يتعامل الأستاذ الجامعي مع عدد كبير من الطُلاب، ولذلك يحتاج لأن تذكره بنفسك بواسطة موقف أو علامة مميزة يعرف من خلالها من أنت. اذكر اسمك وكذلك المادة الدراسية والصف الدراسي المسؤول عنه الأستاذ، كأن تقول: (أنا [اسمك]، أدرس مع حضرتك مادة "الإعلام والمجتمع"، الدفعة الثالثة، كلية الآداب جامعة القاهرة). لدى أساتذة الجامعة العديد من المشاغل ووقتهم ضيق للغاية، لذا من الضروري عدم الإسهاب غير المفيد في نص الرسالة، بل بدلًا من ذلك يجب عليك أن تتحدث مباشرة عما تريده وبشكل مباشر ومختصر مع حذف أي تفاصيل غير جوهرية يمكن الاستغناء عنها.  على سبيل المثال: إذا كنت بحاجة لطرح سؤال حول التكليف الدراسي، يمكنك أن تقول مباشرة: "لدي سؤال بخصوص التكليف الدراسي المطلوب تسليمه يوم الخميس القادم؛ هل تُفضل حضرتك العمل عليه بشكل فردي أم في مجموعات؟" يختلف البريد الإلكتروني عن منشورات فيسبوك أو المراسلات الهاتفية مع صديقك، مما يعني أهمية الالتزام بالكتابة باللغة العربية الفصحى أو اللغة الإنجليزية الصحيحة. اكتب جملًا تامة وبدون أي اختصارات أو مصطلحات عامية، فأي مما سبق له أن يقلل من احترافيتك ويظهرك بانطباع غير سار لدى الأستاذ الجامعي.   على سبيل المثال، لا تكتب كلمات عامية، مثل: "كويس/ الصبح/ هنعمل ايه"، واستبدلها بصيغة فصحى صحيحة. بدلًا من ذلك يمكنك كتابة: "لقد أمضينا محاضرة جيدة مع حضرتك في الصباح الفائت، ما هي تكليفات الغد؟" يجب خلال تواصلك مع أستاذك الجامعي – وتحديدًا في المرات الأولى للمراسلات الإلكترونية – أن تلتزم بنبرة وقورة وأن تكتب بلغة رسمية واحترافية للغاية. من جديد، تخيل أنك بصدد مراسلة تجارية أو بين مؤسستين كبيرتين. يعني ذلك ألا تكتب بمصطلحات عامية وألا تُدرج الرموز الانفعالية "ايموجي" وما شابه. فقط ومن خلال المراسلات المتبادلة المتكررة، ووجود حالة ود فعلي بينك وبين أستاذك الجامعي، يمكن تخطي هذه الخطوط الحمراء بالقليل من الحذر والكتابة لأستاذك الجامعي بقدر أكبر من الحرية والارتياحية. يظل الأمر رهنًا بالطبع بتفضيلات أستاذك الجامعي نفسه؛ هل له شخصية صارمة ملتزمة بالمراسلات الرسمية فقط، أم أنه لا يمانع القليل من التبسط والأسلوب غير الرسمي (وبدأ هو بنفسه بإرسال الرموز الانفعالية في مراسلاته معك)؟ يحق للطلاب توجيه الطلبات – أيًا كانت – للأساتذة الجامعيين، لكن الحديث بأسلوب متعجرف وبصيغة الأمر أو الأحقية المفرطة لن يصل بك لأي شيء، بدلًا من ذلك، التزم بصياغة طلبك على هيئة إذن متأدب يحق للأستاذ الجامعي الموافقة عليه أو رفضه.  على سبيل المثال: ربما تحتاج إلى مدة زمنية أطول للعمل على بحث دراسي؛ بدلًا من قول: "لقد مررت بوفاة أسرية، وأريد تأجيل موعد تسليم البحث الدراسي"، يمكنك أن تقول: "لقد مررت بأسبوع شاق بسبب وفاة جدتي، وأستميحك عذرًا أن أحصل على يومين إضافيين للانتهاء من العمل على البحث الدراسي المطلوب؟" لا يوجد ما يمنع من وضع فاصلة أو نقطة بين كل كلمة وأخرى في المراسلات مع أصدقائك؛ افعل ما يحلو لك، سواء كتبت مليون علامة ترقيم أو لم تكتب على الإطلاق. لكن عندما يأتي الحديث عن رسالة بريد إلكتروني لأستاذك الجامعي، فلا بديل عن مراعاة الالتزام باستخدام علامات الترقيم على أفضل وجه وبالطريقة الصحيحة المتعارف عليها. تُسيطر ما يُعرف بلغة الإنترنت على المراسلات الإلكترونية، لكن بالحديث عن المراسلات المهنية والدراسية يجب أن تترك كل ذلك وراء ظهرك. اكتب جملًا تامة وكلمات بالشكل الإملائي الصحيح لها؛ لا تكتب أية اختصارات مهما كان متعارف عليها، طالما أنها ليست اختصارات رسمية مقبولة، ولا تكتب بالفرانكو (العربية بحروف إنجليزية)، فإما تكتب رسالتك بالإنجليزية أو تكتبها بالعربية.  تأكد من إجراء عملية مراجعة نحوية وإملائية لنص الرسالة. راعِ عملية التنسيق الإلكتروني لرسالة البريد الإلكتروني، فلا تكتبها مثلًا بخط ضخم للغاية أو تجعل كل النص عبارة عن خط عريض أو خط مائل. في اللغة الإنجليزية، تأكد من كتابة الحرف الأول من الجمل والأسماء كحرف كبير (Capital)، وتجنب استخدام الحروف الكبيرة على هواك أو في مواضع غير مواضعها الصحيحة. تأكد كذلك من تنظيم الفقرات وترك مسافات مناسبة تُسهل من عملية قراءة رسالة البريد الإلكتروني بل من كتابة كل كلامك على هيئة كتلة واحدة يصعب تصفحها.
عرِّف نفسك في متن الرسالة. تحدث بشكل مباشر عن موضوع الرسالة. اكتب جملًا تامة وصحيحة لغويًا ومفهومة. اكتب بنبرة وقورة. قل طلباتك بالكثير من التأدب. التزم باستخدام علامات الترقيم الصحيحة. اكتب الكلمات كاملة بلا اختصارات. التزم بالتنسيق الصحيح للنص.