حدد الهدف الذي تقوم بالتقييم من أجله، فسيساعدك معرفة ما تريده في بناء تقييمك كما سيساعد الموظف في توقع ما ينتظره من التقييم.  على سبيل المثال، هل ستركز على تطور الموظف نفسه؟ أم أنك تقوم بتقييم على مستوى الشركة ككل لتحدد أكثر نوع من التطوير الاحترافي سيفيد الشركة؟ أم أنك تقوم بتقييم ربع سنوي؟ وضح هذا الهدف للموظف عند إعطائه التقييم، فقل مثلًا: "تخطط الشركة لإعطاء جلسات تطويرية احترافية وفقًا لاحتياجات العاملين، لذا أقوم بتقييم الأداء الوظيفي لكل الموظفين". قد يكون ذلك تقييمًا سابقًا أو حتى ملحوظة غير رسمية تم إبلاغه بها أثناء فترات التقييم. قيّم أيضًا ماذا فعل حيال التقييم السبق، هل استخدمه ليطور من نفسه؟ هل أهمله تمامًا؟  إذا اهتم بالتقييم السابق، فسجل هذا كنقطة إيجابية في تقييمك الحالي. إذا أهمل التقييم السابق، فناقشه في المشكلة الأساسية التي تم تناولها مسبقًا وفي تخاذله عن العمل على هذا التقييم والتطوير من نفسه لحل تلك المشكلة ايضًا. يُعد من الأفضل البدء بالنقاط الإيجابية دومًا، لذا أخبر الموظف بالأشياء التي أحسن عملها محددًا أي إنجازات قام بها. كن صادقًا ولا تختلق شيئًا، لكن حاول ذكر نقاط إيجابية قدر ما ستذكر من نقاط سلبية.  ادعم كلامك بأمثلة مثل: "لقد أبرزت مبادرة عند تطوعك للإشراف على المشروع، كما أبرزت مهارات قيادة رائعة بتنسيق عمل فريقك وأخذك باقتراحات بعض أعضاء الفريق وتوزيع المهام عليهم". امدح السلوكيات التي تود أن يستمر الموظف عليها. ركز نقدك على أكثر الأشياء إفادة لأهداف عمل الشركة أو الموظف، موضحًا له الأجزاء التي يعاني من قصور بها، ولمَ يُعد ذلك مشكلة. اجعل أمثلتك محددة وواضحة كالتالي: "لقد أهملت شئون الميزانية في عروضك الثلاثة الأخيرة مما أدى لإبطاء حركة المشروع" أو "لقد جلبت 6 عملاء جدد للشركة خلال الربع السنوي السابق، بينما جلبت عميلين جدد فقط في هذا الربع مما يُعتبر انحدارًا في مستوى الأداء الوظيفي". سيساعد ذلك الموظف ليعرف ما الذي سيركز عليه ي الفترة القادمة، مما سيساعد في تحقيق أهداف الشركة من خلال عمل الموظف، كما سيجعل التقييم أكثر إفادة للموظف حيث سيعرف ما الذي تريد أن يستنبطه من التقييم.  ينبغي أن تكون تلك الأهداف موجزة ومحددة كالآتي: "على الموظف تحقيق 4 عمليات بيع في اليوم الواحد" أو "على الموظف زيادة معدل التواصل مع العملاء" أو "على الموظف إتمام دورة مهارات القيادة". ركز في تقييمك القادم لهذا الموظف على مراجعة تلك الأهداف المتفق عليها في التقييم الحالي، حيث أن ذلك ما سيتوقعه الموظف منك. ابنِ تلك الاقتراحات وفقًا للنقد البناء الذي قدمته مسبقًا، وقد تتضمن تلك الاقتراحات عدة خيارات بناءً على حجم مواردك مثل الدورات التدريبية أو ورش العمل أو تدريب داخلي من الشركة أو دورات إرشادية، أو ابحث حتى عن دورات تعليمية مجانية على الإنترنت إن كانت موارد الشركة محدودة.  كن مرحبًا بفكرة تغيير هذا الاقتراح بعد مناقشة التقييم مع الموظف، فقد يطلب الموظف وسيلة تطوير أخرى لم تكن ضمن اقتراحاتك. ضع أهداف الموظف الوظيفية في الاعتبار. إذا كان الموظف يطمح للترقي لمنصب إداري مثلًا، فاختر تدريبًا لمهارات القيادة كوسيلة للتطوير الوظيفي، أو إذا كان الموظف مهتمًا بالتصميم، فأشركه بدورات تدريبية في ذلك ليستخدم تلك المهارات في صالح الشركة. مهما كان أداؤك أثناء المراجعة رائعًا، فلا أحد يحب أن يتم إخباره بعيوبه أو ما الذي يجب العمل على تطويره في أدائه، لذا سيساعد الختام ببعض التحفيز على رحيل الموظف وهو يشعر بالحماس والقوة لا بالإحباط والخيبة. مثال: "لقد قابلتك بعض العقبات والتعثرات خلال الربع السنوي السابق، لكنك أبليت بلاءً رائعًا في تعويض ما تراكم عليك من عمل. نحن سعيدون بأدائك ونتمنى رؤية ما هو أفضل في الربع السنوي القادم". من الممكن فعل ذلك شفويًا بعد مناقشتك للتقييم معه، أو بإعطائه استمارة تقييم ليملأها. ستحصل على تجاوب أفضل وأكثر صدقًا إذا تركت مساحة للموظف ليفكر في التقييم ومراجعة الأداء الوظيفي التي قمتما به ويكوّن رأيه دون تواجدك أو أي ضغط منك. اطلب من الموظف إعطاءك تقييمه للتقييم الذي قمت به، فقل مثلًا: "إذا كان بإمكانك تحسين شيء واحد في الطريقة التي قدمت بها بالتقييم، فماذا سيكون؟" أو "هل كان التقييم واضحًا ومفيدًا"
حدد هدفك من مراجعة الأداء الوظيفي. راجع التقييمات التي تم إعطاؤها له سابقًا. فصّل التقييم الإيجابي محددًا ذلك بالأمثلة. قدم نقدًا بناءً مدعّمًا حديثك بالأمثلة. حدد معاييرًا لمستوى الأداء الوظيفي لفترة التقييم القادمة. اقترح سبلًا للتطوير الوظيفي. اختتم التقييم ببعض التشجيع. شجع الموظف على التجاوب معك وإعطاء رأيه.