
DECRETO Nº 4112-R, DE 14 DE JUNHO DE 2017.





                           Dispõe sobre o uso  do  meio  eletrônico  para  a
                           realização do processo administrativo  no  âmbito
                           dos órgãos e das  entidades  do  Poder  Executivo
                           Estadual.






O GOVERNADOR DO ESTADO DO  ESPÍRITO  SANTO,  no  exercício  das  atribuições
previstas no art. 91, III da Constituição Estadual, em conformidade  com  as
informações contidas no processo nº 77952626,





DECRETA:





Art. 1º  Este  Decreto  dispõe  sobre  o  uso  do  meio  eletrônico  para  a
realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos da  Administração
Direta  e  das  entidades  da  Administração  Indireta  do  Poder  Executivo
Estadual.


Art. 2º A implementação  das  medidas  instituídas  por  este  Decreto  visa
alcançar os seguintes objetivos:


I  -  assegurar  a  eficiência,  a  eficácia  e  a   efetividade   da   ação
governamental  e  promover  a  adequação  entre  meios,  ações,  impactos  e
resultados;


II - promover a utilização  de  meios  eletrônicos  para  a  realização  dos
processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;


III - ampliar a sustentabilidade  ambiental  com  o  uso  da  tecnologia  da
informação e da comunicação; e


IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.


Art.  3º  Para  o  disposto  neste  Decreto,  consideram-se   as   seguintes
definições:


I - documento – unidade de registro  de  informações,  independentemente  do
formato, do suporte ou da natureza;


II - documento  digital  –  informação  registrada,  codificada  em  dígitos
binários, acessível e  interpretável  por  meio  de  sistema  computacional,
podendo ser:


a)  documento  nato-digital  -  documento  criado  originariamente  em  meio
eletrônico; ou


b) documento digitalizado - documento obtido a partir  da  conversão  de  um
documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital; e


III  -  processo  administrativo  eletrônico  -  aquele  em  que   os   atos
processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico;


IV - meio eletrônico  –  qualquer  forma  de  armazenamento  ou  tráfego  de
documentos e arquivos digitais;


V - transmissão eletrônica – toda forma de comunicação  à  distância  com  a
utilização de redes de comunicação, preferencialmente,  a  rede  mundial  de
computadores (internet);


VI - assinatura eletrônica as seguintes formas de  identificação  inequívoca
do signatário:


a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido por  Autoridade
Certificadora credenciada, na forma de lei específica;


b) ou mediante cadastro  de  usuário  junto  ao  Poder  Executivo,  conforme
disciplinado pelos respectivos órgãos.


VII  -  sistema  de  processo  eletrônico   governamental   –   sistema   de
processamento de dados  adotado  pelo  Governo  do  Estado,  que  permite  o
gerenciamento e controle de operações referentes  às  funções  de  produção,
recebimento, registro e tramitação de processos e atos administrativos.


Art. 4º Para o atendimento  ao  disposto  neste  Decreto,  os  órgãos  e  as
entidades da do Poder Executivo  Estadual  utilizarão  sistema  de  processo
eletrônico  governamental  para  a  gestão  e   o   trâmite   de   processos
administrativos eletrônicos.


Parágrafo único. Nos casos em que houver a  necessidade  de  contratação  de
outro  sistema  de  tramitação  em  meio  eletrônico,  deverá  haver  prévia
manifestação do Instituto de  Tecnologia  da  Informação  e  Comunicação  do
Espírito   Santo   -   PRODEST,   principalmente   em   se    tratando    de
interoperabilidade com outras soluções  já  utilizadas,  exceto  quanto  aos
itens que contém especificação no site do PRODEST, devendo  tal  comprovante
ser juntado ao processo.


Art. 5º Nos  processos  administrativos  eletrônicos,  os  atos  processuais
deverão  ser  realizados  por  meio  do  sistema  de   processo   eletrônico
governamental, exceto nas situações em que este  procedimento  for  inviável
ou em caso de  indisponibilidade  do  meio  eletrônico,  cujo  prolongamento
cause dano relevante à celeridade do processo.


Parágrafo  único.  No  caso  das  exceções  previstas  no  caput,  os   atos
processuais  poderão  ser  praticados  segundo  as  regras  aplicáveis   aos
processos documentados  em  meio  físico,  impressos  em  papel,  desde  que
posteriormente o documento-base correspondente seja  digitalizado,  conforme
procedimento previsto no art. 12.


Art. 6º A autoria, a autenticidade e  a  integridade  dos  documentos  e  da
assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão  ser  obtidas
por meio de certificado digital  emitido  no  âmbito  da  Infraestrutura  de
Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil,  observados  os  padrões  definidos
por essa Infraestrutura.


§ 1º  O  disposto  no  caput  não  obsta  a  utilização  de  outro  meio  de
comprovação da autoria e integridade  de  documentos  em  forma  eletrônica,
inclusive os que utilizem identificação  por  meio  de  nome  de  usuário  e
senha.


§ 2º O disposto  neste  artigo  não  se  aplica  a  situações  que  permitam
identificação  simplificada  do  interessado  ou  nas  hipóteses  legais  de
anonimato.


Art. 7º Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se  realizados  no
dia e na hora  do  recebimento  pelo  sistema  informatizado  de  gestão  de
processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade,  o  qual  deverá
fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.


§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em  determinado  prazo,
por  meio  do   sistema   eletrônico   governamental,   serão   considerados
tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário,  até  as  vinte  e
três horas e cinquenta e nove minutos do último dia  do  prazo,  no  horário
oficial de Brasília.


§ 2º Na hipótese prevista no § 1º,  se  o  sistema  de  processo  eletrônico
governamental se tornar  indisponível  por  motivo  técnico,  o  prazo  fica
automaticamente prorrogado até as vinte e três  horas  e  cinquenta  e  nove
minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.


Art. 8º O acesso à íntegra do processo para  vista  pessoal  do  interessado
pode ocorrer por intermédio da disponibilização do sistema informatizado  de
gestão a que se refere  o  art.  4º  ou  por  meio  de  acesso  à  cópia  do
documento, preferencialmente, em meio eletrônico.


Parágrafo  único.  Salvo  nas  hipóteses  previstas  em  lei,  o   documento
digitalizado juntado em processo eletrônico somente estará  disponível  para
acesso por meio da rede mundial de computadores, para a  parte  interessada,
desde  que  esteja  devidamente  credenciadas/cadastradas  junto  ao   órgão
competente na forma do regulamento.


Art. 9º A  classificação  da  informação  quanto  ao  grau  de  sigilo  e  a
possibilidade de limitação  do  acesso  aos  servidores  autorizados  e  aos
interessados no processo observarão os termos da Lei nº 12.527/2011, da  Lei
Estadual nº 9.871/2012, e das demais normas aplicáveis.


Art. 10. Os documentos nato-digitais e assinados  eletronicamente  na  forma
do art. 6º são considerados originais para todos os efeitos legais.


Art. 11. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos  em  formato
digital para juntada aos autos.


§  1º  O  teor  e  a  integridade  dos  documentos  digitalizados   são   de
responsabilidade do interessado, que responderá  nos  termos  da  legislação
civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.


§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado  terão  valor  de
cópia simples.


§ 3º A apresentação do original do documento  digitalizado  será  necessária
quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas  nos  artigos
13 e 14.


Art. 12. A digitalização de documentos recebidos  ou  produzidos  no  âmbito
dos órgãos  e  das  entidades  da  Administração  Pública  Estadual  direta,
autárquica  e  fundacional  deverá  ser  acompanhada   da   conferência   da
integridade do documento digitalizado.


§ 1º A conferência prevista no caput deverá  registrar  se  foi  apresentado
documento  original,  cópia  autenticada  em  cartório,  cópia   autenticada
administrativamente ou cópia simples.


§  2º  Os  documentos  resultantes  da  digitalização  de  originais   serão
considerados cópia autenticada  administrativamente,  e  os  resultantes  da
digitalização  de  cópia  autenticada  em  cartório,  de  cópia  autenticada
administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.


§ 3º A administração poderá, conforme definido  em  ato  de  cada  órgão  ou
entidade:


I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e  devolvê-lo
imediatamente ao interessado;


II - determinar que a protocolização de documento original seja  acompanhada
de cópia simples, hipótese em que o  protocolo  atestará  a  conferência  da
cópia com o  original,  devolverá  o  documento  original  imediatamente  ao
interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e


III - receber o documento em meio físico, impresso em papel, para  posterior
digitalização, considerando que:


a) os documentos impressos em papel recebidos que sejam originais ou  cópias
autenticadas   em   cartório   devem   ser   devolvidos   ao    interessado,
preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da  entidade,  nos
termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e


b) os documentos impressos em papel recebidos que sejam cópias  autenticadas
administrativamente ou cópias simples podem ser descartados  após  realizada
a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.


§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do  documento
recebido, este ficará sob guarda da Administração e será admitido o  trâmite
do processo de forma híbrida, conforme definido em  ato  de  cada  órgão  ou
entidade.


Art.  13.  Impugnada  a  integridade  do  documento  digitalizado,  mediante
alegação  motivada e fundamentada  de  adulteração,  deverá  ser  instaurada
diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.


Art. 14. A administração poderá exigir, a seu critério,  até  que  decaia  o
seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do  original
de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades  ou  enviado
eletronicamente pelo interessado.


Art.  15.  Deverão  ser  associados  elementos  descritivos  aos  documentos
digitais  que  integram  processos  eletrônicos,  a  fim   de   apoiar   sua
identificação,  sua  indexação,  sua   presunção   de   autenticidade,   sua
preservação e sua interoperabilidade na forma  do regulamento.


Art.  16.  Os  documentos  que   integram   os   processos   administrativos
eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o  plano  de
classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão  ou
na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.


§  1º  A  eliminação  de  documentos  digitais  deve  seguir  as  diretrizes
previstas na legislação.


§ 2º Os documentos digitais e processos  administrativos  eletrônicos,  cuja
atividade já tenha sido encerrada e que  estejam  aguardando  o  cumprimento
dos prazos de guarda e destinação final, poderão ser transferidos  para  uma
área de armazenamento específica, sob  controle  do  órgão  ou  da  entidade
responsável pela sua guarda, a fim de garantir a preservação, a segurança  e
o acesso pelo tempo necessário.


§ 3º Será admitido o armazenamento dos documentos em área  de  armazenamento
sob gestão do PRODEST, ficando o órgão ou  entidade  de  origem  responsável
pela sua guarda.


Art. 17. A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais  deverá
obedecer  às  políticas  e   diretrizes   estabelecidas   nos   Padrões   de
Interoperabilidade de Governo Eletrônico -  ePING  e  oferecer  as  melhores
expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação.


Parágrafo  único.  Para  os  casos  ainda  não  contemplados   nos   padrões
mencionados  no  caput,  deverão  ser  adotados   formatos   interoperáveis,
abertos, independentes de plataforma tecnológica e amplamente utilizados.


Art.  18.  Os  órgãos  ou  as  entidades  deverão   estabelecer   políticas,
estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e  o
uso contínuo dos documentos digitais.


Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo:


I - proteção contra a deterioração  e  a  obsolescência  de  equipamentos  e
programas; e


II  -  mecanismos  para  garantir  a  autenticidade,  a  integridade   e   a
legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.


Art. 19. A  guarda  dos  documentos  digitais  e  processos  administrativos
eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo  com  as
normas previstas pela instituição arquivística pública responsável  por  sua
custódia,  incluindo  a  compatibilidade  de  suporte  e   de   formato,   a
documentação  técnica  necessária  para  interpretar  o   documento   e   os
instrumentos que permitam a sua identificação e o  controle  no  momento  de
seu recolhimento.


Art. 20. Para os processos  administrativos  eletrônicos  regidos  por  este
Decreto, deverá  ser  observado  o  prazo  definido  na  legislação  para  a
manifestação dos interessados e para a decisão do administrador.


Art. 21. A Secretaria de Estado de Gestão e  Recursos  Humanos  -  SEGER,  a
Secretaria  de  Estado  do  Governo  -  SEG  e  o  PRODEST  poderão  editar,
conjuntamente, normas complementares a este Decreto.


Art. 22. No prazo de 4 (quatro) meses, contado da data de  publicação  deste
Decreto, prorrogável  por  igual  período,  os  órgãos  e  as  entidades  da
Administração Pública Estadual  direta,  autárquica  e  fundacional  deverão
apresentar à  Secretaria  de  Gestão  e  Recursos  Humanos  cronograma  para
implementação do uso do  meio  eletrônico  para  a  realização  do  processo
administrativo.


§ 1º O uso do meio eletrônico para a realização de  processo  administrativo
deverá estar implementado no prazo de 2 (dois)  anos,  contado  da  data  de
publicação deste Decreto.


§ 2º Os órgãos e as entidades estaduais que já utilizam sistema de  processo
administrativo eletrônico, em alguma de suas atividades, deverão  adaptar-se
ao disposto neste Decreto no prazo de 2 (dois) anos, contado da data de  sua
publicação, ressalvadas razões de ordem técnica  ou  econômica,  devidamente
declinadas no cronograma para implementação  de  que  trata  o  caput  deste
artigo.


Art. 23. Ato do dirigente do órgão ou ente estabelecerá a data a  partir  da
qual  o  uso  do  meio   eletrônico   para   a   tramitação   de   processos
administrativos será considerado implantado, parcial ou totalmente,  em  seu
âmbito de atividades.


Parágrafo único. Será admitida a manutenção e continuidade de tramitação  em
meio físico dos processos administrativos inaugurados antes do  ato  de  que
trata o caput, assim como a migração destes de forma  gradual,  atendendo  a
critérios de conveniência e oportunidade.


Art. 24. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.


Palácio Anchieta, em Vitória, aos 14 dias do mês de junho de 2017,  196º  da
Independência, 129º da República e 483º do Início  da  Colonização  do  Solo
Espírito-santense.


PAULO CESAR HARTUNG GOMES
Governador do Estado
                        Parte superior do formulário
                        Parte inferior do formulário

              (Este texto não substitui o publicado no D.O.E. em 16/06/2017)

                                         (Revogado pelo Decreto 4410-R-2019)
                                                     -----------------------
      GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
       Gabinete do Governador