

DECRETO Nº  4343- R DE  20 DE DEZEMBRO DE 2018.





                           Atualiza  as  normas  do   Programa   de   Gestão
                           Documental – PROGED, instituído pelo  Decreto  nº
                           1.552-R, de 10/10/2005.





O GOVERNO  DO  ESTADO  DO  ESPÍRITO  SANTO,  no  exercício  das  atribuições
previstas no art. 91, inciso III, da Constituição Estadual, em  conformidade
com as disposições constantes da Lei Federal n° 8.159, de  08/01/1991  e  da
Lei 9.871, de 09/07/2012, e com as informações  constantes  do  processo  nº
68450648.





DECRETA:





Art. 1° O Programa de Gestão Documental, instituído pelo Decreto  nº  1.552-
R, de 10/10/2005, no âmbito do Poder Executivo Estadual,  passa a  vincular-
se ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo - APEES.


Art. 2º Considera-se gestão de documentos  o  conjunto  de  procedimentos  e
operações técnicas referentes  à  sua  produção,  tramitação,  acesso,  uso,
avaliação e arquivamento,  em  fase  corrente  e  intermediária,  visando  a
eliminação ou recolhimento para guarda permanente;





Art. 3° O PROGED tem como objetivos principais:


I  -  estabelecer  diretrizes  quanto  aos  procedimentos   de   gestão   de
documentos, independente da forma ou do suporte em que a  informação  esteja
registrada, no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual;


II - participar de ações de desenvolvimento e  implantação  de  sistemas  de
informação voltados para a gestão de documentos;


III - coordenar ações de capacitação dos servidores para a implementação  da
gestão de documentos;


IV -  orientar  os  órgãos  e  entidades  quanto  à  implantação,  execução,
aplicabilidade e avaliação das ações PROGED;


V - promover ações relacionadas à classificação das  informações  do  acordo
com  Lei de Acesso à Informação;


VI- estimular a preservação dos documentos visando  salvaguardar  a  memória
da administração pública estadual.





Art. 4° Os órgãos e entidades da Administração  direta  e  indireta  deverão
executar a gestão de documentos seguindo as diretrizes do PROGED.





Art. 5° O PROGED será integrado por:


I - Comitê Gestor: composto por representantes do Arquivo Público do  Estado
do Espírito Santo - APEES,  do  Instituto  de  Tecnologia  da  Informação  e
Comunicação do Espírito Santo - PRODEST, da Secretaria de Estado  de  Gestão
e Recursos Humanos  -  SEGER  e  da  Secretaria  de  Estado  de  Controle  e
Transparência - SECONT;


II - Órgãos Setoriais:  setores  de  Arquivo  e  Protocolo  e  as  Comissões
Setoriais de Avaliação de  Documentos  do  Governo  do  Estado  do  Espírito
Santo.


Parágrafo único. Os membros do Comitê Gestor do PROGED serão designados  por
Portaria ou Instrução de Serviço, sendo designados,  no  mínimo,  03  (três)
representantes de cada órgão.





Art. 6° Os órgãos deverão instituir e manter, em  caráter  permanente,  suas
Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CADS) que  deverão  orientar
e realizar o processo  de  análise,  avaliação  e  seleção  da  documentação
produzida e acumulada no seu âmbito de atuação.


§ 1° Os dirigentes dos órgãos deverão  designar  os  membros  das  CADS  por
Portaria ou Instrução de Serviço e  manter  o  cadastro  atualizado  de  sua
composição junto ao APEES.


§  2º  As  CADS  exercerão  suas  atividades  operacionais  com   base   nas
orientações técnicas estabelecidas pelo Comitê Gestor do  PROGED  e  poderão
demandar a colaboração de outros servidores para a execução  de  estudos  ou
esclarecimentos específicos.





Art. 7° Deverão compor a CADS, representantes dos  setores  de  protocolo  e
arquivo, bem como servidores das atividades meio e fim do órgão.


§  1º  As  CADS  serão  compostas  por,  no  mínimo,  5   (cinco)   membros,
preferencialmente   servidores   efetivos,    e    serão    hierarquicamente
subordinadas à Subsecretaria Administrativa, ou  equivalente,  do  órgão  ao
qual esteja vinculada.


§ 2º Deverá ser designado 1(um) membro  como  presidente  da  comissão  para
coordenação das atividades.





Art. 8° Compete ao Comitê Gestor do PROGED:


I - planejar, coordenar, monitorar e avaliar a implementação  e  efetividade
das ações e projetos do PROGED;


II  -  elaborar  e  atualizar  normas,  procedimentos,  manuais   e   demais
instrumentos técnicos inerentes à gestão documental;


III - orientar e avaliar as ações de capacitação dos  servidores  no  âmbito
da gestão documental;


IV - orientar os procedimentos de produção, tramitação, avaliação,  seleção,
arquivamento e acesso a documentos públicos.





Art. 9° Compete ao APEES:


I - coordenar  as  atividades  do  Comitê  Gestor,  bem  como  acompanhar  e
orientar os órgãos em relação às diretrizes do PROGED.


II - aprovar instrumentos de  Gestão  Documental,  tais  como:  o  Plano  de
Classificação e a Tabela de Temporalidade de documentos  das  atividades-fim
elaborados pelos órgãos, entre outros correlatos ao Programa.





Art. 10. Compete ao PRODEST:


I - definir e prover soluções de  tecnologia  da  informação  no  âmbito  do
PROGED;


II  -   garantir   a   integridade,   disponibilidade,   rastreabilidade   e
confiabilidade das informações e documentos em suporte digital  que  estejam
utilizando  soluções  de  tecnologia  da  informação  disponibilizadas  pelo
PRODEST.





Art. 11. Compete à SEGER:


I - definir, prover, orientar e assegurar a implantação  dos  requisitos  de
gestão estratégica e administrativa relacionados ao PROGED;


II - articular ações de capacitação de servidores na aplicação das normas  e
instrumentos emanados do PROGED;


III  -  publicar  normas  complementares  para  cumprimento  deste  decreto,
devidamente aprovadas pelo Comitê Gestor.





Art. 12. Compete à SECONT:


I  -  definir,  orientar  e  acompanhar  os  procedimentos  relacionados   à
tramitação das informações de caráter sigiloso;


II - orientar e acompanhar a implantação dos processos de  classificação  de
informações e seus respectivos graus de sigilo.





Art. 13. Serão atividades de competência comum  aos  órgãos  integrantes  do
Comitê Gestor do PROGED:


I - coordenar ações de capacitação relativas ao seu âmbito de atuação;


II - propor ao Comitê ações normativas específicas.





Art. 14. Compete às CADS, em sua respectiva esfera de atuação:


I - executar as atividades de avaliação e destinação de documentos;


II - elaborar e manter atualizados o Plano de Classificação e  a  Tabela  de
Temporalidade de Documentos relativos às atividades fim;


III - participar da atualização  do  Plano  de  Classificação  e  Tabela  de
Temporalidade das atividades meio e demais instrumentos,  quando  convocadas
pelo Comitê Gestor;


IV - propor ao Comitê Gestor do PROGED critérios e procedimentos  de  gestão
de documentos, visando o aprimoramento do Programa;


V  -  acompanhar  os  processos  de  contratação  de  serviços,  sistemas  e
equipamentos  na  área  de  gestão  de  documentos  e  orientar  quanto   ao
cumprimento das diretrizes emanadas do Programa.





Art. 15. A transferência e/ou recolhimento de  documentos  ao  APEES  deverá
ser realizada sob a orientação da CADS do órgão produtor  dos  documentos  e
supervisão do APEES.


Parágrafo  único.  Os  documentos   deverão   ser   previamente   avaliados,
selecionados,  higienizados  e  organizados,  bem   como   acompanhados   de
instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.





Art. 16. A cessação das atividades de instituições públicas  ou  de  caráter
público  implica  a  transferência  de  sua   documentação   à   instituição
sucessora, ou, na ausência desta, o recolhimento ao APEES.


§ 1° A documentação de que trata o caput  deverá  ser  previamente  tratada,
nos termos do Art. 15;


§ 2° Caberá ao órgão sucessor a manutenção  da  gestão  dos  documentos,  em
meio analógico e digital, da instituição extinta.





Art. 17. A eliminação de documentos integrantes do  patrimônio  arquivístico
público deverá considerar os prazos e destinações  finais  estabelecidos  em
Tabela de Temporalidade e a prévia aprovação do APEES.


§ 1° A eliminação de documentos públicos sem valor  para  guarda  permanente
será efetuada por meio  da  fragmentação  manual  ou  mecânica,  através  de
equipamentos adequados, acompanhada pela CADS.


§ 2° Os  fragmentos  dos  suportes  documentais  recicláveis,  passíveis  de
eliminação, serão destinados a coleta seletiva,  nos  termos  da  legislação
vigente.


§ 3° Dentre os documentos destinados à eliminação,  a  CADS,  supervisionada
pelo APEES, deverá selecionar amostras para guarda permanente, com  base  em
critérios qualitativos e quantitativos.





Art. 18.  A  solução  de  gestão  digital  de  processos  administrativos  e
documentos do Estado, definida pelo PRODEST, será de uso  obrigatório  pelos
órgãos e  entidades  da  Administração  Pública  Estadual  como  sistema  de
registro  e  controle  de  documentos  e  como  ferramenta   de   apoio   ao
gerenciamento arquivístico, conforme legislação vigente.





Art. 19. Os  processos  referentes  à  contratação  de  sistemas,  serviços,
consultoria, máquinas  e  equipamentos  relativos  à  gestão  de  documentos
deverão ser enviados ao APEES. Será emitido parecer técnico por parte de  um
ou mais órgão (s) do Comitê Gestor  quanto  à  conformidade  com  as  normas
arquivísticas.


Parágrafo  único.  Entendem-se   como   sistemas,   serviços,   máquinas   e
equipamentos  os  seguintes:  digitalização  de  documentos,  microfilmagem,
sistemas de arquivos, serviços de manutenção  de  acervos  documentais,  bem
como os demais produtos e serviços referentes à gestão documental.





Art. 20. O Governo do Estado do Espírito Santo, por meio do  PROGED,  poderá
celebrar parcerias junto a órgãos  dos  Poderes  Legislativo,  Judiciário  e
Executivo e Ministério Público nas diversas esferas de Poder, bem  como  com
instituições privadas de interesse do Programa.





Art. 21. Fica autorizado aos órgãos membros integrantes do Comitê  Gestor  a
editar normas complementares,  objetivando  o  cumprimento  das  disposições
deste Decreto.





Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.





Art. 23. Ficam revogados os Decretos n° 1.552-R, de 10 de outubro de 2005  e
n° 2.343-R, de 02 de setembro de 2009.





Palácio Anchieta, em Vitória, aos 20 dias do mês de dezembro de  2018,  197º
da Independência, 130º da República e 484º do Início da Colonização do  Solo
Espírito-santense.










PAULO CESAR HARTUNG GOMES
Governador do Estado

              (Este texto não substitui o publicado no D.O.E. em 21/12/2018)

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GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
Gabinete do Governador

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