لخص هذه المقالة في جملة واحدة من المهم اختيار الكلمات المناسبة اعتماداً على جمهورك. على سبيل المثال، يجب عليك استخدام اللغة الرسمية عند إرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك أو صياغة خطاب تغطية لتقديم طلب عمل. احفظ لغتك غير الرسمية، مثل البدء في رسالة بريد إلكتروني بـ "Hey,<unk>" للأصدقاء المقربين والعائلة. اختيار الكلمات الصحيحة يعني أيضا شرحها للجمهور الذين قد لا يكونوا على دراية بكلمات أو عبارات معينة. على سبيل المثال، إذا كنت تكتب عن تكنولوجيا جديدة، فقد تحتاج إلى شرح المصطلحات الفنية التي تظهر في ورقتك أو بريدك الإلكتروني حيث قد لا يكون جمهورك قد واجهها في الماضي. ١٦، ١٧ اَيَّةُ مَسَائِلَ يُحَدِّثُ بِهَا الرَّسُولُ لِلنَّاسِ؟ واحدة من الأخطاء الأكثر شيوعا في التواصل المكتوب هو إساءة استخدام كلمة معينة. في كثير من الأحيان قد تعتقد أن كلمة تعني شيئاً واحداً، لكنها في الواقع تعني شيئاً مختلفاً تماماً. على سبيل المثال، قد تكتب أن الأمريكيين الأصليين ليسوا ثقافة متكررة، بينما في الواقع تعني أن الأمريكيين الأصليين ليسوا ثقافة متجانسة. اسأل نفسك، هل أنا متأكد من أنني أعرف تعريف هذه الكلمة؟ استخدم القاموس للبحث عن تعريفات الكلمات التي لا تكون متأكداً من معناها أحياناً تكتب جملة دون أن تدرك أن اختيارك للكلمات يعطي معنى غير مرغوب فيه. على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب، "لقد نظرت داخل مكان الصبي الخاص، "عندما في الواقع كنت تعني، "لقد نظرت حول مكان الاختباء الصبي". الكليشيه هي عبارة تم إستخدامها بشكل مفرط لدرجة أنها فقدت تأثيرها أو معناها الأصلي. يجب تجنب هذه التعبيرات التقليدية والتي غالباً ما تكون نمطية إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك في التواصل الكتابي. بدلاً من كتابة "في هذا اليوم" حاول أن تكتب "اليوم" أو "في الوقت الحاضر". بدلاً من كتابة "ميت مثل مسمار الباب" فقط أكتب "ميت" من المهم أن نفهم أن الأنواع المختلفة من الاتصالات المكتوبة لها متطلبات مختلفة. بريد إلكتروني على سبيل المثال لديه متطلبات مختلفة عن تقرير الشركة. رسالة إلى شركة تأمين، على نحو مماثل، سيتم كتابتها بشكل مختلف عن مجموعة من المبادئ التوجيهية للموظفين. استخدم نبرة مهنية عند كتابة رسائل العمل والبريد الإلكتروني الرسمي. يمكنك استخدام اللغة غير الرسمية عند صياغة رسالة أو بريد إلكتروني لصديق.  ملخص:
ضع جمهورك في الحسبان شرح مفاهيم ومصطلحات ومعلومات غير مألوفة عند الضرورة. تعرف تعريف الكلمة التي تستخدمها احترس من التعابير غير المرغوب فيها. ابتعد عن الأفكار المعتادة اختر الكلمات والهياكل المناسبة لكل شكل من أشكال الكتابة المحددة