ابدأ رسالتك بمقدمة تُعلم فيها مُتلقي الرسالة بالغرض من رسالتك؛ يجب أن تكون المقدمة مُختصرة ومحددة مثل "هذه الرسالة بغرض إعلامكم أننا سوف ننتقل إلى عنوان جديد قريبًا". لا تبالغ في استخدام الكلمات في المقدمة حتى تحافظ على قصر رسالتك وكونها محددة. أضف تاريخ تغيير العنوان ضمن مقدمة الرسالة ليعرف المُتلقي متى يبدأ في مراسلتك على العنوان الجديد. ضع في الاعتبار الوقت الذي ستحتاجه إلى إرسال الرسائل وضمان وصولها إلى المُتلقين والوقت الذي سيحتاجونه لتحديث قاعدة البيانات خاصتهم. أضف العنوان الجديد الذي تنصح المُستلم باستخدامه عند مراسلتك في المستقبل. يُنصح بكتابة العنوان بنفس طريقة التنسيق التي يتم وضعها على الأظرف البريدية لتُسهل على المُستلم استخدام عنوانك بشكل صحيح لاحقًا.  يُمكن أن تضيف عنوانك القديم أيضًا. على سبيل المثال: يُمكن أن تقوم بتوضيح أن عنوانك سيتغير من العنوان (اكتب عنوان القديم) إلى العنوان (اكتب عنوانك الجديد). ضع في الحسبان أن هذه الخطوة قد تتسبب في بعض الأخطاء لبعض مُتلقي الرسائل وبخاصة إذا كنت تقوم بمراسلة عدد كبير من المؤسسات والأفراد، حيث قد يفترض البعض استخدام عنوانك القديم بدلًا من الجديد بالخطأ. من الجيد أيضًا أن توضح لمُتلقي الرسالة أن معلومات التواصل الأخرى خاصتك لا تزال بدون تغيير. هذه خطوة هامة إذا أراد شخصً ما أن يتواصل معك خلال فترة انتقالك من عنوان لآخر. هناك بعض المعلومات التي قد تضطر لإضافتها على حسب ملابسات حالة الانتقال خاصتك. على سبيل المثال: إذا كان هناك شخص أو مكان آخر سوف يشاركك الانتقال إلى العنوان الجديد أو إذا ما كان محلك القديم سيظل مفتوحًا.  على سبيل المثال: إذا كان عملك سوف يُغلق لمدة محددة إلى أن يتم نقله لموقع جديد، فيجب عليك أن تُضيف هذه المعلومة ضمن رسالتك سواء كانت للعملاء أو مزودي الخدمة أو غيرهم. أضف المعلومات الخاصة بتصفيات البضاعة إذا كنت تنوي بيعها على هذا النحو. اختم رسالتك بالضغط على زر الإدخال (Enter) مرتين لتترك سطرين عقب آخر عبارة، ثم اكتب كلمة شكر بسيطة تعبر فيها عن شكرك لمُتلقي الرسالة. يُمكن أيضًا أن تعبر عن مدى تقديرك لعلاقتك بالمُتلقي إذا ما كان شخصًا أو مؤسسة تعمل معها. على سبيل المثال: إذا كنت تنقل محلك من مكان لمكان فيمكنك ختم رسالتك "شكرًا لوقتك. نحن نقدر قيمة العمل معك ونتطلع للمزيد". عقب شكرك للمتلقي، أضف معلومات التواصل مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني الذي يمكن لمُتلقي الرسالة أن يتواصل معك خلالهما في حالة وجود أيّة أسئلة. هذه خطوة هامة في حالة نقل محل عملك من عنوان لآخر، فمن الممكن أن تسمح معلومات التواصل بتواصل العملاء معك بخصوص عملية الانتقال. إذا كانت تنوي نقل محل عملك من مكان لآخر فقد ترغب في كتابة أكثر من رسالة لتوجه كل واحدة لفئة معينة من قائمة مراسلاتك، أي واحدة للعملاء وأخرى للشركاء وأخرى لمزودي الخدمة والتجار. فكر في هذه الخطوة إذا كانت هناك معلومات ترغب في مشاركتها مع فئة محددة فقط دون مشاركتها مع فئة أخرى.
اكتب مُقدمة مُختصرة. أضف التاريخ المحدد الذي سيتم فيه تغيير العنوان خاصتك. اكتب العنوان الجديد. أضف أيّة معلومات ذات صلة. تقدم بالشكر لمُتلقي الرسالة. أضف معلومات التواصل. اكتب أكثر من رسالة.