يجب أن تقوم بإرسال بطاقة التعزية عبر البريد العادي حتى إذا ما كنت علمت خبر وفاة الشخص عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك شراء بطاقة تعزية من المتجر أو الحصول على بطاقة فارغة للكتابة بشرط أن تحمل صورة مناسبة أو يمكنك كتابة رسالتك على ورقة عادية وإرسالها. يجب أن تكتب رسالتك بخط اليد أو باستعمال الكمبيوتر، واحرص على استخدام الحبر الأسود أو الأزرق الداكن.  إياك والتعزية عن طريق الرسائل النصية. أرسل بطاقة تعزية حتى إذا كنت قد قدمت التعازي عبر وسائل التواصل الاجتماعي. أرسل بطاقة تعزية منفصلة حتى إذا أرسلت باقة أزهار ومعها باقة مرفقة، فهذا يسمح لك بالتعبير عن خالص تعازيك في البطاقة المنفصلة وليس مجرد الاعتماد على بطاقة مطبوعة من محل الأزهار. من الأفضل أن تقوم بإرسال بطاقة التعزية عقب سماعك خبر الوفاة وهو ما يحدث عادة خلال أيام أو أسابيع من الواقعة، ولكن لا بأس من إرسال البطاقة ولو بعد مرور أشهر أو عام من وفاة الشخص في حين أنك قد عرفت الخبر للتو، فإذا لم ترسل البطاقة أبدًا فقد لا يعرف أبدًا قريب المتوفي أنك تهتم. تذكر أنه حتى مع غرابة الموقف إلا أنه من الأفضل أن تقوم بإرسال البطاقة ولو بعد مرور وقت طويل. لا بأس من كتابة جملة مثل "صلواتنا معك" أو "سوف أتذكرك في صلواتي"، ولكن لا تحاول أن تضيف عبارات من أي كتاب مقدس إلا إذا كنت على علم بمعتقدات الشخص الذي توجه إليه البطاقة، فأنت لا تريد أن تضغط على الشخص في وقت غير ملائم باقتباسات من دينك لا يعرف عنها. التزم بالتعبير عن مشاعرك وتقديم التعازي بدلًا من إقحام الدين في الأمر.  على سبيل المثال: قد تكون عبارة مثل "أنا أعرف أنه الآن في الجنة" عبارة غير ملائمة لبعض الأشخاص حسب معتقداتهم الدينية. لا بأس من إضافة الاقتباسات أو العبارات الدينية إذا كان الشخص الذي سيستقبل بطاقتك يشاركك نفس الدين أو المُعتقد. تحل بالثقة أثناء كتابتك لرسالة التعزية وركز على التعبير عن اهتمامك، وتذكر أن مجرد إرسالك للبطاقة سيعني الكثير لمُستقبِلها. افعل ما في وسعك لتكتب رسالة تعزية صادقة، وإذا ما شعرت أنك غير قادر على التعبير عن مشاعرك بهذه الطريقة، فلا بأس؛ ستجد طرقًا أكثر مُلائمة لتقديم الدعم للشخص في هذه الأوقات العصيبة.
يجب أن تقوم دائمًا بإرسال بطاقة لا بريد إلكتروني. أرسل بطاقة تعزية حتى مع إرسالك لباقة أزهار. أرسل بطاقة التعزية حتى بعد مرور وقت طويل على وفاة الشخص. تجنب التعليقات الدينية إلا إذا كان الشخص الذي يستقبل بطاقتك يشاركك نفس المعتقدات. لا تفكر كثيرًا في استخدام بعض الكلمات غير الملائمة.