[section_title title=Note spese, l'outsourcing è la soluzione migliore per le aziende]
di Paola Casoni – Manager del Dipartimento Oneri Sociali Lowendalmasaï
Nel corso degli ultimi anni le aziende hanno dovuto modificare i propri modelli e processi organizzativi, per rispondere alle mutevoli esigenze economiche e sociali del mercato. In questo contesto le imprese hanno reagito con due diverse modalità: alcune realtà hanno adottato una strategia di ridimensionamento e di forte consolidamento di tutti i processi al proprio interno, altre si sono orientate verso modelli di esternalizzazione di alcuni processi di business, che vengono quindi gestiti in outsourcing.
Anche se l'outsourcing di per sé non è una novità, questo fenomeno sta vivendo un periodo di enorme sviluppo. Inoltre, non sono più solo le grandi aziende ad adottare una strategia di outsourcing, bensì sempre più PMI si muovono alla ricerca di consulenti esterni specializzati in grado di gestire, con elevati standard qualitativi e di sicurezza, alcuni processi aziendali non core.
Sempre più spesso quindi l'outsourcing viene considerato dalle imprese una fase strategica della propria crescita, utile per diminuire i costi e liberare le risorse da dedicare ad attività più core, oltre che per migliorare i propri processi e aumentare le proprie competenze.
L'area forse più interessata dall'outsourcing è quella della gestione delle risorse umane, in particolare per quanto riguarda la gestione di buste paga e contributi, recruitment, formazione, gestione Comp&Benefit, ecc. Esiste però un'ulteriore area, che impatta sul comparto HR, che ancora poche imprese tendono a esternalizzare, quella delle note spese. Molte aziende devono infatti gestire mensilmente un numero consistente di note spese. Questa attività, se svolta bene, richiede molto tempo e impegna molte risorse dell'ufficio personale e amministrazione.
Affidando all'esterno il processo di gestione e controllo delle note spese, le aziende possono ottenere una serie di benefici in termini di abbattimento dei costi, maggiore efficienza del processo di validazione e liquidazione delle note spese ai collaboratori, diminuzione del rischio di rimborso di "spese non giustificate", controllo e conformità con le policy aziendali. Un altro aspetto che molte volte viene sottovalutato è la possibilità di recuperare gli importi IVA, sia esteri sia locali, che vengono altrimenti imputati a costo.
Cerchiamo però di comprendere in concreto come potrebbe essere gestito in outsourcing il processo relativo alle note spese, e quali potrebbero essere i benefici derivanti da questa attività.
Anche se ovviamente l'azienda può decidere se dare in outsourcing tutta o solo parte della gestione delle proprie note spese, l'esperienza dimostra che si ottengono maggiori risultati se viene esternalizzato tutto il processo, dal momento della ricezione della nota spese inviata dal dipendente, al suo controllo in base alla travel policy vigente, alla gestione delle anomalie riscontrate, alla sua validazione, alla contabilizzazione, all'individuazione di giustificativi esteri e/o italiani idonei ai fini IVA, alla comunicazione al reparto HR degli importi da rimborsare e quindi da riportare nel cedolino, fino all'archivio della nota spese stessa.
Successivamente è necessario decidere se far gestire l'attività dal partner scelto presso la propria sede oppure off site. Sicuramente la scelta di far risiedere il consulente presso la propria sede porta all'azienda notevoli benefici, permettendo un maggiore controllo sulle risorse e sui processi. Inoltre si facilita il trasferimento continuo di know-how dai consulenti al personale dell'azienda, grazie a una costante condivisione degli obiettivi strategici. Viene anche resa più semplice ed efficace la gestione di eventuali anomalie e controversie.
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