RESOLUÇÃO CGM Nº 840

DE 27 DE JUNHO DE 2008

Dispõe sobre normas para o registro, o
controle e a movimentação dos materiais
existentes em almoxarifado, para fins de
contabilização,

apropriação

de

custos

e

prestação de contas de gestão.

O CONTROLADOR GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO, no uso das
atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor, e

CONSIDERANDO a importância das informações contábeis para evidenciação dos
elementos patrimoniais;

CONSIDERANDO que, em se tratando de materiais de grande rotatividade, é
imprescindível o controle concomitante de sua existência e movimentação; e

CONSIDERANDO a necessidade de compatibilizar e uniformizar as informações
contábeis que todos os Órgãos da Administração Municipal devem remeter à
contabilidade, para fins de registro e posterior confronto dos saldos contábeis com os
saldos físicos existentes,

RESOLVE:

CAPÍTULO I
INTRODUÇÃO

Art. 1º O registro, o controle e a movimentação dos materiais existentes em
almoxarifados da Administração Direta e Indireta para fins de contabilização,
apropriação de custos e prestação de contas de gestão far-se-ão em observância ao
disposto nesta Resolução.
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§ 1º Almoxarifado é a unidade armazenadora de material, ou seja, o local onde ocorre
a guarda de material para consumo em geral, em função da natureza dos mesmos e do
volume do estoque existente, independentemente da formalização institucional do setor
de guarda de material na respectiva estrutura do órgão.
§ 2º Entende-se por materiais passíveis de registro contábil pelo almoxarifado toda
entrada de material para consumo ou para transferência.
§ 3º Não existindo setor de almoxarifado na estrutura formal do órgão, o registro e
contabilização não serão obrigatórios, quando:
I - a entrada de material se der para consumo imediato, com destinação específica;
II - quando o total de entradas na unidade administrativa for inferior aos limites de R$
8.000,00 (oito mil reais) ao mês ou R$ 96.000,00 (noventa e seis mil reais) ao ano.
Art. 2º Para os fins desta Resolução entende-se por:
I - entradas são os acréscimos efetuados no almoxarifado decorrentes de:
a) doação: recebimento de material de outra entidade, obedecidas às disposições
legais;
b) permuta: recebimento de material em contrapartida de outro ativo de mesmo valor;
c) aquisição: compra de material através da execução orçamentária;
d) devolução: retorno do material já distribuído, da unidade requisitante para o
almoxarifado;
e) transferência: movimentação de material com troca de responsabilidade de uma
unidade administrativa para outra, dentro da mesma entidade;
f) ajuste contábil: ajuste de informação já contabilizada, referente a valor ou
quantidade;
g) incorporação: qualquer entrada não classificada nos itens anteriores.
II - saídas são os decréscimos efetuados no almoxarifado decorrentes de:
a) alienação: transferência do domínio do material a terceiros, decorrente de:
1. venda: forma de alienação do estoque que gera receita para a entidade;
2. doação: disponibilização de material próprio, para outra entidade, obedecidas as
disposições legais;
3. permuta: disponibilização do material em contrapartida de outro ativo de mesmo
valor.
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b) consumo: transferência de material para a utilização da unidade requisitante;
c) obsolescência: descontinuação prematura do uso do material, ocasionada por sua
desclassificação tecnológica, provocada pelo surgimento de material mais moderno ou
melhor adaptado;
d) imprestabilidade: mudança irreversível das características do material, ocorrida
involuntariamente, por força de acondicionamento indevido, fenômenos climáticos,
prazo de validade expirado, ação de agentes patológicos ou acidentes;
e) desuso: material que, embora com características físicas inalteradas e não obsoleto,
tem descontinuação de uso causada por redução ou alteração nas atividades da
entidade.
f) extravio: desvio de material, passível de apuração de responsabilidade.
g) dano: mudança irreversível das características do material, ocasionada pela ação de
terceiros, por má utilização, falta de zelo, desconhecimento do material ou descaso
com a coisa pública;
h) transferência: movimentação de material com troca de responsabilidade de uma
unidade administrativa para outra, dentro da mesma entidade;
i) ajuste contábil: ajuste de informação já contabilizada, referente a valor ou quantidade;
j) perdas por desgaste natural: desgaste resultante da ação de elementos da natureza;
k) acerto de preço médio: conforme resultado apurado na fórmula do art. 11.
Parágrafo único. Estorno consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente,
anulando-o totalmente, visando outro lançamento para a correção no sistema de
almoxarifado.

CAPÍTULO II
DO REGISTRO E CONTROLE FÍSICO

Art. 3º Os órgãos encarregados da guarda e movimentação dos materiais existentes
em almoxarifados devem manter escrituração analítica, através de sistema
informatizado.
§ 1º Os órgãos da Administração Direta, Fundações e Autarquias deverão utilizar o
sistema informatizado corporativo gerido pela Secretaria Municipal de Administração.
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§ 2º As Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista deverão utilizar sistema
informatizado que atenda aos preceitos da Lei nº 6.404/76, desde que validado pela
Secretaria Municipal de Administração, até que o sistema corporativo venha a absorver
as funcionalidades propostas por essas entidades.
§ 3º As Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista, enquanto estiverem
utilizando outro sistema de gestão de estoques, deverão transmitir automaticamente
seus

dados

gerenciais

ao

sistema

corporativo

da

Secretaria

Municipal de

Administração.
Art. 4º A entrada de dados no sistema informatizado será efetuada em ordem
cronológica das entradas e saídas de material.
Parágrafo único. Os lançamentos que eventualmente tenham sido efetuados de forma
incorreta deverão ser corrigidos diretamente no sistema, procedendo-se ao estorno ou
ajuste contábil, não sendo admitidos relatórios com rasuras ou emendas.
Art. 5º As condições de instalação, segurança e armazenagem dos materiais devem
obedecer aos padrões estabelecidos pela Secretaria Municipal de Administração,
notadamente o Manual de Rotinas e Procedimentos de Gestão de Estoques.

CAPÍTULO III
DOS DOCUMENTOS DE ENTRADA E DE SAÍDA

Art. 6º Constituem documentos contábeis de movimentação de material nos
almoxarifados:
I - Nota de Requisição de Material;
II - Nota Fiscal;
III - Documento de Movimentação de Material - DMM;
§ 1º A Nota de Requisição de Material, conforme modelo apresentado no Anexo I,
numerada seqüencialmente, constitui documento de saída para o almoxarifado, e será
emitida pela unidade requisitante em 2 (duas) vias, sendo:
a) 1ª via - almoxarifado fornecedor (devidamente recibada pelo requisitante);
b) 2ª via - unidade requisitante.
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§ 2º A nota fiscal constitui documento de entrada de material, com obrigatoriedade de
atestação em todas as vias por servidores devidamente identificados por nome, cargo e
matrícula, devendo 01 (uma) via deste documento ser arquivada em ordem cronológica
na unidade administrativa.
§ 3º O Documento de Movimentação de Material - DMM, conforme modelo
apresentado no Anexo II será emitido em 02 (duas) vias, uma para o almoxarifado
requisitante e outra para o almoxarifado fornecedor (devidamente recibada pelo
almoxarifado requisitante), e constituirá:
I - Documento de entrada nos casos de:
a) transferência entre almoxarifados;
b) devolução;
c) doação e permuta;
d) ajuste contábil;
e) incorporação.
II - Documento de saída quando ocorrer:
a) transferência entre almoxarifados;
b) obsolescência, imprestabilidade, desuso, extravio e dano;
c) alienação;
d) ajuste contábil;
e) perdas por desgaste natural.
§ 4º A emissão do DMM para alienação de material somente será formalizada após o
cumprimento dos arts. 235 e 237 do Decreto nº 3.221 – Regulamento Geral do Código
de Administração Financeira e de Contabilidade Pública do Rio de Janeiro, de 18 de
setembro de 1981 e suas alterações.
§ 5º No caso de recebimento de materiais de consumo por doação, os documentos que
os acompanham deverão conter o valor de doação, respeitado o padrão monetário
vigente.
§ 6º Na impossibilidade de apuração do valor do bem previsto no parágrafo anterior, a
unidade recebedora procederá a sua avaliação por meio de comissão técnica
composta no mínimo de três servidores, nomeados pelo titular da unidade
administrativa a qual estiver subordinado o responsável pelo almoxarifado.
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§ 7º A emissão do DMM para saídas por obsolescência, imprestabilidade, desuso,
extravio e dano de material somente será formalizada após atendido o disposto no
Capítulo VI desta Resolução.
Art. 7º Os documentos a que se refere o presente capítulo deverão ficar arquivados nos
almoxarifados e unidades requisitantes em ordem cronológica, à disposição dos órgãos
de controle pelo prazo de:
I - 05 (cinco) anos nos almoxarifados, a contar da data de aprovação da Prestação de
Contas e/ou Tomada de Contas do Responsável por Almoxarifado, feita pelo Tribunal
de Contas do Município;
II - 01 (um) ano, após findo o exercício de referência, nas unidades requisitantes.

CAPÍTULO IV
DO REGISTRO E CONTROLE CONTÁBIL

Art. 8º O registro e controle contábil serão realizados com base:
I - nos sistemas informatizados de controle físico, referidos no art. 3º;
II - nos Demonstrativos de Movimentação de Estoque - DME, a que se refere o art. 9º
desta Resolução;
III - nos relatórios resultantes de inspeções efetuadas pelos órgãos de controle interno;
IV - nos inventários levantados anualmente ou a qualquer tempo pelos responsáveis
por almoxarifados, conforme art. 10 desta Resolução; e
V - nas tomadas de contas previstas no art. 20 desta Resolução.
Art. 9º Os responsáveis pelos almoxarifados emitirão, mensalmente, o Demonstrativo
de Movimentação de Estoque - DME, conforme modelo apresentado no Anexo III.
§ 1º O DME será emitido em 2 (duas) vias, sendo uma via remetida através de
processo, até dia 05 (cinco) do mês subseqüente, à Gerência de Infra-estrutura e
Logística ou Órgão equivalente da Administração Direta e Indireta, ficando a outra
arquivada no almoxarifado.
§ 2º A Auditoria Geral da Controladoria Geral do Município poderá requisitar o DME
para as devidas verificações de sua realidade e exatidão, realizando inspeções físicas
periódicas, sempre que necessário.
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§ 3º O DME será registrado pela Gerência de Infra-estrutura e Logística ou Órgão
equivalente da Administração Direta no Sistema de Controle Contábil de Almoxarifado SCAL, até o dia 8 (oito) do mês subseqüente para apuração contábil dos lançamentos
de reflexo patrimonial pela Contadoria Geral da Controladoria Geral do Município.
Art. 10. Os responsáveis por almoxarifados farão, anualmente, pelo menos 01 (um)
inventário geral do material existente em 31 de dezembro, de acordo com o prazo
determinado nas normas de encerramento do exercício, conforme modelo apresentado
no Anexo IV.
§ 1º O inventário será elaborado contendo no mínimo:
a) o número do item;
b) o código do material;
c) a especificação do material;
d) a unidade de controle;
e) a quantidade em estoque;
f) o valor médio unitário e o valor total.
§ 2º No caso de constatação de sobra de material, após apuradas as eventuais
impropriedades, a mesma deverá ser incorporada ao almoxarifado através de DMM.
§ 3º O inventário geral de material deverá ficar arquivado no próprio almoxarifado à
disposição dos Controles Interno e Externo, pelo prazo estabelecido no inciso I do art.
7º desta Resolução.
Art. 11. A inventariação de que trata o artigo anterior e os DME’s referidos no artigo 9º
obedecerão o critério de preço médio ponderado (Pm):
§ 1º O preço médio ponderado será apurado mediante a aplicação da seguinte fórmula:

Pm = V1 + V2 ; sendo:
Q1+ Q2
Pm é o preço médio ponderado;
V1 é o valor monetário das existências anteriores;
V2 é o valor monetário dos acréscimos ocorridos;
Q1 é a quantidade física anterior; e
Q2 é a quantidade física acrescida.
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§ 2º Os valores dos acréscimos, decréscimos e preço médio ponderado poderão ser
expressos em até 08 (oito) casas decimais, desde que autorizados pela Secretaria
Municipal de Administração.
§ 3º A diferença entre o valor total e o produto da multiplicação do Pm pela quantidade
deverá ser lançada como saída para efeito de ajuste.
§ 4º Os valores evidenciados no DME deverão ser expressos com 02 (duas) casas
decimais, desprezando-se as demais, conforme padrão monetário nacional.

CAPÍTULO V
DOS MATERIAIS DISPONÍVEIS PARA TRANSFERÊNCIA OU ALIENAÇÃO

Art. 12. Serão tratados como materiais disponíveis para transferência entre
almoxarifados ou alienação, aqueles sem movimentação ou com movimentação inferior
a 10% do seu estoque nos últimos 06 (seis) meses, e que não tenham incidido em
imprestabilidade ou dano.
§ 1º O gerenciamento e acompanhamento da destinação dos materiais disponíveis
serão realizados pelo órgão competente da Secretaria Municipal de Administração.
§ 2º Os materiais destinados a projetos específicos, após expirados os prazos de
realização dos mesmos, estão sujeitos ao disposto no caput deste artigo.

CAPÍTULO VI
DOS MATERIAIS EM TRANSIÇÃO DE BAIXA

Art. 13. Serão classificados como materiais em transição de baixa aqueles que tenham
incidido em obsolescência, imprestabilidade, desuso, dano ou extravio.
§ 1º A verificação da obsolescência, imprestabilidade e desuso será apurada e
formalizada por comissão nomeada pelo titular da unidade administrativa a qual estiver
subordinado o responsável pelo almoxarifado, através do Termo de Constatação de
Materiais em Transição de Baixa, conforme modelo apresentado no Anexo V.

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§ 2º Os materiais considerados em transição de baixa, desde que não extraviados,
deverão ser oferecidos em transferência ou doados na forma do § 4º do art. 6º, desta
Resolução.
§ 3º Não havendo interessados nos materiais previstos no “caput” os mesmos poderão
ser reciclados, incinerados ou enviados para vazadouro público, conforme o caso,
excetuando se aqueles cujo descarte final esteja previsto em lei específica.
§ 4º O Termo de Constatação de Materiais em Transição de Baixa, após aprovação
pelo titular da unidade administrativa, será submetido ao ordenador de despesa do
órgão para ratificação.
Art. 14. Os extravios e/ou danos serão verificados por comissão de sindicância
administrativa, nos termos do Decreto nº 4.784, de 12 de novembro de 1984, nomeada
pelo titular da unidade administrativa a qual estiver subordinado o responsável pelo
almoxarifado, para apuração de responsabilidade e da respectiva indenização, se for o
caso, excluídos os desaparecimentos derivados de fatos de razão natural.
§ 1º A comissão, após a conclusão da sindicância administrativa ou comissão de
inquérito, lavrará o Termo de Constatação de Materiais em Transição de Baixa, por
extravio ou dano, o qual será encaminhado ao titular da unidade administrativa que,
após sua aprovação, o submeterá ao ordenador de despesa para ratificação e
autorização da baixa.
§ 2º Quando identificado o responsável, o titular da unidade administrativa
encaminhará cópia do Termo de Constatação de Materiais em Transição de Baixa à
Contadoria Geral da Controladoria Geral do Município ou órgão equivalente, para
inscrição a débito de “Diversos Responsáveis”.
§ 3º Após o ressarcimento do débito pelo responsável do extravio ou dano, o titular da
unidade administrativa informará à Contadoria Geral da Controladoria Geral do
Município ou órgão equivalente para baixa do valor inscrito.
Art. 15. As baixas previstas nos arts. 12, 13 e 14 serão efetuadas pelos valores de cada
material registrado no sistema informatizado.

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CAPÍTULO VII
DOS RESPONSÁVEIS PELA GUARDA DOS MATERIAIS EM ALMOXARIFADO

Art. 16. Compete ao titular de cada unidade administrativa o ato de designação dos
responsáveis pela guarda de materiais nos almoxarifados, devendo manter controle
atualizado e consolidado deste ato, o qual deverá ficar à disposição dos Controles
Interno e Externo.
Parágrafo único. O titular da unidade administrativa é co-responsável no zelo e
observação das normas de controle, instalação, armazenagem e segurança dos
almoxarifados.
Art. 17. Sempre que houver substituição do responsável pelo almoxarifado será
efetuado o confronto das existências físicas com os registros contábeis, através do
inventário físico.
§ 1º O confronto mencionado neste artigo será formalizado em um Termo de
Transferência de Responsabilidade sobre o Material em Almoxarifados, conforme
modelo do Anexo VI, emitido em 4 (quatro) vias, sendo:
I - a 1ª via enviada, imediatamente, à Gerência de Infra-estrutura e Logística ou Órgão
equivalente da Administração Direta e Indireta;
II - a 2ª via arquivada no almoxarifado;
III - a 3ª via comprovante do servidor substituto;
IV - a 4ª via comprovante do servidor substituído.
§ 2º O prazo para publicação da posse do novo responsável pelo almoxarifado é de 30
(trinta) dias, a partir da dispensa ou exoneração do responsável anterior.
§ 3º O levantamento de inventário físico com expedição do Termo de Transferência de
Responsabilidade sobre o Material em Almoxarifados deverá ser feito, a contar da data
de publicação da posse do novo responsável pelo almoxarifado, no prazo de 30 dias.
Art. 18. A responsabilidade do servidor substituído cessa após o levantamento físico do
estoque do almoxarifado, a conferência e a concordância pelo servidor substituto,
formalizada no Termo de Transferência de Responsabilidade sobre o Material em
Almoxarifados.
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Parágrafo único. No caso de existirem divergências no confronto das existências físicas
com os registros contábeis, estas deverão constar no Anexo VI, e ficarão sob a
responsabilidade do servidor substituído até serem sanadas.

CAPÍTULO VIII
DA PRESTAÇÃO E TOMADA DE CONTAS DOS
RESPONSÁVEIS POR ALMOXARIFADOS

Art. 19 Os responsáveis pelos almoxarifados farão a prestação de contas nos termos e
prazos definidos pela Controladoria Geral do Município, tendo como conseqüência a
emissão de Certificado de Auditoria pela Auditoria Geral da Controladoria Geral do
Município.
Parágrafo único. A documentação que deverá compor os processos de prestação de
contas será definida por ato específico da Auditoria Geral da Controladoria Geral do
Município.
Art. 20. A Auditoria Geral da Controladoria Geral do Município poderá promover a
Tomada de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados, se estes não tiverem
prestado contas ou quando a mesma julgar necessário.
Parágrafo único. Formalizado o processo de Tomadas de Contas, a Auditoria Geral da
Controladoria Geral do Município emitirá Certificado de Auditoria e posterior envio ao
Tribunal de Contas do Município, nos prazos fixados na legislação.
Art. 21. As práticas inadequadas que não importem em prejuízo para o Município
deverão ser informadas ao titular da Secretaria ou Órgão equivalente mediante
relatório, para serem sanadas no prazo fixado pela Controladoria Geral do Município.

CAPÍTULO IX
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 22. O código de material referido nos formulários aprovados por esta Resolução é
o constante do catálogo da Secretaria Municipal de Administração, com as devidas
atualizações.
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Art. 23. O código da unidade administrativa referido nos formulários aprovados por esta
Resolução é o constante no Sistema de Codificação Institucional – SICI, com as
devidas atualizações.
Parágrafo único. Quando ocorrerem mudanças de estrutura no órgão, os responsáveis
pelos almoxarifados da Administração Direta deverão informar à Contadoria Geral da
Controladoria Geral do Município o código da unidade administrativa atualizado
constante no Sistema de Codificação Institucional - SICI, até o 5º dia útil do mês
subseqüente à publicação da nova estrutura.
Art. 24. As unidades administrativas que ainda não possuem sistema informatizado de
controle físico de almoxarifado deverão providenciar junto à Secretaria Municipal de
Administração.
Parágrafo único. Em caráter excepcional, poderão ser utilizados até a implantação do
sistema, os Anexos I a IV e VII.
Art. 25. As Gerências de Infra-estrutura e Logística ou Órgão equivalente da
Administração Direta deverão solicitar o cadastro do almoxarifado no Sistema de
Controle Contábil de Almoxarifado - SCAL junto à Contadoria Geral da Controladoria
Geral do Município.
Art. 26. Os casos omissos serão analisados e decididos pelo Controlador Geral do
Município.
Art. 27. O não cumprimento dos prazos contidos nesta Resolução sujeitará o órgão
inadimplente às sanções previstas no Decreto nº 20.101, de 22 de junho e 2001.
Art. 28. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as
disposições em contrário, em especial a Resolução CGM nº 365, de 27 de dezembro
de 2001 e a Resolução CGM nº 461, de 2 de maio de 2003.

D. O RIO 30.06.2008
Republ. em 03.07.2008

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