تذكر أنك تكتب خطابًا رسميًا، وبالتالي عليك أن تدعو المرسل إليه بلقب "السيد" أو "السيدة" وأيضًا يمكنك استخدام كلمة "عزيزي" كنوع من التحية. لا تستخدم "أهلًا" أو "مرحبًا" في الخطاب، فهما غير ملائمين لمثل هذه الخطابات الرسمية.  إذا لم تكن تعلم نوع المرسل إليه (ذكر أم أنثى) فيمكنك ذكر اسمه بالكامل بعد كلمة "بعد التحية". يندرج الخطاب التعريفي تحت نوعية "الحديث المباشر"، فلا داع للافتتاحيات المطولة وعليك ذكر الغرض من الخطاب في الفقرة الأولى. من المستحب أن تعرض غرض الخطاب بهذه الصيغة: "أكتب إليك لأنني أبحث عن وظيفة في المبيعات أو خدمة العملاء". عليك البدء في تعريف نفسك بعد الجملة الأولى. كمثال، أعطِ نبذة مختصرة عنك فيما لا يزيد عن جملتين، فقط بغرض إعطاء المرسل إليه نظرة عامة عمّن تكون.  مثال لمقدمة جيدة: "أنا حديث التخرج من جامعة القاهرة حيث درست الإدارة". بما أن وظيفته هي تنسيق وظيفة مناسبة لك بناءً على خطابك التعريفي، يتوجب عليك الحديث عما إذا كانت هناك وظيفة محددة تبحث عنها أم لا؛ بهذه الطريقة سيتضح الأمر أكثر للاستشاري مما سيسهل عليه البحث عن أفضل الوظائف التي ستناسبك.  قد لا يفصح الاستشاريون عن الشركات التي يعملون معها. إذا أفصح الاستشاري عن مثل هذه المعلومات فعليك ذكر الشركات التي تريد العمل فيها، وهذا سيعطيه انطباعًا بأنك جادٌ ومحدد في بحثك عن العمل. بعد أن أطلعت الاستشاري على معلوماتك الشخصية عليك سرد أسباب كونك مرشحًا جيدًا للوظائف التي تبحث عنها، وذلك عن طريق سرد مهاراتك في فقرة جديدة.   تذكر ألا تقع في خطأ تكرار السيرة الذاتية في هذا الجزء من الخطاب لأنها بالفعل لدى الاستشاري. كل ما عليك فعله في هذا الجزء هو التركيز على بعض النقاط التي لم تأخذ نصيبًا كافيًا في السيرة الذاتية. كمثال، إذا كنت قد أخذت دورة تدريبية في فصل دراسي ما، سيتم ذكر هذا في سطر واحد في السيرة الذاتية، بينما يمكنك شرح المهارات المكتسبة في هذه الدورة باستفاضة في الخطاب التعريفي، وكيف أعطتك هذه الدورة الخبرة الكافية لمثل هذه الوظيفة. يمكنك أيضًا التحدث عن بعض الخبرات التي لم ترد في سيرتك الذاتية. مثال: يمكن ألا يكون تعليم الجيران عنصرًا مهمًا في السيرة الذاتية، ولكن يمكنك التحدث عن إحساس المسئولية الذي اكتسبته من هذه التجربة والذي سيساعدك في الوظيفة التي تريدها. تذكر أن وظيفة هذا الخطاب هو إقناع الاستشاري بأنك ملائم للوظيفة التي تبحث عنها، لذا، لا يتوجب عليك الاكتفاء بذكر مهاراتك، بل عليك أيضًا التوضيح بأن تلك المهارات مرتبطة بنوعية العمل الذي تبحث عنه.   اهتم بالمهارات التي تصلح لأكثر من وظيفة. مثال: فلنفترض أنك تبحث عن وظيفة في المبيعات وأنت لا ترى أن عملك السابق كعامل مخازن في متجر بيع بالتجزئة أعطاك أي خبرة، لكن بما أنك تعاملت مع زبائن فهذا يعني أنك اكتسبت مهارة خدمة العملاء، وهذه المهارة يمكن استخدامها بسهولة لتوضيح مدى ملائمتك لوظيفة المبيعات في الشركة. إذا لم تكن قد عملت من قبل يمكنك التحدث عن الأعمال التي قمت بها في المدرسة. العرض التقديمي في قاعة المحاضرات يعني أنك تمتلك مهارة التحدث للجمهور، وأيضًا تلك الأعمال المرتبطة بمواعيد تسليم المشاريع تعني أنك على قدر كافٍ من المسئولية للتعامل مع مواعيد التسليم النهائية والعمل بالتوازي في أكثر من مهمة والعمل تحت ضغط. بعد أن ذكرت كل خبراتك المرتبطة بالوظيفة، ابدأ فقرة ختامية تعيد فيها الحديث – بشكل ملخص – عن أولوياتك وعن كونك مرشحًا جيدًا للوظيفة، مع تقديم الشكر للمرسل إليه على الوقت الذي قضاه في قراءة خطابك.  على الخاتمة أن تبدو على هذه الشاكلة:" وكما رأيت في مؤهلاتي التي سبق ذكرها، فإنني مرشح لائق لوظيفة في قسم المبيعات والإعلان. سعدت بالكتابة إليك وانتظر ردك. مع خالص الشكر". لا ترسل خطابًا دون مراجعته لغويًا لأن أي خطأ لغوي سيؤثر سلبًا على موقعك من ضمن المرشحين، لذا عليك المرور على مقالك مرتين على الأقل لتفحص أي أخطاء قبل إرساله، وإذا أمكنك الاستعانة بشخص آخر لمراجعته لك، لأن فرصة عثوره على أخطاء ستكون أكبر. عليك ألا تنسى هذا لأنه بدون السيرة الذاتية لن يقوم الاستشاري بالرد عليك وترشيحك لأي وظيفة على أغلب الظن.
خاطب المرسل إليه بشكل أنيق. اذكر سبب إرسالك للخطاب. عرّف نفسك للمرسل إليه. اذكر الوظيفة التي تبحث عنها. اكتب خبراتك واهتماماتك. تحدث عن مدى ارتباط مهاراتك واهتماماتك بالوظيفة التي تريدها. تحدث مجددًا عن حماسك في خاتمة الخطاب. راجع المقال. أرسل سيرتك الذاتية مع الخطاب التعريفي.