ESTADO DO MARANHÃO
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA
INSTALADA EM 16 DE FEVEREIRO DE 1835
DIRETORIA LEGISLATIVA
LEI Nº 10.487 DE 14 DE JULHO DE 2016
Dispõe sobre a política de arquivos públicos e
privados do Estado do Maranhão, e dá outras
providências.
O GOVERNADOR DO ESTADO DO MARANHÃO,
Faço saber a todos os seus habitantes que a Assembleia Legislativa do Estado decretou e eu
sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos
de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico
e como elementos de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se política estadual de arquivos o conjunto de princípios, diretrizes e
programas elaborados e executados pela administração pública estadual, de forma a garantir a
gestão, a preservação e o acesso aos documentos públicos estaduais, bem como a proteção especial
a arquivos privados, considerados de interesse público e social para o Estado do Maranhão.
Art. 4º - A política estadual de arquivos tem como objetivos:
I-

fortalecer a rede de instituições arquivísticas públicas;

II -

assegurar a adequada gestão dos documentos públicos;

III - preservar o patrimônio arquivístico público e privado identificados como de interesse
público e social;
IV -

atender às demandas informacionais do Estado para apoiar o processo decisório;

V-

assegurar o acesso às informações contidas nos arquivos, observadas as disposições

legais;
VI - contribuir para a promoção da transparência do poder público por meio da
documentação de suas ações;


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VII - proteger o direito individual à privacidade na prestação das informações contidas nos
arquivos;
VIII - incentivar o uso de arquivos como fonte de pesquisa e de produção do conhecimento;
IX - incentivar e apoiar tecnicamente a constituição e a manutenção de arquivos nos
municípios do Estado do Maranhão.
Art. 5º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
§ 1º - A gestão de documentos deverá incidir sobre todos os documentos, incluindo os
eletrônicos e digitais, independentemente do seu suporte ou natureza e dos ambientes em que os
documentos e as informações são produzidos e armazenados.
§ 2º - Os órgãos e entidades do Poder Público deverão promover ações, programas e
atividades de gestão da documentação governamental, por meio de unidades de gestão de
documentos.
§ 3º - Serão realizadas diretamente pelos órgãos e entidades do Poder Público:
I-

o planejamento e a supervisão da gestão de documentos;

II a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de
documentos;
III -

a custódia dos documentos públicos.

Art. 6º - Os documentos permanentes são inalienáveis e a sua guarda imprescritível.
§ 1º - Os documentos de valor permanente não poderão ser eliminados após a
microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados pelo
próprio órgão produtor ou recolhidos à instituição arquivística pública de sua específica esfera de
competência.
§ 2º - A destruição ou a adulteração de documento de valor permanente sujeitam o
responsável a penalidades administrativas, civis e criminais, nos termos da legislação em vigor.
CAPÍTULO II
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS


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Art. 7º - Instituição arquivística pública é aquela que tem por finalidade orientar, coordenar
e supervisionar as atividades de gestão, recolhimento, preservação, acesso e divulgação dos
documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades no âmbito do
Estado e dos Municípios, no exercício de suas funções e atividades.
§ 1º - As instituições arquivísticas públicas, em suas específicas esferas de competência,
deverão:
I-

ser instituídas em nível estratégico do Poder Público;

II -

observar as deliberações aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos.

§ 2º - O Poder Público deverá assegurar às instituições arquivísticas públicas, para
desenvolvimento de suas competências:
Irecursos orçamentários e financeiros para a implementação e manutenção das
políticas arquivísticas estabelecidas;
II infraestrutura física, material e tecnológica adequadas para a guarda, armazenamento
e preservação de documentos;
III -

recursos humanos qualificados para o desenvolvimento das políticas de arquivo.

Art. 8º - Os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a
gestão dos documentos e os planos de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos da
Administração Pública serão definidas por decreto.
Art. 9º - São instituições arquivísticas públicas do Maranhão arquivos mantidos pelos
Poderes Executivos do Estado e dos Municípios, Legislativo e Judiciário, pelo Ministério Público e
pelo Tribunal de Contas do Estado.
CAPÍTULO III
DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO MARANHÃO
Art. 10 - Ao Arquivo Público do Estado do Maranhão - APEM, órgão de execução
programática, integrante da estrutura da Secretaria de Estado da Cultura e Turismo, além das
competências definidas no art. 2º do Decreto nº 5.266, de 21 de janeiro de 1974, e no art. 37 do
Decreto nº 23.823, de 10 de março de 2008, compete:
Iformular a política estadual de arquivos e exercer orientação normativa, visando à
gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, qualquer que seja o suporte da
informação ou a sua natureza;


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II implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos
produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública estadual;
III - promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de valor
permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos da administração estadual;
IV - elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de administração dos
documentos, inclusive dos documentos digitais, consoante o modelo de requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, aprovado pelo Conselho
Nacional de Arquivos - CONARQ, para a organização e funcionamento do protocolo e dos arquivos
integrantes do Sistema Estadual de Arquivos do Maranhão - SAEMA;
Vcoordenar os trabalhos de classificação e avaliação de documentos públicos do
Estado, orientar, rever e aprovar as propostas de planos de classificação e das tabelas de
temporalidade e destinação de documentos dos órgãos e entidades da administração pública
estadual integrantes do SAEMA;
VI - autorizar a eliminação dos documentos públicos estaduais desprovidos de valor
permanente, na condição de instituição arquivística pública estadual, de acordo com a determinação
prevista no art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
VII - acompanhar o recolhimento de documentos de valor permanente ou histórico para o
APEM, procedendo ao registro de sua entrada no referido órgão e ao encaminhamento de cópia
desse registro às unidades de origem, responsáveis pelo recolhimento, além de assegurar sua
preservação e acesso;
VIII - promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais responsáveis pelas
atividades arquivísticas das unidades integrantes do SAEMA;
IX - promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades da administração
pública estadual, com vistas à integração e articulação das atividades arquivísticas;
Xpromover a difusão de informações sobre o APEM, bem como garantir o acesso aos
documentos públicos estaduais, observadas as restrições previstas em lei;
XI - realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e preservar
o patrimônio documental sobre a história do estado.
Art. 11 - O APEM, órgão central do SAEMA, para dar cumprimento às competências
definidas no artigo 10 desta Lei, passa a ter em sua estrutura, além dos serviços de apoio técnico e
de informática e processamento, estabelecidos nos artigos 38 e 39 do Decreto nº 23.823, de 10 de
março de 2008, o serviço de gestão do SAEMA e o serviço de apoio administrativo.


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Parágrafo único - A estrutura e organização dos serviços referidos no caput deste artigo,
bem como as competências dos serviços criados, serão regulamentados por decreto.
CAPÍTULO IV
DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO
Seção I
Da instituição e finalidade do Sistema de Arquivo
do Estado do Maranhão - SAEMA
Art. 12 - Fica instituído, nos termos desta lei, o SAEMA.
Art. 13 - O SAEMA tem por finalidade:
Igarantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública estadual, de
forma ágil, transparente e segura, o acesso aos documentos de arquivo e as informações neles
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;
II integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas
no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública estadual;
III -

disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação e reduzir os custos operacionais e de
armazenagem da documentação arquivística pública;
V-

preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública estadual;

VI - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da
informação pública estadual.
Seção II
Da estrutura do SAEMA
Art. 14 - Integram o SAEMA:
I-

como órgão central, o APEM;

II como órgão intermediário, o Arquivo Central da Secretaria de Estado da Gestão e
Previdência - SEGEP;
III - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de
gestão de documentos de arquivo nas secretarias estaduais e órgãos equivalentes;


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IV - as unidades técnico-administrativas incumbidas das atividades de protocolo, arquivo
corrente - setoriais e centrais - nos órgãos e entidades da Administração Pública Direta e Indireta do
Estado do Maranhão.
Parágrafo único - Poderão, também, participar do SAEMA, mediante celebração de termo
de cooperação com o Governo do Estado, pela SECMA, após prévia autorização e observada a
legislação pertinente, órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário estaduais, o Ministério Público, o
Tribunal de Contas do Estado e as Administrações Municipais, devendo seguir as diretrizes e
normas emanadas do Sistema, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
Art. 15 - Os órgãos setoriais e seccionais do SAEMA vinculam-se ao órgão central para os
estritos efeitos do disposto nesta Lei, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa
decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração
pública estadual.
Parágrafo único - As atribuições dos órgãos integrantes do SAEMA serão regulamentadas
por decreto.
Art. 16 - O SAEMA manterá cadastro centralizado e atualizado dos arquivos públicos e dos
arquivos privados de interesse público e social do Estado.
CAPÍTULO V
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 17 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades.
Art. 18 - Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos
relevantes para a pesquisa, a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados,
pelo Poder Público, como de interesse público e social.
Art. 19 - A declaração de que um arquivo privado é de interesse público e social não implica
a transferência do acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a
responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e pela preservação do acervo.
Art. 20 - O acesso aos documentos de arquivo privado de interesse público e social
dependerá de autorização expressa de seu proprietário ou possuidor.
Parágrafo único - O proprietário de arquivo privado identificado como de interesse público
e social que obtiver apoio do Poder Público para sua organização e preservação deverá garantir o
acesso às informações nele contidas.


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Art. 21 - Os arquivos privados de interesse público e social poderão ser depositados, a título
revogável, ou doados, a título irrevogável, a instituição arquivística do Estado do Maranhão.
Art. 22 - Os arquivos privados declarados de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23 - O SAEMA e o APEM serão os órgãos que irão assegurar a implantação da política
de arquivo do Estado.
Art. 24 - Serão criados arquivos centrais, como unidades técnicas, em cada órgão ou
entidade da administração direta e indireta, constituídos por documentos vigentes, em curso ou que
mesmo sem movimentação, são mantidos junto ao órgão que os produziu ou os acumulou.
§ 1º - Os arquivos centrais dos órgãos ou entidades da administração direta ficarão
subordinados às Secretarias Adjuntas do Estado e os da administração indireta às diretorias
administrativas.
§ 2º - A indicação dos arquivos centrais poderá recair em unidade de arquivamento já
existente, desde que transformada em unidade técnica.
Art. 25 - Em cada órgão da administração direta e indireta será constituída uma Comissão
de Avaliação de Documentos de Arquivo, nos termos do § 2º do art. 6º do Decreto Estadual nº
14.562, de 25 de maio de 1995.
Art. 26 - A implantação do SAEMA será feita gradativamente, de acordo com as
disponibilidades orçamentárias e financeiras.
Art. 27 - O Poder Executivo terá o prazo de 60 (sessenta) dias para regulamentar esta Lei,
na sua respectiva esfera de atuação.
Art. 28 - Fica revogada a Lei nº 8.264, de 22 de junho de 2005.
Art. 29 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Mando, portanto, a todas as autoridades a quem o conhecimento e a execução da presente
Lei pertencerem que a cumpram e a façam cumprir tão inteiramente como nela se contém. O
Excelentíssimo Senhor Secretário-Chefe da Casa Civil a faça publicar, imprimir e correr.
PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DO MARANHÃO, EM SÃO LUÍS, 14 DE
JULHO DE 2016, 195º DA INDEPENDÊNCIA E 128º DA REPÚBLICA.


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FLÁVIO DINO
Governador do Estado do Maranhão
MARCELO TAVARES SILVA
Secretário-Chefe da Casa Civil