تستلزم الكتابة الرسمية كالأوراق البحثية أو النقدية استخدام صيغة الغائب. تمنح الكتابة بصيغة الغائب محتواك الموضوعية وتجرّده من الشخصنة. تنفي تلك الموضوعية عن الكاتب شبهة الانحياز ومن ثم تمنحه المصداقية. تجعل صيغة الغائب كتابتك متمحورة حول حقائق وبراهين لا وجهة نظرك الشخصية. تشير صيغة الغائب إلى منظور الناس بالخارج، فإما أن تتحدث عن الشخص باسمه أو تستخدم ضمائر الغائب.   الضمائر المستخدمة في صيغة الغائب هي :هو وهي وهن وأنفسهن ونفسه ونفسها وهم وأنفسهم وإلحاق ال "ه" وال"هم" وال"هن" وال"ها" بالأشياء للتخصيص أو الملكية. يُحبذ استخدام أسماء الأشخاص عند الحديث بصيغة الغائب. على سبيل المثال:" يختلف رأي "أحمد" هنا، وفقًا "لبحثه" فإن الادعاءات بهذا الشأن خاطئة". عادةً ما تشير ضمائر المتكلم إلى وجهة نظر صاحبها الشخصية، مما يمنح المحتوى المكتوب بعدًا ذاتيًا. عليك تجنب استخدام تلك الضمائر في جميع المقالات الأكاديمية.  ضمائر المتكلم هي : انا ونحن ونفسي وأنفسنا وإلحاق "ي" المتكلم و"نا" الفاعلين بالأشياء للتخصيص أو الملكية.  مشكلة تلك الضمائر في المقالات الأكاديمية أنها تُضفي على المحتوى ذاتية غير محبذة. يصعب على المتلقي الاقتناع بعدم انحيازية هذا المحتوى، كثيرًا ما يتم استخدام عبارات مثل "أعتقد" و"أؤمن" أو " من وجهة نظري" في المقالات الأكاديمية. تجنب الكتابة بهذا الشكل: "ومع ذلك يؤمن محمد بهذا" و" أعتقد أنه مخطئ بشأن هذا". حبذا أن تُكتب هكذا : "يؤمن محمد بذلك، رغم اختلاف أقرانه معه ". تعرض تلك الضمائر وجهة النظر بشكلٍ موجه للقارئ. تخلق تلك الطريقة نوع من الحميمية بينك وبين القارئ كما لو أنك تخاطبه بشكلٍ شخصي أو أن هناك معرفة مسبقة بينكما، لذا تجنب تلك الضمائر في الكتابات الأكاديمية.  ضمائر المخاطب مثل : أنت وأنتِ وأنتم وأنتما وأنتن وإلحاق كاف المخاطب بالأشياء للتخصيص أو الملكية.  من أهم مشاكل الكتابة بصيغة المخاطب هو أنه قد يبدو في بعض الأحيان اتهاميًا بعض الشيء، إذ أنه يبدو كما لو أنه يلقي بالكثير من المسؤولية على كاهلي المتلقي وقت قراءته للمحتوى. تجنب الكتابة هكذا "إن كنت لا تزال معارضًا لهذا، إذن فأنت تجهل الكثير من الأمور.". يحبذ أن تُكتب هكذا "من يعارض هذا الأمر الآن، لابد وأنه يجهل الكثير من الأمور.". أحيانًا ما يحتاج الكاتب للإشارة إلى شخصٍ ما من دون تعريفه، يحتاج هذا إلى الكلام عن هذا الشخص. أول ما يتبادر إلى الذهن لتحقيق هذا الغرض هو استخدام ضمائر المخاطب، لكن عليك في هذه الحالة التحدث بصيغة الغائب.   من ضمن المصطلحات التي قد تساعدك في هذا الغرض: الكاتب، القارئ، العامة، الطلبة، الخبراء ، الناس،شخص، رجل، امرأة ، طفل، الباحثون، العلماء، الكتاب. على سبيل المثال: " رغم كل تلك المخاطر، يظل العلماء متمسكين بمطالباتهم". من ضمن المصطلحات التي تستخدم في الحديث بصيغة الغائب: أحدهم، أي شخص، الجميع، شخصٌ ما ، لا أحد، الآخر، أي ، كل ، أحد الأشخاص، كل شئ. لا يجب الكتابة هكذا : " أنت منساقٌ لقبول هذا رغم عدم وجود ما يدعم رأيك هذا". بل عليك صياغتها هكذا : "قد ينساق البعض لقبول هذا رغم عدم وجود ما يدعم رأيهم". يُعد التحول المفاجئ أثناء الكتابة لاستخدام ضمائر الجمع من أكثر الأخطاء شيوعًا، بينما يتحتم عليهم الصياغة بالمفرد عند التحدث بصيغة الغائب.   يشيع هذا الخطأ في الغالب بسبب سعي الكُتّاب نحو تجنب استخدام ضمائر التذكير أو التأنيث، استخدام الضمير "هم" في هذه الحالة خطأٌ كبير.  لا يجب أن تكتب هكذا : "أراد الشاهد الإدلاء بشهادته دون الإعلان عن نفسه، لقد "كانوا" خائفين من التعرض للأذى حال تم الكشف عن "أسمائهم" ". بل عليك صياغتها هكذا : "أراد الشاهد الإدلاء بشهادته دون الإعلان عن نفسه، لقد "كان/كانت"  "خائف/خائفة" من التعرض التعرض للأذى حال تم الكشف عن "اسمه/اسمها" ".
استخدم صيغة الغائب في كل الكتابات الأكاديمية. استخدم الضمائر الصحيحة. تجنّب ضمائر المتكلم. تجنب ضمائر المخاطب. تكلّم عن الموضوع بصفة عامة دون تخصيص. احذر من استخدام ضمائر الجمع والمفرد.