RESOLUÇÃO SMC Nº 158

DE 30 DE SETEMBRO DE 2010.

Dispõe

sobre

Municipal

de

competente

os

arquivos

Cultura,

seus

Tabela

de

da

Secretaria

documentos,
Temporalidade

Documental e dá outras providências.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE CULTURA, no uso das atribuições que lhes são
conferidas pela legislação em vigor e tendo em vista o que consta no processo nº
12/000.542/2008 e

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a Gestão dos Documentos
bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o art.
216 da Constituição Federal e com o art. 2º da Lei nº 3.404, de 5 de junho de 2002;

CONSIDERANDO as disposições contidas no art. 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de
março de 2004, sobre o Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ e no art.
24 do Decreto nº 22.615, de 30 de janeiro de 2003, que determinou a instituição de
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos; e

CONSIDERANDO, a proposta apresentada pela Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos, aprovada pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro - Órgão
Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos,

RESOLVE:

Seção I
Dos Arquivos da Secretaria Municipal de Cultura

Art.1º Entende-se por arquivo, o conjunto de informações registradas, não importando
o suporte, a fase, o gênero ou a natureza da informação, organicamente acumulados,

1


produzidos ou recebidos pelos órgãos ativos desta Secretaria, quando do efetivo
exercício de suas funções.
Parágrafo único. A cessação das atividades, caso ocorra a extinção de unidade
administrativa, implicará na avaliação e transferência dos conjuntos documentais
constituídos, para o Arquivo Intermediário, com posterior recolhimento ao Arquivo Geral
da Cidade do Rio de Janeiro, para a guarda permanente, seguindo as normas da
legislação vigente e aplicando a Tabela de Temporalidade publicada por esta
Resolução.
Art.2º Os órgãos ativos que compõem a estrutura organizacional desta Secretaria são
as unidades administrativas que geram documentos de arquivo e passam a ser
identificados como Arquivos Correntes.
Parágrafo único. O Centro Arquivístico, órgão setorial do Sistema Municipal de Gestão
de Arquivos desta Secretaria, atuará com competências de Arquivo Intermediário, sob
a supervisão técnica do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Órgão Central do
Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ sendo que a gerência
administrativa está no órgão, dentro da Secretaria Municipal de Cultura, que o Centro
Arquivístico estiver subordinado.

Seção II
Dos Documentos de Arquivo

Art.3º São documentos de arquivo todos os registros de informações em suporte
textual, especial e eletrônico, inclusive o magnético ou óptico, produzidos ou recebidos
e acumulados nos órgãos referidos no art. 1º desta Resolução.
Art.4º Os documentos identificados em razão de seus valores, primário ou secundário,
terão guarda temporária ou permanente, observados os seguintes critérios:
I – Documentos de guarda temporária: são aqueles que, findo o prazo de guarda por
prescrição ou precaução, são eliminados sem prejuízo para a Administração que o
gerou ou à comprovação de qualquer direito; e
II – Documentos de guarda permanente: são aqueles que, findo o prazo previsto no
inciso I deste artigo, devem ser preservados em razão de seus conteúdos

2


informacionais que são comprobatórios de ações e direitos e, também, reservados à
pesquisa, à história e à memória institucional.
Art.5º

São

considerados

documentos

de

guarda

permanente,

os

registros

informacionais sob a forma de qualquer suporte físico (textual, especial ou eletrônico)
indicados na Tabela de Temporalidade. Estes, após o prazo de guarda nos Arquivos
Correntes, deverão ser preservados e preparados para o recolhimento no Arquivo
Intermediário com posterior envio ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro,
conforme as normas do Órgão Central do SIMARQ.
Parágrafo único. Os documentos de caráter permanente não poderão ser eliminados
mesmo que sejam reproduzidos, quer pelo processo de microfilmagem ou por outra
forma.

Seção III
Da Tabela de Temporalidade

Art.6º A Tabela de Temporalidade é o instrumento sob a forma de quadro esquemático,
conforme legenda no Anexo I, que define o ciclo vital dos documentos por meio dos
processos de análise, avaliação e identificação dos valores que serão atribuídos a eles
e, com isso, ficam definidos prazos de retenção em cada Arquivo Corrente ou
Intermediário e a destinação final de guarda permanente ou eliminação.
Art.7º Os assuntos da Tabela de Temporalidade, Anexo II, estão listados em ordem
Alfabética do Código de Assunto de Protocolo - CAP, onde os profissionais da
informação encontram orientações sobre os prazos e procedimentos a serem
obedecidos quanto à guarda ou à eliminação dos documentos, seja em função de
legislação própria ou de julgamento de valor emitido pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos e aprovada pelo Órgão Central do Sistema Municipal de
Gestão de Arquivos – SIMARQ.
Parágrafo único. O prazo de guarda contido em cada assunto na Tabela de
Temporalidade, para posterior eliminação ou recolhimento do original, não importando
o suporte, deve ser contado sem o cômputo do ano em que o documento foi elaborado
e a partir da data do primeiro despacho de ARQUIVE-SE.

3


Seção IV
Disposições finais

Art.8º Os processos cancelados por inconsistência na solicitação ou pela existência de
outro administrativo e não havendo a necessidade de juntada, deverão ser tramitados
por despacho que solicita análise do fato, com o devido relato e a justificativa, para o
Centro Arquivístico, órgão setorial do SIMARQ desta Secretaria, onde terão eliminação
imediata, após a guarda de 1 (um) ano.
Parágrafo único. Deve ser comunicado através de correio eletrônico, pelo Protocolo, o
cadastramento e/ou registro indevidos no Sistema Único de Controle de Protocolo –
SICOP, informando a inexistência da produção física - documento original, ao órgão
setorial do SIMARQ, desta Secretaria, para a regularização no referido sistema.
Art.9º A avaliação dos assuntos referentes as atividades-meio desta Pasta, ou seja,
aqueles não constantes da TTD do Anexo II, devem ser analisados em conformidade
com as Tabelas de Temporalidades da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
Art.10. As Correspondências Oficiais serão tratadas, analisadas e avaliadas seguindo
as orientações do Centro Arquivístico desta Secretaria, que repassa às normas
aprovadas pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, em conformidade com o
inciso II do art. 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de março de 2004, dispondo sobre o
Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ.
Art.11. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 30 de setembro de 2010.

ANA LUISA SOARES DA SILVA

D. O RIO 14.10.2010

ANEXO I

4


LEGENDA
COLUNA
1

DESCRIÇÃO
ITEM
Seqüência numérica dos assuntos inseridos na TTD. Esta coluna auxilia no registro de
eliminação no sistema SICOP, rotina 2180, quando da identificação da tabela e do
respectivo item que contém o assunto em estudo.

2

CAP – Código de Assunto de Protocolo
Auxilia os profissionais do Protocolo no devido registro do documento, no arquivamento
para a formação de conjuntos documentais e, conseqüentemente, no processo de análise e
avaliação dos documentos que estarão organizados em primeira ordem, o cronológico/ano
e, posteriormente, o assunto/CAP.

3

ASSUNTO
Termo ou assunto analisado e esquematizado em seu Ciclo Vital, na TTD.

4

DEFINIÇÃO
Anotações necessárias de definições ou de padronização dos termos para auxiliar na
classificação quando do registro no Sistema Único de Controle de Protocolo - SICOP, pelo
profissional de Protocolo ou no Arquivo, para a compreensão e a correta análise e
avaliação do documento.

5

GUARDA – Prazos de retenção dos documentos nas duas primeiras Idades de Arquivo.

5.1

A.C. - Arquivo Corrente

5.2

A.I. - Arquivo Intermediário

6

DESTINAÇÃO – Determinação do destino final do documento, não importando o
suporte.

6.1
6.2
6.3
6.4

M – Microfilma?
D – Digitaliza?
E – Elimina?
RECOLHE? – Determinação da passagem de documentos do Arquivo Intermediário
para o Arquivo Permanente - Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

5


COLUNA

DESCRIÇÃO

6.4.1

% - Percentual por amostragem

6.4.2

T – Totalidade do conjunto documental

6.5

NATUREZA DA INFORMAÇÃO – Estabelece o acesso à informação.

6.5.1

O – Ostensivo – Acesso liberado

6.5.2

S – Sigiloso – Reservas no acesso.

7

JUSTIFICATIVA
Neste campo, além da justificativa das decisões registradas nas colunas anteriores, há
casos de citação da fundamentação legal e da forma de como proceder a efetivação do
processo de avaliação e/ou substituição do suporte da informação.

ANEXO II

6


TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

GUARDA

DESTINAÇÃO

JUSTIFICATIVA
OU

RECOLHE

OBSERVAÇÃO

A.C. A.I.

01

520.14

Acervo Documental

Totalidade dos

1a.

10a.

M D E

%

- - - -

T

O S

X X

-

Comprobatório do

documentos sob a

processo de

custódia de um

Gestão de

arquivo.

Documentos da
Política Municipal
de Arquivo.

02

320.01

Apoio Cultural -

Apoio do órgão

1a.

5a.

-

-

X 1%

-

X

-

Atendendo ao art.

parcial –subvenção

público para

607 do RGCAF,

- patrocínio

realização de

por se tratar de

eventos ou

despesa ou conter

produtos culturais

informações que

de particulares.

atendem, também,
à portaria A/SDO
nº 35, de 1994.

03

520.51

Atestado de

Documento

Capacidade

contém atestação.

que 1a.

1a.

-

-

X 1%

-

X

-

A contar da
retirada do

Técnica

documento
original. Portaria
A/500, nº 35 de
1994.

04

520.20

Ato administrativo

520.19

-Revogação

520.18

-Anulação

Documento

1a

redigido segundo

10a.

-

-

-

-

X X

-

Comprobatório do
processo de

determinada

Gestão de

fórmula,

Documentos da

produzindo

Política Municipal

conseqüências

de Arquivo.

jurídicas.

Responsabilidade
pública – Lei nº
3.404, de 2002.
Obs.: O
documento
original deve ficar
sob a custódia dos
Centros
Arquivísticos ou
órgãos similares

7


ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

GUARDA

DESTINAÇÃO

JUSTIFICATIVA
OU

RECOLHE

OBSERVAÇÃO

A.C. A.I.

05

520.02

Avaliação de

Processo de

Documentos

análise de

1a

M D E

%

T

O S

-

-

X

X

-

-

-

10a.

Comprobatório do
processo de

documentos de

Gestão de

Arquivo que

Documentos da

estabelece sua

Política Municipal

destinação de

de Arquivo.

acordo com os
valores que lhes
são atribuídos.
06

520.08

Conservação de

Ato ou efeito de

Documentos

promover a

1a.

5a.

-

-

X 1%

X

X

-

(*) Permanente,
após a guarda de

(*)

preservação e a

5 (cinco) anos no

restauração de

Arquivo

documentos.

Intermediário, se
não for documento
de despesa, devese recolher ao
Arquivo Geral da
Cidade

07

520.09

Consulta

Busca direta ou

Legislativa

indireta de

1a.

5a.

-

-

-

-

X

X

-

Comprobatório e
informacional dos

informações

Atos

contidas em Atos

Administrativos.

Administrativos
08

05058

Desarquivamento

Ação pela qual

de Processo

uma autoridade

1a.

1a.

-

-

X 1%

X

X

-

Informação
trato

(*)

determina ou

e

de
efeito

imediatos. Portaria
A/SDO nº 35, de

realiza a retirada

1994.

de um

NÃO

AUTUA

administrativo de

SE
EM

PROCESSO.

sua guarda

(*) Recolher por

ordenada em um

amostragem se o

arquivo.

documento for da
espécie processo.

8


ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

GUARDA

DESTINAÇÃO

JUSTIFICATIVA
OU

RECOLHE

OBSERVAÇÃO

A.C. A.I.

09

520.07

Desinfestação/Imunização
de Documentos

Emprego de

1a.

5a.

M D

E

%

T

O S

-

X

1%

-

X

-

-

Atendimento ao

meios técnicos

art. 607 do

para eliminar os

RGCAF.

parasitas e
após, proceder
à limpeza ou
higienização do
acervo
10

320.25

Direitos Autorais

Direito de

1a.

5a.

-

-

(*)

-

X X

-

Documento

autoria ou de

comprobatório e

propriedade de

histórico.

algo ou alguma

(*) eliminar após a

obra ou registro

guarda de 5

artístico,

(cinco) anos, no

literário ou

Arquivo

científico. A

Intermediário, os

origem de.

processos de
despesa e/ou
pagamento, de
acordo com o art.
607 do RGCAF.

11

520.01

Editoração

Programação

1a.

visual;

técnica

-

X

1%

-

X

-

Atendimento ao

RGCAF.
de

originais para a
publicação;
Incluem-se
documentos
referentes

à

composição,

revisão

-

art. 607 do

Preparação

copy

5a

desk

e
de

textos.

9


ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

GUARDA

DESTINAÇÃO

JUSTIFICATIVA
OU

RECOLHE

OBSERVAÇÃO

A.C. A.I.

12

520.05

Eliminação de
Documentos

Destruição de

1a.

30a.

M D

E

%

T

-

-

-

X X

-

O S

-

Comprobatório do

Documentos que

processo de

na avaliação foram

Gestão de

considerados sem

Documentos da

valor para a guarda

Política Municipal

permanente.

de Arquivo.
Termos e
listagens de
ciência da
eliminação de
documentos.

13

320.04

Evento Cultural

Acontecimentos

(especificar)

diversos da área

1a.

1a.

-

-

X

1%

-

X

-

Documentos que
autorizam ações

das culturas.

com prazos
previstos . Portaria
A/SDO nº 35, de
1994.

10


14

520.17

Microfilmagem de

Reprodução, com

Documentos

redução, de livros,

1a.

10a.

-

-

(*)

(*)

X X

-

Comprobatório do
processo de

documentos, etc.

Gestão de

Muito reduzida em

Documentos da

filme fotográfico.

Política Municipal
de Arquivo.
Responsabilidade
pública – Lei nº
3.404, de 2002.
(*) Caso seja
somente processo
de despesa,
prestação de
serviço, analisar
segundo o art. 607
do RGCAF e
eliminar após a
guarda de 5
(cinco) anos, com
recolhimento de
1% ao Arquivo
Geral.

15

320.15

Obra de Arte

Trabalho artístico

1a.

ou literário que

10a.

-

-

X
(*)

-

X X

-

Comprobatório do
processo de

independentemente

Gestão de

da vontade de seu

Documentos da

autor, permite

Política Municipal

diferentes

de Arquivo.

interpretações.

Responsabilidade
pública – Lei nº
3.404, de 2002 e a
legislação de
Gestão de
Memória.
(*) Eliminar após a
guarda de 5(cinco)
anos, no Arquivo
Intermediário, os
processos de
despesa, de
acordo com o art.
607 do RGCAF.

11


ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

GUARDA

DESTINAÇÃO

JUSTIFICATIVA
OU

RECOLHE

OBSERVAÇÃO

A.C. A.I.

16

320.12

Projeto Cultural –

Aprovação para

1a

10a

M D

E

%

T

O S

-

(*)

-

X

-

-

30

Documento

Enquadramento

produção final de

(Incentivo Fiscal) –

produtos culturais

Lei nº 1.940, de

(livros, filmes,

informações

1992

etc.).

reservadas às

(*)

comprobatório e
histórico com

partes envolvidas.
Natureza da
informação
sigilosa por 30
(trinta) anos e
prorrogada por
igual período.
(*) Eliminar após a
guarda de 1 (um)
ano, no Arquivo
Intermediário, os
processos
existentes com
projetos não
incentivados.
17

520.10

Recolhimento de

Operação pela

1a

10a.

-

-

-

-

X X -

Comprobatório do

Documentos

qual um conjunto

processo de

de documentos

Gestão de

passa da guarda

Documentos da

do Arquivo

Política Municipal

Intermediário para

de Arquivo.

custódia do
Arquivo
Permanente.

12


ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

GUARDA

DESTINAÇÃO

JUSTIFICATIVA
OU

RECOLHE

OBSERVAÇÃO

A.C. A.I.

18

520.15

Requisição de
Processo/Documento

Solicitação de

1a

1a.

M D E

-

-

%

T

O S

X 1%

-

X -

administrativo,

(*)

em trânsito, para

Os processos terão
recolhimento por
amostragem ao

necessidade de

Arquivo Geral da

consulta ou

Cidade do Rio de

outras.

Janeiro. Trata-se de
informação de trato
e efeito imediatos.
Portaria A/SDO nº
35, de 1994. NÃO
SE AUTUA MAIS
EM PROCESSO.

19

520.04

Tabela de
Temporalidade

Instrumento de

1a.

10a.

-

-

-

-

X X -

Comprobatório

do

processo de Gestão

destinação

de Documentos da

aprovado pela

Política

autoridade

Municipal

de Arquivo.

competente que

Doc

determina prazos

da

Feitura:Part,Minutas

de guarda, tendo

Folhas Revogadas

em vista

(Perm.ou 30)

transferência
recolhimento ou

A tabela fica a

eliminação de

vigente.

documentos.
20

520.50

Termo de
Cooperação Técnica

Declaração em

1a.

processos

1a.

-

-

X 1%

-

X -

Confirmada

a

retirada

do

documento original,
eliminar

após

os

prazos de guarda,
contando a partir da
data

do

primeiro

arquive-se. Portaria
A/SDO nº 35, de
1994.

13


ITEM

CAP

ASSUNTO

DEFINIÇÃO

GUARDA

DESTINAÇÃO

JUSTIFICATIVA
OU

RECOLHE

OBSERVAÇÃO

A.C. A.I.

21

320.11

Tombamento

Registro ou

1a.

30a.

M D E

%

T

-

-

X X

-

-

O S

-

Documentos com

relação de coisas

os valores de

ou fatos referentes

prova,

a uma

comprobatório e

especialidade ou

histórico.

região, cujo valor
histórico, artístico
ou paisagístico o
Poder Público
reputa merecedor
de particular
proteção, e que
por força desse ato
(tombo) passa a
ser regido por
legislação
especial.
22

520.06

Transferência de
Documentos

Passagem de

1a.

10a.

-

-

-

-

X X

-

Comprobatório do

documentos do

processo de

Arquivo Corrente

Gestão de

para o Arquivo

Documentos da

Intermediário.

Política Municipal
de Arquivo.

14