يجب عليك في ختام الرسالة أو بالقرب من الختام أن تذكر لأستاذك ما تريده منه بالتحديد؛ ما إذا كنت تريد منه ردًا على الرسالة أو كنت ترغب في مقابلته أو غير ذلك. يجب أن تعبر عما تنتظره من أستاذك لضمان فهمه لما تحتاجه وتريده، وبالتالي القدرة على التجاوب معك على النحو المأمول. تصفح كل حرف مكتوب في رسالتك لضمان عدم وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية أو صياغة ركيكة في أي من الكلمات أو الجمل، ومهما كنت دقيقًا للغاية في وقت الكتابة، الاحتمالية الأكبر أنك ستجد خطأ أو اثنين بحاجة لتصحيح. يفيدك ذلك في الحكم على أسلوب وصياغة الرسالة. فكر في النبرة المستخدمة وكيفية الصياغة ومحتوى رسالتك، وما إذا كانت تحمل نوعًا من الطلب غير المتأدب أو نحو ذلك. تأكد كذلك من أنك قد صغت الرسالة ببلاغة واختصار قدر الإمكان، فمن الواجب عدم الإفراط في عرض تفاصيل غير مهمة، ما يعد بدوره افتقار للاحترافية في التواصل. تمامًا كما هو الأمر مع بداية الرسالة، يجب أن تختمها بأسلوب رسمي متأدب متعارف عليه، وهو توجيه التحية بالشكل الصحيح. اكتب "خالص تحياتي" متبوعة بعلامة الفاصلة "،" واسمك الكامل في السطر التالي. لا تشعر بالحاجة للإلحاح على أستاذك من أجل الرد، لذا أرسل رسالتك ولا تشغل بالك سوى بمتابعة صندوق الوارد مرة يوميًا أو نحو ذلك لتفقد الرد. بعد انقضاء أسبوع، يمكنك أن تُعيد التواصل مع أستاذك أو تذهب إليه مباشرة أو تحدثه على الهاتف أو نحو ذلك، فربما فاته قراءة رسالتك بسبب بعض الضغوط والانشغال. لاحظ أن هذه المدة الزمنية المقترحة تختلف بناءً على كون الرسالة عاجلة أم لا. يجب أن تُظهر لأستاذك تقديرك للوقت والاهتمام بالرد على رسالتك بمجرد حصولك على رد، حتى إذا لم يكن هناك مزيد مما يقتضي المناقشة. تأكد من الرد على الرسالة قائلًا "شكرًا جزيلًا" إذا كان ذلك كافيًا، أو أعد كتابة رسالة أخرى متبعًا نفس التعليمات سابقة الذكر لضمان أن الرد لا يقل احترافية عن رسالتك الأولى. فكر كذلك في طلب مقابلة الأستاذ شخصيًا، في حالة لم يتم الرد أو حل مشكلتك بشكل مناسب من خلال التواصل عبر البريد الإلكتروني.   على سبيل المثال، يمكنك أن ترد: "شكرًا جزيلًا لإجابة حضرتك على سؤالي. أرجو ألا تمانع أن أطرح عليك المزيد من الأسئلة خلال المحاضرة المقبلة." إذا رغبت في عقد مقابلة شخصية مع الأستاذ، يمكنك أن تكتب: "شكرًا جزيلًا لتعليقات حضرتك الهامة حول الأمر. أتمنى أن أنال شرف الحديث مع حضرتك وجهًا لوجه للمزيد من المناقشة التفصيلية في حال سمح وقتك بذلك."
اذكر ما تريده من أستاذك بوضوح في نهاية الرسالة. أعد قراءة الرسالة لتصحيحها لغويًا وإملائيًا. انظر لرسالة البريد الإلكتروني من وجهة نظر الأستاذ. اختم رسالة البريد الإلكتروني بالتحية. تابع وصول رد على رسالتك خلال مدة أسبوع. اشكر أستاذك على الرد.