لا تعتمد على ذاكرتك فقط لتذكرك بالأشياء التي عليك فعلها، بل اكتب كل شيء عليك فعله في مكان واحد واحرص على مراجعة هذه القائمة بانتظام حتى تتمكن من تحقيق أهدافك بكفاءة.  سجل كل المهام حتى وإن كانت تبدو صغيرة أو هامشية. ينبغي أن يحتوي مخطط مهامك اليومي على تعليقات وجيزة مثل "اتصل بعماد" أو "راجع الحسابات" أو "أرسل إيميل إلى المدير". احمل معك دائمًا مفكرة صغيرة لتسجل المهام فور ظهورها. قد تعتقد أنك ستتذكر تسجيلها لاحقًا، ولكن في واقع الأمر هناك احتمال كبير أن تنسى. ستساعدك إضافة أداة بسيطة مثل التقويم أو المخطط اليومي إلى أدواتك التنظيمية على تنظيم وقتك بفعالية. اكتب كل موعد نهائي أو مهمة أو اجتماع جديد في موعده من المخطط، ثم راجعه كل صباح حتى تعرف ما عليك فعله لهذا اليوم. رتب مخططك بحيث تتجنب الالتزام بمهام أكثر من اللازم في آن واحد. راجع مخططك وتأكد من إتاحة الموعد قبل الالتزام بأي مهمة جديدة؛ بهذا ستظل دائمًا مرتبًا وملتزمًا بجدولك الزمني. تجنب الأشياء التي قد تشتتك عن عملك وتعطلك عن الالتزام بخططك لتستغل وقتك بإنتاجية. أبعد التلفاز وألعاب الفيديو عن المساحة التي تذاكر فيها أو تحسب فواتيرك فيها حتى تستطيع التركيز على إنهاء مهامك وتأجيل وقت المرح لاحقًا. أدر وقتك بذكاء وخطط لإنجاز المهام الأكثر أهمية أو العاجلة أولًا؛ حدد مثل هذه المهام بقلم ملون أو لاصق صغير في مخططك. ضع هذه المهام أولًا في جدولك لتعطي نفسك أريحية من الوقت لإنجازها ثم ألحقها بالمهام الأقل أهمية أو استعجالًا.  كن مستعدًا عند تغير أولوياتك من حين لآخر. أحيانًا ما تطرأ الأشياء في اللحظات الأخيرة وتتطلب تدخلك الفوري. ستحتاج من وقت لآخر إيقاف ما تفعله وإحالة تركيز وقتك ومجهودك على هذه الأشياء الطارئة، ولكن احرص ألا يتكرر هذا كثيرًا. اعلم أن هناك شيء خاطئ إذا وجدت نفسك تعيد ترتيب أولوياتك مرارًا وتكرارًا على مدار اليوم. من المتوقع أن تطرأ بعض التعديلات والتغييرات على جدولك، ولكن ربما يعني التعديل بشكل مستمر أنك لم ترتب أولوياتك بشكل سليم من البداية. ضع لنفسك مدة زمنية واقعية لإتمام كل مهمة. إذا كنت تظن أن شيء ما سيتطلب وقتًا بين نصف الساعة أو ساعة، أعط نفسك ساعة كاملة لإتمامه. سيمنع كونك واقعيًا في أوقات المهام التأخر عن مخططك أو أن تكون مضغوطًا. من الأفضل دائمًا أن تخطئ على جانب الأمان وتعطي نفسك وقتًا أكثر مما تحتاج قليلًا من أن تخاطر. إذا أنهيت مهمتك باكرًا عما حددت، سيتسنى لك الانتقال إلى المهمة التالية بسهولة دون التأثير على على إنتاجيتك بالمرة. تذكر أن تكتب المهام اليومية مثل الأكل والاستحمام وغير ذلك في مخططك. قد تبدو هذه الأشياء بديهية، لكن من المهم أن تخصص لها الوقت في مخططك حتى تتجنب نسيانها وتجاوزها أو أن تعطلك عن الالتزام بمخططك. سيساعدك استخدام أدوات تذكيرية بسيطة بجانب مخططك اليومي على تذكر المهام والمواعيد النهائية المهمة. يمكنك استخدام ورق الملاحظات اللاصق أو رسائل الموبايل التحذيرية (صوتية أو نصية) لتذكرك بأن هناك شيء مخطط لفعله الآن في جدولك. سيحول هذا النظام الاحتياطي أن تنسى أيًا من مهامك.  تجنب الاعتماد على غيرك لتذكيرك، فهم مثلك قد ينسون أيضًا. استخدم أكثر من وسيلة تذكرة للأشياء المهمة، فقد تتغاضى عن ورقة ملاحظة واحدة أو تفوتك رسالة نصية على هاتفك بسهولة. سيساعدك ابتلاع كبريائك و طلب مساعدة أحدهم في بعض المهام المنزلية الصغيرة أو تحضير الطعام في اللحاق بجدولك في يوم مشغول.  تأكد من تفويضك للأشخاص المؤهلين. ليس من الكافي إنجاز العمل وحسب، لكن المهم إنجازه بشكل جيد. لا تعتد إلقاء مسئولياتك على عاتق الآخرين. هذا لا يعكس مهارات إدارة وقت جيدة، بل فقط يجعلك كسولًا ومتقاعسًا. من الضروري أن تتوقف من وقت لآخر لتحلل ما الذي أنجزت؟ وما جودته؟ وكم من الوقت استغرقت لإتمام ذلك؟ سيساعدك أخذ هذه الجوانب في الاعتبار في عملك و في حياتك على إدخال التعديلات في مخططك ونمط حياتك العملية اليومي مؤديًا إلى نتائج رائعة غير متوقعة. يمكن أن يؤدي العمل بجد لفترات طويلة في النهاية إلى الإرهاق، مما سيقلل التركيز وسيصعب القيام بأبسط المهام حتى. خذ وقتًا للراحة من وقت لآخر لتحتفل بما أنجزت وكافئ نفسك بشيء تستمتع بفعله حقًا.  احرص على أن يكون وقت راحتك مخصص لإمتاعك فقط. أغلق هاتف العمل وتجنب إجابة البريد الإلكتروني، فأنت لا تكافئ نفسك حقًا ولن تتجنب الإرهاق إذا خلطت بين وقت الراحة ووقت العمل. إذا كنت تعمل من الأحد للخميس فخذ عطلة نهاية الأسبوع للراحة. إذا كنت تعمل على مشروع واحد لثلاثة أشهر متتالية، خذ عطلة وجيزة للراحة عند انتهائك منه.
دون كل شيء. استعمل التقويمات الزمنية. تجنب خلط المواعيد. احظر مصادر التشتيت. حدد الأولويات. كن واقعيًا. سجل المهام الأساسية اليومية في جدولك. استعن بالأدوات التذكيرية. اطلب المساعدة وفوض بعض المهام للآخرين إذا احتجت لذلك. قيم إنتاجيتك. كافئ نفسك.