PORTARIA CG/ADG Nº 90

DE 6 DE JANEIRO DE 2010.

Dispõe

sobre

a

instrução

processual

e

procedimentos inerentes à apresentação à
Auditoria Geral da Prestação de Contas dos
Responsáveis por Almoxarifado nos órgãos da
Administração

Direta

Municipal,

e

à

certificação do exercício – base 2009.

O AUDITOR GERAL da CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE
JANEIRO, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer que os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por
Almoxarifados referentes ao exercício - base 2009, nos órgãos da Administração Direta
Municipal, deverão conter, necessariamente nessa ordem, os seguintes documentos:
I - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro de 2009, devidamente assinado pelo
responsável pelo almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato, contendo: o
número do item, o código do material, a especificação do material, a unidade de
controle, a quantidade em estoque existente para cada item, o valor médio unitário, o
valor total de cada item e o valor total do estoque;
II - Demonstrativo de Movimentação Anual – DMA, referente ao período a que se refere
à Prestação de Contas, conforme modelo apresentado no Anexo I, devidamente
preenchido pelo responsável pelo almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato;
III - Relação de Itens sem Movimentação há mais de 6 meses ou com movimento
inferior a 10% (Relatório C117R do Sigma);
IV - Questionário sobre os controles exercidos e as condições de funcionamento das
unidades armazenadoras de materiais devidamente preenchido pelo responsável pelo
almoxarifado e ratificado pelo seu superior imediato, na forma do Anexo II;
V - Formulário de Follow-Up - Providências para Sanar as Fragilidades - devidamente
preenchido e assinado pelo responsável pelo Almoxarifado e pelo titular da Unidade,
1


conforme modelo apresentado no Anexo III, contendo as informações atualizadas
referentes às ações adotadas pelo órgão/unidade para as fragilidades apontadas no
relatório de auditoria emitido para a análise da Prestação de Contas do exercício
anterior, caso o Certificado de Auditoria não tenha sido classificado na modalidade
Pleno, e de outros relatórios e documentos emitidos no decorrer do exercício, se
houver;
VI - Declaração de conformidade, na forma do Anexo IV, evidenciando a conferência da
confecção do processo de prestação de contas.
§1º As unidades que fizerem seus registros no Sistema de Informações Gerenciais de
Material – SIGMA, durante todo o ano de 2009, deverão utilizar o Demonstrativo de
Movimentação Anual – DMA emitido pelo referido sistema.
§2º As informações constantes no Questionário de Controle e no Formulário de Followup estarão, a qualquer tempo, sujeitas às verificações pela Auditoria Geral e serão
consideradas para efeito de certificação.
§3º Constatada a omissão ou declaração falsa de informações, ficará o servidor sujeito
à aplicação de penalidades previstas no Estatuto dos Funcionários Públicos do Poder
Executivo do Município do Rio de Janeiro.
Art. 2º A realização do inventário físico pela Unidade na data - base 31 de dezembro de
2009 é condição essencial para a avaliação da Auditoria Geral quanto aos registros,
controles físicos e valores em estoque.
Art. 3º Os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados
deverão ser encaminhados à Auditoria Geral até o dia 29 de janeiro de 2010.
Parágrafo único. Os processos citados no caput deste artigo deverão ser tramitados
através do código do SICOP 13003100 - CG/AUDITORIA/GERAL e entregues
diretamente no endereço situado na Rua Afonso Cavalcanti nº 455 - Sala 1429 Bloco I Cidade Nova.
Art. 4º Deverá ser encaminhado à Auditoria Geral, por meio do endereço eletrônico
auditoriacertifica.cgm@pcrj.rj.gov.br, concomitantemente ao envio dos processos das
prestações de contas respectivas, no prazo do artigo anterior, o Questionário de
Controle, conforme item IV do art. 1º dessa Portaria, devendo o arquivo conter o nome
da “unidade armazenadora_Anexo II”.

2


Art. 5º A presente Portaria e seus anexos serão disponibilizados na Internet na página
da CGM http://www.rio.rj.gov.br/cgm.
Art. 6º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogada a Portaria
CG/ADG nº 082, de 29 de outubro de 2008.

D. O RIO 07.01.2010

ANEXO I

3


ALMOXARIFADO – DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTAÇÃO ANUAL – DMA

PERÍODO: EXERCÍCIO DE 2009
ÓRGÃO: ______________________________________________________________
UNIDADE: ____________________________________________________________

SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2008: R$ ____________________
ENTRADAS (R$)

SAÍDAS (R$)

SALDO (R$)

JANEIRO
FEVEREIRO
MARÇO
ABRIL
MAIO
JUNHO
JULHO
AGOSTO
SETEMBRO
OUTUBRO
NOVEMBRO
DEZEMBRO
TOTAL
SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2009 - R$ ________________________

4


DECLARAÇÃO

Declaramos que as informações acima são fidedignas e refletem a posição física e
documental que dão suporte aos saldos, os quais encontram-se arquivados no setor,
estando à disposição da Controladoria Geral do Município e do Tribunal de Contas do
Município para consulta.

Rio de Janeiro,

de

RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

de 2010.

SUPERIOR IMEDIATO DO RESPONSÁVEL PELO
ALMOXARIFADO

Nome:

Nome:

Cargo:

Cargo:

Matrícula:

Matrícula:

ANEXO II

QUESTIONÁRIO DE CONTROLE

5


QUESTIONÁRIO SOBRE OS CONTROLES EXERCIDOS E AS CONDIÇÕES DE FUNCIONAMENTO
DA UNIDADE ARMAZENADORA - ANEXO II

I - IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO

Respostas

A1

Secretaria:

A2

Unidade Administrativa:

A3

Unidade Armazenadora (Consumo ou Farmácia):

A4

Endereço:

A5

Bairro:

A6

Área de Planejamento (AP ou CAP ou CRE ):

A7

Telefone 1:

A8

Telefone 2:
II - IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO Respostas
ALMOXARIFADO

B1

Nome do Responsável pela UAM:

B2

Matrícula:

B3

Nº do ato de designação:

B4

Data do ato de designação:

B5

Nº do ato de designação do almoxarife e dos
demais servidores para atestar as notas fiscais
referentes às entradas de materiais:

B6

Data do ato de designação do almoxarife e dos
demais servidores para atestar as notas fiscais
referentes às entradas de materiais:

B7

E-mail do responsável pela UAM:

6


II - IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO Respostas
ALMOXARIFADO
B8

Nome do Responsável pela UAM:

B9

Matrícula:

B10 E-mail do chefe imediato do responsável pela UAM:
B11 Nome do Diretor da Unidade/Secretário:
B12 Matrícula:
III - IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO Respostas
ALMOXARIFADO Substituído (caso tenha havido
mais de 1 substituição colocar as informações em
anexo)
C1

Nome do Almoxarife:

C2

Matrícula:

C3

Nº do ato de designação:

C4

Data do ato de designação:
IV - SALDO

D1

Respostas

Saldo do almoxarifado em 31/12/2009:
V - Recursos Humanos

Sim

Não

Os servidores que trabalham
E1

no Almoxarifado têm curso de
Gestão de almoxarifado?
Os servidores que trabalham

E2

no

Almoxarifado

obtiveram

treinamento de prevenção e
combate a incêndio e pânico?
7

N/A

Justificativa


V - Recursos Humanos

O
E3

responsável

almoxarifado

possui

Sim

Não

N/A

Justificativa

Sim

Não

N/A

Justificativa

Sim

Não

N/A

Justificativa

pelo
nível

médio completo?
A quantidade de servidores
E4

para atender a demanda é
satisfatória?
VI - Informatização

F1

O

controle

do

estoque

é

realizado através do Sistema
de Informações Gerenciais de
Material - SIGMA?
VII - Instalações
O
G1

tipo

de

instalação

é

compatível com os materiais
estocados?
A área da UAM é compatível

G2

com a quantidade de material
estocado?
As dimensões da área de

G3

circulação e dos corredores
(acesso/segurança)
adequados

para

são
a

movimentação dos materiais e
para a segurança?

8


VII - Instalações
G4

Sim

Não

A iluminação está adequada à
atividade do local?
O sistema de ventilação é

G5

adequado à preservação dos
materiais estocados?
A temperatura do ambiente é

G6

adequada à preservação dos
materiais

e

ao

desenvolvimento do trabalho?
O local está em bom estado
de

conservação,

adequado

para o bom funcionamento da
G7

Unidade,

não

apresentado

necessidade de Obras? Caso
apresente

deficiências,

especifique

na

justificativa.
Infiltração
telhado

Exemplos:
/

/

coluna

problemas

no

Rachaduras

na

parede.
As instalações estão livres de
G8

infestação de roedores ou
insetos?

Caso

negativo,

especifique.

9

N/A

Justificativa


VII - Estocagem
H1

Sim

Não

Os materiais estão estocados
de forma correta e de acordo
com seu tipo (Copa/cozinha,
Elétrico/ferramentas,
Combustível/inflamáveis),
estando

os

materiais

de

mesma família concentrados
em locais próximos?
Os
H2

materiais

estão

posicionados corretamente de
modo a permitir fácil e rápida
leitura

das

informações

registradas em etiquetas de
identificação do material?
H3

Os

materiais

movimentação

de
constante

estão em locais de fácil e
rápido acesso?
H4

Os

estoques

de

materiais

idênticos estão de acordo com
a data de recebimento de
cada um, de modo a permitir
que os itens estocados há
mais tempo sejam fornecidos
prioritariamente

combinado

com a validade do lote (PEPS
- Primeiro a Entrar, Primeiro a
Sair + lote / validade)?
10

N/A

Justificativa


VII - Estocagem
H5

Existe

Sim

uniformização

Não

do

empilhamento do material de
maneira que as pilhas sejam
formadas sempre do fundo
para a frente e da esquerda
para a direita do setor de
estocagem,

respeitando

o

limite máximo permitido?
H6

A estocagem do material está
isolada do piso?

H7

A estocagem do material se
dá

exclusivamente

nos

espaços úteis das unidades
de estocagem e áreas livres,
estando a área de circulação
e os corredores de acesso
desobstruídos?
H8

A

estocagem

encontra-se

do

material

afastada

das

paredes?
H9

Materiais estão empilhados
conforme

sua

capacidade

materiais

armazenados

permitida?
H10 Os

estão dentro do prazo de
validade?

11

N/A

Justificativa


VII - Estocagem

Sim

Não

H11 Os materiais estocados estão
conservados nas embalagens
originais?
H12 O material a ser baixado do
estoque

está

em

local

separado dos demais?
H13 O material de terceiros está
em

local

separado

dos

demais, caso existam?
H14 A

estocagem

de

entorpecentes, psicotrópicos e
demais

medicamentos

sob

severo

controle

em

estão

locais separados, trancados e
com acesso restrito?
H15 A

estocagem

de

material

explosivo e inflamável está
em

áreas

e

instalações

específicas conforme normas
técnicas?
H16 Os recipientes de líquidos
inflamáveis estão estocados
sobre estrados?

12

N/A

Justificativa


IX - Segurança
I1

O

acesso

Sim

ao

setor

Não

de

estocagem é restrito, sendo
permitido apenas às pessoas
autorizadas pela chefia?
I2

Em

se

tratando

coberta

e

instalações

de

área

fechada,

as

da

Armazenadora
portas

com

unidade
possuem

trancas

e

cadeados?
I3

As áreas de ventilação são
protegidas

com

telas

metálicas

de

malha

fina,

impedindo

a

entrada

de

animais?
I4

Há extintores de incêndio nas
modalidades requeridas?

I5

Há extintores de incêndio em
quantidades suficientes?

I6

Os equipamentos de proteção
contra incêndio estão dentro
do prazo de validade?

I7

Quando

os

extintores

são

retirados para recarga, são
empregados

outros

neste

período?

13

N/A

Justificativa


IX - Segurança
I8

Sim

Não

N/A

Justificativa

Sim

Não

N/A

Justificativa

As áreas empregadas para
fixação dos extintores estão
visíveis e de fácil acesso e
suas partes fixadas entre 1,60
a 1,80m?

I9

A

área

embaixo

dos

extintores, a 1m2 (um metro
quadrado), está demarcada
em vermelho?

X - Registros e Controles
J1

O

Inventário

Geral

desconsiderou os materiais de
terceiros

em

poder

do

Almoxarifado, caso existam?
J2

As

entradas

ocorridas
após

e

no

saídas

Almoxarifado

31/12/2009

registradas

como

foram
2010

desconsideradas

e
no

Inventário Geral, bem como
todas as entradas e as saídas
de materiais, ocorridas até
31/12/2009, foram registradas
nas

fichas

de

estoque,

considerando a data efetiva
da entrada e da saída?

14


X - Registros e Controles
J3

Sim

Não

As entradas e saídas são
registradas
estoque

nas
nas

recebimento

fichas

de

datas

de

ou

entrega,

preferencialmente logo após
ocorrer

a

respectiva

movimentação?
J4

As entradas de materiais são
feitas

mediante

a

apresentação

de

documentação comprobatória
(Notas Fiscais, Documento de
Movimentação de Material)?
J5

A

documentação

comprobatória das entradas e
saídas

de

devidamente

materiais

está

arquivada

no

almoxarifado, observando-se
a ordem cronológica?
J6

O almoxarife atesta as notas
fiscais referentes às entradas
de materiais obedecendo ao
disposto

no

25.938,

de

Decreto

n.

º

08/11/2005,

alterado pelo Decreto n. º
27.020, de 13/09/2006?

15

N/A

Justificativa


X - Registros e Controles
J7

Sim

Não

As saídas de materiais são
feitas mediante a emissão de
documentação comprobatória
(Nota

de

Material,

Requisições

de

Documentos

de

Movimentação de Material)?
J8

No fornecimento de materiais
pelo

almoxarifado,

as

requisições de materiais são
preenchidas

pelos

órgãos

requisitantes com a devida
numeração

seqüencial,

especificações, quantidades e
datas, sendo evidenciado seu
recebimento?
J9

O

almoxarife

possui

listagem

atualizada

servidores

autorizados

a
dos
a

requisitar material, constando
as respectivas assinaturas?
J10

Materiais

que

não

são

utilizados por mais de seis
meses são identificados e
reavaliada a necessidade de
manutenção dos mesmos em
estoque?

16

N/A

Justificativa


X - Registros e Controles
J11

Sim

Não

Foi constituída comissão para
apurar e formalizar a baixa
dos

itens

obsoletos,

imprestáveis, fora de uso,
conforme §1º do Art. 13 da
Resolução CGM n. º 840, de
03/07/2008 (caso existam)?
J12

Foi constituída comissão de
sindicância

para

apurar

e

formalizar a baixa dos itens
extraviados

ou

danificados,

conforme

Art.

14

da

Resolução CGM nº 840, de
03/07/2008 (caso existam)?
J13

O

Almoxarife

setores

informa

aos

competentes,

com

antecedência, a necessidade
da

compra/requisição

dos

materiais?
J14

Houve

contagem

emissão

do

transferência,
havido

física

termo

e
de

caso

tenha

alteração

do

almoxarife?

17

N/A

Justificativa


Declaramos que as informações acima são fidedignas e representam procedimentos
adotados na gestão do almoxarifado. Declaramos também estarmos cientes de que
essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral.

Assinatura do Responsável pelo Almoxarifado

Assinatura do Chefe Imediato do Responsável pelo
Almoxarifado

PROCEDIMENTOS PARA O PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO DE
CONTROLE

Deverão ser apresentadas respostas para cada uma das perguntas constantes do
questionário, através da marcação de um X no campo respectivo referente às
seguintes categorias:

(1) SIM – O procedimento é utilizado na administração do almoxarifado ou atende ao
requisito legal.

(2) NÃO – O procedimento não é utilizado na administração do almoxarifado ou não
atende ao requisito legal.

(3) NÃO APLICÁVEL – Este dispositivo legal não se aplica ao almoxarifado. Exemplos:
Deve ser assinalada essa coluna quando não existirem no almoxarifado materiais: de
terceiros, inflamáveis e obsoletos.

(4) Sempre que forem assinaladas as respostas NÃO e NÃO APLICÁVEL, deverão ser
apresentadas as justificativas pelo não atendimento ou não aplicabilidade, com a
anexação da documentação comprobatória, conforme o caso.

(5) O questionário será respondido e assinado pelo responsável pelo almoxarifado e
aprovado e assinado, também, pelo seu superior imediato.
18


19


ANEXO IV

DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE
CONTAS DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

Unidade Armazenadora: _______________________________

Declaramos que o presente processo encontra-se instruído com a documentação
comprobatória estabelecida pela Portaria CG/ADG nº _____ de de janeiro de 2010,
conforme a seguir indicado:
Documentos

Referência

I - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro

Fls. a

N/A

de 2009
II - Demonstrativo de Movimentação Anual – DMA

Fls. a

III - Relação de Itens sem Movimentação há mais

Fls. a

de 6 meses ou com movimento inferior a 10%
IV - Questionário sobre os controles exercidos e as
condições

de

funcionamento

das

Fls. a

unidades

armazenadoras
V - Formulário de Follow-up - Providências para

Fls. a

Sanar as Fragilidades

Responsável pelo Almoxarifado ou servidor designado para a conferência do
prestação de contas
Matr.
20