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ORDEM DE SERVIÇO 1, de 16/05/2001 de 16/05/2001 (Texto Original)

O
Presidente e o 1º-Secretário da Assembleia Legislativa do
Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições,
resolvem estabelecer os seguintes procedimentos para a organização
de viagens:


DOS
SERVIÇOS
1
– Os serviços necessários à organização
de viagens não prestados por setor desta Casa serão
solicitados pela Assembleia somente às empresas contratadas
para essa finalidade.
1.1
– A área administrativa responsável pela execução
do respectivo contrato credenciará servidor para solicitar os
serviços à empresa contratada.


DOS
USUÁRIOS
2
– A utilização dos serviços para a
realização de viagens é permitida apenas aos
membros do Poder Legislativo e a seus servidores, a serviço do
Poder ou em sua representação, e aos convidados a
participarem das atividades institucionais promovidas pela
Assembleia.


DA
AUTORIZAÇÃO
3
– Compete ao Presidente e/ou ao 1º-Secretário
autorizar os serviços solicitados pelos membros do Poder
Legislativo e ao Diretor-Geral, os requeridos pelos servidores.


4
– O transporte aéreo será utilizado por:
4.1
– Deputados, mediante autorização do Presidente
e/ou do 1º-Secretário;
4.2
– servidores, mediante autorização do
Diretor-Geral.
5
– Os serviços de transporte aéreo e terrestre,
bem como a reserva de hotel para os membros das Comissões
Permanentes ou Temporárias e para os técnicos
responsáveis pelo acompanhamento de seus trabalhos, no
exercício de atividades das Comissões, serão
solicitados pelo Presidente da respectiva Comissão.


DO
PROCEDIMENTO
6
– A solicitação de serviços de viagem
deverá ser apresentada à Diretoria-Geral.
6.1
– Na hipótese de viagens em território nacional,
a Diretoria-Geral encaminhará a autorização à
Diretoria de Informação e Comunicação,
para a contratação dos serviços; 

6.2
– Na hipótese de viagens para participação
em cursos ou treinamentos externos, o servidor encaminhará sua
solicitação à Escola do Legislativo, em
formulário próprio;
6.2.1
– Após examinar a solicitação, a Escola do
Legislativo a encaminhará à Diretoria-Geral, para
autorização e posterior envio à Diretoria de
Informação e Comunicação, para a
contratação dos serviços de viagem.


DAS
RESPONSABILIDADES:
7
– Compete à Diretoria-Geral: 

7.1.-
na hipótese de viagens internacionais:
7.1.1
– adquirir passagem aérea;
7.1.2
– providenciar visto de entrada para o parlamentar no país
de destino;
7.1.3
– reservar hotel e providenciar transporte terrestre;
7.1.4
– conferir e atestar os serviços realizados;
7.1.5
– providenciar o processamento pela Área de Finanças
e Contabilidade do pagamento dos serviços contratados e o
reembolso ao usuário das despesas com hospedagem, na hipótese
da impossibilidade do faturamento;
7.1.6
– acompanhar os preços de mercado, por intermédio
de consultas a companhias aéreas e hotéis;
7.1.7
– encaminhar à Área de Finanças e
Contabilidade cópia das solicitações de
reembolso dos bilhetes aéreos não utilizados;
7.2
– providenciar fretamento de aeronave.
8
– Compete à Diretoria de Informação e
Comunicação: 

8.1
– na hipótese de viagens em território nacional:
8.1.1
– adquirir passagem aérea ou terrestre;
8.1.2
– reservar hotel;
8.1.3
– conferir e adequar as solicitações de diárias
aos horários das reservas de passagens e de hotel;
8.1.4
– encaminhar à Área de Finanças e
Contabilidade as solicitações de diárias
devidamente preenchidas e autorizadas, conforme formulário
próprio;
8.1.5
– conferir e atestar os serviços realizados;
8.1.6
– encaminhar o processo devidamente instruído à
Área de Finanças e Contabilidade, para providências
relativas ao pagamento;
8.1.7
– acompanhar os preços de mercado, por intermédio
de consultas a companhias aéreas e hotéis; 

8.1.8
– encaminhar à Área de Finanças e
Contabilidade cópia das solicitações de
reembolso dos bilhetes não utilizados;
8.1.9
– providenciar o cancelamento de passagem aérea, de
reserva de hotel e de diárias, quando do cancelamento da
viagem.
8.2
– recepcionar convidados.


9
– Compete ao usuário:
9.1
– solicitar os serviços com a antecedência mínima
de três dias, ressalvados os casos extraordinários de
comprovada urgência;
9.1.1
– a solicitação prevista no subitem anterior
deverá ser apresentada em formulário próprio, em
que constem os dados do usuário, a justificativa da viagem e
as datas e horários de saída e retorno;
9.2
– comunicar o cancelamento da viagem ao setor competente com,
no mínimo, vinte e quatro horas de antecedência, para as
providências de cancelamento da passagem aérea, da
reserva de hotel e das diárias;
9.3
– utilizar a mesma companhia aérea quando necessitar
remarcar voo;
9.4
– responsabilizar-se pelo fiel cumprimento do autorizado,
arcando com o ônus decorrente de modificações
posteriores, sem a devida autorização.


DA
PRESTAÇÃO DE CONTAS
10
– O usuário de passagem aérea deverá
devolver o comprovante de utilização da passagem ou a
passagem não utilizada, no prazo de três dias após
o retorno da viagem, à Diretoria-Geral, no caso de viagem
internacional, ou à Diretoria de Informação e
Comunicação, no caso de viagem em território
nacional.


11
– O usuário deverá ressarcir o valor
correspondente à parte da diária não utilizada
quando a data de retorno da viagem for antecipada.


DAS
CONDIÇÕES GERAIS
12
– A aquisição de passagem aérea obedecerá
às seguintes condições:
12.1
– a passagem é nominal e intransferível, tendo
como objetivo garantir o lugar do passageiro;
12.2
– a passagem aérea será adquirida na classe
econômica.


13
– A reserva de hotéis obedecerá às
seguintes condições:
13.1
– a hospedagem será confirmada por “voucher”,
emitido pela prestadora de serviço, a ser apresentado no hotel
reservado;
13.2
– A Assembleia efetuará o pagamento somente do valor
referente às diárias de hospedagem, não se
responsabilizando pelas despesas extras.
13.3
– Havendo servidores do mesmo sexo, a hospedagem se dará
em apartamentos duplos ou triplos ou na forma economicamente mais
vantajosa para a Assembleia, salvo casos justificados e previamente
autorizados.


DOS
CASOS OMISSOS
14
– Os casos omissos serão avaliados pelo Diretor-Geral e
submetidos ao Presidente e/ou ao 1º-Secretário, para as
soluções cabíveis.


Secretaria
da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, aos 16 de maio
de 2001.


Deputado
Antônio Júlio – Presidente
Deputado
Mauri Torres – 1º-Secretário