تُشير العملية التجارية إلى الأنشطة التي يؤديها الموظفين على أساس يومي لتحقيق هدف معين للمنظمة. تُمثل هذه العملية ما الذي تفعله الشركة للوصول لهدف معين. ينبغي أن تشمل العملية التجارية أي اختلافات أو استثناءات للعملية. ولفهم كيف تُحلل عملية تجارية، عليك أن تنظر في كيفية انشاء عملية.   فكر في نطاق المهمة. افترض أنك تُحدث عملية تستخدمها لإرسال فواتير للعملاء. يشير نطاق المهمة إلى سعتها. في هذه الحالة، لنفترض أن النطاق هو كل فاتورة أُرسلت للعميل. تقم أنت بتحديد ذلك، تُرسل 200 فاتورة شهرياً في المتوسط. حدد النتيجة التي تريدها. فكر فيما هذا الذي تريد القيام به مستخدماً العملية. في هذه الحالة، فأنت بحاجة لفاتورة دقيقة مُرسلة لكل عميل في أقرب وقت يتم تسليم منتجك فيه. ستُرسل نسخة مطبوعة من الفاتورة عند شحن الطلب. ستقم أيضا بإرسال الفاتورة لكل عميل عبر البريد الالكتروني. لاحظ أن العمليات الفرعية موجودة بداخل العملية. كلما كانت العملية أكثر تحديداً، كلما كانت أسهل لتحليلها وتحسينها. وثق العملية التجارية. يمكنك توثيق العملية كقائمة من الخطوات وانظر أيضاً في انشاء مخطط انسيابي. ستتقاطع العملية بين مختلف الأقسام في المنظمة الكبيرة. على سبيل المثال، ستنطوي عملية الفواتير الخاص بك على قسم الفواتير وقسم المحاسبة. حدد الأقسام أو وظائف الهيئات في عملياتك وكذلك أي مدخلات ومخرجات. على سبيل المثال، إعداد جدول الرواتب يتطلب إدخال من الإنتاج للناس العاملة وساعات العمل، معدلات الأجور والخصومات من قسم إدارة الموارد البشرية، إلخ. أكتب أي استثناءات لهذه العملية. لكل إجراء عملي استثناء أو اختلافات. على سبيل المثال، قد يكن لديك عملاء معينين يتمتعون بخصومات كبيرة. يطلب هؤلاء العملاء كميات كبيرة من المنتجات منك. تتطلب التخفيضات الكبيرة من موظفي الفواتير لتجنب الخصومات المحسوبة في نظام الفواتير الخاص بك. يجب أن يتم ادخال الخصومات الكبيرة يدويا لعمل فواتير دقيقة. إن فصل كل عملية من نوعها أمر يساعدك على تحليل العملية وإجراء تحسينات. إن كان هناك عمليتان من نفس النوع، فقد تتشابه تحسينات العملية. قد تكن عملية معينة هي عملية التشغيل، أو الدعم أو عملية الإدارة.   تُشير عملية التشغيل للمهام اليومية التي تقوم بها لإيصال منتج أو خدمة للعميل. يمكن اعتبار عملية الفواتير أنها عملية تشغيل. من المهم لك أن ترسل فواتير دقيقة للعملاء بحيث تتمكن من جمع مدفوعاتهم بسرعة. وكما يُوحي الاسم، فإن عملية الدعم هي دعم تشغيل شركتك. يُعد قسم الموارد البشرية مثال جيد في منطقة الدعم. يُساعد قسم الموارد البشرية مدير قسم الفواتير بإجراء مقابلات وتعيين موظفين جدد. في حين أن قسم الموارد البشرية لا ينخرط مع العملاء مباشرة، إلا أنهم يدعمون قسم التشغيل. تحتاج كل منظمة لإدارة لتشغيل الاتجاه العام للعمل. فعملية التخطيط وتنفيذ ميزانية هي عملية الإدارة. يجب أن يكن لكل شركة عملية رسمية لإعداد ميزانية. تتطلب هذه العملية إدارة لمناقشة ميزانية قسمهم مع المدير المالي للشركة. تتكون العملية التجارية من مدخلات ومخرجات. يعتبر كلاً من العمالة والطاقة والمواد والمعدات الإنتاجية كلها مدخلات. فالمدخل هو أحد الأصول التي تستخدمها لإنتاج إيرادات وأرباح. على الجانب الآخر، تعد المخرجات منتج مادي أو خدمة. تدخل المدخلات في العملية وتصنع مخرجات. تحتاج لإجراء تحليل لوضع يديك على القصور  يجب أن تستخدم عملية المدخلات بكفاءة لإنتاج مخرجات. لنقل مثلا أنك تدير سلسلة ورش تصليح سيارات. تُعد مدخلاتك هي العمالة ومعدات التصليح. كما تُعد مخرجاتك هي سيارة عميلك التي تم إصلاحها. تُشير فترات الإصلاح الطويلة وتراكم العمل الكبير إلى أن هناك شيئا خاطئاً في عمليتك. قد تكن المشكلة في أنك تُجدول الإصلاحات في وقت متقارب للغاية. إن كانت تكلفة أجزاء الاستبدال الخاصة بك أعلى كثيراً مما أدرجته في الميزانية، فهذا دليل آخر على أن هناك أمرا خاطئاً. وعلى وجه التحديد، فقد لديك مشكلة مع قسم الشراء، أو مع الباعة الذين يبيعون لك الأجزاء. واستناداً إلى المشاكل التي تُحددها، قرر ما هي العملية التي تحتاج للتحسين. إن كنت بحاجة لترتيب الأولويات بين العديد من العمليات، اختر العملية التي لها التأثير الأكبر على عمليتك. على سبيل المثال، قد تحتاج لإصلاح عملية وقت الانتظار أولاً. قد تتسبب لك أوقات الانتظار الطويلة في فقدان الزبائن. قم بإصلاح العملية التي حددتها من أولوياتك.
حدد كيف لمشروع أن يحدد عملية تجارية. قم بتوثيق عملية العمل الخاصة بك وفكر في نوع العملية التي قمت بإنشائها. حلل العملية التجارية لإيجاد علامات قصور في العملية.