اكتب مقالاً مبنياً على هذا الملخص:  تحقق في الحادثة اكتب رسائلك سلم الرسالة أرسل نسخة من الرسالة  المادة:
هذه الخطوة لا تختلف عن التحذير اللفظي في كل مرة يكون فيها أداء الموظف أو سلوكه مشكلة فمن الضروري أن تقوم أنت شخصياً بمراجعة الحقائق وتقييم الوضع حافظ على عقلك مفتوحاً، وكن مستعداً لمحاولة رؤية الأمور من منظور موظفك. فكر في من هو المخطئ وما هي الظروف. التحذير المكتوب يجب أن يكتب بهدوء وبدون غضب أو استياء. الهدف من المراسلات هو مماثل لهدف التحذير اللفظي: لتوصيل ما لا يعمل، واقتراح طرق لتصحيح المشكلة. أوضح في مراسلاتك أي سلوك محدد أو أي جوانب من أداء موظفيك هي مشكلة، ولماذا. ذكر سياسات الشركة أو القوانين التي يتم خرقها من خلال هذا السلوك. اشير إلى أي تحذيرات شفوية سابقة أو محادثات حول السلوك/الأداء التي أجريت مع الموظف. أعطِ الموظف تعليمات مفصلة حول ما يحتاج إلى فعله لتصحيح هذه المشاكل، واقترح كيف يمكن للموظف تحقيق تلك الأهداف المحددة. على سبيل المثال، إذا استمر موظف في أن يكون له سجل مبيعات سيء، كرر تعليمات الشركة حول كيفية إكمال عملية البيع. تقدم تدريبًا تصحيحيًا على إجراء مكالمات مبيعات حتى يتعلم الموظف كيفية تغيير استراتيجيته المبيعية لتكون أكثر فعالية. فكر فيما إذا كنت ستخبر الموظف بالخطوة التالية في سلسلة التأديب أم لا. هذا يمكن أن يكون عاملاً دافعاً جيداً، إذا لم يأخذ الموظف تحذيراتك على محمل الجد، ولكن قد يبدو أيضًا مخيفًا أو مهددًا. من الأفضل أن تتوخى الحذر في هذا الصدد، وفي النهاية فإن الاختيار يعود لك. سواء كنت قد كتبت وطبعت رسالة مادية أو أرسلت المراسلات عن طريق البريد الإلكتروني، سوف تحتاج بالطبع لتسليم هذا التحذير المكتوب للموظف. افعل ذلك بطريقة احترافية ومهنية، وتأكد من أن لا أحد آخر في المكتب على علم بما تفعله. حماية خصوصية الموظف وسمعته من خلال ضمان أنه الشخص الوحيد الذي يرى ويعرف عن الرسالة. تقدم لقاء مع الموظف لمناقشة محتويات الرسالة، وجعله يعرف أنك متاح للتحدث إذا كان لديه أي مخاوف أو غير واضح حول أي جانب من جوانب الرسالة. يجب أن تسمحي له أيضاً بتوضيح جانبه من القضية، إذا كان لديه دفاع يريد أن يقدمه لكِ. من المهم أن تحافظ على سجل لكل المراسلات مع الموظفين في أي وقت تقوم بتأديب موظف في أي مرحلة من مراحل الإجراءات التأديبية التدريجية، اكتب سجلًا لما قيل ومتى، واحتفظ بأي نسخ من الرسائل التي تعطيها أو تتلقاها من الموظف. اطلب من الموظف التوقيع على نسخة من الرسالة لتأكيد أنه تلقى التحذير المكتوب وفهم الاتهامات الموجهة ضده.