بمجرد حضور جميع الأشخاص، وزع ورقة (أو أكثر في الاجتماعات الكبيرة) تحتوي على فراغات حتى يتمكن كل شخص من كتابة اسمه ومعلومات الاتصال. ويمكنك استخدامها بعد الاجتماع لملء قسم الحضور في النموذج، أو إرفاق التوقيعات المثبتة في الورقة بالمحضر المكتمل. إذا كنت على معرفة بكثير من الحضور، ارسم مخططًا في وقت سابق واملأ بياناته كأنك تطلب من كل شخص تعريف نفسه. احتفظ بهذا المخطط قريبًا منك حال تدوين الملاحظات في الاجتماع حتى يتسنى لك الرجوع إلى الأشخاص بأسمائهم متى كان ذلك مناسبًا (كما هو مبين أدناه). وفي وقت انتظار بدء الاجتماع، اكتب اسم المؤسسة وتاريخ الاجتماع ومحله، ونوع الاجتماع (مثل اجتماع مجلس إدارة أسبوعي، اجتماع لجنة خاصة). وعند بدء الاجتماع، اكتب توقيت البدء.  إذا لم يكن لديك نموذجًا تعمل عليه، سجل هذه المعلومات في بداية ملاحظات الاجتماع. إذا كان الاجتماع قد دعي إليه لغرض خاص أو في وقت خاص، احتفظ بنسخة من الإخطار المرسل للأعضاء. وينبغي لك إرفاق نسخة من هذا الإخطار بالمحضر بعد كتابته. تبدأ معظم الاجتماعات الرسمية باقتراح لاعتماد جدول الأعمال، لذلك تبدأ هذه الخطوة بهذا الاعتمدا على سبيل المثال. وإذا بدأ الاجتماع باقتراح مختلف، تأكد من تسجيل جميع المعلومات ذات الصلة:  يبدأ الاقتراح بكلمة "أقترح". وعادة ما يكون الاقتراح "أقترح اعتماد جدول الأعمال." اسم المقترح (الشخص الذي قدم الاقتراح). نتيجة التصويت. إذا كان التصويت لصالح الاقتراح، اكتب "التصويت بنعم." إذا كان التصويت ضد الاقتراح، اكتب "التصويت بلا." يمكنك أن تطلب من المقترح تقديم اقتراحه مكتوبًا، إذا كان طويلًا، وكنت غير قادر على كتابته بدقه. وإذا تكررت هذه المشكلة، اسأل بين الاجتماعات إذا كان ثمة سياسة رسمية تُعنى بالاقتراحات التي تتجاوز عددًا معينًا من الكلمات.  إذا وضعت مسودة لجدول الأعمال، يمكنك أن تكون مقدم هذا الاقتراح فضلا عن كونك سكرتير الاجتماع. ويبدو ذلك رائعًا، فطالما تتحلى بالموضوعية، فليس ثمة مشكلة من تسجيل إجراءاتك. استمع جيدًا إلى جميع المناقشات، ولكن لا تسجل جيمعها (إلا أن تصلك تعليمات خلافًا لذلك!) وعند تقديم اقتراح جديد، سجل المعلومات ذات الصلة.  تذكر، يجب أن يشتمل كل اقتراح على محتوى الاقتراح واسم مقدم الاقتراح ونتيجة التصويت. تتطلب بعض الاقتراحات مثنٍ قبل الانتقال إلى التصويت. فإذا قال أحدهم "أثني على الاقتراح" أو ما شابه، سجل اسم هذا الشخص بوصفه المثني. إذا لم تكن على علم باسم مقدم الاقتراح أو تحتاج إلى تكرار الاقتراح، قاطع الاجتماع بأدب واسأل عما تريد. واعلم أن تسجيل المعلومات بدقة من الأهمية بمكان على نحو يسوغ لك مقاطعة الاجتماع. في حالة تعديل أحد الاقتراحات، عدل محتوى الاقتراح في ملاحظاتك. فإذا كان هذا التعديل مثيرًا للجدل، فلا حاجة إلى تسجيل هذا التعديل حال وقوعه. عند قراءة أحد التقارير أو النشرات أو أي من الأمور المشابهة، سجل اسم التقرير وقارئه (أو اسم اللجنة الفرعية التي عملت على صياغته). في حالة إرفاق أحد المقترحات بالمحضر، يجب تسجيله كأي مقترح آخر.  من العملي الحصول على نسخة في نهاية الاجتماع. اكتب ملاحظة بشأن مطالبة قارئ الاقتراح أو رئيس الاجتماع (الرئيس) للحصول على نسخة منه بعد انتهاء الاجتماع. ثم أرفق نسخة من كل تقرير بالمحضر بعد كتابته. إذا كانت النسخ غير متوفرة، اكتب ملاحظة بشأن مكان الاحتفاظ بالمستند الأصلي. وقد تلجأ في هذه الحالة إلى السؤال عن هذه المعلومة بعد انتهاء الاجتماع. إذا قدم أحد الأعضاء اقتراحًا شفهيًا (بدلًا من قراءة الاقتراح من أحد المستندات)، اكتب ملخصًا موضوعيًا وموجزًا عن التقرير. وليس عليك كتابة دقائق التفاصيل أو نقل حديث مقدم الاقتراح حرفيًا. ويشمل ذلك التحقق من المهام المقيدة في الاجتماع الأخير، فضلا عن الإجراءات الجديدة. فإذا طلب من أحدهم كتابة أحد الخطابات؟ قيد اسمه والتعليمات المملاة عليه.  بناء على مدى رسمية الاجتماعات، قد تندرج الكثير من تلك الإجراءات تحت مظلة "الاقتراحات". وبالنسبة للاجتماعات الأقل رسمية، فإنك كذلك بحاجة إلى الانتباه للقرارات غير المنظمة جيدًا. اكتب لمحة وجيزة عن الأساس المنطقي الذي عليه اتخذ القرار، حال توافره. وعند وجود أي اعتراض على أحد الإجراءات، سجل الاعتراض كاملًا، فضلا عن الحكم الذي أصدره رئيس مجلس الإدارة. تأكد من وجود أي مراجع لكتاب قواعد التنظيم Robert's Rules of Order أن النظام الداخلي للمؤسسة أو بروتوكول الشركة. واعلم أن المحاضر -على النحو الرسمي- هي تسجيل ما تم فعله، لا ما قيل فحسب.ومع ذلك، ينبغي لك الوفاء بأي من المتطلبات الخاصة التي تحددها المؤسسة.  عند تسجيل المناقشة، تحلى بالموضوعية قدر الإمكان. واكتب النقاط الملموسة لا الآراء، وقلل من استخدام الصفات والظروف. واعلم أن هدفك هو كتابة مستند جاف جامديتسم بالممل!  لا تشر إلى الناس بأسمائهم في ملخص المناقشة. وهذا الأمر من الأهمية بمكان، لا سيما في المناقشات الحادة التي قد تتسبب في حدوث المشكلات. سجل توقيت إنهاء الاجتماع. ولا تنس الحصول على أي من نسخ التقارير أو تذكير أحدهم لإرسالها إليك. اقرأ ملاحظاتك بسرعة لتعرف إذا كان ثمة شيء ما مفقود أو يحتاج إلى توضيح. وإذا احتجت إلى طرح سؤال على شخص ما، افعل ذلك حالًا قبل أن يغادر الحضور.
وزع كشف الحضور. استوف بيانات النموذج قدر الإمكان. اكتب نتيجة الاقتراح الأول. سجل الاقتراحات الأخرى المقدمة في الاجتماع. استمع إلى التقارير واحصل على النسخ. سجل الإجراءات المتخذة. سجل جميع نقاط الأمر أو الحكم. سجل ملخصات المناقشات إذا طُلب منك ذلك. الأعمال الختامية في نهاية الاجتماع.