لاحظ أنه عادة ما يتم استخدام أجهزة الفاكس بشكل تشاركي في المكاتب أو من قبل أكثر من شخص يعملون في نفس الشركة أو الجهة، وبما أنه من المحتمل أن يطلع أشخاص مختلفون على رسالتك المرسلة بواسطة الفاكس، يُفضل أن تستخدم ما يُسمى بورقة الغلاف، التي تضمن لك تغطية الورقة المحتوية على الرسالة، وأن تصل الرسالة بالفاكس إلى الشخص الصحيح فقط لا غير.  تحتوي ورقة غلاف رسائل الفاكس على مجموعة من البيانات، مثل: اسم المستقبل ومحتوى الفاكس وعدد الصفحات المحتوي عليها. يجب كذلك أن تضم معلومات حول المُرسل، مثل: اسمه ورقم الفاكس الخاص به، لكي يتعرف الطرف المستقبل للرسالة على هوية المُرسل ومن ثم الرد عليه بطريقة صحيحة عند الحاجة. بعد إدخال ورقة الغلاف، ستحتاج في الخطوة التالية إلى الضغط على رقم الفاكس من خلال لوحة الأرقام في الجهاز، تمامًا بنفس الطريقة كما تفعل مع أجهزة الهاتف. في معظم أجهزة الفاكس الحديثة، لن تحتاج إلى إدخال الرقم الخاص بالمنطقة عند إرسال الفاكس المحلي، بينما ستحتاج إلى ذلك مع الأرقام الإقليمية (في مدن أخرى). قد تشترط آلة الفاكس الخاصة بك أن تكتب رمز المنطقة بغض النظر عن موقعك. ابحث عبر الإنترنت أو اسأل لمعرفة كيفية تشغيل جهاز الفاكس المتاح وللتعرف على رموز المناطق المختلفة.   ستحتاج في بعض الحالات إلى كتابة رمز البلد الخاص بالفاكس (وعادة ما يكون هو نفسه رمز الهاتف). على الرغم من أنك تراسل رقم فاكس محلي وليس رقم خارجي (في بلد أخرى)، ويحدث ذلك عندما تشترط الآلة أن تُدخل كود المنطقة. بينما في المقابل، ستضطر إلى كتابة رمز الفاكس الدولي للبلد التي تراسلها عندما تتواصل مع رقم فاكس في بلد آخر. ستحتاج عادة إلى الضغط على الرقم 9 (أو رقم آخر مخصص) قبل مراسلة أرقام الفاكس في بلدان أخرى. اطلع على الخصائص أو الخطوات المتبعة في التعامل مع جهاز الفاكس المستخدم. تأكد من أنك تستخدم رقم الفاكس وليس رقم الهاتف الخاص بالشخص الذي تحاول التواصل معه. عادة ما تُدرج أرقام الهاتف بجوار أرقام الفاكس على بطاقات الهوية التعريفية، ولأنها كذلك تكون متشابهة نسبيًا، فقد يُخطئ القارئ ويبدل بينهما في الاستخدامات. قد يترتب على ذلك عدم إرسال الفاكس وعدم إتمام العملية بشكل صحيح، لذا راعِ التأكد من استخدامك للبيانات الصحيحة. يجب أن توضع الأوراق الجاري إرسالها عبر الفاكس بالاتجاه الصحيح لكي تتم عملية الإرسال، تمامًا كما هو الأمر مع وضع الورق في آلة الطابعة الإلكترونية. يقوم جهاز الفاكس بمسح محتوى الصفحة، لذا إذا أدخلت الورق إلى الآلة مقلوبًا، سوف يتم مسح الظهر "الفارغ" وسيصل للطرف الآخر صفحة فارغة فقط لا غير. تأكد من أن الورق موجه بطريقة صحيحة قبل الاستمرار في الخطوات التالية.  تختلف طريقة تغذية آلات الفاكس بالورق، لكن اطمئن إلى حتمية وجود صور إرشادية على الجهاز تخبرك بالاتجاه الصحيح لوضع الأوراق. بالقرب من المنطقة التي تسمح بدخول الورق ابحث عن رمز أو أيقونة على شكل ورق مثني من أحد الأركان. سترى من خلال تلك الصورة الإرشادية الجهة التي يفترض أن يكون بها الكلام المكتوب والجهة التي يفترض أن يكون بها الجهة الفارغة من الورق.  إذا كان الركن المثني من الورقة يحتوي على الخطوط، يعني ذلك أن يتم إدخال الأوراق إلى الفاكس مع جعل الجانب الفارغ منها مواجهًا لك؛ أي الورقة مقلوبة على ظهرها. إذا كان الركن المثني من الورقة هو الفارغ، يعني ذلك أنه يجب إدخال الأوراق إلى الفاكس مع جعل الجانب المكتوب مواجهًا لك؛ أي الورقة معدولة وكأنك تقرأها. تعمل أجهزة الفاكس بطريقة أفضل مع الحجم القياسي المتعارف عليه من الورق، ما يعني أن محاولة إرسال الأوراق بأحجام غير تقليدية قد لا تعمل بطريقة صحيحة وقد يترتب عليه إفساد الآلة نفسها. إذا كنت ترغب في إرسال شيء بحجم غير قياسي من الورق، كما هو الأمر مع الإيصالات وما شابه، فستحتاج أولًا إلى نسخه بآلة التصوير على ورقة بحجم قياسي، ثم استخدام تلك النسخة في الإرسال عبر الفاكس.  المقاس التقليدي القياسي لأغلبية أجهزة الفاكس – وكما هو الأمر مع الطابعات – هو الورقة بحجم إيه فور "A4".
اصنع ورقة الغلاف. اتصل برقم الفاكس. حدد وسيلة إدخال الورق إلى الآلة بطريقة صحيحة. استخدم المعدات الصحيحة للفاكس.