أفضل الطرق لبدء العمل على إعداد ملفك الفني هو العثور على ملفات ناجحة أخرى واستخدامها كمرشد. لا يعني هذا نسخ الصيغة أو الشكل أو تقليد أقسام الملف قسمًا تلو الآخر، ولكنه يعني استخدامها كوسيلة مساعدة، بينما تبدع في إعداد ملفك الفني بطريقتك الخاصة.   لاحظ كيفية ترتيب الفنان لأعماله الفنية. أبدِ الاهتمام بأسلوبه وتصميمه للملف. هل انجذبت عيناك لتصميم الملف أكثر مما انجذبت للأعمال الفنية؟   إن شعرت بالرهبة لرؤية ملفات الآخرين الفنية، تذكر أن ما تنظر إليه هو أفضل أعمالهم فقط. الفن هو وصفة مكونة من "الحرفة التقنية" + "الإبداع"، لذا حتى وإن لم تكن حرفتك الفنية متطورة بقدر الآخرين، يمكن لإبداعك تعويض ما ينقصك. قد تختلف كليًا متطلبات كل جامعة أو معرض فني عن الآخرين فيما يخص ما يودون رؤيته في الملف فني أو بالنسبة لتصميمه. ضع الطرف المتلقي دائمًا نصب عينيك حين تبدأ جمع وتنظيم ملفك الفني.   إن كنت توشك على تقديم أعمالك لمعرض فني مثلًا، زر المعرض وتأكد من ملائمة أعمالك للمعرض. اختر الأعمال والتصميم والترتيب لملفك الذي يبين معرفتك بالمعرض وبالأعمال الملائمة له.   إن كنت تقدم طلب الالتحاق بجامعة أو وظيفة، ابحث دائمًا عن متطلبات الملف الفني وصمم ملفك خصيصًا لنوع المؤسسة أيضًا؛ قد تقدم أعمالك لجامعة فنية عريقة تقدِّر التقنية والأسلوب المتميز، أو ربما قد تكون مدرسةً تضع تركيزًا أكبر على الإبداع والتجريب. أبق هذه الأشياء ببالك أثناء تصميم وترتيب ملفك الفني. اجمع الأعمال تبعًا للشكل الفني أو الموضوع أو الخامة أو التقنية، إلخ. يجب أن تسهل من مهمة وصول القارئ للمعلومات المهمة، وبالتالي مساعدته على تحديد مدى مناسبتك للطلب المُقدم. بتنظيم أعمالك، تعطي مقيّمك طريقًا سهلًا ليتبعه. اجعل ملفك يروي قصتك.   اجمع الأعمال تبعًا لخامة الصنع. استخدام أنواع مختلفة من الخامات في ملفك الفني لتبين مهارتك في العمل بمختلف الأشكال الفنية. قد يفيدك تجميع هذه الخامات معًا حتى تظهر مهاراتك المختلفة وكيفية استخدامك لكل خامة في فنك. على سبيل المثال، يمكنك جمع الأعمال الفنية بألوان الباستيل، ثم جمع رسوم الفحم وقلم الرصاص معًا، ثم جمع اللوحات الزيتية معًا وهكذا. اجمع الأعمال تبعًا للموضوع. الموضوع هو سبيل آخر لتجميع أعمالك الفنية، فغالبًا ما ستكون أعمالك من نفس الموضوع بواسطة مجموعة متنوعة الخامات، ولكنها ستظهر مقدرتك على ترجمة الأشياء المختلفة. على سبيل المثال، يمكنك جمع الأعمال تحت مسمى رسم الأجساد أو رسم المناظر الطبيعية أو فن تجريدي وغيرها. اجمع الأعمال تبعًا للتقنية المستخدمة. يشبه هذا جمعها تبعًا للخامة، ولكنك بدلًا من هذا ستركز على مقدرتك على استخدام، ليس الورق فحسب، بل الوسائط الرقمية أو التصوير الفوتوغرافي أو تصميم المواقع الإلكترونية أو تحريك الرسوم وغيرها من الممارسات. ابتع غلافًا للملف من متاجر الفنون أو الحرف اليدوية لتنظيم وتقديم أعمالك الفنية بأفضل شكل. كفنان، قد يغريك الحصول على ملف فني مبتكر وملفت للنظر. أن تكون أعمالك الفنية بهذا الشكل شيء رائع، ولكن الملف الذي يحتوي الأعمال يجب أن يدل على حرفيتك/ مهنيتك وأن يكون منظمًا وبسيطًا.   يجب ألا يسرق تصميم الملف الانتباه بعيدًا عن الأعمال الفنية بذاتها. اسعَ لأن يكون التركيز على الأعمال الفنية، فهي ما تحاول تقديمه. وزع الأعمال بشكل سليم ولا تضع عددًا من القطع أكبر من اللازم في صفحة واحدة، ولا تسترسل كثيرًا في سردك للمعلومات. لشدة تنافسية المجال، من الهام جعل عملك بارزًا. فأنت لن تود أن يتم جمعك مع مئات من الأشخاص الذين قدموا ملفاتهم "العادية" أيضًا، بل حاول خلق ملف فني يبرز أعمالك بطريقة مبتكرة ولا يسع المقيّم إلا ملاحظته والانتباه إليه.  احذر المبالغة. إن أدت محاولاتك لجذب الانتباه لإخراج شيء مبتذل الشكل أو ثقيل الظل، قد تكون النتائج عكسية ولا تلاحظ على الإطلاق، أو يحدث الأسوء وهو أن تُلاحَظ، ولكن بشكلٍ سلبي. فائدة ملف الأعمال الفنية هو تحدثه عنك وإظهاره لحقيقة شخصيتك، فبعكس سيرتك الذاتية، أنت لست مجرد اسم آخر على ورق؛ يسهل على الموظِف التعلق بالأعمال المبتكرة في ملف أعمالك أكثر من مجرد تعلقه بحفنة من الفقرات النصية التي تدعي امتلاكك لمهارات ما. لا تطل التفكير في شكل ملفك الفني. ابعث به لمرشدك حالما تنهيه ليبدي رأيه، ثم راجعه عدة مرات لتتأكد من ترتيبه وخلوه من أي أخطاء وبعدها امتنع عن أي إضافات. تضعك المحاولة المستمرة لتعديل وتحسين ملف أعمالك في خطر التقليل من احترافيته في سبيل هوس سعيك لجذب الانتباه. بينما من المفيد أن يكون ملف أعمالك في نسخة ورقية، إلا أن الحصول على نسخة رقمية من ملف أعمالك سيفيدك في تقديمه على مواقع الإنترنت، وهو ما ستحتاج لفعله في أغلب طلبات التقديم.  قم بتصوير أعمالك فوتوغرافيًا أو مسحها رقميًا. بعد اختيارك للأعمال لتُضَم للملف، استخدم كاميرا جيدة لأخذ الصور لأعمالك الفنية، أو اطلب من متخصص القيام بهذه المهمة. احرص على جودة الصور بحيث تكون واضحة وعالية الجودة حتى تكون دقيقة حين تعرض على الشاشات. اختر موقع تصوير ممتاز الإضاءة بلا سبل للانعكاس ولا تستخدم أبدًا الفلاش. حين تقوم بمسح الصور رقميًا، احرص على خلو الصفحات من التجعيدات وأن تكون مسطحة على الماسح الضوئي حتى تكون النتيجة النهائية مطابقة للنسخة الورقية. أدخل هذه الصور لبرنامج أدوبي إنديزاين أو أي برنامج آخر يسمح لك بعمل ملف أعمال عالي الجودة مع حفظ خواص التعديل المستمر. لن يمدك هذا بنسخة رقمية لتستخدمها عبر الإنترنت فحسب، بل سيكون أيضًا بمثابة نسخة داعمة في حالة ضياع أو تلف نسختك الورقية.
استخدم ملفات الآخرين كدليل إرشادي. صمم ملفك الفني خصيصًا ليناسب الجهة التي تتواصل معها. رتب ملفك الفني. أبقِ الأمر بسيطًا. الفت الأنظار ولكن لا تكن مسرفًا. اصنع نسخة رقمية من ملف أعمالك.