في جملة واحدة، وصف ما هي المادة التالية حول:  يجب أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني الذي يسمح للبروفيسور بمعرفة ما يمكن توقعه حتى قبل فتح البريد الإلكتروني. استخدم موضوعاً واضحاً، مثل "استفسار حول برنامج الدراسات العليا" أو "أسئلة من طالب الدراسات العليا المحتمل". يمكنك أيضًا تضمين مجال البحث المحدد الذي تريد العمل فيه في سطر الموضوع. على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب "التحقيق في عمل الدراسات العليا على نظرية الموسيقى الكلاسيكية". من المهم أن تكون رسميًا عند إرسال بريد إلكتروني إلى أستاذ تريد العمل معه. بما أنك لم تقابله بعد وتأمل في علاقة مستقبلية مع هذا الشخص، فهذه فرصتك لجعل الانطباع الأول جيد. تذكر أن تستخدم الجمل الكاملة والقواعد الصحيحة أيضا تجنب استخدام لغة غير رسمية أو لغة غير رسمية. ابدأ بريدك الإلكتروني بتحية رسمية، مثل "عزيزي البروفيسور سميث". أنهي بريدك الإلكتروني بإغلاق رسمي، مثل "بإخلاص" تليها اسمك الكامل. لا يحتاج البروفيسور لمعرفة كل تفاصيل حياتك وكل مؤهلاتك للقبول في كلية الدراسات العليا في هذا البريد الإلكتروني الأول. على أية حال، يجب أن تخبرهم بما يكفي ليعرفوا أنك مرشح مناسب. تتضمن هذه المعلومات عادة جملة أو جملتين عن خلفيتك وتعليمك الجامعي، بما في ذلك المدرسة التي ذهبت إليها والسنة التي تخرجت فيها. قد ترغب أيضا في تضمين جملة عن أي برامج خاصة أو مشاريع أكاديمية أكملت. تريد تحقيق التوازن بين إعلام البروفيسور بمدى تحفيزك وتقديرك للطلاب وتقديم الكثير من التفاصيل بحيث يفقد البروفيسور الاهتمام بشكل عام، احتفظ بالتفاصيل الدقيقة لعملك الأكاديمي السابق في البريد الإلكتروني الأول وأدرجها في المراسلات اللاحقة. عندما تتصل بالأساتذة عليك أن تخبرهم لماذا أنت مهتم بالعمل معهم ولماذا برنامجهم مناسب لك. إذا قمت بإجراء بحثك على برنامج الدراسات العليا بشكل عام و قمت بإجراء بحث على عمل الأستاذ، يمكنك بسهولة الجمع بين جوانب من كل من هذه الأشياء في بيان عن سبب اهتمامك. هذا هو القسم الذي يمكنك استخدامه لإعطاء البروفيسور بعض التفاصيل حول اهتماماتك. اخبرهم ماذا تريد ان تدرس ولماذا أصبحت مهتما بهذا الموضوع يمكنك حتى أن تضيف اسم أستاذ سابق عملت معه في دراسة هذا الموضوع، خاصة إذا كان هذا الأستاذ سيكتب لك رسالة توصية. من أجل الحصول على إجابة من البروفيسور، يجب عليك أن تسأل أسئلة محددة ترغب في الحصول على إجابات عليها. هذا يضمن أن البروفيسور يمكن بسهولة صياغة رسالة رد لك وأن البريد الإلكتروني الخاص بك هو مجرد بداية المراسلة مع البروفيسور. لا تسأل أسئلة يمكنك أن تجد إجاباتها على الإنترنت. هذا سيُنظر إليه على أنه مضيعة للوقت بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على أستاذ محتمل تتضمن "هل تقبل طلاب الدراسات العليا الجدد في هذا الوقت؟" و "هل ستكون مستعدًا لمناقشة البرنامج معي إما شخصيًا أو عبر الهاتف؟"  ملخص:
اكتب موضوعاً واضحاً وموجزاً استخدمي بنية مهنية ابدأ بوصف نفسك ومؤهلاتك للقبول بإيجاز. أظهر اهتماماً صادقاً ببرنامجهم في جسم البريد الإلكتروني اسأل أسئلة في نهاية الرسالة الإلكترونية.