اكتب مقالاً مبنياً على هذا الملخص:  حدد الأسباب التجارية لوثائقك. فهم الجمهور الذي تكتب له الوثائق. تحديد الشكل المناسب للتوثيق. تحديد شكل الوثائق. اختر أداة التوثيق المناسبة.  المادة:
على الرغم من أن السبب الوظيفي لتوثيق البرمجيات هو مساعدة المستخدمين على فهم كيفية استخدام التطبيق ، إلا أن هناك أسباب أخرى أيضًا ، مثل المساعدة في تسويق البرنامج ، وتعزيز صورة الشركة ، والأهم من ذلك ، تقليل تكاليف الدعم الفني. في بعض الحالات، تكون الوثائق ضرورية للامتثال لبعض اللوائح أو المتطلبات القانونية الأخرى. ولكن في أي حال من الأحوال، يجب أن يكون توثيق البرمجيات بديلاً عن تصميم واجهة ضعيفة. إذا كانت شاشة التطبيق تتطلب الكثير من الوثائق لشرحها، فمن الأفضل تغيير تصميم الشاشة إلى شيء أكثر بديهية. في معظم الحالات، يمتلك مستخدمو البرمجيات معرفة قليلة بالحواسيب خارج المهام التي تسمح لهم التطبيقات التي يستخدمونها بها. هناك عدة طرق لتحديد كيفية تلبية احتياجاتهم مع وثائقك. انظر إلى ألقاب الوظائف التي يحملها المستخدمون المحتملون من المرجح أن يكون مدير النظام خبيرًا في عدد من تطبيقات البرمجيات ، في حين أن موظف إدخال البيانات من المرجح أن يعرف فقط التطبيق الذي يستخدمه حاليًا لإدخال البيانات. انظر إلى المستخدمين أنفسهم. على الرغم من أن العناوين الوظيفية تعبر عادةً عن ما يفعله الناس ، إلا أنه يمكن أن يكون هناك اختلاف كبير في كيفية استخدام عناوين معينة داخل منظمة معينة. من خلال مقابلة الموظفين المحتملين، يمكنك الحصول على شعور ما إذا كانت انطباعاتك عن ما يشير إليه عنوان وظيفتهم دقيقة أم لا. انظر إلى الوثائق الموجودة توفر وثائق الإصدارات السابقة من البرمجيات ، بالإضافة إلى المواصفات الوظيفية ، بعض المؤشرات على ما سيحتاج المستخدم إلى معرفته لاستخدام البرنامج. ولكن ضع في اعتبارك أن المستخدمين النهائيين ليسوا مهتمين بكيفية عمل البرنامج بقدر ما هم مهتمون بما يمكن أن يفعله لهم. حدد المهام اللازمة للقيام بالعمل، وما هي المهام التي تحتاج إلى القيام بها قبل أن تتم تلك المهام. يمكن أن تكون وثائق البرمجيات منظمة في واحد من تنسيقين، دليل المرجعية ودليل المستخدم. في بعض الأحيان، مزيج من الأشكال هو أفضل نهج. يتم تخصيص شكل دليل مرجعي لشرح الميزات الفردية لتطبيق البرمجيات (الزر ، علامة التبويب ، الحقل ، و مربع الحوار) وكيفية عملهم. يتم كتابة العديد من ملفات المساعدة بهذا التنسيق ، وخاصة المساعدة الحساسة للسياق التي تعرض موضوعًا ذي صلة كلما نقر المستخدم على زر المساعدة على شاشة معينة. يشرح نمط دليل المستخدم كيفية استخدام البرنامج لأداء مهمة معينة. غالبًا ما يتم تنسيق أدلة المستخدم كدلائل مطبوعة أو ملفات PDF ، على الرغم من أن بعض ملفات المساعدة تتضمن مواضيع حول كيفية أداء مهام معينة. (عادةً ما تكون مواضيع المساعدة هذه غير حساسة للسياق، على الرغم من أنها قد تكون مرتبطة بشبكات ارتباط من مواضيع حساسة.) غالبًا ما تتخذ أدلة المستخدم شكل دروس، مع ملخص للمهام التي يجب تنفيذها في المقدمة والتعليمات المقدمة في خطوات مرقمة. وثائق البرمجيات للمستخدمين النهائيين يمكن أن تأخذ 1 أو أكثر من العديد من الأشكال: كتيبات مطبوعة، وثائق PDF، ملفات المساعدة، أو المساعدة على الإنترنت. تم تصميم كل نموذج لإظهار المستخدم كيفية استخدام كل من وظائف البرنامج ، سواء في شكل مسيرة أو دروس ؛ في حالة ملفات المساعدة والمساعدة عبر الإنترنت ، قد يشمل ذلك مقاطع فيديو توضيحية بالإضافة إلى النص والرسومات الثابتة. يجب أن تكون ملفات المساعدة والمساعدة على الإنترنت مؤشرة وقابلة للبحث عن طريق الكلمات الرئيسية للسماح للمستخدمين بالعثور بسرعة على المعلومات التي يبحثون عنها. على الرغم من أن أدوات إنشاء ملفات المساعدة يمكن أن تولد المؤشرات تلقائيًا ، إلا أنه من الأفضل في كثير من الأحيان إنشاء المؤشر يدويًا ، باستخدام المصطلحات التي من المحتمل أن يبحث عنها المستخدمون. يمكن كتابة كتيبات المستخدم المطبوعة أو PDF باستخدام برنامج معالجة الكلمات مثل Word أو محرر نص متطور مثل FrameMaker ، اعتمادًا على طولها وتعقيدها. يمكن كتابة ملفات المساعدة باستخدام أداة تأليف المساعدة مثل RoboHelp أو Help and Manual أو Doc-To-Help أو Flare أو HelpLogix أو HelpServer.