عندما يُطلب منك كتابة رسالة توصية له، فكر أولًا في طلبه. إن كانت لديك تجربة جيدة مع هذا الشخص ويمكنك أن تدعم فرصه في الحصول على الوظيفة من خلال كتابة رسالة إيجابية، فيمكنك حينها أن تكتب الرسالة.  لا تقبل كتابة الرسالة إن لم يكن باستطاعتك كتابة أي شيء إيجابي، فمن الواجب عليك ألا تكون سببًا في التقليل من فرصه في الحصول على الوظيفة.  لا تقبل بكتابة رسالة التوصية إن لم تكن قد عملت مع الشخص لفترة زمنية طويلة. يصعب على المرء أن يعرف شخص ما ويقدر مهاراته وأسلوبه في العمل في غضون أشهر قليلة.  تأكد من أنك الشخص المناسب لكتابة الرسالة. قد يتطلب الأمر التحقق أولًا من سياسات الشركة. اطلب من الشخص المعني أن يمدك بمعلومات حول الوظيفة التي يقدم لها وأي بيانات ذات صلة تحتاج لمعرفتها، بما في ذلك سيرته الذاتية. يجب عليك أن تجمع كل المعلومات ذات الصلة، مثل: تقييمات الأداء الشخصية.  اطلب التعرف على الوظيفة التي يود العمل بها والتي ستوصي بها في خطابك، بالإضافة للاطلاع على سيرة ذاتية حديثة وغيرها من المعلومات، مثل: تقييم الشخص الذاتي لعمله معك في الشركة، وكيف أفادته تلك الأعمال في ثقل خبرته وتأهيله للعمل في الوظيفة الجديدة.  فكر في قراءة مراسلاتك مع المُرشح للوظيفة، من أجل تقييم مهنيته والطريقة التي يعمل بها. يمكنك أيضَا استخدام تقييمات الأداء الخاصة به لهذا الغرض. استخدم المعلومات التي جمعتها لصياغة رسالة أولية، وهو ما يساعدك على التأكد من أن رسالتك إيجابية وشاملة. اكتب صياغة جيدة لرسالة التوصية الإيجاببية عن موظفك أو زميلك السابق.  يجب ألا تزيد رسالة التوصية عن صفحتين. قد يتسبب إسرافك في كتابة معلومات غير هامة في عدد صفحات ضخم إلى تكاسل صاحب العمل المحتمل عن قراءة النص كاملًا، ما قد يفقد الموظف المرشح فرصته في الاستفادة من التوصية.  يجب أن تشير في المقدمة إلى اسم الشخص والوظيفة التي يتقدم لها والرتبة الوظيفية.على سبيل المثال يمكنك أن تكتب " إنه لمن دواع سروري أن أوصي بالسيد أدهم مراد لمنصب مدير التسويق. لقد قدم أدهم مراد مساهمة كبيرة في عمل هذه الشركة، وأعتقد أنه  سيكون إضافة كبيرة لفريقك." يمكن أن يكون نص الرسالة مكونًا من فقرة واحدة إلى ثلاث فقرات، ويجب أن تناقش خلالها مدى معرفتك بالشخص، وبأي صفة عملت معه، ومناقشة مهاراته وتوضيحها للقارئ، وتوضيح كيفية استفادة الشخص من صاحب العمل المحتمل.أنت تريد تقديم دليل قابل للقياس على أن هذا الشخص هو المرشح الأفضل للمنصب.  يمكنك مناقشة شخصية المرشح في النص الرئيسي للرسالة، لكن ضع في اعتبارك أهمية تجنب تضمين أي معلومات شخصية قد تؤثر على صاحب العمل المحتمل، وقد يكون من غير القانوني مشاركتك لأي من تلك المعلومات الواقعة تحت تصنيف خصوصية الموظف.  يجب أن تنهي الرسالة بتلخيص موجز تشير خلاله إلى أنك توصي بشدة بهذا الشخص، وتعرض على صاحب العمل المحتمل إمكانية سؤالك عن أي شئ إن رغب في ذلك.على سبيل المثال: "بناء على تجربتي مع السيد أدهم مراد، إذا كان لديكم أيّة اسئلة أو استفسارات فلا تترددوا في الاتصال بي عبر البريد الإلكتروني أو عبر الهاتف". تحتاج إلى التأكد من استخدام لغة إيجابية وقابلة للقياس عند وصفك للمرشح أثناء صياغة رسالة التوصية. يمكن أن يساعد هذا صاحب العمل المحتمل على فهم أفضل للمرشح ويمكن أن يساعده في تكوين صورة أكثر إيجابية.  استخدم كلمات مثل: المشاركة والتعاون والتشجيع.  استخدم كلمات مثل: مسؤوول ويعمل ضمن الفريق وإيجابي وعملي ومحل ثقة.  استخدم صفات مثل: يُعتمد عليه وذكي ومجتهد.  يمكنك أن تضع هذه الكلمات معًا في جملة مثل "تعاونت أنا وأدهم معًا في مشروع تسويقي وكان أحد الأسباب المهمة لاكتساب العديد من العملاء الجدد. وهو لاعب الفريق المُتحلي بالمودة والمسئولية والذي سيكون له تأثير إيجابي على شركتك." أنت ترغب في أن تقنع صاحب العمل أن مرشحك هو الأفضل للوظيفة، لا تنس أن أفضل وسيلة لذلك هي التحلي بالصدق، فهناك خط رفيع بين الصدق والمبالغة. لا يجب عليك أن تعبر هذا الخط حتى لا يشعر صاحب العمل المحتمل أن رسالتك خادعة. يجب ألا تقول صراحة أن المُرشح الذي توصي به هو الأفضل على الإطلاق، خاصة إذا لم تكن واثقًا من ذلك لأقصى درجة، ولكن فكر في كتابة جملة مثل: "أدهم هو أحد أكثر زملاء العمل تحملًا للمسؤولية، وأنا أشعر بالسعادة والفخر لأني عملت معه". وعند تقييم المهارات والقدرات التقنية، يمكنك أن تكتب شئيًا مثل: "أدهم من بين أفضل 5% من المدراء الذين عملت معهم." عندما تنتهي من صياغة الرسالة الأولية، راجع النص لتقويته وإضافة بعض اللمسات الجديدة، كما سيسمح لك هذا بتعديل أيّة أخطاء إملائية أو نحوية.  تأكد من أنك تنقيح المسودة لتحتوي على الكلمات المناسبة للمقدمة والموضوعات والخاتمة، وأن تكون مسودتك صادقة وتضم المفردات الإيجابية المناسبة وأنها تقدم الصورة الأفضل للمرشح.  اقرأ الرسالة بصوت عالٍ لاكتشاف الأخطاء المحتملة ولتضمن التزامك بالاحترافية والصياغة الجيدة.  تأكد من أن المعلومات التي تقدمها في الرسالة مناسبة للوظيفة الجديدة. قبل أن تتمكن من إرسال رسالة التوصية، تحتاج إلى تهيئتها بشكل مناسب. يمكن أن تساعد تلك الخطوة على ضمان أن صاحب العمل سيأخذ رسالتك على محمل الجد.  تأكد من أن الرسالة مكتوبة على ورق الشركة المعتمد.  اكتب تاريخ الرسالة في السطر الأول. ضع عنوان صاحب العمل المحتمل أسفل التاريخ. ارسل الرسالة إلى المشرف المحتمل للمرشح أو إلى قسم الموارد البشرية. ثم بتضمين عنوانك الخاص أسفل عنوان صاحب العمل المحتمل. تأكد من توقيع اسمك بالحبر الأسود مع طباعة اسمك أيضًا.  يمكنك إضافة العنوان والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف إذا أردت. اقرأ النص مرة أخيرة قبل أن ترسل رسالة التوصية. يمكن أن يساعد هذا في ضمان عدم وجود أيّة أخطاء أو إغفال أيّة معلومات مهمة.
فكر قبل قبول طلب كتابة التوصية. اجمع المعلومات لدمجها في رسالتك. اكتب صياغة أولية للتوصية. استخدم كلمات إيجابية وقابلة للقياس. كن صادقًا ولا تبالغ. راجع رسالة التوصية. اعمل على تنسيق الرسالة. راجع الرسالة للمرة الأخيرة.