يتوجب عليك تقديم نفسك أو تقديم شركتك مباشرةً في الفقرة الافتتاحية من الرسالة. لا تراوغ. يحتاج الناس إلى وصول المعلومة بشكل واضح وصريح.  لا تفترض أن الناس يعرفون من أنت ويمتلكون معرفةً بأعمال مؤسستك. اشرح هذه الأشياء بوضوح. ابدأ بوصف للشركة (إن كانت شركة هي من تقيم الحدث)، أو لنفسك (إن كان طلب رعاية شخصي). على سبيل المثال، منظمة كذا منظمة غير ربحية تعمل على كذا وكذا. إن توضيح بعض الإنجازات يوضّح لمستقبل الرسالة أن دعم الشركة ورعايتها ليس بالقرار الذي ينطوي على أي مجازفة. اشرح بالتحديد كيفية استخدام الأموال المُستقبلة. يتوجب طلب الرعاية مباشرةً في الفقرة الأولى أو الثانية من الرسالة، مع توضيح سبب السعي للحصول على الرعاية. يجب إقناع الشخص أو الشركة باستفادتهم من تقديم الرعاية لإقناعه بذلك، لذا وضّح في منتصف رسالتك الفوائد التي سيجنيها الشخص أو الشركة نتيجة لتقديم الرعاية لك.  اشرح للراعي مثلًا كمّ الدعاية الذي سيحصل عليه نتيجة لرعاية الحدث.  كن دقيقًا لأبعد الحدود: هل ستتم إذاعة الحدث على التلفاز؟ كم عدد الحضور في الحدث؟ هل سيكون هناك أي شخصيات عامة؟ إن كان هناك شركات كبيرة أو منافسة ترعى الحدث، ينبغي عليك ذكر ذلك أيضًا. قدّم خيارات للرعاة. يعجب ذلك الرعاة، حيث يتسنّى لهم اختيار ما يناسب احتياجاتهم أو ميزانيتهم. يعني ذلك تضمين بضع أرقام - عدد الحضور أو المناطق الجغرافية التي يصل إليها الحدث مثلًا.  لا تنسَ أيضًا إضافة عامل جذب معنوي - ككتابة قصة شخصية لشخص سيتلقّى المساعدة مثلًا، ويمكن أن يؤدّي كتابة ذلك في جملة أو جملتين إلى مساعدتك على تحصيل الرعاية. اشرح للرعاة الطريقة التي يمكنك أن تقدّم بها اعترافًا برعايتهم. يمكنك مثلًا تقديم مساحة دعائية للشركة داخل الحدث في مقابل الرعاية.   قدّم التفاصيل الأساسية لعقد الرعاية ليتمكنوا من اتّخاذ قرار. لا تنسَ أن تقوم بتضمين بيانات الاتصال. يمكنك أيضًا تضمين مغلّف مغلق موجّه لك أو لمؤسستك لجعل عملية الرد أسهل. لا تنسَ تضمين التاريخ الذي ترغب بالحصول على الرد قبله. اسأل الرعاة عن الطريقة التي يفضّلونها كمقابل للرعاية. على سبيل المثال، ما هي الطريقة التي يرغبون بظهور اسمهم بها، وهل يرغبون بذكر اسمهم أم لا؟ قدّم خيارات مختلفة، ولكن لا تفترض أبدًا. اسأل الشركة عوضًا عن ذلك. يتوجب عليك تقديم بعض التفاصيل الدقيقة في رسالتك لدعم مؤسستك أو الحدث الذي تبحث عن رعاية له.  مثلًا، إن كنت تكتب رسالتك لصالح مؤسسة خيرية، يتوجب عليك شرح تفاصيل العمل الخيري الذي تقوم به، كأن تشرح تاريخ تأسيسه، وتعرّفهم بالإدارة، والأشخاص الذين يخدمهم عملك، والإنجازات أو الجوائز الذي حصل العمل عليه. أظهر لهم ولا تخبرهم. لا تكتفي بإخبار من توجّه له رسالتك أن المؤسسة جيدة وتستحق الرعاية، ولكن أقنعه بذلك عن طريق عرض تفاصيل - أدلة تدعم حقيقة أن الحدث أو المجموعة جيدة وتستحق الرعاية. الدليل أكثر إقناعًا من الادّعاءات بشكل عام. لا يعدّ إرسال رسالة للشركة الطريقة الأكثر شخصية لتطوير علاقة معها. على الرغم من ان إرسال رسالة لطلب الدعم فكرة جيدة، إلا أن متابعة الرسالة أمر ينمّ عن شخصية أكبر.  يمكنك الاتصال بالشركة أو المرور عليها إن لم تتلقّى ردًا خلال 10 أيام. لكن تذكّر أن معظم المديرين التنفيذيين تكون لديهم الكثير من الانشغالات وسيزعجهم مرورك للقائهم، لذا فإنه يتوجب عليك تحديد موعد أو الاتصال بالشركة أولًا. احرص على إيصال تحمّسك نحو مشروعك. تجنّب السلبيات. لا يجب أن تظهر بمظهر الشخص الذي يترجّى الحصول على المال أو يشعر الآخرين بالذنب كي يقوموا بالتبرّع. إن لم تتلقّى ردًا قاطعًا، لا تشعر بشعور سيئ تجاه متابعة الأمر. احرص على عدم المتابعة فورًا أو بشكل مستمر حتى لا تزعج من تخاطبه. لا تفترض أبدًا. لا تفترض أبدًا أن الشركة ستقدّم لك فرصة للاجتماع بهم أو ستقدّم لك الرعاية المطلوبة. قم بشكرهم على تقديرهم ووقتهم.   لا تنسَ أن تقوم بإرسال رسالة شكر إن حصلت على الرعاية المطلوبة.
اكتب مقدمة جيدة. وضّح المنافع المترتبة. عزّز عملية الإقناع بالدليل. قدّم خلفية عن الحدث. تابع الأمر شخصيًا. إليك مثال: