اسأل نفسك عما تريد للتقرير تحقيقه. اختر نوع التقرير من القائمة المذكورة أعلاه حسب الهدف المرجو.  يجب أن تجعل هدفك موجزًا بغض النظر عن الإجابة. سوف تربك قراءك فحسب إذا كان التقرير فوضويًا مما يشكل ضررًا على مصداقيته. قد ترغب في تلقي ميزانية دعاية أكبر لقسمك على سبيل المثال، وهنا يجب أن يركز التقرير على ميزانية الدعاية الحالية وكيف يمكنك استخدام الميزانية الأكبر بطريقة فعالة. قد يشمل قراءك طرفًا خارجيًا (شخصًا لا يعمل في شركتك) أو شخصًا في مؤسستك، لذا ضع في اعتبارك مرفة القارئ بالموضوع المقصود، كذلك فكر في كيفية استخدامه للمعلومات الموجودة في التقرير.  تذكر أنه ما من شيء أهم من المال بالنسبة للشركة أو العميل بغض النظر عن قرائك. يمكن القول مثلًا بأنك تريد تطبيق برنامج لمشاركة الوظائف في شعبتك لذا فأنت تقرر أن قراءك المستهدفين سيكونون مدير الموارد البشرية في الشركة والمدير التنفيذي ومدير العمليات. ضع في اعتبارك مقدار ما يعرفونه بالفعل عن برامج مشاركة الوظائف وستحدد الإجابة نبرة التقرير. سيكون التقرير معلوماتيًا وتخطيطيًا إذا لم يكن قد سبق لشركتك وضع برامج مشاركة الوظائف في الاعتبار، أما إذا كان العكس فسيكون تقريرك أقل معلوماتيةً وأكثر إقناعًا. لا تعد الكتابة الجزء الأصعب في كتابة تقرير الأعمال، بل إنشاء خاتمة وجمع البيانات الضرورية لدعمها. يتضمن هذا مجموعةً متنوعةً من المهارات بما فيها جمع البيانات وتحليل السوق. ما الذي عليك معرفته – وكذلك الإدارة في النهاية – لاتخاذ قرار عن علم بشأن الموضوع ؟ من المهم أن تبحث عن بياناتك جيدًا وإلا فإنك تجازف بفقدان المصداقية. ستعتمد عملية جمع البيانات نفسها على نوع التقرير الذي تكتبه. تأكد من أن تكون عوامل البيانات التي تختارها موجزةً ومتصلةً بموضوع التقرير.   ربما تأتي البيانات من الداخل مما يعني أنك ستتمكن من جمعها بسرعة. يفترض أن تكون الأشكال التوضيحية للمبيعات متاحةً بمكالمة هاتفية لقسم المبيعات مثلًا بما يعني أنه يمكنك تلقي بياناتك وإدخالها في التقرير بسرعة. قد تكون البيانات الخارجية متاحةً أيضًا من الداخل. إذا كان هناك قسمٌ يقوم بجمع البيانات لتحليل العملاء فاستعره منهم. ليس عليك إجراء البحث بنفسك حيث يختلف هذا الأمر بين أنواع الأعمال المختلفة لكن كاتب تقرير الأعمال لا يضطر غالبًا لإجراء البحث بنفسه. عليك أن تبحث جميع منافع الفكرة المقترحة وتدمج البحث في تقريرك إذا كنت تكتب تقرير توصية/ تفسير مثلًا. تعتمد كيفية تنظيمك للتقرير على هدفك حيث أنه عليك تنظيم تقرير الالتزام بشكل مختلف عن دراسة الجدوى مثلًا. يمكنك أن تكتب المحتوى حين يصبح لديك فكرةٌ عن الكيفية التي تريد تنظيم تقريرك بها.  قم بتقسيم البيانات ذات الصلة إلى أقسام منفصلة حيث أنه لا يمكن لتقرير الأعمال أن يكون فيضًا من المعلومات والرسوم التوضيحية، لذا فإن تنظيم البيانات في أقسام منفصلة هو مفتاح نجاح تقرير الأعمال المكتوب جيدًا. أبق بيانات المبيعات منفصلةً عن بيانات تحليل العملاء مثلًا ولكل منها عنوانها. نظم التقرير في عناوين مناسبة للأقسام والتي يمكن تصفحها سريعًا كبحث مستقل ولكنها أيضًا تدعم الهدف الأساسي للتقرير. يمكنك العمل على الأقسام بشكل منفصل في الغالب أثناء انتظارك لاكتمال التحليل حيث تعتمد بعضها على تحليلات أو مدخلات من الآخرين. ضع استنتاجات واضحة تأتي بشكل منطقي تشمل البيانات التي تم فحصها في التقرير. انصح بأفضل الأفعال المبنية على هذه النتائج بوضوح إذا كان ذلك ملائمًا. يجب أن تتضمن الأهداف أفعالًا محددةً يمكن قياسها. اكتب أي تغييرات في الوصف الوظيفي أو الخطط الزمنية أو النفقات الضرورية لتطبيق الخطة الجديدة. يجب أن تشير كل عبارة بشكل مباشر إلى الكيفية التي ستساعد بها الطريقة الجديدة على تحقيق الحل/الهدف الموضوع مسبقًا في التقرير. يجب أن يكون الملخص التنفيذي في الصفحة الأولى من التقرير لكنه يجب أن يكون أيضًا آخر ما تكتبه. يجب أن يقدم الملخص التنفيذي اكتشافاتك واستنتاجاتك ويقدم نظرةً عامةً موجزةً للغاية عما سيقرأه المرء وما إذا كان يجب أن يواصل قراءة التقرير كله. إنه أشبه بالعرض القصير لفيلم أو التلخيص لبحث أكاديمي. يشتق الملخص التنفيذي اسمه من كونه الشيء الوحيد الذي قد يقرؤه مديرٌ تنفيذيٌ مشغول. أخبر مديرك بكل الأمور المهمة هنا فيما لا يزيد عن200-300 كلمة. يمكن أن تتم مطالعة بقية التقرير إذا كان مديرك أكثر فضولًا. قد تجد أنه من المفيد تضمين الصور أو المخططات لعرض البيانات الكمية.  استخدم الألوان أثناء العرض حيث أنها تجذب مزيدًا من الانتباه وتساعد على تمييز المعلومات. استخدم النقاط التفصيلية متى أمكنك أو الأرقام أو وضع البيانات في مربعات لأنها تفيد في سهولة القراءة. يفصل هذا بياناتك عن بقية التقرير ويساعد في الإشارة لأهميتها.   تعتبر الأشكال البصرية بشكل عام فكرة رائعة لتقارير الأعمال لأن الكتابة والبيانات قد تكون جافةً قليلًا بمفردها لكن لا تبالغ في ذلك، حيث يجب أن تكون جميع المخططات البيانية ضروريةً ومتصلةً بالموضوع. استخدم المربعات في الصفحات التي تحوي كثيرًا من النصوص دون جداول أو أشكال حيث يمكن أن تلخص المعلومات الموضوعة في مربعات النقاط الهامة من الصفحة بطريقة فعالة. قد تحتاج لشرح مصدر معلوماتك على حسب نوع البحث الذي قمت به. هدف صفحة المصادر أو قائمة المراجع في تقرير الأعمال هو تقديم مصدر للآخرين إذا رغبوا في تتبع البيانات وإلقاء نظرة عليه.  استخدم التنسيق المناسب للاستشهادات في تقريرك بناءً على مجالك. قد تعطي الأخطاء النحوية الأساسية أو الإملائية قراءك انطباعًا بأنك لم تبذل جهدًا كافيًا في ذلك التقرير. حتى أن هذه الأخطاء قد تستدعي تساؤلًا عن مصداقية اكتشافاتك، كذلك احرص على أن تقدم معلوماتك بطريقة واضحة وموجزة.  لا تبالغ في استخدام الكلمات الفخمة أو تجعل جملك أطول من اللازم. تجنب العامية. من المناسب أن تستخدم مصطلحات تقنية أو مفردات تخصصية إذا كان كلًا من التقرير والقراء ذوي صلة وثيقة بمجال محدد، لكن عليك الانتباه كيلا تبالغ في استخدام المصطلحات التقنية والمفردات التخصصية. تُكتَب كتابة الأعمال بشكل عام باستخدام صيغة المجهول وهذه إحدى الحالات القليلة التي تكون فيها صيغة المجهول أفضل من المعلوم في الغالب. يمكن أن تفوت الأخطاء أثناء إعادة قراءة عملك نظرًا لمعرفتك به من الكتابة. فكر في أن تطلب من شخص آخر في قسمك ممن يريدون نجاح التقرير أن يقرأه أيضًا. كن متفتحًا للنقد حيث أن سماع الأخطاء من شريكك في العمل أفضل من سماعها من المدير، لذا راجع كل تعليق من نقد زميلك وأعد كتابة التقرير مع أخذ التعليقات في الاعتبار. اجعل تنسيق تقرير الأعمال رسميًا قدر الإمكان بإنشاء فهرس لتسهيل المراجعة والانتقال خلال تقريرك. ضمن كل الأقسام ذات الصلة خاصةً الاستنتاجات والملخصات التنفيذية. أفضل ما تكمل به تقريرًا وافيًا مبنيًا على بحث جيد هو التغليف المهذب. قد يشمل هذا الملفات أو الأغلفة أو الأوراق الجميلة. المهم هو أن تقرير الأعمال يجب أن يبدو أنيقًا بما يكفي لجذب قرائك لقراءته. ينطبق هذا على أي مخططات أو رسوم متضمنة في التقرير أيضًا.
حدد هدفك وصياغتك. حدد قراءك. حدد ما عليك معرفته. اجمع البيانات المناسبة لتقريرك. نظم التقرير واكتبه. ضع استنتاجات بتوصيات محددة. اكتب الملخص التنفيذي. استخدم الرسوم البيانية إذا لزم الأمر. استشهد بمصادرك عند الضرورة. أعد قراءة تقريرك مرتين. إنشاء فهرس محتويات. غلف تقرير الأعمال الخاص بك.