ERVARINGEN MET BETREKKING TOT DE EFFICIENCY-BEWAKING BIJ HET GEBRUIK VAN COMPUTERS IN EEN GROOT REKENCENTRUM*)
E R V A R IN G EN MET BE T R E K K IN G TOT DE EFFICIEN CY-BEW A KIN G
B IJ H E T G EBRU IK VAN COM PUTERS
IN E EN GROO T R EK E N C E N T R U M *)
door P. de Jager
1

Inleiding

Sprekend over efficiënt gebruik van computers zullen we ons hier beperken tot
het bewaken van de exploitatie van computers en niet ingaan op de doelmatig­
heid van het computergebruik m.b.t. de toepassingen. Het is duidelijk dat er
geen sprake is van efficiënte informatieverwerking wanneer de toepassingen
niet juist zijn, veel computertijd vergen of niet beantwoorden aan de eisen van
de gebruikers van de geproduceerde informatie; ook al werkt het rekencentrum
in dergelijke gevallen zeer efficiënt en tegen lage kostprijs. Beide zaken zijn
belangrijk: zowel de doelmatigheid m.b.t. het gebruik van de computer zelf
als ook in relatie tot de toepassing in de informatieverwerking.
N aar onze mening zijn er twee hoofdpijlers, waarop een efficiënt gebruik van
de computer zelf berust, nml.
- de organisatie van de functies rond de computer(s)
- een strak budget op normatieve basis, waaruit de computer-uurtarieven worden
afgeleid.
We zullen achtereenvolgens op beide aspecten ingaan. Verder zullen enige
vuistregels worden gegeven met betrekking tot de financiële en personele kanten
van de zaak. Een en ander is gebaseerd op een 7-jarige ervaring op dit gebied.
2

Het organisatieschema van een rekencentrum

2.1 Algemeen
In principe kunnen we onderscheid maken tussen twee verschillende soorten
van computerorganisaties:
- een computer aangewend voor een specifieke informatieverwerking, bijv. fac­
turering, debiteuren- en voorraadadministratie (handelsmaatschappij)
- computer(s) opgesteld in een service-centrum voor het uitvoeren van uiteen­
lopende werkzaamheden voor een verscheidenheid van klanten.
 Het laatste geval, dat overeenkomt met de situatie bij Philips, zullen we hier
behandelen. Voor degenen, die het interesseert, geven we eerst wat meer details
over de bij ons aanwezige apparatuur, het personeel en het werk dat wordt ver­
richt (situatie per mei 1966).
2.2 Aanwezige apparatuur
250 machines voor het vervaardigen van ponskaarten en papieren ponsband
(ponsmachines, flexowriters enz.)
25 ponskaartenmachines (sorteer-, tussensorteer- en reproduceermachines)
4 kaartcomputers (IBM 1401 en Buil G 10)
*) Dit artikel is een bewerking en aanpassing aan de huidige situatie door de auteur van een
bijdrage aan het International Symposium on the Economics of ADP, organized by International
Computation Centre Rome, October 19-22, 1965.
Het oorspronkelijk is opgenomen in de bundel Economics of Automatic Data Processing,
edited by A. B. Frielink, North-Holland Publishing Cy.. Amsterdam, 1965.
 mab

blz. 240

2 kleine tapecomputers (IBM 1401 tape)
2 middelgrote tapecomputers (IBM 1410 tape)
1 middelgrote tapecomputer (Control Data 3200)
1 groot computersysteem (Control Data 3600/3200)
1 analoge computer (PACE)
2.3

Aanwezig personeel

Het personeel werkzaam in de diverse afdelingen, waar toepassingen worden
ontworpen, geprogrammeerd en „verwerkt” kan als volgt worden ingedeeld:
- Omzetting van basisgegevens in machinaal verwerkbare vorm (pons­
kaart - ponsband)
33%
- Bedrijven van de apparatuur met de daarbij behorende hulpdiensten
(zie org. schema)
33%
- Organisatie-deskundigen (mathematici) - systeemanalisten - program­
meurs enz. (niet tot het Rekencentrum behorend)
33%
2.4

Verricht werk

Het werk dat in het rekencentrum wordt verricht is van zeer uiteenlopende aard:
aan de ene kant het typische massawerk, zoals lonen, salarissen en pensioenen
(totaal voor 85.000 werknemers) en anderzijds zeer gecompliceerde berekeningen
voor wetenschappelijke doeleinden. Als grondstof voor onze „produktie” krijgen
wij jaarlijks gegevens bestaande uit meer dan 1 miljard tekens (cijfers of letters)
binnen. Daarnaast hebben we gemiddeld 2 miljard tekens op een of andere wijze
in het rekencentrum opgeslagen.
Per jaar worden ongeveer 60 miljoen ponskaarten verbruikt en het aantal
magnetische banden dat wordt gebruikt beloopt zo’n 6000.
Het werk kan, gemeten naar de omzet, ongeveer als volgt worden verdeeld:
Repeterend systeemwerk
Salarissen, lonen en pensioenen
Fabrieksadministraties
Planning en produktiebeheersing
Goederenbeweging en voorraadadministratie
Standaardprijsberekeningen
Statistieken
Concernadministratie
Diversen

8%
8%
\
)
5%
5%
5%
5%
70%

Eenmalig en wetenschappelijk werk
Systeemwerk
Wetenschappelijk werk
Overigen

10%
18%
2%
_ 30%

Dit werkpakket en de organisatie, nodig om het te kunnen verwerken, zijn in de
loop van de laatste zeven jaren opgebouwd (de eerste computer - IBM 650 - werd
in juli 1959 in gebruik genomen).
 mab

blz. 241

2.5

De huidige organisatie

Het rekencentrum is fabrieksmatig georganiseerd. De inkomende gegevens zijn
de grondstoffen en de informatie die de klant nodig heeft is het gereed-produkt.
In bijlage 1 vindt U het organisatieschema, de daarin vermelde functies zullen
we nu in het kort toelichten.
2. 5. 1

De p r o d uk t i e a f d e l i ng e n

Wegens de grote aantallen apparatuur zijn er meerdere produktie-afdelingen in
het leven geroepen. Ieder van deze afdelingen heeft zijn eigen chef; boven deze
afdelingschefs is een produktiechef gesteld die de coördinatie tot stand brengt.
De chef van de produktie is tevens eerste plaatsvervangend hoofd van het reken­
centrum.
Aan de produktiechef zijn drie stafafdelingen toegevoegd, nl.
- het produktiebureau (scheduling per dag en werkuitgifte)
- bibliotheek voor opslag van kaart- en magnetische bandbestanden
- technische dienst (verricht het onderhoud dat in eigen beheer geschiedt en
coördineert het onderhoud dat door de verschillende computerleveranciers
wordt uitgevoerd).
2. 5 .2

Werkvoorbereiding,
afdelingen

planning-

en p r o g r a m m e e r -

Deze drie afdelingen hebben ieder hun eigen chef, terwijl de coördinatie tot
stand wordt gebracht door een boven hen gestelde chef, die op zijn beurt recht­
streeks onder het hoofd van het rekencentrum is geplaatst.
- de afdeling werkvoorbereiding is belast met het uitgeven van de intern in het
rekencentrum geldende instructies die nodig zijn voor de efficiënte doorstroming
van het werk.
Een uitgebreide dokumentatie van alle karweien die in het centrum worden
verwerkt wordt hiervoor bijgehouden.
- de afdeling planning draagt zorg voor de normale planning-taken, het externe
transport (momenteel zijn daarvoor vier bestelauto’s in gebruik), de registratie
van binnenkomende dokumenten en het afwerken („finishen” ) van het gereed
produkt.
 - de aktiviteiten van de afdeling programmering kunnen ruwweg in vier catego­
rieën worden verdeeld:
- het assisteren van klanten bij het programmeren van nieuwe projekten;
- onderhoudsprogrammering van bestaande projekten;
- programmeren van nieuwe standaard software;
- onderhoudsprogrammering aan bestaande software.
2.5.3

Decontrole-afdeling

Deze afdeling, hoewel de kleinste van het rekencentrum, is van groot belang. De
chef van deze afdeling is direct ondergeschikt aan het rekencentrum-hoofd. Hij
is met zijn groep verantwoordelijk voor
- de kwaliteit van het gereed produkt (voor wat betreft de geleverde informatie)

mab

blz. 242

- efficiënte ingebouwde controles in de programma’s
- richtlijnen voor het rekencentrum m.b.t. de controleaspecten van de informatie­
verwerking.
2. 5. 4

Speciale stafafdelingen

Het is duidelijk dat hoe groter een centrum wordt, des te meer men geneigd is en
zelfs gedwongen om meer te specialiseren in de funkties. Wij, in ons rekencentrum,
voelden duidelijk behoefte te beschikken over de volgende specialistische funk­
ties:
- een afdeling administratie. Zij draagt zorg voor budgettering, voor- en nacalcu­
latie, rapportering aan de leiding en facturering aan de klanten. We komen op
deze activiteiten nader terug;
- een personeels- en opleidingsafdeling. De noodzaak voor een dergelijke afdeling
zal duidelijk zijn, aangezien zo enorm veel jonge mensen moeten worden opge­
leid en „begeleid” bij het groeien van eenvoudige naar moeilijke funkties!;
- een afdeling organisatie. Hierin zijn ondergebracht diverse specialisten op het
gebied van
- organisatieproblemen binnen het rekencentrum
- lange termijnplanning
- hardware en software ontwikkeling
- adviseren van klanten.
 Zoals wij in het bovenstaande reeds opmerkten is het rekencentrum sinds de
installatie van de eerste computer in juli 1959 voortdurend gegroeid. Het probleem
is: hoe houdt men de zaak bij een dergelijke groei zo in handen dat in ieder geval
de kosten niet relatief stijgen? (Absoluut gezien is er uiteraard een toename van
de kosten). Teneinde de kostenontwikkeling onder controle te houden is al in
het eerste begin een budgetteringsprocedure ingevoerd, die in de afgelopen jaren
van groot nut is geweest en werkelijk een „tooi of management” betekende.
3 Het budgetteringssysteem van een rekencentrum
Indien we het budgetteringssysteem werkelijk tot beleidsinstrument willen maken
zal het, maar onze mening, gebaseerd moeten zijn op bepaalde standaards die van
jaar tot jaar ongewijzigd moeten blijven.
3.1

Verschillende toe te passen standaards

3. 1. 1

Voor p r o d u k t i e b e s c h i k b a r e uren

Dit is een basisgegeven voor de berekening van de uurtarieven.
 Voor ponskaartmachines baseren we ons op een éénploegendienst en passen de
volgende berekening toe:
- theoretisch aantal uren per jaar
+ 2.145
- onderhoud en storing in uren per jaar
—
90
- onvermijdelijke leegloop in uren per jaar1)
— 450
Netto voor produktie beschikbare urenper jaar
+ 1.600
Voor computers maken we de volgende berekening op basis van een tweeploegendienst:
1) incl. vacanties

mab

blz. 243

- theoretisch aantal uren per jaar
- onderhoud en storing in uren per jaar
- onvermijdelijke leegloop in uren per jaar1)
Netto voor produktie beschikbare uren per jaar

+ 3.700
— 365
— 440
+ 2.995

Voor drie ploegendienst geldt het volgende schema:
- theoretisch aantal uren per jaar
- onderhoud en storing in uren per jaar
- onvermijdelijke leegloop in uren per jaar1)
Netto voor produktie beschikbare uren per jaar

+ 5.800
— 1.000
— 700
+ 4.100

Indien de geplande aktiviteiten voor het budgetjaar minder zijn dan het totaal
aantal voor produktie beschikbare uren, dan is de capaciteit dus groter dan nodig
en worden we derhalve geconfronteerd met een verlies tengevolge van overkapaciteit.
3. 1.2 P e r s o n e e l
Op grond van de ervaringen van de afgelopen jaren zijn wij in staat geweest
zekere standaards te ontwikkelen voor het benodigde personeel per machine/per
ploeg in de sectoren bedienings- en toezichthoudend personeel en personeel in hulp­
diensten.
Onderstaand zijn deze cijfers gegeven.2)
Apparatuur
Invoerapparatuur
Ponskaartenapparatuur
Kaartcomputers
Kleine tape computers
Middelgrote computers
Grote computersystemen

Personeel nodig per machine en per ploeg
Operating

Overigen

Totaal

1
1
1,5
2
2.5
5

0,1
0,2
2,5
3
3,5
11

1,1
1,2
4
5
6
16

Wij gebruiken deze standaards voor budgetteringsdoeleinden en nemen tege­
lijkertijd het niveau van de betrokken mensen als ook het gemiddelde inkomen
op de verschillende niveaus.
 3. 1.3 H u i s v e s t i n g
Het toepassen van standaards is in dit geval nogal eenvoudig, aangezien men de
normen kan nemen die door de leveranciers van apparatuur worden gebruikt.
De werkelijke huisvesting verschilt echter in nagenoeg ieder geval van de opge­
geven normen!
3. 1.4 D i v e r s e k o s t e n , p e r c a t e g o r i e
Het is in dit geval, naar we menen, nog steeds erg moeilijk goede standaards te
2)
Personeel voor programmering, controle, opslag en bewaring van magnetische banden­
bestanden en alle behandelingen die het papier moet ondergaan is hier niet in begrepen. Voor
deze diensten zijn aparte tarieven berekend, die seperaat aan de klant worden doorbelast.
mab

blz. 244

vinden. Men kan ze bijvoorbeeld berekenen als een percentage van de andere
kosten en dan trachten dit percentage ieder jaar gelijk te houden.
3.2

De budgetteringsprocedure

Het zou te ver voeren om alle aspecten, die bij het voorbereiden van een budget
ter sprake komen, hier in detail te behandelen. In ons rekencentrum beslaat dat
al een heel boekwerk. De procedure gaat in grote lijnen als volgt: De budgetten
voor de aanwezige apparatuur en de voor produktie beschikbare uren worden in
samenwerking met de verschillende voor de apparatuur verantwoordelijke chefs
berekend met behulp van de normen per type machine, vermeld onder 3.1.1.
Het personeelsbudget wordt samengesteld in samenwerking met de afdelings­
hoofden en personeelschef, volgens de normen gegeven onder 3.1.2. Het huisves­
tingsbudget wordt op basis van bestaande normen vastgesteld. Uiteraard zal ook
de werkelijke huisvestingssituatie in overweging genomen moeten worden, aan­
gezien hier sprake kan zijn van een verlies (teveel ruimte) of winst (te weinig
ruimte).
 Het budget van de verschillende kosten is gebaseerd op ervaring en gericht op
de toekomst. De rekencentrumleider oefent op deze kosten net als op alle andere
zaken een laatste controle uit.
De toerekening van de kosten van de hulpafdelingen naar de produktie-afdelingen wordt ieder jaar verbeterd. Toch zijn wij van mening dat het nog vaak
moet gebeuren op basis van vuistregels, hoewel bepaalde afdelingskosten nauw­
keurig toegerekend kunnen worden, bijv.:
- huisvesting per vierkante meter
- personeelsafdeling per aantal mensen
N adat wij alle bovengenoemde gegevens verzameld hebben en uiteindelijk toe­
gerekend aan de produktie-afdelingen, berekenen we de uurtarieven. D at is dan
niet zo’n moeilijk karwei meer.
Op basis van de verwachte aktiviteit uitgedrukt in uren berekenen we de ver­
wachte inkomsten voor het rekencentrum in het betrokken budgetjaar.
Vergelijking met de gebudgetteerde kosten levert het gebudgetteerde resultaat
en een totaaloverzicht op.
Onze ervaring is dat de periode van het opzetten van een nieuw budget (wat
ongeveer 4 a 6 weken in beslag neemt) een van de meest opwindende is van het
hele jaar. Het biedt een goede gelegenheid het gehele bedrijf weer eens kritisch te
bezien.4
4

Controle op het budget

Het heeft weinig zin een budget op te stellen zonder dit ook voortdurend wekelijks
en/of maandelijks door middel van een juiste rapportering met de werkelijke
situatie te vergelijken. Afhankelijk van wat de leider van het rekencentrum zelf
wil zien en van wat hij zijn afdelingshoofden wil laten zien, kan er een aantrekke­
lijk en up-to-date rapporterings-systeem worden opgebouwd. Dit is van zeer
veel nut voor een goede en efficiënte bedrijfsvoering. In ons geval wordt hoofd­
zakelijk gerapporteerd betreffende
- machinebezetting (op verschillende manieren)
- aanwezige apparatuur;

mab

blz. 245

- aanwezig personeel;
- aktiviteiten per klant, uitgedrukt in geld;
- kosten naar soort.
 Dit alles tenslotte vergeleken met het budget.
5 Computers en exploitatiekosten
5.1

Algemeen

Hoewel gebaseerd op Nederlandse verhoudingen, menen wij toch dat het nuttig is
om enige algemene regels te geven m.b.t. de exploitatiekosten van bovengenoemde
apparatuur. Bovendien willen wij een indruk geven van de mogelijke initiale
kosten die gepaard gaan met het installeren en in gebruik nemen van een nieuwe
computer. (Afschrijving van die kosten behoort naar onze mening een fundamen­
teel deel van de uurtarieven te zijn).
5.2

Jaarlijkse exploitatiekosten per soort apparatuur
(Uitgaande van jaarhuur van de apparatuur = 100)

Apparatuur

Huur

Invoerapparatuur
Ponskaartenapparatuur
Kaartcomputers
Kleine tape computers
Middelgrote computers
Grote computersystemen

100
100
100
100
100
100

5.3

Operating Huisvesting Overige34) Totaal
475
65
25
15
10
5

50
15
5
3
2
1

50
40
70
50
35
30

675
220
200
165
147
136

Initiale kosten

Deze kosten zijn vaak zeer aanzienlijk en vormen een integraal bestanddeel van de
computerkosten; zij zijn als zodanig een essentiële factor bij gezond „computer
management”.
Indien we een van onze grootste computersystemen nemen, kunnen we de
initiale kosten bijvoorbeeld als volgt uitdrukken in een percentage van de jaarhuur:
Invoerrechten, belastingen etc.
Technische installatievoorzieningen
Gereedmaken software
Omprogrammering van jobs
Geplande over-capaciteit4)
Totaal

30%
30%
10%
10%
60%
140%

In dit geval hebben wij de betrokken kosten gekapitaliseerd en schrijven ze in
4 jaar via het uurtarief af. De geplande overcapaciteit is het gevolg van het feit
dat we berekenen op basis van een 2-ploegenstandaard, hoewel we pas na 2 jaar
op deze bezetting zitten.
3) Zie voetnoot bij paragraaf 3.1.2.
4) Gedurende 5 jaar op basis 2 ploegen.
mab

blz. 246

Leiding

Secre­
tariaat

I
Staf­
specialisten

Administratie

I
Pèrsoneelsdienst

1

----------------r~ r~ ----------------— I

W.P.P.
 Werkvoorbereiding

Organisatiebureau

Programma
ontwikkeling

Planning

r = = ---------- —
Technische
dienst

Ponsafdeling

Speciale en
decentrale
ponsunits

I
Produktiebureau

rr~z— — X

Ponskaartenapparatuur

Ponskaarten­
machines*)

Kontroleafdeling

Produktie

I.B.M. tape
computers

Analoge
computers

C.D.C.
computers

Beheer
decentrale
machines

*) incl. kaart computers

m ab

blz. 247.
