اذكر هذه المعلومات الأساسية بشكل واضح في البداية: من أنت؟ وما هي علاقتك بالشخص الذي تكتب الخطاب عنه؟ ما هي مدة معرفتك به؟ ومقدار الوقت الذي تقضيانه سويًا؟ أين تقابلتما لأول مرة وكيف تعرفت عليه؟  يحتاج من يقرأ الخطاب إلى أن يعرف بشكل دقيق ما هي نوعية العلاقة التي تجمع بينك وبين الشخص الذي تضمنه، وهو ما يؤثر على مصداقية ترشيحك أو دعمك له من عدمها.  فكر لبعض الوقت في طبيعة العلاقة بينك وبين الشخص موضع التقييم ثم تحدث عن ذلك بشكل مفصل في خطابك. بدلًا من قول: "أنا أعرف طارق منذ ثلاث سنوات"، يُفضل أن تتم صياغة الأمر على النحو التالي: "لقد كان لي شرف العمل مع طارق خلال الثلاث سنوات السابقة في شركة (الميزان للدعاية والإعلان)، في أبوظبي". يجب أن يتكون خطاب الشهادة الشخصية من ثلاثة أجزاء، وهي: الفقرة الافتتاحية (والتي تشرح فيها من أنت وما هي علاقتك بالشخص الذي تكتب الخطاب عنه)، ثم الفقرة الثانية (والتي تدرج بها تحليلك لشخصية الشخص المذكور) وأخيرًا الفقرة الختامية (والتي تقدم فيها الالتماس لجهة تقديم الخطاب طالبًا منهم أن يتقبلوا ضمانتك أو دعمك لهذا الشخص ووضع ذلك عين الاعتبار أثناء تقييم الملف الخاص به، أيًا كان الغرض النهائي المطلوب.   اختم خطاب الشهادة كما ذكرنا بالتماس أن تُؤخذ شهادتك في حق الشخص المذكور بعين الاعتبار أثناء التقييم النهائي، ثم قم بالإمضاء: "مع خالص تحياتي، [اسمك]". تأكد من كتابة خطاب قصير ومختصر. لا يُفضل أن يكون هذا النوع من الخطابات مكتوبًا في عدة صفحات، بل صفحة واحدة تحتوي على الثلاث فقرات اللاتي ذكرناهم سابقًا كافية للغاية. تأكد من الإشارات إلى التفاصيل الأساسية الهامة فقط. ضع ذلك في اعتبارك أثناء العمل على المسودة التجريبية للخطاب. لا تفترض أن كلمة "الشهادة" تلزمك بإجراء مقارنة دقيقة مفصلة لكل الجوانب الجيدة والسلبية في شخصية من تكتب عنه ولا تُفرط أبدًا في تحليل خلفيته الثقافية وأسلوب حياته و -مثلًا- الجوانب التي تحتاج إلى تقويم في شخصيته. في المقابل، ضع نصب عينيك أن الهدف من وراء ما تكتبه هو عمل تقييم إيجابي (متفائل) لإنجازات الشخص وصفاته الخاصة وأهدافه الشخصية التي تراها عن كثب من واقع قربك الشخصي منه. يتم الحكم عن جودة خطابك بناءً على تركه لانطباع إيجابي عن الشخص موضع التقييم، وبشكل مباشر أكثر: يجب أن يكون خطابك أمينًا وصادقًا، لكن في نفس الوقت داعمًا للشخص وفي صالحه.  استخدم الصفات اللغوية الإيجابية للتأكيد على ما يتمتع به الشخص موضع التقييم من مميزات ونقاط قوة.   أدرج بشكل مختصر مجموعة من الإنجازات التي حققها الشخص الذي تكتب الخطاب عنه. على سبيل المثال، إذا شاهدت بنفسك تبرع هذا الشخص بوقته وماله في سبيل الأعمال الخيرية، فاذكر ذلك في خطابك. إذا شاركت معه أو عرفت بمشاركته في الخدمة العسكرية وقيامه بدور بطولي في واحدة من الأحداث، فاذكر أفعاله الشجاعة واطلب أن يوضع ذلك في عين الاعتبار (يمكن أن يقلل ذلك من الحكم القضائي على الشخص في بعض القوانين الجنائية حول العالم). اذكر كذلك مختلف مشاركات الشخص في العمل المجتمعي أو الأنشطة التابعة للمراكز الدينية الهادفة لتطوير الحياة في القرى والمناطق الفقيرة وما شابه. إذا شعرت بالشك حيال إضافة واحدة من الإنجازات أو الأشياء التي تعرفها عن الشخص أم لا، فاسأل نفسك ما يلي: "هل هذا الأمر وثيق الصلة بالغرض من الخطاب أو أنه يظهر صفة جيدة عن الشخص؟" تأكد من مراجعة الخطاب مرة أخيرة قبل إرساله؛ سوف تكتشف بعض الاخطاء الإملائية أو النحوية أو علامات الترقيم غير الصحيحة دون شك. استفد من وسائل الكتابة الإلكترونية الحديثة من أجل عملية تحرير سريعة وفعّالة للخطاب؛ انتبه على سبيل المثال إلى أي كلمة تحتها خط أحمر متعرج، حيث تشير على الأغلب إلى احتوائها على خطأ إملائي (انتبه، فبعض قواعد البيانات الإلكترونية لا تكون موثوقة بنسبة 100%). من جهة أخرى، احكم على جودة الخطاب وأنه كُتب بالشكل الأفضل وأنك لم تنسَ ذكر أي شيء قد يُحسن من موقف الشخص الذي تكتب عنه. في نفس الوقت، تحقق من أن كل المعلومات التي كتبتها حقيقية وصحيحة. يمكنك أن ترسل مسودة أخيرة إلى الشخص للتأكد من أن كل شيء قد كُتب بشكل صحيح.
قدّم نفسك واذكر نوعية العلاقة التي تربط بينك وبين الشخص الذي تشهد بحقه. استخدم النسق الصحيح لكتابة خطاب الشهادة الشخصية. اكتب الخطاب بلغة إيجابية. قم بإجراء تحرير نهائي.