قد تكون قد كتبت ملاحظات بخط اليد بينما كنت تجلس في الاجتماع حتى لو كنت قد كتبت ملاحظاتك، فقد تكون قد التقطت أجزاء من الجمل فقط. في أقرب وقت ممكن، اجلس واكتب المزيد من الدقائق الكاملة تذكر أن تستخدم النحو القياسي والجمل الكاملة على سبيل المثال، "السيد سميث اعترض على خط الائتمان الجديد" مقبول. (سميث) ليس على الائتمان هناك نماذج اجتماعات للشركات متوفرة على الإنترنت. قد ترغب في النظر إليهم إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في معرفة كيفية تنظيم دقائقك. اكتب في مقدمة صفحتك أين ومتى ومن حضر أو غاب. ولاحظ أيضاً أي ضيوف و من كتب محضر الاجتماع على سبيل المثال، يمكنك كتابة: <unk>دقائق الاجتماع العادي لمجلس إدارة شركة ABC، الذي عقد في 22 يناير 2017 في 1245 شارع الشركات. المخرجون التاليون كانوا حاضرين: (أبرامز) ، (جونز) ، (سميث) ، (كالفرت) ، (بونو) المديرين التاليين غابوا: كلينتون الضيوف الحاضرون: المُسجلات بواسطة (ج. ألن) حدد من دعا الجلسة إلى النظام وأقر بوجود النصاب. وذكر أيضاً الوقت على سبيل المثال ، <unk> الرئيس أبرامز دعا الاجتماع إلى النظام في الساعة 6:15 مساءً ولاحظ وجود النصاب. قدم الضيوف الحاضرين على سبيل المثال، يمكنك كتابة: <unk>بناء على الاقتراح الذي تم تقديمه والذي تم دعمه والذي تم إقراره، وافق المجلس على المحاضر التي تم توزيعها سابقا بتاريخ [أدخل التاريخ].<unk> يتم تقديم بعض التقارير في كل اجتماع. ومع ذلك، قد يكون لديك أيضا عرض خاص يتعلق بنقطة من جدول الأعمال. حدد ما يلي: من قدم العرض التقديمي أو التقرير. أيضاً حددوا عنوانهم يتم تقديم بعض العروض من قبل الضيوف، وينبغي أن تعكس المحاضرات تماما هويتهم. عن ما كان يتعلق بالعرض أو التقرير. ما إذا كان مقدم البرنامج قد أجاب على الأسئلة التي طرحت. إذا تم تقديم تقرير لاعتماده من قبل المجلس، لاحظ ما إذا كان هناك مناقشة وما إذا كان قد تم اعتماده. على سبيل المثال، <unk>بعد مناقشة قصيرة للقضايا، تم تقديم اقتراح لقبول التقرير المالي، والذي تم ترشيحه وتم إقراره.<unk> قد يكون المجلس قد قرر اعتماد قرار أو اتخاذ إجراء بشأن بعض بنود جدول الأعمال الأخرى. يجب أن تلخص مناقشة الأعضاء. لاحظ أيضا التصويت على كل بند. استخدم لغة بسيطة تجنب الكلمات والصفات غير الضرورية، والتي تشوش على المحاضر. على سبيل المثال، "السيد سميث اختلف مع السيدة جونز" أفضل من "السيد سميث اختلف بشدة مع السيدة جونز". تحديد الوثائق التي يراجعها الحضور بشكل صحيح. على سبيل المثال، "وافق المجلس على الإضافات المقترحة لسياسة تضارب المصالح" غير واضح. بدلاً من ذلك، حدد الوثيقة: <unk>وافق المجلس بالإجماع على مقترح <unk>إضافة إلى تقارير النزاعات<unk> بتاريخ 1 يونيو 2016، وتم توزيع نسخة منه قبل الاجتماع.<unk> بعض بنود جدول أعمال الشركات أكثر أهمية من غيرها. إنها مهمة لأن الدعاوى القضائية في المستقبل قد تنشأ من قرار المجلس. المحامون والقضاة سيعاملون محاضراتك كصورة دقيقة لكيفية تصرف المجلس لحماية اللوحة، يجب أن تقدم المزيد من التفاصيل. عمليات الدمج والاستحواذ، واسترداد الأسهم، وغيرها من القرارات الهامة تتطلب المزيد من التفاصيل. يمكن مقاضاة المديرين لعدم ممارسة حكمهم التجاري بشكل صحيح. غالباً ما يتعين على أعضاء المجلس التشاور مع الخبراء أو مراجعة التقارير/الدراسات قبل اتخاذ قرار في هذه المجالات. يجب أن تظهر في محاضراتك أن تقديم الخبراء قد تم أو أنك قمت بتوزيع الدراسات أو التقارير على أعضاء المجلس قبل الاجتماع. يجب أن تلاحظ أيضاً أن الوقت الكافي قد تم إعطائه للمناقشة وأن المجلس تصرف بطريقة تجارية. لاحظ ما إذا كان مجلس الإدارة ناقش البدائل للطريقة المقترحة للعمل. تلخيص سبب رفض مجلس الإدارة أو تبنّي مسار العمل البديل. لاحظ ما يلي ، حيثما كان ذلك مناسبًا ، بالترتيب الزمني الذي حدث فيه في الاجتماع: الإعلانات. قد يكون الرئيس أو أعضاء آخرون قد أعلنوا عن الاجتماعات القادمة أو قضايا أخرى. جلسة تنفيذية أوضح ما إذا كان المجلس قد دخل في جلسة تنفيذية بعد مغادرة الموظفين والضيوف. التأجيل على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب، "بما أنه لم يكن هناك عمل إضافي، تم تأجيل الاجتماع في الساعة 7:55 مساءً". يجب مراجعة مسودتك اتبع سياسة شركتك على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إظهار مشروعك للمستشار العام أو المدير المالي. قد يقدمون تعليقات، والتي يجب عليك إدراجها. قد تحتاج بعد ذلك إلى توزيع المسودة على مجموعة أوسع من الإدارة، والتي قد يكون لها أيضًا تعليقات. أخيراً، ستوزع المحاضر على مجلس الإدارة بأكمله، لأنهم سيصوتون على المحاضر للاجتماع القادم. بمجرد الموافقة من قبل المجلس، فإن المحاضر نهائية. يجب أن تتجنب تغييرها يقترح بعض الخبراء أنه يمكنك إجراء تعديلات بسيطة، مثل تصحيح الأخطاء الإملائية. ومع ذلك، لا توجد حقاً حاجة لتصحيح الأخطاء النصية وغيرها من الأخطاء الصغيرة ما لم تمنع شخصًا ما من فهم ما كتب. يجب أن لا تغير أي شيء جوهري إذا أراد أحد أعضاء مجلس الإدارة إجراء تغيير في المحاضر المعتمدة، فأبلغ رئيس مجلس الإدارة بذلك. ليس عليك أن تقدم محاضر الشركة إلى الولاية ومع ذلك، ربما يجب عليك تخزينها مع سجلات الشركة الأخرى، مثل النظام الداخلي الخاص بك وأحكام التأسيس. احتفظ بالملفات لمدة سبع سنوات على الأقل أو ربما إلى أجل غير مسمى، حسب سياساتك الداخلية. إذا كانت محاضراتك تضمنت وثيقة عن طريق الإشارة، أضف الوثيقة. يجب عليك أيضا التخلص من أي مسودات من محاضراتك بعد اعتماد النسخة النهائية. قد تضطر أيضاً إلى حذف نسخ الاحتياطي الإلكترونية من المحاضر.  ملخص:
اكتب الدقائق بأسرع وقت ممكن حدد متى عقد الاجتماع لاحظ متى بدأ الاجتماع أذكر ما إذا كان تم اعتماد محاضر سابقة. لاحظ أي تقارير أو عروض. تلخيص مناقشة بنود جدول الأعمال. توفير ملاحظات أكثر شمولاً حول بنود جدول الأعمال المهمة. أضف المعلومات المتبقية قم بتوزيع مسودات اللقاءات تجنب إجراء تغييرات في اللحظات الأخيرة. احتفظ بالدقائق المعتمدة