PORTARIA CG/SIC/ADG Nº 113

DE 19 DE NOVEMBRO DE 2013

Dispõe

sobre

a

instrução

procedimentos

inerentes

Auditoria

das

Geral

à

processual

e

apresentação

à

Prestações

de

Contas

de

Dirigentes de Autarquias e Fundações,
, com
com vistas
às certificações do exercícioexercício-base 2013.

O AUDITOR GERAL da SUBCONTROLADORIA DE INTREGAÇÃO DE CONTROLES da
CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas
atribuições legais, e

CONSIDERANDO que o art. 40, da Lei nº 289, de 25 de novembro de 1981, alterada
pelas Leis Complementares nº 82, de 16 de janeiro de 2007 e nº 109, de 04 de
janeiro de 2011, dispõe que integrarão a Prestação de Contas, dentre outros
elementos, a documentação determinada pelo Controle Interno,
R E S O L V E :

Art. 1º O processo administrativo de Prestação de Contas dos Dirigentes de
Autarquias e Fundações, para fins de análise e certificação pela Auditoria Geral
do exercício de 2013, deve ser instruído com a seguinte documentação, mantendo-se
a sequência estabelecida nos incisos:
I - Relatório Anual da Gestão, emitido pelo Titular da Entidade, compreendendo as
seguintes peças:
a) Relação de todos os ordenadores, os quais tenham ou não ordenado despesas no
órgão, na forma do Anexo I;
b) Cópias das publicações dos atos de nomeações/delegações e exonerações dos
ordenadores;

1


c) Relatório de Avaliação de Programas e Ações, instituído pela Resolução SMF nº
2.641 de 29.11.2010;
d) Relatório contendo descrição das principais ações, projetos, atividades, bem
como os resultados alcançados pela Entidade no exercício; e
e) A indicação dos membros da Diretoria, do Conselho de Administração e do
Conselho Curador e/ou Fiscal, na forma estabelecida no Estatuto da Entidade.
II - Demonstrativo da execução das ações previstas no PPA - Plano Plurianual Anexo II, emitido pelo Sistema de Informações Gerenciais - SIG, no módulo
Orçamento / PPA / Execução / Execução das Ações Previstas no PPA;
III - Demonstrações Financeiras elaboradas para o exercício findo em 31.12.2013,
assinadas pelo Contabilista responsável, pelo Diretor de Administração e Finanças
e pelo titular da Entidade, as quais deverão ser idênticas as que forem
encaminhadas à Contadoria Geral, conforme normas estabelecidas em Resolução CGM
para o encerramento do exercício de 2013:
a) Balanço Orçamentário;
b) Balanço Financeiro;
c) Balanço Patrimonial;
d) Demonstração das Variações Patrimoniais;
e) Notas Explicativas;
f) Demonstrativo do Resultado Financeiro; e
g) Demonstrativo da Disponibilidade de Caixa.
IV - Quadro Demonstrativo da Despesa, extraído do Sistema FINCON com os seguintes
parâmetros: Menu Relatórios/Despesa Orçamentária/Quadro Demonstrativo da Despesa FCONR09612 - preencher os campos “Órgão”, “Mês de Referência” (dezembro),
“Ano” (2013) e “Relatório para Prestação de Contas” (sim);
V - Relatório Comparativo da Receita Prevista com a Arrecadada, extraído do
Sistema FINCON com os seguintes parâmetros: Menu Prestação de Contas/Comparativo
da

Receita

Prevista

com

a

Arrecadada
2

-

FCONR09204

-

preencher

“Mês

de


Referência”

(dezembro),

“Ano”

(2013),

“Órgão”,

“Nível”

(subrubrica),

“Consolidado” (sim) e “Relatório para Prestação de Contas” (sim);
VI - Relação das despesas eventualmente impugnadas;
VII - Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades - Anexo
III, conforme instruções contidas no referido anexo:
a) o formulário será encaminhado previamente pela Auditoria Geral, e deverá ser
preenchido pela Entidade com as ações adotadas para sanar as fragilidades;
b) nos casos em que for informado pela Entidade o status I - Implementado, deverão
ser encartadas cópias dos documentos que evidenciem a adoção das ações e o
saneamento da fragilidade em processo específico que deverá ser encaminhado à
Auditoria Geral até 17.02.2014;
c) a Entidade/Órgão deverá indicar no processo descrito na alínea b deste inciso a
qual fragilidade e RAG esses documentos se referem, de forma a tornar viável a
análise e opinamento da Auditoria Geral quanto ao saneamento da fragilidade.
VIII - Relação das Sindicâncias instauradas no exercício sob análise e das
pendentes de conclusão no término do exercício anterior, na forma do Anexo IV, em
atendimento ao disposto no Decreto nº 22.796/2003;
IX - Demonstrativo das concessões e prestações de contas referentes a todos os
recursos movimentados através de adiantamento, nos termos da legislação vigente, e
do Sistema Descentralizado de Pagamentos – SDP - mediante a inclusão do Anexo V;
X - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos recebidos
através de convênios, acordos, ajustes, parcerias ou instrumentos congêneres, no
exercício, na forma do Anexo VI;
XI - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos transferidos a
outros órgãos públicos ou instituições públicas/privadas mediante convênios,
acordos, ajustes e instrumentos congêneres, ainda que a título de subvenção,
auxílio ou contribuição, encerrados e em vigor no exercício sob análise, através
do preenchimento do Anexo VII;
3


XII - Informações quanto aos esclarecimentos ou justificativas às recomendações
constantes do Parecer Prévio do Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro,
do exercício de 2012, publicado no Diário Oficial do Poder Legislativo do Rio de
Janeiro, nº 124 de 10 de julho de 2013, conforme Anexo VIII;
XIII - Declaração das respectivas unidades de pessoal de que os ordenadores
cumpriram a exigência de apresentação de declaração de bens e rendas, na forma da
Deliberação TCMRJ nº 104 de 05.05.1994, do Decreto nº 21.488/2002, regulamentado
pela Resolução SMA nº 1.085/2002, e alterado pelo Decreto nº 35.609/2012, como
também a de apresentação do formulário “Ficha Limpa”, conforme determinado pelo
Decreto nº 34.629/2011;
XIV - Parecer do Conselho Curador ou de Gestão, quando houver;
XV - Parecer do Conselho Fiscal, quando houver;
XVI - Alterações estatutárias ocorridas no exercício;
XVII - Carta de Representação Formal da Administração, conforme a Norma Brasileira
de Contabilidade NBC TA 580, aprovada pela Resolução do Conselho Federal de
Contabilidade nº 1.227/2009, observando o modelo constante no Anexo IX;
XVIII - Termos de Encerramento de Caixa e Meios de Pagamento, devidamente
autenticados pela comissão especialmente designada, de acordo com as normas
estabelecidas em Resolução CGM para o encerramento do exercício de 2013, conforme
o Anexo X; e
XIX - Parecer de auditoria externa e respectivo relatório, caso a Entidade tenha
contratado tais serviços no exercício sob análise.
Art. 2º Os titulares das Fundações e Autarquias que possuem Fundos Especiais
vinculados deverão inserir no processo de Prestação de Contas de Gestão a seguinte
documentação relativamente a esses Fundos:
I - Parecer quanto à repartição, transferência e aplicação de recursos, emitido
pelo Conselho ou Comissão Gestora, quando previsto na lei de criação do Fundo;
II - Balanço Orçamentário;
4


III - Balanço Financeiro;
IV - Balanço Patrimonial;
V - Demonstração das Variações Patrimoniais;
VI - Notas Explicativas;
VII - Demonstrativo de Receita Arrecadada de Fundos, extraído do Sistema FINCON
com

os

seguintes

parâmetros:

Menu

Relatórios/Mensais/Anuais/Demonstrativo

de

Receita Arrecada de Fundos - FCONR09901 – preencher “Mês de Referência”
(dezembro), “Ano” (2013), “Fundo”, “Nível” (subrubrica), “Demonstrativo”
(sintético) e “Relatório para Prestação de Contas” (sim).
Parágrafo único. Os documentos referentes aos incisos II, III, IV, V e VI deverão
estar assinados pelo Contabilista e pelo titular ou representante legal da
Entidade.
Art. 3º A prestação de contas de Programas de Trabalho de outros órgãos/entidades
ordenados pela Entidade, deverá ser apresentada juntamente com a sua própria
prestação de contas, em seção específica, contendo a documentação prevista nos
arts. 1º e 2º desta Portaria.
Art. 4º Todos os documentos, planilhas e quadros apresentados no processo de
prestação de contas deverão estar completos e legíveis, estando sujeitos à
devolução os processos que não apresentarem documentos em tais condições.
Art. 5º A Entidade após a instrução do processo de prestação de contas, emitirá a
Declaração de Conformidade, na forma do Anexo XI.
Art. 6º Os processos de Prestação de Contas a que se refere esta Portaria deverão
ser encaminhados ao Auditor Interno que atuar junto a Entidade até o dia
17.02.2014.
§ 1º Excetuam-se desta data os documentos contidos nos incisos XIV e XV do art.
1º, que deverão ser encaminhados até 26.05.2014;
§ 2º As Entidades que não possuem Auditoria Interna deverão encaminhar os
processos diretamente para a Auditoria Geral da Subcontroladoria de Integração de
5


Controles da Controladoria Geral do Município, dentro do prazo estipulado no caput
deste

artigo,

tramitados

através

do

código

do

SICOP

13003100

-

CG/SIC/AUDITORIA/GERAL e entregues diretamente no endereço situado na Rua Afonso
Cavalcanti nº 455 - Sala 1429 Bloco I - Cidade Nova.
Art. 7º Deverão ser encaminhados à Auditoria Geral, por meio do endereço eletrônico
auditoriacertifica.cgm@pcrj.rj.gov.br, concomitantemente ao envio dos processos
das prestações de contas respectivas, no prazo do artigo anterior, os Anexos I a
VIII, constante da presente Portaria, em modo somente leitura, na fonte Arial com
tamanho 10.
Art. 8º A presente Portaria e seus anexos serão disponibilizados na Internet na
página da CGM: http://www.rio.rj.gov.br/web/cgm/auditoria.
Art. 9º Os servidores envolvidos na formalização do processo de prestação de contas
deverão comparecer no Núcleo de Atividades Audiovisuais do Centro Administrativo
São Sebastião - CASS, à Rua Afonso Cavalcanti, 455, Cidade Nova - Subsolo, Sala de
Reunião nº 2, no dia 09.12.2013 às 15 horas.
Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 19 de novembro de 2013.

GUSTAVO DE AVELLAR BRAMILI

D.O. RIO 27.11.2013

6


ANEXO I - RELAÇÃO DOS ORDENADORES DO ÓRGÃO/ENTIDADE
Órgão / Entidade:____________________________________________________________________
I - Relação dos ordenadores do Órgão / Entidade - A ser preenchido com fulcro no art. 1º, item I alínea "a" da Portaria
Quadro 1
Ordenador
Nome

Matrícula

Cargo

Ato de

Data da

Nomeação /

Publicação do

Delegação

Ato de Desig.

Data da Publicação do

Período

Ato de Exoneração

Empenhado

Valor Total
Empenhado

Cancelado

Líquido

Total Empenhado no exercício
II - Relação dos ordenadores de outros Órgãos / Entidades com delegação de competência para ordenar despesas neste Órgão / Entidade - A ser preenchido com fulcro no art. 1º,
item I alínea "a" da Portaria
Quadro 2
Ordenador
Nome

Matrícula

Cargo

Data da

Data da Publicação

Órgão de

Ato de

Publicação do

do Ato de

Período

Origem

Delegação

Ato de

Revogação da

Empenhado

Delegação

Delegação

Total Empenhado no exercício

Total empenhado no Órgão / Entidade no exercício

7

Valor Total
Empenhado

Cancelado

Líquido


III - Relação dos ordenadores do Órgão / Entidade com delegação de competência para ordenar despesas de outros Órgãos / Entidades - A ser preenchido com fulcro no art. 3º da
Portaria
Quadro 3
Ordenador
Nome

Matrícula

Cargo

Data da

Data da Publicação

Órgão de

Ato de

Publicação do

do Ato de

Período

Valor Total

Origem do PT

Delegação

Ato de

Revogação da

Empenhado

Delegação

Delegação

Empenhado

Cancelado

Líquido

Total Empenhado no ano

Instruções para preenchimento:
I – No quadro 1, relacionar todos os ordenadores natos e delegados que tenham ou não ordenado despesa no próprio órgão/entidade, conforme art. 1º da Portaria;
II – No quadro 2, relacionar todos os ordenadores de outros Órgãos / Entidades que tenham empenhado despesas neste Órgão / Entidade, conforme art. 1º da Portaria;
III – No quadro 3, relacionar, por ato de delegação de competência, todos os ordenadores que empenharam despesas de programa de trabalho de outros Órgãos / Entidades que foram delegados a este Órgão /
Entidade, conforme art. 3º da Portaria.

Rio de Janeiro,

de

de

.

_________________________________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula

8


ANEXO II - EXECUÇÃO DAS AÇÕES PREVISTAS NO PPA
Orgão Executor:

Ano:
PRODUTO/META

Programa
Nº

Objetivo Geral

Ação
Nº

META FÍSICA
Previsão

Objetivo Específico
Nº

Descrição

Nota: Os campos devem ser preenchidos com tamanho de fonte 10, no mínimo.

________________________________
Ordenador
________________________________
Matrícula

9

Unidade de

Acréscimos

Cancelamentos

Previsão Final

Quant.

Quant.

Quant.

Quant.

(A)

(B)

(C)

( D ) = ( A + B - C)

Inicial

Medida


Orçamento
Comparação entre
Realização

Fixado

Acréscimos

Cancelamentos

Orçamento Final

Realizado (Despesa
Empenhada)

Quant.

Em %

Em $

Em $

Em $

Em $

Em $

Em %

(E)

( F ) = ( E / D ) X 100

(H)

(I)

(J)

(K)=(H+I-J)

(L)

( M ) = ( L / K ) x 100

10

a Realização Física
e Orçamentária

(O)=(F-M)

Justificativa para a
Variação entre a
Realização Física e
Orçamentária
(conforme apurado em ( O )


ANEXO III - FOLLOW-UP - PROVIDÊNCIAS PARA SANAR AS FRAGILIDADES
Órgão/entidade (1):______________________________
Exercício em exame (2):__________________________
Relatório
Nº (3)

Fragilidade
Nº (4)

Título (5)

Descrição da Ação conforme Plano

Ação efetivamente realizada para sanar a fragilidade ou justificativa para

de Ação

a não implementação

(6)

(7)

Status (8)
I

Total de Respostas

ÑI

0

Percentual de Respostas

-

AF

D

0
0

Legenda campo 8 - Status

DECLARAÇÃO
____________________________________________________________________

I - Implementada
ÑI- Não implementada
AF - Ausência de fato similar
D - Dependentes de outras entidades

Declaramos que as informações acima são exatas e representam os
procedimentos adotados para sanar as fragilidades/impropriedades expressas
nos relatórios emitidos pela Controladoria Geral do Município - CGM.
Declaramos também estarmos cientes de que essas informações estão sujeitas à
confirmação pela CGM e que serão consideradas para efeitos de certificação
da prestação de contas referente ao exercício-base 2013.
Rio de Janeiro,

de

de

_______________________________
Titular do órgão/ entidade
Matrícula

Instruções para o preenchimento do Anexo III - Formulário de Follow-up Providências para Sanar as Fragilidades
(1) O órgão/entidade a que se refere o exame;
(2) O ano correspondente ao exercício em exame;
(3) O número do Relatório onde consta a fragilidade (Nº/Ano);
(4) O número da fragilidade apontada no Relatório;
(5) Descrição do título da fragilidade;

(6) Descrição das providências adotadas e/ou previstas pelo órgão/entidade
para sanar as fragilidades conforme Plano de Ação encaminhado pelo
órgão/entidade - somente para os Relatórios da Auditoria Geral.
Os campos de (1) a (6) serão preenchidos pela Auditoria Geral.

11

(7)A ser preenchido pelo Órgão/Entidade contendo a data e a descrição das
providências efetivamente adotadas para sanar as fragilidades ou a
justificativa para a não solução da fragilidade/impropriedade detectada.
Quando se tratar de descrição extensa, que requeira a utilização de grandes
espaços, a mesma deverá ser feita em anexo, devendo constar nesse
campo a referência ao anexo.


(8) Este campo tem como objetivo demonstrar o “status” em que se
encontram as ações para sanar as fragilidades apontadas pela CGM.
Poderão ocorrer as seguintes situações, que deverão ser assinaladas com
um “X”:
I - Implementada - quando a ação já foi implementada pelo órgão/entidade e
a fragilidade reportada foi sanada. Nestes casos, deverão ser encaminhadas

cópias dos documentos que evidenciem a adoção das ações e o
saneamento da fragilidade em processo específico.
ÑI -Não Implementada - quando a ação para sanar a fragilidade reportada
está em andamento ou quando ainda não foram tomadas ações.
AF - Ausência de fato similar - não foi adotada a ação proposta devido à
ausência, no período sob análise, de fato similiar ao que originou a
fragilidade.

D - Dependente de outras entidades - quando todas as providências no
âmbito do órgão/entidade foram tomadas, mas, para sanar efetivamente a
fragilidade, é necessária ação de um órgão externo.

ANEXO IV - QUADRO DAS SINDICÂNCIAS ADMINISTRATIVAS

ÓRGÃO / ENTIDADE
Despesas de Exercícios Anteriores
Nº do processo de

Ato que instaurou e

Natureza da

Nº do processo de

sindicância

data da publicação

sindicância

despesa

(1)

(2)

(3)

(3.1)

Rio de Janeiro,

Natureza da despesa

Valor empenhado

(3.2)

de

(3.3)

de

.

____________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula
Instruções para o preenchimento do Anexo IV Quadro das Sindicâncias Administrativas
4 – má conduta administrativa
5 – má conduta de servidor
6 – abandono de serviço
7 – validade de medicamentos
8 – falsificação de documentos
9 – abalroamento de veículos

1 - Nº do processo administrativo que instruirá a sindicância.
2 - Nº e tipo do ato que instaurou a sindicância (ordem de serviço, portaria, resolução, decreto) com a data da publicação
do ato no Diário Oficial.
3 - Natureza da sindicância, conforme a seguir:
1 – furto
2 – fraudes
3 – arrombamento

12

Motivo determinante

Conclusão da

da sindicância

sindicância

(4)

(5)


10 – impropriedades na licitação
11 – extravio de documentos
12 – despesa de exercício anteriores
13 – outros
3.1 - Nos casos em que o item (3) for assinalado como (12) - Despesa de Exercícios Anteriores, informar o Nº
do Processo de Despesa.
3.2 - Nos casos em que o item (3) for assinalado como (12) - Despesa de Exercícios Anteriores, informar a

Natureza da Despesa (ND).
3.3 - Nos casos em que o item (3) for assinalado como (12) - Despesa de Exercícios Anteriores, informar o Valor
Empenhado.
4 - Descrição sucinta dos fatos que motivaram a sindicância de forma que possam ser entendidos perfeitamente.
5 - Descrição sucinta da conclusão da sindicância, informando se houve, ou não comprovação de responsabilidade,
indicando ainda o desdobramento da sindicância (ex. abertura de inquérito, arquivamento e etc.)

ANEXO V - DEMONSTRATIVO DAS CONCESSÕES E PRESTAÇÕES DE CONTAS REFERENTES A TODOS OS
RECURSOS MOVIMENTADOS ATRAVÉS DO SISTEMA DESCENTRALIZADO DE PAGAMENTO
Órgão / Entidade: _____________________________________________________________________________
Natureza de
Despesa
(Ordenada)

Código da
Unidade

Nome da Unidade

TOTAL

Nº do Processo

Valor Concedido

Instrutivo

no Ano

Nº do Processo de
Prestação de
Contas

Data da Prestação de

Valor da Prestação

Contas

de Contas

R$ 0,00

STATUS
_______________________________________
A - Em fase de análise, pendente de aprovação
B - Aprovada
C - Rejeitada (com despesas impugnadas) pelo
ordenador.

R$ 0,00

Rio de Janeiro,

de

de .

______________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula

13

Status


ANEXO VI - DEMONSTRATIVO DA SITUAÇÃO DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS DE RECURSOS RECEBIDOS ATRAVéS DE CONVÊNIOS,
ACORDOS, AJUSTES, PARCERIAS OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES
Órgão / Entidade:

TIPO
(1)

Nº
(2)

OBJETO
(3)

CONTA
CORRENTE
(4)

VIGÊNCIA (5)
INÍCIO

Rio de Janeiro,

FIM

de

VALOR TOTAL
(6)

VALOR
RECEBIDO
(7)

VALOR TOTAL DAS
PRESTAÇÕES DE
CONTAS
(8)

STATUS
(9)

PROVIDÊNCIAS E
JUSTIFICATIVAS
(10)

de .

______________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula

Instruções para preenchimento do Anexo VI - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos recebidos através de convênios, acordos, ajustes, parcerias ou instrumentos congêneres
(8) Somatório dos valores das prestações de contas durante todo o período do contrato/convênio.
(9) Posição das prestações de contas em 31.12.2013, através das seguintes legendas:
A = Todas as prestações de contas previstas foram encaminhadas e aprovadas pela autoridade competente;
B = As prestações de contas previstas foram formalizadas, mas existem processos em fase de análise e
pendentes de aprovação pela entidade cessionária do recurso;

(1) Tipo do instrumento jurídico (exemplo: Convênios, ajustes, acordos).
(2) Número do instrumento jurídico.
(3) Objeto do Convênio, ajuste, acordo.
(4) Nº da conta corrente do Convênio, ajuste, acordo.
(5) Início e término da vigência do Convênio, ajuste, acordo.
(6) Valor do Instrumento jurídico e suas alterações (acréscimos e cancelamentos).
(7) Valor recebido durante todo o período do contrato/convênio.

14


Obs.: Preencher com uma letra da legenda para a situação das prestações de contas, podendo ser usadas, de
forma combinada, mais de uma legenda para cada um dos instrumentos jurídicos listados.
(10) Preencher este campo quando o campo status (9) for assinalado com as letras “D” ou “E”, devendo ser
incluídas providências/justificativas para as prestações de contas pendentes de apresentação ou para a não
aprovação do processo pela entidade cessionária do recurso.

C = Existem prestações de contas pendentes de apresentação cujo prazo previsto ainda não se encontra
expirado;
D = Existem prestações de contas pendentes de apresentação cujo prazo previsto já encontra-se expirado;
E = Existem prestações de contas formalizadas, analisadas, mas rejeitadas (impugnadas) pela entidade
cessionária do recurso.

ANEXO VII - DEMONSTRATIVO DA SITUAÇÃO DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS DE RECURSOS TRANSFERIDOS ATRAVÉS DE CONVÊNIOS,
ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES
Órgão / Entidade_________________________________________________
Tipo

(1)

Nº

(2)

Objeto

(3)

Valor Total

Valor Repassado

Valor Total das

Saldo Pendente de

(Pago)

Prestações de Contas

Prestação de Contas

(5)

(6)

(7)

(4)

Rio de Janeiro,

de

Status

Providências e
Justificativas

(8)

(9)

de .

_____________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula
“Instruções para preenchimento do Anexo VII - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos transferidos através de convênios, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres”
(7) Total dos valores repassados (item 5) subtraído do somatório das valores das prestações de contas (item 6)
(8) Posição das prestações de contas em 31.12.2013, através das seguintes legendas:
A = Todas as prestações de contas previstas foram encaminhadas e aprovadas pela autoridade competente
B = As prestações de contas previstas foram formalizadas, mas existem processos em fase de análise e pendentes de
aprovação pelo ordenador;

(1) Tipo do instrumento jurídico (exemplo: Convênios, ajustes, acordos)
(2) Número do instrumento jurídico;
(3) Objeto do Convênio, ajuste, acordo
(4) Valor do Instrumento jurídico e suas alterações (acréscimos e cancelamentos)
(5) Valor repassado/pago durante toda a vigência do contrato/convênio
(6) Somatório dos valores das prestações de contas apresentadas durante toda vigência do contrato/convênio

15


C = Existem prestações de contas pendentes de apresentação pela instituição cujo prazo previsto ainda não se encontra
expirado;
D = Existem prestações de contas pendentes de apresentação pela instituição cujo prazo previsto já encontra-se
expirado;

E = Existem prestações de contas formalizadas, analisadas, mas rejeitadas (impugnadas) pelo ordenador; Obs.:
Preencher com uma letra da legenda para a situação das prestações de contas, podendo ser usadas, de forma
combinada, mais de uma legenda para cada um dos instrumentos jurídicos listados.
(9) Preencher este campo quando o campo status (8) for assinalado com as letras “ D” ou “ E”, devendo ser incluídas
providências/justificativas para as prestações de contas pendentes de apresentação pela instituição ou para a não
aprovação do processo pelo ordenador.

ANEXO VIII - QUADRO DAS RESPOSTAS ÀS RECOMENDAÇÕES CONSTANTES DO PARECER PRÉVIO

Recomendação do TCMRJ
Nº

Resposta do Órgão / Entidade

Descrição

Documento

Rio de Janeiro,

de

de .

_____________________________________________________
Titular do órgão/entidade
Matrícula

16

Data de Encaminhamento ao TCMRJ


(Papel Timbrado da Entidade)

ANEXO IX - CARTA DE REPRESENTAÇÃO

Rio de Janeiro, ___de ___________de _______.

À

Auditoria Geral da Subcontroladoria de Integração de Controles da Controladoria Geral do Município do Rio
de Janeiro

Prezados Senhores:

A presente Carta de representação refere-se aos exames procedidos por V.Sªs nas Demonstrações
Financeiras da (NOME DA ENTIDADE), correspondentes ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2013
e está sendo emitida em conformidade às Normas de Auditoria aprovadas pelo Conselho Federal de
Contabilidade.
Nesse sentido, estamos confirmando que foram fornecidos:

01 - acesso a todas as informações das quais estamos cientes que são relevantes para a elaboração das
Demonstrações Financeiras, tais como registros e documentação, e outros;
02 - que todos os livros, registros contábeis, documentação comprobatória e todas as atas das reuniões dos
Conselhos e Assembléias foram colocadas à sua disposição;
03 - informações adicionais que V.Sªs. nos solicitaram para o propósito da auditoria;
04 - acesso irrestrito a pessoas dentro da entidade das quais V.Sªs. determinaram necessário obter evidência
de auditoria;
05 - informações relativas a alegações de fraude ou suspeita de fraude que afetem as Demonstrações
Financeiras da entidade, comunicadas por empregados, antigos empregados, analistas, reguladores ou outros;
e
06 - informações relativas a todos os casos conhecidos de não conformidade ou suspeita de não conformidade
com leis e regulamentos, cujos efeitos devam ser considerados na elaboração das Demonstrações
Financeiras.
Confirmamos, também, as seguintes informações:
01 - O sistema contábil e de controles internos adotados pela Entidade no período são de nossa
responsabilidade, sendo adequados à especificidade do negócio e ao volume das transações; (para aquelas
que não utilizam o FINCON)

17


02 - Todas as transações efetuadas no período pela Entidade foram devidamente registradas na contabilidade
de acordo com a legislação vigente;
03 - A Entidade tem cumprido todas as disposições de seus contratos que poderiam, em caso de
descumprimento, ter um efeito relevante sobre as Demonstrações Financeiras;
04 - Nossa administração cumpriu todas as normas e regulamentos a que a Entidade está sujeita, inclusive a
Lei nº 8.666/93 e suas alterações, o CAF e o RGCAF, e não houve qualquer comunicação referente à
inobservância de exigências de autoridades regulamentadoras com respeito a aspectos financeiros;
05 - Foram adequadamente contabilizados e divulgados nas Demonstrações Financeiras todos os Ativos dados
em garantia;
06 - Não temos planos ou intenções que possam afetar substancialmente o valor ou a classificação de ativos e
passivos constantes das Demonstrações Financeiras;
07 - Não existem irregularidades pendentes envolvendo a administração ou os empregados, que possam ter
efeito significativo nas Demonstrações Financeiras;
08 - A Entidade não tem ônus ou gravames sobre os seus ativos que não os mencionados na nota explicativa
nº ___;
09 - As estimativas foram contabilizadas com base em dados consistentes, confirmados por nossos assessores
jurídicos (ou outros assessores), quando necessário;
10 - Não há quaisquer contingências cíveis, fiscais, trabalhistas, previdenciárias, comerciais e legais que
possam afetar a situação financeira e patrimonial da Entidade e influir significativamente na sua avaliação
como empreendimento em continuidade, que não tenham sido divulgados nas Demonstrações Financeiras
e/ou em Notas Explicativas;
O não reconhecimento de contingências está fundamentado no parecer de nossos assessores jurídicos, cuja
cópia anexamos; (na hipótese da falta do registro contábil pela Entidade)
11 - Não é de nosso conhecimento qualquer evento subsequente à data do encerramento do exercício até a
presente data, que possa afetar de forma relevante a posição patrimonial e financeira, bem como o resultado
do período;
12 - Não há nenhum fato conhecido que possa impedir a continuidade normal das atividades da Entidade;
13 - Julgamos que os seguros contratados foram efetuados em valores suficientes para cobrir eventuais
sinistros que possam ocorrer, impedindo a continuidade normal dos negócios sociais; e
14 - Outros esclarecimentos. (se houver).
Atenciosamente,
Responsável pela Entidade
(NOME E CARGO)

Diretor da DAF
(NOME)

Contabilista
(NOME E N.º DE REGISTRO NO CRC)

18


ANEXO X - TERMO DE VERIFICAÇÃO DE CAIXA E MEIOS DE PAGAMENTO
ENTIDADE:______________________________________________________
RESPONSÁVEL PELA TESOURARIA:_________________________________

Às _______ h de ____ de janeiro de 2014, a Comissão designada pela Portaria nº ________________ iniciou a contagem das existências
físicas em Caixa, na presença do Tesoureiro da Entidade, apurando os seguintes valores:

DESCRIÇÃO

R$

01 - VALORES DISPONÍVEIS................................
Moedas e cédulas...........................................
Cheques a favor do órgão (tabela nº 01)............
02 - CHEQUES EMITIDOS (tabela nº 02)............
03 - DOCUMENTOS DE DESEMBOLSO (tabela nº 03)
TOTAL

0

Tabela nº 01 - Cheques de terceiros a favor do órgão

EMITENTE

DOCUMENTO / TIPO
DE RECEITA

CHEQUE
BANCO

Nº

DATA

TOTAL

R$

0

Tabela nº 02 - Cheques emitidos pelo órgão em favor de terceiros em carteira
BENEFICIÁRIO

Processo

CHEQUE

Nome

DOC (NF, etc..)

Banco

TOTAL

19

Nº

Data

R$

0


Tabela nº 03 - Documentos de desembolso - responsabilidade do Tesoureiro
EMITENTE

DOCUMENTO
TIPO

Nº

OUTRAS INFORMAÇÕES

R$

TOTAL

0

A apuração foi encerrada às _____ h do mesmo dia, sendo lavrado o presente Termo, em 2 (duas) vias e para um só efeito, o qual, lido e
achado conforme, é assinado pelo responsável pela Tesouraria e pela Comissão designada.
Rio de Janeiro,

de

de

____________________________
(membro da comissão)
Nome e Matrícula

____________________________
(membro da comissão)
Nome e Matrícula

____________________________
Responsável pela Tesouraria
Nome e Matrícula

____________________________
(membro da comissão)
Nome e Matrícula

ANEXO XI - DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO
DE CONTAS DOS ORDENADORES DE DESPESA
Órgão/Entidade: ____________________________________

Declaramos que o presente processo encontra-se instruído com a documentação comprobatória estabelecida pela
Portaria CG/SIC/ADG nº xx/2013, conforme a seguir indicado:

Documentos

Referência

Artigo 1º:
I - Relatório Anual de Gestão:

Fls. A

a) Relação de todos os ordenadores, os quais tenham ou não ordenado despesas no órgão;

Fls. A

b) Cópias das publicações dos atos de nomeações/delegações e exonerações dos ordenadores;

Fls. A

c) Relatório de Avaliação de Programas e Ações, instituído pela Resolução SMF nº 2.641 de
29/11/2010;

20

Fls. A

N/A


Documentos

Referência

d) Relatório contendo descrição das principais ações, projetos, atividades, bem como os resultados
alcançados pela Entidade no exercício;
e) A indicação dos membros da Diretoria, do Conselho de Administração e do Conselho Curador e/ou

Fls. A
Fls. A

Fiscal, na forma estabelecida no Estatuto da Entidade.
II - Demonstrativo da execução das ações previstas no PPA - Plano Plurianual.

Fls. A

III - Demonstrações Financeiras elaboradas para o exercício findo em 31/12/2013:

Fls. A

a) Balanço Orçamentário;

Fls. A

b) Balanço Financeiro;

Fls. A

c) Balanço Patrimonial;

Fls. A

d) Demonstração das Variações Patrimoniais;

Fls. A

e) Notas Explicativas;

Fls. A

f) Demonstrativo do Resultado Financeiro;

Fls. A

g) Demonstrativo da Disponibilidade de Caixa.

Fls. A

IV - Quadro Demonstrativo da Despesa.

Fls. A

V - Relatório Comparativo da Receita Prevista com a Arrecadada.

Fls. A

VI - Relação das despesas eventualmente impugnadas.

Fls. A

VII - Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades.

Fls. A

VIII - Relação das Sindicâncias instauradas no exercício sob análise e das pendentes de conclusão no
Fls. A

término do exercício anterior.
IX - Demonstrativo das concessões e prestações de contas referentes a todos os recursos
movimentados através do Sistema Descentralizado de Pagamentos - SDP.

Fls. A

X - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos recebidos através de convênios,
acordos, ajustes, parcerias ou instrumentos congêneres, no exercício.

Fls. A

XI - Demonstrativo da situação das prestações de contas de recursos transferidos a outros órgãos
públicos ou instituições públicas/privadas mediante convênios, acordos, ajustes e instrumentos
congêneres, ainda que a título de subvenção, auxílio ou contribuição, encerrados e em vigor no

Fls. A

exercício sob análise.
XII - Informações quanto aos esclarecimentos ou justificativas às recomendações constantes do
Parecer Prévio do Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro, do exercício de 2012.

21

Fls. A

N/A


Documentos

Referência

XIII - Declaração das respectivas unidades de pessoal de que os ordenadores cumpriram a exigência
de apresentação de declaração de bens e rendas, na forma da Deliberação TCMRJ nº 104 de
05.05.1994, do Decreto nº 21.488/2002, regulamentado pela Resolução SMA nº 1.085/02 e alterado

Fls. A

pelo Decreto nº 35.609/2012, como também a de apresentação do formulário “Ficha Limpa”, conforme
determinado pelo Decreto nº 34.629/2011;
XIV - Parecer do Conselho Curador ou de Gestão.

Fls. A

XV - Parecer do Conselho Fiscal.

Fls. A

XVI - Alterações estatutárias ocorridas no exercício.

Fls. A

XVII - Carta de Representação Formal da Administração.

Fls. A

XVIII - Termos de Encerramento de Caixa e Meios de Pagamento, devidamente autenticados pela
comissão especialmente designada.
XIX - Parecer de auditoria externa e respectivo relatório.

Fls. A

Fls. A

Artigo 2º Os titulares das Fundações e Autarquias que possuem Fundos Especiais vinculados deverão
inserir no processo de Prestação de Contas de Gestão a seguinte documentação relativamente a esses

Fls. A

Fundos:
I - Parecer quanto à transferência e aplicação de recursos, emitido pelo Conselho ou Comissão
Gestora, quando previsto na lei de criação do fundo.

Fls. A

II - Balanço Orçamentário.

Fls. A

III - Balanço Financeiro.

Fls. A

IV - Balanço Patrimonial.

Fls. A

V - Demonstração das Variações Patrimoniais.

Fls. A

VI - Notas Explicativas.

Fls. A

VII - Demonstrativo da Receita Arrecadada de Fundo por código e fonte de recurso, acumulada no
exercício.
Artigo 3º A prestação de contas de Programas de Trabalho de outros órgãos/entidades ordenados pela
Entidade.

____________________________________________________________
Nome do Titular da Entidade ou servidor designado
para a elaboração da prestação de contas

22

Fls. A

Fls. A

N/A