ستحتاج دائمًا لاستخدام الصيغة الرسمية لخطاب الشركة عندما تبدأ في كتابة خطاب إثبات الوظيفة. يفترض أنك على دراية بهذه الصيغة، إذا كنت صاحب عمل، ولكن إذا كنت موظفًا يجب أن تسأل صاحب العمل عن إمكانية استخدام خطابهم الرسمي. استخدام الصيغة الرسمية في الخطاب سيعطيه الصفة القانونية وسيساعد المُستقبل على الثقة في محتوى الخطاب.  يمكنك الاستعانة بالكمبيوتر لكتابة مقدمة خطابك إذا لم تتوافر لك مقدمة خطاب رسمية. يجب أن تتضمن المقدمة الاسم والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني الخاصين بالشركة كما يجب أن تكتب المعلومات حول هوية كاتب الخطاب (والمسمى الوظيفي) وتاريخ كتابة الخطاب. أرسل الخطاب بشكل مباشر للمُستقبل إذا كنت تعرف هويته. خاطب المؤسسة بشكل عام إذا لم تكن تعرف الشخص الذي سيقوم بقراءة الخطاب مع كتابة سطر ملاحظة لتفسير غرض الخطاب.  اكتب على سبيل المثال: اسم وعنوان الشخص الذي سترسل له الخطاب تحت المقدمة مباشرة إذا كنت تعرفهم. أتبِع هذا بالتحية المناسبة مثل "عزيزي [الأستاذ/ .... .....]." أرسل الخطاب للإدارة العامة المختصة وألحقه بسطر ملاحظة تفسر فيها طبيعة الخطاب إذا لم تكن تعلم عنوان الشخص المُستقبل. على سبيل المثال، إذا كنت سترسل الخطاب لجهة مالية من أجل حصول أحد الموظفين على قرض ربما ستحتاج لإرسال الخطاب للمكتب المحلي للمؤسسة المالية مع سطر ملاحظة يقول "خطاب إثبات وظيفة خاص بـ [اسم الموظف] من أجل الحصول على منحة تأمين"، ثم اتبع الأمر بالتحية المناسبة مثل "لمن يهمه الأمر". تحتاج لتوضيح هويتك وغرض الخطاب في النصف الأول من موضوع خطاب إثبات الوظيفة. عليك أن تُضمن المسمى الوظيفي الخاص بك في الشركة ومدة العمل التي قضيتها هناك ومدة معرفتك بالموظف الذي سوف تكتب الخطاب لأجله. سوف تحتاج لكتابة الخطاب بصيغة صاحب العمل حتى لو كنت موظفًا تكتب الخطاب بنفسك إذا كان الخطاب سيُوقع بواسطة صاحب العمل. يمكنك كتابة الآتي على سبيل المثال: "اسمي .... .... وأنا نائب رئيس قسم المبيعات والتسويق في شركة ABC  وقد مكثت في العمل لدى الشركة لمدة 12 عام وعرفت فيها الموظف صاحب الشأن لمدة سبع سنين، وأعمل حاليًا كمشرف مباشر على الموظف وذلك منذ حوالي ثلاث سنوات." سوف تخلص الفقرة التالية من الموضوع الوضع الوظيفي للموظف مع الشركة بحيث تشمل تواريخ الموظف في الوظيفة ومنصبه في الشركة وإذا ما كانت الوظيفة دائمة أو مؤقتة وإذا ما كان الموظف لا يزال يعمل هناك. يجب أن تشمل هذه الفقرة أوضاع الموظف المالية إذا كانت ضرورية.   على سبيل المثال يمكن كتابة: "هذا الخطاب لتأكيد الوضع الوظيفي للموظف حيث عمل لدى شركة ABC لمدة سبع سنوات بدأت في السابع من سبتمير 2003، عمل خلال هذه المدة كمدير إدارة المبيعات وهو منصب دام هنا في شركة ABC وسيظل العامل في هذه الوظيفة في شركة ABC حتى السابع من يناير 2011." سوف يبدو نموذج آخر مثل ذلك: "هذا الخطاب لتأكيد أن الموظف عمل لشركة ABC لمدة سبع سنوات حيث عمل الموظف لدى الشركة من 7 سبتمبر 2003 حتى السابع من يناير 2011، وكان يعمل كمدير لإدارة المبيعات أثناء عمله لدى الشركة بشكل كامل لمدة السبع سنوات التي قضاهم لدى الشركة وكان راتبه السنوي يساوي 60000 جنيه." سوف تصف هذه الفقرة واجبات الموظف في المؤسسة وستساعد المعلومات بشكل أكبر عندما تكتب خطاب إثبات الوظيفة لموظف مُقبل على وظيفة أخرى. لا يضر أبدًا إذا ألحقت أي انطباع إيجابي عن الموظف، لأن خطاب إثبات الوظيفة ليس بخطاب ترشيح وسوف يساعد هذا في تحسين سيرتك كصاحب عمل ويساعد الموظف في رحلة البحث عن وظيفة جديدة أو إيجار أو قرض. هذه طريقة محتملة لكتابة تلك الفقرة: "واجبات الموظف مع شركة ABC تتضمن الآتي: الموظف كان مسئولًا عن عمليات البيع والتسويق الخاصة بالشركة في مدينة الإسكندرية، وكان في موضع رئيسي ومسئولًا عن تحفيز فريق مبيعات مكون من 7 إلى 9 أشخاص. الموظف كان مسئولًا عن إرضاء المستهلك والتعامل مع شكاوي العميل وكان يرسل تقارير بصورة موسمية (كل ثلاثة شهور) لإخبار الرؤساء عن حركة المبيعات." تمتلك معظم الجهات الإدارية بعض القوانين التي تتضمن ما يجب قوله وما لا يجب في مراجع التعيين والجمل الأخرى لأجل صاحب العمل المحتمل. تسمح لك بعض الجهات بتزويد المعلومات عن الموظف فقط عند موافقته على ذلك، بينما تسمح قوانين عمل في بعض البلدان لصاحب العمل بإفشاء أي معلومة عن الموظف، طالما كان أمينًا في طرح المعلومة ويكتبها بإخلاص شديد. تأكد من إطلاعك على القوانين المنظمة قبل إفشاء أية معلومات حساسة. يمكنك البدء بالإطلاع عليها هنا.  تسمح بعض القوانين على سبيل المثال تسمح لصاحب العمل بإفشاء المعلومات عن الأداء الوظيفي وصاحب العمل سيكون في حصانة تعفيه من المسؤولية عن هذه الجمل إلا إذا عُلم أن صاحب العمل يرسل معلومات خاطئة أو مضللة أو معلومات تنتهك حقوق الموظف المدنية.  مثال آخر، تسمح بعض القوانين لصاحب الوظيفة بإفشاء الحقائق المثبتة. يجب أن تحتوي آخر فقرة في خطاب إثبات الوظيفة على معلومات التواصل الخاصة بصاحب العمل. تضمين هذه المعلومات ضروري في حالة أن مُستقبل الخطاب لديه أي رغبة في معرفة المزيد من المعلومات أو تحفظات لاحقة. تأكد أن المنطقة التابع لها لا تمتلك أي مشكلة في تواصل المُستقبل معك. يمكن أن ينص الخطاب على سبيل المثال عما يلي: "أرجوك لا تخجل من التواصل معي على رقم ***** أو على البريد الخاص إذا كنت تملك أي سؤال أو تريد معلومات إضافية." اكتب خاتمة وقم بتوقيع الخطاب بمجرد الانتهاء من الخطاب وأعطه إلى الموظف أو أرسله لمُستقبل الخطاب بنفسك.   أنهِ خطابك بكلمة "مع خالص الشكر" أو "أفضل التمنيات". وقع دائمًا الخطاب باستخدام التوقيع الرسمي أو المسمى الوظيفي. أضف الطوابع البريدية الرسمية أو العلامات التي تستخدمها شركتك عادًة في هذا النوع من الخطابات.
استخدم صيغة خطاب الشركة. أرسل الخطاب بشكل شخصي قدر الإمكان. وضح هويتك. وفر إثباتًا وظيفيًا. لخص مهام الموظف. تجنب مشاركة المعلومات الحساسة أو غير القانونية عن الموظف. أعط المُستقبل معلومات التواصل الخاصة بك. وقع الخطاب وأرسله.