استفد من تحليلات التكلفة التي سبق إجرائها في الشركة أو المنظمة التي تعمل بها، وذلك من خلال استخدام نفس أساليب تصنيف التكاليف (أو شيء قريب منها). بالإضافة إلى ما يوفره عليك ذلك من حيرة لاتخاذ قرار بشأن الأسلوب المناسب، تضمن الاستمرارية في اتباع نفس الأساليب أن تكون التقارير كلها قابلة للمقارنة، وبالتالي تصبح مفيدة وذات فاعلية أكفأ بمرور الوقت.  لا مانع كذلك من النظر على تقارير تحليل التكلفة المنفذة من قبل جهات أخرى تعمل على تنفيذ مشاريع أو تقديم خدمات مشابهة لما تعمل عليه. تتضمن التكاليف المباشرة بنودًا مثل: الرواتب والعوائد التي يحصل عليها فريق العمل، الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، التجهيزات والأثاث الخاصة بمكان العمل. وبناءً على نوعية المشروع أو الخدمة التي تقدمها، قد تحتاج كذلك إلى تكاليف خاصة بإعداد العقود والترخيصات والتأمينات.   تكون التكاليف المباشرة الخاصة بمشروع معين أو خدمة مقتصرة بشكل أساسي على ما تدفعه نظير تنفيذ المشروع قيد التحليل والتقييم، دون أن تشمل بنود التكاليف المشتركة مع غيرها من المشروعات. يمكن اعتبار النفقات الإدارية الأساسية (مثل الإيجار والكهرباء والمياه…) ضمن التكاليف المباشرة، فقط إذا كان للمشروع أو الخدمة التي تقدمها موقع عمل مستقل. تتضمن التكاليف غير المباشرة ما تنفقه نظير رواتب واستفادات فريق عمل الإدارة والمعدات والمرافق وغيرها من الأشياء المشتركة بين عدة مشروعات أو خدمات. يعتمد ما يتم تصنيفه على أنه تكاليف غير مباشرة على الكيفية التي فصلت بها بين المشروعات أو الخدمات المقدمة من قبل المؤسسة.  على الرغم من أنك تعمل على حساب التكاليف الخاصة بمشروع أو خدمة منفردة، إلا أنه من الضروري دائمًا أن تدرج في تقرير تحليل التكلفة هذا النوع من بنود التكلفة غير المباشرة المتداخلة بين مختلف المشروعات التي تعمل عليها. لا فائدة من ملف تحليل تكلفة لا يؤدي غرضه، لذا مرجعيتك الدائمة هي مدى فائدة وملاءمة الشكل النهائي لتقريرك في إفادة المؤسسة ودفع عجلة العمل بيسر وسلاسة. لا تخضع لرغبة الاعتماد على التصنيفات المالية واسعة النطاق، وبدلًا من ذلك اختر التصنيفات التي تنعكس بشكل مباشر على توضيح آلية الاستفادة من ملف تحليل التكلفة في المضي قدمًا للمزيد من مراحل تنفيذ المشروع.  من بين التصنيفات العامة الأساسية: تكاليف الموظفين وتكاليف التشغيل وتكاليف بدء العمل. يمكنك الإضافة والحذف حسب احتياجك، لكن لاحظ أنه في كل تصنيف مما سبق ذكره ستحتاج إلى أن تحدد أي التكاليف مباشرة وأيها غير مباشرة في كل تصنيف مما سبق ذكره.
راجع تقارير تحليل التكلفة السابقة في حال توفرها. أدرج كل التكاليف الصريحة المباشرة للمشروع الذي تعمل على تقييمه. أدرج التكاليف غير المباشرة المرتبطة بتنفيذ المشروع. أعد تنظيم التكاليف بما ينعكس على الإيفاء بالغرض من تقرير تحليل التكلفة.