ينبغي أن يوضّح أول سطر من الإخطار استقالتك من العمل بعد أسبوعين بشكل واضح وقاطع. لا تستخدم كلمات توحي بإمكانية تغييرك لرأيك والبقاء في العمل لمدة أطول إن قُدِّم لك عرض أفضل من صاحب العمل.  إليك مثال آخر: "يمثّل هذا الخطاب استقالة رسمية من منصبي كـ[العنوان الوظيفي] في [اسم الشركة]، وتكون هذه الاستقالة سارية من [تاريخ مغادرة العمل]". إليك مثال آخر: "أقوم بموجب هذا الخطاب بالاستقالة من منصبي كـ[العنوان الوظيفي] في [اسم الشركة] بعد أسبوعين من تقديم هذا الخطاب بتاريخ [تاريخ الاستقالة]". مثال سيء: "أرغب بالاستقالة من منصبي كـ[العنوان الوظيفي]. برجاء إعلامي بالوقت المناسب للاستقالة من العمل." مثال سيء: "إن جرى كل شيء حسب توقّعي، فإنّي أعلن عن نيّتي بالاستقالة من منصبي في الشركة بعد أسبوعين من تاريخ اليوم". لا يعد تقديم إخطار بالاستقالة قبل المغادرة بأسبوعين إلزاميًا في الكثير من عقود العمل حاليًا، إلا أن فعل ذلك يعدّ فعلًا احترافيًا بغض النظر عن اشتراطات عقد العمل.  إن قمت بالاستقالة قبل الأسبوعين، قد يتساءل أصحاب العمل المستقبليين عما إن كنت ستفعل نفس الأمر معهم أيضا. إن كانت شركتك منخرطة حاليًا بمشروعات كثيرة، يمكنك تقديم إخطار قبل مغادرة العمل بأربعة أسابيع عوضًا عن تقديم إخطار قبل المغادرة بأسبوعين فقط. ينبغي كذلك على المديرين والموظفين ذوي الوظائف الكبيرة التفكير بتقديم إخطار بفترة أطول من أسبوعين فقط أيضًا. كقاعدة عامة، اترك وقتًا مساويًا لوقت الإجازة المخصص لمنصبك الوظيفي. إن كانت وظيفتك تمنحك إجازة مدّتها 3 أسابيع، قدّم إخطارًا بالاستقالة قبل مغادرة العمل بمدة ثلاثة أسابيع. يكون هذا الأمر صحيحًا على وجه الخصوص إن كانت طبيعة الأسباب متغيّرة، ولكن ينبغي عليك على أي حال تجنّب ذكر الأسباب في الإخطار حتى إن كنت تغادر الشركة دون مشاكل أو غضاضة.  ينبغي عليك على أي حال ذكر هذه الأسباب مباشرةً إن طُلب منك تضمينها. ينبغي عليك أيضًا تحضير سبب لمشاركته عند سؤال زملائك ومشرفيك عن سبب تركك للعمل، وسيسألك الناس بالتأكيد. لا ينبغي تضمين هذا السبب في الخطاب الرسمي، إلا أنه لازال من العملي تحضير سبب لقوله عند توجيه السؤال لك. ينبغي أن تكون طريقة حديثك في إخطار الاستقالة احترافيًا، ولكن لا تكن بنفس مستوى الرسمية والاحترافية ليشعر الشخص الذي يقرأ الخطاب بأنك لا تكن أي مشاعر للمكان. ينبغي عليك عادة كتابة الخطاب مع الاستعانة بأقصى درجة من درجات الود كنت قد استخدمتها مع صاحب العمل من قبل.  إن كنت معتادًا على التعامل مع صاحب العمل بشكل احترافي وصارم أثناء عملك بالشركة، استخدم نفس طريقة الخطاب في إخطار الاستقالة. من ناحية أخرى، لا تخف من استخدام أسلوب خطاب أكثر ودّ إن كانت علاقتك بمديرك أكثر ودًا ويسرًا. يمكن أن يكون استخدام أسلوب خطاب ودّي مناسبًا طالما أنك لا تجعل الأمر شديد العفوية وتتجنّب اللياقة تمامًا. إليك مثال جيّد: "أشعر بامتنان شديد للتجربة والعطاء الذي حصلت عليه نتيجة للعمل معك". مثال سيء: "أرغب أن أذكر بشكل رسمي أنني أكنّ احترامًا شديدًا لشركة [اسم الشركة] وأنني لا أحمل أي نوايا سيئة تجاه الموظفين أو أصحاب العمل في الشركة". مثال سيء: "شكرًا على كل شيء!" سيكون هذا الخطاب هو المستند الأخير في ملفك الوظيفي، لذا حاول أن تترك انطباعًا جيّدًا. ينبغي عليك أن تترك جسور تواصل عوضًا عن حرق كل جسور التواصل حتى وإن كنت تترك وظيفة تكرهها ولا ترغب بوجود أي علاقة بينك وبين الشركة من جديد.  إن قام أحد أصحاب العمل المستقبليّين بالتواصل مع صاحب العمل السابق فذكر أنك قد قدّمت إخطارًا قبل مغادرة العمل بأسبوعين سيترك انطباعًا جيّدًا. هذا الأمر مفيد أيضًا في حالة عدم معرفة الموظف المسؤول عن استخراج ملفك في الشركة القديمة أي معلومات أخرى عنك. لا تُسيء إلى أي شخص في الشركة أو تنتقد طريقة عمل الشركة في إخطار الاستقالة. ضمّن خطابك سطرًا أو سطرين تشكر فيها صاحب العمل على الفرص والتجارب التي خضتها نتاج العمل في الشركة. تقّدم كل وظيفة إضافة ما إلى حياة الشخص، حتى إن كانت عيوب العمل أكثر من فوائده بكثير.  إن كانت تجربتك في العمل إيجابية في معظمها، احرص على إظهار امتنانك لذلك. اكتب شيئًا على شاكلة "لا يسعني أن اكتب ما يكفي لوصف امتناني وشكري على تجربة العمل في الشركة للسنوات الثلاث المنقضية. لقد تعلّمت أكثر مما توقّعت بكثير وأنا أشكر كرمكم وصبركم". إن كانت تجربة عملك سلبية في مجملها، قدّم دلالة امتنان عامة. حاول أن تكتب شيئًا على شاكلة "أرغب أيضًا بشكركم على منحي التجربة التي خضتها خلال سنوات عملي المنقضية". كبادرة وفاء ومسؤولية، ينبغي عليك الإشارة إلى أي مشاريع قائمة أو مستقبلية قد لا تتم دون وجودك مع توضيح استعدادك التام بإتمام هذه المشاريع عوضًا عن مغادرة الشركة على عجل.  يمكن تجاهل المشاريع الصغيرة غير المهمة التي يمكن لأي شخص آخر تنفيذها. يترك هذا الأمر انطباعًا جيّدًا لدى صاحب العمل مما يعزّز من فرص تقديمه لرأي جيد عنك لصاحب عمل آخر مستقبليًا عند طلب صاحب العمل الجديد لذلك. قد تقابل الشركة بعض العقبات بعد مغادرتك للعمل واتجاه الشركة لتسيير الأمور بشكل جديد، لذا اعرض على الشركة مساعدتك في تسهيل المرحلة الانتقالية حتى بعد انتهاء عقد عملك مع الشركة. قدّم للشركة رقم هاتف و/أو عنوان بريد إلكتروني للتواصل معك عند ظهور أي سؤال أو الرغبة بالاستعانة بك. من الجيد اختتام جسم رسالتك بإظهار امتنانك للشركة، حتى وإن كنت قد شكرت صاحب العمل في جزء سابق من خطابك. مثال: "سأظل شاعرًا بالامتنان لك ولكامل طاقم العمل في الشركة من أجل كل ما قدّمتموه لي".
اكتب تصريحًا واضحًا ومحدّدًا. امنح صاحب العمل أسبوعين على الأقل قبل الاستقالة. تجنّب كتابة أسباب استقالتك. اتّسم بالرسمية والود في آن واحد. اجعل لهجتك إيجابية. اشكر صاحب العمل. أعلم صاحب العمل بأنك مستعد لإنهاء أي مشاريع كبيرة موجودة. قدّم دعمك للشركة بعد الاستقالة من العمل. اختتم رسالتك بمجاملة لطيفة.