ربما يطلب منك إرسال تقارير أسبوعية كجزء من مهامك الوظيفية لكن الحفاظ على وظيفتك ليس الغرض من التقرير نفسه. سيساعد تحديد سبب رغبة صاحب العمل في استلام التقارير الأسبوعية على تحديد المعلومات اللازمة بالضبط والعناصر الأهم.   يفترض أن يحدث التقرير معلومات المديرين عن حالة مشاريعك أو يساعدهم في اتخاذ القرارات. فمثلًا قد يطلب منك إرسال تقارير أسبوعية تلخص مبيعات الأسبوع إذا كنت تدير متجرًا للبيع بالتجزئة. سيستخدم صاحب العمل هذا التقرير لتقييم الأداء والأسعار والطلبات الخاصة بالمتجر. أما إذا كنت ترسل التقارير الأسبوعية لمشروع بحثي أو دورة تدريبية فالغرض هو أن تظهر لصاحب العمل أو المعلم مقدار التقدم الذي أحرزته ومشاركة أي طفرات أو اكتشافات هامة. تحديد المستلم ضروريٌ في التخطيط لتقريرك ولن تجد طريقة لمعرفة المعلومات الهامة دون معرفة من سيقرأ التقرير (ولم).   كما تساعد معرفة القارئ في فهم كيفية كتابة التقرير ونوع اللغة المستخدمة، فمثلًا ستكتب تقريرًا مختلفًا تمامًا إذا كان الجمهور مجموعة بعمر 5 سنوات عما إذا كان للمدراء التنفيذيين لشركة كبيرة. وكذلك ستكوّن فكرة أوضح عما يعرفه القارئ بالفعل وما تحتاج لتفسيره بتفصيل أكبر أو توفير مصادر إضافية فإذا كنت تكتب تقريرًا أسبوعيًا عن مشكلة قانونية يقرؤها مجموعة من المحامين مثلًا فلا حاجة لعرض تلخيص مفصل للقانون، لكن هذا التلخيص قد يكون مطلوبًا إذا كنت تكتب عن المشكلة للمدراء التنفيذيين أو مدراء لا يتمتعون بتدريب قانوني. تذكر إذا كان التقرير مطلوبًا لدورة تدريبية أو مشروع بحثي أو غيرها من الأنشطة الدراسية أن القراء ليسوا أستاذك أو معلمك، حتى لو كنت ستحوله إليه. ركز على طبيعة المشروع والتزامك به بشكل عام لمعرفة القراء في هذا السياق. يجب أن تحافظ على الإيجاز في التقرير قدر الإمكان لكن لا زال من الوارد ألا يقرأ المستلمون التقرير بأكمله، وعند التسليم بذلك عليك وضع أهم المعلومات أو الحد الأدنى منها في بداية التقرير.   فمثلًا إذا كان الغرض من التقرير هو المقارنة والمفاضلة بين 3 أنواع مختلفة من المعدات والتوصية بأحدها والذي تظنه الأفضل لاستخدام الشركة فيجب أن تضع استنتاجك في المقدمة ثم يمكنك شرح السبب. يجب أن تتألف أولى صفحات التقرير في العموم من تلخيص للنتائج أو التوصيات أو الاستنتاجات. استغل بقية التقرير للتعمق وسيتعمق القراء إذا شعروا بالحاجة أو الرغبة في زيادة فهم مكتشفاتك. تطلب التقارير الأسبوعية في معظم الحالات لحفظ السجلات وستقدم وفقًا لذلك، وليس من الشائع قراءة التقارير الأسبوعية كلها في معظم الحالات ولا يجب أن تتوقع غير ذلك.  لكن لا تستغل هذا كعذر لتزوير التقرير أو تسليم عمل مهمل ضعيف الجودة إذ يجب أن يكون التقرير انعكاسًا لك ولأخلاقياتك في العمل، سيظهر التقرير المهمل ولن يكون قول "لقد ظننت أنك لن تقرأه" عذرًا للعمل السيء. يجب أن يكون التقرير عالي الجودة ومكتوبًا بشكل جيد ككل ويركز بشكل خاص على الأجزاء التي يرجح أن يقرأها المستلمون، وهذي في الغالب الموجز الوافي والنتائج أو التوصيات، يجب ألا يكون به أي عيب. تذكر أن صاحب العمل ليس بعاجز عن قراءة التقرير لعدم اهتمامه أو لعدم أهميته فالعاملون في مناصب تنفيذية أو إدارية عليا شديدو الانشغال وهم ماهرون في جمع المعلومات التي يحتاجونها لاتخاذ القرار بفعالية. لن يقرؤوا التقرير بكامله ما لم يضطروا لذلك لكنهم سيحتفظون به تحسبًا لحاجتهم لمراجعته والاطلاع عليه لاحقًا.
حدد هدف التقرير. حدد من سيقرأ تقريرك. رتب أولوياتك فيما يخص النقاط الرئيسية للتقرير. كن على دراية بالمصير لنموذجي لتقريرك.