لست بحاجة لكتابة أفضل عنوان في التاريخ، لكن فقط تأكد من أنك تختار عنوانًا مناسبًا وواضحًا ومعبرًا عن الموضوع. استغل تلك المساحة للتسهيل من مهمة كتابتك للرسالة. يفترض أن يعرف الطرف المتلقي للرسالة الغرض من تواصلك معه بلمحة عين بمجرد الاطلاع على العنوان. من الخيارات شائعة الاستخدام في رسائل التذكير الودية:   إعادة تذكير/ إعادة تواصل تذكير سريع حول قريبًا: رحلة/ مناسبة/ غير ذلك مراجعة بخصوص… قد يفرض عليك سعيك الحثيث للحديث بود وأدب أن تشتت تركيزك وتنسى ذكر بعض الأمور الهامة، من بينها موضوع الرسالة وما تحتاج لتذكير الطرف الآخر به من الأساس. يجب أن تذكر موضوع الرسالة (ما تذكر الطرف الآخر به) في بداية الرسالة بالقرب من المقدمة، وتحديدًا مباشرة بعد التحية وجمل التواصل الشخصي المختصر. على سبيل المثال  "مساء الخير،  كيف حالك يا محمود؟ لم نتحدث منذ فترة طويلة للغاية. أتمنى أن تكون بخير وأن نلتقي في أقرب فرصة. أرغب في تذكيرك فيما يخص…" "السلام عليكم! كيف حالك يا أبي؟ أعتذر لأنني مُقصر في التواصل معك منذ فترة ليست بالقصيرة. أنا منشغل جدًا بشؤون العمل والأسرة. أريد فقط أن أذكرك بموعد العشاء المنتظر يوم…" من المتفق عليه عامة أن اللغة المتأدبة تحتاج إلى استخدام عدد أكبر من الكلمات، فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تكتب جملة "اعمل بجد" بصيغة متأدبة كما يلي: "سوف يكون من الأفضل للجميع أن تبذل جهدًا أكبر في عملك". لكن على الرغم من ذلك، تتسبب الصياغة الطويلة لمحتوى الرسالة في تشتيت التركيز عن الغرض الرئيسي من الرسالة ومن ثم قد لا يصل للطرف الآخر ما تريده بدقة.  اعتمد على بناء مُبسط للغاية في رسالتك لكي تضمن وضوح الغرض. قد يتم ذلك من خلال أن تكون رسالتك على النحو التالي: التحية (المقدمة) ← التواصل الشخصي ← التذكير ← الوداع (الختام). فقط لا غير التزم بذلك سواء مع فكرة أو كلمة يمكن الاستغناء عنها دون التأثير على الغرض الأساسي من الرسالة. راجع كل حرف في الرسالة واسأل نفسك: "هل هو مهم؟" في بعض الحالات، قد تكون إجابتك أنه مهم بالفعل كيلا تبدو رسالتك جافة وحادة؛ أي أنه مهم لإضفاء لمسة من الود على الصياغة، وهنا يمكنك تركه في الرسالة بالفعل. لكن غير ذلك، تخلص من أي جزء أو موضوع هامشي يمكن عدم إدراجه في هذه الرسالة المختصرة المُركزة.  عادة ما يمكنك الاستغناء عن الصفات المكررة بنفس المعنى وراء بعضها البعض وكذلك إعادة صياغة الجمل لتكون أقصر وحذف الكلمات الإضافية التي لا حاجة إليها، مثل: جدًا وللغاية وقطعًا، واستبدال الصياغات الطويلة المبتذلة بغيرها مختصر وبسيط. ويقصد بها جملة توجيه الأمنيات الطيبة وشكر الطرف الآخر على وقته كختام لرسالتك بأسلوب متأدب.  يوجد عدد لا نهائي من جمل الوداع وختام الرسائل، مثل: "أمنياتي الطيبة" أو "تحياتي" أو "صديقك المخلص" أو "المخلص". يتبع هذه الجملة كتابة اسمك (وتوقيعك عند الحاجة). لاحظ فقط أن الأمثلة السابقة تقليدية نوعًا ما وقد تبدو غير ودودة، لذا جرب استخدام واحدة من جمل الختام الودية التالية:   صديقك المخلص. حظًا موفقًا. أتمنى لك الخير. يومك سعيد. أراك على خير. أتطلع لقراءة ردك.
استفد من سطر العنوان. لا تنسَ ذكر ما تعيد تذكير الطرف الآخر به. وظف اللغة المختصرة لتحقيق أقصى فائدة بأقل كلمات. استبعد الأجزاء غير المهمة. اختم الرسالة بجملة الوداع.