تعتمد مدى رسمية البريد الإلكتروني الذي تكتبه على الشخص المستلم لرسالة البريد. على سبيل المثال: لن تستخدم نفس النمط الرسمي عند كتابة بريد إلكتروني للتقدم لوظيفة مثلما تفعل عندما تراسل أستاذك في الجامعة. يُفضل أن تكون أكثر رسمية عند التواصل مع شخص ما لأول مرة للحفاظ على مظهرك العام. ابحث قليلًا عن اسم الشخص إذا كنت لا تعرفه بالفعل. معرفة اسم الشخص وذكره يجعل التحية أكثر أناقة، وخاصة مع استخدام أساليب البريد الإلكتروني الرسمية الأخرى. في حالة مراسلة الشخص لك من قبل، انسخ أسلوب تحيته في رسالتك. على سبيل المثال: إذا استخدم الشخص كلمة "مرحبًا" واسمك الأول في التحية، يُفضل الرد على رسالته بنفس الأسلوب من خلال استخدام كلمة "مرحبًا" ثم اسمه الأول في البريد الإلكتروني.
حدد مدى الرسمية التي ترغب في التعامل بها. جِد اسم الشخص. اتبع أسلوب من تراسله.