حدد أهداف ورشة العمل مُسبقًا سواء كانت الورشة تُعلم المشاركين مهارة ما أو تقدم لهم المعلومات أو كانت بغرض التوعية، اسأل نفسك ما الذي ترغب في تعليمه للمشاركين؟ هكذا يُمكنك التفكير بشكل واضح في المهارات التي ترغب في تعليمها للمشاركين بورشة العمل والمواضيع التي ستعمل على تغطيتها كجزء من الورشة. فكر مليًا في النتيجة التي ترغب في تحقيقها في نهاية الورشة، وإليك بعض الأهداف الشائعة التي يمكن أن تكون أهدافًا لورشة العمل خاصتك:  تعلم كيفية كتابة خطاب تغطية مُقنع. تعلم كيفية نقل الأخبار السيئة للمرضى. تعلم خمس تقنيات لتشجيع الطلاب على الحديث داخل الفصل. تعلم كيفية عمل عرض تقديمي باستخدام برنامج العروض التقديمية (باور بوينت Powerpoint). هل يعرف المشاركون بعضهم البعض أم لا؟ هل سيكون لديهم علم مُسبق بموضوع الورشة أم أنهم على غير دراية؟ هل هم مجبرون على حضور الورشة كجزء من تدريبهم لوظيفة ما أم أنهم سيحضرون برغبة منهم؟ أجب على الأسئلة السابقة وبناء على الإجابات ستجد أن طريقتك لتنظيم الورشة ستتغير. على سبيل المثال: إذا كان المشاركون يعرفوا بعضهم البعض فهذا يعني أن الأنشطة الجماعية ستكون أسهل بكثير، أما في حالة لم تكن المجموعة على دراية ببعضهم فستحتاج لمزيد من الوقت في أنشطة التعارف. هذه هي الأوقات التي يكون فيها المشاركون في حالة من اليقظة والانتباه،  فأنت ترغب في أن يعيرك الجميع انتباهه ويندمج مع المشاركين داخل الورشة، ولهذا حاول أن تتجنب تنظيم ورش العمل في المساء بعد يوم العمل الطويل المُرهق. وزع الإعلانات عن الورشة، علّق البوسترات في الأماكن المختلفة واطلب من المؤسسات التي قد تستفيد من الورشة أن تساعدك في الإعلان عنها. يُساعدك في ذلك بالطبع عنوان جيد لورشتك بالإضافة إلى شرح قصير يوضح محتوى الورشة وأهميتها، لا تنس إضافة الصور في الإعلان إلى جوار العنوان حتى تجذب انتباه المُشاهد. لا تُعد الورشة كالمُحاضرة حيث يتوجب أن تتم بعدد قليل من المشاركين لتتمكن من الإجابة عن أسئلتهم ومتابعة تدربهم على المهارات المطلوبة بالإضافة إلى مُباشرتهم للعمل الجماعي، بالطبع يجب ألا يقل العدد بشكل مُبالغ فيه حتى تضمن أن النقاشات مُثيرة للاهتمام، ولهذا يُعتبر العدد المثالي للمشاركين ما بين ٨ إلى ١٥. في بعض الأحيان لا يكون قرار عدد المشاركين هو قرارك ولهذا سيتوجب عليك إيجاد حلول إبداعية للتعامل مع العدد الكبير، على سبيل المثال في حالة مجموعة مكونة من ٤٠ مشارك يُمكنك تقسيمهم إلى ٥ مجموعات صغيرة يتكون كل منها من ٨ مشاركين. في هذه الحالة قد تحتاج للاستعانة بمساعدين لك في الورشة لضمان العمل مع المجموعات كُلها. تتطلب بعض ورش العمل الاستعداد المُسبق من المشاركين قبل الحضور للورشة، يتم هذا إما بحث المشاركين على الإطلاع على أوراق بحثية معينة أو كتابة قصة قصيرة أو قراءة أعمال المشاركين الآخرين. احرص على توضيح المهمة المطلوبة من المشاركين حتى تضمن إتمامها على نحوٍ صحيح قبل حضورهم للورشة. احرص على توضيح الموعد النهائي لتسليم المهام المطلوبة حتى يتسنى لجميع المشاركين الإطلاع على أعمال زملائهم قبل الورشة بوقتٍ كافي، احرص أيضًا على توضيح طريقة التسليم، هل ستكون من خلال البريد الإلكتروني أم سيتطلب الأمر تسليم الأعمال في نسخ مطبوعة؟ تتسم أغلب ورش العمل بالوقت القصير والذي قد يبدأ من ثلاثين دقيقة إلى ثلاثة أيام على حسب الورشة، في جميع الأحوال عليك أن تستغل الوقت القصير المتاح لك لتضمن تحقيق أهداف الورشة.  بناء على هذا قد تحتاج للتركيز على تعليم المشاركين المهارات والتقنيات الأكثر أهمية دونًا عن غيرها بدلاً من محاولة تحقيق جميع الأهداف في وقتٍ قصير بجودة تعليمية أقل، عليك إذن ترتيب أهداف ورشتك حسب الأولوية. يُمكن تعليم البالغين من خلال وسائل التعليم المختلفة ما بين الوسائل البصرية والسمعية أو التدريب اليدوي أو غيرها من الطرق التي تجمع بين أكثر من وسيلة. تذكر أنك لن تكون على دراية بالطريقة الأنسب للمشاركين ولهذا يجب أن تكون مُستعدًا بوسائل متعددة، قد تحتاج أيضًا لإعداد المُلخصات المطبوعة عن موضوع الورشة، وكذلك وسائل سمعية مساعدة وخطط للمتابعة عبر الكمبيوتر وبالطبع أنشطة وألعاب تقمص الأدوار. تُساعد المعلومات في صورتها المطبوعة على الفهم والمتابعة مثل دراسات الحالة وقوائم المصطلحات المهمة واختبارات قياس المستويات، جميعها ستكون وسائل تعليمية مفيدة لورشتك ولهذا احرص على إعدادها بشكلٍ مُسبق لتتمكن من مراجعتها وتصليح الأخطاء. احرص على استخدام خط واضح في الكتابة ليسهل قرائته وأضف العنواين والتواريخ لكل ملف مطبوع ليعرف المشاركين متى يتوجب عليهم استخدامه.  إذا تطلبت ورشتك القيام بقراءة مجموعة كبيرة من المستندات فيُفضل حينها أن توزع هذه الأوراق بشكل مُسبق حتى يتسنى للمشاركين الإطلاع عليها والاستعداد للورشة.  ضع في الاعتبار توفير مُجلد للمستندات والأوراق في حالة كانت كثيرة العدد حتى يتمكن المشارك من الحفاظ عليها بشكل مُنظم. إذا ما كُنت تقدم هذه الورشة باستمرار فعليك بتجميع المستندات والأوراق الخاصة بها في مُجلد واحد تقوم بتوزيعه على المشاركين. رتب المواد الإيضاحية الخاصة بالورشة بشكل مُسبق سواء العروض التقديمية أو مقاطع الفيديو أو الصوت، اختبر عمل هذه المواد في المنزل لتضمن أن جميع الملفات سليمة وأن نوع الملفات مناسب للتشغيل في المكان الخاص بعقد ورشة العمل. يُنصح باستشارة المسئول التقني الخاص بمكان عقد الورشة بخصوص عمل الملفات السمعية والبصرية حتى تضمن عرضها بشكل سليم، على سبيل المثال قد لا تتوافق جميع أجهزة العرض الضوئي مع حاسبك الشخصي، كما أنا بعض الأماكن قد لا يتوفر بها سماعات للصوت ولهذا احرص على أن تتوافق مساحة تقديم الورشة مع احتياجاتك التكنولوجية. عليك بترتيب المواد التعليمية الإلكترونية بشكل مُسبق إذا كنت تنوي أن يتشارك الحضور في النقاشات الإلكترونية أو أن يقوموا بحل اختبارات المتابعة أثناء العمل بالورشة. حدد إذا ما كنت ترغب في أن يقوم المشاركون بإحضار أجهزة الحاسب الشخصية خاصتهم أم لا، واحرص على تبليغهم بشكل مُسبق. استشر المسئول التقني في مساحة الورشة بخصوص إمكانية عقد الأنشطة على الحاسب لتضمن توفر الإنترنت اللاسلكي بمكان الورشة ولتعرف ما هي كلمة السر الخاصة بالشبكة قبل بداية الورشة. قد تحتاج إلى فريق كبير لتنظيم ورش العمل الكبيرة وتسهيل العملية التعليمية على المشاركين، كما يمكنك الاستعانة بخبير أو ضيف للحديث عن تقنية طبية جديدة على سبيل المثال أو لتوضيح مدى أهمية موضوع الورشة ببعض الأمثلة الحقيقية. ستحتاج لمساعدين شخصيين من أجل تنظيم التعامل مع المجموعات الكبيرة. احرص في كل الحالات على اختيار فريقك قبل موعد الورشة بوقتٍ كافي حتى تمنح لهم الوقت للاستعداد وبالتالي تضمن نجاح ورشتك. حدد الأنشطة الجماعية التفاعلية التي ستعقدها ضمن ورشتك، فكر في هذه الأنشطة بحيث تتناسب مع الهدف الذي ترغب في تحقيقه في نهاية الورشة. يُمكن عقد الأنشطة التفاعلية إما في أزواج أو مجموعات صغيرة أو مجموعة كبيرة مع الحرص على توفير الفرص لجميع المشاركين للتفاعل بشكل حقيقي ضمن النشاط. إليك بعض الأمثلة لأنشطة العمل الجماعي في الورش:  المناظرات. قسّم المشاركين إلى مجموعتين في مناظرة بحيث تتبنى كل مجموعة وجهة نظر. أنشطة التفكير والمشاركة. اطرح سؤالاً على المشاركين واطلب منهم التفكير في الإجابة بشكل فردي ومن ثم مشاركة الإجابة مع زميل لهم في الورشة، وفي النهاية اطلب من كل زوج من المشاركين أن يشارك الإجابة التي توصلا إليها مع المجموعة بأكملها. جلسات الأسئلة والأجوبة. اطلب من المشاركين أن يطرحوا الأسئلة بخصوص المواد التعليمية موضوع الورشة إذا ما كان كم المعلومات المطلوب منك تقديمه كبيرًا. يُمكنك الإجابة عن الأسئلة بنفسك أو تطلب من المشاركين الإجابة عليها معك. أنشطة تقمص الأدوار. اطلب من المشاركين تقمص أدوار مُعينة من أجل التدرب على تقنيات جديدة ضمن موضوع الورشة. جلسات العصف الذهني. اطلب من مجموعة المشاركين التفكير والإفصاح عن أكبر عدد من الأفكار بخصوص موضوع معين، اكتب جميع الأفكار على السبورة ومن ثم اطلب منهم تقييم هذه الأفكار. يتمكن المشاركون من التركيز على نحوٍ أفضل عندما يحصلون على استراحات قصيرة، كما أنهم يتمكنون من تذكر المعلومات التي يحصّلونها في الورشة. خصص خمس دقائق راحة لكل ساعة من وقت ورشة العمل، هذا سيقلل من وقتك المتاح مع المشاركين إلا أنه سيجعل العملية التعليمية أكثر فعالية. انتبه إلى أن الأنشطة التي نخطط لها عادة ما تستغرق مدة أطول عند التنفيذ بنسبة تقريباً ١٠ إلى ٢٠٪ من الوقت المتوقع. هذا يعني أنك إذا حددت وقت فقرة الأسئلة ليكون ١٠ دقائق فمن المُحتمل أن تستغرق حوالي ١٢ دقيقة وربما أكثر، على هذا الأساس تجنب حشو المعلومات بقدر الإمكان وخصص الوقت للمواضيع الهامة والأنشطة المفيدة في سياق الورشة وإلا خاطرت بإجهاد المشاركين وفقدان تركيزهم. استعد ببعض الأنشطة الإضافية الاحتياطية إذا كنت تقلق حيال انتهاء الورشة قبل الوقت المحدد لها، نفذ هذه الأنشطة إذا ما وجدت لها الوقت، وإذا لم تنفذها فلا بأس حينها. تستهلك ورش العمل طاقة كبيرة منك ومن المشاركين، لهذا يجب أن تعتني بتوفير بعض الأطعمة والمشروبات الصحية للمشاركين. تتم تغطية هذه النفقات ضمن رسوم اشتراك الورشة المدفوع من قِبل المشاركين أو من خلال المؤسسة التي تُنظم ورشة العمل، لا تتحمل تكاليف هذه الأطعمة من جيبك الشخصي. تجنب الأطعمة السريعة. تجنب الأطعمة السريعة غير الصحية التي تمنح الشخص طاقة مؤقتة سرعان ما تتلاشى ويشعر الشخص بالخمول والملل. اختر الأطعمة الصحية التي تمد بالطاقة مثل الفواكه والخضراوات والمكسرات مثل الحمص والمخبوزات القمحية.
حدد أهداف ورشة العمل. حدد الجمهور المُستفيد من الورشة. اختر وقت الورشة ليكون في الصباح أو الظهيرة. أعلِن عن ورشة العمل. استقبِل عدد يتراوح من ٨ إلى ١٥ مُشاركًا بالورشة. اطلب من المشاركين الاستعداد لورشة العمل. رتّب الأهداف حسب الأولوية. جهّز وسائل تعليمية مُختلفة لورشتك. اطبع بعض معلومات الورشة. رتّب المواد الإيضاحية البصرية والسمعية. رتّب المواد التعليمية الإلكترونية الخاصة بالورشة. استعن بالخبراء والمتحدثين الضيوف وبالطبع المساعدين الشخصيين. حدد الأنشطة الجماعية الخاصة بالورشة. خصص وقتًا للاستراحات. تجنب حشو المعلومات. اعتنِ بتوفير الأطعمة والمشروبات.