المادة: تجنب التخلص من أي وثائق تحتوي على أشياء مثل كشوفات الحسابات أو الوثائق القانونية أو بطاقات الائتمان وأرقام الضمان الاجتماعي. بدلاً من ذلك، احصل على آلة تقطيع الورق لتدمير الوثائق حتى لا يستطيع أشخاص آخرون سرقة المعلومات. بمجرد أن تتمزق الأوراق بالكامل، يمكنك رمي البقايا بعيدا كالمعتاد. إذا كان لديك وثائق مهمة لا يمكنك التخلص منها، مثل شهادات الميلاد أو بطاقات الضمان الاجتماعي أو الوصايا، احتفظ بها في خزنة مقاومة للحريق لحمايتها من أي ضرر. الصواني الورقية لها طبقات متعددة حتى تتمكن من فصل أنواع مختلفة من الوثائق. اختر صينية ورقية عمودية إذا لم يكن لديك الكثير من المساحة، أو صينية أفقية إذا كان لديك بعض المساحة الإضافية. ضع المُنظّم بالقرب من حافة مكتبك حتى تتمكّن من الوصول إليه بسهولة طوال اليوم و التقاط ما تحتاجه. ضع علامة على كل مستوى حتى تعرف أين يجب أن تذهب بعض الوثائق يمكنك شراء الصواني الورقية من متاجر المكتب. الصواني الورقية مناسبة أيضًا لإحتفاظ المجلدات أو الكتب الملاحظة. حدد جزءاً من مكتبك لتبقى نظيفاً حتى يكون لديك مساحة لتنتشر إذا احتجت لذلك جيوب الجدران هي عبارة عن صواني بلاستيكية تحتوي على أقسام متعددة لتخزين الوثائق والمجلدات. ضع جيب حائط بالقرب من مكتبك حتى تتمكن من إزالة الأوراق من مكتبك وتقليل الفوضى. تأكد من أن المقصورات المختلفة موصوفة بحيث لا تحصل على الخلط في وقت لاحق. يمكن أيضاً تعليق جيوب الحائط على خلفية بابك ابحث عن مكان على حائطك يحتوي على مساحة كافية لوحة إعلانات ووضع واحدة. رتب لوحة الإعلانات إلى أقسام حيث يمكنك أن تثبت أشياء مثل الوثائق والإيصالات والملصقات والمذكرات. ابقي أهم الوثائق مرئية وتركيّب أقدمها تحتها. العديد من المقصورات لديها بالفعل جدران يمكنك وضع البصمات فيها. استخدم بطاقات مختلفة الألوان لكل نوع من الوثائق التي تعليقها. على سبيل المثال، يمكنك تعليق المذكرات مع الدبابيس الزرقاء والإيصالات مع الأحمر. يمكنك أيضاً أن تُعلق الصور الشخصية إذا لم يكن لديك مكان لها على مكتبك. احصل على مجلدات ملفات بألوان مختلفة وفرز المستندات بحيث تتشارك الملفات المماثلة في لون واحد. على سبيل المثال، يمكنك وضع أنواع مختلفة من النفقات في المجلدات الحمراء وأشكال الدخل في المجلدات الخضراء. ضع علامة على علامات التبويب على المجلدات مع نوع المستند الموجود بداخلها. بمجرد أن تنظم وثائقك، ضعها في خزانة ملفات في علبة ورقية حتى تتمكن من العثور عليها بسهولة. يمكنك أيضاً إرفاق علامات ملونة على علامات التبويب في مجلدات الملفات إذا كنت لا تريد شراء ألوان متعددة. إذا كنت تريد تقليل كمية الورق التي تستخدمها، حاول كتابة أي من ملاحظاتك أو جداولك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. قم بإنشاء مجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وفرز الوثائق فيها، أو استخدم برنامجًا عبر الإنترنت لتنظيم ملفاتك. بمجرد أن يكون الملف قديمًا، قم بحذفه حتى لا يُشوش حاسوبك. قم بحفظ أي وثائق مهمة على موقع تخزين السحابة أو القرص الصلب الخارجي حتى لا تفقدها إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كان لديك ماسح ضوئي، يمكنك تحميل الوثائق المادية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بحيث يمكنك التخلص من الوثائق الورقية. ما هو خلاصة ما تدور عنه هذه المقالة؟
قم بتقطيع أية وثائق لا تحتاجها تحتوي على معلومات شخصية. قم بتصنيف الأوراق في صينية ورقية إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بها على مكتبك. قم بتعليق جيب حائط إذا كنت تريد إبقاء الأوراق بعيداً عن مكتبك قم بتعليق لوحة إعلانات حتى تتمكن بسهولة من إلقاء نظرة على الأوراق والمذكرات مجلدات ذات رموز ملونة لتكون سهلة التعرف عليها حاول تخزين المذكرات والجدولات رقمياً لتجنب استخدام الورق.