PORTARIA A/CSIL Nº 36

DE 25 DE SETEMBRO DE 2013
Institui a NOR-PRO-INFRALOG 403, sobre o
Relatório de Funcionamento das Unidades
Armazenadoras de Materiais dos Órgãos e
Entidades da Administração Direta, Indireta e
Fundacional, no âmbito da Prefeitura do
Município do Rio de Janeiro.

O

COORDENADOR

GERAL

DO

SUBSISTEMA

DE

INFRAESTRUTURA

E

LOGÍSTICA, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO a Lei nº 3.789, de 29 de junho de 2004 que dispõe sobre o Sistema
Municipal de Administração;

CONSIDERANDO o Decreto n° 22.024, de 17 de setembro de 2002 que dispõe sobre a
Organização da Secretaria Municipal de Administração;

CONSIDERANDO a Portaria A/CSIL nº 013, de 30 de setembro de 2004, que institui o
Manual do Subsistema de Infraestrutura, Gestão Predial, Logística e Suprimentos –
INFRALOG e

CONSIDERANDO a necessidade de subsidiar os responsáveis pelas Unidades
Armazenadoras de Materiais por ocasião da Prestação de Contas, bem como, servir de
embasamento para as atividades executadas pelos Órgãos de Controle Interno e
Externo.

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a NOR-PRO-INFRALOG 403, que dispõe sobre o Relatório de
Funcionamento das Unidades Armazenadoras de Materiais dos Órgãos e Entidades da
Administração Direta, Indireta e Fundacional, no âmbito da Prefeitura do Município do
Rio de Janeiro.
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Art. 2º O relatório estará disponível para emissão após preenchimento ou alteração do
Questionário de Condições de Funcionamento das Unidades Armazenadoras de
Materiais através do Sistema de Informações Gerenciais de Material.
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CRISTIANO CONCEIÇÃO DE SIQUEIRA
D. O RIO 26.09.2013

COORDENADORIA GERAL DO SUBSISTEMA
DE INFRAESTRUTURA E LOGÍSTICA

Edição: NOR-PRO-INFRALOG-403 Dispõe sobre o Relatório de Funcionamento de
Unidade Armazenadora de Material dos Órgãos e Entidades da Administração Direta,
Indireta e Fundacional, no âmbito da Prefeitura do Município do Rio de Janeiro.

I - GENERALIDADE:
1. Esta norma é uma publicação específica da Coordenadoria Geral do Subsistema de
Infraestrutura e Logística da Secretaria Municipal de Administração.

II - DA FINALIDADE:
1. Subsidiar de dados os responsáveis pelas Unidades Armazenadoras de Materiais
(UAMs) por ocasião da Prestação de Contas, bem como, servir de embasamento para
as atividades executadas pelos Órgãos de Controle Interno e Externo.

III - DA RESPONSABILIDADE:
1. A Coordenadoria de Suprimentos da Coordenadoria Geral do Subsistema de
Infraestrutura e Logística da Secretaria Municipal de Administração é o órgão
responsável pelo Módulo de Gestão de Estoques do Sistema de Informações
Gerenciais de Material (SIGMA) no qual ficará disponível o Questionário de Condições
de Funcionamento de UAM para preenchimento e atualização, bem como, pelo
Relatório de Funcionamento de UAM, entretanto, o preenchimento do questionário e a
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emissão do relatório ficará a cargo dos Responsáveis pelas UAMs, seus Auxiliares e/ou
Gerentes de Almoxarifados das respectivas UAMs.

IV - DO CONTEÚDO:
1. Esta norma estabelece a forma para o preenchimento do Questionário das
Condições de Funcionamento de UAM e para a emissão do Relatório de
Funcionamento de UAM.

V – AMPLITUDE:
1. No âmbito da Administração Direta, Indireta e Fundacional da Prefeitura do
Município do Rio de Janeiro.

VI – REFERÊNCIAS NORMATIVAS:
1. Resolução Conjunta CGM/SMA No 55 de 07 de dezembro de 2010 e Portaria da
Auditoria Geral que dispõe sobre a instrução processual e procedimentos inerentes à
apresentação à Auditoria Geral da Prestação de Contas dos Responsáveis por
Almoxarifados nos órgãos da Administração Direta publicada anualmente por ocasião
final do exercício financeiro.

VII – DO PREENCHIMENTO DO QUESTIONARIO:
1. O questionário será preenchido somente por servidores devidamente cadastrados no
SIGMA.
1.1 O questionário deverá ser preenchido por todas as UAMs cadastradas no SIGMA,
independente de utilizarem ou não o sistema e/ou terem alcançado o valor definido por
ocasião da edição da Portaria da Auditoria Geral da Prestação de Contas dos
Responsáveis por Almoxarifados.
2. O questionário esta dividido em 10 (dez) itens a saber:
2.1 - I - Identificação do Órgão – Permitirá a identificação da UAM a partir de seu
registro no SIGMA através da rotina C915T;
2.1.1 No campo A4 deverá ser informado o código do Almoxarifado, Farmácia, Centro
de Distribuição ou Almoxarifado de Laboratório;

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2.2.2 No campo A7 deverá ser informada a Área de Planejamento, Coordenadoria
Geral de Atenção Primária ou Coordenadoria Regional de Educação ao qual pertence a
UAM, caso não se saiba a qual pertença deverá ser registrado “Sem vinculacao”;
2.2.3 Nos campos A8 e A9 será permitido o preenchimento de um campo para telefone
e um campo para fax;
2.2 - II – Identificação do Responsável – Permitirá a identificação do Responsável a
partir de seu registro no SIGMA e cadastramento de informações complementares
através da rotina C916T;
2.2.1 Os campos B6, B7 e B8 conterão 03 (três) campos para preenchimento cada um;
2.3 - III – Identificação do Substituído – Permitira a identificação do servidor substituído
a partir do cadastramento das informações solicitadas através da rotina C917T;
2.4 - IV – Recursos Humanos – Composto de 04 (quatro) questões a serem
respondidas e registro de informações complementares através da rotina C918T;
2.5 - V – Instalações – Composto de 06 (seis) questões a serem respondidas e registro
de informações complementares através da rotina C919T;
2.6 - VI – Estocagem – Composto de 13 (treze) questões a serem respondidas através
das rotinas C920T e C921T;
2.7 - VII – Segurança – Composto de 07 (sete) questões a serem respondidas através
da rotina C922T;
2.8 - VIII – Registro e Controles – Composto de 11 (onze) questões a serem
respondidas através das rotinas C923T e C924T;
2.9 - IX – Dimensionamento e Segregação – Composto de 03 (três) questões a serem
respondidas e registro de informações complementares através da rotina C925T;
2.10 - X – Gestão de Estoques – Composto de 13 (treze) questões a serem
respondidas através das rotinas C926T e C927T;
3. Para cada questão formulada nas rotinas C918T a C927T deverá ser marcado de
um dos seguintes campos:
3.1 SIM – o procedimento é atendido, seguindo as normas apresentadas na legislação
vigente.
3.2 NÃO – o procedimento não é atendido.
3.3 NÃO APLICÁVEL – N/A – o item não se aplica a UAM.
3.4 O SIGMA trará preenchido o campo “SIM” de todas as questões.
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4. As respostas devem corresponder fielmente ao verificado na UAM, assegurada a
veracidade das informações.
5. Sempre que for assinalada a resposta NÃO ou NÃO APLICÁVEL – N/A, deverá
obrigatoriamente ser apresentada a justificativa no campo “Justificativa”.
5.1 O campo “Justificativa” possui um espaço total de 78 (setenta e oito) caracteres.
6. Na questão que apresente subitens solicitando dados adicionais, preencher a
informação no campo interno do subitem.
6.1 Nos subitens que for solicitada a quantidade informar somente números;
6.2 Nos subitens que for solicitado o volume ou a metragem informar números
seguidos de vírgula.
7. Os dados no SIGMA nas telas C915T a C927T deverão ser lançados sem utilização
de acentuação gráfica (acento grave, acento agudo e til), de caracteres especiais, tais
como: cedilha (ç), apóstrofo (‘), aspas (“”), ponto e vírgula (;), travessão (_) e barra (/).
A indicação de numeral ordinal deve ser feita utilizando “a.” ou “o.”
7.1 Ao ser verificada alguma divergência entre as informações registradas no SIGMA e
a situação real, por ocasião de inclusão ou consulta das rotinas C915T a C917 do
Questionário de Condições de Funcionamento de UAM ou emissão do relatório C915R
– Relatório de Funcionamento de UAM, deverá ser realizado um contato com a
Coordenadoria de Suprimentos para que seja providenciado o acerto na base do
sistema.
7.2 Nos os campos “B3 – Ato de designação” e “B12 – Ato de nomeação” do item “II –
Identificação do Responsável” quando não existir responsável designado ou diretor da
Unidade/Secretário deverá ser preenchido com “...” (três pontos).
8. Quando o Questionário de Condições de Funcionamento de UAM for cadastrado
pela primeira vez deverá ser selecionada a opção “Inclusão” na barra de opção do
SIGMA, assim sucessivamente da rotina C915T até a C927T.
8.1 Quando o questionário já estiver cadastrado e forem necessárias alterações nas
informações registradas, deverá ser adotado o seguinte procedimento:
8.1.1 Consultar o questionário a partir da rotina C915T informando o código da UAM no
campo A4 “Código da Unidade no SIGMA”;
8.1.2 Selecionar a opção “Consulta” na barra de opção do SIGMA;

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8.1.3 Ao aparecer as informações registradas realizar as alterações necessárias
selecionar a opção “Alteração” e confirmar a operação, prosseguir assim até a rotina
C927T.

VII – DOS RELATÓRIOS:
1. O Relatório de Funcionamento de UAM – C915R será emitido através do Menu
Relatórios de Tabelas – C904M.
1.1 Preencher os campos “Secretaria”, “Código do Almoxarifado”, “Tipo de Orgão”,
“Impressora:” e “Cópias”.
2. Foram criados dois relatórios suplementares e disponíveis através do Menu
Relatórios de Tabelas:
2.1 C916R – Estatística do Relatório de Funcionamento de UAMs não conterá os
seguintes itens “I – Identificação do Órgão”, “II – Identificação do Responsável”, “III –
Identificação do Substituído” e “IX – Dimensionamento e Segregação”, bem como, os
registros de informações complementares, conterá as questões respondidas
consolidadas por tipo de resposta “Sim”, “Não” e “N/A”, por item e totalizando as
respostas pela Secretaria, Órgão, Entidade ou total da Prefeitura do Município do Rio
de Janeiro.
2.2 C919R – Relação de Questionários Preenchidos conterá as UAMs seu último
fechamento no SIGMA, a matrícula e nome do responsável pelo preenchido ou última
alteração do questionário, bem como, a data da inclusão ou última alteração e será
consolidado por Secretaria, Órgãos, Entidade ou Prefeitura Municipal do Rio de
Janeiro.
3. Os Relatórios de Funcionamento de UAM deverão ser emitidos para fins de
Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados nos órgãos da
Administração Direta Municipal, por ocasião das visitas realizadas pela Coordenadoria
de Suprimentos da Coordenadoria Geral do Subsistema de Infraestrutura e Logística
da Secretaria Municipal de Administração ou a qualquer tempo por solicitação dos
Órgãos de Controles Interno e Externo.
3.1 O relatório deverá ser assinado pelo Responsável pelo Almoxarifado (UAM) e pelo
responsável pela digitação ou última atualização.

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VII – CONSIDERAÇÕES FINAIS:
1. Caberá à Coordenadoria de Suprimentos da Coordenadoria Geral do Subsistema de
Infraestrutura e Logística da Secretaria Municipal de Administração com base na
Portaria que dispõe sobre a instrução processual e procedimentos inerentes à
apresentação à Auditoria Geral da Prestação de Contas dos Responsáveis por
Almoxarifado nos órgãos da Administração Direta Municipal, bem como, das visitas
realizadas pela suso dita Coordenadoria a revisão e atualização do Questionário de
Funcionamento de UAMs para que se possa aprimorar o instrumento utilizado.
2. O Questionário de Funcionamento de UAMs estará disponível através do SIGMAPCE (programa instalado) e através de página http://sigma/sigma/ (somente disponível
pela intranet).
3. É de responsabilidade do Responsável pela UAM, seus Auxiliares e/ou Gerentes de
Almoxarifados o acompanhamento das alterações, revisões e atualizações ocorridas no
Questionário de Condições de Funcionamento de UAM e no Relatório de
Funcionamento de UAM.
4. Esta norma ficará disponível no sítio da Secretaria Municipal de Administração no
link “Documentos: Infra”.

ANEXO I
Questionário de Funcionamento de UAM

I – Identificação do Órgão
A1 Secretaria
Código Institucional
A2 Unidade Administrativa
Código Institucional
A3 Unidade Armazenadora
Descrição
A3.1 Correio Eletrônico
A3.2 Tipo de Material
A4 Código da Unidade no SIGMA
A5 Endereço
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A6 Bairro
A7 Área de Planejamento (AP ou CAP ou CRE)
A8 Telefone
A9 Fax

II – Identificação do Responsável pelo Responsável
B1 Nome do Responsável pela UAM
B2 Matrícula
B3 Ato de designação
B4 Data do ato de designação
B5 Data da publicação do ato de designação
B6 Ato de designação do almoxarife e dos demais servidores para atestar as notas
fiscais referentes as entradas de materiais.
B7 Data do ato de designação do almoxarife e dos demais servidores para atestar as
notas fiscais referentes as entradas de materiais.
B8 Data da publicação do ato de designação de atestação
B9 E-mail do responsável pela UAM
B10 Nome do Diretor da Unidade/Secretario
B11 Matrícula
B12 Ato de Nomeação
B13 Data do ato de nomeação
B14 Data da publicação do ato de nomeação

III – Identificação do Substituído
C1 Nome do Almoxarife substituído
C2 Matrícula
C3 Número do ato de designação
C4 Data do ato de designação
C5 Data da publicação do ato de designação
C6 Numero do ato de dispensa
C7 Data do ato de dispensa
C8 Data da publicação do ato de dispensa
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IV – Recursos Humanos
D1 Todos os servidores que trabalham no Almoxarifado tem curso de Gestão de
Almoxarifado?
D2 Os servidores que trabalham no Almoxarifado obtiveram treinamento de prevenção
e combate a incêndio e pânico?
D3 O responsável pelo Almoxarifado possui nível médio completo?
D4 A quantidade de servidores para atender a demanda é satisfatória?
Indique o número de servidores
Área operacional
Área administrativa

V - INSTALACOES
E1 A área da UAM e compatível com a quantidade de material estocado, permitindo
inclusive que a área de circulação e dos corredores {acesso/Segurança} sejam
adequados para a movimentação dos materiais e para a segurança?
Informe os dados de:
Área
Volume
E2 A iluminação esta adequada a atividade do local?
E3 A temperatura e a circulação de ar do ambiente e adequada à preservação dos
materiais e ao desenvolvimento do trabalho?
E4 O local esta em bom estado de conservação, adequado para o funcionamento da
Unidade, não apresentando necessidade de Obras?
Caso

apresente

deficiências,

especifique

na

coluna

justificativa.

Exemplos:

Infiltrações/problemas no telhado/rachaduras na parede.
E5 As instalações estão livres de infestação de roedores ou insetos?
E6 As áreas de ventilação são protegidas com telas metálicas de malha fina, impedindo
a entrada de animais?

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VI - ESTOCAGEM
F1 Os materiais estão estocados de forma correta e de acordo com o seu tipo
{Copa/cozinha, Elétrico/ferramentas, Combustível/inflamáveis}, estando os materiais de
mesma família concentrados em locais próximos?
F2 Os materiais estão posicionados corretamente de modo a permitir fácil e rápida
leitura das informações registradas em etiquetas de identificação do material?
F3 Os materiais de movimentação constante estão em locais de fácil e rápido acesso?
F4 Os estoques de materiais idênticos estão de acordo com a data de recebimento de
cada um, de modo a permitir que os itens estocados há mais tempo sejam fornecidos
prioritariamente combinado com a validade do lote {PEPS - Primeiro a Entrar, Primeiro
a Sair + lote/validade}?
F5 Existe uniformização do empilhamento do material de maneira que as pilhas sejam
formadas sempre do fundo para a frente e da esquerda para a direita do setor de
estocagem, respeitando o limite máximo permitido?
F6 A estocagem do material esta isolada do piso?
F7 A estocagem do material encontra-se afastada das paredes?
F8 Os materiais estão empilhados conforme a sua capacidade permitida?
F9 Os materiais armazenados estão dentro do prazo de validade?
F10 O material a ser baixado do estoque esta em local separado dos demais?
F11 O material de terceiros esta em local separado dos demais, caso existam?
F12 A estocagem de entorpecentes, psicotrópicos e demais medicamentos sob severo
controle estão em locais separados, trancados e com acesso restrito?
F13 A estocagem de material explosivo e inflamável esta em áreas e instalações
especificas conforme normas técnicas?

VII - SEGURANCA
G1 O acesso ao setor de estocagem e restrito, sendo permitido apenas as pessoas
autorizadas pela Chefia?
G2 Em se tratando de área coberta e fechada, as instalações da unidade
Armazenadora possuem portas com trancas e/ou cadeados?
G3 Ha extintores de incêndio nas modalidades requeridas?
G4 Ha extintores de incêndio em quantidades suficientes?
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G5 Os equipamentos de proteção contra incêndio estão dentro do prazo de validade?
G6 Quando os extintores são retirados para recarga, são empregados outros neste
período?
G7 As áreas empregadas para fixação dos extintores estão visíveis e de fácil acesso e
suas partes fixadas entre 1,60 a 1,80m?

VIII - REGISTROS E CONTROLES
H1 As entradas e saídas são registradas no sistema de controle de estoque ou nas
fichas de estoque nas fichas de estoque nas datas de recebimento ou entrega,
preferencialmente logo apos ocorrer a respectiva movimentação?
H2 As entradas de materiais são feitas mediante a apresentação de documentação
comprobatória {Notas Fiscais, Documento de Movimentação de Material}?
H3 A documentação comprobatória das entradas e saídas de materiais esta
devidamente arquivada no almoxarifado, observando-se a ordem cronológica?
H4 O almoxarife atesta as notas fiscais referentes as entradas de materiais
obedecendo ao disposto do Decreto nº 34.012 de 20/06/2011?
H5 As saídas de materiais são feitas mediante a emissão de documentação
comprobatória {Nota de Requisições de Material, Documentos de Movimentação de
Material}?
H6 No fornecimento de materiais pelo almoxarifado, as requisicoes de materiais são
preenchidas pelos órgãos requisitantes com a devida numeração sequencial,
especificacoes, quantidades e datas, sendo evidenciado seu recebimento?
H7 O almoxarife possui a listagem atualizada dos servidores autorizados a requisitar
material, constando as respectivas assinaturas?
H8 Materiais que não são utilizados por mais de seis meses são identificados e
reavaliada a necessidade de manutenção dos mesmos em estoque?
H9 Foi constituída comissão para apurar e formalizar a baixa dos itens obsoletos,
imprestáveis, fora de uso, conforme paragrafo 1º do art. 13 da Resolução Conjunta
CGM/SMA nº 055, de 07/12/2010 {caso existam}?
H10 Foi constituída comissão de sindicância para apurar e formalizar a baixa de itens
extraviados ou danificados, conforme art. 14 da Resolução Conjunta CGM/SMA nº 055,
de 07/12/2010 {caso existam}?
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H11 O Almoxarife informa aos setores competentes, com antecedência, a necessidade
da compra/requisição dos materiais?

IX – Dimensionamentos e Segregação
I 1 Informe os dados abaixo:
I 1.1 Área administrativa, junto com outra área?
Área m2
I 1.2 Área de distribuição, junto com outra área?
Área m2
I 1.3 Setor de recebimento, junto com outra área?
Área m2
I 1.4 Setor de estocagem, junto com outra área?
Área m2
I 2. Existem setores separados dos demais destinados à áreas climatizadas, estufas,
câmaras frigoríficas, materiais inflamáveis, etc...?
I 2.1 Junto com outra área?
Área m2
Volume m3
I 3. Informe o quantitativo de prédios e áreas:
I 3.1 Administrativo
I 3.2 Galpão
I 3.3 Área descoberta
I 3.4 Outros

X - GESTÃO DE ESTOQUES
J1 O responsável pela Unidade segue o Manual de rotinas e Procedimentos da SMA?
J2 O responsável pela Unidade atualiza as informações referentes a sua Unidade junto
a Gerencia de Gestão de Estoques?
J3 O responsável conhece o conceito de Giro de Estoques?
J4 Na gestão do estoque e utilizado o parâmetro de estoques máximo e mínimo?
J5 O responsável comunica ao setor competente a necessidade de compra dos
materiais, considerando o ponto de ressuprimento?
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J6 Ha controle do prazo de validade dos materiais e disponibilidade dos materiais com
validade próxima ao vencimento?
J7 É utilizada à curva ABC de estoques?
J8 Os materiais sem movimentação ou com movimentação inferior a 10% do seu
estoque nos últimos 6 meses são identificados e tratados como materiais disponíveis
para transferência entre almoxarifados ou alienação?
J9 Ha equipamentos próprios para a conferencia de materiais cuja Unidade de medida
os exijam {balança, trena etc...?
J10 E realizado um roteiro de entrega de materiais, buscando a racionalidade e
economia dos recursos empregados?
J11 O sistema de controle de estoque do almoxarifado e informatizado?
J12 O numero de computadores atende a demanda?
J13 Foi realizado o inventário físico de acordo com art. 17 da Resolução Conjunta
CGM/SMA No 55/2010?

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