يتيح ذلك للقارئ أن يطلع بنظرة عين على موضوع الرسالة قبل أن يفتحها، وهو ما يمهد له صورة أولية عما يمكن له توقعه من قراءة هذه الرسالة. يمكنك الاعتماد على أي شكل من أشكال التحية المتأدبة المتعارف عليه، مثل "عزيزي" ثم أتبع ذلك باسم مُستقبل الرسالة.   حاذِ التحية إلى اليسار (في اللغة الإنجليزية) وإلى اليمين (في اللغة العربية). في حالة الكتابة إلى صديق مقرب جدًا، وكان محتوى الرسالة ودي ولا يحمل أي طلب أو تساؤل رسمي أو ما شابه، فيمكنك أن تستغني كليًا عن جملة التحية وتبدأ بذكر الاسم الأول لصديقك متبوعًا بفصلة أو أن تسأل بشكل مباشر: "كيف حالك يا محمد؟" ثم تتحدث عن موضوع الرسالة. أدرج سطرًا فارغًا بين التحية ومتن رسالة البريد الإلكتروني. كما هو الأمر مع كل الخطابات، يفترض أن يتكون نص رسالتك من مقدمة ومتن (موضوع) وختام. فقط عند الكتابة إلى صديق مقرب، قد لا يكون من الضروري الالتزام بهذه الصياغة ويمكنك أن تكتب بحرية أكثر. لست مضطرًا للالتزام بجملة ختام رسمية في حالة كنت تتواصل مع صديق مقرب، فيمكن لهذه الجملة أن تكون أي شيء مميز أو يظهر العاطفة والارتياح المتبادل بينك وبين صديقك، لكن المهم هو أن تكتب ما يؤكد أن رسالة البريد الإلكتروني قد انتهت بالفعل.  في حالة الكتابة إلى صديق مقرب للغاية، وكان موضوع الرسالة ودي ولا يحمل أي نوع من الرسميات، فمن المقبول جدًا أن تختم رسالتك عبر البريد الإلكتروني بكتابة اسمك فقط لا غير وأن تتخلى عن استخدام أي نوع من التحية الختامية أو ما شابه.
ابدأ الرسالة بوصف مختصر ودقيق لموضوعها من خلال حقل العنوان. ابدأ بجملة تحية مهذبة في بداية نص الرسالة الفعلي. اكتب متن رسالة البريد الإلكتروني. اختم رسالة البريد الإلكتروني بجملة تحية ختامية.