عليك فهم مهمتك تمام الفهم قبل كتابة أي شيء. راجع ضوابط وغرض المهمة، فذلك سيعلمك على الأرجح بطول الخطاب والأفكار التي يجب تضمينها وغير ذلك. على سبيل المثال: الخطاب الذي مدته دقيقتان سيختلف تمامًا عن الخطاب الذي مدته عشر دقائق، لذا فإن معرفة الضوابط التي عليك اتباعها سيؤثر في عملية الكتابة.   أهم فرق بين الخطابات الطويلة والقصيرة هي كمية التفاصيل. الخطاب الذي مدته دقيقتان والذي تقدم فيه نفسك للصف ستكون مقدمته قصيرة وربما تكون مجرد جملة افتتاحية. قد يكون به فقرة واحدة أو اثنتان في متن الخطاب ثم جملة أو اثنتان فقط للخاتمة. الخطاب الذي مدته عشر دقائق إلى خمس عشرة دقيقة سيكون به مقدمة لها بادئة ووسط ونهاية بذاتها، ثم جملة افتتاحية ومقدمة للنقاط الرئيسية للخطاب ثم خاتمة للفكرة الرئيسية. متن الخطاب سيتكون من أربع إلى ست فقرات وكل منه سيتضمن شرحًا للنقاط الأساسية وكذلك أمثلة. ستكون الخاتمة عبارة عن ملخص أطول وقد تتضمن جملة أو اثنتين تصلان فكرة الخطاب الرئيسية بسياق أوسع. عليك إنشاء مخطط رئيسي للخطاب قبل البدء في كتابته. استخدم برنامجًا لمعالجة الكلمات أو ورقة وقلمًا واكتب "المقدمة" و"المتن" و"الخاتمة." ثم لخص النقاط الرئيسية في كل قسم. ليس عليك حتى استخدام جمل كاملة، بل اكتب ملخصات سريعة لكل قسم سيحتويه خطابك.  قد تحتاج لتقسيم قسم "المتن" إلى عدة أجزاء مثل "الفقرة 1" و"الفقرة 2" حسب طول الخطاب. الخطابات بطول دقيقتين أو أقصر يجب أن تحتوي على نقطة أو نقطتين رئيسيتين متضمنتين في فقرة متن واحدة. الخطابات بطول دقيقتين إلى خمس دقائق يجب أن تحتوي على نقطتين أو ثلاثة رئيسية مع تخصيص فقرة لكل فكرة. الخطابات الأطول من خمس دقائق يجب أن تحتوي على ما يصل إلى خمسة نقاط رئيسية مع تخصيص فقرة لكل لفكرة في المتن. يجدر بك في هذه المرحلة أيضًا التفكير بكيفية ترتيب المحتوى. بالنسبة للخطاب الشخصي، سيكون من المنطقي أن ترتب المحتوى زمنيًا بحيث تكون كل نقطة معبرة عن مرحلة في تاريخ أو بالموضوع بحيث تكون كل نقطة مختصة بموضوع مرتبط بك. بناء على الغرض من الخطاب والجمهور الموجه له فإن بإمكانك بدء الخطاب بعدة طرق مختلفة.   إن كان خطابًا قصيرًا وبسيطًا يقصد به تقديم نفسك إلى صف أو مجموعة فيمكنك البدء بمقدمة بسيطة تتضمن تحية مختصرة واسمك وغرض الخطاب. يمكنك مثلًا أن تكتب: "صباح الخير جميعًا. اسمي فلان وأود استغلال هذه الفرصة لتقديم نفسي للمجموعة." إن كان الخطاب مخصصًا لغرض أكثر تحديدًا فعليك جعل المقدمة أكثر إمتاعًا وإثارة للاهتمام. يمكنك البدء بسؤال استفزازي أو حقيقة صادمة أو مزحة أو صورة موحية. على سبيل المثال، إن كان خطابك يتعلق بجانب مثير للاهتمام من حياتك مثل مهنتك غير التقليدية فيمكنك البدء بالتالي مثلًا: "تخيل أن تستيقظ كل صباح على صوت سفاري الحياة البرية يحيط بك من كل جانب." يجب أن تحدد المقدمة موضوع خطابك. عليك تلخيص محتويات متن الخطاب وسبب إلقائك له.  على سبيل المثال: إن كنت تلقي بخطاب صغير عن نفسك لصفك فيمكنك قول شيء مثل: "سأبدأ بإخباركم بالقليل عن ماضي ثم سأخبركم ببعض اهتماماتي وطموحاتي وأخيرًا بخططي لحياتي العملية." يمكن أن يتكون المتن من فقرة واحدة أو عدة فقرات حسب غرض الخطاب. إن كنت تستخدم عدة فقرات فاحرص على أن يكون لكل فقرة مقدمتها ومتنها وخاتمتها. يجب إنشاء فقرة لكل نقطة أو فكرة رئيسية بالخطاب، ويجب أن تبدأ تلك الفقرات بجملة تقديمية لغرض الفقرة ثم محتوى الفقرة ثم ملخص للفقرة وعلاقتها بالخطاب إجمالًا.  على سبيل المثال: إن كنت تكتب خطابًا يقدم نفسك لمنظمة جامعية مثل نادي التصوير الفوتوغرافي فيجدر بك بدء المتن بفقرة عن كيفية بداية اهتمامك بالتصوير. يمكن أن تكون الجملة الافتتاحية "أثار التصويل اهتمامي منذ سن باكر، خصوصًا بسبب قدرته على التقاط اللحظات الغالية في الحياة والحفاظ عليها." يمكن أن تكون الجملة الختامية "منذ ذلك الحين صرت أسعى بلهفة لكسب المزيد من المعرفة عن كيفية جعل الصورة تبدو رائعة." لا تفرط في التفكير هنا، فالخاتمة مجرد فقرة تلخص خطابك بكامله. لخص النقاط الرئيسية للخطاب وأجب عن أية أسئلة مطروحة في المقدمة، ولكن افعل ذلك بطريقة تترك انطباعًا لدى الجمهور. يجدر بالخاتمة أن تربط كل شيء ببعضه وتجعل الخطاب أكثر عمومية.  على سبيل المثال: إن كان الخطاب يتعلق باهتمامك وخبرتك في مجال صناعة الأفلام فيمكنك ربط خبراتك الخاصة بفكرة السينما على نطاق واسع. يجب أن تركز الخاتمة على الأهمية الكبرى لموضوع خطابك. إن كان الهدف من خطابك هو تقديم نفسك وحسب فيمكنك جعل الخاتمة أقل فخامة. يجب أن تكون خاتمة الخطاب الذي تقدم فيه نفسك مخصصة لإعادة سرد وتلخيص أهم أجزاء الخطاب والتفاصيل الرئيسية التي شاركتها عن نفسك.
راجع مهمتك. اكتب الخطوط العريضة للخطاب. خطط للجملة الافتتاحية. أنهِ المقدمة. توجه إلى متن الخطاب. أنهِ الخطاب بخاتمة قوية.