تأكد قبل طي الخطاب من أن العنوان المكتوب داخل الجواب مطابقًا للعنوان المكتوب أو المطبوع على الظرف.  سوف يساعد ذلك على تجنب أية مشكلة. تأكد من أنك قد وقعت الخطاب. اجعل النص مواجهًا لك فتلك هي الفرصة الأخيرة لتفقد الخطاب والتأكد من عدم نسيانك لأي شئ. هل كتبت التاريخ على سبيل المثال؟ هل هناك أية أخطاء لغوية أو نحوية؟ خذ الجزء الأعلى من الخطاب وقم بطيه على الجزء العلوي بحيث يكون على بعد 1 سم من قمة الخطاب. يمكنك استخدام الظرف كوسيلة مساعدة لطي الخطاب. تأكد أنه عند طيك للخطاب يجب أن يكون حجمه صغيرًا بحيث يكون مناسبًا للظرف. لو كانت الطية معوجة فإن حجم الخطاب لن يكون مناسبًا للظرف. استخدم مسطرة لجعل حواف الخطاب حادة ونظيفة. يمكنك أن تضع المسطرة بين أصابعك وأن تمررها على الخطاب بحيث تصلح أي إعوجاج وبالتإلى يكون الخطاب منبسطًا ونظيفًا. قم بأخذ الجانب الأيمن من الخطاب وقم بطي ثلثه للداخل. طابق الحافتين العلوية والسفلية للخطاب معًا ثم قم بطي الخطاب. خذ الجانب الآخر من الخطاب وقم بطي ثلثه بنفس الطريقة التي قمت بها في الجانب الأيمن. طابق الحواف العلوية والسفلية للخطاب بحيث تكون متطابقة تمامًا. يجب أن تكون الطية الأخيرة التي قمت بعملها موجهة ناحية قاع الظرف. قم بوضع الخطاب بحيث تكون الطية مواجهة لمؤخرة الظرف. سوف يوضح ذلك للمتلقي من أين عليه أن يبدأ بفتح الخطاب.
قم بفحص العنوان. ضع الخطاب على الطاولة. قم بطي النصف السفلي من الخطاب. تأكد من تطابق كل حواف الخطاب مع بعضها حتى لا يكون هناك طية معوجة. قم بطي النصف الأيمن من الخطاب جهة الداخل. قم بطي الجانب الأيسر من الخطاب للداخل. قم بوضع الخطاب داخل الظرف.