إن كانت قاعدة بيانات شركتك متصلة بتطبيقات التقويمات مثل أوت لوك، استخدمه لإعداد المقابلة، فهذه أفضل طريقة للتواصل مع من تعمل معهم.  إن كانت شركتك لا تستخدم تطبيق أوت لوك أو أي شيء مثله، يمكن أن تستخدم عناوين البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل لإرسال الدعوة للاجتماع. بعد إنشاء اجتماع جديد، ستنبثق نافذة التقويم، اضغط على "الجدولة" وحدد الوقت والتاريخ المناسبين للاجتماع.  تأكد أن الوقت يناسبك أنت وكل المدعوين. طبقًا للتطبيق المستخدم في شركتك، ربما تحتاج لضبط موعد الاجتماع ليتناسب مع مواعيد كل الأعضاء المدعوين، وبالطبع مع جدول أعمالك أنت أيضًا. اضغط على شريط النص لإدراج الأسماء يدويًا او اختر الأسماء من كتاب العناوين. استخدم دالة "الجدولة" للتأكد من أن الآخرين متاحون لحضور الاجتماع في هذا التوقيت.  إن لم يكن بعض الناس متاحين، سيظهر اسمهم بلون مختلف، كما ستظهر الدالة أيضًا الوقت الأفضل الذي يناسبك ويناسبهم معًا. تأكد أن تاريخ الاجتماع هو الذي اخترته من قبل، ثم اضغط على زر التقويم لإحداث أية تغييرات إن لزم الأمر. استخدم الأسهم إلى اليمين لتحديد موعد بداية ونهاية الاجتماع.  إدراج وقت نهاية الاجتماع هو أكثر الأشياء دلالةً على احترامك وتقديرك لوقت ومواعيد المدعوين. سيمكنهم هذا من معرفة كيفية تسيير يومهم قبل وبعد الاجتماع. بالضغط على هذا الزر، ستعود إلى شاشة المواعيد الرئيسية وسترى جدولك المعد، وستتمكن بعدها من إضافة الموضوع والمكان والملاحظات.  إن كنت لا ترى جدولك المعد في نافذة الموعد، ارجع إلى البداية وكرر نفس الخطوات إلى أن يظهر لك. دع المدعوين يعرفون الهدف من الاجتماع بكلمات موجزة قليلة، مثل "فحص المنتج القادم". كن محددًا حول المكان بوصفه تفصيلًا إن لم يكن المكان المعتاد لإجراء الاجتماعات السابقة. أضف بعض الملاحظات المتعلقة بالاجتماع كأي عمل يجب إعداده مسبقًا.   اكتب عنوان الاجتماع، حتى وإن كنت على علمٍ بمعرفتهم به. اضغط على إرسال عند الانتهاء.
اضغط على "اجتماع جديد" تحت التبويب الرئيسي في تطبيق أوت لوك. اختر الوقت والتاريخ من نافذة "الجدولة". أضف الحضور بكتابة أسمائهم أو استخدم دليل العناوين الخاص بك. حدد موعد بداية ونهاية الاجتماع. اضغط على "موعد" تحت تبويب "اجتماع" في أعلى الصفحة. كن محددًا في إدخال الموضوع والمكان والملاحظات.