KONTROLE BIJ GEAUTOMATISEERDE ADMINISTRATIES
KONTROLE BIJ GEAUTOMATISEERDE ADMINISTRATIES
door S. H. Waringa

Om bij voorbaat een door de titel van dit artikel mogelijk opgeroepen mis­
verstand weg te nemen, merk ik op, dat het hierna volgende slechts een bespreking
is van een hoofdstuk uit een recent verschenen Engels boek over de accountants—
kontrole in het algemeen. Het bedoelde boek is: V. R. V. Cooper, Manual of
Auditing (Gee & Co., London, 1966, 75/-).
Van de zijde van de „schrijver” van het boek was reeds mondeling medegedeeld,
dat hij meer als „editor” dan als schrijver moest worden aangemerkt, aangezien
het boek het in de loop der jaren en onder gezamenlijke bijdragen van alle be­
trokkenen tot stand gekomen „manual” zou bevatten, zoals dit bij zijn kantoor in
de praktijk wordt gebruikt. Inleiding tot en inhoud van het boek bevestigen deze
mededeling.
Om een gefundeerd oordeel over het boek als geheel te kunnen geven zou heel
wat arbeid moeten worden verricht. In de eerste plaats zou men zich moeten ver­
diepen in de Engelse kontrole-opvattingen. In de tweede plaats zou men daarvoor
het zeer omvangrijke boek - het telt met de index mee maar liefst 621 pagina’s moeten doorworstelen.
Een oppervlakkige kennisneming toont m.i. wel aan, dat het boek tot de be­
langrijke bijdragen op vakgebied moet worden gerekend. Het laat zien, zulks
zonder theoretische bespiegelingen, hoe Engelse collega’s de kontrole in de praktijk
aanpakken, welke instrukties (algemene voorschriften) worden gebruikt. De lezer
maakt kennis met de realiteit en een gevoel van mogelijke divergentie tussen
theorie en praktijk blijft daardoor achterwege. Na de oppervlakkige kennisneming
lijkt het boek mij van betekenis voor alle kollega’s, die op de een of andere wijze
met de Engelse praktijk in aanraking komen.
 De aandacht werd in het bijzonder getrokken door de gedeelten van het boek,
waarin de aanpak van de accountantskontrole bij geautomatiseerde administraties
wordt behandeld. De notities naar aanleiding daarvan kunnen moeilijk onder
het hoofd „boekbespreking” worden gerangschikt. Zij betreffen immers slechts
een klein gedeelte van het boek. Vandaar dat de aankondiging een wat andere
vorm dan normaal zou worden geacht, heeft gekregen.
Doordat het boek de weergave is van de intern gehuldigde opvattingen en van
de gehanteerde instrukties, onderscheidt het zich van vele andere literatuur op dit
gebied. Het laat niet in het midden of de een of de andere methode wordt ge­
prefereerd, het staat met beide benen op de grond en is erg konkreet. De termen
„kan” of „zou kunnen”, die bij tijden wel eens wat irriterend werken, zal men
weinig tegenkomen. Ook al om de goede formulering wordt de aandacht op de
relevante gedeelten uit het boek gevestigd voor de kandidaten voor het slot­
examen, die de kontrole bij geautomatiseerde administraties tot onderwerp kiezen.
In een „manual” zal men geen uitwerking van toepassingsvoorbeelden aantreffen;
het boek gaat uitvoerig in op de kontrolemaatregelen ter zake van geautomati­
seerde administraties.
In aansluiting op de interne kontrolevragenlijst(en) (I.C.Q.) die betrekking
heeft (hebben) op datgene wat vóór en na de computerbewerkingen plaats vindt,
wordt een speciale I.C.Q. gehanteerd voor de kontrole op de organisatie van het
rekencentrum.
 m a b blz. 278

Blijkbaar komt in de praktijk van de schrijver geen on line-real time toepassing
voor. Mocht dit al wel het geval zijn, dan is vermoedelijk de houding van het
kantoor nog niet zodanig uitgekristalliseerd, dat een vermelding in het „manual”
reeds in aanmerking kwam. Dit sluit dan aan op de mededeling in het voorwoord,
dat de I.C.Q. voor geautomatiseerde administraties nog in een experimenteel
stadium verkeert en gedurende de eerste twee, drie jaren nog wel revisie zal onder­
gaan. In verband met het eveneens expliciet vermelde feit, dat ook de overige
instrukties doorlopend zijn en worden onderworpen aan revisies, baart de mede­
deling over de geautomatiseerde administraties bepaald geen verwondering. De
computer is nog maar een nieuwlichter in de administratieve mogelijkheden, al
kan men daarbij welhaast al weer onderscheid maken tussen konventionele en
meer geavanceerde toepassingen. Het is begrijpelijk, dat Cooper c.s. zich wat ver­
ontschuldigen, maar wat zij op dit terrein hebben gepresteerd is de moeite waard
en hun publikatie levert m.i. een wezenlijke bijdrage aan de beroepsontwikkeling.
De behandeling van de kontrole-aanpak bij geautomatiseerde administraties is
verdeeld over twee sekties van het boek, nl. het hoofdstuk 15 „Auditing Proce­
dures for Computer Applications” en de pagina’s 461/488, die aan de interne
kontrolevragenlijst bij computertoepassingen zijn gewijd.
Hoofdstuk 15 geeft de overwegingen, die aan de I.C.Q. ten grondslag zijn
gelegd, al wordt bij de I.C.Q. telkenmale nog wel een korte toelichting gegeven.
De overwegingen zijn ondergebracht in 64 korte paragrafen, die kort en duidelijk
qua formulering zijn. Enkele punten moge ik daaruit aanhalen, zonder daarmede
te willen aangeven dat er iets nieuws wordt gebracht.
 De kontrole op de toepassing van interne kontrolemaatregelen en de daarbij
gehanteerde I.C.Q. vormt een verbindingsstuk tussen datgene wat vóór en na de
computerafdeling plaats vindt en kan niet worden losgemaakt van die voorgaande
en volgende fase. Weliswaar bestaat de mogelijkheid dat de accountant de com­
puter kan en mag vergeten, maar dat is in de meeste gevallen niet adequaat. Van
toepassing kan dit passeren van de computer slechts zijn indien, óf de computer
geen materiële wijzigingen in het systeem van interne kontrole met zich heeft
medegebracht óf indien alle dokumentatie om een transactie van bron tot eind­
resultaat na te speuren, aanwezig is. Dat deze twee voorwaarden in het algemeen
vervuld zouden zijn is niet aan te nemen, omdat, zegt het boek, indien aan de
eerste voorwaarde zou worden voldaan, geen volledig gebruik van de mogelijk­
heden van de computer wordt gemaakt en omdat de tweede voorwaarde slechts
wordt vervuld bij individuele toepassingen (bijv. lonen) met gedrukte uitvoer.
De mogelijkheden tot kontrole van bron tot uitvoer zal in de toekomst progressief
afnemen. Het is nodig, dat de accountant nauwe relaties onderhoudt met de kliënt
ten aanzien van toepassingen en plannen daartoe, teneinde tijdig zijn wensen ken­
baar te kunnen maken.
Geen nieuwe punten, zoals ik al vermeldde. Evenmin worden nieuwe punten
aangetroffen bij de behandeling van de funktieverdeling in het rekencentrum,
waarbij wordt gewezen op de wenselijkheid om bij aanwezigheid van meer
operateurs „job rotation” toe te passen. Ook de paragrafen over de dokumentatie,
de instrukties, de bewaring van bestanden en handhaving van een strakke dis­
cipline geven bekende stof.
Bij de bewaring wordt (in sektie II) even gememoreerd, dat voldoende be­
veiligde programmakopieën dienstbaar zijn te maken aan de kontrole op het
m a b blz. 279

uitsluitend gebruik van geautoriseerde programma’s. Ten aanzien van de zg.
 „standby” procedures wordt de aandacht gevestigd op de noodzaak na te gaan
of de programma’s effektief zijn bij het gebruik op een hulpinstallatie en of de
interne kontrolemaatregelen in takt blijven, indien op een vervangend systeem of
op een andere installatie wordt overgegaan.
Het is uiteraard interessant eens na te gaan, hoe in dit boek de visie is op het
kontroleren van de programma’s. Men mag na lezing, lijkt mij, wel stellen, dat het
afchecken van de programma’s niet in de kontrolemaatregelen is opgenomen.
De opmerking in paragraaf 1554 zou enige aanwijzing in de richting van een
dergelijke kontrole kunnen geven, maar ik acht dit niet waarschijnlijk. Immers
in die paragraaf worden de proefgevallen (test packs) besproken en daarbij wordt
gesteld, dat het vervaardigen van test decks een omvangrijke bezigheid is, die als er
andere middelen ter beschikking staan, beter kan worden vermeden.
Er mag worden aangenomen, dat een volledige kontrole van een programma
niet minder „complex, time-consuming and expensive” is en derhalve als alternanief niet in aanmerking komt.
De eigenlijke kontrole op de goede werking van de programma’s wordt dus
anders geëffektueerd. Genoemd worden: het gebruik van test decks van de kliënt,
van eigen test decks, het bijwonen van de procedure, het laten nabewerken van
gedeelten uit een recent verstreken periode (letten op de tijdstippen in verband
met het nog ter beschikking staan van het materiaal). Daarnevens wordt gewezen
op de volgende mogelijkheden: het kontroleren van geselekteerde transakties van
bron tot uitvoer of omgekeerd van uitvoer naar bron (de bekende audit trail), het
laten afdrukken van geselekteerde posten tijdens het proces, mits van te voren
overeengekomen en geprogrammeerd, het gebruik van speciaal voor de kontrole
ontwikkelde programma’s.
 In het boek wordt gesteld, dat het gebruik van de computer ten behoeve van de
accountant door de hoge kosten nog wel eens op de achtergrond komt. Er zijn drie
motieven voor het gebruik van de computer ten behoeve van de accountant, nl.:
- voor het gebruik van testpacks, om na te gaan of de programma’s en kontroles
effektief werken;
- voor het gebruik van speciale programma’s om de accountant te assisteren bij de
selektie van gegevens voor de verificatie van de jaarrekening;
- voor het afdrukken van gegevens bij het onderzoek naar de samenstelling van
bestanden.
Aangezien in het V.K. de accountant de plicht heeft om aandeelhouders mede te
delen of hij al dan niet de gevraagde informatie en toelichting heeft ontvangen,
wordt in het boek gesteld, dat de computer te zijner beschikking moet staan, omdat
dit een vorm is om informatie en toelichting te verkrijgen. Zou de beschikking
over de computer niet mogelijk zijn, dan „it might be necessary for him to consider
qualifying his audit report in those cases”.
Ik heb er reeds de aandacht op gevestigd, dat het boek niet los te denken is van
de Angelsaksische praktijk en dit geldt natuurlijk ook voor het gedeelte over de
geautomatiseerde administraties. In Nederland mogen andere normen gelden, het
onderzoek naar de interne kontrolemaatregelen speelt ook hier te lande een be­
langrijke rol. En op dat gebied geeft het boek van Cooper een belangrijke hand­
reiking. De uitvoerige bespreking van het gedeelte over de geautomatiseerde
administraties had de bedoeling de interesse voor tenminste dat deel van het boek
op te roepen.
m a b blz. 280.
