RESOLUÇÃO SMF Nº 2632

DE 16 DE SETEMBRO DE 2010.

Dispõe

sobre

os

arquivos

da

Secretaria

Municipal de Fazenda, seus documentos, a
competente Tabela de Temporalidade e dá
outras providências.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE FAZENDA, no uso das atribuições que lhes são
conferidas pela legislação em vigor e o que consta no processo nº 04/000.066/2010, e
ainda,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a Gestão dos Documentos
bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o art.
216 da Constituição Federal e com o art. 2º da Lei nº 3404, de 5 de junho de 2002;

CONSIDERANDO as disposições contidas no art. 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de
março de 2004, sobre o Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ e no art.
24 do Decreto nº 22.615, de 30 de janeiro de 2003, que determinou a instituição de
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos; e

CONSIDERANDO, ainda, a proposta apresentada pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos, e aprovada pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro
- Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos.

RESOLVE:

Seção I
Dos Arquivos da Secretaria Municipal de Fazenda

Art. 1º Entende-se por arquivo, o conjunto de informações registradas, não importando
o suporte, a fase, o gênero ou a natureza da informação, organicamente acumulados,

1


produzidos ou recebidos pelos órgãos ativos desta Secretaria, quando do efetivo
exercício de suas funções.
Parágrafo único. A cessação das atividades por extinção do órgão implicará na
transferência, após avaliação dos conjuntos documentais constituídos, para o Arquivo
Intermediário e posteriormente serão recolhidos para a guarda permanente, seguindo
as normas da legislação vigente e a aplicação da Tabela de Temporalidade publicada a
partir desta Resolução.
Art. 2º Os órgãos ativos que compõem a estrutura organizacional desta Secretaria são
as unidades de criação e guarda de documentos, identificados como Arquivo Corrente.
Parágrafo único. A Divisão de Documentações Corporativas, órgão setorial do Sistema
Municipal de Gestão de Arquivos desta Secretaria, atuará com competências de
Arquivo Intermediário, sob a supervisão técnica do Arquivo Geral da Cidade do Rio de
Janeiro, Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos – SIMARQ, tendo
como gerência administrativa o órgão, dentro da SMF, que a Divisão estiver
subordinada.

Seção II
Dos Documentos de Arquivo

Art. 3º São documentos de arquivo todos os registros de informações em suporte
textual, especial e eletrônico, inclusive o magnético ou óptico, produzidos ou recebidos
e acumulados nos órgãos referidos no art. 1º desta Portaria.
Art. 4º Os documentos identificados em razão de seus valores, primário ou secundário,
terão guarda temporária ou permanente, observados os seguintes critérios:
I – Documentos de guarda temporária: são aqueles que, findo o prazo de guarda por
prescrição ou precaução, são eliminados sem prejuízo para a Administração que o
gerou ou à comprovação de qualquer direito; e
II – Documentos de guarda permanente: são aqueles que, findo o prazo previsto no
inciso I deste artigo, devem ser preservados em razão de seus conteúdos
informacionais que são comprobatórios de ações e direitos e, também, reservados à
pesquisa, à história e à memória institucional.

2


Art. 5º São considerados documentos de guarda permanente, os registros
informacionais sob a forma de qualquer suporte físico (textual, especial ou eletrônico)
indicados na Tabela de Temporalidade. Estes, após o prazo de guarda nos Arquivos
Correntes, deverão ser preservados nos Arquivos Intermediários até a data do
recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
Parágrafo único. Os documentos de caráter permanente não poderão ser eliminados
mesmo que sejam reproduzidos, quer pelo processo de microfilmagem ou por outra
forma.

Seção III
Da Tabela de Temporalidade

Art.6º Publica por esta Resolução o estudo sobre os documentos do Imposto de
Transmissão de Bens Móveis – ITBI, em Tabela de Temporalidade, instrumento sob a
forma de quadro esquemático, conforme legenda no anexo I, definindo o ciclo vital dos
documentos após análise, avaliação, identificação dos valores e definição dos prazos
de retenção no Arquivo Corrente e no Intermediário, bem como a destinação final de
guarda permanente ou eliminação.
Art. 7º Os assuntos da Tabela de Temporalidade, anexo II, estão listados em ordem
alfabética do Código de Assunto de Protocolo – CAP, onde os profissionais da
informação encontram orientações sobre os prazos e procedimentos a serem
obedecidos quanto à guarda ou à eliminação dos documentos, seja em função de
legislação própria ou de julgamento de valor emitido pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos e aprovada pelo Órgão Central do Sistema Municipal de
Gestão de Arquivos – SIMARQ.
Parágrafo único. O prazo de guarda contido em cada assunto na Tabela de
temporalidade, para posterior eliminação ou recolhimento do original, não importando o
suporte, deve ser contado sem o cômputo do ano em que o documento foi elaborado e
a partir da data do primeiro despacho de ARQUIVE-SE.

Seção IV
Disposições Finais
3


Art. 8º Os processos cancelados por inconsistência na solicitação ou pela existência de
outro administrativo e não havendo a necessidade de juntada, deverão ser tramitados
por despacho que solicita análise do fato, com o devido relato e a justificativa, para a
Divisão de Documentações Corporativas, Órgão Setorial do SIMARQ, desta Secretaria,
onde terão eliminação imediata, após a guarda de 1 (um) ano.
Parágrafo Único. Deve ser comunicado através de correio eletrônico, pelo Protocolo, o
cadastramento e/ou registro indevidos no Sistema Único de Controle de protocolo –
SICOP, informando a inexistência da produção física – documento original, ao órgão
setorial do SIMARQ desta Secretaria, para a regularização no referido sistema.
Art. 9º A avaliação dos assuntos referentes às atividades meio desta pasta, ou seja,
aqueles não constantes da TTD do anexo II, devem ser analisadas em conformidade
com as Tabelas de Temporalidade da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
Art.10. As Correspondências Oficiais serão tratadas, analisadas e avaliadas seguindo
as orientações da Divisão de Documentações Corporativas, que repassa às normas
aprovadas pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, em conformidade com o
inciso II do art. 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de março de 2004, dispondo sobre o
Sistema Municipal de Gestão de arquivos – SIMARQ.
Art. 11. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

D. O RIO 17.09.2010

RESOLUÇÃO SMF Nº 2632 DE 16 DE SETEMBRO DE 2010.

ANEXO I

4


LEGENDA
COLUNA DESCRIÇÃO
1

ITEM
– Seqüência numérica dos documentos/assuntos inseridos na TTD. Esta coluna auxiliará
no registro de eliminação no sistema SICOP, rotina 2180, quando da identificação da tabela
e do respectivo item que contém o assunto em estudo.

2

CAP – Código de Assunto de Protocolo
- Auxiliará os profissionais do Protocolo no devido registro do documento, no arquivamento
para a formação de conjuntos documentais e, conseqüentemente, no processo de análise e
avaliação

destes

documentos

que

estarão

organizados

em

primeira

ordem,

o

cronológico/ano e, posteriormente, o assunto/CAP. A ordem numérica minimiza as
dificuldades, em alguns casos, encontradas no processo de organização dos acervos e
atende a máxima da Arquivística que é o respeito aos Fundos e a devolução da Ordem
Original.

3

DOCUMENTO/ASSUNTO
- Espécie documental e/ou assunto analisado e esquematizado seu Ciclo Vital, na TTD.

4

DEFINIÇÃO
-Anotações necessárias de definições ou de padronização dos termos para auxiliar na
classificação quando do registro no SICOP, pelo profissional de Protocolo ou no Arquivo
para a compreensão e a correta análise e avaliação do documento.

5

GUARDA – Prazos de retenção dos documentos nas duas primeiras Idades de Arquivo.

5.1

A.C. – Arquivo Corrente

5.2

A.I. - Arquivo Intermediário

6

DESTINAÇÃO – Determinação do destino final do documento, não importando o
suporte.

6.1
6.2

M – Microfilmagem
D – Digitalização

5


COLUNA DESCRIÇÃO
6.3

E - Eliminação

6.4

RECOLHIMENTO – Determinação da passagem de documentos do Arquivo
Intermediário para o Arquivo Permanente – Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

6.41

% - Percentual por amostragem
T - Totalidade do conjunto documental

6.4.2
6.5
NATUREZA DA INFORMAÇÃO – Estabelece o acesso à informação.
6.5.1
O – OSTENSIVO - Acesso liberado
6.5.2
S – SIGILOSO – Reservas no acesso
7

JUSTIFICATIVA
- Neste campo, além da justificativa das decisões registradas nas colunas anteriores, há
casos de citação da fundamentação legal e da forma de como proceder a efetivação do
processo de avaliação e/ou substituição do suporte da informação. Pois, os profissionais
que irão efetivar a aplicabilidade da TTD.

6


Anexo II

7


8


9