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DELIBERAÇÃO 2392, de 16/04/2007 de 16/04/2007 (Texto Original)


Dispõe
sobre o processo de digitalização de documentos na
Assembléia Legislativa.


A
Mesa da Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no
uso de suas atribuições, em especial das previstas nos
incisos IV e V do art. 79 do Regimento Interno, 



DELIBERA:


Art.
1º – O processo de digitalização na
Assembléia Legislativa com garantia da autenticidade dos
documentos rege-se por esta deliberação, observado o
disposto na legislação que trata da matéria.


Art.
2º – Entende-se por digitalização a
conversão de documento em suporte físico para o digital
por meio de escaneamento ou de qualquer outra tecnologia disponível
ou que venha a ser desenvolvida. 



Art.
3º – Os documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos
da Assembléia Legislativa no exercício de suas
atividades poderão ser digitalizados com vistas à sua
conservação, sem prejuízo dos procedimentos
estabelecidos na Deliberação da Mesa nº 2.350, de
7 de dezembro de 2004, que estabelece os prazos de guarda, a
destinação final e os procedimentos relativos à
eliminação dos documentos no âmbito da Assembléia
Legislativa.


Art.
4º – A digitalização dos documentos será
feita diretamente pela Assembléia Legislativa ou por empresa
habilitada.
§
1º – Na hipótese de a digitalização
ser realizada diretamente pela Assembléia Legislativa, o
titular do órgão detentor dos documentos, mediante
autorização do Diretor-Geral, designará os
servidores responsáveis pelo processo de digitalização,
incumbindo-se da coordenação dos trabalhos. 

§
2º – Na hipótese de a digitalização
ser realizada por empresa contratada, será constituída
pelo Diretor-Geral comissão de servidores com a atribuição
de acompanhar todo o processo de digitalização.


Art.
5º – A digitalização será feita em
equipamentos e programas que garantam a fiel reprodução
das informações, sendo permitido o armazenamento dos
documentos digitalizados em suporte eletrônico, óptico,
magnético ou equivalente. 



Art.
6º – A integridade e a autenticidade do documento
digitalizado serão garantidas com o emprego de certificado
digital emitido por autoridade certificadora integrante da
Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP –
Brasil. 



Art.
7º – O documento digitalizado deverá ser conferido
e, verificada a sua conformidade com o documento original, a sua
integridade e autenticidade serão atestadas nos termos do
disposto nos incisos V e VI e do parágrafo único do
art. 9º desta deliberação. 



Art.
8º – Na digitalização dos documentos, cada
lote será precedido de imagem de abertura, com os seguintes
elementos: 

I
– identificação do órgão detentor
dos documentos a serem digitalizados;
II
– local e data da digitalização;
III
– identificação do modelo de equipamento, do
"software", do padrão de cores, da resolução,
do formato e do método de compressão utilizados;
IV
– ordenação, identificação e resumo
do lote de documentos a serem digitalizados;
V
– menção, quando for o caso, de que o lote de
documentos a serem digitalizados é continuação
do lote contido em suporte anterior;
VI
– nome por extenso, matrícula e qualificação
funcional do titular do órgão e dos servidores
designados para realizar o processo de digitalização
dos documentos, no caso de digitalização realizada pela
Assembléia Legislativa;
VII
– nome por extenso e qualificação funcional do
responsável pela empresa executora da digitalização,
no caso de digitalização realizada por empresa
contratada.


Art.
9º – Ao final da digitalização de cada lote,
será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após
o último documento, com os seguintes elementos:
I
– informações complementares relativas ao inciso
IV do art. 8º desta deliberação;
II
– menção, quando for o caso, de que o lote de
documentos digitalizados continua em suporte posterior;
III
– declaração de que os documentos digitalizados
conferem com os originais;
IV
– termo de encerramento atestando a observância do
disposto nesta deliberação;
V
– nome por extenso, matrícula, qualificação
funcional e assinatura digital do titular do órgão e
dos servidores designados para realizar o processo de digitalização
dos documentos, no caso de digitalização realizada
diretamente pela Assembléia Legislativa, ou em que a
conferência dos documentos digitalizados por empresa contratada
fique a cargo da comissão a que se refere o § 2º do
art. 4º desta deliberação;
VI
– identificação do cartório e assinatura
digital do tabelião conferindo fé pública ao
processo de digitalização dos documentos, no caso de
digitalização realizada por empresa contratada em que
não haja a conferência dos documentos digitalizados pela
comissão a que se refere o § 2º do art. 4º
desta deliberação.
Parágrafo
único – A assinatura digital a que se referem os incisos
V e VI do "caput" deste artigo deverá ser efetuada
no momento da digitalização, com vistas a assegurar a
integridade e a autenticidade do documento. 



Art.
10 – Os arquivos de documentos digitalizados, conforme as
características das informações, poderão
integrar sistemas existentes, assegurado o controle de acesso somente
a pessoas autorizadas. 



Art.
11 – Serão providenciadas duas cópias dos
arquivos digitalizados, a serem arquivadas da seguinte forma:
I
– uma no órgão detentor dos documentos originais,
para uso cotidiano; e
II
– a outra em prédio diverso do que abriga o órgão
detentor dos documentos originais.


Art.
12 – Compete à Gerência-Geral de Sistemas de
Informações – GSI:
I
– capacitar os servidores responsáveis pelo processo de
digitalização por meio de cursos e treinamentos;
II
– auxiliar a Comissão Permanente de Licitação
no processo de contratação de serviços de
digitalização, indicando a especificação
técnica que assegure a qualidade da reprodução,
na hipótese de constatado o interesse da Assembléia
Legislativa em terceirizar a realização dos serviços;
III
– orientar os demais órgãos da Assembléia
Legislativa a promoverem a migração das informações
para outros suportes ou programas que venham a ser criados, na
hipótese de ocorrer a obsolescência dos meios em que
estão armazenadas;
IV
– providenciar a aquisição de certificados
digitais.


Art.
13 – Compete à Gerência-Geral de Documentação
e Informação – GDI -, mediante solicitação
do órgão interessado:
I
– prestar assessoria no planejamento e na manutenção
de banco de dados e na metodologia de organização de
documentos e informações digitais;
II
– capacitar os servidores, por meio de cursos e treinamentos,
em atividades relacionadas a banco de dados e a organização
de documentos e informações digitais.


Art.
14 – Os casos omissos serão resolvidos pelo Conselho de
Diretores.


Art.
15 – Esta deliberação entra em vigor na data de
sua publicação. 



Sala
de Reuniões da Mesa da Assembléia Legislativa, aos 16
de abril de 2007.


Deputado
Alberto Pinto Coelho, Presidente
Deputado
Doutor Viana, 1º Vice-Presidente
Deputado
José Henrique, 2º Vice-Presidente
Deputado
Roberto Carvalho, 3º Vice-Presidente
Deputado
Dinis Pinheiro, 1º Secretário
Deputado
Tiago Ulisses, 2º Secretário
Deputado
Alencar da Silveira Jr., 3º Secretário