عند استيراد وثيقة إلى إكسل، سيتم استخدام بعض الأحرف لتحديد البيانات التي تدخل في كل خلية في جدول إكسل. من خلال تنفيذ بعض خطوات التنسيق قبل الاستيراد، سوف تكون قادرًا على التحكم في كيفية ظهور جدول البيانات النهائي وتقليل كمية التنسيق اليدوي التي يجب عليك تنفيذها. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تستورد قائمة كبيرة من مستند Word إلى Excel. تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عندما يكون لديك قائمة من إدخالات متعددة، كل منها بتنسيق مماثل (قائمة العناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني، إلخ). قبل بدء عملية التحويل، سوف تريد التأكد من أن كل إدخال يتم تنسيقها بنفس الطريقة. هذا يعني إصلاح أي أخطاء علامات توضيحية أو إعادة تنظيم أي إدخالات لا تتطابق مع البقية. هذا سيضمن نقل البيانات بشكل صحيح عرض أحرف التنسيق الخفية عادة سيساعدك على تحديد أفضل طريقة لتقسيم الإدخالات. يمكنك عرضها عن طريق النقر على زر "إظهار / إخفاء علامات الفقرة" في علامة التبويب الرئيسية أو عن طريق الضغط على Ctrl+<unk> Shift+* معظم القوائم إما أن يكون لها علامة فقرة واحدة في نهاية كل سطر، أو واحدة في نهاية السطر وواحدة في السطر الفارغ بين الإدخالات. سوف تستخدم العلامات لإدراج الأحرف التي يستخدمها إكسل للتمييز بين الخلايا. سيستخدم إكسل المساحة بين الإدخالات لتحديد الصفوف، ولكن عليك التخلص منها الآن لمساعدة عملية التنسيق. لا تقلق، ستضيفها مرة أخرى بعد قليل. هذا يعمل بشكل أفضل عندما يكون لديك علامة فقرة واحدة في نهاية الإدخال وواحدة في الفراغ بين الإدخالات (اثنان على التوالي). اضغط على Ctrl+H لفتح نافذة البحث والإستبدال. اكتب ^p^p في حقل العثور هذا رمز لعلامتين فقرات متتاليتين إذا كان كل إدخال سطر واحد وليس هناك خطوط فارغة بينهما ، استخدم ^p واحد بدلاً من ذلك. أدخل حرفاً محدداً في حقل استبدال. تأكد من أنه ليس حرفا يظهر في أي مكان في المستند، مثل ~. انقر فوق استبدال كل شيء ستلاحظ أن الإدخالات قد تجمع نفسها، ولكن هذا ليس مصدر قلق في الوقت الحالي طالما أن الحرف المحدد في المكان الصحيح (بين كل إدخال) الآن بعد أن يتم فصل إدخالاتك بحيث تظهر في الصفوف اللاحقة، ستحتاج إلى تحديد البيانات التي ستظهر في كل حقل. على سبيل المثال، إذا كان كل إدخال هو اسم على السطر الأول، عنوان شارع على السطر الثاني، و دولة و رمز بريد على السطر الثالث، يمكنك الضغط على Ctrl + H لفتح نافذة البحث والإستبدال. إزالة واحدة من علامات ^p في حقل العثور. قم بتغيير الحرف في حقل استبدال إلى فاصلة ،. انقر فوق استبدال كل شيء هذا سوف يحل محل رموز الفقرة المتبقية مع فاصل الفاصلة، والتي سوف تفصل كل سطر في حقل. بمجرد أن تقوم بخطوتي البحث والإستبدال أعلاه، لن تبدو قائمتك قائمة بعد الآن. كل شيء سيكون على نفس الخط، مع الفواصل بين كل قطعة من البيانات. ستعيد خطوة البحث والإستبدال الأخيرة بياناتك إلى قائمة مع الاحتفاظ بالفواصل التي تحدد الحقول. اضغط على Ctrl+H لفتح نافذة البحث والإستبدال. أدخل ~ (أو أي حرف اخترته في الأصل) في حقل البحث. ^p في حقل البديل انقر فوق استبدال كل شيء هذا سيقسم إدخالاتك إلى مجموعات فردية مفصولة بالفواصل الآن بعد الانتهاء من التنسيق، يمكنك حفظ المستند كملف نصي. هذا سيسمح لـ "إكسل" بقراءة وتحليل البيانات بحيث تذهب في الحقول الصحيحة. انقر على علامة التبويب "الملف" واختر "حفظ على النحو". انقر على القائمة المنسدلة "حفظ كنوع" واختر "النص العادي". اسمي الملف كما تفضلين وانقر فوق حفظ. إذا ظهرت نافذة تحويل الملف، فقط انقر فوق موافق. الآن بعد أن قمت بحفظ الملف في النص العادي، يمكنك فتحه في إكسل. انقر على علامة التبويب الملف واختر فتح. انقر على القائمة المنسدلة "كل ملفات إكسل" واختر "ملفات النص". انقر فوق التالي > في نافذة معالج استيراد النص. حدد "الفقرة" في قائمة المحدد. يمكنك أن ترى كيف سيتم فصل الإدخالات في المعاينة في الأسفل. انقر فوق التالي >. حدد تنسيق البيانات لكل عمود وانقر فوق الانتهاء.  ملخص:
فهم كيفية تحويل الوثيقة. افحص المستند بحثاً عن أي أخطاء تصميم عرض أحرف التنسيق في مستند Word الخاص بك. ضع علامات الفقرة بين كل إدخال للتخلص من المساحة الزائدة فصل كل إدخال إلى حقول منفصلة. استبدل الحرف المحدد لإنهاء عملية التنسيق. حفظ الملف كملف نص عادي. افتح الملف في إكسل