عادة ما يحتاج المقاول أو متعهد العمالة للاحتفاظ بملفات تضم معلومات دقيقة للغاية حول كل من يعمل على تنفيذ المشاريع الموكلة إليه، على أن يتضمن ذلك سجلات الرواتب وغيرها من المستندات القانونية المطلوبة. احتفظ بسجل كذلك لرخص مزاولة المهنة السارية لكل العاملين في فريقك، سواء كانوا مهندسين أو كهربائيين أو سباكين أو غيرهم من العمالة التي تحتاج إلى ترخيص من جهة مختصة. هذا النوع من الترخيصات مُلزم في جميع الأعمال الهندسية والمقاولات سواء كانت تابعة لجهة حكومية أم لا، وقد يعرضك إهمالها إلى المساءلة القانونية، لذا فهي مسؤوليتك في المقام الأول أن تراقب وتتأكد من أن كل العاملين في فريقك هم أشخاص مؤهلون ومعهم ترخيص ساري لمزاولة المهنة، بما في ذلك المقيدون على ذمة شركتك أو من تتعاقد معهم من الباطن (دون أن يخالف ذلك قوانين الدولة).   قد تسمح لك القوانين بالتعاقد مع أفراد غير معينين في شركتك للمشاركة في العمل على مشروع بدوام جزئي أو نظير راتب يومي أو بالساعة إلى حين الانتهاء من المشروع، وهو ما يُسمى "المقاولة الفرعية" أو "التعاقد من الباطن"، وهم من يسري عليهم – طالما أن قانون العمل في بلدك وظروف المشروع لا يمنعان التعاقد من الباطن – نفس الحقوق والواجبات على غيرهم من العاملين. هم في المقام الأول مسؤوليتك كمقاول أو متعهد عمالة، ويجب عليك أن تُحصل لهم أجورهم من العميل صاحب المشروع، وعلى الرغم من عدم وجودهم بشكل رسمي على ذمة شركتك، لا يمنع ذلك حتمية جمع لكل الشهادات وتراخيص مزاولة المهنة الخاصة بهم، والاحتفاظ به ضمن سجلاتك. تقع عليك المسؤولية، بصفتك المقاول المسؤول، أن تضمن أن كل من يشارك في العمل على المشروع مؤهل ويحمل الترخيص اللازم، طالما لم ينص العقد على خلاف ذلك. عادة ما تفرض العقود الحكومية جمع المزيد من المعلومات حول العاملين والعمالة المتعاقد معها من الباطن بما يضمن الإيفاء بالقوانين والشروط المنظمة للعقود الصادرة عن الحكومة ومؤسسات الدولة، وهو ما قد يتضمن مستندات رسمية تُثبت الأصل العرقي للعمالة ومُعدلات الأجور، لضمان عدم وجود أي تمييز سلبي يقع على العمالة في موقع العمل. يحتاج المقاول في هذه الحالة إلى مراعاة كل صغيرة وكبيرة في تجهيز المستندات اللازمة وفقًا للبنود الصارمة المُدرجة في التعاقدات مع الجهات الحكومية، وكذلك إتباع هذه التعليمات بالحرف الواحد لتجنب حدوث أية عراقيل في عملية تحصيل الأموال بعد الانتهاء من المشروع. يجب أن يطلع العميل على تقارير دقيقة تشرح له سير العمل وعدد الساعات المستغرقة في تنفيذ المشروع، وهو ما يحتاج بدوره إلى استخدام وسيلة تعقب زمني جديرة بالثقة ولها مصداقية مقبولة يتعرف من خلالها العميل على عدد الساعات الفعلي المستغرق في العمل. يمكنك الاعتماد على أداة لتسجيل الوقت (ساعة أو جهاز بصمة للحضور والانصراف مثلًا) أو سجل دوام مكتوب، لكن تظل هذه السجلات بحاجة إلى اعتمادها ومراجعتها بما يثبت دقتها وصحة المعلومات المذكورة بها وأنها غير معرضة للتزوير أو الخطأ. قد يفرض عليك كذلك -وفقًا لبنود التعاقد- عمليات مراجعة دورية وقد يُطلب منك إثبات أن عدد ساعات العمل التي تُثبتها في السجلات دقيقة وصحيحة.   واحدة من وسائل ضمان دقة ساعات العمل المُبلغ عنها من قبل العمالة أن تُعين مشرف مسؤول عن مجموعة من العمال لمراقبة مواقيت حضورهم وانصرافهم وأدائهم للعمل على مدار اليوم، ثم في نهاية كل أسبوع يقوم العامل بتقديم بطاقة الحضور (فترات العمل)، على أن يتم مراجعتها والإمضاء عليها من قبل المشرف المسؤول لتأكيد صحة المعلومات المذكورة. تضمن لك عملية الرقابة الصارمة والدقيقة عدم حدوث أي خطأ أو محاولة العمالة للتحايل وإدراج ساعات عمل إضافية في سجل الحضور لم يعملوا بها من الأساس. فكر كذلك في الاعتماد على أحد أنظمة تعقب العمل الإلكترونية، مثل جهاز البصمة أو سجلات الحضور الإلكترونية، وذلك بهدف تتبع ومراقبة التزام العمالة بتنفيذ مهام الوظيفة. تأكد فقط من أن النظام خاضع للتحكم الشامل لمنع أي خلل أو محاولة للتحايل، على أن تعود إلى نظام التعقب الإلكتروني لإثبات دقة وصحة المعلومات الخاصة بعدد ساعات العمل في حالة تعرضك للمساءلة أو رغبة العميل في المراجعة والتحقق. مسؤولو الجهات الحكومية أكثر صرامة وحرصًا على تطبيق القوانين المشددة وتدقيق ومراجعة المعلومات الخاصة بتقارير ساعات العمل، وذلك كون الأموال تُدفع من أموال الضرائب التي تعود ملكيتها للشعب ككل، لذا يفترض بك توقع مستوى مرتفع من الفحص والتدقيق والمراجعة على السجلات. نفس الأمر ينطبق عند تسليمك للمشروع للجهة المسؤولة. توقع هذا النوع من التشديد، وتقبله بصفتك واحد من أفراد الشعب الذي يدرك أهمية الرقابة الدقيقة لمحاربة الفساد وإهدار الأموال العامة، ووفقًا لذلك التزم بدورك باتباع كل التعليمات المفصلة الخاصة بشروط إعداد تقارير ساعات العمل المدرجة في اتفاق أو عقد العمل. يفترض أن يحدد العقد بينك وبين عدد مرات إرسالك لتقارير ساعات العمل إلى العميل في مقابل تحصيل المدفوعات والرواتب الخاصة بالعمالة. عادة ما تحتاج لإعداد هذه التقارير إلى نقل المعلومات المُدرجة في سجلات الرواتب الخاصة بك ومستندات رصد ساعات العمل إلى تقرير منفصل يقدر من خلاله العميل على مقارنة عدد ساعات العمل التي يدفع الأموال نظيرًا لها مع عدد الساعات المتوقعة المذكور في مناقصة/ عرض حصولك على حق تنفيذ المشروع، لذا من المفيد بدورك أن تراجع وتتأكد من وجود توافق بين ما ترغب في تحصيل تكلفته من عدد ساعات العمل مع عدد الساعات المتوقع الذي سبق لك الاتفاق عليه، وفي حالة وجود تباين كبير بين الاثنين، يفترض أن تذكر الأسباب من وراء حدوث هذه الفروق والتي يجب أن تكون مقبولة ومقنعة للعميل. يقدر متعهد العمالة الذكي على الاستفادة من خبراته في المشاريع المختلفة في تكوين صورة دقيقة لما يمكن توقعه من عدد ساعات عمل على المشاريع المستقبلية؛ بعد انتهاء العمل على المشروع الحالي، استفد من سجلات تتبع ساعات العمل في تحديد الوقت الفعلي اللازم للانتهاء من مهمة معينة. تساعدك عملية جمع وتحليل هذه البيانات على تحديد متوسط العمل في الساعة الواحدة، مثل: مساحة ما يتم إنجازه من تركيب لقطع البلاط أو وقت الانتظار بعد وضع طبقة من الأسمنت وغيرها من الأمور المشابهة؛ الإلمام بتلك التقديرات التقريبية لمدة العمل على كل مهمة من مهام تنفيذ المشاريع التي تعمل بها يضمن لك تحسين قدرتك على تحديد عدد ساعات العمل المتوقعة، ومن ثم تقديم مناقصات مُقنعة وتنافسية أكثر، وبالطبع ضبط معادلة التكاليف والأرباح بما يضمن تحقيق عملك التجاري للربح المالي المنتظر.
اجمع المعلومات الخاصة بقائمة العاملين في فريقك. تتبع ساعات العمل. أرسل تقارير الرواتب المفروضة على العميل على فترات زمنية منتظمة. استفد من سجلات عدد ساعات العمل في توقع عدد ساعات العمل في المشاريع المستقبلية الأخرى.