يمكنك إيجاد الكثير من قوالب خطابات طلب الرعاية على شبكة الإنترنت، وأحيانًا ما تكون هذه القوالب مدفوعة، إلا أن الكثير منها مجاني. يتوجب عليك قراءة هذه الرسائل لتفهم التنسيق الصحيح والمحتوى المكتوب.   احرص على عدم نسخ أحد الأمثلة بالضبط. يتوجب عليك تخصيص الرسالة للمؤسسة التي ترسلها إليها لتبدو الرسالة شخصية وتبتعد عن حيّز الرسمية.   على سبيل المثال، إن كنت تعلم أن المدير التنفيذي يمتلك خلفية شخصية تتعلّق بالحدث الذي تقيمه، يتوجب عليك حينها تخصيص الرسالة لهذا الشخص. يتوجب عليك معرفة خلفية الأشخاص أو الشركات التي تطلب الرعاية منها، والقيام بتخصيص طلب الرعاية ليشعروا بأنه طلب شخصي. تعتمد لهجة الخطاب علي الشخص الذي تخاطبه،  يتوجب عليك دائمًا الالتزام بالاحترافية عند كتابة خطاب طلب الرعاية.  ضع الرسالة في مغلّف رسمي يحمل شعار واسم المنظمة الخاصة بك. سيؤدّي ذلك إلى جعل خطابك أكثر رسمية. إن كنت تطلب الرعاية لنفسك، يمكنك أيضًا استخدام مغلّف وكتابة اسمك عليه بخط جميل. يفضّل استخدام أسلوب أكثر رسمية إن كنت تطلب الرعاية من شركة أو مؤسسة. إن كنت تكتب لأحد أفراد العائلة أو أحد الأصدقاء، يمكن أن تقلّل لهجة الرسمية في خطابك، ولكن لا تخفّفها لدرجة تُشعر الشخص بالإساءة وقلة الاحترام. إن كتابة رسالة بريد إلكتروني غير رسمية لن تُفضي إلى نتائج جيدة على الأرجح. يكون تنسيق خطاب طلب الرعاية هو نفسه تنسيق رسائل الأعمال المتعارف عليها. يتوجب عليك استخدام التنسيق الصحيح، وإلا فإن رسالتك لن تظهر بمظهر الرسالة الاحترافية.  اكتب التاريخ، واسم الراعي وعنوانه أعلى الرسالة. قم بعد ذلك بتحيّة المستقبل بعد فراغ: عزيزي (اسم الشخص) وألحق ذلك بفاصلة. أبقِ الرسالة قصيرة. لا تجعل خطاب طلب الرعاية يتعدّى الصفحة الواحدة. لا يمتلك الناس عادةً الوقت لقراءة رسائل أطول من ذلك. يقدّم الأشخاص الذين يُطلب منهم طلب الرعاية عادةً دقيقة واحدة لقراءة رسالتك، لذا وإضافة إلى جعل الرسالة بطول صفحة واحدة، احرص على كون كلماتها دقيقة وواضحة.   أرسل الرسالة عبر البريد العادي. يشير إرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني إلى أنك لم تبذل الكثير من الجهد لإرسالها. يتوجب عليك شكر الشخص الذي وجّهت له الرسالة على وقته في نهاية الرسالة. احرص على ترك مسافات بين الفقرات، واترك فراغًا لتوقيع الرسالة باليد.  أنهِ الرسالة بتحية محترمة واحترافية، مثل: مع خالص التحية والتقدير، ثم اكتب اسمك ومسمّاك الوظيفي. وقّع الرسالة بنفسك. ضمّن الرسالة أشياء أخرى. قد ترغب بتقديم منشور مطبوع مع خطاب طلب الرعاية يقدّم معلومات عن الحدث أو الشركة. سيؤدّي ذلك إلى إعطاء مصداقية أكبر للحدث ويحثّ الشركة على تقديم المساعدة لك. أيضًا، إن كانت شركتك قد تلقّت تغطية إعلامية، يمكنك تضمين مقال من المقالات التي كتبت عنها لدعم الرسالة.
ادرس خطابات طلب رعاية جاهزة. اختر لهجة الخطاب المناسبة. استخدم تنسيق رسائل الأعمال الاعتيادي. أنهِ الرسالة بالشكر والعرفان.