اكتب عنوان الشارع والمدينة والمحافظة/ المقاطعة والرقم البريدي الخاص بك. اكتب كل ما سبق في الجزء العلوي من يمين الخطاب (بالعربية) أو يساره (بالإنجليزية)، مع ترك تباعد أحادي (مسافة سطر) بين كل سطر والآخر.   اكتب المدينة والمحافظة/المقاطعة والرقم البريدي في نفس السطر ثم عنوان الشارع ورقم العمارة أو المنزل في سطر آخر. إذا كنت ترسل خطابك مكتوبًا على الترويسة الرسمية الخاصة بك أو بشركتك، وهو ما يعني أنها تحتوي بالفعل على تلك المعلومات، فلا حاجة لكتابتها من جديد. لا تعيد كتابة عنوان المُرسل مرتين، فلا حاجة لذلك! اكتب تاريخ كتابة الخطاب أو تاريخ الانتهاء منه وإرساله، بناءً على ما تفضله.   يجب أن يكون التاريخ في نفس الجهة مع جزئية العنوان؛ اليمين في حالة كتابة الخطاب بالعربية واليسار في حالة كتابته بالإنجليزية. اكتب التاريخ بصيغة "اليوم/ الشهر/ السنة". قد تختلف تلك الصيغة فيُكتب أحيانًا الشهر أولًا، أو أن يكون المتعارف عليه هو كتابة الشهر بالحروف وليس بالرقم. اتبع النمط الشائع والمتعارف عليه في بلدك. على سبيل المثال: 8 فبراير 2013. يضمن لك ذلك أن يكون هناك فصل في الشكل النهائي للخطاب بين الجزء العلوي من الخطاب وبقية أقسامه. في حالة كتابة خطاب كمرجع أو إحالة إلى موضوع معين، فمن المفيد أن تستخدم ما يُسمى بسطر الإشارة المرجعية، والذي يبدأ بجملة: "إشارة" أو "رد بخصوص" (أو "Re:" في حالة كتابة الخطاب باللغة الإنجليزية).   اجعل محاذاة السطر في نفس جهة كتابة الخطاب؛ اليمين عند الكتابة باللغة العربية واليسار عند الكتابة باللغة الإنجليزية، مع ضمان ألا يزيد عن سطر واحد فردي. استخدم سطر الإشارة المرجعية عند الرد على خطاب آخر أو إعلان وظيفي أو الرد على طلب توضيح معلومات معينة. أتبِع سطر الإشارة المرجعية الاختياري بسطر فارغ للفصل بينه وبين الجزء التالي من الخطاب. اذكر لقب مُستلم الرسالة واسمه وكذلك اسم الشركة وعنوانها؛ الشارع والمدينة والمحافظة/ المقاطعة/ الإقليم والرقم البريدي.   يجب أن تكون كل المعلومات مُحاذاة لليمين والتباعد بين الأسطر تباعد أحادي (مُحاذاة لليسار في حالة الكتابة بالإنجليزية). يُكتب لقب واسم المستلم في سطر منفصل ثم لقبه الوظيفي في سطر تالي، ونفس الأمر بالنسبة لاسم الشركة وشارع العنوان الخاص بها، بينما تدرج المدينة والمحافظة والرقم البريدي في سطر واحد معًا. في حالة إرسال الخطاب إلى بلد آخر، فتأكد من كتابة اسم الدولة في سطر منفصل أسفل العنوان. في اللغة الإنجليزية، يتم كتابة اسم الدولة كله بحروف كبيرة "كابيتال"، مثل: EGYPT. وجه خطابك إلى شخص محدد طالما توجد فرصة لذلك، بشرط أن تتحدث إليه باختيار اللقب المناسب، مثل "السيد" أو "الأستاذ الفاضل" أو "الآنسة". في حالة كنت غير متأكد من هل الطرف الآخر ذكر أم أنثى أو لا تعرف اسم الشخص الذي تتحدث إليه، فتخطَ هذه الجزئية. أتبع العنوان الكامل بسطر فارغ. عادة ما تبدأ التحية التقليدية في الخطاب بكلمة "عزيزي"، متبوعة بلقب واسم الطرف المستقبل للخطاب. يختلف استخدام الاسم الأول أو الأخير في هذه الجزئية من المقال بناءً على ما هو شائع ومتفق عليه في بلدك. عادة ما يتبع الاسم كذلك إضافة فاصلة.   يُفترض أن يتم محاذاة التحية إلى اليمين. من الشائع في الدول العربية كتابة التحية في المنتصف، ولا مشكلة كبيرة في الاختيار بين الطريقتين. يشترط فقط عند كتابة الخطاب باللغة الإنجليزية أن تتم محاذاة التحية لليسار. إذا كنت لا تعرف جنس الطرف المستقبل، كما هو الأمر في حالة الأسماء المحايدة، فيمكنك أن تتوجه إليه بالحديث باسمه الكامل أو الاسم واللقب الوظيفي فقط لا غير. اترك سطرًا فارغًا بعد كتابة التحية. اختبر سطر العنوان بتنسيق عريض أو كاملًا بالحروف الكبيرة (في حالة اللغة الإنجليزية)، بعد إدراج التحية، وحافظ على محاذاة مع نفس جهة كتابة التحية.  اكتب عنوانًا مختصرًا لكن وصفي ويعبر بوضوح عن الغرض من الخطاب. حاول قدر الإمكان ألا يزيد عن سطر واحد. لاحظ أن سطر العنوان في الخطابات أمر غير متعارف عليه كثيرًا، لذا يجب عدم استخدامه إلا عند الضرورة القصوى وباعتدال شديد. لا تجمع بين سطر الإشارة المرجعية والعنوان في نفس الخطاب، فكلاهما يؤدي نفس الغرض تقريبًا. أدرج سطرًا فارغًا بعد سطر العنوان في حالة إضافته للخطاب. اجعل الكتابة مُحاذاة لليمين (أو اليسار في حالة الكتابة باللغة الإنجليزية)، كما لك حرية ترك مسافات البادئة في بداية كل فقرة، وإن كان من الشائع الاعتماد عليها. يجب أن يوضح هذا القسم الغرض من الخطاب وأن يتضمن كذلك على الاستنتاج النهائي الذي يجمع بين مختلف الأفكار في سياق واحد متصل.  اكتب متن الخطاب بشكل موجز. اجعل البعد بين الأسطر في كل فقرة أحادي البعد، مع ترك سطر فارغ بين كل فقرة وبعد الفقرة الختامية. يوجد أكثر من شكل لجمل الختام المتأدبة، من بينها: "تحياتي" أو "شكرًا لك" أو "أطيب التمنيات". تأكد فقط من أن يتم محاذاة الجملة الختامية في نفس جهة كتابة المقال (بناء على كتابته بالعربية أو الإنجليزية) وأن تتبعها بفصلة.  في الكتابة الإنجليزية، اكتب الحرف الأول من كل كلمة في جملة الختام كحرف كبير، وبقية الأحرف حروف صغيرة. احرص على ترك ثلاثة أسطر فارغة أسفل جملة الختام وقبل كتابة اسمك الكامل، والذي يتبعه مسماك الوظيفي في سطر تالي منفصل. في حالة إرفاق أي ملفات إضافية للخطاب، تأكد من كتابة قسم "المرفقات" في سطر منفصل أسفل اسمك ومسماك الوظيفي ثم أدرج به عناوين الملفات الملحقة بالرسالة.   لاحظ أن هذا الأمر اختياري ولا يشترط وجوده في كل الخطابات، بل يتواجد فقط في بعض الحالات الخاصة. استخدم نفس التنسيق في كتابة قسم الملحقات؛ المحاذاة في نفس اتجاه كتابة الخطاب وترك سطر فردي متباعد بين الأسطر. في حالة قيام شخص آخر بكتابة الرسالة لك على الآلة الكاتبة أو جهاز الكمبيوتر، فمن الشائع اتباعه أن يتم ذكر الأحرف الأولى من اسم الكاتب واسم عائلته في نهاية الخطاب تمامًا، بعد سطر من قسم الملحقات. يُفضل عادة أن يتم كتابة اسمك بشكل يدوي بخط الرقع (أو خط الأحرف الملتصقة في الإنجليزية) في المساحة ما بين جملة الختام واسمك المكتوب في النسخة المطبوعة. لقد تركنا مساحة ثلاثة أسطر لذلك الأمر في الخطوات السابقة كما تذكر. تُضفي الإمضاء اليدوية لمسة شخصية تكون محل تقدير من الطرف الآخر، كما تثبت أنك من قمت بإرسال هذا الخطاب به وتم بموافقتك ومعرفتك.
اكتب اسمك وعنوانك في الجزء العلوي من الخطاب. اكتب تاريخ الرسالة مباشرة أسفل العنوان. أدرج سطرًا فارغًا بين التاريخ والجزء التالي من الخطاب. استخدم سطر الإشارة المرجعية في حالة احتجت إلى ذلك. اكتب عنوان مُستقبل الرسالة. ابدأ متن الخطاب بتحية متأدبة. اكتب سطر العنوان (اختياري). ابدأ فقرة المتن بكتابة مقدمة مختصرة تشرح الغرض من الخطاب. أتبع المقدمة بنص أكبر حجمًا من متن الخطاب. اختم الخطاب بأسلوب متأدب. أتبع جملة الختام باسمك. اذكر أي ملفات ملحقة بالخطاب في الجزء الأخير تمامًا منه. أدرج الأحرف الأولى من اسم كاتب الخطاب (اختياري). امضِ باسمك يدويًا بعد طباعة الخطاب.