من الأفضل أن تبدأ تدوين المحاضر الرسمية على الفور بعد انتهاء الاجتماع، حيث يظل العقل ملمًا بالأحداث. وقد تكون قد أجريت هذه المرحلة بالفعل إذا كنت تستخدم حاسوبًا محمولًا في الاجتماع، وحينها عليك حفظ الملاحظات، وإنشاء مستند جديد للمحضر حتى يتسنى لك مقارنة الملاحظات بالمحضر. يجب أن يكون كل اقتراح أو قرار أو نقطة نظام جديدة في فقرة مستقلة. وعند العمل على تنسيقها، تأكد من:  استخدام قواعد الإملاء والنحو الصحيحة، واستخدم المدقق الإملائي حال الحاجة إليه. استخدم الزمن نفسه من البداية إلى النهاية، فينبغي لك أن تستخدم الماضي أو الحاضر، ولكن لا تلجأ أبدًا إلى التحول بينهما في المستند نفسه. التحلي بالموضوعية قدر الإمكان، فلا ينبغي لك إحقام رأيك على المحضر مطلقًا، ذلك أنك تعمل على كتابة سجل موضوعي ليستخدمه الجميع. استخدم لغة دقيقة بسيطة. وينبغي استبدال اللغة الواضحة بأي لغة مبهمة غامضة. ويجب حذف الوصف المنمق تمامًا. اكتب أي إجراءات متخذة بدلًا من كتابة المناقشات فحسب. وما لم طُلب منك تسجيل المناقشات، فعليك التركيز على ما "تم" لا ما "قيل" فحسب. رقّم الصفحات لسهولة الرجوع إليها. أرسل نسخة لكل عضو باستخدام معلومات الاتصال المدونة في ورقة التوقيعات. وإذا لم يكن لديك معلومات الاتصال الخاصة بهم، فينبغي لرئيس الاجتماع أن يكون قادرًا على الوصول إليها. قد يطلب منك قراءة المحضر على الحضور في الاجتماع التالي وتقديمه لاعتماده. فإذا اعتمد الاقتراح، ضع علامة تشير إلى قبول المحضر.  في حالة تعديل المحضر قبل الموافقة عليه وقبوله، عليك إحداث تلك التغييرات في المستند والإشارة في نهاية المحضر بأنه تم تصحيحه، ولكن لا تعمد إلى وصف التصحيحات بعينها. إذا قُدم اقتراح لتصحيح المحضر بعد الموافقة عليه، اكتب نص الاقتراح في المحضر ذي الصلة واذكر إذا تم اعتماده أم لا.
ابدأ عملية التدوين في أقرب وقت ممكن. استخدم الحاسوب لكتابة ملاحظات الاجتماع. نسق الملاحظات في فقرات مرتبة. وزع مسودة المحضر على الأعضاء. اعتمد محضر الاجتماع.