في جملة واحدة، وصف ما هي المادة التالية حول:  عندما تغلق رسالة إلكترونية رسمية، فكر في الغرض الرئيسي من الرسالة. في كثير من الحالات، تعبير بسيط عن الامتنان هو طريقة مناسبة لإنهاء الرسالة. على سبيل المثال، إذا كان المستفيد قد ساعدك أو يساعدك في شيء ما، حاول: <unk>شكراً على مساعدتك في هذه المسألة.<unk> يمكنك أيضًا أن تشكر المستلم ببساطة على وقته واهتمامه بك. على سبيل المثال، "أقدر اهتمامك" أو "شكرًا لك على قضاء وقتك في مراجعة هذا العدد". في بعض الحالات، قد تحتاج إلى تحفيز المستلم على اتخاذ إجراءات إضافية أو الرد عليك بطريقة ما. يمكنك استخدام السطر الأخير من بريدك الإلكتروني لتوضيح أو تكرار ما تحتاجه منهم. على سبيل المثال، إذا كنت تتوقع من المستلم أن يرد عليك، قل شيئًا مثل: "أتطلع إلى مناقشة هذا الأمر معك أكثر". يمكنك أيضاً طلب نوع آخر من الإجراءات. على سبيل المثال، "أرجوك أن تنهي التقرير وأرسله إلي في أقرب وقت ممكن". إذا كان متلقي البريد الإلكتروني بحاجة إلى شيء منك، فإن السطر الأخير من البريد الإلكتروني هو مكان جيد لمعالجة ذلك. اطمئنهم بأنك تقوم بالعمل المطلوب أو أنك تخطط للقيام بذلك. على سبيل المثال، "سأرسل لك النماذج المكتملة بحلول يوم الجمعة المقبل". ويمكنك أيضاً أن تستخدم خط الإغلاق كفرصة لتقديم المزيد من المساعدة أو المعلومات. على سبيل المثال: <unk>إذا كان لديك أي أسئلة أو مخاوف، لا تتردد في الاتصال بي<unk> عند إغلاق بريدك الإلكتروني، التزم بنبرة رسمية مناسبة. استخدم النحو الصحيح والمفردات الرسمية، وتجنب اللغة العامية أو اللغة المحادثة. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إعداد اجتماع، فيمكنك إغلاقه بشيء مثل، "أتطلع إلى اللقاء معك في الرابع عشر من الشهر". تجنب الخطوط النهائية المثيرة للجدل ، مثل ، <unk>Ok ، أراك في غضون أيام قليلة! :) <unk> قبل إرسال بريدك الإلكتروني ، تحقق منه بحثًا عن مشاكل ، مثل أخطاء التهجئة والأخطاء النصية والأخطاء النحوية والعلامات النصية غير الصحيحة. اذا كان ممكنا، اطلب من شخص اخر ان يرى الرسالة التي ارسلتها ليرى ان كان يمكنه ان يرى اي شيء قد فاتك. في حين أن العديد من برامج البريد الإلكتروني لديها مدمجة في التحقق من التهجئة، كن على علم بأن هذه لا يمكن أن التقاط جميع أخطاء التهجئة. على سبيل المثال، قد لا يقوم جهاز التحقق من التهجئة بتصحيح الارتباكات الشائعة بين الكلمات التي تبدو متشابهة ولكن يتم تهجئتها بشكل مختلف ولها معاني مختلفة (مثل <unk>compliment<unk> و <unk>complement<unk>).  ملخص:
أنهي بـ "شكراً" إذا كان المستفيد يساعدك. إغلاق مع دعوة إلى العمل إذا كنت تتوقع استجابة. أخبر المستلم إذا كنت تنوي اتخاذ إجراء. استخدمي لغة رسمية تحقق بعناية من الأخطاء النصية والخطأ النحوي