تتسم الأوراق المفاهيمية عادة بكونها وثائق قصيرة تتكون من ثلاث إلى خمس صفحات. يقوم الرعاة بقراءة العديد من الأوراق المفاهيمية وقد يتم رفض بعضها لأنها لم يتم تنسيقها بشكل جيد.  قم باتباع التوجيهات إذا ما تم طلب تطبيق تنسيقي معين. يمكنك أيضًا كتابة الورقة بخط قياسي مناسب للقراءة بشكل جيد (خط بحجم 12). قم بترقيم الصفحات واستخدم هوامش جانبية مناسبة (2.5 سم). يبحث الممول عن مشاريع مدروسة وقابلة للتنفيذ. تجنب التحفظ خلال توضيح اقتراحك أو القيام بفعل ما يظهرك بمظهر غير الواثق أو المتشكك مما يزعزع الثقة في مشروعك.  تجنب الجمل التي تكون مثل "نعتقد أن منتجنا يمكن أن يساعد بعض البلديات على الأقل في السيطرة على الجرذان." ستكون الجملة أقوى إن كانت "سيؤدي صندوق الجرذان المُحكم من الحد من انتشار الجرذان في أيّة بلدية متوسطة الحجم والقضاء على وجودها تمامًا في العديد من الحالات." إذا كنت تكتب الورقة لمؤسسة علمية لتقوم بتمويلك فقد يكون من المناسب استخدام المصطلحات العلمية أو الفنية. أما في حالة أنك تقوم بتقديم الورقة إلى منظمة عامة لتمويل نفس المشروع ستكون بحاجة إلى الحد من المصطلحات العلمية وشرح المفاهيم الأساسية ليفهمها القارئ. إذا كنت تخاطب قراء ليس ليهم خبرة بمجالك، فاطلب من شخص غير متمرس في عملك أو مجالك أن يقرأ الورقة المفاهيمية الخاصة بك ويخبرك إذا ما كانت هناك بعض المصطلحات غير المفهومة. تأكد من أن الممول المحتمل يعرف كيفية التواصل معك إما عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف. يجب عليك كتابة تلك المعلومات في نهاية الورقة حتى وإن كنت قد أدرجتها في مكان آخر في ملف المشروع وذلك حتى لا يضطر الممول إلى البحث عنها. لا يمكن أن تترك في الورقة المفاهيمية الجيدة أيّة أخطاء أو أخطاء إملائية أو أخطاء في التنسيق. عليك أن تظهر لممولي المشروع المحتملين أنك حريص ومهتم بأن تظهر مشروعك على أحسن وجه من خلال التدقيق في مسودتك الأخيرة قبل إرسالها. اطلب من أحد لم يقرأ ورقتك المفاهيمية سابقًا أن يُلقي نظرة عليها قبل إرسالها، وذلك حتى يتمكن من اكتشاف الأخطاء التي قد تكون غفلت عنها.
احرص على أن تكون قصيرة وأنيقة. تأكد من أن اللغة في الورقة المفاهيمية الخاصة بك هي لغة موجهة وواضحة. استخدم مفردات يفهمها القارئ. أضف معلومات التواصل. قم بتدقيق مسودتك الأخيرة.