اكتب مقالاً مبنياً على هذا الملخص:  حافظ على جميع النسخ المطبوعة التي تحتوي على معلومات حساسة في خزانة مغلقة وآمنة. حماية الملفات الإلكترونية الحساسة بكلمات السر. دع قسم الرواتب يحافظ على ملفات الرواتب الخاصة بهم منظمة.  المادة:
إذا كان لديك ملفات شخصية تحتوي على معلومات حساسة عن موظفي الشركة، يجب الاحتفاظ بهذه الوثائق تحت قفل ومفتاح في جميع الأوقات لمنع الوصول غير المصرح به. تأكد من أن الأفراد المعتمدين فقط لديهم إمكانية الوصول إلى المفاتيح التي تفتح هذه الخزائن ويشمل ذلك أي وثيقة تحتوي على معلومات تتعلق بالمعلومات الطبية أو الإعاقة أو العمر أو العرق أو الجنس أو الأصل الوطني أو المعتقدات الدينية أو الحالة الاجتماعية أو أي معلومات أخرى تتعلق بالهوية (مثل أرقام الضمان الاجتماعي). قد ترغب في النظر في الاستثمار في خزانة مقاومة للحريق، على الرغم من أن نضع في اعتبارنا أن هذه الخزانات يمكن أن تكون مكلفة جدا. لذا عليك أن تقيس فوائد الحصول على هذه الحماية الإضافية مقابل الاعتماد فقط على نسخ الالكترونية كنسخ احتياطية تأكد من تنفيذ إجراء مصادقة لأي ملفات إلكترونية تحتاج إلى حماية لأسباب تتعلق بالخصوصية. فقط بعض الناس يمكنهم الوصول إلى هذه الملفات لذا استخدم كلمة مرور لحماية المعلومات يجب أن يكون مهندس الشبكة أو خبير تكنولوجيا المعلومات في شركتك قادرًا على مساعدتك في تمكين كلمات المرور على بعض مجلدات الملفات. يجب أن يُطلب من قسم الرواتب أن ينظم ويحمي ملفاته الخاصة. وبما أن هذه الأنواع من الوثائق تحتوي دائماً تقريباً على معلومات حساسة، يجب أن يكون الوصول محدود جداً. فقط مدراء الرواتب يجب أن يكون لديهم إمكانية الوصول إلى هذه الملفات المغلقة والمأمونة. وهذا يشمل أشياء مثل W-4s، معلومات الدفع، الحوافز، سجلات الاحتفاظ بالوقت، ونماذج الحجز الحكومية. قد تحتاج الإدارات الأخرى أيضًا إلى متابعة وثائقها الخاصة. على سبيل المثال، قد تحتاج الموارد البشرية إلى الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بتاريخ صحة الموظفين وتاريخهم الطبي، أو الشكاوى بين المكاتب، أو أي إجراءات تأديبية تتعلق بسلوك الموظف.