text: Interne accountant
  
  Lezers Discussiëren
  
  MEMORANDUM
  
  Agenda RvB pt. 17
  
  Aan: Raad van Bestuur
  Van: Projectgroep Zero-budgetting
  Inzake: Interne accountantsdienst
  Amsterdam, 12 maart 1984
  Onderzoek heeft aangetoond dat een belangrijk deel van de taken van de
  interne accountantsdienst efficiënter door onze externe accountants kun­
  nen worden verricht, dan wel door onze externe accountants reeds worden
  uitgevoerd waardoor soms doublures voorkomen. Als bijlage is een samen­
  vatting van het desbetreffende rapport opgenomen.
  Op grond hiervan stellen wij u voor de interne accountantsdienst in zijn
  huidige vorm op te heffen, een nieuwe dienst eveneens rechtstreeks ressor­
  terend onder de voorzitter van de raad van bestuur in te stellen en te
  belasten met de onder 9 van de bijlage vermelde taken. Deze behoeven
  uiteraard een nadere uitwerking.
  Zoals u bekend is, is de interne accountantsdienst in onze projectgroep
  vertegenwoordigd; hetzelfde geldt voor de werkgroep die het rapport heeft
  samengesteld.
  Nadat uw principiële beslissing hierover is genomen, zal bij een positieve
  beslissing het overleg met de Ondernemingsraad ter zake worden gestart.
  De mogelijkheid is aanwezig dat de niet in de nieuwe dienst op te nemen
  personeelsleden overgaan naar het accountantskantoor. Over de positie van
  het huidige hoofd van de interne accountantsdienst zal u afzonderlijk
  worden gerapporteerd.
   Kanttekening van de secretaris: Wat doen andere Nederlandse concerns?
  
  6-272
  
  RAPPORT - samenvatting
  
  Bijlage
  
  Agenda RvB pt. 17
  
  Interne accountantsdienst
  
  1. De interne accountantsdienst ( ia d ) is in hoofdzaak belast met twee
  groepen van taken:
  - het verrichten van accountantscontrole op de officiële jaarrekeningen
  van een aantal dochtermaatschappijen en op de interne concernjaarrekening (die mede dient als uitgangspunt voor de te publiceren
  officiële jaarrekening), met het doel deze zo mogelijk van een goed­
  keurende accountantsverklaring te voorzien;
  - het opsporen van mogelijkheden tot verbetering in de interne infor­
  matievoorziening en het doen van (globale) voorstellen aan de afde­
  ling organisatie en procedures daarvoor, met betrekking tot de effec­
  tiviteit, de efficiëntie en de betrouwbaarheid en veiligheid van de
  informatievoorziening.
  Daarnaast wordt de IAD op incidentele basis belast met onderzoeken
  van verscheidene aard.
  2. In de meeste gevallen vereisen wettelijke voorschriften dat de officiële
  jaarrekeningen van dochtermaatschappijen worden voorzien van een
  verklaring van een externe accountant. Afhankelijk van het land van
  vestiging maakt deze wel gebruik van de IAD-verklaring, maar in alle
  gevallen verricht de externe accountant ook eigen (zgn. aanvullend)
  onderzoek, dat onder meer gericht is op de beoordeling van de kwaltieit
  van het iAD-werk. Daarbij is herhaling van werk dat ook door de IAD
  gedaan is, veelal onvermijdelijk.
  3. De omvang van ons concern is niet zodanig dat een optimale taakver­
  deling binnen de IAD kan worden gerealiseerd. De omvang is te gering
  om alle gewenste specialisaties in de dienst vertegenwoordigd te doen
  zijn, terwijl de inspanningen nodig voor het op peil houden van de
  kennis van de staf onevenredig zwaar op de beperkte bezetting drukken.
   Daar komt bij dat de relatieve eenzijdigheid van de uit te voeren
  opdrachten, negatief werkt op de aantrekkelijkheid voor assistenten
  (die zich in het algemeen voorbereiden op het accountantsexamen) van
  een functie bij de IAD, indien zij ook de mogelijkheid hebben op een
  accountantskantoor geplaatst te worden - al speelt deze factor bij de
  huidige arbeidsmarkt een geringere rol dan enige jaren geleden.
  4. De internal auditors functie bestaat ook internationaal, in het bijzonder
  in de Engels-sprekende gebieden. Deze functie omvat echter in het
  algemeen niet de accountantscontrole op jaarrekeningen van dochter­
  maatschappijen of op de interne concernjaarrekening. In internationale
  verhoudingen is de dubbelfunctie van een IAD-Nederlandse stijl ondui­
  delijk in zijn consequenties.
  5. De onder 2 t/m 4 opgesomde bezwaren zijn indertijd bij de instelling
  van de IAD zeer wel onderkend. Gemeend werd echter dat zij zouden
  worden overtroffen door de voordelen:
  a. De wederzijds ondersteunende werking van de beide taken. Accoun­
  tantscontrole houdt mede in onderzoek naar het stelsel van infor6-273
  
  matievoorziening; dit kan bouwstenen opleveren voor het opsporen
  van mogelijkheden tot verbetering daarin. En omgekeerd: de opspo­
  ring van mogelijke verbeteringen in de informatievoorziening levert
  bouwstenen voor de accountantscontrole. Door beide groepen van
  taken aan één dienst toe te vertrouwen zouden doublures evenzeer
  kunnen worden voorkomen als competentie-geschillen omtrent de
  aan te brengen verbeteringen.
  b. De relatieve eenzijdigheid heeft ook het voordeel dat de IAD-staf
  beter op de hoogte is van de gang van zaken, veelal tot in details,
  dan een externe accountantsstaf zal kunnen zijn (van mogelijke
  ‘bedrijfsblindheid’ als gevolg daarvan, is in het verleden niet geble­
  ken).
   c. Een IAD kan gemakkelijker dan een externe accountant worden
  gericht op de aangelegenheden die voor de ondernemingsleiding op
  een gegeven moment relevant zijn. Diepgang en prioriteit van de
  behandeling van een bepaald onderwerp door de IAD kunnen recht­
  streeks door de ondernemingsleiding worden beïnvloed.
  d. De betrouwbaarheid van interne informatie is essentieel voor de
  kwaliteit van de beslissingen van de ondernemingsleiding. De externe
  accountant houdt zich met die betrouwbaarheid in principe slechts
  bezig voorzover dit van belang is voor zijn hoofdtaak - het onderzoek
  van de officiële jaarrekening. Nu omvat dit weliswaar reeds veel van
  de interne informatievoorziening, maar ook hiervoor geldt dat er een
  ruime tijdspanne zit tussen het moment van de informatieverstrek­
  king en dat waarop de externe accountant daarover zijn oordeel
  vormt. Mogelijke tekortkomingen worden dan pas ontdekt nadat de
  beslissingen van de ondernemingsleiding zijn genomen en wellicht
  uitgevoerd.
  6. De ervaring heeft geleerd dat de voordelen van de takencombinatie
  slechts in zeer beperkte mate gerealiseerd zijn. Het is gebleken dat het
  onderzoek van de informatievoorziening in het kader van accountants­
  controle, vanuit een andere gezichtshoek geschiedt dan dat met het oog
  op opsporing van verbeteringsmogelijkheden daarin. Min of meer au­
  tomatisch leidt dit tot een takenverdeling binnen de IAD waarbij de min
  of meer geprononceerde aanleg van de verschillende personeelsleden
  bepaalt welke gezichtshoek wordt gekozen. De integratie komt daardoor
  eerst op hoog niveau (hoofd en adjunct-hoofd IAD) tot stand.
   7. Daar komt bij dat de voortgaande ontwikkeling van moderne administratiemethoden, inclusief doch niet alleen het gebruik van geavanceerde
  computerprogramma’s, van de interne informatievoorziening een zelfcontrolerend systeem heeft gemaakt. Het accountantsonderzoek kan
  daardoor meer worden gericht op de adequaatheid van het systeem dan
  op de juistheid van de verstrekte informatie. Dit geldt zowel voor de
  externe als voor de interne accountants. (P.M. Het is zeer wel mogelijk
  dat bij bepaalde bedrijfstypen door de aard van de transacties deze
  zelfcontrolerende werking zwakker is dan bij een industriële en handels­
  onderneming als de onze; gedacht kan worden aan krediet- en verzeke­
  ringsinstellingen. Een IAD kan daar onmisbaar zijn om tijdig de betrouw6-274
  
  baarheid van verstrekte informatie te verzekeren.)
  8. Uit een en ander wordt geconcludeerd:
  a. Zowel voor het onderzoek naar de betrouwbaarheid van (intern)
  verstrekte informatie, als voor het onderzoek naar de adequaatheid
  van het informatiesysteem, is accountantsdeskundigheid onmisbaar.
  b. Dit behoeft niet te betekenen dat beide taken door dezelfde personen
  of binnen dezelfde dienst worden verricht.
  c. Voorzover het informatiesysteem zelfcontrolerend is, kan het onder­
  zoek daarvan (vooral gericht op de vaststelling dat, of in hoeverre,
  de zelfcontrolerendheid gerealiseerd is) doelmatiger door de externe
  accountants dan door een interne dienst geschieden; doublures wor­
  den daardoor vermeden.
  d. Het doorlopende onderzoek naar mogelijke verbeteringen van de
  effectiviteit, de efficiency en de veiligheid van de informatievoorzie­
  ning kan het beste worden opgedragen aan een afzonderlijke con­
  cerndienst met soortgelijke taken als internationaal gebruikelijk is
  voor internal auditors. De verhouding van zo’n dienst ten opzichte
  van de afdelingen organisatie en procedures, de budgetteringsafdeling alsmede de automatiseringsafdelingen dienen zorgvuldig te wor­
  den vastgesteld. De dienst kan uiteraard ook vele van de incidentele
  opdrachten die tot nu toe aan de IAD worden gegeven, uitvoeren.
   9. Het voorgaande leidt tot het voorstel de ia d in zijn huidige vorm op te
  heffen, een nieuwe concerndienst in te stellen belast met het doorlopend
  onderzoek gericht op verbetering van de informatievoorziening en de
  externe accountants integraal het accountantsonderzoek van jaarreke­
  ningen over te laten.
  Amsterdam, 17 februari 1984
  Secretaris werkgroep IAD
  ANNOTATIE
  (Het memorandum en de rapport-samenvatting zijn fictief; gelijkenis met
  werkelijk bestaande situaties is geheel toevallig).
  Zou het dan toch waar wezen dat de Engelse en Amerikaanse opvattingen
  over de verschillen tussen functie en taken van internal auditors en inde­
  pendent auditors (public auditors) meer realiteitsgehalte hebben dan de
  tot nu toe geldende Nederlandse? Ik denk het wel, al heb ik vele jaren de
  laatste met volle overtuiging voorgestaan.
  Zou zo’n concernafdeling, belast met een vorm van operational audit doel­
  matig zijn? Ook hierop is mijn antwoord bevestigend. Het alternatief,
  spreiding van de onmisbare accountantsdeskundigheid over de (admini­
  stratief gerichte) afdelingen leidt niet, althans veel moeilijker tot systema­
  tisch onderzoek, dat - gegeven de dynamiek van onderneming en van
  administratiemethoden - in continuïteit noodzakelijk is. Dit neemt niet weg
  dat binnen de afdelingen voldoende deskundigheid aanwezig moet zijn om
  als reële gesprekspartner voor de concerndienst te kunnen optreden.
  6-275
  
  In Engeland en Amerika staan de Institutes of Internal Auditors los van
  de Institutes of Chartered Accountants, resp. Certified Public Accountants;
  afgezien van persoonlijke dubbellidmaatschappen. Zou dat hier ook moeten
  worden nagestreefd? Ik meen van niet. Het verbindende element in het
  NIVRA is de accountantsdeskundigheid; of deze wordt aangewend voor het
  optreden als accountant of anderszins, kan wel consequenties hebben voor
  de structuur van het NIVRA, maar behoeft niet te leiden tot versnippering
  over verschillende organisaties.
  A. B. Frielink
  
  6-276.
  