أثناء المكالمة، حاول أن تدوّن كل التفاصيل. سجّل اسم الشخص الذي تحدثه ولقبه ووقت وتاريخ المكالمة والمعلومات التي أدلى بها، وما وعدته بأنك ستفعله للمتابعة. يمكنك أيضًا أن تدوّن الأسئلة التي فاجأتك لكي تبحث عنها وتكون على أتم استعداد للمكالمة التالية.   سجل تلك المعلومات في جدولك. بنهاية المكالمة، راجع ما قُلت أنك ستفعله وأكد على معلومات التواصل الخاصة بالطرف الآخر التي دوّنتها في ملاحظاتك. على سبيل المثال، قبل أن توجه الشكر، يمكنك أن تقول: "كما وعدت، فإنني سأزودكم بسيرتي الذاتية بالإضافة إلى قائمة من التوصيات في الأيام التالية." لا تُجِب عن الأوقات المُقترَحة لإجراء مقابلة عمل أو لاجتماعات المتابعة بعبارات غير رسمية ومترددة مثل: "في أي وقت". أجب بشكل مباشر عن المواعيد المُتاحة بالنسبة لك؛ على سبيل المثال "سأكون متفرغًا حتى وقت الظهيرة في يوم الثلاثاء والأربعاء، وبعد الظهر في يوم الجمعة." افتح التقويم الخاص بك أثناء إجراء المكالمة لتسهل على نفسك مهمة تحديد الموعد المناسب.   استعد للمكالمة بتحديد المواعيد المُتاحة بالنسبة لك لمدة تجاوز الأسبوعين عقب المكالمة. لا تغيّر المواعيد حالما تحددها ما لم تعترضك حالةٌ طارئةٌ. كن مهذبًا مع الشخص الذي تحادثه، سواء كان من المدراء أو الطاقم الإداري أو المساعدين. سيتم الإشارة إليك بأنك شخصٌ وقحٌ للمدير ما إذا صدر منك تصرفٌ مسيءٌ. خاطب الشخص الذي تحادثه بلقب "سيد" أو "سيدة" ما لم يُعلموك بلقب آخر. استمع لهم بانتباه ولا تُقاطعهم. بنهاية المكالمة، يمكنك أن تشكرهم على وقتهم وانتباههم، حتى وإن لم تؤتِ المكالمة ثمارها.  استهل مكالمتك بسؤال الطرف الآخر ما إذا كان متفرغًا بضع دقائق لإجراء المكالمة. إذا أخبرك أنه مشغولٌ، اعرض عليه أن تحادثه لاحقًا واسأله عن الوقت المناسب له. حضّر رسالة شكر رسمية لترسلها بالبريد الإلكتروني إلى الشخص الذي تحدثت معه عبر الهاتف. أرسلها بنفس اليوم الذي أجريت فيه المكالمة. لا تؤجل إرسال الشكر لأكثر من يوم بعد المكالمة. إن تم إخبارك بأنه من الممكن أن تلتحق بوظيفة ما في الشركة، يمكنك أن تُلحق سيرتك الذاتية ورسالة طلب عمل مُخصَصة متضمنة المعلومات التي حصلت عليها من المكالمة التليفونية.
دوّن ملاحظاتك. كن مستعدًا لتحديد مواعيد معيّنة لإجراء مقابلة عمل. اتبع آداب إجراء المكالمة. أرسل شكرًا.