تمكّن العناوين الرئيسية والفرعية القارئ من إيجاد أجزاء محددة من التقرير بسرعة وهي التي تثير اهتمامه أو يريد قراءتها لإيجاد معلومات أفضل عن نتائجك أو توصياتك.   احرص أن تصف العناوين الرئيسية والفرعية محتوى الجزء الرئيسي أو الفرعي بشكل مباشر ودقيق. يمكنك مثلًا أن تضيف أقسامًا عن "الموضة في ثياب النساء" و"الموضة في ثياب الرجال" و"العلامات التجارية الرائجة للأطفال" إذا كنت تكتب مسودة لتقرير المبيعات الأسبوعي، ويسعك وضع عناوين فرعية لإبراز علامات رائجة أو صيحات محددة في هذه الأقسام. استخدم نفس البناء اللغوي لجميع العناوين حتى يكون التقرير منطقيًا ومترابطًا، فمثلّا إذا كان العنوان الأول "وضع بصمة في عالم الثياب الرجالية" فيجب أن يكون العنوان التالي "الريادة في الثياب النسائية" وليس "مخططات المبيعات النسائية". تعزز الكتابة بالجمل المبنية على الترتيب القياسي "فعل- فاعل- مفعول به وضوح الفكرة والثقة في توصياتك أو نتائجك".   راجع التقرير بعد وضع المسودة وتخلص من الكلام غير الضروري. جد حدث كل جملة وضع الفاعل بجوار الفعل وفكر في كل جملة وكأنها تقول "من فعل ماذا". احذف التكرار وجمل الحشو مثل "بغية الوصول لأغراض" أو "في سبيل". قد تظن بأن هذا النمط في الكتابة يبدو مملًا لكن ليست التسلية هدف التقارير الأسبوعية، سيوصل هذا النمط أفكارك بفعالية وينقل معلوماتك إلى القراء. يسعك تقديم التوصيات لكنها يجب أن تبنى على دليل واقعي وليس على الآراء والمشاعر. أقنع القراء بحقائق قوية وكتابة واضحة.   تجنب الصفات وغيرها من العبارات والكلمات الثقيلة ذات الدلالات الإيجابية أو السلبية وركز على الأسباب الواقعية. افترض في تقرير المبيعات الأسبوعي مثلًا أنك تنصح بترقية أحد موظفي المبيعات. ادعم تلك التوصية بالحقائق التي تظهر جدارته بدلًا من التفاصيل الذاتية واستمالة المشاعر. "تحقق سالي أعلى مبيعات المتجر على الدوام رغم أنها تعمل 15 ساعة فقط أسبوعيًا" أفضل من "سالي ألطف الموظفين ومبيعاتها أكثر من البقية رغم أنها اضطرت لتقليص ساعات عملها للاعتناء بأمها المريضة". سيكون لديك كلمة واحدة تعلم القارئ بالحدث الواقع في الجملة عند استخدام صيغة المبني للمعلوم وهو الفعل. استخدم أفعالًا وجيزة قوية تصف الحدث بوضوح.   فضل الأفعال البسيطة فمثلًا "حرك" أفضل من "غير موضع". أحيانًا تكون الأفعال المعبرة عن عمليات التفكير –يفكر ويعرف ويفهم ويظن- ضرورية لكنها في العموم أضعف من الأفعال التي تصف الأحداث. قد تضطر للتعمق في العبارة وتفكيكها لجعلها عملية فمثلًا افترض أنك كتبت "أعتقد أن مبيعاتنا ستزيد في الشهور القادمة"، فكك العبارة وجد سبب اعتقادك هذا ومن ثم يمكنك كتابة جملة عملية مثل "تزداد المبيعات خلال موسم العيد من الناحية التاريخية لذا أظن أن المبيعات ستزداد في نوفمبر وديسمبر." راجع التقرير وحاول التخلص من حروف الجر واستبدل كلمات المصادر بأفعال قوية لتظل كتابتك ذات منحى عملي فمثلًا يمكن اختصار "التوافق في الآراء" إلى "التوافق" وإذا كان أحدهم "يوفر الحماية" فالأقوى أن نقول أنه "يحمي". إنك تضعف ظهور الفاعل وتعزز المفعول به عند الكتابة بصيغة المبني للمجهول وهذا ضروريٌ في بعض المواقف لأسباب سياسية أو دبلوماسية لكنه غالبًا ما يجعل الكتابة مربكة ولزجة.   تنسب صيغة المبني للمعلوم الحدث إلى فاعله وتظهر للقراء المسؤول عنه، ولفهم سبب أهمية هذا الأمر عليك أن تخيل أنك تقرأ مقالًا عن حريق مدمر يقول "لحسن الحظ أنقذ جميع الأطفال"، هوية الشخص أو الأشخاص الذين أنقذوا الأطفال مهمة، أما إذا كانت الجملة "دخل القس متى دار الأيتام عشرات المرات وأنقذ جميع الأطفال" فستعرف من يستحق أن ينصب بطلًا في هذه الظروف. كما أن نبرة المبني للمعلوم مهمة لتحمل مسؤولية الأحداث التي قد يكون لها عواقب سلبية فإذا كتبت "ارتُكِبت الأخطاء" في تقريرك فسيرغب صاحب العمل في معرفة مرتكب تلك الأخطاء حتى يتم محاسبته كما يجب. سيؤثر كثيرًا إذا ارتكبت أن تعترف بمسؤوليتك أخطاءً وأن تتحمل ذلك. ابحث عن أفعال على وزن "فُعِلَ" لإيجاد صيغة المبني للمجهول في كتابتك وتخلص منها. حدد الحدث في الجملة حين تجدها واعرف فاعلهه وضعه في الواجهة. قراءة الرسوم البيانية والمخططات ومتابعتها أسهل بكثير من صورة تعرض نفس المعلومات خاصة إذا كانت المعلومات المعروضة مثقلة بالأرقام.  اختر العنصر البصري الصحيح لتوصيل الملعومات للقارئ بطريقة تفيده وتعكس الغرض من تقريرك. يمكنك اختيار الرسم البياني الخطي لإظهار الاتجاه التصاعدي للمبيعات في المعاطف الصوفية. سيكون هذا التمثيل أكثر فعالية في عرض الزيادة من جدول يحمل عدد مبيعات معاطف الصوف في كل شهر لأن الجدول سيتطلب من القارئ النظر لجميع الأرقام ومقارنتها ببعضها البعض وتمييز الزيادة ويمكن فعل كل ذلك بإلقاء نظرة خاطفة على الرسم الخطي. تذكر أن العين تنجذب للعناصر البصرية. تأكد أنها نظيفة ومرتبة ومنسقة على الصفحة بشكل جيد. أضف العناصر البصرية فقط إذا كانت ضرورية لاستنتاجاتك أو توصياتك. لكل صناعة أو تخصص أكاديمي مصطلحات معينة تبدو وكأنها حتمية وكذلك كلمات رنانة تشيع حسب المقالات أو الكتب الرائجة، ورغم أنها قد تفيد من آن لآخر لكنها لا تضيف أي قيمة وتعيقك عن توصيل رسالتك بشكل فعال.   قد يفيدك أن تكتب قائمة بالكلمات الرنانة الشائعة في الصناعة حتى لا تفرط في استخدامها في تقاريرك، ويمكنك أن تبحث في المستند عن تلك الكلمات وتستبدلها حسب الضرورة بعد إنهاء تقريرك. تذكر أن فرط استخدام الكلمات المتخصصة بالنسبة للقارئ لا يظهر "معرفتك الواسعة" بالمجال نفسه وإنما العكس. الرؤساء والمدراء التنفيذيون أكبر منك وقد رأوا المئات من هذه المطلحات تروح وتجئ، استخدمها بكثرة وسيفترضون أنك كسولٌ ولا تعرف عم تتحدث فعليًا أو تحاول إبهارهم فحسب. كما يجب أن تتجنب استخدام المطلحات شديدة التعقيد فلا تعني كتابتك لتقرير يخلص مشكلة قانونية مثلًا أنك تحتاج لحشوه بمئات الكلمات القانونية. ستشتت القارئ وينعكس عليك الأمر بشكل سيء إذا كان التقرير مليئًا بالأخطاء الإملائية والنحوية. ضع مسودة جيدة للتقرير قبل موعد التسليم حتى يتاح لك متسعٌ من الوقت لضمان مراجعته كما ينبغي.  شغل المصحح الإملائي على تطبيق معالج النصوص لكن لا تعتمد عليه تمامًا لأن هذه البرامج تفوت الكثير من الأخطاء خاصة الإملائية ما يؤدي لخطأhomophonic (مثل كتابة "هنا" بينما تقصد "هناء"). تعد مراجعة التقرير بطريقة عكسية طريقة جيدة لضمان عدم إغفال الأخطاء خاصة إذا ألفت ما تكتبه إذ ستتجاوز بعض الأخطاء مثل الكلمات المنسية لأن عقلك سيضعها بشكل تلقائي، لن يحدث هذا عند القراءة من النهاية للبداية. كما تعد قراءة التقرير بصوت عال طريقة جيدة أخرى لتدارك الأخطاء وتعديل الأسلوب. تعرف أن جزءًا من التقرير صعب القراءة إذا وجدت نفسك تتعثر في تلك الفقرة أو الجملة وسيتعثر القراء أيضًا، أعد صياغة الأجزاء الصعبة حتى تكون أكثر سلاسة.
ضع عناوين فعالة سواءً كانت رئيسية أو فرعية. اكتب جملًا بسيطة وواضحة. حافظ على موضوعية الكتابة وعدم تحيزها. استخدم أفعالًا قوية. تجنب المبني للمجهول. عبر عن البيانات بعناصر بصرية. حد من استخدام المصطلحات الفنية. راجع بحرص.