يجب كتابة التحية التي اخترتها في السطر الأول يليها اسم الشخص. أضف لقبًا للشخص إذا أمكن ذلك، مثل السيد أو السيدة أو الدكتور، وأتبعها باسم الشخص الأول والأخير. سترى فاصلة بعد التحية عمومًا. بالنسبة للخطابات الرسمية، يمكنك استخدام نقطتان بعد التحية، ولكن هذا النمط رسمي للغاية بالنسبة للبريد الإلكتروني حتى في الرسمي منه. تفي الفاصلة بالغرض في معظم الحالات، ولكن يتوجب عليك استخدام نقطتين عند كتاب خطاب تعريفي في البريد الإلكتروني. تُكتب التحية في السطر الأول بمفردها في الأعلى، وبمجرد الانتهاء منها انقر على زر التالي للانتقال إلى السطر التالي. إذا كنت تستخدم فواصل الأسطر بدلًا من المسافات البادئة لإنشاء فقرات، ستحتاج إلى ترك سطر فارغ بين الترحيب والفقرة الأولى. عند الكتابة لشخص للمرة الأولى، يجب إدراج مقدمة حتى إذا كنت تعرف الشخص في الحقيقة. أعطِ للشخص الآخر لمحة عن الشخص الذي يراسله لتشجعه على مواصلة قراءة بريده الإلكتروني.   على سبيل المثال: "اسمي أحمد سعيد مدير التسويق في شركة أ ب ج." اذكر أيضًا كيف تعرفت على الشخص: "اسمي أمير فهمي، وأعمل معك في قسم التسويق (التسويق الأسبوعي الذي يُعقد يومي الثلاثاء والخميس بعد الظهر). يمكنك استخدام الجملة الأولى كترحيب إذا كنت تعرف الشخص بالفعل وكتبت له من قبل. على سبيل المثال، اكتب "شكرًا على ردك السريع عليّ" أو "أتمنى أن تكون بخير". تحتاج معظم رسائل البريد الإلكتروني إلى أن تدخل في صُلب الموضوع سريعًا. يعني هذا أن تحتوي جملتك الأولى أو الثانية عن سبب كتابتك لهذا الشخص. تذكر أن تكون واضحًا بقدر الإمكان عند وصف غرضك من الرسالة. على سبيل المثال: يمكنك كتابة "أكتب لك طلبًا لمساعدتك في مشكلة متعلقة بالتسويق" أو "أكتب إليك لأني أواجه مشكلة في الفصل، وآمل أن تمدني باقتراحات لمواد إضافية أقرأها لمساعدتي في الأمر".
اكتب التحية في السطر الأول. استخدم الفاصلة. انتقل للسطر التالي. قدّم نفسك في الجملة الافتتاحية إذا استدعى الأمر. ادخل في صُلب الموضوع.