تنعكس الخطابات سلبًا على المُرشح إن كانت تحمل أخطاءً إملائية ونحوية وأخطاء في علامات الترقيم، مع اختلاف البرنامج أو الوظيفة التي يتقدم لها المُرشح قد تؤثر خطابات التوصية التي لم تُراجع جيدًا بشكلٍ سلبي على فرصته.  يجب ألا تعتمد فقط على المراجعة والتدقيق اللغوي التي يقوم بها برنامج مُعالج النصوص الذي تكتب عليه خطاب التوصية، وإنما يجب أن تقوم بالمراجعة بنفسك أيضًا. اطبع نسخة من الخطاب لتقرأها جيدًا وتراجعها، يُمكنك تجربة قرائتها من النهاية للبداية فقد تلحظ أخطاءً لن تلحظها أثناء القراءة العادية. اقرأ الخطاب بصوتٍ عال. يُساعدك ذلك في اكتشاف الأخطاء النحوية والجُمل التي قد تحتاج إلى إعادة بناء أو صياغة، فإذا ما وجدت جملة تبدو غير مفهومة، اقرأها بصوتٍ عال وراجعها جيدًا لتجعلها أسهل مما سبق. يجب أن تختم الخطاب بكلمة مثل "المُخلص Sincerely" ومن ثم ترك مسافة يلحقها توقيعك. اكتب اسمك الكامل لتوقع أسفل منه وأضف معلومات التواصل الخاصة بك أسفل الاسم (وهي نقطة غير ضرورية).  اطبع نسخة نهائية من الخطاب عقب المراجعة والتأكد من عدم وجود أخطاء، اطبع على ورقة خاصة بشركتك أو عملك واختر نوعًا ذي جودة من الورق. قم بالتوقيع باستعمال الحبر الأسود أو الأزرق. انسخ الخطاب الموقع لتحتفظ بنسخة، وانصح الشخص الذي تكتب له الخطاب بأن يحتفظ بنسخة له أيضًا. احتفظ بنسخة ثالثة لمستندات العمل الخاص بك إذا كنت تكتب الخطاب بناء على كونك المُدير أو المُشرف على الشخص. اسأل المُرشح عن كيفية إرسال الخطاب وأتبع نصائحه. يُفضل إرسال نسخة بالبريد العادي حتى في حالة كنت تُرسل الخطاب عبر البريد الإلكتروني.  قد تتوفر بعض المعلومات والإرشادات الخاصة بالإرسال عندما يتعلق الأمر بإرسال خطابات التوصية الأكاديمية أو للحصول على رخصة مهنية على سبيل المثال. في كثير من الأحيان كل ما عليك هو أن تعطي الخطاب للمُرشح ويقوم هو بإرساله للجهة المُختصة، في حين في بعض الحالات الأخرى يجب أن تقوم بإرسال الخطاب بنفسك بشكل مباشر إلى الجهة المعنية دون أن يمر على المُرشح للوظيفة أو البرنامج الدراسي. في كل الحالات يُفضل أن تقوم أنت بإرسال الخطاب للجهة المعنية بشكل مباشر عوضًا عن منحه للمُرشح أولاً، هكذا تعرف الجهة المُختصة بمراجعة الطلبات والخطابات أن المُرشح لم يؤثر على محتوى الخطاب الذي كتبته له. انتبه إلى الموعد المحدد لتسليم الخطاب، فأنت لا تريد أن ترسلها عقب الموحد المحدد بشكل ينعكس سلبيًا على المُرشح للوظيفة وبالتالي قد يتسبب ذلك في عدم حصوله على الوظيفة المرغوبة.
راجع الخطاب بدقة. قم بتوقيع الخطاب. أرسِل الخطاب.