توجد طريقتان لتنسيق الخطابات الرسمية وهما: طريقة الكُتلة وطريقة المسافات البادئة. في طريقة الكُتلة، ستقوم بمحاذاة كل فقرات وأجزاء الخطاب على الهامش الأيمن للخطاب، أما طريقة المسافات البادئة، تعتمد على ترك مسافة فارغة في بدايةِ كُل فقرة، وكذلك قبل عنوان المُرسل والخاتمة والتوقيع. حدد اختيارك بين الطريقتيْن وفقًا لتفضيلات الشخصية، وإن كانت طريقة الكُتلة أكثر شيوعًا في الخطابات المهنية هذه الأيام. اكتب عنوانك سواء كان عنوان المنزل أو العمل على حسب الخطاب الذي تُرسله، سواء كان نيابةً عنك أو عن شركتك مثلًا. يجب أن يتضمن العنوان رقم الشارع والمدينة والدولة والرقم البريدي، بينما لا تكتب اسمك كجزء من العنوان.  إذا كُنت تكتب خطابًا بتنسيق الكُتلة، حاذِ عنوان المرسل مع الهامش الأيمن، أما في طريقة المسافات البادئة، اترك مسافة على اليمين مع وضع العنوان في المُنتصف.  لا يُشترط إضافة معلومات البريد الإلكتروني ورقم الهاتف كجزء من عنوان المُرسل، لكنها مقبولة في بعض الحالات. هذا التاريخ هو تاريخ كتابة الرسالة، مع ترك مسافة واحدة بين التاريخ وعنوان المُرسل، ثم مسافتيْن بين التاريخ وعنوان المُرسَل إليه. اكتب اسم المُرسل إليه أسفل التاريخ بمسافة سطريْن مع إضافة لقبه/ها، مثل: السيد أو السيدة أو الأستاذة أو الدكتور؛ استعمل نفس اللقب الذي استعملته في التحية. اكتب اسم وعنوان الشركة الخاصة بالمُرسل إليه إذا كنت تُرسل خطاب عمل، أما الخطابات الشخصية، فلا داعٍ لكتابة اسم الشركة. أتبع ذلك بكتابة العنوان الكامل المتضمن على رقم الشارع واسمه والمدينة والدولة والرقم البريدي. إذا كُنت توجه خطابك إلى شركة أو قسم بعيْنه، فمن الممكن تخصيص سطر لتحديد هذا القسم؛ اكتب ذلك أسفل العنوان بمسافتيْن وأعلى التحية بمسافتيْن، موجّهًا تحيتك للشركة أو للقسم المعني بالخطاب. يجب أن تُحاذي التحية على الهامش الأيمن حتى يتمكن المُستلم من قراءتها أول الأمر. من أمثلة التحيات: "العزيزة السيدة إيمان:" أو "الأستاذ الدكتور العزيز:" يجب محاذاة فقرات الخطاب والخاتمة والتوقيع على الهامش الايسر (في حالة الكتابة بالعربية)، إذا كنت تعتمد تنسيق الكتلة في الخطاب، أما إذا اعتمدت تنسيق المسافات البادئة، يجب محاذاة المحتوى على اليسار، مع ترك مسافة قبل كل فقرة وقبل الخاتمة والتي يتم مُحاذاتها مع عنوان المرسل. يجب أن تختم الخطاب بإطراء ختامي، مثل: "مع تحياتي" أو "جزيل الشكر"، وألحقه بفصلة. بعد ذلك اترك أربعة أسطر فارغة ثم اكتب التوقيع ملحوقًا باسمك.
اختر طريقة تنسيق خطابك. ابدأ بكتابة عنوانك (عنوان المرسل ). اكتب التاريخ في السطر التالي لعنوان المُرسل. ابدأ عنوان المُرسل إليه بكتابة اسمه. أتبع اسم المُرسل إليه باسم الشركة والعنوان الكامل. خصص سطرًا لتحديد القسم المعني إذا كنت تكتب خطابًا مهنيًا. اكتب تحيتك أسفل عنوان المُرسل إليه بسطر. أتبع التحية بكتابة محتوى الخطاب الأساسي والخاتمة.