يُعد إرسال خطاب متابعة لحالتك التوظيفية أمرًا مقبولًا إذا لم تحصل على رد من طرف مسئول التوظيف بعد إرسالك لرسالة الشكر. انتظر لمدة شهر تقريبًا إذا لم تكن تبحث عن فرصة عمل جديدة على المدى القصير، أما إذا كنت ترغب في الانضمام للوظيفة خلال شهريْن مثلًا فعليك إرسال خطاب المتابعة بعد مدة من ١٠ إلى ١٤ يومًا من إرسالك رسالة الشكر. يُمكنك أيضًا ضبط الإشعارات الخاصة بك لتذكيرك بإعداد خطاب المتابعة الرسمي، اضبط التذكير قبل موعد إرسال الخطاب ببضعة أيام. يحتوي برنامج معالج النصوص خاصتك على نماذج لكتابة خطاب عمل رسمي مما يُسهل عليك الأمر كثيرًا. وجّه خطابك إلى مسئول التوظيف الذي قابلته في معرض الوظائف. استعمل خطًا مناسبًا سهل القراءة مثل تايمز نيو رومان Times New Roman أو هيلفيتيكا Helvetica بحجم ١٠ أو ١٢. ابدأ خطابك بتذكير مسئول التوظيف أنك تحدثت معه/ها في معرض الوظائف مع ذكر عنوان المعرض والتاريخ الذي تقابلتما فيه، وقد ترغب أيضًا في ذكر بعض التفاصيل التي ذكرتها في رسالة الشكر لمسئول التوظيف. اذكر أيّة معلومات أو تطورات جديدة طرأت منذ إرسال رسالة الشكر، افعل ذلك في الفقرة الأولى من خطابك. على سبيل المثال: أخبِر مسئول التوظيف أنك تواصلت مع رئيس القسم في الشركة بناء على ترشيحه. تحدث عن كونك إضافة هامة للشركة في الفقرة الثانية من خطابك وذلك بإلقاء الضوء على المهارات التي تتحلى بها مثل القيادة والتحفيز الذاتي. على سبيل المثال: يُمكنك أن تذكر أنك شخص مبادر وتحفز نفسك بنفسك والدليل على ذلك أنك قُدت برنامجًا تطوعيًا في ملجأ الحيوانات المحلي في مدينتك. اجعل مسئول التوظيف يعرف خطوتك القادمة في الفقرة الأخيرة من خطابك وما الذي ترغب فيه من طرفه هو للرد على طلبك، حدد تاريخًا جديدًا للمتابعة مرة أخرى. على سبيل المثال: إذا كنت تسعى للحصول على مقابلة شخصية مع مسئول التوظيف فيمكنك أن تقول "ستكون فرصة جيدة إذا ما تقابلنا شخصيًا، أنا متاح في أيام الأربعاء والخميس بعد الساعة ٢ ظهرًا." لن تُفلح محاولتك للتوظيف إذا ما أرسلت خطابك وهو مليء بالأخطاء الإملائية والنحوية، لهذا عليك قراءة الخطاب بصوتٍ عال لملاحظة الأخطاء الإملائية أو أخطاء تركيبات الجمل الواردة ومن ثم تصحيحها. يُمكنك أيضًا طلب المساعدة من صديق أو مُعلم أو مُشرف المدرسة لقراءة خطابك ومراجعته، يُمكن لهؤلاء الأشخاص تقديم النصيحة لك بشأن جعل خطابك أكثر قوة وإقناعًا. راجع سيرتك الذاتية التي سبق وأرسلتها لمسئول التوظيف وأضف أيّة معلومات جديدة لها ومن ثم أعد مراجعتها قبل الطباعة. اطبع سيرتك الذاتية على ورق بجودة عالية. يُمكنك الحصول على هذا الورق من متجر الأدوات المكتبية وقد ترغب في طباعة خطابك على نفس نوع الورق.
حدد موعدًا في نتيجتك لإرسال خطاب متابعة رسمي. اكتب خطابك في صورة خطاب عمل رسمي. أضف المعلومات المتوفرة لديك في بداية خطابك. ألقِ الضوء على المهارات والخبرات ذات القيمة بالنسبة للشركة. أنِه خطابك "بدعوة للعمل". راجع خطابك جيدًا قبل طباعته وإرساله. أرفِق نسخة من سيرتك الذاتية.