حينما يحين الموعد المحدد لبدء الاجتماع وتجد أن جميع المشاركين موجودون (أو على الأقل الشخصيات الهامة منهم)، احرص على جذب انتباه كل الموجودين في الغرفة إليك والإعان عن بدء الاجتماع. قدم نفسك كمدير الاجتماع ووضح الغرض منه. أطلع الحضور على الحيز الزمني المحدد للاجتماع مُخبرًا الجميع بموعد انتهاء الاجتماع — قد تطول أو تقصر مدة الاجتماع عن الوقت المحدد، لكن سيساعدك إعلام الجميع بالحد الزمني المحدد بشكل مسبق في الحفاظ على المسار الصحيح للاجتماع. في حالة لم يكن هناك سابق معرفة بين بعض الحضور، خذ لحظة لتُعرف فيها الحاضرين ببعضهم البعض بشكل مختصر، خاصة الأفراد المهمين منهم. ضع في الاعتبار أن بعض الشركات والمنظمات لديها إجراءات صارمة وواضحة لبدء وإجراء الاجتماعات. على سبيل المثال: يستخدم الاتحاد الأمريكي لموظفي الدولة والمقاطعة والبلدية نظامًا يسمى "قواعد النظام لروبرت" والتي تتضمن بدء الاجتماع بالضرب بالمطرقة ووجود قواعد محددة جدًا لاتخاذ وتمرير الاقتراحات والقرارات. سترغب في تزويد الحاضرين بحالة المشروع وتطوراته حتى الآن عبر ملخص سريع لأي أحداث أو قرارات متعلقة تمت في الاجتماعات السابقة؛ يتم ذلك تحديدًا في بداية الاجتماعات التي تعتبر جزءًا من مشروع مستمر لفترة طويلة. قد لا تجد أن جميع الحاضرين على دراية كاملة بالمواضيع المطروحة للنقاش، لذلك يضمن لك مواكبة جميع الحضور للتطورات أن تقطع شوطًا كبيرًا في المناقشة وتجعل الاجتماع فعالًا ومؤثرًا.  بدلًا من تلخيص الاجتماعات السابقة بنفسك، قد ترغب تعيين مسئول رسمي للتسجيل أو مدون للاجتماعات ليقرأ محاضر الاجتماعات السابقة، وهو ما يضيف إحساسًا بالرسمية. قد تفكر أيضًا في قراءة أي مراسلات هامة تمت منذ الاجتماع الماضي. ضع في الاعتبار أنه إذا قدمت نسخًا من المحاضر أو المراسلات للحاضرين، فغالبًا لن تكون هناك حاجة للقراءة بصوت مرتفع. اسمح بعدها للأشخاص ذوي المعرفة ذات الصلة بإخبار الحضور بالتطورات الجديدة أو الحالية التي حدثت منذ آخر اجتماع. يمكن لتلك الأمور أن تكون أي شيء — على سبيل المثال، يمكن في تلك الفقرة أن تُذكر المشاكل الجديدة التي تواجه الشركة أو المنظمة وتتحدث عن التغييرات التي حدثت في الموظفين وتطورات المشروع وتغيرات الاستراتيجية. سيرغب الحاضرون كذلك في سماع نتائج أي إجراءات محددة تم تنفيذها وفقًا للقرارات التي اتُخذت في الاجتماع السابق. إذا كان هناك مشاكل ما باقية دون حل أو قرارات لم تتخذ بعد من الاجتماع السابق، اهتم بطرح تلك الأمور قبل الانتقال للمشاكل الجديدة. يتسبب استمرار المشاكل القديمة دون حل في احتمالية أن ينتهي الأمر دون تحمل أيًا من الحاضرين لمسئوليتها، لذلك حاول أن تحدد وتحل أي مشاكل وأمور غير منتهية خلال الاجتماع بشكل عاجل وحازم. تسجل عادة الأمور غير المنهية تحت عنوان "لم يؤخذ فيه قرار" أو "مؤجل لنقاش مستقبلي" في محاضر الاجتماعات.  قد يكون للشركة أو المنظمة إجراءات محددة للوصول لقرار بعينه حسب الثقافة والقواعد الموجودة في بيئة عملك — على سبيل المثال، قد يحتاج المشاركون في الاجتماع للوصول إلى موافقة الأغلبية أو قد يتم تكليف مجموعة من الأفراد ذوي المكانة المرتفعة بمهمة اتخاذ جميع القرارات بخصوص قضية معينة. لاحظ أن هناك أمورًا أكبر من أن تنتهي وتتحقق بين الاجتماعات. لن تحتاج بالضرورة إلى التركيز على تقدم المشاريع طويلة الأجل التي لم تنتهِ بعد. مع ذلك، يجب عليك طرح قرارات أو مشروعات تتطلب اتخاذ إجراءات حالية. بعد ذلك، اطرح المشكلات والشئون والقضايا الجديدة التي تحتاج لأن يتم مناقشتها. يجب أن تكون هذه الأمور نابعة بشكل طبيعي من التطورات التي حدثت بين الاجتماع السابق والحالي. حاول الخروج بقرارات محددة من المشاركين — كلما زادت الأمور المتروكة دون قرار واضح، كلما زادت الأمور غير المنتهية التي ستُطرح في الاجتماع القادم. عندما تنتهي من تناول الأمور السابقة والحالية، خذ دقيقة لتلخيص استنتاجات الاجتماع لكل الحضور. حلل نتائج جميع القرارات التي تم اتخاذها، وإذا لزم الأمر صِف الإجراءات المحددة التي من المتوقع أن يتخذها الحاضرون قبل الاجتماع التالي. يجب أن تكون هذه الخطوة حاسمة؛ فهي الفرصة الأخيرة لتتأكد من أن جميع الحاضرين سيغادرون وهم يعرفون تحديدًا حالة المشاريع ومدى تطورها وما هو المتوقع منها. أخبر الجميع في النهاية ما ينتظر حدوثه في الاجتماع القادم، وإذا كنت بدأت في التخطيط له بالفعل، أخبرهم بموعده ومكانه. يساعد ذلك على إعطاء الحاضرين الشعور بالاستمرارية والانتقال من مشروع أو قرار مهم إلى آخر ويمنحهم المدة الزمنية الكافية للعمل على المهام المُوكلة إليهم أو إنجازها بشكل تام. ضع في الاعتبار أنك لست مضطرًا للتخطيط لاجتماع آخر إذا عالجت جميع الأمور والقضايا السابقة والحالية في اجتماعك الحالي. مع ذلك، يمكن أن يكون تخطيطك لاجتماع آخر فكرة جيدة إذا كان هناك ما يكفي من الأمور غير المكتملة المؤجلة لنقاش مستقبلي أو إذا كنت تنتظر لترى مدى تطور المشاريع الحالية.
ابدأ الاجتماع في الحال. اجمع النقاط ذات الصلة من الاجتماعات السابقة. اسمح للأفراد المهمين من الحضور بشرح الوضع الحالي للأمور. اذكر الأمور غير المنتهية حتى الآن. اطرح أي أمور جديدة. لخص استنتاجات ونتائج الاجتماع. أنهِ الاجتماع بالتحضير ووضع أساس الاجتماع القادم.