Ông bà ngoại tôi có 6 người con gồm 4 gái và 2 trai. Gia đình đều thống nhất chia mảnh đất này cho 2 cậu của tôi. Ông ngoại tôi đã mất năm 2008 nhưng không để lại di chúc. Trên sổ đỏ hiện ghi tên chủ sử dụng là ông bà ngoại tôi. Nay gia đình tôi muốn tách sổ đỏ thành hai sổ đỏ cho hai cậu tôi. Tuy nhiên cán bộ phòng Công chứng nói rằng không tách như thế được và hướng dẫn sáu người con phải làm thủ tục chuyển di sản của mình cho bà ngoại tôi rồi làm thủ tục để để bà ngoại tôi đứng tên 1 mình trên sổ mới, sau đó mới được tách ra cho 2 cậu. Hướng dẫn của phòng công chứng là đúng hay sai? Mong được tư vấn giúp tôi các thủ tục cần thiết. Xin chân thành cảm ơn.
1. Về hướng dẫn của Phòng công chứng đối với trường hợp của bạn * Thứ nhất, về việc phòng công chứng cho rằng không thể làm ngay thủ tục tách thửa đất thành hai phần cho hai cậu bạn là có cơ sở. Vì thửa đất thuộc quyền sử dụng chung của ông bà ngoại bạn, trong khi đó ông ngoại bạn đã mất nên để chuyển quyền sử dụng thửa đất đó bắt buộc phải thực hiện sau khi đã thực hiện thủ tục khai nhận, phân chia di sản thừa kế. Nếu thực hiện ngay thủ tục tách thửa cho hai cậu của bạn sẽ rất phức tạp và một số điểm sẽ không phù hợp với quy định của pháp luật. Cụ thể như sau: (i) Sở hữu chung của vợ chồng là sở hữu chung hợp nhất (theo Điều 219 Bộ luật Dân sự) nên đối với thửa đất của ông bà bạn không thể phân định được đâu là phần thuộc quyền sử dụng của ông, đâu là phần thuộc quyền sử dụng của bà. Do vậy, hiện nay khi bà còn sống sẽ không thể tự mình tách thửa đất thành hai phần: một phần của ông, một phần của bà, sau đó thực hiện quyền của chủ sử dụng (tặng cho, chuyển nhượng…) đối với phần đất của mình được. Cũng như vậy, các đồng thừa kế của ông cũng không thể tự quyết định phần đất nào là di sản của ông để khai nhận, phân chia di sản thừa kế được. Việc sử dụng, quản lý, chuyển quyền toàn bộ thửa đất phải thực hiện trên cơ sở thỏa thuận giữa bà (với tư cách là một trong các đồng chủ sử dụng) và tất cả các đồng thừa kế theo pháp luật của ông. Điều này dẫn tới việc: - Khi khai nhận di sản thừa kế do ông để lại thì các đồng thừa kế chỉ có quyền khai nhận một phần thửa đất của ông trong khối tài sản chung với bà, chứ không có quyền khai nhận toàn bộ thửa đất đó. Nên đương nhiên, khi làm thủ tục khai nhận thừa kế, gia đình bạn sẽ không thể tách toàn bộ thửa đất đó thành hai phần cho hai cậu bạn được. - Bà ngoại bạn cũng không thể tự mình làm thủ tục tách và chuyển quyền sử dụng toàn bộ thửa đất thành hai phần cho hai con của mình. (ii) Nếu thực hiện đồng thời cả hai thủ tục: khai nhận di sản thừa kế đối với phần quyền sử dụng đất của ông, đồng thời thực hiện thủ tục chuyển quyền sử dụng đất từ bà sang hai cậu thì cũng khó thực hiện được, vì: - Không thể lập một văn bản để thể hiện cả hai nội dung khai nhận di sản thừa kế (do các đồng thừa kế của ông lập) và chuyển quyền sử dụng đất (do bà và hai cậu lập) vì không đúng với thể thức trình bày văn bản, và mỗi giao dịch có chủ thể khác nhau, đối tượng khác nhau và quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia mỗi giao dịch cũng khác nhau. - Nếu thực hiện đồng thời cả hai thủ tục khai nhận di sản thừa kế và chuyển quyền sử dụng đất (lập thành hai văn bản khác nhau) thì cũng không phù hợp quy định của pháp luật vì như trên đã nêu, quyền sử dụng của ông bà đối với thửa đất là hợp nhất nên sẽ không thể phân định rõ từng phần. * Thứ hai, tư vấn của Phòng công chứng về việc sáu người con của ông bà phải làm thủ tục chuyển di sản của mình cho bà ngoại bạn rồi làm thủ tục để bà ngoại đứng tên trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới, sau đó mới tách thửa đất thành hai phần cho hai cậu của bạn là phù hợp với quy định của pháp luật. Tuy nhiên, đây cũng chỉ là một trong các phương án có thể thực hiện đối với trường hợp của bạn. Đối với trường hợp của bạn nêu thì ngoài cách thức thực hiện như tư vấn của phòng công chứng thì gia đình bạn có thể lựa chọn cách thức sau: - Trước hết, thực hiện thủ tục khai nhận, phân chia di sản thừa kế đối với phần di sản của ông để lại. Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, các đồng thừa kế có thể nhường hết phần di sản của mình cho hai cậu của bạn. Như vậy, cùng với bà ngoại bạn, hai cậu của bạn sẽ trở thành các đồng chủ sử dụng của toàn bộ thửa đất đó. - Sau khi thực hiện thủ tục đăng ký sang tên quyền sử dụng đất (cấp Giấy chứng nhận mang tên ba người là bà ngoại và hai cậu bạn) thì bà ngoại và hai cậu có thể lập văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung. Trong văn bản này có thể thỏa thuận chia cho hai cậu mỗi người một phần hai thửa đất. 2. Thủ tục Tùy thuộc vào việc gia đình bạn lựa chọn theo phương án nào thì sẽ có các thủ tục tương ứng với từng trường hợp. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số thủ tục mà gia đình bạn có thể phải thực hiện khi tách thửa đất cho hai cậu của bạn. a. Thủ tục khai nhận di sản thừa kế Cho dù lựa chọn phương án nào thì gia đình bạn cũng bắt buộc phải thực hiện thủ tục khai nhận, phân chia di sản thừa kế. Thủ tục này được quy định như sau: - Thẩm quyền: Gia đình bạn có thể công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế là quyền sử dụng đất tại bất kỳ tổ chức công chứng nào trên địa bàn nơi có bất động sản. - Người thực hiện: Do ông ngoại bạn không để lại di chúc nên di sản được chia cho người thừa kế theo pháp luật, được xác định theo Điều 676 Bộ luật dân sự (Hàng thừa kế thứ nhất gồm: vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết); trong đó có bà ngoại và sáu người con của ông bà. - Hồ sơ: + Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu; + Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; + Giấy chứng tử của ông ngoại; + Giấy tờ tùy thân của các thừa kế; + Những giấy tờ khác (như: giấy khai sinh, giấy kết hôn …). - Thủ tục: Sau khi kiểm tra hồ sơ thấy đầy đủ, phù hợp quy định của pháp luật, cơ quan công chứng tiến hành niêm yết công khai tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi thường trú trước đây của người để lại di sản; trong trường hợp không có nơi thường trú, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi tạm trú có thời hạn của người đó. Nếu không xác định được cả hai nơi này, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi có bất động sản của người để lại di sản. Sau 15 ngày niêm yết, không có khiếu nại, tố cáo gì thì cơ quan công chứng chứng nhận văn bản thừa kế. Các đồng thừa kế có thể lập Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế (Điều 49 Luật Công chứng) hoặc Văn bản khai nhận di sản thừa kế (Điều 50 Luật Công chứng). Đối với trường hợp của gia đình bạn thì các đồng thừa kế có thể lập Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế và lựa chọn một trong hai nội dung: hoặc tất cả các đồng thừa kế nhường di sản mình được hưởng cho bà ngoại bạn (để bà bạn trở thành chủ sử dụng duy nhất của thửa đất), hoặc các đồng thừa kế nhường di sản mình được hưởng cho hai cậu của bạn (để hai cậu trở thành đồng chủ sử dụng với bà ngoại). Sau khi công chứng văn bản thừa kế, người được hưởng di sản thực hiện thủ tục đăng ký quyền tài sản tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng tài nguyên và môi trường cấp huyện nơi có đất. b. Thủ tục chuyển quyền sử dụng đấthoặc lập văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung Nếu bà bạn trở thành chủ sử dụng duy nhất của thửa đất thì sau khi thực hiện thủ tục đăng ký sang tên quyền sử dụng đất, bà bạn có thể làm thủ tục tách thửa (sẽ hướng dẫn dưới đây) để chuyển quyền (tặng cho hoặc chuyển nhượng) thửa đất cho hai cậu của bạn. Nếu bà bạn và hai cậu bạn trở thành đồng chủ sử dụng đất thì sau khi thực hiện thủ tục đăng ký sang tên và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên ba người thì ba người có thể làm thủ tục tách thửa và công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung theo quy định của pháp luật. * Thủ tục tách thửa: Trước hết, gia đình bạn có thể mời tổ chức có chuyên môn hoặc cơ quan địa chính tiến hành việc đo đạc để phân định rõ phần đất mà hai cậu của bạn sẽ được nhận. Việc đo đạc được lập thành Hồ sơ kỹ thuật thửa đất để làm cơ sở cho việc thực hiện thủ tục tách thửa. Sau đó, thực hiện thủ tục tách thửa theo hướng dẫn tại Điều 145 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP như sau: - Hồ sơ tách thửa gồm có: + Đơn xin tách thửa; + Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. + Hồ sơ kỹ thuật thửa đất - Thủ tục: + Nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; + Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm làm trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính đối với nơi chưa có bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính; + Trong trường hợp đủ điều kiện tách thửa thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất ra công văn đồng ý cho tách thửa. Lưu ý: Khi thực hiện thủ tục tách thửa thì gia đình bạn phải tuân thủ quy định tại Điều 17 Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ quy định bổ sung về việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất, trình tự, thủ tục bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất và giải quyết khiếu nại về đất đai (quy định về diện tích tối thiểu được tách thửa), cụ thể như sau: - Phải tuân thủ quy định diện tích tối thiểu được phép tách thửa đối với từng loại đất của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. - Không cấpGiấy chứng nhận đối với trường hợp tự tách thửa đất thành hai hoặc nhiều thửa đất trong đó có mộthoặc nhiều thửa đất có diện tích nhỏ hơn diện tích đất tối thiểu theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. - Cơ quan công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã không được làm thủ tục công chứng, chứng thực chuyển quyền sử dụng đất đối với trường hợp tách thửa đất thành hai hoặc nhiều thửa đất trong đó có một hoặc nhiều thửa đất có diện tích nhỏ hơn diện tích đất tối thiểu theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. * Thủ tục công chứng Hợp đồng tặng cho/chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung như sau: - Thẩm quyền: Tổ chức công chứng trên địa bàn tỉnh, thành phố nơi có bất động sản. - Hồ sơ yêu cầu công chứng: Bạn nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng cho tổ chức công chứng quy định tại Điều 35 Luật Công chứng. - Thủ tục: Sau khi nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng (nếu có) hoặc giúp người yêu cầu công chứng soạn thảo hợp đồng dựa trên mẫu sẵn có. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng. Sau khi nộp phí công chứng và thù lao công chứng tại tổ chức công chứng nơi bạn yêu cầu công chứng thì bạn được nhận Hợp đồng chuyển nhượng/tặng cho quyền sử dụng đất hoặc Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung có chứng nhận của tổ chức công chứng để tiến hành thủ tục đăng ký sang tên hai cậu bạn theo quy định của pháp luật. c. Thủ tục đăng ký sang tên quyền sử dụng đất Sau khi thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại cơ quan công chứng và sau khi thực hiện thủ tục chuyển quyền sử dụng đất hoặc thủ tục thỏa thuận phân chia tài sản chung tại cơ quan công chứng thì các bên liên quan phải thực hiện thủ tục đăng ký sang tên quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật. - Thẩm quyền: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng tài nguyên và môi trường cấp huyện nơi có đất. - Hồ sơ gồm: Bản chính văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế có công chứng/Hợp đồng tặng cho/Hợp đồng chuyển nhượng/Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; giấy tờ khác (giấy tờ tùy thân, hồ sơ tách thửa …). - Thủ tục: Văn phòng đăng ký nhà đất sau khi nhận hồ sơ sẽ có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, làm trích sao hồ sơ địa chính; gửi số liệu địa chính cho cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính (nếu có); chỉnh lý giấy chứng nhận đã cấp hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận; Sau khi bên nhận thừa kế/bên nhận chuyển quyền thực hiện xong nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký nhà đất có trách nhiệm trao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho chủ sử dụng.