ما هو ملخص الجملة الواحدة من المقال التالي؟ كما ذُكر في كثير من الأحيان أعلاه، يجب أن تكون رسائل التوجيه الإلكترونية مقتضبة وموجزة. لتحصل على EOI الخاص بك كما تبسيط ممكن، عليك أن تكون محررا لا يرحم. عندما تنتهي من مسودتك الأولى، اغتنم الفرصة لقراءتها مرة أخرى على الأقل، ابحث عن أي محتوى غير ضروري. كلما رأيت جملة أطول من المطلوب لإيصال النقطة، أقصرها. كلما رأيت كلمة معقدة يمكن بسهولة استبدالها بكلمة أقصر، افعل ذلك. إيه أو آي هو وثيقة وظيفية، وليس فرصة لعرض مهاراتك في الكتابة، لذلك أبقها بسيطة. إذا كان لديك وقت، خذ استراحة سريعة بين الانتهاء من EOI وعندما تبدأ تصحيح. معظم مصادر الكاتب ستوصي بهذا لأنه يعطيك درجة صحية من "المسافة" من ما كتبته للتو، مما يجعل من الأسهل بكثير رؤية الأخطاء. يجب دائماً كتابة طلبات التوظيف مع نوع من الصوت الرسمي والكريم الذي تطلبه الكتابة التجارية العادية. تجنب استخدام لغة عبارية، أو لغات مألوفة، أو الدعابة. ضع في اعتبارك أن الأشخاص الذين يقرأون رسالتك لم يسبق لهم مقابلتك من قبل، لذا لن يكون لديهم أي سبب للافتراض أنك تضمين هذه الأشياء بنية حسنة بدلاً من عدم الاحترام. قاعدة عامة جيدة توصي بها العديد من مصادر الكتابة هي أن تكتب كما لو كنت تقدم خطابا مهما، بدلا من التحدث إلى صديق أو أحد أفراد الأسرة. كمثال واضح، إذا كنت تتحدث عن تاريخ عملنا، فإن الجملة "من عام 2002 إلى عام 2006، عملت كمستشار مستقل لعدة جهات اتصال شخصية" تبدو أكثر كرامة من "من عام 2002 إلى عام 2006، عملت قليلاً كمستشار مستقل لشخصين أعرفهم"، على الرغم من أن لها نفس المعنى تقريبًا. عندما تنتهي من محتوى رسالتك، خذ لحظة للتأكد من أنها مصممة بطريقة تظهر احترامًا لمعايير الكتابة التجارية الرسمية وتجعل من السهل قراءتها قدر الإمكان. عادةً ما يكون هذا مشابهًا جدًا لرسالة تغطية أو وثيقة مماثلة. وفيما يلي بعض مشاكل التنسيق الشائعة التي تسبب الارتباك: العناوين: في الزاوية اليسرى العليا من الرسالة ، قم بتقديم اسمك وعنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني (كل واحد على سطر منفصل. اترك مساحة بين التوجيه والتحية الفراغات: حافظ على النص في الفقرات الفراغات واحدة. اترك مساحة بين كل فقرة جديدة السندات: إما أن تسند الجملة الأولى من كل فقرة أو تركها متوازية مع الجانب الأيسر من الصفحة. العديد من المصادر توصي بعدم إدخال السطر إذا تخطيت السطور بين الفقرات. الإغلاق: اترك ثلاثة مساحات بين الإغلاق (على سبيل المثال ، "بصدق") واسمك. عندما تعتقد أن EOI جاهز للإرسال، تأكد من إعطائه مرة أخيرة للبحث عن أي أخطاء طفيفة قد تكون قد غابت عن إشعارك. احذر من الأخطاء الإملائية، واستخدام الكلمات غير المناسبة، وأخطاء النحو، والمحتوى غير الضروري. وفيما يلي بعض النصائح العامة للتدقيق: اعمل من صفحة مطبوعة، وليس من شاشة الكمبيوتر. رؤية عملك في شكل مختلف يسمح لك برؤية كيف يبدو على الصفحة ويمكن أن يساعد في علاج حالة "العيون الزجاجية" من النظر إلى شاشة الكمبيوتر لساعات. اقرأ بصوت عال سماع نصك بأذنيك بالإضافة إلى رؤيته بعينيك يمنحك طريقة إضافية للكشف عن أي أخطاء. هذا جيد بشكل خاص للكشف عن الجمل المتكررة التي قد تفوتك. احصل على صديق للمساعدة شخص لم يرى النص من قبل قد يكون قادراً على رؤية الأخطاء التي لا يمكنك رؤيتها. في كثير من الأحيان، قضاء وقت طويل في كتابة وثيقة يمكن أن يجعلك "أعمى" على الأخطاء التي اعتدت رؤيتها.  ملخص:
إعادة قراءة وتقليم أي محتوى غير ضروري. حافظ على صوت رسمي. تأكد من أنك تستخدم التنسيق الصحيح إقرأها من أجل الإملاء والقواعد قبل الإرسال