ليس بالضرورة أن تكون كل الرسائل الموجهة لخدمة العملاء تحتوي على شكاوى أو أسئلة. ربما ترغب فقط بشكرهم على حسن خدمتهم. هذه الرسائل الإيجابية ترحب بها معظم الشركات كما ترحب بالرسائل المحتوية على أسئلة.  أحيانا ما يكون تقديم الشكوى عبر مكالمة هاتفية أسرع وأكثر مباشرة مقارنة بالبريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني ممتاز للتعبير عن امتنانك أو طرح سؤال لا يحتاج لإجابة عاجلة، أما إن كنت تريد حل مشكلة بشكل فوري فإن أفضل وسيلة هي الاتصال. اجعل سطر العنوان مختصرًا مفيدًا. يساعد ذلك ممثل خدمة العملاء على ملاحظة رسالتك في صندوق الوارد أولًا وبالتالي ستحصل على رد أسرع. اجعل العنوان قصيرًا ومحتويًا على ملخص لرسالتك ومحفزًا على فتح الرسالة.  مثال: "توجد مشكلة في نعل حذائي الذي يتمتع بضمان مدى الحياة – أحتاج لبديل." بعد كتابة سطر العنوان فإن الخطوة التالية هي تحية ممثل خدمة العملاء. لا تتوجه مباشرة إلى مشكلتك، لأنك ما كنت لتتخطى مرحلة التحية إن استخدمت مكالمة هاتفية. يمكنك التحية بشكل بسيط مثل "فريق خدمة العملاء العزيز."   حاول إيجاد اسم لإدخاله في التحية. بعض الشركات الصغيرة تضع قائمة بأسماء ممثلي خدمة العملاء، ويمكنك استخدام هذا لجعلك تبدو أقرب لهم شخصيًا ومرغوبًا من حيث العمل معك. يمكنك إنهاء هذه التحية بفاصلة أو نقطتين. "فريق خدمة العملاء العزيز،" أو "فريق خدمة العملاء العزيز:" حافظ على احترام ممثل خدمة العملاء باستخدام الكتابة القياسية. عند الكتابة باللغة الإنجليزية، لا تستخدم أحرفا كبيرة أو خليطا من الأحرف الكبيرة والصغيرة أو الخطوط الزخرفية. اكتب فقط باستخدام علامات الترقيم والنطق القياسيين، وهو ما ينعكس على التعامل بجدية واحترام مع رسالتك. اجعل نبرة كلامك مهذبة حتى إن كنت تقدم شكوى أو تعبر عن خيبة أملك، وهو ما يزيد من قيمتك كعميل ومن المرجح أن تقابله معاملة مهذبة. قم بتقديم نفسك بعد تحية ممثل الخدمة العملاء. اكتب اسمك واشرح أي نوع من العملاء أنت سواء كنت عميلًا جديدًا أو قديمًا. في كلتا الحالتين سيرغب الممثل بالاحتفاظ بك كعميل. اذكر محل إقامتك إن كان ذلك ذا أهمية بخصوص التواصل مع خدمة العملاء (مثل طلب المنتجات والخدمات القادمة من الخارج أو إصلاح الهواتف أو إيصال المنتجات لمنزلك). استخدم لغة محددة في رسالتك وتجنب استخدام مصطلحات عامة مثل "منتجي"، بل اكتب وصفًا تفصيليًا للمنتج أو الخدمة وسبب كونه يستحق إرسال رسالة بريد إلكترونية بشأنه. قم بوصف أي أحداث ذات صلة به كي يعرف الممثل طبيعة المشكلة بالضبط. تقديم هذه المعلومات في الرسالة الأولى يجنبك محادثات البريد الإلكتروني الطويلة.   استخدم عنوان صفحة الويب الخاصة بالمنتج إن كان متاحًا، وذلك لكي يكون الممثل على دراية فورية بما تصفه.   أدرج رقم طلبك في رسالة البريد الإلكتروني كذلك لأن معظم ممثلي خدمة العملاء يطلبونها على أي حال. هذا الرقم يتم عن طريقه تعقب ومراجعة طلبك في نظام الشركة. ادخل في صلب الموضوع مباشرة دون تضييع للوقت. ما أن تنتهي من تحية الممثل وتقديم نفسك، ابدأ بفقرة جديدة توضح فيها بالضبط مشكلتك أو سبب التواصل معهم، مستخدمًا لغة محددة كما هو مذكور في الخطوة السابقة.  قدم مطالبك بشكل مباشر. قد تشعر بالخجل حيال طلبها، ولكن تجنب ذلك في رسالتك. إن أردت شيئًا مقابل منتج معيب فاكتب ذلك. احرص على أن تكون الفقرات قصيرة وقلل عدد الجمل بها إلى واحدة أو اثنتين أو ثلاثة كي تكون أسهل في النظر إليها، وللسماح لممثل خدمة العملاء بفحص الرسالة سريعًا لتحديد أهميتها، لأنه من المرجح أن تقل أهمية رسالتك إن كانت عبارة عن نص ضخم من الكلمات التي لا تنتهي، لأن الممثل لن يتمكن من تحديد مدى أهميتها. أنه الرسالة بجملة أخيرة تلخص فيها طلبك أو مدحك متبوعة بتحية. يمكنك الختام بكتابة "مع تحياتي" أو تجنب كتابتها وإضافة توقيعك وحسب. يمكنك أيضا توضيح مدى استعجالك عبر التوقيع بجملة "أنتظر ردكم السريع رجاءً" أو شيئًا من هذا القبيل.  توقيع البريد الإلكتروني هو مربع نصي قصير يتضمن اسمك ووظيفتك ومعلومات التواصل معك. يمكنك تنسيق توقيع بريدك الإلكتروني من الإعدادات وضبطه بحيث يظهر تلقائيًا في الرسائل الجديدة. حاول ألا ترفق أي مستندات للبريد الإلكتروني الذي ترسله لشخص لأول مرة. توجد بالعديد من المواقع الإلكترونية فلاتر للرسائل المزعجة تستهدف الرسائل المحتوية على مرفقات مما يزيد احتمال تحويل رسالتك إلى سلة المهملات قبل أن تتم قراءتها.   يجدر بك طبعًا تضمين مرفق إن كنت ترسل بطلب توظيف وكان مطلوبا منك إرفاق سيرتك الذاتية على هيئة ملف وورد. لا تكتب أي اسم مستخدم أو كلمات مرور أو معلومات دفع أو بطاقات ائتمانية كذلك. لا تهرع لضغط زر الإرسال بعد انتهائك من كتابة الرسالة بعد، فعليك تدقيق الرسالة لغويًا للتأكد من عدم وجود أية أخطاء سرعة تتعارض مع كلماتك المنمقة. حتى إن كنت كتبت الرسالة مستخدمًا هاتفك الذكي فإن وسم "مرسل من جهاز آيفون" لا يُعفيك من أخطاء النحو والترقيم التي تجعلك تبدو أقل مهنية. إن لم تتلق ردًا على رسالتك بعد بضعة أيام فمن المرجح أن الرسالة ذهبت إلى ترشيح الرسائل المزعجة أو إلى قاع صندوق الوارد. أرسل برسالة تذكر فيها رسالتك السابقة مستفسرًا فيها عما إن كانت الرسالة قد تم تلقيها.
قرر ما إن كنت سترسل رسالة شكوى أم تقدير. اكتب عنوانًا واضحًا. افتتح بتحية. التزم بضوابط الكتابة القياسية. حافظ على نبرة مهذبة. عرف نفسك. كن محددًا. اطرح أسئلة واضحة. اكتب فقرات قصيرة. اختم بتوقيع بسيط. تجنب إضافة المرفقات. راجع رسالتك لغويًا قبل الإرسال. تابع التطورات.