ساعد المتلقي على تقبل الرسالة من خلال توضيح الكيفية التي عثرت بها على معلومات الاتصال الخاصة به، كما يُظهر أيضًا ما بذلته من مجهود للوصول إلى وسيلة للتواصل معه.   "أبلغني مدير مكتبك بهذا البريد الإلكتروني" "وجدت عنوان هذا البريد على موقعك" "وبسبب كذا وكذا يجب أن أتواصل معك" يمكن أن يؤدي تنشيط ذاكرة الشخص إلي مزيد من التجاوب مع رسالتك.   "تحدثنا لفترة وجيزة الأسبوع الفائت في المؤتمر" "لقد تحدثنا البارحة عبر الهاتف" "لقد رأيت عرضك عن..." فهذا أمر من شأنه توثيق صلتك بالمتلقي وإضفاء لمسة من المهنية على رسائل العمل، كونها تُركز على موضوعها الأساسي دون الدخول في أي موضوعات فرعية. لتحديد الاهتمامات المشتركة، قد تحتاج إلى عمل بحث صغير عن المتلقي. بعض أماكن البحث المحتملة هي مواقع الفيسبوك وتويتر ولينكد إن.   تأكد من أن توضح للمتلقي من أين تعرفت على انشغاله بتلك الاهتمامات، وإلا لن يؤتي الحدث حولها ثماره. التزم بالحديث عن اهتمامات متبادلة تحت مظلة المجال المهني -إن أمكن ذلك- مثل الحديث عن موضوع في مجال التعليم أو جانب من جوانب الشغف المتبادل المتعلق بمهن المحاسبة أو الإدارة. لا تؤجل تلك النقطة أكثر من اللازم، فلن يهتم الطرف الآخر باستعراض رسالة بلا موضوع محدد أو بها الكثير من المقدمات التي لا تثير اهتمامه بأي حال من الأحوال. اشرح بوضوح ومباشرة ما الذي تريده والسبب الذي جعلك تتواصل معه. إن كنت تطلب منه نصيحة أو أي طلب أخر، تأكد من أنه أمر يمكنه فعلًا القيام به، خاصة وأن ذلك هو أول تواصل متبادل بينكما.   "أنا مهتم بمعرفة المزيد عن..." "أود أن ألتقي بك بعض الوقت لمناقشة..." "أود أن أعرف قرارك عن..." الاسترسال في كتابة نص رسالة البريد الإلكتروني فكرة غير مُحبذة، فقد يفقد المتلقي الرغبة في مواصلة القراءة أو ينسى ما تم ذكره في المقام الأول.
اشرح للمتلقي كيفية حصولك على عنوان بريده الإلكتروني. تحدث عن المرة الأخيرة التي التقيتما فيها (إن أمكن). شاركه الحديث عن اهتمام مشترك. اذكر الغرض من الرسالة. اجعل رسالتك الإلكترونية مُركزة على موضوع واحد فقط.