اجعل عناوينك واضحة وموجزة وقاطعة، يجب أن يعلم القارئ فحوى التقرير تحديدًا.   أمثلة للعناوين: المقدمة، والمهام المنتهية، والأهداف المرجو تحقيقها تاليًا، والعقبات والحلول، والنتائج. اضبط العناوين لتتناسب مع المعلومات الموجودة في التقرير. في التقارير الخاصة بتقدم سير العمل، عادةً ما يكون القارئ هو مديرك المباشر أو أحد العملاء. لا يجب أن يُصاغ تقرير العمل بكلماتٍ معقدة وجملٍ أخاذة، أنت فقط بحاجة لإيصال فكرتك وطرحك للقارئ. عبّر عما تريد بأبسط الكلمات الممكنة وأكثرها مباشرة.  على سبيل المثال يمكن أن تكتب "تخطت العوائد حاجز ال50% في الربع الرابع" بدلًا من "انطلق صاروخ الإيرادات نحو نجم الربع الرابع بأكثر من 50 بالمئة". تهدر الكثير من الكتابة وقتك ووقت القارئ على حدٍ سواء، لذا أزل أي معلومات غير هامة وكن مباشرًا في طرحك.  ضع في حسبانك أن تقارير العمل الطويلة تحتوي على المزيد من البيانات بها، فيجب أن تكون كتابتك مختصرة قدر الإمكان. يمكنك أن تكتب "تجاوزت الأرباح في هذا الربع ما وصلت إليه في الربع السابق بسبب مجهودات فريق المبيعات في إقناع العملاء"، بدلًا من "رصدنا تزايد في عوائد هذا الربع بسبب أداء فريق المبيعات الموهوب المتفاني في أداء عمله في إقناع العملاء بشراء المزيد من المنتجات". اعرض الحقائق بشكل مجرد واترك الاستنتاجات للقارئ بناءً على طرحك الموضوعي لأفكارك. عند الانتقال إلى تقديم توصياتك بشأن إحدى القضايا، لا تحاول إثارة مشاعر القارئ لإقناعه، بل اتركه يصل للنتيجة وحده بناءً على ما عرضت من حقائق. يمكن أن تكتب "يشعر الموظفون ذوو الإنتاجية الضعيفة بألفةٍ أقل من أصحاب الإنتاجية المرتفعة"، بدلًا من "الروح المعنوية المنخفضة لأصحاب الإنتاجية الضعيفة من أعضاء فريق العمل، تجعل الشركة تبدو وكأنها آلة بلا روح". قد يبدو من غير اللائق استخدام ضمير المتكلم "أنا" في تقارير العمل. إن كان تقريرك بخصوص أحد المشروعات التي تعمل عليها بمفردك، لا مشكلة من استخدام ضمائر المخاطب في تقريرك وأنت توجه كلامك إلى القارئ. اجعل لغتك مهنية خلال صياغتك للتقرير. ستنال الأخطاء النحوية والإملائية من المجهود المبذول في التقرير وبالتبعية من أدائك المهني. من المهم أن تقرأ التقرير مرارًا للتأكد من خلوه من أية أخطاء مطبعية أو في الصياغة أو وجود كلمات في غير موضعها. يجب مراجعة التقرير مرتين على أقل تقدير.   حاول أن تطلب من شخصٍ آخر تصحيح التقرير. من الصعب أن تحدد أخطائك بنفسك، بعكس الآخرين. إن كان لديك وقت، راجع التقرير قبل إرساله ب24 ساعة.
استخدم عناوين واضحة لتساعد القارئ على تصفح التقرير بسلاسة. استخدم لغة بسيطة ومباشرة لعرض أفكارك. كن مختصرًا في كتابتك للتقرير قدر الإمكان. اجعل لغتك في طرح أفكارك موضوعية وليست عاطفية. تجنب الحديث بصيغة المتكلم في تقريرك. راجع تقريرك وصحح ما به من أخطاء.