






Projeto 326




RESOLUÇÃO Nº 1185,
DE 1º DE JULHO DE 2013.
 
Institui e disciplina o
Código de Classificação de Documento-CCD, a
Tabela de Temporalidade Documental-TTD, o Índice e a Instrução Normativa –
IN/Cpad /Alepe nº 002/2013 da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco.
 
A ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO
ESTADO DE PERNAMBUCO
Resolve:
 
 
 
 
Art. 1º Fica
instituído o Código de Classificação de Documentos – CCD e a Tabela de Temporalidade Documental - TTD no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de
Pernambuco, destinados a dar eficiência administrativa, conservar, proteger e assegurar o acesso ao patrimônio
documental na esfera do Poder Legislativo Estadual.
 
Art. 2º O Código
de Classificação de Documentos fica aprovado na forma do anexo I desta Resolução.
 
Art. 3º A Tabela
de Temporalidade Documental fica aprovada na forma do anexo II desta Resolução.
 
Art. 4º O Índice
fica aprovado na forma do anexo III desta Resolução.
 
Art. 5º A
Instrução Normativa – IN/Cpad – Alepe nº 002/2013 e seus Anexos I, II e III,
ficam aprovados nesta Resolução. 
 
Art. 6º Os
anexos I, II e III, são partes  integrantes da presente Resolução.
 
Art. 7º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
 
Palácio Joaquim
Nabuco, Recife, 1º de julho do ano de 2013, 197º da Revolução Republicana
Constitucionalista e 191º da Independência do Brasil.
 
GUILHERME UCHÔA
Presidente
 
 
 
ANEXO I
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS - CCD
FUNDO: Assembleia
Legislativa do Estado de Pernambuco
Função:                       01
- LEGISLATIVO
Subfunção:         01.01 -
Atividades Legislativas
Documentos: 01.01.01 - Livro de Posse de Deputados
01.01.02 - Livro de Po0073se da Mesa Diretora
01.01.03
- Livro de Transmissão do Cargo da Presidência 
01.01.04
- Emendas à Constituição
01.01.05
- Lei Complementar
01.01.06
- Lei Ordinária
01.01.07
- Decreto Legislativo
01.01.08
- Resoluções
01.01.09
- Atos
01.01.10
- Decisão da Mesa Diretora
01.01.11
- Proposta de Emenda à Constituição
01.01.12 - Processado do Projeto (de Constituição, de
Lei Complementar, de Lei Ordinária, de Resolução)
                                      01.01.13 - Livro de registro de projetos
                                      01.01.14
- Livro de registro de Parecer
                                      01.01.15
- Mensagens
                                      01.01.16
- Requerimentos
                                      01.01.17
- Indicações
                            
Subfunção:                 01.02
–  Realização de Sessões Legislativas
Documentos:
             01.02.01 - Convite para
Reunião Solene
01.02.02 - Processo das reuniões secretas
01.02.03 - Lista de presença de Deputados
01.02.04 - Lista de chamada de votação nominal
01.02.05 - Expediente
01.02.06 - Atas das reuniões
01.02.07 - Notas taquigráficas
01.02.08 - Anais
01.02.09 - Relatório anual e DVD da atuação
parlamentar
 
Subfunção:    01.03 -
Atividades de Fiscalização
Documento:   01.03.01 - Processo das CPIs
                        
Subfunção:    01.04 -
Atividades de Julgamento
Documento:   01.03.01 - Processo de prestação de contas 
                           
01.03.02- Processo político-administrativo 
 
Subfunção:    01.05 - 
Composição, Funcionamento e Deliberações das Comissões
Documentos:      01.05.01 - Edital
01.05.02
- Atas de reunião das comissões
01.05.03
- Correspondências
01.05.04
- Relatório das Comissões Especiais 
01.05.05
- Ofícios expedidos pelo Presidente e membros da Mesa para a 
                      
Comissão
01.04.06
- Ofícios recebidos e expedidos pelo Presidente e membros da 
                      
Comissão
01.04.07
- Telegrama/carta recebidos pelo Presidente
 
Função:
         02 – PROCURADORIA GERAL
Subfunção:
   02.01 -  Assessoria Jurídica
Documentos: 02.01.01 - Ação Direta de Inconstitucionalidade – ADIN
02.01.02 - Contratos administrativos
02.01.03 - Inquérito administrativo
02.01.04 - Pareceres Jurídicos
02.01.05 - Petições 
02.01.06 - Parecer de processo de licitação
02.01.07 - Ações Judiciais
02.01.08 - Elaboração de Projeto de Lei Administrativo
 
Função:
         03 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO ADMINISTRATIVO
Subfunção:    03.01
– Atos Legais e Normativos
Documentos: 03.01.01 – Estatutos, regimentos, decisões
administrativas, organograma.
 03.01.02 – Portarias do Superintendente
Geral
 
Subfunção:    03.02
- Funcionamento e Deliberações Administrativas      
Documentos: 03.02.01 - Portarias do Primeiro Secretário
                         03.02.02
- Solicitação de diárias 
03.02.03 – Autorização para participação
de evento/curso               
Função:                       
04 – RECURSOS HUMANOS
Subfunção:    04.01
– Controle da Movimentação Funcional
Documentos: 04.01.01 - Pasta funcional do servidor
04.01.02 - Livro de posse dos servidores
04.01.03 - Pasta Funcional do servidor comissionado
04.01.04 - Pasta Funcional do Deputado
04.01.05 - Processo de promoção/progressão
funcional/avaliação de desempenho.
 
Subfunção:    04.02
– Planejamento e Formulação de Políticas de RH
Documento:   04.02.01 - Histórico de tempo de serviço
04.02.02 - Quadro de cargos de provimentos do efetivo
04.02.03 - Quadro de cargos em comissão
 
Subfunção:    04.03–
Recrutamento e Afastamento de Pessoal
Documento:   04.03.01 - Oficio de encaminhamento de
aposentadoria do servidor
04.03.02 - Dossiê de concurso público
04.03.03 - Dossiê de seleção de contratado
04.03.04 - Processo de exoneração/dispensa
04.03.05 - Processo de aposentadoria
04.03.06 - Processo de aposentadoria compulsória
04.03.07 - Processo de concessão de direitos e
benefícios
 
Subfunção:    04.04
– Controle de Frequência
Documento:   04.04.01 - Atestado de frequência/participação em
evento, curso, missão cultural.
04.04.02 - Folha de frequência diária do servidor
04.04.03 - Ofício informando que servidor trabalhou em
evento
04.04.04 - Ofício justificando falta do servidor
04.04.05 - Lista de presença dos Deputados nas
comissões e nas sessões
04.04.06 - Ofício solicitando/justificando dispensa de
Deputado/Servidor
 
Subfunção:    04.05
– Concessão de Direitos, Vantagens e Benefícios
Documento:   02.08.01 – Escala de férias
 02.08.02 – Requerimento de Pessoal
 
Subfunção:    04.06
– Capacitação e Aperfeiçoamento Funcional
Documento:   04.06.01 – Diplomas e certificados de curso
 
Subfunção:    04.07
– Controle de Pagamentos
Documento:   04.07.01 - Ficha financeira
04.07.02 - Folha de pagamento (funcionários ativos,
inativos e pensionistas)
04.07.03 - Planilha de controle de pensionista
04.07.04 - Listagem de depósito bancário mensal
04.07.05 - Autorização de desconto por servidor
04.07.06 - Contracheque 
04.07.07 - Pensões alimentícias
 
Subfunção:    04.08
– Controle Disciplinar
Documentos: 04.08.01 – Processo de sindicância
04.08.02 – Processo administrativo
disciplinar
 
Função:          
             05 –ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
Subfunção:    05.01
– Planejamento e Orçamento
Documentos: 05.01.01 - Previsão Orçamentária
05.01.02 - Propostas para as Diretrizes Orçamentárias
(LDO)
05.01.03 - Propostas para o Orçamento Anual (LOA)
05.01.04 - Propostas para o Plano Plurianual (PPA)
05.01.05 - Plano de contas anual
 
Subfunção:    05.02
– Elaboração de Alterações Orçamentária
Documentos: 05.02.01 – Solicitação de verba suplementar
 
Subfunção:    05.03
– Controle Financeiro e Orçamentário
Documentos: 03.03.01 - Boletins diários da tesouraria (processo)
05.03.02 - Cópia de empenhos
05.03.03 - Canhoto e cópia de cheque /
ordem bancaria
05.03.04 - Folha de pagamento de
Deputado
05.03.05 - Consignado em folha de
pagamento
05.03.06 - Cheques cancelados
05.03.07 - Empenho Parcela Autônoma de
Equivalência – PAE                   
 
Subfunção:    05.04
– Controle da Contabilidade
Documentos:     
05.04.01 - Balanço (orçamentário,
financeiro, patrimonial e geral)
05.04.02 - Balancetes de despesas
05.04.03 - Razão
05.04.04 - Resumo de folha de pagamento de pessoal
 
05.04.05 - Demonstrativo financeiro mensal
05.04.06 - Ofício encaminhando cópia de balancete
05.04.07 - SIAFEM / EFISCO 
 
Subfunção:    05.05
– Recolhimento de Encargos Sociais e Contribuições
Documentos:     
05.05.01 - DARF / RAIS / INSS /
FUNAFIN / ISS / IR
05.05.02 - Ofício encaminhando demonstrativo de valor
da contribuição do   INSS/FUNAFIN
05.05.03 - Recolhimento contribuição sindical
 
Função:                       
06 – AUDITORIA
Subfunção:    06.01
– Controle da Auditoria
Documentos: 06.01.01 - Contratos – unidade gestora
06.01.02 - Contratos – verba indenizatória
06.01.03 - Pareceres
06.01.04 - Relatório de Gestão
06.01.05 - Relatório de liberação de suprimento
individual
06.01.06 - Relatório de liberação de verba
indenizatória
 
Função:
         07 – BENS PATRIMONIAIS E MATERIAIS
Subfunção:    07.01
– Controle de Compras e Contratação de Serviços e Obras
Documentos: 07.01.01 - Contrato
07.01.02 - Certificados de garantia e manual de bem
permanente
07.01.03 - Processo licitatório de obra de engenharia
07.01.04 - Processo licitatório de natureza contínua
07.01.05 - Processo licitatório de bens e serviços
07.01.06 - Processos de dispensa de licitação 
07.01.07 - Processo de inexigibilidade de licitação
07.01.08 - Cadastro de fornecedores
07.01.09 - Processo por compra direta (material de
consumo e permanente)
07.01.10 - Pregão eletrônico
07.01.11 - Pregão Presencial
07.01.12 - Tomada de preço
07.01.13 - Concorrência
07.01.14 - Convênios
07.01.15 - Contratos
07.01.16 - Mapas de cotação
07.01.17 - Tabela de cotação
07.01.18 - Controle de empenhos
07.01.19 - Impressão de certidões
07.01.20 - Impressão de registros de atividades das
empresas
 
Subfunção     07.02
– Controle de Almoxarifado
Documentos: 07.02.01 – Ficha de controle de estoque
07.02.02 – Recibo de entrega de material
07.02.03 – Requerimento de aquisição
 
Subfunção:    07.03
– Controle de Bens Patrimoniais
Documentos: 07.03.01 - Inventário de bens patrimoniais
07.03.02 - Relatório de inventário
07.03.03 - Ficha de cadastramento de equipamentos
07.03.04 - Relatório de baixa de bens patrimoniais
07.03.05 - Relatório de vistoria do imóvel
07.03.06 - Relatório por obra/reforma
07.03.07 - Escritura do imóvel / concessão de uso
07.03.08 - Planta de imóvel / projeto de edificação /
reforma
 
Subfunção:    07.04
– Controle de Transportes Internos
Documentos: 07.04.01 - Certificado de registro e licenciamento de
veículos
07.04.02 - Contrato de seguro
07.04.03 - Processo de concessão de uso de veículo
07.04.04 - Processo por infração/acidentes
07.04.05 - Multas de trânsito
07.04.06 - Planilha de controle de uso
07.04.07 - Requisição de combustível
07.04.08 - Controle de saída de veículo
07.04.09 - Controle de combustível por veículo
 
Função:
         08 – BENS MATERIAIS, PRESERVAÇÃO E MEMÓRIA.
Subfunção:    08.01
– Preservação e Memória
Documentos: 08.01.01 - Termo de responsabilidade
08.01.02 - Relatório de vistoria histórico (imóvel,
peças museais e documentos)
08.01.03 - Inventário de tombamento de documentos 
históricos  e peças museais
08.01.04 - Relatório de intervenções técnicas
08.01.05 - Ofício solicitando intervenções na sede do
Legislativo (Museu Palácio Joaquim Nabuco)
08.01.06 - Relatório de patologias
08.01.07 - Projetos, convênios, contratos e acordos de
cooperação técnica cultural.
08.01.08 - Índice e remissivo de projetos, leis,
resoluções e decretos.
08.01.09 - Edição de livros, cartilhas, folders e
banners (edições históricas) 
08.01.10 - Planos e projetos culturais documentais
 
Função:                       
09 – TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Subfunção:    09.01
– Informática
Documentos: 09.01.01 - Planos e projetos
09.01.02 - Programas (inclusive licença e registro de
uso e compra)
09.01.03 - Manuais técnicos e do usuário
09.01.04 - Suporte técnico (normas,
inventários de softwares e equipamentos, chamados técnicos, visitas técnicas,
relatórios)
09.01.05 - Redes (documentação, administração,
especificações técnicas)
09.01.06 - Banco de dados
(documentação, administração, modelagem, consolidação, especificações técnicas
de sistemas e equipamentos, dicionários de  dados e metadados,  instalação o
configuração, backups, manuais técnico/usuário 
09.01.07 - Sistemas (documentação,
implementação, desenvolvimento, homologação, especificações técnicas,
implantação, avaliação, capacitação de usuários, avaliação do grau de
satisfação dos usuários).
 
Função:                       
10 – COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Subfunção:    10.01
– Compilação e Divulgação de Notícias Institucionais
Documentos: 10.01.01 - Clipping
10.01.02 - Release
10.01.03 - Diário Oficial do Estado de Pernambuco
10.01.04 - Diário de Pernambuco, Jornal do Commercio,
Folha de Pernambuco, outros jornais de circulação pública.
10.01.05 - Projetos culturais
10.01.06 - Relatório Bienal
10.01.07 - Tribuna Parlamentar (mensal)
 
Subfunção:    10.02
– Produção de Registros de Áudio e Som
Documentos: 10.02.01 – Registros audiovisuais
10.02.02 – Registros fotográficos
10.02.03 – Registros sonoros
 
Função:                       
11 – ASSISTÊNCIA À SAÚDE
Subfunção:    11.01
– Controle das Atividades de Saúde
Documentos: 11.01.01 - Normas e procedimentos
11.01.02 - Consulta médica 
11.01.03 - Prontuários médicos dos Deputados,
servidores e seus dependentes.
11.01.04 - Parecer da Junta médica
11.01.05 - Agenda médica 
11.01.06 - Relatório de pacientes
 
Função:                       
12 – CAPACITAÇÃO ACADÊMICA
Subfunção:    12.01
– Controle das Atividades Acadêmicas
Documentos: 12.01.01 - Apostilas
12.01.02 - Avaliação de curso/professor
12.01.03 - Certificados
12.01.04 - Diário de classe
12.01.05 - Dossiê de curso
12.01.06 - Ficha de inscrição em cursos
12.01.07 - Frequência de alunos
12.01.08 - Gráficos estatísticos
12.01.09 - Histórico escolar
12.01.10 - Testes e exercícios de avaliação do aluno
12.01.11 - Pasta Funcional do estagiário 
 
Função:                      
13 – DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
Subfunção:    13.01
– Atos Legais e Normativos
Documentos: 13.01.01 - Instruções Normativas (CPAD)
13.01.02 - Convênio de cooperação
técnica e cultural
 
Subfunção:    13.02
– Gestão de Documentos 
Documentos: 13.02.01 -Processo de reuniões da Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos (CPAD).
13.02.02 - Editais de eliminação de documentos
13.02.03 - Inventário do acervo bibliográfico
13.02.04 - Livro de tombo de material bibliográfico
13.02.05 - Livro de protocolo
13.02.06 - Livro de assinatura de visitantes
13.02.07 - Estatística de visitantes mensal
13.02.08 - Estatística de visitantes anual
13.02.09 - Medalha
13.02.10 - Código de Classificação de Documentos-CCD
13.02.11 - Tabela de Temporalidade
Documental – TTD e índice
13.02.12 - Relação de recolhimentos e
transferências
13.02.13 - Termo de eliminação
13.02.14 - Termo de recolhimento
13.02.15 - Termo de transferência
13.02.16 - Termo de doação
13.02.17 - Peças promocionais / peças
para o Kit Parlamentar
13.02.18 - Ofícios recebidos
13.02.19 - Ofícios expedidos
 
Subfunção:    13.03
– Protocolo 
Documentos: 13.03.01 - Mapa de monitoramento e controle de
vencimentos de assinaturas de periódicos.
13.03.02 - Mapa de controle de postagem de
correspondências via correios
13.03.03 - Mapa de controle geral de periódicos
13.03.04 - Mapas de monitoramento de recebimento e
entrega de jornais, revistas e convites.
13.03.05 - Requerimento de pessoal
13.03.06 - Guia de remessa de correspondência
13.03.07 - Convites, cartas, cartões e telegramas.
 
Função:                        
14 – ATIVIDADES DE APOIO
Subfunção:    14.01
– Controle de Serviços de Telecomunicação
Documentos: 14.01.01 - Planilha de controle de telefones
14.01.02 - Relatório de telefonemas
mensais
 
Subfunção:    14.02
– Execução de Serviços de Reprografia e Gráfica
Documentos: 14.02.01 - Planilha de controle de uso de copiadora
 
Subfunção:    14.03
– Registro de Sugestões e Reclamações
Documentos: 14.03.01 - Planilha de registro de reclamações ou
sugestões
 




ANEXO II
TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 01 – LEGISLATIVO




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




01.01
Atividades
Legislativas


01.01.01


Livro de Posse de Deputados


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.02


Livro de Posse da Mesa Diretora


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.03


Livro de Transmissão do Cargo da Presidência


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.04


Emendas à Constituição


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.05


Lei Complementar


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.06


Lei Ordinária


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.07


Decreto Legislativo


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.08


Resoluções


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.09


Atos


2


2


 


 


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.10


Decisão da Mesa Diretora


2


2


 


 


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.11


Proposta de Emenda à Constituição


Até o final da tramitação


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.12


Processado do Projeto (de Constituição, de  Lei
  Complementar, de Lei Ordinária, de Resolução)


Até o final da tramitação


 
2


 


 
X


Tratam-se dos originais enviados para guarda da
  APPHL. (cópias eliminar no setor, após aprovação pela CPAD e desde que não
  constitua processo).














 


 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 01 – LEGISLATIVO




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




01.01
Atividades
Legislativas


01.01.13


Livro de registro de projetos
 


Vigência


2


 


X


Vigência esgota-se com o término da legislatura.
A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.14


Livro de registro de Parecer


Vigência


2


 


X


Vigência esgota-se com o término da legislatura.
A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.15


Mensagens


1


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.16


Requerimentos


1


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.01.17


Indicações


1


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.02
Realização de Sessões Legislativas


01.02.01


Convite para Reunião Solene


vigência


2


X


 


 




01.02.02


Processo das reuniões secretas


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.02.03


Lista de presença de Deputados


1


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.02.04


Lista de chamada de votação nominal


Vigência


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.02.05


Expediente


2


-


X


 


 




01.02.06


Atas das reuniões


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.02.07


Notas taquigráficas


2


2


 


X


 




01.02.08


Anais


2


-


 


X


 




01.02.09


Relatório anual e DVD da atuação parlamentar


2


-


 


X


Guardar um exemplar do relatório e um do DVD. A
  guarda é de responsabilidade da APPHL















 


 







ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 01 – LEGISLATIVO




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA
(anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




01.03
Atividade de Fiscalização


01.03.01


Processo das CPIs


Vigência


2


 


X


O relatório final integra o processo
A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.04
Atividades de Julgamento


01.04.01


Processo de prestação de contas


1 ano após julgamento das contas


3


 


X


Processos enviados à Alepe para análise e parecer das
  comissões




01.04.02


Processo político-administrativo


1


3


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.05
Composição, Funcionamento e Deliberações das
  Comissões.


01.05.01


Edital


1


2


X


 


 




01.05.02


Atas de reunião das comissões


1


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.05.03


Correspondências


1


4


X


 


 




01.05.04


Relatório das Comissões Especiais


1


3


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




01.05.05


Ofícios expedidos pelo Presidente e membros da Mesa
  para a Comissão


2


2


X


 


 




01.04.06


Ofícios recebidos e expedidos pelo Presidente e
  membros da Comissão


2


2


X


 


 




01.04.07


Telegrama/carta recebidos pelo Presidente


2


2


X


 


 
















 


 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 02 – PROCURADORIA
  GERAL




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA
(anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




02.01
Assessoria
Jurídica


02.01.01


Ação Direta de Inconstitucionalidade – ADIN


2


2


 


X


 




02.01.02


Contratos administrativos


 
Vigência


5


 


X


 




02.01.03


Inquérito administrativo


2 anos após julgamento


2


 


X


 




02.01.04


Pareceres Jurídicos


3


5


 


X


 




02.01.05


Petições


3


7


X


 


 




02.01.06


Parecer de processo de licitação


2


5


 


X


 




02.01.07


Ações Judiciais


2 anos após julgado


2


 


X


 




02.01.08


Elaboração de Projeto de Lei Administrativo


2


2


 


X


 















 
 







ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 03 – ORGANIZAÇÃO
  E FUNCIONAMENTO ADMINISTRATIVO




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




03.01
Atos Legais e Normativos


03.01.01


Estatutos, regimentos, decisões administrativas,
  organograma


Vigência


5


 


X


A guarda é de responsabilidade do SUPRH




03.01.02


Portarias do Superintendente Geral


3


9


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




03.02.01


Portarias do Primeiro Secretário


2
 


2
 


 


X
 


A guarda é de responsabilidade da APPHL




03.02
Funcionamento e Deliberações Administrativas


03.02.02


Solicitação de diárias


3


9


X


 


Integra a pasta do servidor




03.02.03


Autorização para participação de evento/curso


3


5


X


 


Integra a pasta do servidor.















 


 






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TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 04 – RECURSOS
  HUMANOS




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




04.01
Controle da Movimentação Funcional


04.01.01


Pasta funcional do servidor


Vigência


 
95


 
X


 


A vigência esgota-se com a aposentadoria.
É opcional a seleção por amostragem das pastas para
  guarda permanente. A guarda é de responsabilidade do SUPRH.




04.01.02


Livro de posse dos servidores


Vigente


-


 


X


A guarda é de responsabilidade do SUPRH




04.01.03


Pasta Funcional do servidor comissionado
 


Vigência


95


X


 


A guarda é de responsabilidade do SUPRH




04.01.04


Pasta Funcional do Deputado


2 anos após o término do mandato


2


 


 
X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




04.01.05


Processo de promoção/progressão funcional/avaliação
  de desempenho


Vigência


47


X


 


A guarda é de responsabilidade do SUPRH




04.02.01


Histórico de tempo de serviço


Vigência


2


X


 


Trata-se de cópia, o original foi encaminhado ao
  interessado.




04.02.02


Quadro de cargos de provimentos do efetivo


Vigência


5


 


X


A guarda é de responsabilidade do RH




04.02
Planejamento e Formulação de Políticas de RH


04.02.03


Quadro de cargos em comissão


Vigência


5


 


X


A guarda é de responsabilidade do RH




04.03.01


Oficio de encaminhamento de aposentadoria do servidor


Até homologação


5


X


 


Segunda via















 
 


 







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FUNÇÃO: 04 – RECURSOS
  HUMANOS




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




 


04.03.02


Dossiê de concurso público


5


-


 


X


Integra o processo o edital, exemplares únicos de
  provas, gabaritos, resultados e recursos.




04.03.03


Dossiê de seleção de contratado


1


4


X


 


 




04.03.04


Processo de exoneração/dispensa


Vigência


10


X


 


Integra a pasta funcional do servidor




04.03.05


Processo de aposentadoria


2 anos após homologação


95


X


 


Integra a pasta funcional do servidor




04.03.06


Processo de aposentadoria compulsória


2 anos após homologação


95


X


 


Integra a pasta funcional do servidor




04.03.07


Processo de concessão de direitos e benefícios


Vigência


10


X


 


 




04.04
Controle de Frequência


04.04.01


Atestado de frequência/participação em evento, curso,
  missão cultural.


1


4


X


 


 




04.04.02


Folha de frequência diária do servidor


4


47


X


 


 




04.04.03


Ofício informando que servidor trabalhou em evento


1


3


X


 


 




04.04.04


Ofício justificando falta do servidor


1


3


X


 


Integra a pasta do servidor




04.04.05


Lista de presença dos Deputados nas comissões e nas
  sessões


4


4


X


 


Trata-se de cópia. O original compõe a Ata.




04.04.06


Ofício solicitando/justificando dispensa de
  Deputado/Servidor


1


4


X


 


Integra a pasta funcional














 


 






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FUNÇÃO: 04 – RECURSOS
  HUMANOS




ATIVIDADE
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CÓDIGO


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PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




04.05
Concessão de Direitos, Vantagens e Benefícios.


04.05.01


Escala de férias
 


1


6


X


 


Integra a pasta do servidor




04.05.02


Requerimento de Pessoal


5


95


X


 


Integra a pasta do servidor




04.06
Capacitação e Aperfeiçoamento Funcional


04.06.01


Diplomas e certificados de curso


2


-


 


X


Integra a pasta do servidor.




04.07
Controle de Pagamentos


04.07.01


Ficha financeira


5


95


X


 


 




04.07.02


Folha de pagamento (funcionários ativos, inativos e
  pensionistas)


5


95


X


 


A guarda é de responsabilidade do APPHL




04.07.03


Planilha de controle de pensionista


5


-


X


 


 




04.07.04


Listagem de depósito bancário mensal


5


-


X


 


Trata-se de cópia.




04.07.05


Autorização de desconto por servidor


1


5


X


 


 




04.07.06


Contracheque de servidor à disposição


1


-


X


 


 




04.07.07


Pensões alimentícias


Vigência


95


X


 


 




04.08
Controle Disciplinar


04.08.01


Processo de sindicância


Vigência


95


X


 


 




04.08.02


Processo administrativo disciplinar


Vigência


95


X


 


 















 


 







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TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 05 - ORÇAMENTÁRIA
  E FINANCEIRA




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




05.01
Planejamento e Orçamento


05.01.01


Previsão Orçamentária


Vigência


5


X


 


A vigência esgota-se com a
  aprovação da próxima previsão orçamentária.




05.01.02


Propostas para as Diretrizes Orçamentárias (LDO)


1


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.01.03


Propostas para o Orçamento Anual (LOA)


1


1


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.01.04


Propostas para o Plano Plurianual (PPA)


4


2


X


 


 




05.01.05


Plano de contas anual


1


1


X


 


 




05.02
Elaboração de Alterações Orçamentária


05.02.01


Solicitação de verba
  suplementar


Até o julgamento das contas


5


 


X


A guarda é de
  responsabilidade da APPHL




05.03
Controle Financeiro e Orçamentário


03.03.01


Boletins diários da
  tesouraria (processo)


5 anos após o julgamento das contas


 
5


 


 
X


A guarda é de
  responsabilidade da APPHL




05.03.02


Cópia de empenhos


5


5


X


 


Trata-se de cópia, pois o original encontra-se
  apensado nos processos no Departamento de Contabilidade.




05.03.03


Canhoto e cópia de cheque / ordem bancaria


1


5


X


 


 














 


 






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FUNÇÃO: 05 - ORÇAMENTÁRIA
  E FINANCEIRA




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




05.03
Controle Financeiro e Orçamentário


05.03.04


Folha de pagamento de Deputado


5


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.03.05


Consignado em folha de pagamento


5


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.03.06


Cheques cancelados


4


4


X


 


 




05.03.07


Empenho Parcela Autônoma de Equivalência – PAE


5


95


X


 


 




05.04
Controle da Contabilidade


05.04.01


Balanço (orçamentário, financeiro, patrimonial e
  geral)


Até aprovação das contas


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.04.02


Balancetes de despesas


Até o julgamento das contas


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.04.03


Razão


Até o julgamento das contas 5


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.04.04


Resumo de folha de pagamento de pessoal


 
5


 
5


 


 
X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.04.05


Demonstrativo financeiro mensal
 


Até o julgamento das contas


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




05.04.06


Ofício encaminhando cópia de balancete


1


5


X


 


 




05.04.07


SIAFEM / EFISCO


Até nova atualização do sistema


-


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL















 






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FUNÇÃO: 05 - ORÇAMENTÁRIA
  E FINANCEIRA




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




05.05
Recolhimento de Encargos Sociais e Contribuições


05.05.01


DARF / RAIS / INSS / FUNAFIN / ISS / IR


5


95


X


 


 




05.05.02


Ofício encaminhando demonstrativo de valor da
  contribuição do INSS/FUNAFIN


1


95


X


 


 




05.05.03


Recolhimento contribuição sindical


3


95


X


 


 















 


 






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COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 06 – AUDITORIA   
  




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




06.01
Controle da Auditoria


06.01.01


Contratos – unidade gestora


5


10


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




06.01.02


Contratos – verba indenizatória


5


10


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




06.01.03


Pareceres


5


10


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




06.01.04


Relatório de Gestão


5


10


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




06.01.05


Relatório de liberação de suprimento individual


5


10


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




06.01.06


Relatório de liberação de verba indenizatória


5


10


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL















 






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COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 07 - BENS
  PATRIMONIAIS E MATERIAIS




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE 
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
 INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




07.01
Controle de Compras e Contratação de Serviços e Obras


07.01.01


Contrato


Vigência


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.01.02


Certificados de garantia e manual de bem permanente


Vigência


1


X


 


A vigência encerra-se com o término da validade do
  certificado.




07.01.03


Processo licitatório de obra de engenharia


5


-


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.01.04


Processo licitatório de natureza contínua


Vigência


Até a aprovação das contas + 10 anos


X


 


 




07.01.05


Processo licitatório de bens e serviços


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


X


 


 




07.01.06


Processos de dispensa de licitação


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


 




07.01.07


Processo de inexigibilidade de licitação


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


 




07.01.08


Cadastro de fornecedores


Vigência


1


X


 


 




07.01.09


Processo por compra direta (material de consumo e
  permanente)


Até o julgamento das contas


12


X


 


Trata-se de cópia, o original integra o Processo.




07.01.10


Pregão eletrônico


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.01.11


Pregão Presencial


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL

























ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 07 - BENS PATRIMONIAIS
  E MATERIAIS




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




07.01
Controle de Compras e Contratação de Serviços e Obras


07.01.12


Tomada de preço


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.01.13


Concorrência


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.01.14


Convênios


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.01.15


Contratos


5


Até a aprovação das contas + 10 anos


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.01.16


Mapas de cotação


1


2


X


 


 




07.01.17


Tabela de cotação


1


2


X


 


 




07.01.18


Controle de empenhos


1


2


X


 


 




07.01.19


Impressão de certidões


1


2


X


 


 




07.01.20


Impressão de registros de atividades das empresas


1


2


X


 


 




07.02
Controle de Almoxarifado


07.02.01


Ficha de controle de estoque


1


1


X


 


 




07.02.02


Recibo de entrega de material


1


1


X


 


 




07.02.03


Requerimento de aquisição


1


-


X


 


Integra o dossiê por compra















 
 
 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 07 - BENS PATRIMONIAIS
  E MATERIAIS




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




07.03
Controle de Bens Patrimoniais


07.03.01


Inventário de bens patrimoniais


Até a aprovação das contas


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.03.02


Relatório de inventário


Vigência


5


X


 


A vigência esgota-se com a baixa do bem




07.03.03


Ficha de cadastramento de equipamentos


Vigência


2


X


 


A vigência esgota-se com a baixa do bem




07.03.04


Relatório de baixa de bens patrimoniais


Até o julgamento das contas


5


X


 


 




07.03.05


Relatório de vistoria do imóvel


Vigência


3


 


X


 




07.03.06


Relatório por obra/reforma


Vigência


3


 


X


 




07.03.07


Escritura do imóvel / concessão de uso


1


 


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.03.08


Planta de imóvel / projeto de edificação / reforma


Até a conclusão da obra


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




07.04
Controle de Transportes Internos


07.04.01


Certificado de registro e licenciamento de veículos


Vigência


Enquanto permanecer no legislativo


X


 


A vigência esgota-se com a emissão do próximo
  documento pelo DETRAN




07.04.02


Contrato de seguro


Vigência


12


X


 


 




07.04.03


Processo de concessão de uso de veículo


Vigência


2


X


 


 




07.04.04


Processo por infração/acidentes


1


20


X


 


 




07.04.05


Multas de trânsito


Vigência


1


X


 


 




07.04.06


Planilha de controle de uso


1


1


X


 


 




07.04.07


Requisição de combustível


1


1


X


 


 




07.04.08


Controle de saída de veículo


1


1


X


 


 




07.04.09


Controle de combustível por veículo


1


2


X


 


 















 


 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 08 - BENS
  MATERIAIS, PRESERVAÇÃO E MEMÓRIA




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




08.01
Preservação e Memória


08.01.01


Termo de responsabilidade


Vigência


1


X


 


 




08.01.02


Relatório de vistoria histórico (imóvel, peças
  museais e documentos)


1


5


X


 


 




08.01.03


Inventário de tombamento de documentos históricos e
  peças museais


1


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




08.01.04


Relatório de intervenções técnicas


1


5


X


 


 




08.01.05


Ofício solicitando intervenções na sede do
  Legislativo (Museu Palácio Joaquim Nabuco)


1


1


X


 


 




08.01.06


Relatório de patologias


1


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




08.01.07


Projetos, convênios, contratos e acordos de
  cooperação técnica cultural.


1


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




08.01.08


Índice e remissivo de projetos, leis, resoluções e
  decretos.


Vigência


2


 


X


A vigência esgota-se com a atualização do índice.




08.01.09


Edição de livros, cartilhas, folders e banners
  (edições históricas)


2


2


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




08.01.10


Planos e projetos culturais documentais


5


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL















 
 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 09 – TECNOLOGIA
  DA INFORMAÇÃO




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




09.01
Informática


09.01.01


Planos e projetos


5


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da SUMIT




09.01.02


Programas (inclusive licença e registro de uso e
  compra)


5


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da SUMIT




09.01.03


Manuais técnicos e do usuário


Vigência


5


 


X


Serão preservados exemplares únicos.
A guarda é de responsabilidade da SUMIT




09.01.04


Suporte técnico (normas, inventários de softwares e
  equipamentos, chamados técnicos, visitas técnicas, relatórios)


 
Vigência


 
5


 


 
X


A guarda é de responsabilidade da SUMIT




09.01.05


Redes (documentação, administração, especificações
  técnicas)


 
Vigência


 
5


 


 
X


Para os manuais serão preservados exemplares únicos.
  A guarda é de responsabilidade da SUMIT




09.01.06


Banco de dados (documentação,
  administração, modelagem, consolidação, especificações técnicas de sistemas e
  equipamentos, dicionários de dados e metadados, instalação/configuração,
  backups, manuais técnico/usuário


 
Vigência


 
5


 


 
X


Para os manuais serão preservados exemplares únicos.
A guarda é de responsabilidade da SUMIT




09.01.07


Sistemas (documentação, implementação,
desenvolvimento, homologação,
especificações técnicas, implantação, avaliação,
  capacitação de usuários, avaliação do grau de satisfação dos usuários)


 
Vigência


 
5


 


 
X


A guarda é de responsabilidade da SUMIT















 


 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 10 – COMUNICAÇÃO
  INSTITUCIONAL




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




10.01
Compilação e Divulgação de Notícias Institucionais


10.01.01


Clipping


1


3


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




10.01.02


Release


1


3


X


 


 




10.01.03


Diário Oficial do Estado de Pernambuco


1


4


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




10.01.04


Diário de Pernambuco, Jornal do Commércio, Folha de
  Pernambuco, outros jornais de circulação pública.


1


1


X


 


Doação




10.01.05


Projetos culturais


1


5


 


X


 




10.01.06


Relatório Bienal


2


-


 


X


Guardar três exemplares de cada publicação.
A guarda é de responsabilidade da APPHL.




10.01.07


Tribuna Parlamentar (mensal)


5


-


 


X


Guardar três exemplares de cada publicação.
A guarda é de responsabilidade da APPHL.




10.02
Produção de Registros de Áudio e Som


10.02.01


Registros audiovisuais


4


4


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL.




10.02.02


Registros fotográficos


4


4


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL.




10.02.03


Registros sonoros


4


4


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL.















 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 11 – ASSISTÊNCIA
  À SAÚDE




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




11.01
Controle das Atividades de Saúde


11.01.01


Normas e procedimentos
 


Vigência


5


 


X


 




11.01.02


Consulta médica (relatório diário, relatório
  individual do paciente)


4


 


 


X


 




11.01.03


Prontuários médicos dos Deputados, servidores e seus
  dependentes.


Enquanto permanecer com assistência a saúde


95


X


 


 




11.01.04


Junta médica


4


5


 


X


Série de laudo da junta médica. A guarda é de
  responsabilidade da SUPRH




11.01.05


Agenda médica (alterações de horários médicos)


3


-


X


 


 















 


 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 12 – CAPACITAÇÃO
  ACADÊMICA




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




12.01
Controle das Atividades
Acadêmicas


12.01.01


Apostilas


2


-


 


X


 




12.01.02


Avaliação de curso/professor


2


-


 


X


 




12.01.03


Certificados


2


-


 


X


Integra a pasta do servidor




12.01.04


Diário de classe


2


-


 


X


 




12.01.05


Dossiê de curso


2


-


 


X


Integram o dossiê o material didático, a lista de
  presença e a pesquisa de opinião.




12.01.06


Ficha de inscrição em cursos


2


-


 


X


 




12.01.07


Frequência de alunos


2


-


 


X


 




12.01.08


Gráficos estatísticos


2


-


 


X


 




12.01.09


Histórico escolar


2


-


 


X


 




12.01.10


Testes e exercícios de avaliação do aluno


2


-


 


X


 




12.01.11


Pasta Funcional do estagiário


Até conclusão do estágio


95


X


 


 















 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 13 - DOCUMENTOS E
  INFORMAÇÕES




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA
(anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




13.01
Atos Legais e Normativos


13.01.01


Instruções Normativas (CPAD)


Vigência


5


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.01.02


Convênio de cooperação técnica e cultural


Vigência


5


X


 


 




13.02
Gestão de
Documentos


13.02.01


Processo de reuniões da Comissão Permanente de
  Avaliação de Documentos


Vigência


4


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.02


Editais de eliminação de documentos


1


4


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.03


Inventário do acervo bibliográfico


Vigente


-


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.04


Livro de tombo de material bibliográfico


Vigente


-


 


X


A vigência esgota-se com o preenchimento do livro.




13.02.05


Livro de protocolo


2


3


X


 


 




13.02.06


Livro de assinatura de visitantes


Vigência


-


 


X


A vigência esgota-se com o preenchimento do livro. A
  guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.07


Estatística de visitantes mensal


5


-


X


 


 




13.02.08


Estatística de visitantes anual


3


-


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.09


Medalha


-


-


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.10


Código de Classificação de Documentos
-CCD


Vigência


5


 


X


A vigência esgota-se com a aprovação da revisão da
  tabela de temporalidade.
A guarda é de responsabilidade da APPHL















 
 


 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 13 - DOCUMENTOS E
  INFORMAÇÕES




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




13.02
Gestão de Documentos


13.02.11


Tabela de Temporalidade Documental – TTD e índice


Vigência


2


 


X


A vigência esgota-se com a aprovação da revisão da
  tabela de temporalidade. A guarda é de responsabilidade da APPHL.




13.02.12


Relação de recolhimentos e transferências


1


-


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.13


Termo de eliminação


1


1


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.14


Termo de recolhimento


1


1


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.15


Termo de transferência


1


1


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.16


Termo de doação


1


1


 


X


A guarda é de responsabilidade da APPHL




13.02.17


Pecas promocionais / peças para o Kit Parlamentar


1


-


 


X


guardar uma unidade de cada peça.




13.02.18


Ofícios recebidos


5


-


X


 


Eliminar no setor, após aprovação pela CPAD e desde
  que não constitua processo e/ou valores probatórios, técnico, administrativo
  e cultural.




13.02.19


Ofícios expedidos


5


-


X


 


Eliminar no setor, após aprovação pela CPAD e desde
  que não constitua processo e/ou valores probatórios, técnico, administrativo
  e cultural.














 
 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 13 - DOCUMENTOS E
  INFORMAÇÕES




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




13.03
Protocolo


13.03.01


Mapa de monitoramento e controle de vencimentos de
  assinaturas de periódicos


Vigência


-


X


 


 




13.03.02


Mapa de controle de postagem de correspondências via
  correios


Vigência


-


X


 


 




13.03.03


Mapa de controle geral de periódicos


Vigência


-


X


 


 
 




13.03.04


Mapas de monitoramento de recebimento e entrega de
  jornais, revistas e convites.


Vigência


-


X


 


 




13.03.05


Requerimento de pessoal 


2


-


X


 


Trata-se de cópia, o original integra a pasta
  funcional do servidor.




13.03.06


Guia de remessa de correspondência
 


Vigência


-


X


 


 




01.03.07


Convites, cartas, cartões e telegramas.


5


-


X


 


Eliminar no setor, após aprovação pela CPAD e desde
  que não constitua processo e/ou valores probatórios, técnico, administrativo
  e cultural.















 
 
 
 
 


 






ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS


TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL – TTD




FUNÇÃO: 14 – ATIVIDADES
  DE APOIO




ATIVIDADE
(SUBFUNÇÃO)


CÓDIGO


DOCUMENTO


PRAZO DE GUARDA (anos)


DESTINAÇÃO FINAL


OBSERVAÇÕES




FASE
CORRENTE
(Arquivo Setorial)


FASE
INTERMEDIÁRIA
(Arquivo Geral)


ELIMINAÇÃO


GUARDA
PERMANENTE




14.01
Controle de Serviços de Telecomunicação


14.01.01


Planilha de controle de telefones
 


1


1


X


 


 




14.01.02


Relatório de telefonemas mensais


1


1


X


 


 




14.02
Execução de Serviços de Reprografia e Gráfica


 
14.02.01


Planilha de controle de uso da copiadora


Vigência


1


X


 


 




14.03
Registro de Sugestões e Reclamações


14.03.01


Planilha de registro de reclamações ou sugestões


 
1


 
1


 
X


 


 















 
 




ANEXO III
ÍNDICE




 
A


 
Código




Ação
  Direta de Inconstitucionalidade – ADIN


02.01.01




Ações
  Judiciais


02.01.07




Agenda
  médica


11.01.05




Anais


01.02.08




Apostilas


12.01.01




Assessoria
  Jurídica


02.01




ASSISTÊNCIA
  À SAÚDE


11




Atas
  das reuniões


01.02.06




Atas
  de reunião das comissões


01.05.02




Atestado
  de frequência/participação em evento, curso, missão cultural


04.04.01




Atividades
  de Fiscalização


01.03




Atividades
  de Julgamento


01.04




Atividades
  Legislativas


01.01




Atos


01.01.09




Atos
  Legais e Normativos


03.01




Atos
  Legais e Normativos 


13.01




ATIVIDADES
  DE APOIO


14




AUDITORIA


06




Autorização
  de desconto por servidor


04.07.05




Autorização
  para participação de evento/curso


03.02.03




Avaliação
  de recurso/professor


12.01.02




 
B


 
Código




Balancetes
  de despesas


05.04.02




Balanço
  (orçamentário, financeiro, patrimonial e geral)


05.04.01




Banco
  de dados


09.01.06




BENS
  MATERIAIS, PRESERVAÇÃO E MEMÓRIA.


08




BENS
  PATRIMONIAIS E MATERIAIS


07




Boletins
  diários da tesouraria (processo)


03.03.01




 
C


 
Código




Cadastro
  de fornecedores


07.01.08




Canhoto
  e cópia de cheque / ordem bancária


05.03.03




CAPACITAÇÃO
  ACADÊMICA


12




Capacitação
  e Aperfeiçoamento Funcional


04.06




Certificado
  de registro e licenciamento de veículos


07.04.01




Certificados


12.01.03




Certificados
  de garantia e manual de bem permanente


07.01.02




Cheques
  cancelados


05.03.06




Clipping


10.01.01




Código
  de Classificação de Documentos – CCD


13.02.10




Composição,
  Funcionamento e Deliberações das Comissões.


01.05




Compilação
  e Divulgação de Notícias Institucionais


10.01




COMUNICAÇÃO
  INSTITUCIONAL


10




Concessão
  de direitos, vantagens e Benefícios.


04.05




Concorrência


07.01.13




Consignado
  em folha de pagamento


05.03.05




Consulta
  médica


11.01.02




Contracheque


04.07.06




Contrato


07.01.01




Contrato
  de seguro


07.04.02




Contratos


07.01.15




Contratos
  administrativos


02.01.02




Contratos
  – unidade gestora


06.01.01




Contratos
  – verba indenizatória


06.01.02




Controle
  da Auditoria


06.01




Controle
  da contabilidade


05.04




Controle
  da Movimentação Funcional


04.01




Controle
  das Atividades Acadêmicas


12.01




Controle
  das Atividades de Saúde


11.01




Controle
  de Almoxarifado


07.02




Controle
  de Bens Patrimoniais


07.03




Controle
  de empenhos


07.01.18




Controle
  de combustível por veículo


07.04.09




Controle
  de Compras e Contratação de Serviços e Obras


07.01




Controle
  de frequência


04.04




Controle
  de pagamentos


04.07




Controle
  de saída de veículo


07.04.08




Controle
  de Serviços de Telecomunicação


14.01




Controle
  de Transportes Internos


07.04




Controle
  Disciplinar


04.08




Controle
  Financeiro e Orçamentário


05.03




Convênio
  de cooperação técnica e cultural


13.01.02




Convênios


07.01.14




Convites,
  cartas, cartões e telegramas


13.03.07




Convites
  para reunião solene


01.02.01




Cópia
  de empenhos


05.03.02




Correspondências


01.05.03




 
D


 
Código




DARF
  / RAIS / INSS / FUNAFIN / ISS / IR


05.05.01




Decisão
  da Mesa Diretora


01.01.10




Decreto
  Legislativo


01.01.07




Demonstrativo
  financeiro mensal


05.04.05




Diário
  de classe


12.01.04




Diário
  de Pernambuco, Jornal do Commércio, Folha de Pernambuco, outros jornais de
  circulação 
    
  pública


 
10.01.04




Diário
  Oficial do Estado de Pernambuco


10.01.03




Diplomas
  e certificados de curso


04.06.01




DOCUMENTOS
  E INFORMAÇÕES


13




Dossiê
  de concurso público


04.03.02




Dossiê
  de curso


12.01.05




Dossiê
  de seleção de contratado


04.03.03




 
E


 
Código




Emendas
  à Constituição


01.01.04




Edição
  de livros, cartilhas, folders e banners (edições históricas)


08.01.09




Editais
  de eliminação de documentos


13.02.02




Edital


01.05.01




Elaboração
  de Alterações Orçamentárias


05.02




Elaboração
  de Projeto de Lei Administrativo


02.01.08




Empenho
  Parcela Autônoma de Equivalência – PAE


05.03.07




Escala
  de férias


04.05.01




Escritura
  do imóvel / concessão de uso


07.03.07




Estatística
  de visitantes anual


13.02.08




Estatística
  de visitante mensal


13.02.07




Estatutos,
  regimentos, decisões administrativas, organograma.


03.01.01




Execução
  de serviços de reprografia e gráfica


14.02




Expediente


01.02.05




 
F


 
Código




Folha
  de frequência  diária do servidor


04.04.02




Ficha
  de cadastramento de equipamentos


07.03.03




Ficha
  de controle de estoque


07.02.01




Ficha
  de inscrição em cursos


12.01.06




Ficha
  financeira


04.07.01




Folha
  de pagamento (funcionários ativos, inativos e pensionistas)


04.07.02




Folha
  de pagamento de Deputado


05.03.04




Frequência
  de alunos


12.01.07




Funcionamento
  e Deliberações Administrativas


03.02




 
G


 
Código




Gestão
  de Documentos


13.02




Gráficos
  estatísticos


12.01.08




Guia
  de remessa de correspondência


13.03.06




 
H


 
Código




Histórico
  de tempo de serviço


04.02.01




Histórico
  escolar


12.01.09




 
I


 
Código




Impressão
  de certidões


07.01.19




Impressão
  de registros de atividades das empresas


07.01.20




Indicações


01.01.17




Índice
  e remissivo de projetos, leis, resoluções e decretos.


08.01.08




Informática


09.01




Inquérito
  administrativo


02.01.03




Instruções
  Normativas (CPAD)


13.01.01




Inventário
  de bens patrimoniais


07.03.01




Inventário
  de tombamento de documentos históricos e peças museais


08.01.03




Inventário
  do acervo bibliográfico


13.02.03




 
L


 
Código




LEGISLATIVO


01




Lei
  Complementar


01.01.05




Lei
  Ordinária


01.01.06




Lista
  de chamada de votação nominal


01.02.04




Lista
  de presença de Deputados


01.02.03




Lista
  de presença dos Deputados nas comissões e nas sessões


04.04.05




Listagem
  de depósito bancário mensal


04.07.04




Livro
  de assinatura de visitantes


13.02.06




Livro
  de posse da Mesa Diretora


01.01.02




Livro
  de posse de Deputados


01.01.01




Livro
  de posse dos servidores


04.01.02




Livro
  de protocolo


13.02.05




Livro
  de registro de Parecer


01.01.14




Livro
  de registro de projetos


01.01.13




Livro
  de tombo de material bibliográfico


13.02.04




Livro
  de transmissão do cargo da Presidência


01.01.03




 
M


 
Código




Manuais
  técnicos e do usuário


09.01.03




Mapa
  de controle de postagem de correspondências via correios


13.03.02




Mapa
  de controle geral de periódicos


13.03.03




Mapa
  de monitoramento e controle de vencimentos de assinaturas de periódicos.


 




Mapas
  de cotação


07.01.16




Mapas
  de monitoramento de recebimento e entrega de jornais, revistas e convites.


13.03.04




Medalha


13.02.09




Mensagens


01.01.15




Multas
  de trânsito


07.04.05




 
N


 




Normas
  e procedimentos


11.01.01




Notas
  taquigráficas


01.02.07




 
O


 
Código




Ofício
  de encaminhamento de aposentadoria do servidor


04.03.01




Ofício
  encaminhando cópia de balancete


05.04.06




Ofício
  encaminhando demonstrativo de valor da contribuição do INSS/FUNAFIN


05.05.02




Ofício
  informando que servidor trabalhou em evento


04.04.03




Ofício
  justificando falta do servidor


04.04.04




Ofício
  solicitando intervenções na sede do Legislativo (Museu Palácio Joaquim
  Nabuco)


08.01.05




Ofício
  solicitando/justificando dispensa de Deputado/Servidor


04.04.06




Ofícios
  expedidos


13.02.19




Ofícios
  expedidos pelo Presidente e membros da Mesa para a Comissão


01.05.05




Ofícios
  recebidos


13.02.18




Ofícios
  recebidos e expedidos pelo Presidente e membros da Comissão


01.04.06




ORÇAMENTÁRIA
  E FINANCEIRA


05




ORGANIZAÇÃO
  E FUNCIONAMENTO ADMINISTRATIVO


03




 
P


 
Código




Parecer
  da junta médica


11.01.04




Parecer
  de processo de licitação


02.01.06




Pareceres


06.01.03




Pareceres
  Jurídicos


02.01.04




Pasta
  funcional do Deputado


04.01.04




Pasta
  funcional do estagiário


12.01.11




Pasta
  funcional do servidor


04.01.01




Pasta
  funcional do servidor comissionado


04.01.03




Peças
  promocionais / peças para o Kit Parlamentar


13.02.17




Pensões
  alimentícias


04.07.07




Petições


02.01.05




Planejamento
  e Formulação de Políticas de RH


04.02




Planilha
  de controle de pensionista


04.07.03




Planilha
  de controle de telefones


14.01.01




Planilha
  de controle de uso


07.04.06




Planilha
  de controle de uso da copiadora


14.02.01




Planilha
  de registro de reclamações ou sugestões


14.03.01




Plano
  de contas anual


05.01.05




Planos
  e projetos


09.01.01




Planos
  e projetos culturais documentais


08.01.10




Planta
  de imóvel / projeto de edificação / reforma


07.03.08




Portarias
  do Primeiro Secretário


03.02.01




Portarias
  do Superintendente Geral


03.01.02




Pregão
  eletrônico


07.01.10




Pregão
  presencial


07.01.11




Preservação
  e Memória


08.01




Previsão
  Orçamentária


05.01.01




Processado
  do Projeto (de Constituição, de Lei Complementar, de Lei Ordinária, de
  Resolução)


01.01.12




Processo
  administrativo disciplinar


04.08.02




Processo
  das CPIs


01.03.01




Processo
  das reuniões secretas


01.02.02




Processo
  de aposentadoria


04.03.05




Processo
  de aposentadoria compulsória


04.03.06




Processo
  de concessão de direitos e benefícios


04.03.07




Processo
  de concessão de uso de veículo


07.04.03




Processo
  de dispensa de licitação


07.01.06




Processo
  de exoneração/dispensa


04.03.04




Processo
  de inexigibilidade de licitação


07.01.07




Processo
  de prestação de contas


01.04.01




Processo
  de promoção/progressão funcional/avaliação de desempenho


04.01.05




Processo
  de reuniões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)


13.02.01




Processo
  de sindicância


04.08.01




Processo
  licitatório de bens e serviços


07.01.05




Processo
  licitatório de natureza contínua


07.01.04




Processo
  licitatório de obra de engenharia


07.01.04




Processo
  político-administrativo


01.04.02




Processo
  por compra direta (material de consumo e permanente)


07.01.09




Processo
  por infração/acidentes


07.04.04




PROCURADORIA
  GERAL


02




Produção
  de Registros de Áudio e Som


10.02




Programas
  (inclusive licença e registro de uso e compra)


09.01.02




Projetos,
  convênios, contratos e acordos de cooperação técnica cultural.


08.01.07




Projetos
  culturais


10.01.05




Prontuários
  médicos dos Deputados, Servidores e seus dependentes.


11.01.03




Proposta
  de Emenda à Constituição


01.01.11




Propostas
  para as Diretrizes Orçamentárias (LDO)


05.01.02




Propostas
  para o Orçamento Anual (LOA)


05.01.03




Propostas
  para o Plano Plurianual (PPA)


05.01.04




Protocolo


13.03




 
Q


 
Código




Quadro
  de cargos de provimentos do efetivo


04.02.02




Quadro
  de cargos em comissão


04.02.03




 
R


 
Código




Razão


05.04.03




Realização
  de Sessões Legislativas


01.02




Recibo
  de entrega de material


07.02.02




Recolhimento
  contribuição sindical


05.05.03




Recolhimento
  de Encargos Sociais e Contribuições


05.05




Recrutamento
  e Afastamento de Pessoal


04.03




RECURSOS
  HUMANOS


04




Redes
  (documentação, administração, especificações técnicas)


09.01.05




Registro
  de sugestões e reclamações


14.03




Registros
  audiovisuais


10.02.01




Registros
  fotográficos


10.02.02




Registros
  sonoros


10.02.03




Relação
  de recolhimentos e transferências


13.02.12




Relatório
  anual e DVD da atuação parlamentar


01.02.09




Relatório
  bienal


10.01.06




Relatório
  das Comissões Especiais


01.05.04




Relatório
  de baixa de bens patrimoniais


07.03.04




Relatório
  de gestão


06.01.04




Relatório
  de intervenções técnicas


08.01.04




Relatório
  de inventário


07.03.02




Relatório
  de liberação de suprimento individual


06.01.05




Relatório
  de liberação de verba indenizatória


06.01.06




Relatório
  de pacientes


11.01.06




Relatório
  de patologias


08.01.06




Relatório
  de telefonemas mensais


14.01.02




Relatório
  de vistoria do imóvel


07.03.05




Relatório
  de vistoria histórico (imóvel, peças museais e documentos)


08.01.02




Relatório
  por obra/reforma


07.03.06




Release


10.01.02




Requerimento
  de aquisição


07.02.03




Requerimento
  de pessoal


04.05.02




Requerimento
  de pessoal


13.03.05




Requerimentos


01.01.16




Requisição
  de combustível


07.04.07




Resoluções


01.01.08




Resumo
  de folha de pagamento de pessoal


05.04.04




 
S


 
Código




SIAFEM
  / EFISCO


05.04.07




Sistemas


09.01.07




Solicitação
  de diárias


03.02.02




Solicitação
  de verba suplementar


05.02.01




Suporte
  técnico


09.01.04




 
T


 
Código




Tabela
  de cotação


07.01.17




Tabela
  de Temporalidade Documental – TTD e Índice


13.02.11




TECNOLOGIA
  DA INFORMAÇÃO


09




Telegrama/carta
  recebidos pelo Presidente


01.04.07




Termo
  de doação


13.02.16




Termo
  de eliminação


13.02.13




Termo
  de recolhimento


13.02.14




Termo
  de responsabilidade


08.01.01




Termo
  de transferência


13.02.15




Testes
  e exercícios de avaliação do aluno


12.01.10




Tomada
  de preço


07.01.12




Tribuna
  Parlamentar (mensal)


10.01.07








INSTRUÇÃO NORMATIVA –
IN/Cpad/Alepe Nº 002/2013.
 NORMATIZA OS
PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
 
Art.1º A presente Instrução Normativa é dirigida ao
tratamento intelectual e físico da documentação, fornecendo orientações sobre
sua classificação, tempo de guarda e formulários para os procedimentos de
eliminação e transferência.
 
Art.2º O Código de Classificação de Documentos - CCD e
a Tabela de Temporalidade Documental - TTD, destinam-se à gestão do conjunto de
procedimentos e operações técnicas e administrativas referentes à produção,
uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos produzidos e recebidos no
âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco - Alepe.
 
§ 1º O Código de Classificação de Documentos - CCD é
uma ferramenta utilizada para classificar, ordenar e indexar todo e qualquer
documento de arquivo, visando agrupá-los, permitindo sua identificação e
controle, relacionando esses documentos à funcionalidade da Alepe, sendo a sua
aplicabilidade através do método decimal.
 
§ 2º A Tabela de Temporalidade Documental - TTD, é um
instrumento resultante da avaliação documental que define o prazo de guarda,
autoriza a eliminação de documentos ou determina a sua guarda permanente.
 
Art. 3º Para os efeitos desta Instrução Normativa são
estabelecidos os seguintes conceitos e definições: 
 
I – Gestão de documentos: planejamento e controle das
atividades técnicas relacionadas à produção, classificação, tramitação, uso,
arquivamento, avaliação e seleção dos documentos, em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
na Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo - APPHL.
 
II – Arquivo: conjunto de documentos produzidos e
recebidos, acumulados pela Alepe no desempenho de suas atividades técnicas e
administrativas, independente da natureza dos suportes.
 
III – Arquivar: operação que consiste na guarda de
documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos e instalações que lhes
forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente
estabelecido.
 
IV – Documentos correntes: aqueles em curso ou que se
conservam em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.
 
V – Documentos intermediários: aqueles que já
cumpriram a vigência no arquivo corrente e aguardam prazos de prescrição e
precaução, para a sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente. 
 
VI – Documentos permanentes: aqueles com valor
histórico, probatório e/ou informativo que devem ser definitivamente
preservados na APPHL. 
 
VII – Avaliar: através da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos - Cpad, analisar a documentação com vistas a estabelecer
sua destinação, de acordo com seus valores administrativo, probatório,
informativo ou histórico.
 
VIII – Organizar: utilizar técnicas arquivísticas para
classificação, indexação e descrição de documentos.
 
IX – Transferir: remeter documentos de um arquivo
corrente para o arquivo intermediário.
 
X – Recolher: tombar documentos para guarda
permanente, após processo de avaliação.
 
XI – Higienizar: técnica de conservação, para a
retirada de poeira, grampos, clips e outros resíduos estranhos aos documentos,
com vistas à sua preservação;
 
XII- Restaurar: impedir processos de deterioração que
possam causar dano total ou parcial ao documento.
 
XIII – Acondicionar: guardar documentos de acordo com
as técnicas arquivísticas e de conservação, visando promover a salvaguarda e a
preservação, através do acondicionamento em suportes especiais tais como
caixas, fichários e/ou outros, de acordo com a especificidade documental.
 
XIV – Descartar: excluir documentos do acervo, após
avaliação e cumpridos os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade,
mediante doação ou fragmentação.
 
XV - Cessão: doar documentos ou coleções armazenados
que, de acordo com a avaliação e o parecer técnico da APPHL e da Cpad, não
contribuem com a atividade da instituição. 
 
XVI - Termo de Doação - TD (Anexo I): documento
elaborado pela Cpad, de acordo com parecer técnico da APPHL, para a doação de
documentos ou coleções.
 
XVII - Classificar: atribuir código ao documento, de
acordo com a sua função.
 
XVIII – Dossiê: unidade documental formada por peças
diversas, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.
 
XIX – Processo: conjunto de documentos acumulados no
curso de uma ação.
 
XX – Valor administrativo: qualidade pela qual um
documento serve ao desempenho da atividade-fim ou da atividade-meio da Alepe.
 
XXI – Valor histórico: qualidade pela qual um
documento expõe fatos sobre a atuação da Alepe, cuja memória seja considerada
relevante.
 
XXII – Valor informativo: qualidade pela qual um
documento, independentemente de seu valor probatório, permite conhecer seres,
coisas e fatos.
 
XXIII – Valor probatório: qualidade pela qual um
documento evidencia a existência ou a veracidade de um fato.
CAPÍTULO II
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS –
Cpad
 
Art. 4º Compete à Comissão Permanente de Avaliação
Documentos - Cpad, conforme o que estabelece a Lei nº 14.487 de 24 de novembro
de 2011:
 
I – Elaborar, implantar, alterar e adaptar o Código de
Classificação de Documentos - CCD e a Tabela de Temporalidade Documental - TTD
da Alepe e submetê-los à apreciação da Mesa Diretora e aprovação  da
Presidência.
 
II – Orientar e supervisionar a aplicação do CCD e da
TTD, pelos setores da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco - Alepe.
 
III - Desenvolver e incentivar políticas, elaborar e participar
de projetos e campanhas internas e externas voltadas para as práticas
sustentáveis de racionalização de recursos.
 
IV - Orientar e incentivar o uso da intranet como
ferramenta essencial para racionalização, agilidade e economia nos trâmites
documentais da Alepe.
 
V - Estabelecer padronização dos documentos produzidos
pela Alepe, inclusive quanto à formatação, dimensão e tipo de papel utilizado,
proporcionando melhores condições para armazenamento e garantindo a longevidade
dos documentos.
 
VI – Deliberar sobre o descarte de documentos.
 
VII – Registrar o descarte de documentos na Ata de
Eliminação de Documentos – AED (Anexo II) e mandar publicar no Diário Oficial
do Estado acompanhado do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos - ECED
(Anexo III).
 
VIII – Elaborar cronograma para o descarte de
documentos.
 
CAPÍTULO III
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
 
Art. 5º A Tabela de Temporalidade Documental - TTD
terá estrutura segundo o método funcional, agrupando as séries documentais de
acordo com seu grupo funcional, dentro das atividades que exerce a Alepe
 
§ 1º Para efeitos desta Instrução Normativa,
considera-se:
 
I – Função: o conjunto de atividades e ações
desenvolvidas pela Alepe para a consecução de seus objetivos.
 
II – Subfunção: o agrupamento de atividades afins
dentro de uma determinada função.
 
CAPÍTULO IV
DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
Art. 6º Os documentos produzidos ou recebidos pela
Assembleia Legislativa serão classificados por funções, de acordo com o Código
de Classificação de Documentos - CCD.
 
Parágrafo único. O documento juntado ou o processo
apensado de forma permanente aos autos de um processo ou a um dossiê receberá o
mesmo código de classificação destes, devendo ser preservado o de temporalidade
mais longa.
 
Art. 7º O Código de Classificação de Documentos - CCD
apresenta um Índice, que faz parte integrante do CCD.  
 
Parágrafo único. O Índice de que trata este artigo é
um instrumento complementar ao Código de Classificação que relaciona
alfabeticamente, todos os tipos documentais, funções e subfunções.  
 
CAPÍTULO V
DA GUARDA E DA DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
 
Art. 8º Os prazos de guarda e a destinação dos
documentos produzidos ou recebidos na Alepe serão atribuídos em conformidade
com o que dispõe a Tabela de Temporalidade Documental- TTD.
 
§ 1º Todas as unidades gestoras da Alepe deverão
encaminhar seus documentos à Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico
do Legislativo, após cumprirem o prazo no arquivo corrente, exceto aqueles
destinados à eliminação na própria unidade gestora e que não apresentem valor
para sua guarda, conforme estabelecido na TTD.
 
§ 2º Os documentos de arquivo, ao serem transferidos
e/ou recolhidos para APPHL, deverão estar avaliados, organizados, higienizados
e acondicionados, bem como acompanhados do Termo de Transferência /
Recolhimento de Documentos - TTRD (Anexo IV), instrumento descritivo que
permite a sua identificação e controle.
 
§ 3º Os documentos que apresentarem valor histórico
serão permanentemente preservados na APPHL e os demais serão descartados com o
decurso de seu ciclo de vida.
 
§ 4º Competirá a APPHL elaborar cronograma para
transferência dos documentos.
 
CAPÍTULO VI
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
 
Art. 9º Observado o contido nesta Instrução Normativa
e na TTD, as unidades gestoras da Alepe encaminharão à Cpad Termo de Eliminação
de Documentos – TED (Anexo V), com previsão de eliminação, contemplando os
documentos:
 
I – com temporalidade vencida na fase corrente e sem
previsão de guarda na APPHL;
 
II – com temporalidade vencida na fase intermediária e
que não sejam destinados à guarda permanente;
 
Art. 10 A Cpad encaminhará à APPHL o Termo de
Eliminação de Documentos - TED, devidamente assinado pela maioria simples de
seus membros, para análise e aprovação quanto ao valor probatório histórico dos
documentos a serem descartados.
 
§ 1º Após a análise e aprovação, a Cpad encaminhará o
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos – ECED à Mesa Diretora para
anuência, que enviará à Presidência para autorização de eliminação.
 
§ 2º Tendo a Presidência autorizado a eliminação, o
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos- ECED deverá ser encaminhado para
a Cpad que, juntamente com a Ata de Eliminação de Documentos – AED, mandará
publicar no Diário Oficial do Estado de Pernambuco e na página da Alepe na
Internet, visando o que disciplina a lei do acesso a informação.
 
§ 3º Edital de Eliminação de Documentos consignará
prazo de quarenta e cinco dias para que os interessados requeiram a doação de
documentos ou, às suas expensas, as cópias destes, por meio de solicitação por
escrito contendo identificação do requerente e especificação dos mesmos.
 
§ 4º A eliminação de documentos ocorrerá depois de
concluído o processo de avaliação conduzido pela Cpad e será efetivada quando
cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.
 
§ 5º Os documentos a serem eliminados deverão ser
fragmentados e destinados à reciclagem.
 
CAPITULO VII
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS
 
Art. 11. Caberá à Assistência de Preservação do
Patrimônio Histórico do Legislativo propor à Cpad a guarda permanente dos
processos e documentos que repercutirem fato para a pesquisa histórica,
administrativa e/ou técnico-científica e garantir a preservação e o acesso aos
documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para história da
Assembleia Legislativa e do Estado de Pernambuco.
 
Parágrafo único. Caberá à Alepe prover recursos que
garantam a preservação dos documentos.
 
Art. 12. Caberá à Cpad e a APPHL, em conformidade com
a Mesa Diretora da Alepe, a busca de soluções que garantam a eficiência da
gestão de documentos, requisito básico para o acesso à massa documental como
instrumento de garantia de direitos.
 
Art. 13. Caberá às unidades gestoras cumprir os
procedimentos e operações técnicas contidos nesta Instrução Normativa
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor. 
 
Art. 14. É vedado o arquivamento na APPHL de
documentos pessoais, exceto aqueles pertencentes à Pasta Funcional de
Parlamentares, bem como documentos em duplicatas sem fundamentos relevantes. 
 
Parágrafo único. Quando se tratar da Pasta do
Servidor, os documentos ficarão arquivados na Superintendência de Recursos
Humanos.
 
Art. 15. Os documentos de valor permanente não poderão
ser eliminados após digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.
 
Parágrafo único. Será apurada, mediante processo
legal, a responsabilidade pela destruição, inutilização ou deterioração de
documentos sem a devida autorização estabelecida nesta Instrução Normativa.
 
Art. 16. Esta Instrução Normativa entra em vigor na
data de sua publicação.
 
Art. 17. Revogam-se as disposições em contrário.
 


ANEXO I
 
Termo de Cooperação Cultural que entre si celebram a Assembleia
Legislativa do Estado de Pernambuco - Alepe, e a 
....................................................., por meio do TERMO DE
DOAÇÃO Nº ......../.......... 
 
A ASSEMBLEIA
LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO, inscrita no CNPJ sob o N°
11.426.104/0001-34, com sede na Rua da União, nº 439, Bairro da Boa Vista,
Recife, Pernambuco, doravante designada apenas DOADORA, neste ato
representada pelo Presidente, Deputado ....................................,
portador do CPF N° ...........................e RG N°..................,
residente e domiciliado na cidade de ......................-PE, e pelo Primeiro
Secretário, Deputado ................................, portador
do CPF Nº ............................... e RG Nº
............................., residente e domiciliado na cidade de
................................-PE, e de outro lado a .................................................
doravante designada INSTITUIÇÃO RECEBEDORA, com sede na
................................................., nesta cidade do
......................., inscrita no CNPJ sob o Nº
............................................, representada neste ato pelo
..................................................., (nacionalidade),
(estado civil), (cargo), inscrito no CPF sob o Nº
............................... portador da cédula de identidade Nº.
......................, residente e domiciliado na cidade de
..................., celebram o presente termo, regido, no que couber pela Lei
Federal Nº 8.313, de 23 de dezembro de 1991; pelo Decreto N° 7.724, de 16 de
maio de 2012, que regulamenta a Lei No 12.527, de 18 de
novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso à informação previsto no inciso XXXIII
do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o
do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal, e
pela Lei Estadual Nº915/2012, de maio de 2012, pela Resolução n
............./.......... e pelas condições que em sucessivo, mútua e
reciprocamente outorgam e aceitam a seguir:
 
O
presente TERMO DE DOAÇÃO tem por objeto firmar cedência total e
permanente da posse da documentação ou conjunto documental descrito na FICHA DE
DOAÇÃO (Anexo I), que integra este termo, em conformidade com o parecer técnico
emitido pela Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo
(anexo II), solicitado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -
CPAD, que aprovou em ata, publicada no Diário Oficial do Estado, no dia 21 de
julho de 2012 (anexo III), a doação do conjunto documental referido na ficha de
doação. 
 
A
INSTITUIÇÃO RECEBEDORA compete
responsabilizar-se integralmente pela guarda, manutenção e conservação da
documentação ou conjunto documental, referido no TERMO DE DOAÇÃO,
observando-se as técnicas arquivistas e de conservação vigentes, bem como se
compromete a disponibilizar sem restrições, gratuita e integralmente, toda a
documentação ou conjunto documental, registrado no Termo de Doação, para
consulta pública, em um prazo máximo de 03 (três) meses a contar do recebimento
do objeto doado, por parte da INSTITUIÇÃO RECEBEDORA. Além disso,
compromete-se a fazer o translado da documentação, seguindo as exigências e
normas técnicas atuais, em um prazo máximo de 1 (um) mês, após assinatura do TERMO
DE DOAÇÃO. 
 
AO
DOADOR cabe a responsabilidade de
publicar, no Diário Oficial do Estado de Pernambuco, a cooperação cultural
firmada, publicizando a referência do documento ou conjunto documental doado.  

 
E,
por se acharem, assim, justos e acordados, firmam o presente Termo de Doação em
03(três) vias de igual teor e forma, para único efeito de direito na presença
de 02 (duas) testemunhas que a tudo assistiram e subscrevem.
 
Recife,    
de      de  2013. 
_________________________________________________________

(NOME)
Presidente
da Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco
_________________________________________________________
(NOME)
Primeiro
- Secretário da Assembleia Legislativa de Pernambuco
_________________________________________________________
(NOME)
(INSTITUIÇÃO
RECEBEDORA)
 
TESTEMUNHAS:

_________________________________________________________

NOME:

ENDEREÇO:

CPF
Nº 
INSTITUIÇÃO
RECEBEDORA
_________________________________________________________

NOME:

ENDEREÇO;

CPF Nº
REPRESENTANTE Cpad/Alepe
 
 
 
 
FICHA DE DOAÇÃO (Anexo I ao Termo de Doação)
 



1. Ficha Técnica


Designação:




Volumes:




Autoria:




Época:




Material/Técnica:




Data da Incorporação:




2. Data de Doação:


 




3. Instituição Recebedora:


 




4. Data de Saída:


 




5. Parecer da Comissão de
  Acervo:


 




6. N° do Termo de Doação


 




Foto 01 -


 




Foto 02 -


 



 
 
ANEXO II
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
 
ATA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – AED 
 
Aos
______ dias do mês de __________ do ano de _________, a COMISSÃO PERMANENTE DE
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS da ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO,
de acordo com o que consta na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD,
aprovada pela Resolução nº      , de      de                de         ,
procedeu à eliminação de _______metros lineares de documentos, de acordo com o
contido nos Termos de Eliminação de Documentos - TED nºs. ____/____, e Edital
de Ciência de Eliminação de Documentos – ECED, de ___/___/______. e para
constar, Eu, _______________________, na qualidade de Primeira-Secretária,
lavrei a presente Ata, sem rasuras ou entrelinhas, que vai por mim assinada e
por todos os membros presentes. 
 
ANEXO III
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
 
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação,
designado pelo Ato nº.____, ___/___/___, publicado no Diário Oficial do Estado
de Pernambuco, de ____/___/___) de acordo com os Termos de Eliminação de
Documentos, nº s. ___/___;___/_____;, parecer da Mesa Diretora (indicar o
Biênio), autorização do Presidente (indicar o nome do presidente) da Assembleia
Legislativa do Estado de Pernambuco e ciência do Assistente-Chefe da
Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico do Legislativo, por
intermédio dos Termos de Eliminação de Documentos, acima citados, faz saber a
quem possa interessar que a partir do  45º (quadragésimo quinto) dia
subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial do Estado de
Pernambuco, e na página da Alepe da internet, se não houver oposição, a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – Cpad, eliminará os documentos
relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período
(indicar as datas-limites), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor
dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer ás
suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo,
mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de
legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do (a) (indicar
o órgão ou entidade).

(Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos )
 
 




ANEXO IV
 



ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
TERMO DE TRANSFERÊNCIA / RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
  – TTRD                      
UNIDADE ORGANIZACIONAL:


TTRD Nº




CÓDIGO


ASSUNTO


DATA-LIMITE


UNIDADE DE ARQUIVAMENTO


OBSERVAÇÃO/
JUSTIFICATIVA




Quant.


Especificação


Metro Linear




 


 


 


 


 


 


 




 


 


 


 


 


 


 




 


 


 


 


 


 


 




Assistência de Preservação do Patrimônio Histórico
  do Legislativo
 
______________________________________
Nome / matrícula do servidor, responsável pelo
  recebimento.
 
_____________________________________
Assinatura
 
LOCAL/DATA
______________, ___/_____/______


GESTOR DA UNIDADE ORGANIZACIONAL
 
_____________________________________________________________
Nome / matrícula do servidor, responsável pela
  transferência / recolhimento.
 
 
 
  _____________________________________________________________
Assinatura
 
 
LOCAL/DATA:  ______________, ___/___/______




-LIMITE: (Informar a data-limite geral, englobando
  todos os conjuntos documentais)
TOTAL DE CAIXAS/PASTAS CATÁLOGO/PASTAS/OUTROS
  SUPORTES:
TOTAL EM METROS LINEARES:
 
LOCAL/DATA:
  _____________________, ____/____/____
 
CIENTE:      ________________________________________________________________________________________
                    
  ASSISTENTE-CHEFE DA ASSISTÊNCIA DE PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO DO
  LEGISLATIVO













 
NÃO INCLUIR NO TERMO ESTA EXPLICAÇÃO
 
DATAS-LIMITE: Elemento de identificação cronológica, em que são
indicados o início e o término do período de uma unidade de descrição
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística / Arquivo Nacional, 2005).
Ex: 1996 – 1999  / 2003 – 2005
OBSERVAÇÃO/JUSTIFICATIVA: Neste campo são registradas informações
complementares e justificativas necessárias e elucidativas referentes à
destinação dos documentos, preenchido pela APPHL.
Ex: - Processos
      
- Ofícios e processos
TTRD
Nº - Este campo é preenchido pela
APPHL.
TOTAL
EM METROS LINEARES: Este campo é
preenchido pela APPHL
 
 
 
ANEXO V
 



ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – TED
UNIDADE ORGANIZACIONAL:


TED Nº




CÓDIGO


ASSUNTO


DATA-LIMITE


UNIDADE DE ARQUIVAMENTO


OBSERVAÇÃO/
JUSTIFICATIVA




Quant.


Especificação


Metro Linear




 


 


 


 


 


 


 




 


 


 


 


 


 


 




De
  acordo:
 
 
________________________________________
Assistente-Chefe da Assistência de Preservação do
  Patrimônio Histórico do Legislativo
 
 
 
 
LOCAL/DATA
______________, ___/_____/______


GESTOR
  DA UNIDADE ORGANIZACIONAL:
  Nome/Mat.: _________
TED  Nº          
  Ass. ______________________________________
                                               
  LOCAL/DATA:  ______________, ___/___/______




ANÁLISE, CLASSIFICAÇÃO E PARECER TÉCNICO:
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
  (Cpad):
MEMBROS
Ass./Mat.:______________________________    
  Ass./Mat.:____________________________________
Ass./Mat.:______________________________    
  Ass./Mat.:____________________________________
Ass./Mat.:______________________________    
  Ass./Mat.:____________________________________
Ass./Mat.:______________________________    
  Ass./Mat.:____________________________________
Ass./Mat.:______________________________    
  Ass./Mat.:____________________________________
Ass./Mat.:______________________________     Ass./Mat.:____________________________________
Ass./Mat.:______________________________    
  Ass./Mat.:____________________________________
 
LOCAL/DATA: ______________,
  _____/_____/______




DATAS-LIMITE: (Informar a data-limite geral,
  englobando todos os conjuntos documentais)
TOTAL DE CAIXAS: _________________________________
TOTAL EM METROS LINEARES: ______________________
ATA DE REUNIÃO DA MESA DIRETORA BIÊNIO
  ___/_____                   LOCAL/DATA: _____________________, ____/____/____
LOCAL/DATA:
  _____________________, ____/____/______
AUTORIZO:
  ________________________________________________________________________________________________
  
PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE
  PERNAMBUCO













 
NÃO INCLUIR NO TERMO ESTA EXPLICAÇÃO
 
DATAS-LIMITE: Elemento de identificação cronológica, em que são
indicados o início e o término do período de uma unidade de descrição
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística / Arquivo Nacional, 2005).
Ex: 1996 – 1999  / 2003 – 2005
OBSERVAÇÃO/JUSTIFICATIVA: Neste campo são registradas informações complementares
e justificativas necessárias e elucidativas referentes à destinação dos
documentos, preenchido pela Cpad.
Ex: - Processos
      
- Ofícios e processos
TED
Nº - Este campo é preenchido pela Cpad.
TOTAL EM METROS LINEARES: Este campo é preenchido pela APPHL.
 
 





Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Estado.