تجنب الإغراء بالبدء في صياغة رد قبل الوصول إلى آخر كلمة في المراسلة. بينما تقرأ النص بأكمله، قد تظهر في ذهنك أفكار أخرى ستجعل من الأسهل بكثير تقديم إجابة بناءة حقاً. دع العملاء يعرفون على الفور أنك تهتم بهم وتخطط للتحقيق في مخاوفهم، هناك موظفون مسؤولون عن مثل هذه الإجراءات، وسيتم التوصل إلى حل. جرب بعض الإجابات التالية لتخصيص نفسك: في (اسم الشركة) ، نحن ملتزمون بنسبة 100٪ لتلبية احتياجات عملائنا. أحد ممثلي عملائنا سيجيب خلال 24 ساعة في محاولة لمراقبة وتحسين رضا العملاء في (اسم الشركة) ، نود أن نبلغك أننا نأخذ جميع التعليقات على محمل الجد، وسوف نرد على قلقك في أقرب وقت ممكن. نحن نقدر اهتمامك ونأمل أن نحتفظ بعملك في المستقبل رجاءً إمنحنا بعض الوقت للتحقيق في مشكلتك وتحديد حل مناسب كلما كان ذلك ممكناً، قم بخطوة إضافية و قم بتأكيد الإيصال شخصياً. هذا مهم بشكل خاص إذا استغرق الأمر بعض الوقت لجمع المعلومات اللازمة للرد بشكل مناسب على استفسارات العملاء أو مخاوفهم أو اقتراحاتهم. هناك برامج للعملاء تقوم بذلك نيابة عنك، ولكن بشكل عام يجب أن تكون هناك طريقة لتحديد هوية العميل، معلومات الاتصال الخاصة به، وشكوائه المحددة. تأكد من تضمين معلومات كافية، مثل رقم هوية فريد، في حال كان للعميل أكثر من تجربة سيئة.  ملخص:
إقرأ رسالة العميل بعناية إقرر رسالة البريد الإلكتروني للعميل بأسرع وقت ممكن تتبع كل تفاعل العملاء.