إن كنت تقوم بإنشاء قاعدة بيانات فارغة، يتوجّب عليك التفكير بأفضل طريقة ممكنة لتنظيم البيانات، وإضافة هيكلية مناسبة. هناك العديد من الطرق لتنسيق البيانات والتعامل معها في برنامج Microsoft Access.  الجداول (Tables) - هذه هي الطريقة الأساسية لتخزين البيانات في قاعدة البيانات. يمكن مقارنة الجداول بجداول بيانات برنامج Excel: يتم تنظيم البيانات في أعمدة وصفوف. بسبب ذلك، تكون عملية استيراد البيانات من Excel وبرامج جداول البيانات الأخرى عملية بسيطة للغاية. النماذج (Forms) - النماذج هي طريقة إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات. على الرغم من أنّه يمكنك إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات من خلال الجداول مباشرة، إلّا أنّ استخدام النماذج يسمح لك بإدخال البيانات من خلال واجهة رسومية بسهولة. التقارير (Reports) - تقوم التقارير بتلخيص البيانات الموجودة في قاعدة البيانات وعرضها. تُستخدم التقارير لتحليل البيانات والإجابة عن أسئلة محدّدة، كمعرفة حجم أرباح الشركة مثلًا، أو مكان تواجد العملاء. عادة ما يتم تصميم التقارير لطباعتها. الاستعلامات (Queries) - هذه هي طريقة عرض البيانات وترشيحها. يمكنك استخدام الاستعلامات لعرض مُدخلات محدّدة من جداول مختلفة. يمكنك استخدام الاستعلامات لتوليد البيانات وتحديثها أيضًا. إن كنت قد أنشأت قاعدة بيانات فارغة، سيتم إنشاء جدول فارغ أوتوماتيكيًّا. يمكنك البدء بتعبئة هذا الجدول ببياناتك، سواءً عن طريق ملء خلايا الجدول يدويًّا، أو عن طريق نسخ البيانات من مصدر آخر ولصقها بالجدول.  يتم تعيين عمود (حقل) مخصّص لكل وحدة من البيانات، بينما يتم تعيين صفّ منفصل لكل سجلّ. على سبيل المثال، يمكن أن يمثّل كلّ صفّ عميلًا مختلفًا، بينما يمثّل كلّ حقل معلومة مختلفة عن هذا العميل (الاسم الأول، أو الاسم الأخير، أو عنوان البريد الإلكتروني، أو رقم الهاتف، وما إلى ذلك). يمكنك إعادة تسمية الأعمدة لتسهيل معرفة طبيعة محتويات الحقل. انقر نقرًا مزدوجًا على ترويسة العمود لتغيير اسمه. إن كنت ترغب باستيراد البيانات من ملف أو أيّ مصدر مدعوم آخر، يمكنك ضبط البرنامج للتحصّل على البيانات من المصدر وإضافتها إلى قاعدة بياناتك. يفيد هذا الأمر في التحصّل على البيانات من خوادم الويب أو أيّ مصدر مُشارك آخر.  انقر على لسان تبويب البيانات الخارجية (External Data). اختر نوع الملف الذي تقوم باستيراده. في قسم الاستيراد والربط (Import and Link)، ستجد بعض خيارات أنواع الملفات. يمكنك النقر على زر الخيارات الإضافية (More) للاطلاع على المزيد من الخيارات. الخيار ODBC اختصار للعبارة Open Database Connectivity، أو اتّصال قاعدة بيانات مفتوحة، ويتضمّن ذلك أنواع قواعد بيانات منها SQL مثلًا. توجّه إلى مكان وجود البيانات. إن كانت قاعدة البيانات على خادم ويب، سيتوجّب عليك إدخال عنوان الخادم. اختر خيار مكان وكيفية تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية (Specify how and where you want to store the data in the current database) في النافذة التالية. انقر على خيار الموافقة (OK). اتبع الإرشادات الموضّحة على الشاشة لاستيراد البيانات. يتوجّب عليك حفظ السجّلات المختلفة في جداول مختلفة. سيساعد ذلك في الحفاظ على سرعة عمل قاعدة البيانات. على سبيل المثال، قد تقوم بإعداد جدول لبيانات العملاء، وجدول آخر لبيانات الطلبات. ستتمكّن بعد ذلك من ربط جدول بيانات العملاء بجدول بيانات الطلبات. انقر على زرّ الجداول (Table) في قائمة الإنشاء (Create) الموجودة بلسان التبويب الرئيسي (Home). سيظهر جدول جديد في قاعدة البيانات. يمكنك إدخال البيانات بنفس طريقة الجدول الأوّل.
حدّد الهيكلية الأفضل لبياناتك. قم بإنشاء جدولك الأوّل. قم باستيراد البيانات من مصدر مختلف. قم بإضافة جدول آخر.