RESOLUÇÃO SMPD Nº 38

DE 22 DE MARÇO DE 2016

Divulga

a

Tabela

de

Temporalidade

Documental – TTD para implementar a Gestão
de Documentos na Secretaria Municipal da
Pessoa com Deficiência.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DA PESSOA COM DEFICIÊNCIA, no uso das
atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor, e

CONSIDERANDO o que consta no processo nº 29/000.082/2013;

CONSIDERANDO as orientações apresentadas pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos, instituída pela Resolução SMPD n°51 de 27 de maio de
2015; e

CONSIDERANDO a necessidade de otimizar os espaços destinados para a guarda de
documentos.

RESOLVE:

Art. 1° Divulgar a Tabela de Temporalidade Document al – TTD, contida no Anexo único
desta Resolução para o implemento da Gestão de Documentos na Secretaria Municipal
da Pessoa com Deficiência.
Art. 2° Estabelecer a aplicabilidade da TTD e promo ver a racionalização dos
procedimentos e operações técnicas no Centro Arquivístico desta Secretaria.
Parágrafo único. Todas as atividades e registros das ações de análise, avaliação,
eliminação ou reconhecimento de documentos, devem estar em conformidade com as
normas e orientações do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos.
Art. 3° Esta Resolução entra em vigor na data de su a publicação.

Rio de Janeiro,22 de março de 2016.
1


Georgette Vidor Mello

D. O RIO 23.03.2016

2


ANEXO ÚNICO
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL - TTD
Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Intermediário

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
52006

Guia de Remessa/ Livro de Protocolo

Vigência

3 anos

Descarte

Enquanto vigora

5 anos

Guarda Permanente

1 ano

-

Descarte

5 anos

15 anos

Guarda Permanente

Modernização e Reforma
01011

Administrativa (Projetos, Estudos e
Normas)

06145
05027

Requisição de Cópia/ Controle de
Xerox
Sindicância Administrativa

PESSOAL
10215

Acordo Coletivo

5 anos

5 anos

Guarda Permanente

04227

Afastamento

4 anos

50 anos

Guarda Permanente

04423

Aquisição de Vale Alimentação

Vigência

50 anos

Descarte

06008

Aquisição de Vale Transporte

Vigência

50 anos

Descarte

3

Justificativa ou Observação


Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Justificativa ou Observação

Intermediário
PESSOAL

04341
04348

01018

Atestado Médico
Cadastramento no Fundo de Garantia
por Tempo de Serviço - FGTS
Comissão Interna de Prevenção de
Acidentes (CIPA)

1 ano

5 anos

Descarte

Vigência

50 anos

Guarda Permanente

Vigência

50 anos

Guarda Permanente

04320

Contracheque

5 anos

20 anos

Descarte

04321

Contribuição Sindical

2 anos

20 anos

Descarte

5 anos

95 anos

Descarte

04372

Declaração do Imposto de Renda
Retido na Fonte - DIRF

04116

Demissão

4 anos

95 anos

Descarte

04119

Designação

4 anos

95 anos

Guarda Permanente

04325

Diárias

Vigência

50 anos

Descarte

04124

Dispensa

4 anos

95 anos

Descarte

4

A vigência perdura até completar
o Livro de Atas

Art. 607 RGCAF


Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Justificativa ou Observação

Intermediário
PESSOAL

04220

Disponibilidade

4 anos

95 anos

Guarda Permanente

10210

Dissídio Coletivo

5 anos

5 anos

Guarda Permanente

10 anos

95 anos

Guarda Permanente

04372

Documento de Arrecadação de
Receita Federal - DARF

Os comprovantes devem ser
mantidos durante os 5 anos
subsequentes ao da respectiva
cobrança (Código Tributário
Nacional, Lei 5.172/66, art. 173,
04372

Documento de Arrecadação Municipal
– DARM

6 anos

10 anos

Guarda Permanente

I). Depois deste prazo, a dívida
prescreve e a Prefeitura não
pode mais cobrá-la, porém, para
efeito de comprovação de
propriedade, é necessário
manter o comprovante por 10
anos.

5


Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Justificativa ou Observação

Intermediário
PESSOAL

04128

Estágio Probatório

3 anos

35 anos

Guarda Permanente
A vigência esgota-se com o

04131

Exoneração

Vigência

10 anos

Descarte

encerramento dos
procedimentos administrativos e
o arquivamento do processo

04419

Falecimento

4 anos

95 anos

Descarte

05080

Folha de Pagamento de Servidores

10 anos

95 anos

Guarda Permanente
Poderá ser realizada a

04346

Folha de Ponto

3 anos

95 anos

Descarte

digitalização na fase
intermediaria apenas para
consulta

04352

Gratificação

4 anos

30 anos

Guarda Permanente

04416

Guia da Previdência Social - GPS

10 anos

95 anos

Guarda Permanente

6


Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Justificativa ou Observação

Intermediário
PESSOAL
Prazo de 10 anos, exceto na

Guia de Recolhimento do Fundo de
04416

Garantia por Tempo de Serviço e
Informações à Previdência Social -

hipótese de dolo, fraude ou
10 anos

95 anos

Descarte

poderá a qualquer tempo apurar

GFIP
05065
04153

Inspeções Periódicas de Saúde
Livro de Posse de Cargo em
Comissão/Função Gratificada

04139

Nomeação

04349

Pagamento de FGTS

04322

Pasta Funcional

04402

Pedido de Ressarcimento do
PIS/PASEP

simulação. Neste caso, o INSS

e constituir seus créditos.
5 anos

-

Descarte

10 anos

95 anos

Guarda Permanente

4 anos

50 anos

Guarda Permanente

50 anos

Guarda Permanente

10 anos

95 anos

Guarda Permanente

Vigência

50 anos

Guarda Permanente

Até aprovação
das contas

7


Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Justificativa ou Observação

Intermediário
PESSOAL

04350

Recolhimento do FGTS

1 ano

95 anos

Guarda Permanente

04213

Redistribuição

4 anos

95 anos

Guarda Permanente

04114

Rescisão Contratual

4 anos

95 anos

Descarte

52020

Resoluções

1 ano

-

Guarda Permanente

04215

Substituição de servidor

4 anos

95 anos

Guarda Permanente

MATERIAL E PATRIMÔNIO

04302

Acidentes

Para acidentes com vitimas, o

Até aprovação

5 anos

das contas

Descarte

prazo de guarda na fase
intermediária é de 20 anos.

03102

Aquisição de Bens Móveis

2 anos

6 anos

Descarte

03104

Baixa de Bens Móveis

Vigência

6 anos

Descarte

05012

Contrato de Locação de Bens Imóveis

2 anos

5 anos

Guarda Permanente

05028

Faturas (Aluguel)

5 anos

Descarte

Até aprovação
das contas
8


Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Intermediário

MATERIAL E PATRIMÔNIO
Faturas de Serviços Básicos (Gás,

Até aprovação

Luz, Água e Esgoto)

das contas

02035

Fechamento do Almoxarifado Anuais

02001

Guia de Requisição de Material

05094

Infrações

03010

Inventário Físico de Bens Patrimoniais

62061

Multas

03100

Transferência de Bens Móveis

05028

5 anos

Descarte

1 ano

6 anos

Descarte

1 ano

5 anos

Descarte

5 anos

Descarte

5 anos

Guarda Permanente

5 anos

Descarte

5 anos

Descarte

Até aprovação
das contas
Até aprovação
das contas
Até aprovação
das contas
1 ano

9

Justificativa ou Observação


Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Justificativa ou Observação

Intermediário

ORÇAMENTO E FINANÇAS
52025

Consulta à À PGM e à CGM

Vigência

10 anos

Guarda Permanente

05001

Contrato

Vigência

10 anos

Guarda Permanente

05005

Convênio

Vigência

10 anos

Guarda Permanente

29311

Prestação de Contas

Vigência

10 anos

Guarda Permanente

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Decreto Estadual nº 29.838/89.
Constam do processo o ato de
01006

Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo

Vigência

-

Guarda Permanente

criação da comissão, atas,
ofícios, relatórios, e propostas
relativas à gestão de
documentos.

01008
52004

Manual
Tabela de Temporariedade de
Documentos

3 anos

5 anos

Guarda Permanente

Vigência

-

Guarda Permanente

10


Prazos de Guarda
CAP

Assunto

Destinação Final
Corrente

Justificativa ou Observação

Intermediário
OUTROS
Formulários de cadastro de

44010

Cadastro do Passe Livre

Vigência

5 anos

Descarte

usuários no sistema do passe
livre.

44010

Formulário de Rastreabilidade de
Atendimento

Vigência

2 anos

Descarte

Formulário técnico de controle
de atendimento.
Formulário de usuários

44010

Formulário de Usuários Desligados

Vigência

10 anos

Descarte

desligados do sistema da SMPD
com possibilidade de retorno.

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