يتم تحديد مُضيف حفل الزفاف على حسب من يغطي تكاليف الحفل أو يُغطي الجزء الأكبر منها، وعلى هذا الأساس يتم ترتيب أسماء مضيفي الحفل على الدعوة. عادة ما يأتي أسماء أهل العروس في البداية ومن ثم أهل العريس، ويجب الحرص على أن يتم كتابة اسم العروس على سطر منفصل عن اسم العريس. يُمكن في بعض الحالات ترتيب أسماء أهل المتزوجين بأي ترتيب مُمكن (إذا لم يُشارك أي منهم في تحمل التكاليف أو كانت هذه هي رغبة العروس والعريس، أو في بعض الحالات غير الشائعة في الدول العربية مثل حالات الزواج بين مثليي الجنس). هناك بعض القواعد التي تنظم كتابة أسماء مُضيف الحفل على الدعوات على حسب من هو وعلى حسب نوع الحدث. في حفلات الزفاف يجب كتابة أقرباء العروس أولًا.  إذا كان أهل العروس متزوجين فيتم كتابة الاسميْن معًا على هذا النحو "السيد وحرمه" ومن ثم كتابة اسم الأب ليصبح "السيد على جابر وحرمه" أو "السيد رحمي الشرقاوي وحرمه". اكتب أهل العروس في السطر الأول من الدعوة ومن ثم أهل العريس على نفس النحو. إذا كان أهل العروسين يستضيفان الحفل على نحو متكافئ، ابدأ بكتابة "يدعوكم كل من وأسرهم الكريمة" ثم أضف اسم العروس في السطر الثاني، وكلمة "و" في السطر الثالث ثم اسم العريس في السطر الرابع. إذا كان أحد الأهل منفصلين وغير متزوجين، يجب أن يتم كتابة اسم الأب والأم على نحو منفصل، يتم كتابة اسم الأم أولًا ثم اسم الأب. مثال: "السيدة مُنى حجازي" و"السيد علي جابر"، مع الحرص على كتابة كل اسم على سطر مستقل وكتابة "و" في سطر منفصل بينهما. اكتب اسم قريب العروس الذي يستضيف الحفل إذا لم يكن الوالدان هم مُضيفي الحفل. على سبيل المثال: إذا كان شقيق العروس أو العريس هو من يقوم باستضافة الحفل، فيجب أن تكتب اسمه وعلاقته بالعريس أو العروس كالآتي "يدعوكم السيد مُحسن جابر إلى حضور حفل زفاف أخته المصونة رنا جابر". اكتب صيغة الدعوة المحددة لتدعو ضيوفك إلى الحفل، وذلك بعد أن قمت بكتابة أسماء مُضيفي الحفل. يُمكن أن تكون صيغة الدعوة كالآتي "ندعوكم لحضور حفل زفاف" أو "ندعوكم لتشريفنا بحضور حفل زفاف" ومن ثم كتابة تفاصيل أسماء العروس والعريس وهكذا بالإضافة إلى المُضيف بالطبع. على سبيل المثال اكتب: "يدعوكم (اسم المُضيف) إلى حضور حفل زفاف كريمته رنا على المهندس عادل رجب" هذا في حالة قيام أهل العروس بالاستضافة، أما في حالة قيام أهل العريس بالاستضافة فتقوم بكتابة "يدعوكم (اسم المُضيف) إلى حضور حفل زفاف الآنسة رنا جابر على نجلهما المهندس عادل رجب". أضف المعلومات المتبقية بعدما كتبت اسم المُضيف ودعوة ضيفك، يجب أن تضيف التاريخ والموعد ومكان الزفاف كُلٍ على سطر مستقل. إذا كان الزفاف سيُلحق بحفل عشاء خاص فيجب أن يتم إضافة المعلومات الخاصة بالعشاء في الدعوة. إذا لم يكن الجميع مدعوين للعشاء، فيُمكن أن تُرفق معلومات العشاء في بطاقة منفصلة مع الدعوة.  إذا كُنت ستضيف معلومات العشاء في الدعوة ذاتها فيجب أن تكون في نهاية الدعوة وأن تشمل المكان والموعد الخاص بالعشاء. على سبيل المثال "عشاء الزفاف سيكون الساعة 8 مساءً في نادي اليخت، طريق الكورنيش، الإسكندرية"، يجب أن تكتب "عشاء الزفاف" و"8 مساءً" كل منهما على سطر منفصل، وكذلك المكان والعنوان والمدينة. اكتب تفاصيل العشاء على نفس النحو حتى إذا ما كنت تكتبها في بطاقة مُنفصلة مُرفقة. إذا كنت ترغب في معرفة الرد من المدعوين سواء بالسلب أو الإيجاب (وهو أمر هام لحساب عدد الحضور النهائي)، فيجب أن تتضمن الدعوة المعلومات الخاصة بهذه المسألة. اطلب من المدعوين الرد إما عن طريق هاتف محدد أو البريد الإلكتروني أو يُمكنك إرفاق بطاقة بريدية مدفوعة مُسبقًا ليكتبوا عليها ردهم ويقومون بإرسالها. احرص على أن تترك مكان على البطاقة لاسم المدعو وعدد المرافقين الذين قد يصطحبهم معه.  مثال على بطاقة تعقب الرد على الدعوة سيكون كالآتي: "السيد/ة ــــــــــــــــــــــ سوف يحضر ـــــ لن يتمكن من الحضور ـــــ" مع ترك مساحة لعدد المرافقين المحتملين. إذا كنت تطلب من حضورك اختيار تفضيلاتهم في الوجبات، فيجب أن تتضمن بطاقة تعقب الرد على هذا الاختيار أيضًا من خلال وضع قائمة بالوجبات المتاحة وترك مساحة للمدعو ليقوم بتحديد اختياره المُفضل.
اكتب اسماء المضيفين بالترتيب الصحيح. اكتب اسم مُضيف الحدث على نحو صحيح. ادع ضيوفك إلى حفل الزفاف. أضف بقية المعلومات المطلوبة. أضف المعلومات الخاصة بحفل العشاء اللاحق لحفل الزفاف. اطلب من المدعوين الرد على الدعوة بالطريقة التي تحددها.