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Deliberação 2624, de 24/08/2015 de 24/08/2015 (Texto Original)


Institui
o Comitê de Gestão Documental.


A
Mesa da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de
suas atribuições, em especial da prevista no inciso V
do caput do art. 79 do Regimento Interno, considerando a necessidade
de estabelecer diretrizes para a produção, o uso e a
destinação dos documentos arquivísticos na
Assembleia Legislativa,
considerando
também a necessidade de desenvolver uma abordagem estruturada
para a governança e o tratamento técnico de tais
documentos, assegurando que sejam produzidos, geridos e custodiados
segundo as reais necessidades da instituição, de forma
padronizada e de acordo com práticas que garantam a segurança
e o acesso à informação,


DELIBERA:


CAPÍTULO
I
DISPOSIÇÕES
GERAIS


Art.
1º – Fica instituído o Comitê de Gestão
Documental da Assembleia Legislativa, com os seguintes objetivos:
I
– coordenar as ações destinadas à
estruturação, à implementação e ao
acompanhamento da execução da política
arquivística da Assembleia Legislativa;
II
– elaborar e aperfeiçoar os métodos e os
instrumentos de gestão de documentos arquivísticos;
III
– implementar modelo para a governança de arquivos e a
gestão de documentos arquivísticos.
Parágrafo
único – Para os efeitos desta deliberação,
consideram-se arquivísticos os documentos produzidos ou
recebidos pela Assembleia Legislativa em razão do desempenho
de suas atividades institucionais de âmbito finalístico
ou administrativo, independentemente do suporte em que estejam
registrados.


Art.
2º – O comitê tem caráter permanente e seus
integrantes não farão jus a remuneração
pelos trabalhos nele realizados.


Art.
3º – O comitê reunir-se-á ordinariamente uma
vez por mês e, extraordinariamente, a critério do seu
coordenador.


CAPÍTULO
II
DA
COMPOSIÇÃO E DA COORDENAÇÃO DO COMITÊ


Art.
4º – O comitê será composto pelos seguintes
membros permanentes:
I
– quatro representantes da Gerência-Geral de Documentação
e Informação – GDI –, incluindo-se seu
titular;
II
– dois representantes da Gerência-Geral de Gestão
de Processos e Normatização – GPN;
III
– um procurador, como membro consultivo.
§
1º – O titular da GDI será o coordenador do comitê
e, na sua ausência, indicará um dos integrantes para
substituí-lo.
§
2º – O comitê contará com a participação,
como membros temporários, de representantes dos órgãos
da Assembleia Legislativa responsáveis pela gestão ou
pela preservação de documentos arquivísticos
acumulados em decorrência de suas atribuições.


Art.
5º – Os membros permanentes do comitê serão
designados mediante portaria do diretor-geral, sem prejuízo do
exercício das atividades desenvolvidas em seu respectivo órgão
de lotação.
Parágrafo
único – Os membros temporários serão
indicados pelos titulares dos órgãos da Assembleia
Legislativa, mediante solicitação do coordenador do
comitê.


CAPÍTULO
III
DAS
COMPETÊNCIAS


Seção
I
Das
competências do comitê


Art.
6º – Compete ao comitê:
I
– desenvolver, implementar e atualizar a política
arquivística da Assembleia Legislativa, com vistas a
estruturar e/ou padronizar práticas e procedimentos técnicos
que garantam a adequada gestão dos documentos;
II
– elaborar e manter o plano de classificação de
documentos, a partir da análise de funções,
atividades e tarefas dos órgãos da Assembleia
Legislativa;
III
– adequar a tabela de temporalidade e destinação
de documentos, com base no plano de classificação de
documentos e observando os pertinentes aspectos jurídicos,
legais e administrativos;
IV
– coordenar as ações dos órgãos da
Assembleia Legislativa com vistas ao levantamento de dados e
informações para subsidiar a estruturação
da política arquivística e a elaboração
dos instrumentos de gestão de documentos;
V
– orientar os órgãos da Assembleia Legislativa
sobre o uso dos instrumentos de gestão de documentos;
VI
– orientar e acompanhar processos de eliminação
de documentos;
VII
– coordenar os procedimentos de classificação,
desclassificação, uso e acesso a documentos sigilosos.


Seção
II
Das
competências dos órgãos com representação
no comitê


Art.
7º – Em relação aos trabalhos desenvolvidos
pelo comitê, compete especificamente:
I
– à GDI:
a)
coordenar e secretariar as atividades do comitê;
b)
realizar estudos e pesquisas para subsidiar a atuação
do comitê;
c)
manter contatos institucionais e elaborar propostas com vistas à
estruturação da política arquivística da
Assembleia Legislativa e à elaboração dos
instrumentos de gestão, abrangendo as fases corrente,
intermediária e permanente dos documentos;
II
– à GPN:
a)
coordenar as ações de mapeamento de processos com
vistas à identificação dos documentos gerados ou
recebidos em cada atividade da Assembleia Legislativa;
b)
avaliar e formular propostas para a melhoria do processo de gestão
de documentos na Assembleia Legislativa;
c)
elaborar minutas de normas e regulamentos a partir das diretrizes
propostas pelo comitê e validadas pelo Conselho de Diretores;
III
– à Procuradoria-Geral – PGA – assessorar o
comitê na análise de questões jurídicas e
legais relacionadas à estruturação da política
arquivística e à elaboração dos
instrumentos de gestão documental, especialmente da tabela de
temporalidade;
IV
– aos órgãos responsáveis pela gestão
ou pela preservação de documentos:
a)
auxiliar o comitê no desempenho de suas atribuições,
por meio do levantamento e do repasse de dados e informações,
da formulação de propostas e da discussão dos
assuntos colocados em pauta, relativamente aos documentos
arquivísticos sob sua custódia;
b)
responsabilizar-se pela aplicação da política
arquivística no seu âmbito de atuação, bem
como pela adequada utilização dos instrumentos de
gestão de documentos.


CAPÍTULO
IV
DISPOSIÇÃO
FINAL


Art.
8º – Esta deliberação entra em vigor na data
de sua publicação.


Sala
das Reuniões da Mesa da Assembleia, 24 de agosto de 2015.


Deputado
Adalclever Lopes, presidente
Deputado
Hely Tarqüínio, 1º-vice-presidente
Deputado
Lafayette de Andrada, 2º-vice-presidente
Deputado
Braulio Braz, 3º-vice-presidente
Deputado
Ulysses Gomes, 1º-secretário
Deputado
Alencar da Silveira Jr., 2º-secretário
Deputado
Doutor Wilson Batista, 3º-secretário