عادة ما يكون لكل شخص ملف سيرة ذاتية أساسي يحتوي على كل مهاراته وشهاداته التعليمية وخبراته المهنية، لكنك لن تستخدم هذا الملف عند التواصل مع كل جهات العمل. لا حاجة لاحتواء ملف السيرة الذاتية عن كل معلومة كبيرة وصغيرة من حياتك، ومن جهة أخرى، يجب تخصيص الملف ليتناسب مع متطلبات الوظيفة التي تتقدم إليها. يظهر لصاحب العمل اجتهادك في إعداد سيرة ذاتية خاصة بالوظيفة وتحتوي على كل مهاراتك وخبراتك المتعلقة بها بشكل مُركز، وهو ما ينال الثناء مقارنة بإلقاء نسخة من ملف سيرتك الثابت في كل مكان بصورة واحدة ودون تخصيص. اعرف جيدًا الوظيفة التي تتقدم إليها، ووفقًا لذلك، جهز نسخة خاصة بها من ملف سيرتك الذاتية.   أعد ترتيب الأقسام لتظهر مؤهلاتك الأكثر أهمية في الجزء الرئيسي من ملف السيرة الذاتية، وتتحدد تلك المؤهلات الأكثر أهمية وفقًا لما هو مطلوب في إعلان الوظيفة وليس وفقًا لاعتباراتك الشخصية. أعد ترتيب النقاط الفرعية جاعلًا الأولوية للمعلومات التي تثق في أنها ترجح كفتك لنيل الوظيفة التي تتقدم إليها. مهما كنت فخورًا بإنجاز معين حققته في حياتك الشخصية أو المهنية، احذفه من سيرتك الذاتية إذا كان غير وثيق الصلة بالوظيفة التي تتقدم إليها، ففي النهاية لن يهتم من يقرأ الملف به كثيرًا وسيواصل البحث عما يحتاج إليه فعلًا من معلومات. لا مكان في ملف السيرة الذاتية لأي حلى لغوية أو صياغة بلاغية؛ اللغة الحيوية المباشرة لا غنى عنها. استوعب أن ملفك لن ينال سوى نظرات عابرة في أقل من دقيقة خلال مراحل التقييم الأولى، لذا سهل على من يقرأه مهمة الوصول مباشرة للمعلومات الهامة. احذف الضمائر وعلامات التعريف والصفات وأدوات الوصل. اكتب جمل قصيرة، وكل جملة يجب أن تعبر بوضوح تام عن معلومة وعما يتعلق بهذه المعلومة.   لنفترض مثلًا أنه سبق لكِ العمل كنادلة في مطعم وكنت تريدين الإشارة إلى حرصك على اتباع مقتضيات السلامة الصحية والنظافة خلال تجارب عملك السابقة. استوعبي أهمية تقديم هذه المعلومة بشكل قابل للقياس، لذا الأفضل أن تكتبي: "طبقت نظام رعاية صحي جديد في العمل نتج عنه زيادة تقييم الصحة والنظافة في المطعم بنسبة 11%." استفيدي من النقاط الفرعية في الإشارة إلى الجوانب الشخصية وليس مجرد الاقتصار على الصياغة المهنية المتعلقة بالوظيفة. مثلًا، إذا كنت تعمل بائعًا في محل للملابس، يمكنك أن تكتب: "نجحت في تجاوز هدف المبيعات الخاص بي على مدار 6 أشهر متتابعة"، بدلًا من كتابة "نجحت في بيع الملابس والإكسسوارات للعملاء". لا تكتفِ بالاعتماد على التدقيق الإلكتروني للإملاء والنحو في برمجيات تحرير النصوص، فهذه غالبًا ما تفتقر للجودة الكافية لاكتشاف كل الأخطاء. اقرأ بنفسك كل النصوص المكتوبة في سيرتك الذاتية، وكرر ذلك أكثر من مرة، للتأكد من أنها خالية من أي خطأ لغوي. استفد من القراءة المتمهلة بصوت مرتفع، كونها وسيلة تساعدك على اكتشاف الأخطاء اللغوية، وفي نفس الوقت ملاحظة أي صياغة لغوية غير مفهومة.   تأكد من كتابة لغة صحيحة وخالية من التعبيرات العامية. راعِ ذلك سواء كنت تكتب ملف السيرة الذاتية بالإنجليزية أم العربية أم أي لغة أخرى. أعد قراءة ما كتبته للتأكد من أنه ينقل معنى واضح في جملة تامة وصحيحة لغويًا. انتبه كذلك لأي كلمة عامية قد تستخدمها سهوًا واستبدلها بنظيرتها الفُصحى. قد تكتب على سبيل المثال: "أدرت فريء المبيعات وتقارير عملها لمجلس الإداره"، وكما تلاحظ يوجد خطأ إملائي في كلمة "فريء" وخطأ لغوي في الصياغة. الصياغة الصحيحة هي: "أدرت فريق المبيعات وقدمت تقارير عملهم إلى مجلس الإدارة". تأكد من توافق اختياراتك في التنسيق وعلامات الترقيم في كل أجزاء الملف. مثلًا إذا استخدمت النقاط الفرعية في قسم، عاود استخدامها بنفس النسق في بقية الأقسام. كتابة ملف السيرة الذاتية باللغة الإنجليزية تحدٍ صعب، خاصة إذا كنت غير متقن للإنجليزية. استخدم أحد تطبيقات المراجعة الإلكترونية المجانية، مثل "جرامارلي" (Grammarly)، لمساعدتك على اكتشاف أي أخطاء ربما لا تلاحظها بنفسك. تفضل جهات العمل التي تستقبل ملفات السيرة الذاتية إلكترونيًا أن تصلهم بصيغة "بي دي إف" للعديد من الأسباب، لعل أبرزها قدرتهم على فتح الملف بسهولة وضمان عدم وجود أي خطأ في التنسيق نتيجة لتشغيل الملف على جهاز بمواصفات مختلفة عن جهازك الشخصي. تأكد من إرسال ملفك بهذه الصيغة طالما لم يُكتب في إعلان الوظيفة معلومة محددة فيما يتعلق بصيغة الملف المطلوب.  تمكنك غالبية برمجيات تحرير النصوص من حفظ نسخة من الملف بصيغة/ امتداد بي دي إف. عندما يفتح صاحب العمل الملف، سيشاهده بتنسيق مطابق لاختياراتك، كما يضمن عدم حدوث أي خطأ تقني سواء حاول مسؤول التوظيف فتح الملف إلكترونيًا أو طباعته. استخدم طابعة عالية الجودة في طباعة ملف سيرتك الذاتية على ورق أبيض مميز (أو أي نوع ورق ثقيل مميز، مثل الورق الكوشيه أو الورق الأبيض المعدني). ابحث في المكتبات عن أوراق ملفات السيرة الذاتية، فقد يكون هناك نوع شائع متداول في بلدك. راجع تنسيق الملف قبل طباعته، وانتبه تحديدًا إلى الروابط الإلكترونية (Hyperlinks) المُدرجة في الملف، فقد يكون لون تنسيقها التلقائي مُختلفًا. احذف تنسيق الرابط لتضمن أن يُطبع كل النص باللون الأسود الأنيق على الورق.  احمل معك ما لا يقل عن 3 نسخ من ملف سيرتك المهنية في كل مقابلات العمل. راعِ وجود أكثر من فرد في لجنة التعيين أثناء مقابلة العمل؛ إذا كنت تعرف عددهم أحضر معك عددًا مطابقًا من نسخ ملف السيرة الذاتية. خطط كذلك لوجود نسخة إضافية لاستخدامك الشخصي أثناء مقابلة العمل. يُحتمل بنسبة كبيرة قراءة فقرات معينة من الملف ومناقشتك فيها، لذا استعد جيدًا لهذا الاحتمال.
عدّل ملف السيرة الذاتية بما يتوافق مع الوظيفة التي تتقدم إليها. أعد صياغة المحتوى لإزالة الكلمات الزائدة واختصار الملف. دقق النص المكتوب لغويًا وإملائيًا قبل إرساله لأي جهة عمل. احفظ ملف السيرة الذاتية بصيغة  "بي دي إف (PDF)". اطبع نسخًا ورقية من الملف واحملها معك في مقابلات العمل.