المادة: بداية يوم العمل، قبل أو بعد الغداء مباشرة، أو في نهاية اليوم هي الأوقات التي يكون فيها موظف المكتب على الأرجح بعيدًا عن مكتبه أو يكون عقله على أشياء أخرى. أعطها فرصة لتستقر بعد وصولها إلى المكتب ولا تحاول القبض عليها بينما تحاول إنهاء عملها والرحيل. لا تتصل مراراً وتكراراً في نفس الوقت من اليوم إذا لم تحصل على رد. حتى لو كان هذا هو الوقت الذي خصصته للاتصالات الهاتفية، احترم الشخص الآخر، واتصل في أوقات أخرى خلال اليوم. اذا تركت رسالة او قابلت الشخص في طريقه للخروج، اسأل متى يمكنك الاتصال مرة اخرى في وقت مناسب. ستندهش من عدد الأشخاص الذين يحددون أوقات محددة للاتصالات الهاتفية كل يوم. تأكد من أنك على مكتبك خلال ذلك الوقت من المحتمل أنها محبطة من لعب الهاتف مثلما أنت إذا أظهرت أنك ستكون متاحًا في الوقت المحدد، فسوف تشجعها على الاتصال بك في ذلك الوقت. أخبر الشخص الذي تريد الاتصال به أنك ستعاود الاتصال به في وقت محدد. هذا يعطيها الفرصة لترتيب جدولها حتى تكون متاحة عندما تتصل مرة أخرى. إذا لم تكن "شخص الهاتف" فلا بأس. خصص ساعة أو ساعتين كل يوم للرد على المكالمات الهاتفية. كن متاحًا خلال هذا الوقت قدر الإمكان، حتى يعرف زملاؤك في العمل متى يمكنهم الوصول إليك. ابحث عما اذا كان هناك اشخاص اخرون متاحين للتحدث بالهاتف في اوقات معينة، واتصل بهم خلال هذه الفترة. إذا دخلت إلى برنامج الرسائل الفورية أو نظام الهاتف في الشركة قد تكون قادرة على معرفة متى كانت في مكتبها ويمكنك أيضاً استخدام هذه الخدمات لإرسال رسالة نصية سريعة أولاً، تسأل عما إذا كانت متاحة للاستقبال على مكالمة هاتفية. ما هو خلاصة ما تدور عنه هذه المقالة؟
تجنب الاتصال في أوقات غير ملائمة اتصل في أوقات مختلفة اسأل عن أفضل وقت للاتصال. أعطِ الشخصَ a وقت إعادة مكالمة محدد. أعد موعدًا افتراضيًا في رسالة البريد الصوتي. خصص بعض الوقت كل يوم للاتصالات الهاتفية. فكر في استخدام الإنترنت لمعرفة متى يكون الشخص الآخر على مكتبه.