يعد إرسال مذكرة عمل فكرة ممتازة إذا كنت في حاجة إلى إخبار العديد من الأشخاص في فريقك بمسألة تجارية أو موضوع عمل مهم، ربما تحتاج إلى إرسال واحدة منها إذا كنت تتواصل مع شخص واحد فقط، وربما تحتاج أن يكون لديك سجل مراسلاتك.   قد تكون أكثر كفاءة – في بعض الحالات - لمجرد التحدث مباشرة إلى هؤلاء الأفراد الذين تحتاجهم. بعض المعلومات أحيانًا تكون أكثر حساسية عند إرسالها في مذكرة. اعتمادك على هدف محدد على يؤثر على تغيير محتوى المذكرة وتنظيمها، حيث تُكتب معظم أنواع المذكرات للأسباب التالية:  يمكنك اقتراح فكرة أو حل، وعلى سبيل المثال، إذا كنت تعتقد إنك على دراية بكيفية حل مشاكل جدولة العمل الإضافي، فإنك في حاجة إلى تدوين أفكارك في المذكرة وإرسالها إلى رئيسك الأعلى. يمكنك إرسال مذكرة وقت إصدارك لأمر ما، وتعتبر هذه الطريقة فعالة لتعيين المسؤوليات وقت انعقاد مؤتمر قادم تستضيفه إدارتكم. يمكنك إرسال مذكرة إذا كنت ترغب في إخبار زملائك بشأن حدث تم مؤخرًا –ومن ثم ستدعم تقريرك بهذه المذكرة – وقُم بتحديث مشروعك المُقدم، أو اكتب تقرير حول نتائج التحقيق. ربما تقوم بالعديد من المشروعات التي تستدعي إرسال مذكرات إلى زملائك ورئيسك أو العملاء لإخبارهم بآخر التحديثات الجارية، ومن هنا ما عليك سوى التركيز على قضية واحدة فقط.  يجب أن يكون موضوعك موجزًا وواضحًا وسهلًا في القراءة حين تتم قراءته من قبل الأفراد المشغولين، لذا أنت لا تريد أن يغفل أحدهم عن أي معلومات هامة، فحفاظك على جعل مذكرتك موجزة يساعدك على ضمان استلام رسالتك وفهمها. يتأثر محتوى وأسلوب ونبرة مذكرتك المهنية من الجمهور المُستهدف، لذا فكر مليًا في كل من يتلقاها. يمكنك كتابة نوع مختلف من المذكرة إلى زملائك إذا كنت تخطط إلى عمل حفلة لأفراد مكتبك للاحتفال بأعياد ميلادهم، وهذا النوع من المذكرات يختلف عن كتابة مذكرة عن نتائج تحقيق مهني عملت عليه لمدة أشهر.
حدد ما إذا كانت المُذكرة تحتاج إلى الإرسال. حدد غرضك الخاص من كتابة المُذكرة. يجدر بك تحجيم موضوعك. ضع من سوف يقرأ المُذكرة في الاعتبار.