Christien van de Sande: Hoe manage je het beste je projecten én je opdrachtgever?
Mensen die me kennen zullen misschien niet zeggen waar ja ik ben super zenuwachtig. Ik praat normaal heel veel en nu vind ik de beest heel spannend. Je hoort misschien ook aan mijn ademhaling te zitten, even hoog. Dus ik ga proberen rustig te worden en het beste met je mee te nemen in mijn praatje. Zoals Maruela al zei, ik ben dus project manager. Echte, in harte nieren. Dat wil zeggen dat ik eigenlijk alles altijd onder controle wil houden. Dat ik iets organiseer, dus heel makkelijk afgaat en dat ik enorm van lijstjes hou. Dus ik ga niet naar lowlens zonder paklijst. Ik ben een ceremoniemeester van de vriendengroep en ik ben eigenlijk altijd op tijd. En wat Maruela ook al zei, daar heb ik dus mijn werk van gemaakt, van manager. En al acht jaar met heel veel liefde en plezier bij left level. Maar ik kan me voorstellen dat het focus op project manager voorvelen niet aan de orde is. Want wie is hier allemaal zelfstandig of vriendencer? Ja, dus dan moet je het manager van je werk eigenlijk gewoon continu buiten doen. In mijn talk probeer ik daarom wat handvatten te geven. En misschien wat tips te geven, want ja, dat ik het toch mee kan nemen als ik niet je focus van je dag is bezigheden is. Dat is dus een ondraag. Hoe hou je grip op je project, je opnachtgever en dan is ook het resultaat. Nou, ik probeer alles aan te raken, dus ik kan niet van alles de detail ingaan. Het is dus een globale overzicht van wat project management allemaal behoudt. Dus daar ga ik eerst hostig even bij stilstaan. Daarna neem ik jullie mee in de verschillende phases die eind van weg de duidelijke project allemaal doorloopt. Je hebt verschillende methodieken die je kan gebruiken en inzetten. Daar sta ik even bij stil en het is wel leuk om wat valkuiden en succesfactoren bij stilstaan. Want dat gaat altijd wel een keer fout. Misschien is het meer voor mezelf. Dat heb ik overleefd. En we beginnen bij het begin. Wat is project management? Project management is de manier hoe projecten georganiseerd, voorbereid gepland en uitgevoerd en afgerond gaan worden. Natuurlijk altijd met als doel om een succesvol project op te leveren.  Maar om goed te weten wat succesvol is, is het wel heel fijn om te weten wat de kaders zijn, wat succes gaat defineren. En die kaders die de project dus eigenlijk kaderen, zijn gedefineerd op drie pilau. Scope, budget en tijd. De scope is eigenlijk van wat gaan we bouwen, wat definiert het project. Budget is hoeveel tijd of nu hoeveel puur vaak in ons business mogen erin steken en tijd hoe lang mag het duren. Het is superbelangrijk om deze repilers continu in balans te hebben. Want dat zegt iets over de kwaliteit die je kan drinken als stoppen. Dat zijn ook gelijk de pilaren die altijd gaan bewegen. Al waar vragen over komen door opluchtgevers. Want kan het niet goedkoper? In de gegeven van het reactort vragen vragen van waarom moet het dan zo veel kosten. Door het als pilaar te zien en het besef natuurlijk kan het goedkoper. Maar als een pilaar gaat bewegen, betekent ook dat het andere twee pilaren mee moet bewegen. Dus als je budget minder moet, dan zeg je ook hartstikke leuk. Maar dan gaan we ook even praten over doorloop tijd en budget. Want anders moeten we in op kwaliteiten, dat wil je meestal ook niet. Of als je wordt gevraagd, oké, ja, maar kan het toch niet iets eerder, afmaatje eerder. Want we hebben dit adeptive die we moeten halen. Maar prima heb je budget erbij. Want misschien kunnen we extra resources inhalen of inmuren. Of we gaan wat minder features opleveren. Want of gezegd, ik kan ook dingen gaan afraffen, maar dat wil de meeste opdrachtgevers willen dat ook niet. Dus die pilaren komen eigenlijk, wat mij betreft, altijd door je project komen die terug. En het is ook heel fijn om je opdracht geven, dan beginnen we aan daar bewust van te maken. Want ja, het is niet dat ik zomaar iets hoef. Dat is gewoon continu met elkaar in balans en daar over in gesprek gaan met de opdrachtgevers. Maar ik betreft ook dat voor heel veel transferatie. Dat is om te zeggen, ja, als jij eens meer wil, dan is het zo logischerwijs dat deze pilare ook mee moet bewegen. Anders gaat de kwaliteit niet winstig. Want er zijn namelijk altijd factoren, geburende project, die van invloed zijn op die kaders. Op je project. Dit zijn die factoren.  Dan heb je per bloemblant bij stil staan. Want dit zijn de factoren die je als projectmanager hebt of als zelfstandiger die in controle kan houden. Want die hebben altijd invloed op je project. Je team. Je kan een groot team hebben, maar je bent ook een klein team. Je hebt jezelf alleen als team gezien samen met je opdrachtgever of hoe groot of klein het dan ook is. Je hebt altijd te maken met een team. Ja, sorry. En het is superbelangrijk om te beseffen dat de samenwerking in het team het succes bepaalt. En het klinkt allemaal hartstikke cliché, maar als het als een team op elkaar ingespeeld is en als je al jaren met elkaar samenwerkt, dan gaat het eigenlijk lekkeloos. Dan ben je als projectmanager eigenlijk overbodig. Zo zei Paul dat vorige week tegen mij. En dat klopt, dan ben je als projectmanager hoe je eigenlijk eens te doen en bij je onzichtbaar. Toch is dat niet altijd de realiteit. Want je hebt altijd te maken met verschillende momenten, verschillende agenda's. Hierin is druk, wanneer werk jij er aan, wanneer werk zij er aan en hoe ga je zorgen dat je dat toch in zee bent. Het is dus als projectmanager of als iemand die zich verantwoordelijk voelt om het projectmanager superbelangrijk om werkafspraak onderling te maken. Wanneer verwacht je wat van elkaar, hoeveel tijd stof jij er in? Wanneer heb je tijd voor dat? Wanneer komen we bij elkaar? En hoe doen we dat? Nou, er zijn superveel tools voor in te zetten. Projectmanagement tools, wij gebruiken bijvoorbeeld Asama, Mickey Update, Slack, Slack. Om te continu met elkaar in gesprek te zijn over die planning en de dynamiek. Dus als projectmanager heb je gewoon echt de knop in handen van hoe ga ik met die en de collega's faciliteren. De opdrachtgever. Wie werkt hier allemaal opdrachtgevers? Nou, in Europe was er een tol van waarom kost een website, of waarom duurt een website die normaal een wijpendag kan bouwen met een voordeel opdrachtgever opeens zes weken. Nou, de opdrachtgever krijgt er dus gratis bij en hij is een extra laadje dynamiek en politiek die het project ook enorm complex vermaken dan dat het eigenlijk is, even een website ontwikkelen. De opdrachtgever heeft andere cultuur, een andere manier van werken waar je gewoon wel het beste van doet maakt, want je hebt elkaar nodig.  Het opdrachtgever heeft alle kennis en jij wil zoveel mogelijk kennis en samen moet je het beste mogelijk realiseer. In de ideale wereld heb je de juiste persoon aan tafel van de opdrachtgever om een project te gaan realiseren. In de praktijk, dat herkenning misschien allemaal is, vaak de beslisser en de projectleider, stiekem, totaal twee verschillende personen. Ik raad altijd iedereen aan of ik probeer in mijn project om altijd goed die steekholders in kaart te brengen van te worden. Oké, maar wie beslist nou echt? Jij wordt wel naar voren geduwd als projectleider, maar mag jij nog beslissen over die drie pijlers waar we het in beginnen over hadden? Wat nou als ik zeg, dat er misschien wel budgetpij moet omdat er iets overzien is. Wie heb jij nou weer nodig? Dus daar in het begin, even bij de steels gaan van wie zijn die steekholders, wie beslist en wie heb je nodig om dit tot de succes te laten opleveren, is goed om dat in kaart te brengen. En dan hebben we nog externe factoren, die je niet altijd van te voren weet, maar die zijn altijd wel onvoorzienende dingen die je op ees mee te maken krijgt. Je hebt meestal te maken met bijvoorbeeld externe bedrijven die je nodig hebt om een succesvol project op te leven te denken aan hoogsteenpartijen, online marketingbureaus die waar je iets van nodig hebt of in de stad seizoenen, voor andere van seizoenen, of temperatuur of dingen die invloed kunnen hebben dat iets vroeger moet of iets later moet, budgetten moet op. Er zijn altijd heel veel redenen te bedenken waarom opdrachtgeving eigenlijk toch iets anders wil dan dat ze het plan tevoren zegt. Dus daar naar vragen en goed in kaart te brengen van is waarom wil je 1 januari live? Werkt jij opnieuw jaar of waarom moet het allemaal voor die tijd afgrotten? Door daar even door te vragen kom je altijd op nieuwe inzichten. En waarom ik eerst seizoenen bij neer heb gezet is omdat ik dat nog vers in mijn hoofd had, maar voor het RIVM heb ik een website over de processierups mogen maken. Alleen toen was het eentje voor je op een extreem lange periode super warm weer, werd die deadline waar die website alpeens vervroegd was, want die informatiewebsite van die processierups was wel lang.  Ik had er ook nooit naar gevraagd wat kan de deadline vervroegen of verlaten of wat. Dus beter te snappen waarom soms iets is, dat helpt wel om ook dat in controle te houden. En dan heb jij als manager nog controle over de methodiek die je gaat inzetten om je project op te neren in phases om werkafspraken te maken. Er zijn gewoon in onze business al van methodieken die je het leven iets makkelijker kunnen maken. Naar kom ik later nog even op terug, want los van een methodiek doorloopt een project eigenlijk altijd verschillende phases. Op hoofdlijn heb ik hier nu vier uit 1 gezet, maar eigenlijk gaat het niet zozeer over hoeveel en wat exact de phases is. Het is meer dat je beseft en je kan proberen wat voor methodiek je ook inzet, je project op te delen in phases, dat helpt om je project iets kleiner te maken, af te baken en ook om precies momenten bij de opdrachtgeber te forceren. Zo zie ik het sales traject, echt als iets, een los project eigenlijk, of als een soort van pre-project voordat we aan de slag gaan en het heeft altijd een concrete offerte als output. Wij zorgen ook vaak dat we een flexieve onderdeel in je offerte hebben, omdat we stiekem nog want ervoor niet altijd alles weten. Daarom doen wij de concept fase eigenlijk los van het datwerkelijke realisatie, want vaak moeten we eigenlijk nog een soort van onderzoeken hoeveel tijd iets gaat kosten omdat we simpel wel geen idee hebben hoe uitdaging het gaat zijn. Als we alle vraagtekens weg hebben genomen dan gaan wij de realisatiefase in, die delen we volgens ook weer op en daarna gaat een website met ons altijd in onderhoud en gaan we die verder uit. Een verter project, stiekem duurt je misschien wel maar voor iedereen langer, dan dat je van tevoren altijd denkt of wil en zij er altijd veel meer gesprekken nodig dan je van tevoren denkt of wil, ligt eraan. Maar blijken die gesprekken, als het als projectmanager bekijkt, super waardevol voor uiteindelijk hoe beter je weet wat je van elkaar verwacht hoe beter het project ook weer te medice is want hoe duidelijker afspraken hoe breder zijn zijk waar het specifiek gemaakt zijn.  Kun je ze hier de tijd voor nemen en dan nog maar een meeting en nog maar een meeting ook al denk je af en toe, ja, wanneer gaan we nou een handtekening zetten, ja, ik zal het zeer je steekt er zoveel tijd in dat het nodig is wat stiekem heb je eigenlijk uiteindelijk ook altijd beapen.  En een verkenningsfase, in Scrum noem je het bijvoorbeeld sprint 0 of het is een periode waar je eigenlijk het concept kan herzetten hoeveel periode er oplevert wij worden heel vaak gevraagd ja, hoeveel kost het om te koppelen met X we hebben nooit gekoppeld met X we hebben geen idee wel toch een prijsje zullen we dan een middenweg zoeken zullen we zeggen oké, we gaan eens 10 dagen investeren in een verkenningsfase en kijken hoe ver we komen tot een MVP dus dat soort dingen zit er wel eens in een verkenningsfase maar ook hoe gaan we visueel prototypen uitwerken we gaan dat vertalen naar een vervrissende nieuwe digitale stijl dus in onze verkenningsfase gaan we niet alleen maar creatieve sesjes doen aan de horen we post-its doen we ook maar wij om de klant ook echt om boord te houden, zorgen wij altijd dat we voor alles prototypen is opleveren en voor alles ook gewoon iets visieks overhandigen wat vervolgens ook dat is gewend weer in deze fase getest te worden met gebruikers en dan de realisatiefase doordat wij best veel tijd stoppen in de verkenningsfase is eigenlijk dit een inbobbertje we weten precies wat we gaan doen en wie het gaat doen en daarom kunnen we wel efficiënt deze fase insteken alleen we delen wel altijd op want bij ons merken we meer dan een discipline aan dat werken we alleen een realisatie en wanneer welke discipline is aan de slag gaan, dat is sterven afhankelijk van de methodiek die je inzet daar komt de distraction op terug maar wij werken alle designs helemaal op maat uit in verschillende stage en allemaal zorgen we dat die toegankelijk zijn afhankelijk van welke methodiek maar frontend werkt alles uit in maatwerkblokken en onze back-enders die zitten echt in de losstiem en die maken alle maatwerk functionaliteiten onze devops collega's ons hosting collega's zijn ook onderdeel die zorgen altijd dat we van begin aanbaan in het traject een autakstraat hebben, test, exportatie en productieserver, zodat we alles wat we doen of willen test, ook direct kunnen oplever aan een opdrachtgever en dat dat niet pas aan het einde nog komt daarnaast is de opdrachtgever bij ons vaak verantwoordelijk voor de content die zien we ook echt als onderdeel van een team en dat is ook echt een losse discipline hoe zorgen we dat die content zo snel mogelijk in de site komt die pas op het einde de productie erop is, is of wat alles aan het maatwerk opgevoerd en we proberen zoveel mogelijk alles vanvoorzinnig van te testen verschillende standaarden zijn kamperformen, security toegankelijkheid et cetera, bruisvertesting en dan de live-release, daarin ook echt een moment voor waar je niet zegt waar je project echt gaat overdragen of het aan het opproductieserver zet en als het heel zo gevuldig alles gaat naallopen een lekker cliché Maar de website is door het af.  Dan proberen we ook altijd aan onze opdrachtteken te geven. We zeggen liever naar een steer in je eerste release. Juist iets minder en gaan daarna door ontwikkelen. Dus bij ons is als de website live staat dan wordt hier ook echt gewoon een soort van symbolisch overgedragen naar een andere afdeling. Dat is bij ons een support afdeling, maar je zegt ja nu is die af. Weet je al nu is deze fase af van ons en nu gaan we andere fase in. Dat is dat we gaan onderhouden en naar wens gaan doorontwikkelen. Dat niet iedereen wil doorontwikkelen, maar dat proberen we wel naar te sturen. Want dan pas ga je inzicht te krijgen. Een van ja, wat werkt, wat werkt niet. En op basis van data die je dan daarna gaat vergaren, kan je echt toch goed fanshune. Ik heb nu een paar keer gezegd. Er zijn meerdere methodieken die je kan inzetten als project manager of als project lid. In onze business zijn er eigenlijk twee stromingen te designeren. Dat is de agile processen, de agile methodieken waar Scrum misschien het bekendste framework van is. Daarnaast heb je nog heel veel traditionele methodieken en waarvan de Waterfall business 2 misschien ook bekend is. Dat is op een volgende proces van disciplines. En dat betekent eigenlijk dat elke fase of elke discipline de output van elke fase weer de input is voor de volgende. Het is supergekader, dat doe je dan, dat doe je dan en op een gegeven moment moet voor deze fase dit doen en voor dit moet je dan dat aanleveren en dat zorgt als projectmeisers lekker overzichtelijk. We gaan pas verder, als dit is goed gekuurd en dan is er lekker gekalig voor mensen die van lijstjes houden. Maar agile wordt er meer gestuurd op samenwerking. Dus het voordeel van weer meer agile werken is dat je met al die disciplines niet op elkaar gaat wachten maar tegelijk in het iteratief proces samen gaat werken. Dus je werkt in een multidisciplinaire team niet per fase, maar je gaat met z'n allen in een cyclist samenwerken en je zorgt dat je in een haaltijds cyclist ook dat werkelijk iets oplevert. Een werkelijk product wat getest kan worden en vervolgens weer in diezelfde cyclist verbeden kan worden.  Wanneer zit je nou even? Of wat heeft ons voorkeur? Dat vind ik nu lastig te zeggen omdat het sterk afhankelijk is van de vraag en de opdrachtgever. Iteratief werken en in een cyclist en aangest goed weten wat, wanneer gaat gebeuren dan moet je kunnen, dan moet je elkaar vertrouwen en dat is eigenlijk meer te gebruiken als het echt een complex product is. Dus je wilt weten, oké, we hebben iets onderzoek of we hebben idee we hebben een zieken kans in de markt en daar moeten we gewoon eens brilliant voor vinden maar we weten nog niet precies wat.  Daar raad ik altijd aan om meer agile methodiek in te zetten of te scrummen of we er ook andere maar als je weet dat je aan het moeten werken zou het worden zegt zes verschillende type pagina zoveel blokken die in die functionaliteit hebben tot 80 keer gedaan ja, ga niet scrummen of agile inzetten want dan heb je heel veel overhead aan de communicatie dat gaat dan lekker gewoon van proces voor proces die vaders door, want je weet precies hoe het werkt en dan moet je vooral niet moeilijker maken dan het is maar het kan ook als zelfstandige super interessant zijn om af en toe wel wat vaker is te kijken oké, dan kan ik toch wat meer agile method of methodiek voorkopen in plaat van exact een prijship voorkopen, want ja eigenlijk lopen wij altijd uit de uren ook wel, dat moet je misschien niet zeggen ook wat doe ik, dat doen we zo, dat doen we zo ons best het gaat nooit goed we proberen er geen eens mee te grepen op hem waarom is dat dan en hoe gaat het dan en gaat dat nu allemaal goed lullen maar het is gewoon als zekkerplast want ik denk dat iedereen dat herkent dus wij proberen dus ook steeds vaker agile te verkopen omdat het gewoon slimmer is als we bijna geen idee hebben wat echt exact moet gebeuren dan proberen we zoveel mogelijk agile te verkopen want dat is het interessant van agile is dat je niet je dielslijkel scoopt dus van ik beloof dat je een werk met x en zijkrecht nee, ik beloof dat we met de briljantste mensen die wij in huis hebben een team vormen en jou volledig gaan faciliteren om jouw idee concreet een product van te maken daarom wil jij je aan mee werken jij moet de idee geven en ja, je hebt eigenlijk een heel team van experts van beschikking om iets te gaan onderzoeken samen het is een lastige om te verkopen het gaat echt over vertrouwen maar over het algemeen zorgt het wel voor veel betere kwalitatieve producten omdat je zo intensief met je oandracht heeft samenwerken dan echt focust en ja, wat moet het voor problemen oplossen of wat wordt het voor innovatief doel wat we willen bereiken met dit product dat je echt samen heel erg op... 