المادة: إذا كان هناك مقعد رأس في الغرفة التي تستخدمها، فمن المناسب بالنسبة لك أن تأخذ ذلك. أنت القائد، وأنت تثبت ذلك بصريًا عن طريق أخذ المقعد الأمامي. من ناحية أخرى، إذا كنت ترغب في تأسيس بيئة أكثر غير رسمية، قد تجلس في منتصف المجموعة. سيجعلك أكثر سهولة في الوصول، على الرغم من أنه قد يقلل قليلاً من سلطتك. إذا كانت اللجنة جديدة، اشرح كيف ستدار. وهذا يعني، إذا كان لديك قواعد محددة حول كيفية طرح فكرة، الآن هو الوقت المناسب لوضع تلك القواعد. يجب أن يكون لديك أيضاً ملف من القواعد حتى يستطيع أعضائك الرجوع إليها لاحقاً. بالنسبة للجنات الرسمية جداً، بعض الناس يتحولون إلى قواعد روبرت للنظام المعدلة حديثاً. إنه يوفر قواعد عن كيفية إدارة اللجان. يمكنك أيضاً وضع أي قواعد لأي سوء سلوك، تشمل الأشخاص الذين يأتون متأخرين إلى الاجتماعات، أو غير مستعدين، أو يتولون إجتماعًا تمامًا. لقد حددت بالفعل الغرض من اللجنة لنفسك ومع ذلك، يجب على أعضائك أن يكونوا واضحين بشأن الغرض أيضاً. إذهب إلى الغرض في الاجتماع الأول. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون واضحاً بشأن ما يجب على كل عضو أن يساهم به من حيث الوقت والأفكار. يجب أن يكون لديك أيضاً الهدف مكتوبًا للمساعدة في توجيه أعضائك طوال فترة وجودهم في اللجنة. بمجرد وضع القواعد والعواقب عليك أن تكون الشخص الذي يتأكد من اتباعها هذا يعني أن نتعامل مع أي عواقب بطريقة عادلة وعادلة من الجيد دائماً أن تكون دبلوماسياً حتى عندما يخرق أحدهم القواعد على سبيل المثال، إذا اتفقتم جميعاً على أنه لا يمكن لأحد أن يتحدث لأكثر من 10 دقائق باستثناء العروض التقديمية الخاصة، عندما يذهب شخص ما، تحتاج إلى التدخل. ولكن بدلاً من قول "جون، عليك أن تكون هادئاً الآن. يمكنك أن تقول "شكراً يا (جون) على هذه المعلومات القيمة أعلم أن لديك المزيد لتقوله، لكن ربما يمكنك أن تضعه في رسالة بريد إلكتروني قصيرة لجميع أعضاء لجنتنا حتى نتمكن من التأكد من تغطية جميع البنود على جدول أعمالنا اليوم". جدول الأعمال يوجه الاجتماعات لأنها تساعد المجموعة على التركيز على بعض الأفكار الرئيسية. يجب أن تتأكد أن جدول الأعمال مناسب هذا يعني أنك يجب أن تتأكد من أن لديك ما يكفي من الوقت لإعطاء كل نقطة على جدول الأعمال الاهتمام الذي تحتاجه. إذا كان لديك الكثير منه، سوف تضطر إلى تخطي على بعض العناصر. قم بتوزيع جدول الأعمال قبل يوم أو يومين من الاجتماع حتى يتمكن الأعضاء من الاستعداد. تأكد من أن كل شخص يعرف مسؤوليته عن جدول الأعمال مسبقاً. إذا لم يكن لدى اللجنة سكرتير، تأكد من أن أحدهم يكتب محاضر كل اجتماع. في كل مرة تريد ان تعرف ماذا حدث في كل اجتماع ما هو خلاصة ما تدور عنه هذه المقالة؟
خذ المقعد الأمامي ضع القواعد مقدماً تأكد من أن الغرض واضح. تأكد من اتباع القواعد دائماً يكون لديك جدول أعمال مكتوب اجعل أحداً يأخذ الدقائق