PORTARIA CG/ADG Nº 82

DE 29 DE OUTUBRO DE 2008

Dispõe

sobre

a

instrução

processual

e

procedimentos inerentes à apresentação à
Auditoria Geral da Prestação de Contas dos
Responsáveis por Almoxarifado nos órgãos da
Administração

Direta

Municipal,

e

à

certificação do exercício – base 2008.

O AUDITOR GERAL da CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE
JANEIRO, no uso de suas atribuições legais,
RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer que os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por
Almoxarifados referentes ao exercício - base 2008, nos órgãos da Administração Direta
Municipal, deverão conter, necessariamente nessa ordem, os seguintes documentos:
I - Cópia (s) do (s) ato (s) de designação do (s) responsável (eis) pelo almoxarifado no
exercício;
II - Cópia (s) do (s) ato (s) de designação do almoxarife para atestar as notas fiscais
referentes às entradas de materiais;
III - Termo de Transferência de Responsabilidade assinado pelos servidores, caso
tenha ocorrido mudança do responsável durante o exercício sob análise;
IV - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro de 2008, contendo: o número do
item; o código do material; a especificação do material; a unidade de controle; a
quantidade em estoque existente para cada item; o valor médio unitário; o valor total de
cada item e o valor total do estoque. Este documento deverá estar devidamente
assinado pelo responsável pelo almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato;
V - Demonstrativo de Movimentação Anual – DMA, referente ao período a que se refere
a Prestação de Contas, conforme modelo apresentado no Anexo I, devidamente
preenchido pelo responsável pelo almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato;
VI - Questionário de controle referente às rotinas do almoxarifado e seu respectivo
funcionamento, apresentado no Anexo II, devidamente preenchido pelo responsável
1


pelo almoxarifado, seguindo as instruções do Anexo III, e ratificado pelo seu superior
imediato;
VII - Formulário de Follow-Up - Providências para Sanar as Fragilidades - devidamente
preenchido e assinado pelo responsável pelo Almoxarifado e pelo titular da Unidade,
conforme modelo apresentado no Anexo IV, segundo as instruções do Anexo V,
contendo as informações atualizadas referentes às ações adotadas pelo órgão/unidade
para as fragilidades apontadas no relatório de auditoria emitido para a análise da
Prestação de Contas do exercício anterior, caso o Certificado de Auditoria não tenha
sido classificado na modalidade Pleno, e de outros relatórios e documentos emitidos no
decorrer do exercício, se houver.
§ 1º As unidades que fizerem seus registros no Sistema de Informações Gerenciais de
Material – SIGMA, durante todo o ano de 2008, poderão utilizar o Demonstrativo de
Movimentação Anual – DMA emitido pelo referido sistema;
§ 2º As informações constantes no Questionário de Controle e no Formulário de
Follow-up estarão, a qualquer tempo, sujeitas às verificações pela Auditoria Geral e
serão consideradas para efeito de certificação.
Art. 2º Estarão dispensadas de inclusão no processo de prestação de contas dos
documentos citados nos incisos VI e VII do artigo anterior, as unidades que, em janeiro
de 2009, forem inspecionadas fisicamente pela Auditoria Geral com a finalidade de
certificação do exercício-base 2008, já que as informações constantes nos referidos
documentos serão obtidas no momento da inspeção.
Art. 3º A realização do inventário físico pela Unidade na data - base 31 de dezembro de
2008 é condição essencial para a avaliação da Auditoria Geral quanto aos registros,
controles físicos e valores em estoque.
Art. 4º Os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados
deverão ser encaminhados à Auditoria Geral até o dia 30 de janeiro de 2009.
Parágrafo único. Os processos citados no caput deste artigo deverão ser tramitados
através do código do SICOP 13003100 - CG/AUDITORIA/GERAL e entregues
diretamente no endereço situado na Rua Afonso Cavalcanti nº 455 - Sala 1429 Bloco I Cidade Nova.
Art. 5º A presente Portaria e seus anexos serão disponibilizados na Internet na página
da CGM http://www.rio.rj.gov.br/cgm .
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Art. 6º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação revogadas as
disposições em contrário, em especial a Portaria CG/ADG nº 077, de 17 de dezembro
de 2007.
D.O RIO 30.10.2008
ANEXO I
ALMOXARIFADO – DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTAÇÃO ANUAL – DMA
PERÍODO: EXERCÍCIO DE 2008
ÓRGÃO: ______________________________________________________________
UNIDADE: ____________________________________________________________
SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2007: R$ ____________________
ENTRADAS (R$)

SAÍDAS (R$)

SALDO (R$)

JANEIRO
FEVEREIRO
MARÇO
ABRIL
MAIO
JUNHO
JULHO
AGOSTO
SETEMBRO
OUTUBRO
NOVEMBRO
DEZEMBRO
TOTAL

SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2008 - R$ ________________________
3


DECLARAÇÃO

Declaramos que as informações acima são fidedignas e refletem a posição física e
documental que dão suporte aos saldos, os quais encontram-se arquivados no setor,
estando à disposição da Controladoria Geral do Município e do Tribunal de Contas do
Município para consulta.

Rio de Janeiro,

de

de 2009.

_______________________________

_________________________________

RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

SUPERIOR IMEDIATO DO RESPONSÁVEL PELO
ALMOXARIFADO

Nome:

Nome:

Cargo:

Cargo:

Matrícula:

Matrícula:

ANEXO II

QUESTIONÁRIO DE CONTROLE
NOME DA UNIDADE:____________________________________________________

Atendido
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE
Sim (1)

I – DESIGNAÇÃO DO RESPONSÁVEL
01) Existe ato designação do responsável pelo Material em
Almoxarifado?

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Não (2) N/A (3)


Atendido
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE
Sim (1)

I – DESIGNAÇÃO DO RESPONSÁVEL
02) Existe Termo de Transferência de Responsabilidade
sobre o material em Almoxarifado, caso tenha ocorrido
mudança de responsável durante o exercício?
03) Existe ato do titular da Secretaria ou Entidade
designando o almoxarife para atestar as notas fiscais
referentes às entradas de materiais no almoxarifado?
II – QUALIFICAÇÃO DO ALMOXARIFE
04) O almoxarife possui o 2º grau completo?
05) O almoxarife realizou algum curso sobre controle e
organização de materiais para exercer esta função?
III - REGISTRO
06) O controle do estoque é realizado através do Sistema de
Informações Gerenciais de Material - SIGMA?
07) Foi realizado inventário físico com base na posição do
último dia de funcionamento de 2008?
08) As quantidades dos materiais informadas na Relação de
Inventário são iguais àquelas constantes das fichas de
estoque dos materiais respectivos?
09) O Inventário Geral desconsiderou os materiais de
terceiros em poder do Almoxarifado, caso existam?

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Não (2) N/A (3)


Atendido
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE
Sim (1)

III - REGISTRO
10) As entradas e saídas ocorridas no Almoxarifado após
31/12/2008 foram registradas como 2009 e desconsideradas
no Inventário Geral, bem como todas as entradas e as saídas
de materiais, ocorridas até 31/12/2008, foram registradas nas
fichas de estoque, considerando a data efetiva da entrada e
da saída?
11) As entradas e saídas são registradas nas fichas de
estoque

nas

datas

preferencialmente

logo

de

recebimento

após

ocorrer

ou

entrega,

a

respectiva

movimentação?
IV - CONTROLE
12) Os materiais são mensurados pelo seu preço médio
ponderado, conforme definido no § 1º do art. 11 da
Resolução CGM nº 840, de 03/07/2008?
13) As entradas de materiais são feitas mediante a
apresentação

de

documentação

comprobatória

(Notas

Fiscais, Documento de Movimentação de Material)?
14) A documentação comprobatória das entradas e saídas de
materiais está devidamente arquivada no almoxarifado,
observando-se a ordem cronológica?
15) O almoxarife atesta as notas fiscais referentes às
entradas de materiais obedecendo ao disposto no Decreto nº
25.938, de 08/11/2005, alterado pelo Decreto nº 27.020, de
13/09/2006?

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Não (2) N/A (3)


Atendido
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE
Sim (1)

IV - CONTROLE
16) As saídas de materiais são feitas mediante a emissão de
documentação comprobatória (Nota de Requisições de
Material, Documentos de Movimentação de Material)?
17) No fornecimento de materiais pelo almoxarifado, as
requisições de materiais são preenchidas pelos órgãos
requisitantes

com

a

devida

numeração

seqüencial,

especificações, quantidades e datas, sendo evidenciado seu
recebimento?
18) O almoxarife possui a listagem atualizada dos servidores
autorizados a requisitar material, constando as respectivas
assinaturas?
19) Materiais que não são utilizados por mais de seis meses
são identificados e reavaliada a necessidade de manutenção
dos mesmos em estoque?
20) Existe controle do prazo de validade dos materiais?
21) Existem equipamentos específicos para a conferência de
materiais cuja unidade de medida os requeiram, por exemplo:
balança, quando a unidade medida for peso?
22) Os materiais obsoletos, imprestáveis, fora de uso e
danificados foram segregados dos demais materiais (caso
existam)?

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Não (2) N/A (3)


Atendido
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE
Sim (1)

IV - CONTROLE
23) Foi constituída comissão para apurar e formalizar a baixa
dos itens obsoletos, imprestáveis, fora de uso, conforme § 1º
do art. 13 da Resolução CGM nº 840, de 03/07/2008 (caso
existam)?
24) Foi constituída comissão de sindicância para apurar e
formalizar a baixa dos itens extraviados ou danificados,
conforme art. 14 da Resolução CGM nº 840, de 03/07/2008
(caso existam)?
25) O Almoxarife informa aos setores competentes, com
antecedência, a necessidade da compra dos materiais?
V – CONDIÇÕES GERAIS DAS INSTALAÇÕES
26) O

estado

de

conservação

das dependências e

instalações do Almoxarifado é satisfatório de forma que não
existam,

por exemplo: infiltrações de águas pluviais;

afundamento do solo; furos no telhado; iluminação e
ventilação inadequadas e área de circulação interna
insatisfatória?
VI – CONDIÇÕES GERAIS DE ESTOCAGEM
27)

Os

materiais

inflamáveis

ou

perigosos

estão

armazenados no Almoxarifado em local segregado dos
demais (caso existam)?
28) Os materiais de uso controlado estão armazenados no
Almoxarifado

em

local

segregado

dos

existam)?

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demais

(caso

Não (2) N/A (3)


Atendido
ALMOXARIFADO – QUESTIONÁRIO DE CONTROLE
Sim (1)

V – CONDIÇÕES GERAIS DAS INSTALAÇÕES
29) Os materiais encontram-se armazenados de forma
apropriada, por exemplo: acima do solo; fora do alcance de
luz solar; em ambiente sem umidade; fora do alcance de
chuva;

em

condições

específicas

necessárias

para

determinados materiais, tal como refrigeração; etc?
VII – CONDIÇÕES DE SEGURANÇA
30) O acesso ao Almoxarifado é restrito ao pessoal que
trabalha no mesmo?
31) Existem extintores de incêndio nas modalidades
requeridas, conforme o Manual de Rotinas e Procedimentos
das Unidades Armazenadoras de Materiais, elaborado pela
SMA?
a) Classe A - material comum de fácil combustão (madeira,
papel, têxtil, borracha, algodão e similares);
c) Classe C - fogo em tudo que se relacionar com eletricidade
(motor, transformador, gerador e similares).
32) As cargas dos extintores estão no prazo de validade?
33) Todos os servidores que trabalham no Almoxarifado são
treinados quanto ao manuseio dos extintores?
34) Os extintores são instalados em local visível e de fácil
acesso?
35) As áreas onde são instalados os extintores são
sinalizadas?

(4)
9

Não (2) N/A (3)


Nº DA PERGUNTA

JUSTIFICATIVA APRESENTADA PARA O NÃO ATENDIMENTO DOS
PROCEDIMENTOS/ROTINAS OU SE FOR NÃO APLICÁVEL

DECLARAÇÃO (5)

Declaramos que as informações acima são fidedignas e representam os procedimentos
adotados na gestão do almoxarifado. Declaramos também estarmos cientes de que
essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral.

Rio de Janeiro,

de

de

2009.

_______________________________

________________________________

RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

SUPERIOR IMEDIATO DO RESPONSÁVEL
PELO ALMOXARIFADO

Nome:

Nome:

Cargo:

Cargo:

Matrícula:

Matrícula:

ANEXO III
PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO DE CONTROLE - ALMOXARIFADO

OBJETIVO DO QUESTIONÁRIO
Avaliar o nível de controle adotado nas rotinas operacionais e cumprimento da
legislação pertinente pelos almoxarifados pertencentes à estrutura e/ou subordinados à
Administração Pública Municipal, tendo como base as respostas oferecidas no
10


Questionário, assegurada a veracidade dessas informações. Para tanto, o responsável
pelo preenchimento deve assegurar-se objetivamente dos processos adotados na
unidade para responder às questões, consultando os documentos respectivos e
inspecionando os materiais.

PROCEDIMENTOS PARA O PREENCHIMENTO
Deverão ser apresentadas respostas para cada uma das perguntas constantes do
questionário, através da marcação de um X no campo respectivo referente às
seguintes categorias:

(1) SIM – O procedimento é utilizado na administração do almoxarifado ou atende ao
requisito legal.
(2) NÃO – O procedimento não é utilizado na administração do almoxarifado ou não
atende ao requisito legal.
(3) NÃO APLICÁVEL – Este dispositivo legal não se aplica ao almoxarifado. Exemplos:
Deve ser assinalada essa coluna quando não existirem no almoxarifado materiais: de
terceiros (item 09), inflamáveis (item 27) e obsoletos (item 23).
(4) Sempre que forem assinaladas as respostas NÃO e NÃO APLICÁVEL, deverão ser
apresentadas as justificativas pelo não atendimento ou não aplicabilidade, com a
anexação da documentação comprobatória, conforme o caso.
(5) O questionário será respondido e assinado pelo responsável pelo almoxarifado e
aprovado e assinado, também, pelo seu superior imediato.

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ANEXO V

Instruções para o preenchimento do Formulário de Follow-up - Providências para Sanar
as Fragilidades

Campos 1 a 7 - preenchidos pela Auditoria Geral:
(1) A unidade a que se refere o exame;
(2) O ano correspondente ao exercício em exame (2008);
(3) O tipo do relatório (Relatório da Auditoria Geral - RAG);
(4) O número do relatório (nº/ano);
(5) A seção do relatório na qual foi registrada a fragilidade/assunto (Presente
Auditoria/Auditorias Anteriores);
(6) O número da fragilidade apontada no relatório de auditoria;
(7) Descrição do título da fragilidade.
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Campo 8 - situações de preenchimento:
a) pela Auditoria Geral em caso de encaminhamento, pela unidade, do Plano de Ação;
b) pela unidade em caso de não encaminhamento do Plano de Ação ou de seu
preenchimento incompleto.
Descrição das providências adotadas e/ou previstas pela unidade para sanar as
fragilidades.
Quando se tratar de descrição extensa, que requeira a utilização de grandes espaços,
a mesma deverá ser feita em anexo, devendo constar nesse campo a referência ao
anexo.

Campos 9 e 10 - situações de preenchimento:
a) pela Auditoria Geral, em caso de realização de exame de auditoria no exercício, no
qual foi constatado que a fragilidade foi sanada, sendo assinalado o "Status I".
Nesse caso, a linha relativa à fragilidade estará sombreada e os Campos 9 e 10 não
poderão ser editados pela unidade;
b) pela unidade, quando não tenha ocorrido exame de auditoria no exercício, ou
quando, na hipótese de sua ocorrência, não tenha sido evidenciado que a fragilidade
foi sanada.
(9) Informar o mês efetivo da implementação da ação proposta;
(10) Este campo tem como objetivo demonstrar as providências adotadas para sanar
as fragilidades apontadas pela Auditoria Geral. Poderão ocorrer as seguintes situações,
que deverão ser assinaladas com um "X", de acordo com o "status" em que se
encontram:
I - Implementada - quando a ação já foi implementada pela unidade e a fragilidade
reportada foi sanada;
A - Em Andamento - quando as providências para implementação das ações já tenham
sido iniciadas, mas a fragilidade reportada ainda não foi sanada;
S - Sem Providências - quando não tenham sido adotadas providências para sanar a
fragilidade reportada;
AF - Não foi adotada a ação proposta devido à ausência, no período sob análise, de
fato similiar ao que originou a fragilidade;

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D - Dependente de outras entidades - quando todas as providências no âmbito da
unidade foram tomadas, mas, para sanar efetivamente a fragilidade, é necessária ação
de um órgão externo.

Campo 11- preenchido pela unidade:
Neste campo deverá constar a justificativa apresentada pela unidade para a não
solução da fragilidade detectada.
Quando se tratar de justificativa extensa, que requeira a utilização de grandes espaços,
a mesma deverá ser feita em anexo, devendo constar nesse campo a referência ao
anexo.

Campo 12 - preenchido pela unidade:
Assinatura do responsável pelo almoxarifado e do titular da unidade na declaração

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