إرفاق تلك التفاصيل يعني أن الحاضرين سيعرفون تلك المعلومات دون الحاجة إلى فتح الرسالة. يمكن أن تكتب "اجتماع يوم 8/12: إرشادات جديدة". إن كنت بحاجة لمعرفة من سيأتي للاجتماع، اطلب من المدعوين تحديد ما إن كانوا سيحضرون أم لا حتى يتوجب عليهم الرد حتى قبل فتح الرسالة. اكتب "يوم الجمعة 16/10، اجتماع موارد بشرية، يجب تأكيد الحضور فورًا." يمكن أن تكتب أيضًا "يرجى الرد: اجتماع موارد بشرية، يوم 6/10". إن كان الأمر عاجلًا ولا يحتمل التأجيل، ضع في عنوان الرسالة ما يدل على هذا. على سبيل المثال يمكن كتابة شيء مثل: "اجتماع طارئ يوم الاثنين 29/2، خاص بأمن المعلومات الإلكتروني". من المهم ذكر سبب الاجتماع، وإعطائهم فكرة عما سيتم طرحه. إن كنت تعمل لحساب شركة ضخمة، فإن الأمر لا يتطلب حضور بعض الأشخاص في كل الاجتماعات. حدد قسمًا بعينه في عنوان الخطاب أو حدد للمتلقين موقفهم من الحضور. على سبيل المثال، يمكن أن تكتب: "اجتماع إلزامي لقسم التسويق، يوم6/10". إن لم يكن الاجتماع عاجلًا، يمكن أن تكتب "اجتماع محتمل يوم 6/10 لبحث آليات الكفاءة". قد تكون الاختصارات كافية، إلا أنها ليست بدقة الكلمات الواصفة وقد تسبب ارتباك. على سبيل المثال، يشار إلى بعض المصطلحات ببنفس الاختصار كتابةً، فلا تجعل الموضوع معتمد على مدى علم المتلقي بمفرداتك اللغوية في التعبير.  يمكنك استخدام الاختصارات الشائعة كتلك الخاصة بأيام الأسبوع أو المشيرة لأقسام بعينها فقط ولا تحمل أكثر من معنى.
استخدم عنوانًا قصيرًا يوضح ميعاد وموضوع الاجتماع. أكّد على إلزامية الإبلاغ بالحضور عند كتابة العنوان. وضّح إن كان الاجتماع طارئًا أم لا في عنوان الرسالة. اذكر إن كان الحضور إلزاميًا أم لا. استخدم كلمات واضحة في الخطاب لتجنب أي سوء فهم.