يجب أن يسمح لك رئيس الجلسة بالتحدث قبل أن تعرض مُقترحك، وتختلف القواعد المنظمة للجلسات من مجموعة إدارية لأخرى، لكن عادة ما يكون هناك وقت مخصص يعلن عنه رئيس الجلسة لتلقي المُقترحات ومشاريع القرار. يفتح رئيس الجلسة المجال لتلقي مشاريع القرار من خلال قول "هل هناك أيّة مواضيع جديدة قد تكون محل نقاش؟" يقوم رئيس الجلسة بالإشارة إليك عندما يحين دورك ويمنحك المجال للتحدث، أتبع النظام المُتعارف عليه داخل المجموعة الإدارية التي تنتمي لها حيث يُمكنك عرض مُقترحك وأنت جالس أو قد تتطلب القواعد أنت تفعل ذلك وأنت واقف. قد لا تحتاج للوقوف إذا ما كانت المجموعة محدودة العدد أو كان الاجتماع يدور حول طاولة مع الجلوس. عندما يشير لك رئيس الجلسة إيذانًا بالتحدث فعليك أن تناديه بصيغة رسمية مثل (سيدي رئيس الجلسة) أو (سيدي الرئيس)، أما إذا لم تكن مُتأكدًا بالصيغة التي يجب أن تناديه بها فيمكنك أن تنتبه لما يقوله عندما يمنحك المجال للتحدث، فقد يقول (رئيس الجلسة يمنح المجال للسيد فُلان).  لا تنس أن تضيف لصيغة رئيس الجلسة الرسمية كلمة "سيدي" أو "سيدتي". ابدأ بقول "أود أن أتقدم بمشروع قرار". في بعض المجالس الإدارية يقوم رئيس الجلسة بتقديم وتوضيح غرضك من التحدث، ومن ثم يمنح لك المجال للتوضيح، في حين من الممكن أن تبدأ أنت في اجتماعات أخرى بتوضيح غرضك أولاً. ابدأ بتوضيح نوع مشروع القرار أو المُقترح الذي تنوي تقديمه، هذا بناء على القواعد المُنظمة للمجموعة الإدارية التي تنتمي لها. ابدأ بقول "أود الانتقال إلى.." ثم وضح الغرض من حديثك، يُمكنك أن تقرأ مشروع القرار أو المُقترح إذا كنت قد أعددته كتابيًا.  يجب أن تقدم مُقترحك على نحو حازم وواثق، واحرص على أن توضح ما الذي يجب على مجلس الإدارة القيام به بخصوص هذه المسألة، لا ما لا يجب عليهم القيام به. على سبيل المثال: "أود الانتقال إلى مشروع قرار بإلغاء التعامل مع الشركة "أ" كمزود للخدمة، وبدء التعامل مع الشركة "ب" منذ هذه اللحظة". يجب أن يتم تدعيم مشاريع القرار المقدمة بواسطة أكثر من شخص واحد من أعضاء مجلس الإدارة حتى لا يتم إضاعة وقت المجلس في مناقشة فكرة مُقترحة لا يؤيدها سوى شخص واحد هو المتقدم بها.  يقوم رئيس الجلسة بسؤال أعضاء المجلس إذا ما كان أحدهم يؤيد مشروع القرار خاصتك، وحينها يتقدم أحد الأعضاء برفع يده وقول "أنا أؤيد مشروع القرار الفلاني" أو "أنا مؤيد". يجب عليك أن تقوم بالحصول على الدعم لمشروع القرار خاصتك بشكل مُسبق قبل الاجتماع عن طريق التحدث مع الأعضاء ومحاولة إقناعهم بتأييد مُقترحك.
قف أو ارفع يدك. أتبع النظام المُتعارف عليه. قم بتوضيح غرضك. قدم مشروع القرار خاصتك. انتظر إلى أن يقوم أحد أعضاء مجلس الإدارة بدعم مشروع قرارك.