اكتب سطرًا أو سطريْن بعد التحية الأساسية لتحية صديقك باستفاضة قبل الشروع في كتابة جسد الخطاب، فكّر في الأمر وكأنه بداية محادثة بينك وبين صديقك هذا. إليك بعض الأمثلة على بداية الخطابات الودودة:  "أتمنى أن يجدك خطابي هذا بخير." "شُكرًا لك على خطابك السابق." "أعرف أنه مضى الكثيرمن الوقت على خطابي الأخير." "هُناك الكثير من الأخبار التي أود مشاركتها معك!" أخبِر صديقك بالتفاصيل والمعلومات التي تود اطلاعه عليها مثل وصفك لرحلة خُضتها أو لتفاصيل حياتك اليومية مؤخرًا. اكتب كل موضوع في فقرة جديدة حتى يتمكن صديقك من قراءة الخطاب بسلاسة، وذلك مهما بلغ عدد المواضيع التي تكتب عنها.  على سبيل المثال: قد تكتب فقرتيْن أو ثلاث فقرات عن رحلتك في إجازة الربيع ثم تلحقها  بكتابة فقرة عن حياتك منذ وقت الإجازة إلى هذه اللحظة. حافظ على بساطة خطابك إذا لم تكن متأكدًا مما يجب أن تكتبه، أخبِر صديقك مثلًا عن فيلمٍ شاهدته أو كتابٍ تقرأه. رد على النقاط التي أرسلها لك صديقك في خطابه السابق بعدما تكتب عن أخبارك الجديدة وشعورك هذه الأيام وتطورات حياتك التي ترغب مشاركتها معه. هكذا تضمن أن يتحول الخطاب إلى محادثة.  اسأل صديقك عن حاله في الفترة الماضية وأخبِره أنك لم تتلق منه أيّة خطابات لمدة في حالة انقطاع التواصل بينكما لفترة. يُمكنك أن تكتب له مثلًا: "لقد أخبرتني في خطابك الأخير أنك تشعر بتوعكٍ صحي، هل ذهبت لزيارة الطبيب أم تحسنت حالتك؟" اطرح بعض الأسئلة لفتح مجال النقاش بعد سردك للمعلومات أو التفاصيل التي ترغب في إضافتها بالخطاب، يُعد ذلك ضروريًا في حالة أردت نصيحة صديقك بشأن أمرٍ ما.  يُمكنك أن تقول على سبيل المثال: "والآن بعد أن أخبرتك بآخر أخباري، أود أن أعرف رأيك في كيفية التعامل مع زيارة عائلتي للمدينة؟" يُمكنك طرح الأسئلة العامة في حالة لم تعرف ما الأسئلة المناسبة مثل: "كيف هي أحوالك مؤخرًا؟ هل لديك بعض الأخبار الجديدة؟" اعتمد في كتابة الخطاب على نبرتك الشخصية في التحدث ويُمكنك أن تستخدم بعض المصطلحات العامية والمزحات الشخصية التي تعرفها أنت وصديقك وضرب الأمثال بالأشخاص الذين تعرفونهم. يجب أن تتلائم نبرة الخطاب مع الموضوع الذي تكتب عنه، فتكون نبرة مرحة سعيدة إذا تحدث عن رحلتك وإجازتك وتكون نبرة داعمة وأكثر جدية إذا كنت تقدم خالص عزائك.
أَقِرَّ بإرسال الخطاب لصديقك المُحدد. اكتب النقاط الأساسية لخطابك. اجعل الخطاب بمثابة المحادثة أو النقاش. اطرح الأسئلة التي تُشجع على الحوار. حافظ على نبرة الحوار خلال الخطاب.