DYNAMISERING VAN DE ACCOUNTANTSCONTROLE IN VERBAND MET DE VERVROEGDE VERSLAGLEGGING
D Y N A M ISER IN G VAN DE A CC O U N TA N TSC O N TRO LE IN VERBAND
M ET DE VERVROEGDE V ERSLAG LEG GING
Voorjaarsconferentie N.I.v.A. 1963

door J. P. van Rossem
Het is een goede gedachte geweest de op 24 en 25 mei j.1. te Noordwijk gehouden
conferentie voor N.I.v.A.-leden te wijden aan een zo levend probleem als boven­
staand is weergegeven. Wellicht mede daardoor kon de heer H. Gerritsen als voor­
zitter van het instituut in zijn openingswoord vermelden, dat voor de eerste maal
meer dan 100 aanmeldingen waren ontvangen. Gezien het succesvolle verloop
van de tot dusverre gehouden bijeenkomsten zullen de conferenties in de toekomst
waarschijnlijk nog meer aan belangstelling winnen.
Zoals door de voorzitter van het N.I.v.A. en door de conferentieleider, de heer
H. D. de Leeuw, nog eens werd onderstreept, is het niet de bedoeling van ver­
gaderingen als de onderhavige te komen tot conclusies, terwijl evenmin notulering
en publicatie van een volledig verslag plaatsvindt. Een en ander houdt in, dat in
meerdere mate een vrije discussie kan plaatsvinden waarbij een ieder een eerder
door hemzelf uitgesproken mening kan corrigeren. De enige doeltreffende wijze
om zo goed mogelijk omtrent het behandelde te worden geïnformeerd, is dan ook
het bijwonen van de conferenties.
 De heer H. W. Hageman had zorggedragen voor een hecht doortimmerde pro­
bleemstelling, welke door hem in de plenaire openingszitting van enige toelichting
werd voorzien. Nadien vonden tussen 11.00 en 12.00 uur, alsmede van 14.00 tot
17.00 uur de discussies plaats in acht groepen van elk dertien deelnemers. Het
komt mij voor, dat de taak van die rapporteurs en groepsleiders, die tijdens het
opstellen van de groepsrapporten na afloop van de discussies een goed gezicht
hadden op de langs de boulevard wandelende of op het terras gezeten deelnemers,
extra zwaar is geweest. Daarbij durf ik niet eens te denken aan de conferentieleiding, die tot zeer laat bezig is geweest met het vergelijken van de rapporten
en het verzamelen van de meest kenmerkende verschilpunten. Uit de plenaire
vergadering van zaterdagochtend is wel gebleken, dat ook op dit punt de organi­
satie feilloos heeft gewerkt.
Voordat ik overga tot het weergeven van enige indrukken van de meer vak­
technische zijde van de conferentie, wil ik toch ook nog gewag maken van het aan
het eind van de gezamenlijke lunch van zaterdagmiddag voorgedragen proza,
waarin niet minder dan 73 namen van deelnemers waren verwerkt. Deze „dynamifering van de accountantscontrole” suggereert de vergelijking met het afsluiten
van de bijeenkomst met vuurwerk, zij het dan van enigszins zwaar kaliber.
Het is vanzelfsprekend, dat in het kader van deze korte beschouwing geen en­
kele poging zal worden gedaan om naar een ook maar enigszins volledige weer­
gave te streven van hetgeen aan de orde is geweest. Ik zal mij dan ook beperken
tot enkele indrukken van de behandelde stof.
 De vooraf aan de deelnemers toegezonden „probleemstelling” was in twee
hoofdstukken ingedeeld, t.w. een begripsbepaling en een in zeven punten onder­
verdeelde eigenlijke probleemstelling. Uit de begripsbepaling bleek, dat onder
verslaggeving diende te worden verstaan de door de leiding van een onderneming
- bij wijze van verantwoording - aan het maatschappelijk verkeer verstrekte in-

m ab

blz. 463

formaties omtrent financiële positie en resultaten van de onderneming. Aangezien
daaronder zowel het jaarverslag als de verslagen met een kortere periodiciteit
tijdens het boekjaar waren begrepen, was duidelijk, dat hetgeen veelal als tussen­
tijdse overzichten wordt betiteld (een tot dusverre in dit verband niet of nauwe­
lijks in de literatuur behandeld onderwerp) als „nieuw” element in het probleem
was betrokken. Het is daarom dan ook consequent, dat onder vervroegde ver­
slaglegging werd verstaan „de in het maatschappelijk verkeer waarneembare ten­
dentie tot:
1. Verkorting van de „normale” tijdsduur tussen de balansdatum en de publi­
catie van het jaarverslag;
2. Verkorting van de periodiciteit der publicaties.”
Uit de gegeven begripsbepaling van accountantscontrole bleek, dat geen beper­
king tot de openbare accountant was gemaakt, zodat het probleem zowel voor de
„interne” als de „externe” accountant gold.
 Uiteraard was de administratieve organisatie der te controleren onderneming
in de probleemstelling betrokken, nl. in die zin, dat gevraagd werd aan welke
eisen de administratieve organisatie diende te voldoen om een vervroegde verslag­
legging mogelijk te maken. Daaraan vastgeknoopt was de vraag of en zo ja op wel­
ke punten die eisen de normaliter aan de administratieve organisatie te stellen over­
treffen. Het is m.i. een kenmerk van de snelle aanpassing aan een ontwikkeling,
dat de laatstgenoemde vraag overwegend ontkennend werd beantwoord. Met
andere woorden: vele collega’s zijn van mening, dat aan een administratieve orga­
nisatie „normaliter” zulke eisen moeten worden gesteld, dat een vervroegde ver­
slaglegging (zonder bijzondere ingrepen) mogelijk is. De eerste vraag was door
één der discussiegroepen vrij uitgebreid en concreet behandeld. Een goed gevonden
en terecht voorop geplaatste eis werd omschreven met de woorden, dat mentaliteit
en deskundigheid aanwezig moeten zijn. Als voorbeelden werden genoemd de
sfeer en de onmiddellijke reactie op knelpunten. Het spreekt vanzelf, dat hierbij
de meer bekende punten, zoals permanence de 1’inventaire, een efficiënt systeem
van periodieke posten, dynamische voorzieningen voor risico’s, permanent par­
tiële inventarisaties en het werken met normen in de administratie naar voren
kwamen. Toch is het goed nog eens geconfronteerd te worden met zaken, die al
te gemakkelijk als „bekend” worden verondersteld, zodat de door diezelfde groep
gestelde eisen, t.w. een perfect formulierenstelsel en het a jour houden van de
administratie zeker ook vermelding waard zijn.
 Vervolgens werd de probleemstelling gericht op de taakuitvoering van de
accountant ten aanzien van de vervroegde jaarverslaggeving. In de eerste plaats
werd gevraagd welke specifieke problemen bij de taakuitvoering ontstaan. Daar­
na werden de begrippen spreiding en vervroeging van controlewerkzaamheden
geïntroduceerd. Naar aanleiding hiervan ontspon zich in de plenaire slotzitting
een interessante discussie over de simultaneïteit van controlehandelingen. Het
bleek, dat een te starre interpretatie van dit begrip moeilijkheden zou kunnen op­
leveren. Immers, bij spreiding van controlehandelingen over het jaar zou men de
verschillende onderdelen van de controle wellicht niet op één moment kunnen
uitvoeren, zodat gevreesd werd, dat de simultaneïteit zou worden doorbroken.
Ziet men simultaneïteit in de betekenis van het waarborgen van de effectiviteit
van een controlehandeling door het uitvoeren van meerdere controles op of per

mab

blz. 464

hetzelfde moment, dan zal men ook bij spreiding van de controlehandelingen
over het boekjaar de noodzakelijk geachte simultaneïteit moeten en kunnen toe­
passen.
Ter zake van de (integrale) vervroeging van controlehandelingen dient men
zich nog af te vragen per welk tijdstip men dan de „balanswerkzaamheden”
dient te verrichten. Hierover was in één van de discussiegroepen gesteld, dat de
maximale fout in de periode tussen dat tijdstip en de balansdatum niet groter zou
mogen zijn dan de aanvaardbaar geachte tolerantie in de jaarrekening. Een naar
mijn mening interessante gedachte, waarover uiteraard nog veel te zeggen valt
als alleen nog maar gedacht wordt aan de kwantificering van maximale fout en
tolerantie.
 Bij de afweging van eventuele voorkeur voor spreiding of vervroeging der
werkzaamheden werd de aandacht gevestigd op de aard en de kwaliteit van de
administratieve organisatie. Bij spreiding staat wel op de voorgrond, dat men
zich in meerdere mate richt op toetsing van de organisatie. De aard en kwaliteit
van de administratieve organisatie zal in het algemeen een aanwijzing zijn voor de
keuze van vervroeging of spreiding. Daarnaast valt te bedenken, dat bij een
algehele vervroeging opnieuw pieken in de bezetting van de accountant kunnen
ontstaan.
De bespreking van de techniek van de accountantscontrole leidde overigens
nog tot de opmerking, dat er in meerdere mate gebruik zou moeten worden ge­
maakt van hoger gekwalificeerd personeel. Dit zou kunnen inhouden, dat men
denkt aan een vergroting van het beoordelende werk en derhalve een verminde­
ring van de massale detailcontrole. Ook dit probleem is naar mijn mening een
nadere beschouwing waard.
De aard van de te controleren onderneming was eveneens in de probleem­
stelling betrokken. Vooral ten aanzien van bepaalde practische problemen (zoals
in de gevallen waar de waardering een grote rol speelt) zouden bij de dynamisering
wel moeilijkheden kunnen rijzen. Een principieel probleem werd daarin overigens
veelal niet gezien.
 Punt V van de probleemstelling vermeldde ter afsluiting van de problemen met
betrekking tot de jaarverslaggeving een tiental onderdelen van de balans, waar­
omtrent men diende aan te geven hoe in de practijk de controle op het bestaan,
respectievelijk de volledigheid en de waardering zou moeten worden geëffectu­
eerd. Hiervan memoreer ik slechts de levendige discussie over de vraag of de
accountant de effecten (als beleggingsobject) per de balansdatum integraal dient
te inventariseren, of dat men dit integraal op een aan de balansdatum vooraf­
gaand moment kan doen, of dat ook deze waarneming partieel roulerend ge­
durende het boekjaar kan worden verricht. In dit verband kwamen o.m. ter
sprake de verwachting van het maatschappelijk verkeer en de vraag of zulk een
inventarisatie moet worden gezien als een toetsing van de organisatie of als een
actie met het doel de aanwezigheid der fondsen zelfstandig vast te stellen. Ook
hierover zal het laatste woord nog wel niet zijn gezegd.
Bij de bespreking van de vraag of de controle op handelsdebiteuren integraal
zou moeten worden vervroegd, of dat een spreiding van de werkzaamheden zou
moeten plaatsvinden, werd er nog eens op gewezen, dat een spreiding niet behoeft
in te houden, dat per de balansdatum in het geheel geen werkzaamheden meer
(behoeven te) worden verricht.
mab

blz. 465

Daarnaast rees het probleem of bij een negatieve controle (zoals die ter zake
van handelcrediteuren) de mogelijkheid tot spreiding van de werkzaamheden
nog wel aanwezig was. Bij de discussie hierover bleken de meningen verdeeld.
Tot slot van dit onderdeel wil ik nog wijzen op de practische moeilijkheid,
welke werd gesignaleerd bij de gedynamiseerde controle op de verschuldigde
kosten. De wijze van aanpak zou namelijk anders moeten zijn bij periodieke
posten dan bij incidentele posten.
 De beide laatste punten van de probleemstelling betroffen de „tussentijds” ge­
publiceerde verslagen. De daarbij aan de orde gestelde vragen, t.w. of de open­
bare accountant te dien aanzien - ook indien hij bij die verslagen geen verklaring
afgeeft - verantwoordelijkheid draagt en of zijn controle in verband daarmede
aanpassing behoeft, hebben - uiteraard - niet tot conclusies geleid doch veeleer
een nieuw probleem gesteld, waarover wellicht wel een afzonderlijke vergadering
zou kunnen worden gehouden. De beschikbare tijd was te gering om dit punt vol­
doende aandacht te geven.
Het is uit het vorenstaande wel duidelijk, dat in feite meer problemen zijn ge­
steld dan dat conclusies zijn bereikt. Het stellen van problemen dient echter nog
steeds vooraf te gaan aan de oplossing ervan, waaruit moge blijken, dat ten aan­
zien van het aan de orde geweest zijnde onderwerp een belangrijke bijdrage tot de
beroepsontwikkeling is geleverd.
mab

blz. 466.
