

Imprimir documento


DELIBERAÇÃO 2431, de 08/09/2008 de 08/09/2008 (Texto Original)
Estabelece os prazos de guarda, a destinação final e os procedimentos relativos à eliminação de documentos no âmbito da Assembléia Legislativa.

A Mesa da Assembléia Legislativa, no uso de suas atribuições, em especial das previstas no inciso V do "caput" do art. 79 do Regimento Interno, tendo em vista o disposto nas Leis Federais nº 
5.433, de 8 de maio de 1968, e nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto Federal nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, e na Lei nº 11.726, de 30 de dezembro de 1994,

DELIBERA:

Art. 1º - Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos da área administrativa da Secretaria da Assembléia Legislativa previstos nos incisos II 
a V do "caput" do art. 1º da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2007, são os estabelecidos nos Anexos I e II desta deliberação, observado o disposto na legislação que trata da matéria.
Parágrafo único - Para documento referente a atividade não prevista nos Anexos I e II, a comissão de que trata o art. 2º desta deliberação poderá estabelecer prazo de guarda específico, 
ouvido o titular do órgão responsável pela guarda do documento.

Art. 2º - A eliminação de documentos prevista na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de que tratam os Anexos I e II desta deliberação será realizada sob a supervisão de 
comissão de servidores designados pelo Diretor-Geral, em conformidade com o disposto nesta deliberação.
§ 1º - Integrarão a comissão a que se refere o "caput" deste artigo:
I - um servidor da Gerência-Geral de Documentação e Informação - GDI - que exerça as funções de arquivista;
II - dois servidores lotados no órgão responsável pela guarda dos documentos a serem eliminados;
III - um Procurador da Assembléia Legislativa.
§ 2º - A eliminação de documentos a que se refere o "caput" deste artigo será efetuada mediante lavratura de ata circunstanciada assinada pelo titular do órgão responsável pela guarda dos 
documentos e pelos servidores integrantes da comissão, contendo a listagem dos tipos de documentos eliminados, na forma do disposto no art. 3º desta deliberação.

Art. 3º - A comissão de que trata o art. 2º desta deliberação elaborará edital contendo a listagem dos tipos de documentos a serem eliminados, que, aprovado e assinado pelo Diretor-Geral, 
será publicado no órgão oficial dos Poderes do Estado.
§ 1º - Os documentos serão identificados no edital a que se refere o "caput" deste artigo por meio da atividade que os tenha originado, nos termos do disposto nos Anexos I e II desta 
deliberação, com a indicação do respectivo período de produção.
§ 2º - A listagem dos tipos de documentos a que se refere o "caput" deste artigo será datada e assinada pelo titular do órgão responsável pela guarda dos documentos e pelos servidores 
integrantes da comissão de que trata o art. 2º desta deliberação.
§ 3º - No edital a que se refere o "caput" deste artigo será concedido a quem possa interessar o prazo de trinta dias para eventual:
I - oposição à eliminação de documento constante na listagem de que trata o "caput" deste artigo, mediante requerimento protocolado na Diretoria-Geral;
II - pedido de devolução de documentos pessoais relativos a registros funcionais de servidor, mediante requerimento protocolado na Central de Atendimento e Orientação de Pessoal - 
Caop.

Art. 4º - Para fins de conservação e guarda dos documentos previstos na Tabela de Temporalidade de que tratam os Anexos I e II desta deliberação, incumbe aos órgãos da Assembléia 
Legislativa:
I - verificar, anualmente, a necessidade de microfilmagem de documentos sob sua guarda;
II - enviar à GDI a estimativa do volume de documentos que demandam microfilmagem.

Art. 5º - Para fins do disposto no art. 4º desta deliberação, incumbe à GDI:
I - solicitar a contratação de serviços de microfilmagem, indicando a especificação técnica que assegure a qualidade da reprodução, na hipótese de constatada a existência de volume 
documental suficiente para realização dos serviços;
II - desenvolver ações visando orientar os órgãos da Assembléia Legislativa quanto aos procedimentos a serem observados para a preservação dos documentos e microformas sob sua 
guarda.

Art. 6º - A microfilmagem dos documentos prevista nos Anexos I e II desta deliberação será supervisionada por servidor indicado pelo titular do órgão responsável pela sua guarda.

Art. 7º - Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º - Revoga-se a Deliberação da Mesa nº 2.350, de 7 de dezembro de 2004.

Sala de Reuniões da Mesa da Assembléia Legislativa, em 8 de setembro de 2008.

Deputado Alberto Pinto Coelho, Presidente
Deputado Doutor Viana, 1º-Vice-Presidente
Deputado José Henrique, 2º-Vice-Presidente
Deputado Roberto Carvalho, 3º-Vice-Presidente
Deputado Dinis Pinheiro, 1º-Secretário
Deputado Tiago Ulisses, 2º-Secretário
Deputado Alencar da Silveira Jr., 3º-Secretário

ANEXO I
(a que se referem os arts. 1º, 2º, 3º, 4º e 6º da Deliberação da Mesa nº 2.431, de 8 de setembro de 2008)

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ÁREA LEGISLATIVA
FUNÇÃO: PROCESSO LEGISLATIVO











ATIVIDADE


DOSSIÊ / PROCESSO


ITEM DOCUMENTAL


PRAZO DE GUARDA


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÃO




FASE CORRENTE


FASE INTERMEDIÁRIA






AUDIÊNCIA PÚBLICA - atividade destinada à priorização de propostas de entidades da sociedade organizada, para incorporação ao Orçamento do Estado


Processo formado por documentos, tais como ata, proposta apresentada, relatório, sugestão e votação


-


-


-


Guarda permanente no setor de arquivo da Gerência-Geral de Documentação e Informação - GDI
(microfilmar)


Acervo de 1993 a 2002




COMISSÃO PERMANENTE - atividades previstas no art. 100 do Regimento Interno da Assembléia Legislativa


Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital, lista de presença e relatório


-


Durante a legislatura


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


As comissões permanentes estão previstas no art. 101 do Regimento Interno da Assembléia Legislativa.




COMISSÃO TEMPORÁRIA ESPECIAL - emissão de parecer sobre:
- proposta de emenda à Constituição
- veto a proposição de lei
- mensagem
- pedido de instauração de processo por crime de responsabilidade


Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença, parecer, ofício e requerimento


-


Até a finalização dos trabalhos da comissão e/ou até a publicação da decisão final do Plenário em caso de recurso


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




COMISSÃO TEMPORÁRIA ESPECIAL - estudo sobre matéria determinada ou cumprimento de missão atribuída pelo Plenário


Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença e relatório final


-


Até a finalização dos trabalhos da comissão e/ou até a publicação do relatório final ou decisão final do Plenário


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




COMISSÃO TEMPORÁRIA DE INQUÉRITO (CPI)
- apuração de fato determinado com poderes de investigação próprios das autoridades judiciais, além de outros previstos em lei e no Regimento Interno da Assembléia 
Legislativa


Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença e relatório final


-


Até a finalização dos trabalhos da comissão e/ou até a publicação do relatório final ou decisão final do Plenário


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




COMISSÃO TEMPORÁRIA DE REPRESENTAÇÃO
- representação da Assembléia Legislativa em atos, tais como conferência, reunião, congresso e simpósio


Processo formado por documentos, tais como ata, edital de convocação, correspondência e lista de presença


-


Até a finalização dos trabalhos da comissão


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




COMISSÃO TEMPORÁRIA DE SINDICÂNCIA (até 1992)


Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença e relatório


-


-


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




CORRESPONDÊNCIA LEGISLATIVA - registro e controle


-


Cartas, cartões, convites, fax e telegramas


Até a publicação no "Minas Gerais"


Durante duas legislaturas, guarda no setor de arquivo da GDI


Eliminação


Esta correspondência fica arquivada na pasta referente ao Deputado destinatário.




Pastas de ofícios e mensagens do Governador do Estado, pastas de ofícios dos Tribunais, de outras Assembléias Legislativas, das Câmaras Municipais, da Advocacia-Geral do Estado e do 
Ministério Público


-


Até a publicação no "Minas Gerais"


Durante a legislatura


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




-


Ofícios recebidos em resposta a requerimentos numerados, sem número e comunicações


Até a publicação no "Minas Gerais"


Durante a legislatura


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


Os ofícios são arquivados junto aos requerimentos e comunicações a que se referem.




DECISÕES DA PRESIDÊNCIA:
- de anexação
- de não-recebimento de proposição
- normativa
- sobre questão de ordem


-


-


-


Durante a legislatura


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


- A decisão emitida por escrito compõe o processo de proposição legislativa.
- Atualmente a proposição não recebida, após sua publicação, é arquivada na pasta referente ao Deputado autor.
- A decisão de caráter normativo sobre questão de ordem é, juntamente com esta, registrada em livro próprio.




EMANCIPAÇÃO DE DISTRITO E CRIAÇÃO, INCORPORAÇÃO, FUSÃO E DESMEMBRAMENTO DE MUNICÍPIOS


Processo formado por documentos previstos em lei


-


Até o final da tramitação do projeto de lei relativo ao processo ou final da legislatura


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


A Emenda Constitucional 
nº 15, de 12 de setembro de 1996, determina que a criação, a incorporação, a fusão e o desmembramento de Município só poderão ocorrer em período determinado por lei complementar federal. Assim sendo, 
a Assembléia Legislativa aguarda a edição dessa regulamentação para receber ou dar prosseguimento a qualquer pleito que vise criar Município ou alterar limites intermunicipais.




MENSAGENS DO GOVERNADOR DO ESTADO:
- balanço de contas
- indicações previstas no art. 62, XXIII, da Constituição Estadual


Pastas de mensagens numeradas seqüencialmente por legislatura


-


Até o final da tramitação da mensagem ou final da legislatura


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




OFÍCIOS DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, DO TRIBUNAL DE CONTAS E DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA
- registro e controle


Pastas de ofícios numerados seqüencialmente por legislatura


-


Durante a legislatura


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




PROPOSIÇÕES LEGISLATIVAS (rejeitadas ou sem tramitação concluída ao final da legislatura)
- elaboração de:
- projeto de lei complementar
- projeto de lei delegada
- projeto de lei ordinária
- projeto de resolução
- proposição de lei vetada totalmente
- proposição de lei complementar vetada totalmente
- proposta de emenda à Constituição


Pastas de proposições numeradas seqüencialmente por legislatura


-


Até o final da tramitação da proposição ou final da legislatura


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


A proposição pode ser desarquivada e tramitar na legislatura seguinte com outro número.




OUTRAS PROPOSIÇÕES LEGISLATIVAS
- elaboração de:
- emenda
- parecer
- proposta de ação legislativa
- recurso
- representação


Pastas de propostas de ação legislativa e de representação numeradas seqüencialmente por legislatura


-


Até o final da tramitação da proposição ou final da legislatura


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


A emenda, o parecer e o recurso são arquivados juntamente com a proposição legislativa a que se referem.




PROPOSIÇÃO LEGISLATIVA SEM NÚMERO (não recebida) - elaboração


-


-


Até a publicação no "Minas Gerais"


Durante a legislatura


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


A proposição legislativa sem número é arquivada em pasta referente à comissão permanente ou ao Deputado autor.




NORMAS
- elaboração de:
- emenda à Constituição
- lei complementar
- lei constitucional *
- lei delegada
- lei ordinária
- resolução


Processo composto de ato normativo e de todos os documentos gerados durante a tramitação da respectiva proposição legislativa


-


Até o final da tramitação (sanção ou promulgação)


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


- *A "lei constitucional" passou a ser denominada "emenda à Constituição".
- Os documentos do processo legislativo são microfilmados para segurança do acervo, não podendo ser eliminados. Os originais são considerados de valor histórico, conforme Deliberação da Mesa 
nº 259/1982.




IV ASSEMBLÉIA CONSTITUINTE MINEIRA (1987 a 1989)
- elaboração da Constituição de 1989


Fundo documental resultante do processo de preparação e elaboração da Constituição de 1989, classificado de acordo com as fases de tramitação: fase preparatória com seminários, encontros, 
sugestões da sociedade e fase de votação com anteprojeto, projeto, vencido e as emendas com parecer de todas as fases


-


Durante o processo da Constituinte


Até a promulgação da Constituição do Estado


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




REQUERIMENTOS:
- numerado
- sem número
- comunicação


Pastas de requerimentos numerados seqüencialmente por legislatura


-


Até o final da tramitação do requerimento ou final da legislatura


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


As comunicações e os requerimentos sem número são arquivados em pasta referente à comissão permanente ou ao Deputado autor.




REUNIÃO DE PLENÁRIO


Pastas de atas sucintas assinadas pelos Deputados presentes às reuniões ordinárias e extraordinárias de Plenário


-


Durante a legislatura


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


-




REUNIÃO SECRETA DE PLENÁRIO OU DE COMISSÃO


Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença, relatório e outros documentos classificados como sigilosos


-


Durante a realização da reunião secreta


-


Guarda permanente no setor de arquivo da GDI
(microfilmar)


O acesso aos documentos sigilosos, inclusive para microfilmagem, será restrito pelos prazos previstos no art. 40, §§ 7º e 8º, do Regimento Interno da Assembléia Legislativa.






ANEXO II
(a que se referem os arts. 1º, 2º, 3º, 4º e 6º da Deliberação da Mesa nº 2.431,
de 8 de setembro de 2008)

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
ÁREA ADMINISTRATIVA











Função: Organização Administrativa e funcionamento da ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA




Subfunção: REGULAMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


Prazo de Guarda


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




ATOS NORMATIVOS INTERNOS - elaboração e registro de:
- ato da Diretoria-Geral
- ato da Mesa
- decisão da Mesa
- decisão do Presidente
- decisão do Presidente e do 1º-Secretário
- decisão do 1º-Secretário
- deliberação da Mesa
- instrução normativa
- ordem de serviço
- portaria


Pastas de atos normativos numerados seqüencialmente


-


-


-


Guarda permanente
(microfilmar)


-




REUNIÃO DA MESA


Pasta de atas


Ata de reunião


-


-


Guarda permanente
(microfilmar)


-




Recorte de publicação de ata no "Minas Gerais


4 anos


Da data de publicação da ata


Eliminação















Função: Organização Administrativa e funcionamento da ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA




Subfunção: REGULAMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


Prazo de Guarda


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




REUNIÃO DE CONSELHO DE DELIBERAÇÃO COLETIVA


Pasta de atas e pareceres


Ata de reunião


-


-


Guarda permanente


-




Parecer















Função: Organização Administrativa e funcionamento da ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA




Subfunção: ORIENTAÇÃO E SEGURANÇA




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Investigação de irregularidade nos serviços da Secretaria da almg - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos relativos a procedimentos de investigação


-


6 anos


Da data de encerramento do processo de investigação


*Eliminação


*Os documentos relativos a procedimentos de investigação deverão ser microfilmados, na hipótese de sua utilização para instrução de inquérito ou processo administrativo em que se conclua por 
irregularidade de natureza civil ou criminal.





















Função: AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS




Subfunção: AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Aquisição de material E contratação de serviço, com licitação - processamento, registro e controle de:
- convite
- concorrência
- pregão eletrônico
- registro de preço
- tomada de preços


Processo licitatório


Adjudicação do objeto


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Ata de reunião




Autorização para abertura de processo licitatório




Autorização para celebração de contrato




Autorização/ordenação de despesa




Documentos do contratado para fins de habilitação




Edital/carta-convite




Homologação do processo




Impacto orçamentário e financeiro




Nota de empenho




Ordem de compra/ Ordem de serviço




Pedido de aquisição/contratação e motivação da demanda
















Função: AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS




Subfunção: AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Aquisição de material E contratação de serviço, com licitação - processamento, registro e controle de:
- convite
- concorrência
- pregão eletrônico
- registro de preço
- tomada de preços


Processo licitatório


Proposta/lance dos licitantes


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Recurso




Termo de contrato e termo aditivo




Aquisição de material e contratação de serviço sem licitação (casos de dispensa ou de inexigibilidade de licitação) - processamento, registro e 
controle


Processo de aquisição de material ou de contratação de serviço


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Atestado de Capacidade Técnica - emissão, registro e controle


Pasta de atestados de capacidade técnica emitidos a pedido do contratado


-


6 anos


-


Eliminação


-
















Função: AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS




Subfunção: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Bem Imóvel - gestão, registro e controle


Conjunto de documentos referentes aos bens imóveis da ALMG, tais como projeto, memória de cálculo, laudo e parecer técnico da área de engenharia


-


-


-


Guarda permanente


-





Bem móvel - gestão, registro e controle


Alienação, doação ou cessão de bem móvel


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a alienação, doação ou cessão do bem, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação pelo Tribunal de Contas das contas do Governo 
do Estado referentes ao exercício em que ocorreu o processo


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Inventário de bens móveis


-


-


-


Guarda permanente


O inventário deverá ser anexado aos demonstrativos e documentos referentes à prestação de contas dos ordenadores de despesa à Mesa da ALMG.




Pasta de contratos de comodato de bens móveis


-


6 anos


Da data de devolução do bem emprestado


Eliminação


-




Pasta de termos de devolução de bens móveis


-


4 anos


Da data de devolução do bem


Eliminação


-




Pasta de termos de responsabilidade de recebimento de bens móveis


-


4 anos


Da data de recebimento do bem


Eliminação


-
















Função: AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS




Subfunção: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Material de consumo - gestão, registro e controle


Inventário dos materiais de consumo da ALMG


-


6 anos


-


Eliminação


-




Solicitação / recebimento de materiais - processamento, registro e controle


Pasta de pedidos de impressão de formulários


-


2 anos


-


Eliminação


-




Pasta de pedidos de material permanente




Pasta de recibos de material adquirido




Pasta de requisições de material de consumo (casos excepcionais autorizados pelo Diretor-Geral, pelo 1º- Secretário ou pelo Presidente)
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS E CONTABILIDADE




Subfunção: CONTROLADORIA




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Prestação de contas relativas A verba de subvenção social, AUXÍLIO PARA DESPESA DE CAPITAL E TRANSFERÊNCIA A MUNICÍPIO - conferência, registro e 
controle


Processo formado por documentos relativos à prestação de contas


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a prestação de contas, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação pelo Tribunal de Contas das contas do Governo do Estado 
relativas ao exercício em que ocorreu o processo


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Reembolso de despesa de caráter indenizatório inerente ao exercício de mandato parlamentar - conferência, registro e controle


Processo formado por documentos relativos ao reembolso de despesa


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu o reembolso, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS E CONTABILIDADE




Subfunção: ORÇAMENTO, FINANÇAS E CONTABILIDADE




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Execução orçamentária, financeira e contábil da ALMG e do FUNDHAB - elaboração, registro e controle


Processo formado por documentos relativos à execução orçamentária, financeira e contábil da ALMG e do Fundhab


Balanço e balancete


-


-


Guarda permanente


-




Demonstrativos e documentos referentes a prestação de contas dos ordenadores de despesa à Mesa e ao Tribunal de Contas




Livros "diário" e "razão"




Quadro de Detalhamento da Despesa Orçamentária (QDD)




Execução orçamentária, financeira e contábil do PRELEGIS - registro e controle


Processo formado por documentos relativos à execução orçamentária, financeira e contábil do Prelegis


Balanços e balancetes


-


-


Guarda permanente


-




Documentos e demonstrativos de prestação de contas dos ordenadores de despesa à Mesa e ao Tribunal de Contas




Livros "diário" e "razão"




QDD




Movimentação financeira da ALMG e do fundhab - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos relativos a ordenação, liqüidação e pagamento de despesa


Atestado de liqüidação de despesa


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Autorização de pagamento




Documento relativo a despesa efetuada por meio da verba em forma de Fundo Fixo de Caixa
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS E CONTABILIDADE




Subfunção: ORÇAMENTO, FINANÇAS E CONTABILIDADE




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Movimentação financeira da ALMG e do fundhab - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos relativos a ordenação, liqüidação e pagamento de despesa


Documento relativo a liberação da verba de subvenção social, do auxílio para despesa de capital ou da transferência a Município


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Documento relativo a retenção e recolhimento de impostos e taxas




Extrato de profissional da área médica ou odontológica




Nota de registro contábil da liqüidação (NAP)




Nota fiscal ou documento equivalente




Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA)




Recibo/relatório de depósito bancário




Resumo da folha de pagamento de Pessoal




Via da nota de empenho




Movimentação financeira do PRELEGIS - registro e controle


Processo formado por documentos relativos a movimentação bancária e pagamentos efetuados


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS E CONTABILIDADE




Subfunção: ORÇAMENTO, FINANÇAS E CONTABILIDADE




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Previdência do Estado - processamento, registro e controle da contribuição


Pasta de documentos relativos à Previdência do Estado


Guias de recolhimento à Previdência do Estado (Funpemg e Confip/Funfip)


*60 anos


-


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Relação de descontos e contribuições patronais




Previdência social - processamento, registro e controle da contribuição


Documentos relativos à Previdência Social sobre prestação de serviços de terceiros (pessoa jurídica)


Cópia da nota fiscal em que conste a retenção de 11% com a respectiva guia de recolhimento e demais documentos relacionados à elisão da responsabilidade solidária


*10 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Processos relativos à Previdência Social


Guia de recolhimento à Previdência Social; extrato da GFIP e resumo da folha de pagamento dos servidores segurados pelo INSS


*60 anos


-


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




SUBFUNÇÃO: ASSESSORAMENTO E JURISDIÇÃO ADMINISTRATIVA INTERMEDIÁRIA DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




CONCURSO PÚBLICO - planejamento, coordenação, registro e controle


Processo formado por documentos relativos a concurso público


Ata do processo de sorteio entre os candidatos que obtiveram as mesmas notas no concurso


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Comunicação do candidato sobre alteração de endereço


6 anos


-


Eliminação


-




Cópia de documentos e recorte de publicações dos atos referentes ao concurso


4 anos


-


Eliminação


-




Decisão da Banca que apreciou os recursos contra o edital, contra as provas e contra o resultado final


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Edital




Encaminhamento dos resultados finais à Diretoria-Geral




Estudo e termo de autorização para realização de concurso público




Gabarito de prova de cada etapa




Manual do candidato


6 anos


-


Eliminação


-




Modelo de prova de cada etapa


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: ASSESSORAMENTO E JURISDIÇÃO ADMINISTRATIVA INTERMEDIÁRIA DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




CONCURSO PÚBLICO - planejamento, coordenação, registro e controle


Processo formado por documentos relativos a concurso público


Ofício de encaminhamento administrativo


6 anos


-


Eliminação


-




Parecer, decisão judicial, citação, notificação e sentença relativos ao concurso


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Portaria de designação da Comissão de Supervisão do Concurso e das Bancas Examinadoras




Processo de homologação e termo de homologação do concurso




Recurso contra a correção do gabarito e documentos decorrentes




Recurso contra o edital e documentos decorrentes




Recurso contra o resultado final e documentos decorrentes




Requerimentos de reclassificação, prorrogação de prazo e desistência




Termo de prorrogação do prazo de validade do concurso
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: ASSESSORAMENTO E JURISDIÇÃO ADMINISTRATIVA INTERMEDIÁRIA DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Reunião da Câmara de administração de pessoal


Pasta de atas e pautas de reunião


Ata de reunião


-


-


Guarda permanente


-




Pauta de reunião




-


Parecer


-


-


*Guarda permanente


*No caso de o parecer compor o dossiê "pasta funcional", esse item documental deverá ser microfilmado.
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: ASSISTÊNCIA À SAÚDE




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




ASSISTÊNCIA COMPLEMENTAR MÉDICO-HOSPITALAR E ODONTOLÓGICA - processamento, registro e controle


Controle de contribuições para assistência complementar médico-hospitalar e odontológica efetuadas por servidor em licença sem remuneração


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Inclusão/exclusão de beneficiário na assistência complementar 
médico-hospitalar e odontológica


Requerimento de inclusão/exclusão


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Cadastramento mÉdico e odontológico - processamento, registro e controle


Pasta de cadastros médicos e odontológicos


-


Até a vigência do cadastramento


-


Eliminação


-




Contas médicas e odontológicas - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos, tais como fatura relativa a serviço prestado, ficha odontológica, cópia de nota fiscal e de expediente relativo a pagamento


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Exame radiográfico odontológico - registro e controle


Pasta de exames


-


6 anos


-


Eliminação


-
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: ASSISTÊNCIA À SAÚDE




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Licença médica -processamento, registro e controle


Processo formado por documentos relativos à licença médica, tais como atestado médico, termos de concessão, de prorrogação ou de interrupção da licença


-


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".




Reembolso de despesaS médicaS e odontológicaS - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos, tais como formulário de solicitação de reembolso, recibo ou nota fiscal, relatório de conferência de reembolso e relação bancária de reembolso


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Abono de família - processamento, registro e controle


-


Requerimento de
abono-família


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Acerto de pagamento - processamento, registro e controle


Processo de acerto de pagamento a dependente/
herdeiro de servidor falecido


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




AdicionaL por tempo de serviço - processamento, registro e controle


-


Termo de concessão de adicional por tempo de serviço


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Aposentadoria /pensão - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos relativos a aposentadoria/pensão


Acórdão homologatório da aposentadoria pelo Tribunal de Contas


-


-


Guarda permanente (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".




Apostila decorrente do ato de aposentadoria e respectivo título declaratório de direito




Ato da Mesa de concessão da aposentadoria




Certidões de contagem de tempo
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Aposentadoria/pensão - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos relativos a aposentadoria/pensão


Declaração de contagem de tempo emitida pela ALMG para fins de aposentadoria


-


-


Guarda permanente (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".




Documentos relativos a eventuais diligências efetuadas depois do encaminhamento dos autos ao Tribunal de Contas




Instrução funcional para fins de aposentadoria




Laudo médico para aposentadoria por invalidez




Recorte de publicação do ato de aposentadoria publicado no "Minas Gerais"


6 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria


Eliminação




Requerimento do servidor relativo a concessão de aposentadoria


-


-


Guarda permanente (microfilmar)




Apostila de direitos - processamento, registro e controle


-


Termo de apostila de direito e respectivo título declaratório


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




ASSENTAMENTO FUNCIONAL - processamento, registro e controle


Ação contra a ALMG


Termo de desistência de ação contra a ALMG, homologado por juiz


10 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Estágio probatório


-


10 anos


Da data de aprovação na avaliação de desempenho a que se refere o art. 41 da Constituição Federal


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Exoneração


Ato de exoneração


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Lotação de servidor


Requerimento de alteração de lotação


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Pasta funcional


Alteração da situação funcional do servidor com reposicionamento


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


-




Ato da Mesa transformando função pública em cargo efetivo
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




ASSENTAMENTO FUNCIONAL - processamento, registro e controle


Pasta funcional


Certidão/declaração do exercício de cargo em comissão


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


-




Certidões de nascimento, casamento e óbito - cópia autenticada ou original




Declaração de serviços prestados em outras entidades


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Declaração de subsídios recebidos pelos Deputados




Documento relativo a participação, por convocação do Diretor-Geral, em grupo de trabalho, comissão ou banca




Ficha do Instituto de Previdência do Servidor


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


-
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




ASSENTAMENTO FUNCIONAL - processamento, registro e controle


Posse


Atestado de bons antecedentes


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".





Ato de nomeação


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Cadastro de servidor no PIS/Pasep


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".




Comprovante de escolaridade




Comprovante de votação




Declaração de bens


-


-


Guarda permanente (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".





Documento comprobatório de exoneração do órgão de origem


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Documentos pessoais - cópia


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




ASSENTAMENTO FUNCIONAL - processamento, registro e controle


Posse


Ficha individual do servidor


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".




Ficha parlamentar




Laudo médico admissional


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Termo de opção pela percepção do vencimento de cargo em comissão


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".




Termo e informação de termo de posse




Processo administrativo com pleito do servidor (quando a ALMG deferir pedido formulado)


-


-


-


Guarda permanente (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Processo administrativo com pleito do servidor (quando a ALMG indeferir pedido formulado)


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Auxílio à formação PROFISSIONAL - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos, tais como pedido de concessão do auxílio, requerimento de reembolso de despesa e comprovante original de pagamento


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Auxílio-Educação (creche) - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos, tais como requerimento do auxílio, comprovante de inscrição da escola no CNPJ, certidão de nascimento do aluno e comprovante original de pagamento da 
mensalidade escolar


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Auxílio-funeral - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos, tais como requerimento do auxílio, certidão de óbito, comprovante original relativo à despesa efetuada e cópia de documentos pessoais do beneficiário do 
auxílio


-


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Auxílio habitacional - processamento, registro e controle


Processo formado por documentos relativos à concessão do auxílio


Autorização de concessão do empréstimo


*16 anos


A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Autorização de desconto em folha




Certidão negativa dos cartórios de registro de imóvel da Capital




Comprovante de pagamento do Fundhab ao vendedor




Contrato de compra e venda do imóvel




Declaração pelo servidor de ciência das normas do Fundhab




Laudo de vistoria ou de acompanhamento da obra




Orçamento e nota fiscal




Registro do imóvel




Requerimento do auxílio habitacional
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Carreira - processamento, registro e controle


Avaliação de desempenho


Formulário de avaliação


10 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Progressão/promoção e Giaf


Ato da Mesa autorizando progressão/promoção e Giaf - cópia


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Ato da Mesa autorizando progressão/promoção coletiva e Giaf - original


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


-




Recurso de carreira


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Estágio profissionalizante - processamento, registro e controle


Pasta de convênios com instituições de ensino


Termo de convênio


6 anos


Da data de encerramento do convênio


Eliminação (microfilmar)


-




Pasta de estagiário


Comprovante de abertura de conta corrente


6 anos


Da data de encerramento do estágio


Eliminação


-




Declaração de matrícula e freqüência em curso ministrado por instituição de ensino superior
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Estágio profissionalizante - processamento, registro e controle


Pasta de estagiário


Declaração de tempo de estágio


6 anos


Da data de encerramento do estágio


Eliminação (microfilmar)


-




Documentos pessoais - cópia


6 anos


Da data de encerramento do estágio


Eliminação


-




Ficha individual (dados cadastrais)


6 anos


Da data de encerramento do estágio


Eliminação (microfilmar)


-




Indicação de Deputado




Laudo médico


6 anos


Da data de encerramento do estágio


Eliminação


-




Licença médica




Termo de Compromisso de Concessão de Estágio, termo aditivo e termo de rescisão


6 anos


Da data de encerramento do estágio


Eliminação (microfilmar)


-




Estrutura de cargos de gabinete parlamentar - processamento, registro e controle


Pasta de estruturas de gabinete parlamentar


Solicitação de alteração de estrutura


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Solicitação de nomeação ou exoneração de servidor, de colocação de servidor de outro órgão à disposição da ALMG e de tornar sem efeito ato de nomeação ou exoneração




Termo de estrutura




Férias regulamentares - processamento, registro e controle


-


Requerimento, aviso e cancelamento de férias regulamentares


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Férias-prêmio - processamento, registro e controle


-


Requerimento, termo de concessão de férias-prêmio


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõem o dossiê "pasta funcional".




Requerimento e termo de conversão de
férias-prêmio em espécie




Ficha financeira - registro e controle


Pasta de fichas financeiras


-


Até sua inclusão em sistema informatizado


-


Eliminação


A partir de 1992, as fichas são registradas em sistema informatizado.




Folha de pagamento - elaboração, processamento, registro e controle


-


Documento relativo a desconto previdenciário do regime próprio do servidor público à disposição da ALMG


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




-


Requerimento de pagamento de subsídios e outras verbas decorrentes do exercício do mandato parlamentar


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Folha de pagamento - elaboração, processamento, registro e controle


Bloqueio e liberação de pagamento


-


6 anos


-


Eliminação


-




Desconto em folha


Autorização para desconto em folha


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Atualmente os descontos são efetuados por meio de sistema informatizado.




Guia avulsa de devolução de valor descontado indevidamente


1 ano


-


Eliminação


-




Ordem de desconto


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Pasta de expedientes relativos a comparecimento em reuniões de conselho e em reuniões da Comissão Permanente de Licitação


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Pasta de expedientes relativos a hora extra


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Pasta de expedientes relativos a hora-aula


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Pasta de listas de presença dos médicos em plantão


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Pasta de listas de presença dos parlamentares em reuniões ordinárias e extraordinárias de Plenário


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




Folha de pagamento - elaboração, processamento, registro e controle


Pensão - complementação do valor pago pelo Ipsemg


Declarações e documentos fornecidos ao Ipsemg relativos à vida funcional do servidor, para compor processo de pensão e de atualização de pensão - cópia


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Planilhas de controle mensal do valor de pensão pago pelo Ipsemg e do valor complementado pela ALMG




Freqüência - processamento, registro e controle


-


Atestado de freqüência


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Comprovante de prestação de serviço eleitoral emitido pelo TRE


6 anos


Da data de compensação de jornada, com base no disposto no art. 98 da Lei Federal 
nº 9.504/1997


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




-


Folha/extrato de freqüência


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Pasta de expedientes relativos a abono de falta, isenção de marcação de ponto e lançamento de códigos de freqüência


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Pasta de relatórios de desconto de freqüência


-


-


-


Guarda permanente (microfilmar)


-
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




IMPOSTO DE RENDA - inclusão/exclusão de dependente


Processo formado por documentos, tais como requerimento, declaração de rendimentos e documentos pessoais do dependente, comprovante de matrícula ou de pagamento de mensalidade a instituição 
de ensino


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL (INSS) - acerto de contribuições e retificações junto ao órgão


Acerto de contribuições e retificações


-


*6 anos
ou
*50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.




Jornada de trabalho - processamento, registro e controle


-


Requerimento de alteração de jornada


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Jornada especial


Termo de opção/compromisso de jornada especial


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".




Licença sem VENCIMENTO - processamento, registro e controle


-


Requerimento de licença sem vencimento


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


Compõe o dossiê "pasta funcional".
















Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS




Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS PREVIDENCIÁRIAS, TRABALHISTAS E IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE - processamento, registro e controle


Pasta de comprovantes de entrega e recolhimento obrigatórios


Dirf - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte


10 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social


60 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Pasep - Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público


10 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Rais - Relação Anual de Informações Sociais


60 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Tempo de serviço - averbação, contagem, registro e controle


Averbação de tempo de serviço


Certidão de contagem de tempo para averbação de tempo de serviço


6 anos
ou
50 anos


Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão
Da data de cessação do vínculo com a ALMG


Eliminação (microfilmar)


-




Requerimento de averbação de tempo de serviço


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




Emissão de certidão de tempo de serviço


Certidão de contagem de tempo de serviço


-


-


Guarda permanente (microfilmar)


-
















Função: COmunicação OFICIAL




Subfunção: correspondência




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




CORRESPONDÊNCIA DA PRESIDÊNCIA - elaboração, registro e controle


Pasta de ofícios


Ofício de natureza administrativa


6 anos


-


Eliminação
(microfilmar)


A correspondência da Presidência relacionada à atividade legislativa possui destinação e prazo de guarda diversos e está relacionada no grupo documental legislativo.




Correspondência EXTERNA/interna - elaboração, registro e controle


Pasta de correspondência em geral (expedida e recebida pelos órgãos da ALMG)


-


6 anos


-


Eliminação


-




Pasta de correspondência recebida pelos órgãos da ALMG relativa a procedimentos a serem adotados


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-
















Função: JURÍDICA




Subfunção: CONSULTORIA JURÍDICA, REPRESENTAÇÃO JUDICIAL E EXTRAJUDICIAL DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA




Atividade


Dossiê/processo


Item documental


PRAZO DE GUARDA


Referência para prazo de Guarda


Destinação Final


OBSERVAÇÃO




AçÃO e procedimento extrajudiciaIS - representação da ALMG, registro e controle


Pasta de ação extrajudicial


-


6 anos


-


Eliminação (microfilmar)


-




AçÃO judiciaL - representação da ALMG, registro e controle


Pasta de ação judicial


-


6 anos


Após o trânsito em julgado da sentença de mérito


Eliminação (mediante autorização do Procurador-Geral)


-




Parecer e expediente jurídicoS - elaboração, registro e controle


Pasta de expedientes jurídicos


-


-


-


Guarda permanente


Os pareceres e os expedientes estão registrados em sistema informatizado.




Pasta de pareceres


-




CONTRATAÇÃO E CONVÊNIO - elaboração, registro e controle


Pasta de contrato/convênio


Termo de contrato, termo de convênio e termo aditivo


*16 anos


Da data de término da vigência do contrato/convênio ou de sua última prorrogação, quando for o caso, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo 
Tribunal de Contas


Eliminação


*Quando houver ação judicial que tenha por objeto o processo de contratação/convênio, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua 
conclusão.