ينبغي عليك تقديم خطاب مكتوب ومطبوع عوضًا عن كتابة رسالة بريد إلكتروني عند تقديم إخطار الاستقالة من العمل، وينبغي أن تقدّم هذا الخطاب لصاحب العمل يدًا بيد.  على الرغم من أن كتابة رسالة بريد إلكتروني قد تبدو أسهل وأسرع، إلا أن ذلك يعدّ أقل احترافية وسيؤدي ذلك إلى تجهّم من يتلقّى الرسالة. لا تُرسل إخطار الاستقالة من خلال خدمة البريد العادية حيث أن ذلك قد يؤدي إلى التسبب بتأخير وقد يؤدي ذلك إلى انقضاء الأسبوعين عند تلقّي إخطار استقالتك. التزم بقواعد كتابة التاريخ في الخطابات الرسمية أعلى الجهة اليسرى أو اليمنى من الصفحة بحسب لغة الكتابة المستخدمة. ينبغي أن تكتب الشهر بالحروف وأن تكتب اليوم والسنة بالأرقام.  مثال: 26 يونيو، 2013 لاحظ أنك لن تحتاج عادة لكتابة عنوان استقبال فوق التاريخ لأن العنوان سيكون هو نفسه عنوان صاحب العمل، ويمكنك استخدام ترويسة الشركة التي تتضمن العنوان إن كنت ترغب بذلك. إن كنت تستخدم ترويسة الشركة، يمكنك التخلي عن تضمين عنوان المستقبل الداخلي حيث أن الخطاب مُرسل من الشركة إليها. اعلم على أي حال أن تضمين العنوان فكرة جيدة لأنها تسمح لك بتوجيه الرسالة لمديرك فقط.  اكتب اسم المدير الكامل منصبه الوظيفي في السطر الأول. اكتب العنوان في السطر التالي واكتب المدينة والمحافظة والرمز البريدي في السطر التالي. اترك سطرًا بين التاريخ والعنوان الداخلي، واترك سطرًا آخر بين العنوان الداخلي والتحية التي تليه. ينبغي عليك على أي حال عدم ترك أسطر فارغة عند كتابة العنوان. ينبغي عليك افتتاح رسالتك بالتحية "السيد/ [اسم المدير]"، ولا ينبغي عليك استخدام تحية مبهمة أو عامة جدًا كأن تقول "إلى من يهمّه الأمر". ينبغي عليك أيضًا مخاطبة رئيسك بنفس طريقة مخاطبتك له عادة، حتى إن كانت الطريقة غير رسمية. يمكنك مثلًا استخدام اسم مديرك الأول إن كنت معتادًا على مخاطبته بالاسم الأول، ولكن لا يمكنك فعل ذلك إن كان أسلوب الخطاب بينكما يقتصر على المناداة بالاسم الأخير مع استخدام الألقاب. اترك سطرًا بعد التحية قبل البدء بكتابة جسم الخطاب بحسب التعليمات الموضحة في هذا المقال.  ينبغي عدم ترك أسطر فارغة بين سطور الفقرات، ولكن ينبغي ترك سطر فارغ بين كل فقرة وأخرى. لا حاجة أيضًا لترك مسافة فارغة في بداية الفقرة. لا تجعل رسالتك أطول من صفحة واحدة على أقصى تقدير. ينبغي عليك استخدام خاتمة أكثر ودّ من الخاتمات التقليدية للحفاظ على أسلوب الخطاب الودود والإيجابي، لذا تجنّب استخدام "تحياتي،" أو "شكرًا،" أو "مع التحية،". إليك بعض الأمثلة للخاتمات التي يمكن استخدامها في خطابك:  تقبّل أرق تحيّاتي أتمنى لك استمرار النجاح تقبّل شكري على كل ما قدّمته لي مع خالص التحية وأرق الأماني اكتب اسمك الكامل بعد 4 أسطر من الخاتمة وقم بتوقيع الاسم بين الخاتمة والاسم المكتوب.
اكتب رسالة مكتوبة وليس رسالة بريد إلكتروني. اكتب التاريخ أعلى الجهة اليسرى أو اليمنى بحسب اللغة المستخدمة. فكّر بتضمين عنوان داخلي. قم بتحيّة مديرك مباشرة في الخطاب. اكتب جسم الإخطار. استخدم خاتمة ودّية. اكتب اسمك وقم بالتوقيع.