من الهم أن تحافظ على اتزانك وأن تتجنب الارتباك. أنت تجهز لهذه المناسبة منذ شهور وسيكون كل شيء على ما يُرام. كلما كنت أهدأ أصبح فريقك أكثر هدوءًا وأصبحت المناسبة أكثر سلاسة، كما أنها ستنتهي قريبًا. أنت المسيطر على الموقف. لقد جهزت كل شيء وفكرت بكل المشاكل المحتملة، وإن حدثت أية مشكلة فأنت تعلم كيفية التعامل معها؛ تذكر أنه لن يلومك أحد. إن كان أحد الضيوف فظًا أو كان الطعام سيئًا فسيعلم الناس أنك لست مسؤولًا عن كل شيء، لذا استرخِ. احرص على التواصل مع الجميع بشأن كيفية الوصول للمكان وموعد الوصول، فآخر ما تريده أن يتصل بك جميع أفراد فريقك في وقت المناسبة متسائلين عن مكان الباب. ابذل جهدك لمعاينة سلوك الجميع حتى إن لم يطرحوا عليك أسئلة. هل يبدو الجميع مرتاحين بخصوص وظائفهم؟ هل الجميع متفقون؟ إن لم يكن ذلك هو الوضع فتحدث معهم لمحاولة حل المشاكل. ربما يكون شخص مؤهلًا أكثر لقسم مختلف أو العمل مع أشخاص مختلفين. أعد قائمة بالدعوات في جدول واعرف عدد الحضور. في معظم المناسبات عدد الذين ردوا بالحضور لا يشكل عدد من سيحضرون في الواقع. يمكن أن يقول 50 شخصًا أنهم سيحضرون ولكن يأتي 5 أو 500، لذا كن مستعدًا للتعامل مع أي عدد رغم تحضيرك لرقم مسبق.  ذكِّر كبار الضيوف بالمناسبة. قد تتفاجأ بعدد الأشخاص الذين نسوا تاريخ المناسبة؛ يمكنك تجنب ذلك بمكالمة أو رسالة. هل الغرفة نظيفة ومتاحة؟ هل كل المعدات الإلكترونية مجهزة وتعمل؟ هل تحتاج لتجهيز أي معدات مسبقًا؟ هل يبدو المنظمون مستعدين؟  تفقد ما إن كان عدد المنظمين كافيًا. من الأفضل أن تمتلك أكثر مما تحتاج بالطبع، وستحتاج لشخص للانطلاق في حالات الطوارئ للقيام بعمل أو العناية بضيف أو حل مشكلة لم تتوقعها، أو حتى إحضار القهوة لك. يمكن أن تتضمن العدة زجاجة ماء ووجبة خفيفة وقلمًا ومفكرة ومنشورًا وأي معلومات مطلوبة. يمكنك كذلك تضمين تذكارات صغيرة؛ هذه لمسة لطيفة تقنع الناس بأن المناسبة منظمة على أكمل وجه وتشعرهم بالتقدير.  يمكن إعطاء هذه العدة للضيوف أو المنظمين أو كلاهما. من لا يحب وجبة خفيفة وقلمًا؟ هذه قائمة بكل المعلومات الضرورية مرتبة بالوقت و/أو المكان. جهز أجندة مرتبة بالدقيقة للأنشطة المهمة، واختر التنسيق كما تحب. حاول فقط تقليل كمية المعلومات كي تسهل قراءتها.  إن كنت مثابرًا ومجتهدًا يمكنك إعداد أنواع مختلفة من الأوراق الوقتية. قد يرغب المتحدثون بقائمة للمتحدثين الآخرين ومكانهم ووقتهم. قد يحتاج فريقك لقائمة بالمعدات والأوقات وبروتوكول التنظيف؛ إن كان لديك الوقت لإعدادها فقد تكون مفيدة. كم سيكون من السيء أن تصل للمكان وكل شيء وشخص هناك ثم تدرك أنك نسيت إحضار الأكواب الـ 12000 من منزلك؟ لقد أفسدت كل شيء الآن. أعد قائمة التدقيق ودققها مرتين وأحضر كل شيء تحتاجه.  إن كانت الأشياء موزعة في أماكن عدة فخصص أشخاصًا لكل مكان. بهذه الطريقة لن تقضي في نهاية اليوم 8 ساعات في تجميع كل شيء والارتباك؛ وزع العمل لتقليل المهام.
حافظ على هدوئك، فأنت تسيطر على الوضع. تفقد مرة أخيرة مع فريقك. تفقد كل الدعوات والردود. اذهب إلى المكان وتأكد من جاهزية كل شيء. جهز عدة المشاركين. أعد ورقة وقتية. جهز قائمة تدقيق بالأشياء التي يجب أخذها لمكان المناسبة.