કોર્પોરેટ બાબતોનું મંત્રાલય
કંપનીઓને VC અથવા OAVM દ્વારા અસામાન્ય સાધારણ બેઠક  યોજનાની MCA દ્વારા મંજૂરી, ઇ-વોટિંગ/ રજિસ્ટર્ડ ઇમેલ દ્વારા સરળ વૉટિંગ કરવાનું રહેશે
કોવિડ-19ના કારણે અત્યારે અમલમાં મૂકવામાં આવેલા દેશવ્યાપી લૉકડાઉનના કારણે કંપનીઓને પડી રહેલી સમસ્યાઓથી કોર્પોરેટ બાબતોનું મંત્રાલય  સંપૂર્ણપણે અવગત છે. આ મહામારીના કારણે અચાનક આવેલા અત્યંત ભારે વિક્ષેપ અને વિસ્થાપનનો સામનો કરી રહેલી કંપનીઓને ચોક્કસ ઉભરતા/તાત્કાલિક ધોરણે પગલાં લેવા માટે કંપનીઓ યોગ્ય સુવિધા પૂરી પાડવાની જરૂર હોવાના મંતવ્યો ઔદ્યોગિક સંગઠનો અને કોર્પોરેટના વિવિધ પ્રતિનિધિઓ દ્વારા મળ્યા બાદ કોર્પોરેટ બાબતોના મંત્રાલયે આની નોંધ લીધી છે.
વર્તમાન પરિસ્થિતિને ધ્યાનમાં રાખીને, MCA દ્વારા અગાઉ 19.03.2020ના રોજ જાહેરનામુ બહાર પાડીને 30 જૂન 2020 સુધી બોર્ડ ઓફ ડાયરેક્ટર્સની તમામ બેઠકો વીડિયો કોન્ફરન્સ  અથવા અન્ય ઓડિયો વિઝ્યુઅલ માધ્યમો  દ્વારા યોજવા માટે મંજૂરી આપવામાં આવી હતી. આમાં જ્યાં અન્યથા ડાયરેક્ટરોની ભૌતિક હાજરી આવશ્યક હોય તેવી બેઠકો પણ સમાવી લેવામાં આવી છે.
વર્તમાન લૉકડાઉનના સમયગાળા અને કોવિડ-19ના કારણે લાગુ કરવામાં આવેલા અન્ય પ્રતિબંધો દરમિયાન કોર્પોરેટ અનુપાલનોની વધુ સુવિધા આપવાના સરકારના ઉદ્દેશ્ય સાથે, મંત્રાલયે આજે એક પરિપત્ર બહાર પાડીને કંપનીઓને અસામાન્ય સાધારણ બેઠક  પણ VC અથવા OAVM દ્વારા યોજવાની મંજૂરી આપી છે જેમાં ઇ-વોટિંગ સુવિધા/ રજિસ્ટર્ડ ઇમેલ આઇડી દ્વારા સરળ વોટિંગ કરવાનું રહેશે અને શેરધારકોને આ બેઠક માટે પ્રત્યક્ષરૂપે સામાન્ય સ્થળ પર આવવાની જરૂર પડશે નહીં. કંપની એક્ટ, 2013 પ્રત્યક્ષ રીતે સામાન્ય બેઠક યોજ્યા વગર પોસ્ટલ બેલેટ/ ઇ-વોટિંગ દ્વારા સામાન્ય અને વિશેષ ઠરાવ પસાર કરવાની મંજૂરી આપે છે. જોકે, કોવિડ-19ના કારણે ઉભી થયેલી વર્તમાન લૉકડાઉન/ સામાજિક અંતરની સ્થિતિમાં કંપનીઓ બેલેટ સુવિધાનો ઉપયોગ કરી શકે તેમ નથી.
તદઅનુસાર, કોર્પોરેટ બાબતોના મંત્રાલય દ્વારા તા. 08-04.2020ના રોજ બહાર પાડવામાં આવેલા સામાન્ય પરિપત્ર નંબર. 14/2020 અંતર્ગત લિસ્ટેડ કંપનીઓ અથવા 1000 કે તેથી વધુ શેરધારકો ધરાવતી કંપનીઓએ VC/ OAVM દ્વારા EGM યોજવા માટે કંપની એક્ટ, 2013 અંતર્ગત ઇ-વોટિંગ સુવિધા પૂરી પાડવી જરૂરી છે. અન્ય કંપનીઓ માટે, રજિસ્ટર્ડ ઇમેલ આઇડી દ્વારા વોટિંગ માટે અતિ સરળીકૃત વ્યવસ્થાતંત્ર અમલમાં મૂકી શકાય જેથી સરળતાથી તેનું અનુપાલન થઇ શકે.
આ ફ્રેમવર્કમાં કંપનીઓને તેમની EGM યોજવા માટે VC અને ઇ-વોટિંગ/ રજિસ્ટર્ડ ઇમેલ આઇડી દ્વારા સરળ વોટિંગના સંયોજનનો ઉપયોગ કરીને ડિજિટલ ઇન્ડિયાની તાકાતનો લાભ ઉઠાવવામાં આવ્યો છે. VC/ OAVM દ્વારા બેઠકોનું આયોજન થશે તેથી, પ્રોક્સીની નિયુક્તિ માટેની સુવિધા વહેંચી દેવામાં આવી છે, જ્યારે આવી બેઠકોમાં ભાગ લેવા માટે કોર્પોરેટ સંગઠનોના પ્રતિનિધિઓની નિયુક્તિ ચાલુ રહેશે.
આ ફ્રેમવર્કથી કંપનીઓ VC/ OAVM માધ્યમથી કાયદાની જરૂરિયાતો સાથે કોઇપણ બાંધછોડ કર્યા વગર તેમના શેરધારકો સાથે EGMનું આયોજન કરી શકશે. વધારાની ચકાસણી તરીકે, આ વિકલ્પનો ઉપયોગ કરી રહેલી તમામ કંપનીઓએ સમગ્ર પ્રક્રિયાની રેકોર્ડ કરેલી ટ્રાન્સક્રિપ્ટ સલામત રીતે પોતાને હસ્તક રાખવાની રહેશે અને પબ્લિક કંપનીઓએ પણ બહેતર પારદર્શકતા માટે તેમની ટ્રાન્સક્રિપ્ટ તેમની વેબસાઇટ પર મૂકવાની રહેશે. વધુમાં, આ ફ્રેમવર્ક દ્વારા પસાર થયેલા તમામ ઠરાવો 60 દિવસમાં RoC પાસે જમા કરાવવાના રહેશે જેથી આવા ઠરાવો સાર્વજનિકરૂપે જોઇ શકાય. આ પરિપત્રમાં અન્ય સલામતી પગલાં પણ સામેલ કરવામાં આવ્યા છે જેથી પારદર્શકતા, જવાબદારી અને રોકાણકારોના હિતોની સુરક્ષા સુનિશ્ચિત કરી શકાય.
08 એપ્રિલ 2020ના રોજનું મંત્રાલયનું પરિપત્ર આ લિંક પર ઉપલબ્ધ છે: http://www.mca.gov.in/Ministry/pdf/Circular14_08042020.pdf
RP