يختلف نطاق تحليل التكلفة من مشروع لآخر وبناءً على قرارك الشخصي كذلك، وهو ما تحدده وفقًا للغرض الأساسي من التحليل والسؤال النهائي الذي ترغب في الإجابة عليه. لذا قبل أن تدرج العديد من الجوانب في خطة عملك على الأمر، اعرف بوضوح أولًا ما أنت بحاجة إليه وما ترغب في الوصول له جراء عملية تحليل التكلفة.   إذا كنت تُجري عملية تحليل التكلفة من أجل وضع ميزانية أو الخطة العامة المستقبلية، فستكون على الأغلب بحاجة إلى تحليل تكلفة شامل على نطاق المنظمة ككل. على صعيد آخر، إذا كنت بصدد غرض أضيق أو محدد بوضوح أكثر، مثل اتخاذ قرار بشأن تحصيل الرسوم على خدمة معينة (ومقدار تلك الرسوم)، فقد يكون ما تحتاج إليه هو تحليل تكلفة ضيق النطاق يهتم فقط بالدراسة والتحليل المالي لخدمة معينة تقدمها الشركة. اتفقنا أنك بحاجة إلى معرفة السبب من وراء عمل تحليل التكلفة، وبعد ذلك تحتاج بدورك إلى معرفة تكاليف "من؟" التي سوف تهتم بتحليلها. سنشرح هذا بوضوح في النقطة الفرعية التالية، لكن ضع في اعتبارك أن تحديدك لوجهة النظر أو الجانب الذي تقف به، يؤثر على فائدة تحليل التكاليف ككل، ويحدد لك البيانات التي تحتاج إلى جمعها وكيفية تصنيفها.   على سبيل المثال: قد تكون راغبًا في دراسة التكلفة بالنسبة لعملائك نظير تقديمك لخدمة معينة، وبالتالي ستعمل على تحديد التكلفة والحكم على مناسبتها للعمل وكأنك أحد هؤلاء العملاء، واضعًا في الاعتبار الرسوم التي تُحصلها (أو تخطط لتحصيلها) نظير تقديم الخدمة، وغيرها من التكاليف الإضافية، مثل الانتقال وما شابه. في المقابل، قد تنظر إلى التكلفة بالنسبة إلى الشركة أو المؤسسة نفسها في المقام الأول، وبالتالي كل ما ستضعه في حسبانك هو التكاليف العامة التي ستتكبدها الشركة نظير توفير خدمة أو منتج معين. قد يتضمن ذلك أيضًا النظر إلى "تكلفة الفرصة"، والتي تعني دراسة تأثير تقديم خدمة أو برنامج معين على عدم القدرة على تقديم غيره من الخدمات أو البرامج. الكيفية التي تخطط بها لتنفيذ برامج المؤسسة مُجتمعة تنعكس على تخصيصك للتكاليف والموارد والتوفيق بين المشروعات وبعضها البعض، وبالتالي يجب أن يكون ذلك واضحًا في ملف تحليل التكلفة لكل مشروع بشكل منفصل. إذا كانت المشاريع في المؤسسة منفصلة ومستقلة عن بعضها البعض، فعلى الأغلب أن التمييز حادث بالفعل وبديهي، ولكن في حالات المشاريع والبرامج المتداخلة، التي قد تتشارك الوقت والموارد، قد تكون مضطرًا لتمييز تلك البرامج عن بعضها البعض والفصل بينهم في أثناء دراستك لتكلفة كل منهم على حدة.   يمكن جمع المشروعات المتداخلة مع بعضها البعض بدرجة كبيرة سويًا، بدلًا من تقييم التكلفة الخاصة بكل منها على حدة، لكن يظل من حقك اتخاذ القرار وفقًا ما تراه مناسبًا. اتبع الإجراءات المنطقية والتي تُيسر العمل بدلًا من تعقيده أكثر متجنبًا كلما أمكن أي إهدار للمجهود أو تكرار العمل على نفس المهمة أكثر من مرة. يمكنك الحكم بخصوص فصل المشروعات عن بعضها البعض أو عدم فصلها من خلال النظر إلى الخدمة المُقدمة من كل مشروع، بالإضافة كذلك إلى الموارد اللازمة لتنفيذ كل منهم، وفي النهاية الجهة المستفيدة من تلك الخدمات. وبمجرد ما أن تجد اثنين من المشروعات متشابهة في اثنين أو ثلاثة من تلك العوامل سابقة الذكر، اجمعهما فورًا معهم واصنع لهم تحليل تكلفة واحد بنفس الغرض. تختلف الكيفية التي تقوم من خلالها بتصنيف التكاليف وحسابها بناءً على ما إذا كانت تحليل التكاليف مهتمًا بفترة زمنية طويلة (عدة أشهر أو سنوات) أو خلال مدة زمنية قصيرة (أسابيع قليلة أو مجرد نشاط عابر يحدث مرة واحدة).   إذا كنت راغبًا في اتخاذ قرار بشأن تحصيل أم عدم تحصيل رسوم نظير خدمة معينة تقدمها الشركة، فعليك أولًا أن تحدد التكلفة الأساسية التي تتحملها لتقديم هذه الخدمة مرة واحدة. بعد ذلك ستحتاج إلى إجراء عملية تحليل طويلة المدى لتحديد قدرة الشركة/المنظمة على الاستمرار في تحمل الخسارة الناتجة عن تقديم هذه الخدمة مجانًا أم لا. الأفضل دائمًا هو اختيار فترة زمنية تضمن لك التعرف على بيانات التكلفة والأرباح الدقيقة بدلًا من التخمين والتوقع، وهو ما يضمن لك إمكانية استخدام تحليل التكلفة كقاعدة متينة ومتيقن مما بها من معلومات في المزيد من عمليات التحليل الاقتصادي المقبلة.
تعرف على سبب احتياجك لتحليل التكلفة. حدد وجهة النظر التي ستتبناها في ملف تحليل التكلفة. ميّز بين البرامج التي تقدمها. حدد الفترة الزمنية التي ترغب في تقييمها.