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Deliberação 2713, de 23/09/2019 - Texto Original


Altera
a Deliberação da Mesa nº 2.624, de 24 de agosto de
2015, que institui o Comitê de Gestão Documental; e a
Deliberação da Mesa nº 2.663, de 16 de agosto de
2017, que dispõe sobre o sistema de arquivos, estabelece o
plano de classificação de documentos, aprova a tabela
de temporalidade e destinação de documentos, disciplina
os procedimentos relativos à eliminação, à
transferência e ao recolhimento de documentos arquivísticos
no âmbito da Assembleia Legislativa e dá outras
providências.





A
Mesa da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de
suas atribuições, em especial da prevista no inciso V
do caput do art. 79 do Regimento Interno, considerando que a adoção
do Sistema Eletrônico de Informações – SEI
–, com vistas à tramitação de processos
eletrônicos e à gestão de documentos
administrativos em formato digital, gerou a necessidade de
estabelecimento de novas diretrizes e procedimentos para a produção,
o uso, a tramitação e a destinação dos
documentos arquivísticos, previstos na Deliberação
da Mesa nº 2.663, de 16 de agosto de 2017; e impactou nos
trabalhos do Comitê de Gestão Documental da Assembleia,
instituído pela Deliberação da Mesa nº
2.624, de 24 de agosto de 2015,


DELIBERA:


Art.
1º – Os arts. 3º, 4º e 5º e o Capítulo
III da Deliberação da Mesa nº 2.624, de 24 de
agosto de 2015, passam a vigorar com a seguinte redação,
ficando o caput do art. 1º acrescido do seguinte inciso IV:
“Art.
1º – (...)
IV
– atuar como instância propositiva, consultiva e
deliberativa para o estabelecimento de diretrizes relativas à
implantação e operacionalização de
processos em meio eletrônico.
(...)
Art.
3º – As reuniões do comitê serão
convocadas pelo seu coordenador, sempre que julgar necessário,
observando-se o mínimo de uma reunião por semestre.
(...)
Art.
4º – O comitê será composto:
I
– pelo titular da Secretaria-Geral Adjunta da Mesa – SGA;
II
– pelo titular da Diretoria de Planejamento e Coordenação
– DPC;
III
– pelo titular da Procuradoria-Geral – PGA;
IV
– pelo titular da Gerência-Geral de Tecnologia da
Informação – GTI;
V
– pelo titular da Gerência-Geral de Documentação
e Informação – GDI;
VI
– pelo titular da Gerência de Gestão Arquivística
da GDI;
VII
– por um representante da Diretoria-Geral – DGE;
VIII
– por um representante da Gerência-Geral de Gestão
de Processos e Normatização – GPN;
IX
– por um representante da Diretoria de Recursos Humanos –
DRH.
§
1º – Os titulares da SGA e da DPC serão,
respectivamente, o coordenador e o o coordenador adjunto do comitê
e, na sua ausência, indicarão um dos integrantes para
substituí-los.
§
2º – Convidados poderão participar das reuniões
do comitê, a critério de seu coordenador.
Art.
5º – Os membros do comitê a que se referem os
incisos VII a IX do art. 4º serão designados mediante
portaria do diretor-geral, sem prejuízo do exercício
das atividades desenvolvidas em seu respectivo órgão de
lotação.


CAPÍTULO
III
DAS
COMPETÊNCIAS DO COMITÊ E DA GDI


Art.
6º – Compete ao comitê:
I
– desenvolver, validar, implementar e atualizar a política
arquivística da Assembleia Legislativa, com vistas a
estruturar e/ou padronizar práticas e procedimentos técnicos
que garantam a adequada gestão dos documentos;
II
– subsidiar as decisões da direção quanto
aos prazos de guarda e a destinação de documentos
arquivísticos da Assembleia Legislativa, observando os
aspectos jurídicos, legais e administrativos pertinentes;
III
– coordenar as ações dos órgãos da
Assembleia Legislativa com vistas ao levantamento de dados e
informações para subsidiar a estruturação
e o aprimoramento da política arquivística
institucional, bem como a elaboração dos instrumentos
de gestão de documentos;
IV
– analisar os processos de eliminação de
documentos e encaminhá-los ao diretor-geral para aprovação;
V
– propor à direção escopo e cronograma
para implantação do Sistema Eletrônico de
Informações – SEI –, a que se refere a
Deliberação da Mesa nº 2.712, de 23 de setembro de
2019, no âmbito da Assembleia Legislativa e acompanhar a sua
operacionalização, bem como monitorar o cumprimento das
diretrizes relativas à implementação de
processos em meio eletrônico;
VI
– validar padrões e regras de funcionamento do SEI;
VII
– coordenar os procedimentos de uso, classificação
e desclassificação de informações
restritas e de acesso a tais informações, incluindo as
seguintes atribuições:
a)
propor medida a ser adotada ou emitir parecer sobre casos omissos
referentes à classificação de informações
restritas;
b)
assessorar a autoridade classificadora, quando necessário,
quanto à análise para classificação,
desclassificação e reclassificação do
grau de restrição da informação ou
redução do prazo de restrição de acesso;
c)
subsidiar a elaboração de lista anual de informações
classificadas em cada grau de restrição e de
informações que tenham sido desclassificadas, a serem
disponibilizadas no portal da Assembleia;
d)
propor, quando necessário, alterações nos
procedimentos de acesso a dados, informações e
documentos restritos, bem como de sua classificação,
tratamento e armazenamento;
e)
solicitar à autoridade classificadora da informação
nos graus a que se referem os incisos I e II do caput do art. 27 da
Lei Federal nº 12.527, de 2011, esclarecimentos ou acesso a
conteúdo parcial ou integral, no assessoramento a
procedimentos de reavaliação de classificação;
f)
propor procedimentos complementares para o tratamento da informação
classificada como restrita, contida em documentos digitais ou
especiais;
g)
receber credenciamento de servidor ou de pessoa que com a Assembleia
mantenha vínculo de qualquer natureza, realizado por uma das
autoridades previstas nos incisos II e III do caput do art. 1º
da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2001, para
acessar informações classificadas como restritas.
Parágrafo
único – No exercício de suas atribuições,
o comitê contará com o assessoramento técnico da
GDI e do Escritório de Gestão do SEI, instituído
pela Deliberação da Mesa nº 2.712, de 2019.


Art.
7º – Compete à GDI:
I
– realizar estudos e pesquisas para subsidiar a atuação
do comitê, com vistas ao aperfeiçoamento da política,
dos métodos, dos parâmetros técnicos e dos
instrumentos de gestão de documentos arquivísticos
registrados em qualquer suporte, abrangendo as fases corrente,
intermediária e permanente;
II
– organizar informações de contexto e propor
possíveis soluções para subsidiar decisões
do comitê ou de instâncias superiores relativamente à
gestão de documentos arquivísticos;
III
– auxiliar e secretariar o comitê no desempenho de suas
atribuições, por meio do levantamento e do repasse de
dados e informações, da formulação de
propostas e da discussão dos assuntos colocados em pauta, bem
como da elaboração de atas, documentos e relatórios
para instrução de processos;
IV
– manter contatos institucionais para o intercâmbio de
experiências relativas à gestão de documentos
físicos e digitais;
V
– elaborar e manter o plano de classificação de
documentos, a partir da análise de funções,
atividades e tarefas dos órgãos da Assembleia
Legislativa;
VI
– elaborar, manter e propor adequações à
tabela de temporalidade e destinação de documentos, com
base no plano de classificação de documentos e
observando os aspectos jurídicos, legais e administrativos
pertinentes;
VII
– assessorar os órgãos da Assembleia Legislativa
sobre o uso dos instrumentos de gestão e sobre os processos de
eliminação de documentos arquivísticos;
VIII
– gerir os arquivos centralizados de documentos em suporte
físico;
IX
– gerir o repositório arquivístico digital
confiável, com vistas a manter autênticos os documentos
digitais, preservando-os pelo tempo necessário para fins de
acesso.”.


Art.
2º – Os arts. 8º, 9º, 10, 19 e 21 e o § 2º
do art. 16 da Deliberação nº 2.663, de 16 de
agosto de 2017, passam a vigorar com a seguinte redação:
“Art.
8º – Compete à GDI coordenar, acompanhar e orientar
o processo de eliminação de documentos arquivísticos
no âmbito da Assembleia Legislativa.
Art.
9º – O processo de eliminação é
iniciado pelo titular do órgão responsável pelos
documentos, por meio de comunicado formal à GDI, no qual
deverá conter:
I
– a manifestação do interesse em eliminar a
documentação cujo prazo de guarda tenha expirado;
II
– a indicação de dois servidores do órgão
responsável pelos documentos para acompanharem o processo de
eliminação;
III
– a listagem dos documentos a serem eliminados, conforme modelo
constante no Anexo IV; e
IV
– a declaração de que não tem conhecimento
da existência de processos administrativos ou judiciais em
curso relacionados à documentação que se
pretende eliminar.
Art.
10 – Recebido o comunicado a que se refere o art. 9º, a
GDI designará servidor para coordenar os procedimentos
relativos à eliminação dos documentos.
Parágrafo
único – Caberá ao servidor a que se refere o
caput reunir as informações necessárias à
instrução do processo para subsidiar a análise
do Comitê de Gestão Documental sobre o pedido de
eliminação.
(...)
Art.
16 – (...)
§
2º – A eliminação será acompanhada,
no local definido para o procedimento, pelos servidores indicados
pelo órgão responsável pelos documentos, nos
termos do inciso II do caput do art. 9º.
(...)
Art.
19 – Os documentos produzidos em função do
processo de eliminação são considerados de
guarda permanente e ficarão sob a custódia da GDI.
(...)
Art.
21 – Salvo disposição legal em contrário,
a reprodução de documentos por meio de microfilmagem,
digitalização ou outra tecnologia não autoriza a
eliminação dos originais antes do transcurso dos prazos
previstos na tabela de temporalidade e destinação de
documentos.”.


Art.
3º – O Anexo IV da Deliberação da Mesa nº
2.663, de 2017, passa a vigorar na forma do Anexo.


Art.
4º – Fica revogado o art. 36 da Deliberação
nº 2.663, de 2017.


Art.
5º – Esta deliberação entra em vigor na data
de sua publicação.


Sala
de Reuniões da Mesa da Assembleia Legislativa, 23 de setembro
de 2019.


Agostinho
Patrus, presidente – Antonio Carlos Arantes, 1º-vice-presidente
– Cristiano Silveira, 2º-vice-presidente – Alencar
da Silveira Jr., 3º-vice-presidente – Tadeu Martins Leite,
1º-secretário – Carlos Henrique, 2º-secretário
– Arlen Santiago, 3º-secretário.


ANEXO
(a
que se refere o art. 3º da Deliberação da Mesa nº
2.713, de 23 de setembro de 2019)
“ANEXO
IV
(a
que se refere o inciso III do caput do art. 9º da Deliberação
da Mesa nº 2.663, de 16 de agosto de 2017)













LISTAGEM
                   DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS








Órgão
                   responsável pelos documentos (nome e sigla):






Listagem
                   nº__/____     

(nº
                   e ano da listagem) 

Folha
                   n __/____
(nº
                   da folha e nº total de folhas)






Classificação
                   dos documentos






Ano
                   ou período


Unidade
                   de  Aquivamento


Observações
                   e/ou justificativas




Código


Descritor


Quantificação


Especificação






































































































































Mensuração
                   total dos documentos (em metros lineares):




Período
                   geral dos documentos (em anos civis):















Este
                   quadro somente deverá ser preenchido quando os documentos a
                   serem eliminados necessitarem de comprovação de
                   decisão final do TCE-MG pela aprovação,
                   arquivamento ou extinção do processo de prestação
                   de contas da Assembleia.




Contas
                   do(s) exercício(s) de:


 Decisão
                   proferida pelo Tribunal de Contas em:


 Publicação
                   da decisão no Diário Oficial (data, seção,
                   página)





















































Data:
                   ___/___/_____



Títular
                   do órgão responsável pelos documentos


Data:
                   ___/___/_____



Títular
                   do órgão responsável pelos documentos


Data:
                   ___/___/_____



Títular
                   do órgão responsável pelos documentos




Data:
                   ___/___/_____



Coordenador
                   do Comitê de Gestão
 Documental






Data:
                   ___/___/_____



Coordenador
                   do Comitê de Gestão Documental