Em tên Hạ Trần hiện đang thực tập tại một cơ quan Tư pháp, tại đây em được hướng dẫn khá nhiều công việc mà trên sách vở chưa thể hình dung ra. Tuy nhiên, có vấn đề này em chưa được rõ là khi nào thì cần đóng dấu giáp lai cho văn bản? Đóng như thế nào cho đúng? Ban tư vấn hỗ trợ giúp em.
CCPL: Luật công chứng 2014; Nghị định 23/2015/NĐ-CP; Thông tư 01/2011/TT-BNV; Nghị định 110/2004/NĐ-CP 1. Khi nào cần đóng dấu giáp lai cho văn bản? Tại Điều 49 Luật công chứng 2014 có quy định: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Theo đó, tại Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực. Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản. Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ,... có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt. Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu được trình hoặc được nộp trong quá trình giao kết hợp đồng. Góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó. 2. Đóng dấu giáp lai như thế nào cho đúng? Tại Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Tham khảo thêm: Hướng dẫn đóng dấu treo, dấu giáp lai đúng quy định Trên đây là nội dung tư vấn. Trân trọng!