احرص أن تكون الأغراض التي تكثر البحث عنها في مكان يسهل الوصول إليه. فكر قليلًا في درجة محاولتك الوصول لأغراض معينة على مكتبك ورتبها حسب الأهمية. يمكنك تبسيط عملية إيجاد اللوازم المختلفة واستخدامها بهذه الطريقة.   يمكن إبقاء أدوات الكتابة وورق الطباعة والمفكرات وأجهزة التواصل والأكسسورات الرقمية جميعها في مكان مفتوح أو مكان آخر يمكنك الوصول إليه بسهولة. افصل الأقلام الجافة والرصاص في كوب لتظل في مكان واحد وجاهزة للاستخدام دون أن تحتل مساحة كبيرة. ضع مشابك الورق والدبابيس قرب الطابعة أو حيث تنجز عملك الورقي. يمكنك توفير ساعة يوميًا بتقليل الوقت الذي تستغرقه في البحث عن الأشياء في مكتبك الفوضوي. يمكن وضع الأغراض غير الضرورية التي تستخدم بكثرة في أدراج حتى تتمكن من إخراجها عند الحاجة. خصص الأدراج العلوية من المكتب للأغراض والأشياء الكبيرة التي تستخدمها بكثرة لكنك لا تحتاج لإبقائها على المكتب بالضرورة.   قد تجد مثلًا أنك تستخدم حاسوبك المحمول وجهازك اللوحي وغيرها من الأجهزة الإلكترونية أكثر من القلم والورق لإتمام عملك. يمكنك حفظ تلك المواد الثانوية في هذه الحالة في متناول يدك في أحد الأدراج مع إخلاء المكتب لأجهزتك الإلكترونية. اشتر بعض صفوف تنظيم الأدراج إذا كان لديك الكثير من الأغراض الصغيرة. تدخل هذه الصفوف بشكل منسق في أدراج مكتبك وتتكون من أقسام مجزأة تمكنك من الحفاظ على تنظيم كل شيء ووضوحه في مكانه المناسب. ضع قائمة أولويات في ذهنك تحدد أماكن وضع الأغراض في مساحة عملك. إذا كنت تستخدم أحد الأغراض بكثرة أو كان من المهم أن تحتفظ به فاتركه على مكتبك أما إذا كنت تحتاجه بين الفينة والفينة فضعه في درج قريب منك. جد مكانًا آخر تبقيه به إذا كنت نادرًا ما تستخدمه أو لا ينتمي لمكتبك حقًا. يجب أن تضع كل ما تقرر الاحتفاظ به لكنك لا تحتاجه في مكان آخر قريب من المكتب حتى لا يتراكم ويتحول لفوضى. يشمل هذا الأغراض الشخصية والوجبات السريعة والمشروبات والأدوات التي تحتاجها في مناسبات نادرة. يجب وضع المستندات المكتوبة في مجلدات ثم في خزانة للملفات بينما توضع الأغراض الأخرى بعيدًا في درج سفلي أو خزانة إذا لم يكن من الوارد أن تستخدمها. أبعد أكبر قدر ممكن من الأشياء عن مكتبك باستثناء ما عليك استبقاؤه.  حاول أن تعتاد إبعاد الأشياء بعد استخدامها وإلا فستتراكم على مكتبك أو تحشر في درج سرعان ما يمتلئ بالهراء. اشتر علبة رسائل لتسهيل تصنيف المستندات الورقية وهي حاويات ضحلة متعددة المستويات تمكنك من تخصيص كل مستوى للمستندات الورقية الصادرة والواردة وكذلك البريد المجاب عنه وغير المجاب. ستمنع الورق المفكوك من غمر مكتبك بإبقاء المواد المكتوبة في علبة الرسائل والمجلدات وخزانة الملفات.   يعد استخدام علبة الرسائل أو الصناديق المتعددة للأغراض المختلفة حيلة بسيطة تساعد في تقليل معظم الورق المتراكم على مكتبك. جهز إحدى العلب للمعاملات المكتبية المنتهية/غير المنتهية وأخرى للبريد الوارد/الصادر إلخ. قد يضطر البعض لاستخدام مكتب مشترك أو حجرة مقسمة عند وجودهم في العمل أو ربما يكون مكتبك قريبًا من الآخرين فحسب ما يترك لك مساحة محدودة. لا زال يمكنك اتخاذ خطوات لتنسيق المساحة المشتركة.   احرص أولًا أن تكون هناك حدودٌ واضحة في المكان لتمييز الملكيات ثم يمكنك البدء بتنظيم قسمك الخاص لرفع نسبة الترتيب والكفاءة. ميز موادك الشخصية وأبقها قريبة من مكان جلوسك. حدد المعاملات المكتبية التي تخصك وصنفها في مجلدات منفصلة للملفات ثم ضعها بعد ذلك في أدراج أو علب ورق. خصص مكانًا للأدوات المشتركة حتى لا تنسكب الفوضى الخارجية في مكانك.   احمل حقيبة ظهر أو حقيبة مستندات لتساعدك في أن تظل مطلعًا على أغراضك. قد لا تتمكن من الاحتفاظ بالكثير من الأدوات والممتلكات على مكتبك أو في الأدراج القريبة إذا كنت تعمل في مكان يجبرك على مشاركة المساحة وأماكن التخزين.   حافظ على التنظيف والترتيب المنتظمين لتمنع تحول مساحة العمل أو المكتب المشترك إلى فوضى. يعني تركيز المزيد من الأشخاص في نفس المساحة المحكومة مزيدًا من القمامة والأوراق الشاردة والفوضى العامة.
أبق أغراضك الضرورية جدًا في متناول يدك. ضع الأشياء التي تستخدمها بكثرة في أدراج يسهل الوصول إليها. احفظ ما لا تستخدمه بعيدًا. استخدم علبة رسائل لمتابعة معاملاتك المكتبية. أبق مساحة العمل المشتركة تحت السيطرة.