تستهلك رسالتك من وقت وأولويات الطرف الآخر، لذا تأكد من توجيه الشكر اللازم على تخصيصه مساحة من وقته لقراءة رسالتك. هذا النوع من السلوكيات الحسنة في التراسل لا غنى عنه، فمن جهة يمنح الطرف الآخر شعورًا بالرضا وحالة مزاجية أفضل، ويضمن لك بدورك تحمس من تراسله للتجاوب والرد عليك.   "أُقدر وقتك المستهلك في قراءة هذا الكتاب.. " "شكرًا لك على إتاحة مساحة من وقتك المزدحم لقراءة هذه الرسالة." اطلب من المتلقي أن يرد عليك أو يتصل بك هاتفيًا أو يعلق على اقتراحك، أو غيرها من الطلبات المحفزة على التفاعل. يمكنك كذلك طرح سؤال واضح بحاجة لإجابة للزيادة من فرص التجاوب بينك وبين المُتلقي.   "أتمنى أن تتصل بي عندما يسمح وقتك" "دعنا نجتمع لتناول الغداء قريبًا" "ما هي أفكارك حول...؟" "أنتظر ردك. شكرًا!" عند إنهاء بريد الكتروني مهني، تأكد من التعبير عن امتنانك للطرف الآخر وأن تكون الخاتمة مُختصرة. تُضفي التحية الختامية طابعًا مهمًا من الاحترافية على شكل الرسالة كما تؤكد شعورك الصادق بالامتنان.   "خالص التقدير،“ "شكرًا لك،" "تحياتي الحارة، “ "تمنياتي بالنجاح،" تجنب: "تفضلوا بقبول فائق الاحترام،" أو "تفضلوا بقبول خالص تحياتي،" أو "تحياتي،" أو "سلام،" أو "شكرًا على اهتمامك." في حالة عدم الاعتماد بالفعل على توقيع تلقائي مُلحق بكل رسائلك عبر خدمة البريد الإلكتروني، تأكد من كتابة اسمك (ولقبك ومعلومات الاتصال الخاصة بك) في نهاية الرسالة. لا تفرط في كتابة هذا الجزء؛ لا تستخدم 5 أرقام تليفونية أو عدة عناوين للبريد الإلكتروني وثلاثة مواقع عبر الويب. بدلًا من ذلك، اكتب توقيعًا بسيطًا مُختصرا يساعد المتلقي بسهولة على إعادة التواصل معك عند الحاجة. لا داعي لكتابة جمل تعبيرية واقتباسات في التوقيع، فأنت في عالم البريد الإلكتروني وليس منتديات أبو نواف!   طارق مجدي tarekmagdy@mail.com (555)555-1234 www.tarekwebsite.com قبل النقر على زر "إرسال"، اقضِّ بعض الوقت في قراءة البريد مرتين؛ صحح أي أخطاء قد تجدها أمامك. بما أن هذا البريد هو أول اتصال لك مع المتلقي، فأنت بحاجة لترك أفضل انطباع ممكن. الأخطاء الإملائية والنحوية سوف تجعل رسالتك أقل مهنية بكثير.
اشكر المتلقي على وقته. وجه طلب محدد وواضح لمُتلقي الرسالة. اختم البريد الإلكتروني. أدرج توقيعك. راجع متن الرسالة لغويًا.