اختر التحية المناسبة التي تفتتح بها بطاقة التعزية، مثل: "عزيزي" أو "العزيز" ومن ثم ضع اسم الشخص الذي توجه إليه البطاقة. تجنب التحيات غير الرسمية مثل "أهلًا"، محاولًا بقدر الإمكان اختيار التحيات الرسمية.  خاطب الشخص الذي توجه إليه البطاقة باسمه الذي تناديه به في المعتاد، فإذا كنت تكتب البطاقة لمعلمك في المدرسة والذي تخاطبه "أستاذ أكرم" فعليك أن تكتب اسمه على هذا النحو "عزيزي الأستاذ أكرم". لا بأس من استخدام اسم الشخص دون ألقاب إذا ما كنت على معرفة جيدة به. إذا كانت البطاقة موجهة لعائلة بأكملها لتعزيتهم، فيجب عليك أن تكتب أسماء أفراد العائلة جميعهم على البطاقة. إذا لم تكن على علم بأسماء جميع أفراد العائلة فيمكنك أن تكتب "إلى العزيزة منال والعائلة الكريمة". وضح كيف تشعر بالأسف لسماعك أخبار فقدان الشخص لقريبه أو صديقه (اكتب اسم الفقيد)، وإذا لم تعرف اسمه يمكنك أن تكتب "والدتك" أو "جدك". إليك بعض الأمثلة:  "أنا أشعر ببالغ الأسف لمفارقة محمود الحياة بعد صراعه الطويل مع المرض". "أنا في غاية الأسى لسماعي خبر وفاة هدير". "لا يمكن للكلمات أن تعبر عن مدى أسفي لفقدانك صديقتك علياء". يُفضل دائمًا إنهاء بطاقة التعزية بشكل مختصر في حالة لم تكن على علاقة قريبة بالشخص الذي توجهها إليه. اختر جملة مناسبة وواضحة المعنى ولا يمكن فهمها على نحو خاطئ، مثل: "قلوبنا معك" أو "برجاء تقبل خالص عزائي"، واكتفِ بهذه الجمل البسيطة في حالة كانت بطاقة التعزية تحمل بعض العبارات الخاصة بالمواساة مطبوعة عليها. إليك بعض الأمثلة الأخرى على بعض الجمل:  "نحن نذكرك دائمًا في صلاتنا" "أفكارنا وصلواتنا معك" "نحن نفكر دائمًا بك" "أنا أصلي لك لتمر عبر هذه المحنة" "سوف نُكرم ذكرى الفقيد في هذا الوقت" "سوف نتذكر الفقيد دائمًا بالخير" إذا كنت تعرف الشخص الذي توفي فيمكنك مشاركة بعض الأفكار والذكريات عنه، وكيف أنك سوف تفتقده أو تفتقدها. إن مشاركتك لهذه الأفكار والذكريات يجعل مُتلقي البطاقة يشعر بأنه ليس وحيدًا وأن هناك من يشاركه فقدانه. يمكنك أن تذكر خصلة مميزة كنت تحبها في الفقيد أو تعبر عن مدى اعتزازك به أو بها. يمكنك أن تخبر الشخص الذي توجه إليه بطاقة التعزية أنه بإمكانه أن يتصل بك أو يطلب منك أي نوع من المساعدة إذا ما احتاج إلى ذلك. احرص فقط على أن تكون مستعدًا فعليًا لفعل ذلك الأمر الذي تعرضه. إذا كنت على معرفة وطيدة بالشخص الذي توجه إليه البطاقة، فيمكنك أن تختم كتابتك بكلمة مثل: "مع خالص حبي" ومن ثم تُوقع باسمك. إذا كنت ترسل البطاقة لشخص لا تعرفه جيدًا فيجب عليك اختيار عبارات ختامية مناسبة تعبر عن أسفك وتراعي مستوى علاقتك بالشخص.على سبيل المثال:  "مع أطيب التحيات" "مع أطيب الذكريات" "خالص المودة" "مع خالص العزاء" "قلوبنا معك" "خالص تعاطفنا"
ابدأ بإلقاء التحية المناسبة. عبّر عن مدى شعورك بالأسف كتعزية. حافظ على بطاقتك مختصرة إذا لم تكن على معرفة قريبة من الشخص الذي توجهها إليه. ضع في الاعتبار مشاركة بعض الذكريات الحسنة إذا كنت على علاقة بالفقيد. اعرض المساعدة إذا ما أحببت. اختر عبارة ختامية مناسبة.