في جملة واحدة، وصف ما هي المادة التالية حول:  إذا قدم الموظف شكوى مكتوبة، قم بمراجعتها بعناية ثم اجتمع معهم لمناقشة الحادث أو المشكلة التي جلبوها إلى انتباهك. أخبر الموظف أن الشركة تأخذ شكواهم على محمل الجد وسوف تحقق في الوضع بدقة. ذكرهم بالقوانين التي تحظر الانتقام من تقديم الشكاوى، وأخبرهم أن يأتون إليك إذا حصلوا على أي ردود فعل نتيجة لشكواهم. يجب عليك أيضاً أن تؤكد للموظف أن تصريحاته ستبقى سرية بقدر الإمكان، وأن خصوصيته ستحترم و تحميها طوال فترة التحقيق. تأكد من الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات والحقائق عن الموقف من الموظف. إذا كان لديهم أي وثائق أو أدلة مادية أخرى بشأن الحادث أو القضية، الحصول على نسخ للسجل الرسمي. في بعض الحالات، تحتاج إلى اتخاذ إجراءات فورية، إما لحماية سلامة أو خصوصية الموظف الذي قدم الشكوى، أو لحماية نزاهة التحقيق. على سبيل المثال، إذا ادعى موظف أن مشرفه المباشر يتحرش به جنسياً، فسوف تحتاج إلى فصل هذين الموظفين حتى لا يكون المشرف المتهم يشرف بشكل مباشر على الموظف الذي قدم الشكوى. احرص على عدم اتخاذ إجراءات يمكن تفسيرها على أنها عقابية أو تأديبية بطبيعتها. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى إزالة موظف من مكان العمل أثناء إجراء التحقيق، يجب أن يكون لديهم وقت عطلة مدفوعة الأجر. استناداً إلى الشكوى المكتوبة ومحادثتك مع الموظف الذي قدم الشكوى، انظر إلى دليل الموظف. قم بتجديد معرفتك بالسياسات أو القواعد التي يزعم أن الموظف قد انتهكها. إذا لاحظت أي مناطق رمادية في السياسة، أو طرق يمكن تفسير السياسة بشكل مختلف عن المقصود، اكتبها حتى تتمكن من إثباتها وتوضيحها لاحقًا. يجب تحديد الهدف ونطاق التحقيق بعناية منذ البداية للحفاظ على تحقيقك على المسار الصحيح. حافظ على تركيزك ضيق قدر الإمكان بناءً على الحادث أو المشكلة المزعومة في شكوى الموظف. كن محدداً و محدداً قدر الإمكان على سبيل المثال، إذا كان لديك موظف يزعم أن مشرفه المباشر قد تحرش به جنسياً، يجب أن تركز فقط على التفاعل بين هذين الموظفين. إذا تم الكشف عن سلوك إضافي، اجعله موضوع تحقيق منفصل بدلاً من توسيع نطاق التحقيق الأصلي. أنت تعلم أنك ستحتاج إلى مقابلة الموظف المتهم، وربما تحتاج إلى مقابلة أخرى، أكثر رسمية مع الموظف الذي قدم الشكوى. بناءً على محادثتك الأولية مع ذلك الموظف، يجب أن يكون لديك أسماء الشهود المحتملين للاستجواب كذلك. قد ترغب في التحدث إلى الموظفين الآخرين أيضاً، استناداً إلى منصب الموظف المتهم وأي شخص قد يكون لديه سلطة إشرافية على الموظف المتهم. على سبيل المثال، إذا كان الموظف المتهم هو المشرف المباشر على الموظف المشتكي، قد ترغب في مقابلة الموظف المتهم. قبل إجراء المقابلات، قم بتخطيط المعلومات الأساسية التي تريد أن تتعلمها من كل شخص تقوم بمقابلته. العديد من هذه الأسئلة ستكون متشابهة، ولكن بعضها قد يكون مختلفاً اعتماداً على موقف الموظف ودوره في الحادث. على سبيل المثال، إذا كنت تستجوب شاهداً، قم بتضمين أسئلة حول ما رأوه أو سمعوه. تريد أيضاً معرفة مدى معرفتهم بالموظفين المتورطين في الموقف. اسأل كل موظف إن كان قد تحدث مع أي موظف آخر حول الوضع، حتى تتمكن من مقابلتهم أيضاً. العديد من الشكاوى تتعلق بكلمة أحد الموظفين ضد آخر. كلما كان لديك أدلة مادية أكثر، كلما كان بإمكانك الوصول إلى أساس الحادثة. العديد من الموظفين لن يفكروا من حيث جمع الأدلة عندما يبدأ الموقف، أو حتى بعد أن يتصاعد. ربما عليك أن تفكر خارج الصندوق لتجد الدليل الذي تحتاجه على سبيل المثال، إذا ادعى الموظف المتهم أنهم كانوا يصنعون نسخ عندما وقع الحادث المزعوم، يمكنك التحقق من سجل آلة النسخ لمعرفة ما إذا كان يتم استخدامه في وقت الحادث. النظر في الملفات الشخصية للموظفين سيعطيك سياق أفضل في خلفية الموظفين. فقط كن حريصاً على البقاء موضوعياً لا تدع المعلومات الموجودة في ملفات الموظفين الشخصية تغير رأيك في الوضع قبل بدء التحقيق على سبيل المثال، قد تجد أن الموظف الذي قدم الشكوى قد قدم عدة شكاوى سابقة بشأن موظفين آخرين. هذا يمكن أن يعني أي عدد من الأشياء، ولكن هذا لا يعني يجب أن تأخذ الشكوى أي أقل جدية. من ناحية أخرى، قد تجد أن الموظف المتهم بسوء السلوك قد اتهم من قبل بمثل هذا السلوك من قبل موظفين آخرين. أحد أهم العوامل في تحقيق ناجح في مكان العمل هو من يقوم بإجراء المقابلات ويدير التحقيق ككل. في حين أن الشخص يجب أن يكون له سلطة، هم أيضا بحاجة إلى أن تكون قادرة على جعل الناس في راحة. يجب أن يشعر الموظفون الذين يجري معهم المقابلة بالارتياح لفتح الباب لهم. إذا كان الوضع خطيرًا، أو إذا كانت الدعوى القضائية محتملة، عادةً ما ترغب في استئجار محقق مستقل خارجي لإجراء المقابلات نيابة عن الشركة وتقديم تقرير إلى المديرين التنفيذيين أو المديرين. العديد من شكاوى الموظفين يمكن أن تتحول بسرعة إلى حالة "قال، قالت" حيث تجد أنه من المستحيل الكشف عن الحقيقة. الحصول على أكبر قدر ممكن من الأدلة المادية قبل أن تبدأ في التحدث إلى الناس يمكن أن يساعدك على تنظيم أسئلتك ووضع التحقيق في المنظور. بعض الأدلة المادية، مثل سجلات الآلة، سجلات المكالمات، أو رسائل البريد الإلكتروني للشركة، يمكن جمعها دون تنبيه أي شخص بأن التحقيق يجري. في هذه المرحلة، حاول أن تبقي جمع الأدلة سرية لتجنب تنبيه أي شخص أنه قد تكون هناك مشكلة. في بعض الحالات قد تحتاج إلى خبرة إضافية للمساعدة في التحقيق الدقيق. في حين أنك قد لا تعرف هذا حتى تدخل في عمق التحقيق، حاول أن تحدد خلال مراحل التخطيط إذا كان من الممكن أن تكون هناك حاجة إلى خبرة إضافية. إذا لم تكن متأكداً ما إذا كانت آراء الخبراء قد تكون ضرورية، قد ترغب في التحدث إلى محامي قانون العمل قبل أن تبدأ التحقيق. هذا ينصح به بشكل خاص إذا بدا أن الدعوى قد تنتج عن التحقيق إذا لم يتم التعامل مع الشكوى بما يرضي الموظف المشتكي.  ملخص:
تحدث مع الموظف الذي اشتكى تصرف فوراً إذا كان الموقف بحاجة إلى احتواء. مراجعة سياسات وإجراءات الشركة. تحديد الهدف ونطاق التحقيق بوضوح. قم بعمل قائمة بأشخاص لتجري معهم مقابلات أعد قائمة أسئلة حدد الدليل الذي تحتاجه فحص ملفات الموظفين المعنيين اختر مقابلة مهرة مع سلوك لطيف. جمع الأدلة المادية قبل إجراء المقابلات. ضع الخبراء على الخط إذا لزم الأمر