تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو لغوية أو طباعية أو تنسيقية قبل إرسال الخطاب، فهي قد تجعل شكله سيئًا وقليل الاحترافية. رغم أنك ذكرت بالفعل مهاراتك وخبراتك ومؤهلاتك، إلا أنه لا يزال من الأفضل إرفاق سيرتك الذاتية بالخطاب؛ يسمح هذا للمسؤول عن التعيين بمراجعة تفاصيل تعليمك ووظائفك بما فيها المدد المقضية في كل وظيفة أو دور تطوعي. كذلك يعطي إرفاق السيرة الذاتية عنده انطباعًا بأنك على قدر من الاحترافية وأنك تأخذ الموضوع بجدية ومستعد لبذل المجهود للحصول على الدور الذي تتقدم له. عادة لا يتطلب الحصول على دور تدريبي تقديم خطابات توصية إذا اشترط عليها أو إذا أردت أن تؤكد التزامك بالمهنية فضمنها في أوراقك.  يكتب خطابات التوصية أشخاص عملت معهم أو ممن يعرفونك بصفة شخصية ومستعدين لتزكية شخصيتك وقدراتك.  يمكنك – كبديل – عن خطابات التوصية أن تسرد قائمة بها أسماء وبيانات من تتوسم أن يشهدوا لك ممن عملت معهم حتى يتسنى للمسؤول عن التعيين التواصل معهم إذا رغب. ستؤكد تلك الخطوة قدرتك على تكوين علاقات مهنية إيجابية برؤسائك وزملائك السابقين. في العادة تحدد المؤسسة إذا كانت تستقبل الخطابات عبر الإنترنت أو ورقيًا عبر البريد أو يدًا بيد. اتبع شروط المؤسسة. إذا كنت سترس الخطاب بالبريد، فتأكد من إلصاق العدد الصحيح من الطوابع ومن صحة اسم وعنوان المتلقي على الظرف. انتظر بضعة أيام على الأقل أو حتى أسبوعًا قبل أن تستفسر منهم، ولا تلح أو تتأمّر. اكتف برسالة إلكترونية ودودة أو مكالمة خلال ساعات العمل لتعرف الجديد مِن المسؤول عن التواصل. أخبره بأنك قد أرسلت خطاب تقدم تبدي فيه بشكل رسمي رغبتك في أن تكون جزءًا من المؤسسة، وتذكر قبل كل شيء أن تتصرف بمهنية ولباقة. هذه طريقة مهذبة ومهنية تخبر بها المسؤول عن التعيين أنك تثمن وقته. يمكنك إرسالها كبريد إلكتروني أو كخطاب بالبريد العادي، وإذا أجريت أكثر من مقابلة، فأرسل رسالة لكل منهم.  وجه الخطاب لمجري المقابلة بالاسم.  اشكره على منحك الفرصة للقاء والحديث عن الدور التطوعي.  حاول في خطاب الشكر ذكر شيء معين قاله أثناء المقابلة؛ فهذا يشعره بأنك كنت منتبهًا ومهتمًا بكلامه وأنك تأخذ موضوع التقدم بجدية.  اجعل خاتمتك مهذبة ولا توحي بأنك تعتبر القبول أمرًا مفروغًا منه. مثلًا: "أتطلع إلى مناقشة الدور مجددًا بشكل أعمق" أو تمنَّ له التوفيق في عملية الاختيار. تستقبل بعض المؤسسات الكثير من طلبات التقدم وقد تطلب منك ألا تبادرهم أنت بالرسائل بعد التقديم. في مثل تلك الأحوال، اتبع التعليمات.
راجع لغة الخطاب. أرفق سيرتك الذاتية. احصل على خطابي توصية. أرسل الخطاب. تابع بمكالمة أو بريد إلكتروني. اشكرهم في رسالة بعد المقابلة.