text:
Введение
В этой книге в доступной форме объясняются понятия, принципы и правила бухгалтерского учета. Последовательно, от простого к сложному, рассматриваются различные формы бухгалтерского учета, начиная с учета личных денег и заканчивая профессиональным бухгалтерским учетом.
Повествование строится на событиях из жизни обычной девушки Ирины, которая, начав самостоятельную жизнь, проходит путь от наемного работника, вынужденного жестко контролировать свои расходы, чтобы продержаться до следующей зарплаты, до владельца собственного предприятия. Проходя этапы своей деловой карьеры, Ирина осваивает премудрости бухгалтерского учета.
Книга состоит из трех частей.
Первая часть книги - Личное хозяйство - посвящена умению рационально обращаться с личными деньгами. Здесь объясняются правила так называемой простой бухгалтерии, которая в простейшем случае сводится к умению пересчитывать деньги в кошельке.
Во второй части книги - Личный бизнес - на примере простейшего личного бизнеса мы познакомимся с принципами бухгалтерского учета профессионалов - двойной бухгалтерии, в которой используются знаменитые понятия дебет и кредит.
А в третьей части книги - Предприятие - наше знакомство с двойной бухгалтерией расширится. От принципов мы перейдем к конкретным правилам бухгалтерского учета, которые используются на отечественных предприятиях.
В книге в краткой форме говорится о смежных вопросах, с которыми приходится соприкасаться при ведении бухгалтерского учета: оперативном учете и оперативном планировании, бюджетировании, налогообложении, документообороте.
Книга адресована самому широкому кругу читателей. Для старшеклассников она послужит введением в специальность бухгалтера и экономиста. Для молодых людей, которые уже определились в выборе профессии и получают экономическое образование, эта книга сыграет роль связующего звена между реальной жизнью и будущей профессией. Книга пригодится тем, кто ощутил потребность в более серьезном отношении к собственному финансовому положению, кому не хватает элементарных бухгалтерских и экономических знаний.
Специальная подготовка для нашей книги не требуется. А чтобы чтение было более легким, по страницам книги вас будет сопровождать неутомимый помощник - Мудрый Ворон.
Эта книга призвана стать вашей первой книгой по бухгалтерскому учету.
Часть I
Личное хозяйство
Бухгалтерский учет личного хозяйства начинается с простого желания понять, куда деваются деньги. Каждый взрослый человек знаком с такой ситуацией: вроде бы еще совсем недавно в кошельке были деньги, но при очередной попытке достать их оттуда неожиданно выясняется, что их там уже нет.
Можно винить в этом забывчивость и начать тренировать память. Тем не менее расходов у обычного человека много, и все их запоминать сложно. Да и не нужно этого делать. Чтобы точно знать, куда уходят деньги, расходы следует записывать.
Сложного в этом ничего нет. Для записи денежных расходов (а также денежных доходов) можно завести бумажную тетрадь или блокнот. Также можно использовать компьютерную программу - табличный редактор. Записывать расходы и доходы желательно каждый день вечером.
Чтобы до момента записи расходов и доходов не приходилось их все держать в голове, имеет смысл выделить в своем кошельке или бумажнике отделение и складывать туда денежные документы: кассовые чеки, билеты, расписки, расчетные листки. Ведь обычно, когда вы тратите или получаете деньги, вам дают на руки какую-нибудь бумажку, солидную или не очень. Эта бумажка называется денежным документом. Денежным документом является даже билет в кино.
Недавно героиня нашей книги Ирина закончила экономический колледж, получив диплом бакалавра, и начала самостоятельную взрослую жизнь: взяла у старшего брата Андрея взаймы 100 000 рублей на первое время, положила их на счет в коммерческом банке, сняла у дальней родственницы пустующую квартиру и устроилась на работу бухгалтером в солидную торговую компанию. С этого момента Ирина стала самостоятельно зарабатывать и тратить деньги.
Денежные операции
Каждый день в Ирининой жизни происходят события, связанные с получением или тратой денег. Получение денег и трата денег - это денежные операции.
Денежная операция - это любое перемещение денег между человеком и окружающим его внешним миром. Это может быть поступление денег, если человек получает деньги, или расход денег, если эти деньги он отдает.
В самый обычный день Ирининой самостоятельной жизни, 4 марта 20** года, произошел ряд событий, которые повлекли за собой денежные операции.
В этот день Ирина сделала следующее:
♦ на работе получила зарплату - 27 500 рублей;
♦ пообедала в кафе, заплатив 200 рублей;
♦ после работы заехала к хозяйке квартиры и отдала ей 8000 рублей за начавшийся месяц;
♦ встретилась с подругой Машей и дала ей 500 рублей взаймы до ее зарплаты;
♦ встретилась со старшим братом Андреем и отдала ему 5000 рублей в счет погашения своего долга;
♦ заехала в коммерческий банк и сняла со своего счета 30 000 рублей;
♦ в магазине "Компьютерная техника" заплатила 32 000 рублей за компьютер и доставку его на дом;
♦ купила в уличном киоске горячий бутерброд и чай за 50 рублей;
♦ приобрела абонемент в бассейн на текущий месяц за 600 рублей;
♦ в учебном центре отдала 2400 рублей за вечерние курсы компьютерной бухгалтерии за три месяца вперед;
♦ в универсаме заплатила 245 рублей за продукты и упаковку стирального порошка;
♦ на обратной дороге домой заправила автомобиль на 500 рублей.
В течение дня Ирина собирала денежные документы и складывала их в специальное отделение своего кошелька.
Вечером в Иринином кошельке еще оставалась довольно крупная сумма денег. Ирина посчитала, что большая их часть в ближайшие дни ей не понадобится. Поэтому для лучшей сохранности она выбрала из кошелька крупные купюры на общую сумму 8000 рублей и переложила их в потайное место в своей квартире - в тайник.
Записи денежных операций
"Да, день получился урожайным на денежные операции", - подумала Ирина и решила записать все свои доходы и расходы. Ирина взяла простую тетрадь в клетку, села за стол, вынула из кошелька денежные документы, которые скопились там за день, и разложила их перед собой.
Почти все события, связанные с деньгами, оказались подтверждены документально. У Ирины остались кассовые чеки и квитанции об оплате. Одновременно с зарплатой Ирина получила расчетный листок, где была указана выданная сумма. После снятия денег с расчетного счета у нее остался корешок кассового ордера. Неподтвержденной остались оплата горячего бутерброда и чая.
Ирина положила на стол денежные документы в том порядке, в котором происходили соответствующие события, оставив пустые места там, где денежные документы отсутствовали. Перекладывание денег из кошелька в тайник ни денежным доходом, ни денежным расходом не является, поэтому такое событие она решила пока не учитывать.
В тетради Ирина начертила таблицу, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк, на пересечении которых образовались ячейки. Ирина сделала пять столбцов, а строк столько, сколько поместилось на странице. В самой верхней строке таблицы (то есть в заголовке таблицы) она указала названия столбцов: Дата, Комментарий, Сумма дохода, Сумма расхода, Остаток. Остальные строки таблицы Ирина предназначила для записи денежных операций.
И вот Ирина стала записывать денежные операции в тетрадь.
Поступление денег она заносила в столбец Сумма дохода, выплаты денег - в столбец Сумма расхода. Из двух столбцов - Сумма дохода и Сумма расхода - в каждой строке Ирина заполняла только один столбец, оставляя другой столбец пустым.
В столбец Остаток Ирина записала суммы, которые оставались у нее после каждой денежной операции. Чтобы определить эти суммы, она пользовалась калькулятором: к предыдущему значению остатка прибавляла сумму дохода (если денежная операция являлась поступлением денег) или вычитала из него сумму расхода (если денежная операция являлась выплатой денег).
Все суммы Ирина записала в целых рублях. Для экономии времени копейки она учитывать не стала.
Чтобы описать свои денежные операции, Ирина использовала простые и понятные комментарии. С их помощью она легко разберется в своих записях и через несколько лет.
Результат Ирининой учетной работы показан в табл. 1.
В последней строке в столбце Остаток можно увидеть денежную сумму, которая должна была остаться у Ирины в конце дня: 11 150 рублей. На нее повлияли все суммы доходов и расходов Ирины за этот день. Если изменить какую-либо из сумм денежных операций, то соответственно должно измениться значение остатка на конец дня.
Таблица 1
Мои денежные операции (в рублях)
После того как Ирина занесла в тетрадь все денежные операции, она еще раз проверила, совпадают ли денежные суммы с данными в денежных документах. Только потом она выбросила те документы, которые больше ей не пригодятся: кассовый чек из кафе и кассовый чек из универсама.
Те документы, которые еще могут понадобиться в будущем, Ирина переложила в специальную папку. Это абонемент на посещение бассейна в текущем месяце и квитанция об оплате курсов компьютерной бухгалтерии за три месяца вперед. Это также кассовый чек из магазина "Компьютерная техника" - ведь компьютер Ирина еще не получила и ей может понадобиться документ, подтверждающий ее права на него.
Очередность столбцов в таблице, которую использовала Ирина, является наиболее популярной в бумажном бухгалтерском учете. Каждая запись денежной операции последовательно отвечает на вопросы: когда? почему? сколько? То есть: 1) когда произошла денежная операция; 2) на что потрачены или за что получены деньги; 3) сколько денег получено или потрачено.
Таблицу можно было бы сделать более простой: столбцы Сумма дохода и Сумма расхода объединить в один столбец, при этом суммы доходов записывать со знаком "плюс", а суммы расходов - со знаком "минус". Однако это не слишком хорошо. Между доходом и расходом денег существует большая смысловая разница, поэтому при быстром взгляде на таблицу желательно сразу различать эти денежные операции. И еще: в бухгалтерском учете по возможности следует избегать отрицательных чисел, поскольку в арифметических действиях с их участием легче ошибиться.
Проверка арифметики
Записав и проверив все денежные операции, Ирина заполнила еще одну строку - Итоги за день. Для этого она проделала дополнительную арифметическую работу: рассчитала сумму всех доходов за день (получилось 57 500 рублей) и внесла ее в столбец Сумма дохода; затем рассчитала сумму всех расходов за день (получилось 49 495 рублей) и внесла ее в столбец Сумма расхода. После этого к остатку предыдущего дня (3145 рублей) Ирина прибавила сумму всех доходов за день (57 500 рублей) и затем вычла сумму всех расходов за день (49 495 рублей). Получившееся значение (11 150 рублей) Ирина вписала в столбец Остаток (табл. 2).
Таблица 2
Мои денежные операции с итогами (в рублях)
Сумма остатка, рассчитанная последним способом, совпала с величиной остатка после последней денежной операции. И это говорит о том, что, скорее всего, все расчеты были сделаны правильно.
В бумажном бухгалтерском учете подобные альтернативные расчеты необходимы для проверки арифметических вычислений. Казалось бы, существует более простой способ проверить арифметику - рассчитать все повторно. Но предположим, что сумму остатка на конец дня Ирина рассчитала неправильно и в каком-то месте допустила ошибку. Ирина может сделать повторный расчет, но весьма вероятно, что ее мысль "споткнется" на прежнем месте и Ирина повторит ту же самую ошибку. То есть результат проверочного расчета совпадет с результатом, полученным в первый раз, но тоже окажется неправильным.
Поэтому для проверки больших объемов арифметических вычислений следует использовать любую возможность, чтобы получить тот же самый результат иным путем. Когда арифметические операции выполняются по-другому, вероятность повторения ошибки становится меньше.
Инвентаризация наличных денег
После того как Ирина проверила арифметику, она решила удостовериться, что ничего не упустила и сумма остатка на конец дня, рассчитанная на основе записи денежных операций, совпадает с суммой наличности, которая действительно у нее осталась.
Для этого Ирина достала все свои непотраченные деньги и пересчитала их. Итоговая сумма почти совпала с остатком на конец дня, который был записан в тетради. Расхождение получилось всего на несколько рублей. Но это допустимо, ведь при заполнении таблицы Ирина не учитывала копейки.
Однако что же делать, если получится заметное расхождение - например, больше десяти рублей? В этом случае Ирина сначала проверит, правильно ли записаны денежные операции. Для этого она еще раз просмотрит все денежные документы и сверит итоговые суммы из этих документов с теми суммами, которые она записала в свою тетрадь. Ведь денежный документ может содержать несколько промежуточных сумм помимо итоговой суммы, которую пришлось оплатить. И Ирина могла зарегистрировать в таблице не ту сумму.
Если такая проверка не даст результата, то Ирина попытается вспомнить, не было ли какой-нибудь денежной операции, от которой не осталось документа. Если и это не поможет, то Ирине придется признать, что произошла какая-то ошибка: может быть, Ирине где-то неправильно дали сдачу или какую-то денежную купюру Ирина просто обронила.
Теперь этого уже не исправить, но сам факт надо записать в тетрадь. Ирина должна будет вычислить расхождение. Если в кошельке окажется денег меньше, чем следует из записей, то расхождение Ирина запишет как расход с простым пояснением: Невыясненный расход. Если же денег окажется больше, то расхождение Ирина запишет как доход с пояснением: Невыясненный доход.
Если в будущем найдется объяснение невыясненному доходу или расходу, то можно будет вернуться к записи и поправить комментарий.
Статьи доходов и расходов
За месяц в Ирининой тетради будет скапливаться несколько сотен записей. И все их надо будет анализировать.
С чего начинается анализ большого объема информации? С подготовки информации к анализу - с ее сортировки. Прежде всего денежные операции нужно сгруппировать по видам доходов и расходов, то есть по статьям.
Основная статья дохода у Ирины - это Зарплата. К этой статье она будет относить деньги, которые получает на основной работе. Еще может понадобиться статья Невыясненные доходы.
Статей расходов обычно больше, чем статей доходов. У Ирины статьи расходов получились такие:
♦ Питание дома - оплата продуктов, предназначенных для питания дома;
♦ Питание вне дома - оплата еды на работе, в кафе, на улице;
♦ Жилье - оплата квартиры и коммунальных услуг (электроэнергии, воды, газа, телефона);
♦ Хозяйство - расходы на гигиену, косметику, стирку, уборку, мелкий ремонт домашней утвари;
♦ Транспорт - расходы на содержание личного автомобиля и общественный транспорт;
♦ Образование - оплата обучения;
♦ Здоровье - оплата мероприятий по укреплению здоровья и занятий спортом;
♦ Бытовая техника;
♦ Невыясненные расходы.
Еще у Ирины оказались статьи, которые в зависимости от ситуации могут быть как статьями доходов, так и статьями расходов, то есть статьи двойного назначения.
Одна из статей двойного назначения - Долг Маши. Если Ирина дает Маше деньги взаймы, то выданную сумму она зарегистрирует как расход по статье Долг Маши. Когда Маша вернет долг, Ирина зарегистрирует его как доход по той же статье.
Другая Иринина статья двойного назначения - Долг Андрею. Когда Ирина получила деньги от Андрея, она должна была зарегистрировать доход по статье Долг Андрею. Погашение долга Андрею, в том числе частичное, будет регистрироваться как расход по данной статье.
Третья статья двойного назначения, которую выделила Ирина, - Вклад в банке "Престиж". Ирина решила, что снятие наличных денег с вклада нужно будет регистрировать как доход, а добавление денег на вклад - наоборот, как расход.
Записи денежных операций с указанием статьи
Чтобы записи денежных операций были пригодны для последующего анализа, нужно указывать, к каким статьям дохода и расхода они относятся. И делать это лучше сразу, в момент записи каждой денежной операции.
Поэтому Ирина решила переделать свою таблицу записей денежных операций, добавив в нее еще один столбец с названием Статья дохода или расхода - после столбца Комментарий. В новом столбце она указала, к какой статье дохода или расхода относится та или иная операция. Новый вариант записей денежных операций Ирины представлен в табл. 3.
Таблица 3
Мои денежные операции со статьями доходов и расходов (в рублях)
Ирина посмотрела на предпоследнюю операцию - Оплата продуктов и стирального порошка в универсаме "Удачная покупка" - и подумала, что с ней не все в порядке. Расходы по двум статьям указаны общей суммой. Но ведь для дальнейшего анализа понадобятся отдельные суммы. Поэтому Ирина решила во избежание дальнейших проблем разделить сложную денежную операцию с двумя статьями расходов на две простые операции, как показано в табл. 4.
Таблица 4
Разделение сложной денежной операции на простые операции
Отдельный столбец для каждой статьи
Ирина посмотрела на новый вариант своих записей и представила, что будет с ними делать, когда их наберется много. Наверно, надо будет подводить какие-то итоги: подсчитывать, сколько потрачено денег по тем или иным статьям. Но ведь это будет очень неудобно делать, когда суммы расходов по всем статьям собраны в одном столбце.
И Ирина решила еще раз усовершенствовать свои записи. Она открыла свою тетрадь на чистом развороте и начертила на всю ширину (то есть на две страницы) новую таблицу, состоящую из двух частей. Левая часть повторила прежнюю Иринину таблицу для записи денежных операций. А в правой части для каждой статьи доходов и расходов Ирина начертила собственный столбец.
Затем Ирина занесла в эту таблицу денежные операции за прошедший день. Новый вариант Ирининых записей показан в табл. 5.
В этой таблице сумму каждого дохода Ирина записала два раза: первый раз - в столбце Сумма дохода, а второй раз - в столбце соответствующей статьи доходов. Сумму каждого расхода она также записала дважды: в столбце Сумма расхода и в столбце соответствующей статьи расходов.
Таблица 5
Мои денежные операции с разделением по статьям доходов и расходов (в рублях)
С помощью столбцов Сумма дохода и Сумма расхода удобно проверять арифметические вычисления. Если в последней строке таблицы (Итого за день) число в столбце Сумма дохода совпадет с арифметической суммой чисел в столбцах статей доходов (Зарплата, Вклад в банке "Престиж", Долг Маши, Долг Андрею, Невыясненные доходы), то это будет почти стопроцентная гарантия, что арифметические расчеты во всех этих столбцах выполнены правильно.
В строке Итого за день Ирининой таблицы число 57 500 из столбца Сумма дохода равно сумме чисел 27 500 и 30 000 из столбцов статей доходов. Значит, арифметические расчеты в столбцах доходов выполнены верно.
Аналогично, если в строке Итого за день число в столбце Сумма расхода будет равно арифметической сумме чисел в столбцах статей расходов (Питание дома, Питание вне дома и пр.), то можно будет почти не сомневаться в правильности вычислений в этих столбцах.
В Ирининой таблице арифметические расчеты, касающиеся денежных расходов, также выполнены верно: сумма подряд идущих чисел 85, 250, 8000, 160, 500, 32 000, 600, 2400, 500 и 5000 из строки Итоги за день равна 49 495 - итогу по столбцу Сумма расхода.
Ирина оценила свою усовершенствованную таблицу. Безусловно, таблица стала гораздо удобнее для анализа доходов и расходов. Можно легко увидеть, сколько получено или потрачено по каждой статье, сколько получено или потрачено всего, сколько денег осталось в конце дня. Значительная часть работы по будущему подведению итогов теперь будет делаться заранее, в процессе записи денежных операций.
Однако Ирине стали очевидны и недостатки новой таблицы. Таблица стала очень большой, а если понадобится завести еще несколько статей расходов или доходов, то ширины страницы ее тетради просто не хватит или придется писать очень мелко. Ирина еще раз подумала, что в дальнейшем нужно будет перейти на электронный способ ведения бухгалтерского учета личного хозяйства, ведь не зря же она приобрела компьютер.
Отчет о доходах и расходах
Бухгалтерский учет личного хозяйства ведется для того, чтобы периодически проводить анализ состояния хозяйства, делать выводы и принимать решения. Но для этого сведения бухгалтерского учета должны быть представлены в виде, удобном для анализа, - в виде бухгалтерского отчета.
Бухгалтерский отчет - это совокупность итоговой информации о хозяйственной деятельности. Разные аспекты хозяйственной деятельности характеризуются разными бухгалтерскими отчетами.
Важнейший аспект деятельности характеризуется отчетом о доходах и расходах.
Отчет о доходах и расходах - это совокупность итоговой информации о том, сколько было получено и потрачено денежных средств и прочих ресурсов за определенный период времени.
Отчет о доходах и расходах можно составить по данным бухгалтерского учета личного хозяйства Ирины. В табл. 6 показано, как может выглядеть такой отчет, составленный по данным за один день.
Таблица 6
Отчет о моих доходах и расходах за один день (в рублях)
Отчет разделен на две части - верхнюю и нижнюю. В верхней части показано, как распределились поступления денег по статьям доходов, и представлена итоговая сумма доходов - 57 500 рублей. В нижней части отчета показано, как распределились расходы по соответствующим статьям, а также представлена итоговая сумма - 49 495 рублей. Конечный итог отчета - это разница между общей суммой поступивших и общей суммой потраченных денег - плюс 8005 рублей.
Специально рассчитывать суммы по статьям, а также общую сумму и общую сумму расходов не нужно: их можно просто взять из табл. 5, где записаны денежные операции. Рассчитывать приходится только конечный итог отчета.
Отчет о доходах и расходах за один день представлен лишь для примера. Для того чтобы проводить анализ и делать какие-либо выводы, отчет нужно составлять за более длительный период.
Причина в следующем. Мы каждый день занимаемся какой-нибудь деятельностью - получаем пользу или наслаждение от произведенных расходов, но сами доходы и расходы мы регистрируем нерегулярно. Например, на работу надо ходить каждый день, но доходы, связанные с работой, мы регистрируем гораздо реже.
Дата регистрации дохода или расхода - это день, а период, к которому относится доход или расход, может составить неделю, месяц, год и даже больше.
Значительная часть наших расходов и доходов регистрируется раз в месяц, при этом сами расходы и доходы относятся к целому месяцу. Мы можем раз в месяц получать заработную плату, стипендию, пенсию или, на худой конец, пособие по безработице. Раз в месяц мы оплачиваем счета за коммунальные услуги.
Поэтому, чтобы можно было делать серьезные выводы, отчет о доходах и расходах следует составлять за месяц или за целое количество месяцев.
Как будет выглядеть отчет Ирины за первый месяц ведения учета, показано в табл. 7.
Таблица 7
Отчет о моих доходах и расходах за месяц (в рублях)
В отчете о доходах и расходах за месяц суммы по статьям увеличились, что естественно, и добавилась новые статьи расходов: Связь, а также Одежда и обувь. Это означает, что в течение месяца Ирина потратилась на связь (телефон и Интернет) и немного приоделась или приобулась.
По отчету за месяц уже можно делать выводы. Например, можно констатировать, что Ирина много тратит по статье Транспорт. Возможно, Ирине имеет смысл сократить разъезды на автомобиле и чаще ездить на общественном транспорте. Расходы по статье Питание вне дома существенно превысили расходы по статье Питание дома. Это тоже ценная информация для размышлений, поскольку она показывает направление возможной экономии.
В профессиональном бухгалтерском учете аналогом отчета о доходах и расходах является отчет о прибылях и убытках.
Имущество, долги и счета
Ирина еще раз внимательно посмотрела на свой отчет о доходах и расходах и подумала, что с ним что-то не так. В каждой части отчета собрана разноплановая информация.
Так, в первой части отчета рядом стоят такие статьи доходов, как Зарплата и Вклад в банке "Престиж", хотя между ними существует значительная разница. Поступление денег по статье Зарплата - это совершенно новые деньги, которых у Ирины раньше не было ни в каком другом виде. Для их получения пришлось затратить существенные усилия - работать в течение целого месяца. А поступление по статье Вклад в банке "Престиж" практически никаких усилий Ирине не стоило: заскочить в банк в промежутке между другими делами и снять деньги со счета не так уж трудно, хотя и чуть сложнее, чем засунуть руку в сумочку и вынуть деньги из кошелька. Поступление денег по статье Вклад в банке "Престиж" - это почти то же самое, что перекладывание денег из тайника в кошелек.
Аналогичные замечания можно сделать и относительно второй части отчета: расходы по статьям Долг Маши и Долг Андрею по своей сути не являются расходами.
Деньги Ирины, которые временно находятся у Маши, - это почти то же самое, что деньги у Ирины в кошельке. Маша всегда рядом, она может вернуть деньги, в крайнем случае перезаняв их. Поэтому выдать деньги взаймы Маше - это то же самое, что переложить деньги из кошелька в тайник. Это не является настоящим расходом.
Ну а с деньгами, взятыми взаймы у Андрея, ситуация зеркально противоположная. Когда Ирина брала деньги Андрея во временное пользование, это не было настоящим доходом. Соответственно, возврат займа Андрею не следует считать настоящим расходом.
С доходами и расходами как таковыми Ирина разобралась. Осталось решить, что делать с теми доходами и расходами, которые, как она поняла, таковыми не являются, то есть с теми, которые в Иринином бухгалтерском учете личного хозяйства первоначально были отнесены к статьям Долг Маши, Долг Андрею и Вклад в банке "Престиж".
Ирина уже получила начальные сведения о профессиональном бухгалтерском учете и подумала, что в решении этого вопроса ей пригодится такое понятие, как счет бухгалтерского учета.
Счета бухгалтерского учета
Счет бухгалтерского учета - одно из фундаментальных понятий в профессиональном бухгалтерском учете, которое также применимо к бухгалтерскому учету личного хозяйства. Счет бухгалтерского учета является средством группировки сведений о стоимости имущества и обязательствах (долгах).
Собирательный термин для обозначения имущества и обязательств - объекты бухгалтерского учета.
Личное имущество можно разделить на следующие категории:
♦ деньги - наличные и безналичные;
♦ эквиваленты денег - банковские вклады и краткосрочные ценные бумаги Центрального банка;
♦ финансовые инвестиции - ценные бумаги предприятий и государственных организаций, а также вложения в чужой бизнес;
♦ материальные ценности - вещи, ценность которых может быть измерена в деньгах.
Деньги
Первая из упомянутых выше категорий имущества - это деньги.
Деньги - это бумажные купюры и монеты. Их вводит в обращение и выводит из обращения главный государственный банк. В нашей стране он называется Центральным банком Российской Федерации. Деньги объявляются государством как обязательное к приему средство обращения и законное средство платежей. Кроме наличной формы (банкноты и монеты) деньги могут существовать в безналичной форме, то есть в виде записей на банковских счетах.
Часть своих наличных денег Ирина носит с собой в кошельке. Для пущей сохранности Ирина может перекладывать крупные купюры из кошелька во внутреннее отделение сумочки. Мелкие монеты, полученные на сдачу, Ирина может просто ссыпать в карман, поленившись лишний раз открыть кошелек. Но эти мелкие подробности размещения наличных денег несущественны для бухгалтерского учета, важно только то, что эти деньги всегда при Ирине, они готовы к использованию в любой момент. Поэтому для учета всех этих денег Ирина заведет (профессиональные бухгалтеры говорят - откроет) счет Кошелек.
Другую часть наличных денег Ирина хранит в тайнике в своей квартире. Эти деньги чуть менее доступны Ирине. Если они вдруг срочно понадобятся, то Ирине придется заехать к себе домой. Поэтому для учета этих денег Ирина откроет отдельный счет Тайник.
Наличные деньги представлены в виде банкнот и монет. Помимо них существуют безналичные деньги, которые хранятся на текущих счетах в банках. Безналичными деньгами тоже можно оперативно расплачиваться в магазинах, правда не во всех, используя пластиковую карту. Эту карту можно получить в банке сразу после открытия текущего счета. Безналичные деньги можно быстро превратить в наличные деньги с помощью банкомата, используя ту же пластиковую карту.
То есть средства, хранящиеся на текущем счете в банке, - это тоже деньги.
Когда Ирина откроет текущий счет в банке и получит пластиковую карточку, она откроет счет бухгалтерского учета Карточный счет.
Эквиваленты денег
Существуют эквиваленты денег, так называемые почти деньги. К эквивалентам денег относятся банковские вклады (депозиты), а также краткосрочные ценные бумаги, которые выпускает Центральный банк. Эквиваленты денег отличаются от денег тем, что ими нельзя расплачиваться. Но обычно эквиваленты денег можно быстро превратить в деньги.
К эквивалентам деньгам относятся средства, которые Ирина хранит в виде вклада в банке "Престиж". Для учета этих средств Ирина открыла счет бухгалтерского учета Вклад в банке "Престиж".
Финансовые инвестиции
К эквивалентам денег примыкают финансовые инвестиции. К финансовым инвестициям относятся ценные бумаги, которые выпускают предприятия, банки и государственные органы: акции и облигации. Также финансовыми инвестициями являются вложения в чужой бизнес, которые оформляются специальными договорами.
Обычно финансовые инвестиции сложнее превратить обратно в деньги, чем эквиваленты денег. Кроме того, финансовые инвестиции отличаются степенью риска. Финансовые инвестиции могут быть утрачены с гораздо большей вероятностью, чем эквиваленты денег. Но в случае удачи финансовые инвестиции дадут гораздо больший доход, чем самые лучшие эквиваленты денег.
У нашей Ирины пока нет финансовых инвестиций. Но они появятся в далеком будущем, когда Ирина решит завершить карьеру успешной бизнес-леди и отойти от активной деятельности.
На часть денег, заработанных непосильным трудом, Ирина приобретет акции. Для учета стоимости этих акций в бухгалтерском учете личного хозяйства Ирина откроет счет Акции перспективных предприятий.
Некоторую часть своих денег Ирина предоставит в распоряжение своему племяннику, пока маленькому сыну брата Андрея, для раскрутки его бизнес-идей в обмен на долю собственности в его будущем бизнесе.
Для учета этих вложений Ирина откроет счет Вложения в бизнес любимого племянника.
Материальные ценности
Материальные ценности - это вещи, стоимость которых можно выразить в деньгах. Это означает, что ценность таких вещей является общепризнанной и при желании владельца такую вещь можно продать.
Если же вещь продать нельзя, то такая вещь не является материальной ценностью и не попадает в сферу интересов бухгалтерского учета.
Стоимость своих материальных ценностей Ирина не учитывает и совершенно сознательно не собирается учитывать. Ирина уже знает, что в профессиональной бухгалтерии учитываются только те материальные ценности, которые предназначаются для продажи (такие ценности могут именоваться товарами или готовой продукцией) или которые прямо или косвенно обеспечивают бизнес.
Но у Ирины нет материальных ценностей, предназначенных для указанных целей, поскольку она пока не занимается бизнесом. Свои материальные ценности Ирина использует только для того, чтобы просто жить, причем по возможности жить хорошо. При этом Ирина уверена, что так называемые черные времена у нее никогда не наступят. Поэтому она даже отдаленно не предполагает что-либо продавать из своего личного имущества.
Материальные ценности, предназначенные для бизнеса или для продажи, появятся у Ирины в далеком будущем, после того как она накопит достаточно денег и решит отойти от активной деятельности. На часть заработанных денег Ирина приобретет имущество, способное приносить доход. Например, Ирина вложит свои деньги в жилье, чтобы в дальнейшем сдавать его в аренду. Для учета стоимости такого имущества Ирина откроет в бухгалтерском учете личного хозяйства счет Доходные вложения в недвижимость.
А другую часть заработанных денег Ирина вложит в имущество, выполняющее функцию накопления и сбережения - одну из функций денег. Такое имущество можно будет продать, есть понадобится купить что-нибудь нужное. Это те материальные ценности, стоимость которых, как правило, со временем возрастает. В частности, это драгоценности, то есть драгоценные металлы, драгоценные камни, а также изделия из них. Также со временем возрастает стоимость художественных работ старых мастеров.
Специально для реализации функции накопления и сбережения предназначены слитки золота. Банки охотно продают слитки золота своим клиентам. При этом банк может тут же принять слиток, проданный своему клиенту, на хранение. То есть сам золотой слиток как лежал в банковском хранилище, так и остается там лежать. Хранить золотые слитки у себя дома небезопасно, в банковском хранилище они будут гораздо сохраннее.
Если Ирина приобретет в банке золото, то для учета его стоимости она откроет счет Золотые слитки. А если Ирина начнет собирать коллекцию старинных драгоценностей и украшений, то для учета ее стоимости она откроет счет бухгалтерского учета Коллекция драгоценностей.
Рассмотренные категории материальных ценностей (доходные вложения, с одной стороны, и средства накопления и сбережения, с другой стороны), а также финансовые инвестиции и эквиваленты денег являются средствами получения пассивного дохода.
Пассивный доход - это доход, который не зависит от каждодневной деятельности. Такой доход образуется от владения определенными видами имущества.
Но это вовсе не значит, что получатель пассивного дохода может расслабиться на всю оставшуюся жизнь и больше ничего не делать. Нет, нужно улавливать тенденции рынка, чтобы своевременно успеть продать имущество, которое рискует перестать приносить доход, и взамен приобрести более доходное (или хотя бы менее убыточное) имущество. Например, в преддверии финансового кризиса, может быть, целесообразно продать акции и вместо них купить слитки золота.
Для подготовки столь важных решений необходимо регулярно оценивать стоимость каждого вида имущества, сопоставлять ее с размером дохода, который оно приносит. Стоимость каждого вида имущества целесообразно оценивать на отдельном счете бухгалтерского учета личного хозяйства.
Нематериальные активы
Кроме рассмотренных категорий имущества - денег, эквивалентов денег, финансовых инвестиций и материальных ценностей - существует еще одна, весьма специфическая категория - нематериальные активы.
Нематериальные активы - это плоды творческого и интеллектуального труда, которые не имеют материальной, осязаемой формы или для которых форма конкретного материального воплощения не имеет значения. Это литературные и музыкальные произведения, кинофильмы, театральные и телевизионные постановки, научные открытия, изобретения, компьютерные программы. Подобные нематериальные активы являются собственностью своих создателей, то есть своих авторов.
Кроме того, к нематериальным активам могут быть отнесены приобретенные права на занятие каким-либо видом бизнеса, лицензии, сертификаты.
Если Ирина когда-нибудь напишет гениальную поэму, то с точки зрения бухгалтерского учета эта поэма будет Ирининым нематериальным активом. Конкретная материальная форма существования поэмы не имеет значения. Поэма может быть написана карандашом на мятой бумаге, текст поэмы может быть набран на компьютере в виде текстового файла, может быть распечатан на принтере или типографским способом в большом количестве экземпляров. Текст поэмы может быть размешен в Интернете, может быть растиражирован на оптических дисках.
Но все это будут лишь конкретные материальные воплощения поэмы. Если удастся, Ирина сможет эти материальные воплощения продавать. При этом поэма как таковая будет оставаться собственностью своего автора - Ирининым нематериальным активом.
Обязательства
Обязательства - это отношения между двумя сторонами, в качестве которых могут выступать люди и организации, когда одна сторона должна сделать что-либо в пользу другой стороны. Обычно обязательства комбинируются попарно - являются взаимными. Например, когда Ирина входит в магазин, у магазина возникает обязательство перед Ириной (как и перед любым другим вошедшим покупателем) отдать ей вещи, которые она выберет. А у Ирины возникает ответное обязательство: отдать магазину денежную сумму - совокупную стоимость выбранных вещей.
В случае оперативной оплаты приобретения наличными деньгами два взаимных обязательства погашаются, едва успев возникнуть. Поэтому отражать такие обязательства в бухгалтерском учете личного хозяйства нет необходимости. Необходимость учета обязательства возникает тогда, когда в паре взаимных обязательств исполнение одного обязательства отстоит от исполнения другого обязательства на существенный интервал времени.
Необходимость учета обязательств возникает, например, когда деньги дают в долг на определенное время. В течение этого времени одна сторона будет считаться обязанной исполнить свое обязательство, и в бухгалтерском учете следует показывать сумму, в которую оценивается это обязательство.
Когда одна сторона обязана отдать другой стороне деньги, такое обязательство может именоваться финансовым обязательством, долговым обязательством или просто долгом. Сторона, которая должна получить деньги, будет именоваться кредитором, а сторона, которая должна отдать деньги, - должником.
Небольшую часть своих денег Ирина дала в долг подруге Маше. Во взаимоотношениях с Машей Ирина является кредитором, а Маша - должником. Для учета обязательства Маши Ирина завела счет Долг Маши.
Как мы помним, у Ирины имеется еще и собственный долг - долг брату Андрею. Во взаимоотношениях с братом Ирина является должником, а брат - кредитором. Для учета своих обязательств Ирина открыла счет Долг Андрею.
Ирина работает в торговой компании по трудовому договору. Это означает, что Ирина и торговая компания приняли пару взаимных обязательств: Ирина приняла обязательство выполнять работу в соответствии с должностной инструкцией и правилами, принятыми в компании, а торговая компания приняла обязательство регулярно выплачивать Ирине заработную плату. При этом компания исполняет свое обязательство с небольшой задержкой: зарплата за месяц выплачивается лишь четвертого числа следующего месяца.
По правилам профессиональной бухгалтерии Ирине следовало бы открыть счет Задолженность работодателя по заработной плате, чтобы первого, второго и третьего числа отражать на этом счете ожидаемую сумму заработной платы. Однако Ирина решила, что тратить лишнее время на учет такой задолженности не имеет смысла. И срок задержки небольшой, и Ирина не всегда точно знает, сколько она получит по итогам месяца.
Как мы помним, в день получения зарплаты Ирина зашла в магазин "Компьютерная техника" и оплатила покупку и доставку компьютера. Но в тот день компьютер ей не доставили.
Профессиональный бухгалтер поступил бы следующим образом. Он открыл бы счет бухгалтерского учета Обязательство магазина "Компьютерная техника", чтобы отразить на этом счете денежную оценку обязательства магазина перед Ириной. А когда магазин доставит компьютер Ирине на дом, профессиональный бухгалтер погасил бы эту задолженность. Но Ирина посчитала, что, поскольку магазин обладает хорошей репутацией, компьютер будет доставлен обязательно. Поэтому незачем засорять бухгалтерский учет личного хозяйства одноразовым краткосрочным обязательством.
Активы и пассивы
При классификации объектов бухгалтерского учета удобно воспользоваться такими понятиями профессионального бухгалтерского учета, как активы и пассивы.
Активы - это то, что у нас есть и что у нас будет, если перед нами исполнят все обязательства.
Пассивы - это то, чего у нас не будет, если мы исполним все свои обязательства.
Объект бухгалтерского учета может являться активом или пассивом. Соответственно счет бухгалтерского учета, на котором отражается стоимость объекта, может быть активным или пассивным.
Активные счета бухгалтерского учета Ирины можно сгруппировать следующим образом:
♦ счета учета денег - счета Кошелек и Тайник;
♦ счет учета эквивалентов денег - Вклад в банке "Престиж";
♦ счет учета обязательств Ирине - Долг Маши.
К пассивным счетам относится только один счет учета обязательств Ирины - счет Долг Андрею.
Ликвидность и срочность погашения
Ликвидность - это вторая универсальная характеристика актива; первой универсальной характеристикой актива является его стоимость.
Ликвидность - это способность актива быстро превратиться в деньги путем его продажи по рыночной цене. Абсолютно ликвидным активом являются сами деньги, чуть менее ликвидным активом являются эквиваленты денег.
В профессиональном бухгалтерском учете счета нумеруются. При этом западный профессиональный бухгалтерский учет придерживается следующего принципа: активные счета бухгалтерского учета располагаются в определенном порядке: в порядке убывания ликвидности или же в порядке возрастания ликвидности. Благодаря соблюдению данного принципа облегчается анализ экономического положения предприятия. Но, к сожалению, в отечественном профессиональном бухгалтерском учете данный принцип реализован нечетко.
Если расположить активные счета бухгалтерского учета Ирининого личного хозяйства в порядке убывания ликвидности, то получится следующий список:
♦ Кошелек;
♦ Тайник;
♦ Вклад в банке "Престиж";
♦ Долг Маши.
Когда у Ирины появятся счета учета материальных ценностей, она добавит их в конец данного списка.
Если расположить активы усредненного предприятия в порядке убывания ликвидности, то получится следующий список:
♦ деньги;
♦ эквиваленты денег;
♦ текущие обязательства, то есть обязательства, оперативно образующиеся во взаимоотношениях с деловыми партнерами;
♦ материальные ценности, предназначенные для продажи, - готовая продукция, товары, а также сырье;
♦ машины и оборудование;
♦ недвижимость;
♦ незавершенное строительство.
А еще меньшей ликвидностью будет обладать предприятие в целом, если владельцы предприятия решат продать его целиком, со всем его имуществом и со всеми его проблемами.
Теперь перейдем от активов к пассивам.
Второй универсальной характеристикой пассива является срочность погашения обязательства (а первой, как легко догадаться, - стоимость пассива).
Пассивные счета бухгалтерского учета также целесообразно располагать в определенном порядке: в порядке убывания или в порядке возрастания срочности погашения обязательства.
Если расположить в порядке убывания срочности погашения пассивы усредненного предприятия, то получится следующий список:
♦ платежи государству (налоги, обязательные страховые взносы);
♦ обязательства перед работниками по заработной плате;
♦ текущие обязательства, то есть обязательства, оперативно образующиеся во взаимоотношениях с деловыми партнерами;
♦ кредиты банков;
♦ обязательства перед инвесторами и собственниками предприятия.
Запись денежных операций раздельно по счетам
Посмотрим, как изменится Иринин учет после введения в систему записей денежных операций счетов бухгалтерского учета.
Ирина уточнила понятие денежной операции.
Денежная операция - это любое перемещение денег между человеком и окружающим его внешним миром, а также любое перемещение денег, принадлежащих человеку, между местами их хранения.
Денежные операции делятся на три типа.
♦ Денежная операция дохода - получение Ириной денег, которых у нее раньше не было, в полное распоряжение. Сюда относятся заработная плата, денежные пособия, денежные подарки и деньги, которые Ирина найдет на дороге.
♦ Денежная операция расхода - траты Ириной своих собственных денег без расчета на их возврат. Сюда относятся оплата товаров и услуг, а также убытки, например в случае утери денег.
♦ Денежная операция перевода - перемещения денег с одного счета бухгалтерского учета на другой. Сюда относятся Иринины бывшие операции дохода и расхода, которые мы признали "ненастоящими" доходами и "ненастоящими" расходами.
Вести записи денежных операций с использованием счетов бухгалтерского учета Ирина может по-разному.
Пока Ирина не освоила компьютер, она ведет бухгалтерский учет личного хозяйства в бумажном виде. Ирина может завести для каждого счета отдельную папку-скоросшиватель.
Система записей денежных операций раздельно по счетам является усовершенствованием системы записей денежных операций с разделением по статьям доходов и расходов (см. табл. 5). Для записи денежных операций Ирина будет использовать почти такую же таблицу с единственным отличием: заголовок столбца Статья Ирина заменит заголовком Счет или статья. Это связано с тем, что вместо одного понятия статья она теперь использует два - счет и статья. В столбце Счет или статья Ирина будет записывать название статьи дохода или расхода или же название счета, с которым связано движение денег.
И еще одно изменение. После того как Ирина поняла, что то, что она считала расходами и доходами, не всегда можно считать таковыми, она заменила заголовок столбца Доход заголовком Поступление, а заголовок Расход - заголовком Списание. Под поступлением Ирина будет понимать любое увеличение стоимости объекта бухгалтерского учета, которое может быть связано как с денежной операцией дохода, так и с денежной операцией перевода. А под списанием Ирина будет понимать любое уменьшение стоимости объекта бухгалтерского учета, которое может быть связано как с расходом, так и с переводом на другой счет.
Посмотрим, как будет выглядеть Иринина таблица с записями уже знакомых нам денежных операций по счету Кошелек за 4 марта (табл. 8).
Таблица 8
Операции по счету "Кошелек" (в рублях)
По сравнению с таблицей записей денежных операций с разделением по статьям доходов и расходов (табл. 5) операций стало на одну больше. Добавилась операция Перекладывание денег из кошелька в тайник, которая до того, как Ирина ввела понятие счета бухгалтерского учета и открыла отдельный счет Тайник, денежной операцией не считалась.
Теперь представим Иринину таблицу с записями денежных операций на ту же дату по счету Тайник (табл. 9).
Таблица 9
Операции по счету "Тайник" (в рублях)
Как видим, в таблицу операций по счету Тайник Ирина записала единственную операцию Перекладывание денег из кошелька в тайник - ту же самую, которую она уже занесла в таблицу по счету Кошелек. Это операция денежного перевода. Различие в двух записях операции заключается в том, что для счета Кошелек она является списанием, а для счета Тайник - поступлением денег.
Теперь посмотрим на табл. 10 с записью денежной операции по счету Вклад в банке "Престиж".
Таблица 10
Операции по счету "Вклад в банке "Престиж"" (в рублях)
Сюда Ирина повторно записала операцию снятия денег со счета в банке, которую уже занесла в таблицу по счету Кошелек. Это опять операция перевода. Различие в двух записях одной операции заключается в том, что для счета Кошелек операция означает поступление, а для счета Вклад в банке "Престиж" - списание денег.
В табл. 11 представлена запись операции по счету Долг Маши.
Таблица 11
Операции по счету "Долг Маши" (в рублях)
Ирина снова записала операцию, которая нам уже знакома по счету Кошелек. И снова это операция денежного перевода. Для счета Кошелек эта операция означает списание, для счета Долг Маши - поступление денег.
И последняя запись за день - запись по счету Долг Андрею (табл. 12).
Таблица 12
Операции по счету "Долг Андрею" (в рублях)
Здесь Ирина также повторила операцию, которую записала раньше по счету Кошелек. Эта операция опять является операцией денежного перевода. Но в отличие от всех предыдущих операций денежного перевода, когда по одному счету происходило поступление денег, а по другому счету - списание, возврат части долга Андрею является списанием по обоим счетам: и по счету Долг Андрею, и по счету Кошелек. Эта особенность операции имеет глубокий смысл, который мы раскроем чуть позже.
Запись денежных операций по счетам и статьям в единой таблице
Ирина просмотрела записи операций по счетам и подумала, что сделано еще не все. Если стоимость объекта бухгалтерского учета уточняется после записи каждой денежной операции в столбце Остаток, то итоги по статьям расходов и доходов не подводятся нигде. Поэтому нужно завести еще по отдельной папке-скоросшивателю для каждой статьи дохода и для каждой статьи расхода.
Но тогда запись каждой операции усложнится. Ведь каждую денежную операцию нужно будет записывать два раза в двух разных папках. А папок станет много, и в них будет легко запутаться.
Ирина решила, что нужно сохранить принцип: денежная операция записывается только один раз - так будет труднее ошибиться. Для этого нужно попробовать усовершенствовать систему записей табл. 5, введя в нее понятие счет бухгалтерского учета.
Ирина взяла чистую тетрадь и на ее развороте начертила таблицу. В новой таблице Ирина сохранила столбцы Дата и Комментарий. Столбцы бывших статей двойного назначения - нынешних счетов бухгалтерского учета - Ирина преобразовала в группы столбцов, включив в каждую группу по три столбца с однотипными названиями: Поступление, Списание, Остаток.
Пример такой таблицы для Ирининых операций от 4 марта представлен в виде табл. 13.
Таблицу можно условно разделить на две части: левую и правую. В левой части таблицы размешаются столбцы для записи общей информации по операциям и по счетам. В правой части таблицы размещаются столбцы статей доходов и статей расходов.
Своей новой таблицей Ирина осталась довольной. Каждая денежная операция теперь записывается один раз, часть вспомогательной работы по подведению итогов переносится на момент записи операции.
Однако представленная таблица уже с трудом поместилась по ширине Ирининой тетради. Не слишком удобно будет добавлять новые счета: для них нужно будет либо оставлять запасные столбца, либо полностью перерисовывать таблицу.
Ирина еще раз подумала, что надо срочно осваивать компьютерный бухгалтерский учет. Компьютер сразу снимет проблемы с проверкой арифметики. И у компьютера не будет проблем с размерами таблицы: ширина и высота таблицы в компьютере могут быть практически неограниченными.
Таблица 13
Мои денежные операции с разделением по счетам и статьям
(в рублях)
Отчет о финансовом положении
Отчет о доходах и расходах, который был представлен выше, не дает представления о состоянии счетов бухгалтерского учета. То есть он не дает представления о том, сколько на определенный момент времени у Ирины имеется денег и где они находятся, сколько у нее долгов на этот же момент времени, кто ей должен и кому она должна.
Ответы на эти вопросы дает другой отчет - отчет о финансовом положении.
Отчет о финансовом положении по состоянию на конец дня 4 марта представлен в виде табл. 14.
Таблица 14
Мой отчет о финансовом положении (в рублях)
В профессиональном бухгалтерском учете аналогом отчета о финансовом положении является бухгалтерский баланс.
Отчет о финансовом положении разделен на две части: левую и правую. В левой части показаны сведения об активах Ирины с детализацией по счетам, а в правой части - сведения о ее пассивах. Денежные оценки активов и пассивов перенесены в представленный отчет из последней строки табл. 13.
В последней строке отчета рассчитана итоговая сумма, характеризующая текущее Иринино финансовое положение. Итоговая сумма называется чистыми активами.
Чистые активы - это деньги и ценности в денежном выражении, которые останутся в Иринином распоряжении, если, с одной стороны, ей вернут все долги, а с другой стороны, она расплатится по всем своим долгам.
Чистые активы личного хозяйства рассчитываются по следующей арифметической формуле:
Чистые активы = Активы - Пассивы.
Анализ отчета о финансовом положении
Как видим, Иринин отчет о финансовом положении имеет отрицательный итог. Чистые активы составили отрицательную сумму.
С точки зрения консультантов по управлению личными финансами, этот результат означает следующее. Иринино финансовое положение крайне неблагополучно. Если Иринин кредитор (то есть лицо, давшее ей деньги взаймы, каковым является ее старший брат Андрей) потребует, чтобы Ирина немедленно вернула долг, то Ирина не сможет этого сделать.
Типичный совет от консультантов заключается в следующем. Количество денег и эквивалентов денег, накопленных человеком, должно быть равно размеру его средних расходов за несколько месяцев, но лучше - больше. Объяснение этому следующее: у человека должен быть денежный резерв на случай непредвиденных обстоятельств - например, в случае неожиданного увольнения с работы. После увольнения с работы у человека должно быть два-три месяца на спокойный поиск нового места. Человеку не следует хвататься за первый подвернувшийся вариант, как утопающему за соломинку. Следует потратить достаточно времени, чтобы подобрать себе работу с достойной оплатой и с хорошей перспективой.
Как видим, показатели Ирининого баланса совершенно не удовлетворяют изложенным рекомендациям. Но Ирина еще молода, у нее есть хороший брат, и в случае непредвиденных обстоятельств ей, наверное, будет простительно обратиться к нему за финансовой помощью.
Может, человек тоже сколько-нибудь стоит?
Предприятие с отрицательными чистыми активами полагается объявлять банкротом. Государство считает, что такое предприятие уже не способно выбраться из долговой ямы и его нужно срочно ликвидировать, пока это предприятие не наделало долгов еще больше.
Но отрицательные чистые активы Ирининого отчета о финансовом положении вовсе не говорят о том, что Ирине нужно поторопиться утопиться, пока финансовое положение не стало еще хуже. Вовсе нет.
Человек устроен сложнее, чем предприятие. Иринин отчет о финансовом положении не учитывает самого главного - он не учитывает ценность самой Ирины.
Да, мы знаем, что каждый человек уникален, что каждая человеческая жизнь бесценна. Эти красивые утверждения мало кто будет оспаривать. Но наша книга не о красоте, а о презренных деньгах.
Страховым компаниям, предприятиям с опасным производством и государству нужно уметь по возможности точно оценивать стоимость жизни того или иного человека, чтобы знать размер справедливой компенсации семье при наступлении скорбного события. Скучные экономисты давно разработали методики решения данной задачи.
В популярной методике человек представлен в виде агрегата для генерации дохода. Стоимость этого агрегата эквивалентна стоимости усредненного доходного вложения с той же способностью генерировать доход.
Исходя из текущей способности зарабатывать деньги, Ирина может оценить себя в 3 млн рублей. А если учесть, что благодаря трудовым амбициям способности Ирины зарабатывать деньги в будущем существенно возрастут, то она может оценить себя и в 10 млн рублей, и в большую сумму. Если добавить любую из этих сумм в левую часть отчета о финансовом положении Ирины, то отчет станет выглядеть просто прекрасно.
Ирина может разочек проделать такую операцию - для собственного успокоения. Но делать это на постоянной основе не нужно. Если стоимость человека берутся определять страховщики, то это не значит, что стоимость человека можно определять в бухгалтерском учете. Причина в том, что в наше время человек перестал быть товаром. А в бухгалтерском учете отражается только то, что можно купить и продать.
А Ирина даже не сможет продать себя своему работодателю, как бы хорошо тот к ней ни относился.
Желаемый отчет о финансовом положении
Ирина подумала, что ее текущая оценка в 3 млн рублей как генератора доходов - это не так уж плохо. Но только пока. Ирина отличается умом и сообразительностью и в будущем должна стоить гораздо больше. Она способна обеспечить себе достойную и прекрасную жизнь.
Ирина решила прикинуть, как должен выглядеть ее отчет о финансовом положении в будущем. Результат представлен в табл. 15.
Ирина подумала, что примерно через 20 лет ее чистые активы должны будут измеряться в десятках миллионах рублей. И конечно, у нее должно быть хорошее жилье, хороший автомобиль и много другого имущества, которое будет обеспечивать высокое качество жизни. Данное имущество в представленном отчете не показано, поскольку оно не будет предназначено для продажи или бизнеса.
Таблица 15
Мой желаемый отчет о финансовом положении через 20 лет (в рублях)
Но за счет чего возьмутся такие чистые активы и все это имущество? Они могут взяться только за счет доходов. В течение этих лет нужно накапливать и приумножать доходы, причем доходов должно быть много.
Резервы и фонды
При составлении желаемого отчета о финансовом положении (см. табл. 15) Ирина воспользовалась такими понятиями профессионального бухгалтерского учетам, как резервы предстоящих расходов и фонды.
И резервы предстоящих расходов (кратко - резервы), и фонды предполагают заблаговременное накопление денежных ресурсов на расходы, которые будут понесены в будущем. Резерв или фонд создается для определенного вида расходов на определенный период времени. В данном случае Ирина решила, что в будущем ей понадобятся два резерва для таких видов расходов, как Текущие расходы и Расходы на путешествия сроком на год. Также может понадобиться Фонд строительства нового коттеджа, срок действия которого составит весь период строительства.
Главная разница между резервами и фондами заключается в строгости контроля за расходами. Резерв - это оценка предстоящих расходов. Если реальные расходы окажутся больше - ничего страшного, но, наверное, на следующий период нужно будет зарезервировать сумму побольше. Ну а фонд - это жесткий ограничитель предстоящих расходов. Если вдруг понадобится израсходовать большую сумму, чем планировалось, то сначала нужно будет принять решение об увеличении фонда.
Резервы и фонды - это пассивы. В отчете о финансовом положении они располагаются в правой части, напротив активов. Благодаря этому можно сразу увидеть, за счет каких активов можно будет оплатить запланированные расходы, если текущих доходов будет недостаточно. Например, Ирина сможет увидеть, что в случае недостаточности текущих доходов и самых ликвидных активов - денег, отраженных на счетах Кошелек и Текущий счет в банке, ей понадобится использовать чуть менее ликвидные активы, в первую очередь - учтенные на счете Вклады в банках, во вторую очередь - учтенные на счете Акции предприятий.
Усовершенствованный отчет о доходах и расходах
Чтобы понять, откуда взять доходы, призванные обеспечить ее прекрасное будущее, Ирина решила вернуться к своему первому бухгалтерскому отчету - отчету о доходах и расходах (см. табл. 6 и 7). После внедрения в бухгалтерский учет личного хозяйства понятия счет бухгалтерского учета этот отчет нуждается в переделке.
Переделанный отчет о доходах и расходах Ирины за первый месяц ведения бухгалтерского учета личного хозяйства представлен в виде табл. 16.
Таблица 16
Усовершенствованный отчет о моих доходах и расходах за месяц (в рублях)
В отличие от своего старого отчета о доходах и расходах, представленного в табл. 7, Ирина исключила операции, которые, как выяснилось, не являются "настоящими" доходами и расходами. Кроме того, Ирина разбила расходы на две группы: текущие расходы и долговременные расходы. В первую группу Ирина включила расходы, эффект от которых сказывается в течение месяца, а во вторую группу - расходы с более продолжительным эффектом.
Значительная часть долговременных расходов Ирины направлены на то, чтобы повышать ее стоимость - вложения Ирины в саму себя. Это, безусловно, расходы по статье Образование и отчасти расходы по статьям Здоровье и Бытовая техника. Если ввести счет бухгалтерского учета Стоимость Ирины, то эти вложения можно было бы учесть не как расходы, а как перевод средств на указанный счет. Но поскольку мы выяснили, что в бухгалтерском учете нельзя отражать стоимость человека, то вложения Ирины в саму себя придется учитывать как расходы, понимая, что такие расходы не следует смешивать с текущими расходами.
Анализ отчета о доходах и расходах
Ирина решила проанализировать обновленный отчет о доходах и расходах.
Первое, что увидела Ирина, - это что ее доходы едва покрыли текущие расходы. Соответственно долговременные расходы пришлось покрывать за счет старых накоплений, учтенных на счете Вклад в банке "Престиж". А когда деньги на этом вкладе закончатся, оплачивать долговременные расходы будет нечем. Мечту о прекрасном будущем данный отчет ничуть не приблизил, наоборот - отдалил.
Доходы быстро повысить не удастся. А если не повышать доходы, то нужно сокращать расходы.
Например, расходы по статье Транспорт определенно сократятся, если отказаться от автомобиля и начать пользоваться общественным транспортом. Однако от данной идеи Ирина решила пока отказаться. При пользовании общественным транспортом Ирина будет терять больше времени на поездки, будет в них больше уставать и у нее останется меньше сил на развитие самой себя.
Можно сократить расходы по статьям Жилье и Хозяйство, если переселиться из города в пригород. Эту идею Ирина тоже забраковала. К поездкам по городу добавятся ежедневные переезды из пригорода в город и обратно. Соответственно возрастут расходы по статье Транспорт. И в этих переездах Ирина будет расходовать время и энергию, которые можно было бы потратить на себя.
Но вот сократить расходы по статье Питание вне дома - вполне реальная задача. Питаться дома в разы дешевле, чем в ресторанах, кафе и уличных забегаловках. Ирина решила, что в начавшемся месяце надо постараться сократить расходы по этой статье на 2500 рублей за счет увеличения расходов по статье Питание дома на 500 рублей. Только надо будет изменить некоторые свои привычки. В результате текущие расходы должны будут сократиться на 2000 рублей.
Бюджет доходов и расходов
Чтобы четко закрепить принятое решение - сократить расходы по статье Питание вне дома, Ирина решила составить финансовый план расходов и доходов на начавшийся месяц, который также можно назвать бюджетом доходов и расходов.
При составлении бюджета доходов и расходов Ирина решила опять воспользоваться такими понятиями профессионального бухгалтерского учета, как резервы предстоящих платежей и фонды. Результат Ирининой работы по составлению бюджета представлен в виде табл. 17.
Таблица 17
Бюджет моих доходов и расходов на начавшийся месяц (в рублях)
Если для планирования текущих расходов Ирина решила создать резервы, то для планирования долговременных расходов Ирина решила создать фонды. Это означает, что при осуществлении каждого текущего расхода Ирина не будет проверять, сколько осталось средств в соответствующем резерве и остались ли они там вообще. Но долговременные расходы Ирина будет осуществлять строго в пределах средств, накопленных в фондах.
Ирина решила, что летом необходимо хорошо отдохнуть и набраться сил. Законных отпускных на это будет недостаточно, поэтому до отпуска надо будет накопить Фонд летнего отдыха, ежемесячно откладывая в него 3000 рублей.
Еще Ирина подумала, что ее автомобиль, полученный в подарок от брата Андрея, не вечен. Но рассчитывать на то, что брат будет всю жизнь дарить ей автомобили, неправильно - у него есть своя семья со своими потребностями, а Ирина уже стала полностью самостоятельным человеком. Через три-четыре года надо будет покупать новый автомобиль, и за это время нужно накопить денег. Для этой цели Ирина предусмотрела Фонд покупки нового автомобиля. Ирина подсчитала, что для того, чтобы к нужному моменту накопить достаточную сумму, ежемесячно нужно откладывать 7000 рублей.
Ну а для расходов на одежду и все остальное Ирина создала Фонд прочих долговременных расходов. Оценив прежние расходы по соответствующим статьям, Ирина решила, что в этот фонд достаточно откладывать по 5000 рублей каждый месяц.
Итоговая сумма бюджета - планируемая разница между доходами и расходами - составила глубокий минус: минус 12 300 рублей.
Это очень грустно. Получается, что доходы Ирины не обеспечивают расходы, к которым она уже привыкла. И уж тем более такие доходы не помогают приблизиться к ее мечте. Поэтому нужно понять, каким путем можно увеличить доходы.
Один путь увеличения доходов - повышение своей профессиональной квалификации и продвижение по карьерной лестнице наемного работника. Когда через несколько месяцев Ирина закончит курсы компьютерной бухгалтерии, она получит соответствующее свидетельство. Из разговоров слушателей курсов Ирина поняла, что наличие данного свидетельства позволяет рядовому бухгалтеру рассчитывать на прибавку к зарплате в размере 5000 рублей. Поэтому Ирина решила, что после получения свидетельства она серьезно поговорит с работодателем. А если тот вдруг не согласится увеличить ей зарплату, то ей придется перейти на работу в конкурирующую компанию, куда ее уже звали.
После получения достаточного опыта работы рядовым бухгалтером Ирина может попытаться перейти на более ответственную работу - заместителем главного бухгалтера, а затем главным бухгалтером. На должности главного бухгалтера она будем получать минимум в два раза больше, чем сейчас, и ее текущая проблема с нестыковкой доходов и расходов будет полностью закрыта.
Поработав пару лет на должности главного бухгалтера, можно будет сделать следующий рывок по карьерной лестнице: перейти на работу в корпорацию, которая объединяет несколько компаний и занимается международной торговлей, и затем стать там топ-менеджером - главным бухгалтером или финансовым директором.
Чтобы обеспечить такое продвижения по карьерной лестнице, Ирине нужно будет учиться еще. Надо будет получить диплом магистра по экономике, диплом магистра делового администрирования (Master of Business Administration, сокращенно MBA) и сертификат, подтверждающий знание международных стандартов финансовой отчетности (МСФО). Но если Ирина станет топ-менеджером солидной корпорации, то ее мечты о прекрасном финансовом будущем приобретут черты реальности.
Второй путь увеличения собственных доходов - заняться бизнесом на свой страх и риск.
Ирина решила, что пока от первого пути увеличения личных доходов она отказываться не будет. Но сейчас она попробует заняться личным бизнесом. Только таким, который не будет заметно мешать ее учебе и работе.
К бухгалтерскому учету личного бизнеса Ирины мы перейдем в следующей части нашей книги. Ну а в этой части книги коснемся еще нескольких вопросов, относящихся к бухгалтерскому учету личного хозяйства.
Личное хозяйство и компьютер
В наше время любая учетная работа ведется на компьютере с помощью компьютерных программ.
Для бухгалтерского учета можно использовать универсальный табличный редактор Microsoft Office Excel. Как мы видели, бухгалтерский учет личного хозяйства ведется в форме составления таблиц. А составлять таблицы на компьютере с помощью табличного редактора проще и быстрее, чем на бумаге с помощью ручки.
А еще проще и быстрее вести бухгалтерский учет личного хозяйства с помощью компьютерных программ, специально предназначенных для этих целей. Только сначала нужно потратить время на выбор подходящей программы и на ее освоение. В Интернете таких программ предлагается великое множество.
Ирина начала вести бухгалтерский учет личного хозяйства примитивно - в бумажном виде, но потом не пожалела об этом. Приобретенный опыт бумажной работы помог ей понять, что она хочет получить от бухгалтерского учета своего хозяйства и каковы будут ее личные требования к компьютерной программе.
Основные преимущества ведения бухгалтерского учета личного хозяйства с помощью специализированной бухгалтерской программы по сравнению с ведением бухгалтерского учета вручную на бумаге заключаются в следующем.
Первое преимущество: исключаются арифметические ошибки и существенно сокращается количество смысловых ошибок. Компьютер не ошибается при выполнении арифметических действий. Компьютерная программа проверяет любые данные, вводимые пользователем, на полноту и непротиворечивость. Например, программа не позволит нам указать нелогичную дату денежной операции или забыть указать счет бухгалтерского учета.
Второе преимущество: компьютерная программа предоставляет удобные средства для доступа к данным бухгалтерского учета. Внутри себя программа хранит данные в виде таблиц размером с табл. 13 и гораздо больше. Но программа не показывает свои необъятные таблицы пользователю непосредственно. Любые данные, нужные пользователю, программа старается представить в удобном и обозримом виде.
Примерный вид программы бухгалтерского учета личного хозяйства на экране компьютера представлен на рис 1.
Здесь мы видим два окна программы: окно со списком денежных операций и окно выбранной денежной операции.
В списке денежных операций будет отображен минимальный набор данных, необходимых лишь для того, чтобы мы могли отличить одну денежную операцию от другой. Если нам потребуется ввести новую денежную операцию или же посмотреть детали ранее введенной операции, то для этих целей программа откроет другое окно.
Рис. 1. Программа бухгалтерского учета личного хозяйства на экране компьютера
Компьютерная программа освобождает пользователя от необходимости корпеть над составлением отчетов, выискивая нужные данные в таблицах и рассчитывая итоги. Чтобы получить отчет о доходах и расходах, о финансовом положении, а также любой другой отчет, предусмотренный в программе, пользователю понадобится потратить несколько секунд на то, чтобы выбрать нужный вид отчета и указать исходные параметры. Ну а после этого программа мгновенно выберет из своих внутренних таблиц нужные данные, рассчитает итоги и отобразит на экране компьютера заполненный отчет.
Иностранная валюта
Хранить сбережения можно в иностранной валюте.
Средства в иностранной валюте занимают промежуточное положение между деньгами и эквивалентами денег. Если поехать с этими средствами за границу, то там они станут полноценными деньгами - ими можно будет расплачиваться. Но в нашей стране расплачиваться иностранной валютой запрещено законом, хотя средства в иностранной валюте легко обмениваются на рубли. Поэтому если средства в иностранной валюте находятся на территории нашей страны, их следует приравнивать к эквивалентам денег.
Отечественный профессиональный бухгалтерский учет ведется строго в государственной валюте - в рублях. Если у предприятия имеются средства в иностранной валюте, то их следует пересчитывать в рубли по официальному курсу, объявляемому Центральным банком России. Поскольку курсы валют меняются, то у предприятия будет периодически образовываться прибыль при росте курса иностранной валюты относительно рубля или убыток при падении курса иностранной валюты относительно рубля.
Бухгалтерский учет личного хозяйства можно вести в любой валюте. В качестве валюты учета удобнее выбрать ту валюту, в которой осуществляются основные расходы. То есть если основную часть времени проводить в России, то в качестве валюты бухгалтерского учета личного хозяйства следует выбрать российский рубль.
Для пересчета личных средств в иностранной валюте в рубли можно использовать курс, объявляемый Центральным банком. Но если средства в иностранной валюте хранятся в качестве страхового запаса на случай падения курса рубля - играют роль своеобразного Тайника, то это означает, что они рано или поздно будут обмениваться на рубли. В этом случае для пересчета иностранной валюты в рубли, может быть, лучше использовать реальный курс обмена валюты в ближайшем хорошем пункте обмена.
Операции обмена валюты туда-обратно влекут за собой убытки из-за того, что банки продают валюту по более высокому курсу, а покупают по более низкому. Наши убытки являются доходами банков.
Рассмотрим пример. Ирина решила купить 1000 евро в качестве страхового запаса. То есть Ирина предполагает в будущем поменять эти евро обратно на рубли. В лучшем из доступных обменников курс продажи евро составляет 42 рубля за 1 евро, а курс покупки составляет 40 рублей. То есть, чтобы купить 1000 евро, надо будет заплатить 42 000 рублей. А если Ирина захочет тут же продать эти евро, то вернет себе только 40 000 рублей. Поэтому при покупке 1000 евро Ирине следует сразу показать убыток в размере 2000 рублей в бухгалтерском учете личного хозяйства.
Инфляция
Рубль, как и любая другая современная валюта, подвержен инфляции. То есть со временем покупательная способность рубля падает: через год на тот же рубль удастся купить меньшее количество товаров.
Это означает, что при долгосрочном планировании расходов и финансовых накоплений нужно использовать поправку на инфляцию. Как рассчитывать эту поправку - большая проблема. Проблема вызвана тем, что разные виды товаров и разные виды услуг дорожают с разной скоростью, а иногда что-то даже дешевеет. Хотя в среднем все дорожает.
В каждой серьезной стране есть правительственный орган, который занимается статистикой и, в частности, рассчитывает уровень инфляции. Уровень инфляции рассчитывается применительно к усредненному гражданину, который в течение года потребляет стандартный набор товаров и услуг - так называемую потребительскую корзину. Удорожание этой корзины и принимается за уровень инфляции.
Государственный орган статистики, рассчитывающий уровень инфляции, регулярно подвергается критике за то, что тот якобы выполняет негласный заказ представить ситуацию с инфляцией лучше, чем она есть на самом деле. Расчеты независимых экономистов обычно показывают более высокий уровень инфляции. Причем такое происходит не только в нашей стране.
Уровень инфляции для предприятия отличается от уровня инфляции для гражданина, потому что предприятие и гражданин потребляют разные наборы товаров и услуг. Бюро по статистике труда (Bureau of Labor Statistics) при Министерстве труда США рассчитывает следующие показатели инфляции:
♦ Consumer Price Index, или сокращенно CPI, - индекс потребительских цен для усредненного гражданина, который считается основным показателем инфляции доллара США;
♦ Producer Price Index, или сокращенно PPI, - индекс цен на сырье, материалы и товары, которые потребляются усредненным предприятием.
Объявляемые значения этих двух индексов могут существенно различаться.
Конкретное предприятие или конкретный гражданин потребляет собственный набор товаров и услуг. Гражданин может копить средства на конкретное приобретение. Поэтому в идеале нужно рассчитывать персональный индекс инфляции, который будет зависеть от удорожания именно тех товаров и услуг, которые потребляются конкретным гражданином, а также от удорожания будущих приобретений, на которые копятся деньги (причем последний фактор вообще не учитывается в потребительской корзине органа статистики). Например, если гражданин копит деньги на приобретение квартиры, то существенный вклад в его персональный индекс инфляции внесет индекс роста цен на недвижимость, причем не в целом по стране, а в регионе, а еще лучше - в районе, где будет расположена квартира.
Но рассчитывать персональный индекс инфляции сложно. Поэтому приходится пользоваться готовыми индексами инфляции, которые предлагаются государственным органом статистики и независимыми экономистами.
Отечественный бизнес, безусловно, страдает от инфляции. Но в отечественном профессиональном бухгалтерском учете учитывать потери из-за инфляции не полагается.
Также не предусмотрен учет инфляции в отечественных компьютерных программах, предназначенных для бухгалтерского учета личного хозяйства. Тем не менее в этих программах можно учесть потери от инфляции как особый вид расходов - расходы на удешевление государственной валюты.
Можно оценить потери нашего личного хозяйства в течение года из-за инфляции как потерю реальной стоимости наших активов. Проблема в том, что состав наших активов в течение года меняется, а государственная валюта обесценивается в течение года неравномерно. Но для приблизительной оценки можно использоваться среднегодовую оценку стоимости активов.
Приблизительно оценить, сколько наше личное хозяйство потеряло в течение года из-за удешевления государственной валюты, можно по следующему алгоритму:
1. Дожидаемся, когда станет известна оценка инфляции в завершившемся году.
2. Рассчитываем среднегодовую стоимость наших активов в завершившемся году. Для этого составляем отчеты о финансовом положении на конец каждого месяца завершившегося года и выбираем из этих отчетов итоговые суммы активов. Затем рассчитываем среднее значение.
3. Умножаем среднегодовую стоимость активов на долю увеличения цен в завершившемся году. Полученный результат принимаем за наши потери из-за инфляции.
Например, если инфляция за год составила 8 %, а среднегодовая стоимость наших активов составила 1 млн рублей, то потери из-за инфляции можно будет оценить приблизительно в сумму
1 000 000 × 0,08 = 80 000 рублей.
Классификация личных расходов
На что мы тратим деньги, интересно не только нам самим. Этими вопросами интересуется такие науки, как статистика и психология. Статистика интересуется нашими расходами в интересах государства и крупных компаний, чтобы определить, как меняются наши предпочтения и, следовательно, какие товары и какие услуги станут более предпочтительными в ближайшем будущем, а какие - менее предпочтительными.
А психологии наши расходы интересны как способ удовлетворения наших потребностей.
Посмотрим, нет ли чего-нибудь полезного для нас в классификациях, которые предлагают статистика и психология.
Статистика
Для изучения вопроса, на что люди тратят свои деньги, статистика пользуется таким понятием, как благо.
Блага делятся на две большие группы:
♦ товары - вещи, предметы, материальные объекты, которые можно купить (например, брюки, автомобиль, квартира, участок земли и т. д.) и которые, в принципе, можно перепродать;
♦ услуги - чьи-то полезные работы, которые мы оплачиваем, но товара при этом не получаем (например, химическая чистка одежды или ремонт бытовой техники). При потреблении этих услуг новых вещей у нас не появляется, но улучшается качество уже имеющихся вещей.
Грань между услугой и товаром может быть весьма тонкой. Например, если купить мороженое в киоске, то это будет товар. А если зайти в кафе и заказать мороженое там, то это уже будет услуга. Посещение кафе связано не столько с покупкой мороженого, сколько с возможностью удобно посидеть за столиком, отдохнуть, пообщаться с друзьями.
Если купить брюки в магазине, то это будет товар. А если заказать их в швейной мастерской, то это будет услуга по пошиву брюк из ткани. Ткань можно купить в этой же мастерской. При этом именно ткань для пошива брюк будет являться товаром.
Довольно сложно квалифицировать ситуацию, когда еда и напитки продаются в киоске, рядом с которым стоит столик. Можно купить баночку кока-колы и присесть за столик, чтобы выпить ее, а можно пойти с ней дальше. Что представляет собой покупка баночки кока-колы в данном случае: услугу или товар?
Статистика ответ на этот вопрос как-то получает, но для нас ответ на этот вопрос особого значения не имеет. Если Ирина выпьет баночку кока-колы на улице, то без лишних раздумий отнесет ее стоимость к статье Питание вне дома.
Статистика выделяет две большие группы товаров:
♦ продовольственные;
♦ непродовольственные.
С этим делением на первый взгляд все понятно: продовольственные товары - это то, что едят или пьют, а непродовольственные - это то, что есть или пить нельзя. Однако и здесь есть свои особенности. Например, к продовольственным товарам отнесены сигареты, хотя их не едят и не пьют. А лекарства, которые в основном едят и пьют, относятся к непродовольственным товарам.
Продовольственные товары (они же продукты питания) делятся на следующие группы:
♦ мясные продукты (мясо, колбаса, сосиски и пр.);
♦ рыбные и морепродукты;
♦ молочные продукты (молоко, сыр, творог, йогурты и пр.);
♦ овощи и фрукты;
♦ хлеб и бакалея;
♦ напитки;
♦ алкогольные напитки и пиво;
♦ сладости;
♦ прочие продукты питания.
Непродовольственные товары делятся на следующие группы:
♦ недвижимость (земельные участки, дома, квартиры, строительные сооружения);
♦ транспортные средства (автомобили, мотоциклы, катера и т. д.);
♦ мебель;
♦ бытовая техника;
♦ одежда и обувь;
♦ хозяйственные товары (товары для домашнего хозяйства);
♦ медицинские товары (в первую очередь лекарства);
♦ спортивные товары;
♦ детские товары;
♦ культтовары (книги, газеты, журналы и т. д.);
♦ косметика и предметы гигиены;
♦ прочие товары.
Представленная классификация товаров соответствует классификации отраслей экономики, которые их выпускают, а также классификации магазинов или отделов магазинов, которые этими товарами торгуют.
Нам представленная классификация не всегда удобна. Нам может быть удобнее классифицировать товары по типам магазинов или отделов магазинов. Например, хозяйственные товары - это те, которые продаются в магазинах "Хозяйственные товары", "Товары для дома", "Бытовая химия" или же в хозяйственных отделах внутри больших универсамов. Медицинские товары - это товары, которые продаются в аптеках, спортивные - товары, которые продаются в спортивных магазинах.
Теперь перейдем к услугам.
Статистика выделяет следующие группы услуг:
♦ бытовые услуги;
♦ медицинские услуги;
♦ образовательные услуги;
♦ культурно-развлекательные услуги;
♦ транспортные услуги;
♦ услуги связи;
♦ услуги общественного питания;
♦ оздоровительные услуги;
♦ прочие услуги.
Приведенное здесь деление услуг на группы соответствует классификации предприятий сферы услуг. Так, бытовые услуги оказывают предприятия службы быта: химчистки, прачечные, ателье, различные мастерские. Медицинские услуги оказывают медицинские учреждения: поликлиники, больницы, медицинские центры. Образовательные услуги - образовательные учреждения: школы, колледжи, институты, университеты, учебные центры. Услуги общественного питания - предприятия общественного питания: столовые, кафе, рестораны.
У статистики есть еще один принцип деления благ (товаров и услуг) - это деление по степени удаленности от потребителя.
На языке статистики потребитель - это человек, который приобретает или использует товары и услуги исключительно для личного потребления, то есть для целей, не связанных с извлечением прибыли. В частности, таким потребителем является наша Ирина, которая решила вести бухгалтерский учет личного хозяйства. Бухгалтерский учет личного хозяйства, о котором идет речь в этой части книги, как раз и предназначен для простого человека - потребителя.
Если же человек займется бизнесом, то он уже будет считаться предпринимателем. Некоторые блага он станет приобретать не для личного потребления, а для того, чтобы использовать их в своем бизнесе и в конечном итоге продать.
Итак, по степени удаленности от потребителя товары и услуги делятся на:
♦ потребительские блага;
♦ ресурсы, или блага промежуточного потребления.
Потребительские блага - это товары, которые изготавливаются непосредственно для населения, то есть для нас с вами, и услуги, которые оказываются непосредственно нам с вами. Это то, что мы оплачиваем в магазинах и на рынках, а также на предприятиях сферы услуг. Само словосочетание потребительские блага образовано от слова потребитель.
Ресурсы - это товары и услуги, которые предназначены не для населения, а для предпринимателей и предприятий - для целей бизнеса. Такие товары и услуги все чаше называют западным термином B-to-B (Би-ту-Би - Business-to-Business).
К товарам промежуточного потребления относятся, например, железобетонные плиты, которые делает завод железобетонных изделий. Завод продает эти плиты строительным предприятиям, а те уже делают из этих плит дома. Когда строительное предприятие построит из этих плит жилой дом, то этот дом и отдельные квартиры этого дома уже будут потребительскими товарами.
К услугам промежуточного назначения относится изготовление рекламы. Потребителями такой услуги являются предприятия и предприниматели, которые пользуются этой услугой с целью расширения своего бизнеса.
Граница между потребительскими благами и ресурсами бывает сложно уловима. Например, легковой автомобиль - это, безусловно, потребительский товар. Но если автозавод выпустит грузовую модификацию этой же модели, то это уже будет товар промежуточного потребления.
Если химический завод разольет краску в литровые банки для продажи в хозяйственных магазинах, то это будет потребительский товар. Но если та же самая краска будет разлита в большие бочки, то это будет товар промежуточного потребления, предназначенный для бизнеса: для строительного или ремонтного предприятия.
В своей жизни мы, обычные потребители, практически не пользуемся благами промежуточного потребления. А если и приобретем такой товар, то наверняка сможем определить статью расхода для этого товара. Например, Ирина может зайти в магазин "Рабочая одежда" и купить там для себя телогрейку. Государственная статистика относит телогрейку к товарам промежуточного назначения, так как телогрейка предназначена для производственных целей. Но Ирина отнесет расход на покупку телогрейки к статье расходов Одежда и обувь.
Для потребителя важнейшей характеристикой блага является длительность пользования. Если человек покупает какую-то вещь или оплачивает услугу, он должен знать, как долго будет этим благом пользоваться.
Что касается таких благ, как товары, то разделение их по критерию длительности пользования достаточно очевидно. Длительность пользования товаром - это период времени, в течение которого потребитель будет реально использовать этот товар.
Товары можно разбить на две большие категории:
♦ товары длительного пользователя;
♦ товары краткосрочного пользования.
Статистика распределяет товары по этим двум категориям целыми товарными группами.
Товары длительного пользования - это товары, которые рассчитаны на срок полезного использования более трех лет. Это, как правило, дорогостоящие товары, которые покупают относительно редко.
К товарам длительного пользования относятся следующие группы непродовольственных товаров:
♦ недвижимость;
♦ транспортные средства;
♦ мебель;
♦ бытовая техника.
Товары краткосрочного пользования рассчитаны на срок полезного использования менее трех лет. Они обычно стоят недорого, и покупают их довольно часто.
К товарам краткосрочного пользования относятся все продовольственные товары, а также следующие группы непродовольственных товаров:
♦ одежда и обувь;
♦ хозяйственные товары;
♦ медицинские товары;
♦ спортивные товары;
♦ детские товары;
♦ культтовары;
♦ косметика и предметы гигиены.
Следует отметить, что наша Ирина пренебрегла рекомендациями статистики и отнесла статью расходов Одежда и обувь к долгосрочным расходам. Ирина посчитала, что для деления расходов на долгосрочные и краткосрочные ей удобно использовать в качестве критерия разделения 1 месяц использования.
Психология
Психология, в частности, изучает потребности человека. А личные расходы, которые рассматриваются в нашей книге, являются способом удовлетворения потребностей.
Классическое исследование потребностей человека принадлежит американскому психологу Абрахаму Маслоу (Abraham Maslow). Маслоу выделил пять основных уровней потребностей человека, расположив их по иерархическому принципу:
♦ физиологические потребности - потребности, удовлетворение которых необходимо для функционирования организма человека (голод, жажда, секс, отдых и т. д.); это первый уровень иерархии потребностей;
♦ потребности в безопасности и защищенности - потребности, удовлетворение которых необходимо для обеспечения существования человека в обществе (защита от боли, гнева, страха);
♦ социальные потребности - потребности в общении с другими людьми, в любви, семье и друзьях; сюда же входят культурные потребности, в частности потребность в зрелищах;
♦ потребность в самоутверждении - потребность в свободе и независимости в выбранной сфере деятельности;
♦ потребность в самоактуализации - потребность в полной реализации своих творческих способностей; это высший уровень иерархии потребностей.
Человек при удовлетворении своих потребностей как бы движется вверх по лестнице, переходя от низкого уровня к более высокому.
Два нижних уровня потребностей - это потребности первичные, потребности низшего уровня.
Следующие три уровня - это потребности вторичные, потребности высшего уровня. Удовлетворение первичных потребностей является условием для появления и удовлетворения вторичных потребностей.
Мы знаем, что если человек хочет пить или есть, если человек устал и хочет выспаться, если человек замерз и хочет согреться, хочет, извините, в туалет, то эти простые потребности затмевают у него любые желания общаться и самоутверждаться. Хотя, конечно, в жизни бывает, что человек жертвует низшим ради высшего.
Вернемся к нашей Ирине. Можно констатировать, что Ирине пока удается удовлетворять три нижних уровня своих потребностей: физиологические потребности, потребности в безопасности и защищенности, социальные потребности. Причем на удовлетворение социальных потребностей она тратит совсем немного денег. Сюда можно отнести расходы по статье Питание вне дома, поскольку она часто бывает в кафе с подругой Машей и другими друзьями.
Хотя можно предположить, что в статье расходов Образование отражаются все пять уровней иерархии Маслоу. Ведь образование - это необходимость для сносного существования современного человека. Конечно, многие люди просто получают удовольствие, когда что-то изучают и узнают что-то новое, интересное. При этом они становятся более эрудированными, что позволяет им уважать себя и получать больше уважения со стороны окружающих.
Например, Ирина может записаться на курсы по изучению древнегреческого языка. По их окончании она сможет получить удовольствие, прочитав "Одиссею" и "Илиаду" Гомера в подлиннике, но вряд ли это поможет Ирининому продвижению по службе: для ее работы знание древнегреческого языка не требуется.
Все же люди идут получать образование не столько для удовлетворения социальных потребностей или самоутверждения, сколько чтобы получить возможность зарабатывать деньги для обеспечения других своих потребностей.
К статье Спорт и здоровье также могут относиться расходы, удовлетворяющие потребности всех пяти уровней иерархии Маслоу. Когда человек тратит деньги на занятия спортом и укрепление здоровья, он вкладывает их в самого себя, что в дальнейшем может помочь ему заработать больше денег на удовлетворение собственных потребностей.
Ирина сможет продвинуться вверх по иерархии Маслоу в будущем, но для этого ей нужно будет достичь поставленных финансовых целей.
Помимо иерархии Маслоу придумано много альтернативных классификаций потребностей человека. Заслуживает внимания одна отечественная классификация, которая подразделяет потребности человека на рациональные и иррациональные.
Рациональные потребности - это потребности в рамках научно обоснованных норм. А иррациональные потребности - это потребности, которые выходят за рамки научно обоснованных норм. Сюда относятся чрезмерное употребление пищи (попросту говоря, обжорство), курение, употребление алкогольных напитков и наркотиков.
Ирина решила, что иррациональные потребности - это не для нее. Общение с друзьями не должно сочетаться с какими бы то ни было злоупотреблениями. Употребление алкогольных напитков и курение - это личное дело каждого взрослого человека. Но лично она получит гораздо больше удовольствия от вечеринки и от разговора с друзьями, если обойдется без этого. Такие статьи расходов, как Алкогольные напитки и Сигареты, в бухгалтерском учете ее личного хозяйства никогда не появятся.
Часть II
Личный бизнес
Бизнес, собственное дело - это и проще, и сложнее, чем работа по найму. Проще потому, что нет начальства, которому нужно нравиться и с которым нужно согласовывать свои действия. Сложнее потому, что приходится самостоятельно входить в непростой мир деловых отношений. В этом мире существуют клиенты, партнеры, конкуренты. Он напоминает арену спортивной борьбы. Конкуренты не будут приветствовать появление начинающего предпринимателя громом оваций. Новичку в этом мире предстоит самостоятельно доказывать свое право на место под солнцем.
Большинство людей подобная перспектива отпугивает. И в качестве основного источника заработка они выбирают работу по найму.
Работать по найму проще. Думать можно меньше, а виноватых найти проще. Виноватых в том, что доходы маловаты. Виновато, естественно, начальство, которое работать заставляет много, а платит мало.
В то же время на работу по найму соглашаются многие из тех людей, кто вполне в состоянии открыть свои собственные предприятия. Действительно, может быть лучше работать на хорошей должности в крупной фирме, чем владеть собственным, но небольшим бизнесом. Ведь если предприятие достаточно крупное, если работа на нем хорошо налажена, то эффективность работы в расчете на одного работника будет существенно выше, чем на небольшом предприятии. У крупного предприятия есть возможность купить хорошее оборудование, нанять достаточное количество хорошо подготовленных работников и рационально распределить между ними обязанности. При этом каждому работнику не придется быть универсалом: он будет выполнять узкий набор конкретных функций, поэтому сможет в них хорошо разобраться и выполнять их весьма эффективно. Зарплата высококлассного специалиста крупной корпорации может многократно превосходить общий доход небольшого предприятия.
Так что весьма разумная альтернатива самостоятельному бизнесу - стать востребованным высококвалифицированным специалистом.
Героиня нашей книги Ирина решила, не отказываясь от перспективы стать востребованным высококвалифицированным специалистом, попробовать себя в личном бизнесе, но только в таком, который не слишком мешает данной перспективе, то есть легко совмещается с работой по найму и учебой. Такой бизнес Ирина нашла довольно быстро - это торговля косметикой. Ирина решила, что может покупать косметику небольшими партиями и продавать ее поштучно по чуть более высокой цене своим друзьям, коллегам и знакомым.
Хозяйственная операция
Бухгалтерский учет личного хозяйства Ирина вела путем регистрации денежных операций. Однако для бухгалтерского учета личного бизнеса Ирина решила использовать другой термин - хозяйственная операция. Причина в том, что термин хозяйственная операция охватывает ситуации, когда в операции не используются деньги.
Например, Ирина может взять товары у поставщика на реализацию. Это означает, что при получении товаров Ирина ничего не заплатит поставщику, но она обещает заплатить, как только продаст эти товары, - за счет денег, полученных от продажи. С другой стороны, Ирина может отдать своей клиентке товар без получения денег, если та оплатила этот товар заранее или обещала заплатить за него позже. Это все будут хозяйственные операции без участия денег.
Простая и двойная бухгалтерия
Когда Ирина занималась бухгалтерским учетом личного хозяйства, она вела так называемую простую бухгалтерию.
Простая бухгалтерия может использовать счета бухгалтерского учета. При регистрации денежной операции Ирина обязательно использовала один счет бухгалтерского счета, а иногда использовала два счета. Операции, использующие один счет, назывались операциями дохода и операциями расхода, а операции, использующие два счета, назывались операциями перевода.
Но в профессиональном бухгалтерском учете счета применяются строго попарно. То есть в профессиональном бухгалтерском учете используются только операции перевода.
Бухгалтерский учет, использующий счета бухгалтерского учета попарно, именуется двойной бухгалтерией. А запись операции с использованием пары счетов бухгалтерского учета именуется двойной записью.
В противоположность двойной записи профессионального бухгалтерского учета запись хозяйственной операции по правилам простой бухгалтерии именуется простой записью.
Если Ирина решит заняться личным бизнесом серьезно, то ей следует обратиться в налоговую инспекцию (инспекцию Федеральной налоговой службы - ФНС) по месту жительства и зарегистрироваться там в качестве индивидуального предпринимателя.
Государство не требует от индивидуальных предпринимателей, чтобы они знали профессиональный бухгалтерский учет. Государство обязывает индивидуальных предпринимателей вести учет своей деятельности в книге учета доходов и расходов. В этой книге нужно регистрировать все поступления денег и все расходы денег, связанные с бизнесом, - как в простой бухгалтерии, которую мы рассмотрели в первой части книги.
Однако наша Ирина уже знает правила профессионального бухгалтерского учета, поскольку освоила профессию бухгалтера. И Ирина понимает, что вести учет хозяйственной деятельности по правилам двойной бухгалтерии гораздо эффективнее, чем по правилам простой бухгалтерии. Поэтому Ирина решила, что для себя лично она будет вести учет личного бизнеса по правилам двойной бухгалтерии.
К учету личного хозяйства двойная бухгалтерия была неприменима. Причина в том, что в личном хозяйстве присутствует субъект, который не является объектом бухгалтерского учета; этот субъект - человек. Для личного хозяйства человек является поглотителем расходов, с одной стороны, и генератором доходов, с другой стороны. Но человека нельзя оценить в деньгах, его нельзя отразить на счете бухгалтерского учета. Поэтому в бухгалтерском учете личного хозяйства доходы появляются ниоткуда, а расходы уходят в никуда.
В личном хозяйстве для регистрации операции можно использовать двойную запись, если только операция не касается напрямую человека. В противном случае для регистрации операции приходится использовать простую запись.
В бухгалтерском учете бизнеса - как личного бизнеса, так и коллективного (то есть в бухгалтерском учете предприятия) - такой проблемы нет. Все объекты, имеющие отношение к бизнесу, оцениваются в деньгах. Человека там замещает такой объект учета как прибыль - разница между доходами и расходами.
Получение максимальной прибыли - это цель бизнеса. Но в случае неудачи полученные доходы не покроют расходов и прибыль превратится в убыток. Поэтому в профессиональном бухгалтерском учете соответствующий счет имеет название Прибыли и убытки.
Дебет и кредит
В двойной бухгалтерии все хозяйственные операции являются операциями перевода. В операции перевода определенная денежная сумма - сумма хозяйственной операции - переносится с одного счета бухгалтерского учета на другой. В результате денежный остаток на одном счете уменьшится, а на другом счете увеличится.
Только так бывает не всегда.
Так будет, если оба счета являются активными. Например, если Ирина получит товары у своего поставщика и заплатит за них из своего кошелька 5000 рублей, то при регистрации данной хозяйственной операции остаток на счете Кошелек уменьшится на указанную сумму, а остаток на счете Товары на ту же сумму увеличится. Отметим, что оба счета являются активными, поскольку предназначены для учета имущества.
Аналогично обстоит дело и в ситуации, когда оба счета являются пассивными: в результате регистрации хозяйственной операции увеличится денежный остаток на одном счете и уменьшится на другом.
Но если два счета бухгалтерского учета относятся к противоположным типам, то есть если один счет бухгалтерского учета - активный, а другой - пассивный, то здесь уже возникают варианты. При регистрации хозяйственной операции остатки по обоим задействованным счетам могут либо уменьшиться, либо увеличиться.
Например, когда Ирина брала наличные деньги взаймы у брата Андрея, то в результате регистрации этой хозяйственной операции должен был увеличиться остаток на активном счете Кошелек и увеличиться остаток на пассивном счете Долг Андрею. А если Ирина возвращает деньги Андрею, то при регистрации такой хозяйственной операции остаток на активном счете Кошелек уменьшается и остаток на пассивном счете Долг Андрею тоже уменьшается.
Если использовать активно-пассивные счета, то есть такие счета бухгалтерского учета, которые в зависимости от хозяйственной ситуации могут играть роль как активных, так и пассивных счетов, то получаются еще более сложные комбинации. Особенно сложно будет разобраться в ситуации, когда в результате хозяйственной операции роль активно-пассивного счета меняется: из активного счета он превращается в пассивный счет или наоборот.
Гениальное решение, заметно упрощающее ведение двойной бухгалтерии, было найдено более пяти веков назад. Вместо пары терминов поступление и списание бухгалтеры стали использовать другую пару терминов: дебет и кредит.
Прямого соответствия между этими двумя парами терминов нет. Хотя в лексиконе итальянских ростовщиков, откуда эти термины когда-то были заимствованы, дебет и кредит означали те же самые поступление и списание. Но свой первоначальный смысл термины дебет и кредит утратили.
На бухгалтерском языке дебет означает увеличение актива или уменьшение пассива.
Кредит противоположен дебету. На бухгалтерском языкекредит означает уменьшение актива или увеличение пассива.
При этом получается, что два счета всегда используются противоположным образом: один счет используется для дебета, а другой - для кредита. Это не зависит от того, какие счета задействованы в проводке: активные, пассивные или активно-пассивные.
Поэтому после того, как Ирина выберет два счета бухгалтерского учета, ей остается лишь не перепутать дебет с кредитом.
Проводка
Запись хозяйственной операции с использованием двух счетов - счета дебета и счета кредита - называется проводкой.
Проводка должна содержать следующие элементы:
♦ дата регистрации хозяйственного события;
♦ счет дебета;
♦ счет кредита;
♦ сумма;
♦ комментарий: номер и название документа, который подтверждает хозяйственное событие, а также любые другие пояснения.
Чтобы проводки было удобно различать, принято использовать номер проводки.
Первая проводка личного бизнеса Ирины, регистрирующая ее стартовые вложения в бизнес, представлена в табл. 18.
Таблица 18
Проводка стартового вложения в бизнес (запись в журнале проводок)
Даннае проводка отражает следующее события: Ирина открыла кошелек, специально предназначенный для бизнеса, и вложила в него 5000 рублей.
А проводка приобретения товара у поставщика может, например, выглядеть, как представлено в табл. 19.
Таблица 19
Проводка приобретения товара (запись в журнале проводок)
В бухгалтерском учете хозяйственные операции могут быть сложными, то есть регистрироваться несколькими проводками.
В бухгалтерском учете используется понятие корреспонденция счетов. Корреспонденция - это взаимосвязь. Корреспонденция счетов - это взаимосвязь двух счетов, которая возникает в результате их использования в одной проводке.
Глядя на представленную в табл. 19 проводку, можно сказать, что счет Товары корреспондируется со счетом Кошелек.
Еще в бухгалтерском учете используется понятие оборот.
Оборот - это движение денег по выбранному счету бухгалтерского учета, причем такой оборот может быть дебетовым или кредитовым. Также оборотом можно назвать перемещение денег с одного счета бухгалтерского учета на другой.
Глядя на проводку табл. 19, можно сказать следующее:
♦ дебетовый оборот по счету Товары составил 5000 рублей;
♦ кредитовый оборот по счету Кошелек составил 5000 рублей;
♦ оборот с дебета счета Товары в кредит счета Кошелек (вариант - оборот с кредита счета Кошелек в дебет счета Товары) составил 5000 рублей; еще один вариант - со счета Кошелек в дебет счета Товары списано 5000 рублей.
Бумажная форма бухгалтерского учета
В наше время уже мало кто ведет бухгалтерский учет бизнеса на бумаге. С помощью компьютеров делать это и проще, и быстрее, и лучше.
Компьютер у Ирины уже есть. Для бухгалтерского учета личного бизнеса Ирина может использовать компьютерные программы, предназначенные для предприятий. Правда, это будет немного напоминать стрельбу из пушки по воробьям: у этих программ слишком много функций, которые Ирине не понадобятся, но на прояснение этого факта придется потратить время. Поэтому может быть удобнее выбрать компьютерную программу, разработанную специально для предпринимателей.
Но, чтобы разобраться с особенностями бухгалтерского учета личного бизнеса и сформулировать собственные требования к компьютерной программе, Ирина решила сначала попробовать более наглядный бумажный способ ведения бухгалтерского учета.
Ирина завела две бухгалтерские книги, представляющие собой обычные скоросшиватели: журнал проводок и главную книгу.
В журнале проводок, как это следует из его названия, Ирина будет вести записи проводок - заносить их в таблицу со следующими столбцами: Дата, Номер проводки, Счет дебета, Счет кредита, Сумма, Комментарий, как показано выше в табл. 18 и 19. Каждая строка таблицы журнала проводок будет предназначена для записи одной проводки.
В главной книге Ирина станет формировать итоговые суммы по счетам бухгалтерского учета. Именно на основании записей в главной книге она будет впоследствии составлять бухгалтерские отчеты: отчет о прибылях и убытках и бухгалтерский баланс.
Каждый лист в главной книге будет отведен под один счет бухгалтерского учета и содержит таблицу со следующими столбцами: Дата проводки, Номер проводки, Дебет, Кредит, Остаток.
После того как Ирина запишет проводку в журнал проводок, она откроет главную книгу на странице, соответствующей счету дебета проводки, и внесет в таблицу запись, соответствующую этой проводке. В графу Номер проводки она внесет порядковый номер проводки из журнала проводок, в графу Дата проводки - дату проводки, в графу Дебет - сумму проводки, в графу Кредит не внесет ничего. После этого она рассчитает остаток, то есть денежную сумму, которая будет числиться на счете после этой записи.
Затем Ирина откроет лист главной книги, который соответствует счету кредита проводки, и выполнит аналогичные действия, только сумму проводки внесет не в графу Дебет, а в графу Кредит.
Записи главной книги, соответствующие двум первым проводкам личного бизнеса Ирины (табл. 18 и 19) приведены в табл. 20 и 21.
Таблица 20
Главная книга - счет "Кошелек" (активный)
Таблица 21
Главная книга - счет "Товары" (активный)
При вводе записей в журнал проводок не требуется помнить, являются ли используемые счета активными, активно-пассивными или пассивными. Но об этом следует вспоминать при вводе записей в главную книгу. Остаток по счету может быть или дебетовым, или кредитовым. Но должно соблюдаться следующее правило: у активных счетов остаток может быть только дебетовым, а у пассивных - только кредитовым. Ну а у активно-пассивного счета остаток может быть и дебетовым, и кредитовым.
Чтобы получить дебетовый остаток, суммы по дебету должны плюсоваться, а суммы по кредиту - вычитаться. А чтобы получить кредитовый остаток, нужно действовать наоборот: плюсовать суммы по кредиту и вычитать суммы по дебету.
Поскольку сумма каждой проводки регистрируется по дебету одного счета и кредиту другого счета, в бухгалтерском учете должно выполняться следующее правило:
Именно по этому правилу много веков бухгалтеры проверяли правильность заполнения бухгалтерских книг.
Соблюдение этого правила - залог того, что каждая проводка правильно зарегистрирована и правильно разнесена по страницам главной книги. Конечно, можно сделать две ошибки, которые компенсируют друг друга (например, можно ошибиться на семь рублей по дебету одного счета и на семь рублей по кредиту другого счета), но подобное совпадение маловероятно. Главное преимущество двойной бухгалтерии перед простой бухгалтерией как раз и заключается в возможности использовать это правило.
Это правило оберегает Ирину от формальных, арифметических ошибок. Но если она допустит ошибку по существу, то есть если при записи проводки неправильно выберет счет бухгалтерского учета или неправильно укажет сумму, то это правило ничем не поможет. Сумма дебетовых сальдо все равно получится равной сумме кредитовых сальдо.
Бухгалтерские ошибки по существу обнаруживаются путем сверки данных бухгалтерского учета с независимыми данными, например полученными путем инвентаризации.
Инвентаризация - это проверка наличия имущества и состояния финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухгалтерского учета. Ирина может проводить инвентаризацию наличных денег путем пересчета денег в кошельке и инвентаризацию имущества, учтенного на счете Товары, путем пересчета хранящихся у нее банок крема.
Торговый бизнес
Торговый бизнес предполагает покупку материальных ценностей и их последующую продажу. Те материальные ценности, которые покупаются с целью перепродажи, называются товарами.
Чтобы такой бизнес приносил доход, товары должны продаваться по цене более высокой, чем покупаются. Разница между ценой продажи и ценой приобретения называется торговой наценкой.
Для успеха бизнеса решающее значение имеет взаимодействие с партнерами по бизнесу. В этом взаимодействии выделяются следующие стадии:
♦ заключение договора между партнерами, в соответствии с которым партнеры принимают встречные обязательства: каждая сторона обязуется передать какие-либо материальные ценности или сделать что-нибудь полезное;
♦ выполнение обязательств одним партнером;
♦ выполнение обязательств другим партнером.
Стадия заключения договора хоть и весьма важна с точки зрения бизнеса, но никак не отражается в бухгалтерском учете. С точки зрения бухгалтерского учета договор с клиентом - это обещания, намерения и предположения. Но в бухгалтерском учете отражаются обязательства с реальной материальной ответственностью, когда в случае невыполнения обязательства одним партнером другой партнер сможет обратиться в суд с требованием компенсировать понесенные убытки.
Перечисленные выше стадии взаимодействия партнеров используются в оптовой торговле, которой занимаются предприятия и предприниматели.
Если ведется розничная торговля, то стадия заключения договора опускается. В розничной торговле применяется принцип публичной оферты: покупатель имеет право выбрать любой товар, имеющийся в магазине, оплатив его в соответствии с указанной ценой.
Ирина решила, что по отношению к своим покупателям она будет соблюдать принцип публичной оферты: любой человек сможет купить у нее косметику по единой для всех цене. А у постоянных покупателей она будет собирать заказы, чтобы для них у нее всегда были достаточные запасы косметики.
Счета бухгалтерского учета для торгового бизнеса
В личном хозяйстве может накапливаться имущество нечеткого назначения, ласково называемое барахлом. С одной стороны, это имущество следовало бы выбросить, а с другой - жалко это делать: вдруг оно еще пригодится.
Для бизнеса подобная ситуация недопустима. Любое имущество, приобретаемое для целей бизнеса, должно приносить доход непосредственно или помогать получению дохода косвенно. Если какое-либо имущество перестало использоваться в бизнесе, от него нужно немедленно избавиться, лучше - продать. Ведь бесполезное имущество занимает пространство, которое стоит денег и которое можно было бы использовать для размещения чего-нибудь нужного.
Имущество, непосредственно приносящее доход, относится к оборотному имуществу. В торговом бизнесе это будут товары, а в производственном бизнесе - готовая продукция. Кроме того, к оборотному имуществу относятся деньги, получаемые от продажи товаров или готовой продукции, а также расходуемые на закупку товаров или сырья для изготовления продукции. Обычно основная часть полученных денег направляется на закупку новых партий товаров взамен проданных. Тем самым поддерживается кругооборот оборотного имущества в соответствии со знаменитой формулой экономиста Карла Маркса: деньги - товар - деньги.
Понятие оборотное имущество перекрывается понятием оборотные активы.
Оборотные активы - это денежные средства, а также те виды активов, которые в ближайшее время (в пределах года) должны быть обращены в деньги или другие активы. То есть оборотные активы - это оборотное имущество плюс обязательства перед нашим бизнесом со стороны деловых партнеров и остального внешнего мира.
Чтобы учитывать оборотные активы личного бизнеса, Ирина открыла соответствующие счета бухгалтерского учета.
Ирина предполагает осуществлять все платежи наличными деньгами. Для учета этих денег она открыла счет Кошелек.
Для учета запасов косметики, которую Ирина купила, но еще не продала, она открыла активный счет Товары, который мы уже упоминали. Ирина решила, что поскольку цена продажи косметики является единой для всех покупателей, будет удобнее отражать запасы косметики на этом счете в ценах продажи.
А чтобы по данным бухгалтерского учета можно было узнать закупочную стоимость запасов косметики, Ирина открыла пассивный счет Торговая наценка. Чтобы определить закупочную стоимость запасов, нужно будет из продажной стоимости, учтенной на счете Товары, вычесть сумму наценки, учтенную на счете Торговая наценка.
Дополнительная польза от использования счета учета торговой наценки заключается в том, что можно оценить, какая будет получена прибыль, после того как все торговые запасы будут распроданы.
Для учета расчетов по обязательствам с поставщиками товаров и покупателями Ирина решила открывать активно-пассивные счета, используя в названиях счетов их имена. Так, для учета взаимоотношений со своим основным поставщиком она завела счет Евгений (поставщик).
Для регистрации прибыли Ирина открыла активно-пассивный счет Прибыли и убытки, а для регистрации вложений собственных средств в бизнес - пассивный счет Вложения в торговый бизнес.
Приобретение товара
Для своего поставщика Ирина является новым оптовым покупателем, пока не заслужившим доверия. Поэтому поставщик продает Ирине косметику на условиях стопроцентной оплаты.
Ирина может оплатить косметику заранее. Но ей удобнее это делать одновременно с получением товара.
Получение и оплату косметики можно зарегистрировать как хозяйственную операцию обмена денег на товар. Поскольку Ирина решила учитывать свою торговую наценку на отдельном счете, получатся две проводки. Записи такой операции представлены в табл. 22.
Таблица 22
Хозяйственная операция получения и оплаты товара
Ирина пролистала главную книгу и подумала, что при таком способе записи хозяйственных операций не будет регистрироваться важная информация - история взаимоотношений с поставщиком. А эту историю хорошо бы где-нибудь записывать. Знать, когда и на какую сумму были куплены товары, может быть полезно для разных целей. Например, первый поставщик Ирины уже пообещал ей скидки и разные другие льготы, когда она выйдет на высокий уровень закупок. Чтобы рассчитать уровень закупок у этого поставщика, указывать сведения о нем в комментариях проводки недостаточно. Когда проводок будет много, собирать историю взаимоотношений с поставщиком по комментариям будет неудобно. Лучше отражать сумму закупок у поставщика на каком-нибудь отдельном счете.
Поэтому Ирина решила, что ей не надо стремиться к излишней лаконичности в своих регистрационных записях. Лучше она будет использовать следующее правило профессионального бухгалтерского учета: получение материальных ценностей и оплата материальных ценностей - это разные хозяйственные операции. В каждой из этих операций используется счет расчетов с поставщиком.
Ирина разделила представленную в табл. 22 хозяйственную операцию на две операции. Переделанные записи хозяйственных операций Ирины представлены в табл. 23 и 24.
Таблица 23
Хозяйственная операция получения товара
Таблица 24
Хозяйственная операция оплаты товара
В результате отражения представленных проводок в главной книге добавятся записи на счете Евгений (поставщик). На этом счете будет зарегистрировано поступление по дебету и по кредиту на одинаковую сумму 5000 рублей. Остаток по счету останется нулевым - это значит, что Ирина и ее поставщик друг другу ничего не должны.
Записи главной книги по указанному счету представлены в табл. 25.
Таблица 25
Главная книга - счет "Евгений (поставщик)" (активно-пассивный)
Счет Евгений (поставщик) является активно-пассивным. Следовательно, остаток по счету может получаться как дебетовым, так и кредитовым. Поэтому в графе Остаток следует в дополнение к сумме остатка указывать, является ли остаток дебетовым или кредитовым.
Когда записей по счету Евгений (поставщик) наберется много, Ирина сможет определять объемы закупок по итогам в колонках Дебет и Кредит представленной таблицы. Итоговый дебетовый оборот по счету будет означать общую денежную сумму, которую она уплатила поставщику, а итоговый кредитовый оборот будет означать общую покупную стоимость товаров, полученных Ириной от поставщика.
Продажа товара и валовая прибыль
Ирина немного задумалась. А всегда ли нужно при регистрации продаж использовать счета учета обязательств покупателей? Ведь если к ней подошел незнакомый человек и попросил продать ей банку крема, то она может зарегистрировать одной проводкой факт передачи товара и факт получения денег, как это показано в табл. 26.
После продажи торговая наценка проданного товара превращается в прибыль. Данный факт зарегистрирован второй проводкой (с номером 6) представленной операции.
Таблица 26
Хозяйственная операция розничной продажи
Учет взаимоотношений с покупателями
Но Ирина подумала, что в бухгалтерском учете ее личного бизнеса должна отражаться история взаимоотношений с каждым ее покупателем. Например, для своего первого покупателя по имени Светлана Ирина открыла счет Светлана (покупатель). А для покупателей, которые не представятся, а также для разовых покупателей Ирина предусмотрела активно-пассивный счет Разные покупатели.
Используя новый счет Светлана (покупатель), Ирина разделила последнюю хозяйственную операцию на две хозяйственные операции, как показано в табл. 27 и 28.
Таблица 27
Хозяйственная операция оплаты товара розничным покупателем
Таблица 28
Хозяйственная операция передачи товара розничному покупателю
Теперь в главной книге на странице счета Светлана (покупатель) будет отражаться история взаимоотношений с покупателем по имени Светлана. По дебету счета будут отражаться стоимость товаров, переданных покупателю Светлане, в ценах продажи, а по кредиту - сумма денег, полученных от этого покупателя.
Валовая прибыль
Прибыль, полученную в результате продажи банки крема, можно интерпретировать как прирост средств Ирины, которые она вложила в бизнес. Но для удобства прибыль учитывается на счете Прибыли и убытки отдельно от самих вложенных средств - чтобы можно было легко увидеть размер прибыли и соотнести ее с вложенными средствами.
Вложенные средства отражаются на пассивном счете Вложения в торговый бизнес - как долг Ирины-предпринимателя Ирине-потребителю. Поэтому полученная прибыль тоже должна учитываться как пассив. Соответственно получение прибыли должно отражаться по кредиту счета Прибыли и убытки - как показано в табл. 28. А если получится убыток, то его надо будет отразить по дебету счета Прибыли и убытки.
Если в главной книге остаток по счету Прибыли и убытки получится кредитовым, это будет означать, что Ирина заработала прибыль. А если остаток по счету получится дебетовым, то, значит, она получила убыток.
Отметим важный момент. Представленная выше хозяйственная операция (см. табл. 28) не регистрирует окончательную прибыль, которую получила Ирина от продажи банки крема. Чтобы узнать, сколько она действительно заработала на этой продаже, следует учесть и другие расходы, связанные с торговым бизнесом, например расходы на транспорт, - так называемые косвенные расходы. Но такие расходы могут регистрироваться в другие моменты, поэтому учесть их в составе прибыли удобнее позже, например по завершении месяца.
Прибыль, при расчете которой учтены все косвенные расходы, именуется чистой прибылью. А прибыль от продаж товаров, при расчете которой учтены только расходы на приобретение товаров, именуется валовой прибылью.
Таким образом, вторая проводка (с номером 7) хозяйственной операции табл. 28 регистрирует получение валовой прибыли.
В профессиональном бухгалтерском учете оценка стоимости приобретения товаров, которые удалось продать, именуется себестоимостью продаж, а стоимость проданных товаров в ценах продажи - выручкой. То есть валовая прибыль - это разница между выручкой и себестоимостью продаж.
Ирина посмотрела на хозяйственную операцию табл. 28 и подумала, что отражать валовую прибыль по каждой продаже на счете Прибыли и убытки и там же отражать косвенные расходы - неправильно. В бухгалтерской отчетности косвенные расходы надо показывать отдельно.
Ирина решила, что до расчета чистой прибыли валовую прибыль лучше предварительно накопить на отдельном счете, как это делается в профессиональном бухгалтерском учете. Поэтому Ирина сделала следующее: открыла новый активно-пассивный счет Продажи, предназначенный для отражения валовой прибыли.
Еще Ирина увидела, что в главной книге нигде не отразились точные суммы продаж, которые могут понадобиться при составлении бухгалтерской отчетности. Суммы денежных поступлений отразились по дебету счета Кошелек, но по дебету этого счета не всегда будут отражаться продажи. Например, по дебету счета Кошелек отразятся ее вложения в собственный бизнес. Поэтому Ирина решила переделать последнюю хозяйственную операцию так, чтобы выручка отражалась как кредитовый оборот по счету Продажи, а себестоимость как дебетовый оборот по счету Продажи, - так же, как в профессиональном бухгалтерском учете.
Переделанная хозяйственная операция передачи товара розничному покупателю представлена в табл. 29.
Таблица 29
Хозяйственная операция передачи товара розничному покупателю с регистрацией выручки
При регистрации данной операции в главной книге получим следующее:
♦ кредитовый оборот по счету Продажи составит 250 рублей - это будет выручка;
♦ дебетовый оборот по указанному счету составит 250 - 50 = = 200 рублей - это будет прибыль;
♦ разница между кредитовым оборотом и дебетовым оборотом по счету Продажи составит 50 рублей - это будет прибыль.
Если Ирина в дальнейшем будет регистрировать свои продажи по образцу представленной операции, то в главной книге по кредиту счета Продажи будет накапливаться выручка, а по дебету будет накапливаться себестоимость продаж.
Выручка, затраты и расходы
Ирина решила, что в ее личном торговом бизнесе должно соблюдаться следующее правило: товар обменивается на деньги, а не на обещания заплатить. Отдавать косметику в долг она не будет.
Но если есть правило, то могут быть и исключения. Добрый старый знакомый может попросить банку крема для очень срочного подарка под обещание расплатиться сразу же после получения зарплаты. Ирине будет сложно не согласиться.
Когда передача товара покупателю не совпадает по времени с получением оплаты, возникает вопрос: а в какой момент образуется валовая прибыль? Когда был передан товар или когда были получены деньги?
Этот вопрос напрямую связан со следующим вопросом: а что такое выручка?
Казалось бы, вопрос элементарный. Ну конечно, выручка - это деньги, полученные за проданные товары. В магазине это будут деньги, которые продавцы-кассиры получают от покупателей и складывают в денежные ящики кассовых аппаратов.
Но при профессиональном бухгалтерском учете считается, что это не так или не совсем так. Профессиональный бухгалтерский учет предписывает определять - признавать - выручку от продажи товара по факту передачи товара покупателю. На практике такой принцип признания выручки называют проще: по отгрузке.
Для предприятий малого бизнеса предусмотрено исключение: такие предприятия могут регистрировать выручку по факту получения денег - кассовым методом. На практике говорят - по оплате.
Одновременно с регистрацией выручки (или, что то же самое, регистрацией продажи, или реализации) полагается регистрировать расходы, относящиеся к этой выручке. Ну и сразу после регистрации выручки и расходов можно рассчитывать валовую прибыль.
Хозяйственная операция, представленная выше в табл. 28, реализует принцип регистрации выручки по оплате.
Перед расчетом прибыли, в том числе валовой, требуется определять расходы. Поэтому уточним, что это такое.
В бухгалтерском учете используются два, казалось бы, близких по смыслу понятия: затраты и расходы. Но между ними имеется принципиальная разница.
Затраты - это уменьшение любого ресурса: денег, материальных ценностей. Но имеется в виду, что этот ресурс может обмениваться на другой ресурс или на обязательство.
Расходы - это безвозвратные затраты ресурсов, обеспечившие получение выручки. Передача товара покупателю будет признана расходом, если выручка определяется по отгрузке.
С учетом приведенных определений последнюю хозяйственную операцию (см. табл. 29) можно прокомментировать следующим образом. В представленной хозяйственной операции признана выручка на сумму 250 рублей (первая проводка операции) и признаны расходы на сумму 200 рублей (разница между суммами второй и третьей проводок). А валовая прибыль определилась в главной книге как разница между кредитовым и дебетовым оборотами счета Продажи или как дебетовый оборот по счету Торговая наценка.
В представленной выше паре хозяйственных операций - операция оплаты (см. табл. 27) и операция передачи товара покупателю (табл. 28, переделанная в табл. 29) - использован принцип признания выручки по отгрузке. Но Ирина подумала, что, может, лучше признавать выручку по оплате? Чтобы подготовить решение, Ирина изобразила на чистом листе те же хозяйственные операции в случае, если она решит регистрировать выручку по оплате. Результат представлен в виде табл. 30 и 31.
Таблица 30
Хозяйственная операция оплаты товара розничным покупателем с регистрацией выручки
Таблица 31
Хозяйственная операция передачи товара розничному покупателю без регистрации выручки
Ирина стала размышлять над новыми записями хозяйственных операций. Проводок получилось на одну больше, что означает некоторое усложнение. Но есть сложность посерьезнее: в момент получения денег и регистрации выручки нужно знать сумму торговой наценки. При последующей оплате, то есть когда Ирина получает деньги после передачи товара покупателю, это не страшно, поскольку торговая наценка переданного товара будет известна. Но при предварительной оплате, то есть когда Ирина сначала берет деньги, а только через какое-то время передает товар, торговая наценка переданного товара не будет известна точно, если Ирина еще не получила этот товар у поставщика. Ведь отпускная цена поставщика может меняться. Можно попробовать выкрутиться следующим образом: указать торговую наценку приблизительно, ориентируясь на текущие цены поставщика, а потом, когда торговая наценка станет точно известна, при необходимости ввести корректирующую проводку.
Но Ирина решила, что лишние сложности бухгалтерского учета ей не нужны. Она будет регистрировать выручку по отгрузке, как в профессиональном бухгалтерском учете. Тем более что такие ситуации, когда момент получения оплаты не совпадет с моментом передачи товара покупателя, в ее личном торговом бизнесе будут редки.
Следует отметить, что то неудобство метода регистрации выручки по оплате, которое выявила наша Ирина, не единственное.
Оперативный учет и планирование
Ирина пролистала журнал проводок и главную книгу и задумалась над следующими вопросами: "В бухгалтерском учете отражаются только денежные суммы, но где здесь можно будет записать, что я продаю своим покупателям и сколько я продаю? И могу ли я где-нибудь здесь записывать заказы своих покупателей и планировать закупки?"
Первый вопрос - что именно продается - не актуален, пока Ирина продает товар одного наименования - банки с кремом. Денежная оценка запасов этих товаров в ценах продажи отражаются на счете Товары. Если у Ирины появится еще один товар, то можно будет открыть другой счет специально для этого товара. Может, будет неудобно использовать разные счета для учета разных товаров, когда количество наименований товаров начнет измеряться десятками или сотнями. Но личный торговый бизнес Ирины до этого вряд ли дойдет.
А на второй вопрос - сколько продается - ответа пока нет. Бухгалтерский учет требует отражать деньги, но не штуки.
Нет ответов и на вопросы об учете заказов покупателей и о планировании закупок. Бухгалтерский учет отражает обязательства с финансовой или материальной ответственностью. Заказы и планы - это не такие обязательства.
В поисках ответов Ирина решила пролистать свои записи лекций из колледжа, где она училась на бухгалтера. В одной из лекций Ирина натолкнулась на следующую информацию.
Бухгалтерский учет - не единственный вид учета, который ведется на предприятии. Помимо бухгалтерского учета на предприятии ведется оперативный учет.
Оперативный учет представляет собой процесс наблюдения и регистрации отдельных объектов и явлений хозяйственной деятельности. В оперативном учете могут использоваться как денежные, так и натуральные измерители (в частности, штуки).
Бухгалтеры предприятия оперативным учетом не занимаются, им занимаются сотрудники других подразделений. Оперативным учетом товаров занимаются кладовщики и продавцы. Оперативным учетом наличных денег предприятия занимаются кассиры. Оперативным учетом обязательств деловых партнеров - покупателей занимается отдел продаж, а оперативным учетом обязательств деловых партнеров - поставщиков занимается отдел закупок. В оперативном учете используются собственные классификационные списки, которые могут называться по-разному: номенклатура, перечни и пр. В бухгалтерском учете эти списки называются счетами аналитического учета.
Оперативный учет пересекается с бухгалтерским учетом. В бухгалтерском учете область пересечения с оперативным учетом именуется аналитическим учетом.
Данные в области пересечения оперативного учета с бухгалтерским учетом должны совпадать. То есть данные по счетам аналитического учета должны совпадать с данными по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерия предприятия периодически проверяет другие подразделения на предмет такого совпадения. Проверки могут проводиться в форме инвентаризаций.
На предприятии могут использоваться следующие виды планирования: оперативное планирование и бюджетирование, причем бюджетирование также может именоваться финансовым планированием.
Если в оперативном учете отражается то, что уже случилось - как и в бухгалтерском учете, - то оперативное планирование смотрит в будущее. На предприятии оперативное планирование основывается на прогнозах, а также на документах, предвещающих хозяйственные события. Например, для отдела продаж предприятия такими документами будут договоры на поставку товаров и счета, выписанные клиентам.
Оперативный план отдела продаж должен быть согласован с планом отдела закупок таким образом, чтобы к моменту отгрузки обещанного заказа необходимые товары были получены.
Бюджеты (финансовые планы) составляются финансовым отделом, руководитель которого может именоваться финансовым директором. Финансовый директор должен спланировать поступления и списания денежных средств предприятия таким образом, чтобы были обеспечены оперативные планы других отделов. А если ожидается временная нехватка средств, то на этот период финансовый директор должен успеть оформить кредит в банке.
Отношение бухгалтерского учета к смежным видам учета иллюстрируется рис. 2.
Но наша Ирина сама себе и отдел продаж, и отдел закупок, и финансовый директор.
Рис. 2. Отношение бухгалтерского учета к смежным видам учета
Она решила реализовать бюджетирование в простейшем виде: надо будет просто поддерживать определенный уровень оборотных средств, участвующих в кругообороте деньги - товар - деньги. Сначала это будет 5000 рублей в деньгах или 25 штук в банках крема по цене приобретения 200 рублей за банку, что как раз соответствует стартовым вложениям Ирины в торговый бизнес. Когда товарные запасы будут сокращаться до 5-10 банок, превращаясь в деньги, полученные от покупателей, Ирина будет пополнять запасы у поставщика, меняя деньги опять на банки. Если будет образовываться прибыль, она будет изымать лишние деньги в личное хозяйство. В периоды ажиотажных продаж косметики перед Новым годом и Международным женским днем уровень оборотных средств надо будет увеличивать. Но для этого Ирина не пойдет в банк брать кредит, а перебросит в бизнес дополнительные средства из личного хозяйства. То есть Ирина-предприниматель возьмет деньги у Ирины-потребителя. По окончании ажиотажа Ирина-предприниматель вернет эти деньги Ирине-потребителю.
А если в будущем поставщик Ирины согласится давать товары на реализацию, то есть под обещание заплатить за них после того, как товары будут проданы (то есть реализованы), Ирине собственные оборотные средства больше не понадобятся. Ирина сможет вернуть деньги, вложенные в бизнес, обратно в личное хозяйство.
Оперативное планирование личного бизнеса Ирина решила реализовать как сбор заказов у покупателей с последующим контролем за их исполнением. Ирина поняла, что в рамках бухгалтерского учета реализовать такое планирование не получится. Для оперативного планирования она заведет отдельный блокнот, который будет постоянно носить с собой. В этот блокнот Ирина будет записывать следующую информацию о каждом заказе: кому, что, сколько и когда она обещала продать. А когда заказ будет исполнен, Ирина будет вписывать дату исполнения заказа. По данным этого блокнота она сможет легко зарегистрировать соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете личного бизнеса.
Ну а оперативный учет Ирина решила попробовать реализовать в рамках бухгалтерского учета. На курсах компьютерного бухгалтерского учета Ирина изучает программу, в которой бухгалтерский учет дополнен так называемым количественным учетом. Ирина подумала, что если она внедрит данную идею в бухгалтерский учет личного бизнеса, то отдельный оперативный учет ей, наверное, не понадобится.
Количественный учет
Количественный учет - это расширение возможностей бухгалтерского учета, позволяющее для объекта учета отражать не только денежную, но и количественную оценку. Единица измерения количественной оценки может быть любой: штука, килограмм, кубометр, литр и пр. В Иринином случае единицей измерения будет штука.
Количественный учет не предусмотрен правилами профессионального бухгалтерского учета. Но из этого вовсе не следует, что он запрещен.
Ирина решила, что количественный учет она будет вести по счетам Товары и Торговая наценка. Соответственно в проводках с участием этих счетов нужно будет помимо денежной суммы указывать количество. Журнал проводок надо будет переделать - добавить в него колонку Количество.
Переделанный журнал проводок с хозяйственными операциями, которые были рассмотрены выше, представлен в виде табл. 32.
Таблица 32
Журнал проводок за 2-3 апреля
Так же Ирина переделала листы главной книги для счетов Товары и Торговая наценка. В табл. 33 и 34 показано, как будут выглядеть эти листы после переделки.
Таблица 33
Главная книга - счет "Товары" (активный) за 2-3 апреля
Таблица 34
Главная книга - счет "Торговая наценка" (пассивный) за 2-3 апреля
А в табл. 35-39 показаны остальные листы главной книги, задействованные в описанных выше операциях. Их не потребовалось переделывать из-за появления количественного учета.
Таблица 35
Главная книга - счет "Кошелек" (активный) за 2-3 апреля
Таблица 36
Главная книга - счет "Продажи" (активно-пассивный) за 2-3 апреля
Таблица 37
Главная книга - счет "Евгений (поставщик)" (активно-пассивный) за 2-3 апреля
Таблица 38
Главная книга - счет "Светлана (покупатель)" (активно-пассивный) за 2-3 апреля
Таблица 39
Главная книга - счет "Вложения в торговый бизнес" (пассивный) за 2-3 апреля
Ирина проверила результаты заполнения главной книги: сложила сначала дебетовые остатки, затем отдельно - кредитовые остатки. Сумма получилась одинаковой: 6250 рублей. Значит, скорее всего, главную книгу Ирина заполнила правильно.
Ирина полюбовалась результатами своей учетной работы. Получилось просто замечательно! Главная книга теперь показывает не только деньги, но и банки крема, которыми она располагает. Благодаря внедрению количественного учета в бухгалтерский учет ее бизнеса оперативный учет ей не понадобится.
Учетная цена
Учетная цена - это стоимость единицы объекта учета по данным бухгалтерского учета. В бухгалтерском учете личного бизнеса Ирины учетную цену можно определить очень просто: разделить остаток денежной суммы по счету на остаток количества по этому же счету. Если проделать это действие для счетов Товары и Торговая наценка (см. табл. 34 и 34), то получим следующие результаты:
♦ учетная цена для счета Товары составляет 250 рублей;
♦ учетная цена для счета Торговая наценка составляет 50 рублей.
Ну и еще можно рассчитать учетную цену для себестоимости продажи единицы товара - как разницу между двумя представленными учетными ценами. В результате получим 200 рублей. Это будет цена приобретения единицы товара.
Учетная цена нужна для того, чтобы правильно рассчитать сумму списания со счета. Например, если покупателю передаются 4 банки крема, то со счета Товары надо будет списать сумму 4 × 250 = = 1000 рублей, а со счета Торговая наценка надо будет списать сумму 4 × 50 = 200 рублей.
Возникает проблема, что считать учетной ценой, когда разные экземпляры объектов учета будут приобретаться по разным ценам. Простейшее решение этой проблемы для Ирины заключается в следующем. При записи каждой операции поступления штуки регистрируются независимо от денег. После этого учетная цена определяется расчетным путем: новая сумма остатка делится на новое количество остатка. То есть учетная цена будет определяться как средняя цена всех единиц, числящихся на счете.
Представленный в примере расчет учетной цены предполагает использование метода оценки запасов по средней стоимости.
При использовании данного метода - метода оценки запасов по средней стоимости - для регистрации поступления товаров Ирине не требуется проводить специальных расчетов ни в журнале проводок, ни в главной книге. Поступление товаров по изменившейся цене регистрируется как обычная хозяйственная операция получения товаров, наподобие представленной в табл. 23. Учетную цену требуется рассчитывать только перед списанием товаров.
Метод оценки запасов по средней стоимости - не единственный возможный метод. В профессиональном бухгалтерском учете помимо данного метода может применяться метод оценки запасов по себестоимости первых по времени приобретений, который также называется методом ФИФО.
Метод ФИФО предполагает, что купленные товары как бы выстраиваются в очередь на продажу. При продаже товара из этой очереди выбираются те товары, которые стоят в ней первыми.
Применение метода ФИФО требует решения технической проблемы, связанной с ведением списка очереди запасов на выбытие. В бумажном бухгалтерском учете с этой проблемой проще не связываться. Когда Ирина перейдет на компьютерный бухгалтерский учет личного бизнеса, она сможет свободно выбрать любой из представленных выше методов. И если она выберет метод ФИФО, то технические проблемы его применения возьмет на себя компьютерная программа.
Переоценка
Иногда цену продажи товаров приходится менять.
Ирина поняла, что ее поставщик объявил весеннюю распродажу неспроста: в торговле этим видом косметики наступил мертвый сезон. Ирина решила, что надо последовать его примеру и объявить своим покупателям о снижении цены продажи косметики. Это означает, что суммы, отраженные на счетах Товары и Торговая наценка, надо будет изменить.
Ирина решила, теперь банку крема она будет продавать за 200 рублей вместо прежних 250 рублей, то есть на 50 рублей дешевле.
На момент принятия такого решения на счетах Товары и Торговая наценка числятся 40 банок крема. Сумма общего изменения составит на 40 × 50 = 2000 рублей.
Хозяйственная операция переоценки запасов банок крема представлена в табл. 40.
Таблица 40
Хозяйственная операция переоценки товаров
На счете Товары сумма операции отразится по кредиту, то есть общая сумма в ценах продажи будет уменьшена, поскольку Товары - счет активный. На счете Торговая наценка сумма отразится по дебету. В результате общая сумма торговой наценки тоже будет уменьшена, поскольку Торговая наценка - счет пассивный.
Косвенные расходы
К косвенным расходам относятся расходы на бизнес, которые не могут быть напрямую отнесены на себестоимость продаж товаров или изготовления продукции.
В последний день первого месяца своего торгового бизнеса Ирина стала вспоминать: а не было ли у нее подобных расходов? Да, были. В начале месяца она купила в канцелярском отделе магазина два скоросшивателя, пачку бумаги и еще какую-то мелочовку - специально чтобы вести журнал проводок и главную книгу. За покупки она заплатила 300 рублей, но не из денег, предназначенных для бизнеса, а из денег своего личного хозяйства.
Ирина решила, что можно выкрутиться следующим образом: представить, что, оплачивая ту покупку, она дополнительно вложила в бизнес те самые 300 рублей.
Для регистрации косвенных расходов можно было бы использовать счет Продажи или счет Прибыли и убытки. Но Ирина подумала, что такие расходы надо видеть отдельно, предварительно накапливая их на отдельном счете, как это делается в профессиональном бухгалтерском учете. Для этой цели Ирина открыла активный счет Косвенные расходы.
Приобретение канцелярских товаров Ирина зарегистрировала в бухгалтерском учете личного бизнеса хозяйственной операцией, представленной в табл. 41.
Таблица 41
Хозяйственная операция регистрации канцелярских расходов
В представленной хозяйственной операции приобретенные ценности были сразу списаны на расходы, как только были получены бизнесом, хотя на самом деле они расходуются не сразу, а постепенно. Но именно так поступает профессиональный бухгалтер с любыми материальные ценностями со сроком полезного использования меньше года, которые нельзя отнести на прямые расходы, то есть, в частности, с материальными ценностями, которые не являются товарами или сырьем для изготовления продукции. К таким ценностям можно отнести канцтовары для офиса предприятия, швабру для уборщицы, смазку для станков.
Подобные ценности списываются на расходы, как только принимаются к использованию по назначению. То есть они списываются на расходы немного досрочно. В этой досрочности проявляется уже упоминавшийся фундаментальный принцип бухгалтерского учета. Согласно этому принципу, бухгалтерский учет следует вести рационально, то есть не тратя усилий на излишние мелочи.
С канцтоварами Ирина благополучно разобралась и стала вспоминать дальше. Она прикинула, что в течение месяца примерно пятая часть поездок на ее личном автомобиле была непосредственно связана с торговым бизнесом. По данным бухгалтерского учета ее личного хозяйства, расходы на автомобиль в течение месяца составили 2500 рублей. Соответственно 500 рублей этих расходов надо перенести из расходов личного хозяйства в расходы личного бизнеса. Данное решение Ирина зарегистрировала хозяйственной операцией, представленной в табл. 42.
Таблица 42
Хозяйственная операция регистрации транспортных расходов
В профессиональном бухгалтерском учете полагается транспортные расходы, относящиеся к доставке товара, регистрировать не как косвенные расходы, а добавлять к оценке себестоимости товаров. Но Ирина решила, что в ее небольшом бизнесе подобная мелочность учета будет нерациональна.
Инвентаризация
В процессе ведения личного торгового бизнеса у Ирины могут возникать разные неприятности. Ирина может не досчитаться какого-либо товара по разным причинам: она может ошибиться в подсчете количества товара при его получении у поставщика, может выронить несколько банок крема где-нибудь в пути. Ну и кто-нибудь из ее знакомых может утащить банку крема "по-дружески".
Для контроля над сохранностью имущества в профессиональном бухгалтерском учете предусмотрена инвентаризация.
Инвентаризация - это проверка наличия и состояния материальных ценностей и денег.
Ирина решила, что инвентаризацию товарных запасов она будет проводить в конце каждого месяца перед подведением итогов. Для этого нужно будет сначала подсчитать, сколько у нее осталось банок крема, а затем сверить подсчитанное количество с учетным остатком количества на счетах Товары и Торговая оценка. Заранее учетное количество лучше не смотреть, чтобы не настроить себя на получение учетного количества.
Если в результате инвентаризации Ирина обнаружит недостачу нескольких банок крема, то она запишет соответствующую хозяйственную операцию в свою бухгалтерию.
Для регистрации потерь товарных запасов можно использовать счет Прибыли и убытки. Но Ирина решила, что такие потери лучше предварительно накапливать на отдельном счете, чтобы видеть их отдельно от других расходов, как это делается в профессиональном бухгалтерском учете. Поэтому специально для регистрации подобных потерь Ирина открыла активный счет Потери от недостач.
В последний день своего первого торгового месяца Ирина пересчитала остатки косметики и обнаружила, что по сравнению с тем количеством, которое числится на счетах Товары и Торговая наценка, не хватает двух банок крема. Для отражения этого факта Ирина записала хозяйственную операцию, представленную в табл. 43.
Таблица 43
Хозяйственная операция регистрации недостачи по итогам инвентаризации
Помимо инвентаризации товаров Ирина провела инвентаризацию наличных денег, предназначенных для личного торгового бизнеса, - просто их пересчитала. Полученная сумма совпала с суммой остатка на счете Кошелек. Значит, здесь нет никаких потерь и излишков и по итогам данной инвентаризации записывать хозяйственную операцию не нужно.
Безнадежные долги
Другое прискорбное событие, которое может случиться при ведении бизнеса, - появление безнадежного долга со стороны делового партнера или покупателя.
Например, Ирина могла выдать 4 банки крема своей старой знакомой по имени Клавдия под клятвенное обещание заплатить 1000 рублей через три дня. Но через неделю Ирина выяснила, что эта знакомая взяла эти банки за день до своего переезда в другой город.
Ирина решила, что ей все ясно: Клавдия ее обманула, платить она с самого начала не собиралась. Ирине не остается ничего другого, как признать, что дебетовый остаток счета Клавдия (покупатель) на сумму 1000 рублей является безнадежным долгом. Поэтому, вместо того чтобы и дальше учитывать этот долг на указанном счете как надежду на получение денег, следует списать его с данного счета как безвозвратную потерю текущего месяца.
В профессиональном бухгалтерском учете потери вследствие признания безнадежных долгов накапливаются отдельно от рассмотренных выше потерь, вызванных недостачами. Смысл в этом следующий. Те и другие виды потерь одинаково прискорбны, но способы борьбы с ними и способы предотвращения различаются. Поэтому суммы этих потерь лучше видеть раздельно.
Для регистрации потерь от признания безнадежных долгов Ирина открыла активный счет Прочие расходы. А сам безнадежный долг она списала хозяйственной операцией, представленной в табл. 44.
Таблица 44
Хозяйственная операция списания безнадежного долга
Сторно и возврат товаров
При ведении бухгалтерского учета случаются ошибки. В связи с этим иногда появляется необходимость удалить ранее введенную проводку.
Казалось бы, проще всего - вычеркнуть ошибочно введенную проводку из журнала проводок и соответствующие записи главной книги, а затем пересчитать итоговые суммы главной книги, если проводка успела повлиять на какие-либо итоги. В компьютеризированном бухгалтерском учете это делается еще проще, там удаление ошибочной записи занимает доли секунды, а связанные с этим удалением исправления делаются автоматически.
Но в профессиональном бухгалтерском учете считается, что нужно сохранять сведения о том, что когда-то были введены ошибочные записи. А для нейтрализации ошибочной проводки надо вводить так называемую сторнировочную проводку.
Сторнировочная проводка полностью повторяет ошибочную проводку со следующим изменением: сумма проводки указывается с отрицательным знаком. В прежние времена сторнировочные проводки записывали красными чернилами, поэтому способ аннулирования проводки вводом сторнировочной проводки иногда называют красным сторно.
Просматривая записи журнала проводок, Ирина натолкнулась на пару хозяйственных операций (табл. 45 и 46) с любопытными комментариями.
Таблица 45
Хозяйственная операция оплаты товара розничным покупателем
Продолжая просматривать записи журнала проводок, Ирина вспомнила, что это были операции с тем самым покупателем, для которого позже она открыла счет Лариса (покупатель). И Ирина подумала, что в ее бухгалтерском учете следует воссоздать правильную историю взаимоотношений с этим покупателем.
Она решила сначала нейтрализовать проводки представленных выше хозяйственных операций, в которых был использован счет Разные покупатели. Для этого она ввела хозяйственную операцию, показанную в табл. 47.
Таблица 46
Хозяйственная операция передачи товара розничному покупателю
Таблица 47
Хозяйственная операция сторнирования проводок по счету "Разные покупатели" от 4 апреля
А для восстановления истории взаимоотношений с покупателем Ирина ввела хозяйственную операцию, представленную в табл. 48.
Таблица 48
Хозяйственная операция исправления проводок от 4 апреля
Расчет чистой прибыли
В последний день месяца Ирина решила ввести ряд проводок, которые должны обеспечить правильный расчет чистой прибыли с отражением результатов на счете Прибыли и убытки.
До сих пор отдельные составляющие чистой прибыли накапливались на других счетах. Валовая прибыль от продажи товаров накапливалась как дебетовый остаток на счете Продажи, отдельные виды расходов накапливались как кредитовые остатки на счетах Косвенные расходы, Потери от недостач и Прочие расходы. Чтобы рассчитать чистую прибыль, остатки на указанных счетах следует перенести на счет Прибыли и убытки.
Проводки расчета чистой прибыли Ирина объединила в хозяйственную операцию, представленную в табл. 49.
Затем Ирина зарегистрировала представленную операцию в главной книге. Каждая проводка операции отразилась на счете Прибыли и убытки, как показано в табл. 50.
Таблица 49
Хозяйственная операция расчета чистой прибыли
Таблица 50
Главная книга - счет "Прибыли и убытки" (активно-пассивный) за апрель
Остаток по счету Прибыли и убытки получился кредитовым. Это хорошо. Это означает, что за первый месяц торгового бизнеса удалось получить чистую прибыль.
Оборотная ведомость
Информация, необходимая Ирине для составления бухгалтерских отчетов, собирается в главной книге. Но если она захочет составить бухгалтерские отчеты за период, ей потребуется проделать подготовительную работу с главной книгой. Ирина должна будет подвести итоги за этот период по каждому счету: рассчитать обороты по дебету и обороты по кредиту. Остаток на конец периода специально рассчитывать не нужно, поскольку он определяется после каждой записи.
Лист главной книги для счета Прибыли и убытки с рассчитанными оборотами по дебету и кредиту приведен выше, в табл. 50.
Чтобы было легче формировать итоговые бухгалтерские отчеты, целесообразно подготовить промежуточный отчет - оборотную ведомость.
Оборотная ведомость - это список оборотов и остатков по счетам за выбранный период времени. Оборотная ведомость еще может называться оборотным балансом или оборотно-сальдовой ведомостью.
Оборотная ведомость составляется очень просто: в нее переносятся итоговые сведения каждого счета главной книги. Оборотная ведомость за первый месяц Ирининого торгового бизнеса представлена в табл. 51.
В оборотной ведомости соблюдаются следующие правила:
♦ итоговая сумма оборотов по дебету совпадает с итоговой суммой оборотов по кредиту;
♦ итоговая сумма дебетовых начальных остатков совпадает с итоговой суммой кредитовых начальных остатков;
♦ итоговая сумма дебетовых конечных остатков совпадает с итоговой суммой кредитовых конечных остатков.
Таблица 51
Оборотная ведомость за апрель
Эти правила являются следствием принципа двойной записи, согласно которому сумма каждой проводки отражается в главной книге дважды: по дебету одного счета и по кредиту другого счета.
Отчет о прибылях и убытках торгового бизнеса
Эффективность бизнеса в выбранном периоде времени характеризует бухгалтерский отчет с названием отчет о прибылях и убытках.
В бухгалтерском учете личного хозяйства аналогом данного отчета является отчет о доходах и расходах.
Отчет о прибылях и убытках помогает понять, за счет чего удалось получить чистую прибыль (или почему получился убыток), какие факторы и в каком денежном выражении повлияли на размер прибыли (или убытка).
Отчет о прибылях и убытках за первый месяц Ирининого торгового бизнеса представлен в виде табл. 52.
Таблица 52
Отчет о прибылях и убытках торгового бизнеса за апрель (в рублях)
В отчете о прибылях и убытках суммы вычитаемых показателей показаны со знаком минус.
Данные для заполнения отчета о прибылях и убытков взяты из оборотной ведомости (см. табл. 51), а также из хозяйственной операции расчета чистой прибыли (см. табл. 49):
♦ Выручка - это кредитовый оборот по счету Продажи;
♦ Валовая прибыль - это кредитовый оборот по счету Прибыли и убытки или сумма первой проводки указанной операции;
♦ Косвенные расходы, Потери от недостач, Прочие потери - это обороты дебетовые обороты соответствующих счетов или суммы остальных проводок указанной операции;
♦ Чистая прибыль - это кредитовый остаток по счету Прибыли и убытки.
Бухгалтерский баланс торгового бизнеса
Бухгалтерский баланс характеризует имущественное положение бизнеса: какими деньгами, материальными ценностями и прочими ресурсами располагает бизнес и какими обязательствами он обременен. Бухгалтерский баланс характеризует накопленную мощь бизнеса (или его слабость).
В бухгалтерском учете личного хозяйства аналогом бухгалтерского баланса является отчет о финансовом положении.
Бухгалтерский баланс на конец первого месяца Ирининого торгового бизнеса представлен в виде табл. 53.
Таблица 53
Бухгалтерский баланс торгового бизнеса на 30 апреля (в рублях)
Бухгалтерский баланс полностью составлен на основе оборотной ведомости (см. табл. 51), причем даже не всей ведомости, а только колонки с заголовком Конечный остаток. Конечные остатки распределены между левой стороной баланса с подзаголовком Активы и правой стороной с подзаголовком Пассивы. Слева отображены дебетовые остатки, а справа соответственно кредитовые остатки счетов оборотной ведомости. Сделано единственное исключение: дебетовый остаток по счету Товары объединен с кредитовым остатком по счету Торговая наценка путем вычитания одного остатка из другого, а результат этого вычитания указан слева - среди активов.
В этом есть глубокий смысл. Счет Торговая наценка является дополнительным, точнее, контрарным счетом по отношению к счету Товары. Пассивным счетом он сделан формально. По своему экономическому смыслу счет Торговая наценка должен быть активным счетом, показывающим отрицательные остатки.
В результате объединения счетов Товары и Торговая наценка баланс показывает стоимость товаров в ценах приобретения. Это соответствует следующему фундаментальному принципу: бухгалтерский учет следует вести осмотрительно.
Осмотрительность бухгалтерского учета предусматривает большую готовность к признанию расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов. А сомнения в оценке имущества и обязательств лучше разрешать в пользу выбора менее оптимистичной оценки.
Итоговая сумма активов совпала с итоговой суммой активов. В бухгалтерском балансе активы должны быть всегда сбалансированы с пассивами.
В бухгалтерском балансе своего торгового бизнеса Ирина расположила активы в порядке убывания ликвидности, а пассивы - в порядке убывания срочности погашения.
Анализ бухгалтерских отчетов
Ирина стала рассматривать получившиеся отчеты. Всего она вложила в бизнес 5800 рублей, на которые получила 3200 рублей прибыли. Казалось бы, неплохая отдача на вложенный капитал, 55 % всего лишь за месяц! У крупного бизнеса таких показателей и близко не бывает!
Но в отчетах не учтены затраты личных ресурсов Ирины, в частности ее времени. Ирина не стала назначать сама себе зарплату, поскольку эту зарплату все равно не с кого стребовать. Поэтому получилось, что она работала бесплатно.
Ирина прикинула, сколько времени она потратила на бизнес в часах, затем разделила сумму полученной прибыли на получившееся число. В результате она получила сумму своего дохода за час занятия бизнесом. Затем Ирина проделала такую же процедуру применительно к своей основной работе и получила сумму зарплаты за час работы бухгалтера.
Ирина сравнила результаты и расстроилась. Получилось, что собственный бизнес оценивает рабочее время Ирины-предпринимателя в два раза дешевле, чем ее работодатель оценивает рабочее время Ирины-бухгалтера. Конечно, в будущем она постарается избежать потерь вследствие недостач и безнадежных долгов, которые показаны в отчете о прибылях и убытках. Но если сейчас исключить эти потери из отчета, результаты все равно получатся неудовлетворительными.
Ирина подумала, что надо найти такой бизнес, в котором станет цениться время предпринимателя дороже, а лучше - существенно дороже, чем время наемного работника. Тем более что идея такого бизнеса у нее уже созрела, а в торговом бизнесе все равно наступил мертвый сезон. Но совсем бросать торговый бизнес она не будет, ведь клиенты уже есть, и надо хотя бы распродать запасы косметики.
После этих раздумий Ирина решила более внимательно рассмотреть бухгалтерский баланс.
Итоговая оценка активов составила 9600 рублей. Обязательства бизнеса, показанные в пассиве баланса, составили 600 рублей. (Расшифровывается как обязательство выдать косметику покупателю Светлане.) Собственные средства бизнеса составили 9600 рублей - это вложения плюс полученная прибыль.
По данным баланса можно рассчитать чистые активы по следующей формуле:
Чистые активы = Активы - Обязательства пассива.
Чистые активы - это осмотрительная оценка стоимости бизнеса. Чистые активы совпадут с итогом баланса после того, как бизнес выполнит все принятые обязательства.
Ирина подумала, что в связи с наступлением мертвого сезона деньги ее торговому бизнесу будут не нужны. Запасы косметики в ближайшее время пополнять не понадобится, их и так слишком много. Ну а если вдруг возобновятся продажи, то запасы можно будет пополнить за счет новых денег, вырученных от продаж.
Поэтому Ирина решила изъять из бизнеса все наличные деньги в пользу личного хозяйства. Данное изъятие Ирина зарегистрировала хозяйственной операцией, представленной в табл. 54.
Таблица 54
Хозяйственная операция изъятия средств из бизнеса
Личный производственный бизнес
Разобравшись, какими возможностями располагает компьютер, Ирина подумала, что теперь она может попробовать себя в производственном бизнесе. Ирина вспомнила свои прежние таланты и решила, что может заняться вязанием. Разумеется, на современном техническом уровне.
Для этого Ирина купила современную вязальную машину с компьютерным управлением, купила компьютерную программу для машинного вязания, современную швейную машину и точные весы. Ирина решила открыть прямо в своей квартире ателье по изготовлению вязаной одежды.
В этой ситуации Ирина сама осуществляет все стадии общения с клиентом:
♦ принимает заказы на изготовление продукции (эту стадию еще можно назвать заключением договора);
♦ сдает готовую продукцию клиентам;
♦ получает деньги от клиентов за готовую продукцию.
Чтобы принять заказ от клиента (или заключить с ним договор в виде устного соглашения), Ирина будет использовать компьютер. На экране монитора Ирина будет показывать различные модели и помогать выбрать расцветку и размер.
Между первой и второй стадиями общения с клиентом можно указать стадию, относящуюся в чистом виде к производству, - стадию производства готовой продукции. Эта стадия обычно занимает продолжительное время и скрыта от клиента. Однако благодаря хорошему техническому оснащению у нашей Ирины эта стадия может занимать меньше времени, чем у ее конкурентов. Если изделие небольшое и клиент хочет получить его как можно скорее, то Ирина может связать нужную вещь даже в присутствии клиента. Естественно, за срочность Ирина возьмет дополнительные деньги.
Что такое производство
В процессе производства человек с помощью средств труда превращает одни материальные ценности - предметы труда в другие материальные ценности - продукты труда. Таким образом, производство - это процесс создания новых материальных ценностей с использованием уже имеющихся материальных ценностей.
Средства труда, предметы труда и продукты труда - это термины экономической теории. В бухгалтерском учете используется другая терминология, у работников самого производства - третья. Вместо термина предметы труда работники производства используют много других терминов: сырье, материалы, полуфабрикаты, детали, узлы, комплектующие изделия.
Но, чтобы вести бухгалтерский учет производства, не требуется уметь отличать детали от узлов и полуфабрикатов и от всего остального. Для бухгалтерского учета производства важно, что всеми этими терминами обозначаются материальные ценности, которые будут израсходованы при изготовлении продукции. В бухгалтерском учете для обозначения всего этого разнообразия предназначен термин материалы.
Материалы - это материальные ценности, которые расходуются при изготовлении готовой продукции: сырье, полуфабрикаты, детали и т. д.
На языке бухгалтерского учета результат производства, названный выше продуктом труда, именуется готовой продукцией. А понятию средства труда в бухгалтерском учете соответствует термин основные средства. Основные средства - это машины, оборудование, инструменты, с помощью которых человек превращает предметы труда в готовую продукцию.
В отличие от материалов, которые расходуются в процессе производства, основные средства после выпуска готовой продукции не исчезают.
В производственном бизнесе можно выделить основной цикл движения материальных ценностей, содержащий следующие стадии:
♦ закупка материалов;
♦ производство готовой продукции;
♦ продажа готовой продукции.
Используемые в этом цикле материалы и готовая продукция, а также деньги относятся к оборотному имуществу.
Вне этого цикла остался такой важный процесс производственного бизнеса, как приобретение основных средств. Но обычно основные средства приобретаются реже, чем материалы.
Счета и субсчета
Бухгалтерский учет разных видов бизнеса удобно вести совместно, если используются общие ресурсы. У Ирины теперь образовались два вида бизнеса: торговля косметикой и производство вязаных изделий. Единственный общий ресурс, который используется в этих видах бизнеса, - это деньги.
Ирина решила, что во избежание путаницы она будет вести бухгалтерский учет производственного бизнеса отдельно от учета торгового бизнеса. А разделить деньги между видами бизнеса несложно: Ирина просто заведет еще один кошелек.
Ирина приняла еще одно решение: она начнет вести бухгалтерский учет производственного бизнеса в бумажной форме с использованием двух бухгалтерских книг: журнала проводок и главной книги. Бумажную систему бухгалтерского учета с использованием этих книг Ирина уже освоила применительно к личному торговому бизнесу. Ирина посчитала, что так ей будет проще прояснить для себя особенности учета производственного бизнеса. Ну а потом, разумеется, она перейдет на компьютерный бухгалтерский учет.
Для бухгалтерского учета производственного бизнеса Ирина открыла такие же счета, которые она использовала в торговом бизнесе:
♦ активный счет Кошелек - для учета наличных денег, предназначенных для производственного бизнеса;
♦ пассивный счет Вложения в производственный бизнес - для учета денег, изъятых из личного хозяйства и вложенных в новый бизнес;
♦ активно-пассивный счет Прибыли и убытки - для учета прибыли и, если такое случится, убытка;
♦ активно-пассивный счет Продажи - для отражения валовой прибыли;
♦ активный счет Потери от недостач - для предварительного накопления сумм таких потерь;
♦ активный счет Прочие потери - для предварительного накопления сумм потерь по причине признания безнадежных долгов и по всем прочим причинам.
Вместо активного счета Косвенные расходы Ирина открыла следующие счета:
♦ активный счет Косвенные производственные расходы - для предварительного накопления сумм косвенных расходов, связанных с производством;
♦ активный счет Косвенные общие расходы - для предварительного накопления сумм косвенных расходов, не связанных с производством.
Счет Товары в Иринином производственном бизнесе не понадобится. Но зато ей понадобятся два новых счета: Материалы и Готовая продукция. Оба счета будут активными.
Ирина задумалась, а как она будет учитывать разные виды материалов? Хорошо бы сделать так, чтобы стоимость материалов учитывалась раздельно по видам материалов и параллельно учитывалась общая стоимость материалов. Ирина подумала, что для решения этой задачи стоит заимствовать одну хорошую идею профессионального бухгалтерского учета - субсчета.
Счета бухгалтерского учета - это средства группировки сведений первого уровня об объектах учета, а субсчета - средства группировки второго уровня. Если объекты учета, отражаемые на каком-либо счете, можно разделить на подгруппы по какому-либо признаку, то для каждой подгруппы объектов можно открыть собственный субсчет. Если объект учитывается на субсчете, то он автоматически будет учитываться на счете, к которому открыт субсчет.
Бухгалтерский учет не может и не должен стремиться к детализации учета большей, чем предусмотренная в оперативном учете. При максимальной детализации бухгалтерского учета субсчета совпадут со счетами аналитического учета - элементами классификации оперативного учета.
Поэтому Ирина решила, что в дальнейшем она будет открывать к счету Материалы субсчета по видам используемых материалов. В наименовании таких субсчетов она будет использовать наименование вышестоящего счета и черточку.
Приняв такое решение, Ирина открыла к счету Материалы следующие субсчета по видам материалов, которые ей уже известны:
♦ Материалы - Пряжа;
♦ Материалы - Пуговицы;
♦ Материалы - Молнии.
Для всех этих счетов Ирина предусмотрела количественный учет. Для субсчета Материалы - Пряжа единицей измерения будет грамм, а для субсчетов Материалы - Пуговицы и Материалы - Молнии единицей измерения будет штука.
А для оценки запасов в случае их списания с субсчетов учета материалов Ирина решила применять метод оценки запасов по средней стоимости как наиболее простой метод для применения в бумажном бухгалтерском учете.
Ирина задумалась над следующим вопросом: а как она будет учитывать разные мелкие вещи - нитки, крючочки и прочие необходимые, но дешевые материалы? Заводить для каждой мелочи отдельный субсчет - это лишние хлопоты и нарушение принципа рациональности. Может, она будет отражать всю эту мелочовку непосредственно на счете Материалы?
Правила профессионального бухгалтерского учета не запрещают так поступать. Но Ирина подумала, что будет меньше путаницы, если в своем учете она примет следующее правило: если к счету открыты субсчета, то сам счет в проводках не используется. При соблюдении этого правила сумма остатков по субсчетам всегда будет равна сумме остатка по счету.
Поэтому Ирина открыла еще один субсчет, специально для учета разной мелочи: Материалы - Прочие.
Разумеется, количественный учет на таком субсчете был бы бессмысленным.
Со счетом Готовая продукция Ирина решила поступить аналогично. К этому счету Ирина заранее открыла следующие субсчета, исходя из названий изделий:
♦ Готовая продукция - Кофты;
♦ Готовая продукция - Жакеты;
♦ Готовая продукция - Костюмы;
♦ Готовая продукция - Свитера;
♦ Готовая продукция - Прочая.
Для перечисленных субсчетов, кроме последнего, Ирина предусмотрела количественный учет с единицей измерения штука.
Для учета оборудования, используемого в бизнесе, Ирина открыла активный счет Основные средства. К указанному счету Ирина открыла следующие субсчета в соответствии с названиями оборудования:
♦ Основные средства - Вязальная машина;
♦ Основные средства - Швейная машина;
♦ Основные средства - Весы.
Ирина слегка задумалась: а следует ли ей открывать субсчет для компьютера? Ведь компьютер она первоначально приобретала для личного хозяйства. С другой стороны, теперь компьютер будет использоваться в основном для производственного бизнеса. Поэтому лучше отразить сей факт в бухгалтерском учете.
И Ирина открыла субсчет
♦ Основные средства - Компьютер.
Поскольку на каждом субсчете основных средств предполагается учитывать только один объект, количественный учет по этим счетам не нужен.
Ну и напоследок Ирина решила открыть счет Нематериальные активы - для учета компьютерной программы, купленной для производственного бизнеса. Поскольку у нее пока только один нематериальный актив, субсчета к этому счету Ирина решила не открывать. И естественно, не предусматривать для него количественный учет.
Для учета будущих обязательств перед своими клиентами Ирина открыла счет Клиенты. К этому счету она сразу открыла субсчет Клиенты - Разные специально для непредставившихся клиентов. Ирина решила, что для ее производственного бизнеса будет полезно, если бухгалтерский учет будет по возможности накапливать историю взаимоотношений со всеми клиентами. Поэтому для каждого представившегося клиента она будет заводить собственный субсчет с использованием имени клиента: Клиенты - Мария Ивановна, Клиенты - Оля и т. п.
Ирина задумалась: а надо ли ей открывать счета и субсчета для учета обязательств поставщиков? Пока вроде бы нет такой надобности. Материалы она собирается покупать в магазине или на торговой базе, сразу за них расплачиваясь. Никаких обязательств при этом возникать не будет. То есть счета для учета таких обязательств не понадобятся.
Принятие к учету основных средств и нематериальных активов
Ирина решила начать бухгалтерский учет своего производственного бизнеса с регистрации основных средств и нематериальных активов. Для этого она ввела хозяйственную операцию, представленную в табл. 55.
Таблица 55
Хозяйственная операция принятия основных средств и нематериальных активов к учету
В момент оплаты перечисленных приобретений Ирина еще не успела завести отдельный кошелек для производственного бизнеса, то есть Ирина платила из денег личного хозяйства. Поэтому все приобретения Ирина отнесла на кредит счета Вложения в производственный бизнес.
После регистрации указанной операции в главной книге на счете Вложения в производственный бизнес отобразился кредитовый остаток в размере 57 600 рублей. На субсчетах учета основных средств и на счете Нематериальные активы отобразились суммы проводок.
Когда Ирина покупала компьютер для личного хозяйства, она заплатила 32 000 рублей. Но Ирина подумала, что за прошедшее небольшое время компьютер успел слегка обветшать и чуть-чуть устареть. Поэтому при передаче компьютера в производственный бизнес она оценила его чуть дешевле.
Приобретение материалов
Ирина приобретает материалы для своего производственного бизнеса в магазине или на торговой базе, сразу расплачиваясь. В этом случае нет практического смысла раздельно регистрировать факт оплаты и факт получения. Хозяйственное событие приобретения материалов можно зарегистрировать одной операцией вроде представленной в табл. 56.
Таблица 56
Хозяйственная операция приобретения материалов
После регистрации указанной операции в главной книге дебетовый остаток на счете Кошелек уменьшится на общую сумму проводок представленной хозяйственной операции, то есть остаток уменьшится на 13 640 рублей. А остатки по субсчетам счета Материалы в целом увеличатся на ту же сумму.
После регистрации представленной операции в главной книге на субсчете Материалы - Пряжа Ирина задумалась над следующим вопросом. Разные виды пряжи она закупила по разным ценам: за пряжу фирмы А она заплатила 6 рублей за грамм, а за пряжу фирмы Б - 5 рублей за грамм. Но на субсчете Материалы - Пряжа данные о количестве закупленной пряжи и о потраченной сумме просуммировались, а данные о фирме - производителе пряжи пропали. То есть в учете произошло обезличивание и усреднение пряжи. Теперь по данным главной книги можно лишь определить, что учетная цена грамма пряжи составляет 5,5 рубля.
Аналогичное усреднение случилось с пуговицами и молниями.
Ирина подумала, что, для того чтобы бороться с таким обезличиванием и усреднением в рамках бухгалтерского учета, понадобится открыть больше субсчетов. Ну а если ее производственный бизнес будет успешно развиваться, то потребуется не большее, а гораздо большее количество субсчетов. Но насколько важна такая детализация бухгалтерского учета? Материалы обладают массой дополнительных характеристик, которые важны для клиентов, но несущественны для бухгалтерского учета: цветом, размером, дизайном отдельных элементов. Учитывать все это лучше в отдельном виде учета - в оперативном учете (который мы уже неоднократно упоминали). Если производственный бизнес Ирины приобретет большой размах, она вернется к этому вопросу и решит, какой оперативный учет ей нужен.
В результате своих раздумий Ирина приняла следующее решение. Если цены приобретения отдельных разновидностей материалов не слишком различаются, то Ирина будет учитывать такие материалы на общем субсчете. Но как только цены приобретения материалов, учитываемых на общем субсчете, разойдутся в два раза или больше, она постарается разделить такой субсчет на два субсчета. Нужно экономить затраты своих усилий на учет, то есть соблюдать принцип рациональности бухгалтерского учета.
Выпуск готовой продукции
После того как Ирина заканчивает вязать изделие по заказу клиента, она отражает данное событие в бухгалтерском учете личного производственного бизнеса хозяйственной операцией, подобной представленной в табл. 57.
Таблица 57
Хозяйственная операция регистрации изготовления кофты по заказу No 1 от 11 мая
После регистрации данной хозяйственной операции в главной книге дебетовый остаток субсчета Готовая продукция - Кофты увеличится на общую сумму операции, то есть на 1120 рублей. А дебетовые остатки счетов Материалы - Пряжа и Материалы - Пуговицы уменьшатся на суммы соответствующих проводок операции.
Реализация готовой продукции
Ирина решила, что в своем производственном бизнесе она будет регистрировать выручку по отгрузке, то есть по факту передачи готовой продукции клиенту.
Экзотические заказы Ирина решила выполнять на условиях предоплаты. Причина простая: если клиент вдруг откажется забирать такой заказ, то она вряд ли сумеет продать готовое изделие кому-нибудь еще. Ну а по заказам на простые изделия Ирина решила принимать оплату в момент передачи готового изделия.
То есть Ирина допустила, что момент получения оплаты заказа может не совпадать с моментом передачи заказа клиенту. Поэтому передачу готового изделия клиенту и получение оплаты следует регистрировать раздельно - как это полагается делать в профессиональной бухгалтерии.
Хозяйственные операции передачи готового изделия и получения оплаты по первому заказу Ирины представлены в табл. 58 и 59.
Таблица 58
Хозяйственная операция передачи клиенту готового изделия по заказу No 1
При регистрации передачи готового изделия списана его себестоимость, определенная как общая сумма хозяйственной операции табл. 57. В результате регистрации операции табл. 58 в главной книге кредитовый остаток на счете Продажи составит 3380 рублей - это будет валовая прибыль по данной операции.
Таблица 59
Хозяйственная операция получения оплаты от клиента за заказ No 1
Оперативное планирование производственного бизнеса
Ирина уже выяснила, что пока она может обойтись без отдельного оперативного учета. Важную часть оперативного учета она сможет реализовать в рамках бухгалтерского учета за счет внедрения туда такого элемента оперативного учета, как количественный учет. Подобным образом Ирина решала аналогичную проблему применительно к своему торговому бизнесу.
Но ведь еще нужно разобраться с оперативным планированием! Такое планирование необходимо, поскольку Ирина собирается принимать у клиентов заказы, что-то им обещать. Эти обещания лучше не запоминать, а регистрировать. А будет еще лучше, если клиент будет подтверждать согласие с Ириниными обещаниями своей подписью.
Ирина подумала и решила, что реализовать подобное оперативное планирование в рамках бухгалтерского учета производственного бизнеса не получится - как раньше не получилось сделать это в рамках бухгалтерского учета торгового бизнеса. Бухгалтерский учет смотрит в прошлое, а планирование - в будущее. Придется реализовать оперативное планирование отдельно от бухгалтерского учета.
Для оперативного планирования Ирина решила завести отдельную папку, чтобы вкладывать туда листы с описанием принятых заказов. По каждому заказу Ирина будет записывать, кому и что - со всеми деталями - она обещала связать, на какую сумму она договорилась с клиентом и когда она обещала выполнить заказ. На основании этих данных Ирина будет отрабатывать заказ и затем регистрировать хозяйственную операцию выпуска готовой продукции.
Инвентаризация
Первый месяц производственного бизнеса Ирины получился напряженным. Но вот этот месяц подошел к концу, и Ирина решила выполнить ряд завершающих процедур. Одна из таких процедур - инвентаризация.
Ирина провела инвентаризацию наличных денег в кошельке, предназначенном для производственного бизнеса. Результат совпал с остатком на счете Кошелек. Это означает, что с наличными деньгами все в порядке.
Инвентаризацию своих основных средств Ирина провела одним взглядом. Все четыре объекта основных средств, учтенные в бухгалтерском учете, никуда не исчезли.
С инвентаризацией готовой продукции тоже оказалось все просто. К концу месяца Ирина изготовила кофту, а клиентка не успела ее забрать. Кофта висит на видном месте - значит, с готовой продукцией тоже все в порядке.
Ну а с инвентаризацией материалов пришлось повозиться. Ирина пересчитала все пуговицы и все молнии. Результат совпал с количественными остатками по соответствующим субсчетам. Затем Ирина взвесила пряжу. По сравнению с остатками по счету Материалы - Пряжа пряжи оказалось на 150 граммов меньше.
Материалы, отражаемые по субсчету Материалы - Прочие, Ирина решила не пересчитывать. При изготовлении продукции Ирина не особенно учитывала расход этих материалов. На взгляд этих материалов осталось немного, поэтому не будет большой ошибкой, если она полностью спишет их остатки в завершившемся периоде.
Результаты инвентаризации Ирина зарегистрировала хозяйственной операцией, представленной в табл. 60.
То есть Ирина решила, что выявленные расхождения случились не вследствие какого-либо злого умысла. Расхождение в оценке веса пряжи случилось в результате технической ошибки - может быть, весы неправильно определяли расход пряжи на выпуск каких-то изделий. Поэтому такую ошибку надо просто исправить. Использовать для регистрации подобных отклонений особые счета - Потери от недостач или Доходы от излишков - неправильно по смыслу.
Таблица 60
Хозяйственная операция списания материалов по результатам инвентаризации
Амортизация
Амортизация - это процесс перенесения по частям стоимости основных средств и нематериальных активов по мере их физического или морального износа на стоимость производимой продукции.
Если Ирина сразу отнесет стоимость приобретенных объектов и нематериального актива на расходы, то в первый месяц ее производственного бизнеса получится убыток. Казалось бы, это нелогично, объекты за месяц никуда не исчезли, только чуть-чуть поизносились. Их даже можно продать - разумеется, со скидкой от цены приобретения.
Другая идея - стоимость объектов вообще не учитывать в расходах, пока они не придут в негодность или пока мы их не выбросим. Но это будет другая крайность.
Приход объекта в негодность по прошествии времени - это закономерность. У объекта есть нормативный срок эксплуатации. Поэтому стоимость объекта должна быть списана на расходы постепенно в течение этого срока.
Ирина решила, что пусть нормативный срок эксплуатации объектов основных средств составит 2 года, а нематериального актива - компьютерной программы - составит 1 год. Соответственно в конце каждого месяца она будет списывать на расходы 1/24 часть начальной стоимости каждого объекта основных средств и 1/12 начальной стоимости нематериального актива.
Расходы, вызванные амортизацией, Ирина будет отражать на счете Косвенные производственные расходы. А для регистрации накопленной амортизации Ирина открыла пассивные счета Амортизация основных средств и Амортизация нематериальных активов, затем к счету Амортизация основных средств она открыла субсчета по названиям объектов основных средств:
♦ Амортизация основных средств - Вязальная машина;
♦ Амортизация основных средств - Швейная машина;
♦ Амортизация основных средств - Весы;
♦ Амортизация основных средств - Компьютер.
В последний день месяца Ирина ввела хозяйственную операцию начисления амортизации, представленную в табл. 61.
Таблица 61
Хозяйственная операция начисления амортизации
Амортизация была одним из самых дискуссионных вопросов в теории бухгалтерского учета.
Расчет чистой прибыли
Ирина продолжила вводить завершающие операции. Она зарегистрировала косвенные общие расходы и затем приступила к расчету чистой прибыли. Для этого она открыла главную книгу и посмотрела суммы конечных остатков следующих счетов: Продажи - по кредиту отобразилась валовая прибыль, Косвенные производственные расходы и Косвенные общие расходы - по дебетам отобразились суммы соответствующих видов расходов. Остатки по счетам Потери от недостач и Прочие потери оказались нулевыми - значит, соответствующих видов потерь не было.
Чтобы рассчитать чистую прибыль, нужно конечные кредитовые и дебетовые остатки перечисленных счетов перенести на счет Прибыли и убытки.
Хозяйственная операция расчета чистой прибыли производственного бизнеса представлена в табл. 62.
Таблица 62
Хозяйственная операция расчета чистой прибыли
Ирина зарегистрировала представленную операцию в главной книге. Кредитовый остаток по счету Прибыли и убытки составил 38 015 рублей. Значит, первый месяц производственного бизнеса удался!
Оборотная ведомость
Прежде чем составлять бухгалтерские отчеты, нужно проделать подготовительную работу: в главной книге рассчитать обороты по дебету и обороты по кредиту и затем заполнить оборотную ведомость.
Оборотная ведомость за первый месяц Ирининого производственного бизнеса представлена в табл. 63.
Таблица 63
Оборотная ведомость за май
Из-за большого количества субсчетов оборотная ведомость получилась слишком большой. Ирина решила свернуть субсчета: показать в ведомости только данные по счетам.
Результат Ирининой работы по приведению ведомости к более компактному виду представлен в табл. 64.
Таблица 64
Оборотная ведомость за май без субсчетов
Обратим внимание, что конечный остаток по строке Клиенты получился двусторонним: один остаток - дебетовый, другой - кредитовый. Причина в том, что Ирина рассчитала два остатка независимо: первый остаток как сумму дебетовых остатков субсчетов счета Клиенты, второй остаток - как сумму кредитовых остатков субсчетов счета Клиенты.
Двусторонний остаток, рассчитанный по такой методике, называется развернутым сальдо.
Развернутое сальдо с одной стороны показывает, сколько всего должны нам, а с другой стороны показывает, сколько всего должны мы.
Для счета Клиенты можно было бы рассчитать обычное, "свернутое" сальдо в виде одного числа. Получился бы нуль - будто никто никому ничего не должен.
Но так делать не стоит. Подобный расчет - это по сути взаимозачет долгов, которые совершенно не связаны между собой. Такой расчет сглаживает реальную картину финансового положения бизнеса.
Бухгалтерские отчеты производственного бизнеса
Подготовив оборотную ведомость, Ирина решила составить бухгалтерские отчеты - отчет о прибылях и убытках и бухгалтерский баланс.
Отчет о прибылях и убытках за первый месяц Ирининого производственного бизнеса представлен в виде табл. 65.
Таблица 65
Отчет о прибылях и убытках производственного бизнеса за май (в рублях)
Данные для заполнения отчета о прибылях и убытков взяты из оборотной ведомости, а также из хозяйственной операции расчета чистой прибыли (см. табл. 62):
♦ Выручка - это кредитовый или дебетовый (они одинаковые) оборот по счету Продажи;
♦ Валовая прибыль - это кредитовый оборот по счету Прибыли и убытки;
♦ Косвенные производственные расходы, Косвенные общие расходы - это суммы дебетовых и кредитовых оборотов (они одинаковые) по соответствующим счетам;
♦ Чистая прибыль - это кредитовый остаток по счету Прибыли и убытки.
Бухгалтерский баланс на конец первого месяца Ирининого производственного бизнеса представлен в виде табл. 66.
Таблица 66
Бухгалтерский баланс производственного бизнеса на 31 мая (в рублях)
Бухгалтерский баланс составлен полностью по данным последней колонки оборотной ведомости (см. табл. 64). Слева - под заголовком Активы - отображены дебетовые конечные остатки, а справа - под заголовком Пассивы - кредитовые конечные остатки. Сделаны следующие исключения: дебетовый остаток по счету Основные средства объединен с кредитовым остатком по счету Амортизация основных средств путем вычитания одного остатка из другого, а дебетовый остаток по счету Нематериальные активы тем же способом объединен с кредитовым остатком по счету Амортизация нематериальных активов.
Причина в том, что счета накопления амортизации являются контрарными по отношению к счетам Основные средства и Нематериальные активы. В результате объединения баланс показывает так называемую остаточную стоимость основных средств, которая меньше стоимости их приобретения. Это чисто расчетное значение, которое не является ни восстановительной, ни ликвидационной стоимостью. Но данный прием соответствует принципу осмотрительности бухгалтерского учета - для бухгалтерского баланса просто выбирается менее оптимистичная оценка из тех, которые можно получить по данным бухгалтерского учета.
Также соответственно принципу осмотрительности оценена готовая продукция. Она оценена по себестоимости, хотя клиент должен заплатить за нее гораздо больше.
В бухгалтерском балансе Ирина расположила активы в порядке убывания ликвидности, а пассивы - в порядке убывания срочности погашения.
Анализ бухгалтерских отчетов производственного бизнеса
Ирина посмотрела на баланс. Прибыль составила 38 015 рублей при вложениях 46 850 рублей. То есть отдача на вложенный капитал получилась прекрасной. Вероятно, в следующем месяце бизнес даст чистый плюс, и все вложенные деньги удастся вернуть в личное хозяйство. И это несмотря на то, что время для начала бизнеса было выбрано неудачное.
Ирина прикинула, какая прибыль пришлась на час занятия бизнесом. Получилось, что ее производственный бизнес оценил ее время в 4 раза дороже, чем работодатель оценивает рабочее время Ирины-бухгалтера. Всего лишь со второй попытки удалось найти бизнес, в котором так хорошо ценится время предпринимателя!
Конечно, при расчете прибыли не были учтены кое-какие расходы. Можно было бы учесть стоимость пространства квартиры, которое Ирина отвела под бизнес. Но результат получился бы ненамного хуже.
Ирина приняла следующее решение. Торговым бизнесом она больше заниматься не будет. Она передаст его подруге Маше, если та захочет такой бизнес принять, или просто закроет его после распродажи остатков косметики.
От карьеры бухгалтера Ирина откажется, по крайней мере на ближайшую перспективу. С текущего места работы она уволится.
А производственным бизнесом Ирина займется на более серьезном уровне. В течение лета Ирина зарегистрирует предприятие, подыщет помещение и наймет хороших работников. С сентября, с началом нового сезона, предприятие начнет функционировать. Это предприятие будет ее новым местом работы.
Себестоимость
В этой части книги разберем еще один вопрос: а что такое себестоимость?
Себестоимость готовой продукции - это та денежная сумма, которую пришлось потратить на ее изготовление.
Определять себестоимость готовой продукции нужно для анализа эффективности бизнеса, чтобы можно было понять, какие изделия выпускать выгодно, а какие не очень.
Существует несколько видов себестоимости. Самый простой - прямая себестоимость.
Прямая себестоимость - это сумма прямых расходов на готовое изделие или товар. В Иринином личном производственном бизнесе прямую себестоимость изделия составляет стоимость материалов, которые были израсходованы на изделие и которые учтены на статье Прямые расходы на производственный бизнес.
В Иринином торговом бизнесе прямой себестоимостью была стоимость приобретения товаров.
Другой вид себестоимости - полная себестоимость.
Полная себестоимость - это совокупность всех расходов, прямых и косвенных, понесенных на изготовление и продажу готового изделия.
Для определения полной себестоимости изделия нужно установить, какая часть косвенных расходов должна быть отнесена на изделие.
Косвенные расходы можно распределять между изделиями разными способами: пропорционально прямым расходам, пропорционально продажной цене. Наиболее распространенный способ - распределение пропорционально прямым расходам.
Типовое решение задачи расчета полной себестоимости при распределении косвенных расходов пропорционально прямым расходам будет заключаться в следующем.
После завершения очередного месяца составляется отчет о доходах и расходах, который покажет общую сумму косвенных расходов, а также общую сумму прямых расходов этого месяца. Затем рассчитывается отношение между косвенными расходами и прямыми расходами в процентах. Для получения полной себестоимости каждого изделия его прямая себестоимость увеличивается на полученные проценты.
Чистая прибыль от продажи готового изделия - это разница между его продажной ценой и полной себестоимостью.
В профессиональном бухгалтерском учете предприятия косвенные затраты разделены по уровням. При этом между прямой и полной себестоимостью располагается еще несколько видов себестоимости по следующей цепочке:
прямая себестоимость - цеховая себестоимость - производственная себестоимость - заводская себестоимость - полная себестоимость.
К каждому элементу этой цепочки, кроме первого, привязаны косвенные затраты определенного уровня. Так, к цеховой себестоимости привязаны косвенные затраты, возникающие на уровне цеха, к производственной себестоимости - возникающие на уровне всех производственных подразделений и т. д. При перемещении по цепочке вправо себестоимость увеличивается, так как к ней добавляются косвенные затраты все новых и новых уровней.
Часть III
Предприятие
Итак, героиня нашей книги Ирина решила поднять свой производственный бизнес на новый качественный уровень: заняться бизнесом как своей основной работой и расширить его за счет привлечения наемных работников.
Ирина задумалась: а так ли уж нужно для этого регистрировать предприятие? Может, поступить проще - зарегистрировать себя в качестве индивидуального предпринимателя? Ведь индивидуальный предприниматель тоже имеет право нанимать работников.
Ирина решила, что с этим вопросом нужно разобраться. И также выяснить достоинства и недостатки разных систем налогообложения, ведь там тоже есть возможность выбора.
Организационные формы бизнеса
Бизнес может существовать в разнообразных организационных формах, но основных организационных форм две: индивидуальный предприниматель и предприятие.
Индивидуальный предприниматель
Индивидуальный предприниматель - это физическое лицо, официально зарегистрировавшееся для осуществления предпринимательской деятельности.
Индивидуальный предприниматель обязан платить налоги в соответствии с системой налогообложения, которую он выберет, и вести учет своей деятельности по правилам простой бухгалтерии в книге доходов и расходов.
Ирина, как любой совершеннолетний гражданин, может пойти в инспекцию Федеральной налоговой службы (ФНС) по месту жительства и зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя. Бумаг для этого оформлять надо немного, а заплатить придется 800 рублей.
Несмотря на такую простоту оформления бизнеса, весь крупный и средний бизнес представлен предприятиями. Причин этому несколько.
Во-первых, предприниматель выполняет в одном лице функции руководителя, финансового директора, начальников отдела кадров, отдела труда и заработной платы, а также отвечает за налоговую отчетность. Предприниматель не может создать полноценную структуру управления бизнесом и распределить все эти функции между разными работниками.
Во-вторых, предпринимателю сложнее привлечь квалифицированный персонал. Работники не воспринимают индивидуального предпринимателя как надежного работодателя.
В-третьих, предпринимателю не удастся получить лицензии на многие виды деятельности, требующие лицензирования.
В-четвертых, предпринимателю обычно сложно наладить сотрудничество с крупными компаниями в качестве их поставщика, поскольку те не воспринимают индивидуальных предпринимателей как серьезных деловых партнеров.
Ирина подумала, что перечисленные недостатки такой формы организации бизнеса, как индивидуальный предприниматель, для нее скорее несущественны. Пока у нее будет лишь несколько наемных работников, надобность распределять функции управления бизнесом не возникнет. Лицензии для ее вида деятельности вообще не нужны, а крупным компаниям она пока ничего не собирается поставлять. На все-таки надо изучить вопрос с регистрацией предприятия. Может зарегистрировать предприятие "на вырост"? Если только это не окажется слишком дорогим удовольствием.
Предприятие
Предприятие - это коммерческая организация, то есть организация, которая занимается предпринимательской деятельностью. А цель предпринимательской деятельности - получение прибыли.
Понятие организация охватывается понятием юридическое лицо. Подразумевается, что юридическое лицо совершает осмысленные действия и несет за них ответственность перед людьми, другими организациями и государством. Юридическое лицо может подать в суд и на отдельного гражданина, если он нанес ему ущерб, в том числе на своего работника, если тот испортил или присвоил имущество организации. Гражданин также может подать судебный иск к юридическому лицу.
При создании предприятия нужно выбрать организационно-правовую форму. Наиболее популярны следующие три формы:
♦ общество с ограниченной ответственностью (ООО);
♦ закрытое акционерное общество (ЗАО);
♦ открытое акционерное общество (ОАО).
Общество с ограниченной ответственностью создается - учреждается - одним или несколькими партнерами, которыми могут быть как физические, так и юридические лица. Такие партнеры будут именоваться учредителями. Каждый учредитель будет владеть долей организации, пропорциональной его вкладу в имущество организации. Вложения учредителей в свое предприятие именуются уставным капиталом.
Открытое акционерное общество (ОАО) - это разновидность акционерного общества, а акционерное общество - это форма предприятия, у которого уставный фонд разделен на определенное количество акций. Владельцы предприятия именуются акционерами.
У ОАО акции открыты к продаже всем желающим. То есть акционер ОАО имеет право продать свои акции кому угодно.
Закрытое акционерное общество (ЗАО) - это акционерное общество, акции которого могут быть проданы конкретному физическому или юридическому лицу только с согласия большинства акционеров. То есть ЗАО - это некое объединение знакомых между собой людей, в которое посторонние лица допускаются неохотно.
Проще всего зарегистрировать предприятие в форме ООО. Для этого нужно оформить комплект учредительных документов, перечислив в них учредителей и указав доли учредителей в уставном капитале и размер уставного капитала - не менее 10 000 рублей. Для оформления комплекта документов может понадобиться помощь юристов.
Организационно-правовая форма предприятия определяет, каким способом будут взаимодействовать владельцы между собой и с руководством предприятия. Сложнее всего организовано взаимодействие в акционерном обществе - ОАО и ЗАО. Высшим органом акционерного общества является собрание акционеров, которое избирает свой представительный орган - совет директоров или наблюдательный совет и назначает единоличного руководителя предприятия - генерального директора. Генеральный директор - это уже наемный работник. Кроме того, могут быть предусмотрены два руководящих органа: единоличный - генеральный директор и коллективный - правление акционерного общества.
У ООО структура взаимодействия владельцев и руководства обычно проще. Высшим органом ООО является собрание учредителей. Собрание учредителей назначает директора (или генерального директора, чтобы звучало солиднее). Обычно в небольших ООО директором становится главный учредитель.
Считается, что солидному бизнесу соответствует организационно-правовая форма ОАО. Но многие крупные отечественные предприятия, например банки, продолжают существовать в форме ООО.
Предприятие обязано вести бухгалтерский учет по правилам, которые не зависят от организационно-правовой формы и от применяемой системы налогообложения. Суммы налогов, уплачиваемых предприятием, обычно не зависят от организационно-правовой формы предприятия, они зависят только от применяемой системы налогообложения.
Разобравшись с организационно-правовыми формами предприятий, Ирина поняла, что если она решит учредить предприятие, то в качестве организационно-правовой формы она выберет ООО. В случае грандиозного успеха бизнеса она потом реорганизует свое ООО в ОАО, не меняя названия предприятия.
Платежи в бюджет
Ирина стала разбираться дальше. Ведь надо выбрать не только организационную форму бизнеса, но и систему налогообложения. Надо выяснить, какие возможны варианты и сколько они стоят.
От выбранной системы налогообложения зависит совокупность уплачиваемых налогов.
Упрощенная система налогообложения
Индивидуальный предприниматель и предприятие имеют право применять упрощенную систему налогообложения.
Указанная система специально предназначена для малого бизнеса. Поэтому предусмотрены следующие ограничения:
♦ выручка бизнеса в течение года не может превышать 60 млн рублей;
♦ наемных работников должно быть не более 100 человек;
♦ стоимость основных средств не должна превышать 100 млн рублей;
♦ предприятие не может иметь филиалы.
Еще предусмотрен запрет на применение упрощенной системы для ряда видов деятельности. Однако нашей Ирины этот запрет не касается.
Налогоплательщик может выбрать один из следующих объектов налогообложения:
♦ доходы;
♦ доходы, уменьшенные на величину расходов.
Доходы - это выручка. А доходы, уменьшенные на величину расходов, - это примерно то же самое, что и прибыль. Доходы и расходы признаются по оплате.
В налогообложении используются термины налоговая база и ставка налога. Налоговая база - это денежная сумма, которая облагается налогом. Для упрощенной системы в зависимости от выбранного объекта налогообложения это будет сумма доходов или сумма доходов, уменьшенная на сумму расходов. А налоговая ставка - это доля налоговой базы, которая изымается при уплате налога.
Для объекта налогообложения доходы налоговая ставка устанавливается в размере 6 %. А для объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, налоговая ставка устанавливается в размере 15 %.
Например, если применяется объект налогообложения доходы и сумма доходов составила 1000 рублей, то сумма налога, рассчитанная по ставке 6 %, составит 60 рублей.
Патентная система налогообложения
Патентная система налогообложения похожа на упрощенную систему. Для нее предусмотрены следующие дополнительные ограничения:
♦ применять систему может только индивидуальный предприниматель;
♦ можно нанять не более 15 работников;
♦ применять систему можно к определенным видам деятельности.
Сумма налога рассчитывается на основании потенциального дохода и не зависит от реального дохода. Налоговая ставка составляет 6 % от потенциального годового дохода. Размер потенциального дохода определяется региональными властями в зависимости от вида деятельности, места расположения бизнеса и других параметров.
Ирина убедилась, что для ее вида деятельности - пошив и вязание трикотажных изделий - патентная система разрешена к применению. Но эту систему ей будет удобнее рассмотреть во вторую очередь. Если Ирина решит зарегистрировать себя в качестве индивидуального предпринимателя и примет решение о целесообразности применения упрощенной системы налогообложения, то потом она изучит законодательство своего региона и сравнит упрощенную систему с патентной системой налогообложения. И сделает окончательный выбор.
Общий режим налогообложения
В налоговом законодательстве упрощенная система налогообложения и патентная система налогообложения объединяются понятием специальные режимы налогообложения.
Чтобы перейти на какой либо специальный режим налогообложения, нужно предпринять специальное усилие: подать специальное заявление в инспекцию ФНС. Если предприниматель или предприятие не будут предпринимать таких усилий, будет считаться, что они применяют общий режим налогообложения.
Общий режим налогообложения предусматривает уплату нескольких налогов. Основными налогами для предприятия будут:
♦ налог на прибыль организаций;
♦ налог на добавленную стоимость (НДС);
♦ налог на имущество организаций.
Основными налогами для индивидуального предпринимателя будут следующие:
♦ налог на доходы физических лиц;
♦ НДС.
Налог на прибыль организаций
Предприятие, применяющее общий режим налогообложения, уплачивает налог на прибыль организаций.
Объектом налогообложения является прибыль, которая рассчитывается как доходы (выручка) минус расходы. Доходы и расходы признаются по отгрузке.
Обычная ставка налога составляет 24 %.
Власти региона имеют право немного снизить эту ставку.
Налог на добавленную стоимость
Индивидуальные предприниматели и предприятия, применяющие общий режим налогообложения, исчисляют и уплачивают налог на добавленную стоимость.
В названии налога присутствует понятие добавленная стоимость.
Добавленная стоимость - это прирост стоимости продукта (готовой продукции или товара) на стоимость приобретенных ресурсов. То есть это остальные затраты, понесенные налогоплательщиком, и прибыль от продажи продукта.
НДС - это облагороженный налог с продаж. Если налогом с продаж облагалась полная стоимость продукта, то под НДС подпадает только та часть стоимость продукта, которая была добавлена усилиями налогоплательщика.
Обычная ставка НДС составляет 18 %. Для некоторых видов товаров - некоторых видов лекарств, продуктов питания, товаров для детей, периодических изданий - предусмотрена льготная ставка 10 %.
НДС исчисляется по оплате. Система исчисления НДС предусматривает использование счетов-фактур - специальных документов, которые поставщики товаров и услуг вручают друг другу. В счете-фактуре указывается сумма НДС в составе общей стоимости продукта, в которой учтена вся предшествующая цепочка создания продукта. То есть если стоимость продукта без учета НДС составляет 100 рублей, то при использовании обычной ставки 18 % общая стоимость продукта составит 118 рублей, а сумма НДС в составе общей стоимости составит 18 рублей.
Сумма НДС, которую налогоплательщик должен уплатить в государственный бюджет, рассчитывается как разница между следующими элементами:
♦ общая сумма НДС в счетах-фактурах налогоплательщика, которые он выписал получателям своих товаров и услуг, а также общая сумма НДС в составе выручки от розничных покупателей (в последнем случае счета-фактуры выписывать не нужно);
♦ общая сумма НДС в счетах-фактурах, которые налогоплательщик получил от своих поставщиков.
Поскольку НДС исчисляется по оплате, необходимо, чтобы поставки были оплачены. При расчете суммы НДС к уплате в бюджет могут быть учтены предварительные оплаты.
Таким образом, НДС в цене реализованного продукта и НДС в цене приобретенных ресурсов, относящихся к данному продукту, учитываются в разные моменты времени. При исчислении НДС добавленная стоимость продукта непосредственно не рассчитывается. Но если взять достаточно длинный интервал времени, чтобы можно было предположить, что в течение этого интервала все поставки получены и оплачены, вся продукция с использованием приобретенных ресурсов выпущена и реализована, все приобретенные основные средства списаны на расходы посредством амортизации, то получится, что налог был исчислен с суммарной добавленной стоимости всех реализованных продуктов.
Большая неприятность для плательщика НДС - закупить товары у поставщика, который НДС не платит, например поскольку применяет упрощенную систему налогообложения. Такой поставщик напишет в своем счете-фактуре фразу Без НДС. Получатель товара при исчислении своего НДС не сможет ничего вычесть. Для него налог на добавленную стоимость превратится в налог на полную стоимость.
Налог на имущество организаций
Предприятие, применяющее общий режим налогообложения, помимо НДС и налога на прибыль уплачивает налог на имущество организаций.
Налоговой базой является остаточная стоимость основных средств по данным бухгалтерского учета (начальная стоимость основных средств минус накопленная амортизация). Ставка налога составляет 2,2 % в расчете на год.
Предприятия малого бизнеса, как правило, не имеют в собственности дорогих основных средств: зданий, уникального оборудования и пр. Поэтому для них сумма этого налога обычно незначительна по сравнению с суммами других налогов.
Налог на доходы физических лиц для предпринимателя
Если индивидуальный предприниматель применяет общий режим налогообложения, то помимо НДС он уплачивает налог на доходы физических лиц (НДФЛ).
Индивидуальный предприниматель, применяющий общий режим налогообложения, исчисляет НДФЛ со своих доходов самостоятельно. Объектом налогообложения являются доходы за вычетом расходов, что примерно соответствует прибыли. Обычная ставка налога составляет 13 %.
Другие налоги с бизнеса
При определенных обстоятельствах индивидуальный предприниматель и предприятие будут уплачивать дополнительные налоги - транспортный налог, налог на землю, налог на добычу полезных ископаемых и пр. - независимо от применяемой системы налогообложения.
Платежи в бюджет за наемных работников
Платежи в государственный бюджет за наемных работников не зависят от того, какая организационная форма выбрана для бизнеса - индивидуальный предприниматель или предприятие. Также платежи за наемных работников не зависят от применяемой системы налогообложения.
Работодатель обязан исчислить НДФЛ с зарплаты своих работников (обычно по ставке 13 %) и перечислить его в бюджет.
Кроме того, работодатель обязан начислить обязательные страховые взносы на зарплату своих работников и перечислить их в федеральные страховые фонды:
♦ Пенсионный фонд - на обеспечение трудовых пенсий;
♦ Федеральный фонд обязательного медицинского страхования - на поддержку государственных медицинских учреждений;
♦ Фонд социального страхования - на обеспечение социальных выплат в случае временной нетрудоспособности граждан.
Взносы в каждый фонд исчисляются по собственной ставке. Суммарная ставка составляет 30 %, пока совокупная зарплата работника за год не достигла предельной суммы, составляющей 568 000 рублей. К заработной плате свыше этой суммы применяется ставка 10 %.
Платежи в бюджет с доходов индивидуальных предпринимателей
Индивидуальный предприниматель обязан независимо от применяемой системы налогообложения и от размеров полученного дохода уплатить за себя в течение года обязательные страховые взносы в фиксированном размере 35 665 рублей.
Если индивидуальный предприниматель применяет упрощенную систему налогообложения, то он исчисляет со своих доходов соответствующий налог, рассмотренный выше. Сумму дохода, оставшуюся в его распоряжении после уплаты налога, он может потратить как ему заблагорассудится: может направить на развитие бизнеса или изъять в личное хозяйство.
Если индивидуальный предприниматель применяет общий режим налогообложения, ситуация будет аналогичной. С полученных доходов он уплачивает НДФЛ, как было рассмотрено выше. Оставшуюся в его распоряжении сумму дохода предприниматель может потратить, как захочет.
У предприятия ситуация чуть сложнее. Если владельцы предприятия решили изъять часть дохода в свою пользу, то они обязаны с изымаемой суммы исчислить НДФЛ по ставке 9 %, что не зависит от применяемой системы налогообложения.
Сравнение организационных форм бизнеса и систем налогообложения
Ирина решила определить, какую часть полученной выручки будет уплачивать ее бизнес в государственный бюджет в зависимости от организационной формы бизнеса - индивидуальный предприниматель или предприятие, а также от выбранной системы налогообложения.
Исходя из опыта личного производственного бизнеса, Ирина решила, что в среднем из полученной выручки 1000 рублей надо будет направлять 200 рублей на закупку материалов. Материалы облагаются НДС, что важно при применении общего режима налогообложения. То есть если она выберет данный режим, то материалы надо будет закупать в таком месте, где будут выдавать счет-фактуру. Это реально, если закупать материалы у крупной торговой компании.
Около 300 рублей из полученных 1000 рублей выручки надо будет направлять на оплату труда наемных работников и обязательные страховые взносы. Ирина подумала, что это даже с небольшим запасом.
Наверное, около 100 рублей придется направить на разные другие расходы: аренду помещения, рекламу, закупку нового оборудования. Для общего режима налогообложения важно, удастся ли получить счета-фактуры на эти расходы. Заранее предугадать сложно, может получиться по-всякому. Поэтому Ирина приняла соломоново решение: пусть 50 рублей - это будут расходы с включением НДС, а другие 50 рублей - без включения НДС.
А то, что после этого останется, то есть 400 рублей, будет направлено на платежи в государственный бюджет (сколько насчитается), развитие бизнеса и личный предпринимательский доход Ирины.
На экране своего компьютера Ирина открыла табличный редактор и провела в нем сравнительный расчет. Результат представлен в табл. 67.
Таблица 67
Сравнение организационных форм и систем налогообложения
А самой невыгодной оказалась комбинация предприятие плюс общий режим налогообложения. С каждой 1000 рублей выручки в бюджет потребуется уплачивать 183 рубля. То есть в 3 раза больше, чем при упрощенной системе налогообложения.
Сравнение способов получения предпринимательского дохода
Ирина стала думать дальше. А каким способом она будет изымать свой предпринимательский доход, чтобы направлять его на личные нужды? Если она зарегистрируется как индивидуальный предприниматель, то вариант будет один и самый прекрасный - она будет просто брать сколько захочет, учитывая возможности и потребности бизнеса. Надо только не забывать в течение года платить страховые взносы в фиксированном размере.
А если она учредит предприятие, то будут возможны варианты. Она может платить себе зарплату как директору или платить себе дивиденды как учредителю. Просто так брать деньги из кассы предприятия она не сможет, поскольку имущество предприятия отделено от имущества учредителей.
Ирина подумала, что для сравнения всех вариантов нужно провести еще один расчет. Только для этого расчета надо будет указать общую годовую сумму, которую она захочет изъять из бизнеса. Причина в том, что размеры дополнительных изъятий в бюджет - НДФЛ, страховых взносов - будут зависеть от общей суммы изымаемого дохода. Ирина решила понять, какова должна быть эта сумма.
В бухгалтерском учете личного хозяйства Ирина однажды подсчитала, какая сумма нужна ей в месяц, чтобы, соблюдая разумную экономию, не отказываться радикально от сложившихся привычек (см. табл. 17). Эта сумма составила 39 800 рублей. Соответственно в год получится 39 800 × 12 = 477 600 рублей.
Но если Ирина станет владелицей бизнеса, ей придется расширить свои привычки. Чтобы привлечь новых клиентов и деловых партнеров, надо будет ходить в фитнес-клуб и другие интересные места. Придется тратить больше денег на свой внешний вид, дружить с нужными людьми. И на все это понадобятся дополнительные деньги. Поэтому Ирина решила, что для расчета она использует следующую сумму: миллион рублей желаемого дохода в год, разумеется, чистыми деньгами.
Результат сравнительного расчета, выполненный Ириной в табличном редакторе, представлен в табл. 68.
Проводя расчеты, Ирина учла, что НДФЛ исчисляется не из выдаваемой на руки зарплаты, а из начисленной зарплаты. Например, чтобы получить на руки 1 млн рублей при ставке 13 %, надо начислить зарплату в размере 1 000 000/(1-0,13) = 1 149 425 рублей. И на последнюю сумму будут начислены страховые взносы.
Таблица 68
Сравнение способов получения доходов из бизнеса в пользу владельца
Еще Ирина учла косвенную экономию за счет уменьшения налога с бизнеса - это может быть налог, взимаемый в связи с применением упрощенной системы налогообложения при объекте налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, или налог на прибыль организаций в случае общего режима налогообложения. Зарплата - это один из видов расходов бизнеса. Если с увеличением расходов уменьшается налоговая база этого налога, то сумма того налога тоже уменьшается и у бизнеса возникает экономия.
Рассматривая полученные результаты, Ирина сделала вывод, о котором уже догадывалась. В организации, применяющей упрощенную систему налогообложения, самым невыгодным будет способ изъятия денег путем выплаты зарплаты. А если организация применяет общий режим налогообложения, то, как ни странно, этот способ будет самым выгодным - за счет того, что при начислении зарплаты раздуваются расходы предприятия и соответственно уменьшается налоговая база налога на прибыль организаций. Вот только для самого бизнеса общий режим налогообложения разорителен.
Выбор организационной формы бизнеса и системы налогообложения
Ирина еще раз рассмотрела свои таблицы и приняла окончательное решение. В качестве системы налогообложения однозначно надо выбрать упрощенную систему, а в качестве организационной формы бизнеса она склонилась к выбору предприятия, точнее ООО. Предприятие чуть проигрывает индивидуальному предпринимателю из-за того, что при изъятии предпринимательского дохода приходится исчислять НДФЛ по ставке 9 %. Но предприятие - это хорошая организационная форма для дальнейшего расширения бизнеса. И это более солидно, чем индивидуальный предприниматель.
На предприятии придется вести бухгалтерский учет, но Ирину это не пугает. Сначала она будет делать это сама, поскольку на предприятии малого бизнеса директор имеет право сам вести бухгалтерский учет.
Ирина задумалась над следующим вопросом: кого включить в состав учредителей нового ООО? Было бы полезно включить туда человека, который помог бы развитию бизнеса и смог бы защитить его от неприятностей. Но пока такого человека у Ирины нет, а если потом он появится, можно будет включить его в состав учредителей, внеся изменения в учредительные документы.
Ирина успела поделиться своими планами с подругой Машей, и та уже попросила принять ее на работу. Ирина подумала: может, имеет смысл включить Машу в состав учредителей, выделив ей небольшой процент уставного капитала? Тогда Маше тоже можно будет выплачивать предпринимательский доход, что, как выяснилось, выгоднее, чем выплачивать зарплату.
Но зарплата определяется результатами труда работника, а размер выплачиваемого предпринимательского дохода определяется итоговой доходностью бизнеса, помноженной на желание владельцев бизнеса получить деньги. Поэтому у Маши может пропасть стимул стараться что-то делать самой. Если Ирина когда-нибудь захочет изъять крупную сумму денег, например чтобы приобрести жилье, то пропорциональную долю придется выплатить Маше. Ирина не сможет сказать: "Знаешь, любимая подруга, ничего ты не получишь, свои проценты ты не отработала" - ведь это будет нарушением закона.
По результатам своих раздумий Ирина решила, что будет регистрировать ООО с единственным учредителем - лично собой. Законом такое допускается. А в качестве системы налогообложения она выберет упрощенную систему.
Документы и счета бухгалтерского учета
Ирина заранее настроилась на то, что по крайней мере первое время на своем предприятии ей придется выполнять ряд функций, которые на крупных предприятиях выполняют специально предназначенные для этого подразделения: бухгалтерия, группа расчета зарплаты, плановый отдел, отдел кадров, касса.
Как кассиру Ирине придется изучить Порядок ведения кассовых операций. Как кадровику ей придется исследовать трудовое законодательство. Как плановику и расчетчику зарплаты Ирине надо будет разработать правила начисления зарплаты.
Как бухгалтер Ирина должна будет определить форму бухгалтерского учета. Но тут реальных вариантов выбора оказалось немного. Ирина уже поработала бухгалтером в крупной компании и поняла, что вести бухгалтерский учет предприятия с использованием бумажных журналов и книг - это чрезвычайно трудозатратно. Объем бумажной работы получится слишком большим. Надо будет сразу начать вести бухгалтерский учет с использованием бухгалтерской компьютерной программы. Тем более что подходящую программу она уже изучила на курсах.
Как директор и бухгалтер Ирина должна будет разработать порядок документооборота. При этом полагается утвердить формы документов, которые будут использоваться на предприятии. Также нужно будет разработать учетную политику бухгалтерского учета.
Документы
Документ - это деловая бумага. В принципе, документом можно назвать любой лист бумаги с нанесенным на него осмысленным текстом. Но для бухгалтерского учета документ - это лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни предприятия.
Документ заполняется на бланке в соответствии с предопределенным порядком заполнения. Если бланк документа и порядок заполнения утверждены на уровне государства, то бланк называется типовой или унифицированной формой.
Предприятия могут изменять унифицированные формы в сторону усложнения, могут изобретать свои собственные формы. Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные сведения - реквизиты:
♦ наименование документа;
♦ дата составления;
♦ наименование предприятия, составившего документ;
♦ содержание хозяйственного события;
♦ количественные показатели в натуральном и денежном выражении;
♦ фамилии, инициалы и должности ответственных лиц;
♦ личные подписи указанных лиц.
Кроме перечисленных обязательных реквизитов обычно присутствует реквизит под названием номер документа. С помощью этого реквизита удобно различать документы между собой.
Если документ является внешним документом, то есть если он предназначен для использования не только внутри предприятия, но и за его пределами, то помимо личных подписей на документе должна быть поставлена круглая печать предприятия. Но если документ не предназначен для использования за пределами предприятия, то есть является внутренним документом, то печать на нем ставить не нужно.
Внешние документы можно разделить на две подкатегории: исходящие документы и входящие документы.
Исходящий документ формируется на предприятии и передается за пределы предприятия: деловому партнеру, покупателю, в инспекцию ФНС и т. д. Исходящий документ печатается и оформляется в нескольких экземплярах, чтобы один из них можно было передать в бухгалтерский архив документов.
Входящий документ поступает на предприятие извне. Это, например, товарная накладная поставщика или выписка с расчетного счета в банке.
Разные категории документов представляют разную ценность для бухгалтерского учета. В качестве исходных данных для ведения бухгалтерского учета используются так называемые первичные документы, или документы бухгалтерского учета.
Первичный документ является свидетельством случившихся фактов хозяйственной жизни предприятия. На основании первичного документа в бухгалтерском учете регистрируется хозяйственная операция.
К первичным документам, в частности, относятся:
♦ накладные разных видов (товарная накладная, товарно-транспортная накладная и пр.) - свидетельствуют о том, что материальные ценности были переданы другому предприятию или другому материально ответственному лицу;
♦ кассовый чек - свидетельствует о том, что работник предприятия получил от розничного покупателя причитающиеся предприятию наличные деньги; кассовый чек формируется кассовым аппаратом, а полученные деньги работник должен вложить в денежный ящик кассового аппарата, в результате чего наличные деньги станут собственностью предприятия;
♦ приходный кассовый ордер - свидетельствует о том, что касса предприятия получила наличные деньги от физического лица, каковым может быть работник предприятия или представитель делового партнера;
♦ расходный кассовый ордер - при наличии подписи получателя денег свидетельствует об обратном - о том, что касса предприятия выдала наличные деньги, находившиеся в собственности предприятия, физическому лицу;
♦ платежная ведомость - при наличии подписей работников предприятия свидетельствует о том, что работники получили от предприятия причитающуюся им заработную плату в виде наличных денег.
Другая важная категория документов предприятия - организационно-распорядительные документы.
Организационно-распорядительный документ разрешает проведение хозяйственной операции. К таким документам относятся договоры, счета, приказы, распоряжения, доверенности и пр.
Для бухгалтерского учета организационно-распорядительные документы важны как предвестники хозяйственных событий. Эти документы могут использоваться в бухгалтерском учете как инструмент контроля.
Ирина не увидела необходимости разрабатывать для своего предприятия какие-либо особые формы первичных документов. Если она будет вести бухгалтерский учет своего предприятия с помощью бухгалтерской компьютерной программы, которую изучила на курсах, то проблема организации документооборота в значительной степени решится с помощью программы. В программе предусмотрена возможность распечатывать документы по самым разнообразным формам.
Правда, поскольку программа предназначена для бухгалтерского учета, в ней не предусмотрены формы организационно-распорядительных документов. Ирине придется поискать формы таких документов дополнительно, очевидно в Интернете. В частности, надо будет найти формы трудовых договоров и других кадровых документов.
На предприятии надо будет обязательно предусмотреть место для бухгалтерского архива документов, а для каждого вида документов завести отдельную папку-скоросшиватель. С особой тщательностью надо будет собирать первичные документы как основания для регистрации хозяйственных событий в бухгалтерском учете. Входящие и исходящие документы надо будет четко разделять по разным папкам.
Инспекция ФНС может эти папки проверить. И если будет найдено расхождение между зарегистрированными событиями и документами, то у предприятия будут неприятности.
Учетная политика
Учетная политика - это перечень внутренних правил бухгалтерского учета для случаев, когда предприятие может выбирать какое-либо правило среди нескольких вариантов. В частности, в учетной политике надо указать:
♦ используемый метод оценки запасов при списании (ФИФО или по средней стоимости);
♦ используемый способ амортизации основных средств и нематериальных активов.
В учетной политике еще надо определить, какие виды резервов предстоящих расходов будут использоваться в бухгалтерском учете предприятия.
План счетов
В состав учетной политики входит рабочий план счетов предприятия.
В данном контексте план - это просто список. Упорядоченный список.
Рабочий план счетов - этот список счетов и субсчетов, которые могут использоваться в бухгалтерском учете предприятия.
Рабочий план счетов разрабатывается самим предприятием, но его свобода в этом вопросе существенно ограниченна. Рабочий план счетов предприятия должен быть построен на основании типового плана счетов, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации.
В типовом плане счетов предусмотрена нумерация счетов и субсчетов. Номер счета бухгалтерского учета представляет собой двузначное число в диапазоне от 01 до 99. Некоторые числа из этого диапазона не используются. Не существует, например, бухгалтерских счетов с номерами 06, 09, 12, 13. Кроме номера счет имеет название.
Ирина подумала, что нумерация счетов - это удобно. Номер счета существенно короче его названия. Кроме того, за счет нумерации можно установить нужный порядок следования счетов.
Предприятие не имеет права изменять названия бухгалтерских счетов, приведенных в типовом плане счетов. Также предприятие не может вводить счета, используя свободные номера.
Для нужд бухгалтерского учета обычного предприятия того количества счетов, которое имеется в типовом плане счетов, недостаточно. Поэтому предприятие может открывать к счетам субсчета. Типовой план счетов уже содержит некоторые субсчета, но они носят рекомендательный характер. Для нумерации рекомендованных субсчетов в типовом плане счетов используется черточка. Например, субсчета, открытые к счету 41 "Товары", нумеруются следующим образом: 41-1, 41-2 и т. п.
Ирина подумала, что поскольку счетов так много, исследовать их лучше по частям и с использованием какой-нибудь классификации. Она нашла вариант такой классификации, представленный на рис. 3.
Схема представленной классификации имеет вид дерева, точнее перевернутого дерева. Корень дерева - это план счетов, то есть совокупность всех счетов. Активным счетам отведена левая половина схемы классификации, а пассивным счетам - правая.
В схеме счета объединены в группы трех уровней. Вся совокупность счетов делится на группы счетов первого уровня, которые, в свою очередь, могут делиться на группы счетов второго уровня, а те могут делиться на группы счетов третьего уровня. Группы, на которых процесс деления заканчивается, являются разделами плана счетов.
Разделы плана счетов указаны внизу схемы римскими цифрами.
Рис. 3. Классификация счетов бухгалтерского учета по экономическому смыслу
Схема содержит следующие три группы первого уровня:
♦ Имущество;
♦ Расчеты;
♦ Собственные средства.
Последняя группа первого уровня - Собственные средства - это не собственность предприятия и не ее имущество, как может показаться на первый взгляд. Это средства владельцев, которые они вложили в предприятие. В процессе работы предприятия к первоначально вложенным средствам могут добавляться средства, которые предприятие заработало благодаря предпринимательской деятельности. Все счета этой группы являются пассивными.
Группа Расчеты - это обязательства предприятия и обязательства перед предприятием со стороны деловых партнеров. Счета этой группы являются активно-пассивными. Эта группа не делится на другие, то есть она является конечной группой. Группе Расчеты соответствует раздел плана счетов с номером VI.
Название группы первого уровня Имущество говорит само за себя. К этой группе относится имущество, которое находится в собственности предприятия. Счета этой группы являются активными.
Теперь перейдем к группам второго уровня.
Группа первого уровня Собственные средства делится на две группы второго уровня: Капитал и Финансовые результаты. Эти две группы являются конечными, то есть разделами плана счетов.
Капитал - это деньги владельцев предприятия, которые они вложили в свое предприятие по состоянию на конец последнего завершенного года. Это приблизительно то, что раньше мы называли средствами, вложенными в бизнес. Соответствующий раздел плана счетов имеет номер VII.
Финансовые результаты - это прибыль или убыток, которые накопились за текущий год. Раздел плана счетов имеет номер VIII.
Группа первого уровня Имущество делится на две группы второго уровня: Внеоборотные активы и Оборотное имущество.
Внеоборотные активы - это имущество, которое организация намерена использовать долго, не меньше одного года. В эту группу, в частности, входят основные средства и нематериальные активы. Группа является конечной, соответствующий раздел плана счетов имеет номер I.
Самая разветвленная часть схемы классификации проходит через группу второго уровня Оборотное имущество.
Оборотное имущество - это такое имущество, которое в организации долго не задерживается или не должно долго задерживаться, если предприятие работает нормально. Оборотное имущество участвует в том самом обороте, который описывается формулами деньги - товар - деньги для торгового бизнеса и деньги - материалы - готовая продукция - деньги для производственного бизнеса. Группа делится на следующие четыре конечные группы - разделы плана счетов:
♦ Производственные запасы, раздел II;
♦ Затраты на производство, раздел III;
♦ Готовая продукция и товары, раздел IV;
♦ Денежные средства, раздел V.
Производственные запасы - это материалы, которые организация закупает для изготовления продукции, а также для обеспечения жизнедеятельности организации.
Затраты на производство - это те же материалы в процессе их превращения в готовую продукцию.
Готовая продукция и товары - это готовая продукция, в которую наконец-то превратились материалы и детали, а также товары, закупленные с целью перепродажи.
Денежные средства - это деньги организации в наличной и безналичной форме, в том числе в иностранной валюте.
Бухгалтерские счета распределяются по разделам в порядке возрастания номеров. Номера счетов раздела I начинаются с цифры 0 (самый первый счет имеет номер 01), номера счетов раздела II начинаются с цифры 1 (первый счет раздела имеет номер 10), раздела III - с цифры 2 (первый счет раздела имеет номер 20). То есть для первых трех разделов типового плана счетов действует следующее правило соответствия номеров бухгалтерских счетов и номеров разделов: первая цифра номера счета равна номеру раздела минус единица.
Но дальше соответствие между номерами счетов и разделов смещается. Номера счетов раздела IV начинаются с цифры 4 (первый счет имеет номер 40), раздела V - с цифры 5 (первый счет имеет номер 50). А номера счетов раздела VI начинаются с двух цифр: 6 и 7 (при этом первый счет раздела имеет номер 60). Номера счетов раздела VII начинаются с цифры 8 (первый счет раздела имеет номер 80), раздела VIII - с цифры 9 (первый счет раздела имеет номер 90).
Рабочий план счетов
Ирина подумала, что для бухгалтерского учета ее предприятия понадобится лишь небольшая часть типового плана счетов. Но тратить время на то, чтобы выбрать эти счета из типового плана и составить собственный рабочий план счетов, нет практического смысла.
Ирина собралась вести бухгалтерский учет с помощью компьютерной программы, которую изучила на курсах. В этой программе уже есть детализированный план счетов, перекрывающий потребности бухгалтерского учета практически любых предприятий. Для Ирининого предприятия этот план будет еще более избыточным, чем типовой план счетов.
Но Ирина подумала, что в избыточности плана счетов компьютерной программы нет ничего страшного. Компьютерная программа сама разберется, какие счета ей понадобятся при регистрации тех или иных хозяйственных операций. А Ирина просто распечатает этот план счетов и напишет на нем сверху, что этот план является рабочим планов счетов бухгалтерского учета ее предприятия.
Но, чтобы получше разобраться с типовым планом счетов, Ирина выписала из него те счета, которые должны будут использоваться на ее предприятии. Результат работы Ирины представлен в табл. 69.
Таблица 69
Счета бухгалтерского учета для моего предприятия
Составляя список, Ирина подумала, что помимо продукции собственного изготовления ее предприятие будет торговать сопутствующими товарами. Поэтому она включила в список счета 41 "Товары" и 42 "Торговая наценка".
Типовые хозяйственные события
Таким образом, Ирина выяснила, что специально составлять рабочий план счетов не понадобится, если она будет вести бухгалтерский учет предприятия с использованием компьютерной программы. Ведь у программы этот план уже готов.
Но Ирине еще нужно понять, какие виды хозяйственных событий будут происходить на ее предприятии. Каждому виду хозяйственных событий нужно будет сопоставить вид документа. А после этого можно будет определить порядок документооборота на предприятии и подготовить бухгалтерский архив с необходимым набором папок для первичных документов.
Сначала Ирина нарисовала схему типовых хозяйственных событий своего предприятия, увязав хозяйственные события с используемыми счетами бухгалтерского учета. Результат Ирининого творчества представлен на рис. 4.
На схеме рис. 4 каждое типовое хозяйственное событие обозначено стрелкой. Хозяйственное событие может быть связано с перемещением материальных ценностей или с перемещение денег.
Рис. 4. Типовые события хозяйственной жизни моего предприятия
Ирина использовала в схеме счета учета имущества и счета учета расчетов. Все эти счета она обозначила шариками.
На схеме каждая стрелка, обозначающая хозяйственное событие, направлена от одного счета к другому счету. Это значит, что в бухгалтерском учете хозяйственное событие будет регистрироваться проводкой по кредиту счета начала стрелки и по дебету счета конца стрелки.
По представленной схеме Ирина составила список типовых хозяйственных событий и увязала каждое событие с проводкой и с видом документов. Результат этой Ирининой работы представлен в табл. 70.
Таблица 70
Типовые события, проводки и первичные документы моего предприятия
Некоторые важные события хозяйственной жизни предприятия не показаны на рис. 4. Соответственно, эти события не отразились и в табл. 70. Это расчеты или начисления. То есть это события, которые не связаны с перемещением материальных ценностей или денег, а появляются как результат тихой бухгалтерской работы.
Ирина решила перечислить эти события отдельно. Результат Ирининой работы представлен в табл. 71.
Таблица 71
Типовые события-расчеты и первичные документы моего предприятия
Аналитический учет
Ирина решила прояснить следующий вопрос: а понадобится ли на ее предприятие в дополнение к бухгалтерскому учету вести оперативный учет?
Что такое оперативный учет, Ирина уже выясняла, когда занималась личным бизнесом. Оперативный учет представляет собой процесс наблюдения и регистрации отдельных объектов и явлений хозяйственной деятельности. В отличие от бухгалтерского учета, который должен использовать денежные измерители, в оперативном учете могут использоваться как денежные, так и натуральные измерители. Оперативный учет пересекается с бухгалтерским учетом, причем в бухгалтерском учете область пересечения именуется аналитическим учетом. В аналитическом учете используются классификаторы с собственными названиями - номенклатуры, перечни и пр.
Отношение бухгалтерского учета к оперативному учету пояснялось на рис. 2.
На крупном предприятии оперативный учет ведут разные подразделения. Оперативный складской учет ведут склады и отдельные материально ответственные лица. Оперативный производственный учет ведут производственные подразделения. Оперативный учет расчетов с персоналом ведет группа расчета заработной платы.
Обязанность бухгалтерии - оценивать объекты имущества крупными классификационными категориями, соответствующими счетам бухгалтерского учета. Но данные бухгалтерского учета должны совпадать с данными оперативного учета. Так, стоимость всех материалов по данным оперативного учета должна совпасть с денежной оценкой, отраженной на счете 10 "Материалы". Стоимость всех товаров должна совпасть с денежной оценкой на счете 41 "Товары". А обязательства по заработной плате перед всеми работниками по данным оперативного учета должны совпасть с оценкой задолженности предприятия перед работниками на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Когда Ирина вела бухгалтерский учет личного бизнеса, ей удалось обойтись без отдельного оперативного учета благодаря следующим приемам:
♦ для детализации учета по видам учетных объектов Ирина использовала субсчета;
♦ чтобы оценивать виды объектов учета в натуральных измерителях, Ирина дополнила бухгалтерский учет количественным учетом.
Для учета личного бизнеса Ирины этих двух приемов оказалось достаточно. Хотя уже тогда у нее были сомнения по поводу использования субсчетов. Ирина открыла для каждого вида материалов свой субсчет, но субсчетами ей не удалось отразить такие особенности материала, как цвет и фирма-производитель. А если ее предприятие будет успешно работать, то материалы добавятся. И дополнительных характеристик у них будет гораздо больше...
И как учитывать расчеты с работниками по заработной плате и связанным с ней платежам в госбюджет? Пока работников будет немного, для каждого работника можно будет открыть следующие субсчета:
♦ субсчет работника к счетам 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - для расчетов по зарплате работника;
♦ субсчет работника к счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" - для обязательств по уплате НДФЛ, исчисленного с зарплаты работника;
♦ несколько субсчетов работника к счету 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - для расчетов по отдельным видам обязательных страховых взносов.
Хотя уже для одного работника это будет выглядеть запутанно. А если предприятие разрастется, появятся подразделения, то путаницы будет еще больше. Видимо, для детализации расчетов с работниками нужно будет поискать какой-нибудь другой способ.
Ирина решила посмотреть, как этот вопрос решен и решен ли он в бухгалтерской компьютерной программе.
Ирине удалось выяснить следующее. Хотя в программе и предусмотрены субсчета, они не используются как подмена счетов аналитического учета. Вместо этого в программе используются сами счета аналитического учета. При регистрации хозяйственных операций в дополнение к счетам бухгалтерского учета указываются счета аналитического учета.
Например, операция изготовления кофты в личном бизнесе Ирины, представленная в табл. 57, в бухгалтерском учете предприятия будет выглядеть, как в табл. 72.
Ирина решила проверить, как будет отражаться в бухгалтерском учете начисление зарплаты работникам, и ввела пробную хозяйственную операцию. Пробная операция начисления зарплаты представлена в табл. 73.
Таблица 72
Хозяйственная операция регистрации изготовления кофты
Таблица 73
Хозяйственная операция начисления зарплаты и удержания НДФЛ
Для начисления зарплаты Ирине потребовалось перечислить работников и указать начисленные суммы оплаты труда. После этого суммы НДФЛ к удержанию программа рассчитала автоматически.
Ирина полюбовалась, как ловко в компьютерной программе к бухгалтерскому учету добавлен небольшой оперативный учет. Благодаря этому отдельный оперативный учет ее предприятию не потребуется. По крайней мере, первое время.
Текущая бухгалтерская работа и отчетность
Ирина подумала, что нужно будет прорепетировать будущую бухгалтерскую работу на своем предприятии. Для этого следует ввести в компьютерную программу пробные хозяйственные операции первого месяца работы ее предприятия, а затем попробовать сформировать бухгалтерские отчеты.
Хозяйственные операции и проводки
Итак, Ирина решила провести генеральную репетицию перед началом реальной бухгалтерской работы. Она ввела в компьютерную программу пробные хозяйственные операции текущей работы первого месяца работы ее предприятия. Последней датой месяца Ирина зарегистрировала ряд завершающих операций. После этого Ирина вывела на экран компьютера журнал проводок и стала разглядывать проводки, которые сформировала программа по ее хозяйственным операциям (табл. 74).
Ирина решила, что самой первой операцией в бухгалтерском учете ее предприятия будет операция регистрации уставного капитала. Вероятно, уставный капитал надо будет полностью оплатить деньгами. В журнале проводок такая операция отразилась проводкой No 1.
Таблица 74
Журнал проводок моего предприятия за сентябрь
Репетируя бухгалтерский учет на своем предприятии, Ирина отобразила взаимоотношения с клиентами обобщенно следующим образом:
♦ в течение месяца на предприятие пришел один, но очень солидный клиент и заказал много изделий - проводки No 15-18;
♦ затем этот клиент забрал все заказанные изделия - проводки No 19-22;
♦ и сразу заплатил за них - проводка No 23;
♦ потом этот клиент зашел еще раз и купил сопутствующие товары - проводки No 31-34.
Последней датой месяца пришлось зарегистрировать много завершающих хозяйственных операций. В частности, Ирина зарегистрировала операцию начисления зарплаты своим работникам за вторую половину месяца с удержанием налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из начисленной зарплаты - проводки No 35-38. Также она зарегистрировала операцию начисления обязательных страховых взносов на зарплату за весь месяц - проводки No 39-46. Еще Ирина зарегистрировала факт оказания услуг по аренде и рекламе, которые были оплачены предварительно в начале месяца, - это проводки No 47 и 48.
На последнюю дату месяца Ирина зарегистрировала операцию исчисления налога, взимаемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения при объекте налогообложения доходы, - это проводка No 49. Чтобы рассчитать сумму налога, она сформировала оборотную ведомость (табл. 75), определила налоговую базу - кредитовый оборот по счету 90 "Продажи" - и вычислила 6 % от суммы этого оборота.
Также на последнюю дату Ирина зарегистрировала хозяйственную операцию начисления резерва на оплату отпусков - проводка No 50. Сумму проводки компьютерная программа определила автоматически как 1/12 долю от общей суммы начисленной заработной платы и страховых взносов.
Ирина попыталась зарегистрировать начисление амортизации на основные средства, которые она приняла к учету в начале месяца, - проводки No 8 и 9. Но программа не сформировала ни одной проводки. Ирина стала разбираться и поняла, что к программе не может быть претензий. По правилам бухгалтерского учета амортизацию можно начислять только со следующего месяца после месяца принятия основных средств к учету.
В самую последнюю очередь Ирина ввела хозяйственную операцию определения финансового результата - проводки No 51-54. Проводки данной операции программа сформировала автоматически. Сначала программа списала затраты, накопленные на счете 26 "Общехозяйственные расходы", в дебет счета 20 "Основное производство" - проводка No 51. Получилось, что все затраты, прямые и косвенные, связанные с выпуском готовой продукции, теперь отражены как дебетовый остаток этого счета. Затем программа отнесла все эти затраты в дебет счета 90 "Продажи", то есть отразила их на себестоимость готовой продукции, - проводка No 52.
Оборотная ведомость
Ирина решила посмотреть, как будет выглядеть внутренний бухгалтерский отчет - оборотная ведомость, а также внешние бухгалтерские отчеты ее предприятия - отчет о прибылях и убытках и бухгалтерский баланс. Для этого ей не пришлось проводить расчеты самой, как она делала это раньше при ведении бухгалтерского учета бумажным способом. Отчеты сформировались программой по командам Ирины.
Автоматически сформированная оборотная ведомость представлена в табл. 75.
Оборотная ведомость уже была нужна Ирине при вводе хозяйственных операций для того, чтобы определить налоговую базу налога, взимаемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, с объектом налогообложения доходы - это кредитовый оборот по счету 90 "Продажи".
Таблица 75
Оборотная ведомость моего предприятия за сентябрь
Отчет о прибылях и убытках предприятия
Затем Ирина сформировала с помощью программы отчет о прибылях и убытках. Отчет получился объемным, но значительная часть показателей отчета осталась незаполненной. Чтобы сделать отчет понятнее для себя, Ирина скопировала его в табличный редактор и удалила из отчета большинство неиспользуемых показателей. Результат совместной работы компьютерной программы и Ирины представлен в виде табл. 76.
Ирина стала разглядывать полученный отчет. В первую очередь она обратила внимание, что вычитаемые показатели заключены в круглые скобки, которые здесь использованы вместо знака минус.
Потом Ирина попыталась понять, как было определено значение показателя в строке Себестоимость продаж. Получилось, что в состав себестоимости продаж были включены косвенные расходы, которые в течение месяца собирались на счете 26 "Общехозяйственные расходы". Наверное, было бы лучше показать косвенные расходы отдельно - в строках Коммерческие расходы и Управленческие расходы. Не исключено, что так можно будет сделать, если в программе поменять настройки учетной политики.
Таблица 76
Отчет о прибылях и убытках моего предприятия за сентябрь (в рублях)
С другой стороны, этот отчет является внешним. То есть этот отчет предназначен для того, чтобы демонстрировать результативность бизнеса разным внешним заинтересованным лицам, в первую очередь инспекции ФНС. Или если Ирине захочется получить в банке кредит на развитие бизнеса, то она предоставит этот отчет банку.
Отчет о прибылях и убытках показывает, насколько хорош (или плох) бизнес в целом. Но он не помогает получить ответы на вопросы вроде: что можно сделать для улучшения бизнеса? Какие виды деятельности, какие товары, какая продукция обеспечивают прибыль? Каковы причины косвенных расходов?
Очевидно, для поиска ответов на подобные вопросы нужны совсем другие отчеты, с другой детализацией доходов и расходов. Ирина подумала, что их надо будет поискать среди отчетов компьютерной программы.
Бухгалтерский баланс предприятия
Ирина сформировала с помощью программы бухгалтерский баланс на последнюю дату своего пробного периода. Данный отчет получился еще объемнее, чем отчет о прибылях и убытках, а показателей с неуказанными значениями в нем оказалось еще больше. Ирина опять решила сделать отчет компактнее и понятнее для себя, скопировав его в табличный редактор и удалив все неиспользуемое. Результат представлен в виде табл. 77.
Таблица 77
Бухгалтерский баланс моего предприятия на 30 сентября (в рублях)
В представленном бухгалтерском балансе активы и пассивы расположились последовательно друг за другом - сначала активы, затем пассивы.
Активы упорядочились в порядке повышения ликвидности: сверху отобразились сведения о наименее ликвидных активах - Основных средствах, а внизу отобразились сведения о максимально ликвидных активах - Денежных средствах и денежных эквивалентах.
Пассивы упорядочились в порядке повышения срочности погашения задолженности.
В бухгалтерском балансе первым среди пассивов указан пассив с наименьшей срочностью погашения - Уставный капитал. Этот пассив будет погашаться только при ликвидации предприятия, причем в самую последнюю очередь. А внизу оказались пассивы с самой высокой срочностью погашения обязательств. Первой среди них указана Кредиторская задолженность, в составе которой учтены следующие задолженности:
♦ задолженность по зарплате, которая была начислена в последний день месяца, но будет выплачена в первых числах следующего месяца, - конечный кредитовый остаток по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в оборотной ведомости табл. 75;
♦ задолженности по НДФЛ с зарплаты работников, а также по налогу, взимаемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, - конечный кредитовый остаток по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам", эти налоги были начислены по итогам месяца, а уплатить их полагается в следующем месяце;
♦ задолженность перед государственными фондами по обязательным страховым взносам с зарплаты работников, которые также были начислены в последний день месяца, а будут перечислены в фонды в следующем месяце, - это конечный кредитовый остаток по счету 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".
Во вторую и последнюю очередь среди пассивов с самой высокой срочностью погашения указаны Оценочные обязательства. Данный пассив отразил резерв на оплату отпусков - конечный кредитовый остаток по счету 96 "Резервы предстоящих платежей".
Этот пассив предполагается погашать лишь в период отпусков, следующим летом, то есть после всех задолженностей, отраженных в строке Кредиторская задолженность. Ирина подумала, что, поскольку в самом низу оказался пассив с не самой высокой срочностью погашения, логика порядка следования пассивов оказалась нарушенной. Но тут ничего не поделаешь, унифицированный бланк бухгалтерского баланса рассчитан на усредненную ситуацию. Хотя если бы Ирина составляла бухгалтерский баланс лично для себя, то она переставила бы эту строку на один шаг выше.
Заключение
Ирина решила, что теперь у нее все готово к ведению бухгалтерского учета на предприятии и к этому готова она сама. Если в ее бухгалтерской практике возникнет непонятная ситуация, то она всегда сможет решить проблему с помощью бухгалтерских справочных систем.
А наша книга на этом завершается, и мы расстаемся с нашей героиней Ириной на самом взлете ее деловой карьеры. Хочется надеяться, что наше знакомство оказалось интересным, а чтение - нескучным.
Книга получилась на треть посвященной простой бухгалтерии и на две трети - профессиональной бухгалтерии, в которой используется двойная запись.
Широко распространено мнение, что профессиональная бухгалтерия - это занятие для посвященных людей, что обычным людям очень сложно разобраться в профессиональном бухгалтерском учете. Но как мы с вами убедились, в этом нет ничего сложного, а в чем-то профессиональная бухгалтерия даже проще простой бухгалтерии. Два вида бухгалтерии на самом деле очень близки друг другу. В наше время граница между ними еще более размывается благодаря бухгалтерским компьютерным программам.
Тем не менее у каждого из этих двух видов бухгалтерского учета есть разумные пределы применимости. Профессиональная двойная бухгалтерия нужна серьезному бизнесу, который использует материальные ресурсы и нацелен на получение прибыли.
Указатель
Актив 43
Активно-пассивный счет 44
Активный счет 44
Амортизация 179, 258
Аналитический учет 124, 240
Баланс 151, 191, 263
Безнадежный долг 142
Бюджетирование 68, 125
Валовая прибыль 116
Выручка 119
Главная книга 102
Двойная запись 95
Дебет 99
Денежная операция 10
Документ 221
Журнал проводок 102
Затраты 121
Инвентаризация 18, 104, 140, 178
Инфляция 76, 182
Касса 19
Кассовый метод 202
Количественный учет 127, 164
Косвенные расходы 116, 137
Кредит 99
Ликвидность 45
Материалы 159
Налог на добавленную стоимость 205
Налог на доходы физических лиц 208, 209, 210
Налог на имущество организаций 208
Налог на прибыль организаций 205
Нематериальные активы 40
Оборот 101
Оборотная ведомость 148, 186, 259
Оборотное имущество 107, 230
Общий режим налогообложения 204
Обязательства 41
Оперативное планирование 125
Оперативный учет 124, 240
Основные средства 159
Отчет о доходах и расходах 27, 65
Отчет о прибылях и убытках 150, 190, 261
Отчет о финансовом положении 56
Пассив 43
Пассивный счет 44
Патентная система налогообложе ния 203
План счетов 227
Проводка 99
Развернутое сальдо 189
Расходы 121
Регистрация задним числом 30, 238
Резерв 69, 226
Себестоимость 116, 193
Сторно 118, 144
Страховые взносы 209, 210
Субсчет 163
Счет аналитического учета 163, 241
Счет бухгалтерского учета 33, 163
Упрощенная система налогообло жения 202
Уставный капитал 199
Учетная политика 225
Учетная цена 132
Финансовые инвестиции 35
Фонд 69
Хозяйственная операция 93
Чистая прибыль 116, 146, 185
Эквиваленты денег 34

domain: accounting