اعتماداً على جمهورك، قد تكون بعض الصيغ أكثر فعالية من غيرها. إذا لم يكن هذا القرار قد اتخذ بالفعل بالنسبة لك من قبل صاحب العمل الخاص بك، اختر شكل تعتقد أنه سيكون مناسبًا لجمهورك. إذا كان جمهورك سيقرأ وثيقتك أثناء تنفيذ مهمة ما، فيمكن أن يكون الدليل الفني أو ورقة التعليمات المكونة من نقاط البنود وربما الرسوم البيانية أكثر فعالية. من ناحية أخرى، إذا كنت تأمل في إبلاغ المهنيين عن الأبحاث الجديدة في مجالهم، قد يكون شكل المقال أو النشرة الإخبارية هو الأفضل. قبل أن تكتب مستندك فعلياً، قم بإنشاء مخطط لتنظيم وتخطيط المحتوى الخاص بك. هذا لن يجعل الكتابة أسهل فحسب، بل إنه أيضًا وسيلة جيدة لضمان أن المعلومات التي تعتبرها الأكثر أهمية ستكون جميعها موجودة، وأن يتم تنظيمها بطريقة ستعطي معنى لجمهورك. الخطوط العريضة هي أيضا طريقة جيدة لتطوير العناوين للأقسام المختلفة في وثيقتك، والتي سوف تكون مفيدة في مساعدة القراء على تحديد المعلومات الرئيسية التي يبحثون عنها. أحد الأشياء الأكثر قيمة حول تحليل الجمهور هو أنه يسمح لك باختيار صوت الكتابة الذي سيكون مقنعا وفعالا للوصول إلى جمهورك. اختيار الكلمات الصحيحة وبناء الجملة يمكن أن يحدث فرقا كبيرا في الحصول على رسالتك إلى جمهورك. على سبيل المثال ، إذا كان جمهورك متعلمًا للغاية و / أو على دراية تامة بالموضوع الذي تكتب عنه ، فقد يكون استخدام مفردات محددة وتقنية للغاية مقبولًا أو مفيدًا. إذا كان جمهورك غير مطلع جيداً على موضوعك، يجب تجنب مثل هذه اللغة. وبالمثل، إذا كان من المرجح أن يكون جمهورك يقرأ كتابك أثناء القيام بمهمة محددة أو في بيئة عمل مع العديد من الانحرافات، فمن المستحسن استخدام جمل قصيرة وبسيطة. إذا كانوا يقرأون أعمالك في المنزل ويعطونها انتباههم الكامل، فإن تغيير طول الجملة وهيكلها سيجعل كتابتك أكثر إقناعاً ومتعة. والأهم من ذلك، معرفة ما يأمل جمهورك أن يتعلمه من الوثيقة التي تقوم بتصميمها سيسمح لك بالتأكد من أن المعلومات التي يحتاجون إليها بشكل أساسي يتم تقديمها بطريقة يسهل عليهم تحديدها وفهمها.  ملخص:
فكر في حجمك قم بإنشاء مخطط. حدد النغمة تلبية احتياجات الجمهور وأهدافه.