تقدم العديد من الشركات صيغة قياسية للتقارير الأسبوعية وقد يكون الرؤساء أو المدراء التنفيذون معتادين على تحصيل معلوماتهم بهذه الطريقة. يمكن أن يتسبب استخدام تنسيق مختلف في شعورهم بالإحباط والارتباك.   هذا مهمٌ على نحو خاص مع تقارير المبيعات. المديرون معتادون على إلقاء نظرة خاطفة على التقرير ومعرفة مكان معلومة معينة أو شكل محدد على الصفحة لذا سيكون التقرير غير مجد لهم إذا استخدمت صيغة مختلفة إذ سيكون عليهم قراءته كله لإيجاد ما يحتاجونه. تحدث إلى المساعدين الإداريين واعرف ما إذا كان ثمة نموذج يمكنك استخدامه للتنسيق حتى لا تضطر لوضعه من الصفر في تطبيق معالجة النصوص. تملك العديد من الشركات نموذجًا للمستندات مزودًا بإعدادات التصويب ويشمل الهوامش والجوادل وأنماط الفقرات والخطوط. يجب أن تنسق المستند بشكل مختلف في حال إرفاقه بالبريد الإلكتروني عن تنسيقه في حالة الطباعة الورقية أو إرساله كمستند رقمي.   يجب أن تضيف التلخيص الوافي في جسم الرسالة مثلًا إذا أرسلت التقرير كملحق بالبريد الإلكتروني فبهذه الطريقة لن يضطر القارئ لفتح المرفق لفهم الغاية من التقرير. ستحتاج غالبًا لإضافة خطاب تقديم أو صفحة عنوان عند إرسال تقرير ورقي حتى يمكن تمييزه وتقديمه كما ينبغي. احرص أن تضيف اسمك في جميع الصفحات وأن ترقمها بصيغة "س من ص" بصرف النظر عن طريقة الإرسالحتى يمكن فصل الصفحات بسهولة، ويجب أن يتمكن الناس من معرفة اكتمال التقرير أم عدمه وهوية مرسله بنظرة سريعة. يمكنك إضافة المعلومات المطلوبة بسهولة كعنوان لكل صفحة فمثلًا قد يكون العنوان "سالي صن شاين تقرير المبيعات، الأسبوع 32، صفحة 3 من 7". التلخي هو إيجازٌ للتقرير كله في فقرة أو اثنتين مع وضع جملتين لكل جزء من التقرير. الفكرة العامة هي أن يستطيع المدير التنفيذي قراءة هذا التلخيص واتخاذ اللازم دون قراءة المزيد من التفاصيل شرط أن يطابق توقعاته الأصلية المتعلقة بالمشكلة.   استخدام اللغة الواضحة الموجزة سهلة القراءة مهمٌ على نحو خاص للتلخيص. تجنب المصطلحات المتخصصة أو أي مصطلحات فنية تتطلب أي شرح حتى لو كنت تعلم أن المستلم متمكنٌ من هذه اللغة. اكتب التلخيص في النهاية بعد أن تكمل جميع أجزاء التقرير الأخرى، ففي النهاية لا يمكنك تلخيص كل ما كتب، حتى لو كان لديك مسودة مفصلة تخطط لاستخدامها في كتابة التقرير لكن هذا يمكن أن يتغير أثناء الكتابة. ضع مسودة لأجزاء التقرير المتسقة مع الغرض منه حين تفهم الصيغة والتنسيق اللازمين.   تفقد المسودة لتتأكد من تسلسلها المنطقي من جزء للتالي واحرص أن يناسب مستلم التقرير بالتحديد. يتضمن التقرير النموذجي تلخيصًا شاملًا ومقدمة ونتائج وتوصيات ومكتشفات ومناقشة وقائمة مراجع. يمكنك إضافة فهرس للبيانات المتصلة بالأمر وكذلك جدولًا بالمحتويات للتقارير الطويلة لكن التقارير الأسبوعية لا تكون بهذا الطول في الغالب. يتعامل كل جزء من التقرير مع موضوع منفصل وتناقش كل فقرة خلال هذا الجزء فكرة واحدة فمثلًا إذا كان هناك جزءٌ في تقرير المبيعات الأسبوعي بعنوان "العلامات التجارية الرائجة بين الأطفال" فيمكنك تخصيص فقرة مستقلة لكل منها، وإذا كنت ستقسمها لملابس الصبيان والفتيات فيمكنك إضافة أجزاء فرعية (بعناوين فرعية مناسبة) لكل علامة تجارية ثم فقرة واحدة لمناقشة ثياب الصبيان في تلك العلامة وفقرة أخرى تناقش ثياب الفتيات. قد لا تحتاج التقارير القصيرة صفحة عنوان منفصلة لكن التقارير الطويلة يجب أن تتضمن صفحة تعرفك بصفتك كاتب التقرير وتشرح غرضه باختصار.  تختلف صفحة العنوان عن التلخيص وتتضمن بشكل أساسي المعلومات الأساسية لأغراض إدارية حتى يمكن تقديم الملف كما ينبغي. ربما كان صاحب العمل يخصص صفحة غلاف محددة للتقارير السبوعية، احرص في هذه الحالة أن تستخدم الصيغة المضبوطة. يجب أن تتضمن صفحة العنوان على الأقل عنوان التقرير أو وصفه (مثل "تقرير المبيعات الأسبوعي") واسمك وأسم أي مشارك آخر في التقرير واسم الشركة وتاريخ إتمام التقرير أو إرساله.
اطلب نماذج. ضع طريقة التسليم في اعتبارك. أضف التلخيص الوافي. قم ببناء الفقرات والأجزاء. أضف صفحة عنوان أو خطاب تقديم.