رحلتك المنظمة ألغيت اكتب رسالة إلى شركة الطيران يجب عليك (1) أن تشتكي من الوضع، (2) أن تطلب منهم ما تحتاجه لتقديم طلب تأمين السفر، (3) أن تقترح عليهم ما يجب عليهم فعله في المواقف المستقبلية.
مرحباً شركة طيران دلتا  أنا (أو ني) ، أرسلت هذا البريد الإلكتروني بخصوص رحلة إلغاء خاصتي ولتقديم طلبات للحصول على وثائق لتأمين سفري.  لقد تلقيت للتو بريد إلكتروني منك بأن رحلتي من لاس فيجاس إلى نيويورك اليوم في العاشرة مساءً ألغيت بسبب مشاكل ميكانيكية على الرغم من أن شركة الطيران دلتا سترد لي تكلفة تذكرة الطيران، تذكرة اللحظة الأخيرة لرحلة الغد باهظة الثمن، يجب أن أعود إلى (نيويورك) غداً لحضور اجتماع مهم جداً لذا يجب أن أدفع ثمن التذكرة بالإضافة إلى إقامة ليلة واحدة في فندق الليلة  هل سترد لي فندقي وتذكرتي؟ إذا لم يكن كذلك، فسوف أطلبها من خلال تأمين سفري وأحتاج إلى وثيقتين لدعم قضيتي. أولاً، تأكيد طلبي ثانياً، أحتاج رسالة منك لتوضيح سبب الإلغاء وأن شركة "دلتا" للطيران غير قادرة على تعويض خسارتي  أنا أفهم أن الأمور السيئة تحدث أحياناً ولكن ما زلت منزعجة من إشعار اللحظة الأخيرة. كان عليك أن تلاحظني مبكراً حتى يكون لدي المزيد من الوقت للتعامل مع الأمر  رجاءً أخبرني إذا احتجت أي شيء مني يمكنك الوصول إلي على 123-456-7890 أو بريدي الإلكتروني 123@gmail.com.