لخص هذه المقالة في جملة واحدة عندما تكتشف أنك ستترأس اجتماعاً قادماً، فإن أحد أول الأشياء التي يجب عليك القيام بها هو قضاء بعض الوقت في التحدث إلى الأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع (خاصة الأشخاص ذوي الرتب العالية أو الأشخاص المهمين). اسألهم عما إذا كان هناك أي شيء يريدون تحديداً مناقشته في الاجتماع. لاحظ إجاباتهم واستخدمها لتوجيهك عندما تكتب جدول أعمالك. إن سؤال الحضور عن ما يرغبون في مناقشته هو خطوة ذكية ليس فقط لأنه يسهل كتابة جدول الأعمال، ولكن أيضا لأنه يشاركهم في عملية الاجتماع قبل أن تبدأ حتى. اَلْمَسَائِلُ الْمُهَمَّمَةُ جدول أعمال الاجتماع يمكن أن يكون أداة قيمة ليس فقط لرئيس الاجتماع، ولكن أيضا للضيوف الحاضرين. تحتوي جدول الأعمال على معلومات قيمة عن الاجتماع مثل متى سيكون ، أين سيقام ، ومن سيحضر. أهم ما في ذلك، أنها تحدد أيضاً جميع المواضيع المقصودة للمناقشة، مما يسمح للجميع بالتحضير. أرسل اجتماعك قبل الاجتماع نفسه <unk> كلما كان اجتماعك أكثر أهمية، كلما أرسلته مبكراً. شيء واحد يجب أن يتضمن جدول أعمالك بالتأكيد هو حد زمني تقريبي لكل موضوع من المناقشات. ان يكون لديك جدول زمني واضح مسبقاً يسهل عليك ان تبقي اجتماعك على المسار الصحيح على الرغم من أن بعض العناصر في جدولك قد تستغرق وقتا طويلا (وقد تستغرق بعضها وقتا قصيرا) ، فإن الجدول الزمني يجعل من السهل بكثير تتبع هذه العناصر وتعديلها وفقًا لذلك. قد لا يكون الأشخاص الذين يحضرون اجتماعك على دراية بجميع المواضيع التي تخطط لمناقشتها <unk> قد لا يكون بعضهم قد حضر الاجتماعات السابقة، في حين أن البعض الآخر قد يكون قد نسي ببساطة. بصفتي رئيس الاجتماع، من الجيد معرفة تاريخ المناقشة حتى الآن. حاول التحدث مع الأشخاص الذين حضروا الاجتماعات المهمة السابقة لمعرفة أي عمل مهم غير مكتمل يجب عليك معالجته في اجتماعك. قد ترغب أيضًا في طلب محاضر الاجتماعات السابقة من مسجل رسمي للمساعدة في توجيه خطتك. يمكن أن تكون محاضر الاجتماعات السابقة مصدرًا مهمًا لك كرئيس. هذه تلخص المناقشات والقرارات التي وقعت خلال الاجتماعات السابقة، مما يجعلها سريعة نسبيا وسهلة للحصول على ما يصل إلى سرعة. قد ترغب حتى في توزيع محاضر الاجتماع الهامة على الحضور مع جدول أعمالك. في يوم الاجتماع، عليك التأكد من أن الغرفة أو المكان الذي تنوي الاجتماع فيه نظيف ومثالي ومستعد لاستيعاب الحضور. ستحتاج إلى التأكد من أن جميع المكونات التكنولوجية للاجتماع (مثل العروض التقديمية، أجهزة العرض، العروض، إلخ) تعمل بشكل صحيح ومستعدة بالكامل للذهاب. يمكن أن تضيع المشاكل التقنية وقتًا ثمينًا وتضع اجتماعك خارج المسار. إذا كنت تستخدم عرضًا تقديميًا إلكترونيًا (مثل PowerPoint ، إلخ) ، خذ لحظة لتعريف نفسك بالتحكم عن بعد أو النقر الذي ستستخدمه للتنقل عبر الشرائح. لا تريد أن تضيع وقتك في التلاعب بالتحكمات بينما يمكنك مناقشة قضايا مهمة  ملخص:
مناقشة الاجتماع القادم مع الحضور. كتابة وتوزيع جدول أعمال. ابحث عن الموضوعات التي تمت مناقشتها وأي اجتماعات سابقة. جهز مكان اجتماعك مسبقاً