

DECRETO Nº 1552-R, DE 10 DE OUTUBRO DE 2005.






                           Institui o Programa de Gestão Documental - PROGED
                           do Governo do Estado do Espírito Santo.





O GOVERNADOR DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO,  no  uso  das  atribuições  legais
conferidas pelo artigo 91, inciso III da Constituição Estadual;





CONSIDERANDO que são deveres do  Poder  Público  a  gestão  documental  e  a
proteção especial de documentos como elementos de prova e informação e  como
instrumentos de apoio  à  administração,  à  cultura  e  ao  desenvolvimento
científico;


CONSIDERANDO a inexistência de aplicabilidade,  padronização  e  atualização
de normas e procedimentos referentes à produção, tramitação  e  arquivamento
de documentos, no âmbito do Poder Executivo Estadual;


CONSIDERANDO que t odos os órgãos da Administração Pública  Estadual  Direta
e Indireta produzem e acumulam documentos de valor probatório  e  histórico,
em decorrência do  exercício  de  atividades  específicas,  independente  do
suporte da informação ou da natureza dos documentos;


CONSIDERANDO que a perda, extravio ou destruição de documentos efetuada  sem
critérios podem acarretar danos irrecuperáveis à  Administração  do  Estado,
aos direitos dos cidadãos e à História;


CONSIDERANDO a  existência  de  expressiva  massa  documental  acumulada  no
âmbito das unidades administrativas do Poder Público Estadual;


CONSIDERANDO  que  o  gerenciamento  da  documentação  pública,  nas   fases
corrente e intermediária,  compete  à  Secretaria  de  Estado  de  Gestão  e
Recursos Humanos e que o gerenciamento na fase permanente e a orientação  da
análise e seleção destes  documentos  para  a  racionalização  dos  arquivos
correntes compete ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo,





DECRETA:





Art. 1º Fica instituído o Programa de Gestão Documental - PROGED do  Governo
do Estado do Espírito Santo, vinculado à Secretaria de Estado  de  Gestão  e
Recursos Humanos – SEGER.


Art. 2º O PROGED, tem como objetivos principais:


I - padronizar os procedimentos de produção, tramitação, análise, seleção  e
arquivamento de documentos públicos;


II - capacitar servidores para a aplicação da gestão documental;


III - orientar os órgãos  da  administração  direta  e  indireta,  quanto  à
implantação, execução, aplicabilidade e avaliação do Programa.


Parágrafo único.  O PROGED será composto por um Comitê Gestor,  no  qual  se
integram a Secretaria de Estado  de  Gestão  e  Recursos  Humanos  –  SEGER,
Arquivo Público Estadual – APE e o Instituto de Tecnologia da  Informação  e
Comunicação do Espírito Santo – ITI.


Art. 3º É responsabilidade do Comitê Gestor do PROGED:


I - produzir e publicar  procedimentos  de  produção,  tramitação,  análise,
seleção e arquivamento de documentos públicos;


II - coordenar ações de capacitação  dos  servidores,  assim  como  executar
avaliação das mesmas;


III - proporcionar o diálogo entre os sistemas que integram o PROGED, a  fim
de garantir uma ação integrada de gestão documental;


IV - avaliar a ação dos Sistemas que integram o Programa.


Art. 4º Considera-se gestão de documentos  o  conjunto  de  procedimentos  e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,  avaliação  e
arquivamento em fase corrente e intermediária.


Art. 5º Integram o PROGED:


I - o Sistema Estadual de Comunicações Administrativas - SICAD


II - o Sistema Estadual de Arquivos – SIARQ


Art. 6º A estrutura do SICAD compreende:


I - órgão central: Secretaria de Est ado de  Gestão  e  Recursos  Humanos  –
SEGER;


II - órgão de  assessoramento:  Instituto  de  Tecnologia  da  Informação  e
Comunicação do Espírito Santo – ITI;


III - órgãos setoriais: Setores  de  Protocolo  da  Administração  Direta  e
Indireta.


Art. 7º A estrutura do SIARQ compreende:


I - órgão central: Arquivo Público Estadual – APE;


II - órgão de  assessoramento:  Instituto  de  Tecnologia  da  Informação  e
Comunicação do Espírito Santo – ITI;


III - órgãos  setoriais:  Setores  de  Arquivo  da  Administração  Direta  e
Indireta.


Art. 8º Poderão participar  do  PROGED,  mediante  celebração  de  convênio,
órgãos  dos  Poderes  Legislativo  e  Judiciário,   Executivo   Estadual   e
Municipal, as  Fundações  instituídas  pelo  Poder  Público  e  instituições
privadas encarregadas da administração de serviços públicos.


Art. 9º Os órgãos da Administração Pública Estadual Direta  e  Indireta  que
ainda não possuem Protocolo e Arquivo Geral deverão criá-los,  no  prazo  de
90 (noventa) dias, a fim de estabelecer um instrumento  de  apoio  aos  atos
administrativos e de preservar o patrimônio arquivístico estadual.


Art. 10. Compete aos órgãos centrais dos sistemas:


I  -  acompanhar  e  orientar  a  implantação,  execução,  aplicabilidade  e
avaliação do Programa;


II - Sugerir ao Comitê  Gestor  do  PROGED  ações  normativas  relativas  às
atividades de sua competência.


Art. 11.  Compete aos órgãos setoriais dos sistemas:


I - executar a gestão de documentos na instituição à  qual  está  vinculado,
seguindo  as  diretrizes  do  Programa  e  as   orientações   dos   sistemas
vinculados;


II - sugerir ao Comitê  Gestor  do  PROGED  ações  normativas  relativas  às
atividades de sua competência.


Art. 12. Compete ao órgão de assessoramento dos sistemas:


I - acompanhar  e  orientar  a  implantação  dos  instrumentos  tecnológicos
relacionados aos sistemas de informação vinculados ao PROGED;


II - sugerir ao Comitê  Gestor  do  PROGED  ações  normativas  relativas  às
atividades de sua competência.


Art. 13. Ficam obrigados todos os entes da  Administração  Pública  Estadual
Direta e Indireta a se integrarem ao Sistema Informatizado de  Protocolo  no
prazo de 90 (noventa) dias, contados a partir da data  de  publicação  deste
Decreto.


Parágrafo único. Este sistema deverá estar instalado, obrigatoriamente,  nos
setores de protocolo e nos setores de arquivo geral.


Art. 14. Ficam instituídas, em caráter permanente,  as  Comissões  Setoriais
de Avaliação de Documentos – CADS, no âmbito  dos  órgãos  da  administração
direta e indireta.


Parágrafo  único.  Os  dirigentes  dos  órgãos  da  administração  direta  e
indireta terão o prazo de 30 (trinta) dias, contados a partir da  publicação
deste decreto,  para  constituírem  as  referidas  Comissões,  por  meio  de
Portaria, atendendo às orientações do Comitê Gestor do PROGED.


Art. 15. As CADS  estão  subordinadas  diretamente  ao  Comitê  Gestor,  sem
prejuízo da vinculação institucional das mesmas.


Art. 16. Compete às CADS:


I - auxiliar os setores de arquivo  e  protocolo  nos  estudos  e  pesquisas
relativos à implantação do PROGED em sua instituição;


II -  realizar  estudos  e  estabelecer  critérios  de  análise,  seleção  e
destinação de documentos de atividades-fim, em conjunto com o órgão  central
do SIARQ, que deverão ser aprovados pelo Comitê Gestor do Programa;


III - aprovar as listagens de  eliminação  e  recolhimento  sugeridas  pelos
setores de arquivo;


IV - gerenciar os procedimentos de eliminação de documentos.


Art. 17. As CADS terão no mínimo 05 (cinco) membros e serão integradas por:


I - 01 servidor responsável pelo protocolo;


II - 01 servidor responsável pelo arquivo;


III - 03 profissionais ligados diretamente às atividades-fim do órgão.


Parágrafo único.  A  comissão  poderá  solicitar  a  colaboração  de  outros
servidores para a execução de estudos ou esclarecimentos específicos.


Art. 18.  O exercício das atividades  desenvolvidas  pelos  integrantes  das
comissões é de natureza  relevante  e  não  ensejará  qualquer  remuneração,
sendo prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos  ou  funções
de cada membro.


Art. 19. A cessação das atividades de instituições públicas  ou  de  caráter
público  implica  o  recolhimento  de   sua   documentação   à   instituição
arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.


Art. 20. O Governo do Estado do Espírito Santo, ouvido o  Comitê  Gestor  do
PROGED, poderá identificar arquivos privados como  de  interesse  público  e
social, quando constituírem conjunto de fontes relevantes para a história  e
para o desenvolvimento científico local.


§ 1° O acesso aos documentos de  arquivos  privados  identificados  como  de
interesse público e social será facultado ao  público  mediante  autorização
de seu proprietário ou possuidor.


§ 2° Os arquivos privados identificados como de interesse público  e  social
poderão ser depositados,  a  título  revogável,  ou  doados  a  instituições
arquivísticas públicas.


Art. 21. Os arquivos privados identificados pelo Poder Público do Estado  do
Espírito Santo como de interesse público e social não poderão ser  alienados
com dispersão e perda da unidade documental, nem transferidos ao exterior.


Parágrafo único. Na alienação desses arquivos, o Poder Público  do  Espírito
Santo exercerá a preferência na aquisição.


Art. 22.  Ficará sujeito à responsabilidade penal,  civil  e  administrativa
na  forma  da  legislação  em  vigor,  aquele  que  desfigurar  ou  destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse  público  ou
social.


Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.


Palácio da Fonte Grande, em Vitória, aos 10  dias  de   outubro    de  2005;
184º da Independência, 117º da República; e 471º do  Início  da  Colonização
do Solo Espírito Santense.




PAULO CESAR HARTUNG GOMES
Governador do Estado
              (Este texto não substitui o publicado no D.O.E. em 11/10/2005)





















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GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
Gabinete do Governador