كما ذكرنا في المقدمة، قد يكون مقترحك يعرض فكرة جديدة لزيادة الأرباح أو تبسيط عمليات الإنتاج أو تقليل النفقات أو قد يكون في المقابل لرصد مشكلة وعرض حلول مقترحة. في كل الأحوال ستحتاج إلى تحديد الموضوع الأساسي للمقترح. قد تكون الفكرة التطويرية واضحة بالنسبة لك، لكنها بحاجة للمزيد من التوضيح والعرض عند التواصل مع الإدارة. نفس الأمر كذلك عند ذكر ملاحظة أو التدخل لحل مشكلة، يجب أن تكون دقيقًا في عرضك للجوانب المتعلقة بالأمر. تأكد من أنك تملك كل المعلومات والحقائق المتعلقة بالموضوع قبل البدء في كتابة المقترح. تحدث مع الأفراد أصحاب العلاقة الوثيقة بالموضوع، سواء كانوا زملائك في العمل أو مديرين أو عملاء. اقرأ المصادر الخارجية سواء كانت كتب اقتصادية أو إدارية أو تحليلات للسوق أو رصد للسياسات الناجحة التي تقوم بها الشركات الأخرى للتعامل مع نفس المشكلة.  على سبيل المثال: قد تعتقد وفق تحليلك الشخصي ضرورة أن تغير الشركة مورد الطعام؛ تحدث أولًا مع فريق عمل المطبخ وتعرف على تعليقاتهم حول الموضوع واسأل عن خبراتهم السابقة مع متعهدي تقديم الطعام أثناء عملهم في شركات أخرى. اسأل كذلك زملاء عملك عن تقييمهم لجودة الطعام. الهدف من هذا الاستبيان الشفوي معرفة ما إذا كانت ملاحظتك حول سوء جودة الطعام أمر حقيقي أم أنه مجرد اختلاف في الأذواق؟ هل هي مشكلة عامة أم مجرد سخط شخصي؟ ستحتاج في بداية المقترح إلى وصف الوضع الحالي؛ ما الذي يحدث في اللحظة الحالية؟ اذكر كل الحقائق المتعلقة (الأفراد المتورطين والتواريخ والأماكن). لاحظ أنك هنا لا ترصد تقييمك للوضع، لكنك بدلًا من ذلك تشرح بموضوعية الأشياء كما هي على أرض الواقع.  على سبيل المثال: يمكنك كتابة "تتعامل الشركة (س) مع متعهد الطعام (ص) لمدة سبع سنوات. خلال تلك المدة تم تقليل عدد اختيارات الطعام اليومية من 5 إلى 2 فق. كما لا يتم مراعاة احتياجات الطعام الخاصة، فعدد الوجبات المخصصة للموظفين النباتيين والذين لا يتناولون اللحوم قليل بدوره، وفي بعض الأيام لم يتوفر على الإطلاق." لا تنسَ أن ما تقدمه هو "مقترح"، أي أنه يحمل اقتراحًا للتطوير أو لعلاج مشكلة معينة. بعد الانتهاء من وصف المشكلة باختصار ووضوح، يأتي الدور على أن تكتب بتحديد شديد ما تقترح القيام به؟ ما هي الخطوات التي تشجع اتخاذها؟ اكتب حلولًا وثيقة الصلة بالموضوع الرئيسي مُظهرًا النتائج التي توصلت إليها من خلال بحثك.  على سبيل المثال، يمكنك كتابة: "أقترح أن تبدأ الشركة (س) في التعامل مع متعهد طعام آخر، فنحن لدينا عدد ضخم من الخيارات الأفضل على مستوى الجودة والتكلفة. متعهدو الطعام (ع) و(ك) مشهود لهما بالكفاءة والمميزات العديدة تشمل تقديم قائمة طعام يومية أكبر بأسعار تنافسية مقارنة بالمتعهد الحالي. يهتم المتعهد (ك) كذلك بتقديم وجبات مخصصة حسب احتياجات الأفراد (وجبات نباتية وخالية من الغلوتين، وجبات للصائمين عن تناول اللحوم ووجبات في وقت المغرب للصائمين)، وهو ما يضمن تلبية احتياجات فريق العمل. خيارات المتعهد (ع) في النقطة السابقة أقل، لكنه يظل خيارًا مميزًا نظرًا لجودة الوجبات. أظهر استبيان داخل الشكرة سنة 2016 إلى أنه 40% من الموظفين يصومون أيام الاثنين والخميس، و10% يصومون عن تناول اللحوم في فترات معينة من السنة، و5% نباتيون". اشرح الخطوات الدقيقة التي تؤدي لتنفيذ المقترح، جنبًا إلى جنب مع المواعيد والتكاليف ذات الصلة. كن واضحًا في الإشارة إلى النقاط التي تلم بتفاصيلها والمعلومات المتعلقة بها، واذكر كذلك الجزئيات التي تحتاج إلى المزيد من البحث. فكر في كتابة الخطوات بترقيم متتابع، ثم اكتب وصفًا تفصيلًا أكثر. لا تبالغ بشكل غير موضوعي في تحديد قيمة النتائج المتوقعة لمقترحاتك، بل اذكر فقط النتائج الواقعية المنتظرة من تنفيذ المقترح.   خطوات تغيير متعهد الطعام: 1- إنهاء العقد من المتعهد (ص). 2- طلب عينات تذوق من المتعهدين (ع) و(ك). 3- عمل لجنة تقييم سريعة واختيار أحد المتعهدين. 4- توقيع العقد مع المتعهد المُختار. التعليقات: *التكلفة المتوقعة للعقد الجديدة مشابهة للعقد مع المتعهد الحالي، وأي زيادة طفيفة سيصاحبها زيادة مضمونة في الجودة. *بعد مراجعة العقد مع المتعهد الحالي، يحق لنا إنهاء التعاقد بدون تحمل أي رسوم جزائية مع المتعهد (ص). *ينتظر ارتفاع مستوى رضا الموظفين والحالة المعنوية بداخل مكان العمل نتيجة لتطوير جودة الطعام المقدم وحرص الشركة على تلبية الاحتياجات الفردية لمختلف فريق العمل. أظهر إدراكك ووعيك باحتمالية وجود عقبات ضد الخطة المقترحة. على سبيل المثال: هل سيكون هناك رفض بين أوساط الموظفين للمقترح لسبب أو آخر؟ ربما أن البعض يحب الطعام المُقدم من المتعهد الحالي بالفعل. هل سيواجه مقترحك عقبات فيما يخص التصريحات الحكومية وتلبية اشتراطات الأمن والسلامة؟ هل توجد أفكار تقليدية تعارض ما تقترحه؟ تحدث بوضوح حول الخطوات التي تؤمن بقدرتها على إقناع المعارضين بالمشروع أو المقترح الخاص بك. يجب أن تكون واعيًا لما يحتاجه تنفيذ المقترح من شراء لمواد جديدة أو الاضطرار لتعيين موظفين جدد، ومن ثم إدراج ذلك في تقرير المقترح بعد ذكر خطوات التنفيذ. اذكر كذلك "الوقت المطلوب"، فالوقت يصنف بدوره دون "الموارد" اللازمة لإتمام أي مشروع. اصنع قائمة تدقيق مرجعية من نوع أو آخر؛ يمكنك مثلًا أن تكتب:  متطلبات التنفيذ: لجنة مراجعة لتقييم متعهدي الطعام الجدد (4 أفراد من أربعة أقسام مختلفة من الشركة) - 2 ساعة للتذوق والنقاش - 3 ساعات لكتابة التقرير النهائي والاختيار. من جديد في نهاية مستند المقترح اذكر التغيير الذي تقترح تنفيذه. كرره بوضوح مرة أخرى في ختام المستند ذاكرًا ثلاثة نقاط أساسية تدعم المقترح، ثم اذكر الاستنتاج الختامي. انظر لتلك الفقرة على أنها "الموجز التنفيذي". على سبيل المثال:   كما ذُكر في تقرير المقترح، قلل المتعهد (ص) من خيارات الأطعمة المقدمة على مدار السبع سنوات الماضية. في المقابل، يقدم المتعهدان (ع) و(ك) أسعارًا تنافسية لخيارات أوسع من الأطعمة. أقترح أن نجري عملية تذوق تجريبية للأطعمة المقدمة من متعهدي الطعام المذكورين سعيًا لاختيار مُقدم طعام جديد قادر على تلبية احتياجات الشركة والعاملين بجودة مرتفعة. تضمن هذه الخطوة تعزيز رضا الموظفين ومعدل الإنتاجية وولائهم للعمل." اذكر الفوائد المالية أو المبالغ القابلة للعرض بالأرقام والحقائق. على سبيل المثال: إذا كانت فكرتك سينتج عنها نقص في التكاليف المفروضة على الشركة، فاذكر ذلك بوضوح. اذكر الفوائد الكيفية/الوصفية. في بعض الحالات تكون النتائج المترتبة والاستفادة التي تحققها المؤسسة أو الشركة من اقتراحك غير قابلة للقياس الكمي ولا يمكن التعبير عنها بالأرقام. على سبيل المثال: رفع الحالة المعنوية الموظفين لا يمكن قياسه مباشرة بالأرقام، لكنه عامل مهم ويجب ذكره في تقريرك ضمن الفوائد الوصفية. التحسينات المعنوية والوصفية ذات تأثير بالغ الأهمية وبنفس قيمة التطوير الكمي.
حدد فكرتك أو المشكلة التي تعرضها. أجرِ عملية بحث. اكتب وصف المشكلة. اشرح حلك المقترح. اعرض خطة تنفيذ المقترح. اذكر الاعتراضات المحتملة على المقترح. اذكر الموارد و/أو القوة البشرية المطلوبة لتنفيذ المقترح. استنتج الفوائد الأساسية المنتظرة.