title: Control van de treasury functie
text: MAB
  
  F in a c ie r in g
  A dm in istratie b estu u rlijk e
  in fo rm a tie v o o rzie n in g
  A d m in istra tiev e
  o rg a n isa tie
  
  Control van de treasury
  functie
  Drs. S.M. Goedhart
  
  1 In leid in g en p ro b leem stellin g
  
  Hoewel de resultaten van de treasury activi­
  teiten zonder meer worden bereikt door mid­
  del van de treasury transacties, zouden deze
  niet onder de aandacht van de directie komen,
  wanneer zij niet neersloegen in één of andere
  vorm van informatieverstrekking. Noch zouden
  de treasury resultaten de aandacht en waar­
  dering krijgen die zij verdienen, wanneer niet
  duidelijk kan worden gemaakt wat de geme­
  ten waarden betekenen.
  Gesteld kan worden dat de treasury functie
  enerzijds een belangrijke bijdrage kan leve­
  ren aan de resultaten van de onderneming,
  maar dat anderzijds relatief omvangrijke risi­
  co’s gepaard kunnen gaan met treasury acti­
  viteiten.
  Het bovenstaande, de (h)erkenning van treasu­
  ry resultaten en de beheersing van financiële
  risico’s, vormen goede argumenten voor het
  vormgeven aan een adequaat stelsel van
  treasury control. De problematiek van control,
  bestuurlijke informatievoorziening, verantwoor­
  ding en performance meting met betrekking
  tot de treasury functie staat centraal in deze
  bijdrage.
  Control omvat de planning, budgettering en
  bedrijfseconomische analyse van bedrijfspro­
  cessen, in dit geval de treasury processen.
  Om taken op deze gebieden adequaat te kun­
  nen verrichten is een eenduidig gedefinieer­
  de stroom (bestuurlijke) informatie noodzake­
  lijk.
  Een
  doeltreffende
  administratieve
  organisatie, met daarin opgenomen maatre­
  gelen van interne controle, is een middel om
  bestuurlijke informatie te genereren. Tenslotte
  septem ber 1994
  
  dient een stelsel van performance meting te
  functioneren, teneinde de uitkomsten van de
  treasury processen te analyseren.
   De genoemde aspecten worden als volgt in
  dit artikel besproken. In de volgende paragraaf
  (2) wordt kort ingegaan op de specifieke ken­
  merken van treasury activiteiten, die in com­
  binatie de treasury processen als moeilijk be­
  heersbaar kwalificeren en specifieke aandacht
  vragen bij de opzet van de administratieve
  organisatie en het stelsel van performance
  meting. Vervolgens (paragraaf 3) wordt een
  voorbeeld van het verloop van informatiestro­
  men binnen de organisatie met betrekking tot
  treasury processen beschreven. In paragraaf
  4 wordt besproken op welke wijze de admini­
  stratieve organisatie en maatregelen van in­
  terne controle kunnen worden vormgegeven.
  In de daarop volgende paragraaf (5) worden
  voorwaarden behandeld waaraan moet wor­
  den voldaan om te kunnen komen tot een stel­
  sel van performance meting ten aanzien van
  de treasury activiteiten. Het belang van con­
  trol van de treasury functie wordt geïllustreerd
  aan de hand van enige recente voorbeelden
  uit de financiële berichtgeving, met name de
  fraude bij het Volkswagen concern en het on­
  verwachte verlies bij Showa-Shell.
  2
  
  K enm erken van treasury activiteiten
  
  Treasury activiteiten op zich vertonen een aanDrs. S.M. Goedhart is als consultant verbonden aan
  de adviesgroep Treasury Management van de Van
  Den Boom Groep, corporate finance consultants te
  Nieuwegein.
  471
  
  MAB
  
  tal karakteristieken die beheersing van deze
  activiteiten van essentieel belang maken.
  De geldstromen uit hoofde van treasury acti­
  viteiten zijn niet gerelateerd aan het kernbedrijf, zodat geen gebruik kan worden gemaakt
  van één van de gebruikelijke middelen in het
  kader van administratieve organisatie en in­
  terne controle, het leggen van verband met
  een goederenstroom uit hoofde van het kernbedrijf.
  In- en verkoop zijn binnen de treasury functie
  veelal in één hand geplaatst, wegens de spe­
  cifieke kennis van markten en instrumenten,
  noodzakelijk om de functie goed te vervullen.
   Treasury activiteiten betreffen eenvoudig over­
  draagbare, courante geldswaarden, die op
  eenvoudige wijze in elkaar kunnen worden
  overgezet.
  De beweeglijkheid van financiële markten
  noodzaakt tot een relatief grote mate van
  ‘speelruimte’ voor de handelaren en een daar­
  aan gerelateerd risico bij de registratie van
  transacties. De volatiliteit van de markten
  brengt daarnaast met zich mee dat treasury
  activiteiten voor een groot deel onder tijdsdruk
  geschieden, gezien de doelstelling van het
  
  beschermen van de positie en het resultaat
  tegen ongewenste effecten van veranderingen
  in rentevoet of valutakoersen. De treasury dient
  actief in te spelen op veranderingen op de
  geld-, kapitaal- en valutamarkten, waarbij wordt
  geanticipeerd op toekomstige situaties en ont­
  wikkelingen.
  Daarbij kan gebruik worden gemaakt van off­
  balance instrumenten. Dit leidt ertoe dat voor­
  waardelijke rechten of verplichtingen kunnen
  ontstaan, waarvan het daadwerkelijk ontstaan
  en de omvang pas op de afwikkelingsdatum
  bekend worden. De karakteristieken van de
  gehanteerde instrumenten en de noodzakelij­
  ke specifieke kennis maken bovendien een­
  duidige waardering en resultaatbepaling niet
  eenvoudig, waardoor het meten van de per­
  formance van de treasury functie wordt be­
  moeilijkt.
  Hoewel treasury activiteiten geen relatie met
  het kernbedrijf vertonen, leveren zij wel een
  bijdrage aan het resultaat van de onderne­
  ming.
  Ten slotte betreffen treasury transacties veelal
  grote bedragen, waardoor het materieel be­
  lang van de treasury transacties aanzienlijk is.
   Figuur 1: Prisma-schema
  
  Financiën
  
  Treasurer
  
  Cash
  Manager
  Front-office
  B ack­
  office
  Treasury
  Control
  Interne Controle
  WM
  
  472
  
  septem ber 1994
  
  Tabel 1
  
  Partij
  
  Activiteit
  
  Nummer
  informatie­
  stroom
  
  RvB/Directie
  
  -stelt beleid vast (algemene richtlijnen en doelstellingen)
  -voert operationeel overleg
  
  1,2,
  1,
  
  Treasurer
  
  -stelt operationele richtlijnen op
  -voert operationeel overleg
  -stemt resultaten af
  -doet voorstellen voor treasury beleid
  - rapporteert treasury resultaten
  
  4,
  
  Cash Manager
  
  - coördineert liquiditeitsprognoses
  -levert informatie omtrent transacties
  
  8,
  
  Back-office
  
  - rapporteert over periode en transactieresultaten
  -vervaardigt informatie omtrent afgesloten treasury transacties
  
  10, 20
  11
  
  Control
  
  -stelt richtlijnen op inzake AO/IC
  -stelt richtlijnen op inzake vorm en inhoud
  van de rapportage van de treasury
  -rapporteert over de treasury resultaten
  
  17, 18
  
  - levert investeringsplannen
  -levert liquiditeitsprognoses
  - retourneert transactiebevestigingen
  
  15
  13, 16
  14
  
  Werkmaatschappij/
  Organisatie-onderdeel
  (WM)
  
  De doelstellingen van treasury management
  en kenmerken van treasury activiteiten heb­
  ben tot gevolg dat enerzijds forse resultaten
  kunnen worden geboekt door de treasury, an­
  derzijds dat de treasury activiteiten kunnen
  uitgroeien tot moeilijk controleerbare en be­
  heersbare processen.
  3
  2
  
  5, 7
  4, 7
  5, 6
  6, 22
  6, 22
  9
  9
  
  17, 18
  18, 19
  
  informatiestromen worden in figuur 1 uitgebeeld.
  De lijnen in het schema dienen van links naar
  rechts (met de klok mee) te worden gevolgd om
  de loop van de informatie af te lezen. De bete­
  kenis van de nummers bij de kruispunten van
  twee lijnen wordt in tabel 1 uitgewerkt.
  Beleidsgerichte informatie
  
  3
  
  Bestuurlijke inform atie
  
  Om de treasury activiteiten controleerbaar en
  beheersbaar te maken, is een goed functio­
  nerende interne informatievoorziening een
  absolute noodzaak. De interne informatie kan
  worden onderscheiden in een drietal soorten
  informatie, op basis van de functie die de be­
  treffende informatie vervult in het proces: be­
  leidsgerichte, uitvoeringsgerichte en verantwoordingsgerichte informatie.
   De ten aanzien van treasury activiteiten relevante
  septem ber 1994
  
  Om een proces controleerbaar en beheersbaar
  te maken is het noodzakelijk naar alle betrok­
  ken partijen de spelregels te communiceren
  waarbinnen moet worden geopereerd. Dit be­
  tekent dat de Raad van Bestuur of Directie ten
  aanzien van de treasury activiteiten per aan­
  dachtsgebied van de treasury doelstellingen
  en richtlijnen ten aanzien van de uitvoering van
  de activiteiten dient te formuleren. De Van Den
  Boom Groep onderscheidt in haar aanpak een
  zestal taakgebieden voor de treasury. Binnen
  de diverse taakgebieden dienen enkele aan473
  
  Tabel 2: Opzet voor een omvattend raamwerk voor alle treasury activiteiten
  
  Aandachtsgebieden
  Taakgebieden
  Financiering
  Belegging
  Liquiditeitenbeheer
  Renterisicobeheer
  Valutarisicobeheer
  Geldstroombesturing
  Bankrelatiebeleid
  
  Strategie
  &
  Beleid
  
  Organisatie
  
  dachtsgebieden te worden onderscheiden. In
  tabel 2 wordt in beeld gebracht op welke wij­
  ze voor alle treasury activiteiten een omvat­
  tend raamwerk waarbinnen dient te worden
  geopereerd kan worden opgezet.
  De beleidsgerichte informatie dient als norm
  waartegen de treasury activiteiten worden af­
  gezet bij de beoordeling van de resultaten.
  Zonder deze norm kan geen sprake zijn van
  beheersing van treasury activiteiten, noch van
  controle.
  Uitvoeringsgerich te in forma tie
  Bij de uitvoering van de treasury activiteiten is
  enerzijds informatie noodzakelijk met betrek­
  king tot de ontwikkelingen in de markten waar­
  op de treasury actief is. Deze informatie is af­
  komstig van externe bronnen, zoals Reuters-/
  Telerate-schermen, makelaars en andere ex­
  terne geld- en kapitaalmarktpartijen.
   Anderzijds dient de front-office op de hoogte
  te zijn van de positie (economische voorraad
  per object van beheer) van de onderneming
  en een prognose van de wijzigingen die de
  komende periode in de huidige positie gaan
  optreden. De bronnen voor dit soort informa­
  tie zijn de treasury administratie, die de posi­
  tie en resultaten voortdurend dient te registre­
  ren en te bewaken en de werkmaatschappijen/
  organisatie-onderdelen, die liquiditeitsprognoses en investeringsplannen aan de front-offi­
  ce dienen te leveren.
  Gezien de kenmerken van de treasury activi­
  474
  
  Informatie
  
  Methoden
  Technieken
  Instrumenten
  
  teiten geldt ten aanzien van de treasury admi­
  nistratie dat deze te allen tijde een volledig
  inzicht in de positie en het resultaat dient te
  geven. Dit betekent dat treasury transacties a
  tempo moeten worden verwerkt in de treasury
  administratie.
  Verantwoordingsgerichte
  
  informatie
  
  Zoals de Directie/Raad van Bestuur ten op­
  zichte van de aandeelhouders periodiek ver­
  antwoording over het gevoerde beleid en be­
  heer aflegt en aan hen décharge wordt
  verleend op basis van de informatie die zij
  verschaffen, dient ook de treasury ten opzich­
  te van Directie/Raad van Bestuur verantwoor­
  ding af te leggen.
  De verantwoordingsgerichte informatie dient
  zodanig vorm te worden gegeven dat de
  treasurer per taakgebied kan aantonen dat hij
  binnen de in het beleid gestelde kaders aan
  de doelstellingen heeft voldaan. Deze infor­
  matie wordt periodiek verstrekt door de treasu­
  rer aan de Directie/Raad van Bestuur. Op ba­
  sis van de informatie wordt aan de treasurer
  décharge voor het gevoerde beheer verleend.
   Daarnaast dient de informatievoorziening zo­
  danig te zijn ingericht dat de Directie/Raad van
  Bestuur onmiddellijk overschrijding van be­
  voegdheden door de Treasurer krijgt gemeld
  vanuit de administratie of verbijzonderde in­
  terne controle functie. Om aan deze eis tege­
  moet te komen, dienen maatregelen van ad­
  ministratief organisatorische aard,
  zoals
  septem ber 1994
  
  functiescheiding en interne controle, te wor­
  den getroffen.
  Figuur 2: Verloop van transacties uit hoofde
  van treasury processen
  positie
  
  4 A dm inistratieve organ isatie en interne
  controle
  
  De administratieve organisatie en de daarin
  opgenomen maatregelen van interne controle
  hebben onder meer tot doel de betrouwbaar­
  heid van de bestuurlijke informatie te waarbor­
  gen. De gegevensverwerking dient zodanig te
  worden georganiseerd dat op de juiste plaat­
  sen tijdig, relevante en betrouwbare informa­
  tie kan worden verstrekt, tegen aanvaardbare
  kosten.1
  Op basis van een risico-analyse van de in de
  onderneming van belang zijnde treasury pro­
  cessen, dient een adequaat stelsel van maat­
  regelen te worden getroffen. Maatregelen in
  het kader van de administratieve organisatie
  betreffen functiescheiding, procedurebeschrij­
  vingen van alle treasury processen en de daar­
  bij gebruikte instrumenten, machtigingsregelingen en stelsels van limieten.
  Functiescheiding
  Gezien de kenmerken van de treasury activi­
  teiten is een sluitend stelsel van functieschei­
  ding noodzakelijk binnen de treasury organi­
  satie. De kwantitatieve verhoudingen - aantal
  beschikbare functionarissen - binnen de
  treasury lenen zich meestal evenwel niet tot
  het aanbrengen van een uitgebreid stelsel van
  primaire en secundaire functiescheiding. Ook
  de noodzakelijke specialistische kennis van de
  instrumenten en markten verzetten zich tegen
  een strikte scheiding van functies. Om toch
  de betrouwbaarheid van de treasury informa­
  tie te kunnen waarborgen dienen keuzes te
  worden gemaakt ten aanzien van essentiële
  functiescheiding binnen de treasury organisa­
  tie.
  Transacties uit hoofde van treasury processen
  kennen in het algemeen een verloop zoals
  aangegeven in figuur 2.
   septem berl994
  
  —|
  —> positie
  —> transactie — > geldstromen—
  p ro gn ose—
  —-> prognose
  
  De meeste treasuries kennen een onderscheid
  tussen front-office, waartoe de treasurer/cash
  manager behoort en een back-office, die de
  treasury administratie en interne controle ver­
  zorgt.
  De keuzes ten aanzien van de administratieve
  organisatie grijpen aan op de karakteristieken
  van het proces. Van belang in dit kader is een
  scheiding tussen de beschikking over infor­
  matie omtrent afgesloten transacties (via de
  front-office) en informatie afkomstig van der­
  den omtrent de uit transacties voortvloeiende
  geldstromen (via de back-office), alsmede rap­
  portage over posities en realisaties (back-offi­
  ce). Confrontatie van informatie vanuit verschil­
  lende bronnen met een tegengesteld belang,
  biedt mogelijkheden de betrouwbaarheid van
  de informatie te toetsen.
  De beschikkende functie in dit proces, het af­
  sluiten van transacties, is voorbehouden aan
  de front-office (treasurer/cash manager). Deze
  functionarissen zijn verantwoordelijk voor de
  primaire vastlegging van de transactiegegevens, op een (doorlopend genummerd) trans­
  actieformulier of direct in een geautomatiseer­
  de produktregistratie.
  De verantwoordelijkheid voor de administra­
  tieve verwerking van transacties en de daar­
  uit voortvloeiende geldstromen in de treasury
  administratie ((sub-)grootboek) ligt bij de back­
  office. De treasury administratie dient een lei­
  dende rol te kunnen vervullen bij de bepaling
  van de positie en resultaten. Daartoe wordt
  vanaf de transactieformulieren, wanneer de
  transacties leiden tot vorderingen en verplich­
  tingen, de administratie bijgewerkt. Controle
  geschiedt aan de hand van informatie van
  derden, zoals dagafschriften en bevestigin475
  
  gen. De functionarissen behorend tot de back­
  office dienen functioneel onafhankelijk van de
  treasurer te zijn.
  De richtlijnen ten aanzien van de administra­
  tie dienen afkomstig te zijn van de controller.
   Informatie aangaande geldstromen en transactiebevestigingen/contracten van tegenpar­
  tijen dienen direct bij de back-office binnen te
  komen, zonder eerdere bemoeienis van de
  front-office. De back-office rapporteert aan de
  treasurer en aan de directie omtrent posities
  en resultaten van treasury transacties. Wan­
  neer gebruik wordt gemaakt van een geïnte­
  greerd treasury informatiesysteem, dient aan­
  dacht te worden besteed aan de in dit systeem
  op te nemen mogelijkheden van functieschei­
  ding en geprogrammeerde controles.
  Bij voorkeur is binnen de back-office van de
  treasury een functionaris specifiek aangewe­
  zen voor de uitvoering van interne controleta­
  ken. Specifieke aandachtspunten voor deze
  functionaris vormen transactiegewijze contro­
  les, materieel en formeel, de aansluiting tus­
  sen geldstromen volgens de administratie en
  volgens bescheiden van derden (bijvoorbeeld
  dagafschriften van banken). Op interne con­
  trole wordt later verder ingegaan.
  - directe controle op bevoegdheden (intern
  en extern);
  - vastlegging van alle transacties in de
  treasury administratie;
  - directe controle van transactiebevestigingen (materieel en formeel) en afstemming
  met de treasury administratie;
  - directe vastlegging van alle betalingsop­
  drachten;
  - directe bevestiging van alle betalingen aan
  de tegenpartij (aan andere dan de beschik­
  kende functionaris);
  - vastlegging van alle inkomende en uitgaan­
  de geldstromen in de treasury administra­
  tie;
  - directe afloopcontrole van vorderingen en
  verplichtingen aan de hand van dagafschrif­
  ten;
  - objectieve resultaatbepaling door de back­
  office (per transactie en per periode).
  Procedurebeschrijvingen
  
  Bij treasury activiteiten zijn substantiële bedra­
  gen betrokken. Van essentieel belang is dat
  de contractuele verplichtingen van de organi­
  satie jegens derden op een weloverwogen
  wijze tot stand komen. Dit houdt in dat procuratiebevoegde functionarissen binnen een or­
  ganisatie, onafhankelijk van de treasury, be­
  talingen uit hoofde van treasury transacties
  dienen te autoriseren.
  Het principe van dubbele procuratie (vier-ogen
  principe) biedt bij betalingen aan derden extra
  zekerheid (wanneer procedures aangaande
  betaalbaarstellen worden nageleefd).
   Betalingen binnen het rekening-circuit van de
  organisatie (bijvoorbeeld overboekingen van
  het ene rekening-courantcircuit naar een an­
  der aan de organisatie toebehorend rekeningcourantcircuit) kunnen middels enkele procu­
  ratie geschieden, wanneer vooraf schriftelijke
  afspraken met de betrokken banken zijn ge-
  
  Een organisatie kan pas doelmatig functione­
  ren wanneer alle onderdelen van de organisa­
  tie op de hoogte zijn van de spelregels en de
  interpretatie door andere spelers van deze
  regels. Procedures dienen gericht te beschrij­
  ven hoe processen verlopen, welke informa­
  tie, wanneer, in welke vorm, op welke wijze,
  door wie, aan wie en waarom dient te worden
  geleverd. Aangezien binnen treasury proces­
  sen gebruik kan worden gemaakt van instru­
  menten die een verschillende (administratie­
  ve) verwerking behoeven, dienen procedure­
  beschrijvingen ook aan te grijpen op het ni­
  veau van de gebruikte instrumenten.
  Procedures ten aanzien van treasury proces­
  sen omvatten bijvoorbeeld:
  - directe vastlegging van transacties op een
  doorlopend genummerd transactieformulier;
  476
  
  Wanneer beschrijvingen van de te volgen pro­
  cedures per proces en per instrument voor­
  handen zijn, kan controle van de treasury ac­
  tiviteiten gericht plaatsvinden.
  Machtigingsregelingen en limieten
  
  septem ber 1994
  
  MAB
  
  maakt over controle op bevoegdheden van de
  tekenende functionaris, limieten en rekening­
  nummers waarvoor deze bevoegdheden van
  kracht zijn.
  Aanvullend op het toekennen van bevoegd­
  heden in het kader van machtigingsregelingen, dient omschreven te worden tot welke li­
  mieten de bevoegdheden zijn toegekend.
  Limieten kunnen worden toegewezen per func­
  tionaris, tegenpartij, valuta en soort transactie/instrument. De bevoegdheden en limitering
  moeten aan alle transactiepartijen kenbaar
  worden gemaakt en de transactiepartijen die­
  nen te worden verplicht de naleving van de
  bevoegdheden vast te stellen en eventuele niet
  naleving te rapporteren.
   Maatregelen van interne controle
  Transactiegewijze en periodieke repressieve
  controle-activiteiten dienen gericht te zijn op
  het vaststellen van:2
  - de juiste werking van preventieve maatre­
  gelen zoals beschreven in de procedures;
  - de juistheid, volledigheid en tijdigheid van
  de administratieve verwerking.
  Met name de transactiegewijze controle dient
  te zijn gericht op het voorkomen van verschui­
  vingen tussen posities onderling en verschui­
  ving van resultaten in de tijd en het vaststellen
  van de volledigheid van bestaande posities en
  resultaten uit hoofde van financiële transacties.
  Volkswagen-affaire3: het belang van een slui­
  tende AO/IC
  De treasurer van het Volkswagen concern had
  de mogelijkheid swap-contracten af te sluiten
  en deze niet direct vast te leggen in de produktregistratie c.q. een transactieformulier aan
  de back-office te doen toekomen. Door de
  gehanteerde methode van boekhouden wer­
  den termijnzaken niet ontdekt zolang zij niet
  expireren. Technische manipulaties in het com­
  putersysteem waren mogelijk, teneinde gestel­
  de limieten te ontduiken. Noch was dwingend
  septem ber 1994
  
  met de tegenpartij geregeld een bevestiging
  van de transacties naar de back-office te stu­
  ren.
  Hierdoor konden afgesloten transacties tijde­
  lijk - totdat het resultaat bekend was - buiten
  de verantwoording worden gehouden. Wan­
  neer het resultaat gunstig bleek, werd de trans­
  actie buiten het Volkswagen concern om af­
  gehandeld en ten gunste van de betrokken
  handelaren gebracht. Wanneer het resultaat
  ongunstig bleek, werden de negatieve resul­
  taten ten laste van het Volkswagen concern
  gebracht. Resulterende schade: DM 480 mil­
  joen.
  De back-office was kennelijk niet in staat de
  volledigheid van de afgesloten transacties te
  controleren. De controller nam genoegen met
  de rapportage van min of meer stabiele resul­
  taten, zonder gevoel voor de effecten van
  koersbewegingen op zijn bedrijf te tonen.
   Het bovenstaande geheel van maatregelen in
  het kader van de administratieve organisatie
  en interne controle biedt waarborgen ten aan­
  zien van de betrouwbaarheid van de bestuur­
  lijke informatie. Het biedt echter geen waar­
  borgen voor de kwaliteit van de performance
  meting. De voorwaarden waaraan moet wor­
  den voldaan om te komen tot een stelsel van
  performance meting, hetgeen control van de
  treasury completeert, is onderwerp van de
  volgende paragraaf.
  5 Perform ance m etin g in e e n treasury
  o m g ev in g
  
  De term performance meting roept direct een
  tweetal vragen op. Ten eerste, wat kan in het
  kader van treasury activiteiten worden aange­
  merkt als performance? Ten tweede, op welke
  wijze kan deze performance worden gemeten?
  Performance suggereert dat verwachtingen
  ten aanzien van de prestaties van de treasury
  functie zijn geformuleerd. Dit impliceert dat
  maatstaven, normen en criteria voorhanden
  zijn. Meting behelst het vergelijken van een
  uitkomst van de treasury processen met een
  477
  
  MAB
  
  Figuur 3: Samenhang tussen de onderdelen van het totale managementproces toegespitst op de
  treasury functie
  
  maatstaf. De manier waarop wordt gemeten,
  de beoordelingsmethode is hierbij van belang.
  Op beide genoemde aspecten wordt navol­
  gend ingegaan.
  zien van het totale managementproces. In fi­
  guur 3 wordt de samenhang tussen de onder­
  delen van dit proces, toegespitst op de treasu­
  ry functie, uitgebeeld.
  Performance: doelstellingen, criteria en maat­
  staven
  
  Zoals in één van de voorgaande paragrafen
  gememoreerd kan de treasury functie worden
  ontleed in de onderdelen zoals weergegeven
  in figuur 4.
   Performance meting kan niet los worden ge­
  478
  
  septem ber 1994
  
  MAB
  
  Bovenstaande schema’s geven aan dat be­
  leidsvorming een belangrijke rol speelt bij het
  opzetten van een stelsel van performance
  meting. Het object van beheer (niveau II) wordt
  bepaald door het geformuleerde beleid. Op
  zijn beurt bepaalt het object van beheer de
  mogelijke beoordelingscriteria.
  Als beoordelingscriteria ten aanzien van
  treasury processen kunnen bijvoorbeeld wor­
  den onderscheiden:
  
  de onderliggende processen, noodzakelijker­
  wijs globaal en veelal kwalitatief van aard zijn.
  Op dit niveau zijn doelstellingen nauwelijks
  concreet in kwantitatieve termen te formule­
  ren.
  Op het onderliggende niveau van de processen
  (II), zijn concrete doelstellingen met name voor
  de processen financiering, valutarisicobeheer,
  renterisicobeheer en liquiditeitenbeheer, uitge­
  drukt in kwantitatieve maatstaven mogelijk.
  - Rendement of resultaat
  Dit criterium betreft het economisch resultaat
  van de afgesloten transacties. Daarmee geeft
  het een kwantitatieve indicatie van de perfor­
  mance op de verschillende taakgebieden van
  de treasury. Afhankelijk van de soort verant­
  woordelijkheid die is toegewezen aan de
  treasury (bijvoorbeeld profit- dan wel cost-cen­
  ter), zullen in de doelstellingen ten aanzien van
  de taakgebieden van de treasury verschillen­
  de maatstaven voor het te behalen rendement
  worden opgenomen.
  In een studie van PriceWaterhouse4 onder 41
  grote ondernemingen in het Verenigd Konink­
  rijk werden de volgende conclusies ten aan­
  zien van maatstaven bij treasury performance
  meting gemeld:
  de voorkeur gaat uit naar relatieve maat­
  staven (spot-/termijnkoersen, Aibor, rende­
  ment op staatsleningen), ten opzichte van
  absolute maatstaven (bijvoorbeeld bedra­
  gen volgens een budget)
  - standaard maatstaven (benchmarks) ten
  aanzien van de treasury activiteiten bestaan
  niet. Afhankelijk van de soort treasury (pro­
  fit- dan wel cost-center) en de mate van risico-aversie worden verschillende maatsta­
  ven geprefereerd.
  - Prijs
  Bij elke transactie hoort een prijs. Beoordeeld
  wordt of deze prijs marktconform is, gezien het
  risicoprofiel van de onderneming.
   - Risico
  Beoordeeld wordt tegen welk risico het ren­
  dement of resultaat is behaald. De in het be­
  leid opgenomen doelstellingen dienen weder­
  om aan te geven wat als financieel risico wordt
  beschouwd.
  - Kwaliteit
  Onder dit criterium vallen moeilijk te kwantifi­
  ceren factoren als doelmatig werken, de mate
  van creativiteit, het naleven van alle procedu­
  rele vereisten, etc.
  De mate waarin doelstellingen, criteria en maat­
  staven kunnen worden geformuleerd, wordt
  mede bepaald door het niveau waarop de per­
  formance van de treasury wordt gemeten.
  Performance meting aangrijpend op niveau I.
  zal gezien de verschillende karakteristiek van
  septem ber 1994
  
  Meting op niveau III maakt het mogelijk de
  performance van de individuele functionaris­
  sen te beoordelen.
  Uit de eerder genoemde studie van PriceWa­
  terhouse komt naar voren dat 35% van de in
  het onderzoek betrokken ondernemingen op
  niveau I de performance meet, 48% kiest voor
  meting op niveau II, terwijl 17% op meer dan
  één niveau meet. Alleen treasuries met profitcenter-doelstelling meten de performance op
  het niveau van de functionarissen (III).
  Het niveau waarop de organisatie het functio­
  neren van de treasury wenst te beoordelen stelt
  eisen aan de wijze waarop de treasury resul­
  taten worden geadministreerd. Meting op ni­
  veau II impliceert dat niet alleen per soort
  transactie en proces, maar ook per functiona­
  ris wordt geregistreerd.
  479
  
  MAB
  
  Meting: kwalitatief en kwantitatief
  Taken van de treasury
  Naast een transactiegerichte taak heeft de
  treasury veelal een beleidsgerichte, alsmede
  adviserende taak. Deze laatstgenoemde taken
  zijn niet op zinvolle wijze in kwantitatieve ter­
  men te meten, van resultaatverantwoordelijk­
  heid van de treasury functie is geen sprake.
   Daarnaast is de handelingsvrijheid van de
  treasury beperkt als gevolg van opgestelde
  procedures en limieten. Bij de totale beoorde­
  ling van de performance van de treasury spe­
  len de prestaties op alle taakgebieden, als­
  mede de naleving van gestelde limieten een
  rol.
  Dit impliceert dat de beoordeling van niet een­
  duidig
  kwantificeerbare variabelen dient
  plaatst te vinden. Daartoe biedt een stelsel van
  verschillende beoordelingstechnieken moge­
  lijkheden.
  In de literatuur wordt een drietal verschillende
  vormen van beoordeling genoemd:
  - Measurement
  (Kwantitatieve) meting in enge zin.
  - Congruence
  Het vaststellen van de congruentie tussen
  doelstellingen en uitkomsten, gericht op de
  beoordeling van procedurele aspecten van de
  treasury processen. Deels wordt deze vorm
  van beoordeling continu uitgevoerd binnen de
  beschreven administratieve organisatie en de
  daarin opgenomen maatregelen van interne
  controle. Deels betreft het de minder toetsba­
  re strategische doelstellingen op lange termijn,
  die niet of nauwelijks in operationele normen
  en criteria kunnen worden vertaald.
  - Judgement
  Het betreft het vellen van een ‘professioneel’
  oordeel over het functioneren van de treasury
  (mogelijk op alle onderscheiden niveaus). Dit
  kan bijvoorbeeld geschieden in de vorm van
  een treasury audit, die periodiek door externe
  specialisten wordt uitgevoerd. Aangezien spra­
  ke is van een periodieke activiteit en aantoon­
  480
  
  bare objectiviteit ontbreekt bij deze vorm van
  beoordeling, dient deze vorm te allen tijde te
  worden gecombineerd met congruentiebepaling en meting in enge zin.
  De drie genoemde vormen van meting betref­
  fen een complementair stelsel: de performan­
  ce meting van een treasury is niet compleet
  wanneer één van de drie vormen van meting
  niet wordt opgenomen.
  Showa-Shell5. het belang van performance
  meting
  Bij Showa-Shell konden transacties worden
  afgesloten, zonder dat de verwachte toekom­
  stige kasstromen als gevolg van de transac­
  ties periodiek werden beoordeeld.
   Paniek brak uit toen plotseling een (on)verwacht
  verlies van circa f 1 miljard werd gemeld.
  Een regelmatige beoordeling van de positie
  en verwachte kasstromen, alsmede een stel­
  sel van valutapositielimieten en controle op de
  naleving daarvan, had de onaangename ver­
  rassing bij Showa-Shell kunnen voorkomen.
  Ter verduidelijking van het betoog is in de bij­
  lage een voorbeeld met betrekking tot perfor­
  mance-meting opgenomen.
  6
  
  C on clu sies
  
  Treasury control vereist van de controller een
  groot inlevingsvermogen in de treasury pro­
  cessen. Alleen dan is control in staat per
  treasury proces te komen tot een adequate
  invulling van concrete doelstellingen ten aan­
  zien van de treasury activiteiten, eenduidig
  gedefinieerde (bestuurlijke) informatie, een
  sluitende administratieve organisatie, een aan­
  sluitende inrichting van de administratie en een
  stelsel van performance meting.
  Het belang van de genoemde aspecten kan
  echter niet worden onderschat: uit de aange­
  haalde voorbeelden blijkt dat de schade bij ver­
  onachtzaming van treasury control groot kan zijn.
  septem ber 1994
  
  MAB
  
  reconstructie van een geruchtm akende zaak, Van Den
  Boom Groep, Nieuwegein, 1989.
  4 PriceWaterhouse, Measuring Treasury Performance, A
  Research Study for The Association of Corporate Treasur­
  ers, 1992.
  5 L.J. Koster en J.L Hoestra, Speculeren met valutacontracten: de geschiedenis herhaalt zich, Het Financieele Dag­
  blad, 26 februari 1993.
  N oten
  1 Zie Drs. C.P. van Binnendijk RC, Geen enkele controller
  kan zonder goede adm inistratieve organisatie, Controllers
  Magazine, nr. 1, januari/februari 1994.
  2 Zie Van den Boom en Schepers, Treasury Management
  en Interne Controle, In: TMF; 1987/4, pp. 35-43.
   3 L.J. Koster en R.H.A. Schepers, De Volkswagen affaire;
  
  B ijlage 1
  
  Performance Rapportage Groepstreasury (GT)
  Taak:
  Criterium:
  Trefwoord:
  Toelichting:
  
  Bron:
  Voorbeeld:
  
  Financiering
  Hoeveelheid
  Mismatch
  - financiering betreft vermogensvoorziening groepsonderdelen
  - financiering betreft in beginsel langlopende transacties
  - GT mag per transactie een mismatch aanbrengen (beleid)
  - GT wordt derhalve ook per transactie (intern) beoordeeld
  - GT rapporteert de performance ook per transactie
  Productregistratie - Reuters
  Performance GT
  Financiering - Hoeveelheid.
  R ente - % bij uitgangspositie transactie
  
  ,
  
  Effectieve rentelasten na sluiten open positie
  
  Maatstaf: Maximaal 0,5 % boven uitgangspositie transactie
  
  Performance Rapportage GT
  Taak:
  Criterium:
  Trefwoord:
  Toelichting:
  
  septem ber 1994
  
  Financiering
  Prijs
  Spread
  - Spread staat voor gerealiseerd tarief extern versus vergelijkbare staatslening
  - Spread kan variëren in de tijd, afhankelijk van marktomstandigheden
  - Competitive bids bijhouden is derhalve noodzakelijk
  481
  
  MAB
  
  Bron:
  Voorbeeld:
  
  - Performance ten aanzien van spread is eenmalig (bij afsluiten transactie)
  - Benchmarks bijhouden 3 maanden voor en na transactiedatum
  Productregistratie - Reuters
  Performance GT
  Financiering - Prijs
  
  Performance Rapportage GT
  Taak:
  Criterium:
  Trefwoord:
  Toelichting:
  
  Bron:
  Voorbeeld:
  
  Financiering
  Resultaat
  Timing
  - resultaat is een combinatie van prijs en hoeveelheid
  - zo lang eventuele mismatch blijft bestaan is de performance t.a.v. prijs nog "open”
  - doordat prijs in de tijd wordt beoordeeld is dezelfde rapportage hier toe te passen
  Productregistratie - Reuters
  - zie rapportages bij hoeveelheid en prijs
  
  Performance Rapportage GT
  Taak:
  Criterium:
  Trefwoord:
  Toelichting:
  Bron:
  Voorbeeld:
  
  482
  
  Financiering
  Risico
  Mismatch
  - risico wordt gemeten per transactie
  - performance ten aanzien van hoeveelheid betreft ook de mismatch in de tijd
  Productregistratie - Reuters
  - zie rapportages bij hoeveelheid
  
  septem ber 1994.
  