يجب أن يكون خطاب إبداء الاهتمام مستندًا كاملًا وموجزًا. ستحتاج لمحرر قوي لتجعل مستند إبداء الاهتمام منسقًا قدر الإمكان. خذ فرصتك لقراءة المسودة الأولى مرة أخرى على الأقل بعد الانتهاء منها للبحث عن أي محتوى غير ضروري. اختصر أي جملة تطيل في توصيل الفكرة أكثر من اللازم متى رأيتها ومتى رأيت كلمة معقدة يمكن استبدالها بسهولة بكلمة أقصر فافعل. خطاب إبداء الاهتمام مستندٌ عمليٌ وليس فرصة لعرض قدراتك في الكتابة، لذا حافظ على بساطته.  خذ فترة استراحة قصيرة بين إتمام كتابة إبداء الاهتمام وبدء المراجعة إذا أتيح لك الوقت. توصي معظم مصادر الكتابة بهذا لأنه يضع مسافة صحية بينك وبين ما كتبته للتو ما يجعل رؤية الأخطاء أسهل بكثير. يجب كتابة خطابات إبداء الاهتمام دومًا بنوع من اللهجة الرسمية النظامية التي تتطلبها الكتابة التجارية العادية. تجنب استخدام اللغة العامية أو المصطلحات الغريبة أو النكات. تذكر أن قارئي هذا الخطاب لم يسبق أن التقوك لذا ليس لديهم أي سبب للافتراض بأنك تضيف هذه الأمور بنوايا جيدة بدلًا من اعتبارها دليلًا على عدم الاحترام. هناك قاعدة عامة جيدة تنصح بها معظم مصادر الكتاب تقول بأن تكتب كما لو أنك على وشك إلقاء خطاب هام بدلًا من التحدث إلى أحد الأصدقاء أو أفراد العائلة.  تبدو جملة "لقد عملت كمستشار حر للعديد من المعارف الشخصيين من 2002 إلى 2006" عند التحدث عن تاريخ العمل كمثال واضح أفضل من "لقد قمت ببعض العمل الحر لشابين أعرفهما من 2002 إلى 2006" حتى لو بدا أن لهما نفس المعنى. خذ دقيقة بعد إنهاء محتوى رسالتك للتأكد من أنها منسقة بطريقة تظهر الاحترام لطرق الكتابة التجارية الرسمية وتسهل قراءها قدر الإمكان. سيكون هذا مشابهًا جدًا لخطاب التقديم أو ما شابهه من المستندات. موضحٌ أدناه بضع مشكلات تتعلق بالتنسيق والتي تعد من مصادر الإرباك الشائعة:   العناوين: اكتب اسمك وعنوانك ورقم هاتفك وبريدك الإلكتروني (كل في سطر منفصل واترك مسافة بين العنوان والتحية) في الركن العلوي الأيسر من الخطاب. المسافات: اترك مسافة واحدة بين أجزاء النصوص المكونة للفقرات. اترك مسافة بين كل فقرتين. المسافات البادئة: اترك مسافة ست أحرف لأول جملة من كل فقرة أو حاذها مع يمين الصفحة. تنصح العديد من المصادر بعدم أخذ المسافة البادئة إذا تركت سطورًا بين الفقرات.   الإغلاق: اترك 3 مسافات بين الختام (مثل "مع تحياتي") واسمك. احرص على الاطلاع مرة أخرى على المستند حين تظن بأنه جاهزٌ للإرسال بحثًا عن أي أخطاء صغيرة قد تكون أغفلتها. انتبه للأخطاء الإملائية أو استخدام الكلمات غير اللائقة أو الأخطاء النحوية والمحتوى غي الضروري. إليك بضع أفكار عامة للمراجعة أدناه:   اعمل على صفحة مكتوبة لا على شاشة الحاسوب. تمكنك رؤية عملك بتنسيق مختلف من معرفة كيف سيبدو على الصفحة وقد يساعد في علاج حالة "العيون المجهدة" من النظر لشاشة الحاسوب لساعات. اقرأ الخطاب بصوت عال. يمنحك سماع النص بأذنيك بجانب رؤيته بعينيك طريقة إضافية لاكتشاف أي أخطاء. هذا جيدٌ بشكل خاص في اكتشاف الجمل المتعاقبة التي قد تفوتها. اطلب مساعدة أحد أصدقائك. قد يتمكن شخصٌ لم تسبق له رؤية النص من رؤية الأخطاء التي لا تستطيع رؤيتها. يمكن أن يجعلك قضاء وقت طويل في كتابة مستند ما "تعمى" عن أخطائه لاعتيادك رؤيتها.
أعد القراءة واحذف المحتوى غير الضروري. حافظ على اللهجة الرسمية. احرص على استخدام التنسيق الملائم. راجع النص بحثًا عن الأخطاء النحوية أو الإملائية قبل الإرسال.