يفرض الاعتماد على التواصل عن طريق البريد العادي أن تكون الخطابات الورقية المرسلة من مؤسسة إلى فرد أكثر رسمية وبلغة جامدة، نظرًا لنوعية التواصل نفسها وطبيعتها.  لكن عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني لطلب التبرعات، فهو أشبه بالنشرة الترويجية أو منشور على مدون أو منصة تواصل اجتماعي؛ بمعنى أنه يحتاج للغة أقل رسمية وبأسلوب أكثر ودية.   استخدم ضمائر المخاطبة عند التحدث إلى الطرف الآخر بدلًا من الكلام بشكل عام. استخدم التعبيرات الشائعة والمتعارف عليها لتحفيز الطرف الآخر على التبرع، مثل: "سعادتك تتحقق من سعادة الآخرين" أو "خير من الخير فاعله" اعتمد على الحديث المباشر والصادق واللغة المنفتحة على الطرف الآخر أثناء التواصل معه، بما يضمن له أن يشعر بالتواصل معك وتصديقك. استخدم الخطوط الافتراضية والتصميم البصري المبسط عند إعدادك لرسالة البريد الإلكتروني. لا تعتمد على استخدام الخطوط المزخرفة وذات التصميمات المبالغة؛ الخط العادي لرسائل البريد الإلكتروني (مثل الخط الذي تقرأ به المقال حاليًا) سيؤدي الغرض كأفضل ما يكون. لا يفضل كذلك الاعتماد على أكثر من خط، حتى إذا كنت ستخصص أحدهما للعناوين وآخر للنصوص، على أن تكتفي فقط بالاعتماد على تنسيق الخط العريض أو كتابة العناوين بحجم أكبر، وهو ما يؤدي بدوره الغرض المطلوب دون مبالغة.  يجب أن يكون المقال قابلًا للقراءة بسهولة كذلك من ناحية الصياغة اللغوية؛ اكتب نصًا يقدر الطالب في المدرسة الإعدادية على فهمه بوضوح شديد، دون حاجة لأي تفسير أو شرح إضافي. لا تبالغ في الصياغة اللغوية أو التعقيدات في بناء الجمل، فأنت لا تكتب الشعر أو نصوص القصص الخيالية. اكتب بشكل مبسط وواضح وسهل القراءة، مع الحرص كذلك على أن يخلو النص من أي أخطاء لغوية (نحوية أو إملائية). إذا كنت بحاجة لتتبع ما إذا كانت رسائلك تم فتحها أو الخروج ببيانات حول من يهتم بقراءة رسائلك الإلكترونية أكثر من غيره، فلا يوجد ما يفرض عليك الانتظار إلى تلقي الردود على الرسائل للوصول لتلك البيانات. يمكنك أن تسجل في واحدة من خدمات البريد الإلكتروني، مثل: مايل تشيمب (بالإنجليزية: MailChimp)، والتي تتيح لك معرفة قائمة متنوعة من القياسات من وراء كل رسالة تقوم بإرسالها، ومن ثم القدرة على تخصيص وضبط المحتوى والقائمة البريدية المستهدفة بفاعلية أكبر.   يمكنك مراقبة قياسات مثل: "معدلات النقر على روابط الرسالة" و"معدلات فتح الرسالة" و"تقارير القراءة" معدلات فتح الرسالة تحديدًا مهمة لتحديد العناوين القادرة على جذب تفاعل أكبر من القراء، وهو ما يضمن لك مستقبلًا أن تزيد من عدد المتفاعلين مع رسائل البريد الإلكتروني. أحد الأسباب الأخرى التي تثبت أهمية الاعتماد على هذا النوع من مزودات خدمات البريد الإلكتروني أنه في حالة إرسالك لعدد ضخم وبشكل مستمر من رسائل البريد الإلكتروني طلبًا للتمويل والتبرع، فقد تعتقد خدمة البريد الإلكتروني العادية الخاصة بك (مثل جوجل أو ياهو) أنك حساب مثير للشبهات، وقد يترتب على ذلك وضع عنوان بريدك في قائمة "مرسلي الرسائل المزعجة". يستغرق الأمر كذلك الكثير من الوقت جمع عناوين البريد الإلكتروني لعدد كبير من المستخدمين وإضافتهم إلى قائمة المستقبلين لرسالتك، وقد تواجه مشكلة أن مزود خدمة البريد العادي لا يسمح لك بأكثر من عدد معين للمستقبلين (مثل 50 عنوان بريد مستقبل). من الصعب كذلك أن تتواصل مع الأفراد أو تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني التي تعود إليك من حسابات غير نشطة. كل ذلك يمكنك تجنبه من خلال الاعتماد على خدمات البريد الإلكتروني بالجملة. (بالإنجليزية: Email service provider "marketing") اعمل بشكل مستمر على مراجعة قائمة عناوين البريد الإلكتروني لضمان تحديد من يعنيهم التواصل حول نوعية القضايا التي تعمل عليها من خلال مؤسستك أو جمعيتك الخيرية، وتحديدًا تكثيفها مرة بعد مرة لتحتوي فقط على من أظهروا تجاوب في الحالات السابقة. تقدر من خلال ذلك على رفع فاعلية أداء الرسائل، وفي نفس الوقت تجنب إهدار الكثير من الوقت. اعتمد على صياغة ونبرة مختلفة في الرسالة الخاصة بكل مجموعة مختلفة من المتبرعين المستهدفين. على سبيل المثال، إذا كان لديك مجموعة من الأفراد الذين أظهروا بشكل مستمر التفاعل مع رسائلك ودعواك للتبرع، فأرسل لهم رسالة ذات نبرة شخصية وحميمية نوعًا ما. في المقابل، خصص رسالة بصياغة مختلفة وجديدة، لمجموعة الأفراد الذين لم يظهروا أي تفاعل معك من قبل، في محاولة لاستمالتهم بشكل مغاير. كذلك استخدم رسائل بريد إلكتروني ذات صياغة تفصيلية أكثر مع المجموعات التي تتواصل معها لأول مرة.  ستقدر عن طريق خدمات إرسال البريد الإلكتروني بالجملة على تخصيص رسائل فريدة لك عنوان بريد إلكتروني في رسالتك، كأن تضبط صياغة افتتاحية الرسالة على شكل: "عزيزي/ [اسم صاحب البريد الإلكتروني]"، بشكل تلقائي وغير يدوي. يجب أن تحرص على خلق تواصل جيد مع قراء الرسالة عن طريق توفير البيانات والأدلة التي تثبت لهم جدوى برنامج التبرعات الذي تنظمه وتطلب اشتراكهم به، وكذلك ما يظهر أن لك أنشطة حقيقية على أرض الواقع يمكنك أن يروا من خلالها إلى أين سوف تذهب أموالهم. هذا النوع من المعلومات يمكن إدراجه في الفقرة الافتتاحية أو الفقرة الختامية (الخاصة بالدعوة للمشاركة/ فعل الأمر التحفيزي) أو ربما في الاثنين. يتشجع الأفراد على التبرع عندما يكونون واثقين من أن أموالهم سوف تذهب حقًا لعمل الخير. لا تهمل أهمية إرسال رسالة شكر شخصية للأفراد الذين بادروا بالتجاوب معك والتبرع. لا يقتصر هذا السلوك البسيط على كونه تأدبًا وسلوك جدير بالاحترام، لكنه كذلك يضمن لك أن يعود هؤلاء الأفراد للتبرع من جديد في المستقبل. تأكد من إرسال هذه الرسالة في أسرع وقت ممكن، بمجرد حصولك على التبرع؛ انظر للأمر على أنه إيصال يتم تقديمه بشكل تلقائي للطرف الآخر لإثبات تلقيك للأموال.  إذا كنت تحصل على عدد ضخم من التبرعات شهريًا فمن الأفضل إعداد قالب جاهز لهذا النوع من الرسائل بحيث تقدر على نسخه ولصقه مباشرة في مسودة الرسائل والتعديل عليه ومن ثم إرساله دون بذل الكثير من المجهود في إعداده من الصفر.
تحدث بنبرة غير رسمية مقارنة بالخطابات المهنية. تأكد من أن نص رسالتك سهل القراءة. سجل في واحدة من خدمات البريد الإلكتروني بالجُملة. تأكد من أن قائمة عناوين البريد الإلكتروني التي تتواصل معها تعنيها قضيتك. أرسل رسائل مخصصة وفقًا لتقسيمات فئات المتبرعين المحتملين. أدرج البيانات التي تدعم برنامج جمع التبرعات الذي تعمل عليه. لا تنسَ رسالة الشكر في حالة تلقيك للتبرع بالفعل.