اكتب الخطاب كما لو كنت توجهه لشركة تطلب وظيفة مدفوعة الأجر. حافظ على المهنية وتناسق أجزاء الخطاب، فقد تخسر الدور الذي تريده بسبب خطاب رديء.  استخدم نفس حجم الخط على مدى الخطاب كما هو متعارف عليه في خطابات الأعمال. اكتب بخط حجمه ما بين 10-12 وليكن سهل القراءة واضح الأجزاء كالأنواع غير المذيلة sans serif مثل: Arial أو Century Gothic أو Futura أو Lucida Sans أو New Gothic أو Technical أو Times New Roman أو Rockwell.  لا تستخدم خطًا غريبًا أو معقدًا، واستعمل اللون الأسود لكتابة صلب الخطاب. اتبع أعراف تنسيق الخطابات في عالم الأعمال حتى يبدو خطابك احترافيًا قدر الإمكان.  اكتب بيانات التواصل الخاصة بك في أعلى يمين الصفحة (للعربية) أو أعلى اليسار (للإنجليزية) متضمنة اسمك الكامل وعنوانك ورقم هاتفك وبريدك الإلكتروني.  اترك سطرين أو ثلاثة ثم اكتب بيانات متلقي الخطاب. ابدأ باسمه الكامل (واللقب مثل "السيد فلان" إن لم تعرف اسمه الأول) ثم القسم الذي يعمل فيه ثم اسم المؤسسة التي تريد الانضمام إليها ثم عنوان المؤسسة.  يستحسن أن تضيف تاريخ كتابة المقال حتى يعرف الشخص الذي سيراجع طلبك متى تقدمت به. يمكنك وضعه بين بياناتك وبيانات المتلقي. أول ما عليك فعله بعد كتابة بياناتك وبيانات المتلقي هو أن تدعو المتلقي بلقب مناسب. إذا كان طبيبًا أو لديه شهادة دكتوراه فخاطبه بلقب "دكتور" أو "دكتورة"، وإن كان غير ذلك فاستخدم "السيد" أو "السيدة". إذا كان الاسم يستخدم للجنسين، فاكتب الاسم الكامل دون لقب. إن لم تجد بيانات المسؤول في الإعلان ولم تعرف من سيتلقى الخطاب، فربما لن يؤاخذوك إن بدأت بعنوان الطلب دون تحية رسمية. في هذا الجزء تروّج لنفسك لدى إدارة المؤسسة التي تريد التطوع فيها. قدم نفسك ووضّح نيتك من البداية.  اكتب بيان رغبة في الدور الذي تريد. اذكر أين رأيت إعلان فتح باب التطوع لهذا الدور. اكتب جملتين أو ثلاثة توضح فيها خبراتك وتجاربك في هذا المجال. إذا كانت لديك شهادات دراسية أو حصلت على دورات في المجال الذي تتقدم فيه، فاحرص على ذكر ذلك. أشِر إلى بيان أهداف وقيم المنظمة واشرح أهميتها لديك. يمكنك أن تربط دراستك أو خبراتك واهتماماتك بتلك الأهداف أو القيم؛ وذلك حتى يعرف المسؤول عن التعيينات أنك قادر ومستعد للعمل في سبيل تلك الأهداف. بعد أن قدمت نفسك وأوضحت رسميًا رغبتك في التطوع بوقتك ومجهودك، عرّف المسؤول عن التعيين عن نفسك أكثر.  وضح ماضيك الوظيفي والتطوعي وكيف يرتبط بالدور الذي تريد التطوع فيه. إذا لم يكن ما عملت فيه على صلة مباشرة بهذا الدور، فتكلم عن ماضيك الوظيفي بما يوضح نقاط القوة لديك كموظف، مثل أن تركز على إيمانك بفضيلة العمل والتزامك في وظيفتك الحالية أو وظائفك السابقة وعلى أية مهارات يمكن أن تفيد في الدور التطوعي المرغوب. اذكر أية مهارات عندك متصلة بمجال التطوع وكيف يمكن أن تضيف في تحقيق أهداف المؤسسة. إن كانت لديك إنجازات تفخر بها (ولها صلة أو تطبيق في الدور التطوعي)، فاشرح كيف تجعلك تلك الإنجازات المرشح المثالي للدور التطوعي الذي ترغب فيه. تحدث عن أية مشاكل أو عقبات نجحت في تحديدها ومعالجتها في أية وظيفة أو فترة تدريب سابقة أو حالية.  اكتب عن أية ابتكارات أو إبداعات حسّنت بها من سياسة أو طرق عمل الأماكن التي عملت فيها.  اذكر أية مواقف توضح قدرتك على الأخذ بزمام المبادرة وتحمل المسؤولية أو امتلاكك المهارات القيادية. المتوقع أن تكون قد نجحت في الفقرتين السابقتين في تقديم نفسك كمرشح للتطوع وسبب اهتمامك بذلك وما يجعلك أهلًا للمهمة، والآن تختم بالفقرة الأخيرة التي توضح فيها حدود ما تقدر على تأديته كمتطوع.  أعلِم المسؤول عن التعيين بالوقت الذي تستطيع تخصيصه لدورك التطوعي في الأسبوع. إذا كانت أيام معينة أنسب لك، فاذكرها حتى تؤخذ في الحسبان إذا قبلوك. لا تفترض أنك قد ضمنت الدور، فالكلام عن نفسك ومواعيدك وكأن القبول أمر مفروغ منه قد ينفّر المسؤول عن التعيين. اطلب من المسؤول أن يتيح لك الفرصة لمقابلته وجهًا لوجه للنقاش بشأن تطوعك وأخبره عن الأوقات التي تستطيع فيها لقاءه. من المهم أن تكون مرنًا في إتاحة الفرصة للمقابلة وأن تجعل جدولك مفتوحًا قدر الإمكان وأن تكون مستعدًا للذهاب بإشعار قصير الأمد. اشكر المسؤول عن التعيين على وقته واهتمامه باستعمال لغة رسمية كما يستخدم في عالم الأعمال، بما في ذلك تحية الختام مثل "ولكم جزيل الشكر" أو "ولكم كامل التقدير والاحترام". ضع في آخر الخطاب إمضاء مطبوعة وأخرى باليد. إذا كنت تبعث بالخطاب عبر البريد الإلكتروني، فربما الأفضل أن تطبعه وتوقع عليه بقلم (أسود كلون الخط) ثم تضعه في آلة مسح ضوئي وترسله كملف PDF.
احرص على المهنية. نسّق الخطاب. ابدأ كتابة الخطاب. اكتب الفقرة الأولى. اكتب الفقرة الثانية. اكتب الفقرة الثالثة. أنهِ الخطاب بخاتمة مهنية. وقّع على الخطاب.