قد يبدو أنه من غير الضروري تضمين عنوانك الخاص في حالة أنك تعمل مع رئيسك في نفس المبني، لكن ذلك يضمن أن يعود الخطاب للعنوان الصحيح في حالة فشل مكتب البريد في إيصاله، كما أن قسم الموارد البشرية سيجد أنه من السهل تصنيف خطابك في حال كان عنوانك مكتوبًا عليه. عادة ما يقوم الأشخاص بكتابة تاريخ الشروع في الكتابة عند الانتهاء من كتابة الخطاب، لكن في حالة أنك تعمل على خطاب تستمر كتابته لعدة أيام فتذكر أن تغير التاريخ لليوم الذي اكتمل فيه الخطاب وتم توقيعه. أضف اسم الشخص المرسل إليه بما في ذلك اللقب الوظيفي الخاص به مثل: دكتور أو مهندس أو أستاذ. قم بتحية رئيسك حتى لو كنت تعرفه جيدًا، قم بتحيته ومخاطبته بشكل رسمي عن طريق الاسم المهني ثم أتبعه باسمه الأخير. يُعتبر نمط الكتلة هو الأشهر، وهو يتبع العرف التالي:  يجب أن تكون المسافة بين الفقرات واحدة. يجب أن تكون الخطوط محاذية لليسار. تبدأ جميع السطور من الهامش الأيمن بدلًا من ترك مسافة خالية من الكتابة عند بداية كل فقرة. اترك أسطر فارغة لتوضيح فوارق الفقرات. اترك سطرًا فارغًا بين الفقرات ونهاية الخطاب. اترك أربع سطور فارغة بين نهاية الخطاب "المخلص، فائق الاحترام" وإعادة كتابة أسمك. قم بكتابة الإمضاء الخاص بك بمجرد طباعة الرسالة، اكتب اسمك في المساحة التي توفرها لك الأسطر الأربعة الفارغة.
أضف عنوان المرسل. استخدم التاريخ الذي أنهيت فيه كتابة الخطاب. أضف عنوانا داخليًا (عنوان المُرسل إليه). استخدم الاسم المدرج في العنوان الداخلي كتحية. قرر أي نمط تنسيقي تود استخدامه لكتابة الفقرات. قُم بإنهاء خطابك بنهاية مهذبة مثل "المخلص" أو "فائق الاحترام والتقدير" أو "مع خالص الشكر". وقع الخطاب.