

DECRETO Nº 4411-R, DE 18 DE ABRIL DE 2019


                               Institui o Sistema de Gestão  de  Documentos
                               Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs)



O GOVERNADOR DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO,  no  uso  da  atribuição  que  lhe
confere  o  inciso  V,  “a”  do  art.  91  da  Constituição   Estadual,   em
conformidade com as informações contidas no processo nº 85587265,





Considerando a necessidade de aumentar  a  eficiência  e  transparência  dos
processos administrativos;


Considerando as disposições do Decreto  que  dispõe  sobre  o  uso  do  meio
eletrônico para a  realização  de  processo  administrativo  no  âmbito  dos
órgãos e das entidades do Poder Executivo Estadual;





DECRETA:


Art. 1º Fica instituído o Sistema  de  Gestão  de  Documentos  Arquivísticos
Eletrônicos (e-Docs) no âmbito da Administração Pública  Direta,  Autárquica
e Fundacional do Poder Executivo do Estado.


Art.  2º  O  e-Docs  é  um  sistema  corporativo  de  gestão  de  documentos
arquivísticos eletrônicos,  que  contempla  os  procedimentos  de  autuação,
captura, despacho, tramitação, classificação, temporalidade, arquivamento  e
destinação final.


Parágrafo único. A gestão do e-Docs ficará a cargo da Secretaria  de  Estado
de Gestão e Recursos Humanos (SEGER).


Art.  3º  Para  o  disposto  neste  Decreto,  consideram-se   as   seguintes
definições:


I - SEP: Sistema Eletrônico de Protocolo.


II - Siarhes: Sistema Integrado de  Administração  de  Recursos  Humanos  do
Espírito Santo.


III - Plano de Classificação de Documentos (PCD):  Esquema  de  distribuição
de  documentos  em  classes,  de  acordo   com   métodos   de   arquivamento
específicos, elaborado a partir do estudo da  estrutura  e  funções  de  uma
instituição e da análise dos arquivos por ela produzidos.


IV  -  Tabela  de  Temporalidade  de  Documentos   (TTD):   Instrumento   de
destinação,  aprovado  por  autoridade  competente,  que  determina  prazos,
condições  de  guarda,  tendo  em  vista  a  transferência,  recolhimento  e
eliminação de documentos.


V - Documento Arquivístico:  Conjunto  de  documentos  avulsos  e  processos
administrativos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições  de
caráter público  e  entidades  privadas,  em  decorrência  do  exercício  de
atividades específicas, bem como por pessoa  física,  qualquer  que  seja  o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.


VI - Unidades Organizacionais: Correspondem a áreas e setores, inseridos  na
estrutura formal  do  organograma  do  Estado,  que  despacham  ou  tramitam
documentos arquivísticos.


VII - Processo Administrativo: Conjunto de atos  administrativos  sucessivos
e conectados,  praticado  pela  Administração  Pública  com  o  objetivo  de
satisfazer determinadas finalidades de interesse público.


VIII  -  Documento  Avulso:  Documento  produzido  ou  recebido  por  órgãos
públicos que necessita de rastreabilidade e pode vir a ser vinculado ou  não
a um processo administrativo.


Art.  4º  Os  órgãos  da  Administração  Direta,  Autárquica  e  Fundacional
utilizarão  o  e-Docs  para  autuar,   despachar   e   tramitar   documentos
arquivísticos por meio eletrônico.


§ 1º A utilização prevista no caput será  detalhada  por  meio  de  Portaria
emitida pela SEGER, observada a evolução do sistema.


§ 2º Os órgãos que utilizam outros sistemas para autuação  e  tramitação  de
documentos  arquivísticos  deverão  integrá-los  ao  e-Docs,  por  meio   de
barramento de integração que garanta a interoperabilidade entre eles.


Art. 5º Os órgãos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional  deverão
indicar à SEGER, no mínimo, 2 (dois) servidores que serão os  pontos  focais
para as ações de implantação e manutenção do e-Docs.


Art. 6º Os órgãos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional  deverão
elaborar ou revisar o seu Plano de Classificação de Documentos e  Tabela  de
Temporalidade de Documentos referentes às atividades finalísticas,  conforme
padrão estabelecido pelo Programa de Gestão Documental do Governo do  Estado
do Espírito Santo (Proged), e encaminhá-los ao Arquivo Público do Estado  do
Espírito Santo (APEES) para aprovação.


Parágrafo único. O APEES será responsável  por  inserir  as  informações  do
Plano  de  Classificação  de  Documentos  e  Tabela  de   Temporalidade   de
Documentos no e-Docs.


Art. 7º Os órgãos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional  deverão
manter atualizados no Siarhes:


I - Nome e sigla de todas as Unidades Organizacionais vigentes no órgão;


II - Cargo/função dos  servidores  públicos  em  suas  respectivas  Unidades
Organizacionais;


III - Responsável por cada Unidade Organizacional.


Art. 8º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.


Art. 9º Ficam revogadas as Portarias  Conjuntas  SEGER/SEG/PRODEST/APEES  Nº
001 de 01/08/2018 e N° 002 de 30/11/2018.


Palácio Anchieta, em Vitória, aos 18 dias do mês de abril de 2019,  198º  da
Independência, 131º da República e 485º do Início  da  Colonização  do  Solo
Espírito-santense.




JOSÉ RENATO CASAGRANDE
Governador do Estado


LENISE MENEZES LOUREIRO
Secretária de Estado de Gestão e Recursos Humanos

                (Este  texto  não  substitui  o  publicado  no   D.O.E.   em
                22/04/2019)

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