المادة: يمكن أن يكون هذا ملف جداول البيانات، ملف قاعدة البيانات، أو حتى وثيقة نصية مع التنسيق المناسب. تُستخدم ملفات جداول البيانات بشكل شائع؛ يفترض هذا الدليل أنك تستخدم جداول البيانات. يجب أن يحتوي ملف البيانات الخاص بك على كل المعلومات التي يجب أن تتغير من نسخة إلى نسخة على سبيل المثال، إذا كنت تكتب رسالة نموذجية، ملف البيانات الخاص بك سوف تحتوي على أسماء وربما عناوين كل شخص كنت تنوي إرسال الرسالة إلى. ضع عنصرًا واحدًا من المعلومات في كل خلية على طول خط، بحيث يكون كل نوع من المعلومات (الاسم الأول والاسم الأخير والشرف، وما إلى ذلك) في عمود خاص به. اجعل أسماء الأعمدة معقولة دمج البريد يقرأ البيانات في الأعمدة سوف يفترض أن الإدخال الأول في كل عمود من المعلومات هو الاسم العام لهذا النوع من المعلومات، لذلك استخدم الأسماء التي لها معنى بالنسبة لك. على سبيل المثال، ابدأ عمود الأسماء الأولى بكتابة "الاسم الأول" ثم ضع جميع الأسماء الأولى أسفله. عندما يُسأل عن الحقل الذي يجب إدراجه في رسالتك، سترى "الاسم الأول" كخيار وتتذكر ما هو موجود في هذا العمود. يمكن لمستخدمي Microsoft Office الذين يستخدمون Outlook أيضًا للبريد الإلكتروني استخدام دفتر عناوين Outlook كملف بيانات بدلاً من ذلك ، إذا رغبوا في ذلك. احفظها في مكان يمكنك العثور عليها بسهولة، واسمها بشيء يمكنك تذكره بسهولة. هذه هي الوثيقة التي ستقوم بإدراج المعلومات فيها على سبيل المثال، إذا كنت تكتب رسالة نموذجية، فإن الوثيقة الأساسية هي الرسالة. أي عنصر يقوم دمج البريد بملئه لك (مثل الأسماء) يجب أن يترك فارغًا في الوقت الحالي.  ما هو التلخيص؟
قم ببناء ملف بيانات احفظ ملف البيانات اكتب وثيقتك الأساسية