لخص هذه المقالة في جملة واحدة قم بتضخيم النقاط الموجودة بالفعل على جدول الأعمال لتجنب فقدان التركيز لا تُعدّ بياناً مُعدّاً. التزم بقائمة من النقاط الأساسية، والأوامر القصيرة، والجمل غير كاملة. هذا سوف يمنعك من أن تبدو ميكانيكياً بعض الأمثلة تشمل: الحالة الحالية لاحتياجات التوظيف: المحاسبة الآن كاملة الموظفين. لازال بحاجة إلى مدير جديد في التسويق ومساعد إداري جديد في الإعلانات الحد الأقصى للميزانية = 100 ألف دولار لكل من الفتحات التغييرات في الفوائد: المكتب الرئيسي يتوقف تدريجياً عن الخدمات التقاعدية وضع خطة 403b جديدة للموظفين الجدد التأمين الصحي، الأسنان، الرؤية لم يتغير حتى الآن ولكن لا يزال قيد المراجعة أضف من أين هم ومعلومات شخصية عامة عنهم استخدم هذه المعلومات عندما تقدم الجميع لبعضهم البعض يمكنك أيضاً استخدام هذه المعلومات للدردشة أثناء انتظار مشاركة الحضور الآخرين. قم بنسخة من هذه القائمة لتدوينها بدلاً من أخذ الوقت لكتابة اسم كل شخص، يمكن للمدوّن ببساطة أن يطبع اسم كل شخص عند وصوله أو تسجيل دخوله. لا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة ابدأ بمراجعة المعلومات في اليوم التالي لإنهاء ملاحظاتك و/أو عرضك. حاول حفظ النقاط الرئيسية حتى تتمكن من مناقشتها دون التوقف عن النظر إلى الورقة أو الشاشة. كل ثانية تُنقذها يمكن استخدامها للمقدمين الآخرين أو الأسئلة. تأكد من أن كل المعدات موجودة و تعمل بشكل صحيح ابحث عن المتحدثين الموضعين بشكل استراتيجي إذا كنت تستخدم غرفة كبيرة في انتظار العديد من الحضور. إذا كان هناك أي شيء مفقود أو عطل، أبلغ الإدارة المعنية في أقرب وقت ممكن. قم بتسجيل الدخول إلى المكالمة المؤتمرية قبل 10 دقائق، إن أمكن. بعض الأدوات لن تسمح لك بالدخول حتى الوقت المحدد والبعض الآخر لا يسمح لأي شخص بالتواصل حتى يدخل القائد بكلمة مرور خاصة اختبر الجسر للمرة الأخيرة للتأكد من أنه يعمل بسلاسة إذا كنت لا تعرف كيفية استخدام المعدات، تعلم بضعة أيام قبل الوقت. اطلب المساعدة من قسم تكنولوجيا المعلومات في شركتك، إذا لزم الأمر. عدم معرفة كيفية تشغيل البرمجيات أو الأجهزة يمكن أن تجعلك تبدو غير مهني.  ملخص:
صوّر ملاحظاتك أو نقاط الحديث. أعد قائمة بالحضور راجعوا كل المعلومات التي ستقدمونها راقب الغرفة قبل يوم أو يومين من المكالمة أعد المكالمة