عادة ما لا يمكن تحديد مقدار العمل في الساعة الواحدة للمشروع ككل، خاصة في المشاريع الكبرى، وذلك لاختلاف وحدة القياس (طبيعة المهام والعمل) من فئة لأخرى من المهام/ والعاملين على المشروع؛ وفقًا لذلك، ينصح دائمًا بتقسيم المشروع الكلي إلى مجموعة من الأقسام الأصغر، ومن ثم تحديد عدد الساعات اللازمة للانتهاء من كل عنصر/ مرحلة من مراحل العمل على المشروع. تختلف بالطبع كيفية التقسيم وفقًا لطبيعة المشروع والمهام والعمل المطلوب، فعلى سبيل المثال: لبناء مجمع سكني لا يمكنك تحديد عدد ساعات كلية إلا بعد أن تقوم أولًا بتقسيم مهام العمل إلى حفر وبناء وكهرباء وسباكة… إلى آخره. أهم ما في الأمر أن تكون عملية التقسيم دقيقة ومحتوية بالفعل على كل مراحل عمل المشروع دون أن تنسى إدراج وتوقع عدد الساعات اللازم لكل من هذه المراحل. لا يتشكل فريق العمل من الفراغ، بل ينبع بمنطقية وعقلانية من طبيعة الاحتياجات المفروضة عليك للعمل على مراحل المشروع المختلفة، وبالطبع بناءً على مدى سهولة/ صعوبة المهام المراد تنفيذها. لا يمكن تعيين فريق كامل من "مراقبي العمال"، كما لن تستفيد من فريق كامل من الخبراء والمديرين لأن بعض المهمات البسيطة ستحتاج إلى مساعد/ متدرب/ موظف جديد لإتمامها. يجب عقد موازنة بين الكفاءات في فريق العمل ومراعاة مختلف الاحتياجات وضمان وجود شخص مناسب للقيام بكل المهام الصغيرة والكبيرة على حد سواء. يصبح ضبط هذا التوازن أصعب وأصعب بالطبع كلما كنت بصدد مشروع أكبر حجمًا يحتاج إلى مزيج من العمال القادرين على القيام بالمهام المختلفة. بعد الانتهاء من تحديد أقسام العمل على المشروع ونوعية العُمال/ الموظفين التي تحتاجها، يحين الوقت إلى تقدير عدد ساعات العمل الكلي المتوقع أن يحتاجها العاملون للبدء والانتهاء من كل مهمة من مهام العمل. لا تُضاف فترات الراحة، بل يجب أن يعبر الرقم عن عدد الساعات التي يستغرقها العامل للانتهاء من المهمة وهو غير مشغول بأي شيء آخر غيرها.   استفد من خبراتك السابقة – إذا كنت معتادًا على نوعية العمل المطلوبة – في تقدير عدد الساعات المتوقع أن يستغرقها العمل على كل خطوة/ مهمة. على سبيل المثال، ربما أنك تعرف من عملك على مشاريع سابقة أنه عادة ما يحتاج العامل الواحد إلى 10 ساعات لتركيب 4 نوافذ جديدة (أو 2.5 ساعة لكل نافذة)؛ لقد تعرفت على هذا المتوسط وفقًا لعملك على أكثر من مشروع ومع أكثر من عامل وفي عدة ظروف مختلفة، لذا من المنطقي والمتوقع كذلك أن يستغرق الأمر نفس الوقت تقريبًا فيما يتعلق بالعمل على المشروع الجديد. أجرِ عملية بحث وتحدث مع بعض الخبراء وزملاء المهنة للتغلب على عدم وجود خبرة سابقة لديك فيما يتعلق بنوعية العمل المطلوبة. يختلف الأمر بالطبع من عمل لآخر فيما يتعلق بسهولة الوصول لمثل هذه المعلومات بدون خبرة مهنية خاصة، لكن لا مانع أبدًا من إلقاء نظرة على المصادر المتاحة عبر الإنترنت أو من التواصل مع الخبراء وزملاء المهنة. فكر كذلك في إمكانية تعيين مستشار/ شخص على دراية بنوعية العمل المطلوبة واستفد من معرفته المسبقة في مساعدتك على توقع عدد ساعات العمل التي تحتاجها لكل مهمة أو مرحلة من مراحل العمل على المشروع. ضع العوامل المؤثرة على سهولة/ صعوبة مهمة العمل في الاعتبار في أثناء تقديرك لعدد ساعات العمل المتوقعة. تؤثر العديد من هذه العوامل على مقدار العمل في الساعة الواحدة، فمثلًا سوف تستغرق النافذة في الدور السابع (في المشروع القادم) وقتًا أطول نسبيًا من النوافذ في الدور الأول (في مشاريعك السابقة)، لهذا ستحتاج بدورك إلى زيادة مُعدل ساعات العمل للنافذة الواحدة نسبيًا لكي تتوافق توقعاتك مع ما سيشهده العمل على أرض الواقع. لا تصب كل اهتمامك على المهام البدنية فقط، بل يجب أن تُدرج الوقت المستغرق في الانتهاء من المهام الإدارية، طالما أن تعاقد العمل سوف يتضمن إلزامك بالعمل على هذه المهام. لا يقتصر حساب ساعات العمل على العُمال أو من يبذلون الجهد البدني والذهني المباشر في أداء المهام المطلوبة، بل يشمل كذلك ساعات عمل مراقبي العمال أو المديرين المسؤولين عن إدارة فريق العُمال وتنسيق المهام وإعداد التقارير ومراعاة الالتزام بمواعيد التسليم. قد تحتاج بعض المشروعات لوجود أكثر من مشرف أو مراقب عمال لإدارة مختلف مراحل أو أقسام العمل على المشروع، بينما يحتاج البعض الآخر إلى مستويات مختلفة من الإشراف، بمعنى مثلًا أن يكون هناك مشرف لمراقبة سير العمل في كل فئة أو تصنيف من مهام العمل، وأن يتواجد كذلك مشرف إضافي على المشرفين أنفسهم لإدارتهم ومراقبتهم والتنسيق بينهم. يعتمد الأمر على تفضيل الجهة المسؤولة عن المشروع بالطبع ووفقًا لبنية فريق العاملين المفضلة على حسب نظام العمل. يحتاج العميل للتعرف بشكل واضح على المدة الزمنية التي يفترض أن تنتهي خلالها من العمل على المشروع وتسليمه نهائيًا ومكتملًا، لذا من الضروري أن تدرج المدة الزمنية المتوقعة للانتهاء من المشروع في ملف المناقصة الذي تقدمه طمعًا في الحصول على حق العمل على المشروع. اعتمد على المراحل وعدد ساعات العمل التي قدرتها في الخطوات السابقة في إعداد جدول زمني للمشروع، واضعًا في الاعتبار العوامل التالية: حدد أقسام المشروع التي يمكن العمل عليها بشكل متزامن (في نفس الوقت) والأقسام الأخرى التي يجب أن تتم على هيئة مراحل متتابعة (مرحلة بعد مرحلة)، والتي تعني بدورها أنه لن يمكن بدء العمل على هذه الجزئية من المشروع إلا بعد الانتهاء من الخطوة التي تسبقها وإتمامها على أكمل وجه، بحيث يصبح من الممكن المضي قدمًا في الخطوات التالية. يأتي الآن الدور على عملية ضبط توزيع ساعات العمل بما يضمن الانتهاء من المشروع في الفترة الزمنية المفضلة؛ حدد الموعد النهائي للتسليم الخاص بكل مرحلة من مراحل المشروع واعرف من خلال ذلك عدد أيام العمل (بعد طرح أيام الإجازات)؛ قارن عدد ساعات العمل المتاحة مع عدد ساعات العمل المطلوبة، ووفقًا لذلك يمكنك تمديد أو تقصير المدة الزمنية لتسليم المشروع من خلال إضافة أو تقليل عدد العاملين، وبالطبع كلما زاد عدد العاملين نجحت في إكمال المهام في مدة زمنية أسرع.   تحتاج بعض المشروعات إلى زيادة عدد ساعات العمل عن 8 ساعات يوميًا (أو 40 ساعة أسبوعيًا) للالتزام بالجدول الزمني الخاص بالتسليم، وهو ما يمكن التأقلم معه من خلال فرض ساعات عمل إضافية على العاملين، إلا أنه سوف يكلفك رواتب مالية أكبر. على سبيل المثال: إذا كان أمامك شهر واحد للانتهاء من أساسات بناء منزل جديد، وكان العمل على الأساسات – وفقًا لخبرتك السابقة – يحتاج إلى 1000 ساعة من العمل، اقسم 1000 على عدد ساعات العمل خلال الشهر لتحديد عدد العمال الذي تحتاجه لإنهاء المهمة خلال شهر من العمل (العملية الحسابية الأولى: 1000 ساعة عمل / 20 يوم عمل في الشهر = 50 ساعة عمل يومية) - (العملية الحسابية الثانية: 50 ساعة عمل في اليوم/ 8 ساعات عمل للعامل الواحد= 6.25 عامل). تحتاج إلى تقريب عدد العاملين لأعلى أو أقل رقم صحيح بالطبع، فعلى الأغلب لن يمكنك تعيين عامل لمدة ربع يوم لمدة شهر! لاحظ أنه وفقًا لعملية التقريب، سوف تعني إما عدد ساعات أقل أو أعلى للعامل الواحد في اليوم، أو تقليل أو زيادة مدة أيام العمل، وفقًا لما إذا كانت عملية التقريب لرقم أقل أم أعلى. تحلَّ بالواقعية في تحديدك لعدد من تحتاج من العاملين لتعيينهم خلال مدة زمنية معينة. قد تبدو المعادلات الرياضية لحساب عدد ساعات العمل وعدد العُمال مثالية للغاية، لكنها في حقيقة الأمر غير منطقية كونك أغفلت حقيقة واقعية سوف تفسد عليك كل شيء وقت التنفيذ، كأن تقرر مثلًا أنك بحاجة لتعيين 7 كهربائيين للانتهاء من إنشاء خطوط الكهرباء في المبنى خلال أسبوع واحد، لكنك على أرض الواقع لن تنجح أبدًا في توفير 7 كهربائيين للعمل سويًا في نفس الوقت في منطقتك. نخرج مما سبق بقاعدة بالغة الأهمية، وهي حتمية أن توازن بين توقعاتك وبين المتاح، وأن تضبط دائمًا مدة العمل المتوقعة على المشروع وفقًا لتوفر العُمال المتاحين للمشاركة في تنفيذ مشروعك. سوف تحتاج في حالة تخطيطك للعمل على أكثر من قسم من أقسام المشروع في نفس الوقت إلى عدد إضافي من العاملين. لا يمكن أن تُوكل من خلال خطتك مهمتين مختلفتين لنفس العامل في نفس الوقت، وهو ما لن يمكن أبدًا تنفيذه على أرض الواقع. تأكد من إضافة عدد الساعات الخاصة بكل تصنيف من تصنيفات العمل التي تحتاجها لإتمام العمل، وبالتالي يصبح لديك مجموع كلي لعدد ساعات العمل في كل قسم من أقسام العمل على المشروع (وكذلك نوعية وعدد العاملين). إذا كانت طبيعة المشروع لا تحتاج منك سوى نوع واحد فقط من العاملين (يؤدون تقريبًا نفس المهام)، فلا مانع من جمع عدد ساعات العمل على المشروع في عدد كلي واحد، بينما في المقابل، في حالة وجود تمييز بين نوعيات العاملين ومراحل العمل على المشروع، فالأفضل أن تذكر الرقم الكلي لكل مرحلة أو تصنيف بشكل منفرد. تأكد من إدراج رواتب العاملين بالإضافة إلى الضرائب وغيرها من الانتفاعات التي يحصل عليها فريق العمالة، واضعًا في الاعتبار الحد الأدنى والأعلى للأجور المفروض من قبل وزارة العمل أو ما يناظرها من مؤسسات في بلدك-في حال وجود مثل هذه القوانين. ختامًا، تأكد من إدراج نسبة هامش الربح التي تحصل عليها لشخصك أو شركتك.  لنفترض مثلًا أنه مطلوب منك إتمام عملية تركيب مطبخ جديد في منزل متوسط الحجم، وبعد تقسيمك للعمل على المشروع إلى عدة مراحل تتضمن السباكة والكهرباء والبناء والدهان والنجارة وغير ذلك من بنود المقاولة اللازمة لإتمام العمل، يجب الآن أن توضح في مناقصتك أو عرضك للحصول حق إتمام المشروع على عدد ساعات العمل الكلية للكهربائي، وعدد ساعات العمل الكلية للسَبّاك، وعدد الساعات الكلية للنجّار… وغير ذلك، بالإضافة إلى معدلات الأجور الخاصة بكل عامل منهم. تظل توقعات مدة وعدد ساعات العمل في النهاية مجرد "توقعات" أو عملية تخمين مهما بلغت دقتها فهي عرضة للزيادة أو النقصان، أو فلنقل الزيادة، لأن هذا هو غالبًا ما يحدث. مع النزول لأرض الواقع وخوض غمار التحديات التي يفرضها المشروع، يجب أن تظل على تواصل دائم مع العميل فيما يتعلق بعدد ساعات العمل التي يستغرقها فريقك من العُمال لإنجاز المهام المطلوبة، نظرًا لأنك عادة ما تحصل على المال نظير عدد ساعات/ أيام العمل أو بمقتضى إتمام المهام، ولذلك فإن أي تغير في المهام أو مدة الشُغل يعني بدوره أحقيتك أنت وفريق العمل في تحصيل رواتب أعلى. ما نقصده هنا هو أهمية التواصل الدائم مع العميل، حتى لا يتفاجأ بأنك تطلب مبلغ نهائي مختلف عن المتفق عليه، دون أن يكون على وعي خطوة بخطوة معك بمراحل العمل وما فُرض عليك من تحديات وعوائق ربما تكون قد ساهمت في رفع إجمالي المال المستحق.   أدرج في عرضك للحصول على المشروع بندًا يُسمى "المتغيرات الطارئة" أو ما يُسمى بالمصطلح التقني "عامل التصحيح" (Fudge Factor)؛ يُشير ذلك إلى زيادة في مدة العمل المتوقعة نتيجة لأسباب خارجة عن التحكم أو كهامش للخطأ، على أن تتشكل قيمة هذا البند وفقًا لمجموعة من المتغيرات، من بينها: صعوبة ومدى تعقيد مهام العمل، وتوفر العُمال، والتأخر أو الأخطاء من الموردين الخارجين، واعتماد واحدة من مراحل العمل على الانتهاء من مرحلة سابقة بجودة عالية… إلى غير ذلك من ظروف قد تحيط بك أنت والعُمال أثناء تنفيذ المشروع. يؤكد العديد من المقاولين ومتعهدي العمالة أن التوقعات المُدرجة في المناقصات مجرد تخمين تقريبي وأن عدد الساعات الكلي النهائي سوف يختلف نسبيًا وأن العميل يجب عليه بدوره أن يسدد تكلفة عدد الساعات الفعلي الذي احتاجه المشروع للتنفيذ. على الجانب الآخر، قد يشترط العميل أن يتم التسديد على دفعة واحدة مقدمًا تُمثل عدد الساعات المتوقع الذي وضعته للعمل على المشروع، تاركًا مسألة عدد الساعات الفعلي كقضية تخصك أنت والعمال؛ إما تنجح بها أو تفشل على مسؤوليتك. وفقًا لما سبق، يجب الاهتمام جدًا بصياغة التعاقد بينك وبين العميل ومراعاة البنود المتعلقة بمسألة عدد ساعات العمل ومقدار المال الكلي المدفوع النهائي، ما قد يفرض عليك أن تضع توقعًا دقيقًا للغاية لعدد ساعات العمل، وذلك لتجنب تحمل أي خسارة مالية مستقبلًا. على الرغم من موافقة العملاء في العديد من الحالات على تسديد تكلفة عدد ساعات العمل الفعلي، إلا أن ذلك لا يعني أن تُترك يدك حرة فيما يتعلق بعدد الساعات النهائي، فتوقعك المذكور في المناقصة/ عرض حصولك على المشروع سوف يظل بمثابة المرجعية التي يجب ألا يزيد عدد الساعات الفعلي النهائي عنه إلا بقدر ضئيل -أو على أقل تقدير- بقدر مقبول وله أسباب منطقية. يجب في المقابل أن يظل العميل على تواصل معك خلال كل مراحل العمل وأن يطلع خطوة بخطوة على أي معوقات ربما تسبب في تخطيك لعدد الساعات المتوقع بقدر أكبر من المقبول، وذلك لتجنب الدخول في خلافات لا نهائية عندما يحل ميعاد تسديد الأموال. تأكد من وجود اتفاق مكتوب يضع في الاعتبار عوامل الطوارئ المؤثرة على سير المشروع والمهام الملزمة لك والمهام الأخرى الخارجة عن نطاق صلاحياتك أو الاتفاق بينك وبين العميل، على أن يتم الرجوع لهذا المستند لتحديد المعوقات التي تسببت في تأخير تسليمك للمشروع أو المهام الإضافية التي لم تُدرج في الاتفاق الأولي والتي تستدعي بدورها حصولك على مال أكثر؛ احتفظ كذلك بما يثبت مرحلة تعريف والاتفاق على تلك المتغيرات، مثل: الموافقات الرسمية والمستندات ونُسخ من المراسلات.
قسِّم المشروع على مجموعة من الأقسام الأصغر. حدد نوعية العاملين التي تحتاج إليها. قدر الوقت المطلوب للعمل على كل قسم/ مرحلة من مراحل المشروع. أدرج ساعات العمل الخاصة بالمشرفين. استفد من تقديراتك بخصوص ساعات العمل في إعداد جدول زمني للمشروع. استعد على أكمل وجه لتقديم ملف المناقصة الخاص بك. واصل تعديل عدد ساعات العمل المتوقعة بناءً على المتغيرات التي تحدث أثناء تنفيذ المشروع.