أدرج تاريخ بدء كتابة الخطاب أو الانتهاء منه في الجزء الأيمن العلوي من الخطاب (الأيسر في حالة الكتابة بالإنجليزية).   اكتب التاريخ بالصيغة المتعارف عليها في بلدك. النمط الشائع عالميًا هو: الشهر- اليوم- العام، لكن قد يختلف ذلك من بلد لآخر، كما يختلف الأمر كذلك بخصوص كتابة الشهر رقميًا أم بالحروف الكاملة أو المختصرة. قد تحتاج كذلك لإدراج التاريخ الهجري أو الميلادي بناءً على طبيعة المتعارف عليه في المراسلات بينك وبين الطرف الآخر. احرص على محاذاة التاريخ في الجهة اليمنى من الخطاب (الكتابة العربية) أو اليُسرى (الكتابة الإنجليزية). تظل كلمة "عزيزي" هي الأكثر شيوعًا في الخطابات باختلاف أحوالها، لكن ذلك لا يمنع أنه في الخطابات الودية يكون لك حرية الحكم على طبيعة العلاقة التي تجمعك بمستلم الرسالة ومن ثم تحديد تحيتك الافتتاحية بناءً عليها. يمكنك أن تُلقي السلام مباشرًا وتذكر اسم الطرف الآخر في العديد من الأحيان دون وضع اعتبار كبير للرسميات.   احرص على محاذاة التحية في نفس جهة محاذاة التاريخ، بناءً على لغة كتابة الخطاب. عند الكتابة لصديق أو زميل عمل، يمكنك الاكتفاء عادة بكتابة الاسم الأول فقط. على سبيل المثال: "عزيزي محمد". للمزيد من الودية في صياغة تحية الخطاب، يمكنك أن تستبدل "عزيزي" بتحية بسيطة، مثل: "أهلًا" أو "مساء الخير" أو "السلام عليكم". في حالة مراسلة شخص أكبر سنًا أو يجب أن تظهر له قدرًا من الاحترام على الرغم من الصياغة الودية للخطاب، فيمكنك ببساطة أن تذكر لقبه واسمه، مثل: "عزيزي الأستاذ/ رشدي". في بعض الحالات يتم الاعتماد على الاسم الأخير (اسم العائلة) بدلًا من اسم الفرد، وهو الشائع أكثر في الدول الأجنبية. اترك سطرًا فارغًا بين التحية ونص الخطاب الرئيسي. يفترض أن تكون المقدمة والاستنتاج أو الخاتمة عبارة عن فقرة واحدة مختصرة للغاية، بينما عادة ما يكون نص المتن أطول بشكل ملحوظ مقارنة بالأجزاء الأخرى.   قم بمحاذاة نص الخطاب لليمين (الكتابة العربية) أو اليسار (الكتابة الإنجليزية)، لكن مع التأكد من ترك مسافة بادئة في أول كل فقرة. يجب أن يتم تنسيق النص الرئيسي للخطاب بخيار التباعد المفرد للأسطر (بالإنجليزية: Single Spaced). لا حاجة عادة لترك سطر فارغ بين الفقرات في الرسائل الودية، لكن لا مانع من الاعتماد عليها في حالة وجدت أنها تسهل من مهمة قراءة النص ووضوح فقراته. اترك سطرًا فارغًا بعد الجملة الختامية للفقرة الرئيسية من الخطاب لكي تفصل بينها وبين الجملة الختامية. قد تكون "تحياتي" هي الخيار الأبسط شائع الاستخدام، حتى في حالة الخطابات الودية. في حالة كان الخطاب وديًا بما فيه الكفاية ولا توجد كلفة بينك وبين القارئ، فيمكنك أن تعتمد على خيارات أكثر خفة ومرح، كأن تكتب: "أراك قريبًا!" أو "أنتظر ردك يا صديقي"، بشرط أن تجمعك علاقة مقربة فعلًا مع الطرف الآخر.   أتبع الختام بعلامة الفاصلة، لكن هذه المرة دون أن تكتب اسمك على محرر نصوص الكمبيوتر وتطبعه مع الخطاب. يفترض أن يتم محاذاة الجملة الختامية مع الترويسة في أول الخطاب. امضِ على الخطاب عن طريق كتابة اسمك بخط اليد بعد جملة الختام. عادة ما يكون النمط الشائع هو كتابة اسمك بخط الرقعة العربي (أو الخط المتصل في الإنجليزية) بخط اليد بعد طباعة الخطاب.  في حالة كنت تتواصل مع الطرف الآخر عن طريق الاسم الأول دون مشكلة، فيمكنك الاكتفاء بالإمضاء باسمك الأول فقط لا غير. لكن إذا كان من المتوقع ألا يعرف مستقبل الرسالة من أنت من خلال اسمك الأول فقط، فتأكد من كتابة اسم العائلة كذلك أو اسمك الثلاثي إذا قضت الحاجة.
اذكر تاريخ كتابة الخطاب. اكتب تحية ودية في بداية الخطاب. اكتب مقدمة الخطاب والمتن والاستنتاج النهائي. اختم الخطاب باستخدام جملة وداع ختامي مناسبة. وقع باسمك.