لا توجد طريقة بعيْنها لكتابة تقرير الزيارة، لهذا عليك مراجعة المتطلبات والشروط الواجب توافرها في التقرير إذا كُنت طالبًا؛ راجع ذلك مع مُعلمك. أما إذا كُنت تعمل كاستشاري مُتخصص في شركة فاعتمد على نماذج سابقة لتقارير الزيارة التي تعتمدها شركتك.  عادةً لا تتجاوز التقارير الصفحتيْن أو الثلاث صفحات، ولكن في بعض الحالات قد يطول التقرير عن هذا الحد. في بعض الحالات قد يُطلب منك إبداء آرائك أو ترشيحاتك ذات الصلة بالموقع، وفي بعض الحالات الأخرى سيتوجب عليك تقديم وصف للموقع. اطلب من مُعلمك أو مُديرك بالعمل إعطائك نماذج سابقة لتقارير الزيارة أو ابحث بنفسك على الإنترنت عن نماذج مُناسبة للاستخدام. تخدم هذه الجزئية كُمقدمة وذلك بتوضيح زيارتك للموقع في الفقرة الأولى وتحديد المكان الخاص بالموقع، وضّح أيضًا مسئول التواصل الخاص بك هناك. يُمكنك توضيح كيفية وصولك إلى الموقع في حالة احتجت للسفر لمسافات طويلة خصيصًا. اشرح طبيعة الموقع الذي تزوره في فقرة أو فقرتيْن: هل تزور مصنعًا؟ أم موقعًا للبناء؟ أو ربما شركة أو محل أو مدرسة؟ أضف التفاصيل المُتعلقة بالموقع مثل مساحته وتخطيطه والمُعدات المُستخدمة به، وضّح عدد العاملين بالموقع ومن هو المالك.  وضّح المُنتج الصادر عن المصنع والمُعدات المُستخدمة في الصناعة في حالة كانت زيارتك لمصنع. إذا زرت موقع بناء فعليك توضيح ما الذي يتم بناءه وما الخطة الزمنية للعمل. يجب عليك أيضًا وصف تخطيط المشروع وطبيعة التضاريس الخاصة به. إذا كُنت تزور محل عمل فعليك أن تصف طبيعة العمل بالمكان وتوضيح أي الأقسام أو الأجزاء التي قُمت بزيارتها. وضّح أي الفصول التي يتم تدريسها في حالة زيارتك لمدرسة، أضف معلومات بشأن عدد الطلاب وأسماء المعلمين الذين زرت فصولهم التعليمية. ابدأ ببداية الزيارة وما الذي فعلته، من قابلت؟ صف أحداث اليوم من لحظة وصولك إلى مغادرتك الموقع. يُمكن أن تخصص عدة فقرات أو صفحات لهذه الجزئية، في كل الحالات احرص على توضيح النقاط الآتية:  مع من تحدثت؟ وماذا أخبرك؟ ماذا لاحظت في الموقع؟ ما هي أحداث الزيارة؟ هل حضرت ندوةً ما؟ هل قُمت بمُقابلةٍ شخصية أو شاركت في جلسة تبادل للأسئلة؟ هل شاهدت شرحًا توضيحيًا لأيٍ من التقنيات أو المُعدات؟ صف العمليات الجارية وإجراءات العمل بالموقع بأكبر قدرٍ من التفاصيل مع توضيح التقنيات المميزة المُستخدمة. صف خطوات التصنيع خطوة بخطوة في حالة تصنيع مُنتجٍ ما بطريقة مُعينة.  على سبيل المثال: إذا كنت في زيارة لمصنعِ سيارات، فعليك أن توضح إذا ما يتم تصنيع السيارات على أيدي العاملين أم الإنسان الآلي (الروبوت) مع شرح تفصيلي لكل خطوة من خطوات تجميع السيارة. أما إذا كُنت في زيارةٍ لمحل عمل أو شركةٍ ما فعليك أن توضح الأقسام المُختلفة مع توفير معلومات عن هيكل الشركة والبرامج التي يتم الاعتماد عليها لإنجاز الأعمال.
راجع متطلبات تقرير الزيارة. ابدأ التقرير بالمعلومات العامة عن زيارتك. وضّح الهدف من الموقع. صف أحداث الزيارة بالتسلسل الزمني. لخّص العمليات الجارية بالموقع.