta regular ao e-SAP e ao módulo “Minhas Mensagens”, para verificar a situação dos respectivos processos administrativos eletrônicos e resolver pendências, inclusive atender a intimações ou a notificações.
CAPÍTULO IV
DA FORMALIZAÇÃO E DA AUTUAÇÃO DOS PEDIDOS E DOS ATOS E DOS TERMOS PROCESSUAIS NO e-SAP

Seção I
Da Formalização e da Autuação dos Pedidos

Art. 8º Os pedidos relativos aos assuntos referentes aos serviços listados em Cartas de Serviços disponibilizadas no e-SAP, bem como a outros assuntos em relação aos quais a SEFAZ resolva aplicar o e-SAP, devem ser formalizados por pessoas credenciadas nos termos do art. 5º deste Decreto, observado o disposto nos §§ 1º e 2º deste artigo.

§ 1º A petição ou o requerimento relativo ao pedido e os respectivos anexos devem ser produzidos eletronicamente ou digitalizados e enviados em arquivos no formato PDF ou Excel, observada a obrigatoriedade de:

I - conter os seguintes dados:

a) identificação do órgão ou da autoridade fiscal a quem se dirige;

b) identificação do requerente, do local do seu domicílio e de quem o represente, quando for o caso;

c) formulação do pedido com exposição dos fatos e de seus fundamentos;

d) local, data e, no caso de o documento ser digitalizado, assinatura do requerente ou de seu representante;

II - anexação eletrônica, em formato digitalizado, da documentação elencada na Carta de Serviços correspondente ao assunto objeto do pedido, disponibilizada no e-SAP.

§ 2º É vedada a formulação de:

I - pedido por interessados ou por estabelecimentos distintos, ressalvados os casos em que:

a) o assunto objeto do pedido for comum a ambos; ou 

b) a norma que tratar do assunto disponha sobre a necessidade de pedido conjunto;

II - mais de um pedido em uma mesma petição ou requerimento, exceto quando ambos os pedidos forem relacionados a assunto referente a serviço listado em uma mesma Carta de Serviços.

§ 3º No momento em que for registrada a formalização do pedido, o e-SAP automaticamente:

I - autuará o pedido, gerando o número oficial do respectivo processo administrativo eletrônico no âmbito da SEFAZ;

II – confirmará a formalização ao interessado, de forma eletrônica, informando o número do processo administrativo eletrônico, a data e hora do registro da formalização.
Seção II
Dos Atos e dos Termos Processuais
Art. 9º Os atos e os termos processuais no e-SAP devem ser realizados por pessoas credenciadas nos termos do art. 5º deste Decreto e por servidores da SEFAZ que, em razão da atividade que exerçam, devam ou possam atuar nos processos administrativos.

§ 1º Os atos e os termos processuais realizados no e-SAP, inclusive o apensamento e a anexação de peças, integram-se automaticamente aos autos do processo administrativo eletrônico, em ordem cronológica.

§ 2º Os atos de desapensamento e de desentranhamento de peças do processo administrativo eletrônico devem ser objeto de lavratura de termo apropriado, que se integra automaticamente ao processo, em ordem cronológica.

§ 3º Consideram-se realizados os atos e os termos processuais por meio eletrônico no dia e na hora de sua formalização, registro ou envio ao e-SAP.

§ 4º Havendo prazo para a sua realização, os atos e os termos processuais por meio eletrônico serão considerados tempestivos quando efetivados até às 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos), horário oficial do Estado de Mato Grosso do Sul, do último dia do respectivo prazo, observado, no caso de contingência, o disposto no art. 12 deste Decreto.

Art. 10. No e-SAP, todas as intimações e notificações feitas pela SEFAZ, por intermédio da autoridade fiscal competente, serão realizadas por meio do módulo “Minhas Mensagens”, no Portal do ICMS Transparente.

Art. 11. Incumbe aos órgãos fazendários, por meio dos respectivos servidores, com a supervisão dos gestores ou dos responsáveis, verificar diariamente a existência de processos administrativos eletrônicos com procedimentos pendentes no e-SAP, adotando-os, quando de suas competências, ou informando-os ao gestor ou ao responsável, o qual determinará as providências cabíveis.
CAPÍTULO V
DA CONTINGÊNCIA
Art. 12. Na eventualidade de ocorrer indisponibilidade de acesso ao e-SAP, que impossibilite a geração ou a transmissão de termos ou de atos processuais até às 23h59min (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos), horário oficial do Estado de Mato Grosso do Sul, do último dia do respectivo prazo, o interessado, ante a situação de contingência:

I - pode, no dia subsequente ou, se este não for útil, no primeiro dia útil seguinte, se o e-SAP já estiver disponível, realizar o envio do respectivo termo ou ato processual;

II - deve, até o segundo dia útil, persistindo a indisponibilidade do e-SAP, entregar o respectivo termo ou ato em qualquer Agência Fazendária, Posto de Atendimento ou no serviço de protocolo geral da SEFAZ.

§ 1º Para os efeitos deste artigo:

I - considera-se o e-SAP indisponível e em contingência, no caso de ocorrência de situações que impossibilitem a prática de atos ou de termos processuais, como consulta aos autos do processo administrativo eletrônico e a geração ou a transmissão eletrônica dos atos ou dos termos;

II - não se considera indisponível o e-SAP, nos casos de falhas de transmissão de dados entre as estações de trabalho dos usuários externos e a rede de comunicação da SEFAZ, nem a impossibilidade técnica que decorra de falhas nos equipamentos ou programas dos usuários.

§ 2º Na hipótese do inciso II do caput deste artigo, a Agência Fazendária, o Posto de Atendimento ou o serviço de protocolo geral da SEFAZ deve digitalizar o documento recebido, enviando-o eletronicamente, pelo e-SAP, no prazo, máximo, de 48 (quarenta e oito) horas, contado a partir da cessação da contingência, ao órgão a que se vincula o processo administrativo eletrônico a que corresponde o documento recebido.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 13. A critério do gestor ou do responsável pelo órgão fazendário no qual tramita processo administrativo autuado anteriormente à data de início da vigência deste Decreto e pendente de solução, o processo pode ser convertido do formato físico para o eletrônico, observadas as disposições deste Decreto.

Art. 14. Os atos e os termos processuais administrativos realizados no e-SAP devem ser instrumentalizados em autos em meio eletrônico, organizados em volumes, numerados, contendo folhas numeradas e dispostas em ordem cronológica de ocorrência dos atos e dos termos.

Art. 15. Os requerimentos, petições e outros documentos produzidos eletronicamente ou digitalizados nos termos deste Decreto, ou juntados ao e-SAP, por pessoas devidamente credenciadas, são considerados originais para todos os efeitos legais e tributários, observada a preservação dos originais de que trata o inciso IV do art. 7º deste Decreto.

Art. 16. Os processos administrativos eletrônicos devem ser mantidos no e-SAP, na sua integralidade, nos termos da legislação estadual específica que trata do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim da SEFAZ.

Art. 17. Ficam convalidados os atos e os termos processuais praticados por meio eletrônico ou digitalizados até a data da publicação deste Decreto, desde que aptos a atingirem as respectivas finalidades.

Art. 18. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a contar de 1° de fevereiro de 2022.

Campo Grande, 29 de dezembro de 2021.

REINALDO AZAMBUJA SILVA
Governador do Estado

FELIPE MATTOS DE LIMA RIBEIRO
Secretário de Estado de Fazenda