هناك العديد من الأسباب التي تجعلنا نرسل خطابًا للأصدقاء مثل مشاركتهم بعض الأخبار المميزة أو التواصل معهم بعد فترة من الانقطاع، وربما ترسل خطابًا للسؤال عن حالة صديقك. إذا لم تكن على تواصلٍ جيد مع أحد أصدقائك لفترة طويلة، فمن المُحبذ أن ترسل له خطابًا تطمئنُ فيه حالته وتطلب منه مشاركتك بما يشغله في حياته. اكتب عنوانك الحالي في الركن الأيسر أعلى الخطاب حتى يطلع صديقك على عنوانك في حالة لم يكن على دراية به أو نساه. اكتب أيضًا تاريخ إرسال الخطاب حتى يستطيع صديقك ربط تفاصيل الخطاب بالزمن. يمثل التاريخ أهمية كبيرة في حالة كنتما تتراسلان باستمرار حتى يتمكن صديقك من تحديد الرسالة التي يرد عليها بناء على تاريخها. اجعل خطابك قصيرًا إذا أردت توضيح ملاحظة سريعة فقط، حينها يُمكنك كتابة الخطاب على بطاقة ملاحظات مثلًا. في المقابل أحضِر عدة ورقات أو بطاقة كبيرة لكتابة الخطابات الطويلة المُفصّلة. استخدم الأوراق بدلًا من البطاقات إذا شككت في قدرتك على كتابة كل ما لديك في بطاقة بريدية واحدة. تتسم الخطابات المكتوبة بخط اليد بكونِها ذات لمسة خاصة طالما كان خطك في الكتابة جيدًا. احرص على أن يتمكن صديقك من قراءة رسالتك إذا كتبتها بخط غير خط النسخ من الخطوط المتشابكة مثل خط الرقعة، ولا بأس من كتابة الخطاب على الكمبيوتر لتفادي الأخطاء. اجعل تحيتك غير رسمية لأنك تخاطب صديقك فمن الممكن أن تناديه باسمه أو بلقبٍ مُميز تعرفه عنه، كما يُمكن أن تتسم التحية بكونها سعيدة أو حماسية. إليك بعض الأمثلة:  مرحبًا عبد الرحمن، أهلًا عبده، عزيزي عبد الرحمن، العزيز عبد الرحمن،
حدد الغرض من خطابك. أضِف عنوانك وتاريخ الخطاب. حدد طول خطابك. حدد إذا كنت ستكتب الخطاب بخط اليد أم على الكمبيوتر. ابدأ بتحية غير رسمية.