اكتب قائمة بالعوامل التي قادت إلى أخذ قرار بإحداث بعض التغييرات الضرورية، ومن أمثلة هذه العوامل: التفاوت في الأداء والاعتماد على وسائل تكنولوجية حديثة أو ربما التحديثات التي تطرأ على رسالة المؤسسة. اعتمد على الطريقة الوصفية في توضيح الوضع الحالي للمؤسسة والوضع المتوقع الوصول إليه مُستقبلًا بناء على هذه الخطة. أضف شرحًا مُختصرًا ضمن خطتك عن طبيعة التغيير المتوقع تطبيقه؛ احرص على توضيح إذا ما كانت التغييرات ستؤثر على التوصيف الوظيفي لبعض المناصب أو العمليات التنفيذية أو سياسات العمل أو هيكلة المؤسسة، واذكر الأطراف المختلفة التي ستكون جزءً من عملية التغيير سواء كانت أقسام بالمؤسسة أو مجموعات عمل أو أنظمة أو غيرها من الأطراف المُحتملة. اصنع قائمة بجميع الأطراف المعنية التي ستتأثر بخطة التغيير مع توضيح موافقة ودعم كل طرف للخطة. على سبيل المثال: مجلس إدارة المؤسسة ومدير المشاريع والممولين والموظفين والمُستهلكين.  ضع في الاعتبار عمل مُخطط لشرح خطة التغيير بوضوح وإيجاز. يوضح المُخطط الجيد كل من درجة الوعي بالتغيير ودرجة الدعم المُقدم من الأطراف المعنية المختلفة، ويتم وضع كل درجة على مقياس (عالي/ متوسط/ مُنخفض).  اعقد المُقابلات الفردية إذا ما أمكنك من أجل الحصول دعم لخطتك. يعمل هذا الفريق على التواصل مع الأطراف المعنية المُختلفة والاستماع إلى آرائهم وتحفظاتهم على الخطة، وكذلك العمل على تنفيذ التغييرات بسلاسة على قدر الإمكان. اختر فريقًا من أشخاصٍ يتحلون بالمصداقية لدى المؤسسة ويتمتعون بمهارات تواصل جيدة. يجب أن يشمل الفريق على عنصر مؤيد للتغيير من الإدارة التنفيذية للمؤسسة. احرص على إيضاح أن عضوية الفريق تعني العمل الجاد للتوعية بالتغييرات الجديدة وليس مجرد التصديق على الخطة. من الضروري أن تحصل خطتك على دعم من إدارة المؤسسة وكل عضو في مجلس الإدارة أو في المناصب العليا؛ اطلب من كل مُدير إدارة أن يزودك برأيه وتحفظاته بخصوص التغييرات التي على وشك الحدوث، واعمل مع كل شخص على خلق دور فعال في عملية توضيح وتأييد التغيرات. اطلب من فريق إدارة التغيير أن يعمل على إعداد خطة منفصلة لكل من الأطراف المعنية (بما فيها الأطراف المؤيدة للتغيير) على أن تشمل الخطة شرحًا واضحًا للتحفظات بخصوص التغيير وتقييمًا للمخاطر. التواصل من العناصر الهامة في إدارة التغيير، ولهذا يجب عليك أن تتواصل بفعالية مع كل شخص على علاقة بالخطة مع توضيح للأسباب وراء التغيير الحادث وبالطبع ثمار تحقيقه.  يجب أن يتم التواصل الشخصي مع كل طرف من الأطراف المعنية من أجل التأكيد على الرسائل المُتعلقة بتحقيق التغيير.  يجب أن تبدأ عملية التواصل من الموظفين في المناصب الإدارية العليا المؤيدة للتغيير مثل رؤساء الأقسام والمتحدثين الرسميين أصحاب المصداقية لدى الأطراف المعنية المُختلفة.يجب أن تكون جميع الرسائل المنقولة بخصوص إدارة التغيير مترابطة على نحو مُتسق. دائمًا ما ستجد مقاومة ورفض للتغييرات الجديدة، وهو الأمر الذي يحدث في الأغلب على مستوى الأفراد، ولهذا تواصل مع الأطراف المعنية بشكل شخصي لتتعرف على الأسباب وراء مُعارضة التغيير. عليك أن تولي اهتمامًا كبيرًا للشكاوى المُختلفة حتى تضمن أن خطة إدارة التغيير ستضع هذه التحفظات في الاعتبار، من أمثلة الشكاوى المُحتملة:  لا يوجد حافز للتغيير أو لا توجد ضرورة مُلحة لإحداثه. عدم وضوح الصورة الكاملة المتعلقة بالتغيير أو عدم وضوح أهمية حدوث التغيير. قلة وعدم وضوح المُعطيات في عملية تنفيذ التغيير. القلق حيال الأمان الوظيفي أو الدور المُستقبلي أو متطلبات ومهارات العمل الجديدة. فشل الإدارة في تحقيق التواصل بخصوص التغيير والفشل في تنفيذه في مُقابل النتائج المتوقعة. عادة ما يتم التعامل مع الشكاوى المُختلفة من خلال زيادة معدل التواصل مع الأطراف المعنية أو عمل بعض التغييرات في استراتيجية التواصل ذاتها، ولكن هُناك بعض المشاكل التي تتطلب أساليبًا أخرى في التعامل معها ويُفضل ترك هذه الأمور لفريق إدارة التغيير لتحديد الحل الأمثل للتعامل مع المشكلة أو الشكوى. من أمثلة العقبات المُحتملة وحلولها:  جعل تدريب الموظفين أولوية في حالة تغيير التوصيف الوظيفي أو العمليات التنفيذية.  تنظيم حدث ما بالمؤسسة أو توزيع العلاوات في حالة المعنويات المنخفضة أو التغيير المشحون بالضغط العصبي.  تقديم الحوافز في حالة عدم توفر الحافز المناسب للتغيير لدى الأطراف المعنية.  عقد اجتماع بين الأطراف المعنية من أجل الاستماع إلى مردودهم بخصوص خطة إدارة التغيير ووضع بدائل لبنود الخطة إذا ما لزم الأمر.
وضّح الأسباب وراء التغيير المتوقع. عرّف طبيعة التغيير الذي سيتم تطبيقه ونطاقه. وضّح موافقة ودعم الأطراف المعنية لخطة إدارة التغيير. كوّن فريقًا لإدارة التغيير. ابتكر أسلوبًا للتواصل مع إدارة المؤسسة. جهّز خطة منفصلة لكل طرف من الأطراف المعنية. ابتكر خطة للتواصل. تتبع الرفض. تناول العقبات المُحتملة ضمن إطار خطتك.