Tôi có mua một chiếc xe máy đăng ký năm 2009, là năm Công an trả hồ sơ gốc cho chủ xe tự quản. Người bán xe đã hoàn tất thủ tục bán xe cho tôi. Tuy nhiên tôi và người bán ở hai tỉnh khác nhau nên bây giờ tôi muốn sang tên thì phải có hồ sơ gốc. Vậy tôi phải làm thế nào?
Câu hỏi của bạn có hai vấn đề là: thủ tục sang tên xe và vấn đề về hồ sơ gốc. 1. Về thủ tục sang tên, di chuyển xe. Bạn và chủ sở hữu xe có thể tiến hành các thủ tục sau: * Làm hợp đồng mua bán xe máy. Bạn có thể đến bất kỳ tổ chức công chứng (Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng) nào để yêu cầu công chứng hợp đồng mua bán xe. Thủ tục công chứng thực hiện theo hướng dẫn của Luật Công chứng. * Làm thủ tục di chuyển xe sang tỉnh khác. Sau khi có hợp đồng mua bán xe, bạn đến Cơ quan Công an nơi trước đây bên chủ xe đã đăng ký xe máy để làm thủ tục di chuyển xe. Thủ tục được thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư số 36/2010/TT-BCA ngày 12/10/2010 của Bộ công an quy định về đăng ký xe và thông tư số 37/2010/TT-BCA ngày 12/10/2010 của Bộ Công an về quy trình đăng ký xe. Hồ sơ cần có: + Giấy tờ của chủ xe: Giấy chứng minh nhân dân. + Giấy chứng nhận đăng ký xe và biển số xe. + Hai giấy khai sang tên di chuyển. + Chứng từ chuyển nhượng xe: Hợp đồng bán xe. Sau khi làm các thủ tục cần thiết thì cán bộ thực hiện sẽ trả phiếu sang tên, di chuyển, giấy khai sang tên di chuyển kèm theo hồ sơ gốc cho chủ xe và cấp giấy chứng nhận đăng ký xe tạm thời. * Đăng ký sang tên bạn trên đăng ký xe. Bạn làm thủ tục đăng ký sang tên bạn tại Công an quận, huyện thuộc tỉnh, thành nơi thường trú. Hồ sơ cần có: + Giấy tờ của chủ xe: Giấy chứng minh nhân dân của bạn. + Giấy khai đăng ký xe. + Chứng từ lệ phí trước bạ xe: Biên lai hoặc giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt hoặc séc qua kho bạc nhà nước (có xác nhận của kho bạc nhà nước đã nhận tiền) hoặc giấy ủy nhiệm chi qua ngân hàng nộp lệ phí trước bạ theo quy định của Bộ Tài chính. Xe được miễn lệ phí trước bạ, chỉ cần tờ khai lệ phí trước bạ có xác nhận của cơ quan thuế (thay cho Biên lai hoặc giấy nộp lệ phí trước bạ). + Giấy khai sang tên và phiếu sang tên di chuyển kèm theo chứng từ chuyển nhượng (Hợp đồng bán xe hoặc Giấy bán xe) và hồ sơ gốc của xe theo quy định. Thủ tục thực hiện theo thông tư số 37/2010/TT-BCA ngày 12/10/2010. 2. Về hồ sơ gốc. Trong câu hỏi, bạn không nêu rõ: hiện nay hồ sơ gốc do chủ sở hữu xe giữ? Hay vẫn do cơ quan công an giữ? Hay đã mấy hồ sơ gốc. Nếu chủ sở hữu xe đang giữ hồ sơ gốc thì khi giao giấy tờ xe theo hợp đồng mua bán xe, chủ sở hữu xe có trách nhiệm bàn giao cho bạn hồ sơ gốc để bạn đi làm thủ tục đăng ký sang tên xe theo quy định. Nếu hồ sơ gốc đang được cơ quan công an - nơi đăng ký xe lưu giữ thì khi làm hợp đồng mua bán xe, bạn hoặc chủ xe có thể đến để làm thủ tục rút hồ sơ gốc. Nếu hồ sơ gốc về xe đã mất thì tùy trường hợp mà giải quyết như sau: * Trường hợp mất hồ sơ gốc hoặc hồ sơ do chủ xe tự quản lý trước đây bị mất, hư hỏng. Theo hướng dẫn tại Điều 20 thông tư số 37/2010/TT-BCA ngày 12/10/2010 của Bộ Công an về quy trình đăng ký xe thì: - Chủ xe làm công văn hoặc đơn trình bày, cam kết chịu trách nhiệm về việc mất hồ sơ gốc; - Cơ quan Công an nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký sẽ niêm yết công khai biển số đăng ký xe và số máy, số khung, nhãn hiệu, loại xe bị mất hồ sơ tại trụ sở cơ quan. Sau ba mươi ngày, nếu không có khiếu nại, tố cáo thì giải quyết đăng ký và báo cáo về Cục Cảnh sát giao thông đường bộ - đường sắt; trường hợp có nghi vấn thì báo cáo Cục trưởng Cục Cảnh sát giao thông đường bộ - đường sắt (ở Bộ) hoặc Giám đốc Công an cấp tỉnh (ở địa phương). * Trường hợp mất một phần tài liệu trong hồ sơ gốc của xe (giấy khai đăng ký, giấy đăng ký xe thu hồi (đã cắt góc), hồ sơ cải tạo xe, giấy khai sang tên di chuyển, chứng từ chuyển nhượng xe, chứng từ lệ phí trước bạ do chủ xe tự quản lý): - Chủ xe làm công văn hoặc đơn trình báo mất; - Cơ quan Công an nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký phải niêm yết công khai xe có số máy số khung, nhãn hiệu, loại xe bị mất hồ sơ tại trụ sở cơ quan. Sau 15 ngày, không có khiếu nại, tố cáo thì giải quyết đăng ký sang tên. * Trường hợp hồ sơ lưu giữ tại cơ quan đăng ký xe bị mất, hư hỏng hoặc thất lạc: thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 23 thông tư số 37/2010/TT-BCA: - Cán bộ quản lý hồ sơ đăng ký xe phải làm bản kiểm điểm, giải trình rõ lý do và chịu trách nhiệm về việc làm mất, hư hỏng, thất lạc hồ sơ. - Thành lập Hội đồng xác định nguyên nhân mất hồ sơ xe. Hội đồng xác định nguyên nhân mất hồ sơ xe có trách nhiệm xem xét, kết luận về từng trường hợp mất hồ sơ xe cụ thể. Biên bản họp và kết luận của Hội đồng có giá trị thay hồ sơ gốc của xe.