قبل أن تبدأ في كتابة هذا النوع من المستندات، من الضروري للغاية أن تضع في اعتبارك من الجهة أو الشخص الذي سوف يطلع عليها. يجعلك ذلك متهيئًا للتحدث إلى الطرف الآخر بما يهمه ويقنعه، وهو ما ينعكس على خياراتك أثناء إعداد وكتابة المستند. قبل أن تبدأ في عملية الكتابة، اشغل بالك لفترة من الوقت بالأسئلة التالية محاولًا الإجابة عليها والاجتهاد سعيًا لتحديد إجابتها الأمثل إذا لم تجد لها جوابًا على الفور.   من سوف يقرأ الوثيقة التي تكتبها؟ مسؤولون حكوميون؟ رجال أعمال ومدراء في شركات تجارية كبرى؟ صحفيون؟ ربما جمع من كل ما سبق؟ ما مقدار علم قراء المستند وإلمامهم بالقضية مثار النقاش؟ هل لا يعرفون أي شيء على الإطلاق؟ ما هي الأشياء التي يحتاجون للاطلاع عليها؟ ما هي السلطة التي تملكها جهة القراءة على القضية مثار الإحاطة؟ ما هي التغييرات والقرارات التي يقدر من يقرأ على اتخاذها من أجل حل المشكلة؟ قبل أن تبدأ في كتابة وثيقة الإحاطة ستحتاج أولًا إلى رسم خطة ذهنية تساعدك على تحديد التفاصيل بالغة الضرورة والنقاط الرئيسية لما تعمل عليه، سواء كانت تلك الخطة مجرد نقاط واضحة في رأسك أو قمت بالفعل بتدوينها كخطوط رئيسية على الورق.  عادة ما لا يزيد طول هذا النوع من المستندات عن صفحة أو صفحتين، لذا من الضروري أن تكتب بشكل مُكثف ومُختصر. توقع دائمًا أن صناع القرار (من تتحدث إليهم من خلال تلك الوثيقة) يكونون مشغولين للغاية، وأن مشكلتك ليس هي الأزمة الوحيدة على طاولة العمل الخاصة بهم. لا يوجد مكان إذًا للمعلومات غير الضرورية أو محاولات الشرح المستفيضة. لذلك اعتبر أن تحديدك للنقاط الرئيسية هو خطوة أولوية تضمن لك أن تناقش كل ما هو مهم ووثيق الصلة بالموضوع فقط، ومن ثم يصبح من السهل إنهاء الوثيقة بشكل مكثف ومختصر. قد لا تكون مهمة تنسيق أوراق ومستندات الإحاطة عملية معقدة للغاية، لكنك تظل قادرًا على توفير بعض الوقت من خلال تحميل أحد القوالب المجانية العديدة عبر الإنترنت التي تساعدك على إنشاء وثيقة الإحاطة باستخدام برنامج "مايكروسوفت وورد". اعتمد كذلك على القالب الرسمي المعتمد من قبل مؤسستك أو جهة عملك، في حالة كان من الشائع لديكم إعداد هذا النوع من الوثائق، أو من الملزم الاعتماد على القالب الرسمي الخاص بالمؤسسة.  يساعدك القالب الجاهز على تنظيم أفكارك والقدرة على الانتهاء من العمل على وثيقة الإحاطة أسرع. في حالة عدم الاعتماد على قالب جاهز، فستحتاج إذًا إلى بدء إعداد ورقتك البيضاء من خلال تخصيص سطر منفصل لكل من الاسم والتاريخ والعنوان.   يُكتب في سطر الاسم اسم الشخص أو الجهة التي تخاطبها من خلال وثيقة الإحاطة. يكتب في حقل التاريخ تاريخ يوم إرسال الوثيقة وتقديمها. أما بالنسبة لحقل العنوان، فيجب أن تصف من خلاله – عبر أقل عدد ممكن من الكلمات – الموضوع الرئيسي للوثيقة، كما هو الأمر في المثال التالي: "انتشار سلوكيات العنف المدرسي في مدينة الشروق بالقاهرة"، وهو ما يُطلع القارئ على موضوع الوثيقة بوضوح، بدون حتى أن يقرأ كلمة واحدة منها. تحتوي بعض وثائق الإحاطة على قسم الملخص في أول الوثيقة، والذي تقوم من خلالها بتحديد النقاط الرئيسية التي تتناولها الوثيقة في مجموعة من النقاط الترقيمية/ الترميزية (عناوين رئيسية). لا تكتب فقرة نصية ملتصقة للتلخيص، فيفترض بمستندك بالفعل أن يكون موجزًا ومُلخصًا بحد ذاته. فكر في جدوى إدراج ذلك القسم من عدمها، على أن تخصص له مساحة مناسبة إذا ارتأيت جدوى من الاعتماد عليه في بداية الوثيقة.   ستقدم من خلال قسم المُلخص الفرصة للقارئ المشغول جدًا لمعرفة موضوع الوثيقة بشكل سريع – أو تحديدًا أهم وأبرز النقاط التي تستعرضها في النص – وبالتالي يقدر على تمرير نظره سريعًا على بقية المستند دون تدقيق. يفترض بوثيقة الإحاطة المثالية أن تكون مختصرة ومكثقة بالفعل، بما لا يترك أي حاجة لإضافة قسم المُلخص، لكنك قادر كذلك على الاستفادة عند الحاجة من قسم المُلخص في الإشارة إلى حتمية اتخاذ إجراء فوري، مؤكدًا على الضرورة القصوى لموضوع وثيقة الإحاطة، ومبينًا كذلك، في قسم الملخص، الموعد النهائي الذي يفترض اتخاذ إجراء معين قبله. يُفضل ألا يزيد قسم المُلخص عن ثلاثة أو أربعة نقاط ترقيمية.
تعرف جيدًا على الجمهور المستهدف. حدد النقاط الرئيسية. فكر في استخدام قالبًا القوالب الجاهزة. خصص المساحة اللازمة لكتابة الاسم والتاريخ وعنوان الموضوع. فكر في إدراج قسم المُلخص.