ناقش متى وكيف ستتواصل مع مدير الموارد البشرية لمتابعة حالة طلبك. أعطِ معلومات التواصل معك (اسمك وبريد الإلكتروني ورقم الهاتف والأوقات المناسبة لك أيضًا). يمكنك أن تكتب "يمكنك التواصل معي عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. إن لم تتمكن من الرد علي سأتصل بك يوم الاثنين المقبل". من الأدب أن تشكر القارئ لتخصيص وقت لمراجعة طلبك. أنهِ بخاتمة ودية مثل "تحياتي". إذا كنت قد تحدثت للمستقبِل عبر الهاتف أو بشكلٍ شخصي من قبل فيمكنك الختم بـ "تقبل أرق تحياتي". لا تستخدم الكلمات مثل "شكرًا" لختام رسائلك الرسمية. وقع باسمك الكامل، مثل: محمد علي، لا محمد فقط. لا تلحق سيرتك الذاتية برسالة البريد الإلكتروني. ما لم تكن الشركة تبحث بنشاط عن المتدربين، لن يرغب قارئ الرسالة في فتح نسخة سيرتك الذاتية الملحقة بالرسالة، خاصةً إن كان لديهم سياسة مخصوصة بالملحقات. إذا كان المنشور الذي عرفت الشركة عن طريقه يطلب السيرة الذاتية فألحِقها كملف PDF لا Word، فقد يتغير التنسيق والنصوص إذا تم تغييرها عند فتح الملف على جهاز آخر.  يوضح بعض مدراء الموارد البشرية أنهم لا يتحققوا من ملحقات الرسائل، وفي تلك الحالة تضمن صورة السيرة الذاتية وخطاب التقديم في جسم الرسالة ذاته. احرص على ترك مسافة كافية بين أجزاء الرسالة لتمييزها عن بعضها بسهولة. إذا لم ترد عليك الشركة، فابعث لهم برسالة جديدة أو يفضل الاتصال هاتفيًا. يمكنك أن تكتب "عزيزي دكتور سامي، اسمي كذا، وأنا أريد متابعة الرسالة التي بعثتها إليك الأسبوع الماضي حول فترة تدريب بالخريف. أقدر لك منحي فرصة مناقشة المنصب مع حضرتك. شكرًا لك. تحياتي، محمد علي".
اذكر متى ستتواصل من جديد. اختم الرسالة. قيم الملحقات. تابع طلبك.