لخص هذه المقالة في جملة واحدة الرسالة الرسمية المرسلة في البريد من منظمة إلى فرد غالباً ما تكون رسمية وبعيدة بسبب طريقة الاتصال. ومع ذلك، فإن البريد الإلكتروني، مثل المدونة، أقل رسمية في لهجة. استخدم الشخص الثاني "أنت" عند مخاطبة القارئ. استخدم عبارات مألوفة لمساعدة القارئ على التواصل معك، مثل "لقد كلف ذراعًا وساقًا" أو "كان مرتفعًا حتى الركبة إلى الجراد". استخدم لغة مباشرة وصادقة ومفتوحة عند مخاطبة القارئ حتى يشعروا بالارتباط ويراك على أنك أصيل. استخدمي الخطوط الأساسية وسلّطي مظهر البريد الإلكتروني. لا تحاول أن تستخدم خطاً فخماً، خطاً مُنحرفاً فقط خطاً بسيطاً سيفي. ولا تستخدمي نوعين مختلفين من الخطوط للعناوين والنص. ببساطة جعل بعض النصوص أكبر من غيرها سيؤكد النقاط بشكل جيد. يجب أن تكون رسالتك الإلكترونية سهلة القراءة من وجهة نظر اللغة <unk> يجب أن يكون كتابتك على مستوى قراءة الصف الثامن. لا تصبحي كثير الكلام أو معقدة يجب أن تكون كتابتك واضحة، خالية من الأخطاء (لا أخطاء في النحو أو الإملاء) ، وسهلة القراءة. إذا كنت تريد التأكد من فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، أو تحديد أي نوع من الأشخاص يقرأ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر من الآخرين، فلا داعي لانتظار الردود أو التبرعات. إذا قمت بالتسجيل في خدمة البريد الإلكتروني مثل MailChimp، يمكنك قياس قائمة كاملة من المقاييس المختلفة في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا من أجل تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك للقراء الفعليين. يمكنك مراجعة مقاييس مثل معدلات النقر، ومعدلات الافتتاح، وقراءة التقارير. معدلات الانفتاح مفيدة بشكل خاص لتحديد ما هي خطوط الموضوعات الشعبية، وزيادة عدد الأشخاص الذين يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. سبب آخر خدمة البريد الإلكتروني مفيدة هو إذا كنت ترسل بانتظام رسائل البريد الإلكتروني الجماعية لطلب التبرعات، قد يكون مزود البريد الإلكتروني الخاص بك مشبوه، حتى قطع لك كمشتبه في إرسال رسائل غير مرغوب فيها. يستغرق الأمر أيضًا الكثير من الوقت لتجميع القوائم ، وتقسيم قائمة الإرسال الخاصة بك لتتناسب مع متطلبات حساب البريد الإلكتروني الخاص بك (يحدد معظم مزودي البريد الإلكتروني حدًا يصل إلى حوالي 50 مستلمًا لكل بريد إلكتروني) ، والرد على الأفراد ، والتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني التي تعود من عناوين البريد الإلكتروني غير النشطة. راجع قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك بانتظام للتأكد من أنك ترسلها إلى الأشخاص الذين من المرجح أن يقرؤوها ، خاصةً التأكد من أن الأشخاص الذين أعربوا عن اهتمامهم موجودون فيها. ستتحسن مقاييسك بهذه الطريقة، وستضيع وقتًا أقل. استخدم نبرة مختلفة مع مجموعات مختلفة من المتبرعين على سبيل المثال، إذا كان لديك مجموعة من الأشخاص الذين يستجيبون بانتظام لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، أرسل لهم رسالة بريد إلكتروني بنبرة شخصية. قم بتجميع قائمة أخرى من القراء الذين تعرف أنهم عادة لا يفتحون رسائلك الإلكترونية بنبرة أقل رسمية. وأحصل على بريد إلكتروني مع نبرة توضيحية لرسائل البريد الإلكتروني لأول مرة. مع مزود خدمة البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الفردية بأسماء المستلمين، مثل "عزيزي هنري". لإبقاء جمهورك مشغولاً، قد ترغب في تزويدهم ببيانات مشجعة تظهر لهم كيف عملت أموالهم أو ستعمل. هذه المعلومات يمكن أن تذهب في الفقرة الافتتاحية أو دعوة إلى العمل، أو كليهما. الناس يحبون أن يعطوا عندما يعرفون أنهم بالفعل يفعلون أشياء جيدة. لا تنسى أن ترسل رسائل شكر شخصية إلى المتبرعين بعد تلقي التبرع. هذا عمل بسيط يضمن تكرار التبرع في المستقبل تريد إرسال هذا البريد الإلكتروني في أسرع وقت ممكن؛ انظر إليه على أنه نوع من الإيصال. إذا كنت تحصل على كمية كبيرة من المتبرعين كل شهر، قد ترغب في النظر في إنشاء قالب بحيث يمكنك لصقها في مسودة البريد الإلكتروني وتخصيصها بسرعة.  ملخص:
أبقِ النبرة أكثر اعتيادية من الرسالة. اجعل الكلمات سهلة القراءة التسجيل لخدمة البريد الإلكتروني. تأكد من أن قائمتك تهتم بقضيتك تخصيص عن طريق تقسيم. أضف بيانات تدعم جمع التبرعات قل شكراً بعد تلقي التبرع