بالتأكيد أنك تحتاج من أجل جمع التكلفة وتحليلها إلى مصادر تنقل من خلالها التكلفة المالية الخاصة بكل بند إنفاق ترغب في تضمينه في تقرير تحليل التكلفة، لذا يجب أن تُجهز مجموعة السجلات والمصادر التي يمكنك أن تحصل من خلالها على أسعار بنود التكاليف المختلفة. اعتمد بشكل أساسي على الأرقام الصحيحة المؤكدة، لكن في الحالات التي تفرض عليك تخمين التكلفة، فعليك أن تحدد مصادر موثوق بها للحصول على المعلومات الدالة على التكلفة المتوقعة بما يضمن لك أن تكون تقديراتك أقرب ما يكون للتكلفة الفعلية النهائية.   اعتمد دائمًا – طالما أمكن ذلك – على معلومات مؤكدة على تكاليف بنود الإنفاق الواردة في تحليل التكلفة، وهو ما يضمن لك فاعلية التقرير ومصداقيته، والقابلية لاستخدامه والبناء عليه في المراحل التالية من العمل على المشروع.   في الحالات التي تفرض عليك توقع التكلفة، ابحث عن مصادر موثوقة تحصل من خلالها على معلومات تقديرية أقرب ما يكون للتكلفة الفعلية. على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في تقدير رواتب الموظفين، فاعتمد على معدل رواتب الموظفين محليًا في مدينتك، وليس إقليميًا على مستوى الدولة ككل. اعتمادًا على المعلومات الواردة في السجلات والمصادر التي جمعتها في الخطوة السابقة، ابدأ في جمع قيمة كل من الرواتب والتجهيزات والموارد وغيرها من التكاليف المندرجة تحت بنود ما تحتاج إليه "فقط" من أجل هذا المشروع بالتحديد. تأكد كذلك من تغطية التكاليف لكل الفترة الزمنية التي ينطبق عليها تقرير تحليل التكلفة.   في حالة تحليل التكلفة لفترة زمنية طويلة نسبيًا، ابدأ أولًا بجمع التكاليف المباشرة بشكل أسبوعي أو شهري ثم حدد بعد ذلك كيف ستكون التكلفة لتغطية كل الفترة الزمنية. أثناء إحصائك لتكلفة تعيين الموظفين، تأكد من أن تتضمن كلًا من التكلفة المالية (الراتب)، وكذلك الرسوم المالية (الخاصة بمنح الموظفين امتيازات إضافية)، وأن يشمل ذلك كل ما تمنحه للموظفين العاملين على المشروع. من أجل تحديد قيمة التكاليف غير المباشرة، حدد كيفية/نسبة توزيع تكلفة المورد المشترك بين أكثر من مشروع على كل مشروع منهم ثم أضف مقدار التكلفة الخاص بالمشروع قيد التحليل إلى بنود التكاليف غير المباشرة.  على سبيل المثال: لنفترض أنك بصدد دراسة بند راتب مدير قسم الموارد البشرية في المؤسسة، وبما أنه مسؤول بشكل عام عن شؤون الموظفين، ومهامه وجهده موزع على العدد الكلي للموظفين، فمن المنطقي أن تقسم راتبه على عدد الموظفين في فريق عمل الشركة. إذا كان إجمالي العاملين هو 10 أفراد، وكان 2 منهم فقط (نسبة 20% من إجمالي عدد الموظفين) هما المسؤولان عن المشروع أو الخدمة قيد التقييم، فعليك وضع مقدار 20% من راتب مدير قسم الموارد البشرية ضمن تحليل لتكلفة العمل على المشروع. قد تكون بحاجة إلى استخدام أصول رأس المال الخاصة بالشركة من أجل تنفيذ هذا المشروع أو تقديم الخدمة قيد التحليل، ويُقصد بالأصول أشياءً مثل الأثاث والمعدات والتجهيزات، وفي هذه الحالة يجب أن يوضع في الاعتبار تكاليف استهلاك هذه الأصول، وهو ما يُشير إليه لفظ "قيمة انخفاض الأصول". ضع في اعتبارك أن التكلفة لا تقتصر على شراء الأصول، ولكنها تُحسب من خلال تحديد مقدار انخفاض قيمتها، ويجب أن يُدرج ذلك بوضوح في تحليل التكلفة من أجل نتائج أكثر دقة.  قد يبدو لك أن حساب انخفاض قيمة الأصول عملية معقدة وكثيرة التفاصيل، لذا إذا لم يكن لديك الخبرة الكافية، قد يكون من الأفضل توكيل المهمة إلى مُحاسب خبير في الشركة أو تعيين مُحاسب متخصص من أجل تحديد هذه القيمة. يختلف الأمر من مكان عمل لآخر، كما تتغير التفاصيل بتغيّر المشروع أو الخدمة التي تدرسها، لذا في كثير من الأحيان قد تتفاجأ بمجموعة من التكاليف الإضافية التي لا يمكن استخراجها من الميزانية أو السجلات المالية الخاصة بالشركة. يجب أن تتوقع وترصد هذا النوع من التكاليف وأن تدرج لها قيمة تقريبية في مستند تحليل التكلفة، وهو ما يضمن لك أن يكون تقييمك للتكاليف أكثر واقعية وفائدة على أرض الواقع.   إذا كنت تعمل على تحليل تكلفة مشروع لمؤسسة غير هادفة للربح، فالتكاليف الخفية قد تتضمن القيمة التقديرية لساعات التطوع أو المواد المُتبرع بها أو القاعات وأماكن العمل المتبرع بها. قد تتضمن التكاليف الخفية كذلك ما يُعرف باسم "تكلفة الفرصة". على سبيل المثال: قد يتسبب إنفاق ميزانية الشركة على مشروع معين في إحداث عجز مالي يعيق قدرة الشركة على تنفيذ مشروع آخر بعوائد وأرباح مالية أكبر على المدى البعيد. راجع الغرض الذي حددته لنفسك من البداية من أجل العمل على تحليل التكلفة الخاص بهذا المشروع، وبناءً عليه حدد القرار الذي يجب إتخاذه، وفقًا لما توصلت إليه من معلومات نهائية وردت في مستند تحليل التكلفة. لا مانع كذلك من إدراج توقعات وتقديرات للتكاليف المستقبلية الخاصة بالمشروع أو الخدمة التي تقدمها.   أقل ما يمكن أن يقدمه تحليل التكلفة هو أن تتعرف إدارة الشركة بوضوح ودقة على التكلفة الحقيقية اللازمة لتنفيذ وتشغيل مشروع معين أو تقديم خدمة جديدة. الأفضل أن يتطرق تحليل التكلفة لما هو أبعد مما سبق محاولًا طرح المزيد من الأسئلة وتقديم معلومات أعمق وأدق حول بنود التكلفة، وربما مقارنتها بالعائد وتكلفة الفرصة وجدوى العمل على المشروع عمومًا على مختلف المستويات، وأن يكون حجر أساس قوي يمكن البناء عليه من أجل المزيد من الدراسة والتحليل للتكلفة والعوائد.
اجمع المعلومات المهمة والسجلات المالية. اجمع التكاليف المباشرة الخاصة بالمشروع. ارصد التكاليف غير المباشرة الخاصة بالمشروع الذي تعمل على تحليله. احسب قيمة انخفاض الأصول. ضع في اعتبارك التكاليف الخفية. ابدأ في استخراج النتائج بناءً على المعطيات المتوفرة لديك.