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Decreto 48165, de 29/03/2021 - Texto Original


Dispõe
sobre a Política de Preservação de Documentos do
Estado de Minas Gerais.




O
GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso de atribuição
que lhe confere o inciso VII do art. 90 da Constituição
do Estado e tendo em vista o disposto na Lei nº 19.420, de 11 de
janeiro de 2011, 



DECRETA:




CAPÍTULO
I 

DISPOSIÇÕES
GERAIS


Art.
1º – Este decreto dispõe sobre a Política de
Preservação de Documentos do Estado de Minas Gerais com
a finalidade de estabelecer princípios e diretrizes para a
preservação de documentos provenientes da Administração
Pública do Poder Executivo e de origem privada de interesse
público e social, visando à gestão, à
preservação e ao acesso aos documentos arquivísticos,
conforme os objetivos especificados na Lei nº 19.420, de 11 de
janeiro de 2011, que estabelece a Política Estadual de
Arquivos.


Art.
2º – Para os fins do disposto neste decreto considera-se:
I
– armazenamento: guarda de documentos arquivísticos em
local apropriado;
II
– armazenamento de documento digital: guarda de documentos
digitais em dispositivos de memória não volátil;


III
– arquivo: conjunto de documentos de qualquer natureza
produzidos e recebidos por pessoa natural ou jurídica,
qualquer que seja o suporte da informação;
IV
– arquivos privados: arquivos cujos documentos tenham sido
produzidos ou recebidos por pessoa natural ou jurídica de
direito privado;
V
– arquivos públicos: arquivos cujos documentos tenham
sido produzidos ou recebidos pelos órgãos e pelos
Poderes do Estado, bem como pelas entidades por ele constituídas
e os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por entidade
privada prestadora de serviço público;
VI
– autenticidade: credibilidade de um documento enquanto
documento; a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que
está livre de adulteração ou qualquer tipo de
corrupção e composta de identidade e integridade;
VII
– identidade: conjunto dos atributos de um documento
arquivístico que o caracterizam como único e o
diferenciam de outros documentos arquivísticos;
VIII
– integridade: estado dos documentos que se encontram completos
e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou
alteração não autorizada nem documentada;
IX
– custódia: responsabilidade jurídica de guarda e
proteção de arquivos, independentemente de vínculo
de propriedade;
X
– documento arquivístico: documento produzido, elaborado
ou recebido, no curso de uma atividade prática, como
instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação
ou referência;
XI
– documento digital: informação registrada,
codificada em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de sistema computacional;
XII
– documento digitalizado: representante digital do processo de
digitalização do documento físico e seus
metadados;
XIII
– gestão de documentos: conjunto de procedimentos e
operações técnicas relativas à produção,
à classificação, à tramitação,
ao uso, à avaliação e ao arquivamento de
documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou o seu recolhimento para guarda
permanente;
XIV
– fase corrente: documentos que se conservam nas instituições
de origem em razão de sua vigência e de seu uso para
fins administrativos, legais e fiscais;
XV
– fase intermediária: documentos que, originários
dos documentos correntes, mantêm valores prescricionais e
precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação,
até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda
permanente;
XVI
– fase de guarda permanente: os documentos que, originários
dos documentos intermediários, são definitivamente
preservados devido a seu valor informativo para pesquisa histórica,
cultural e científica ou probatório;
XVII
– preservação digital: conjunto de ações
gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças
tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e
interpretação dos documentos digitais pelo tempo que
for necessário;
XVIII
– preservação física: aplicação
de medidas e procedimentos tendentes a prevenir a degradação
física dos documentos e a garantir sua segurança contra
acidentes e intrusões;
XIX
– produtor: pessoa física ou jurídica que produz,
recebe ou acumula documentos arquivísticos em função
de seu mandato, missão, funções ou atividades;
XX
– repositório digital: plataforma tecnológica que
apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for
necessário, e é formado por elementos de hardware,
software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional
e procedimentos normativos e técnicos;
XXI
– repositório arquivístico digital: repositório
digital que armazena e gerencia documentos arquivísticos, nas
fases corrente, intermediária e permanente.
Parágrafo
único – Para fins deste decreto, os documentos digitais
se equiparam aos documentos físicos para comprovação
de qualquer ato de direito público, conforme disposto no
inciso X do caput do art. 3º da Lei Federal nº
13.874, de 20 de setembro de 2019, desde que observados as técnicas
e os requisitos para digitalização de documentos
públicos e privados estabelecidos pelo Decreto Federal nº
10.278, de 18 de março de 2020.


Art.
3º – A Política de Preservação de
Documentos do Estado de Minas Gerais será coordenada pela
Secretaria de Estado de Cultura e Turismo – Secult em
articulação com o Conselho Estadual de Arquivos –
CEA.
§
1º – O CEA manifestará à Secult medidas
necessárias à persecução dos princípios
e das diretrizes da Política de Preservação de
Documentos do Estado de Minas Gerais.
§
2º – A Diretoria do Arquivo Público Mineiro da
Secult prestará apoio técnico ao CEA para a persecução
dos princípios e das diretrizes da Política de
Preservação de Documentos do Estado de Minas Gerais.


Art.
4º – São princípios da Política de
Preservação de Documentos do Estado de Minas Gerais:
I
– fortalecer a rede de instituições arquivísticas
públicas;
II
– assegurar a adequada administração dos
documentos públicos;
III
– preservar o patrimônio arquivístico público
e privado de interesse público e social;
IV
– atender às demandas informacionais do Estado para
apoiar o processo decisório;
V
– assegurar o acesso às informações
contidas nos arquivos, observadas as disposições
legais;
VI
– contribuir para a constituição e a preservação
da memória estadual e nacional;
VII
– estimular a participação da sociedade na
constituição de arquivos públicos e privados de
interesse social.


CAPÍTULO
II
DAS
DIRETRIZES
Seção
I
Dos
Arquivos Públicos


Art.
5º – A preservação física e digital
dos documentos arquivísticos nas fases corrente e
intermediária é de responsabilidade do produtor.
Parágrafo
único – A custódia dos documentos arquivísticos
nas fases corrente e intermediária poderá ser feita
pelo produtor ou por terceiros, considerando-se neste caso a
responsabilidade solidária pela preservação dos
documentos entre o produtor e o custodiador, observado, no que
couber, o art. 26 do Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro
de 2002. 



Art.
6º– A preservação física e digital
dos documentos arquivísticos na fase de guarda permanente é
de responsabilidade do Arquivo Público Mineiro, instituição
arquivística pública do Poder Executivo, após
seu recolhimento. 

§
1º – O recolhimento de documentos arquivísticos
digitais para instituição arquivística pública
do Poder Executivo deverá observar a garantia de autenticidade
dos documentos, sendo estes submetidos a um Repositório
Arquivístico Digital.
§
2º – O Repositório Arquivístico Digital
utilizará, preferencialmente, padrões abertos e
atenderá aos requisitos de acesso e recuperação
integral de seu conteúdo, devendo os documentos nele
armazenados serem compreensíveis, independentemente dos
sistemas que os produziram.


Art.
7º – A destruição ou a adulteração
de documento de valor permanente sujeitam o responsável a
penalidades administrativas, civis e criminais, nos termos da
legislação em vigor.


Art.
8º – A preservação física dos
documentos arquivísticos públicos nas fases corrente,
intermediária e de guarda permanente observará:
I
– o controle da movimentação e do traslado dos
documentos arquivísticos, com o objetivo de se evitar a
dissociação dos conjuntos documentais;
II
– o controle ambiental das áreas de guarda dos
documentos arquivísticos, quanto às condições
climáticas, de ventilação, de limpeza e de
vulnerabilidades construtivas;
III
– as condições de segurança dos recursos
humanos empregados em tarefas afins ao manuseio de acervos
arquivísticos, implicando, sempre que necessário, a
utilização de Equipamentos de Proteção
Individual – EPI;
IV
– a prevenção e a capacitação dos
recursos humanos empregados em tarefas afins à preservação
física dos documentos arquivísticos para atuação
em sinistros envolvendo fogo;
V
– a detecção e a prevenção de
ataques biológicos;
VI
– a prevenção a furtos e vandalismo.


Art.
9º – Materiais de qualidade serão empregados,
preferencialmente, para o armazenamento e a preservação
física em todas as fases do documento arquivístico,
observando o peso, as dimensões e as características do
documento, de modo a evitar a sua danificação.


Art.
10 – O armazenamento de documentos digitais e digitalizados
assegurará:
I
– a proteção contra alteração,
destruição e, quando cabível, contra o acesso e
a reprodução não autorizados; 

II
– a indexação de metadados que possibilitem:
a)
a localização e o gerenciamento do documento;
b)
a conferência do processo de digitalização
adotado.


Art.
11 – Para efeito do disposto no parágrafo único
do art. 2º, os documentos físicos poderão ser
eliminados após digitalizados, ressalvados aqueles
considerados de guarda permanente.
§
1º – Os documentos digitalizados que não são
de guarda permanente serão preservados, no mínimo, até
o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência
dos direitos a que se referem.
§
2º – A eliminação dos documentos físicos,
digitais e digitalizados da Administração Pública
do Poder Executivo após o transcurso do prazo de guarda
observará os instrumentos de gestão de documentos
aprovados pelo Arquivo Público Mineiro, em conformidade com o
art. 11 da Lei nº 19.420, de 2011, e com o Decreto nº
46.398, de 27 de dezembro de 2013.
§
3º – As eliminações resultantes do
procedimento de avaliação documental serão
realizadas mediante critérios de responsabilidade social e de
preservação ambiental.


Art.
12 – O CEA constituirá, no prazo de seis meses, canal
eletrônico para acolhimento de denúncia de situações
de descaso, subtração e comercialização
de documentos públicos através de leilões.
Parágrafo
único – Compete ao CEA, após acolhimento das
denúncias, recomendar providências para a apuração
e a reparação de atos lesivos à política
estadual de arquivos públicos e arquivos privados de interesse
público e social, nos termos do inciso X do art. 3º do
Decreto nº 39.504, de 24 de março de 1998.


Seção
II
Dos
Arquivos Privados de Interesse Público e Social


Art.
13 – Arquivos privados podem ser declarados de interesse
público e social, no âmbito do Poder Executivo, mediante
parecer do CEA aprovado pelo titular da Secult, nos termos do art. 18
da Lei nº 19.420, de 2011.
Parágrafo
único – O Arquivo Público Mineiro manterá
cadastro atualizado dos arquivos privados de interesse público
e social do Estado. 



Art.
14 – Os arquivos privados de interesse público e social
poderão ser depositados, a título revogável, ou
doados, a título irrevogável, ao Arquivo Público
Mineiro.
Parágrafo
único – A declaração de que um arquivo
privado é de interesse público e social não
implica a transferência do acervo para guarda em instituição
arquivística pública nem exclui a responsabilidade por
parte de seus detentores pela guarda e pela preservação
do acervo, nos termos do art. 20 da Lei nº 19.420, de 2011. 



Art.
15 – Os arquivos privados identificados como de interesse
público e social não poderão ser alienados com
dispersão ou perda da unidade documental nem transferidos para
o exterior. 



Art.
16 – O proprietário ou detentor de arquivo privado
declarado de interesse público e social deverá
comunicar previamente ao CEA e ao Arquivo Público Mineiro a
transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de
seus documentos, dentro do território nacional.


Art.
17 – O acesso aos documentos de arquivos privados de interesse
público e social dependerá de autorização
expressa de seu proprietário ou possuidor.


Art.
18 – A perda acidental, total ou parcial, de arquivo privado de
interesse público e social será comunicada ao CEA e ao
Arquivo Público Mineiro por seu proprietário ou
detentor.


Art.
19 – A Secult incentivará a preservação
dos arquivos privados, mediante:
I
– estímulo, observada a legislação
vigente, à declaração dos arquivos privados como
de interesse público e social;
II
– apoio à constituição de centros de
documentação e instituições arquivísticas
nos municípios do Estado; 

III
– apoio à organização, à
preservação e à divulgação dos
arquivos privados de interesse público e social.


Art.
20 – A Secult, por intermédio do Arquivo Público
Mineiro, poderá firmar acordos de cooperação
técnica com entidades privadas sem fins lucrativos
proprietárias ou detentoras de arquivos privados de interesse
público e social, objetivando o apoio para o desenvolvimento
de atividades relacionadas à organização, à
preservação e à divulgação do
acervo.


Art.
21 – A transferência do arquivo privado digital de
interesse público e social para o Arquivo Público
Mineiro deverá observar a garantia de autenticidade dos
documentos, sendo estes submetidos a um Repositório
Arquivístico Digital. 

Parágrafo
único – A digitalização dos arquivos
privados observará as técnicas e requisitos
estabelecidos pelo Decreto Federal nº 10.278, de 2020, bem como
demais normas de organização de arquivos privados de
interesse público social aplicáveis, estabelecidas por
meio de deliberações do CEA.


Art.
22 – O tratamento das informações pessoais dos
arquivos privados de interesse público e social deve ser feito
de forma transparente e com respeito às liberdades e garantias
individuais, à intimidade, vida privada, honra e imagem das
pessoas, observado o disposto no art. 57 do Decreto nº 45.969,
de 24 de maio de 2012.


Art.
23 – A transferência emergencial de arquivo privado de
interesse público e social para o Arquivo Público
Mineiro poderá ocorrer, mediante parecer do CEA, observadas as
hipóteses de:
I
– risco ao patrimônio documental decorrente de:
a)
intempérie climática; 

b)
sinistros em edificações de guarda de arquivos;
II
– recomendação expedida pelo Ministério
Público do Estado de Minas Gerais.


Art.
24 – A transferência emergencial a que se refere o caput
do art. 23 poderá ser requerida pelos seguintes órgãos
e entidades:
I
– Secult;
II
– CEA;
III
– Instituto Estadual do Patrimônio Histórico e
Artístico de Minas Gerais – Iepha;
IV
– Fundação João Pinheiro – FJP;
V
– outros órgãos competentes pela defesa do
patrimônio documental.
§
1º – A transferência emergencial não implica
a doação do acervo documental ao Arquivo Público
Mineiro.
§
2º – A transferência emergencial observará a
disponibilidade de espaço físico para armazenamento no
Arquivo Público Mineiro.
§
3º – A transferência emergencial será
realizada mediante celebração de Termo de
Transferência, com vigência de até noventa dias,
prorrogável, mediante justificativa, uma única vez por
igual período. 

§
4º – Findada a vigência do Termo de Transferência,
o proprietário ou detentor será acionado por
instrumento convocatório a proceder com a retirada do acervo
privado do Arquivo Público Mineiro no prazo de até
trinta dias.
§
5º – Na hipótese do não atendimento da
convocação de que trata o § 4º, haverá
nova convocação para a retirada do acervo privado do
Arquivo Público Mineiro pelo mesmo prazo e, não sendo
atendida, a Secult tomará as medidas cabíveis, podendo
o proprietário ou detentor ser judicialmente acionado a fim de
se proceder a devolução.
§
6º – O traslado e a retirada do arquivo privado de
interesse público e social do Arquivo Público Mineiro
são de responsabilidade do proprietário ou detentor,
não sendo a Secult responsável por eventuais danos ou
dissociações durante o traslado do acervo arquivístico.




CAPÍTULO
III
DISPOSIÇÕES
FINAIS E TRANSITÓRIAS


Art.
25 – O Arquivo Público Mineiro publicará, no
prazo de doze meses, seu Plano de Preservação de
Documentos, observada a competência do CEA nos termos do inciso
VII do art. 3º do Decreto nº 39.504, de 1998.


Art.
26 – Normas complementares a fiel execução deste
decreto serão editadas por ato próprio do Secretário
de Estado de Cultura e Turismo.


Art.
27 – Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.


Belo
Horizonte, aos 29 de março de 2021; 233º da Inconfidência
Mineira e 200º da Independência do Brasil.


ROMEU
ZEMA NETO