text: Voor wat de totstandkoming van vernietigingslijsten betreft wijst Hol op het bestaande overleg
  in de rijkscommissie voor de archieven, waar de verschillende groepen gebruikers vertegenwoordigd zijn. Deze situatie lijkt voor hem voldoende. Uit de door hem bijgevoegde bijlage
  blijkt voorts dat het convent van rijksarchivarissen meent dat een systematische inbreng van
  deskundigen in het driehoeksoverleg de rol van de rijkscommissie voor de archieven aantast.
  Het convent heeft geen behoefte aan een globaal oordelende rijkscommissie voor de archieven
  indien historische deskundigen in een vroeg stadium bij de selectie zijn betrokken. Men is
  geneigd te concluderen dat de historici daarmee voor een vreemde keuze worden gesteld. Ook
  wordt het verschil tussen deskundigenrapporten en uiteindelijk oordeel verwaarloosd.
  De Graaff en Klep bepleiten een intensievere deelname van historici aan het driehoeksoverleg
  (en ook aan andere selectie-activiteiten), de laatste onder bepaalde voorwaarden. Voor een
  behoorlijk adviseren door het NHG en andere externe beoordelaars acht Klep het tot stand
  komen van een systematische informatie-analyse (parallel met het institutioneel onderzoek)
  noodzakelijk. Hoe zou men anders tot een behoorlijk gefundeerd oordeel kunnen komen?
  
  Conclusie
  De discussie heeft veel verhelderd, maareen oplossing van de controverse is nog niet in zicht.
  Die controverse betreft niet de traditionele selectiemethodiek, waarbij de eerlijkheid echter
  gebiedt op te merken dat er — ook onder de archivarissen — weinig gedocumenteerd is ten
  
  736
  
  II Inleiding op de zeven discussiebijdragen
  
  aanzien van de toepassing van vernietigingslijsten. In hoeveel overheidsorganen en gemeenten
  wordt de selectie toevertrouwd aan een niet-archivistisch en/of niet-historisch geïnteresseerde
  sélecteur of aan een commercieel bedrijf? Daar mag men rekenen op een maximale vernietiging.
   De gepubliceerde PIVOT-methodiek achten de historici in zijn beginselen en uitwerking
  onaanvaardbaar verengd. Zij staan daarin niet alleen. Zoals de rijkscommissie opmerkt is niet
  primair het handelen van de overheid, maar de waarde van de opgeslagen informatie in het
  geding7. Het aloude archivistische beginsel om te bewaren op basis van de informatieve waarde
  van archiefstukken is immers naar de prullenbak verwezen. Daar moet iets voor in de plaats
  komen dat past in het nieuwe macro-denken.
  Klep wijst er nog op dat het goed zou zijn als enkele concrete maatregelen worden genomen.
  In zijn reactie aan de rijkscommissie voor de archieven gaat het bestuur van het NHG hierop in.
  Graag zou men zien, dat in de administratief-ambtelijke sfeer het cultureel-historisch belang ook
  praktisch erkend wordt. Ook wordt uitdrukkelijk bepleit om op een systematische manier
  onderzoekingen naar de structuur en kwaliteit van de informatie in te selecteren archieven te
  ondernemen. Tenslotte wordt gevraagd tijdens de ambtelijke procedures externe beoordelingsadviezen bij wetenschappelijke en maatschappelijke organisaties in te winnen. Het NHG is in
  beginsel bereid een dergelijke rol te vervullen.
  7 Rijkscommissie voor de archieven, Advies nr. 404 inzake de discussienota 'Archieven bewaren.
  Cultureel investeren in de toekomst' (25 maart 1993).
  III Praktijkervaringen van een gemeentearchivaris
  W. Chr. PIETERSE
  Alvorens in te gaan op de selectie en vernietiging van archiefmateriaal zou ik, vooral voor de
  historici die geen archivaris zijn, een paar zaken willen rechtzetten die in mijn ogen verkeerd
  in het stuk staan dat deze jaarvergadering aankondigt (I Een schets van de vernietigingsproblematiek). En niet alleen in dit stuk, maar ik tref ze ook vaak in andere artikelen aan die over deze
  materie gaan.
   De overheid vernietigt thans op nog nooit geziene schaal. Ik sta hier als gemeentearchivaris en
  ik heb eens gekeken naar de vernietigingen die bij de gemeente Amsterdam sedert 1986 hebben
  plaatsgevonden: de jaarlijkse hoeveelheid was nagenoeg constant: dat was gemiddeld ca. drie
  km per jaar. Wellicht slaat de zinsnede op de rijksoverheid, maar dan dient u te bedenken dat
  de archieven gevormd door de rijksoverheid slecht 1/3 van het totale bestand zijn, 2/3 wordt
  gevormd door de lagere overheden.
  Vernietigingen vinden niet alleen plaats in 50 jaar oude archieven, maar steeds meerook in de
  lopende archieven bij de archiefvormende administratie zelf. Dit is geen misstand, maar juist de
  bedoeling van de selectie en vernietigingsprocedure. Direct bij de vorming van een stuk wordt
  vastgesteld op welke termijn vernietiging zal plaatsvinden of dat het voor eeuwigdurende
  bewaring in aanmerking komt. Deze zaken komen aan de orde in het zogenaamde driehoeksoverleg. Degene die het stuk maakt, weet exact waar het toe dient. Degene die aan het hoofd van
  de beheerseenheid staat, weet welk belang het stuk heeft in het geheel en de archivaris komt erbij
  om de cultureel-historische waarde vast te stellen en het op die grond eventueel uit te sluiten van
  vernietiging. De vernietigingen vinden bij de beheerseenheden plaats en de op deze wijze
  geschoonde archieven kunnen bij de archiefdienst terecht. Dit is geen utopie, zo gaat het al jaren
  bij de gemeente Amsterdam.
  De overbrengingstermijn van 50 jaar verdient in dit gezelschap wellicht ook enige toelichting.
  50 Jaar is de uiterste termijn waarbinnen archiefstukken van de beheerseenheden naar de
  bewaarplaats moeten worden overgebracht. Maar het mag ook eerder en dat is veelal de praktijk.
   In het besluit Post- en archiefzaken van de gemeente Amsterdam, dat dateert uit de jaren vijftig,
  staat de termijn van 30 jaar. En dit is ook een limiet; eerder is vaak wenselijk. Van veel
  bestuurseenheden hebben we de stukken tot 1980 en van sommige zelfs tot 1990.
  De vernietigingslijsten zijn niet gedetailleerd. Ik zou zeggen gelukkig niet, want dan zouden
  ze niet kunnen gelden voor de verschillende overheidsorganen. De lijsten geven globaal de
  categorieën aan van bestanden die voor vernietiging in aanmerking komen. De administraties,
  samen met de inspecties, vertalen de categorieën naar stukkenlijsten voor de desbetreffende
  organisatie. In het stuk wordt gesteld:
  massaliteit van het materiaal en gebrek aan menskracht verhindert echter steeds meer dat archivarissen
  nauwkeurig kunnen kijken wat er eventueel uit de vernietigbare stukken toch nog gered zou moeten
  worden.
   Ik kan het gezelschap geruststellen voor wat betreft de gemeente Amsterdam. De archivaris
  heeft het misschien wel druk, maar hij heeft ook een goede afdeling inspectie, die veel werk
  verzet juist op dat gebied. Door gebrek aan menskracht kan wel te weinig worden vernietigd
  omdat er geen tijd is de beheerseenheden te assisteren. (Dat leidt tot bewaren, opslaan in semistatisch archief.)
  
  738
  
  III Praktijkervaringen van een gemeentearchivaris
  
  Dit als woord vooraf. Nu de essentie: men is ongerust dat het criterium bewaren voor historisch
  onderzoek onvoldoende wordt toegepast en onvoldoende is onderbouwd in vergelijking met het
  begrip administratieve waarde. Aanleiding tot die ongerustheid is ongetwijfeld het Project
  invoering vervroegde overbrengingstermijn (PIVOT). Een rijksproject dat dus eventueel zal
  worden toegepast op 1/3 van de overheidsarchieven. Bij dit project wordt de vernietigingsproblematiek opgelost via het analyseren van de handelingen van de overheid en niet via de
  geproduceerde stukken. Of deze methode voldoet, zal nog moeten blijken. Doel is het handelen
  van de rijksoverheid met de gegevens uit de aldus geselecteerde stukken te allen tijde te kunnen
  reconstrueren. Dit noemt men een administratief belang. Je zou ook kunnen zeggen dat het
  willen weten hoe de overheid heeft gewerkt een cultureel belang is, want de handelingen van
  de overheid drukken een stempel op het dagelijks leven. Ervan uitgaand dat PIVOT inderdaad
  meer nadruk legt op het administratieve belang en dit goed tracht te onderbouwen, ben ik van
  mening dat het wenselijk is ook het culturele belang beter te onderbouwen.
   De Nota Klep geeft daartoe een aanzet. Hij introduceert hiervoor de begrippen symbolische,
  descriptieve en analytische waarde: heel bruikbare begrippen dunkt mij. Verder voert hij het
  begrip parallelle selectie in, waarbij hij ervoorpleit dat administratief belang en cultureel belang
  tegelijkertijd, parallel, worden gehanteerd en niet eenzijdig of geschakeld. Bij de samenstelling
  van de huidige vernietigingslijst voor de gemeenten uit 1983 is veelal parallelle selectie
  toegepast. Bij de financiële bescheiden bijvoorbeeld is in de toelichting aangegeven welke
  bescheiden bewaard moeten blijven voor historisch onderzoek (vernietigingscategorie 3.1 6c).
  Hierbij zijn dus administratieve en culturele criteria gehanteerd.
  Aan de hand van de gemeentelijke praktijk, met name op grond van ervaringen in Amsterdam,
  wil ik hier even ingaan op de problemen bij het hanteren van culturele criteria, die onder invloed
  van veranderingen in de historische wetenschap steeds wijzigingen behoeven. Historici zijn de
  laatste tien jaar bij hun onderzoek andere invalshoeken gaan hanteren. In de eerste plaats is er
  meer aandacht voor contemporaine geschiedenis gekomen. In de tweede plaats is vanuit de
  richtingen mentaliteitsgeschiedenis, sociale geschiedenis en historische antropologie meer
  behoefte aan detailmateriaal ontstaan. Voorbeelden zijn studies naar armen en bedeling in de
  jaren dertig en homocultuur in Amsterdam. Om die reden zijn de toenmalige culturele criteria,
  die uitgingen van hoofdlijnen van beleid (politieke geschiedenis), niet meer voldoende. De
  opzet van de huidige vernietigingslijst voor gemeente-archieven is echter flexibel genoeg om
  eerder gemaakte criteria op grond van veranderende inzichten bij te stellen. Een voorbeeld zijn
  de hinderwetvergunningen. Volgens de huidige vernietigingslijst komen deze voor vernietiging
  in aanmerking. In het kader van historisch onderzoek naar bodemvervuiling zijn deze vergunningen echter van groot belang. Op dit punt moet en kan de lijst dan ook bijgesteld worden.
   Tijdens de daadwerkelijke selectie van archiefbestanden vinden bij de gemeentes nog extra
  toetsingen door archiefdiensten plaats. De algemene vernietigingslijst voor gemeentes kan
  immers niet ingaan op lokale omstandigheden. Daarom worden veel stukken, in afwijking van
  de officiële vernietigingslijst, toch bewaard. In Amsterdam wordt een steekproef van 2% van
  de sociale dienstdossiers bewaard, ondanks dat de vernietigingslijst een bewaartermijn van
  slechts 5 jaar na laatste contact aangeeft. Ook bij andere massabestanden, zoals processenverbaal van misdrijven, registratiekaarten van straathandelaren, wordt op grond van de analytisch-kritische waarde tot gedeeltelijke bewaring besloten.
  Klep zegt ook iets over de mensen die bij de selectie zijn betrokken. Zij moeten heel wat weten,
  zij moeten goed op de hoogte zijn wat erin de samenleving leeft en dan vindt hij het oordeel van
  alleen een archivaris wat mager en wat subjectief. Hij begrijpt dat een objectief oordeel
  
  Discussiedossier
  
  archiefvernietiging
  
  739
  
  onmogelijk is en hij voert de term intersubjectief in, voor een oordeel dat door een groepje
  mensen wordt gegeven. In dit opzicht is de mening van een archivaris, met name in gemeentearchieven, veelal intersubjectief, want hij betrekt bij zijn oordeelvorming zijn medewerkers en
  veelal ook zijn klanten. Op dezelfde wijze weet hij goed wat erin de samenleving speelt. Als hij
  dit niet zou weten zou hij zijn collecties niet van moderne aanwinsten kunnen voorzien
  (bibliotheek, atlas, beeld en geluid en particuliere archieven).
  Dan nog iets over het vernietigingspercentage van circa 95%. Als er inderdaad verantwoord
  wordt vernietigd, kom je op een dergelijk percentage en dat is toch geen ramp, dat is al jaren zo.
   Onderzoekers vinden wel eens dat er teveel wordt vernietigd, maar als er teveel wordt bewaard,
  merken zij dat niet, maar dat drukt wel op de budgetten van de archiefdiensten, die daardoor
  andere nuttige dingen niet kunnen doen. Het beheer van een strekkende meter archief kost
  namelijk enige honderden guldens per jaar.
  Wat zou er nu moeten gebeuren rond de procedures in verband met de vernietiging van
  archiefmateriaal? Ik denk dat je voorlopig niet veel moet veranderen, maar de bestaande
  procedures moet aanscherpen, waarbij de volgende punten aan de orde zouden kunnen komen:
  1 selectiecriteria beter definiëren;
  2 de gronden waarop de keuzes worden gemaakt expliciet vermelden op de lijsten die aan de
  rijkscommissie voor de archieven worden aangeboden;
  3 meer gebruik maken van de mogelijkheid adviezen van deskundigen in te roepen;
  4 onderzoeken welke methoden toegepast dienen te worden bij het selecteren uit seriebestanden;
  5 bij incidentele vernietigingen eventueel ook de rijkscommissie voor de archieven betrekken.
  Ik wil niet eindigen zonderde machineleesbare gegevensbestanden, de MLG's te noemen, het
  archiefmateriaal van de zeer nabije toekomst. Hieronder bevinden zich zeker gegevensbestanden die voor eeuwigdurende bewaring in aanmerking komen. De problematiek die bij de selectie
  en vernietiging van deze archieven speelt, is vele malen groter dan waar we nu met onze papieren
  archieven mee hebben te kampen. Misschien is het beter al onze krachten aan die problematiek
  te wijden en te zorgen dat we op korte termijn procedures ontwikkelen die het behoud van die
  MLG's die van cultureel en administratie belang zijn, veilig stellen.
  IV Bewaren in niveaus
  
  A. J. M. DEN TEULING
  Ik ben uitgenodigd te spreken als vertegenwoordiger van het bestuurlijk middenveld, zoals dat
  in de recente discussies omtrent de bestuurlijke reorganisatie, regiovorming en dergelijke heet.
   Behalve dat ik zelf op zijn tijd regionaal historisch onderzoek doe, heb ik voornamelijk
  contacten met niet al te lang afgestudeerde historici, die de opleiding tot archivaris (of
  archiefambtenaar) aan de rijksarchiefschool volgen. Daar is mij gebleken, dat de institutionele
  kennis over de overheid buiten de rijksoverheid bij althans deze groep historici dermate summier
  is, dat ik over de organisatie en taken van juist dit middenbestuur enkele essentiële dingen zal
  moeten vertellen. U weet dit natuurlijk allemaal wel, maar ik heb het ook voor de strekking van
  mijn betoog nodig.
  De provincie als middenbestuur is onder de naam van departement in feite ontstaan uit de
  reactie op de centralistische staatsregeling van 1798. Het centralisme werd in de grondwet van
  1801 fors teruggeschroefd, en leidde in de loop van 1802 tot de vorming van departementen met
  min of meer de oude provinciegrenzen. In 1805 werd ook Drenthe weer van Overijssel
  losgemaakt. Deze departementen respectievelijk provincies bleven in hoofdzaak gehandhaafd
  tot op de huidige dag, met een intermezzo in de periode 1811-1813, toen er nogmaals flink met
  grenzen werd gestoeid, en de vorming van de provincie Limburg rond 1840. De taken en
  bevoegdheden van de provincies en de verdeling van bevoegdheden binnen de organisatie
  stammen althans voor de periode tot de invoering van Thorbeckes provinciale wet in 1850,
  regelrecht uit de periode van de inlijving in het Franse keizerrijk. Willem I wijzigde weliswaar
  alle benamingen van zowel het gebied als bestuurscolleges en de voorzitter, of liever de
  autocraat, die aan het hoofd ervan stond. Deze slechts cosmetische wijziging was niets aparts:
  met de besturen van gemeenten en met een belangrijk onderwerp als de dienstplicht gebeurde
  precies hetzelfde.
   De consequenties van de verdeling en herverdeling van de bevoegdheden in 1850 blijken bij
  voorbeeld uit het volgende. Tot de datum van invoering van de provinciale wet was het aantal
  archiefdozen, met stukken, die alleen door de gouverneur werden behandeld, tweemaal zo groot
  als de dozen met stukken van gedeputeerde staten. Vanaf die datum in 1850 is dat precies
  andersom. Bovendien blijkt, dat vanaf 1850 uit het commissarisarchief vernietigbare stukken
  worden geselecteerd, in een percentage dat ver boven de 90 uitkomt, terwijl dat bij gedeputeerde
  staten circa 70% bedraagt, voor zover er uit dat archiefgedeelte al vernietigd wordt. Ook de
  omvang van de stukken geproduceerd doorprovinciale staten, vanaf 1850 rechtstreeks gekozen,
  verveelvoudigt. Sinds de jaren zeventig van de negentiende eeuw werd in alle provincies
  bovendien een uitvoerende dienst ingesteld, de provinciale waterstaat. Deze is belast met aanleg
  en onderhoud van specifiek door het rijk aangewezen wegen en watergangen. Vanaf circa 1930
  komt daar nog een planologische dienst bij, die streekplannen ontwerpt.
  In totaal leverde deze institutionele ontwikkeling een aantal min of meer zelfstandige
  archiefbestanddelen op, namelijk het archief van: de commissaris, bijgehouden door griffieambtenaren; de vertrouwelijke stukken van de commissaris, bijgehouden door hemzelf of een
  hoge ambtenaar (dit onderdeel heet kabinetsarchief); gedeputeerde staten, bijgehouden door
  griffie-ambtenaren; provinciale staten, bijgehouden door griffie-ambtenaren; provinciale waterstaat, bijgehouden door administratieve ambtenaren van deze dienst; provinciale planologische dienst, bijgehouden dooreen administratieve ambtenaar van de dienst. Omtrent de omvang
  van het apparaat moet u zich geen al te grote voorstelling maken. Tot 1920 telde de provincie
  
  Discussiedossier
  
  archiefvernietiging
  
  741
  
  Drenthe slechts acht personeelsleden, en de verhoudingen voor de andere provincies kunt u dan
  zelf wel uitrekenen.
   Deze zes min of meer parallel functionerende onderdelen correspondeerden uitgebreid met
  elkaar, en elk behield een kopie van de brief, die aan de andere onderdelen werd opgestuurd. Het
  volgende voorbeeld illustreert dit. De oprichting van een waterschap is een taak die toekomt aan
  de provinciale staten. De technische voorbereiding ligt bij de waterstaatsdienst, de bestuurlijke
  en juridische bij gedeputeerde staten; binnen de provincie zijn er dus al drie series identieke
  stukken over één aangelegenheid. Bovendien is op het besluit van provinciale staten een
  koninklijke goedkeuring vereist, dat op rijksniveau een soortgelijke procedure doorloopt. Van
  de notulen van provinciale staten bestaat tenslotte zowel een geschreven als een gedrukte versie.
  Nu is op zichzelf de oprichting van een waterschap een beleidsdaad, die zonder enige twijfel
  voor permanente gevolgen zorgt, en dus ook tot de permanente bewaring van stukken over dat
  onderwerp. Na opheffing of samenvoeging neemt het administratieve belang van deze stukken
  weliswaar af, maar dat dergelijke onderwerpen ook cultuurhistorisch van blijvend belang zijn,
  staat als een paal boven water. Echter, bij de waterstaatsdienst vindt u de technische stukken in
  de oorspronkelijke vorm (voor zover men daar bij archiefstukken van kan spreken), bij
  gedeputeerde staten de authentieke beleidsstukken, en bij provinciale staten een exemplaar van
  het authentieke oprichtingsbesluit. Bij alle drie vindt men gelijkluidende exemplaren van de
  stukken, die ook bij de andere twee berusten, soms in de vorm van een afschrift of een kopie,
  soms in een geauthentiseerde vorm. Het is duidelijk, dat niemand er belang bij heeft, de stukken
  in drie- of nog meervoud te bewaren.
   Daarom hebben wij de vernietigingslijst zodanig geformuleerd, dat zowel van de technische
  als van de beleids- als de juridische stukken één exemplaar in het geheel van provinciale
  archieven bewaard blijft. Welk exemplaar dat is, hangt af van de exacte plaats in de organisatie
  waar het stuk zijn functie heeft vervuld, en dat kan per provincie verschillen. Zo stuurde de waterstaatsingenieur in Drenthe alle authentieke exemplaren van zijn technische adviezen naar het
  bestuurscollege, alwaar zij dienen als bijlagen bij de beleidsstukken; zelf hield hij slechts een
  kopie van de conclusie, en hij kreeg naderhand ook een kopie van het Statenbesluit. Als gevolg
  van deze werkwijze — consequent volgehouden over tientallen jaren — kan vrijwel het gehele
  waterstaatsarchief worden vernietigd. Alleen de verzameling kaarten en tekeningen, die bij
  gedeputeerde staten nog al eens lacunes vertoonde, moest stuk voor stuk worden vergeleken. Het
  gaat hier dus om verliezen in één archiefbestanddeel, die worden gecompenseerd door een
  zorgvuldiger selectie van een overigens voor vernietiging in aanmerking komend deel.
  Wij stellen per stuk of per type stukken vast op welk niveau binnen de organisatie elke
  afzonderlijke eenheid bewaard moet worden. Dat niveau noemen wij het bewaarniveau. Een lijst
  van onderwerpen of taken (of in PIVOT-termen: handelingen) over welke wij stukken bewaren
  of vernietigen heeft in de gegeven institutionele context van de provincie in het algemeen geen
  zin. Wel hebben wij een definitie ontwikkeld om alle stukken die in principe ook op een andere
  plaats worden bewaard — uiteraard met de nodige uitzonderingen — na driejaar te vernietigen.
   Het begrip bewaarniveau werkt ook ten opzichte van andere overheidslagen, maar minder
  absoluut. Wij hebben al gezien, dat de besluiten tot oprichting van een waterschap een
  koninklijke goedkeuring vereisen. Dat betekent, dat tenminste in het archief van het kabinet des
  konings één authentiek exemplaar achterblijft, en waarschijnlijk ook nog tenminste een bij het
  ministerie van verkeer en waterstaat. Voor de provincie achten wij dit bewaren niet relevant,
  daar de provincie geacht kan worden essentiële zaken zelf te bewaren in een vorm die ook de
  historicus meer vertelt dan de kale inhoud van het besluit.
  742
  
  IV Bewaren in niveaus
  
  Ook de gemeente heeft een bewaarplicht van zijn archieven, uiteraard eveneens selectief. De
  provincie heeft, juist ten aanzien van de belangrijkste gemeentelijke taken een toezichthoudende
  taak. Begrotingen, rekeningen, maar ook bestemmingsplannen vergen of vergden een goedkeuringsbesluit alvorens rechtsgeldigheid te bezitten. Vanuit de provincie gezien vormt dit toezicht
  echter een routinematige aangelegenheid, die in principe niet voor dubbele bewaring in
  aanmerking hoeft te komen. Pas bij diepgaande meningsverschillen tussen bestuurslagen vormt
  zich wat wij dan maar gemakshalve beleid noemen. Dat betekent dus, dat de provincies na een
  bepaalde termijn vrijwel alle gemeentebegrotingen en -rekeningen vernietigen behalve daar
  waar bekend is, dat gemeenten in het verleden nalatig zijn geweest of ernstige oorlogs- of andere
  schade hebben opgelopen. Dan bewaart de provincie de stukken, of stelt zij de gemeente in staat
  haar archief met deze vernietigbare stukken te completeren.
   Een paar voorbeelden tot slot. De notulen van provinciale staten komen in één en hetzelfde
  bestanddeel in verschillende vorm voor: een handgeschreven minuut-versie en een vóór 1840
  meestal eveneens geschreven net-exemplaar, dat tekstueel volledig gelijkluidend is. Vanaf 1840
  worden deze gedrukt. De bijbehorende index verwijst naarde paginanummers van de gedrukte
  versie. Dit betekent, dat alleen dit laatste stadium voor bewaring in aanmerking komt, dus de
  gedrukte versie. Er is één bezwaar bij, en dat is dat geschreven bijlagen bij de notulen niet per
  definitie in de net- of gedrukte versie opgenomen behoeven te zijn. Dus via uitgebreide
  steekproeven worden beide series gecontroleerd op de volledigheid van bijlagen. Ik zal u
  voorlezen wat de conclusie van het rijksarchief in de provincie Friesland was.
  Bij de minuut-notulen over de periode 1814-1914 werden bijlagen ingebonden. Tot en met 1851
  betreft het in incidentele gevallen stukken die te belangrijk zijn om te worden vernietigd maar
  die men in de net-notulen terugvindt. Met ingang van 1852 doet dat verschijnsel zich niet meer
  voor. De enige bijlagen die men dan nog uitsluitend in de minuut-notulen en niet in de netnotulen aantreft zijn berichten van verhindering en Koninklijke Besluiten waarbij de Staten
  worden gemachtigd in buitengewone zitting bijeen te komen. Beide categorieën komen voor
  vernietiging in aanmerking. Conclusie: De minuut-notulen uit de periode 1814-1851 dienen
  bewaard te blijven. Die uit 1852 en latere jaren komen voor vernietiging in aanmerking. De
  reden van het bijeenroepen van een buitengewone zitting vindt men in het archiefbestanddeel
  van gedeputeerde staten, dat ook met het bijeenroepen was belast.
   Een ander voorbeeld vormen de inspectierapporten van de provinciale inspectie van de
  bejaardenoorden. Men zou zo zeggen: uitgesproken routinewerk. Als te vernietigen categorie
  komen ze echter niet voor in onze vernietigingslijst. Bij doorlezen van een aantal van deze
  rapporten, om te zien of wellicht de lijst moest worden gewijzigd, blijkt dat deze rapporten zo
  vol staan met volledig onvervangbare detailinformatie over de jaren zestig en zeventig, dat tot
  blijvende bewaring werd besloten, onder andere omdat particuliere bejaardenoorden geen
  bewaarverplichting hebben ten aanzien van hun archieven. Het betreft overigens ± 1/2 doos per
  jaar.
  Een geval waarin de balans — met enige spijt — naar de andere kant moest uitvallen is het
  volgende. De provincie is als subsidiënt ingrijpend betrokken bij een aantal welzijns- en
  culturele instellingen als opbouworganen, instellingen voor maatschappelijke dienstverlening,
  culturele raden, die als privaatrechtelijke instellingen ook geen bewaarverplichting hebben. Via
  lidmaatschap door een gedeputeerde of ambtenaar in het bestuur heeft de provincie een inbreng
  in dat bestuur, en krijgt zij de vergaderstukken toegezonden. Ook van allerlei andere vergadercircuits komen verslagen etc. binnen, soms in veelvoud.
  Discussiedossier
  
  archiefvernietiging
  
  743
  
  Wij hebben als werkgroep besloten, dat dergelijke series stukken voor vernietiging in
  aanmerking komen, omdat de provinciale bemoeienis in de dagelijkse gang van zaken
  doorgaans oppervlakkig is, de series vaak niet compleet zijn en onvoorspelbaar beginnen en
  eindigen; de belangrijkste zaken komen in het kader van de subsidieverlening in verhevigde
  mate aan de orde. Deze laatste stukken worden wèl bewaard. De archieven van de welzijnsinstellingen zelf worden vervolgens in de aandacht van de rijksarchiefdienst in de provincie
  aanbevolen: hopelijk worden zij door deze instelling verworven.
   De beslissing om om inhoudelijke redenen stukken te bewaren wordt gerelateerd aan de vraag
  of de inhoud van die stukken uniek is èn of de inhoud ook voor beleidsvorming administratief
  van belang is geweest. Immers, de administratieve functie is de toegevoegde waarde bij uitstek
  boven het belang van de inhoud. Gegevens over bejaardenoorden kunnen wij elders ook wel
  vinden, het unieke van de genoemde rapporten is, dat de provincie zich er actief mee heeft
  bemoeid. In dat licht moeten deze rapporten ook worden beoordeeld; denkbaar is dat zij meer
  vertellen over de rapporterende ambtenaar dan over de gerapporteerde toestanden. Het culturele
  belang vloeit voort uit, of zo u wilt: vloeit slechts voort uit de oorspronkelijke administratieve
  functie.
   Ik hoop u met dit verhaal en deze voorbeelden twee dingen te hebben duidelijk gemaakt. Ten
  eerste. De institutionele en administratieve kennis ontbreekt bij de gemiddelde en ook bij de
  gespecialiseerde bovengemiddelde historicus. Ten tweede. Archivarissen zijn zelf ook historici:
  hun enige bestaansgrond is wat na vervallen van het administratieve belang overblijft, en dat is
  het historische. De teneur van een deel van de huidige discussie, dat archivarissen maar raak
  zouden vernietigen beschouw ik als een onverdiende aanval op de integriteit van zowel ons vak
  als archivaris als die van ons vak als historicus. De door P. M. M. Klep bepleite parallelle
  selectie, te weten door administratie en archivaris enerzijds en historicus anderzijds schijnt te
  betekenen, dat de historicus het hele werk nog eens na moet kijken. Gezien de achterstanden in
  het archiefbeheer (terwijl Nederland in internationale verhoudingen toch goed van personeel is
  voorzien) is dat een fysieke onmogelijkheid, en bovendien is de historicus (als boven omschreven) hiervoor ook qua kennis niet toegerust. Die kennis houden wij als archivaris-historicus
  natuurlijk niet geheim. Iedere historicus kan ons vak ook zonder de rijksarchiefschool in
  principe leren. Ik heb er ook geen bezwaar tegen, dat in onze provinciale commissie naast mijzelf
  nog een andere historicus zitting neemt. Maar dan wel als deskundige collega, en niet als
  onwetende en angstige waakhond.
  Samenvatting
  1 Bewaring of vernietiging wordt op de eerste plaats bepaald door de plaats en functie van een
  stuk in de administratie, en vervolgens door de inhoud.
  2 De administratieve functie is de toegevoegde waarde, die de stukken juist hun historische
  belang geeft.
  3 De beoordeling van deze aspecten en de eindverantwoordelijkheid voor de selectiecriteria
  van individuele archieven komt toe aan de archivaris-historicus.
   V Keurend gekozen. De selectie van archieven van de rijksoverheid van na 1945*
  
  R. C. HOL
  Ten geleide
  Wie de uitzendingen van VPRO's 'Keek op de Week' in het afgelopen seizoen volgde, heeft
  ongetwijfeld kennis gemaakt met Koot als de, volgens het bekende stereotiep, afgeschilderde
  archivaris/documentalist Herman Brongers. Vlak voordat hij uit het werknemersbestand van
  ' Keek op de Week' zou worden afgevoerd, deed hij, temidden van zijn steeds uitdijende bestand,
  een uitspraak die het dilemma van de archivarissen van nu aardig samenvat 1. Hij stelde dat er
  steeds meer geschreven werd over steeds minder, maardat het allemaal wel langer bewaard moet
  blijven. Een probleem waar de Romeinen overigens al een aardige oplossing voor hadden: zij
  schreven in hun ogen kortstondige zaken op wastafeltjes. Bij een volgende, soortgelijke notitie,
  was de vernietiging van de vorige, niet meer ter zake doende, handeling het logisch gevolg.
  Kader
  Historici en archivarissen zijn het erover eens dat selectie van archieven noodzakelijk is. Dat er
  geselecteerd moet worden uit de vooral sinds de tweede wereldoorlog enorm gegroeide
  papierstroom van de overheden behoeft geen betoog. Zoals uit de verschillende publikaties,
  artikelen en dergelijke van de laatste jaren blijkt2, spitst de discussie tussen historici en
  archivarissen zich dan ook vooral toe op het 'wat' en het 'hoe' van de selectie van overheidsarchieven en op de vraag of de selectie wel alleen aan de archivarissen kan worden overgelaten
  of, anders gesteld, moeten de historici niet zelf ook actief het selectieproces benaderen door het
  formuleren van uitgangspunten3. Uitgangspunten, of liever algemeen geldende en operationele
  definities van het historisch-cultureel belang die voor de archivaris als schakel tussen de
  overheidsadministratie en de historische wereld als leidraad kunnen dienen in het selectieproces.
   Met de totstandkoming van de nota Archieven bewaren. Cultureel investeren in de toekomst 4
  is een stevige grondslag geschapen voor de discussie over de selectie van archieven in het
  historisch ' veld '. Dat is des te belangrijker, aangezien er nu een theoretisch kader voorligt en niet
  een opeenhoping van selectie-casussen, waarbij vooral de vraag 'teveel' of 'te weinig' de
  * Dit artikel is een bewerking van de tekst van de voordracht tijdens de jaarvergadering van het
  Nederlands Historisch Genootschap op 24 september 1993.
  1 VPRO, 'Keek op de Week', 21 maart 1992.
  2 Als eerste schakel in de publieke discussie over het veranderende selectiebeleid bij de rijksarchiefdienst mag de bijdrage van de algemene rijksarchivaris tijdens het symposium 'De kunst van het
  selecteren' (zie Nederlands Archievenblad (NAB), XCIII (1989) 302-312, i. h. b. 307-309) genoemd
  worden. Voor andere maatgevende artikelen of bijdragen aan die discussie, zie bijvoorbeeld H. Janssen,
  'Archiefselectie op niveau' (NAB, XCIV (1990) 227-240), A. J. M. denTeuling, 'Vernietigingspercentage
  en archiefselectie op institutioneel niveau' (NAB, XCIV (1990) 343-348) en F. C. J. Ketelaar, 'Archiefselectie en onderzoek' (NAB, XCV (1991) 119-122). Voor reacties vanuit de historische wereld, zie
  bijvoorbeeld de jaarrede van P. W. Klein, voorzitter van het Nederlands Historisch Genootschap
  (Bijdragen en mededelingen betreffende de geschiedenis der Nederlanden, CVI (1991) 678-681), A. H.
  Huussen jr., 'Geschiedschrijving, archieven en vernietiging' (NAB, XCV (1991) 304-307). In de kolommen van het NRC Handelsblad kon men op geregelde tijden de verschillende meningen terugvinden.
  3 P. M. M. Klep, 'Selectie en vernietiging van archiefmateriaal' (BMGN, CVIII (1993) 190-197).
  4 P. M. M. Klep, Archieven bewaren. Cultureel investeren in de toekomst. Discussienota over selectie
  en vernietiging van archiefbescheiden ten behoeve van de rijkscommissie voor de archieven (Nijmegen,
  oktober 1992).
   Discussiedossier
  
  archiefvernietiging
  
  745
  
  leidende rol speelt. Zonder de nu aanwezige diversiteit in de discussie zou er ook geen
  vooruitgang in dit verband mogelijk zijn5.
  Het hiernavolgende relaas richt zich op de functie van archieven, de selectie van archieven van
  de rijksoverheid van na 1945, de verschillende daarbij betrokken belangen en de wijze waarop
  de rijksarchiefdienst het beleid van de macro-selectie van de omvangrijke bestanden van die
  periode gestalte geeft.
  Functie van archieven
  Overheidsarchieven worden niet gevormd als historische bronnen, zij ontstaan ter ondersteuning en in de context van de primaire werkprocessen van de overheid. Zij vormen de neerslag
  van het handelen van de overheid ten opzichte van de samenleving. Dat maakt ze voor het
  historisch onderzoek, het onderzoek naar de samenleving in het verleden, zo interessant. In de
  overheidsarchieven wordt echter niet de 'werkelijkheid' van die samenleving bewaard, maar
  slechts een 'verbeelding' van die samenleving6. De latere historicus vindt daarin dus slechts een
  deel van de gegevens terug die hij of zij nodig heeft voor zijn of haar interpretatie. Het is ook
  om die reden dat men in de rijksarchiefbewaarplaatsen (maar natuurlijk ook in de andere
  openbare archiefbewaarplaatsen) naast de overheidsarchieven ook de archieven van nietoverheidsinstellingen en particulieren aantreft. Het palet daarvan, zo'n 26% van het totale
  bestand van de rijksarchiefdienst, varieert naar regio en is afhankelijk van het op basis van de
  historische ontwikkeling in een provincie afgestemd acquisitieprofiel. Hoewel aan dit laatste
  element geen wettelijke regeling ten grondslag ligt, is dit beleid door de minister van welzijn,
  volksgezondheid en cultuur (WVC) in verschillende nota's gesanctioneerd7.
   Afhankelijk van de historische vraagstelling en invalshoek zal men buiten de openbare
  archiefbewaarplaatsen ook bronnen aantreffen, waaruit kennis over de Nederlandse samenleving en cultuur geput kan worden. Hierbij moet gedacht worden aan de gespecialiseerde documentatiecentra, onderzoeksinstituten en bibliotheken, zoals bijvoorbeeld het HSG in Amsterdam of het KDC in Nijmegen.
  Selectie van archieven
  Het selecteren uit de archieven van de overheid ten behoeve van de blijvende bewaring voor het
  historisch onderzoek kent een lange geschiedenis8. Archieven zijn instrumenten van bestuuren
  5 Na het congres van het Nederlands Historisch Genootschap vulden de kolommen van de opiniepagina,
  het zaterdagbijvoegsel van het NRC Handelsblad zich enige malen met artikelen van betrokkenen bij het
  selectiebeleid van de rijksarchiefdienst/PIVOT (30-9-1993, 2-10-1993, 12-10-1993, 28-10-1993). Deze
  artikelen kregen ook respons in de rubriek 'Brieven', waarin onder andere de vernietiging bij de andere
  overheden centraal stond. Ook van de zijde van 'de administratie' komen bijdragen, zie bijvoorbeeld J. J.
  A. Buylinckx, 'Discussienota selectie en vernietiging: cultureel belang bedreigd?', Overheidsdocumentatie (september 1993) 242-247.
  6 T. Cook, "Many are called, but few are chosen'. Appraisal guidelines for sampling and selecting case
  files', Archivaris, XXXII (Summer 1991) 25-50; T. Cook, The archival appraisal of records containing
  personal information. A RAMP study with guidelines (Parijs, 1991).
  7 Zie bijvoorbeeld de nota archiefbeleid 1985 (Handelingen Tweede Kamer, 1984-1985, 19068 nrs. 1
  en 2).
  8 Het in historiserende zin geven van een overzicht van de selectie van archieven valt buiten het bestek
  van deze bijdrage. Men zie hierover bijvoorbeeld de verschillende voordrachten op het symposium ter
  gelegenheid van het honderdjarig bestaan van de vereniging van archivarissen in 1991 (NAB, XCV ( 1991 )
  62-115, i. h. b. 78-101.
   746
  
  V
  
  Keurend gekozen
  
  elementen van cultuur. De archiefdienst moet om haar taak als culturele instelling te kunnen
  vervullen en waar te maken, werken in en met de overheidsadministratie. Betrokken zijn bij de
  vorming en selectie van machineleesbare en andere archieven, om te voorkomen dat er straks
  niets meer over is. Dit is onder meer in het net verschenen rapport over de machineleesbare
  gegevens 'Het heden onthouden' duidelijk in beeld gebracht 9.
  Op die wijze kunnen en moeten archivarissen optreden als 'keurmeester' voorde drie bij het
  selectieproces betrokken belangen, te weten het administratieve belang, het belang van de rechten bewijszoekende burger en het historisch-cultureel belang. Deze drie belangen zijn niet
  nieuw: in het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden uit
  1972 (Staatscourant 109) werden zij als grondslag voor de selectie van overheidsarchieven
  naast elkaar vermeld. Erkend wordt dus dat vanuit het algemene principe dat er bij overheidsarchieven geselecteerd moet worden, daarbij drie belangen betrokken zijn, die niet zozeer
  tegenover elkaar staan, maar alle drie vanuit verschillende invalshoeken of door verschillende
  belangenbehartigers benaderd kunnen (en moeten) worden.
  Voor het administratieve belang zijn de bewaartermijnen helder te bepalen. Elke handeling van
  de overheid ten opzichte van de samenleving kent een grens in de tijd; die kan 1 of 100 jaar zijn,
  maar eens is het administratieve belang uitgediend en kunnen documenten vanuit die optiek dus
  weg. Wel is het zo dat door de groei van de bureaucratie in de laatste decennia en de
  ontwikkelingen op het gebied van de documentaire informatievoorziening bij de overheid de
  complexiteit van het administratieve belang is toegenomen. De tendens van de decentralisatie
  van allerlei taken en functies binnen het overheidsapparaat, bijvoorbeeld, maakt dat het
  overzicht over de informatiestromen binnen dat apparaat door deze 'versplintering' veel
  moeilijker te achterhalen is.
   Nauw verbonden met het administratieve belang is het belang van de recht- en bewijszoekenden bij de selectie van archieven. Zonder hier nu verder op in te gaan, mag geconstateerd worden
  dat in de afgelopen decennia dit belang een toenemende institutionalisering — vergelijk de
  kwestie over de archieven van de BVD — te zien heeft gegeven. Naar de tijd gemeten, mag er,
  in zijn algemeenheid, van worden uitgegaan dat bij de vraag van de selectie vanuit dit belang
  de actualiteit een primaire rol speelt.
  Het historisch-cultureel belang is tijdloos. Uit de gevarieerdheid van het huidige historisch
  onderzoek en met de kennis en ervaring over het verleden moeten de betrokkenen vaststellen
  wat er voor toekomstig historisch onderzoek van wezenlijk belang is om voor blijvende
  bewaring in aanmerking te komen.
  Het is de rol van de archivaris om in dit selectieproces de verschillende belangen te wegen, in
  een voortdurende dialoog de informatiebehoeften van die belangen te kennen en deze in
  overeenstemming te brengen met de hem of haar door de samenleving toegewezen middelen
  (personeel, financiën, bewaarruimten) om de blijvende bewaring te kunnen realiseren.
  Relatie tussen hel administratieve en het historisch-culturele belang
  In de archiefwet 1962 en het archiefbesluit 1968 zijn de procedures voor de selectie van
  overheidsarchieven vastgelegd. De verantwoordelijke overheidsorganen stellen samen met de
  algemene rijksarchivaris de selectielijsten per (type) archief op. Deze lijsten worden vervolgens
  aangeboden aan de rijkscommissie voorde archieven (vroegerde archiefraad), een onafhankelijk adviescollege van de minister van WVC. In deze commissie hebben ook vertegenwoordi9 T. K. Bikson, E. J. Frinking, Het heden onthouden (Den Haag, 1993) (Vertaling van Preserving the
  present. Towards viable electronic records van het European-American centre for policy analysis te Delft).
   Discussiedossier
  
  archiefvernietiging
  
  747
  
  gers uit het gebruikersveld van de archieven, zoals historici, zitting. Zij toetst en brengt haar
  openbare advies uit aan de minister van WVC. Deze stelt samen met de verantwoordelijke
  minister van het desbetreffende overheidsorgaan de selectielijst vast. Uiteindelijk wordt de
  selectielijst gepubliceerd in de Staatscourant. Daarna volgt de uitvoering door selecteurs die
  uiteindelijk moet resulteren in de overbrenging in goede en geordende staat van het geselecteerde materiaal naar de rijksarchiefdienst. In de afgelopen 25 jaar heeft deze toetsing geleid tot de
  vaststelling van zo'n kleine 400 adviezen over dergelijke selectielijsten. Deze toetsing heeft
  evenwel nog niet geleid tot een duidelijk stelsel van algemeen geldende en operationele
  definities, die voor het in de rijkscommissie voor de archieven besloten liggende historischcultureel belang als leidraad bij de advisering kunnen dienen.
  In het wetsontwerp voorde nieuwe archiefwet is dit systeem van toetsing gehandhaafd. Dat wil
  niet zeggen dat de wijze van advisering op zich niet ter discussie zou kunnen staan. Er zijn
  immers verschillende ontwikkelingen, die hieraan ten grondslag liggen. Genoemd zijn al de
  aspecten van de sterk uitgedijde informatiestromen met hun verschillende vormen van materiële
  neerslag binnen de rijksoverheid, de bewegingen binnen het historische gebruikersveld, maar
  ook de positie van adviesorganen binnen het overheidsveld is een punt van maatschappelijke
  discussie. Voor het convent van rijksarchivarissen is een ding duidelijk: mocht de rijkscommissie voor de archieven worden opgeheven dan zal aan de inbreng vanuit het gebruikersveld een
  andere vorm moeten worden gegeven10.
   PIVOT: het wat en hoe van de selectie van archieven van de rijksoverheid van na 1945
  De instelling van de Projectorganisatie invoering verkorting overbrengingstermijn (PIVOT)
  door de minister van WVC en de algemene rijksarchivaris als reactie op de in 1988 door de
  algemene rekenkamer gesignaleerde problemen ten aanzien van het archiefbeheer bij het rijk
  heeft de nodige vragen opgeroepen bij zowel de rijksadministratie als het historische gebruikersveld. De conclusies van de algemene rekenkamer betroffen vooral de achterstanden in de
  selectie van de overheidsarchieven en daarmee de achterstanden bij de overbrenging naar de
  rijksarchiefdienst 11. Hierdoor dreigde, nog los van de verkorting van de overbrengingstermijn,
  de openbaarheid van overheidsarchieven in het geding te komen.
  Voor PIVOT stond het volgende primair, de selectie van de archieven van de rijksoverheid van
  na 1945 kan niet plaatsvinden met de vroegere methoden, die immers tot een omvangrijke
  achterstand in de selectie en bewerking hebben geleid. Het document voor document nalopen
  van de archiefbestanden bij de ministeries en andere rijksorganen is onuitvoerbaar. Ieder zicht
  op de context — een wezenlijk archivistisch principe — zou gelet op de omvang ontbreken en
  leiden tot ad hoe-beslissingen over de uiteindelijke blijvende bewaring. Het beleid van de
  rijksarchiefdienst in deze is dan ook bewust gestuurd in de richting van macro-selectie. In
  samenwerking met de vakgroep bestuurskunde van de universiteit van Twente is een model
  institutioneel onderzoek opgesteld12. Het is dus niet zo dat PIVOT is ingesteld om zonder meer
  een algemeen bewaarpercentage van 5% te realiseren als ware hiervoor een stelsel van
  produktienormen volgens voormalige Oosteuropese economische begrippen te ontwikkelen13.
   De selectiedoelstelling mag niet worden versimpeld tot de opvatting dat alleen de 'beleidstuk10 Zie voor de reactie van het convent van rijksarchivarissen de bijlage bij dit artikel. Deze reactie is
  vastgesteld in de vergadering van het convent van 30 september 1993 (1993/62).
  11 'Archiefbeheer en behoud bij het rijk' (Den Haag, 1988) (Handelingen Tweede Kamer, 1987-1988,
  20665 nrs. 1 en 2). Het rapport is behandeld in de vaste Kamercommissie voor welzijn en cultuur in april
  1990. Voor het verslag zie Handelingen Tweede Kamer 1989-1990, 20665, nr. 7.
  12 De PIVOT-brochure 'Model Institutioneel Onderzoek' zal eind 1993 in druk verschijnen.
  748
  
  V
  
  Keurend gekozen
  
  ken' bewaard blijven en de 'uitvoeringsstukken' niet. Indien de feitelijke neerslag van een
  overheidshandeling bewaard moet blijven, dan bevindt zich daaronder in principe de neerslag
  uit de verschillende stadia van de taakuitoefening van de rijksoverheid, variërend van beleidsvoorbereiding tot beleidsuitvoering en evaluatie. De PI VOT-methode is echter niet ontwikkeld
  om een micro-selectie op afzonderlijke dossiers, stuk voor stuk, toe te passen. Indien noodzakelijk kan deze in de fase van de bewerking voor de overdracht aan de hand van bestaande
  selectielijsten worden toegepast. Verder is het van belang dat het selectieproces zo zorgvuldig
  en helder mogelijk verloopt. Ieder bij het proces betrokken belang moet zijn standpunten in de
  uiteindelijke selectielijsten kunnen terugvinden dan wel het resultaat kunnen zien van het
  afwegingsproces. Het element van de eerder geschetste toetsing blijft daarbij ongeschonden.
   Tegen deze achtergrond heeft PIVOT als selectiedoelstelling geformuleerd dat de geselecteerde en voor blijvende bewaring in aanmerking komende archieven een reconstructie van het
  overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk moeten maken. Deze abstractie is in de reactie van
  het convent van rijksarchivarissen op de discussienota nader geëxpliciteerd tot 'het selecteren
  van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis en het begrip van de Nederlandse
  samenleving (en cultuur) veilig te stellen voor blijvende bewaring'. PIVOT bewaart dus meer
  dan alleen, zoals in de discussienota wordt verondersteld, de relevantie van de overheidsbemoeienis. Het gaat immers niet om 'cultureel versus administratief belang', maar om de
  samenhang tussen de handelingen van de overheid, de neerslag daarvan en de waarde die die
  neerslag heeft voor het kennen van de Nederlandse samenleving en cultuur. Bij overheidsarchieven zal altijd de administratieve context meebepalend zijn voor de culturele waarde.
   Hoe probeert PIVOT deze algemene uitgangspunten te concretiseren? Kort samengevat komt
  het er op neer dat onderzoekers van PIVOT en de betrokken ministeries, op basis van een groot
  scala aan bronnen de handelingen van de rijksoverheid vanaf 1940 op de verschillende
  taakgebieden in kaart brengen14. De resultaten van dat onderzoek worden in een rapport
  institutioneel onderzoek vastgelegd15. Op basis van dat rapport wordt vervolgens een basisselectiedocument opgesteld dat de plaats inneemt van de vroegere selectielijsten. Hierin staan de
  handelingen vermeld en wordt tevens, als resultaat van het zogenoemd driehoeksoverleg tussen
  administratie en PIVOT, een B(ewaren) of V(emietigen plus termijn) aan de handeling
  toegevoegd16. In de algemene inleiding van het basisselectiedocument worden algemene en
  13 Voor alle duidelijkheid zij vermeld dat het van vele zijden bekritiseerde 'over-all' bewaarpercentage
  van 5%, ook internationaal gezien, geen novum is: zie bijvoorbeeld A. E. M. Ribberink, 'Archivariaat en
  registratuur' (NAB, LXXII (1968) 215), Actes de la vingt-deuxième conference de la table ronde des
  archives/Proceedings of the twenty-second international round table conference, Bratislava 1983 (Parijs,
  1984); F. C. J. Ketelaar, 'De archivaris en de toevloed van moderne archieven' (NAB, LXXXVIII (1984)
  137 vlg.) en A. Kromnov, 'The appraisal of contemporary records' (Archivum, XXVI (1979) 54 vlg.). Ook
  in de jaarverslagen van de rijksarchiefdienst, bijvoorbeeld 1974, 7 en 1982, 7 komen dergelijke
  percentages voor. De verschillende bijdragen van de zijde van de rijksarchiefdienst in het NRC Handelsblad, bijvoorbeeld NRC, 2-5-1991, baseren zich op dergelijke bewaarpercentages.
  14 Op dit moment verkeren ca. 58 van de naar schatting 180 taakgebieden in verschillende stadia van
  behandeling. De onderzoekscapaciteit wordt op basis van evenredigheid door de ministeries en PIVOT
  ingezet.
  15 Er zijn inmiddels acht rapporten in druk verschenen; in 1993 zullen er nog vijf volgen.
   16 Op dit moment vindt binnen PIVOT de discussie plaats over de vraag of de termen Bewaren en
  Vernietigen niet vervangen moeten worden door G(oed) 0(verdragen) en N(iet) O(verdragen) en of in het
  basisselectiedocument bij de handelingen die als NO worden gekenschetst wel de administratieve
  bewaartermijnen genoemd moeten worden. Immers de verantwoordelijkheid voor deze laatste categorie
  (verantwoording, bedrijfsvoering) berust primair bij de zorgdragers. De term Goed refereert aan de normen
  voor de goede en geordende staat, waaraan de door de zorgdragers aan de rijksarchiefdienst over te dragen
  archieven dienen te voldoen.
  Discussiedossier
  
  archiefvernietiging
  
  749
  
  specifieke bewaarcriteria opgesomd, die verantwoorden waarom in het ene geval een B en in het
  andere geval een V wordt toegekend. De algemene criteria gelden in principe voor alle
  basisselectiedocumenten. De specifieke criteria gelden alleen het desbetreffende taakgebied.
  Dit basisselectiedocument gaat vervolgens naarde rijkscommissie voorde archieven, alwaar de
  eerder genoemde toetsing plaatsvindt. Dat kan erin resulteren dat een V een B wordt of dat een
  B een V wordt. Na de advisering volgt dan het identieke proces van vroeger.
  Wat is nu het belangrijke verschil met de vroegere methode van documentgerichte lijsten?
  Anders dan voorheen neemt het PIVOT-onderzoeksmodel niet de documenten (in welke vorm
  dan ook) tot uitgangspunt, maar de handelingen17. Immers, door het in kaart brengen van de
  handelingen wordt het beeld van wat de overheid voor taken moest uitvoeren vollediger. Het
  PIVOT-rapport stelt vast wat er voor neerslag geweest moet zijn. Op basis daarvan kan gerichter
  worden gezocht in de fase van de uitvoering van het basisselectiedocument.
   Verschillende publikaties, niet in het minst het door de minister van binnenlandse zaken
  uitgebrachte Omslag in opslag, geven namelijk aan dat in de laatste jaren een groot gedeelte van
  de documentstromen binnen de overheid veelal buiten het zicht van de zogeheten algemene
  secretarieën (waarvan er inmiddels al een aantal zijn opgeheven of geherstructureerd) om
  plaatsvindt: de context wordt meer diffuus. Met behulp van zowel het PIVOT-rapport van het
  institutioneel onderzoek als het basisselectiedocument kan het betrokken ministerie op zoek
  gaan naar de gegevensbestanden bij de verschillende taakgebieden. De fysieke verblijfplaats
  binnen een overheidsorgaan dan wel de fysieke vorm waarin de neerslag is neergelegd zijn dan
  minder relevant. De betrokken overheidsorganen maken hierbij ook gebruik van de eigen
  toegangen op deze bestanden18.
  PIVOT brengt dus in zijn Produkten het overheidshandelen zodanig in beeld, dat het historisch
  gebruikersveld, de rijkscommissie voor de archieven en de andere belangen daaraan hun
  bewaarcriteria kunnen toetsen. De eerste ervaringen in de praktijk leveren tevens de expliciete
  gegevens die nodig zijn om een zorgvuldige en traceerbare selectie te kunnen toepassen. Na het
  vaststellen van het selectiedocument moet de archivaris er tevens op toezien dat de uitvoering
  ervan uiteindelijk leidt tot het in goede en geordende staat overbrengen van het geselecteerde
  materiaal naar de rijksarchiefdienst.
  