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DELIBERAÇÃO 2350, de 07/12/2004 de 07/12/2004 (Texto Original)


Estabelece os prazos de guarda, a destinação final e os
procedimentos relativos à eliminação dos
documentos no âmbito da Assembléia Legislativa.



A Mesa
da Assembléia Legislativa, no uso de suas atribuições,
em especial as previstas no inciso V do art. 79 do Regimento Interno,
tendo em vista o disposto nas Leis Federais nºs 5.433, de 8 de
maio de 1968, e 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto Federal nº
1.799, de 30 de janeiro de 1996, e na Lei nº 11.726, de 30 de
dezembro de 1994, delibera:


Art.1º
- Esta deliberação estabelece os prazos de guarda e a
destinação final dos documentos produzidos ou recebidos
pelos órgãos da Assembléia Legislativa no
exercício de suas atividades, na forma do Anexo desta
deliberação, observado o disposto na legislação
que trata da matéria.


Art. 2º
- A eliminação dos documentos prevista na Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata o
Anexo desta deliberação será efetuada por
comissão de servidores designados pelo Diretor-Geral, em
conformidade com o disposto nesta deliberação.
Parágrafo
único - Integrarão a comissão a que se refere o
"caput" deste artigo:
I - um
servidor da Gerência-Geral de Documentação e
Informação que exerça as funções
de arquivista;
II -
dois servidores lotados no órgão responsável
pela guarda dos documentos a serem eliminados;
III -
um Procurador.


Art. 3º
- A comissão de que trata o art. 2º desta deliberação,
por meio da Diretoria-Geral, fará publicar no órgão
oficial edital contendo a listagem dos tipos de documentos a serem
eliminados, os quais serão identificados por assunto e por
órgão responsável pela sua guarda, nos termos do
disposto no Anexo desta deliberação, com a indicação
do respectivo período de produção.

§
1º - A listagem dos tipos de documentos a que se refere o
"caput" deste artigo será datada e assinada pelo
titular do órgão responsável pela guarda dos
documentos e pelos servidores integrantes da comissão de que
trata o parágrafo único do art. 2º desta
deliberação.
§
2º - O edital de que trata o "caput" deste artigo,
elaborado pela comissão, será aprovado e assinado pelo
Diretor-Geral, que determinará a sua publicação.
§
3º - No edital de que trata o "caput" deste artigo
será concedido a quem possa interessar o prazo de trinta dias
para eventual:
I -
oposição à eliminação de documento
constante na listagem de que trata o "caput" deste artigo;
II -
pedido de devolução de documentos pessoais relativos a
registros funcionais do servidor.



Art. 4º
- A eliminação dos documentos de que trata o art. 2º
desta deliberação será realizada sob a
supervisão da comissão, mediante lavratura de ata
circunstanciada que conterá a listagem dos tipos de documentos
eliminados, na forma do disposto no "caput" do art. 3º
desta deliberação.

Parágrafo
único - A ata de que trata o "caput" deste artigo
será assinada pelo titular do órgão responsável
pela guarda dos documentos e pelos servidores integrantes da
comissão.


Art. 5º
- Para fins de conservação e guarda dos documentos
previstos na Tabela de Temporalidade de que trata o Anexo desta
deliberação, incumbe aos órgãos da
Assembléia Legislativa:
I -
verificar, anualmente, a necessidade de microfilmagem de documentos
sob sua guarda;

II -
enviar à Gerência-Geral de Documentação e
Informação a estimativa do volume de documentos que
demandam microfilmagem.


Art. 6º
- Para fins do disposto no art. 5º desta deliberação,
incumbe à Gerência-Geral de Documentação e
Informação:
I -
solicitar a contratação de serviços de
microfilmagem, indicando a especificação técnica
que assegure a qualidade da reprodução, na hipótese
de constatada a existência de volume documental suficiente para
realização dos serviços;

II -
desenvolver ações visando orientar os órgãos
da Assembléia Legislativa quanto aos procedimentos a serem
observados para a preservação dos documentos e
microformas sob sua guarda.



Art. 7º
- A microfilmagem dos documentos prevista no Anexo desta deliberação
será supervisionada pelo titular do órgão
responsável pela sua guarda.



Art. 8º
- Para fins do disposto no art. 2º desta deliberação
e havendo necessidade de maior esclarecimento quanto à Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos de que
trata o Anexo desta deliberação, deverá ser
consultado o relatório emitido pelo Grupo de Trabalho
constituído pela Portaria nº 11, de 22 de abril de 2003,
encaminhado aos órgãos constantes na referida tabela.


Art. 9º
- Esta deliberação entra em vigor na data de sua
publicação.


Art. 10
- Revogam-se as disposições em contrário.



Sala de
Reuniões da Mesa da Assembléia Legislativa, aos 7 de
dezembro de 2004.


Presidente,
Deputado Mauri Torres
1º-Vice-Presidente,
Deputado Rêmolo Aloise
1º
Secretário, Deputado Antônio Andrade
3º
Secretário, Deputado George Hilton


ANEXO
(a que se
referem os arts. 1º, 2º, 3º, 5º, 7º e 8º
da Deliberação da Mesa nº 2.350, de 7 dezembro de
2004)

TABELA DE
TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS










ÓRGÃO


DOCUMENTO


PRAZO
                           DE GUARDA


DESTINAÇÃO
                           FINAL




GDI -
                           Gerência de Biblioteca e Arquivo


Proposições
                           legislativas (não aprovadas):
-
                           proposta de emenda à Constituição
-
                           projeto de lei ordinária
-
                           projeto de lei complementar
-
                           projeto de lei delegada
-
                           proposição de lei vetada totalmente
-
                           proposição de lei complementar
                           
vetada
                           totalmente
-
                           projeto de resolução



                           _


Guarda
                           permanente
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Outras
                           proposições legislativas:
-
                           recurso
-
                           parecer
-
                           representação


_


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                           permanente
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Proposições
                           sem tramitação concluída ao final da
                           legislatura


_


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                           permanente
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Projeto
                           de lei sem número (não recebido)


_


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                           permanente
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Normas:
- emenda
                           à Constituição
- lei
                           ordinária
- lei
                           complementar
- lei
                           delegada
- lei
                           constitucional
                           
-
                           resolução


_


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                           permanente
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Decisões
                           da Presidência:
- de
                           não-recebimento de proposição
-
                           normativa
- sobre
                           questão de ordem

                           - de anexação


_


Guarda
                           permanente
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GDI -
                           Gerência de Biblioteca e Arquivo


Requerimentos:
-
                           numerado
- sem
                           número
-
                           comunicação


_


Guarda
                           permanente
(microfilmar)




Correspondência
                           legislativa:
- carta,
                           cartão, telegrama, convite, fax


Durante
                           duas legislaturas (8 anos)


Eliminação




-
                           ofícios do Governador do Estado e dos Tribunais, de outras
                           Assem-bléias, das Câmaras Municipais, da
                           Advocacia-Geral do Estado e do Ministério Público
-
                           ofícios recebidos com respostas aos requerimentos
                           numerados, sem nú-mero e comunicações


_
_


Guarda
                           permanente
(microfilmar)
Guarda
                           permanente
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Ata
                           sucinta de reunião de Plenário


_


Guarda
                           permanente
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Processos
                           de emancipação de distrito e de criação,
                           incorporação, fusão e desmembramento de
                           municípios


_


Guarda
                           permanente
(microfilmar)




Documentos
                           de reunião das comis-sões temporárias e
                           permanentes


_


Guarda
                           permanente
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Documentos
                           da "IV Assembléia Constituinte Mineira"


_


Guarda
                           permanente
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Documentos
                           das audiências públicas regionais


_


Guarda
                           permanente
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Mensagens
                           do Governador do Estado


_


Guarda
                           permanente
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Diretoria-Geral


- Atos
                           normativos internos
- Ata de
                           reunião da Mesa da Assembléia


_



                           Guarda permanente
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Correspondência
                           da Presidência de natureza administrativa


6 anos


Eliminação
                                                           
(microfilmar)




DGA -
Controladoria


Processos
                           de prestação de contas relativos à verba de
                           subvenção social


13
                           anos
(da
                           data de aprovação das contas)


Eliminação
                                                           
(microfilmar)




Documentos
                           relativos a reembolso de despesa em caráter indenizatório
                           inerente ao exercício do mandato parlamentar


13
                           anos


Eliminação
                                                           
(microfilmar)




Coordenação
                           de Orientação e Segurança


Documentos
                           relativos a procedimentos de investigação


6 anos


Eliminação




DRH -
                           Assessoria de Gestão de Recursos Humanos


Documentos
                           relativos a concurso público


6 anos


Eliminação
(microfilmar)




GPE -
                           Central de Atendimento e Orientação de Pessoal


Documentos
                           relativos a concessão de auxílio-educação
                           (creche)


11
                           anos


Eliminação




Documentos
                           relativos a concessão de auxílio habitacional com
                           recursos do FUNDHAB


10
                           anos
(da
                           data de liberação do empréstimo)


Eliminação
(microfilmar)




GPE -
                           Gerência de registros funcionais


Pastas
                           funcionais:
-
                           documentos de valor meramente informativo


_


Eliminação
                                                           
(microfilmar)




-
                           documentos com valor probatório


6 anos


Eliminação
                                                           
(microfilmar)




-
                           documentos relativos a estágio probatório


6 anos
                                                           
(da
                           data de aprovação na avaliação a que
                           se refere o art. 41 da Constituição Federal)


Eliminação
(microfilmar)




-
                           documentos necessários aoprocesso de
                           aposentadoria/pensão


Até
                           a homologação do processo de aposentadoria ou a
                           instrução do processo de pensão


Eliminação
(microfilmar)




-
                           documentos que podem servir de prova em processo judicial após
                           a homologação de aposentadoria ou a concessão
                           de pensão


_


Guarda
                           permanente
(microfilmar)




GPE -
                           Gerência de registros funcionais


Pareceres
                           normativos de Conselhos da ALMG


_


Guarda
                           permanente
(microfilmar)




Documento
                           informativo da estrutura de gabinete parlamentar


6 anos


Eliminação
(microfilmar)




Documentos
                           gerais relativos a está-gio profissionalizante


6 anos


Eliminação




- Ficha
                           individual do estagiário
-
                           Indicação de estagiário efetuada por
                           Deputado
- Termo
                           de Compromisso de Concessão de Estágio, termo
                           adi-tivo e termo de rescisão
-
                           Declaração de estágio profissionali-zante


6 anos


Eliminação
(microfilmar)




- Termos
                           de convênios celebrados com universidades/faculdades para
                           fins de estágio


_


Guarda
                           permanente




Documentos
                           relativos a concessão do auxílio à formação
                           profissional


11
                           anos


Eliminação




GPE -
                           Gerência de Pagamento


- Ordens
                           de desconto em folha de pagamento
-
                           Documentos relativos a pagamento de auxílio-funeral
-
                           Documentos relativos a acerto de pagamento a dependente/herdeiro
                           de servidor falecido


6 anos


Eliminação
(microfilmar)




DIRF e
                           PASEP


10
                           anos


Eliminação
(microfilmar)




- RAIS
-
                           Documentos relativos ao INSS
-
                           Documentos relativos aos descon-tos previdenciários do
                           regime pró-prio dos servidores


60
                           anos


Eliminação
(microfilmar)




Documentos
                           relativos a apuração de freqüência


_


Guarda
                           permanente
(microfilmar)




GSA -
                           Gerência de Convênios de Saúde


Documentos
                           relativos a cadastra- mentos médicos e odontológicos


Até
                           a vigência do cadastramento


Eliminação




Contas
                           médicas e odontológicas


6 anos


Eliminação




Licenças
                           médicas dos servidores do Quadro de Recrutamento Amplo


60
                           anos


Eliminação
(microfilmar)




Gerência-Geral
                           de Administração de Material e Patrimônio
Comissão
                           Permanente de Licitação
PGA -
                           Central de Contratos


-
                           Documentos relativos a processo licitatório
- Termos
                           de contrato e termos adi-tivos
-
                           Documentos relativos a processos de aquisição de
                           bens e de contra-tação de serviços sem
                           licitação


13
                           anos


Eliminação
(microfilmar)




Convênios
                           com órgãos e entidades públicos


6 anos


Eliminação
(microfilmar)




Contrato
                           de comodato de bens móveis


6 anos
(da
                           data de devolução do bem)


Eliminação




Processo
                           de doação/cessão de bens móveis


_


Guarda
                           permanente




Inventário
                           de bens móveis


_


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Gerência-Geral
                           de Finanças e Contabilidade


Documentos
                           de movimentação finan-ceira da ALMG e do FUNDHAB
                           relativos a ordenação, liqüidação
                           e pagamento de despesa, incluindo os relativos à subvenção
                           social


13
                           anos


Eliminação
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Processos
                           de prestação de contas (verba em forma de Fundo
                           Fixo de Caixa)


13
                           anos


Eliminação




Documentos/demonstrativos
                           de exe-cução orçamentária, financeira
                           e contábil da ALMG e do FUNDHAB


_


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                           permanente




Documentos
                           contábeis e de movi-mentação financeira
                           relativos ao PRELEGIS


_


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                           permanente




Documentos
                           de natureza previden-ciária


60
                           anos


Eliminação
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Guias de
                           recolhimento de Imposto sobre serviço ao Município
                           (ISS)


11
                           anos


Eliminação




Procuradoria-Geral


Pastas
                           das ações judiciais


3 anos
(após
                           o trânsito em julgado)


Eliminação
(mediante
                           autorização do Procurador-Geral)




Parecer
                           e expediente jurídico


_


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                           permanente




Órgãos
                           Diversos


Documentos
                           comuns:












- Ata de
                           reunião de Conselhos deliberativos da ALMG


_


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                           permanente


















-
                           Correspondência interna (recebida e expedida)


6 anos


Eliminação




-
                           Correspondência interna relativa a procedimentos a serem
                           adotados pelo setor


6 anos


Eliminação
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