ما الذي تطمح لتحقيقه من خطاب طلب الرعاية - تحديدًا؟ ما الذي ترغب بأن يقدّمه الراعي لك؟ لماذا تحتاج إلى الرعاية، وما أهمية ذلك؟ يجب أن تعرف إجابات الأسئلة السابقة قبل كتابة خطاب طلب الرعاية.  يجب أن تكون خطابات طلب الرعاية محدّدة وعلى قدرٍ كبير من التركيز. إن كان خطابك غامضًا أو لم تكن تعرف ما تبحث عنه بالضبط، لن يكون خطابك فعّالًا بالمرة. افهم السبب الذي يدفعك إلى السعي لتحقيق أهدافك. تزيد فرص نجاح خطابات طلب الرعاية إن صاحبها إحساس بالهدف أو الشغف. أقنع الناس بالسبب الذي يجعل تقديم الوقت أو المال أمرًا مفيدًا، وربما يكون ذلك عن طريق إخبارهم بقصة شخصٍ تمكّن العمل الذي تسعى لتحصيل الدعم إليه من مساعدته. من الأشخاص الذين تعتقد أنهم مستعدون لدعم الهدف؟ قد تجد صاحب عملٍ يمتلك دافعًا شخصيًا لدعم هدفك، أو أنك قد تجد منظمة خيرية قد دعمت أعمالًا مشابهة بالفعل. من الأشخاص الذين قدموا الدعم لأحداث مشابهة؟ يتوجب عليك البحث في المجال.  تأكد من تضمين الشركات أو الأشخاص الذين تمتلك علاقة شخصية بهم. لا تُقلل أبدًا من أهمية العلاقات الشخصية.   لا تغض الطرف عن الأعمال الصغيرة التي لا تمتلك واجهات فارهة. يمكن أن يقدّم أولئك الأشخاص الدعم لك أيضًا. تذكّر أنه يمكنك حثهم على المساعدة عن طريق إقناعهم أنهم يدعمون قضية مجتمعية "محلية". عادةً ما ترى الأعمال المحلية فائدة في التواصل مع المجتمعات التي تعمل ضمنها. إن كنت تعمل ضمن فريق عمل، قسّم الشركات الموجودة في قائمتك بحيث يتعيّن على كل واحد من أفراد الفريق التواصل مع بعض هذه الشركات، وذلك لتحصل كل شركة على تواصل شخصي مع أحد أفراد طاقم العمل. يمكن أن تتخذ عملية الرعاية أكثر من شكل. قبل التمكن من كتابة خطاب طلب رعاية، يتوجب عليك تحديد الشيء الذي تطلبه.  يمكن طلب الدعم المادي أو اللوجستي. يعني الدعم اللوجستي تقديم الشركات للمواد أو المنتجات التي يمكن استخدامها في الحدث عوضًا عن تقديمهم للمال. أحيانًا ما يأخذ هذا الدعم شكل الخدمات عوضًا عن المنتجات أو الأغراض. لعلك مستعد لتقبّل بعض العمل التطوّعي عوضًا عن الاستفادة من منتج معيّن. بغض النظر عما تطلبه، يتوجب عليك أن تكون شديد الوضوح فيما يتعلّق بطلبك. تسمح خطابات الرعاية عادةً للأشخاص بالاختيار بين مستويات متعدّدة من الرعاية، ويسمح ذلك للشركات بتقديم مستوى الرعاية والدعم المناسب لهم عند عدم امتلاكهم للإمكانيات الكبيرة التي تمتلكها الشركات الضخمة.  حدّد مستويات الرعاية. يتوجب عليك تحديد مستويات الرعاية المختلفة بوضوح وتحديد المنافع المترتبة على كل منها. يجب أن تزيد المنافع مع زيادة مستوى الرعاية المقدمة. من أمثلة المنافع التي يمكن تقديمها للشركات التي تقدّم الرعاية: عرض إعلان للشركة بداخل الحدث، أو إلقاء كلمة عن الشركة أو الرعاية، أو ظهور شعار الشركة على الموقع الإلكتروني للحدث أو في المواد الدعائية. لا تقم بتوجيه الرسالة أبدًا "لمن يهمه الأمر" حيث أن ذلك يخلو من الطابع الشخصي تمامًا.  يكون الشخص المناسب لتلقّي الرسالة عادةً هو رئيس قسم الموارد البشرية، أو المدير التنفيذي للشركة. يمكنك الاتصال بالشركة أو زيارة موقعها الإلكتروني لمعرفة الشخص المسئول عن الرعاية. لا تخمّن في هذا الصدد. يجب الحرص على توجيه خطاب طلب الرعاية للشخص الصحيح للتأكد من كفاءة الطلب. اكتب اسم الشخص ومسمّاه الوظيفي بشكل صحيح.   يتوجب عليك أيضًا معرفة ما إذا كانت المؤسسة تمتلك سياسة فيما يتعلّق بالأعمال الخيرية كي لا تهدر وقتك وتضمن أن طلبك يتوافق مع سياسة الشركة.
حدّد أهدافك. قم بتحضير لائحة بالأعمال. حدّد ما تسعى إليه. حدّد ما تقدّمه. حدّد اسم الشخص الذي يُفترض به تلقّي رسالتك.