katru tirdzniecības gadu vismaz piecas darba dienas pirms piegāžu vai pārstrādes uzsākšanas ražotāju organizācijas vai pārstrādātāji kas piedalās atbalsta programmā paziņo nedēļu kurā tiks uzsāktas līgumos paredzētās piegādes vai pārstrāde tās dalībvalsts kompetentajām iestādēm kurā atrodas to galvenais birojs un ja vajadzīgs  tās dalībvalsts kompetentajām iestādēm kurā notiek pārstrāde