المادة: ابدأ ردك بمقدمة أساسية، مثل، "عزيزي يعقوب". إذا كان الشخص هو زميل أو اتصال مهني، يمكنك محاولة تحية أكثر رسمية باستخدام لقبهم، مثل "عزيزي السيدة هاردي" أو "عزيزي البروفيسور توماس". اعتماداً على الظروف، قد ترغب في استخدام نبرة رسمية أو غير رسمية. "أنا أقبل اعتذارك" أو "شكراً لك على اعتذارك" هي ردود رسمية مناسبة للتعاملات التجارية. إذا كان الاعتذار يأتي من صديق أو أحد أفراد الأسرة، يمكنك أن تكون غير رسمي في ردك. حاول، "أسمع ما تقوله" "شكراً" أو "لا بأس" إذا لم تكن مستعدًا للمضي قدمًا ، فاعترف باعتذارهم بقول: "أقدر اعتذارك ، لكنني غير قادر على قبوله في هذا الوقت". بغض النظر عن الطريقة التي تختارها للرد، تأكد من أن يكون انعكاساً حقيقياً لمشاعرك أنت لا تريد أن تتورط في صياغة إجابة ليست حقيقية. لا تترك الشخص يخمن وبالإضافة إلى الاعتراف باعتذارهم، أخبرهم لماذا كنت متضايقًا أو منزعجًا. كن صادقاً وواضحاً في كتابتك اشرح كيف شعرت بالوضع بالنسبة لك ولماذا أثرت عليك بالطريقة التي أثرت بها. على سبيل المثال، يمكنك ان تكتب: "سعيد انك اعتذرت. لقد جرحت مشاعري حقاً عندما قمت بمزحة على حسابي لا بأس. أتمنى لو لم تفعلي هذا على الإطلاق، لكنني مستعدة للتجاوز. سمعت أنك نادم على ما فعلته أنا أحاول أن أتجاوز هذا الأمر لكنه أثر حقاً على شعوري حيال علاقتنا سأحتاج مزيداً من الوقت لأفكر بالأمور في بعض الأحيان تكون المشكلة حقاً خطأ شخص آخر، ولكن قد يكون أن كلا الطرفين المعنيين قد ارتكبوا بعض الخطوات الخاطئة. فكر فيما إذا كان هذا ينطبق على وضعك وتحمل المسؤولية حيث يكون ذلك منطقيا. على سبيل المثال: يمكنك أن تكتب: "لقد كان من غير العدل حقًا عندما قلت ذلك عني، ولكن لم يكن ينبغي علي الرد بإعادة الإهانة". بدلاً من ذلك، حاول: "كانت مسؤوليتك التأكد من أن الأمور سارت بسلاسة في ذلك اليوم، لكنني أدرك الآن أنه كان يجب أن أتأكد من أن لديك المزيد من المساعدة". أوضح لهم إذا كنت تريد إنهاء العلاقة معهم. أو، دعهم يعرفون أنك مستعد للتخطّي للحادث المعني. إذا كانت علاقة عمل، قد تحتاج لإعلام الشخص أنك لن تعمل معه بعد الآن. إذا كانت علاقة شخصية أكثر، يجب أن تخبرهم إذا كنت ترغب في رؤيتهم أو التحدث إليهم مرة أخرى ومتى. على سبيل المثال: على سبيل المثال، يمكنك محاولة: "أنا مستعد لوضع هذا وراءنا والتحرك إلى الأمام. لماذا لا نلتقي في عطلة نهاية هذا الأسبوع؟ طريقة أخرى هي أن تكتب: "رغم أنني أقبل اعتذارك، إلا أن هذه الحادثة جعلتني أعيد تقييم ترتيباتنا التجارية ولن أجدد عقدك في نهاية هذا الشهر". إذا كنت تقول لشخص أنك غير قادر على قبول اعتذاره أو مواصلة علاقتك معه، وقع على إنهاء الأمر بطريقة غير مألوفة. حاول أن تستخدم "بصراحة" أو "بإحترام" في هذه الحالة. ولتقديم نهاية أكثر إيجابية، فكر في: "أطيب التمنيات" أو "الاحترام الحار". لتقليل سوء الفهم إذا ضاع البريد الإلكتروني أو الرسالة، اطلب من المستلم أو خدمة البريد تأكيد استلامها.  ما هو التلخيص؟
افتح رسالتك بتحية عادية اعترف بالاعتذار في الجملة الافتتاحية قل كيف تشعر حيال الوضع في جسد رسالتك اعترف بمساهمتك في المشكلة إذا كان ذلك مناسباً. أغلق جسد الرسالة بخطة واضحة لمستقبل علاقتك. أنهي رسالتك بنبرة تتطابق مع نبرة ردك. أرسل أو أرسل رسالة قبول الاعتذار بالبريد الإلكتروني.