ستحتاج إلى شراء وتنزيل حزمة مايكروسوفت أوفس تتضمن برنامج إكسل وبرنامج أكسس. يمكنك الحصول على البرنامجين من موقع شركة مايكروسوفت.  افتح قائمة "ابدأ" ثم اختر "كل البرامج" بعد انتهاء تنزيل البرامج.  انقر على خيار "مايكروسوفت أوفس" ثم اختر "أكسس" أو "إكسل" من القائمة المنسدلة. يمكن أن تمتلك جدول بيانات إكسل أرسله لك شخص آخر أو قمت بتنزيله من مكان آخر ويؤدي وجود حزمة أوفس على جهازك إلى التمكن من فتح الملف. يمكن اتخاذ بعض الخطوات الإضافية البسيطة قبل استيراد جدول بيانات إكسل في برنامج أكسس لتسهيل المهمة، والأمر الأهم في هذه العملية هو اتساق البيانات بين جداول البيانات المستوردة.  يُنصح بوجود ترويسات الأعمدة (أو أسماء الحقول) في الصف الأول بداخل جدول بيانات إكسل واستخدام ترويسات واضحة يسهل فهمها. يمكنك مثلًا استخدام الترويسة "اسم العائلة" مع العمود المحتوي على اسم العائلة لمجموعة من الأشخاص. كن واضحًا ومحددًا حيث أن ذلك سيسهل من مهمة مطابقة ترويسات الأعمدة في جداول بيانات إكسل المختلفة. يسمح لك برنامج أكسس بربط الحقول المتشابهة في جدولي بيانات أو أكثر. لنقل مثلًا أنك تمتلك جدول بيانات إكسل يحتوي على بيانات المرتبات وأن جدول البيانات هذا يتضمن الاسم الأول واسم العائلة والعنوان والمرتب. لنفترض الآن على سبيل المثال أنك ترغب بمقارنة جدول البيانات هذا بداخل أكسس مع جدول بيانات آخر يحتوي على معلومات حول المساهمات المالية لحملة ويحتوي جدول البيانات هذا على أسماء الأشخاص وعناوينهم ومقدار التبرع. يسمح لك برنامج أكسس في هذه الحالة بمطابقة ترويسات الأعمدة المختلفة مع بعضها، حيث يمكنك ربط ترويسات الاسم مع بعضها لمعرفة ما إن كان هناك اسم يظهر في جدولي البيانات أم لا مثلًا. افحص جداول بيانات إكسل للتأكد من التعامل مع كل نوع من أنواع البيانات بنفس الطريقة ونظّف جدول البيانات قبل استيراده في برنامج أكسس. يجب أن تكون البيانات "ارتباطية" كما تسمى في برنامج أكسس. على سبيل المثال، لن يجد برنامج أكسس أي تطابقات إن كان جدول البيانات الأول الذي افترضنا امتلاكه للرواتب يحتوي على الاسم الأول واسم العائلة والاسم الأوسط في عمود واحد في حين احتوى جدول البيانات الثاني على الاسم الأول واسم العائلة فقط في أعمدة منفصلة، لذا فإنك تحتاج إلى ترويسات أعمدة/حقول متطابقة. قد تحتاج إلى تقسيم المعلومات في عمود بداخل برنامج إكسل حتى تحل هذه المشكلة بحيث لا ينتج عن اختلاف الترويسات "عدم تطابق" البيانات في برنامج أكسس.  يمكنك على سبيل المثال تقسيم الاسم الأول في عمود منفصل والاسم الأوسط في عمود منفصل واسم العائلة في عمود منفصل حتى يؤدي تطابق الأسماء في أحد الأعمدة إلى إنتاج تطابقات في أكسس إن كانت الترويسات معدة بنفس الطريقة في جدول البيانات الثاني. يمكنك تقسيم عمود في برنامج إكسل عن طريق تظليل العمود المحتوي على المعلومات ثم النقر على قائمة "البيانات" في شريط الأدوات بداخل إكسل والنقر على خيار "تحويل النص إلى أعمدة". يجب عادة اختيار "محدد" بعد ذلك ثم النقر على خيار المتابعة. أنت مستعد الآن لإكمال عملية تقسيم المعلومات المدمجة في عمود واحد إلى عدة أعمدة.  حدد كيفية "تحديد" البيانات الموجودة في العمود. يعني ذلك أن هناك رمز يفصل بين كل جزء من البيانات بداخل العمود، وأشهر الرموز المستخدمة هي المسافة والفاصلة والفاصلة المنقوطة. عادة ما تفصل المعلومات بمسافة، ولنفترض مثلًا أن الاسم "محمد سعيد أحمد" يظهر في عمود واحد. يفصل في هذه الحالة الاسم الأول "محمد" بمسافة عن الاسم الأوسط "سعيد" ويفصل اسم العائلة "أحمد" بمسافة عن الاسم الأوسط "سعيد" مما يعني أنك ستختار رمز المسافة في المساعد. انقر على خيار المتابعة ثم انقر على خيار الإنهاء ليقوم البرنامج بفصل الاسم "محمد سعيد أحمد" إلى ثلاثة أعمدة منفصلة ولتتمكن من كتابة ترويسة جديدة لكل عمود للإشارة إلى المعلومات الموجودة في العمود (الاسم الأول واسم العائلة وما إلى ذلك). يُنصح أيضًا بإنشاء عدة أعمدة فارغة إلى يسار البيانات التي ترغب بتقسيمها قبل المتابعة حيث أن ذلك سيؤدي إلى نقل البيانات للأعمدة الجديدة الفارغة (عوضًا عن نقلها إلى الأعمدة المحتوية على بيانات بالفعل).
افتح البرنامجين على جهاز الكمبيوتر. نظّف جدول بيانات إكسل قبل استيراده في برنامج أكسس. قسّم المعلومات بداخل عمود في برنامج إكسل. استمر باستخدام المساعد لتقسيم الأعمدة المدمجة.