text: Patiënten­
  flow
  ­coördineren
  Het Radboudumc heeft een centraal overzicht van
  de beschikbare en bezette bedden dankzij Real
  Time Demand and Capacity-management. Alle
  verpleegkundigen zijn getraind in het gebruik van
  de methodiek.
  auteurs
  Anne Flint
  coördinerend
  verpleegkundige,
  verpleegafdeling
  neurochirurgie
  Miranda Tissen
  patiëntflowcoördinator
  Jaap Limpers
  verpleegkundig
  flowmanager
  Allen werkzaam
  in het Radboudumc,
  Nijmegen
  
  I
  
  N HET RADBOUDUMC WAS ER
  vóór 2018 geen centraal overzicht van
  de beschikbare en bezette bedden.
  Artsen en verpleegkundigen van verpleegafdelingen met een beddentekort
  waren dagelijks veel tijd kwijt om dit
  probleem op te lossen. Dit leidde tot
  wachttijden, patiënten op verkeerde
  ­bedden en annuleringen van
  be­handelingen en operatieve ingrepen.
  Real Time Demand and Capacity-­
  management (RTDC) heeft dé oplossing
  geboden voor deze knelpunten. De
  ­methodiek is in Amerika ontwikkeld en
  daar al succesvol toegepast in ziekenhuizen.1 Het Radboudumc is het eerste
  ziekenhuis in Europa dat werkt met deze
  methodiek. Hierbij is gebruikgemaakt
  van ontwerpprincipes van het Institute
  for Healthcare Improvement (IHI), zoals
  standaardisatie, segmentatie en
  ­kort-­cyclisch verbeteren. RTDC
  ­faciliteert het dagelijks afstemmen van
  vraag naar en aanbod van bedden in het
  ­ziekenhuis. De methodiek maakt gebruik
  
  33
  TVZ 03/2023
  
  van de kennis en ervaringen van
  ­verpleegkundigen. Verpleegkundigen
  ­weten precies hoeveel en welke patiënten
  op de afdeling liggen, hoeveel van deze
  ­patiënten met ontslag kunnen en welke
  eventuele knelpunten er zijn die weggenomen moeten worden om het ontslag
  te bevorderen. De verpleegkundigen in
  het ­Radboudumc zorgen er samen voor
  dat er voor elke patiënt een bed beschikbaar is en dat patiënten terechtkunnen
  op de juiste afdeling.
   Processtappen
  In juni 2018 is de RTDC-methodiek in
  het Radboudumc geïmplementeerd voor
  alle klinische afdelingen. Dit gebeurde
  met een big bang. Gedurende vijf dagen
  heeft een team van implementatie-­
  experts van het interne organisatieadviesbureau Procesverbetering en
  ­Implementatie (PVI, Radboudumc)
  alle verpleegkundigen on the job
  getraind in het gebruik van de methodiek en de werkwijze van RTDC. Alle
  verpleeg­kundigen hebben zich de
  ­vaste herkenbare werkwijze, het gedrag
  en de ­processen van RTDC (vier
  ­processtappen) eigen gemaakt (zie
  ­figuur 1).
  Dagelijks beddenoverleg
  Centraal in de werkwijze van de
  RTDC-methodiek staat het dagelijks
  beddenoverleg. Om negen uur
  ‘s ­morgens komen de coördinerend
  
  ‘Als eerste
  ziekenhuis in
  Europa werken
  wij met deze
  methodiek’
  verpleegkundigen van alle klinische
  ­afdelingen van die dag bijeen. Ook is
  ­altijd een ­vertegenwoordiger aanwezig
  van het Transferpunt (ondersteuning bij
  uitstroom) en van het Flex-bureau. Alle
  
  FIGUUR 1 RTDC-METHODIEK IN VIER PROCESSTAPPEN1
  
  De RTDC-methode is een bewezen methodiek die bestaat uit vier belangrijke dagelijkse
  activiteiten waarbij gebruik wordt gemaakt van de kennis en ervaring van verpleegkundigen
  
  1
  
  voorspellen
  capatiteit
  
  vaststellen
  vraag
  
  evaluatie
  
  2
  
  3
  
  plan
  
  4
  
  Voorspellen van de beschikbare capaciteit op eigen
  afdeling (inclusief verwachte ontslagen voor 14.00 uur)
  
  Vaststellen van de vraag (geplande en ongeplande
  patiënten)
  
  Opstellen van een plan om verwachte tekort aan
  bedden op te lossen
  
  Verzamelen en evalueren van de knelpunten die
  uitstroom of doorstroom van patiënten belemmeren
  
  Bron: Resar et al. (2011)
  
  verpleegkundigen nemen een ingevuld
  gestandaardiseerd formulier (R-sheet)
  mee. Dit is in de afgelopen 24 uur
  ­dynamisch bijgehouden door alle
  ­verpleegkundigen van de betrokken
  ­afdelingen. Op het formulier staan
  alle ­patiënten genoemd die volgens
  inschatting van de verpleegkundigen die
  dag met ontslag gaan en wat nog moet
  gebeuren om het ontslag te realiseren.
   Op de R-sheet worden ook andere
  ­gegevens vermeld. Voorbeelden: het
  ­aantal beschikbare bedden (lees: een
  bed met een verpleegkundige) die dag,
  het aantal o
  ­ ntslagen en het aantal
  (on)geplande o
  ­ pnames. De R-sheets van
  de ­afdelingen worden voor de start van
  het beddenoverleg centraal verzameld en
  zijn voor alle aanwezigen zichtbaar in
  het ziekenhuis-­brede RTDC-overzicht.
  ­Onder voorzitterschap van de
  ­patiëntflowcoördinator (een verpleegkundige) wordt in 15 m
  ­ inuten een vaste
  agenda ­doorlopen:
  • Terugkijken naar de vorige dag
  ­(evaluatie knelpunten).
  • Op basis van de R-sheets op een rij
  ­zetten van alle vraag naar en het
  ­aanbod van klinische bedden voor
  het ziekenhuis die dag. Dit is inclusief
  de zogenaamde tweede vraagstroom:
  het aantal patiënten dat vanuit highcareafdelingen (IC/MC, CCU, PACU
  
  ‘Voor iedereen is
  er één centraal
  overzicht van de
  beschikbare en
  bezette bedden’
  en AOA) die dag overgeplaatst wordt
  naar een reguliere klinische ­afdeling.
  • Bepalen van de actieplannen voor
  ­afdelingen waarbij vraag naar en
  ­aanbod van klinische bedden niet met
  elkaar in balans zijn. De verpleeg­
  kundigen zijn hier in the lead en
  worden daarbij ondersteund en
  
  34
  TVZ 03/2023
  
  g­ ecoacht door de patiëntflow­
  coördinator. Zo nodig helpen verpleegkundigen van verschillende
  afdelingen elkaar. De actieplannen
  worden dus opgesteld bij de afdelingen
  waar de patiënten horen te liggen. Zo
  zorgen we ervoor dat de patiënten de
  juiste zorg op de juiste plek krijgen.
  • Verdelen van flexibele schil van verpleegkundigen (Flex-bureau) voor de
  aankomende 24 uur.
  Meerwaarde in beeld
  RTDC heeft zijn meerwaarde als methodiek en werkwijze sterk bewezen tijdens
  de Covid-19-pandemie. Dankzij RTDC
  zijn we altijd in control geweest. We wisten altijd hoeveel patiënten die dag
  (on)gepland opgenomen zouden worden
  en voor iedere patiënt was er altijd een
  bed op de juiste plek beschikbaar.
   Aantoonbare onderzoeksresultaten in de
  eerste periode na implementatie:
  • Er is voor iedereen in het ziekenhuis
  één centraal overzicht van de
  
  ‘Verpleegkundigen runnen het ziekenhuis’
  Het is dinsdagochtend kwart over
  acht. Het is een
  drukke SEH-nacht
  geweest. Veel
  afdelingen hebben
  te maken met ziek
  personeel. En er
  dienen vandaag
  vijf patiënten door
  te stromen vanuit
  de IC naar reguliere
  verpleegafdelingen,
  onder wie twee
  naar de afdeling
  neurochirurgie.
  Jaap Limpers, Anne Flint en Miranda Tissen.
  Anne Flint is coördinerend verpleegkundige op de verpleegafdeling neurochirurgie.
  Een verpleegkundestudent vraagt haar: ‘Gaat het wel passen met alle patiënten
  vandaag? Het is zó druk’ Na het dagelijks beddenoverleg om negen uur vraagt Flint
  daarom of Miranda Tissen en Jaap Limpers nog even met haar kunnen meekijken
  naar de actieplannen die ze voor haar afdeling heeft gemaakt. De plannen hebben
  als doel dat alle patiënten vandaag opnieuw de juiste zorg op de juiste plek met
  de juiste verpleegkundige aan het bed krijgen. Tissen is patiëntflowcoördinator en
  Limpers verpleegkundig flowmanager.
  Toch ontslag
  Flint: ‘De actieplannen die ik uitgewerkt heb op de R-sheet, zijn gericht op het
  maximaal bevorderen van de instroom, doorstroom en uitstroom van patiënten.
   Denk bijvoorbeeld aan het vervroegen van een ontslag via inzet van het
  Transferpunt en het vervroegen van de CT-scan, waardoor twee patiënten toch
  vandaag met ontslag kunnen in plaats van morgen. Ik wil vandaag alles op
  alles zetten om te zorgen dat er geen behandelingen of operatieve ingrepen
  hoeven te worden afgezegd en dat we de twee IC-patiënten tijdig overnemen. Als
  coördinerend verpleegkundige ben ik in the lead, maar ik neem ook de artsen mee
  in de actieplannen. We moeten het immers samen doen als team. Door het dagelijks
  beddenoverleg ken ik gelukkig de coördinerend verpleegkundigen van de andere
  verpleegafdelingen goed en weet ik dat ik hen om hulp kan vragen als we het op
  afdelingsniveau niet opgelost krijgen. Ik ben erg blij met deze integrale manier van
  samenwerken en wellicht ga ik daar vandaag een beroep op doen.’
  
  beschikbare en bezette bedden in de
  kliniek.
  • De ligtijd op de SEH is afgenomen met
  gemiddeld 30 minuten per patiënt.
  • De ligtijd op de IC is afgenomen met
  gemiddeld 12 uur per patiënt.
  • De ligduur op de klinische afdelingen
  is afgenomen met gemiddeld vijf uur
  per patiënt.
  • Patiënten worden sneller opgenomen
  op de juiste afdeling.
  • Empowerment van de verpleeg­
  kundigen is toegenomen dankzij het
  eigenaarschap dat zij hebben en tonen
  over de RTDC-methodiek.
  • Er is een zichtbare gezamenlijke
  ­verantwoordelijkheid ontstaan om
  problemen op te lossen, waarbij
  ­afdelingen, anders dan voorheen,
  ­bereid zijn elkaar te helpen.
  Meer informatie
  Ben je nieuwsgierig geworden naar de
  werkwijze van de RTDC-methodiek in
  de praktijk? Neem dan contact met ons
  op om langs te komen in het Radboudumc. Wil je de RTDC-methodiek ook
  implementeren in jouw organisatie? Ga
  naar www.radboudumc.nl, zoek op
  ­‘Adviesgroep PVI’ en neem vrijblijvend
  ­contact op met de implementatie-experts
  via secretariaatpvi@radboudumc.nl of
  024-3616348.
   Ruimte beschikbaar
  Tissen: ‘Natuurlijk help ik ook graag om de dagelijkse “puzzel” weer te leggen en te
  zorgen dat er voldoende capaciteit is om alle patiënten op te nemen. Dat is mijn
  taak als patiëntflowcoördinator. Concreet zal ik zo langs de afdelingen gaan en
  kijken welke afdelingen wat ruimer in hun “jas” zitten qua bedden en personeel. Ik
  ga onderzoeken welke afdelingen nog ruimte beschikbaar hebben om iets van
  neurochirurgie over te nemen. Dus Anne, samen zoeken we net zolang totdat alle
  patiënten de zorg kunnen krijgen die zij nodig hebben.’
  Limpers vult Tissen aan: ‘Deze integrale manier van samenwerken is noodzakelijk om
  de grote toestroom van patiënten op te kunnen vangen. Mochten de knelpunten
  voor jouw afdeling vanmiddag nog niet zijn opgelost door alle actieplannen,
  schakel mij en Miranda dan opnieuw in, zodat ik in de rol van verpleegkundig
  flowmanager contact kan opnemen met de chef de clinique en teamleider
  neurochirurgie.’
  
  35
  TVZ 03/2023
  
  REFERENTIE
  
  1. Resar R, Nolan K, Kaczynski D, e.a.
  Using real-time demand capacity management to improve hospitalwide patient flow.
  The Joint Commission Journal on Quality
  and Patient Safety. 2011;217-AP3.
  