بعد الانتهاء من كتابة البيان، عليك أن تعرف جيدًا الطريقة التي سوف تعرضه بها على الورق. في البداية يجب أن تكون الورقة مستطيلة بالطول من حيث الشكل، أما من حيث المضمون فيجب أن يكون الموضوع مستوفي كافة العناصر الأساسية كما ذُكِرَ من قبل، فلن يُضَيِّع أحد وقته في قراءة 5 فقرات دون أن يستفيد من الموضوع بشكل شامل. وفيما يلي سوف نستعرض العناصر الأساسية للبيان وطريقة تنسيق كل منها.   إذا كنت تريد نشر البيان بشكل فوري، يمكنك الإشارة إلى ذلك في أعلى الصفحة جهة اليسار. إما إذا كنت تريد أن تنشره في وقت لاحق فيمكنك أن تنوه عن ذلك بكتابة "يُحظَر نشره قبل يوم .." ثم تكتب تاريخ اليوم الذي ترغب أن تنشر بيانك فيه. وعادةً ما يُعَامل البيان الذي لا يحمل تاريخ نشر محدد، بصفته بيانًا فوريًا.  عادةً ما يُكتَب العنوان الرئيسي بالخط العريض الداكن، ويكون في أعلى منتصف الصفحة. إذا أردت أن تضع عنوانًا فرعيًا فيُفَضَّل أن يكون مائلاً (ويوضح بإيجاز مضمون العنوان الرئيسي).  الفقرة الأولى: غالبًا ماتحتوي على المعلومات الأساسية مثل التاريخ والمكان المرتبط بالحدث. الفقرة الثانية (وربما الثالثة): عادة ما تحتوي على المعلومات الثانوية، ولكن يجب أن تحتوي على بعض المقولات الدعائية والحقائق ذات الصلة. المعلومات العادية: تحتوي هذه المعلومات على اسم الشركة، وتعريف كاتب البيان، وما أهي أعظم إنجازاته وأهدافه المستقبلية. معلومات الاتصال: غالبًا ما تخص الكاتب؛ لأنه إذا عجب المحتوى القراء ربما يرغبون في التواصل مع الكاتب! مواقع التواصل الاجتماعي: في عصرنا الحالي انتشرت هذه المواقع، لذلك احرص على التواصل مع قراءك عبر موقع تويتر. من الأفضل كتابة بعض المعلومات عن شركتك بعد الانتهاء من البيان؛ لأن من البديهي أن يرغب الصحفي الذي سينشر بيانك في ذِكر اسم الشركة في المقال الإخباري الذي سيشير إلى بيانك الصحفي، وبالتالي يستطيع الصحفيون الوصول إلى كافة المعلومات الخاصة بشركتك من هذه المعلومات التي ستكتبها في القسم المخصص للمعلومات العادية.  العنوان الرئيسي لهذا الجزء هو اسم الشركة. بعد العنوان، اكتب فقرة أو فقرتين تذكر فيها أهم المعلومات عن شركتك في حوالي 5 أو 6 سطور لكل فقرة. ويجب أن توضح هذه الفقرات النشاط الأساسي للشركة، والسياسة الإدارية التي تتبعها الشركة في معاملاتها التجارية. وفي هذا الصدد، جدير بالذكر أن معظم الشركات لديها بالفعل كُتَيِّبَات مكتوبة بشكل احترافي وعروض تقديمية وخطط عمل مصممة بإتقان، وبالتالي من الممكن تحرير النص التعريفي الخاص بالشركة في هذا القسم. في نهاية هذا القسم ضع رابط الموقع الإلكتروني الرسمي لشركتك، ويجب أن يكون عنوان الرابط كاملاً ودقيقًا بدون أي تضمينات لا صلة لها بالموقع؛ وذلك لأن الصفحة قد تُطبَع، وبالتالي تتم طباعة الرابط بالكامل، لذلك يجب أن تكتب http://www.example.com ، وليس أنقر هنا لزيارة موقعنا الإلكتروني. ينبغي على الشركات التي تخصص صفحة منفصلة للتواصل على موقعها الإلكتروني أن تشير إلى رابط هذه الصفحة هنا؛ لأن صفحة التواصل عادةً ما تحتوي على معلومات الاتصال ومجموعة أدوات التواصل الصحافي. إذا كان بيانك الصحفي جديرًا بالنشر حقًا، سيرغب الصحفيون في الحصول على المزيد من المعلومات حول شركتك أو إجراء المقابلات الشخصية مع الشخصيات البارزة التي تمثل شركتك. وإذا كنت متقبلاً لفكرة التواصل المباشر مع وسائل الإعلام عن طريق ممثلي الشركة من الشخصيات المهمة، يمكنك أن تُضيف معلومات الاتصال الخاص بهؤلاء الأشخاص على صفحة البيان الصحفي نفسها. على سبيل المثال، في حالة الدعاية لشيء جديد أو مبتكر، يمكنك إضافة معلومات الاتصال الخاصة بالفريق الهندسي المسؤول عن هذا الابتكار أو فريق البحث الذي أنجز هذا الأمر من اجل التواصل الإعلامي معهم مباشرةً.  إذا لم يكن الأمر كذلك، عليك إذان بإضافة معلومات الاتصال الخاصة بقسم التواصل الإعلامي/ العلاقات العامة في القسم الخاص بالاتصال. أما إذا لم يكن لديك فريق متخصص لهذه المهمة، فينبغي عليك أن تُكَلِّف شخصًا معينًا لتمثيل الشركة أمام وسائل الإعلام ويكون حلقة الوصل بينها وبين الشركة. يجب أن تكون بيانات الاتصال محددة وواضحة ومخصصة فقط للاستفسار عن محتوى البيان الصحفي، ويجب أن تشتمل بيانات الاتصال على ما يلي:  الاسم الرسمي للشركة الاسم الرسمي لقسم التواصل الإعلامي، واسم الشخص الذي يمكن الاتصال به (المتحدث الرسمي) العنوان الرسمي أرقام الهاتف والفاكس مع الأكواد الرقمية الخاصة بالدولة/ المدينة، والأرقام الداخلية (السويتش) رقم الهاتف المحمول (اختياري) أوقات العمل الرسمية عناوين البريد الإلكتروني عنوان الموقع الإلكتروني من الأفضل الاحتفاظ بنسخة من البيان على الموقع الإلكتروني الخاص بالشركة؛ حيث يتيح ذلك فرصة إرسال الرابط بسهولة بالإضافة إلى سرعة الرجوع إليه في أي وقت في المستقبل. ضع هذه العلامات أسفل السطر الأخير من البيان مباشرةً. ويُعَد ذلك تقليدًا صحفيًا قياسيًا. قد يبدو الأمر أنك تغرد كثيرًا على موقع التواصل الاجتماعي تويتر، إلا أن الأمر ليس كذلك، بل هذه لمسة احترافية ينبغي القيام بها.
نَسَّق العناصر الأساسية للبيان. اكتب المعلومات العادية أسفل متن البيان. ضِف معلومات الاتصال. يمكنك أن تضيف رابطًا لصفحة البيان الصحفي على الإنترنت. ذَيِّل نهاية البيان الصحفي بثلاث علامات ###.