بمجرد إتمامك للتحقق من عدم وجود أخطاء، التقط صورة لرسالتك أو حفظها كمسودة على الإنترنت أو احتفظ بنسخة عادية على جهازك. قد تحتاج أيضًا لتعديل التاريخ إن لم يكن متطابقًا مع التاريخ المكتوب أعلى الخطاب. احتفظ بهذه النسخة بمكان آمن في سجلك الشخصي. خذ خطابك إلى مكتب البريد المحلي أو أعطه لساعي البريد أو ضعه في صندوق بريد. إن كنت تريد مزيدًا من التأكيد أن رسالتك ستصل، يمكنك أن تطلب خدمة تعقب الخطاب مقابل مبلغ من المال. لإرسال نسخة مطبوعة من رسالتك، يجب أن تحرص على أن تتم طباعتها بجودة عالية وباستخدام نوع جيد من الحبر. لا يمكن إرسال طلب تمديد كُتب بخط اليد فهذا لا يعد مقبولًا على الإطلاق. تعتبر تلك الطريقة الأفضل لإرسال طلبك، حيث أنه لا يأخذ الكثير من الوقت كما أنه موثوق تمامًا. تحقق من عنوان البريد الإلكتروني للمستلم قبل إرسال الخطاب، ولا تنس أن تكتب رقم التعريف الخاص بك في خانة الموضوع.  يمكن للمستلم أن يعرف الوقت الفعلي الذي تم إرسال الخطاب فيه، كن على علم بذلك حال رغبت في إرسال خطابك في وقت متأخر من الليل. التزم بالكتابة الرسمية لبريدك الإلكتروني، بما في ذلك عنوان البريد الإلكتروني الذي تستخدمه. إذا أرسلت خطابك عن طريق الفاكس، تأكد من وصول صفحة التأكيد التي تبين أن الإرسال قد تم بنجاح. إذا كنت بحاجة إلى فترة التمديد في وقت ضيق للغاية أو في اللحظات الأخيرة، قد يكون عليك أن تتحدث إلى الشخص شخصيًا أو عن طريق إجراء مكالمة هاتفية. تحل بالرسمية أثناء عرض طلبك خلال الهاتف وتذكر أن تكون منظمًا وواضحًا.
احتفظ بنسخة من رسالتك. أرسل رسالتك بالبريد. أرسل طلب التمديد بالبريد الإلكتروني. أجرِ مكالمة هاتفية بدلًا من الكتابة.