يجب أن تكون خطوتك الأولى هي إجراء محادثة مفصلة مع مديرك في العمل حول توقعاته أو توقعات المؤسسة من عملية تسليم مسؤولياتك إلى الموظف الذي سوف يخلفك في منصبك الحالي. تختلف هذه التوقعات عادة باختلاف طبيعة الوظيفة أو آلية العمل المفضلة من قبل المدير، وهو ما قد يعني بعض المهام البسيطة التي تنتهي في يوم أو اثنين أو أن تستمر عملية تسليم المسؤوليات لفترة طويلة وبشكل مكثف وأن تضع على كاهلك العديد من المهام بالغة الأهمية التي تؤديها في حضور الموظف الجديد.   في أغلب الحالات، سوف يُطلب منك أن تقوم بإعداد مستند رسمي واحد على الأقل يُسمى "مستند تسليم المسؤوليات". تناقش مع مديرك محاولًا الاستفسار حول المشاركة المتوقعة منك في عملية نقل المسؤوليات وإعداد الموظف الجديد الذي يحل بدلًا منك، وكذلك نقاط التركيز الأبرز التي يفترض منك الاهتمام بها أثناء تنفيذ هذه العملية. ما أن تتضح لك توقعات مديرك من عملية تسليم المسؤوليات، يمكنك أن تبدأ الإعداد لها من خلال عمل مسودة لمستند تسليم المسؤوليات، وهو ما سوف يساعدك فيما بعد على تنظيم نفسك وعمل قائمة بمختلف المهام والمعلومات التي يجب عليك أن تنقلها إلى الموظف الجديد خلال هذه المرحلة. يجب أن يحتوي هذا المستند على:   معلومات مفصلة حول ما تقوم به يوميًا من "أنشطة" و"مهام"، موضحًا الأولويات والمهام الأكثر أهمية من غيرها. موجز للنقاط الأساسية الخاصة بدورك الوظيفي. موجز واضح لما هو متوقع من خليفتك في الوظيفة. قائمة بكل الملفات الضرورية (أو قائمة العهدة) التي سوف تقوم بتسليمها إلى الموظف الجديد. قد يتضمن ذلك على عقود معينة أو غيرها من الأشياء الضرورية التي يحتاجها لإتمام مهام وظيفته الجديدة. طالما أنك تعرف أنك مقبل على مغادرة هذا المنصب قريبًا، فمن المقترح دائمًا في هذه الحالة أن تبذل المزيد من الجهد مهما كلفك ذلك، لضمان إغلاقك لأي ملفات مفتوحة تعمل عليها في الوقت الحالي. يمنحك ذلك شعورًا رائعًا بأنك تختم دورك بكفاءة وفاعلية، كما يوفر للموظف الجديدة فرصة البدء من صفحة بيضاء تسهل من مهام وظيفته الجديدة. عادة ما يعود تدخل الموظف الجديد من المنتصف على أي من المشاريع أو الملفات القائمة بالكثير من الارتباك في منظومة العمل، لذا يفترض أن تهتم بهذه الوظيفة من منطلق التزامك الأخلاقي تجاه العمل، وهو ما ينعكس بدوره على تركك لذكرى جيدة أخيرة قبل الرحيل وتمنحك كذلك سمعة مهنية طيبة.   قد لا يكون ذلك متاحًا في كل الحالات، لكن على الأقل يجب أن تصل بالمهام التي تعمل عليها في الوقت الحالي إلى بر الأمان؛ تلك النقطة المركزية التي يمكن أن يتولى الموظف الجديد المسؤولية من عندها ويبدأ بداية جديدة. لا شك أنها ستكون مسؤولية مُضافة على عاتقك وقد تفرض عليك إنهاء مهام في وقت أقصر مما كان متوقع، لكن ما سوف تبذله من مجهود إضافي الآن سوف يوفر على جهة العمل خطر دخول شخص جديد في الأجواء متأخرًا، وهو ما يضر سير العمل بسبب عدم إلمام ذلك الشخص بتعقيدات ومختلف تفاصيل المشروع في اللحظة الحالية. فكر في التحدث مع زملائك في العمل حول مسألة رحيلك من منصبك وقدوم شخص جديد، وهو ما يساعدك على الاستفسار حول أي أمور يعتقد زملائك أنهم بحاجة منك إلى توضيحها للموظف الجديد. يجب عليك أن تستوضح هذه النقاط بوضوح وتضمن إدراجها في عملية تسليمك للمسؤوليات لكي تسهل على فريق العمل الاستمرار من بعدك. قد لا تكون مدركًا لبعض المشاكل المتعلقة بسير العمل، وهي إذًا فرصة جيدة لكي تتعرف عليها وتعمل على حلها بشكل أو آخر قبل الرحيل.   لن تكون مسؤوليتك بالضرورة أن تحل مشكلات سير العمل تلك في أيام الأخيرة في الوظيفة، لكنك ستقدر على الأقل على الإلمام بتفاصيلها ونقلها بوضوح لمن يخلفك في المنصب، بما يساعده على إدراك وجودها بدوره ومن ثم القدرة على منحها أولوية الحل في أيامه الأولى في العمل. هذه فرصة جيدة كذلك لكي يعلم زملائك أنك ستغادر منصبك الحالي والموعد النهائي لوجودك في العمل. أطلعهم كذلك على فترة تسليم المسؤوليات بما يضمن مشاركتهم أو انتباههم لذلك أثناء تنفيذها وربما تقديم المساعدة المطلوبة في جلساتك مع الموظف الجديد. يتوقع عادة أن تقل إنتاجيتك خلال تلك المرحلة وأن تتناقص المهمات الوظيفية المعتادة الموكلة لك، لذا من الجيد دائمًا أن يطلع زملائك في القسم على هذا الخبر، بما يضمن مراعاتهم لذلك وعدم توقع الكثير منك في أيامك الأخيرة. الخطوة الأخيرة في مرحلة الإعداد لتسليم المسؤوليات هي أن تُنهي كتابة "مستند تسليم المسؤوليات". استفد بالطبع من المسودة التي أعددتها في الخطوات السابقة، لكن مع مراعاة توضيح وإدراج كل المعلومات الهامة بشكل مفصل قدر الإمكان. يجب أن تعمل على هذا المستند بمشاركة مديرك في العمل وأي شخص آخر من فريق العمل لديه صلة كبيرة بما يحدث. تحتاج إلى الانتهاء من هذا المستند وإرساله للموظف الجديد قبل أن يتولى مسؤولياته الجديدة بعدة أيام على الأقل. يختلف محتوى هذا المستند من وظيفة لوظيفة لا شك، لكنه عادة ما يحتوي على النقاط الرئيسية التالية:   قائمة وجدول زمني للإجراءات الوظيفية. موجز حول كل الأمور (المشاكل والمشاريع والمهام) الجارية. تقويم يحتوي على الأحداث والمواعيد النهائية المقبلة. كلمات السر وبيانات تسجيل الدخول. قائمة بجهات الاتصال التي يحتاج إليها لإتمام مهام الوظيفة الجديدة.   دليل يشرح الملفات والمجلدات الخاصة بمهام الوظيفة على جهاز الكمبيوتر.
ناقش عملية تسليم المسؤوليات مع مديرك. اصنع مستند الخطوط العريضة المبدئية لعملية تسليم المسؤوليات. احرص على إغلاق الملفات المفتوحة قبل الرحيل. تواصل بفعالية مع زملاء العمل. اكتب مستند رسمي لتسليم المسؤوليات.