حينما تعلم أنك ستترأس اجتماعًا قادمًا، فأول شيء يجب أن تفعله هو أن تقضي بعض الوقت في التحدث مع قائمة حضور ذلك الاجتماع (خاصة أصحاب المراتب العالية أو الأشخاص المهمين). اسألهم إذا كان هناك ما يريدون مناقشته بشكل خاص في الاجتماع. اطلع على إجاباتهم واستخدمها لترشدك حينما تضع برنامج الاجتماع. يعتبر سؤال الحاضرين عما يرغبون في مناقشته خطوة ذكية، ليس لأنها ستسهل عليك وضع برنامج الاجتماع فقط، بل لأنها ستشركهم في الاجتماع قبل حتى أن يبدأ. يميل الناس للحضور والتركيز في الاجتماعات إذا كانوا على علم بأن القضايا والموضوعات المهمة بالنسبة لهم ستطرح في تلك الاجتماعات. يمكن لبرنامج الاجتماع أن يكون أداة مفيدة ومهمة ليس فقط لمدير الاجتماع ولكن للحاضرين أيضًا. تحتوي برامج الاجتماعات على معلومات قيمة حول الاجتماع، مثل: موعده ومكانه والأشخاص الحاضرين، والأهم من ذلك هو احتواء تلك البرامج على الخطوط العريضة للموضوعات التي سيتم مناقشتها، وهو ما يتيح للجميع التحضير المسبق. أرسل برنامج الاجتماع، ليس من واقع أنه التزام ثقيل الظل، ولكن بوصفه أداة تحضيرية لدعم الاجتماع نفسه؛ كلما زادت أهمية اجتماعك، كلما كان من الأفضل إرسال البرنامج مبكرًا. يجب أن يحتوي جدولك للاجتماع على المدة الزمنية المحددة تقريبًا لكل موضوع ستتم مناقشته. يساعدك وجود جدول محدد مسبقًا في تسهيل الحفاظ على مسار الاجتماع الصحيح، وبالرغم من أن بعض البنود في برنامج الاجتماع ستتطلب وقتًا أطول (وغيرها سيتطلب وقتًا أقصر)، سوف يُسهل عليك الجدول متابعة تلك البنود ووضعها في الاعتبار وتعديلها وفقًا لذلك. قد لا يكون حضور الاجتماع ملمين بجميع الموضوعات التي تخطط لمناقشتها — قد تجد أن بعض الحاضرين لم يحضروا الاجتماعات السابقة بينما نسى غيرهم ما تم مناقشته سابقًا. لذا سيفيدك التعرف على تاريخ نقاش تلك الموضوعات حتى الآن بصفتك مدير الاجتماع. حاول التحدث مع الأشخاص الذين حضروا الاجتماعات المهمة السابقة لتتعرف على الأمور والقضايا المهمة غير المنتهية التي يجب أن تذكرها وتطرحها في اجتماعك. قد ترغب أيضًا في طلب محاضر الاجتماعات السابقة من مسؤول التسجيل الرسمي ليساعدك في توجيه تخطيطك الخاص بالاجتماع. يمكن لمحاضر الاجتماعات السابقة أن تكون مصادر مهمة بالنسبة لك كمدير للاجتماع. تُلخص تلك المحاضر النقاشات والقرارات التي تمت أثناء الاجتماعات السابقة، لتواكب الأحداث بسرعة وسهولة. قد ترغب حتى في توزيع محاضر الاجتماعات المهمة على الحاضرين بجانب البرنامج. ستحتاج في يوم الاجتماع أن تتأكد من أن الغرفة أو المكان الذي تنوي عقد الاجتماع فيه نظيفًا وأنيقًا وجاهزًا لاستقبال الحضور. ستحتاج أن تتأكد من أن أي معدات تكنولوجية ستحتاجها في الاجتماع تعمل جيدًا ومستعدة على أكمل وجه (مثل: العروض التقديمية وأجهزة العرض والشاشات وغيرها) — قد تهدر الأعطال الفنية الكثير من الوقت وتُخرج اجتماعك عن مساره الصحيح. إذا كنت تنوي استخدام عرض تقديمي إلكتروني (مثل: برنامج باوربوينت أو غيره) خذ وقتك لتتعرف على جهاز التحكم عن بعد أو جهاز النقر الذي ستستخدمه للتنقل عبر شرائح العرض المختلفة. لن ترغب في تضييع الوقت في الوقوع في الخطأ أثناء استخدام جهاز التحكم، وهو ما يلهيك أنت وحضور الاجتماع من مناقشة القضايا الهامة.
ناقش موضوع الاجتماع القادم مع الحاضرين. اكتب ووزع برنامج الاجتماع. ابحث وادرس موضوعات النقاش وأي اجتماعات سابقة. احرص على تجهيز مكان اجتماعك في وقت مبكر.