أعلم مديرك قبل أن تضع اسمه كمرجع في طلبك للتقدم إلى وظيفة، فإن تواصلوا معه دون معرفة مسبقة منه سيفاجئه ذلك وآخر ما تتوقعه حينئذٍ هو خطاب توصية جيد، كما أن ذلك لن يترك انطباعًا طيبًا عند من تتقدم للوظيفة عندهم، لكن من الكياسة أن تعلمه قبل ذلك بوقت كافٍ. وإن أمكن فأعلم مديرك متى بدأت البحث عن وظيفة وأنك قد تحتاج إلى توصيته في وقت لاحق. سيقدر مديرك أنك قد منحته وفرةً من الوقت لكتابة الخطاب، كما أن ذلك يعني أن لديه ما يكفي من الوقت لتهذيب الخطاب وإحكامه، وهو ما سيزيد من احتمالات قبولك. فإن كان اليوم هو الاثنين وقد طُلب منك تقديم الخطاب بحلول نهاية الأسبوع، فلا تتكاسل وتطلبه من مديرك الأربعاء، بل اطلبه اليوم. طلب التوصية وجهًا لوجه يضع الناس تحت ضغط ويصعب الرفض عليهم إن رأوا أن لا مفر منه، ولتفادي كل ذلك اجعل طلبك في شكل بريد إلكتروني أو أي وسيلة أخرى غير مباشرة، فذلك سيمنح مرجعك المحتمل فرصة الرفض بلطف دون أن يشعر بالحرج. حتى إن كان يعرفك جيدًا فبالتأكيد سيعجبه إن أتبعت طلبك بتعليق عن سبب اختيارك له؛ أخبره أنك تقدر رأيه في أدائك المهني وأن لا أحد مؤهل كفايةً للتعليق على صفاتك الشخصية ومهاراتك. اكتب له شيئًا نحو: "لقد رأيتَ في خلال السنتين اللتين عملنا فيهما معًا ما حققتُه من نجاحات في عدة مشروعات تسويقية، وبالتأكيد كانت مشورتك وسنوات خبرتك خير مرشد. أعتقد أن لا أحد مؤهل مثلك لمناقشة أدائي المهني، وأرجو أن تتأكد من مدى تقديري لتعليقاتك بكل امتنان". لا بد أن تخبر مرجعك المحتمل أن لا بأس إن لم يستطع كتابة التوصية من أجلك، وهو ما سيسهل عليه الرفض في حال لم يجد الوقت الكافي أو شعر أنه الشخص غير المناسب لأداء تلك المهمة.  فبدل أن تقول: "أتكتب لي خطاب توصية؟"، جرب: "سيكون شرفًا لي إن كان بمقدورك أن تكتب خطاب توصية من أجلي". وتأكد أن ترفق شيئًا كالتالي: "أتفهم بطبيعة الحال إن لم تستطع أن تفعل ذلك في الوقت الحالي". تذكر أن خطاب التوصية هو معروف من أجلك، وأنه ليس إلزامًا على مديرك أن يكتبه، فإن رد على طلبك بالرفض فاشكره على وقته واهتمامه.  انظر للأمر من تلك الزاوية: إن كان أحدهم مشغولًا أو غير متحمس لأجلك فلن يكون خطابه جيدًا. فإن رفض فهو في واقع الأمر يصنع لك معروفًا بإعطائك فرصة سؤال شخص آخر سيكون أكثر دعمًا.
اجعل مديرك على دراية. لا تؤجل طلبك للحظة الأخيرة. اطلب بطريقة غير مباشرة. جامل مديرك. امنحه مخرجًا. رد على رفضه بلباقة.