إذا كنت تكتب رسالتك على جاهز الكمبيوتر، فيُمكنك البحث عن النماذج سابقة الإعداد على للرسائل على برنامج مُعالج النصوص خاصتك حيث ستجد العديد من هذه النماذج.  استعمل نموذج أساسي للرسائل بحيث يشمل موضع لكل من التاريخ وعنوان المرسل وعنوان المُرسل إليه. إذا كنت تنوي طباعة الرسالة على ورق مُخصص يحمل بيانات شركة أو محل عملك الخاص، فاحرص على أن يشمل النموذج المختار على مساحة مُخصصة لتلك البيانات. أعد قائمة المراسلات الخاصة بك من خلال إضافة عناوين البريد الإلكتروني في ملف من ملفات جدولة البيانات على الكمبيوتر، ويُمكن استعمال خاصية "دمج العناوين" في برنامج معالج النصوص للتعامل مع العدد الكبير من عناوين البريد الإلكتروني.  يجب أن يتوفر في قائمة مراسلاتك الاسم الأول والاسم الأخير للمُرسل إليه وعنوانه الكامل سواء عنوان منزله أو عمله أو بريده الإلكتروني. راجع قائمة المراسلات خاصتك قبل البدء في عملية الإرسال لتتجنب أيّة أخطاء في أسماء المُرسل إليهم أو عناوينهم. تحتوي نماذج الرسائل الافتراضية على مربعات خاصة لإضافة اسم وعنوان المرسل وكذلك اسم وعنوان المُرسل إليه. استخدم عنوانك الحالي وليس العنوان الذي تنوي الانتقال إليه. أتبع إرشادات التنسيق إذا كنت تستعمل خاصية "دمج العناوين" على برنامج معالج النصوص، يقوم هذا الاختيار بنقل البيانات التي تضيفها إلى مواضعها الصحيحة في الرسالة مثل "الاسم الأول" و"الاسم الأخير" و"العنوان". يحتوي نموذج الرسالة على مساحة فارغة بمقدار مسافتين في نهاية مربعات العناوين يتبعهما تحية مناسبة مثل "عزيزي" ملحوقة باسم الشخص الذي سيتلقى الرسالة. تجنب استعمال كلمة "عزيزي" أو "العزيز" إذا كان مستلم الرسالة شركة أو مؤسسة أو محل عمل حيث إن هذه التحيات تُستعمل فقط في حالات الأفراد. يُفضل أن تكون على دراية منذ البداية بالطريقة التي سُتنهي بها رسالتك والتي يتم تحديدها بناء على مستوى علاقتك بمُتلقي الرسالة. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مؤسسة أو محل عمل فيجب عليك أن تجعل الأمر أكثر رسمية وأن تختم رسالتك بكلمة مثل "مع خالص تحياتي". يُمكنك ختم الرسالة بكلمة "شُكرًا" في حالة كنت تقوم بإرسالها لمجموعة مختلطة من المُتلقين تشمل على أفراد ومؤسسات.
ابحث عن نماذج جاهزة للرسائل. أعد قائمة المراسلات. أضف المربعات الخاصة بالعناوين. أضف التحية. أنه رسالتك.