PORTARIA “N” Nº 161

DE 04 DE NOVEMBRO DE 2011.

Regulamenta a norma para uso do correio
eletrônico no âmbito da Prefeitura da Cidade
do Rio de Janeiro – PCRJ.

O DIRETOR PRESIDENTE DA EMPRESA MUNICIPAL DE INFORMÁTICA S.A.IPLANRIO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor e,

CONSIDERANDO os termos do art. 9º do Decreto Municipal “N” nº 29385 de 30 de
maio de 2008,

CONSIDERANDO que o Correio Eletrônico, na atualidade, se consolida como a
principal

ferramenta

de

comunicação

no

âmbito

da

PCRJ,

e

portanto

a

imprescindibilidade de criação de diretrizes de uso que minimizem os riscos
provenientes de uma possível utilização inadequada deste serviço.

RESOLVE:

Art. 1º Regulamentar a NORMA PARA USO DE CORREIO ELETRÔNICO no âmbito
da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro – PCRJ, conforme anexo da presente
portaria.
Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogada a Portaria “N”
nº 058 de 11 de junho de 2008.

D. O RIO 07.11.2011

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ANEXO

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º A Norma para Uso de Correio Eletrônico tem como objetivo definir as diretrizes a
serem observadas na utilização do serviço de correio eletrônico da PCRJ, sendo
complementada pela portaria regulamentadora da Política de Segurança da Informação
(PSI).
Art. 2º Esta norma aplica-se a todos os servidores municipais independentemente de
sua função, cargo, ou vínculo empregatício, aos empregados terceirizados, estagiários,
ou quaisquer pessoas e/ou instituições que estejam autorizadas a acessar o serviço de
correio eletrônico da PCRJ.

CAPÍTULO II
TERMOS E DEFINIÇÕES

Art. 3º Para fins desta Portaria considera-se:
I - Alta Gestão da PCRJ - Prefeito, Vice-Prefeito, Secretário-Chefe, SubsecretárioChefe, Controlador Geral, Subcontroladores, Procurador Geral, Subprocurador Geral,
Secretários, Subsecretários, Chefes de Gabinete, Subprefeitos, Presidentes de
Empresas, Fundações e Autarquias;
II - Aplicativo cliente de e-mail – software instalado na máquina do usuário que permite
enviar, receber e personalizar mensagens de e-mail. Exemplos: Microsoft Outlook,
Microsoft Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, entre outros..
III - Backup - cópias de segurança dos dados e sistemas de uma empresa, que pode
ser armazenado para futura utilização no caso de necessidade de recuperação de
informações;
IV - Caixa postal - área de armazenamento de mensagens recebidas, enviadas ou em
elaboração, associada a uma chave individual ou institucional de correio;
V - Cavalo de Tróia (“Trojans”) - Programas normalmente disfarçados de jogos de
forma a estimular o usuário a instalá-lo em seu computador. Uma vez instalados,
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podem criar ou explorar algumas vulnerabilidades na máquina e na rede na qual esta
se encontra conectada;
VI - Chave individual - código que identifica um único usuário. Através dela o usuário
acessa sua caixa postal;
VII - Chave institucional – código que identifica um setor ou grupo da PCRJ. Através
dela um ou vários usuários acessam a caixa postal;
VIII - Confidencialidade – é a propriedade de que a informação não estará disponível
ou será divulgada a indivíduos, entidades ou processos não autorizados. Em outras
palavras, confidencialidade é a garantia do sigilo da informação, ou seja, da proteção
contra a revelação não autorizada;
IX - Conta de e-mail – chave individual ou institucional que identifica um usuário do
correio eletrônico e sua respectiva caixa postal;
X - Correio Eletrônico (e-mail) - meio de comunicação eletrônica utilizado para troca de
mensagens internas e externas à PCRJ através de redes de computadores;
XI - Corrente – e-mail enviado para várias pessoas de forma sucessiva. Geralmente, o
seu conteúdo orienta o receptor da mensagem a enviar múltiplas cópias da mesma
para outros destinatários, preferencialmente em um curto intervalo de tempo,
prometendo sorte ou dinheiro para quem seguir suas orientações;
XII - Disponibilidade – garantia de que as informações estarão disponíveis às pessoas
e aos processos autorizados, a qualquer momento requerido. Manter a disponibilidade
da informação pressupõe garantir a prestação contínua do serviço, sem interrupções
no fornecimento de informações a quem de direito;
XIII - Email Bombing – caracteriza-se por um envio contínuo de mensagens para um
usuário, ou grupo de usuários, de um determinado domínio. De forma geral, estas
mensagens são muito grandes e formadas de informações inúteis visando provocar tão
somente consumo exagerado de recursos de rede (ataque de negação de serviço);
XIV - Flame Wars – caracteriza-se por uma interação hostil entre usuários de um
serviço que permita troca de mensagens. Está relacionada a discussões de todo o tipo,
porém, mantendo sempre características de hostilidade: agressividade, depreciação,
insultos e autoritarismo;
XV - Integridade – salvaguarda da exatidão e completeza da informação e dos métodos
de processamento, ou seja, a integridade é a capacidade efetiva da informação de
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estar intacta e garantida contra perda, dano ou modificação não autorizada (indevida),
realizada maliciosa ou acidentalmente;
XVI - Junk Mail – classe de spam relacionado à marketing direto através do envio de
mensagens não solicitadas a endereços de uma lista (“clientes ou potenciais clientes”);
XVII - Recursos da Informação – todos os meios usados para aquisição, geração,
armazenamento e transporte da informação, incluindo recursos do ambiente
tecnológico e meios convencionais: telefone, papel, microfone, vídeo, etc.;
XVIII - Recursos Tecnológicos (ou recursos de TIC) - São os recursos de informática
(aplicativos, softwares, hardware, redes, canais de dados, etc.), que compõem o
ambiente de tecnologia da organização;
XIX - Software Malicioso - qualquer software que coloque em risco a segurança
(confidencialidade, integridade e disponibilidade) das informações que sustentam os
processos de negócio da PCRJ, por exemplo, vírus, vermes, cavalos de tróia e
spywares;
XX - Spam - mensagens de correio eletrônico (e-mail) que são enviadas sem que
sejam solicitadas pelo usuário, que não sejam do interesse do destinatário ou não
tenham relação com suas atividades profissionais (ex: propagandas, correntes, piadas,
etc.);
XXI - Usuário – Servidor público, prestador de serviço, estagiário ou qualquer pessoa
autorizada a usar o serviço de Correio Eletrônico da PCRJ;
XXII - Verme (worm) - Um worm é um programa auto-replicante semelhante a um vírus,
entretanto, um vírus infecta um programa e necessita deste como hospedeiro para se
propagar, já o worm não precisa de outro programa para se propagar. Além da
replicação, um worm pode ser projetado para fazer muitas coisas como: apagar
arquivos ou enviar mensagens via e-mail. O worm pode ainda trazer programas
embutidos que tornem o equipamento infectado vulnerável a outros ataques; e
XXIII - Vírus - Classe de programas maliciosos que tem a habilidade de se auto-replicar
sem autorização e provocar danos às propriedades da segurança da informação.

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CAPÍTULO III
CONDIÇÕES DE USO

Art. 4º São condições de uso do Correio Eletrônico na PCRJ:
I - O acesso ao correio eletrônico se dá pelo conjunto Identificação do Usuário ou do
Setor (chave individual ou institucional), Caixa Postal e Senha;
II - A solicitação de criação de contas institucionais, ou seja, aquelas relacionadas a
unidades

administrativas

ou

grupos

de

trabalho

(por

exemplo,

centraldesolucoes@iplanrio.rio.rj.gov.br deve ser realizada pelo titular da respectiva
unidade administrativa (ou responsável pela criação do grupo de trabalho). Esta
solicitação deve ainda identificar todos os usuários autorizados a acessarem esta
chave institucional;
III - Prestadores de serviços terceirizados e estagiários podem, durante o período de
prestação de seus serviços ou de estágio, a critério do responsável pela área onde está
sendo prestado o serviço ou realizado o estágio, e no interesse desta, ter acesso ao
correio eletrônico institucional, observando as determinações enumeradas nesta
norma;
IV - O serviço de correio eletrônico corporativo da PCRJ é fornecido para que o usuário
possa realizar suas atribuições profissionais. Como o correio é uma ferramenta de
comunicação de trabalho, todo servidor deve consultá-lo com freqüência para tomar
ciência das mensagens endereçadas a ele;
V - Sempre que possível, os aplicativos clientes de e-mail devem ser configurados para
excluir automaticamente as mensagens marcadas para exclusão ao serem encerrados;
VI - A conta de e-mail sem movimentação por um período igual ou superior a 06 (seis)
meses será desativada automaticamente e ficará sujeita a exclusão. No caso de
licenças ou outros afastamentos deverá ser comunicado pelo Gestor de Conta de
Correio à IplanRio previamente o período de afastamento;
VII - A equipe de administração do correio eletrônico mantém um processo sistemático
para gravação e retenção de mensagens. O período de retenção dessas mensagens é
de 180 (cento e oitenta) dias.

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VIII - A eliminação dos arquivos de registro de mensagens e de caixas postais poderá
ser adiada em caso de auditoria, ou qualquer outro tipo de notificação administrativa ou
judicial;
IX - Cada caixa postal terá obrigatoriamente um limite de espaço em disco no servidor
de correio eletrônico, denominado “cota”. A “cota” de cada usuário é de, no mínimo, de
300 MB. Caso seja necessário alterar a “cota”, a solicitação deverá ser encaminhada à
Chefia Imediata ou ao Gestor de Contas de Correio Eletrônico do órgão/entidade de
lotação;
Art. 5º São considerados acessos de uso indevido, abusivo ou excessivo do correio
eletrônico e por isso são proibidos:
I - A tentativa de acesso não autorizado a caixas postais de terceiros;
II - O envio e armazenamento de mensagens contendo:
1. Material obsceno, difamatório, ilegal, abusivo ou antiético;
2. Conteúdo que tenha como objetivo molestar, intimidar, assediar ou difamar outras
pessoas;
3. Comentários preconceituosos, discriminatórios ou ofensivos sobre raça, gênero,
nacionalidade, orientação sexual, crença religiosa ou política, deficiências, falta de
habilidades. Os usuários que receberem conteúdo desta natureza deverão reportar o
problema imediatamente à sua chefia imediata;
4. Material protegido por leis de propriedade intelectual;
5. Menção sobre atividades de caráter político-partidário;
6. Pregação religiosa ou convocação para participação em eventos religiosos;
7. Piadas, “correntes”, “pirâmides”, independentemente da vontade do destinatário de
receber tais mensagens;
8. Material que explore de alguma forma indivíduos menores de 18 (dezoito) anos de
idade; e
9. Informação instrutiva sobre atividades ilegais, ou promoção de dano físico ou dano
contra qualquer grupo ou indivíduo.
III - A realização de operações particulares de venda, oferta de serviços e
propagandas;
IV - A falsificação do nome do remetente ou ação semelhante que impeça sua
identificação;
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V - A obtenção, armazenamento ou repasse de material cujo conteúdo não esteja
alinhado com os interesses da PCRJ;
VI - O envio de e-mail a qualquer pessoa que não o deseje receber;
VII - O envio de “junk mail” ou “spam”;
VIII - O envio de e-mail mal-intencionado, tais como “email bombing” ou sobrecarregar
um usuário, site ou servidor com e-mail muito extenso ou com muitos anexos;
IX - A realização de operações que acarretem alto volume de transmissão;
X - O envolvimento em discussões ou polêmicas (“flame wars”) com outros usuários de
correio eletrônico (internos ou externos);
XI - A obtenção ou a propagação intencional de vírus, cavalos de tróia ou qualquer
outro tipo de código malicioso; e
XII - A distribuição de informações confidenciais de propriedade da PCRJ, a não ser
que expressamente autorizada pelo gestor da informação.
Art. 6º É admissível o uso do serviço de correio eletrônico da PCRJ em caráter
particular desde que:
I - Não interfira no desempenho do próprio servidor ou de qualquer outro usuário;
II - O uso em caráter particular não seja predominante no perfil de acesso do usuário;
III - Não prejudique o desempenho dos recursos tecnológicos disponíveis;
IV - Não comprometa a imagem da PCRJ e do setor em que esteja lotado; e
V - Haja conformidade com as diretrizes descritas na Política de Segurança da
Informação (PSI) da PCRJ;
Art. 7º O uso do Correio Eletrônico será restrito e limitado nas seguintes condições:
I - No envio de mensagens para listas extensas com mais de 100 (cem) destinatários, à
exceção da Alta Gestão da PCRJ e das Assessorias de Comunicação de cada órgão
ou entidade municipal;
II - No envio de mensagens repetitivas, com freqüência pré-definida; e
III - Na troca de mensagens cujo tamanho seja superior a 18 MB.
IV - As mensagens superiores a 18Mb não serão enviadas, devendo configurar alerta
automático ao remetente de mensagens que não atendam aos limites previstos.
Parágrafo único. Na hipótese de impossibilidade de atendimento das restrições e
limitações desse artigo, a IplanRio deverá ser consultada com o objetivo de analisar

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cada situação e, se for o caso, otimizar o processo com vistas a prevenir o
comprometimento da rede de comunicação de dados da PCRJ.
Art. 8º A IplanRio se reserva o direito de:
I - Identificar, acessar o conteúdo de mensagens e avaliar o uso do serviço de correio
eletrônico, sempre que cumpridos os trâmites legais e por interesse da administração
municipal, de modo a salvaguardar os interesses da PCRJ no que diz respeito à
segurança de suas informações, bem como à utilização adequada de seus recursos
tecnológicos (ou da informação); e
II - Utilizar quaisquer meios legais que permitam a identificação e o bloqueio do acesso
ao serviço de correio eletrônico de qualquer usuário que o esteja utilizando para fins
não alinhados aos interesses da PCRJ.

CAPÍTULO IV
DAS RESPONSABILIDADES

Art. 9º Quanto às responsabilidades pelo serviço de correio eletrônico da PCRJ:
I - Dos usuários:
1. Trocar a senha de sua conta de e-mail no 1º acesso ao serviço de correio eletrônico.
II - Das Chefias Imediatas e/ou Gestor de Conta de Correio:
1. Solicitar à Administração de Correio Eletrônico a abertura de conta de e-mail de seus
subordinados; e
2. Notificar à Administração de Correio Eletrônico quaisquer eventos relacionados a
seus subordinados que possam suscitar a alteração ou mesmo exclusão de suas
respectivas contas de e-mail, por exemplo, deslocamento entre órgãos, desligamento,
etc. Esta notificação deve ser realizada em até 3 (três) dias úteis após a confirmação
do evento
III - Da IPLANRIO:
1. Prover os serviços de administração do correio eletrônico objetivando a manutenção
dos níveis de funcionalidade e segurança adequados às necessidades da PCRJ;
2. No que lhe couber, desenvolver as ações que sustentem a operacionalização desta
norma; e
3. Prestar suporte aos usuários no uso adequado da ferramenta de correio eletrônico.
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