PORTARIA “N” IPLANRIO Nº 238

DE 20 DE MARÇO DE 2015.

Constitui Comissão Permanente de Avaliação
de documentos e atribui responsabilidades ao
Centro Arquivístico, visando a efetivação da
gestão de documentos no âmbito da IplanRio.

O DIRETOR-PRESIDENTE DA EMPRESA MUNICIPAL DE INFORMÁTICA S.A –
IPLANRIO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor e,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público Municipal promover a Gestão
Documental e a proteção especial aos documentos de arquivos como instrumentos de
apoio à administração, cultura, desenvolvimento científico e tecnológico e como
elementos de prova e informação à memória e história institucional;

CONSIDERANDO que a gestão de documentos públicos requer, dentre outras
operações técnicas, aquelas referentes a avaliação e destinação de acervos, visando
sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente;

CONSIDERANDO o que dispõe o Capítulo VIII do Decreto nº 2.477, de 25 de janeiro
de 1980, que trata do arquivamento de Documentos e a Lei nº 3.404, de 5 de junho de
2002, sobre a Política Municipal de Arquivos Públicos; e;

CONSIDERANDO o que dispõe o art. 24 do Decreto nº 22.615, de 30 de janeiro de
2003 sobre as atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD e no Decreto nº 24.008, de 5 de março de 2004, que instituiu o Sistema
Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ,

RESOLVE:

Art. 1º Constituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, com
a finalidade de, continuamente, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e
1


seleção da documentação produzida e

acumulada no âmbito da IplanRio, tendo em

vista a identificação de documentos para guarda permanente e a eliminação dos
destituídos de valor, sob a orientação do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
Art. 2º A CPAD será composta por representantes de áreas temáticas, relacionadas às
atividades da IplanRio, a saber:
I - um representante da presidência;
II - um representante da área de gestão administrativo-financeira;
III - um representante da área jurídica;
IV - um representante da área de relacionamento com clientes;
V - um representante da área de gestão de pessoas;
VI - um representante da área de operações;
VII - um representante da área de desenvolvimento/manutenção de sistemas;
VIII - um representante da área de Tecnologia.
Parágrafo único. A coordenação da CPAD será exercida pelo representante da área de
gestão administrativo-financeira.
Art. 3º Compete à CPAD:
I - elaborar e manter a Tabela de Temporalidade de Documentos – TDD, de acordo
com a legislação que rege a matéria, definindo os prazos de guarda dos documentos
de arquivo e a destinação dos documentos, tendo em vista a preservação daqueles
selecionados para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;
II - promover e estimular a realização de estudos técnicos sobre a situação dos acervos
arquivísticos da IplanRio, no tocante à racionalização das atividades arquivísticas, bem
como oferecer assistência e subsídios técnicos, sugerindo as providências necessárias;
III - incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a reciclagem dos servidores
que desenvolvam atividades no Centro Arquivístico da IplanRio;
IV - fomentar a padronização de procedimentos e a modernização dos serviços de
arquivo da IplanRio;
V - manter intercâmbio com comissões, grupos de trabalho ou instituições com
interesses afins, internas ou externas à IplanRio, para prover e receber elementos de
informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; e
VI - estabelecer procedimentos voltados para a racionalização dos processos do
Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ, na IplanRio.
2


Art. 4º A CPAD fica autorizada a solicitar assistência de qualquer técnico da IplanRio
cuja especialidade deva ser consultada, bem como a convocar os titulares das
unidades administrativas da Empresa, a fim de obter os subsídios necessários à
execução de suas atribuições.
Art. 5º Os resultados dos trabalhos da CPAD, apresentados sob forma de relatório,
juntamente com a proposta da minuta de Ato Normativo e da Tabela de Temporalidade
de Documentos, serão submetidos à aprovação da Presidência da IplanRio, que os
encaminhará ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Órgão Central do Sistema
Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ.
Parágrafo único. As Atas das reuniões, listagens de frequência e correspondências
produzidas por força destas ações deverão estar no processo administrativo, como
anexo.
Art. 6º Caberá ao Centro Arquivístico a orientação aos responsáveis pela guarda dos
documentos recebidos ou expedidos no âmbito da IplanRio no tocante ao cumprimento
do especificado na Tabela de Temporalidade Documental – TTD, após o prazo de 30
(trinta) dias da publicação pelo Órgão Central do SIMARQ,
Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

D. O RIO 23.03.2015

3