يبدأ خطابك بكلمة "عزيزي Dear" ومن ثم اسم الشخص أو الجهة التي ستستقبل الخطاب، ومن ثم يجب أن تبدأ الخطاب بالتعريف عن نفسك وعن المُرشح وعن سبب كتابتك للخطاب.  وضح علاقتك بالمُرشح الذي تكتب الخطاب له ومنذ متى وأنت على معرفة به، اذكر أيضًا المؤهلات التي تحملها والتي قد تجعل من خطابك أكثر مصداقية وثقلاً. احرص على توضيح المعلومات ذات الصلة بالوظيفة أو البرنامج الذي يتقدم له المُرشح، مثل كونك مديره أو مشرفه في العمل وأنك تعمل معه في الشركة لعدة سنوات مع توضيح الموقع الوظيفي لكل منكما والمدة التي عملتما فيها سويًا. على سبيل المثال: "أنا اسمي عادل الشرقاوي وأنا المدير التنفيذي لمصنع معدات الإضاءة، وأكتب هذا الخطاب دعمًا للأستاذ أحمد علي والذي عمل تحت إشرافي في المصنع للخمس سنوات السابقة." تحدث بعد المقدمة عن الصفات والمهارات المميزة في المُرشح الذي تدعمه بخطابك، ولاحقًا ستقوم بالحديث عن هذه المهارات باستفاضة في الفقرة الأساسية من الخطاب.  تعتمد المهارات والصفات التي تذكرها هنا على طبيعة علاقتك بالمُرشح وطبيعة الهدف من الخطاب. يجب أن تُركز الخطابات بغرض التوصية الشخصية على الصفات الشخصية للمُرشح، في حين أن خطابات التوصية التقنية يجب أن تذكر المهارات العملية والتقنية التي يتسم بها المرشح والتي تكون ذات صلة بالوظيفة التي يتقدم لها. تجمع خطابات التوصية الأكاديمية بين الصفات الشخصية والمهارات العملية، بالإضافة إلى المهارات والصفات المُحددة التي تجعل المُرشح مناسبًا للبرنامج الدراسي الذي يتقدم لها، يُمكنك أيضًا ذكر الصفات الشخصية مثل الذكاء والحدس. يجب أن تكون هذه هي الجملة الأخيرة في الفقرة الافتتاحية، وتذكر أنك ستستعرض هذه المهارات باستفاضة في الفقرة الأساسية التالية. على سبيل المثال اكتب: "من خبرتي في العمل مع أحمد علي، هو يتسم بلياقة عملية فائقة ومهارات تواصل وتنظيم مميزة، وهذا ما سيجعله إضافة رابحة لشركتكم." في الفقرة الثانية من الخطاب ستقوم باستعراض المهارات والصفات التي ذكرتها في الافتتاحية ولكن على نحوٍ أكثر استفاضة وتفصيلاً مع تدعيم ذلك بالأمثلة.  انتبه إلى طول خطاب التوصية. أنت لا ترغب في أن يكون الخطاب طويلاً بشكلٍ زائد عن اللزوم، ولهذا يجب أن تحرص على أن تختصر الأمثلة بقدر الإمكان على أقل عدد من الجمل (جملتين أو ثلاث) ذاكرًا فيها المهارات والصفات التي سبق وتحدثت عنها في مقدمة الخطاب. الطريقة الأكثر فعالية لعدم الإطالة هو أن تتحدث بشكل مباشر عن الصفات والمهارات التي يتحلى بها المُرشح كما تراها أنت. على سبيل المثال: "لطالما أظهر أحمد علي قدرته على القيام بالمهام الهامة المتعددة في نفس الوقت، في إحدى المرات تطوع للقيام بمزيد من الأعمال عندما لاحظ أن العمل لن ينتهي في وقته المحدد بسبب غياب بعض العاملين لظروف المرض، وهكذا فعل أكثر من مرة ليضمن أن العمل يسير على أكملِ وجه، كما أنه شخص نشط عندما يتعلق الأمر بالاجتماعيات ومراعاة عائلته." اكتب الفقرة الثالثة والأخيرة من الخطاب على أن تتضمن ملاحظات إيجابية عن الشخص بشكل يُلخص مهاراته والصفات التي تميزه والتي سبق واستعرضتها في الفقرة الأساسية من الخطاب، ووضح كيف أن المُرشح مناسب للوظيفة أو البرنامج الدراسي الذي يتقدم له.  يجب ألا تزيد هذه الفقرة عن جملتين أو ثلاث جمل، اكتفِ بجملة واحدة مُلخِصة لما سبق ذكره في الفقرة الأساسية وتؤكد على ترشيحك للشخص بقوة، مع إضافة جملة تربط فيها بين المثال الذي طرحته في الفقرة الثانية وبين استمرارية العمل في شركتك. على سبيل المثال: "حتى هذه اللحظة أقوم بتقييم النتائج التي أحرزها أحمد علي في العمل مقارنة بزملائه، وأنا على يقين أن مهاراته في التواصل والتنظيم ستكون إضافة رابحة لشركتكم." يجب أن يتضمن خطاب التوصية في نهايته على معلومات التواصل الخاصة بك في حالة ما أراد الشخص المُختص بالتقييم أن يرجع إليك لطرح بعض الأسئلة عن المُرشح أو للاستفسار عن أيّة معلومات ذكرتها في خطاب التوصية.  عليك بتوضيح معلومات وإرشادات التواصل الخاصة بك والتي تشمل على مواعيد التواصل التي تفضلها سواء الأيام أو التوقيتات الأنسب التي تكون فيها مُتاحًا للتواصل. على سبيل المثال يُمكنك كتابة: "إذا كان لديكم أيّة أسئلة بخصوص تجربتي مع أحمد علي، لا تترددوا في التواصل معي على رقم 55555555، أنا مُتاح للتواصل على هذا الرقم يوميًا عدا الجمعة من الساعة 8 صباحًا وحتى 6 مساءً.
قدم كُل من نفسك والمُرشح. تحدث عن ثلاث مهارات أو صفات استثنائية في المُرشح الذي تدعمه. احرص على توضيح بعض الأمثلة الداعمة لما كتبت. اكتب الفقرة الختامية. احرص على فتح المجال للأسئلة بخصوص المُرشح.