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Deliberação 2710, de 18/09/2019 de 18/09/2019 (Texto Original)


Dispõe
sobre a autenticidade e a validade de documentos arquivísticos
digitais, o uso de assinaturas eletrônicas e a emissão
de certificados digitais no âmbito da Assembleia Legislativa do
Estado de Minas Gerais.






A
Mesa da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de
suas atribuições, em especial das previstas no inciso V
do caput do art. 79 do Regimento Interno, e considerando a
necessidade de regulamentar a autenticidade e a validade de
documentos arquivísticos digitais no âmbito da
Assembleia Legislativa,


DELIBERA:


Art.
1º – Os documentos arquivísticos digitais
produzidos, recebidos, geridos e preservados pela Assembleia
Legislativa gozarão de presunção de
autenticidade e serão considerados válidos para todos
os efeitos legais, desde que atendam ao disposto nesta deliberação.


Art.
2º – Para os fins desta deliberação,
consideram-se:
I
– documento arquivístico: o documento produzido ou
recebido pela Assembleia no decorrer de suas atividades,
independentemente do suporte em que esteja registrado, constituindo
evidência, prova e fonte de informação sobre as
atividades desempenhadas;
II
– documento digital: a informação registrada,
codificada em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de sistema computacional;
III
– documento arquivístico digital: o documento digital
reconhecido, tratado, gerenciado e preservado como um documento
arquivístico;
IV
– autenticidade: a credibilidade de um documento, mediante o
seu reconhecimento inequívoco como sendo aquele que foi
originalmente produzido e devidamente custodiado, não tendo
sido objeto de adulteração, falsificação,
substituição, corrompimento ou modificação
de qualquer natureza;
V
– presunção de autenticidade: a inferência
da autenticidade de um documento arquivístico, feita a partir
de fatos conhecidos sobre a maneira como o documento foi produzido e
mantido;
VI
– integridade: a capacidade de um documento arquivístico
de transmitir fielmente a mensagem que levou à sua produção,
sem sofrer alterações de forma e conteúdo, de
maneira a atingir seus objetivos;
VII
– identidade: o conjunto dos atributos de um documento
arquivístico que o caracterizam como único e o
diferenciam de outros documentos arquivísticos, tais como
data, autor, destinatário, assunto, número
identificador, número de protocolo, entre outros;
VIII
– documento autêntico: o documento que teve sua
identidade e integridade mantidas ao longo do tempo;
IX
– contexto arquivístico: o rol de elementos que situam o
documento dentro do conjunto documental a que pertence e os relativos
à proveniência, às normas internas que regulam a
produção e uso de documentos, ao arcabouço
jurídico-administrativo externo e ao ambiente tecnológico
de produção dos documentos;
X
– cadeia de custódia: a sequência dos responsáveis
pela custódia dos documentos durante seu ciclo de vida;
XI
– cadeia de preservação: o sistema de controle
que se estende pelo ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar
sua autenticidade ao longo do tempo;
XII
– metadados: os dados estruturados que descrevem e permitem
encontrar, gerenciar, compreender e preservar documentos
arquivísticos digitais;
XIII
– assinatura eletrônica: o registro, de caráter
pessoal e intransferível, realizado eletronicamente por
usuário identificado de modo inequívoco, de forma a
associá-lo a determinada declaração de vontade
expressa por meio de um documento digital;
XIV
– certificado digital: o arquivo eletrônico utilizado
para garantir, no ambiente digital, a identificação
inequívoca de pessoas e computadores;
XV
– digitalização: a conversão de documento
em suporte físico para o formato digital, gerando uma fiel
representação, por meio de escaneamento, fotografia ou
de qualquer outra tecnologia disponível ou que venha a ser
desenvolvida;
XVI
– documento digitalizado: o documento digital obtido a partir
da digitalização;
XVII
– documento natodigital: o documento criado originariamente em
meio digital;
XVIII
– autenticação: a declaração de que
o documento digitalizado reproduz fielmente o documento recebido em
suporte físico.


Art.
3º – Os documentos arquivísticos digitais podem ser
natodigitais ou digitalizados.


Art.
4º – Os documentos arquivísticos digitais, conforme
a natureza das informações que contêm, poderão
integrar sistemas informatizados de gestão e preservação,
com permissão de acesso a pessoas autorizadas e perfis de
acesso apropriados às suas funções.


Art.
5º – Aplicam-se à gestão de documentos
arquivísticos digitais as diretrizes da política
arquivística da Assembleia Legislativa, especialmente o
disposto na Deliberação da Mesa nº 2.663, de 16 de
agosto de 2017.


Art.
6º – A autoria dos documentos arquivísticos
natodigitais será assegurada e comprovada pela utilização
de assinatura eletrônica.


Art.
7º – São modalidades de assinaturas eletrônicas
válidas no âmbito da Assembleia:
I
– o registro em sistema eletrônico realizado mediante a
utilização de código de identificação
pessoal (login) e senha cadastrados na Assembleia Legislativa;
II
– o registro em sistema eletrônico feito por meio de
recursos da Assembleia Legislativa para identificação
biométrica;
III
– a assinatura baseada em certificado digital próprio da
Assembleia Legislativa, por ela emitido e administrado;
IV
– a assinatura baseada em certificado digital emitido por
autoridade certificadora vinculada à Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
§
1º – As assinaturas eletrônicas a que se refere o
caput serão consideradas válidas para todos os
efeitos legais.
§
2º – Será admitido o uso combinado das modalidades
de assinaturas eletrônicas previstas no caput.
§
3º – O disposto neste artigo não obsta a utilização
de outro meio de comprovação da autoria de documentos
digitais, desde que admitido pelas partes como válido ou
aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
§
4º – As senhas e os certificados digitais utilizados para
a realização de assinaturas eletrônicas são
de uso pessoal e intransferível.


§
5º – São de responsabilidade do titular da
assinatura eletrônica a manutenção do sigilo de
senhas e a guarda segura dos dispositivos físicos de
armazenamento de certificados digitais.
§
6º – As declarações de vontade constantes
nos documentos natodigitais assinados eletronicamente presumem-se
verdadeiras em relação aos signatários.
§
7º – O titular da assinatura eletrônica responderá
pelos atos assinados para todos os efeitos legais.
§
8º – Para os efeitos do disposto no inciso III, compete à
Gerência-Geral de Tecnologia da Informação –
GTI – emitir e controlar os certificados digitais próprios
da Assembleia Legislativa, bem como prover os recursos e serviços
necessários para garantir a operação e a
segurança do sistema interno de certificação
digital.


Art.
8º – Para os fins desta deliberação, na
digitalização de documentos recebidos ou produzidos
pela Assembleia Legislativa, serão observados o disposto na
legislação pertinente e, no que couber, as
recomendações técnicas das autoridades
competentes.


Art.
9º – Os documentos arquivísticos de procedência
interna ou externa, quando digitalizados e inseridos em sistemas da
Assembleia Legislativa, serão considerados autenticados e
produzirão todos os efeitos legais.
§
1º – O documento digitalizado será conferido por
servidor da Assembleia Legislativa ou deputado e, verificada a sua
conformidade com o documento recebido em suporte físico, será
autenticado mediante aposição de assinatura eletrônica,
nos termos do art. 7º.
§
2º – O teor e a autenticidade de documentos originais ou
de cópias recebidos pela Assembleia Legislativa e por ela
digitalizados são de responsabilidade do interessado que os
apresentou, que responderá por eventuais fraudes, na forma da
lei.
§
3º – Os documentos resultantes da digitalização
de originais serão considerados cópias autenticadas
administrativamente.
§
4º – Os documentos resultantes da digitalização
de cópia autenticada ou de cópia simples terão
valor de cópia simples.
§
5º – Para a eventual eliminação de documento
original que tenha dado origem a documento digitalizado deverá
ser observado o disposto na legislação pertinente.
§
6º – As cópias autenticadas ou as cópias
simples que tenham dado origem a documentos digitalizados poderão
ser descartadas após a digitalização, salvo
quando instruírem documentos originais, hipótese em que
deverão ter a mesma destinação destes.


Art.
10 – Sem prejuízo das demais disposições
desta deliberação, fica permitida a utilização
de assinatura eletrônica para assegurar a autoria de documentos
natodigitais e, simultaneamente, autenticar documentos digitalizados,
desde que os documentos sejam relacionados entre si e componham um
mesmo processo.


Art.
11 – Os atos praticados com a utilização de
assinaturas eletrônicas serão considerados realizados na
data e no horário em que a assinatura for registrada por
sistema da Assembleia Legislativa, observando-se sempre o horário
oficial de Brasília, ou, alternativamente, na data e no
horário certificados por carimbo de tempo vinculado à
Hora Legal Brasileira, emitido por autoridade competente.


Art.
12 – A Assembleia Legislativa adotará, para o caso de
falhas nos sistemas, ações de contingência para
garantir a ordem de precedência e a validade dos atos
praticados com a utilização de assinaturas eletrônicas.


Art.
13 – A Assembleia Legislativa poderá fornecer, via
internet, cópias de documentos arquivísticos digitais
sob sua custódia, com possibilidade de confirmação
de autenticidade pelo mesmo canal, mediante a utilização
de código de autenticação verificável.


Art.
14 – Eventual contestação da autenticidade ou
alegação de alteração de documento
arquivístico digital sob custódia da Assembleia
Legislativa deverá ser formalizada pelo interessado mediante
requerimento fundamentado e motivado, endereçado ao
diretor-geral e protocolado no Centro de Atendimento ao Cidadão
– CAC.
§
1º – Recebido o requerimento a que se refere o caput
, o diretor-geral determinará a instauração de
diligência para dirimir a controvérsia.
§
2º – O órgão responsável pelo
cumprimento da diligência avaliará, entre outros, os
seguintes aspectos relacionados à identidade e à
integridade do documento:
I
– a sua autoria;
II
– o seu contexto arquivístico;
III
– as cadeias de preservação e de custódia
do documento;
IV
– os metadados empregados em sua produção,
registro, utilização e preservação.
§
3º – Em caso de necessidade, o órgão
responsável pelo cumprimento da diligência solicitará
o apoio técnico dos órgãos competentes da
Assembleia Legislativa.


Art.
15 – Fica revogada a Deliberação da Mesa nº
2.392, de 16 de abril de 2007, sem prejuízo dos efeitos por
ela produzidos.


Art.
16 – Esta deliberação entra em vigor na data de
sua publicação.


Sala
de Reuniões da Mesa da Assembleia Legislativa, 18 de setembro
de 2019.


Agostinho
Patrus, presidente – Antonio Carlos Arantes, 1º-vice-presidente
– Cristiano Silveira, 2º-vice-presidente – Alencar
da Silveira Jr., 3º-vice-presidente – Tadeu Martins Leite,
1º-secretário – Carlos Henrique, 2º-secretário
– Arlen Santiago, 3º-secretário.