يجب أن يكون طلبك مهذبًا ومحترمًا دون الحاجة إلى التزام الرسمة الشديدة ويجب أن يكون حماسك تجاه العمل واضحًا. افتتح رسالة البريد الإلكتروني بمخاطبة مديرك بالطريقة الاعتيادية (كأن تقول مثلًا "مرحبا أحمد"). يجب أن يفهم مديرك أنك تطلب علاوة على مرتبك ببساطة، لذا اختر عنوانًا يوضح مغزى رسالتك بوضوح ولخّص طلبك في الفقرة الأولى من الرسالة.  ليكن عنوان رسالتك مثلًا "طلب تعديل راتب". يمكن أن تكون الفقرة الأولى على الشاكلة التالية: "لقد كنت أعمل بجد طوال السنتين الماضيين لإحداث إسهامات قيمة للشركة، وعلى ضوء ما حققته خلال الفترة المنقضية أرغب بأن أطلب علاوة للمرتب ليكون 35200$ سنويًا. يتناسب هذا الراتب مع رواتب مساعدي التحرير العاملين في مجال النشر الأكاديمي في المملكة العربية السعودية". يمكنك بعد كتابة العبارة الافتتاحية دعم طلبك بأمثلة لطرق مساعدتك للشركة مع ذكر بعض الأهداف المحددة التي تسعى لتحسين أدائك من خلالها للاستمرار بمساعدة الشركة في التقدم. يجب أن يكون طلبك إيجابيًا على قدر الإمكان مما يستدعي عدم الشكوى من قدر العمل الذي تؤديه أو من ضآلة الراتب أو الوقت المنقضي منذ آخر علاوة حصلت عليها. تجنّب كذلك التلميح إلى مغادرة الشركة إن لم تحصل على العلاوة المطلوبة أو ذكر ذلك بصورة مباشرة. استعض عن ذلك بالتركيز على إنجازاتك. وضّح حماسك تجاه العمل ورغبتك بالاستمرار في مساهمتك بالشركة بطريقة إيجابية. اختتم رسالتك بفقرة توضح سبب شعورك باستحقاق علاوة ثم أعِد طرح طلبك مجددًا. يمكنك اختتام رسالتك بشيء على شاكلة "نظرًا لإسهاماتي الإيجابية في الشركة خلال العامين الماضيين، أعتقد بأن تلقي راتب قدره 35200$ سنويًا مناسب لشخص يمتلك المؤهلات والخبرة الذين أمتلكهما. أتطلع قدمًا لمناقشة الموضوع معك وأرحب برأيك حول كيفية تحسين أدائي بصورة أكبر". اشكر مديرك على وقته وعلى اهتمامه بالموضوع ثم اختتم الرسالة بصورة ودية ومحترمة (كأن تقول "مع خالص التحية" أو "تقبل احترامي"). تقبّل رفض المدير لطلبك وامضِ قدمًا حال رفضه لطلب العلاوة. لا يعني رفض طلبك الآن أنك لن تتمكن من الحصول على العلاوة في المستقبل.  أرسل رسالة للمتابعة أو أجرِ مقابلة وجهًا لوجه لشكر مديرك على وقته مجددًا. اطلب رأي المدير حول الأشياء التي يجب فعلها للموافقة على الطلب مستقبلًا.
استخدم وتيرة ودودة واحترافية. كن مباشرًا وواضحًا. اهتم بالتفاصيل في رسالتك. تجنّب الشكاوى والإنذارات النهائية. لخّص طلبك وكرّره مجددًا. وقّع الرسالة باحترام. كن مستعدًا للرفض.