لا يمكن اعتبار ذلك على أنه تجاهل للمشكلات أو اكتفاء بالنظر للنصف الممتلئ من الكوب، بل من المهم تحديد المشكلات ومناقشتها بجدية، لكن يجب ألا يحدث ذلك بدراما أو سوداوية، وألا يتحول التقرير لرصد سلبي للمشكلات. لا يجب كذلك أن تراوغ وتكذب في نقل المشكلات على أنها ليست مشكلات. على الرغم من أن الجوانب السلبية لن تكون محور التركيز في تقرير الإنجازات، لكن من المهم لمسيرة العمل ككل أن تذكر المواضع التي لم تحقق فيها الأهداف المطلوبة، والعوائق التي منعتك عن الوصول لأهدافك.   اعرض الجوانب التي لم تشهد نتائج مرضية بقدر كبير من اللغة الإيجابية والبناءة. على سبيل المثال: التزم بعرض خطة فعّالة للعمل على علاج المشاكل والعوائق التي وقفت في طريق العمل خلال الفترة الزمنية السابقة، بدلًا من تقديم أعذار أو توجيه اللوم لطرف آخر. لا تُلقِ باللوم على الأطراف الأخرى في حالة عدم النجاح في تحقيق هدف معين. يمكنك الهروب من المسؤولية دائمًا من خلال إلقائها على عاتق شخص آخر أو عوامل مستحيلة تمنعك عن أداء العمل، لكن ما فائدتك في الوظيفة إذًا؟ أنت هنا وتحصل على راتب لعلاج تلك المشكلات، لذا التزم بالتفكير البناء؛ ركز على ما حققته أنت وفريق العمل من نجاحات وانتقِ الموضوعات التي تتميزون بها في العمل واعرض حلولًا لما يواجهكم من تحديات مستقبلية بهدف تحسين العمل. يمكنك عرض النتائج بمصداقية أكبر دائمًا من خلال ذكر ما يثبتها من أرقام وبيانات داعمة. يمكن تعريف الحقائق – من بين أكثر من تعريف ممكن – على أنها أي شيء يمكن قياسه، لذا بدلًا من قول المعلومات العامة غير المحددة، احرص أكثر على ذكر معلومات قابلة للقياس.   الصفات العامة (مثل رائع أو مثالي وممتاز)، مهما بدت مؤثرة عاطفيًا، إلا أنها بلا معنى في حقيقة الأمر؛ يقدر أي شخص في العالم أن يقول: "لقد كان عامًا مثاليًا في العمل"، ولكن على المستوى الرقمي والتقييمي، ما الذي يثبت بما لا يدعو مجالًا للشك أنه كان عامًا مثاليًا بالفعل؟ تذكر دائمًا الجملة التالية: "الأفعال وليست الأقوال"، فعلى الرغم من أنه تقرير نصي في النهاية، لكن يجب ألا يطغى الأسلوب اللغوي الفخم على ما بداخله من معلومات واضحة ومؤكدة. لا تخرج من تلقاء نفسك باستنتاجات نيابة عن القارئ، بل اعرض المواقف والإجراءات والتفاصيل والأرقام المثبتة التي يستنتج منها القارئ بمفرده طبيعة ما حققته من عمل، وما إذا كان رائعًا أم سيئًا. بدلًا من الحديث عن تكوين علاقات عمل جيدة مع العملاء، اذكر استشهادات من رسائل بريد إلكتروني أو استبيانات تم إجرائها حول مستوى رضا العملاء أو عدد الشكاوى الأقل هذا العام الذي استقبلته الشركة. استخدم الأرقام. من غير المقنع قول إنك نجحت في إدارة عدد كبير من الموظفين في الفرع، طالما أنك لم تذكر عدد هؤلاء الموظفين. استخدم الأرقام لذكر عدد الموظفين ومقدار الميزانية وعرض النتائج التي تحققت من المشاريع ولوضع الخطوط العريضة للمهام والأنشطة. لا تكذب. لا تبالغ. لا تنكر أو توجه الاهتمام بعيدًا عن الموضوع الرئيسي. يجب أن تكون شجاعًا كفاية لعرض ما تحقق من إنجازات، وكذلك ما تحقق من إخفاقات، وهو ما يعكس مهنيتك الشديدة ويجنبك التعرض المساءلة واللوم من الجهات المعنية بسبب أن التقرير يخلو من المعلومات الصادقة من أرض الواقع.   لا تقتصر عيوب الكذب أو التزييف على إغفال الحقيقة وعدم المهنية، وهو ما يضر المؤسسة ويهدد سير العمل، ولكنك كذلك تضر نفسك، لأنك من المستحيل أن تشعر بالسعادة جراء أي إشادة تنالها على تقرير ضم الكثير من اللغو والمعلومات غير الحقيقية، ولن تقدر أبدًا على التطور ولن تشعر بالثقة تجاه ما تقوم به من عمل. التزم بإجراء تقييم صادق للفترة الزمنية التي يغطيها التقرير، مستعرضًا كلًا من جوانب الضعف والنجاحات على حد سواء. اذكر ما لم تقدر على تحقيقه واستغل ذلك في التجهيز لما هو أفضل وعلاج تلك المشكلات مستقبلًا. التزم بالمهنية واللغة الإيجابية البناءة في عرضك لتلك المشكلات. يقترح الكثير من خبراء العمل والكتابة التقنية أن تُكتب مثل هذه التقارير بصيغة الجمع، مثل: "نجحنا" وليست "نجحت"، حتى في حالة كونه تقريرًا لإنجازاتك الفردية. من الأفضل أن تمنح الإشادة لفريق العمل ككل أو أن تُحيل النجاحات باسم المؤسسة وليس لشخصك، كنوع من التأدب والتواضع في كتابة المحتوى.   اذكر من ساعدك من أفراد ضمن فريق العمل. وجه الإشادة لأصحاب المساهمات المميزة بالاسم وذكر ما قاموا به من دور، في حالة كنت تكتب تقريرًا عن نشاط الفريق الذي تديره. لا تنسَ أبدًا أي شخص ساهم في تحقيقك للنجاح، وأدرج قائمة بالشكر لكل من تعاون وكان جزءًا من تلك الإنجازات. سوف تنال التقدير الشخصي من خلال إنكارك لذاتك وتجنب مواضع الغرور أو الإشادة بالنفس واستبدالها بتقديم أولوية العمل الجماعي ودور الجميع في تحقيق تلك الإنجازات، لذا تأكد من اختيارك للصياغة اللغوية الصحيحة في كل موضع من مواضع التقرير.
اعرض الجوانب السلبية من منظور إيجابي. استخدم الأرقام والقياسات كلما أمكن. التزم بذكر الحقيقة في كل الحالات. امنح الآخرين ما يستحقونه من إشادة.