عند تقديم إشعارك لمدة أسبوعين، يجب عليك كتابته كرسالة مكتوبة ومطبوعة فعلية بدلاً من رسالة بريد إلكتروني. هذه الرسالة يجب أن تسلم لرئيسك شخصياً في حين أن كتابة البريد الإلكتروني قد يبدو أسهل وأسرع، فإنه عادة ما يعتبر أقل مهنية وعادة ما يكون العابوس عليها. لا ترسل إخطارك لمدة أسبوعين عن طريق البريد أو عن طريق بريد مكتبك. قد يسبب ذلك تأخيرًا، وبحلول الوقت الذي يحصل فيه صاحب العمل على إشعارك، قد يكون أسبوعك الثاني قد انتهى بالفعل. طبقاً للقواعد المعتادة لكتابة رسالة رسمية، يجب عليك كتابة التاريخ بالشكل الشهري اليومي السنوي في الزاوية اليسرى العليا من الصفحة. يجب أن يكون الشهر مكتوباً، ولكن يجب أن يكون اليوم والسنة على شكل أرقام. مثال: 26 يونيو 2013 لاحظ أنه لا يتعين عليك عادةً إدراج عنوان العودة فوق التاريخ لأن عنوانك سيكون هو نفس عنوان صاحب العمل. يمكنك، مع ذلك، استخدام ورقة الخطاب الشركة مع العنوان عليه إذا اخترت ذلك. إذا كنت تستخدم ورقة الخطاب الخاصة بالشركة ، فيمكنك اختيار تخطي عنوان المستلم الداخلي أيضًا ، نظرًا لأن هذه رسالة تم إرسالها من داخل شركة واحدة. ومع ذلك، فإن إدراج العنوان فكرة جيدة، لأنه يسمح لك بتوجيه الرسالة بشكل محدد إلى رئيسك. اكتب العنوان الشخصي لرب عملك والاسم الكامل في السطر الأول. اكتب عنوان الشارع على السطر التالي والمدينة والولاية والرمز البريدي على السطر التالي تخطي خط بين التاريخ والعنوان الداخلي تخطي سطراً آخر بين العنوان الداخلي والتحية التي تتبعه العنوان نفسه يجب أن يكون بمسافة واحدة، مع ذلك. يجب أن تبدأ رسالتك بـ "عزيزي (اسم الرئيس) " لا تستخدم أبداً تحية غامضة أو عامة مثل: "للمن قد تهم". تحدث إلى رئيسك بنفس الطريقة التي تتعامل بها عادةً، حتى لو كانت هذه الطريقة غير رسمية. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم اسمك الأول مع رئيسك، اكتب "عزيزتي جينيفر". إذا كنت فقط على أساس المهني، الاسم الأخير مع رئيسك، والتمسك مع "عزيزة السيدة سميث". تخطي سطراً بعد تحيتك قبل أن تبدأ بكتابة جسم رسالتك يجب أن تكون كل فقرة من الفقرات ذات مسافة واحدة، ولكن يجب أن يكون هناك خط فارغ بين كل فقرة منفصلة. لا توجد حاجة لإضافة أي من الفقرات حافظ على رسالتك إلى صفحة واحدة على أقصى حد. من أجل الحفاظ على نبرة ودية وإيجابية، تحتاج إلى تقديم إغلاق يبدو أكثر دفئاً وأكثر إخلاصاً من المعتاد <unk> احتراماً <unk> شكرًا <unk> أو <unk> بصدق.<unk> بعض الأمثلة على الإغلاق المحتمل تتضمن: أحلى تحيات ممكنة أفضل أمنيات لمواصلة نجاحك أشكرك على كل شيء حتى الآن مع خالص الامتنان والأمنيات الحارة اكتب اسمك الكامل 4 أسطر تحت إغلاقك وقم باسمك بين الإغلاق والاسم المكتوب.  ملخص:
اكتب رسالة وليس بريد إلكتروني اكتب التاريخ في الزاوية اليسرى العليا فكر في إدراج عنوان داخلي تحدث إلى صاحب العمل مباشرة في التحية اكتب جسم إشعارك استخدم اغلاق دافئ اكتب ووقع باسمك