عندما تختار "رد"، فإنك ترسل البريد الإلكتروني إلى المرسل الأصلي. عندما تضغط على "رد على الجميع" ، فإنك ترسل البريد الإلكتروني إلى جميع المستلمين الأصليين. استخدم "أجيب الجميع" بسهولة فقط عندما يكون من الضروري مشاركة ردك مع جميع المستلمين الأصليين. يجب عليك استخدام "Bcc" عندما تكون خصوصية المستلمين مهمة. قد يكون هذا مفيدًا في رسائل البريد الإلكتروني الجماعية أو قوائم التوزيع الكبيرة. يجب أن تستخدم "Cc" عندما تحتاج إلى إدراج أشخاص آخرين في المحادثة والخصوصية ليست مشكلة. "ج" مفيدة عندما تريد فقط إبقاء شخص ما في حلقة حول ما يجري. من المهم جدا أن تستخدم هذين الوظيفتين بشكل صحيح يجب ألا تستخدم "بي سي سي" لنقل معلومات خاصة سراً أو لإيقاع الناس في فخ على سبيل المثال، لا يجب عليك إرسال بريد إلكتروني إلى زميلك في العمل عن خطأ ارتكبه و "Bcc" لرئيسك. قد يكون من الأسرع أن تلتقط الهاتف بدلاً من إرسال رسائل إلكترونية لا حصر لها ذهاباً وإياباً. قد يكون من المفيد استخدام قاعدة البريد الإلكتروني الثلاثة. إذا لم يتم حل المشكلة في غضون ثلاثة رسائل إلكترونية، يجب عليك رفع الهاتف والاتصال بالشخص. هناك أوقات يكون فيها الهاتف أكثر كفاءة من تبادل رسائل البريد الإلكتروني المتعددة. ضع في اعتبارك أن هذه القاعدة ليست مكتوبة في الحجر. يجب عليك أن تستخدم حرية التقدير عندما تقرر أنه حان الوقت لرفع الهاتف. إذا كنت بحاجة لمناقشة موضوع مختلف مع نفس المستلم، يجب أن تبدأ بريدًا إلكترونيًا جديدًا. هذا سيجعل من الأسهل تتبع المحادثات وسوف يمنعك من الظهور كسول. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني لشخص ما حول اجتماع قادم، فأنت بحاجة إلى بدء محادثة جديدة إذا كنت تريد مناقشة نتائج مشروع كنت تعمل عليه.  ملخص:
تعرف متى تستخدم الإجابة و الإجابة على الجميع اعرف الفرق بين Bcc و Cc تعرف متى يكون الاتصال هاتفيا أفضل. تعرف متى تبدأ محادثة جديدة.