اكتب ذلك في خانة عنوان البريد أو داخل نص البريد نفسه، لكن يُفضَل عادةً توضيح ذلك للمرسَل إليه في خانة عنوان البريد لكي يكوّن فكرة عن موضوع البريد. اجعل عنوان البريد: "تقييم لمقترح المشروع – بداية رائعة!" سيوصل هذا انطباعًا للقارئ أنك تعطيه التقييم بنبرة ودية أكثر منها نقدية، مما سيزيد من احتمالية استقباله لكلماتك بشكل بنَاء. اكتب عبارة مثل: "أتمنى أن يكون أسبوعك سعيدًا!" لقد بذل هذا الشخص غالبًا مجهودًا كبيرًا في العمل الذي تقيمه، لذا بادر بذكر ذلك في بداية البريد لتريه أنك تدرك وتقر بالمجهود الذي بذله في هذا العمل. مثال: "شكرًا لك على المجهود المبذول في هذا المقترح إلى الآن، فلقد قدمت الكثير به". سيهيئ البدء بإخبار الموظف بإيجابيات ومحاسن عمله أولًا لاستقبال النقد التالي بصدر أكثر رحابة ولينًا، لذا كن صادقًا وابحث عن أمر إيجابي حقيقي في عمله. ركز على العمل الحالي أو على جهود عمل سابق. قل: "أرى أمامي مقترحًا صلبًا وقويًا آخر، فلقد حددت مجموعة رائعة من الأهداف سويةً، كما ألاحظ تطورًا كبيرًا في منهاجيتك". قد يكون ذكر التعديلات المطلوبة مباشرةً أكثر كفاءةً، لكن قد يحبط ذلك من عزيمة الموظف وتصعب عليه قراءته. صغ الأمر كتغييرات كنت أنت ستفعلها بنفسك بدلًا من ذلك. مثال: "سأبدل في وجهة نظري بين المقطعين الأول والثاني، ثم أمد المقطع الثالث بحيث يشمل الميزانية" أو "لو كنت مكانك، كنت سأختصر المقطع الثاني، ثم أضيف مراجعة للمشروعات الجارية في نهايته". حدد مناطق القصور لمن تقيمه، موضحًا لم قد يُعد ذلك مشكلة إذا تطلب الأمر. إذا كان نقدك بسبب تغير في التطلعات أو التوجهات، فأخبره بذلك مفصلًا لم حدث ذلك التغيير.  مثال: "نحن نجري تغييرًا على مستوى الشركة بأكملها بحيث تكون جميع مقترحات المشاريع أكثر تفصيلًا، لذا سنحتاج لمزيد من التفاصيل في بعض المقاطع. لقد حددت لك الأجزاء التي نحتاج فيها لمزيد من المعلومات". إذا كان تقييمك بخصوص سلوكيات يقوم بها هذا الشخص، فوضح مقصدك بأمثلة دائمًا.على سبيل المثال، إذا كنت ستتناول موضوع ارتداء ثياب غير احترافية في مقابلات العملاء، فقدم أمثلة للخطأ الذي قام به كالآتي: "لقد كنت ترتدي شبشبًا في آخر مرة قابلنا فيها عميلًا، وارتديت قميصًا غير رسمي في المرة التي تسبقها. لا يعكس هذا النوع من الثياب غير الرسمي الصورة الاحترافية التي نود إيصالها عن شركتنا". لن يفيد تقييمك في أي شيء إذا لم يوضح حلولًا للمشكلات التي يعرضها، ويختلف ذلك اعتمادًا على طبيعة موضوع التقييم ذاته، فقد يتدرج الأمر من تحديد تعديلات معينة للقيام بها إلى مجموعة من الأهداف العامة التي ينبغي تغطيتها.  قدم أمثلة لطرق إصلاح المشاكل، فسيفيدك ذلك خاصةً إذا كان لديك تصور محدد للتعديل في ذهنك. قل مثلًا: "الزم الألوان الأساسية البسيطة في عرضك القادم وتجنب استخدام الحركات الانتقالية بين الشرائح. تجنب أيضًا الحديث عن الأمور الداخلية للشركة أو التحدث بالأسلوب الذي نتحدث به سويًا كموظفين في نفس الشركة نظرًا لتواجد العملاء في تلك الاجتماعات أيضًا". اطرح أسئلة تساعده على الإتيان بطرق لحل تلك المشاكل إذا أردت، حيث تعد تلك الطريقة الأمثل لتناول المشكلات التي تحتمل أكثر من طريقة سليمة لحلها. مثال: "ما هي الطرق التي يمكنك العمل عليها لتحسن من التوثيق في المرة القادمة؟" أو "ما التغييرات التي تنوي تطبيقها في عرضك القادم؟" قد تضر بعض مشاكل العمل بالمؤسسة نفسها، ولابد أن يكون الموظف ملمًا بذلك. كثيرًا ما تكون العواقب بسيطة، ولكن أحيانًا قد يسفر عن الأمر فقدانك للعملاء أو تقديم خدمة عملاء أقل فعالية وجودة نتيجة لتقصير أحد الموظفين. قد يواجه الموظف نفسه عواقبًا لأفعاله اعتمادًا على الموقف إذا لم يصحح الأمر ويقم بالتغييرات اللازمة، لذا أخطر الموظف بأي عواقب أو مشاكل.  على سبيل المثال، أخبره بأن الشركة قد تفقد عملاء نتيجة أخطاء في الإجراءات الورقية. أخبره بأن من الوارد استبعاده في المشاريع القادمة إذا لم يحسن من مستواه في التوثيق. تُعد تلك طريقة ودية لإنهاء رسالتك بحيث توضح للقارئ أنك معه لا ضده، كما أنها ستشعره بالأريحية لطلب التوضيح في حال لم يفهم أي جزء من التقييم. اكتب عبارة مثل: "لا تتردد إذا كان لديك أي أسئلة بخصوص التقييم أو تحتاج لمزيد من التوضيح حيال جزء ما".
وضح سبب إرسالك لهذا البريد. ابدأ بتحية ودية. أقر بالجهد المبذول من الموظف. ابدأ بالإيجابيات أولًا. صُغ التقييم السلبي في هيئة نصيحة. اشرح تقييمك السلبي. حدد كيفية تصحيح المشاكل. ذكره بأي عواقب قد تنتج عن تلك الأخطاء. اختم رسالتك بعرض لتوضيح أو تفسير تقييمك.