تساعد كتابة المشكة بلغة واضحة على توضيحها وتسهيلها، ويؤدي ذلك إلى تسهيل التعامل مع المشكلة بشكل مباشر. هذا ويؤدي تبسيط اللغة المستخدمة إلى تقليل التفاعلات كالشعور بالضغط النفسي الشديد بسبب تعقيد المشكلة.  أحد أمثلة المشاكل المحتملة التي قد تتعرّض لها هي تسويف المهمات المهمة (الانتظار حتى اللحظة الأخيرة). اكتب المشكلة المحددة التي تحتاج إلى حلها. حدد المشكلة بأبسط مصطلحات ممكنة. إن كان التسويف هو المشكلة، اكتب ببساطة التسويف عوضًا عن أن تكتب "أنا أنتظر دائمًا حتى اللحظة الأخيرة لإنهاء المشاريع وهذا أمر مرهق". هل سمعت يومًا بالقول "إن لم يكن الشيء مكسورًا، لا تصلحه"؟ ينطبق هذا القول على تحديد المشكلات أيضًا. يمكن أن نتسرّع أحيانًا في الحكم على المشكلات وتحديدها دون وجود أي مشكلات حقيقية. على سبيل المثال، إن كنت تعتقد أن التسويف مشكلة، هل هناك طرق أخرى يمكن ألا تجعل من التسويف مشكلة؟ هل من الممكن ألا يؤدي ذلك إلى إحداث ضغط نفسي وأن يساعدك على التركيز لإتمام العمل (يحتاج بعض الناس إلى الضغط حتى يعملوا)؟ هل من الممكن أن الآخرين لا يحبون قيامك بتسويف الأشياء، إلا أن ذلك لا يؤذي أي شخص ولا يؤثر على إتمامك للعمل؟ إن لم يكن للمشكلة عواقب يمكن تحديدها، يمكن ألا تكون على قائمة مشكلاتك، وقد لا تكون مشكلة من الأساس. بمعنى آخر، ربما تعتقد أنك تسوّف ولكنك لا تفعل ذلك. يمكن أن يؤدي تحديد المميزات والعيوب خاصة حل مشكلتك إلى مساعدتك على تحديد ما إن كانت المشكلة تستحق الإصلاح وما إن كانت مسألة ذات أولوية. يتضمّن تحليل الفوائد والتكلفة تحديد إيجابيات حل المشكلة وسلبيات عدم حلها.  اكتب ما سيحدث إن لم يتم حل المشكلة. في مثال التسويف، قد تكون العواقب استمرار الآخرون بالتعليق على تسويفك للأمور أو صعوبة ترتيب الأشياء على شكل أولويات أو زيادة مستوى التوتر أو تأثر جودة العمل إن لم تمنح نفسك الوقت الكافي لإتمام المشروع. اكتب فوائد حل المشكلة وتعرّف عليها. على سبيل المثال، قد تكون فوائد حل مشكلة التسويف: انخفاض مستوى التوتر في اللحظات الأخيرة وزيادة جودة العمل لوجود المزيد من الوقت وامتلاك مزيد من الوقت لإتمام العمل وعدم اهتمام مديرك وزملائك في العمل بموضوع تسويفك للعمل. إن لاحظت أن هناك العديد من الفوائد التي ينطوي عليها حل المشكلة، يكون حل المشكلة أمر يستحق العناء ويمكن تصنيفها كمشكلة ذات أولوية مرتفعة. تعلّم أن تكون تفصيليًا. حدّد مكوّنات المشكلة بشكل عام، وضمّن الأشخاص الذين تتعلق بهم والسياق أيضًا.  اكتب كل شيء تعرفه عن المشكلة وكل المكونات التي تعتقد أنها تساهم في وجود المشكلة. بالنظر إلى مشكلة التسويف، قد تبدو هذه القائمة على النحو التالي: الإلهاءات مثل التلفاز/الإنترنت، وتجنّب المهمات التي تستغرق الكثير من الوقت، وتأجيل المشكلات (عدم منحها ما يكفي من الوقت) وانخفاض قدرة تحمّل الإحباط. يمكن أن ترتبط هذه المشكلات بالمهارات التنظيمية كذلك. جرّب إنشاء شجرة مشكلات لتكون مشكلتك الأساسية على جذع الشجرة والمكوّنات المصاحبة لها على فروع الشجرة. يمكنك بهذه الطريقة تخيّل شكل المشكلة وكيفية مساهمة المشكلات الأخرى في المشكلة الأساسية. تأكد من أن المشكلة محددة عند تعريفها. قد تمتلك المشكلة الواحدة العديد من المكوّنات أحيانًا، لذا فإنه من المهم التركيز على مشكلة محددة ومفصّلة قبل محاولة حل مشكلة الصورة الكبيرة.  على سبيل المثال، قد يكون التسويف جزءًا صغيرًا من مشكلة أكبر هي انخفاض جودة عملك ويرغب منك مديرك أن تُحدث كمًا أقل من الأخطاء، لذا عوضًا عن محاولة مقاومة مشكلة جودة العمل (الأمر الذي قد يكون شديد التعقيد)، يجب تحديد كل المكونات التي تساهم في المشكلة والعمل على كل مكوّن بشكل منفصل على أنه مسألة منفصلة. أحد طرق فهم هذا الأمر هو إنشاء تمثيل رسومي أو "شجرة مشكلات/حلول" للمسألة الكبرى بالمقارنة مع المسائل الأصغر. يجب وضع المشكلة الكبرى في المنتصف (المشاكل التنظيمية التي تؤثر على جودة العمل)، ومن ثم تفريع المكوّنات من المركز. قد تكون المكوّنات التي تساهم في المشكلة الأكبر على شاكلة: الحصول على مزيد من النوم، تقديم مزيد من الانتباه، التحكم في الوقت، التسويف. لاحظ أن التسويف مجرّد مكوّن من الصورة الكبيرة التي هي جودة العمل و/أو المشاكل التنظيمية. لتتمكن من البدء بحل مشكلة، تحتاج إلى فهم النتيجة النهائية التي ترغب بالحصول عليها. اسأل نفسك "ما الذي أرغب بتحقيقه من خلال حل هذه المشكلة؟"  لتكن أهدافك محددة وواقعية وتمتلك حدودًا زمنية. بكلمات أخرى، امنح نفسك وقتًا محددًا تحتاجه لتحقيق الهدف أو لحل المشكلة. قد تستغرق بعض الأهداف أسبوعًا بينما تستغرق أهداف أخرى 6 أشهر. على سبيل المثال، إن كان هدفك هو حل مشكلة التسويف خاصتك، قد يكون هذا الهدف طويل الأمد حيث أن بعض العادات تكون متجذرة للغاية ويصعب كسرها، إلا أن بإمكانك جعل الهدف أصغر وأكثر واقعية وجعله محدودًا من حيث الوقت عن طريق قول "أرغب بإتمام مشروع واحد على الأقل قبل موعد استحقاقه بيوم كامل خلال الأسبوعين القادمين. هذا الهدف محدد (إتمام مشروع واحد قبل الوقت) وواقعي (مشروع واحد وليس كل المشاريع) ومحدد الوقت (خلال أسبوعين).
اكتب المشكلة. تأكد من أن المشكلة تحتاج إلى حل. اكتب قائمة مميزات وعيوب لمشكلتك. حدّد كل مكوّنات المشكلة. ركّز على مشكلة واحدة في كل مرة. اكتب أهدافك.