PORTARIA CG/SIC/ADG Nº 99

DE 12 DE DEZEMBRO DE 2011

Dispõe

sobre

a

instrução

processual

e

procedimentos inerentes à apresentação à
Auditoria Geral da Prestação de Contas dos
Responsáveis por Almoxarifado nos órgãos da
Administração

Direta

Municipal,

e

à

INTEGRAÇÃO

DE

certificação do exercício – base 2011.

O

AUDITOR

GERAL

da

SUBCONTROLADORIA

DE

CONTROLES da CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO,
no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º As Prestações de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados que tiveram o
somatório anual das entradas igual ou superior a R$ 96.000,00 deverão ser
encaminhadas à Auditoria Geral – CG/SIC/ADG para fins de certificação, conforme
estabelecido no art. 18 da Resolução Conjunta CGM/SMA nº 055 de 07 de dezembro
de 2010.
Art. 2º Os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados
referentes ao exercício - base 2011, nos órgãos da Administração Direta Municipal,
deverão conter, necessariamente nessa ordem, os seguintes documentos:
I - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro de 2011, devidamente assinado pelo
responsável pelo almoxarifado - Relatório C100R do Sigma, ou na forma do Anexo I da
Resolução Conjunta CGM/SMA nº 55;
a) na Relação de Inventário Físico deverão somente ser apresentados os itens com
quantidade maior que zero;
II – declaração do responsável pelo almoxarifado na forma do Anexo I desta Portaria;
III – Demonstrativo de Movimentação Anual – DMA, referente ao período a que se
refere à Prestação de Contas, na forma do Anexo II desta Portaria, devidamente
preenchido pelo responsável pelo almoxarifado;
1


a) as unidades que fizerem seus registros no Sistema de Informações Gerenciais de
Material – SIGMA durante todo o ano de 2011, deverão utilizar o Demonstrativo de
Movimentação Anual – DMA emitido pelo referido sistema - Relatório C205R do Sigma;
IV - Relação de Itens sem Movimentação há mais de 6 meses ou com movimento
inferior a 10% nesse período - Relatório C117R do Sigma ou nos moldes deste;
V - Questionário sobre os controles exercidos e as condições de funcionamento das
unidades armazenadoras de materiais devidamente preenchido e assinado pelo
responsável pelo almoxarifado, na forma do Anexo III desta Portaria:
a) guando forem assinaladas as respostas “não” e “não aplicável”, deverão ser
apresentadas as justificativas pelo não atendimento ou não aplicabilidade;
VI – cópia do ato de designação do responsável pelo almoxarifado em 31 de dezembro
de 2011:
a) os atos de nomeação em cargo de comissão só poderão ser considerados caso a
Unidade Administrativa tenha em sua estrutura formal o cargo de chefe/responsável de
almoxarifado;
VII – cópia do último Termo de Transferência de Responsabilidade, caso tenha ocorrido
alteração do Responsável pelo almoxarifado no exercício de 2011, na forma do Anexo
III da Resolução Conjunta CGM/SMA nº 55;
VIII – cópia do(s) ato(s) de designação e dispensa do(s) responsável(is) pelo
almoxarifado substituídos em 2011;
IX – Declaração de Conformidade, na forma do Anexo IV desta Portaria, evidenciando
a conferência da confecção do processo de prestação de contas.
§ 1º Na ausência de designação formal ou impossibilidade do almoxarife, as peças
processuais citadas nos incisos I, II, III e V deste artigo deverão ser assinadas pelo
diretor da Unidade Administrativa.
§ 2º As informações constantes do Questionário de Controle estarão, a qualquer
tempo, sujeitas às verificações pela Auditoria Geral e serão consideradas para efeito de
certificação.
§ 3º Constatada a omissão ou declaração falsa de informações, ficará o servidor sujeito
à aplicação de penalidades previstas no Estatuto dos Funcionários Públicos do Poder
Executivo do Município do Rio de Janeiro.

2


Art. 3º A realização do inventário físico pela Unidade na data - base 31 de dezembro de
2011 é condição essencial para a avaliação da Auditoria Geral quanto aos registros,
controles físicos e valores em estoque.
Art. 4º Os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados
deverão ser encaminhados à Auditoria Geral até o dia 23 de janeiro de 2012.
Parágrafo único. Os processos citados no “caput” deste artigo deverão ser tramitados
através do código do SICOP 13003100 - CG/SIC/AUDITORIA/GERAL e entregues
diretamente no endereço situado na Rua Afonso Cavalcanti nº 455 - Sala 1429 - Bloco I
- Cidade Nova.
Art. 5º Deverá ser encaminhado à Auditoria Geral, por meio do endereço eletrônico
auditoriacertifica.cgm@pcrj.rj.gov.br, concomitantemente ao envio dos processos das
prestações de contas respectivas, no prazo do artigo anterior, o Questionário de
Controle, conforme item V do art. 2º dessa Portaria, devendo o arquivo conter “nome
da unidade armazenadora_AnexoIII”.
Art. 6º Os responsáveis pelos almoxarifados deverão comparecer no Núcleo de
Atividades Audiovisuais do Centro Administrativo São Sebastião (Auditório do CASS), à
Rua Afonso Cavalcanti, 455, Cidade Nova - Subsolo, na data e hora a seguir
discriminadas, onde serão orientados quanto à formalização dos processos de
prestação de contas para fins de certificação do exercício-base 2011.
TURMAS

ORIENTAÇÃO

DATA

HORA

01

Responsáveis por Almoxarifados –

21/12/2011

9:30 – 12:00

21/12/2011

14:00 – 16:30

SMSDC
02

Responsáveis por Almoxarifados –
Demais Secretarias

Parágrafo único. No caso da SMSDC,deverão comparecer, também, os Coordenadores
das Coordenadorias de Saúde da Área de Planejamento – CAP, ou representante
designado por ele.
Art. 7º A presente Portaria e seus anexos serão disponibilizados na Internet na página
da CGM http://www7.rio.rj.gov.br/cgm/auditoria/portarias/.
Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
3


Rio de Janeiro, 12 de dezembro de 2011

GUSTAVO DE AVELLAR BRAMILI

D. O RIO 13.12.2011

ANEXO I

DECLARAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

Unidade Armazenadora: _______________________________

Código da Unidade Armazenadora: _______________________

Declaro que foi realizado inventário físico para fins de validação do saldo em 31 de
dezembro de 2011 e que os saldos apresentados na Relação de Posição de Estoque
constante do presente processo de prestação de contas representam as quantidades
físicas armazenadas.

Responsável pelo Almoxarifado

Nome:
Cargo:
Matr.

4


ANEXO II

DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTAÇÃO ANUAL – DMA

PERÍODO: EXERCÍCIO DE 2011
ÓRGÃO:
UNIDADE:
SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2010:
ENTRADAS (R$)

R$ 0,00
SAÍDAS (R$)

SALDO (R$)

JANEIRO

R$ 0,00

FEVEREIRO

R$ 0,00

MARÇO

R$ 0,00

ABRIL

R$ 0,00

MAIO

R$ 0,00

JUNHO

R$ 0,00

JULHO

R$ 0,00

AGOSTO

R$ 0,00

SETEMBRO

R$ 0,00

OUTUBRO

R$ 0,00

NOVEMBRO

R$ 0,00

DEZEMBRO

R$ 0,00

TOTAL

R$ 0,00

R$ 0,00

SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2011:

5

R$ 0,00


DECLARAÇÃO

Declaro que as informações acima são fidedignas e refletem a posição física e
documental que dão suporte aos saldos, os quais encontram-se arquivados no setor,
estando à disposição da Controladoria Geral do Município e do Tribunal de Contas do
Município para consulta.

Rio de Janeiro, de de 2012.

RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

Nome:
Cargo:
Matrícula:

QUESTIONÁRIO SOBRE OS CONTROLES EXERCIDOS E AS CONDIÇÕES DE
FUNCIONAMENTO DA UNIDADE ARMAZENADORA - ANEXO III
I - IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO

Respostas

A1

Secretaria:

A2

Unidade Administrativa:

A3

Unidade Armazenadora (Consumo ou Farmácia):

A4

Código da Unidade no SIGMA:

A5

Endereço:

A6

Bairro:

A7

Área de Planejamento (AP ou CAP ou CRE ):

A8

Telefone 1:

A9

Telefone 2:

6


II - IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO
ALMOXARIFADO
B1

Nome do Responsável pela UAM:

B2

Matrícula:

B3

Nº do ato de designação:

B4

Data do ato de designação:

B5

Data da publicação do ato de designação:

B6

Nº do ato de designação do almoxarife e dos
demais servidores para atestar as notas fiscais
referentes às entradas de materiais:

B7

Data do ato de designação do almoxarife e dos
demais servidores para atestar as notas fiscais
referentes às entradas de materiais:

B8

Data da publicação do ato de designação de
atestação:

B9

E-mail do responsável pela UAM:

B10

Nome do Diretor da Unidade/Secretário:

B11

Matrícula:

B12

Nº do ato de designação:

B13

Data do ato de designação:

B14

Data da publicação do ato de designação:

7

Respostas


III - IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL

Respostas

PELO ALMOXARIFADO Substituido (caso
tenha havido mais de 1 substituição colocar
as informações em anexo)
C1

Nome do Almoxarife substituído:

C2

Matrícula:

C3

Nº do ato de designação:

C4

Data do ato de designação:

C5

Data da publicação do ato de designação:

C6

Nº do ato de dispensa:

C7

Data do ato de dispensa:

C8

Data da publicação do ato de dispensa:

IV - Recursos Humanos
D1

Sim

Todos os servidores que trabalham no
Almoxarifado têm curso de Gestão de
almoxarifado?

D2

Os

servidores

que

trabalham

no

Almoxarifado obtiveram treinamento de
prevenção e combate a incêndio e
pânico?
D3

O

responsável

pelo

almoxarifado

possui nível médio completo?
D4

A

quantidade

de

servidores

para

atender a demanda é satisfatória?

8

Não

N/A

Justificativa


V - Instalações
E1

Sim

A área da UAM é compatível com a quantidade
de material estocado, permitindo inclusive que a
área

de

circulação

e

dos

corredores

(acesso/segurança) sejam adequados para a
movimentação

dos

materiais

e

para

a

segurança?

E2

A iluminação está adequada à atividade do
local?

E3

A temperatura e a circulação de ar do ambiente é
adequada à preservação dos materiais e ao
desenvolvimento do trabalho?

E4

O local está em bom estado de conservação,
adequado

para

Unidade,

não

o

bom

apresentado

funcionamento

da

necessidade

de

Obras? Caso apresente deficiências, especifique
na coluna justificativa. Exemplos: Infiltração /
problemas no telhado / Rachaduras na parede.

E5

As instalações estão livres de infestação de
roedores ou insetos? Caso negativo, especifique.

9

Não

N/A

Justificativa


VIII - Estocagem
F1

Sim

Os materiais estão estocados de forma correta e
de

acordo

com

seu

Elétrico/ferramentas,
estando

os

tipo

(Copa/cozinha,

Combustível/inflamáveis),

materiais

de

mesma

família

concentrados em locais próximos?

F2

Os materiais estão posicionados corretamente
de modo a permitir fácil e rápida leitura das
informações

registradas

em

etiquetas

de

identificação do material?

F3

Os materiais de movimentação constante estão
em locais de fácil e rápido acesso?

F4

Os estoques de materiais idênticos estão de
acordo com a data de recebimento de cada um,
de modo a permitir que os itens estocados há
mais tempo sejam fornecidos prioritariamente
combinado com a validade do lote (PEPS Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair + lote /
validade)?

F5

Existe

uniformização

do

empilhamento

do

material de maneira que as pilhas sejam
formadas sempre do fundo para a frente e da
esquerda para a direita do setor de estocagem,
respeitando o limite máximo permitido?

F6

A estocagem do material está isolada do piso?

F7

A estocagem do material encontra-se afastada
das paredes?

F8

Materiais

estão

empilhados

conforme

sua

capacidade permitida?

F9

Os materiais armazenados estão dentro do prazo
de validade?

10

Não

N/A

Justificativa


VIII - Estocagem
F10

Sim

O material a ser baixado do estoque está em
local separado dos demais?

F11

O material de terceiros está em local separado
dos demais, caso existam?

F12

A estocagem de entorpecentes, psicotrópicos e
demais medicamentos sob severo controle estão
em locais separados, trancados e com acesso
restrito?

F13

A estocagem de material explosivo e inflamável
está

em

áreas

e

instalações

específicas

conforme normas técnicas?

11

Não

N/A

Justificativa


IX - Segurança
G1

Sim

O acesso ao setor de estocagem é restrito,
sendo permitido apenas às pessoas autorizadas
pela chefia?

G2

Em se tratando de área coberta e fechada, as
instalações da unidade Armazenadora possuem
portas com trancas e/ou cadeados?

G3

As áreas de ventilação são protegidas com telas
metálicas de malha fina, impedindo a entrada de
animais?

G4

Há extintores de incêndio nas modalidades
requeridas?

G5

Há extintores de incêndio em quantidades
suficientes?

G6

Os equipamentos de proteção contra incêndio
estão dentro do prazo de validade?

G7

Quando os extintores são retirados para recarga,
são empregados outros neste período?

G8

As

áreas

empregadas

para

fixação

dos

extintores estão visíveis e de fácil acesso e suas
partes fixadas entre 1,60 a 1,80m?

12

Não

N/A

Justificativa


X - Registros e Controles
H1

Sim

As entradas e saídas são registradasno sistema
de controle de estoque ou nas fichas de estoque
nas

datas

de

recebimento

ou

entrega,

preferencialmente logo após ocorrer a respectiva
movimentação?

H2

As entradas de materiais são feitas mediante a
apresentação de documentação comprobatória
(Notas Fiscais, Documento de Movimentação de
Material)?

H3

A documentação comprobatória das entradas e
saídas de materiais está devidamente arquivada
no

almoxarifado,

observando-se

a

ordem

cronológica?

H4

O almoxarife atesta as notas fiscais referentes às
entradas de materiais obedecendo ao disposto
no Decreto nº 34.012, de 20/06/2011?

H5

As saídas de materiais são feitas mediante a
emissão de documentação comprobatória (Nota
de Requisições de Material, Documentos de
Movimentação de Material)?

H6

No fornecimento de materiais pelo almoxarifado,
as requisições de materiais são preenchidas
pelos

órgãos

numeração

requisitantes
seqüencial,

com

a

devida

especificações,

quantidades e datas, sendo evidenciado seu
recebimento?

H7

O almoxarife possui a listagem atualizada dos
servidores autorizados a requisitar material,
constando as respectivas assinaturas?

13

Não

N/A

Justificativa


X - Registros e Controles
H8

Sim

Não

N/A

Justificativa

Materiais que não são utilizados por mais de seis
meses

são

identificados

e

reavaliada

a

necessidade de manutenção dos mesmos em
estoque?

H9

Foi constituída comissão para apurar e formalizar
a baixa dos itens obsoletos, imprestáveis, fora de
uso, conforme § 1º do art. 13 da Resolução
Conjunta CGM/SMA n º 055, de 07/12/2010
(caso existam)?

H10

Foi constituída comissão de sindicância para
apurar e formalizar a baixa dos itens extraviados
ou danificados, conforme art. 14 da Resolução
Conjunta CGM/SMA n º 055, de 07/12/2010
(caso existam)?

H11

O Almoxarife informa aos setores competentes,
com

antecedência,

a

necessidade

da

compra/requisição dos materiais?

Declaro que as informações acima são fidedignas e representam procedimentos
adotados na gestão do almoxarifado. Declaro também estar ciente de que essas
informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral.

___________________________
Responsável pelo Almoxarifado

Nome:
Cargo
Matr.:

14


ANEXO IV
DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE
CONTAS DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

Unidade Armazenadora: _______________________________
Código da Unidade armazenadora:_______________________________
Declaro que o presente processo encontra-se instruído com a documentação
comprobatória estabelecida pela Portaria específica para prestação de contas do
responsável pelo almoxarifado do exercício de 2011, conforme a seguir indicado:
Documentos

Consta no
processo?
Sim/Não

I - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro de 2011
II - Declaração do responsável pelo almoxarifado
III - Demonstrativo de Movimentação Anual – DMA
IV - Relação de Itens sem Movimentação há mais de 6 meses ou
com movimento inferior a 10%
V - Questionário sobre os controles exercidos e as condições de
funcionamento das unidades armazenadoras
VI - Copia do ato de designação do responsável pelo almoxarifado
em 31 de dezembro de 2011
VII - Cópia do último Termo de Transferência, caso tenha ocorrido
alteração do Responsável pelo almoxarifado no exercício de 2011
VIIIa - Copia do(s) ato(s) de designação do(s) responsáve(is) pelo
almoxarifado substituídos 2011
VIIIb - Copia do(s) ato(s) de dispensa do(s) responsáve(is) pelo
almoxarifado substituídos 2011

Responsável pelo Almoxarifado
Matr.
15

N/A