PORTARIA CG/SIC/ADG Nº 110

DE 19 DE NOVEMBRO DE 2013

Dispõe

sobre

a

instrução

processual

e

procedimentos inerentes à apresentação à
Auditoria Geral das Prestações de Contas de
Dirigentes

de

Secretarias

Municipais,

Especiais e Extraordinárias da Administração
Direta,

com

vistas

às

certificações

do

INTEGRAÇÃO

DE

exercício-base 2013.

O

AUDITOR

GERAL

da

SUBCONTROLADORIA

DE

CONTROLES da CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO,
no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO que o art. 40, da Lei nº 289, de 25 de novembro de 1981, alterada
pelas Leis Complementares nº 82, de 16 de janeiro de 2007 e nº 109 de 04 de janeiro
de 2011, dispõe que integrarão a Prestação de Contas, dentre outros elementos, a
documentação determinada pelo Controle Interno,
RESOLVE:

Art. 1º O processo administrativo de Prestação de Contas dos Dirigentes de
Secretarias Municipais, Especiais, Extraordinárias e Fundos Especiais, para fins de
análise e certificação pela Auditoria Geral do exercício de 2013, deve ser instruído com
a seguinte documentação, mantendo-se a seqüência estabelecida nos incisos:
I - Relatório Anual da Gestão, emitido pelo Titular da Secretaria, compreendendo as
seguintes peças:
a) Relação de todos os ordenadores, os quais tenham ou não ordenado despesas, na
forma do Anexo I;
b) Cópias das publicações dos atos de nomeações/delegações e exonerações dos
ordenadores;
c) Relatório de Avaliação de Programas e Ações, instituído pela Resolução SMF nº
2.641, de 29/11/2010;
1


d) Relatório contendo a descrição das principais ações, projetos, atividades, bem como
os resultados alcançados pela Secretaria no exercício;
II - Demonstrativo da execução das ações previstas no PPA - Plano Plurianual - Anexo
II, emitido pelo Sistema de Informações Gerenciais - SIG, no módulo Orçamento / PPA/
Execução / Execução das Ações Previstas no PPA;
III - Quadro Demonstrativo da Despesa, extraído do Sistema FINCON com os
seguintes parâmetros: Menu Relatórios/Despesa Orçamentária/ Quadro Demonstrativo
da Despesa - FCONR09612 - preencher os campos “Órgão”, “Mês de Referência”
(dezembro), “Ano” (2013) e “Relatório para Prestação de Contas” (sim);
IV - Relação das despesas eventualmente impugnadas;
V - Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades - Anexo III,
conforme instruções contidas no referido anexo:
a) o formulário será encaminhado previamente pela Auditoria Geral, e deverá ser
preenchido pela Entidade com as ações adotadas para sanar as fragilidades;
b) nos casos em que for informado pela Entidade o status I - Implementado, deverão
ser encartadas cópias dos documentos que evidenciem a adoção das ações e o
saneamento das fragilidades em processo específico que deverá ser encaminhado à
Auditoria Geral até 17.02.2014.
c) a Entidade/Órgão deverá indicar no processo descrito na alínea “ b ” do inciso V a
qual fragilidade e RAG esses documentos se referem, de forma a tornar viável a
análise e opinamento da Auditoria Geral quanto ao saneamento da fragilidade.
VI - Relação das Sindicâncias instauradas no exercício sob análise e das pendentes de
conclusão no término do exercício anterior, na forma do Anexo IV, em atendimento ao
disposto no Decreto nº 22.796/03;
VII - Demonstrativo das concessões e prestações de contas referentes a todos os
recursos movimentados através do Sistema Descentralizado de Pagamentos - SDP, na
forma do Anexo V;
VIII - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos recebidos
através de convênios, acordos, ajustes, parcerias ou instrumentos congêneres, no
exercício, na forma do Anexo VI;
IX - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos transferidos a
outros órgãos públicos ou instituições públicas/privadas mediante convênios, acordos,
2


ajustes e instrumentos congêneres, ainda que a título de subvenção, auxílio ou
contribuição, encerrados e em vigor no exercício sob análise, na forma do Anexo VII;
X - Informações quanto aos esclarecimentos ou justificativas às recomendações
constantes do Parecer Prévio do Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro, do
exercício de 2012, publicado no Diário Oficial do Poder Legislativo do Rio de Janeiro,
nº 124 de 10 de julho de 2013, conforme Anexo VIII; e
XI - Declaração das respectivas unidades de pessoal de que os ordenadores
cumpriram a exigência de apresentação de declaração de bens e rendas, na forma da
Deliberação TCMRJ nº 104 de 05/05/94 e do Decreto nº 21.488/02 regulamentado pela
Resolução SMA nº 1085/02; como também a de apresentação do formulário “Ficha
Limpa”, conforme determinado pelo Decreto nº 34.629 de 19 de outubro de 2011.
Art. 2º Os titulares das Secretarias que possuam Fundos Especiais vinculados deverão,
inserir no processo de Prestação de Contas, para estes Fundos, toda a documentação
descrita no art. 1º e também a listada a seguir:
I - Parecer quanto à repartição, transferência e aplicação de recursos, emitido pelo
Conselho ou Comissão Gestora, quando previsto na lei de criação do fundo;
II - Balanço Orçamentário;
III - Balanço Financeiro;
IV - Balanço Patrimonial;
V - Demonstração das Variações Patrimoniais;
VI - Notas Explicativas; e
VII - Demonstrativo de Receita Arrecadada de Fundos, extraído do Sistema FINCON
com os seguintes parâmetros: Menu Relatórios/Mensais/Anuais/Demonstrativo de
Receita Arrecada de Fundos - FCONR 09901 - preencher “Mês de Referência”
(dezembro), “Ano” (2013), “Órgão”, “Nível” (subrubrica), “Demonstrativo” (Sintético) e
“Relatório para Prestação de Contas” (sim).
Parágrafo único. Os documentos referentes aos incisos II, III, IV, V e VI deverão estar
assinados pelo Contador Geral.
Art. 3º A prestação de contas de Programas de Trabalho de outros órgãos/entidades
ordenados pela Secretaria, deverá ser apresentada juntamente com a sua própria
prestação de contas, em seção específica, contendo a documentação prevista nos arts.
1º e 2º desta Portaria.
3


Art. 4º Todos os documentos, planilhas e quadros apresentados no processo de
prestação de contas deverão estar completos e legíveis, estando sujeitos à devolução
os processos que não apresentarem documentos em tais condições.
Art. 5º A Secretaria após a instrução do processo de prestação de contas, emitirá a
Declaração de Conformidade, na forma do Anexo IX.
Art. 6º Os processos de Prestação de Contas a que se refere esta Portaria deverão ser
encaminhados à Auditoria Geral até o dia 17 de fevereiro de 2014, tramitados através
do código do SICOP 13003100 - CG/SIC/AUDITORIA GERAL e entregues diretamente
no endereço situado na Rua Afonso Cavalcanti nº 455 - Sala 1429 Bloco I - Cidade
Nova.
Art. 7º Deverão ser encaminhados à Auditoria Geral, por meio do endereço eletrônico
auditoriacertifica.cgm@pcrj.rj.gov.br, concomitantemente ao envio dos processos das
prestações de contas respectivas, no prazo do artigo anterior, os Anexos I a VIII,
constante da presente Portaria, em modo somente leitura, na fonte Arial com tamanho
10.
Art. 8º A presente Portaria e seus anexos serão disponibilizados na Internet na página
da CGM: http://www.rio.rj.gov.br/web/cgm/auditoria.
Art. 9º Os servidores envolvidos na formalização do processo de prestação de contas
deverão comparecer no Centro Administrativo São Sebastião - CASS, à Rua Afonso
Cavalcanti, 455, Cidade Nova – Subsolo conforme escala a seguir:
I - Secretaria Municipal de Saúde e Secretaria Municipal de Educação: às 15 horas do
dia 03/12/2013 no Auditório;
II - Demais secretarias: às 15 horas do dia 04/12/2013 na sala 02.
Art. 10 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 19 de novembro de 2013

GUSTAVO DE AVELLAR BRAMILI

D.O. RIO 26.11.2013

4


ANEXO I - RELAÇÃO DOS ORDENADORES DO ÓRGÃO/ENTIDADE
Órgão / Entidade _______________________________________________________
I - Relação dos ordenadores do órgão / Entidade - A ser preenchido com fulcro no art. 1º, item I alínea "a" da Portaria
Quadro 1
Ordenador
Nome

Matrícula

Ato de
Cargo

Data da Publicação do

Data da Publicação

Nomeação /

Ato de

do Ato de

Delegação

Nomeação/Delegação

Exoneração

Total Empenhado no exercício

5

Valor Total (R$)

Período
Empenhado

Empenhado

Cancelado

Líquido


II - Relação dos ordenadores de outros órgãos / Entidades com delegação de competência para ordenar despesas neste órgão / Entidade - A ser
preenchido com fulcro no art. 1º, item I alínea "a" da Portaria
Quadro 2
Ordenador

Data da Publicação
Órgão de Origem

Nome

Matrícula

Cargo

Ato de Delegação

Valor Total (R$)

Data da Publicação do

do Ato de

Período

Ato de Delegação

Revogação da

Empenhado

Delegação

Total Empenhado no exercício

Total empenhado no órgão / Entidade no exercício

6

Empenhado

Cancelado

Líquido


III - Relação dos ordenadores do órgão / Entidade com delegação de competência para ordenar despesas de outros órgãos / Entidades - A ser preenchido
com fulcro no art. 3º da Portaria
Quadro 3
Ordenador

Data da Publicação
Órgão de origem

Nome

Matrícula

Cargo

do PT

Ato de Delegação

Valor Total (R$)

Data da Publicação do

do Ato de

Período

Ato de Delegação

Revogação da

Empenhado

Empenhado

Cancelado

Líquido

Delegação

Total Empenhado no ano

Instruções para preenchimento:
I – No quadro 1, relacionar todos os ordenadores natos e delegados que tenham ou não ordenado despesa no próprio órgão/entidade, conforme art. 1º da Portaria;
II – No quadro 2, relacionar todos os ordenadores de outros Órgãos / Entidades que tenham empenhado despesas neste Órgão / Entidade, conforme art. 1º da Portaria;
III – No quadro 3, relacionar, por ato de delegação de competência, todos os ordenadores da secretaria que empenharam despesas de programa de trabalho de outros Órgãos / Entidades que foram
delegados a este Órgão / Entidade, conforme art. 3º da Portaria.

Rio de Janeiro,

de

de .

__________________________________________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula

7


ANEXO II - EXECUÇÃO DAS AÇÕES PREVISTAS NO PPA
Orgão Executor:

Ano:
PRODUTO/META

PROGRAMA

OBJETIVO

AÇÃO

OBJETIVO

Nº

GERAL

Nº

ESPECÍFICO

Nº

DESCRIÇÃO

META FÍSICA

UNIDADE DE
MEDIDA

PREVISÃO

ACRÉSCIMOS

CANCELAMENTOS

PREVISÃO FINAL

Quant.

Quant.

Quant.

Quant.

(A)

(B)

(C)

( D ) = ( A + B - C)

INICIAL

Nota: Os campos devem ser preenchidos com tamanho de fonte 10, no mínimo.

________________________________
Ordenador
________________________________
Matrícula

8


ORÇAMENTO
Realização

Fixado

Acréscimos

Cancelamentos

Justificativa para a

Orçamento

Realizado (Despesa

Final

Empenhada)

Quant.

Em %

Em R$

Em R$

Em R$

Em R$

Em R$

Em %

(E)

(F) = (E / D) X 100

(H)

(I)

(J)

(K) = (H + I - J)

(L)

(M) = (L / K) x 100

9

Comparação entre a

variação entre a

realização física e

realização física e

orçamentária

orçamentária

(O) = (F - M)

(conforme apurado em (O)


ANEXO III - FOLLOW-UP - PROVIDÊNCIAS PARA SANAR AS FRAGILIDADES
Órgão/Entidade (1):
Exercício em exame (2):
Relatório

Fragilidade
Descrição da Ação conforme Plano de Ação

Nº
(3)

Nº
(4)

Título

(6)

Status (8)

Ação efetivamente realizada para sanar a fragilidade ou
justificativa para a não implementação

I

ÑI

Total de Respostas

0

0

Percentual de Respostas

-

-

(7)

(5)

AF

D

0

DECLARAÇÃO
______________________________________________________________

Legenda campo 8 - Status
I - Implementada
ÑI- Não implementada

Declaramos que as informações acima são exatas e representam os

AF - Ausência de fato similar

procedimentos adotados para sanar as fragilidades expressas nos

D - Dependentes de outras entidades

relatórios emitidos pela Controladoria Geral do Município - CGM.
Declaramos também estarmos cientes de que essas informações
estão sujeitas à confirmação pela CGM e que serão consideradas
para efeitos de certificação da prestação de contas referente ao
exercício-base 2013.

10


ANEXO IV - QUADRO DAS SINDICÂNCIAS ADMINISTRATIVAS
ÓRGÃO / ENTIDADE:

Nº do processo de
sindicância
(1)

Ato que instaurou e

Natureza da

data da publicação

sindicância

(2)

Despesas de Exercícios Anteriores
Nº do processo de

Natureza da

Valor empenhado

Natureza da

Valor empenhado

despesa

despesa

(3.3)

despesa

(3.3)

(3.1)

(3.2)

(3)

Rio de Janeiro, de

(3.2)

de .

__________________________________________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula
Instruções para o preenchimento do Anexo IV Quadro das Sindicâncias Administrativas
1 - Nº do processo administrativo que instruirá
a sindicância.
2 - Nº e tipo do ato que instaurou a sindicância
(ordem de serviço, portaria, resolução,
decreto) com a data da publicação do ato no
Diário Oficial.
3 - Natureza da sindicância, conforme a
seguir:
1 - furto
2 - fraudes

3 - arrombamento

13 - outros

4 - má conduta administrativa
5 - má conduta de servidor
6 - abandono de serviço
7 - validade de medicamentos
8 - falsificação de documentos

3.1 - Nos casos em que o item (3) for
assinalado como (12) - Despesa de

9 - abalroamento de veículos
10 - impropriedades na licitação
11 - extravio de documentos
12 - despesa de exercício anteriores

assinalado como (12) - Despesa de Exercícios

Exercícios Anteriores, informar o Nº do
Processo de Despesa.
3.2 - Nos casos em que o item (3) for
Anteriores, informar a Natureza da Despesa
(ND).

11

3.3 - Nos casos em que o item (3) for
assinalado como (12) - Despesa de Exercícios
Anteriores, informar o Valor Empenhado.
4 - Descrição sucinta dos fatos que motivaram
a sindicância de forma que possam ser
entendidos perfeitamente.
5 - Descrição sucinta da conclusão da
sindicância, informando se houve, ou não
comprovação de responsabilidade, indicando
ainda o desdobramento da sindicância (ex.
abertura de inquérito, arquivamento e etc.)


ANEXO V - DEMONSTRATIVO DAS CONCESSÕES E PRESTAÇÕES DE CONTAS REFERENTES A TODOS OS
RECURSOS MOVIMENTADOS ATRAVÉS DO SISTEMA DESCENTRALIZADO DE PAGAMENTO
Órgão / Entidade:
Natureza de Despesa
(Ordenada)

Código da
Unidade

(1)

(2)

Nome da Unidade
(3)

Nº do Processo
Instrutivo

Valor Concedido
no Ano

Nº do Processo de
Prestação de Contas

Data da Prestação de
Contas

Valor da Prestação de
Contas

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

TOTAL

R$ 0,00

STATUS

______________________________________
A - Prestação de Contas Aprovada

__

B - Prestação de Contas em fase de análise, pendente de
aprovação
C - Prestação de Contas Rejeitada (com despesas impugnadas)
pelo ordenador.

Rio de Janeiro, de

Status
(9)

R$ 0,00

de .

_________________________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula

Instruções para preenchimento do Anexo V - Demonstrativo das Concessões e Prestações de Contas referentes a todos os Recursos Movimentados através do Sistema Descentralizado de Pagamento

(1) Natureza de Despesa em que foi empenhada a despesa

(7) Data em que foi apresentada a prestação de contas pelos gestores;

(2) Código que identifica o setor do SDP;

(8) Valor que está sendo prestado contas em cada processo;

(3) Nome do setor do SDP

(9) Posição das prestações de contas em 31.12.2013, através das seguintes legendas:

(4) Número do processo de concessão do SDP;

A = Prestação de contas Aprovada

(5) Valor total concedido no exercício para cada natureza de despesa;

B = Prestação de contas em fase de análise, pendente de aprovação

(6) Número dos processos em que foi prestado contas no exercício;

C = Prestação de Contas Rejeitada (com despesas impugnadas pelo ordenador)

12


ANEXO VI - DEMONSTRATIVO DA SITUAÇÃO DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS DE RECURSOS RECEBIDOS ATRAVÉS DE CONVÊNIOS,
ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES
Órgão / Entidade:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Tipo

Nº

Objeto

Conta Corrente

(1)

(2)

(3)

(4)

VIGÊNCIA (5)
Início

Valor Total

Valor Recebido

Valor Total das Prestações de Contas

Status

(6)

(7)

(8)

(9)

Fim

Rio de Janeiro, de

Providências e
Justificativas
(10)

de .

_________________________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula
Instruções para preenchimento do Anexo VI - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos recebidos através de convênios, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres
B = As prestações de contas previstas foram formalizadas, mas existem processos em fase de análise e pendentes de
aprovação pela entidade cessionária do recurso;
C = Existem prestações de contas pendentes de apresentação cujo prazo previsto ainda não se encontra expirado;
D = Existem prestações de contas pendentes de apresentação cujo prazo previsto já encontra-se expirado;
E = Existem prestações de contas formalizadas, analisadas, mas rejeitadas (impugnadas) pela entidade cessionária do
recurso;
Obs.: Preencher com uma letra da legenda para a situação das prestações de contas, podendo ser usadas, de forma

(1) Tipo do instrumento jurídico (exemplo: Convênios, ajustes, acordos)
(2) Número do instrumento jurídico;
(3) Objeto do Convênio, ajuste, acordo
(4) Nº da conta corrente do Convênio, ajuste, acordo
(5) Início e término da vigência do Convênio, ajuste, acordo
(6) Valor do Instrumento jurídico e suas alterações (acréscimos e cancelamentos)
(7) Valor recebido durante todo o período do contrato/convênio
(8) Somatório dos valores das prestações de contas durante todo o período do contrato/convênio
(9) Posição das prestações de contas em 31.12.2013, através das seguintes legendas:
A = Todas as prestações de contas previstas foram encaminhadas e aprovadas pela autoridade competente

combinada, mais de uma legenda para cada um dos instrumentos jurídicos listados.
(10) Preencher este campo quando o campo status (9) for assinalado com as letras “D” ou “E”, devendo ser incluídas
providências/justificativas para as prestações de contas pendentes de apresentação ou para a não aprovação do
processo pela entidade cessionária do recurso.

13


ANEXO VIII - QUADRO DAS RESPOSTAS ÀS RECOMENDAÇÕES CONSTANTES DO
PARECER PRÉVIO

Recomendação do TCMRJ
Nº

Resposta da Secretaria / Órgão

Descrição

Documento

Rio de Janeiro, de

Data de Encaminhamento ao TCMRJ

de .

__________________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula

ANEXO IX - DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO
DE CONTAS DOS ORDENADORES DE DESPESA
Secretaria: ____________________________________
Declaramos que o presente processo encontra-se instruído com a documentação comprobatória estabelecida pela Portaria
CG/SIC/ADG nº 110/2013, conforme a seguir indicado:

Documentos

Referência

I.a) Relação de todos os ordenadores, os quais tenham ou não ordenado despesas no órgão

Fls. A

I.b) Cópia das publicações dos atos de nomeação / delegação e exoneração dos ordenadores

Fls. A

I.c) Relatório de Avaliação de Programas e Ações

Fls. A

I.d) Relatório contendo a descrição das principais ações, projetos, atividades, bem como os

Fls. A

resultados alcançados pelo Órgão/Entidade no exercício;
II - Demonstrativo da execução das ações previstas no PPA - Plano Plurianual

Fls. A

III - Quadro Demonstrativo da Despesa

Fls. A

IV - Relação das despesas eventualmente impugnadas;

Fls. A

V - Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades

Fls. A

V - Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades

Fls. A

VI - Relação das Sindicâncias instauradas no exercício sob análise e das pendentes de conclusão no

Fls. A

término do exercício anterior
VII - Demonstrativo das concessões e prestações de contas referentes a todos os recursos
movimentados através do Sistema Descentralizado de Pagamentos - SDP

14

Fls. A

N/A


Documentos

Referência

VIII - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos recebidos mediante

N/A

Fls. A

convênios, acordos, ajustes, parcerias ou instrumentos congêneres.
IX - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos transferidos mediante

Fls. A

convênios, acordos, ajustes, parcerias ou instrumentos congêneres.
X - Esclarecimentos ou justificativas às Recomendações do TCMRJ, referente ao exercício de 2012.

Fls. A

XI - Declaração de que os ordenadores cumpriram a exigência de apresentação de declaração de

Fls. A

bens e rendas e “Ficha Limpa”
Art. 2º Os titulares das Secretarias que possuem Fundos Especiais vinculados, deverão, inserir no processo de Prestação de
Contas, para estes Fundos, toda a documentação descrita no art. 1º e também a lista a seguir:
I - Parecer quanto à repartição, transferência e aplicação de recursos, emitido pelo Conselho ou

Fls. A

Comissão Gestora, quando previsto na lei de criação do fundo.
II - Balanço Orçamentário;

Fls. A

III - Balanço Financeiro;

Fls. A

IV - Balanço Patrimonial;

Fls. A

V - Demonstração das Variações Patrimoniais;

Fls. A

VI - Notas Explicativas;

Fls. A

VII - Demonstrativo das Receitas Arrecadadas, por código e Fonte de Recurso, acumuladas no

Fls. A

exercício;

____________________________________________________________________________
Nome do Titular da Secretaria ou servidor designado para a elaboração da prestação de contas
Matrícula

15