ما من طريقة صائبة أو خاطئة لكتابة إجراءات التشغيل القياسية، لكن سيكون لدى شركتك عدة نماذج منها على الأرجح والتي يمكنك مراجعتها للحصول على إرشادات التنسيق وهي توضح كيف يفضلونها. استخدم إجراءات التشغيل السابقة كنموذج إذا كان هذا صحيحًا، أما إذا لم يكن كذلك فلديك بضعة خيارات:    تنسيق الخطوات البسيطة. للإجراءات الروتينية القصيرة ذات النتائج المحتملة القليلة وتدخل لصلب الموضوع تمامًا، وهي مجرد لائحة موجزة من الجمل البسيطة التي تعلم القارئ بما عليه فعله بجانب المستندات الضرورية وإرشادات السلامة.  تنسيق الخطوات التراتبية. للإجراءات الطويلة غالبًا المكونة من أكثر من عشر خطوات وتشمل بضعة قرارات يتوجب اتخاذها وتوضيحات ومصطلحات، وتكون في العادة لائحة بالخطوات الرئيسية مع الخطوات الفرعية بترتيب محدد للغاية.  تنسيق مخطط التدفق. قد يكون مخطط التدفق أفضل رهاناتك إذا كانت الإجراءات أشبه بخريطة بعدد غير محدد من النتائج المحتملة. هذا هو التنسيق الذي عليك أن تختاره حين لا يكون التنبؤ بالنتائج ممكنًا. هناك ثلاثة عوامل رئيسية عليك أخذها في الحسبان قبل كتابة إجراءات التشغيل القياسية:    المعرفة المسبقة للقراء. هل هم معتادون على المنظمة وإجراءاتها؟ هل يعرفون مصطلحاتها؟ يجب أن تتطابق لغتك مع معرفة القارئ واستثماراته.  القدرات اللغوية للقراء. هل هناك أي احتمال أن يقرأ من لا يعرفون لغتك إجراءات تشغيلك؟ سيكون تضمين العديد من المخططات التوضيحية والصور المشروحة فكرة جيدة إذا كانت هذه مشكلة قائمة.  حجم قرائك. يجب أن تجعل تنسيق المستند أشبه بمحادثة في مسرحية، خاصة إذا كان من المتوقع أ، يقرأ الملف عدد كبير من الأشخاص في الوقت ذاته (بأدوار مختلفة): يتم مستخدم 1 الفعل ويتبعه المستخدم 2 وهكذا. يستطيع كل قارئ بهذه الطريقة أن يرى كيف سيعمل كجزء لا يتجزأ من منظومة العمل الدقيقة. يمكن تلخيص هذا في ما يلي: هل أنت أفضل من يكتب هذا المستند؟ هل تعلم ما تستلزمه العملية؟ كيف يمكن أن يسير الأمر على نحو خاطئ؟ كيف تجعلها آمنة؟ قد يكون من الأفضل تسليم الأمر لشخص آخر إذا كانت الإجابة بالنفي. لن ينتج عن الكتابة السيئة (أو الأسوأ، غير الدقيقة) لملف إجراءات التشغيل القياسية تقليل الإنتاجية والقصور التنظيمي فقط، ولكنها ستكون غير آمنة أيضًا وذات نتائج ضارة على فريق العمل والأمن والسلامة وعلى البيئة المحيطة ككل. باختصار هو ليس أمرًا يمكنك المجازفة به.  لا تخجل من سؤال من أتموا الإجراء يوميًا لطلب المساعدة إذا وُكِل إليك هذا المشروع وشعرت بأنك مضطر أو ملزم بإتمامه. إجراء المقابلات هو جزء طبيعي من عملية كتابة إجراءات التشغيل القياسية. يمكنك كتابة إجراءات التشغيل بصيغة قصيرة أو تحديثها إذا كنت تكتبها لمجموعة من الأفراد المعتادين على البروتوكول والمصطلحات وغير ذلك وكانت اللائحة القصيرة الموجزة ستفيد أكثر.  إنها بالفعل مجرد قائمة قصيرة بالخطوات بغض النظر عن الهدف الأساسي والمعلومات ذات الصلة (التاريخ والكاتب والرقم التعريفي... إلخ). هذه هي الطريقة التي عليك اتباعها عندما لا يطلب توفير توضيح أدق أو المزيد من التفاصيل. الأمر الجلي هو وجود إجراء في منظمتك يكرر مرارًا وتكرارًا، لكن هل هناك سبب معين يجعل كتابة إجراءات التشغيل القياسية مفيدة على نحو خاص؟ هل هي مطلوبة للتشديد على السلامة؟ تدابير امتثال؟ هل تستخدم للتدريب أو في العمل اليومي؟ إليك بضعة أسباب تجعل إجراءات التشغيل ضرورية لنجاح الفريق:   لضمان تلبية معايير الامتثال لزيادة متطلبات الإنتاج لأقصى درجة لضمان عدم وجود آثار سلبية على البيئة لضمان السلامة لضمان سير كل شيء وفقًا للخطة لمنع أخطاء التصنيع لتستخدم كوثيقة تدريب سيكون من الأفضل بناء كتابتك حول هذه النقاط إذا عرفت ما يجب أن توضحه إجراءات التشغيل القياسية، كما أنه من الأسهل رؤية مدى أهمية إجراءات التشغيل.
اختر تنسيقك. ضع قراءك في الاعتبار. ضع معرفتك في الاعتبار. اختر بين إجراءات التشغيل الطويلة أو القصيرة. تذكر هدفك من كتابة إجراءات التشغيل القياسية.