

Imprimir documento


DELIBERAÇÃO 2460, de 19/10/2009 de 19/10/2009 (Texto Original)





Dispõe sobre o funcionamento do arquivo dos documentos
oriundos das atividades-fim da Assembleia Legislativa do Estado de
Minas Gerais.



A Mesa
da Assembleia Legislativa, no uso de suas atribuições,
em especial da que lhe confere o inciso V do art. 79 do Regimento
Interno,


DELIBERA:
CAPÍTULO
I
DISPOSIÇÕES
PRELIMINARES


Art. 1º
- O arquivo de que trata esta deliberação tem por
objetivos assegurar o controle, a preservação e a
organização de documentos públicos, qualquer que
seja o suporte ou a natureza, oriundos das atividades-fim da
Assembleia Legislativa, assim como facilitar o acesso a esses
documentos.
Art. 2º
- Considera-se documento, para fins desta deliberação,
aquele que pertença ao conjunto organicamente produzido ou
recebido pela Assembleia Legislativa em decorrência do
exercício de suas atividades-fim, observado o disposto no art.
7º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no
art. 26 da Lei Estadual nº 11.726, de 30 de dezembro de 1994.

§
1º - Consideram-se atividades-fim da Assembleia Legislativa as
relacionadas às funções legislativa,
fiscalizadora, julgadora, deliberativa e político-parlamentar
próprias do Poder Legislativo estadual.
§
2º - Os documentos podem ser textuais, cartográficos,
iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos
e informáticos.


CAPÍTULO
II
DAS
ATIVIDADES ARQUIVÍSTICAS 



Art. 3º
- A Gerência de Biblioteca e Arquivo da Gerência-Geral de
Documentação e Informação - GDI - é
o órgão responsável pelas atividades
arquivísticas relativas aos documentos oriundos das
atividades-fim da Assembleia Legislativa.


Art. 4°
- Compete à Gerência de Biblioteca e Arquivo quanto às
atividades arquivísticas de que trata esta deliberação:
I -
receber, classificar, avaliar, organizar, descrever, custodiar e
conservar os documentos, garantindo sua integridade e segurança,
de acordo com os critérios e prazos estabelecidos no Regimento
Interno da Assembleia Legislativa e na Deliberação da
Mesa nº 2.431, de 8 de setembro de 2008, que contém a
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
II -
atender aos usuários, realizando pesquisas documentais,
mediante solicitação, conforme procedimentos previstos
pela Assembleia Legislativa e pela legislação em vigor
quanto ao acesso aos documentos públicos e às condições
de sigilo;
III -
cumprir requisitos técnicos para a preservação
dos documentos sob sua custódia, bem como providenciar,
orientar e supervisionar atividades de restauração
desses documentos;
IV -
coordenar e orientar a contratação de serviços
de microfilmagem, conforme o disposto no art. 6º da Deliberação
da Mesa nº 2.431, de 2008, e digitalização dos
documentos sob sua custódia, conforme o disposto no art. 13 da
Deliberação da Mesa nº 2.392, de 16 de abril de
2007, visando à segurança e à preservação
dos originais e à sua recuperação;

V -
elaborar e manter atualizado o manual de serviços, com vistas
à padronização de rotinas e procedimentos;
VI -
providenciar a eliminação de documentos custodiados,
conforme as normas do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq - e da
Deliberação da Mesa nº 2.431, de 2008;
VII -
solicitar, quando necessário, a atualização das
informações contidas na política de arquivos da
Assembleia Legislativa, na tabela de temporalidade e destinação
de documentos e no plano de classificação;

VIII -
orientar a Secretaria-Geral da Mesa - SGM - e os órgãos
da Diretoria de Processo Legislativo - DPL -, quando solicitado,
sobre questões relativas a:
a)
controle de documentos e arquivos correntes oriundos das
atividades-fim da Assembleia Legislativa, a partir da proposição
de normas gerais de trabalho, para manter a uniformização
de procedimentos;
b)
adequação de equipamentos, instalações,
embalagens para o acondicionamento dos documentos e de outros
materiais;
c)
procedimentos de preservação, conservação
e restauração dos documentos custodiados;
IX -
promover a recuperação e a disseminação
de informações;
X -
participar de grupos e comissões, no âmbito da
Assembleia Legislativa, que tratem de assuntos relacionados à
gestão de documentos, política de arquivos e utilização
de tecnologias aplicadas aos documentos arquivísticos;
XI -
manter intercâmbio com arquivos municipais, estaduais,
nacionais e internacionais para atualização de técnicas
e permuta de experiências;
XII -
divulgar o acervo custodiado e servir de instrumento de apoio à
administração, à cultura e ao desenvolvimento
científico;
XIII -
contribuir para a garantia da memória institucional da
Assembleia Legislativa.


CAPÍTULO
III
DO
ACESSO AOS DOCUMENTOS


Art. 5°
- É assegurado o acesso do usuário aos documentos
públicos oriundos das atividades-fim da Assembleia
Legislativa, ressalvados aqueles cujo sigilo seja imprescindível
à segurança da sociedade e do Estado, bem como à
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas.
Parágrafo
único - A Mesa da Assembleia e o Poder Judiciário
poderão determinar a exibição reservada de
documento sigiloso, na forma da lei e do Regimento Interno da
Assembleia Legislativa.



Art. 6º
- Os documentos originais não poderão ser retirados do
acervo, exceto:
I - em
caso de desarquivamento de matéria;
II -
quando solicitado pelos órgãos do processo legislativo
ou pela Procuradoria-Geral da Assembleia Legislativa.
Parágrafo
único - As consultas e pesquisas aos documentos originais
deverão ser feitas nas dependências da Gerência de
Biblioteca e Arquivo.


Art. 7º
- Os documentos poderão ser consultados a partir de sua
publicação em órgão oficial do Estado ou
de sua divulgação eletrônica na página da
Assembleia Legislativa na internet.


Art. 8º
- O Deputado terá acesso aos documentos, nos termos dos
incisos V e IX do art. 46 do Regimento Interno.


Art. 9º
- Os casos omissos serão resolvidos pela GDI.


Art. 10
- Fica revogada a Deliberação n.º 259, de 27 de
outubro de 1982.


Art. 11
- Esta deliberação entra em vigor na data de sua
publicação.


Sala de
Reuniões da Mesa da Assembleia Legislativa, aos 19 de outubro
de 2009.


Deputado
Alberto Pinto Coelho, Presidente

Deputado
Doutor Viana, 1º-Vice-Presidente

Deputado
José Henrique, 2º-Vice-Presidente

Deputado
Weliton Prado, 3º-Vice-Presidente

Deputado
Dinis Pinheiro, 1º-Secretário

Deputado
Hely Tarqüínio, 2º-Secretário

Deputado
Sargento Rodrigues, 3º-Secretário