لن تظهر خيارات الردود التلقائية إن لم تكن تمتلك حساب إكستشاينج، ويمكنك في هذه الحالة ضبط الردود التلقائية على رسائل البريد الإلكتروني باستخدام قالب وبعض قواعد. ابدأ بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة حيث ستعمل هذه الرسالة كقالب لردودك التلقائية.  اختر موضوعًا يوضح الموقف بوضوح. اكتب مثلًا "أنا خارج المكتب حتى تاريخ كذا" واحرص على كتابة "رد تلقائي" في موضوع الرسالة أيضًا لتعلم المستقبل بأن الرسالة تلقائية. اكتب رسالة مختصرة. اكتب رسالة عامة في جسم الرسالة لتناسب أي شخص يستقبل الرسالة. أعلم مستقبل الرسالة بكيفية الوصول إليك أو بالشخص الذي يجب التواصل معه أثناء غيابك. انقر على خيار "حفظ باسم..." من قائمة "حفظ بنوع" المنسدلة ثم اختر "قالب أوتلوك" بعدما تصبح راضيًا عن الرسالة ليؤدي ذلك إلى حفظ الملف كقالب يمكن تحميله في أوتلوك. ستحتاج إلى تعريف بعض القواعد لأتمتة العملية وتفعيل الردود التلقائية بصورة سليمة، ويمكنك تحقيق ذلك في أوفس 2003/2007 عن طريق فتح قائمة الأدوات ثم اختيار "القواعد والإشعارات"، بينما في أوفس 2010/2013 فيجب فتح لسان التبويب "ملف" ثم اختيار "المعلومات" ثم النقر على خيار "القواعد والإشعارات". سيؤدي اتباع الخطوات الخاصة بإصدار أوفس إلى فتح قائمة قواعد رسائل البريد الإلكتروني.  انقر على زر إنشاء قاعدة جديدة. سيُطلب منك تحديد قالب، لذا اختر "تفقّد الرسائل عند وصولها" من قسم "البدء من قاعدة فارغة" ثم انقر على خيار المتابعة. عرّف الرسائل التي يجب الرد تلقائيًا عليها. فعّل صندوق "عندما يكون اسمي في خانة المرسل إليه" إن كنت ترغب بالرد على كل رسائل البريد الإلكتروني التي تستقبلها، علمًا بإمكانية تقليص الرسائل التي يجب الرد عليها من خلال تحديد مرسلين معيّنين أو رسائل بريد إلكتروني تحتوي على كلمات معينة في موضوعها أو محتواها. انقر على خيار المتابعة بعد تحديد اختياراتك. حمّل القالب. حدد صندوق "الرد باستخدام قالب معيّن" في النافذة التالية لتحميل الرسالة التي أنشأتها سابقًا، ثم انقر على الرابط الموجود في وصف صندوق "قالب معيّن" ليؤدي ذلك إلى فتح صندوق حواري يطلب منك تحديد مكان البحث عن القوالب. حدد بعد ذلك "قوالب المستخدم في نظام الملفات" وافتح الرسالة التي أنشأتها مسبقًا. حدد الاستثناءات. يمكنك بعد تحميل القالب تعريف حالات يتم استثناؤها من الردود التلقائية، كتحديد مستقبل معيّن أو أنواع معيّنة من الرسائل. انقر على خيار المتابعة بعد تحديد اختياراتك. اختر اسمًا لقاعدتك. ستحتاج إلى اختيار اسم للقاعدة بعد الانتهاء، ويجب اختيار اسم يسهل تذكره حتى تتمكن من تعطيل القاعدة بسرعة مستقبلًا. فعّل صندوق "تفعيل هذه القاعدة" لتفعيل القاعدة ثم انقر على خيار "إنهاء". يمكنك بعد العودة إلى المكتب تعطيل القاعدة عن طريق فتح قائمة القواعد والإشعارات مجددًا ثم اختيار قاعدة "خارج المكتب" التي أنشأتها من قائمة القواعد النشطة ثم النقر على زر الحذف.
أنشئ قالبًا. احفظ القالب. أنشئ القواعد. عطّل القاعدة.