text:
Введение
Автоматизация бухгалтерского учета является одной из ключевых задач, стоящих перед руководством каждого предприятия. Время диктует свои условия, и уже давно дебет с кредитом вручную никто не сводит: такой учет громоздок, неповоротлив, медлителен, отличается трудоемкостью и изобилует ошибками.
В настоящее время на рынке представлено великое множество программных средств, предназначенных для автоматизации учетных и управленческих процессов на предприятии. Самым популярным из них является система 1С - мощный многофункциональный продукт, позволяющий успешно решать практически любые задачи учета и управления. Автором и разработчиком системы является российская фирма "1С" (www.1c.ru), имеющая широко разветвленную сеть филиалов, представителей и деловых партнеров в странах как бывшего СССР, так и дальнего зарубежья.
По своей сути любой программный продукт 1С представляет собой комплексное использование технологической платформы и типового решения (конфигурации). Технологическая платформа - это база, на которой основано использование программы, а конфигурация конкретизирует направление этого использования. Другими словами, технологическая платформа 1С представляет собой своеобразный "каркас", на который "нанизывается" конфигурация.
Сегодня фирма "1С" предлагает продукты на базе двух технологических платформ - версий 1С 7.7 и 1С 8. "Семерка" известна давно, и является, наверное, самым распространенным продуктом в своем рыночном сегменте. Что касается "восьмерки", то ее активное продвижение началось несколько лет назад, и в настоящее время все больше и больше пользователей системы 1С останавливают свой выбор на продуктах, реализованных на базе технологической платформы 1С 8.
Разработчики предлагают пользователям несколько типовых решений системы 1С 8, ориентированных на выполнение разных задач учета и управления: "Управление торговлей", "Бухгалтерия предприятия", "Управление производственным предприятием", "Зарплата и управление персоналом", и др. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности. Благодаря гибкости технологической платформы 1С, любое типовое решение легко адаптируется к потребностям конкретного предприятия.
Более подробно с типовыми решениями фирмы "1С" вы можете ознакомиться на ее сайтах по адресу www.1c.ru и www.v8.1c.ru, а в этой книге мы будем рассматривать одно из наиболее популярных типовых решений системы 1С - конфигурацию "Бухгалтерия предприятия", реализованную на платформе 1С версии 8.2. Этот релиз является самым актуальным на момент написания данной книги.
Глава 1. Первое знакомство с "1С Бухгалтерия 8"
Первая глава книги содержит основные сведения о программе "1С Бухгалтерия 8". Вы узнаете, каковы функциональные возможности данной конфигурации, какова взаимосвязь между Конфигуратором системы и ее прикладным решением, как запускать программу, создавать и выбирать информационные базы, а также о многом другом.
Функциональные возможности программы
Благодаря гибкости технологической платформы программу "1С Бухгалтерия 8" можно успешно использовать на предприятиях самых разных форм собственности и направлений деятельности. Имеющиеся в ней функции учета финансовых ресурсов, ОС и НМА, производственных, коммерческих и иных видов затрат, прочих активов и пассивов предприятия открывают широкие возможности для ведения управленческого учета и выходят далеко за рамки традиционных бухгалтерских стандартов.
Задачи, решаемые с помощью программы "1С: Бухгалтерия 8", можно сформулировать следующим образом:
♦ параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета;
♦ автоматизация всех учетных и управленческих процессов, протекающих на предприятии;
♦ учет денежных средств предприятия;
♦ учет банковских и кассовых операций;
♦ учет движения товарно-материальных ценностей;
♦ учет расчетов с контрагентами;
♦ учет складских операций;
♦ производственный учет;
♦ учет основных средств и нематериальных активов;
♦ учет заработной платы и расчетов с персоналом;
♦ ведение кадрового учета;
♦ настройка, формирование и вывод на печать бухгалтерской отчетности по формам, утвержденным нормативными актами РФ, а также отчетности перед налоговыми органами, Пенсионным фондом, органами статистики;
♦ ведение многовалютного учета;
♦ построение разнообразной аналитической отчетности.
Помимо перечисленных, с помощью рассматриваемой конфигурации можно решать и целый ряд иных задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.
Взаимосвязь Конфигуратора и прикладного решения
Любой программный продукт семейства 1С может функционировать в двух основных режимах: "1С: Предприятие" (прикладное решение) и "Конфигуратор". Выбор требуемого режима осуществляется нажатием в окне запуска (рис. 1.4) соответствующей кнопки.
Режим "1С: Предприятие" (рис. 1.1) - это прикладное решение программы в соответствии с ее предназначением. Иначе говоря, именно в режиме "1С: Предприятие" работают бухгалтеры, финансисты, менеджеры и другие конечные пользователи программы.
Рис. 1.1. Режим "1С Предприятие"
Что касается режима "Конфигуратор" (рис. 1.2), то он предназначен для настройки и администрирования программы. Здесь создаются и редактируются объекты конфигурации, настраиваются интерфейсы и диалоговые окна, определяется вид и содержимое печатной формы документов, а также выполняется целый ряд иных действий по настройке и конфигурированию системы. В большинстве случаев с Конфигуратором работает администратор либо иной уполномоченный специалист, поскольку это требует специфических знаний.
Рис. 1.2. Режим "Конфигуратор"
В этой книге мы не будем подробно останавливаться на вопросах конфигурирования программы - это слишком глубокая тема, которая достойна отдельной книги. Тем более что рядовому пользователю и не рекомендуется самостоятельно вносить изменения в Конфигуратор: его неквалифицированное редактирование может нарушить целостность данных, да и вообще привести к непредсказуемым последствиям. Единственное, что мы сделаем в Конфигураторе - это подключим к технологической платформе конфигурацию "Бухгалтерский учет", а также расскажем, как с его помощью включить и задействовать дополнительные возможности, реализованные в платформе 1С 8.2 (см. ниже соответствующие разделы).
Ряд основных параметров настройки программы вынесен в режим работы "1С: Предприятие". Вы можете их редактировать самостоятельно, и о том, как это делается, будет также рассказано в соответствующем разделе.
Запуск программы и основные действия с информационными базами
После установки программы 1С в меню Пуск будет создана ее программная группа. Для запуска программы предназначена команда 1С Предприятие (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Команда запуска программы в меню Пуск
Рекомендуется для удобства работы вывести ярлык запуска на рабочий стол, используя для этого штатные средства операционной системы.
При запуске программы на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.4.
Рис. 1.4. Окно запуска программы 1С
В данном окне осуществляется выбор требуемого режима работы, а также информационной базы. Как вы уже знаете, программа 1С может функционировать в двух режимах - "1С: Предприятие" и "Конфигуратор". Выбор требуемого режима осуществляется нажатием в данном окне соответствующей кнопки.
В центральной части окна запуска программы представлен список информационных баз. При первом запуске программы в данном списке может присутствовать информационная база с демонстрационной конфигурацией; эта база входит в комплект поставки и предназначена для предварительного знакомства с системой. Выбор информационной базы осуществляется щелчком мыши на соответствующей позиции списка. Вы можете добавлять в список новые либо редактировать и удалять имеющиеся информационные базы - о том, как это делать, будет рассказано ниже.
В нижней части окна отображается путь к каталогу информационной базы, на которой установлен курсор.
Порядок действий при запуске программы выглядит следующим образом: вначале нужно в окне запуска выбрать щелчком мыши информационную базу, после чего нажать кнопку 1С: Предприятие или Конфигуратор - в зависимости от того, в каком режиме требуется запустить программу.
Чтобы приступить к эксплуатации программы, нужно при первом ее запуске создать информационную базу, в которой будут храниться все данные и с которой будет вестись работа. Для перехода в режим создания информационной базы необходимо в окне запуска программы (см. рис. 1.4) нажать кнопку Добавить - в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.5.
Рис. 1.5. Добавление информационной базы
Здесь с помощью переключателя нужно указать, каким образом должна быть создана информационная база. Если вы только начинаете работать с программой 1С, и информационных баз до настоящего момента не было создано, нужно установить переключатель в положение Создание новой информационной базы, чтобы сформировать новую пустую базу для последующей работы. Второй вариант предназначен для подключения созданной ранее информационной базы.
Для перехода к следующему этапу нажмите кнопку Далее. При создании новой информационной базы на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.6.
Рис. 1.6. Выбор способа создания информационной базы
Если необходимо создать информационную базу на основе имеющегося шаблона (например, на основе демонстрационной конфигурации), нужно установить переключатель в положение Создание информационной базы из шаблона. При этом ниже отобразится перечень имеющихся конфигураций и шаблонов, в котором надо выделить требуемую позицию щелчком мыши и нажать кнопку Далее.
При выборе второго варианта (нижнее положение переключателя) будет создана информационная база без конфигурации. К ней можно будет впоследствии подключить требуемую конфигурацию из соответствующего файла (порядок подключения конфигурации "Бухгалтерский учет" мы рассмотрим ниже).
Нажатием кнопки Далее осуществляется переход к следующему этапу создания информационной базы. При этом на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Ввод параметров информационной базы
В данном окне в поле Укажите наименование информационной базы нужно с клавиатуры ввести произвольное название создаваемой базы. Под этим именем информационная база впоследствии будет отображаться в списке информационных баз в окне запуска программы (см. рис. 1.4), впоследствии вы можете его изменить в настройках программы.
С помощью расположенного ниже переключателя нужно указать, в каком месте будет располагаться создаваемая база. В большинстве случаев это либо компьютер, либо локальная сеть, поэтому по умолчанию переключатель установлен в положение На данном компьютере или на компьютере в локальной сети. После нажатия кнопки Далее на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.8.
Рис. 1.8. Путь к каталогу информационной базы
В данном окне указывается путь к каталогу, в котором будут храниться файлы информационной базы. Чтобы изменить предлагаемый по умолчанию вариант, нажмите расположенную в конце данного поля кнопку выбора. В результате на экране откроется окно Выбор каталога, в котором по обычным правилам Windows указывается требуемый путь (при необходимости можно создать новый каталог).
В поле Язык (Страна) из раскрывающегося списка выбирается язык создаваемой информационной базы. По умолчанию в данном поле предлагается значение Русский. После нажатия кнопки Далее открывается окно, как на рис. 1.9.
Рис. 1.9. Дополнительные параметры запуска информационной базы
В данном окне можно указать дополнительные параметры запуска информационной базы. Если особых пожеланий по запуску информационной базы нет, можно оставить значения, предлагаемые по умолчанию.
Завершается процесс создания информационной базы нажатием в данном окне кнопки Готово.
Чтобы изменить параметры информационной базы, нужно в окне запуска (см. рис. 1.4) выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Изменить, после чего в пошаговом режиме внести требуемые корректировки.
Удаление информационных баз также осуществляется в окне запуска программы (.см. рис. 1.4). Для этого нужно выделить удаляемую базу щелчком мыши и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Помните, что для эксплуатации программы необходимо наличие как минимум одной информационной базы.
Как самостоятельно подключить конфигурацию или загрузить информационную базу?
Напомним, что система 1С 8 включает в себя два главных элемента - платформу и конфигурацию. Вначале устанавливается платформа, и к ней затем подключается конфигурация (в нашем случае - "Бухгалтерия предприятия"). Файл конфигурации входит в комплект поставки системы, имеет расширение cf и подключается через Конфигуратор. Рассмотрим, как это делается.
В окне запуска программы (см. рис. 1.4) выделяем щелчком мыши название предварительно созданной информационной базы и нажимаем кнопку Конфигуратор. В результате откроется окно программы в режиме работы "Конфигуратор" (рис. 1.10).
Рис. 1.10. Конфигуратор для новой информационной базы
В данном окне нужно активизировать команду главного меню Конфигурация ▶ Открыть конфигурацию. В результате слева появится окно Конфигурация (рис. 1.11).
Рис. 1.11. Окно Конфигурация
После этого выполняем команду главного меню Конфигурация ▶ Загрузить конфигурацию из файла. Учтите, что данная команда становится доступной только при открытом окне Конфигурация (см. рис. 1.11). При ее активизации на экране отображается окно Выберите файл конфигурации, изображенное на рис. 1.12.
Рис. 1.12. Путь к файлу конфигурации
В данном окне нужно указать путь к файлу конфигурации, выделить этот файл щелчком мыши и нажать кнопку Открыть. Сразу после этого начнется процесс загрузки конфигурации. Информация о ходе данного процесса будет демонстрироваться в строке состояния в нижней части окна Конфигуратора.
По окончании загрузки программа выдаст запрос на обновление конфигурации базы данных. На этот запрос следует ответить утвердительно. Информация о ходе процесса обновления также будет отображаться в строке состояния. При этом программа выдаст еще один запрос - на принятие изменений конфигурации, на который также следует ответить положительно (в противном случае обновление завершено не будет).
По окончании обновления конфигурации базы данных в заголовке окна Конфигуратора должно отобразиться наименование и версия загруженной конфигурации. Это будет подтверждением тому, что подключение конфигурации выполнено правильно.
Если при попытке подключения конфигурации выдается сообщение о том, что структура конфигурации несовместима с текущей версией программы - можно загрузить из файла с расширением dt готовую информационную базу, входящую в комплект поставки (предлагается две базы - одна с демонстрационным примером, а вторая - пустая). Для этого выполните команду главного меню Администрирование ▶ Загрузить информационную базу - в результате откроется окно, которое показано на рис. 1.13.
Рис. 1.13. Путь к файлу информационной базы
В данном окне нужно указать путь к файлу информационной базы и нажать кнопку Открыть. После этого на экране откроется запрос-предупреждение (рис. 1.14).
Рис. 1.14. Запрос-предупреждение на продолжение действий
На данный запрос следует ответить утвердительно, нажав кнопку Да. После этого начнется процесс загрузки информационной базы, о чем появится соответствующее информационное сообщение (рис. 1.15).
Рис. 1.15. Сообщение об успешной загрузке информационной базы
После нажатия в данном окне кнопки Да Конфигуратор будет автоматически перезапущен. Если при этом появится запрос на конвертацию информационной базы в связи с тем, что она несовместима с текущей версией программы - на него нужно ответить утвердительно. По окончании конвертации программа выдаст соответствующее информационное сообщение (рис. 1.16).
Рис. 1.16. Сообщение об успешном завершении конвертации информационной базы
После нажатия в данном окне кнопки ОК откроется окно Конфигуратора (это может занять определенное время), которое теперь будет выглядеть так, как показано на рис. 1.17.
Рис. 1.17. Конфигуратор после загрузки информационной базы
Обратите внимание - в заголовке окна Конфигуратора должно отобразиться наименование и версия текущей конфигурации. Это будет подтверждением тому, что загрузка информационной базы выполнена правильно.
Теперь с помощью команды главного меню Сервис ▶ 1С Предприятие, вызываемой также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F5, можно перейти в режим работы "1С: Предприятие". Если выполнить команду главного меню Справка ▶ О программе (это можно сделать как в Конфигураторе, так и в прикладном решении), то на экране отобразится окно с информацией о текущей версии технологической платформы и конфигурации (рис. 1.18).
Рис. 1.18. Информация о версии платформы и конфигурации
Теперь вы можете приступать к эксплуатации программы. В следующем разделе мы расскажем об общих правилах работы с программой "1С Бухгалтерия 8", приведем описание основных ее интерфейсов и инструментов.
Общее описание основных интерфейсов и инструментов программы
В программе "1С: Бухгалтерия 8" для каждого режима работы предусмотрен свой пользовательский интерфейс. Это стандартный подход, который активно используется в большинстве Windows-приложений. Далее мы рассмотрим основные интерфейсы "1С: Бухгалтерия 8", с которыми приходится работать любому пользователю программы, а после этого познакомимся с основными инструментами программы.
Обзор основных интерфейсов программы
После запуска программы на экране отображается ее главное окно, которое показано на рис. 1.19.
Рис. 1.19. Главное окно "1С Бухгалтерия 8"
Здесь пользователь выбирает требуемый режим работы. Это можно делать с помощью главного меню, инструментальной панели либо панели функций, занимающей основную часть интерфейса.
Здесь и далее подразумевается, что в программе включен интерфейс "Полный".
Выбор объектов для дальнейшей работы осуществляется в интерфейсах выбора или списка. Например, для перехода в режим работы с каким-либо справочником необходимо выбрать его в окне выбора (рис. 1.20), которое вызывается на экран с помощью команды главного меню Операции ▶ Справочники.
Рис. 1.20. Интерфейс выбора справочника
В данном окне нужно выбрать требуемый объект щелчком мыши и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
Также выбор объектов для просмотра либо редактирования может осуществляться в окнах списка. Характерный пример - работа с документами: при активизации соответствующей команды на экране открывается окно списка (рис. 1.21), в котором осуществляется выбор документа для дальнейшей работы. Отметим, что в начале эксплуатации программы с вновь созданной пустой информационной базой все интерфейсы списка будут пустыми, т. е. в них не будет ни одной позиции.
Рис. 1.21. Окно списка документов (исходящие платежные поручения)
Окно списка содержит перечень соответствующих позиций (документов, организаций, контрагентов, и др.). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается общая информация: дата и номер документа, контрагент по документу, сумма, вид операции, и др. (это определяется конкретным режимом работы).
Стоит отметить, что порядок работы в разных интерфейсах списка во многом аналогичен. Иначе говоря, и в окне списка кассовых ордеров, и в окне списка банковских документов, и в окне списка документов на приход товаров, и во многих других аналогичных режимах работы существует ряд однотипных, стандартных действий, предназначенных для выполнения определенных операций. Доступ к этим действиям осуществляется с помощью соответствующих команд меню Действия, открываемого нажатием кнопки в левом верхнем углу окна списка. Рассмотрим подробнее эти команды, поскольку при эксплуатации программы большинством из них приходится постоянно пользоваться. Попутно мы познакомимся еще с несколькими типичными интерфейсами программы (настройки фильтра, отображения данных и др.).
Добавить - с помощью данной команды осуществляется переход в режим формирования новой позиции. При ее выполнении на экране открывается окно ввода и редактирования. Команду Добавить можно также активизировать нажатием клавиши Insert.
Скопировать - команда предназначена для создания новой позиции на основании уже имеющейся (а именно - на основании той, на которой в списке установлен курсор). Данную команду удобно использовать при создании нескольких однотипных позиций, в которых большинство реквизитов совпадает. Команда Скопировать вызывается также нажатием клавиши F9.
Изменить - данная команда вызывается также нажатием клавиши F2 и предназначена для перехода в режим редактирования текущей позиции. Необходимые действия выполняются в окне редактирования, которое открывается на экране при активизации данной команды.
Удалить непосредственно - с помощью этой команды осуществляется быстрое и окончательное удаление текущего элемента списка. При ее выполнении программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Активизировать команду Удалить можно также нажатием комбинации клавиш Shift+Delete.
Установить пометку удаления - данная команда (она вызывается также нажатием клавиши Delete) предназначена для пометки на удаление текущей позиции списка. После ее выполнения в крайней слева колонке появится соответствующий символ. В дальнейшем помеченные на удаление объекты можно удалить с помощью команды главного меню программы Операции - Удаление помеченных объектов. Вы можете в любой момент снять пометку на удаление - для этого нужно повторно выполнить данную команду либо нажать клавишу Delete.
Установить интервал дат - с помощью данной команды осуществляется установка фильтра на отображаемые в списке документы в зависимости от даты их создания. Настройка параметров фильтра выполняется в окне Настройка периода (рис. 1.22), которое открывается на экране при активизации данной команды.
Рис. 1.22. Ввод параметров фильтра по дате
На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Интервал и Период. На вкладке Интервал указывается начало и конец интервала времени (иначе говоря - тип периода времени), а на вкладке Период - конкретные временные рамки. Например, если на вкладке Интервал установлены значения Начало года и Конец года, то по умолчанию в качестве условия фильтра будет приниматься текущий год; однако на вкладке Период можно выбрать не текущий, а, например, прошлый либо позапрошлый год. Аналогичным образом устанавливается фильтр по какому-либо кварталу, месяцу, неделе либо дню. Также реализована возможность ввода произвольного периода. Если установлен флажок Использовать эту настройку периода при открытии, то установленный фильтр на отображаемые данные будет автоматически применяться при каждом последующем открытии данного окна.
Поиск по номеру - эту команду рекомендуется использовать при работе с большим количеством документов. Она предназначена для быстрого поиска требуемого документа по его номеру в заданном интервале времени (отметим, что интервал времени можно и не задавать - в этом случае поиск будет вестись только по номеру документа). При выполнении данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.23.
Рис. 1.23. Поиск документа по его номеру
В данном окне в поле Номер документа с клавиатуры либо из раскрывающегося списка вводится номер документа, который требуется найти. Интервал времени для поиска задается в полях В диапазоне дат с по; требуемые значения можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью кнопки выбора, которая расположена в конце каждого поля. При нажатии на эту кнопку на экран выводится окно календаря, в котором выбирается требуемая дата. В поле Виды документов должен быть установлен флажок напротив позиции, соответствующей виду документа (на рис. 1.23 эта позиция называется Платежное поручение исходящее). Процесс поиска в соответствии с заданными параметрами инициируется нажатием кнопки Найти; результаты поиска выводятся в нижней части окна в поле Найдено. Для быстрого перехода к требуемой позиции следует установить на нее курсор и нажать кнопку Выбрать - в результате окно Поиск по номеру документа автоматически закроется, а в окне списка курсор будет установлен на выбранный документ.
Провести - эта команда предназначена для проведения документа, на котором установлен курсор. Если дата документа меньше текущей даты, то при активизации данной команды на экране отобразится соответствующее предупреждение с предложением провести документ неоперативно. Документ будет проведен после положительного ответа на данный запрос. Сразу после проведения документа в крайней слева колонке напротив него отобразится соответствующий признак.
Отмена проведения - данная команда доступна только в том случае, когда курсор установлен на проведенном документе, и предназначена для отмены проведения документа. После выполнения данной операции в крайней слева колонке исчезнет признак проведенного документа.
Установить отбор и сортировку списка - с помощью данной команды осуществляется настройка фильтра на отображаемые в окне списка позиции. При выполнении команды на экране открывается окно, приведенное на рис. 1.24.
Рис. 1.24. Настройка параметров фильтра
Данное окно состоит из двух вкладок: Отбор (эта вкладка открыта на рис. 1.24) и Сортировка. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Отбор осуществляется настройка параметров фильтра. В левой части вкладки содержится перечень условий фильтра (Номер, Организация, Вид операции и др.). Для выбора требуемого условия необходимо установить соответствующий флажок. Справа с клавиатуры либо помощью кнопки выбора указывается конкретное значение выбранного фильтра: например, на рис. 1.24 выбран фильтр Контрагент, а значение фильтра - Гостиница "Заря". Между условием фильтра и его значением из раскрывающегося списка следует выбрать вариант применения фильтра (Равно, Не равно, В списке, Не в списке и др. - у разных условий фильтра разные варианты применения). Например, на рис. 1.24 для фильтра Контрагент выбран вариант Равно. Это означает, что после применения фильтра в списке останутся только документы, которые оформлены с контрагентом Гостиница "Заря". Если же установить вариант Не равно, то из списка будут исключены все документы, оформленные от имени контрагента Гостиница "Заря" (попросту говоря, с помощью варианта Не равно включается обратный фильтр).
Для выбора множественного значения фильтра (например, чтобы указать несколько контрагентов) следует выбрать вариант В списке либо Не в списке. В первом случае будут показаны документы, соответствующие заданным параметрам, во втором - такие документы будут из списка исключены (по аналогии с вариантами Равно и Не равно).
Текущую настройку фильтра можно сохранить, воспользовавшись кнопкой Отборы. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.25.
Рис. 1.25. Настройки фильтра для последующего применения
В данном окне следует с клавиатуры ввести произвольное имя сохраняемого фильтра и нажать кнопку Сохранить.
В дальнейшем для применения сохраненного фильтра следует открыть окно Отборы, установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Восстановить - в результате в окне Отбор и сортировка на вкладке Отбор будут восстановлены все параметры выбранного фильтра. Для удаления фильтра из окна Список отборов нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. Кнопка Закрыть предназначена для закрытия окна Список отборов без выбора фильтра, а с помощью кнопки Справка осуществляется вызов справочной информации.
На вкладке Сортировка выполняется настройка сортировки документов, содержащихся в окне списка. Содержимое вкладки показано на рис. 1.26.
Рис. 1.26. Настройка параметров сортировки
В правой части вкладки содержится перечень возможных признаков сортировки, в левой - те из них, которые необходимо применить. Перемещение признаков слева направо и наоборот осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в центральной части вкладки. Порядок использования элементов сортировки и переключение направления сортировки осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. Если установить флажок Использовать эту настройку сортировки при открытии, то при последующих открытиях окна списка все позиции в нем будут по умолчанию отсортированы в соответствии с текущими настройками сортировки.
Для применения настроек фильтра и сортировки, выполненных в окне Отбор и сортировка, следует нажать кнопку ОК; с помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений. Кнопка Справка предназначена для вызова справочной информации.
Отбор по значению в текущей колонке - данная команда меню Действия также предназначена для включения фильтра на отображаемые данные, причем в качестве условия фильтра принимается текущее значение. Под текущим значением подразумевается значение поля, в котором находится курсор.
История отборов - данное подменю доступно только после того, как хотя бы один раз в текущем сеансе работы был применен фильтр. С его помощью можно быстро выбрать какой-нибудь из примененных ранее фильтров.
Отключить отбор - эта команда доступна только после применения фильтра и предназначена для его отключения.
Сортировка - с помощью команд данного подменю включается требуемый режим сортировки данных в списке. Наиболее популярные варианты - по номеру либо по дате документа.
С помощью команд, находящихся в подменю Действия ▶ На основании, можно быстро перейти в режим формирования нового документа на основании текущего документа, при этом новый документ будет другого типа. Например, на основании приходного кассового ордера можно с помощью соответствующей команды данного подменю быстро сформировать расходный кассовый ордер, либо выданную счет-фактуру, и т. д.
Настройка списка - с помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки представления содержащейся в окне информации. При выполнении команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.27.
Рис. 1.27. Настройка списка
Отметим, что содержимое данного окна может зависеть от текущего режима работы. Например, при работе с кассовыми ордерами набор параметров в нем будет несколько отличаться от такого же окна в режиме работы с доверенностями или документами на приход товарно-материальных ценностей. Однако принцип работы от этого не меняется.
Данное окно состоит из двух вкладок: Колонки и Прочие. На вкладке Колонки путем установки соответствующих флажков следует указать колонки, которые будут отображаться в окне списка. По умолчанию установлены все флажки. Изменение порядка следования колонок в списке осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. При необходимости можно быстро вернуться к настройке, используемой по умолчанию - для этого следует воспользоваться кнопкой Стандартная настройка.
Вкладка Прочие включает в себя следующие параметры:
♦ При открытии восстанавливать позицию - если установлен данный флажок, то при открытии окна списка приходных кассовых ордеров курсор будет установлен в ту же позицию, где он находился при последнем закрытии окна.
♦ При открытии переходить - значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты - В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен на первой позиции списка), В конец списка (курсор будет помещен в конец списка) или Автоматически.
♦ Обновлять автоматически каждые... секунд - использование данного параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо документы). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который должно выполняться автоматической обновление списка.
Таковы основные действия, которые пользователь может выполнять при работе в окне списка.
Отметим, что интерфейсы списка могут иметь разные представления. На рис. 1.28 показано двухпанельное окно списка.
Рис. 1.28. Окно списка, состоящее из двух панелей
На данном рисунке представлено окно справочника контрагентов, которое, по сути, также является интерфейсом списка. Как видно на рисунке, оно состоит из двух панелей: слева формируется перечень групп контрагентов (Покупатели, Поставщики, Заказчики, и т. д.), а справа отображается содержимое текущей группы. Здесь мы привели это окно лишь для примера, а более подробно рассмотрим его позже, в соответствующем разделе.
Чтобы из любого окна списка перейти в режим просмотра и редактирования позиции, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать клавишу F2 либо Enter, или воспользоваться командой Действия ▶ Изменить.
Для ввода и изменения данных в программе предусмотрены интерфейсы редактирования. Пример такого интерфейса (в данном случае показано окно редактирования исходящего платежного поручения) показан на рис. 1.29.
Рис. 1.29. Пример окна редактирования
В данном режиме осуществляется ввод и редактирование данных, после чего для их сохранения нужно нажать кнопку ОК или Записать. В первом случае введенные данные будут не только сохранены, но и проведены по учету, а во втором случае - только сохранены, без проведения документа. Более подробно интерфейсы редактирования мы будем рассматривать позже.
Еще один типичный и важный интерфейс - это интерфейс настройки и формирования отчетности. Пример такого окна показан на рис. 1.30.
Рис. 1.30. Настройка и формирование отчета
Здесь показано окно настройки и формирования одного из самых популярных отчетов - Карточки счета, но и большинство других отчетов формируются аналогичным образом. В верхней части окна задаются параметры формирования отчета (интервал времени, данные которого должны быть включены в отчет, счет бухгалтерского учета или наименование контрагента, и др.), а в нижней после нажатия кнопки Сформировать отобразится сам отчет. Позже мы подробно рассмотрим порядок получения наиболее популярных отчетов в программе "1С: Бухгалтерия 8".
Таким образом, мы познакомились с основными, наиболее типичными интерфейсами программы. Конечно, здесь мы рассматривали не все из них, а лишь те, с которыми придется столкнуться в первую очередь. По мере дальнейшего изучения программы мы будем знакомиться и с другими режимами ее работы.
Обзор основных инструментов программы
Изучив интерфейсы программы, можно познакомиться с основными инструментами программы "1С: Бухгалтерия 8". Этим мы и займемся в данном разделе.
В программе "1С Бухгалтерия 8" используются следующие инструменты: главное меню, панель функций, инструментальные панели и контекстное меню, а также комбинации "горячих" клавиш.
Главное меню находится вверху основного интерфейса программы (см. рис. 1.19). По умолчанию оно включает в себя следующие меню.
♦ Файл - команды данного меню предназначены для работы с файлами. Эти команды наверняка знакомы пользователям Windows: к ним относятся, например, команды Новый, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Предварительный просмотр, Выход и др.
♦ Правка - в состав данного меню включены команды редактирования, поиска данных и замены данных. Они также знакомы пользователям Windows: Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти и др.
♦ Операции - с помощью команд данного меню осуществляется выбор вариантов работы с данными информационной базы. Например, при выполнении команды Операции ▶ Справочники на экране откроется окно выбора справочника (см. рис. 1.20). Некоторые команды меню Операции дублируют пункты главного меню.
♦ Банк, Касса, Покупка, Продажа, Склад, Производство, ОС, НМА, Зарплата, Кадры - каждое из перечисленных меню предназначено для ведения соответствующего участка бухгалтерского учета. По мере изучения книги мы будем знакомиться с ними подробнее.
♦ Отчеты - команды данного меню предназначены для настройки, формирования и вывода на печать самой разнообразной отчетности.
♦ Предприятие - данное меню содержит команды общего характера. С их помощью можно перейти, например, в режим настройки корректных корреспонденций счетов, определения учетной политики, настройки параметров учета, просмотра и редактирования производственного календаря, и др.
♦ Сервис - данное меню включает в себя команды, предназначенные для перехода в режим работы с сервисными функциями системы.
♦ Окна - в этом меню содержатся команды, предназначенные для управления окнами программы.
♦ Справка - в состав этого меню включены команды, предназначенные для вызова справочной информации, а также для просмотра сведений о программе.
Непосредственно под главным меню программы располагается инструментальная панель. Ее кнопки дублируют соответствующие команды главного меню. Пользователь может самостоятельно изменять содержимое панели инструментов, предложенное по умолчанию.
Кроме этого, в каждом интерфейсе программы имеется своя инструментальная панель, расположенная, как правило, в верхней части окна. Например, в интерфейсах списка (см. рис. 1.21 и 1.28) она может начинаться с кнопки Действия, а в окнах редактирования (см. рис. 1.29) - с кнопки Операция.
В большинстве интерфейсов программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Содержимое этого меню зависит от того, в каком месте оно вызвано. Многие команды контекстного меню дублируются командами меню Действия, а также соответствующими кнопками инструментальной панели.
Еще одним удобным и полезным инструментом программы является панель функций. Она занимает основную часть главного окна программы, и состоит из нескольких вкладок (на рис. 1.19 панель функций открыта на вкладке Предприятие). С помощью панели функций вы можете быстро, одним щелчком мыши перейти в требуемый режим работы сразу после запуска программы.
Также в программе можно использовать так называемые "горячие клавиши". Например, переход в режим редактирования документа осуществляется нажатием клавиши F2, удаление позиции из списка - с помощью комбинации клавиш Shift+Delete (правда, для данной операции необходимо наличие соответствующих прав доступа), и т. д. По мере знакомства с программой мы будем пользоваться наиболее востребованными "горячими клавишами", поэтому здесь приводить их описание нет необходимости.
Включение новых возможностей технологической платформы 1С 8.2
Конфигурация "Бухгалтерия предприятия", которую мы рассматриваем в данной книге, работает на технологической платформе версии 8.2, хотя она изначально создавалась еще под версию 8.1. Поэтому после подключения конфигурации к платформе 8.2 интерфейсы прикладного решения выглядят так же, как и в версии 8.1.
Чтобы интерфейс и инструментарий платформы 1С 8.2 выглядели по-новому, нужно либо использовать конфигурацию, разработанную специально для данной версии, либо адаптировать к ней имеющуюся конфигурацию. На момент написания данной книги специально для платформы 1С 8.2 разработана только одна конфигурация - "Управление торговлей" версии 11. Поэтому в данном разделе мы расскажем о том, как адаптировать конфигурацию "Бухгалтерия предприятия", созданную для платформы 1С 8.1, к платформе 1С 8.2.
Все необходимые действия выполняются в режиме "Конфигуратор" после того, как имеющаяся конфигурация подключена к платформе (о том, как это делать, рассказывается выше, в разделе "Как самостоятельно подключить конфигурацию или загрузить информационную базу?"). Как мы уже отмечали ранее, по умолчанию в Конфигураторе включен режим совместимости прикладного решения с версией 8.1. Чтобы увидеть новый интерфейс платформы 8.2, этот режим следует отключить. Для этого действуем следующим образом.
В дереве конфигурации щелчком мыши выделите верхнюю позицию иерархии (по умолчанию она называется БухгалтерияПредприятия). Затем нажмите правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выберите команду Свойства (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Alt+Enter). В результате на экране откроется окно свойств конфигурации, изображенное на рис. 1.31.
Рис. 1.31. Свойства конфигурации
В данном окне осуществляется просмотр и редактирование свойств конфигурации. Обратите внимание - многие параметры объединены в разделы, и чтобы открыть или закрыть раздел, нужно щелкнуть мышью на маленьком черном треугольнике слева от его названия. Например, на рис. 1.31 разделы Представление и Разработка являются закрытыми, а разделы Основные, Справочная информация и Совместимость - открытыми. По умолчанию при открытии данного окна в нем будут открыты все разделы, поэтому его вид может отличаться от того, как показано на рис. 1.31. Если все разделы окна являются открытыми, для навигации используйте вертикальную полосу прокрутки.
В контексте рассматриваемого вопроса нас в данном окне интересует два параметра: поле Основной режим запуска (раздел Основные) и поле Режим совместимости (раздел Совместимость). В поле Основной режим запуска из раскрывающегося списка нужно выбрать значение Управляемое приложение, а в поле Режим совместимости - значение Не использовать (рис. 1.32).
Рис. 1.32. Редактирование свойств конфигурации
После изменения режима совместимости рекомендуется перезапустить Конфигуратор, о чем программа выдаст соответствующе информационное сообщение. Предварительно следует сохранить выполненные изменения: это можно сделать либо с помощью команды главного меню Конфигурация ▶ Сохранить конфигурацию, либо просто утвердительно ответить на соответствующий запрос, который отобразится на экране при закрытии Конфигуратора.
После запуска Конфигуратора выполните в нем команду главного меню Конфигурация ▶ Обновить конфигурацию базы данных (эта команда вызывается также нажатием клавиши F7). Это необходимо для того, чтобы выполненные в Конфигураторе изменения нашли свое отражение в прикладном решении (то есть в режиме "1С Предприятие"). Теперь запускайте программу в режиме "1С Предприятие"" (это можно сделать как из окна запуска, см. рис. 1.4, так и из Конфигуратора с помощью команды главного меню Сервис ▶ 1С Предприятие, вызываемой также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F5) - в результате окно прикладного решения будет выглядеть так, как показано на рис. 1.33.
Рис. 1.33. Прикладное решение на платформе 1С 8.2
Несмотря на то, что конфигурация у нас уже подключена к платформе, мы видим, что практически никаких инструментов для работы интерфейс прикладного решения не содержит. Главное меню теперь находится не вдоль верхней границы окна программы, а открывается в виде обычного меню, содержащего несколько подменю (см. рис. 1.33). Причем в состав главного меню включены только команды, которые относятся к технологической платформе, а не к конфигурации. Иначе говоря, независимо от того, с какой конфигурацией вы работаете - "Бухгалтерия предприятия", "Управление торговлей" и т. д., главное меню программы в режиме "1С Предприятие" будет содержать один и тот же набор функций.
Очевидно, что для дальнейшей работы надо выполнить целый ряд действий по включению в интерфейс программы необходимых инструментов (как минимум - команд, предназначенных для вызова справочников, выбора режима работы, перехода к формированию отчетности, и т. д.).
Однако даже и в таком виде вы можете эксплуатировать программу, хоть это и не очень удобно. Для доступа к ее режимам работы выполните в главном меню команду Все функции (см. рис. 1.33) - в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.34.
Рис. 1.34. Все функции и команды программы
В данном окне содержится иерархический перечень всех объектов конфигурации - примерно в таком же виде, как он сформирован в Конфигураторе (см. рис. 1.17). Чтобы перейти, например, в режим работы с приходными кассовыми ордерами, раскройте ветвь Документы, выделите щелчком мыши позицию Приходный кассовый ордер и нажмите кнопку Открыть (можно также просто дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции). Аналогичным образом осуществляется переход в режим работы со справочниками, отчетами и прочими объектами конфигурации.
Но, как мы уже отмечали, это не очень удобно, поэтому данный метод можно использовать лишь в исключительных случаях. Для полноценной же работы следует сформировать нормальный пользовательский интерфейс, и о том, как это делать, мы расскажем далее.
Основными элементами интерфейса программы 1С 8.2 являются панель разделов, панель навигации и панель действий. На рис. 1.35 эти элементы показаны для конфигурации "Управление торговлей" версии 11, которая была создана специально для платформы 1С 8.2.
Рис. 1.35. Рабочий интерфейс конфигурации "Управление торговлей" 11 на платформе 1С 8.2
Отличительной чертой версии 8.2 по сравнению с предыдущими версиями программы является то, что сейчас структура подсистем, сформированная в "Конфигураторе", непосредственно влияет на интерфейс и инструментарий прикладного решения. Первому уровню подсистемы соответствует раздел в прикладном решении, нижеследующим ее уровням соответствуют названия групп команд на панели навигации. Что касается объектов конфигурации, включенных в подсистему, то они могут отображаться как на панели навигации, так и на панели действий (в частности, на панели действий отображаются объекты конфигурации Отчеты).
Стоит отметить, что адаптация конфигурации "Бухгалтерия предприятия 1.6", созданной для эксплуатации на платформе 8.1, под платформу 8.2 - это процесс довольно трудоемкий. Здесь не получится просто что-то переключить и автоматически перенести объекты конфигурации с одной платформы на вторую - в первую очередь по причине того, что платформа 8.2 имеет некоторые принципиальные отличия от 8.1. После переключения конфигурации интерфейс программы в режиме "1С: Предприятие" будет выглядеть так, как показано на рис. 1.33, попросту говоря - "никак". Поэтому вам придется самостоятельно определить, что именно включать в состав интерфейса прикладного решения, придумать структуру интерфейса, определить порядок группировки и размещения его элементов, и т. д. Здесь мы этим заниматься не будем, а лишь на конкретном примере продемонстрируем, как можно самостоятельно сформировать интерфейс для работы на платформе 8.2.
Для примера сформируем раздел Финансы, который будет отображаться на панели разделов, и включим в его состав справочник Банки, а также команды для перехода в режим работы приходными и расходными кассовыми ордерами и входящими и исходящими платежными поручениями.
После того как вы включили режим управляемого приложения и отключили режим совместимости (см. рис. 1.32), и получили новый пустой интерфейс (см. рис. 1.33), выйдите из режима "1С: Предприятие" и вернитесь в режим работы "Конфигуратор". В дереве конфигурации щелкните правой кнопкой мыши на ветви Подсистемы и в открывшемся контекстном меню выберите команду Добавить (рис. 1.36).
Рис. 1.36. Выбор команды для добавления подсистемы
В открывшемся окне на вкладке Основные заполните параметры так, как показано на рис. 1.37.
Рис. 1.37. Добавление подсистемы, вкладка Основные
Отметим, что в поле Пояснение можно ввести любой произвольный текст - он будет отображаться в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши к названию раздела в режиме "1С: Предприятие". Обязательно установите флажок Включать в командный интерфейс - в противном случае раздел в прикладном решении отображаться не будет.
Теперь перейдите на вкладку Состав, и в верхней части интерфейса выберите объекты конфигурации для включения в подсистему: в разделе иерархии Справочники флажком отметьте позицию Банки, а в разделе Документы - позиции ПлатежноеПоручениеВходящее, ПлатежноеПоручениеИсходящее, ПриходныйКассовыйОрдер и РасходныйКассовыйОрдер. При этом в нижней части вкладки автоматически сформируется перечень выбранных объектов (рис. 1.38).
Рис. 1.38. Включение объектов конфигурации в подсистему
Теперь закройте это окно, откройте в дереве конфигурации раздел Справочники, щелкните правой кнопкой мыши на позиции банки, и в открывшемся контекстном меню выберите команду Свойства (рис. 1.39).
Рис. 1.39. Переход в режим свойств объекта конфигурации Банки
В открывшемся окне свойств в разделе Представление установите флажок Использовать стандартные команды (рис. 1.40).
Рис. 1.40. Редактирование свойств объекта конфигурации
Закройте это окно, затем поочередно выполните эту же операцию для объектов конфигурации ПлатежноеПоручениеВходящее, ПлатежноеПоручениеИсходящее, ПриходныйКассовыйОрдер и РасходныйКассовыйОрдер, которые находятся в дереве конфигурации на ветви Документы.
После этого сохраните выполненные в конфигурации изменения с помощью команды главного меню Конфигурация ▶ Сохранить конфигурацию, и обновите конфигурацию базы данных с помощью команды Конфигурация ▶ Обновить конфигурацию базы данных. Теперь запустите программу в режиме "1С: Предприятие", и если все было сделано правильно - интерфейс прикладного решения будет выглядеть так, как показано на рис. 1.41.
Рис. 1.41. Самостоятельно сконструированный интерфейс прикладного решения
Отметим, что раздел Рабочий стол добавляется автоматически (в него можно добавить наиболее часто используемые элементы), а раздел Финансы мы сконструировали самостоятельно. Если в панели навигации щелкнуть на ссылке Банки, то отобразится содержимое справочника банков (рис. 1.42).
Рис. 1.42. Справочник банков в прикладном решении на платформе 1С 8.2
Этот же справочник при работе на платформе 8.1 показан на рис. 3.23. Что касается остальных добавленных нами ссылок, то они предназначены для перехода в режим работы с соответствующими документами конфигурации.
Подобным образом вы можете добавить в прикладное решение на платформе 1С 8.2 любые необходимые вам разделы, и заполнить их подразделами и командами в соответствии со своими потребностями.
Еще раз напомним, что далее в этой книге мы будем рассматривать конфигурацию "Бухгалтерский учет" на платформе 1С 8.2 в режиме совместимости с версией 8.1.
Глава 2. Быстрый старт
Содержимое этой главы адресовано тем, кому необходимо срочно воспользоваться программой, но времени на полноценное ее изучение в данный момент нет. Иначе говоря, здесь мы покажем, как выполнять в программе "1С Бухгалтерия 8" некоторые наиболее востребованные у большинства пользователей операции.
Основные этапы работы с программой
Порядок использования программы и последовательность выполнения основных действий в немалой степени может зависеть от особенностей организации учетных и управленческих процессов на конкретном предприятии. Тем не менее, правильная эксплуатация программы подразумевает поэтапный порядок работы. Чтобы не путаться и сразу понять, в каком порядке следует организовать свою работу, внимательно ознакомьтесь с данным разделом. Учтите, что здесь мы лишь вкратце охарактеризуем основные этапы работы, а более подробное их описание приводится далее, в соответствующих главах книги.
Первое, что нужно сделать перед эксплуатацией программы - это просмотреть и, при необходимости - отредактировать параметры ее настройки. По умолчанию предлагаются настройки, которые являются оптимальными для большинства пользователей, но иногда их приходится подкорректировать, чтобы максимально адаптировать программу к потребностям конкретного предприятия.
В режиме "1С Предприятие" имеется несколько команд, предназначенных для перехода к соответствующим настройкам программы. Эти команды перечислены ниже.
♦ Предприятие ▶ Настройка параметров учета. С помощью данной команды осуществляется переход в режим просмотра и редактирования основных параметров учета, которые будут являться общими для всех организаций, от имени которых предполагается эксплуатировать программу (то есть для всех организаций, внесенных в справочник организаций, подробнее см. ниже раздел "Справочник организаций"). Некоторые из этих параметров изначально устанавливаются в режиме работы Стартового помощника (с этим режимом мы познакомимся ниже), но вы можете впоследствии их отредактировать.
♦ Предприятие ▶ Учетная политика. С помощью команд данного подменю осуществляется переход к настройкам учетной политики предприятия.
♦ Сервис ▶ Настройка программы. Данная команда предназначена для перехода в режим настройки обмена данными, прав доступа к информации, запрета изменения данных, и некоторых других режимов работы.
♦ Сервис ▶ Настройки пользователя. Эта команда позволяет войти в режим настроек программы применительно к конкретному пользователю. Например, здесь можно установить, что для одного пользователя будет осуществляться автоматическая загрузка курсов валют из Интернета и выдаваться запрос на подтверждение при закрытии программы, а для другого - нет, и т. п. Предлагается целый ряд параметров, каждый из которых можно настроить отдельно для каждого пользователя.
♦ Сервис ▶ Переключить интерфейс. В данном режиме осуществляется выбор интерфейса для работы. Чтобы работать с самым полным набором инструментов, команд и функций выберите в данном подменю команду Полный.
♦ Сервис ▶ Настройка. С помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки пользовательского интерфейса. Здесь вы можете самостоятельно управлять отображением инструментальных панелей, создавать собственные панели инструментов, и др.
♦ Сервис ▶ Параметры. Эта команда предназначена для перехода в режим настройки дополнительных параметров работы программы. В частности, здесь устанавливается рабочая дата, настраиваются параметры текстового редактора, и др.
Следующий этап подготовки к работе - это ввод исходных данных в справочники, каталоги и классификаторы. В них хранится вся информация, которая необходима для дальнейшей работы. В частности, сведения о контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике контрагентов, ассортимент продукции и перечень прочих товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, полуфабрикатов и т. п.) формируется в справочнике номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов, и т. д. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам понадобятся сведения как минимум из четырех справочников: номенклатуры, организаций, складов и контрагентов. Вводить и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа вы всегда можете перейти в режим редактирования справочника и добавить в него необходимые данные), но намного удобнее ввести в справочники необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться и не тратить на это дополнительное время.
Следующий этап - это ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется "с нуля" (то есть начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Для перехода в режим ввода начальных остатков предназначена команда главного меню Предприятие ▶ Ввод начальных остатков (также можно воспользоваться ссылкой Ввод начальных остатков, которая находится в панели функций на вкладке Предприятие).
После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, а также введены начальные остатки по счетам бухгалтерского учета, можно приступать к ее полноценной эксплуатации. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, то следующим этапом работы будет ввод документации.
Чтобы ввести документ, выберите соответствующую команду в главном меню программы или ссылку - в панели функций. Например, факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, и чтобы ввести в программу этот документ, выполните команду главного меню Касса ▶ Приходный кассовый ордер, или выберите в панели функций на вкладке Касса ссылку Приходный кассовый ордер. Для оформления документов, отражающих движение безналичных денежных средств (платежные поручения, платежные требования, платежные ордера) предназначены соответствующие команды меню Банк, документы по учету основных средств формируются в разделе ОС, по учету нематериальных активов - в разделе НМА, по учету движения товарно-материальных ценностей - в разделах Покупка, Продажа и Склад, и т. д. Более подробно порядок ведения документации в программе "1С Бухгалтерия 8" рассматривается ниже, в соответствующих главах книги.
Следующий этап работы - это формирование бухгалтерских проводок: ведь любой документ считается проведенным по учету только после того, как по нему сформирована соответствующая проводка (или несколько проводок). В большинстве случаев параметры формирования проводки определяются в самом документе, где в соответствующих полях указывается требуемая корреспонденция счетов.
Однако в некоторых случаях приходится формировать проводки и вручную (например, для проведения бухгалтерских справок, а также в иных случаях), и это можно сделать в журнале хозяйственных операций, для открытия которого предназначена команда главного меню Операции ▶ Журнал операций (также можно воспользоваться ссылкой Журнал операций, которая находится в панели функций на вкладке Предприятие). Чтобы просмотреть все сформированные вручную проводки, выполните команду главного меню Операции ▶ Операции, введенные вручную (в данном режиме также можно формировать проводки вручную).
Кроме этого, существуют бухгалтерские проводки, формирование которых предусмотрено самой технологией бухгалтерского учета (то есть они не требуют непосредственного подтверждения первичными документами). К ним относятся проводки, формируемые при закрытии месяца (списание затрат, начисление амортизации, расчет финансового результата, и т. д.). Переход в режим настройки и формирования таких проводок осуществляется с помощью команды главного меню Операции ▶ Регламентные операции ▶ Закрытие месяца.
Говоря о бухгалтерских проводках, нельзя не отметить такой полезный и функциональный инструмент, как механизм типовых операций. По своей сути типовая операция - это шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок бухгалтерского учета. С помощью типовых операций вы можете:
♦ оперативно отражать в учете наиболее популярные и часто используемые хозяйственные операции;
♦ выполнять тонкую настройку бухгалтерских проводок, используемых в типовой операции;
♦ указать условия формирования бухгалтерской проводки (если условие не выполняется, то проводка сформирована не будет);
♦ настроить формулу автоматического расчета суммы операции;
♦ определить перечень параметров, отдельно запрашиваемых при каждом вводе типовой операции;
Помимо перечисленных, с помощью механизма типовых операций можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено особенностями организации учета на конкретном предприятии.
Перечень типовых операций формируется в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Операции ▶ Типовые операции или выбирается в окне списка справочников (рис. 1.20). Отметим, что программа поставляется с предварительно заполненным данным справочником, однако вы можете добавлять и редактировать типовые операции его по своему усмотрению.
Следующий этап работы - это формирование и вывод на печать отчетности, полученной на основании введенных ранее данных. В программе "1С Бухгалтерия 8" реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самой разной отчетности - бухгалтерской, налоговой, регламентированной, а также произвольных форм и видов. Для работы с отчетами предназначены команды меню Отчеты, а также подменю Операции ▶ Регламентные операции ▶ Справки-расчеты. Отметим, что на вкладках панели функций имеются ссылки для быстрого перехода в режим настройки и формирования соответствующих отчетов (например, на вкладке Касса находятся ссылки для формирования отчетов по кассе, на вкладке Зарплата - для получения отчетов по зарплате, и т. д.). Для перехода в режим формирования регламентированной отчетности используйте команду главного меню Отчеты ▶ Регламентированные отчеты.
Таковы основные этапы работы с программой "1С Бухгалтерия 8". Однако стоит вкратце упомянуть и о сервисных функциях системы, которые предназначены для обслуживания информационной базы, экспорта и импорта данных, удаления помеченных объектов, группового проведения документов, а также для выполнения целого ряда иных операций. Доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд меню Сервис и Операции, причем некоторые из них доступны только в режиме полного интерфейса (о том, как переключать интерфейс, говорилось в начале данного раздела).
Как быстро ввести необходимый минимум исходных данных?
Чтобы быстро ввести исходные данные и определить основные параметры учетной политики, рекомендуется использовать специальный механизм - Стартовый помощник. С его помощью вы можете последовательно, в поэтапном режиме ввести необходимый минимум информации, причем Стартовый помощник будет постоянно давать вам подсказки и рекомендации.
Наряду с этим, использование Стартового помощника необязательно: вы можете ввести все необходимые данные позже, в других режимах работы. Но в этом разделе приводится описание именно этого способ ввода исходных данных, поскольку он очень удобен, прост, эффективен, а потому - очень популярен не только у новичков, но и у более опытных пользователей программы.
Окно Стартового помощника выводится на экран по умолчанию при первом запуске программы. Также его можно вызвать можно вызвать с помощью команды главного меню Справка ▶ Стартовый помощник.
На первой стадии ввода данных окно Стартового помощника выглядит так, как показано на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Окно приветствия Стартового помощника
Это окно приветствия, которое никакой функциональной нагрузки не несет, а лишь в общих чертах информирует пользователя о возможностях стартового помощника. Чтобы приступить к вводу данных, щелкните мышью на ссылке Далее, которая находится справа внизу окна. После этого откроется окно, в котором с помощью переключателя нужно выбрать способ ввода данных об организации: ввод новых данных либо редактирование введенной ранее информации (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Выбор режима ввода данных
Если до настоящего момента никаких сведений об организации не вводилось, нужно установить переключатель в положение Ввести сведения о новой организации и щелкнуть мышью на ссылке Далее. После этого окно Стартового помощника примет вид, как показано на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Ввод данных об организации
Здесь нужно ввести информацию общего характера об организации: краткое и полное название, ИНН и КПП, префикс (данный параметр важен, если планируется использовать программу от имени нескольких организаций). Подчеркнем, что краткое название применяется лишь внутри программы для простоты идентификации организации в интерфейсах списка и выбора, а полное название используется при создании официальных документов и отчетных форм. Правильность ввода значений в поля ИНН и КПП программа контролирует автоматически. Если индивидуальный номер налогоплательщика или код причины постановки на учет указаны некорректно, то справа появится соответствующее предупреждение.
После ввода основных данных об организации щелкаем мышью на ссылке Далее - в результате окно Стартового помощника примет вид, как показано на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Ввод банковских реквизитов организации
В данном окне осуществляется ввод банковских реквизитов организации. Порядок действий прост и понятен: в соответствующих полях нужно с клавиатуры ввести основной расчетный счет организации, корреспондентский счет, наименование и БИК обслуживающего банка, а также город, в котором он находится. Указанные в данном окне данные будут автоматически сохранены как в справочнике организаций, так и в справочниках банков и банковских счетов.
Следующий шаг (для перехода к нему щелкните Далее) - это ввод основных параметров учетной политик организации для бухгалтерского и налогового учета (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Определение основных параметров учетной политики
В соответствующем поле данного окна нужно указать год, начиная с которого вступит в силу учетная политика организации. После этого из раскрывающегося списка следует выбрать систему налогообложения (Общая или Упрощенная), а также указать способ оценки товаров в рознице (По стоимости приобретения или По продажной стоимости) и материально-производственных запасов (По средней, ФИФО или ЛИФО). В нижней части окна указываются параметры налогового учета (в зависимости от выбранной ранее системы налогообложения).
Следующая стадия ввода данных - построение организационной структуры компании путем формирования иерархического перечня его подразделений (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Список подразделений компании
В данном окне будет автоматически сформирована верхняя позиция иерархии, которая называется Подразделения организаций. Если нужно ввести новое подразделение, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить - в результате в списке появится новая позиция, в которой нужно ввести название подразделения. При этом не стоит забывать, что при нажатии кнопки Добавить новая позиция появится в подчинении той ветви иерархии, на которой в данный момент находится курсор.
В программе реализована возможность ввода новых подразделений на основании уже имеющихся. Для этого установите курсор на подразделение-источник и нажмите в панели инструментов кнопку Скопировать, после чего измените название подразделения.
При необходимости вы можете изменить название любого подразделения - для этого установите на него курсор, нажмите в панели инструментов кнопку Изменить и с клавиатуры введите нужное название.
Также в инструментальной панели имеется кнопка Удалить, предназначенная для пометки текущей позиции на удаление. При нажатии данной кнопки на экране отобразится запрос на подтверждение операции удаления. Точно так же вы можете снять установленную ранее пометку на удаление. Для окончательного удаления помеченных объектов предназначен специальный режим, для перехода в который предназначена команда главного меню Операции ▶ Удаление помеченных объектов.
Все сведения об организационной структуре предприятия, введенные на данном этапе работы Стартового помощника, будут сохранены в справочнике подразделений организаций (описание данного справочника приводится ниже, в соответствующем разделе).
Следующий этап - это ввод контактных данных организации (рис. 2.7).
Рис. 2.7. Контактные данные организации
В данном окне указываются адреса организации (юридический, фактический, почтовый и электронный), а также номера контактных телефонов и факса. Вы можете в одно поле ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой.
Далее вводятся данные об ответственных лицах организации (рис. 2.8).
Рис. 2.8. Материально-ответственные лица
В соответствующих полях данного окна с клавиатуры нужно ввести фамилию, имя, отчество каждого ответственного работника, и наименование его должности. Указанные на данном этапе сведения программа переносит в справочник ответственных лиц организации, справочник физических лиц и в справочник должностей.
На этом ввод основных сведений об организации завершается. На следующем этапе (рис. 2.9) можно проверить их с помощью соответствующих ссылок.
Рис. 2.9. Завершение ввода основных сведений об организации
Если данные введены верно - вы можете ввести сведения еще об одной организации либо перейти к общим настройкам конфигурации. Выбор осуществляется с помощью переключателя, расположенного в нижней части окна. Поскольку порядок ввода основных данных об организации мы уже рассмотрели, устанавливаем переключатель в положение Перейти к общим настройкам конфигурации и щелкаем на ссылке Далее. В результате окно Стартового помощника примет вид, как показано на рис. 2.10.
Рис. 2.10. Выбор режима ведения складского учета
Здесь с помощью переключателя укажите, как будет вестись складской учет. После выбора подходящего варианта переходим к следующему этапу с помощью ссылки Далее.
Теперь нужно определить, должен ли вестись учет возвратной тары (рис. 2.11).
Рис. 2.11. Настройка учета возвратной тары
По умолчанию в данном окне переключатель Вести учет возвратной тары? установлен в положение Нет, поскольку далеко не все предприятия ведут учет возвратной тары. Учтите, что в данном случае в интерфейсах редактирования документов будут отсутствовать реквизиты для учета возвратной тары.
После щелчка мышью на ссылке Далее программа предложит просмотреть и, при необходимости - отредактировать некоторые пользовательские настройки (рис. 2.12).
Рис. 2.12. Пользовательские настройки программы
Это окно содержит перечисленные ниже параметры.
♦ Запрашивать подтверждение при выходе из программы - если установлен этот флажок, то каждый раз при попытке закрыть программу на экране будет отображаться запрос на подтверждение выхода. Это позволяет предотвратить случайное закрытие программы, что иногда чревато потерей несохраненных данных.
♦ Печать документов без предварительного просмотра - при установленном данном флажке документы будут отправляться на печать без открытия их в окне предварительного просмотра.
♦ Показывать в документах счета учета - при установленном данном флажке в интерфейсах редактирования документов будут отображаться счета бухгалтерского и налогового учета. В противном случае управление отображением этих счетов будет осуществляться с помощью кнопки Показать/скрыть счета учета.
♦ Учет по всем организациям - этот флажок рекомендуется установить, если вы намерены вести учет от имени нескольких организаций. Если же вы намерены работать лишь с одной организацией, этот флажок лучше снять - тогда вы не будете видеть документы, оформленные от имени других организаций.
♦ Не отражать документы в налоговом учете - данный параметр нужно установить лишь в том случае, если вы не планируете вести налоговый учет.
Чтобы перейти к следующему этапу работы Стартового помощника (рис. 2.13), щелкаем на ссылке Далее.
Рис. 2.13. Ввод значений по умолчанию
Здесь вы можете задать значения, которые будут использоваться по умолчанию в некоторых интерфейсах программы (например, в режиме ввода и редактирования документов). Это довольно удобно, поскольку вам не придется, например, при вводе новых документов каждый раз указывать одно и то же наименование организации или стандартную ставку НДС. Требуемые значения выбираются из интерфейсов выбора или раскрывающихся списков, открываемых нажатием клавиши F4 или с помощью кнопки выбора.
Теперь щелкаем на ссылке Далее, чтобы перейти к заключительному этапу работы Стартового помощника (рис. 2.14).
Рис. 2.14. Заключительный этап работы Стартового помощника
Можно сформировать детальный отчет о текущих настройках информационной базы, а также открыть имеющееся в программе учебное пособие для получения дополнительной информации - для этого нужно в данном окне установить соответствующие флажки.
После щелчка мышью на ссылке Готово работа Стартового помощника завершается.
Как заполнить или отредактировать справочник?
Для хранения исходных данных, необходимых для работы, в программе "1С Бухгалтерия 8" предназначены специальные хранилища - справочники и классификаторы. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам нужно будет указать, как минимум, следующие сведения:
♦ Название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);
♦ Наименование контрагента по документу (которым является получатель ценностей);
♦ Название склада, с которого отпускаются ценности;
♦ Перечень отпускаемых ценностей.
Кроме этого, иногда требуется указать также договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения, а для проведения документа по учету - счета бухгалтерского учета по дебету и по кредиту. Так вот: все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще каким-то способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента - из справочника контрагентов, перечень отпускаемых ценностей - из справочника номенклатуры, и т. д.).
Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Рекомендуется перед началом работы внести в справочники необходимый минимум сведений (кстати, некоторые данные будут автоматически внесены в соответствующие справочники после прохождения соответствующих этапов работы со Стартовым помощником, подробнее см. выше раздел "Как быстро ввести необходимый минимум исходных данных?"), а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.
В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:
♦ Открытие окна справочника;
♦ Переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;
♦ Ввод или редактирование необходимых данных;
♦ Сохранение введенных данных.
Отметим, что при необходимости содержимое справочника можно вывести на печать. Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.
Для открытия окна справочника можно воспользоваться разными способами - это зависит от конкретного справочника. Но есть один универсальный способ, который можно использовать для открытия любого справочника. Он заключается в выборе справочника из общего списка справочников. Окно с этим списком изображено на рис. 1.20 и вызывается с помощью команды главного меню Операции ▶ Справочники (учтите, что данная команда доступна только в режиме использования полного интерфейса, подробнее см. выше раздел "Основные этапы работы с программой"). В данном окне нужно выделить требуемый справочник щелчком мыши и нажать кнопку ОК.
Кроме этого, для доступа к разным справочникам можно использовать соответствующие команды главного меню. Например, из меню Предприятие можно вызвать справочники организаций, подразделений организаций, ответственных лиц, контрагентов и др., из меню Банки вызываются справочники статей движения денежных средств (этот справочник вызывается также из меню Касса), банков и валют, из меню Кадры можно открыть справочники физических лиц и должностей, и т. д. Кроме этого, вы можете вызывать справочники с помощью соответствующих ссылок, расположенных на вкладках панели функций.
После того как на экране отобразится окно справочника (с интерфейсами справочников вы можете подробнее познакомиться ниже, в разделе "Ввод исходных данных в справочники программы"), дальнейшие действия будут зависеть от того, что вам нужно сделать: ввести новую позицию в справочник или отредактировать имеющуюся. Для ввода новой позиции нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия ▶ Добавить, для редактирования имеющейся позиции - выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия ▶ Изменить (иногда для перехода в режим редактирования достаточно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции).
Отметим, что во многих справочниках ввод и редактирование позиций можно осуществлять как непосредственно в окне списка (данные просто вводятся с клавиатуры в соответствующие колонки), так и в отдельном окне редактирования. Вы можете самостоятельно переключать режимы редактирования с помощью команды Действия ▶ Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели. Но такое переключение возможно не во всех справочниках: например, в справочнике должностей организаций вводить и редактировать данные можно только непосредственно в окне справочника (отдельный режим для этого не предусмотрен).
Процесс ввода новой позиции практически ничем не отличается от редактирования имеющейся позиции справочника: в любом случае нужно в соответствующих полях указывать требуемые данные. Если ввод и редактирование данных осуществляется непосредственно в окне справочника, то для завершения данного процесса достаточно просто щелкнуть мышью в любом месте списка, кроме текущей позиции. Если же данные вводятся или редактируются в отдельном окне, то для сохранения выполненных изменений нужно нажать кнопку ОК или Записать, а кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения изменений. Более подробно порядок ввода и редактирования данных в справочниках программы рассматривается ниже, в разделе "Ввод исходных данных в справочники программы".
Чтобы вывести содержимое справочника на печать, используйте команду Действия ▶ Вывести список или аналогичную команду контекстного меню.
Как сформировать и распечатать документ?
Как мы уже отмечали ранее, отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций осуществляется на основе первичных учетных документов. Однако помимо первичной учетной документации, на каждом предприятии используется масса других документов: распорядительных, нормативных, общего характера, и т. д. Среди них можно выделить, например, доверенности на получение денежных средств или товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, товарные отчеты, акты сверки взаиморасчетов, и т. д.
Для перехода в режим работы с документами в программе "1С Бухгалтерия 8" предназначены соответствующие команды главного меню или ссылки на вкладках панели функций. Далее мы приводим перечень наиболее востребованных документов с указанием команд главного меню, предназначенных для перехода в режим работы с этими документами.
♦ Платежное поручение - команды Банк ▶ Платежное поручение входящее и Банк ▶ Платежное поручение исходящее.
♦ Платежный ордер по поступление или списание денежных средств - команды Банк ▶ Платежный ордер на поступление денежных средств и Банк ▶ Платежный ордер на списание денежных средств.
♦ Платежное требование исходящее - команда Банк ▶ Платежное требование выставленное.
♦ Кассовый ордер - команды Касса ▶ Приходный кассовый ордер и Касса ▶ Расходный кассовый ордер.
♦ Авансовый отчет - команда Касса ▶ Авансовый отчет.
♦ Накладная на приход товарно-материальных ценностей или акт на получение работ (услуг) - команда Покупка ▶ Поступление товаров и услуг.
♦ Доверенность - команда Покупка ▶ Доверенность.
♦ Накладная на возврат товарно-материальных ценностей поставщику - команда Покупка ▶ Возврат товаров поставщику.
♦ Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом - команды Покупка ▶ Акт сверки взаиморасчетов и Продажа ▶ Акт сверки взаиморасчетов.
♦ Книга покупок и Книга продаж - команды подменю соответственно Покупка ▶ Ведение книги покупок и Продажа ▶ Ведение книги продаж.
♦ Счет на оплату покупателю - команда Продажа ▶ Счет.
♦ Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей или акт на выполнение работ (оказание услуг) - команда Продажа ▶ Реализация товаров и услуг.
♦ Накладная на возврат товарно-материальных ценностей от покупателя - команда Продажа ▶ Возврат товаров от покупателя.
♦ Накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей - команда Склад ▶ Перемещение товаров.
♦ Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей - команда Склад ▶ Инвентаризация товаров на складе.
♦ Документы на оприходование или списание товарно-материальных ценностей - команды соответственно Склад ▶ Оприходование товаров и Склад ▶ Списание товаров.
♦ Документы производственного учета (требование-накладная, отчет производства за смену, передача материалов в эксплуатацию, возврат материалов из эксплуатации, списание материалов из эксплуатации, и др.) - соответствующие команды меню Производство.
♦ Документы по учету основных средств и нематериальных активов (принятие к учету, поступление, передача, списание) - соответствующие команды меню ОС и НМА.
♦ Личная карточка работника - команда Кадры ▶ Личная карточка Т-2.
♦ Документы на прием, увольнение и внутренний перевод работников - команды соответственно Кадры ▶ Прием на работу в организацию, Кадры ▶ Увольнение из организаций и Кадры ▶ Кадровое перемещение организаций.
♦ Документы по учету заработной платы (начисление, выплата, депонирование, расчет страховых взносов, и др.) - соответствующие команды меню Зарплата.
При активизации соответствующей команды (или щелчке мышью на соответствующей ссылке панели функций) на экране открывается окно списка документов. В этом окне отображается перечень введенных ранее документов данного типа (например, при активизации команды Касса ▶ Приходный кассовый ордер на экране отображается список приходных кассовых ордеров, и т. д.). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается информация, по которой можно идентифицировать документ. Это, как правило, номер документа, дата его формирования, наименование организации, от имени которой сформирован документ, и т. д. Отметим, что набор отображаемых в окне списка данных может зависеть от типа документа: например, для банковских и кассовых документов показывается сумма и валюта, но эти данные отсутствуют для кадровых документов, и т. д.
Чтобы ввести в программу новый документ, нужно в окне списка выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим просмотра и редактирования документа выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ Изменить или нажмите клавишу F2. Также для перехода в режим ввода и редактирования документов можно использовать соответствующие кнопки инструментальной панели окна списка (названия этих кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования документа, содержимое которого различается для разных типов документов (например, при вводе кассового ордера нужно ввести одни сведения, при вводе накладной на отпуск товаров - другие, и т. д.). Но для всех документов обязательно нужно указать: номер документа, дату его формирования или проведения по учету и наименование организации, от имени которой оформляется документ.
Для вывода документа на печать используйте кнопку Печать, которая находится справа внизу окна редактирования. Это касается всех документов, за исключением тех, вывод на печать которых не предусмотрен. Например, таким документом является входящее платежное поручение: его печать не имеет смысла, поскольку этот документ поступает на бумажном носителе из банка, и кнопка Печать в окне редактирования входящего платежного поручения отсутствует.
Если в данном окне предусмотрена печать только одного вида документа - после нажатия кнопки Печать на экране отобразится его печатная форма. Чтобы отправить документ на принтер, нужно выполнить команду главного меню Файл ▶ Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P. Но в окнах редактирования некоторых документов реализована возможность выбора печатной формы документа. В этом случае при нажатии кнопки Печать открывается меню, в котором с помощью соответствующей команды нужно указать требуемую форму документа. На рис. 2.15 показано меню кнопки Печать для документа поступление товаров и услуг.
Рис. 2.15. Выбор печатной формы документа
В данном меню флажком отмечена печатная форма, которая используется по умолчанию. Назначить используемую по умолчанию печатную форму можно так: в меню кнопки Печать нужно выполнить команду По умолчанию (см. рис. 2.15), затем в открывшемся окне списка печатных форм нужно выделить щелчком мыши требуемую форму и нажать кнопку Выбрать.
Более подробно порядок работы с документами рассматривается ниже, в соответствующих главах книги.
Как сохранить документ, провести его по учету и отменить его проведение?
После того как вы ввели все необходимые данные в окне ввода и редактирования документа, их нужно сохранить - в противном случае они будут утрачены. Для сохранения введенных данных в окне редактирования документа предназначена кнопка Записать, расположенная справа внизу окна. Также для этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+S или выполнить в окне редактирования команду Действия ▶ Записать. А с помощью команды Действия ▶ Записать и закрыть можно сохранить документ с одновременным выходом из режима его редактирования и возвратом в окно списка документов.
Но учтите, что простое сохранение документа не влечет за собой формирование на его основании бухгалтерских проводок. Иначе говоря, сохраненный документ автоматически не проводится по бухгалтерскому учету. Для проведения документа нужно в окне его редактирования выполнить команду Действия ▶ Провести или нажать кнопку ОК (можно также воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Enter). В первом случае документ будет проведен по учету, а во втором - одновременно с проведением документа будет закрыто окно его редактирования.
После того как документ проведен, вы можете посмотреть результат его проведения. Для этого в окне редактирования выполните команду Действия ▶ Результат проведения документа.
Иногда в процессе эксплуатации программы возникает необходимость отменить выполненное равнее проведение документа. Это может потребоваться, например, при обнаружении ошибки, а также в иных случаях. Для отмены проведения документа предназначена команда Действия ▶ Отмена проведения, которая доступна как в окне списка, так и в окне редактирования документа. При вызове этой команды в окне списка не забудьте предварительно выделить щелчком мыши документ, проведение которого нужно отменить.
После отмены проведения документа все ранее сформированные по нему бухгалтерские проводки аннулируются, и в отчетах он больше не фигурирует, а остается лишь в окне списка.
Учтите, что при отмене проведения документа программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Впрочем, при ошибочной отмене проведения вы можете повторно провести документ с помощью команды Действия ▶ Провести, доступной как в окне списка, так и в окне редактирования.
Хозяйственные операции и бухгалтерские проводки
Формировать хозяйственные операции и бухгалтерские проводки в программе "1С Бухгалтерия 8" можно несколькими способами, которые перечислены ниже.
♦ Автоматически одновременно с проведением документа. Для этого необходимо в соответствующих полях окна редактирования документа указать счета бухгалтерской проводки. Отметим, что по некоторым документам возможно формирование одновременно нескольких проводок. Например, при проведении документа "Поступление товаров и услуг" формируются проводки отдельно на сумму поступивших товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) и на сумму НДС по поступившим ценностям (выполненным работам, оказанным услугам).
♦ Вручную в журнале операций. Для перехода в режим работы с этим журналом предназначена команда главного меню Операции ▶ Журнал операций. Чтобы ввести бухгалтерскую проводку вручную, нужно в инструментальной панели окна журнала нажать кнопку Добавить операцию, и в открывшемся окне ввести параметры хозяйственной операции и бухгалтерских проводок по ней. С помощью вручную сформированных бухгалтерских проводок можно проводить по учету, например, бухгалтерские справки.
♦ С помощью механизма типовых операций. Для перехода в режим формирования типовых операций предназначена команда Операции ▶ Типовые операции. О том, что представляет собой механизм типовых операций в программе "1С Бухгалтерия 8", шла речь выше, в разделе "Основные этапы работы с программой".
♦ В автоматическом режиме с помощью документа "Закрытие месяца" (Операции ▶ Регламентные операции ▶ Закрытие месяца). При формировании этого документа вы сами указываете, какие проводки программа должна создать после его проведения. Это может быть, например, переоценка валютных средств, начисление амортизации, закрытие счетов учета затрат, расчет финансового результата, и т. д.
Отметим, что чаще всего пользователи формируют операции и проводки первым из перечисленных способов - одновременно с проведением соответствующего документа. Ручное формирование проводок практикуется реже и в основном - для отражения в бухгалтерском учете каких-то нестандартных ситуаций, оформляемых бухгалтерскими справками или иными документами. Автоматическое формирование проводок на основании документа "Закрытие месяца" осуществляется ежемесячно.
Журнал хозяйственных операций
Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал операций, нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Журнал операций, либо в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть мышью на ссылке Журнал операций. В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.16.
Рис. 2.16. Журнал операций
В этом окне представлен перечень всех сформированных ранее хозяйственных операций. Как видно на рисунке, окно включает в себя две части - верхнюю и нижнюю, и список операций находится в верхней части окна, где по каждой операции в соответствующих колонках представлены следующие сведения:
♦ признак проведения операции (то есть отражения ее в бухгалтерском учете);
♦ дата и время формирования операции;
♦ номер документа, по которому создана операция;
♦ вид документа, по которому создана операция (например, Платежное поручение исходящее, Поступление товаров и услуг, Приходный кассовый ордер, и т. д.);
♦ название организации, к которой относится хозяйственная операция;
♦ контрагент по документу, по которому создана хозяйственная операция.
Если хозяйственная операция была введена в ручном режиме, то для нее в поле Вид документа отобразится значение Операция (бухгалтерский и налоговый учет).
В нижней части окна показаны проводки, которые были сформированы по текущей операции. Для бухгалтерского и налогового учета они отображаются отдельно на соответствующих вкладках.
При необходимости вы можете применить фильтр на отображаемые в верхней части окна операции по организации, к которой они относятся (то есть по значению колонки Организация). Для этого установите флажок, расположенный слева от поля Организация, затем из расположенного справа раскрывающегося списка выберите наименование организации, операции которой должны отображаться в списке.
Добавлять операции в журнал операций вы можете как на основании документов, так и вручную (когда документом будет являться сама операция).
При добавлении операции на основании документа необходимо сформировать сам этот документ, после чего соответствующая операция будет добавлена в журнал операций автоматически. Для этого нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert - в результате на экране отобразится окно выбора документа (рис. 2.17).
Рис. 2.17. Выбор документа для создания операции
В данном окне нужно выделить требуемый документ щелчком мыши и нажать кнопку ОК. Если для выбранного документа в системе предусмотрено несколько видов операций (такими документами являются, например, платежные поручения, кассовые ордера, и др.), то после этого на экране отобразится окно выбора операции по данному документу. После выбора вида операции на экране отобразится окно ввода соответствующего документа. Если же для документа не предусмотрен выбор операции, то окно его ввода откроется сразу после того, как он выбран в списке. Интерфейсы ввода и редактирования документов мы подробно рассмотрим ниже, в соответствующих разделах, поэтому здесь на них останавливаться не будем.
Если же операция добавляется вручную, то в журнале операций нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить операцию, либо в инструментальной панели нажать кнопку Добавить операцию. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования операции, изображенное на рис. 2.18.
Рис. 2.18. Режим редактирования операции
В этом режиме осуществляются все действия по вводу и редактированию операции. Переход в режим редактирования осуществляется с помощью команды Действия ▶ Изменить или клавиши F2, но учтите, что отредактировать можно только операцию, которая вводилась не на основании документа, а самостоятельно. Такими являются операции, для которых в колонке Вид документа журнала операций отображается значение Операция (бухгалтерский и налоговый учет). Для всех остальных операций при переходе в режим редактирования будет отображаться окно редактирования соответствующего документа.
При ручном вводе и редактировании операции заполняются перечисленные ниже параметры.
♦ Номер - здесь указывается номер операции. Этот параметр генерируется программой автоматически в момент сохранения операции с помощью кнопки Записать или команды Действия ▶ Записать, но вы можете изменить его вручную (перед этим выполните команду Действия ▶ Редактировать номер).
♦ от - в данном поле вводится время и дата формирования операции. Значение данного параметра также формируется автоматически - здесь по умолчанию предлагается рабочая дата. После сохранения операции с помощью кнопки Записать к дате автоматически добавляется время сохранения операции. Значение данного поля в случае надобности можно отредактировать по своему усмотрению.
♦ Организация - здесь нужно указать название организации, от имени которой формируется операция. По умолчанию в данном поле предлагается название организации, которая в справочнике организаций указана в качестве основной (подробнее см. ниже раздел "Справочник организаций").
♦ Типовая операция - в данном поле можно указать шаблон типовой операции, на основании которого будет создана данная операция (после заполнения данного поля все остальные параметры операции будут сформированы автоматически). Чтобы выбрать шаблон типовой операции, нажмите в данном поле кнопку выбора или клавишу F4, а затем в открывшемся окне дважды щелкните мышью на требуемом шаблоне. Чтобы сформировать проводки после выбора типовой операции, нажмите расположенную справа кнопку Сформировать проводки. Учтите, что если вы решите перевыбрать шаблон типовой операции - эту кнопку нужно будет нажать повторно (иначе проводки не переформируются). В некоторых случаях после нажатия кнопки Сформировать проводки нужно указать параметры типовой операции в появившемся диалоговом окне (это зависит от настроек шаблона типовой операции, выполненных в справочнике типовых операций).
♦ Содержание - здесь вводится произвольное содержание текущей операции. Рекомендуется формулировать его так, чтобы оно кратко характеризовало или поясняло сущность операции.
♦ Сумма операции - в данном поле отображается полная сумма хозяйственной операции. Учтите, что эта сумма по учету не проводится и показывается лишь справочно. А проводятся по учету только суммы бухгалтерских проводок по операции (список проводок формируется в центральной части окна редактирования операции). Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: допустим, что первая проводка операции сформирована на сумму 20 000 рублей (поступление ТМЦ от поставщика), а вторая проводка - на сумму 3 600 рублей (налог на добавленную стоимость по поступившим ценностям). Каждая из этих сумм будет проведена по бухгалтерскому учету, а общая сумма операции (23 600) лишь справочно отразит общую сумму сделки в поле Сумма операции.
Формирование проводок по операции, как мы уже отмечали выше, осуществляется в центральной части окна, состоящей из вкладок Бухгалтерский учет и Налоговый учет. Отметим, что порядок действий на этих вкладках почти не отличается.
Сразу под названием вкладки находится панель инструментов, кнопки которой предназначены для работы с проводками по операции. Чтобы ввести новую проводку, выполните команду Действия ▶ Добавить или нажмите кнопку Добавить в инструментальной панели (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). В результате в списке проводок будет создана новая позиция, которой автоматически присвоится порядковый номер. Счета по дебету и кредиту проводки выбираются в окне списка счетов бухгалтерского учета, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Значение субконто счетов по дебету и по кредиту выбирается из соответствующих справочников. Окно справочника также выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Значение поля Количество можно ввести только для тех счетов, в настройках которых установлен признак количественного учета (подробнее см. раздел "Добавление, просмотр и редактирование счетов бухгалтерского учета"). Обычно такими являются счета по учету товарно-материальных ценностей. Данный параметр позволяет, например, при формировании проводки на сумму полученных от поставщика материалов ввести количество поступивших ценностей в установленных для них единицах измерения.
Поле Валюта доступно для редактирования только для счетов, в настройках которых установлен признак валютного учета (подробнее см. раздел "Добавление, просмотр и редактирование счетов бухгалтерского учета"). Здесь можно ввести название валюты, в которой будет указана валютная сумма проводки. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, которое вызывается нажатием в данном поле кнопки выбора.
Поле Валютная сумма заполняется только для валютных проводок. Данное поле также доступно для редактирования только для тех счетов, в настройках которых установлен признак валютного учета.
В поле Сумма вводится сумма бухгалтерской проводки. При формировании проводок с помощью типовой операции данное поле может быть заполнено автоматически.
Содержание бухгалтерской проводки вводится в поле Содержание. Этот параметр также может быть заполнен автоматически при создании проводки на основании типовой операции.
Внизу окна (сразу под списком сформированных по операции проводок) находится поле Комментарий. Здесь при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной операции.
Завершается процесс ввода и редактирования операции нажатием кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Как мы уже отмечали ранее, ввод операций вручную может использоваться для формирования бухгалтерских справок. Вы можете распечатать этот документ - для этого нужно нажать внизу окна кнопку Бухгалтерская справка или выбрать аналогичную команду в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать.
Журнал бухгалтерских проводок
Информация обо всех проводках, которые были сформированы в конфигурации, содержится в специальном регистре, который называется Журнал проводок. Его использование позволяет просматривать и редактировать проводки, а также выводить список проводок на печать. Отметим, что таких регистров в программе имеется два: для проводок бухгалтерского учета и для проводок налогового учета. Доступ к журналам проводок осуществляется с помощью соответствующих команд меню Операции. Здесь мы рассмотрим порядок работы с Журналом бухгалтерских проводок, а с Журналом налоговых проводок работа ведется аналогичным образом.
Для перехода в режим работы с Журналом бухгалтерских проводок выполните команду главного меню Операции ▶ Журнал проводок (бухгалтерский учет), или воспользуйтесь соответствующей ссылкой, расположенной в панели функций на вкладке Предприятие. В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.19.
Рис. 2.19. Окно журнала бухгалтерских проводок
Здесь содержится список всех сформированных ранее в конфигурации бухгалтерских проводок. Это касается всех проводок, независимо от способа их формирования (при проведении документов, вручную, с помощью механизма типовых операций, при вводе остатков, при закрытии месяца и др.). Для каждой позиции списка в журнале показываются основные сведения: дата ввода проводки, реквизиты и название документа (по которому создана проводка), наименование организации, корреспонденция счетов, аналитика, сумма, и др.
Над списком проводок (вверху окна) находятся параметры, позволяющие установить фильтр на содержащиеся в журнале проводки. Данный механизм особенно актуален при работе с большими объемами данных, когда среди большого количества позиций требуется отыскать проводки только по какому-то одному счету, организации или типу данных.
Для фильтрации проводок по счету бухгалтерского учета следует установить флажок слева от поля Счет, затем в данном поле нажать клавишу F4 или кнопку выбора и в открывшемся списке счетов выбрать нужный счет. Чтобы отфильтровать бухгалтерские проводки по организации включите соответствующий параметр слева от поля Организация, после чего в раскрывающемся списке укажите требуемую организацию. Для фильтрации бухгалтерских проводок по типу данных установите флажок слева от поля Регистратор, затем нажмите в данном поле клавишу F4 или кнопку выбора и вначале укажите тип данных (например, Приходный кассовый ордер), а затем - конкретный документ.
В программе реализована возможность применения более тонкого фильтра на представленные в списке бухгалтерские проводки. Переход в режим настройки данного фильтра осуществляется с помощью команды Действия ▶ Установить отбор и сортировку списка. О том, как использовать данный механизм, было рассказано ранее, в разделе "Обзор основных интерфейсов программы".
В журнале проводок вы можете выполнить быструю проверку всех бухгалтерских проводок на предмет соответствия списку корректных корреспонденций. Для этого нужно в инструментальной панели нажать кнопку Проверка проводок либо выполнить команду Действия ▶ Проверка проводок. Если в ходе проверки будут обнаружены проводки с некорректными корреспонденциями счетов, то на экране отобразится окно, изображенное на рис. 2.20, а в нижней части интерфейса отобразится окно служебных сообщений с информацией об обнаружении некорректных корреспонденций.
Рис. 2.20. Проводки с некорректными корреспонденциями
По умолчанию в этом списке все позиции помечены флажками. Если все оставить без изменений, то после нажатия в данном окне кнопки ОК или комбинации клавиш Ctrl+Enter все они автоматически будут внесены в регистр корректных корреспонденций. Если вы не желаете вносить в этот регистр какие-то проводки, снимите соответствующие флажки. Если же вы не хотите добавлять в регистр корректных корреспонденций ни одну из обнаруженных проводок, просто нажмите в данном окне кнопку Отмена.
Чтобы распечатать журнал бухгалтерских проводок, выполните команду Действия ▶ Вывести список (или аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши), затем в открывшемся окне определите форму и содержимое документа и нажмите кнопку ОК. На экране появится печатная форма журнала бухгалтерских проводок, для отправки которой на принтер нужно выполнить в главном меню программы команду Файл ▶ Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.
Как сформировать и вывести на печать отчет?
Для перехода в режим настройки и формирования отчетов в программе "1С Бухгалтерия 8" предназначены соответствующие команды меню Отчеты. Здесь представлен полный перечень всех отчетов, которые можно сформировать в программе. Кроме этого, для быстрого доступа к некоторым отчетным формам можно использовать соответствующие ссылки, расположенные на вкладках панели функций.
В общем случае алгоритм получения отчета выглядит так: с помощью соответствующей команды или ссылки нужно выбрать отчет, затем в открывшемся окне нужно указать параметры формирования отчета (интервал времени, данные которого необходимо включить в отчет, счет бухгалтерского учета, по которому формируется отчет, аналитический разрез, и т. д.). Для перехода в режим тонкой настройки отчета предназначена кнопка Настройка, которая находится в инструментальной панели окон многих отчетов (также для этого можно использовать команду Действия ▶ Настройка).
Чтобы сформировать отчет в соответствии с заданными параметрами, нажмите в инструментальной панели окна отчета кнопку Сформировать или комбинацию клавиш Ctrl+Enter (также можно воспользоваться командой Действия ▶ Сформировать). Через некоторое время готовый отчет отобразится в области просмотра данного окна.
Чтобы распечатать отчет, выполните в главном меню программы команду Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Более подробно порядок работы с отчетами программы рассматривается ниже, в соответствующих главах книги.
Глава 3. Подготовка программы к работе
Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости - отредактировать параметры ее настройки. Кроме этого, следует ввести необходимый минимум сведений в справочники и каталоги программы. Об этом, а также о многом другом и пойдет речь в данной главе книги.
Настройка параметров
Напомним, что все основные действия по настройке и администрированию программы выполняются в Конфигураторе, который мы здесь рассматривать не будем. Однако и в режиме "1С: Предприятие" имеется несколько настроек, о которых и будет рассказано в данном разделе.
Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к своим данным, можно защитить их паролем. Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис ▶ Параметры пользователя - при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Ввод пароля для защиты данных
Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность ошибки.
При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис ▶ Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, изображенное на рис. 3.1, в котором этот пароль можно изменить.
Вы можете самостоятельно выполнить настройку некоторых элементов интерфейса. Для перехода в соответствующий режим предназначена команда главного меню Сервис ▶ Настройка. При ее активизации на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Настройка интерфейса
Окно настройки пользовательского интерфейса состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
Вкладка Панели инструментов (содержимое данной вкладки показано на рис. 3.2) предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.
Обратите внимание, что на рис. 3.2 некоторые флажки показаны черным цветом, а некоторые - серым. Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми - те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, мы видим, что на рис. 3.2 панель Стандартная обозначена черным флажком, а панель Текстовый макет - серым. Это означает, что инструментальная панель Стандартная будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текстовый макет - только в режиме работы с текстовыми документами.
Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако вы можете самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.
Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать - в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Создание новой панели инструментов
В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК - в результате новая панель будет добавлена в список на вкладке Панели инструментов. При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать - для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать. Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить.
Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд. Содержимое вкладки показано на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Настройка интерфейса, вкладка Команды
Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в текущую категорию. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды - она включает в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.
Чтобы добавить требуемую команду (а точнее - соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место. Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (эта операция возможна только при открытом данном окне независимо от выбранной вкладки).
Для перехода в режим настройки прочих параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис ▶ Параметры. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.5.
Рис. 3.5. Настройка прочих параметров
В данном окне на вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации. Рабочая дата - это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если же данный флажок снят, то рабочую дату нужно будет ввести в расположенном ниже поле Использовать значение (по умолчанию здесь отображается системная дата компьютера).
На вкладке Тексты (см. рис. 3.5) выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае - только перед символом "перевод строки", который устанавливается нажатием клавиши Enter.
Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. Данный режим удобно использовать для форматирования текстовых документов. При установленном данном флажке становятся доступными поля Пробел и Табуляция; в данных полях с клавиатуры вводятся символы соответственно пробела и табуляции.
При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет автоматически заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое число пробелов.
В поле Автоотступ можно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши Enter. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты - Включить либо Отключить.
В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, в котором выполняются необходимые действия.
На вкладке Справка с помощью переключателя Справочная информация выбирается способ представления справочной информации. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (это значение установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности - каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации; с помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов (разделов) справки.
Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Ввод исходных данных в справочники программы
В рассматриваемой конфигурации справочник представляет собой хранилище основной, базовой информации, на которой базируется вся последующая работа. В справочниках хранятся сведения об организациях и контрагентах, о физических лицах компании, об используемых валютах, структурных подразделениях компании, единицах измерения товарно-материальных ценностей, и др.
Помните, что эксплуатация программы возможна только после заполнения основных справочников. Если этого не сделать сразу, можно вводить соответствующие сведения уже в процессе работы, но это не всегда удобно (придется отвлекаться от текущей операции для ввода необходимых данных в справочник).
Поскольку в состав конфигурации "Бухгалтерия предприятия" включено много справочников, мы не будем подробно останавливаться на каждом из них, а выборочно рассмотрим наиболее востребованные справочники. Что касается остальных справочников, то работа с ними ведется во многом аналогично.
Заполнение справочника валют
В справочнике валют осуществляется ввод, редактирование и хранение данных об используемых в программе валютах. Отметим, что даже если в организации не ведется многовалютный учет, справочник валют должен содержать сведения как минимум об одной валюте - о национальной денежной единице.
Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.20) выделить щелчком мыши позицию Валюты и нажать кнопку ОК. После этого на экране отобразится окно справочника валют, которое показано на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Справочник валют
В данном окне содержится список введенных ранее валют. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается код валюты, ее краткое и полное наименование (в качестве краткого наименования можно использовать обозначение валюты - например, USD, RUR, и т. д.), курс и кратность.
Курс валюты указывается на рабочую дату. Как мы уже отмечали ранее, чтобы установить рабочую дату, следует выполнить команду главного меню Сервис ▶ Параметры и в открывшемся окне перейти на вкладку Общие. В качестве рабочей даты можно установить текущую дату компьютера - для этого на данной вкладке нужно установить флажок Использовать текущую дату компьютера. Если же данный параметр отключен, то становится доступным поле Использовать значение; в данном поле можно ввести значение, которое будет использоваться в качестве рабочей даты.
Значение Кратность представляет собой котировочную единицу валюты и обычно используется работе с валютами, имеющими достаточно низкий курс. Например, если курс какой-то валюты по отношению к базовой валюте (обычно в качестве базовой валюты используется российский рубль) составляет 5,6132 рубля за 1000 единиц валюты, то в поле Кратность следует ввести значение 1000, а в поле Курс - 5,6132.
Добавление новой и редактирование текущей валюты можно выполнять как непосредственно в окне списка, так и в специально предназначенном окне редактирования. Для переключения режимов редактирования предназначена команда Действия - Редактировать в диалоге либо аналогичная команда контекстного меню. При включенном режиме Редактировать в диалоге все действия по формированию новой и редактированию текущей валюты выполняются в окне, изображенном на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Окно ввода и редактирования данных о валюте
В данном окне необходимо определить значения перечисленных ниже параметров.
♦ Наименование - в данном поле с клавиатуры вводится краткое название текущей валюты. Длина краткого наименования не может превышать 10 символов. Рекомендуется в качестве краткого наименования вводить обозначение валюты, используемое в Общероссийском классификаторе валют.
♦ Код - здесь указывается числовой код валюты; длина числового кода не может превышать 3 символов. Рекомендуется вводить такой же числовой код, который используется для данной валюты в Общероссийском классификаторе валют.
♦ Полностью - в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование валюты.
♦ Параметры прописи целой части для русского языка и Параметры прописи дробной части для русского языка - в этих выделенных областях определяется порядок отображения прописью целой и дробной частей валюты. В частности, указывается род (Мужской, Женский либо Средний) и варианты написания при разных числовых величинах. Для дробной части в отдельном поле указывается количество выводимых символов. Из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение - 1 знак, 2 знака либо 3 знака (для большинства валют - 2 знака).
В нижней части окна редактирования в выделенной области История курсов ведется список курсов данной валюты. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата курса, название валюты, величина курса и кратность. Чтобы добавить в список новую позицию, нужно выполнить команду Действия - Добавить (в данном случае имеется в виду кнопка Действия, расположенная сразу над списком курсов валют; также для этого можно воспользоваться расположенной рядом кнопкой инструментальной панели либо нажать клавишу Insert). При активизации данной команды в списке появляется новая позиция, где и вводятся необходимые сведения.
Завершается процесс формирования либо редактирования валюты нажатием кнопки ОК либо Записать - после этого изменения отразятся в окне списка. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Для добавления в справочник новой валюты можно воспользоваться также кнопкой Подбор из ОКВ, которая расположена справа вверху окна списка (см. рис. 3.6). При нажатии на эту кнопку на экране откроется окно Общероссийского классификатора валют, в котором нужно выделить щелчком мыши добавляемую валюту и нажать клавишу Enter. В результате на экране откроется окно редактирования валюты (см. рис. 3.7), в котором будут заполнены поля Наименование, Код и Полностью (при необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры). Заполнение остальных полей данного окна выполняется в обычном порядке.
Ввод сведений о контрагентах
Независимо от вида деятельности предприятия, его формы собственности, особенностей организации учета и иных факторов, у него всегда будут поставщики, покупатели, заказчики, деловые партнеры и т. д., одним словом - контрагенты. Для ввода, редактирования и хранения информации о контрагентах в программе предназначен соответствующий справочник, с которым мы и познакомимся в данном разделе.
Для перехода в режим работы со справочником контрагентов нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.20) выделить щелчком мыши позицию Контрагенты и нажать кнопку ОК. В результате на экране откроется окно справочника, изображенное на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Справочник контрагентов
Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух панелей - левой и правой. В левой панели отображается иерархический перечень групп контрагентов, а в правой показано содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что возможность группировки контрагентов - довольно удобный механизм, поскольку позволяет разделить их по категориям (Поставщики, Покупатели, Заказчики, Подрядчики, Прочие, и т. д.).
При заполнении справочника рекомендуется вначале сформировать список групп, а затем заполнять группы позициями (контрагентами).
Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нужно в правой панели окна установить курсор на ту позицию, которая должна являться родительской для создаваемой группы, и выполнить команду Действия ▶ Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования группы контрагентов, изображенное на рис. 3.9.
Рис. 3.9. Ввод и редактирование группы контрагентов
В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное наименование создаваемой группы. Отметим, что это поле в данном окне является единственным параметром, обязательным для заполнения.
В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.
Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки ОК либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с одновременным сохранением введенных сведений, во втором - данные будут сохранены, но окно закрыто не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
При необходимости впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы - для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши, выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2, после чего в открывшемся окне (см. рис. 3.9) внести требуемые изменения.
Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить щелчком мыши группу, в которую его необходимо поместить, и выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели). При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования контрагента, изображенное на рис. 3.10.
Рис. 3.10. Ввод и редактирование контрагента
Отметим, что в данном окне осуществляется не только ввод новых, но и редактирование введенных ранее контрагентов. Для перехода в режим редактирования нужно в окне списка выделить контрагента щелчком мыши и выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2.
В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести краткое наименование контрагента, под которым оно будет отображаться впоследствии в интерфейсах списка и выбора. Значение поля Код формируется программой автоматически в момент сохранения введенных данных, поэтому его можно не заполнять.
Все остальные параметры данного окна сгруппированы на четырех вкладках: Общие, Адреса и телефоны, Контакты и Счета и договоры. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Общие (она открыта на рис. 3.10) вводятся основные сведения о контрагенте. В поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение: для юридических лиц и организаций - Юр. лицо, для физических лиц и предпринимателей без образования юридического лица - Физ. лицо.
В поле Группа контрагентов можно изменить группу, к которой относится данный контрагент. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка групп контрагентов выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (она расположена в инструментальной панели данного окна) либо клавишу Enter.
В поле Полное наименование указывается полное наименование контрагента. Введенное здесь значение будет впоследствии использоваться при формировании официальных отчетов и документов.
В полях ИНН и КПП с клавиатуры вводится соответственно индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет.
Если данный контрагент входит в состав какого-либо холдинга, то можно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Входит в холдинг. При установленном данном флажке ниже открывается поле Головной контрагент, в котором указывается головная организация для данного контрагента. Выбор значения данного поля осуществляется в окне справочника контрагентов, которое открывается при нажатии кнопки выбора.
На вкладке Адреса и телефоны, содержимое которой показано на рис. 3.11, вводятся соответствующие контактные данные контрагента.
Рис. 3.11. Контактные данные контрагента
В полях Юридический адрес и Фактический адрес нужно ввести соответствующие адреса контрагента. Порядок действий в обоих случаях одинаков: можно ввести адрес либо с клавиатуры, либо в специально предназначенном диалоговом окне (рис. 3.12), открываемом по кнопке выбора.
Рис. 3.12. Ввод и редактирование данных об адресе контрагента
В верхней части данного окна находится переключатель, с помощью которого можно выбрать режим ввода адреса. Если он установлен в положение Раздельно по полям адреса, то в окне для каждого элемента адреса (город, улица, номер дома, и др.) будет предназначено отдельное поле. Если же переключатель установлен в положение Одной произвольной строкой, то окно будет выглядеть так, как показано на рис. 3.12. В этом случае адрес вводится с клавиатуры одной строкой в поле Представление. Отдельно указывается лишь страна, в которой находится контрагент - для этого нужно в поле Страна нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить название страны щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному адресу. Завершается ввод адреса нажатием кнопки ОК.
В поле Телефон (см. рис. 3.11) можно ввести один или несколько телефонных номеров контрагента. При вводе нескольких номеров их можно разделять запятой. В поле Другое при необходимости можно ввести любые другие контактные данные контрагента (электронный адрес, адрес веб-сайта, и др.).
На вкладке Контакты (рис. 3.13) формируется перечень контактных лиц данного контрагента.
Рис. 3.13. Ввод сведений о контактных лицах контрагента
Чтобы добавить в список новое контактное лицо, нужно в области Контактные лица выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert. В результате на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести информацию о контактном лице и нажать кнопку ОК.
На вкладке Счета и договоры (рис. 3.14) вводятся данные о банковских счетах контрагента, а также о заключенных с ним договорах.
Рис. 3.14. Банковские счета и договоры контрагента
Для банковских счетов и договоров предназначены соответствующие параметры. Порядок действий в обоих случаях одинаков: для добавления новой позиции в с список нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert, после чего в открывшемся окне ввести параметры банковского счета (договора) и нажать кнопку ОК.
В нижней части окна ввода и редактирования контрагента находится поле Комментарий, которое доступно на всех вкладках данного окна. В этом поле при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера по данному контрагенту.
Завершается ввод и редактирование контрагента нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Ведение списка договоров с контрагентами
Взаимоотношения предприятия с любым контрагентом (неважно, кем он является - юридическим лицом, предпринимателем без образования юридического лица или физическим лицом) в любом случае выстраиваются на договорной основе. В договоре прописываются условия сотрудничества, права и обязанности сторон, описывается предмет договора, регламентируются вопросы разрешения спорных ситуаций, и т. д. Без заключения договора любые товарно-денежные или хозяйственные взаимоотношения с контрагентом не будут иметь юридической силы,
В программе "1С Бухгалтерия 8" ввод, редактирование и хранение сведений о заключенных с контрагентами договорах осуществляется в справочнике договоров с контрагентами. Чтобы открыть этот справочник, выберите его в окне, изображенном на рис. 1.20. Окно справочника, которое после этого откроется на экране, показано на рис. 3.15.
Рис. 3.15. Справочник договоров с контрагентами
Вы можете вести учет договоров с контрагентами как в разрезе групп договоров, так и единым списком. Перечень групп формируется в левой части окна справочника, а в правой его части показано содержимое текущей группы. Например, вы можете сформировать отдельные группы для договоров с поставщиками, покупателями, арендаторами, заказчиками, иностранными контрагентами, и т. п. Чтобы добавить группу договоров, выполните команду Действия ▶ Новая группа (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F9), затем в открывшемся окне введите название группы, укажите для нее родительскую группу (если создаваемая группа не должна подчиняться другой группе, данный параметр заполнять не следует), и нажмите кнопку ОК.
Что касается ввода и редактирования договоров, то вы можете делать это как в отдельном диалоговом окне, так и непосредственно в окне списка. Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия ▶ Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели (напомним, что названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). Если включен режим редактирования в диалоге, то ввод новых и редактирование введенных ранее договоров осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Ввод и редактирование договора с контрагентом
В данном окне в поле Организация указывается название организации, которая заключила данный договор с контрагентом. Отметим, что в зависимости от текущих настроек программы данное поле может быть недоступным доля редактирования - в этом случае в нем отобразится название организации, которая в справочнике организаций (рис. 3.17) выбрана в качестве основной.
В поле Контрагент указывается название контрагента, с которым заключен данный договор. Требуемое значение выбирается в окне справочника контрагентов, которое вызывается нажатием кнопки выбора или с помощью клавиши F4.
Если вы используете механизм группировки договоров с контрагентами, то в поле Группа договоров укажите группу, к которой должен быть отнесен данный договор. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.
В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название договора. С помощью введенного здесь значения вы впоследствии будете идентифицировать данный договор в интерфейсах списка и выбора.
В поле Код программа автоматически генерирует уникальный числовой код договора (это происходит после нажатия в данном окне кнопки ОК или Записать). При необходимости вы можете отредактировать значение данного поля (для этого вначале выполните команду Действия ▶ Редактировать код).
В поле Вид договора из раскрывающегося списка выбирается вид договора: С поставщиком, С покупателем, С комитентом, С комиссионером или Прочее.
Для каждого договора с контрагентом необходимо указать порядок ведения взаиморасчетов. Требуемый вариант указывается в поле Взаиморасчеты ведутся, где из раскрывающегося списка нужно выбрать одно из следующих значений:
♦ По договору в целом - если выбрано данное значение, то при закрытии такого договора программа сама найдет нужные расчетные документы;
♦ По расчетным документам - если указан этот вариант, то при закрытии такого договора пользователь должен самостоятельно указать расчетный документ.
По умолчанию программа предлагает вести взаиморасчеты по договору в целом.
В поле Валюта из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют, выбирается валюта, в которой заключен договор с контрагентом.
Если в поле Валюта выбрано любое значение, кроме основной валюты (которой по умолчанию является российский рубль), и при этом в нижней части окна снят флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС, то становится доступным флажок Расчеты в условных единицах. Включение этого параметра необходимо, если планируется расчеты по договору вести в условных единицах.
Если по договору с контрагентом осуществляются операции по ставке НДС 0 %, и требуется пересчет выручки, полученной в иностранной валюте, в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату оплаты для целей исчисления НДС в соответствии с положениями п. 3 ст. 153 НК РФ, то установите флажок Реализация на экспорт. Этот параметр доступен для редактирования только при одновременном соблюдении двух условий: во-первых, в поле Валюта должна быть выбрана любая валюта, кроме основной, а во-вторых - параметр Расчеты в условных единицах должен быть отключен.
Значение поля Вид взаиморасчетов позволяет дополнительно детализировать учет операций по данному договору (иначе говоря, данный параметр предназначен для ведения аналитического учета). Требуемое значение выбирается в окне справочника видов взаиморасчетов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора. При необходимости вы можете дополнить содержимое этого справочника - для этого используйте кнопку Добавить, которая находится в инструментальной панели окна справочника. Отметим, что поле Вид взаиморасчетов не является обязательным для заполнения.
Если условиями договора определен конкретный срок оплаты по нему, то вы можете указать его. Для этого установите флажок Установлен срок оплаты по договору, и в открывшемся справа поле введите число дней, по истечении которых долг по договору будет считаться просроченным.
В поле Тип цен из раскрывающегося списка можно выбрать тип цен, который будет подставляться по умолчанию при формировании документов на покупку товарно-материальных ценностей. Примеры значения данного поля - Закупочная, Мелкооптовая, Оптовая, и т. д.
Если в поле Вид договора указано значение С комитентом или С комиссионером, то открываются для редактирования параметры Способ расчета и Процент. В поле Способ расчета из раскрывающегося списка выбирается способ расчета комиссионного вознаграждения, который будет по умолчанию использоваться в документах "Отчет комитенту" и "Отчет комиссионеру", оформляемых по данному договору. Возможен выбор одного из трех вариантов: Не рассчитывается, Процент от разности сумм продажи и поступления и Процент от суммы продажи. В расположенном справа поле Процент указывается величина процента, используемая для расчета комиссионного вознаграждения.
Если в поле Вид договора указано значение С покупателем или С комиссионером, то в нижней части окна появляется область НДС с авансов, которая содержит три параметра: Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике, Порядок регистрации счетов-фактур на аванс по договору и Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс. Если установлен флажок Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике, то счета-фактуры на НДС с авансов будут регистрироваться в соответствии с действующей учетной политикой предприятия. Если же по данному договору необходимо установить особый порядок регистрации таких счетов-фактур, то данный флажок нужно снять. Тогда под ним появится поле Порядок регистрации счетов-фактур на аванс по договору, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать подходящий порядок регистрации счетов-фактур.
В поле Обобщенное наименование товаров для счет-фактуры на аванс можно указать краткое и обобщенное название товаров для авансовых счетов-фактур. Например, если по договору поставляются конфеты, шоколад и печенье - то можно обобщить эти товарные позиции под общим названием Кондитерские изделия, и т. д. Требуемое значение выбирается в окне справочника номенклатуры, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.
Если по данному договору организация является налоговым агентом по НДС, то нужно установить флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС (он доступен только в том случае, если в поле Вид договора указано значение С поставщиком или С комитентом). По умолчанию данный параметр отключен.
Завершается ввод информации о договоре с контрагентом нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования договора, во втором - данные будут сохранены, но окно не закроется. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Ввод и редактирование данных об организациях
В справочнике организаций осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о собственных организациях, входящих в состав корпорации, холдинга, и т. п. Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Справочники, затем в открывшемся окне (см. рис. 1.20) выделить щелчком мыши позицию Организации и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника, изображенное на рис. 3.17.
Рис. 3.17. Справочник организаций
Чтобы добавить в справочник организацию, нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert (также можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). В результате любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования организации, изображенное на рис. 3.18.
Рис. 3.18. Ввод и редактирование данных об организации
В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести наименование организации. Значение поля Код будет сформировано программой автоматически при сохранении введенных данных, поэтому его можно не заполнять.
Как видно на рис. 3.18, основная часть интерфейса ввода и редактирования состоит из нескольких вкладок: Основные, Адреса и телефоны, Коды, Фонды и Документооборот с ФНС. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры. Ключевые сведения об организации содержатся на вкладке Основные, содержимое которой показано на рис. 3.18.
На данной вкладке в поле Префикс можно ввести префикс, который будет использоваться при нумерации документов, а в поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка нужно выбрать значение Юр. лицо, если организация является юридическим лицом.
Далее вводится информацию о банковском счете организации. Но учтите, что предварительно необходимо записать элемент: после щелчка мышью на кнопке выбора в поле Осн. банковский счет на экране появится соответствующий запрос, на который следует ответить утвердительно. В результате введенная информация о новой организации будет сохранена в справочнике организаций.
После этого на экране отобразится окно списка банковских счетов для данной организации. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый банковский счет и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если до настоящего момента информация о банковских счетах для данной организации не вводилась - ее нужно ввести.
Теперь в поле КПП с клавиатуры нужно ввести код причины постановки предприятия на учет, а в поле Дата гос. регистрации с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, указать дату государственной регистрации организации. Затем последовательно нажмем кнопки Записать и ОК - после этого организация появится в окне списка (см. рис. 3.17).
Впоследствии вы всегда можете отредактировать сведения по любой введенной ранее в справочник организации. Для перехода в режим редактирования нужно выделить эту организацию щелчком мыши и выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню). В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования организации (см. рис. 3.18), в котором выполняются необходимые действия.
Заполнение справочника статей движения денежных средств
В программе "1С Бухгалтерия 8" реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности No 4 "Отчет о движении денежных средств". Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. Напомним, что счетами учета денежных средств являются:
♦ Счет 50 "Касса" (на данном счете ведется учет наличных денежных средств предприятия);
♦ Счет 51 "Расчетный счет" (на нем учитываются безналичные денежные средства предприятия на расчетном счете);
♦ Счет 52 "Валютный счет" (данный счет предназначен для учета денежных средств предприятия в иностранной валюте);
♦ Счет 55 "Специальные счета в банках" (здесь учитываются безналичные денежные средств предприятия, находящиеся на специальных счетах в банках - депозиты, ссуды, и т. п.).
Учтите, что ведение учета денежных средств в разрезе статей их движения возможно только при включении соответствующей настройки. Выполните команду главного меню Предприятие ▶ Настройка параметров учета, и в открывшемся окне перейдите на вкладку Денежные средства (рис. 3.19).
Рис. 3.19. Настройка учета денежных средств
На данной вкладке нужно установить флажок По статьям движения денежных средств. В этом случае в интерфейсах редактирования платежных документов будет присутствовать поле для выбора статьи движения денежных средств, на которую должна быть отнесена сумма по документу. Выбор статьи движения денежных средств осуществляется из справочника статей движения денежных средств, содержимое которого пользователь может формировать и редактировать самостоятельно.
Для перехода в режим работы со справочником статей движения денежных средств выделите в окне выбора справочника (см. рис. 1.20) позицию Статьи движения денежных средств. В результате на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 3.20.
Рис. 3.20. Справочник статей движения денежных средств
Возможности программы предусматривают группировку статей движения денежных средств в зависимости от назначения, направленности либо по иным критериям. Например, вы можете создать отдельные группы для наличных и безналичных денег, для собственных и заемных средств, и т. д. Отметим, что группировка статей движения денежных средств не является обязательной - вы можете вести справочник одним общим списком. Если же вы хотите задействовать механизм группировки - рекомендуется вначале сформировать список групп (он будет иметь иерархическое представление), а затем заполнять группы статьями.
Чтобы сформировать группу статей, выполните в окне списка команду Действия ▶ Новая группа (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F9), либо аналогичную команду контекстного меню. Также можно воспользоваться кнопкой Добавить группу, которая находится в инструментальной панели (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования группы, которое показано на рис. 3.21.
Рис. 3.21. Ввод и редактирование группы статей
Отметим, что в таком же окне осуществляется и редактирование группы: для перехода в режим редактирования нужно выделить группу в списке щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Изменить (либо аналогичную команду меню Действия) или нажать клавишу F2.
В поле Наименование вводится название группы. В поле Группа можно выбрать группу статей, которая будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа не должна подчиняться никакой другой группе - данное поле нужно оставить незаполненным.
В поле Код формируется числовой код группы статей. Значение данного поля генерируется программой автоматически после нажатия кнопки ОК или Записать. При необходимости вы можете отредактировать числовой код с клавиатуры, предварительно включив режим редактирования с помощью команды Действия ▶ Редактировать код. Отметим, что без особой необходимости редактировать код не рекомендуется, поскольку это может привести к нарушению целостности данных.
Завершается ввод и редактирование группы нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы ввести в справочник новую статью движения денежных средств, установите курсор на группу, к которой должна быть отнесена данная статья, и выполните команду Действия ▶ Добавить (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Insert), либо аналогичную команду контекстного меню. Также можно воспользоваться кнопкой Добавить, которая находится в инструментальной панели. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования статьи движения денежных средств, которое показано на рис. 3.22.
Рис. 3.22. Ввод и редактирование статьи движения денежных средств
В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится название статьи движения денежных средств. Под этим названием она впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. В поле Вид движения денежных средств из раскрывающегося списка, содержимое которого заранее предопределено в Конфигураторе, выбирается соответствующий определяемому виду движения показатель регламентированной отчетности (иначе говоря, значение данного поля используется при автоматическом заполнении формы No 4).
В поле Группа можно выбрать или изменить группу статей, к которой будет отнесена данная статья. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся списке групп статей выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать.
Что касается поля Код, то оно заполняется и редактируется так же, как и в режиме ввода и редактирования группы статей.
После нажатия в данном окне кнопки ОК или Записать статья движения денежных средств будет добавлена в справочник.
Ведение каталога банков
Каталог банков необходим для хранения сведений о банках и иных финансово-кредитных учреждениях, в которых имеются счета как у собственного предприятия, так и у его контрагентов, а также у прочих предприятий и организаций. Открыть данный справочник можно по-разному - с помощью команды главного меню Банк ▶ Банки или путем выбора в окне списка справочников (см. рис. 1.20). Окно справочника банков показано на рис. 3.23.
Рис. 3.23. Справочник банков
Данный справочник, как и многие другие справочники системы, также имеет двухпанельное представление: слева формируется список групп банков, справа отображается одержимое группы, на которой установлен курсор. Вы можете использовать механизм группировки либо игнорировать его - в зависимости от своих потребностей.
Для ввода в справочник новой группы нажмите Ctrl+F9 или выполните команду Действия ▶ Новая группа. Окно ввода и редактирования группы, которое отобразится на экране после выполнения любого из этих действий, показано на рис. 3.24.
Рис. 3.24. Ввод и редактирование группы банков
Единственный реквизит, который в данном окне является обязательным для заполнения - это название группы, которое вводится с клавиатуры в поле Наименование. Числовой код сформируется автоматически после нажатия кнопки ОК или Записать (при необходимости вы можете его отредактировать с клавиатуры), а в поле Группа можно выбрать группу, которая будет являться родительской по отношению к текущей группе.
После того как сформирован перечень групп (если, конечно, вы намерены использовать механизм группировки), можно приступать к заполнению их позициями (банками). Чтобы ввести в справочник информацию о банке, выделите курсором группу, в состав которой его необходимо включить, и нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия ▶ Добавить (можно также воспользоваться аналогичной командой контекстного меню). В любом случае на экране откроется окно банка, изображенное на рис. 3.25. Отметим, что в таком же окне осуществляется и редактирование созданного ранее банка - для перехода в режим редактирования нужно выделить соответствующую позицию в списке щелчком мыши и выполнить команду Действия ▶ Изменить или нажать клавишу F2.
Рис. 3.25. Ввод и редактирование сведений о банке
Если вы используете механизм группировки, то в данном окне в поле Группа можно указать (перевыбрать) группу, к которой должен относиться данный банк. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.
Все остальные поля данного окна заполняются с клавиатуры. В них указывается название и корреспондентский счет банка, его БИК (индивидуальный идентификационный код, который имеется у каждого банка), название города, где находится банк, его юридический адрес и контактные телефоны. Завершается ввод и редактирование данных о банке нажатием кнопки ОК или Записать.
Ввод и редактирование данных и физических лицах
В данном разделе мы научимся работать со справочником, в котором хранятся сведения обо всех физических лицах, с которыми предприятие имеет те или иные отношения. Это, как минимум, сотрудники предприятия, а также - частные лица, с которыми сотрудничает предприятие, кандидаты на замещение вакантных должностей, внештатные работники, и т. д. Для перехода в режим работы с данным справочником выберите его в списке (см. рис. 1.20) или воспользуйтесь командой главного меню Кадры ▶ Физические лица. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 3.26.
Рис. 3.26. Справочник физических лиц
Отметим, что возможности программы предусматривают ввод и хранение данных отдельно по категориям физических лиц. Например, вы можете сформировать следующие группы физических лиц: Штатные, Кандидаты, Уволенные, Внештатные, Учредители, и т. д.
Перечень групп физических лиц формируется в левой части окна справочника, а справа отображается содержимое той группы, на которой в списке установлен курсор. Отметим, что вы можете не использовать механизм группировки, а вести единый список физических лиц. Такой подход, в частности, обычно применяется на малых предприятиях, когда группировка небольшого количества физических лиц, внесенных в справочник, просто не имеет смысла.
Для добавления в справочник новой группы физических лиц нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9 или выполните команду Действия ▶ Новая группа. В результате откроется окно добавления группы, которое показано на рис. 3.27.
Рис. 3.27. Добавление группы физических лиц
В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести произвольное название группы (желательно, чтобы оно отражало назначение группы, например - Штатные, Уволенные, и т. п.). В поле Группа физ. лиц можно указать группу, которая будет являться родительской для создаваемой группы: например, группа Отдел поставок может находиться в подчинении у группы Штатные, и т. д. Если вы не намерены использовать механизм группировки или вложенности групп, можете оставить данное поле незаполненным. Что касается поля Код, то здесь автоматически программа сформирует числовой код группы (это произойдет при нажатии кнопки ОК или Записать).
Подчиненность групп вы можете изменить в любой момент. Чтобы переместить группу из одной родительской группы в другую, выделите ее в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M). В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.28.
Рис. 3.28. Перемещение групп физических лиц
В данном окне представлен список всех сформированных ранее групп физических лиц. Нужно установить курсор на новую родительскую группу, и нажать кнопку Выбрать, расположенную в инструментальной панели.
Чтобы ввести в справочник информацию о физическом лице, выполните команду Действия ▶ Добавить или нажмите клавишу Insert. Перед этим щелчком мыши укажите группу, к которой следует отнести это физическое лицо (впрочем, группу можно будет поменять в режиме ввода/редактирования). Чтобы отредактировать данные о введенном ранее физическом лице, выделите соответствующую позицию курсором и выполните команду Действия ▶ Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование физических лиц осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.29.
Рис. 3.29. Ввод и редактирование физических лиц
Прежде всего нужно в поле Имя нужно с клавиатуры последовательно, через пробел ввести фамилию, имя и отчество, а затем щелкнуть мышью в поле ФИО - в результате параметры верхней части окна будут заполнены так, как показано на рис. 3.29. Отметим, что впоследствии в поле Имя из раскрывающегося списка можно будет выбрать вариант представления фамилии, имени и отчества физического лица в интерфейсах списка и выбора (например, Сидорова Т.П., или Сидорова Татьяна Павловна, и т. д., причем список вариантов формируется программой автоматически после ввода фамилии, имени и отчества).
Справа вверху окна находится поле Код, значение которого формируется программой автоматически в момент записи информации. Без особой надобности редактировать значение данного поля не рекомендуется, чтобы не нарушить целостность данных, но если это все же необходимо - предварительно включите возможность редактирования с помощью команды Действия ▶ Редактировать код.
Остальные сведения о физическом лице вводятся на вкладках Общее и Адреса и телефоны. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
Содержимое вкладки Общее показано на рис. 3.29: здесь вводятся все основные сведения о физическом лице - дата и место рождения, его пол, гражданство, и др. Дата рождения указывается в соответствующем поле, где вы можете ввести значение как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора. Затем в поле Пол из раскрывающегося списка нужно выбрать пол сотрудника - Мужской или Женский.
Чтобы указать сведения о месте рождения сотрудника, нужно в поле Место рождения нажать кнопку выбора или клавишу F4. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.30.
Рис. 3.30. Ввод сведений о месте рождения
Параметры данного окна необходимо заполнять в строгом соответствии с Постановлением от 21 октября 2002 г. No 122п Пенсионного фонда Российской Федерации. При этом необходимо учитывать следующее:
♦ Все сведения вводятся только в именительном падеже, при этом нужно строго придерживаться названий республик, краев, областей, районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты).
♦ В поле Город (село, дер.) с клавиатуры вводится только название населенного пункта без указания его типа. Иначе говоря, слова "город", "село", "деревня", "поселок", "станица" и т. п., а также их сокращенные обозначения вводить не нужно.
♦ В поле Район вводится только название района, без указания слова "район" или любого сокращения данного слова.
♦ В поле Область (край, респ.) название области, края, республики указывается полностью, при этом слова "область", "край" указываются без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, область указываются общепринятыми сокращениями: "АССР", "ССР", "АО" и т. п.
♦ Поле Страна для бывших республик Советского Союза не заполняется. В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в поле Область (край, респ.).
Завершается ввод данных о месте рождения физического лица нажатием в данном окне кнопки ОК. На рис. 3.31 показано, как будет заполнено поле Место рождения после ввода информации, показанной на рис. 3.30.
Рис. 3.31. Данные о месте рождения сотрудника
В поле Удостоверение следует ввести сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника. Это делается в диалоговом окне (рис. 3.32), которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Рис. 3.32. Ввод данных о документе, удостоверяющем личность
В данном окне в поле Вид документа нужно выбрать вид документа, удостоверяющего личность. В большинстве случаев таким документом является паспорт гражданина Российской Федерации. Другими документами, удостоверяющими личность, могут являться: удостоверение беженца в Российской Федерации, паспорт моряка, справка об освобождении из места лишения свободы, вид на жительство, временное удостоверение гражданина Российской Федерации, и т. д. Отметим, что программа поставляется с уже сформированным перечнем видов документов, удостоверяющих личность. Для выбора документа нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать.
В полях Серия, Номер и Дата выдачи указываются соответствующие реквизиты документа. Первые два поля заполняются с клавиатуры, а дату выдачи можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.
В поле Кем выдан указывается полное наименование органа, выдавшего данный документ. Затем в соответствующих полях вводится код подразделения в документе, дата регистрации по месту жительства, а также дата, начиная с которой действует запись о паспортных данных физического лица.
Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК или клавиши Enter.
После ввода паспортных данных нужно указать сведения о гражданстве физического лица. Необходимые действия выполняются в окне, которое изображено на рис. 3.33.
Рис. 3.33. Ввод сведений о гражданстве
В данном окне в поле Страна нужно указать название государства, гражданином которого является данное физическое лицо. Для этого нажмите в данном поле клавишу F4 или кнопку выбора затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделите щелчком мыши название страны и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. После этого, если нужно, установите перечисленные ниже параметры.
♦ Не имеет право на пенсию - этот флажок нужно установить в случае, если данное физическое лицо не имеет права на получение пенсии от Пенсионного фонда Российской Федерации.
♦ Не имеет право на медицинское страхование - данный параметр нужно включить, если человек не имеет права на медицинское страхование в России.
♦ Не является налоговым резидентом РФ - этот флажок устанавливается для всех физических лиц, которые не являются налоговыми резидентами России.
Обычно перечисленные параметры применяются к физическим лицам, которые являются гражданами других государств, но это не исключает их применения и к российским гражданам.
В поле Запись о гражданстве действует нужно с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указать дату, начиная с которой вступает в силу запись о гражданстве физического лица.
Завершается ввод сведений о гражданстве нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Если физическое лицо является инвалидом, то нужно ввести соответствующие сведения. Для этого в поле Инвалидность нажмите кнопку выбора или клавишу F4 - в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.34.
Рис. 3.34. Ввод данных об инвалидности физического лица
В соответствующих полях данного окна нужно ввести серию и номер справки об инвалидности, а также дату ее выдачи (эту справку выдает уполномоченное медицинское учреждение). В поле Группа инвалидности из раскрывающегося списка выбирается номер группы инвалидности, а в поле Срок действия справки указывается дата последнего дня срока действия справки об инвалидности.
В соответствующих полях области Индивидуальные номера нужно с клавиатуры ввести код ИФНС, страховой номер Пенсионного фонда России и индивидуальный номер налогоплательщика.
Далее нужно ввести контактные данные физического лица. Для этого предназначены параметры, расположенные на вкладке Адреса и телефоны (рис. 3.35).
Рис. 3.35. Адреса, телефоны и прочие контакты физического лица
В поле Адрес по прописке указывается адрес, указанный в документе, удостоверяющем личность (то есть регистрационный адрес физического лица). При щелчке мышью в этом поле на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.36 (впоследствии это окно можно вызвать с помощью кнопки выбора).
Рис. 3.36. Ввод и редактирование адреса
В соответствующих полях данного окна указывается почтовый индекс, регион, город, улица и прочие реквизиты адреса. В поле Представление по мере ввода этих реквизитов автоматически формируется представление адреса. Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК.
Поля Адрес проживания и Адрес для информирования заполняются аналогичным образом. Однако их можно заполнить и копированием - если адрес совпадает с каким-либо из введенных ранее. Для этого нужно щелкнуть в поле правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Скопировать из, после чего в появившемся окне щелчком мыши выбрать название адреса, который нужно скопировать, и нажать кнопку ОК.
В полях Телефон и Телефон служебный указываются контактные телефоны физического лица. В каждое поле можно ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой или другим разделителем.
Если у человека имеется один или несколько электронных адресов, то их можно указать в поле Email. Прочие контактные данные (веб-сайт, ICQ, и др.) можно с клавиатуры ввести в поле Другое (любая другая контактная информация).
Завершается ввод данных о физическом лице нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования, во втором - окно закрыто не будет, но данные сохранятся. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны на обеих вкладках данного окна.
При необходимости данные о физическом лице можно вывести на печать - для этого нужно нажать кнопку Печать, которая находится внизу окна слева от кнопки ОК. Пример печатной формы документа показан на рис. 3.37.
Рис. 3.37. Печатная форма сведений о физическом лице
Щелчком мыши на символах со знаком "минус" вы можете свернуть любой раздел печатной формы отчета о физическом лице (рис. 3.38).
Рис. 3.38. Свернутые разделы в отчете
Чтобы отправить сведения на печать, выполните команду главного меню Файл ▶ Печать (рис. 3.39).
Рис. 3.39. Отправка отчета на принтер
Отметим, что данную команду можно вызвать также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Сведения о подразделениях организаций
Любая организация включает в себя несколько структурных подразделений, каждое из которых решает характерные для себя задачи. Например, бухгалтерия ведет учет активов и пассивов предприятия, склад обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей, отдел снабжения занимается вопросами поставок, отдел сбыта - вопросами продаж, и т. д.
Возможности программы "1С Бухгалтерия 8" предусматривают ведение аналитического учета в разрезе структурных подразделений организации. Иначе говоря, вы можете вести учет затрат на местах производства работ (производственный цех, сборочный цех, и т. д.) и по местам концентрации хозяйственных функций (администрация, финансово-экономический отдел, и т. д.).
Информация о структурных подразделениях организации хранится в соответствующем справочнике, который можно вызвать с помощью команды главного меню Предприятие ▶ Подразделения организаций или выбрать в окне выбора справочника (см. рис. 1.20). В любом случае на экране отображается окно списка структурных подразделений, изображенное на рис. 3.40.
Рис. 3.40. Список структурных подразделений организации
В данном окне отображается список структурных подразделений той организации, которая указана в поле Организация.
Данный справочник имеет иерархическое представление. Это позволяет объединять сходные по назначению подразделения в группы. Например, такие подразделения, как Бухгалтерия и Отдел кадров можно поместить в группу Администрация, все склады предприятия можно объединить в группе Склады, и т. д.
Чтобы добавить в справочник новое подразделение, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей Insert (также можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). Для перехода в режим редактирования данных по введенному ранее подразделению выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ Изменить (аналогичная команда имеется и в контекстном меню) либо нажмите клавишу F2. Если включен режим редактирования в диалоге (переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия ▶ Редактировать в диалоге), то при выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.41.
Рис. 3.41. Справочник подразделений организаций
В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится название структурного подразделения предприятия, а в поле Группа выбирается группа, к которой она должна относиться (т. е. родительская группа). Отметим, что поле Группа можно и не заполнять - тогда позиция будет находиться в корневом каталоге иерархии, который по умолчанию называется Подразделения организаций.
В полях Код по ОКАТО и КПП при необходимости можно с клавиатуры ввести соответствующие реквизиты. Что касается поля Код, то его значение формируется программой автоматически в момент записи данных. После нажатия кнопки ОК новая позиция появится в окне справочника.
Заполнение справочника складов (мест хранения) предприятия
Для хранения принадлежащих предприятию (или находящихся в аренде, временном пользовании, на ответственном хранении и т. п.) товарно-материальных ценностей предназначены соответствующие помещения, называемые складами. Для формирования, редактирования и хранения списка складов (мест хранения) в программе предназначен соответствующий справочник, который можно вызвать с помощью команды главного меню Склад ▶ Склады (места хранения) или выбрать в окне выбора справочника (см. рис. 1.20).
Окно справочника складов показано на рис. 3.42.
Рис. 3.42. Справочник складов (мест хранения)
Если на предприятии используется большое количество складских помещений, то для удобства работы их можно объединять в группы - например, Оптовые склады, Розничные склады, Производственные склады (кладовые), и т. п. Перечень групп складов формируется в левой части окна справочника (см. рис. 3.42), а справа отображается содержимое текущей группы. Отметим, что если вы не желаете использовать механизм группировки складов - можете вести один общий список складов (если предприятие располагает одним-двумя складами, то их группировка не будет иметь никакого смысла).
Руководитель любого склада всегда несет материальную ответственность за сохранность находящихся на складе ценностей. Поэтому для каждого склада в обязательном порядке назначается как минимум одно ответственное лицо (при необходимости их может быть и несколько). Отметим, что за одним и тем же материально-ответственным лицом может быть закреплено одновременно несколько складов. Из окна справочника вы можете быстро перейти к списку ответственных лиц - для этого нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Перейти, и в открывшемся меню выберите команду Ответственные лица.
Чтобы сформировать группу складов, выполните команду Действия ▶ Новая группа или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.43.
Рис. 3.43. Ввод группы складов
В данном окне в поле Наименование следует с клавиатуры ввести наименование создаваемой группы складов. В поле Код указывается код создаваемой группы. Значение данного поля формируется программой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
В поле Родитель можно указать группу складов, которая в иерархии будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.
После нажатия в данном окне кнопки ОК либо Записать созданная группа складов будет добавлена в окно списка. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Переход в режим формирования нового склада осуществляется с помощью команды Действия ▶ Добавить, либо нажатием клавиши Insert (предварительно нужно щелчком мыши выбрать группу складов, в которую должен быть помещен создаваемый склад). Чтобы отредактировать текущий склад, следует воспользоваться командой Действия ▶ Изменить либо клавишей F2. Все необходимые действия по созданию и редактированию склада выполняются в диалоговом окне, которое представлено на рис. 3.44.
Рис. 3.44. Ввод и редактирование склада (места хранения)
Здесь нужно ввести перечисленные ниже сведения.
♦ Группа - в данном поле из справочника складов (окно справочника открывается с помощью кнопки выбора) выбирается группа складов, к которой будет отнесен данный склад.
♦ Наименование - здесь с клавиатуры вводится произвольное наименование создаваемого склада (например - Склад сборочного цеха, Склад промтоваров и т. п.).
♦ Ответственное лицо - в данном поле указывается материально-ответственное лицо, за которым будет закреплен текущий склад. Необходимое значение выбирается в окне справочника физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. С помощью кнопки История можно просмотреть историю смены материально-ответственных лиц текущего склада.
♦ Вид склада - здесь нужно указать вид данного склада (в рассматриваемой конфигурации предусмотрено разделение складов по видам). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты - Оптовый, Розничный и Неавтоматизированная торговая точка.
♦ Код - значение данного поля формируется автоматически и представляет собой числовой код текущего склада. При необходимости это значение можно отредактировать с клавиатуры.
♦ Тип цен - смысл данного параметра заключается в том, что для каждого склада можно установить тип цен, по которым будет производиться розничная продажа товарно-материальных ценностей. Требуемое значение выбирается в окне справочника Типы цен номенклатуры, которое открывается на экране после нажатия кнопки выбора. Данный параметр является обязательным для заполнения в том случае, если в расположенном выше поле Вид склада выбрано любое значение, кроме Оптовый.
♦ Комментарий - в данном поле при необходимости можно с клавиатуры ввести любую дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему складу.
По окончании ввода данных нужно нажать в окне редактирования кнопку ОК либо Записать. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Закрыть.
Просмотр и редактирование Плана счетов
Основой бухгалтерского учета и его ключевым элементом является план счетов. Он позволяет группировать и сортировать все сведения о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Иначе говоря, только с помощью Плана счетов бухгалтер может получить подробную и документально подтвержденную информацию об активах и пассивах предприятия в денежном выражении.
Типовой план счетов, действующий на территории Российской Федерации, законодательно утверждается соответствующими государственными органами и обязателен к применению. Но любое предприятие на его основе может разработать внутренний план счетов, наиболее полно соответствующий виду деятельности предприятия, специфике учетной политики, особенностям производственного процесса и прочим факторам.
Программа "1С Бухгалтерия 8" поставляется пользователям с двумя Планами счетов - отдельно для бухгалтерского и налогового учета. Поскольку порядок их использования во многом аналогичен, мы не будем рассматривать каждый из них, а ограничимся Планом счетов бухгалтерского учета.
Список счетов бухгалтерского учета
Чтобы перейти к работе с Планом счетов бухгалтерского учета, выполните команду главного меню Предприятие ▶ Планы счетов ▶ План счетов бухгалтерского учета. Можно поступить и иначе: для этого нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Планы счетов - в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.45.
Рис. 3.45. Выбор Плана счетов
В данном окне нужно щелчком мыши выделить позицию план счетов бухгалтерского учета и нажать кнопку ОК. Аналогичным образом выбирается и План счетов налогового учета.
Независимо от того, каким способом открытия плана счетов вы воспользовались, на экране отображается окно списка счетов бухгалтерского учета, изображенное на рис. 3.46.
Рис. 3.46. План счетов бухгалтерского учета в программе "1С Бухгалтерия 8"
Информация о каждом счете бухгалтерского учета представлена в перечисленных ниже колонках.
♦ Код - здесь отображается числовой код счета бухгалтерского учета либо его субсчета. Именно этот код будет фигурировать в бухгалтерских проводках с участием данного счета (субсчета).
♦ Быстрый выбор - в данной колонке содержится числовой код счета (субсчета), предназначенный для быстрого выбора этого счета (субсчета). Данный механизм удобно использовать, в частности, при ручном формировании бухгалтерских проводок, а также в иных случаях.
♦ Наименование - здесь отображается название счета (субсчета).
♦ Заб. - если счет (субсчет) является забалансовым, то в данной колонке отображается соответствующий признак ("галочка"). Сальдо и обороты по забалансовым счетам не учитываются при расчете бухгалтерского баланса и составлении других форм регламентированной и прочей отчетности (за исключением тех, которые сформированы именно по забалансовым счетам).
♦ Акт. - в данной колонке отображается признак активности счета. Возможен один из трех вариантов:: А - счет является активным, П - счет является пассивным, АП - счет является активно-пассивным. Напомним, что у активных счетов сальдо может быть только дебетовым, у пассивных - только кредитовым (в обоих случаях сальдо может быть со знаком "минус"), у активно-пассивных - как дебетовым, так и кредитовым.
♦ Вал. - если по счету ведется учет в валюте, то в данной колонке отображается соответствующий признак ("галочка"). На таких счетах может вестись учет, например, наличной и безналичной валюты, расчетов с контрагентами в валюте, и т. д.
♦ Кол. - в данной колонке отображается признак ведения количественного учета по данному счету. Обычно этот признак устанавливается для счетов по учету товарно-материальных ценностей (см. рис. 3.46).
♦ Субконто 1, Субконто 2 и Субконто 3 - в этих колонках отображается название субконто соответствующего уровня (возможности программы предусматривают ведение аналитического учета в разрезе трех уровней субконто).
Символ, расположенный в крайней левой колонке, указывает, где был создан данный счет - в режиме "Конфигуратор" (такие счета называются предопределенными) или в режиме "1С: Предприятие". Среди счетов, которые видны на рис. 3.46, в режиме "1С: Предприятие" созданы счета 41.05 "Прочие товары" и 44.03 "Прочие расходы на продажу".
Кроме этого, некоторые счета в списке подсвечиваются светло-желтым цветом. Такие счета запрещено использовать в проводках (этот признак устанавливается в режиме редактирования счета, мы на нем еще остановимся позже). По умолчанию таковыми являются все родительские счета, поэтому в проводках можно использовать только их субсчета. Иначе говоря, если счет 41 "Товары" имеет субсчета, то в проводках вы сможете использовать только его субсчета (41.01 "Товары на складах", 41.02 "Товары в розничной торговле (по покупной стоимости)", и т. д.), если не отключите соответствующую опцию в настройках счета 41 "Товары".
Инструментальная панель окна списка счетов бухгалтерского учета содержит ряд кнопок предназначенных для быстрого перехода в другие режимы работы, так или иначе связанные с тем счетом (субсчетом), на котором в списке установлен курсор. Кратко рассмотрим некоторые из них.
При нажатии кнопки Перейти открывается меню, в котором с помощью соответствующих команд можно быстро перейти в режим просмотра корректных корреспонденций по дебету или по кредиту выбранного счета. О том, что представляет собой регистр корректных корреспонденций, для чего он предназначен и как его заполнять, мы расскажем ниже, в соответствующем разделе.
С помощью кнопки Журнал проводок можно быстро вывести на экран журнал бухгалтерских проводок по выбранному счету. На рис. 3.47 показан журнал бухгалтерских проводок по счету 20.01 "Основное производство".
Рис. 3.47. Журнал бухгалтерских проводок по счету 20.01 "Основное производство"
При нажатии кнопки Отчеты открывается меню, с помощью команд которого можно быстро сформировать тот или иной отчет по выбранному счету (Карточка счета, Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета), а также по субконто выбранного счета (Карточка субконто и Анализ субконто). Здесь мы на отчетах останавливаться не будем, поскольку порядок их настройки и формирования подробно рассматривается ниже, в соответствующей главе книги.
Если вы затрудняетесь определить назначение и порядок применения того или иного счета - можете просмотреть его подробное описание. Для этого выделите его в списке щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Описание. На рис. 3.48 показано описание счета 20.01 "Основное производство".
Рис. 3.48. Описание счета 20.01 "Основное производство"
План счетов бухгалтерского учета вы можете вывести на печать. Причем в программе реализована возможность печати как краткого (с простым перечислением счетов и субсчетов, как в окне списка на рис. 3.46), так и подробного списка (с описанием каждого счета). На рис. 3.49 показан фрагмент печатной формы подробного списка счетов бухгалтерского учета.
Рис. 3.49. Подробный список счетов бухгалтерского учета (с описанием каждого счета)
Чтобы вывести список на печать, выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Добавление, просмотр и редактирование счетов бухгалтерского учета
Как мы уже отмечали ранее, программа поставляется с уже готовым Планом счетов. Он сформирован в Конфигураторе, следовательно - все счета и субсчета по умолчанию являются предопределенными. Но вы можете самостоятельно добавлять новые или редактировать имеющиеся счета, и о том, как это делать, мы расскажем в данном разделе.
Чтобы просмотреть или отредактировать счет (субсчет), выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ Изменить или нажмите клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели). Чтобы ввести в План счетов новый счет, выполните команду Действия ▶ Добавить или нажмите клавишу Insert. В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования счета, изображенное на рис. 3.50.
Рис. 3.50. Ввод и редактирование счета
В верхней части данного окна в поле Код счета нужно с клавиатуры ввести код счета. Для большинства счетов этот код состоит из двух разрядов, а для субсчетов вводится еще два разряда после точки. Например, если счет 41 имеет субсчета 01, 02 и 03, то для каждого из них код будет выглядеть следующим образом: 41.01, 41.02 и 41.03.
Что касается забалансовых счетов, то их код, как правило, состоит из трех разрядов, причем все они вводятся до точки (например, 001, 002, 003 и т. д.), а после точки можно ввести два разряда субсчета забалансового счета.
В поле Вид из раскрывающегося списка выбирается признак активности счета. Возможен выбор одного из трех вариантов - Активный, Пассивный или Активный/Пассивный. Ранее мы уже отмечали особенности каждого из этих видов счетов, связанные с формированием итогового сальдо. Здесь же добавим, что увеличение сальдо у активных счетов происходит по дебету, а у пассивных - по кредиту.
В поле Код для быстрого выбора указывается код, с помощью которого можно будет быстро найти данный счет в интерфейсах списка и выбора (для этого нужно будет просто набрать этот код с клавиатуры). Значение данного поля формируется программой автоматически сразу после заполнения поля Код счета, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры.
Для субсчетов в поле Подчинен счету нужно указать счет, к которому относится данный субсчет. Например, если вы хотите ввести субсчет 05 к счету 41, то в поле Код счета нужно вывести значение 41.05, а в поле Подчинен счету - значение 41. Чтобы заполнить данное поле, нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне списка счетов укажите требуемый счет.
В поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное название счета бухгалтерского учета. Рекомендуется присваивать счетам такие названия, чтобы они кратко характеризовали суть и назначение счета - это позволит впоследствии безошибочно вспомнить или определить, для чего данный счет предназначен.
Забалансовый, Валютный, Количественный - с помощью данных флажков устанавливаются признаки соответственно забалансового счета, валютного счета и количественного учета по счету. Данные параметры недоступны для предопределенных счетов.
Запретить использовать в проводках - при установленном данном флажке счет нельзя будет использовать в бухгалтерских проводках. Как мы уже отмечали ранее, по умолчанию данное ограничение применяется ко всем родительским счетам, имеющим субсчета.
В нижней части окна формируется список субконто, в разрезе которых будет вестись аналитический учет по данному счету.
По каждому счету возможно применение до трех уровней субконто. Над списком субконто (на рис. 3.50 этот список содержит одну позицию - Статьи затрат) расположена инструментальная панель, кнопки которой предназначены для добавления субконто в список, изменения текущего субконто, удаления текущего субконто, а также для изменения порядка следования субконто (две последние кнопки со стрелками).
Каждому субконто с помощью соответствующих флажков можно назначить перечисленные ниже атрибуты учета.
♦ Только обороты - данный параметр нужно включить, если вы намерены по данному субконто вести учет только оборотов.
♦ Суммовой - этот атрибут присваивается, если по данному субконто обороты и остатки необходимо выводить в национальной денежной единице.
♦ Количественный - этот параметр присутствует лишь тогда, когда для редактируемого счета установлен признак количественного учета (флажок Количественный, который на рис. 3.50 снят, поэтому и параметр Количественный в табличной части окна отсутствует). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в натуральных показателях (например, для ведения учета товарно-материальных ценностей).
♦ Валютный - этот параметр присутствует лишь тогда, когда для редактируемого счета установлен признак валютного учета (флажок Валютный, он также на рис. 3.50 снят, поэтому в табличной части окна соответствующий параметр отсутствует). Этот параметр устанавливается для тех субконто, по которым остатки и обороты должны рассчитываться в валюте.
При добавлении субконто в списке сформируется новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. При нажатии на кнопку выбора в поле Вид на экране отображается окно с перечнем видов субконто, в котором необходимо выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
Завершается процесс формирования нового либо редактирования текущего счета нажатием кнопки ОК либо Записать (в первом случае окно редактирования будет закрыто с сохранением выполненных изменений, во втором - изменения будут сохранены, но окно при этом не закроется); также для этого можно воспользоваться командами Действия ▶ Записать и закрыть или Действия ▶ Записать. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из режима редактирования без сохранения выполненных изменений.
Настройка корректных корреспонденций счетов
Возможности программы предусматривают ведение списка корректных корреспонденций счетов. Содержимое данного регистра удобно применять при формировании бухгалтерских проводок для автоматического контроля корректности корреспонденций.
Чтобы было понятнее, поясним это на конкретном примере. Предположим, что в организации все расчеты с покупателями ведутся исключительно на счете 62.01 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Тогда бухгалтерская проводка, отражающая факт поступления безналичных денежных средств от покупателя, будет выглядеть так: Дт 51 "Расчетные счета" Кт 62.01 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Эту проводку рекомендуется включить в список корректных корреспонденций: тогда при проверке бухгалтерских проводок на предмет их корректности программа выявит все некорректные проводки. И если по факту поступления денег от покупателя у вас сформирована проводка, например, Дт 51 "Расчетные счета" Кт 62.02 "Расчеты по авансам полученным", то на экране отобразится информационное сообщение о несоответствии данной проводки списку корректных корреспонденций, и вам будет предложено или изменить соответствующим образом данную проводку, или внести ее в этот список.
Чтобы открыть корректных корреспонденций счетов, нужно выполнить команду главного меню Операции ▶ Регистры сведений. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.51.
Рис. 3.51. Выбор регистра с корректными корреспонденциями счетов
В данном окне нужно установить курсор на позицию Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета и нажать кнопку ОК или клавишу Enter. Окно списка корректных корреспонденций, которое после этого отобразится на экране, показано на рис. 3.52.
Рис. 3.52. Список корректных корреспонденций счетов
Это окно содержит список сформированных ранее корректных корреспонденций. Отметим, что программа поставляется без сформированного списка корректных корреспонденций, поэтому поначалу данное окно будет пустым.
Чтобы ввести корректную корреспонденцию счетов, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить. В результате откроется окно ввода и редактирования корреспонденции, изображенное на рис. 3.53.
Рис. 3.53. Формирование корректной корреспонденции счетов
Поля Дебет и Кредит заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, после чего в открывшемся окне списка счетов выбрать требуемый счет. В поле Комментарий с клавиатуры вводится содержание (название) данной корреспонденции. Введенное в данном поле значение будет автоматически подставляться в качестве содержания бухгалтерской проводки при привязке ее к документу или хозяйственной операции.
Характерной особенностью регистра корректных корреспонденций счетов является то, что в нем нет никаких ограничений на формирование проводок. Например, даже если для какого-то счета в плане счетов установлен запрет на использование его в проводках (напомним, что по умолчанию такой запрет наложен на все родительские счета, имеющие субсчета), вы все равно можете использовать его для формирования корректной корреспонденции. Но отметим, что в данном случае после нажатия в окне ввода корректной корреспонденции (см. рис. 3.53) кнопки ОК программа выдаст предупреждение о том, что данный счет имеет субсчета, и предложит для каждого субсчета сформировать отдельную корректную корреспонденцию. При отрицательном ответе на данный запрос корреспонденция будет добавлена в список корректных без субсчетов. Если же на этот запрос ответить положительно, то на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.54 (в качестве примера используется счет 50 "Касса", имеющий несколько субсчетов).
Рис. 3.54. Выбор субсчетов для формирования корректных корреспонденций
Как видно на рисунке, в данном окне представлен список корреспонденций для каждого субсчета. Здесь нужно флажками отметить те субсчета, с которыми необходимо сформировать корректные корреспонденции (по умолчанию флажками отмечены все субсчета). После нажатия в данном окне кнопки ОК все выбранные корреспонденции будут добавлены в регистр.
Для удаления корреспонденции из регистра установите на нее курсор и выполните команду контекстного меню Удалить или нажмите клавишу Delete.
Благодаря применению регистра корректных корреспонденций счетов вы можете дополнительно автоматизировать и систематизировать процедуру формирования бухгалтерских проводок. Помимо очевидного удобства, это позволит предотвратить возникновение путаницы в учете.
Ввод начальных остатков
Если эксплуатация программы начинается "с нуля", то есть одновременно с началом деятельности предприятия - содержимое данного раздела можно пропустить. Но если предприятие уже какое-то время осуществляло финансово-хозяйственную деятельность, и на момент начала использования программы в бухгалтерском учете имеются сальдо и остатки по счетам - их необходимо ввести в программу, поскольку при дальнейшем ведении учета в программе "1С Бухгалтерия 8" они будут являться своего рода "отправной точкой". Другими словами, перед началом эксплуатации программы необходимо выполнить ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета.
Для перехода в режим ввода начальных остатков нужно выполнить команду главного меню Предприятие ▶ Ввод начальных остатков, или воспользоваться соответствующей ссылкой на вкладке Предприятие панели функций. В любом случае на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.55.
Рис. 3.55. Режим ввода начальных остатков
В верхней части данного окна в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбрать название организации, по бухгалтерскому учету которой нужно ввести начальные остатки. Если программа эксплуатируется от имени одной организации, то данное поле будет заполнено автоматически. Если же в информационной базе ведется учет по нескольким организациям, то в данном поле по умолчанию отобразится наименование организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной.
На рис. 3.55 видно, что в данном окне имеется три вкладки, которые расположены под полем Организация: это Основные счета плана счетов, Забалансовые счета и НДС по реализации. На вкладке Основные счета плана счетов (она открыта на рис. 3.55) представлен список всех счетов используемого Плана счетов. Если по каким-то из них уже был введен начальный остаток, то сумма этого сальдо отображается в колонке Сальдо Дт (нач.) или Сальдо Кт (нач.).
На вкладке Забалансовые счета содержится список забалансовых счетов, а на вкладке НДС по реализации вводятся начальные остатки по налогу на добавленную стоимость по реализации.
Под названиями вкладок содержатся кнопки Ввести остатки по счету, Открыть список документов, ОСВ по счету, Карточка счета, Сопоставление БУ и НУ и Обновить. Кратко рассмотрим назначение каждой из них.
С помощью кнопки Ввести остатки по счету осуществляется переход в режим ввода остатков по тому счету (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert). О том, как осуществляется ввод начальных остатков, будет рассказано чуть ниже.
Кнопка Открыть список документов предназначена для открытия списка документов на ввод начальных остатков по тому разделу учета, который соответствует выбранному счету. При нажатии данной кнопки на экране отобразится окно с перечнем этих документов. Пример такого окна показан на рис. 3.56.
Рис. 3.56. Список документов на ввод начальных остатков
В данном окне представлен список документов на ввод начальных остатков по разделу учета Денежные средства, объединяющему счета с 50 "Касса" по 59 "Резервы по обесценивание финансовых вложений" включительно. Иначе говоря, если вы вызовете данное окно для любого счета в диапазоне от 50 до 59, его содержимое будет одинаковым: в нем будет представлен перечень документов на ввод начальных остатков по всем этим счетам.
Выбор раздела учета осуществляется из раскрывающегося списка в поле Раздел учета (см. рис. 3.56). Таким образом, вызвав данное окно один раз, вы можете просмотреть перечень документов на ввод начальных остатков по всем интересующим вас разделам учета.
С помощью кнопки ОСВ по счету осуществляется переход в режим формирования отчета "Оборотно-сальдовая ведомость по счету". Аналогичным образом можно быстро сформировать отчет "Карточка счета" - для этого нужно нажать кнопку Карточка счета. В обоих случаях отчет будет сформирован по тому счету, на котором в списке установлен курсор.
Если необходимо сопоставить данные бухгалтерского и налогового учета, нажмите кнопку Сопоставление БУ и НУ. А для обновления представленных в окне сведений используйте кнопку Обновить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+R.
Как мы уже отмечали ранее, чтобы ввести начальные остатки по счету, нужно нажать в инструментальной панели кнопку Ввести остатки по счету. Также перейти в данный режим можно и из окна списка документов (см. рис. 3.56) - для этого нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия ▶ Добавить (можно воспользоваться также клавишей Insert). В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.57.
Рис. 3.57. Ввод начальных остатков
В данном окне в поле Организация нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, указать название организации, по учету которой вводятся начальные остатки. Значение поля Номер будет сгенерировано программой автоматически в момент сохранения документа, а в поле от нужно указать дату, по состоянию на которую вводится начальный остаток.
В поле Раздел учета нужно из раскрывающегося списка выбрать раздел учета, соответствующий счету бухгалтерского учета, по которому вводятся начальные остатки. Например, если вы хотите ввести начальное сальдо по кассе или расчетному счету в банке, выберите раздел учета Денежные средства, если вам нужно ввести остатки по основным средствам или нематериальным активам - выбирайте раздел Основные средства и доходные вложения, и т. д. Отметим, что в раскрывающемся списке рядом с названиями разделов в скобках перечислены счета бухгалтерского учета, которые относятся к данному разделу, поэтому никаких затруднений с выбором раздела не возникает. Для тех счетов, которые не включены ни в один тематический раздел, в раскрывающемся списке имеется раздел Прочие счета бухгалтерского учета.
Дальнейший порядок действий напрямую зависит от выбранного раздела. Но в любом случае для ввода начальных остатков нужно перейти в табличную часть окна. Для добавления позиции нужно нажать в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert. Если вы вводите данные по основным средствам - отобразится окно, в на вкладках которого вводятся все необходимые сведения. При вводе начальных остатков по материалам или денежным средствам нужно указать номер счета бухгалтерского учета (при этом выбор возможен только из списка счетов, соответствующих указанному разделу учета), затем ввести субконто и прочие сведения. Подобным образом вводятся начальные остатки по расчетам с контрагентами, отгруженным товарам и товарам на складе, незавершенному производству, расчетам с подотчетными лицами и т. д.
В нижней части окна в поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за составление данного документа. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите щелчком мыши нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать.
В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сохранить введенные данные, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
После того как вы ввели начальные остатки, можно сформировать и вывести на печать соответствующий отчет. Для этого нажмите кнопку Сформировать отчет, которая расположена слева от кнопки ОК. На рис. 3.58 показан отчет, который сформирован по документу, изображенному на рис. 3.57.
Рис. 3.58. Отчет по вводу начальных остатков
Отметим, что, сформировав отчет по одному документу, вы можете, не закрывая окно отчета, быстро получить отчет по любому другому документу на ввод начальных остатков. Для этого в поле Документ отчета (оно находится вверху окна, см. рис. 3.58) нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4 - в результате на экране отобразится окно списка сформированных документов на ввод начальных остатков. В этом окне нужно щелчком мыши указать требуемый документ и нажать кнопку Выбрать или просто дважды щелкнуть на нем мышью, а затем нажать кнопку Сформировать, которая находится в инструментальной панели окна отчета (см. рис. 3.58).
Чтобы распечатать отчет, выполните в главном меню программы команду Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Глава 4. Учет наличных денежных средств
Наличные денежные средства являются одним из ключевых объектов бухгалтерского учета. Ни одно предприятие в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности не может обойтись без наличных денег: как минимум, они необходимы для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия. Кроме этого, наличные деньги могут использоваться в расчетах между субъектами хозяйствования (особенно в сделках с участием индивидуальных предпринимателей), для оплаты аренды, расчетов с учредителями, выдачи денежных средств под отчет, а также в целом ряде других случаев.
Для учета наличных денежных средств в плане счетов бухгалтерского учета предназначен счет 50 "Касса", поскольку любое движение наличных денег обязательно должно проводиться через кассу предприятия. Следовательно, учет наличных денежных средств - это учет кассовых операций.
В программе "1С Бухгалтерия 8" реализованы широкие функциональные возможности для учета кассовых операций, и данной главе мы рассмотрим основные приемы и методы работы по учету наличных денежных средств.
Работа с кассовыми документами
Как мы уже отмечали ранее, в основе бухгалтерского учета лежит первичная учетная документация. Для оформления кассовых операций используются следующие документы:
♦ Приходный кассовый ордер - для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия;
♦ Расходный кассовый ордер - для отражения факта расхода (выдачи) наличных денежных средств из кассы предприятия;
♦ Авансовый отчет - для списания выданных ранее из кассы наличных денежных средств (к авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств).
Кроме этого, в соответствии с действующим законодательством в бухгалтерии предприятия должна вестись кассовая книга, в которой отражаются все движения наличных денежных средств.
Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия
Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса ▶ Приходный кассовый ордер. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Список приходных кассовых ордеров
Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:
♦ Признак проведенного документа ("птичка"). На рис. 4.1 все представленные в списке документы являются проведенными.
♦ Дата и время формирования документа.
♦ Номер документа.
♦ Вид операции по документу.
♦ Сумма документа.
♦ Валюта документа.
♦ Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу).
♦ Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно - собственной организации)/
♦ Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.
♦ Произвольный комментарий.
Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert. При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Выбор операции для создания документа
В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 4.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя.
Рис. 4.3. Окно ввода и редактирования документа
Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия.
В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер указывается номер текущего документа. Значение данного поля формируется программой автоматически после записи документа (для этого нужно нажать кнопку Записать, расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете вручную отредактировать номер документа: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).
Первое, что нужно указать при создании документа - это дату его формирования. Значение вводится в поле от, которое расположено справа от поля Номер. Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа (это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать) к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.
Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.
Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 "Касса").
Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма. Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.
Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать.
Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.3. Первое, что здесь нужно указать - это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать.
Следующий параметр, который нужно заполнить - это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов (порядок работы с данным справочником рассмотрен выше, в разделе "Справочник договоров контрагентов"). Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.
Ранее, в разделе "Справочник договоров контрагентов", мы уже отмечали, что расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов, которое находится справа от поля Договор, следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Очевидно, что заполнить поле Документ расчетов можно только при одновременном выполнении следующих условий:
♦ Заполнение поля Договор;
♦ Ведение расчетов в рамках выбранного договора по расчетным документам.
Как мы уже отмечали ранее, в программе "1С Бухгалтерия 8" реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности No 4 "Отчет о движении денежных средств". Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования приходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств: здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.
Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС.
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).
В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части - оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.
Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 4.4.
Рис. 4.4. Вкладка Печать окна редактирования приходного кассового ордера
Здесь содержатся параметры, значения которых используются в печатной форме приходного кассового ордера. В поле Принято от указывается ФИО лица, от которого в кассу предприятия поступили наличные деньги (это может быть, например, доверенное лицо контрагента, указанного на вкладке Реквизиты платежа в поле Контрагент, или индивидуальный предприниматель, и др.).
В соответствии с Правилами бухгалтерского учета, каждый платеж должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Другими словами, любой платеж должен совершаться на основании чего-либо (договора, товарно-сопроводительного документа, и т. п.). На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа. Если, например, по данному приходному кассовому ордеру контрагент оплачивает отгруженные ему ранее товары, то в поле Основание вводится номер и дата соответствующего товарно-сопроводительного документа (накладной).
Если к документу имеется одно или несколько приложений, то их можно перечислить в поле Приложение.
После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать. Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер.
Внизу окна (под его вкладками) в поле Ответственный можно указать имя пользователя, ответственного за оформление данного кассового ордера. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, но вы можете его изменить (при наличии соответствующих прав доступа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Мы только что узнали, как выполняется ввод и редактирование приходного кассового ордера для вида операции Оплата от покупателя. Теперь рассмотрим характерные особенности кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа.
Если необходимо оформить приходным кассовым документом операцию приема розничной выручки с торговой точки, выбирается вид операции "Приём розничной выручки". Учтите, что для автоматизированных торговых точек проводки по бухгалтерскому учету формируются документом "Отчет ККМ о продажах", а не приходным кассовым ордером. Для неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флажок в окне ввода кассового ордера, и после проведения документа проводки по бухгалтерскому учету сформируются автоматически. Для вида операции Прием розничной выручки окно ввода и редактирования приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.5.
Рис. 4.5. Оформление приема розничной выручки
В данном окне на вкладке Реквизиты платежа в поле Склад нужно ввести название склада (места хранения), с которого был произведен отпуск оплаченных данным кассовым ордером ценностей. Чтобы заполнить поле, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника складов (мест хранения)укажите нужный склад и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
В поле Счет операционной кассы из справочника счетов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается счет, на котором ведется учет денежных средств операционной кассы предприятия.
Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.
Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником. На вкладке Реквизиты платежа окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров - полей Подотчетник и Статья движения ден. средств (напомним, что управление отображением последнего поля осуществляется на вкладке Денежные средства окна настроек параметров учета, вызываемого с помощью команды главного меню Предприятие ▶ Настройка параметров учета). В поле Подотчетник указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter или кнопку Выбрать.
Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя.
Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия - довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке. Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 4.6.
Рис. 4.6. Оформление получения наличных денег, снятых со счета в банке
Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги. Учтите, что для выбора предлагаются счета только той организации, которая ранее была указана в поле Организация.
В поле Счет учета указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 51 "Расчетный счет"). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Ну а порядок использования и заполнения поля Статья движения ден. средств мы уже неоднократно рассматривали ранее.
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя - с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.
Для вида операции Прочий приход денежных средств в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет находиться параметр Счет. В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.
После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия ▶ Результат проведения документа, которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 4.7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 4.3.
Рис. 4.7. Результат проведения приходного кассового ордера
На данном рисунке видно, что в результате проведения документа программа сформировала бухгалтерскую проводку на сумму поступивших в кассу предприятия наличных денежных средств. В проводке корреспондируют счета, которые указаны в соответствующих полях окна редактирования приходного ордера.
Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия
Как мы уже отмечали ранее, факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером, который также является первичным учетным документом. Помимо прочих реквизитов, в расходном кассовом ордере должна стоять подпись лица, получившего наличные деньги из кассы.
Чтобы оформить расходный кассовый ордер в программе "1С Бухгалтерия 8", нужно в главном меню программы выполнить команду Касса ▶ Расходный кассовый ордер. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. В любом случае на экране открывается окно списка документов, изображенное на рис. 4.8.
Рис. 4.8. Окно списка расходных кассовых ордеров
Как видно на рисунке, данное окно представляет собой стандартный интерфейс списка. Крайняя слева колонка содержит признак проведенного/непроведенного документа. В окне списка расходных кассовых ордеров, которое показано на рис. 4.8, непроведенными являются только два документа: первый и тот, на котором установлен курсор.
Далее в соответствующих столбцах для каждого документа отображаются перечисленные ниже сведения.
♦ Дата и время формирования расходного кассового ордера.
♦ Номер документа.
♦ Вид операции по документу.
♦ Сумма выданных из кассы предприятия наличных денежных средств.
♦ Валюта, в которой из кассы были выданы деньги.
♦ Наименование контрагента по документу (получателя денежных средств).
♦ Название организации, из кассы которой выданы денежные средства (как правило, это собственная организация)
♦ Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.
♦ Произвольный комментарий.
Для ввода нового документа следует выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert (либо нажать соответствующую кнопку панели инструментов). В результате выполнения любого из перечисленных действий отобразится интерфейс выбора вида операции, который показан на рис. 4.9.
Рис. 4.9. Виды операции для расходного кассового ордера
Здесь следует курсором выбрать операцию для формирования документа и нажать кнопку ОК. Учтите, что содержимое открывшегося после этого окна ввода и редактирования документа зависит от выбранного вида операции. На рис. 4.10 представлено окно ввода и редактирования расходного кассового ордера для вида операции Оплата поставщику.
Рис. 4.10. Ввод расходного кассового ордера на выдачу денег для оплаты поставщику
Перевыбрать вид операции по документу можно и после его открытия. Для этого нужно выполнить соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна слева от меню Действия (см. рис. 4.10).
В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. Значение поля Номер генерируется автоматически в момент документа (для этого нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете самостоятельно изменить номер расходного кассового ордера: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).
Первое, что нужно указать при создании документа - это дату его формирования. Значение вводится в поле от, которое расположено справа от поля Номер. Значение данного поля заполняется автоматически при входе в режим ввода документа (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.
Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.
Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету.
В поле Счет учета нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражается движение денежных средств по данной кассе.
Сумма наличных денежных средств, выдача которых из кассы предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма. Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.
Основная часть параметров окна ввода и редактирования расходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать.
Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.10. Первое, что здесь нужно указать - это название предприятия или ФИО физического лица, которому выдаются наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать.
Следующий параметр, который нужно заполнить - это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым из кассы предприятия выдаются наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов (порядок работы с данным справочником рассмотрен выше, в разделе "Справочник договоров контрагентов"). Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.
Напомним, что расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов, которое находится справа от поля Договор, следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Как мы уже отмечали ранее, в рассматриваемой конфигурации имеется механизм автоматического заполнения формы отчетности No 4 "Отчет о движении денежных средств". Для его использования надо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования расходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств: здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.
Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически вычислит сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС.
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).
В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части - оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.
Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 4.11.
Рис. 4.11. Вкладка Печать окна редактирования расходного кассового ордера
Эта вкладка предназначена для ввода сведений, используемых в печатной форме документа.
В поле Принято от вводится ФИО лица, получившего наличные денежные средства из кассы по данному документу.
В поле Основание вводится основание для совершения платежа. Если, например, в соответствии с данным расходным кассовым ордером производится оплата полученных ранее товаров (работ, услуг), то здесь можно ввести номер и дату товарно-сопроводительного документа.
В поле Приложение можно ввести информацию о приложениях к данному документу (при наличии таковых). Например, если деньги получает представитель контрагента по доверенности, то в данном поле указываются реквизиты этой доверенности.
После ввода всех необходимых данных расходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+S. Чтобы получить печатную форму документа, нужно в нижней части окна нажать кнопку Расходный кассовый ордер, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать значение Расходный кассовый ордер.
Внизу окна (под его вкладками) в поле Ответственный можно указать имя пользователя, ответственного за оформление данного кассового ордера. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, но вы можете его изменить (при наличии соответствующих прав доступа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Мы только что узнали, как выполняется ввод и редактирование расходного кассового ордера для вида операции Оплата поставщику. Теперь рассмотрим характерные особенности расходных кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа.
Возврат наличных денежных средств покупателю оформляется расходным кассовым ордером с видом операции Возврат денежных средств покупателю. При этом параметры окна ввода и редактирования документа будет такими же, как и для вида операции Оплата поставщику.
При выдаче наличных денег подотчетному лицу оформляется расходный кассовый ордер с видом операции Возврат денежных средств подотчетнику. Окно редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет содержать лишь два параметра - поля Подотчетник и Статья ДДС (для выбора статьи движения денежных средств). В поле Подотчетник нужно ввести ФИО подотчетного лица, получающего из кассы наличные деньги. Требуемое значение выбирается в окне справочника физических лиц, которое выводится на экран с помощью клавиши F4 или нажатием кнопки выбора.
Выплата сотрудникам предприятия заработной платы оформляется расходным кассовым ордером с видом операции Выплата заработной платы по ведомостям. В данном случае вкладка Реквизиты платежа будет иметь вид, как показано на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Документ на выплату заработной платы по ведомостям
Как видно на рисунке, в данном случае вкладка Реквизиты платежа состоит из двух вкладок - Выплата заработной платы и Счета затрат на компенсацию за задержку зарплаты. На вкладке Выплата заработной платы в таблице формируется список зарплатных ведомостей, выплаты по которым оформляются данным документом. Чтобы добавить ведомость, нужно в панели инструментов, которая находится над таблицей, нажать кнопку Добавить (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) - в результате в табличной части появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. После этого в поле Ведомость нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне списка сформированных ранее зарплатных ведомостей выбрать ведомость, по которой будет производиться выплата. После этого программа автоматически рассчитает значение поля Сумма к выплате, а также поля Сумма, расположенного в верхней части окна.
Для удаления ведомости из списка нужно выделить ее щелчком мыши и нажать к инструментальной панели кнопку Удалить текущий или нажать клавишу Delete. Учтите, что при этом программа не запрашивает подтверждение операции удаления. По мере добавления или удаления зарплатных ведомостей значение поля Сумма будет пересчитываться автоматически.
На вкладке Счета затрат на компенсацию за задержку зарплаты в поле Счет указывается счет бухгалтерского учета. Для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне плана счетов выбрать требуемый счет. Если в программе ведется налоговый учет, то на данной вкладке будет присутствовать такое же поле для выбора счета налогового учета.
Отметим, что расходным кассовым ордером можно оформлять выплату заработной платы не только ведомостями, составленными на несколько работников, но и по отдельности каждому работнику. Для этого нужно сформировать документ с видом операции Выплата заработной платы работнику. В данном случае интерфейс ввода и редактирования документа будет выглядеть так, как изображено на рис. 4.13.
Рис. 4.13. Оформление выплаты заработной платы одному работнику
В данном случае вкладка Реквизиты платежа также состоит из двух вкладок - Выплата заработной платы и Счета затрат на компенсацию за задержку зарплаты. На вкладке Выплата заработной платы в поле Работник нужно из справочника физических лиц, который вызывается нажатием клавиши F4 или кнопки выбора, выбрать работника, которому выплачивается зарплата по данному документу. В поле Платежная ведомость из списка сформированных ранее платежных ведомостей, окно с которым также вызывается с помощью кнопки выбора, нужно выбрать платежную ведомость, по которой работнику выплачивается зарплата.
Что касается вкладки Счета затрат на компенсацию за задержку зарплаты, то она заполняется по тем же правилам, что и при оформлении выплаты заработной платы по ведомостям.
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно расходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата поставщику - с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.
Для отражения в учете инкассации наличных денег предназначен вид операции Инкассация денежных средств. В данном случае на вкладке Реквизиты платежа будет присутствовать только два параметра - поля Счет и Статья движения ден. средств. В поле Счет нужно будет указать счет бухгалтерского учета, на котором будут числиться инкассированные денежные средства до зачисления их на расчетный счет в банке (иначе говоря, пока они будут находиться у инкассатора). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка (обычно это счет 57 "Переводы в пути").
Для вида операции Прочий расход денежных средств в окне расходного кассового ордера на вкладке Реквизиты платежа будут находиться поля Счет (для бухгалтерского и налогового учета) и Статья движения ден. средств, а также поля для выбора субконто (если по выбранному счету учет ведется в разрезе субконто). В поле Счет нужно указать счет бухгалтерского (налогового) учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета (то есть со счетом по учету кассовых операций, обычно это счет 50 "Касса").
Оформление операции по взносу наличных денег в банк осуществляется с помощью расходного кассового ордера с видом операции Взнос наличными в банк. В данном случае окно ввода документа будет выглядеть так, как показано на рис. 4.14.
Рис. 4.14. Ввод расходного кассового ордера на взнос наличными в банк
Здесь в поле Банк. счет нужно ввести название счета, на который будут зачислены деньги из кассы предприятия. Требуемое значение выбирается в окне спраовчника банковских счетов, которое вызывается с помощью кнопки выбора.
В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором учитывается движение денежных средств по счету предприятия в банке (как правило, это счет 51 "Расчетный счет").
Для выплаты депонированной заработной платы можно использовать расходный кассовый ордер с видом операции Выплата депонированной заработной платы. В данном случае окно документа будет выглядеть так, как показано на рис. 4.15.
Рис. 4.15. Документ для оформления выплаты депонированной зарплаты
Как видно на рисунке, на вкладке Реквизиты платежа появляется табличная часть. В ней формируется перечень работников, выплата которым депонированной заработной платы оформляется данным расходным кассовым ордером. Чтобы добавить в список нового работника, нужно в инструментальной панели вкладки Реквизиты платежа нажать кнопку Добавить.
В результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. После этого в поле Работник нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне списка сотрудников организации (той, которая указана в верхней части окна в поле Организация) выбрать требуемого работника. Затем аналогичным образом в поле Платежная ведомость нужно указать ведомость, в соответствии с которой будет произведена выплата. В поле Сумма к выплате указывается причитающаяся к выплате данному работнику сумма.
Списание выданных под отчет денежных средств на основании авансового отчета
Еще одним первичным учетным документом, предназначенным для оформления кассовых операций, является авансовый отчет. На основании этого документа бухгалтер списывает выданные из кассы предприятия под отчет наличные деньги.
Чтобы приступить к работе с авансовыми отчетами, выполните команду главного меню Касса ▶ Авансовый отчет либо используйте соответствующую ссылку, которая находится в панели функций на вкладке Касса. В любом случае появится окно, изображенное на рис. 4.16.
Рис. 4.16. Окно списка авансовых отчетов
Как видно на рисунке, данное окно представляет собой стандартный интерфейс списка. Помимо уже знакомых нам столбцов, в нем имеются столбцы Склад и Подотчетное лицо. В поле Склад содержится наименование склада (места хранения), на который должны быть оприходованы ценности, приобретенные за выданные из кассы деньги. Что касается поля Подотчетное лицо, то в нем отображается ФИО подотчетника по данному авансовому отчету.
Ввод новых и редактирование сформированных ранее авансовых отчетов осуществляется в окне, изображенном на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Формирование и редактирование авансового отчета
В верхней части данного окна находятся параметры, уже знакомые нам по другим кассовым документам, с которыми мы познакомились ранее. Этими параметрами являются Номер, от, Отразить в налог. учете и Организация.
В поле Физ. лицо указывается фамилия, имя и отчество сотрудника или иного физического лица, которое отчитывается данным документом по полученным ранее деньгам из кассы предприятия. Этот параметр является обязательным для заполнения, и чтобы заполнить его, нужно нажать кнопку выбора и выбрать требуемое значение в окне справочника физических лиц.
Если денежные средства, за получение и использование которых отчитывается подотчетное лицо, были израсходованы на приобретение товарно-материальных ценностей, то в поле Склад нужно указать название склада (места хранения), на который они будут оприходованы.
Также в верхней части окна находится параметр, с которым мы еще не сталкивались: это поле Назначение. В данном поле можно сформулировать назначение выданного ранее аванса, за который отчитывается подотчетник.
В центре интерфейса находится четыре вкладки: Авансы, Товары, Оплата и Прочее. Если в настройках конфигурации включен режим учета возвратной тары (по умолчанию этот механизм не используется), то в окне будет присутствовать также вкладка Тара.
Содержимое вкладки Авансы (она открывается по умолчанию) показано на рис. 4.17. Она предназначена для ввода и редактирования сведений о наличных деньгах, полученных из кассы предприятия подотчетным лицом. Эти сведения отображаются в виде списка. Для каждой позиции списка в показан порядковый номер записи, реквизиты документа, по которому были выданы подотчетные средства, их сумма, название валюты, также суммы полученного и потраченного аванса в валюте документа.
Чтобы добавить в список новую позицию, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате будет сформирована позиция с автоматически назначенным номером.
После этого следует указать документ, которым была оформлена выдача аванса. Для этого нужно в поле Документ аванса нажать клавишу F4 или кнопку выбора, и из раскрывающегося списка выбрать одно из трех значений - Платежный ордер на списание денежных средств, Платежное поручение исходящее или Расходный кассовый ордер. Затем в открывшемся окне нужно щелчком мыши указать нужный документ (для выбора будет предложен список документов, сформированных для подотчетника, выбранного ранее в поле Физ. лицо) и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Чтобы редактировать содержимое списка (изменять позиции или удалять их) используйте соответствующие кнопки инструментальной панели. Напомним, что их названия отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.
На вкладке Товары необходимо сформировать список ценностей, приобретенных на выданные под отчет деньги. Содержимое данной вкладки показано на рис. 4.18.
Рис. 4.18. Заполнение авансового отчета на вкладке Товары
Как видно на рисунке, в таблице для каждого товара (кстати, если подотчетными деньгами оплачивались работы или услуги, то на данной вкладке формируется перечень этих работ или услуг) представлены все необходимые сведения: порядковый номер записи, название товара (работы, услуги), количество в установленных для данной позиции единицах измерения, цена, сумма позиции, информация о налоге на добавленную стоимость, счета учета (для формирования проводок), название организации поставщика и др.
При добавлении в таблицу новой позиции ее номер генерируется программой автоматически. После этого нужно в поле Номенклатура указать название номенклатурной позиции (требуемое значение выбирается из справочника номенклатуры) Затем указывается количество позиции, ее цена и иные сведения. Отметим, что большинство параметров будет заполнено автоматически на основании сведений, указанных ранее для выбранной позиции в справочнике номенклатуры.
Вкладка Оплата (рис. 4.19) включает в себя сведения о том, как за счет подотчетных средств производилась оплата поставщикам за полученные товары (работы, услуги).
Рис. 4.19. Сведения об оплате за ценности (работы, услуги)
Как и на рассмотренных выше вкладках, здесь данные также представлены в виде списка. При вводе позиций указываются перечисленные ниже сведения.
♦ No - порядковый номер, который программа генерирует автоматически.
♦ Контрагент - название поставщика, выступающего в роли получателя подотчетных денег. После того, как нужное значение будет выбрано из соответствующего справочника (он вызывается нажатием кнопки выбора), автоматически заполнится и расположенное справа поле Договор контрагента.
♦ Договор расчетов с контрагентом - здесь указывается документ, по которому будут вестись расчеты с выбранным в поле Контрагент поставщиком.
♦ Сумма - здесь нужно ввести сумму израсходованных подотчетных средств по данной позиции.
♦ Курс взаиморасчетов - если взаиморасчеты с поставщиком ведутся в разных денежных единицах (например, в российских рублях и долларах США), то в данном поле нужно указать курсовое соотношение этих валют.
♦ Сумма взаиморасчетов - здесь автоматически рассчитывается сумма платежа в валюте взаиморасчетов, которая указана в договоре. Если все расчеты ведутся в одной валюте, то значение данного поля будет соответствовать значению поля Сумма. В противном случае оно рассчитывается как произведение значений полей Сумма и Курс взаиморасчетов.
♦ Вид вход. документа - здесь вводится вид входящего документа, по которому поступили оплаченные ценности (или который подтверждает выполнение оплаченных работ либо оказанных услуг). Как правило, это товарно-сопроводительный документ (например, накладная) или акт о выполнении работ (оказании услуг).
♦ Дата вход. документа - здесь вводится дата документа, указанного в поле Вид вход. документа.
♦ Номер документа сторонней организации - данное поле предназначено для ввода номера документа, указанного в поле Вид вход. документа, причем нужно указать его исходящий номер, присвоенный поставщиком (подрядчиком).
♦ Содержание - здесь вводится описание (содержание) операции.
♦ Счет расчетов - вводится номер счета бухгалтерского учета по расчетам с данным контрагентом. Этот параметр является обязательным для заполнения - в противном случае вы не сможете провести документ по учету (правда, можно будет просто сохранить его с помощью кнопки Записать).
♦ Счет авансов - в данном поле можно ввести счет, используемый для учета авансовых платежей. Параметр не является обязательным для заполнения.
При проведении авансового отчета (для этого нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия ▶ Провести) соответствующим образом пересчитывается сальдо взаиморасчетов с данным контрагентом.
Вкладка Прочее содержит сведения о дополнительных расходах по данному документу. Таковыми могут являться, например, представительские или командировочные расходы, затраты на проезд и т. п. Перечень расходов формируется в табличной части окна, при этом добавление, редактирование и удаление позиций осуществляется так же, как и на других вкладках окна.
Внизу окна, под всеми вкладками, находятся поля Ответственный и Комментарий. В поле Ответственный можно ввести имя пользователя, ответственного за оформление текущего документа В поле Комментарий с клавиатуры вводится произвольный комментарий, относящийся к текущему авансовому отчету. Оба параметра не являются обязательными для заполнения.
Как мы уже отмечали ранее, слева вверху окна редактирования авансового отчета находится кнопка Цены и валюта (см. рис. 4.17 - 4.19). При ее нажатии на экране открывается окно, в котором определяется режим оплаты и расчета цен в данном документе (рис. 4.20).
Рис. 4.20. Настройка параметров оплаты и расчета цен
Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух частей - Новые значения и Текущие значения. Отметим, что вторая часть функциональной нагрузки не несет и выполняет лишь информативные функции: в ней представлены текущие настройки оплаты и расчета цен. Эти сведения могут использоваться, например, когда в части Новые значения, в которой осуществляется корректировка ценовых настроек, были внесены какие-то изменения, которые требуется сравнить c исходными данными.
В поле Тип цен из раскрывающегося списка выбирается тип цены, который используется для включенных в спецификацию документа номенклатурных позиций.
Параметр Валюта предназначен для выбора валюты, а справа в поле Курс указывается ее по отношению к основной валюте.
Как мы уже отмечали ранее, если включен параметр Учитывать НДС, то на вкладке Товары будут отображаться колонки %НДС и НДС Сумма, предназначенные для отображения соответственно ставки и суммы НДС по текущей товарной позиции. Если установлен параметр Сумма вкл. НДС, то сумма НДС будет включена в сумму документа. Отметим, что этот параметр доступен для редактирования лишь при включенном параметре Учитывать НДС.
В поле Валюта взаиморасчетов можно указать валюту взаиморасчетов, которая определена в договоре с данным контрагентом. В расположенном справа поле Курс. взаим. указывается курс валюты взаиморасчетов по отношению к основной валюте.
Все изменения, выполненные в окне Цены и валюта, начинают действовать только после нажатия кнопки ОК.
Чтобы распечатать авансовый отчет, нажмите внизу окна кнопку Авансовый отчет, или в меню кнопки Печать выполните команду Авансовый отчет.
Ведение кассовой книги
В соответствии с действующим законодательством, на каждом предприятии в обязательном порядке должна вестись кассовая книга, содержащая все данные о движении и остатках наличных денежных средств предприятия. Отметим, что в рассматриваемой конфигурации информация в кассовую книгу попадает автоматически на основании проведенных первичных кассовых документов. Поэтому вам останется лишь указать параметры формирования кассовой книги, после чего программа сгенерирует ее автоматически.
Чтобы сформировать кассовую книгу, выберите в главном меню команду Касса ▶ Кассовая книга, или щелкните на соответствующей ссылке в панели функций на вкладке Касса. После этого появится окно, изображенное на рис. 4.21.
Рис. 4.21. Ввод параметров формирования кассовой книги
Здесь следует определить значения параметров для формирования документа. Прежде всего, укажите период времени, информация по которому должна попасть в отчет. Начальная и конечная даты этого периода вводятся в полях Период с по.
Затем в поле Организация из раскрывающегося списка нужно выбрать наименование организации, по которой будет создан отчет. По умолчанию в данном поле отображается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной.
Необходимо отметить, что в рассматриваемой конфигурации автоматически фиксируются номера сформированных ранее листов кассовой книги (для хранения этих данных предназначен регистр сведений "Номера листов кассовой книги"). Если вы хотите выполнить пересчет номеров листов кассовой книги заново, то в настройках включите параметр Пересчитать номера листов с начала года. Процесс пересчета начнется после нажатия в инструментальной панели кнопки Сформировать (собственно, эта кнопка предназначена для формирования кассовой книги в соответствии с заданными параметрами).
Если включен режим Выводить основания кассовых ордеров, то в колонку От кого получено или кому выдано кассовой книги попадет не только название контрагента по документу, но и текст, введенный ранее в поле Основание вкладки Печать окна редактирования кассового ордера.
Параметр Последний лист предназначен для того, чтобы определить, является ли данный лист кассовой книги последним в месяце, году или это обычный лист. По умолчанию переключатель установлен в положение Обычный. Значение Последний в месяце становится доступным только в том случае, если в поле по указано последнее число какого-либо месяца, а значение Последний в году доступно только тогда, когда в поле по указана последняя дата года (31 декабря, как на рис. 4.21).
Чтобы сформировать кассовую книгу в соответствии с установленными настройками, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Сформировать или выполните команду Действия ▶ Сформировать. Пример готового документа изображен на рис. 4.22.
Рис. 4.22. Печатная форма кассовой книги
Для отправки документа на принтер нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P или выполните команду главного меню Файл ▶ Печать.
Автоматическая регистрация документов по учету наличных денежных средств
В программе "1С Бухгалтерия 8" реализована возможность автоматического формирования журнала регистрации кассовых документов. Этот отчет содержит сведения обо всех первичных кассовых документах за указанный интервал времени.
Чтобы сформировать такой журнал, следует в главном меню программы выбрать команду Касса ▶ Журнал регистрации кассовых документов, либо в панели функций на вкладке Касса щелкнуть на ссылке Журнал регистрации кассовых док-тов. В любом случае откроется окно, изображенное на рис. 4.23.
Рис. 4.23. Настройка параметров отчета
Первое, что нужно сделать - это указать в полях Период с по начальную и конечную даты периода времени, документы которого должны быть включены в отчет. После этого в поле Организация указывается название организации, по которой будет создан отчет. Если включить параметр Группировать по датам, то содержащиеся в отчете сведения будут автоматически сгруппированы отдельно по каждой дате. Это существенно повышает наглядность представления данных в журнале, поэтому пользователи часто применяют этот механизм при формировании объемных журналов, содержащих большое количество позиций.
Журнал будет сформирован после нажатия в инструментальной панели данного окна кнопки Сформировать или выполнения команды Действия ▶ Сформировать. Пример сформированного отчета показан на рис. 4.24.
Рис. 4.24. Пример журнала регистрации кассовых документов
Отметим, что из журнала регистрации кассовых документов можно перейти в режим редактирования любого включенного в отчет документа - достаточно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции списка.
Как видно на рис. 4.24, отчет состоит из двух вкладок: Журналы документов и Обложка. На первой из них содержится сам журнал, а на второй - титульный лист отчета.
Для отправки отчета на принтер используйте команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Глава 5. Учет безналичных денежных средств
Безналичные деньги предприятия - это все его денежные средства, которые находятся на банковских счетах. Отметим, что преимущественная часть расчетов между предприятиями происходит именно в безналичном порядке (то же самое касается обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды). Поэтому учет безналичных денежных средств на любом предприятии является одним из ключевых элементов бухгалтерского учета.
Напомним, что для учета безналичных денежных средств в Типовом плане счетов бухгалтерского учета предназначены следующие счета:
♦ 51 "Расчетные счета";
♦ 52 "Валютные счета";
♦ 55 "Специальные счета в банках";
♦ 57 "Переводы в пути".
Каждый из этих счетов может иметь субсчета для дополнительной детализации учета. Например, к счету 52 могут открываться субсчета для отдельных валют, к счету 55 - отдельные субсчета для каждого специального счета в банке, и т. д.
Как мы уже отмечали ранее, любой учет начинается с оформления первичной документации. И первый документ, с которым мы познакомимся - это платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета предприятия, другими словами - исходящее платежное поручение.
Платежное поручение на перечисление денежных средств
Чтобы начать работу с исходящими платежными поручениями в программе "1С Бухгалтерия 8", нужно выполнить команду главного меню Банк ▶ Платежное поручение исходящее. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Платежное поручение исходящее, которая находится на вкладке Банк панели функций. При выполнении любого из этих действий открывается окно с перечнем сформированных ранее исходящих платежных поручений (рис. 5.1).
Рис. 5.1. Список исходящих платежных поручений
Все исходящие платежные поручения, которые были сформированы ранее, автоматически попадают в этот список. На рисунке видно, что данное окно представляет собой стандартный интерфейс списка, в котором для каждого документа показана вся необходимая информация (дата, номер, признак проведения по учету, сумма, валюта, название организации и контрагента, вид и назначение платежа, и др.). Отметим, что если вы только начинаете эксплуатировать программу, то данное окно будет пустым по той простой причине, что в программе еще не создано ни одного исходящего платежного поручения.
Для перехода в режим формирования нового документа используйте команду Действия ▶ Добавить или клавишу Insert. В результате отобразится окно выбора вида операции (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Выбор вида операции
Здесь нужно установить курсор на вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Учтите, что содержимое окна ввода исходящего платежного поручения, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 5.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата поставщику.
Чтобы отредактировать сформированный ранее документ, установите на него курсор и выполните команду Действия ▶ Изменить или нажмите клавишу F2. После этого отобразится окно редактирования, которое полностью аналогично окну его ввода (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Исходящее платежное поручение, вид операции Оплата поставщику
Отметим, что в случае надобности вы можете в меню Операция перевыбрать указанный ранее вид операции по данному документу.
Вверху окна заполняются параметры, по которым документ будет идентифицироваться в интерфейсах списка и выбора. В поле Номер указывается номер платежного поручения в системе. Этот номер присваивается программой автоматически после записи документа. Чтобы изменить номер документа, нужно с помощью команды Действия ▶ Редактировать номер включить режим редактирования данного поля.
В поле от указывается дата и время ввода текущего документе. Этот параметр является обязательным для заполнения. В момент создания документа значение данного поля генерируется программой автоматически - в нем отображается рабочая дата. После того как документ записан с помощью кнопки Записать, к рабочей дате автоматически добавляется время записи документа.
Название организации-плательщика вводится в поле Организация. Данный параметр заполняется по тем же правилам, что и в окнах редактирования других первичных документов, с которыми мы познакомились ранее.
После этого нужно указать контрагента, который является получателем денег по платежному поручению. Требуемое значение вводится в поле Получатель: для этого нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, после чего в открывшемся окне выделить требуемую позицию щелчком мыши и нажать клавишу Enter или кнопку Выбрать.
Параметр Отразить в налог. учете включается в том случае, если платежное поручение нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету.
Сумма перечисляемых денежных средств указывается в поле Сумма. В некоторых случаях данное поле может быть заполнено автоматически - например, когда платежное поручение формируется на основании другого документа.
Значения полей Счет учета (БУ) и Банковский счет взаимосвязаны следующим образом: в поле Банковский счет указывается название счета организации-плательщика, а в поле Счет учета (БУ) - счет бухгалтерского учета, на котором отражается движение и остатки денежных средств по данному банковскому счету.
Название банковского счета получателя денежных средств, указанного в поле Контрагент, указывается в поле Счет получателя. Отметим, что поле Счет получателя заполняется автоматически сразу после выбора контрагента по документу, но если у контрагента имеется несколько счетов (по умолчанию предлагается тот, который является для него основным) - вы можете перевыбрать его в соответствующем справочнике, нажав кнопку выбора или клавишу F4.
Параметры, расположенные в центральной части интерфейса, разделены на две вкладки: Расшифровка платежа и ИНН/КПП. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.
Содержимое вкладки Расшифровка платежа показано на рис. 5.3. Здесь в поле Договор следует ввести реквизиты договора, в соответствии с которым осуществляется перечисление денежных средств по данному документу. Требуемое значение выбирается из справочника договоров с контрагентами, который открывается с помощью кнопки выбора.
Рис. 5.4. Оформление одним платежным поручением платежей по нескольким договорам
Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам, то справа появляется поле Документ расчетов. В этом поле нужно указать документ расчетов по данному договору. При нажатии кнопки выбора отобразится окно с перечнем расчетных документов для договора, указанного в поле Договор. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый документ и нажать кнопку Выбрать. Если к данному договору еще нет расчетных документов, вы можете ввести новый документ, нажав кнопку Новый документ расчетов (ручной учет).
Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически вычислит сумму налога, которая появится в находящемся справа поле НДС.
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).
В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части - оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.
Если вы ведете учет денежных средств в разрезе статей их движения, то укажите в поле Статья движения ден. средств название статьи, на которую необходимо отнести данный платеж.
Если вы оформляете одним документом платежи сразу по нескольким договорам (как это показано на рис. 5.4), то в табличной части окна все перечисленные сведения нужно указать для каждой позиции списка.
Что касается вкладки ИНН/КПП, то на ней в соответствующих полях указываются индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет и наименование плательщика и получателя денежных средств по данному документу. Значения данных параметров формируются программой автоматически после заполнения полей Организация и Получатель, но при необходимости вы можете отредактировать их вручную.
В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение платежа по данному документу. Программа самостоятельно заполнит это поле на основании информации, указанной в других полях окна, но вы можете отредактировать это значение по своему усмотрению.
В поле Очередность указывается очередность проведения платежа, а в поле Вид платежа из раскрывающегося списка выбирается его вид (Почтой, Электронно, Телеграфом или Срочно). Если вы затрудняетесь заполнить эти параметры - можете уточнить в своем банке, какие значения нужно здесь указать.
Как известно, платежное поручение отправляется в банк для оплаты. После того как оно прошло по банковской выписке нужно установить флажок Платежное поручение оплачено, и в расположенном справа поле с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указать дату этой выписки. Обратите внимание - указанная в данном поле дата может отличаться от даты формирования документа, введенной в верхней части окна в поле от.
В нижней части окна в поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за составление данного документа. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите щелчком мыши нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать.
В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сохранить введенные данные, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
После того как платежное поручение сформировано и сохранено, его можно вывести на печать. Для этого в нижней части окна нужно нажать кнопку Платежное поручение, или выбрать аналогичную команду в меню кнопки Печать. Пример печатной формы исходящего платежного поручения показан на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Платежное поручение на перечисление денежных средств поставщику
Чтобы отправить платежное поручение на принтер, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P или выберите в главном меню программы команду Файл ▶ Печать.
Таким образом, мы уже знаем, как формировать платежные поручения на перечисление денежных средств поставщикам за полученные товарно-материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги). Но выше мы уже говорили о том, в меню Операция можно изменить вид операции по данному платежному поручению. Далее рассмотрим, как ведется работа с исходящим платежным поручением для каждого вида операции.
Чтобы сформировать документ на возврат сумм покупателям (например, если они вернули какие-то ценности, и, соответственно, нужно сделать обратное перечисление денег, либо в случаях переплаты, и т. п.), используйте вид операции Возврат денежных средств покупателю. При этом процесс формирования документа будет протекать так же, как и в случае с платежным поручением на оплату поставщику.
Если перед формированием документа вы указали вид операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами или Прочие расчеты с контрагентами, окно ввода и редактирования будет выглядеть почти так же, как и для вида операции Оплата поставщику. Отличие состоит лишь в том, что на вкладке Расшифровка платежа будет отсутствовать поле Счет авансов.
При формировании документа с видом операции Прочее списание безналичных денежных средств или Перевод на другой счет организации вкладка Расшифровка платежа в окне редактирования платежного поручения будет содержать лишь два параметра - Счет и Статья движения ден. средств. Эти параметры заполняются по тем же правилам, что и при формировании других платежных поручений.
При вводе платежного поручения с видом операции Перечисление денежных средств подотчетнику вкладка Расшифровка платежа будет включать в себя два поля - Подотчетник и Статья движения ден. средств. В первом из них указывается ФИО подотчетного лица, которому перечисляются безналичные деньги с расчетного счета предприятия. Что касается поля Статья движения ден. средств, то оно заполняется по обычным правилам.
А вот при формировании платежного поручения с видом операции Перечисление заработной платы содержимое вкладки Расшифровка платежа изменится довольно существенно (рис. 5.6).
Рис. 5.6. Формирование платежного поручения на перечисление зарплаты
В табличной части данного окна (а точнее - вкладки Расшифровка платежа) нужно составить список ведомостей на выплату заработной платы, перечисления по которым оформляются данным документом. Для добавления ведомости нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить - в результате в списке отобразится новая позиция с автоматически присвоенным порядковым номером. После этого в поле Ведомость нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне списка зарплатных ведомостей выбрать ведомость, по которой будет производиться перечисление. После этого автоматически заполнится поле К выплате, а также поле Сумма, которое находится в верхней части окна.
Чтобы удалить зарплатную ведомость из списка, установите на нее курсор и нажмите в панели инструментов кнопку Удалить текущий или клавишу Delete. При этом нужно соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. По мере добавления или удаления зарплатных ведомостей значение поля Сумма будет пересчитываться автоматически.
И еще один важный вид операции - Перечисление налога, используется при вводе исходящего платежного поручения на оплату налогов. В окне редактирования такого документа вкладка Расшифровка платежа будет содержать два поля - Счет и Статья движения ден. средств. В поле Счет нужно указать счет, который будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета (БУ). Кроме этого, в окне появится еще одна вкладка - Перечисление в бюджет, содержимое которой показано на рис. 5.7.
Рис. 5.7. Дополнительные параметры налогового платежного поручения
Здесь вводятся сведения, характерные только для налогового платежного поручения. Поле Вид перечисления для редактирования недоступно - в нем отображается значение Налоговый платеж, что вполне логично, учитывая вид операции по документу. Из соответствующих раскрывающихся списков выбирается статус отправителя, тип налогового периода и тип платежа. В поле Номер документа вводится номер документа-основания для перечисления налога, а в поле Дата документа - дата этого документа. Налоговое платежное поручение выводится на печать по обычным правилам - с помощью кнопки Платежное поручение или аналогичной команды меню, открываемого нажатием кнопки Печать.
Платежное поручение на поступление денежных средств
Поступление безналичных денежных средств на счет предприятия в банке должно быть подтверждено соответствующим документом - входящим платежным поручением. При отсутствии такого документа платеж не может быть совершен в принципе. Следовательно, если на счет предприятия поступили деньги, которые не подтверждены входящим платежным поручением - нужно выяснить причину их появления. Возможно, это ошибочное зачисление (такое иногда случается, когда работник банка по ошибке зачисляет деньги не на тот счет, на который нужно), либо в качестве подтверждения поступил другой документ (мемориальный или платежный ордер), и т. д.
Все входящие платежные поручения должны вводиться в программу, чтобы на их основании формировались соответствующие бухгалтерские проводки. Для перехода в режим работы с входящими платежными поручениями в главном меню программы предназначена команда Банк ▶ Платежное поручение входящее. При активизации данной команды открывается окно списка входящих платежных поручений, которое представлено на рис. 5.8.
Рис. 5.8. Окно списка платежных поручений на поступление денежных средств
Здесь содержится список сформированных ранее входящих платежных поручений. Для каждого документа отображается признак проведенного/непроведенного документа (на рис. 5.8 непроведенными являются первый и третий документы списка), дата и время формирования, номер, вид операции, сумма, валюта, контрагент и прочие данные, по которым можно идентифицировать документ.
Для формирования нового документа следует выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно для выбора вида операции по документу (рис. 5.9).
Рис. 5.9. Выбор операции для формирования входящего платежного поручения
В этом списке нужно установить курсор на тот вид операции, по которой будет формироваться платежное поручение, и нажать кнопку ОК. Как и в случае с некоторыми другими платежными документами, с которыми мы уже познакомились выше, содержимое окна ввода входящего платежного поручения зависит от выбранного вида операции. Свое знакомство с документом мы начнем с вида операции Оплата от покупателя (рис. 5.10).
Рис. 5.10. Оформление документа на поступление оплаты от покупателя
Прежде всего нужно определить значения параметров общего характера, которые находятся в верхней части окна. В поле Рег. номер следует ввести номер документа в конфигурации. Значение данного поля генерируется автоматически после сохранения платежного поручения с помощью кнопки Записать, но в случае надобности вы можете присвоить номер и вручную, предварительно выполнив команду Действия ▶ Редактировать номер.
Дата и номер документа указывается в поле от, причем в момент создания документа значение данного поля формируется программой автоматически - в нем отображается рабочая дата, а после сохранения документа к рабочей дате добавляется время сохранения. Вы можете совершенно произвольно редактировать время и дату формирования документа, но помните, что этот параметр является обязательным для заполнения (в противном случае вы не сможете сформировать проводки по данному платежному поручению).
Параметр Вх. номер предназначен для ввода входящего номера платежного поручения, который был присвоен ему организацией-плательщиком.
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, которая является получателем денежных средств по данному документу (фактически это собственная организация). По умолчанию здесь предлагается название организации, которая в справочнике организаций была указана как основная.
Контрагент, от которого был приход безналичных денежных средств, указывается в поле Плательщик. Требуемое значение выбирается в окне справочника контрагентов, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Сумма поступивших по документу денежных средств вводится в поле Сумма. В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором ведется учет безналичных денежных средств на данном счете предприятия (этот банковский счет указывается в расположенном ниже поле Банковский счет).
В поле Вх. дата вводится дата формирования документа организацией-плательщиком (этот параметр можно посмотреть в печатной форме платежного поручения, поступившей из банка). Отметим, что значение данного поля нередко отличается от фактической даты платежа.
В поле Счет плательщика вводится название банковского счета контрагента, являющегося плательщиком по данному документу. Требуемое значение выбирается в окне справочника банковских счетов, открываемом с помощью кнопки выбора.
В поле Договор нужно указать договор, в рамках которого выполнен данный платеж. Выбор договора осуществляется из справочника договоров с контрагентами, вызываемого нажатием кнопки выбора. Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам, то справа становится доступным для редактирования поле Документ расчетов. Порядок заполнения данного поля нам уже известен - об этом шла речь в разделе "Платежное поручение на перечисление денежных средств".
Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле НДС.
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).
В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части - оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.
В поле Статья движения ден. средств указывается название статьи движения денежных средств. О том, как заполнять данное поле и для чего оно используется, мы уже неоднократно говорили ранее.
В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение платежа по данному документу. Обычно здесь указывается дата и номер договора, реквизиты товарно-сопроводительных документов, иные необходимые сведения.
В нижней части окна в поле Ответственный указывается пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Если плательщик одним платежным документом перечислил деньги сразу по нескольким разным договорам, то для оформления такого документа нужно нажать в инструментальной панели окна редактирования кнопку Список. После этого интерфейс будет выглядеть так, как показано на рис. 5.11.
Рис. 5.11. Один документ на платежи по нескольким договорам
В табличной части данного окна формируется список договоров, в рамках которых проведены платежи данным документом. Для каждой позиции списка указываются те же сведения, которые перечислены выше.
Мы рассмотрели порядок формирования входящего платежного поручения с видом операции Оплата от покупателя. Далее кратко остановится на документах, формируемых по другим видам операций.
Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в безналичном виде на расчетный счет предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком. В данном случае окно входящего платежного поручения будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя.
Для видов операции Расчеты по кредитам и займам и Прочие расчеты с контрагентами окно входящего платежного поручения будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя - с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.
Для вида операции Прочее поступление безналичных денежных средств в окне документа будет находиться только два параметра - Счет и Статья движения ден. средств. В поле Счет нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.
Завершается процесс ввода входящего платежного поручения нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае документ будет проведен по учету с формированием проводок, во втором - просто сохранен без проведения. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
После проведения документа можно посмотреть, какие проводки были по нему сформированы. Для этого в окне редактирования нужно выполнить команду Действия ▶ Результат проведения документа, после чего на экране отобразится окно с проводками (рис. 5.12).
Рис. 5.12. Результат проведения входящего платежного поручения
Как видно на рисунке, по документу сформирована одна бухгалтерская проводка (в данном случае речь идет о документе, окно редактирования которого показано на рис. 5.10).
Ранее мы уже отмечали, что в программе нет функции печати входящих платежных поручений. Это обусловлено тем, что вывод этого документа на печать не имеет смысла, поскольку он поступает из банка на бумажном носителе.
Исходящее платежное требование
Банк может осуществлять перечисление денежных средств не только на основании платежных поручений, но и на основании платежных требований. Сущность такой операции заключается в том, что получатель денежных средств самостоятельно формирует документ на оплату от имени плательщика, и доставляет его в свой банк. Банк получателя пересылает этот документ в банк плательщика, который и производит перечисление денежных средств при отсутствии аргументированных возражений со стороны плательщика.
Для работы с исходящими платежными требованиями в рассматриваемой конфигурации предусмотрен специальный режим, переход в который осуществляется с помощью команды главного меню Банк ▶ Платежное требование выставленное или соответствующей ссылки, расположенной на вкладке Банк панели функций. В любом случае открывается окно с перечнем выставленных ранее платежных требований, изображенное на рис. 5.13.
Рис. 5.13. Список выставленных платежных требований
В данном окне для каждого документа показываются сведения, которые, в общем-то, нам уже хорошо знакомы: признак проведения (на рис. 5.13 первый документ проведен, а второй - нет), дата и номер документа, названия плательщика и получателя денег по документу, и иные данные.
Обратите внимание - в окне списка для даты документов предусмотрено две колонки: Дата оплаты и Дата требования. В поле Дата требования отображается дата формирования (выставления) платежного требования, а в поле Дата оплаты - дата его фактический оплаты. Поскольку с момент выставления требования до момента оплаты проходит какое-то время (ведь банку получателя нужно время для доставки документа в банк плательщика, да и оплата документа может произойти не сразу - существует определенная очередность платежей), значения этих полей почти всегда отличаются. Исключением являются непроведенные документы (см. рис. 5.13) - для них по умолчанию дата оплаты соответствует дате выставления требования. Но провести документ можно будет только после того, как на основании банковской выписки в окне его редактирования будет сделана отметка об оплате (на этом нюансе мы остановимся позже).
Чтобы выставить платежное требование, нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия ▶ Добавить. Чтобы изменить параметры выставленного ранее требования (например, указать дату его оплаты и провести его по учету), установите на него в списке курсор и нажмите F2 или выполните команду Действия ▶ Изменить. Интерфейс ввода и редактирования платежного требования (в отличие от платежных поручений, вид операции предварительно указывать не нужно) показано на рис. 5.14.
Рис. 5.14. Выставление платежного требования
В данном окне в поле Номер содержится номер документа в конфигурации. Значение данного параметра генерируется автоматически после сохранения платежного требования. Редактирование номера возможно - для этого нужно с помощью команды Действия ▶ Редактировать номер включить режим редактирования.
В поле от указывается дата и время формирования платежного требования. Данный реквизит обязателен для заполнения. В момент создания документа значение данного поля формируется программой автоматически - в нем отображается рабочая дата. После сохранения платежного требования к рабочей дате добавляется время записи документа.
Название организации-получателя денежных средств вводится в поле Организация. Данный параметр заполняется по тем же правилам, что и в окнах редактирования других первичных документов, с которыми мы познакомились ранее.
После этого нужно указать контрагента, который выступает в роли плательщика по данному документу. Требуемое значение вводится в поле Плательщик: для этого нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, после чего в открывшемся окне выделить требуемую позицию щелчком мыши и нажать клавишу Enter или кнопку Выбрать.
Параметр Отразить в налог. учете включается в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету.
Сумма платежа по платежному требованию указывается в поле Сумма. В некоторых случаях данное поле может быть заполнено автоматически - например, когда платежное требование выставляется на основании другого документа.
Значения полей Счет учета (БУ) и Банковский счет (которое расположено напротив поля Организация) взаимосвязаны следующим образом: в поле Банковский счет указывается название банковского счета организации-получателя, а в поле Счет учета (БУ) - счет бухгалтерского учета, на котором отражается движение и остатки денежных средств по данному банковскому счету. Данные поля заполняются по умолчанию, но их значения можно перевыбрать в соответствующем справочнике.
Название банковского счета плательщика денежных средств, указанного в поле Плательщик, указывается в поле Банковский счет, которое расположено напротив поля Плательщик. Отметим, что поле Счет получателя заполняется автоматически сразу после выбора контрагента по документу, но если у контрагента имеется несколько счетов (по умолчанию предлагается тот, который является для него основным) - вы можете перевыбрать его в соответствующем справочнике, нажав кнопку выбора или клавишу F4.
В поле Очередность указывается очередность проведения платежа, а в поле Вид платежа из раскрывающегося списка выбирается его вид (Почтой, Телеграфом или Электронно).
В области Расшифровка платежа, которая находится в центральной части окна, в поле Договор следует ввести реквизиты договора, в соответствии с которым осуществляется выставление платежного требования. Требуемое значение выбирается из справочника договоров с контрагентами, который открывается с помощью кнопки выбора. Если вы хотите выставить одно платежное требование на несколько сумм по отдельным договорам - нажмите в инструментальной панели кнопку Список, и в появившейся табличной части сформируйте список позиций для оплаты. Это делается по тем же правилам, как и для платежных поручений (см. соответствующие предыдущие разделы).
Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам, то справа появляется поле Документ расчетов. В этом поле нужно указать документ расчетов по данному договору. Порядок заполнения данного поля такой же, как и при работе с платежными поручениями.
Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически вычислит сумму налога, которая появится в находящемся справа поле НДС.
В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).
В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части - оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.
Если вы ведете учет денежных средств в разрезе статей их движения, то укажите в поле Статья движения ден. средств название статьи, на которую необходимо отнести сумму по данному документу.
Если вы хотите закрыть одним платежным требованием суммы сразу по нескольким договорам, то в табличной части окна все перечисленные сведения нужно указать для каждой позиции списка.
В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение платежа по данному документу. Программа самостоятельно заполнит это поле на основании информации, указанной в других полях окна, но вы можете отредактировать это значение по своему усмотрению.
С помощью параметра Условие оплаты указывается, нужен ли акцепт для оплаты данного платежного требования. Если переключатель установлен в положение Без акцепта, то документ будет оплачен в безакцептном порядке. В этом случае нужно будет в расположенном справа поле с клавиатуры ввести основание для безакцептного списания (это может быть, например, соответствующий пункт договора, и др.). Если же переключатель установлен в положение С акцептом, то для оплаты документа плательщик должен будет предоставить в свой обслуживающий банк согласие (акцепт) на его оплату. В этом случае справа становится доступным поле Срок акцепта, в котором нужно будет указать срок акцепта в днях. Сразу по истечении указанного здесь срока документ либо оплачивается (при наличии акцепта), либо возвращается обратно без оплаты.
В поле Дата отсылки документов указывается дата отсылки либо вручения плательщику всех документов, предусмотренных договором.
После оплаты платежного требования (подтверждением этому служит соответствующая позиция в банковской выписке) нужно установить флажок Платежное требование оплачено, и в расположенном справа поле с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, указать дату этой выписки. Напомним, что указанная в данном поле дата обычно отличается от даты формирования документа, введенной в верхней части окна в поле от.
В нижней части окна в поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за выставление платежного требования. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите щелчком мыши нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать.
В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сохранить введенные данные, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
После того как документ сформирован и сохранен, его можно распечатать. Для этого в нижней части окна нужно нажать кнопку Платежное требование, или выбрать аналогичную команду в меню кнопки Печать. Пример печатной формы исходящего платежного требования показан на рис. 5.15.
Рис. 5.15. Исходящее платежное требование
Отправка документа на принтер осуществляется по обычным правилам - нажатием комбинации клавиш Ctrl+P или с помощью команды главного меню Файл ▶ Печать.
Работа с платежными ордерами
Иногда могут возникать ситуации, когда для учета наличных денежных средств недостаточно документов, которые мы рассмотрели выше (платежных поручений и платежных требований). Наиболее характерный пример - когда деньги от контрагента поступают на счет предприятия не одним платежом, а частями ввиду недостатка денежных средств на счете плательщика. Иначе говоря, вы выставили платежное требование на сумму 100 000 рублей, но у плательщика таких денег на счете нет. В этом случае он становится "на картотеку", а деньги вам будут перечисляться по мере их поступления на счет плательщика (пришло 5 000 рублей - вам их и перечислят, пришло еще 30 000 рублей - будет сделан следующий платеж, и т. д.).
Как же провести эти суммы по учету, если платежное требование выставлялось только один раз и общей суммой?
Здесь может быть несколько вариантов. Первый и самый очевидный - это по приходу первой части платежа соответствующим образом изменить сумму платежного требования и проставить в нем дату оплаты. Когда придет следующая сумма - сформировать новое платежное требование, но уже не выставлять его, а просто указать дату оплаты и сформировать бухгалтерские проводки, и т. д.
Еще один вариант отражения подобных платежей - ручной ввод соответствующей операции с формированием по ней бухгалтерской проводки (подробнее об этом см. выше раздел "Журнал хозяйственных операций").
Но самый правильный вариант отражения в учете частичных платежей - это формирование платежных ордеров. Причем такими ордерами можно отражать как поступление, так и перечисление (списание) безналичных денежных средств со счета предприятия. Для перехода в режим работы с платежными ордерами в главном меню программы предназначены команды Банк ▶ Платежный ордер на поступление денежных средств и Банк ▶ Платежный ордер на списание денежных средств. Порядок работы с этими документами почти такой же, как и при работе с платежными поручениями, поэтому приводить его описание мы не будем.
Ввод и обработка выписки банка
Выписка банка - это документ, который содержит сведения обо всех движениях безналичных денежных средств на банковском счете субъекта хозяйствования за определенный период времени (как правило - за один банковский день), а также о сальдо по счету на начальную и конечную даты этого периода. В рассматриваемой конфигурации реализован механизм автоматического формирования банковских выписок на основании введенных ранее первичных учетных документов (платежных поручений, требований и ордеров). Но при необходимости вы можете формировать и редактировать выписки банка вручную.
Чтобы открыть список банковских выписок, щелкните на ссылке Выписка банка, которая находится в панели функций на вкладке Банк, или в главном меню программы выполните команду Банк ▶ Выписка банка. В любом случае откроется окно, которое показано на рис. 5.16.
Рис. 5.16. Банковские выписки
Интерфейс списка банковских выписок имеет ряд характерных отличий по сравнению с окнами списка первичных учетных документов. Под инструментальной панелью находится поле Организация, где можно установить фильтр по организации на отображаемые в списке банковские выписки. Аналогичным образом в поле Счет в банке устанавливается фильтр по банковскому счету выбранной ранее организации. Если же вы хотите работать с полным перечнем банковских выписок - выберите в полях Организация и Счет в банке значение По всем. В полях Период с по задаются рамки периода времени, документы которого должны отображаться в табличной части окна.
Кнопка Отчеты, находящаяся в панели инструментов, содержит меню, состоящее из двух команд - Анализ счета и Карточка счета. С помощью этих команд можно быстро перейти к настройкам соответствующих отчетов.
Основную часть интерфейса занимает таблица со списком выписок банка. Для каждой выписки показана ее дата, валюта, начальное и конечное сальдо, а также суммы оборотов по счету.
Для добавления в список банковской выписки используйте клавишу Insert или кнопку Добавить, расположенную в панели инструментов. Для перехода в режим редактирования имеющейся выписки установите на нее курсор и выполните команду Действия ▶ Открыть текущую выписку или нажмите в панели инструментов кнопку Открыть. Интерфейс ввода и редактирования банковской выписки, который отобразится на экране, изображен на рис. 5.17.
Рис. 5.17. Работа с банковской выпиской
Основные реквизиты выписки - это наименование организации и банковского счета. Эти параметры отображаются в соответствующих полях верхней части окна. Организацию можно перевыбрать из раскрывающегося списка, а название счета - из соответствующего справочника, причем для выбора будут доступны только те счета, которые были зарегистрированы на имя указанной в поле Организация компании.
Календарная дата, на которую формируется выписка, указывается в поле Дата выписки. Вы можете заполнить этот параметр либо из календаря, открываемого нажатием клавиши F4 или кнопки выбора, либо вручную. Рядом с этим параметром расположены кнопки Перейти к предыдущей выписке и Перейти к следующей выписке (чтобы увидеть их названия, подведите к ним указатель мыши), предназначенные для быстрого переключения в режим работы соответственно с предыдущей или следующей выпиской. Если данная выписка является первой или последней в списке, то соответствующая кнопка будет недоступна.
Начальное и конечное сальдо по выписке, а также общие суммы оборотов по ней представлены внизу окна, в информационной строке.
Центральную часть интерфейса занимает таблица, в которой формируется список позиций выписки. Каждая позиция характеризует какое-то одно движение денежных средств на счете предприятия (приход или расход). Для ввода новой позиции нажмите в инструментальной панели табличной части кнопку Добавить или клавишу Insert. После этого программа предложит указать документ, подтверждающий движение денежных средств (рис. 5.18).
Рис. 5.18. Выбор типа документа для подтверждения движения по счету
Содержимое данного окна нам хорошо знакомо - в нем отображается список первичных учетных документов. Именно на основании этих документов возможно добавление в банковскую выписку соответствующих позиций. Чтобы выбрать документ, установите на него курсор и нажмите кнопку ОК или клавишу Enter.
Если вы выбрали документ Платежное требование выставленное, то на экране откроется окно ввода этого документа, с которым мы уже подробно познакомились ранее. Если же выбран любой другой документ - программа предложит выбрать вид операции по нему (как мы уже знаем, порядок ввода и редактирования большинства первичных документов зависит от выбранного вида операции). После выбора вида операции отобразится соответствующий интерфейс ввода и редактирования документа, работать в котором мы уже научились.
Кнопка Подобрать неоплаченные, расположенная в инструментальной панели табличной части (см. рис. 5.17), позволяет получить перечень неоплаченных документов для их просмотра, редактирования и, в случае надобности - проставления фактической даты платежа, проведения и включения в текущую выписку. Для этого в окне, которое открывается при нажатии данной кнопки, нужно выделить требуемый документ щелчком мыши и выполнить команду Действия ▶ Изменить или нажать клавишу F2. Если же в документе заполнены все необходимые параметры, и его нужно только провести и включить в выписку - пометьте его соответствующим флажком (в крайней левой колонке) и нажмите в панели инструментов кнопку Провести отмеченные. После этого в текущей банковской выписке появятся позиции, соответствующие только что проведенным документам.
Даже если документ проведен по бухгалтерскому учету и включен в банковскую выписку, вы можете сделать его неоплаченным, после чего соответствующая ему позиция автоматически исчезнет из банковской выписки (но сам документ удален из программы не будет). Для этого в табличной части окна (см. рис. 5.17) установите на него курсор и нажмите в инструментальной панели кнопку Сделать документ неоплаченным (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши, после чего подтвердите свои намерения в появившемся окне с запросом. Если потребуется, вы всегда сможете вновь провести эти документы и включить их в банковскую выписку с помощью кнопки Подобрать неоплаченные.
По любой позиции банковской выписки можно просмотреть результат проведения соответствующего документа. Для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Результат проведения документа. В результате откроется журнал бухгалтерских проводок с фильтром по этому документу.
Автоматическая регистрация банковских документов
Все документы, которые были созданы и сохранены в конфигурации, можно увидеть в соответствующих интерфейсах списка. Например, платежные ордера отображаются в окне списка платежных ордеров, платежные требования - в окне списка платежных требований, и т. д. Но помимо этого, в конфигурации реализован механизм автоматического ведения общего журнала банковских документов. В этом журнале хранятся сведения обо всех документах, проведение которых по учету влечет за собой изменение остатка безналичных денежных средств предприятия.
Для перехода в режим работы с этим журналом в главном меню программы предназначена команда Банк ▶ Банковские расчетные документы. При ее активизации на экран выводится окно, изображенное на рис. 5.19.
Рис. 5.19. Журнал регистрации банковских документов
Вверху окна находятся параметры Организация и Банковский счет, позволяющие применить фильтр соответственно по организации или по названию банковского счета на представленные в списке данные. Порядок заполнения этих параметров является стандартным, на этом мы уже неоднократно останавливались ранее. Отметим лишь, что если же вы попытаетесь выбрать банковский счет, не заполнив перед этим параметр Организация, то вначале на экране отобразится окно справочника организаций, и только после выбора в нем значения - окно справочника банковских счетов с фильтром по выбранной организации.
Вы можете из журнала регистрации банковских документов быстро перейти в режим формирования новых и редактирования имеющихся документов. Это делается по обычным правилам работы в интерфейсах списка, которые нам уже хорошо знакомы. Отметим, что при переходе в режим формирования нового документа (кроме платежных требований) нужно будет указать вид документа, а затем - выбрать операцию по документу.
Глава 6. Учет расчетов с персоналом по оплате труда
В этой главе мы расскажем о том, как в программе "1С Бухгалтерия 8" ведется учет расчетов с работниками предприятия по оплате труда.
Стоит отметить, что в конфигурации реализован удобный пошаговый механизм расчета, начисления и выплаты заработной платы сотрудникам предприятия, а также расчета и начисления причитающихся налогов, удержаний и взносов. При этом предусмотрен следующий алгоритм действий.
На первом этапе осуществляется начисление заработной платы с одновременным расчетом НДФЛ. После этого производится расчет и начисление страховых взносов на основании ставок, хранящихся в соответствующем регистре сведений. На следующем этапе осуществляется подготовка сумм заработной плате к выплате, оформление выплаты и формирование соответствующих бухгалтерских проводок. В случае необходимости параллельно производится депонирование сумм, печать расчетных листков и платежных ведомостей, а также выполнение иных необходимых действий, связанных с расчетами с персоналом по оплате труда.
Дальнейшее описание процессов, связанных с начислением и выплатой зарплаты сотрудникам предприятия, мы будем приводить в соответствии с этим алгоритмом.
Порядок начисления зарплаты и расчета НДФЛ
Начисление заработной платы осуществляется в конце каждого месяца - для этого в конфигурации предназначен документ, который так и называется: Начисление зарплаты работникам организаций. Чтобы приступить к начислению зарплаты, щелкните на вкладке Зарплата панели функций на ссылке Начисление зарплаты работникам организаций, или выберите соответствующую команду в меню Зарплата. В любом случае откроется окно списка документов на начисление заработной платы, которое показано на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Окно списка документов на начисление зарплаты
Для всех содержащихся в списке документов указывается следующая информация:
♦ признак проведения документа по бухгалтерскому учету (на рис. 6.1 все документы являются проведенными);
♦ дата формирования документа;
♦ номер документа;
♦ наименование организации, от имени которой сформирован документ;
♦ период (месяц и год), за который произведено начисление заработной платы сотрудникам предприятия;
♦ имя пользователя, ответственного за составление документа;
♦ произвольный комментарий.
Для перехода в режим формирования нового документа на начисление заработной платы, нажмите кнопку Insert или выполните команду Действия ▶ Добавить. Если потребуется отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия ▶ Изменить. Формирование новых и редактирование созданных ранее документов производится в окне, изображенном на рис. 6.2.
Рис. 6.2. Начисление заработной платы сотрудникам предприятия
Прежде всего в данном окне нужно указать период времени, за который производится начисление. Отметим, что иногда пользователи забывают это сделать, что приводит к возникновению путаницы в учете после проведения документа. Период указывается в поле Месяц начисления, которое расположено в верхней части окна. Ну и, как обычно, следует определить значения полей Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный, с которыми мы уже познакомились в предыдущих главах книги.
Основная часть интерфейса содержит вкладки Начисления и НДФЛ. Как нетрудно догадаться, первая вкладка предназначена для начисления заработной платы и прочих причитающихся выплат, а вторая - для удержания налога на доходы физических лиц.
На вкладке Начисления (см. рис. 6.2) в табличной части нужно составить перечень сотрудников, которым необходимо начислить заработную плату. Вы можете это делать как в автоматическом, так и в ручном режиме.
В первом случае следует нажать кнопку Заполнить (она находится вверху окна, в панели инструментов), после чего в открывшемся меню выбрать способ заполнения - По плановым начислениям или Списком работников. Независимо от выбранного способа вы можете вручную внести любые изменения в список.
Для ручного добавления позиции в список нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов данной вкладки. Затем в поле Работник нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника сотрудников организации выберите работника для включения в список. После этого в поле Начисление укажите вид начисления (он также выбирается в соответствующем справочнике), в соответствии с которым будет начислена зарплата. В поле Результат указывается сумма начисленной зарплаты, а поле Код дохода НДФЛ будет заполнено автоматически после выбора значения в поле Начисление.
Что касается налога на доходы физических лиц, то он начисляется на вкладке НДФЛ (рис. 6.3).
Рис. 6.3. Начисление налога на доходы физических лиц
Рекомендуется для начисления НДФЛ использовать автоматический режим. Это, во-первых, позволяет сэкономить время, а во-вторых - минимизирует вероятность ошибки при начислении. Чтобы выполнить автоматический расчет НДФЛ, нажмите кнопку Рассчитать, которая находится в инструментальной панели данной вкладки - в результате в столбце Налог отобразится сумма налога по каждому работнику. При этом исходные данные для расчета НДФЛ берутся из соответствующих настроек, справочников и регистров конфигурации.
Документ будет проведен по учету после нажатия кнопки ОК или выполнения команды Действия ▶ Провести. Если вы хотите сохранить документ без проведения (например, чтобы вернуться к работе с ним позже), нажмите кнопку Записать.
Характерной особенностью документа на начисление заработной платы является то, что после его проведения бухгалтерские проводки в конфигурации не формируются. Кстати, это касается также документов Зарплата к выплате и Расчет страховых взносов, порядок работы с которыми рассматривается ниже. Бухгалтерские проводки программа создаст лишь после проведения документа Отражение зарплаты в регламентированном учете, описание которого также приведено ниже.
Подготовка данных для выплаты зарплаты
Следующий этап - это подготовка зарплаты к выплате. Для этого в конфигурации предусмотрен документ Зарплата к выплате организации. К его формированию следует приступать лишь после того, как создан и проведен по учету документ Начисление зарплаты работникам организаций, описание которого приведено в предыдущем разделе. Иначе говоря, после того как начислена зарплата и рассчитан НДФЛ, нужно подготовить ее к выплате, и об этом пойдет речь в данном разделе.
Чтобы подготовить зарплату к выплате, щелкните на ссылке Зарплата к выплате, которая находится на вкладке Зарплата в панели функций, или выполните команду главного меню Зарплата ▶ Зарплата к выплате. В результате на экране отобразится окно списка документов, изображенное на рис. 6.4.
Рис. 6.4. Документы на подготовку зарплаты к выплате
Здесь содержится перечень сохраненных ранее документов. Для каждого из них в соответствующих колонках показывается: признак проведения документа, дата его формирования и номер, название организации, период выплаты зарплаты, а также способ выплаты (через кассу или через банк).
Чтобы сформировать новый документ, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей Insert, а для редактирования имеющихся документов используйте клавишу F2 или команду Действия ▶ Изменить. Интерфейс редактирования документа показан на рис. 6.5.
Рис. 6.5. Подготовка заработной платы к выплате
Номер и дата документа, название организации, период начисления зарплаты, а также наименование структурного подразделения (последний параметр можно не заполнять) указываются в соответствующих полях верхней части окна. В поле Способ выплаты из раскрывающегося списка выбирается способ выплаты заработной платы - Через кассу или Через банк.
В центральной части окна содержится таблица, где составляется перечень сотрудников для выплаты заработной платы. Это можно сделать как вручную, так и автоматически.
При ручном формировании списка добавление в него работников осуществляется с помощью кнопки Добавить, расположенной в инструментальной панели табличной части, или клавиши Insert. После этого нужно выбрать работника, и указать причитающуюся к выплате сумму.
Для автоматического формирования списка нужно в верхней части окна нажать кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выбрать один из следующих вариантов: Списком работников или По задолженности на конец месяца. При выборе варианта Списком работников на экране откроется окно, изображенное на рис. 6.6.
Рис. 6.6. Отбор сотрудников для включения в список
Здесь нужно выполнить настройку параметров формирования списка. В частности, вы можете включить в него как всех сотрудников организации, так и ограничить список подразделением, должностью или иными параметрами.
Однако большинство пользователей для формирования списка предпочитают вариант По задолженности на конец месяца. Главное преимущество этого способа состоит в том, что будет не только сформирован список работников, но и по каждому из них будет автоматически проставлена причитающаяся к выплате сумма (эти данные берутся из документа Начисление зарплаты работникам организаций, описание которого приведено в предыдущем разделе).
Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме Т-53 или расчетно-платежной ведомости по форме Т-49. Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать. На рис. 6.7 показана ведомость по форме Т-53.
Рис. 6.7. Ведомость по унифицированной форме No Т-53
Как мы уже отмечали ранее, выплачивать заработную плату можно как через кассу, так и через банк. При выборе первого варианта учтите, что после того, как все выплаты по ведомости произведены, необходимо вернуться в окно редактирования документа (см. рис. 6.5), и в колонке Отметка для каждой позиции установить значение Выплачено (для этого удобно использовать кнопку Заменить отметку на, которая находится в инструментальной панели над списком сотрудников).
Затем следует провести документ по бухгалтерскому учету, а после этого выполнить команду Действия ▶ На основании ▶ Расходный кассовый ордер для формирования расходного кассового ордера на выплату заработной платы из кассы предприятия.
Учтите, что вы не сможете отредактировать документ Зарплата к выплате организации после того, как на его основании сформирован расходный кассовый ордер.
Следующий этап - это расчет сумм страховых взносов. Об этом пойдет речь в следующем разделе.
Расчет страховых взносов
Расчет сумм страховых взносов осуществляется с помощью документа Расчет страховых взносов. Для перехода в режим работы с этим документом нужно в главном меню программы выполнить команду Зарплата ▶ Расчет страховых взносов. Отметим, что по данному документу программа автоматически создаст соответствующие бухгалтерские проводки после того, как будет сформирован и проведен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете (его описание приводится ниже, в соответствующем разделе).
На рисунке 6.8 изображено окно списка сохраненных ранее документов Расчет страховых взносов.
Рис. 6.8. Документы на расчет страховых взносов
По каждому документу показывается дата его формирования, порядковый номер в конфигурации, название организации, перечень работников, по которым выполнен расчет, и иные сведения. Чтобы сформировать новый документ, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert, чтобы отредактировать имеющийся - дважды щелкните на нем мышью или воспользуйтесь командой Действия ▶ Изменить, предварительно установив курсор на этот документ. В любом случае открывается окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 6.9.
Рис. 6.9. Режим редактирования документа
Прежде всего, помимо стандартных параметров, (Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный), нужно в поле Месяц начисления указать месяц, в котором текущий документ должен быть проведен по бухгалтерскому учету.
Центральная часть интерфейса включает в себя две вкладки: Взносы и Начисления. Параметры, расположенные на первой вкладке, предназначены для расчета сумм страховых взносов. Что касается второй вкладки, то находящиеся на ней данные о начисленных работникам суммах зарплаты используются для расчета сумм страховых взносов.
Заполнять табличную часть окна можно как вручную, так и автоматически. В первом случае добавление позиций осуществляется стандартным способом - с помощью кнопки Добавить, которая находится в инструментальной панели. После этого вручную вводятся суммы начисленных налогов.
Для автоматического заполнения таблицы нажмите кнопку Заполнить и рассчитать, расположенную в верхней части окна. После этого на основании введенного ранее документа Начисление зарплаты работникам организаций (с ним мы познакомились ранее, в соответствующем разделе) будет сформирован список сотрудников, а на вкладке Начисления отобразится информация о произведенных в данном месяце начислениях. Что касается вкладки Взносы, то здесь на основании сведений о ставках налога, хранящихся в соответствующем регистре, отобразятся суммы начисленных страховых взносов по каждому сотруднику.
Для проведения документа по учету нажмите кнопку ОК, а чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа - кнопку Записать.
Бухгалтерские проводки и отчетность по зарплате
Как мы уже отмечали ранее, бухгалтерские проводки по заработной плате, а также по начислениям и удержаниям программа автоматически сформирует после того, как создан и проведен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете. Для перехода в режим работы с этим документом нужно в главном меню выполнить команду Зарплата ▶ Отражение зарплаты в регламентированном учете. Но не забывайте, что предварительно должны быть созданы и проведены документы Начисление зарплаты работникам организаций и Расчет страховых взносов за соответствующий месяц, описание которых приведено в предыдущих разделах.
Список сохраненных ранее документов хранится в окне, которое изображено на рис. 6.10.
Рис. 6.10. Список документов на отражение зарплаты в регламентированном учете
На рисунке видно, что данное окно представляет собой стандартный интерфейс списка. Поэтому мы на нем останавливаться не будем, а сразу перейдем к описанию окна редактирования документа, которое показано на рис. 6.11.
Рис. 6.11. Окно редактирования документа
Поскольку все подготовительные действия мы уже выполнили, для формирования проводок по зарплате нужно лишь нажать в инструментальной панели данного окна кнопку Заполнить. После этого нужно провести документ нажатием кнопки ОК или с помощью команды Действия ▶ Провести. Чтобы убедиться в том, что документ проведен по учету и в конфигурации сформированы все необходимые проводки, выполните команду Действия ▶ Результат проведения документа, которую можно вызвать как в окне списка, так и в окне редактирования. На рис. 6.12 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 6.11.
Рис. 6.12. Отражение данных по заработной плате в регламентированном учете
В данном окне с помощью соответствующих вкладок можно переключаться между режимами просмотра проводок бухгалтерского и налогового учета.
Для быстрого формирования отчетности по зарплате на вкладке Зарплата панели функций имеются соответствующие ссылки (отметим, что это не исключает формирования отчетности по зарплате с помощью соответствующих команд меню Отчеты). Например, чтобы получить расчетные листки работников, нужно щелкнуть на ссылке Расчетные листки, затем в открывшемся окне указать отчетный период и нажать кнопку Сформировать. Пример расчетных листков показан на рис. 6.13.
Рис. 6.13. Расчетные листки сотрудников предприятия
Если выплата зарплаты за данный месяц уже производилась, то в расчетном листке будет присутствовать строка Выплачено, в которой отобразится выплаченная сотруднику сумма.
Чтобы сформировать расчетную ведомость в произвольной форме, нужно щелкнуть на ссылке Расчетная ведомость (произвольная), затем в открывшемся окне указать отчетный месяц и нажать кнопку Сформировать. Пример расчетной ведомости показан на рис. 6.14.
Рис. 6.14. Расчетная ведомость произвольной формы
В данном случае выплаты работникам еще не произведены. Если же все причитающиеся деньги были бы выплачены, то в ведомости не было бы последней колонки Конечное сальдо, а вместо нее отображались бы колонки Всего выплачено и Через кассу.
Подобным образом с помощью соответствующих ссылок, расположенных на вкладке Зарплата панели функций, формируются и другие виды отчетов по заработной плате.
Глава 7. Основные средства предприятия
Одним из ключевых элементов бухгалтерского учета являются основные средства предприятия. В данной главе будет рассказано о том, как в программе "1С Бухгалтерия 8" выполняются основные операции по учету основных средств.
Напомним, что в соответствии с Типовым планом счетов для учета основных средств могут использоваться следующие счета бухгалтерского учета:
♦ 01 "Основные средства";
♦ 02 "Амортизация основных средств";
♦ 03 "Доходные вложения в материальные ценности";
♦ 08 "Вложения во внеоборотные активы";
♦ 83.01 "Прирост стоимости имущества по переоценке";
♦ 98.02 "Безвозмездные поступления (ОС)"
♦ 001 "Арендованные основные средства";
♦ 010 "Износ основных средств";
♦ 011 "Основные средства, сданные в аренду".
Ввод, редактирование и хранение сведений об основных средствах предприятия осуществляется в справочнике основных средств и справочнике объектов строительства. Чтобы открыть эти справочники, можно воспользоваться соответствующими командами меню ОС, либо выбрать их в окне, изображенном на рис. 1.20. Здесь мы не будем приводить описание этих справочников, поскольку работа с ними ведется во многом по тем же правилам, что и в других справочниках конфигурации, с некоторыми из которых мы познакомились выше в третьей главе книги.
Ввод объектов основных средств в эксплуатацию
Поступление объектов основных средств на предприятие обычно отражается по дебету счета 08.04 "Приобретение объектов основных средств" (за исключением безвозмездных поступлений либо иных нестандартных ситуаций). После ввода объекта основных средств в эксплуатацию он списывается с кредита счета 08.04, и принимается на счет 01.01 "Основные средства в организации". В программе "1С Бухгалтерия 8" процесс ввода объекта основных средств в эксплуатацию, а также принятия их к учету после завершения формирования стоимости (это в большинстве случаев происходит одновременно с вводом в эксплуатацию) оформляется с помощью документа Принятие к учету ОС.
Чтобы начать работу с этими документами, нужно в главном меню программы выполнить команду ОС ▶ Принятие к учету ОС, или воспользоваться соответствующей ссылкой на вкладке ОС панели функций. Окно списка документов, которое открывается при этом на экране, представлено на рис. 7.1.
Рис. 7.1. Список документов на принятие объектов ОС к учету
На данном рисунке в списке содержится только один документ. Для перехода в режим ввода нового документа нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, расположенную в панели инструментов. Отметим, что в программе предусмотрены разные механизмы постановки основных средств на учет - в зависимости от того, какой именно объект и на основании чего принимается к учету. Поэтому при переходе в режим формирования нового документа на экране отображается окно, выбора вида операции, изображенное на рис. 7.2.
Рис. 7.2. Перечень видов операций
В случае принятия к учету оборудования или объекта строительства помните о том, что предварительно в конфигурации должен быть отражен факт поступления объекта основных средств на предприятие. Как правило, для этого формируется и проводится по учету документ Поступление товаров и услуг, при вводе которого нужно выбрать вид операции Оборудование или Объекты строительства (с этим документом мы познакомимся позже, при изучении материала, посвященного поступлению товарно-материальных ценностей на предприятие). После того как проведен документ Поступление товаров и услуг с видом операции Оборудование поступивший объект основных средств будет оприходован на счет 08.04 "Приобретение объектов основных средств". А после проведения документа Принятие к учету ОС (для которого также выбран вид операции Оборудование) объект основных средств будет списан со счета 08.04 "Приобретение объектов основных средств", и принят на счет 01.01 "Основные средства в организации".
Если вы принимаете к учету объект основных средств, выявленный по результатам инвентаризации, то никаких документов предварительно оформлять не требуется. Этот объект просто принимается на счет 01.01 "Основные средства в организации", который в проводке будет корреспондировать со счетом 91.01 "Прочие доходы".
Если в окне, изображенном на рис. 7.2, выбран вид операции Оборудование, то окно ввода и редактирования документа будет выглядеть так, как показано на рис. 7.3.
Рис. 7.3. Формирование документа Принятие к учету ОС (вид операции Оборудование)
В первую очередь нужно ввести значения обязательных к заполнению параметров. Таковыми являются номер документа и дата его формирования (значения этих полей генерируются автоматически в момент сохранения документа, но их можно изменить вручную), а также название организации, в бухгалтерском учете которой отражается факт принятия объекта ОС на учет. Чтобы документ после проведения был отражен не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, нужно установить флажок Отражать в налог. учете. В поле Ответственный можно указать имя пользователя, который является ответственным за оформление данного документа.
Центральная часть окна состоит из трех вкладок: Основные средства, Общие сведения и Бухгалтерский учет. Если в верхней части окна установлен флажок Отражать в налог. учете, то появится еще одна вкладка - Налоговый учет (как на рис. 7.3).
Первая вкладка, которую нужно заполнить - это Основные средства, которая открыта на рис. 7.3 (отметим, что данная вкладка открывается по умолчанию). Здесь в поле Оборудование из справочника номенклатуры, вызываемого нажатием кнопки выбора, выбирается вид оборудования, поступление которого в организацию было отражено с помощью документа Поступление товаров и услуг.
В поле Склад нужно указать название склада, на который ранее был оприходован объект основных средств, а в поле Счет (БУ) - счет бухгалтерского учета, на котором он числился до принятия к учету (то есть на который был оприходован в результате проведения документа Поступление товаров и услуг). Как мы уже отмечали ранее, для оборудования в таких случаях обычно используется счет 08.04 "Приобретение объектов основных средств". Если ведется налоговый учет, то аналогичным образом в поле Счет (НУ) нужно указать счет налогового учета. Именно этот счет предлагается использовать по умолчанию, но при необходимости вы можете его перевыбрать в окна плана счетов, которое вызывается с помощью кнопки выбора.
В табличной части вкладки формируется перечень принимаемых к учету объектов основных средств. Для добавления в список новой позиции нажмите в инструментальной панели вкладки кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате в списке появится позиция, номер которой будет сформирован автоматически. Затем в поле Основное средство нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника основных средств выбрать основное средство, принимаемое к учету. После этого автоматически (в соответствии со значениями, введенными ранее в справочник для выбранного основного средства) будут заполнены поля Код и Инв. No. После этого можно переходить на вкладку Общие сведения (рис. 7.4).
Рис. 7.4. Принятие к учету ОС, вкладка Общие сведения
Здесь в поле Операция с объектами ОС нужно ввести вид операции, выполняемой с оборудованием в соответствии с данным документом. Чтобы заполнить это поле, нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите клавишу Enter или кнопку Выбрать.
Выше мы уже говорили о том, что принятие к учету объекта основных средств обычно совпадает с вводом его в эксплуатацию. В таких случаях эти операции целесообразно совместить, для чего на вкладке Общие сведения предназначен флажок Ввести в эксплуатацию одновременно с принятием к учету.
Далее нужно указать, каким образом в издержках организации необходимо учитывать расходы по начислению амортизации. Требуемое значение вводится в поле Способ погашения расходов по амортизации (погашению стоимости) путем выбора из соответствующего справочника.
Что касается отражения в бухгалтерском учете всех событий, связанных с объектом основных средств, то соответствующие параметры настраиваются на вкладке Бухгалтерский учет, содержимое которой показано на рис. 7.5.
Рис. 7.5. Принятие к учету ОС, вкладка Бухгалтерский учет
Прежде всего здесь нужно определить, как объект основных средств будет отражаться в бухгалтерском учете после проведения данного документа. Это осуществляется в поле Порядок учета, где из раскрывающегося списка выбирается одно из следующих значений: Начисление амортизации, Начисление износа, Списание при принятии к учету, Отражение в составе МПЗ и Стоимость не погашается. От того, какой вариант вы укажете, будет зависеть остальное содержимое вкладки Бухгалтерский учет (иначе говоря, при изменении значения данного поля автоматически соответствующим образом изменяется и перечень остальных параметров, находящихся над анной вкладке).
Если вы указали вариант Начисление амортизации, то набор параметров вкладки Бухгалтерский учет будет выглядеть так, как изображено на рис. 7.5. В этом случае в поле Подразделение следует ввести название подразделения организации, за которым объект основных средств будет закреплен после проведения данного документа, а в поле МОЛ - сведения о сотруднике, который будет нести материальную ответственность за данный объект основных средств. Оба эти параметра заполняются одинаково - путем выбора значений из соответствующих справочников.
Еще один параметр, который необходимо указать - это способ поступления объекта основных средств в организацию. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Способ поступления, примеры значений данного поля - Приобретение за плату, Строительство, В обмен на другое имущество, Вклад в совместную деятельность, и др. Если вы затрудняетесь выбрать способ поступления объекта основных средств на предприятие, либо если он поступил каким-то в результате какой-то нетипичной операции - выберите в раскрывающемся списке значение Иное.
Затем в поле Счет учета из Плана счетов, который вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4, выберите счет бухгалтерского учета, на который будет оприходован объект основных средств. По умолчанию в данном поле предлагается значение 01.01, поскольку этот счет предназначен специально для учета основных средств.
Следующий этап - настройка параметров начисления амортизации. Прежде всего нужно указать счет, где будет производиться начисление амортизации. Почти всегда это счет 02.01, поэтому он предлагается по умолчанию в поле Счет начисления амортизации. Чтобы программа автоматически производила начисление амортизации, установите находящийся правее флажок Начислять амортизацию. Затем нужно в поле Способ начисления амортизации указать способ начисления амортизации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты - Линейный способ, Способ уменьшаемого остатка, По сумме чисел лет срока полезного использования, Пропорционально объему продукции (работ), По единым нормам амортизационных отчислений и По единым нормам амортизационных отчислений (на 1000 км пробега).
Bs рассмотрели порядок заполнения параметров вкладки Бухгалтерский учет в случае, когда в поле Порядок учета установлено значение Начисление амортизации (см. рис. 7.5). Теперь кратко рассмотрим особенности, присущие другим вариантам.
Если на вкладке Бухгалтерский учет в поле Порядок учета выбрано значение Начисление износа, то в качестве параметров его начисления нужно будет указать счет начисления износа (по умолчанию предлагается забалансовый счет 010 "Износ основных средств"), срок полезного использования (в месяцах), а также годовую норму амортизационных отчислений. Кроме этого, путем установки соответствующего флажка включается признак начисления износа.
Если в поле Порядок учета указан вариант Списание при принятии к учету, то объект основных средств будет полностью списываться в момент постановки его на учет. При этом параметры расчета амортизации/износа не предлагаются, и поэтому нужно лишь определить значения полей Подразделение, МОЛ, Способ поступления и Счет учета, с которыми мы уже знакомы.
Если в поле Порядок учета указан вариант Отражение в составе МПЗ, то объект основных средств будет причислен к материально-производственным запасам. После выбора данного значения программа предложит выбрать номенклатурную позицию, наименование склада (места хранения), где будет числиться объект основных средств, и счет бухгалтерского учета, на который он будет поставлен.
Если в поле Порядок учета указан вариант Стоимость не погашается, то параметры начисления амортизации/износа не предлагаются, так как стоимость объекта основных средств погашаться не будет. В данном случае необходимо лишь определить значения Подразделение, МОЛ, Способ поступления и Счет учета, с которыми мы уже знакомы.
На основании созданного документа можно получить акт приемки-передачи объекта основных средств по унифицированной форме ОС-1. Для этого нужно внизу окна нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать команду Форма ОС-1. Фрагмент полученного документа показан на рис. 7.6.
Рис. 7.6. Печатная форма акта приемки-передачи объекта ОС
Для отправки документа на принтер нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P или выполните команду главного меню Файл ▶ Печать.
Чтобы посмотреть, каким образом документ проведен по учету, выполните команду Действия ▶ Результат проведения документа. На рис. 7.7 показан результат проведения документа, с которым мы работали в этом разделе (см. рис. 7.3, 7.4 и 7.5).
Рис. 7.7. Результат проведения документа
С помощью вкладок, расположенных в верхней части данного окна, вы можете просматривать самую разнообразную информацию о результатах проведения документа. На рис. 7.7 показано содержимое вкладки Бухгалтерский учет.
Перемещение основных средств внутри предприятия
Внутреннее перемещение объектов основных средств - операция, которая периодически выполняется на многих предприятиях. Сущность ее заключается в том, что объект основных средств передается из одного подразделения предприятия в другое, но при этом не покидает пределов предприятия.
В программе "1С Бухгалтерия 8" такие операции оформляются с помощью документа Перемещение ОС. Характерной особенностью данного документа является то, что по итогам его проведения не происходит автоматическое формирование бухгалтерских проводок (как это имеет место быть в большинстве других документов конфигурации), а лишь вносятся изменения в регистры сведений "Местонахождение ОС (бухгалтерский учет)" и "События ОС организаций". Чтобы открыть эти регистры для просмотра, выполните команду главного меню Операции ▶ Регистры сведений (данная команда доступна только в режиме полного интерфейса), и выберите регистр в открывшемся окне.
Для перехода в режим работы с документами Перемещение ОС выберите в главном меню программы команду ОС ▶ Перемещение ОС, или воспользуйтесь соответствующей ссылкой панели функций. В любом случае откроется окно, которое показано на рис. 7.8.
Рис. 7.8. Окно списка документов на внутреннее перемещение основных средств
В соответствующих колонках данного окна для каждой позиции списка отображается символ проведения документа (на рис. 7.8 первый документ проведен по учету, а второй - нет), дата его формирования, номер, название компании (внутри которой осуществлялось внутренне перемещение основных средств), название структурного подразделения, ФИО материально-ответственного лица, а также имя пользователя, ответственного за формирование документа.
Чтобы сформировать новый документ, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить, а чтобы отредактировать имеющийся - дважды щелкните на нем мышью. Окно ввода и редактирования документа изображено на рис. 7.9.
Рис. 7.9. Окно редактирования документа на внутреннее перемещение ОС
Параметры Номер и от, которые находятся вверху окна, заполняются и редактируются так же, как и при работе с другими документами конфигурации. То же самое касается и поля Организация, в котором указывается наименование организации, от имени которой оформляется документ.
В поле Событие указывается название события, которое происходит с объектом основных средств (или несколькими объектами, перечень которых формируется в табличной части окна). В данном случае здесь можно указать значение Внутреннее перемещение основных средств (при условии, что такое событие имеется в соответствующем справочнике), но отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.
Затем нужно указать название подразделения, в которое перемещаются основные средства по документу. Требуемое значение выбирается в поле Подразделение из соответствующего справочника. Аналогичным образом в поле МОЛ указывается ФИО материально-ответственного лица, которое будет отвечать за объекты основных средств после их перемещения.
Основную часть окна редактирования занимает таблица, в которой формируется список перемещаемых основных средств. Чтобы включить объект основных средств в этот перечень, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить или клавишу Insert, затем в поле Основное средство нажмите кнопку выбора и выберите значение в открывшемся окне справочника основных средств. После этого инвентарный номер объекта отобразится поле Инв. No (инвентарные номера присваиваются в справочнике основных средств).
Завершается формирование документа нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Записать можно сохранить введенные данные без проведения документа. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
После проведения документа вы можете просмотреть, как он отразился в регистрах конфигурации. Для этого выполните в окне редактирования команду Перейти ▶ Движения документа по регистрам - в результате откроется окно, которое представлено на рис. 7.10.
Рис. 7.10. Информация о проведении документа по регистрам
Этот отчет можно вывести на печать, нажав комбинацию клавиш Ctrl+P или выполнив команду главного меню Файл ▶ Печать.
Порядок начисления амортизации основных средств
Как мы уже знаем, способ начисления амортизации по объекту основных средств выбирается в процессе принятия его к учету, для чего в конфигурации формируется документ Принятие к учету ОС (его описание приведено выше, в соответствующем разделе). При формировании этого документа указывается способ расчета амортизации (износа), выполняется настройка параметров начисления амортизации, и т. д. Другими словами, при принятии объекта основных средств к учету вы детально расписываете порядок расчета амортизационных отчислений.
Амортизация по объектам основных средств начисляется в автоматическим режиме. Это происходит при закрытии месяца, для чего в конфигурации формируется документ Закрытие месяца. Переход в режим работы с данными документами осуществляется с помощью команды главного меню Операции ▶ Регламентные операции ▶ Закрытие месяца. Более подробно об этом мы поговорим далее, в главе, посвященной формированию отчетности. Здесь же отметим, что для начисления амортизации нужно в окне документа Закрытие месяца установить флажок Начисление амортизации ОС.
Аналогичным образом осуществляется начисление амортизации и по нематериальным активам (в данном случае в окне документа Закрытие месяца нужно установить флажок Начисление амортизации НМА и списание расходов на НИОКР), о которых пойдет речь в следующей главе книги.
Реализация основных средств на сторону
Предприятие вправе свободно распоряжаться своими активами, в том числе и продавать их на сторону (если это специально не запрещено или не ограничено соответствующими законодательными документами). Не являются исключением из этого правила и объекты основных средств: руководство предприятия всегда может продать тот или иной объект сторонней организации.
В рассматриваемой конфигурации реализация на сторону объектов основных средств оформляется с помощью документа Передача ОС, после проведения которого программа автоматически формирует три проводки: первая - на сумму списания реализуемого объекта ОС, вторая - на сумму доначисленной амортизации на месяц выбытия, и третья - на сумму изменения задолженности с контрагентом, которому был реализован объект основных средств.
Чтобы сформировать документ на передачу основных средств, выполните в главном меню программы команду ОС ▶ Передача ОС. В результате появится интерфейс списка сформированных ранее документов (рис. 7.11).
Рис. 7.11. Окно списка документов на реализацию ОС
Для каждого документа в данном окне отображается набор стандартных данных - дата, номер, название организации и др. Кроме этого, в окне присутствует колонка Документ подготовки к передаче: в нем отображаются реквизиты документа подготовки объекта основных средств к передаче (при наличии такого документа).
Формирование новых и редактирование имеющихся документов осуществляется в окне, изображенном на рис. 7.12.
Рис. 7.12. Окно редактирования документа на реализацию основных средств
В соответствующих полях автоматически генерируется номер и дата документа. Название организации-поставщика объекта основных средств (обычно это собственная организация), а также название контрагента-получателя объекта основных средств выбираются из соответствующих справочников. Ранее мы уже неоднократно сталкивались с этими параметрами, а также - с параметрами Документ расчетов, Подразделение, Событие и Договор. Если для данной сделки предварительно оформлялся документ подготовки к передаче, то он выбирается из соответствующего справочника в поле Документ подготовки.
Центральная часть интерфейса содержит вкладки Основные средства, Счета учета расчетов и Дополнительно.
По умолчанию в данном окне открывается вкладка Основные средства (ее содержимое показано на рис. 7.12). Здесь необходимо сформировать список передаваемых объектов основных средств. После добавления позиции ее номер сформируется автоматически, а в поле Основное средство нужно из справочника выбрать объект основных средств, который реализуется на сторону по данному документу. Затем указываются остальные параметры этого объекта (стоимость, амортизация, счета учета, и др.). Отметим, что сумма НДС и итоговая сумма по документу рассчитывается автоматически на основании введенных ранее данных.
Вкладка Счета учета расчетов включает в себя два параметра: Счет учета расчетов с контрагентом и Счет учета расчетов по авансам. Для проведения документа по учету достаточно заполнить лишь первый из них. Второй параметр заполняется в случаях, когда часть денег за поставленные ценности перечисляется авансом.
Что касается вкладки Дополнительно, то на ней можно ввести сведения о грузоотправителе и грузополучателе, а также указать имя пользователя, составившего документ. Все параметры данной вкладки не являются обязательными для заполнения.
С помощью кнопки Форма ОС-1, которая расположена справа внизу окна, можно сформировать акт приемки-передачи основных средств по унифицированной форме ОС-1 (см. рис. 7.6). Чтобы увидеть результат проведения документа по учету, выполните команду Действия ▶ Результат проведения документа.
Списание объектов основных средств
Действующим законодательством определен порядок списания объектов основных средств, по которым начислен полный износ, либо которые просто поломались или устарели (как в физическом, так и моральном смысле). Для оформления данной процедуры в конфигурации предназначен документ Списание ОС, вызываемый с помощью команды главного меню ОС ▶ Списание ОС.
Окно списка документов на списание основных средств показано на рис. 7.13.
Рис. 7.13. Документы на списание основных средств
Здесь для каждой позиции списка представлены следующие сведения: символ проведенного документа (на рис. 7.13 оба документа проведены), признак ручной корректировки, признак проведения по налоговому учету, дата и номер создания документа, название организации (с баланса которой списывается объект основных средств), причина списания и имя пользователя, ответственного за оформление документа.
Чтобы сформировать новый документ, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить или выполните аналогичную команду контекстного меню. В результате откроется окно, которое показано на рис. 7.14.
Рис. 7.14. Списание объекта основных средств в программе "1С Бухгалтерия 8"
В данном окне сначала нужно заполнить параметры, расположенные в его верхней части, а затем приступать к заполнению табличной части. Поля Номер, от, Организация и Ответственный нам уже хорошо знакомы, поэтому останавливаться на них мы не будем. А вот остальные поля рассмотрим подробнее.
В поле Событие из окна справочника, который можно вызвать клавишей F4 или кнопкой выбора, выбирается название события, происходящего с основными средствами. В данном случае значение поля может выглядеть, например, так: Реализация ОС на сторону. Но на проведение документа данный параметр никакого влияния не оказывает, поэтому вы можете его не заполнять. Счета для отражения суммы списанных основных средств указываются в полях Счет (БУ) и Счет (НУ). По умолчанию для бухгалтерского учета программа предлагает счет 91.02 "Прочие расходы", а для налогового учета - счет 91.02.7 "Внереализационные расходы".
Для выбранных счетов бухгалтерского и налогового учета можно указать субконто, если по этим счетам ведется аналитический учет. Для этого предназначены параметры Субконто (БУ) и Субконто (НУ), которые заполняются из справочника доходов и расходов.
Для списания объекта основных средств должна быть серьезная причина (поломка, полный износ, и др.). Ее следует указать в поле Причина (значение выбирается из справочника причин списания основных средств).
Заполнение табличной части осуществляется по обычным правилам: сначала нужно нажать кнопку Добавить или клавишу Insert, затем из справочника выбирается списываемый объект основных средств, после чего вводится его стоимость, износ (на основании этих данных будет автоматически рассчитана остаточная стоимость списываемого объекта) и прочие сведения.
Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК, а для сохранения данных без проведения документа используйте кнопку Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
С помощью команды Действия ▶ Результат проведения документа вы можете посмотреть, каким образом отразилось проведение документа в учете. На рис. 7.15 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 7.14.
Рис. 7.15. Отражение в учете операции по списанию основных средств
На соответствующих вкладках данного окна можно просмотреть самую разнообразную информацию о том, как данный документ отразился в учете и отчетности.
Документ на списание основных средств можно вывести на печать по унифицированной форме ОС-4. Для этого в окне редактирования нужно нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать команду ОС-4. Пример акта на списание основных средств показан на рис. 7.16 (этот акт составлен на основании документа, формирование которого показано на рис. 7.14).
Рис. 7.16. Акт на списание объекта основных средств
Отправка документа на принтер осуществляется стандартным способом - с помощью команды главного меню Файл ▶ Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Проведение инвентаризации основных средств
Инвентаризация - это инструмент, с помощью которого проверяется соответствие фактического наличия товарно-материальных ценностей и прочих активов предприятия данным бухгалтерского учета. Инвентаризация основных средств позволяет проверить достоверность учетных данных, а также обеспечить сохранность основных средств предприятия. Если по результатам проведения инвентаризации обнаружены расхождения между учетными и фактическими данными, они должны быть соответствующим образом отражены в бухгалтерском учете (недостачи следует списать, а излишки - оприходовать). Отметим, что в любом случае нужно проанализировать причины расхождения бухгалтерских и фактических данных.
Действующее законодательство требует проведения инвентаризации при реорганизации или ликвидации субъекта хозяйствования; при смене материально-ответственных лиц; при обнаружении фактов злоупотреблений, порчи или хищения основных средств; при передаче основных средств в аренду, при их выкупе или продаже. Кроме этого, инвентаризацию необходимо проводить каждые три года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключением являются основные средства, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября года, за который составляется отчет).
В программе "1С Бухгалтерия 8" результаты инвентаризации оформляются документом, который так и называется - Инвентаризация ОС. Для перехода в режим работы с данными документами следует выполнить команду главного меню ОС ▶ Инвентаризация ОС. Окно списка документов, которое отображается при выполнении данной команды, показано на рис. 7.17.
Рис. 7.17. Окно списка документов Инвентаризация ОС
В данном примере список содержит лишь один документ. А вообще для каждого документа предусмотрено отображение следующих сведений: дата и время создания документа, его номер, название организации (где проводилась инвентаризация), наименование структурного подразделения (где проводилась инвентаризация), причина проведения инвентаризации, а также имя пользователя или ФИО сотрудника, ответственного за оформление текущего документа.
Ввод новых и редактирование сформированных ранее документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 7.18.
Рис. 7.18. Формирование документа Инвентаризация ОС
Вверху данного окна находятся параметры, предназначенные для идентификации документа - Номер, от и Организация. Заполняются они так же, как и в других документах конфигурации. После этого нужно выбрать название подразделения предприятия, на котором проводилась инвентаризация основных средств. Отметим, что без заполнения данного поля провести документ по учету вы не сможете (но сможете его сохранить без проведения, нажав кнопку Записать).
В центральной части интерфейса на вкладке Основные средства находится таблица, где необходимо составить список основных средств, которые проверялись в ходе инвентаризации. Это можно делать как в ручном, так и в автоматическом режиме.
В первом случае действуйте стандартно: с помощью клавиши Insert добавляйте позиции в список, выбирая их из справочника. Отметим, что для группового добавления позиций удобно пользоваться кнопкой Подбор, которая находится в инструментальной панели вкладки Основные средства. Для удаления позиций из списка используйте клавишу Delete или кнопку Удалить текущий, которая находится в инструментальной панели. Но при этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Для каждого добавленного в список объекта основных средств автоматически отображается его инвентарный номер и ФИО материально ответственного лица (если оно ранее было назначено). После ввода учетных и фактических данных программа автоматически рассчитает количественное и суммовое выражение излишков или недостач (эти сведения будут показаны в соответствующих столбцах таблицы, причем недостачи отображаются красным цветом).
Намного удобнее заполнять табличную часть окна в автоматическом режиме. Для этого нужно нажать кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выбрать один из перечисленных ниже вариантов:
♦ По остаткам - список будет сформирован по остаткам на дату заполнения документа.
♦ Данные учета - список будет сформирован в соответствии с учетными данными.
♦ Фактические данные - при выборе этого значения фактические данные в табличной части будут сформированы в соответствии с учетными данными. Поэтому выбор данной команды имеет смысл только после ввода учетных данных.
В поле Ответственный из справочника физических лиц выбирается сотрудник, ответственный за оформление текущего документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести требуемый комментарий к текущему документу.
Характерной особенностью документа Инвентаризация ОС является то, что проведение его по учету не предусмотрено, следовательно - на его основании учетные данные не изменяются. Чтобы отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете, нужно на основании документа Инвентаризация ОС ввести документы Принятие к учету ОС, Перемещение ОС или Списание ОС - для этого нужно воспользоваться соответствующими командами подменю Действия ▶ На основании. При этом учитывайте следующее:
♦ при создании документа Принятие к учету в него автоматически будут внесены только те основные средства, по которым в документе Инвентаризация ОС имеется излишек;
♦ при создании документа Списание ОС в него включаются только те позиции документа Инвентаризация ОС, по которым была выявлена недостача.
♦ документ Перемещение ОС применяется тогда, когда в одном подразделении выявлен излишек объектов основных средств, а в другом - недостача этих же самых объектов.
И только после того, как документы Принятие к учету ОС, Списание ОС и Перемещение ОС будут проведены по учету, по итогам инвентаризации будут сформированы соответствующие бухгалтерские проводки.
В центральной части окна редактирования документа имеется также вкладка Дополнительно, которая представлена на рис. 7.19.
Рис. 7.19. Формирование документа Инвентаризация ОС, вкладка Дополнительно
Здесь в поле Документ нужно из раскрывающегося списка выбрать тип распорядительного документа, в соответствии с которым проводится инвентаризация основных средств (Приказ, Постановление или Распоряжение). После этого в расположенных ниже полях Номер и от указываются соответствующие реквизиты этого документа. В полях Дата начала и Дата окончания вводятся даты начала и окончания периода времени, за который проводится инвентаризация, а в поле Причина с клавиатуры вводится причина проведения инвентаризации (например, Плановая инвентаризация, и т. п.).
В центре окна формируется список членов инвентаризационной комиссии. Для добавления новой позиции нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert, после чего в поле Члены комиссии нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника физических лиц выберите члена комиссии. В колонке Председатель флажком отметьте члена комиссии, который будет являться ее председателем.
С помощью команд, открываемых при нажатии на кнопку Печать, можно вывести на печать следующие формы документов: Инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1); Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (форма ИНВ-18); Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22).
На рис. 7.20 показана инвентаризационная опись основных средств по унифицированной форме ИНВ-1.
Рис. 7.20. Инвентаризационная опись основных средств по форме ИНВ-1
Для печати документа используйте команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Глава 8. Нематериальные активы предприятия
В соответствии с действующим законодательством нематериальными активами принято считать патенты, права на пользование земельными участками, программное обеспечение, авторские права, лицензии, товарные знаки и прочие подобные активы, не имеющие материального воплощения.
Ввод, хранение и редактирование сведений об учитываемых на предприятии нематериальных активах осуществляется в справочнике нематериальных активов и расходов на НИОКР. Меню НМА содержит команду, с помощью которой можно быстро вызвать данный справочник. Кроме этого, вы можете его выбрать в общем списке справочников (см. рис. 1.20). Здесь мы не будем рассматривать данный справочник, поскольку работа с ним ведется примерно по тем же правилам, что и в других справочниках конфигурации, с которыми мы познакомились ранее.
Отметим, что начисление амортизации по нематериальных активам осуществляется так же, как и по основным средствам (подробнее см. выше раздел "Порядок начисления амортизации основных средств").
Приход объектов НМА на предприятие
Факт поступления объекта НМА на предприятие оформляется с помощью документа, имеющего характерное название - Поступление НМА. Чтобы приступить к работе с этими документами, выберите в главном меню программы команду НМА ▶ Поступление НМА, либо воспользуйтесь соответствующей ссылкой панели функций. В любом случае откроется окно, изображенное на рис. 8.1.
Рис. 8.1. Приходные документы по нематериальным активам
Здесь представлен список сформированных ранее документов на поступление НМА, который содержит две позиции. В первом столбце содержится признак проведенного/непроведенного документа (на рис. 8.1 проведены оба документа), в двух двух следующих столбцах - признаки ручного редактирования и отражения в налоговом учете. Ну а далее для каждого документа показывается номер, дата его формирования, стоимостная оценка поступивших НМА (сумма по документу), валюта текущего документа, название контрагента по документу, и прочие сведения.
С помощью команды Действия ▶ Провести осуществляется проведение текущего документа (это можно делать как в окне списка, так и в окне редактирования). Команда Действия ▶ Отмена проведения предназначена для быстрой отмены проведения текущего документа (данная команда доступна только тогда, когда в списке курсор установлен на проведенный ранее документ). После выполнения каждой из этих команд соответствующим образом изменяется признак проведенного/непроведенного документа, содержащийся в крайней левой колонке списка.
Чтобы ввести новый документ, нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert, для отредактировать текущий - установить на него курсор и выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования документа (рис. 8.2).
Рис. 8.2. Формирование документа на поступление НМА
В данном окне поля Номер и от можно не заполнять - программа это сделает автоматически, но вы можете в любой момент отредактировать эти значения по своему усмотрению.
Если необходимо отразить документ не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, установите флажок Отразить в налог. учете.
В поле Организация указывается название организации-получателя НМА по данному документу, а в поле Контрагент - название поставщика НМА.
Договор - здесь указывается договор с поставщиком, в рамках которого осуществляется поставка нематериальных активов. Значение данного поля выбирается из числа договоров, заключенных с выбранным в поле Контрагент предприятием, причем для проведения документа заполнение данного параметра обязательно.
Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам, то справа становится доступным для редактирования поле Документ расчетов. В этом поле нужно указать документ расчетов по данному договору.
Перечень поступивших НМА формируется в табличной части окна на вкладке Нематериальные активы. Все остальные сведения водятся на вкладках Счета учета расчетов, Дополнительно и Счет-фактура.
Вкладка Нематериальные активы (см. рис. 8.2) открывается по умолчанию. После добавления в спецификацию документа новой позиции, нажмите в поле Нематериальный актив клавишу F4 или кнопку выбора, чтобы вызвать интерфейс справочника нематериальных активов, и выберите в нем поступивший объект НМА.
В поле Сумма указывается стоимость данного нематериального актива, а в поле % НДС из раскрывающегося списка для него выбирается размер ставки налога на добавленную стоимость.
Значение поля Сумма НДС рассчитывается программой автоматически на основании значений полей Сумма и % НДС. Однако в случае необходимости вы можете отредактировать его вручную (при этом значения полей Сумма и % НДС останутся неизменными).
В полях Счет учета (БУ) и Счет НДС указывается соответственно счет учета нематериальных активов, поступивших по данному документу, и счет учета НДС по поступившим активам.
Чтобы удалить позицию из списка, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить или клавишу Delete. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
По мере добавления, редактирования и удаления нематериальных активов итоговая сумма по документу будет автоматически пересчитываться.
Вкладка Счета учета расчетов включает в себя два параметра: Счет учета расчетов с контрагентом и Счет учета расчетов по авансам. Для проведения документа по учету достаточно заполнить лишь первый из них. Второй параметр заполняется в случаях, когда часть денег за поставленные НМА перечисляется авансом.
На вкладке Дополнительно можно ввести входящие номер и дату документа, а также имя пользователя, ответственного за оформление данного документа. Все параметры данной вкладки не являются обязательными для заполнения.
Сведения о выставлении счет-фактуры вводятся на вкладке Счет-фактура. При установке флажка Предъявлен счет-фактура открываются поля Номер входящего счета-фактуры и Дата входящего счета-фактуры, в которых указываются соответствующие реквизиты документа.
После проведения документа можно просмотреть, каким образом он отразился в бухгалтерском учете. Для этого нужно выполнить команду Действия ▶ Результат проведения документа - в результате откроется журнал бухгалтерских проводок с фильтром по текущему документу (рис. 8.3).
Рис. 8.3. Бухгалтерские проводки, отражающие факт поступления НМА на предприятие
Как видно на рисунке, в результате проведения документа сформировано две бухгалтерские проводки: одна - на сумму поступивших нематериальных активов, и вторая - на сумму НДС по поступившим НМА. Отметим, что в данном окне можно посмотреть не только бухгалтерские проводки (вкладка Бухгалтерский учет), но и другие результаты проведения документа - для этого достаточно выбрать соответствующую вкладку.
Постановка объектов НМА на учет
Постановка на учет объекта НМА возможна только после того, как с помощью документа Поступление НМА оформлен факт его прихода на предприятие.
Сущность постановки на учет объекта НМА состоит в том, что при этом он списывается со счета учета внеоборотных активов (обычно это счет 08) и приходуется на счет учета нематериальных активов (счет 04).
Для постановки объекта НМА на учет в конфигурации предусмотрен документ Принятие к учету НМА, для работы с которым предназначена команда главного меню НМА ▶ Принятие к учету НМА. При активизации данной команды открывается окно, которое представлено на рис. 8.4.
Рис. 8.4. Документы на постановку объектов НМА на учет
Если до настоящего момента в конфигурации не было создано ни одного такого документа, то данное окно будет пустым. В дальнейшем список будет формироваться автоматически по мере ввода и сохранения новых документов.
Переход в режим ввода и редактирования осуществляется стандартным образом - с помощью команд соответственно Действия ▶ Добавить и Действия ▶ Изменить. Все работы по формированию и редактированию документов на принятие к учету объектов НМА выполняются в окне, которое показано на рис. 8.5.
Рис. 8.5. Окно редактирования документа на постановку объекта НМА на учет
Вверху окна находятся стандартные параметры: номер и дата документа (их значения формируются автоматически, но вы можете их изменить), а также название организации, в которой осуществляется постановка объекта НМА на учет.
Параметр Отражать в налог. учете нужно включить в том случае, если документ требуется провести по налоговому учету. При установленном данном флажке в центральной части интерфейса появляется вкладка Налоговый учет (см. рис. 8.5), предназначенная для ввода соответствующих параметров.
Для автоматического формирования проводок по результатам проведения документа нужно установить флажок Формировать проводки.
В середине интерфейса отображается три вкладки: Нематериальный актив, Бухгалтерский учет и Налоговый учет (при условии, что установлен флажок Отображать в налог. учете).
Отличительной чертой документа Принятие к учету НМА является то, что его нужно составлять отдельно на каждый вид или объект НМА. Другими словами, здесь нет таблицы, где можно было бы составить перечень принимаемых к учету НМА (напомним, что в аналогичном документе для основных средств такая возможность имеется, см. рис. 7.3).
Название принимаемого к учету объекта НМА указывается на вкладке Нематериальный актив в поле Нематериальный актив. Выбор осуществляется из справочника, который вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4.
В поле Счет бухгалтерского учета следует ввести номер счета, на который был оприходован данный объект НМА после поступления на предприятие. Другими словами, здесь указывается счет, который в проводке, созданной при проведении документа Поступление НМА (его описание приведено выше), имел дебетовый оборот. По умолчанию в качестве такого счета используется счет 08.05 "Приобретение нематериальных активов".
На вкладке Бухгалтерский учет (рис. 8.6) настраиваются параметры бухгалтерского учета данного объекта НМА.
Рис. 8.6. Настройка бухгалтерского учета объекта НМА
В первую очередь на данной вкладке нужно указать счет, на который будет принят объект НМА. Обычно в качестве такого счета используется счет 04.01 "Нематериальные активы организации". В дебет указанного здесь счета будет списана стоимость объекта НМА с кредита счета, указанного в поле Счет бухгалтерского учета вкладки Нематериальный актив (см. рис. 8.5).
В поле Первоначальная стоимость вводится первоначальная стоимость объекта НМА. Требуемое значение можно ввести как вручную, так и рассчитать автоматически. В первом случае его нужно просто ввести с клавиатуры. Для автоматического заполнения нужно нажать кнопку Рассчитать сумму - в этом случае первоначальная стоимость актива будет рассчитана на основании документа Поступление НМА, которым оформлялось поступление данного актива на предприятие.
Далее в поле Способ поступления в организацию можно из раскрывающегося списка выбрать способ, в соответствии с которым данный объект НМА поступил на предприятие. Это может быть, например, Вклад в уставный (складочный) капитал, В обмен на другое имущество, Приобретение за плату (данный способ является самым популярным), Безвозмездное поступление, Вклад в совместную деятельность, и т. д. TYckb вы затрудняетесь указать способ поступления, можете из раскрывающегося списка выбрать значение Иное, либо вообще оставить данное поле пустым.
Если включен параметр Начислять амортизацию, то ниже появляются поля для настройки параметров расчета амортизации. Нужно указать срок полезного использования данного НМА в месяцах, способ начисления амортизации - Линейный, Уменьшаемого остатка или Пропорционально объему продукции (работ), а также счет для начисления амортизации (в Типовом плане счетов для этого предназначен счет 05 "Амортизация нематериальных активов").
Что касается вкладки Налоговый учет, то порядок ее заполнения во многом аналогичен вкладке Бухгалтерский учет.
Чтобы отразить документ в учете, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия ▶ Провести. Чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа, нажмите кнопку Записать.
Чтобы увидеть сформированные по документу бухгалтерские проводки, а также другие итоги его проведения выполните команду Действия ▶ Результат проведения документа. На рис. 8.7 показан результат проведения документа, с которым мы работали ранее (см. рис. 8.5 и 8.6).
Рис. 8.7. Результат проведения документа
На данном рисунке видно, что это окно имеет несколько вкладок. По умолчанию открывается вкладка Бухгалтерский учет. На ней видно, что в результате проведения документа была сформирована бухгалтерская проводка по дебету счета 04.01 "Нематериальные активы организации" и кредиту счета 08.05 "Приобретение нематериальных активов" на сумму принятого к учету объекта НМА.
Списание объектов НМА
Законодательными и нормативными документами определены случаи, при которых объекты НМА подлежат списанию в установленном порядке. Для оформления этой операции в конфигурации предусмотрен документ, который так и называется - Списание НМА.
В результате проведения данного документа в бухгалтерском учете формируются следующие бухгалтерские проводки:
♦ на сумму доначисленной амортизации (если в данном случае это требуется);
♦ на сумму списанных амортизационных начислений и балансовой стоимости на счет учета объекта НМА;
♦ на сумму остаточной стоимости объекта на счет учета затрат.
Стоит отметить, что доначисленная амортизация автоматически распределяется по регистрам учета затрат. В налоговом учете факт списания объектов НМА отражается аналогичным образом.
Доступ к этим документам осуществляется с помощью команды главного меню НМА ▶ Списание НМА. Также же для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, расположенной в панели функций на вкладке НМА. В любом случае откроется окно списка документов, которое показано на рис. 8.8.
Рис. 8.8. Перечень документов на списание объектов НМА
В данном окне для каждой позиции списка представлены следующие сведения: признак проведенного документа (на рис. 8.8 в списке имеется только один документ, и он является проведенным), признак ручной корректировки, признак отражения в налоговом учете, дата и номер формирования, наименование организации, вид списанного объекта НМА и имя пользователя, ответственного за оформление данной операции.
Ввод новых и редактирование имеющихся документов выполняется в окне, которое показано на рис. 8.9.
Рис. 8.9. Формирование документа на списание объекта НМА
После заполнения стандартных параметров (Номер, от, Организация и Отражать в налог. учете) нужно выбрать списываемый объект НМА. Для этого в поле НМА нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, и в открывшемся окне справочника НМА выбрать требуемый объект. Отметим, что в один документ можно включить для списания только один объект НМА.
В поле Счет (БУ) нужно указать счет бухгалтерского учета, на который будут отнесены расходы по списанию НМА. По умолчанию предлагается счет 91.02 "Прочие расходы". В поле Субконто можно указать вид субконто по данному счету. Если вверху окна установлен флажок Отражать в налог. учете, то аналогичным образом заполняются такие же параметры и для налогового учета.
Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия ▶ Провести. Чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа, нажмите кнопку записать или выполните команду Действия ▶ Записать (также для этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+S). Чтобы закрыть окно без сохранения введенных данных, нажмите кнопку Закрыть.
Теперь выполним команду Действия ▶ Результат проведения документа и посмотрим, каким образом наш документ отразился в учете (рис. 8.10).
Рис. 8.10. Проводка на списание объекта НМА
Поскольку на данный объект НМА начисление износа не производилось, мы имеем лишь одну проводку - на первоначальную стоимость списываемого объекта. Если бы по объекту ранее начислялся износ, то его сумму, также как и сумму доначисленного за текущий месяц износа, программа рассчитала бы автоматически и оформила отдельной проводкой.
Продажа объектов НМА на сторону
Предприятие вправе свободно распоряжаться своими нематериальными активами, в том числе и продавать их сторонним структурам (если в каких-то специфических случаях это не запрещено или не ограничено действующим законодательством). В конфигурации для оформления таких операций предусмотрен документ Передача НМА, вызываемый с помощью команды НМА ▶ Передача НМА или соответствующей ссылки панели функций.
Окно списка документов на передачу НМА показано на рис. 8.11.
Рис. 8.11. Документы на реализацию НМА сторонним структурам
Здесь представлен список сохраненных ранее документов. Для каждого из них отображается набор стандартных данных - дата, номер, название организации и др. В столбце Нематериальный актив отображается название реализованного объекта НМА, а в крайнем левом столбце - признак проведенного документа (на рис. 8.11 оба находящихся в списке документа проведены по учету). Кстати, после проведения документа на передачу объекта НМА в конфигурации формируются следующие бухгалтерские проводки:
♦ на сумму списания передаваемых на сторону объектов НМА с учета (если по данным НМА начислялась амортизация, то ее сумма, а также остаточная стоимость НМА будут отражены отдельными проводками)
♦ на сумму доначисленной амортизации за месяц выбытия (в случае такой надобности);
♦ на сумму изменения задолженности по взаиморасчетам с контрагентом, который является получателем объектов НМА.
Окно формирования и редактирования документов на реализацию объектов НМА показано на рис. 8.12.
Рис. 8.12. Работа с документом на реализацию объекта НМА сторонней организации
Вверху интерфейса определяется номер и дата документа, название организации-поставщика объекта НМА, а также название контрагента - получателя объекта НМА. Эти параметры нам уже хорошо знакомы - так же, как и поля Документ расчетов, Ответственный и Договор. Если операция по передаче объектов НМА должна быть отражена в налоговом учете, включите параметр Отразить в налог. учете.
Характерная особенность документа на реализацию объекта НМА состоит в том, что одним документом вы можете отразить передачу лишь одного вида (объекта) НМА. Этот объект выбирается в поле НМА из справочника нематериальных активов.
В поле % НДС из раскрывающегося списка выбирается ставка налога на добавленную стоимость, которая будет применена к данной сделке. В поле Сумма с клавиатуры вводится стоимость продаваемых активов. На основании значений полей Сумма и % НДС автоматически рассчитается сумма налога, которая отобразится в поле Сумма НДС.
Счета учета, которые должны задействоваться в проводках, сформированных после проведения документа, указываются в полях Доходы (БУ), Расходы, Счет учета НДС по реализации и Счет учета расчетов с контрагентом. Если вверху окна установлен флажок Отразить в налог. учете, то откроются параметры для налогового учета. При использовании в расчетах авансов нужно в соответствующем поле указать счет расчетов по авансам. Отметим, что для проведения документа обязательно должны быть указаны все счета учета (исключением является счет учета авансовых платежей).
Чтобы ввести счет-фактуру по документу, используйте ссылку Ввести счет-фактуру. При щелчке на ней мышью откроется окно, которое показано на рис. 8.13.
Рис. 8.13. Формирование счет-фактуры по документу на реализацию НМА
Большинство параметров данного окна будет заполнено по умолчанию в соответствии с реквизитами документа-основания (то есть документа Передача НМА, на основании которого вводится счет-фактура, см. значение поля Основание). Если необходимо сформировать счет-фактуру по нескольким документам-основаниям, то следует установить флажок Список, после чего в появившейся табличной части сформировать список документов-оснований (для работы с этим списком используйте контекстное меню).
Счет-фактуру можно распечатать - для этого нажмите кнопку Счет-фактура или выберите аналогичную команду в меню Печать (предварительно документ должен быть записан).
Чтобы провести документ на передачу НМА по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия ▶ Провести. Чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа, нажмите кнопку записать или выполните команду Действия ▶ Записать (также для этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+S). Чтобы закрыть окно без сохранения введенных данных, нажмите кнопку Закрыть.
Просмотреть результат проведения документа можно с помощью команды Действия ▶ Результат проведения документа.
Глава 9. Учет движения товарно-материальных ценностей, работ или услуг
В рассматриваемой конфигурации реализован гибкий механизм учета движения номенклатурных позиций и расчетов с контрагентами. С помощью соответствующих документов оформляется приход товарно-материальных ценностей и получение услуг, реализация ценностей и услуг на сторону, осуществляются сверки по взаиморасчетам, оформляются возвраты товаров, а также проводится целый ряд других операций. В данной главе мы рассмотрим, как происходит отражение в учете всех операций, связанных с движением товарно-материальных ценностей (работ, услуг) и расчетами с поставщиками.
Приход товарно-материальных ценностей (работ, услуг)
Приходные операции по поступлению товарно-материальных ценностей, работ или услуг оформляются в конфигурации с помощью документа Поступление товаров и услуг. Чтобы перейти в режим работы с этими документами, нужно выполнить команду главного меню Покупка ▶ Поступление товаров и услуг, либо в панели функций на вкладке Покупка щелкнуть мышью на позиции Поступление товаров и услуг. Независимо от того, каким вариантом вы воспользовались, на экране откроется окно списка, изображенное на рис. 9.1.
Рис. 9.1. Окно списка документов на поступление ценностей (работ, услуг)
Если вы только начали работать в программе, то данное окно будет пустым, поскольку список формируется по мере ввода и сохранения документов. Для каждого документа в соответствующих колонках показывается следующая информация: признак проведенного/непроведенного документа (на рис. 9.1 непроведенным является последний документ списка), признаки ручного редактирования и отражения в налоговом учете, дата и номер документа, вид операции по документу, сумма и валюта документа, название организации и контрагента по документу, и иные сведения.
С помощью команды Действия ▶ Провести осуществляется проведение текущего документа (это можно делать как в окне списка, так и в окне редактирования). Команда Действия ▶ Отмена проведения предназначена для быстрой отмены проведения текущего документа (данная команда доступна только тогда, когда в списке курсор установлен на проведенный ранее документ). После выполнения каждой из этих команд соответствующим образом изменяется признак проведенного/непроведенного документа, содержащийся в крайней левой колонке списка.
Для формирования нового документа нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить либо нажать клавишу Insert, для редактирования текущего - выполнить команду Действия ▶ Изменить либо нажать клавишу F2. При выполнении любого из перечисленных действий на экране откроется окно выбора операции по документу (рис. 9.2).
Рис. 9.2. Окно выбора вида операции
Этот диалог нам уже хорошо знаком - аналогичным образом программа предлагает выбрать вид операции и при формировании ряда других документов, с которыми мы познакомились ранее (кассовые ордера, и др.). Здесь следует установить курсор на тот вид операции, по которой будет вводиться документ, и нажать клавишу Enter или кнопку ОК.
В зависимости от выбранного вида операции изменяется набор параметров в окне ввода документа. Вначале рассмотрим документ, для которого выбран вид операции Покупка, комиссия (рис. 9.3).
Рис. 9.3. Ввод и редактирование документа, вид операции Покупка, комиссия
В случае надобности вид операции можно перевыбрать в окне ввода и редактирования, воспользовавшись соответствующей командой меню Операция.
Значения полей Номер и от, в которых указывается порядковый номер документа в конфигурации и дата его формирования, заполняются программой автоматически - так же, как это происходит в окнах редактирования других документов.
Получатель товарно-материальных ценностей по данному документу указывается в поле Организация, значение которого выбирается из раскрывающегося списка. Как правило, здесь вводится название собственной организации. Что касается поставщика ценностей, то он указывается в поле Контрагент. В расположенном справа поле Договор нужно ввести название договора, в рамках которого осуществляется поставка по текущему документу (значение выбирается в окне справочника договоров, который вызывается нажатием клавиши F4). Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам, то справа становится доступным для редактирования поле Документ расчетов, в котором указывается расчетный документ по данному договору.
Если документом оформляется поступление товарно-материальных ценностей (а не товаров, работ или услуг), то они должны быть куда-то оприходованы, и название этого склада (места хранения) выбирается из соответствующего справочника в поле Склад.
Чтобы данный документ был отражен в налоговом учете, нужно установить флажок Отразить в налог. учете.
В табличной части окна на вкладке Товары формируется перечень поступаемых на предприятие товарно-материальных ценностей, а на вкладке Услуги - список выполненных работ (оказанных услуг). Кроме этого, в окне имеются также вкладки Счета учета расчетов, Дополнительно и Счет-фактура. Если в настройках программы включен режим учета возвратной тары, то в данном окне будет присутствовать также вкладка Тара.
Итак, вначале рассмотрим, как заполняется спецификация документа на вкладке Товары (см. рис. 9.3), которая открывается в окне по умолчанию.
После добавления позиции в список нужно в поле Номенклатура нажать кнопку выбора, в результате чего на экране появится окно справочника номенклатуры. Здесь и осуществляется выбор позиции для включения в спецификацию. Как нетрудно догадаться, выбрать позицию можно будет лишь после того, как она внесена в справочник, причем это сделать можно как предварительно, так и вызвав справочник в поле Номенклатура (порядок добавления позиций в справочник от этого не меняется).
Количество проступившей позиции в установленных для нее единицах измерения, а также ее цена указывается в полях соответственно Количество и Цена. Сразу после заполнения этих параметров программа автоматически рассчитает сумму по позиции.
В поле % НДС отображается ставка НДС, по которой облагается налогом данная позиция. Этот параметр указывается для каждой номенклатурной позиции при ее добавлении в справочник номенклатуры. Но если нужно, вы можете перевыбрать ставку налога из раскрывающегося списка. Что касается суммы налога, то она рассчитывается программой автоматически на основании значений полей Сумма и % НДС и отображается в поле Сумма НДС. Однако в случае необходимости вы можете отредактировать его вручную (при этом значения полей Сумма и % НДС останутся неизменными).
В полях Счет учета (БУ) и Счет НДС нужно указать соответственно счет для учета поступивших ценностей и счет учета налога на добавленную стоимость по этим ценностям. Требуемые значения выбираются из справочника счетов, который вызывается нажатием кнопки выбора.
Для удаления товара из спецификации документа установите на него курсор и нажмите клавишу Delete. Но учтите, что программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции, а сразу удаляет позицию из списка.
По мере добавления, редактирования и удаления номенклатурных позиций итоговая сумма по документу будет автоматически пересчитываться.
Что касается вкладки Услуги, то в целом порядок действий здесь будет таким же, как и на вкладке Товары. Здесь в спецификацию документа включаются услуги, которые не оказывают влияния на себестоимость поступивших товарно-материальных ценностей, но влияют на общую сумму по документу. Если же требуется отразить только получение работ или услуг, то спецификация документа формируется исключительно на вкладке Услуги. Что касается услуг, которые оказывают влияние на себестоимость поступивших товарно-материальных ценностей, то их получение отражается документом Поступление доп. расходов. Для перехода к работе с этими документами в главном меню программы предназначена команда Покупка ▶ Поступление доп. расходов.
Вкладка Счета учета расчетов включает в себя два параметра: Счет учета расчетов с контрагентами и Счет учета расчетов по авансам. Первый из них является обязательным для заполнения, в этом поле нужно указать счет, на котором в конфигурации ведутся расчеты с данным поставщиком (по умолчанию это счет 60.01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"). Что касается параметра Счет учета расчетов по авансам, то он используется только в случае применения в расчетах авансов (по умолчанию предлагается счет 60.02 "Расчеты по авансам выданным").
Параметры, расположенные на вкладке Дополнительно (рис. 9.4), не являются обязательными для редактирования.
Рис. 9.4. Ввод и редактирование документа, вкладка Дополнительно
Поля Вх. номер и Вх. дата предназначены для ввода входящего номера и даты документа. Это реквизиты, которые были присвоены документу в процессе его выписки поставщиком (ведь нумерация документов у разных предприятий различается, а дата выписки документа может отличаться от даты поступления товарно-материальных ценностей получателю). В поле Ответственный можно ввести имя пользователя, ответственного за оформление документа, а в полях Грузоотправитель и Грузополучатель - соответственно грузоотправителя и грузополучателя по данному документу (грузоотправитель и грузополучатель - это далеко не всегда поставщик и получатель ценностей по документу).
На вкладке Счет-фактура содержится флажок Предъявлен счет-фактура, который устанавливается в случае предъявления счет-фактуры. При установленном данном флажке открываются поля Номер входящего счета-фактуры и Дата входящего счета-фактуры, в которых указываются соответствующие реквизиты документа.
В нижней части окна (под всеми вкладками) находятся параметры Тип цен, Счет-фактура и Комментарий. В поле Тип цен отображается информация об используемых ценах - в том случае, если соответствующие параметры были определены в окне Цены и валюта (напомним, что оно вызывается с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели, оно выглядит так же, как и на рис. 4.20).
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Что касается параметра Счет-фактура, то здесь содержится либо ссылка Ввести счет-фактуру, либо ссылка с основными реквизитами уже зарегистрированной счет-фактуры. Чтобы зарегистрировать счет-фактуру по документу, предварительно необходимо сохранить документ с помощью кнопки Записать, после чего щелкнуть на ссылке Ввести счет-фактуру. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода счет-фактуры, которое показано на рис. 9.5.
Рис. 9.5. Ввод и редактирование счет-фактуры
В этом окне основная часть реквизитов будет автоматически заполнена на основании соответствующих параметров приходного документа (он указан в поле Основание, см. рис. 9.5). Если вы хотите ввести одну счет-фактуру сразу по двум или более приходным документам, установите флажок Список - в результате в центральной части окна счет-фактуры появится таблица, в которой нужно будет сформировать перечень документов-оснований. Для работы с этим списком используйте команды контекстного меню.
Чтобы вывести счет-фактуру на печать, сохраните документ нажатием кнопки Записать и нажмите кнопку Счет-фактура, расположенную внизу окна (можно также воспользоваться соответствующей командой меню Печать). Пример готовой счет-фактуры изображен на рис. 9.6.
Рис. 9.6. Счет-фактура в печатном виде
Чтобы отправить документ на печать, выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
После нажатия в окне счет-фактуры (см. рис. 9.5) кнопки ОК ссылка Ввести счет-фактуру в окне редактирования приходного документа исчезнет, а вместо нее появится ссылка с реквизитами созданной счет-фактуры (см. рис. 9.3 и 9.4). Отныне с помощью данной ссылки вы сможете быстро переходить в режим просмотра и редактирования счет-фактуры.
Возможности программы предусматривают вывод приходного документа на печать в разных формах. Выбор формы осуществляется в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать (рис. 9.7).
Рис. 9.7. Выбор формы для печати документа
В данном меню флажком отмечена форма, которая предлагается по умолчанию (для ее быстрого формирования можно воспользоваться соответствующей кнопкой, расположенной слева от кнопки Печать, см. рис. 9.3 и 9.4). Чтобы изменить форму по умолчанию, выберите в меню кнопки Печать команду По умолчанию, затем в открывшемся окне выделите требуемую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать.
На рис. 9.8 показан документ по форме ТОРГ-12 (Товарная накладная за поставщика).
Рис. 9.8. Документ по форме ТОРГ-12 (Товарная накладная за поставщика)
Чтобы отправить документ на принтер, выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Оформление документа на возврат товарно-материальных ценностей
Возврат полученных ранее ТМЦ поставщику - не такая уж и редкая операция. Особенно часто она встречается в организациях, ведущих активную торговую деятельность. Причины для возврата могут быть самыми разными: замена одного товара другим, возврат бракованного или некачественного товара, отсутствие денег для расчета с поставщиком, и т. д.
Для оформления возврата ценностей поставщику в конфигурации предназначен документ, который так и называется - Возврат товаров поставщику. При выполнении команды главного меню Покупка ▶ Возврат товаров поставщику открывается окно со списком сформированных ранее документов на возврат (рис. 9.9).
Рис. 9.9. Документы на возврат ТМЦ поставщикам
Это окно представляет собой типичный интерфейс списка, с содержимым которого мы уже можем разобраться без затруднений. Для ввода нового документа нажмите в панели инструментов кнопку Добавить - в результате откроется окно для выбора вида операции, возможные варианты - Покупка, комиссия, Из переработки и Оборудование. На рис. 9.10 показано окно ввода и редактирования возвратного документа для вида операции Покупка, комиссия.
Рис. 9.10. Формирование документа на возврат ценностей
Поскольку многие реквизиты данного окна нам уже хорошо знакомы (мы с ними неоднократно встречались в разделах, посвященных описанию других документов конфигурации), мы на них останавливаться лишний раз не будем, а рассмотрим только те параметры, которые для нас являются новыми или требуют дополнительных пояснений.
В поле Документ поступления можно указать документ, в соответствии с которым ранее были получены возвращаемые поставщику номенклатурные позиции. Выбор осуществляется в окне списка приходных документов, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Рекомендуется предварительно заполнить поле Контрагент - тогда на выбор будут предложены документы только от данного контрагента.
Если установлен флажок Поставщику выставляется счет-фактура на возврат, то на возвращаемые ценности формируется отдельная счет-фактура. Это делается так же, как и в режиме ввода/редактирования документа на приход ценностей (см. предыдущий раздел). Если же этот флажок снят, то возврат ценностей будет отражен по приходной счет-фактуре.
В центральной части окна на вкладке Товары составляется список возвращаемых ценностей. Добавлять позиции в список можно как вручную, так и автоматически. В первом случае нужно нажать в инструментальной панели вкладки кнопку Добавить и далее действовать так же, как и при заполнении спецификации приходного документа (подробнее см. предыдущий раздел). Однако намного удобнее это делать автоматически - с помощью кнопки Заполнить.
При нажатии на эту кнопку открывается меню, содержащее две команды - Заполнить по поступлению и Добавить из поступления. При активизации команды Заполнить по поступлению перечень возвращаемых позиций будет сформирован в соответствии с документом, указанным в поле Документ поступления. Если же выбрать команду Добавить из поступления, то на экране отобразится перечень приходных документов от поставщика, указанного в поле Контрагент. В этом списке нужно выбрать приходный документ, позиции которого будут добавлены в спецификацию возвратного документа. После этого единственное, что нужно будет сделать вручную - это подкорректировать количество и, при необходимости - удалить из списка лишние позиции. Если же возврат осуществляется в полном соответствии с приходным документом (то есть, что получили - то полностью и вернули), то никаких дополнительных действий предпринимать больше не нужно.
На вкладке Дополнительно содержатся уже знакомые нам параметры Ответственный, Грузоотправитель и Грузополучатель (их мы рассматривали в предыдущем разделе), а также нередактируемое поле Сумма, в котором отображается итоговая сумма по документу в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре.
Несколько важных параметров находятся на вкладке Счета учета, содержимое которой показано на рис. 9.11.
Рис. 9.11. Оформление документа на возврат, вкладка Счета учета
Здесь следует ввести счет учета расчетов с поставщиком (поле Счет учета расчетов, причем данный параметр обязателен для заполнения), счет учета расчетов по претензиям (поле Счет учета по претензиям, сумма возврата будет проведена через этот счет, поэтому этот параметр также нужно заполнить), а также счета учета доходов и расходов для списания разницы стоимости ценностей. В поле Статья доходов и расходов необходимо указать статью, на которую будут отнесены отклонения стоимости (этот параметр отображается только в том случае, если в конфигурации включен режим учета денежных средств в разрезе статей их движения).
Вы можете распечатать документ на возврат ценностей по форме ТОРГ-12 или в простой форме, предварительно сохранив его с помощью кнопки Записать. Для этого нужно нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать требуемый вариант - по аналогии с тем, как это делается при печати приходного документа (см. предыдущий раздел).
Интересно посмотреть результат проведения документа на возврат ценностей. На рис. 9.12 показаны бухгалтерские проводки, сформированные по документу, который мы рассматривали в данном разделе (см. рис. 9.10 и 9.11).
Рис. 9.12. Отражение документа на возврат ценностей в бухгалтерском учете
На этом рисунке видно, что по итогам проведения документа программа сформировала бухгалтерские проводки на сумму возврата по каждой товарной позиции, на суммы НДС по каждой возвращаемой позиции, а также на закрытие счета 76.02 "Расчеты по претензиям" (операция возврата проведена через этот счет).
Для оформления возврата товарно-материальных ценностей от покупателей в программе предназначен документ Возврат товаров от покупателя. Для перехода в режим работы с этими документами нужно выполнить команду главного меню Продажа ▶ Возврат товаров от покупателя или в панели функций на вкладке Продажа щелкнуть мышью на ссылке Возврат товаров от покупателя.
Окна списка и редактирования этих документов во многом аналогичны соответствующим интерфейсам документа Возврат товаров поставщику (см. рис. 9.9 и 9.10). Поэтому приводить их подробное описание, а также порядок ввода и редактирования документа мы здесь не будем, а остановимся лишь на некоторых отличиях.
Окно редактирования документа на возврат ценностей от покупателя по сравнению с документом Возврат товаров поставщику имеет две дополнительные вкладки: НДС и Счет-фактура. На вкладке НДС в соответствующем поле нужно указать счет учета налога на добавленную стоимость (по умолчанию предлагается счет 19.03 "НДС по приобретенным материально-производственным запасам"). Также на данной вкладке находится флажок Покупателем выставляется счет-фактура на возврат. Если он установлен, то в нижней части окна появляется ссылка Ввести счет-фактуру, с помощью которой осуществляется переход в режим формирования счет-фактуры. При снятом данном флажке ссылка исчезает (вместо нее появляется текст не требуется), и становится доступным расположенное ниже поле Отразить возврат, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать одно из двух значений - в книге покупок или в книге продаж.
Если на вкладке НДС установлен флажок Покупателем выставляется счет-фактура на возврат, то на вкладке Счет-фактура появляется флажок Предъявлен счет-фактура. Если его установить, то ниже появляются поля Номер входящего счета-фактуры и Дата входящего счета-фактуры, в которых вводятся соответствующие параметры выставленного покупателем документа.
Доверенность на получение ценностей
В данном разделе мы рассмотрим документ, который не оказывает непосредственного влияния на состояние бухгалтерского учета (то есть по нему не формируются бухгалтерские проводки, не создаются записи в регистрах, и т. д.). Тем не менее, этот документ может играть важную роль при получении товарно-материальных ценностей у поставщика уполномоченным лицом.
Речь пойдет о доверенности. Как известно, доверенность - это документ, по которому доверенное лицо вправе получать товарно-материальные ценности (принимать работы, услуги) либо денежные средства от имени (по поручению) организации, выдавшей доверенность (то есть являющейся получателем ценностей, денежных средств, работ или услуг). В рассматриваемой конфигурации реализован удобный механизм для работы с доверенностями, описанию которого и посвящен данный раздел.
Для перехода в режим работы с доверенностями в главном меню программы предназначена команда Покупка ▶ Доверенность, вызываемая также с помощью соответствующей ссылки в панели функций. При активизации данной команды открывается окно списка доверенностей, изображенное на рис. 9.13.
Рис. 9.13. Окно списка доверенностей
В данном окне содержится перечень сохраненных ранее документов. Для каждого из них показываются следующие сведения: дата и номер доверенности, ФИО доверенного лица, название поставщика и получателя ценностей, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий (два последних столбца могут быть незаполненными).
Для перехода в режим формирования новой доверенности нажмите в панели инструментов кнопку Добавить. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 9.14.
Рис. 9.14. Выписка доверенности в программе "1С Бухгалтерия 8"
Важнейшими реквизитами доверенности являются ее номер и дата выдачи. Их важность обусловлена тем, что в соответствии с порядковым номером доверенность регистрируется на предприятии, а с момента выдачи начинается срок ее действия, который является ограниченным (по умолчанию - десятью днями, по истечении которых доверенное лицо должно либо оприходовать полученные ценности на склад, либо вернуть неиспользованную доверенность).
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается получатель ценностей по документу (как правило, это собственная организация).
Выбор доверенного лица осуществляется из справочника физических лиц в поле Физ. лицо. Сразу после заполнения данного поля в информационной строке, расположенной справа от него, отображаются паспортные данные выбранного физического лица - но только в том случае, если ранее они были внесены для него в справочник физических лиц (например, на рис. 9.14 паспортные данные отсутствуют).
Название предприятия, которое является поставщиком ценностей (то есть на котором доверенное лицо должно получить ценности), указывается в поле Контрагент.
В поле Дата действия указывается конечная дата срока действия доверенности. Как мы же отмечали ранее, по умолчанию срок действия доверенности составляет 10 дней.
Название банковского счета, с которого будут перечисляться деньги за полученные по доверенности ценности, указывается в поле Банк. счет. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка банковских счетов организации выделите требуемую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать. После этого нужно указать договор, в соответствии с которым производится поставка товарно-материальных ценностей - для этого предназначено поле Договор.
Параметр Документ расчетов предназначен для выбора документа, по которому будет осуществляться (или уже произведен) расчет за полученные по доверенности ценности. Он заполняется следующим образом: сначала из раскрывающегося списка нужно выбрать вид документа, а затем в открывшемся окне указывается конкретный документ. Например, если деньги за товар были внесены в наличном виде, то в данном поле из раскрывающегося списка выбрать вид документа Расходный кассовый ордер, а затем указать конкретный кассовый ордер, подтверждающий выдачу денежных средств на эти цели.
Параметры центральной части окна редактирования в зависимости от назначения и функциональности разделены на две вкладки - Товары и Дополнительно. На вкладке Товары, содержимое которой показано на рис. 9.14, формируется список ценностей, которые следует получить по доверенности. Для добавления новой позиции нажмите клавишу Insert, и в поле Наименование товара укажите название ценности (это можно сделать как вручную, так и путем выбора из справочника номенклатуры). Затем в соответствующих полях укажите единицу измерения ценности (при выборе позиции из справочника этот параметр заполнится автоматически), и количество, которое следует получить.
Что касается вкладки Дополнительно, то на ней находятся параметры Получение от, По документу и Ответственный. Первый из них предназначен для ввода полного названия организации-поставщика, второй - для ввода названия и реквизитов документа, по которому будет производиться получение ценностей. Ну а поле Ответственный нам хорошо знакомо - здесь можно указать имя пользователя, ответственного за оформление доверенности (обычно он же контролирует и исполнение доверенности).
В нижней части окна находится поле Комментарий, в котором при необходимости можно ввести с клавиатуры дополнительную информацию произвольного характера.
С помощью команд, находящихся в меню кнопки Печать, можно распечатать доверенности по формам No М-2 и М-2а. Документ по форме No М-2а показан на рис. 9.15.
Рис. 9.15. Доверенность по форме М-2а
Для отправки документа на принтер используйте команду главного меню Файл ▶ Печать или комбинацию клавиш Ctrl+P.
Реализация ТМЦ и услуг на сторону
Сущность хозяйственной деятельности коммерческого предприятия состоит в получении прибыли, что невозможно без реализации на сторону товаров, работ или услуг. В данном разделе мы расскажем о том, как оформляется факт реализации в программе "1С Бухгалтерия 8".
Отметим, что реализация на сторону и товарно-материальных ценностей, и работ (услуг) в конфигурации отражается одним и тем же документом, который так и называется - Реализация товаров и услуг. Переход в режим работы с данным документом осуществляется с помощью команды главного меню Продажа ▶ Реализация товаров и услуг (также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой на вкладке Продажа панели функций). В любом случае на экране открывается окно списка, которое показано на рис. 9.16.
Рис. 9.16. Окно списка документов Реализация товаров и услуг
В данный список автоматически попадают все документы, которые ранее были сформированы и сохранены в конфигурации. Для каждого документа показывается признак его проведения (на рис. 9.16 все документы проведены по учету), дата формирования и порядковый номер в конфигурации, вид операции и сумма по документу, валюта, получатель и поставщик ценностей, склад отгрузки, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий.
Чтобы сформировать новый документ, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. После этого программа предложит выбрать вид операции по документу (рис. 9.17).
Рис. 9.17. Выбор вида операции по документу
В данном окне выделите щелчком мыши требуемый вид операции и нажмите кнопку ОК - в результате откроется окно ввода и редактирования документа (рис. 9.18). Отметим, что для отражения обычной реализации товаров и услуг нужно выбрать вид операции Продажа, комиссия. Если для перехода права собственности на отгружаемые ценности необходимо выполнение дополнительных условий (поступление оплаты, подтверждение получения ценностей, и др.), то укажите вид операции Отгрузка без перехода права собственности (в следующем разделе мы расскажем, как в программе "1С Бухгалтерия 8" отразить факт реализации после того, как наступил момент перехода права собственности). Отметим, что этот же вид операции можно использовать и для передачи ценностей на ответственное хранение. Что касается вида операции Оборудование, то его следует выбирать для оформления реализации оборудования.
Рис. 9.18. Формирование документа на реализацию
Это окно во многом напоминает интерфейс ввода и редактирования приходного документа (см. рис. 9.3), подробное описание которого приведено выше. Поскольку порядок действий в этих режимах во многом совпадает, мы не будем приводить здесь детальное описание интерфейса редактирования документа на реализацию, а уделим внимание лишь тем моментам, которые отсутствуют у приходного документа.
На вкладке Товары (она открывается по умолчанию, ее содержимое показано на рис. 9.18), следует ввести счета учета доходов и расходов (по кредиту счета доходов проводится сумма выручки от продаж, а по дебету счета расходов - списывается себестоимость проданных ценностей). Спецификацию вкладки можно заполнить в автоматическом режиме - для этого нужно нажать кнопку Заполнить и в открывшемся меню выбрать команду Заполнить по поступлению или Добавить из поступления. В первом случае табличная часть документа будет заполнена позициями из выбранного приходного документа (выбор документа осуществляется в окне списка, которое отображается при активизации данной команды). При этом имеющиеся позиции из табличной части будут удалены. Во втором случае разница состоит в том, что имеющиеся позиции из спецификации не удаляются, а к ним добавляются позиции из выбранного приходного документа.
Содержимое вкладки Дополнительно показано на рис. 9.19.
Рис. 9.19. Формирование документа, вкладка Дополнительно
Здесь, помимо грузоотправителя и грузополучателя, в соответствующих полях можно ввести адрес доставки отгружаемых ценностей и банковский счет организации.
Что касается счет-фактур, то их формирование осуществляется так же, как и в режиме работы с приходными документами, подробнее см. выше раздел "Приход товарно-материальных ценностей (работ, услуг)".
Чтобы получить печатную форму документа, нажмите внизу окна кнопку Печать и в открывшемся меню выберите подходящий вариант - по аналогии с тем, как это делается для приходного документа (см. рис. 9.7). На рис. 9.20 показана накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15.
Рис. 9.20. Накладная по форме М-15
Для отправки документа на принтер выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
После проведения документа в конфигурации будут автоматически сформированы соответствующие бухгалтерские проводки. Посмотреть их можно с помощью команды Действия ▶ Результат проведения документа, которую можно вызвать как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне редактирования документа. На рис. 9.21 показаны проводки, сформированные по документу, формирование которого показано на рис. 9.18.
Рис. 9.21. Бухгалтерские проводки, сформированные по документу на реализацию
Чтобы посмотреть проводки налогового учета, перейдите в данном окне на вкладку Налоговый учет, а для просмотра сведений о налоге на добавленную стоимость - откройте вкладку НСД Продажи.
Мы рассмотрели, как в программе отражается реализация товарно-материальных ценностей. Что касается учета реализации услуг, то для этого предназначен документ Акт об оказании производственных услуг. Переход в режим работы с данным документом осуществляется с помощью соответствующей команды меню Продажа. Формирование и редактирование документов Акт об оказании производственных услуг, а также их проведение по учету осуществляется по тем же правилам, что и для товарно-сопроводительных документов. Отметим лишь, что при этом нужно будет указать также плановую себестоимость оказанных услуг.
Реализация отгруженных товаров после перехода права собственности
Отражать в бухгалтерском учете факт реализации товаров можно осуществлять разными способами - в зависимости от учетной политики, условий конкретной сделки и иных факторов. В программе "1С Бухгалтерия 8" для этого можно использовать разные виды операции (выбор вида операции осуществляется при переходе в режим формирования нового документа, см. рис. 9.17). В частности, при вводе документа с видом операции Продажа, комиссия факт реализации будет зафиксирован сразу после проведения документа (программа автоматически сформирует соответствующие бухгалтерские проводки). Если же для документа на реализацию был выбран вид операции Отгрузка без перехода права собственности, то факт выручки после проведения документа не фиксируется, и соответствующие бухгалтерские проводки не формируются (будут созданы только проводки, подтверждающие факт отгрузки). В данном случае отпущенные по документу ценности считаются не реализованными, а отгруженными, и юридически остаются в собственности поставщика.
Для отражения факта реализации товаров, отгруженных по документу Реализация товаров и услуг с видом операции Отгрузка без перехода права собственности, в конфигурации используется документ Реализация отгруженных товаров. Чтобы перейти в режим работы с этими документами, выполните команду главного меню Продажа ▶ Реализация отгруженных товаров - в результате отобразится окно, которое показано на рис. 9.22.
Рис. 9.22. Документы на реализацию отгруженных товаров
В этом окне, помимо стандартной информации о введенных ранее документах (дата, номер, сумма, контрагент и др.), содержится также колонка Документ отгрузки. В ней отображаются реквизиты документа Реализация товаров и услуг, на основании которого был сформирован текущий документ.
Чтобы ввести новый документ, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить или клавишу Insert, для перехода в режим редактирования дважды щелкните мышью на соответствующей позиции списка. Ввод и редактирование документов осуществляется в окне, изображенном на рис. 9.23.
Рис. 9.23. Формирование документа на реализацию отгруженных товаров
В данном окне рекомендуется в первую очередь указать документ Реализация товаров и услуг, по которому нужно зафиксировать факт реализации. Выбор осуществляется в поле Док. отгрузки из перечня документов, который вызывается нажатием кнопки выбора. После этого остальные параметры окна будут заполнены автоматически на основании данных выбранного документа.
Как видно на рис. 9.23, в окне отсутствует табличная часть, предназначенная для формирования спецификации документа. В ней нет никакой необходимости, поскольку данные о реализованных товарах берутся из документа отгрузки, указанного в поле Док. отгрузки.
С помощью расположенной внизу окна ссылки осуществляется формирование счет-фактуры. Это делается по тем же правилам, что и в окнах редактирования документов на приход и отгрузку товара. Отметим, что в документе Реализация товаров и услуг с видом операции Отгрузка без перехода права собственности счет-фактуру сформировать невозможно (вместо ссылки Ввести счет-фактуру отобразится текст Счет-фактура не требуется).
После проведения документа будут сформированы бухгалтерские проводки в соответствии с документом-основанием, указанным в поле Док. отгрузки.
Выставление счета на оплату
В качестве основания для оплаты товарно-материальных ценностей (работ, услуг) может использоваться документ, который называется Счет на оплату. Этот документ можно предъявить покупателю на бумажном носителе, или отправить ему по факсу. В рассматриваемой конфигурации счет на оплату может использоваться для контроля оплаты и отгрузки, а также для формирования на его основании других документов (платежных или товарно-сопроводительных).
Для перехода в режим работы со счетами на оплату в главном меню программы предназначена команда Продажа ▶ Счет. При ее активизации на экран выводится окно списка документов, которое показано на рис. 9.24.
Рис. 9.24. Окно списка счетов на оплату
В данном окне автоматически формируется список всех сохраненных ранее счетов на оплату. Подменю Действия ▶ На основании включает в себя несколько документов, которые можно быстро сформировать на основании текущего счета. Например, если покупатель перечислил деньги по выставленному счету - выделите его в списке счетов щелчком мыши и выполните команду Действия ▶ На основании ▶ Платежное поручение входящее. После этого откроется интерфейс ввода и редактирования входящего платежного поручения (см. рис. 5.10), в котором большинство полей будут автоматически заполнены на основании выбранного счета. По такому же принципу можно быстро ввести приходный кассовый ордер, документ на реализацию товаров и услуг, и др., выбрав соответствующую команду в подменю Действия ▶ На основании.
Формирование счетов производится в окне, изображенном на рис. 9.25. В таком же окне осуществляется и редактирование сформированных ранее документов.
Рис. 9.25. Формирование счета на оплату
Содержимое окна редактирования нам знакомо, поскольку его основные параметры заполняются так же, как и в интерфейсах редактирования ряда других документов, с которыми мы познакомились ранее. Перечни товаров и услуг, за которые выставляется счет, формируются на соответствующих вкладках.
Чтобы распечатать счет на оплату, нажмите кнопку Счет на оплату, которая находится внизу окна. Помните, что новый документ перед этим нужно сохранить с помощью кнопки Записать. Печатная форма счета на оплату показана на рис. 9.26.
Рис. 9.26. Печатная форма счета на оплату
Для отправки документа на принтер выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Контроль состояния взаиморасчетов с контрагентами
Взаиморасчеты с контрагентами являются одним из важнейших объектов бухгалтерского учета. В программе "1С Бухгалтерия 8" для контроля состояния взаиморасчетов с контрагентами предусмотрено использование документов Акт сверки взаиморасчетов и Инвентаризация взаиморасчетов с контрагентами, порядок работы с которыми рассматривается далее.
Акт сверки взаиморасчетов
Документ, фиксирующий состояние взаиморасчетов между субъектами хозяйствования на конкретную дату, называется Акт сверки взаиморасчетов. Он подписывается представителями сторон, и составляется минимум в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Акт сверки взаиморасчетов, оформленный в соответствии с действующим законодательством, имеет юридическую силу и может использоваться в качестве аргумента в спорных ситуациях (в том числе и в суде).
В рассматриваемой конфигурации акт сверки взаиморасчетов составляется одинаково для всех контрагентов - поставщиков, покупателей, арендодателей и др. Чтобы приступить к работе с этими документами, выполните команду главного меню Покупка ▶ Акт сверки взаиморасчетов, или в панели функций на вкладке Покупка щелкните мышью на ссылке Акт сверки взаиморасчетов. Окно списка документов, которое откроется при выполнении любого из этих действий, изображено на рис. 9.27.
Рис. 9.27. Окно списка актов сверки
В этом окне содержится список сохраненных ранее актов. Если до настоящего момента сверки с контрагентами не проводились, то в окне не будет ни одной позиции. Для каждого документа, кроме набора стандартных данных (дата, номер, название контрагента и др.), показывается признак согласования (на рис. 9.27 согласован с контрагентом только второй документ в списке), а также даты начала и окончания интервала времени, за который производится сверка.
Для перехода в режим формирования акта сверки выполните команду Действия ▶ Добавить или нажмите клавишу Insert. Чтобы отредактировать введенный ранее акт, дважды щелкните на нем мышью. В любом случае откроется окно ввода и редактирования, которое показано на рис. 9.28.
Рис. 9.28. Составление акта сверки взаиморасчетов с контрагентом
После того как заполнены стандартные поля Организация, Контрагент и Договор, из раскрывающегося списка выберите валюту сверки и в полях поля За период с по укажите интервал времени, за который проводится сверка. Что касается номера акта сверки и даты его формирования, то эти реквизиты сформируются программой автоматически.
Если содержимое акта сверки согласовано с контрагентом, то нужно установить флажок Сверка согласована. После этого все параметры, которые находятся над вкладками, будут заблокированы для редактирования (за исключением номера и даты документа). Кроме этого, на вкладках окна большинство параметров также станут недоступными, а возможность добавления, редактирования и удаления позиций будет отключена. Отметим, что вы можете в любой момент отключить параметр Сверка согласована, после чего документ вновь станет доступным для редактирования.
На вкладках По данным организации, По данным контрагента, Счета учета расчетов и Дополнительно, которые находятся в центральной части интерфейса, выполняются все основные действия по составлению акта сверки взаиморасчетов.
Содержимое вкладки По данным организации показано на рис. 9.28. Здесь ведется список записей, оказывающих непосредственное влияние на состояние взаиморасчетов, причем эти сведения берутся из данных бухгалтерского учета собственной организации. Формировать список можно делать как в ручном режиме, так и в автоматическом. В первом случае для добавления позиции нужно нажать клавишу Insert, после чего в появившейся позиции указать дату, реквизиты документа, влияющего на состояние взаиморасчетов (выбирается из соответствующего списка), ввести представление (пояснительный текст), а также сумму дебетового или кредитового оборота. Отметим, что впоследствии введенные данные можно будет отредактировать.
Но удобнее для формирования списка использовать автоматический режим. Для этого нужно нажать кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выполнить команду Заполнить по данным бухгалтерского учета. В результате в список будут внесены все записи, относящиеся к данному контрагенту, по которым в бухгалтерском учете были сформированы проводки.
В нижней части вкладки в поле Остаток на начало указывается начальное сальдо взаиморасчетов с данным контрагентом.
Работа на вкладке По данным контрагента ведется по тем же правилам: здесь указываются сведения о состоянии взаиморасчетов на основании бухгалтерских данных контрагента, с которым проводится сверка. Если контрагент передал вам эти сведения, их можно ввести вручную. Если нет - заполняйте вкладку в автоматическом режиме по данным своей бухгалтерии Для этого нажмите кнопку Заполнить и выполните команду Заполнить по данным организации).
На вкладках По данным организации и По данным контрагента под таблицами показаны сведения о расхождении данных организации и контрагента. Если данные совпадают, то отображается нулевое значение.
Далее нужно перейти на вкладку Счета учета расчетов, содержимое которой показано на рис. 9.28.
Рис. 9.29. Выбор счетов учета расчетов для отражения в акте сверки
Здесь с помощью флажков нужно выбрать счета учета расчетов, обороты по которым должны быть отражены в акте. По умолчанию для включения в акт выбраны все счета, имеющиеся на данной вкладке.
Что касается вкладки Дополнительно, то здесь вводится информация об уполномоченных представителях сторон. Представитель собственной организации выбирается из справочника физических лиц, а представитель контрагента - из справочника контактных лиц контрагентов. В поле Ответственный аналогичным образом указывается имя пользователя, ответственного за проведение сверки.
В поле Комментарий, которое находится внизу окна и доступно независимо от выбранной вкладки, с клавиатуры можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно внизу окна нажать кнопку Акт сверки, или выбрать аналогичную команду в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать. На рис. 9.30 представлена печатная форма акта сверки, формирование которого показано на рис. 9.28.
Рис. 9.30. Акт сверки взаиморасчетов
Для отправки акта сверки взаиморасчетов на принтер выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Проведение инвентаризации расчетов
В соответствии с законодательными и нормативными документами, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и перед реорганизацией (ликвидацией) субъекта хозяйствования необходимо провести инвентаризацию расчетов с контрагентами. Результаты такой инвентаризации оформляются соответствующим актом. Главная задача инвентаризации расчетов с контрагентами - проверка обоснованности текущих данных о дебиторской и кредиторской задолженности предприятия.
Чтобы провести инвентаризацию расчетов с контрагентами в программе "1С Бухгалтерия 8", нужно в главном меню выбрать команду Продажа ▶ Инвентаризация расчетов с контрагентами, или воспользоваться соответствующей ссылкой панели функций. В любом случае откроется окно, изображенное на рис. 9.31.
Рис. 9.31. Список актов инвентаризации расчетов
В этом окне содержится список сохраненных ранее документов о проведении инвентаризации. По мере сохранения документов они добавляются в список автоматически. Для каждого из них отображается информация, которой достаточно для идентификации документа (дата, номер, наименование организации и комментарий). Ввод и редактирование документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 9.32.
Рис. 9.32. Формирование документа
Вверху окна автоматически генерируется номер и дата документа, а в поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, в которой проводится инвентаризация. Эти параметры, также как и поля Ответственный и Комментарий, которые находятся внизу окна, нам также хорошо знакомы.
Основные действия по формированию документа выполняются на вкладках Дебиторская задолженность, Кредиторская задолженность, Счета расчетов и Дополнительно.
Содержимое вкладки Дебиторская задолженность показано на рис. 9.32; вкладка Кредиторская задолженность выглядит точно так же, и порядок работы на них одинаков. В таблице нужно сформировать список позиций, каждая из которых содержит сведения о дебиторской (кредиторской) задолженности по конкретному контрагенту. Это можно делать как вручную, так и автоматически.
При ручном заполнении списка нажмите в панели инструментов кнопку Добавить, после чего в соответствующих полях введите название контрагента, счет учета расчетов с контрагентом, сумму подтвержденной и неподтвержденной контрагентом задолженности, а также сумму задолженности, по которой истек срок исковой давности. Значения первых двух параметров выбираются из соответствующих справочников, остальные вводятся с клавиатуры (или с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора). Отметим, что любую позицию списка можно удалить, нажав в панели инструментов кнопку Удалить текущий или клавишу Delete.
На основании указанных сведений автоматически определится сумма задолженности по каждому контрагенту (она отобразится в колонке Всего, значение которой не редактируется), а также итоговая сумма задолженности по всем контрагентам с выделением подтвержденной и неподтвержденной задолженности, а также сумм, по которым истек срок исковой давности (эти сведении отобразятся в информационной строке под таблицей).
Но намного удобнее список позиций формировать в автоматическом режиме. Для этого нужно нажать в инструментальной панели вкладки кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выполнить команду Заполнить дебиторскую/кредиторскую задолженность. После этого список позиций будет сформирован по данным бухгалтерского учета. По умолчанию все суммы считаются подтвержденными контрагентами, но при необходимости неподтвержденную сумму или сумму, по которой истек срок исковой давности, можно ввести в соответствующем поле с клавиатуры.
На вкладке Счета расчетов формируется перечень счетов бухгалтерского учета, обороты по которым учитываются при проведении инвентаризации расчетов. По умолчанию этот список уже сформирован, но его можно изменить, добавив в него новые или удалив из него имеющиеся счета (для этого используйте соответствующие кнопки панели инструментов). Если потребуется, можно восстановить список счетов, предлагаемый по умолчанию - для этого в инструментальной панели вкладки нажмите кнопку Заполнить.
Что касается вкладки Дополнительно, то здесь определяются значения параметров общего характера. Содержимое данной вкладки показано на рис. 9.33.
Рис. 9.33. Формирование документа, вкладка Дополнительно
Здесь в поле Основание указывается тип внутреннего документа, на основании которого осуществляется инвентаризация расчетов с контрагентами. Из раскрывающегося списка выбирается одно из следующих значений - Приказ, Постановление или Распоряжение. После этого в полях Номер и от указывается соответственно номер документа и его дата.
Затем нужно указать период времени, за который проводится инвентаризация - его начальная и конечная даты указываются в полях соответственно Дата начала и Дата окончания. В поле Причина проведения можно указать причину проведения инвентаризации (например, Годовой отчет, и т. п.).
В области Инвентаризационная комиссия формируется перечень членов инвентаризационной комиссии. Для добавления новой позиции нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert, после чего в поле Члены комиссии нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника физических лиц выберите члена комиссии. В колонке Председатель флажком укажите члена комиссии, который будет являться ее председателем.
Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку Печать и в открывшемся меню выберите печатную форму: ИНВ-17 (акт инвентаризации) или ИНВ-22 (приказ). На рис. 9.34 показан приказ по форме ИНВ-22.
Рис. 9.34. Приказ о проведении инвентаризации
Для отправки документа на принтер выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Учет НДС, ведение книги покупок и книги продаж
В соответствии с действующим законодательством, на каждом предприятии необходимо вести книгу покупок и книгу продаж. Далее мы узнаем, как в программе "1С Бухгалтерия 8" осуществляется формирование и ведение этих книги.
Формирование книги покупок
В рассматриваемой конфигурации формирование книги покупок предваряется созданием документов, записи из которых будут задействованы в книге. Этими документами являются: Формирование записей книги покупок, Восстановление НДС и Отражение НДС к вычету. Для перехода в режим работы с этими документами в подменю Покупка ▶ Ведение книги покупок предусмотрены соответствующие команды.
С помощью документа Восстановление НДС можно автоматически определить ситуации, когда суммы НДС, уплаченные поставщикам по полученным товарам (работам, услугам), были уже приняты к вычету в обычном порядке, но сами ценности при этом использовались для проведения операций, облагаемым НДС по ставке 0 %, или вовсе не облагаемым НДС. В данных случаях в соответствии с законодательством вычет не применяется. Также следует восстановить суммы НДС по ценностям, переданным на строительство. Действующим законодательством предусмотрено, что вычет может применяться с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект строительства был введен в эксплуатацию. Иначе говоря, ранее принятые к вычету суммы НДС по таким ценностям должны быть восстановлены.
После проведения документа по учету в книге покупок автоматически сформируются сторнирующие записи, а в бухгалтерском учете будут созданы проводки на сумму восстановленного к уплате в бюджет НДС по дебету счета 19.03 "НДС по приобретенным ценностям" и кредиту счета 68.02 "НДС".
С помощью документа Отражение НДС к вычету осуществляется уточнение и корректировка данных учета НДС, полученных в результате проведения первичных документов, для отражения вычетов при использовании упрощенного метода учета НДС, а также при ручном учете поступлений.
Документ Формирование записей книги покупок используется для регистрации причитающихся к вычету сумм налога на добавленную стоимость. С помощью данного документа регистрируются такие события, как предъявление суммы НДС поставщиком, наличие счет-фактуры от поставщика, факт оплаты, отсутствие факта принятия суммы НДС к вычету ранее и отсутствие включения НДС в стоимость. Также при формировании документа учитывается, не применяется ли нулевая ставка НДС.
Стоит отметить, что в рассматриваемой конфигурации работа со всеми перечисленными документами ведется практически по одним и тем же правилам. Поэтому детальное описание каждого из них мы здесь приводить не будем, а ограничимся документом Формирование записей книги покупок.
Для перехода в режим работы с данным документом в главном меню программы предназначена команда Покупка ▶ Ведение книги покупок ▶ Формирование записей книги покупок. При ее выполнении открывается окно, изображенное на рис. 9.35.
Рис. 9.35. Окно списка документов
В этом списке содержатся введенные и сохраненные ранее документы. По каждому из них отображается признак проведения документа, его дата и порядковый номер в конфигурации, название организации, признак вычета по ставке 0 % (если такой вычет имеется, то отобразится флажок), имя ответственного за составление документа пользователя, а также произвольный комментарий.
Чтобы ввести документ, выполните команду Действия ▶ Добавить. Чтобы отредактировать сохраненный ранее документ, выделите его курсором и выполните команду Действия ▶ Изменить. Ввод и редактирование документов производится в окне, которое показано на рис. 9.36.
Рис. 9.36. Работа с документом Формирование записей книги покупок
Вверху интерфейса находятся стандартные параметры - Номер, от, Организация и Ответственный. Первые три заполняются автоматически, но в случае надобности вы можете откорректировать их значения.
Если в соответствии с текущим документом к вычету предъявляется налог на добавленную стоимость по нулевой ставке, то следует включить параметр Предъявлен к вычету НДС 0 %.
В середине интерфейса содержатся вкладки Вычет НДС по приобретенным ценностям, Вычет НДС с авансов и Вычет НДС с выданных авансов. Как нетрудно догадаться, первая предназначена для регистрации сумм к вычету по приобретенным ценностям, вторая - по полученным от покупателей авансов, третья - по выданным авансам.
Табличную часть документа можно заполнять как в автоматическом, так и в ручном режиме (это касается всех трех вкладок). Для ручного заполнения следует в панели инструментов соответствующей вкладки нажать кнопку Добавить, после чего заполнить реквизиты для появившейся в списке позиции.
Чтобы сформировать список позиций автоматически, нажмите кнопку Заполнить, и в появившемся меню выполните команду Заполнить (для вкладок Вычет НДС по приобретенным ценностям и Вычет НДС с выданных авансов) или Заполнить по авансам полученным (для вкладки Вычет НДС с авансов). В результате список позиций будет сформирован на основании имеющихся в программе данных (первичные документы, сформированные счет-фактуры, и др.).
Выше мы уже говорили о том, что после проведения документа в книгу покупок автоматически добавятся соответствующие записи. Помимо этого, в конфигурации будут созданы соответствующие бухгалтерские проводки, а также записи в регистрах учета НДС.
Для формирования книги покупок выполните команду главного меню Покупка ▶ Ведение книги покупок ▶ Книга покупок. При этом отобразится окно, которое показано на рис. 9.37.
Рис. 9.37. Настройка книги покупок
В данном окне вначале нужно определить параметры формирования книги покупок. В полях Период с по нужно указать интервал времени, за который формируется книга покупок. Действующее законодательство требует формировать книгу покупок за каждый налоговый период (напомним, что налоговый период для НДС указывается в учетной политике предприятия по налоговому учету), но можно сформировать ее и за любой произвольный период.
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается название организации, от имени которой формируется книга покупок.
Возможности программы предусматривают формирование, наряду с основным разделом, и дополнительных листов книги покупок. Дополнительные листы формируются в виде отдельных бланков по каждому налоговому периоду, и распечатываться также должны отдельно. Чтобы включить режим формирования дополнительных листов, нужно установить флажок Формировать дополнительные листы. При установленном данном флажке становится доступным для редактирования расположенное справа поле, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать период (возможные варианты - за корректирующий период или за текущий период).
Книга покупок будет сформирована в соответствии с указанными параметрами после нажатия кнопки Сформировать, находящейся в панели инструментов данного окна. Пример сформированной книги покупок показан на рис. 9.38.
Рис. 9.38. Пример сформированной книги покупок
Для отправки документа на принтер выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Формирование книги продаж
Теперь рассмотрим порядок формирования книги продаж в программе "1С Бухгалтерия 8".
Как и в случае с книгой покупок, предварительно нужно выполнить ряд подготовительных действий, а именно - сформировать и провести документы, записи из которых будут задействованы при формировании книги продаж.
Для перехода в режим работы с этими документами предназначены соответствующие команды подменю Продажа ▶ Ведение книги продаж. Такими документами являются: Формирование записей книги продаж и Отражение начисления НДС.
Документ Отражение начисления НДС необходим для проверки и редактирования данных учета налога на добавленную стоимость, полученных по итогам проведения первичных документов, для отражения начисления при упрощенном методе учета НДС, а также при ручном учете реализации. Интерфейс ввода и редактирования документа Отражение начисления НДС имеет стандартный вид, и если вы хорошо изучили предыдущие главы этой книги, работа с ним не будет для вас сложной. Чтобы не повторяться и не рассматривать вновь уже знакомые нам параметры, мы не приводим здесь описание данного интерфейса, а лишь отметим следующее: для того, чтобы после проведения документа программа автоматически внесла необходимые записи в книгу продаж, обязательно нужно в окне его ввода/редактирования установить флажок Использовать как запись книги продаж. При этом откроется флажок Формировать проводки, который следует установить, если нужно автоматически сформировать проводки по документу. И еще один момент: в данном окне на вкладке Документы оплаты можно ввести сведения по оплате счета-фактуры.
Документ Формирование записей книги продаж используется для фиксирования сумм налога на добавленную стоимость, причитающихся к начислению. Он регистрирует следующие события: начисление суммы НДС при реализации ценностей, начисление сумм НДС по авансам, начисление сумм НДС по договорам налогового агента, и др. Также при вводе документа принимается во внимание, не используется ли нулевая ставка НДС. Для перехода в режим работы с данным документом в главном меню предназначена команда Продажа ▶ Ведение книги продаж ▶ Формирование записей книги продаж. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 9.39.
Рис. 9.39. Список документов Формирование записей книги продаж
Здесь представлен список сохраненных ранее документов. Для каждого из них отображается признак проведения по учету, дата и номер, признак НДС по реализации по ставке 0 % (флажок, если такая ставка используется), название организации, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий. Отметим, что два последних реквизита могут быть незаполненными (они функциональной нагрузки не несут, а показываются лишь справочно).
Для перехода в режим ввода нового документа нажмите выполните команду Действия ▶ Добавить. Чтобы отредактировать имеющийся документ, установите на него курсор и выполните команду Действия ▶ Изменить. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, которое показано на рис. 9.40.
Рис. 9.40. Формирование документа
Номер документа и дата его формирования - обязательные для заполнения параметры, значения которых программа сформирует автоматически. В поле Организация нужно указать название организации, от имени которой формируется документ (значение выбирается из раскрывающегося списка). Если в документе используется нулевая ставка НДС, следует включить параметр По реализации со ставкой НДС 0 %.
Параметры центральной части окна в зависимости от функциональности и назначения разделены на несколько вкладок: По реализации, С авансов, Начислен к уплате, Восстановление по авансам, Восстановление по другим операциям и Не отражается в книге. По их названиям нетрудно догадаться о назначении каждой вкладки. Отметим, что общие принципы работы на перечисленных вкладках примерно одинаковы.
Заполнять табличную часть можно как вручную, так и автоматически (это относится ко всем вкладкам). В первом случае нужно в инструментальной панели вкладки нажать кнопку Добавить, после чего заполнить соответствующие реквизиты для появившейся в списке позиции. Чтобы удалить позицию из списка, нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить.
Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выполните команду Заполнить. В результате табличная часть будет заполнена на основании имеющихся в программе данных (первичные документы, сформированные счет-фактуры, и др.).
Как мы уже отмечали ранее, после проведения данных соответствующие записи будут внесены в книгу продаж, а также будут сформированы соответствующие бухгалтерские проводки и внесены записи в регистры учета НДС.
Чтобы сформировать книгу продаж, нужно выполнить команду главного меню Продажа ▶ Ведение книги продаж ▶ Книга продаж. При активизации данной команды на экране откроется окно, изображенное на рис. 9.41.
Рис. 9.41. Предварительная настройка параметров книги продаж
Формирование книги продаж подразумевает предварительную настройку параметров. Период, данные которого должны быть включены в отчет, указывается в полях Период с по. Напомним, что книгу продаж следует формировать за каждый налоговый период, который указан в учетной политике предприятия (такого требование действующего налогового законодательства), но никто не запрещает формировать ее и за любой произвольный период.
В поле Организация из раскрывающегося списка нужно выбрать название организации, от имени которой формируется книга продаж.
В программе реализована возможность формирования дополнительных листов книги продаж. Они выводятся в виде отдельных бланков по каждому налоговому периоду, их следует распечатывать отдельно. Для включения данного режима нужно установить флажок Формировать дополнительные листы. В этом случае откроется для редактирования расположенное справа поле, где из раскрывающегося списка нужно выбрать период - за корректирующий период или за текущий период.
После того как заполнены все параметры настройки, нажмите кнопку Сформировать или выполните команду Действия ▶ Сформировать. Пример готовой книги продаж изображен на рис. 9.42.
Рис. 9.42. Книга продаж
Для отправки документа на принтер выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Глава 10. Учет складских операций
Складской учет в обязательном порядке ведется на любом предприятии. Ведь даже те субъекты хозяйствования, которые не занимаются торговлей, строительством или производством (то есть видами деятельности, сама специфика которых подразумевает наличие складов с большим ассортиментом ценностей), в любом случае имеют на балансе какие-либо активы (канцтовары, мебель, оргтехника, запасные части и т. д.), которые в соответствии с требованиями бухгалтерского учета должны проводиться через склад.
В данной главе мы узнаем, как вести складской учет средствами программы "1С Бухгалтерия 8".
Оформление прихода ценностей на склад
Поступившие ценности автоматически приходуются на склад после проведения в конфигурации соответствующего приходного документа. С некоторыми из них мы уже познакомились ранее (например, Поступление товаров и услуг, или Возврат товаров от покупателя), а еще один такой документ, который называется Оприходование товаров, рассмотрим в данном разделе.
Основное предназначение данного документа - оприходование выявленных в результате инвентаризации излишков ценностей. Также этот документ можно использовать для любого другого оприходования - например, когда нужно поставить на учет ценности, поступившие без накладной или прочих товарно-сопроводительных документов.
Доступ к документам Оприходование товаров осуществляется с помощью соответствующей команды меню Склад, или ссылки Оприходование товаров в панели функций. В любом случае открывается окно списка приходных складских документов, изображенное на рис. 10.1.
Рис. 10.1. Список приходных документов
Здесь представлен перечень сохраненных ранее документов. Для каждого из них показана основная информация, по которой можно идентифицировать документ: дата и порядковый номер, сумма, название склада, наименование организации, и др.
Чтобы оприходовать ценности, нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в инструментальной панели. Чтобы отредактировать сохраненный ранее документ, нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документов Оприходование товаров осуществляется в окне, которое показано на рис. 10.2.
Рис. 10.2. Интерфейс ввода и редактирования приходного документа
Несмотря на очевидное внешнее сходство данного интерфейса с окнами редактирования других приходных документов, с которыми мы уже познакомились ранее, здесь есть свои специфические особенности.
Например, в данном окне есть параметр Инвентаризация. В данном поле можно указать документ инвентаризации, на основании которого выполняется оприходование товаров. Этот документ выбирается в окне списка документов Инвентаризация товаров на складе, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Также имеется обязательный для заполнения параметр Статья доходов. Здесь необходимо ввести название статьи прочих доходов, на которую будет отнесена сумма оприходованных ценностей.
В расположенном внизу интерфейса поле Основание можно сформулировать причину оприходования ценностей по данному документу. Примеры значений данного поля - По результатам инвентаризации, Ввод начальных остатков, и др.
Если вы приходуете выявленные излишки на основании документа Инвентаризация товаров на складе, то для быстрого составления списка ценностей удобно использовать команду Заполнить по инвентаризации, которая открывается при нажатии на кнопку Заполнить. В этом случае программа автоматически сформирует список ценностей, которые в документе Инвентаризация товаров на складе проходят как излишки.
Чтобы провести документ по конфигурации, выполните команду Действия ▶ Провести или нажмите кнопку ОК.
Чтобы получить печатную форму документа, нажмите соответствующую кнопку или выполните команду Накладная на оприходование товаров, которая открывается при нажатии на кнопку Печать. Печатная форма документа показана на рис. 10.3.
Рис. 10.3. Печатная форма приходного документа
Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл ▶ Печать, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Перемещение ценностей внутри предприятия
Такая хозяйственная операция, как внутреннее перемещение ценностей, периодически происходит на любом предприятии. Ее особенность заключается в том, что при этом ценности не покидают пределы предприятия, а лишь перемещаются из одного подразделения на другое (со склада в производственную кладовую, со склада в объект розничной торговли, и т. д.).
Для отражения в учете операций по внутреннему перемещению товарно-материальных ценностей в программе "1С Бухгалтерия 8" предназначен документ Перемещение товаров. Чтобы начать работу с документами этого типа, нужно выполнить команду главного меню Склад ▶ Перемещение товаров, или в панели функций на вкладке Склад щелкнуть мышью на ссылке Перемещение товаров. Окно списка документов, которое при этом открывается на экране, показано на рис. 10.4.
Рис. 10.4. Документы на внутреннее перемещение ценностей
В окне списка для каждого сохраненного ранее документа показаны основные его параметры, а также названия подразделений, между которыми происходит перемещение ценностей. Ввод новых и редактирование имеющихся документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 10.5.
Рис. 10.5. Формирование документа на внутреннее перемещение ценностей
Это окно не имеет принципиальных отличий от окон редактирования других товарно-сопроводительных документов. Отметим лишь, что в полях Отправитель и Получатель указывается соответственно наименование склада-отправителя и склада-получателя ценностей по данному документу. В полях Счет учета отпр. (БУ) и Счет учета получ. (БУ) указываются счета бухгалтерского учета соответственно для списания и оприходования товарно-материальных ценностей по данному документу. Если в верхней части окна установлен флажок Отражать в налог. учете, то аналогичным образом указываются счета и для налогового учета.
Чтобы распечатать документ, нужно нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать печатную форму документа - Перемещение товаров (предлагается по умолчанию) или ТОРГ-13 (Накладная на внутреннее перемещение). На рис. 10.6 показан документ по форме Перемещение товаров.
Рис. 10.6. Документ на внутреннее перемещение ценностей
Отправка документа на принтер осуществляется стандартным способом - с помощью команды главного меню Файл ▶ Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Оформление списания ценностей со склада
В программе "1С Бухгалтерия 8" списание ценностей со склада происходит автоматически после проведения по бухгалтерскому учету соответствующего расходного документа. С некоторыми такими документами мы уже познакомились ранее - например, Реализация товаров и услуг или Возврат товаров поставщику. Здесь же мы рассмотрим еще один расходный складской документ, который называется Списание товаров.
По сути, этот документ является зеркальным отражением документа Оприходование товаров (см. выше раздел "Оформление прихода ценностей на склад"). Его основное предназначение - списание выявленных в результате инвентаризации недостач ценностей. Также он иногда используется для списания прочих недостач ценностей (порча, истечение сроков годности, и т. п.), а также при отпуске их со склада без оформления накладной или иных товарно-сопроводительных документов.
Переход в режим работы с данным документом осуществляется с помощью команды главного меню Склад ▶ Списание товаров или соответствующей ссылки панели функций. В результате открывается окно, изображенное на рис. 10.7.
Рис. 10.7. Документы на списание ценностей
Это окно, которое по сути является типичным интерфейсом списка, содержит набор стандартных сведений о каждом сохраненном ранее документе. Поэтому мы на нем останавливаться не будем, а сразу перейдем в режим редактирования документа на списание ценностей (рис. 10.8).
Рис. 10.8. Окно редактирования документа на списание ценностей
Порядок действий в данном окне такой же, что и в режиме редактирования документа на оприходование ценностей, описание которого приведено выше. Отметим лишь, что поле Основание в данном случае находится не внизу, а вверху окна.
Вы можете распечатать документ как в виде акта на списание произвольной формы (для этого нажмите кнопку Акт списания товаров), так и по форме ТОРГ-16 (для этого нужно выбрать соответствующую команду в меню кнопки Печать), На рис. 10.9 показан документ по форме ТОРГ-16.
Рис. 10.9. Акт списания товаров по форме ТОРГ-16
Отправка документа на принтер осуществляется с помощью команды главного меню Файл ▶ Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Просмотреть результат проведения документа можно с помощью команды Действия ▶ Результат проведения документа, которое доступно как в окне редактирования, так и в окне списка. Это же самое касается также документов Оприходование товаров и Перемещение товаров, с которыми мы познакомились в предыдущих разделах.
Проведение инвентаризации хранящихся на складе ценностей
На любом складе периодически проводятся инвентаризации. Ситуации, при которых необходимо проведение инвентаризации, определены действующим законодательством, в любом случае присутствие материально-ответственных лиц является обязательным.
С помощью документа Инвентаризация товаров на складе в программе осуществляется оформление результатов инвентаризации. Для перехода в режим работы с данными документами следует выполнить команду главного меню Склад ▶ Инвентаризация товаров на складе, или в панели функций на вкладке Склад щелкнуть мышью на ссылке Инвентаризация товаров на складе. В любом случае отобразится интерфейс списка документов, который показан на рис. 10.10.
Рис. 10.10. Список документов инвентаризации
Здесь содержится перечень сохраненных ранее документов о проведении инвентаризации. Для каждого из них представлены следующие сведения: дата формирования, порядковый номер в конфигурации, название проверяемого склада, наименование организации, имя ответственного пользователя и произвольный комментарий (две последние колонки могут быть пустыми).
Чтобы оформить результаты инвентаризации, выполните команду Действия ▶ Добавить или нажмите клавишу Insert. Чтобы изменить сохраненный ранее документ, дважды щелкните на нем мышью. Окно ввода и редактирования документа Инвентаризация товаров на складе показано на рис. 10.11.
Рис. 10.11. Оформление результатов инвентаризации
Процесс оформления результатов инвентаризации ценностей на складе выглядит следующим образом.
Вверху по обычным правилам заполняются обязательные параметры Номер, От и Организация, предназначенные для его идентификации. Затем нужно ввести название склада, где осуществлялась инвентаризация ценностей. Для этого предназначено поле Склад (этот параметр также является обязательным): его значение поля выбирается в окне справочника складов, которое выводится на экран при нажатии кнопки выбора.
После этого нужно сформировать спецификацию документа, то есть составить список ценностей, наличие которых проверялось на складе. Это можно сделать как вручную, так и в автоматическом режиме.
Если вы хотите ввести спецификацию вручную, то для добавления позиции в список нажмите клавишу Insert либо кнопку Добавить на панели инструментов. Порядковый номер появившейся позиции будет сгенерирован программой автоматически, а выбор ценности осуществляется в столбце Номенклатура из соответствующего справочника, который вызывается с помощью кнопки выбора.
Ну а затем в соответствующих колонках с клавиатуры введите счет бухгалтерского учета выбранной позиции, фактическое и учетное ее количество, а также цену (отметим, что цена может быть проставлена и автоматически). После ввода фактического и учетного количества ценности программа рассчитает излишек или недостачу и покажет ее в колонке Отклонение (недостача будет показана со знаком "минус"). В столбцах Сумма и Учет. сумма отобразится фактическая сумма по текущей позиции и ее сумма по данным бухгалтерского учета.
Однако использовать для формирования спецификации автоматический режим намного удобнее. Для этого нужно выполнить команду Заполнить по остаткам на складе, которая открывается при нажатии на кнопку Заполнить. После этого в список будут включены позиции, которые числятся на данном складе, с указанием их количества (причем учетные и фактические данные по умолчанию будут совпадать), цены и суммы (учетной и фактической). Пользователю остается лишь откорректировать фактическое наличие ценностей (колонка Количество) - и программа автоматически рассчитает излишек либо недостачу (это значение отобразится в столбце Отклонение), а фактическая сумма по данной позиции изменится соответствующим образом.
Параметры Ответственный и Комментарий не являются обязательными для заполнения. В поле Ответственный из справочника физических лиц выбирается сотрудник, ответственный за оформление текущего документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести требуемый комментарий к текущему документу.
Отличительной чертой документа Инвентаризация товаров на складе является то, что он по учету не проводится, следовательно - он не влечет за собой никаких изменений в бухгалтерском учете. Чтобы отразить результаты инвентаризации в учете, нужно на основании документа Инвентаризация товаров на складе сформировать документы Оприходование товаров и Списание товаров (их описание приведено выше). Для решения этой задачи используйте соответствующие команды подменю Действия ▶ На основании.
Отметим, что при создании документа Оприходование товаров в него попадут лишь те ценности, по которым в документе Инвентаризация товаров на складе был выявлен излишек. Аналогично в документ Списание товаров попадают лишь те позиции, по которым была выявлена недостача. И после проведения документов Оприходование товаров и Списание товаров результаты инвентаризации будут отражены в бухгалтерском учете.
С помощью команд, открываемых при нажатии на кнопку Печать, можно получить следующие формы документов:
♦ Инвентаризация товаров на складе;
♦ Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3);
♦ Сличительная ведомость (форма ИНВ-19).
На рис. 10.12 показана инвентаризационная опись по форме ИНВ-3.
Рис. 10.12. Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3
Для отправки документа на принтер используйте команду Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Глава 11. Учет в производстве
Содержимое данной главы адресовано тем, кто планирует вести производственный учет средствами программы "1С Бухгалтерия 8". Отметим, что фирма 1С для автоматизации учета и управления на производственном предприятии предлагает отдельное типовое решение, но и в рассматриваемой конфигурации можно решать подобные задачи.
Списание материалов на затраты по требованию-накладной
Проведение по бухгалтерскому учету операций, связанных со списанием на затраты предприятия сырья и материалов, в конфигурации осуществляется с помощью документа Требование-накладная. Отметим, что списываемые ценности можно относить не только на производственные, но и на иные виды затрат (прочие расходы, издержки обращения, и т. д.).
Чтобы открыть список документов Требование-накладная, нужно выполнить соответствующую команду меню Производство, или щелкнуть на ссылке Требование-накладная в панели функций. Окно, которое при этом появится на экране, показано на рис. 11.1.
Рис. 11.1. Список требований-накладных
Это окно представляет собой типичный интерфейс списка. Для каждого документа показаны основные данные (дата формирования, порядковый номер, склад, организация, ответственный и комментарий).
Для того чтобы оформить списание ценностей на затраты предприятия, выполните команду Действия ▶ Добавить. Ввод и редактирование документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 11.2.
Рис. 11.2. Формирование документа на списание материалов
Общая структура данного интерфейса нам уже хорошо известна - с подобными документами мы знакомились в предыдущих главах. Порядковый номер и дата документа заполняются автоматически, а в поле Организация по умолчанию предлагается название организации, которая выбрана в соответствующем справочнике в качестве основной. Если программа эксплуатируется от имени только одной организации - в данном поле автоматически отобразится ее название.
Если установлен флажок Отразить в налог. учете, то в спецификации документа появится столбец Счет учета (НУ) для указания счета из плана счетов налогового учета.
Название склада, с которого списываются ценности, указывается в поле Склад. Учтите, что если на выбранном складе числится ценностей меньше, чем указано для списания в документе - провести документ по учету (а, следовательно - осуществить списание материалов) вы не сможете.
Если справа вверху окна включен параметр Счета затрат на закладке "Материалы", то на вкладке Материалы появятся столбцы для ввода номенклатурной группы, статьи затрат и счета по учету затрат. Если флажок снят, то данные параметры находятся на вкладке Счета затрат.
Перечень ценностей, которые списываются по документу, формируется на вкладке Материалы. Для добавления в список новой позиции нужно в инструментальной панели данной вкладки нажать кнопку Добавить или клавишу Insert - в результате появится новая строка, номер которой будет присвоен автоматически. Затем в поле Номенклатура из соответствующего справочника выбирается название списываемой ценности, в поле Количество с клавиатуры вводится ее количество, а в поле Счет учета (БУ) указывается счет бухгалтерского учета, с которого она должна быть списана. Если вы ведете налоговый учет, то в столбце Счет учета (НУ) укажите счет налогового учета для списания ценностей.
На вкладке Счета затрат (рис. 11.3) вводятся сведения о затратных счетах, на которые будут списаны ценности по документу.
Рис. 11.3. Оформление списания ценностей, вкладка Счета затрат
Здесь в поле Счет нужно указать счет по учету затрат, на который будут списаны ценности. Если вы ведете налоговый учет, то счет учета затрат нужно будет указать дважды - для бухгалтерского и налогового учета.
В поле Подразделение можно ввести название подразделения, на которое списываются ценности, в поле Номенклатурная группа - название номенклатурной группы, а в поле Статья затрат - название статьи затрат. Отметим, что эти параметры являются субконто по счету 20.01 "Основное производство", который предлагается в поле Счет по умолчанию. При выборе другого счета по учету затрат, если у него набор субконто отличается, соответствующим образом изменится и содержимое вкладки Счета учета.
Что касается вкладки Материалы заказчика, то она заполняется в случае, когда на производственные затраты списывается давальческое сырье. Это делается по тем же правилам, что и на вкладке Материалы, с той разницей, что необходимо также указать счет, на котором учитываются материалы заказчика в производстве. Еще в поле Контрагент необходимо указать название контрагента, предоставившего давальческое сырье.
Готовый документ можно вывести на печать в двух вариантах: по форме М-11 (рис. 11.4) и в простой форме. Для этого нужно выбрать соответствующую команду в меню кнопки Печать.
Рис. 11.4. Требование-накладная по форме М-11
Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Формирование производственного отчета
В данном разделе мы узнаем, как в программе "1С Бухгалтерия 8" осуществляется формирование производственного отчета.
Производственные отчеты оформляются с помощью документа Отчет производства за смену. Для перехода в режим работы с этим документом предназначена соответствующая команда меню Производство, или ссылка на панели функций. С помощью данного документа осуществляется отражение в бухгалтерском учете следующих операций:
♦ выпуск готовой продукции, полуфабрикатов собственного производства, товаров и материалов;
♦ оказание услуг производственным подразделениям собственного предприятия;
♦ списание сырья и материалов на производственные расходы;
♦ выпуск возвратных отходов.
Окно списка документов показано на рис. 11.5.
Рис. 11.5. Перечень производственных отчетов
Если производственные смены до настоящего момента не закрывались, в окне не будет ни одной позиции. В дальнейшем они будут добавляться в него автоматически по мере ввода и сохранения документов. Оформляется закрытие смены в окне, которое показано на рис. 11.6 (для перехода в данный режим выполните команду Действия ▶ Добавить или нажмите Insert).
Рис. 11.6. Оформление закрытия производственной смены
Вверху окна нужно обязательно указать название подразделения, которое выпустило готовую продукцию по данному документу. Для этого в поле Подразделение нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника подразделений выберите щелчком мыши нужное подразделение и нажмите кнопку Выбрать. Затем в поле Склад укажите название склада, на который будет оприходована готовая продукция.
В поле Счет затрат (БУ) указывается счет бухгалтерского учета, на котором учитываются затраты по выпуску готовой продукции. Если вы ведете налоговый учет, аналогичным образом укажите счет налогового учета. Если установить флажок Списать материалы, то при проведении документа будет автоматически выполнено списание материалов, перечень которых сформирован на вкладке Материалы. При снятом данном флажке списание материалов не производится.
Дальнейшие действия по закрытию производственной смены выполняются на вкладках Продукция, Услуги, Возвратные отходы и Материалы.
Содержимое вкладки Продукция показано на рис. 11.6. Здесь нужно составить перечень выпущенной продукции. Для добавления позиции нажмите в инструментальной панели вкладки кнопку Добавить или клавишу Insert, после чего в поле Продукция нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника номенклатуры выберете нужное значение.
В поле Количество указывается количество готовой продукции, а в поле Цена (плановая) - плановая цена единицы продукции (в конце отчетного периода рассчитывается и фактическая цена). В поле Сумма (плановая) программа автоматически рассчитает плановую сумму выпуска продукции.
В поле Спецификация указывается спецификация данного вида готовой продукции. В данном случае спецификация представляет собой список сырья и материалов, необходимых для производства единицы данного вида продукции. Спецификации формируются в справочнике спецификаций номенклатуры (Операции ▶ Справочники ▶ Спецификации номенклатуры).
В поле Счет учета (БУ) указывается счет бухгалтерского учета, предназначенный для учета выпущенной продукции. Обычно это счет 43 "Готовая продукция", но могут использоваться и другие счета - например, счет 21 "Полуфабрикаты собственного производства".
В поле Номенклатурная группа из соответствующего справочника, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается номенклатурная группа, к которой относится данный вид готовой продукции.
На вкладке Услуги аналогичным образом формируется перечень оказанных услуг, а на вкладке Возвратные отходы - список возвратных отходов, полученных в результате выпуска готовой продукции по данному документу.
На вкладке Материалы (рис. 11.7) формируется список сырья и материалов, израсходованных на производство готовой продукции.
Рис. 11.7. Материалы, затраченные для выпуска готовой продукции
Заполнять вкладку можно как в ручном, так и в автоматическом режиме. Ручное заполнение выполняется по обычным правилам - с помощью кнопки Добавить, расположенной в панели инструментов, или клавиши Insert. После этого следует из справочника номенклатуры выбрать наименование материала, ввести его количество, счет учета, номенклатурную группу и, если потребуется - статью затрат.
Что касается автоматического заполнения, то вы сможете сделать это только после заполнения на вкладке Продукция (см. рис. 11.6) параметра Спецификация. В этом случае список израсходованных сырья и материалов будет сформирован автоматически (для этого в инструментальной панели вкладки Материалы нужно нажать кнопку Заполнить) на основании выбранной спецификации, а также количества готовой продукции.
С помощью кнопки МХ-18 (Накладная на передачу готовой продукции) можно получить печатную форму документа (рис. 11.8).
Рис. 11.8. Печатная форма документа
Для отправки документа на принтер выполните команду Файл ▶ Печать или нажмите Ctrl+P.
Учет выработки материально-сырьевых ресурсов
Чтобы отразить в бухгалтерском учете фактический объем продукции (работ, услуг) для материалов, стоимость которых списывается пропорционально объему выпуска, в конфигурации предусмотрен документ Выработка материалов. Отличительная черта этого документа заключается в том, что результатом его проведения является лишь корректировка данных о выработке материалов, содержащихся в соответствующих ресурсах регистра накопления Выработка материалов (при этом никакие бухгалтерские проводки не формируются). Чтобы открыть этот регистр, выполните команду главного меню Операции ▶ Регистры накопления, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши позицию Выработка материалов и нажмите кнопку ОК.
Для перехода в режим работы с документами Выработка материалов предназначена команда главного меню Производство ▶ Выработка материалов. В открывшемся при ее активизации окне списка показан перечень сохраненных ранее документов (рис. 11.9).
Рис. 11.9. Окно списка документов
Ввод новых и редактирование имеющихся документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 11.10.
Рис. 11.10. Формирование документа Выработка материалов
Номер и дата формируются автоматически в момент записи документа, а в табличной части составляется список материалов с указанием объема выпущенной продукции (работ, услуг), на производство которой были затрачены эти материалы. В полях Ответственный и Комментарий можно указать соответственно имя ответственного пользователя и произвольный комментарий.
Чтобы сохранить документ, нажмите кнопку Записать, а чтобы выполнить его проведение - кнопку ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Учет давальческих материалов
Субъекты хозяйствования, осуществляющие производственную деятельность, могут передавать свои материалы для переработки на сторону, а также производить продукцию из давальческого сырья других организаций. Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с давальческим сырьем, в конфигурации предназначен документ Передача товаров. Чтобы перейти в режим работы с этим документом, выполните команду главного меню Производство ▶ Передача в переработку (из переработки). В результате отобразится окно, изображенное на рис. 11.11.
Рис. 11.11. Окно списка документов на давальческое сырье
Как видно на рисунке, это окно является стандартным интерфейсом списка, в котором для каждого созданного документа показывается информация общего характера, позволяющая его идентифицировать.
Чтобы сформировать новый документ, нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Поскольку документ Передача товаров позволяет отразить в бухгалтерском учете две разные операции, при переходе в режим формирования нового документа программа предложит выбрать вид операции (рис. 11.12).
Рис. 11.12. Выбор вида операции
Если выбран вид операции Передача сырья в переработку, то окно ввода и редактирования документа будет выглядеть так, как показано на рис. 11.13.
Рис. 11.13. Оформление передачи сырья в переработку на сторону
Здесь на вкладке Товары для каждого вида передаваемого сырья нужно указать название (выбирается из справочника номенклатуры), количество, а также счета бухгалтерского учета для списания и постановки на учет передаваемого сырья. Другими словами, в поле Счет учета (БУ) указывается счет, на котором до настоящего момента числились передаваемые ценности (то есть с которого они должны быть списаны), а в поле Счет передачи (БУ) - счет, на котором эти ценности будут учитываться после передачи на сторону для переработки.
Если же выбран вид операции Передача продукции заказчику, то окно ввода и редактирования документа будет выглядеть так, как показано на рис. 11.14.
Рис. 11.14. Ввод и редактирование документа на передачу продукции заказчику
В спецификации документа на вкладке Товары нужно составить список готовой продукции, передаваемой стороннему заказчику. Для каждого вида продукции указывается название и ее количество. Что касается вкладки Дополнительно, то здесь можно указать грузоотправителя и грузополучателя по данному документу.
Независимо от выбранного вида операции, вы можете распечатать документ в двух вариантах: по форме ТОРГ-12 (товарная накладная) или по форме М-15 (накладная на отпуск материалов на сторону). Поскольку документ по форме ТОРГ-12 мы уже формировали в других главах книги, на рис. 11.15 показан документ по форме М-15.
Рис. 11.15. Накладная по форме М-15
Вывод документа на печать осуществляется с помощью команды главного меню Файл ▶ Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Учет спецодежды, спецоснастки и инвентаря
На любом производственном предприятии ведется учет спецодежды, спецоснастки и инвентаря. Далее мы узнаем, как это делается в программе "1С Бухгалтерия 8".
Передача ценностей в эксплуатацию
Для оформления передачи в эксплуатацию спецодежды, спецоснастки и инвентаря в конфигурации предназначен документ, который называется Передача материалов в эксплуатацию. Чтобы войти в режим работы с этими документами, выполните соответствующую команду в меню Производство - в результате на экране откроется стандартный интерфейс списка, в котором будут представлены все сохраненные ранее документы на передачу материалов в эксплуатацию. Что касается ввода и редактирования такого документа, то это делается в окне, которое показано на рис. 11.16.
Рис. 11.16. Оформление передачи ценностей в эксплуатацию
Прежде всего следует в полях Склад и Подразделение указать соответственно наименование склада, с которого списываются ценности по документу, и название структурного подразделения предприятия, куда они передаются в эксплуатацию.
Для формирования спецификации документа предназначены вкладки Спецодежда (ее содержимое показано на рис. 11.16), Спецоснастка и Инвентарь и хозяйственные принадлежности. Каждая из них предназначена для оформления передачи в эксплуатацию соответствующего вида ценностей. Алгоритм действий одинаков на всех вкладках: после добавления в список позиции нужно в поле Номенклатура вызвать соответствующий справочник и выбрать передаваемую ценность. Далее указывается количество ценности в установленных для нее единицах измерения, счета учета, физическое лицо, которому передаются ценности (только для спецодежды и инвентаря), и прочие параметры.
Печатная форма документа может быть создана в виде ведомости по форме МБ-7 либо требования-накладной по форме М-11. На рис. 11.17 показана требование-накладная по форме М-11.
Рис. 11.17. Требование-накладная по форме М-11
Чтобы просмотреть результат проведения документа по учету, выполните в окне редактирования команду Действия ▶ Результат проведения. В результате откроется журнал бухгалтерских проводок с автоматически примененным фильтром по текущему документу.
Возврат ценностей из эксплуатации
С помощью документа Возврат материалов из эксплуатации в конфигурации оформляется процедура возврата ценностей из производства обратно на склад. Переход к работе с этим документом осуществляется с помощью команды главного меню Производство ▶ Возврат материалов из эксплуатации, при активизации которой на экране отображается окно списка (рис. 11.18).
Рис. 11.18. Список документов на возврат ценностей из эксплуатации на склад
Данное окно имеет типичный и хорошо знакомый нам вид, поэтому на нем останавливаться мы не будем, а перейдем к рассмотрению интерфейса редактирования, которое показано на рис. 11.19.
Рис. 11.19. Формирование документа на возврат ценностей из эксплуатации на склад
Вначале в полях Склад и Подразделение введите соответственно наименование склада, на который будут оприходованы ценности, и название подразделения, куда которое их возвращает.
Для формирования спецификации документа предназначены вкладки Спецодежда (ее содержимое показано на рис. 11.20) и Спецоснастка. Как нетрудно догадаться, каждая из них предназначена для оформления возврата из эксплуатации соответствующего вида ценностей.
Заполнять вкладки можно как вручную, так и автоматически. Для ручного добавления в список новой позиции нужно в инструментальной панели вкладки нажать кнопку Добавить или клавишу Insert, затем в поле Номенклатура нажать кнопку выбора и в открывшемся окне справочника номенклатуры выбрать передаваемую ценность. Далее в соответствующих полях указывается количество возвращаемой ценности, счета учета, физическое лицо, которое их возвращает, и др.
В поле Партия материалов в эксплуатации можно указать либо партию материалов в эксплуатации (если их передача осуществлялась вручную), либо документ, по которому эти ценности ранее были переданы в эксплуатацию.
Для автоматического заполнения табличной части необходимо в инструментальной панели нажать кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выбрать команду По остаткам. В результате программа составит перечень возвращаемых ценностей на основании данных о том, сколько их оставалось в эксплуатации.
Вы можете просмотреть результат проведения документа - для этого в окне редактирования нужно выполнить команду Действия ▶ Результат проведения.
Списание ценностей после износа или истечения срока службы
Рано или поздно наступает момент, когда переданные в эксплуатацию ценности нужно будет списать - по причине полного износа или истечения срока службы. Для списания спецодежды, спецоснастки и инвентаря в конфигурации предусмотрен документ Списание материалов из эксплуатации.
Переход в режим списания ценностей осуществляется с помощью команды главного меню Производство ▶ Списание материалов из эксплуатации, или соответствующей ссылки панели функций. В любом случае открывается окно, которое показано на рис. 11.20.
Рис. 11.20. Документы на списание спецодежды, спецоснастки и инвентаря
Все сохраненные в конфигурации документы на списание ценностей автоматически попадают в этот список. Чтобы оформить списание ценностей, выполните в данном окне команду Действия ▶ Добавить, а если необходимо откорректировать сохраненный ранее документ - дважды щелкните на нем мышью. Ввод и редактирование документа на списание осуществляется в окне, которое показано на рис. 11.21.
Рис. 11.21. Оформление документа на списание ценностей
В данном окне в поле Подразделение нужно указать название подразделения (цеха), в котором числятся на учете списываемые ценности. Если нужно провести списание по налоговому учету, включите параметр Отразить в налог. учете. Что касается номера и даты документа, а также названия организации, то эти параметры заполняются в обычном порядке.
Остальные действия выполняются на вкладках Спецодежда (ее содержимое показано на рис. 11.21), Спецоснастка, Инвентарь и хозяйственные принадлежности и Списание расходов, причем первые три вкладки предназначены для оформления списания соответственно спецодежды, спецоснастки и инвентаря.
Формировать спецификацию документа можно как в ручном, так и в автоматическом режиме. В первом случае нажмите клавишу Insert, затем в поле Номенклатура из соответствующего справочника выберите списываемую ценность, после этого укажите ее количество, счет учета, а также ФИО лица, на котором числилась ценность. В поле Партия материалов в эксплуатации можно указать либо партию материалов в эксплуатации (если их передача осуществлялась вручную), либо документ на передачу в эксплуатацию списываемых ценностей.
Однако намного удобнее заполнять спецификацию в автоматическом режиме. Для этого нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду По остаткам или По остаткам с истекшим сроком. В первом случае программа составит перечень списываемых ценностей на основании их текущих остатков в эксплуатации, во втором - на основании текущих остатков ценностей с истекшим полезным сроком использования.
На вкладке Списание расходов в поле Способ списания из раскрывающегося списка указывается способ списания расходов - По назначению использования или В дебет счета, указанного в документе. При выборе второго варианта на вкладке появляется поле Счет (БУ), в котором нужно указать счет для списания.
Чтобы посмотреть, как отразилось проведение документа в учете, выполните команду Действия ▶ Результат проведения документа. В результате откроется журнал проводок с фильтром по текущему документу.
В программе реализована возможность печати акта на списание по форме МБ-8. Для этого нажмите внизу окна кнопку МБ-8 (Акт на списание). Печатная форма документа показана на рис. 11.22.
Рис. 11.22. Акт на списание по форме МБ-8
Чтобы распечатать документ, выполните в главном меню программы команду Файл ▶ Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.
Глава 12. Настройка, формирование и вывод на печать ведомостей и отчетов
По сути, весь бухгалтерский учет ведется с целью получения наглядных и достоверных отчетов. В данной главе мы расскажем, как в программе "1С Бухгалтерия 8" ведется работа с отчетами.
Стоит отметить, что процесс формирования многих отчетов строится по одним и тем же правилам. Именно поэтому мы не будем детально рассматривать каждый имеющийся в конфигурации отчет, а продемонстрируем основные принципы работы по формированию отчетности.
Закрытие месяца
О важности такого отчета, как Закрытие месяца, мы ранее уже упоминали. Здесь же расскажем, как осуществляется формирование и проведение этого документа.
Характерной особенностью рассматриваемой конфигурации является то, что целый ряд отчетных форм можно сформировать сразу после создания соответствующих бухгалтерских проводок. К ним, в частности, относятся ведомости и карточки по счетам 50, 51, 60, 62, 76 и др.
Но в программе имеются также отчеты, которые можно сформировать лишь после закрытия месяца - потому что данные для таких отчетов рассчитываются в ходе выполнения этой операции. Это относится к амортизации основных средств и НМА, переоценке валюты, списания расходов будущих периодов, закрытия счетов по учету затрат, и др.
Чтобы закрыть отчетный месяц, нужно сформировать и провести по учету документ, который так и называется - Закрытие месяца. Переход в режим работы с этими документами осуществляется с помощью команды главного меню Операции ▶ Регламентные операции ▶ Закрытие месяца. После выполнения данной команды отображается окно, которое показано на рис. 12.1.
Рис. 12.1. Список документов Закрытие месяца
Чтобы выполнить закрытие месяца, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить или клавишу Insert. Откроется окно, изображенное на рис. 12.2.
Рис. 12.2. Оформление документа Закрытие месяца
Порядок действие предельно прост: нужно с помощью флажков отметить действия и операции, которые должны быть выполнены в процессе закрытия месяца. Например, для автоматической переоценки валютных средств и расчета курсовых разниц установите флажок Переоценка валютных средств, для автоматического начисления амортизации основных средств установите флажок Начисление амортизации ОС, и т. д.
Чтобы закрыть месяц в соответствии с установленными параметрами, нажмите в данном окне кнопку ОК или выполните команду Действия ▶ Провести. Отметим, что этот процесс может занять определенное время.
Чтобы получить печатную форму отчета о закрытии месяца, выберите ее в меню кнопки Печать. Чтобы быстро сформировать сразу все отчеты о выполненных при закрытии месяца операциях, выберите команду Все операции.
Оборотно-сальдовая ведомость
В бухгалтерском учете используется два вида оборотно-сальдовой ведомости (далее - ОСВ): сводная ОСВ (по всем счетам), и ОСВ по конкретному счету.
Сводная ОСВ содержит входящее и исходящее сальдо по счетам, а также обороты по каждому из них. Столбцы с входящим и исходящим сальдо, в сущности, представляют собой бухгалтерский баланс предприятия (с некоторыми оговорками) соответственно на начало и конец отчетного периода.
Чтобы в программе "1С Бухгалтерия 8" получить сводную ОСВ, нужно выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Оборотно-сальдовая ведомость. Пример сводной ОСВ изображен на рис. 12.3.
Рис. 12.3. Оборотно-сальдовая ведомость
В полях Период с по указывается соответственно начальная и конечная дата интервала времени, данные которого должны попасть в отчет. В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, по которой формируется ведомость. Учтите, что после каждого изменения параметров настройки отчета для его переформирования нужно нажать кнопку Сформировать, которая находится в инструментальной панели данного окна, или выполнить команду Действия ▶ Сформировать.
При необходимости можно выполнить более тонкую настройку параметров отчета. Для этого нужно нажать в инструментальной панели кнопку Настройка, и в открывшемся окне указать требуемые параметры формирования отчета.
Для формирования ОСВ по конкретному счету выполните команду главного меню Отчеты ▶ Оборотно-сальдовая ведомость по счету. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 12.4.
Рис. 12.4. Настройка ОСВ по счету
В соответствующих полях данного окна нужно указать начальную и конечную даты отчетного периода, счет, по которому формируется отчет, а также организацию (по умолчанию в поле Организация предлагается название организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной).
Пример готовой ведомости представлен на рис. 12.5.
Рис. 12.5. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60
Для перехода в режим более тонкой настройки отчета нажмите в инструментальной панели кнопку Настройка.
Формирование Главной книги
Одним из ключевых документов бухгалтерской отчетности является Главная книга. Она включает в себя сведения о корреспонденции каждого счета со всеми другими счетами, а также о сальдо по каждому счету.
Для перехода в режим настройки и формирования Главной книги в конфигурации предназначена команда Отчеты ▶ Главная книга. На экране откроется окно, в котором нужно будет указать отчетный период и название организации. После нажатия кнопки Сформировать на экране отобразится отчет Главная книга (рис. 12.6).
Рис. 12.6. Главная книга
С помощью кнопки Настройка можно перейти в режим настройки представления данных в отчете. Например, вы можете настроить отображение развернутого сальдо по выбранным счетам, разбить Главную книгу на листы, и др.
По каждому счету Главной книги можно посмотреть расшифровку - для этого нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке Итого.
Бухгалтерский баланс предприятия и прочие регламентированные отчеты
Возможности программы "1С Бухгалтерия 8" предусматривают формирование всех форм регламентированной отчетности в соответствии с действующим законодательством (Бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств, и др.). Причем это касается как бухгалтерской, так и налоговой отчетности.
Порядок настройки и формирования всех форм регламентированной отчетности выглядит примерно одинаково. Поэтому мы не будем подробно рассматривать каждый отчет, а продемонстрируем приемы и методы работы на примере бухгалтерского баланса предприятия.
Для перехода в режим работы с регламентированными отчетами нужно выполнить команду главного меню Отчеты, или в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть на ссылке Регламентированные отчеты. В любом случае на экране откроется окно, которое показано на рис. 12.7.
Рис. 12.7. Регламентированная отчетность в программе "1С Бухгалтерия 8"
В левой части данного окна представлен перечень всех типов отчетов, которые можно сформировать в конфигурации: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, и т. д. При этом отчетные формы разделены по соответствующим группам: Бухгалтерская отчетность, Налоговая отчетность, Статистика, Отчетность в фонды, Справки и т. д.
В правой части окна показан список сформированных ранее отчетов. Если вы только начинаете работать с программой и до настоящего момента еще не получали отчеты, то данный список будет пустым. Вы можете оставить в этом списке только отчеты определенного типа - для этого нужно выбрать эти формы в левой части окна с помощью соответствующих флажков. Например, если вы хотите оставить в списке только бухгалтерские балансы - снимите в левой части окна все флажки, кроме Бухгалтерский баланс (форма No 1).
В нижней части окна в поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, с отчетностью которой вы намерены работать. С помощью расположенных здесь же параметров можно установить фильтр по периоду времени на отображаемые в списке отчеты (например, выбрать только отчетность первого квартала прошлого года, и т. п.).
В списке отчетов для каждой позиции отображаются перечисленные ниже сведения.
Статус отчета (крайняя левая колонка списка). Каждому отчету можно присвоить один из следующих статусов: В работе, Подготовлен и Сдан. На рис. 12.7 последний отчет имеет статус В работе, предпоследний - Подготовлен, а все остальные отчеты - Сдан.
Чтобы сформировать баланс предприятия, нужно щелчком мыши выделить в левой части окна позицию Бухгалтерский баланс (форма No 1) и нажать в инструментальной панели кнопку Создать новый отчет или выполнить команду контекстного меню Новый. В результате откроется окно, изображенное на рис. 12.8.
Рис. 12.8. Предварительная настройка параметров отчета
В данном окне нужно указать название организации, по которой формируется баланс, а также указать период его формирования. Для изменения периода используйте кнопки со стрелками, расположенные в области Период составления отчета. После нажатия кнопки ОК на экране отобразится окно с бухгалтерским балансом (рис. 12.9).
Рис. 12.9. Формирование бухгалтерского баланса предприятия
Если в данном окне открылась пустая форма баланса, нажмите в инструментальной панели кнопку Заполнить. Для быстрого удаления всех данных из баланса (например, чтобы сохранить и распечатать пустой бланк, в котором будут только реквизиты предприятия), используйте в инструментальной панели кнопку Очистить.
Вы можете уточнить некоторые параметры формирования баланса. Например, в верхней части окна можно указать единицу измерения данных и их точность (то есть - количество знаков после запятой). Из раскрывающегося списка можно выбрать вид отчета - Первичный или Корректирующий. В нижней части окна в поле Статус из раскрывающегося списка выбирается статус отчета - В работе, Подготовлен или Сдан.
После нажатия кнопки ОК документ будет сохранен и появится в списке документов (см. рис. 12.7), при этом окно документа будет закрыто. При нажатии кнопки Записать документ будет сохранен, но окно останется открытым.
Чтобы распечатать документ, нажмите в нижней части окна кнопку Печать, и в открывшемся меню выберите требуемый вариант - Печатать сразу или Показать бланк. В первом случае документ будет сразу отправлен на принтер, во втором на экране отобразится его печатная форма для предварительного просмотра (рис. 12.10).
Рис. 12.10. Печатная форма баланса
В левой части окна щелчком мыши выбирается лист документа, который должен отображаться для просмотра, а с помощью флажков помечаются листы для отправки на принтер. Иначе говоря, вы можете распечатать только первый или только второй листы по отдельности, а можете - сразу весь документ. Чтобы отправить документ на принтер, нажмите справа внизу окна кнопку Печать.
Карточка счета
У многих пользователей самым популярным отчетом, формируемым в программе "1С Бухгалтерия 8", является карточка счета. Этот документ отличается наглядностью, читаемостью, возможностью отслеживать текущее сальдо, способностью наряду с компактностью отчетной формы аккумулировать в себе краткую, но в то же время достаточно полную и конкретную информацию обо всех движениях по счету, и др.
Доступ к карточке счета осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты ▶ Карточка счета. В результате на экране откроется такое же окно, как и для оборотно-сальдовой ведомости по счету, в котором нужно указать параметры отчета и нажать кнопку Сформировать. Пример готового отчета показан на рис. 12.11.
Рис. 12.11. Отчет "Карточка счета" по счету 50 "Касса"
Двойным щелчком мыши на любой позиции карточки счета можно быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого была сформирована данная проводка. Чтобы распечатать отчет, нажмите Ctrl+P или выполните команду Файл ▶ Печать.
Карточка субконто
Здесь мы познакомимся с отчетом Карточка субконто, который во многом похож на отчет Карточка счета. Разница в данном случае заключается в том, что карточка субконто привязывается не к счету, а к значению субконто. Например, можно сформировать отчет по субконто Договоры, Номенклатура, Контрагенты и т. д. При этом вы можете сделать тонкую настройку отчета: например, сформировать его только по субконто Контрагенты со значением субконто ООО "Торговый мир", или только по субконто Номенклатура со значением субконто Шоколадная паста, и т. д.
Чтобы сформировать карточку субконто, нужно выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Карточка субконто, затем в инструментальной панели открывшегося окна нажать кнопку Настройка. В результате откроется окно, изображенное на рис. 12.12.
Рис. 12.12. Настройка карточки субконто
В соответствующих полях данного окна на вкладке Общие указывается период формирования отчета, выбирается организация, по которой он формируется, а также режим отображения оборотов. В табличной части окна нужно выбрать как минимум один вид субконто для формирования отчета: для этого нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов, затем в поле Вид субконто нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне укажите требуемый вид субконто.
На вкладке Отбор можно выполнить тонкую настройку фильтра, в соответствии с которым будут включаться данные в отчет. Например, если на вкладке Общие вы выбрали вид субконто Контрагенты, то на вкладке Отбор можно указать конкретных контрагентов, по которым будет сформирован отчет, и т. п.
Чтобы сформировать отчет, нажмите в окне настройки параметров кнопку ОК. Пример карточки субконто показан на рис. 12.13.
Рис. 12.13. Карточка субконто
Из карточки субконто вы можете быстро перейти в режим редактирования соответствующего первичного документа - для этого в отчете дважды щелкните мышью на соответствующей проводке.
Анализ счета
Еще одним популярным отчетом конфигурации является Анализ счета. Чтобы его получить, выполните в главном меню программы команду Отчеты ▶ Анализ счета, затем в открывшемся окне укажите параметры формирования отчета (отчетный период, счет и организацию), и нажмите кнопку Сформировать. На рис. 12.14 показан анализ счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Рис. 12.14. Анализ счета 60
Как видно на рисунке, отчет содержит информацию о корреспонденции выбранного счета с другими счетами. По каждой корреспонденции можно получить отчет по проводкам - для этого достаточно дважды щелкнуть на соответствующей позиции мышью. Пример такого отчета представлен на рис. 12.15.
Рис. 12.15. Отчет по проводкам
С помощью данного отчета мы можете определить, из каких сумм сложилась соответствующая корреспонденция в отчете "Анализ счета". На рис. 12.15 представлена расшифровка корреспонденции счета 60 (дебет) со счетом 51 (кредит), общая сумма которой составляет 377 100,01 рублей.
Анализ субконто
Подобно тому, как формируется отчет Анализ счета, можно получить и отчет Анализ субконто. Для этого нужно выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Анализ субконто, затем в инструментальной панели открывшегося окна нажать кнопку Настройка, и настроить параметры формирования отчета по аналогии с тем, как это делается для отчета Карточка субконто (см. выше соответствующий раздел).
Рис. 12.16. Анализ субконто
В данном случае отчет сформирован по субконто Договоры. Если на любой позиции этого отчета дважды щелкнуть мышью, программа автоматически сгенерирует карточку субконто (см. рис. 12.13).
Заключение
В результате изучения данной книги вы приобрели все необходимые знания для полноценной работы с программой "1С Бухгалтерия 8". Теперь вы умеете не только выполнять в ней привычные бухгалтерские операции (работа с документами, формирование проводок, формирование отчетности и др.), но и самостоятельно создавать и подключать информационные базы, а также подготавливать программу к работе. Что касается быстрого освоения основных приемов и методов работы с программой, то для этого достаточно изучить содержимое главы 2 "Быстрый старт".
Автор выражает надежду, что предложенный материал был полезен и интересен читателям. Предложения и пожелания направляйте по адресу: arsen211@yandex.ru.
Гладкий Алексей Анатольевич