title: AUTOMATION: A NEW MANAGEMENT PROBLEM
text: A U T O M A T IO N : A N E W M A N A G E M E N T PRO BLEM
  Beschouwingen naar aanleiding van een praeadvies van J. Diebold voor
  het C.I.O.S.-congres.
  door Ir. F . G. Willemze
  Dit is het eigenlijke thema van het voortreffelijke praeadvies van de
  bekende Amerikaanse deskundige J. Diebold voor het X le Congres Inter­
  national de l'Organisation Scientifique ( C.I.O.S. ), waarvan de behandeling
  op verzoek van de redactie hier zal worden besproken. Dit congres, dat van
  24-28 juni 1957 in Parijs gehouden werd en waaraan ca. 1300 personen
  van over de gehele wereld deelnamen, stond in het teken van:
  „Concrete archievements of enterprises and other bodies in the field
  of scientific management. Future prospects in the light of technical
  and social developments”.
  Het is dan ook begrijpelijk dat „Automation” (The development of auto­
  mation in industry; J. Diebold) en „Operational Research (Scientific
  préparation for decisions ; M. L. Hurni) tot de onderwerpen behoorden,
  die de meeste aandacht trokken. Hiertoe mag echter zeker ook gerekend
  worden de bijdrage van Prof. Dr. F. L. Polak (Directeur Centraal Plan
  Bureau): „The problems of maintaining continuous and full employment”
  en dat misschien beter gekarakteriseerd kan worden door: de invloed van
  de automatisering op de werkgelegenheid. Deze bijdrage lokte speciaal van
  Amerikaanse zijde felle reacties uit (de bekende Peter Drucker was op­
  ponent). Hoewel de vraag van de redactie zich bepaalde tot het bespreken
  van de bijdrage van Diebold, zijn bovenstaande praeadviezen vermeld om
  vooral de aandacht te vestigen op de General Reports van dit congres, dat
  deze en nog meer zeer goede bijdragen op het gebied van het „scientifique
  management” b evat1).
   Begrijpelijk in dit gezelschap, maar ook volkomen terecht, werd het auto­
  matiseren door Diebold niet als een technisch maar als een management
  probleem gesteld. Deze kant is tot nu toe te veel verwaarloosd, men heeft
  zich te eenzijdig op de machine en de apparatuur gericht, ook op bespre­
  kingen en conferenties, in boeken en tijdschriftartikelen. Hierbij werd dan
  steeds veel aandacht besteed aan het definiëren van „automation” , uitgaan­
  de van de machines en de ontwikkeling daarin. M aar hoe fascinerend deze
  machines ook zijn, zij zijn niet het essentiële. Het essentiële is de nieuwe
  wijze van het benaderen der problemen, (die nu, dankzij deze ontwikkeling
  in de geautomatiseerde machines, wordt mogelijk gemaakt) n.1.: het „orga­
  niseren” van handelingen en verrichtingen in kantoor en fabriek in com­
  plete system en2), het beheersen van deze systemen en het zelfregelend
  maken van dergelijke systemen.
  Sinds het ontstaan van het woord „automation” is er veel over geschreven
  en gefantaseerd, wat geleid heeft tot bepaalde gedachtengangen, die men
  als axioma’s is gaan hanteren. „The danger is not having push-button
  machines, but in being content with a push-button type of thinking” . Met
  een viertal van de meest voorkomende tracht Diebold af te rekenen.
  1 ) General reports X le International Congres of Scientific Management. Uitgave van
  „Comité National de l'organisation Française", 5 Rue de Babylone, Paris.
  2) Onder systemen wordt hier verstaan: het geheel van handelingen of bewerkingen
  dat noodzakelijk is om een volledige procedure tot stand te brengen.
   ma b
  
  blz. 411
  
  1. Automation is slechts toepasbaar in zeer kapitaalkrachtige bedrijven
  en bij produktie in zeer lange series. Deze gedachtengang is heel goed te
  begrijpen daar het begrip oorspronkelijk ontstaan is in de automobiel in­
  dustrie en ook in de administratieve sector de eerste toepassingen op het
  gebied van de zeer vele gelijksoortige handelingen lagen. De laatste tijd
  komen er echter steeds meer automatische machines waarbij de voorberei­
  ding buiten de machine en zeer snel kan geschieden, zodat zij reeds bij kleine
  series en zelfs bij enkelfabricage geschikt zouden zijn. Dikwijls wordt het fa­
  briceren van vele verschillende typen gebruikt als argument tegen de toe­
  passing van de automatiseringsgedachte in een bedrijf. Bij analyse blijkt
  dan echter veelal dat 80 % van de produktie slechts enkele typen betreft
  waarop het zonder meer nuttig is de bovengenoemde probleembenadering
  toe te passen. Deze behoeft dan niet direct te leiden tot een volautomatische
  machine met terugkoppeling en al die fantastisch push-button-fabriekachtige dingen. Soms is het gevolg alleen maar, het in lijn opstellen van ma­
  chines en misschien het koppelen door eenvoudige transporteurs. Dus het
  meer „systematisch" opstellen van de produktiemiddelen. Dit kan dan een
  eerste stap zijn naar automatisering van de produktie.
  2. Het summum van automatisering is de olieraffinaderij. Inderdaad
  heeft men daar de fabricage van een partijgewijze produktie in een continu
  proces weten om te zetten, wat de automatisering vergemakkelijkt. Maar
  van een zelfregelend proces is nog in het geheel geen sprake. W el kunnen
  dankzij ingenieuze mechanismen, belangrijke grootheden binnen nauwe
  grenzen aan een gegeven waarde gehouden worden, indien aan bepaalde
  voorwaarden - o.a. van grondstoffen - is voldaan, maar de keuze van deze
  waarden moet telkens weer door de machinebediende worden uitgevoerd.
  Ditzelfde geldt voor allerlei andere chemische en mechanische processen.
   Het is dus de machinebediende, die bij deze gecompliceerde apparatuur de
  verschillende waarden moet kiezen om het geheel zo effectief mogelijk te
  laten verlopen. Dit is in vele gevallen meer geluk dan wijsheid. Volgens
  Diebold heeft dit tot gevolg dat de opbrengst in dergelijke gevallen gemid­
  deld 30 % of meer afwijkt van wat maximaal verwacht kan worden. Dit is
  dus het gevolg van het feit dat men het verband tussen de verschillende fac­
  toren en hun invloed op het eindresultaat niet voldoende kent om ze voor
  het zelfregelen te gebruiken. Is dit eenmaal bekend, dan zal door middel
  van computers deze zelfregeling tot stand kunnen worden gebracht. Het is
  echter steeds te overwegen of al de tijdrovende research om deze relaties
  te leren kennen en de kostbare apparatuur uiteindelijk lonend zijn. De ge­
  dachtengang die er aan ten grondslag ligt kan echter steeds met vrucht
  worden toegepast.
  In de administratieve sector is men wat apparatuur betreft aanzienlijk
  verder dan in de technische sector. Het is daar niet noodzakelijk op steeds
  nieuwe machines te wachten. Volgens een onderzoek van Diebolds firma
  zijn practisch alle computers in Amerika kwantitatief en kwalitatief onder­
  bezet. W at ontbreekt is juist het principiële denken in systemen dat nood­
  zakelijk is om los te komen van de gebruikelijke administratieve behandeling
  en te komen tot de essentiële te verrichten procedures. Dat is ook hetgeen
  waarom bijv. in Nederland de laatste tijd pogingen in het werk gesteld
  worden om systeem-analytici op te leiden.3
  3. Automatisering is in de eerste plaats geschikt om arbeid te besparen.
   Indien men het praeadvies van Prof. Polak bestudeert en zijn toelichting
  mab
  
  blz. 412
  
  gevolgd heeft, krijgt men inderdaad zeer sterk de indruk dat het uiteinde­
  lijke resultaat van deze automatisering slechts werkvermindering en werk­
  loosheid kan zijn. Dat zou onvermijdelijk zijn en er kan slechts iets aan
  gedaan worden om de ergste gevolgen te verzachten, bijv. door regeling
  van overheidszijde. Drucker is hier zeer nadrukkelijk tegen in het veld ge­
  treden, waarbij hoewel niet zo uitgesproken, toch steeds merkbaar is: „W aar
  praat men in Europa eigenlijk over, wij Amerikanen zijn de enige die erva­
  ring op dit gebied hebben en voorlopig hebben we nog slechts een groot
  tekort aan mensen wat de automatisering eerder stuwt dan andersom.”
  Dit lijkt een redenering op kort zicht, vooral als men het argument van
  Polak in rekening brengt. Deze stelt dat inderdaad nog steeds alle over­
  complete arbeidskracht opgevangen kan worden in de dienstensector, om­
  dat deze zo uitermate inefficiënt werkt, maar dat ook daar eens de rationa­
  lisatie zal doordringen. Toch wordt wel over het hoofd gezien dat vele
  automatiseringsprocessen niet in de eerste plaats ten doel hebben mensen
  te besparen, maar dingen te doen die anders eenvoudig weg onmogelijk
  zouden zijn, terwijl er voorts allerlei arbeid is die men tegenwoordig niet
  meer menswaardig acht en daarom reeds gemechaniseerd of geautomati­
  seerd moet worden.
  Als voorbeelden van het eerste kunnen genoemd worden de steeds hoger
  wordende nauwkeurigheidseisen op allerlei arbeid.
   Voorts stellen bijv. moderne computers in staat in het kader van opera­
  tional research met een zodanige snelheid gegevens te verschaffen, dat op
  het ogenblik van beslissen dit mede op grond van nauwkeurige analyses
  kan geschieden in plaats van alleen op intuïtie. Een speciaal voorbeeld
  daarvan is het toepassen van de z.g. Monte-Carlo-methode, waarbij (indien
  het „model” bekend is) de resultaten van een groot aantal mogelijke be­
  slissingen zeer snel kunnen worden verkregen en waaruit de optimale be­
  slissing kan worden gezocht.
  Indien men automation (en dan misschien speciaal de computer) alleen
  ziet als arbeidbesparend hulpmiddel, ziet men dus de mogelijkheden over
  het hoofd om dingen te doen die anders niet mogelijk zijn in het bijzonder
  op het gebied van beslissingsvoorbereiding.
  4.
  D aar automatisering zeer technisch is moet het aan technici worden
  overgelaten. De automatiseringsapparatuur is inderdaad zeer technisch,
  maar niemand verwacht van de leiding van bedrijven dat zij computers zal
  bouwen, repareren of programmeren. Dat is het werk van technici en spe­
  cialisten. De leiding van een bedrijf heeft echter een eigen taak, die minstens
  even gecompliceerd en moeilijk is. Om werkelijk goede resultaten met „data
  processing apparatuur” te verkrijgen is een fundamentele verandering in
  aanpak vereist. Bovendien begrip ervoor dat de beste toepassingen niet het
  resultaat zijn van mechanisatie en stroomlijning van de bestaande proce­
  dures, maar van de bereidheid de problemen rondom het gehele bedrijf tot
  op zijn uiteindelijke doelstellingen opnieuw te willen doordenken. Dit zijn
  problemen van werkwijze, organisatie en mentaliteit en zij vereisen visie,
  scholing en ervaring die meer die van een „manager” is dan van een tech­
  nicus.
   M aar in plaats zich dit te realiseren, laat de leiding zich meestal intimi­
  deren door de technische gecompliceerdheid waardoor zij niet alleen de
  technische problemen der apparatuur, maar ook de beslissingen, waarvoor
  deze apparatuur gebruikt zal worden, aan technici over laat.
  Meer dan in één van de voorgaande punten komt hier het thema
  mab
  
  blz. 413
  
  „Automation a new management problem” naar voren.
  Met het installeren van geautomatiseerde apparatuur behoort gewacht
  te worden tot zeer duidelijk uit een organisatie-onderzoek (ev. systeem
  analyse) is gebleken dat zij noodzakelijk is. Voor een dergelijk onderzoek
  worden enkele aanwijzingen gegeven.
  a. Gewaarschuwd wordt tegen de voorzichtig lijkende „step by step”methode. Bedoeld is hier dat het gevaarlijk is verschillende opvolgende
  fasen in het totale proces afzonderlijk te bekijken en eventueel één voor
  één te gaan automatiseren. Tijdens de discussie leek hierover verschil
  van opinie te bestaan, wat echter uiteindelijk resulteerde in een welkome
  aanvulling: tijdens het vooronderzoek moeten zo veel mogelijk fasen
  als één geheel behandeld en samenhangend onderzocht worden, opdat
  later niet automatisering van een volgende fase door die van een voor­
  gaande wordt tegengewerkt. Heeft echter dit onderzoek plaats gehad,
  dan is het nuttig om na te gaan tot welke graad geautomatiseerd zal
  worden, daar vaak de capaciteit (aan geldmiddelen, technici, werk­
  plaatsen e.d.) beperkt is en gedeeltelijke automatisering van enkele
  projecten vaak even veel kost maar veel meer oplevert dan volledige
  automatisering van één enkel project. Dit is slechts mogelijk indien men
  van te voren goed zijn doeleinden stelt en daarop het onderzoek richt.
  Een dergelijk nauwgezet onderzoek is ook noodzakelijk om na te gaan
  of de oorspronkelijke redenen voor automatisering wel de werkelijke
  zijn of dat zij slechts symptonen zijn van dieper liggende problemen,
  waarbij het dan de vraag is of deze door automatiseren kunnen worden
  opgelost.
   Steeds moet in gedachten gehouden worden dat het gaat om de func­
  tie (van produkt, proces, administratie) en niet om de bestaande reali­
  sering, die natuurlijk aangepast is aan de huidige mogelijkheden. Vaak
  wordt dit verward en wordt vanzelfsprekend de huidige werkwijze als
  principieel aangenomen. Het is ook moeilijk daardoor heen te zien.
  b. Daarom is het zo noodzakelijk de juiste man voor het automatiseringsprogramma te kiezen. Dit is niet in de eerste plaats een electronicus of
  automatiseringsdeskundige, maar een man die het bedrijf door en door
  kent, op de hoogte is van analysemethoden en enige kennis heeft van
  de vereiste apparatuur.
  „W e are satisfied that the way to put together a team of people to work
  on electronics is to take somebody who has good knowledge of how to
  run your business, a good systems and procedures man, if you please.
  They can be trained in electronics much easier than somebody who
  knows electronics can be trained in how to run your business” . „It is
  not enough to realize that an automation program is best run by choosing
  a man who understands your business, rather than by an engineer who
  understands automation equipment. It is of crucial importance to choose
  the very best man you can find to head up your program” . Een onder­
  zoek in verband met automatisering vereist immers een studie van het
  eigen bedrijf en van de mogelijkheden van automatisering waarvan de
  gevolgen zo ingrijpend kunnen zijn dat zij het uiteindelijk lot van het
  bedrijf zelf kunnen bepalen.
   c. Het is een probleem op zich zelf van te voren kosten en besparing te
  berekenen. Het is wel zeer noodzakelijk dit te doen daar de aanloop- en
  inleerkosten vaak enorm hoog zijn. „Een computer kost het dubbele
  ma b
  
  blz. 414
  
  van wat hij kost". Het is daarom dan ook, dat geadviseerd wordt als
  eerste object niet salarisadministratie e.d. te nemen, maar te zoeken
  naar zodanige systemen, die naast directe besparingen als bijprodukt
  informatie geven, die het voeren van de leiding vereenvoudigen, dus
  niet calculeerbare voordelen verschaffen, die op andere wijze onmoge­
  lijk waren te verkrijgen.
  d. Automatisering is in hoge mate een trainings- en vormingsprobleem.
  Het opleiden voor het bedienen, programmeren en onderhouden van
  de apparatuur, het opvoeden voor de nieuwe wijze van werken - waarbij
  de „zwoegers” zullen zijn vervangen door „schakelbord wachters” , de
  handenarbeid door ogen- en eenvoudig hersenwerk - doet opnieuw een
  beroep op de leiding. Het is noodzakelijk om eigen mensen hiervoor te
  bekwamen, daar zij niet van buiten te betrekken zullen zijn en het boven­
  dien voor het bedrijf aantrekkelijk is eigen mensen te houden. Het is
  echter niet alleen vermeerdering van technische kennis wat is vereist.
  „Automation not only presents management with a training problem.
  Education in the widest possible sense, is the most urgent problem of
  automation”.
  „Management must learn new skills, it is true, but these skills are
  uniquely managerial and call for the best effort that we can all give to
  the problem of trying to define the qualities that are needed for succesfull management in an age of automation and then to learn how we can
  both acquire and teach these skills. This problem is the fundamental
  problem automation poses for management”.
  mab
  
  biz. 415.
  