PORTARIA GI/AGCRJ Nº 02

/ Estabelece

DE 31 DE JANEIRO DE 2022

os procedimentos técnicos referentes às

atividades de transferência, eliminação e recolhimento de
documentos para utilização dos planos de classificação e
das tabelas de temporalidade na Prefeitura da Cidade do
Rio de Janeiro./
A PRESIDENTE DO ARQUIVO GERAL DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO, no uso das
atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor,

CONSIDERANDO que o art. 3º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, e o art.
4º da Lei Municipal nº 3.404 de 5 de junho de 2002, definem a gestão de documentos
públicos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando à
sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente;

CONSIDERANDO o disposto no art. 12 do Decreto Rio nº 22.615, de 30 de janeiro de
2003, que estabelece a abrangência da gestão de documentos em todas as atividades
inerentes ao ciclo de vida dos documentos;

CONSIDERANDO que o Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro é o órgão gestor do
Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ, instituído pelo Decreto nº 24.008, de
5 de março de 2004;

CONSIDERANDO o Decreto Rio nº 48.729, de 9 de abril de 2021, que dispõe sobre a
avaliação e destinação de documentos produzidos e acumulados pela Administração
Pública Municipal; e

CONSIDERANDO o Decreto Rio nº 48.973 de 10 de junho de 2021, que cria o Programa
de Gestão de Documentos da Cidade do Rio de Janeiro - PGD Carioca.

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RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos técnicos referentes às atividades de transferência,
eliminação e recolhimento de documentos para utilização dos planos de classificação e
das tabelas de temporalidade na Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
Art. 2º Os prazos expressos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos devem ser
observados para que a transferência, recolhimento ou eliminação dos documentos
públicos sejam realizados com critério.
Art. 3º Os coordenadores da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, CPAD,
deverão selecionar anualmente os documentos passíveis de eliminação ou recolhimento
cujos prazos expiraram orientando-se pela Tabela de Temporalidade de Documentos.
Art. 4º Estabelecer procedimento técnico para a transferência de documentos de arquivo
da fase corrente alocados nos protocolos para a fase intermediária nos centros
arquivísticos de acordo com Anexo II, Fluxograma A:
I - A área interessada deverá selecionar os documentos, preencher a Lista de
Transferência de Documentos (LTD), conforme Anexo I, Modelo F, e encaminhar via
memorando para aprovação da CPAD.
II - A CPAD deverá conferir a LTD.
III - A CPAD deverá solicitar a autuação do ‘Processo de Transferência de Documentos’.
IV - A CPAD deverá emitir duas vias do Termo de Transferência de Documentos (TTD),
conforme Anexo I, Modelo A, assinar, juntar uma via ao processo e anexar a outra via que
ficará em posse do Centro Arquivístico.
V - A área interessada deverá assinar o TTD e enviar os documentos selecionados para o
Centro Arquivístico.
VI - O Centro Arquivístico irá conferir os documentos, assinar o TTD, retirar sua via do
TTD e proceder ao arquivamento dos documentos e do próprio ‘Processo de
Transferência Documental’.
Art. 5º Estabelecer procedimento técnico para a eliminação de documentos de arquivo em
fase corrente e intermediária conforme Anexo II, Fluxograma B:
I - A área interessada deverá selecionar os documentos, preencher a Lista de Eliminação
de Documentos (LED), conforme Anexo I, Modelo C, e o Edital de Ciência de Eliminação

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de Documentos (ECED) conforme Anexo I Modelo D, e encaminhar via memorando para
aprovação da CPAD.
II - A CPAD deverá conferir a LED.
III - A CPAD deverá solicitar a autuação do ‘Processo de Eliminação de Documentos’ e
encaminhar ao AGCRJ.
IV - O AGCRJ deverá aprovar ou reprovar a LED e o ECED, por meio de parecer técnico,
e recomendar a publicação do ECED em diário oficial.
V - A CPAD publicará o ECED em diário oficial e aguardará o prazo de 45 dias para
proceder à eliminação dos documentos.
VI - A CPAD deverá emitir uma via do Termo de Eliminação de Documentos (TED),
conforme Anexo I, Modelo E, e proceder ao descarte dos documentos via trituração
mecânica ou decomposição química.
VII - A CPAD também poderá acionar a COMLURB, via ofício, para realizar o transporte
dos documentos para reciclagem em cooperativa autorizada, e indicar servidor para
supervisionar o trabalho de destruição dos documentos.
VIII - A CPAD deverá encaminhar ao AGCRJ, via ofício, uma cópia da LED, ECED e TED.
Art. 6º Estabelecer procedimento técnico para o recolhimento de documentos de arquivo
em fase corrente e intermediária para a guarda permanente conforme Anexo II,
Fluxograma C:
I - A área interessada, preferencialmente o Centro Arquivístico, deverá selecionar os
documentos, preencher duas vias da Lista de Recolhimento de Documentos (LRD),
conforme Anexo I, Modelo F, e encaminhar via memorando para aprovação da CPAD.
II - A CPAD deverá conferir a LRD e solicitar o recolhimento dos documentos ao AGCRJ
via ofício.
III - O AGCRJ deverá aprovar ou reprovar a LRD, por meio de parecer técnico, retirar uma
via, e solicitar a autuação do ‘Processo de Recolhimento de Documentos.
IV - A CPAD deverá emitir duas vias do Termo de Recolhimento de Documentos (TRD),
conforme Anexo I, Modelo G, assinar, juntar uma via ao processo e anexar a outra via que
ficará em posse do AGCRJ.
V - A CPAD deverá encaminhar os documentos selecionados ao AGCRJ.
VI - O AGCRJ deverá atestar a conformidade com a LRD e o estado de conservação e
acondicionamento adequado dos documentos encaminhados.
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VII - O AGCRJ assinará e retirará sua via do TRD.
VIII - A CPAD publicará o TRD em diário oficial para dar transparência ao processo.
Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

D.O.RIO 01.02.2022

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