PORTARIA A/CSIL Nº 26

DE 18 DE JANEIRO DE 2007.

Institui a Instrução Normativa nº 003 da
Coordenadoria de Normas de Aquisição A/CSIL/CNA e dá outras providências.

O COORDENADOR GERAL DA COORDENADORIA GERAL DO SUBSISTEMA DE
INFRA-ESTRUTURA E LOGÍSTICA, no uso das atribuições que lhe são conferidas
pelos Decretos nº 22.024, de 21.02.02, e,

CONSIDERANDO a necessidade de se regulamentar o procedimento operacional
referente à atividade de inserção de dados de pessoas físicas ou jurídicas que não se
submeteram ao processo formal de cadastramento no Sistema de Informações
Gerenciais de Material – SIGMA ;

CONSIDERANDO que o Sistema de Contabilidade e Execução Orçamentária –
FINCON mantém o cadastro de favorecidos atualizado através de processo de
replicação de dados do Sistema SIGMA ;

CONSIDERANDO ainda que o registro de eventuais no sistema informatizado
corporativo deve retratar fielmente a situação atual dos favorecidos nos processos de
despesa, garantindo a confiabilidade dos respectivos dados cadastrais.

RESOLVE

Art. 1° Fica instituída a Instrução Normativa nº 003 da Coordenadoria de Normas de
Aquisição - A/CSIL/CNA, da Coordenadoria Geral do Subsistema de Infra-estrutura e
Logística da Secretaria Municipal de Administração que disciplina a inserção de dados
no Sistema de Informações Gerenciais de Material – SIGMA de pessoas físicas ou
jurídicas que transacionam com a Municipalidade com vista a processamento e
liquidação de despesas de naturezas diversas.
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Art. 2° Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 18 de janeiro de 2007.

RENATO TINOCO GONZAGA

D.O RIO de 22.01.2007

INSTRUÇÃO NORMATIVA

EMISSÃO 18/01/2007

DA A/CSIL/CNA Nº 003

1. Objetivo
Regulamenta a inserção de dados relacionados à pessoa física ou jurídica, no sistema
informatizado corporativo SIGMA (Sistema de Informações Gerenciais de Material), de
forma a constar no Banco de Dados de Eventuais.

2. Referências Normativas
Normas de Material 200 e 204, instituídas pelas Portarias A/SUB/SMT nº 01, de
18/04/2001 e nº 02, de 18/04/2001, respectivamente;
Manual de Rotinas e Procedimentos do Controle Interno da CGM, instituído pela
Resolução CGM Nº 660/06;

3. Amplitude
No âmbito da Administração Direta, Indireta e Fundacional do Município do Rio de
Janeiro.

4. Definições
Eventual – pessoa física ou jurídica que transaciona com a Municipalidade, sem que
tenha se submetido ao processo formal de cadastramento, mas que para efeito de

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empenhamento e liquidação de despesa necessita constar do cadastro de favorecidos
do Sistema de Contabilidade e Execução Orçamentária - FINCON.
Cadastrado – condição assumida por pessoa física ou jurídica que formaliza a sua
solicitação de registro cadastral junto à Coordenadoria de Normas de Aquisição, da
Coordenadoria Geral do Subsistema de Infra-estrutura e Logística, da Secretaria
Municipal de Administração e que em caso de deferimento recebe o Certificado de
Registro Cadastral ao qual será atribuída numeração específica.

5. Sistema Informatizado
Para o lançamento e arquivamento dos dados referentes a cadastrados e a eventuais é
utilizado o sistema informatizado corporativo SIGMA (Sistema de Informações
Gerenciais de Material) – Módulo Cadastro de Empresas, cujo gestor é a Secretaria
Municipal de Administração, através da Coordenadoria de Normas de Aquisição, da
Coordenadoria Geral do Subsistema de Infra-estrutura e Logística.

5.1 Base de Dados do SIGMA
O SIGMA possui duas bases onde estão ordenados fisicamente os dados relativos às
pessoas físicas e jurídicas
A partir destas bases de dados podemos distinguir dois grupos:
Grupo 1 – das pessoas físicas ou jurídicas que em determinada época se submeteram
ao processo formal de cadastramento, tendo recebido Certificado de Registro Cadastral
ou não.
Grupo 2 – das pessoas físicas ou jurídicas não submetidas ao processo formal de
cadastramento.
Desta forma podemos considerar:
1 – CADASTRADA - pessoa física ou jurídica pertencente ao Grupo 1 e que a partir do
lançamento de seus principais dados em tela específica no SIGMA, recebe um número
de identificação, intransferível. O lançamento destes dados no referido sistema é de
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responsabilidade da Coordenadoria de Normas de Aquisição, da Coordenadoria Geral
do Subsistema de Infra-estrutura e Logística, da Secretaria Municipal de Administração.
Como empresa cadastrada somente constará neste grupo a sede ou matriz (CNPJ
XX.XXX.XXX/0001-XX).
2 – REGISTRADA - pessoa física ou jurídica pertencente ao Grupo 2. O lançamento de
seus principais dados em tela específica no SIGMA é de responsabilidade das
Diretorias de Administração ou órgão equivalente (nas diretas) e Diretorias de
Administração e Finanças (nas Indiretas). Como empresas registradas serão
observadas tanto sede (ou matriz), quanto filial(is).

5.2 Acesso ao SIGMA
O acesso ao Sistema de Informações Gerenciais de Material para cadastramento de
eventuais é autorizado pelo gestor do módulo Cadastramento de Empresas, aos
servidores ou empregados indicados pelos dirigentes dos diversos órgãos da
municipalidade.
A senha para acesso às telas de registro e de consulta deverá ser solicitada através de
correspondência eletrônica dirigida à Coordenadoria de Normas de Aquisição –
A/CSIL/CNA (e-mail: Coordenadoria de Normas de Aquisição/CSIL-CNA/SMA ou csilcna.sma@pcrj.rj.gov.br), contendo os seguintes dados: nome, matrícula, órgão de
lotação (nome e sigla), código institucional, endereço, telefone e endereço eletrônico
(e-mail), quando será atribuído perfil de usuário com esta atribuição.

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5.3 Telas para Registro e Consulta de Dados de Eventuais
5.3.1 Os dados dos eventuais (pessoa física ou jurídica) são inseridos no SIGMA
através da tela F501T – Registro de Eventual.

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5.3.1.1 A consulta a todos os eventuais registrados no SIGMA, por Razão Social /
Nome ou número de inscrição no CNPJ ou no CPF é realizada através da tela F501C,
onde também é possível a verificação do status (ativo ou desativado).

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5.3.2 A inserção dos dados relativos às pessoas ou organismos estrangeiros, em
função da ausência de registro no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica e no Cadastro
de Pessoa Física da Secretaria de Receita Federal é realizado pela Coordenadoria de
Normas de Aquisição na tela F503T – Registro de Eventual Estrangeiro, cujo acesso é
restrito.

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Os pedidos de registro destes eventuais deverão ser encaminhados àquela
Coordenadoria através de e-mail, informando todos os dados necessários.
Razão Social / Nome
Endereço (Logradouro / Número / Bairro / Cidade / Estado / País)
Telefone (DDI / Número)
Atividade exercida
Contato
Justificativa

5.3.2.1 A consulta a todos os eventuais estrangeiros registrados no SIGMA, por razão
social ou número de registro é realizada através da tela F503C, onde também é
possível a verificação do status (ativo ou desativado).

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6. Dados Bancários
A inserção dos dados bancários (nº do banco, nº da agência e nº da conta) no âmbito
da Administração Direta é de competência exclusiva da Superintendência do Tesouro
Municipal da Secretaria Municipal de Fazenda que a realiza através de tela específica
no SIGMA podem ser visualizados na tela F501T – Registro de Eventual ou na tela
F300C - Consulta Situação Cadastral.
6.1 O procedimento para informação dos dados bancários está regulamentado na
Resolução SMF nº 1.497 de 13/07/1994 publicada no D.O.Rio de 14/07/1994.
6.2 A inserção de dados bancários no âmbito da Administração Indireta e Fundacional
será regulamentada posteriormente em ato próprio.

7. Metodologia

7.1 Condições Gerais
7.1.1 A inserção de dados na tela F501T – Registro de Eventual é de responsabilidade
das Diretorias de Administração ou órgão equivalente (nas diretas) e Diretorias de
Administração e Finanças (nas Indiretas) que devem possuir profissionais devidamente
credenciados

para

esta

rotina,

observando

que

a

data

da

inclusão

ou

alteração/atualização e a matrícula de quem a realizou ficam registrados na parte
superior da tela.
7.1.2 Cada dado inserido na referida tela deverá ser o contido no respectivo documento
(vide itens 7.2 e 7.3 ).
7.1.3 Qualquer complementação ou atualização de dados de pessoa jurídica – matriz
só poderá ser realizada na tela F501T, caso a mesma não esteja no grupo de
empresas que se submeteram ao processo formal de cadastramento (vide subitem
5.1). Uma vez neste grupo, a empresa deverá formalizar o seu pedido de renovação
cadastral junto à Coordenadoria de Normas de Aquisição, para que seja possível a
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complementação ou atualização de seus dados no SIGMA. As normas para
cadastramento, a relação dos documentos necessários, o modelo de requerimento e o
formulário para solicitação de registro cadastral poderão ser obtidos no Portal elicitações acessado através do site da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro
(www.rio.rj.gov.br).
7.1.4 No SIGMA somente poderão ser inseridos os números de inscrição no Cadastro
Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e no Cadastro de Pessoa Física (CPF) da
Secretaria da Receita Federal e o número de registro atribuído à eventual estrangeiro
que é composto do ano em que está sendo efetuado o registro, complementado por
seqüencial numérico. Não poderão ser inseridos no Sistema SIGMA o número
referente ao Código institucional e número de matrícula, os quais deverão ser
devidamente registrados no SICI, no ERGON (Administração Direta) ou RHUPAG
(Administração Indireta), respectivamente.
A inserção de dados de servidor ou empregado (possuidor de matrícula na PCRJ) só
deverá ser efetuado no SIGMA nos casos de prestação de serviços para a
municipalidade, para tal será usado o seu número de registro no Cadastro de Pessoa
Física (CPF) e demais dados cadastrais deste prestador.
Fica vedada a utilização de endereço do local de trabalho, de forma a não acarretar
duplicidade de dados na base SIGMA.
Para fins de pagamento de diárias deverá ser utilizada a matrícula do servidor ou
empregado junto ao Sistema de Pessoal (ERGON ou RHUPAG), não sendo, portanto,
necessário o seu registro no SIGMA.
7.1.5 Os dados no SIGMA (tela F501T) deverão ser lançados sempre em letra
maiúscula, sem a utilização de acentuação gráfica (acento grave, acento agudo e til),
de caracteres especiais, tais como: cedilha ( ç ), apóstrofo ( ‘ ), aspas ( “ “ ), ponto e
vírgula ( ; ), travessão ( _ ) e barra ( / ). A indicação de numeral ordinal deve ser feita
utilizando somente “ponto”.
7.1.5.1 Somente será permitido digitar o caracter especial barra( / ) no campo
complemento para indicar por exemplo: S/N (que identifica imóveis “sem número”).
7.1.6 A Unidade Setorial a qual o usuário está vinculado estará sempre identificada na
tela de registro de eventual (F501T).
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7.2 Registro de Eventual no SIGMA
Para inserção de dados no SIGMA referentes à EVENTUAL (pessoa física ou jurídica)
devem ser adotadas as seguintes regras gerais:
a) Todos os campos da tela F501T devem ser preenchidos adequadamente, quando
não obrigatório o próprio sistema permitirá espaços em branco.
b) Os dados a serem registrados na tela deverão ser obrigatoriamente os encontrados
em documentos específicos.
c) Se o registro do eventual já existir no SIGMA, observar se todos os dados foram
informados por ocasião do registro e em caso positivo verificar se estão atualizados.
Qualquer número de inscrição do Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou do Cadastro
Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) da Secretaria da Receita Federal, quando
inseridos no SIGMA sofrem críticas relativas ao dígito verificador, de maneira a não
possibilitar lançamentos de números incorretos ou inválidos.

7.2.1 Registro de Pessoa Física - Eventual
Para efetuar registro de pessoa física - eventual adotar o seguinte procedimento:
a) Acessar a tela F501T – Registro de Eventual através do menu F101M ou indicar
diretamente esta rotina na tela de abertura do SIGMA.
b) Selecionar CPF, indicar o número de inscrição no campo específico e solicitar
consulta,
Observar que os dígitos verificadores deverão ser digitados separadamente.
c) Não havendo registro do número indicado efetuar o lançamento dos dados
consecutivos:
• Data do Registro – data da inclusão do registro
Obs.: Esta data não deve ser alterada em caso de atualização de dados.
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• Nome – nome completo, sem abreviações (ver documento de identidade ou
comprovante de inscrição e de situação cadastral – CPF).
• Endereço / Número / Complemento / Bairro / Município / UF / CEP – endereço
completo (ver comprovante de residência).
• DDD / Telefone / Ramal / Fax – código DDD da cidade correspondente, número do
telefone, ramal (se houver) e número do fax (se houver).
• Observar que o campo ativo deverá estar marcado.
• Natureza Jurídica – selecionar na tabela “pessoa física”.
Campos não obrigatórios: Nome Fantasia / e-mail / Complemento / DDI / Ramal / Fax /
Inscrição Estadual / Inscrição Municipal / ramo.

7.2.2 Registro de Pessoa Jurídica - Eventual
Para efetuar registro de pessoa jurídica - eventual adotar o seguinte procedimento:
a) Acessar a tela F501T - Atualiza Eventual através do menu F101M ou indicar
diretamente esta rotina na tela de abertura do SIGMA
b) Selecionar CNPJ, indicar o número no campo específico e solicitar consulta.
Observar que os dígitos verificadores deverão ser digitados separadamente
c) Não havendo registro do número indicado efetuar o lançamento dos dados
consecutivos:
• Data do Registro – data da inclusão do registro.
Obs.: Esta data não deve ser alterada em caso de atualização de dados.
• Razão Social – razão social completa da empresa ou entidade, sem abreviações (ver
contrato social, ou estatuto social, ou comprovante de inscrição e de situação cadastral
- CNPJ).
• e-mail – registrar em letra minúscula.
• Nome de Fantasia (ver contrato social, ou estatuto social, ou comprovante de
inscrição e de situação cadastral - CNPJ). Caso não exista indicação de nome fantasia
lançar o primeiro nome.
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• Endereço / Número / Complemento / Bairro / Município / UF / CEP – endereço
completo (ver contrato social, ou estatuto social, ou comprovante de inscrição e de
situação cadastral ou cartão de inscrição municipal ou estadual).
• DDD / Telefone / Ramal / Fax – código DDD da cidade correspondente, número do
telefone, ramal (se houver) e número do fax (se houver).
• Inscrição Estadual – número de inscrição no Cadastro de Contribuintes Estadual /
ICMS (ver Cartão de Inscrição Estadual ou Comprovante de Situação Cadastral ou
Certidão de Regularidade com a Fazenda Estadual)
• Inscrição Municipal – número de inscrição no Cadastro de Contribuintes Municipal /
ISS (ver Cartão de Inscrição Municipal ou Comprovante de Situação Cadastral ou
Certidão de Regularidade com a Fazenda Municipal)
Obs.: Nos campos inscrição municipal e inscrição estadual não deverão ser utilizados
ponto (.) e barra (/).
• O campo à direita da Inscrição Municipal contém dois casos de exceção: Marcar “Não
Contribuinte – quando a empresa for não contribuinte do ICMS – neste caso será
dispensado o preenchimento do campo Inscrição Estadual.
Marcar “Distrito Federal” – quando a empresa estiver sediada na localidade – neste
caso não será obrigatório o preenchimento do campo Inscrição Municipal.
Se a empresa não estiver incluída em uma das duas situações manter este campo em
branco.
• Natureza Jurídica – selecionar entre as indicadas (ver contrato social ou comprovante
de inscrição e de situação cadastral - CNPJ).
• Ramo – selecionar entre os indicados (ver contrato social ou comprovante de
inscrição e de situação cadastral - CNPJ ou cartão de inscrição municipal)
• Observar que o campo ativo deverá estar marcado.
Campos não obrigatórios: e-mail / Complemento / DDI / Ramal / Fax

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7.3 Atualização ou Alteração de Dados e Mudança de “Status”
Para consulta à condição da pessoa física ou jurídica cadastrada poderá ser acessada
a tela F300C – Consulta Situação Cadastral.

7.3.1 De Pessoa Física ou Jurídica – Cadastrada
A atualização ou alteração de dados de pessoa física ou jurídica na condição de
cadastrada só poderá ser realizada pela Coordenadoria de Normas de Aquisição, da
Coordenadoria Geral do Subsistema de Infra-estrutura e Logística, da Secretaria
Municipal de Administração, depois de adotado o procedimento descrito no item 7.1.3.
Se a consulta inicial partir da tela F501T e caso o número no CNPJ ou CPF referir-se à
pessoa física ou pessoa jurídica cadastrada, o SIGMA remeterá o usuário à tela F300C
onde serão visualizados os dados principais e a existência ou não de certificado válido,
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além de permitir acesso à tela contendo o registro dos documentos apresentados e a
situação de cada um e à tela para verificação de qualquer anotação de sanção
administrativa.

7.3.2 De Pessoa Física ou Jurídica – Registrada
A atualização ou alteração dos dados de pessoa física ou jurídica na condição de
registrada (não cadastrada) deverá ser efetuada pelas Diretorias de Administração (nas
diretas) e Diretorias de Administração e Finanças (nas Indiretas), adotando-se o
seguinte procedimento:
a) Acessar a tela F501T - Registra Eventual através do menu F101M ou indicar
diretamente esta rotina na tela de abertura do SIGMA
b) Selecionar – CNPJ ou CPF – indicar o número no campo determinado e solicitar
consulta
c) Verificar se todos os dados registrados estão atualizados e se existe a necessidade
de informar algum dado novo.
d) Efetuar a atualização ou alteração dos dados e/ou a complementação do registro,
solicitar a alteração e confirmar a operação.
e) O status da empresa ou pessoa física (ativo ou desativado) também deverá ser
verificado, lembrando que o Sistema de Contabilidade e Execução Orçamentária FINCON não efetua leitura de CNPJ ou CPF desativado no SIGMA.

8. Responsabilidade
O servidor ou empregado que estiver credenciado conforme subitem 5.2 assume inteira
responsabilidade pelos dados inseridos no SIGMA, para tal, antes da confirmação de
cada registro, o sistema mostrará uma declaração de que as informações inseridas
foram validadas através de consulta aos respectivos cadastros Federal, Estadual e
Municipal, a qual valerá para fins de apuração de responsabilidade pela existência de
dados incorretos ou inválidos.

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9. Disposições Finais
Os casos omissos serão resolvidos pelo Gestor do Módulo – Cadastro de Empresas do
Sistema de Informações Gerenciais de Material - SIGMA

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