ابدأ بالجلوس على قطعة من الورق والقلم. فكر في المهام التي تخطط لإنهائها في هذا اليوم وفكر في التزاماتك في هذا اليوم واكتب كل ذلك. يمكن أن تكون القائمة كالتالي: "البقالة، الغسيل، التنظيف، الأعمال المنزلية" أو "تقارير حالة للعملاء"، رسائل البريد الإلكتروني، تحقق في الاجتماع، أوراق عمل".  أضف العديد من المهام التي تفكر فيها للقائمة، من المهام البسيطة للمهام الكبيرة. يجب عليك أن تحاول التفكير في كل التزام أو واجب لهذا اليوم بحيث يمكنك أن تكون على يقين من إضافته لقائمة أولوياتك. أحد الطرق للعمل بطريقة أذكي هي أن تركز على الأولوية القصوى أولا ثم الانتقال إلى أدني القائمة والبنود ذات الأولوية الأدنى. تسمي هذه بقاعدة 80\20، حيث الأنشطة التي تؤدي للمنفعة الأكبر تستهلك 80% من وقتك. أما الأنشطة التي تؤدي إلى المنفعة الأقل ينبغي أن تستهلك 20% من وقتك.  انظر لقائمتك ورقم كل مهمة حسب الأولوية من الأعلى للادني. ثم عليك أن تحركهم لكي يتم ترتيبهم من الأعلى للأقل حسب الأولوية والاستفادة. بمجرد امتلاكك قائمة مرتبة أو مرقمة من الأولويات، عليك البدء في تجميع المهام الصغيرة سويًا لتشكل عملية واحدة. على سبيل المثال، قد تجمع المهام معًا كالرد على رسائل البريد الإلكتروني والاتصال بالعملاء في عملية واحدة تستمر لساعة وتُسمي "التواصل مع العميل". ثم يمكنك العمل من خلال كل مهمة ضمن الإطار الزمني المحدد بيسر وسهولة. عليك محاولة القيام بهذا لكافة المهام بحيث لا تحتاج للتحول لعمليات مختلفة واضاعة الوقت محاولًا اكتشاف أي المهام عليك القيام به. فسيساعدك تجميع المهام المتصلة ببعضها سويا على تحسين إدارة وقتك وخفض مستوي التوتر لديك من خلال اجتياز أولويات قائمتك. وفقًا لقانون باركنسون، فامتلاك وقت أقل لإكمال مهمة ستقلص من مقدار الوقت الذي تستغرقه لإنهاء المهمة. وبدلًا من الإفراط في ميزانية وقتك، قم بالحد من مقدار الوقت الذي تسخره لكل مهمة حتى تضطر لإنجازه بشكل أسرع. يمكنك القيام بذلك ببطء بتقليصك مقدار الوقت الذي تخصصه لكل مهمة على مر الزمن حتى تصل لأفضل نقطة فيها لا تشعر بالاندفاع وليس من المتاح لك فيها أيضا أن تماطل أو أن تضيع الوقت.  بعد نقطة معينة، ستقوم بتطوير شعور جيد بإدارة الوقت، خاصة إن اضطررت لقضاء مقدار محدد من الوقت على كل مهمة. هذا الأمر مفيد إن كنت تميل لاتباع نفس الروتين، أو نفس قائمة المهام يوميًا. بمجرد التحقق من كل مهمة من قائمتك في نهاية يوم عملك، ينبغي أن تعط لنفسك مكافأة صغيرة. قد يكون عشاءً لطيفًا، أو قطعة آيس كريم أو وقت فراغ تقوم فيه بعمل شيء من المرح والاسترخاء. فمكافأتك نفسك تعد ضمانًا بأن لديك حافز لإنهاء كافة المهمات. يمكنك أيضًا تحديد ما هي مكافأتك قبيل بداية يومك، بحيث تتمكن من استخدام المكافأة كدافع لإتمام المهام. على سبيل المثال، لنقل إنه يجب عليك أن تذاكر لامتحان ولديك خطة عشاء مع الأصدقاء. استخدم خطة العشاء هذه كسبب لتذاكر وتكمل المهمة أثناء اليوم لكيلا تضطر لتفويت العشاء.
انشئ قائمة من المهام الخاصة بك في اليوم. رتب مهامك من الأولوية القصوى للأولوية الأدنى. جمع المهام المرتبطة سويًا. أعط لنفسك وقتًا أقل في كل مهمة. كافئ نفسك بمجرد إكمال المهمات.