يمكنك إرسال بريد إلكتروني أو توزيع مذكرة مكتبية. فقط تأكد من أن يكون على الورق اذكر التاريخ والوقت والمكان والغرض من الاجتماع اطلب طلبات للاجتماع صرّح بوضوح أن من يقبل الدعوة يتوقع حضورها. اطلب منهم أن يوضحوا لك البند من جدول الأعمال حتى تتمكن من إدراجه بشكل مناسب على جدول الأعمال القادم اطلب منهم أن يزودوك ليس فقط بموضوع جدول الأعمال، ولكن أيضاً بوصف مختصر لما يعتزمون تغطيته. تحقق من مقدار الوقت الذي سيحتاجونه لتقديم البند من جدول الأعمال. اعمل جدول بثلاثة أعمدة مع عناوين لـ "موضوع جدول الأعمال" و "المقدّم" و "الوقت" قائمة بنود جدول الأعمال وفقا لترتيب استلامها، والإلحاح أو الصلة. اكتب وصفًا موجزًا لكل موضوع من مواضيع جدول الأعمال، حسب التفاصيل التي قدمها مقدمو العروض المساهمين. قم بتضمين عنوان مع تفاصيل الاجتماع مثل التاريخ والوقت والغرض/النطاق والموقع ومدة الاجتماع. امنحهم وقتاً كافياً قبل الاجتماع لمراجعة جدول الأعمال والتفكير فيه، حتى يتمكنوا من المساهمة في المناقشة كما يرون مناسباً. إشعار مقدم لمدة يومين هو وقت الإشعار المعقول.  ملخص:
أعلم كل من سيشارك في الاجتماع اطلب من الحاضرين أن يطلبوا منك طلبات جدول أعمال الاجتماع بحلول تاريخ ووقت محدد. قم بإنشاء جدول أعمال يلخص كل تفاصيل البند الذي جمعته. إرسال جدول الأعمال المقترح إلى مقدمي جدول الأعمال للتحقق من أنهم مرتاحون مع تفاصيل وضعهم والفترة الزمنية المخصصة. إجراء أي تغييرات أو إعادة ترتيب، إذا لزم الأمر. قم بتوزيع جدول الأعمال المعتمد على جميع الحاضرين