سيساعدك تحويل الأوراق والمستندات المهمة إلى صور رقمية على التخلص من الكثير من الأوراق، كما أنه يساعدك في الحفاظ على تلك المستندات في حالة جيدة على المدى الطويل.   هناك أنواع ماسحات إلكترونية جديدة مصممة خصيصًا لمسح المستندات ضوئيًا بطريقة سهلة وسريعة، مثل ماسحات Doxie و Neat، وهي ماسحات محمولة في اليد، وخفيفة وصغيرة الحجم، مما يجعلها اختيارًا جيدًا إذا كنت تفكر في شراء ماسح ضوئي، وإذا كان لديك ماسح ضوئي بالفعل من الأنواع الأخرى الملحقة بالطابعات مثلًا، فإنها تؤدي المهمة بنجاح هي الأخرى، ولست بحاجة إل شراء ماسح ضوئي جديد. قم بعمل المسح الضوئي للملفات بجودة متوسطة، بحيث لا تأخذ الملفات حجمًا كبيرًا لتخزينها على جهازك أو على قرص التخزين، وبحيث تكون جودتها جيدة في نفس الوقت حتى يمكن طبع نسخة واضحة منها وقت الحاجة إليها، في العادة يكون ضبط الماسح الضوئي على دقة 300dpi كافيًا للوثائق المكتوبة، أما الصور فقد تحتاج إلى دقة أكبر، يمكن أن تقوم بمسح المستندات إلى اللونين الأبيض والأسود لتوفير الذاكرة المستخدمة لتخزين النسخة الرقمية. بعد أن تقوم بمسح المستندات المهمة التي تود الاحتفاظ بها، لست مضطرًا لطباعتها والاحتفاظ بالنسخة الورقية للحفاظ عليها، وبدلًا من ذلك، قم باختيار "Print to PDF"، سيتيح لك هذا الاختيار أن تحتفظ بنسخة رقمية عالية الجودة وغير قابلة للتعديل من مستنداتك، ثم قم بإعطاء كل ملف اسم مناسب وقم بترتيب الملفات بطريقة منظمة. قم بإعطاء اسماء فريدة لكل ملف وابقِ كل الملفات مرتبة ومصنفة جيدًا حتى لا يتحول سطح مكتب الحاسوب إلى فوضى مثل التي على مكتبك في الواقع.   قم بتسمية كل ملف جديد في قاعدة بياناتك الشخصية باستخدام كلمات مفتاحية تساعدك في الوصول إليه، مثلًا "ملف فواتير المنزل لشهر يوليو"، أو "إيصال شراء الحاسوب بتاريخ 18/8/2011"،  أو "كشف حساب البنك بتاريخ 3/5/2012"، هذا سيساعدك في البحث عن الملفات لاحقًا عند الحاجة إليها. إذا دعت الحاجة، يمكنك استخدام بعض برامج قواعد البيانات التي تستخدم مثل تلك الكلمات المفتاحية والتواريخ لتساعدك في تنظيم الملفات، مثل برنامج Doxo أو FileThisأو Neat، التي توفرجميعًا هذا النوع من الخدمات. يمكن أن تشتري قرصًا صلبًا خارجيًا لكي تقوم بحفظ نسخة احتياطية من الملفات المهمة عليه بشكل منتظم، حتى لا تتحسر على فقدانها إذا فقدت نسختها الأصلية الوحيدة، قم بعمل نسخة واحدة على الأقل من الملفات المهمة، وقم بتخزين كل نسخة في مكان مختلف عن الأخرى، في خزانة خاصة في البنك أو في منزل صديق تثق به أو على أحد المواقع التي تقدم خدمة تخزين النسخ الاحتياطية عبر الانترنت. إذا كنت تخشى من احتمال تعرض معلوماتك المهمة والحساسة إلى السرقة عبر الانترنت من الهاكرز، ضع ملفاتك الرقمية المهمة على ذاكرة متنقلة أو قرص صلب خارجي وابقه مفصولاً عن الحاسوب، هذه العملية تسمى "بالفجوة الهوائية"، ولا يمكن سرقتها إلكترونيًا على الإطلاق وهي مفصولة عن الحاسوب، مهما بلغت موهبة الهاكر. إذا كنت تخشى فقدان المعلومات المهمة على القرص الصلب لتعرضه للتلف أو الضياع، يمكن أن تقوم برفع ملفاتك على أحد سحابات التخزين الإلكترونية عبر الانترنت، وبذلك ليس عليك أن تقلق عليها مطلقًا من الضياع ويمكن الوصول إليها في أي وقت.
استثمر في ماسح ضوئي ذي جودة عالية. اطبع بصيغة Pdf. نظّم ملفاتك. احتفظ بنسخة احتياطية. حافظ على معلوماتك من السرقة الالكترونية، واستخدم "الفجوة الهوائية". فكر في استخدام سحابات التخزين.