على الرغم من أن الكتابة اليدوية ستجعل الخطاب أكثر خصوصية إلا أن الهدف هنا هو أن يبدو أكثر احترافية، ولهذا يجب أن يتم كتابته على الكمبيوتر ليسهل قرائته.  استعمل برنامج معالج النصوص وليس برنامج النصوص الأساسي على الكمبيوتر حيث أن البرامج الأساسية سريعة الاستخدام لن توفر لك الخيارات التنسيقية اللازمة لكتابة خطاب التوصية. إذا ما أخبرك المُرشح الذي تكتب له الخطاب بأنه يجب عليك إرسال الخطاب بالبريد الإلكتروني، فسيتوجب عليك أن تطبع الخطاب أولاً ثم توقعه ثم تحصل على نسخة ضوئية منه وترسلها في صيغة PDF. لا يمكنك أن ترسل الخطاب في صيغة رسالة على البريد الإلكتروني. ستجد على برامج معالجة النصوص المختلفة نماذج جاهزة لكتابة خطابات التوصية والتي ستسهل عليك العملية، حيث تكون هذه النماذج سابقة الإعداد بالتنسيق الصحيح.  يمكنك اختيار نموذج من بين نماذج مختلفة لخطابات التوصية متاحة في برامج معالجة النصوص، اختر نموذجًا احترافيًا ورسميًا وليس نموذجًا يبدو وكأنه خطاب شخصي. استعمل الخطوط القياسية سهلة القراءة مثل "تايمز نيو رومان Times New Roman" و"هيلفيتيكا Helvetica". يجب أن يتم تنسيق الخطاب بحيث تكون هناك مسافة مزدوجة بلا إزاحة بين كل فقرة والثانية. إذا ما اخترت إزاحة الفقرات فيجب عليك أن تتجنب إضافة المسافات المزدوجة. أضف اسمك وعنوانك في أعلى يمين الصفحة الأولى من خطاب التوصية، ومن ثم اسم وعنوان مُستلم الخطاب في أعلى يسار الصفحة.  أضف معلومات التواصل الخاصة بك مثل رقم التليفون الشخصي والبريد الإلكتروني. إذا كان لديك ورقًا معنونًا يحمل معلومات التواصل الخاصة بك فلا داعِ لإضافته في الخطاب طالما ستقوم باستخدام هذا الورق في الطباعة. يجب أن تضيف معلومات التواصل في حالة كان الورق الخاص بالطباعة يحمل معلومات التواصل وعنوان الشركة وليس معلومات التواصل الشخصية الخاصة بك. أضف التاريخ في سطر بعد العنوان، كما ستجد خانة مخصصة في نموذج الخطاب لإضافة العنوان. يُمكن أن يكون العنوان على هذا النحو "خطاب توصية للأستاذ أحمد علي" أو أي كان اسم المُرشح الذي تكتب لدعمه. عادة ما يتم توجيه الخطاب لشخص بعينه، ولكن في حالة كان الخطاب سيتم فحصه بواسطة جهة أو لجنة معنية فقم بتوجيهه إلى "لجنة الاختيار" أو "لجنة قبول الطلبات". اسأل المُرشح الذي تكتب له بهذاالخصوص. استعمل ورق الطباعة المعنون الشخصي أو الخاص بشركتك حتى يبدو الخطاب أكثر احترافية، مع الحرص على أن تكون جودة ورق الطباعة جيدة.  ينعكس شكل الخطاب على فرصة المُرشح في القبول، ولهذا يجب أن يظهر الخطاب بشكل رسمي واحترافي على قدر الإمكان. اختر الورق الأبيض السادة وتجنب الورق الرديء رخيص الثمن، يُمكنك أن تسأل عن ورق عالي الجودة في مخزن المستلزمات المكتبية في شركتك، أو ربما تقوم بشرائه من مكتبة مختصة. يُفضل دائمًا أن تقوم بترتيب أفكارك على نحو مُسبق قبل الشروع في كتابة الخطاب، فكر في السمات التي ترغب في ذكرها في الخطاب واختر أفضلها لاحقًا.  تذكر أن الخطاب يجب ألا يزيد عن صفحة واحدة، في حين أن الخطابات الأكاديمية قد تصل إلى صفحتين. هذا يعني أنه متاحٌ أمامك كتابة ثلاث فقرات قصيرة حيث أن المساحة المحددة للخطاب قد لا تستوعب أكثر من ذلك، احرص على الكتابة بشكل فعال وبالاختيار الأمثل للكلمات. تحدث مع المُرشح الذي تكتب له خطاب التوصية، اسأله عن مزيد من المعلومات بخصوص الوظيفة أو البرنامج الدراسي الذي يتقدم إليه، وما هي الصفات والمهارات التي تبحث عنها الجهة المعنية بالتقييم.
اكتب خطاب التوصية باستخدام برنامج لمعالجة النصوص. اختر نموذجًا لكتابة خطابات التوصية. أضف الاسماء والعناوين. استعمل ورق الطباعة المعنون إذا ما توفر لك. حدد الإطار الخاص لخطاب التوصية الذي تكتبته.