

DECRETO Nº 4410-R, DE 18 DE ABRIL DE 2019



                            Dispõe sobre o uso  do  meio  eletrônico  e  não
                            presencial para a interação  do  cidadão  com  o
                            Estado e a realização de processo administrativo
                            no âmbito dos órgãos e das  entidades  do  Poder
                            Executivo Estadual.



O GOVERNADOR DO ESTADO DO  ESPÍRITO  SANTO,  no  exercício  das  atribuições
previstas no art. 91, III, da Constituição Estadual, em conformidade com  as
informações contidas no processo nº 85587265,





DECRETA:


Art. 1º Fica estabelecido o uso do meio  eletrônico  para  a  realização  de
processo administrativo no âmbito dos órgãos da Administração Direta  e  das
entidades da Administração Indireta do Poder Executivo Estadual.


Art. 2º A implementação das medidas instituídas por este Decreto visa:


I  -  assegurar  a  eficiência,  a  eficácia  e  a   efetividade   da   ação
governamental  e  promover  a  adequação  entre  meios,  ações,  impactos  e
resultados;


II - promover a  utilização  de  meios  eletrônicos  para  a  realização  de
processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;


III - promover a utilização da internet e outros meios  de  acesso  digitais
para que, remotamente, o  cidadão  consiga  interagir,  trocar  informações,
demandar,  ser  demandado,  realizar  operações  com  e   sem   formalidade,
mitigando procedimentos e rotinas burocráticas.


IV - ampliar a sustentabilidade  ambiental,  com  o  uso  da  tecnologia  da
informação e da comunicação;


V - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas;


VI - criar normas e dispositivos que garantam o cumprimento da  Lei  Federal
nº 13.726, de 8 de outubro de 2018,  e  racionalizem  atos  e  procedimentos
administrativos.


Art.  3º  Para  o  disposto  neste  Decreto,  consideram-se   as   seguintes
definições:


I - documento – unidade de registro  de  informações,  independentemente  do
formato, do suporte ou da natureza;


II - documento  digital  –  informação  registrada,  codificada  em  dígitos
binários, acessível e  interpretável  por  meio  de  sistema  computacional,
podendo ser:


a)  documento  nato-digital  -  documento  criado  originariamente  em  meio
eletrônico;


b) documento digitalizado - documento obtido a partir  da  conversão  de  um
documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;


III  -  processo  administrativo  eletrônico  -  aquele  em  que   os   atos
processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico;


IV  -  assinatura  eletrônica  -  as  seguintes  formas   de   identificação
inequívoca do signatário:


a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido por  Autoridade
Certificadora credenciada, na forma de lei específica;


b) ou mediante cadastro  de  usuário  junto  ao  Poder  Executivo,  conforme
disciplinado pelos respectivos órgãos.


V - sistema de processo eletrônico – sistema informatizado,  que  permite  o
gerenciamento, trâmite e o controle de informações,  fluxos  de  trabalho  e
operações digitais relacionados a  atos  processuais  e  outras  rotinas  do
Poder Executivo.


VI - operação eletrônica – toda operação realizada por alguém no sistema  de
processo eletrônico, podendo ter ou não um documento envolvido.


VII - e-Docs - Sistema de Gestão  de  Documentos  Arquivísticos  Eletrônicos
desenvolvido pelo Poder Executivo Estadual.


Art. 4º Em atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos e  entidades  do
Poder Executivo Estadual utilizarão sistema de processo  eletrônico  para  a
gestão e o trâmite  de  processos  administrativos  e  informações  em  meio
eletrônico, bem como  para  receber,  gerenciar  e  controlar  as  operações
eletrônicas oriundas de sua  relação  com  outros  órgãos  da  Administração
Pública e com o cidadão.


Parágrafo único. Nos casos em que houver a  necessidade  de  contratação  de
outro sistema de processo eletrônico, seja ele  para  soluções  finalísticas
ou não, o mesmo deverá seguir o padrão de interoperabilidade  para  soluções
de Governo Digital definidos em conjunto com a Coordenadoria de  Inovação  e
Desenvolvimento  Tecnológico  (CIDT)  e  o  Instituto   de   Tecnologia   da
Informação e Comunicação do Estado do Espírito  Santo  (PRODEST),  para  que
possam trocar  informações  com  os  sistemas  legados  do  Poder  Executivo
Estadual e alimentar o e-Docs nas operações que  envolverem  a  captação  ou
geração de documentos.


Art. 5º Nos  processos  administrativos  eletrônicos,  os  atos  processuais
deverão ser realizados por meio do sistema de  processo  eletrônico,  exceto
nas  situações  em  que  este  procedimento  for  inviável  ou  em  caso  de
indisponibilidade  do  meio  eletrônico,  cujo  prolongamento   cause   dano
relevante à celeridade do processo.


Parágrafo  único.  No  caso  das  exceções  previstas  no  caput,  os   atos
processuais  poderão  ser  praticados  segundo  as  regras  aplicáveis   aos
processos documentados  em  meio  físico,  impressos  em  papel,  desde  que
posteriormente o documento-base correspondente seja  digitalizado,  conforme
procedimento previsto no artigo 12.


Art. 6º A autoria, a autenticidade e  a  integridade  dos  documentos  e  da
assinatura nos processos administrativos  eletrônicos  poderão  ser  obtidas
por meio de certificado digital, emitido  no  âmbito  da  Infraestrutura  de
Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil),  observados  os  padrões  definidos
pela mesma.


§ 1º  O  disposto  no  caput  não  obsta  a  utilização  de  outro  meio  de
comprovação da autoria e da integridade de documentos em  forma  eletrônica,
inclusive os que adotem a identificação  por  meio  de  nome  de  usuário  e
senha.


§ 2º O disposto  neste  artigo  não  se  aplica  a  situações  que  permitam
identificação  simplificada  do  interessado  ou  a  hipóteses   legais   de
anonimato.


Art. 7º As transações em meio eletrônico, sendo  elas  atos  processuais  ou
não, consideram-se realizadas no dia e na hora do recebimento  pelo  sistema
informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico  do  órgão  ou
da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de  protocolo  que  as
identifique.


§ 1º Quando as transações tiverem que ser praticadas em  determinado  prazo,
por  meio  do  sistema  eletrônico,  serão   consideradas   tempestivas   as
efetivadas, salvo disposição em contrário, até  as  vinte  e  três  horas  e
cinquenta e nove minutos do último dia  do  prazo,  no  horário  oficial  de
Brasília.


§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema de  processo  eletrônico  se
tornar  indisponível  por  motivo  técnico,  o  prazo  fica  automaticamente
prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do  primeiro
dia útil seguinte ao da resolução do problema.


Art. 8º O acesso à íntegra do processo, para vista pessoal  do  interessado,
irá ocorrer  em  meio  eletrônico  por  intermédio  da  disponibilização  do
sistema informatizado de gestão, a que se refere o art. 4º, ou por cópia  do
documento ou processo, somente em meio eletrônico.


Parágrafo  único.  Salvo  nas  hipóteses  previstas  em  lei,  o   documento
digitalizado e juntado em  processo  eletrônico  somente  estará  disponível
para acesso, por  meio  da  rede  mundial  de  computadores,  para  a  parte
interessada, desde que esteja devidamente  credenciado/cadastrado  junto  ao
órgão competente na forma do regulamento.


Art. 9º A classificação  da  informação,  quanto  ao  grau  de  sigilo  e  à
limitação do  acesso  aos  servidores  autorizados  e  aos  interessados  no
processo, observará  os  termos  da  Lei  Federal  nº  12.527/2011,  da  Lei
Estadual nº 9.871/2012, e das demais normas aplicáveis.


Art. 10. Os documentos nato-digitais e  aqueles  assinados  eletronicamente,
na forma do art. 6º deste  Decreto,  serão  considerados  originais  para  o
Poder Executivo Estadual nas relações do Estado  com  o  cidadão  em  âmbito
administrativo, sendo que o valor legal  e  probante  destes  documentos  só
estará assegurado até os limites e nos termos da legislação vigente.


Art. 11. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos  em  formato
digital para juntada aos autos, estando eles assinados digitalmente ou não.


§  1º  O  teor  e  a  integridade  dos  documentos  digitalizados   são   de
responsabilidade do interessado, que responderá  nos  termos  da  legislação
civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.


§ 2º  Os  documentos  digitalizados,  enviados  pelo  interessado,  que  não
estejam assinados digitalmente na forma do art.  6º  terão  valor  de  cópia
simples.


§ 3º A apresentação  da  versão  original  do  documento  digitalizado  será
necessária quando a lei expressamente o exigir ou  nas  hipóteses  previstas
nos artigos 13 e 14.


Art. 12. A digitalização de documentos recebidos  ou  produzidos  no  âmbito
dos órgãos  e  das  entidades  da  Administração  Pública  Estadual  direta,
autárquica  e  fundacional  deverá  observar  a  integridade  do   documento
digitalizado, havendo a presunção de boa-fé dos servidores  e  dos  cidadãos
usuários dos serviços públicos.


§  1º  Os  documentos  resultantes  da  digitalização  de  originais   serão
considerados cópias  autenticadas  administrativamente.  Os  resultantes  da
digitalização  de  cópia  autenticada  em  cartório,  de  cópia  autenticada
administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.


§ 2º Quando do recebimento de documentos originais em setores  de  protocolo
físico ou atendimento presencial, conforme definido em ato de cada órgão  ou
entidade, a administração poderá:


I - proceder a digitalização imediata do documento apresentado e  devolvê-lo
imediatamente ao interessado;


II - determinar que a protocolização de documento original seja  acompanhada
de cópia simples, hipótese em que o  protocolo  atestará  a  conferência  da
cópia com o  original,  devolverá  o  documento  original  imediatamente  ao
interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização;


III - receber o documento em meio físico, impresso em papel, para  posterior
digitalização, considerando que:


a) os documentos impressos recebidos em papel,  sejam  originais  ou  cópias
autenticadas  em  cartório,  devem  ser  devolvidos   preferencialmente   ao
interessado ou ser mantidos sob a  guarda  do  órgão  ou  da  entidade,  nos
termos da sua tabela de temporalidade e destinação;


b) os documentos impressos recebidos em  papel,  sejam  cópias  autenticadas
administrativamente ou  cópias  simples,  podem  ser  descartados  após  sua
digitalização, nos termos do caput e do § 1º.


§ 3º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do  documento
recebido, este ficará sob guarda da Administração e será admitido o  trâmite
do processo de forma híbrida, conforme definido em  ato  de  cada  órgão  ou
entidade.


Art.  13.  Impugnada  a  integridade  do  documento  digitalizado,  mediante
alegação motivada e  fundamentada  de  adulteração,  deverá  ser  instaurada
diligência para a verificação do mesmo.


Art. 14. A administração poderá exigir, a seu critério,  até  que  decaia  o
seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do  original
de documento digitalizado no âmbito dos órgãos e  entidades  ou  do  enviado
eletronicamente pelo interessado.


Art.  15.  Deverão  ser  associados  elementos  descritivos  aos  documentos
digitais  que  integram  processos  eletrônicos,  a  fim   de   apoiar   sua
identificação,  sua  indexação,  sua   presunção   de   autenticidade,   sua
preservação e sua interoperabilidade na forma do regulamento.


Art.  16.  Os  documentos  que   integram   os   processos   administrativos
eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o  plano  de
classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão  ou
na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.


§  1º  A  eliminação  de  documentos  digitais  deve  seguir  as  diretrizes
previstas na legislação.


§ 2º Os documentos digitais e processos  administrativos  eletrônicos,  cuja
atividade já tenha sido encerrada e que  estejam  aguardando  o  cumprimento
dos prazos de guarda e destinação final, poderão ser transferidos  para  uma
área de armazenamento específica, sob  controle  do  órgão  ou  da  entidade
responsável pela sua guarda, a fim de garantir a preservação, a segurança  e
o acesso pelo tempo necessário.


§ 3º Será admitido o armazenamento dos documentos em área  de  armazenamento
sob gestão do PRODEST, ficando o órgão ou  entidade  de  origem  responsável
pela sua guarda.


Art. 17. A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais  deverá
obedecer  às  políticas  e   diretrizes   estabelecidas   nos   Padrões   de
Interoperabilidade de Governo Eletrônico (ePING) ou pelo  Conselho  Nacional
de Arquivos (Conarq), além de oferecer as melhores expectativas de  garantia
em relação ao acesso e à preservação.


Parágrafo  único.  Para  os  casos  ainda  não  contemplados   nos   padrões
mencionados  no  caput,  deverão  ser  adotados   formatos   interoperáveis,
normatizados,  independentes  de   plataforma   tecnológica   e   amplamente
utilizados.


Art.  18.  Os  órgãos  ou  as  entidades  deverão   estabelecer   políticas,
estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e  o
uso contínuo dos documentos digitais.


Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo:


I - proteção contra a deterioração  e  a  obsolescência  de  equipamentos  e
programas;


II - mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade, o acesso  e  a
legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.


Art. 19. A  guarda  dos  documentos  digitais  e  processos  administrativos
eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo  com  as
normas previstas pela instituição arquivística pública responsável  por  sua
custódia,  incluindo  a  compatibilidade  de  suporte  e   de   formato,   a
documentação  técnica  necessária  para  interpretar  o   documento   e   os
instrumentos que permitam a sua identificação e o  controle  no  momento  de
seu recolhimento.


Art. 20. Para os processos  administrativos  eletrônicos  regidos  por  este
Decreto, deverá  ser  observado  o  prazo  definido  na  legislação  para  a
manifestação dos interessados e para a decisão do administrador.





Art. 21. Cabe à Secretaria de Estado de Gestão e Recursos  Humanos  (SEGER),
em comum acordo com  a  Secretária  de  Governo  (SEG),  quando  necessário,
editar normas complementares a este Decreto.


Art. 22. O uso de sistema de processo eletrônico deverá  estar  implementado
no prazo de 2 (dois) anos, contado da data de publicação deste Decreto.


Parágrafo único. Os órgãos e as entidades estaduais que já utilizam  sistema
de processo eletrônico deverão propiciar a  total  integração  dos  sistemas
legados e garantir a interoperabilidade dos mesmos, bem como  adaptar-se  ao
disposto neste Decreto no prazo de 2 (dois) anos, contado  da  data  de  sua
publicação, ressalvadas razões de ordem técnica  ou  econômica,  devidamente
explicitadas no cronograma para implementação de que  trata  o  caput  deste
artigo.


Art. 23. Serão admitidas a manutenção e  a  continuidade  de  tramitação  em
meio físico dos processos administrativos originados  antes  da  implantação
do sistema de processo eletrônico, assim como a  migração  destes  de  forma
gradual,   atendendo   a   critérios   de   conveniência,   oportunidade   e
principalmente de economicidade.


Art. 24. Fica revogado o Decreto Nº 4112-R, de 14 de junho de 2017.


Art. 25. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.


Palácio Anchieta, em Vitória, aos 18 dias do mês de abril de 2019,  198º  da
Independência, 131º da República e 485º do Início  da  Colonização  do  Solo
Espírito-santense.

JOSE RENATO CASAGRANDE
Governador do Estado

LENISE MENEZES LOUREIRO
Secretária de Estado de Gestão e Recursos Humanos

                (Este  texto  não  substitui  o  publicado  no   D.O.E.   em
                22/04/2019)



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GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO
Gabinete do Governador