اكتب مقالاً مبنياً على هذا الملخص:  خذ ملاحظات بينما تتحدث مع رئيسك. ابق هادئاً تمرّن على الاستماع النشط في جميع الأوقات. أجب بإيجاز و إلى النقطة أومئ برأسك خلال المحادثة حافظ على موقف إيجابي طوال المكالمة. أشكر رئيسك على قضاء الوقت في الاتصال بك  المادة:
هذا يساعدك على البقاء مستعداً في حال أعطاك مديرك معلومات مهمة مثل الأوقات أو التواريخ أو العناوين أو توجيهات لمهمة معينة. هذا يسمح لك أيضاً بتدوين أي أسئلة قد تكون لديك لرئيسك في المقابل. فكر في وضع دفتر ملاحظات وقلم على مكتبك أو في الدرج العلوي، حيث سيكون سهلا الوصول إليه. وجود دفتر ملاحظات في مكان قريب سيسمح لك بتدوين المكالمات الهاتفية المخطط لها وغير المخطط لها. إذا لم يكن لديك دفتر ملاحظات متاح ولكنك تجلس أمام جهاز الكمبيوتر، فيمكنك فتح مذكرة فارغة أو وثيقة معالجة الكلمات وتدوين الملاحظات باستخدامها. ومع ذلك، عليك أن تدرك أن رئيسك سيكون قادراً على سماع أي كتابة عالية تقوم بها؛ لذلك عليك أن تكون أكثر حذراً لإظهار الاستماع النشط، بحيث يكون رئيسك أقل ميلاً للتساؤل عما إذا كانت نقراتك على لوحة المفاتيح مرتبطة حقاً بالمحادثة. خذ بضعة أنفاس هادئة وعميقة، وأخذ رشفة من الماء إذا لزم الأمر لمساعدتك على البقاء هادئا. يمكن سماع أعراض القلق عبر الهاتف، خاصة إذا كنت تتنفس بصعوبة، أو صوتك يبدو عصبيًا ومترددًا. البقاء هادئا يساعدك أيضاً على الشعور والصوت أكثر ثقة والسيطرة. إذا كنت تعرف أن رئيسك على وشك الاتصال، حاول أن تمشي قليلاً مسبقاً لتفريغ الطاقة العصبية. حتى المشي حول مكتبك أو قسمك يمكن أن يساعد فقط تأكدي من أنكِ ستعودين مع الكثير من الوقت لتنظيف مكالمة هاتفية لرئيسكِ إذا كنت بحاجة إلى الهدوء مباشرة قبل أو أثناء المكالمة حاول أن تتنفس بعمق استنشق بهدوء قدر الإمكان من خلال أنفك على مدى أربع إلى خمس ثواني؛ امسك لمدة ثلاث ثوان أخرى، ثم أخرج بهدوء على مدى أربع إلى خمس ثوان أخرى. زيادة الأكسجين ستساعد على تخفيف التوتر وتصفية عقلك بما أن رئيسك لا يتحدث إليك شخصياً، فمن المهم أن تفهم بوضوح كل ما يخبرك به عبر الهاتف. لا تخف من أن تطلب من رئيسك أن يكرر لك وتوضح لك الأشياء التي لم تسمعها أو تفهمها بشكل صحيح في المرة الأولى. في الواقع، قد تكون فكرة جيدة أن تطلب توضيحًا أو تأكيد التفاصيل بشكل دوري، حتى لو كنت تفهم بوضوح تعليمات رئيسك. قد يكون هذا بسيطاً مثل تلخيص التعليمات بكلماتك الخاصة قبل أن تغلق الهاتف. من خلال إظهار الاستماع النشط، فإنك تؤكد لرئيسك أنك كنت منتبهًا وتقدم سلوكًا مهنيًا بشكل عام. هذا يعبر عن الاستعداد ويسمح لرئيسك بالوصول إلى جذر المكالمة مع القليل من التشتيتات في معظم الحالات، رئيسك مشغول، وربما يريد فقط معلومات تتعلق بالسبب الذي اتصل به. ما لم يطلب رئيسك تحديداً كل التفاصيل، حاول أن تقدم بالضبط ما يريده رئيسك. مرة أخرى، هذا لا يعني أنه لا يجب عليك طلب توضيحات عند الحاجة. من المحتمل أن رئيسك مشغول، لكن عادةً ما يكون من الأفضل أن تقضي 60 ثانية إضافية الآن تسأل سؤالك بدلاً من إجبار نفسك أو رئيسك على قضاء ساعات في تصحيح أخطائك في وقت لاحق. إذا كان لديك أسئلة أكثر مما يسمح به الوقت، فكر في سؤال رئيسك إذا كان هناك زميل آخر أو مجموعة من التعليمات المكتوبة التي يمكنك الرجوع إليها للحصول على توضيح إضافي. الإيماءات اللفظية هي عبارة عن تصريحات مثل "نعم" و"حسناً" و"أنا أفهم" و"أنا أرى" كل هذه تعني أنك تستمع بنشاط إلى رئيسك. بالطبع، هذه الإيماءات اللفظية بالرأس يجب أن توضع بشكل مناسب ضمن المحادثة. انتظري لحظة توقف بعد التعليمات أو التفسيرات قبل أن تقولي هذا النوع من التعليقات وجود موقف إيجابي يُظهر لرئيسك أنك واثق من نفسك، ومؤهل، ولا تخاف من مواجهة التحديات المرتبطة بالعمل. كيف تتعاملين مع المشكلة؟ حتى لو كان مديرك ينتقد عملك أو سلوكك، كن متقبل قدر الإمكان. اعترف بالانتقاد عن طريق تلخيصه بكلماتك الخاصة، ثم ناقش الحلول المحتملة لهذه النقطة من النقد. يمكنك التعبير عن أي مخاوف صادقة لديك حول المضي قدما، ولكن يجب تجنب إعطاء الأعذار عن الأخطاء أو المشاكل السابقة. عندما تكون مضطراً إلى إثارة مخاوف أو شرح مشاكل الماضي، قم بإدلاء ببيانات "أنا" بدلاً من "أنت". هذا يمنع رئيسك من الدفاع عن نفسه، والرد بتصريحات غاضبة أو سلبية. على سبيل المثال، إذا اتصل مديرك للتحدث معك عن مشروع لم تنهيه في الوقت المحدد، قل "لقد واجهت مشاكل في جمع الموارد" بدلاً من "لم تعطني جميع الموارد في الوقت المحدد". على الرغم من أن رئيسك اتصل بك، وليس العكس، فإن شكر رئيسك على الاتصال بك هو طريقة رائعة للتعبير عن تقديرك لوقته. على سبيل المثال، قل: "أعلم أن يومك مشغول؛ شكراً على قضاء وقتك في الاتصال بي". هذا صحيح في أي مكالمة هاتفية مع رئيسك، ولكن هذا مهم بشكل خاص إذا كان رئيسك يتصل لشرح مشروع ما، أو للتعبير عن قلق، أو لانتقاد عملك. الهدف هو إظهار حرصك على القيام بعمل جيد في المهام الموكلة لك، وتقديم الشكر لرئيسك للوقت الذي قضاه يعترف بأن مكالمة رئيسك ستجعل القيام بعمل جيد أكثر جدوى.