اترك لنفسك فسحة من الوقت للذهاب إلى مكان الورشة والاعتياد عليه ومقابلة المسئول التقني ومسئول الطعام وبالطبع أعضاء فريق العمل خاصتك. امنح لنفسك الوقت حتى تتمكن من معالجة المشاكل التي قد تظهر لك قبل بداية الورشة. احرص على تجهيز واختبار المعدات مثل أجهزة الكمبيوتر وأجهزة العرض الضوئي والسماعات قبل وصول المشاركين للورشة حتى تضمن استغلال وقت الورشة المتاح بشكل فعال بدلاً من إضاعته في الإعدادات التكنولوجية. اطلب من المسئول التقني في مكان الورشة أن يساعدك في هذه التجهيزات حيث أنك قد لا تكون على دراية بتجهيزات القاعة وبالتالي ستحتاج لمساعدة شخص مختص من أجل توفير الوقت وضبط جميع الأجهزة. تعتمد طريقة ترتيبك للمقاعد على عدد المشاركين ومساحة الغرفة أو القاعة وطبيعة الأنشطة الخاصة بالورشة. اجعل المشاركين يجلسون في صورة دائرية أو نصف دائرية في حالة المجموعات صغيرة العدد حتى تبني حالة من التواصل بينهم وتُسهل من عملية التحاور. اختر شكل نصف الدائرة أو الصفوف المتراصة إذا ما احتجت أن ينظر المشاركين تجاه الشاشة أو السبورة. ضع الأوراق والكتيبات الخاصة بالورشة في الأماكن الخاصة بالمشاركين إما على المقاعد وإما على الطاولات حتى توفر وقت التوزيع أثناء الورشة نفسها. احرص على ترتيبها وعنونتها بشكل صحيح. من أمثلة الأشياء الأخرى التي قد تحتاج إلى ترتيبها بشكل مُسبق:  المُسليات والمشروبات. أقلام الكتابة على السبورة ومُلصقات الأسماء. أقلام الحبر والأقلام الرصاص. يساعدك الوصول مبكرًا على تجهيز ورشتك ومن ثم الاسترخاء وتحية المشاركين والتعرف عليهم عند وصولهم قبل بداية الورشة، وبالتالي تخلق بينك وبينهم علاقة مودة لطيفة.
احرص على الوصول مُبكرًا إلى مكان الورشة. جهّز المعدات قبل وصول المشاركين. رتب المقاعد قبل بدء الورشة. وزّع مواد الورشة. اعمل على تحية المشاركين عند وصولهم.