RESOLUÇÃO SMF Nº 2882

DE 2 4 DE NOVEMBRO 2015.

Dispõe

sobre

os

arquivos

da

Secretaria

Municipal de Fazenda, seus documentos, a
competente
Imposto

Tabela

Sobre

a

de

Temporalidade

Transmissão

de

do

Bens

Imóveis - ITBI e dá outras providências.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE FAZENDA, no uso das atribuições que lhes são
conferidas pela legislação em vigor e o que consta no processo nº 04/000.884/2015, e
ainda,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a Gestão dos Documentos
bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o art.
216 da Constituição Federal e com o art. 2º da Lei nº 3404, de 5 de junho de 2002;

CONSIDERANDO as disposições contidas no art. 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de
março de 2004, sobre o Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ e no art.
24 do Decreto nº 22.615, de 30 de janeiro de 2003,
que determinou a instituição de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos;
e

CONSIDERANDO, ainda, a proposta apresentada pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos, e aprovada pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro
- Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos.

RESOLVE:

1


Seção I
Dos Arquivos da Secretaria Municipal de Fazenda

Art. 1º Entende-se por arquivo, o conjunto de informações registradas, não importando
o suporte, a fase, o gênero ou a natureza da informação, organicamente acumulados,
produzidos ou recebidos pelos órgãos ativos desta Secretaria, quando do efetivo
exercício de suas funções.
Art. 2º Os órgãos ativos que compõem a estrutura organizacional desta Secretaria são
as unidades de criação e guarda de documentos, identificados como Arquivo Corrente.
Parágrafo único. O Centro Arquivístico, órgão setorial do Sistema Municipal de Gestão
de Arquivos desta Secretaria, atuará com competências de Arquivo Intermediário, sob
a supervisão técnica do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Órgão Central do
Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ, tendo como gerência
administrativa o órgão, dentro da SMF, que o Centro Arquivístico estiver subordinado.

Seção II
Dos Documentos de Arquivo

Art. 3º São documentos de arquivo todos os registros de informações em suporte
textual, especial e eletrônico, inclusive o magnético ou óptico, produzido ou recebido e
acumulado nos órgãos referidos no art. 1º desta Portaria.
Art. 4º Os documentos identificados em razão de seus valores, primário ou secundário,
terão guarda temporária ou permanente, observados os seguintes critérios:
I – Documentos de guarda temporária: são aqueles que, findo o prazo de guarda por
prescrição ou precaução, são eliminados sem prejuízo para a Administração que o
gerou ou à comprovação de qualquer direito; e
II – Documentos de guarda permanente: são aqueles que, findo o prazo previsto no
inciso I deste artigo, devem ser preservados em razão de seus conteúdos
informacionais que são comprobatórios de ações e direitos e, também, reservados à
pesquisa, à história e à memória institucional.

2


Art. 5º São considerados documentos de guarda permanente, os registros
informacionais sob a forma de qualquer suporte físico (textual, especial ou eletrônico)
indicados na Tabela de Temporalidade. Estes, após o prazo de guarda nos Arquivos
Correntes, deverão ser preservados nos Arquivos Intermediários até a data do
recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
Parágrafo único. Os documentos de caráter permanente não poderão ser eliminados
mesmo que sejam reproduzidos, quer pelo processo de microfilmagem ou por outra
forma.

Seção III
Da Tabela de Temporalidade

Art.6º A Tabela de Temporalidade é o instrumento sob a forma de quadro esquemático,
conforme legenda no Anexo I, que define o ciclo vital dos documentos por meio dos
processos de análise, avaliação e identificação dos valores que serão atribuídos a eles
e, com isso, ficam definidos prazos de retenção em cada Arquivo Corrente ou
Intermediário e a destinação final de guarda permanente ou eliminação.
Art. 7º Os assuntos da Tabela de Temporalidade do Imposto Sobre a Transmissão de
Bens Imóveis – ITBI (Anexo II), estão listados em ordem numérica do Código de
Assunto de Protocolo – CAP, onde os profissionais da informação encontram
orientações sobre os prazos e procedimentos a serem obedecidos quanto à guarda ou
à eliminação dos documentos, seja em função de legislação própria ou de julgamento
de valor emitido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e aprovada
pelo Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ.
Parágrafo único. O prazo de guarda contido em cada assunto na Tabela de
temporalidade, para posterior eliminação ou recolhimento do original, não importando o
suporte, deve ser contado a partir da data de sua autuação, sem o cômputo do ano em
que o documento foi elaborado.

3


Seção IV
Disposições Finais

Art. 8º Os processos cancelados por inconsistência na solicitação ou pela existência de
outro administrativo e não havendo a necessidade de juntada, deverão ser tramitados
por despacho que solicita análise do fato, com o devido relato e a justificativa, para o
Centro Arquivístico – F/SUBG/CA, Órgão Setorial do SIMARQ, desta Secretaria, onde
terão eliminação imediata, após a guarda de 1 (um) ano.
Parágrafo único. Deve ser comunicado através de correio eletrônico, pelo Protocolo, o
cadastramento e/ou registro indevidos no Sistema Único de Controle de Protocolo SICOP, informando a inexistência da produção física – documento original, ao órgão
setorial do SIMARQ desta Secretaria, para a regularização no referido sistema.
Art. 9º A avaliação dos assuntos referentes às atividades meio desta pasta, ou seja,
aqueles não constantes da TTD do Anexo II devem ser analisados em conformidade
com as Tabelas de Temporalidade da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
Art.10. As Correspondências Oficiais serão tratadas, analisadas e avaliadas seguindo
as orientações do Centro Arquivístico – F/SUBG/CA, que repassa as normas
aprovadas pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, em conformidade com o
inciso II do art. 8º do Decreto nº 24.008, de 05 de março de 2004, dispondo sobre o
Sistema Municipal de Gestão de arquivos – SIMARQ.
Art. 11. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as
disposições em contrário.

MARCO AURELIO SANTOS CARDOSO

D. O RIO 25.11.2015

4


ANEXO I

LEGENDA
COLUNA

DESCRIÇÃO
ITEM

1.

Sequência numérica dos assuntos inseridos na TTD. Esta coluna auxilia no registro de eliminação no sistema SICOP, rotina 2180, quando da
identificação da tabela e do respectivo item que contém o assunto em estudo.
CAP – Código de Assunto de Protocolo

2.

Auxilia os profissionais do Protocolo no devido registro do documento, no arquivamento para a formação de conjuntos documentais e,
consequentemente, no processo de análise e avaliação dos documentos que estarão organizados em primeira ordem, o cronológico/ano e,
posteriormente, o Assunto/CAP.
DOCUMENTO/ASSUNTO

3.
Termo ou assunto analisado e esquematizado em seu Ciclo Vital, na TTD
DEFINIÇÃO
4.

Anotações necessárias de definições ou de padronização dos termos para auxiliar na classificação quando do registro no Sistema Único de
Controle de Protocolo - SICOP, pelo profissional de Protocolo ou no Arquivo, para a compreensão e a correta análise e avaliação do
documento.

5


COLUNA

DESCRIÇÃO

5.

GUARDA – Prazos de retenção dos documentos nas duas primeiras Idades de Arquivo.

5.1

A.C. - Arquivo Corrente

5.2.

A.I. - Arquivo Intermediário

6.

DESTINAÇÃO – Determinação do destino final do documento, não importando o suporte

6.1.

M – Microfilmagem

6.2.

D – Digitalização

6.3.

E – Eliminação

6.4.

RECOLHIMENTO – Determinação da passagem de documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente – Arquivo Geral da
Cidade do Rio de Janeiro.

6.4.1

% - Percentual por amostragem

6.4.2

T – Totalidade do conjunto documental

6.5

NATUREZA DA INFORMAÇÃO – Estabelece o acesso à informação.

6.5.1

O – Ostensivo – Acesso liberado

6.5.2

S – Sigiloso – Reservas no acesso.

6


COLUNA
7.

DESCRIÇÃO
Neste campo, além da justificativa das decisões registradas nas colunas anteriores, há casos de citação da fundamentação legal e da forma
de como proceder a efetivação do processo de avaliação e/ou substituição do suporte da informação.

7


SUBSECRETARIA DE GESTÃO
CENTRO ARQUIVÍSTICO
ANEXO II
SIMARQ - SISTEMA MUNICIPAL DE GESTÃO DE ARQUIVOS
Órgão: Coordenadoria do Imposto Sobre a Transmissão de Bens Imóveis (F/SUBTF/CIT)
Subordinação: Subsecretaria de Tributação e Fiscalização
Espécie do(s) Documento(s): Processos
DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Não se autua mais na SMF.
Atende-se aos prazos máximos legais
para a guarda:
- Valorizado para a pesquisa e à história,
acervo único.

1

24000

ITBI (CITAR)

Solicitações diversas

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda
a partir da data de autuação, reservandose a totalidade para o recolhimento ao
arquivo Geral da Cidade do Rio de
Janeiro.

8


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

ITBI – Auto
de Infração
2

24001

(Pago ou
inscrito em
Dívida Ativa)

T

O

S

Instrumento pelo qual a

Atende-se aos prazos e procedimentos

autoridade competente

legais para a guarda e salvaguarda das

certifica, ou não, a

informações:

existência de uma
infração à legislação
vigente, caracterizando

- O documento contará o prazo de guarda
1a

20a

-

-

X

1%

-

-

15a

a partir da data de autuação, reservar-seá 1% dos originais textuais para o

devidamente a mesma

recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade

e impondo, de forma

do Rio de Janeiro, eliminando- -se o

expressa, penalidade ao

restante.

infrator, quando couber.
Atende-se aos prazos e procedimentos legais

ITBI –
3

24002

Consulta (do
contribuinte
ou do fisco)

Documento que visa

para a guarda e salvaguarda das informações:

orientar o contribuinte

- O documento contará o prazo de guarda a

e/ou o Fisco sobre

1a

20a

-

-

X

1%

-

-

15a

partir da data de autuação, reservar-se-á 1%
dos originais textuais para o recolhimento ao

dúvidas de matéria

Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,

tributária.

eliminando- -se o restante.

9


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Atende-se aos prazos e procedimentos legais

4

24003

ITBI –

Regularização de

Transposição

pagamento por

de

transferência de crédito

pagamento

de uma guia paga.

para a guarda e salvaguarda das informações:
- O documento contará o prazo de guarda a

1a

20a

-

-

X

5%

-

-

15a

partir da data de autuação, reservar-se-á 5%
dos originais textuais para o recolhimento ao
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando- -se o restante.
Não se autua mais na SMF.
Atende-se aos prazos máximos legais para a

5

24004

Imunidade –

Pedido de

Distrito

reconhecimento de favor

Federal

legal pelo contribuinte.

guarda;

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservando-se a
totalidade para o recolhimento ao Arquivo
Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

10


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos máximos legais para a guarda:

ITBI –
6

24006

Imunidade
de
Fundações

- Valorizado para a pesquisa e à história,

Pedido de
reconhecimento de favor

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

acervo único.
- O documento contará o prazo de guarda a

legal pelo contribuinte.

partir da data de autuação, reservando-se a
totalidade para o recolhimento ao Arquivo
Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos

ITBI –

prazos e procedimentos legais para a guarda

Imunidade

7

24007

de

Pedido de

Instituições

reconhecimento de favor

de

legal pelo contribuinte.

e salvaguarda das informações:

1a

20a

-

-

X

10%

-

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservar-se-á 10%
dos originais textuais para o recolhimento ao

Assistência

Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,

Social

eliminando- se o restante.

11


.
DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos e procedimentos legais para a guarda

ITBI –

8

24008

Imunidade

Pedido de

de

reconhecimento de favor

Instituições

legal pelo contribuinte.

e salvaguarda das informações:

1a

20a

-

-

X

10%

-

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservar-se-á 10%
dos originais textuais para o recolhimento ao

de Educação

Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando- se o restante.
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos máximos legais para a guarda:

ITBI –
Imunidade
9

24009

de
Instituições
de

- Valorizado para a pesquisa e à história,

Pedido de
reconhecimento de favor

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

acervo único.
- O documento contará o prazo de guarda a

legal pelo contribuinte

partir da data de autuação, reservando- se a

Previdência

totalidade para o recolhimento ao Arquivo
Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

12


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos máximos legais para a guarda:

Pedido de
10

24010

Imunidade –

reconhecimento de

Municípios

favor legal pelo

- Valorizado para a pesquisa e à história,

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

acervo único.
- O documento contará o prazo de guarda a

contribuinte.

partir da data de autuação, reservando-se a
totalidade para o recolhimento ao Arquivo
Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos máximos legais para a guarda:

11

24012

ITBI –

Pedido de

Imunidade de

reconhecimento de

Sindicato de

favor legal pelo

trabalhadores

contribuinte

- Valorizado para a pesquisa e à história,

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

acervo único.
- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservando-se a
totalidade para o recolhimento ao Arquivo
Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

13


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos e procedimentos legais para a guarda

ITBI –
12

24013

Imunidade de
Templos

Pedido de
reconhecimento de
favor legal pelo

e salvaguarda das informações:

1a

20a

-

-

X

10%

-

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservar-se- -á

contribuinte.

10% dos originais textuais para o recolhimento
ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando-se o restante.
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos máximos legais para a guarda:

ITBI –
Parcelamento
13

24015

(Pago ou
inscrito em
Dívida Ativa)

Documento emitido
pelo Fisco para
cobrança de crédito

Valorizado para a pesquisa e à história, acervo

1a

20a

-

-

-

X

-

15a

único.
- O documento contará o prazo de guarda a

tributário.

partir da data de autuação, reservando-se a
totalidade para o recolhimento ao Arquivo
Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

14


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Atende-se aos prazos máximos legais para a

ITBI –
Reconhecimen
14

24016

to de
suspensão de
pagamento

guarda: Valorizado para a pesquisa e à história,

Pedido de
reconhecimento de
favor legal pelo

acervo único.

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservando-se a

contribuinte

totalidade para o recolhimento ao Arquivo Geral
da Cidade do Rio de Janeiro.
Atende-se aos prazos e procedimentos legais
para a guarda e salvaguarda das informações:

Devolução de tributo
15

24017

ITBI –

pago indevidamente –

Restituição

Deferidos ou

- O documento contará o prazo de guarda a

1a

20a

-

-

X

1%

-

-

15a

partir da data de autuação, reservar-se-á 1%
dos originais textuais para o recolhimento ao

Indeferidos.

Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando- -se o restante.

15


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos e procedimentos legais para a guarda e
salvaguarda das informações:

16

24018

ITBI – Revisão

Pedido de redução da

de Valor Venal

base de cálculo do ITBI

1a

20a

-

-

X

1%

-

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservar-se-á 1%
dos originais textuais para o recolhimento ao
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando- se o restante.
Não se autua mais na SMF. Atende-se aos
prazos e procedimentos legais para a guarda e

ITBI –
17

24019

Comprovação
de Pagamento

Autuação indevida –
trata- -se de Ofício
comunicando frações

salvaguarda das informações:

1a

20a

-

-

X

1%

-

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservar-se-á 1%

ínfimas de terrenos.

dos originais textuais para o recolhimento ao
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando- se o restante.

16


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Não se autua mais na SMF pelo código 24020.
Atende-se aos prazos máximos legais para a

ITBI –
18

24020

Alegação de
pagamento.

guarda:

Comprovação de
entrada em receita.

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

- O documento contará o prazo de guarda a
partir da data de autuação, reservando-se a
totalidade para o recolhimento ao Arquivo Geral
da Cidade do Rio de Janeiro.
Atende-se aos prazos máximos legais para a
guarda:

ITBI –
19

24021

Apropriação
de pagamento.

Regularização de
pagamento por
transferência de crédito

- Valorizado para a pesquisa e à história, acervo

1a

20a

-

-

-

-

X

-

15a

único.
- O documento contará o prazo de guarda a

de uma guia paga.

partir da data de autuação, reservando-se a
totalidade para o recolhimento ao Arquivo Geral
da Cidade do Rio de Janeiro.

17


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Atende-se aos prazos e procedimentos legais

ITBI – Nota de
Lançamento
20

24022

(Pago ou
inscrito em
Dívida Ativa)

para a guarda e salvaguarda das informações:

Documento emitido
pelo Fisco para
cobrança de crédito

- O documento contará o prazo de guarda a

1a

20a

-

-

X

1%

-

-

25a

partir da data de autuação, reservar-se-á 1%
dos originais textuais para o recolhimento ao

tributário.

Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando-se o restante.
Atende-se aos prazos e procedimentos legais

21

24023

ITBI –

Pedido de

Reconhecimen

reconhecimento de

to de

favor legal pelo

Imunidade

Contribuinte.

para a guarda e salvaguarda das informações:
- O documento contará o prazo de guarda a

1a

20a

-

-

X

1%

-

-

15a

partir da data de autuação, reservar- -se-á 1%
dos originais textuais para o recolhimento ao
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando- se o restante.

18


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Atende-se aos prazos e procedimentos legais

ITBI –
22

24024

Reconhecimen
to de Isenção

para a guarda e salvaguarda das informações:

Pedido de
reconhecimento de
favor legal pelo

- O documento contará o prazo de guarda a

1a

20a

-

-

X

1%

-

-

15a

partir da data de autuação, reservar-se-á 1%
dos originais textuais para o recolhimento ao

Contribuinte

Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando-se o restante.
Atende-se aos prazos e procedimentos legais

23

24025

ITBI –

Pedido de

Reconhecimen

reconhecimento de

to de não

favor legal pelo

incidência.

Contribuinte.

para a guarda e salvaguarda das informações:
- O documento contará o prazo de guarda a

1a

20a

-

-

X

1%

-

-

15a

partir da data de autuação, reservar- -se-á 1%
dos originais textuais para o recolhimento ao
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
eliminando- se o restante.

19


DESTINAÇÃO

GUARDA

Recolhe
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

JUSTIFICATIVA
A. C.

A.I.

D

M

Sigilo

E
%

T

O

S
Atende-se aos prazos e procedimentos legais

Auto de
24

----

Infração –
Posturas
Municipais

para a guarda e salvaguarda das informações:

2ª via do documento
original de Auto de

- O documento contará o prazo de guarda a

5ª

20ª

-

Infração

-

-

1%

-

-

25ª

partir da data de reservar- se-á 1% dos originais
textuais para o recolhimento ao Arquivo Geral
da Cidade do Rio de Janeiro, eliminando- -se o
restante.

20


LEGENDA:
A.C.

ARQUIVO CORRENTE

A.I.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

D

DIGITALIZAR

M

MICROFILMAR

E

ELIMINAR

%

PERCENTUAL A RECOLHER

T

RECOLHIMENTO TOTAL

O

OSTENSIVO

S

SIGILOSO

21