تلخيص ما يلي: مثلما هو الحال مع الملفات المادية، ستحتاج للبدء مع الفئات الأوسع التي تناسبها ملفاتك. على سبيل المثال، إذا كنت متعاقدًا مستقلًا، فقد ترغب في تنظيم ملفاتك حسب صاحب العمل. هذا يعني، إنشاء مجلد واحد لكل واحد منهم. ثم، يجب عليك تقسيم ملفاتك داخل كل فئة واسعة إلى أصغر منها. هذا يعني أن مجلدات صاحب العمل الخاصة بك يمكن تقسيمها إلى مجلدات مختلفة تحتوي على معلومات عن كل مشروع مع هذا صاحب العمل. فكر في البقاء متسقًا داخل كل فئة واسعة. هذا سيجعل من السهل العثور على ملفاتك على سبيل المثال، يمكن أن تحتوي المجلدات الفرعية لكل مشروع على ملفات مثل "وثائق المشروع" و "الفواتير" و "الاتصالات". يمكنك أيضًا تنظيم المجلدات على نطاق واسع حسب السنة إذا كان ذلك يبدو أسهل أو أكثر صلة بملفاتك. يمكن أن يكون من المفيد أن يكون كل ملفاتك محفوظة إلكترونيا في مكان واحد. على الرغم من الوقت المطلوب، يجب عليك محاولة مسح أكبر عدد ممكن من الوثائق المادية بحيث يمكن حفظها إلكترونياً وتخزينها. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من تنزيل أي ملفات يتم الاحتفاظ بها عبر الإنترنت في أماكن أخرى، فقط في حال أصبح موقع الاستضافة غير قابل للوصول عندما تحتاج إلى الملفات مرة أخرى. نظّم هذه الملفات كما تفعل مع أيّ ملفات أخرى يجب أن تكون أسماء الملفات سهلة الفهم وفريدة من نوعها هذا يعني أنه يجب أن تكون قادراً على النظر إلى أسماء ملفاتك وتعرف على الفور ما هو موجود فيها. حاول إدراج تاريخ، ومؤشر للمجلدات التي ستحتوي على الملف، وموصف فردي. على سبيل المثال، ملف الفواتير الذي تم إنشاؤه في يونيو 2016 لعميلك شركة إكس قد يكون اسمه "0616_XCorp_Invoice_2" هذا سيسمح لك أن تعرف بالضبط ما يحتوي عليه الملف دون أخذ الوقت لفتحها. مهما كان النظام الذي تستخدمه لتسمية ملفاتك، فقط تأكد من القيام بذلك باستمرار. بمجرد أن تختار نظامًا ، التزم به ؛ سيكون من الصعب العودة وإعادة تسمية جميع ملفاتك في وقت لاحق. الخطر الرئيسي في الاحتفاظ بالملفات الإلكترونية هو أن معلوماتك عرضة للفقدان من خلال انهيار الكمبيوتر. كن مستعدًا لذلك عن طريق نسخ ملفاتك بشكل منتظم إلى خدمة النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت أو الأقراص المدمجة أو القرص الصلب الخارجي. تأكد من وضع علامة على أجهزة التخزين هذه بوضوح كما قمت بتسمية ملفاتك. إذا كان لديك محرك أقراص أو أقراص مدمجة خارجية، فكر في حفظها في مكان آمن بعيد عن مسكنك الرئيسي لتجنب خسارتها بالكامل بسبب حريق أو كارثة طبيعية.  ملخص:
ابدأ بالفئات الواسعة ثم اصبح أكثر تحديداً مسح أو تحميل ملفات لا تملكها بالفعل إلكترونياً. أعطِ ملفاتك أسماء محددة قم بعمل نسخة احتياطية من ملفاتك بانتظام.