يعتمد المحتوى والأسلوب على الجهة التي سوف تقدم لها خطاب إثبات الوظيفة. يجب أن تستخدم طريقة أكثر احترافية وترفق معلومات عن الأمور المالية إذا كان خطاب إثبات الوظيفة مُقدمًا لأغراض مالية، مثل: المرتبات أو زيادة الحوافز والراتب الإضافي. يجب أن يكون أسلوبك أكثر ودًا وتتجنب الأمور المالية إذا كنت تكتب الخطاب لموظف مُقبل على وظيفة جديدة. يساعد فهم غرض وإطار خطاب إثبات الوظيفة على انتقاء المعلومات الواردة في الخطاب، بحيث تكون أكثر ملائمة لاحتياجات المستفيد. يُكتب الخطاب في الوضع الطبيعي بواسطة صاحب جهة العمل التي يعمل لديها الموظف. سيتصل الموظف بك وبصاحب العمل في هذه الحالة لطلب خطاب إثبات الوظيفة لأجل غرض معين، وعلى الجانب الآخر يمكن للموظف كتابة خطاب إثبات الوظيفة بنفسه. ستكتب أنت والموظف الخطاب بأنفسكم في هذه الحالة ثم تطلبوا من صاحب العمل أن يضع توقيعه أو يصدق على الخطاب. يجب أن يقوم صاحب العمل بكتابة الخطاب نيابة عن الموظف كلما كان ذلك ممكنًا وليس العكس.  يمكن أن توفق الخطاب طبقًا لمعاييرك وأن تتحكم بالرسالة إذا كنت صاحب عمل يكتب الخطاب للموظف. كتابتك للخطاب بصفتك صاحب العمل يعطي الخطاب مصداقية أيضًا. أكبر تحدي سوف يواجهك هو الوقت الذي تكرسه لكتابة هذه الخطابات، حيث يمكن أن تصبح كتابتك لمثل هذه الخطابات مضيعًة للوقت إذا كنت صاحب عمل بسبب جدولك الزمني المشغول، ولهذا السبب فإن خطاب إثبات الوظيفة يكون قصيرًا ومختصرًا حتى لا تضطر لقضاء وقت طويل في كتابة الخطاب. ستتمكن من تحديد المعلومات اللازمة التي يحتاجها مُستقبل الخطاب إذا كنت الموظف صاحب الخطاب، وذلك دون الحاجة للتردد على صاحب العمل وإملاء أفكارك عليه. كتابة خطابك الخاص أيضًا يمكن أن يقلل الضغط الواقع على صاحب العمل بشأن الوقت المُخصص لكتابة الخطاب بنفسه (كتابة خطابك بنفسك سيجعل رئيسك في العمل سعيدًا لأنه لم يضطر لكتابته لك). سيضطر صاحب العمل لتوقيع الخطاب بنفسه وربما لا يرغب في التوقيع على خطاب لم يكتبه بيده. ستضطر لقضاء وقت أكثر في إعادة كتابة الخطاب مرة تلو الاخرى في هذه الحالة أو تطالب صاحب العمل بكتابته لك. ستحتاج لتجميع المعلومات الضرورية لإكمال خطاب إثبات الوظيفة بمجرد علمك بالجهة المُستقبلة والشخص الذي سيكتب الخطاب.  اعقد محادثة مع الموظف عن الغرض وراء الخطاب إذا كنت صاحب العمل. هذا قد يشمل معلومات عن الجهة التي ستستقبل الخطاب وغرض الخطاب والمواصفات التي سيحتاج لتضمينها وميعاد إرسال الخطاب. ستكون معك كل المعلومات التي تحتاجها لكتابة الخطاب إذا كنت الموظف وتكتب خطابك الخاص، ربما ستحتاج للحديث في البداية مع صاحب العمل وسؤاله عما يتوقعه من خطاب إثبات الوظيفة أولًا. هذا قد يساعد في التأكد من كتابتك للخطاب وفقًا للمعايير التي يريدها صاحب العمل لذلك سوف تحصل على توقيعه عليه.
اذكر الغرض الذي تكتب لأجله هذا الخطاب. فكر في أمر الشخص الذي سيكتب خطاب إثبات الوظيفة. جمع المعلومات المطلوبة.