PORTARIA F/FJG Nº 74

DE 08 DE JANEIRO DE 2019

Institui o Manual para desenvolvimento do
Projeto

Especial

denominado

Grupo

Transversal de Trabalho - GTT no âmbito do
Programa Líderes Cariocas.

O PRESIDENTE DO INSTITUTO FUNDAÇÃO JOÃO GOULART - FJG, no uso de
suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 35.178, de 02 de março de 2012;

CONSIDERANDO a Portaria FJG nº 36, de 17 de março de 2015, que instituiu o Grupo
Transversal de Trabalho na agenda de atividades obrigatórias dos Líderes Cariocas;

CONSIDERANDO a necessidade de atualizar e adequar as normas que tratam da
execução dos Grupos Transversais de Trabalho - GTT;

CONSIDERANDO a importância de disseminar e fomentar as melhores práticas no
âmbito da Administração Pública;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Manual do Grupo Transversal de Trabalho - GTT na forma do ANEXO
ÚNICO da presente Portaria.
Art. 2º O Manual do Grupo Transversal de Trabalho - GTT estabelece diretrizes básicas
para o desenvolvimento do referido Projeto Especial, dispondo sobre os seguintes
itens:
I - Inscrição, participação e benefícios do GTT;
II - Objetivo, escopo, não escopo e abordagem;
III - Interface do GTT;

1


IV - Gerenciamento da comunicação com o cliente, o patrocinador e demais partes
interessadas;
V - Criação, desenvolvimento e documentação do GTT;
VI - Acompanhamento pela FJG; e
VII - Outras orientações consideradas importantes.
Art. 3º Para a execução dos trabalhos do Grupo Transversal de Trabalho - GTT
deverão ser observados os princípios norteadores previstos no Manual constante do
ANEXO ÚNICO, sendo os casos omissos resolvidos pelo Instituto Fundação João
Goulart.
Art. 4º Sempre que forem editadas novas versões do Manual do Grupo Transversal de
Trabalho - GTT, o Instituto Fundação João Goulart manterá em seus canais oficiais de
comunicação a versão atualizada.
Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas todas as
disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 08 de janeiro de 2019.

JOSÉ MOULIN NETTO

D. O RIO 09.01.2019

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4


Olá! A partir de agora, você faz parte de um Grupo Transversal de Trabalho – GTT. É
uma grande satisfação para nós, do Programa Líderes Cariocas (PLC), podermos
ajudá-lo e acompanhá-lo no desenvolvimento desse projeto!

O GTT é uma iniciativa da Fundação João Goulart – FJG que tem como objetivo
principal elaborar soluções relacionadas a temas estratégicos para o Município do Rio
de Janeiro, tendo como premissas: a transversalidade, a execução de projetos em
curto prazo, a inovação, a replicabilidade e a economicidade para os cofres públicos.

O GTT funciona como uma consultoria interna e tem gerado valor para a Prefeitura
porque, além de desenvolver projetos de grande relevância, evita gastos adicionais
para o Município, com a contração de consultorias externas.

Estamos certos que você poderá contribuir muito para o êxito do projeto com suas
idéias e experiências, agregando mais valor aos serviços públicos prestados aos
cidadãos cariocas, gerando legado e aprendendo gestão de cliente e de projetos.

Nós, da FJG, estaremos empenhados em proporcionar as melhores condições para
que o GTT possa apresentar excelentes resultados diante do desafio proposto pelo seu
cliente.

Neste Manual você encontrará algumas orientações básicas para que possa iniciar
suas atividades.

Conte conosco e sucesso para o GTT!

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SUMÁRIO
Informações gerais

5

Participação no GTT

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Inscrição

7

Benefícios

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Objetivo / Escopo / Abordagem

9

Não-Escopo

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Escopo do Projeto X Escopo do Produto

11

Interface do GTT

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Cliente e Patrocinador: papéis diferentes

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Stakeholders

14

Criação do GTT

15

Desenvolvimento do Projeto

17

Acompanhamento pela FJG

18

I - Reunião de Brainstorming

18

II - Reunião de Kick off

18

III - Reunião para Entrega do Termo de Abertura

19

IV - Reunião de Follow-up

19

Documentação

20

I - Portaria FJG nº 36/2015

20

II - Termo de Abertura do Projeto – TAP

21

III - Termo de Encerramento do Projeto – TEP

22

IV - Relatório Final do GTT

23

Report para o cliente

24

Líderes Cariocas: gerando valor através dos GTTs

26

Prêmios GTT

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ANEXO

28

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INFORMAÇÕES GERAIS

O Projeto Especial denominado Grupo Transversal de Trabalho – GTT foi criado
através da Portaria FJG nº 36, de 17 de março de 2015.

O GTT tem como premissa:
(i) objetivo claro;
(ii) cliente final;
(iii) estudo de viabilidade identificando benefícios tangíveis e intangíveis; e
(iv) cronograma com entregas intermediárias claras e entrega final.

É de fundamental importância que seja criado um indicador de sucesso para o GTT
como estratégia de avaliação da sua efetividade. Constitui numa forma de garantir que
os objetivos sejam alcançados após a entrega do Projeto ao cliente.
O GTT é formado por 3 (três) a 5 (cinco) Líderes Cariocas, de diferentes órgãos ou
entidades, sendo admissível, no máximo, 2 (dois) integrantes de um mesmo órgão,
desde que tenha, pelo menos, 3 (três) órgãos representados.
É recomendável que um dos Líderes Cariocas do Grupo pertença ao órgão cliente,
com vistas a facilitar o fluxo de informações relevantes à construção e/ou execução do
projeto.
O prazo máximo de duração do GTT é de 6 (seis) meses, a contar da data da
aprovação do Termo de Abertura do Projeto, que deve apresentar um sumário
executivo, com as entregas previstas e o respectivo cronograma.
O Projeto será considerado finalizado após assinatura de conformidade pelo cliente e
pela FJG no Termo de Encerramento do Projeto.

PARTICIPAÇÃO NO GTT
Cada Líder Carioca deve participar, obrigatoriamente, de pelo menos um GTT ao ano,
conforme o disposto no artigo 1º da Portaria FJG nº 36, de 17 de março de 2015.
O tempo destinado ao desenvolvimento do GTT não deve comprometer as atividades
desempenhadas pelo Líder Carioca no seu órgão de origem.

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As oportunidades de participação em um GTT são sempre informadas por e-mail aos
Líderes Cariocas.
Por essa razão, recomendamos que o Líder Carioca mantenha sempre atualizado o
seu cadastro junto a Coordenadoria do Programa Líderes Cariocas, na FJG.
O Líder Carioca deve estar comprometido com o desenvolvimento dos trabalhos do
Projeto em cada uma de suas etapas, por isso, recomendamos que se abstenha de se
inscrever para participar de um GTT em caso de afastamentos legais ou outras
situações que o impeçam de comparecer aos compromissos que vierem a ser
agendados ou que comprometa o seu tempo de dedicação.
Lembramos que o quesito - participação do Líder - é avaliado pela FJG ao final do
Projeto.

INSCRIÇÃO

A inscrição para participação no GTT é voluntária, sendo de livre manifestação do Líder
Carioca por meio do e-mail liderescariocas@gmail.com.
Em casos específicos, a FJG poderá convidar Líderes para integrar o Grupo,
entretanto, sua participação, nesse caso, não é compulsória.

Para a seleção será considerada a manifestação de interesse, com a devida
justificativa do Líder Carioca em como pretende contribuir para o êxito do Projeto, bem
como a afinidade com o tema proposto e sua experiência profissional.
Dessa forma, enfatizamos que, ao efetuar a sua inscrição, o Líder leve em
consideração a afinidade com o tema proposto pelo GTT, bem como tenha clareza
sobre a forma como poderá contribuir para o êxito Projeto.

A inscrição para participação em um GTT será encerrada quando o número de inscritos
alcançar aproximadamente o dobro do número de vagas, independente do período de
tempo em que esteve aberto. Essa medida é adotada para evitar que um grande
número de Líderes não seja selecionado para um determinado GTT.

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BENEFÍCIO

O GTT se constitui numa oportunidade para o Líder Carioca ampliar seu conhecimento
sobre assuntos de seu interesse e domínio, além de estabelecer uma rede de contatos
internos e externos ao âmbito da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
A participação no GTT possibilita ao Líder Carioca a obtenção de experiência em
gestão de cliente e de projetos, capacitando-o a pensar diferentes formas de resolução
para problemas que se insurgirem em suas atividades cotidianas.
O Líder poderá praticar no grupo outras competências e habilidades além daquelas
previstas no seu cargo de provimento na PCRJ.
O GTT permite ao Líder Carioca adquirir conhecimento sobre temas inéditos à sua
vivência profissional e é uma oportunidade de exposição de sua competência a
gestores que ocupam níveis estratégicos.
Além disso, gera o sentimento de propósito ao Líder por saber que está contribuindo de
forma efetiva para tornar a Cidade do Rio de Janeiro melhor para a sua população,
imprimindo a sua marca e deixando um legado.

OBJETIVO / ESCOPO / ABORDAGEM

Objetivo corresponde ao propósito do Projeto, ou seja, a que ele se destina. Está
diretamente relacionado ao resultado esperado como consequência do Projeto, dentro
do prazo estabelecido para sua execução.
O escopo deve estar ligado ao objetivo do Projeto. Nele é possível demonstrar para o
cliente que houve o entendimento do problema, indicando a respectiva proposta de
solução. Tal proposta de solução deverá prever uma métrica (indicador) capaz de
avaliar o seu resultado ao final.
9


É necessário estabelecer como será feita a avaliação do resultado do Projeto, definindo
indicador que contemple a meta, o valor de referência e o meio de verificação a ser
utilizado.
No escopo deve ser esclarecida a abordagem que será feita no desenvolvimento do
Projeto, com todas as informações e procedimentos necessários para a entrega dos
produtos e serviços a serem gerados para atender ao seu objetivo.
Portanto, para definir o escopo é necessário ter um bom entendimento do problema
para delimitação da abordagem, de modo a planejar as tarefas, metodologia, prazos,
indicadores e custos (se houver) do Projeto.
Definir bem o escopo é fundamental para garantir a entrega do resultado com os
atributos desejados, atendendo a expectativa do cliente. Uma interpretação equivocada
implicará em um Projeto mal sucedido tanto para o cliente, quanto para os integrantes
do grupo.
Segundo o Project Management Institute Chapters, os problemas mais frequentes em
projetos estão relacionados às falhas de comunicação e ao escopo não definido
adequadamente, chegando a quase 60%.

10


NÃO-ESCOPO

De igual importância é esclarecer que ações não serão contempladas no Projeto,
mesmo que tenham alguma relação com ele. Explicitar o não-escopo evita que se crie
expectativa para além da proposta idealizada.

ESCOPO DO PROJETO X ESCOPO DO PRODUTO
Podemos entender escopo do projeto como o trabalho que precisa ser
desempenhado para o alcance do resultado proposto. Corresponde às atividades
(diagnóstico, requisitos, entregas parciais etc.) a serem desenvolvidas pelo Grupo ao
longo da execução do projeto.

Já escopo do produto está relacionado à ‘entrega’, propriamente dita, ou seja, na
definição das características e especificações do produto, serviço ou resultado do
Projeto. Deve-se ter especial atenção ao critério de aceitação do produto do projeto
para validação da entrega pelo cliente.

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O desenvolvimento do Projeto conta com o apoio da FJG, que se posiciona como
regulador das premissas do GTT e facilitador das relações intersetoriais.
A FJG também auxilia no processo de comunicação com os gestores ocupantes dos
níveis estratégicos do órgão que solicitou o GTT.
O Grupo, por sua vez, atua por meio de iniciativas voltadas à análise da situaçãoproblema apresentada pelo “Dono do Problema” com vistas à modelagem de proposta
de solução mais efetiva, sempre interagindo com a FJG para alinhamento das
expectativas.

12


CLIENTE E PATROCINADOR: PAPÉIS DIFERENTES

Cliente ou sponsor é a pessoa identificada como o “Dono do Problema”, ou seja,
aquele que admite a existência do problema, pede ajuda e que, provavelmente, irá
implementar a solução proposta por ser o maior interessado na sua resolução. Ele
detém a autoridade máxima sobre o Projeto.
Cliente, portanto, é a pessoa responsável por validar o escopo e receber o produto,
serviço ou resultado do Projeto, que se apresenta como relevante ao órgão.

Patrocinador é alguém da organização-cliente que dá suporte ao Projeto, no intuito de
garantir acesso às informações, viabilizar reuniões, atendimento em áreas relacionadas
ao escopo, equipamentos e outros.
Em alguns casos, os papéis de cliente e patrocinador do Projeto podem ser
acumulados pela mesma pessoa.
É necessário distinguir claramente os papéis de cliente e patrocinador para não
prejudicar o desenvolvimento do Projeto.
Qualquer

equívoco

nessa

classificação

poderá

ensejar

problemas

futuros,

principalmente no gerenciamento da comunicação do Projeto e na validação das
entregas pelo cliente.

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STAKEHOLDERS

Para o sucesso do GTT é de fundamental importância que sejam identificadas todas as
pessoas ou organizações que podem afetar ou ser afetadas pelo Projeto, com vistas a
dar a devida atenção às suas necessidades e assegurar maior assertividade no
atingimento dos resultados previsto no escopo.
Quando são levados em consideração seus interesses, envolvimento e impacto para o
sucesso do Projeto, a comunicação se torna mais eficiente, agilizando a tomada de
decisão.

PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

14


CRIAÇÃO DO GTT

Os GTTs poderão ser criados a partir de iniciativa da própria FJG, mediante solicitação
de um cliente ou através de manifestação dos Líderes Cariocas.

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3.1 Os Líderes Cariocas identificam o problema e submetem à análise da FJG;
3.2 FJG verifica a viabilidade da proposta, sua pertinência para a Prefeitura e identifica
potencial cliente;
3.3 FJG faz gestão com titular do órgão para apresentar o Projeto, suas características
e benefícios esperados;
3.4 Caso o titular do órgão tenha interesse no Projeto, a FJG abre inscrição para os
Líderes Cariocas por e-mail;
3.5 FJG faz a triagem dos inscritos, de acordo com a natureza do projeto e com o perfil
do Líder Carioca;
3.6 FJG faz reunião de kick off para instruções iniciais sobre o desenvolvimento do
Projeto.

DESENVOLVIMENTO DO PROJETO

O desenvolvimento dos trabalhos do Grupo, incluindo a agenda de atividades e as
responsabilidades de cada Líder Carioca, deve ser discutido e acordado entre seus
participantes.

A FJG criará um grupo de mensagens para manter atualizadas as informações
relacionadas ao andamento do GTT, mas a gerência das atividades desenvolvidas será
do Grupo.

Recomendamos a utilização de ferramentas de compartilhamento de documentos por
meio da internet, como forma de facilitar a contribuição de todos e também otimizar
prazos, permitindo o desenvolvimento de tarefas de forma concomitantes e a distância.

A FJG acompanhará o Grupo Transversal de Trabalho através de, pelo menos, 4
(quatro) reuniões:

16


ACOMPANHAMENTO PELA FJG

A FJG promoverá reuniões com o grupo no intuito de alinhar as atividades às
expectativas do cliente, auxiliar na construção das premissas, monitorar o progresso do
projeto e facilitar as relações intersetoriais.

Essas reuniões têm por objetivo auxiliar o GTT a planejar melhor as atividades e
também a resolver problemas e questões rapidamente.

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I – Reunião de Brainstorming
Esta reunião é voltada para os Líderes Cariocas convocados a participar de um GTT
criado por determinação da FJG ou por demanda de um titular de pasta, considerando
sua qualificação e experiência profissional.
Nesta reunião são compartilhadas informações sobre o problema a ser enfrentado,
bem como os fatores internos e externos que devam ser considerados no Projeto.
Esse encontro tem por objetivo transmitir as informações necessárias para a
elaboração do Termo de Abertura do Projeto a ser aprovado pelo cliente.

II - Reunião de Kick off
Esta reunião é voltada para os Líderes Cariocas selecionados para participar de um
GTT, após o encerramento das inscrições.
O objetivo desse encontro é que os Líderes se apresentem e dividam suas
expectativas, estimulando o engajamento do Grupo, com vistas à elaboração do Termo
de Abertura a ser aprovado pelo cliente.

III - Reunião de Assinatura do Termo de Abertura
Antes da reunião de assinatura do Termo de Abertura do Projeto recomendamos que o
Grupo revise o documento, tendo em conta aspectos relevantes para finalizar a
proposta alinhada ao problema identificado pelo cliente e as suas expectativas,
inclusive no que se refere à estipulação de prazos factíveis e não muito dilatados.
Lembramos que uma das premissas do GTT é a execução do projeto em curto prazo,
sem comprometer a sua qualidade.
O Termo de Abertura será submetido à aprovação e, se validado pelo cliente,
formalizará o início do Projeto e da contagem dos prazos. A partir daí, o Grupo está
oficialmente comprometido com a entrega do Projeto.

IV - Reunião de Follow-up
A reunião de acompanhamento é realizada para verificar o andamento do projeto e
será convocada, extraordinariamente, sempre que a FJG entender necessário.
Como motivos para realização desse encontro, podemos indicar, dentre outros:
- Análise do cenário e prognóstico;
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- Necessidade de ajustes na proposta;
- Definição do plano de ação;
- Repactuação de prazos, considerando a necessidade ou urgência do cliente.

DOCUMENTAÇÃO
O Grupo Transversal de Trabalho deverá promover o assentamento de toda a
documentação relativa ao desenvolvimento do Projeto em processo administrativo
próprio autuado para essa finalidade.

I - Portaria FJG Nº 36 de 17 de março de 2015
A Portaria FJG nº 36 de 17 de março de 2015 instituiu o GTT como atividade
obrigatória para os Líderes Cariocas e apresenta informações importantes sobre este
Projeto Especial.

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II - Termo de Abertura do Projeto – TAP

O Termo de Abertura do Projeto deverá conter: objetivo claro; justificativa do Projeto
com indicação do problema e proposta de solução; cronograma com entregas
intermediárias e entrega final.
O Termo de Abertura deve ser preenchido de forma sucinta, preferencialmente
ocupando uma única página, permitindo maior flexibilidade para o desenvolvimento do
Projeto.
O escopo do Projeto será considerado aprovado pelo cliente após a assinatura
presencial do TAP ou através de uma reunião online. A validação do Termo de
Abertura também pode se dar por email.
20


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III - Termo de Encerramento do Projeto – TEP

O Termo de Encerramento deverá conter: data da entrega, etapas cumpridas e
resultados obtidos.
O Termo de Encerramento põe fim às atividades do GTT, sendo o documento onde o
cliente indica se o Projeto foi desenvolvido de forma satisfatória e se atendeu a
demanda inicial.
Após a entrega do TEP, é feita a validação da participação de cada Líder Carioca pela
FJG.

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IV - Relatório Final do GTT

No intuito prover o registro do Projeto, ao final da sua execução, deverá ser
apresentado um sumário executivo contendo uma análise qualificada do seu
desenvolvimento apresentando o contexto, instrumentos e dispositivos escolhidos para
solução do problema, de acordo com a necessidade e propósito apresentados pelo
órgão cliente.
O Relatório Final do GTT deverá apresentar:
1. Identificação do problema
• Contexto que originou a demanda;
• Impactos gerados (atuais ou futuros) - relevância do problema;
• Necessidade de intervenção.

2. Legislação aplicável

3. Diagnóstico
• Análise de ações e/ou processos conflitivos.

4. Pesquisa de benchmarking
• Identificação de boas práticas relacionadas à temática.

5. Intervenção proposta
• Apresentação da estratégia escolhida e sua viabilidade;
• Benefícios esperados com a implantação (proposta de valor).

6. Indicadores
• Definição de indicadores de processo e de efetividade do produto de GTT.

7. Valoração do Projeto
• Estimativa do custo do projeto, serviço e/ou intervenções propostas através de
orçamento obtido junto à iniciativa privada.

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8. Lições aprendidas
• Registro das lições aprendidas com as oportunidades de melhoria;
• Recomendações.

REPORT PARA O CLIENTE
É muito importante que o órgão cliente seja cientificado do progresso do GTT, de forma
a oportunizar o alinhamento do trabalho com suas expectativas e estratégia, além de
permitir que eventuais barreiras que dificultam o gerenciamento ou a execução do
projeto sejam ultrapassadas.
Dessa forma, é recomendável que o Grupo apresente Relatório Mensal de
acompanhamento à FJG, com vistas ao seu encaminhamento ao órgão cliente,
indicando o desenvolvimento do Projeto, com “Etapas cumpridas” e “A cumprir”.
Há também a possibilidade da realização de reunião com o órgão cliente para essa
finalidade. Nesse caso, o Grupo deverá se preparar para fazer uma apresentação de
poucos minutos, com o conteúdo explicitado de forma objetiva.
É necessário ter atenção especial aos diferentes públicos para utilizar a melhor
estratégia para a apresentação (linguagem, formato etc.). O Grupo deve estar atento
ao perfil das pessoas com quem irá falar.

Dicas sobre o roteiro:
Apresente o problema – demonstre seus impactos, chamando a atenção para
quantas pessoas são afetadas por ele;
Custo-benefício - sempre que possível, demonstre a relação existente entre o
problema e o resultado esperado com a intervenção;
Capacidade da equipe – ressalte a capacidade da equipe para a resolução do
problema (formação, experiência profissional e a atribuição de cada um no Projeto).
Transmita credibilidade. Lembre-se que a apresentação é também uma oportunidade
de visibilidade para o Líder Carioca;
Apresente a solução – destaque as características, funcionalidades e vantajosidade
do “entregável”. É recomendável que a solução seja demonstrada por meio de
benchmarking, desenho, protótipo ou teste.

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OBSERVAÇÃO:
(1) É importante que a apresentação seja breve, pois o titular de órgão geralmente tem
muitos compromissos na agenda por dia;
(2) Atentar para erros de português na apresentação;
(3) Quanto menos slides e pouco texto melhor.

LÍDERES

CARIOCAS:

GERANDO

VALOR

ATRAVÉS

DOS

GRUPOS

TRANSVERSAIS DE TRABALHO

Desde 2014 já foram entregues 53 Projetos de GTT para mais de 20 órgãos da
Prefeitura do Rio de Janeiro.

Entre os maiores clientes do GTTs, com 3 (três) ou mais projetos desenvolvidos, temos
a Secretarias Municipais da Casa Civil, Educação, Transportes, dentre outras, a
COMLURB

e

a
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própria

FJG.


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PRÊMIOS GTT
A FJG realiza premiação para os GTTs nas seguintes categorias: Inovador, Mais
Popular e Destaque do Ano. É um reconhecimento merecido pelas propostas mais
inovadoras e criativas apresentadas pelos Líderes Cariocas.

Na categoria “GTT DESTAQUE DO ANO”, os GTTs são escolhidos pelos titulares dos
órgãos em conjunto com a Secretaria Municipal da Casa Civil e o Instituto Fundação
João Goulart.
GTT DESTAQUE DO ANO
2015

2016

1º

Índice Padrão de Conservação

1º

Medidas Compensatórias

2º

Licenciamento Ambiental

2º

Cemitérios

3º

RESITEC

3º

Ciclovias

Na categoria “GTT INOVADOR” a escolha é feita pela Secretaria Municipal da Casa
Civil.
GTT INOVADOR
2015

2016

1º

Nudge

1º

Nudge Bloqueio de Cruzamento

2º

Índice Padrão de Conservação

2º

Medidas Compensatórias

3º

Avaliação 360°

3º

Telhados Verdes

Já na categoria “GTT MAIS POPULAR”, os premiados são escolhidos pelos Líderes
Cariocas por meio de votação.
GTT MAIS POPULAR
2015

2016

1º

Mentoria

1º

1º Ano Fundamental

2º

WELL

2º

Ampliação Programa Mentoria

3º

Índice Padrão de Conservação

3º

Estágio Probatório

27


ANEXO

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PORTFÓLIO

29


30


GRUPOS TRANSVERSAIS DE TRABALHO – 2018

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