اكتب قائمة بأسماء من يمكنهم التطوع لمساعدتك في تنظيم المعرض وقائمة بالأشخاص أو الشركات المتخصصة في الإضاءة ونقل الأغراض ووضع اللوحات في إطارات. من خلال فريق العمل، تسهِّل على نفسك بهذه الطريقة المهام اللازمة لتنظيم المعرض، من تواصل مع الجهات المختلفة وجلب للمعدات والأجهزة اللازمة للمعرض ومراقبة الأعمال الفنية أثناء النقل والعرض في القاعة لتجنب تعرضها للتلف أو السرقة. سوف يخفف فريق العمل المخلص المنظم عنك عبء القيام بكل شيء بنفسك ويضمن لك أن جميع الأمور تسير على ما يرام.   من المقترح استئجار مصور فوتوغرافي أو مصور فيديو ليلتقط صورًا أو مقاطع فيديو للمعرض، بالإضافة إلى فرقة موسيقية أو متخصص "دي جي" لإضفاء حالة موسيقية فنية على المكان. وكِّل بعض المهام والمسؤوليات التي لا يجب أن تنفذها بنفسك إلى فريق العمل والمنظمين المتطوعين. استفد من مساعدتهم لك وامنحهم حرية اتخاذ القرار العاجل إن حدث شيء في اللحظات الأخيرة. أولًا، ينبغي أن تعلِّق لوحاتك في الأماكن المخصصة لها على الحوائط أو تضع منحوتاتك على الطاولات وهكذا، ثم ينبغي أن تطلب من متخصصي الإضاءة ضبط الإضاءة لإبراز كل عمل من الأعمال الفنية. فكر في الكيفية التي تريد للجمهور أن يتفاعل بها مع الأعمال الفنية، وخطط لإعداد قاعة العرض وفقًا لذلك.   يجب أن يعكس تصميم المكان روح المعرض وموضوعه الموحد، فإن كان المعرض يتناول فكرة الاضطهاد مثلًا، فبإمكانك وضع علامات أو أحبال تشكِّل حواجز مرورية لتسيطر على تحركات الحضور.  لا تنسَ أن تخصص مكانًا لاستقبال الجمهور ومكانًا للطاولات إن كانت هناك أعمال فنية يدوية. جهز لكل شيء آخر قد تحتاج إليه أثناء فترة المعرض مراعيًا أدق وأبسط التفاصيل. بمجرد بدء المعرض، يجب أن تترك كل شيء جانبًا وتصبح متاحًا من أجل الأسئلة والاستفسارات عن أعمالك الفنية المعروضة، وذلك هو الجزء الأكثر تشويقًا بالنسبة لمعظم الفنانين، لأنه يتيح لك فرصة الالتقاء مع الجمهور المهتمين بمتابعة وشراء وتقييم ونقد أعمالك ومناقشتك في أسلوبك الفني وأعمالك الإبداعية.   طالما أن أعمالك الفنية معروضة، ينبغي إذًا أن تتواجد بالقرب منها ليتعرف عليك الحضور ويدركوا أنها أعمالك أنت. المعارض الفنية أحداثٌ اجتماعية في جوهرها، لذلك لا تخَف من التواصل الاجتماعي مع الحضور وتبادل بعض الكلمات معهم والاستمتاع بوقتك بينهم. قدم بعض المشروبات والوجبات الخفيفة لتسلية ضيوف المعرض. ستفي بعض الساندويتشات الصغيرة من الجبن واللحوم الباردة أو البتي فور أو الساليزون، بالإضافة لبعض العصائر والمشروبات الغازية والقهوة، بالغرض. أما إن كنت تتوقع عدد حضور كبير، فقد تحتاج لإضافة عدة أنواع من المقبلات والوجبات الخفيفة لتناسب جميع الأذواق.  يجب أن تضع في اعتبارك مواصفات قاعة العرض عند تحديد قائمة الطعام، كما ينبغي أن يتماشى ما ستقدمه مع طبيعة المعرض (إن كان رسميًا أو غير رسمي) والعدد المتوقع للحضور. قد تتحمل بعض قاعات العرض الشهيرة نفقات خدمة توريد الطعام للأحداث الكبرى.
اطلب المساعدة. جهز قاعة العرض أو مكان إجراء المعرض. انخرط مع الجمهور. قدم بعض المشروبات والوجبات الخفيفة.