يمكن أن تتخذ الندوة النقاشية عدة صور. تحدث مع منظم الدورة واسأله عما يتوقعه من حديثك. قد يرغب منك أن تناقش بحثًا مسبق التعميم أو ربما يفضل أن تلقي خطابًا مع تفاعل أقل من الجمهور المستمع.   يمكنك أن تسأل "هل تبحث عن محاضرة تركز على البحث أم عن تجربة تفاعلية أكثر مع الجمهور؟" خطط في معظم الحالات لمشاركة الجمهور في أنشطة تفاعلية. قد تختلف أنواع الأنشطة لكن المشاركة ستفيد الجمهور. اعرف إلى من ستتحدث ونسق معلوماتك مع اهتماماتهم ومستوى خبراتهم. اطلب من منظم الندوة أن يُخبرك القليل من المعلومات عن الخلفيات المحتملة للحضور، إذا لم تكن تعرفها، أما إذا سبق وعملت مع هذه المجموعة من قبل فاستخدم المعلومات التي تعرفها عنهم ونسق حديثك ليفيدك وإياهم بأقصى درجة.   قد لا تحتاج مثلًا في الندوة العلمية أمام مجموعة من المتخصصين لشرح كل المصطلحات، بل يُمكنك الدخول إلى عمق الموضوعات بصورة أسرع.   كما يمكنك اختيار إما الدخول في موضوعات خلافية مباشرة أو تجنبها نهائيًا بناءً على طبيعة الحضور. يمكنك الوصول للقاعة مبكرًا قليلًا وحاول التحدث مع بعض أفراد الجمهور لجس نبض المكان قبل إلقاء ندوتك. اسأل أحد الحضور: "ما الذي دفعك لحضور هذه الندوة بالتحديد؟" ضع في اعتبارك التحدث إلى بعض الحضور مسبقًا إذا كان الإطار مهنيًا لتعرف ما يودون معرفته. احرص أن تكون معتادًا لاستخدام التكنولوجيا المتوفرة في المكان أيًا كانت. قد يعني هذا أن تكون على معرفة جيدة بالباور بوينت أو ربما تحتاج للتدرب على كيفية تحريك الشرائح بجهاز نقر أوتوماتيك أو ما شابه. قد ترغب في التفكير قليلًا في كيفية ضبط الميكروفون إذا كنت تخطط لاستخدامه.  تأكد من أن الغرفة مجهزة بنظام عرض جيد إذا كنت تخطط لاستخدام عرض شرائح مثلًا. فكر فيما إذا كان يسع الجمهور أن يتفاعل مع وسائلك البصرية أم لا عند شروعك في تصميم العرض. يجب أن تكون الشرائح –إذا قررت استخدامها- مرئية وواضحة وسهلة القراءة. استخدم خطًا كبيرًا وحروفًا واضحة. تجنب المبالغة في الرسوم وضع أقل قدر ممكن من النصوص.   اعلم أن الجمهور يستغرق دقيقة إلى دقيقتين لقراءة الشريحة معك لذا لا تثقل العرض بالشرائح وإلا فلن ينتهي أبدًا، ولكن اختر صورًا يمكن أن ترافق المعلومات التي تقدمها للحضور مباشرة.   يمكنك استخدام الأنماط البصرية الأخرى أيضًا كالمجسمات أو الصور أو الملصقات الإعلانية أو الكتيبات. لا تشعر أنك مرغمٌ على الالتزام بالشرائح وإنما ضع في اعتبارك الانغماس في جانبك المبتكر إذا كانت صيغة الندوة تدعم ذلك. اعمل مع المنظم على توفير نسخ من بحثك أو مصادرك للحضور قبل أيام قليلة من المناقشة، خاصة إذا كنت ستركز في الندوة على مناقشة تلك الموضوعات. يتمكن الحضور جراء ذلك من القدوم وهم على استعداد بالأسئلة والتعليقات المسبقة، كما يُمكنك من التعمق في المادة، لأنك تستطيع افتراض مستوى محدد من المعرفة المشتركة. قد ترغب إذا كان البحث الذي تدرسه لا يزال في مرحلة التطور أن تذكر هذا في مسودتك نفسها وتكرره في بداية الندوة. سيعلم المستمعون بهذه الطريقة أنك ترحب بالنقد البناء والأفكار الأخرى. تدرب قدر الإمكان عند وضع الخطوط العريضة وتجهيز المواد البصرية. اطلب من أصدقائك أو أفراد عائلتك أو زملائك أو أستاذك أن يحاكوا الحضور لعمل نسخة تجريبية. سجل لنفسك شريط فيديو ثم أعد تشغيله حتى تتمكن من معرفة النقاط التي تتطلب التحسين. تدرب حتى تشعر بالاعتياد التام على المادة والعملية.  دون ملحوظات بعد كل جلسة تدريبية عن الجلسات التي تسير جيدًا والتي لا زالت تحتاج تنقيحًا. الوصول إلى قاعة الندوة في وقت مبكر قليلًا فكرة جيدة ليسعك رؤية حالة وكيفية تجهيز المكان، كما يمكنك من تحميل العرض وتوزيع أي نشرات أو كتيبات على مهل. يمنحك هذا أيضًا فرصة أخيرة للقاء منظم الندوة ومناقشة ما يلزم وحل أي مشكلات.  عادة ما يكون وصولك قبل بدء الندوة بـ 15-30 دقيقة كافيًا، لإنجاز كل ما عليك فعله قبل بدء الجلسة. لكن ضع في اعتبارك أن تصل مبكرًا بساعة إن كانت الندوة كبيرة أو كانت تعتمد على تجهيزات تكنولوجية مُعقدة.
افهم الصيغة المتوقعة. تعرف جيدًا على طبيعة الحاضرين المتوقعين للندوة. اعرف التكنولوجيا المتوفرة وما عليك جلبه معك. ابتكر شرائح عروض تقديمية ووسائل مساعدة بصرية سهلة وتساعد الحضور على فهم المحتوى. اجعل الحضور على علم بالمواد المتعلقة بالندوة مُقدمًا. تدرب على تقديم الندوة مسترشدًا بالعناوين العريضة. اوصل إلى موقع إقامة الندوة مبكرًا.