لخص هذه المقالة:  أخبر البروفيسور مسبقاً بأنك تطلب خطاب توصية هذا يخبرهم أن بريدك الإلكتروني في الوقت المناسب ويعلمهم ماذا يتوقعون من بريدك الإلكتروني. قد يقرأ موضوعك، "طلب خطاب توصية لدراسة الدراسات العليا". هذا يسهل على أستاذك قراءة طلبك لا تضع الطلب في مرفق، مما يجعل من الصعب على أستاذك فتحه وقراءته. لا يهم كم يعرفك أستاذك جيدًا، فمن غير المرجح أن يتذكروا كل شيء عنك. سيكون أستاذك قادراً على كتابة رسالة أفضل إذا كان لديه قائمة بإنجازاتك وتاريخ عملك وخلفيتك التعليمية أمامه. إرفاقها بطلبك يسمح لأستاذك بمراجعتها مع طلبك يمكنك أيضاً إرفاق عينات من عملك ومسودة من مقال طلبك. هذا سيساعد أستاذك على تخصيص رسالتك لتطبيقك إرسال رسالتك سيكون أسهل إذا كان أستاذك يعرف بالضبط متى يجب إرسال الرسالة وأين ترسلها قم بتقديم عنوان الرسالة المكتوبة أو الرابط الرقمي للرسالة الإلكترونية.  ملخص:
استخدم موضوعاً محترفاً يوضح طلبك بوضوح. أضف طلبك المكتوب في نص الرسالة. أضف قائمة الإنجازات و سيرتك الذاتية أو السيرة الذاتية. إرفق قائمة بتواريخ الاستحقاق وأين ترسل الرسالة.