تعتمد الطريقة التي يجب أن تكتب بها الرسالة على علاقتك بالشخص والحدود الفاصلة بينكما كالمكانة الاجتماعية والرابط العائلي والجنس والعادات الثقافية. هل تعرف الشخص الذي تراسله منذ فترة طويلة أم تعرّفت عليه مؤخرًا؟ حدد طبيعة العلاقة بينكما لتحديد أساس طرق التواصل الصحية التي يجب أن تتبعها معه. عادةً ما تسمح علاقات الصداقة المقربة والروابط الأسرية باستخدام الأسلوب العامّي وقلما يسبب أي نوع من الحرج، أما إذا كانت الرسالة موجهة لحبيب محتمل أو زملاء العمل أو شركاء في العمل أو أي شخص تربطك به علاقة رسمية، يجب اتباع بعض قواعد اللباقة؛ ضع ذلك في عين الاعتبار عند صياغة الرسالة. يمكن أن يساعد بدء الرسالة بعبارة قوية وذات معنى على تجنيبك تلك المشكلة من البداية، فأغلب البشر منشغلون جدًا بحياتهم مما يدفعهم إلى تجاهل الرسائلة الغامضة أو مبهمة المعنى والرد على الرسائل ذات الأهداف الواضحة فقط. اسأل نفسك الأسئلة التالية:  ما الذي أرغب في إيصاله؟ هل يوجد هدف وراء ما أقول؟ كيف سيتلقى الشخص رسالتي؟ بعد بذل هذا المجهود في فهم من تتحدث معه وما ترغب في أن تقول والطريقة التي ترغب أو التي يجب عليك أن تقوله بها، تأكد أن رد الشخص من عدمه ليس متعلقًا بنص الرسالة بل بالموقف أو بطبيعة علاقتكما.
ضع شخصية المُرسل إليه في عين الاعتبار. حدّد ما ترغب في أن تقول. اكتب رسالة نصية واضحة وذات معنى.