لخص هذه المقالة:  يجب أن يكون موضوع بريدك الإلكتروني واضحاً ومباشراً. يجب أن يخبر موضوع البريد الإلكتروني المستلم الغرض من الرسالة. بدلاً من أن تقول "أحتاج للحديث" حاول أن تقول "مناقشة موضوع إكس" يجب أن يكون الموضوع بين 6 و 8 كلمات إذا كان البريد الإلكتروني يتعلق بطلب وظيفة، فقم بتضمين اسمك والوظيفة التي تتقدم لها. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل في العمل، فستضيف اسم المشروع الذي تناقشه الرسالة الإلكترونية. إذا كنت تستخدم عنوان بريدك الإلكتروني الشخصي لأغراض تجارية، يجب أن يذكر عنوان بريدك الإلكتروني اسمك (أي mary.smith@ أو MichaelJones@). عناوين البريد الإلكتروني مثل hotmama@، cutiepie@، أو mustlovedogs@ ليست مناسبة لرسائل البريد الإلكتروني التجارية. إذا كنت تعمل في شركة، يجب عليك دائماً استخدام عنوان بريدك الإلكتروني في العمل. يجب أن يبدأ بريدك الإلكتروني دائماً بتحية مهنية. "مرحبا" أو "كيف حالك" ليست مناسبة. "مرحباً" أو "مرحباً" أفضل إذا كنت تشمل اسم المستلم في التحية الخاصة بك، لا تستخدم نسخة مختصرة من اسمه (أي استخدام "ويليام" بدلا من "ويل"). إذا كان لدى شخص ما اسم محايد للجنس، مثل كريس سميث، وأنت لا تعرف ما إذا كان الشخص هو السيد/السيدة/الخ، فمن الأفضل أن تكتب "عزيزي كريس سميث". يجب أن تستخدم الإنجليزية الرسمية عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني التجارية. تجنب العبارة العامية في بريدك الإلكتروني. يجب عدم استخدام الاختصارات والرموز التعبيرية ولغة الرسائل النصية (على سبيل المثال Lol). يجب أن تكون رسالتك الإلكترونية موجزة. ليس فقط أن القارئ شخص مشغول، بل قد يكون يقرأ بريدك الإلكتروني على جهاز محمول. رسالة البريد الإلكتروني القصيرة والواضحة هي أسهل بكثير لقراءة والرد عليها من واحدة طويلة ومربكة. حاول ألا تتطرق إلى أكثر من موضوع في بريد إلكتروني. الرسائل الإلكترونية هي أشكال اتصال قصيرة. إذا لم تستطع أن تناقش الموضوع بطريقة موجزة، فقد تحتاج إلى التقاط الهاتف واتصال الشخص. بالإضافة إلى استخدام لغة واضحة وموجزة، يجب عليك قراءة البريد الإلكتروني بصوت عال للتأكد من أن بريدك الإلكتروني يظهر كما كنت تنوي. لا تريد أن تبدو قاسياً أو فظاً تذكر أن بريدك الإلكتروني يجب أن يتحدث عن نفسه. أنت لست هناك لتعطي النبرة والنوايا للقارئ. الرسائل الإلكترونية لا تأتي مع لغة الجسد والتعبيرات الوجهية. أيضاً، الفكاهة لا تترجم بشكل جيد عبر البريد الإلكتروني. من المهم أن تنهي رسالة البريد الإلكتروني كما تنهي أي محادثة أخرى. يجب أن تنهي بريدك الإلكتروني بقول "شكراً لك" أو "شكراً لك" أو "بصدق" متبوعاً بإسمك. يجب أن تتضمن رسائلك الإلكترونية توقيعًا أيضًا توقيعك يسمح للقارئ بمعرفة كيفية الاتصال بك يجب أن تتضمن اسمك، الشركة، العنوان، الهاتف، عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك، ورابط موقع الويب إذا كان لديك واحد. يجب أن تقرأ بريدك الإلكتروني عدة مرات قبل إرساله. لا تعتمد على فحص التهجئة الناس سيلاحظون الأخطاء النحوية والكلمات المكتوبة بشكل خاطئ أو المفقودة التدقيق مهم بشكل خاص عندما تقدم نفسك لأول مرة عبر البريد الإلكتروني. تريد أن تترك انطباعاً جيداً ولا تُحكم عليك بسبب أخطاء بريدك الإلكتروني عندما تقوم بتصحيح القراءة يجب ان تسأل نفسك: "هل انا واضح وموجز؟" "هل أضفت أي معلومات غير ضرورية؟" "هل هناك أي شيء يمكنني إخراجه؟" يجب عليك أيضا التحقق من أنك ترسل البريد الإلكتروني إلى المستلم الصحيح. يمكن أن يكون محرجا جدا لإرسال البريد الإلكتروني إلى الشخص الخطأ.  ملخص:
ضع علامة على رسائلك الإلكترونية بخط الموضوع المهني لديك عنوان بريد إلكتروني مهني. استخدمي تحية رسمية استخدمي لغة مهنية انتبه لنبرة كلامك أنهي البريد الإلكتروني بشكل صحيح إقرأ قبل أن ترسل