ضع في ذهنك جملة أو اثنتين لتوجيه المناسبة في الاتجاه الصحيح. هل تخطط لتثقيف مجتمعك؟ أم إقناع الناس بالتبرع؟ أم بالاحتفال بشخص أو مجموعة أشخاص؟ اجعل الغرض محددًا قدر الإمكان. أيًا كان ما تفعله (التثقيف أو الإقناع أو الاحتفال أو غيره) فاعرف "لماذا" تقيم المناسبة.  فكر في بيان الرسالة، فهي هيكل النجاح. عندما تعرف ما تريد فعله بالضبط سيكون من الأسهل القيام به. ما الذي تريد تحقيقه بالضبط؟ لا نقصد عدد الأشخاص الذين تريد حضورهم وليس حقيقة استضافة المناسبة، بل ما الناتج الذي تريد الوصول إليه؟ أن ينضم خمسة أشخاص إلى منظمتك؟ أن تجمع 10000 جنيه في التبرعات؟ أن تغير العقول؟ أن تحمس الناس؟  فكر في أكبر ثلاثة أشياء تريد تحقيقها كنتيجة لهذه المناسبة وركز على جعلها حقيقة. ربما يكون أحد الأهداف ماليًا والآخر اجتماعيًا والثالث شخصيًا؛ الأمر عائد لك. يجب أن تمتلك فريقًا من أشخاص ذوي مهارات مختلفة. يمكنهم مساعدتك في كل شيء بدءًا من تجهيز الجداول والميزانيات إلى إعداد الدعوات والملصقات إلى التحريب بالضيوف والقيام بالأعمال اليدوية كالتنظيف بعد المناسبة. بمعنى آخر، يمكنهم المساعدة في إنجاز الأمور؛ احصل على متطوعين موثوقين إن استطعت.   احرص على إبقاء أعضاء فريقك ومسؤوليك على اطلاع بتحديثات خططك. يمكن للتعاون أن يسهل وظيفتك، فعندما تطلب منهم المساعدة كن شاملًا في شرح توقعاتك منهم ومستوى مشاركتهم في المشروع. إن لم تتمكن من إيجاد متطوعين فاستأجر طاقمًا. يعتمد الأمر على نوع المناسبة التي تنظمها، فقد يتمكن مكان المناسبة من تقديم شخص أو أكثر أو يمكنك استخدام منظمة مختصة. . يجب تضمين كل النفقات والواردات والرعاة والنفقات الاحتياطية. إن لم تضع ميزانية فستجد العديد من الفواتير ومحفظة خالية ودون أن تمتلك فكرة عما حدث. كن واقعيًا منذ اليوم الأول بحيث لا تحدث أية مفاجئات في يوم المناسبة.  ابحث عن طرق لتقليل التكلفة. هل يمكنك دفع المتطوعين للعمل مجانًا؟ أو تجربة أماكن أرخص ثمنًا (كمنزل شخص)؟ تذكر أن التجمع الصغير والبسيط ذا التأثير البالغ أكثر إبهارًا من حفلة فاشلة في مكان فاخر. هذا أهم شيء متعلق بالمناسبة: ما الوقت والمكان المناسبين للمدعوين؟ عليك اختيار وقت يكون الجميع فيه متاحين واختيار مكان ملائم؛ تذكر أن يكون ملائمًا للميزانية.  تفقد تقويم مجتمعك وضع جمهورك في اعتبارك. إن كنت تعمل مع مجموعة من ربات المنازل فاختر وقتًا خلال اليوم وفي الحي (ربما يمكنك تقديم خدمة مجالسة الأطفال كذلك). إن كان الحاضرون من التلاميذ فاختر وقتًا بالليل وفي منتصف المدينة؛ اذهب إلى حيث هم بالفعل إن استطعت. تحتاج بعض الأماكن للحجز بالطبع. اتصل بالمكان الذي تفكر باستخدامه بأسرع وقت ممكن، فقد يكون أكثر انشغالًا مما تظن. كيف سيكون موقف السيارات؟ ماذا عن دخول المعاقين؟ ماذا يمكنك فعله بالمساحة المتاحة؟ ما المعدات التي ستحتاجها؟ ما العناصر الإضافية (ماء الشرب للمتحدثين والشارات والكتيبات الدعائية) التي ستحتاج لنفقات إضافية؟ كم عدد الناس الذين تحتاجهم حقًا لتمضي الأمور بسلاسة؟ من المهم أن تجلس مع نفسك لدقيقة (ومع فريقك) لتفكر في كل جوانب القصة. هل هناك أية عقبات يمكن توقعها وتفاديها؟ هل يوجد ضيوف ذوو خصوصية يجب تلبية احتياجاتهم؟ هل يجب تحقيق أي توقعات؟ ابدأ بتجهيز مسودة لملصق أثناء التجهيز. يجب أن يتضمن الملصق التاريخ والوقت والمكان الأولي والضيف الرئيسي واسم المناسبة والسمة أو الشعار. نظرًا لأن ذلك مبكر فيمكنك أخذ وقتك، ولكن من الأفضل تجهيز إصدار أولي لاستيضاح المظهر النهائي.  فكر في طرق أخرى لنشر الخبر كذلك. أهي رسائل البريد الإلكتروني؟ أم البريد العادي؟ أم فيسبوك وتويتر وغيرهما من مواقع التواصل الاجتماعي؟ ما الذي تحتاجه قبل الحفل لدفع الناس للحضور وما الذي تحتاجه خلال الحفل لجعلهم لا يغادرون؟ خذ نفسًا عميقًا وافتح برنامج إكسل. جهز مسودة جدول لأنشطة المناسبة وأعد بضعة جداول لتنظيم أفكارك. قد تبدو تلك أوراقًا عديمة الأهمية حاليًا، ولكن بعد شهرين ستجد نفسك شاكرًا لنفسك في الماضي على التجهيز المسبق.  جهز خطًا زمنيًا (مع مواعيد نهائية) لكل نشاط. دون أسماء كل الناس وأماكن حاجتك لهم. يمكنك بهذه الطريقة تنظيم نفسك والاستعداد للإجابة عن أية أسئلة مستقبلية من الآخرين.
حدد الغرض من المناسبة. ضع أهدافًا. اجمع المتطوعين. أعد ميزانية حدد الوقت والمكان. فكر في اللوجستيات. فكر في التسويق والدعاية. نظم نفسك حيث من الممكن جدًا أن تشعر بالفوضى العارمة.