ضع قائمة بكل المهام الوظيفية ذات الصلة بإدارة التغيير للمشروع مع توضيح لمتطلبات ومهارات كل وظيفة والمسئوليات والمهام الخاصة بها. يجب أن تشمل هذه الأدوار على الأقل على مديرٍ للمشروع يُنفذ إجراءات التغيير يومًا بيوم، وراعٍ للمشروع مسئول عن اتخاذ القرارات الإدارية العليا ومتابعة تطور الخطة. قد تحتاج إلى تقسيم مهمة إدارة المشروع بين أكثر من شخص في حالة المشاريع الكبيرة بالمؤسسات الضخمة بناء على المعرفة التخصصية. بعض المشاريع (مثل مشاريع البرمجيات) تحتاج إلى مجلس إدارة مكون من ممثلين للأطراف المعنية المختلفة، يقوم هذا المجلس بالتصديق على خطوات إدارة التغيير بدلًا من مدير المشروع، كما يعمل المجلس على تحقيق التواصل مع الأطراف المعنية. تنجح هذه الطريقة في حالة المشاريع التي تتضمن أطرافًا معنية كثيرة وكذلك مع المشاريع التي تحتاج إلى تقييمٍ دوري مستمر لأهداف ونطاق المشروع. ابتكر عملية واضحة لكيفية إدارة خطوات التغيير؛ كيف تتحول الفكرة إلى حقيقة فور تتبع خطوة ضرورية واجبة التنفيذ من قِبل أحد أعضاء فريق إدارة التغيير. إليك أحد الأمثلة لذلك:  يقوم أحد أعضاء الفريق بملء استمارة طلب التغيير وتقديمها إلى مدير المشروع. يضع مدير المشروع الاستمارة ضمن سجل العمل ويُحدّث حالة الطلب لاحقًا إما بالموافقة أو الرفض. يطلب مدير المشروع من أعضاء الفريق تقديم خطة مُحددة مع توضيح المجهودات المطلوبة لتحقيقها. يُرسل مدير المشروع الخطة إلى راعي المشروع من أجل الموافقة أو الرفض. توضع الخطة في حيّز التنفيذ مع إبلاغ جميع الأطراف المعنية بالتطورات أولًا بأول. يجب أن تتضمن الاستمارة على بعض البيانات الهامة من أجل إدخالها إلى سجل الطلبات، وهذه البيانات هي:  تاريخ تقديم الاستمارة. رقم الاستمارة المُحدد من قِبل مدير المشروع. عنوان الطلب ووصفه. اسم مُقدم الطلب وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه. درجة الأولوية للطلب (عالية أم متوسطة أم مُنخفضة). قد تتطلب بعض خطط إدارة التغيير العاجلة أن يكون لها موعدًا أقصى للتنفيذ.  الرقم التعريفي للمُنتج ورقم النسخة (في حالة مشاريع البرمجيات). يجب أن يتتبع سجل إدارة التغيير جميع القرارات وخطوات تنفيذ الخطة، ستحتاج إلى تسجيل بعض البيانات الهامة بجانب بيانات استمارة طلب التغيير ومن ضمنها:  علامة الموافقة أو الرفض. توقيع الشخص المسئول عن الموافقة أو الرفض. الموعد النهائي لتنفيذ التغيير. تاريخ إتمام التغيير المُخطط له. يستفيد المشروع من توفر سجل للقرارات المصيرية الكبيرة التي تؤثر على عملية التغيير إلى جانب سجل العمليات اليومية، يُسهل هذا السجل من تتبع المشاريع طويلة الأمد أو المشاريع التي تتعرض لتغييرات في القيادة، كما أنه يُساهم في التواصل الجيد مع العملاء ومع مجلس الإدارة العُليا. يجب أن يتضمن السجل على المعلومات الآتية ذات الصلة بالتغييرات الجذرية بخصوص مواعيد التسليم أو نطاق أو متطلبات المشروع أو الأولويات والاستراتيجيات:  من صاحب القرار؟ متى تم اتخاذ القرار؟ موجز عن الأسباب وراء اتخاذ القرار والعمليات التنفيذية التي تم إتباعها لاتخاذه، بالإضافة إلى ضرورة إرفاق المستندات المتعلقة بهذه العمليات.
حدد المهام الوظيفية الخاصة بإدارة التغيير. ضع في الاعتبار تكوين مجلس إدارة التغيير. ابتكر عملية واضحة لتنفيذ خطوات التغيير. جهّز استمارة طلب التغيير. أضف بعض المعلومات الأخرى لسجل التغيير. تتبع القرارات المصيرية.