النموذجين الأكثر شيوعاً لرسائل رسمية هما النموذج المكتوب والنموذج المكتوب. مع نمط الكتلة، كل جزء من الرسالة سيكون متوافق مع الهامش الأيسر. النمط المُسَدَّد يتطلّب منك أن تُسَدِّد بداية كل فقرة، بالإضافة إلى عنوان المرسل، وإغلاق مجاني، والتوقيع. الاختلافات في هذه هي إلى حد كبير مسألة تفضيل ؛ ومع ذلك ، فإن نمط الكتلة يستخدم بشكل أكثر شيوعًا في رسائل العمل اليوم. يمكن أن يكون هذا عنوان منزلك أو عنوان عملك، حسب ما إذا كانت الرسالة ترسل نيابة عنك شخصياً أو نيابة عن شركتك. يجب أن تشمل عنوان الشارع، المدينة، الولاية، والرمز البريدي، ولكن يجب أن لا تشمل اسمك. إذا كنت تكتب رسالتك في شكل كتلة، يجب أن يكون عنوانك متوازناً مع الهامش الأيسر. إذا كنت تستخدم صيغة معزولة، ابدأ علامة تبويب واحدة على يمين الهامش الأوسط. عادةً ما لا يتم تضمين أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني في عنوان المرسل، ولكنها مقبولة. يجب أن يكون هذا هو تاريخ كتابة الرسالة يجب أن يكون هناك مساحة بين عنوانك والتاريخ، ومساحتين بين التاريخ وعنوان المستلم. ضع أسمائهم في مساحتين أسفل التاريخ، بما في ذلك ألقابهم، مثل السيد، السيدة، السيدة، أو الدكتور. استخدم نفس الألقاب المستخدمة في التحية. أسفل اسم المستلم، قم بتضمين الاسم الكامل لشركتهم، إذا كنت تكتب رسالة عمل. بالنسبة للرسائل الشخصية الرسمية، يمكنك حذف اسم الشركة. تابع بالعنوان الكامل كما هو الحال مع عنوان المرسل، يجب أن يتضمن هذا عنوان الشارع، المدينة، الولاية، والرمز البريدي. إذا كانت رسالتك موجهة إلى شركة أو قسم معين، يمكنك تضمين خط انتباه لتوجيه الرسالة إلى شخص معين. هذا سيأتي مساحتين تحت العنوان و مساحتين فوق التحية التحية ستكون موجهة للشركة أو القسم التحية هي تحية، ومن المرجح أن يكون أول شيء يقرأه المتلقي. التحية يجب أن تكون متوافقة مع الحافة اليسرى قد تشمل أمثلة التحية "عزيزي السيدة ويلز:" أو "عزيزي البروفيسور:" إذا كنت قد استخدمت شكل الكتل ، فإن جسمك ، الإغلاق التمهيدي ، والتوقيع سيكون جميعًا متوافقًا مع الهامش الأيسر. إذا كنت تستخدم النموذج المتداخل، سيتم ترك الجسم متوافق مع كل فقرة متداخلة، وسوف يكون الإغلاق علامة تبويب واحدة إلى اليسار من الوسط، تماشيا مع عنوان المرسل. يجب أن يكون الإغلاق التمهيدي عبارة مثل "أطيب تحياتك" أو "شكراً لك" ويجب أن يتبعها فاصلة. فقط الكلمة الأولى مكتوبة بحرف كبير تخطي أربعة أسطر، والتي هي المساحة للتوقيع الخاص بك، ثم ينتهي باسمك.  ملخص:
اختر بين الصيغة المكتوبة أو المكشوفة ابدأ بعنوانك أضف التاريخ في سطر واحد تحت عنوان المرسل. ابدأ عنوان المستلم باسمهم تليها اسم المستلم مع اسم العمل والعنوان الكامل. أضف خط انتباه إذا كنت تكتب إلى شركة. اكتب تحياتك خط واحد تحت عنوان المتلقي تابعوا الجثة و إغلاق الرسالة