تلخيص ما يلي: لتنظيم الملفات الإلكترونية، يجب عليك إنشاء مجلدات توضح بشكل واضح طريقة التنظيم الخاصة بك. يمكنك تنظيم الملفات حسب الموظف، وفي هذه الحالة سيكون لديك مجلد يحتوي على اسم الموظف الذي يحتوي على جميع الوثائق ذات الصلة. داخل مجلد الموظف، يمكنك تضمين مجلدات فرعية أخرى لمساعدة المنظمة (على سبيل المثال، "تقييمات الأداء"). وبدلاً من ذلك، يمكنك اختيار تنظيمها حسب نوع الملف، وفي هذه الحالة سيكون لديك مجلد يحتوي على نوع الوثيقة كعلامة (مثل "تقييمات الأداء" أو "مواد التطبيق") وتشمل معلومات كل موظف في مجلد فرعي مصنف بوضوح. لا يهم الطريقة التنظيمية التي تختارها، كل شيء يتوقف على تفضيلاتك الشخصية. عندما تقوم بتنظيم ملفات الموظفين الإلكترونية، من الضروري أن تسمي الملفات بشكل صحيح وواضح. أي شخص يصل إلى الملفات يجب أن يكون قادرا على فهم العلامة التي تقوم بتعيين الملف. احرص على تسمية أسماء الموظفين بشكل متسق: <unk>الاسم الأخير، الاسم الأول.<unk> مثال على وثيقة تحمل علامة واضحة يمكن أن يكون <unk>Smith.John.PerformanceEvaluation.April2017.<unk> اسم الملف هذا يخبرك باسم الموظف ونوع الوثيقة والتاريخ. مثال على وثيقة غير واضحة التسمية يمكن أن يكون <unk>SmithEvaluationApril.<unk> اسم الملف هذا يخبرك باسم العائلة للموظف، ولكن هذا قد يكون مربكاً إذا كان هناك أكثر من موظف واحد باسم العائلة "سميث". كما أنه لا يشير بوضوح إلى نوع التقييم أو السنة، بل الشهر فقط. سيساعد هذا في منع فقدان الملفات أو وضعها في غير مكانها الصحيح، ويسمح للناس بالعثور عليها بسهولة عند الحاجة. يجب أن تكون جميع ملفات الموظفين الإلكترونية مدعومة على شكل نسخة ورقية، أو على قرص صلب آخر، أو على تخزين سحابي آمن. لا تريد أن تفقد كل ملفاتك الشخصية إذا حدث شيء لنظامك أو للكمبيوتر الذي تخزنه المعلومات. يجب إجراء نسخ احتياطية بانتظام لضمان الحفاظ على جميع ملفات الموظفين وحمايتها دائمًا. قاعدة جيدة هي نسخ ملفاتك مرة كل 4-6 أسابيع، على الرغم من أن هذا الرقم سيتغير اعتمادًا على عدد الموظفين والملفات التي تمتلكها شركتك.  ملخص:
اختر منظمة قائمة على الموظفين أو منظمة قائمة على الوثائق ضع علامة على الملفات بعناية احتفظ بملفاتك