يعتبر الرد أمرًا مريحًا ومهدئًا للأعصاب، لكن يمكنك تهدئة نفسك أيضًا عن طريق أخذ بعض الأنفاس العميقة. سَل نفسك ما إذا كانت الرسالة تستحق اهتمامك أم لا. لا تترك مجالًا لمرسل الرسالة أن يشعر بمدى ضيقك حتى إن كنت تشعر بالغضب والإهانة، ولا تترك له المجال ليفسد عليك يومك.  ركز على القيام بالتصرفات التي ستصب في مصلحتك. سَل نفسك بعض الأسئلة مثل: "ماذا سأحقق بالرد على تلك الرسالة؟ ماذا سيحدث إذا واجهت ذلك الشخص؟ وماذا سيحدث إن لم أفعل ذلك؟" تختلف طرق تواصلنا مع الآخرين من شخص لآخر، ولا تعتبر مهارة الكتابة مُتقنة وعملية بالنسبة للكثير من الناس كأداة للتواصل. قد يعتقد شخص ما أن العبارة التي يقولها تتسم بالرسمية والمباشرة والاحتراف، لكن قد يتخذها البعض على أنها وقاحة ويقصد منها الإهانة. لا تفترض أن مرسل الرسالة يتعمد استخدام أسلوب وقح معك.  قد تنتج بعض مشاكل التواصل بين الناس بسبب اختلافات اللغة أو اللهجة أو الثقافة. قد يساء فهم بعض الأشخاص عندما يحاولون استخدام الدعابة أو السخرية في رسالتهم. رد عليه طالبًا المزيد من المعلومات، واقتبس بعض الجمل المحددة التي ترغب في أن يتم توضيحها. قد تكون الرسائل الوقحة في بعض الأحيان مجرد صياغة ضعيفة للجمل. قد يقول لك زميلك على سبيل المثال: "أتمنى أن تجد وقتًا لتنجز فيه تقاريرك بنهاية اليوم."  يمكنك أن تستخدم الرد التالي: "إن جميع تقاريري مُنجزة ماعدا ذلك الذي سيسلم غدًا، هل ترغب في نسخة من التقارير اليوم؟" لا تطلب منه تفسيرًا لما يقصده. لا تسأل بعض الأسئلة مثل: "ماذا تقصد بذلك؟" أو "ماذا تحاول أن تقول؟" سيتيح لك التحدث مع ذلك الشخص فرصة للاستماع لنبرته وطريقته في قول ذلك الكلام. زُر مكان عمله أو اتصل به لتناقش المهام أو المواضيع المرتبطة بموضوع الرسالة. اطلب منه أن يضع تفسيرًا للعبارات الوقحة في الرسالة.  قل له التالي: "كانت لدي فكرة جديدة بخصوص المشروع، واعتقدت أنه من الأفضل أن أخبرك بها شخصيًا، وذلك بالطبع إذا سمح وقتك بذلك." يمكنك أيضًا أن تقول التالي: "كنت تقول في رسالتك أنه من المفترض أن تكون المهام منجزة بالفعل، لكن موعد التسليم الذي أخبروني به هو الأسبوع القادم. هل أكون بذلك أعمل بطريقة تخالف الجدول الزمني للمشروع؟"
حدد ما إذا كان الأمر يستحق بذل وقتك وطاقتك فيه أم لا. تجنب وضع الافتراضات. اطلب من المرسل مزيدًا من المعلومات. تحدث مع المرسل.