PORTARIA CG/SIC Nº 19

DE 11 DE MAIO DE 2010.
Institui

a

“Metodologia

de

Solução

de

Problemas e Aperfeiçoamento de Controles
Internos” no âmbito da Subcontroladoria de
Integração de Controles.
A SUBCONTROLADORA DE INTEGRAÇÃO DE CONTROLES DO MUNICÍPIO DO
RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO a sua missão institucional de supervisionar as ações para
implantação e aperfeiçoamento de procedimentos para a melhoria do Sistema de
Controle Interno no âmbito da Administração Municipal;

CONSIDERANDO o estabelecimento de parcerias pela Controladoria Geral do
Município, através da Subcontroladoria de Integração de Controles, com os Órgãos e
Entidades da Administração Municipal quando da elaboração de Planos de Solução de
Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Metodologia de Solução de Problemas e Aperfeiçoamento de
Controles Internos, na forma do Anexo Único, com o objetivo de orientar a elaboração
de Planos de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos pela
Subcontroladoria de Integração de Controles, em conjunto com os órgãos e entidades
da Administração Municipal.
§ 1º O desenvolvimento da Metodologia descrita no caput deste artigo tem a finalidade
de padronizar os procedimentos utilizados pela Subcontroladoria de Integração de
Controles no cumprimento de sua função orientadora de apoiar os gestores municipais
na solução de problemas inerentes ao controle interno.
§ 2º Os titulares dos Órgãos/Entidades são os responsáveis pela implementação das
ações sugeridas pelos Planos de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de
Controles Internos.
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Art. 2º Caberá à Coordenadoria de Orientação e Aperfeiçoamento de Controles
Internos da Subcontroladoria de Integração de Controles a gerência e orientação dos
trabalhos conduzidos pela metodologia introduzida por esta Portaria.
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MÁRCIA ANDRÉA PERES
DO RIO 12.05.2010

ANEXO ÚNICO DA PORTARIA CG/SIC Nº19 DE 11/05/2010
1 Apresentação
Visando aprimorar sua função orientadora e apoiar os gestores municipais na solução
de problemas inerentes ao controle interno, a Controladoria Geral do Município (CGM),
através da Subcontroladoria de Integração de Controles (CG/SIC), desenvolve projetos
em parceria com os Órgãos e Entidades da Administração Municipal para a elaboração
de Planos de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos (PACI). A
Coordenadoria de Orientação e Aperfeiçoamento de Controles Internos (CG/SIC/CCI)
da Subcontroladoria de Integração de Controles recebeu a atribuição de orientar os
gestores na elaboração dos PACIs.

O PACI tem como objetivo propor ações a serem realizadas pelos órgãos/entidades
para solucionar problemas identificados pelas áreas da CGM e implementar melhorias
nos controles internos.
Atenta ao fato de que metodologias e procedimentos bem definidos e documentados
conferem consistência e confiabilidade aos trabalhos, a CG/SIC criou então a presente
metodologia para orientar a elaboração dos PACIs. A essa metodologia deu o nome
de: Metodologia de Solução de Problemas e Aperfeiçoamento de Controles Internos.
Ressaltamos que a cada projeto poderão ser escolhidas e combinadas ferramentas
sugeridas nessa metodologia ou outras que deverão ser utilizadas da melhor forma, a
fim de se alcançar os resultados esperados.
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2 Fases
A Metodologia de Solução de Problemas e Aperfeiçoamento de Controles Internos
utilizada pela CG/SIC/CCI é estruturada em fases que envolvem a análise do problema
identificado e priorizado pela CGM para tratamento e a elaboração do PACI para
resolução do referido problema (Figura 1).

Com o PACI elaborado, dá-se início à execução das ações previstas e o seu
acompanhamento, cabendo ressaltar que a fase de suporte à execução das ações só
será necessária quando o Órgão/Entidade não tiver condições de executar as ações
por conta própria e necessitar de apoio da CGM.

O trabalho necessário para o desenvolvimento e a implantação de PACI será sempre
organizado como projeto.

Figura 1

A seguir, apresentamos cada fase, descrevendo seu objetivo, atividades e produtos
gerados.

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2.1 Análise do Problema
Esta fase tem início com a aprovação da proposta1 de PACI pelos patrocinadores2 e
tem por objetivo identificar as causas que deram origem ao problema.

2.1.1 Macro Visão da Fase
Figura 2

2.1.2 Descrição das atividades
·Nivelar o conhecimento da equipe mediante levantamento e estudo das legislações,
documentos e sistemas correlacionados ao problema, como por exemplo: leis,
decretos, resoluções, portarias, manuais, mapa de integração de sistemas, relatórios,
etc.;
·Validar a estrutura organizacional da área3 afetada pelo problema mediante
levantamentos e confronto da estrutura real com a estrutura organizacional formal;
·Analisar o mapeamento do processo afetado pelo problema para conhecer detalhes
operacionais que possam ajudar no entendimento de todo o contexto. Caso o processo
não tenha sido mapeado, efetuar o mapeamento mediante fluxograma;
·Identificar as causas possíveis do problema por meio de reuniões utilizando
ferramentas tais como: Brainstorming, Diagrama de Causa e Efeito etc.;
·Validar com o Órgão/Entidade4 as causas do problema e elaborar o “Documento de
Causas do Problema” (Anexo 3.1 Documento de Causas do Problema).
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2.1.3 Produtos da fase
·Organograma da área validado
·Fluxograma do processo analisado
·Diagrama de Causa e Efeito
·Documento de Causas do Problema

2.2 Elaboração do PACI
Esta fase tem início com as causas do problema identificadas e tem por finalidade
elaborar o Plano de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos –
PACI (Anexo 3.2 Plano de Solução de Problemas e Aperfeiçoamento de Controles
Internos - PACI), documento onde são definidas as ações a serem realizadas pelo
Órgão/Entidade para solucionar o problema, bem como para implementar melhorias
nos controles internos.

2.2.1 Macro Visão da Fase
Figura 3

2.2.2 Descrição das atividades
·Elaborar o PACI, propondo ações para solução do problema e aperfeiçoamento dos
controles internos identificando inicialmente: “Para que”, “Como” e o “Produto”;

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·Validar as ações propostas com os setores da CGM envolvidos no contexto, visando
avaliar a sua adequação;
·Validar e priorizar com o Órgão/Entidade as ações propostas, definindo “Quem” e
“Quando” e concluindo assim o PACI;
·Definir procedimentos e indicadores de acompanhamento da execução do PACI;
·Elaborar e encaminhar ao Órgão/Entidade o Relatório de Encaminhamento do PACI.

2.2.3 Produtos da fase
·PACI
·Relatório de Encaminhamento de PACI
·Procedimentos e indicadores de acompanhamento da execução do PACI

2.3 Execução das Ações do PACI pelos Responsáveis
Esta fase será executada pelo Órgão/Entidade a partir do recebimento do Relatório de
Encaminhamento do PACI, e tem por objetivo a realização das ações propostas para
resolução do problema e para o aperfeiçoamento dos controles internos.

2.3.1 Macro Visão da Fase
Figura 4

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2.3.2 Descrição das atividades
·Executar as ações previstas no PACI. As ações serão executadas pelos responsáveis
do Órgão/Entidade indicados na coluna “Quem”.
A CG/SIC/CCI irá acompanhar, concomitantemente, a execução destas ações pelos
Órgãos/Entidades e poderá dar suporte às mesmas, caso necessário.

2.3.3 Produtos da fase
·PACI executado

2.4 Acompanhamento da Execução do PACI
Esta fase será realizada pela CG/SIC/CCI, a partir da execução, pelo Órgão/Entidade,
das ações propostas no PACI para resolução do problema, com o objetivo de garantir o
alcance dos resultados esperados.

2.4.1 Macro Visão da Fase
Figura 5

2.4.2 Descrição das atividades
·Implementar os procedimentos e os indicadores para o acompanhamento da execução
do PACI;

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·Realizar acompanhamento da execução das ações previstas no PACI seguindo os
procedimentos e os indicadores implementados;
·Elaborar e encaminhar relatórios de acompanhamento, sugerindo ações corretivas
quando necessário.

2.4.3 Produtos da fase
·Relatório de Acompanhamento do PACI.

2.5 Suporte à Execução das Ações do PACI
Esta fase será realizada pela CG/SIC, na eventualidade do Órgão/Entidade não ter
condições de executar as ações do PACI por conta própria e necessitar de apoio da
CGM para implementá-las, com o objetivo de garantir o alcance dos resultados
esperados.

2.5.1 Macro Visão da Fase
Figura 6

2.5.2 Descrição das atividades
·Definir forma de suporte5 à execução das ações previstas no PACI;
·Executar o suporte;
·Emitir o Relatório de Suporte Executado.
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2.5.3 Produtos da fase
·Relatório de Suporte Executado.

3 Anexos – Formulários
3.1 Documento de Causas do Problema

3.2 Plano de Solução de Problema e Aperfeiçoamento de Controles Internos – PACI

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4 Glossário
Brainstorming – Ferramenta de criatividade em grupo, na qual se busca a geração de
idéias que isoladamente ou associadas, estimulem novas idéias e subsídios
direcionados à solução de um problema.

Controle Interno - Compreende o plano de organização e o conjunto integrado de
métodos e procedimentos adotados pelos órgãos ou entidades municipais na proteção
do patrimônio público e ainda a promoção da confiabilidade e tempestividade dos
registros e informações e da eficácia e eficiência operacionais.

Diagrama de Causa e Efeito – Também conhecido como Diagrama de Ishikawa ou
"Espinha-de-peixe", é uma ferramenta gráfica que foi desenvolvida para representar a
relação entre o "efeito" e todas as possibilidades de 'causa' que podem contribuir para
esse efeito. É desenhado para ilustrar claramente as várias causas que afetam um
processo, por classificação e relação das causas, dentro de categorias tais como as 6
Ms: método, mão-de-obra, matéria-prima, máquinas, mensuração e meio ambiente.

Fluxograma – Figura feita com símbolos padronizados que serve para documentar e
identificar a sequência lógica das atividades e as interfaces dos órgãos ou atores
envolvidos em cada fase de um processo. Permite ter uma ampla visualização do
processo e facilita a participação das pessoas, sendo muito útil no entendimento de um
problema.

PACI – Plano de Solução de Problema e de Aperfeiçoamento de Controles Internos.
Instrumento desenvolvido pela Controladoria Geral do Município, através da
Subcontroladoria de Integração de Controles, para aprimorar sua função orientadora e
apoiar os gestores públicos na solução de problemas inerentes ao controle interno.
Contando com a parceria dos órgãos municipais para a sua elaboração, o documento
tem por objetivo propor ações a serem realizadas pelos órgãos para solucionar
problemas identificados e para implementar melhorias nos controles internos.

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Problema – Não-conformidade, defeito, falha, enfim, divergência, diante de um requisito
ou especificação. As normas de qualidade, as técnicas de gestão, os métodos de
trabalho, equipamentos e tantos outros recursos são criados com a intenção de que os
problemas não ocorram e, muito menos venham a se repetir.

Processo – Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que
transformam insumos (entradas) em produtos (saídas), como bens ou serviços.

5 Referências Bibliográficas
RIO DE JANEIRO. Decreto nº 29.970, de 13 de outubro de 2008. Aprova o Regimento
Interno da Controladoria Geral do Município e dá outras providências. Informa: site de
consulta on-line, Procuradoria Geral do Município do Rio de Janeiro, Diretoria de
Documentação.

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Gestão. Guia
D Simplificação. 2ª ed. – Brasília: MPOG/SEGES, 2006.

ROSSATO, I.de F. Uma metodologia para a análise e solução de problemas. 1996.
Dissertação (Mestrado em Engenharia) - Programa de Pós-Graduação em Engenharia
de Produção e Sistema, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis.

MARIANI, C. A. Método PDCA e ferramentas da qualidade no gerenciamento de
processos industriais: um estudo de caso. RAI - Revista de Administração e Inovação,
São Paulo, v. 2, n. 2, p. 110-126, 2005.

Controlador Geral do Município
Vinicius da Costa Rocha Viana

Subcontroladora de Integração de Controles
Márcia Andréa Peres

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Coordenadora de Orientação e Aperfeiçoamento de Controles Internos
Denise dos Santos Ferreira

Gerente de Normatização e Aperfeiçoamento de Controles Internos
Maurício Cabreira Esquerdo

Equipe Técnica
Renata Borges Nunes dos Santos
Mônica Tavares Silva Telles
Bernadethe Ferreira do Nascimento

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