أحيانًا سيُطلب منك إعداد التقرير، وقتها سيكون الهدف والموضوع مرفقين مع الطلب. إن لم تكن متأكدًا بشأن الهدف أو الموضوع، فكّر فيما تود قوله لمن سترسل إليه التقرير. يمكنك أيضًا الاستعانة برئيسك المباشر بخصوص هذا الأمر.  على سبيل المثال، قد يكون هدفك هو تحليل قضية ما خاصة بالعمل. حينها، اشرح نتائج المشروع الذي عملت عليه، أو أعد تقريرًا ملخصًا لما آل إليه العمل من تقدم في هذا المشروع وسلّمه لرئيسك. يجب أن تكون على دراية بمدى ما يعرفه الشخص الذي تخاطبه لتحديد المصطلحات المطلوبة. عند كتابة تقارير العمل، عليك استخدام مصطلحات وصياغة مهنية متخصصة تختلف عن تلك التي تصيغ بها أي خطابات تُعدها خارج إطار العمل.  عليك أن تعرف من سيقرأ تقريرك. ضع في حسبانك عند إعداد التقرير أن تجعله مناسبًا ومفيدًا لأي شخص يقرأه. إن كنت تخاطب أنماطًا مختلفة من القراء، عليك كتابة أي معلوماتٍ هامة مهما بدت بديهية أو بسيطة. عليك افتراض أدنى مستويات الإدراك فيمن تخاطبهم وإعداد تقريرك على هذا الأساس. مع ذلك، عليك أيضًا أن تنوه قبل كل فقرة أنها موجهة لقطاع بعينه، حتى يتسنى لم لا يهمه الأمر أو لا ينتمي لهذا القطاع تجاوزها والذهاب للفقرة التالية. يمكنك أيضًا كتابة فقرة تتضمن ما يخص كل قطاع على حدة. دوّن كل استعنت به في الوصول لأي نتيجة أو التوصية بأي شيء. قم بالإشارة إلى تلك الأشياء عند إعداد التقرير، وقد تحتاج إلى إرفاقها مع التقرير. إليك بعض أنواع الأشياء التي قد تحتاجها عند إعداد تقريرك:   معلومات مالية. رسوم بيانية. بيانات توضيحية. إحصائيات. دراسات وأبحاث. استبيانات. آراء الخبراء والعاملين والعملاء من حوارات أُجريت معهم. يُوصف تقرير التقدّم بالجودة إذا كان يتضمن تحليلًا لما قدمته من عمل أو ما توشك على تقديمه وتحقيقه، وتحديد ما إذا كان العمل يسير على نحو جيد لتحقيق المرجو أم لا. عليك التعامل مع التقرير كما لو أنه إجابة لأسئلة افتراضية قد تُطرح حول المشروع، إليك بعض المواد التي قد تحتاج إرفاقها مع تقريرك:   هل تغيرت فرص إنجاز المشروع أو رؤيته وهدفه عن وقت البدء؟ ما المهام التي أديتها منذ آخر تقرير تم تقديمه؟ ما المهام التي أنت بصدد القيام بها؟ هل يسير العمل بالمشروع وفقًا للوقت المخطط له أم لا؟ ولماذا إن كانت الإجابة لا؟ ما العراقيل التي تواجهها؟ وكيف تخطط لتجاوزها؟ هل أضاف لك العمل بالمشروع أي خبرةٍ أو درسٍ هذا الشهر؟ لما ستحتاج من معلومات لإرفاقها بالتقرير. دوّن كل ما يتبادر إلى ذهنك من أفكارٍ في هذا الملخص لاستخدامها في إرشادك. أثناء إعدادك لهذا الملخص، فكّر في تقسيم تقريرك إلى فقرات معنونة ليبدو التقرير أكثر تنظيمًا. لست بحاجة لأن يكون ملخصك منظمًا ومُصاغًا بصورةٍ مثالية، أنت فقط بحاجة لمسودة تدون بها أفكارك لتساعدك ليس إلا.  في الأغلب الأعم، عليك بدء التقرير بعرض النتائج والاستنتاجات والتوصيات، ثم الانتقال إلى الاستفاضة في شرح كيفية وصولك لتلك النتائج ورأيك حول مدى فاعلية هذه الأفكار للتطبيق على أرض الواقع. إن كنت مُقدمًا على طرح وجهة نظر أو توصيةٍ ما مثيرة للجدل، عليك شرحها وتبسيطها بشكلٍ مفصل ليسهل على من تخاطب استيعابها.
حدد هدف وموضوع التقرير. اختر النبرة والطريقة المناسبة لصياغة التقرير ليناسب من تخاطبه. اجمع كل ما تحتاج من أبحاث أو أية لوازم أخرى ممكنة. راجع تقدّمك إن كان تقريرك بشأن تسجيل التقدم في العمل. اكتب ملخصًا