المادة: قبل ترك رسالة مع مساعد، اسأل إذا كانت هذه هي أفضل طريقة للحصول على اتصال. بعض الناس يفضلون التواصل مع مساعد، ولكن آخرين أكثر عرضة للاستماع إلى البريد الصوتي. اترك رسالتك باستخدام طريقة الشخص الآخر المفضلة من خلال تضمين هذه المعلومات في كل رسالة، فإنك تضمن أن الشخص الآخر لن يبحث عنها قبل أن يتصل بك. أذكر اسمك ورقمك مرتين على الأقل في الرسالة إذا كان الشخص لا يعرفك شخصياً، فقم بتهجئة اسمك، حتى تتأكد من أنه يعرف من اتصل به. بعض الرسائل الصوتية تخلط الرسائل، وأنت لا تريد أن تفوت فرصة للتحدث فقط لأن رسالتك كانت غير مفهومة. كرر أي معلومات مهمة لضمان استلامها من قبل الشخص الذي تتصل به. إذا لم يعرفوا كم من الوقت ستستمر المكالمة، يبدأ الناس في الخوف من رد المكالمة الهاتفية. أضف مدة المكالمة المقدرة في رسالتك الأهم من ذلك، التمسك به. لا تسأل عن عشر دقائق وتأخذ ساعة. تأكد من أن تقديرك دقيق فكر في قول شيء مثل، "أحتاج 10 دقائق من وقتك". اسأل عن كمية الوقت، <unk>متى يمكن أن نحدد 15 دقيقة لمناقشة مشروعنا؟<unk> خذ جدول الشخص الآخر بعين الاعتبار، هل أنت متاح لتحديد ثلاثين دقيقة للتحدث عن هذا؟ إذا كانت هناك أسئلة أو مواضيع محددة تحتاج إلى الإجابة عليها أثناء المكالمة، فيرسلها إلى زميلك بالبريد الإلكتروني أو بالرسالة النصية مسبقاً. هذا يسمح لها بالشعور بأنها مستعدة بشكل أفضل للمحادثة، وسوف تبقي مدة المكالمة قصيرة. لا تفترض أن زملائك في العمل يعرفون مواعيدك النهائية. أخبر الشخص الذي تتصل به أنني أحتاج هذه المعلومات لإكمال المشروع بحلول يوم الجمعة السابع عشر ما هو خلاصة ما تدور عنه هذه المقالة؟
اترك رسالة أضف اسمك ورقم هاتفك تحدث ببطء وبوضوح تقدم وقت المكالمة المقدر. تقدم "جدول أعمال" للمكالمة. أخبر الشخص كم تحتاج المعلومات بسرعة.