Anh Huỳnh Khang quê ở Nam Định. Năm 2002, anh Khang cùng vợ và con gái chuyển đến Lạng Sơn để sinh sống. Năm nay, con gái anh Khang đến tuổi đi học nên anh chị làm hồ sơ xin học cho cháu vào trường tiểu học X nằm trên địa bàn huyện nơi anh chị sinh sống. Theo yêu cầu của nhà trường, anh Khang phải nộp bản sao giấy khai sinh của con gái nên anh đã tới Uỷ ban nhân dân xã nơi thường trú để gặp chị Hoa - cán bộ tư pháp - hộ tịch để làm bản sao giấy khai sinh nhưng chị Hoa từ chối và cho rằng Uỷ ban nhân dân xã không thực hiện đăng ký khai sinh cho cháu nên không có quyền cấp bản sao đó. Anh Khang thấy cách giải thích của chị Hoa chưa thoả đáng và do thời hạn nộp hồ sơ đã sắp hết nên anh tìm gặp chị Tuyết là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã để yêu cầu giải quyết. Chị Tuyết sẽ giải quyết trường hợp trên như thế nào?
Theo giả thiết tình huống đưa ra thì con gái anh Khang năm nay 6 tuổi trong khi đó năm 2002 anh mới chuyển đến Lạng Sơn sinh sống, do đó có thể khẳng định rằng con gái anh Khang không đăng ký khai sinh tại Uỷ ban nhân dân xã nơi vợ chồng anh Khang hiện đang thường trú. Theo Điều 60 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch thì thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ Sổ hộ tịch được quy định như sau: “ 1. Bản sao giấy tờ hộ tịch từ Sổ hộ tịch là bản sao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2 Điều này, căn cứ vào Sổ hộ tịch hiện đang lưu trữ, để cấp cho người có yêu cầu. 2. Uỷ ban nhân dân cấp xã, Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc Sở Tư pháp, nơi lưu trữ Sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ Sổ hộ tịch. 3. Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ Sổ hộ tịch có thể gửi đề nghị qua đường bưu điện đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2 Điều này.” Như vậy trong trường hợp này, do con gái anh Khang không đăng ký khai sinh tại Uỷ ban nhân dân xã nơi anh, chị hiện thường trú nên Uỷ ban nhân dân xã đó không thể cấp bản sao giấy khai sinh cho cháu. Như vậy, giải thích của chị Hoa là đúng. Tuy nhiên qua đây có thể thấy cách giải quyết công việc của chị Hoa, cán bộ tư pháp - hộ tịch là chưa linh hoạt và thiếu sự nhiệt tình đối với người dân. Trước nhu cầu của anh Khang, chị hoàn toàn có thể giải thích một cách cặn kẽ hơn và hướng dẫn để anh có thể giải quyết công việc một cách không quá phức tạp. Và trong trường hợp này, là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, chị Tuyết cần hướng dẫn anh Khang đến Phòng Công chứng hoặc Uỷ ban nhân dân cấp huyện để chứng nhận bản sao giấy khai sinh theo hình thức “sao y bản chính” bằng việc công chứng hoặc chứng thực của các cơ quan này. Đồng thời, chị Tuyết cũng cần có ý kiến nhắc nhở đối với chị Hoa về phong cách làm việc để có thể phục vụ nhân dân một cách tốt hơn.