يجب أن يحتوي ذلك على اسم وعنوان ورقم هاتف والبريد الإلكتروني الخاص بالكيان المسؤول عن إعداد خطاب التحقق من الدخل؛ في هذه الحالة "أنت".   إذا كنت تعمل لحسابك الخاص، يجب أن تذكر اسم المشروع التجاري والمعلومات الخاصة به. يتم إدراج هذه المعلومات في الجزء الأيمن العلوي من الصفحة، أو الجزء الأيسر في حالة كتابته باللغة الإنجليزية، على أن تفصل بين هذا الجزء والجزء التالي من الخطاب بوضع سطر فارغ بينهما. يجب أن تم ذلك بصيغة المُذكِرة الرسمية أسفل بيانات التواصل. مثال: "إثبات دخل" أو "فيما يتعلق بإثبات الدخل".  الهدف من هذا التعريف المختصر هو توضيح الغرض من الخطاب وبالتالي تشجيع القارئ على إدراك أهمية مواصلة القراءة. على سبيل المثال: "السيد المحترم/ مدير بنك القاهرة" أو "إلى الأستاذ الفاضل/ أكرم عياد".   في حالة كنت لا تعرف تحديدًا الجهة أو الشخص الذي سوف يتم إرسال الخطاب إليه، فالحل هو استخدام الصيغة العامة: "إلى من يهمه الأمر/" يجب أن تحافظ على قدر كبير من الرسمية والاحترافية فيما يتعلق بالتحية في بداية الخطاب، بما أنه خطاب رسمي دائمًا لا يحتمل أي نوع من الحديث التلقائي أو اللغة العامية. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: أنا (اسمك) أعمل (مسماك الوظيفي في السطر التالي) أُرسل لكم هذا الخطاب لإثبات دخلي السنوي فيما يتعلق بإتمام إجراءات الحصول على قرض مالي ولإثبات أحقيتي بالموافقة على القرض المطلوب."  ما سبق هو ملخص سريع لما يجب عليك إدراجه. لاحظ أن خطابك واحد من عشرات أو مئات الخطابات الأخرى التي يطلع عليها مستقبل الخطاب يوميًا، وهو ما يفرض عليك أن تكون مختصرًا وتشرح سبب الخطاب بشكل مباشر وواضح وباقتضاب متجنبًا أي جمل إضافية أو إهدار وقت القارئ. يجب أن تحدد كمية الأموال التي تربحها وكيفية ربحك لها ومدة ثبات هذا القدر من الدخل المالي والمدة المستقبلية التي تتوقع فيها استمرار هذا الدخل (أو الدخل الأكثر).   على سبيل المثال: يمكنك أن تبدأ هذه الجزئية من خطاب إثبات الدخل قائلًا: "أنا أعمل لحسابي الخاص كمصور فوتوغرافي حر. أعمل في هذا المجال منذ 12 عام، وأعمل لحسابي الخاص تحديدًا منذ 6 سنوات." لا تبالغ في وصف دخلك المالي أو تذكر معلومات خاطئة في هذا القسم. بالتأكيد أن الطرف المستقبل للمستند سوف يبذل كل ما بوسعه للتحقق من دقة هذه المعلومات، لذا تجنب أي محاولة للتلاعب أو الكذب، لأنه من الوارد بنسبة كبيرة أن يتم الإمساك بك، وهو ما يترتب عليه رفض حصولك على الخدمة المطلوبة. قد يتضمن ذلك مجموعة متنوعة من البنود، من بينها: معاشات التقاعد أو المنح أو الاستحقاقات الحكومية. اذكر بوضوح كمية الأموال التي تحصل عليها والمدد الزمنية الخاصة باستلامك لكل من هذه البنود.   على سبيل المثال، يمكنك أن تذكر ما يلي: "أحصل على دخل إضافي عبارة عن معاش والدي من هيئة الضمان الاجتماعي بمقدار 500 جنيه شهريًا. سوف يستمر حصولي على هذا المعاش إلى أن أصل للثلاثين من العمر." سوف يقوم الطرف المستقبل للخطاب بالتحقق من هذا الدخل كذلك. تأكد من ذكرك لمعلومات دقيقة جدًا وإلا سوف تعرض نفسك لاحتمال رفض الطلب الخاص بك، كأن يرفض طلب حصولك على القرض من البنك بسبب ذكرك لمعلومات خاطئة. يجب أن تكون كل النقاط المذكورة في هذا القسم مدعومة بحقائق مثبتة، وليس مجرد ذكر أمنياتك وأحلامك الشخصية فيما يتعلق بدخلك المستقبلي! اذكر – على سبيل المثال – بندًا في عقد العمل الخاص بك يضمن زيادة دخلك بشكل سنوي أو ما شابه.  مثال: "المرتب السنوي في وظيفتي الحالية هو 20 ألف جنيه، بالإضافة إلى معونة حكومية بمقدار 500 جنيه شهريًا. يتزايد مرتبي تقريبًا بمتوسط 5% سنويًا، لذا أتوقع أن أكون قادرًا على المحافظة على هذا النمو في الدخل في المستقبل القريب. من جهة أخرى، يستمر حصولي على المعونة الحكومية بشكل مؤكد لمدة 15 عام مستقبلًا." يمكنك قول ذلك ببساطة عن طريق الإشارة للقارئ بأن يفحص الوثائق المرفقة والتي يفترض أنها تدعم المعلومات التي ذكرتها بدورك في الخطاب.  تضمن لك هذه الإشارة أن ينتبه الشخص المستقبل لرسالتك إلى وجود مستندات تكميلية مرفقة مع الخطاب. الآن يجب أن تغلق الخطاب بتحية ختام رسمية متبوعة باسمك الكامل.   "خالص التحيات" هي تحية الختام الأكثر استخدامًا في هذا النوع من الخطابات. إذا كنت تخطط لطباعة الخطاب على الورق، فمن المقترح أن تترك سطرين فارغين بين التحية الرسمية واسمك، وكما هو واضح فهذه المساحة تترك لكي تتيح لك التوقيع اليدوي باسمك، مباشرة في الجزء فوق اسمك المكتوب إلكترونيًا. يتضمن ذلك إشارة إلى المستندات الداعمة المرفقة بالخطاب. هذا الأمر اختياري لكننا ننصح به حيث يظهر احترافية في التعامل وجديتك في إعداد هذا الخطاب وأنك أمين في طلبك للحصول على التمويل. لن يكون هناك حاجة للإمضاء يدويًا في حالة كنت تقوم بإرسال الخطاب إلكترونيًا عن طريق البريد الإلكتروني أو ما شابه.  انتبه من جديد إلى ضرورة ترك مسافة سطرين فارغين بين التحية الرسمية الختامية وبين اسمك الكامل المكتوب إلكترونيًا، في حالة كنت تخطط لطباعة الخطاب ورقيًا. يضمن لك ذلك وجود مساحة للإمضاء يدويًا باسمك.
ابدأ بإدراج بيانات التواصل الخاصة بك في الجزء العلوي من الصفحة. اشرح الغرض من الخطاب بكلمات قليلة. ابدأ الخطاب نفسه بتحية احترام متبوعة باسم الجهة أو الشخص المستقبل. قم بتقديم نفسك شارحًا سبب تقديم خطاب إثبات الدخل. اذكر التفاصيل الخاصة بدخلك الأساسي. اذكر أي مصادر للدخل الإضافي جنبًا إلى جنب مع الدخل الأساسي. أكمل هذا الجزء من الخطاب عن طريق تلخيص الدخل الكلي وشرح ما يثبت استقراره أو زيادته مستقبلًا. اكتب ملاحظة في نهاية الخطاب أنه توجد مستندات ورقية إضافية ملحقة بالخطاب. اشكر القارئ على وقته ومجهوده. اكتب "دليل الملفات المرفقة" أسفل اسمك. اكتب ما يسمى "إبراء ذمة" مثل "كل البيانات المذكورة بالأعلى صحيحة وفق ما توفر لدي من مصادر ومعلومات". قم بالإمضاء على الخطاب بيدك في حالة إرسالك نسخة مطبوعة.