إذا كنت تستخدم ظرفًا يمتلك نافذة شفافة يمكن من خلالها رؤية بيانات المتلقي كالاسم والعنوان فمن الضروري تسجيل بيانات المتلقي بالخطاب بحيث تتطابق مع هذه النافذة ويمكن أن ترى من خلالها هذه البيانات.  يجب عند عنونة خطاب عمل أن تتأكد أولًا من أن كل الهوامش مضبوطة على 2.5. يجب أن تتأكد من أن نص الخطاب يكون محاذيًا للجانب الأيمن وأنت تقوم أنت بتسجيل البيانات. يجب أن تكون هناك مسافة واحدة بين أجزاء الخطاب باستثناء الفقرات يكون بينها مسافتين ويجب أن يكون النص محاذيًا للجهة اليمنى. يجب أن يكون هناك تقريبًا مساحة بيضاء بحجم 5.1 سم من قمة الورقة إلى المنظقة التي سوف تكتب بها أول سطور الخطاب (التاريخ). قم بكتابة التاريخ بالكامل مثل كتابة 1 أبريل 2016 بدلًا من 1/4/2016. قم بالضغط على زر الإدخال (enter) مرتين بحيث يكون هناك مساحة فارغة بين التاريخ والمكان الذي ستكتب فيه البيانات. اكتب الاسم الكامل للمتلقي. قم بكتابة اسم المتلقي ثم الضغط على زر الإدخال ثم كتابة العنوان ثم الضغط على زر الإدخال ثم كتابة المدينة والبلد ورقم البريد الخاصين بالمتلقي. تأكد من وجود مساحة فارغة بين بيانات المتلقي وبين التحية. قم بطي الخطاب بحيث تستغل النافذة الشفافة الموجودة في الظرف. تأكد من أن تكون بيانات المتلقي موجهة ناحية الخارج حتي تكون مرئية من خلال تلك النافذة.  لا توفر هذه الطريقة في طي الخطاب نفس الخصوصية التي توفرها طريقة طي الخطاب للداخل، لكن لا بد من القيام بها بحيث يكون الاسم والعنوان مرئيين من خلال النافذة الشفافة. يفضل في الخطابات التي تحتوي على معلومات حساسة أن نستخدم خطابات عادية بدلًا من تلك التي تحتوي على نافذة شفافة. بهذه الطريقة سوف يكون من السهل أن ترى مكان العنوان والاسم وأنت تقوم أنت بطي الخطاب. سوف تتمكن من قراءة الخطاب بسهولة إذا قمت بعمل ذلك بالطريقة الصحيحة. يجب أن يكون الخطاب مكتوبًا على جانب الورقة. قم بترتيب الخطاب بحيث يكون اسم وعنوان المتلقي هما الأقرب لك. إذا قمت بفعل ذلك بالطريقة الصحيحة فإنك إذا اختلست النظر للخطاب وهو داخل الظرف فإن الاسم والعنوان سوف يكونان الأقرب لك. خذ الثلث الأعلى من الخطاب وقم بطيه إلى أسفل تجاهك. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية القيام بذلك يمكنك وضع الظرف تحت منتصف الخطاب واستخدامه كدليل. خذ الثلث الأسفل من الورقة وقم بطيها لأعلى وبعيدًا عنك. يجب أن يكون اسم وعنوان المتلقي مرئيين بالنسبة لك الآن. خذ الخطاب وضعه في الظرف بحيث تكون بيانات المتلقي مواجهة لمقدمة الظرف.ضع الخطاب في الظرف بحيث تكون البيانات مرئية من خلال النافذة الشفافة تلك. إذا لم يكن باستطاعتك رؤية بيانات المتلقي للخطاب فبالتأكيد أنك قد وضعت الخطاب بالمقلوب، لذلك قم بإخراج الخطاب ووضعه بالطريقة الصحيحة بحيث تكون البيانات مواجهة للنافذة الشفافة.
تأكد من تسجيل بيانات المتلقي صحيحة. قم بطي الخطاب على شكل Z. اجعل النص موجهًا لأسفل. رتب الخطاب بحيث يكون رأسًا على عقب. قم بطي الجزء العلوي من الخطاب. قم بطي الجزء الأسفل من الخطاب. قم بوضع الخطاب في الظرف.