كلما أسرعت بتحديد تاريخ وموعد الحفل كلما بدأت التخطيط المُبكر لجميع عناصر الحفل.  خُذ رأي الشخص صاحب عيد الميلاد لتتأكد إذا كان اليوم المُحدد مُناسبًا له أم لا، اسأله عن جدوله وضع في الاعتبار العطلات الرسمية لأن الكثير من الناس يفضلون السفر لقضاء العطلات وبالتالي لن يكون اختيارًا موفقًا لإقامة حفل عيد ميلاد. يُنصح بتنظيم حفل عيد الميلاد في عُطلة نهاية الأسبوع، فكثير من الأشخاص يفضلون الاستمتاع بوقتهم في عطلة نهاية الأسبوع دون قلق حيال الذهاب إلى أعمالهم في اليوم التالي. يختلف التوقيت المناسب للحفل على حسب صاحب عيد الميلاد والمدعوين وأعمارهم.  إذا كُنتِ تخططين لحفل عيد ميلاد لطفل فيُفضل تنظيم الحفل في الصباح أو الظهيرة، فهذه التوقيتات مُناسبة أكثر للعائلات. أما إذا خططتِ حفلًا لشخصٍ بالغ فلا بأس من إقامته في المساء. من الضروري تحديد ميزانية الحفل في بداية وضع الخطة لأن حفلات أعياد الميلاد قد تستهلك المصروفات بسهولة.  حددي الميزانية الكُلية للحفل وهي مجموع النقود التي تنوي تخصيصها لتغطية مصروفات حفل عيد الميلاد. تختلف الميزانية الكُلية من شخصٍ لآخر ومن حفلٍ لآخر، فالبعض يُمكنه تنظيم حفل بأقل من ٥٠٠ جنيهًا مصريًا أو ما يُعادلها بينما البعض الآخر يُفضل تخصيص ميزانية أكبر قد تصل للضعف أو الضعفين.  قسّمي ميزانية الحفل على العناصر المُختلفة مثل الدعوات والطعام والمشروبات والديكورات وحجز مكان الحفل، حددي الميزانية المُخصصة لكل عُنصرٍ على حدة. هناك عدة أسباب تقتضي إعداد قائمة بالمدعوين للحفل ومنها:  تضمن لك قائمة المدعوين عدم نسيان أي شخص أثناء إرسالك الدعوات. تُساعدك قائمة المدعوين في تحديد مكان إقامة الحفل، فإذا كان عدد المدعوين ١٢ فردًا فمن الممكن تنظيم الحفل في المنزل، أما إذا وصل عددهم إلى ٥٠ فردًا فلا بد من تنظيم الحفل في مكان ذي قدرة استيعابية مناسبة. تُقلل قائمة المدعوين من احتمالية حضور شخص غير مرغوب في حضوره للحفل دون تسلمه لدعوةٍ مُسبقة. يُساعدك معرفة عدد المدعوين للحفل في تقدير كمية الطعام والمشروبات التي تحتاج تجهيزها سواء نويت أن تعدها بنفسك أو قررت الاستعانة بمتعهد مُتخصص لتوفير طعام الحفلات. يعتمد اختيار المكان على الشخص الذين تنظمين حفل عيد الميلاد من أجله.  ضعي في الاعتبار رغبة صاحب عيد الميلاد الشخصية، فإذا كان يُفضل حفلًا كبيرًا بحضور الكثير من الأصدقاء فلا بد من اختيار مكان مناسب لاستيعاب العدد، أما إذا كان يُفضل التجمعات المحدودة مع الأصدقاء المُقربين فعليكِ اختيار مكان يتماشى مع هذه الرغبة. قرري إذا كان من الأفضل إقامة الحفل في منزلك أو منزل شخصٍ ما بغرض توفير نفقات حجز مكانٍ آخر. فكري في إقامة الحفل في إحدى المطاعم إذا كان عدد المدعوين مناسبًا لذلك. تواصلي مع المطاعم التي تفضلينها واحجزي لعيد الميلاد بعد التأكد من إمكانية استيعاب العدد في المطعم، أغلب المطاعم يُمكنها استيعاب حفلات عيد الميلاد التي يصل فيها عدد المدعوين إلى ٢٥ فردًا. يُمكن أيضًا تنظيم الحفل في القاعات المُخصصة للاحتفالات. تستوعب هذه القاعات عددًا أكبر من المدعوين إلا أنها مُكلفة الحجز بالطبع. ضعي قائمة المدعوين في الاعتبار كي تحرصي على شعورهم بالارتياح تجاه المكان. اختاري مكانًا للحفل يتناسب مع تلبية احتياجات أغلبية المدعوين؛ اختاري مكانًا يُدعم أصحاب المقاعد المُتحركة في حالة كان أحد مدعوينك على مقعدٍ مُتحرك.
حدد موعدًا لحفل عيد الميلاد الذي تخطط له. حددي توقيتًا للحفل. حددي الميزانية المُتاحة للحفل. حدد قائمة المدعوين للحفل. اختاري مكانًا مناسبًا للحفل.