يتطلب الإعداد لمعرض فني بذل جهود مضنية في التنظيم والتنسيق بين مختلف الجهات، لذا ينبغي أن تكون واقعيًا فيما يتعلق بالإطار الزمني الذي تحدده. تحتاج غالبًا لبدء التخطيط للمعرض قبل موعده بشهرين إلى ثلاثة أشهر على الأقل، وذلك لتمنح نفسك وقتًا كافيًا للإعداد للأمر بطريقة صحيحة. تعمد اختيار موعد الافتتاح في يوم قرابة عطلة نهاية الأسبوع للتزامن مع أيام عطلة الجمهور من العمل أو الدراسة، وهي الأيام التي يبحثون فيها عن هذا النوع من المعارض والأنشطة الفنية.   تجنب تحديد موعد المعرض قبل أو أثناء المناسبات والأعياد، لكي لا تعاني في جذب انتباه الجمهور.   يجب أن تحدد تاريخًا واضحًا لبدء المعرض قبل أن تنتقل إلى باقي مراحل التخطيط، من حجز لقاعة العرض وخطة الدعاية ... إلى آخره. ابدأ بتحديد منطقة مناسبة لإقامة المعرض وابحث فيها عن الأماكن التي يمكن أن تقيم فيها معرضك، وبالطبع توجد قاعات عرض مخصصة لمثل تلك المعارض، كما يمكنك البحث عن ستوديو أو جاليري يتيح عرض الأعمال الفنية. فكر كذلك في البحث عن المراكز الثقافية المستقلة أو الحكومية التي لن تمانع استضافتك. لا يوجد ما يمنع كذلك التفكير في إجراء المعرض في مقهى أو مطعم أو منطقة تجارية في المدينة؛ تواصل معهم لتعرف إن كان هناك ترحيب باستضافة معرضك.  قد يساعدك إقامة معرضك الأول في مكان غير رسمي في التغلب على الشعور بالتوتر.  احرص على اختيار مكان نظيف وجيد الإضاءة وواسع بما يكفي لاحتواء كل المعروضات الفنية والحضور. لا يقتصر الهدف من إقامة المعارض الفنية على إبراز أعمال الفنان فحسب، بل يمثل فرصة جيدة لبيعها كذلك، لذا بمجرد الانتهاء من تحديد الأعمال التي ستضعها في المعرض، فكر فورًا في تحديد سعر كل عمل. حاول أن تحدد أسعارًا عادلة بالنسبة لك وللمشتري واضعًا في اعتبارك العوامل التي تؤثر في السعر، مثل: الخامات المستخدمة والجهد المبذول من الفنان في كل عمل، وكذلك قدرة الجمهور المستهدف الشرائية وغيرها من العوامل.  إن كنت تتشارك مع فنانين آخرين، فستحتاج للعمل معهم على تحديد أسعار أعمالهم الفنية. قد لا يستطيع الكثير من الناس شراء لوحات أصلية كبيرة الحجم، لذلك قد تكون فكرة جيدة أن تضيف للمعرض بعض الأعمال صغيرة الحجم، أو صورًا مطبوعة لأعمالك، يمكن بيعها بسعر أقل. اطبع الملصقات والمطبوعات والنشرات الإعلانية المروجة للمعرض والأعمال التي ستُعرض فيه باختصار. احرص على احتواء وسائل الدعاية المختلفة على التفاصيل الهامة، مثل: موعد وتاريخ المعرض ومكانه وثمن تذاكر الدخول (إن كان ذلك ممكنًا). أما إن خططت لمعرضك كي يكون حدثًا بارزًا في المدينة، فمن الممكن عقد مؤتمر صحفي أو الظهور في لقاء تلفزيوني بقناة محلية.  انشر الإعلانات في أماكن عامة، مثل: الجامعات الحكومية وكليات الفنون الجميلة والمقاهي والأندية وقصور الثقافة والمكتبات. اطبع دعوات تحتوي على صور لأعمال الفنانين المشاركين ونبذات عنهم وأرسلها للشخصيات الهامة. بعد تأكيد حجز قاعة العرض والتاريخ المقرر للمعرض، أخبر أصدقائك وعائلتك بأنك تعمل على معرض فني، سواء تم ذلك شفهيًا أو بنشر الخبر على حساباتك بمواقع التواصل الاجتماعي. أما إن أردت الوصول إلى جمهور أكبر، ففكر في التعاون مع القائمين على قاعة العرض والإعلان عن المعرض على موقعهم الإلكتروني أو إقامة مؤتمر صحفي أو نشر بعض الإعلانات في الصحف.  استخدم الشبكات الاجتماعية، مثل: فيسبوك وإنستجرام والمدونات ووسائل الإنترنت المختلفة، لعرض الإعلانات الترويجية لمعرضك القادم.   كما يمكن أن تطلب من أفراد أسرتك وأصدقائك وزملائك بالدراسة أو العمل مساعدتك على نشر خبر المعرض بين جميع معارفهم.
حدد التاريخ والوقت. استأجر قاعة عرض. حدد سعر كل قطعة فنية. نفذ الخطة الدعائية. انشر الخبر.